时间：2023-06-06 09:01:07
开篇：写作不仅是一种记录，更是一种创造，它让我们能够捕捉那些稍纵即逝的灵感，将它们永久地定格在纸上。下面是小编精心整理的12篇档案一体化管理，希望这些内容能成为您创作过程中的良师益友，陪伴您不断探索和进步。
中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1006-3315（2016）02-133-001
早在1985年6月，国家教委和国家档案局联合印发《关于发展和改革档案学教育的几点意见》中，就提出了“档案、图书、情报一体化”问题。信息资源是要为社会服务的，实现资源的共享是信息化时代必须要解决的问题。因此，图书情报和档案管理这两个原本独立的工作最终走向了联合，成为新的符合市场经济发展的信息产业。
一、图书情报档案一体化管理涵义
图书、情报、档案一体化管理指的是把三者原本“独自为政”的系统整合为一个整体的管理方式。一体化管理图书情报档案，就是努力找寻或选择三者的最佳功能点，突破三者之间的种种界限，增强图书、情报、档案工作之间的合作与协调，利用远程存取、网络互建、分布式收藏、资源共享等策略，达到信息、信息标准、信息相关工作人员、信息设备设施与技术等因素相互间的磨合与适应，给予图书馆使用人员一体化的集成式服务。
二、图书情报档案管理一体化的必要性分析
1.图书情报和档案管理的一体化是大数据时代的必然要求
资源的整合造成了现代商业的繁荣发展，信息的全球化开始对商业的发展走向产生巨大影响。在现实的商业环境中，各家公司都十分注重商业信息的收集，越多的信息就意味着在做决策时能够考虑的更加全面，对于决策的合理性和前瞻性都有很好的帮助。图书情报和档案管理正是由于这样的特点，大量的信息和数据在这两个系统中进行体现，成为信息快速传播和掌握的重要平台。
大数据时代要求的是将尽量多的信息在一个平台上进行提取和整合，使决策者全方位多角度进行事物的判断，目前这个正在快速发展的系统叫作“云系统”。因此，图书情报和档案管理这两个同属于一类的信息系统合并起来，就成为了一个必然。
2.图书、情报、档案一体化是经济和社会发展和信息技术发展的需要
随着知识经济时代的迅速发展，知识、技术等要素在经济增长中的作用不断增强。社会组织之间的依存度增强，社会各界对信息资源需求质量不断提高，并且呈现多元化的趋势。将档案、图书、情报集为一体，实行一体化管理，形成综合性信息网络，有利于档案、图书、情报资源的融合与集成，进而为社会提供多维的、综合的、一体化的信息服务，以满足社会主义现代化建设各项事业的需要。
3.图书情报和档案管理的联合成就了一个新的行业
并不只有资本才能成为资源，随着经济发展的演进，获取信息的重要性甚至超过了资本在商业运行中的地位。在以图书情报和档案管理这两个系统进行合并的典型案例背后，是一个新兴行业的迅速崛起，那就是通过对信息的收集、分析和提供行业咨询的信息咨询行业。信息咨询公司通过对某一领域的信息进行全面收集，并且进行专业的分析，再将这些分析结果提供给自己的客户，通过这种方式从信息流中衍生出了新的先进的生产力，不仅使经济的发展更具合理性，并且避免了很多因为重复投资带来的浪费。
图书情报和档案管理作为两个典型的信息系统，走向联合能够为现代经济的健康有效发展提供很大的帮助，同时二者的联合本身就是一个经济产业，参与到经济发展中，使发展和决策变得更加合理。
三、实现图书情报档案一体化管理的有效途径
1.整合资源，搭建一体化网络平台
以网络为平台，建立以国家图书馆、情报中心、档案馆为节点，以省市图书馆、情报中心、档案馆为网点，以各基层单位图书馆、情报中心、档案馆为成员，最大限度地实现图书、情报、档案三大系统之间的文献资源的交流与共享。各系统以其所拥有的信息资源的组织、转换与开发为主要任务，共建电子信息资源体系。这样图书、情报、档案所包含的信息都可以融入到一个虚拟的世界之中进行一体化管理。这个共建的一体化电子信息资源体系在实现一体化管理的同时，还能实现图书、档案信息资源的统一检索和利用，更好地为用户提供服务。
2.加强宏观管理，统一制度标准，政府出台相应的法律法规
从全局出发，加强统一的规划和管理，制定统一的规范，对工作中的各种行为加以控制和约束；改变三个独立的工作系统各自相对封闭、孤立的状态，理顺专业系统和各方面关系；加强三者横向联系，尽快实行档案、图书、情报实体的相互交叉管理。只有制定了统一的、权威的机构和系列的规章制度，实现了管理制度的一体化，才能使三个独立但本质上又相同的工作系统在统筹安排、全面规划下互相沟通、互相补充、互相协调、互相配合、协调发展。行业内部应该出台统一的业务标准，为不同机构不同地域制定相同的游戏规则，以保证其于未来能够统一接入到一体化的网络当中。只有有了法律法规和业务标准规范的支持，图书情报和档案管理的一体化才有更好的实施空间。
3.鼓励各部门进行二者一体化实践探索
针对我国一体化建设过程中的种种辩论和现实情况，国家应该在出台相应法律法规的基础上，鼓励各图书馆、档案馆及相关机关、单位参与到信息一体化的实践中来。加大信息一体化的宣传力度，从宏观和微观两个角度分别从国家和个人的层面对信息一体化的各项优点进行阐述和宣传，树立起现代化的信息一体化管理理念。另外，政府应该主导一些论坛类的活动，鼓励各图书馆、档案馆及相关机关、单位建立起立体多层次和广维度的一体化管理和协调组织，探索出一条符合中国经济发展现实情况的一体化管理模式。
参考文献：
[1]辛杨.我国图书、情报、档案一体化管理研究[D]济南：山东大学，2012
随着医疗体制改革的不断深入发展，我国医院在管理制度与管理模式上进行了重大变革，特别是在医院的档案与图书管理工作上。对图书档案的管理虽然已逐渐独立成医院管理中的两个相对独立的体系，但其管理上却有一定程度上的相似点，通过一体化管理工作的研究，能够真正促进医院管理工作的优化与发展。
一、图书档案一体化管理的优点与可操作性
（一）一体化管理的优点。经过传统医疗机构的改革变迁，使医院的管理工作中将图书管理与档案管理区分开来，形成两个相互独立的体系进行管理，而其中缺乏良性互动，导致严重的资源和信息浪费，而在管理层面，又因为两者之间的密切联系，使之经常出现管理交叉和重复管理的现象。在医院的图书档案信息，应服务于医院的各级医疗人员和管理人员进行实时查阅，并确保信息的准确性和全面性。但相对独立的管理使其在实际工作中无法满足对信息查阅的需求。因此，对图书档案的一体化管理，能真正增强两者之间的良性沟通，将医院的相关信息管理形成网状数据库，使其涵盖医院工作的全局内容，实现医院内部的实时资源共享。比如，在医院中进行的医疗科研项目中，申请课题、坚定立项、开发到结尾中的相关工作，都可依赖医院的图书档案信息进行。不仅如此，课题研究后对相关材料进行的整理归档工作，能为今后的相关课题研究提供方便，形成科研材料于信息的良性循环利用与保管。
（二）一体化管理的可操作性。科技的不断发展为人们的生活和工作带来了更多选择，特别是在信息化技术的帮助下，信息化管理能真正满足社会工作中对信息的及时性、广泛性需求，医院管理中的信息管理亦是如此。作为信息管理中两个重要组成学科，图书馆学与档案学不论是基础知识理论、认识论和方法论上都存在着很大程度的相同，甚至一些研究领域已逐渐实现了认知上的统一。因此，在医院的管理中，将图书档案进行一体化的管理能帮助医院形成涵盖更加全面信息网络，从而为医院各项医疗和科研提供服务。
二、医院图书档案一体化管理工作的展开
（一）提升信息资源有效利用率。图书和档案，其真正价值在于被使用，为医院的相关工作提供参考。由此可见，在医院图书档案一体化管理中，信息数据的优化尤为重要。网络信息技术的接入能改变医院馆藏结构上的单一、弥补数据信息上的缺失、提升整个信息处理和调取速度。一体化管理能确保数据信息资源的最大化利用，提升其有效利用率，服务于医院的相关医疗活动与项目。
