时间：2023-06-06 09:02:17
开篇：写作不仅是一种记录，更是一种创造，它让我们能够捕捉那些稍纵即逝的灵感，将它们永久地定格在纸上。下面是小编精心整理的12篇档案室档案管理，希望这些内容能成为您创作过程中的良师益友，陪伴您不断探索和进步。
关键词：档案管理；电子档案；档案室
1电子档案的特点优势分析
电子档案的特点及优势是相对传统纸质档案而言的。传统纸质档案在管理工作中所存在的问题包括：其一，档案整理工作量大，需投入较大的人力物力，管理效率低下；其二，纸质档案在保存时间和备份上都存在明显弊端；其三，传统纸质档案数量巨大且庞杂，在查阅、修改、填写时存在诸多不便；其四，纸质档案在保存上相对繁琐，易造成资源浪费。针对传统纸质档案的劣势，电子档案明显具有诸多优势，具体包括：其一，电子档案不受存储空间的限制，受自然条件的影响也相对较小；其二，电子档案管理工作中可以发挥信息技术的优势，大量节约了人力物力；其三，电子档案备份简便，在提取、查找、多次修改等方面都具有明显优势；其四，电子档案依托互联网的便捷，可以实现信息资源共享，具有方便快捷，提升管理效率等优势。当前电子档案是档案业发展的主要趋势，虽然电子档案相比纸质档案有很多优势，但在档案原始性、真实性、以及法律凭证效益等方面，传统的纸质档案仍更占据优势。
2电子档案在管理中可能遇到的问题
2.1对电子档案管理的认识不足虽然电子档案在近些年发展势头迅猛，但总体而言它还是属于一种新鲜事物，相关配套制度发展并没有完全成熟，加之一些单位对电子档案管理的重视程度不足，没有对档案室进行足够多的配套投入，导致档案室电子档案管理工作的发展一直较为缓慢，缺乏有实质性的管理突破。
2.2电子档案自身的管理问题
电子档案与传统的纸质档案存在非常明显的差异，这也给档案管理工作带来了很多新问题，例如，档案信息的安全性问题、电子档案的存储和保管问题、网络自身的安全性问题、电子档案与传统纸质档案的处理问题、电子档案的软硬件问题等等。其中很多是新出现的问题，与传统的档案管理存在差异，因此在问题解决方法上也不能一概而论。
2.3档案管理人员的管理水平问题
新时期的档案管理特点给档案管理人员提出了新的要求，然而结合实际情况来看，很多档案室的档案管理人员水平参差不齐，能否满足电子档案的管理要求存在很大疑问。一些档案管理人员对电子档案的认识不够，或不具备信息化管理的能力，没有及时更新自身的业务知识储备，导致电子档案的优势得不到有效发挥。
3加强档案室电子档案管理的措施建议
3.1加强制度建设，提高对档案管理工作的重视程度
档案在每个单位都占非常重要的地位，因此想加强档案室电子档案管理工作，首先，要提高对电子档案管理工作的认识，特别对领导干部的重视，通过加大投入形成由上至下的管理合力，提高档案管理工作的严肃性及部门的权威性；其次，要建立科学全面的电子档案管理制度，档案室的电子档案管理主要是对电子文件进行分类、编目并制作备份，便于使用查询，因此结合电子档案的管理特点，必须要完善电子档案的管理标准，明确档案管理部门的权利、义务、职责，对档案操作程序流程进行规范，建立一定的档案管理责任制度和监督制度，提高工作人员的责任意识，为实现动态化管理打好基础；最后，考虑到档案室的服务性质，还应该积极协调好档案室与领导、各业务部门及档案使用者等相关各方的关系，为提高档案室电子档案管理水平打好坚实的基础。
3.2档案室电子档案管理的技术措施
【关键词】高校 档案室 管理职能 服务职能
由中华人民共和国教育委员会的《普通高等学校档案办法》对高校档案室职能所作的界定是：高等学校档案馆属事业单位的档案室，它即是学校档案工作的职能管理部门，又是永久保存和提供利用本校档案的科学文化事业机构。可见，高校档案室具有两大基本职能：管理职能和服务职能。高校档案室的管理职能和服务职能体现在什么地方，它们又如何有机地结合，这些问题需要我们作进一步的思考。
1 高校档案室的管理职能
高校档案室是高校档案永久保存的基地，是高校工作利用档案史料的中心。因此，档案管理的职能是高校档案室最基本的职能。
