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开篇：写作不仅是一种记录，更是一种创造，它让我们能够捕捉那些稍纵即逝的灵感，将它们永久地定格在纸上。下面是小编精心整理的12篇产权档案的管理方案，希望这些内容能成为您创作过程中的良师益友，陪伴您不断探索和进步。
关键词:企业投标方案;知识产权;侵权案例;管理流程再造;组织机构优化
中图分类号:D922文献标识码:A文章编号:1009-2374(2009)20-0094-03
近年来,企业招标投标中的知识产权纠纷不断,相关侵权案件频频见诸于报端。这一系列侵权事件的发生,破坏了招投标公平有序的运作规则,背离了招投标良性竞争的初衷,同时也折射出隐藏于案件背后的企业招标投标过程中的知识产权管理问题。
一、企业投标方案知识产权流失问题揭示
为深入探究企业招投标过程中的知识产权管理问题,笔者通过多种渠道的查找和搜集,共获取五个企业招标投标知识产权侵权案例,这些案例集中发生于2002年至2006年间,基本涵盖了工程招标、货物采购招标和服务招标等招投标主要类型,包括两个工程设计招标案例、一个工程施工招标案例、一个货物采购招标案例、一个创作方案招标案例。
通过表1的对比分析可以发现,在选取的五个招投标典型案例中,只有一个案例反映的是招标项目所涉技术的知识产权瑕疵问题,其余四个案例所反映的问题最终都可归结为企业的投标方案被招标方和中标方侵占或盗用,致使方案中含有的知识产权流失。这从一定程度上说明,企业投标方案的知识产权流失问题较之招标项目所涉技术的知识产权瑕疵问题来说更为普遍,是目前企业招投标实践中发生频率较高的问题。因此,本文重点讨论企业投标方案的知识产权流失问题。
投标方案是投标文件的核心组成部分,其中涉及投标企业的多项知识产权,不论中标与否,投标方案的版权以及方案中所运用的投标企业自身拥有的专利和技术秘密等都应归投标企业所有。如果招标方需要全部或部分使用失标方案,须征得失标企业的书面同意,并给予其一定的经济补偿。
结合笔者搜集的典型案例来看,企业投标方案的知识产权流失主要发生在工程建设招标(包括工程设计招标和工程施工招标等)和服务项目招标(包括创作方案招标和项目咨询招标等)领域,大致表现为以下几种情形:其一,投标企业的设计方案没有中标,但招标方却在中标方案中抄袭或照搬未中标人的设计方案;其二,投标企业在某项目的一期招标中成功中标,并运用自己拥有的技术完成项目施工,但是他在随后的二期招标中失标,二期中标人却在项目施工中使用一期中标人的技术;其三,两个以上企业组成一个联合体参与投标,投标方案完全由其中一方独立设计完成,该联合体中标之后,未参与投标方案设计的一方与招标方私下串通侵占盗用设计方案,撇开了方案的设计者。
二、企业投标方案知识产权流失的应对策略
导致企业投标方案的知识产权频频流失的原因是多方面的,既受到全社会知识产权意识较薄弱、知识产权信用环境恶化的影响,又与我国招投标法律体系缺失知识产权保护规则的制度缺陷紧密相关,同时“僧多粥少”的招投标买方市场所引发的双方地位失衡现状,也使存有侵犯投标方知识产权动机的招标方有机可乘。
不过,投标企业自身的知识产权管理缺陷是其遭遇知识产权侵权的关键原因所在。因此,投标企业应当苦练内功,以最大限度地保护、管理和运用企业的知识产权资源为指导方针,进行企业内部管理的全方位创新,在招投标全过程中融入知识产权管理内涵及管理要素,从系统的角度来配置知识产权资源,实现企业知识产权管理与招投标操作规程质的融合。
(一)组织机构优化
投标企业知识产权管理的组织机构优化,首先是对企业招投标知识产权管理职能进行重新定位;其次,为企业内部投标工作机构的各岗位人员设定相应的知识产权管理职责;再次,以设定的职责为评判依据,考核各类人员在投标工作中的知识产权管理绩效。
1.知识产权管理职能的全过程定位。目前大多数投标企业对于招投标中的知识产权管理仅仅限于侵权纠纷发生后的协商和诉讼,在此之前的知识产权管理事项并未纳入企业招投标管理职能之列。这种事后补救虽然有可能挽回损失,但存在着因为举证不力而败诉的风险,且牵扯企业过多的时间和精力。
据此,投标企业应当首先调整原先的知识产权管理职能定位,将事后维权的管理职能转变为招投标全过程的知识产权管理职能,把知识产权管理工作的关口前移,使工作重心从事后补救措施转移到事前、事中的侵权预防措施上来,最大限度地降低被侵权的可能性,减少侵权纠纷的发生。
按照企业招投标的流程顺序,投标企业知识产权管理职能的具体定位应调整为:在招标至投标阶段,明确界定己方的知识产权权属;在投标至评标阶段,防止投标方案中核心技术和内容的流失;在定标阶段,对未中标方案进行后续管理。
2.知识产权管理职责的多元化设置。从大多数企业的实际情况出发,配置专人负责招投标过程中的知识产权管理工作在短期内难以实现,因为不论是企业领导,还是各级管理人员,抑或是专业技术人员,大都缺乏招投标知识产权管理经验。所以,较为现实的优化途径是,在企业的投标工作机构的现有管理层级和岗位职责的基础上,分别细化各类人员在投标工作中的知识产权职责,使其把好各自的知识产权关口,相互配合、相互衔接,将知识产权的流失风险降至最小。(1)领导层的职责设置。领导层主要指企业投标工作机构的负责人。设定其为企业投标工作全过程的知识产权管理总责任人,监控招投标各环节中己方拥有的知识产权保护状态,对投标项目的知识产权保护和管理担负监督和指导职责。与此同时,落实招投标知识产权管理责任制,即如果发生因忽视知识产权保护和管理而给本企业造成重大损失的情况,无论该负责人是否是直接责任人,都应当承担失察责任,并视情节轻重给予相应处罚。(2)管理层的职责设置。管理层在企业招投标知识产权管理中发挥着协调作用,主要包括企业投标工作机构的合同管理人员、市场分析人员和估算人员。1)合同管理人员,设定其在投标准备阶段负责分析审查招标文件中的知识产权条款是否存在不利于己方的合同条件,在获知企业未中标后及时向招标方索回投标方案并将其整理归档;2)市场分析人员和估算人员,设定其负责投标过程中企业商业秘密和经营信息的保密,特别是确保企业拟定的投标策略和投标报价不对外泄漏。(3)技术层的职责设置。技术层是指企业投标机构中负责设计构思、方案布置、数据处理、图纸绘制、模型创建、软件程序编写等技术性工作的专业人员。由于技术人员比其他岗位人员更易于接触到设计方案中的核心技术,特别是尚未公之于众处于保密状态的技术秘密,故设定其在编写技术方案时负责标注版权声明、专利声明和技术秘密的书面保密要求,同时避免将技术方案编制得过于详尽,做好关键技术的保密防护措施,防止技术外泄。
3.知识产权管理绩效的分层级考核。以企业各个层级、不同岗位人员的知识产权职责为依据,设定相应的绩效考核指标,衡量其在投标工作中履行相应职责的准确度和实施效率。(1)领导层绩效考核。企业投标工作机构负责人的知识产权管理绩效考核指标设定为投标方案的知识产权发生流失事件的数量及造成的经济损失数额,也就是将企业投标过程中的知识产权保护和管理绩效作为该负责人任期目标责任制的重要考核内容,由企业最高领导层来实施具体考核措施,以衡量其对招投标知识产权管理工作的重视程度及其领导能力和管理水平。(2)管理层绩效考核。根据管理层级中合同管理人员、市场分析人员和估算人员在企业投标中承担的不同职责,分别创建知识产权管理考核指标。合同管理人员的考核指标为其审查出的招标文件中不利于己方的知识产权条款个数、投标方案索回率和索回存档时间;市场分析人员和估算人员的考核指标为投标报价、投标策略的泄露次数。通过对管理层知识产权管理绩效的考核,使组织运行更有效,管理流程更顺畅。(3)技术层绩效考核。将技术人员的知识产权管理考核指标设定为设计方案中技术秘密泄露次数和由此造成的经济损失额度。通过对技术层知识产权管理绩效的考核,提升技术人员保护企业知识产权的意识,防止企业核心技术流失。
(二)管理流程再造
在知识产权容易流失的招投标重要节点,融入知识产权管理要素,建立一套与招标投标基本程序相对应的知识产权管理流程,达到善用企业知识产权资源、预防知识产权侵权的管理目的。该管理流程主要包括以下重要节点,如图1所示:
1.招标环节:严格审查招标文件的知识产权条款。投标企业获取招标文件后,应认真查看和分析其中合同条件部分的知识产权条款是否明晰、公平、合理。具体来说,分析招标方对于双方编制的文件特别是投标方案的版权归属、使用及补偿方案,投标方案中拟使用的专利技术和技术秘密的权属和许可使用,商业秘密和技术秘密的保密义务划分和保密责任设定,以及项目执行过程中新生成的知识产权的申请权和所有权的约定等是否合法,双方的知识产权权利和义务是否对等,有无显失公平的条款,是否对未中标方的经济补偿、未中标方案的退回及未中标方案的使用和费用支付等问题作出约定。
投标企业如果发现招标文件中存在违反现行法律或者显失公平的知识产权条款,应当在招标方组织的投标预备会或答疑会前规定的时间内,以书面形式向其提出质疑,要求其予以解答和说明。
2.投标环节:编制投标文件时提出知识产权书面保护要求。投标企业在编制计算书、设计图纸、模型、技术方案、投标报价和经营信息等涉及己方版权、专利、技术秘密和商业秘密的文件时,应当在投标文件的显著位置以醒目的字体注明“版权所有,未经书面许可严禁复制或传递给任何第三方”和“投标文件涉及的技术秘密和商业秘密,未经书面同意,不得披露和提供给任意第三方使用”等类似的以文字或图示形式出现的知识产权声明信息,并可附上“技术秘密”和“商业秘密”的标识。
3.开标环节:避免过度公开投标方案的核心技术。在公开宣读标书或当众阐述投标方案的过程中,投标企业应当注意不要过度公开己方的核心技术。投标企业可以简要介绍投标文件的主要内容,包括投标方案布置、主要功能指标、项目总投资匡算、期限、费用报价等不涉及关键技术成果的非内容,但对于投标方案中涉及的关键技术和技术秘诀不要过于详尽地介绍,以免方案中的专有技术丧失其新颖性或被他人不正当利用。
4.评标环节:切勿毫无保留地阐述内容。投标企业在答复评标委员会提出的需进一步澄清的问题时,不应毫无保留地对设计方案的构思细节、具体落实方法等内容进行细致的阐述和说明。
5.定标环节:重视未中标方案的后续管理。失标企业应在收到招标方的中标结果通知后,尽快索回未中标方案,并交与企业的档案部门整理归档。档案管理部门对于涉及企业知识产权的档案应作为特殊档案予以妥善保管,未经许可任何人不得私自保留或向外扩散。
投标企业发现招标方未经许可擅自使用己方享有专利权或专有技术权的工艺、材料、产品、设备,或者盗用、侵占己方的设计方案和设计构思时,应当及时收集对方侵权的确切证据,直接向侵权人发出信函要求其停止侵权,并说明侵权的后果。可先就赔偿等问题与侵权方协商,若协商不成,在法定时效内诉诸司法机关。
三、结语
企业招投标知识产权侵权案件的相继发生,反映出的不仅仅是法律层面的问题,揭开双方利益纷争的这层面纱,显露出的更深层的问题是企业招投标过程中知识产权管理的缺失。在知识产权日渐成为竞争利器和关键资源的今天,这一管理缺陷足以引起各方的关注和重视。
参考文献