（二）在图书档案管理的各自体系中获取改革灵感。在传统管理办法的影响下，一体化管理在开展之初难免受到非议。要想将一体化管理的优点进行传播，让更多人理解，就要对图书和档案管理体系的特点进行不断整合，进而推动管理工作的发展。对医院的档案来说，大多数的馆藏档案内容相对时间较为久远，其珍贵程度也相对较高，而相对来讲，图书与资料的信息数据则相对较为新颖，在实践层面，两者都具有不可替代的参考价值。档案管理主要为医院的各级部门管理人员、维修人员和财务人员服务，而图书管理则针对医疗、研究、医护、技术人员。由此可见，两者都具备相对独立的特点，但在一体化管理下并无实际冲突，反而因其管理范围涵盖面较广，成为一体化管理的改革基础。在一体化改革中，图书和档案是数据信息的主要来源，需要进行整体上的分类、整合与管理，才能对信息数据进行深刻的了解和运用，真正发挥图书和档案的使用价值。
（三）提升配套服务工作质量。对数据信息进行利用的过程，就是根据图书或档案资料的帮助，进行相关研究产生新数据信息的过程，在医院的研究和建设中，这种新数据具备更高的使用价值，这种本质也体现了知识经济时代的数据信息管理特点。在医院简称图书档案馆后，工作人员应注重配套服务工作的完善与优化。比如，创办医院内部的《医学快讯》，介绍医疗上相关方面的最新指示，带领医院各个科室主任参加座谈会或交流会等，针对医院图书档案馆的管理与临床医疗运用之间联系的加强进行了解与沟通，帮助院方实习医生更加便捷的获取馆藏资源中的信息数据进行论文的撰写和创作。
（四）专业化人才的引进和培养。在医院的图书档案一体化管理改革中，专业复合型人才队伍的打造十分必要，它不仅是对档案、图书管理专业化的保障，也是对管理工作的现代技术人才支撑。具体可通过在医院内部培养和从外部引进两种方式进行队伍的构建。在医院内部，定期组织相关科室之间的沟通与交流，促进在医院内部进行临床与实践知识的再教育，同时，从现代管理知识方面、现代化设备运用方面和外语方面引进专业化人才进行具有针对性的培养，在此过程中培养既了解图书管理又能胜任档案管理的综合性人才，能够充分利用网络信息技术进行信息的整理和优化运用，真正实现医院档案图书信息的一体化管理。
关键词：医院 图书档案 一体化管理
近些年来，随着我国医疗机制的改革与深化，医院的管理模式发生了重大的转变，对于医院图书与档案的改革工作也进行得如火如荼。本文首先对于医院图书档案一体化管理的优越性与可行性做出归纳与表述，其次对于如何进一步做好医院图书、档案一体化管理工作做出相应探讨，希望经过摸索与实践，医院图书馆档案一体化管理工作能够得到进一步发展和完善。
一、医院图书档案一体化管理的优越性、可行性
1.医院图书档案一体化管理的优越性。以前图书、档案管理是两个单独的体系，各立门户，无往来以及通信，因此浪费掉不少资源与信息，且在提供的信息中存在重复与交叉现象。对于医院信息资料，要求医院各级管理人员以及医疗人员能够及时、准确、全面地提供，但是图书和档案的各自独立性使得实际工作难以满足以上要求。但是，如果对医院图书、档案进行一体化管理，便实现了两者的融合与交流，有效转变信息管理的单一模式，更使得工作人员对于全局观念的统一意识有了进一步的提高，有利于实现资源共享。例如：医疗科研项目，从课题的申请、立项、开发到结尾的鉴定，都能够有图书和档案的信息提供利用。此外，在课题研究结束，科研材料归档之后，能够方便再次立项课题重新利用，有利于形成信息保管、开发的良性循环。
2.医院图书档案一体化管理的可行性。随着科学技术的不断进步与发展，基于社会广泛、迫切的需求，对于图书、档案的利用日益要求公开化。另外，由于图书馆学、档案学是知识信息管理的两大学科，两者之间在认识论、基础理论、方法论上几乎相同;甚有某些区域已将两者实现统一。由此可见，图书、档案事业的发展必然走向一体化，通过一体化的管理，能够使得其形成综合信息网络。
二、进一步做好医院图书、档案一体化管理工作
1.图书、档案管理一体化，确保信息的充分利用。不管是图书还是档案，因为被利用，所以才能体现其价值。因此，应当在信息的优化上下一番功夫。首先，经过网络以及计算机的技术，将馆藏结构的单一性、信息不全、提供速度缓慢等问题进行解决。其次，图书、档案管理一体化使得图书、档案信息在其有效期内能够更大化地发挥出利用价值，及时为医院各项目提供服务，确保信息能够被充分地利用。
2.根据图书、档案各自特点促进一体化管理的健康发展。在图书、档案一体化管理的建设初期，势必无法得到多数人的接受。因此，若想要突出两者一体化的优势，就需要针对两者各自的特点整合资源，互帮互助，进一步做好管理工作。由于馆藏档案所记录的大多是历史，越久越珍贵，而图书以及文献资料所提供的大部分是较新的信息资料，两者从时间上可以反映出其价值与取向。医院职能部门的管理人员、后勤基建部门的维修人员以及财务人员是档案管理所服务的对象;医疗、医护、研究、技术人员则是图书管理所服务的对象。因此可以看出，两者都有其自身特点，但对于一体化的管理来说并没有冲突，反而是一体化管理的基础。图书、档案作为信息资源，在管理上需要整合与配置，进行信息深层次的加工，方能突出其共享优势。
3.图书档案馆成立之后，做好综合服务工作。无论是图书还是档案，在通过利用之后产生的新信息更加具备价值，同样这也是现代知识经济时代信息的管理本质。对于此方面，图书档案的管理人员应当主动地做好其工作。例如：院内自办《医学快讯》，对于网上的新知识进行介绍，召开学科领域带头人、科主任进行座谈会等，对于图书馆档案与临床科室两者之间的联系进行主动地探讨与沟通，了解院内对于图书馆档案的利用需求，对学术论文进行讲评，使得实习医师撰写论文时能够充分利用馆藏资源和文献进行创作。
综上所述，图书与档案虽然属于不同的文献资源，但是都有自身的特点以及各自的理论体系，同样也呈现出不同的价值形象，但是作为客观的存在，两者之间不但有着相同、相似的载体，且管理手法以及服务方法也高度吻合。所以，图书与档案的一体化管理是信息社会发展必然的趋势。但是一体化建设是长期、艰巨、复杂的任务，需要相关部门以及政府、医院的共同努力，才能更好地实现一体化的发展。由此可见，医院图书馆档案一体化管理需要经过不断摸索与实践，医院图书馆档案一体化管理工作才能够得到进一步发展和完善。
参考文献
[1]罗莹.医院图书档案一体化管理分析探讨[J].计算机光盘软件与应用，2013（12）
药品和其它企业的产品有所不同，药品的特性决定了药品的质量必须合格，药品质量直接关系到人的生命安全，因此药品的质量是其特性的根本所在。药品从研发流程、注册、批量生产一直到上市销售，都必须具备严格的程序以控制其质量。
药品生产企业从对药品进行研发开始，目的就是为了将其标准化、批量化带入市场，以满足患者治疗需求，同时收获一定的经济效益。而上述从药品雏形到销售，都是一个系统性的、紧密联系的过程，该过程就是药品的一体化。因此可知，药品生产企业中药物档案的设计以及研究档案的出现，都是以药品为中心进行的工作，研究档案和药物档案最终都是对药品的一个整体性反映，也属于一体化的完整工作流程。
药品从研发阶段开始，到注册、生产，最终进入市场销售，这一过程是新型药物诞生的完整过程。以此而言，与药品相关的资料和文件也会及时记录在案，并归类至档案中，该档案就成为了相对完整的、具有新意义的档案，也就是药品注册档案。药品的注册档案是药品生产企业的研发标准、生产技术等相关重要项目的综合体现，因此其重要性不言而喻，药品企业的管理者也应该对其进行高度的重视。
二、探索药品生产技术档案的新管理模式
我国颁布的《药品GMP认证检查指南》以及《药品生产质量规范》中，对药品企业的质量管理部门进行了硬性要求，即这些部门建立药品档案时应该以其种类为依据，能够随时调出药品的质量变化和种类审批流程，同时，安排专人对其进行管理。
通过了解，药品生产技术档案的内容有以下几点：第一，对药品进行介绍，例如药品名称、规格、配方、生产工艺和流程等方面；第二，申请和审批药品的相关文件，如注册药品的证书、药物使用标准、药物的不良反应和禁忌等相关内容；第三，生产质量标准以及药品主要原料和成品的质量标准。
