时间：2023-06-06 09:00:36
开篇：写作不仅是一种记录，更是一种创造，它让我们能够捕捉那些稍纵即逝的灵感，将它们永久地定格在纸上。下面是小编精心整理的12篇会议纪要的形式，希望这些内容能成为您创作过程中的良师益友，陪伴您不断探索和进步。
会议纪要作为常用的公文文体之一，是适用于记载、传达会议情况和议定事项时使用的文种。可采取转发（印发）或直接发出的形式，类似于通知，发给下级贯彻执行；也可以报送给上级，类似会议情况报告，向上级作出反映；还可以发给平级有关机关，类似公函，使对方知晓，沟通情况。本文中概括了会议纪要写作的三大写作要点，供考生查阅。会议纪要的写作要点：
1.明确会议宗旨，突出中心。一次工作会议，涉及的问题很多。在写会议纪要时，必须抓住会议所集中解决的几个主要问题，形成纪要的中心，切不可面面俱到。同时，一次工作会议，在具体讨论中必然会产生几种不同意见，不能把这些意见都纳入会议纪要，而应根据会议的宗旨，分析综合各种意见，集中反映符合会议中心要求的多数人的一致意见，同时，也要注意吸收少数人正确的意见。对反映会议中心议题的正确意见，可采用“会议听取了”、“会议讨论了”、“会议研究了”、“会议认为”、“会议决定”、“会议指出”、“会议强调”等提法，加以集中概括、简明扼要地反映出来；对有分歧的意见，如属研讨性质的会议可写进会议纪要中去。
2.讲究用语，注意条理。要按照会议纪要的不同用途，恰当地使用不同的用语。上报的会议纪要，就应使用对上的语气，如“会议讨论了以下几个问题”、“会议考虑”等；下发的会议纪要，则可用“会议决定”、“会议要求”、“会议强调”、“会议号召”等。要注意条理化、理论化。这是会议纪要与会议记录的一个主要区别。会议记录一般要把每个人的发言尽量客观、详细地记录下来，而会议纪要则需要有一个对会议讨论意见的综合、分析、整理加工的过程，这个过程也就是条理化、理论化的过程。所谓条理化，就是要对会议讨论的意见，分类归纳，层次清晰；所谓理论化，就是要对会议讨论的意见，尽力给予理论上的概括，提纲挈领，画龙点睛。当然条理化、理论化，并不是脱离会议实际，搞虚假的“粉饰”和“拔高”。
3.忠实于会议精神，做好记录。会议记录必然依据会议的实际内容，不能随心所欲地增减或更改内容，不能添枝加叶。在写作当中，感到有的地方必须有所增减时，要经主要领导同意，必要时还应在一定范围内征求有关人员的意见。
会议记录是产生会议纪要的基础，也是整理会议纪要的原始性主要素材之一。只有认真做好会议记录，才有利于会议纪要的整理，并保证纪要的质量，做到准确无误。
会议纪要是会议记录的一种再加工，是记载和表达会议主要精神和议定事项的文稿。写好会议纪要应把握三个要点:
整理会议记录，注意"去粗留精"，把握侧重点。会议纪要应该抓住会议的中心议题，侧重表达大家已经取得一致的或基本一致的意见。
(一)围绕会议研究的中心议题 "取精"。抓住了会议研究和解决的主要问题，就抓住了写会议纪要的"纲"。会议讨论中可能附带牵涉到其他一些问题，如果没有实质性内容，就应避而不谈或者谈而从简。有时会议的中心议题不十分明确，或一个会议同时讨论多个议题，且难分主次。遇到这种情况，应把难分主次的几个问题视为一个中心议题中的几个子议题，放在基本同等的位置上，分题归纳整理，写成"一、关于xxx问题"、"二、关于xxx问题"等。
(二)围绕与会人员取得的一致意见"取精"。与会人员在讨论中心议题时，往往看法不完全一致，或者很不一致。遇到这种情况，起草人员应该对各种意见认真研究，归纳整理出完全一致或基本一致的意见。对少数人提出的意见，如果没有被会议否定，或者说符合会议的宗旨，也应该采纳。如果有些意见分歧较大，没有能够统一认识，就不应写入纪要中去。当然，有些带学术性、研究性的会议所形成的纪要，不同的甚至是相反的观点，也可以写上去，但应写明是多数人的看法还是少数人的看法。
(三)围绕会议主持人的总结性讲话"取精"。一般在会议结束时，主持人会进行总结性讲话，对需决定的事项进行“拍板”，这是写入会议纪要的最好材料，也是最需要抓住的"纲"。
表达决定的事项，注意 "滴水不漏"，把握相关点。表述议定事项最重要的是注意“三性”，把住相关点。
(一)注意语言表达的准确性，防止产生歧义。要注意用语准确，讲究文法，避免在文字上产生歧义。对敏感问题表达不准，就很容易引起歧议，甚至造成新的矛盾。
(二)注意重要决定的依据性，防止互相矛盾。有的会议决定与相关的政策或规定存在某种矛盾。只要不是正面 "碰撞"，起草人员就应该在查找有关依据、研究有关类似问题的基础上，选择恰当的表达方式，注意文字处理上的技巧，以尽量避免矛盾。
(三)注意付诸实施的可行性，防止影响操作。会议纪要表述议定事项须注意可行性，务必切合实际，力求具体、明白。
写作的方法和体式，注意"从实际出发"，把握基本点。
会议纪要的标题最基本的形式:一是会议名称与文种的组合，如"全县计划生育工作会议纪要";二是召集会议单位名称、会议内容与文种三者的组合，如"县委讨论xx镇 '3·10工程'会议纪要";三是有的固定形式的会议，如党委会、政府办公会等，也可以直接用会议的次数与文种的组合，如"第十次县委会议纪要"。
会议纪要的具体内容，一般可由两部分组成，即会议概况部分和正文部分。会议概况主要是写主持开会的单位、会议名称、时间、地点、参加人员 (出席人、列席人)及会议研究的中心议题等。概况应力求简要，有时可以只写上述方面的部分内容。参加会议人员也可以
会议纪要是根据会议记录和会议文件以及其他有关材料加工整理而成的，它是反映会议基本情况和精神的纪实性公文，是会议议定事项和重要精神，并要求有关单位执行的一种文体。有的需要下发执行的会议纪要，可以“通知”形式发出。
会议纪要有以下几个特点：
（一）综合性。会议纪要是在对会议中各种材料、与会人员的发言以及会议简报等等进行综合分析和概括提炼基础上形成的，它具有整理和提要的基本特点。
(二)指导性。这一特性包含两层含义：一是会议本身的权威性；二是会议纪要集中反映了会议的主要精神和决定事项。因而纪要一经下发，将对有关单位和人员产生约束力，起着类似于指示、决定或决议等指挥性公文的作用。会议纪要还可以作为与会同志向单位领导汇报、向群众传达的文字依据。
（三）备考性。一些会议纪要主要不是为了贯彻执行，而是向上汇报或向下通报情况，必要时可作查阅之用。
二、分类
按照会议性质来分，会议纪要大致有办公会议纪要、专题会议纪要、联席（协调）会议纪要、座谈会议纪要等。
办公会议纪要是记述机关或企业、事业单位等对重要的、综合性工作进行讨论、研究、议决等事项的一种会议纪要。办公会议纪要一般有例行型办公会议纪要，即记述例行办公会议情况及其议决事项的会议纪要，以及现场办公会议纪要，即为解决某重大问题而召集有关方面和有关单位在现场研究、议决或协商的办公会议纪要。
