时间：2023-06-06 09:00:40
开篇：写作不仅是一种记录，更是一种创造，它让我们能够捕捉那些稍纵即逝的灵感，将它们永久地定格在纸上。下面是小编精心整理的12篇档案资源管理，希望这些内容能成为您创作过程中的良师益友，陪伴您不断探索和进步。
政府档案信息资源管理是社会经济发展的产物，随着国家的出现而出现。国家出现以后，在进行行政管理的过程中，便不可避免地要颁布各种各样的政策以及传达一系列的信息，记录这些政策及信息的文字便是政府的档案信息资源。例如国家在制定法律、政策的过程之中，会产生多种多样的文字记录以及档案资料。
在早期，纸张多充当文字记录的载体，随着科技的日益发展，光盘、软盘等大容量储存介质得到广泛的应用，逐渐成为信息记录的载体。随着政府职能的不断演变，管理活动越来越多，致使政府档案信息资源越来越多，政府档案信息资源管理逐渐成为政府部门的负担。为了快速高效地对政府档案信息资源进行管理，有效地降低政府档案信息资源管理的成本，美国制定了一系列的信息管理法规，成立了专门机构对政府档案信息资源管理进行监管。美国的政府档案信息资源管理以法律为支撑，对于档案信息资源管理过程中出现的任何问题，都会通过法律来解决。美国的这些举措在促进了政府档案信息资源管理迅速发展的同时，也成为政府档案信息资源管理的开端，为此后政府档案信息资源管理的发展奠定了基础。
二、政府档案信息资源管理的现状
伴随着政府职能的转变，政府管理范围的增大，政府作为信息主体的同时也成为信息资源管理的主体，因此政府在信息社会化过程中发挥着越来越重要的作用。为了适应信息时代的到来，政府档案资源管理运用通讯技术、信息技术等手段进行信息化，使得传统的信息档案管理得以改造，极大地提高了政府档案资源管理的效率，最大程度上满足了社会发展的需要。美国等国家最早提出了社会信息化，发展中国家为了经济快速发展的需要，也把加快信息化作为社会建设的重点。政府档案资源管理信息化的过程是对政府机构进行信息技术改造，对政府档案信息进行规范化、数据化处理的过程，这对政府档案资源的管理有着很大的作用。
三、政府档案资源管理的措施
由上述可知，政府档案信息管理是在社会、经济的发展过程中逐渐产生的，并且政府档案管理信息的产生符合社会发展的自然规律，是社会发展所需要的。但是，随着我国社会的不断发展与进步，政府职能的不断转变，当下政府的政府档案信息资源管理虽然有了一定的发展，但是，我们在承认发展的同时，也必须要承认当下的管理还存在着一定的欠缺，所以，加强政府档案资源的管理是十分有必要的。笔者在此对加强政府档案信息资源管理进行了一定的探索，希望能够为政府在该方面的提高而献计献策。
（一）电子政务环境下的政府档案信息资源管理
政府的档案信息资源管理主要是与政府有关的计划、预算、组织、指导、培训和控制活动记录的管理。随着计算机网络系统在政府工作中的广泛应用，导致了信息载体发生了革命性的变化，传统纸质文献在政府中所占的比重越来越小，而电子信息则占越来越重要的地位，电子档案也随之逐渐增多。因此，加强对电子档案信息资源的管理已经上升到政府信息工作的重点。据统计，目前各级政府部门大约集聚了全社会信息资源总量的百分之八十，这些信息还常常比一般的信息资源更有价值，质量和可信度也较高。因此，如何加强管理、综合开发利用这些资源，已经成为各级政府工作的当务之急。但是我国政府的信息资源管理水平比较低，这将会影响档案的有效开发与利用。
（二）将档案管理工作做强、做细
在建设电子政务的过程中，各级政府部门应该设立专门的档案信息资源管理机构，以保证政府档案信息资源管理工作的有效进行。有关档案部门要做好政府档案信息化建设，构建统一的信息资源管理平台，通过档案信息资源的共享交换平台来进行管理活动。政府档案信息化建设是推动我国电子政务建设的重要内容，充分利用计算机技术，把政府档案信息按照相关的规范标准进行数字化处理，加快政府档案信息化建设，推动各级政府部门之间的有效沟通，实现政府档案资源共享，方便相关资源的查询检索，降低信息管理成本，提高政府档案资源管理的效率。要正确处理好政府档案信息资源利用和保密之间的关系。要按照相关的规定，对相关的文件进行甄别，哪些文件可以公开，哪些文件不可以公开，应在什么时候公开。加强政府档案信息资源管理的法制化建设。如今，对政府信息公开的呼声越来越高，为了保证公民的知情权，各级政府都做了很多尝试，其中定期的新闻会是主要的形式。加强政府档案信息资源管理的法制化建设可以从法律方面对政府档案信息资源管理给予保证。加强政府档案息资源管理人员队伍建设。
人事档案制度的建立，让医院的管理模式出现了问题，同时也存在不足。例如：医院进入新员工以及部分员工调动或者辞退等因素，我们应该把这些员工的人事档案区分开来，把一个人的档案从一开始到最后的过程进行统一管理。还有一些在编或者不在编的人员，在人员管理上，我们应该把这些模式划分，让人事档案的管理变得更加严格和准确。减少人力资源管理的工作量，提高工作效率。
2人事档案信息在人力资源管理中的重要作用
2．1有利于挖掘人才
人事档案信息的建立，可以清晰的看见人才的教育背景以及工作经历，可以及时发现新人，培养新人，为医院领导选拔人才提供了良好的平台，有针对性的培养和配备。同时为人才建立激励制度，调动员工的积极性，提高员工的工作效率，在最大程度上，激发他们的潜能，发挥人才作用。2．2让医院各项制度变的更加完善医院人事档案信息的建立，让医院各项制度变得更加完善，例如：员工工资制度发生了巨大的转变。员工工资不仅是通过财务报表进行核算，还要根据个人的工龄工资、学历以及在岗职位这些综合因素进行核算工资。因此，人事档案信息的实施，对工资核算有着重要的意义。它不仅确保了工资结算的准确性，更方便快捷的核算出工资。工资的变化之后，在建立激励制度，不仅让医院的工作人员积极性有所提高，在激励制度的影响下，工作人员也能严格约束自己，更加投入工作中，从而为患者提供更好的优质服务。
3人力资源管理中应用人事档案信息的措施与策略
3．1提高人事档案管理人员的综合素质
作为档案管理人员，他们的综合素质直接影响人力资源管理工作的质量，因此，我们必须提高档案管理人员的综合素质。首先，我们必须建立一个专业人员的队伍，其次对这些人员进行专业培养。众所周知，人事档案这一项工作，是具有机密性的工作，也就是说，不仅记录了人员的基本信息，同时也记录了个人隐私问题，因此我们必须加强培训，在原有的基础上，提高人事档案信息管理人员的综合素质。
3．2针对医院的人才进行合理分配
人事档案信息的建立，对人才的选拔提供了良好的环境。通过人事档案信息的记录，根据人才的自身能力，在医院里进行合理分配，找到适合自己的岗位，充分发挥自己的潜能与能力，实现医院可持续发展的目标。
4结语
关键词：人事档案；档案管理；人力资源
在现代企业的管理中，如果人事档案管理工作无法和人力资源管理工作的发展相适应，就会在很大程度上对人力资源管理，甚至整个公司的人才管理产生巨大的负面影响。笔者根据自己在人事档案管理工作中获得的经验，总结出了关于人事档案管理在人力资源管理中的地位和发展对策，本文将就此问题进行重点讨论。
一、人事档案管理和人力资源管理的关系
人力资源管理，是指通过科学的管理方法对该企业、单位或组织中的人力进行培训和教育，并同时对人力进行组织、调动和科学配置，从而保证管理范围内的人力能够处在最佳的协调状态。通过对人的观念、心理和行为的控制和引导，正确发挥人的主观能动性，达到真正的人尽其才。由于人力资源管理的核心在很大程度上是“人”，所以人事档案管理工作就是通过对人事活动中逐步形成的材料进行集中和整理，构建出可以集中反映个人的各项内容。加之人事档案管理工作同时具有客观、动态和保密等特点，因此成为了人力资源管理乃至整个企业客观、全面和及时地了解和考察人才，并对人才进行选拔以及任用的重要参考依据。
二、人事档案管理在人力资源管理中的地位
1.人事档案管理有效提高企业工作效率
在进行人事档案管理的过程中，最重要和基本的原则就是要实现“人”和“档”的统一。在实践中我们不难发现，人力资源本身具有固定和静止性，并且人事档案并非永久地、固定地保存在某个企业、单位或劳动部门的。随着时间的推移，以及人员的流动、岗位的更迭和其他的动态原因，档随人走也成为了人事档案管理中的重要特征。所以加强人事档案管理的工作，可以让企业有效地提高人力资源的应用价值，从而实现人力资源的统筹优化与合理配置。
2.人事档案管理可以促进人力资源开发
