时间：2023-06-06 09:02:12
开篇：写作不仅是一种记录，更是一种创造，它让我们能够捕捉那些稍纵即逝的灵感，将它们永久地定格在纸上。下面是小编精心整理的12篇财务档案制度管理，希望这些内容能成为您创作过程中的良师益友，陪伴您不断探索和进步。
中图分类号：G270 文献标识码：A 文章编号：1001-828X（2013）02-00-01
一、前言
当前，我国的医疗卫生行业竞争日益激烈，加之医疗体系的改革与优化，使得医院需要进一步提高自身管理工作、财务工作的有效性，增强自身参与市场竞争的核心竞争力，拓展自身生存与发展空间，这样才能为我国医疗卫生事业的完善与进步起到推动作用。而医院管理与财务工作的主要参考依据又来自医院档案，再进一步来讲，医院财务档案管理又是整个医院档案管理工作中的重中之重，也就是说医院的财务档案对其自身的管理、运营来说至关重要，其财务档案的完整性、准确性、真实性，对医院的未来发展决策起着举重轻重的作用。
二、加快电子档案信息化建设
随着先进的计算机网络技术的飞速发展，医院的财务档案管理的电子化、信息化和现代化是大势所趋。在这种形势下，医院在财务档案的管理工作中必须充分运用现代化的高科技术成果以及先进的管理手段，最大限度地提升财务档案管理工作的效率。
电子财务档案是一种具备较强的保存价值的、可以由计算机系统来进行处理并存储的材料。在产生电子财务档案之后，必须对其加以整理。传统的档案整理工作仅仅是整理纸质的卷宗，而电子财务档案的整理对象是以各种类型介质存在的文件。因此，要高效率地整理电子财务档案，就必须对于所接收到的电子文件进行科学合理地分类，并且合理有序地设计目录，同时形成适当的备份文件，从而为将来的电子财务档案检索工作打下坚实的基础。在进行电子财务档案的整理的过程中，也必须遵守档案管理工作的相关规定，同时根据电子财务档案自身的特征以及医院的具体状况来建立一套合理的电子财务档案管理体系，确保可以从制度方面来更加科学有效地规范电子财务档案的管理工作。与此同时，电子财务档案管理制度一定要真正地反映到电子财务档案的制作、归档、使用和鉴定等一系列的过程中。在制定相应制度的同时，也必须明确不同的工作环节的责任人，采取责任人制度。对于不同的工作环节的流程，必须结合医院的具体财务流程来制定，确保有较强的针对性。
三、健全档案库房建设
医院必须投入一定的资金，改善其财务档案保管保护的硬性条件。根据医院档案管理的有关规定，可以建立坚固的、防火、防潮的专用档案库房，安装铁质的档案柜，库房面积每千卷为二十到二十五平方米，在库房内必须安装空调、去湿、灭火等一系列的设施，对于库房设施，必须确保实现“十防”，也就是说，防潮、防虫、防鼠、防震、防有害气体、防光、防盗、防尘、防火、防高温。与此同时，必须实现“三室分开”，也就是说，将库房、阅档室、办公室三室分开。另外，档案室必须适当地安装计算机、复印机、照相机、扫描仪、刻录机等一系列的硬件设施，以便保证档案保管保护设备达到特定的要求，切实确保档案管理工作的科学有序地进行。
四、提升医院财务档案管理人员的业务素质
医院必须高度重视财务档案管理人员的综合素质的提升，从而为医院财务档案管理工作奠定坚实的人力资源基础。可以借助于职业培训，来实现医院财务档案管理工作的水平。另外，应该引进一批具备较强的专业技术水平的财务档案管理专业人才，形成一个具备较强的综合业务素质的财务档案管理工作者队伍。与此同时，也必须采取聘任合同制，以便确保能够选拔出优质的财务档案管理工作人员来参与到相关的工作中来，切实提升医院财务档案管理工作的效率。另外，医院财务档案管理层人员也必须加强对于财务档案管理的宣传教育工作，切实最大限度地提升职工对财务档案管理工作的重视程度。
五、建立健全医院财务档案的管理制度体系
良好的财务档案管理制度体系对于医院财务档案的开发和利用发挥着不可替代的作用。具体来说，制定出的规章制度必须真正具备较强的科学性与合理性，一定要符合医院财务档案管理工作的具体情况，以便符合医院对档案管理工作的要求。与此同时，医院财务档案管理制度一定要做到简明、实用。对于具体的财务档案的管理制度，必须细化，保证其具有较强的可操作性，从而切实保证医院财务档案的管理制度的规范和指导作用能够得到最大限度地体现。此外，医院财务档案管理制度也必须具备双向约束的作用，既能够约束管理层人员的各种各样的行为，又能够约束职工的各种各样的工作行为，避免医院财务档案管理风险的出现。为了确保医院财务档案管理制度的真正落实，也必须做到奖惩分明，一旦发现违反制度的行为，必须予以严惩，从而切实维护好制度的权威。具体来说，必须严格将各项制度落实到实处，做到从收集、整理、立卷归档到保管统计，从档案利用到鉴定销毁、档案奖惩处罚等等一系列的过程都必须做到有制度的约束，保证档案资料的收集、整理、归档、档案安全存放、科学利用、严守机密等都具有制度的保障，从而确保档案管理工作更加规范化、制度化和标准化。
六、提升医院财务档案管理使用的效率
进行医院财务档案的开发和利用的根本目的就是为了提升医院财务档案管理使用的效率，这就要求全面实现医院财务档案管理的信息化，从而确保能够最大限度地利用所必须的档案资源。对于医院之前所产生的纸质档案都实现数字化转换，将其整体录入到数据库之后，就能够最大限度地减轻医院财务档案管理工作人员的工作强度和工作压力，并能够在一定程度上增加财务档案信息的完整性。另外，也能够通过远程公共目录查询、光盘远程检索服务来更加方便、快捷地做好医院财务档案管理工作，并且能够通过电子邮件来实现对于财务档案信息的咨询服务。由此看来，借助于信息化的医院财务档案管理方式，能够将医院财务档案管理从静态管理转变成为动态管理，能够更加科学有效地整合相关的人力和财力资源，从而最大限度地提升医院财务档案管理的质量和效率。
参考文献：
1 食堂财务档案管理信息化建设的必要性
随着财务工作内容的扩大以及管理水平的提高，要制定切实可行的方法来完善财务管理体系。相关人员要建设电子财务档案管理系统，这样可以实现用网络化管理的手段来管理财务，是符合现代化发展的要求，也对财务档案的整体效率有所提高。
1.1 信息化财务管理具有很多优势，比如：信息存储数量多
符合当今查阅频繁的发展形势，对财务管理的实施提出了较多的要求。随着我国财政工作的飞速发展，财务制度变化很大，甚至一年中会出现多次调整的情况，不同指标规定每年都在改变；每年的会计账簿报表都存在一定的不同，不但需要总结当年度经费的总体内容，而且还需要总结上年或者是下年的总体内容；划分标准越来越要求细化，项目就变得复杂，资料收集时出现问题，这些都会对财务管理体系造成一定的困难。
1.2 食堂财务档案管理对建设项目管理起着重要的作用，财务档案管理的实施可以提高财务管理的整体效益，并且能够达到节约成本的目的
从以上内容可以看出，食堂中应该加大对财务管理工作的力度。由于国家的相关政策调整对财务管理产生一定的影响，所以要提高科学化的管理效率。但是，在当今的财政体系发展深入到宏观背景下，随着财务档案管理体系不断的发展，财务工作也出现一定的困难。因此，实现食堂财务管理网络化体系，不但是符合现代化的要求，而且也是提高食堂财务管理效率的重要途径。
2 食堂财务管理信息化建设存在的问题
2.1 食堂财务管理体系没有较好的明确目标，采取领导一致，按照级别进行层层管理的措施还没有落实
依然按照以往的管理体制来进行食堂财务的管理体系，没有形成信息化管理的理念。除此之外，食堂中的财务管理未与其他相关部门进行合理沟通，需要实施多种信息化建设以及相关的网络资源，然而牵扯到相关职能部门就很难落实。由于一些财务管理信息化没有统一的领导，这样就会出现相关部门在财务档案信息化管理中没有做好本职工作等现象的发生，从而导致财务档案管理信息化没有明确的目标。
2.2 财务档案管理人员缺乏相应知识
经过漫长的变革与发展，财务管理人员的素质已经有了很大改观，在学历、职称等方面已经基本符合岗位要求。但是，长期以来所形成的工作惯性，使得他们在业务上仅仅重视财会理论与实践的学习与研究，而对档案业务特别是档案信息化这项工作的重视程度没有提升到一定的高度。档案资料的收集、整理往往被忽视，以致单位形成的计划、总结、专题报告、预决算资料、基建预决算、市场报告等资料、合同协议书、荣誉证书、工资转移单、工资调整、人员录用资料等散失、霉变；有的甚至将一些资料据为己有，在工作调动、岗位调整、离退休时一并带走。在现有的财务人员中，真正懂得财务档案的搜集整理的人员很少，懂得把纸质财务档案转化为电子档案的人员更少。
3 食堂财务档案管理信息化系统的安全风险