专题会议纪要是专门记述座谈会讨论、研究的情况与成果的一种会议纪要。其主要特点是主题的集中性与观点意见的分呈性相结合，既要归纳比较集中、统一的认识，又要将各种不同观点和倾向性意见都归纳表达出来。
三、写法
会议纪要一般分两大部分。开头第一部分一般应写明会议概况，包括会议进行的时间、地点、届次、组织者、出席和列席人员名单、主持人、会议议程和进行情况以及对会议的总体评价等。第二部分是纪要的中心部分，反映会议的主要精神、讨论意见和议决事项等。根据会议性质、规模、议题等不同，大致可以有以下几种写法：
（一）集中概述法。这种写法是把会议的基本情况，讨论研究的主要问题，与会人员的认识、议定的有关事项（包括解决问题的措施、办法和要求等），用概括叙述的方法，进行整体的阐述和说明。这种写法多用于召开小型会议，而且讨论的问题比较集中单一，意见比较统一，容易贯彻操作，写的篇幅相对短小。如果会议的议题较多，可分条列述。
会议纪要是一种记载和传达会议基本情况或主要精神、议定事项等内容的规定性公文。
会议纪要具有指导性、纪实性、概括性的效果。
二．会议纪要的分类
就性质可分为办公室会议纪要和专项会议纪要；就表述形式可分为决议式纪要，概述式纪要和记录式纪要；根据内容可分为决议性纪要和综合性纪要。
三．会议纪要的结构
分标题、正文、落款三部分。
（1）标题。会议纪要的标题一般由会议名称和文种两项构成。
（2）正文。包括前言、主体、结尾三项内容。
前言概括交代会议的名称、时间、地点、参加人、主持人、会期、形式等组织情况，说明主要议题，然后用“现将这次会议讨论的主要问题综述如下：”。
主体是会议纪要的核心内容，主要反映会议情况和会议结果。写作时要注意紧紧围绕中心议题，把会议的基本精神，特别是会议形成的决定、决议，准确地概述清楚。
结尾即会议纪要的结束语，一般是向收文单位提出希望和要求，有的会议纪要没有结尾部分，主体内容写完，全文就结束。
（3）落款。包括署名和时间两项内容。署名只用于办公室会议纪要，署上召开会议的领导机关的全称，下面写上成文的年、月、日期，加盖公章，一般会议纪要不署名，只写成文时间，加盖公章。
四、会议纪要与会议记录的区别
会议纪要有别于会议记录。二者的主要区别是：第一，性质不同：会议记录是讨论发言的实录，属事务文书。会议纪要只记要点，是法定行政公文。第二，功能不同：会议记录一般不公开，无须传达或传阅，只作资料存档；会议纪要通常要在一定范围内传达或传阅，要求贯彻执行。
五、范例
铁路局管理体制改革会议纪要（范文）
根据中央书记和国务院的指示，康世恩同志于月日至月日，召集山西省、铁道部、国家经委和北京、太原铁路局的负责同志开会，对改革北京、太原铁路局管理体制，保证山西煤炭运输问题，认真作了研究。山西省是我国重要的煤炭基地，组织好山西煤炭的运输，对国民经济具有十分重要的意义。山西煤炭的外运，主要由北京、太原两个铁路局承担。北京铁路局每天安排给太原铁路局的运煤空车占太原铁路局所需空车总数的％左右；太原铁路局运出的煤炭有/是在北京铁路局管辖区域卸掉，其余大部分也免费提供各种范文要经由北京铁路局转运。但目前由于两个铁路局分管主要运输干线，把煤炭运输中的装、运、卸、排等环节分割开来，不能集中统一指挥，影响铁路运输能力的充分发挥，与山西煤炭外运任务很不适应。与会同志认为，必须按照经济区划和运输规律，对两个铁路局的管理体制进行改革。经反复协商，一致同意铁道部提出的体制改革实施方案：
一、建立北京铁路管理局，下设北京、太原、天津、石家庄四个铁路局，撤销铁路分局。
这样做的好处是：第一，北京铁路管理局可以统一调度指挥太原、北京两个铁路局的运输力量，形成一个整体，把煤炭运输中的装、运、卸、排各个环节紧密衔接起来，又把煤炭生产和运输紧密衔接起来，充分发挥运力效能，使运输线路畅通，更好地完成煤运任务。第二，有利于加强铁路基层工作。分局撤销以后，铁路局直接领导站、段，便于加强基层工作，搞好机车、车辆、线路、通讯等设备的维修和技术改造，组织好职工的技术培训工作。
铁道部要立即着手制定北京铁路管理局和四个铁路局的职责范围和具体工作方法。
二、为了搞好生产与运输的衔接，加强北京铁路管理局与山西省的联系，决定由北京铁路管理局派驻联络员，在山西省经委办公。其任务是，代表铁路管理局向省里请示汇报工作，办理、转达省里交办事项，及时沟通双方的情况，协调生产与运输的关系。
三、北京、太原两个铁路局在北同蒲线的分界点，定在宁武。这样便于北京铁路局全面安排大同和雁北地区统配矿与地方矿的煤炭外运。
四、铁路管理局、铁路局机构设置要精干，太原铁路局保留原建制，干部原则上不要变动，各项工作要进一步加强。分局撤销前对干部要作好安排。临汾、大同分局撒销后，可分别设立调度分所，必要时也可分设小型办事处，协助铁路局统一安排当地的车、机、工、电、检等项工作。
5月14日，河南省汝州市人民法院对李某等92人状告汝州市人民政府行政不作为一案，作出了不予受理的裁定。
李某等92人与汝州市职工互助发展基金会之间有经济纠纷，汝州市职工互助发展基金会与汝州煤焦化有限公司、汝州市寄料农村信用社之间也有经济纠纷。2001年3月7日，汝州市人民政府召集汝州煤焦化有限公司、汝州市寄料农村信用社、汝州市职工互助发展基金会三方就存在的经济纠纷进行协调，三方在认真磋商后，最终自愿达成了协议。汝州市人民政府对三方的此次活动以会议纪要的形式予以记载。李某等92人诉称，汝州市人民政府对纪要中第二条没有按时履行负有不可推卸的责任，因其行政不作为给他们精神上造成的不应有的损害，他们的财产应在政策上、法律上得到保护。
汝州市法院审查后认为，会议纪要仅是对三方达成一致意见的内容所作的归纳和记录。该会议纪要完全尊重当事人各方的意志，是否产生法律效力，不取决于行政机关的意志，也不具有强制力，汝州市人民政府2001年3月7日的会议纪要不属于可诉的具体行政行为。
（一）主要任务
1、研究处理区政府城建工作中需要统筹协调的事项，如拆迁补偿方案、安置房定价、房源调剂及工程建设中有关问题等；
2、研究处理需要区政府组织实施的事项，如进场动迁、回迁选房、实施拆违等；
3、研究建设领域突发性事件的处理意见，如拆迁及工程建设中的矛盾纠纷问题等；
4、研究处理上级领导或区委、区政府主要领导对涉及面较广的具体问题所作批示的贯彻落实意见；
5、研究处理区政府日常城建工作中的其他具体业务问题。
（二）议题确定
1、区政府城建工作例会议题由会议主持人根据城建工作需要确定相关议题；
2、由各城建口单位提出的书面报告确定议题，各单位书面报告应简明扼要，包括基本情况、需要协调解决的问题、初步意见，以及需要参加协调的单位或人员名单等内容。
（三）参会人员
1、区政府办根据会议议题制定会议方案，报会议主持人确定后，以书面或电话通知出席会议的单位或人员。
