时间：2023-06-05 09:56:40
开篇：写作不仅是一种记录，更是一种创造，它让我们能够捕捉那些稍纵即逝的灵感，将它们永久地定格在纸上。下面是小编精心整理的12篇公司档案管理办法，希望这些内容能成为您创作过程中的良师益友，陪伴您不断探索和进步。
档案管理工作是企业的基础工作，入职以来我深深地感受到了公司各级领导对档案管理工作的重视。在公司的全年第二次工作会议中，把档案管理工作纳入了公司下半年工作任务中，也使我这名新入职的档案管理员感到了自己下半年的工作任务的严峻性。我将努力在最短的时间内完成领导提出的工作目标。使公司档案管理工作向规范化、专业化方向再迈上一步，做到档案管理工作与公司的发展同步。
现将档案管理做如下工作计划，请领导指正。
一、对公司档案室现存档案进行了解
作为一名新入职的员工，我先从对公司的了解及对现存档案的了解而渐渐展开今后的档案管理工作。所以，入职以来我先学习了公司的档案管理办法，及档案归档目录指引，并对公司的组织架构、部门设置等进行了了解，之后对档案室现存档案进行了逐一查阅。目前此项工作已基本完成。
二、对公司档案室现存档案进行分类、整理。
通过对公司档案室档案的查阅，了解了现存档案的大致内容，同时结合公司的档案管理办法、档案归档目录指引、滨海新区城建档案2012年工程档案归档细则及自己以往工作经验对档案室现存档案进行分类、整理，做好卷内目录的编制工作，使得公司档案的分类在符合国家档案管理规定前提下，根据公司实际情况进行分类。保证档案工作能够为企业的经营管理和各项工作服务。由于现存档案基本没有卷内目录，需要逐一分类、编码，并建立电子版的资料索引目录，使档案室所有档案能够更加方便、快捷的被查阅和有效利用。所以将此项工作的完成时间暂定在8月底。
三、跟领导及同事探讨、修订公司档案管理办法。
具体工作计划为以公司现有档案管理办法为基础，征求各部门兼职档案管理员意见进行修订，对于档案管理办法的修订暂时计划从以下几方面进行补充修订，大致提纲为：1总则；2工作职责；3档案类目设置及分类；4档案管理实施细则；5档案借阅规定；6档案保密规定；7纪律与处分；修订完成后报部门领导进行审批，之后将根据部门领导的审批意见修改后的修订版报分管领导审批。(此项工作预计在9月下旬完成)。
四、根据新版档案管理办法进行档案室的二次整理及档案收集
在档案管理制度修订完毕后，对初步整理的档案进行系统整理。同时希望能使各个部门都真正参与到档案管理工作中，将各自手头档案进行分类、整理、制定电子版卷内目录，并将部分重要档案移交档案室，使得每一份档案都具有可查性。保证公司各类档案的完成性。此项工作计划在十月完成。
五、 档案管理办法试行、修改
在 10月、11月进行档案管办法的试行工作，希望能够通过两个月的短暂试行，发现一些档案管理方面存在的问题，进而为下一轮的修订工作做准备。
完善标准，规范运作
自1987年《档案法》颁布实施以来，吉化陆续编制出台了24项档案管理标准和21项工作标准。在建设项目档案管理方面，编写了《建设项目档案文件选编》。对于规模较大、投资较多的项目，吉化及时有针对性地制定了专项管理办法。例如：1994年的《吉化30万吨乙烯档案管理办法》和2005年的《关于加强60万吨/年乙烯改扩建工程档案管理工作的通知》，从管理体制到具体工程档案业务，都作了详细规定。
2006年，为了加强“十一五”期间建设项目的档案管理，公司编制了《吉化集团公司“十一五”建设项目档案管理工作的规定》，进一步明确了管理机构与职责、归档范围与质量标准、检查验收与归档要求。同时，结合多年来的工作实践，编制了《吉林石化公司建设项目档案验收指南》，对项目档案验收的准备、项目档案验收报告的撰写以及迎检工作和验收会议程序，作了详细介绍。
统一领导，健全体制
要求各二级单位根据自身的实际情况，建立健全档案管理网络，并把档案管理纳入年度的方针目标中。严格执行公司制定的各项档案管理标准、查借阅制度、档案库房管理制度等。
按照统一领导，分级管理、专业管理的原则，明确分工，落实责任，执行标准。在建设项目档案管理工作中，建立了自上而下，由吉林石化公司档案局、工程管理部、各参建单位档案管理机构，配备档案专、兼职人员，形成了完整的档案管理网络体系，将建设项目档案管理纳入制度化管理。同时，明确分管领导职责，专、兼职档案员职责。对设计单位、施工单位和监理单位提出明确的要求，配备专、兼职的信息员(档案员)，严格执行《中国石油天然气集团公司建设项目档案管理办法》、《吉化集团公司建设项目档案管理标准》和《吉林石化公司“十一五”建设项目声像档案管理工作的规定》；从本单位的职责出发，收集、形成、积累、整理。归档、移交各阶段各专业的档案资料，以确保建设项目档案的完整、准确、系统和安全。
加强培训，提高实效
在工程建设期间，为提高大家的档案意识和档案管理知识水平，公司档案局通过对建设单位档案员人员的集中培训，使其胜任现场指导工作。特别是“十一五”期间，公司加强了建设项目档案管理的指导和培训力度，专门成立了两个建设项目档案管理指导处室。在此基础上，今年又组织了由参建单位档案人员参加的培训班，对建设项目档案管理、建设项目声像档案管理以及计算机管理软件的应用方面进行了讲座，从建设项目档案管理基本概念、项目文件的跟踪管理、档案的系统整理；建设项目声像档案的管理机构与职责、归档范围、移交时间、质量要求、整理、归档、保管；到建设项目档案计算机管理软件的应用等方面，进行了详细的讲解。同时，我们还将讲座的课件挂到网页上，使各参建单位档案人员可以随时查阅。
跟踪管理，贯穿全程
档案管理工作必须与项目建设同步。在项目建设之初，公司档案局、建设单位档案部门就提前介入，按阶段跟踪指导，使档案管理与项目建设同步进行。为了统一标准，使项目文件形成、整理、汇编、验收和归档工作顺利进行，档案局定期参加项目建设调度会，及时掌握建设项目动态，向参建的施工单位、监理单位明确项目文件编制、整理和归档的标准。要求统一执行《中国石油天然气集团公司炼油化工建设项目(工程)竣工验收手册》和《吉化集团公司建设项目档案管理标准》，并特别对竣工文件和竣工图的编制质量提出要求。在项目建设过程中，公司档案局、建设单位档案部门会同公司项目管理中心共同对项目文件的形成及编制进行跟踪管理，深入各有关单位进行指导、检查，对存在问题提出整改意见，限期整改，保证了竣工文件和竣工图的编制质量。在工程交接后，公司档案局、建设单位档案部门与项目管理中心、监理公司、工程质量监督站共同对竣工文件和竣工图的编制、整理、汇编工作进行检查验收，确认合格后，由施工单位向建设单位归档。
监督指导，纳入考核
公司要求建设单位的档案人员，指导本单位有关部门做好项目前期文件、竣工验收文件的保管登记工作，对于办理完毕的文件可按阶段归档。同时，按照项目建设施工进度，及时检查指导监理文件、交工技术文件的形成是否与项目建设同步；检查已形成的监理文件、交工技术文件是否符合要求。认真抓好这项工作有利于促进工程管理工作，缩短交工验收的期限，避免工作完工后牵制建设、施工单位大量的人力、物力，顺利完成工程档案的验收和移交工作。
另外，公司档案局将根据工程项目的进展情况，随时深入现场，抽查档案的收集、整理和归档情况，发现问题及时纠正，并定期在每一个季度进行一次考核，对所有二级单位的档案管理情况进行检查监督，考核结果上报公司企管部，将与公司其他管理指标加权重系数平均处理后，与奖金挂钩，以引起各方面的重视。
齐抓共管，密切协作
根据建设项目档案管理工作的参建单位多、涉及专业多等特点，公司及时掌握参建单位人员变化的情况，加强建、监、设、施相关部门档案人员和技术人员的密切配合，建立良好的档案工作协作关系。形成了以业主为中心、以监理为保证、以施工为主体、以设计为基础的档案管理模式。在工程建设过程中，调动各方面人员的积极性，建设单位的档案人员与其他单位各专业技术人员，加强沟通，互相配合，密切协作，以建设项目档案实现同步管理为原则，形成业主、设计、监理、施工单位齐抓共管的良好局面，使建设项目档案管理工作，按照预定标准，更加扎实有效地贯彻和落实。
验收归档，确保质量
【关键词】会计档案；管理现状；完善对策
会计档案具有原始记录性，有很强的凭证依据性，不仅是经济决策的重要依据，还对保护国家财产、执行国家财经纪律起到监督的作用，会计档案是重要的经济档案，是国家档案的重要组成部分，也是各单位的重要档案之一。它在会计工作和经济管理工作中具有多方面的重要的利用价值，因此，会计档案管理是会计工作的一项重要内容，必须充分重视和加强会计档案的管理，进一步提高会计档案的管理水平，充分发挥会计档案在各项事业中的重要作用。
一、财务会计档案管理的特点及作用
1.会计档案的特点
会计档案具有原始记录性、信息性、知识性和价值性，由于它反映的对象内容及业务性质不同，又决定了它具有自己独有的特点，其特点主要表现如下：
