时间：2023-06-05 10:16:11
关键词：档案；管理；核心；本质
1 档案历史联系综述
（一）档案历史联系的界定
档案整理物质结构的演变规律表明，档案历史联系的整理是档案整理的本质与核心。档案之间的历史联系指档案在产生与处理的过程中，形成具有一定特征的内部相互关系；换言之，档案的形成与完善被特定规律所约束，因此具有独特的形成过程和表征特点，但是某些档案因形成特点相同而存在客观的必然联系，称之为档案历史联系。于此，阐述档案历史联系的界定如下：第一是档案之间的历史联系与社会实践息息相关，即表现档案历史联系产生于档案文件形成与完善过程中，而档案的形成与完善则来自社会实践的相应行为；第二是档案之间的历史联系具有客观存在性，即表现因社会实践而产生的档案文件内部的相互关系是真实存在的，不以个人的主观意志发生转移；第三是档案是文件转换的产物，档案具备文件形成与完善的特点，档案之间的历史联系来源于源文件之间的历史联系。
（二）档案历史联系的特征
主、客观统一性是档案历史联系的特征之一，主要表现如下：其一是档案历史联系的客观特征来源于其源文件的客观特征，即档案历史联系来源于社会实践中文件的历史关系，具有客观存在性；其二是档案历史联系源于文件却高于文件，表现为人类思维意识对客观实践的主观抽象，具有主观描述性。因此，档案历史联系是主观与客观的统一体，并因档案整理人员的知识结构和认知水平而存在差异，比如某些历史联系是客观实践的真实描述，而某些历史联系则是歪曲虚假的反映，所以，档案整理员应经客观实践和主观意识的统一，将客观历史联系搜集、处理，加工、提炼使历史联系成为客观与主观的统一体，付诸于特定的物质载体，固化或物化为具体的物质形态以记录档案历史联系。
档案的本质在于记录历史的真实性，历史联系性档案整理即为利用档案记录历史的过程，历史联系的档案整理更易于形成历史记录。因此，来源、时间、内容和形式四维度架构是档案历史联系的特征之二，主要表现为：哲学维度的历史具有清晰的严谨性、发散性和推理性，因此解析定义历史由来源、时间、内容和形式组成的四维度架构，并将社会实践的践行者界定为主体，将社会实践的被践行者界定为客体，以对应时间为载体，将档案历史联系界定为由来源、时间、内容和形式四维度架构，使档案历史联系的记录与哲学维度的历史一一对应。
2 档案整理的核心与本质：历史联系性整理
（一）历史联系思想的产生
档案整理的核心和本质是档案历史联系性的整理，回顾近现代档案整理实践，档案整理的历史联系思想产生如下：民国初期因社会生产力和认知局限性，并未形成完整的档案学分类理论，只是单纯的借鉴“杜威十进制”分类法，机械地束缚并破坏档案间的历史联系，不能真实地按照档案的具体情况进行分类；但是，部分有识之士指出档案整理与图书管理的本质区别：档案形成于特定的历史实践，是社会实践系统性和积累性的历史产物，其分类应源于历史并尊重历史，必须“特有要则”；于此，档案整理尝试以档案自身形成与特点为基准，按照档案间历史联系进行分类，例如1933年文献馆明清档案整理原则即为：分析研究与档案产生密切相关的文书程序、档案术语、职官衙署等因素，有机选择具备特有本质与形成关系的文件实体，并选择不同的分类方案以体现历史联系的层面性。总之，历史联系思想的产生初期，主要体现了档案四维度特征中的来源联系，使档案整理部分的体现历史联系的客观结果，最终按照时间、内容、形式等要素分类排列，虽然未上升至一定的理论高度，但是仍然为历史联系思想的后续研究提供经验和奠定基础。
（二）历史联系思想的发展与完善
历史联系思想的发展与完善主要经历两个阶段，第一阶段是“来源原则”和“全宗理论”在档案整理领域中的运用；第二阶段是电子档案的元数据整理在档案实践的应用。“来源原则”是档案学理论的基石，指按照档案来源或形成进行整理与分类的原则，其特点是断定档案来源差异并保持原有整理次序；“全宗理论”是档案学的最高原则，指将来源相同的档案作为统一整体进行保存与整理。但是，不论是“来源”还是“全宗”，其本质均为档案整理的历史联系而且均来自档案整理实践，尊重档案的自然存在和固有形成的历史联系，强调并维护历史联系档案的客观规律和客观事实，以历史联系为载体，在特定的统一的原则下，辨析来源、时间、内容、形式等诸方面因素，为历史联系档案整理提供理论依据和指导方向。
另外，电子档案的元数据整理产生于电子文件依赖性、易逝性、易变性、不确定性等特征下，意在真实完整的描述电子文件形成的条件、内容、架构和过程，并为计算网络系统提供自动变细、分析、分解、提取、归纳的数据信息，将其内容特征、文件形成、处理利用等过程用元数据记录，具备真实性、时效性、完整性和高价值性。元数据整理电子档案的本质也是历史联系性整理，通过整理元数据集记录档案间历史联系并对应和还原相应的社会实践活动，反映电子档案记录社会实践活动的历史过程与形成背景。
3 历史联系整理技术：”虚拟整理”技术
（一）“虚拟整理”技术综述
“虚拟整理”指与文件实体排列顺序无关，以符号或符号的语法逻辑为载体，单纯记录并解释档案间历史联系的一种整理技术。“虚拟整理”技术的结果是形成档案历史联系记录，揭示并固化档案历史联系，合理真实的表达档案物质实体本质构成部分。”虚拟整理“技术优于“实体整理”技术表现于其不仅实现档案历史联系的多为整理，而且实现纸质档案、电子档案、不同载体档案等档案整理实践环境下的统一，换言之，“虚拟整理”技术能以计算机网络系统或者计算机整理软件为载体，通过对档案文件材料中不同原则下历史特征的多维排序，以不破坏实体排列为准则，全面、真记录实体记录中所不能表现的档案历史联系。“虚拟整理”技术应完善为以人工干预为主，以计算机模拟为辅助的全新档案整理技术，人为处理、描述、记录档案的历史联系性，保证档案历史联系的可检索功能。
（二）“虚拟整理”技术的使用意义
“虚拟整理”技术具备多向历史联系记录、丰富档案整理实践意义及理论等特点，现将“虚拟整理”技术详细阐述如下：其一是摆脱非历史联系因素对档案整理的影响，即摆腿档案实体排列顺序的历史联系记录，注重档案文件与社会实践过程的一一对应，使档案历史联系性整理免受保管期限、密级、载体种类等非历史因素的影响；其二是完善档案整理的实践原则，“来源原则”不是档案学的至善原则，也并非历史性原则，而“虚拟整理”技术能实现档案整理从“来源原则”向历史性原则的过渡，使历史性原则真实完整的包容“来源原则”以保证历史性原则的适用性；其三是档案整理实践重心偏向信息整理，即档案实体管理向以档案历史联系整理为核心和本质的档案信息整理便宜，“虚拟整理”技术作为其过程的加速器和助推器，保证此过程的稳定与合理。
[关键词]档案管理制度 工作职责 服务 价值
学校档案是学校办学历史和全校师生员工的德、能、勤、绩等的真实、全面的反映,是彰显和维护学校自身权益的重要工具。因此,各类学校必须加强档案管理工作,让学校档案管理工作为学校的成长发挥它特有的功效和作用。笔者认为,加强学校档案管理工作需要解决的核心问题如下。
一、深化认识,高度重视
学校是人类文明的摇篮,是思想文化的圣地。学校的自身形象、价值观念、学校精神、学校先进人物榜样力量的延绵不断地传承,学校档案起到了重要的载体作用。为此,学校领导要从讲政治中的实践“三个代表”和“科学发展观”重要思想的高度,认识学校档案管理工作的地位和作用,提升高度,以身垂范,组织学习,广为宣传,并把档案管理工作纳入学校发展的长效机制之中,努力让全体教职工增强建档意识,形成人人重视和维护学校档案工作的良好风气。
二、完善制度,加强管理
制定和完善档案管理制度,是逐步规范档案管理工作的有力措施和可靠保证。学校领导要牵头负责,根据本校校情,针对学校档案的收集整理、有效管理、合理利用等环节,认真制定和落实各项制度,如《档案室工作职责》、《档案室管理制度》、《档案人员工作职责》、《档案资料收集员工作职责》、《档案保密制度》、《档案利用制度》、《档案鉴定、销毁制度》等制度,并责成学校办公室主任具体负责组织和指导资料的收集、分析、筛选、整理、立卷、归档等建档工作。同时要求各处室档案资料收集员负责本处室档案资料收集,做到职责明确,整理有序,归档及时,确保学校档案整理工作的顺利开展。
三、精通业务,爱岗敬业