高校档案室即是管理档案，也是管理文件。文件与档案不同，文件是社会活动的副产品，档案是为了某种目的而制作的系统的知识；文件反映现实，档案反映历史；文件只是反映工作或事物，档案则说明它与历史史实的一体化，这对高校档案管理提出了挑战。
高校档案室既管理纸质文档，又管理电子文档。21世纪是高科技、信息网络化的时代，现代科学技术改变了传统高校的工作管理模式，“无纸办公”、“手指信息交换”等现代化信息处理方式已走进高校的日常工作，从而产生了大量的电子文件。高校为了提高服务质量，就必须借助于办公自动化，加快公文流转以及信息传播，因此电子文件及其归档管理已成为高校档案工作中不可回避的问题。电子文件与纸质文件的存在，是对高校档案管理提出的新的挑战。
高校教育的大众化，学生人数增加，学校师资、教学科研设备、基建后勤等的大规模发展，这必然造成高校档案数量的增加：2002年开始高考网上招生，学生的档案可以通过网上传递，在实现了招生录取方便快捷的同时，也出现了学生档案不能及时到校的现象。这种档案数量的增加与不能及时归档的情况，为高校档案管理工作带来了又一挑战。
这些既给高校档案管理工作带来了机遇，又给高校档案的档案管理工作带来挑战。因此，高校必须强化对高校档案的管理职能。
首先，应以〈中华人民共和国档案法〉为依据，全方位地对文书档案工作的各个环节推行标准化、规范化、一体化、制度化管理，使之有法可依、有章可循。根据档案法的要求，配备专职档案员。要健全各项管理制度，如〈档案员岗位责任制〉、〈归档制度〉、〈档案销毁制度〉等。尤其要针对电子文档存在的易更改性，做好危机隐藏档案管理和加密工作，保证档案的安全性。
其次，高校档案室的管理要从宏观上的贯彻执行国家关于档案工作的法令，规划全校的档案工作，从微观上制订本校关于档案的规章制度，并负责监督、指导和检查执行情况。从系统论观点看，高校档案工作是一个完整的系统工程，在这一系统中，除档案室是专门从事档案工作的部门外，还涉及学校的各二级部门，因此，档案室的管理职能还应当体现在对学校各二级部门档案归档工作的监督与指导等活动上。
2 高校档案室的服务职能
在大开放、大交流的国际背景下，高校档案室应当主动更新思想观念，以实现高校档案工作从静态服务向动态服务、从被动服务向主动服务、从文档分离向一体化转化。如今，档案室的功能已由单纯的收藏功能开始向档案的开发与服务转变。
档案信息的最终目的是提供利用，要为现实活动服务。有作为才会有地位，这已成为高校档案管理普遍认同的一个真理。档案室为服务部门，只有变被动为主动不断提高服务水平，才能提高自己在学校的地位，赢得信任。因此，高校档案室应当强调其服务职能。
高校档案室的服务首先体现在服务学校的各项活动上。学校档案室所保存与管理的档案是学校工作活动的原始记录，它记录了领导的决策思想，学校的方针政策，以及各项工作措施；它还反映了学校的工作成就、教训。这些历史记录，都是后来工作的参考和凭证。因此，在一定意义上，学校的发展离不开档案工作。学校档案室应当充分发挥其“历史记忆功能”与“资政决策功能”，为学校的改革和发展作出贡献。
高校档案室的服务还体现在为学生的服务上。高校学生的毕业分配已由过去国家统一分配走向了人才交流市场，用人单位与毕业生直接见面，用人单位凭借的最主要的依据就是学生的档案，通过档案了解学生大学期间的学习情况以及在校的各种表现，从而判断他的才能、品德和发展。
此外，高校的档案室还应当开展公共服务。现代计算机技术和网络技术的发展为档案文献信息自动化建设提供了新的动力和技术保障。滚滚而来的信息浪潮改变着人类社会。高校之间实行资源共享利于促进高校之间的交流和合作。这要求高校档案室的管理体制要跟上信息时代的步伐，满足广大用户的要求，实现资源共享。
3 高校档案室管理职能和服务职能的统一
一、加强档案硬件建设。
1、成立档案工作领导机构，强化工作责任。社区成立了以总支书记为组长，李建民、朱令泉同志为副组长，陈海红同志为档案管理员的领导班子，明确了档案工作责任，并完善了档案工作管理制度，逐一上墙明示。
2、完善档案室基础设施建设，新添置了档案柜一个，办公桌椅一套，前期档案已全部整理到位。社区今年共为档案室投入基础设施建设资金近2000元，极大地改善了档案管理环境，方便了保管和使用。