3.1 数据安全风险在手工方式下，财务信息以账、证、表等形式存储在纸介质上，修改过的会计凭证或账簿可以从财务人员笔迹和印章上分清责任，但是电算化系统的会计数据直接存储在磁盘上，对电子数据的非法修改可以做到不留痕迹，存在着档案无纸化和电脑操作无形化带来的数据风险。利用计算机的舞弊具有很大的隐蔽性，被发现的难度较之手工会计系统更大，其造成的危害和损失也更大。因此，在电算化系统下做好安全保密工作意义重大。
3.2 管理安全风险由于相关人员缺乏计算机信息安全基本知识，不遵守本部门的信息安全规则，造成数据损失等，很多财务工作人员普遍对病毒的危害性程度认识不够，任意从互联网上下载资料，在计算机间、局域网和互联网之间交替使用软盘和可移动硬盘、U盘，将计算机病毒带入财务系统中。另外，由于一些计算机的配置较低，安装防病毒软件后计算机运行速度会受到影响，一些员工对安装的防病毒软件私自卸载，造成整体防病毒工作的被动。因此，往往由于某一个人使用过程中的疏忽而给整个会计电算化系统带来风险。
4 加强食堂财务档案管理信息化的建议
俗话说，“没有规矩，不成方圆”“安全保障，制度先行”要以财务管理部门和档案管理部门为主，相关部门为辅，单位积极参与，通过积极探索，真正做到理论结合实际，从实践中来，到实践中去，制订一系列切实可行的财务档案信息化管理制度。比如对数据库系统的监控制度、重要数据备份制度、内网与外网要实现物理隔离制度等等类似的如国家档案局《电子文件归档与电子档案管理办法》中“至少一式两套，一套封存，一套供查阅使用”的要求。只有健全系统的档案管理制度和管理体系，才能从根本上加强档案软环境建设，做到日常的财务档案管理活动有章可循，如综合性的规章制度、立卷归档、档案保管制度，档案保密、保卫制度，开放档案的利用制度，未开放档案的利用制度，档案专（兼职）人员的岗位责任制。
财务档案信息化建设规范化档案信息化的总体规划是档案信息化建设的关键，要积极将电子文件归档管理和档案信息化资源数据库等档案信息化建设的重要内容纳入建设规划，探索利用统一的网络平台整合档案信息资源，是实现信息资源共享的有效途径。同时，根据企业自身规模，明确各人员负责的工作，处理好文件的收集、整理、鉴定、保管、编研、归档，并做好财务档案的日常管理、查阅接待、登记工作，建立和完善财务档案管理网络。会计档案价值的充分发挥来源于长期的积累和扎扎实实的基础工作，要提高会计档案的质量，充分发挥其作用必须从源头抓起，将基础工作及日常管理规范化。
【关键词】财务档案；管理；建议
财务档案，是指机关、企业单位、事业单位等在经济活动进行过程中，对于财务活动的真实反映和原始记录。是各个单位对于自身的经济业务过程的第一手重要资料和研究依据。也是单位发展的重要借鉴资源之一。而在这个健康发展的过程中，财务档案作为一个单位经营等各项经济活动的直接记述，对于其的管理、审计和应用也逐渐为各单位档案工作者们所重视。对于财务档案的管理，由于其是单位档案管理和经济活动的交叉工作。也逐渐成为了财务工作的一个重点难点。
一、现阶段财务档案管理工作的基本状况
随着经济社会和信息技术的发展，档案管理工作在我国各个行业也迅速发展起来，各个社会机构也对档案的管理更加重视。诸如档案室或史志室等档案保存和管理部门也逐步被加大投入力度。而在传统保存和管理的基础上，信息技术和网络管理等高科技方式在本工作中的逐渐成熟也为单位档案保存管理和利用效率的提高做出了极大的贡献。但是在实际情况中，财务档案的管理始终是一个受重视不足的工作。除了一些重视文化存留与延续的大型企业会对财务档案管理进行专人专地的管理和研究之外，大部分社会机构对于财务档案的重视和正确认识都是不足的。这就导致本单位的财务管理档案的归档、鉴定和利用不及时，对于本单位的经济活动的记录来说是一种严重的资源浪费。
二、 财务档案管理工作中普遍存在的问题
1、 财务档案的保管分工职责不明确
据实践中的情况观察，有相当一部分的单位存在对于本单位财务档案的工作管理责任分配不明确的现象。就像上文曾经提到过的，财务档案管理是一种同时需要财务部门和档案部门协作的交叉性合作性工作，由于对其没有充分的重视，导致各个相关部门和人员对此互相推诿，档案乱堆乱放，甚至被卖作废纸或者直接丢弃，遑论利用。
2、 财务档案的整理方式不成熟
对于经济工作中所使用的凭证、报表、账本等实物资料，通过财务部门流水作业的程序是很成熟的。但是在事后的整理归档工作中，这些有用的实物资料没有按照一定规律归类保存，导致了存放不当，对使用者造成了极大的不便。
3、财务档案的管理体制不完善
实践中可以得知，很多的财务档案管理负责部门没有系统的分类，存放，利用制度和规章。有些单位觉得这些文件已经使用，不再具有利用价值。而且对档案学的最基本知识都毫不了解，凭直觉办事，使得很多常规的工作都有着很大的内耗。投入大，效率低。
4、从事财务档案管理的人员不专业
实际操作中，很多财务档案管理的工作竟然是由后勤来完成了。这些人员基本没有必须的业务素养和专业的档案管理和财务工作常识。
三、 对于做好单位财务档案管理工作的几点浅见
1、强化财务档案管理意识
首先，从单位领导到具体档案工作的操作人员，应该从财务档案保管意识上着手改变，来对财务档案管理工作的水平进行提高。财务档案管理人员首先应认识到财务档案管理对于单位发展战略、单位文化建设和单位核心凝聚力起到的重要作用，重视单位财务档案管理的积极作用。进而使单位领导层对于财务档案管理对于整个单位生产经营和经济活动的重要性产生积极认识。由上而下对于档案意识有着较大提高，能够把财务档案管理工作形成财务和档案管理的日常化工作列入单位工作的短期日程中去。其次，财务档案管理的工作人员应当对自己的档案管理意识进行提升并紧跟时展潮流。认识到财务档案管理工作不仅仅对于档案保存具有重要作用，而且对于单位财务工作也有着重要的监督作用。把财务档案作为单位财务工作发展的晴雨表，通过对财务档案的审核和鉴定，来发挥档案部门的调查监督、情报获取和参谋的功能。
2、完善财务档案管理制度
对财务档案管理工作的加强，首先应该遵守国家颁布的《会计法》和《档案法》等法律法规。依法建立财务档案管理工作的制度。而且要在整个单位的整体工作规划中纳入财务档案管理规划，指定具体工作目标。《财务档案保管制度》、《财务档案归档制度》、《财务档案工作人员守则》、《财务档案查阅制度》等一系列规章制度应加以完善。以规范日常财务档案管理工作中的收集、整理、移交、归档、保管和利用等环节。
3、定期培训，提升财务档案管理人员素质
一个合格的财务档案管理工作者，应该要求其具有财务人员的从业资格和档案管理人员的从业资格。只有具有这两方面的专业知识，才能真正做好财务和档案两方面的工作，才能了解工作重心，使财务档案的真正意义得到充分地挖掘。此外，财务档案管理人员应注重自身业务技能和水平的不断提升。定期参加技能培训。紧跟技术发展步伐。以对财务档案管理工作的日新月异有所适应。
4、创新财务档案管理方式
新世纪以来，我国的经济、文化建设高速发展。在知识爆炸和财富大量创造的前景下，随着对于文化和战略的逐步重视，财务档案管理工作也必须适应社会对于其的严苛要求。这就需要财务档案管理方式的不断创新。首先，在技术层面上，跟从信息技术的发展，财务档案管理工作脱离传统的手动整理、录入和检索方式已经是势在必行。而顺应网络化和信息化潮流，对于财务信息管理工作的工作效率，透明程度和利用的简便性将是一个巨大进步。使档案真正能够走出保存架，发挥其对于文化建设和战略制定的重要作用。
另外，在管理理念上，应该积极学习西方一些成熟的财务档案管理制度。管理学在现代企业的发展中起到的积极作用是极其巨大的。配套于先进的生产力，先进的管理理念可以成倍地提高单位的工作效率。在财务档案管理工作中，对于先进经验的汲取也必不可少。如著名的美国的文件中心理论等管理方式，以使整个财务档案管理进程能够锦上添花。
四、 财务档案管理工作的规划走向
随着信息技术的极大普及和人民对于政治生活关心程度的加强，社会信息也会变得更加公开透明。所以，单位的财务档案管理信息除了在单位内部公开和利用以外，也应针对社会开放，以接受社会查询和监督。一方面是社会制度的进步，一方面也是档案工作和财务工作的进步。在这种潮流的引领下，财务档案管理工作的制度化、信息化和公开化也必将走向一个新的高度。成为社会文明程度的一个指标。
总而言之，作为一个高度系统化的工作，现阶段我国的财务档案管理制度还不够完善。随着市场经济改革的进一步深化，其中的隐性问题也将逐渐浮出水面。财务档案管理制度的加强，不仅对于单位档案的完善有着重要作用，对单位财务的公平、公正和公开也是一个有力的保障。做好财务档案的研究和分析工作，大到对单位发展大方向，大战略的制定；小到对一时一事财务工作的监督，都有着不可忽略的重要作用。
【参考文献】
[l]刘伟.王汝玲.新形势下财务档案管理之我见[J].河北水利，2007.06.