上述质量档案是对多种药品档案的归纳。我国目前药品生产企业有如下问题：药品的科研、注册、质量等方面的档案管理没有明确的责任分工，且没有明确的管理标准和名称统计，档案之间互相重叠，对企业的档案管理带来了严重的负面影响，最后导致药品生产企业陷入了管理杂乱、无序的泥潭中。药品生产企业不同一般企业，比较特殊，如果希望促进其档案管理进一步完善，那么就必须将相关规定修订得更加切实，药品生产企业对于档案的一体化分类管理应该更加熟练，将药品的注册、科研、质量档案进行有机综合，最终形成独立运营的档案类别，通过不断完善和科学化的手段对档案进行管理，推动药品生产企业效益的稳步提升。
更重要的一点，是令药品具有源头的可追溯性。这也是GMP的基本要求。
三、建立完善的档案一体化管理模式
我国一直实行的是GMP药品认证管理制度，而该制度的不断实施，对我国药品生产企业带来了创新和变革。相关企业在发展潮流中，遵循药品档案统一管理的原则，及时建立档案管理部门，对所有药品档案进行一体化管理。该一体化档案的内容应该有以下几类：药品注册时所登记的信息、在批量生产时的所有记录、GMP检查和系统数据、药品不良反应测试结论、药效稳定性测试结果、药品质量文件等相关资料。
一、方便管理，让资料具备完整性
基建和设备之间是互相关联的，设备将基建作为依托的对象，基建是设备主要的承载体。通常情况下，医院中的大部分诊断类设备普遍都是有特殊需要的，例如：X射线等相关诊断设备。这些设备不论在场地方面还是环境方面都有明确的标准，而且设备的资料也是有相关要求的。基建部门会依据厂家的技术需要进行针对性的施工，在设备完成以后就可以投入使用。在定期的维护或者是改造环节中，不仅要对设备档案做好检查，同样还应当根据基建档案的相关内容进行合理的维护以及改造方案，从而提高档案的利用率。对基建档案按照类别的方式进行保存是较为方便的。在工程设计单位中，在对特殊医疗设备设计过程中，应当需要专业人员对其进行设计，由于专业设计公司是依据不同设备技术内容以及相关标准要求进行设计的，是单独完成的基本建设。
（一）制定设备档案资料收集归档制度。在进行设备采购过程中和不同的部门之间都存在一定的联系，从科室的使用申请流程一直到上级的批准，在进行采购、招标等环节的实施，期间需要经历的环节较多，而且时间花费很长，手续也繁琐，尤其是在采购进口医疗设备时，手续不但复杂而且也存在时间长久等问题。因此，为了能够确保档案的完整性，档案管理人员应当和有关的科室、设备采购方面制定恰当的方案，从而能够在短时间里面将设备采购所需要的资料都收集齐全。
（二）提前介入设计、施工过程，收集完整的基建设计和建设资料。对于医疗设备中的采购和基建工程的实施，两者是同时进行的，相关人员在对设备进行采购的前期阶段中，设备应当具备一定的实用性，人员是否具备使用资格，是相关人员首先要考虑的问题。所以，在设备建设的准备过程中，档案管理人员应当参与进来，制定恰当的档案资料内容，并且与相关人员之间进行交流，确保工程进度能够和档案资料是同步的。倘若在收集时出现资料不合理的现象，应当第一时间进行处理，从而确保档案的完整性。
二、方便利用，为利用者提供最便利的利用模式
医疗设备作为医疗卫生诊治过程中不可或缺的重要辅助和诊疗工具，一直为着这个原则不断地更新发展。在这个医疗设备维修维护、更新改造的过程中，不可避免地要查阅设备和基建的相关资料。而在医院管理中，一般基建部门和设备部门是分开的两个独立科室，即使单位有综合档案室，在建档时，两个部门根据各自的要求，分类整理，单独排架管理。没有综合档案室的单位，都是各管各块，这就为利用者查询时带来了不便，有时既要调阅基建档案，又要查询设备档案，因两种档案的资料归档、保管期限的不同，有时还查询不到需要的资料。基建档案和设备档案一体化管理，保证资料的不流失，可以节省利用者的时间。原来在上级行政管理和质量监测部门检查时，每次都要两个科室的档案管理员抱着一大堆的档案备查，一体化管理还可以节省人力，利于政府部门的检查。对无法进行一体化管理的单位，为了便于利用，可将与设备配套的工程设计单位设计的施工图及竣工图复制一份蓝图存入设备档案，以供设备在维修维护、改造更新时使用，也不失为一种好的方法。
三、基建和设备档案一体化管理，可以方便后续形成的档案归档
因设备属固定资产，在有些非医疗单位，将设备档案作为基建档案的一部分组卷、归档。但在医疗单位，因其使用的特殊性，基建竣工后，设备安装完毕，设备的使用与管理才刚刚开始。在以后的日常管理中，会有大量的维护、维修，更新、改造、检测工作，这些活动中，会形成大量档案资料，特别是设备更新改造过程中需要对场所设计变动形成的资料进行归档，而这时设备与基本建设已经脱钩，想把基建变动的资料加入基建竣工的档案中已经不可能，这些资料单独存放容易丢失且不利查询。基建档案和医疗设备档案一体化管理可以解决这些问题。设备档案一台一档，按件编号，变动的资料可以随时添加进档案，较好地保持了档案的完整性。因此，从使用需要上出发，实行一体化管理也是必要的。
四、从利用实际出发，在基建和医疗设备档案卷内目录中设置互见号
因医疗设备使用管理上不断变更，有的同类设备有多台，因工作需要有些医疗设备会在不同科室间调拨使用，有些科室也会搬迁。而在整理医疗设备档案编制案卷目录时，为便于分辨查找，会在分类号内加入科室代码，经过调拨的医疗设备无法重编分类号，给案卷的查找带来了一定的困难。一般互见号设置在卷内备考表内，但有时一个基建案卷内保存几个项目的资料，互见号在备考表中查找不便，而在基建档案和设备档案卷内目录内分别设置互见号栏，把匹配的基建或设备案卷号填在栏目内，这样在查询时就可一目了然，便于分辨，缩短查找时间，提高查询的准确度。
关键词 档案 图书 联系 管理模式
档案与图书产生和发展的过程，档案与图书同宗同源，它们之间有着密切的内在联系，历史发展至今天的信息社会，档案、图书实行一体化管理，建立“二位一体”的文献、信息中心，实现部门之间的横向联系和协作，最大范围地发挥信息资源的作用，这是档案、图书事业发展的必然趋势。
一、档案与图书工作间的联系
由于档案与图书两学科间的密切联系，所以也就由此产生两者工作间的密切联系。档案工作一般包括8个环节，即收集、整理、保管、鉴定、统计、编研、检索和提供利用；图书馆工作的4个环节是收集、整理、保管和利用。两者虽然在工作环节上有所不同，但归纳起来，都包括两个方面：即基础工作和提供利用工作。另外档案工作与图书工作的目的、意义，甚至在工作方式上也都有相同之处。
（1）档案和图书的收集和整理都是做好档案工作和图书馆工作的基础。1）档案和图书都是做好档案工作和图书馆工作的物质基础和先决条件。档案馆和图书馆之所以称其馆就是因为都收藏了丰富的档案和图书，作为开展档案馆工作和图书馆工作的物质基础。为了工作的需要对档案和图书的收藏都有明确的要求。档案馆工作要求把档案收集齐全，为社会做出更多的贡献；图书馆工作要求建设一个科学的高质量的藏书体系，来满足读者的需求。2）档案和图书的整理和保管都是做好档案工作和图书馆工作的关键。要想做好档案和图书的利用工作就必须对档案和图书进行有序地整理，科学地管理起来。档案和图书在分类、编目及保管等管理程序上基本相同。
（2）档案馆工作和图书馆工作的最终目的都是为了把档案和图书提供利用。档案馆和图书馆所收藏的档案和图书就是为了提供利用的，这是档案馆和图书馆的职能决定的。档案馆和图书馆在为利用者和读者服务的内容上有很多共同点。第一，可以利用档案和图书为领导层决策服务。领导要熟悉情况，总结经验，制定计划等，常常需要从档案中查考过去的记录，以避免决策的失误。第二，可以利用档案和图书为生产活动服务。档案中记载了丰富的科研生产成果，经验和教训。可以为四化建设提供丰富的历史资料。图书可以为生产提供新技术、新工艺、科学管理等信息，促进生产发展。第三，可以利用档案（特别是技术档案）和图书为科学研究服务。任何一项科学研究，如果没有档案和图书资料，就没有办法进行。