人事档案管理的有效执行，可以在最大程度上发挥对于人力资源的效力和配置方面的价值。而这个价值主要表现在两个方面：第一个方面，人事档案管理可以对员工的个人经历、能力特长、教育状况和综合表现进行全面的记录，客观真实地记载员工成长的历史。这对于未来的发展可以起到一定程度的预测作用。企业还能以此为依据进行人才的发掘和使用，从而避免出现人才的埋没、浪费和压制状况的发生。另一个方面，完善人事档案可以在最大限度上了解员工的信息，从而有效促进对员工实行科学化的管理。企业可以根据不同类型的人才结合岗位特征，在企业内部进行合理的调动，从而将最合适的岗位留给最合适的人，达到人力资源的最优配置。
3.人事档案管理能够提供重要参考依据
在人力资源管理或人力资源计划进行的过程之中，任何的企业都需要组成一支由一定数量人数所构成的高质量、高水平的人才团队。这要求企业必须考虑到人才的需求和拥有量，并使其进行相互匹配。在作出决策之前，企业和单位的人事档案管理部门应当配合人力资源管理部门事先对相关人员的人事档案进行了解，并由此进行科学、系统的综合考察与测评。在形成最终意见之后，及时提交管理层进行研究和决策的制定，并同时保证决策的科学、合理与可行性。
三、人事档案管理在人力资源管理中的发展对策
1.提高人事档案管理人员素质
在经济开发区和发达地区，随着当地生产力的快速发展，传统的人事档案管理模式已经无法满足现代化人力资源管理的要求。这要求人事档案管理部门在进行建设和发展的过程中，不仅要加强相关领域的高素质人才引进，同时也要对现有的管理人员进行综合性、有效的培训，做到“打铁还需自身硬”。随着全体档案管理人员的综合素质的整体提高，可以有效地让从业人员适应在新经济环境下对于档案管理人员的更高要求和标准。
2.确保人事档案材料完整准确
人事档案作为人力资源管理工作的重要参考和依据，必须确保档案的准确、客观与完整，这也是人事档案发挥其自身价值的最根本条件。倘若人事档案无法做到完整和准确，那么就会失去其价值和全部意义。所以在人事档案管理的过程中，管理人员必须在原有基础上定期清查人员信息，并且做到实时地、不断地扩大存档范围，对个人信息进行分类保存。
3.建立人事档案管理制度规范
在人事档案管理的新标准和新要求下，对于无法满足新形势和新特征的人事档案管理制度必须进行及时和有效的改革。人事档案管理必须建成一套符合当地和当前人力资源发展趋势的人事管理制度，以确保人事档案的管理工作可以实现科学化和规范化。这种制度的变革可以是全面的改革，也可以是针对具体情况进行部分的修改。但是无论怎样更改，都要通过严格的规章制度确保人事档案在收集和保存过程中的及时、客观与完整性，同时也保证材料的真实性，做到披沙拣金。
4.加强人事档案管理的时效性
在人事档案管理的工作中，企业应当根据时代特征、自身特点和当地要求，加强对于人事档案的动态管理。这要求人事档案管理人员通过收集变化资料，及时更新人事档案信息，以便于人力资源管理部门及时准确地了解和把握个人的真实情况。同时，还要实现对人事档案管理的合理开发，为企业提供质量更高的服务。对于档案管理人员而言，应当从信息资源的角度看待人事档案，并实现在此基础上创新工作模式，强化档案信息分析，将人事档案管理工作建设成人力资源工作和企业的发展与扩大过程中的坚强后盾。不仅如此，企业在进行人事档案的开发和信息利用时，还必须做到个人信息的保护不受侵犯，彻底杜绝信息滥用和扩散、公开、买卖等违法现象发生。总的来说，由于人力档案管理在人力资源管理中的重要地位，管理人员必须树立创新理念和正确的人才信息观，从而推进人事档案管理工作更加规范、科学和高效，达到发挥人事档案管理在人力资源管理中重要作用的目的。
参考文献：
[1]陈雅霜.人力资源管理中人事档案管理重要性探析.经营管理者.2016.13
[关键词]人力资源 人事档案 作用 管理
[中图分类号]G271 [文献标识码]A [文章编号]1009-5349（2015）12-0091-01
一、人力资源和人事档案两者的分析
人力资源管理是与一定物力与人力有效进行结合，用最为合理的方式去安排调控、合理培训，能够使物力与人力实现协调一致，能做到唯才是用。人事档案为人力资源管理提供基本信息，人事档案管理能够直接影响人力资源管理的工作效率。
二、人事档案管理对人力资源管理会产生负面作用
人事管理方面的资料的准确性至关重要。一些人对于自己个人信息的完整性并不重视，由此或者出现信息偏差，或者出现基本资料失真的情况，内容可能前后不一，也可能对于年龄、工龄、党龄以及学历方面的信息并未确定，只为应付而填满。在现实生活中也出现过很多这样的现象：某些干部或者职员的工龄越填越大，年龄却越填越小，或者某些资料不够完整、细致，在进行资料考核的时候，普遍出现了只有优点却没有缺点的问题。
现代化的档案管理工作，是在网络上建立一个完整规范的档案资料库，让人可以及时了解档案的动态，并及时更新信息。运用现代化的技术对档案进行分类规范与调整，使归档、查询、变更、存档等工作能够运用现代化技术来体现，在相关资料的查询方面有着系统性与高效性，改变了传统的只能够运用纸张与书本记录的方式。
三、人事档案管理对人力资源管理的正面作用
人事档案记录了员工一生的个人经历及发展过程，企事业单位通过人事档案，能真正了解一位员工的过去，从而通过档案来衡量一名员工真正的发展潜力，进而有效避免人才被埋没。企事业单位还可以通过人事档案中的有效信息，最大限度地了解人才能否为自己的企业效力。
人力资源对于企事业单位的发展所起的作用日益明显。现阶段的人才流动非常频繁，促进了人才质量的提高。而随着政治体制的改革与深化，人事档案的社会化开发式管理模式将更加普及与通用。
四、人力资源管理需要完善的人事档案管理
应该努力实现档案的搜集，保证查询工作的系统性。相关的管理人员的职责与工作分配等制度应该完善并且上墙细化，要严谨地按照相关制度和程序来完成管理工作。当有人需要查询或者查阅完整的档案资料，必须出示相关证件以及相关许可，缺少程序的人员，坚决不可以随意查找、翻阅档案。只有正规党员才有对相关档案材料翻阅的资格，如果查找的资料中有涉及本人的部分，亦不能进行查询，牵涉到与本人先关的亲属人员时候，查询行为也要被禁止。遵循“三不转”的基本工作要求。
对于已经进行收集的个人材料，不仅应该规范细致地安排与归类，还要进行严格的筛选与校对，必须做到细致分类、编码以及记录编排，装订整版。整理的过程中要用心核对与筛选，认真研究，并且根据内容加以适当的分类和调整。及时将那些出现破损或者有内容缺失的档案资料进行规范与完善。保证装订的规整，文字要完整，不可以被遮挡，材料的内容不可以随便加以变动，要保证原版的内容。只有这样，才能最终达到对档案整理工作的终极目标，即为档案的完整、细致、分明，从而实现档案工作体系的完整化与规范化。
人事档案管理人员要具备较高的政治素质、良好的职业道德，要拓宽档案管理人员的知识领域，提高人事档案管理人员的工作能力，使档案管理人员能够很好地适应全新的档案管理方式。同时，我们要提高档案管理人员的服务意识，更好地为人力资源管理和高层决策提供有效的服务。
五、人事档案管理对于提高人力资源管理的作用分析
一、问题：企业档案工作面临的挑战
当前，我国企业档案工作面临的挑战主要表现在以下几个方面：
?穴一）档案观念依然落后，档案价值未被充分认识
现在，仍有大部分企业员工，甚至不少企业中高级管理人员，档案意识薄弱，档案观念落后。他们对档案的认识仍停留在“档案就是历史记录”，“档案就是保密材料”，“档案只要被保管好、不丢失就行了”，“档案就是写在纸上的书面材料”的层面上，而没有充分意识到作为企业重要的信息资源、知识资源，除了记录历史、收藏秘密外，档案还具有服务于企业现实的重要价值。除了纸质档案之外，电子档案是企业档案的新成员，数字化平台是企业档案信息管理和服务的新舞台。
（二）企业实施组织结构扁平化，档案机构何去何从
当前，许多企业实行组织结构扁平化，精简机构，削减管理层次，从而提高企业运转效率。企业推行组织结构扁平化后，企业档案机构如果发挥不了应有的作用，没有独特的价值，就会成为被精简的对象。甚至一些企业干脆撤销了专门的档案机构。档案机构在企业组织体系中的地位下降，制约了企业档案工作的发展，也影响了档案工作人员的工作热情。在新形势下，如何明确档案机构在企业中的定位和角色，成为我们必须思考的问题。
（三）企业信息化建设进程加快，“实体档案保管”模式难以为继
