时间：2023-06-05 10:15:58
开篇：写作不仅是一种记录，更是一种创造，它让我们能够捕捉那些稍纵即逝的灵感，将它们永久地定格在纸上。下面是小编精心整理的12篇高效办公方法，希望这些内容能成为您创作过程中的良师益友，陪伴您不断探索和进步。
关键词：信息技术；办公自动化；办公效率
1简述办公自动化
1.1办公自动化定义
办公自动化定义广泛，泛指通过将新兴技术与手段融入办公工作中，以改进传统的办公方法。办公自动化是对传统办公手段的一次突破性改革，其借助现代信息智能技术，智能地分析和整理海量数据与庞大数目的资料，减少了人为的干预因素，不但能够有效将办公效率提高，还能减少一些不必要的人为错误。其核心在于实现计算机信息技术的合理应用，从而提高生产劳动的效率。因其会极大地加快行业的发展速度，故而当今社会的任何领域都离不开办公自动化的协助。
1.2办公自动化的特点
1.2.1安全性办公自动化大大提高了文件及数据的隐蔽性能，使其更加安全。通过尽量避免人为手段实现对重要文件的保存，从而降低泄露机密的风险，有效遏制了信息的恶意扩散现象。
1.2.2完备性引入办公自动化，使得往常由于人为的不当处理而导致的文件丢失、数据缺失等问题从根本上得到解决，也有效地提高了办公效率，使办公效率有了质的飞跃。
1.2.3智能性办公自动化通过高精度的算法和智能化的处理手段处理数据、整理文件，智能地分析办公中遇到的各类问题，并通过机器学习筛选出最优的解决手段。计算机所具有的超高的运算速度与传统人工方式的速度不可同日而语，以其优秀的速度能够更便捷地实现对相应解决措施的探求。
1.3办公自动化技术的意义
办公自动化的落地，可有效实现对现有组织结构的改善，甚至管理体制的优化。其在进一步提升效率的基础上，实现了协同办公能力的增强，为产生正确的最优决策提供了可靠的支持。计算机信息智能技术在办公自动化的应用中，具有相当的重要价值，对其，我们必须给予高度重视，尤其是自动办公系统的优化升级。将计算机信息智能技术与办公结合，一方面通过信息共享能够提升各部门之间的协作能力，在实时的交互工作模式下，保障信息的安全性与准确率，还能使办公内部环境得到改善，极大地提升办公者工作的活力和积极性；另一方面，通过优化资源的形式，合理利用已存资源，同时能够有效地规划资源，从而减少办公成本的开销，使单位用户具有更优异的经济效益。
2计算机技术在办公自动化的应用现状
2.1计算机技术应用的优点
2.1.1优化办公环境由于现代自动化办公与计算机信息智能技术的紧密结合，导致办公空间紧缺不再成为限制办公工作的难点。由于计算机可以实现交互式办公模式，使得现在的办公方式由传统的办公室办公转变为在任何时间任何地点办公，实现了办公环境的多样化。在不约束办公环境的基础上，办公者还可以在互联网平台上实现方便快捷的工作私密交流，既优化了办公环境，又保证了相关通知以及涉及私密技术的信息能够安全及时地传递给各位相关工作者。
2.1.2改善信息运作效果在高速发展的信息化时代，信息数据的使用效果关系着企业的生死存亡。为了保障企业的竞争力，使其能够稳定生存与永续发展，要求企业决策者能够及时全面地了解企业自身的实时信息以及竞争公司的发展情况，并以此为基础，作出符合企业自身发展的决策。当下计算机信息智能技术在办公方向的应用，能够有效提高重要信息的传递速度，改善了信息的运作效果，一方面使企业决策者通过快速了解信息提升企业自身竞争力，另一方面也提高了公司员工的工作效率。
2.1.3降低办公成本由于计算机高效、便捷、去纸化的特点，使得使用者可以实现在互联网上进行办公，省去了办公地点和大量不必要的办工耗材。
2.2应用现状中存在的问题
2.2.1决策者对计算机技术理解不到位决策者应该深入了解结合计算机信息技术后的现代自动化办公方式。这种方式，不仅表现在软件系统的层面，更体现在对于硬件设施的需求。目前许多决策者认为购买完相应的收费软件，便大事告成。更有甚者，直接将办公系统外包给相关团队，自己成为了甩手掌柜。这是一种错误的认知，无论是往小的层面看一台个人计算机，还是往大的层面看一台大型Linux服务器，都需要精细的物理层提供支撑。换句话说，只有当硬件物尽其用，才能充分发挥软件的作用。这就要求决策者充分理解计算机技术，实现对物理设备的优化，只有这样才能有效处理信息和实现对数据的管理，促进办公自动化进一步发展。
2.2.2部分办公人员专业素养不高计算机信息技术与办公方式的结合，凸显出目前的工作层面仍存在大量问题。其中最关键的一点便是大多数从业人员的相关技术掌握不牢。由于新手段对使用者的操作水平提出了高标准、严要求，所以员工需要学习新兴技术来提高自己的竞争性。然而对于员工而言，这并非一件易事。无论学习新技术还是熟悉新的工作方式，都需要一定的时间和大量的知识储备。一旦使用者无法妥善运用新软件、新技术，无法接受新的工作方式，那更新的办公自动化系统将远远发挥不出其应有的水平，甚至会由于平白增加工作量和由于不熟练导致的错误，远远落后于传统办公的效率。
2.3解决方案
2.3.1提高容错性通过计算机信息技术的应用，不再畏惧体量大的数据，实现对海量数据的有效分析，是办公自动化最为关键和鲜明的特点。用户可享受计算机技术的应用成果，根据不同岗位、不同功能的办公自动化软件，通过简单命令，对其工作内容进行定向处理。该系统还可以根据员工级别的不同，实现对数据库中的数据进行权限设置。在计算机信息智能化技术的基础下，对文件的修复也不再局限于艰难的一次性处理修复困难，而是通过运用不同手段对数据进行修复，还可以撤回操作，从而提高数据处理时的容错率。
2.3.2优化员工结构源于计算机信息技术的现代办公模式，要求我们对员工的分工进行重新架构，取消不必要的岗位与增加新技术岗位。企业应该加大对员工技能的改革力度，如果员工无法适应新的工作形式，无法成功应用新技术，可以适当辞退；对于可以适应新方法和新技术的员工，应当给予适当鼓励，以此来实现对员工结构的优化。
2.3.3提高决策者对行业的理解只有增加决策者对计算机技术的理解，才能实现上下级员工之间以及各职能部门之间的沟通协作，使原本的工作充满活力，进而调动个人的创造力，最终实现行业的发展。其次要让硬件物尽其用，从而推进软件发挥其作用。决策者实现对物理设备的优化，再结合软件有效处理信息和管理数据，使办公自动化再上一层楼。
3计算机技术在办公自动化未来的发展
3.1实现无距离办公
由于计算机技术与办公自动化的程度，降低了对于工作环境的要求。在未来，应当更致力于实现无距离办公，使员工在任何时间任何地点，都能够直接连接自动办公系统进行办公。例如国内的华为公司，该公司的华为云，正有意拓宽其在该目标上的路径，率先突破办公环境的无距离办公，其带来了更加便利的工作效率，使工作质量更加优秀，以此实现工作的长足发展。
3.2应用在视频技术方面
视频对话办公技术的产生对单位用户实现远程操作具有极其重大的现实意义。视频对话的工作形式现在已经在各重大场合中被广泛应用，国内各大高校和单位用户已经将视频对话技术应用在学习和工作当中。随着该项技术的深入研究，以视频软件为终端的会议的应用效果也将得到不断提升。
关键词：企业管理；OA；ERP；结合；企业管理系统；应用
中图分类号：F270.7 文献标识码：A 文章编号：1007-9599 (2012) 12-0000-02
一、OA与ERP概述
OA，是指办公自动化英文Office Automation的缩写，是一种新颖的办公方式，它结合了计算机的网络功能和现代化办公方式，是目前新信息技术革命中相当活跃并具备很强生命力一个全新的技术应用领域，毋庸置疑的说是信息化革新与发展的产物。通过计算机网络，企业内部的员工可跨地区、跨时间协同完成工作。在工作的整个流程中，注重对员工和工作过程的管理，以此来完成对具体事务的管理。通过此系统而使用的交换式网络，将更加方便与快捷的相互传递信息，深化拓展了办公方法，完全实现了高效率的办公。在当前企业所使用的OA系统中，很多是基于lotus Notes平台而开发，因为这种平台具有很好的优势，它的管理功能和非结构化数据存贮管理功能以及工作流定义都非常的灵活、强大，是一个理想的以公文流转为重要内容的自动化办公系统的开发平台。当前很多运行状态比较好的OA，都是在这个环境下开发而来的系统。
ERP，是指企业资源计划英文Enterprise Resource Planning的缩写。比较倾向企业的业务管理，优化并固化了业务流程。ERP主要侧重对物流、物料和资金的管理。ERP的导向主要是结果，主要包括系统整合企业所有的每项资源。此系统最早在1990年由美国的一家咨询公司提出的，最早应用的行业是制造业，以后慢慢的拓展到其它的行业。ERP发展之初，其概念具有十分狭窄的空间，单单局限于制造业行业企业的资源计划部分。但随着引入了企业业务流程重组管理和企业供需链管理等一些管理理论，ERP的管理对象也相应扩大到了企业的物、人、财、信息等一切资源与企业产品的产、供、销等一切业务。ERP拓展并集成了企业内部所有管理功能的全部信息，并且也大大超出了企业自身的业务范围，集成了所有供需链上一切的相关业务信息。通过信息整合手段与技术整合和控制了企业相对分散的业务过程。