2、与会单位应派有关负责人或按会议通知要求派员出席会议。有关人员因故不能与会的，会前应向会议主持人请假，并授权本单位其他负责人出席，凡会议内容有明确通知的，须带明确意见到会。
3、汇报单位应按要求提前准备好汇报材料，并提早到会。
（四）几点要求
1、区政府城建工作例会要贯彻区政府工作总体思路和整体部署，听取各方面意见和建议，经过充分讨论，由会议主持人在职责范围内提出协调或处理问题的方案或意见。
2、区政府办负责会议记录，需要形成会议纪要的，由会议记录人根据会议主持人提出的方案或意见草拟会议纪要，经区政府办主任、副主任核稿后，送会议主持人签发，必要时报区政府主要领导签发。
笔者一直将例会管理作为业务培训、相互学习提升的一个重要场所与契机，并且不遗余力的将日常的销售例会塑造成推动知识管理、打造学习型组织的重要载体。
例会有几大特点是实施知识管理与打造学习型组织的必备条件：
1、 例会的召开具备周期性，为推动知识的交流与学习的周而复始提供了条件；
2、 例会是实施团队交流的重要场所与时机，有利于团队成员智慧火花的碰撞并形成智慧结晶；
3、 例会更是政策传达并实践的有效途径，有利于将既定的政策、措施形成流程进行固化与巩固；
4、 例会后会形成会议纪要，而会议纪要的形成就是对知识的梳理，会议纪要的发放与确认就是知识的再巩固与交流。
推动团队将业务例会作为知识管理与学习型组织塑造的重要途径就要对会议的召集、掌控以及会后的总结做出相应规划，并关注整个会议召开的相关细节，以保证例会真正成为知识管理的实践形式并成为打造学习型组织的重要载体。
召开例会前的会议内容组织以及会议提纲的下达与交流是保证会议成功的关键。笔者经常会在会议召开前根据会议召开的目的确定相应的会议议题，并围绕即将布置的工作指令与销售任务搜集相关资料，推动指令与任务实践与落地可行性。
例如我们要召开一次市场调研为主题的动员会，那么我们就需要在会前准备如下工作：
1、 确定召开本次会议的目的是什么：动员团队成功的完成新品上市前的市场调研任务。
2、 新品上市调研应做那些准备工作？
3、 市场调研应该注意的事项有哪些？
确定了本次例会的主题与方向后，我们需要对上述三个问题进行分析并形成简要的会议提纲，以便向与会人员传达并要求与会人员准备需要会上讨论的资料。
我们发给与会人员的会议提纲会包括如下几个方面：
1、会议内容概述：我们即将召开的业务例会的主题、时间以及本次实施新品上市前调研工作的意义，以此引起大家对本次会议的重视；
2、会前准备工作：新品上市前市场调研的工作应该包含的内容以及定量与定性问卷的设计。
通过上述会前提纲的下发，我们就可以保证每位与会人员在会前就对会议上即将讨论的内容形成充分的准备；为会议的成功提供了保证，还有效的节约了会议的召开时间与效果。
会上我们按照设计好的提纲进行沟通，并保证与会成员充分的发表自己的观点，同时我们对大家发表的相应的观点进行有效的记录与梳理，使其成为推动市场调研实践的有效流程与注意事项保证市场调研的成功，并通过各自观点的梳理，重新审视自己既定的“定性与定量”的调研问卷，为保证我们调研的针对性与有效性提供保证。
完成了上述工作，我们在接下来的时间，对全体与会人员展开一场针对“市场调研工作”的培训，而培训资料正是我们会前为保证市场调研的成功与效果所请专业人士设计或者是在网络上搜集获取的“市场调研工作指导”。
会后，我们又不失时机的将大家讨论的智慧结晶、修订的调研问卷、调研流程、调研培训报告等形成会议纪要包，并把这个对团队智慧与知识进行梳理的文件包发放至每位与会人员，以达到传递知识指导实践的目的。
为了规范办公操作程序，提高办公效率，制定《辽东实业集团办公操作规程》。
一、公文处理
(一)来文处理
1．凡中央、国务院、总省市行、市人民银行及市委、市政府、市人大、市政协等有关单位及其所属部门的文件、信件及对本集团工作的指示，一律由办公室登记，并根据文件内容分发处理。
(1)办公室文书收到文件后，在文件处理单上标明办理时间要求，即送办公室主任或副主任签注意见呈送集团领导批阅。
(2)如主管领导不在东港，文件又急于转至部室办理的，可将文件复印件先送有关部门，由有关部门根据领导授意办理。
(3)有关部门收到文件后按领导批示立即办理，重要事项要在上报前3个工作日(特殊情况按要求时间)将办理结果报分管领导。
(4)特别紧急和重要的文件，办公室主任可直接请示董事长或总经理，特事特办。
(5)有关部门应将办理的结果或会议研究的意见，及时形成正式文件，经总经理签发后，上报领导机关或印发给辖属有关单位。
2．其他单位、部门来文、来函的处理程序是：
(1)办公室收文后，即在文件处理单上标明处理时间，由办公室主任或副主任签批意见，呈分管副总经理阅批。
(2)分管领导批示后，由文书送有关部门处理。
3．各公司以正式书面材料请示工作、需作答复的，办公室登记后，由办公室主任直接签批有关部门处理，重大问题或超出职权范围的问题先由有关部门将办理意见报分管领导审定，必要时召开总经理办公会审定。
(二)公文起草
第一，起草。各部门文件、材料的起草人，必须认真学习领会文件精神和领导意图，起草的文件、材料要符合国家的方针、政策、法律、法规，做到情况真实、观点明确、表述准确、结构严谨、条理清晰、直述不曲、切实可行、符合规范，篇幅力求简短。文件初稿要附上填写完备的发文稿纸，一并提交给部门经理审阅修改。
第二，审核。部门经理作为文件起草的负责人，要对文件的时间要求、质量要求负全面责任。对文件的政策依据、领导要求等进行认真审核把关，并根据文件内容要求、重要程度、发送范围等初步核定密级和紧急程度，签名后送主管副总经理审批、修改和签发，然后由办公室主任或秘书对公文格式、文种使用、公文主题词、语言表述、标点符号等方面进行认真审核和修改后交文书编号、打字、印刷和邮送。
(三)文件签发
上报各级政府、各政府职能部门的文件，一般性文件由分管副总经理签发，重要文件由总经理或董事长审核后签发。
文件签发、印制的程序：
主办部门起草并填写发文单送分管副总经理（总经理）审核送办公室核稿（提供文件拷贝）由办公室编号由办公室修改、打印装订分发。
(四)文件制发与归档
1．文件制发。经总经理签发的文件，要及时交办公室核稿和印制。由文书进行登记，编制发文文号，核定印制份数，文件经校对准确无误后发送。文件按发送时间分为特急件、急件和一般文件。对特急件办公室要随到随印制并发送；急件要抓紧印制并发送；一般文件要在规定时间内印制并发送。
2．文件归档。所有文件制发完毕后，文件底稿交给办公室文书，由其妥善保存，于次年年初统一分类整理、立成案卷。
二、会议管理
(一)公司外的会议
公司外会议是指政府及其各部门要求或其他单位邀请本公司领导或有关部门负责人参加的工作性会议。
