时间：2023-06-05 10:15:32
开篇：写作不仅是一种记录，更是一种创造，它让我们能够捕捉那些稍纵即逝的灵感，将它们永久地定格在纸上。下面是小编精心整理的12篇高校档案工作计划，希望这些内容能成为您创作过程中的良师益友，陪伴您不断探索和进步。
当今世界已经进入了一个以创造和分配信息为基础的信息时代，社会对信息的需求越来越广泛，越来越迫切。档案信息化要紧跟社会信息化的发展步伐，高校档案，是高校改革发展的重要组成部分，是高校满足师生信息需求和提供社会服务的重要工具，参与档案工作规范管理等级评定，能够提升档案服务管理创新水平。
1．参与评定，学校的档案管理工作能够得到重视。以往，许多高校对档案工作缺乏认识，没有给予档案工作足够的重视和支持，档案工作机构的设立、人员的配备和功能建设等难以得到保证。参加评定升级，高校能够站在一个全新的角度以宏观地战略眼光去看待新形势下的档案工作，能够充分认识到高校档案工作是办好学校的重要基础工作之一。
2．参与评定，师生员工的档案意识能够得到提高。在平时工作中，档案人员常遇到的问题是档案材料收集难，案卷材料不齐全、不完整，一些极具查考利用价值的档案散存在承办部门或流落在个人手中。究其原因，主要是群体档案意识薄弱。若参与评定，在迎评过程中的档案建设需要各方面、各层面的人员积极参与。全员参与的过程有助于全面促进对档案工作的认识深化，从这个意义上说，迎评对师生员工的档案意识的影响是十分广泛的。
3．参与评定，档案部门的服务意识能够得到强化。服务中心、服务大局是档案工作的永恒主题和根本任务。档案工作的价值任务在于及时、准确、全面、有效地为利用者提供所需的档案信息服务，档案的作用也在利用中产生和发挥。因此，高校档案部门要找准档案工作服务于师生、服务高校、服务于社会的切入点，提高服务质量，满足快速地检索、调取并有效利用档案信息的要求，这在无形中强化了档案部门的服务意识。
4．参与评定，档案编研工作的力度能够得到加大。高校档案编研工作，是以高校档案馆室藏为对象，以满足高校和社会利用档案的需求为目的，在研究档案内容的基础上，按照一定的目标，对档案资料进行收集、挑选、编辑和评价，以多种形式提供档案信息服务的一项重要工作。参与档案规范管理等级评定，能够深刻感受到编研是档案工作的薄弱环节，各高校要加大这方面的工作力度，高校档案编研工作要更具有计划性、适用性、真实性和研究性。
5．参与评定，各项评估档案的建设能够得到加强。无论对本科院校的教育教学评估，还是对高职高专院校的人才培养工作水平评估，各项评估档案资料的整理是一个非常重要的环节。档案是学校在教学实践中逐步积累形成的一系列原始资料，它是学校教学管理工作的缩影，直接或间接地展现了学校教学工作的全貌，是衡量学校质量、学术水平、管理水平的重要依据。只有在日常教学和管理工作中做好档案的收集和整理工作，充分发挥档案的作用，才能进一步提高高等学校的办学质量和办学效益，也才能使学校各项评估工作顺利通过。
二、全面提升高校档案工作规范服务管理水平
在《湖北省企业、科技事业单位档案工作规范管理等级评定标准及自检、评审表》中，科学地将评定内容分了“管理机制”、“业务建设”和“信息服务”三大评定范围。全面提升高校档案工作的管理创新水平也将从这三个方面进行建设。
1．积极创新科学地档案管理机制。创新科学地档案管理机制，要做到四个“建立健全”：一是要建立健全档案管理网络。各高校要加强领导，精心组织，统一部署，总体规划，真正形成党委行政领导、档案部门主管、相关部门配合、全校广泛参与的档案工作领导体制和管理网络。二是要建立健全档案管理细则。要大力宣传、贯彻执行国家有关档案工作法律、法规；制定归档范围，规定归档时间，编制保管期限表；建立档案的接收、整理、修改、补充、保管、鉴定销毁、统计、保密、利用、库房管理等制度；落实档案人员“四参加”制度，即档案部门参加产品定型会、科研课题鉴定会、设备开箱验收会、基建工程竣工验收会。三是要建立健全档案控制措施。档案工作计划和专项经费列入学校年度工作计划和领导工作议事日程；文件材料的形成、积累、整理、归档、保管、利用工作要列入有关人员岗位责任制，纳入有关工作程序，强化目标责任制。四是要建立健全档案干部队伍。档案工作人员进行必要的培训，不断提高档案工作人员的政治觉悟、创新精神、专业水平、业务能力，培养造就一批政治强、业务精、作风硬、纪律严的高素质、复合型档案管理人员。
“失范”的意思就是“失之于规范”。档案的特殊性与管理档案工作的规律性要求了档案管理工作必须在规范有序的环境中进行。这也是保证我国档案工作能够稳健发展的重要前提之一。但是目前很多高校都存在着一定的档案“失范”现象，具体有以下几种表现：
1.失重。这里主要指的是高校没有对档案工作加以重视，对档案管理机构投入的经费少，很多基础性设施都没有到位，没有投入相对应的人力、物力、财力等进行维护。因此造成档案管理机制不健全，管理团队少，专业技能薄弱等问题。使得档案管理工作失去了应用的价值与效益。
2.失衡。档案管理工作没有达到相应的档案法规方面的要求，导致档案管理工作处在失衡状态。在一个学校的管理建设中，任何一个环节的失衡都会对学校的管理体制造成一定的影响，这不是表示要将档案管理等同于其他人才培养、科学建设等中心工作一样，做到一碗水端平的概念，而是要把档案管理工作与其他管理工作同步发展。学校要根据自身的实际情况给予档案管理工作相应的位置，加强对档案管理工作的认识。
3.失密。档案管理工作是学校管理工作的重要组成部分，也是学校实现教育目标的客观条件。但是由于作基础差、发展慢，无法及时地跟随学校发展的步伐，导致档案管理工作一直停滞不前，很多管理职能也得不到充分的发挥，在收发材料方面经常处于被动状态，数字化管理利用率低，主动开发利用的资源少，降低了档案的文化价值和原始价值。
二、高校档案管理“失范”的影响
1.影响大学文化建设，进而影响高校核心竞争力的提升。档案的文化属性是高校竞争的核心力量。它作为文化的载体承载着我们人类文明的历史进程，它是大学文化建设的基础，失去它将对高校事业的发展造成重大的影响，高校竞争的核心力就是人才的竞争力，档案管理工作是文化建设的关键部分，从系统性的分析上不难看出，档案管理工作一直在潜移默化的影响着高校的可持续发展道路。
2.影响档案为学校中心工作服务的作用的发挥，延缓学校整体发展步伐。档案管理一旦“失效”，学生就不会主动的去利用档案的价值，如此一来，档案在高校管理中的作用也就无法得到发展，并且随着如今信息化时代的来临给档案管理技术带来了新的挑战与机遇，如果档案工作仍然保持传统的管理模式势必会影响整个学校的管理工作无法顺利展开，直接影响学校的发展进程。
三、高校档案管理“失范”的对策
1.加强档案法制教育和档案宣传工作。各高校要形成“以法治档”的管理意识，加强对档案管理工作的宣传力度。把档案管理工作纳入相关的工作计划中，部署各项方针政策，并且落实到实处，尤其要在学校的“十二五”规划中逐渐解决高校档案工作的基础设施问题。
2.健全高校内部档案管理体制和机制。在高校中建立相对比较独立的档案管理机构，构建全校的档案管理信息网络，实行“分层分级。定岗定责”制度，在管理中明确档案工作的职能要求，理顺学校各部门与档案管理之间的各项工作需要，投入一定的人力、无力、财力等，建立档案管理工作的保障机制，进一步提高档案管理工作，为高校建设提供更好的服务与效率。
论文关键词：应用型 档案建设 信息化
随着形势的发展，档案信息化建设已经成为档案管理的重要内容，信息化程度的高低也直接决定了档案管理与利用工作的质量与效率。高校档案作为档案工作的重要组成部分，其信息化建设得到了较快的发展，但由于档案信息化管理制度不健全、档案人员的思想观念落后及综合素质和专业技能不高等自身条件的限制，如何做好高校档案信息化建设，使其能够结合高校档案工作实际，结合实际工作，对这一工作进行了思考。
一、应用型本科院校档案信息化建设必要性