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1 房地产权属档案管理存在的主要问题
当前在房地产权属档案的管理工作中存在着较多主观和客观的原因，严重影响了权属档案的管理质量，也损害了公众的切身利益，具体存在的问题如下所示：
1.1 房地产权属档案的服务观念缺乏主动性
在当前的房地产权属档案管理工作中，其服务的主要部门是房地产管理部门和司法部门，从而造成了其服务范围较小，也只能为用户提供房地产档案的查询服务，而民众需对产权问题进行查询，管理部门一般会以保护产权人隐私等为由，不能提供相关的信息查询，这样的服务观念不能适应房地产信息的应用需求。
1.2 房地产权属档案的管理方式落后
随着我国房地产行业的发展，也提升了房地产权属档案的管理水平和管理模式，但是房地产行政部门在权属档案的管理工作中依然存在滞后性，再加上房地产权属档案数量的增加，更容易造成其管理工作的混乱。当前房地产权属档案管理的信息化水平不高，在数字化管理方面也较为落后，严重影响了房地产权属档案管理的有效性，甚至会出现档案的积压或者管理混乱。此外计算机技术的发展为房地产权属档案的管理带来了便利，但是一些房地产行政部门由于受到设备升级、系统软件错误等原因的影响，造成了档案信息的遗失。
1.3 房地产权属档案的管理质量不高
我国房地产行业的发展，势必会出现海量的房地产权属档案数据，但是如果档案管理工作的质量不高，就会直接影响了档案信息的准确性，从而造成诸多的工作不便。例如有些管理部门对于房地产的信息等级不全面，对于拆除的房屋并没有进行及时的注销，而新建房屋没有进行及时有效的等级，久而久之就会造成数据的混乱。再者部分房地产行政部门对于房地产的信息登记不准确、不全面，甚至出现了登记者姓名错误的低级失误，严重影响了档案信息的准确性。
1.4 房地产权属档案管理人员水平不足
房地产权属档案的管理是一项繁杂的工作，需要管理人员对于档案信息有良好的处理能力，但是部分档案管理工作人员缺乏相应的管理能力，甚至存在工作人员对于计算机使用不当的现象，从而影响了档案管理工作的有效性。此外房地产权属档案涉及到房地产交易和权属登记工作，对于每一个环节都有相应的业务要求，这就需要管理人员有较强的档案管理知识，同时也要兼备测量、法律等知识，这也给管理人员的工作水平提出了较高的要求。
2 加强房地产权属档案管理的措施
房地产权属档案是房地产的身份证，其规范、科学、全面的管理工作至关重要，也直接影响到居民的切身利益，随着我国房地产业的迅速发展，创新相关权属档案管理策略势在必行，下面结合实际的工作经验提出几条相关的加强措施：
2.1 提升服务项目，提高服务水平
房地产权属档案直接关系到民生，因此管理工作创新要以服务大众为目的，提升服务项目，在严格执行保密的前提下，提高服务水平，实现房地产权属档案的价值。首先要提升公众对于房地产权属档案的认知度，通过开展各项宣传活动，让公众更加了解房地产权属档案的作用，并开设各种查询、咨询渠道，为公众提供直接、准确的服务工作；再者要促进信息的开发，对于档案信息进行分析加工，进行深层次的数据挖掘工作，实现信息的系统性、准确性的同时，寻找权属档案信息背后隐藏的市场信息，充分了解房地产市场的走向；最后要建立完善的信息网络，实现房地产权属档案的网络同步和共享，并向社会提供相应的查询服务，同时要充分利用网络的灵活性，建立多元化、全方位的网络服务模式。
2.2 升级房地产权属档案的管理模式
房地产权属档案的管理升级离不开信息化和数字化的管理模式，这也是当前档案管理的趋势，房地产权属档案的数量浩大，同时其包含的数据信息较多，需要采用先进快捷的管理模式。因此房地产权属档案管理部门应当完善管理软件，根据工作量和工作性质，研发专门的工作软件，加强对于数据、声音、图像信息的处理和保管工作，此外管理软件要实现系统内同一卷档案内包含信息材料的统一性，并实现数据的可查性，满足专用软件中的数据与纸质档案内容完全统一的要求。
2.3 完善权属档案的管理规范
规范化的管理方式是提高管理工作有效性的保障，因此房地产权属档案的管理人员在工作中，要严格执行档案管理规范，并结合工作现状进行工作流程的完善。再者相关的房地产行政管理部门要出台相关的管理规范流程，针对管理文件的规格、大小、期限、鉴定销毁等内容进行详细的规定，为工作人员的实际工作提供清晰明确的参考，保证档案信息的齐全规范。
2.4 创新工作从管理人员入手
实现房地产权属方案管理模式创新，要从加强管理人员的培训工作入手，提高对于相关工作人员的专业培训，尤其是针对于其档案管理、数据统计、法律知识等方面进行全面的培训，保证管理人员的工作水平符合管理工作要求。此外要加强管理人员与其他房地产部门的配合和交流。例如和测绘、拆迁、司法等部门保持密切的联系，更加充分掌握房地产权属的变动状况，确保管理工作的准确性和有效性，做到对各个环节工作中的文件资料胸有成竹。
【关键词】 房产档案 规范化管理 服务质量
1. 房产档案的特点
1.1专业性
房产地档案产生于房地产专业部门，是房地产权属登记管理中形成的历史记录，而房地产权属登记治理是依法进行的，是其它任何部门都不能代替的工作，房地产权属登记治理工作面广量大，政策性强，形成的档案材料专业性强，在内容和形式上与一般公文有明显的区别，在内容上，反映了房地产权属状况和房地产位置和面积大小，文件名称多采用房地产专业术语，在形式上，结构规范，多为表格式，填写式。
1.2动态性
房地产档案形成后，房地产权属和房地产情况并不是固定不变的，随着产权人的变化，房屋的损坏折旧，城市建设的发展，房地产市场的买卖，交换，继续，赠与等交易行为的发生使房地产所有权不断发生变化，房屋的拆迁，翻建，灭失，土地分割与合并等房地变更不可避免。因而，房产档案处于不断转移和变更之中，具有极强的动态性，房产档案作为房屋变化中的原始记录，必须随着房屋及房屋所有权人的变化而变化，房产档案只有全面真实地反映房屋变化的全貌，才具有其利用的价值。
1.3城区垄断性
房地产管理的基本原则是属地管理，因此，房地产管理部门在进行房地产管理过程中处于对本地区对本地区房地产档案的独占和垄断地位，如果开发利用工作不到位，将直接导致本地区房地产市场的混乱，产权管理的无序和房地产信息的匮乏。
2. 加强房产档案规范化管理应采取的有效措施
2.1切实做好房产档案的收集工作
收集工作是确保档案完整齐全的关键。房产档案来源分散，这就要求房产档案管理部门切实做好房产档案材料的收集工作。首先，要制定房产文件材料归档范围及分类方案、各类房产档案归档制度及各类专兼职档案员的岗位目标责任制。其次，要选派业务能力强的工作人员深入相关部门进行业务指导， 帮助收集整理房产资料，并协商有关房产档案的移交问题。其三，严把质量关。认真检查档案移交目录、归档卷数及案卷质量。对于房产地址不清、材料不全、字迹不规范的要求重新整理，以保证归档材料齐全完整、系统规范。
2.2认真做好房产档案的整理工作
房产档案的整理工作是将收集来的房产材料进一步条理化、系统化，进行分类、排列，形成有序体系的过程。首先，房产档案管理部门必须对所收集的文件资料进行筛选整理，严格把关，并对重要的材料进行妥善保管。其次，房产档案种类多，必须严格按档案管理规则，对所收集的文件资料科学分类，合理排列，整齐装订。另外，为了把房屋状况在房产档案中更真实、更直观地表现出来。房产档案中最好附加房屋照片，与房产材料放在一起保存。
2.3加强房产档案的动态管理
房屋产权档案编目是房产档案科学管理的重要步骤。编且是否科学，直接关系到档案的科学管理和开发利用。为了适应房产档案动态管理的需要，首先应解决的是房产档案编目科学、管理动而不乱的问题，建设部明确指出“档案排列应以房屋坐落的地方为序”，这是有利于房产档案动态管理的科学方法。因为在同一地号的产权档案在不断增加或减少的情况下。其变化后的档案始终是依次排列在同一地号内。但是各地也可根据实际情况进行科学编目管理。可按照街道、办事处、路、巷门牌号进行检索，以检索目录的形式进行登记，如遇产权变更时，档号不变，把变更的产权人写在原产权人的后面或备注栏，与原始档案存放在一起，并将封面上改为新产权人的姓名，使原始登记与变更登记合二为一。
2.4加强房产档案数据库建设
选择一个比较通用的且能熟练掌握的数据管理系统，作为房产档案信息化管理的软件平台，对录入的数据进行合理的存储、分析及运算。同时，要正确处理好档案原件及档案数据的关系。档案原件作为房产档案的原始资料有着不可替代的作用，它是档案数据的来源及房产身份的唯一合法证明，不能因为计算机的普及应用就忽视对原始档案的管理。计算机的应用只是为档案的查阅利用提供一种方便快捷的手段。而不能最终替代原始档案的地位。因此，笔者认为，加强房产档案数据库建设，一要建立产权交易信息管理系统和内部局域网，设有产权初始登记、变更登记、换证登记、抵押登记和交易管理等模块， 彻底改变传统的手工模式，实现由登记收件、初审、复审、缮证、发证、归档等各个工作环节的计算机网络管理， 实现房产档案信息资源共享，同时设立抵押库和查封库。有效地避免重复抵押和查封房产的登记、交易、抵押等违法行为的发生。二要研发银行抵押贷款风险防范系统。通过城市金融网，与市各级商业银行局域网互联，实现产权抵押数据共享。该系统的应用不仅提高了银行办理抵押贷款业务的工作效率。提升了客户的满意度。还进一步加强了抵押贷款风险的防范，杜绝了各种骗贷行为的发生，同时也减轻了档案工作人员的压力，缩短了工作时间，提高了房产档案利用工作质量和效率。
2.5创新房产档案的利用方式
逐步实现开发利用方式从被动到主动。形式从单一到多样的转变。房产档案的开发利用不应停留在为产权服务一个层面上。要突破“产权管理——房产档案——产权管理”这一简单的线状轮回结构，房产档案信息应从“产权管理——材料汇报——咨询服务——政策依据——市场预测”等方面进行开发整合。以便更好地为房产管理提供依据。
2.6建立房产档案网络化服务模式
房产档案的服务不单纯是某一项的服务，而应是所有信息的全部披露．是一种全方位、多元化的服务模式。房产档案网站是实现多元化服务的有效手段。房产档案网络化服务是将档案信息及其相关资料数字化、图像化，通过互联网经过相应的身份确认查看信息。一方面，可将房产档案中的建筑面积、房屋坐落、平面图等公布在网上， 对于有条件利用资料的各级用户可根据自身的用户级别查询相关的房产档案；另一方面，利用者也可将自身的相关问题留在网页上。档案管理人员可及时了解使用者的需求，解答问题，实现管理者与使用者的互动互惠。
结束语
总之，城市房产档案是城市房地产业务活动的真实记录，是城市面貌和发展的历史见证，是研究城市的发展历史、研究房地产业的发展历史及其规律的重要参考依据。因此，重视房产档案工作的管理和发展，不只是房产管理部门的重要工作，而且是现代化建设事业中应有内容。在档案管理工作中，不仅要真实地记录和留取材料，保证档案的真实性和可靠性，还要积极地开发和利用档案资源，为改革、发展提供必要且优质的服务。
参考文献：
[1]柳叶.《房产档案现代化管理方式与目标》.档案管理技术.2010.9.