现在，绝大多数企业都认识到了信息化的意义和价值，并且不断通过建立办公自动化（OA）、管理信息系统（MIS）、客户关系管理（CRM）、供应链管理（SCM）、企业资源计划（ERP）等应用系统加快企业信息化进程。企业在各项活动过程越来越多地形成数字化的信息，传统的企业档案“实体保管模式”难以为继。而在很多企业中，由于没有实施管理或管理不当，导致电子文件、档案处于“游离”状况，企业“记忆”面临丢失的危险。
（四）企业档案信息资源分散，无法提供系统服务
随着企业规模不断扩大或企业合并，涌现了许多大型公司或集团公司。这些公司或集团公司的下属机构或分公司，出于方便自己利用的目的不愿向公司或集团公司档案机构移交档案。特别是一些企业的分公司，由于产权关系不明，或者由于驻地分工不愿向总部档案机构移交档案。
自20世纪80年代以来，人们一直在倡导图书情报档案一体化管理，但至今仍没有取得实质性进展。即便一些企业将图书情报机构和档案机构合并，成立信息中心，但也只是停留在机构合并的层次上，并没有真正地将图书、情报、档案这些信息资源进行有效整合，提供系统的、综合的、集成的信息服务。
二、思路：以知识管理思想指导企业档案工作改革
对于传统的企业档案工作进行细枝末节的改进，已经于事无补，只有对其进行根本性的变革，才能适应形势发展的要求。任何改革实践都需要一种先进的理论作为指导。在知识经济时代，指导企业档案工作改革的理论应该是知识管理思想。
知识管理是指为了提高企业竞争力而对企业内外各种信息、知识进行有效的识别、全面的收集、科学的加工和充分的运用；并且通过促进知识共享，鼓励知识创新，实现知识增值。它是利用企业的集体智慧来提高企业的应变能力和创新能力。
知识管理的内容和范围十分广泛，主要包括知识资源管理、知识技术管理、知识员工管理等方面。知识资源管理侧重于企业知识的识别、收集、加工、存储、传递、检索和提供利用，为整个知识管理提供资源平台。知识技术管理侧重于现代信息技术，如数据仓库技术、知识挖掘技术等的应用，为整个知识管理提供技术支撑。知识员工管理，侧重于激发知识型员工的工作积极性、主动性和创造性，鼓励他们向企业贡献个人的隐性知识，提高他们的知识创新能力，为整个知识管理提供人员保障。其中知识资源管理是知识管理的基础工作。知识管理一般从知识资源管理起步。
⒈ 企业档案是企业重要的知识资源，档案管理是知识资源管理重要的内容
根据1996年联合国经济合作与发展组织?穴OECD?雪的《以知识为基础的经济》报告，知识包括四大类：“知道是什么”的事实知识（know－what）；“知道为什么”的原理知识（know－why）；“知道怎样做”的技能知识（know－how）；“知道是谁”的人际知识（know－who）。在此基础上，我们可以进一步将知识分为“显性知识”（Explicit Knowledge）和“隐性知识”（Tacit Knowledge）。显性知识是指“知道是什么”和“知道为什么”的知识，也即是记录于在一定物质载体上的知识。隐性知识是指“知道怎样做”和“知道是谁”的知识，是存储于人们大脑的经历、经验、技巧、诀窍、灵感等尚未公开的秘密知识，或者是只可意会难于表达的知识。例如，我国一些企业进口零部件，并利用外国企业同样的仪器设备和操作方法来组装产品，产品质量却明显不如外国企业的原装产品，这就说明我国企业工人没有掌握外国企业工人的隐性知识（操作技巧、诀窍等）。
企业的文件、档案作为企业活动的记录，凝结了企业员工在从事各项活动过程中获得的认识、体会、经验和教训，是企业最主要的显性知识。正如IBM Lotus公司在其企业知识管理软件产品白皮书中所说的：“文档是知识的容器，是已经物化的显性知识，其中蕴涵了大量本企业的知识财产。适时地、不受地域和组织形式的限制获得基于文档内容的知识，正是知识管理的一个主要目标。” 美国Delphi咨询集团的一项调查表明，在组织所获取的知识中，大约46％是以文本和电子文档的形式存在的。
企业的显性知识实际上主要包括两个方面：一是在企业内部产生的文件、档案，二是从企业外部收集而来的图书、情报。图书、情报是公开的，可以为所有企业利用，而文件、档案是本企业自身产生的，是企业所特有的，其他企业无法获取。因而文件、档案构成企业具有竞争价值的核心显性知识。企业的隐性知识存在于员工个人的大脑之中，只有固化为文件、档案形式的显性知识，才能被有效地管理。可见，某种意义上，企业档案是企业最重要的知识资源。
既然企业文件、档案是企业最重要的知识资源，那么，企业档案管理实质上是一种重要的企业知识资源管理活动，企业档案管理应该成为整个企业知识资源管理重要的有机组成部分。
⒉ 档案管理应以知识资源管理为发展方向，知识资源管理应以档案管理为核心内容
一方面，档案管理是知识资源管理的重要内容，使得档案管理以知识资源管理为发展方向成为可能；另一方面，知识管理是21世纪的企业管理模式，作为企业重要管理工作之一的档案管理，以知识资源管理为发展方向是其必然的选择。
知识资源管理是一项长期的、艰巨的系统工程，必须从易到难、有步骤地开展。当前，许多企业的档案管理已经具有良好基础，特别是一些企业已经开始档案数字化建设。因此，知识资源管理可以从档案管理入手来逐步开展。企业档案是企业最重要的知识资源，档案管理是企业知识资源管理的重要内容，因此，知识资源管理也应以档案管理为核心内容。
综上所述，企业档案工作改革的方向就是实行知识资源管理。
三、对策：构建知识资源管理平台
实行知识资源管理的基础和前提是构建一个“知识资源管理平台”。
（一）知识资源管理平台的功能
“知识资源管理平台”是企业知识资源管理的基础平台。它是企业整个信息流、知识流的载体和媒介，是企业知识资源的收集装置、加工仪器、存储场所、传递通道、服务系统。借助于这个平台，使企业任何部门和员工，可以在任何时间和地点，通过最简便的方式，最迅速地利用到所需要的信息、知识，充分实现企业知识的价值，从而提高企业的生产效率、经营管理水平和创新能力。
（二）知识资源管理平台的结构
“知识资源管理平台”由“知识资源库”、“知识资源整合系统”、“知识资源服务系统”三个部分组成：
⒈知识资源库。“知识资源库”是集中存储企业各种信息、知识的数据库。数据来源于三个方面：
―――企业内部的显性知识，主要是企业各部门形成的各种文件、档案；
―――企业外部的显性知识，主要是企业各部门购买、收集而来的各种图书、情报、资料；
―――企业内部的隐性知识，主要是企业员工个人的工作经验、技巧、诀窍等，以及企业的精神文化，这些隐性知识需要借助于一定的制度和技术，固化为文件、档案形式的显性知识，才能进入“知识资源库”，被有效管理。
⒉知识资源整合系统。“知识资源整合系统”的功能是：
―――及时、全面收集企业内外的各种信息、知识；
―――对其进行科学加工处理，转化为统一格式的数据，使之有序化、系统化；
―――将加工整理后的企业知识资源存入知识资源库。
⒊知识资源服务系统。“知识资源服务系统”的功能是：为企业各部门利用“知识资源库”中各种的信息、知识，提供一个便捷的数据出口、检索途径和服务窗口，同时也接受知识资源服务的反馈信息。
（三）管理机构
⒈机构设置。“知识资源管理平台”的建设、运行与维护，需要有专门的机构来负责。根据企业类型、规模、内部管理体制的不同，可以选择不同的机构设置：一是企业档案馆（室）；二是企业图书、情报、档案一体化机构，如档案信息中心、情报信息中心或信息中心等；三是设置新的管理机构，这个机构可取名为“知识资源管理中心”。该机构可以在企业原有的档案机构基础上改建而成。在建设之初，根据企业原档案机构在企业组织体系的位置，“知识资源管理中心”既可成为企业下设的单独的二级机构，以充分发挥其积极性，也可以挂靠总经理办公室下，以充分利用办公室作为一个综合性、协调性部门的优势。在知识资源管理实施一段时间之后，“知识资源管理中心”以独立为二级机构为宜。
⒉ 基本职能。该管理机构的基本职能是：
―――知识资源整体规划，即根据企业对信息、知识的利用需求，对企业知识资源管理进行整体规划；
―――知识资源建设，即全面收集企业内外的各种信息、知识，对其进行加工、组织、整合，以规范的形式存入企业知识资源库。
―――知识服务，即基于知识资源库，通过知识资源服务系统，提供增值信息、知识服务。
（四）构建知识资源管理平台的条件
更新观念。构建知识资源管理平台，是企业知识管理的重要内容。知识管理是适应知识经济时代的一种管理思想、理念和方法，对于我国大多数企业特别是国有企业来说是全新的。因此，要成功地构建企业知识资源管理平台，就必须更新现有的企业管理理念，应使企业管理层到一般员工都要树立知识管理、知识资源管理理念。
[关键词]人事档案；人力资源；管理中重要性