（一）大量数字化档案信息形成的需要。传统型的档案是建立在手工管理的基础上，其档案信息服务也是以手工服务为主要手段，这种管理方式及检索利用水平，使得绝大部分电子档案无法采集、收集和提供利用，甚至绝大部分电子档案已经被清洗、丢失，这种传统的档案管理模式严重滞后于人们对档案信息的现实需求，为此，高校档案工作必须走信息化建设道路，高校档案信息化建设已经摆在了十分突出的位置。
（二）实现档案管理模式优化的需要。随着数字化校园的建设与实施，档案信息化建设可以实现网上归档，将处理完毕的文件资料上传到档案管理网络中，档案工作人员在网络中进行检查验收即可，电子档案的系统化管理，能够从文件的产生、运转、归档、利用进行全程控制。
（三）经济社会科技发展的需要。2000年12月，国家档案局、中央档案馆印发的《全国档案事业发展“十五”计划》，把“加快档案信息化建设”列入其中，高校档案信息化建设已经摆在了十分突出的位置。随着我国教育和科研网的建立，使得高校过去形成档案的文件、通知、规章制定等主要材料，现在都是用电子文件的形式进行网上，高校档案工作只有适应这样的发展趋势，才能做到与时俱进、同步发展，才能适应。
二、应用型本科院校档案信息化建设存在问题
（一）档案信息化建设中的相关制度与法律不健全。目前，有一些关于电子文件的法律法规，但不是很全面，档案信息化标准建设也不是很完善。虽然有《计算机病毒防治的办法》、《电子文件归档及管理规范》、《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》等法律法规，但是，关于电子档案真实性界定的法律等仍然没有或者不尽完善。这些配置不够合理的因素将导致高校档案信息化建设漫长而坎坷。 转贴于
（二）档案人员的思想观念落后及综合素质和专业技能不高。由于高校档案机构的档案人员大都为年龄较大、学历层次较低的人，所以他们的科学文化知识有限，接受新事物的心态相对比较保守。面对信息化趋势，他们不能很快适应信息化的要求，甚至干脆还用传统的方法来进行档案工作。还有一些档案人员对高校档案信息化的理解不够准确，他们认为只要购置和使用了现代化的计算机设备以及其他现代办公设备，就代表我们已经实现高校档案信息化了。在这些方面，高校档案机构的档案人员整体的思想观念滞后，需要改进和提高。在信息化背景下，对高校档案管理人员的专业技能的要求比以前更高，综合素质指标也比以前大有扩充。然而，在目前的环境下，许多高校档案管理人员缺乏信息网络技术和计算机技术技能，他们有的甚至不会电脑的基本操作，这必然阻碍高校档案信息化建设。
三、应用型本科院校档案信息化建设措施
（一）建立和完善档案信息化建设的制度。高校领导要提高制度建设对档案信息化建设工作意义的认识。在增强自身档案信息化意识的同时，要认识到档案管理制度是贯彻落实高校档案信息化建设过程中的各项决策，保证各项工作顺利开展、完成各项工作计划和目标的保障。高校领导要组织相关人员建立一套切实可行、符合本校实际的档案管理规章制度，健全高校档案制度体系，确保高校档案信息化建设的各方面都有法可依、有章可循。同时，要加强规章制度的执行力度，确保档案管理体系的有效运行。
（二）树立档案工作者正确意识。高校在培养档案信息专门人才过程中，必须使档案工作者改变传统的思想观念，使自己能按照档案工作现代化的要求自觉学习和更新知识，运用现代技术和信息技术于档案管理工作的实践，不断创新档案管理工作。随着信息技术、现代科学技术和数字化技术的快速发展，作为高校现代档案信息服务主角的档案工作者，不再是以往单纯的档案管理员。高校广大的档案工作者必须具有创新意识和科研能力，积极接受继续教育及终身教育，努力培养自己具有更深的层次、更高的综合素质，把自己从一般的管理者变为档案信息专家，由传统的“档案保管者”变为“档案信息管理者”。
一、就业档案管理工作的现状
1.信息化管理意识差
信息时代必将主宰未来发展的方向，各个行业都是如此，信息时代的进步和发展方便了人们生活和工作，并提高了人们的生活水平，带动了国家的经济发展，使促进了科学发展观的实现意义。信息化势必会成为现在及未来发展的趋势，然而还会有很多的高校，在高校就业档案管理工作上信息化意识依然不是很高，应用信息系统的效率比较低，不能及时的完成好分配的任务和工作。信息化建设，在我国的各大高校已经有了很大成就和发展。校园网的建立为信息化建设提供了硬件基础，信息化给师生们带来了非常多的便利，给生活和学习提供了一个较好的环境。但是与此同时，信息化的建设或多或少的也会存在许多问题。在当代的信息化时代很多的时候都会缺乏整合和统一，高校正在应用的各个信息系统独立为政，并且形成了“信息孤堡”不但阻碍了信息的共享性，也阻止了信息的传递。只有使用新的信息化技术手段建立统一的信息化平台，才能实现信息化的就业档案管理，把就业档案管理数字化、网络化、将信息系统集成化，这才实现信息的共享和传递。
2.缺乏信息化应用人才
大家都知道，信息化的工作不是每一个人都能够完成的，在信息化建设上，要寻找相应的人才，才能够有效的使信息化管理发挥出其作用。一些高校的就业工作人员，大部分年龄跨度都比较大，上有一些马上准备退休的辅导员，下有刚刚上任的入职教师，他们没有重视信息化的重要性，并且他们对信息化的了解程度上根本就是参差不齐。在调查和研究结果中，我们会发现一些年纪较长的辅导员宁愿用手写的方式填写学生的评语，而不愿意点一下鼠标直接在校务系统中打印样式规格更好的评语报表，这样的方式不仅仅会耽误时间，还会大大影响就业档案的工作开展。
3.就业档案管理延伸性不明确
毕业生的就业档案具有延伸性的特点，在过去的一些调查和例子中我们会发现，往往都已经毕业好多年以后，还会有毕业生回到学校找档案，这种情况经常会发生，由于很多的高校还没有形成自上由下的就业管理模式，使学生们在毕业后，所有的档案都会交给就业指导部门来处理，造成就业指导部门的单一应对。虽然说毕业生的档案管理工作，并不只是由就业指导部门一个部门来完成，但是这就会形成一个断层，使中间的环节丢失或缺失，然后各个部门互相推诿，最终没能更好的为毕业生服务。
二、信息时代做好就业档案管理
1.完善管理制度、提供制度保障
随着信息时代就业档案的信息化、网络化的发展，在就业档案管理工作上信息应用显然越来越广泛，其安全问题也越来越突出。在高校的一些档案中具有很强的保密性，有使用权限的问题，假如档案内容一旦泄露，将会对毕业生和学校的隐私安全带来威胁，而且网络很容易受到黑客的攻击等一些不安全的因素，这就要对档案网络安全问题上提出更高的要求，要不断的去完善档案信息安全管理体制，并且要建立信息资源的安全保障体系，通过社会和相关政府部门，制定相应的法律法规，并且要严格的落实，从而来保障毕业生就业档案信息的安全性。要聘用一些专业技术较高的工作人员，针对学校就业档案的网络信息进行有效的防护措施，确保档案信息资源的安全和网络系统的正常运行。
2.强化高校档案重要性的认识
高校的领导者和管理者，要及时的更新自己的观念和思想，要认真的认识到就业档案的重要性，更要认识到信息时代就业档案的重要性。推进信息化建设与校园建设的同步发展，与此同时我们要强化全体师生人员的档案意识，通过有目的有计划的宣传，逐步的确立信息化建设是促进学校长久发展的重要保障。
3.加强档案管理人员的业务培训
要加强档案管理人员的业务培训，并且要及时的去掌握和了解信息技术的快速发展，要培养出一批懂技术、责任心强、精通专业的人才。信息化的建设需要加强对现有人员的业务培训，要真正的认识到就业档案管理的重要性，要从学校长远的发展眼光来认识到这一问题，把档案管理的工作纳入学校的工作计划当中。档案管理的工作人员要进行计算机的教育，掌握基本的操作技术，熟练使用信息化系统，为就业档案管理工作奠定一个良好的基础。
4.建设档案信息网站，实现资源共享