企业知识产权档案，是构成企业档案的一部分，是真实记录企业获取、使用、管理和依法维护知识产权各种活动的经过和企业知识产权发展的“轨迹”，是这些活动过程形成的具有保存价值的文件资料，具体包括企业在版权(包括计算机软件)、专利、实用新型、工业品外观设计、商标、服务标记、厂商名称、地理标志以及制止不正当竞争等商业活动中所形成等文件。其中，最为常见的企业知识产权档案主要是专利、商标和商业秘密三类档案。随着世界经济全球化竞争的日趋激烈，知识产权已逐渐成为现代企业经济发展最重要的经营战略资源和最具有竞争力的核心要素，知识产权档案作为知识产权的载体是企业生存与发展的宝贵财富，必然成为当前企业档案管理的重点，企业档案部门既要做到保护好知识产权不受侵犯，又要将档案中记载的智力劳动成果充分得以开发利用，服务于企业的发展，因此，做好企业知识产权档案管理工作，是保护企业知识产权的一项重要的基础措施，更是企业持续健康发展的一项重要战略措施。
一、构建企业知识产权档案工作的机制
一个完整的企业知识产权档案工作机制是工作程序、规则的有机联系和有效运转，是一个相辅相成的整体，贯穿于知识产权档案工作的各个环节。1健全机构—建立、健全企业知识产权管理机构。在企业中建立三级知识产权管理体系，明确各级机构或人员的职责和权限:第一级在企业管理层成立知识产权领导小组，作为知识产权保护的领导和决策机构;第二级在企业办公室内设知识产权管理办公室，负责知识产权相关文件材料的具体管理工作;第三级在各有关部门设兼职知识产权管理人员，负责本部门分管范围及与其有关的知识产权文件材料管理工作，并规定按期将本部门的企业知识产权相关文件材料移交企业档案管理部门，进行统一管理。2建章立制—制定、完善企业知识产权档案管理制度。规章制度是一项管理工作的基础，要做好企业知识产权档案管理工作必然要建立健全完善的工作制度。企业应根据社会经济环境、自身发展规划及现有经营规模等情况，在国家的法律制度框架下结合企业自身的实际需要制定企、!卜内部的知识产权资料档案开发、保护、利用的规章制度。一套完善的知识产权档案管理制度一般包括:W企业知识产权分类管理制度，包括企业专利管理制度、企业著作权管理制度、企业商标管理制度、企业商业秘密管理制度等。(2)企业知识产权档案收集、整理、保管制度。(3)企业知识产权档案利用与开放制度。(4)企业知识产权档案保密与追责制度。3.完善保障—在企业档案安全保障体系下，完善企业知识产权档案资料的安全保障措施。引发企业知识产权档案安全问题的主要因素有:资料档案流失，需要采取针对性的措施保障知识产权档案的安全。企业知识产权档案的流失有:一是意外灾害引起的流失，针对这个问题一般采取信息备份，纸质资料数字化备份，电子资料档案则要脱机备份和联机备份，在时间上要分类采取实时备份和定期备份;二是人员流动造成的流失，首先要加强人员的教育培训工作，提高整体的知识产权保护意识，其次是要在企业知识产权档案保密制度中规定，但凡是与知识产权关联的工作人员一律要与企业签V丁保密协议和竞业禁止协议。4.同步管理—打动企业知识产权档案工作与企业知识产权管理工作同步发展。随着世界经济一体化的发展，知识产权的竞争已然成为国际竞争的焦点，在这样的趋势下知识产权管理纳人企业战略管理大盘子成为必然，而企业知识产权档案管理是实施企业知识产权战略管理的重要支撑，提高企业核心竞争力必须做好知识产权管理工作，而与此同时，知识产权档案工作应该是贯穿知识产权战略管理全过程的一个同步管理。根据企业知识产权战略管理工作规划及具体运行过程，建立与之相匹配的企业知识产权档案管理体系，按照“企业知识产权发展到哪里，档案工作就延伸到哪里”到工作思路，将档案管理与知识产权管理两方面工作有机融合，共同置于企业发展战略框架下致力于服务企业发展。
二、企业知识产权文件资料收集与管理
企业知识产权涉及的范围广，包括了专利、商标、计算机软件版权等多个方面，具有种类多样、权利获得及有效期时间长久等特点。企业知识产权等收集和管理应遵循知识产权活动的规律和特点，贯穿于企业知识产权活动的全过程。针对企业知识产权档案的成套性和完整性的特点，加强对具有时效性标识和凭证作用的各种载体的附属性资料的收集并进行集中管理，包括专利、商标、计算机软件版权、产品新品种、地理标志等知识产权在创造、运用、保护和管理等环节中形成的有保存价值的文件资料。1.企业知识产权创造活动中产生的文件资料。包括获得知识产权前的发明创造方案、策划、实验数据、技术构思、研究课题立项、申请前的查新等文件资料。2.企业知识产权申请审批和登记过程中产生等文件资料。包括知识产权申请文件，委托书，缴费凭证，审批机关的各种通知、公告文本、授权证书、登记证书、各种补充材料，权利的变更、转让、终止无效等文件资料。3.企业知识产权转化过程中产生的文件资料。包括创新成果商业化、产业化过程中的转让、许可、质押活动中签i丁的各种协议、各种法律文本、凭证性文件资料。4.企业知识产权保护过程中产生的文件资料。包括由保护知识产权引发的纠纷、诉讼、申述、鉴定、裁定以及法律事务处理过程中的文件资料。5.企业知识产权战略管理中产生的文件资料。包括知识产权战略定位、宏观分析、规划发展、市场预测等方面的文件资料。
三、企业知识产权档案开发利用的策略
1力口强企业知识产权档案信息化管理。提高档案信息化管理是企业知识产权档案开发利用地一项重要措施，在做好知识知识产权纸质档案管理的同时，应建立企业知识产权档案数据库，完善提高档案的信息网络服务功能。一是建立健全知识产权档案目录数据库，对收集到的知识产权资料及时编号录人档案信息管理系统，提高档案的查全率、查准率;二是分析历史利用案例，根据实际库存结合企业发展利用需求，分步骤对知识产权档案进行存量数字化、增量电子化操作，同时要注意设置不同级别的访问权限、防复制、数字签名、电子章等安全措施来确保知识产权档案信息资源等安全利用。2建立检索体系，编制各种形式检索工具。档案工作者在了解企业知识产权档案利用需求特点、发展趋势的基础上，系统性成套性地编制知识产权档案目录、索引、指南等检索体系材料，有效地帮助档案用户了解企业知识产权档案资料状况，引导档案用户顺利便捷查找档案。知识产权档案检索体系一般应包括:知识产权档案总目录、责仟者形成档案的，L.,目录、载体类型，急目录、分类目录、专题目录、档案分类索引、档案指南。3.强化企业知识产权开发利用的自我保护意识。首先，要加强对企业员工对保密教育，使员工增强保密观念，自觉保护企、!卜知识产权档案，特别是商业秘密档案的保护。其次，对企业全体员工设置不同级别的接触知识产权档案的权限，每位员工不得查阅自己无权使用的档案;再次，对企业内利用知识产权档案的关键人物，在签6}的劳动合同或保密协议中，约定竞业限制条款，最后，严格执行知识产权档案查借阅管理规定，对于有密级的文件在借阅时要严格审批手续，确保档案在利用过程中的安全性。4.开展企业知识产权档案资料的深层次编研工作。档案编研工作是主动开发并向用户提供档案信息资源的有效手段，它能更主动、更集中、更科学、系统地提供利用。通过编研途径向用户提供的知识产权档案文献，经由编研者按照科学的原则与方法，进行严格的挑选、加工、编排、注释、加按、作序等技术性处理，基本保证来材料的可靠性、精确性、完整性和系统性。企业知识产权档案通常可以在以下几方面开展编研工作:一统计数字汇集(基础数字汇集)，是主要数字反映本企业知识产权基本情况的档案参考资料，也称基础数字汇集或基本情况统计资料。二知识产权成果简介，它是通过文字叙述和表格展不来扼要介绍知识产权成果档案主要内容的浓缩型知识产权档案编研成品。三图册或图集，是汇集知识产权有关的专业图样(设计图、简图或不意图)并配以必要的数据和文字说明，加工而形成的资料型知识产权档案编研成品。四数据分析，是对知识产权档案中对相关数据信息进行选择、摘录，经过分析、整理形成的一种数据型的知识产权档案编研成品。五专题汇编或专题著述，专题汇编，是按照特定的内容主题选择相关知识产权档案，以原文或部分原文汇集加工成的资料型编研成品。专题著述，则是按照特定内容主题，在分析研究相关知识产权档案信息的基础上，撰写的一种研究型编研成品。在全球经济新的发展时期，企业单位要充分重视并提高对知识产权档案管理重要性和必要性的认识，将知识产权档案作为知识产权管理和企业档案管理的重要内容，认真研究和探索知识产权及其档案管理的规律和特点，以科学的发展的理念指导知识产权档案管理工作，实现知识产权档案管理工作的规范化、制度化和科学化。
作者：钟颖 单位：广西中烟工业有限责任公司
【摘要】医院知识产权档案不仅详实地反映了知识产权的创造、运用、保护和管理活动的全过程，也是医院利用知识产权、维护自身合法经济权益的重要依据和凭证。医院知识产权档案工作在医院管理中有着不可忽视的作用。基于此，本文结合医院实际情况将从明确知识产权档案的建档内容及收集范围、创新收集模式及归档技巧以及如何高质、高效地开发利用档案等方面进行论述。
【关键词】医院 知识产权档案 档案管理 开发与利用
doi:10.3969/j.issn.1671-332X.2014.11.056
