时间：2023-06-05 10:16:42
开篇：写作不仅是一种记录，更是一种创造，它让我们能够捕捉那些稍纵即逝的灵感，将它们永久地定格在纸上。下面是小编精心整理的12篇档案规章制度，希望这些内容能成为您创作过程中的良师益友，陪伴您不断探索和进步。
第一条为了加强档案管理，有效地保护和利用档案资源，为社会主义现代化建设服务，根据《中华人民共和国档案法》、《陕西省档案管理条例》和有关法律、法规，结合本县实际，特制定本办法。
第二条本办法所称的档案，是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、教育、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同开工的历史记录。
第三条本县辖区内的国家机关、社会团体、企业事业单位和其它组织（以下统称各单位）以及个人，均应遵守本办法。
第四条各乡镇、各单位应加强对档案工作的领导，把档案事业列入本单位的工作计划，提供必要的业务经费，保持档案工作人员的相对稳定，保障档案工作的正常开展。
第五条县人民政府对向国家捐赠重要、珍贵档案或者在档案工作中做出显著成绩的单位和个人应当给予奖励。
第二章档案机构及其职责
第六条本县档案工作实行统一领导，分级管理的原则，维护档案完整与安全，便于社会各方面的利用。
第七条县档案行政管理部门主管本县的档案事业，依法对本县的档案事业实行统筹规划、组织协调、监督和指导。
各乡镇、各单位的档案机构或者档案工作人员，负责管理本单位的档案，并对所属单位的档案工作实行监督和指导。
第八条县档案馆负责接受、收集、整理、保管所管辖范围内的档案，并向社会提供利用。
各专业档案馆、单位档案馆的建立，由县档案行政管理部门提出意见，报县人民政府批准。
第九条本县境内中外合资企业、中外合作企业和外商独资企业，应当按照我国有关法律、法规的规定建立档案，其档案工作接受县档案行政管理部门的监督和指导。
第三章档案的管理
第十条各单位应当按照档案管理的要求，配置适宜保存档案的专门库房和必要的设施，对本单位档案资料行行集中统一管理，确保档案资料的齐全、完整和安全。并根据档案事业发展的需要和可能配备各种存贮、复制、检索等技术设备，逐步实现档案管理现代化。
第十一条各单位应根据自己的业务，制定本单位、本系统、本专业的档案管理制度和业务建设规范，经档案行政管理部门审核同意后组织实施。
第十二条各单位及其工作人员在职务活动中形成的档案资料，由业务部门按照国家规定的归档范围收集齐全，及时交本单位档案室，按国家规定的标准和要求整理立卷、分类归档、集中管理。任何单位和个人不得据为已有或者拒绝归档。
国家规定不得归档的材料，禁止擅自归档。
第十三条各单位的建设工程、科学技术研究、技术改造、重要设备更新等项目在验收、鉴定时，应有本单位的档案工作人员参加，并按照规定要求，对所形成的档案资料进行验收。
县级重点工程建设竣工验收和重大科学技术研究项目鉴定时，要有县档案行政管理部门和项目主管部门的档案工作人员参加，并对项目档案进行验收。
本县境内的重大活动、重大事件以及中、省、市领导来潼视察工作所形成的档案资料（含录像、照片），由承办单位随时向县档案馆移交；中、省、市部门在本县境内进行重点工作建设，其档案资料（含设计图纸、予、决算）在工程结束后一年内，由县级协办单位负责向县档案馆移交。为了保证档案资料的齐全完整，各有关承办、协办单位应通知县档案行政管理部门，协助收集、整理所形成的档案资料。
第十四条各单位应当按照下列规定向档案室（馆）移交档案：
（一）各乡镇、各单位列入城镇规划内的基本建设档案（含地下管网），自工程结束后，一年内向城建档案室（馆）或县档案馆移交。
（二）司法案件档案及其它专业档案自结案之日和专业项目结束之日起，三个月内交本单位档案室（馆）整理归档。
（三）凡列入各单位档案室（馆）收集范围的其它档案资料，自档案形成之日至第二年月底前交单位档案室（馆）整理归档。
第十五条凡列入县档案馆接受范围的各乡镇、各单位的档案，自形成之日起满十年，向县档案馆移交。
特殊情况需要提前或延长移交期限的，应征得县档案行政管理部门同意。
第十六条国家机关，国有企业、事业单位和其它组织保存的档案归国家所有，列入国有资产管理范围。
国有企业、事业单位在分立、合并、解散、重组或者依法撤销、破产时，应当在专业主管部门、国有资产管理部门和档案行政管理部门的监督指导下，对档案资料对其他国有资产一起，统一评估、移交和处理，在资产转让时，有关档案应当依照国家规定办理。
非国有单位的档案归该单位所有，国家和省、市、县另有规定的除外。
个人在非职务活动中形成的档案或者以继承、受赠等全法方式获得的档案归个人所有。
单位和个人对档案所有权和管理权有争议时，由档案行政管理进行鉴定，鉴定结果应当书面通知当事人。
第十七条中外合资企业、中外合作企业以及中外合资、合作项目在协议、合同生效后形成的档案，为中外双方共同所有。该协议。合同终止时，档案原件移交县档案馆保管，双方可以保存复制件。
第十八条国家所有档案，任何组织和个人不得出卖；需要向国外组织或者个人赠送、交换、出卖其复制件的，必须依照国家规定报县档案行政管理部门审查批准。
第十九条集体所有和个人所有的对国家和社会有保存价值的或者应当保密的档案，档案所有者应当妥善保管或者赠送、寄存、出售给县档案馆；未经县档案行政管理部门批准，不得向档案馆以外的任何单位和个人出卖、交换和赠送；不具备档案保管条件或其保管条件恶劣，有可能危及档案安全时，县档案行政管理部门有权采取代为保管、收购征购等强制措施。
第二十条县档案馆、各单位档案室（馆）应当按照国家档案行政管理部门制定的标准、程序和办法对保管期限已满的档案，进行鉴定和处理，禁止擅自销毁档案。
第四章档案的利用和公布
第二十一条县档案馆保存的档案，按照《档案法》第十九条规定的类别、年限分期分批向社会开放。
我国公民和组织持有合法证件，可以利用县档案馆已开放的档案。
外国组织或者个人利用本县已开放的档案，须经有关主管部门介绍，县档案馆同意方可查阅利用。
第二十二条各单位和公民利用档案时，应当遵守查阅档案的有关规定，不得损毁、丢失、抽取、涂改、伪造或者擅自抄录、复制和公布档案。
第二十三条县档案馆对所保存的重要、珍贵档案，应当用复制件代替原件提供利用，原件要妥善保存。
载有县档案馆及法定代表人印章或者签名的档案复制件，具有与档案原件同等效力。
第二十四条非国有单位和个人在档案馆寄存、代管的档案，需要向社会公布或者利用时，应当征得档案所有者同意。
第二十五条集体、个人所有的对国家和社会有保存价值或保密的档案公布时，应经县档案行政管理部门审核同意。
第二十六条县档案馆提供利用档案，要按规定收取费用。
第五章法律责任
第二十七条违反本办法规定，有下列行为之一的，由县档案行政管理部门和有关主管部门对直接责任人给予行政处分和五百元以上三千元以下的罚款，并同时对责任单位处三千元以上一万元以下的罚款，造成档案损失的，责令赔偿损失。构成犯罪的，由司法机关追究刑事责任。
（一）损毁、丢失属于国家所有的档案的；
（二）擅自提供、抄录，公布、销毁属于国家所有档案的；
（三）涂改、伪造档案的；
（四）擅自出卖或者违法转让档案的；
（五）倒卖档案牟利或者将档案出售、赠送给外国人的；
（六）不按规定归档、不按期移交档案或将档案据为已有的；