二、OA与ERP的关系
OA这种办公自动化应用系统，集信息处理、知识管理和企业业务流程于一体，将企业使用的决策支持系统升级成决策智能系统，其核心是知识管理，为员工提供了共享知识的机制和丰富的知识学习功能，保证了系统使用人员能根据知识需求方便的跟专家学习，并能随时随地学习单位已有的知识，提高了员工在OA系统中学习的积极性和主动性，在员工创新能力不断提高的过程中，也不断提高了企业和机关的整体应变与创新能力。所以说，员工使用OA系统办公达到了从“如何做事情”上升到“知道如何做”的目的。当前，ERP解决方案和其他的应用案例都具有各自的特点，但是所有方案的最终目的都是基本一致的，在通常情况下都与“从不同的道路登上同一山峰”意义相同。不同的道路是指具体的技术手段和方法，同一山峰指的是企业信息化的设计目标。当前的ERP已不局限于企业的内部管理，已拓展到了以前不涉及的知识决策领域和工业自动化作业等相关领域。
从管理学角度来讲，ERP主要是计划和控制企业内部的全部资源，主要侧重于满足客户和准时交货的同时将企业的各种成本降低到最大限度，是通过提高企业内部工作效率的途径来提高企业的服务质量，该系统的中心是效率。OA主要是将企业运营过程中业务环节所提供的企业基础信息转化为对企业发展有利的管理信息，为企业管理人员和其他工作人员提供优越的办公环境和便捷的办公手段，使他们能够快乐、愉悦、轻松的工作。ERP和OA所关注对象是不同的，ERP关注更多的是企业内部资源的计划和控制，OA关注更多的是业务或事务处理，归纳和总结对企业有利的信息。因此来讲，OA的使用在ERP的前端，拓展延伸到了ERP之前难以完善的处理范围，而ERP就是企业管理中的全面应用。
从两个系统的设计理念上讲，ERP的主要业务流程是比较固定的，但很多OA业务流程却非常的灵活。ERP系统在一定程度上讲又叫事务处理系统，要求准确记录企业运营过程中人、财、物等资源的发生情况，集成了企业生产、企业财务、产品库存等各部分的管理模块，显著提高了企业的自动化水平，显著减少了人力需求及人为差错，大大提高了办公效率。OA系统实现了自动化的办公流程，能够对办公流程中实施实时监控和实时跟踪，方便了不同部门和不同工作岗位之间的协同工作，在提高办公效率的同时，也实现了高效协作。
通过从管理和设计两方面对两种系统的分析，可以知道两者之间既有区别，也有联系，二者的最终目标就是要使企业的利益实现长久化和最大化，取得最高的投资回报率。
三、OA和ERP相结合的优势
摘要：随着计算机技术和网络技术的快速发展，人们的日常生活和工作已经逐渐变得信息化。在企业办公管理中，办公管理系统的使用，能够实现对企业资源的整合，对企业物质的合理分配，从而提高企业职工的办公效率。本文对JAVA技术进行了简析，并在此基础上分析了基于JAVA技术平台的办公管理系统的设计。
关键词：JAVA技术平台；办公管理系统；设计
在企业办公管理中，为了提高员工的办公效率，企业需采用更加高效的管理方式对职员办公进行管理，而这也为办公自动化发展提供了机会。在现代化办公中，基于办公自动化的发展，利用办公管理系统对企业员工的职责进行合理分配，转变企业办公方式，以人机共存的办公方式代替传统的人工性办公，以便达到整合资源，并提高企业员工办公效率的目的。现代化办公需要依靠办公管理系统来实现，而这也充分展现了设计办公管理系统的重要性。
1 JAVA技术简析
在SERVLRT技术基础上产生的JSP技术是一种页面技术，而JSP技术也是办公管理系统设计中最为重要的一种技术。而JSP页面技术不仅包含SERVLRT技术的优点，也弥补了SERVLRT技术存在的代码编辑速度慢这一缺陷。相较于SERVLRT技术，JSP技术的编辑语言与ASP等脚本语言更为相似，编辑人员也更容易理解。JavaScript技术作为一种具有较高安全等级的脚本语言，主要用来设计办公管理系统的驱动模块。这种技术的应用需要依靠事件驱动和对象。JavaScript技术作为连接不同对象或者客户交互的重要技术，主要被用于开发客户端程序。在HTML语言编辑中，JavaScript技术的应用能够更好地解决语言编程问题。在实际应用中，JavaScript技术所具备的优势就是代码见解，对于语言编辑不需要完全依靠服务器来实现，对电脑的性能也没有太多的要求。JavaBean组件技术在办公管理系统设计中发挥着极为重要的作用，主要用于设计系统的业务逻辑封装。因此，JavaBean组装技术较常用于设计办公管理系统的函数操作。
2 办公管理系统的设计
2.1系统设计原则
办公管理系统的设计是为了满足用户的需求，所以在设计办公管理系统的时候，应该遵循实用性原则，充分考虑用户的实际需求，以便提高系统使用的便捷性和用户工作的精准性。同时，在办公管理系统设计中，依据易用性原则进行系统设计，可以让用户使用办公管理系统时，不需要安装客户端，这在很大程度上提高了用户使用办公管理系统的便捷性。这一目标的实现主要是依靠办公管理系统中的B/S结构，该结构可以让办公管理系统在实际使用过程中，不会受到地域影响，从而让用户更加高效地使用办公管理系统。
随着企业的发展、壮大，企业所产生数据信息的数量也会变得越来越多，而要想更好地管理企业的数据信息，避免因数据信息数量过大，对办公管理系统的运行造成影响。那么在办公管理系统设计中，应随着企业的发展，对系统内存进行扩展，并逐步对办公管理系统进行完善，以便确保办公管理系统可以满足企业的发展需求。为了实现系统内存扩展这一目标，在设计办公管理系统的时候，应当依据可扩展维护原则，对系统内的硬件和软件技进行扩展。就目前而言，随着市场格局的改变，办公管理系y要想发挥更大的作用，应当及时对系统内的硬件和软件进行更新，以便更好地提高企业管理水平和员工办公效率。
2.2系统架构设计
在企业办公管理中，对办公管理系统的设计和应用，可以帮助企业实现自动化管理，提高企业员工的办公效率。目前，对办公管理系统架构的设计方式主要分为两种：一种是结构优化方法，一种是原型法。随着科技水平的不断提高，对办公管理系统架构的设计不再只是依靠单独的一种设计方式，而是结合了两种设计方式的优点去设计办公管理系统的架构。在这种设计理念下，办公管理系统不仅具备结构优化方法的生命周期，也可以让系统设计变得更有针对性。在办公管理系统设计中，结构优化方法的应用是在分析系统整体性的基础上，对办公管理系统中不同模块所承担的工作进行优化，然后利用原型法设计办公管理系统，从而让设计出的办公管理系统能够同时具备两种设计方式的优点。
2.3系统子模块设计
在企业办公管理中，对办公管理系统的使用主要分为三个步骤：第一步，用户登录办公管理系统的主页面，并验证个人身份信息。第二步，用户根据自身的需求去选择系统主页面的功能菜单。第三步，用户操作办公管理系统的子模块。从用户使用办公管理系统的步骤可以分析出，办公管理系统的子模块主要有三个，分别是用户身份验证子模块、个人通信录子模块和职工信息管理子模块。
在办公管理设计中，依据用户身份权限性设计而产生的子模块是用户身份验证子模块，而该子模块所承担的职责就是保护企业经营发展中所产生数据信息的安全，避免数据信息出现泄漏、误删等问题。用户在使用办公管理系统的时候，需要先获得系统使用权限；而当用户进入身份登录界面后，系统会提示用户登录个人身份信息，在用户输入个人身份信息并验证通过后，办公管理系统就能够被用户正常使用了。在设计办公管理系统的时候，设计人员需要设置系统信息，而用户只有登录匹配系统信息的相关个人身份信息，才能够正常使用办公管理系统。假如用户登录的个人身份信息与系统信息不吻合，则用户就无法使用该系统，需要重新输入正确的个人身份信息。
在设计办公管理系统的时候，个人通信录子模块的设计可以帮助用户更好地管理个人信息，从而提高自身的办公效率。在办公管理系统的实际应用中，用户要想使用系统的个人通信录子模块，需要先在登录页面输入个人身份信息进行验证，验证通过后会进入系统主页面，这时用户就可以选择使用主页面内的个人通信录子模块。从功能上来看，个人通信录子模块的作用是让用户对联系人信息进行添加或修改，方便用户更快的找寻联系人信息。
在办公管理系统设计中，职工信息管理子模块的设计可以帮助管理人员更加准确、清楚的掌握企业所有职工的个人信息，方便对企业职工进行管理。在办公管理系统的实际应用中，操作职工信息管理子模块的方式主要有两种，最常使用的操作方式是管理人员利用自身信息登录办公管理系统，然后选择使用职工信息子模块，最后依据企业职工的个人信息，对企业职工信息进行完善或修改。
结束语：
随着信息化发展速度的不断加快，信息化办公管理模式逐渐受到了企业的重视。在企业办公管理中，依据信息化办公管理模式而设计的办公管理系统的使用，不仅能够整合企业资源，合理分配企业职工职责，也能够提高企业职工办公效率和企业数据信息收集效率，而这对提高企业管理水平很有帮助。
参考文献：
[1].王钰博，贾志淳.基于JAVA技术平台的办公管理系统设计与实现[J].方案与应用.2016，（7）.