广东省中医院历来重视科技创新，医院从没有一个专利著作发明到现在已有117项，在这一过程中产生了大量的创新成果申请和授权过程中公开的权利要求书、部分专利证书、作品登记证书等知识产权类档案材料，如何妥善管理该类档案成为必须思考和探索的问题。广东省中医院自2008年建立综合档案室以来，非常重视知识产权档案的收集与管理，在开发利用方面做了大量工作，如编写院内制剂产品档案、专利档案、著作权档案的简介及研发记录等。本文结合医院实际情况将从明确知识产权档案的建档内容及收集范围、创新收集模式及归档技巧以及如何高质、高效地开发利用档案等方面进行论述。
1界定建档内容，明确收集范围
医院知识产权档案是指医院或医院工作人员运用其聪明智慧在知识产权创造、运用、保护和管理各个环节具体活动的真实记录［1］。世贸组织对知识产权的界定分为7种：①版权；②商标权；③地理标识；④产品外观设计；⑤专利；⑥布图设计；⑦未公开的信息（商业秘密）［2］。我院知识产权项目主要有专利权（包括发明专利、实用新型专利、外观设计专利）和著作权（包括计算机软件著作权、作品著作权）两大类，为此，我院根据实际情况，将专利类档案和著作类档案作为知识产权档案的建档内容。
知识产权档案的归档范围决定了档案建设的方向，结合综合性中医院的特性及建档内容，明确档案收集范围分为两大块：
一是专利类档案，主要包括：专利项目(产品)的科研、申请、实施等全过程的等环节形成的有保存价值的文件材料，如科研创造活动中产生的发明创新方案、技术构思、试验数据；专利权申请、授权过程中向专利审批机关递交的申请文件、专利受理授权通知书、专利证书；专利权转化实施过程中产生的各种合同协议及专利权保护维权事务中产生的文件资料。
二是著作类档案，主要包括：著作的申请、审核、登记、出版、发表等文件材料；实物样本或模型；著作的开发任务书、分析说明书、鉴定验收报告、用户手册等纸质文档以及各类合作合同、委托合同、项目任务书等申请、审核、登记（如登记证书）等的文件材料及光盘。
2改变收集模式，创新归档技巧
知识产权档案的收集工作，不仅需要依托科研处进行系统收集，还需要其他部门的大力配合。我院充分发挥科研处的主导作用，综合档案室进行监督指导， 实行统一管理、部门立卷制度，将知识产权文件材料的收集纳入科研处、相关部门的职责范围，明确收集范围。同时充分利用现代信息手段，通过登陆国家知识产权局、专利之星专利检索系统、中国版权保护中心、中国版权在线等查询资料的办法，全面收集专利类、著作权类材料。
知识产权档案的归档工作不是“知识产权+档案”的简单叠加，而是其有机融合［3］。因此在对知识产权档案进行归档时，要充分按照文件材料的形成过程、形成特点开展归档工作。知识产权档案按其形成过程可划分为：准备申请阶段、申请阶段、审查阶段、授权与维持阶段、维持过程中的其他材料、费用收据［4］。我院在对知识产权档案进行整理的过程中，重点关注各阶段材料的内在联系，将收集材料分为：申请文件类、审查文件类、证书类、费用收据类、其他类。归档时按照档案类别编写案卷目录、卷内目录，以文件特征进行立卷，按文件形成时间进行排序，统一录入档案系统，实现信息化管理。
3加大投入力度，充分开发利用
3.1建立健全档案管理制度，保障档案管理的标准化、规范化
标准化、规范化是医院档案管理的基本工作机制，知识产权档案作为医院档案的重要组成部分，只有建立健全档案管理制度才能保证知识产权档案的现代化、有序化、健康化发展。基于此，医院综合档案室建立健全了医院知识产权档案的收集、管理、鉴定、保管、利用等各项管理制度，使医院知识产权档案的管理工作有章可循、有理可依，以确保整个管理活动能够得到有效控制和有序进行。
3.2提高档案管理人员专业水平，确保归档材料的高质、高效利用
医院知识产权档案具有明显的阶段性、成套性、专用性等特点，在对知识产权档案进行管理时档案人员要充分了解和掌握知识产权文件的形成规律和形成特点，这就对档案管理人员的专业性、业务素质等提出了更高的要求。因此，必须对档案人员进行知识产权知识培训，熟练掌握有关法律、专业理论知识，确保归档材料的齐全、完整、有效。
3.3组织专人开展档案编研工作，开发档案的利用价值
医院综合档案室组织开展知识产权档案的编研工作是医院知识产权档案利用的一个重要方面。 大力开展知识产权档案的编研工作，可以大大减少原始档案、文件的直接利用， 将隐藏在其中的价值充分挖掘出来，满足利用者的需求，变要我服务为我要服务，变被动服务为主动服务［5］，使档案的管理职能向利用、服务和科研职能转变，提高科研工作选准起点，避免低水平重复。为此，医院通过编写知识产权档案研发记录、医院知识产权档案简介、知识产权档案专利证书汇编，或在医院网站开设知识产权档案栏等方式，从而将“隐性知识”有效地转换成“显性知识”，为社会提供学术借鉴。
3.4加快信息资源整合步伐，满足查阅利用需求
为了更好地为医院服务，在做好知识产权纸质档案管理的同时，应建立知识产权档案数据库，完善档案信息网络服务功能［6］。我院从整合资源、形成优势、发挥作用的多角度出发，首先建立了知识产权档案目录数据库，将各部门的相关档案统一纳入综合档案室的档案信息管理平台，提高档案的查全率、查准率；其次对常用的、非密性质的开放类档案实现全文的数字化，满足查阅利用需求，以便更好地发挥档案的服务利用功能。
3.5定期举办宣传教育活动， 加强档案的普及力度
医院知识产权档案是一类新档案，档案数量少、归档材料少，但作用很大，尤其是在医院的名誉、利益受到损害时，它是最好的法律凭证，因此必须加强知识产权档案的普及力度。我院综合档案室应收集、整理的专利类、著作类档案，举办院内的“知识产权宣传日”活动，普及知识产权档案知识，使全院职工认识到知识产权是组织或个人对其智力成果依法享有的专有权利，增强全院职工做好知识产权档案管理工作的自觉性。
实现医院知识产权档案的规范化管理是一项需要长期推进的系统工程，也是充分开发利用其档案价值的前提条件。因此，医院应当重视知识产权档案的规范化管理，只有不断提高认识，重视医院无形资产档案的开发，只有不断完善管理办法，充分借助知识管理的方法和系统，医院才能真正保护和发展自己的知识产权，才能将蕴涵在知识产权档案中价值转换为社会生产力，更好地推动医院综合实力的提升。
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中国揭示胰腺癌者G代谢机制
因高葡萄糖水平可导致氧化应激、促进肿瘤发展，约85%的胰腺癌患者会罹患葡萄糖（G）耐受不良甚至糖尿病。硫氧还蛋白结合蛋白(TXNIP)是一种活性氧(ROS)调节因子，参与维持硫氧还蛋白(TRX)介导的氧化还原调节。
2002年，为促进房地产权属档案的开放利用，笔者主持制定档案扫描实施规定，率先利用现代化扫描工具开展重要权属档案的扫描工作。经过几年的不懈努力，已基本完成清朝、民国、新民主主义阶段的全部历史档案的数字化管理，并出台了新形成权属档案的及时扫描办法，以目录数据为检索入口，档案资料分页查询，具有查询速度快，实现档案利用不受时间、地点限制。
一、权属档案数字化的内容
房地产权属档案数字化是指将传统的以纸张、录音带、录像带为存储介质的各种原始档案资料，通过扫描（数码摄像）、压缩、转化等手段转换成图片文件、声音文件和录像文件，再运用分级存储管理技术将图片、声音、录像等文件和索引字段存储于磁盘、光盘、磁带等大容量的存储介质上，并可通过各种方便的查询手段迅速地检索出所需要的档案资料，可以到局域网、广域网、企业内部网、国际互联网，最终实现“数字化档案馆”。数字化房地产权属档案管理主要包括以下内容：
（一）编制目录
编制目录是指房地产权属档案管理机构对归档的房地产权属文件材料进行分类编目，划分密级，编制检索工具的工作。由于采用计算机进行登记发证，各地房地产权属档案的目录管理已基本实现了从簿式目录、卡片式目录向电子目录的转变，产权登记中的房屋所有权人、丘 （地）号、房屋坐落（街道名称、幢号、房号）、房屋平面图号，他项权登记中的权利人，公、检、法查封登记中的被执行人、查封冻结标的地址，合同备案登记的合同号、买受人、房屋坐落等条目均可自动生成电子目录，作为查询检索条件，只要定义好电子目录与图象库的数据库记录连接条件，即可根据要求立即检索到。
（二）档案扫描
档案扫描指将房地产权属档案内的全部资料按照一定的整理程序进行排列，然后使用专用扫描设备进行操作，最终形成完整的电子文档过程。根据《城市房地产权属档案管理办法》，属于建档范围内的文件材料主要有三类：第一类是房地产权利人、房地产权属登记确权、房地产权属转移及变更、设定他项权利等有关的证明和文件；第二类是房屋及其所占用的土地使用权权属界定位置图，包括房地产分幅平面图、分丘平面图、分层分户平面图等；第三类是房地产产权登记工作中形成的各种文件材料，包括房产登记申请书、收件收据存根，权属变更登记表、房地产状况登记表、房地产勘测调查表、墙界表、房屋面积计算表、房地产登记审批表、房屋灭籍申请表，房地产税费收据存根等。这些文件材料页面大小、纸张厚薄等不大一致，扫描建档中应有人工辅助过程，对于超大页面，可以采用工程扫描仪扫描，或低成本的数字照相方式。分幅平面图、分丘平面图、分层分户平面图已实现计算机制图的，可以直接转换为位图格式存储。如直接存储矢量图，查阅时还需要安装专门的工具软件，不利于档案的方便利用，并且归档后的资料已不能修改，保留矢量图已无必要。