档案网站的建设其主要包括，工作人员的职能分工、明确各个部门，各工作人员的职责。保障学生的信息安全，建立身份认证系统，防范不法分子窃取相关的信息，系统的开发要求指针对毕业生和相关部门的开放，从而保障学生信息安全。不断的完善档案资源信息，要做信息的真实、准确、无误、避免出现错误等情况。利用服务的信息为用户提供咨询服务，实现信息资源的共享，提高服务的质量和服务效率。
三、就业档案管理保障体系
第一：高校要对学生们进行档案教育，提高所有学生们的档案意识。与此同时要明示学生在学习期间学生们的各种信息都会录入到个人的就业档案，从而更进一步的引导学生不能违规乱纪。
第二：高校的决策机构要给予一些毕业生相关政策的扶持和支持，积极有效的做好学生和教工就业档案管理引导工作，突出该工作的价值和意义。
第三：要大力有效的宣传毕业生的就业档案优势，让用人的企业和单位公众的了解就业档案和熟悉就业档案，并以就业档案来招聘学生和评价学生。
只有得到就业市场的任用和普及，才能使高校就业档案工作开展下去，才能为更多的学生提供更多的就业信息服务。
关键词：教学档案；档案管理；高职院校；高职
中图分类号：G47 文献标识码：A 文章编号：1009-0118（2012）-03-0-02
高职院校教学档案管理急需科学、规范的管理，是教学管理工作中的一项十分重要内容，它涉及教学工作的方方面面。教学档案的规范、完善程度，与各级评估指标体系的评价标准密切相关。档案管理的科学与否，直接影响到整个高职院校教学工作能否合理有序地进行，同时也是衡量高职院校教学管理工作的一把标尺。
一、高职院校教学档案的分类
高职院校教学档案种类繁多，内容庞杂，按类划分为四大类。
（一）教学管理类。上级教育行政管理部门下达的课程设置，教学大纲、教学质量检查、教学评估等资料，学籍档案、招生计划；各系部根据上级的精神制定的适合本系部的教学制度、办法、规定、条例、守则等文件；各系部结合具体情况制定的专业建设规划；各专业教学计划；各课程的教学大纲；教师工作量的规定与课时计算规定；各学期的课程安排等。
（二）教师业务类档案。主要内容有教师的个人学历、学位证书和相关证明记录材料，教师培训方面的材料，教师晋升专业技术职务评审材料和聘任材料，教师教研情况，包括教学科研成果、成果转化及获奖情况，发表的学术论文、论著、编撰的教材、教学计划、教案等。
（三）实验室建设类。实验室建设的材料及实验室的论证、评估、申报及审批材料，仪器设备的购置计划，报告、安装调试、保修单、移交文件、检修使用的故障记录、使用情况统计等。
（四）教学辅助材料类。1、教学辅助设备：语音设备、多媒体教学设备、录像、投影、复制扫描设备的购置计划，审批报告、购置过程记录、安装调试记录、维修记录、使用情况记录材料、保管移交转换记录等；2、教学管理设备：计算机、打印机、复印机、橱柜档案存放等设备的购置、使用、管理存放等原始资料和记录材料等。
二、高职院校教学档案的特点
高职院校教学档案是教学活动的客观反映和总结，它不同于一般的文书档案，它有如下特点：
（一）内容广泛，多样。一方面学校办学规模越来越大，招生形式越来越多样化，办学领域不断拓宽。新学科、新专业不断涌现，使得教学档案的内容也越来越广泛，教学内容越来越丰富。随着专业的增多，多学科互相渗透，交差不断加强，使得教学内容多学科越来明显，与之相适应，档案材料也越来越丰富。
（二）材料来源分散。高职院校教学档案信息来源于教学活动的各个环节和教学活动的全过程，也包括来自上级教育主管部门对教学工作、教学改革和人才方面的培养等方面的指令、规定、条例。同时还有在日常教学活有关领导动中形成的教学档案。信息涉及的部门分散，既上级领导部门、本单位教研室、实验室和教学管理部门等。
（三）归档时间不同。教学档案在年度划分上与其它档案不同。其它档案按年度归档，而教学档案是按学年度进行归档的，归档时间从上一年的9月1日到当年的8月31日结束。
三、教学档案管理存在的问题
（一）档案意识不强。很多高职的教师员工档案意识比较淡薄，对档案的重要性没有充分的认识，特别是大多数教学和教辅人员对教学档案工作认识不足，甚至于对教学档案归档持抵触态度。有的专家、教师认为，教学科研成果是他们自已的心血的结晶，自我保存得相当好，没必要归档；有的教师认为，材料放在自己手中，用起来方便。还有档案管理部门服务意识淡薄，墨守成规。坐等别人上门交档案，很少深入到教学单位去宣传教学档案。应让大家明确档案在学校工作中的重要意义，唤醒教师的档案意识，积极主动的变等收上门指导与催收。
（二）管理体制不完善。在管理体制上，部分高校院系档案机构不健全，人员安排不到位，经费投入不足，从而导致教学资料管理处于无序状态。在部门规划和工作制度中，很少提及档案工作，既使形成一些文件材料，也因为没有相应的管理制度，缺少统一可执行的标准，从而导致教学档案的分类、整理处于混乱状态。
（三）教学档案信息资源开发力度不够。教学管理内容的信息化程度不高。传统的高校教学档案基本上都是以纸质档案为主，占用了大量的库房空间，管理成本高。另外，教学日常管理的材料存档不全，各院系之间的档案难以进行交流。这些导致了教学档案信息资源难以实现共享。
四、高职院校教学档案管理工作的开发建设
（一）加强高职教学档案管理制度的开发建设
高职的教学管理部门应根据国家的有关档案法规和学院的实际情况，建立健全教学档案管理工作的各项规章制度，把档案建设工作列入学校工作计划，并建立有效的监督管理和激励机制。逐步做到“三纳入”、“四同步”，即把档案管理纳入院系工作计划、管理制度和教师的职责范围，在布置、检查、总结和验收各项工作的同时，也布置检查总结和验收档案工作。教学档案是教学实践活动的真实纪录，是进行教学研究必不可少的素材，（下转第107页）（上接第105页）只有依据可靠的教学档案作为研究依据，才能对教学的特点进行定量和定性的分析，挖据科学、有效的教学方法，从而最大限度地提高教学质量。
（二）加强高职教学档案编研工作开发
加强教学档案的编研工作，有利于开发档案资源，发掘档案的潜在功能。学院档案管理人员应重视发掘教学档案内容的工作，及时对教学档案信息进行分析、研究、筛选、加工、编篆，把原始的、分散的、零碎的、静态档案变成专指的、系统的、活的档案信息，并及时准确地传递出去，以供学校师生和社会使用。此外，科学系统地做好编研工作，还可使档案充分发挥其潜在的价值，为撰写校史，调整专业设置，分析学生毕业分配形势，丰富教学和教研活动等提供有力依据。
（三）高职教学档案管理队伍建设
从当前形势来看，拥有一支既懂档案知识，又懂教学管理并能运用现代化手段的教学档案管理队伍是做好教学档案管理工作的关键，高职应当配备专职的教学档案管理人员，并对其进行档案专业知识培训，使他们掌握档案工作的基本知识和专业技能，计算机和网络技术知识培训。同时，档案工作者在实践中要解放思想，实事求是，与时俱进，不断提高他们的业务水平。
（四）实现高职教学档案管理现代化
实现高职教学档案管理信息化，是提高高职教学档案管理效率的必由之路。伴随着科学技术的迅猛发展，计算机应用技术的普及，校园局域网的建立，都为教学档案管理的电子化、网络化和现代化奠定了基础。高职教学档案管理工作要与时俱进，改变传统的管理模式，将死档案变成“活档案”，将文字档案变成电子档案。以光盘和网页等形式鲜活地显现给更多人。因此，教学档案管理者有必要了解和掌握先进的管理知识，不断学习和更新现代化管理经验。
总之，高职院校教学档案管理工作直接关系到学校的办学水平和办学质量。随着我国高等职业教育事业的发展和教学改革的深化，教学档案管理工作的重要性将会越来越突出。因此，档案管理工作人员要树立正确的教学管理理念，建立完善的管理制度，不断优化教学档案管理，运用科学的工作方法及现代计算机网络信息技术，保证教学档案信息及时有效地为高校管理工作和社会服务，为推进高职教育现代化发展的进程提供档案保障。
参考文献：
[1]刘芳.高校院(系)级教学档案管理研究初探[J].德州学报,2006,(3).