（七）对本单位档案不实行集中统一管理，档案管理混乱的；
（八）明知所保存的档案面临危险而不采取措施，造成档案出现破损、霉变、字迹褪变直至散失、损坏的；
（九）档案人员，造成档案损失的。
社会组织或者个人有上述第四项、第五项行为之一的，除行政处分、罚款外，同时没收违纪所得。对于被非法出售、赠送的档案及其复制件由县档案行政管理部门依法征购。
人事档案管理办法
一、目的
为了更有效的的员工人事档案进行妥善管理，有效的保守机密；同时为了维护人事档案的完整，防止材料损坏，便于高效、有序的利用档案资料，特制定本管理办法。
二、档案管理内容
1、员工入职档案：个人简历、员工入职登记表、应聘人员登记表、面试记录及待遇核定事项审批、笔试试题、身份证复印件、学历学位证复印件、离职证明、各类合同及协议。
2、员工培训档案：培训通知、培训总结报告或者考评结果、培训审批表、员工外派培训合同、外出培训反馈表（证书原件）、员工培训统计表。
3、绩效管理档案：将员工绩效考核相关资料按月归类整理。
4、员工离职档案：员工离岗包括员工与公司解除（终止）劳动关系，死亡等情形。
三、档案相关规定
1、基础管理
1.1原则：分类标准、归档及时、排列有序、层次清楚、整理规范。
1.2员工入职前,人力资源部对人事档案的真实性、有效性进行核查，如有虚假，可不予录用和解聘处理。
1.3对人事档案按入职时间分类归档，按在职人员、离职人员进行整理，并及时登记于《入职员工人事档案登记》（见附件一）《离职员工人事档案登记》（见附件二），并在档案前页填写各种人事资料的名称及对档案进行编号，人事档案原则上是永久保存。
1.4当在职员工的基本资料有变动时（如学历变动、身份证号码变动、个人技术职称变动、婚姻情况变动等），应及时将相关资料复印件交人力资源部归档，原件当场查验。
1.5调动和录用入公司的员工，应在办理手续前调阅档案。在其报到新岗位前，对调入或新建立的档案都应登记。
1.6对员工进行考察、考核、培训、奖惩形成的材料要及时收集、整理保持档案的完整性，归档的材料必须认真鉴别，保证材料的真实、文字清楚、手续齐备。材料须经审批盖章和本人签字的，应在盖章、签字后归档。
1.7员工离职档案每月清查，另外存档，档案保存原则上三年后方可销毁（高管及核心人员保留该员工离岗8年止）。
1.8人力资源部档案员要注意档案管理环境的清洁、整洁。
1.9档案应分类编号存放，一个员工一个编号，防止重名重姓员工档案交叉，制电子目录，以便查阅。
2、档案的查、借阅
2.1档案分为保密与非保密，保密档案禁止查阅，只能在档案室阅览，不得外借；非保密级档案因工作需要查、借阅，须填写《查、借阅人事档案单》（附件三），经过行政人力资源部经理批准后方可查、借阅。
2.2任何单位一般不得垮部门查、借阅人事档案，下级员工不得查、借阅上级员工的人事档案。
2.3公司级领导、行政人力资源部可直接查、借阅员工人事档案。
2.4所有经过批准后借阅的人事档案需在三天内归还人力资源部（除特殊情况可延长），对借阅后到期未归还者、归还损坏、私自复印档案者、遗失者依照公司档案管理的相关规定处理。
2.5人力资源部做好查、借阅登记，并在《人事档案借阅登记本》签字登记（附件三）。
3、查、借阅档案注意事项
3.1不得涂改、圈划、抽取、撤换、损坏档案材料。
3.2不得擅自复印、拍摄档案内容，如有工作需要从档案中取证须经行政人力资源部经理同意。
3.3查、借阅者不得擅自泄露档案内容，违反者视情节严重，予以惩处。
4、档案的销毁
4.1公司任何个人和部门非经同意不得销毁员工档案资料。
4.2某些档案到了销毁期时，由人力资源部填写《公司员工人事档案销毁审批登记》（附表五），经行政人力资源部经理批准后销毁。
4.3经批准销毁的人事档案，人力资源部须认真核对，将批准的《公司员工人事档案销毁登记》和将要销毁的人事档案做好登记并归档，登记表永久保存。
四、制定、修订、废除与实施
本管理办法经行政人力资源部经理批准后，由人力资源部实施，修订和废止亦同。
关键词：档案管理；信息化；高校合并
根据高校档案信息形成的规律,可把高校档案分为党政管理档案、教学档案、科研档案、设备档案、人力资源档案、财会档案,再加上报表统计一项共七大类。对这些档案的管理具有以下作用：一是可以把档案事业各构成要素更加紧密地结合在一起，相互促进，使档案事业在复杂的环境中顺利进行；二是可以综合运用各种知识和技能，去寻求成功的管理经验与规律；三是可以有效地管理和开发档案资源，最大限度地满足知识经济和信息时代对档案信息的需求。
档案管理有以下要求：一是对人的要求，包括对分管领导及档案干部队伍的要求。分管领导应对所分管的档案工作的历史、现状、今后发展思路以及档案队伍思想状况、知识水平、年龄结构等有基本的了解，以便对档案队伍的管理创新进行有效考核，从而对管理创新形成强大的推动力。档案干部队伍则要积极参与管理创新，在档案管理中发挥更大的作用。二是档案工作规章制度的要求。这些规章制度不能仅停留在以往的水平上，而要随着社会实践活动的发展而发展。档案工作部门和业务部门应适时调整不适应社会改革变化的档案工作规章制度，以适应社会实践发展的需要。档案工作规章制度要真正纳入单位的各项管理中，不能仅停留在纸面上，而应真正和单位各项管理活动融为一体。三是对现代化设备的要求。现代档案管理的重要内容就是实现现代化管理。不仅要有硬件设备，更重要的是档案工作者要掌握现代化设备的应用问题，使现代技术特别是信息技术在档案工作中得到普遍应用，从而提高档案管理的科学水平。
针对我校是合并后形成的院校，本文对合并院校的档案管理提出了以下建议：
首先，对合并前各单位的档案应根据原有馆(室)藏特点、适用范围、利用方便的情况，采取统一管理、分散存放的办法, 即原馆(室)原地存藏各单位。一个机关的档案，应集中保存在一个机关档案室；一个全宗的档案不宜分散保管，不同全宗的档案也不能混杂。只需将原形成馆藏的检索工具复制一份呈交给学校新成立的档案馆。
其二，继续做好原单位档案的收集、整理工作。如合并前各校在教学、科研甚至管理方面，按年度计划中项目的连续性在合并时未完成的项目等方面产生的档案继续进行收集、整理工作。合并时，各校废止不用的图章、牌匾、奖品、证书、校级文物、纪念品等，应由学校的档案部门继续做好收集、整理、保管等项工作，以保持原全宗档案的有机联系。
第三，对合并后形成的档案，要采取高起点的管理模式。按照档案工作的规律，首先要建立适合保存档案的专用库房。要求恒温、恒湿、防尘、遮光、消防安全，馆藏容量在10～15年左右。其次是组建高素质的档案管理队伍。这支队伍的整体素质要符合学校档案事业的发展需要,工作人员要有热爱档案事业的奉献精神，人人要有管理档案的较强能力。
第四，建立档案网络。这一网络既要兼顾合并前各馆（室）藏的特点，更要注意合并后档案工作发展的新要求。笔者以为可取的模式是：合并后的高校设总馆即综合档案馆，原有的各校档案馆(室)设综合档案室，综合档案馆主要负责管理好合并后的各门类档案的同时，还必须在行政与业务上对本校所属各分校的综合档案室工作进行指导、监督和检查，综合档案馆为基层单位档案工作服务。一方面是本专业管理体制的要求，另一方面也是综合档案馆本身工作的需要。档案室接受综合档案馆的领导，继续做好原有档案的保管与利用，及时又要根据工作的实际需要，编制各种目录、卡片、索引，编制各种参考资料,以便及时、主动地提供档案信息，为机关领导和各项工作服务。综合档案馆成立后，按照档案产生的不同来源，建立与学校党政机构、学科专业设置、科研方向选定等相适应的由综合档案馆在业务上纵向领导，在行政上横向联系的档案工作网络。学校任何一个职能部门要按方便收集的原则确定相应数量的专、兼职档案员，这些专、兼职档案员在行政上属各部门领导，业务上由档案馆领导，以便及时做好日常档案的收集、整理、立卷，最后移交档案馆(室)的暂时性工作。