扫描图像的存储有两种方式：文件方式和数据库方式。文件方式虽然简单易于实现，但在检索效率和安全性方面都得不到保障，只适合于速度、安全性要求不高的小型档案库。即使采用数据库方式，当档案数量大时，如几十万卷档案的记录数就有几百万，方案设计时应注意选择高性能、大容量的存储系统。
（三）实现档案内容共享
档案内容共享是管理部门利用房地产权属档案的主要形式，实现档案基本信息在业务平台共享才能真正体现档案数字化的各种优势，及时为房地产权属登记、房地产交易、房地产纠纷仲裁、物业管理、房屋拆迁、住房制度改革、城市规划、城市建设等各项工作提供服务。实现档案管理网络化解决了以前利用档案的种种不便，可以使档案利用不受时间和空间的限制，多人同时查询档案不发生冲突。这些功能的实现，提高了使用单位工作效率，提高了档案信息的共享程度，优化了社会资源配置。
二、数字化档案管理方法
数字化档案作为档案的一种基本形式既有档案的基本特征，又具有普通档案不具备的特点。如信息的非人工识别性，对系统设备的依赖性，信息与载体的可分离性，信息的易改性等。因此，掌握数字化档案管理特殊原则很重要。
（一）登记全过程数字化是权属档案管理的基础
全程管理是指必须建立一个完整的管理体系，对数字化房地产权属档案从产生到永久保存或销毁的整个生命周期进行全程管理。这是基于信息技术而建立的数字化档案管理理念，包括档案管理的规则、方法、质量要求，以及档案从收集、整理、归档、利用各阶段活动统筹兼顾，以实现整个系统（软、硬件及信息）资源的最大共享和最大效益。
（二）完整和真实是数字化权属档案的根本
真实性是指数字化档案的内容、结构在经过建立、利用后保持不变，与原始状态一样，完整性要求记录房地产权属登记活动的档案内容要件齐全，内容、结构及背景信息没有缺损。真实性、完整性既是一种观念，又是这种观念通过技术手段在管理中的体现，需要分别制定真实性、完整性的标准。
（三）可读性是数字化权属档案存在的意义
可读性指档案经过存储、传统、压缩、加密等处理后仍然能够以可识读、可理解的方式输出，并保持真实性。如不能保证档案的准确检索查阅利用，数字化档案也就失去了存在的价值。保障档案的可读性措施应贯穿于全部管理工作的始终，要统一数字档案的存储格式、软件环境，准确保存加密文件的加密、解密方式。
（四）安全性是实施数字化权属档案的保障
安全性指的是系统硬件和软件免受自然灾害和人为破坏的能力，也指防止房地产权属档案的散失、泄密。安全性保障应从制度着眼，技术手段着手，健全安全保密制度，合理设置用户权限，坚持定期数据备份。
三、积极推进房地产权属档案开放利用
房地产权属档案一直以来或作为房地产管理部门办理房屋移转或房屋变更手续查询所用，或作为司法机关办理房地产类案件查询证据所用，或作为解决历史遗留的房地产纠纷关键资料所用。适用范围比较窄，不对社会相关单位和房屋所有权人开放查询功能，明显制约了房地产作为生产资料或生活资料在房地产市场的流通、融资和交换功能，剥夺了房屋所有权人对自己名下房屋存在状况的知情权。对房地产登记部门登记行为的监督形同虚设。而且，房地产权属档案只有纸质化档案，未有数字化档案信息，也阻碍了房地产权属档案全面利用的步伐。《城市房地产权属档案管理办法》第四十二条规定，“房地产权属档案管理机构应充分利用现有的房地产权属档案，为房地产权属登记、城市建设等各项工作提供服务”。
一、改革的总体思路
按照政企分离和继续发挥国有粮食购销企业主渠道作用的总体思路，对现有粮食购销企业进行战略性调整和改组，形成比较合理的结构和布局；加快建立和完善现代企业制度，以企业组织形式创新和产权制度改革为核心，妥善解决好历史遗留问题，使企业真正成为自主经营、自负盈亏、自我发展、自我约束的具有很强竞争力的市场主体和法人实体，全面提高国有粮食企业的整体素质和市场竞争力。
二、改革取得的成效
1、成立*县国有粮食企业资产管理公司。公司内设人事、资产管理、资金管理中心和综合业务4个职能科室，并已将原购销企业的老人、老帐收归统一管理，对新成立的有限责任公司，行使出法人资格实行控股，目前，证照已办理齐全，并正式在农发行开户，进行全面运作。
2、撤销原粮食购销企业，合并重组粮油有限责任公司。改革前，全县粮食购销企业共21个，改革后，撤销原有按行政区划设置的粮食购销企业，重新组建了*等11个粮油有限责任公司和*、*2个国家、省级粮食储备库，公司实行国有控股和职工参股的模式运营，目前各种证照已办理齐全，新企业已全部挂牌运转。
3、认真清产核资，明晰资产权属。为了确保国有资产不流失，银行债务不悬空，改革期间，我们认真进行了清产核资，核实企业的债权债务，局成立了清产核资工作组，对固定资产和流动资产进行认真清理登记，委托县审计局对各购销企业的财务状况进行审计，委托县土管、房管局对地产、房产进行评估，并根据政策规定，将原购销企业资产划归县资产公司统一管理，按照债随资产走的原则，落实了银行债务。
4、建立新的人事用工分配制度，加快管理形式创新。为了加快企业经营机制和管理形式创新，新企业一律按照现代企业制度的要求实行独立核算、自负盈亏，管理者能上能下、职工能进能出、收入能高能低的运行机制。此次改革，又有140人自愿下岗与原企业解除劳动关系，新企业班子的配备采取个人报名、公开演讲、组织考核、择优聘用的程序进行，分配上一律实行绩效挂钩，从而调动了职工的积极性。
5、做好离退休人员的档案移交工作。为了解决好企业老人问题，我们将原企业内退、遗属补助、离退休人员统一收归县资产公司管理，对离退休人员生活实行社会化发放，并将769人档案全部移交劳动保障部门管理，实现了与原企业彻底脱钩。
三、改革的具体做法
1、广泛宣传粮改政策。省政府办公厅*政办[*]*号和市政府办公室*政办[*]*号文件下发后，我们及时召开各种会议进行传达贯彻。县政府于*年*月*日召开了全县国有粮食企业产权制度改革动员大会，各企业认真组织职工学习粮改文件，把粮改精神贯彻到广大职工中去。
2、认真制定改革方案。为了使改革方案符合我县的实际，改革前，我们进行了大量的调查研究，并专门成立了粮改方案起草班子，出台了《*县国有粮食购销企业产权制度改革意见》、《*县国有粮食购销企业产权制度改革实施细则》等文件，保证了改革有条不紊的推进。
关键词：房地产；档案管理；重要性；人员水平；具体措施
所谓“房地产档案”是指：各级房地产行政管理部门在开展公房、私房、产权登记和管理过程中，经过收集、管理、鉴定，按照一定的程序和手续形成的反映房地产权属关系和状况的有保存价值的文字材料、计算材料、图纸、照片、影片、录像带、录音带、磁介质磁盘等各种载体内容的文字材料，是房地产产权历史及现状的真实历史记录。房产档案是整个房产管理的基础，它的作用主要是为房产权属登记、房产交易、房产纠纷仲裁、物业管理、房屋拆迁、住房制度改革、城市规划、城市建设和保障房产产权人合法权益等各项工作提供服务。如今，随着房地产市场的飞速发展，房产档案管理工作愈发显得重要，这也为搞好房地产档案的管理工作者提出了更高的要求，那么如何房地产档案管理工作，让房产档案工作更好地为企业和社会经济服务、满足社会需求呢？本人结合自己对房产档案的管理实践谈几点看法：
一、准确把握和认识房地产档案管理的重要性
房地产档案既是房地产“权属”登记的真实历史记录和重要可靠依据，又是城市建设发展档案的核心和主要数据。它作为一种信息资源，与企业同步发展的无形资产和房地产企业生产、科研、技术经营等活动的真实记录和基础性工作，在房地产企业管理等各方面正积极地发挥其应有的重要作用：它不仅能够强化房地产企业的管理，增强房地产企业的活动，而且还是把房地产企业推向市场的工具。它在维护企业真实面貌，维护企业合法权益和经济利益方面都起着相当重要的作用。房地产档案管理是房地产企业管理是否科学化、制度化、规范化的重要标志，是不断提高企业基础管理水平的需要，并在企业发展中发挥着越来越重要的作用。档案管理工作的好坏，充分体现了公司的基础管理水平。
二、加强和提高房地产档案管理人员的管理水平
（一）提高理论知识水平以及相应的操作技能
规范化、制度化、科学化的管理档案，是房地产企业必须做好的一项基础性工作，这向管理人员提出了较高的要求，干好这项工作不仅需要有热心，更要求细心和耐心，而且还需要掌握档案管理和相关法律法规的知识。提高认识水平，认真做好档案工作，为企业的经营、管理等各项工作服务。随着档案信息化管理的日趋完善，档案管理人员需要掌握现代化技术和科学的管理方法。因此，档案工作者应该积极主动地学习相关的理论知识以及相应的操作技能，做到规范治档、制度治档、科学治档，使档案管理达到保管安全和利用科学。
（二）加强业务学习，不断提高管理业务水平