（1）来源的广泛性。会计档案来源于具有独立会计核算的单位。因此，凡是实行独立经济核算、财务收支的单位都会形成会计档案。
（2）内容的专业性。会计档案是通过会计核算的方法形成的，而这种方法是会计特有的专门手段。通过这种专门手段形成的会计档案是与经济活动和财务收支紧密相关的，其内容是直接反映机关、企业、事业单位所有各项经济业务收支情况，表现出会计档案的专业性。
（3）形成过程的严密性。会计核算是利用设置账户、复式记账、填制和审核凭证、登记账簿、成本核算、财产清查和会计报表等一系列专门方法，对会计对象进行连续、系统、完整地记录、反映和监督。因此，会计核算的严密性也就决定了会计档案形成过程的严密性。
2.会计档案的作用
从宏观方面来说，国家需要从会计档案记录的数据进行汇总，考核国家经济总体情况，以实现计划和预算的执行，从而制定有利于经济建设的方案和决策。从企事业、机关单位来说，可以根据会计档案的原始数据分析公司的运营情况，制定更加有效有力的监督管理方案。
二、财务会计档案管理中存在的问题
1.企业领导对财务会计档案的管理不够重视
虽然在《会计法》中有明确规定“公司管理负责人需要负责本公司的会计工作和相关会计资料的真伪性、完整性。”但是，很多公司负责人只是口头上重视这项工作，实际中却是“说起来重要，做起来次要，忙起来不要”，并不关心财务会计档案管理工作，甚至采取不闻不问的态度，导致会计档案归集不到位，甚至档案缺失。
2.企业财务会计档案缺乏完整性的管理
从整体来看，档案管理的完整性包括：公司应该依法保管所有的会计核算数据；公司的会计档案应当包括全部的会计资料。而现在的公司经常出现故意或无意的忽视某些数据，造成账务混乱，收支记录与实际不符。甚至有些公司财务人员故意销毁档案材料，致使有些重要的历史资料消失，无法查证。
3.对原始凭证的审核与监督不够
原始凭证是记录经济业务发生情况的重要资料和证据，原始凭证的真伪、经济信息是否全面等决定着会计信息资料的正确性和准确性。由于对于发票、收据等票据的使用范围没有严格的界定，只要是正式票据（有税务监制章或财政监制章），不论票据上记载的内容是否属于票据适用范围，一律按照正常、合法、合规票据处理；另外，会计从业人员素质参差不齐，责任心等的差异，对于原始凭证构成要素的审核与处理不够严谨。上述审核与监督不到位等因素都导致不合法、不合规原始凭证在会计信息资料中普遍存在。
三、完善会计档案管理工作的措施
针对上述会计档案管理中存在的问题，我们必须采取有效的措施，才能有效的改进和完善档案管理工作，分别从以下几个方面入手：
1.提高对会计档案管理重要性的认识
要抓好会计档案管理这项工作，分管领导、财务处及其他有关部门领导、必须认真学习《中华人民共和国档案法》、《会计档案管理办法》等规章制度，充分认识会计档案是所具有的不可替代的重要作用。将会计档案管理作为一项重要任务来布置、落实，常抓不懈。
2.加强会计档案管理的技能培训、考核与监督工作
会计档案具有专业性，在公司财力与人力条件允许的情况下，配备专门的档案管理人员是最好的最有效的途径。然而，一些公司、企业受规模资金的约束并没有专业的会计档案管理人员。这种情况下会计人员成为档案整理的主要负责人。
3.制定详细的会计档案管理岗位职责，设置专人进行档案管理
依据有关的法律法规和文件规定，制定会计档案管理岗位职责。在职责中明确岗位责任、制定岗位标准，提出岗位要求，在做好档案管理职能、档案服务职能的同时，进一步挖掘档案中具有指导意义的数据，并将数据充分运用，指导当前及以后的会计核算与管理，真正把档案用活、用细、用充分。
4.会计档案的鉴定与销毁
会计档案销毁是会计档案管理中重要的一个环节。《会计档案管理办法》第10条规定，除保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证不得销毁外，其余保管期满的会计档案应由本单位档案机构会同会计提出销毁意见，编制会计档案销毁清册，列明销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管年限、己保管年限、销毁时间等内容。单位负责人在会计档案销毁清册上还需签署意见。会计档案按照相关法律及时进行鉴定和销毁可以节省存储空间，节约企业单位的人力、物力。
参考文献
[1]陈逸轩.管理会计.中央广播电视大学出版社，2007.
关键词:电网建设工程;档案管理;思考
1电网建设项目档案管理的重要性
电网建设项目中不可缺少的部分就是电网建设项目的档案，它切实记录着工程项目中相关数据，也是公司的重要“财产”。工程项目竣工验收工作中不可缺少的就是电网建设项目档案的验收，在验收项目时，如果不合格，是不允许进行竣工验收的，而且对于每项工程，验收项目以及标准的指标都是统一的。为了我国电网有一个良性的发展的同时整个电网建设的工程从开始到完成都可以安全、毫无差错的进行下去，对于每一个工程的档案管理工作必须有一个严格的制度约定并且增强。档案管理工作也在不断进步，以适应社会的发展和企业的发展。
2新时代下对于电网建设的思考
2．1应加强对电网建设中档案管理的认识
1)各项项目的重要性。电网建设中的项目管理就是对于整个电网建设工程从开始建立项目一直到完成任务结束包括审批、采购、勘测、设计、施工、调试、监理等一切工作的全部过程中所有应该被保存的图像、文字以及声音等所有文件被分类保存。这项工作不仅仅应该由所有档案管理的相关从业人员所负责并在最大程度上更好地完成，而且还应该让工作人员都意识到这项任务的重要性，把这项任务归入到项目管理程序中与“项目法人制、招投标制、合同管理制、工程监理制”等归纳到一起，便于管理。2)提升相关人员工作认识。在每个项目中，档案管理工作中的所有相关从业人员只有对档案管理工作有更好的认识才会使得整个项目可以十分顺利地进行下去。所以每一项工程中的每一级的档案管理机构对于推广档案管理的意义而且还要对所有相关从业人员，都要进行很多次有强度的训练，从而使得他们对于档案管理有着很深的认识。3)加强档案管理工作。对于企业开展的有关项目档案管理训练，必须要侧重于以下几部分内容:《中华人民共和国档案法实施办法》《中华人民共和国档案法》《国家重大建设项目文件归档要求与档案管理规范》《国家电网公司输变工程达标投产考核办法》以及《国家电网公司输为优质评选办法》等的相关规定。
2．2确定项目档案归档时间的重要性
对于每一个项目的档案分类时间必须有一个十分准确的标记，不仅仅是国家电网还有企业的相关管理部门在参与工作后的一个月之中都要对项目的法人以及建设的相关部门提供所有有关项目的资料。①在这个项目中所涉及到的相关部门都必须将工作完成以后的每一份文件包括文字、图像、声音等都有在归纳整理以后在一个月的时间之内转交给有关建设管理的部门。②负责设计的部门应该在项目档案管理与工程的进度相一致的规定下，对于已经经过审批后的包括施工图资料等文件都转交给有关建设管理部门。③对于施工中的相关采购以及有关供应单位必须将整个项目中的所有购买的设备以及材料中所签订的文件以及协议在一个月之内转交给有关物资管理单位(招投标管理中心)，然后在该单位进行详细核查之后在转交给所对应的有关建设管理部门。
2．3在档案转交的过程中必须签订相关协议
1)我国有关法律规定。在《国家电网公司电网建设项目档案管理办法(试行)》(以下简称《管理办法》)中相要求:“电网建设项目档案管理应纳入电网建设管理程序、工作计划及合同管理。在签订项目设计、施工及监理合同、协议时，应设立专门条款明确有关提交项目档案的责任。”我们从这一段话可以很清楚的认识到，在部门与部门之间转交所有有关项目的设计以及施工中的相关协议时，应该制定严格的制度从而使得转交的文件数目、时间等详细信息都拥有一定的法律权利。通常情况下来说，合同或者协议都是在多个角度对多方赋予一定法律权利保护的资料，这在市场的经济交易来说是十分普遍的。只有将档案转交到赋予法律权利的合同中，才会使得档案管理拥有法律的保护。当档案管理完全走向法制的道路，电网建设项目中档案管理就会起到十分重大的作用，同时这也属于“依法治企”的要求。2)合同的重要性。对于合同来说，要使得其在整个项目的建设中起到重要的作用，就必须不仅仅对于项目档案管理、转交的过程中相关部门以及所有参与人员都要制定严格的规章制度，相关单位还要想方设法使得档案管理的相关从业人员多加入到有关招投标的合同、协议以及转交过程中制定的一系列重要方案中去，使得工作人员能够在很大程度上保证对于档案管理的有关条件以及规定都与实际相符，还要让档案管理的相关单位也参与进来。只有在合同的作用下，项目中的档案管理才能有条不紊地进行下去，而且还能在最大限度上保证档案的高效性、高速率等。
2．4确定要求然后做好手中事