第五，建立必要的规章制度，使档案管理按规范化动作。新校的档案工作虽在起步阶段，但原有各单位在档案的业务管理模式上有较为可行的规章制度，这些原有的模式或规章制度, 为新校档案的科学而规范管理打下了良好的基础。新校档案管理运作前，要博采众长。继承和发扬原有规章制度的科学部分，建立和健全新的管理运作模式，使档案的鉴定、收集、保管、利用、编研等各项工作按规范化、科学化的规则运行。
通过以上措施，可以为合并后的高校信息整理提供借鉴，进行信息的整合，为以后的信息管理以及信息查询提供方便。
参考文献:
[1]李敏.高等学校档案管理现代化问题初探[J].山东省青年管理干部学院学报，2004,7（04）.
[2]徐玫.关于建立高校档案管理信息网络的若干思考[J].广东工业大学学报,2003,9(03).
[摘 要] 新时期，档案数字化管理及其创新具有重要意义，不仅顺应时展趋势，还能提高档案管理水平，提升档案工作服务质量。为弥补工作中的不足，提升档案管理水平，需要加强宣传工作，完善管理规章制度，重视数据库建设，并构建安全保障体系，提高档案管理人员素质。从而顺利时展趋势，推动档案管理创新发展和服务质量提升。
[关键词] 档案管理；数字化；创新策略；规章制度；档案信息安全
doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2017. 05. 093
[中图分类号] F290；G251.5 [文献标识码] A [文章编号] 1673 - 0194（2017）05- 0175- 03
0 引 言
新时期，随着档案管理水平和服务质量的提升，再加上信息技术的应用，创新管理方式，推动档案管理数字化是十分必要的。这样不仅顺应时展趋势，还能有效提升档案管理水平，为人们获取档案信息资源创造便利。但不能忽视的是，目前档案数字化管理工作中仍然存在不足，需要革新思想观念，完善管理规章制度，促进档案管理水平和服务质量提高。
1 新时期档案数字化管理及其创新的意义
在信息技术被应用到档案管理工作之中的背景下，档案管理数字化趋势越来越明显，其重要作用表现在以下几点。
1.1 顺应时展趋势
当前，信息技术、扫描仪等先进设备逐渐被广泛应用到档案管理活动当中，有力的推动档案管理的创新发展，也为档案管理创新发展提供了便利，有利于提升档案管理水平。因此，在这样的背景下，创新管理方式，健全完善管理规章制度，实现档案管理数字化，这是顺应时展趋势的必然要求，对推动档案管理各项活动顺利进行具有重要作用。
1.2 提高档案管理水平
当前，在信息技术和扫描技术得到有效利用的背景下，再加上档案管理人员综合技能的提升，档案管理数字化是一种必然趋势。事实上，实现管理数字化，不仅方便档案信息资源的整理和归档，还能方便查询，可以有效满足使用者的需要，促进档案管理服务质量提升。数字化管理还可以减少档案资料的占地面积，提高档案资料的防火、防水能力，进而促进档案管理水平提高，有效满足人们使用档案信息资源的需要。
1.3 提升档案工作服务质量
在档案管理数字化的趋势下，通过创新管理方式，构建档案信息资源数据库，对档案资料进行数字化处理，然后编号并存储，构建完善的档案信息资料库。当使用者需要使用档案资料时，只需要输入目录和编号就可以快速查询到所需要的档案资料，满足使用者获取并使用档案信息资源的需要。并且这对提升档案信息服务质量，有效满足人们日常生活需要的重要意义是不言而喻的。
2 新时期档案数字化管理及其创新的策略
当前，在档案管理过程中，由于一些管理人员素质偏低，相关制度没有严格落实，制约档案管理水平提升，影响档案管理的创新与发展。为弥补这些不足，顺应档案管理数字化趋势，促进档案管理水平提升，有效满足人们使用档案信息资源的需要，需要从以下几个方面采取创新策略。
2.1 做好宣传工作，重视档案数字化管理
新时期，要充分认识档案管理数字化的重要意义，创新思维，革新管理理念，顺应时展趋势，推动档案管理工作水平提升。并在制度、资金、档案管理人才等方面加大支持力度，健全完善档案管理制度措施，加大相应的资金投入，注重提高档案管理人员的综合素质，进而推动档案管理数字化的各项活动顺利进行。档案管理人员要增强责任感和使命感，顺应时展趋势，把握档案管理数字化的要求，加强自身学习，掌握档案管理专业知识和技能，不断丰富档案管理工作经验，努力适应新形势和新需要，进而推动档案管理工作顺利进行，有效提升档案管理水平。
2.2 健全完善档案数字化管理的规章制度
根据档案管理数字化需要，健全完善管理规章制度，并严格执行和落实，为各项活动顺利开展提供制度保障，推动档案管理规范化和制度化。要明确档案管理人员职责，建立并落实责任制，让他们自觉遵守制度要求，履行好自己的职责。健全完善档案管理制度，加强整理、归档、存储、使用等各环节的管理，从而提高管理工作的规范化水平。建立奖惩激励机制，对管理工作到位，服务质量高的部门和个人实施奖励。从而激发他们的主动性，更好顺应档案管理数字化趋势，努力提升档案管理和服务质量。
2.3 重视数据库建设，提高数字化管理水平
构建档案管理数据库，对档案信息资源进行统一管理。做好档案资料扫描、图像处理、业务管理、目录管理、信息查询、数据分析等工作，充实和完善档案管理信息系统。同时还要采集档案信息资源，构建档案信息数据库。利用扫描仪、数据压缩等技术，将纸质档案转化为电子档案，并保证档案信息资料完整，从而方便数据信息查阅和使用，促进档案管理水平提升。
2.4 构建安全保障体系，确保档案信息安全可靠
加强安全管理，构建安全保障体系也是不可忽视的内容。应该重视档案管理安全保障技术应用，综合采用密钥技术、访问控制技术、加密存储和传输技术等有效措施，提高数据库信息的安全，防止档案信息泄露，避免档案资料丢失，进而有效确保档案信息资料的安全。对于纸质档案，也要及时整理和归档，保证室内环境良好，注重防水、防火和防鼠害等工作，避免档案信息资料丢失。综合采用上述安全保障措施，进而实现对档案信息的有效管理，确保档案资料完整，为人们有效使用档案信息资料创造便利。
2.5 提高档案管理工作人员综合素质
加强档案管理工作队伍建设，注重引进基础扎实，档案管理技能强的工作人员，建立素质高的工作队伍。在此基础上，还要做好管理人员的培训工作，让他们熟练掌握信息技术和档案管理技巧，有效开展各项工作，顺应数字化管理趋势，努力提升档案管理水平。
3 结 语
新时期，随着信息技术在档案管理工作的应用，档案数字化管理趋势越来越明@。在这样的背景下，应该注重现代信息技术应用，创新思想观念，健全完善管理规章制度。从而有效约束和规范档案管理的各项工作，促进档案管理水平和服务质量提升。
主要参考文献
[1]王丽勇.探讨高校档案管理创新及档案管理数字化问题[J].赤峰学院学报：自然科学版， 2014（2）：164-165.