[2].王桂菊.基于JAVA技术平台的办公管理系统设计与应用[J].设计开发.2015，（8）.
炼内功促管理
三元食品（全称北京三元食品股份有限公司）前身是成立于 1956 年的北京市牛奶总站，1968 年更名为北京市牛奶公司，2001年改制成为北京三元食品股份有限公司。
目前，三元食品已在内蒙古海拉尔市、河北迁安、石家庄、天津静海、广西柳州等地设立生产基地，旗下产品涵盖屋型包装鲜奶系列、超高温灭菌奶系列、酸奶系列、袋装鲜奶系列及各种乳饮料、冷食、宫廷乳制品等百余品种，销售网络覆盖北京各城区、郊县及全国50多个省、市。
随着三元食品经营规模日趋扩大，企业内部管理成本不断增加，对业务管控要求也在提升。
当下，对于三元管理团队而言，如何探寻出一条适合自身发展的“内功”修炼之道，显得尤为重要。
而搭建一套协同办公平台系统，对生产经营中的方方面面进行规范管理、理顺流程，提高沟通效率，同时加强风险控制，及时发现、规避业务风险，则成为三元食品提升企业协同管理水平修炼内功的重中之重。
为此，三元食品开始思考如何通过引入先进的信息化技术实现业务升级，为解决企业面临的难题提供有效解决途径。
结合现状，三元食品管理层明确了系统建设需求，即建设一个全面、严谨、快速响应、稳定、移动的平台。据三元食品信息部经理张铁军介绍，全面的平台是指可以支撑全公司所有办公、进行多组织管理的基础平台；严谨的平台是指将制度和流程进行电子化；快速响应的平台指的是可灵活适应制度及业务的变化；稳定则强调了该平台保证公司正常业务的进行的重要性；移动的平台则可保证企业可以远程进行批复。
流程驱动管理
三元食品信息部经理张铁军表示：“我们经过甄选评估，选择IBM的智慧协作平台，主要基于三方面考虑：第一，它的技术成熟；第二，其易用性和开发性能够满足我们的需求；第三，合作团队须具有丰富的项目经验，而 IBM 恰好能够符合我们的需求。”
据介绍，该协同平台可无缝整合即时通信、邮件、办公系统，员工日常业务可在一个平台上完成，并通过与其他应用软件的整合，解决信息孤岛问题。此外，该平台还可提供多层级的安全解决方案，为系统保驾护航。据了解，该系统平台计划在三元总部、液态奶事业部、技术中心、工业园、送户事业部、干酪事业部、华东事业部等多个组织进行实施，内容涵盖企业管理多项业务流程，如个人事务类、行政办公、公文管理、财务流程管控、企业信息管理、企业知识管理等。
根据实际管理需求，三元食品决定启用公文管理、行政办公、会议管理、参观管理、员工培训管理、合同管理、财务管理、供应链管理、项目管理、促销等市场活动管理、知识档案、报表查询、手机签核等模块，并对请示、参观、会议、合同管理、财务管理等模块进行重点深入的应用。
易于开发是关键
一般而言，协同管理是从办公系统演变而来的，属于典型的管理支撑系统，必须自上而下地强力推进。而等大家逐渐熟悉系统后，就会出现一些诸如一些诸如社交商务这样的自下而上的行为。
三元食品协同办公系统的应用过程也同样符合这样的情形。“待处理文件提醒、审批留痕等功能都是在实际应用的过程中提出来的，然后交给技术人员进行逐项的实施。”
三元食品协同办公平台项目经理马满生说，“这套系统我们使用得比较得心应手，就是因为最终用户参与到开发过程中，结合自身的工作特点和需求对系统进行了优化。”
三元食品信息部经理张铁军则表示，选择IBM Lotus Domino正是由于它的易用性和可开发性。“办公自动化系统的后续调整工作会有很多，随着企业的发展会不断增加新功能，所以我们尤其强调办公自动化系统一定要我们自己可以开发，而且很容易开发和维护。”
协同办公平台不是一蹴而就的项目。马满生表示：“做这个系统时，我们进行了大量的投入，同时我们也正在培养一个好的团队。协同办公系统的成功应用，对提升公司的业绩很关键，所以我们还会继续努力地去做，不断地进行调整和完善。”
智慧协作显效
目前，在第三方协同办公方案的协助下，在三元食品内部，基本的公文流转已经完成了电子化，目前三元食品总部所有部门均使用了财务管理模块；预算管控也已初见成效，目前可以进行电子化的内控制度大部分已通过办公平台进行管控。
此外，三元协同办公系统使用一年多后，公司运营效率显著提升。根据数据统计，目前，三元经营管理流程中最复杂的合同申请流程效率提高了 170%，目前只需 8天，就能完成合同申请的相关审批，而之前手工审批合同需要 14～21天；从财务相关单据效率分析方面看，目前付款申请可以在 4～5天内完成，而之前的手工付款一般需要 5～7天；从预期处理时间分析方面看，根据目前主要使用的几种表单的效率分析，这些表单的处理效率预期可提升20%～30%左右。
在整个项目实施过程中，三元食品对信息化建设的重视与推进力度有目共睹。
与此同时，越来越多的企业也和三元食品一样，在向社交商务转型的过程，逐渐意识到：协同办公平台系统的建设不仅仅是简单的办公自动化的应用，将公司现有的各个信息系统通过协同办公平台进行集成、建立统一的管控平台，在企业充分释放信息化能量的整体战略中也发挥着举足轻重的地位。
写在最后
在现代企业中，与现代化的生产、物流、办公环境相匹配的，应该是现代化的管理方式。协同办公、ERP这样的信息化应用在企业中不仅扮演着降本增效的角色，更成为规范业务流程、改进企业管理方式的工具。
【关键词】OA系统 安全性 应用推广
随着社会发展，办公自动化日益增强，医院OA系统快速发展，对医院办公室人员提供全方位的信息采集和处理，为上级管理和决策提供了科学依据，也方便医护人员查询，提交资料，提供无纸化办公。因此，OA 系统使医院管理更加科学，并且提升了办公的效率和质量，使医院的综合能力有很大提高。
1 OA 系统的安全性
OA 系统的安全性直接影响到医院信息的高效、安全和可靠，对医院信息化建设的应用有着很大的作用。OA系统的数据存储在服务器上，分为数据安全和系统安全。OA系统安装网络防病毒系统，经常对系统进行检测，发现病毒，及时解决。当发生错误时，及时更新到最新状态，实现了OA 系统的高效、安全和可靠。
2 系统结构系统
开发结构分为B/S（浏览器/服务器）和C/S（客户端/服务器）两种模式。
B/S模式的系统以服务器为核心，程序处理和数据存储基本上都是在服务器端完成，容易开发和维护。
C/S模式系统以服务器作为数据处理和存储平台，在终端设计有专门的应用程序进行数据的采集和初次处理，然后将数据传递到服务器端，用户只能使用客户端应用程序才能对数据进行操作。这种模式专业程度高，运行速度快，适合大部分平台和应用。
这两种模式各有特点，在OA系统中都有应用。
3 系统服务层功能
平台服务层为应用层提供各种服务，方便开发和维护。
3.1 数据源服务
采用数据源服务，所有数据都以统一的数据对象的形式来展现，数据独立存储，减少了数据冗余，对物理数据结构的修改不会对其他应用产生影响。
3.2 授权服务
在平台为所有应用提供统一的授权认证服务。授权服务的核心是角色，每个用户至少拥有一个角色，每个角色被定义可以访问规定的资源。资源可以是数据，应用等等。然后通过对用户的角色授权，来控制数据流的流向，方便操作和应用。
4 系统功能
系统功能大体分为日程管理，知识管理和设置中心等等，方便用户使用和系统维护。
4.1 日程管理
每个员工可以登录到OA系统，打开日程管理后，可以查看各种动态信息，及时和有效。上级可以登录到OA系统，打开日程管理后，可以查阅员工新上传的信息，上级根据实际进行审批。此外，还可以对各种信息进行查阅。
日程管理可以分为个人日程和部门日程，个人日程管理使用户只能查看和维护本人的日程， 可以保护个人的信息。部门日程使上级向下层传达信息，方便和有效。另外，个人可以共享个人日程，也可以查看别人共享的信息。
4.2 知识管理
知识管理是一种知识资源，知识管理可以对知识内容进行上传，共享，保存，创新，保持知识的及时，有效，让所有人共享，为信息共享和创新带来很大的方便。
4.3 设置中心