要提高学校档案管理的水平和质量,不仅要有一批政治素养高、理论知识广、业务能力强、工作作风正的档案管理人员,而且要求他们忠于职守,遵纪守法,确保档案的绝对安全。因此,学校必须重视档案管理人员的综合素质的提高。学校办公室要至少配备一名专职档案管理员,各处室要至少配备一名专职(或兼职)档案资料收集员,办公室与各处室形成工作网络辐射,齐抓共管,团结协作,保证学校各种档案资料整理的齐全、完整和及时。对于年轻、熟悉计算机操作且热中于档案管理工作的教师要选拔重用,并逐步培养成学校档案管理工作的骨干。此外,对档案管理人员要适时进行培训学习,让他们的思想意识、专业知识和专业技能等与时俱进。努力打造一支爱岗敬业、乐于奉献的档案管理队伍,让他们每个人都能在自己平凡的工作岗位上创绩立功,尽快成长为档案管理的行家里手,为学校教育事业的发展作出积极贡献。
四、设施齐备,操作规范
要搞好学校档案管理工作,设备设施建设尤为关键。学校一定要把档案设备设施建设作为校园基本建设的一项重要内容,根据学校规模和经济状况设置档案管理办公室、档案借阅室、库房以及管理过程中所需的防盗、防潮、防霉、防蛀、防火(消防)、调温和通风等设施,尽可能做到“三室分开”,即档案库房、工作人员的办公室与档案借阅室分开,至少要做到档案库房独立。对于音像、实物、电子材料等特殊而有长期保存价值的档案,要设立专门库房,确保它们的保存质量。此外,如计算机、打印机、扫描仪、数码相机、摄象机等设施已是当今社会档案管理工作中必备的工作工具。
在具体操作中,档案室对已收集回来的各种档案资料要做好以下几项工作:(1)按学校档案保管的规定,对各处室档案资料收集员送回的档案资料整理立卷,然后登记入库。(2)档案室要定期全面检查,并做好检查记录,发现问题要及时采取补救措施,并报告分管领导,确保档案安全。(3)重视电子文件的归档工作,归档时,还应归档相同的纸质文件,即“双套归档制”。要求归档的电子文件做到:一是齐全完整;二是真实有效;三是格式规范;四是一式两(三)套;五是经过整理,要附《归档电子文件登记表》。(4)认真做好档案统计、补充、销毁等工作。
五、挖掘潜能,保障服务
学校档案管理的初衷和归宿是它的服务价值,利用它来正确指导学校教育教学各方面工作的发展和进步。因此,在档案管理过程中,切不可流于形式,整理一些毫无价值的劣质档案,也不能将大批优质档案资料尘封在档案库中。为了充分发挥档案的服务作用,学校领导要高度重视教职工用档意识的培养,让大家认识到,正确用档就是在提升自我素质和提高工作效益,就是在为学校的进步发展做贡献。其次,为了更好地开发学校档案的服务潜能,必须健全和完善档案的检索工具,如汇编《学校档案检索目录》等。有条件的学校可开通校园网,这样既方便了教职工对所需档案资料的查寻,也为社会各界了解认识学校建立了“绿色窗口”。
参考文献:
[1]朱继荣.对高校学生档案管理的思考[j].山西广播电视大学学报,2009,(6).
会计委派制是由政府部门和产权管理部门以所有者身份，委派会计代表政府和产权管理部门监督国有单位或集体企业资产经营和财务管理的一种制度。实行会计委派制度是我国会计管理工作中的新生事物，是对传统会计管理体制的重大改革。行政事业单位会计委派制有两种形式，一种叫“会计委派直接管理”，另一种叫“财务集中制”。
1． “会计委派直接管理”形式。即以地方政府的名义向所属的行政事业单位直接委派会计人员。在这种形式下，委派对象大多是单位的财会负责人、主管会计，管理方式大多采用直接管理，即对会计人员的人事档案、职务晋升、工作调动等实行集中统一管理，会计人员独立，并实行在单位之间定期轮岗制度。
2． “财务集中制”形式。即在基层成立行政事业单位财务会计核算中心，在保持各单位资金所有权、使用权，财务自主权、审批权不变的前提下，各单位不再设置会计机构，不配备会计人员，只设报账员，将招考来的会计的行政关系等转到核算中心，割断了会计人员与其服务单位的人事隶属关系和经济利益关系，将会计核算权从单位行政管理权分离出来，取消各单位银行账户，统一进行会计核算、报送财务报告，保管会计档案等财务活动，实行“集中管理，分户核算”，融会计服务与监督管理为一体。委托单位资金的所有权、审批权、使用权不变，委托单位有权向会计核算中心查询本单位的财务状况、资金结余等情况。核算中心是在双方签订的委托书所授权的范围内对单位资金享有财务核算权和资金使用的监督权，无支配和使用权。
目前，会计委派制下会计档案管理的现状大致是：一、委派会计受财政部门委派，直接到行政事业单位进行会计工作，所形成的会计档案由委派会计整理立卷，会计档案实体仍在原单位保存，即保持了原单位全宗的完整性。但这种模式到了基层，特别是乡村一级，会计档案管理方式却发生了变化。各村的财务全部由乡镇的委派会计统一核算、报账，各村形成的会计档案也集中在乡镇统一管理，不再向各村返回会计档案。二、会计集中核算地区或部门，在会计核算中心形成的会计档案由核算中心进行整理、归档、保管、提供利用。这其中，有的核算中心将委派单位的会计档案暂保管一年后向委托单位返回；有的则不按《会计档案管理办法规定》及时向委托单位返回，而是自行保管。由于会计核算中心是新成立的机构，大多是租用或腾出几间房当做办公的地方，办公用房十分紧张，报销、办公挤在一起，没有专门的会计档案库房和专门的档案员，加之各单位的报账人员频繁往来，环境嘈杂，十分不利于档案的安全保管，其形成的会计档案也基本没有规范整理，混乱堆放在柜子里。
综上所述，不难看出会计委派制下的会计档案管理仍存在一些问题，其主要表现为：
1． 有的会计核算中心没有或不及时向委托单位移交会计档案。这不符合《档案法》特别是《会计档案管理办法》的规定。《会计档案管理办法》第六条明确指出：“当年形成的会计档案，在会计年度终结后，可暂由会计机构保管一年，期满之后，应当由会计机构编制移交清册，移交本单位档案机构统一保管”。会计核算中心成立后形成的会计档案是委托单位委托被委托单位进行会计核算而形成的，尽管会计档案的实体由于保管单位的变更而变更，但他的所有权仍是委托单位，属于委托单位全宗的一个门类，应当保持一个单位全宗的完整性和连续性。
2． 纸质会计档案与存储会计数据的磁介质档案没有同步归档。会计工作由传统的手工记账形式到运用电子计算机形式记账，会计核算形式发生了变化，财政部颁发的《会计电算化工作规范》第四章第七条明确指出：“电算化会计档案，包括存储在计算机硬盘中的会计数据、其他磁性介质或光盘存储的会计数据和计算机打印出来书面形式的会计数据。”《会计基础工作规范》第四十五条规定：“实行会计电算化的单位，有关电子数据、会计软件资料等应当作为会计档案进行管理。”然而实际工作中，会计委派制核算的地区或部门，基本都实行了电算化会计，形成大量的磁介质会计档案都保存在会计核算中心，即便是定期向委托单位移交会计档案的核算中心，也只移交纸质会计档案。转贴于
3． 会计工作与会计档案管理相脱节。会计档案是会计核算的产物，它产生于会计业务工作中，是会计工作的延伸，也是会计工作的终结。但在实际工作中，会计委派制管理下的会计人员对会计业务非常熟练，经常参加会计业务的培训和学习，但对档案知识，特别是对会计档案规范化整理标准知之甚少，也没有参加过会计档案管理的培训与学习。各单位普遍重会计业务，轻会计档案管理。在各单位制定的会计制度中突出强调了会计业务，却忽视制订详细的具有可操作性的会计档案管理制度，没有把会计档案的规范化管理纳入会计人员岗位职责中。在会计人员上岗前，没有邀请档案专业人员讲授会计档案管理的基本知识与操作技能，造成会计档案整理质量不高，封面内容填写不全，装订不整齐，有的分类、排列不规范，无目录等现象，使整理出的会计档案没有达到规范化标准，更谈不上科学管理。
4． 财政部门与档案行政管理部门缺乏必要的沟通与合作。由于会计委派制是近些年来新型的管理模式，其业务主要接受同级财政部门的监管。然而从其成立至今，无论财政部门还是档案部门都没有对新管理模式下会计档案的管理作出具体的要求和规定，档案部门也没有主动地介入其中进行业务指导与监督。财政部门只管会计业务规范与否，而对会计档案规范与否少有问津，使会计委派制下的会计档案基本属于“失控”状态。
5． 会计档案管理制度亟待完善。制度不健全势必造成管理无章可循。不少会计核算中心并没有制定较为完善的会计档案立卷、归档、保管等制度，对会计档案的归档范围、归档时间，整理标准，移交等问题没有作出具体的可操作性强的规定。只突出强调了会计业务工作，忽视了会计档案管理，没有把会计档案规范化管理纳入会计人员岗位责任制中，也没有配备专人管理会计档案。
针对会计管理体制的改革给会计档案管理带来的上述问题，笔者认为，应做好以下几个方面的工作：