项目建设的全过程与电网建设项目档案管理密切相关，它是项目建设工程中的关键，这也就表明档案管理的全过程就是项目建设的全过程。《管理办法》提出“统一领导、分级管理、层层负责”的理论，规定了建设管理单位、项目法人以及包含调试、采购、施工、监理、设计等各种与管理职责有关的档案，明确规定档案管理机构有严格的管理职责，进而，将工作标准与岗位责任制纳入有关人员、相关部门的职责范围内。工程建设全过程的监督、检查、组织和各种服务型工作都由项目法人全权负责，同时，项目法人还需进行工程建设档案管理工作。当两方或多方单位进行项目施工时，项目法人应选择其中一个单位作为建设管理单位。其他建设单位需配合建设管理单位，负责与自己有关的档案工作。工程建设项目所有档案全过程的有关工作都由项目法人负责，同时，还需有关规定实行统一领导、层层负责、各级管理的原则，构建较为完善的管理体系。各部门、各单位及采购人员不仅要做好自身工作，还需要在工作时按照“谁形成，谁负责”的原则进行，并总结与记录相关数据，保证项目档案的系统、准确、完整。
2．5构建完善的监管体系
想要保证项目建设与档案管理工作同时进行，就需要各级领导、各部门认真地实行与自身有关的档案管理方面的职责，同时，还应该构建完善的监管体系监督档案管理工作。首先，依据有关规定，建设工程相关单位档案管理工作的指导、协调和组织工作，都要听从项目法人的安排，各有关单位的档案工作还需管理单位进行监督;其次，监理单位需要履行自己的职责，承担部分工作。例如:施工与设计单位的档案管理监督工作等。
2．6做好项目档案最后的验收工作
项目档案验收作为，项目竣工验收的重要组成部分。如果未进行档案验收或验收不合格，不能进行项目竣工验收。国家发展改革委员组所验收的项目是由国家发展改革委向国家档案局提出验收申请，在由国家档案局组织档案验收。各个区域的电网公司电力公司组织所验收的项目，由各区域的电网公司、电力公司的档案管理部门提出验收申请。并且由档案局负责组织项目的验收，将验收结果上报国家电网公司备案。项目档案专项验收，是由建设管理单位提出申请，申请内容主要有:项目建设体及档案管理的情况。采取适当措施，保证档案的完整准确性。项目文件材料的收集整理，归档情况。竣工图的质量情况及编制情况。档案在建设管理运行中发挥的作用。发现问题以及采取适当的解决方案。
3结语
有关工程竣工验收备案工作需要结合项目工程档案管理工作，通过各部门档案管理机构进行管理，进而，完善电网建设工程管理体系，加强了有关档案各种工作力度，这对完善工程建设相关的监督体系是非常重要的。
参考文献:
本文作者：张玲 单位：新疆维吾尔自治区畜牧科学院档案室
机制改革，新的科研运行机制下科研档案收集工作出现的问题
在新形势下畜牧科研档案不只限于课题准备阶段、研究阶段、鉴定阶段形成的各种原始记录，还包括大量在成果转化中后续实验、开发、应用、推广过程中形成的各种材料。这些材料的形成周期长、不定期，归档难度更大。难以保证科研档案的完整性和系统性。新的科研运行机制下，新疆畜牧科学院与高校合作（新疆畜牧科学院与石河子大学合作）、院兵合作（新疆畜牧科学院与新疆农垦科学院合作）、企业合作（新疆畜牧科学院与新疆天康畜牧生物技术有限公司合作），共同研究的项目越来越多，这对档案的收集产生了极大地影响，其结果是造成一个项目的材料分散在几个单位。如果仅仅按照过去的办法只收集本单位形成的档案材料，必然难以保证科研档案资料的完整性和系统性，从而给档案的利用带来不利的影响。归档范围难制定。新的运行机制是一种动力机制，我院科技工作者在工作之余也在努力从事科研活动，于是产生了相当一部分非职务成果，非职务成果属于各人所有，其形成的科研档案理所当然也归个人所有，按理非职务成果档案不属于归档范围，但是由于非职务科研活动与职务科研活动有着密切的联系，很难将他们截然分开，这给档案部门划定归档范围造成了相当的难度。还有由新的特殊机构衍生出来的一些特色优势产业，像兽用疫苗、生物制剂以及奶牛胚胎性别控制等等科研活动。科研人员为了使自己在竞争中立于不败之地，将科研过程中积累的资料和获得的经验视为本课题组甚至个人财富的一部分，仅限于本课题的主要成员使用，拒绝拿出来与他人共享（这里所说的共享是指允许范围内的共享）。新的运行机制下，这种现象的存在，导致的直接结果就是科研档案资料的不完整性。
档案专业性不强，档案知识不足
院属各所（中心）档案管理人员都是兼职，常因兼职过多而无法将精力放在档案管理上来，且大多数人未经过正规的档案专业培训，档案业务知识与技能相对不高。从事科研工作的科技工作者不懂档案收集整理工作；做档案工作的档案员不懂畜牧科研技术，跟科技工作者比起来对科研项目的进展程度以及完整性了解的不是很深，造成科研生产活动与归档工作脱节。档案管理人员继续学习的机会少，自主接受新知识的主动性弱，新的管理办法、归档范围执行起来总有些许滞后性。各所单位科研项目人对科研档案归档范围不了解，认为归档只是在项目验收结题时把科研项目大本子直接交到院综合档案室就可以了。造成档案人员想要的科研资料没有，不用存档的资料一大堆，而且大本子里大多数都是课题资料的复印件根本没有保存的价值。这些也是收集工作不完整的一个重要因素。根据科研档案管理的规范要求，结合畜牧业科研单位的特点，科研档案工作者应更新观念，大胆探索，从源头抓起，以推动畜牧科研档案工作向更深层次发展。现根据问题从管理制度和科研档案管理人员等方面阐述解决问题的措施。
建立健全适应新的科研运行机制的科研档案管理制度
科研档案工作要适应新疆畜牧畜科院新的科研运行机制，应该破除各种束缚科研档案工作发展的旧思想、旧观念，开拓新的路子，改进现有的管理方法，使科研档案工作跟上时展、变化的步伐，适应新的科研运行机制。新疆畜牧科学院根据科研单位的特点，制定《新疆畜牧科学院科研档案管理办法》，《新疆畜牧科学院科研档案归档范围》并下发文件，发至院属各所（中心），由院综合档案室组织院属各单位专兼职档案人员集中学习科研档案归档范围。现将新增科研档案管理办法归纳为以下几点：建立完善的科研档案工作网络。针对科研档案收集工作的全面性、完整性等特性，科研档案收集工作必要从科研项目的源头抓起，深入基层广泛收集材料。所以建立完善的档案组织工作网络就很有必要。新疆畜牧科学院根据“统一领导，分级管理”的原则，成立了档案工作领导小组，组长由院长兼任，成员则是院属各所（中心）主管业务的所长（主任），各所（中心）的科管秘书则是兼职档案员，形成院领导挂帅，办公室、科管处领导分管，档案人员具体抓，各所领导和兼职档案人员协助的五级档案管理网络体系。在制定科研工作计划时，提出建档要求；平时由各研究所（中心）在本单位专业项目立项时，就安排一位本项目人员兼职项目档案员，参与项目实施检查、项目考核评比、课题鉴定、验收，全程跟踪管理在研项目档案材料的形成，防止材料流失。并在项目结题时整理立卷，最后由院档案室检查，院科管处监督，科研档案资料不立卷不予结题验收课题。建立开放式科研档案管理办法。由于畜牧科研项目中有相当一部分课题需要与外单位合作，这些涉及多家单位的科研项目的档案管理方式，可采取开放式的管理形式，即采取档案的共建共享。即以科研项目为单位收集材料，项目的主要完成单位应将该项目的材料收集齐全，涉及到其他单位的材料，可收集复印件，并在上面加盖单位档案部门的印章。在共建的基础上，除确需保密的科研材料之外，其余的都应在所有参与项目的单位之间实现档案信息的共享。加强科研成果转化阶段形成材料的补充。原有的科研档案管理中，档案部门主要收集项目开始至鉴定期间形成的材料，至于鉴定后成果开发推广阶段形成的材料，很少去收集。档案部门与科研部门、课题组联系多，与科研开发部门接触少。档案部门很少介入科研产业部门的工作中，也无法向科技开发部门提供有价值的档案开发产品。新运行机制下，档案部门要加强科研成果转化阶段形成材料的补充，建立动态的管理模式，应建立科研与科研档案一体化的管理方式。动用一定的强制措施和经济手段，加强对难以归档的科研文件的监督管理。在提高科研工作者归档意识方面，规范科技工作者及档案工作者的行为，健全完善的规章制度很重要。《新疆畜牧科学院科研档案管理办法》中将科技档案工作纳入年底各所领导督察工作内容中，直接与年底单位考核制度挂钩，实行档案一票否决制，从强制各单位实施《新疆畜牧科学院档案管理办法》到现在的习惯自觉规范地完成科研档案工作。《新疆畜牧科学院科研档案管理办法》中将科技档案工作纳入科研管理和科技活动过程中，使科研档案归档工作成为科研项目结题验收工作的一个硬性指标，不归档、不验收。制定管理目标考核制，与个人岗位责任制挂钩，变软指标为硬指标，使每个专业技术人员都自觉地将科研档案资料按时交给档案管理人员。最后在全院年底表彰大会中，还新增了科研档案归档优秀单位和优秀个人奖，这样从先进优秀方面激励了科技工作者的归档积极性。#p#分页标题#e#
其他辅助办法