二、创新档案工作服务机制。
一年来，我们围绕中心工作开展档案服务，在往年已开拓的领域中，档案工作有了较好进展。
1、深化社区档案工作。一方面认真贯彻县档案局的《社区档案管理暂行办法》，进一步规范社区档案工作，认真学习兄弟单位档案工作先进经验，不断强化并创新社区档案室工作方法。
3、强化档案室建设工作。全部档案按县、镇档案管理要求，已全部归档入室到位，为加强社区建设提供了有效手段。
三、认真参加档案业务指导工作。
1、积极参加县档案局关于档案室建设档案管理学习培训班学习，不断提高和强化社区档案工作。
2、继续开展档案达标工作。今年社区把档案列入日常工作事项，强化社区档案软硬件建设，把社区档案工作定位在争创省三级档案室为目标。
四、继续开展档案接收和利用工作。
档案室各项工作有序开展，基础性工作得到加强，工作效率逐步提高。
1、接收整理档案。今年4月，对社区各线2001年至2006年的永久和长期及短期档案进行了接收进室工作。到12月底止，已新接收进室32卷（册）档案资料，进行了整理和编目、上架。
2、做好查档利用工作。截止12月底，共接待查档利用50人次，查阅档案资料29卷次/45件次，出具证明12份。
3、做好统计工作。目前已完成了*年本室各项工作台帐的统计和登记簿登记工作，以及2004年社区档案室的综合统计分析报告。
五、加强社区自身建设，提高档案人员素质。
一年来，我们从社区自身建设和档案人员业务建设两方面入手，为社区档案工作的顺利开展和各项任务的完成提供了组织保证。
多年来，我局的档案管理工作在局领导的高度重视下，在市档案局的帮助指导下，在档案管理人员的努力工作下，取得了突破性的进展。目前，档案室发展占地面积120平方米，拥有各类档案合计50,729卷的综合性档案室,并已全面实现了档案微机化管理与查询，为我局内部办理各项业务和社会各界对土地档案的利用提供了极大的方便。20__年，我局档案室晋升为省一级档案室。我们取得的成绩主要有以下几点：
一、领导重视，各部门配合，档案管理工作实现了制度化、规范化、现代化
__市土地管理局自1987年成立以来，历届领导班子对档案工作都非常重视，把档案管理工作纳入目标考评责任制，每年都就档案工作召开几次专题会议，明确任务，分工落实，确保档案工作的顺利开展。在历年的工作实践中，我们制定出了一整套符合我局实际的档案管理规章制度，并严格执行，使档案管理工作逐步走上了规范化的轨道。以前，各业务处室没有专人负责整理档案，档案几年才集中整理一次，既不能保证质量又不能及时归档，影响了档案的保管和利用。制度健全后，规定哪个处室如完不成当年的档案立卷工作，就取消年底评优的资格。现在，每个业务处室都明确一名内业人员专门负责整理档案，在规定时间内向档案室移交，确保每年的档案都能及时完整地归档。
由于我局业务档案的数量多，查询率高，传统的人工查询速度慢、准确率低，已满足不了查档需要。为此，局领导下决心投入大量资金、人力、物力，搞档案信息化建设。20__年9月，局办公室会同信息中心，在主管局长的带领下，先后两次赴长春市国土资源局考察、学习，吸取档案信息化建设的先进经验。回来后，局里积极着手开发软件、购买设备、组织人员，历时近一年的时间，集中开展了电子档案的录入工作。到20__年底，这项工作已全面完成。我局5万多卷档案全部实现了微机管理与查询，这在全国国土资源系统中尚不多见。
二、档案室软硬件设施齐备，档案管理人员素质不断提高
良好的环境是保管档案的前提条件。我局经几次搬迁，档案室库房的面积逐步增加。尤其是我局迁入松江中路的新址后，把最大的房间拨给档案室做库房，并实现办公、查阅、库房三室分开。几年来，局里在资金有限的条件下，先后投入近20万元为档案室购置了密集架、微机、空调、除湿机等现代化的办公设备，保证了纸质档案在保管过程中不因外部环境的原因而损坏。现在，我局的档案室整洁美观，档案摆放整齐规范，档案室各种设施齐备，为档案的保管与利用提供了很大方便。
