时间：2023-06-06 09:01:45
开篇：写作不仅是一种记录，更是一种创造，它让我们能够捕捉那些稍纵即逝的灵感，将它们永久地定格在纸上。下面是小编精心整理的12篇城建档案管理规范，希望这些内容能成为您创作过程中的良师益友，陪伴您不断探索和进步。
（一）信息资源建设情况
1、纸质档案数字化情况：有相当一批城建档案馆开展了纸质档案数字化工作。两种模式：一种是全部馆藏档案数字化。武汉是全国全部馆藏档案数字化第一家；第二种模式：馆藏重要档案、利用率高的档案先行数字化。目前大部分为此种模式。
2、电子文件归档情况：有少数城建档案馆开展了电子文件归档工作的实践。典型城市有珠海、天津、大连、芜湖、廊坊等。从电子文件归档领域来看，仅限于工程领域，还没有发展到建设系统业务管理。工程电子文件归档有四种模式：第一种，无软件模式，如景德镇、无锡市城建档案馆。这种模式的优点是简便；缺点是没有背景信息，不能前端控制，真实、完整、有效性不能保证；与档案管理软件对接困难；成本高；占用空间大。第二种，“归档软件+扫描”模式，如天津、广州市城建档案馆。这种模式的优点是与档案软件对接方便，一定程度上保证了真实、完整、有效性；缺点是成本高，占用空间大。第三种，“归档软件+格式转换+扫描”模式，如苏州、昆山市城建档案馆。这种模式优点是格式统一，便于保存和利用；节省扫描费用；节省存储空间。缺点是仍不能取代一些文件的扫描。第四种，“资料文档一体化软件+格式转换+扫描”模式，如珠海、大连、芜湖市城建档案馆。这是一种最理想的模式，这种模式的优点是更方便建设、施工、设计、监理单位；缺点是需要协调，两个软件融合统一有难度。
（二）保障体系情况政策法规方面：
国家层面的文件有：电子公文归档管理暂行办法(2003.7国家档案局令第6号)；《电子文件管理暂行办法》（厅字[2009]39号）；《国家电子文件管理工作规划》（2011-2015）；住房和城乡建设部2004年了《全国城建档案信息化建设规划与实施纲要》。标准化建设方面：国家建设部门颁布了5个标准：《城市建设档案著录规范》（GB/T50323-2002）；《建设电子文件与电子档案管理规范》（CJJ/T117-2007）；《城建档案业务管理规范》（CJJ/T158-2011）；《建设电子档案元数据标准》（CJJ/T187-2012）；正在修订《建设工程文件归档整理规范》（GB/T50328）等。
（三）信息资源服务情况
1、信息化对档案信息资源开发利用的作用：内部检索。
2、信息共享问题：各城建档案馆的档案管理系统彼此独立，互不相通，形成一个个信息孤岛，没有实现共享。目前没有全国性和地区性的城建档案目录中心，没有一个权威的中国城建档案网站，更没有全国城建档案数据中心。城建档案信息资源与相关单位和部门政务网的链接很少。
（四）信息安全管理情况
1、信息安全意识很强（上网档案几乎没有），技术措施有待加强。
2、异地备份：各地开展了异地备份相关工作，按照住房和城乡建设部异地备份工作方案，河北、江西、浙江、贵州、广西、安徽、江苏、新疆、湖北、吉林、山西、四川、广东、山东等省均开展了省际合作。
二、存在的问题
目前，全国城建档案信息化存在以下问题：法律缺失。受《电子签名法》局限，电子文档（接收、数字化）在法律上没有凭证作用，这对档案界是个重要打击。没有法律地位的电子文档路在何方？观念陈旧。一是重要性认识不足。对信息化的认识仅仅停留在：信息化只是为提高工作效率；现代化的名片没有认识到；信息化是适应社会环境的必然之路，信息化决定了城建档案馆的生存。第一，电子档案的形成对档案馆的压力：公文，业务管理文件，工程资料。不能顺应形势必将被历史淘汰；第二，档案利用方式对档案馆的压力：如对地下管线的利用，不能发挥作用的档案，就如同一堆废纸；第三，档案库房的压力：二是档案是保密信息，不能上网、不能信息化。错误之处在于：第一，大部分档案不保密，不能以小部分的不可行排除大部分的可行性。即使是保密文件，最长30年后也必须解密。第二，不是说敏感信息就不能上网。三是没有证据作用，不接收电子档案。原始凭证性，信息化难以达到，由此导致许多城建档案馆不接收电子文件，尤其是在地下管线档案问题上。效果不显著。一是信息化没有减轻工程档案形成单位的负担。“甩掉图板”、使用软件，但是移交档案仍然必须以纸质形式提交，而且要求两套制，不仅没有减轻负担，反而增加了负担。二是信息化对城建档案馆起到的作用不够显著。动力不足。一是外部没有用户导向；二是内部没有生存压力。
三、信息化建设的发展方向
总体来看，城建档案信息化发展方向有以下几个趋势：
（一）从档案管理到信息管理。城建档案信息化是形势所迫，全球信息化浪潮、电子计算机的普遍使用、查阅利用的需求。档案管理与信息管理的区别是，档案管理只管档案载体，你查我调，领上路；信息管理要管档案内容，你求我供，送到家。
（二）从筑建档案库到构建数据库。
（三）从纸质档案数字化到接收档案数字化。
（四）从工程档案库到城建档案库。
（五）从孤立建设到融合发展（数字化城管、数字城市、电子政务等）。
城建档案信息化的核心是档案信息资源的幵发利用,城建档案信息化的实现在于各种档案信息经由公共信息通道实现互通互联,从而满足多用户在不同的时间、地点便捷而有效地利用城建档案信息。城建档案数字信息化建设主要包括以下几项内容:
(一)硬件建设
硬件建设是档案信息化建设的物质保障,是城建档案信息化建设不可缺少的前提条件,硬件建设的主要内容包括计算机硬件、输入输出设备和网络设备。在城建档案信息化的过程中,必须注重硬件与软件配制的成套性、集成性,并注意适度超前。
(二)软件建设
主要指进行城建档案信息的采集、处理、加工、管理、存贮、传递的各种应用软件。软件建设是城建档案信息资源利用和档案信息网络建设的技术保障,关系到城建档案信息化的速度与质量。因此,城建档案信息化管理软件应选择符合城建档案管理规范标准,并经实际实用证明,技术成熟、水平较高,适应各地档案管理实际的应用软件,确保除能够完成业务管理、事务管理、档案利用等工作外,还能与资源数据库系统相互融合,构成一个有机整体,形成从数据录入、数据管理到数据加工、输出全过程的应用。
(三)数据库建设
城建档案数据是国民经济和社会发展的战略资源,是城市档案信息化建设取得成效的关键。城建档案信息资源幵发利用的程度是衡量档案信息化水平的重要标志。城建档案数据主要包括工程狻工项目数据库、地下管线综合档案数据库、城乡建设声像资料数据库等各种专题数据库。加强数据库建设一方面要采取相关技术搞好原有档案信息数据库的充实和完善;另一方面要对现有馆(室)藏档案的数字化处理,利用现代化信息技术将形成档案信息资源进行压缩处理并转化为数字信息。同时要按照不同种类数据的内容和特点,建成空间型多媒体数据库,真实反映城市建设信息资源的空间分布特征。
(四)标准规范建设
随着计算机技术的广泛应用,网络的不断延伸和扩展,需要确保城建档案信息资源的真实、可靠和安全,就要构建和遵循关于城建档案信息的标准和规范。标准规范是城建档案信息化的重要基础,主要包括电子文件归档和电子档案管理,档案信息的资源标识,描述储存、查询、交换、管理使用等。
(五)安全保障体系建设
信息技术的发展给人们带来极大快捷便利的同时,也给人们带来极大的风险和危险,随着信息技术的日益普及和广泛运用,城建档案信息的安全问题也应成为档案工作者须关注的首要问题。城建档案部门在幵展信息化建设时应严格按照《全国城建档案信息化建设规划与实施纲要》的要求,保证内部局域网与互联网物理隔离。布线时内网与外网分别布线。对不同的用户给予不同的权限,防止非法登录和非法操作数据库。重要数据严格备份并异地保存。在英特网上提供已公开的档案目录査询服务,采用身份认证、防火墙、数据备份等安全防护措施,保证计算机系统和数据的安全保密。
(六)人才队伍建设
发展档案事业,关键在于人,开展城建档案信息化工作更离不幵一支高效、优质的人才队伍。城建档案一方面要根据信息化发展的需要引进专门技术人才,同时也要做现有队伍中领导层、管理人员、技术人员和业务人员的培训工作,加强对城建档案业务人员应用新技术、新设备、新方法的培训,提高业务人员掌握和应用现代技术的技能。
二、加强城建档案信息化建设的几,点思、考
(一)推进城建档案信息化建设应把握的几个原则城建档案信息化建设面广量大,任务艰巨,我们在具体幵展工作时应把握以下几个原则:
1、统筹规划、分步实施原则
要按照现有国民经济信息化总体部署和建设事业信息化规划的总体要求,统筹规划城建档案信息化建设的总体目标,分步付诸实施,并逐步加以完善。
2、统一标准、资源共享原则
要遵循已有的国际标准、国家标准、行业标准和地方标准。按照统一标准构建资源共享的城建档案信息体系。
3、注重实效、服务社会原则
城建档案信息化应与政府部门电子政务系统建设和数字化城市工作结合,因地制宜、务求实效,全力为城市经济、社会、文化的发展提供城建档案的专业信息服务。
(二)推进城建档案信息化建设应把握的几个环节
1、以硬件建设为突破口,提升信息化的档次
要按照档案管理的要求配备好档案安全保管保护的相应设施设备,同时要按照信息化的要求配齐、配好信息化管理设备。
2、以软件建设为着眼点,提升信息化的水平