1.高校修缮项目的特点
1.1独特的审美功能
装修工程是根据专业教学等的需要，对新交付使用的建筑或构筑物进行的装修工程。高校的建筑一般都有自己的特色，相互之间有机结合，形成特定的校园氛围，引导人们对校园文化的理解和遐想。这就要求在校园、校舍的装修、改造中，尤其在装修设计过程中，即要体现项目自身特色，又不能脱离校园文化这一中心思想，以保证校园始终保持其特有的风格。这是对装修改造项目要求的审美功能。
1.2 往往对建筑设计提出更新要求
按照使用功能，高校建筑主要指教?W、办公行政、科研、生活及辅助用房。不仅仅是招生规模的扩大，近年来，为满足技术发展及社会对人才需求结构的变化，高校加快了专业群建设。往往交付使用只有3、5年的新校园也会出现建筑设计滞后的问题，教学、科研用房方面问题尤其凸显。我校现有实训场地面积11万平方米，经过5年的建设，原有场地基本用完。目前规划中的工业4.0标准的实训室，面临着新建实训场地或对原有已投入使用的实训室进行改造的选择，从而对新建或改建场地提出了更新的和更高的设计要求。
1.3 时间与教学紧密结合
高校修缮工程时间安排与教学有密切的关系。为了保证正常的教学、科研，工程施工多数安排在假期进行。在假期到来之前，高校基建部门应着重做好工程施工前期的一些准备，以保证假期施工高校有序完成。
2.国内高校修缮项目管理中存在的问题
2.1 高校基建部门缺乏具备专业技术的管理人才
在我国当前的高教体制下，高等学校多为事业单位，重视教学和科研，高校行政基建部门中具备一定专业知识的工程项目管理和技术人员极度缺乏，使得高校由于缺少专业人才而难以对工程进行严格的监督和验收。在目前国内建筑行业市场管理混乱的现实条件下，高校基建部门的管理往往力不从心。
2.2 项目缺乏计划性
在高校修缮工程中，有大量的是为了维持学校教学、办公工作正常开展而进行的一些投资额小、清单琐碎的项目，这些项目一般是高校的基建部门直接聘请一些小的施工队进行，其特点是工程量小、没有施工图纸，由于计划不充分，为满足学生的生活和教学需要，高校装修、修缮工程利用假期临时上马和赶进度的情况非常普遍，时间紧、任务重，在出现临时情况时，草率处置，导致施工质量等各方面的问题。
2.3 进度管理不到位
施工进度管理是对项目建设阶段的工作程序和持续时间进行计划、实施和检查的一系列行为，是项目管理中一项重要的任务，是工程建设三大重要目标之一。目前，高校装修改造项目进度管理中存在以下几方面问题。
2.3.1 审批流程不畅、时间长
作为事业单位，高校各项业务在行政审批方面也存在程序多、时间长等问题，施工过程中发生的问题或者变更，需要经过使用部门意见、上报领导批示等，这个流程短则几天，若遇有关人员、主管领导有事，时间则更久，施工单位有时需要停下来等待审批结果，不仅影响了施工人员的士气和工作积极性，也必然耽搁施工进度。
2.3.2 各部门、单位协调不好
高校各类基建项目实施过程中，不仅要协调校内部门之间要求，还要协调施工单位与校内各部门的关系。既要保证高校正常教学、科研，又不能影响施工单位的工作积极性，基建部门需要花大量时间处理与使用部门和施工单位之间的沟通和协调工作。
2.4 不重视资料，档案管理薄弱
高校修缮类工程一个普遍问题就是点多、面广、时间紧，这在客观上影响了工程资料的收集，也为以后的维修等工作带来不便。在实际档案管理中，存在以下的问题。
2.4.1档案意识弱
在当前基建档案管理体制下，小型装修改造工程档案长期不被重视，一方面校领导对基建档案的认识不足，只重视工程进度、质量和资金投入，而忽视了工程档案的管理，另一方面，基建工作人员的档案意识不强，素质不够，工作积极性不高。基建部门档案人员多为兼职，他们不具备档案管理专业知识，不知道资料收集的范围，在流转中也不知道及时备份保管，发生大量资料流失，收集不全，严重影响了档案的完整性和准确性。
2.4.2 归档不规范
小型项目由于工期短，涉及专业单一但项目琐碎，无法按照专业系统归档的方法收集、整理和分类，档案管理人员往往将其简单装订、随意放置，影响了日后对档案的查阅利用。具体表现在：一是由于未按照档案整理规范收集资料，造成各类资料规格不一致，包括纸张大小不一、手写资料字迹模糊、任意涂改严重等。二是由于资料少，档案管理员甚至不加筛选，一股脑将项目全过程中的所有资料全部收集保存，档案中充斥了很多过程性文件，造成档案内容质量低，失去了档案的应有价值。
3.关于改善高校修缮工程管理的对策
3.1 建立健全项目管理制度
制定符合本单位实际的项目管理制度，应涵盖项目立项与审核、概算预算、招标投标、工程变更、资金控制、验收与决算等方面。
3.2 加强高校基建部门在项目管理中的主体地位
高校基建经费基本都来自财政拨款，高校基建部门作为投资主体的代表，在项目管理中地位比较特殊，即使资金持有者，又是建设项目的所有者，不仅要负责从项目决策到竣工交付使用的全过程管理，还要对建设项目的结果及使用效果负责，是建设项目的核心。因此，基建部门不仅仅要抓好施工阶段的管理，而应成为项目规划、设计、招投标，甚至预算等前期决策的重要参与者，从而对项目的各方面进行最直接、最有效的控制。
这就对高校基建部门工作人员提出了更高的要求，在现有的工作人员，要定期开展建筑、工程、基建档案等相关专业的学习和培训，同时也要与基建管理工作做得比较好的院校多交流、学习，使高校基建部门成为一支专业化、科学化的管理队伍。
3.3 计划管理与现场管理相结合
为了保证正常的教学、科研，工程施工多数安排在假期进行。因此，基建部门需要按照计划的施工时间，提前做好工程施工前的所有准备工作，并确定好施工、监理等单位。目前，我校3万元以上的工程类项目都需要进行公开招标，3至100万工程项目由学校自行组织招标，100万元以上的工程项目需要在市采购中心集中招标。报招标之前，需完成大量的前期工作，总结我们与深圳部分高校基建部门的交流经验，工程管理做得好的单位，一般都会提前数月甚至更长时间，就已经完成了招投标工作，并与施工、监理进行了充分沟通。这样，计划管理的高效率促成了现场管理的高效率。
3.4 选择合适的项目管理模式
与施工与监理单位的以专业为基础的纵向管理不同的是，基建部门的管理工作涉及面较大，管理要素更为复杂，而管理深度则较为宏观。在项目实施过程中，需要根据项目的重点及要求，即项目的第一目标，选择合适的管理模式。通常划分为：成本控制型、质量控制型、进度管理型管理模式。另外，管理部门还应根据监理、施工单位的表现调整管理模式。以确保投资、质量、工期三者之间的辩证关系正确、合理。
3.5 过程控制管理
目前高校修缮工程经费每年投入很大，而这部分经费如何得以高效利用已成为各高校工程管理部门关注的重点，对于装修改造工程的全过程而言，前期的管理控制对项目整体至关重要，施工前期的投入越多，后期差错越少，如变更签证也会相应减少等。
《财政部关于全面推进行政事业单位内部控制建设的指导意见》要求，行政事业单位应于2016年底前完成内部控制的建立与实施工作。落实到高校工程建设领域，就要求基建部门做好项目的过程管理，例如要按照计划的施工时间，倒排所有前期工作计划，依次包括设计需求的确定、设计图纸的确定、造价、招标、订立合同等。在对进度精准控制的同时，对施工中的一些问题，要事先与设计、施工、监理单位沟通协商，对可能出现的一些突况，要提前制定?置预案，以保证工程能在计划时间内顺利完工。
3.6 加强项目后期管理
从国内各种基建工程实践来看，不管是建设单位，还是施工单位，都存在“虎头蛇尾”的现象，建设单位往往只重视工程的前期，施工单位往往只重视施工的过程，而竣工验收后的一系列工作，都被忽视了。有些工程交付使用多年，仍没有办理审计、决算等手续，致使后续的固定资产管理等工作无法开展。工程管理是一个系统工程，高校基建部门应高度重视，做好工程各个阶段的组织、管理等工作。