档案管理人员，要加强业务学习，明了档案管理的法律、法规，及时了解和贯彻、落实有关档案管理的新规定、新规范，密切注意国内外档案工作的发展趋势，对一些先进的管理经验和技术进行认真学习并加以借鉴利用，只有这样，才能够不断提高管理水平，促进档案事业逐渐实现法制化、规范化，推进档案工作的发展，提高工作质量和工作效率。
（三）提高业务人员档案管理的现代化水平
实现档案管理的现代化，这就要求管理人员要熟练掌握计算机与档案管理软件操作，力争做到对档案的收集、存档、查找、借阅、统计都能够实现现代化的规范管理，以便提高档案的存储和处理能力，为相关部门提供方便、快捷、及时、准确的参考信息，充分发挥档案的信息服务功能。
三、加强房地产档案管理的具体措施
（一）要建立完善的档案信息化管理系统
随着科学技术的不断进步，房地产企业的不断发展，档案内容越来越呈现多样化的趋势，档案载体也发生了较大的改变，由过去手工记录和制作的传统模式，向现代化的信息管理化模式转变。随着计算机、多媒体、光盘以及缩微技术等在档案管理中越来越广泛地加以应用，利用计算机、缩微机、扫描仪、互联网等对档案进行检索、存储和管理，不仅方便快捷地进行档案录用、检索、汇总，更能做到收集文件完整齐全、系统科学、优质精炼、及时迅速。
（二）强化房地产档案的信息化管理
具备了完善的档案信息化管理系统以后，还要强化信息化的管理。在档案的建立、档案的管理、交易及审批、综合调查、统计汇总、数据的变换、系统的维护等方面加强管理。使档案变化与房地产的变更信息相一致，能准确、全面地反映出房产的各种相关的统计数据及信息，力争设计出不同的版本，使信息交换得以全方位发展。要建设有关的基础数据库和区域网，开发有关房地产交易、记录及有关业务方面的应用软件，以便实现资料能存取统一，随时查阅。
（三）加强不同形式、不同种类档案的收集工作
旧的档案管理模式往往是文书档案多而专门档案、信息化档案较少，从而导致档案散乱，因档案问题而导致的纠纷不断发生。因此，要对房地产档案内容门类不齐全、结构不合理、成份不充实，难以满足企业的需求的问题进行加强整顿。这就要求，对现有的房地产档案进行及时的调整和接收尤其对于各房地产企业存在的不同形式、不同类型的档案。在收集此类档案时，要注明这些档案反映的时间、工程、地点。
（四）档案收集工作要实现规范化、科学化
档案收集工作方面的归档原则、归档时间、归档范围、归档要求等都要有详细的说明。例如：商品房销售明码标价书；商品房认购书；住房公积金专项政策性贷款申请审批表；处理合同纠纷的民事调解书、判决书；房地产权证复印件；权属人身份证复印件；归档的文件材料必须做到完整、准确、系统，字迹工整清晰，签字等手续完备，便于长期保存。房产档案，以签订《商品房买卖合同》时间为准，区分所属年度；房产档案整理的要求，与企业管理档案整理要求基本相同；房产档案的编号，按公司制定的《档案分类编号方案》执行等等，从而使档案收集工作有章可循，有法可依，并逐步走上规范化、科学化的轨道。
总之，作为一名房地产档案管理人员，只有不断提高认识，加强业务学习，充分利用现代化的管理手段，才能提高自身的管理水平，才能使房地产档案管理工作更好地为城市建设服务。
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第一条 为加强城镇房屋产权产籍管理，保护房屋所有权人的合法权益，根据国家有关法律、法规，结合我市实际，制定本办法。
第二条 本办法所称城镇房屋产权是指城镇房屋的所有权，是指房屋产权人依法对自己的房屋享有占有、使用、收益和处分的权利。
本办法所称城镇房屋产籍，是指城镇房屋的产权档案、地籍图纸以及帐册、表卡等其他反映产权现状和历史情况的资料。
本办法所称城镇房屋产权产籍管理是指房产产权监理部门依照法律、法规对本市城镇范围内的房屋权属审查确认以及对房产档案实施管理的行政行为。
第三条 本办法适用于市辖区、县城、建制镇和独立工矿区（以下简称城镇）范围内的各类房屋。
第四条 市、县（市）、区房产管理局、处（所）是房屋产权产籍管理的主管部门。
市、县（市）、区房产产权监理部门具体负责辖区内房屋的产权产籍审查、确认、立卷、建档并对管辖区内的单位自管房屋的产权产籍管理工作进行检查、监督和指导。
第五条 房屋产权人（包括公民、法人和其他组织），必须遵守本办法，接受房产产权监理部门的指导、监督和管理。
第二章 房屋产权登记
第六条 公民、法人或其他组织房屋产权的取得、转移、变更、注销等，须到房屋所在地房屋产权监理部门申报登记。
涉外及国有直管房屋产权的取得、转移、变更、注销，须到市房产产权监理部门申报登记。
第七条 房屋产权登记，按下列规定确定登记申请人：
（一）公民私有的房屋，由公民个人申请登记；
（二）法人所有的房屋，由该法人申请登记；
（三）其他组织的房屋，由该组织申请登记；
（四）共有房屋，由全体共有人申请登记；
（五）境外经济组织或个人的房屋，由该经济组织或个人申请登记。
第八条 房屋产权人如系无行为能力或限制行为能力，由其法定代表人代为申请登记。
第九条 公民、法人或其他组织应当自行申请办理房屋产权登记，因特殊情况确需委托他人办理的，被委托人须交验委托书和本人身份证件。必要时委托书须经公证。
第十条 房屋所有权人申报产权登记，除交验个人身份证或法人（组织）资格证明外，分别提交下列证件、资料：
（一）新建、翻建、改建、扩建的房屋，提交建设项目的计划批文、设计方案审定书、规划红线图、建筑工程许可证、开、竣工报告、单位工程质量评定书和房屋竣工平面图。
翻建、改建、扩建的房屋除提交上述有关证件外还须提交原《房屋所有权证》。
（二）交换的房屋，提交双方的原《房屋所有权证》、交换协议书。
（三）买卖（转让）的房屋，提交原《房屋所有权证》、买卖（转让）合同、房产交易部门的交易证件。
购买的商品房屋提交购房交款收据或结算单、购房协议书、商品房准住通知。
（四）调拨的房屋提交上级机关批准调拨的文件和原《房屋所有权证》。
（五）价拨的房屋提交批准价拨的文件、价拨固定资产清单，列入固定资产凭证。
（六）单位合并（兼并）后带入的房屋，提交上级主管机关批准合并、兼并的文件，带入房屋情况证明、带入房屋的原《房屋所有权证》。
（七）分割的房屋提交《房屋所有权证》、分割证明或其他有关法律文件。
（八）赠与或继承的房屋，分别提交原《房屋所有权证》、赠与书、其他有关法律文书。
拆除或灭失的房屋，提交原《房屋所有权证》。
第十一条 单位或个人购买的“解困”住房，提交解困办公室出具的证明。
第十二条 职工在房改中购买的“部分产权”住房，按房改有关政策办理。
第十三条 涉外的房屋，提交外国政府或企业的有关房屋所有权证明文件，法人营业执照、本人护照（身份证）的（影印件）以及经公证机关公证的合同或协议。
第十四条 新建的房屋从竣工交付使用之日起两个月内，房屋所有权人应到房屋所在地的房产产权监理部门办理产权登记手续，领取《房屋所有权证》。
第十五条 房屋所有权发生转移，由双方当事人在行为成立之日起两个月内向房产产权监理部门申请办理产权转移登记手续。
房屋现状发生变更（翻、改、扩建），房屋所有权人应当在行为成立之日起两个月内向房产产权监理部门申请办理房屋变更登记手续。须拆除的房屋应在拆除前办理产权变更登记手续。
第十六条 房屋开发单位开发建设的商品房屋在出售前，开发建设单位须到市房产产权监理部门办理商品房注册登记手续，领取《商品房注册登记证），向境外销（预）售的商品房屋，在出售前应到市房产管理局办理销（预）售批准手续，领取《境外销（预）售许可证》，房屋出售后凭《商品房注册登记证》和《境外销（预）售许可证》，按本办法规定办理申报登记。超过一年未售出的商品房屋，由开发建设单位到市房产产权监理部门办理产权登记手续，待商品房屋出售后，由购房单位或购房人到房屋所在地产权监理部门办理申报登记手续。
第十七条 临时建筑和违法建筑房屋不予登记。
第十八条 有下列情形之一的房屋暂缓登记：
（一）产权有争议的；
（二）不能证明其房屋产权来源的；
（三）人民法院正在审理案件中涉及房屋产权归属的及依法限制房屋产权转移的；
（四）因不可抗力使房屋所有权人不能及时登记的；
（五）其他依法暂缓登记的房屋。
第十九条 房屋所有权登记，产权人必须使用户籍姓名或法人全称。
产权人更名，法人和其他组织应交验政府主管部门的批准文件；个人应交验户口簿或其他合法有效的身份证件。
第二十条 对房屋产权有异议或其他需要征询异议的，产权监理部门应当公告。公告一个月无争议的，方可确认产权。公告采取登报或其他形式。
第二十一条 《房屋所有权证》遗失，产权人应及时向产权监理部门提出书面申请并登报声明作废。从登报之日起一个月内无争议的，补办新证。
《房屋所有权证》损坏，产权人应当申请换领新证。
第二十二条 凡未到房产产权监理部门申报和办理房屋产权登记手续的，其房屋产权的取得、转移、变更、注销、他项权利设定，均为无效。
第二十三条 对逾期一年无人申请产权登记或申请人不能提供取得产权的合法证件的房屋，按放弃房屋所有权，由市房产产权监理部门依照有关法律、法规的规定处理。
第三章 房屋产权管理
第二十四条 《房屋所有权证》是国家依法保护房屋所有权人合法权益的合法凭证，不得涂改或伪造。