一是要建设好档案信息网络。要以城建档案部门的内部局域网、党政机关政务网为基础,加强城建档案信息网络建设。二是要提高信息化水平。应用软件的信息处理技术必须兼容各种载体形式的文档乃至多媒体预览功能,尤其要考虑对今后大量产生的城建电子文件的适用。
3、以数据库建设为重点,提升档案资源的利用率
要加快幵展馆(室)藏城建档案的数字化工作。对利用频率较高的城建设档案优先进行数字化、逐步将所有实体资源转变成数字信息资源,并以数字信息资源数据库为基础,利用计算机网络为社会和政府服务。
(三)推进城建档案信息化应注意的两个问题
1、注意与相关部门的密切配合、整体推进
城建档案工作涉及范围较广、工作量大、技术要高,因此光靠城建档案部门的力量是远远不够的,城建档案部门要切实增强协作意识,与档案、建设、城市规划、交通、水利、电信、广电等部门密切合作、相互配合,整体推进城建档案信息化建设。
2、注意把握工作重点
随着现代数字技术的不断发展，城建档案的载体也出现了磁盘、U盘、光盘等大量电子文件形式，因此传统的城建档案管理模式必须走数字化建设的道路，才能进一步适应信息化发展的要求。文章以南阳市城乡规划建设档案馆为例，分析城建档案向着信息化、数字化方向发展的策略。
关键词：城建档案；数字化；建设
中图分类号：G271文献标识码： A
一、档案管理数字化的概念
档案是包括文字、图像、声音及其它形式的原始记录，其内容是国家机构、社会组织及个人在社会实践活动中所形成的、保存的各种记录，以备后续查看。档案数字化建设就是把传统存储介质的原始档案资料利用数字化手段转换成数字化形式进行存储，即利用扫描、压缩、转化等手段转换成图像、声像等形式，利用U盘、光盘等存储管理技术将其存储于其它大量的存储介质上。数字化档案管理可以大大提高档案资料检索查询的效率，并且可以连接局域网、互联网，实现数字档案的管理网络。
二、城建档案数字化建设的必要性与迫切性
首先，全球信息化发展趋势促使城建档案管理工作必须与新形势相适应，才能顺应时展要求。现代社会中，越来越多的人们通过信息数字化技术获取信息，互联网几乎成为各行各业的主要依托，城建档案信息包含了城市建设、规划及管理过程中所有原始的信息资源，而在信息社会中数字化建设是必经之路。其次，城建档案的信息形态及结构不断发生变化。建设工程在各个阶段均离不开计算机辅助技术，施工、出图等环节会形成大量的电子文件，CAD、CAC等技术的普遍应用均决定了城建档案管理工作必须进入数字时代。再次，未来信息化社会对城建档案服务功能的要求促使其必须向着数字化方向发展。传统的实体利用形式无法满足社会对城建档案信息检索及应用的需求，城市建设规划过程中，各部门均推行信息化建设模式，在设计、施工、监理等单位会形成大量的建设电子文件，因此城建档案管理只有采用信息化、数字化管理模式，才能与其它各相关部门工作相适应。最后，城建档案管理向着信息产业化的方向发展。实际工程中各个环节会形成大量的电子文件，如果未得到及时有效的收集，则会导致资源流失或重复加工。而加强城建档案的数字化管理会促使这些电子文件、电子档案得到更加广泛的应用，基于信息时代背景下，真实、长期的保存城市建设活动中的各种原始记录，真实实现城建档案成为城市建设资源库的作用。
三、城建档案数字化建设重点内容
以南阳市城乡规划建设档案馆为例，其城建档案数字化建设的重点内容包括以下几个方面：
（一）系统基本功能
首先要具备数据采集功能。基于电子文件归档交换平台，利用电子文件网上报送系统多层面、多门系、多维度采集各类城市建设规划信息，城建信息必须符合必须长期存储、与归档要求相符；应归档单位及时向城建档案管理部门移交各类电子档案，再通过数据库技术将资源档案集中在一起，便于后续检索、应用，从而更好的服务于城市建设。其次，数据保存与利用功能，利用磁盘、光盘等各类技术手段，对所采集的信息进行备份、存储；而利用数据扫描、智能检索等功能，则可将相关信息方便、快捷的检索出来，并实现及时输出。再次，数据管理功能，即对大量原始电子档案进行系统化管理，对其进行分类、排序、价值鉴定、数据检验、生成检索目录、数据统计及自动打印输出等，并加强数据库系统的安全技术管理，利用身份认证保密技术、询问控制技术等，以保证电子档案信息的安全性。最后，城建档案的宣传功能。充分发挥数字城建档案的重要作用，便于公众对城市面貌及发展历程有所了解，将其制作成视频、画册等形式，向社会宣传城建档案管的服务功能，使其对城建档案工作有更多了解与支持。
（二）信息化标准建设
一方面，城建档案信息化建设必须坚持标准先行的原则，参照国家信息化建设相关规范与档案行业内标准，与南阳城建档案馆的实际情况相结合，制定统一的城建档案信息化工作技术规范。另一方面，要认真执行相关技术标准，包括国家档案局颁布的《电子文件归档与管理规范》、《CAD电子文件光盘存储归档与档案管理要求》等，以保证数据规范、资源格式的统一。
（三）加大基础性投入
城建档案信息化建设的有效性必须依赖成熟的技术与完善的设备，因此城建档案管理部门要向上级职能部门说明城建档案数字化建设的重要性与必要性，获取更多的资金支持与技术支持。具体而言，城建档案数字化管理基础性投入包括以下两个部分：一方面服务器的配置要能够满足海量数据存储与快速检索利用的需求；在音频、视频、多媒体设备方面加大投入，提高相机的质量，存储卡、录音笔等硬件设备也要保证质量；配置计算机、移动硬盘、DVD刻录机、光盘打印机及高速扫描仪等日常办公必需的硬件设备。另一方面，要建立健全异地容灾系统，对重要数据进行容灾备份，保证计算机系统在受到自然灾害或网络攻击时可迅速恢复正常工作；设置计算机网络化消防监控系统，对温湿度等环境配套系统进行完善，最大程度上保证城建档案的安全性。
（四）信息资源建设
首先进行目录数据库建设。要根据《档案著录规则》要求建立目录数据检查审核制度，对目录数据进行定期检查，以保证数据录入过程及录入结果的规范性；其次，建设全文数据库，普通数据库存储仅存储某个文件的关键字，而全文数据库则采用模糊查询即可检索到更多涉及到文章的内容，从而获取更为丰富、具体的资源信息。加快开发全文档案系统和多媒体信息检索系统，全文数据库结构设计应符合检索优先原则，推荐使用通用格式。最后，加强多媒体数据库建设。对馆藏珍贵、重要的影像、照片、纸质档案进行数字化处理。对新建归档资料全部进行数字化归档，一律使用数字化录入归档保存。
参考文献：
[1] 李新民,邱书巧. 城建档案管理数字化探析[J].城建档案,2013(11)
[2] 赵群. 探讨城建档案数字化管理发展模式[J]. 科技信息,2010(3)
关键词：城市建设；档案；管理
档案是党和国家的宝贵财富, 也是信息资源的重要组成部分。开发档案信息资源是档案工作为现代化建设服务的重要途径, 是档案工作自我完善的重要内容。随着科学技术的进步和社会经济的发展, 以计算机技术为核心的现代化信息处理技术正在逐渐深入到城建档案管理之中。怎样有效开发档案信息资源、以怎样的方式实现工作管理的创新,运用现代化的管理技术最大限度地服务于社会等,已经成为各级城建档案管理部门面临的问题。
一、城建档案管理面临的新形势
（一）世界经济一体化下与国际惯例接轨的要求
世界经济一体化的形势在不断地变化，对城建档案管理工作来说，至少提出了两点新要求，一是要求档案管理工作要更加规范，要尽可能缩短与世界发达国家档案管理水平之间的距离，满足与国际惯例接轨的要求。二是要求档案管理要发挥为社会经济发展提供支撑和依据作用，随时为城市规划与建设、招商引资等提供“全、新、准”的信息。
（二）我国加快现代化与城市化进程的形势
对于城镇特别是大城市来说，加快现代化与城市化进程的一个重要变化，就是城市快速、不断地向横向拓展和纵深发展。老城由于空间有限，更新改造往往采用立体化方式向空中和地下纵深发展，为更好地解决老城问题，很多城市特别是大城市还将向新区拓展。城建档案管理面临的将是信息量加大和信息更新速度加快带来的工作量的加大，这对管理手段和管理效益提出了新要求。
（三）我国加快法制建设和公民法律意识加强的形势
随着我国市场经济体系的逐步完善，体制和制度改革力度的加大，我国加快了立法的速度，公民的法制意识也进一步加强。
二、城建档案管理的特点
（一）复杂性
城市作为功能多元的综合体特征，决定了城市档案管理的复杂性。城建档案涉及城市规划、城市建设管理、城市环境保护、抗震防灾、城市规划管理政策法规等数十个方面或专业，包含城市空中、地面、地下的各种建筑物、构筑物、管线、设施等各种类型，以及文字、图表、声像、电子数据等不同形式的记录，其复杂性可想而知。
（二）动态性
城市无论是兴旺还是衰落，都在时刻经历着不断变化的过程，而作为真实记录城市发展变化过程的城市建设档案，其保管的城建信息具有动态性的特征。动态性就是要求档案管理能够及时提供真实反映城市建设管理现状的最新信息。
（三）准确性
大到与城市相关的系统性基础设施的改扩建、尤其是地下系统的建设，中到某一个建设工程的改扩建，小到一套房子的法律纠纷，城建档案作为历史性记录，都将成为重要的建设和法律依据，如果不能保证其准确性和可靠性，将会给国家、企业、个人造成重大经济损失，甚至引起灾害性事故。