关键词：高校;财务档案管理;信息化
中图分类号：G271 文献标识码：A
收录日期：2015年2月2日
高校财务档案管理信息化是指高校财务档案管理部门在科学收集、整理、归档、开发、利用、存储和管理各类高校财务档案时大量运用包括数字化、网络化在内的现代信息技术，最终形成财务档案信息资源科技含量高、财务档案资源存储便捷安全、财务档案信息查询迅速准确、财务档案管理全面电子化、财务档案载体实现环保无纸化的高水平的高校财务档案管理。目前，随着我国高校教育改革的不断深入和发展，高校财务档案出现了一些新的特点，如信息量增大、时效性增强、内容更新迅速、标准变动频繁等。高校财务档案的新特点不仅给高校财务档案管理工作带来新的挑战，而且也对高校财务档案管理工作提出新的要求，而加强高校财务档案管理信息化建设无疑可以主动应对和适应这些新特点的有效措施，进而全面提高高校财务档案管理的现代化水平。
一、高校财务档案管理信息化建设存在的主要问题
1、领导重视不够，基础设施投入不足。高校财务档案管理信息化建设成功与否在很大程度上取决于学校领导的重视程度。高校财务档案管理信息化建设是一项系统工程，是一个关乎高校发展全局的工作，做好财务档案管理信息化建设需要高校各部门的配合和协作。目前，许多高校领导对于财务档案管理信息化建设重视不够、认识还不全面，导致高校财务档案管理信息化建设速度滞缓。有些学校将财务档案信息化看作是财务部门的事情，档案管理部门仍然采用传统的管理模式，按照以往的思路办事，财务部门提供什么样的档案就保存什么样的档案，没有进行必要的归档和整理。此外，高校财务档案管理信息化建设的重视程度不够及认识不到位也直接导致高校在财务档案管理信息化建设方面投入的人力、物力明显不足，软件、硬件等基础设施达不到应有的要求，影响高校财务档案管理信息化建设的进程。
2、管理制度不完善，建设目标不明确。高校财务档案管理信息化建设的相关提议尽管早年就已经被提出，而且一些主管部门也为该项工作制定了相关制度规范，但大多数高校财务档案管理信息化建设的规章制度零散的见于相关部门的文件中，目前没有形成一套完整的规章制度体系，高校在进行财务档案管理信息化建设的过程中，缺少必要的理论指导与支持，导致高校财务档案管理信息化建设目标不明确、标准不统一，在一定程度上影响了财务档案管理信息化进程。由于没有统一的标准，高校在财务档案管理信息化建设过程中制定的制度、措施等多种多样、五花八门，财务档案管理信息化建设的各个环节也存在着这样或那样的问题，如何规范高校财务档案管理信息化建设已成为高校信息化建设的首要问题。
3、管理人员素质不高，缺乏相关专业知识。高校财务档案管理信息化对于财务档案管理人员提出了更高的要求，它要求财务档案管理人员必须熟练掌握财务、档案管理、信息网络等方面的知识，这些知识缺一不可。然而，目前我国高校财务档案管理人员素质整体不高，缺乏相关的专业知识。我国高校从事财务档案管理的人员，能够运用现代化技术手段搜集和整理财务档案，同时又能够将纸质档案转换成数字化档案的专业人员非常少。一些高校财务档案管理工作岗位往往配置一些临近退休、专业能力不强的人员，缺少专业的档案管理知识和财务知识。此外，许多高校对于档案管理人员的培训和指导也不到位，既懂财务又懂档案，既能进行数字化处理又能进行信息化处理的复合型档案管理人才极度匮乏，这在一定程度上影响了财务档案管理信息化建设的进程。
二、高校财务档案管理信息化建设相关策略
1、加强领导，完善财务档案管理信息化建设制度。毋庸置疑，领导是财务档案管理信息化建设的真正推动者，领导信息化意识程度的高低决定了信息化建设的力度和深度。当前，高校领导者要全面树立科学的管理思想，摆脱传统思维的束缚，认识和理解计算机和网络技术应用于财务档案管理工作的重要性。高校领导要站在全校发展的角度来进行统筹规划，重视财务档案管理信息化工作，建立完善的高校财务档案管理信息化工作制度，如数据库系统的监控制度、内网与外网的物理隔离制度、重要数据备份制度等，积极推进高校财务档案管理信息化建设。此外，高校还应明确财务档案信息管理的管理职责，要以财务和档案管理部门为中心，其他相关部门积极参与，密切配合。财务部门负责财务档案的电子化、数据化，档案管理部门负责档案资料的网络化应用。
2、加大基础设施投入力度，构建财务档案管理信息化平台。基础设施条件是档案信息化工作不可缺少的基本前提，是档案信息资源开发利用和信息技术应用的基础，其核心是档案信息网络化，它是档案信息传输、交换和资源共享的前提。高校在财务档案管理信息化建设中要加大基础设施投入力度，完善各种基础设施，如存储器、服务器、操作系统、交换机、路由器、数据库管理系统、安全系统等，构建财务档案管理信息化平台。高校在构建财务档案管理信息化平台上，主要做好两个方面的工作：一是财务档案数字化建设。财务档案的数字化建设是对重要的财务信息资源文件原件采用电子扫描仪扫描、光盘刻录机刻录、数码相机摄影、数字档案资源格式转化等现代化的信息采集技术和设备将纸质的财务数据文件有效地转换成数字化财务档案资源;二是财务档案信息化数据库建设。财务档案信息化数据库主要包括会计档案管理数据库、财务报告档案管理数据库、资金结算档案管理数据库以及教学、科研资金管理档案数据库等。
3、强化财务档案管理人员的技能培训，不断提高其素质和能力。财务档案管理的信息化要求档案工作人员不但要拥有传统档案管理中组卷、编目、分类、录入等工作技能，还要能熟练掌握计算机、网络、信息安全及信息分析等新的知识与技能。档案信息化的建设成功与否，不但取决于工作人员的固有知识与技能水平，还取决于工作人员在工作中的知识更新与技能培训的效果。因此，高校财务档案管理部门必须积极通过多种途径对财务档案管理人员进行业务培训，建立一支高素质的财务档案管理队伍，逐步改变当前财务人员队伍知识结构单一的局面，不断加强财务档案管理人员的技能培训，使财务档案管理人员的知识始终保持在前沿水平。另外，高校还要因地制宜地建立财务档案管理人员考核机制，通过各种激励措施激发财务档案管理人员的学习热情和工作热情，培养出一支高素质、高水平的综合性财务档案管理人才队伍，以适应技术发展带来的新要求。
主要参考文献：
[1]刘迎春.高校财务档案信息化管理研究[J].沿海企业与科技，2010.7.