[中图分类号]C962 [文献标识码]A [文章编号]1005-6432（2014）38-0059-02
1 人事档案管理与人力资源管理的关系
人力资源管理就是对与一定物力相结合的人力运用科学的方法进行合理的组织、培训与调配，使人力、物力能够保持最佳的比例，知人善任，历史地全面地考察了解和正确选拔使用干部服务的。人力资源管理的基础是人事档案提供的信息，人事档案管理的优劣将会对人力资源管理工作的有效性产生直接影响。
2 人事档案管理对人力资源管理的促进作用
2.1 人事档案为人力资源开发提供真实可靠的信息和数据
人事档案是现代社会人存在的最有力的证明文件，其伴随着人的一生的成长历程，可以说，人一生中所发生的所有重大事件在档案中都有所记录，使组织能够及时地发现新人，各尽其职，扬长避短，使人才得到充分的利用。
2.2 人事档案对人力资源开发有促进作用
（1）利用人事档案有助于动态分析员工的人生轨迹，从而预测其发展潜力。依据人事档案提供的信息，可以使各类人才扬其长，避其短，司其职，用其智，最大限度地发挥人才效力。
（2）利用人事档案能够进一步了解员工的相关信息，从而对其进行科学管理。
2.3 人事档案为人力资源提供重要的依据
人事档案为企事业单位的一些重大决策提供了必要的依据。如绩效考核需要有大量的考核记录作为依据，人力资源管理部门可以充分利用人事档案，对员工的业绩、素质、能力等进行综合分析，做出相应的决策，从而保证企业决策的科学化、合理化。
2.4 人事档案可以优化人力资源的合理配置
随着信息化、全球经济一体化加速和国内法制体系的健全，以知识、信息、服务等为特征的新经济时代对传统人事档案管理实施了合理配置，进而更好地促进企事业的迅速发展。人力资源配置是实现人与物相结合，提高人力资源使用效率和使用价值的重要途径。人力资源不是静止的，它随着时间的推移、内外环境的变化，会出现人员流动、岗位变化、优胜劣汰等情况，人事档案可以实现人力资源信息的共享，科学预测人力资源的需求，促进人才在各地区、行业、组织之间的合理流动，使人力资源得到最佳配置。
2.5 人事档案有助于制定合理的管理规划
近年来，学界对人事档案管理的研究主要集中于人事档案管理问题与对策、人力资源需求，并且对人力资源的预测更科学、规范，从而制定出合理的管理规划。
2.6 使人力资源的管理水平得到提升
人力资源管理中，人事档案管理是重中之重，因为人事档案管理工作中的所有业务活动的展开都是围绕人事档案信息来的，所以人力资源的管理水平相应的也得到应有的重视，相应的管理水平也有所提升。
3 人事档案管理不善对人力资源管理的阻碍作用
虽然随着社会的发展，人事档案管理较之以前有了很大的进步，然而，人事档案管理不善的问题仍然存在并阻碍了人力资源管理，其负面作用主要表现在如下几个方面：
（1）虚假的档案材料妨碍了人力资源合理配置档案的基本特性，有时掩盖了其真实性，如果没有了真实性，人事档案也就失去了利用价值。如今造假学历、防伪学士学位证及个人简历的伪造、虚报年龄事件等层出不穷，导致人事管理混乱重重，出现了许多不必要的麻烦。诸多不对称的信息对未来人力资源配置的预测造成了重大的影响，并将使企业失去更多的人才。
（2）人事档案材料分散，内容简单雷同，降低了人力资源的效力。如今有些人事档案材料单一，内容抽象，无法体现个性特色，这种人事档案对企业的选人、用人失去了真正意义上的参考价值，以至于影响到员工的选拔和正常晋升等，不仅使员工的积极性受挫，还会导致组织不必要的损失。因此大大降低了人力资源的效力，增加了企事业的管理成本。
（3）档案材料管理手段落后，缺少时效性，降低了人力资源管理的效率。随着信息全球化、经济、技术不断更新，人事档案也在不断地产生新的管理制度和体系。如果落后的管理制度不予以剔除，那么将阻碍新制度的发展，降低管理效率。如果不加强制度和技术更新，日新月异的社会，加上人员的流动性巨大，将跟不上人事管理规划的脚步，会浪费大量的时间和人力，工作效率低，只能被动地接收信息。
4 完善人事档案管理，为现代人力资源管理服务
人事档案管理工作是人力资源管理的基础，提高人事档案管理水平是维护组织人力资源管理、促进人力资源可持续发展的重要保障。
4.1 优化人事档案管理制度，增强人事档案的动态性和真实性
人事档案管理的活动中，应该及时对不适应新形势、新情况的规章制度进行改革，从而建立新的、适应新形势的、更为合理、更为科学的人事档案管理制度，将人事档案管理工作法律化和制度化。建立和完善档案材料的传递、登记制度，实现动态管理和考核，运用现代科技和信息技术，及时对遗漏丢失的材料进行检索，及时查找补救，确保档案材料的完整性。
4.2 建立人事档案现代化信息管理系统，提高人力资源管理的效率
人事档案是企业档案的一个组成部分，集中纳入人力资源处统一管理，业务工作接受公司党委领导和上级有关业务部门的检查指导。为了使人事档案能够真实地全面地反映个人全貌，人事档案室要经常通过有关部门收集全公司员工的工作调配、干部任免、职称职务评聘、考察、考核、培训、奖惩、工资待遇等工作中形成的反映个人德、能、勤、绩的文件材料，充实档案内容。运用现代化信息管理制度，提高人力资源的管理制度尤为重要。
5 提升人事档案管理在人力资源管理中作用的策略
随着现代企业制度的建立，市场竞争的日益激烈，企业人事档案管理工作必须转变观念，转变服务模式，把档案工作延伸到经济建设的最前沿。
5.1 充实人事档案的内容
在传统人事档案的基础上应增加一些能够反映个人综合能力、素质和由权威部门认定的业绩考核资料以及能够反映个人性格特征、专业能力、兴趣爱好等个性化的材料。
5.2 增强人事档案的真实性
真实性是人事档案最基本的特性。人事档案管理工作应在原有基础上进行清查、核对人员信息，剔除无效、虚假信息，扩展存档范围，将个人可公开信息分类储备，建立企业人才数据库。这些数据库由专人动态管理，及时更新个人信息。对于企业较为重要的人员应更为详尽地收集其个人信息。此外，现代的人事档案管理工作可以充分借用现代化多媒体手段，以音像资料记录个人信息，这样，可以扩展信息量，形成完备的信息管理体系和处理系统，提高整体使用水平。
6 加强人事档案的时效性
人事档案应根据时代的变化及现实情况的需要，不断把新产生的有关个人经历的材料有选择地、及时地补充到人事档案中去，增强人事档案信息的时效性。加强人事档案的动态性管理，定期对原有的人事档案进行审核鉴定，剔除无保存价值的内容，补充新的内容，使人事档案的信息得到及时更新，方便人力资源管理部门了解和认识一个人的全部实际情况，包括历史的和现在的。
7 加强人事档案的现代化管理
人事档案工作应摆脱旧有模式，改变手工操作对策，大力引入现代科技手段，实现自动化、网络化和文档一体化，变被动接收档案资料为开发档案的潜在价值，主动提供服务。传统档案以纸张为介质，占用空间较大，保管环境要求较高；随着计算机网络的普及，应充分利用这一平台，改变原有工作对策。企业可以将个人的档案资料输入计算机，形成数据化的档案资料，并在企业内部局域网上建立平台，形成资源共享。
8 切实提高档案管理人员的素质
关键词：政务档案资源；管理；开发；电子政务建设
电子政务是通过对现代计算机技术、网络技术以及通信技术等进行科学化应用，并共同多种技术之间的协调配合，来实现政府组织结构的优化以及工作流程的规范化，在超越时间、空间等限制上，促进高效、廉洁且公平的政府运作模式的建立，从而更好的向社会提供优质且规范的管理与服务。政务档案资源是政务工作中的重要内容，因此将政务档案资源积极融入到电子政务建设过程中，促进政务档案资源开发与管理的顺利开展，对于提高政务档案子资源的实际应用价值具有重要的作用。
1 政务档案资源管理开发对电子政务建设的重要影响
1.1 政务档案资源的存在形式决定政务运行效率
电子形式存在的政务档案资源凭借现有信息技术，可以方便地进行报表整理、图形输出等。利用计算机应用软件和网络技术可以即时传输、采集、存储、检索和分析所有相关数据，快速把数据挖掘结果、模型分析结果上报作为科学的决策依据，或实时对外以提高政务的运行效率。
1.2 政务档案资源的管理制度决定电子政务建设的创新能力
从中国政府的管理与服务职能上来看，政务档案资源管理的体制与政府组织机构的划分和业务内容密切关联，政务档案资源的支配权与政府机构权力划分紧密结合，合理的权力划分意味着政务档案资源的合理分配。整合政务信息资源、建设政务数据库，必须打破政府部门之间对公共信息资源的垄断和封闭，加大政府机构之间、政府与企业、政府与个人之间信息资源的共享开放程度，共同对信息资源进行开发、更新和维护。