各级政府或职能部门通知本集团参加的会议，由办公室秘书及时、准确做好记录，并立即送办公室主任或副主任提出拟办意见。凡要求董事长参加的会议，由办公室送董事长批示；凡要求有关部门负责人参加的会议，由办公室主任签注后呈分管领导批示。参加会议准备的材料，由办公室根据领导批示，秘书通知有关部门在限期内完成，送董事长或总经理审定。
(二)本集团召开的会议
1．会议的组成和议题
(1)董事长办公会议。出席人员为董事长和各位董事。董事长可根据需要确定有关人员列席。
主要议题是讨论决定集团总体工作思路、重大经营方针政策和重要改革举措。
(2)总经理办公会议。参加人员为总经理、副总经理。总经理可根据需要确定有关人员列席。
主要议题：研究决定各公司班子建设、后备干部队伍建设、员工队伍建设及干部的奖惩、任免、调动等重要事项；审议决定对案件的审查处理和处理有关违规违纪人员；研究决定以集团名义授予的先进集体、个人荣誉称号及表彰决定。
(3)部门经理办公会议。参加人员为总经理、副总经理、各部门经理。由总经理或副总经理主持会议。主持人可根据需要确定有关人员列席。
主要议题：研究决定本集团的改革发展规划和重要措施；研究决定经营管理方面的重要事项，制定各公司业务经营战略、计划和目标；讨论决定重要规章制度和办法；听取审议各部门工作、分析业务经营状况。
2．会议纪律
(1)与会人员要在会议召开前5分钟就座，参加经理办公会和全体职工大会的人员要在签到簿上签到。因事不能参加，必须事先请假。
(2)会议期间，会场上严禁吸烟，与会人员不准会客，不处理其他公务，关闭通讯工具，专心听取有关问题的讨论并认真发表意见。
(3)会议保密。参加会议的人员要严格执行保密纪律，会议内容严格按照会议主持人的要求进行传达，不得私自泄漏需要保密的会议内容和议定事项。
3．会议记录、纪要
(1)会议记录。每次会议都要进行记录。由办公室主任或副主任负责。
(2)会议纪要。会议主持人决定是否编写会议纪要。会议纪要要写明会别、会次、时间、地点、主持人、参加人、记录人，会议的主要内容和议定的事项、议定事项的承办单位和承办人、完成的时间和原则要求等。
会议纪要由会议主持人审定并决定是否印发。凡是需要印发的会议纪要，在送会议主持人签发前，要先送参加会议的有关单位负责人和分管领导审查。会议纪要的分发范围为出席会议的部门和领导。根据需要，经会议主持人批准，可扩大分发范围。凡是不需要印发的会议纪要，但要求办理的事项由办公室通知承办单位办理。
(3)会议记录、纪要的归档。由办公室主任封闭立卷，交文书存档。
三、对外活动
1．本集团组织的重大活动，需要邀请政府有关领导或其他单位领导参加的，一律由办公室请示总经理同意后，以辽东实业集团名义邀请。
2．市政府有关领导、各部(委、办、局)来集团视察工作，由总经理接待。总经理不在，可授权副总经理接待。
3．非业务部门，如新闻宣传、档案等来商谈工作的，由分管副总经理或办公室主任安排接待。
四、请示、报告、议事
(一)请示
1．本集团内部，各公司向总经理请示工作，涉及重要决策的，应以书面材料送交，总经理批示后办理，原件交办公室存档。
2．向各级政府或有关部门请示工作，以正式文件办理，由总经理签发。
(二)重大情况报告
建立紧急重大情况报告制度。
1.报告内容。本集团辖内各机构发生的重大事件，如被盗、被抢、爆炸、绑架、携款潜逃，重大职工人身安全事故、员工突发重病或交通事故、员工家属亡故，及其他需要报告的重要情况。
2．报告程序和方式
各部门要及时以电话形式向办公室(值班室)报告情况，办公室根据情况提出处理意见或报总经理批示。
(三)议事规则
1.议事程序
(1)各岗位工作人员在履行职责过程中，遇有涉及普遍性的问题或有明确规定或在分工范围内的问题，由分管人员及时答复；不能答复的重要、疑难问题，要在部门经理主持下经部门内研究后予以答复和解释，重大问题报分管副总经理或提交有关会议研究决定。
（2)处理业务涉及其他部室门的，由主办部门负责人主动与其他部门沟通协商，统一意见后，由主办部门处理。
(3)超出部门职责范围或与其他部门沟通协商不能统一意见，需提请分管总经理定夺的问题，要在本部门认真研究并提出处理意见的基础上进行。
(4)副总经理在分管部门提请研究决定事项涉及其他分管部门时，亦应主动与其他副总经理沟通协商，并提出解决问题的意见。统一意见后，由主办部门处理。
(5)经过上述程序不能形成统一意见的事项报请总经理决定。
(6)涉及机构人事及全公司业务经营重大问题时，需提交总经理办公会、经理办公会研究。
2.议事纪律
(1)做到雷厉风行，力求急事先办、特事特办，提高办事效率。对总经理明确答复和会议决定的事项要抓紧办理，不得拖延。
(2)树立政策观念，坚持科学决策，不得擅自、盲目决断。杜绝拖拉、推诿，上交矛盾的不良作风。
(3)各部门负责人要对职责范围内的工作事项承担责任。不得越程序、越级请示、汇报、研究工作。部门负责人要对本部门答复、批复的事项负总责。
(4)各部门负责人向总经理及会议汇报工作要简明扼要、观点明确。
(5)对回避矛盾、不负责任、贻误时机造成影响和出现后果的，要追究有关人员责任。
五、督促检查
办公室是督查工作的负责部门，负责对总经理办公会议、经理办公会议确定事项和总经理的批示进行督办。各部门协助办公室落实总经理办公会、经理办公会及集团领导确定和交办的事项。
办公室定期汇总督办事项办理结果，向总经理汇报。
(三)督查事项办理时限
对总经理批示或交办事项，要即收即办，由办公室根据要求提出办理时限并督查催办，各部门必须在时限内办理完毕。如有困难要提前向办公室备案并作出说明。
六、出差
(一)公司工作人员出差包括：离东港参加各类会议、活动，参加有关部门组织的各种培训班；其他因公事项。
（二）实行逐级报批。离东港在丹东市内参加各类会议、活动和有关部门组织召开的会议活动，参加部门应持有关部门的正式通知，报经部门经理批准后参加；在丹东市外的一律由总经理批准。同一部门正副负责人不能同时全部外出，如有特殊情况确需全部外出时，事前报集团分管领导批准并指定临时负责人。
（三）做好出差汇报。出差结束后要撰写出差情况报告，包括出差事由、时间、地点、内容、结果等。凡离东港参加各类会议、活动，都要写出书面专题报告呈报分管领导。部门负责人出差结束后要向集团分管领导汇报。其他人员出差结束后要向部门负责人汇报。
七、
(一)办理来信
1.拆封、登记。件由办公室秘书拆封，写给公司领导个人姓名的信件，由其本人或委托秘书拆封；写给各部门的来信，由部门领导或指定专人拆封。各部门和办公室收到来信后，应将来信姓名、单位、地址、日期、内容等逐一登记。
2.办理、答复。件经办公室主任批示后，由交有关职能部门办理；
(二)接待来访
1.来访人员先由办公室秘书接待，然后根据来访人初步反映的情况和涉及问题，由秘书通知有关部门接待。
2.部门负责人得到通知后应立即指派专人负责接待，重大问题由部门负责人亲自出面接待。
3.接待来访部门在职权范围内，应根据有关政策规定解答来访者所反映的问题。