关键词:高校财务档案 特点 改进措施
中图分类号:G647文献标识码:A
文章编号:1004-4914(2010)03-118-01
近年来,随着高校办学规模的不断扩大,办学层次的不断提升,高校得到了前所未有的发展。当前,加强高校的内涵建设,提高综合管理水平成了高校健康、持续发展主要内容,其中,加强高校财务档案管理是一个重要的方面。本文介绍了高校财务档案管理的特点,当前管理中存在的问题,探讨改进财务档案管理的几个措施。
一、高校财务档案管理的特点
1.高校的财务档案既是高校档案的重要组成部分,又是记录和反映高校经济业务、财务状况的重要史料和证据。财务档案的真实性和完整性是体现高校综合管理水平的一个重要方面。
2.财务档案由财务部门归集,一般是先在财务部门保存1~2年以后,才移交到学校综合档案室。这就涉及到财务档案在财务部门的归集、装订和保管存放,移交到档案部门的内容、移交时间、相关的借阅手续、保管存档时间、过期档案的销毁手续和程序等。
3.在高校财务实务中,财务档案主要包括两方面的内容:一方面是会计核算的专业材料,比如会计凭证类、会计账簿类、财务报告类、工资津贴发放表、银行存款对账单及其余额调节表,以及会计档案移交、保管、销毁清册等;另一方面,是财务收入票据类,比如行政事业单位非税统一收入票据(学生学费收据)、行政事业单位往来款票据、服务业统一收据,以及校内收据等。这两方面的财务档案构成了高校财务日常经济业务的收入和支出情况,完整地反映高校财务状况。
4.随着高校财务会计电算化的普及,会计档案实行的是纸质档案与磁性介质档案并行的管理模式,历年的会计数据不仅以打印的纸质形式保存,还以电磁信号的形式存储在软盘、硬盘、光盘等载体上。这就存在磁性介质档案的保管要求和相应措施。
二、高校财务档案管理的当前状况
1.档案管理意识淡薄,管理制度不完善。财务档案是高校经济业务发展的历史记录,连接当前业务,并作为未来财务预算的重要依据,是财务管理体系中的一个很重要的方面。但是,作为相关的领导和财务人员,在意识上普遍地对财务档案管理的重要性认识不足、重视不够,在高校财务工作人员少、工作繁杂的情况下,对财务档案的收集、整理工作往往被忽视,缺乏相应的管理制度来规范日常系统的管理。
2.财务档案没有专人负责。《会计法》规定,出纳人员不得兼任会计档案管理。目前,高校财务部门普遍没有安排专职人员管理财务档案,一般情况下,往往是除了出纳之外指定某个财务人员兼管资料档案,分工不明确。以至于平时其他相关的财务人员手中都有档案资料,各自为政。这对财务的内部控制的实施,防止经济犯罪都有不利的影响。
3.财务档案没有专门的库房。高校财务档案移交到综合档案室之前,一般就存放在财务办公室,有的财务资料存放零乱,有的容易潮湿、破损,本部门财务人员随意查阅。有的财务部门因办公条件有限,存放财务档案的地方其他人员也可以随意进出,与档案库房的防盗、防火、防高温、防虫、防潮、防光、防尘、防鼠等要求相差很远,缺乏档案资料存放的安全性,难以保证财务档案的真实性和完整性。
三、改进高校财务档案管理的措施
1.增强管理意识,加强财务档案管理。高校档案管理是提高内涵建设的重要组成部分,是衡量高校综合管理水平的标志之一。学校领导应该提高认识,把档案管理工作纳入学校整体发展规划,高度重视财务档案工作,明确领导责任制,建立和完善档案管理网络,根据高校规模明确专(兼)职人员负责有关文书工作,处理文件的收发、整理、归档,并做好财务档案的日常管理、查阅接待、登记工作。
2.建立和完善档案管理制度。当前,高校财务部门的档案管理人员普遍没有接受过档案管理知识的专业系统培训,财务部门也没有具体的档案管理制度。因此,建立和健全相关的财务档案管理制度,比如:综合性的规章制度,立卷归档、档案保管制度,档案保密、保卫制度,开放档案的利用制度,未开放档案的利用制度,档案专(兼)职人员的岗位责任制等,从根本上加强财务档案的管理环境和制度建设,以保障财务档案的日常管理规范、有章可循。
3.加强财务档案的库房建设。财务部门是高校的一个行政服务窗口,财务办公室可以说是一个公共场所,并不适合作为档案库房。从档案保密的角度来看,档案库房和办公室应该尽量分开,门窗加固,以防盗窃。从档案安全的角度来看,档案库房要求有防火、防潮、防尘、防热、防磁、防冻等严密的措施。因此,加强财务档案库房建设是高校硬件建设的一个重要方面。
4.加强专职人员的配备。随着高校规模的扩大,各种科研经费的增多,会计核算和岗位设置的规范,会计电算化系统软件的普遍应用,相应的财务档案资料数量日益庞大,由会计人员兼任档案管理显然已无法满足档案管理和建设的发展要求。应该安排专职人员进行管理,负责财务档案的日常管理,会计电算化系统软件的日常维护,以及财务部门的日常查账工作,确保财务档案的安全性、完整性和档案管理活动的规范性。
5.加强会计电子档案的管理。会计电算化的财务数据日常要进行备份保存,财务系统要进行日常维护和及时升级,年终形成会计电子档案存储在磁性介质或光盘上。根据这些信息载体的物理特性,在形成电子档案时应当实行双备份,备份时注明形成档案的时间和操作人员的姓名,并贴上写保护封签,存放在两个不同的地方,防止意外事故发生引起整个财务电算化系统的毁灭与不可恢复性。同时,保存电子档案的位置要远离磁场,注意防磁、防潮、防尘、防火等,定期进行检查,定期进行复制,防止由于磁性介质的损坏而使会计档案丢失,造成无法挽回的损失。
6.提高管理人员的业务素质。财务工作的专业性和档案管理工作的安全保密性,要求财务档案管理人员综合素质高,业务能力强,并且保持人员的相对稳定。一方面,要求淡泊名利并充分认识财务档案管理工作的重要性,具有脚踏实地、科学严谨的工作作风;另一方面,不仅要熟悉财务部门的职责,会计档案的分类,以及对不同的文件材料能按照管理要求进行科学的分类、整理、编目、立卷和归档。还要了解和掌握时事政策、财政税务、财务系统的电脑操作等。所以,提高财务档案管理人员的业务素质,要进行多途径、多形式的培训教育,在提高理论知识的同时,注重实际工作能力的培养,多提供学习先进的机会,多提供创新实践的平台,以不断地提高档案管理水平。
总之,财务档案管理是加强高校内涵建设不可缺少的一个方面,在高校的教学评估中越来越体现出它的重要性。所以,根据财务档案管理的特点,改进管理现状,才能从根本上保证财务档案的安全和完整。
参考文献:
1.财政部,国家档案局.会计档案管理办法[Z],1998
2.李建周.如何加强高校财务档案管理[J].科技信息,2009(1)
关键词：行政事业单位；会计档案；问题；对策
中图分类号：F23 文献标识码：A
原标题：浅谈行政事业单位会计档案管理存在的问题及对策
收录日期：2013年11月6日
会计档案是记录和反映经济业务主体经济活动的重要史料和证据，是国家档案的重要组成部分，其收纳范围包括会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业材料。在实行会计电算化的情况下，除了打印输出的证、账、表以外，整个系统开发形成的全套文档资料、存储有会计数据的有关介质等都属于会计档案的范畴，也应妥善保管。
行政事业单位会计档案作为记录单位经济业务的重要史料证据，在加强财政财务管理、开展资金绩效评估、实施责任审计、提供宏观决策信息等方面具有不可替代的作用。在具体工作中，尽管《中华人民共和国会计法》、《会计基础工作规范》以及财政部《会计档案管理办法》等都对会计档案管理作了明确具体的规定，但由于客观条件的变化和主观因素的影响，各行政事业单位的会计档案管理还是存在许多问题，一定程度上成为了财务管理工作的一个薄弱环节，直接影响了财务管理的质量和水平。加强和规范行政事业单位会计档案管理，进一步提高会计档案的管理水平，充分发挥会计档案的重要作用，成为当前迫切需要解决的问题之一。本文拟从存在的主要问题、原因分析和对策建议三个方面探讨完善行政事业单位的会计档案管理制度。
一、存在的主要问题
（一）相关人员对会计档案管理的重要性认识不够。从会计档案的责任者、管理者、使用者分析，都存在对其重要性认识不足的问题。从责任者的角度看，一方面很多财会人员明知会计档案管理是财务管理的重要环节，但秉持“铁路警察，各管一段”的错误理念，认为仅是会计档案管理人员的事，却不知会计档案的管理与其形成过程是紧密相关的；另一方面，会计档案管理人员又认为每一份会计档案在其各个责任环节分别有经办人、审核人、归档人等责任主体，会计档案的管理就是保管和销毁。从管理者的角度看，单位领导甚至财务负责人对资金管理和会计核算一般都很重视，但对会计档案的立卷、归档、保管、查阅和销毁等管理工作往往忽视。从使用者的角度看，在需要的时候会很重视会计档案管理，但对会计档案使用的相关手续办理却不很理解，甚至觉得繁琐，对档案管理人员不尊重。
（二）会计档案管理制度不完善或执行不严格。绝大多数行政事业单位没有根据国家规定结合自身实际制定本单位会计档案管理制度，或仅作为财务会计制度的一个部分。有些单位虽然有制度，但也没有严格执行。两者共同的结果，往往是单位会计档案管理职责不清、程序不严、要求不明、手续不全，久而久之，单位会计档案管理就会错漏丛生，问题不断。