设置中心大体分为权限设置和角色设置，权限设置可以为每个人设置相应的权限，也可以根据流程设置权限。角色设置根据每个人的权限分组，方便添加权限和管理权限。
5 OA系统应用效果
应用层大体分为后台模块，前台模块和手机模块等等。
5.1 后台模块
后台模块就是管理员模块，主要是权限管理。为用户添加和删除，增加和减少权限，调整流程等等。当流程有错误时，可以及时来改动。权限管理可以方便添加权限，包括流程的新建，提交，查询等。另外，新建的每一个流程都可以根据实际情况调整。
5.2 前台模块
前台模块主要是根据各个用户的特点分配权限，方便用户应用，不同的用户有不同的角色和权限，大体分为上级和员工，员工可以根据实际情况给上级发消息和查询各种信息，上级可以批阅和提各种意见，提高了交互性，方便了所有人沟通。
5.3 手机模块
支持移动建模，满足个性化的移动应用，支持多种微信接入方式，快速推动移动办公，极大地方便了各用户的使用。手机模块使用个性化的用户界面。界面友好，简单易用。手机界面和OA系统界面大部分保持相同，方便了每个人学习和使用。
6 实现异地和移动办公
随着OA 系统应用范围的扩大，通过互联网与OA 办公系统进行连接，办公将没有限制，每位员工除了在院内可以访问，在在异地也可以通过网络访问OA系统可以及时处理各种任务，收到各种信息，方便及时了解最新信息。
7 结论
随着医院规模的不断扩大。各种总结，计划等信息量越来越多，OA 系统可以加快院内的信息资料的应用，方便每个人学习和了解信息，及时处理各种任务等，为医院信息化发展提供很大的支持。
参考文献
[1]邓真理，莫伟.办公自动化系统在医院信息化中的应用[J].数字技术与应用，2013（03）：128-128.
[2]高超.医院OA办公自动化系统的应用[J]. 现代医院管理，2008，6（05）：68-70.
[3]李国涛.医院OA信息系统的设计与实现[J].信息化建设，2013（02）：46-47.
该老干部的话，虽然直白，却也不无道理。十几年前，交通尚不发达，政府办公条件艰苦，一只圆珠笔、一个笔记本、一双平底鞋，基本就是一个干部的标配。修屋建坝、种菜犁田、邻里矛盾，所有工作几乎都需要干部亲自下乡完成。也正因如此，群众对干部更加熟悉，干群关系也更加融洽。
如今，正如某些老干部所说，交通便利了，干部下乡为群众办事的机会却越来越少了；电脑配齐了，为群众办事的效率反而越来越低了；办公楼越修越高了，干部与群众之间的距离也似乎越来越远了。
而作为年轻人，对于老干部的“年轻人不下乡或者下乡少”的说法却难以完全赞同。有年轻人认为，随着政府办公条件的提高，以前靠脚走遍村社的工作方法既不现实也不高效。
试想一下，几十里山路，光步行就要几个小时，还如何谈工作效率？一个人的精力总是有限，随着村情社情的不断复杂，单纯靠干部下乡解决全部群众问题，也并不可取。
另一方面，随着网络技术的发达，政府办公方式也必然与时俱进。而相较于以前的单纯靠人工的工作方法，电脑办公提高的不仅是办事效率，更节省了人力物力。
因此，盲目用以前的“下乡”模式来套用在现在的年轻人身上，并不恰当，也不符合当下形势。随着时代的发展，政府行政方式必将发生变化。仅从一个下乡，就折射出了时展的必然烙印，但这并不代表年轻人不应反思。
时下，伴着大学生村官、选调生的政策“春风”，一大批年轻干部走上了工作岗位。学历高、年纪轻、志向远成为这群人的“标签”，也确实为党的队伍带来了活力。
然而不可否认的是，队伍中也确实存在少数年轻干部热衷于走捷径、工作作风浮躁、脱离群众等问题。可以说，“下乡少”从某种程度上来说，表现了少数年轻人身上存在的“病症”。
比如，现如今一谈到解决群众矛盾，往往是老将上场，小将退后。年轻人排解群众纠纷矛盾，面对应急场面驾驭能力弱，有的上班一年了，还让辖区群众感到陌生，这些都是无法忽略的事实。
一个“下乡”现象，反映出的是传统工作模式和现代工作模式之间的碰撞，但这并不能说明两者之间无法共存。与其说老干部们对年轻干部“下乡少”的不满，不如理解为对年轻人不深入基层，脱离群众的不满。
对于年轻干部来说，工作正处于起步阶段，个人成长也犹如小树发新芽般充满生机，但一旦偏离群众路线，即使成长得再快，也终会大树将倾。
【关键词】 办公室自动化 计算机处理技术 应用
前言：
计算机处理技术推动着办公室自动化的广泛普及，贯穿于办公室自动化的各个环节。因此，认识和使用办公室自动化的首要任务是理解计算机技术，其次还要了解办公室自动化的主要功能，并在工作生活中加以利用，有效的运用计算机处理技术实现办公自动化，提高工作效率和工作质量。因此，本文对办公自动化的要素特点和主要功能进行了详尽的整理，希望可以促进办公室自动化的发展，提高办公人员的工作效率及工作质量。
一、办公自动化的要素以及特点
1.1办公自动化的特点
计算机技术是办公自动化的技术支撑，办公室自动化系统中的信息采集与信息的存贮全部依赖于计算机技术。所以，为实现办公自动化的目标，首先需要普及计算机技术。
办公自动化是以计算机技术、通讯技术、系统科学和行为科学为基础，以人为主宰，系统科学为核心，综合利用计算机通讯技术来完成任务的方法手段。
办公自动化中办公人员与办公设备和信息资源之间有着紧密的关联，办公人员通过办公设备对信息资源进行分析处理利用，可以高效快速的完成工作任务，大大的缩短了办公时间。
1.2办公自动化的要素
办公自动化由五大要素组成，其中包括：办公人员、办公制度、办公工具、办公信息和办公活动。办公活动是以信息处理为主的一N行为，其活动过程是将目标信息输入计算机，通过计算机的转换输出结果，将输出的结果修正再输入的一个过程。
办公人员是办公自动化的第一要素，需要了解办公设备的使用方法和功能。办公人员在办公过程中，需严格按照办公制度执行，通过运用计算机通讯技术对办公信息进行处理。
二、办公自动化的主要功能
通常办公活动中常用的信息有数据信息、文字信息、声音信息、影像信息及图表信息等。而办公室自动化的系统主要功能则包括：对于文字表格的处理、对于图像图形的处理、对于语音视频文件的处理、对于电子邮件的收发及处理、对于资料的存储处理以及进行网络会议对于会议内容的记录和处理等。
数据处理是办公室的核心任务，而计算机数据库的管理系统，可以准确的对数据进行修改及整理，减少数据的冗余。文字表格的处理可以运用office软件进行排版设计，使其信息传达更加直观。图形图像的处理可以运用photoshop等软件进行编辑、美化、修改等。
同时，计算机还可存储大量的语音视频文件，为会议提供更加丰富直观的素材。随着经济全球化的发展，学习工作生活中经常有出差的现象，而针对一些重要的事宜，同样可以采用计算机技术进行远程会议。
三、计算机技术给办公自动化带来的效益
办公人员可以通过计算机技术以及科学的管理模式提高工作效率和工作质量。借助计算机的快速处理能力查阅资料、对表单数据进行统计。运用计算机技术可以快速在短时间内获取大量有价值的信息，大大提高了工作效率。同时计算机处理的信息相比传统统计信息更加准确可靠，降低了人工处理产生的错误，可以大幅提高决策的准确性和科学性，为决策提供全面可靠的数据依据。
同时，重要会议精神的传达通过网络会议的形式，和会议记录，可传有效的传达给每一位工作人员，客服了空间的限制。计算机在办公室自动化中的应用缩短了处理问题的时间，客服了时间空间的难题，加速了企业的发展，加快了社会的进步。
四、结论
计算机发明以来，世界发展发生了天翻地覆的变化，各行各业都从传统的模式，走向信息化的时代，为了顺应社会发展，办公室自动化已经成为企业办公模式的新标准，合理的运用计算机处理技术，可大大提高企业的办公效率，使企业稳步向前，本文针对办公自动化的特点要素进行分析，整理出了办公自动化的主要功能，明确了解计算机自动化带来的效益，希望可以推动办公室自动化中计算机处理技术的应用。以此为参考，促进企业的办公速度，加速企业的发展。
参 考 文 献
[1]赵铠楠，谭振江.浅谈计算机网络技术在办公中的应用[J].智能城市，2016，06：285.