三、城建档案管理问题的具体对策分析
（一）以创新的工作管理模式逐步实现现代化管理
创新是一个民族进步的灵魂, 是一个国家兴旺发达的不竭动力,也是一个政党永葆生机的源泉。当前，我国经济迅猛发展，改革开放深入进行，城市化步伐加快， 城市建设日新月异，这些对新时期城建档案工作提出了新的要求，传统的档案观念和老的做法已经难以适应新的形势。所以，如何创新性地开展城建档案工作，逐步实现工作的现代化是城建档案工作者着重思考的问题。城建档案管理现代化其实质是档案管理模式和工作方式从传统的以档案实体保管为主向现代化的档案数字化收集、存储、转送等转变, 以信息化形式为社会提供服务。因此，只有创新工作管理模式才能逐步实现现代化管理。
第一，档案载体不断发展导致管理载体方式的创新。档案载体是档案信息存储的介质, 它与社会发展阶段相适应，具有鲜明的时代特征。档案的载体从古代的甲骨、金石、简牍、纸张逐渐发展到现在的以胶片、光盘、磁带等为代表的影像技术载体。尤其是随着计算机技术应用的不断深入，计算机系统所需的信息载体越来越成为现代档案的主要载体，电子文件、电子档案也会越来越多地出现在我们的工作和生活中。新型载体档案需要特定的保管条件、技术和利用手段，这些都是传统档案管理方式所不能胜任的。另外，岁月的流失使得古老档案逐渐自然老化，也需要采用先进的技术手段进行抢救。档案载体的现代化必然导致档案管理现代化。
第二，现代化城市建设发展是实现创新管理的主体。城建档案是城市规划、建设和管理工作的真实记录，是城市建设发展的重要依据和城市管理科学化的窗口。与一般档案相比，城建档案有其独特性：真实性、广泛性、系统性和依据性。随着我国城建开发事业的蒸蒸日上，城建档案数量剧增，工作量不断增加，利用率越来越高，城建档案的管理难度也将日益增大。原始的手工管理模式已经不适应现代化城建档案管理的需求，城建档案管理工作正在逐步从原始的手工管理向采用现代化技术手段过渡，由实体化管理向信息化管理发展。
（二）以创新的服务理念逐步实现管理现代化
为经济建设服务、为城市建设服务是城建档案工作的根本目的。城建档案工作必须紧紧围绕这个中心。必须关注社会变化、跟踪经济全球化的趋势，紧随城市化的潮流，适应经济建设、城市建设和社会各项事业的潜在需求，注重服务观念、方式、手段的不断创新, 实现传统型服务向新型服务的转变，实现城建档案事业的可持续发展。
（三）在创新工作中随时发现和关注现代化建设中出现的问题信息化发展参差不齐
目前，我国各地城建档案信息化水平发展参差不齐，经济发达地区和大城市档案管理部门信息化水平相对较高，在管理模式、手段和方法上大多比较规范，而中小城市由于经济发展水平和业务发展水平的不同，有些信息化程度比较高，管理比较规范，有些就远远不够。因此制定全国统一的、科学的档案管理规范和技术规则，即档案管理模式，是档案电子化和网络化的需要，也是我国城建档案管理事业发展的需要。档案管理模式的规范化，便于以计算机为核心的信息技术在城建档案管理中的应用，没有规范化的模式就没有档案管理的现代化。只有实现档案管理现代化，提高档案管理的质量和效率, 才能更好地为城市建设和经济发展服务。
不断加强档案人员队伍建设。实现城建档案管理现代化离不开高素质、多元化的复合型档案管理人才。城建档案的内涵十分广泛，涉及城市规划、城市勘测、城市建设、土地管理、建筑管理等多个专业部门的档案，具有涉及面广、环节众多、内容复杂、综合性和整理性强的特点。因此，城建档案管理人员不但要有一定的城建档案专业知识，同时又要熟练掌握计算机系统管理、计算机数据库、硬件管理、程序管理和信息系统管理技术等现代化管理技术手段，以适应信息化建设时代的发展要求，最大程度地发挥好城建档案作用。新型载体档案的安全性问题。电子文件、电子档案给人类的工作、生活和学习带来方便、快捷的同时，也带来了一定的麻烦和不安全因素。它与传统的纸质文件相比，有着本质的不同：如电子文件的数字化信息形态、信息与载体的可分离性、读写信息的系统依赖性、信息的易修改、易丢失和共享性等特点，存在严重不安全性。因此，档案管理系统必须采取一定的安全防范措施，提高信息系统的安全性，保护系统硬件和软件免受自然灾害和人为的破坏，确保档案信息的安全。
参考文献
[1] 城市建设档案著录规范 [M].中华人民共和国建设部 国家质量技术监督局联合 2001 7
[关 键 词]网络环境城建档案 管理利用
中图分类号： G271 文献标识码： A 文章编号：
城建档案是在城市规划建设及其管理活动中直接形成，对国家和社会具有保存价值的历史记录。是社会信息的原生信息源。随着计算机技术、网络技术和图像处理技术的发展和应用，人们对信息获取和传播方式发生了根本性变化。信息领域正呈现出一个信息资源数字化，传输网络化的重要发展态势。城建档案事业正面临着一场深刻的革命。这场革命不仅引起城建档案馆技术设备的换代，更多的体现在管理理念、管理技术的更新、管理模式和服务利用方式的变革。标志着城建档案事业进入了一个崭新的历史阶段。
一、网络环境下城建档案的管理
城建档案作为一个国家一座城市社会发展的重要战略资源，是再现历史书写未来的决策依据。社会的巨大变革使城建档案呈几何数增长，其拥有的信息量急剧膨胀。而计算机技术、网络技术、通讯传播技术以及多媒体技术的互相渗透融合，必将激发人们对信息交流与合作的渴望。城建档案数字化和数字档案网络化，是实现城建档案资源共享的信息处理手段和信息传播方式。
(一)网络环境下城建档案管理的标准
标准建设是网络环境下档案管理的前提条件和准则。标准化是一个体系，包括软、硬件标准、数据标准和信息存储、传递、利用标准等。网络环境下城建档案管理的发展方向是国际化与标准化，集成化与合作化、职业化与社会化的交融，这就要求档案标准体系的建设要具有兼容性、一致性、可持续性和动态发展性。
架构网络环境下城建档案标准体系应在坚持国家法律、法规、行政规章等带有强制性的法律性、政策性规范的前提下进行。业务规范:包括档案信息的积累、共享和交流的规范;管理规范:包括对网站、数字化档案馆的规范; 档案的开放与安全规范；技术规范：包括对硬件系统功能要求和元数据的采集规范等。网络环境下的信息管理标准必须遵从真实性、可靠性、完整性和可用性原则。
城建档案数字化就是为城建档案信息网络提供信息资源，达到对城建档案信息管理和利用的高效、准确，最广泛、最大限度的发挥城建档案应有的价值。城建档案信息资源未来的发展趋势不单在本单位局域网上运行，还要在其他地区广域网上运行，形成国家城建档案信息网络。所有的入网信息资源都必须执行统一的国家数据标准，形成统一的逻辑数据库。近几年来全国性的城建档案法规纷纷出台，但针对电子、网络环境制定的规范尚少且通用性不强。因而建立系统、规范、通用具有可操作性的城建档案信息管理标准体系是当务之急。
(二)网络环境下城建档案管理的变革
1、城建档案管理方式和管理手段
城建档案数字化是利用数据库技术，数据压缩技术，高速扫描技术等高新技术手段将纸质、声像等传统介质的文件和已归档保存的电子文档，系统组织成具有有序结构的城建档案信息库。是一项高技术含量的系统工程。
面对网络环境的挑战，城建档案管理已经发生了质的飞跃。传统的城建档案管理是对档案文本信息的管理，主要包括手工编制的目录、索引、文摘等二次文献 。即便运用计算机技术，在单机管理时代，管理的仍旧是目录级二次信息，起到档案检索工具的作用。而网络环境下城建档案信息呈多元化格局，既有传统文本信息也有多媒体信息，档案管理的形式也呈现多元化。基于全息信息的出现，对档案信息的描述深度已经深入到全文的知识单元、信息单元。其目的是为了最大限度的开发和利用城建档案资源，其管理理念和手段已经转移到一切已利用为主，以用户为中心的模式上来，管理的范围明显扩大，深度明显增加。传统的城建档案管理模式已无法满足网络功能的需求效果，必将为现代化管理模式所取代。
2、城建档案的开发和利用
针对城建档案专业繁杂、载体多样、信息量大且具有动态性和地域性的特点，网络环境下城建档案管理的核心就是实现档案资源的整合与共享。即从对档案实体、二次文献的单一管理向对档案信息的获取、处理和整合等多元化管理的变革。从档案利用由被动、直接、实物互交式服务向主动、虚拟、网络互动式服务的变革。其中包括对馆藏城建档案的数字化，电子文件的收集与归档，网络城建档案信息的采集、数字信息的网络和利用等。
3、城建档案信息资源库的安全和维护
城建档案的本质属性是原始性。具有完整、真实、准确的特点和凭证作用。而网络环境下的档案信息具有明显的不稳定性，信息的易逝性、易变性和可操作性，极大的冲击着档案信息的安全。维护数字信息的真实性和永久存储性是重中之重。在获取和传递档案信息的过程中要忠实档案实体，切勿更改。特别是对电子文档的收集、归档和处理，要设置安全维护标准，存储电子文档在形成过程遗留的所有印记。城建档案信息有相当一部分是有密级的，要控制利用范围。因而网络环境下档案信息安全管理和高效运转的关系非常关键。必须考虑共享与保密、逻辑性处理与物理性存储管理等问题。这是从保护档案实体的一劳永逸到保护档案信息的可获取、可读、可用，档案信息内容的真实、准确、完整的变革。城建档案信息资源库的安全与维护主要包括信息加工处理的安全与维护，信息存储的安全与维护和信息利用的安全与维护等。
