时间：2023-06-06 09:02:05
开篇：写作不仅是一种记录，更是一种创造，它让我们能够捕捉那些稍纵即逝的灵感，将它们永久地定格在纸上。下面是小编精心整理的12篇档案管理的分类方法，希望这些内容能成为您创作过程中的良师益友，陪伴您不断探索和进步。
[关键词]高校信息；档案管理；信息一体化
[中图分类号]G640 [文献标识码]A [文章编号]1671-5918（2016）02-0026-02
将高校信息规整到一起并且能保证信息档案一体化是高校信息档案管理的重点。高校档案一体化的提出，对档案的管理观念，方法，手段都产生了深远的影响。在高校的日常发展中，高校是一个以人才培养为基础的现代化非盈利性教学机构，其主要目的是培养人才。实施档案信息合理，可以有序的将数据排布而且能够正确整齐归档，并实现对数据的有效性分析。计算机的出现实现了高校档案管理网络化的具体目标。为高校实行文档一体化提供了技术支持。
一、实施高校档案管理信息一体化的主要目的
（一）高校档案管理的现状
高校档案管理一般都是利用一般常规的方法进行管理，如同图书管理一样，将其按照一定的顺序进行存放，比如说建立固定的文件夹，进行标注，然后每一年的信息都要定期的进行更新，工作量大。要找到规律，查找信息，进行具体的总结归纳时则相当费力。档案管理人员压力较大，效率比较低，容易出现较大的差错。一般情况下，不容易找到数据，数据的整理比较困难，而且，数据库的整体传播能力较差，没有具体的手段进行广泛的传播，应该说只是一种人为的管理水平。如今已经是进入信息时代，信息化的管理档案可以大大提高工作效率。高校中，档案管理涉及到的部门和方向有很多，数据库的经过的地方也很多，运用信息化的模式以最快捷的方法进行整理、传播、分析，汇总，从而提高档案管理的效率。
（二）高校档案信息化管理的目的
在高校图书馆中，常常会用信息一体化总结管理模式，将图书进行整体性进行一体化管理，这样的方法使整理图书信息工作变得简单快捷和方便。所以，在高校档案管理过程中也可以采取这种信息一体化的档案管理模式。信息一体化档案管理的主要目的其一是为了进行更好的档案管理，而且是为了保护档案资料，提高档案利用率。在各大高校中，档案资料都是很重要的，而且一般处于保密的情况。所以，在档案管理中，尤其是进行网络管理，应该找到安全的位置，防止黑客的入侵。其二，就是提高档案利用率。档案虽然是各大高校中的机密文件，但是，档案利用率也是档案管理的好坏的一种标志。在存储之后一旦需要哪个档案，看到档案的利用率另外就是在寻找过程中的效率，这些都是在档案整理过程中应该提高和注意的地方。总而言之，说到高校的档案管理信息一体化，就是要在已知的档案信息中进行总结归纳，可以进行网上信息总结，然后，将总结的过程进行具体的分类，但是要保证将所有的档案进行一体化，建立一个关联网，每一个分类都要有规律和联系。在日常高校的管理中，一个高校有很多的学院，每一个学院又有很多的教职工和学生，另外学院在发展过程中都会建立自己学院的档案，这时，就应该在分类中运用信息技术开发档案信息资源，可以引入新的档案管理理论，方法和原则。比如说在高校中的管理机构的职能与档案工作体制的变化，这些具体的问题也都要在档案整理的过程中进行具体的信息改变和总结。除此之外，各大高校的工作学习研究的方向重点也各有不同，但对档案有效整理，减少档案漏编或者错编的情况出现的目的都是相同的。
二、实行高校档案管理信息一体化的方法
（一）进行高校的抽样调查
说到抽样调查，这一点是十分必要的。高校本来就是一个大集体，这一个集体是由我们很多学生和教职工人员一起组成的。所以，应该深入进他们中间了解各自的不同情况。学生就是一个大集体，应该走访不同学院，调查了解他们平时的生活和学习情况。找到他们中间的不同点和相同点进行总结，并且调查平时的上课情况，了解高校学生的日常情况。其实这是档案调查分析整理的一个重要前提。另外，教职工人员也是一个很重要的群体。对教职工进行抽样调查，问询他们的日常上课情况。了解他们的工作情况，从档案的一些基本信息做调查。以上都可以在网上进行。抽样调查具有很大的优点，有经济性，时效性，准确性和灵活性。它可以解决全面调查很难解决的问题，补充和订正全面调查的结果，另外，在高校中进行全面调查实现的可能性很小，所以抽样调查会有一定的根据性。还能对整体的情况进行某种总结和假设进行检测。简单的说就是用抽样的方法代表了整体的情况。这样的抽样结果可以从档案中找到抽样的正确性，也就可以算出准确率。然后就会从档案的管理上找到更符合的整理方法，便于排查和检查。
（二）采取自动化档案管理模式措施
在高校档案管理的过程中，计算机的网络应用于教学管理，科研管理，学籍管理，人事管理，财务管理各个领域。因为档案管理的复杂性，所以进行网络或者计算机的管理，极大的提高工作效率。而且，因为过去的档案管理都是属于一种比较复杂的纸质化书写整理，在整理过程中就比较复杂，而计算机整理简化了原本繁琐的过程。自动化管理模式就是因为采取了计算机的计算整理模式。利用这种方法，首先实现了信息存储检索，以及数据的处理的自动化，整理档案管理员可以在计算机上制定一个线性曲线，然后将数据输入，随着数据的大量涌入，数据的曲线图会自动生成，一旦出现波动计算机可以自动通过比对实现数据分析，然后直接输出可以利用的档案文件，这样减轻了档案数据的调动和磨损，提高了高校中档案的利用率。这种方法应该说是实现信息一体化的前提，增加了以后档案管理的便捷性。现在社会中的主要办公模式已经逐渐从传统化进入了自动化，因为自动化的工作模式不仅可以减轻工作量，而且在提高工作效率的同时也不会忽视工作质量。所以相信在未来的工作过程中，高校也会不断的借鉴这种工作模式，不断的进行优化。
（三）在档案管理的软件上实施工作统一性
在自动化进行的同时，计算机在整理档案的过程中，往往会出现工作过程中计算机机器的系统不同，或者是系统的计算方式有差异，在这种情况下，就会出现上下界面中的数据出现对不上，无法统一的情况。所以，即使使用现代自动化的管理手段，一样不会有速率上的提升。相反，要在工作的过程中寻找简洁的工作方法。在工作的过程中，应该在档案管理的过程中计算机整理时要保证软件的统一性，软件统一如何实施，应该根据高校的档案放置的不同方式，根据档案的所属性质进行具体的分类，将档案放在不同的文件夹内，另外根据这些不同的文件夹进行总结数据，对数据进行分别的分析，找到平均值，另外，要制作表格和函数曲线，找规律，确定影响档案管理的因素。最重要的是确定影响因素的轻重，如果档案管理的过程中影响程度比较轻，就可以根据具体的情况进行细节的调整，如果影响的情况比较严重，就要从前后的问题进行控制分析，找到出现这些问题的原因所在，还有在档案管理过程中，一定要确定安全性，不能在管理过程中出现安全性的问题。所以在计算机中进行，要确保软件的安全性，防止病毒的出现。减少数据库的纰漏。并根据实际情况，对软件进行定期的排查更新，找到最先进的方法。进行最快捷的计算。减少档案管理的过程中数据错误的可能性。
三、高校档案管理信息一体化的重要性
高校的档案管理一体化，其实主要应用的方法就是利用计算机进行档案的管理，利用计算机的特殊软件进行档案管理，另外，必要时还能够在网络上找到档案整理的合理方法，一般高校中，因为院系都有不同的特点，所以会根据不同的院系，将数据进行有效的分类，然后根据分类进行归纳，制作表格，制作图像，找到数据变化规律，另外，可以将数据放在具体的文件夹中分类，然后必要的时候可以减少数据寻找的时间，增加了数据的整理效率。另外，除了这些特点，信息一体化还有一些原有的档案管理没有的特点，其一就是在整理过程中将信息统一进行汇总总结可以建立一个关系网，增加高校中各大学院之间的联系性，这个方法还能将学院之间进行对比，找到各个学院之间档案管理的优点和不足，这样可以便于学院之间的学习和改正。第二就是可以在高校工作的时候实现业务的规范性。因为在档案管理中要投入大量的人力物力，而且要花费大量的时间进行档案的管理。所以为了减轻档案管理的负担要进行字体合适等必要地方的统一规范。这样一来，就会在整体的归纳过程中有了一个简单的控制过程，可以通过数字的比对检查数据。最后，在档案管理中信息一体化增加了高校人员的团结性和信任感。因为，档案管理信息一体化，同学和教职工人员都会统一积极的进行培训，找到信息一体化的具体方法。高校的凝聚力就会得到更好的发挥。
1区级环境站环境监测档案管理工作的内容
区级环境监测档案,作为区级环境站所开展的环境监测活动的准确记载,它的构成有:环境的监测、环境的观察等基本的原始记录两部分。由于区级环境站档案监测的科学性与重要性,要求在进行监测档案建立的时候,第一要加大筛选的力度,其次要进行科学的分类。吧那些具有利用和储存价值的数据资料进行分类保存,并进行档案的着录、文件编号、目录等内容的编辑,以提升档案的检索效率,保证档案系统化和有序化的保管,提高读者使用的效果。区级环境站的监测档案作为环境监测档案的基本构成单位,其凭证和依据功能,是上一级环境监测单位进行数据分析和利用的基础。所以,区级环境站的环境监测档案要求准确、科学、真实,在反映环境保护、环境监测材料上,要实现同事实的一致性,以此来提升区级环境站监测档案管理的质量与档案的利用价值。