3.7 重视工程档案的收集和管理
关键词 高等院校 基建档案 档案收集
中图分类号：G271.6 文献标识码：A
1问题提出
高等学校基建档案是指学校各类基建项目在建设活动过程中直接产生形成的具有保存价值的纸质文件、图纸及电子文档等资料，是学校各类基建工程项目从规划立项、设计到施工完成活动中的原始记录；是学校日后对工程项目进行维修、维护、改造、改建的重要参考依据；同时也是高校档案的重要组成部分。基建档案收集工作是高校基建档案工作的重要基础，是高校基建档案管理工作中最为重要的一个环节，只有做好收集工作，才得以保障基建档案的齐全完整，才能为日后利用档案开展各类工作打下良好基础。
2新常态下高校基建档案收集背景
随着我国社会经济的高速发展和国家对高等教育的不断投入，学校基本建设规模越来越大，大批高校招生规模不断扩大，很多高校修建了新校区。四川高校在2008年汶川地震后，教育部还专门投入大量震后恢复重建专项经费，在这些新建和恢复重建项目过程中，产生了大量基建档案。这批档案形成数量之大、速度之快是我们未曾预料到的，所以，在这批档案的收集过程中，我们只重视了对工程施工竣工过程中产生资料的收集，因为多种原因忽视了工程前期资料的收集。随着中央反腐决心的加大与反腐立度的加强，打击腐败行为逐步深入人心，高校新校区扩建工程和震后恢复重建工程基金款项使用也渐渐为公众所关注，近期在配合各级纪委、法院、检察院在反腐取证过程中就凸显了我们在基建档案收集工作上的不足。在取证的过程中，因为基建项目前期档案收集不完整加大了取证难度，在缺少前期资料的情况下只有反复翻阅大量的其它有关档案寻求蛛丝马迹，进行佐证、取证，耗费了大量的人力、物力，使我们深刻意识到基建项目前期档案资料的收集工作也非常重要，这些问题的存在也引起校领导的高度重视。
3高校档案馆基建档案收集现状
（1）前期资料缺失。在校领导重视下，经馆领导多次与基建处领导沟通、协商，基建档案收集难的问题已大为改观，新建项目由兼职档案员督促各施工单位按照城建档案要求立卷，在工程竣工后移交档案资料，因城建档案对基建项目前期档案的归档不做要求，故目前移交的档案前期资料还是缺失严重。
（2）归档要求松散。档案收集基本处于基建处交什么档案馆收什么的状态，目前移交档案才逐渐迈入正规，还没有严格按照高校基建档案的归档办法来要求基建处归档。
（3）忽视档案归档。长久以来，人们一直注重工程项目施工，却忽视基建档案归档，为了使用方便，施工过程中大量基建资料就散放在施工单位或基建部门管理人员的手头，加之基建工程往往经过多次转包，使得涉及单位多，人员变动大，工程竣工后，也没有及时加以收集整理，所以，学校过去很多已经竣工的工程，基建资料缺失严重，目前基建处已派专人按项目逐一清理这批基建资料，以便尽快归档，但要补齐缺失的资料还是有一定的难度，
4新常态下高校基建档案收集工作建议
在新的形势下，因建档案收集不全造成利用难的问题引起学校领导的关注，使得我们完整、系统收集基建档案难度大的现状得到了改善，给予我们基建档案收集工作一个良好契机。为了有效地收集高校的基建项目档案，确保基建档案的完整、系统，准确，须实行下列有效的措施：
（1）完善档案收集渠道。通过建立完善的档案收集渠道，学校分管领导，基建处负责人要把这项工作纳入日常工作计划，在基建项目立项时，就将档案工作纳入到工程的各个阶段，并具体落实到人，制订制度，明确职责。
（2）加强领导分管协调。基建处负责人应直接主管基建档案工作，督促兼职档案员做好在建工程每个阶段的工程资料的整理工作，协助施工单位做好档案日常积累，工程各个阶段完成应及时移交工程资料，确保待工程竣工时全部档案资料的及时完整归档。
（3）指派专人负责办理。基建处档案兼职人员应该相对固定，不要临时指定，频繁更换。如果档案兼职人员不固定会直接导致他们在平时的日常工作中对基建档案工作投入的时间和精力不够，对基建档案基础工作兼而不顾，不能尽职尽责。
（4）掌握档案管理动态。基建项目从工程酝酿、决策、设计、施工到建成投入使用及维护或扩建，涉及时间长，有的大项目完成周期长，需要几年时间，对周期长的工程，学校档案部门应提前介入，随时了解基建项目的主要工程进度情况，督促、协助兼职档案员做好基建材料的收集积累工作。
（5）深入开展自查自究。基建领域是经济活动中腐败案的高发区，高校基建工作亦是如此，在新常态新形势下，高校基建档案收集工作也应该有新的思路、新的亮点。每一项工程从开始到竣工，都要把有关工程项目的每一份合同、协议、批示以及经费往来的财务凭证复印件（原件归财务档案）完整收集归档，使之成为常态，这些都对预防犯罪起着积极的作用，同时也便于学校系统利用档案开展自查自究的活动。
5结语
高校基建档案的收集工作在新的形势下既面临着困难，同时也迎来了校领导对基建档案收集工作高度重视的良好契机，我们应该抓住机遇，克服困难，吸取当前在利用基建档案时遇到资料不齐而给工作造成困难的教训，在收集基建项目档案前期资料上做足功课，下足功夫，使每一项基建工程项目从立项到竣工的资料收集完整，为日后利用基建档案打下坚实基础。
参考文献
[1] 徐一男.高校基建档案收集工作的难点与对策[J].云南档案，2009（7）：44.
一、高校档案管理文化的功能
（一）高校档案管理具有文化积淀功能。档案作为人类文明发展和传播的重要载体，在人类文化继承和传播方面有着重要的意义，所有文化的发展都离不开档案文化的积淀。高校档案是高校在发展历程中形成的重要的产物，它不仅记录了高校的办学风格、校训、教育思想、科研成果、办学传统以及精神风貌等，而且还记录了大量的教学总结、经验、心得。高校档案管理文化的积淀功能，对于学校的发展和高校文化的传承有着至关重要的作用。
（二）高校档案管理具有文化教育功能。高校档案是高校优秀文化发展历程的重要载体，它的本质属性决定了它具备一定的文化教育功能，利用档案开展教育工作是高校素质教育工作的重要手段之一，同时也是教师向学生宣传优秀思想文化的重要参考依据。
（三）存储保管功能。学校的档案室应按照相关法规的要求，将收集得来的档案信息，经过分类、编号、加工做好检索目录后，做好档案保管与存放，保证完整、安全地存储好学校档案。
（四）分析评价功能。学校档案可以用来分析评价教学质量，这已得到教育管理部门和社会的公认，只是对其分析评价结果的重视和利用力度还不够。另外，为学校今后制订工作计划提供有力的参考。
二、高校档案管理功能的转变
（一）观念导向功能的转变。由以实体管理为主向以人力资本管理为主转变档案管理强调以人为本，即包括作为服务客体的用户与作为服务主体的档案人。在以往的档案管理中较多注重于服务客体的读者用户的层面，认为以人为本只是指面向用户、方便用户，以用户为中心，而对服务主体的档案人重视不够。在知识经济条件下，档案人不仅仅是收集、整理、保存、提供利用档案，更是档案信息资源建造者和维护者。
（二）管理征集功能的转变。高校的档案管理应根据学校规模和档案馆（室）所藏档案卷宗的数量设置档案馆（室），负责学校档案信息资料的收集、立卷工作。通过调查发现，高校档案馆（室）征集管理功能普遍薄弱。有的还停留在各部门、单位交什么就收什么的状态。据笔者了解有的高校基本建设工程图纸、一些重大活动的图片资料都没有收进档案馆（室），学校需用时还要到上级有关部门借用，甚至另行购买，这给学校在经济上造成很大的浪费。作为学校的档案管理机构，就其收集档案信息这一功能来讲，其管理功能应表现在能够及时、完整、准确地把具有凭证作用和保存价值的档案资料全部、规范地征集到档案馆（室），这才是完全履行了自己的管理职责。
三、高校档案文化新功能的构建途径