1.3 政务档案资源响应速度决定政务服务满意度
社会公众对政府服务满意度的评价依据不仅包括政府的服务质量，也包括与政府打交道所花费的成本，如时间、精力等。电子政务的积极意义在于提高政府对企业和公众的管理服务效率。合理的数据管理机制、数据管理信息化、高质量的数据分析结果等方而也间接影响政务服务满意度。
2 电子政务建设环境下开展档案资源管理与开发的有效方式
2.1 积极强化对电子政务建设的认知，自觉参与到电子政务建设中
现代社会经济的发展以及科学技术的进步，一定程度上推动了电子政务的发展，这就对政务档案资源的管理与开发提出了更为严格的要求，在此种情况下档案部门参与到电子政务建设中，是当前电子政务建设和档案事业发展的实际需求，是档案部门所面临的一项重要任务，是加强电子政务信息资源管理，推进政务系统持续发展的重要条件，对于档案信息资源的实际应用价值的发挥存在着密切的联系，有助于促进档案专业的自身发展。就实际情况来看，档案部门参与到电子政务建设过程中，是档案部门融入社会的重要机遇，是档案部门实现跨越式发展的一个重要条件，若不能够牢牢把握住机遇，就会拉大档案专业与同时期的其他专业的差距，从而陷入到被动处境当中，对于未来发展造成不利影响，因此档案部门参与到电子政务建设过程中，具有一定的紧迫性。与此同时，档案信息是现代社会信息管理领域中的重要组成部分，档案工作的性质属于信息管理，那么在电子政务信息资源的管理过程中，信息的采集、著录、分类、整理以及利用等，都与档案管理工作之间存在着一定的共性，因此档案部门参与到电子政务建设过程中具有高度的可行性。
2.2 严格遵循电子档案建设的规律，确保政务档案资源管理开发的积极参与并善于参与到电子政务建设中
在电子政务建设过程中，相关工作人员应当积极对政务档案资源进行统一性的规划，严格按照国家办公厅关于加强系统信息化建设的相关文件的精神内涵来开展政务档案资源的管理与开发工作，各地区档案部门积极将档案馆纳入到当地电子政务建设总体规划当中。就宏观层面来看，将档案馆纳入到电子政务总体规划中，能够促进党委、政府部门机关文件的生成，并促进电子档案的形成，从而更好的为社会提供档案信息资源服务。
在此基础上，应当积极实现党委、政府档案工作部门以及档案馆之间的协调配合，积极加强对电子文件的生成以及流转过程中的管理，促进电子文件更加真实、完整的归档，从而保证政务档案信息资源的准确性和可靠性。就档案资源开发与管理的实际情况来看，明确档案部门在电子政务中的工作职责和工作位置并加以深化，能够在积极推进档案馆发展的基础上，为数字化档案馆的建立奠定坚实的基础。
当前档案资源的管理开发过程中面临着严峻的挑战，如何更好的实现与电子政务建设的同步改革和发展，为社会提供更加优质的服务，是当前档案部门所面临的一项重要课题。那么在此种情况下，档案部门应当积极转变并更新档案资源的管理及开发理念，真正实现跨越式发展，加强职能改革，从而更好的为社会公众服务。
2.3 创造条件，主动服务
技术更新，改善基础条件：参加并服务于电子政务需要一定的前期工作和物质环境，因而有必要加紧进行信息系统建设和数宇化档案馆建设。信息系统建设包括计算机网络系统建设和纸质档案的数宇化工作。数宇档案馆建设则更为复杂，包括工作模式、流程、标准、规范，甚至包括责、权、运行机制和经费等问题。
继续教育，加快人才培养：电子政务工作的实施，需要大量的复合型技术人才，必须通过继续教育培养人才和引进技术人才并举，以适应不断更新的新技术对人才的需求。
机构调整和经费支持：随着电子政务体系建设的发展，档案馆有可能需要调整内部组织机构，以适应党委、政府有关部门的工作。同时，由于电子档案管理需要电子系统环境支持，而且随着科学技术发展而不断更新，电子政务系统往往会追求新技术的应用，这有可能迫使档案馆更新设备，取得稳定的经费支持。
科研工作为政务档案管理创新服务：由于电子政务工作是新事物，没有经验可循。因此，有必要依托有关科研单位和档案馆，有计划、分步骤、系统地开展研究工作。特别是针对电子政务工作引发的一系列改革和变化，研究电子文件的完整、真实的收集、整理，研究长期或永久性地保管电子文件，研究安全、有效地提供利用服务等等。
结束语
就整体情况来看，在电子政务建设的大环境下，积极加强档案资源的管理与开发是当前档案部门所面临的一项重要课题，如何更好的实现档案资源管理开发的改革和跨越式发展，并保持与电子政务建设的高度同步，从而更好的为社会公众提供优质的档案资源服务，是当前业内人士所面临的一项重要客体，仍然有待积极进行探索。■
参考文献
[1]冉朝霞.电子政务环境下数字档案资源整合的开发利用[J].档案管理，2014.
关键词：人事档案管理 学校 人力资源管理
中图分类号：G64 文献标识码：A 文章编号：1672-3791（2013）01（a）-0232-01
人事档案是记录和反应个人的学习和工作情况以及德才表现得情况，学校的人事档案由学校人力资源管理部门进行收集、整理和保管，以备查阅。在现代化的人力资源管理中，人事档案是人力资源管理活动的信息基础，同时是人力资源管理的重要组成部分。
1 人事档案管理在学校人力资源管理中的作用
1.1 信息的保存和提供
人事档案的首要目的既是对学校人力资源管理提供信息的记录和保存。人事档案记录着学校教职工的基本信息，如职称、专业、学历、年龄、履职情况、健康状况等，还记录着教职工教学活动的教学成果、科研成果、奖惩情况、福利待遇、职位变动等教学信息。这些基本信息一方面可以帮助人力资源管理部门根据其基本信息进行行政职务的评定，一方面可以帮助可以进行教学科研技术性职务的评定。完整的人事档案，不论是对于人事部门、教师管理部门和科研部门，都可以为其人才管理提供基本的、完整的、可靠的信息。
1.2 人事关系变更的凭证
人事档案，还是学校人员流动时重要的人事关系变更凭证。当学校的教职工出现工作的变迁时，需要把人事档案同时带到新的单位，人事档案的传递是保证流动人员工资等待遇关系的重要依据。人动时，新的工资待遇等关系的落实，都需要以人事档案所记录的时间、年龄、单位和工作年限等信息为依据，是关系到流动人员切实利益的重要文件，如果出现人事档案丢失或者不完整的现象，新的单位就无法兑现对流动人员的工作职责和待遇，直接对教职工产生很大的影响。
1.3 人员素质的证明
学校人力资源管理具有学校的特殊性，学校招聘教师、辅导员、职工，特别是招聘学院院长、新专业的带头人、技术性强的专业教师等，是学校人力资源管理的常规任务。学校招聘对人员的素质要求很高，在进行人才的选择时，人事档案既是重要的依据。如在招聘专业的技术人员时，在经过考试等选拔后选出初选名单，但对于一个人是否具有职业素养、责任心等很难考察，这就需要人力资源管理部门根据人事档案记录的任职情况、教学情况、科研成果、获奖证书以及原单位领导的评价等情况进行判断。人事档案虽然存在一定的弄虚作假成分，但还是可以较为准确的反应一个人员的素质水平，是学校选人用人的重要依据。
1.4 教职工信息的核实
在高效的人力资源管理中，常需要进行教学评价、职务晋升和资格评定等任务，这些人力资源管理活动都对教职工的年龄、工作时间、学历等要求严格，常会出现有的人因为记忆不清楚、填写错误、人员流动频繁甚至故意的弄虚作假，导致档案在年龄、教学科研成果等环节与实际的情况不相符。做好人事档案管理，既是对这些信息进行确认和鉴别，保证教职工信息的准确性，为人力资源管理提供有效、可靠的管理信息。
1.5 人事档案有助于学校进行人力资源的科学预测
有效的人事档案管理可以为学校的人力资源管理提供科学数据的支持，可以分析学校当前的人力资源结构是否合理，人力资源的引进和培养等是否符合学校的教育改革与发展。通过人事档案的分析，可以对学校当前的人力资源结构做出全面的了解，对人才的需求进行预测，从而加强相关人才的引进和培养，制定科学的人力资源计划，优化学校的人力资源结构。
2 当前学校人事档案管理存在的问题和改进措施
2.1 单一性向多元性转变
人事档案是对人力资源进行评价的重要的依据，其收集的信息不仅要包括教职工的姓名、年龄、工作经历等基本信息，还要包含有有助于人力资源开发和利用的多元化信息。如收集其个人才能、价值取向、学术观点等，为学校进行人才录取、岗位设置和竞争上岗等提供信息支持。在现代学校建设发展的环境下，传统的人事档案内容以难以满足形势的需要，学校要根据不同的教职工岗位进行认识档案的编制。如对教学人员，要注重对其教学成果的记录；对于教辅人员，要注重对其管理水平的记录；对于科研人员，要注重对其科研项目、科研成果的记录。此外，多元化的人事档案甚至可以包括对教职工能力特长、思想心理活动等方面信息的记录，满足新时期的学校人力资源管理。