过去，我局没有专职的档案管理人员，档案管理工作一直由文书兼任。但随着档案数量、种类的不断增加，查询量的不断增大，这项工作急需有专人来做。为此，局领导专门召开会议研究，选派了一名文秘档案专业毕业、微机操作熟练的大学毕业生来做专职档案员，使我局的档案管理工作有了新的起色。几年来，档案员不断学习档案管理的业务知识和土地管理的专业知识，积极参加档案局组织的各种业务培训，专业素质和综合素质得到了明显的提高。在工作中积极抓档案室的基础建设，热情主动地为用户服务，使档案资源得到了充分的利用，并获得了广大用户的好评。
三、充分发挥土地业务档案作用，为国土资源事业和社会经济发展服务
我们的土地业务档案是在办理土地登记、建设用地许可等各项业务流程中形成的宝贵的历史资料，具有很大的保管和利用价值。除了我局内部因工作需要查阅外，社会各界对土地档案查阅的需求也很大。自1999年我局实行业务档案公开查询后，已累计为局内外查档1万余人次，取得了良好的社会效益和经济效益。土地档案已在处理土地纠纷、确定土地权属、协助公检法部门调查取证等许多方面发挥了重要作用。另外，我们的业务档案还为财政部门、审计部门和纪检监察部门等对我局的工作检查提供了很多依据。
四、指导各区局归档立卷，确保全市国土(来源：文秘站 ）资源系统档案管理工作全面发展
自20__年各城区分局划归市局统管后，我们加大了对4个城区分局档案管理工作的监督、指导和培训。每年集中召开全系统的档案工作会议，组织经验交流，对档案员进行专业培训，指导他们给本局档案归档立卷，使区局的档案也能得到规范化的管理，并能得到充分的利用。我们准备在今年实现区局和各土地所档案全部录入电子档案，并实现全市联网，将为档案查询与利用提供更大的方便。
（广西幼儿师范高等专科学校，广西 南宁 530022）
【摘要】通过对广西幼儿师范高等专科学校档案管理工作的调查分析，论述了目前档案管理存在的问题以及改进措施，提出了档案管理努力的方向，旨在进一步推进学校档案管理的规范化建设。
关键词 高职高专；档案管理；问题；对策
高职高专多由中等学校发展而来，随着学校的转型与发展，各种类别、形式的档案数量显著增加。这些资料信息是研究学校历史的第一手材料，是学校进行科学研究、人才培养、社会服务以及文化传承等活动的重要理论依据，是学校教学评估工作最基础的原始数据，对于学校各项工作的实施有着重要的意义。因此，档案管理工作是整个学校发展过程中不可忽视的重要组成部分。本文以广西幼儿师范高等专科学校为例，探讨高职高专院校档案管理存在的问题和改进的措施。
1广西幼儿师范高等专科学校档案管理的基本情况
广西幼儿师范高等专科学校是提升中专学校而成。首先，在升格转型之初，学校档案室的基础设施简陋，设备不全。档案室未进行“三室分开”；库房没有恒温恒湿设备，工作室也没有照相机、扫描仪、刻录机、装订机等档案办公设备；在数字化档案管理建设方面更是完全空白。其次，学校未建立档案管理专业团队。一是专职档案管理人员不足。档案室仅1名档案管理员，导致很多时候难以有足够的精力去承担档案管理的规范化与科学化建设工作。二是学校各职能部门、各系部的兼职档案管理员流动性大，也基本上没有进行过专业的培训，对于档案管理工作的知识技能不够熟悉。最后，学校档案管理制度也不够完善，既未出台适应本校的档案分类办法，也未完全贯彻执行部门文书立卷制度，导致大部分的文件材料由档案室逐一整理、立卷、归档，不仅占去了档案室工作人员的大量时间，收集档案的完整性以及整理出来的档案质量也难以保证。
2广西幼儿师范高等专科学校档案管理的改进措施
针对上述情况，学校开始从档案管理工作的基础设施、档案管理队伍、档案管理制度等几方面入手，进行了学校档案管理工作标准化建设的探索。
2.1基础设施建设
学校档案室的基础设施建设是从硬件设施建设和软件设施建设两方面进行的。在硬件建设方面，首先，依据有限的空间，档案室被隔离出了阅览室、办公室和库房，做到了“三室分开”，并且在库房的规划和建设上也根据实际规模和发展水平留有充足的余地，以备档案数量的逐年增加。其次，增添了阅览桌椅和文件整理桌，购置了空调、除湿机、装订机、复印机、打印机、扫描仪以及专供查档所用的计算机等必备设施，基本达到了高校档案室基础设施建设标准。在软件建设方面，档案室购买了GD2000档案综合管理系统并已投入使用。
2.2档案管理队伍建设