1． 加强会计档案管理，理顺会计档案管理体制。实行委派制管理的会计档案，应严格按照《档案法》、《会计法》、《会计档案管理办法》等有关规定，明确会计档案的所有权是委托单位，将委托单位的会计档案整理规范，在核算中心暂保管一年，期满后编制会计档案的案卷目录，连同打印出的纸质会计档案和存储会计数据的磁介质会计档案，向委托单位的档案机构移交。
2． 加强会计人员岗位培训，提高会计档案的案卷质量。会计人员是会计档案整理的第一责任人。会计人员对会计档案规范化整理的熟知、熟练程度，决定了会计档案案卷质量的高低。因此，必须将会计档案管理及操作技能的培训，纳入会计人员上岗前的培训，从会计档案整理的基础业务学起，使其熟练掌握会计档案管理的基本知识与操作技能，进而从源头上做好会计档案的整理规范工作。
3． 财政部门与档案部门联手，共同加大对新的会计管理体制下形成的会计档案的监管。结合实际，联合制发包含新的会计体制下会计档案工作内容的《会计档案管理实施细则》，进一步细化会计档案的分类、组卷、排列、编页、案卷目录、装订、移交等操作规程。在各项会计业务工作检查中，将会计档案的规范化管理纳入其中，加大对会计工作的整体性和连续性的检查与监督。
[关键词]三龄两历一身份；审核；档案
doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.08.102
[中图分类号]G275.9 [文献标识码]A [文章编号]1673-0194（2017）08-0-02
目前，我国现行的干部档案管理制度源于1950年的封闭式管理方式，1991年出台的《干部档案工作条例》，对档案管理工作进行了细致的指导并对之前的管理方式进行了一定的完善。根据这些档案管理办法，干部档案包含的内容非常广泛，如干部的个人信息（性别、年龄等）、政治身份、工作经历、任职期间受到的奖励和处罚、配偶以及子女情况等，而档案中的这些内容，是考察干部、进行干部职位调动、兑现待遇的重要参考依据。
从近年媒体对官员造假事件的曝光上看，干部档案中的“三龄两历一身份”，即年龄、工龄、党龄、学历、工作经历和干部身份是档案造假发生最为频繁的部分，这一方面是因为“三龄两历一身份”在干部选拔中发挥的作用较为重要，另一方面是因为对此类信息的审核难度较大、成本较高，而造假成本却较低。
档案造假不仅扰乱了正常的晋升秩序，让真正的优秀人才受到损害，更是危害了广大人民群众的利益，因此，在“三龄两历一身份”的审核认定工作上，必须慎之又慎，针对工作中出现的问题，运用科学的管理方法和严谨的管理制度来杜绝档案造假。
1 “三龄两历一身份”审核认定工作中存在的问题
从目前我国“三龄两历一身份”审核认定工作现状来看，“三龄两历一身份”的审核认定工作还存在一些问题，如被审核人个人信息有误、档案管理制度落后、监督体系不完善等，笔者对这些问题及其原因进行分析，以探索完善“三龄两历一身份”审核认定工作的有效途径。
1.1 被审核人基本信息不准确
在“三龄两历一身份”的认定审核时，时常会发生被审核人的基本信息不准确，如年龄、工龄等。造成这种现象的原因，一是由于被审核人自身对个人档案的重视度不够，在进行相关材料的填写时随意性较大，如在填写出生日期时，一年填写为农历日期，而另一年填写为公历日期，这就导致了信息的前后不一致；又由于履历表格等材料需要书面填写，填写过程中由于不细致、不认真导致字迹模糊，档案审核人员无法辨认清楚；在填写人因故无法自己进行填写时，请同事代为填写，由于人的粗心大意，也会导致档案材料的信息不准确。
二是部分干部为了谋取利益，对其个人档案进行造假。如根据相关政策达到一定的工龄时才可以享受对应的待遇，其就对工龄进行谎报；遇到干部选拔、退休时就根据相关的要求在年龄上进行造假；有的干部为谋得升职，把自己的入党时间提前；有的干部在攻读研究生期间未取得学位证书，却谎报自己的学历为研究生，以得到更为优渥的待遇。中央巡视组在2014年的巡视工作通报，在已审查的20个地区中竟然有15个地区存在“三龄两历一身份”等档案造假问题。
三是部分老干部不清楚自己的具体信息。由于各种历史原因，很多档案材料已经缺失，这给档案管理工作加大了难度。由于现行的档案管理制度源于1950年的档案封闭式管理，因此部分老干部已记不清自己的党龄和工龄的个人信息，而这些信息由于年代久远已经很难去进行核实。
1.2 档案管理系统不完善
部分地区的档案管理系统不够完善，存在漏洞，这一方面使“三龄两历一身份”的信息有误差，另一方面也导致了信息造假的现象发生。档案管理系统包括管理制度、管理人员以及管理工作的监督等，因此在分析其问题时，要从多个方面展开。
首先，从档案审核制度上看，我国大部分地区的审核制度仍沿用着传统的管理办法，而传统的管理办法已无法满足高要求的档案管理工作，由此产生的错位导致了在审核“三龄两历一身份”时无法面面俱到，而封闭式的管理制度也使人们对档案有一种“神秘感”，无法正确认识到自身档案信息的作用和重要程度。同时，由于制度不完善，导致了档案材料收集工作没有受到重视，尤其是在中央对事业单位以及公务员进行了大量的编制和人员制度改革下，人员流动性提高，这也加大了档案管理的工作量，而档案管理部门本身的人员流动则影响更大。由于个人档案是跟随人的一生，这就要求在每个组织和部门都要有完善的档案管理制度，一旦出现纰漏，会影响之后所有的审核工作，如，有些人在参加工作之前的原始材料不全，在入党的当年，所在单位没有将其入党申请书等材料放入个人档案；有些高校在学生毕业时，没有将毕业生报到证归档并寄往用人单位，后续出现问题时，学校无法进行弥补。
二是档案管理人员方面的问题。一方面，“三龄两历一身份”的审核认定工作工作量较大，工龄、学历等材料时间跨度很大，而大多数档案管理部门的人力不够支撑如此大的工作量，在进行信息校对时，工作十分繁琐，需要档案管理人员在审核时保持高度的注意力，同时“三龄两历一身份”审核认定工作具有较强的政策性，这也要求管理人员药具有较高的业务能力，而部分档案管理部门经常雇佣兼职人员进行档案审核收集工作，管理人员业务能力不高和人力资源不足都导致“三龄两历一身份”审核工作产生了各种各样的问题。
三是在“三g两历一身份”审核认定时，缺乏完善的监督体系。近几年，媒体曝光官员的履历造假行为屡见不鲜，中央巡视组在巡视工作中也发现了许多档案造假问题，而“三龄两历一身份”更是成为了档案造假的重灾区，究其原因，除了档案管理制度、重审成本高等原因，缺乏完善的监督体系是问题的关键。官员档案造假时，经常发生“团伙作案”的情况。如干部在户口年龄上造假，这就需要求助于派出所的工作人员；如要对党龄进行造假，便需要组织部门人员的帮助。在轰动一时的“王红英造假案”中，涉及了时任太原市商贸委员会组织部部长、人事处处长王秋兰和太原市财贸综合开发中心主任李某某的帮助。在广东查处的梅州市劳动教养管理所原政委钟立档案造假案中，12名责任人员分别受到党纪处分。
2 完善“三龄两历一身份”审核认定工作的有效途径
从对“三龄两历一身份”审核认定工作中存在的问题看，其主要有个人档案意识淡薄、档案造假、档案管理体系不完善、缺乏有效的管理监督等问题，基于此，笔者针对这些问题提出了建议，以给“三龄两历一身份”审核认定工作提供参考。
2.1 完善档案管理体系
完善档案管理体系，有助于确保“三龄两历一身份”审核认定工作的客观性、完整性和真实性。
在制度方面，要将档案审核工作的责任落实到个人。“三龄两历一身份”的审核认定关乎着个人的切身利益，因此，在信息的审核中，首先，建立责任追查制度，并落实到个人，防止出现推诿、扯皮的情况。其次，对政府出台的档案管理工作方面的政策，务必在第一时间进行学习和推广，充分领会其精神，与时俱进地对现有的不合理的制度进行改进，如在年龄的审核认定上面，要区别不同时期不同政策的适用性。再次，要对档案的收集、整理、归档和保管等每个部分进行全面的制度管理，要做到每个行为都有章可循，如福建省委组织部2010年印发的《关于进一步规范省管干部档案查借阅工作的通知》，对档案的借阅进行了规定。最后，在审核认定时要建立沟通机制，在“三龄两历一身份”审核完成后，可以出具书面的审核意见并递交给被审核人，使其保有知情权，如出现问题则可以即时解决，不拖拉、不积压。