[2]李惠华.高职院校教学档案数字化管理的现状分析及改进措施[J].湖南大众传媒职业技术学院学报，2012（4）：80-82.
[3]季轩.高校档案管理创新及档案管理数字化探索[J].产业与科技论坛，2016（15）：209-210.
[摘要] 当前，在全国进行污染源普查，是一项重大的国情调查，是做好新时期环保工作的重要基础。而污染源档案是环保工作极其宝贵的财富，该文论述了污染源档案管理中存在的问题及对策。
[关键词] 污染源调查 档案管理 问题 对策
污染源普查作为一项重大的国情调查，是全面掌握我国环境状况的重要手段，是污染治理和环境监管等一系列环境保护工作的基础，是贯彻落实科学发展观，推进资源节约型、环境友好型社会建设的重要举措。《全国污染源普查条例》规定，今后全国污染源普查每十年进行一次。这意味着，今后在全国范围内会形成大量的污染源普查档案，污染源普查档案在环保档案中所占的比重将会大幅度增加。因此，科学管理污染源普查档案，掌握各类污染源的数量、行业和地区分布情况，了解主要污染物的产生、排放和处理情况，建立健全重点污染源档案、污染源信息数据库和环境统计平台，为制定社会经济发展和环境保护政策、规划提供依据；有利于改善环境质量，促进经济结构调整，实施污染减排，构建和谐社会，具有十分重要的意义。为此，国家环保总局和国家档案局在《全国污染源普查条例》公布仅两个月后，就联合印发了《污染源普查档案管理办法》，就污染源普查档案的归档、整理、保管、移交等一系列问题进行了规定。国家有关部门在开展此项工作之初，就对其相关档案管理工作管理办法，这还是比较少见的，这也充分说明了污染源档案管理工作的重要性。但是，笔者认为，制定相应的档案管理办法固然重要，但更重要的在于它能得到有效执行，严格执行档案法律法规和档案工作规章制度，才是科学管理污染源普查档案的前提和关键所在。
首先，对于档案管理工作，《档案法》《档案法实施办法》等档案法律法规、部门规章和地方性档案法规规章等本来就有明确的规定，国家档案局还会同有关部门根据不同行业不同领域的业务特点，制定相应的档案管理办法，以便对不同类型的档案进行科学管理。比如对于环保档案的管理，国家环保总局和国家档案局早在1994年就实施了《环境保护档案管理办法》，其中第五条规定， “县级以上各级环保部门应当加强对不同门类和不同载体的环境保护档案的综合管理，建立、健全档案管理制度，保证环境保护档案的安全和有效利用”。按照中国档案分类法和环境保护分类表，污染源普查档案属于环境污染与防治类目的子类目，也就是说污染源普查档案是环境保护档案的一个重要组成部分。在《环境保护档案管理办法》出台之后又颁布《污染源普查档案管理办法》，充分表明国家对污染源普查档案管理的重视，但从另一角度来看，则可以说明原来档案法律法规规章未得到严格的执行，一些单位的档案管理工作现状不容乐观，务必引起我们的高度重视。
其次，现实中，由于社会档案意识和档案法制观念还不是很强，一些单位或部门的领导和干部职工对档案工作重要性的认识还不够，因而很多单位的档案工作规章制度未能得到严格执行，成为一种只是停留在纸上和墙壁上制度，形同虚设。大家往往只重视工作本身而不重视工作过程中形成的文件材料的管理。比如一项工程的建设，工程的进度、工程的质量及资金的使用会得到重视，而工程建设过程中所形成的各种文件材料的管理,虽然相关的档案法律法规早有规定，相关单位也有制度，但却往往却被人忽视，以致许多工程项目在竣工验收后，档案材料要么残缺不全甚至下落不明，要么未规范整理随意堆放。环保档案的管理也同样存在这种情况，虽然《环境保护档案管理办法》实施已经有十四年，各级环保部门也相应制定了档案工作规章制度，但仍有一些单位未能严格执行档案工作规章制度，造成档案工作处于较为混乱的状态，存在文件材料归档不齐全、档案不完整、档案保管不安全等问题，甚至出现档案丢失、损毁、泄密等现象。全国污染源普查涉及范围广、参与部门多、技术难度大、质量要求高、工作任务重、时间要求紧，从某种意义上说也是一项宏伟而艰巨的工程。对于污染源普查及普查过程中形成的大量文件材料，要切实做好归档、管理工作。污染源普查档案的可信、真实，是污染源普查的生命。档案中要真实反映数据，要确保普查数据的准确性，确保普查数据经得起实践和历史的检验，做好污染源普查档案管理工作至关重要。
严格执行档案法律法规和规章制度是档案科学管理的前提，是维护档案齐全完整与安全的关键。污染源普查档案是我们投入巨大人力物力所形成的第一手材料，是真实反映环境与发展全貌的原始记录，是环境保护工作极其宝贵的财富。只有严格按照档案法律法规和规章制度进行管理，才能让污染源普查档案真正“对历史负责，为现在服务，替未来着想”。
关键词:信息时代;档案管理;创新策略
1信息时代的档案管理工作
档案管理指的是对档案信息的搜集、整理、存储和编辑等工作，其管理对象是各种档案信息，如人力档案、财务信息档案、生产信息档案等，对于不同性质的档案信息要采用不同的管理方法。传统的档案管理工作形式以人工为主，不仅浪费人力、物力和财力，还极易产生各种失误，严重地降低了档案管理的整体质量。信息技术和网络技术的广泛应用，改变了档案管理模式，管理人员只需利用信息技术和网络技术就能开展搜集、整理、存储和编辑等工作，极大地减少了管理成本，提高了管理工作的系统性和高效性。在信息化时代，档案管理必须围绕相关法律法规开展工作，应积极向电子档案过渡，才能满足企业长远发展的实际需要。
2档案管理信息化的优势
2.1信息采集更便捷
在档案信息采集方面，利用计算机网络的高效性、交互性、共享性的优势，能够在短时间内整理大量的档案信息，确保档案信息采集的时效性，有效地提升档案信息的采集速度，减轻人员的工作量，使档案管理人员拥有更多的时间进行档案的优化管理，提升档案管理工作效果。
2.2提升档案管理水平
在档案管理工作中运用计算机及现代信息技术，不仅能够对分散的档案信息进行集中处理，将纸质档案汇总整理成电子档案，还能实现对档案的永久保存，便于随时调用。在开展档案管理工作的过程中，利用专业的管理软件和平台，能够有效地提升档案信息分析和处理速度，增强档案信息的时效性、准确性。
3档案管理工作的发展趋势
3.1无纸化
随着时代的发展，信息数据的大量增加，档案管理需要存档的资料也越来越多，纸质载体形式已无法适应时展的需要。以数据形式进行存储的方式逐渐取代了纸质形式，在存储空间以及人力成本等各方面体现出无可替代的优势。