（一）提高高校档案管理人员基本素质。对于档案管理工作，要选择具有政治可靠、作风正派和责任心较强的人员负责，在职期间加强对他们的教育和培养，充分发挥其积极性与主动性。由于高校档案工作人员素质与高校档案管理工作有直接关系，因此档案管理工作人员，应尽快提高自身的专业水平，通过培训学习，提高档案管理质量，才能为社会发展和经济建设提供更多有价值的高校档案信息资源
（二）改善高校档案的功能。要做好档案的管理工作，对档案的功能必须重新进行定位，对传统档案的功能，应当保留的重要部分，需要加强，同时还需要进一步丰富与扩大新时期档案管理工作的内涵，要积极创造条件改善新时期档案的功能，不仅要满足新时期对于档案信息的需求，还必须完善并丰富档案内容，在新时期，为建设小康社会，更好地为社会和广大企业，为所需要的各类信息提供全面的档案服务。
（三）加强高校档案馆基础业务建设。高校的档案管理工作对于高校的文化传承和发展有着重要的作用，应该在档案形成的整个过程加大管理力度，做好档案管理的基础工作，充分地发挥出高校档案的作用和价值。第一，高校档案由于涉及面较广，档案的种类繁杂，在进行档案分类的过程中可能会出现分类模糊不清的状况。档案管理人员应根据档案的不同性质形成有效、条理清晰的分类，建立档案检索体系。第二，高校应根据自身的特点和办学宗旨创建具有本校文化特色的档案馆藏室。第三，高校应加强对于档案知识和重要性的宣传，鼓励广大学子加强档案的收藏和保护意识，同时应加大档案捐赠的宣传，鼓励师生和广大市民主动捐献，完善学校的档案收集，使档案发挥出更大的作用。
一、树立三大意识
1．服务意识。以往，档案管理具有极强的被动性，将工作定位于保管为主。然而，随着当前形势和社会发展的需要，档案的经济价值、市场价值逐渐显现出来，这就要求档案管理人员树立超前服务、主动服务意识，深入社会调查研究，了解信息需求方向，充分发挥好档案信息资源的作用，服务经济社会发展。2．安全意识。有些档案涉及到国家安全和社会稳定，有些档案关系到企业竞争与发展，有些档案影响到个人隐私与生活，因此，档案管理人员应该树立较强的安全防范意识，防止档案泄密事件发生。3．创新意识。创新是工作持续改进、不断再上新台阶的动力，新形势下，以往那种因循守旧、墨守陈规的工作做法将不再适应。因此，档案管理人员必须树立创新意识，勇于探索、勇于创新，不断研究共性的、规律性的新问题，提出创新的决策对策和办法。
二、打造三类能力
1．操作能力。要成为一名合格的档案管理人员，最基本的是要具备实际操作技能，具体包括档案文书立卷、档案整理、编目、鉴定，档案著录、标引、档案的保护等。
2．管理能力。要成为一名优秀的档案管理人员，除了具备基本操作技能外，还需要打造自己的管理能力。档案管理工作涉及到收集、整理、鉴定、保管、统计、开发利用等一系列程序，如何能够协调处理好这些程序的衔接，必然要求具备一定的管理能力。
3．学习能力。适应新形势的要求，档案管理人员还必须具备学习的能力。当前已经进入终身学习的时代，不会学习将会成为新时代的“文盲”。同样，档案管理工作内容、技术也在日新月异，不主动学习、不善于学习，将最终会被淘汰。
三、新形势下档案管理人员素质提升对策
档案管理工作整体水平的提高关键在于人才素质的提升，这既是当前档案管理工作的重点，也是实践中的难点，提升档案管理人员素质具体需要从以下几个方面着手。
1．营造良性竞争氛围。首先，单位要改变对档案管理部门的认识，树立“档案管理也能出效益”的理念，将其置于与其他部门同等重要的地位;其次，部门内部要建立以“竞争、激励”为核心的文化氛围，引导档案管理人员的思想行为;最后，要制定一系列相关的政策和措施，落实和保障竞争理念的实施。
2．建立完善的激励体系。理论上，激励包含正激励和负激励两个方面，即奖励和惩罚。实践中，激励机制的运行可以极大地促进档案管理人员素质能力的提高。奖励措施:针对档案管理工作人员的表现，可以制定一系列的奖励措施。例如，对做出创新贡献、业务能力突出等相关人员给予一定的奖励。奖励可采取物质和精神相结合的方式，并充分利用提拔晋升、发放奖金、精神鼓励等具体方法。惩罚措施:建立以“末位淘汰制”为核心的惩罚体系，对工作不思进取、成绩落后的档案管理人员采取待岗培训、停职停薪、辞退等处罚措施，切实改变以往那种“大锅饭”的平均主义和“鞭打快牛”的错误思想。
3．健全考核评估制度。激励机制的实施必须以公开、公平、客观的考核评估结果作为依据，这就要求健全考核评估制度。制定考核标准从意识、能力、精神三个方面考虑，评价内容细化为服务态度、服务效率、创新成果、安全保密、业务操作、管理水平、学习成效、工作作风等多个项目，广泛征求群众意见，设立相应的评分标准，进行定量和定性评分。
一、高校科研档案管理的主要内容
高校科研档案是科研活动的原始记录，也是科研管理中不可或缺的一个重要环节。科研档案是人们在从事科学研究活动中形成的、并经过一定整理的、具有保存价值的、归档保存的文字、图表、数据、声像等各种形式和载体的历史纪录。科研档案工作的主要任务是认真贯彻执行国家和主管部门制定的有关方针、政策、条例、办法，正确地组织科研材料的归档，科学地做好保护与管理工作，充分发挥科研档案为教学服务，为科研服务的作用。
目前，高校科研档案建立的主要内容根据它为学校的发展研究和为科研工作者所提供的信息可分为三个方面，即从事科学研究的专家学者的人员信息资料；在各自的学科领域取得的科研成果的信息资料；各级各类有关科研的指令性文件和通知等信息资料。
1.提供科研人员信息资料，主要是归整学校从事科学研究的专家、学者以及课题研究的整个研究梯队的组成人员的个人资料，包括从事研究的学科以及在其研究领域取得的重大成果的介绍材料；
2.各类科研成果材料主要包括：一是学校和各级各类科研项目的归档，这是科研档案管理的重中之重，从项目的申请，研究方案的设计论证，立项计划下达的通知和文件，经费的控制与使用进度，项目最终完成的科研咨询报告和研究成果，结题报告和专家鉴定意见的原件和复印件，应用类研究还要包括应用技术成果和科技成果的转化与推广，存档材料包括验收证书，专利证书以及有关检测证明和鉴定、验收技术资料原件和复印件一套。二是科研人员和广大教职工在正式发行的学术期刊发表的在学科领域有建树、有影响的科研论文，正式出版的专著、编著、译著、教材、工具书、参考书和作品等以及获得各级各类奖励的成果，全部按所在部门登记，按统一要求填写相关表格并提供原始材料及复印件进行归档。三是整理、归档上级和学校下达的有关科研方面各类文件以及上报的各级各类科研统计报表，以便查阅上级部门的指示、指令、决定等意见和学校有关科学研究的政策和规定，了解学校发展状况，把握方向，保证科研工作的顺利开展。
二、新建本科院校科研档案管理存在的问题
新建本科院校由于师资力量和水平的限制，原有的科研技术薄弱，在组建初期，科研管理工作重点放在对全校科研的宏观管理和一系列规章制度的建立和完善，但对科研档案的管理没有引起足够重视。大多没有建立科研档案的收集、立卷、保管等规章制度，科研档案的管理几乎处于空白状态，即使在做的科研档案的归档、管理工作仅局限于对学校科研项目立项、获奖科研成果、科研文件的收集保存，缺乏保存科学研究整个过程的原始记录和材料，大多数都是在课题完成和成果获奖后粗粗收集，便移交到学校综合档案馆。新建本科院校科研档案管理主要存在的问题有三个方面：
1.科研档案缺乏完整性、系统性，普遍存在各种立项资助项目材料较多而教师自发科研项目材料较少的现象，有些立项资助项目档案材料也残缺不全。有的科研课题有开题报告，缺论证意见。有的科研课题材料的只有研究总结或成果论文，缺乏科研计划、设计方案、技术报告、实验记录、数据分析、成果鉴定推广等方面的资料，尤其缺少核心部分技术内容和大量研制阶段的材料。
2.科研档案材料原件少，复印件多。课题在鉴定、报奖时上级部门需要提供原件，而原件的份数有限，所以出现科研人员只向档案部门移交复印件的现象。科研档案作为科研活动的真实记录，它是日后查考、研究和处理各种问题的凭证，如果归档文字性材料中复印件增多，必然使文件失去它应有的价值。