网络环境下城建档案的利用
城建档案数字化的目的是数字档案信息网络化，最终实现城建档案信息共享。城建档案提供利用网络化，就是利用网络技术为利用者提供档案信息的查询服务。网络档案利用服务显现档案数字化、传递网络化、存储海量化、服务快捷化、信息共享化的多功能特性。在网络环境下档案部门将汇集纸质档案、特殊载体档案等多种档案资源，借助网络技术和信息技术建立起集档案信息开发、检索、利用等功能于一体的服务系统，运用计算机多媒体技术传递文字、声像信息，充分发挥网络的传输作用和功能。网络传播作为一种新的传播方式，已经打破了时间和空间的界限，为城建档案资源为社会所用开辟了广阔的服务领域。在网络环境下城建档案提供利用服务的范围、内容、方式、层次、手段都发生了根本性的变革。即服务范围由单纯的内向型向内外结合型的变革，服务内容由档案实体型向档案信息型的变革、服务方式由被动应付式向主动开放式的变革，服务层次由原件提供的低层次向开发整合信息资源的高层次的变革。服务手段由手工检索、单机检索、面对面传递信息转向网络传输和在线服务的变革。
（一）城建档案信息数据库服务
网络环境下大多数城建档案信息是以数据库形式存在的，数据库管理模式是档案信息资源管理的主要形式。它是利用数据库技术将馆藏档案资源组成各种通用或专用型数据库，对城建档案信息进行统一管理，实现用户远程异地检索的形式。即建立一个科学、系统、结构合理和相互配套的档案信息检索网络。数据库模式应具有开放性、网络性和共享性的特点。可根据档案信息的开放程度，设置全文数据库或目录数据库。网络下的数据库还可进行联机检索从单一检索点的线性检索发展到多元的非线性的检索。提供的信息不仅包括目录、索引、全文等文字信息，还包括声音、图像等多媒体信息。用户可通过网络结构在各种媒体信息中自由浏览，找到任何媒体所载录的相关信息。
数字档案馆电子商务服务
关键词：基层城建档案工作；问题；对策；案例分析
中图分类号：G271
文献标识码：B
文章编号：1008-0422(2011)08-0112-02
1 引言
城市建设档案是指在城市规划、建设和管理活动中直接形成的对国家和社会具有保存价值的文字、图纸、图表、声像等各种载体的文件材料，是城市建设的技术成果和历史依据。随着我国城市化的高速发展和现代科学技术，特别是计算机技术、信息处理技术和网络技术的迅猛发展和普及应用，城建档案工作在取得巨大成就的同时，也经历着深刻的变革。相对大中城市城建档案工作来说，区县(市)城建档案工作属于基层城建档案工作，基础要薄弱一些，发展步子要缓慢一些，还存在着一系列的新情况和老问题，对这一些问题的研究、思考和处理，对促进我国城建档案工作整体均衡发展有着特别重要的意义。
2 当前基层城建档案工作存在的主要问题
2.1归档意识不强
一般情况下，城建档案需要经过十几年或更长时间之后才能体现它的价值，而我国各区县(市)城建档案工作都起步比较晚，城建档案在建设、规划、管理中的作用体现还不突出。因此，相当多的人认为城建档案不重要，没有多大作用，以致违法行为频繁发生。
有一部分建设单位其从事基建工作的管理、技术类人员，甚至包括一些领导，重建设、轻档案的思想突出，只注重工程的投资、规模、工艺、质量等问题，对建设工程档案在收集过程中是否齐全、完整、真实等重视不够，有的甚至没有把档案管理提到正常的工作范围，更没有建立一套规范的管理机制，来保障建设档案管理的完整和齐全。因此当档案接收进城建档案馆后，不是档案资料被损毁、遗失或移交不齐全，就是档案资料存在部分复印件等情况。
2.2城建档案管理工作人员专业水平不高
近年来，虽然已经基本形成以城建档案馆为主体，以城建档案室、建设系统基层档案室和建设单位基建部门为基础的城建档案工作网络。但在整个建筑行业中，许多资料员都是由施工员兼职，相对于专业的档案员、资料员，这些兼职人员对城建档案的收集、整理的能力较低。而且根据新的国标，许多人对工程档案归档标准、归档要求等诸多问题把握能力有限，使工程档案的形成落后于建设工程建设进度，导致许多工程档案在收集整理失真、遗漏，接收时不全、零散、丢失等现象时有发生。有些建设部门是第一次搞建设，对城建档案归档的要求更是一头雾水。如果城建档案管理部门不重视主动服务，就容易造成许多资料由于保管不力而丢失的严重后果。
9.3城建档案法律法规建设不健全，依法治档落后于形势需要
近几年，建设部先后颁布了《城市建设分类大纲》、《城建档案主题词表》、《城市建设档案案卷质量规定》、
《城市建设档案馆目标管理考评办法》、《城市管线工程档案管理办法》、《城市建设档案管理规定》、
《城市建设档案著录规范》、《建设工程文件归档整理规范》、《城建档案管理规范》等法规或业务规范。这些法律法规，对促进城建档案工作规范化、科学化管理意义重大。但就依法治档整体形势而言，城建档案法规建设远远不能适应新形势、新任务需要。一是无全国性专业条例法律支撑，只有法规或规章，依法治档的权威性不够。二是全国绝大部分省、自治区、直辖市未出台城建档案条例，只有政府规章，地方开展城建档案工作缺乏刚性法律支撑，弹性较大。面对城建档案队伍提出的“参公”要求，整体进展不够理想，职工工作积极性受到严重影响。三是城建档案法规体系尚未形成。中央、地方已形成的域建档案法规不配套，很多地方还没有把城建档案事业的发展列入国民经济和社会发展计划之中，工作上仍然存在有法难依、有章不循的现象，影响和制约着城建档案工作的开展。四是城建档案法规与建设行业以及文书档案相关法规的衔接与配套方面存在一定的矛盾。
2.4有关部门对城建档案工作重视不够，不能提供严谨的职能管理作用
城建档案的收集、保管工作需要建设行政管理部门的大力支持，需要规划、管理等有关单位的协作配合，光靠城建档案部门努力显得力不从心。比如，有关部门对城建档案的产生、收集等环节不重视、不衔接，就有可能导致工程备案和档案进馆的脱节，造成档案收集工作的散、漏。尽管国家有相关法规明确规定，建设单位应当严格按照国家有关档案管理的规定，及时收集整理建设项目各环节的文件资料，并按照程序，在建设工程竣工验收后，及时向建设行政主管部门移交建设工程项目档案。但在具体实施过程中，除了一般的建设工程由于要工程备案而必须取得建设工程档案合格证这要件把关较严外，其他的档案门类，由于跨系统、跨部门行政管辖，特别是与城市安全息息相关的电力、通信、地下管线等重要工程项目档案不能及时接收进馆。
3 促进基层城建档案工作创新发展的对策和思路
推进区县(市)建设事业发展是统筹城乡建设、促进区域共同和谐发展的重大举措，而促进基层城建档案工作创新发展将为区县(市)建设事业可持续发展提供支持和保障。针对上述制约基层城建档案工作发展的主要问题，应注意抓好以下几项工作：
3.1加强宣传，提高意识
城建档案管理部门应积极行动起来，加强对城建档案的宣传，增强全社会的城建档案意识。采取多种形式，广泛宣传城建档案的价值、作用，扩大城建档案的社会影响，形成城建档案是城市建设的重要内容，是城市变迁的真实历史记录，它既有政治价值、更有经济、科技价值和安全价值的共识。并进一步加强城建档案管理工作，以出色的工作业绩，引起全社会对城建档案工作的高度重视和高度关注，确保城建档案工作健康有序开展。
3.2不断提高档案管理人员素质能力
城建档案工作不仅需要精通业务的“专家”，更需要思想活跃、应变能力强的“通才”。应采取各种有效措施，加强人才队伍建设，努力提高素质能力。一要加强政治思想和职业道德建设，增强奉献精神。二要不断更新知识、吸收新“营养”，采取“走出去，请进来”的办法，不断更新城建档案专业理论知识和实际技能，建立起一支政治业务素质强、结构合理、相对稳定、充满活力，既具备档案专业知识，又具备相当的计算机及外语水平，以及通晓城市建设行业知识和法律知识的复合型城建档案人才队伍。三要努力创造一个城建档案工作人员能够充分发挥潜能的良好工作环境，为人才队伍的成长创造良好的环境和条件，以适应新时期城建档案工作的发展需要。
3.3加强与相关部门的沟通协调
努力争取建设行政相关职能部门的支持，
为建设工程档案提供相应的监督和制约保障。比如，通过与质监部门合作，在建设单位移交档案时，严格按手续办事，做到责任明确。实行建设工程档案验收合格制度，并请审批中心协作，使建设单位在工程立项审批时就签订责任书等手段，加强与有关职能部门的沟通，争取他们的支持和配合，加强与各部门之间的信息交流，特别是请规划、建管等部门共同参与管理和监督城建档案的收集工作。
3.4加大行政执法力度
依法治档、健全制度，是城建档案事业能够健康有序发展的保障。城建档案部门，一是要加强现有法律规章及规范性文件的清理修订工作，根据新情况开展立法工作，确立城建档案管理工作的行政执法主体的地位，以便加大行政执法力度。二是要加强执法力度的宣传，提高社会对城建档案的认识，制定相应的域建档案管理制度，使档案管理工作做到有章可循，有法可依。三是对档案接收过程中个别建设单位存在的不愿移交、拖延移交档案等问题，档案管理部门在做好宣传解释工作的同时，应严格依法办事，理直气壮地接收档案，从而保存了城市建设真实的历史记录，为今后城市建设的管理和维护收集了原始性、依据性材料。为了保证工程档案与工程建设同步进行，保证工程档案的真实性、及时性、完整性，在行业主管部门的带领下，还应对在建工程项目档案进行执法检查。对不按规定收集档案的建设单位，在工程竣工验收后，在规定时间内不移交档案，或档案遗失、伪造等现象及时提出口头和书面的整改意见，对拒不移交档案的单位，在上报建设行政主管部门后，依照相关法规进行处罚。真正做到有法必依、违法必究、做到依法治档，使城建档案工作步入法制化建设的轨道。