科研档案收集工作的具体实施者是科研工作者和档案工作者，在全院范围内做好档案知识宣传工作和普及档案知识，增加科技工作者对档案知识的了解，是科研档案收集工作变被动为主动的最有效的办法。新疆畜牧科学院通过：“新疆畜牧科学院关于档案法规宣传”的橱窗、“新疆畜牧科学院经典人文档案、照片”图片展板、“档案知识”竞赛等多形式多途径宣传、学习活动，贯彻《档案法》和《科研档案管理实施办法》等档案法律法规。看见那些感兴趣的图片展览，激发了科研人员对档案管理实现由人治到法治的强烈要求；增强了院职工尤其是科技人员参与、支持档案工作的意识和依法治档的自觉性，形成依法治档、科技兴档、自觉归档、规范管档的良好氛围。档案人员要认真学习业务知识，多参加档案行政管理部门举办的档案业务培训班和学术交流活动，还可以走出去，参观考察一下其他类别的科研单位或外地在科研档案管理方面的一些好的经验和做法，这样将有助于档案人员和专业技术人员在开展科研档案收集时，正确了解分析材料形成特点，做到心中有数，从而形成了科研管理和科研档案的双向人才，完成了科研档案管理与科研计划管理有机结合，抓住了档案的源和流，实现了科研档案的超前管理和控制。个人认为，各单位还可根据实际情况，邀请档案行政单位如自治区档案馆的专家做专题讲座，这样效果会更直接些。新疆畜牧科学院科研档案管理经过近两年的改革，通过科技工作者和档案人员的努力，科研档案工作已经逐步走向规范化，科学化管理。并不断发挥着借鉴参考和保护知识产权、维护科学尊严的作用。
公司综合协调办公室工作总结
爆竹传吉语，腊梅报新春。转眼，2019年的工作即将告一段落，一年来，办公室在公司领导和各位同事的支持与配合下，认真履行部门职责，较圆满地完成了各项目标任务。现将部门年度工作状况总结如下：
（一）加强部门人员自身学习。办公室作为公司的综合协调部门，工作任务繁杂而艰巨，而办公室人员的学识、潜力和阅历与其任职都有必然的联系，所以部门人员始终不敢掉以轻心，不断在学习：向书本学习、向周围的领导学习、向同事学习。在工作中加强与各部门的配合与联系，用心提高部门各项业务素质，争取工作的主动性，努力提高工作效率和工作质量。
（二）创新档案管理模式。以往公司采用的是传统档案管理模式，即将纸质档案分类装订，存储在档案柜中。但分类较为模糊，且文件、资料经部门间传阅较为分散，造成查找不便，极大降低了办公室的工作效率。公司领导充分意识到了该档案管理模式的弊端，批准办公室收集各科室的零散文件资料，统一实行电子档案管理。这一举措极大提高了档案查询的效率，使公司的档案管理实现了跨越性的飞跃。
（三）公司会议安排布置。年内，我公司共召开了大小会议包括夜学超过百余次，公司对内、对外的会议，办公室从会前准备到会中服务及会后跟踪，会议接待、会场布置都能较好地完成，以及重大会议的信息报道，保证了各项会议的成功召开。
（四）印章管理工作基本规范。严格按照项目公司印章管理办法执行印章使用审批制度，对印章的启用、保管、使用均进行详细的登记管理，确保了印章使用的合法性和安全性。
（五）车辆管理。对公司车辆的调度审批、调配使用、维修维保、行车安全、违章处理、费用控制、车辆保管等方面进行了严格管理，达到了有效地使用车辆的目标。
【关键词】高职院校；新校区；建筑档案；规范管理
近几年来，不少高职院校随着高职教育的发展和招生规模的不断扩大，都先后开展了新校区建设。有的已全部建成投入使用，有的分期建设竣工部分已投入使用，还有的处于在建或待建设中。新校区建筑档案是整个新校区建筑工程建设中的原始资料，也是工程建设及竣工验收、交付使用的必要材料，还是日后对建筑工程进行检查、维护、管理、使用、改建、扩建的依据和凭证。但在新校区建筑档案管理上暴露出的问题逾来逾多，有的不仅给新校区建筑及其附属设施的使用、维护与修缮带来较大困难，而且还形成一些安全隐患，甚至给学校造成较大经济损失。现以四川职业技术学院（以下简称：四川职院）新校区建筑档案管理为例，分析研究存在的问题及原因，思考其对策，对进一步规范高职院校新校区建筑档案管理，具有重要的现实意义。
一、高职院校新校区建筑档案管理中的主要问题
（一）给排水系统档案严重缺失
四川职院新校区规划面积1100亩，建设工程从2004年开始逐步立项，分三期完成。第一期建设工程于2005年8月启动，至2007年上年主要完成教学大楼三座、图书信息大楼、学生宿舍八栋和第一学生食堂、（汽车、机械和建筑）三个实训中心及其基本道路网管工程。第二期建设工程相继于2008、2009年完成了教学楼两座、学生宿舍三栋和第二学生食堂、行政大楼、培训大楼、校医院大楼、风雨操场、田径运动场地及其附属设施等建筑工程。部分建筑项目投入使用后，不到三年时间，给排水系统出现多处泄漏。有关管理部门对其实施维修需要的新校区建筑工程给排水系统图纸资料学校档案管理机构未搜集存档，从工程指挥部及相关管理者手里也没找到，从而使寻找泄漏源（管道）十分困难，不能分管道施工及时堵漏，只好待暑假师生离校后统一停供水检修。有的地方由于长时间泄漏，以致道路积水、路面湿滑，发生多起师生通行过路跌倒受伤的安全事故。在暑假学校基本没有用水的情况下，每天泄漏自来水数千吨，粗略估计供水系统泄漏给学校造成近百万元的经济损失。可见，加强高职院校新校区给排水系统建筑档案管理是非常必要的。
（二）工程建筑档案管理不规范
第一，新校区工程建筑档案无人专门管理。1988年国家档案局和计委联合颁发了《基本建设项目档案资料管理暂行规定》（国档联发[1988]4号）第七条规定“建设单位、工程总承包单位、工程现场指挥机构、施工单位、勘察设计单位必须有一位负责人分管档案资料工作，并建立与工程档案资料工作任务相适应的管理机构，配备档案资料管理人员，制定管理制度，统一管理建设项目的档案资料。”四川职院自2005年成立新校区建设工程指挥部以来，至今既未明确相关领导分管新校区建筑档案工作，也没有配备专人负责建筑档案管理，更没有委托学校档案管理机构委派人员兼职管理新校区建筑档案。尽管近两年要求新校区建设工程资料管理员兼管建筑档案，但仅有的一个资料员，经办与管理新项目报批资料、在建项目使用资料、工程竣工验收资料等都深感力不从心，更无暇顾及建筑档案的搜集整理立卷归档工作。可见，新校区工程建筑档案始终处于无专人管理状态。
第二，新校区已竣工项目文件资料归档不及时，档案欠完整。根据国家《基本建设项目档案资料管理暂行规定》、《城市地下管线工程档案管理办法》（国家建设部令第136号）《建设工程文件归档整理规范》（建标[2002]8号）的要求，凡是与新校区建筑工程有关的重要活动、记载新校区建筑工程主要过程和现状、具有保存价值的文字材料、图纸、图表、计算材料、声象材料等形式与载体的文件材料，均应搜集齐全，整理立卷后归档。主要包括以下内容：一是综合类文件。包括立项文件；建设用地、征地、拆迁文件；勘察、测绘、设计文件；招投标文件；开工审批文件；财务文件；监理文件；施工文件；相关合同、协议书；工程竣工验收及质量鉴定文件、审计报告及有关声像资料。二是土建工程及水、电、防雷、设备安装工程施工文件。包括图纸会审、设计变更、技术交底等记录；原材料、零部件、混凝土、砂浆等配合比例的测试报告及出厂质量合格证明；隐蔽工程质量检验及评定文件、工程质量事故记录及处理文件、施工技术总结等。三是竣工验收文件。包括供水、排水、燃气、热力、电力、电讯等地下管线工程项目准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工验收文件和竣工图，地下管线竣工测量成果及其他应当归档的文件资料（电子文件、工程照片、录像等）；工程项目竣工验收报告、工程全部竣工图纸；消防安全、卫生防疫及环境保护方面符合要求的验收文件等。
四川职院新校区建设一期工程全部投入使用近六年；二期工程除艺术大楼在建外，竣工建筑项目已投入使用近两年了，新校区已竣工建筑项目既没有按照《城市建设档案管理规定》（建设部令第90号）的要求，在工程竣工验收后三个月内，向城建档案馆报送一套符合规定的建设工程档案；也没有及时移送学校档案管理机构统一管理。据走访调查新校区建设指挥部相关管理人员，从已投入使用的建筑项目的文件资料上看，档案资料缺失情况也相当严重。主要表现在以下几个方面：其一，地下管线的施工文件、竣工验收文件和竣工图，地下管线竣工测量图，基本上没有搜集归档。其二，在建筑工程立项审批文件资料中，相当部分工程项目没有原件，多数都是复印件，有的项目甚至连立项审批文件的复印件都没有。其三，建筑工程项目的竣工验收文件不完整，有的建筑项目尽管已投入使用，但至今也没有竣工验收文件。其四，从已搜集起来的建筑施工文件来看，破损、残缺、污染、字迹模糊等情况也比较突出，有的已失去档案保存价值。
二、高职院校新校区建筑档案管理不规范的原因分析
（一）建筑档案管理法规意识淡薄