2.2 人事档案信息化管理水平低
随着信息技术的发展，人事档案管理信息化也成为现代人力资源管理的有效手段。传统的人事档案管理靠纸质的档案和档案室等进行管理，工作重复、效率低、容易出现人为操作失误。信息化的人事档案管理，可以实现将人事档案的数据化处理，对于人事档案的保存、检索、转移等提供高效可靠的服务。现代化的人事档案信息管理系统，还可以对学校的人力资源结构和需求在大量的数据基础上做出分析和预测，为高校人力资源管理提供有力的数据支持。
2.3 人事档案管理制度有待加强
人事档案在学校人力资源管理中起到重要的作用，直接关系到教职工的切身利益，但在实际的工作中并没有收到足够的重视，人事档案管理制度不完善，出现了档案造假、错误、泄露甚至丢失等问题。因此，要完善人事档案管理制度，完善人事档案的收集、整理、编目和保存制度，建立档案保护、借阅和保密制度，建立档案的分类、统计制度，标准化的档案管理制度是发挥人事档案在人力资源管理中作用的有效保证。
3 结语
人事档案管理是学校人力资源管理的重要部分，其改革要与学校的教育改革等同步进行，才能在新形势下发挥人事档案的作用，促进人事制度改革和人力资源管理，为学校的发展提供坚实的基础。
参考文献
【关键词】人事档案；重要性；信息化
传统的人力资源管理效率较低，对档案的分析与整理不够，管理方式采用模糊管理，不利企业发展。随着时代的发展，在企业人力资源管理过程中，人们更加重视其重要性，逐渐将管理模式向着精细化的方向发展，发挥了人力资源管理的重要作用，为企业的发展注入动力。很多企业对人力资源中的人事档案管理不够重视，没有意识到人事档案在人力资源管理中的作用，这使得档案保管不够规范，档案利用率低，对于员工的入职、升职、退休等工作没有发挥应有的作用，这些都是需要解决的问题。
一、现代人力资源管理与人事档案管理的关系分析
现代企业中，人力资源管理主要是对人才的合理开发、配置和利用等方面进行研究，使其可以在企业中发挥应有的价值，促进企业完成生产、销售等任务。人力资源管理，会涉及很多的学科，如管理学、心理学、社会学等。企业在用人的时候，会对人才进行岗前培训，对人才进行职业生涯发展规划，并对人才的业绩进行考核与评估，满足企业对人才的需求和要求。在企业发展过程中，人才的支撑是基础，也是企业人力资源管理的主体和客体。在市场竞争中，人才的竞争也是非常激烈的，企业人才的流动性不断加强，人才流失越来越严重，对于企业发展不利，因此应重视对人才的管理，人才的管理水平。在企业人力资源管理中，人事档案管理主要是工作人员的信息、资料等进行管理，从而更好地考察员工，对员工进行更合理的安置，这是录用和使用的非常重要的依据，在人事档案管理工作中，发挥着非常重要的作用，可以发挥人力资源管理的职能，推动人力资源的配置，可以有效地对人力资源管理进行预测。因此，在企业发展过程中人力资源管理和人事档案管理是协调统一的。
二、加强人事档案管理的重要性分析
首先，人事档案是企业在人才的选用、用人非常重要的依据，是人力资源开发的重要工具。通过人事档案管理，可使企业的管理者对这些人才有更深刻的认识，可以详细掌握每个人才的优点和缺点，优化人力资源管理机构，使得人才结构可以更合理。另外，通过利用人事档案，管理者可以从人才的年龄、技能、政治面貌、专业等方面进行分析，在人才利用过程中可以做到人尽其才、合理配置，使得人力资源管理更加规范合理。其次，人事档案管理工作，对人才的培训和培养有非常好的促进作用，使得人才可以快速地适应企业，发展自己的技能，更好地为企业服务，成为企业需要的人才。新形势下需要整合人力资源，保证各项工作都可以正常开展，企业的各种业务和工作也逐渐细化，这些都对人才提出了更高的要求，不同专业的人才都是企业所需要的。利用人事档案管理可以加强对现有人才的培训工作，使得人才具有更多能力，可以适应企业对不同工作开展过程中的需求，提升人才的综合能力。在对人事档案统计和数据分析过程中，可以了解人才的各种优点和缺点，有针对性地提升人才的素质。人事档案的利用，可以促进人才合理的流动，调动员工的积极性。因此，在人力资源管理工作中，人事档案管理是非常重要的一部分，是人力资源管理的重点。最后，人事档案管理的有效利用，人事档案管理的规范性，有利于对企业中的人才需求进行预测。在实际应用中，通过对人事档案信息的整合，为企业人才利用提供有效的信息，使得管理人员可以更清楚地认识到企业的人才缺口，人才如何配置，提升岗位设置的科学性，提高人力资源管理的效率。一方面，企业中环境的变化，对于人才的需求也发生了非常大的变化，企业利用人事档案进行分析，可以对企业中人才缺口进行掌握，这样可以更好地从外部招聘，或者从企业内部尽心培养。另一方面，通过人事档案的利用，可以更好地进行人力资源发展规划，在引进和储备人才过程中可以防止成本浪费，保证人才的引进是企业发展所需求的。
三、人事档案管理问题分析
（一）人事档案管理重视度不足。当前，在人事档案管理工作中，还存在着片面化的认识，认为人事档案管理不够重要，从而导致人事档案管理工作滞后不前，不能跟随时代的发展步伐，难以发挥人事档案管理的重要作用，人事档案管理方式急需改革。一方面，一些单位的人事档案管理工作中，管理流程不够规范，管理职责不够明确，导致人事档案管理不能达到预期效果：另一方面，在人事档案管理中，由于不够重视，因此投入的人力资源、资金等不足，严重影响人事档案管理的质量。在这种情况下，人事档案管理没有发挥应有的价值，不能有效地服务于人力资源管理。
（二）人事档案管管理手段落后。传统人事档案管理工作中，档案管理的方法和设施比较落后，信息技术利用率不够高，不利于提升人事档案管理的效率。一方面，人事档案管理系统的功能较为单一，在工作中只是简单地记录，无法更好地利用这些信息资源，对这些信息数据进行加工；另一方面，一些单位数字化管理效率低下，采用的是纸质方式进行档案管理，不利于提升档案管理的效率。
（三）人事档案利用价值不高。档案管理的目的最终是要服务企业，要合理地利用这些档案才能发挥出其重要的价值。然而当前在很多单位中没有重视到对档案的有效利用，这就失去了档案管理原有的意义。另外，一些单位在人事档案管理中，只是简单记录人才的年龄、政治面貌、文化程度、工作经历等基本信息，没有详细了解人才的素质、心理健康状况、需求，不能反映员工的真实情况，因此没有发挥人力资源管理的合理配置作用。
四、人事档案管理在人力资源管理中的运用
（一）建立完善人事档案管理制度。人事档案管理工作中，应不断完善和健全制度，建立信息化的资料库，这有利于对人事档案的查询和管理，提高操作效率，并实现对人事档案的分类和整理。在精细化管理过程中，分开管理企业在职人员和非在职人员，对人才的招聘、提拔、离职等环节进行合理的安排，重视引进高素质人才。对非在职人员的退休、离职、去世信息等情况进行保管和分析。在管理中，可以逐渐解决档案中存在的资料不齐、资料重复，工作效率低等问题，档案管理人员应该提升服务意识，提高自身的专业管理能力，从而更好地为企业服务。在人事档案管理中要对在职人员和非在职人员档案进行详细的核查、统一管理，提升管理的效率。
（二）规范人事档案分类系统。当前，企业在人力资源管理工作中，其方式和内容与以往有非常大的差别。在管理工作中应做好档案的整理和分析，反映员工的详情，这可以在使用过程中作为非常好的资料和依据。在收集信息过程中，需要对这些数据信息进行定性分析和定量分析，提高人事档案管理的创新性。当前在人事档案管理中需要及时补充已有的信息，删除重复信息和无意义信息，通过整理与更新，体现出人事档案的价值，也反映出工作人员的态度和思想水平，对人才的兴趣、性格、工作能力等方面有全面掌握，为人才在评选荣誉称号、反映工作业绩以及保险与职称评定等方面作为非常重要的数据依据。在人事档案管理中，应不断提升管理的规范性、人性化与可操作性，提升人力资源管理的效率。
（三）完善人事档案信息管理系统。数字信息时代的发展，对于档案管理工作来说是非常大的契机，建立信息化管理系统刻不容缓。首先，应建立完善的人事档案数据库，分析和整理数据，整合资料数据，使得这些数据信息可以在企业人力资源管理中得到运用。其次，通过先进的信息技术强化人事档案信息化建设，加强人事档案工作人才的交流与服务，实现资源共享。最后，利用先进的数字技术，实现人事档案的数字化处理，提升档案的准确性，保证档案的真实性，有效提升档案管理的效率。