4 案例分析：大足县城建档案室的实践与体会
最近几年，大足县城建档案室克服各种困难，采取一系列行之有效的举措，推动了城乡建设档案工作快速发展。2010年，大足县城建档案室共接收工程档案1160卷，涉及工程项目452个，库存档案达到13629卷，照片1362张，工程档案进馆率达100％；同时该室还接待档案查询利用340人次，提供档案资料580卷次，最大限度地发挥了城建档案在城市建设工作中的应有作用。其主要措施有：
4.1加强档案“专业化”业务指导
针对城建档案的产生单位，采取主动“请进来”、“走出去”等多种形式，加强业务指导工作。主要从四个过程未强化业务指导：
4.1.1工程开工在办理建设工程《施工许可》之前我室与建设单位签订《建设工程档案报送责任书》告知相关单位实施城市建设档案管理的工作程序及步骤，提交资料目录，讲解具体内容与要求，及收集资料中应注意的事项、收集的连贯性和完整性。
4.1.2施工过程中，派专人对该项工程进行跟踪服务。指导、抽查工程资料的形成是否与工程进度同步、是否真实准确，主要以督促检查为主。
4.1.3工程完成后的专项验收时的业务指导，在档案专项验收工作中，建设单位形成的资料主要是看前期及各项验收手续的办理是否齐备；施工文件主要针对文件内容的“三性”要求即“完整性、准确性、真实性”未审核，对不完善部分一次性告知并及时提出整改意见，工程档案预验收合格后方可同意组织工程竣工验。
4.1.4建设工程档案接收时的审核，对即将接受进馆的档案主要对其整理上的审核是否达到“两化”即规范化，标准化。
4.2强化档案“信息化”管理
4.2.1逐步推进馆藏档案电子著录
档案电子著录是我们实现档案的信息化管理的第一步，目的在于编制统一的检索工具，便于档案信息资源的开发利用。城建档案的著录分为：项目级、案卷级、文件级三级。为确保著录数据的统一与规范，严格按照市城建档案馆制定的档案电子著录系统进行项目级著录。
4.2.2积极推行城建档案数字化
按照《重庆市档案信息化建设规划纲要实施意见》，积极推行数字化档案，督促建设单位填报电子表格，对前期文件、竣工图纸按相关标准进行扫描，收集和整理声像档案。并对形成的数字化档案严把质量关，确保数字化档案信息资源的质量，为档案利用环节创造条件。
4.3加大档案“系统化”开发利用
4.3.1优化馆藏档案，提供齐全可靠信息
一是严格控制进馆档案的质量。对接收进馆档案质量严格把关，一旦发现不符合归档要求的档案，责令其整改合格后方可接受进馆，以确保馆藏档案的质量。二是定期进行档案鉴定，剔除无保存价值的档案和到期档案。
4.3.2加大档案开发力度，确保档案信息安全
要建立健全解密制度，把握好开放与保密的关系，严格执行制度，加强管理，把档案信息安全保障体系建设落到实处，严把档案利用审查关。
4.3.3强化服务职能，提高服务质量
为全面开发档案信息资源，变被动服务为主动服务，一是在服务程序上，变繁琐为简便，方便利用者。二是在服务措施上，改变以往“守株待兔”式的被动服务措施，使过去基本处于封闭状态的城建档案，向全社会开放采取上门服务、电话服务、电脑服务、现场服务等灵活多样的措施拓宽档案利用渠道。为利用者提供多方位的优质服务。
一、城建档案信息化管理的必要性
城建档案作为城市规划、建设和管理过程直接形成的真实记录，蕴藏着丰富的信息资源，涉及城市规划、建设和管理等的各个专业部门，载体形式主要有文字、图纸、图表、照片、磁盘、光盘及录音、录像等。城市管理工作自身具有综合性、多样性的特点，做好城建档案管理工作对促进未来城市建设发展尤为重要，它促使档案管理要深层次地开发档案信息资源为城市文化建设服务，通过档案真实反映一个城市过去的面貌，扩大城市知名度，增强城市市民的荣誉感和使命感。档案工作要紧紧围绕城市中心工作，开拓新的服务领域充分利用各种方式方法，广泛收集各类技术、管理等方面的动态资料编写不同类型的参考资料，主动选择、分析、汇总信息资源，提供档案资料，扩大服务对象和服务范围，以提高城市文化建设的品牌形象。
开发城建档案信息是充分发挥城建档案作用和价值的重要手段。作为城建档案的存储介质，目前我国大多数城建档案的载体是纸制档案和录音、录像带等。这些传统的纸制档案存储空间大、维护成本高、查阅不便，难以适应数字化时代的飞速发展，随着计算机技术尤其是办公自动化技术和网络技术的快速发展，产生了越来越多的电子文件，许多工程图纸也直接以数字化形式存在于电子文件中。而录音、录像带作为声像档案的重要组成部分，如何保管和有效利用也是一个值得研究的问题。从构成录音、录像带的档案看，其载体均为磁性物质，该物质容易受外界环境如空气、温度、湿度等的影响而改变，从而影响其寿命。因此，将录音、录像带通过计算机技术转化为数字化电子文件，延长其寿命是声像档案保管利用的最佳途径和必然趋势。通过管理内容数字化，新的管理模式采用现代高新技术和数码信息处理技术对城建档案的收集、整理、利用各工作环节进行优化，整合档案信息，优化信息源，实现业务工作标准化、规范化，实现城建档案资源的合理配置、最大开发利用，实现对档案实体的保护，方便了利用者，减少了中间环节，也大大方便了网上传输，为社会提供一种全新的传播、交流城建档案信息的方式与高质量的城建档案信息产品，使城建档案工作更好地为城市的现代化建设服务。
二、城建档案信息化管理的主要历程
城市建设档案工作，是20世纪80年代在改革开放大潮中伴随突飞猛时宜的城市建设而产生的一项新兴事业，20世纪80年代的初创阶段、90年代快速发展阶段，短短十几年时间从无到有，从小到大形成了全国规模的城建档案管理体系，从而彻底改变了过去“管建设、不管档案，只建设不存档”以致埋下种种隐患，建设事故屡屡发生的混乱状态，使城建档案资料得到妥善保管和开发利用，并在城市规划、建设及管理中发挥了重要作用，城建档案馆也成为我国城市建设走向科学管理的标志。
随着高科技在各领域的渗透，90年代末城建档案开始向现代化管理和信息化建设迈进。跨入新世纪，“数字城建档案馆”成为城建档案信息化建设的目标和宏伟蓝图，关于“数字城建档案馆”的讨论异常热烈。通过积极的探索与实践，逐步认识到城建档案信息化建设是一项复杂的系统工程，是一个循序渐进的过程。当前，城建档案管理引入信息技术，改进工作方式和管理模式势在必行，如何指导和推动城建档案工作的信息化建设，是新形势下行业管理部门应该重点思考的问题。为顺应时展的潮流，充分发挥档案工作在城市管理中的重要作用。城建档案工作，作为国家档案事业的重要部分，作为城市规划、建设、管理中重要的信息资源的支持保障，应积极地将现代信息技术与档案管理技术和方法结合起来，目前国内多数城建档案馆已经启动了信息化建设工程。
三、城建档案信息化管理的关键环节
档案的信息化应以现实需要为前提，分阶段、分步骤稳妥实施，重点加强对珍贵、重要、易损和利用频率高的城建档案和现行公开文件的数字化转换工作，逐步实现馆藏纸质档案和照片、录音、录像等档案的数字化，建立数字资源库。在信息化城建档案馆从理念走向现实的过程中，必须解决好几个关键问题。一是电子档案的法律凭证问题，电子文件的法律效力等基础性问题必须有法律依据彻底解决电子档案的接受与管理问题，否则难以保证电子文件的真实性、完整性、可靠性。二是数字化档案信息资源的长期存取问题。数字信息载体的脆弱性以及数字信息所依赖的计算机硬软件的不断更新，造成数字化档案信息资源的长期存取存在种种问题。三是统一数字化标准格式问题。档案信息共享的前提是标准化与规范化，它包括档案业务管理规范化、档案馆运作规范化、网络标准规范化、信息交换规范化。全国各地城建档案馆，包括众多相关信息提供单位，只有大家按照统一标准、格式来进行数字化，才能更有利于信息资源的共享，才能加快城建档案数字化的进程。
四、树立城建档案信息化建设的规划理念
关键词:城建档案工作;和谐社会建设;服务工作机制
1城建档案工作主要内容
城建档案是指在城市规划、建设及管理工作中形成的应当归档保存的文字、图表、声像等各种载体的文件材料。城建档案是城市规划、建设和管理的重要基础资料,是建设各主管部门依法实施行政管理、行政许可、市场监管和执法监督的重要依据,是抗震防灾、应对突发事件的重要信息,也是工程建设、维修养护、改建扩建、审计稽查、维护权益的可靠信息和凭证。城建档案工作就是围绕城市建设开展的一系列档案管理工作包括档案的收集、整理、保管保护、鉴定、统计、开发利用等,是城乡建设事业的重要组成部分。按照国务院《科技档案工作条例》(国发[1980]302号第二十八条,大中小城市都应建立专门的城建档案管理机构,特别是大中型城市必须建立城建档案馆,收集和保管本城市应当长期和永久保存的基本建设档案。小城市和县镇按照要求,也要建立城建档案馆或设立城建档案室,并配备专职档案管理人员。