[2]万梅芬.计算机网络办公自动化及安全策略探究[J].电子世界，2016，18：153-154.
[3]夏宇桃.对办公室自动化网络安全的几点思考[J].电脑迷，2016，06：19.
现代企业的无纸化办公是社会领域的一次重要变革。依托计算机网络进行日常办公业务处理，不仅可以高质量、高效率地大量收集、处理和存储各类信息资料，把管理人员从繁重的手工劳动中解脱出来，从事创造性地管理活勤，而且使决策和计划更加科学、合理，管理渠道更加畅通，调度更加及时，监控更加有效。
一、企业信息化平台建设的必要性
推广应用办公自动化系统，通过网上无纸化办公，主要实现如下三方面的目标：
(一)提高办公效率
传统办公方式中的信息传递，主要依靠机要交换、邮寄、传真等方式进行，准确性和时效性差。以我国某单位为例，每年要向各地下属单位制发一千多件公文、简报、资料;同时接收各地上报的数以千计的文件、资料和政务信息。这些工作过去主要依靠手工办理、邮局传递。应用办公自动化系统，公文办理和传递完全在网上进行，不但省却了办文和文件收发人员的往返劳顿，各地单位还可在文件签发当日从网上收到上级单位的文件，使办公效率大大提高。
(二)规范办公行为
传统的纸介质公文流转，较突出的问题是对公文流转过程、批办结果难以实施有效监控和跟踪，从而延误文件的办理。一些单位和人员不按公文处理规则办文，经常发生未经办公室核稿、有关单位会签就直送领导签批，还有文件横传、多头请示等不规范行为。办公自动化系统由计算机系统对用户权限和工作流程进行控制，全程跟踪文件流程过程，可避免不规范办公行为，提高管理水平。
(三)实现信息共享
传统办公方式产生的信息，主要是以纸介质存储，信息的共享程度低，查询不方便，从而影响了对信息的开发利用。应用办公自动化系统，办公过程在网上进行，办公所产生的信息直接存储在数据库中，便利查询，有利于实现大范围的信息共享。大力推进办公自动化建设，是适应信息化大趋势[1]。
二、实现无纸化办公的必要条件
(一)网络化办公的技术
实现无纸化办公必须有良好的技术支撑，考虑到网络化的授权和开放这两个特点，首选技术应该是互联网技术及标准，在此基础上采用相关技术。
实现无纸化办公离不开工作流技术，目前比较流行的是以邮件系统为基础的工作流技术，或叫群件技术。现在随着Web技术的发展，基于Internet模式下的工作流软件也越来越多，这种类型的工作流直接使用消息传递中间件做为消息传递手段，不需使用专用的邮件系统做消息平台。这样整个工作流软件负载轻、开放性好、维护方便，并且易于和网上其他业务系统结合。这种技术也和电子商务所使用的技术方向是一致的，因此基于Web的工作流软件将在未来的无纸化办公领域占主导地位。
(二)无纸化办公建设思路
1.在设计方法方面
考虑到我国网络办公自动化的现状，采用生命周期法和快速原型法相结合。在已有产品的基础上，以快速原型法为主。在实施方面遵循统一规范和分布实施的原则。
2.在设计思想方面
从传统的面向业务的设计转向面向用户的设计，即将设计的着眼点放在用户对象身上，设计视角范围是整个内部网，在此基础之上进行相关业务设计，并将面向对象的思想引入到系统设计中去。
3.在实现方法方面
从传统的结构化设计转向采用复杂适用系统(CAS)理论进行实现，即从一般的业务需求中抽象出关键的复杂适应系统。该系统能够适应环境变化，系统使用越久，积累的有价值的东西就越多[2]。
三、无纸化办公建设的举措
(一)开发工具与技术
现在开发OA的技术主要集中分为三大类：基于c/s结构的应用程序开发，结合c/s结构和Web技术的复合应用程序，基于B/S结构的动态网页技术。
1. c/s结构系统
c/s结构系统是传统开发模式，一般以数据库和客户端的两层结构实现，也有加人中间件的三层或多层结构。在OA早期是标准的系统模式，但随着计算机技术的发展和网络的发展，它已经无法满足现在的远程网络办公和移动办公，逐渐在被取代。
2. C/S+Web技术
为了补充C/S结构的不足，在C/S基础上加入Web技术来实现对远程数据的获取，但拥有一定局限性，如数据及时更新、软件升级等问题就无法很好解决。
3. B/S结构系统
B/S结构系统是现代办公自动化系统的首选技术，它沿用动态网页技术，加入OA的开发理念，完全适应网络办公和移动办公的需求。对于B/S结构的开发，具体技术又有多种选择：JSP+J2EE，ASP+IIS，ASP.net+Microsoft.NET Framework。对于这几门技术，可以说又各有其特点：
(1)JSP技术：具有良好的跨平台性，加上J2EE功能十分强大，但是J2EE的布置使开发成本显得略高，而且没有良好的安装界面。
(2)PHP技术：是早期动态网页技术中的强手，但随着JSP技术与ASP技术的不断更新，使得PHP技术比较落后。
(3)ASP技术：类似于PHP技术，开发简便，快速，加上IIS的功能支持，是比较简易快速的开发技术。
(4)ASP.net：可以说是ASP技术的替代技术，也是ASP的一大进步，在Microsoft.NETFramework的强大支持下，可以使用C++，VB，Javascript三种语言来编写代码，采用预先编译技术，使得代码安全性加强。
针对中小型OA用户，可以采用ASP.net技术，原因在于该技术易于服务器的维护，成本相对较低，开发周期较短。针对政府部门OA用户，可以采用JSP或ASP.net技术，原因在于政府部门服务器很多已经为Linux系统，在该平台下采用JSP技术较成熟;如果是Windows用户，则可采用ASP.net技术。
(二)系统结构的构建
1.系统客户端
网络OA客户端只是简单的数据操作界面，不安装任何数据库访问客户端，不包含任何业务逻辑对象，但可以呈现为多种形式，例如：基于Web浏览器的客户端、Windows用户界面的客户端，以PDA和手机等为硬件媒介的客户端等。客户端接收和传递的数据是经过XML。格式化的自定义格式的数据，为数据的安全和保密性提供了合理的封装。目前只是谢览器形式的客户端开发，同时可以开发各种形式的客户端应用于各种客户端需求，为不同形式的客户开拓不同的访问途径。
2.系统中间件服务
网络OA系统中间件服务可以使用XML Web Service封装所有的业务逻辑对象，它是基于三层结构的分布式应用系统。通过对办公业务逻辑的封装使客户端的运行速度、运行效率得到有力的保障。同样，客户端的升级更新维护也变得简单易行。当办公应用需要改变时，只改变封装的业务逻辑对象便使整个系统轻而易举地改变。使用XML Web Service封装业务逻辑对象为整个系统的拓展以及与其他系统的集成提供一个强大的解决方案，因为XML Web Service在不同的应用系统之间，乃至是基于不同操作系统的应用系统之间可以互相包含、调用。
3.数据库
网络OA系统的数据库平台可以基于MS-SQL Server。主要考虑到微软各系统之间的性能优化等因素。系统数据库可以轻易移植到任何基于OLE DB设计的数据库平台，因为系统中的数据库通信部分是面向接口的设计。可以与任何OLE DB数据库连结使用。
图1 无纸化办公系统结构的构建
四、结语
传统的无纸化办公系统是针对某个行业甚至某个企业而开发的，故有诸多的限制和代码固化，不利于灵活的OA定制和客户化，而且很多OA系统都具有相同的功能，只是表现手法和操作流程有所不同。现代的网络办公模块可以是统一的，在底层通用型OA平台上稍加修改，就可以成为一套具有很强针对性的网络OA系统。这样，既方便该系统的二次开发，也方便于针对不同性质部门单位的网络OA系统的定制，使网络OA既具有通用性，又具有可扩展性。