二、档案、图书一体化管理的必然性
（1）顺应学科发展趋势。当今学科的发展趋向，是以高度综合为主的整体化。其结果，引起了学科间的相互交叉、相互渗透，产生了一些横断性、交叉性学科。在网络环境下，图书、档案一体化的趋向日益明显，为学科的“整合”奠定了理论基础，同时也为档案、图书一体化管理创造了条件。
（2）顺应管理改革的趋势。由于档案、图书专业内核的近似，将档案、图书实行一体化管理，不仅是改革综合化的趋向使然，本来图书、档案就源于一体，它们在发展过程中，将经历从一体走向独立，又从独立走向一体化的过程。因为随着社会的不断发展进步，分化独立的纵向发展缺乏横向联系，封闭守旧的局限性越来越大。尤其是在如今的信息社会，世界经济走向了一体的大趋势下，计算机技术、通信技术、信息数字化技术推动着图书馆、信息和档案事业走出地域的限制，走向全球范围的一体化。因此，图书、档案一体化管理也就成为必然。
（3）现实需要。图书、档案一体化管理不仅是当前图书、档案工作研究的重要内容，也是图书、档案工作适应改革开放，创效益求生存的现实需要。实现图书、档案一体管理，探索出一条符合精简、效能、统一原则的新路子，使图书、档案工作在新的历史时期发挥更大的潜能，既是现实的需要，也是图书、档案事业自身发展的需要。
三、档案、图书管理的新型模式――体化
（1）档案、图书一体化管理的概念。所谓一体化管理，是指建立一个集图书、档案等文档资料综合开发、利用、服务于一体的新型信息服务体系，实现图书、档案的资料共享，形成规模化、系统化、网络化服务。以改变过去分散的、小规模的信息处理和服务方式。
（2）组织管理。建立一个由图书馆和档案馆组成的联合体，保留原有职能和内部机构，但要统一建库格式和服务模式，将原馆内实施的封闭管理和独立体系转变为开放性的网络结构，面对信息服务用户形成一个整体，以达到资源的合理支配。联合体领导负责制定检索、分编、建库及服务规则，统一访问标识和索引。此外，还要负责协调馆际关系，合理调配技术力量，科学管理综合信息资源。这样，既增强了图书、档案工作的互补性，又不会影响各部门内部的规范管理。
（3）结构形式及服务方式。利用计算机网络技术和现代通信技术组建联合信息网络，把分散的图书、档案信息资源联成一个集成信息网。该信息网由信息资源采集、信息产品库、用户服务器及用户终端等部分组成，用户可通过与网络终端相连的综合信息目录浏览器查找所需的信息。其服务方式，首先，图书馆和档案馆要在联合体的组织协调下，根据部门特点，制作出自己的网页，为用户提供浓缩信息服务。其次，建立用户信息使用档案，实行追踪服务。
四、档案、图书一体化管理的优势
（1）先进的管理理念。档案、图书一体化的管理方法不是简单的行业增加，而是在强调分工合作的基础上，实现行业资源要素全方位优化，提高管理活动的效果和效益，实现要素间的互补匹配，使集成后的整体发挥更大的作用。系统论里有一条著名定律，即整体（系统）的属性和功能大于孤立部分（小系统）的总和。图书、档案系统的属性和功能之和，并不等于图书、档案这两者所组成的信息系统的属性和功能。信息系统的属性和功能必然大于图书、档案两个子系统的属性和功能之和。因为图书、档案融为一体后，减少了重复检索的环节，缩短了信息生产周期。尤其是建立了统一的现代化的图书、档案网络之后，信息数据库可相互检索利用，便于图书、档案部门之间的横向联系和协作，实现更大范围的资源共享。
（2）服务与管理提升到新的层面。在一体化管理中，图书、档案工作应为了确保建库质量，我们应从基础抓起，兢兢业业，不懈努力，遵守基本原则，保质保量把特色数据库建设好。
档案、图书的一体化管理，有利于现代科学技术迅速应用，在现代信息社会中，生产建设和科学技术的发展日新月异，它的明显特点是速度快、成果多、知识产量大，随之而来的知识老化的速度也加快了。科研人员在进行一项科学技术研究，开展新产品试制时都必须利用大量的科技档案、科技图书、科技情报资料。因此，对档案、图书等在提供利用方面提出了更高的要求，建立综合的一体化管理体系势在必行。
（作者单位为白山市档案局）
参考文献
[l] 降莎.建设特色数据库是知识时代图书馆谋求发展的对策之一[J].图书馆论坛， 2001（6）.
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[3] 徐守志.关于CAI.IS特色数据库建设的思考[J].图书馆学研究，2001（1）.
[4] 邓晓辉.谈网络环境下特色数据库的建设[J].图书馆学研究，2001（1）.
【关键词】教学档案 教研室 管理体系 一体化
引 言
教学档案是指在教学、科研以及教学管理等工作中直接形成的、具有保存价值的各种形式的文件资料。它全面地反映了高校教学管理、教学实践和教学研究等工作的全貌，是衡量学校教育质量和管理水平的重要标志，也是学校教学评估的重要内容之一。教研室作为学校教学与科研的基层组织，其教学档案是反映教学思想、教学管理与实践、教学改革与研究等教学相关活动的第一手资料，具有独特的地位和作用。随着高等教育改革的不断深入，以及国家和各级政府对教学质量评估工作的重视，各高校对基层教研室档案的建设也越来越重视。但是，由于历史遗留和时展的原因，高校专业教研室层次的教学档案建设存在一些共性的问题，严重制约了其效用的发挥。为了进一步规范教研室教学档案管理工作，充分发挥教学档案在教学管理、教学改革与建设中的作用，必须在全面分析问题成因的基础上，制订和完善相应的管理措施，建立起比较完备的教学档案管理体系，也为正在实施的专业课一体化教学提供重要的保障。
教学档案存在的主要问题
从笔者调研的情况来看，高校教研室档案在建设方法、建设内容、管理制度和效用发挥方面均存在许多亟需解决的问题。
1.教研室档案管理人员的专业素质有待于进一步提高，教学档案的建设方法有待于进一步改进
教研室作为学校最基本的教学单位，一般并没有专职的档案管理人员，所有的档案建设和管理工作均是由没有经过专业培训的普通教员承担。因此，在档案建设和管理的具体工作中，往往在材料收集、分类编目、保管维护等方面存在着随机性、非科学性、非专业化的特征。另一方面，很多教研室虽然平时开展了大量的工作，但由于没有一个明确的教学档案建设方案，许多经验没有总结提炼，许多资料没有以妥善的形式进行分类管理，时间久了，很多重要的资料遗失，许多好的经验没有得到传承和推广；同时，由于缺乏专业的管理、分类编目以及专人管理，在需要资料时，往往难以找到，从而使教学档案的利用功能大打折扣。
2.教学档案的内容不齐全，不规范
由于教研室档案管理普遍起步较晚，制度不够健全，档案建设的内容不明确，造成一些归档材料无章可循，从而导致档案材料内容不齐全，缺乏规范性和整体性。
3.教学档案的管理制度不够健全，管理方法和管理手段比较落后
首先，多数教研室的教学档案是教员兼职管理，教员既承担着艰巨的教学任务，又有科研的压力，能够用在档案管理上的时间非常少，加上教研室一般没有明确的档案管理制度，从而造成档案的管理比较混乱。其次，多数教研室的档案管理还采用比较原始的手工操作方法，主要以纸质的形式进行档案的收集和归档，还未将比较先进的数字化技术引入到档案管理中，严重影响了档案管理的效率。此外，一些领导对档案管理存在误区，对档案工作的重视不够，资金投入不到位，也是造成档案管理比较落后的原因。
4.教学档案的利用率比较低，服务教学的功能没有得到充分发挥
在实际的工作中，档案管理人员更加注重档案的完整性，以档案的完好保存作为终极目标。因此，他们特别注重保护档案不受损坏，对合理利用档案考虑得较少。这也就造成了档案借阅比较困难，甚至一般人员根本无法借阅。据统计，高校档案的利用率一般在20%以下。
