时间：2023-06-06 08:59:54
开篇：写作不仅是一种记录，更是一种创造，它让我们能够捕捉那些稍纵即逝的灵感，将它们永久地定格在纸上。下面是小编精心整理的12篇档案电子化的重要性，希望这些内容能成为您创作过程中的良师益友，陪伴您不断探索和进步。
社会的发展，网络的普及，电子化逐渐深入我们的生活与工作中。人事档案作为一项政策性、机密性、专业性较强的工作，是各单位记录员工信息、招收员工、选拔人才等的重要依据，是干部晋级职称、升职加薪的主要根据。[2]在卫生事业单位中，加强电子化人事档案的管理是加强行政管理的重要方面。如何提高电子化人事管理的水平，加深电子化技术在人事管理中的应用，提高档案管理的效率，体现电子信息化技术的价值，值得探讨。
二、卫生事业单位人事档案管理的重要性
在人事档案管理的过程中，因为档案具备一定机密性与专业性，人事部门应重视人事档案并加强管理，及时解决人事档案管理工作中出现的问题。在卫生事业单位中，因为人员调动较为频繁、各种岗位轮换、人员晋级、卫生员退休、临时聘用等问题，人事档案管理极为重要。[3]然而在人事档案管理工作中，却存在着卫生事业单位人员的流动性较强等问题，制约了人事档案的管理，若是不及时进行人事处理，则极易造成人事档案资料不齐全、手续配备不齐全、手续不完备等问题。
某些医院注重药物管理工作，注重对医生、护士的考评管理等，却忽视了人事管理的重要性。医院负责人对人事管理工作的不重视，造成了人事管理以及人事档案管理工作中出现疏漏，直接导致了医生升职时评判的片面性，导致某些优秀医生对医院不满而出现跳槽等现象，幸好医院管理者及时认识到问题的严重性，加强对人事管理尤其是人事档案管理的重视程度，为医院的各方人事调动以及医生升职等提供重要依据，医院也因此而更上一层楼。
三、卫生事业单位人事档案管理现状
（一）人员不足现问题突出
在我国多数地区的卫生事业单位中，人事部门配备的人员普遍较少，多在3～5人之间，相较于卫生事业单位内部医生、护士以及其他部门人员来讲人数可忽略不计。在一些较小的卫生事业单位中，多数人事部门人员除人事工作外还兼职其他工作，对人事档案管理工作不够专注。多数人事部门的档案材料无人整理、无人监督，甚至出现人员已离职其档案仍混于在职人员的档案之中。
（二）人员业务技能水平普遍偏低
严格来讲，人事档案管理工作是一门专业性较强的工作，其对阅卷的规范、阅卷质量等要求较高。多数卫生事业单位因对人事管理方面的不重视，导致人事部门人员变动较为频繁，导致对档案管理较为片面。除此之外，人事部门对人员招收较为简单，人事对管理档案的技术水平不足，后期亦未受到专业化的培训，造成管理档案的人事技术水平较低，档案材料混乱、不完整，影响了数据的准确性。
（三）管理手段滞后
随着社会经济的发展，人事管理制度也在逐渐进行改革创新发展，电子化逐渐普及，然而，档案管理的电子化发展却仍显欠缺。据调查，目前我国多数卫生事业单位的人事档案管理仍然是较为传统的纸质管理，无论是档案的储存、整理还是保护，管理方式与手段较为落后，极易造成档案的丢失与损坏，仅有个别位于发达城市的大型卫生事业单位采用了电子化的档案管理。近几年，社会已经进入信息化管理时代，电子化、科学化、规范化是人事档案管理的必由之路，普及电子化人事档案管理是卫生事业单位以及各企业的当务之急。
四、卫生事业单位人事档案管理电子化应用分析
（一）在卫生事业单位建立电子档案的必要性
在卫生事业单位之中，单位的卫生系统是一项较为复杂的系统，其中存储着大量的人事信息档案，在管理之时非常困难，若要做好卫生事业单位的档案管理与保存工作，需要投入大量的人力、物力、财力等。因此建立电子化档案管理十分必要，将纸质档案转化为电子化数据，方便管理人员管理的同时节省大量的空间，且更方便快捷。就电子化的人事档案而言，除建立庞大安全的数据库存放档案外，也应对卫生事业单位工作人员的信息进行收集整理，全面掌握各部门间的人事档案信息，加强对各部门的掌控。
（二）电子化在人事档案管理工作中的具体应用
在人事档案管理中，相关档案管理者可以利用计算机网络将人事档案进行分门别类，如护士间可按照普通护士、高级护士等护士职位等级进行档案分类，而医生也可根据心脑科、骨科等从事职位进行分类，节省时间，方便查找。[4]除此外，也可在局域网内部进行资源数据的共享，当领导或者工作人员想要急需了解人员档案时可直接上网查找，增加档案透明度的同时，对数据库的原始档案也是一种保护。在档案管理员进行档案管理时，降低了工作压力，提高了工作效率。
（三）电子化在档案管理应用中的风险
在电子化广泛应用于人事管理档案后，为企业部门带来便利的同时也带来了一定的风险。其一，网络的共享增加了人事档案的透明度，在查看信息便捷的同时大大增强了人员信息泄漏的可能。作为记录人们成长过程的文档，其中包含着自上学以来的成长历程、学习经历、工作经历等，是人们求职时最重要的文件，若档案被盗，对相关人员的人身安全会造成一定威胁。其二，电子化档案依托于网络而存在，虽然压缩了纸质档案的存放空间，能更有效地保存档案，但网络也不是绝对安全的，各种病毒、黑客影响着网络的安全，若电子化人事档案被病毒入侵会造成档案丢失，甚至造成系统的崩溃。事实上，有利就有弊，电子化档案的风险虽然不可避免，却可以进行有效的控制，将风险控制在一定范围内，增强档案管理者的电子信息化知识，为卫生事业单位人事档案管理的发展提供保障。
五、结语
关键词：办公自动化；档案管理；电子化
一、基层档案管理工作现状及存在的问题
近几年来，随着电子信息技术的飞速发展，办公自动化、标准化、网络化渐趋完善，基层央行办公自动化管理系统已逐步代替以往手续繁杂的办公行文，许多来往函件，公文处理直接在计算机和网络上办结，文件从产生到归档几乎可以不使用纸和笔，随之产生了大量的诸如电子邮件、磁盘、光盘、图片录像及数码声频视频等电子文件资料。但由于对此类文件的重要性缺乏足够的认识，相应的配套管理措施和有效的技术支持不到位，使基层央行的电子文件档案管理工作存在诸多问题和漏洞，主要表现在：
一是电子文件档案管理意识不强，文件丢失问题严重。由于基层央行档案管理人员存在思想认识上的误区，认为只有书面纸张类的文件资料才是档案，非纸化文件的管理不是自己的事，对电子文件缺乏管理意识。在工作中形成的大量电子邮件、磁盘、照片录像及数码声频视频等电子文件资料，一般都是由制作者、使用者或收件人自行保管，认为拍摄完成、看完用完就算完成任务了，不需要归档保存；由于这些同志缺乏全局观念，档案意识不强，致使部分电子档案长期在个人或业务部门内部保存，特别是由于电子文件的可删除性和电子文件信息与载体的可分离性以及机构调整、人员变动等原因，造成电子档案被删除或流失，致使单位档案不齐全完整，严重影响了电子档案的长久保护和开发利用。
二是电子文件档案管理制度不健全，操作不规范。基层央行虽然健全了相应的档案管理制度，然而对非纸化文件资料的管理操作却是空白，使管理人员无章可循；有的同志对电子文件的重要性缺乏足够的认识，在使用完之后乱丢乱放或随意删除，完全处于自主管理、自由处理状态；也有的单位虽有管理制度，但落实不够，执行不严，归档不及时，交接无手续，保管不规范，缺乏行之有效的管理措施。
三是档案管理工作存在"一重一轻"现象，基础设施建设相对滞后。由于部分领导存在思想认识和管理理念上的偏差，认为纸张化文本档案易管理、易操作、易出成绩，且投资少、见效快、效果明显，因此，非常注重传统档案管理的人财物投入，而对电子类文本档案则相对忽视，存在"重传统档案管理，轻电子档案管理"的现象，使档案管理电子化建设进程发展滞后。
四是管理人员专业素质不高，缺乏现代化档案管理专业知识和技能。目前基层档案管理人员大多都是兼职，管理水平参差不齐，档案综合管理能力有待提高，部分档案管理人员对《档案法》及有关档案管理规定和要求知之甚少，对档案的形成、收集、整理及归档等管理环节和程序也是一知半解，尤其是对档案管理标准化、电子化的专业知识、技能更为缺乏，致使档案管理水平停滞不前。