3.科研档案材料分散在各处。由于高校科研人员肩负着教学与科研双重任务，对高校教师的考核也是多方面的。因此，普遍存在一个科研课题的材料分散于各部门的现象，一部分材料在系里，一部分在业务档案里，一部分在行政档案里，一部分在科研档案材料里。这些情况导致科研档案材料的零散状态，不利于科研档案的综合管理和利用。究其原因，主要是：（一）科研人员对科研档案工作的重要性认识不足，由于当前许多研究人员没有认识到科研工作档案工作的重要性，把自己的研究成果视为个人私有财产，许多珍贵材料不愿意上交，一方面怕归档后得不到有效保存，另一方面则担心以后要做进一步的研究时查阅不方便，或者会泄密、失控，这样很难保证档案材料的完整性、系统性。即便一定要归档，也只会将有关材料的复印件归档。（二）科研档案管理缺乏有效的管理体制，由于新合并组建的院校，科研机构重组，二级院系重新整合，不少科研人员的隶属关系发生变化，科研档案管理没有得到理顺，科研档案的立卷、归档、编研、利用和计算机档案管理系统等方面的业务工作没有一个统一标准，各二级学院没有设置档案室或专职档案员，管理松散，加上有些学校校区分散，更增加了科研档案的管理难度。
三、加强新建本科院校科研档案管理的途径
1.强化科研人员的档案意识。通过多种形式宣传《档案法》、《科学技术研究档案管理暂行规定》、《普通高等学校档案管理办法》等法律、法规及档案知识，提高科研人员档案法制观念，认识科研档案建设工作的重要意义，让科研人员明确“负责科研文件材料的形成、积累、立卷、归档”是其应尽的职责和义务，从而在思想上重视科研档案工作，自觉承担起积累科研档案资料的义务，主动履行科研档案归档的职责，增强科研管理人员自身的档案意识。
2.建立、健全科研档案建设与管理制度。按照《科学技术研究档案管理暂行规定》的规定，建立符合高校实际的科研文件材料的形成、积累、整理和归档制度，在日常工作中实行“三纳入”，即将科研档案工作纳入科研管理制度，纳入科研工作计划，纳入科研人员的工作职责范围。同时做到四同步，即下达科研任务与提出科研文件材料的同步；检查计划进度与检查科研文件材料形成同步；验收、鉴定科研成果与验收、鉴定科研档案同步；上报登记和评审奖励科研成果与检查科研档案归档情况同步。具体做法是：第一步，要在科研项目下达后，课题负责人主动到档案室备案，领取“归档须知”、“科研记录本”等；第二步，科研课题完成，或经过鉴定、验收后课题负责人将科研课题三个阶段的材料全部收齐，移交档案室，才算科研课题结束；第三步，课题结束经费结算时，要有档案部门归档合格签字或盖章后，科研管理部门才能同意财务部门结算；第四步，申报各类奖项时，必须由档案部门验收，加盖验收合格章后，科研管理部门才能办理申报手续。
3.配备机构和人员，提高科研档案管理人员的业务素质和水平。在高校科研管理部门设立专门的科研档案室，配备专职档案员。校区分散的高校还可建立二级院系科研档案室，并配备兼职档案员，二级院系科研档案室主要是对纳入学校科研处管理的科研项目，负责指导、督促或参与其科研档案的立卷和归档。对非纳入科研处管理的科研项目，负责立卷和归档的全过程工作。建立本院系的此类档案，并根据规定提供利用服务；参加学校组织的有关学科科研档案的编研工作。要加强科研档案管理人员队伍建设，通过进修和培训，不断提高科研档案工作人员的业务水平。还要建立奖励惩罚机制，充分调动科研档案管理人员的工作积极性，对工作表现突出的人员，除公开表彰奖励外，在职称评聘和职务晋升上，予以充分体现，从而激励并促进档案管理人员的整体业务水平和业务素质的提高。
4.运用现代化管理手段，管理和利用科研档案信息资源。高校校园网络的建设和使用为科研档案的管理提供了便利条件，近年来新建本科院校的科研档案数量在不断增加，原来的手工操作管理已远远不能适应当前高校科研发展的要求，因此，把计算机、光盘、复印机、多媒体等先进技术和设备运用到科研档案的收集、整理工作中，利用网络传输，将有关科研文献、数据、图纸等科研档案信息联机上网，既便于查阅也便于管理。网络化的管理提高了科研档案信息资源的利用率，同时也提高了科研档案的管理效率。
一、近年来高校毕业生就业工作回顾
（一）高校毕业生就业政策制定不断完善
自2009年以来，我区先后出台的相关文件形成了促进高校毕业生就业的“1+9”政策体系，组织实施的相关就业计划形成了 “大学生村官”、“三支一扶”、西部志愿者、特岗教师、社区民生工作志愿服务、中小企业人才储备等6项高校毕业生服务基层项目，加上机关和事业单位招考、市场就业、人才派遣以及创业培训和就业见习，总计12项促进高校毕业生就业工作。自治区财政及其就业专项资金每年都要至少拿出两个亿的资金用于促进高校毕业生就业工作。
（二）高校毕业生就业政策宣传逐步扩大
通过电视台、电台等多家媒体开辟专栏，宣传我区促进高校毕业生就业的各项政策；向全区广大高校毕业生和有关部门发放了《高校毕业生就业计划政策宣传》的宣传单页和《高校毕业生就业政策问答》宣传手册。另外，举办了高校毕业生就业政策宣传培训班，向各盟市负责高校毕业生就工作的工作人员和各高校负责就业指导工作人员宣讲我区高校毕业生就业政策。
（三）人才市场成为高校毕业生就业主渠道
通过举办人才交流大会、专场招聘会和网上招聘等方式，积极为毕业生就业服务。人才市场是主渠道，中小企业是主方向，2010年通过人才市场实现就业人数为5万人。据统计，2009年和2010年，通过人才市场实现就业的应届高校毕业生占其当年总数的比率分别为53.4%和58%，都在50%以上，总数达10万多人，是促进高校毕业生就业工作中名符其实的主渠道。
（四）其它人才公共服务项目发挥着积极的辅助作用
全区各级人才交流服务机构及人才市场已经成为促进高校毕业生就业的主要平台和服务窗口，集“政策、项目、资金、平台和窗口”建设于一体的体系框架初见端倪，“政府促进就业、人才市场调节就业、高校毕业生自主择业”的工作格局初步形成。全区人才交流服务机构接收、调转、存放和管理高校毕业生档案达20万份以上，并提供了社会保障、职称评定、户口托管、评价派遣、流动党员管理、鉴证仲裁等相应的人才公共服务，有力地促进了高校毕业生就业。人才派遣计划就是根据企业人才需求为各类企业特别是大中型企业提供人才派遣服务。2010年我区人才派遣服务已派遣高校毕业生5234人。
（五）创业培训和就业见习力促高校毕业生就业
2010年我区共有就业见习基地300多家，国家级就业见习基地6家。我区共有8333名高校毕业生参加了就业见习。2010年我区共有3601名高校毕业生参加了创业培训。
二、当前高校毕业生就业工作的进展情况
今年年初，自治区政府专门召开了全区电视电话会议，明确了今年我区就业工作的主要目标和任务：适应加快转变经济发展方式的需要，进一步加大工作力度，不断完善政策措施，多渠道开发就业岗位，积极开展就业指导和服务，充分发挥高校毕业生服务基层、机关事业单位招考、人才储备、创业培训和就业见习等促进高校毕业生就业计划的载体作用，力争到年底使9.5万名高校毕业生实现就业或落实就业去向。
今年，我区应届高校毕业生首次突破10万人，达10.1万人，比上年增加7000余人，创历史新高。自治区人才公共服务部门负责开展12项就业计划中的市场就业、人才派遣、创业培训和就业见习。截至5月底，全区举办各类人才招聘会329场次，共有23746名高校毕业生签订了就业协议；为大中型企业派遣3279名高校毕业生；组织1617名和2130名高校毕业生分别进行了创业培训和就业见习。通过组织实施上述计划和其他8项工作计划，今年前5个月，我区共有3.2万余名高校毕业生实现了就业或落实了就业去向，占应届高校毕业生总数的32%。
三、存在的问题和思考