2城建档案工作现状分析
目前,全国80%的县级建设行政主管部门设立了城建档案室(馆),大中城市普遍建立了城建档案馆,负责收集、保管和提供利用本地区形成的城建档案,相当一部分城建档案馆(室)被赋予“城建档案管理处(办公室)”职能,指导监督本地区城乡建设档案工作,形成了“一个机构、两块牌子”的工作体制。许多地方和部门以及建设单位,将建设项目档案工作作为工程建设的重要内容,纳入项目建设管理计划和工作程序、岗位责任制,逐步走上良性发展的轨道。各建设行政主管部门将工程档案管理纳入规划许可、施工许可和备案管理程序,普遍推行“一书一证”制度(即工程开工前建设单位要与城建档案馆(室)签订《建设工程档案报送责任书》,工程竣工验收备案前要由城建档案管理部门出具《城建工程档案验收合格证》),工程档案接收率达90%以上。城建档案馆(室)档案数量快速增长,各馆配备了相应的硬件设备,如密集架、计算机、扫描仪、温湿度自动监控设备等,按照国家标准《城市建设档案著录规范》、《建设工程文件归档管理规范》和建设部颁布的《城建档案分类大纲》、《城建档案保管期限与密级划分》等一系列技术规范整理档案,档案规范化、现代化、信息化程度大大提高,村镇建设档案工作开始起步,各地积极贯彻《城市地下管线工程档案管理办法》,初见成效。
湖南省株洲市城建档案馆(城建档案管理处)2004年晋升为“国家一级城建档案馆”;县级城建档案馆(室)在各级领导的高度重视和支持下逐步发展壮大。醴陵市2006晋升为省一级城建档案馆,攸县设立专门的城建档案馆,株洲县、茶陵县、炎陵县等建设局设立了专门的档案室。无论是人员配置、库房建设都相应的增加和扩大,整个县(市)馆藏由原来的几千卷上升到3万余卷。
我国已进入全面建设小康社会和构建社会主义和谐社会的新阶段,各地各部门正全面落实科学发展观,统筹城乡发展,开展社会主义新农村建设,推进城镇化进程,在这种形势下,城市建设事业将获得前所未有的发展,对城建档案工作提出了更高的要求。城建档案工作面临新挑战,出现了新的问题和不足:城建档案的服务效能有待提高;地下管线工程档案管理滞后;信息化、数字化建设步子不大,建设档案工作仍然停留在“收集保管型”,没有实现向“信息服务型”的根本转变。
3创新工作机制,积极为城市建设和经济发展服务
挑战意味着机遇,问题就是机会。我们必须抓住机遇,解放思想,与时俱进,创造性地开展工作,建立城建档案信息资源主动服务工作机制,把城建档案工作推向新境界,使之在社会主义和谐社会建设中取得突破性进展。立足构建社会主义和谐社会对城建档案工作的要求和当前形势,努力创新城建档案工作机制,积极为城市建设和经济发展服务,我认为应做好以下几点:
3.1抓好重大建设项目档案工作,加强对重要数据的收集,将城建档案馆(室)建设成为城市建设重要数据的备份中心。
积极实施重大建设项目档案工作全过程管理,即以项目法人为管理核心,以纳入合同为管理依据,以监理控制为重要手段,在档案行政管理部门、专业主管部门、城建档案部门及项目建设、设计、施工、监理单位全方位参与下,实施事前介入、事中控制、事后稽查、验收把关的全过程控制的新的重大建设项目管理模式。国家对城市防灾抗灾,应对突发事件和反恐怖等工作十分重视,各城建档案馆(室)应紧密配合有关部门预防和应对城乡突发事件,一是做好重要工程包括重要建设、地下管线、人防工程、防洪工程等档案的收集管理;二是加强与政府公共安全和应对突发事件机构的合作,做好重点档案的备份和安全保管,建立紧急情况下重要工程档案的利用机制和受损恢复机制;三是加强对重要工程档案的研究分析,为制定应急预案和抢救方案提供及时准确的服务。
株洲市城建档案馆在抓好重大项目档案工作方面取得了一定的成效。通过加大业务指导工作力度,工作人员经常性地深入施工现场,跟踪服务,及时介入,多方协调,进行业务指导,确保了资料收集的完整性和及时性。2001年至2006年,全市共办理竣工验收备案项目1591项,重点工程210项左右,仅2005、2006年共收集重点工程档案约4000卷。6年来新增入库档案约38000卷,为全市城市建设发展做出了一定的贡献。
3.2加强地下管线工程档案的收集管理,将城建档案馆(室)建设成为本地区地下管线工程档案信息中心。
地下管线是城市的生命线。2005年建设部136号令颁布了《城市地下管线工程档案管理办法》。各级建设部门要建立配套政策措施,纳入行政审批环节,把《办法》所规定的查询制度、告知制度、竣工测量制度、档案移交制度、预验收制度、档案动态管理制度、责任制度等,纳入规划管理、施工管理、备案管理相关环节,建立起各部门、各行业加强协调、分工合作、密切配合、资源共享的地下管线档案信息管理体制和运行机制,保证各类地下管线档案信息及时移交,借助计算机、网络技术等现代化管理手段,建立城市地下管线信息管理系统,为城市建设提供高效优质服务。
2004年,长沙市城建档案馆通过省、市人大出台了《长沙市城市地下管线工程档案管理条例》,通过行政执法和地下管线工程档案业务指导以及检查督促,推动了地下管线工程档案工作全面发展。目前,全市包括引水、供水、排水、燃气、通信、电力等专业管线工程档案都做到了业务指导到位、档案编制规范、收集工作有力、报送移交及时;2005年至2008年共接收各类管线工程档案4000多卷;并根据城市隧道工程、轻轨工程的发展,适时跟进,出台了一系列规范文件,主动提供优质服务。特别是在地下管线档案信息中心建设方面,长沙馆自2006年以来,通过市财政投入3370多万元,完成了“长沙市地下管线信息化工程(一期)”,实现了地下管线信息的动态管理,把长沙市城建档案馆打造成了城市规划、建设和管理以及长沙市经济社会数字化发展的基础工作平台,充分展示了城建档案工作在城市建设和经济发展的作用。
3.3推进城建档案工作信息化,实现由“收集保管型”向“信息服务型”的转变。
当前我国信息化建设正在进行战略转型,即从信息技术阶段转向信息资源阶段,从基础设施建设阶段转向深入应用阶段,从数量建设阶段转向质量建设阶段,从粗放配置阶段转向集约经营阶段。档案是国家的基础性原生性信息资源,档案部门是信息资源大户,档案工作从本质上来说就是信息化工作,面对国家信息工作战略转型,档案工作特别是档案信息化工作必须转变工作思路,把重点转移到加快档案信息化资源建设,发挥档案信息资源的重要作用上来。
当前多数城市采用计算机管理系统对城建档案进行管理,不少城市开设了局域网,有的开始建设数字化城建档案馆,但各地发展极不均衡,距离社会主义和谐社会对“信息化服务”的要求甚远。各城建档案部门一定要认清形势,居安思危,积极应对,国家档案局、国务院信息化工作办公室于2006年9月联合启动了档案信息资源开发利用试点工作。试点确定了6个方面主题和16个试点单位,其中沈阳市房地产档案馆与另外两家单位联合承担“档案信息资源社会化服务”的试点任务,要求对利用信息化手段、采取不同运行机制、运用多种形式对档案信息资源进行深度开发、提供社会化服务等方面工作进行探索实践、总结归纳。各城建档案部门应主动融入对接全国档案信息化工作,努力把城建档案馆(室)建设成为本地区建设信息资料中心。“十五”期间,株洲市城建档案馆先后投资60余万元,用于声像设备和计算机信息化建设。安装了局域网,开发了“城建档案信息系统”,建立了株洲市城建档案信息网站,逐步实现了城建档案收集、管理、利用、统计的现代化,结束了手工操作和人工查阅的历史。建馆以来,共接待查阅利用者36980人(次)、查阅档案35019卷,复制资料50000余份,为城市建设、重点工程建设提供了大量的基础资料,也为全市各行各业及人民群众改扩工程、解决纠纷、补办手续、史志修编、新闻宣传等提供了大量服务,创造了可观的经济效益和社会效益。
3.4抓好村镇建设档案工作,为社会主义新农村建设服务。
总理在今年的《政府工作报告》中提出,要切实把国家基础实施建设和社会事业发展的重点转向农村,大力加强农村基础设施建设,加快农村水利、道路、电网、通信、安全饮水、沼气等设施建设,集中力量用两到三年时间基本完成全国大中型和重点小型病险水库改造。各地建设规划部门必须加强与档案、民政、农业等部门的合作,将村镇建设工程档案管理纳入三农工作、村镇建档工作,进一步纳入村镇建设工程规划管理、施工管理、备案管理程序,保证村镇建设档案的收集、保管和开发利用。
对株洲市各县(市)村镇建设档案工作来说,一是要进一步建立健全工作机构,提高工作人员素质。特别是在镇一级,一定要指定专人负责,目前镇域规划建设发展很快,建设档案工作要跟上新农村建设步伐,不能留下空白。二是要进一步加大投入,提高硬件配置,落实工作场地和档案保管库房,配备必要的工作设备设施,改善技术工作条件。三是要进一步争取领导重视,努力用好地方政策,以有为争有位,不断打开工作局面。四是要进一步营造城建档案工作一盘棋的工作氛围,加强市、区县(市)、镇建设档案工作联动,建立信息员队伍和工作网络,开展业务培训,加强横向交流,增强建设档案工作为社会主义新农村建设服务的整体实力和成效。
做好城建档案工作,服务和谐社会,是我们每个档案人应尽的职责。认认真真工作,踏踏实实做人,敢于创新,城建档案事业正如这五月石榴花一样,将会绽放出艳丽夺目之彩!