建立一个健全的学校档案工作网络，有一支懂业务的专兼职相结合的档案工作队伍，对于高职高专院校的档案管理工作的规范化建设是十分必要的。[1]要做好档案工作，档案工作人员不仅要有良好的政治素质和较强的工作责任心，更要有过硬的业务素质。从全面提高档案工作人员的业务素质目标出发，广西幼儿师范高等专科学校从以下几个方面进行了努力：一是对学校分管档案工作的领导和专职档案员的培训提高，除了参加国家和自治区的档案业务培训，主动接受自治区档案局的业务指导外，也积极去兄弟院校学习交流，通过参加各种档案学术交流活动来开阔眼界，提高素质。二是加强对兼职档案员的业务培训和指导，邀请了自治区档案局业务指导处的专家对学校全体兼职档案管理员和各系部、各职能部门分管档案工作的领导进行业务培训和答疑，讲解《广西幼儿师范高等专科学校档案分类办法（试行）》，帮助兼职档案员在部门的立卷归档工作中活学活用。三是，档案室的专职档案员在平时工作中加强了对兼职档案员的业务指导，深入各系部、各职能部门释疑解难，同时档案室还积极发挥监督作用，督促基层部门按要求做好档案工作。
2.3档案管理制度建设
高职高专院校档案管理工作要真正走上正规化、标准化、规范化的道路，必须借助于行政手段“依法治档”。因此，在档案管理制度方面，广西幼儿师范高等专科学校档案室制定了《档案室工作职责》、《档案工作人员职责》、《档案材料借阅规定》、《库房管理制度》、《档案移交制度》、《兼职档案员工作职责》等一系列规章制度，并参照教育部和国家档案局制订的教育部第27号令《高等学校档案管理办法》和国家教委办公厅的《高等学校档案实体分类法与高等学校档案工作规范》颁发了《广西幼儿师范高等专科学校档案分类办法（试行）》，确定了适合学校档案的分类标准。这些措施使学校档案管理工作做到实体分类、编号、排架、检索、借阅的标准化与规范化。
2.4部门档案、个人岗位档案建设
高职高专院校大都经历了学校的升级或转型，档案资源丰富，但往往由于历史或现实的原因档案信息资料多散失在档案产生的部门或系部，得不到有效的集中管理与建设。为保证学校档案信息资源完整、齐全，广西幼儿师范高等专科学校档案实行分级管理、部门立卷制度。针对一些有价值的文件材料在《广西幼儿师范高等专科学校档案分类办法（试行）》中并未明确是否需要归档的情况，各部门和各系部加强了对这些档案资源的管理，努力并适时地做好一些相应的整理、保管、归档工作。同时，根据《高等学校档案管理办法》第二十四条的规定：“高等学校中的个人对其从事教学、科研、管理等职务活动所形成的各种载体形式的档案材料，应当按照规定及时归档，任何个人不得据为己有。”[2]即无论是学校党政领导、教师、教辅、行政人员，他们手中所保存的公务文件材料也是重要的档案信息资源，应予以整理、保管起来。广西幼儿师范高等专科学校档案室指导、督促学校每个岗位的工作人员做好对这部分材料的收集、整理、立卷和保管，并作了评比。由此，学校从档案室到部门到个人，建立了一个完整的档案工作网，档案信息资源的存储量日益增加，馆藏容量也不断丰富。
3高职高专档案管理努力的方向
随着现代信息技术的高速发展，特别是新媒体的大量涌现，全国各个高校都在努力加快本校的信息化建设。[3]高职高专院校档案室是高职高专院校的辅助部门，长期以来得不到相应的重视，更谈不上现代化建设。多数高职高专院校档案室虽然用了档案管理系统，改变了以前自建电子表格管理形式，但也因为电子档案少，只能提供一些一般性的基础目录检索，还没有能力提供更为深层次的详细信息检索。各系部、各职能部门对于信息资源的传输还尚未起步。广西幼儿师范高等专科学校档案室同样也只是利用了计算机进行管理档案，使用了专业的档案管理系统，但仅限于单机版数据库，网络版的数据库和数字化全文录入还未启动。因此，切实推进学校数字档案室建设是高职高专院校档案信息化建设的重要任务。抓住学校数字化校园建设的有利时机，选择适合高职高专院校档案信息化建设的发展模式，根据档案工作的专业特性，提出档案信息化建设的要求，将档案信息化纳入高等学校信息化建设之中。
参考文献
［1］彭志斌.高等学校档案分级管理研究[J].档案与建设,2009(11).