行政管理组织结构指将行政管理系统内部的各个要素按照一定规律组合成的形式,包括机构设置、职能范围、责权关系等多项内容。科学合理的行政组织结构将会激发管理系统，实质发挥出巨大的管理功能,进而推进学校各项工作的正常运行，反之,则会影响学院各种功能的发挥,给学校的各项工作带来消极影响。因此，职业技术学院的行政管理组织作为学院行政管理的载体，在学院各项活动的运行中发挥着无可替代的重要作用。职业技术学院应从自身特点出发，建立合理高效行政的行政管理组织结构。学院的行政管理组织结构的构建必须考虑到行业专家和实训机构的工作人员，兼顾他们利益。同时在设置机构时，本着经济高效的原则，减少不必要的流程，提高行政管理的工作效率。最后，制定合理的责权关系，协调学校与社会行业、实训基地的关系。
二、构建系统规范的行政制度体系
为提高职业技术学院的行政管理效率，学院应结合学院特殊的行政环境，建立规范、系统、完整的行政制度体系，保证操作过程的具体化，明晰化，让学院全体教职员工有章可循、按章办事，以制度管人管事，避免行政管理人员按照主观意志办事，保证行政管理的公开性和公平性。针对职业技术学院的特殊性，建议在构建行政制度体系时应该注意到以下两点：
（1）重视行政人员的反馈意见，不断改进行政制度体系。随着近年来招生规模的扩大，教师队伍学生数量日益增加，使得行政人员日常处理的事物种类繁多，工作繁重。行政人员在工作中应该不断总结经验，提高工作效率。而行政人员对行政制度体系的反馈意见具有巨大价值，行政管理人员应该依据这些宝贵的意见，改进行政制度体系。
（2）行政制度体系应该对学科专业指导委员会，实训基地，行业专家予以特殊对待，不能一味采用硬性的行政管理方式，简单的行政命令，实行行政监督和行政控制等手段，应针对他们的特点，采用软性的行政手段，多采用激励，引导，协商等方式，促使他们为学校服务。
三、建设高素质高效率的行政队伍在建设过程中要注意以下三个方面：
（1）建设一支专职行政队伍。学院的行政管理工作，以服务全体师生为宗旨，具有工作量大，覆盖面广，事务琐碎等特征，传统的“双肩挑”已不能承担起行政管理任务，这些人员既有科研任务，又没有充足的时间与精力，也不是专业的行政管理人员，严重影响了行政管理工作的工作效率，因此，组织职业技术学院专职的行政队伍，使政管理人员各司其职，明确分工，对学院行政管理工作具有重要作用。（2）提高行政管理人员的综合素质。一支专职的行政队伍需要专业的管理人员，职业技术学院应该引进高素质的专业人才，提高对行政管理人员的学历素质要求。其次，对已有的行政管理人员应该多培训，鼓励他们提高自己的学历层次。最后，学院要积极的选送优异的行政管理人员到国外的著名职业技术学院进修学习，学习并掌握先进的行政管理的理论，以提高自己的理论修养。（3）建立一套合理的考核方法。目前，学院对行政管理人员的工作成绩不能有效的量化，对他们的成果考察得不充分。所以应该邀请全体教职员工和学生代表成立考核小组，根据行政管理人员的岗位目标、工作性质、职权范围，从思想道德素质、工作态度、敬业精神、工作执行能力、服务意识等设置详细的考评指标，以突出考核的全面化，正确评价的他们的工作表现和工作绩效。
四、改善办公条件，促进办公信息化发展
良好的工作环境会提高员工的工作积极性，使员工以热情负责的工作态度来处理各种事务，提高工作效率。为此，职业技术学院应该从以下两点做起：（1）改善办公条件的硬件设施。职业技术学院应该优化办公环境，为各个办公室配置空调设备、打印机、书柜、电脑设备、公座椅等基础的硬件设施，并合理设置办公室人均面积，保证行政人员的办公条件，使他们保持热情，提高行政管理人员的工作积极性。（2）推行办公信息化，进行软件建设，促进办公自动化。随着信息技术的高速发展，计算机和网络技术已在学校办公方室得到广泛运用。职业技术学院应该积极开展软件建设，推行办公自动化，这不仅提高的行政管理人员的工作效率，方便广大师生，还最大限度的节约了资源。
五、结语
【关键词】无纸化办公；环保高效
【中图分类号】X324 【文献标识码】A 【文章编号】1672—5158（2012）08—0239-01
环保高效之无纸化办公主要是改变传统办公模式中使用纸笔的书面办公方法，利用电脑等现代化力公设施通过网络技术进行办公。环保高效之无纸化办公模式的实施，符合现代科技发展的背景，将成为未来办公模式的必然趋势。无纸化办公模式的实施有利于实现企业办公现代化、科技化，有利于实现企业管理的科学化及办公的高效化。因此，积极实施环保高效之无纸化的办公模式是企业现代化发展的必然要求。
一、环保高效之无纸化办公的优势意义
环保高效意义下无纸化办公的落实与开展，有利于实现办公系统网络安全化以及办公高度自动化。办公无纸化使得工作过程中的各个环节紧密相结合，同时电子笔迹技术的应用使得文件签名内容的不可更改性、真实性以及安全性得到了保障。同时，实施无纸化办公避免了以往办公过程中纸张浪费及人工传达递送的时间延误和交通耗费等问题，对于提高办公效率和办公质量也有着非常重要的作用。
环保高效之无纸化办公对于办公流程的规范化、办公资源的整合、以及办公效率的提高有着积极的促进作用。无纸化办公使用一个集成平台对单位的人力、客户以及硬件等资源进行综合整合及管理。从而建立系统化、规范化的管理系统，使办公的具体工作及内容落实到岗、权限分明，避免办公拖沓、推脱权责的现象。
无纸化办公对于加快信息流通并提高办公效率起着至关重要的作用。在办公过程中，对于领导决策层下达的任务、文件，以及工作人员对领导进行工作汇报及信息反馈，可以实现零障碍的快速信息对接。这不仅使信息交流保持通畅，同时提高了力/公效率。
环保高效之无纸化办公的实施，改变以往传统规范性差、系统性差、效率低等影响工作质量的模式，建立完善、科学的管理体系及制度。在实行无纸化办公的过程中，降低成本的同时提高了办公效率，无形之中提高了企业的核心竞争力，使企业在环保、无纸化的办公条件下不断完善与发展。
二、实施无纸化办公的现状和阻碍因素
环保高效之无纸化办公的实施尚未得到大范围的理解与应用，并且在无纸化办公的实施过程中仍有很多客观因素对其产生制约的影响。企业对办公自动化的必然性和必要性的理解存在着差异；企业决策层、管理层以及管理人员对无纸化办公的意识不足；以及无纸化办公人才的缺乏等方面都对环保高效之无纸化办公的开展与实施有着不同程度的制约与影响。
三、环保高效之无纸化办公的推广实施
环保高效之无纸化办公的应用，需要企业领导及相关工作人员转变思想意识，使无纸化办公得到充分重视。同时要注重无纸化办公人才的培养，并对无纸化办公技术及设施的不断更新与完善提供必要的资金保障。只有充分做好无纸化办公工作中的各项细节工作，才能使无纸化办公充分落到实处，并发挥其作用。
1.企业工作人员应对环保高效之无纸化办公予以充分重视。
环保高效之无纸化办公的充分实施很大原因在于企业决策层、领导层。决策、领导层的充分重视，能够增进工作人员对无纸化办公这种工作形式的理解和支持，能够使这种办公形式在工作中得以更加顺利的推广和应用。由于受传统办公模式的影响，企业工作人员认为白纸黑字的书面办公形式更加可靠，而对于自动化、现代化的无纸化办公模式则抱有怀疑的态度。对于此，可以将电子笔迹技术应用到无纸化办公中，使得文件签名内容不可更改、安全并保证其来源的真实性。这对于转变企业工作人员对于无纸化办公不信赖的态度有着很大的作用。只有消除企业工作人员对无纸化办公的疑虑，使企业工作人员对于无纸化办公予以充分的理解和认同，认识到无纸化办公的重要性，并积极的进行无纸化办公宣传教育活动，才能使环保高效之无纸化办公真正得以实现、落实到位。领导的重视和工作人员的理解对于企业在实施无纸化办公过程中提供相应的资金支持、技术保障等方面有着积极的推进作用。
2.环保高效之无纸化办公人才的培养。
企业若想完全实现环保高效之无纸化办公，就需要广纳贤才，并对工作人员进行相关的培训。通过培训，使企业工作人员的专业水平及素质得以提高，充分掌握无纸化办公所必需的相关知识和技能，从而使环保高效之无纸化办公得以全面、深入的实施。同时，对企业员工进行相关方面的培训，以及无纸化办公形式的全面深入实施，对于实现企业现代化、科技化的发展也有着重要的意义。