在档案管理人员方面，要注重培养档案管理人员的职业素养和责任心，除了落实到个人的责任制度外，还需要频繁对档案管理人员进行职业素养的培训，以确保其能真正胜任繁杂的档案管理工作。同时，随着智慧政府建设的不断推进，档案管理工作也逐渐走向了数字化，因此，档案管理审核部门必须要与时俱进，积极改进，提升档案管理人员的数字化素养，引进计算机相关的专业人才，通过先进的管理手段，进行“三龄两历一身份”的审核、认定以及后续的保管工作，逐步实现档案管理的信息化。档案管理人员自身也需要有终身学习的态度，勇于担当，在工作中遵守组织纪律，注重工作细节，在与被审核人进行沟通时也要保持耐心，避免矛盾发生。
2.2 建立有效的监督管理机制
建立有效的监督管理机制，可以保证“三龄两历一身份”审核认定工作的真实性和完整性，防止造假情况的发生。
2.2.1 加大对造假行为的惩罚力度
档案造假成本低的现象十分普遍，究其原因，是由于O督体系不完善，惩罚力度不够，使干部存有侥幸心理，对档案进行造假，因此，一经发现有造假情况，必须严厉惩治，更要追究默许、参与和帮助造假者的责任，构成犯罪的，要移送司法机关。
同时，要明确造假和“笔误”的边界，因此，在“三龄两历一身份”审核认定工作中，对信息前后不一致的档案，需要审核人员将档案与原始材料进行仔细对比，对故意造假与填写时出现的失误进行明确区分。
2.2.2 各组织部门之间建立良好的沟通机制
在“三龄两历一身份”的造假时，常常出现“团伙作案”的情况，这就需要各组织和部门有着良好的沟通制度，在责任认定时要明确各个单位担负的责任，在发生档案疑似造假时，各组织之间要积极配合，对不配合工作和推诿的人员，要依据相关规定严肃处理，不留监督死角。同时，要尽量减少档案流通的环节，进一步缩减造假的空间。
2.2.3 审核过程透明化、数字化
在进行“三龄两历一身份”的审核认定工作时，要做到足够透明化，在进行干部任前审核时，对干部的档案在一定范围内进行公示，如2011年福建省委组织部印发了《关于进一步规范新任省管干部档案报送工作的通知》，对干部任前信息公示做出了相关指示。同时，审核过程要逐渐实现数字化，电子档案是未来的趋势，各部门应努力推进电子化档案的建设，这一方面有助于不同部门之间的档案流通，另一方面，也减少了审核人员的工作环节和工作量，进一步缩减了造假空间。
主要参考文献
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转变会计管理方式提升会计工作水平研究
目前，会计委派制下的会计档案管理存在的主要问题如下：
一是有的会计核算中心没有或未及时向委托单位移交会计档案，不符合《会计档案管理办法》的规定。《会计档案管理办法》第6条明确指出，“当年形成的会计档案，在会计年度终结后，可暂由会计机构保管一年，期满之后，应当由会计机构编制移交清册，移交本单位档案机构统一保管”。会计核算中心成立后形成的会计档案是委托单位委托被委托单位进行会计核算而形成的，尽管会计档案的实体由于保管单位的变更而变更，但其所有权仍是委托单位，属于委托单位全宗的一个门类，应当保持一个单位全宗的完整性和连续性。
二是纸质会计档案与存储会计数据的磁介质档案没有同步归档。会计工作由传统的手工记账形式到运用电子计算机形式记账，会计核算形式发生了变化，财政部颁发的《会计电算化工作规范》第四章第7条明确指出：“电算化会计档案，包括存储在计算机硬盘中的会计数据、其他磁性介质或光盘存储的会计数据和计算机打印出来书面形式的会计数据。”《会计基础工作规范》第45条规定，“实行会计电算化的单位，有关电子数据、会计软件资料等应当作为会计档案进行管理”。然而实际工作中，会计委派制核算的地区或部门，基本都实行了电算化会计，形成的大量磁介质会计档案都保存在会计核算中心，即便是定期向委托单位移交会计档案的核算中心，也只移交纸质会计档案。
三是会计工作与会计档案管理脱节。会计档案是会计核算的产物，它产生于会计业务工作之中，是会计工作的延伸，也是会计工作的终结。但在实际工作中，会计委派制管理下的会计人员对会计业务非常熟练，经常参加会计业务的培训和学习，但对档案知识，特别是会计档案规范化整理标准知之甚少，也没有参加过会计档案管理的培训与学习。各单位普遍重会计业务，轻会计档案管理。在各单位制定的会计制度中突出强调了会计业务，却忽视了制定详细的具有可操作性的会计档案管理制度，没有把会计档案的规范化管理纳入会计人员岗位职责中。在会计人员上岗前，没有邀请档案专业人员讲授会计档案管理的基本知识与操作技能，造成会计档案整理质量不高，封面内容填写不全，装订不整齐，有的分类、排列不规范，无目录等现象，使整理出的会计档案没有达到规范化标准，更谈不上科学管理。
四是财政部门与档案行政管理部门缺乏必要的沟通与合作。由于会计委派制是近些年来新型的管理模式，其业务主要接受同级财政部门的监管。然而从其成立至今，无论财政部门还是档案部门都没有对新管理模式下会计档案的管理作出具体的要求和规定，档案部门也没有主动地介入其中进行业务指导与监督。财政部门只强调会计业务规范与否，而对会计档案规范与否少有问津，使会计委派制下的会计档案基本属于“失控”状态。
五是会计档案管理制度不完善。制度不健全势必造成管理无章可循。不少会计核算中心并没有制定较为完善的会计档案立卷、归档、保管等制度，对会计档案的归档范围、归档时间，整理标准，移交等问题没有作出具体的可操作性强的规定。只突出强调了会计业务工作，忽视了会计档案管理，没有把会计档案规范化管理纳入会计人员岗位责任制中，也没有配备专人管理会计档案。
针对会计管理体制改革给会计档案管理带来的问题，笔者认为应强化以下方面工作：
一要加强会计档案管理，理顺会计档案管理体制。实行委派制管理的会计档案，应严格按照《档案法》、《会计法》、《会计档案管理办法》等有关规定，明确会计档案的所有权是委托单位，将委托单位的会计档案整理规范，在核算中心暂保管一年，期满后编制会计档案的案卷目录，连同打印出的纸质会计档案和存储会计数据的磁介质会计档案，向委托单位的档案机构移交。
二要加强会计人员岗位培训，提高会计档案的案卷质量。会计人员是会计档案整理的第一责任人。会计人员对会计档案规范化整理的熟知、熟练程度，决定了会计档案案卷质量的高低。因此，必须将会计档案管理及操作技能的培训，纳入会计人员岗前培训，从会计档案整理的基础业务学起，使其熟练掌握会计档案管理的基本知识与操作技能，进而从源头上做好会计档案的整理规范工作。
三要让财政部门与档案部门共同加大对新会计管理体制下形成的会计档案的监管。结合实际，联合制定包含新会计体制下会计档案工作内容的《会计档案管理实施细则》，进一步细化会计档案的分类、组卷、排列、编页、案卷目录、装订、移交等操作规程。在各项会计业务工作检查中，将会计档案的规范化管理纳入其中，加大对会计工作整体性和连续性的检查与监督。
关键词：干部档案 现状分析 发展设想
干部档案是历史地全面得考察了解和正确使用干部的重要依据，是我集团公司档案的重要组成部分。干部档案与干部工作、干部人事制度改革精密相连，更与每名干部个人的成长和发展息息相关。
一、干部档案的含义
（一）干部档案的概念
干部档案是组织人事等有关部门，按照党的干部政策，在培养和选拔、任用干部等工作中，形成的记载干部个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作表现、工作实绩等内容的文件材料，是历史的、全面的考察了解和正确选拔使用干部的重要依据，是干部档案的重要组成部分。
（二）干部档案的作用
1、干部档案是维护干部合法权利的可靠凭证。最高人民法院对民事诉讼中不同证据证明力大小作出了规定，具体的排序为：无证档案大于其他证据，原始证据大于传来证据，直接证据大于间接证据。由此可见，干部档案具有可靠地证据作用，是澄清相关问题，维护个人权益的法律凭证。
2、干部档案对干部人事工作有监督把关的作用。干部档案大多是组织人事部门形成的，涉及干部任免、考核、考察和奖励等方方面面情况。通过干部档案能发现干部人事工作是不是正确执行党的路线方针政策，是不是符合上级主管部门规定的工作程序，干部人事工作人员是不否严谨认真等问题。因此干部档案档案成为检查干部工作质量和开展巡视工作、进行廉政教育的主要依据。
二、干部档案发展的现状研究
（一）干部档案的发展现状
2013年3月集团公司向13个控股公司下发了《关于报送人力资源工作情况的通知》，从收集的报告看集团系统干部人事档案管理大致有一下三种类型：
1、干部档案单位管理型：秦龙公司、汇森煤业、清水川能源、金泰氯碱、水电公司、自然博物馆档案由办公室指定专人管理，并对所属公司档案管理工作进行指导、监督和检查， 其中，汇森煤业公司总部、秦龙公司完成了主管以上员工的人事档案审核整理工作；自然博物馆建立了全员电子档案信息库并完成了档案审核，工作基本实现了规范化。