为了规范建筑工程项目档案管理，国务院相关部委先后颁布了《基本建设项目档案资料管理暂行规定》、《城市建设档案管理规定》、《建设工程文件归档整理规范》、《城市地下管线工程档案管理办法》、《建设项目（工程）档案验收办法》、《高等学校档案管理办法》等法律法规。但在高职院校的新校区建设过程中，一些主管领导及相关负责人、管理者，片面强调建设工程的工期、进度，忽视建设工程档案管理法律法规的严肃性，“重工程建设、轻档案管理”现象不是少数，以致建筑工程档案管理成了新校区建设中的一个十分薄弱的环节，带来许多遗留问题。
（二）建筑档案管理制度不健全
高职院校新校区建筑档案管理不规范的重要原因，就是管理制度不健全。四川职院在执行国家及相关部委颁发的“基本建设项目档案资料管理”法规方面，没有形成系统的符合学校实际的实施细则。新校区工程建设开始后，仅仅以“新校区建设指挥部办公室”的名义制订了《新校区建设档案管理办法细则》在内部试行，且内容尚不全面，如，既未明确规定新校区建设工程档案资料管理机构及管理人员的配备、新校区建设项目（工程）档案验收办法，也没有就学校档案管理机构如何协同新校区建设指挥部做好建筑档案管理作出相应规定，以致新校区建筑档案管理长期处于“各自为阵”、“单打一”的局面。
（三）建筑工程竣工验收不规范
按照国家计委《建设项目（工程）竣工验收办法》（计建设[1990]1215号）的要求，凡新建的基本建设项目（工程），按批准的设计文件所规定的内容建成，符合验收标准的，必须及时组织竣工验收，办理固定资产移交手续。且以批准的设计任务书、初步设计或扩大初步设计、施工图和设备技术说明书以及现行施工技术验收规范以及主管部门（公司）有关审批、修改、调整文件等为验收依据。国家档案局关于《建设项目（工程）档案验收办法》也指出，凡新建的基本建设项目（工程）竣工验收工作均应包括对档案的验收。然而，四川职院新校区建筑工程有相当部分建筑项目未进行竣工验收就投入使用了，有的建筑项目虽然进行了竣工验收，但验收程序不规范、过程很简单，未将建筑工程“档案验收”列入竣工验收议程，从而导致新校区建设档案资料不能及时完整归档。
三、规范高职院校新校区建筑档案管理的对策思考
（一）加强法律法规学习，做到依法办事
目前，在高职院校新校区建设蓬勃开展的背景下，学校党政领导班子应高度重视相关法律法规的学习，深入开展法纪教育，增强法制意识。在新校区建设工程的主管领导及管理人员、高职院校档案工作主管领导与档案管理队伍中，切实加强建筑工程档案资料管理法律法规的学习教育，引导大家明确认识，增强依法管理的自觉性，严格按照国家颁布的建筑工程档案资料管理法律法规管理档案资料，是规范高职院校建筑工程档案管理的一项基础性工作。
（二）建立健全规章制度，坚持奖惩逗硬
依法管好高职院校新校区建筑工程档案资料，就应建立健全相关的管理规章制度，做到奖惩逗硬。一要根据国家相关部委颁布的法律法规要求，结合高职院校新校区建设实际，制订科学系统的建筑工程档案资料管理细则。从而，明确档案管理机构的设置、人员的配备及相互协作要求；明确建筑档案管理相关负责人、管理人的职责职权；明确建筑档案管理工作目标、操作规程及具体要求；建立健全档案管理奖惩办法。二要严格执行规章制度，奖惩逗硬。高职院校新校区建筑档案管理的相关负责人与管理者，应遵纪守法，严格按规程操作，各司其职、各尽其责，做好档案管理工作。若有法不依、违法不究，先进不奖励、落后没惩罚，档案管理工作就很难规范，更无法上水平。
（三）加强档案管理队伍建设，提高管理水平
近几年来，高职教育事业的快速发展，现有的档案管理机构和人员，已经远远不能适应高职院校发展的要求。如四川职院现有的档案信息科设置在学校办公室，目前有科长一人，管理员二人（其中一人将在本学期结束前退休）。他们要协调管理好涉及全校13000多学生，近800名教职工的基本建设、党政管理、教学科研、人事财务等10多种类型的档案资料是十分困难的。因而，进一步加强档案管理队伍建设，努力提高管理水平，是非常必要的。一方面应按照《高等学校档案管理办法》关于“全日制在校生规模在1万人以上”的高校，要设置“档案馆和综合档案室”的要求，建立和完善学校档案管理机构，结合基本建设、党政管理、学生管理、教学科研、人事财务等主要档案类型的实际需要，配齐配足档案管理人员。二要切实抓好档案管理人员的业务培训，提高业务技能。应通过业余函授、网络教育等方式开展档案专业的学历教育，提高学历层次。采取“短期培训”、“集中学习”或“以老带新”的形式，开展建筑档案管理等方面的分类专项培训，使高职院校档案管理者的综合素质主动适应新的要求和新的需要。
（四）规范建筑工程竣工验收，重视档案验收
建筑工程的竣工验收，是全面考核建设工作，检查是否符合设计要求和工程质量的重要环节，也是及时搜集、验收建筑项目（工程）立项文件、监理资料、设计施工图纸等档案资料的必要环节。如前所述，有的高职院校在新校区建筑工程竣工后，仅仅“急于交付使用，不急竣工验收”甚至“未经竣工验收，就投入使用”，有的“讲工程质量验收，不讲建筑档案验收”。针对这些违反国家《建设项目（工程）竣工验收办法》和《建设项目（工程）档案验收办法》的情况，高职院校规范新校区建筑档案管理，首先应依法规范工程项目的竣工验收，按法规要求、操作规程，严格进行建筑工程竣工验收。其次应高度重视建筑工程档案验收，并将其作为建设项目竣工验收的一个重要内容，纳入竣工验收程序或议程，做细做好。应严格要求建设工程的有关方面及时备齐备好文件数据档案资料，缺少的档案资料，应限期补齐，不合规范的，要限定时间修改完善达到要求，否则不得通过竣工验收。
参考文献：
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档案管理主办和行政助理个人工作总结
在年底，我的工作岗位从文秘主办调整为档案管理主办和行政助理。在2019年，围绕sxx的年度目标和任务指标，充分发挥岗位职能，不断改进工作方法，提升工作效率，以服从领导、团结同事、扎实工作、认真学习为准则，始终坚持高标准，较好地完成了各项工作和任务。
在工作方面，我负责了以下工作：
一、做好公司文件收发传送及文件拟办、传阅、会签、督办、印发、立卷归档等工作，全年及时共处理外部收文1200份，无差错印发文件700份。同时负责和系统管理，根据公司员工使用反馈，及时跟进解决相关问题，定期检查OA文件处理情况，督促相关人员及时处理文件。
二、学习并开展公司文书档案和科技档案管理。在2019年6月底前，顺利完成公司2018年度公司文书档案和科技档案的立卷和移交工作。做好档案室管理，根据公司档案管理办法，做好日常登记、修补、整理、保管、利用、借阅。
另外，在本年度5月，因XXX业务调整，档案室搬迁至4楼。为保证档案管理工作不受影响，我及时核对档案，按照新档案室的尺寸重新规划和购买档案柜，除2018年新档案立卷外，对过去16年的档案重新整理和标注，并修订了新的档案目录。
三、做好部分文秘工作。接收外单位的日常会议通知并根据领导意见传达到相关部门；每天按时整理公司会签纸质文件，确保需领导审阅签署的文件按时顺利流转。协助部门经理整理每月的总经理办公会和班子会纪要，落实各部门的完成情况。
四、严格按照公司规定管理xx的重要印鉴和公司证照，核对好各用印申请，监督用印过程，保证公司印鉴安全，尽力做到印鉴使用零差错和低风险。
另外，今年7月开始，因产假，由同事接替我工作至2020年1月。
在工作中仍需提升的地方：
在档案管理工作方面，我是刚开始接手，对相关工作操作仍不够熟悉，处理速度和准确率有待提升。在接下来的一年里，我将继续学习档案相关工作，在时间允许的前提下，进行档案培训并获取档案员证书，更好地进行档案管理工作。
项目于2006年5月开工建设，历时44个月完成了一期建设任务，完成一期总投资179407.01万元，一期年生产能力达4.0mt／a，一期工程建设有142个单位工程，形成项目档案2106卷，光盘档案271件，照片档案15册。2010年9月29日，梅花井煤矿项目档案一次顺利通过了宁夏回族自治区档案局组织的档案专项验收。
煤矿建设尤其是井工型煤矿建设项目，不同于地面工程建设，都是在地下几百米深处作业，危险性大，设计变更多，自然条件复杂，受水文、地质、瓦斯、煤尘等影响大，专业性强，相对于其他建设项目来讲，煤矿工程建设具有高风险、投资大、规模大、工期长、单位工程多、参建单位多、人员结构复杂、没有矿建档案归档标准等特点，这些客观存在的问题给梅花井煤矿建设项目档案管理带来了巨大的困难和挑战。梅花井煤矿筹建处在没有前人经验可借鉴的情况下，面对困难迎难而上，大胆创新，结合煤矿建设工程实际，探索出一条较为成功的煤矿建设项目档案规范化管理的方法，为国家在煤矿建设领域重大建设项目档案规范化管理积累了一定的经验。
优化项目档案管理组织形式，为煤矿建设项目档案规范化管理提供组织保障