4.遇有集体来访或反映重大问题的上访，应及时报告董事长或总经理，视情况由董事长或总经理接待处理。
[关键词]OA系统 办公自动化 作用
中图分类号：TP 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2015）23-0351-01
随着社会信息化的普及和工作节奏的日益加快，有时依靠手工模式已无法满足办公自动化的需求，所以OA系统就应运而生，办公自动化是社会信息化的产物，在当前的科技领域中有很强的生命力，办公自动化系统能够提高工作效率，降低办公成本，规范办公制度，方便领导决策，越来越受到人们的重视，具有重要的经济和实用价值。
一、OA系统的含义
OA系统的英文全称是：Office Automation System ，意为办公自动化系统。从1985年国内召开第一次办公自动化规划会议以来，OA系统在技术应用领域的深度与广度等方面都有了新的变化和发展，并成为组织不可缺少的核心应用系统。主要推行的是一种无纸化办公模式。是面向组织的日常运作和管理，是员工及管理者使用频率最高的应用系统，
二、OA系统的主要内容
OA系统在实际应用中，就是利用信息技术，使人们的各种办公活动由原来的手工转变为由计算机系统来完成，以达到提高工作质量和工作效率。尤其是大中型企业，用户是最需要的，这将是大中型企业实现信息化的高级基础。
一般OA系统有如下几大功能模块：（1）个人办公：给每个用户设立一个独立的登录介面，通过输入用户口令和密码进行登录。个人办公模块包括几个子模块：校内发文、上级来文、请示报告、印章管理、校内通知、每周安排、信息报送等。（2）会场管理：会场申请模块可以在会议室管理中进行审批，会议室设置用来新建和管理会议室的基本信息，用户可以新建、修改和删除会议室的基本信息，也可查看每个会议室的预定情况，以方便用户查询和管理自己的申请。（3）待批会议：由列表可以看到，等待会议管理员的审批。至于已经批准的会议、正在进行的会议和未获批准的会议，以列表形式列出，供用户查询。（4）会议纪要：会议纪要主要实现了对已经进行或者已经结束的会议纪要的查看。对于管理员和会议申请者，可以修改会议纪要。（5）会议查询：会议查询模块主要实现用户对于各种状态中的会议进行详细的查询。查询的结果以列表列出。（6）会议类别：？在会议申请中选择会议类别在此添加、修改、删除。
三、OA系统的作用
OA系统在高校已经普及，随着学校的发展和信息化建设的需要，学校管理层逐步意识到传统办公中存在许多问题：传统办公事务工作的繁琐、重复劳动和检索不便；使用纸质文件，造成大量时间、纸张和耗材的浪费，效率低下；信息流转不畅通等造成的高成本，低速度；缺乏在资源共享所造成领导层的决策困难等。
我国高校管理过程中存在着多多少少的问题，这些问题看似虽小，但长期以往还是会对学校的发展产生阻碍的作用。而解决问题是建立在发现问题的基础之上的，所以选择一个能帮助高校去发现问题，并解决问题的OA系统辅助学校办公是必须的。OA系统的核心强调的就是办公的便捷方便，提高办公效率，实现地区性无障碍办公。OA系统对高校办公自动化的作用体现在：
1、共享资源
A公司是一家化肥企业，年销售额达5亿，其销售部分成销售一部和销售二部，销售一部主要负责中央区市场（销售半径100公里以内）的开发与产品销售，产品主要以直销为主，即A公司生产的化肥产品直接从厂家配送到乡村级零售商，销售架构为销售部长——区域经理——销售员，人员配备为销售部长1名、区域经理8名、销售员37名。销售二部主要负责中央区以外市场的开发与产品销售，产品主要以县级总经销制，即产品从A公司配送至县级总经销商再由县级总经销商分销至乡村级零售商，销售组织架构为销售部长——区域经理——销售员，人员配备为销售部长2名（正副）、区域经理12名、销售员60名。A公司每月月底组织召开一次营销例会，主要参会人员是总经理、市场部主管级以上、销售部长、区域经理，销售一部和销售二部分开单独开，在日程上第一天开销售一部会议，第二天开销售二部会议。作为营销顾问，笔者有幸参加了一次A公司的营销例会，针对会议的状况与效果，笔者提出了一些咨询意见与建议。
A公司的销售例会形式
销售一部开会的地点，选择在市场上，B片区的办事处，条件很简陋，没有会议桌，没有投影仪，主要将办事处的凳子集中起来，大家围成一圈。首先由销售部长就上月的销售达成情况与计划偏差、公司重点布置与安排的工作达成情况作一个简单的通报，然后各片区经理就本区域的销售达成情况、竞品情况、存在问题等即兴发言，各片区经理发言的时间、汇报内容与形式参差不齐。最后销售部长就大家汇报中普遍存在问题进行剖析与讲解，同时对下月的计划作一个布置与安排，整个会议大约3小时左右。销售一部这种“深入一线，从上到下，再从下到上”的会议形式与风格，有利于销售团队的互动，便于销售部长了解基层的销售状况，哪些片区完成好，哪些片区完成差，影响片区销售业绩的问题是什么。不足之处是销售会议缺乏充分的准备，不管是销售部长还是区域经理汇报的内容不充分、不系统，比较零散，整个会议下来，很难让人感受到本次销售例会有所收获。
销售二部开会的地点，选择在A公司的大会议室，销售二部的会议形式主要以二部销售部长根据自己准备的材料，以幻灯片的形式，一项一项内容的讲解，讲解的主要内容有月度工作的回顾、销售业绩的分析、部门存在问题、批评表扬事项、案例分享、观点交流等，整个会议大约6小时左右。这种“从下而下”的会议形式与风格，有利于销售部门站在部门整体的角度上，全面系统深度的剖析问题，会议质量和效率比较高。不足之处是该形式由于区域经理没有发言的时间，不能有效的上与下、下与上形成有效的互动，不能解决一些实际性的问题，如价格调整、促销方案、网络维护等。
A公司销售例会存在问题与诊断
一、会议的目的与主题不明确
问题表现：无论销售一部还是销售二部的销售例会，会议之前都没有一个明确的主题和会议题纲。即开始之前，销售一部和二部没有思考本次会议应该达到什么样的目的，需要解决什么样的问题。因此，在会议过程中，无论是销售部长汇报，还是片区经理汇报，汇报的内容都显得很零乱，最后会议结束，大家都感觉到没有收获什么东西。每月一次的销售例会，对于任何公司来讲，都应该是一项重之又重的工作。
诊断：作为会议的组织者，首先应该明确拟召开销售例会的目的与主题是什么。销售例会，一般销售例会无外乎以下目的：一是了解销售业绩偏差及分析偏差原因，以拟定下月度的销售策略；二是了解企业4P策略的执行情况与效果，以利下月度调整4P策略；三是了解竞品4P策略执行情况，以利下月度制定有竞争性的销售策略；四是发现销售部或者片区营销执行中存在的问题，找出解决问题方法；五是对共性的营销问题进行专题性深度研讨，找到解决问题办法；六是传达公司新品知识和新的销售政策；七是进行针对性的专题培训。销售一部和销售二部，结合自己的区域实际状况，每月召开销售例会前，首先就要确定拟召开销售例会的拟达目的及会议主题，这样才能做到有的放矢，会议效率才会高，会议效果才会明显。