（四）提升人事档案的利用价值。企业不权要重视人事档案管理，更要重视对这些人事档案的应用，体现出人事档案管理的意义和价值。首先，在人事选拔过程中，丰富与优化人事档案，将人事档案作为人才选拔的重要依据，丰富人事档案内容，增加人事档案价值，保证企业可以录用更多高素质，思想政治觉悟高，专业能力和心理健康状况良好的人才。其次，在人事档案管理过程中，工作人员应积极转变思路，在人事档案管理工作中应不断创新，积极主动做出改变，使得人事档案可以更好地为企业提供服务。
五、结语
关键词:人力资源管理;人事档案管理
由于长期受到传统人事档案管理思维和管理方式的影响，目前我国人事档案管理工作存在许多不足。
一、人力资源管理视角下的人事档案管理工作存在的问题主要表现在以下几方面
(一)档案资料缺乏真实性和完整性
近年来，许多企事业单位频频出现人事档案资料造假事件，人事档案资料的真实性以及档案信息的完整性表现出许多问题。这给单位的各项人力资源管理工作造成巨大的负面影响，不能正确匹配人力资源信息，有时甚至会影响企业的正常经营。多数企事业单位制定的员工档案信息表比较简洁、内容一致，缺乏针对性。其中员工的人口学信息、家庭成员关系是私营企业和事业单位的必备内容，但是有关个人学习经历和工作经历的介绍却要求较少，员工只要提供时间和地点就可以，不需要具体阐述专业学习情况和工作成就。信息缺乏实质性，不能直接反映出员工的工作能力，降低了人力资源工作效率，增加了管理成本。以上这些问题严重损害了人事档案资料的真实性和完整性。
(二)人事档案的利用率较低
企事业单位管理层和人事管理者对人事档案资料的重视程度不够，日常工作中很少花费时间和精力对人事档案资料进行分类、整理、分析，对人事工作的长远发展缺少规划和设想。其实，做好人事档案统计分析工作可以节约管理成本，提高企业工作效率，增加效益，如分析生源地、性别、学历、性格等因素对单位的人才流失率的影响，确保招聘工作有针对性，可以减少人才流失。
(三)人事档案更新滞后
多数企事业单位的人事档案资料缺乏时效性，更新严重滞后或者没有更新。员工入职时填写的人事档案到离职时没有任何补充，人事资料内容陈旧，多是入职登记表、工资表、季度（年度）考核表等。人力资源管理者从这些资料中无法获知员工的最新动态，如职业规划、岗位期待、岗位职责、工作建议等。可见，企事业单位要定时更新人事档案资料，根据工龄、岗位等增加相应的资料内容，要不断充实和丰富档案资料，了解员工的实际需求，提高员工工作积极性，为企业创造更多价值。
(四)人事档案管理方式落后
多数企事业单位没有及时更新管理手段，不能满足时代需求，导致人事档案管理工作缺乏科学性，降低了工作效率。另一方面，多数单位对科学管理人事档案没有正确认识，重视度不够，没有配备足够的人力、物力、财力，各项设施不能同步，多数人事档案还是在纸堆里打转。经营状况不佳的企事业单位没有专门的人力资源管理部门，分配的库房较小，人事工作由一人负责或者其他员工兼职，工作人员不能全力开展工作。这样的工作理念、工作方式更加剧了人事档案资料弄虚作假的程度、时效性更差，人事工作的效率不能保障，给企业效益造成一定程度的影响。
(五)人事档案管理者的专业素质较低
部分企事业单位的人事档案管理者专业素质较低，缺乏理论知识，对人事工作的开展没有足够的认识，对人事档案工作的理解过于简单化、片面化，认为人事档案就是员工的入职登记表，人事工作就是招人。这主要是因为企事业领导对人力资源管理工作人事模糊，对人事档案工作者的专业性要求不高，对人事工作的重要性没有足够的认识。人事档案管理工作者的工作态度不端正，档案资料“有”就行、“不全”没有关系。并且这些工作人员的综合素质不高，缺乏职业道德精神、法律观念淡薄，导致人事档案管理工作在企业经营过程中不能充分发挥作用。
二、人力资源管理视角下加强人事档案管理工作的几项措施
(一)加强人事档案管理专业队伍的建设
人事档案规范化管理的根本保障是工作人员的专业素养。首先是人事档案和人力资源理论知识的深入认识。领导者和员工必须意识到加强人事档案管理是企业规范化管理的重要环节。其次是与档案管理相关的法律法规、行业标准的培训。这是与行业接轨、同步前行的基本条件。三是人事档案管理的操作技能。人事档案信息化建设、现代化的人事档案管理系统建设等，先进的管理知识和管理方式要积极运用到实际工作中。四是增强工作者的服务意识，积极与各部门协调、沟通，了解他们的需求，更好地为单位的人力资源管理和领导层决策服务。
(二)完善人事档案管理制度
要提升人事档案管理工作的质量必须建立健全人事档案管理制度。许多企事业单位的人事档案管理规定比较陈旧，与国家相关政策有出入，因此，深化人事档案管理制度的当务之急是根据新时期、新情况、新目标制定更为科学化、合理化的人事档案管理制度，修改落后的管理措施、增加新的管理方法、删掉陈旧的管理模式。日常工作中，人事档案管理者要定期整理、归档档案资料，对资料信息进行统计分析，为其它相关工作和相关部门服务，促使人事档案管理工作再上一个新台阶。
(三)丰富人事档案信息
人事档案资料不完整、不准确、过于简单片面是多数企事业单位面临的难题。不断收集、补充档案信息，扩大信息资源是必须做好的基础性工作。资料内容要凸显职员的工作能力、诚信、专业特长、工作建议、任职情况等方面的内容，最大限度地为人力资源管理者提供更有价值的信息。随着经济全球化步伐的加快，人力资源管理是许多优秀企事业单位的核心，而做为其中的重要部门之一，人事档案管理也逐渐受到人们的重视。因此，企事业单位的人事档案管理工作人员必须提高自身素养、积极采取措施、紧跟时代步伐，努力提高人事档案管理水平，为企业发展做出更大的贡献。
作者:张乌兰格日勒 单位:内蒙古乌兰察布市疾病控制中心
参考文献:
关键词：人事档案管理 企业 人力资源管理 作用
中图分类号：G27 文献标识码：A 文章编号：1003-9082（2016）11-0045-01
人事档案在新的市场形势下，由于社会治理及企业管理内容和要求的变化，人事档案的内容也相应发生了巨大的变化，需要在新的板块中加以升级和更新。
一、人事档案管理对于人力资源管理的重要性
1.人事档案管理能够促进企业内部人力资源的科学有效性使用
企业在任用职员的时候往往以人事档案中的信息作为参考。企业在选择人才、使用人才、开发人力资源的时候，往往会以人事档案中的基本信息作为基础，了解人才的基本信息，同时还可以了解到人才的专业特长、职业技能。人事档案的科学管理可以是企业在用人和委任职务前充分了解人才，安排合适的任务，让人力资源得到恰当的使用。科学的人事档案管理，能让企业及时发现人才，让员工在工作岗位上发挥最大的作用，提高企业自身的核心竞争力。
2.有利于人力资源的合理配置
人力资源规划，也叫人力资源计划，是组织拥有一定质量和必要数量的人力，求得人员需求量和人员拥有量之间的相互匹配，如：新组建项目班子领导及员工之间的合理搭配。人力资源管理部门就可以充分查阅人事档案，做出相应的决策，从而保证企业决策和人力资源规划的科学化、合理化，详尽了解领导及员工的业绩、素质、能力等进行综合分析。
3.利于企业人力资源的需求的科学化和规范化
影响企业人力资源的需求因素主要来自企业的内部，科学有效的人事档案管理可以让企业人力资源管理人员了解企业的人力资源情况，确保企业的正常发展和改革。制定科学有效的人力资源管理计划中，人事档案可以让管理者更加明确人力资源的倾向，避免盲目做出预测，避免了不必要的人才流失。这样人事档案就对人力资源管理起到了科学和规范化作用。
二、人事档案利用的现状和困惑
虽然人事档案在企业管理中发挥着举足轻重的作用，但是在现代企业人力资源管理中的应用情况却不相同。主要表现为以下几点：
1.企业改革带来一系列变化，如流动人员增加，外聘技术人员增加，使用期相对较短，而这些人缺少人事档案，这就给企业识才、留才带来了不便，反映这部分人的工作能力、业绩、培训方面的材料几乎空白。
2.人事档案意识淡薄。我国的人事档案不注重档案数据质量，填写表格时不够用心，没有在规定时间内更新材料，材料中的数据不尽一致，重要材料不能及时归档，人力资源管理部门无法从这些人事档案中获取到有价值的信息，造成反映当事人近期动态情况的材料不全面。
3.人事档案内容真伪鉴别。近几年，人事档案个人信息失真现象出现比较频繁，面对真假难辨的信息，如：假职称、假工龄、假学历等，档案管理人员只能被动接收信息，往往很难进行有效的鉴定工作。而虚假的信息导致人事部门无法正确对职工做出评价。