煤矿建设项目档案涉及各个部门和环节，需要多个部门的共同协作，因此，在管理上存在着一定的困难，梅花井煤矿项目开工建设初期，就成立了项目档案管理领导小组，将煤矿办公室、计划部、动力部、工程部等形成项目档案的部门负责人全部纳入领导小组成员中，煤矿建设筹建处负责人担任领导小组组长，选派了一名懂工程专业的责任心强的人担当专职档案员。在与各参建方签订项目施工合同时，将项目档案收集、整理、归挡等要求纳入了合同管理中，坚持项目档案集中统一管理、分工负责的原则，建立了以建设单位为档案管理核心，以设计、施工单位为档案管理主体，以监理单位控制为手段的三级档案管理网络，一级对一级负责，层层抓落实，真正将项目档案工作贯穿于项目建设的各单位、各部门、各领域，做到全员参与、全程管理。
部门、参建单位总动员，分工到位、互相配合，形成合力、齐抓共管
建设单位充分发挥档案管理核心地位作用，在项目建设开始，就制定了《梅花井煤矿工程资料管理规定》、《梅花井煤矿工程资料整理标准》、《国家重大建设项目档案管理办法》、《科学技术案卷构成一般格式要求》、《梅花井煤矿工程资料档案分类大纲》、《梅花井煤矿工程资料档案管理办法》等规章制度，明确参建单位在项目建设过程中对项目文件收集、整理、排序、字迹、装订、装具的标准和职责，并下发到各参建单位执行。施工单位采取逐级包干管理责任制，即对于总承包单位，所辖分包单位其形成的项目文件材料由各分包单位负责收集整理编目，在单位工程竣工验收前，提交总承包单位审核、验收、签字，按照单位工程档案的系统性进行排列，再向建设方移交。监理单位针对矿建工程和设备安装工程没有国家和行业档案管理标准的情况，通过与建设单位、参建单位及参加过大型煤矿建设有丰富管理和实践经验的管理、监理、施工等部门人员进行座谈、讨论、征求意见等形式和方法，结合自身在矿建资料管理方面积累的经验，依据《煤矿井巷工程质量检验评定标准》、《煤炭安装工程质量检验评定标准》、《国家重大建设项目档案管理办法》和《科学技术案卷构成一般格式要求》等标准的要求，编制了《煤矿矿建单位工程资料管理规程》、《煤矿机电安装单位工程资料管理规程》，这两个规程对监理方、施工方的项目资料收集的范围、格式、字号、电子格式、份数、签字等，特别是对矿建施工中形成的工程安全、功能检验、测量、水文地质、通风安全设施、设备试运行记录等文件材料的内容、格式作了详细、明确的要求，其中，《煤矿矿建单位工程资料管理规程》监理资料有三大项54条内容，施工资料有九大项217条内容；《煤矿机电安装单位工程资料管理规程》监理资料有三大项54条内容，施工资料有十三大项270条内容；这两个规程的编制在一定_程度上填补了国家在煤矿工程建设和设备安装领域资料收集范围的空白，为系统地收集、整理煤矿工程建设形成的文件材料提供了一定的参考依据。
创新档案培训模式，强化档案人员实际操作能力
有了档案管理的规章制度，有了煤矿建设文件资料的归档范围，但档案管理方面的主体一各参建单位的资料员档案管理水平、资质等参差不齐，为了快速适应、进入项目档案管理的角色，提高实际工作能力，矿领导决定采取“集中培训――实践――再现场答疑、点评”的档案管理培训模式，即工程项目一开工，矿领导就组织建设方及所有参建单位项目负责人、档案员、资料员等相关人员，请其业务主管部门――神华宁煤集团和自治区档案局专家进行授课，结合煤矿建设工程实际，着重讲解《国家重大建设项目档案管理办法》、《科学技术案卷构成一般格式要求》、会计、声像档案管理办法等内容，具有很强的针对性和操作性。各参建单位将项目资料整理一个阶段后，建设单位组织各参建单位把已整理好的资料带来，请档案专家到现场进行检查、点评，对提出的问题进行耐心、细致地解答。待工程建设进入收尾阶段，建设单位再请档案专家进行把关预验。经过这种快速、实际、有效的学习，大大提高了档案人员的实际操作水平，使项目档案收集整理的质量有了显著的提高。
强化项目档案过程监管机制，从源头把好收集关，确保项目档案的完整齐全
项目档案管理是项目控制的重点之一，对项目管理起着支撑和保障作用，煤矿建设是高危行业，其矿建前期的论证阶段不同于其他基本建设项目，涉及政府部门多，有规划、国土资源、消防、安全评价、水利、征地移民、地震、卫生、地质勘查、测绘等，论证时间长，其形成的文件材料多，为了便于管控项目前期形成的文件材料，按照项目档案集中统一管理、分工负责的原则，梅花井煤矿计划部负责项目前期文件材料的收集整理，动力部负责设备的采购和开箱验收整理工作，工程部负责项目的招投标文件的收集整理和工程管理工作，并将项目档案管理纳人到部门的工作岗位考核中，实行奖罚制度，三级巡回检查和考核制度。一是每月、每旬由建设单位牵头，组织计划部、工程部、动力部、监理单位的有关人员对项目档案形成的参建单位及责任部门进行检查和考核。二是监理方对土建和安装工程实行周检，对矿建工程实行旬检，对工程质量、安全、进度及项目档案进行全面检查，对项目档案整理存在问题的参建单位在工地例会和旬检通报会上进行通报，下发会议纪要给各个参建单位，并要求限期整改，由监理方再组织专人进行复查，整改完后，由监理人员在档案移交清单上签字确认。如项目档案整理不合格，监理方拒绝组织工程初步验收，在项目档案整理合格后才同意施工单位向建设单位提交竣工验收报告。三是每个季度由神华宁煤集团相关部门再组织建设方、施工方、监理方人员共同对工程质量和档案整理进行检查，真正将项目档案管理与工程管理同布置、同检查、同考核。与此同时，对项目档案整理的质量还采取三级审核的控制措施，即监理单位首先对各参建单位的档案整理质量进行审核、签字，然后交建设方工程部审核土建、矿建工程形成的档案整理的质量；动力部审核设备安装形成的档案整理质量，最后交档案部门进行全面审定后，再正式接收进入档案室。
建立了档案安全设施设备投入保障机制
梅花井煤矿一期建设中，矿领导充分考虑了项目档案的集中统一管理和今后借阅利用工作，在办公楼的一楼专门设置了80多平方米的档案专用库房，实现库房、查阅室、档案人员办公室三分开，一楼设置安装了监控，投入十几万元配备了豪华型密集架、防磁柜、吸尘器、加湿机、温湿度计、电脑、复印机、打印机、碎纸机等设施设备，满足了档案工作的需要和安全保管目的，为档案工作可持续发展提供了有力的经费保障和支持。
【关键词】 电子文件管理;利用;保存;电子档案管理人员的培养
一、电子文件的特性
电子文件是人们在社会活动中形成,以计算机盘片、磁盘和光盘等化学磁性材料为载体的文字材料,主要包括电子文书、电子信件、电子报表、电子图纸等。纸质档案的管理工作经过长期实践,已总结出一套工作流程及方法、原则。电子文件随时产生,随时更改,存贮在计算机磁盘或光盘中,它对计算机有很强的依赖性。在当今电子文件的环境中,文件的形式特征和内容特征均发生了变化,电子文件可以通过计算机系统进行迅速、有效、多角度的整序,不再需要对它进行像纸质文件那样的分类整理。不同的用户可以根据不同的需要,利用办公自动化系统对电子文件进行快速、便捷的自由组合分类。
二、电子文件的管理
首先,重视电子文件的归档工作。强化人们对电子文件归档管理的意识,各级领导应把电子文件的归档提上议事日程,重视、强化电子文件的归档管理,要形成以组织机构为保障、办公室综合档案室为轴心、各部门为节点的档案管理网络体系,真正做到职责明确、上下联动、保障有力。电子文件与纸质文件一样,同样涉及保密、安全、管理、归档、利用等问题,与纸质文件具有同等作用。不仅要加强对这方面专业知识的学习,应积极与相关技术人员和形成电子文件的部门加强联系,提前介入,并按照归档的要求,开展业务指导和协调,协助制定有关制度,保证电子文件的归档质量。完善电子文件归档制度、做好电子文件的归档工作,电子文件来源广泛,形成者不仅有业务管理部门的承办人,还有数据录入员、信息管理与计算机技术人员等。要将电子文件归档工作纳入本单位的立卷归档制度,并列入信息管理工作程序,在布置、检查、总结、考核信息管理工作的同时,还要布置、检查、总结、考核电子文件归档工作。
其次,加强收集整理工作。电子文件的收集是做好电子档案管理工作的基础,电子文件的特性决定了其收集、整理的范围、方法和要求不同于纸质档案。当正式的纸质文件有进行全文信息自动检索要求或从保留文件重要修改过程的信息来考虑时,则应对起辅助作用或正式作用的草稿文件进行收集和整理,并与其相应的纸质文件之间建立标识关系,尤其是对无纸化系统生成的电子文件应该制定严格的措施,必要时应在收集整理过程中制作成纸质拷贝件或制成缩微品,避免系统发生意外情况时电子文件信息丢失。我公司从制度着手,制定了《电子文件归档与暂行规定》,从资料收集开始就落实到责任人,确保了电子文档的真实性、完整性、系统性。
三、电子文件的利用