2、干部档案委托管理型：华山创业公司、西部证券、金泰恒业、燃机热电、西部证券等公司将员工档案委托到人才交流中心管理。其中西部证券公司由于在全国分支机构较多，为了规范人事档案管理制订了《西部证券股份有限公司员工档案管理办法》，明确了员工人事档案通过人事的方式进行管理，公司与各业务所在地人才交流中心建立了关系，通过人才交流中心办理职称评审等相关业务。金泰恒业公司建立了员工工作档案纸质版和电子档案，并安排专人保管和整理；员工人事档案，由公司委托西安市人才中心进行管理。
3、干部档案部分自主部分单位管理型。金信实业公司、人民大厦公司员工分为两部分，一部分为业主管理公司人员，这部分人员档案由公司自管；两个公司下属的酒店系委托外方酒店管理公司经营管理，酒店员工属于市场化招聘人员，酒店为入职工作员工建立工作档案，员工以往档案不调入酒店管理，员工在酒店工作的人事档案信息属于酒店私有信息，员工离职时不能调出。
（二）干部档案发展的现存问题
1、部分单位对干部档案工作不够重视，没有按规定配足专职管理人员长期依靠借调或者返聘人员开展工作。
2、未定期对人事档案管理专业技术人员培训。部分企业在档案管理人员岗位进行调整后，未及时进行培训，导致新入职人员不了解档案管理流程，不知道如何收集材料，不懂如何认真审核接收资料，导致有些信息不准，手续不全，内容不实的信息归入档案。
3、档案材料收集不完整。大多数兼职人员无暇全面收集干部应归档干部资料，尤其是档案托管人才交流中心的单位，干部档案材料不及时报送归档，新入职干部档案调入不及时，发现问题滞后，有干部档案出现人挡分离现象。在干部考察任用时，无法通过干部档案全面了解干部的成长经历和各方面的情况，不能依靠档案记载和现实考察做综合分析并作出比较全面准确的评价，干部档案作为了解干部的重要依据的作用发挥不明显。
三、干部档案的发展设想
（一）加强档案专业技术人员的培训
2013年8月15日，集团公司组织控股公司参加了陕西省委组织部召开的全省干部人事档案工作培训会议，对部分控股公司人力资源部相关领导及专管人员进行了档案理论、档案制度、档案审核及信息化管理培训。
（二）配足并培养管挡干部队伍
凡是干部配备比较充足、培养和管理机制比较健全的公司，干部档案工作管理做都较好，因此，建议各单位人事部门的新进人员，首先安排做干部档案工作，经过一段时间历练之后，再轮换去从事干部人事工作，这样有利于他们熟悉组织人事工作的全过程。有了干部档案管理方面的经历，对他们将来考察干部中，能主动在形成材料时把好审核关，形成的材料就会更规范、更严谨。这样既给管挡人员一个好的职业规划，又能使档案管理工作吸引更多人才，推进档案管理工作。
（三）制定公司干部档案任前审核制度和干部任职公示信息审核制度
一是按照省委组织部要求继续严格执行干部档案任前审核制度和责任追究制度，制定实施细则，真正将通知精神落到实处，切实做到发现干部信息有异议的要立刻进行查核，在没有核准之前一律不得公示，也不得任职。另一个是审核把关不严造成公示星系不准确的要追究有关人员责任，要通过严格把关，形成各方面高度重视档案工作的良好氛围。要把档案管理工作列入集团公司年度考核内容。
四、结论
干部档案规范化建设对合理任用干部，推动人事制度改革具有重要意义，但是国内目前干部档案管理尚不完善，干部档案管理规范化的道路依旧任重道远，需要深入了解发展现状以提出解决方案，推动干部档案规范化管理。
参考文献：
1 纳入企业管理，形成合力，加强核心档案资源建设
随着集团公司现代企业管理的不断加强，档案工作越来越成为企业基础管理、专业管理、资产管理和风险管理的重要组成部分，把档案工作纳入企业管理制度和业务流程是必要趋势。
河南油田的做法是，把加强核心档案资源建设纳入企业管理制度和业务流程。主要体现在：把档案管理制度的制定纳入生产经营的每个环节、每个流程，只要有人为因素存在的地方，都必须有相应的档案管理制度，突出流程管理、突出核心业务和主营业务，以流程决定配套管理。通过界定各部门、各单位的业务范围和职责，树立企业员工人人都要管档案、利用档案、保护档案的意识。
在重点建设项目管理中，实现档案管理与项目管理四同步，档案专业验收是项目管理流程的最后一个环节；在科研鉴定、评审中，把完成档案归档作为鉴定、评审的首要条件；在设备管理中，明确规定设备开箱验收，必须有档案人员参加和随机资料归档交接；在OA办公自动化文书处理中，必须办理归档流程；在油气勘探开发项目管理中，也明确了档案资料的归档，比如，在物探工程项目管理、探井钻井工程项目管理、录井、测井、试油等工程管理中，在项目竣工验收中，都对提交原始资料提出了要求，制定了原始资料评分标准；在境外项目管理中，明确提出了档案资料管理。
另一方面，档案工作纳入企业考核体系。要让这套管理制度落实、可行，考核是关键。因此，把建设档案管理制度体系与建设档案工作考评体系有机结合起来很有必要。为此，按照中石化档案工作的总体评价排序，建立评价通报制度，对各单位档案工作实行量化考评，并把档案工作的考评结果纳入企业的年终效绩考核体系，有力推动档案工作的发展。
2 纳入企业信息化建设，整合各类档案信息资源
要把档案信息化建设纳入企业信息化建设中，一同规划、一同发展，在建设各专业系统时，要征求档案部门的意见，把归档接口考虑进去。目前，河南油田基本完成中石化档案信息化建设的试点工作，档案管理系统已在河南油田局机关档案馆及26个二级单位档案室实施完毕并运行。通过依托档案信息化管理系统，建立与其他各专业信息系统在线归档接口，OA接口、ERP接口、浪潮财务接口已部署完成并正常运行。实现了部分专业系统形成的电子文件实时在线归档。
3 通过档案信息化建设，促进档案标准化管理
通过档案业务流程分析与优化，使企业档案关键业务和关键流程与信息系统相融合；按照标准先行、保障安全的原则，制定档案管理制度与数字化档案馆技术规范标准；利于加快档案信息化基础工作和监督检查细节上设置条款，有效地履行档案监督、检查、指导职能。
关键词：档案；文化；结构
中图分类号：G270 文献标识码：A 文章编号：1673-291X（2013）26-0247-02
一、档案的文化属性
档案属于文化现象，记录了人类活动和思想，凝结了人类社会特征和民族标志，包含了知识、信息、信仰、道德、法规、习俗等智力的、审美的、技术的和精神的成果。档案记录了物质生产过程和精神生活进步的状况，社会制度的改造和进步状况，反映了社会的精神文明和物质文明，也反映了社会文明的程度。
档案本身是一种智力产品，属于精神生产范畴，具有传播知识的功能，是人类获取知识的重要途径，被誉为“历史文明之母”，是社会文明的产物和表现，对社会精神文明建设具有重要影响[1]。档案以各种方式和各种类型的载体将人类的历史活动过程和思想认识和成果记录并流传后世，是人类文化遗产的重要组成部分，是文化遗产中最有价值的部分之一。档案是社会文明的记录与标志，对社会建设和发展有重要价值。
档案的文化属性把档案和档案事业及人类的社会活动密切联系起来。档案文化不仅仅指档案实体文化，在档案管理活动中，档案技术运用、档案管理方式、手段与设备反映着档案文化和档案价值观念的认识程度。因此，档案文化的类型可以分为档案实体文化、档案管理文化、档案产品文化、档案事业文化及档案学文化等[2]。不同类型的档案文化构造了特定的档案文化结构。
二、档案文化结构与特点
（一）档案文化结构由核心结构和外部形式两部分组成
档案文化的核心结构由档案观念、档案价值和档案管理组成。档案观念即档案传统、或档案意识（心理及思维方式），档案观念承担着档案文化价值体系的构造功能。我国有优良的档案文化传统基础，历经了各代改革与完善，档案管理制度、档案工作法制建设、史料编纂、档案管理的方式方法和技术等传统对当今档案文化产生了深远的影响。档案传统是档案文化内积淀最深、最久的文化内涵，档案意识或心理也无不渗透着档案传统。
当代档案意识主要内容是历史记录、信息来源和文化遗产，受经济基础、国家政治、社会文化影响。档案意识对档案理论产生重要影响，与档案理论存在交叉，对档案理论有评价和校正功能，可以说正确的档案意识是档案理论产生的条件。此外，档案意识对档案实践工作也产生控制作用，更能影响社会记忆构建[3]。