2区级环境站环境监测档案的收集与整理
收集工作作为监测档案管理工作的基础环节,在实施资料收集工作前,第一要做好归档范围的确定,区级环境监测档案作为对所在区域内的水、空气质量、土壤、生物物种等内容的监测,以及对所在区域污染源、污染程度等所构建的环境保护档案,区级环境监测站归档的范围主要是:环境监测的计划、环境监测月报、环境监测年报、环境监测所使用的技术、环境监测结果的总结等等。区级环境监测档案收集的过程中,需要各个工作人员与档案人员的有效配合,以此来提升区级环境站环境监测的档案管理效果。
3提升区级环境站监测档案管理与利用效果的策略
3.1做好区级环境站环境监测档案的有效分析
区级环境站档案的分类,指的是按照环境监测档案的内容或者形式的差异,根据一定的分类方法,使用环境监测档案的分类标准,对区级环境监测的档案做出详细、系统的分类。对区级环境监测档案的分类,及时提升档案认识的一种方法,也是提升环境监测档案管理有效性的手段,并且档案分类是区级环境站档案管理的有效工具。所以,在进行档案分类的时候,需要严格按照档案价值、档案类型进行规定和实施。
3.2做好区级环境监测站档案的组卷
区级环境监测站作为环境监测的组织管理部门,其所收集和整理的档案文件,是通过集合体的形式,即我们所讲的组卷,常用的组卷方法有:按照结构组卷、按照子项组卷、按照工序或者监测的阶段组卷等等。当前区级环境监测档案常用的方法是按时间和问题组卷。例如:在同一年里面的进行的噪声监测记录,监测报表等构成一个档案保管的单位。对于相同的环境监测评价可以作为一个单位进行保管。
3.3强化区级环境监测站档案管理的制度落实
在区级环境站环境监测档案管理的过程中,通过构建专职或者兼职的档案管理人员的责任制,来提升档案管理的科学性和规范性。归档的文件材料需要严格按照规范来实施,对于档案文件写作需要使用专用的工具来写作。归档的文件材料主要是本单位的组织为主,实现档案文件间的系统性。做好监测档案材料的有效保管。区级环境站监测档案的保管从时间上看有永久保存、长期保存、短期保存三种形式。加大对区级环境档案管理制度的完善,是保证档案管理系统性和规范性的基础。
一、医院文书管理的的特点
医院文书档案是医院重要公文、重大事件活动的资料汇总，是医院历史见证的有效凭据，对医院的管理和发展有重要的作用。医院文书档案管理有三大特点。其一是规范性，文书档案多数都属于医院领导部门的公文，医院文书档案管理的重点就是对该类公文进行管理，它的规范性集中体现在公文的用纸、文种、字迹、检查、传递方面都规定严格。其二是服务性，医院 文书档案主要是为医院领导进行决策或相关部门提供参考资料，只有重视其服 务性，才能进一步优化医院领导工作效率以及文书档案信息化管理，便于患者进行 更好的查询服务。其三是保密性，因为很多的文书档案涉及到医院内部、领导和患者的信息资料，要杜绝 这些信息资料的外泄，以防止心怀不轨之徒理由信息资料做出非法勾当，损害医院的形象与声誉。可信的文书管理工作，是医院实现可持续发展的重要保障。
二、现阶段医院文书管理工作存在的问题
1.文书档案的收集分类存在问题
医院档案是医院历史财富，搞好文件材料收集是 确保档案材料齐全完整的前提和基础。医院档案室的档案主要是通过“接收”的方式进行原始材料积累，没有其他收集途径，存在着较强的被动性。另外，档案的分类是档案管理的基本方法，也是对档案进行科学、系统、有序管理的有效手段。国家档案管理部门对此有明确的规定，但现在的医院普遍不重视文书档案的分类工作，或者他们没有采取合理的分类方法。而且有的医院由于办公用房紧张，没有专用档案室，存在资料多处存放，“八防”配套不齐，引起档案材料霉变、虫蛀、灰尘多，影响档案的美观整洁及完整，造成资料装订不规范、查找困难和丢失的现象。
2.文书管理人员的工作意识淡薄且专业素质水平不高
首先从医院领导来说，一些医院的领导没有对文书档案管理工作给予足够的重视。因此，医院对文书档案管理工作的经费投入低，设备设施陈旧，信息化程度低，严重影响了文书档案管理的现代化进程。由于领导的不够重视，有些医院的文书档案管理人员也未认识到文书档案管理工作的重要性，缺乏档案管理意识和相关法律知识，认为文书档案管理工作很简单[1]。这种不重视就导致医院档案管理人员在专业素质、理论水平和文化程度等方面参差不齐，缺乏责任心，导致文书档案内容不全、装订混乱、页码编排不准确、分类不规范，致使文书档案管理工作相当滞后。远远不能满足现代医院的真正发展需求。
3.文书档案管理的制度不够完善
一些医院在长期运行过程中形成了一套完善的医疗管理制度，但档案管理相关制度却不健全，未明确文书档案管理部门、 人员工作职责，档案管理标准及流程，缺少考核措施，未形成规范的医院文书档案管理体系。这样的档案管理不利于综合开发利用，造成管理松散，使用效率低下，在出 现问题时会造成各个部门相互推诿，不利于医院的管理。
三、加强医院文书档案规范化管理的措施
1.优化文书档案的基础工作
因文书档案牵涉多个部门（ 科室） 。不同部门又有不同的文书档案资料收集任务，所以必须落实好各部门的责任，提高相关科室清理移交档案资料的自觉性，方便专职档案管理人员对各科室的档案收集，提高文书档案的完整性。另外，医院文书档案管理工作主要是为医院领导、相关人员和患者提供相关资料查询、提供方便，随着现代科学技术和计算机技术在医院管理中的广泛应用，医院文书档案管理人员加强自身文化素养，充分利用计算机技术对医院文书档案进行科学管理，在方便相关管理人员和患者查询资料的同时，还能提高医院文书档案管理的效率。加强资金投入、引进现代化的技术和设备是实现档案现代化管理的必备条件[2]。档案管理的最终目的就是使档案得到充分利用，因此，医院档案管理人员要树立服务意识，多途径、多渠道地开发档案信息资源，使医院的档案为临床、医疗、教学和科研工作服务。让档案信息资源在深化医院改革、建设文明行业、提高医疗质量中发挥重要作用，提高档案在医院管理中的地位，为促进医院的可持续性发展服务。
2.提高文书档案管理者的专业素质
档案管理是医院管理的重要组成部分，领导重视是做好档案管理的前提。医院 管理者要通过院内培训、业务讲座的形式提高全院工作人员对文书档案管理的认识，增强法制观念，使中层干部、每位员工充分认识文书档案的重要性，自觉形成参与文书档案管理的意识。另外，要提高医院文书档案管理工作的效率，充分利用文书档案管理为医院创造经济效益，就要提高医院文书档案管理人员的综合素质和专业技能。 所以，医院管理人员要加强医院管理人员的培训，全 面提高医院文书档案管理人员的专业技能和综合素质;提供机会让他们外出学习和进修，了解档案管理的最新进展，掌握新理论、新技能;引导他们自学英语、计算机、法律知识，不断拓展知识面，以适应档案管理现代化发展的需要;提高医院文书档案管理的工作效率，促进医院的现代化发展。
3.建立完善的文书档案管理制度
医院各项工作的有序、高效开展必须以完善的规章制度作为保障。医院要以相关法律法规等为依据，结合医院实际，建立健全文书档案管理相关制度，对文书档案材料的规范范围、保管时间进行明确规定， 通过正确界定范围、准确划分管理期限，使 医院文书档案可以准确地反映医院情况， 且保管方面、利用有效。对医院以往的文书档案立档归卷、档案开发利用、保密与销毁、管理职责等进行更为完善的规定。并将制度的落实情况纳入档案工作人员岗位责任进行考核，进一步规范文书档案工作行为，推动医院文书档案管理工作的高效开展。
1.1学校的重视力度不够我国档案管理的起步较晚而且发展的速度较慢，导致学校的高层管理人员对档案管理的重视力度不太够，经费和政策扶持力度不足。在档案管理工作中，经常出现材料不齐全或者无法完整的采集材料等现象发生。相关的部门未能及时上交资料，导致许多重要的资料流失；同事，由于经费的不足，导致管理设施较为落后且不齐全，无法提高档案管理的质量和水平。
1.2管理设施和制度不完善学校档案中大多是纸质的文件，因此对于管理的设施要求非常苛刻，通风、防潮、防霉和防火等条件都必须达到标准，一旦出现事故，将导致档案的全部流失和损坏；同时，我国职业院校教育，没有建立统一和系统的信息化管理导致，导致档案管理水平较为落后，无法为学校管理水平的发展提供帮助。
1.3管理人员数量和质量不达标职业院校的人才数量和质量不达标，严重地制约了档案管理水平的发展。许多档案管理人员由其他部门人员兼职，没有经过专业的学习和培训，导致档案管理的水平较低，专业水平参差不齐，对档案的管理和分类等各不相同，难以满足现代化档案管理的水平标准。同时，由于学校拨给的经费不足，档案管理人员的数量始终无法满足标准，形成了一个恶性循环。
2加强职业院校教育档案管理的措施