二、大力推进基层央行档案管理电子化建设势在必行
一是加强领导，提高认识。基层央行档案管理工作的电子化建设是顺应潮流、适应形势发展的新举措、新要求，是实现档案信息资源的合理配置、科学管理，为人民银行中心工作任务提供高效、优质服务的有效措施，是推进基层央行工作全面协调可持续发展的基本要求。基层央行档案管理电子化建设要坚持以科学发展观为指导，紧密结合基层央行工作实际，坚持实事求是，既要精心组织、真抓实干，又要做到统筹规划、科学谋划，为长远发展打下良好基础。
二是着力实现档案管理标准化、规范化，大力提高档案管理基础工作水平。加强基础工作是实现档案管理电子化的前提和条件，基层央行首先要对原有档案进行广泛收集、分类整理，并依照档案管理规定对归档范围、保存期限，保密文件收发、销毁等各个环节要求，全面普查案卷，去糟取精，剔除无用和过期的文件；将历史形成的档案资料，按照档案装订归档要求，进行重新分类整理、装订和归档，并明确各类档案的装订顺序和归档时限，对档案管理的收集、整理、鉴定、著录、保管等环节认真加以规范。然后按照标准化、规范化管理要求，重新分类组合，归档立卷，编目著录。使原有档案全部实现标准化和规范化，为档案管理电子化提供了充分准备。
三是建立健全相关管理制度，保证档案管理电子化沿着标准化、制度化、规范化的轨道发展。要依据《档案法》、《机关档案业务建设规范》等有关规定，结合基层央行工作实际，进一步充实完善《档案管理制度》、《档案保密制度》和《档案操作规程》，建立电子化档案管理措施，规范工作程序，从档案资料的收集、整理、立卷、归档、检索、借阅，直到最后的鉴定、销毁，每个环节都要做到有章可循。同时进一步明确档案管理负责人，专职、兼职档案员的岗位职责，对归档范围、保存期限、保密文件收发、存档、销毁等各个环节工作程序，做到定期或不定期监督检查和考核评价，发现问题，及时整改，以确保各项制度落到实处。
关键词：电子化；档案工作；影响；益处
一、电子文件对档案业务管理工作的影响
1.传统的档案工作以纸质文件材料为工作对象，而应用计算机后，电子文件取代了以往的文字材料，它是由拟稿者直接写在磁盘上，并在磁盘上进行修改，一经形成后，马上存贮到办公信息数据中，由技术人员、档案人员所共享。这就使得档案与文件之间不再有明显的界限。纸质档案的管理工作经过长期实践，已总结出一套工作原则、方法及流程，如文件的立卷归档制度。档案工作流程的起点是文件的归档立卷工作，也是档案工作和文书工作的结合点，文件形成后，由文书部门收集立卷后，交档案部门管理，通常一年归档一次。而电子文件随时更改，随时产生，存贮在计算机光盘或磁盘中。因而，其对计算机具有很强的依赖性。倘若归档，必须采用光盘或磁盘的形式移交，归档范围也不能只是“办理完毕，具有保存价值”的文件，还应包括该文件的读取软件甚至操作系统。
2.由于电子文件载体与信息的可分离性，档案实体分类也可能将被概念分类整理所取代，因为实体分类的结果只能体现一种属性联系，这种单线排列的方式是手工操作管理档案的需要，但在当今电子文件的环境中，文件的内容特征和形式特征均发生了变化，电子文件可以通过计算机系统进行多角度、有效、迅速的整序，不再需要对它进行象纸质文件那样的分类整理。不同的使用者可以根据不同的需要，利用办公自动化系统对电子文件进行自由组合分类。
3.由于电子文件的保存价值同时取决于其可读性和自身价值，其鉴定的标准、内容、方法均将发生变化，原有的档案价值理论分析范围也将扩大，要分析电子文件的读取软件甚至操作系统。根据传统的档案价值鉴定理论，文件应根据其参考价值和凭证价值确定保管期限，而电子文件一方面由于用户的需要，数据和信息不断地补充和修改，另一方面由于制作方便，将产生比以往更多的文件，因此很难划定固定的保管期限，况且目前电子文件的凭证价值尚无法律保证。因此，其管理、鉴定方法亦无定论。此外，由于电子文件信息载体的特殊性，其保管要求、方法以及对外利用和检索等方面也与纸质文件有许多不同之处。
二、档案信息电子化的益处
所谓档案信息电子化，就是以室藏档案资料采用机读形式做为主要物质对象，用计算机对档案文献进行不同层次的加工和筛选、收集，使之转化成为微机软件形式的二次文献信息供人们利用的过程。其益处有：
1.可充分发挥和利用现有计算机的潜能，提高利用率。目前，大多数基层档案室对计算机的开发功能简单，应用单一，有的仅仅用于文件打字贮存或档案著录，使用的低效率造成时间、财力、物力和人力的极大？良费，使现代化设备不能尽其用。
2.缩短二次文献信息的加工时间，提高档案信息的时效性。手工信息加工工作模式是：选题一选材一编辑一出版，这条“慢工出细活”的工作方式，即从文件资料形成到开发“二次文献信息”时间长，导致信息失效，严重影响了档案信息的应用价值。而档案信息电子化，编者可直接利用机读形式的档案，利用电脑的功能完成信息加工工作程序，快捷地出版二次文献。
3.档案信息电子化，可多次产出，一次投入，可改变信息加工工作受经费限制的局面。手工编研信息成果出版需要较多的经费，但目前乃至今后一个相当长的时期内，期望农场给档案部门拨较多的经费进行信息编辑是不现实的，依靠自身解决也不是件容易的事，解决不好，档案工作者的辛勤劳动成果只能“待字闺中”。
4.档案信息电子化，信息成果可多份拷贝，将拷贝成果送到各个部门及领导，就拓宽了服务范围，扩大了社会影响，档案部门的地位自然也就得到了提高。
5.档案信息电子化，可使最新技术顺利地与档案信息接轨。虽然“信息高速公路”在我国尚在建设阶段，但档案事业要注意这方面发展动向，超前拿出对策，使档案工作适应这一客观形势的要求和变化，使现在的档案电子化，为将来“信息高速公路”中有一份档案信息打下基础。
档案信息利用者关心的是信息的内容，这些信息可能来自不同的机读形式的档案中。唐山燃气集团有很多种终端设备和远传设备负责收费、计量、安全预警、管网更新等信息收集和传输，把这些档案信息综合、系统地提供出来是档案工作者义不容辞的责任。作为燃气企业档案管理人员，对于各种电子档案的收集整理，不失时机地为集团公司领导提供有价值的档案信息，为领导决策提供有效信息，保障企业能够快速发展，是档案管理人员的必备的素质。同时，有效信息的提取必须有一个“去粗取精”的过程，使得电子文档的档案信息具有系统性、真实性、有价值性，才能为档案信息利用者提供更为完善的服务。在信息技术日新月异的今天，探讨如何更加有效的提高其应用水平，是势在必得。
一、档案信息的电子化
所谓档案信息电子化，就是以纸质档案、缩微胶片影像、录音、录像资料等为主要物质对象，利用计算机及其它设备对档案文献进行收集、筛选进行电子化加工，使之转化成为计算机软件形式的二次信息加工，然后再结合这些电子文件自身的特点，采用先进的软件系统对电子档案进行文件级的管理，从而实现安全、高效、快捷的电子档案信息管理模式，为社会生活和经济生活提供安全、真实、准确、快捷的档案信息管理模式。其优点有：
1.提高文档的利用效率。现在大多数档案部门都是应用计算机及计算机网络进行档案管理，用于档案著录及文件输入贮存等。档案信息基础硬件配置以及技术条件日益成熟，计算机已得到广泛的应用，形成了大量的电子文件，快速发展的网络技术又进一步波及到了文书档案的运转、传递过程和利用方式。一些新技术，如语音识别、文字扫描模式识别等方面的应用已逐步进入实用领域。档案信息电子化的工作效率与过去的手工操作相比，有了很大的提高。
2.明显提高档案信息的时效性。过去手工信息加工的工作模式就是一种“慢工出细活”的工作方式，从文件资料形成到收集、整理和归档，所需的时间长、任务繁锁，且容易造成信息失效，严重影响了档案信息的利用价值。档案信息电子化以后，编者可以直接利用机读形式的档案，充分利用计算机及计算机网络的强大功能完成信息加工工作程序，快捷地呈现二次文献。