（三）会计档案管理投入不足。一是硬件投入不足，表现在档案存放场所过于简陋、防盗防潮防火防虫防光防温防尘等设施不齐全、档案陈列架、盒等存放设施不符合要求等，同时很多单位没有电子档案和图片档案管理设施；二是软件方面，没有配备必要的管理软件、也没有制定和严格执行相应的制度措施；三是部分单位没有配备专（兼）职会计档案保管人员，已配备的单位，往往也存在业务素质不高的问题。
（四）会计档案立卷、归档、保管、查阅和销毁等工作不规范。在立卷和归档上，有些单位没有建立预设案卷制度，导致分类、立卷和归档混乱。在保管上，没有建立会计档案定期归档、入库验收等制度，导致部分会计档案得不到及时归档整理，同时一些装订不规范、签章不齐全的会计档案“蒙混过关”进入了保管库房。在查阅和销毁上，主要是手续不齐全、交接不清楚、程序不规范，造成查阅困难、销毁不及时、积案过多、毁损严重等。
二、主要原因分析
（一）单位没有建立会计档案人员长效培训机制。会计档案的整理归档一般都由会计人员完成，会计档案案卷质量的高低则取决于会计人员对会计档案规范化整理的熟练程度。但是，几乎所有单位都没有组织相关人员进行会计档案管理知识培训，财政部门和档案管理机构也很少进行相关业务指导，绝大多数的会计档案归档和技术处理主要靠本单位老会计人员的言传身教。这样的后果：一是造成相关会计档案管理人员和责任对象没有规范的档案法制意识；二是没有规范的档案管理技术可供借鉴和参考，容易和档案事业发展的技术脱节；三是对会计档案管理的重要性缺乏认识，在工作中容易忽视管理细节，责任心不强。
（二）档案管理制度不完善、甚至缺失。由于行政事业单位类别较多，情况庞杂，很多行政事业单位对业务工作档案很重视，管理制度很规范、措施也得力，但对会计档案管理，往往认为仅是财务人员的事，没有必要制定单独的管理制度。特别是规模小、人员少的单位，由于财务工作业务量不大，单位会计有可能是外聘人员承担，由于外聘人员流动性大，加之单位领导不熟悉财政财务管理工作，“费力不讨好”的会计档案管理很容易成为边缘工作而无人过问，更别提制定和完善相应的会计档案管理制度了。
（三）经费不足，工作条件有限。一方面会计档案管理作为单位内部管理的一部分，档案主管部门和财政部门都没有经费投入的明确规定，其管理人员、管理场所、设施设备等经费投入，一般是由单位领导临时安排，没有例行的经费预算提供保障；另一方面很多单位领导和财会人员对会计档案管理的重要性、专业性认识不足，难以保证会计档案存放在时间、空间、设施、环境等方面得到足够的重视，认为会计档案只要不丢失就可以了，舍不得投入。
（四）会计档案管理监管力度不够。在单位接受的各项会计业务检查和审计工作中，很少有将会计档案规范化管理作为检要事项的情况。在单位内部，也很少有单位将会计档案管理真正融入到财政财务管理工作的全过程，作为单位财政财务管理的固有环节来对待，很少建立各环节相互制约、相互促进的会计档案监管机制，影响了会计档案的质量和管理的成效，最终影响会计档案的有效利用。
三、对策建议
（一）加强会计人员档案知识培训，提高会计档案管理意识和水平。首先，财政部门和各行政事业单位应高度重视会计档案管理业务培训，将会计档案管理及操作技能培训纳入会计人员岗前培训和继续教育培训的重要内容，努力使会计人员熟练掌握会计档案整理的基本知识、基础业务与操作技能，从源头上做好会计档案管理的基础工作；其次，档案主管机关要从规范管理的角度，对行政事业单位开展会计档案管理的业务指导，进一步提高会计档案管理的水平；最后，单位财务机构内部财务人员之间要做好“传、帮、带”工作，将好的意识、好的技术、好的经验认真传承。
（二）全面梳理档案管理流程，完善档案管理制度。要根据《中华人民共和国会计法》、《中华人民共和国档案法》、《会计基础工作规范》以及财政部《会计档案管理办法》等法规的规定，认真全面地梳理本单位会计档案管理流程，结合自身实际，从“定岗位、定职责、定目标、定措施”等方面着手，制定契合本单位要求的档案管理制度，落实档案管理人员的岗位责任制。
（三）加大经费投入，理顺会计档案管理体制。一方面要在硬件上加大投入，确保会计档案管理场所和相关设施符合要求；另一方面要理顺会计档案管理体制，严格按照有关规定，明确会计档案保管的责任机构，由财务部门将相关经费列入本单位年度预算，保障档案管理经费有稳定可靠的来源。此外，规模再小的单位，也要高度重视会计档案管理问题，配备必要的场所，在人员更替时注重会计档案的完整交接和保管，配备必要的保管设施并严格执行相关制度。
（四）规范会计档案立卷、归档、保管、查阅和销毁等工作
1、规范会计档案立卷、归档。要结合本单位会计业务的内容、会计档案的数量等实际，制定科学合理的立卷、归档方案，准备好预设案卷；二是及时规范整理会计档案。日常产生的会计凭证要及时整理装订，规范封粘、签章。在检查确认凭证封面所列事项记载完整后进行装订，凭证厚薄要适中。装订完毕确保没有散页后按月份先后顺序放入档案盒中，并逐项填写档案盒上的内容；三是年度终了，若在手工记账环境下，必须将活页账簿中的空白页取出，并按账页编号顺序填写目录，认真填写账簿启用表，活页账簿、目录及账簿启用表一并装订完成后封粘，装订人员在封粘处签章；若在电算化会计情况下，年终要将打印输出的各类会计账页分类整理，按科目及时间顺序用号码机打印序号后编制目录，按科目填写账簿启用表，分类分科目装订后封粘，装订人员在封粘处签章。将会计报表分月逐页编制序号，并按序号编制目录，最后按时间先后顺序装订，装订人员在封粘处签章。其他会计资料的装订同会计报表的装订。
2、规范会计档案的保管。已建立综合档案室的单位，会计档案可由财会部门暂管一年后（便于财会部门查阅近期资料）按照相关规定交由综合档案室保管。没有建立综合档案室的单位，财会部门要明确专（兼）职人员负责妥善保管会计档案，会计人员交接时，要认真办理交接手续。
3、建立严格执行会计档案的查阅、销毁制度。一要严格会计档案查阅利用手续，做到借出、送还、移交、销毁各个环节都有规范的记录，做到责任明确、内容完整、时间清楚；二要严格执行会计档案查阅审批制度，未经有权限人员批准，任何人不得查阅会计档案；三要严格执行会计档案销毁规定。要特别突出档案销毁的法律意识，依法依规进行档案销毁。要严格按照会计档案管理相关法规，对已到保管期限需要销毁的会计档案编制销毁清册，列明名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容，并由单位负责人在会计档案销毁清册上签署意见。保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证，按规定不得销毁，应当单独抽出立卷并在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明，保管到未了事项完结时为止。销毁会计档案时，应严格执行由相关部门监销制度。
（五）加大会计档案管理的监管力度。财政、审计、税务等部门在进行各项业务检查时，应将会计档案的规范化管理作为检查的重要内容，促使单位规范会计档案管理，进一步提高会计档案管理水平，充分发挥会计档案的重要利用价值。单位内部应将会计档案监管作为内部控制的重要内容，融入单位财政财务管理的相关制度之中，在日常管理中严格遵循，形成长效机制。
以上是笔者对会计档案管理的一些粗浅认识，若有不当之处，敬请大家提出宝贵意见，共同探索，使会计档案管理走上规范化的轨道。
主要参考文献：
关键词：新会计制度 财务管理 模式 探究
财务管理对企业的生存和发展具有重要意义，也是企业经营的一个非常重要的内容。一个企业只有拥有健全和科学的财务管理体制，才能实现长远发展，在激烈的竞争中掌握主动。企业应该在新会计制度的指导下努力提高自身的财务管理的水平，促进企业的健康和有序发展，从而创设良好的市场环境。
一、近年来企业财务管理制度中的问题
（一）不完善的财务管理内控系统
对财物进行控制是一个企业财务管理的一个重要的方面，所以财务部门必须要有一套内部控制的体系，企业相关制度的落实和未来的发展前景如何与企业财务管理有着密切的关系。我国相当大的一部分企业对财务内控体系的重视程度并不够，因而对财务管理体系的建设尚且还出与起步阶段，并没有形成发展成为一个适应现代化企业发展、相对完善的企业发展的财务内控体系。
（二）不健全的会计档案管理制度
尽管有关企业的财务管理的法律法规等对本企业的财务档案的管理做出了相当明确的要求，但是在现实中受到企业负责人对财务档案的管理认识的程度不同等因素的影响，不同企业在财务管理的水平上存在较大的差异。大企业因为有专门的人员和档案管理的机构，所以一般能够实现对财务档案的有效管理；而一些中小型企业受到企业自身实力等因素的影响，不但缺乏专门的档案管理的设施，专门的档案管理人员也是奇缺，无档案员、无档案室、无档案管理制度等混乱现象在一些中小型企业上普遍存在。受到这些因素的影响，中小型企业的活动经常会出现组织混乱无序、财务档案缺失、被摧毁等现象，这导致这些企业根本达不到相关的法律法规提出的财务管理的要求。