3.2精细化
目前，企事业单位以及政府相关档案资料信息种类较多，类别复杂，而且信息量越来越大，因此，要将各类信息分门别类地细化、分区，构建独立、相关的档案系统，有效集合独立的档案信息，缩短档案信息调动、查询的时间，解决传统档案查询中存在的弊端和问题，提高管理效率。
3.3实时化
传统的纸质档案管理模式受环境条件、载体等各方面的制约，在调用和传送等方面无法实现及时性，工作效率受到较大的影响。在信息时代，通过信息技术的应用，构建网络档案管理平台，档案信息能够在最短的时间内完成传输交互，使档案管理效率得到进一步提高。
4信息化背景下优化档案管理工作的相关举措
4.1健全相应的档案管理制度
要想有效保证档案管理工作的质量，首先就要完善当前的相关管理制度。传统档案管理工作过程中已有规章制度，已经很难适应新的社会发展形势的需要，特别是伴随网络技术的快速发展，相关的档案管理工作模式已经发生了质的变化。因此，单纯依靠传统的规章制度已明显不合时宜。只有在当前网络环境下制订相应的规章制度，才能有效进行档案管理职权的分配，符合网络平台的相关要求。此外，还要结合当前档案管理工作情况，定时召开相关工作会议，对于档案管理工作中出现的问题，做好相应的总结，并采取合理的措施，保证相关的档案管理制度符合现实工作的需求。
4.2提升网络管理平台的安全性
档案是机关、企事业单位工作过程中不可缺少的参考依据。在档案管理过程中，保障档案相关资料的真实性会直接影响后续工作的正常开展。因此，为了保证相关档案管理工作的有效性，有必要对相关的档案管理技术进行改革。信息化档案管理平台的安全性，与当前的网络使用环境以及干部职工的工作习惯有很大的关系。作为相关的网络维护部门，要保证档案工作人员有个安全的工作环境。此外，与档案相关的工作人员在工作过程中，也要在科学合理的制度下配合档案管理工作，如登录档案管理账号后，要及时删除账号信息;工作开始前要对当前的网络环境进行安全测评等，从而将相关的网络安全风险降到最低范围内，这样才能保证档案安全管理工作沿着正确的轨道前进。
4.3加强档案管理信息化建设
为了确保档案管理工作的顺利开展，要不断加强信息化建设与管理工作，健全和完善相应的档案管理机制至关重要。在信息时代下，要明确档案管理工作的管理目标和方向，有效构建信息化档案管理机制，保证档案管理工作的有序开展。不少单位缺乏对档案管理信息化的重视度，信息化建设力度不足，造成档案管理工作的随意性，降低了档案管理的工作效率。因此，要加快档案管理工作信息化的建设步伐，强化信息化档案管理系统的软、硬件配置，构建科学合理的档案管理系统，有效保证档案管理工作的质量和效率，避免档案管理工作出现秩序混乱的问题。另外，在信息化档案管理中，针对档案资料级别的不同，要设置相应的权限，要明确规划出档案管理框架。
4.4完善信息化管理制度
信息时代下，档案管理工作要通过规章制度的制订来完善，对相关的工作流程进行有效规范和约束，使档案管理工作的效率和质量得到有效保证。在档案管理中，要建立相应的档案管理规章制度，传统的档案管理规章制度已无法适应信息时代下对档案管理工作提出的新要求，要充分考虑目前的网络环境以及社会需求制定管理制度，并结合未来的发展趋势，完善现行的档案管理规章制度，保证管理规章的权威性。在网络化的趋势下，要结合网络化对档案管理工作的要求以及发展趋势，对档案管理模式进行改革。针对档案网络管理需要以及网络平台构建管理要求，科学分配管理责权，并及时分析信息化档案管理中出现的问题，及时修正错误，保证后续规章的创新和改革。
文献标识码： A
文章编号： 1814-8824(2007)-2-0029-01
会计档案是行政事业单位众多资料档案中较为重要的一种。它由会计凭证、会计账簿、会计报表以及其他会计资料组成。会计档案是各单位以前经济活动的真实记录，是评价一个单位、一个领导者的真凭实据。因此，会计档案工作引起了各部门、各单位的高度重视。但是我们也应清醒地看到，在相当多的部门和单位中，会计档案的管理还存在着许多这样那样的问题，领导不重视，管理制度不健全，建档资金不到位，缺乏必要的管理设施等是诸多问题中较为突出的几个问题。随着我国社会主义市场经济发展，经济和会计工作中的新情况、新问题不断出现，经济建设对会计档案的要求也越来越高。所以，加强会计档案管理工作势在必行，刻不容缓。
1 建立健全规章制度是保证会计档案工作健康发展的重要保障
会计档案管理工作繁纷复杂，健全的规章制度从程序、内容上规范了会计档案的整理、保存、查阅、销毁等一系列行为，为会计档案管理工作提供了制度上的保障。各单位制定的会计档案管理规章制度，应以国家颁布的《会计档案管理办法》为基础，结合本单位实际情况，既能保证会计档案及时、安全地归档，又便于操作，便于管理。同时，随着现代科学技术的发展，会计电算化得以不断发展，因此，会计档案规章制度也应适应新形势、新情况的不断变化，涵盖会计电算化资料的管理制度。
2 准确立卷，及时归档
《会计档案管理办法》规定：“各单位每年形成的会计档案，应由会计机构按照贵党要求，负责整理立卷，装订成册，编制会计档案保管清册。”会计机构熟悉本部门的业务，熟悉档案的内容、用途和形成过程，能更好地保证会计档案的收集完整和保持档案之间的关系，做到准确立卷。会计档案作为一种社会资源，必须按规定交本单位档案机构或档案工作人员集中管理，任何单位或个人不得据为己有或拒绝移交归档。《会计档案管理办法》规定：“当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可暂由会计机构保管一年，期满之后，应当由会计机构编制移交清册，移交本单位档案机构统一管理；未设立档案机构的，应当在会计机构内部指定专人保管。”还明确规定：“出纳人员不得兼任会计档案保管。”这些重要内容，不仅体现在制度上，而且要落实到实际工作中。移交手续要完备，签名、盖章、日期等各项要齐全、真实，责任界限要明确，真正做到及时、完整、清晰、完全，保证会计档案的安全保管和有效利用。
3 严格保管、查阅制度、确保安全