档案文化价值本身具有多元性，由档案记录范围的广泛性和记录形式的多样性。档案文化价值是文化形成者和档案工作者在文件的制作、形成、积累、保管、整理、鉴定等创造性活动中劳动的结晶[4]。档案文体的形成是经过档案工作者有效的、科学的筛选活动，最后成为记载和传播人类文明的媒介。每个档案个体都是人类有效劳动的创造物即文化的创造物，既有人们工作、活动、经验的总结，也有对经验升华至科学总结的形态。档案是文件形成者的劳动、经验和知识创造的产物，也包含了档案工作者创造性的劳动即把文件转化为档案的过程。档案工作者挑选有价值的文件，经过文件鉴定的过程，从而成为档案文化另一个重要的创造主体。
对档案行为的理性要求也是档案文化的核心部分，如法规、行政管理规章和理论、工作标准[5]。档案管理和利用的理论、经验、技术、规范是对档案活动目标的规范，具有文化连接和文化控制的功能。
（二）档案文化的外部形式由档案行为方式、行为成果、记录手段和组织机构共同构成
档案行为方式即档案的形成和存贮行为、档案利用、档案研究等行为。通过一系列的档案行为可以把档案从无序转化为有序、从较低层次转化为较高层次，对档案现象形成新的认识，这是档案从形成到开发的过程，也是档案从形成科研成果的文化活动过程。
档案行为结果是档案行为方式的产物，档案行为结果又可以进一步分类为档案形成阶段的行为结果和档案利用阶段的行为结果。档案行为结果具体反映了人们对档案现象认识的新发展，为进一步开展档案工作创造条件。
档案手段依靠一套成熟的符号系统。档案符号系统成为人类文明的记录手段，符号系统承载着深厚的文化积淀，凝聚、积累和传递社会文化。
（三）档案文化具有稳定性
档案文化核心结构是处于文化结构深层中的静态结构，具有很强的稳定性。核心结构具有内隐性，对档案文化发展起决定作用，核心文化具有从内向外的扩张性，有制约和控制能力。档案文化的核心结构具有相对独立性，是最具决定性作用的部分，核心文化是档案文化产生的根本原因，起决定作用，有着较高的精神元素和文化含量。
（四）档案文化具有动态性
档案文化的外部形式是易为公众感知的文化现象，具体表现为公众档案行为、档案利用方式、档案资源的渠道和方式，档案管理机构、档案部门行为方式的物化成果、档案宣传和展览等内容。档案文化外部形式是是档案文化功能的体现，处于文化结构的表层，是文化的显性部分，具有很强的动态性。
（五）档案文化具有社会性
档案文化的外部形式受社会活动影响较大，是档案文化中较为活跃的部分，直接展现档案的文化功能。社会是档案文化外部结构的生态环境，不同的生态环境产生不同的文化结构，档案文化受社会环境的影响，自动适应社会发展的需要，自然条件、政治制度、历史背景、的不同都会产生不同的档案文化形态。
（六）档案文化具有转化性
外层文化是核心文化的衍生，它围绕核心文化体现文化内核的精华，又具有内聚性。核心结构和外部形式是可以相互转化的，外部的表层文化经过长期积淀可转化为核心文化的组成部分。核心文化中不适于社会发展的部分会被逐渐淘汰。
三、我国档案文化结构存在的问题和发展途径
我国档案文化核心结构中有着良好的档案文化传统，如集中统一的档案管理体制、严格规范的管理风气、丰富的典藏和发达的史料编纂等。但我国档案文化也存在着问题，档案文化中的“官方文化”色彩和“精英文化”色彩过于浓重，档案仅向国家行政机关服务，为社会公众服务的意识淡薄。这种狭隘的档案观念、档案意识和畏惧档案开放的心理已成为我国档案社会化和面向大众的障碍。
我国档案文化结构中的外部形式发展相对滞后，尚没有体现出应有的社会性和文化性。我国档案文化传统中还带有农业文明的一般特征，对外开放与交流不够，相对封闭。此外，档案理论基础薄弱，管理技术和管理方法还有待改进。
对此，我国档案文化应当改变传统档案文化社会化程度低的现状，面向大众开放。档案文化是社会主义文化建设的重要资源，应当走档案文化社会化的道路，充分发挥档案文化的价值。这就需要消除“官方文化”色彩改变官本位的档案意识和心理，消除“精英文化”色彩的不利影响。同时，增强为社会公众服务的意识，面向大众，弘扬民族文化传统，承担起传承民族文化和社会教化的使命。
目前，我国的档案的管理已经开始了从政府范式向社会范式的转变，档案文化对社会生活正在产生积极影响。档案开发、信息公开，一方面可提高政府决策的科学性和有效性，另一方面也可推动学术研究的发展和社会文明的进步。
参考文献：
[1] 王英玮.档案文化论[M].北京：中国人民大学出版社，1998：3.
[2] 潘连根.文件与档案研究[M].合肥：安徽大学出版社，2007：252.
[3] T 库克，李音.铭记未来――档案在构建社会记忆中的作用[J].档案学通讯，2002，（2）.
【关键词】人事档案；机关事业单位；人力资源管理；作用
机关事业单位人事档案是历史地、全面地考察了解和正确选拔使用机关事业单位职工的重要依据。在我国经济体制不断变革的今天，人们对机关事业单位的职能改变的需求越来越强烈，而人力资源又是机关事业单位的核心，人力资源管理的好坏将直接影响机关事业单位职能的发挥效果,人力资源管理是把人视为机关事业单位发展的关键性的特殊资源,采用“以人为本”的思想对人力资源进行管理的方法。它的核心是以人为中心,强调对人的管理。而反映个人经历、德才能绩、工作表现,真实记录一个人客观面貌的人事档案在人力资源管理中起着不可忽视的作用，但在实际工作中,人事档案却在逐渐被淡化。本文就人事档案在机关事业单位人力资源管理中如何发挥更好地作用进行浅要分析。
一、人事档案在人力资源管理中利用情况
虽然人事档案在人力资源管理中有着不可忽视的作用，但在现实的工作中，许多机关事业单位轻视对人事档案的管理。表现在以下几点。
（一）人事档案反映的的内容不全面。
我们目前的人事档案管理基本上是套用以往的干部档案管理模式，人事档案包括当事人履历材料、自传材料、组织鉴定、考察材料、考核情况；学历、学位、培训和专业技术职务情况的材料；同时也包括政审、职务任免、加入党团组织的材料；奖励及违纪材料；工资级别调整等等。而反映一个人的工作能力、工作业绩、培训方面的材料却是十分缺乏。当用人单位希望通过人事档案了解和掌握一个人全部信息时，无法得到满足。人事档案没有给用人单位带来具体的识人标准。长此以往，使得人事档案遭受冷落。人事档案内容失真多有发生。由于个人及社会的原因，人们为找到一份好工作，会将自己的档案材料擅自改动，如将工作时间提前，学历提高，通过篡改、造假产生的人事档案如果档案管理者不进行认真的核实，只能将错就错地接受档案。而虚假的信息导致人力资源部门无法对职工做出正确评价，使得人力资源管理在用人单位的作用发挥受阻。
（二）人事档案反映的材料过时。
人事档案材料的收集往往需要一个很长的过程，很多单位档案部门不是随时随地收集材料，有的即使随时收集材料，但归档的时间也相当的长，一般年底进行一次归档，使得一些最新的档案材料如石沉大海，而人力资源部门要了解某个人的材料时只能看到一些历史材料，对该人最新材料的缺乏了解，从而贻误人力资源对人才的分配。而有的人事档案部门只有对人员进行变动、调整时，才会对其档案进行整理，补充其缺少的材料，而这些材料的取得的真实性与时效性受限，使得人力资源管理部门无法从人事档案获取到真正有价值的信息。
（三）人事档案管理者素质有待提高。
人事档案管理者往往由单位年纪偏大者或单位不受重视的人员担任，而这部分人员对工作往往处于应对付对的心理，对该工作的重视程度不够，加之单位领导重视程度不高，使得档案管理形同虚设，直接影响了人事档案作用的的发挥。
二、人事档案在人力资源管理中的作用
（一）人事档案可为人力资源管理提供真实可靠的信息。
人事档案管理得好，在档案中即可了解到一个人的工作经历、思想品德、业务水平、个人技能、个人素质等信息，这些信息的提供可使用人单位做到知人善任、人尽其才,能挖掘每个职工的潜力,发挥他们在各个岗位上的最大效力,能最大程度上发挥人力资源的作用。
（二）人事档案能为人力资源管理提供依据
人事档案管理得好，可为用人单位在用人等决策中提供重要依据。人力资源管理部门通过对单位职工作的考核，如人事考核、绩效评估、职工考核等等来决定职工的晋升和奖惩以及对职工的培训与学习。而这些记录都要通过人事档案来进行反映。人力资源管理者通过人事档案即可对职工的业绩、素质、能力等进行综合分析,作出相应的决策,从而保证用人单位决策的科学化、合理化。
三、如何发挥人事档案在人力资源管理中重要作用
（一）丰富人事档案的内容。
人事档案应为人事资源管理部门提供有价值的信息和数据，所以人事档案内容要更加丰富，不仅仅只有履历、自传、学历、奖励以及工资级别调整材料。还应能反映个人的兴趣爱好，专业能力，个性特征等等，通过这些材料的丰富，人力资源部门可以从人事档案中提炼适合该人的工作岗位，职业素养，使人事档案成为人力资源管理的得力助手。