二、推进档案信息电子化的策略
1.慎重选择技术路线
信息技术的飞速发展成为当代技术革命的主要特征，对档案信息电子化影响最大的是档案应用软件的开发及成熟的数据转换技术。在信息技术发展日新月异的条件下，选择档案信息电子化系统的技术路线尤为重要，应从计算机信息处理技术特点和发展的角度考虑，研制开发适应当代档案信息管理工作的应用软件，其中的管理模块应与各行各业的档案管理工作紧密结合，同时利用软件技术实现不同数据结构间的自动转换功能，即通过应用软件化繁为简，将不同处理手段形成的数据结构、版式等，通过软件自动转化到较大范围的统一的标准上来，从而最大限度地发挥计算机及网络的强大功能，使得档案信息电子化趋于完善。
2.加强档案标准化建设
档案信息电子化的运用体现在档案工作的各个方面和各个环节，其中首要的是档案管理要规范，档案标准要建立健全和真正实施。档案标准化建设本身也是一个系统工程，要推进档案信息电子化，必须进行科学、合理、长远的规划，避免人力、物力、财力的浪费，抓好档案的标准化建设，两者是相辅相成、互相促进的辩证关系。国家档案管理部门应尽早制定档案信息电子一体化技术流程标准体系和规则，实现档案目录信息、文件原文和原数据的电子化管理。通过网络环境，即可在一定的范围内进行资源共享，从而有效地避免大量的重复劳动，及日后数据汇集的重复现象。
3.高度重视人才管理
【关键词】医院办公室；文书档案；电子化管理
文书档案整理是医院办公室的重要工作之一，记录了上级及本院政策的变更与发展、人员的交替、荣誉以及财务历史账单等，是医院的宝贵财富。长期以来，办公室文书档案工作一直停留在手写及手工整理阶段，对计算机的应用较少，远远落后于医院临床电子档案的电子化应用水平，更不符合办公室文书档案管理的现代化要求，医院文书档案实现电子化管理势在必行。
一、医院文书档案管理现状
（一）存档方式单一。以本院为例，作为市级专科医院，本院文书档案量相对较少，一直以纸张为主要存储方式，没有进行电脑扫描存储也没有电子文档资料，重要文件亦没有备份，档案原件被反复借阅、使用不可避免出现原件受损或遗失，而很多20年前的纸质存档文件则已经出现发黄、破损等问题。
（二）文件缺失严重。医院很多文书资料需由不同科室提供，又有很多文件归档之前也经由多科室传阅，由于没有电脑扫描存储，只能等各科室传递完毕之后归档，通常原件已经出现污损，甚至部分文件在传阅中丢失；存档之后，由于都是由档案人员结合相关档案文件要求然后根据个人理解对档案资料进行分类，确定是否应该归档，是否属于永久文件、30年文件或20年文件，档案人员的专业水平决定档案整理水平，不可避免出现文件归档类别有误以及某类文件缺失。
（三）查询困难重重。目前的查阅文件的方式费时费力，通常是：询问年限―查找收发文登记本―逐条寻找―查找登记号―逐件翻找文件―复印，遇到缺失的档案或年份不详的档案甚至要将临近所有档案查找一遍，极大地增加了办公室人员的工作量。
二、医院办公室文书档案实现电子化管理的必要性
（一）实现存档方式多样化，最大限度地保护档案原件。应用电脑扫描、照相等手段，实现档案备份，防止档案丢失无法弥补，改变传统档案只有纸质化的方式，以电子方式对档案进行收藏、管理可以有效地保护档案原件，防止档案原件因过多借阅查找而损坏或丢失。
（二）办公室文书档案电子化可以更好地体现医院文书档案的价值，实现档案资源的整合和共享。办公室文件经院领导批示后需相关科室传阅，文件不仅经常拖迟归档而且易丢失，很多需全员知晓的政策性文件也难以传达到全院，档案实行电子化管理后，对于需相关科室阅读的档案文件及可以共享的档案文件可以利用医院局域网实现院内共享，提高了档案的时效性、应用价值以及应用范围，同时也保证了文书档案的完整性。
（三）大幅度提高办公室工作效率，文件查找快捷。文书档案电子化不仅使文件资料的存储、分类以及统计等方便有序，而且再次查阅时即使年份不详，只需要关键词查找，然后打印即可，档案人员也不需要再在成堆的档案中逐一翻阅查找，节省时间，提高工作效率。
三、实现办公室文书档案管理电子化的障碍
办公室文书档案的电子化建设是一项长期任务，随着医院发展及办公自动化水平的不断提高，越来越需要档案管理摆脱现有传统方式，利用材料提交系统、文件管理系统、数据库管理系统等应用软件及计算机自带的关键词查找功能等实现档案的收集、管理、归档、查询的规范化管理，建立全面的档案数据库，但在实现电子化的过程中还面临着许多阻碍，这主要涉及到主管文书档案人员专业素质、人力物力财力以及档案存储安全等问题。
（一）主管文书档案人员的专业素养与计算机应用水平无法满足档案电子化后的要求。特别是年长者，他们的专业水平毋庸置疑，在长期的办公室工作中也已形成一套自己的档案管理方式，不过对计算机技术的应用尚难以熟练掌握，在心理上甚至排斥，不愿改变现有状态，而年轻的办公室人员虽然可以熟练应用计算机技术但在专业素养上又有所欠缺，无法将纸质档案与电子档案合理地融合归纳。
（二）初始的人力物力财力支出大。在电子档案建立之初，首先必须对办公室人员进行相关的技术培训，并随着技术的更新需要M行定期的相关知识培训，其次上网络系统、信息管理系统等都需要大量的资金投入，而后期的软件细节规范化和软件升级等都需要相关人员跟进服务。
（三）档案电子化后，由于存储设备易破坏，文件安全问题必须予以重视。一旦计算机出现故障，就可能造成系统无法工作，丢失部分资料，与此同时设备的更新也为电子档案的长久保管带来困难，特别是有时文件在，但读取设备损坏，便无法获取文件。
四、实现办公室文书档案电子化的对策
办公室电子文件档案建设比纸质文件整理的技术性要求更高、工作更细致。在做好纸质档案的整理、分类、归档之外，办公室人员在进行电子档案的建立时，必须熟练掌握电子档案的数据化系统，通过不定期的培训与交流，取长补短，结合本医院的实际，结合数据化系统与纸质档案的分类标准，对全部文件进行分类划分，集中处理，此外计算机安全的维护，亦必须制定一套科学合理的管理制度，这就要求：
（一）工作中懂得思变。就以我院办公室为例，今年以来我们以三级评审为契机，办公室工作开始实行精细化管理、电子化办公，坚持写每日工作日记，以详细记录办公室日常工作及明日计划，对于上级发文与本院发文实行电子目录登记与纸质版登记双管齐下，并将上级发文按QQ通知与邮箱通知分类存放以备相关科室查询，对于本院发文按发文科室分类存放，并利用一年时间将我院建院以来的60年档案进行了电子目录的整理，办公室、档案室各存一份，从而有效地保证文件完整性、工作系统性，文件查询更便捷。
（二）加快文书档案信息化、网络化的步伐，争取领导在人力物力财力方面的最大支持。实现部分档案资源在内部局域网资源共享，通过建立web为基础的服务体系，将分散的档案信息资源连接起来，开发利用丰富的档案信息资源，以快速、安全、可靠的途径提供服务，适时与院内外相关机构进行交流与合作，为院内职工提供更便捷的信息渠道，最大限度体现电子档案价值；此外，还需要做好各科室的档案归档意识，加强宣传，由下而上转变思维，争取医院领导支持，使相关科室充分认识和了解档案的重要性，主动配合办公室人员做好医院档案材料的收集归档工作，尤其是电子资料，及时通过扫描、照相等信息化手段，实现纸质档案和照片、实物档案的数字化处理后，以电子文件的形式进行收藏、管理和使用，既可有效保护原件，更有利于档案信息资源的整合和共享，让领导看到电子档案更规范更便捷更有利用价值，从而争取最大限度的人力物力财力支持。
（三）实现办公室工作人员队伍年轻化，转变旧思维观念，树立新的管理理念，推进办公室工作电子化进程。办公室人员是档案工作的直接推动者，他们能否认可并熟练掌握电子档案，关系档案电子化能否顺利进行，所以对办公室工作队伍应该逐步年轻化，增添新血液，在职称晋升方面建立激励机制，实现文书档案管理理念的创新、管理流程的规范、管理团队的重组以及管理手段的革新，实现文书档案管理的网络化、电子化、信息化。