为了进一步规范教研室的教学档案管理，充分发挥其在教学管理、教学改革、教学研究和学科评估等各项工作中的作用，逐步实现教学档案管理的规范化、标准化，笔者结合自己的工作实际和体会，从教研室教学档案建立的方法、教学档案应涵盖的内容、教学档案的管理制度和教学档案利用价值最大化的途径等几个方面进行探讨，希望能够为建立起比较完备的教研室教学档案管理体系提供一些有益的建议。
教学档案管理体系建设的若干问题
1.教学档案建立的方法与途径
由于教学档案建设工作量非常大、过程繁杂，要确保教研室教学档案的真实性、完整性和准确性，就必须寻找行之有效的建设方法。根据笔者多年从事教学管理的经验体会，我们认为应采用以下措施，以保证教研室教学档案建设的标准化和规范化。（1）强化全体教员的档案意识，全员建档。由于教研室没有必要也不可能设立专职的档案管理人员，这就要求在档案建设的过程中充分调动全体人员的积极性。教研室要把档案建设列入教研室工作计划，员思想，让教员认识到教学档案的收集、整理、保存和利用是教学工作的重要组成部分，是每个教员的义务。（2）结合教研室的实际，制订合理的规章制度，使得教学档案的收集、整理、保存和归档有章可循。有条件的可以建立专门的档案室对教学档案进行保存。（3）坚持档案材料的及时归档，确保教学档案的实时更新。设立时间节点制度，每周由值班员负责收集整理各位教师本周内的工作，交档案员分类保存。
2.教学档案的建设内容
为了最大限度地符合教学规律和教学管理的需要，在调研一些高校做法的基础上，我们认为教研室教学档案的内容应该主要包括：①综合性文件；②师资培养；③专业与课程建设；④教学条件与利用情况；⑤教学管理和质量资料；⑥特色类材料。同时，为了保证教学档案的完整性、准确性、系统性和连续性，还应该配备教学档案的相关目录和保存时间。
3.教学档案的管理制度
为了更好地发挥教研室教学档案的作用，就必须从档案建设的观念、管理措施和管理制度等方面加强建设。事实上，完善教研室的档案管理制度，加强教研室的教学档案管理，是高校的重要基础建设之一，也是加强高校管理、深化教学改革的重要体现。笔者在调研院系有关档案管理的规章制度的基础上，结合教研室的实际情况，认为应从以下几个方面加强教研室的教学档案管理：（1）建立教学档案管理责任人制度。根据教研室的实际情况，教研室主任应为教研室教学档案的责任人，同时明确一名教员担任兼职档案员，负责做好以下各个方面的工作。一是做好本教研室教学文件材料的收集工作；二是将收集的材料定期组卷装订，进行规范化和标准化处理；三是做好平时的保管工作，对教员借用档案材料作好登记，并注意按时催缴归还。（2）实行教学档案定期检查制度，形成规范教学档案管理的长效机制。教研室每学期对现有的档案材料进行一次集中整理、分类归档，然后由系和学校组织两个层面的专项检查，提出整改意见，教研室按照意见进行整改，做到“以检促建，以检促改，检建结合，重在建设”。（3）实行档案员定期培训制度，不断提高档案管理人员的业务素质。由于教研室没有专门的档案管理员，档案的收集和管理方面往往存在非专业性、非科学性的特征。因此，档案管理员要不断提高自身的业务素质和管理水平，不断学习与现代档案管理相关的理论、技术和方法，以提高教学档案的利用价值。另外，高校教研室教学档案有其自身的特点，档案管理员要解放思想、更新观念，不断寻求高校教学档案与一般档案的异同，同时针对这种特点寻求适合教研室档案管理的新方法和途径。
4.教学档案的作用最大化途径
建立教学档案的目的是充分利用教学档案，为各类教学活动服务，提高教学水平。教学档案利用程度的高低，关键在于能否制订一套合适的方案，便于教学档案的查阅使用。笔者认为，在实际工作中应采取以下措施，以发挥档案资源的应有价值。一是要提高教学档案建设的信息化水平。随着现代科技的发展，档案建设也要与时俱进，充分发挥现代科学技术的作用。在重视传统纸质档案的同时，逐步加强电子档案的建设，实现档案管理的现代化、科学化和网络化。二是要在档案管理中，充分体现“以人为本”的思想。在不破坏档案的保密性和完整性的同时，对尽可能多的人员进行开放。同时要根据不同人员的具体需求，制订有针对性的开发计划以及查阅、借阅相关制度，提高借阅人的利用效率。三是档案管理人员要“走出去”，及时有效地利用反馈信息。分析借阅人的反馈信息并加以整改，是提高档案利用价值的有效手段。因此，档案员要及时主动地了解教学档案的使用效果，对反馈回来的信息进行分析研究，及时发现存在的不足并加以改进。
结 语
总之，建立教研室的教学档案一体化管理体系，目的是为了使教学档案更加全面、及时、准确地反映各项教学活动，更好地为教学科研服务，为提高人才培养质量服务。为此，必须不断创造性地发展教学档案管理体系，使之成为一种与时俱进的力量，在服务教学的过程中不断焕发出新的活力。
参考文献：
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[关键词] 企业档案 知识管理 管理体制 生命周期
一、新时期企业档案管理体制、模式的建构背景
随着数字化、网络化的不断深入档案本身也发生了转变。首先档案本身在数字化的冲击下其形式由原先可视记录识别型转变依赖机器识别的代码型(电子档案)。档案管理模式也从传统手工模式不断发展，历经单机数据管理模式、网络信息管理模式到知识管理模式，并且随着管理模式的不断变化其管理流程、手段等也发生了相应的变化。以前基于手工的档案管理流程需要针对电子档案管理特点相应调整。20世纪对档案管理理论影响最大的就是档案生命周期理论的产生和发展。档案生命周期理论将档案形成到销毁或转化为档案看做是一个整体过程、档案整体运动过程由于档案价值形态的变化可划分为若干个阶段、不同阶段的档案与服务对象、保存场所和管理方式之间具有内在的对应关系。档案生命周期理论为档案的阶段管理奠定了理论基础，档案生命周期理论准确揭示了档案运动阶段的前后衔接和相互影响，为实现档案一体化管理、为前端控制提供了理论依据。
二、新时期企业档案管理体制模式――信息一体化管理模式
1.信息一体化管理
信息一体化管理，其实就是指企业的档案工作、情报工作、图书工作的一体化。在企业，这种综合性信息管理机构一般称为信息中心。信息中心在为企业服务的过程中，既要注意提供历史的信息和现时的信息，又要注重超前性、预测性信息的采集、筛选、提供。一方面可以利用档案史料中的信息编写反映企业发展历程、企业文化、科技成果等编研成果，为展现企业的辉煌历史、提高企业的市场信誉和增强企业的社会效益提供详实、可靠、生动的凭证;另一方面，还可以依托现代信息技术和网络技术，在网上采集与企业业务有关的信息，并进行筛选、汇编，为企业的科学决策和管理提供含量较高的有价值的信息。这种图、情、档一体化管理模式主要适用于一些信息技术基础较好的大型企业，在原有图书机构、档案机构或情报机构的基础上构建统一的信息管理实体机构。这种管理模式便于建立计算机管理系统，实行现代化管理，同时也有利于实现对信息资源的联合开发利用。
2.档案一体化管理
档案一体化是我国文件和档案工作发展的内在要求。文件、档案一体化管理是以文件生命周期理论为基础，借助计算机和网络技术，从系统论的角度出发，对文件工作和档案工作进行统筹规划和科学管理，使之实现系统化和规范化，从而发挥各自以及总体的最大效能，确保从企业现行文件到档案管理的高效和优化。具体来说主要包含以下几个方面：
(1)档案一体化的目标
实现从现行文件到档案整个运动过程的全面控制和科学管理。科学的档案一体化管理是以文件生命周期理论为基础，在文件从产生到最终转化为档案的过程中，既加强企业内部文件、档案工作的一体化，也注重各个不同文件职能机构的业务衔接，从而使文件到档案全过程都得到有效控制。
(2)档案一体化的原则