二、会议准备工作不充分
问题表现：要保证销售例会的高效果，保证每个与会人员都有所收获，保证会议结束后，有一个结论性的决议，在销售例会召开之前，无论是会议的组织者，还是会议的汇报者，都应该提前作准备，包括会议的主题、会议的时间、会场地点安排与布置、会议汇报的内容与材料、会议的程序、会议组织责任分工等等。销售一部上到销售部长，下到区域经理都没有为销售例会的召开提前作准备，销售部长既没有明确会议的主题，又没有准备会议的有关资料，区域经理汇报发言很随意，想到哪，讲到哪，有发言20分钟的，也有发言仅5分钟的，整个会议给人的感觉只是说说而已，没有形成任何结论性的东西。销售二部虽然作了一定的准备工作，包括会议室的安排、材料的准备，但这些准备只是会议的组织者作了准备，而参会的区域经理没有准备，在销售部长抛出6月份促销方案时，征求区域经理意见时，没有几个区域经理发表意见与建议。
诊断：销售一部、销售二部在销售例会召开之前，应作如下准备：第一，拟定《X月销售例会计划书》，包括主题、时间、地点、与会人员、会议程序、汇报程序、讨论议题、会议日程安排、会议期间注意事项等，经营销总监批示后，以正式文件形式发送至相关参会人员；第二，通知与会发言者汇报内容、汇报时间，要求提前作准备；第三，专题讨论课题，要有初步方案，最好提前将初步方案提供给讨论者，会议期间，大家在此基础上进行讨论、补充、调整，最终确定方案；第四，组织者应提前将会场现场安排好，包括投影设备、会议桌椅、茶水、音响、话筒等，同时还要将会议的材料汇总、整理好。
三、会议的汇报程序不规范，汇报内容不系统
问题表现：销售一部、销售二部会议程序不规范，销售一部以区域经理汇报片区市场情况内容时间比较多，时间大约2个半小时，而销售部长针对共性问题分析、销售工作要求讲解以及共性问题讨论时间过少，大约30分钟；销售二部以销售部长分析与汇报市场共性问题内容比较多，大约5个半小时，而区域经理汇报片区市场情况、共性问题讨论以及发表个人意见时间比较少，大约30分钟，而且销售一部和销售二部销售例会自成体系，各具特色，不利于A公司整体的销售布置与安排。
诊断：第一，可以将销售一部、销售二部的销售例会合二为一，并起来，有利于A公司整体销售例会的效果，提高会议的效率。第二，规范销售一部、销售二部的销售例会程序与内容：
1、每次销售例会选出主持人，可以由销售部长担任，开始前主持人介绍会议的程序与汇报的内容、汇报要求、讨论主题及要求以及会场纪律，时间控制在10分钟之内；
2、接下来，销售副部长向与会者作上月销售业绩作整体回顾分析，主要从总体销售达成、分区域销售达成、分产品销售达成情况分析、针对各片区重点销售工作与销售策略的执行追踪，以上内容以幻灯片的形式汇报，时间控制在15分钟左右；
3、接下来，各区域经理从上月销售业绩达成（总体销量计划与达成、分产品销量计划与达成、分客户销量计划与达成、分区域销售计划与达成、偏差原因分析）、公司产品市场5P策略（产品策略、价格策略、渠道策略、促销策略、人员策略）执行效果评价与分析、竞争对手动态分析（5P策略）、成功或者失败案例与经验交流、市场运作主要存在问题与对策、下月销售计划（销量计划、客户开发计划、终端计划、培训计划、行程计划、重点工作计划）与保障措施以及需要公司支持事项等，以上内容以幻灯片的形式汇报，时间控制在10分钟左右；
4、接下来，针对公司促销活动、新产品上市、网络建设、经销商商务政策等影响公司销售业绩提升的课题进行深度讨论，可以采取分组讨论，讨论后由每小组将本组讨论的结果与意见选派一名代表上台与大家共享，最后会议组织者将每小组的结论与意见进行汇总。时间可以控制在1小时之内，可以多课题。
5、销售部长或者销售总监总结性发言，可以从上月销售业绩点评、表扬与批评事项、共性问题的分析与解答、专题性问题的培训、下月工作的布置与要求、销售动员等等，时间可以控制在45分钟之内。
四、会议的执行效果差
关键词：工作方法 报告制度
一、监理工作方法。
监理的工作方法没有统一的模式，而且建设单位要求技术服务的内容和方法也不一样，因此各监理单位的具体做法也不尽相同。
在一般情况下，根据国际上的惯例和我国的具体情况，通常的方法是“严格控制、积极参与、热情服务”。
1.严格控制
“控制”按不同角度可以分为好多种，这里只讲一下事前控制和过程控制。事前控制是在施工之前，对施工单位提交的施工方案、施工组织设计、技术
措施以及工程管理体系、质量保证体系、各种管理制度等进行审查和确认，否则不允许工程施工；同时，还要对用于工程的原材料、半成品、成品、设备的质量等进行检查（或检验）、签证认可，否则不允许在工程中使用。
过程控制是在施工进行的过程中，监理工程师随时对施工的操作质量进行检查和验收；同时控制上道工序未经监理工程师验收签证，不准进行下道工序的施工。
2.积极参与
监理单位对工程的监理，不仅要对施工操作进行监督，对检验批、分项工程、分部工程和产品最终的质量进行检验，而且监理工作要贯穿于施工准备、图纸会审、方案讨论和施工全过程的跟踪监理。
在施工准备、图纸会审和方案讨论中，监理工程师们在对所承担监理项目的特点、要求比较熟悉的基础上，积极地提出有利于加快工程施工进度、降低工程成本、提高工程质量的建议；在工程施工的全过程，监理人员要深入工程现场，及时发现问题，提出改进意见，尽可能地使工程建设中的各种失误消灭在萌芽状态之中。
3.热情服务
监理单位不仅要站在公正的立场上，为建设单位做好技术服务工作，而且还要主动、热情地做好有关工程合同、进度、投资、技术、质量等方面的协调工作；利用周例会（或协调会）、月专项会议，或应邀参加建设单位、承建单位召开的各种会议，提出要求、帮助总结，积极配合设计单位、承建单位解决工程中出现的问题和疑点，协调建设单位，设计单位和承建单位之间出现的矛盾。
二、监理工作报告制度。
1、工地例会和会议纪要
工地例会是在工程开工以后，按照总监理工程师确定的时间，由总监理工程师定期主持召开；工程监理中的许多信息和决定是在工地例会上产生和决定的，因此开好工地例会是工程监理的一项重要工作。
工地例会应包括以下主要内容：
（1）检查上次例会议定事项的落实情况，分析未完事项原因；
（2）检查分析工程项目进度计划完成情况，提出下一阶段进度目标及其落实措施；
（3）检查分析工程项目质量状况，针对存在的质量问题提出改进措施；
（4）检查工程量核定及工程款支付情况；
（5）解决需要协调的有关事项。
工地例会由于定期召开，因此一般均按照一个标准的会议议程进行，会议的目的主要是：检查上次会议对有关问题的处理、落实情况；交流信息；对工程中一般性问题进行讨论，并作出决定；对下一步工作提出要求和意见。