（四）完善安全制度，做好办公室电子档案的存储、维护工作。建立档案信息网络和信息安全管理制度，对档案计算机要专管专用，及时修补管理软件的安全漏洞，对防火墙和防病毒软件实现全天候自动升级，对档案上传、下载的安全等级和访问权限进行安全设置，对移动存储安装严格把关，定期检测系统，多重加密备份，对于整理的电子文件在不同磁盘中各保存一份；对于保存文件的计算机要及时升级服务器主机和数据库的硬件设施，确保档案电子信息数据在保存和传输过程中的安全、稳定，此外，对电子文件和计算机设备的保管设施和环境也要严格按照档案保管要求选择，预防计算机突然损害造成的电子文档无法修护。
五、Y语
综上所述，随着我国医疗卫生事业的发展和医院信息化的迅速发展，医院办公室文书档案走向电子化是必然趋势，对医院文书档案的电子化建设需要我们积极分析现阶段存在的问题及困难，努力寻求解决方法，重视人的因素，亦要加快办公室管理理念创新，提高对电子文书数据化系统的应用能力，从而尽快实现医院文书档案管理的电子化、现代化。
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【关键词】 陕西电视台；档案管理；信息电子化；益处；措施
一直以来文书档案管理在档案工作中发挥着重要的作用，它记裁着一个单位发展的历史过程，但是在目前，随着办公自动化、无纸化等事物的出现，我们面对信息化快速发展，如何提高文书档案的管理水平，方便、快捷地向对方提供文书档案信息，这是我们在整理档案工作中遇到的新课题 。运作计算机进行电子归档，使档案信息更具有系统性、真实性、价值性是非常有价值和意义的。
一、档案信息电子化概念
所谓档案信息电子化，就是把我们的文件纸质档案资料用微机进行收集、筛选和不同层次的归档，使之转化成为电子文档的形式供人们使用的过程。
二、文件纸质档案与档案信息电子化“两套制”归档的必要性
由于印章和签署是文件生效的主要标志，所以在现在技术条件下，我们对一些具有凭证作用和法律效力的文件必须以纸介质形式保存。但是传统的档案管理模式由于占用存放空间大，保管成本高，易磨损，并且检索利用效率低，难以满足人们日渐增大的对信息资源的渴求。通过对纸质档案的进行信息电子化处理，利用电子档案替代原件使用，实现了对档案原件的有效保护。数字化档案可以副本异地保存，这样可使这些档案资料在出现天灾人祸的情况下不致于遭到毁灭性的破坏。就是把我们的文件纸质档案资料用微机进行收集、筛选和不同层次的归档，使之转化成为电子文档的形式供人们使用的过程。同时就档案信息电子化来说，将文件纸质档案转化为电子文档，即使是最普通的电子数据，保存电子文档也存在着巨大的风险，至少是由于它不符合越是简单就越是可靠的原则。所以将传统的文件纸质档案管理办法和档案信息电子化管理有机整合，才能发挥档案管理的综合优势。由此说明档案采取“两套制”是非常有必要的。
三、如何将文件纸质档案转化为档案信息电子化
从理论上讲，将纸质档案转化为电子档案的方法有三种：即键盘输入法、扫描输入法和数码摄影输入法。各有其优缺点，其中键盘输入法因其效率低、误差大的缺点而很少使用；扫描输入法转化为DOC文件，容易出现乱码，和扫描不完备等现象。数码摄影输入法因目前数码相机的解像力较低、价格高而未实际应用。我们目前是使用文档存入软件将文件纸质档案的类型、归档时间、条目、题要、档号用键盘输入法输入到电脑中，系统自动按件产生档案号，并根据档案的、题要、等级等进行分类，很实用，检索起来也非常方便。
四、档案信息电子化的益处
1、手工操作转为机器操作，提高了办公效率
档案信息电子化是利用计算机强大的信息处理能力，把过去依赖手工操作，转化为电子信息，这样就把我们从过去繁重的手工中解放出来，过去整理文书档案时要求收集完整、用笔规范、耐用，大到分类、统计，小至一个订书针都要求防锈质量，又费时、费力还不定能达到满意的效果。在现在，在我们使用档案信息化软件处理后，将我们从这些繁重的工作中解放出来，查阅文件变得简单易行，大大提高了办公效率。
2、类别明晰，检索、查找方便
举例说明，目前陕西广播电视台共有档案6680卷，其中原保存永久卷453卷，长期330卷，短期159卷，合同类文本档案5088卷，等，而一个卷册则是由一份或多份文件组成，每当有干部职工来借阅、查阅文件时，我们首先需要请对方提供一个较为准确的信息，比如说是哪一年的文件，然后再将文本档案登记本拿出来，翻阅出当年的文书档案登记本逐条筛选，非常麻烦，有时找一个文件需要很长时间，而且还要求对方提供的条件比较准确才行，而现在实行档案信息电子化管理则是将每一卷（册）中的每一份纸质文件按类别、条目、关键词、保管时期等重新归档，检索、查找起来非常方便，一目了然。大大提高了时效性。
3、大大降低了单位安全成本
随着房地产市场的快速发展，个人住房贷款也迅速上升，陕西广播电视台从2001年以来共办理个人收入证明430人（次）。2008年9月央行与银监会联合下文对商业银行发放“第二套房贷”提出调控要求，如果有职工需要再次购买房产，我们在不了解对方是购买“第一套”还是“第二套”就盲目提供职工收入证明进行担保，这必将使我单位的安全成本大大提高，而具体要知道某位职工是“第一套房贷”还是“第二套房贷”就需要查找该职工有没开个人收入证明的档案。虽然我们一直保存着职工的个收证明申请档案，但是需要逐一翻阅，工作量巨大，纸质档案也不易于多次翻阅，我们实行电子化管理后，只用将职工的个人收入证明的申请按姓名、部门、时间、贷款数额，工资等情况输入计算机，计算机进行逐一分类存档。现在如果需要查阅对方是几次房贷，我们只用在计算机里调出任意一个条目检索就可以了解对方的房贷情况，大大降低了我单位的安全成本，减少了风险。
五、档案信息电子化如何进行管理
1、培养和提高人员素质
由于档案信息电子化是利用计算机进行操作，涉及到计算机软件、硬件与扫描技术、数字影像处理技术、存储技术等基础知识，不仅仅是只懂得计算机技术或者是只懂得纸质档案管理人员所能胜任的，因为必须加强对档案管理人员的管理，首先要从思想上让他们认识到档案管理工作的重要性，从技术上确保档案管理工作的安全性，不仅要进一步使档案信息利用最大化，还要使这些电子化的档案做到可靠、有效的、安全的保护。总之，必须提高制作者和管理人员的责任心，使他们养成踏实可靠的工作作风，忠于职守的工作态度，在输入文件目录和关键词、保管时限等能做到认真负责、精益求精，这才能是保证档案信息电子化的完整性和快捷性。
2、要建立档案利用、管理制度
要建立档案利用审批制度，相关人员需要查阅和利用档案时，必须要获得档案主管领导的审批，才能借阅、查阅档案，媒体单位有很多获奖栏目或者是个人都将自己的获奖证书个人保存，这样就造成职工在评职称时没有奖励证明，给部分职工评职称带来了麻烦和因扰，所以还需要建立完备的档案管理制度，将各类档案及时收集，同时及时更新档案信息，真正做到电子档案利用和纸质文本档案利用互补，进一步整合管理档案资源，实现档案需求利用质的飞跃。
六、小结
现代社会正在跨入“信息时代”，文书档案归档、保管与利用电子化管理，是一项极其重要而复杂的工作。为了适应档案工作需要和发展，档案电子化的管理与利用着眼点要高，立足点要实，我们要紧紧围绕我单位的客观实际，顺应电台发展的规律，加强科学管理，确保档案电子化能够安全可靠地处于可准确提供利用的状态，使其在单位的不断发展中发挥更大的作用。
【参考文献】
[1]房蕊.我国档案网站建设存在的问题及其对策[J].理论学刊，2004.12.
[2]伍发龙.浅议档案信息的开发与利用[A].贵州省档案学会第五次档案学术研讨会论文集[C].2003.
[3]景丽萍.加强学校档案工作的规范化管理[J].中国科教创新导刊，2011.16.