2.1加强学校对档案管理的重视档案是学校的宝贵资源，是维持学校发展的重要保障。因此，学校应当加强对档案管理的重视水平，主要方法包括：
①学校高层管理人员应当将档案管理纳入学校的日常活动中，潜移默化地影响学校的员工；
②学校应当安排专门的人员对档案室进行管理和打扫，所有的人员应当清楚地了解自己的工作流程和职责；
③将学校档案管理水平作为相关部门的考核和评判内容；
④学校应当定期组织对档案管理人员的培训，提高管理人员的水平和素质。
2.2制定科学和完善的档案管理制度制定科学和完善的档案管理制度，是保障档案管理有条不紊发展的前提，主要方法包括：
①设立独立的档案管理室，严格按照防火、通风、防潮和防霉的条件进行打扫和布置，配齐管理设施和设备，确保管理水平达标；
②建立系统的管理规章制度，规范每位管理人员的职责，以却把责任到人，出现突发事件时，可以第一时间进行预后的管理。
2.3提高档案管理人员的基本素质提高档案管理人员的基本素质，是提高档案管理水平的重要保障，主要方法包括：
①定期对管理人员进行考核和培训，加强管理人员学习的能力，规范档案管理的水平；
②对于出现重大管理事故的员工，进行停岗培训，直到操作水平达标后方可上岗工作等。
2.4使用现代化的管理系统学校应当配有现代化的管理系统，为档案管理的长期发展提供基础，主要措施包括：
①使用信息化的管理操作系统，全面和科学地对档案进行保存和分类，能够快速地查询档案信息；
②配有完善的打印机、计算机等各项信息化设备，保障档案的快速录入和管理等。
3结论
［关键词］合同档案；风电企业；管理分类
合同档案详细记录了风电企业的各项经济活动，在企业制定年度预算、评估和审计等工作中发挥了重要的参考价值。调查发现，许多企业对合同档案管理的重视程度不高，合同档案管理存在分散、混乱等问题，给档案的查找和利用带来了很大困难。因此，风电企业必须要采取合理的合同档案管理分类办法，实现合同档案的科学分类和优化管理，为各项工作的开展提供指导，维护企业的合法权益。
1企业合同档案的基本特征
对风电企业来说，企业运营中产生的档案种类主要有技术合同、劳动合同、工程合同等，这些档案虽然在具体内容和使用价值上各有不同，但在某些方面也具有一定的共性，主要表现为以下几方面。
1.1法律性
法律性是企业合同档案的基本特征，也是区别于企业其他档案的标志之一。合同档案的内容主体是合同，而依法成立的合同，受到法律的保护。因此，企业合同档案具有明显的法律特征，这也意味着无论是合同档案的保存、管理还是销毁，都必须严格依照相关的法定程序。除此之外，合同作为记录了企业经济活动和维护企业法律权益的文件，也只有在具备法律特性的前提下，才能发挥应有的作用。
1.2凭证性
近年来，风电行业蓬勃发展，风电企业在推动自身经济发展的同时，也加剧了行业内竞争的激烈程度。部分企业为了谋求私利，往往会采用不正当的竞争手段，从而带来许多经济纠纷。合同作为企业生产经营活动的真实记录，对企业应尽的义务和拥有的权利进行了明确说明，在解决经济纠纷、维护自身合法权益方面发挥了重要的凭证作用，从而避免了不必要的损失。
1.3规范性
规范性是企业合同发挥法律效力的必要条件，合同档案的规范性主要体现在两方面。一方面是合同档案内容的规范性。一份完整的合同档案，应当包括具有法律效力的内容、当事人的亲笔签名、合同的数量以及书写形式等，只有这些条件符合法律规定，才能确保合同具备法律效力。另一方面是合同档案管理的规范性。合同档案在管理过程中，如果出现损坏或缺失，都会影响其法律效力的发挥。因此，必须要严格按照相关的规定进行管理，保证合同档案的完整性。
1.4繁杂性
企业每年都会产生大量的合同，合同档案的管理工作面临着较大的压力。同时，企业合同档案还需要根据不同的类别进行分类管理，例如，合同签订前的洽谈、招投标等；合同签订后的招标书、评标报告、会议记录等。要想确保合同档案应用价值的发挥，相关工作人员就要收集、整理和保存好这些合同档案。
2企业合同档案管理分类的优化措施
2.1强化企业合同档案管理机制
建立健全合同档案管理机制，能够为合同档案管理工作的优化开展提供必要的制度保障。完善的管理机制应当包含合同档案的收集、汇编、整理、保存等工作。相关工作人员要根据风电企业经营业务的发展情况，有针对性的补充合同档案管理制度的内容，以确保合同档案的管理能够与企业发展向适应。从企业发展的角度说，只有在完善的合同档案管理制度下，才能借助于合同档案，帮助企业减少市场竞争风险，进而在保证自身利益不受损害的情况下，推动风电企业实现健康和持续发展。
2.2加强合同档案之间的联系
企业合同档案数量较多，如果采用单独整编和单独管理，必然会导致档案管理人员的工作压力剧增。因此，为了提高企业合同档案的管理效率，在进行合同档案的整理过程中，相关工作人员需要有重点的寻找合同档案间的内在联系，而合同档案的分类管理，可以显著提升其工作效率，减轻工作压力。例如，可以根据实际工作情况，单立类目、分类组卷，这能够起到化繁为简的效果。当然，企业管理者也要为合同档案管理分类工作提供必要的支持，可指派独立部门负责合同档案管理的相关事宜。
2.3实施合同档案的统一编号
为了便于进行合同档案的管理，风电企业在开展分类管理时，可以将不同的合同进行统一编号。这样一来，今后在查找某一份合同档案时，不需要花费过多的时间进行翻找，而是直接查找编号，极大的提高了合同档案的管理效率。合同档案的编号要按照一定的要求进行，例如可以根据合同档案内容的不同进行分类，如物资类、工程类等；还可以根据合同档案的生成时间进行分类等。需要注意的是，无论采用何种分类形式，都需要在档案袋上进行标注，避免混淆。
2.4定期进行档案材料的整理
合同档案的管理是一项动态的工作，随着企业各项业务的不断开展，也源源不断的产生了许多新的合同档案。因此，风电企业在进行合同档案的管理分类时，也要注重对新生产合同档案的整理和保存。档案管理人员还需要定期进行档案检查，确保合同档案的完整性和安全性。例如，要保持合同档案储存室的整洁干燥，避免因空气潮湿导致档案发霉、变潮。在合同档案移交时，也要提前清点好合同档案的数量、种类，对于失效的合同档案要按照法律流程进行销毁。对合同文件变化情况都要进行及时的掌握，由于有些合同文件资料的不确定性，不能一次性终结，因而不主张将刚签订的合同归入档案室，而需要相关工作人员关注合同的变化情况，将完结的合同档案统一移交给档案管理部门，这会使合同档案分类管理更为全面和系统化。
3优化企业合同档案管理分类的方法
3.1集分式归类原则为核心的合同档案分类管理
企业合同档案的分类管理要重点对科技档案和文书档案进行分类整理，科技档案主要包括企业的生产、科研内容以及建设项目的文件资料，具有技术性和保密性较强的特点。文书档案的分类整理包括企业行政事务的管理以及经营方面的管理内容，这些档案内容不利于查找和统计，在进行分类、收集、整理的过程中，存在较大的难度，因而，需要依循集分式归类的原则，进行合同档案的分类管理，还要依照《合同法》中的无名合同和有名合同的不同种类，进行重新拟定和分类，从而增强合同档案分类管理的有效性。
3.2集分式分类表
我国企业的有名合同主要涵盖了9种不同的合同形式，又称为典型合同，是具有规则和名称的合同形式；而无名合同又称为非典型合同，是没有规则和名称的合同形式。这9种不同形式的合同要以有名合同和无名合同为前提，拟定规范且科学的集分式分类表，并要在集分式分类表中，对合同档案进行分类归档，进行统一的编号和整理。实践证明，集分式分类表能够在很大程度上，提高企业合同档案管理分类的效率，与传统的分类方式相比，无论是在管理工作强度还是人力资源需求上都更具优势，这也是集分式分类方法在企业合同档案管理中得到普遍应用的主要原因。
3.3分类表的使用方法
集分式分类法作为一种新型的合同档案管理办法，具有提升合同档案管理效率、减轻档案管理工作压力等优点，但考虑到合同档案管理工作的重要性，在应用集分式分类管理时，仍然需要使用标准化的操作方法，以确保其应用优势得到完美的体现。首先，要明确合同档案的分类标准及其所包含的基本信息，例如合同档案的生成年份、分类号、合同数量等，这些信息都需要记录在分类表中，以便于档案管理人员进行参考。其次，科学区分合同档案的年号、分类号和流水号，这三个要素分别代表了不同的含义，在合同档案分类管理和后期档案查找中发挥着重要的作用。
4结语
在日趋激烈的行业竞争环境中，合同档案成为关系到企业经营业务开展和市场核心竞争力提升的重要因素，规范化、科学化的合同档案管理，能够确保合同档案的保存安全和其应有价值的发挥。作为风电企业的管理者，应当重视合同档案在企业经营发展中所发挥的重要作用，并以实际行动营造良好的工作氛围，确保合同档案管理分类的顺利开展；对于合同档案的管理人员来说，其也要强化岗位责任意识，不断提升个人专业能力，确保合同档案管理分类工作的顺利完成。
主要参考文献
［1］蓝玉超.新时期国有企业职工档案管理工作存在的问题及对策［J］.兰台世界,2015(z3).