在档案网络化条件下,查询档案信息、利用档案内容的手段发生了根本变化。档案工作人员要运用信息技术手段和新的管理办法来实现有效的服务,按照档案管理现代化的要求,实现文书档案、会计档案、照片档案、声像档案的电子检索,降低人为因素在文件归档工作中的影响,发挥计算机的管理优势,提高工作效率。加强档案信息化建设,为方便快捷服务创造条件。按照国家档案局制定的《电子文件归档与电子档案管理办法》统一管理,建立电子档案管理制度,实现电子档案标准化,以便使各类文件管理系统都能和档案管理系统通过接口紧密连接起来,以便将来电子目录进入档案部门后实现数据共享,逐步实现档案信息网络化,达到资源共享。档案信息化是国家信息化建设的重要内容,档案信息化可为各行业、单位提供日常工作所需的共享数据,逐步形成决策咨询系统,对实现管理的科学化、规范化、高效化将起到重要的推动作用。
四、电子文件的保存问题
电子文件记录在介质层上的信息被密封在塑料保护层内,不怕外界磁场的影响,不会直接受到空气中的灰尘、水份及有害气体的侵害。由于电子文件形成的时间短,缺乏实际保存的验证,电子文件中原始信息的长期保存问题是有待档案工作者进行深入研究和探讨的重要课题。目前,对于长久保存的电子文件,需要定期进行复制,以防止信息损失。建议磁盘每2年、光盘每5年复制一次并按原来编号保存。
五、电子档案管理人员的培养
首先,重视吸纳专业型的人才充实到档案管理队伍中来。其次,加大现有培训力度,采取走出去和引进来的双向方式,开展电子计算机知识、数字信息技术的强化培训,尽快解决电子档案管理人才紧缺的现状。最后,适时组织人员到兄弟单位参观学习,取长补短,切实提高档案人员的业务水平。
参考文献
为完善公司的管理体系，规范公司的经营行为，促进全公司的持续健康发展，根据企业管理和改善档案工作的要求，为进一步加强公司档案工作，更好地为公司提高经济效益服务，依据有关法律、法规及政策规定，结合实际，制定本办法。
一、总则
1.目的：为加强档案的管理工作，维护档案的完整与安全，便于公司各部门人员的利用，充分发挥档案在生产、管理中的作用，根据《中华人民共和国档案法》和《科学技术档案工作条例》，特制定本办法。
2.适用范围：本办法适用于公司在行政管理、生产建设、经营管理等过程中所形成的具有保存价值的文件材料。
二、档案整理及分类标准
公司的档案是公司在各项活动中形成的全部档案的总和。主要分为文书档案、基建工程档案、仪器设备档案、财务人事档案、函等类型：
1.公司设立、变更的申请、审批、登记、公司章程、股东名簿、组织规程及办事细则等方面的文件材料；
2.公司股东会、董事会、监事会形成的文件材料；
3.行政类文件：政府机关核准文件，本企业对外的正式发文与相关机构来往的批复。
4.党团工青妇方面的文件；
5.财务、会计及其管理方面的文件材料；
6.劳动工资、人事、技术职称审批、奖惩、法律事务管理方面的文件材料；
7.经营管理方面的文件材料；
8.仪器、设备方面的文件材料；
9.基本建设、工程设计、施工方面的文件材料；
10.声像制品资料。包括企业及下属各部门在其经营活动或政治、文件娱乐活动中，以及在外学习、考察时或外部门提供的，以声像形式记录下来的各种资料。
11.电子文件：指在数字设备及环境中生成，以数码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统阅读、处理并可在通信网络上传输的文件。
12.其它具有利用和保存价值的文件材料。
三、档案管理归档工作
1.设立档案管理员，隶属总经理办公室，对公司内的档案资料实行统一管理。
2.各部门设立二级(兼职)档案员，二级（兼职）档案档案员对本部门档案的收集、建档、保管、借阅负全责。
3.总经理办公室负责组织各部门做好档案管理工作，档案室负责对档案文件进行验收、整理、保管和提供利用，并对各部门文件资料的收集、整理、归档工作进行组织、指导和监督。
4.人事档案、财务档案分别由人力资源部、财务部设专人配合总经理办公室档案管理员进行管理。
5.归档各部门应于次年2月底前，将整理好的档案移交公司档案室。
6.归档范围及管理：
（1）各类资质文件、规章制度、人事档案、会议记录纪要、简报、重要电话记录、接待来访记录、上级来文、公司发文、工作计划、工作总结、设备及资产的登记资料等由总经理办公室负责归档。
（2）涉及到的有关工程资料、项目合同、工程图纸等与工程施工有关的资料由汇新环保科技有限公司负责整理及归档，并按规定及时向档案室移交。
（3）各类证件：如营业执照正、副本；组织机构代码证正、副本由总经理办公室负责归档。如IC卡、贷款卡；国税、地税税务登记证副本；开户许可证等及各类财务凭证、帐薄、报表等均由财务部负责归档。
(4)涉及党团青工妇等各种文件材料，由党群办公室负责归档。
（5）凡不属归档范围的文件、图纸、资料，由各部门二级档案员按规定进行整理、保管。
四、文书档案归档基本要求
1.归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。（文件的正文与附件、印件与底稿、请示与批复）无缺页、破损现象。即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后。
2.在归档的文件材料中，每份文件的正件（原件）与附件（复印件、扫描件）分别立在一起，文电应合一归档。
3.不同年度的文件一般不得放在一起立卷；跨年度的总结放在针对的最后一年立卷；跨年度的会议文件放在会议开幕年。
4.下发文件要在硬盘、软盘中保存留档，还应留有书面材料存档。
5.凡归档的文件必须留原件存档。重要文件如部门需用可进行复印。
6.工作人员外出学习、考察、参加会议带回的文件、一律交总经理办公室统一登记、立卷、归档管理。
五、档案保管制度
1.各门类档案由公司档案室集中统一管理，配备档案员负责档案的保管工作。
2.按照档案管理有关规定，对各类档案应做到存放合理，排列有序，查找方便。
3.档案员对室藏档案材料要经常进行检查，对已到借阅期限尚未归还的档案材料，要及时跟踪追还，防止丢失。
4.库房要保持清洁卫生，温度要经常保持在14—24℃，相对湿度要保持在45—60%，防止危害档案的现象发生。
5.档案库房内做到“八防”即防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫，定期检查。
6. 库房内严禁吸烟，严禁存放易燃、易爆危险品，停电时，一律用手电照明，不得使用易燃器具。
7.与档案库房无关人员一律不得进入，随时关好库房门窗，确保安全。
六、档案保密规则
1.档案工作人员要提高警惕性，遵守保密纪律，坚持原则，认真执行各项制度。
2.凡到公司档案室查阅档案者，要认真遵守安全保密制度，严格履行档案查阅手续，档案原则上不准带出档案室。
3.查阅档案时，不得翻阅与查阅内容无关的文件材料。
4.对于违反保密规定，泄露公司机密或造成一定后果者要依据《保密法》的规定，严肃处理并追究其责任。
七、档案借阅制度
1.借阅档案要严格遵守档案管理制度，凡借阅者，应自觉履行借阅手续。
2.凡借阅档案，复印、抄写档案资料者，需经主管领导批准。外单位人员借阅档案，应持单位介绍信，经董事长或总经理同意后，方可办理借阅手续，并在借阅期限内按时归还。
3.借阅人员对档案材料妥善保管，注意保密，不得以任何理由转借或复印档案资料给他人。
4.档案管理人员对归还的借阅材料要认真进行检查，确认档案材料完好无损时，方可办理归档手续。对摘抄、复制的档案材料，经认真核对，正确无误时，方能签字盖章。
5.借阅档案时，不得删改、涂写、拆损案卷，阅后要及时归还。
八、档案销毁制度
1.档案是企业的宝贵财富，是企业的真实历史记录，档案的销毁，必须严格执行国家有关规定。
2.对已超过保存期限的档案，由档案管理人员提出销毁意见，相关利害关系部门需对上报销毁的档案进行全面，认真的鉴定，并写出书面报告，提出存毁意见上报主管领导审定。
关键词：高速公路养护工程，工程档案，档案管理
Abstract: highway maintenance engineering archives and many kinds of big number and high value, need long-term preservation, the project file is later expressway management, daily maintenance of the important basis. So to do the following: 1. Do maintenance repair engineering special, the file management; 2. Make daily maintain project file management of work; 3. Do maintenance engineering archives management work; 4. Use modern technology to maintenance of file management.