房屋产权人凭证管理、使用和交易自己的房屋。
第二十五条 《房屋所有权证》，由市房产产权监理部门按标准统一印制、颁发。
未取得《房屋所有权证》的房屋，房产产权监理部门不予办理房屋产权转移、变更等登记手续。
第二十六条 直管公房因买卖、价拨、划拨、互换等原因发生所有权转移时，须经市房产产权监理部门审查批复，到房屋所在地产权监理部门办理转移变更登记手续，领取《房屋所有权证》。
第二十七条 房屋所有权人下落不明又无合法人或者房屋权利不清的房屋，由房屋所在地房管部门代管。
第二十八条 市房产产权监理部门定期对全市《房屋所有权证》统一组织进行验证。
房屋产权人须按规定办理核准登记和验证手续。
第四章 他项权利设定
第二十九条 本办法所称他项权利，是指用房屋产权设定的抵押权和典权。
第三十条 设定他项权利的房屋，应签订他项权利合同，到市房产产权监理部门办理他项权利登记手续，领取《他项权利证》。
第三十一条 以出租的房屋设定他项权利时，原租赁关系继续有效。
第三十二条 设定他项权利的房屋，在设定他项权利期限内，该房屋不得买卖、赠与、继承、分割或翻建、改建、扩建。
第三十三条 房屋有下列情形之一的，不得以房屋设定他项权利。
（一）在城市改造规化范围内的；
（二）在国家建设征用土地范围内的；
（三）外销商品房屋已经预售的；
（四）其他依法禁止设定他项权利或禁止转移、变更房屋产权的。
第三十四条 他项权利终止时，当事人应从终止之日起十五日内持《他项权利证》、他项权利合同到市房产产权监理部门办理他项权利注销和所有权登记手续。
第五章 房屋产籍管理
第三十五条 城镇房屋产籍由市、县（市）、区房屋产权监理部门集中统一管理。
房产档案由市、县（市）、区房产产权监理部门分别保存和使用。
第三十六条 在房屋产权登记以及在房屋经营、管理等活动中形成的房产档案原件，应按准确、完整、系统、安全和有效的归档原则进行收集整理，并根据房屋产权的取得、转移、变更、注销和他项权利的设定等及时调整和补充，建立规范的产权档案。
第三十七条 房屋产权档案属专业性档案，必须永久保存，并配备相应专业人员进行管理，及时进行收集、整理、立卷、归档保持房产档案的完整和详实。
第三十八条 各类房产档案要妥善保管，不得丢失或损坏。
第三十九条 查阅房产档案，须经房产产权监理部门同意，严禁勾划、涂改和损坏。未经批准，不得拍照、复印和摘抄。
第四十条 市房产产权监理部门对属档案管理单位的产籍档案管理工作进行定期检查、指导，并组织各县（市）、区产权监理部门对自管房单位的房产档案管理工作进行监督、检查、指导。
第六章 处罚
第四十一条 对拒不申报房屋产权登记的，由房产产权监理部门责令其限期补办，每逾期一个月处以其房屋现价值的6‰的罚款。
第四十二条 对逾期申报产权转移、变更登记的收取房屋现价值的1%的补办费。
第四十三条 对涂改、伪造或采取欺骗冒领等手段取得《房屋所有权证》的，由房产产权监理部门撤销或收缴《房屋所有权证》并视其情节轻重，对个人处以一千元至五千元罚款，对单位处以一万元至三万元罚款。
第四十四条 开发建设单位未按规定办理商品房注册登记手续的，对其处以房屋总价值5‰的罚款，并限期补办注册登记手续。
第四十五条 当事人对房产产权监理部门作出的处罚决定不服的，可在接到处罚决定书之日起十五日内向作出处罚决定机关的上一级机关申请复议。对复议不服的，可在接到复议决定书之日起十五日内向人民法院起诉。当事人也可在接到处罚决定书之日起十五日内直接向人民法院起诉，逾期不申请复议，也不向人民法院起诉，又不履行处罚决定，由作出处罚决定的机关申请人民法院强制执行。
第四十六条 房屋产权产籍主管部门工作人员玩忽职守、徇私舞弊的，按有关规定或依法追究法律责任。
第七章 附则
第四十七条 尚未办理房屋产权登记和转移、变更登记的单位和个人，应当在本办法公布之日起六个月内申请登记。
（一）提高认识，取得领导工作支持
档案是人类活动的记录，是人们认识和把握客观规律的重要依据。借助档案，能够更好地了解过去、把握现在、预见未来。首先，自己能够全面、正确认识房产档案管理在房地产产权产籍管理中的重要地位和作用。认识到房产档案是房屋权属登记活动中形成的有保存价值的历史记录，也是房屋确权的重要依据。加强房产档案管理，直接关系到依法保护权利人的合法权益，关系到房产登记发证机关行政行为的合法性、有效性和权威性。档案标准化管理是企业发展的内在动力。近年来，城市建设、旧城改造、司法诉讼等一系列活动，对房产档案及其管理工作提出了新的、更高的要求。因此，为了切实贯彻建设部《城市房地产权属档案管理办法》和省、市建设局有关文件精神，自己千方百计取得上级领导的支持，上下左右都重视这项工作，采取切实措施，加大管理力度。在档案管理的硬件建设上，我们还先后投入万元按照档案管理工作的要求配置了平方米的档案密集柜，购买了档案专用电脑、激光打印机、激光复印机、电脑传真机和摄录一体机、数码照相机等先进仪器设备，同时，在进行网络改造时，也为我室安装了网线，为我们房产档案信息化管理进一步创造了必要的条件。
（二）夯实基础，做好档案收集整理
没有规矩，不成方圆。建立健全房产档案管理制度，是日常管理的需要。在档案管理制度建设中我们按照市档案局及市房管局的规定结合自身情况实际情况，分别制定了《档案员职责》、《档案保管制度》、《档案借阅制度》、《档案保密制度》、《档案鉴定销毁制度》和声像材料立卷归档制度》以及《实物归档制度》等规章制度。同时还制定了各门类档案的分类方案和保管期限表，使公司档案管理工作基本实现了档案管理工作的制度化、规范化、标准化。
同时，为了提高档案管理的工作效率，我们按照市档案局的要求和规定来完成档案的收集、整理、鉴定及统计工作，在档案收集管理中我们按照规定将基本资料、上级下发文件、公司上报文件及各部室、车间的有留存价值的档案资料进行了积极主动的收集和征集，对收集到的档案资料全部作到认真整理、装订入库。保证了档案资料的完整准确、系统及时。
在档案的整理工作中我们按照规定对档案立卷要求进行了组卷和编目，建立了档案管理统计台帐，对档案室内的设备，各类档案数量，档案利用情况进行了统计和登记，通过认真作好档案管理的基础性工作提高了档案管理的工作效率的同时也提高了档案管理的质量。在档案鉴定、统计中我们按照规定对所有档案资料按照标准进行了重新鉴定，目前档案室以收集到有保存价值的档案资料文书档案份，其中永久档案份、长期档案份、短期档案份。
（三）一丝不苟，严格执行档案管理。
制度的建立健全重要，把制度落到实处更重要。自己在工作实践中，不断提高对工作制度的执行力。鉴于房屋产权管理和产籍管理密不可分，实行“一体化”管理模式。根据《城市房地产权属档案管理办法》的有关规定和实际需要，我们房管所设房产档案管理机构，配备专职档案管理人员和符合规范要求的专用库房，自己并参与制订和完善了各项房产档案管理制度。在执行制度的过程中，自己严格按照制度规定，从不马虎大意，认真开展档案管理“升级达标”活动。目前，我们所的房产档案管理“升级达标”已列为房地产产权产籍管理创全国先进单位、标兵单位的重要考核内容之一，争取在1-3年内，达到省三级以上档案管理单位的标准。
（四）安全防范，促进管理规范上台阶
档案管理，安全第一。加强档案库房管理，是房产档案管理的核心内容。认真做好库房的安全防范工作，上下班按时做好温湿度记录，熟练掌握各类设备性能的操作方法，严格执行设备操作规程，按时进行设备维修保养，库房内实行了专人管理，经常检查所管设备是否完好，离开库房及时关门落锁,关闭电源，做到24小时有人值班，并专门做了一块安全标语牌挂在办公室门口时刻提醒全室员工注意安全防范工作：见到事故隐患向上级领导反映一声；见到危险作业互相提醒一声；见到不符合安全规定行为劝阻一声。设置了独立的综合档案室和档案人员办公室，安装了铁门、防盗窗、窗帘、配备了灭火器、温湿器使档案室达到了防盗、防光、防火、防潮、防高温、防尘、防鼠、防虫的“八放”要求，做到警种长鸣，宁可千日无事故，不可一日不防范，确保万无一失。
（五）提高素质，适应工作形势需要
在积极参加房产档案管理业务培训工作的基础上，自己长期坚持自学档案专业，先后参加与的学习，钻研了理论书籍，通过系统学习，使自己的理论水平与操作技能不断提高，能够基本适应市场经济形势下档案管理的需要。当然，学无止境，自己按照规范化、制度化、现代化管理的要求，还有一定的差距，仍然需要百尺竿头，更进一步。
二、工作中的不足和今后打算
1、加大专业学习力度，不断提高自己的业务素质。
1．企业重组改制后，原有的企业档案管理体制已不能适应工作要求
随着企业重组改制，一方面，企业逐步向“自主经营、自负盈亏、自我约束、自我发展”的独立的商品生产者和经营者转换，企业在人、财、物、产、供、销等方面都有了相当的自，企业管理的目标、内容方法以及相应的组织机构、规章制度等也发生了深刻的变化，企业在内部组织机构的设置等方面有了更大的自；另一方面，由于企业所有制形式的多元化和企业档案所有权的多元化，过去计划经济时代企业档案工作的管理模式已不能适应新形势下的企业管理的需要，客观上要求不同的企业根据自身的特点，自主调整和选择档案机构设置、实体管理、人员配置等方面的工作，以实现资源的最优化配置，企业档案管理模式逐渐多元化。