［2］蒋怡琴.解除待履行合同的溯及力研究——以完善《企业破产法》第十八条为切入点［J］.特区法坛,2016(5).
［3］陈雪萍.重视合同档案管理维护企业合法权益——如何做好企业合同档案管理的探讨［J］.祖国,2013(6).
1 档案管理在医院行业的意义及内容
档案管理在医院行业具有重要的意义，主要体现在以下几个方面：第一方面，档案管理的文件除了文字上的，区别于其他行业的地方体现在档案管理文件还包含很多影像文件，范围更加的广，需要更深层次的管理，是极其重要的信息资源库；第二方面，拥有了信息资源库，对医院起着有效的监控作用；第三方面，可以利用大数据对信息库资源进行分析比对，调取各个单位的资料，进行分析，提高?t院的管理效率，并做到有效预测，规避不必要的浪费。
既然档案管理在医院行业如此重要，那么一般来说医院行业的档案管理主要包括什么呢？主要包括了医院的历史资料，涵盖了成立始的基础建设、人事档案、其他发展资料等，以及发展过程中的各种信息的收集整理，是医院要进行有效管理的必须基础信息资料。
2 当今档案管理在医院行业存在的弊端
医院行业档案管理现阶段错在的弊端主要体现在管理机构设置方面、专业知识方面、档案信息管理没有进行形式统一、档案服务意识不强等方面。
2.1 管理机构设置不完善
每个行业根据自身的特点应该设立不同的档案管理机构，建立不同的档案管理方法。医院行业区别于其他行业的特点在于它有病历档案。早期医院档案管理没有意识到档案管理的重要意义，比如没有意识到档案管理除了对历史信息的收集搜索外，还可以进行分析对比。这就造成了医院行业在进行档案管理的时候没有进行分类整理，只是简单的进行收集整理。现如今要对档案信息进行分析的时候，就需要重新分类整理，再进行分析，这就造成医院的重复工作，降低了工作效率。
2.2 欠缺专业知识
由于历史原因，医院一直以治病救人为己任，把重心都放在了医生的专业能力，而对于关于医院管理方面没有引起重视，未聘请专业的档案管理人员进行管理。而医院行业的档案管理涉及到人事管理、文书管理、病历管理等多个方面，一般的医务人员进行管理未免知识不足，不能进行正确的分类整理管理，没有应有的档案管理逻辑，这就会在进行信息比对分析的时候出现差错，需要重新分类整理，加重医院档案管理负担，重复工作，不能提高工作效率。
2.3 未统一档案信息管理形式
虽然医院进行档案管理，但是档案管理的形式存在诸多问题。第一个问题，没有正确的进行分类，只是简单的按照科室进行档案管理，科室之间的同类信息不能共享，无法进行综合分析。比如有一个患有几种病症的综合病症患者，要借鉴这样的案例，就需要从各个科室去调用，然后进行分析。这样工作量大，不能及时找到相关病历，不利于对病患进行快速诊断治疗，不利于医院的发展。第二个问题，没有深刻应用信息技术。由于历史原因，医院在进行档案管理的时候，没有进行应有的分类，只是简单的进行信息收集，只能提供简单的查询、查阅功能，没有相应的分析功能。而电子信息要体现优势作用主要依靠的是他的分析比对功能，由于医院没有真正体会到档案管理的重要性，没有进行分类，没有设置专业的人员进行管理。造成档案管理无法进行分析比对，没有利用价值。
2.4 档案服务意识不强
主要由于医院没有意识到档案管理的重要性，既没有设置相应的机构，也没有专业的档案管理人员，只是由相关人员进行简单收集。如果没有领导指派要求，相关人员能不收集的档案信息就不收集，减少自己的工作量，没有主动的档案服务意识。
3 档案管理改革的主要方式
既然档案管理存在上面讲的诸多弊端，针对管理机构设置方面、专业知识方面、档案信息管理没有进行形式统一、档案服务意识不强等方面提出了以下的改革方式，来避免弊端的出现或是更少的几率出现。首先要从意识上提高，其次要从手段上提高，再次进行人才培养，最后要建立有效的管理机构。
3.1 从意识上提高档案管理
只有从意识上提高档案管理，才能从根本上提高医院的档案管理。提高意识从高层到基层的顺序进行，只有高层的意识上来了，基层才会行动起来，变被动为主动。第一，提高高层的档案管理的意识。相信很多管理者已经知道档案管理的重要性，在意识上已经知道了，那么下面就是行动上的提高，帮助基层提高意识，高层可以通过会议或者文件的方式告知基层，档案管理如何重要，医院有哪些要求。第二，提高基层管理人员的档案管理的意识。管理者应该分块告知基层档案管理人员应该分类整理的内容，避免各个科室部门重复工作，并培养基层人员分类整理意识，毕竟收集信息要靠基层人员来操作完成。
3.2 在手段上提高档案管理
在手段上提高档案管理主要体现在两个方面，一是，要建立统一的资源库。以前医院的资料收集按照科室，这样不利于科室之间资源共享。建立统一的资源库后，按照类别进行分类，医院的所有信息都在里面，全医院共享。也有利于进行分析比对，所有信息在一起后，利用大数据可以分析公司历史发展的利弊，对公司未来发展进行预警，规划，对医院的发展具有重要的意义。二是，要建立各大医院的资源共享。建立同行业资源共享后，可以看到其他医院的资料资源，也可以看到自己所在医院的发展地位，更能有利于判断行业的发展趋势，有诸多有利的方面。
3.3 进行人才培养，提高档案管理效率
人才是行业发展的关键，由于早期医院在档案管理方面的意识不强，没有培养档案管理方面的专业人才，为了未来医院在档案管理方面有所突破，需要进行专业人才的培养。培养的方式主要有下面两个，一个是对专门进行档案管理的人员进行培养，定期或者不定期进行专业知识的培训，使进行档案管理的人员在知识上知道如何进行档案管理，知道如何进行信息的整理分类。第二个是对医院的医务人员进行档案管理方面的培训，也是定期不定期的进行指导培训，主要指导病人资料的整理收集，及其他信息的多元化保管。如此一来，就能从整体上提高医院进行档案管理的人员的素质。
3.4 建立有效的管理机构、机制
档案管理有一定的管理方法，有一般的管理模式，医院应该建立相应的管理制度对流程进行规范。一般来说先是收集信息，然后进行整理，后来进行鉴定，最后进行分析。在收集信息方面，应该进行分类收集，收集到医院统一的数据库。在整理方面，收集的信息要进行分类整理。在鉴定方面，鉴定各个部门的档案，然后产生分析报告。在分析方面，分析对医院发展造成影像的因素有哪些，然后对未来发展提出建议。
测绘成果资料是测绘生产活动过程的直接记录,是具有使用价值的成果资料,是进行社会决策和经济建设的重要依据。随着测绘数字化的迅速发展,测绘档案管理的手段和技术的更新也成为必然。而且随着测绘活动的不断开展,测绘资料的不断增加,科学确定符合本单位实际的测绘档案管理方案是提高测绘档案管理效率的必然要求,也是对已有测绘资料进行开发利用的一种需要。虽然国内也有一些档案管理软件,但要做到完全适合本单位的实际情况,还需要我们进一步进行分析。
2测绘成果信息的特点
2.1测绘种类
目前我国的测绘行业中种类可谓繁多,而且随着科技的发展,还会出现一些新的门类。就目前而言,测绘行业的分类大致为:大地测量、摄影测量、遥感测量与其它方法地形测量、地图制图与地图印刷、工程测量、科学研究等。而这其中又可以细分为多种小的类别的测绘信息,如不同的比例尺、各大类下的多种专业活动等。如大地测量中的三角网、导线网、长度测量、水准测量、GPS测量等。
2.2测绘载体
随着科技的发展,测绘成果一般以多种载体的形式出现。按载体形态可分为:观测手簿、软盘或光盘、底片、航测内外业原图、清绘原图、二底图、印刷纸图等。而且随着测绘技术手段的不断发展,新的测绘载体还会不断出现。
2.3时空分布
测绘成果总是伴随着不同的空间地域特性而存在,并且随着时间的推移、地形的变化,测绘成果的更新又成为必要,这样就有了不同时间和空间的测绘成果。
3测绘资料档案的管理
以上测绘成果信息的特点具有普遍性,在进行测绘档案管理方案的确定时可以借鉴。但具体到某一个测绘生产单位,则仍然要结合本单位的实际情况来确定最适合的测绘档案管理方案,以达到科学管理和开发利用的最佳效果。
3.1测绘档案管理的原则
测绘档案管理的原则主要有以下4个:①统一管理原则;②独立管理原则;③档案标准化原则;④共建共享原则。各类测绘资料档案均应及时归档,并由档案室采用统一的分类方案、归档细则对单位内的各种测绘资料档案进行统一管理,任何产生档案的各部门都不能擅自占有、使用和管理各类测绘档案。完成归档后的各类测绘档案将可以通过本局的局域网进行查询,实现资源共享。
3.2测绘档案管理的目的
通过制定合理的适合本单位的测绘档案管理方案,能够使档案管理人员非常熟练地查阅相关资料,使非档案管理人员在较短的时间里熟悉测绘档案管理方案后也能方便快捷地查阅档案资料,得到所需要的信息。并通过对单位内的各种测绘资料档案进行统一管理,达到充分利用已有资料取得社会效益和经济效益的最大化。说到底测绘档案管理的目的是为了测绘档案的利用,而非单纯的保管。