会计档案保管是会计档案管理工作中重要的一环，是决定会计档案安全、完整的重要手段。各级会计部门和档案管理部门都应重视对会计档案的保管，按规定要求选配政治政治素质高、专业技能强的管理人员和保管人员。同时，要配置适当规模的管理设施，为会计档案的管理创造物质条件，配备防火、防晒、防潮、防蛀的设施，实行电算化的单位会计档案管理还要做防磁等工作，逐步实现会计档案保管的规范化和标准化，真正做到妥善保管，有序存放，方便查阅，安全保密。会计档案涉及本单位的经济秘密，要严格查阅制度，以防本单位经济秘密外泄。《会计档案管理办法》明确规定：“各单位保管的会计档案不得借出，如有特殊需要，经本单位负责人批准，可以提供查阅或复制，并办理登记手续。查阅或复制会计档案的人员，严禁在会计档案上涂画、拆封和抽换。”因此，在平时查阅利用时，必须严格执行档案查阅、复制登记制度，防止毁损、散失和泄密，确保档案的安全和完整。
4 严格档案销毁制度
自***x年3月23日来公司上班，被担任人事***，在此工作中，我用我所学的专业知识及多年来对人事管理工作经验，根据公司实际情况及本职工作进行了一个初步计划，现实告诉我“只有管好人，才能管好事”，所以在担任本职工作期间我一边根据公司的实际情况不断进行人事管理工作创新，另一边依然用我的初步计划认真踏实的进行人事管理工作，首先对有关人事管理的文件进行彻底拟制，逐步根据公司大的有关规章制度及公司实际情况进行完善，最终对人事管理有了一套基本规范的规章制度。
在9月底因公司人事调整，从10月1日起被晋升为本部门经理(代)并接管行政、人事、办公室、总务后勤事务工作，在上级领导的关心、支持、指导下以及各部门的配合下，按照公司方针政策，行政人事总务部的工作特点：做好日常对外、对内工作，进一步提高工作效率，确保各项工作的正常运作;进一步强化各项服务工作，为生产经营提供周到快捷的后勤保障服务;储备、创新人力资源管理工作，为公司发展，生产经营提供动力支持;加强制度执行力度等。自10月1日起担任部门经理(代)的工作中，也都是围绕上述思路展开工作。努力服务生产经营，适时调整招聘、用工管理以及后勤保障管理思路。
回首过往，公司陪伴我走过人生很重要的一个阶段，使我懂得了很多，领导对我的支持与关爱，令我明白到人间的温情，在此我向公司的领导以及全体同事表示最衷心的感谢!有你们的协助和理解才能使我在工作中更加的得心应手，也因为有你们的帮助，才能令到公司的发展更上一个台阶，较好的完成各项工作任务。其总结报告如下：
一、人事管理
1、彻底完成人事管理有关文件资料，并根据公司的发展逐步完善并下发各部门;对公司及各部门下发的文件资料进行修改完善，并进行会签下发;解释并监督各部门对已下发文件的执行情况，并做进一步指导实施。
2、建立、建全、规范人事档案(新进、离职、调动、升级)管理。
⑴、重新对现有人员进行了建档工作，现员工档案齐全。
⑵、对各部门、人员进行分组建档，便于工作操作和核查、调动和管理。
⑶、办理公司新进、离职、调动等手续;对离职人员的自离、辞工、病退等实行分类整理存档，便于查证;同时做好调动、提拔人员等档案资料信息保管，月底传新进、离职、调动人员资料到财务部。
⑷、实行各部门负责人对在职人员的人数每月进行统计，并对离职人员、新进、调动人员作月统计并进行核对，方便了部门、人事、财务查找、结算管理，增强了人力资源管理。
⑸、及时做好档案材料的收集、整理、归档。
3、人员招聘。
⑴、各部门传递人员增补单。
⑵、根据部门人员的实际需要有针对性、合理性招聘员工，以配备各岗位;通过采取一系列切实措施，如广发招聘信息、网上招聘、定点招聘等各种办法揽用工人才，卓有成效。
4、员工住宿情况。每月对员工的住宿情况进行统计，并对外宿员工的名单进行上报财务部，按公司有关规章制度给予住房补贴的发放。
5、严肃劳动纪律。
⑴、加强考勤管理，在全公司上下协助下抓按时上、下班时间，规范考勤制度。
⑵、严格考勤制度责任的落实。
⑶、加强请(休)假制度、放行条管理，对不履行请(休)假手续或未开放行条者、擅自离岗者等，坚决予以查实并作出处理，这样即维护考勤制度的严肃性，又从另一方面激励了在岗员工的积极性，进而大大改善了公司的工作作风。
6、认真做好常规工作，包括：优秀员工、工资、晋升、调职和其它的核定审查工作;对工牌办理及补办进行核实查证办理等等各项工作。
7、人事月统计工作。每月对公司全厂各部门人数进行汇总，对新进、离职、调动人员进行备注。
8、收集信息，做好人力资源档案开发与储备，提高办公效率。
二、行政、办公室、总务
1、贯彻执行公司领导指示。做好上、下联络沟通工作，及时向领导反映情况，反馈信息;搞好各部门间相互配合，综合协调工作;对各项工作和计划的督办和检查。
1建设任务繁重,人员专业化程度不高
在档案信息化建设过程中,首先要对现存档案进行数据化处理,通过缩微、扫描等手段,将照片、音像、文书、书籍等转换成电子文件。然后根据档案管理规范,便于检索利用,对其归类,并根据电子信息技术的进步,更新软件,设置防火墙,进行数据备份、数据加密等防范措施。信息化时代需要档案管理人员具备较高的综合素质及专业能力,档案管理员需熟练使用计算机同时又精通档案业务知识。但在目前高校重视教学、科研的情况下,学校很少会把档案管理视为重点,去培育优秀的档案管理人员,人才的匮乏已成为制约高校档案信息化建设的瓶颈。
2对策及措施
2.1加快信息化建设规章制度的制定及推行档案信息化建设能否正常发挥其功能离不开档案管理部门规章制度的建立。制定出符合档案信息化运行的具体措施和办法,明确档案信息化建设的任务和重点,指导高校档案管理规范的建设、运行、管理及维护工作,使高校档案信息化建设有规可守,有章可循,保障高校档案信息化建设朝着制度化、标准化和规范化的方向发展。档案信息化建设的制度一般包括:保密制度、查阅利用制度、网络安全管理制度、操作管理制度、以及具体工作人员的岗位目标责任制等。各项规章制度随着工作实践不断完善,以保证档案规章制度的权威性。
2.2增加资金投入,加强软硬件基础设施高校档案业务要正常运行需要配置计算机、网络软硬件、复印机及扫描仪等设备,这是一项投入大,累积长、见效晚的工作。争取领导重视和支持,加大资金投入力度,是实现、加速档案信息化建设的基本保证。首先,教育主管部门要依法增加高校教育经费投入,使高校有可靠的资金投入档案信息化建设中。其次,高校自身要多方筹措资金,加大档案信息化建设方面的投入力度,以此提高档案信息化软硬件设备。最后,档案管理部门自身也可以通过合理的渠道增加收入,坚持争取财政支持与积极自筹相结合,使高校数据库资源能够发挥其应有的作用。