总监理工程师的各种意见、决定和要求均应以书面形式发出指示。在工地例会上的决定同其他发出的各种指令性文件一样，具有等效作用。因此，工地例会的会议纪要是一个很重要的文件。
2、专题会议和会议纪要
总监理工程师或专业监理工程师应根据需要及时组织专题会议，解决施工过程中的各种专项问题。工程项目各主要参建单位均可向项目监理机构书面提出召开专题工地会议的建议。建议内容包括：主要议题，与会单位、人员及召开时间。经总监理工程师与有关单位协商，取得一致意见后，由总监理工程师签发召开专题工地会议的书面通知，与会各方应认真做好会前准备。专题工地会议纪要的形成过程与工地例会相同。
需要召开专题会议研究、解决的有设计交底、施工方案或施工组织设计审查、复杂技术问题的研讨、重大工程质量事故的分析和处理、工程延期、费用索赔等。
由于专题会议研究的问题重大，又较复杂，因此会前应与有关单位一起，作好充分的准备，如进行调查、收集资料，以便介绍情况。这样才能在有限的时间里，让到会的专家们充分地研究。对于专题会议，应有会议记录和会议纪要，并作为监理工程师发出的相关指令文件的附件或存档备查的文件。
3、监理月报
监理月报是总监理工程师每月底向建设单位提交的报告，其主要内容应包括：工程进展情况、监理工作情况、存在的问题和建议、下月的监理工作要点。
4、质量评估报告
对于业主单独委托分包商的分项工程或分部工程、需要请质量监督站进行实体质量的监督检查的分项工程或分部工程以及单位工程完工后，在当地工程质量监督部门监督检查前，均需总监理工程师组织初验，并写出相应的工程质量评估报告。
工程质量评估报告的内容如下：1.工程概况。2.监理工作和质量评价的依据。3.工程划分和评定方法。
按照国家标准《建筑工程施工质量验收统一标准》GB 50300-2001的要求和本工程项目的情况，列出本工程项目的各单位工程，以及所包含的分部工程和分项工程。
（1）分项工程
监理工程师应督促施工单位建立、健全质保体系，使分项工程质量在施工单位自检的基础上，由监理工程师（建设单位项目技术负责人）组织施工单位项目专业质量（技术）负责人等进行验收。
（2）分部工程
分部工程应由总监理工程师（建设单位项目负责人）组织施工单位项目负责人和技术、质量负责人等进行验收。
（3）单位工程
单位工程质量是根据分部工程质量评定，汇总质量控制资料检查、观感质量验收、所含分部工程有关安全和功能的检测资料和主要功能项目的抽查结果进行综合评定。
（4）列出各分项工程、分部工程的质量评定情况和说明。
（5）几个需要说明的质量问题。
对于一般性工程质量问题及处理情况，应在分项工程、分部工程质量评定情况中予以说明；对于重大工程质量事故应在本项中说明，包括对事故的情况、原因分析和处理意见、处理情况等，均应作详细的说明。
（6）质量评估意见。
5、专题报告
在监理工作的实施期间，监理工程师对一些比较重要的管理和技术问题（包括设计、施工和材料设备等），可以向业主（或应邀向业主）发出专题报告。监理工程师应对提出专题报告的原因、处理的依据、解决的办法等详细阐述，观点明确；必要时，该报告可抄送有关设计、施工、材料设备和构配件供应单位等。
6、监理工作总结
监理工作总结的内容应包括工程概况、监理组织机构和人员、监理合同履约情况、工作成效、出现的问题和处理情况、建议、工程声像资料等。
监理工作总结可根据工程项目的复杂程度和履约时间的长短等具体情况确定编写方法。一般情况是项目完成以后进行总结；项目复杂的工程，可分子项进行总结；履约时间长达数年的工程，可分阶段进行总结。
关键词：电网造价；平时；管理；措施
引言：电网建设大规模建设时期，造价管理工作，也要相应的跟上，怎样做好造价管理工作，在最终结算过程顺利完成是每个造价人员的关系的问题，本文就造价管理过程中相关内容进行阐述。
一、电网建设造价工作在平时工作中主要内容
1、电网建设工程项目初步设计审查及概算收口工作
（1）配合其他专业，做好初步设计审查工作。根据工程费用总体情况及相关专业要求，及时完成110千伏及以下项目技改工程初步设计概算初设评审的初稿，并配合省公司认真完成220千伏等输变电工程初步设计审查工作。
（2）根据工程进度情况，合理把握工程总体造价，完成好概算收口工作。在工程初步设计审查前掌握好工程情况，了解工程的差别性，为概算收口做好充足准备。如果出现估算费用不足的情况，充分做好基础数据的收集整理等准备工作后，在概算收口中积极争取。
（3）注重平时积累，及时完成小型技改概算收口工作。小型技改工程分三批下达，完成好一批工程的初设审查后，及时要求设计院修正概算，并根据平时积累的设备价格，做到审查意见初稿下达后10天内完成小型技改概算汇总工作，及时上报省公司。我公司是一般都是省内第一个完成技改工程收口工作的供电公司。
2、注重平时合同管理，关注资金费用发生情况
（1）在建工程做到及时签订。工程在收到中标通知书算起的7个工作日内完成和施工方的谈判，并将合同上网流转。
（2）竣工工程做到合同及时整理存档。工程投运后一月内合同归档。
（3）根据合同约定及时付款。每个月对在建工程及时梳理，对工程进度进行了解。对于本月合同约定要付款的工程，及时进行归纳，并报下月计划，每周付款金额做到详细、准确。
3、工程结束时及时完成“两算”及暂估转资情况工作
（1）基建工程在“两算”规定时间内完成工作。220千伏在3个月内完成工程审计和国网结算编制工作，在6个月内配合完成工程财务决算工作。
（2）公司做好“两算”工作。每月定期对县公司“两算”工作进行接点控制，并将反映出来的问题及时反馈给公司相关部门，帮助相关部门协调解决“两算” 工作中遇到的问题。
（3）做好暂估转资工作。工程投运后，工程费基本能按合同规定付至合同价的80%。配合相关专职，将设备投运证明、设备明细表及时提供给生运部。
二、造价工作中采用的相关措施
1、基础数据积累
（1）工程费用及时关注。工程在进行初设审查后就建立该工程相应的资料盒及数据表。将工程总体费用情况做在相应的表中。在平时合同签订及相关费用发生时及时记录，并对相关的招标设备材料、招标结果收集整理，做到工程费用可控在控。
（2）每个月对工程进行及时梳理，对工程各方面的费用情况、工程进展做全方位的调查了解。工程开工前就将设计、监理合同签订完成，工程实施中发生的政处、工程费用在谈判和收到中标通知书后及时签订。并对下月将要发生的费用做出合理预见。
（3）平时注意相关资料收集。技经方面省公司、国网公司需要市公司提供的基础数据较多，审计过程中要提供资料也较多。所以我在平时工作别注重对工程可研、初设审意见、收口文件及相关工程会议纪要的收集。
2、注重横向、纵向沟通
（1）注重平时部内、部门与部门之间的沟通。技经专业涉及到工程的各个专业，要对工程进度有所了解，对平时工程中需增加工程量的情况有所了解，才能使工程最终收口及结算工作顺利完成。“两算”工作需要财务、审计各部室配合完成，工程实际情况要向相关部门及时反映。