关键词：人事档案管理 现状 趋势
人事档案是掌握人才信息的重要途径，是选贤举能、管理人才的重要手段。现代社会是一个向管理要效益的社会，企业人力资源管理水平的高低，直接决定了企业未来的发展。同时，高效率的人事档案管理既是档案管理人员实现自身价值的重要体现，也是企业管理水平提升的重要标志。为此，我们必须要对企业人事档案管理的现状有一个宏观的把握，才能够保证人事档案的管理水平有所提升。
一、人事档案管理的现状
（一）人才对档案的重视程度日趋弱化
随着改革开放的不断深入，企业的经营模式正在朝着多元化的方向发展，在这样一个社会背景下，传统的人力资源分配制度逐渐被淘汰。现代企业的人才引进，多数采用聘用制，用人单位更加重视人才的能力，而非资历。同时，目前的转档手续周期长、程序繁复，这直接导致人才在工作变动过程中放弃转档。特别是沿海地区，由于这一地区的人员工作变动更为频繁，加之很多人认为档案在求职就业过程中发挥的作用并不大，尤其是一些非党员、年轻人更是如此。据相关资料显示，在我国各级人才市场中，保存的人事档案有将近60万份无法于主人取得联系，而且这一数字还在持续增长。
（二）档案管理水平有待加强
由于社会对档案管理工作的不重视，企业对于档案管理人才选拔的标准也在降低。目前，在岗的档案管理人员，多数为非专业人士，档案知识相对匮乏。比如认识不到档案管理工作的重要性；对档案材料的整理、归档、建档、装订等业务不熟练；许多企业中的档案管理人员身兼数职，或者档案管理干脆就是其他部门的在职员工；对档案管理工作没有热情。这些因素严重制约了企业档案管理水平的提升。从档案管理设备配备方面看，多数企业几乎没有一个标准的档案室，而是集办公、仓库、阅档为一体，没有铁窗、铁门等保护措施，防潮、防火、防鼠、防盗的技术仍然十分落后。许多档案由于反复使用，加之阳光照射，已经出现了纸张发黄、字迹褪色等情况，档案的安全性与完整性得不到保障。
（三）档案的信息化程度较低
随着网络技术的飞速发展，计算机已经渗透到社会生活诸多领域。目前，档案信息管理系统已经建立，并且逐步得到推广。但是多数企业的档案管理信息化还停留在对将个人信息输入电脑中的阶段，很多技术并没有应用于档案管理中去，部分企业的资料检索、档案查阅仍然采用手工方式，实现无纸化阅档、信息化管理还有很长的路要走。
（四）非公企业忽视档案管理
社会对档案管理的不重视，除了表现为个人放弃档案之外，还有就是非公企业忽视档案管理。现代企业越来越重视人才的能力，用人机制也日益灵活，企业管理者认为考察档案不如考察人才的工作表现更为直接。这直接导致员工的职业道德、性格特点、个人资历等信息无法让下一个企业了解，而且断档也有可能给员工的工作、学习、生活带来一些困扰。
二、人事档案管理的发展趋势
（一）档案管理电子化程度不断加强
伴随着网络技术的快速发展，信息化、电子化已经成为社会发展的必然趋势，在这种形势下，传统的人事档案管理模式已经出现种种弊端，而无法适应市场经济的客观需要。转变档案管理模式，推进信息化、电子化进程，已经成为企业人事档案管理的当务之急。其中，档案资料的电子化，是实现档案管理信息化的基础，也就是说只有正确的将纸质档案信息录入到计算机中，使纸质档案转化为电子档案，才能够正确的使用档案，提高档案的使用效率。然后再以电子化为基础，逐步加快人事信息的数据库建设，引进现代办公自动化系统，使其他部门能够快捷、迅速的查找、使用档案，同时实现电子化档案与原始档案的协同配合，极大提高档案的使用效率。而且档案管理实现电子化之后，能够提高档案的科技含量，同时还能够有效防止对原始档案的磨损与破坏，降低档案管理的成本风险。
（二）档案管理朝着网络化方向发展
档案管理的网络化是建立在电子化基础上的，而档案管理网络化的前提则是遵循国家的相关保密规定。档案信息网络化是充分利用当前的网络优势，从而实现档案信息资源的共享。企业在推进档案信息网络化进程时，必须要与档案信息保密建设同步进行，要对档案资源使用的部门设置一定权限，没有权限的部门或者个人，将无法查阅相关档案资料。与此同时，我们还需要加强档案管理人员的素质建设，提高档案管理工者的职业道德水平与业务技能水平，使他们在做好保密工作的同时，能够对档案管理业务以及各种管理软件熟练掌握，能够在管理理念、管理方式不断创新，从而依托现代的科技手段，实现企业档案管理的标准化、高效化。
（三）档案管理方式日益多元化
目前，人事已经成为人力资源管理的新方式，这是市场经济发展的客观需求，也是人才产业化发展的重要保障。从微观层面上讲，人事制度就是将“单位人”转化为“社会人”，这种管理方式实际上就是将人事关系管理与人才使用管理相分离，简单说就是企业只负责用人，而人事负责档案管理。诸如工龄的计算、职称的评定、各种保险的缴纳等等，均由人事来负责。随着社会经济的发展，人事的服务方式也在逐步得到拓展，比如“人才租赁”制度，已经在部分地区开始实行。这种方式主要是由人才市场作为人员的雇主而存在，全面负责员工的人事管理，而用人企业与人才市场签订的是租赁合同。这种制度不但提高了人力资源配置的效率，同时也减轻了企业档案管理的负担。
综上所述，随着我国社会经济的快速发展，档案管理工作面临着新的管理环境。档案管理者必须要把握时展的趋势，以及企业发展的客观需要，从档案管理的现状入手，不断探寻管理的新技术、新方法来解决档案管理过程中遇到的新问题，积极推进档案管理的信息化、电子化以及网络化发展，从而为企业的平稳、健康发展提供有力保障。
参考文献：
关键词：档案管理 信息化管理 高职院校
随着国家大力发展高等职业教育事业，教育改革的深入，对于高职院校来说，学生、教职员工的档案数据每年都会出现大量录入、迁出等变动，档案数量随之也增长非常快， 档案的变动、更新、维护，确实是对档案管理工作的巨大挑战。如何对高职院校的档案信息资源进行高效的管理？如何实现高职院校档案信息化建设？我认为计算机化的现代档案管理是大势所趋，随着信息化程度的提高，电子档案越来越广泛地应用于日常办公与管理，以促进实现高职院校档案管理的科学化、现代化和规范化，使每个学生和教职工的档案更健全、更完善。
1 高职院校档案管理目前的现状
1.1 高职院校普遍存在档案管理工作意识薄弱、滞后现象。目前，档案管理工作在很多院校都得不到相应的重视，同时对档案管理工作的重要性缺乏必要的认识。在这些高职院校看来，学生数量，以及由学生产生的经济效益才是第一位的，在他们的意识形态中根本没有将档案管理工作放在第一要位，档案管理工作不会对学院的长远发展起到任何的影响，进而在一定程度上忽略了档案管理工作。这种认识主要体现在学校的领导方面，同时在学校的有些教职员工身上也有所体现。但是，还是有许多同志在从事档案管理工作的过程中，对档案管理工作具有比较强的意识，这些员工对档案管理工作都有明确的认识。因为档案管理工作是一项具有内部性和保密性的工作，同时也是默默无闻的工作，根本没有人注意，因此，档案管理工作的重要性，有的同志却看不到。甚至有些同志认为，档案管理员的工作就是进行档案管理，而与自己没有任何关系；有的同志对档案管理工作的重要性流于口头形式，而在实际工作中却又是另外一码事。上述情况充分地证明了，在学校的教师队伍中有相当一部分人对档案管理工作缺乏正确的认识。
1.2 档案管理机制和方法比较落后。学院的档案分为：干部人事档案、文书档案、科技档案、财会档案等几大类。按理说这些档案应该统一归到一起管理，但目前学校，都没有理顺关系，存在各自为政、材料分散管理的格局。比如要查一个教师的人事档案要在组织部门或人事部门或办公室去查询；查这个教师的教学情况、教学奖惩的材料，又要在教务处或师资科查找。所以分散的管理模式，在一定程度上影响档案材料的真实性。档案材料形式单一，未实现电子文档的方式存储文件档案。档案管理工作的模式比较落后，降低了档案的使用价值。目前，在许多高职院校其档案管理工作还处于手工、纸质处理阶段，根本不具备进行现代化管理的设备和手段，档案资源的存贮和共享根本不能实现。
1.3 高职院校档案管理工作量大。对于高职院校来说，每年都有新生入校、老生毕业、就业或继续深造、新教师入校参加工作，教职工的调出等一系列的学生、教职员工的档案数据变动、变化呈现出数量大、变动比较频繁，以及跨区域调动等，另外，对档案进行维护、保存等日常管理，都要消耗巨大的人力、物力、财力等。