在实行信息一体化管理的过程中，必须要遵循以下原则：全程管理原则，电子文件环境中，文件、档案界限不再显而易见，文件和档案工作人员界限也日趋模糊，文件与档案工作实行全程管理，将可以大大提高信息共享，提高效率；前端控制原则，前端控制原则是以文件生命周期为基础，将文件从形成到永久保存或销毁的不同阶段看作是一个完整的过程。在这个过程中，文件形成是前端，处理、鉴定等是中端，永久保存或销毁是末端。前端控制是对整个管理过程的目标、要求和规则进行系统分析和科学整合；集成管理原则，集成管理是对管理要素的科学重组，是全程管理思想的延伸和深化。集成管理可以增加管理体系的功能度，因精密组合而减少疏漏，提高可靠性，增加相关作业密度，减少重复而降低功耗，提高管理效率。
(3)文件、档案一体化管理的具体内容
文件、档案一体化管理的具体内容包括文件、档案生成控制的一体化、流程管理的一体化和信息利用的一体化。文件、档案生成控制的一体化指在文件最初生成阶段、对电子文件就是在系统设计阶段，就应当树立档案管理意识，确保生成文件符合档案管理功能要求;流程管理的一体化指对档案运动流程实施统筹规划、全面控制和综合管理。信息利用的一体化指对文件、档案信息进行合理协调，使文件、档案都能发挥最大的效用。
(4)文件、档案一体化管理的技术保障
文件、档案一体化管理的技术保障是计算机和网络技术为代表的信息技术。档案一体化管理不只是理论上设想的一种管理思路和模式，更多是实践中需要实施的一种管理方法和手段，它需要强大的技术支持。首先，数字化技术的应用和推广简化了文件、档案管理的工作程序、提高了文件、档案管理的工作效率，并且也改变了文件的生成方式和载体性质。其次，网络技术的出现改变了文件运转的的方式和特点。这些都使得文件、档案一体化管理有了实现的技术基础。
参考文献：
[关键词]企事业单位；文档一体化；管理
随着信息技术的广泛应用，文档一体化管理不再只是一种管理思路，更多的是在实践中实施的一种管理方式和管理手段。实现文档一体化管理，保证了文件信息不会被遗失或损耗，简化了文档管理的工作程序，提高了文档管理的效率，更重要的是改变了文件的生成方式和载体特点，实现了对文件处理的前控性。文档一体化管理通过先进的计算机系统对文件进行筛选、立卷、整理、编目、检索，利用网络技术，有利于档案信息资源的开发利用，发挥信息资源的经济效益和社会效益。
一、充分认识做好文档一体化管理工作的重要性
文档一体化是企事业单位日常工作的重要基础工作，是企事业单位自身建设的重要组成部分。做好文书档案管理工作，对于夯实工作基础，推进各项工作的科学化、规范化建设以及可持续发展，都具有重要的现实意义和历史意义。企事业单位的有关部门应充分认识做好文档一体化工作的重要性，认识存在的差距和不足，切实增强责任感和紧迫性，坚持以科学发展观为指导，积极开展等级评定活动，全面加强文档一体化管理工作，为各项工作的全面、协调、可持续发展提供工作基础和技术支撑。
二、文档一体化管理工作的现状
1.文书、档案工作的标准化程度较低。标准化是实施文档一体化的前提和关键。企事业的各部门由于职能分工不同，使得各自形成的文件、档案类别也不尽相同。缺少统一的标准、制度，在文书处理过程中，文件格式错乱，文件载体不耐久而造成文件的残缺不全，字体难以规范，制约了档案业务工作质量的提高；文件部门的成果不能被档案部门直接采用，要重新进行编目、著录、标引等项工作，重复劳动浪费了大量的人力、物力。
2.软件应用规范化程度较低，不能实现资源共享。目前，市场上有很多的文档管理软件，功能的侧重点不同，而且国家也没有统一的标准。很多企事业在对软件功能不了解的情况下，随意购买软件。而软件厂家只对档案管理人员进行简单的指导。因此，管理人员对软件的功能应用单一，不能很好地发挥软件的作用。此外，应用软件之间没有共同的通用平台，不能实现资源共享，甚至所应用的软件只适用于文件管理，对图像、声像等特殊载体的科技资料管理缺乏实用的管理方法，影响了档案系统整体水平的提高，制约了文档一体化的进程，也使得企事业档案资源不能很好地发挥应有的价值。
3.文档人员素质普遍偏低。文档一体化管理是一项融文书学与档案学、管理学、计算机科学等多知识、多技术为一体的科学。而现行企事业所从事这项工作的人员，缺乏相应的专业知识和技能，尤其是档案、信息处理的复合型人才更是少之甚少，大部分文档管理人员办公室自动化水平偏低，只是简单地做文字处理，尽管引进了现代化设备，但不能发挥作用，就更谈不上档案信息化了。
三、实现文档一体化管理的主要措施
1.理顺管理体制，完善组织机构
传统的档案管理体制已经不适应时代的要求，档案管理费时费力，开发利用困难，无法优质、高效地提供保障服务。现行的文件和档案管理流程实行分块管理，割裂了文件运转的联系性和连续性，制约了文档一体化的实现，档案管理体制不改革，文档一体化就无法实现。首先要建立统一的管理机构，负责管理文书工作和档案工作，在体制上解决文档同步管理问题。规范部门职责，同时要赋予档案部门一种新的职权，统一协调和指导从文件到档案的各环节的工作。确保档案管理职责渗透到各部门，使文件的形成处理、立卷归档与档案的收集、整理、利用在统一监督指导下有机衔接。
1文档一体化是机关实现行政管理信息网络化的内在要求文件与档案是同一事物的两个不同发展阶段，文件与档案同源一体。文书工作是档案工作的基础，文书工作的质量关系着档案工作的质量，没有文书工作就没有档案管理工作。档案产生于文书部门，是将具有保存价值的文件资料经过立卷归档转化来的，它们是档案的前身和源泉。档案是文书的变体、精华和归宿。所以，文件管理和档案管理的物质对象是一致和统一的，二者具有内在的密切联系，是文件与档案实现一体化管理的理论基础。
文档一体化历来是档案界改革的热门话题，特别是八十年代以来，档案工作者立足于系统理论的应用，借鉴西方文件与档案一体管理的模式，从理论上明确提出了文档一体化的可行性发展思路，并且断言:文档一体化是机关行政管理信息网络化的发展趋势。这种预言正随着二十世纪九十年代中期以来迅猛发展的机关行政管理信息网络化逐步成为现实，不断为人们所接受。这是因为以往的文件管理与档案管理的分流，已不能适应机关信息共享和管理信息网络化的要求。比较而言，文档一体化的管理方法更具有科学性和可操作性，同时，机构改革后机关在减员增效的要求下，人们只能去寻求科学的管理方法，以提高工作效率。今天，人们正从机关网络信息共享和效能建设的视角，再次关注文档一体化和机关行政管理信息网络化的发展趋势。
2文档一体化与机关行政管理信息网络化互为条件互为补充
所谓“文档一体化”就是将文件管理与档案管理纳入一个网络化办公系统，特别是计算机管理系统，一次输入，多次输出，从公文产生到运转的每个环节上，尤其是在公文向档案转化的关键环节上，都能体现档案工作的要求，使文档实体一体化、管理一体化、利用一体化、规范一体化，实现文秘工作与档案工作规范化衔接和信息共亡当毛矜。
2.1文秘工作与档案工作规范街接是提高档案质量的基础
文秘工作是办公室的主要工作之一，机关行政管理信息网络化对文秘工作的规范化提出了更高要求，文秘工作和档案工作衔接的主体是公文，公文是文秘工作的主要产品，档案来源于公文，高水平的档案管理工作是建立在规范处理公文的基础上的，文秘工作是档案工作的前提性、基础性工作，它们是既紧密联系又相对独立的两个基本方面。
《国家行政机关公文格式》规定，公文用纸一般用60克每平方米至80克每平方米的胶板印刷纸或复印纸，型号为国际通用的A4型。装订要求左侧汀，不掉页、漏页、压字等，钉脚整齐，否则就会影响公文的严肃性、美观性和档案的完整性。版记是文书部门和档案部门相互衔接、川页利实现“文档一体化”的一个重要标识，尤其是主题词的选用不准确或自拟自编，更会给文件归档拟写案卷标题造成困难，增加“文档一体化”的操作难度。《国家行政机关公文处理办法》规定公文有13种，但实际应用时“决定”和“意见”不分，“请示”和“报告”不分，“通知”和“通告”混用现象等时有出现，这不但削弱了公文的作用，而且也为档案管理留下了后患。此外，底稿不齐，编号不规范，归档原件是传真纸不经过复印就归档，撰写文件材料及领导签字不用碳素或蓝黑墨水笔等，都使档案的真实性受到威胁。