（二）增强人事档案的真实性。
人事档案的真实性可为人力资源部门提供有价值的信息，因此人事档案管理者要充分发挥其作用，对投递的档案材料要认真的进行甄别，对发现失真的材料要进行实地核实，以确保材料的真实性，对弄虚作假的递交材料者要给予相应的处罚，以惩戒后人。同时要加强相关法律法规的建设，把好人事档案收集、传递、存档关，对不真实的材料坚决不予存档，从而为人力资源管理的决策提供可靠依据。
（三）加强人事档案最新材料的充实。
人事档案材料的收集往往需要一个很长的过程，很多单位不是随时随地收集材料，有的即使随时收集材料，但归档的时间也相当的长，而人力资源部门要了解某个人的材料时只能看到一些历史材料，对该人最新材料的缺乏了解，以贻误对人力资源的分配。因此人事档案要形成动态管理，及时更新档案材料，方便人力资源管理部门了解和认识一个人的全部实际情况。
（四）提高人事档案管理者素质。
建立人事档案管理制度，提高档案管理人员的待遇，积极组织档案管理人员学习培训，提高他们的从业道德素质，工资福利待遇，增强他们的责任心，从而发挥其在人事档案管理中的重要作用。
（五）加强人事档案的现代化管理。
当今时代是信息和网络飞速发展的时代，传统的人事档案管理已不能满足档案利用者的需求，加快开发人事档案的现代化管理,加快人事档案信息联网的速度，实现个人信息的联网查询，使得人力资源管理者足不出户，即可掌握该人的全方位信息，更加方便人力资源管理者发现人才，使用人才。而求职者也无需奔走各个城市投档寻找工作，只需在互联网上应聘即可，为求职者节省了时间和费用。
四、结语
东庄索桥工程的归档资料的现场管理、验收与移交要点如下：（1）工程归档资料的管理，实行项目经理负责制，具体由工程总承包方相关管理部门设计院工程建设管理部东庄索桥项目专职档案管理员（资料员）负责资料的管理工作。（2）在东庄索桥工程正式通过竣工验收后三个月内，向业主方厅东庄办办理档案移交，同时将竣工档案按有关要求移交院信息中心档案室。（3）需归档的竣工资料必须经过分类整理，并应组成符合要求的案卷。（4）向业主方厅东庄办办理项目资料移交手续，需按照业主方的资料移交规定或要求进行，且必须明确档案移交的内容、案卷数、图纸张数等，并有完备的清点、签字等交接手续。（5）院信息中心档案人员负责对项目资料的编制和移交进行指导，并对向其移交的项目文件材料进行验收、接收和管理。（6）向院信息中心档案室移交时，移交人应填写一式两联的《工程竣工资料归档移交单》随同归档文件一并交由档案室验收、归档。（7）EPC工程竣工档案的验收交接程序为：承包商提交竣工档案，由EPC工程管理单位审核、验收、汇总后提交监理审核验收，再由监理提交给业主项目部审核验收，竣工档案最终交业主档案部门审核验收。
2做好水利EPC工程档案管理工作的体会
2.1重视EPC工程档案管理，设立档案资料专职管理人员
首先，负责EPC工程的管理部门必须重视搞好档案工作，只有领导的档案意识增强了，并且对档案工作有一定的了解，才能合理安排其档案管理工作，使总承包档案工作有序，正常的开展。其次，要设立有档案管理工作经历的专职档案管理人员，参与到工程总承包中去，了解工程项目的总体安排与规划，了解工程进度，及时收集资料。掌握批复文件、总承包合同、分包合同、设计报告及施工图、会议纪要、周报告、月报告、工程进度表、支付计划表等文件是否报送业主，或报送监理审核，还是在总承包方收集。档案管理人员对工程各种文件进行管理时，要对档案资料的整理、保管有清晰的思路，若有文件丢失，应该提出的补救措施。
2.2建立健全EPC工程档案管理制度
工程总承包涉及设计、设备采购、土建施工、安装、调试等多个分包商，为了确保EPC工程档案管理工作得以顺利开展，必须建立健全总承包档案管理制度，如《工程档案管理制度》、《分包商资料移交管理办法》、《工程竣工档案资料整编规定》、《工程竣工文件移交的内容和要求》等，以实现档案的规范化管理，避免出现各分包商相互扯皮、各行其是、无所适从的局面。
2.3共同参与，提高EPC工程档案管理工作质量
在EPC工程建设中，档案管理人员应参与工程建设，工程管理人员需参与档案收集工作。档案管理人员必须参与设备开箱验收、工程竣工验收，参加相关工程会议，并对工程资料进行及时收集、审核、整理、归档，以保证工程项目竣工资料的及时、有效收集。同时，工程管理人员应参与档案收集工作，这对提高档案的质量有很大帮助。
2.4EPC工程档案管理工作与工程建设进度同步
EPC工程建设过程中，需做到档案管理与工程建设两手都要抓，兼顾彼此、同步开展。档案工作随工程开工而启动，工程建设过程中，必须收集各类资料，如日志、月报表、会议纪要、工程进度报表等，工程建设到哪一步，档案管理就应该跟进到哪里，以确保竣工资料收集的全面性，完整性。
2.5建立、完善EPC工程竣工档案管理体系
EPC工程竣工档案的齐全、完整，关系到整个工程能否顺利通过竣工验收，也关系到工程的安全检查及今后的运行、维护、改造等。工程总承包方需高度重视EPC工程建设竣工档案管理的重要性，把工程建设竣工档案管理体系建设纳入到项目管理标准体系建设工作中，确保竣工档案管理工作顺利进行。（1）制定竣工档案编制管理规范及标准。（2）建立竣工档案管理工作程序。（3）建立竣工档案管理人员责任体系。（4）实行严格的竣工档案审核验收程序。
3结语
关键词：县级医保；档案管理
中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1001-828X（2013）11-00-01
一、医疗保险档案管理的重要性和必要性
医疗保险中心经办业务涉及城镇职工、居民、自由职业者、学生、外来从业人员等类别在内的参保人员的医疗保险事务，影响范围广，涉及每一位市民的切身利益。医疗保险业务档案是各部门在工作中形成的原始记录，是对参保单位和个人权益的真实记录，是确定参保个人享受医疗保险待遇的重要依据，是反映医疗保险事业发展的宝贵资料和重要历史凭证，是涉及广大人民群众切身利益的重要民生档案。医疗保险业务档案管理是医疗保险工作的重要内容和最基础的工作之一，涉及面广，政策性、专业性强，工作环节多，业务管理繁杂，主要涉及医疗、工伤、生育、离休、财务、业务等相关部门，包括定点医疗机构资格认证资料、医疗保险服务协议、各种医疗费用清单和结算凭证、转诊转院审批备案表、参保单位基本情况、基金支付情况、个人基本信息、个人账户每月划入金额明细单、医疗保险关系接续、定点零售药店档案中的资格认证资料、服务协议、药费清单及结算凭证等。加强医疗保险业务档案的标准化管理，为提高医疗保险业务档案管理工作的及时性、准确性，确保医疗保险业务档案真实、安全完整和有效利用，是实现医疗保险经办管理“规范化、信息化、专业化”建设的必然要求，是实现为参保个人“记录一生、跟踪一生、服务一生、保障一生”目标的必要条件，也是实现医疗保险事业健康可持续发展的重要基础。
二、我县医疗保险档案管理的现状
1.加大基础设施投入，提高管理水平，高标准、高质量做好档案管理的基础工作。
健全网络，集中管理，强化档案工作管理体制。
近几年，随着医疗保险工作的进一步完善，在实际工作中，越来越强调工作质量和工作内容，实实在在，看的见，摸的着，因而，表现在档案工作中，涉及的工作面越来越宽，工作内容越来越多。为打牢档案工作基础，我们把建立较科学的档案管理工作体制和管理网络作为首要的问题来抓。
（1）我县医保中心主要将医疗保险档案管理工作提上日程，设立专门的人员进行管理，建立完整的管理系统与网络，这样不仅加强了医保档案形成、积累、归档的管理，还规范了医疗保险档案业务基础，促进医疗保险档案管理工作科学规范。
（2）将医保档案管理列入年度计划和总结重要的考核指标。做到布置、检查、考核一体化，有效保障了医保档案管理与医保业务的统一。我县增加医疗保险档案工作的投入，不断提高我们医疗保险档案工作条件。
（3）思想上高度重视档案工作，在档案管理工作中要舍得投入。由其是对档案存管、保护、整理、信息化建设等方面给予足额保障，保证了医疗保险档案管理工作的有效实施。我县配置了专用电脑，对医疗保险档案信息数据进行直接管理，为人民提供快速的查询服务，提高医疗保险档案管理有序进行。
2.详细编写制定业务档案的归档范围及保管期限，管理有依据。
将医疗保险业务档案归档范围分为参保管理类、医疗保险待遇、医疗保险基金统计报表类、两定机构管理类、信息系统类、两定机构申报及药品信息维护类等六大类。