［2］中华人民共和国教育部令第27号.高等学校档案管理办法[Z].2008-08-20.
[关键词]综合档案管理；基础设施建设素质；现代化管理
随着社会主义市场经济的不断完善和发展，人们的档案意识也不断增强，对档案工作的地位和作用的认识也逐渐深入，对综合档案室的档案工作也提出了更新更高的要求。各级综合档案室要随着档案工作的不断发展，切实做好综合档案室的建设工作。
一、加强对综合档案室工作的领导
各级行政部门要根据《档案法》等有关文件，认真贯彻执行中央和国务院关于档案工作的方针、政策和制度，用战略的眼光和现代管理的观念，制定符合档案管理工作的法律法规，以便统一遵循。各个系统、行业都要遵循档案集中统一管理的原则，制定适合本行业档案形成的特点，内容成分，制定本部门档案管理的保管期限表。加强档案工作的宣传，使广大的人民群众真正认识到档案工作的意义和作用，从中发挥档案应有的效用。积极支持档案部门工作，促进和提高综合档案室建设工作。各级各类档案室的工作都离不开领导的大力支持和帮助，为档案部门解决一些必备设备和用品，以便顺利地开展档案工作。
二、档案管理人员应具备的业务素质
档案工作是一项专业性很强的工作，作为一名档案工作者，必须熟知与档案工作密切的专业理论知识。
首先，要系统学习档案管理学，掌握档案专业知识是做好档案工作的前提。随着档案工作的不断改进和提高，档案学科的知识也在进一步的探索和扩展，同时要掌握相关学科的知识，如电子计算机应用技术，现代化管理离不开计算机，档案室工作正在朝着现代化管理方向发展，所以要求我们档案工作者要全面掌握与档案学科相关的专业知识。
其次，要有坚定的政治信念。档案工作者必须具有良好的政治素质，必须有坚定的政治信念。要树立正确的世界观、人生观、价值观，恪守档案工作纪律，贯彻执行《档案法》，严守党和国家的机密。要热爱自己所从事的档案工作，有高度的责任心，有浓厚的学习与工作兴趣，要树立全心全意为人民服务思想，甘当默默无闻的奉献者，任劳任怨、爱岗敬业、埋头苦干、尽心尽责地做好档案工作。
最后，要树立信息意识。在信息化社会，档案作为信息资源的组成部分，档案工作者应增强对其信息性的认识程度，提高辨别水平和处理能力，增强开发档案信息资源的意识，满足社会各方面对档案信息日益增长的需求。还要树立市场意识，在市场经济环境下，找准位置，发挥作用，根据信息市场的需求，优化服务措施，提高服务质量，积极开发档案信息，主动与市场经济接轨，以直接或间接的方式参与为市场经济服务。档案部门只有树立起良好的社会服务意识才能最有效地提高社会的档案意识，档案的价值才有可能最大限度地发挥其作用。
三、加强档案室的基础设施建设和现代化管理
综合档案室建设工作应有一定物质条件作保证，各个机关、企事业单位，要投入资金为档案部门购置一些必要的设备，有利于开展档案工作，档案室的库房建设应列入各个单位基本建设规划，逐步改善工作条件，以保证档案的完整与安全。档案事业发展要与社会发展同步，与办公自动化水平的提高相协调，档案工作在信息化时代的发展必须依靠现代科技。
电子计算机具有高效率的信息处理功能，能以极快的速度读入、存储和输出数据。因此，档案工作的档案资料统计、库存管理、编目与检索及档案系统的行政管理均可以运用计算机技术，实现微机化管理。当前，在这方面还存在很大差距，计算机管理系统功能实现的目标运行机制还只限于档案室内部的案卷级和文件级的编制、统计与检索等基础性管理上，系统功能结构设计单一，缺乏综合处理技术能力。随着归档数量的增加，档案利用量也将成倍增长，必须加快档案管理技术的现代化进程。逐步运用现代技术，实现档案的高密存储，以节省储存空间、保护原件、方便传递和运用。根据各种档案的特点，采用先进的库房设备和档案保护技术以维持档案的完整、安全并延长其寿命。