3.3测绘档案管理的功能
3.3.1测绘档案立卷归档功能
一项测绘项目结束后,必须将所有相关资料提交给档案室,由测绘档案管理人员立卷归档。组卷时一般是按测绘项目进行立卷归档,同时按载体的不同进行分开管理。大致分为纸质类、地图类、电子文件类等分别存放,并考虑到档案资料管理的密级和期限。
3.3.2测绘档案查询应用功能
应该说测绘档案的查询应用是任何测绘单位进行测绘档案管理时的非常重要的一环。因此测绘档案管理方案制定的合理与否直接关系到查询的方便快捷程度,也涉及到所要查询的档案资料能否齐全准确。同时随着现代科技的发展,能够进行单位局域网内直接查询也是一个方向。一些有条件的单位已经这么做了,效果很好。
3.3.3测绘档案后期维护功能
测绘档案的管理不光是立卷归档和查询应用,在这以外还包括档案的移交、鉴定、密级管理、统计以及催还、续借、归还等。统计项目主要包括测绘档案工作基本情况、年度统计汇总表、各季度测绘资料汇总表等。
3.3.4测绘档案高级管理功能
在建立计算机局域网查询系统时考虑到测绘档案信息的安全性,需要对不同的用户设置不同的管理权限,包括访问操作权限和数据操作权限等。访问操作权限包括用户需不需要登录才可以查阅、数据操作权限指用户查询档案资料后可不可以对档案资料进行更改、删除等。
3.4测绘资料档案编目方法的确定
一个好的测绘档案管理系统必然会有一个好的编目方法。但是按照通常的测绘档案编目方法来进行本单位的测绘成果目录编制并不一定适合。因此需要制定一个适合本单位的实际情况的编目方案。按照我局的实际情况,我们制定了一个切实可行的方案:在对纸质材料进行立卷归档时,我们按表1进行立卷归档。我局按照测绘项目所在地进行分类,而不是按照测绘大类(诸如大地测量、遥感测量等)进行分类的,再次分类按照测绘资料类别进行。其他测绘单位也可根据自己的实际情况进行更改或扩充。这样就比较方便查询,只要你知道所要查询的测绘资料位于哪个地区,就能比较快地确定查询范围。或者直接到档案室的哪个地区档案柜内去取相关资料。
3.5测绘资料档案的查询
3.5.1信息文件的建立
将每一个测绘项目的纸质材料如技术设计书、选点埋石资料、外业观测、内业计算成果、技术总结、验收报告等进行卷内目录登记。将每一个测绘项目的电子文件材料按测绘项目和年代进行存放,统一管理。而对于地图类等大幅面资料则按测绘项目的年代存放在地图柜内,并在柜外标注起始年份。同时按每个测绘项目进行相关信息的登记建档,如卷内目录文件、电子目录文件(即一个测绘项目文件夹内包括的电子文件名称)、地形测量成果目录统计表(该表内包括测区、名称、比例尺、测区面积、分幅方法、图幅数量、作业依据的规范、细则、图式、坐标系统、高程系统、施测时间等)等。并且根据实际情况我们又在地形测量成果目录统计表内加了起算点坐标、高程等栏目。
3.5.2测绘档案的查询
在建立了上述3个文件后,我们设置了两个关联文件。在查询时分两步可以查询到用户需要的所有该测绘项目的信息。第一步:只要用户输入要查询的地名或类别(也可同时输入这两个信息,查询速度会更快),这时可以显示该地名或该类别的所有测绘项目名称。第二步:输入要查询的具体的测绘项目名称,这时通过关联文件信息可以显示该测绘项目的档案盒内文件目录、所有电子文件名称以及该测绘项目的其他属性(即地形测量成果目录统计表内的信息)。用户即可根据需要到测绘档案室调阅档案盒内文件或电子文件或纸质图形等,非常方便快捷。
随着我国高等学校招生规模的不断扩大，高校档案的数量出现了大幅度的增长，高校档案管理工作面临着巨大的挑战和压力。在计算机技术和数字技术的发展背景下，高校档案的记录载体和录入方式等都发生了很大的改变，高校档案管理工作的方式方法更需要进行策略创新。在新的时代背景下，高校档案管理工作如何实现现代化建设，提高其服务学校建设和社会发展的重要职责，是我们当前需要深入研究的问题。
一、高校档案信息的数字化建设
高校档案是对高校教学科研、学校管理工作的记录，其本质是对上述内容的信息描述，而进行档案信息的数字化建设，则要不仅要考虑到档案的信息属性，更要高度重视档案的数字化载体建设问题。加强高校档案信息的数字化建设，根本是实现了档案信息的记录载体创新，回顾档案记录载体的发展路径，主要从甲骨、金石、竹简，最后进行到了当前主要存在的纸质媒介。然而，传统的纸质媒介记录档案信息的弊端逐步体现出来，比如录入工作通常是人工抄写，需要花费较大的物力、人力，而且在这种高强度的劳动面前，档案信息管理的准确性也容易受到影响。此外，纸质媒介的物质属性特殊，即纸张易黄、易粘、易脆。在这种背景下，数字化档案信息的载体形式得到重视，而且其有效的克服了传统纸质档案的不足之处，不仅仅是节省了宝贵的人力、财力和物力，而且大大提高了档案管理的效率，提高了便捷性。进行高校档案信息的数字化建设，主要从三个方面入手，一是馆藏档案的数字化建设，二是对现行电子文件的收集归档，三是利用存储介质建立专题的档案数据库。这几种措施能有效完成高校档案的数字化建设，通过一定的查阅平台软件，可以为用户提供非常便捷的应用体验。
二、高校档案管理的信息化建设
加大高校档案管理工作，需要加强对现有管理方式的创新，结合当前信息技术的大力发展，实施高校档案管理的信息化建设成为一个较好的抓手和途径。随着教育教学改革的深入发展，各高校也在不断深化教育教学改革，各种新的办学模式不断涌现，管理环节出现的新事物、新问题、新内容对档案信息资源开发利用的速度和效率的需要越来越高，档案信息资源的利用主体越来越多。在这种新形势背景下，高校档案管理工作人员更需要加强工作创新，更新工作观点，提高创新水平和工作能力。而进行高校档案管理的信息化建设则是当前高校档案管理进行服务方式创新的重要体现。依靠高校档案管理的信息化建设，可以有效提供档案管理的服务效率，比如在其分类、查阅等比较繁琐和复杂的工作中，高校档案管理信息化可以发挥重要价值。通过档案信息管理系统的建设，可以比较高效、及时、便捷的为学校档案需求人员提供服务，而且能通过分类设置，有效满足不同群体的档案需求，从而有效实现档案信息的资源共享。
三、高校档案管理的文档一体化建设
档案管理的理论研究表明，实施档案管理工作一体化是未来档案管理发展的一个新趋势，是当前高校档案管理工作迈向现代化建设的一个重要机遇。根据文件生命周期理论可知，每一份档案文件都有一个生命周期，主要是指从档案文件的产生，到这些文件真正转化为档案保存，最后到档案文件失去存在意义而逐步消失的整个发展过程。这一理论的基本含义可概括为是从现行文件到档案是一个比较完整的运动周期，而这一整个运动周期所引其的特点和作用不同而区分为不同的运动阶段，针对各个不同运动阶段的特点，应采用相应的管理方式。根据文件生命周期理论，我们要充分发挥其在档案管理工作中的实践价值，有效提高高校档案工作者的工作能力，通过把握好文件转化为档案全过程的规律及各个阶段的特点和作用，以便更好更科学地开展对文件和档案的管理工作。文档一体化建设，并没有全面否定各个不同运动阶段的管理特性，而是要根据这些特点，充分应用到档案文件的归档、立卷、和卷内目录生产等不同流程中。
四、加强档案信息资源的全面整合
为切实提供高校档案管理的服务效率，提高对现有档案信息资源的利用成效，需要我们切实加强档案信息资源的有机整合，提高综合利用水平。通过建立统一的分类原则，完成档案信息“一条龙”服务系统，按照最大程度地方便广大教职工利用档案的原则，建立档案“一条龙”服务，实现档案服务透明、快捷、方便、高效的目的。进行档案信息资源的有机整合，需要切实坚持三个基本原则，一是要实施统一业务领导制度，二是要建设统一分类管理办法，三是要进行统一管理制度的规范，科学整合区域内不同领域的档案资源。在进行统一业务领导方面，需要使用档案资源流向调整、档案资源分类归属等举措，有效形成以档案管理部门为主体、各主管部门配合的高校档案资源建设监管体制，变专业档案的多头管理、分散保管为综合档案馆的集中统一管理，最大限度地优化配置档案资源。最后，对于档案管理人员来说，更要始终坚持以人为本的服务理念，积极高效的满足高校需求和社会用户的个性化需求，切实发挥高校档案管理的特殊服务功能。
五、结语
总而言之，伴随着我国高等教育事业的迅速发展，提高高校档案管理工作水平成为一个重要议题，加快高校档案管理工作的现代化建设也是新时期对档案工作的最新要求。档案信息的数字化、信息化和档案工作的网络化以及档案的一体化等，都是当前档案管理的现代化探索。未来的高校档案管理工作中，还需要不断创新，加大工作力度，努力实现高校档案管理工作的现代化、健康发展。
参考文献
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[2]张晓华.试论高校档案管理现代化[J].四川档案，2007，05：18-19.