1.4 有待实现档案信息电子化、现代化管理。随着科学技术的不断发展，计算机和网络得到推广和使用，在这种环境下，传统的以纸为载体的档案管理将会受到严重的冲击。电子化档案管理已成为当今的发展趋势，其在档案管理中的优势还没有得到充分的展示。当前学校档案管理依然是纸质档案作为保存的主流，书写速度慢，工作量大，严重影响了案卷质量和收集时间。在高校数据库中，如果现代化设备和电子信息技术没有应用到档案管理工作中，那么电子信息管理只是一种称谓，在档案管理中只能起到检索、交换、备份的作用。当前，对档案进行电子化管理，还处于推广阶段。在档案管理中，对于自动化软件的选择和使用，其管理工作人员还没有真正发挥计算机和网络的优势。
2 档案管理工作建设中的对策
2.1 对档案工作加强管理，强化教职工的档案意识。通常情况下，高职院校要建立规范化、科学化的管理制度对档案馆进行管理，进而提高档案管理的现代化水平。要在一定程度上，丰富馆藏信息，做到档案工作有据可查，进而使档案工作为学院发展提供服务。因此，领导要不断更新观念，提高建设档案的意识，对学院的各项工作通过档案资料进行处理和规划，进而为档案工作奠定基础；在档案管理工作的过程中，需要全体教职工积极配合，进而使档案管理工作落到实处，从领导干部到具体的工作人员、到全院教职工都要与时俱进，对档案管理工作进行改革，进而满足社会发展的需要。最大限度地争取领导对档案管理工作的支持，真正意识到档案工作的重要性，同时将档案管理工作纳入议事日程，将档案管理工作与其他工作进行同时布置，同时检查，同时验收。另外，要不断巩固和强化教职工的档案管理意识，从思想和行动两个方面，让他们真正意识到档案管理工作对学院和个人的发展都具有非常重要的作用，进而在实际行动中，主动配合档案部门的各项工作，积极的参与到学院档案建设中去。
2.2 建立和完善规章制度，对档案工作进行科学化、规范化管理，同时不断提高档案管理人员的素质。通常情况下，建立健全规章制度是开展档案管理工作的前提和基础，对于档案管理工作来说，其头绪众多、并且琐碎繁杂，如果不通过制度进行管理，那么就会出现无章可循、无所适从的混乱局面。因此，一定要完善诸如《档案库房管理制度》、《档案保密制度》、《档案利用制度》等一系列规章制度，对各类档案进行及时归档处理，实施档案管理细则，明确档案的归档范围，以及保管期限和立卷归档等。进而为档案资料的长期有效地收集和保存奠定制度保证。通常情况下，建立完善档案管理制度，为实现规范化、科学化管理提供制度保证。管理人员素质的高低关系到档案管理质量的高低，所以管理人员首先应具备优良的思想政治品质、乐于奉献、吃苦耐劳的精神，其次就是要精于业务、有丰富的专业知识、扎实的专业基础知识、丰富的现代档案管理经验，以及使用计算机的能力等。学院通过不定期的专业技术培训，不断提高档案管理人员的综合能力，不断丰富档案管理人员的专业的技术管理知识、健全现代管理手段，不断提高学院的档案管理水平。
2.3 计算机实现电子文档档案管理大大的提高了工作效率。学院应把档案工作需要的经费纳入学校经费预算，把档案信息化建设纳入学校信息化建设总体规划，与数字化校园建设同步，为档案机构添置必要的现代化设备，以便开展工作。原来的手写、纸质的档案管理、数据的统计、存储都需要耗费大量人力，而且还容易疏漏出错。采用信息技术可以使文件资料收集、储存、分类、统计和查阅等环节变得十分方便，从而减少管理人员的工作繁琐性和工作量，相应的也提高了工作效率。
2.4 档案管理实现电子化、现代化是必然趋势。管理人员必须努力学习微机使用、管理知识，实现档案管理电子化、现代化、规范化的建设。目前计算机技术和网络技术的普及应用，形成了一个信息化的社会，这不仅提高了办事效率，也为实现档案管理信息化、网络化提供了客观的条件。传统的纸质档案靠手工整理、靠体力搬运、靠翻卷查阅、对于距离较远的跨省市区的单位共享或调度十分不利，造成信息更新效率低，文件信息查找困难等因素。利用现代化信息手段，高效的办公自动化软件的应用把档案工作人员从大量繁杂的脑力和体力劳动中彻底解脱出来，从而实现档案的体系管理，使档案资料索引更灵活，搜索查找更快速便利。还可以根据不同要求实现分类、搜索、排序、过滤等操作，使文档的管理和调度更便捷。而电子文档的存储方式多种多样，如光盘、U盘、移动硬盘等环保、存储量大、储存时间长，受外部环境影响小，具有很强的稳定性和可靠性。
随着现代科学技术的发展，对档案信息进行电子化、现代化管理，在一定程度上为数据量大、更新快的高校档案管理提供了便捷。继续采用传统的手工管理档案方式已经无法满足高校规模发展的需要，只有不断提高档案管理人员的专业技术管理知识、完善现代化管理手段、增强创新意识，才能使学院档案管理工作迈上新台阶。
参考文献：
[1]童健.信息时代提高高校档案管理人员素质研究[J].贵州民族学院学报（哲学社会科学版），2004（06）.
[2]李纯.浅谈高校档案管理人员的素质[J].山东档案，2010（06）.
1、领导不重视和档案管理人员的综合素质不能满足工作需要制约着路政档案管理的规范化
由于路政档案机构的领导没有把路政档案工作放到重要日程，对此项工作认识不清，没有引起足够的重视；档案管理人员也没有从思想上很好地认识到档案管理的重要性，对路政业务不够精通，综合素质不能满足工作需要，导致了路政档案管理工作与路政管理及公路建设的发展不相适应。
2、路政档案的收集、归类和保管的流程缺少规范化管理
《路政档案管理制度》只是规定路政档案由业内专人负责收集和整理，对于具体的操作程序及方法没有流程性的规定。如路政档案工作人员在对照管理办法整理档案时发现了许多问题，路产管理资料如何归档，办法没有细化。
3、公路路政档案管理技术制约着档案管理工作更有效的运行
信息化的飞速发展给路政档案的发展带来了根本性的变革。目前，国内的路政档案管理主要以行政管理为主，缺少基础数据库，而且在档案信息资源共享的法律法规方面也有空白和不足，就会产生决策上缺乏科学性，随意性比较大的局面。
路政档案不仅仅真实记录了路政管理部门的工作内容，还客观反映了我国当前的路政管理水平，为路政相关政策的制定提供了基础性的材料。由此也更应不断探索思考如何科学组合、优化效能做好路政管理的各项业务工作，为了使路政档案得到更高效、完善的管理，针对当前路政管理中存在的一些典型问题，提出以下几点建议。
1.提高对路政档案管理重要性的认识
通过采取多种方式，组织路政人员学习提高对档案管理重要性的认识，提高业务素质的培养和对健全档案管理、应用档案的意识，利用档案采集信息遗漏造成的损失和危害，用事实提高路政人员对加强路政档案管理重要性的认识，努力提高路政人员的思想认识和强化档案管理重要性，实现双到位。充分认识到搞好档案管理，不仅可以提高路政人员对管好路政档案重要性和必要性的认识，而且可以丰富档案内容、更好的服务路政管理和广大群众。
2.理顺规范路政档案管理
一方面认真梳理有关路政管理方面的法律法规、文件规定，确定档案的收集范围，并详细划分进行归档分类。另一方面按照工作性质将治超法规文件、路政管理、涉路工程、非公路标志管理等分别归类，形成纸质材料，由路政执法人员携带。电子文件汇总后按治超、涉路、非标等关键应用名词搜索查询。将该类电子文件放于网站或触摸查询机内，这样不仅供社会人员随时查阅，而且有效地提升了路政政策宣传效果。
3.制定路政档案管理制度
明确规定路政档案原始资料的信息收集，按照巡路中队的责任路段分别进行资料收集，整理纸质档案按路段内的项目分类存放，电子档案按字段名称录入，建成数据库系统，由内业组具体负责管理。
4.加大科技的投入
关键词：水库；电子档案；管理
1 水库做好电子档案管理工作的意义
1.1 是提升水库档案管理工作的要求 水库在管理和发展中会产生大量的档案，档案中的内容对于现实的水库发展情况是重要的记录，对于现在和未来水库的管理工作的发展都具有重要意义。因此，水库的档案管理工作水平如何关系到水库的发展，关系到水库各项工程的记录。如果在水库的档案管理工作方面采取电子化的档案管理，那么档案的管理和保存都会采用电子化的管理模式在，这种管理模式对于档案管理水平的提升发挥着重要的促进意义。