目前，一个快速增长且复杂的大数据时代已经来到我们面前，它给城建档案工作带来了挑战，但同时对城建档案事业来说也是一个发展的机遇。大数据对于档案工作者而言不仅是项新技术，也意味着思维方式的改变。在大数据时代，通过云计算平台从海量复杂的数据中挖掘档案的隐藏价值，将成为城建档案发展的主旋律。
关键词：
城建档案；大数据；云计算平台；档案价值
当互联网进入到云时代后，大数据也开始引起人们的关注。2012年3月22日，美国总统奥巴马宣布将投资2亿美元用于发展大数据相关产业，并把大数据比喻为“未来的石油”，由此可看出大数据在未来社会发展中的重要性。大数据，或称巨量资料，指的是需要新处理模式才能具有更强的决策力、洞察发现力和流程优化能力的海量、高增长率和多样化的信息资产。[1](p17)对于大数据的特点，业界概括为4个“V”：第一Volume（大量），据不完全统计，目前全球互联网用户每天产生上传的数据已经达到了22TB以上。[2](p216)第二Velocity（高速），即计算速度快。第三Variety（多样），指数据类型繁多，包括我们日常接触的文字，图像、地理位置信息以及购买商品记录等等。第四Value（价值），虽然大数据的价值密度低，但是挖掘出的价值含金量高。现在商业、经济以及其他领域中，有许多决策与方案是根据挖掘大数据中的信息来制定的，这就是大数据的价值所在。
一、大数据带领城建档案建设进入新的时代
2013年1月29日，住房和城乡建设部公布了首批90个智慧城市的试点，由国家统一规划和施行的智慧城市建设正式起步。[3]江苏省住房城乡建设厅也加强了建设工程电子档案与声像档案编报的指导工作，督促建立数字城建档案馆。随着智慧城市的建设发展，各项建设工程形成的档案资料急剧增加，与此同时社会也在要求城建档案部门能较好地应对相关的需求变化。巨量资料，大需求推动着城建档案的收集、整理和利用工作进入大数据时代，[4]其中档案信息化是实现大数据管理的基础工作。目前大部分城建档案的征集、保管和利用等工作都是以纸质档案为主，这种档案管理模式把档案内容与档案载体合二为一，这样的管理效率与档案利用率都比较低。这些年城市建设的迅猛发展，各项建设工程与基础设施形成的档案呈爆炸式增长，对各档案馆的库房造成了不小的压力，“胀库”问题突出。因此将档案信息化能摆脱传统纸质档案的局限，提高了档案管理和利用效率。此外档案信息化建设能较好地实现档案信息资源的高效整合，更大程度地满足用户对档案信息的需求。
二、大数据时代背景下城建档案发展所面临的挑战
受到经济水平、人才资源等因素的影响，城建档案的信息化建设发展将经历一段逐步发展的过程。由于我国各地区发展不均衡，各个地方的城建档案信息化发展情况有所差异，档案信息管理技术应用平台还不十分成熟，这种情况也必然使档案信息化的建设只能是逐步发展的。[5]另外对于城建档案信息化与电子声像文件的编报工作应当建立细致统一的归档制度和相应的业务技术标准。目前国家了《建设电子文件归档与管理规范》（CJJ/T117-2007），建设部的《建设电子文件元数据规范》等等。这些规范基本上满足我们日常对档案接收与管理等业务工作的指导需求，但是要想实现档案的数据共享与管理应用，相关的标准与规范在具体细节上还应当进一步研究细化，使之进入可操作化层面。除了城建档案信息技术系统标准需要细化之外，缺少一批信息产业的复合型人才也是制约当前城建档案发展的重要因素。曾说过决定战争胜负的因素是人，而不是武器。因此对于新时期的档案工作既要建立拥有先进技术的档案管理系统，也要建设一支具有较高档案专业理论水平，又具有相当计算机及外语水平，同时又具有一定判断力、管理能力和决策能力的复合型人才队伍。[6]
三、初步建立城建档案的云计算平台
尽管目前我们城建档案的大数据建设发展还面临着许多问题，但大数据已经应用到了生活中的方方面面。要想将大数据技术应用到档案工作中需要借助云计算平台，云计算是基于互联网的相关服务的增加、使用和交付模式，这种模式提供可用的、便捷的、按需的网络访问，进入可配置的计算资源共享池（资源包括网络，服务器，应用软件等）。从技术上看，大数据与云计算的关系就像一枚硬币的正反面一样密不可分。大数据必然无法用单台的计算机进行处理，必须采用分布式计算架构，因此建设档案大数据首先要搭建档案的云计算平台。
（一）制定相关的档案数据标准目前各地城建档案部门开始了初步的档案信息化工作，但各地标准不一，并且各地部门的数据库是独立的。要明确的一个概念是几个城市的档案数据不能成为大数据，大数据不仅是大，而且要全面。因此标准不统一既是缺陷，也是一个契机。应当尽早在档案信息化发展的初期制定详细的档案数据标准，规范档案数据的存储，处理，传输，共享等应用功能，以保证应用的云计算平台技术能够符合档案管理与服务的基本要求
（二）节约初期建设与日常维护成本制定统一的标准与数据模型后，可以逐步建设档案云计算平台。云计算是通过使计算分布在大量的分布式计算机上，而非本地计算机或远程服务器中。基本原理是用户只需要登录云计算中心就可以处理存储在互联网大规模服务器集群中的数据，并且云计算可以为客户提供每秒10万亿次的运算能力。有了云计算，各地的档案管理部门只需要花费较少的投入就可以使用架设在互联网的云端服务，满足各部门的数据存储、分析以及共享等功能需求，不再需要自己购买昂贵的服务器，也不再需要投入大量的人力物力去维护，对于节约社会建设总成本来说这具有良好的经济效益。
（三）信息共享促进高效利用有了档案的云计算平台，可以促进档案信息的高效整合，进而获得档案的大数据，加上云计算自身的超强计算能力，大数据的分析应用才能实现。通过云计算平台将各项信息有机地整合在一起，然后主动对信息数据挖掘分析，充分利用大数据系统为城市规划，土地调查以及防范灾害等方面决策提供重要的参考价值，提高城建档案部门的形象与知名度。此外存储在云端的档案信息数据兼有异地备份的功能，当遭遇火灾、建筑物破坏甚至是地震等高风险事故时，可以通过云端的数据服务器恢复数据，以保障档案业务的连续性。
四、大数据时代城建档案的发展与应用
（一）大数据时代带来思维方式的转变构建城建档案的大数据系统不仅仅是满足档案数据的存储与共享，大数据的核心在于从海量的数据中挖掘价值。[7]将简单而直接的信息共享活动转换为更为高级的信息价值的共享，即需要对自身所掌握的信息的价值有清晰的掌握和准确的理解。[8]这就要求我们档案工作者不仅要知道自己管理着哪些档案，更要了解档案的作用和服务功能，对档案利用服务有更加深入的认识，从而发挥城建档案的“隐藏”价值。在大数据时代背景下，档案工作者可以运用大数据技术更好地提取档案信息的价值，更重要的是档案服务理念的提升，对档案价值有全面而敏锐的“嗅觉”。
（二）大数据技术能更好地挖掘城建档案价值当城建档案的大数据系统建立完善后，我们可以着手分析用户重点关心的对象，在此基础上对自身工作做出相应的调整，以便提高城建档案部门的服务水平，档案的利用方式也更加丰富。例如档案工作大致分为征集——整理——保管利用等几个阶段，若我们通过分析用户检索档案信息的相关数据，知道用户的需求重点则可以对档案征集范围进行适当地优化。又比如在进行档案编研工作时，利用大数据分析掌握社会的需求重点，制定贴近群众的档案编研选题，通过共享数据与其他部门合作，优势互补，提高编研成果内在知识含量和科技含量，争取打造出满足社会需求的高水平文化产品。在大数据时代挡案系统中除了大量的文档之外,还有海量数据,并且数据利用的效果要大于文档利用效果。
[9]除了自身档案利用方面的价值，城建档案还能为城市的发展规划提供参考。例如我们通过城建档案的数据相关性来整合部分档案资源，经过比较和学习各城市的发展建设与规划理念等等，将整理获得的数据资料有针对地提供给相关部门，为城市规划发展献计献策，真正实现档案价值的多样化。与传统的统计方法不同，大数据要求的是全样本分析，数据采集越完整，分析得出的结果越准确。因此在大数据时代，传统的手工登记电脑汇总的工作模式将失去原有的意义。[4]在档案大数据系统中，自动服务终端设备或者相应的用户应用软件是不可缺少的。当用户使用自动服务终端或软件时，相关的应用记录以及数据都将实时传输到信息系统中自动存储，这样既提高了工作效率，也保证了采集数据的准确性。从经济效益与产品实用性等方面考虑，开发相应的用户软件（例如手机APP等）是目前不错的选择。
五、总结
大数据给我们带来的不仅仅是技术层面的创新，更是一种思维的革命。大数据的出现讲将以复杂模拟为代表的计算型科研范式带入到以大数据为基础的数据密集型科研发现的第四范式时代。[10]作为一名城建档案工作者，我们既要认识到大数据技术对城建档案未来发展中的重要性，也要认识到大数据时代的到来对城建档案工作的挑战。只要坚持科学规划，合理部署，积极建设，城建档案工作也能从各种挑战中主动把握机会，吸取营养，更好地为城市发展助力。
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我国经过几十年来特别是改革开放以来的快速持续建设,我国在隧道及地下工程领域已得到了很大的发展,至今已建成各类隧道超过7000座,隧道总长度超过4000km,隧道数量和总延长位居世界首位,并且目前仍以每年新建200-300km隧道的速度在增加。
21世纪是我国隧道及地下工程大发展的世纪,据有关专家预测,到2020年,我国将要完成近6000km的地下隧道建设,平均每年约300km。到2010年,国内各种地下工程建设约需岩石掘进机、盾构机约180台(不包括微型机),年均需求量约为30台。截至目前,使用的盾构总数约有200多台次。
集.1城市地铁快速发展,对盾构需求最多。我国城市地铁正处在高速发展期,地铁和轨道交通规划总长度已超过3000km。目前已建成和在建的数量仅占规划数量的10%左右,未来城市地铁建设仍将快速发展。
1.2越江隧道建设方兴未艾,对大直径和超大直径盾构的需求将有快速增长。至今有10个城市已建或在建20多座盾构法越江隧道。计划中的越江盾构隧道更多。
1.3城市各种地下管线隧道有待发展,对盾构的潜在需求大。有关专家预测,我国城市的给水、排水、电缆、电讯、热力、输气等隧道工程的长度将超过1000km,其对小型盾构、微型盾构或掘进机的需求量也相当大。
1.4长大、特长铁路公路及水工隧道增加,对掘进机需求增加。
2盾构法在城市过江隧道施工中施工文件与档案管理存在的主要问题,亟待解决
一是涉及行业和城市多,要求规定不一致。行业涉及地铁、铁路、公路、市政、水利水电等;涉及城市目前在建地铁城市15个。
二是采用的规范不准确。我国各城市过江隧道施工中施工文件与档案管理有的依照地铁、有的依照铁路、有的依照公路、有的依照水利水电等规范,再结合市政规范来实施,给施工文件与城建档案规范化管理增加了难度。
三是新参与的施工、监理队伍多,对我国城市过江隧道施工中施工文件与档案管理要求、水平、起点不一,条件各不相同。目前参与盾构施工的单位超过40家,分布于多个地区、多个行业,并且还在增加。