Keywords: highway maintenance engineering, engineering archives, management
中图分类号：X734文献标识码：A文章编号：
浙江上(上虞)三(三门)高速公路为G15w常台高速的一部分，纵贯浙江省中东部,全长142公里,是连接绍兴、台州二市的大动脉。为确保高速公路的高质量运行，养护部门每年都要投入多个专项、大修工程对高速公路进行维修保养工作，因而养护专项工程档案也就显得尤为重要。加强养护工程档案的科学管理，可以更好地为高速公路养护和管理服务。
以浙江上三高速公路新天管理处为例，每年要会有多个专项、大修工程，养护工程档案数量大、种类多、价值高，需要长期保存，这些工程档案是以后高速公路管理、日常维修的重要依据。养护档案管理人员应根据养护工程档案的特点，直接参与养护工程建设过程的监督和指导工作，确保养护工程档案完整、准确、系统归档，做好养护工程档案的保管工作。本文就高速公路养护工程档案管理提出方法。
1.做好养护专项、大修工程的档案管理工作
1.1加强业务知识的培训是确保养护工程档案质量的有利措施。
参与养护专项、大修工程建设管理人员和监理单位的人员来自四面八方，对工程档案的重要性认识及其业务水平参差不齐，为了加强对施工、监理各阶段档案工作的有序管理，保证归档资料的完整、准确、系统，规范档案资料的收集、整理、归档、保管和开发利用工作，养护部门在工程项目开始阶段就必须加强档案意识的宣传和档案业务知识的培训，用规范化、标准化来严格要求养护工程档案资料。
1.2制定详细的符合实际情况的养护工程档案管理办法，明确标准和要求
根据浙江省交通厅下发的相关文件，结合GB/T50328―2001《建设工程文件归档整理规范》及有关标准的要求，制定适合本单位工程档案的可操作性编制办法。一是细化养护管理部门、监理单位、施工单位的资料整理范围。二是细化组卷要求，应遵循文件材料的自然形成规律和项目档案的成套性、连续性、系统性的原则，科学分类。三是明确案卷组成部分、格式和具体要求，便于施工单位、监理单位档案管理人员操作。
1.3对养护专项大修工程进行监督和指导。
养护管理部门的档案管理人员有针对性地对施工单位、监理单位进行监督，对施工中档案存在的问题进行业务指导。例如：要求工程文件原件归档；工程文件的内容必须真实、准确，与工程实际相符合；工程文件应采用耐久性强的书写材料，不得使用易褪色的书写材料；工程文件应字迹清楚，图样清晰，图表整洁；竣工图应完整、准确、清晰、规范、修改到位，与施工图设计、设计变更、材料变更、施工及质检记录相符合，做到文、图、物相符等。从而提高了养护工程档案报送的质量，以及成套性和完整性。
1.4做好养护大修、专项工程资料收集整理工作。
养护管理部门对养护大修、专项工程从计划立项、审批到工程验收结束的有关资料进行收集、整理。档案管理人员对专项大修工程的业主资料按照有关规定进行分类、编码、立卷、装订、归档。案卷应由案卷封面和卷脊、案卷卷皮、借阅守则、卷内文件目录、卷内文件及备考表组成。
1.5认真、细致做好养护工程档案验收和整理工作。
养护部门档案管理人员在进行专项、大修工程档案验收时，应重点验收以下内容：工程档案齐全、系统、完整；工程档案真实、准确地反映工程建设活动和工程实际状况；工程档案已整理立卷，立卷符合有关规范的规定；竣工图绘制方法、图式及规格等符合专业技术要求，盖有竣工图章；要求单位或个人签章的文件，其签章手续完备；文件材质、幅面、书写等符合要求。保证养护工程档案达到规范化、标准化。养护档案管理人员对本年度的专项大修工程按照工程名称进行系统整理，并编写科技档案归档目录，方便日后查阅。
2.做好日常维修保养工程档案的管理工作
2.1小修保养工程档案管理。
虽然小修保养工程档案管理上级没有明确的规范要求，但和专项、大修工程档案管理同等重要。在日常工作中加强对日常巡查、路基、路面、沿线设施、桥梁、隧道、边坡等结构物检查、小修工程管理等资料的收集、整理。归档文件材料必须书写工整，字迹、线条清晰耐久，表格统一规范，（文字、表格用A4纸）禁止使用圆珠笔、铅笔、红墨水、纯蓝墨水等不能长久保存的书写工具书写。
2.2具体管理方法。每年养护档案管理人员对处理完毕的文件材料，及时收集归类，集中统一保管，对所形成的科技文件材料，收集齐全，核对准确，加以系统整理，组成保管单位。案卷应由案卷封面和卷脊、案卷卷皮、借阅守则、卷内文件目录、卷内文件及备考表组成，案卷封面和卷脊打印后粘贴在对应位置。对日常巡查、路基、路面、沿线设施、桥梁隧道检查、路面检测等资料每年年底编写文件页码，与借阅守则、卷内文件目录、备考表一起用三孔一线方法装订，装订完毕再粘贴案卷卷皮。对安全管理、各种管理办法、养护发文、上级来文等资料可以不装订。编写本年度档案案卷目录，方便查阅。
3.做好养护工程档案保管的管理工作
养护工程档案是科技档案，需要长久保存。养护工程档案的保管工作，就是在集中统一管理原则指导下科学地维护养护工程档案的完整与安全，采取有效的保护技术和管理方法，最大限度地延长养护工程档案寿命的工作。只有做好养护工程档案的保管工作，才能使集中起来的养护工程档案的完整和安全得到可靠的保证，才能满足各方面利用的需要，因而要切实做好养护工程档案的保管工作。
4.利用现代化技术做好养护工程的档案管理工作
4.1利用软件高效管理。
随着计算机技术突飞猛进，出现了许多工程档案管理软件。这些工程软件，安装方便，操作简单，实用性很强，可以很好的运用到养护工程档案管理中，使养护工程档案整理更快捷，更完善。
4.2利用网络共享。
通过公司局域网实现养护资料共享，为整个工作展开提供可靠、详实、系统的养护资料，从而提高各人员、各部门的工作效率，缩短检索时间，节约管理资金。
5.结语
养护档案管理人员只有具备良好的业务素质，认真学习档案法律法规及相关专业知识，不断提高档案技术水平和管理能力，才能更好的为高速公路建设和发展服务。
参考文献
1、高等级公路竣工文件立卷归档编制范本.张广，辛国树.人民交通出版社：2005年11月