1.2 是对水库档案的更好的保障 传统的水库档案管理工作延续着纸质化的档案管理工作方式，无论是人员档案还是工程项目档案等，都是通过纸质的档案形式呈现和保存的。从一定程度上来讲，这种传统的纸质档案管理容易出现档案丢失，损坏等情况，不利于档案的长期保存。同时，由于纸质档案一部分需要手写等形式来展现，因此，档案的真实性容易受到威胁。所以，在水库的档案管理工作中采用电子化的档案管理方式，这在一定程度上对于档案的保存也是有益的，减少档案管理中可能出现的丢失、损坏等情况的出现机会。
2 水库电子档案管理工作中存在的问题
水库电子档案管理对于水库档案管理工作有着重要的影响，但是就目前情况来看，当前水库在电子档案管理工作方面还存在着一些问题和不足，这些问题的存在制约了电子档案管理的发展，是需要水库在电子档案管理工作中进行改进的。
2.1 管理人员对电子档案重视程度低 在当前的水库档案管理工作中，水库档案管理人员对于电子档案的重视程度比较低，一直以来习惯了传统纸质档案管理模式的员工，对于现代化的电子档案管理的认识比较浅薄，没有充分了解到电子档案对于水库档案管理工作的重要意义，因此，在很大程度上，管理人员对于电子化的档案管理缺乏足够的认识，他们在具体的工作中所开展的电子档案管理工作水平也会下降。
2.2 电子档案技术管理问题不到位 电子档案管理工作的开展还需要档案管理工作中实现一定的技术支撑，电子档案实现了档案管理的无纸化办公，不仅将传统档案中的内容复制到电子文件中，同时还要进行精密的档案安全保管，保障电子档案的安全。因此，在水库档案管理工作中要想实现档案的电子化管理，还需要水库发展中具备强有力的电子技术支持。但是，就当前水库电子档案管理工作发展的具体情况来看，水库管理工作方面的电子技术支持还非常落后，由于掌握专业的电子技术的人员数量不足，电子技术使用所需要的资金支持力度有限，电子设备老化，新型电子设备技术的数量比较少等情况的存在，这些都直接制约了水库电子档案管理工作的实现，影响了电子档案管理工作的发展进程。
2.3 电子档案管理人员能力素质存在不足 在水库的电子档案管理工作的开展方面，不仅需要技术，资金的支持，还需要专业的电子档案管理人员来为档案管理保驾护航。随着水库开展电子档案管理的需求不断增加，如何在电子档案管理工作中保障管理质量，提升管理水平，这些问题基本全都需要具体的档案管理人员来实现。就目前水库电子档案管理工作的发展情况来看，档案管理人员对于电子档案管理技术的掌握程度还比较低，他们在进行具体的档案管理工作的过程中，由于缺乏技术支持和专业的电子档案管理知识，导致了他们的电子档案管理能力差，制约了整体的电子档案管理工作水平的发挥。此外，当前水库的档案管理人员普遍文化素质偏低，他们在对新型的电子档案管理技术学习的过程中，学习能力较差，这也影响了他们掌握先进技术的能力，制约了电子档案管理工作在水库中的发挥。
3 做好水库电子档案管理工作的对策
水库发展中对于档案管理工作的要求比较高，当前信息化发展的大背景下，电子化的档案管理已经成为档案管理工作的大趋势，但是水库在进行电子档案管理工作方面还存在着很大的不足，针对这些存在的问题，未来水库做好电子档案管理工作需要从几个方面入手。
3.1 重视电子档案管理工作的建设 重视电子档案管理工作的建设，需要档案管理人员和水库的整体管理工作等多方面进行努力。作为档案管理人员，应该从自己的管理思想和管理理念角度入手，充分认识到电子档案管理如今已经成为大难管理工作的大势所趋。此外，上级部门对水库电子档案管理工作有足够的认识，加大对电子档案管理工作发展的宣传力度，通过对档案管理人员进行培训，宣传，培养他们充分认识到做好电子档案管理工作的重要性。重视档案管理工作还需要从制度领域入手，设定更加与时俱进的电子档案管理制度，用制度的手段规范电子档案管理的工作流程。
3.2 做好对电子档案管理工作的技术支持 这就需要从两个方面进行努力，首先，技术支持需要专业的技术人员对电子档案管理系统进行建设，水库可以针对性的聘请专业人员建设一套完善的电子档案管理系统，并且聘请专职的技术人员对系统进行定期的维护和更新，保障电子档案的保密性和安全性。其次，做好电子档案的安全管理，还需要水库投入一定量的资金支持电子档案系统的全面运转，提升电子档案的运行水平和整体能力，保障电子档案的运行更加专业化，精细化。
3.3 强化对电子档案管理人员的培训 在培训工作方面，水库需要根据现行的电子档案管理需求和管理问题针对性地设计培训方案，对于具体的档案管理人员从技术、文化，以及思想理念等方面对他们进行培训，让他们在掌握先进管理技术的同时，也能够从思想理念方面与时俱进地发生转变，更好地适应电子档案管理工作的需求。此外，在水库的发展中，还可以适当地引进掌握先进技术的电子档案管理人才，提升整体的管理团队实力。
4 结论
电子档案管理是水库档案管理发展的大势所趋，水库方面需要针对目前存在的问题，做好相应的管理对策，提升档案管理水平，促进水库的全面发展。
参考文献：
关键词：文件管理；管理标准；事业单位
1 相关概念综述
1、文件管理
文件是承载信息的重要形式，文件可以是某种业务凭证、可以是某种信息资源，这些文件对于事业单位具有重要的意义，而文件管理就是针对文件的一系列管理活动。对于事业单位而言，文件管理是一项专项工作，主要包含对文件的撰写、、整理、归档等相关工作。文件管理看似简单，实则十分繁杂，文件管理工作对于事业单位整体工作有着十分重要的影响。
2、文件管理现代化、电子化要求
随着社会的发展，针对事业单位文件管理工作提出了新的要求，现代化和电子化就是21世纪针对事业单位文件管理的基本性要求。现代化要求寓意着事业单位文件管理工作顺应事业单位的现代化发展，为事业单位提供高效、便捷的文件查询服务。而电子化要求则是让文件管理彻底无纸化，利用电脑和互联网对文件进行电子保存，不仅可以方便查阅相关文件，促进文件管理工作更高效的运行；同时文件管理无纸化也更符合现代化资源节约社会构建。现代化、电子化的文件管理可以有效降低事业单位在文件管理方面成本，让文件管理工作变得简单、轻松，更有利于文件的长期保存。以现代化和电子化为标准，可以评价事业单位文件管理工作是否达到标准，是否满足当今时代要求。
2 事业单位文件管理中存在的主要问题
1、文件管理意识不足
事业单位文件管理是一项系统性工作，是一项严格要求的工作，但事业单位文件管理的相关工作人员并没有意识到工作的重要性，忽视了文件管理工作的标准和要求。早在2009年，国务院等相关部门就颁布了《电子文件管理暂行办法》，以此要求文件管理工作标准化，该《办法》已经执行五年有余，但目前个别事业单位文件管理人员由于相关意识不足，没有认识到文件管理工作的重要性，造成对此标准仍不了解，导致在日常工作中忽视文件管理的标准化。因此，文件管理意识不足是事业单位文件管理工作中存在的主要问题。
2、文件查阅效率低下
文件管理最基本要求就是便于查询，但从目前情况来看，事业单位在文件管理查询方面存在诸多缺陷，造成查询效率低下，从而影响到事业单位的工作效率。从日常实践中我们了解到，目前事业单位针对文件管理并没有详细的流程规范，工作人员在日常文件管理过程中也没有相应的标准，造成文件存放混乱，编号错误严重，一旦需要查询该文件无法准确的进行查找，造成了查阅效率低下。因此，事业单位危险查询效率低下是文件管理工作中存在的重要问题。
3、文件格式不统一
文件格式统一是事业单位针对文件管理工作的基本要求，从目前事业单位情况来看，事业单位文件管理标准化管理已经成为一种趋势，不少事业单位文件管理标准化已经提上日程。但即使是在这样的要求下，我们看到一些个别的事业单位在文件格式方面仍存在不统一的现象，由于文件格式不统一造成文件查阅困难、文件损坏的现象时有发生。因此，事业单位文件格式不统一是目前文件管理过程中存在的重要问题。
3 针对事业单位文件管理现代化和电子化发展建议
1、加强文件管理工作人员意识，严格遵守相关流程及制度