四是更新型的盾构机数量大、类型全、技术含量更高,至今我国使用的盾构机数量已超过200台次。包括了土压、泥水、复合式,双圆等类型,直径从3m至15.2m等。其施工文件与档案管理要求有的甚至是空白。
五是档案意识淡薄。施工企业重施工生产轻档案管理的现象普遍存在,如,工程技术资料的收集整理,本应始于工程开工,终于工程竣工,却未能及时列入工作日程,与工程施工不能同步;在工程项目中,平时不重视工程档案和内业资料的收集整理,一旦得知业主或上级检查,就搞突击,临时补资料,甚至对档案管理人员反映的问题未引起重视,使工程档案管理工作处于被动局面。对于工程项目部来讲,一般都未配专职人员,而是由项目经理临时指派缺少盾构施工档案管理知识的人员兼职,更没有专门的资料室与相应的设备,往往使应该归档的资料分散在专业技术人员手中,很容易丢失或损毁。
档案质量欠佳,目前大多数盾构施工的工程档案都存在原始资料填写的不完整、不及时、不连续;档案电子文件、电子信息缺漏;部分归档资料不具有完备的法律手续等等情况,由于盾构施工档案多,目前档案移交工作普遍滞后。难以达到工程竣工档案向当地城建档案馆移交的要求。
3盾构法在城市过江隧道施工中,提高施工文件与档案管理水平的途径
盾构施工的工程档案是工程项目实施中阶段形成的有保存价值的,以文字、图纸、图表、声像、电子文档等为载体的文件资料。它是城市基础设施建设项目确保工程质量的一个重要组成部分,更是城建档案的一个重要组成部分。同时,盾构施工是高度机械化的一种施工,每日产生大量的数据,如何对这些海量数据进行有效地归档处理也摆在了我们面前。
针对盾构施工工程档案的重要性及存在的问题,提出了施工文件与档案管理规范化管理的解决途径。
一是明确规范,严格实施。
2008年3月1日,中华人民共和国住房和城乡建设部、中华人民共和国国家质量监督检验检疫总局联合了《盾构法隧道施工与验收规范》,该《规范》于2008年9月1日实施。因此,盾构法在城市过江隧道施工中施工文件与档案管理工作必须严格按此《规范》实施。其次,要主动参照市政基础设施工程施工技术文件主要项目的统一规定,依照《盾构法隧道施工与验收规范》,制定盾构法隧道施工与验收技术文件主要项目的统一规定及表格表式目录。例如:在《盾构法隧道施工与验收规范》中,选定盾构法隧道施工工序质量评定项目一览表,依照《盾构法隧道施工与验收规范》的要求和盾构法施工的特点,制定每一项目的《工序质量评定表》。
二是用准规范,严格管理。
按该《规范》1总则1.0.6条,“盾构法隧道工程的施工与质量验收除应执行本规范外,尚应符合国家现行相关标准的规定”的要求,针对盾构法隧道施工一般只实施隧道主线的特殊情况,对非隧道主线施工的出入口、随匝道等,其施工文件与档案管理则按建设部《市政基础设施工程施工技术文件管理规定》建城(2002)221号文件的规定要求进行管理。同时,建议中华人民共和国住房和城乡建设部尽快起草、制定和实施《盾构法隧道施工技术文件管理规定》,统一施工文件表格,以规范盾构法在城市过江隧道施工中施工文件与档案管理工作。
三是提高认识,加强领导
第一是要充分认识盾构施工工程档案的作用。是要强化设计、施工、监理、检测、质监、安全等单位的领导和专业技术人员的档案意识,使他们认识到工程档案是建设经验的积累和宝贵的技术储备,充分开发、利用工程档案这个宝贵的信息资源,可以为促进社会的技术进步和创造巨大的社会效益和经济效益。
第二是要健全制度,建立健全工程档案及内业资料的形成、积累、整理归档制度。明确“科学收集、分级管理、统一归口、定向移交”的具体操作程序;出台工程档案的考核与奖惩办法等,使档案管理工作真正做到有章可循,有序进行。根据档案管理的检查内容和考核评分标准,采取定期考核制度,形成职责明确、奖惩分明的档案管理激励约束机制,加强档案职能部门对档案工作的指导与监督,把工程档案管理工作提高到一个新的水平。
四是科学收集,严格要求。
其一,科学收集施工资料。盾构施工属于地下工程施工,许多理论还不完善,施工经验对同类工程有重要的借鉴作用。由于地下工程未知因素很多,盾构施工会发生一些没有预计的情况。因此,各地工程质监站、城建档案馆必须加强施工文件与档案管理工作的业务工作的指导,明确施工文件与档案管理工作的规范和要求。在工程开工前,议定项目施工文件与档案管理工作的具体详细的实施方案。针对盾构法施工中的特点,对工程大部分情况需要用影像记录、数据记录,表格的实时记录。如,对文字、图表的大小及格式做出明确规定;图纸附加电子文档一份保存,便于存储及查询。对于盾构机安装、盾构进出洞、旁通道的施工等关键工序,均应采用声像资料来记录,并将拍摄内容、时间、格式也应做出相应规定。
其二,档案工作与工程同步进行。盾构施工由于工程量大,资料数量多,施工时间相对较长,需要配备经培训合格的专职档案人员,并做到“三参加”,即档案人员应参加生产调度会或工程例会,参加工程安全质量检查,参加工程验收,档案资料做到“图、表、物”相符、数据准确,填写、审批、签章手续要完备,无擅自修改、伪造和后补现象,达到完整、准确、系统,符合归档要求,使档案人员了解工程动态,及时收集、整理原始档案资料。
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[关键词]工程档案；规范管理；工程质量
doi：10.3969/j.issn.1673-0194.2013.08.048
[中图分类号]G275[文献标识码]A[文章编号]1673-0194（2013）08-0084-02
1 建设工程档案的重要性
建设工程档案是指产生于工程建设的活动中，以文字、图表、图像、声音等为表现形式的原始记录，具有一定的储存收藏价值。随着经济的迅猛发展，城市建设的日新月异，建设工程的数量日渐增加，而形成于工程中有价值的记录资料也日益累积：有形成于工程建设前准备活动中的批文、岩土勘察、设计文本、施工图、投投标文件、施工合同；形成于建设活动中的工程竣工验收资料、审核资料；竣工后相关单位的验收资料、工程结算资料、竣工图及后期附加服务的记录资料等等。这些档案记录了工程建设的方方面面，是最原始最真实的文献资料，在建设工作中有着极其重要的功能。
（1） 一个建设工程完工后必须要接受验收，而要检验工程质量是否合格，其最重要的依据之一就是建设活动中形成的真实档案和施工管理记录文件。这从侧面体现出工程建设不是儿戏，是要遵循科学，经受考验的，这也成为了工程质量等级评价机制的一项评判指标[1]。
（2） 工程施工过程中难免会出现一些问题，而当问题日益凸显、隐患渐渐形成甚至于工程事故突发，调查人员要对问题出现的原因，事故发生的原因进行调查时，则必须从查看工程档案开始，进而提出正确的处理措施。
（3） 在工程竣工验收通过后，建设单位还要履行今后的维修、保养、管理服务，因此，建设工程档案的储存就是工程享受后期服务的重要参考依据。
（4） 一个建设工程档案价值不仅仅限于对本工程的贡献价值，它还能成为其他同类工程建设的“教材”，具有很高的参考价值，一个高水准的工程建设所形成的全面规范的工程档案将会是同种工程建设的指明灯，其中展现的经验、可参考的数据，可借鉴的技术水平是新工程建设中收获的一大笔财富，因此建设工程的档案是为更大的经济效益服务的，它潜在的价值是不可估量的[2]。
（5） 如今城市现代化的发展不断向周边农村渗透，城市建设步伐日益加快，而城市的科学规划则需要建设工程档案提供相应参考依据。一个城市扩建方案的确立、决策的作出都需要从建设工程档案中获取原始资料进行参考，有效地利用档案可以避免城市建设的盲目规划，减少不必要资金的流失，把资金用在刀刃上，合理配置人员和物资，达成社会效益和经济效益的统一。
2 加强建设工程档案规范化管理的建议
（1） 提高认识，建立健全档案管理制度。工程的建设周期一般需要好几年，操作复杂，相关联的部门设置也繁多，每个程序之间几乎都有联系，如果档案记录过程中相关人员没有认真的工作态度，那么很多细微的环节会出现纰漏，甚至被忽略，这样便使得档案记录的资料缺少完整性。由此可知，建立一个规范的档案管理制度是十分有必要的。完善现存档案管理制度，① 应该设置专业性较强的专业管理员； ② 以甲方代表作为每个工程点一手档案的形成和收集，确保归档材料的完整性； ③ 人员的配置要优先选择专业性强职业素养高的人员，并且对其做好培训工作。
（2） 加强业务培训，落实档案工作责任制。工程建设的档案人员和技术人员都必须要有良好的职业素养和业务水平，因此加强档案工作的业务培训是推动档案规范化管理建设的重要一步，要培养这些人员的法律意识，在专业知识培训外，要让他们清醒地认识到工程档案与工程质量的紧密联系。要提高工程档案管理的地位，引起有关部门和人员的高度重视，如若忽视档案文件的管理就要承担相应责任，在建设单位和工程承包方签订的合同中明确承包法人违反档案管理规定应付的责任，收集整理档案材料的各个环节要保证全面到位[3]。
（3） 参照标准，使档案整理更规范化。一套有价值有完整意义的建设工程档案通常包括以上级的工程审批文件为前提进行立项，通过合法程序征地、对施工地进行勘察测量，绘制图表、设计施工方案，有关施工的技术和完工后工程质量检验的资料记录等等。为了方便甲方整理档案资料，加强档案管理，统一档案合格标准，建设部根据实际情况制定了《建筑工程文件归档整理规范》，这一规范的内容涉及了可归档的资料的范围、档案符合归档要求的质量标准、档案进行移交和验收等，规定详细明确，给档案工作者今后的归档工作提供了便捷和统一的标准，因此，作为档案管理人员必要牢记此规范，一切工作活动以规范的要求为出发点，同时要发动思维根据具体情况对档案管理工作进行完善。
（4） 努力实现档案工作与工程建设的协调发展。工程项目具有持续时间长、涵盖面广等特点，因而为了更好地进行工程项目管理，确保工程项目能顺利早日完成，作为工程项目的总负责人，要在项目管理时重视工程档案的管理，努力实现档案工作与工程建设的协调发展，从而完善工程项目的管理体系。① 工程监理贯穿于工程项目建设的始终，即从建设项目立项开始到建设项目竣工的所有文件材料、例会资料都需建档备案； ② 将工程文件材料的归档工作纳入施工单位日常监理范围，从制度层面确保工程档案的管理工作更加完善。
（5） 提高效率，加强工程档案的信息化建设。现代科技日新月异，市场竞争激烈，传统的工程档案管理显然已经无法适应如今的经济发展，因此，我们必须把注意力转移到建设工程档案的信息化建设上，我们要实现信息收集的迅速化，保证储存的安全，不断开发更新更先进的管理手段。比如：在各不同档案信息的交流共享方面，充分应用网络的优势，把各个部门纳入统一网络管理体系，实现信息的快速交换、共享，这既可以节省时间也可以获得大量精华信息。
3 结 语
建设工程档案是最原始的记录，包含着丰富的资源信息，是建设工程领域的重要资料文献。只有不断地更新加强工程档案管理的相关制度，制定管理规范，引进先进的档案管理技术水平，才能顺应发展潮流，符合科学的建设标准，促进现代化城市的建设。
主要参考文献
[1] 贺远程. 工程档案管理对促进建设工程质量作用的研究[J]. 中外建筑，2010（11）：89-90.