（三）领导及员工陈旧的财务管理观念
一方面企业有很大一部分属于私营，领导者集权现象严重，这些老板的素质有限，很容易造成职责不分，财政监控不严格；另一方面，企业员工对现代财政治理知识贫乏，对财务管理认识不清，因而陈旧的管理思想和观念根深蒂固，这些陈旧的管理观念极大的制约和束缚了企业的发展。
二、自新会计制度实施以来对企业财务管理的影响
（一）经营成果的核算范围会严重受到新会计制度的影响
这是因为新会计制度和旧的会计制度之间存在比较大的差别，这些差异导致一些特定业务的财务处理的范围会发生很大的变化，在这种情况下，企业的利润也会受到很大的影响。
（二）新会计制度对财务管理的侧重点也会有直接的影响
尽管旧的会计制度也具有相对一致的核算和监督目标，在新会计制度下，企业财务管理中大量的不良资金被去除，这必将对净资产额度产生影响，不少小企业在实行新会计制度以后会面临资不抵债的风险，要想避免这种情况的发生就必须加强对市场需求和价格变动的动态的关注，将企业的损失想办法降到最低，从而保障企业的健康发展。
（三）企业的财务管理模式也会受到新会计制度的影响
传统的会计制度在财务管理工作上的管理模式是相对陈旧和死板的，而且财务管理人员的操作空间非常有限，而新会计制度针对这些问题做出了很大的改进，在新会计制度下，给了财务管理人员相当大的操作空间，这就使得财务的管理人员能够充分发挥，使企业能够更有效地评价相关负责人的工作能力。在新会计制度下，对员工工作素质的要求也就更高，一些员工若是不能适应新的工作的要求，素质不能及时提高的话，那将无法保障新的财务管理工作模式的构建。
三、在新会计制度下对财务管理模式的完善措施
（一）尽快完善企业的财务管理制度
在新会计制度下，企业的态度必须是积极的，应重新修订财务管理制度，使其更好地符合企业发展的要求。应提高企业财务信息的公开性和准确性，掌握信息发展的流程，完善财务管理的有关制度，实现企业的长久发展。
（二）明确企业发展目标
制定好明确的财务发展目标才会更好地适应新会计制度的发展的要求，对企业出现的财务风险做出有效的规避，通过财务管理来判断生产销售，实现企业的长久发展。
（三）提升企业员工的素质
在新的会计制度下，对员工的素质提出了更高的要求，为了企业更好地向前发展，必须要对企业的内部人员进行定期的培训，如建立会计人员的轮岗培训体制，以提高员工技能，让员工都认识到新会计制度的优越性。另外，还要加强对员工素质的培训，让其在心理上和意识上都充分认识到新会计制度的优越性，让广大员工对新会计制度更加了解。
（四）对财务管理体系进行创新和建设
财务管理体系包括财务预算体系和财务信息化体系，借助新的制度，应该对企业内部的财务预算系统做出完善，不断引进先进的财务管理理念，创新财务发展的模式，提高企业的核心竞争力。
四、结束语
新会计制度为企业的财务管理的改革与创新提供了良好的发展条件，要想实现企业的创新发展，必须要尽快适应新的会计制度，完善管理制度，加强对企业员工的技能和职业培训，只有通过相应的技术创新和制度创新，才能加强对企业生产经营的整体认知，促进企业创新能力的提高，实现企业的创新和协调发展。下图是企业在新会计制度下的发展情况。
参考文献：
1 在会计档案的存放管理上，做到会计档案专库、专人管理
会计档案不与其他门类档案混放在一个库房中，会计档案用会计专柜存放，定制会计岗以专人来管理会计档案，其他人不得随意进入会计档案库房。查阅会计档案时安排在专用的阅览室，并由会计档案管理人员监护，查阅人不得翻阅与查档无关的其他内容。
2 前端控制——档案利用的审批印签备案制度
2.1 在油田所属各单位实行会计档案利用的审批印签备案制度。各单位根据油田《档案借阅制度》的要求，同所在区域档案室协商确定实行利用审批制度的档案门类、审批部门和审批负责人(参见档案利用审批印签备案表)，然后，交到档案室备案。一般每类档案的审批负责人应确定2人，以便第一审批负责人出差不能履行审批责任时，不影响正常的借阅审批。附表“利用审批负责人签名”一栏，应由利用审批负责人本人亲笔签名，不能使用个人印章代替。
2.2 油田外部单位人员借阅会计档案审批备案制度。为了加强油田会计档案的借阅管理，保护商业秘密，维护油田的合法权益，现将油田外部单位(人员)查阅油田会计档案的审批、签字备案规定如下：
2.2.1 油田外部纪委、检察院等单位(人员)查阅油田会计档案，由局纪委监察处审批备案并通告局法律事务处，同时，通告局财务资产处或分公司财务资产部。
2.2.2 工商、税务等部门及油田外部财务部门查阅油田会计档案，分别由局财务资产处或分公司财务资产部审批备案，并通告局法律事务处。
2.2.3 地方法院、公安等单位及律师查阅油田会计档案时，由局法律事务处审批备案，并通告局纪委监察处，同时，通告局财务资产处或分公司财务资产部。
3 严把会计档案借阅关
3.1 会计档案为本单位提供利用，原则上不得借出，有特殊需要须经上级主管单位或单位领导、会计主管人员审核批准。借阅档案必须持有所在单位介绍信，介绍信要注明借阅人姓名、用途、利用范围、是否复制及借出时间等。档案借阅归口审批单位可在原介绍信上签署意见并盖章，也可换介绍信。经过审批签字后方可到档案室进行借阅或者复制，并做好登记。
3.2 借阅人凭审批权限规定的介绍信借阅会计档案资料，档案工作人员要严格审查介绍信内容，不得任意扩大借阅范围。借阅或复制会计档案的人员，严禁在会计档案上涂画、拆封等，要保证档案资料的清洁、完整。查阅人需复印时，由档案管理员陪同复印。对需要出具档案证明的，要认真核对摘抄或复制内容。
3.3 严把入库前检查关。归还会计档案资料时，档案管理人员要逐件、逐页清点，检查无误后，在借阅登记本上注销并签名。
4 建立健全会计档案保密制度
建立《会计档案工作人员职责》、《会计档案保密制度》和《会计档案查阅制度》，使会计档案管理工作有章可循。会计档案利用保密制度要细化，应具有可操作性，能指导会计档案管理人员的具体工作。
5 加强会计档案管理人员的职业道德建设
【关键词】高校；会计档案；档案管理
科学规范的会计档案管理有利于促进高校整体资金的运筹发挥最大效益 。目前高校普遍存在对财务档案管理的重要性认识不够，意识淡薄。高校财务档案借阅制度不完善，不规范，管理环节 分散等问题，因此，加强高校会计档案的规范化和科学化管理，对现阶段高校的改革和发展具有极其重要的现实意义。
一、高校的财务会计档案管理的内容
《会计档案管理办法》“会计档案是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据”，具体包括：①会计凭证类：原始凭证、记账凭证、汇总凭证、其他凭证；②会计账簿类：总账、明细账、日记账、固定资产帐、辅助帐、其他会计账簿；③财务报告类：月度、季度、年度、财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明和其他财务报告；④其他类：银行存款余额调节表、银行对账单、其他应当保存的会计核算资料、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册；⑤电算化会计档案：是存储会计凭证、账簿、报告等的介质，包括磁盘、磁带、纸质等，还包括：①每年一次的数据库备份，②财务软件升级前的数据库备份，③打印输出的经过盖章签字的会计资料，④每年一次的经系统管理员签字的系统管理维护记录本，⑤所有版本的系统、网络、数据库、软件，⑥其他应该存档的有关资料或数据。
二、提高学校的财务档案管理
1.增强财务档案管理意识，建立高校财务档案领导体制
财务档案首先要得到学校领导的高度重视，把财务档案工作列入学校工作的议事日程，深入组织学习好《档案法》。校领导、财务负责人带头学习，通过学习与广泛宣传，使教职工增强财务档案意识，使教职工做贯彻落实《档案法》的先锋，形成每个人都重视财务档案，支持财务档案并自觉地维护学校财务档案工作的氛围。并结合学校实际情况，建立可行的档案工作与高校整体发展相适应的财务档案管理体系。
2.强化业务，提高能力
加强财务档案管理者自身业务素质，一方面积极参加财务档案业务培训，认真学习财务档案专业知识理论，另一方面选拔 热爱档案事业、默默奉献财务档案管理工作的人担任学校专职档案管理员。
3.加强财务档案综合服务功能
高校财务部门应改变传统的档案管理观念，严格的做好档案开发利用工作，力争全面系统完善财务档案工作职能范围，这样才能为领导决策服务服务。目前档案存在着大批档案得不到充分的利用，甚至有些很有价值的档案长期被搁置，相当一文不值的废纸，造成档案浪费；领导不能及时全面地了解学校财务运行情况，不能有效地利用档案；档案管理人员的管理价值也难以在利用档案的效果中体现出来，因此，健全档案的各种检索工具，汇编各种有利用价值的财务资料，使财务档案管理方法科学、管理机构高效、档案工作标准，不断增强档案部门的综合服务功能，让财务档案信息资源更好地为学校领导决策服务。