【关键词】施工企业；档案管理；信息化；对策措施
随着我国经济建设的快速发展，城市建设规模不断扩大，施工企业数量日益增加，档案信息化管理作为企业管理工作中的关键环节，对施工企业的决策效率和经营水平有着重要的影响。施工企业的档案管理内容十分复杂，包括声像档案、会计档案和科技档案等，其中科技档案的管理任务是最为艰巨的。传统的手工管理方式由于具有一定的缺陷性，已经无法满足当前施工企业档案信息化管理的要求。因此，如何做好施工企业档案信息化管理工作就成为了工程界和档案部分面临的难题之一。本文通过分析档案信息化管理目前存在的一些问题，提出合理的解决方法，以期提高企业档案信息化管理的水平。
1.施工企业档案息化管理现状分析
（1）目前施工企业基本都有资料管理软件系统，可以完成一些技术资料的填写和保存功能，而且已输入了大量的内容。施工企业由于施工作业的范围大、专业多等特点，暂时无法形式统一的企业规范标准，存在的问题较多。尤其是完成项目工程档案管理的要求，具有通用性却无专业性，基本不能完成企业综合档案管理的要求。
（2）企业机关档案管理方面也有一些档案管理软件的应用，但基本都是以文书档案管理为主，企业在档案管理方面的思路也同样接近用文书档案管理的方法和思路来管理其他类别的档案，尤其是工程档案。
（3）企业档案管理部门对于工程档案“不建档”。目前很多施工企业的档案管理部门鉴于工程档案的专业性强或库房容积以及其他因素对于建设项目的工程档案不接收或不敢接收。
（4）施工企业在具体施工工程结束后按规定需向建设单位移交竣工档案，而企业承建的项目多，面向的建设单位多，建设单位的要求基本不同，加之工程专业多，对于建设工程的文件的分类、档案的分类和案卷的组卷方法基本不能统一。
（5）施工企业的组织机构复杂。那么实物档案移交、管理模式也同样复杂，信息化系统的建设使用会随档案管理的模式、载体类型的不同也会同样复杂。
（6）施工企业档案多样化，专业性极强，所以要求档案管理部门人员必须懂工程也需熟悉档案专业知识，从目前来看人才很难保障，要想实现信息化管理难度很大。
（7）档案编研的面窄同时难度大。档案的价值在于利用。施工企业在经营活动中需要对企业档案进行编研，以获取一些专业的工艺施工方案以及投标经营信息和企业内部定额修编的资料。但目前施工企业的实物档案的管理方式和管理的思路远不能满足企业管理过程中对于档案利用的需求。
（8）目前档案信息化管理过程中，电子档案的接收和归档工作主要采用两种方法：
一是对原始纸制档案文件进行扫描，要求各单位提交纸制档案的同时提供一份扫描件，此方式的优点有：
①兼容性好，凡是纸制档案都能够扫描成电子文件；
②管理成本较低，基本上是统一的格式；
③易于利用，可以通过免费的软件打开查看。
但同时也存在一些局限性：扫描形成的电子档案基本上是图像格式，丢失了很多电子文件本来具有的信息；文件一般比较大，占据较大的存储空间，而且需要现有纸制档案，并没有减少档案制作单位的成本，因而会影响档案提交单位的积极性。
二是要求提交原始的电子文件，包括DWG、Word、Tiff等各种格式文件。此方式的优点是提交成本低廉，能够很快提交，因为各种电子文件都是现成的，而且文件信息全面，不会丢失任何信息。但这种方式也有缺点：
①不能有效地保证电子文件的真实性、完整性和可靠性；
②管理和利用成本高，因为各种各样的电子档案文件需要相应软件的相应版本才能打开，这样施工企业的档案管理部门要储备各种软件，这显然是不现实的；
③这种方式缺乏对电子文件知识产权的保护，如设计文件是设计院的知识产权，设计院更愿意提供晒图而不是DWG文件。
（9）企业档案信息化管理系统的数据格式会多样化，同时数据库会很大，如何统一格式并管理大数据是目前企业档案信息化管理的另一难点。
从目前来看，要更好地实现建设企业档案信息化管理，企业所需的资源还比较困乏，技术力量还比较薄弱。传统的手工方式已远远不能满足现代企业管理和企业档案信息化管理的要求。如何实现现有档案的数字化，最终实现以用户为中心、以数字化信息资源服务为目的的服务模式是企业档案管理的前景目标。
2.对策措施
2.1 在借鉴前述两种电子档案的接收和归档方法各自优点的基础上，电子档案文件格式必须统一。文件格式统一须考虑以下问题：
①兼容各种格式的电子文件。工程项目包括勘察、设计、施工、验收等多个环节，在每一个环节都可能使用各种不同的应用软件。
②必须保证了电子档案的有效性、原始性和不可更改性。
③矢量内容清晰、真实、美观，并支持全文检索。
④必须降低电子档案生成成本。
⑤文件本身与著录信息、元数据信息需浑然一体。
⑥易于存储、管理、分享利用。
⑦提供全文批注、标注功能。
⑧可接收各种扫描文件。目前有些批文是多部门盖章，没有电子文件；有些设计院还不提供电子文件。这部分内容，可以通过扫描文件进入到本系统，系统应自动进行保真压缩处理，保证各种支持不同手段的电子文件获取方式。
⑨良好的知识产权保护措施。要求各相关单位提交电子文件，可能会引起各单位知识产权保护方面的顾虑，可根据生成者的设置达到只能查看使用，不能被再次修改、复制等其他方式的利用，达到保护知识产权的目的，从而降低收集电子档案的难度。
⑩支持技术认证机制。要求支持数字签名，使用数字签名被多种操作系统和硬件平台支持。数字签名的全部信息完全包含，包括签名日期、摘要算法、签名算法、签名值、证书信息等。数字签名必须视觉呈现。呈现数字签名的电子印章、手写签名等必须自包含。因此，建议电子档案的格式选择PDF文件格式。
2.2 企业建设项目电子档案管理的要求和目标
施工企业承建工程项目部需根据企业档案管理部门、城建档案管理部门和建设单位竣工档案管理部门的要求实现项目工程文件录入、分类、著录、电子化及工程竣工档案资料的编制。
工程建设中的现场文件、资料、竣工档案信息化管理要求达到以下目标：
①实现工程现场文件、资料管理的规范化管理，将工程规范和工程划分（WBS）、工程表格直接挂钩，简化施工、监理单位工程资料表格的填报程序，提高工程现场资料填写的准确性和规范性，节约管理时间。
②建立一个较完整的现场文件和资料的管理体系，将现场资料的产生和工程进度计划及文件检查结合起来，采用事前计划，事中控制，事后检查的方式进行管理，形成一套现场文件、资料填报、审批、检查的信息化系统，指导和控制现场文件的形成。
③使用文件、资料的自动编制和自动导入系统，达到工程竣工档案的自动编制，保证编制的规范和准确，提高竣工档案的编制效率，减少竣工验收阶段文件归档工作量，大大缩短竣工档案的编制时间。
④在以上的基础上实现工程文件、资料的网络化审批和计算机智能化审查，提高文件、资料审查的准确性、完整性和系统性，提高资料、文件的审查效率并能及时对工程过程中资料数据进行统计、分析。
⑤在项目竣工档案验收完成后通过标准数据移交给城建档案管理部门和施工企业档案管理部门。
2.3 企业档案信息化管理的要求
企业上下应统一标准，采用一致软件，实现多室一体化，多项目一体化，有利于促进企业档案信息化管理和服务的进程。
①加强培训。根据建筑企业档案管理的实际情况，有针对性的进行计算机、网络与应用系统的相关知识、操作的培训。同时根据建筑企业档案管理的特点，有针对性的进行档案业务基本知识和档案信息化知识培训。加强企业档案信息化软件系统维护人员培训，包含：数据管理，各业务模块使用权限的控制，以及意外事故的处理等。
②档案移交、管理分类方案的确立。集团公司档案管理部门对工程项目竣工档案的形成、收集整理及移交形成一套规范。对企业和企业分、子公司的档案的分类、文件的分类、组卷规则，以及档案的管理模式要有统一的要求。3、业务管理规定和档案管理制度的建立。企业应建立企业档案管理和信息化管理方面的制度建立，加强业务数据检查、提交管理办法和业务衔接的要求。
2.4 企业档案信息化管理系统软件结构需求特点
根据建筑企业档案管理的特点，软件系统的选择或开发目标和原则，结合不同业务的特点，整体方案宜采用C/S（客户端/服务器）加B/S的混合模式体系结构来满足目前和以后的业务需求。C/S结构具有执行速度快、使用维护方便等优点。档案管理部门采用C/S（客户端/服务器）结构运行模式。检索系统采用目前流行的B/S（浏览器/服务器）模式，整个系统在逻辑上分为三层，第一层为表示层，提供用户和系统之间的交互；第二层是应用服务器，实现具体的业务逻辑；第三层是数据库服务器，负责数据的存储、访问及其优化。根据档案数字化管理将来开发的信息系统要求，系统应可以提供XML标准数据接口，数据库也可以迁移到其他数据库上。