2.3加强档案信息源建设,完善档案管理应用系统充分利用档案信息化管理软件,在档案管理应用系统中给与各部门权限,使全校各部门可根据自己的权限范围在应用系统中分类传阅相关文件,并注明处理意见,只需在年终归档时向档案馆移交一份归档清单,从而减少了档案馆数据录入工作。或者档案管理部门组织大量人力,以人工输入的方式录入档案数据,有重点、分步骤地将现有档案信息数字化,保证所有保存的电子文件的真实性、安全性和完整性。加强档案信息源建库入网工作,把档案数据库作为学校重要信息资源,构建全校档案文献数据库。同时充分利用并发挥网站的作用,使档案部门网站成为宣传档案工作、开展档案业务的服务窗口。
2.4加强人才培养,提高队伍素质档案管理部门要坚持以人为本,一方面充分调动管理人员学习的积极性,既要熟练掌握档案方面的专业知识,还要熟练操作计算机技术,包括档案数据的录入、校内外网络的连接、图像处理、数据库使用、网页制作等。另一方面,引进既具备档案业务能力又能熟练操作计算机的复合型人才,同时选送档案管理人员定期进行档案业务培训,通过继续教育、专题讲座等形式巩固管理人员的档案知识,使其不断更新、扩展档案业务知识,提高管理人员档案业务能力和水平。
作者：薛斌马欢薛文单位：西安工程大学档案馆西安理工大学
【关键词】 高职院校 电子档案 现状 措施
一、高职院校电子档案管理工作的现状
1.1领导认识不够，规章制度有待完善
由于许多高校的领导并没有认识到电子档案管理工作的重要性，使得他们忽视了对电子档案的管理，相关的规章制度也残缺不全。正所谓上行下效，再加上各部门兼职档案，导致他们对电子档案有较差的归档意识，相应的的工作积极性也不高，总是以敷衍了事的态度对待电子档案工作，使得其不规范、不完整，管理水平低下。残缺不全的规章制度无法约束和规范管理工作人员的工作程序和工作行为，也不能很好的为管理人员开展工作提供良好的制度依据，从而导致从院校各部门移交来的电子档案大多不规范、不完整，加大了电子档案管理工作的难度，也对后续相关工作的顺利进行造成了一定程度的影响，形成一个恶性循环，极大地影响着电子档案管理工作的效率。
1.2安全性和实用性存在很大的威胁
作为电子文件的一种，电子档案主要是在计算机的基础上被形成和利用的，因此它都是在网络环境下传输的，非常的方便和快捷。但是它存在着比较大的安全隐患，因为它对计算机技术有很高的要求，否则极易遭受黑客攻击和感染病毒，从而使文件信息无法被正常读取。而且，电子文件中的数据信息也极易受到被非法删除和更改而不留痕迹的威胁。同时，电子档案的储存载体都是一些化学磁性材料，如磁盘、磁带和光盘，一旦管理上有疏忽，这些载体很容易发霉、变形等，而且很难恢复。如果电子档案的储存载体出现了问题，那么其中的文件信息也就很难再现和再次被利用。
电子档案在为人们提供便利以及提高工作效率的同时，其实用性削弱的问题也越来越突出。如今，信息技术发展迅速，各种软件、硬件和编码形式可以称得上是日新月异，正是这种情况使得计算机系统运行之间的矛盾逐渐加深，从而导致很多电子文件信息不可读。其次，有的院校领导重视电子档案的管理，自然就会往其中投入经费和技术支持，那么它们就可以直接与合作的企业进行技术签约并共同开发；而有的院校领导忽视电子档案的管理，那么就会直接导致相关技术低下。这种技术水平之间的差异加大了各个院校电子档案整合管理的难度，无法实现校际间档案信息资源的共享。再加上各个院校之间大多缺乏沟通、交流以及共享的管理观念，导致电子档案的优势受到限制。这种封闭式的管理方式不但造成严重的信息资源流失现象，而且还会出现信息资源重复存档的现象。同时这种独立、分散以及割据式的档案管理已不能满足使用者的社会需求，因为高职院校的同学们在参加各种社会活动时，如就业、考研、出国留学等，都需要其母校提供档案资料，其使用率极高。
二、改善高职院校电子档案工作的措施
2.1加强认识，完善规章制度
加大对电子档案管理工作重要性的宣传教育，使院校上至领导、下至员工都对电子档案管理有一个正确的认识，从而根据自身的实际情况以及发展需求完善相关的规章制度，并把电子档案管理纳入到学校日常管理工作中，以规范电子档案管理工作。其中领导要起到带头作用，严肃对待电子档案管理工作，保证其权威性，让管理人眼严格按照相关程序来进行电子档案管理工作。同时可建立一些合适的激励机制，以激发工作人员的兴趣和积极性。完善的规章制度可以使工作人员在工作时有据可依，有条不紊的开展电子档案管理工作。如果院校规模比较大、电子档案比较多，可以找专人管理电子档案，以提高其管理质量和管理水平。
2.2提高电子档案管理水平，加大其安全性和实用性
对电子档案的储存载体要做好防潮、防霉以及防挤压等措施，避免他们遭到损坏，同时做好备份和转载工作，经常对这些载体进行抽查和检验，做到早发现、早处理。管理人员要紧跟时代潮流，不断更新储存技术，同时建立计算机安全防护系统，严密管理工作人员对密码和口令的设置与权限，从而提高电子档案的真实和安全指数。各大院校应树立沟通、交流和资源共享的观念，对封闭式的管理模式进行改革创新。在计算机网络与校园网连接的基础上，架设高职院校电子档案局域网，从而使内部和外部的数据库全程处于管理人员监控和管理的状态下。同时加强技术软件的开发，以便构建电子档案管理系统，其中包括数据储存技术、加密技术以及安全技术等。教育部门也应重视各高职院校电子档案整合管理的发展，向各大高职院校下达指示，让他们组建能制定政策、调配资源并协调院校的管理机构，从而促进高校间电子档案的整合管理，同时让具有档案专业的高职院校在进行档案培训的同时，还具有召开和承办院校档案会议的权利，让他成为调配和协调各院校电子档案管理的中心，从而加强院校之间的沟通和交流，实现资源共享，为电子档案使用者提供更好的服务。
【关键词】档案管理 问题 对策
【中图分类号】G647 【文献标识码】A 【文章编号】1006－9682（2011）07－0104－02
高校档案工作是高校教育事业的重要组成部分，它不仅是高校发展的历史凭证，而且详细真实地反映了一所高校的历史全貌。它随着学校的建立而产生，随着学校的发展而在逐步地积累，是高校最宝贵的信息财富之一。档案既是高校事业发展和教学等各项工作的真实历史记录，又是总结经验、制订计划、处理问题、改进管理的依据。合理科学的档案管理模式才能充分发挥档案的价值，提高院校管理水平。
一、高校档案管理存在的问题
1．对档案的重视程度不够，档案意识薄弱。