4.加强档案馆的安全与保密工作是财务档案管理的重中之重
要做还财务档案的保密工作应建立健全档案管理规章制度。规章制度中应把档案保密工作列入管理参与者的行为准则。促使人人都重视档案保密工作，在工作中坚持照章办事。再者，提高档案人员的安全防范意识，对财务凭证利用者和查阅人，谨防偷撕或涂改，还要杜绝火灾隐患。增加必备手提式灭火栓，并定期检查更换以确保长期有效利用。定期检查电气设备线路安全使用情况，对有安全隐患的做到及时维修，确保电器设备安全运转。还要注意档案的科学储藏保护，做好档案的防霉、防蛀与空气净化工作。
5.做好财务档案的信息化建设
随着经济社会的不断发展，高校财务档案管理作为高校信息化建设重要的一部分，运用先进的管理知识和现代化技术设备，提高财务档案管理水平，财务档案信息 网络化是实现档案信息利用效益最大化最佳途径。通过构建网上档案服务平台，把已有的档案目录数字化，建成目录查询系统为更多的用户提供服务。利用校园网络管理系统，实现档案的索引、统计、编集、检索，替代传统的手工抄写劳动，把部分纸质财务档案转化为数字档案信息，建成各类财务档案数据库和多媒体数据库。实现财务档案的自动化处理系统和网上检索查询。
尽管高校财务档案管理在 建设上取得了一定的成就，但由于受到诸多客观性因素的影响，目前高校财务档案管理 建设还存在诸多有待研究解决的问题，应抓紧对高校财务档案管理 建设的全面探析。才能确保档案的质量，使学校档案工作保质保量限期完成。
参考文献：
【关键词】财务档案；数字化；建设
财务档案管理是电视台财务工作的基础和重要组成部分，是推进电视台财务管理规范化建设的基础环节。应用现代数字技术，推进财务档案数字化建设，是提高财务管理规范化水平，降低视台运营成本，推进电视台各项事务顺利进行的关键步骤。
一、推行财务档案管理数字化的概念和意义
财务档案是记录和反映某一单位或企业经济运行情况的、专业的财务资料，具体包括会计凭证、会计账簿、财务报告和会计核算材料等。财务档案数字化建设是指利用数据库技术、数据压缩技术、高速扫描技术等技术手段，将纸质文件如凭证、单据、报表文件等传统介质的文件转化为数字文件，并归集成为具有有序结构的档案数字信息库，它将各种传统载体的财务档案资源转化为数字化的档案信息，以数字化的形式存储，并利用计算机系统进行管理，以实现档案信息快捷利用和共享的目的。
推进财务档案数字化具有重要意义。一是为传统介质财务档案提供数字化备份，并可复制。二是降低了管理财务档案需投入的资源。传统财务档案由于经年累月的积累，占用大量存储空间，并需配备专门人员进行管理，耗用资源较多。三是提高使用率和工作效率。财务档案作为全面记录经济业务活动和资金运动的重要资料和综合反映，是检查财务行为是否遵守财经制度和纪律的重要凭据，也是进行经济分析研究的重要依据和参考资料。通过计算机程序和各类书记模型对过往数据变化进行分析，有利于发现过往财务活动中规律性变动，从而提高财务管理工作的针对性，有利于降低财务成本。此外，通过计算机对档案数据进行查询替代了查询海量纸质档案分析对比的工作方式，提升了工作效率。
二、推行财务档案电子化建设中存在的问题
（一）单位重视程度不足。通常来说，单位领导更重视财务工作各项开支活动和纸质档案的归集管理，对于财务档案电子化建设的作用和意义了解不够、理解不深，重视程度不够。
（二）财务档案电子化的相关法律法规建设依然缺乏。随着科技的飞速发展，计算机等现代信息技术已经被广泛应用于财务工作中，电视台财务档案电子化正不断走向深入，软盘、光盘等各类电子介质将不断应用，但在现行财务档案管理法规和制度中，对这部分资料缺乏必要的规定和指导，不利于财务档案电子化建设的开展。
（三）财务档案数字化建设的物资源配备不足。受主观充实程度不足的影响，目前财务档案数字化建设普遍存在着人财物投入不足的问题。一是财务档案数字化专业人才缺乏，现有财务人员对数字化知识掌握不够，专业技能缺乏，需要加强培训。二是推进档案数字化建设的各类专业设备不足，需要购置。三是在电视台财务管理工作中，未列入工作规划中，数字化口号喊得多，实际工作投入有效时间少。
（四）财务档案利用率仍需提高。目前，电视台财务人员对于档案的管理更多停留于对过往档案某张凭证、某个时点数字的查询，而缺乏对一个时期内数字变化的规律性分析，不能从数据历史变化摸索规律，形成对未来财务活动的指导，这主要是财务人员主动性不足导致的，但传统档案查询困难也是利用率的客观因素之一。
三、关于做好财务档案数字化建设的几点建议
第一，转变观念，充分认识财务档案数字化建设的重要意义。财务档案数字化是财务档案发展的必然方向，电视台管理部门应当高度重视财务档案数字化建设工作，要将财务档案数字化建设纳入财务管理工作业务评比范围，使工作人员明确责任，为推进财务档案数字化建设提供坚强保障。
第二，建立完善财务档案数字化建设规划和相关制度。要到财务档案数字建设先进单位进行学习，并聘请专业机构对本单位财务档案数字化建设中存在的问题进行评价分析，进行差距检查，依据自身存在问题建立科学、具有操作性和针对性的建设规划。“没有规矩，不成方圆”，制度是电视台财务档案工作的规则和保障。财务部门同时应加强财务数字档案的制度建设，以便为数字档案管理工作提供明确的规范，财务工作人员也应当严格按照数字档案管理工作规范化要求操作，提高财务数字档案的质量，确保数字化建设工作实现高起点。
当前，信息化建设已经成为推进中国特色军革和完成“双重历史任务”的重中之重。军队财务档案管理也要积极探索信息化建设的路子，建好用好电子财务档案，提高财务档案管理工作水平和财务管理工作效率。
一、军队财务档案管理信息化的紧要性
在军队信息化建设的过程中以及未来的信息化战争中，财务保障范围的拓展和管理要求的提高，迫切需要财务档案管理手段的变革和管理效能的提高。建设电子财务档案，实现财务档案的网络化管理，是搞好军队财务档案管理的必然选择。
军队财务档案快速向信息量大、时效性强、查阅频繁的方向发展，对传统的财务档案管理手段和方法提出了严峻挑战。随着国家和军队财政经济工作的不断发展，财务法规、标准的变化越来越频繁，甚至某些科目的经费标准一年内进行几次调整；各种指标、标准，每年都可能变；各种会计帐簿、报表、决算每年都有不同的内容，同时要求不但反映当年度经费活动情况，并且可能反映上年、下年或若干年的经费活动情况；各种标准划分越来越细，项目越来越杂，如军队干部工资标准1980年前只有24个，而现在猛增了十几倍之多，各类补助项目也有数十个，信息采集的工作量日益增大。这些都给军队财务档案管理工作增加了难度。在财务档案的查阅方面，总部定期出版《财务标准制度汇编》和《财务文件汇编》，这确实解决了档案管理中的不少问题，但是，这些汇编资料缺乏全面性、连续性和时效性，一些标准或制度很快过时而又得不到及时刷新，重新整理出版的周期长，往往是计划赶不上变化，而且又要消耗大量人力和财力。
电子财务档案具有无可比拟的优点，能够很好地适应军队财务档案的发展需求。电子财务档案是指存贮于磁盘、光盘等电子介质中的各种票据、凭证、账簿、报表等财务数据资料。较之传统的财务档案，电子财务档案有许多特点：电子财务档案易于修正、拷贝和重置，便于纠错、携带和传递；电子财务档案的存贮形式多样，既可以存贮于软盘、硬盘、光盘中，也可以打印输出到纸质材料中；电子财务档案便于计算、分析，快捷获得所需结果。如果电子财务档案上网，通过计算机操作和网络交流，不仅满足了日常条件查询、统计分析、制作数据报表、开展数据交换的需要，达到档案信息资源共享、无纸化查阅和方便快捷的目的，节约了办公成本，避免了原始档案由于频繁翻阅而带来的磨损，还有利于专业管理，便于档案资源的统一整合，极大地提高了工作效率和工作质量。
正如上面所述，电子财务档案或财务档案信息化有很多优点，但也有不足的一面。如，具有系统依赖性，即需要一定的软硬件环境支持，只能在特定的条件下才能打开，不具备传统档案的直接可视性，还具有易遭毁损、难查痕迹的特点，因此，即使实现了财务档案管理的信息化，在归档中也需要实行所谓的“双套制”，即将同一份档案的纸质版和电子版同时归档。
二、军队财务档案管理信息化的主要内容
一是搞好数据的挖掘和整理，建好数据库，并及时采集动态数据。档案信息的数字化是整个档案管理信息化的基础，其他的一切工作都是建立在此基础之上。传统的档案大都以纸质为载体，实现档案管理的信息化，必须向数字化档案管理转变。未来的财务档案室就是财务档案的数据采集源泉和基地，是数据存储、管理、处理、查询、检索、传递的数字化信息服务工作基地。在财务档案数字化的基础上，必须建立军队财务档案数据库，可以按军队财务档案的内容分类建立若干个主要的数据库，如按标准制度、原始凭证、会计帐簿、指标文件、工作资料等等，建立几个主要基本数据库。数据库一经建立，立即着手数据的录入，将本单位的财务档案资料都录入计算机。