（一）存在的问题
经过多年的改革探索，我区人才公共服务平台为促进我区高校毕业生就业做出了重大贡献。但是，人才公共服务体系建设在我区这样一个经济社会欠发达的少数民族自治区还存在诸多困难和问题，想更好地促进高校毕业生就业还有诸多制约和阻碍。
一是高校毕业生人数增长迅速，结构性矛盾十分突出。近年来高校毕业生人数大幅增长。2011年我区毕业生首次突破10万人。据统计，十二五期间每年高校毕业生人数仍将保持高位，我区将连续三年在10万人以上。多数高校毕业生希望在机关事业单位和国有企业就业，希望在经济发达地区和城市生活和就业，到基层、中小企业就业的积极性不高，结构性矛盾依然十分突出。
二是服务经费不足，没有列入财政预算。作为基本公共服务，人才公共服务应该主要依赖财政的支持。由于高校扩招以来毕业生总量激增等原因，打破了原有的人才市场供求的相对平衡。而现行有关政策法规还难以根据社会需求变化及时修订，人才公共服务机构的服务职能还没完全得到“正名”，所需经费没有列入财政预算，处于“一事一议”地临时拨款甚至缺位状态，对人才公共服务体系发展形成严重制约。
（一）高校民生档案数字化管理彰显了服务师生、以人为本的管理理念。民生档案是“关注人的生活品质的档案，在档案资源的建设、管理和服务的过程中，要以提升学校师生员工的生活品质作为民生档案工作的价值导向。”由于以往的档案管理工作桎梏，档案管理人员工作态度不佳，经常会出现重物轻人、重领导轻员工、重机构轻个人的现象，致使师生员工对档案馆及档案管理工作人员意见很大。而民生档案管理工作要坚持以师生为本，切实把师生员工根本利益需求作为档案工作的初始点。进一步实施民生档案数字化管理，可以改善档案管理人员的工作环境，减轻档案管理人员的工作强度，使之能够更好地关注师生员工的切实需要，解决师生员工的各种民生档案问题。
（二）高校民生档案数字化管理解决了分散和集中、定式和灵活之间的矛盾。一是高校民生档案数字化管理需要档案馆要和其他部门进行系统对接，实现档案信息的有效沟通和传递，只要和其中一个部门进行联系，就可以查询到与之相关的民生档案信息。这就解决了当前民生档案分散管理和师生员工集中查询和使用之间的现实矛盾。二是实施高校民生档案数字化管理，不仅仅是简单地将各种民生档案目录实现电子信息化管理，或是简单地讲纸质文档转化成电子文档或图片，而是要充分利用信息网络媒介，搭建民生档案管理、查询、共享平台，供师生员工不受时间、地点限制进行自动化信息查询，实现权限申请、全文查询下载功能，从而解决档案定式管理和师生员工便捷利用之间的矛盾，最大限度的满足师生员工的切实需要。
二、高校民生档案数字化管理的原则
（一）循序渐进原则。高校档案馆库藏量大，各类民生档案纷繁复杂，在进行数字化转化时，不能一蹴而就，而需要对馆藏档案进行全面分析，明确档案资源信息的范围，以方便服务广大师生员工所需为目的，逐步地将保存价值较高、利用频率高的档案进行数字化。以教师的教学档案为例，教师的教学档案信息由所授课程名目数量、教学学期和年工作量、教学评价、发表的研究论文数量和级别、承担的科研项目等等，这些信息是教师职称评定、评奖评优、目标考核时，评定机构需要的重要信息来源。高校民生档案数字化管理具有一定的阶段性和持续性，因此档案管理者循序渐进，分清轻重缓急，逐步实现数字化管理。
（二）科学整合原则。民生档案都是与师生员工的生活工作利益紧密相关，如果民生档案丢失或者损坏，将给师生员工带来巨大的损失，也会给档案管理工作造成不必要的麻烦。因此在高校民生档案数字化管理过程中，要根据不同主体的各类档案信息的重要程度和使用频率，进行科学的整合，并结合档案载体的实际状况，选择适合的管理方式和保存形式。通过对教师民生档案进行集中整合，可以分为教师的个人人事信息档案、教学档案。就教师个人人事信息档案来讲，就可以用纸质文档形式进行保存，而对于教师的教学档案档案信息就可以采用纸质和电子相结合的方式进行管理。
（三）保密监控原则。在高校民生档案数字化管理过程中，虽然系统灵活的管理方式给广大师生员工查询和使用带来了很大的便捷，但是同样也带了很大的安全隐患问题。因此，在数字化管理进程的始终都应该做好保密监控工作。在高校民生档案数字化转换的初始阶段，一般会采用委托外包加工，对大量的档案库存进行集中处理，这时就需要档案管理人员参与其中，进行全程监控，尽力保证档案材料的完整性、安全性和保密性。在使用网络平台进行档案数据库建构、整理归档过程中，要做好网站的安全保护措施。通过杀毒软件、防火墙技术、网络安全检测、信息加密技术、用户身份权限认证等，保障数字化档案的安全管理和使用。
三、高校民生档案数字化管理的实现途径
（一）做好高校民生档案数字化管理的整体规划。实现高校民生档案数字化管理仅仅凭借几台现代化的办公设备和简单的登记扫描，很难达到数字化档案管理和使用的双重需求。“档案数字化是一个体制化、系统化的过程，需要建立基本的规划，有明确的阶段性目标和切实可行的方案。”首先，从学校层面来讲，要高度重视民生档案数字化管理的重要性，做好总体规划和布局，保障民生档案数字化管理的有效实施。学校领导要将民生档案数字化管理纳入到数字化校园建设的整体布局之中，要充分发挥民生档案数字化管理对学校发展和服务师生员工的重要作用，在宏观布局、管理规划、各部门之间的协调予以统筹与指导，在资源分配、资金支持、政策倾斜等方面予以保障。其次，提高档案馆领导和员工对民生档案数字化的认识，做好相关工作的布局与安排。高校民生档案数字化管理不是一朝一夕的事情，因此，档案馆领导要做好实施规划和工作计划，不仅要保证技术、资金和设备的支持，还要根据档案管理人员的专业背景、工作经验等合理安排各项工作。
（二）加强建设高校民生档案特色资源管理库。高校民生档案数字化管理的目标就是要提高档案管理的效率和水平。因此，在进行数字化管理过程中要根据高校民生档案的特性，建立专门针对高校师生员工工作性质和特需要求的民生档案数据库、全文数据库和多媒体数据库等。比如对教师教学科研基本信息数据库的建设，就可以满足人事部门在教师职称评定时，通过查询教师教学科研档案库，就可以知晓申请教师的基本条件，是否达到晋升的要求，避免了教师奔跑于各个进行登记、证明等繁琐的程序。对于高校民生档案数据库的建设，应该从两个方面着手：一是要深入调研，切实了解校内师生员工的切实需求，以满足师生员工档案使用需求，提高师生员工生活工作便利性为基础，建设行之有效的各类数据库；二是要根据实际，结合学校发展规划，有计划有步骤地建立为各个部门工作所需的特色资源库，如教学名师档案库，可将教学名师的教学录像、教学图片、教学大纲、教案等等信息纳入到资源库内，为学校对外宣传，申报更高一级的项目提供全面的档案信息资源，从而为学校节省了人力和物力资源。
（三）提升高校民生档案管理队伍工作水平。高校民生档案数字化管理需要不同载体的数字化转换，各类数据库的筹建、档案管理软件的开发与应用、多媒体系统的存储与利用、档案信息系统的综合管理等，在这一系列的过程中，对档案管理人员的综合素质要求很高，不仅要具备专业的档案学专业理论知识，还要熟悉和精通网络系统、应用软件的使用与开发。首先，要组织档案管理人员熟悉和明确各自负责领域的工作环节、工作要求以及工作所需的各种素质和能力，通过比照发现自身的缺点和不足。其次，档案馆领导要组织员工去民生档案数字化管理的先进单位进行观摩学习，了解先进的管理理念和科学有效地管理模式。在借鉴外在的成功经验的基础上，探索适合本单位的民生档案数字化管理机制，提升档案管理水平。最后，要通过多种渠道提升民生档案管理人员的综合素质和能力，优化档案管理队伍。档案馆领导要结合本单位员工的实际情况，按时按需选派员工外出学习和培训，提升档案管理队伍的综合素质，同时也要结合实际工作需要，引进高素质的工作人员，深入优化民生档案管理队伍。