2． 企业重组改制后档案的所有权发生了变化
过去我国国有企业的档案是国家全部档案的重要组成部分，档案归企业所有与归国家所有是一致的。企业重组改制后，随着企业的倒闭、兼并、拍卖、转让、承包、租赁以及股份制改革等，出现了国有、国有控股、集体所有或全民、集体共有，还有合资合作双方所有、集体与私营所有，甚至私人所有等多种企业经营形式，企业不再是单一的国有制，这样就不可避免地涉及国有企业档案所有权及其处置问题。非国有企业档案属于企业法人所有，国有企业档案虽仍属国家所有，但也有一个国家所有权与企业法人财产权、自主管理权相统一的问题，如何处置好企业重组改制前后档案的归属，确保企业档案的完整、准确，防止档案的流失和损毁，是当前急需解决的问题。
3． 企业档案的结构、成分与内容发生了变化
企业重组改制，使国有企业在产权结构、组织形式、经营机制等方面都发生了重大变化，原有的企业档案的内容构成已不再适应新形势下的企业档案工作。随着企业活动的增多、企业职能增加及政企分开、企业改制的进行，企业生产经营等活动中产生的新的企业档案内容不断增加。如新产生了资产评估、产权界定、企业股份、债券等方面的档案；董事会、监事会、股东大会等新类型档案；重组改制后，企业将直面市场，参与竞争，企业不仅要抓好生产，而且要下大力气抓经营管理和开拓国内外市场，因此企业经营管理档案的比重逐步增多；随着法律制度的健全，企业在生产经营活动中，各种经济纠纷、劳动用工和劳动仲裁过程中产生的文件材料及各种经济技术协议、合同等材料越来越多。
4. 企业对档案的需求也发生了新的变化
企业重组改制后，将直接走向国际、国内市场，面对瞬息万变的市场和日趋激烈的竞争，要战胜对手，占领市场，对信息的需求和依赖日益增强，从某一方面说，市场的竞争就是信息的竞争。这就要求企业档案部门能快速、准确地提供系统的、综合的档案信息作为决策时的依据和参考。另外，企业利用档案开发新产品，提高产品质量，进行技术改造，国有资产评估、产权转让，解决经济纠纷，维护企业合法权益等都需要频繁利用档案，档案的原始凭证作用将会越发显得突出。
二、如何应对企业重组改制带来的机遇和挑战
1． 因企制宜，建立灵活多样的档案管理机制。在坚持集中统一管理档案和档案工作的前提下，要允许不同企业档案管理体制形式的多样化。只要符合档案法律、法规和业务规范大的原则，对国有独资、国家控股和相对控股及其他多样化产权模式的企业可以采取分门别类的档案管理模式，因企制宜，灵活多样地决定档案管理的具体办法。企业可根据自身的实际需要，自主设置合理的、最有益于自身发展的档案管理机构，力争实现低投入，高效益，为企业提供全方位、多层次的信息服务。
积极尝试探索新形式的档案管理模式，满足不同企业档案管理需求。建立档案中介机构，如档案咨询服务中心、档案托管或寄存中心，将分散在各企业的档案管理设施和档案专业人员集中起来，有偿为企业管理档案。企业通过交纳一部分费用，将自己的档案交到企业档案托管或寄存机构保管，双方签订合同，档案所有权属于企业，由托管机构负责整理、编目、检索和提供利用等工作甚至还可以受托代企业有偿转让科技档案信息及其编研成果。这样一方面可以使企业节省大量人力、物力、财力，减轻负担，轻装上阵，另一方面可以使企业档案得到更加科学化、专业化、规范化的管理。
2． 以法律手段管理企业档案工作。市场经济是法制经济，随着企业改革的不断深化，现代企业制度的建立，对企业档案工作将逐步由行政干预向依法治档转变。企业档案管理部门要以“法”管理企业档案工作。《档案法》是我国档案工作的最根本法律，《档案法》的许多条款中都明确了企业在档案工作方面的责任、义务和权利等，企业档案管理部门和档案工作者应充分利用这一法律武器，理直气壮、大张旗鼓地学习、宣传、贯彻《档案法》，通过深入贯彻学习，提高企业广大干部职工特别是企业法人的档案法治意识，使企业领导者和广大职工熟悉和掌握自己应负的法律责任，把做好档案工作当做一种自觉的法律行为，并从严查处档案违法行为，维护企业档案工作的正常秩序，使企业档案工作做到有法必依，执法必严，违法必究。其次，加强企业档案工作规章、制度及标准体系建设，监督其在企业的实施，规范企业自主管理档案工作。针对企业重组改制过程中出现的新情况、新问题，及时充实、完善企业档案工作的各项规章制度。比如针对企业在改组、改造、改制过程中档案结构、内容及成分的变化，及时修订、补充企业档案的归档范围、分类方法和归档制度，来规范和保证新类型档案的及时归档；针对档案在借阅利用、保密过程中出现的问题，及时制定、修改档案的借阅、保密制度，防止企业档案的损毁、丢失和泄密；针对企业档案所有制的变化情况，及时制定企业档案的有偿使用和转让规定，以维护企业档案的所有权、占有权和收益权，避免档案的随意转让和无偿使用，致使国有资产的流失给企业和国家造成损失。
3． 按照国家有关规定，合理确定档案所有权并做好企业重组改制前后形成档案的交接，防止档案损毁、流失。企业档案所有权及其处置问题，不仅关系到国家的利益，而且也关系着合作方的利益和积极性。针对企业改制过程中档案所有权出现的新变化，1998年，国家档案局会同国家体改委、国家经贸委、国家国资局等部门联合了《国有企业资产与产权变动档案处置暂行办法》，对档案的处置大致可以归纳为以下几种：一是国有企业被国有企业兼并、收购的原有企业的档案归属于兼并方、收购方，国有企业被非国有企业兼并收购的，国有企业依法破产的，文书档案和会计档案移交企业主管部门或寄存所在地国家档案馆，其他档案则可随资产、设备等实物实行分流；二是国有企业被承包、租赁的，在承包、租赁期间形成的档案，由承包者、租赁者负责管理，期满后移交原企业档案部门；三是国有企业以其全部资产改组为股份制企业的，档案归属股份制企业管理，改制前后的档案分立全宗，部分改制的，档案应分别处置；四是国有企业与外商合资、合作的，在合资、合作的前后形成的档案分立全宗，合资合作前的档案全宗委托有控股权的中方保存，其中基建、设备档案随资产移交给隶属的合资合作企业。合资合作期满，终止合同，合资合作后的档案全宗交由中方保存。
一、验收依据
县委、县政府有关文件政策规定和县政府批复企业的改制方案是验收工作的主要依据。
二、验收标准
（一）企业性质变更
1、改制企业是否按县政府批准改制方案中批复的改制形式实施改制。
2、破产解散企业的印章、财务档案等是否移交企业主管部门保存，原企业是否在工商部门注消。
3、实行民营股份制改造的企业，民营公司是否按《公司法》规范组建并办理变更登记手续。
4、实行目标管理责任制的改制企业，主管部门是否明确企业年度考核主要经济指标。
（二）职工安置
1、改制方案是否按程序经过职代会或职工同意，同意率是否达到规定比例。
2、是否按企业有效资产合理设置职工置换身份补偿标准，职工补偿金是否发放到位，以资产置换职工身份企业是否履行资产变更手续；企业领导班子成员是否按规定领取经济补偿金。
3、职工置换身份补偿标准是否超过县上规定的上限。
4、职工的养老统筹费是否足额补缴，伤残、遗属及离退休等人员是否按政策规定进行补偿。
5、职工与原企业是否签订解除劳动关系合同（协议书），合同上是否使用县上统一的规范文本。
（三）资产处置
1、改制企业产权清晰，属于企业的资产是否全部登记鉴定；资产评估是否合理，国有资产是否有流失现象。
2、企业资产是否严格按照《国有资产管理办法》规定进行处置。
3、资产处置后，资金支出情况是否合理；涉及的相关税费是否交纳或履行免交手续；县政府明确的优惠政策是否落实到位。
4、剩余的国有资产是否已由企业主管部门代管；资产处置的有关手续是否办理完毕。
（四）债权债务解除
1、债权是否收缴，未收缴部分是否移交企业主管部门收缴；符合核销条件的是否报财政部门核销。
2、银行债务是否签订偿还合同或协议，并按议定数额清理；财政借款是否清算；有关债权债务清理手续是否办理完毕。
3、职工欠企业款项是否了结；企业按规定是否补发在岗人员工资和规定标准的生活费。
（五）档案管理
1、企业原有的各种档案是否整理并全部移交主管部门管理。
2、企业改制过程中形成的各种资料、记录是否齐全并交主管部门管理。
3、解除劳动关系后，原职工人事档案是否移交托管或由主管部门代管。
（六）遗留问题
1、留守费用是否提留，留守人员是否按规定人数确定，有关报酬是否明确，留守时限是否确定。
2、改制遗留问题是否理清，有关遗留问题处理意见或方案是否明确。
三、验收程序、方法和要求
1、改制方案批复后，改制企业原则上在一个月内（资产进入市场处置的企业放宽到两个月）开始验收，部门驻企业工作组及企业要按改制有关验收标准对改制企业进行自验，写出总结报告，经主管部门初验后，申报县企改领导小组进行验收。
2、接到申请验收报告后，由县企改领导小组组织县企改办、财政、劳动、审计、监察、国土及相关银行等部门人员专门进行验收。
3、验收工作组采取看资料、开座谈会、走访等形式对企业的改制情况，特别是资产处置、职工安置等进行全面验收，对改制工作进行总体评价。