3.结语
施工企业档案信息化管理水平决定了企业的管理效率和未来的发展。因此，档案管理人员必须重视企业档案信息化管理工作，结合企业档案的特点，在实践中不断丰富档案信息化管理的技术知识。同时采取合理的方法解决好当前档案管理信息化存在的问题，以此提高档案信息化管理水平，从而促进企业的发展。
参考文献：
数字化档案的凭证价值，取决于元数据的整体性，如果对于某份数字化档案的元数据整体中某一项元数据缺失，那么该份数字化档案的凭证价值也就丧失。因此元数据的实施一定要标准化，要想保证元数据在实施中的整体性，只能依靠标准化。
1数字化档案管理元数据需求分析的内涵
在现有的国际、国内、行业等标准的基础之上，才能实现数字化档案管理元数据的需求分析，这些是针对具体的数字化档案类型、用户、业务管理流程等采用科学的方法所进行的元数据模型中元数据功能项的设置分析及对其描述的过程。这个功能的意思是要基于元数据元素、元数据模型。根据这一定义，应该明确的是，数字化档案管理元数据的需求首先是一种功能需求，需要确定需求分析的信息源并施以科学的方法。
2 数字化档案管理元数据需求分析的信息源
数字化档案管理需求分析的信息源，是以数字化档案管理元数据需求分析的信息来源范围为主要的另外包含权威性文献、数字化档案本身、用户等。
就其本身而言的话，数字化档案的分类丰富，有多媒体数字化档案、视频档案、音频档案、图像、图形档案盒数字处理档案，因此，其信息源范围可以是关于字处理档案、图像档案、图形档案、音频档案、视频档案以及多媒体数字化档案的管理元数据范围的需求分析。
针对权威性文献而言，权威性文献可以分为法规、标准、政策、规范、最佳实现及理论等，因此，其信息源的分析范围可以是国内外的有关文件管理、档案管理和数字化档案管理的法规、标准、规范、最佳实践及理论中存在着的有关对数字化档案管理元数据需求的分析。
针对用户而言，信息源的分析范围可以是对文件管理者、档案管理者、数字化档案管理者、计算机系统管理员以及数字化档案利用者所提出的分析方法。
3 数字化档案管理元数据需求的分析方法
在数字化档案管理元数据领域中，对数字化档案管理元数据进行需求分析，要采用科学的方法才能保证其分析的科学性和准确性。笔者认为，有两类方法：一类是自上而下演绎分析法；另一类是自下而上归纳分析法。
3.1自上而下演绎分析法
3.1.1文献参考法
文献参考法，以“文献”形式表述有关法规、标准、政策、规范等，以保证符合现行法律的规定，是从“文献”的抽象到具体数据元的确定的方法。主要是从所涉及文件管理的文献中概括出数字化档案元数据的需求。美国匹兹堡大学的元数据项目是运用此法的主要代表项目，该项目主要研究文件管理的中凭证要求（简称《baC项目》）。
3.1.2理论推导法
从文件管理理论出发进行归纳演绎，以层层递进的逻辑来验证数字化档案管理元数据的合理性，即是理论推导法。
目前流行的文件管理理论主要有：文件连续体理论、文件生命周期理论和文件运动理论。不论采取哪种理论作为我们的研究依据，都对数字化档案管理元数据的需求均具有一定的指导意义。
以澳大利亚元数据研究项目《教育、研究与产业合作项目》（SPIRT project）为例，他们所制定的元数据主要依据澳大利亚所独创的“文件连续体理论（records continuum thinking）”；而加拿大不列颠哥伦比亚大学研究项目《数字化档案完整性保存项目（UBC）》则依据的是文件运动理论理论。按照我国目前的档案管理相关理论，我们要采取在我国比较流行的文件生命周期理论。
3.2自下而上归纳分析法
3.2.1调查访问法
通过对文件创建人员、文件管理人员等相关的专业人员等进行跟踪访谈和数据分析，按照用户的实际需要，在大数据的基础上得出数字化档案管理元数据需求。另外用到此方法的是在跨国联合项目――文件永久性凭证性问题在电子系统里的应用（简称INTERPARPES）。
3.2.2流程实际法
按照档案实际管理的业务流程为基础，通过数字化档案在管理过程中的运动为分析的切入点进行需求分析。研究者持有这类分析方法会认为文件管理流程和元数据是分不开的，所以，要理解元数据，就要紧紧联系数字化档案管理流程实际，值得注意的是，不是传统的手工管理业务流程。
以上方法各有优劣，如文献参考法，可以从宏观上保证建立的数字化档案管理元数据具有合法性和凭证性，但建立的标准过于宽泛；理论推导法，可以保证其合理性和系统性，但建立的标准偏向理论性，实用性不强；基于用户访问法建立的标准，其实用性和操作性较好，但缺乏完整性与系统性；流程实际法，即使具有可行和运用性范围依旧被局限。所以说，数字化档案管理元数据的需求分析时，需要综合作用各类所学多种方法分析需求，而不是孤立、单一的只作用一种方法，这样做才可能满足数字化档案元数据更全面和客观的需求。
4关于数字化档案管理元数据需求分析体系模拟建构
在以上探讨数字化档案管理元数据需求分析的内涵、信息源及方法的基础上，笔者尝试模拟建构需求分析体系。
首先，根据具体行业、应用领域的目标与特点，确定数字化档案管理元数据需求分析的信息源；需求分析的信息源主要包括，文献（规范、标准）、数字化档案本身、用户、数字化档案管理业务流程等方面。其次，对需求分析信息源进行分类整理、审读，综合采用科学的方法对信息源进行分析，简练出数字化档案管理数据的需要并形成需求陈述。再次，针对各需求陈述进行元数据的提炼，将提炼到的元数据进行分类，再将具体的元数据纳入到分析框架。最后，判断元数据元素项的设置，形成数字化档案管理元数据体系模型。
参考文献：
[1]阴庞龙，何景武. 大型客机构型管理研究[J]. 民用飞机设计与研究，2009（S1）
关键词：电子档案；高校；影响；策略
在经济飞速发展的今天，先进的网络技术已经逐步渗透到社会的各个领域，高校档案管理是学校管理的重要组成部分，体现着学校的管理水平。当今时代，信息技术快速推进，部分高效档案管理也走上了科技化管理的道路，发挥出其独特的优势，使档案管理工作更加方便和快捷，提高了高校的管理水平。
一、电子档案的定义及其特点
所谓电子档案是指人们利用电子计算机及网络进行档案管理，用数码的形式通过磁带、磁盘、光盘或硬盘等载体，应用电子计算机系统进行读取、处理，并通过网络技术传输文件、储存资料，实现资源共享的档案管理系统。其具有如下特点：
1、电子档案管理的优势
首先，电子档案管理具有高效、快捷的档案整理速度。电子档案管理是通过信息技术来完成，减少了纸质档案整理过程中繁琐的程序，同时完成了档案资料的收集、汇总、浏览、统计、储存等各个环节的工作，大大提高了档案管理的速度，降低了劳动量，在管理效率上发挥出了明显的优势；其次，电子档案管理高效地实现了资源共享。电子档案管理充分运用信息技术，形成档案管理体系，更加方便、快捷地进行档案资料的翻阅、搜索，通过网络进行快速传输，实现了资源共享；再次，电子档案管理的储存量大，信息稳定。电子档案管理用数码的形式通过磁带、磁盘、光盘或移动硬盘等载体，储存档案资料，传输文件，受客观环境的影响小，信息稳定、信息量大、储存时间长。
2、电子档案管理的缺陷
首先，电子档案管理完全依赖于科技，电子档案的处理、汇总、存储等管理程序必须依靠电子管理系统完成，借助于计算机操作系统才能实现，可能因为计算机硬件更新或计算机的不兼容性等原因，在信息传输、处理过程中遇到操作性困难，所以，电子档案管理系统必须及时进行新系统转换或更新，甚至根据需要保留原来的旧管理系统，才能保证档案信息的完整性和永久性；其次，电子档案保存的安全性也有待考虑。纸质档案制定中出错影响面较小，电子档案管理过程中若病毒侵入导致系统出现故障，被盗取或恶意破坏，影响面则较大，并且网络传输过程中也存在被修改或盗用的风险。电子档案管理应用统一的系统程序，不具备手写档案材料的特点，不易于真伪的鉴别，造成档案信息被侵害却无从发现。高校档案资料是在教育教学、教育科研、教育管理过程中积累的真实资料，是不可再生的信息资源，见证了高校发展的历史，具有重要的社会价值，安全性不容忽视。