（2）为了更好地完成“两算”工作需加强沟通。在工程投运之前，提前一周把施工单位、设计、监理、配送中心、财务部、审计部等相关部门召集起来，排定工程“两算”进度接点，将每个单位的任务进度计划以会议纪要的形式发给相关人员。
3、工程竣工结算提前准备
及时召开尾会议。工程在竣工前一周，由基建部召集，召开结算预备会议，要求设计院、监理公司、配送中心、施工单位、审计部、财务部等相关人员参加此会议，就工程实施过程中相关的签证、设计变更进行全面梳理，按相关文件要求，对工程中签证、设计变更不符合文件要求的拒绝进入结算。并对结算提出质量、时间要求，对设备、材料的发票到帐时间同时提出要求，并以会议纪要的形式下发各相关部门、单位。
【关键词】建立制度；招标方式及程序；效益
一、前言
招标投标制度是现代企业必须遵循的重要制度。化工机械设备制造企业主要生产非标准压力容器和化工配件设备，产品不定型，很难成批定货，往往是单台承揽制作设备单台采购原材料及配件。加之品种繁杂，材料采购的计划性难以保证，容易产生紧急采购和小批量采购，给招标工作带来一定难度。但是，我们通过努力摸索探讨，根据本厂实际情况，采用了三种不同的招标方式，使招标方式覆盖所有采购工作，取得了较好的效果。
二、建立制度
根据《招标投标法》及相关法规政策，结合本企业具体情况，制定出切实可行的招投标管理制度。其主要内容有：
（一）遵循公开、公平、公正和诚实信用原则。
（二）成立公司招标委员会，主任由总经理担任，委员共七人，由公司领导及招标办、技术处、督察办等相关部门负责人组成。其主要职责为：1.批准招标计划；2.审查评标结果并定标。
（三）委员会下设招标办公室，负责招投标的具体实施工作。其主要职责为：1.报批招标计划和邀请参加投标单位名单；2.向投标单位发邀请函和投标须知；3.组织、主持招标会议；4.定标后起草招标会议纪要，并监督采购处室对招标结果的执行情况；5.负责招标文件的档案管理。
（四）招标范围：原材料、外协件、外购件、标准件、技改项目、设备、运输、劳保用品等一切采购活动。
（五）采用三种招标方式：1.邀请招标；2.传真招标；3.临时小招标。小额材料采购（万元以下）采用传真招标方式，急需运送产品的运输采用临时小招标方式，其余均采用邀请招标方式。所有参加投标单位都必须是本公司的合格供方。
（六）邀请招标必须采用两轮投标竞价的方式。
三、招标方式及程序
（一）邀请招标
材料供应处如需要购买原材料，必须提前几天向招标办提交采购计划，计划中应注明拟采购的材料名称、规格、型号、质量、数量、供货时间、技术要求、验收标准等要求；并提供五家以上合格供应商的名称、地址、电话、联系人等必要的材料。对首次参加投标的单位要进行资格审查，审查内容为：1.具有独立订立合同的权利（企业须持有营业执照、资质证书、安全生产许可证）；2.具有履行合同的能力，包括企业概况、人员状况、产品信誉、业绩；3.生产我公司产品的主要设备及工艺；4.检验及质量管理状况。审查合格的列入合格供方名单，并对合格供方每年评审一次，发现不合格的取消其供货资格。
招标办根据采购计划，初定邀请参加投标的单位，起草投标须知，并报招标委员会批准。邀请参加投标的单位不得少于五家。投标须知内容包括：1.招标的时间和地点；2.招标内容，即所购材料的名称、规格尺寸、型号、材质、质量、数量、标准要求等，品种多时应附表格载明；3.交货期；4.税率及付款方式；5.运费及结算方式；6.报价方式，采用两轮竞价，投标方根据自己的供货能力可以只对部分内容报价；7.评标的方法和标准：根据招标内容的不同和公司要求的不同，分别制定评标标准。例如原材料招标，投标单位的产品各有千秋，有的价格低，有的质量稳定，有的服务水平高，有的交货及时，采用打分制，质量占40﹪，价格占40﹪，服务占10﹪，其他占10﹪，分数最高者推荐为预中标单位。得到招标委员会主任批准后，招标的前2至3天将邀请函、投标须知等资料一并传真（或发电子邮件）给投标单位，并电话确认对方确实收到这些资料。然后通知评标组成员按时参加招标会议。评标组成员由招标委员会成员及供应处或申请招标处室负责人组成。
按时举行招标会议。到会的投标单位不得少于三家。招标会议由招标办公室主任主持。首先，由投标单位介绍各自产品的质量、技术标准、交货期、对投标须知内容的接受情况等。然后进行投标竟价，步骤是：投标单位先在报价表上对各种不同采购材料报价，报完后交由招标办人员对各自报价进行汇总，找出第一轮各种材料的最低报价，将其公布后进行第二轮报价，并规定不得高于第一轮最低报价，报完后由招标办人员进行第二轮汇总，并找出每种材料的最低报价。当然，最低报价是中标的重要条件，但不是中标的保证，需要经过评标组依据评标标准进行综合评审后，分别确定出每种材料的预中标单位及价格，报经招标委员会主任批准后，当众宣布中标单位和中标价格。招标办将报价表、汇总表、会议记录等资料整理并保存备查。会后起草《招标会议纪要》，以公司文件形式发送至招标委员会成员、供应处、财审处、督察办、经营处等单位，供应处根据纪要中的招标价格和要求与供货商签订供货合同；财审处和督察办主要审查供应处所签合同是否与纪要内容一致；经营处可以根据纪要及时准确的掌握原材料、外协件、外购件的价格，作为承揽设备时预算报价的基础资料。
（二）传真招标
对于小额采购或生产上急需的材料和物件，采用传真招标的方式。具体做法是：将所需材料名称、规格、型号、质量、数量、交货时间、验收标准等，以表格的形式传真给三家以上合格供方，并电话确认对方确实收到表格，让对方填好报价后，在规定的时间内回传至招标办，并通知评标组成员准时到招标办评标，到会的不得少于三人。根据投标单位的价格、以往交货的及时程度、质量等确定中标单位，参加评标的成员都必须在招标结果表上签字，报公司总经理批准后，交供应处与中标单位办理签订合同等相关事宜。这种招标方式简单易行，节省时间和精力，主动灵活，既保证了及时供货，又取得了合理价格。
（三）临时小招标
此方式主要用于设备运输临时招标。公司每月都要出产一百多台设备，这些设备都要由运输户分别送往全国各地，大部分设备通过上月末进行的邀请招标确定了运送价格。但是还有不少设备无法提前预料运输时间，例如有时承揽的急需设备，往往当月就要制作完成并送货；有些本来计划下月完成的设备，由于用户改变计划要求提前制作完成的设备；还有一些旧设备返修，需要立即从外地拉回，很快返修后又立即送去。对这些设备我们采用临时小招标方式，具体做法是：首先打印临时招标报价单，内容包括设备名称、尺寸大小、重量、送往地址、装货时间等。然后就近电话通知本市内的运输户（五家以上），立即来招标办投标竞价，人到齐后发报价单报价，报完价后当众开标，价格最低者中标。并立即订立合同，当天装车送货。这种招标方式干脆利索，并能保证及时送货，满足用户需要。