2.2保护电子文件安全是档案馆(室)的新课题
随着机关行政管理信息网络化的逐渐完善，电子文件将成为档案的主体，保护其安全自然成为摆在我们面前的新课题。电子文件的形成、处理、收集、积累、整理、归档、保管和利用等各个环节都有信息更改、丢失的可能性，建立并执行一整套科学、合理、严密的管理制度，从每一个环节堵塞信息失真的隐患，对于维护电子文件的原始性、真实性十分必要。维护电子文件真实性的管理措施涉及从电子文件形成、处理、收集、积累、整理、归档到电子档案的保管、利用的全过程。
电子文件形成后即成为电子文件档案，应及时进行积累，以防止在分散状态下发生信息损失和变动。机关办公活动中形成的公文性电子文件，一经定稿就不得进行任何修改，CAD电子文件的更改要经过必要的批准手续。收集积累过程中的一切变更都应记录在案，对收集积累起来的电子文件要有备份，归档时要进行全面、认真的检查:查看内容是否齐全完整、真实可靠;相应的机读目录、伺服软件、其他说明是否一同归档;归档的电子文件是否为最终稿本;电子文件与相应的纸制或其他载体文件的内容及相关说明是否一致等。在技术方面，应查有无病毒，读出信息的准确性等。
归档的电子文件应使用光盘作为存储介质，对所有归档的电子文件应做写保护处理，使之处于只读状态。对电子文件要定期进行安全性、有效性检查，发现载体或信息有损伤时，及时采取维护措施，进行修复或拷贝。电子文件存档后不得外借，只能以拷贝的形式提供利用，防止无关人员对电子文件系统的非法访问，防止利用过程中的泄密和损历信息。科学有效地保护电子文件是文档一体化管理的主要内容之一，能否科学有效地进行管理，将直接影响在机关行政管理信息网络化条件下的文档一体化进程。
2.3机关行政管理信息网络化推动文档一体化进程
在美国等发达国家，政府机关中没有“文件”与“档案”的界限，按照文件生命周期理论，所有机关现行保存的是文件而非档案，从某种意义上讲，机关行政信息系统中文件与档案本来就是一体化管理的信息，也无一体化的说法。在我国机关，文件管理与档案管理同属国家行政信息管理系统范畴，是行政信息管理系统中互相衔接的工作阶段和环节，是两个密切联系的管理子系统。
文档一体化无疑将促进机关文件和档案管理水平的提高，这是因为它采用的是科学的系统理论和先进的技术手段，是以机关行政管理的网络化为依托。机关行政管理信息网络化将从根本上消除各自为政、工作脱节和重复劳动对管理水平带来的负面影响，建立相互协调、相互合作的新关系。对于档案部门来说，不仅能缓解档案库房的拥挤状况，而且能使档案工作者摆脱大量的重复劳动，{足进档案管理水平的提高。文档一体化要求采用计算机等现代化的技术手段，为文件和档案实现由手工管理向现代化管理提供保证，进一步促进机关文件与档案管理水平的提高。
3文档一体化是机关行政管理信息网络化改革的重要方向
目前，机关文件和档案管理工作存在的主要问题是，文件和档案管理低水平、工作低效率和信息低利用，解决这些问题的根本出路在于机关文件和档案工作的彻底改革。文档一体化管理正是这些改革的一剂“良药”，是今后机关文件与档案改革的重要内容，是办公自动化改革的重要体现。
3.1文档一体化有利于提高机关文件和档案孺索与戴践工作效率
文档一体化离不开办公自动化这一强大体系的支撑，因为它需要利用计算机强大的信息存储、检索、数据处理、网络传输等功能，实现行政管理信息的有效共享。在文件、档案的各个管理环节，其效率都将比传统的手工管理有显著提高。同时，文档一体化也要求从系统管理理论出发，组织和协调文件管理与档案管理的各个环节的运行，充分运用系统的整体效能，发挥系统最佳的管理效益，以提高机关文件和档案管理的能力与效率。因此，无论是从技术手段还是管理方法上，文档一体化都将提高机关文件和档案管理的工作效率。
3.2文档一体化有利于最大限度地开发文件和档案信息资源
一、文档一体化与文件中心的理论依据及其必要性
所谓文档一体化就是将目前档案工作现实中各机关相对分散独立的文件管理和档案管理统一成一个有机整体进行管理而文件中心是介于文件产生形成机关和档案馆之间的一种过渡性文件保管机构国内学者一致认为它们的理论依据是文件生命周期理论。
文件生命周期理论告诉我们文件从其产生形成到最终销毁或作为档案永久保存是一个完整的生命过程这一过程可分为若干阶段由于各阶段有其不同的价值、作用和特点各阶段文件存在着与之相对应的保管地点和存放方式。国内外学者对周期理论阶段划分不一各执一词。笔者认为比较适合我国国情和比较合理的是国内学者陈兆??的四阶段划分法将文件的生命运动过程划分为制作阶段、现实使用阶段、暂时保存阶段和永久保存阶段。
文件生命周期理论强调文件从始至终都是一个完整的、动态的、连续的生命运动过程。而我国档案工作通过归档口的设置将文件的第一、二阶段作为文件将第三、四阶段作为档案并采取非统一的标准和方法进行管理使文件运动的不同阶段相对独立因此造成文档分离的不正常现象。要解决这一实际工作的难题必须实现文档一体化将文件和档案即将原来分离的二、三阶段揉合起来这种揉合是符合文件运动的特点的这两个阶段的文件都处于现行和半现行阶段都具有不稳定性、中间性和过渡性的特点都主要是为产生文件的机关、为发挥其原始价值服务的。从本质上四个阶段都是文件只是其价值、特点、存放地址不同因此文档一体化在现实中主要是对二、三阶段文件的一体化管理。
依据文件生命周期理论文件运动的不同阶段需要不同的管理方式、保管场所其中暂时保存阶段文件尤为特殊这一阶段的文件要经受时间的考验有的可能没有价值可以销毁有的一段时间内有价值然后再销毁有的具有永久保存价值将来还需要进馆保存因此需要一个过渡性的中间机构来专门对其进行整理、保管和利用。于是文件中心这一机构便应运而生了。国内外学者对文件中心的实践范围各说不一但其管理的对象、内容是一致的。
文档一体化和建立文件中心具有理论依据在理论上是成立的在实践中是否切实可行是否确有必要呢?回答是肯定的。
文档分离带来大量的弊端造成大量失控的具有重要价值的账外文件档案部门由此馆藏质量降低进而导致不能很好的发挥参考服务作用导致档案部门信息服务功能降低也导致了档案部门地位的降低。
随着我国高新技术的发展文件档案的计算机管理提上了议事日程。文件档案的计算机管理克服了以往工作环节、工作程序的重复雷同将文件和档案作为统一的系统工程加强文件管理的超前控制保证了档案的质量从而充分发挥了档案的作用。档案工作者提前介入文件的生命周期从信息源头做起的思想在世界范围内受到一致欢迎这种思想主要来源于为解决文档分离使电子时代档案工作从根本上动摇而提出的也是解决现实文档分离的根本办法。
最早产生于美国并在国外许多国家广泛流行的文件中心是否适合我国国情、能否在我国建立和推广至今在学术界仍未取得完全一致的认识。我国档案工作在集中统一管理原则指导下在全国范围建立了各级各类档案室、档案馆和档案事业管理机构构成一个严密完整的组织体系文件也经历着从现行文件阶段到机关档案室阶段再到档案馆档案阶段的生命运动过程也存在着类似文件中心的管理中间性过渡性半现行文件的机关档案室。然而笔者认为这并不排斥文件中心在我国建立推广只要注意文件中心的适用范围后文将详述它可以成为我国档案管理机构的有益补充。从目前试点的模式来看文件中心在我国是可行的而且是必要的，文件中心能改变中小机关档案工作薄弱的现状。
二、文档一体化与文件中心比较
文档一体化与文件中心是有区别的对其分别进行研究是目前档案工作改革的两条思路同时二者又是有联系的但这种联系并不是将文件中心简单地作为文档一体化实现的一种方法模式。
一文档一体化与文件中心比较