二、电子档案对高校档案管理的影响
1、档案管理程序的转变
纸质材料是传统档案工作的主要对象，然而普及计算机应用之后，电子档案就取代了过去的纸质档案，信息归档之后，一切档案信息的读取、修改都要由档案管理员通过计算机程序来完成。改变了以往纸质档案管理过程中一贯遵循的档案收集与整理、文件立卷与归档等流程、方法和思路，取消了一年归档一次的管理程序。电子档案则具有及时性，可根据需要进行适当修改、补充、保存，当然，也体现出电子档案管理对计算机的依赖性。
2、电子档案分类方式的转变
电子档案实现了档案信息与载体的分离，所以，档案的分类方式也由原来的实体分类转化为程序分类，改变了过去那种属性排列式的手工操作档案管理流程。电子档案管理则通过计算机程序进行高效分类、整合、汇总、统计，减少了实体分类中繁重的工作程序，提高了高校档案管理工作的效率。
3、电子档案管理内容与形式的转变
档案首先要体现其原始性，是原始记录，档案内容要真实，档案来源要可靠，是由档案人亲笔书写或亲笔签名，这也是档案区别于其它信息资料的主要依据，具有法律效应。电子档案管理则在计算机应用程序上进行，方便、快捷，但在一定程度上却失去了档案的原始记录性，电子档案依据系统处理的最后一个文本，没有原始稿，所以，档案的凭证作用很难确定，电子档案的真实性有待考究，这也成为高校档案管理的一个新的课题。
三、高校电子档案管理策略
1、重视高校电子档案存储设备的检测
电子档案在网络传输中具有一定的风险性，所以，要保证电子档案存储设备的安全检测，培训专职电子档案技术检测员，做到定期对档案管理程序进行检测、更新与维修，对系统网络进行安全检测与维护，对那些重要档案要定期进行复制、更新、备份、保密储存，防止档案信息的丢失，以保证电子档案的安全性。
2、做好高校电子档案原始性保护
高校电子档案管理是高校教育管理与发展的重要部分，必须做好电子档案信息技术处理工作，以保证电子档案信息的原始性。新型档案资料归档后，档案管理员要及时进行接收、整理、储存等工作，运用信息技术处理，将电子档案资料设为只读文件，表明此档案资料不可修改，以保证电子档案信息的原始性与可靠性。
3、加强高校电子档案管理员的技术指导
要想做好高校电子档案管理工作，必须对档案管理员进行技术指导，优化档案管理员的知识结构，通过各种培训方式保证档案管理员的知识更新，提高档案管理员的信息技术水平，以适应高校电子档案管理的发展。同时，还要重视提高档案管理员的职业道德水平和安全操作能力，使档案管理员明确责任，具备熟练的电子档案系统操作技能和较高的职业素质，推进高校电子档案管理的现代化进程。
四、小结
随着时代的发展，电子档案管理在高校档案管理中发挥着越来越重要的作用，我们应敢于创新，充分认识电子档案管理的发展优势，正确认识并克服电子档案管理的缺陷，优化管理方式，提高高校档案管理水平。
参考文献
1 现阶段国内地质档案管理存在的问题
1.1 知识经济下档案信息分类问题
随着社会不断进步，我国已进入知识经济时代，这对我国地质科技档案管理内涵或外延的发展有着很好的促进作用，同时，当今时代下的信息能够以档案形式进行储存，其存在的价值以及对社会的影响都非常重要，并且?n案是将人类的知识结晶与信息相结合的产物，也是对当今社会发展状况的一种反映。此外，在知识经济时代下对档案驾驶进行评估时，往往以档案信息的含量为主要参照，同时，档案信息的载体形式也有所变化，通常情况下，信息的载体一般包括机读、光盘和网络技术等方面，并且在科技迅速发展的今天，新型的载体技术仍在不断的出现，我们可以根据档案信息的不同选择合适的储存方式进行信息保存。这种以档案信息内用属性来对档案的外延进行划分的方式，使得档案的分类更加的规范化、标准化，从而建立一套系统化的档案的分类体系，对实现地质档案管理的现代化具有十分重要的作用。
1.2 档案管理中先进设备引入问题
在当今知识经济快速发展的前提下，我国地质科技方案管理工作也受到重要影响，但是，知识经济的发展是离不开科学技术的指导作用的，只有先进的科学技术才能保障经济时代快速稳定的发展，档案管理工作也是一样，我们只有加强对管理工作所需的先进技术设备引入，才能更好地保证地质科技档案管理的现代化发展。目前，国内的档案管理工作中，以计算机网络技术为中心进行管理工作，另外在档案的保管方面采用的是微缩技术，这些对我国现代的档案管理工作有着十分重要的作用。正是由于计算机网络、光盘、多媒体等先进技术在国内的广泛推广与应用，使得我国的地质科技档案管理工作正在逐渐步入现代化的发展进程。
1.3 知识经济下档案管理思想问题
虽然先进的科学技术和设备是实现经济时代快速发展的重要因素，但是知识经济的快速发展所带来的产物并不是只有先进的技术设备，它还为人们的生产发展带来更先进的管理思想和方法。人们在对档案信息进行管理时，要注重一定的管理方法，管理人员要根据实际情况，对档案实施开放管理的措施，但是要保证工作必须在依法治档的前提下进行，在某些特殊情况下，档案管理人员可以根据相关需要具有一些批判精神，并且对档案管理进行不断的创新，从而寻找出最佳管理方案，此外，我们也可以将图书馆学、情报学等相关知识理论引入到档案管理工作中，调整好信息的供求关系，提高信息利用率，从本质提高档案管理工作的质量。
1.4 档案管理中工作人员素质问题
高素质的管理人员也是实现档案管理工作步入现代化的重要前提，并且德才兼备的高素质人才是当今社会发展的核心内容，同样，在地质科技档案管理工作中，也需要这样的人才，我们只要保证管理人员具有较高的素质水平和专业知识水平，才能保证先进的科学技术和管理方法实现完美结合，从而在档案管理工作中发挥出更好的作用。
2 知识经济下地质档案管理的现代化进程
2.1 分清信息轻重，提高利用率
最大程度实现档案信息为社会所用，是当前我国地质科技档案管理工作中的一项重要指标，而且我们将计算机为主的一些先进技术设备引入到档案管理工作也是提高档案利用率的一项重要举措。所以，我们在采用计算机等一些先进的技术设备来对档案进行管理时，要注意根据档案信息价值、重要性以及利用率等情况进行简单分类，然后对那些开放性的、利用率高度档案信息进行优先整理，从而真正实现先进技术在档案管理中的价值，也大大提高了社会对档案信息的利用率，促进档案管理实现进入现代化进程。
2.2 参照信息内容，分级次著录
众所周知，对一大堆文件进行著录是一件非常麻烦的事情，但是，如果我们根据文件的内容进行整理分类，安装文件的重要程度或者内容进行划分，然后在分批进行著录，将会大大减少著录时间，省时又省力。因此，在对地质档案进行管理时，也可以采用此方法将著录内容分为三个层次，大致包括档案内容反应问题单一、卷内文件设计相同主题、重要特殊文件等几类，然后再根据相关的需要，对其进行优先或这种处理，从而大大提高利用效率，为档案管理工作提供方便。
2.3 利用档案基础，准确化分类
在对档案进行著录时，会有一些目录较完备的案卷，我们可以根据档案的原基础进行分类著录，此外，还存在一些文件形式较为特殊，比如房档等，我们可以根据其人名、地址等特性对其进行录入，这样充分利用档案原基础进行录入的方式，大大减少著录工作量，节约了时间，并且在一定程度上提高档案著录准确性。
2.4 贯彻各项标准，规范化工作
我们要根据相关部门的要求，科学地制定各种规范和准则，使地质档案管理工作更加的规范化、标准化。在当前地质科技档案管理中，计算机网络技术的应用是实现其管理现代化的重要保证，但是计算机的高效管理工作也是以档案信息的标准化为前提的基础下进行的，而且计算机无法准确识别那些信息比较混乱的档案，即便是能够对其进行管理，也必然大大降低计算机运算效率，而且还有可能造成管理分类错误问题，因此，我们必须要加强档案管理工作的标准化，从而更好的促进知识经济的发展。
2.5 提高人员素质，专业化管理
为适应知识经济时展的需求，我们要对管理人员进行高规格的培养，提高其专业知识和素质水平，在必要情况下，还可以引入一批高层次的管理人才，以适应企业快速发展的需要。