3.环保高效之无纸化办公要建立安全保密系统。
建立安全保密系统对于环保高效之无纸化办公的实施有着重要的意义及作用。建立企业内部专用局域网络，限制使用外联网，对于企业文件及资料的保密工作起着积极的保护作用。同时，要加强办公各环节之间衔接的管理，确保各项工作分配到岗、责任落实到人。加强安全保密系统的管理，确保企业资料安全性，对于企业的发展起着至关重要的作用。
4.加强对环保高效之无纸化办公的技术支持。
企业在无纸化办公中不但要保证企业资料及信息的安全性、稳定性及保密性，同时也应与无纸化办公技术的不断创新及发展保持同步，以确保企业无纸化办公技术的实时性，对企业信息及资源提供最大限度的保护，使无纸化办公得以切实高效地施行，服务于企业的运营和发展。
5.对环保高效之无纸化力公提供资金支持。
保证对无纸化办公所需的设施、技术、人才培训等方面资金的投入，是企业开展环保高效之无纸化办公的先决条件和物质基础。企业对于无纸化办公的投资，是企业走向现代化、科技化的必要手段，是保证企业不断发展壮大的基本条件。因此，企业对环保高效之无纸化办公提供必要的资金支持具有十分重要的意义。
四、结语
切实加强环保高效之无纸化办公，将有利于企业建立科学、合理的管理体系，有利于节约资源、保护环境，有利于保证信息流通的顺畅，使办公现代化、科技化，并提高办公效率。因此，环保高效之无纸化办公势在必行。
参考文献
[1]王俊程.无纸化办公的难点及对策分析[J].兰台世界.2008（12）：8—9
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自动化早在20世纪70年代就被人们所关心,许多应用计算机技术的公司都相继推出自己的自动化办公产品,一度将人们所期盼的“无纸化办公”推向,但是,到今天为止,办公自动化也没有真正发展起来并取得人们所预期的成就,导致这种现象产生的不仅仅是外部的客观条件,也是我们自己主观上对办公自动化理解产生误区。这些主观和客观的不成熟主要表现在以下方面:1、应用办公自动化工具的人员一般只在自己的计算机上进行独立操作,对工具的应用也仅局限于对一些简单的表格和文字的处理,网络通常只用来进行一些简单的邮件传输。2、现在应用的软件功能过于单一,即使是已经成熟的办公自动化软件,仍然还以表格和文字的处理为主,开发软件时,并未将客户在业务等方面的实际需求结合进去。3、在宣传办公自动化时,对其功能的宣传过于片面,过于强调其办公过程“自动化”,使人们在实际运用中过于依赖其自动化和智能化。4、传统的手工办公方式已经在我国运行几十年,一时间引入自动化办公系统必然引起人们的不适应,也会对正在运行的办公体制产生影响,甚至会影响部分上级领导与员工之间的关系,妨碍自动化办公的应用。5、使用办公自动化软件的客户没有良好的计算机基础。6、办公自动化软件的安全性有待考究。
2.办公自动化的发展趋势
办公自动化应该会向数字化办公发展,即在网络环境下完成几乎所有的办公内容。就我国目前计算机技术发展状况来看,我国互联网、安全技术和软件理论的发展都有很大可能可以达到数字化办公的要求。全面实现数字化办公必然会使现有的办公管理体制发生变革,并且员工的工作习惯和工作方式也需要很长时间改变并适应新的环境,虽然有诸多问题,但是全面实现数字化办公仍然是势在必行。
办公自动化自进入我国以来发展十分迅猛,随着计算机技术的不断发展,办公自动化也从最初的汉字输入、字处理、查询检索和排版编辑等简单的单机应用逐渐发展为现代网络办公,通过网络将单项办公变成一个大范围的办公系统,再通过计算机远程网络将多个大范围的办公系统连成一个更大范围的办公系统。在企业中建立内部网和外部网已经是发展办公自动化的必然趋势。现代的办公自动化运用多媒体技术,加强办公自动化软件自身的图形、文字、语音等的处理能力,使之更大的满足了市场对办公自动化的办公需求,扩大了处理办公信息的范围,提高了处理办公信息的能力。由此看出,多媒体技术也是办公自动化发展的一个必然趋势。
传统的办公自动化重在强调对文档数据的处理和统计,日常工作也主要是一些文件的收发等,缺乏对协作型工作的处理能力,服务对象也以单一的文档数据为主,这些条件决定了传统办公自动化的自动化潜力不能被有效地开发和利用。新一代办公自动化的发展是以知识化管理为核心的现代办公自动化,随着社会信息量的不断增多,企业需要更多的了解外部信息,并不断对企业自身的内部知识进行积累,在外部信息和内部知识之间不断找出优势和不足,是企业内部的知识不断得到提升。办公自动化的价值不应该仅仅是办公计算机化,而是要将知识融入到办公自动化中,将知识管理和办公自动化很好的结合起来,让新一代的办公自动化为企业各个阶层提供更好更高效的工作模式。
现代的办公自动化已经早已不是以前的简单文档处理和单纯行政事务了,现代办公自动化的使命是通过提高企业工作效率和工作质量来提高企业在市场中的核心竞争力。知识管理是以帮助企业发现知识人才、传递和利用知识为目的的系统工程,它可以帮助企业解决知识的共享和再利用问题。知识管理可以在合适的时间给正确的人传递正确知识,帮助人们采取适当的行动,以避免错误和工作的重复。知识管理可以帮助企业搜集和管理散布在企业各个系统中的信息和人们头脑中的知识。因此,知识是未来办公自动化的核心系统,知识管理是办公自动化的基础技术。
3.办公自动化存在的问题
办公自动化在我国的发展过程中虽然取得了不少的成绩,但与此同时也产生了诸多问题,例如投资大但效果不明显、工作人员水平低、软件投入少、硬件投入多、重复建设多以及模拟手工作业增加管理负担等。当前运用办公自动化的工作人员的计算机知识十分缺乏,对 计算机硬件及操作系统的了解就更加匮乏,这就导致了员工工作效率的低下,此外,因为对系统知识的缺乏就间接造成系统管理工作者工作量的增多。进算计技术的发展日新月异,软硬件的升级也逐步加快,这就意味着企业在后期为办公自动化的升级要付出不少成本。 这些问题的产生主要有以下几方面的原因:1、未能全面深入的理解办公自
动化。将办公自动化的意义仅仅理解为自动化、智能化的先进办公设备,借此提高工作效率。然而,办公自动化的主要目的则是通过实现办公自动化来提高管理层的决策效能。2、对办公自动化的基础不重视。办公自动化是以管理和信息积累为基础的,办公自动化必需依赖这两个基础发展,没有这两个基础,办公自动化的发展就不切实际。3、技术条件制约。没有技术条件的支持,办公自动化的发展就显得十分无力。
4.办公自动化的发展策略
根据我国目前办公自动化的发展现状和发展中存在的问题,为了让办公自动化更好更快的发展,提出以下策略:1、组织实施方面。由传统工业项目的管理体制向产品化、专业化的实施体制进行转变。2、技术选向方面。紧跟世界的发展趋势,选择与社会接轨、标准化程度高、开放程度好的技术,自主开发关键的应用技术。3、系统设计方面。根据我国办公自动化的发展现状,在企业已经运用的办公自动化软件基础上以快速原型法为主。4、实施方面。实施原则遵守统一规范和分布实施。5、设计思想方面。以用户的实际需求为主,将用户在办公中的实际需求结合到软件设计中。6、实现方法方面。以采用复杂适用系统理论代替结构化设计。采用复杂适用系统理论即从一般的业务需求中抽象提取出关键的复杂适应系统,这种系统能够适应环境变化,随着系统使用时间的增加,可利用的价值也随之积累。
5.结束语
办公自动化从最初到今天的发展,已经从传统的简单文档处理发展到为整个企业提供信息交换的重要平台,办公自动化的作用和意义向前迈进了一大步。将来,办公自动化的程度也会随着计算机技术的发展和市场需求的增长而进一步提高,因此,企业必须不断引进新设备,学习新技术、新手段和新方法,不断提高自身办公自动化的程度和水平,从而提高个人的办公效率、企业的管理水平和核心竞争力。
参考文献:
[1]谭慧蓉.办公自动化的发展趋势及策略[J].太原科技,2003(05).