生育保险业务档案归档范围，分为参保管理类、生育保险待遇类、协议服务机构管理类、基金会计类、生育保险调剂金核定材料、生育保险业务统计报表类、生育保险稽核监管类等七大类。规定医疗保险业务档案保管期限永久、长期和短期调整为永久和定期两类。其中，定期最低保管期限为10年、30年、50年、100年。医疗保险业务档案的保管期限，自形成之日的次年1月1日开始计算。生育保险业务档案的管理期限执行标准与医疗保险业务档案保管期限相同。
（一）医疗、生育保险参保管理类：主要包括参保单位登记材料；参保人员登记材料；医疗、生育保险个人账户管理材料；医疗保险登记证管理材料；医疗保险卡（证、手册）管理材料；医疗保险待遇领取资格验证材料；异地安置登记材料；服务协议管理材料。（二）医疗、生育保险费征缴类：主要包括医疗、生育保险费征缴核定材料；催缴材料；缴费证明材料。（三）医疗保险待遇类：主要包括门诊特殊病登记材料；医疗保险住院待遇核定材料；医疗保险门诊待遇核定材料。（四）生育保险待遇类：主要包括妊娠登记材料；并发症登记材料；生育保险待遇核定材料。（五）医疗、生育保险业务统计报表类：主要包括各项医疗、生育保险年度统计报表；医疗、生育保险数据和分析报告等资料；医疗、生育保险业务月/季统计报表；各项医疗、生育保险基金年度预决算表按《会计档案管理办法》确定保管期限。（六）医疗保险稽核监管类：主要包括医疗保险稽核材料；医疗保险监察材料；医疗保险经办机构内部控制材料；医疗保险大案、要案、特殊案件的稽核材料〔永久〕。（七）会计凭证类保管年限：原始凭证，记账凭证，汇总凭证，总账，（包括日记总账），明细账，日记账（现金和银行存款日记账保管，固定资产卡片（固定资产报废清理后保管5年），辅助账簿，月、季度财务报告（包，年度财务报告（决算）〔永久〕（包括文字分析），会计移交清册，会计档案保管清册，会计档案销毁清册，银行余额调节表，银行对账单。
3.简化业务档案整理要求，提高工作高效率。
按照要求，结合工作实际，明确业务档案全部以“件”为单位装订，区分保管期限分别跨年度排列的整理办法。业务档案中凡属会计档案的，应按照《会计档案管理办法》的要求整理。
三、加强医保档案管理工作的思考
一、社会保险业务档案管理中亟待解决的问题
1.社会保险业务档案管理分散，标准不一。我国现行社会保障管理体制无论是组织管理机构建设，还是立法规定都相对分散。管理机构分散、不集中，在档案管理上没有统一的标准，管理方法滞后，缺乏结合实际细化各类社保档案的管理细则，使得档案实体管理投入较大，社会服务功效甚微。
2.档案实体存量多、增量大，归档材料应“瘦身”。社会保险体系的不断完善，保险种类的多样化，使得参保人数和范围广泛覆盖，参保方式更加细化，保险工作的业务量连年大幅提升，与此带来的是社会保险业务档案的与日俱增。以西城区为例，社保中心档案的年增量为15000卷，医保中心档案年增量为30万件。如此巨大的增量，为社保档案管理和库房管理带来了空前的压力。按现有方式管理社会保险业务档案实体，管理成本将不堪重负。
3.部分档案利用价值不高，利用率偏低。通过对近两年档案利用情况进行跟踪分析，西城区社保中心业务档案的利用量每年只有300余件,主要是内控部门、基金监督部门、业务科室及参保单位查阅利用一些依据性档案材料，约占总查阅量的99%，而审批材料只占1%，基本上未接待公民查阅档案。医保中心业务档案的利用量约为每年150件，以审批材料中的医疗费原始单据利用最多。在利用时效上，基本上只利用3年以内形成的档案，2008年以前的档案利用很少。调研结果表明，部分档案本身的价值不高，导致社保业务档案利用率偏低，不能充分发挥其社会化的服务功能。
二、解决问题的对策与设想
（一）建立健全档案管理体系，实现“大集中”管理从管理的角度看，综合档案馆仅接收永久保存的档案，造成社会保险业务档案管理更加分散，且社会保险业务档案增量大，大部分档案馆在建设初期未能预留这部分档案的库房容量。从利用的角度分析，参保单位和人员并不了解要查询的社保信息保存在哪里，不仅要跑经办机构还要跑档案馆，利用不便势必引起利用者的不满，增加社会负面效应。在当前经办机构分设的情况下，如何更好地整合社会保险业务档案资源，将档案集中管理？笔者认为可以成立“社会保险业务档案管理中心”，负责统一管理一定区域内的社会保险业务档案。各经办机构按照档案管理中心的要求，定期（如每年）向中心移交档案实体及数据，由中心按照统一的管理标准和规范对档案实体与数据进行加工整合，真正实现养老、医疗、工伤、失业、生育、工伤等社会保险业务档案的集中管理、综合利用和信息共享。
（二）科学管理档案实体，应归尽归，该存才存1.紧密结合实际，科学划定档案实体保管期限。《北京市<社会保险业务档案管理规定（试行）>实施办法》（京人社发〔2010〕109号）对十类社会保险业务档案的保管期限做了明确规定，调研发现仍有一些期限设定与实际情况不适宜。一是在现有保管期限的基础上，增加5年定期保管期限。如生育保险手工报销费用审批材料，按照规定其保管期限为10年，每一件档案以参保人为单位，其中包括审批表、申报表、收费单据及诊断证明、出院证明、生育服务证、出生证、身份证复印件等相关审核材料，共计10余页。从参保人的角度来看，参保人在一次性享受生育保险待遇后，这类材料也就实现了其查考价值。在实际工作中，此类档案主要留作内控部门、基金监督部门进行审计之用，查阅者很少，且仅利用近两年的档案内容，故划定5年保管期较为合适。到期后及时进行鉴定销毁，可以减小档案管理成本，节约库房空间。二是调整档案保管期限偏高的档案。如用人单位社会保险登记材料、用人单位社会保险年检材料、五险参保单位登记表等，其保管期限为永久保存。调研发现其保管期限偏高，因为此类登记材料所记载的内容主要为单位名称、组织机构代码、住所地、法人或负责人、开户银行及账号等，这些信息是社会保险经办机构审核用人单位参保资格的依据，对职工享受医疗保险待遇和将来计发养老金没有直接的查考利用价值。三是档案实体状态不足以按划定期限保存的情况。在调研过程中，通过翻阅积存待整理的档案，我们发现有部分审批材料字迹为针式打印，因打印效果不佳，浅蓝色字迹褪色严重，多有辨认不清之处，还有个别单据为热敏纸材质，仅保存两三年就已看不清了，这部分档案仍按原保管期限划定没有实际意义。应及时鉴定整理，可依据具体情况适当降低保管期限，同时尽快采取数字化补救措施。2.鉴定档案价值，科学界定归档范围，为档案实体“瘦身”。国家档案局3号令及北京市档案局109号文件中均规定了各类登记表单的相关审核材料作为档案划入归档范围。调研中，通过查看各类档案实体，发现审批、登记材料中附带了大量参保人办理业务时提交的相关审核材料，其在案卷中占有较大比例，导致档案案卷厚重臃肿。如基本医疗保险基金补缴表中每一个参保人都需附带一本劳动合同，而这部分材料实际上对参保人并没有查考利用价值，其主要作用是为内控部门、基金监督部门对社保经办机构进行审计提供依据。笔者认为，这些相关审核材料可以不纳入归档范围，而是将其作为审计依据，一是将审计工作前移，归档前审计；二是相关审核材料由保险经办机构自存，以备核查；三是办理保险业务工作过程中进行数字化扫描以供备查。此外，部分档案为经办机构或医院内部系统生成的电子单据，如医院上传的住院费用清单，由医院为归档工作专门进行打印，归档装箱上交保存后，就没开箱利用过，且在医院系统里已经全部存有电子数据，建议此类档案做无纸化保存，由医院上交电子数据即可。
（三）加快信息化进程，搭建社保档案电子数据统一平台当前，社会保险业务档案信息化工作尚处在目录应用的初级发展阶段，远远跟不上社会保险工作发展和改革的脚步。应打破僵化的固有思维模式，使社保档案管理由重社保档案实体向重社保档案信息转变，逐步搭建能够查询到参保人全部社会保险业务档案的信息中心。数字化工作初期虽然耗资巨大，但从长远来看，这是降低行政成本、提高行政效率，服务民生的有效途径。
（四）完善社会保险业务档案制度体系全国各地陆续出台了一些关于社会保险业务档案的管理办法和规定，但在实际工作中，仍缺乏细化的各类社会保险业务档案具体管理细则，缺乏统一的管理标准和规范，如档案归档范围、鉴定方法、分类标准、整理方法、档案管理人员职责、利用保密制度等。社会保险业务档案管理工作从材料生成、整理归档、上架排列、利用等各个环节都应有章可循，逐步构建完整的社会保险业务档案制度体系.
作者：李茂福 邢晶晶 单位：北京市西城区档案局