四、要完善档案管理制度和措施
建立健全档案管理的规章制度是搞好档案工作的重要保证。根据国家档案局有关文件材料归档的要求，结合本部门档案形成的规律，特别要充分认识科技档案的重要性，逐步形成严格的立卷归档制度，如科技档案、科研档案。保护科研成果，是各个课题组的研究工作是否有自主的知识产权、是否有专利保护、是否侵犯了他人的权利都可在科技档案中得以验证。
科技档案完整的保存，即在维护本部门的知识产权中发挥了作用，更对科研项目负责人和参加者有重要意义，根据本单位的实际情况，借鉴先进的管理方法，制定档案工作规范、档案分类编目方法、归档范围及办法、保管期限、收集、借阅等管理规章制度，逐步加以完善。这些规章制度将有效地提高档案管理水平，促进档案管理工作规范化、科学化、标准化，提高档案工作效率，有力地推动档案工作的发展。
五、档案的收集与归档
管理好档案的重要环节是收集档案。档案的收集工作是提供利用工作的基础，档案的收集工作就是按照有关规定，通过接收制度和专门收集办法，把分散在各科室和个人手中及散失在社会等其他地方的档案，集中统一到综合档案室。
关键词：油田档案 管理水平 提高
中图分类号：F270
文献标识码：A
文章编号：1004-4914(2011)03-184-01
油田企业档案是油田开发生产、经营活动的原始记录和重要凭证，是实现油田企业可持续发展的重要组成部分，是油田企业管理的重要内容，是油田企业强化基础管理、提高企业竞争力、维护自身权益的原始依据，也是维持油田企业正常生产经营活动必不可缺的部分。自油田开发以来，虽然各级、各层领导给予油田开发档案一定的重视，油田开发档案也初具规模，现代化管理水平不断提高，但在具体工作中仍有不少问题需要改进和加强，本文通过对油田开发企业档案管理目前存在问题进行分析，提出一些见解和认识，使油田开发企业档案管理更加规范和科学，以便更好地为油田生产建设服务。
一、目前油田开发企业档案管理中的主要问题
1．档案管理的自动化水平不高。提高档案管理的自动化水平喊了多年，但目前还远远达不到网络化管理的需要。大部分档案室仅几台微机，手工检索和录入等主要工作方式。
2．档案收集不规范。在档案收集过程中，制度形同虚设，想交就交，不想交就不交，有时出现档案员逐个跑各个部门和科室，有的以忙推脱，档案归档不及时，有些重要档案，由于档案人员不可能参与每一项企业的生产经营活动，导致重要档案不能及时归档现象，时间一长，甚至有丢失的可能。特别是目前人员调动频繁，调动人员总是急着办手续，档案人员由于都是熟人关系，只要签了字，马上让其办理调动手续，而实际上该调动人员手里可能还有重要的档案还没有归档上交。
3．档案综合管理力度不够。油田开发企业的厂处级单位的档案室，只是厂行政办下面的一个班组，厂级由总工程师主管(有些由主管科技的副厂长主管)，厂办主任、或总工程师由于工作较忙，具体的档案工作协调不可能直接管，而档案室主任只是一个班组长的级别，与各个部沟通和协调困难较大。另外，劳资、组织等业务部门还专门设有档案室，也给档案综合管理带来了困难。
4．档案整理不规范。在档案整理过程中存在着类别不清、卷内目录与实际整理不相符等问题，特别是文书档案中油田的生产经营活动分为多个子系统，而基层或部分人员上交档案出现子系统划分不准，造成查找一个文件或资料费很长时间。
5．档案管理的深度和幅度有待加强。从深度上讲，档案管理人员对企业重大生产经营活动不掌握信息，生产业务不熟，导致档案利用和收集的困难；从幅度上讲，目前档案室缺乏声像档案管理，这一块目前在宣传部门，这也给加强科学管理带来了难度。