长期以来，相当一部分人员包括部分领导干部对档案工作的认识都存在一些误区，认为档案工作就是抄抄写写、保管的事务性工作，不是单位的主要工作，不能给单位创造经济效益，只要“守好摊”，不丢失、不泄密，能应付外调、查档就行了。轻视档案工作的思想都表明了一些人对档案工作缺乏了解，忽视档案工作已无法适应现在的管理需求。
2．信息化管理滞后，软硬件设施不齐全。
高校档案机构没有生产和接受电子文件的工具和网络，也就根本无法实现档案管理的信息化。硬件设备主要是计算机、扫描仪、交换机、网络设备，软件方面主要包括档案信息处理系统、档案信息数据库以及相关软件和程序等。有关调查发现，我国多数高校档案馆不仅缺乏档案管理信息化的必要硬件设备，而且也缺乏相应的配套的软件。很多高校档案管理人员对档案信息化存在误区，认为仅仅是摆设几台电脑就算是具备了基本条件，认为这样就是信息化了。
3．管理队伍不稳定，缺乏专业人才。
目前档案管理梯队尚未形成，缺乏引领院校档案管理与研究的领军人或技术骨干，档案管理专业技术人员比例低，大部分人员没有经过专业的档案知识培训，对档案的重要性、管档要求、档案材料的收集、整理、归档、装订等业务不了解，档案收集意识淡薄。而且大多数档案人员身兼数职，对档案工作精力投入不足，日常事务往往只是将材料放入档案盒，没有及时整理归档，此外兼职人员调整变化频率高，队伍稳定性差，容易造成管理脱节，严重影响了档案管理水平。
二、针对档案管理存在的问题提出相应的对策
1．转变对档案价值的看法，加强档案意识。
学校档案工作是为教学、科研、行政管理服务的，重视学校档案管理才能更好地发挥档案的价值。此外，健全档案管理制度。建立档案工作制度必须遵循以下要求：①规章制度要体现合理性、科学性。建立起来的规章制度必须符合单位特点和档案管理实际，以适应单位档案管理的需要。②简明实用。制度必须具有可操作性，其建立应以方便实用、简便易行、可操作性强为目标，以便更好地发挥制度的指导和规范作用。③坚持制度约束的双向性。既约束领导又约束职工。领导的行为和形象直接影响着制度的顺利执行，而职工是单位的主要构成群体，是制度的主要约束对象和执行者。④坚持制度执行的严肃性。档案部门既是制定档案规章制度的主管部门，又是规章制度的执行部门。在规章制度的执行过程中，要做到有功必赏、有过必罚，充分体现制度的权威性。
2．加强硬件和数据库建设
实现档案信息化首先要从相关硬件和数据库建设做起。物质条件是高校档案信息化的基础和前提。高校档案馆为了早日实现管理信息化，首先要加强相关硬件建设，从实际出发，在充分利用现有设备的基础上，适当购置适合的先进设备。购置时要充分发挥专家的作用，听取专家的意见。既保证设备的先进性，又避免不必要的浪费。
此外充分利用网络技术，建立档案管理信息化运行机制。毋庸置疑，档案的真正价值在于利用，档案信息化管理的实现将为档案信息的充分利用提供条件。我们要努力实现档案资料以及档案信息收集整理、查询和检索自动化。充分利用已成熟的网络技术，不断提高档案管理信息化水平，使高校的档案更好地服务于教学、科研和各项管理工作。
3．加强档案管理队伍建设，引进培养专业人才。
档案事业的发展有赖于一支高素质的档案管理队伍。但目前档案管理队伍的社会地位不高，队伍不稳定，专业人才缺乏，普遍缺乏创新和进取精神，这些问题的存在严重制约了档案事业的健康平稳发展，所以，加强档案管理队伍的建设迫在眉睫。档案管理队伍的建设是一项综合工程，千头万绪，但其中最重要也是最根本的是通过岗位竞争激励、奖励惩罚机制、情感关怀等激励策略来激发档案管理队伍内部的驱动力，调动他们的积极性和主动性，充分发挥他们各方面的潜能。
此外，加快档案管理专业人才的引进、培养，加强在职档案管理人员的业务培训。人是第一生产力，是实现档案管理科学化的决定性因素。高校档案管理人员的知识水平、业务能力和政治素质决定着档案管理信息化的水平。高校档案管理信息化建设需要一批事业心强、具备相关知识、精通业务的复合型人才。解决人才奇缺的途径主要有两个：一是通过人事部门从外部引进；二是通过在职学习、脱产培训和外出进修等各种方式由高校自己培养。各高校可结合自己的实际情况，制定相应的政策，通过多种手段，发挥经济杠杆的作用，充分调动档案管理人员的工作和学习的积极性、主动性，使他们的知识结构及业务能力尽快适应高校档案管理科学化的需要。同时，也要注重档案管理人员政治素质的培养。
4．推动档案管理研究、创新
1、协助经理调查和分析公司目前的人力资源配置情况，为招聘、合理配置、定员定岗、管理层的人事决策等提供依据。
2、协助经理建立特殊人才（如售后工程师、研发人员、海外销售人员等）的储备机制及长期招聘渠道。收集和关注国内知名招聘网站（如智联招聘、前程招聘等）的人才信息。
3、在实际中完善及制订招聘流程及相关表格
4、协助各部门实施招聘。
5、建立招聘档案。
二、培训及考核
1、新进员工岗前培训
制作一份新进员工岗前培训教材。
2、展开在职员工的素质及企业文化培训。
2、协助经理制定绩效考核管理办法，为绩效考核工作的具体实施提供依据。
3、根据公司现有绩效管理制度，开展员工绩效考评组织与实施工作，推行新的绩效考核标准。
4、建立培训及考核档案。
三、规章制度
1、协助经理审核、修订公司各项规章制度。
2、监督及执行公司的各项规章制度。
3、惩罚及奖励制度
按公司出台的各项规章制度，给予违规者相应的处罚。对予应奖励者要做到及时及有据奖励，并公布。
四、劳动关系管理
1、退休
协助经理完善员工退休、资遣管理制度，为办理退休、资遣事项提供依据。
2、辞职
协助经理完善辞职管理制度，为办理辞职事项提供依据。
五、薪酬管理
1、根据公司现状和未来发展趋势，协助经理建立及完善公司科学合理的薪酬管理体系。
2、直接薪酬由基本工资、职务津贴、固定津贴、绩效工资、年终奖金组成。
3、间接工资则由员工福利组成。
六、行政事务
1、车辆管理
协助经理开展相关工作。
2、公章管理
协助经理做好相关审核工作，制作公章使用管理登记薄。
3、办公用品管理及购买
对办公用品要及时做好保养及维护，以保证公司工作的开展。采购办公用品一定要做货比三家，保证物品的实用性及耐用性。
4、会议安排
协助经理安排会议议程及相关准备工作。
5、档案管理
分类编号专人管理公司档案。
6、公司邮箱管理。
准时收发邮件，慎重妥当处理邮件。
7、部门预算
准确、详细登记每月发生的费用，按要求提交每月预算。
五、其他事务
1、证照的申办、年审。
协助经理进行资料准备及提交工作。