二是搞好财务档案信息网络建设，提高档案使用效率。档案的最大价值在于利用,档案管理信息化的实现将为档案信息的充分利用提供广阔天地。建立完善的财务档案信息网络，一方面可以将业务上级的文档，以及本级各单位的相关文件直接进入或转换进入档案数据库,减少档案人员的重复录入工作,保证档案信息的完整性。另一方面也可以实行联机公共目录查询、光盘远程检索服务，也可以通过电子邮件或BBS等方式开展财务档案信息咨询。总之，网络财务档案的在线管理和使用功能，可以大大减少档案在形成、调阅上的时空差，实现财务档案管理由静态管理向动态管理的跨越，整合财力资源、人力资源，提高财务档案管理能力和质量。
三是搞好财务档案管理辅助决策系统建设，做到定量分析与定性分析相结合，科学管理使用档案。财务档案信息通过采集整理和网络传输，最终要提供给各级领导、决策部门、财务人员处理和运用。由于信息量大、保障要求高，仅凭有关人员的经验来处理问题是不行的，必须依赖于先进的、智能化程度较高的辅助决策系统。以管理科学、计算机科学、行为科学和控制论为基础，以计算机技术、人工智能技术、经济数学等为手段，建立决策支持系统。该系统能对一个问题提出多种方案，并对方案进行比较、分析和优化，最大限度地提高财务保障的决策水平和决策质量。
三、军队财务档案管理信息化的基本措施
财务档案管理信息化是一项系统工程，涉及到管理、技术、人员、资金等多方面的问题，具有一定的复杂性，需要统筹考虑。
一是领导高度重视和大力推动。领导是财务档案管理信息化的真正推动者。领导者的信息化意识的高低决定了信息化建设的力度、进度和深度。领导者要树立科学的管理观念，摆脱传统思维的束缚，认识到计算机和网络技术应用于财务档案工作的真正意义。为此，领导者应该投入大量的精力关心和支持这一事业，在资金、设备、人才等方面予以充分投入，把财务档案管理信息化纳入工作计划和考核范围；主管财务工作的领导，要经常过问此项工作，了解财务档案工作情况，提出要求，下达任务，指导财务档案人员依法开展工作，帮助解决工作中存在的实际困难。
关键词：会计电算化；会计档案；艺术高校；解决方案
随着我国高等教育发展的不断推进和改革，尤其是在党的十七大胜利召开以后，社会主义文化事业发展出现空前的大跨步、大繁荣的景象，艺术院校迎来了前所未有的发展机遇。广西艺术学院是全国6所省（区）属综合性艺术院校之一，广西唯一一所国家独立设置的具有硕士授予权的艺术高校。2012年，广西艺术学院成为文化部与广西壮族自治区人民政府共建单位，这对广西艺术学院发展来说，有着长足深远的影响，也意味着学院财务处要面临一项新的挑战和任务。会计档案管理不仅是财务管理工作中一项不可忽视的重要工作，更是整个单位档案管理中不可或缺的部分。所以，加强会计档案管理工作是促进广西艺术学院蓬勃而全面发展强有力的推手。
一、当前学院财务会计档案管理现状及存在的问题
1.电算化实行不够全面
广西艺术学院财务处在2001年引入用友公司的U8财务管理软件，并实行了电算化财务管理。到目前为止，财务处实行电算化管理已走过了十多个年头，财务工作在电算系统的帮助下，日常财务管理工作有序高效地进行着。会计人员使用U8系统制作记账凭证，系统通过识别获取会计人员输入的记账凭证信息，自动平衡借贷，将发生的经济数据登记到电子账簿中。会计人员还可以使用U8系统中快速查询到需要的记账凭证的内容、资金发生流、账簿等。凭证的保存和管理还是沿用原来传统的手工方法进行，没有采用信息化技术进行管理。传统手工档案管理有以下缺点：（1）占用极大的存储空间。（2）管理费时费力。（3）检索查询不方便。（4）二次利用不方便、利用率低。（5）档案损坏、丢失现象时有发生。（6）不能形成信息网络。
2.会计档案管理制度不完善，管理手段落后
至今，我院财务部门还没有形成一个比较完善的使用电算化技术来管理财务会计档案的规范制度，这是由于我院电算化财务业务起步较晚，既没有把电算化财务档案管理纳入财务人员岗位责任制中，又没有配备专人管理，导致电算化财务会计档案管理的归档工作处于传统手工管理科的状态。电算化会计档案不光存储于纸质档案上，还高度集中在电脑磁盘、光盘等磁性介质上。这些存储介质，是需要有专业人员对其日常维护和管理的。但财务管理人员大多都是会计专业，而电算化会计又是计算机领域和财务会计领域的交叉学科，同时具备两种学科知识的并从事高校财务工作的从业人员并不多，所以，学院的财务档案管理方法和手段上没有得到真正的完善。这易造成档案形成的过程冗长，或是在某个环节积压沉淀，归档不及时，并最终造成档案的散乱、遗失。已经存入本部门档案室的档案，没有进行严格控制，档案借阅管理混乱，这也容易造成档案遗失或者残缺。
3.人员配备不足，相关专业素质不高
自我国恢复高考以来，每年的高考人数呈缓慢上升状态，在2009年报考人数突破600万人大关。全国艺术类专业院校相对其他文理工科院校明显不足，虽然已有很多非艺术院校开设了艺术专业，但还是无法消化如此多报考艺术的学生。为了容纳和培养出更多优秀的艺术学生，提供给学生一个更好的学习生活环境，我院在2009年提出建设相思湖新校区的宏伟蓝图。建设一个新校区，伴随着大量的基建项目，众所周知，建设是需要花费大量的人力、物力和财力的，由此我院财务处就承担着越来越多的财务工作。任何地方的建设，都伴随着资金流动，我院也不例外。大量的资金流动，使得我院财务日常工作迅速增加，财务会计档案也随之成倍增加。财务工作的成倍增加，让已配备的人员应接不暇。数年前学院规模较小，每年招生不足2000名考生，所有学生加起来也没有达到万人大学的标准。现在我院招生人数已突破3000人大关，全校学生包括研究生已超过万人。如今已经配备的财务人员是学院数年前核定的标准，已经无法适我院如此快脚步的发展。没有按要求配备专职并且专业的会计档案管理人员，造成财务档案管理未能及时按要求分类归档并制成电子化材料。
二、针对学院会计档案管理现状提出改革方案
我院作为广西唯一一所艺术专业院校，需不断加强自身的管理，完善管理体系，提高服务质量和培养学生的水平。作为艺术类院校，自然有与其他文理工科院校有很多不同的地方。艺术院校的教师和学生感性程度要超过非艺术院校，所以，因地制宜地制订针对性的解决方案，有事半功倍的效用。
1.加强领导对会计档案管理的重视程度
所谓万事起头难，财务负责人是我们财务团队的领头羊，领导的重视是保障工作持续、有效开展的关键。领导重视后，整个财务团队才会上下一心，才可以真正的努力去寻找和制订解决方案，并论证方案的可行性，最后是很好的执行方案。
2.通过学习考察，制订自身的会计档案管理制度
制订一个好的管理制度不是靠我们凭空想象，也不是靠某几个人依靠工作经验而制订出来的。它是经过一个漫长的过程，即提出、试行、修改、再试行，再修改，一直到改无可改，这样得出的制订才是完美的。但是，时至今日的我们并不需要如此麻烦，因为我们不是第一个提出建立财务会计档案管理制度的学校。我们要做的是，首先应该去兄弟院校考察，借鉴兄弟院校先进的财务档案管理经验。选定几所区内的大型院校，如，广西大学、广西财经学院，对其财务机构进行考察。其次，依据考察得来的先进经验，对比自身财务运作情况，建立会计档案管理制度。最后，在执行中不断修改，以适应我院财务档案管理的发展。
3.实行全面电算化会计档案管理
随着人类社会的不断进步，信息技术的充分运用，人们的生活已经慢慢地从有纸向无纸化前进。电算化的财务管理不仅是要实现传统会计的功能，更是要利用计算机海量的存储功能来存储大量的会计档案。购买会计档案管理软件以及相关的配套硬件，设置电算化档案管理岗位，专职负责电算化档案管理，负责系统内各类资料的存档、安全保管和保密工作。通过细化和制订与会计电算化档案管理相关的规章制度，如《电算化会计档案管理办法》《电算化会计档案操作管理制度》《电算化会计档案管理岗位责任制度》等，为有效管理会计电算化档案提供保障。
4.提高会计人员的素质，重点培养电子信息与会计复合型人才
高校作为国家的事业单位，机构编制问题成为高校前进的软肋。高校要招人，就要有编制，而编制是固定的，空的编制只能等现在在职的人员退休，所以，高校人员更新交替较企业来说是十分缓慢的。财务工作是长久而专业的日常工作，在高校从事财务的会计人员，一般一干就是一辈子，所以也存在知识结构老化和接受能力下降的问题。当今社会，电子信息技术发展如此之快，如果会计人员不提高自身的素质，就会使得财务机构效率低下，就会延缓高校发展的脚步。在不能快速注入新鲜血液的时候，财务部门只能通过提高现有会计人员的素质，来提高整个财务机构的素质。通过开展电算化继续教育，提高整个财务机构电算化的能力，重点是培养年轻人，因为年轻人对新事物充满好奇，并且学习能力很强，可以很快地掌握新的技术和接受新的理念。在这个时代，培养电子信息和会计的复合型人才是财务机构稳步前进有力的保障。
参考文献：
[1]房洁.浅析高校财务档案管理[J].山东省青年管理干部学院学报，2006（3）.
[2]谢德宽.高校财务档案管理问题探析[J].中华女子学院山东分院学报，2010（2）.
[3]张莉.论高校电算化会计档案管理存在的问题与对策.工作研究，2009.