加强文件管理工作人员的相关意识，让其认识到工作的重要性，并且严格按照相关流程和制度进行工作十分重要。目前事业单位文件管理工作仍存在部分工作人员不按照规定流程和制度进行工作，从而造成文件管理工作效率低下，错误频发。在未来的发展过程中，事业单位文件管理工作人员应该重视相关制度的遵守，切实按照制度规范来实施日常工作，要在思想上达到充足认识，了解到文件管理标准化不仅仅是一种要求，其根本目的是让文件管理工作能够更加顺利的开展。只有事业单位文件管理工作人员思想意识提升到一定高度，严格按照相关规定制度执行工作，文件管理才能向着规范化发展，事业单位文件管理工作才能取得进步。因此，提升文件管理人员的相关思想意识，严格遵守流程和相应制度是保障事业单位文件管理工作顺利进行的重要前提。
2、认识传统纸质文件向电子化文件管理发展的必然趋势
随着社会的发展和进步，计算机已经成为事业单位文件管理工作的重要工具，传统的纸质保存方式已经无法满足当今社会需要，被时代所淘汰。因此，事业单位应该通过电子化建设来提升文件管理的工作效率。从传统的纸质文件管理过程中，我们发现纸质文件管理容易损坏，且存在查找不便的情况发生。这种现象严重制约着我国事业单位文件管理工作的进一步发展。随着相关技术的进步，纸质文件管理向电子化文件管理发展是一个必然趋势，目前很多事业单位已经建立了相应的搜索及查询功能，正在逐步实现文件管理电子化的全面推广，在这个过程中要认识到电子化是取代传统纸质文件管理的必然趋势。
3、重视文件管理标准模板的使用
虽然我国多次提出针对事业单位文件管理格式化要求，但个别事业单位对此要求并不重视，在文件标准格式方面仍存在诸多问题，造成了事业单位文件管理工作的效率低下。面对这种情况，我国应该进一步强相关规范要求，时刻督促事业单位建立标准化的格式模板，针对格式存在问题的事业单位进行批评、教育，并督促其将错误的格式进行修正，从而实现事业单位整体文件的格式统一。因此，重视事业单位文件管理标准模板的应用，可以大大提升事业单位文件管理工作的效率，更提升相关工作的准确性。在未来的发展过程中，重视事业单位文件管理标准模板的使用，通过标准模板使用来提升文件管理工作的效率是正确的举措，同时使用标准模板也能符合相关部门对事业单位文件管理的基本要求。
4 结论
通过本文的阐述，了解到事业单位文件管理并不是一项简单的工作，其工作内容及性质对于事业单位整体而言具有重要意义。通过对事业单位文件管理的现状进行研究，发现目前事业单位文件管理工作中存在一定问题，渴望消除这些问题，促进事业单位文件管理工作进一步发展，就需要加强文件管理工作人员意识，严格遵守相关流程及制度、认识传统纸质文件向电子化文件管理发展的必然趋势以及重视事业单位文件管理标准模板的使用，事业单位文件管理工作在达到这些要求之下，可以大大提升文件管理的效率及准确度。规范化、高效化、格式化发展是社会对于事业单位文件管理的新要求，只有符合这种新要求，事业单位文件管理工作才能取得进步，才能赢得更多人的认可。
参考文献
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[2]张兴蕊.事业单位文件档案管理要点探究[J].信息化建设，2015（11）.
1.电子档案使用的主要途径
电子档案具有快捷、方便的特点，与传统的纸质档案相比，其查全率和查准率是纸质档案无法可比的。然而，电子档案的利用必须建立在相对应的信息技术基础之上，而且还需要发挥管理的软功能才能充分展示其优越性。当前，关于电子档案的利用，其途径主要有三种：提供拷贝、通信传输和直接利用。
1.1 提供拷贝。
拷贝是电子档案使用的第一途径，目的是向使用者提供档案的原始状态，确保其使用过程中的权威性。作为档案部门，当向利用者提供载体拷贝时，应将文件转换成通用标准文档存储格式，由利用者自行解决恢复和显示的软硬件平台。当利用者不具备利用电子文件的软硬件平台时，也可向这些用户提供打印件或缩微品。
1.2 通信传输。
通信传输可以解决使用者无法到达档案所在地的难题，而且可以节省时间和财力，是电子档案在使用中的一个重要方式。所谓通信传输，即用网络传输电子档案，在不同的馆际之间，可以实现档案资源互相交流，以及向相对固定的查档单位提供档案资料，可以通过点对点转换数字通信或互联网络来实现。
1.3 直接利用。
直接利用指的是利用档案部门或另一检索机构的电脑，在档案部门的网络上直接查询。直接利用的特点是可为利用者提供技术支持，也可使更多的读者同时利用同一份电子档案。这一方法的可能性，取决于档案馆网络系统中可供直接利用的信息资源的多少。
2.加强电子档案管理的重要意义
电子档案对于大部分的单位和部门来说，还是一个新鲜事物，加强对电子档案的管理意义重大。作为档案管理工作者，做好电子档案的管理，从理念上说，要求我们必须完成由传统的管理模式向现代化管理模式的转变。下面，我们将就加强电子档案管理的重要意义进行分析。
2.1 加强电子档案管理，有利于节省人力物力。
在传统档案管理中，由于档案工作的特殊性，特别是一些易破碎的档案资料，一般需要大量的人财物力才能够更好地保管，而且还不可避免地存在损坏的风险。然而，计算机及其网络的出现，不但为归档提供了快捷的管理手段，而且提供了信息利用的快速途径，免除了立卷归档、检索查找的困难，减轻了工作人员的劳动强度，提高了归档质量和检索速度，有利于节省大量的人力物力。档案管理工作实现电子化以后，就可把按“卷”立卷归档，改为按“件”整理归档，大大提高了档案管理的工作效率。
2.2 加强电子档案管理，有利于提高服务质量。
档案管理的目的是为使用者提高便捷高效的服务，加强电子档案管理，资源信息实现电子化，有利于提高档案管理的服务质量。电子档案的特点是实物资料的信息化，大量的原始档案可以集中在计算机存储介质中，通过互联网进行传播，这可以使得用户在查阅时可以实现对海量信息的快速筛选。加强电子档案的管理，为读者提高高质量的服务，要求我们必须拓宽知识面，努力学习新技术，增长技能，提高驾驭现代化技术的能力，使档案管理工作发挥出应有的社会效益和经济效益。
2.3 加强电子档案管理，有利于满足多样化需求。
随着社会的进步，越来越多的使用者对档案的多样性提出了要求，他们不但要看原始的文字资料，更要看原始的图像、视频等资料，而传统的档案模式已经无法满足这一需求。电子档案因为对信息保存的多样性，逐渐成为了满足使用者多样化需求的主要解决方案。
3.做好电子档案管理和利用的主要措施
由于电子档案提供利用方式的多样化与所依赖技术的多样化，导致利用工作的复杂性。因此，加强电子档案的利用管理是十分重要的工作，需要多方面的密切配合，并从多个角度展开工作。
3.1 建立档案利用制度，整合各类档案资源。
要建立档案利用审批制度，相关人员需要查阅和利用档案时，必须获得档案主管领导的审批，还要建立档案利用管理制度，档案收藏部门可利用网络技术来进行档案收集管理活动，使档案收集更为及时，保证电子档案的及时更新，更好的满足电子档案利用者的需求，并做到电子档案利用和纸质档案利用互补，整合档案资源来创新档案管理模式，实现电子档案需求利用质的飞跃。
3.2 规范档案利用方式，避免不可挽回损失。
电子档案的利用不能够无原则，应该根据利用者的情况而定，并且依据电子档案内容的密级层次进行有效管理。一般情况下，对内容不是完全开放的电子档案，不宜用拷贝的方式提供使用，对这类文件浏览的过程必须在有效的监控下进行。采用网络方式提供利用时，有密级的信息内容应进行加密处理，并对所使用的“密钥”进行定期或不定期的更改，避免由于误操作所带来的不可挽回的损失。
3.3 建立“双套制”模式，确保重要信息完整。
所谓“双套制”，指的就是电子档案和纸质档案同时提交保存归档。“双套制”管理模式对档案工作者提出了新的挑战，要求档案人员要紧跟时代步伐，掌握现代信息技术，熟练运用电脑及现代通讯技术，否则就无法介入文档的形成和保管。另外，“双套制”所面临的问题，主要是哪些档案应该实行“双套制”，哪些不应该实行“双套制”。只有根据各个档案的内容特点采取相适宜的管理方法，有选择性地实行“双套制”管理，才不会造成人、财、物力的浪费，并且实现对重要信息的完整保存。
3.4 加强工作人员管理，提高档案保护意识。