[2]贺剑.办公自动化的发展与策略[J].长沙通信职业技术学院报告,2004(03).
[3]刘莹.探讨OA系统发展趋势[J].系统技术,2005(03).
关键词 政府；办公系统；内外网；物理隔离技术；办公自动化
中图分类号：TP393.08 文献标识码：A 文章编号：1671-7597（2014）01-0063-01
政府上网中一系列网络应用得到了蓬勃发展，基于Internet的相关应用逐渐融入到政府机关及其企事业单位的办公系统中。在当今一台计算机尽知天下事的信息时代背景下，政府办公系统的网络安全防范力度还尚有提升空间，虽然有些政府部门设置了内部网络，且采取了相应的防护举措，具有一定的防护能力，但依然达不到防御最佳化的效果，此时物理隔离技术便应运而生。故而，对政府办公系统的内外网隔离技术的研究有着重要的现实意义。
1 我国政府办公系统网络安全的现状
信息时代的来临，基于Internet应用的普及力度逐渐加大，政府部门出于提高工作效率的考量，其办公系统中逐渐引进了相关应用和技术，一方面带给了政府办公方式的多样化，另一方面由于网络应用在办公系统中的不断运用，并伴随着Internet渐而开放化进程，使得政府办公系统的网络安全存在着严重威胁。
先进的互联网技术固然带给了政府办公的多样性、便捷性、高效性等，但是其潜在的威胁却一直是政府部门致力于解决的难题之一。为此，我国越来越多的政府部门相继组建了内部办公网络，使其与外部网络隔离开来，这就造成了外部网络无法办公，政府办公的“重担”则由内部办公网络挑起，因此，内部办公网络中涵盖了大量丰富且具有高度机密性的信息和相关数据。伴随着网络技术的研发和投入的不断加大，政府内部办公系统中设备的正常运行与机密性数据和信息的安全面临风险，信息泄露和病毒入侵的机率大大增加。据不完全资料统计，全球的政府部门办公系统中因为信息泄露和病毒入侵等造成的直接或间接经济损失每年就高达数百万美元，故而，办公系统的网络安全成为政府部门的亟待解决的难题之一。当前，越来越多的政府部门渐渐认识到了办公系统内外网物理隔离技术的重要性，并采取了一些举措，力求将办公系统网络安全水平达到最大化。
2 现有的政府办公系统安全防护策略
政府部门为防范或规避高度机密信息和数据资源的泄露，为实现内外网办公的完美结合，采用的防护手段有软件解决、行政和法规命令以及物理隔离。
2.1 软件解决
包含了部分硬件技术和相对负载的软件技术，用于降低网络威胁，如通道控制、入侵探测器、服务器、防火墙等，此类包罗万象的应用技术均属于逻辑机制，只能对预先设置好的可能有害的信息或操作进行检测或拒绝，对完全意义上的病毒根本无计可施，达不到对内部网络的安全需求。
2.2 行政和法规命令
作为政府办公网络安全重要保障之一的行政和法规命令，对办公纪律提出了具体要求，但是依然存在疏漏，并不能完全杜绝机密信息的泄露现象。
2.3 物理隔离
所谓物理隔离，指的是运用手段，将政府办公的内部网络和外部网络予以隔离，使其不具备任意的线路连接。普通的物理隔离，一方面阻止了黑客对内部网络的入侵，提高了安全水平；另一方面却造成了数据交流困难、维护费用增加以及设备场地增加现象，给政府办公带来了不便，主要手段包括：1）投入2台电脑，一台上内网，一台上互联网，造成了计算机资源浪费；2）另设上网办公室，加大了成本投入，不具有经济效果；3）投入网络安全隔离计算机，即在机箱内配备了网卡和主板各两套，但是受到机内电源、兼容等问题的限制，且价格较高，同样不够完美；4）保护卡、安全卡或其他。
3 政府办公系统内外网隔离技术的应用
普通的物理隔离虽然在一定程度上避免和规避了网络安全方面存在的风险，但是效果却并不是尽如人意的。外网只能涉及非性的资料，传输方式以U盘、可移动硬盘等为主。内网则设立了内部局域网，传输方式采用OA文件传输系统，且均有短信提示，客户端PC机安装了U盘管理系统，只能对特定移动存储介质进行识别，若确有传送资料、文件的必要，需要相关部门提供刻录光驱、经审核后方可（严格按照审批-登记-收回-销毁的流程）。为了更好的实现政府办公系统内外网的完美结合，物理隔离卡凭借其经济实惠、方便可行等优点，成为维护政府办公系统网络安全的重要技术支撑。
3.1 物理隔离卡原理
物理隔离卡设置了一个手动开关，在同一时刻下，SATA硬盘或IDE硬盘、驱动器、光驱、1.44软驱等物理数据载体只有一组是起作用的；另外一组是不能被选择的，并禁止其读写数据。其中一组数据保持通电状态，另一组则处于没有通电状态。由于电源不能保障，硬盘内的IC或马达不能正常工作，硬盘内的数据便不能被读写，再加上单条网络连接线的影响，同时段下仅有一条线对应其相应的数据载体，达到了安全隔离效果。此外，物理隔离只需要在原有设备上接入，属于硬件设计，操作安全可靠，既不占用空间，又达到了经济目的。
3.2 物理隔离卡作用的实现
为实现政府内网和外网彼此之间的数据传输，网络的物理隔离在实现上可以通过以下方法：1）在办公系统的内网使交换硬盘进行统一，把要交换的数据统一在此硬盘中，经过严格审查和筛选后，才允许介入内部网络；2）在单机上添加一个硬盘，使其作为数据盘，将办公中确实需要交换的数据信息等存放于该盘中。
此外，除了原有的控制屏幕保护外，在物理隔离卡中安装了网络提示软件，无论处于内网还是外网状态，在设置好“定时”检查或计算机在启动和关机的状态下，其自带的功能均会对CMOS与BIOS数据进行检查，以确保数据是否被修改等。注意日常内外网办公电脑资料保密性的检查，并将不定期检查纳入到日常检查范畴中，以“发现问题-解决问题-事后总结”为规范。这样一来，便在一定程度上维护了网络安全，同时对存在的隐患也起到了防范和规避作用。
4 结束语
由上观之，政府办公系统的网络安全是关乎政府办公能否高效化且具有保密性的重要因素。鉴于我国政府办公系统网络安全技术起步较晚的现状，使得政府办公系统的安全存在着巨大的威胁，只有加大政府内外网物理隔离相关技术的研发和应用力度，才可以为政府办公系统网络的安全提供技术保障和能力支持。
参考文献
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[2]李民浩，王崇斌，李冉，高晓东.办公系统中内外网物理隔离技术的引用和发展略谈[J]中国电子商务杂志，2010（09）.