4.管理水平的高低。人事档案管理水平的高低直接影响人事档案作用的发挥，人事档案材料齐全，内容充实，整理科学，制度健全，并在提供利用方面，始终保持优质服务状态，他发挥的效益就显著。反之，管理不善，材料残缺，内容老化，零散杂乱，利用事无处查寻，或不能提供一个人的全貌，那么人事档案的作用只能是潜在因素。所以我们必须努力提高管理水平加速实现管理科学化，手段现代化，以便使人事档案的作用，能全面为企业发挥其作用。
从事档案管理的人员既不能获得企业领导的重视，也不能获得同职称的同等待遇，又不能得到应有的价值肯定。所以，在企业机构撤并、人员裁减等工作中，首当其冲的就是档案部门和档案管理人员。长期下来，档案人员逐渐减少，管理工作水平日益下降，整体管理工作逐步弱化甚至恶化。
三、人事档案管理的改进方法
1.加大对人事档案的投入，增加管理人员的素质
注重对于人事档案管理中人员的素质，任用有人事管理方面具有专业能力的人才，加大对于人事档案的投入，配置先进的设备和充足的资金。
2.在企业建立健全的认识档案管理制度
制度对于人事档案非常重要，有了健全的制度，人事档案才具有参考价值。在人事档案管理中，抛弃传统的人事档案管理方法，加入现代豪华的手段，运用外国成熟的人事档案管理方法，在档案的收集、鉴别和保存上严格执行规章制度，确保档案的真是可靠性。
3.加强人事档案的时效性
人事档案应根据时代的变化及现实情况的需要，加强人事档案的动态性管理，及时收集最新的变化资料，使人事档案的信息得到及时更新，方便人力资源管理部门了解和认识一个人的全部实际情况，包括历史的和现在的。
4.合理开发人事档案信息资源为现代企业服务
人事档案工作者要从信息资源角度看待人事档案，人事档案工作就是人力资源信息管理工作，用信息管理的理论创新人事档案工作，加强档案信息的综合分析研究和深度开发利用，实现人事档案工作从简单管理服务向研究开发服务的转变，把人事档案管理建设成为干部工作、人力资源工作，人才工作的信息库和参谋部。同时，人事档案在信息开发利用中必须保护个人的隐私与权力不受侵犯，该利用的利用，不得滥用或扩散人事档案中的数据信息。
【关键词】人事档案；人力资源；管理
人事档案管理工作作为每一个企业管理体系中的重要组成部分，能够发挥很大的作用，对人力资源管理的发展有着非常重要的影响。在人力资源管理体系不断发展的背景下，越来越多的人开始关注人事档案管理的问题。但是，现行制度下不论是政府机关、事业单位还是公共管理部门，在人事档案管理方面都存在不同程度的问题，不同的企业受到单位类型不同影响产生的问题也不尽相同。本文将从不同的方向对这些问题进行分析。
一、人事档案在不同单位中的常见问题
（一）政府机关及事业单位。在政府机关及事业单位中，人事档案主要存在的问题是：首先，内容单一不全面。人事档案一般是人事管理中长期形成并记载的，包括了员工个人及家庭的基本情况和信息，能够记录个人的特殊才能、工作表现、道德品行和主要经历等，通过所在单位集中保存以备后期查阅。人事档案中较为重要的内容就是个人才能和工作表现的内容，但是在很多政府机关及事业单位的人事档案中，往往缺失最重要的部分，只有简单的人员简历及自然情况。很多人事档案对人员的工作表现、个人特点、业绩情况等都没有详细的记录，无法从档案中看出个人特长和特点，这样的人事档案无法提供有效的信息，便不能成为单位后期选拔人才的依据。其次，人事档案的管理手段相对落后。在近些年现代化技术高速发展的背景下，人事档案也有着规范化和科学化的要求。但是很多单位现阶段对人事档案的管理仍然处在传统的管理方法中，档案收集和管理不当的问题时有发生，很多档案分散甚至丢失，对人事考察的整体性有严重的影响，这样的现状无疑降低了人力资源的使用效果，无法适应当前的人力资源管理发展现状。（二）中小企业。一是人事档案真实性差。与政府机关及事业单位不同的是，中小企业的人事档案存在严重的失真性。尤其是近些年，随着科技的发展，档案造假更为便利，个人信息内容伪造等问题更为严重。假学历、假工作经验、假年龄、假身份等问题在中小企业的人事档案中频频出现。造成这种失真情况的原因主要有两个，其一是中小企业的人事档案管理人员不够重视档案管理工作，工作态度存在问题，对审查不够细致和严格。其二是人事档案管理人员普遍工作经验少，管理水平有限，对信息的真伪程度难以有效辨认，面对虚假信息没有有效的渠道进行鉴定或验证，只能够被动的接收和录入信息。这类虚假信息的存在严重影响了中小企业人力资源管理工作，不仅影响员工评估工作，更给企业发展带来安全隐患。二是人事档案缺失。中小企业的人事档案缺失问题比较严重。受到市场经济的影响，终身雇佣制在中小企业中很少施行，频繁的人员流动使得员工用工时限缩短，对人事档案管理工作带来巨大的挑战，加重的档案管理难度也使得档案缺失更易出现。部分企业受到能力限制甚至干脆不为员工建立人事档案。这一现状使得企业在用才、选才、识才方面存在安全隐患，亟待改善。（三）大型国有企业。一是人事档案时效性较差。受到我国国情的影响，我国的大型国有企业中，人事档案管理方式与事业单位类似，管理内容往往集中在对人员经历的记录，这些档案大都3-5年才整理一次，每次整理时不再审核档案中已有的材料，而每次新加入的东西仅仅局限于一些工资变动表格和绩效考核表格，材料程式化严重，能够反映人员现状的材料较少，难以为企业管理者提供足够有价值的信息。二是人事档案管理技术水平相对落后。我国的大多数国有企业普遍沿用了传统的人事档案管理方法，以纸质的方式存放和管理，依然没有形成数字化的管理模式。这些企业受到其自身特点影响，全国各地的分公司较多，人员岗位变动较多，很多人员需要跨城市调配，当人员离开所在城市后档案却仍然留在原城市，人档分离的问题给档案的查找和存放带来严重困扰，也浪费了很多财力物力。（四）外资企业。一是忽视人事档案管理。外资企业也是当前各类企业中的庞大分支，外资企业与其他企业不同，其对人员的考核往往更注重绩效，因此更多的关注人员招聘和培训，对人员的人事档案没有给予足够的重视，仅存的档案大都以纸质为主，有些企业甚至没有纸质档案，直接将人员档案委托给有关机构保存。由此可见，外资企业的人力资源管理上存在忽视人事档案管理工作的问题。二是轻视人事档案管理人员。外资企业当前还普遍存在的问题是，尽管其对人才和人力资源比较重视，但是却对从事档案管理的人员没有足够的关注，在外资企业从事档案管理的人员大都职位和薪资较低，都是人力资源部门中最低层次的人员，在企业发生重组或重大变动时，会被最先裁减。因此，外资企业中从事人事档案管理的人员在不断减少，人员流动性对其工作积极性和整体工作水平产生了影响。
二、解决人事档案管理问题的策略
（一）改变观念，提高重视。从上文的分析中能够看出，各类企业中出现人事档案管理问题时，往往都是受到思想观念的影响，企业的领导者未能够重视人事档案管理人员及工作是主要原因。如果能将人事档案管理工作提升到战略层面上，便可以通过人事档案为企业决策者提供更加客观的依据，帮助管理者对员工能力、素质及特点进行更为综合的分析。（二）加强时效性和真实性。传统的人事档案普遍将重点放在对个人的历史记录上，每次整理档案的间隔时间较长，因此出现失真的可能性很大。现代档案管理应当彻底改变这一现状，缩短档案整理的时间间隔，不断增加个人近期情况和综合评定，合理拓展存档范围，将个人可公开的信息进行分类，存储并补充最新信息，确保档案得到及时的更新。同时，还应当尽可能保证档案内容的真实性，在进行档案录入时严格审核内容的可靠性，不能让档案形同虚设。（三）采取先进手段进行现代化管理。在信息技术高速发展的今天，陈旧的管理模式对人事档案管理工作产生着严重的影响，因此应当尽可能的采用最先进的科技手段，实现网络化、自动化和一体化，改变传统的纸质媒介人事档案，形成数据化的档案资料，在企业内部开发数据平台，形成资源共享。
三、结论
人事档案作为我国人才的重要信息来源，是整个社会公共信息的重要组成部分。它通过社会载体，对国家人才进行分门别类，是国家或企业知人善用、选拔人才的重要手段。人事档案为人力资源管理提供可靠的人才资源和信息，成为选拔人才和重用人才的依据，为人力资源管理的发展带来动力。在企业竞争日益激烈的今天，企业人事档案管理工作必须要转变观念，适应现代化管理的需要，把档案工作延伸到企业发展的最前沿，积极拓展服务职能，为人力资源开发提供强有力的保障，进而推动企业人力资源发展。
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