从文件生命周期理论角度来分析文档一体化是将文件生命运动阶段中相对分离的第二、三阶段统一起来将以前分离的两个工作环节作为一个整体系统有序地结合起来使文件在生命运动的各个阶段都能得到连续的、统一的、标准化的管理。文档一体化要求在一个统一的行政管理体制下、在一个统一的组织机构内有统一的制度、统一的互相衔接的工作程序和方法有统一的控制中心。把现行文件和半现行文件纳入统一的管理体系将原本相对独立的、具体环节互相雷同的两种管理体系揉合在一起加强文件的超前控制走信息开发一体化的道路不仅适合于纸质等载体形式的实体档案也适应电子时代信息化的需要。就现在而言机关档案室的职能从收集、整理、鉴定、保管、统计、编目、编研利用等8个环节来说都有其实际工作内容实行文档一体化以后档案工作独立的职能将渗入到文件的第一、二阶段形成一个不可分割的整体，加强了对文件整体宏观的控制它的功能将更侧重于信息的开发利用而非保管。
而文件中心的建立是坚持将文件生命运动的第三个阶段作为独立环节对多个单位处于暂时保存阶段的文件进行集中管理从文件生命运动的整体性来说它使文书处理和档案管理更加分散独立。近年来我国在永靖等地进行了建立文件中心的具体实践探索取得不少成绩但有些作法也值得进一步研究和完善。其中有两个很明显的问题一是文件中心人员没有深入各机关工作独立于各机关之外在对各机关文件形成不太了解的基础上进行整理分类组卷势必影响案卷质量。本来由于一个机关文书与档案成为两个相对独立分散的环节而致使文档一体化迫在眉睫而今将一个机关内部的两个相对独立分散的环节扩大到更大范围的机关外这势必对文档一体化提出更高的要求。这也要求研究工作者不能把文档一体化和文件中心作为两条平行的思路来研究在研究文件中心管理方式的时候要更多地考虑到应适应文档一体化的要求。其次可能增加更多的账外文件。一个机关内部就已出现很多档案部门收集不到的账外文件当档案集中到文件中心后由于交通、距离、通讯等方面条件的限制机关归档时会将使用频繁、价值较高的文件留待自用而拒不归档。由于文档的分散文件中心又对各机关具体工作办理不了解，因而会出现机关不交文件而中心又不知的情况会形成更多的账外文件造成重要价值档案的流失造成国家档案财富的损失。
通过分析我们也可以看出目前一些文章中将建立文件中心作为文档一体化实现的一种方式是不正确的。文档一体化强调的是文件生命运动的第二、三阶段文件管理和档案管理实现统一有序强调文件在其生命运动各阶段应保持连续统一将相对独立的、环节雷同的两种管理体系交融起来关注档案工作的提前介入。而文件中心只是文件生命运动第三阶段即暂时保存阶段文件的存放与管理方式二者是有区别的。只有当文档一体化的研究涉及到文件保管与存放的时候文件中心才能作为除机关档案室外的一种有益补充形式出现。文件中心的研究始终是研究文件生命运动的一个阶段与强调研究文件整个生命运动过程整体统一协调的文档一体化相比较文件中心只是文档一体化总棋师手下的一枚棋子。文件中心只能是按照文档一体化思路进行改革时选择半现行文件管理地点和管理方式时的一种选择它不能取代文档一体化也不是其一种模式简单建立文件中心并不能解决文档一体化问题文件中心只是文档一体化模式中的一个环节。而文件中心的建立也应在文档一体化的思路指导下进行不能简单地在第三阶段即暂时保存阶段建立文件中心要注意联系文件的第一、二阶段研究文件中心如何与机关文书工作相结合避免一个机关内的文档分离扩大到更大范围的机关外。
二文档一体化与文件中心的适用范围
对文档一体化与文件中心如何衔接文件中心如何成为文档一体化的有益补充的问题笔者认为文档一体化是总趋势是全方位无范围限制的是任何单位都应该推行的，而文件中心适合在档案工作薄弱的基层和特定的范围内实行具体为
现行大中型机关具有健全的档案管理机构当务之急是进行文档一体化。内部档案机构健全规模较大人员和管理条件、管理设施等配备齐全档案管理制度化、规范化的大中型企事业机关单位机关档案室工作稳定成熟日趋完善没有必要撤销重建文件中心当务之急是在机关内推行文档一体化以克服文档分离的现状。从法律法规、规章制度管理标准、行政管理体制、组织机构、工作环节原则程序和工作方式等方面加以改革同时研究使用成熟的文档一体化软件使档案工作及时介入文件形成之始并且在网络化电子文件方面深入研究文件档案的连续性和一体化管理以迎接非传统载体形式虚拟档案对文件管理的挑战。
在传统的手工管理档案时代，一个社会的政治制度、历史文化、管理体制，往往成为档案机构建立的重要影响因素。而在进入信息化的新时代，技术因素也日益成为影响档案机构发展的重要因素之一。随着全球现代化步伐不断加快特别是现代信息化浪潮的扑面而来，文件中心的生存与发展不可避免地面临着一系列新的问题和挑战，甚至会从根本上削弱文件中心建立的基础和优势。
首先，电子文件的大量产生，改变了传统文件载体的结构。随着现代办公自动化的广泛应用，文件的载体结构正逐步发生变化，纸质文件比例下降，光盘、磁带等电子类介质的比例增加。电子类介质具有存储量大、体积小的优点，是纸介质所无法比拟的，科技的更新使电子类介质的寿命、性能和容量不断得到提高，这些因素在很大程度上削弱了文件中心赖以存在的基础―――节省空间的优势。同时，计算机技术的广泛应用，提高了文档管理的效率，从而也使文件中心节省人力的优势不再突出。
其次，文件与档案一体化的实现，也对文件中心的建立产生影响。文档一体化包括两个层面的一体化，一是在一个机关内部文件与档案管理的一体化，二是在机关与档案馆之间文件与档案管理的一体化。在现代办公自动化出现前，在一个机关内部，纸质的文件和档案，先后存放于机关文秘部门（或业务部门）与机关档案室，在时空上是分离的。但随着电子文件的产生，文件和档案在形式和内容上，比纸质文件和档案更难以去分，甚至完全“合二为一”，随着网络技术的应用，机关文秘部门（或业务部门）与档案室的文件和档案管理，才真正走向了一体化。机关内部文档一体化的实现，无疑模糊了传统文件的运动轨迹，模糊了传统的文件产生部门和档案管理部门之间的界限，这就使机关专门的档案管理部门的独立性下降、地位被削弱，而文件中心这种作为过渡型的机关档案管理部门，其建立的必要性也因此被削弱。
第三，数字档案馆的建立，同样也削弱了文件中心存在的必要性。数字档案馆作为现代信息技术环境下应运而生的一种新型档案馆，具有馆藏资源数字化、信息组织与传输网络化、服务范围扩大化、信息资源共享化、信息检索便捷化等诸多特点。
数字档案馆的出现，为实现上述所说的第二个层面的文档一体化创造了条件。尽管文档一体化并不是数字档案馆出现后才提出的新问题，多年前档案界就已开始了研究和实践。但是，在数字档案馆、传统档案馆两种不同的环境条件下，文档一体化的实现却是有区别的。对于传统档案馆，馆藏来源主要是接收机关移交的档案，而且主要是纸质形态档案，按有关规定，其进入档案馆的流程是，在机关文秘部门或业务部门产生后，到了第二年通过立卷归档进入机关档案室，直至10年或20年后才进入同级档案馆。可见，文件转化为档案在时空上是分离的，也就是说文件产生以后还不能马上转化为现实的档案馆藏资源。因此，对传统档案馆而言，文档一体化管理，只是两者管理方法、标准的一体化，它主要强调档案部门要提前介入文书工作，实行前端控制，但由于政策规定和技术局限（未实现网络化），还难以实现真正意义上的文档管理完全一体化。
而数字档案馆所具有的虚拟性、网络化特点，不仅能把所有的档案馆联结在一起，而且同时还把各机关的文秘部门、档案室联结在一起，在文件（电子文件）形成办理后立即给予鉴定、归档，成为数字档案馆的馆藏资源，瞬间实现了文档一体化管理。可见，数字档案馆的建立，同样模糊了各阶段文件的界限，模糊了文件形成部门、档案管理机构之间的界限。因此，随着现代信息技术的应用，文件转化为档案的流程将日益缩短，档案管理的中间层次（部门）将逐步精简，这是大势所趋。由此可见，在网络化时代，文件中心这种过渡型的档案管理部门，其存在的必要性就要大打折扣。
虽然从长远的角度看，随着现代信息技术的发展，文件中心存在的必要性被削弱，发展前景不容乐观，但这并不意味着在目前我国没有必要建立文件中心。文件中心和机关档案室都有各自存在的理由和基础，可以取长补短，相互依存。只是对在我国是否普遍兴建文件中心这一事关我国档案管理体制的重大问题上，务必三思而行，切不可盲目行事。
（作者单位：电子科技大学人文社科学院， 成都610054）