6．档案人员素质有待加强。都认为档案室是一个工作轻松部门，没有过多的从人员技术素质上考虑过进人。人员知识结构老化，培训流于形式，也影响了档案管理水平的提高。
7．档案工作的生态环境问题。档案存放环境不理想，以第一采油厂为例，目前的档案室是油田开发会战初期建造的办公楼改作档案室，房屋陈旧，楼板多处裂缝，经多次鉴定，已达不到档案存放的要求，而且与其他单位合用办公，不符合档案保密的要求。档案工作人员的生态环境问题：档案工作人员待遇低，绩效工资是全厂最低的，节假日无加班工资，没有与生产科技人员享受同等待遇。
二、措施和建议
1．规范公文制作。公文制作是提高档案管理水平的基础和前提。一是公文用纸质量要好，幅度尺寸规格要统一、规范、标准，符合国家的有关规定和油田总公司的要求；二是排版形式为横排，左侧装订；三是注意检查公文制作是否履行了签发手续；四是公文字迹要清晰；五是公文引文文种要合理，用字要规范。
2．加强档案的收集和整理。一是档案人员要主动深入到各部门，主动收集需要存档的各种档案资料、信息；二是加强对各业务部门档案人员的档案意识教育；三是扩大资料的存档范围；四是档案工作人员要参加厂部召开的各种生产经营会议，掌握生产经营动态，及时催促该归档的资料一定要归档；五是严格奖惩，对于在人事调动过程中丢失资料的要冻结调动手续，追究有关人员的责任。
3．整合档案资源，加强综合管理。一是提高档案室的级别，配备专职的科级以上干部去管理档案工作；二是把组织、劳资等分散至各业务部门的档案室，统一规划到档案室管理；三是重新建声像档案，把宣传科录、照相工作划归档案室。
4．加强档案工作的生态环境建设。一是对现有的档案设施进行评估分析，不符合档案存放标准的，向上级主管部门汇报，尽快统一整改；二是提高档案工作人员的待遇，绩效工资与机关科室享受同等待遇，节日加班与一线生产人员享受同等待遇，技术职称评定与地质、工程管理、政工等类别人员享受同等待遇。
5．电子档案与纸质档案共存。设计电子档案的操作细则达到快捷查阅的目的，新归档的档案，适用于电子档案的用电子档案的方法归档，不适用于电子档案的用纸质档案归档，以前的旧档案，只建立检索目录电子档案，以尽快实现与档案管理现代化接轨。
目前大多学校的档案管理工作发展落后，信息化程度不高，仍然采用的是有着巨大滞后性的传统的档案管理方式，严重的影响了教学质量的提高和有用信息的利用程度。本文就通过对在新时期学校档案的管理工作存在的问题进行分析和研究，如何积极探索学校档案信息化管理的方式，促进学校档案管理信息化程度进行分析和阐述。
在学校工作中，档案管理工作常不被充分重视。目前大多数学校仍然是用传统的方式来管理自己的档案，仅仅是储存保管，并没有将它们的信息服务功能开发出来。其实，学校管理和教育教学的过程和成果主要是通过学校档案来记录的，所以学校档案管理的工作也应成为学校工作的重点，尤其是在当前信息时代本文由收集整理下，学校的档案管理工作要引入信息技术和最新管理理念，把这项工作做到较高的水准和发挥应有的作用。
笔者从事学校档案管理工作二十几年，并常常与其他业内特别是信息业内人士交流探讨，在我看来，信息时代的学校档案管理应做到以下四个方面：
一、学校档案管理信息化，实现电子管理和实物存储并行
随着信息时代里电子信息化的日渐普及，由于电子信息有着节省空间、便于查看等优势，档案的电子信息化势在必行，很多档案资料通过扫描存档加以保存。由于档案需要保持原件特别是上有印章、签字等比较珍贵的材料，故在扫描的同时也需要实物存储。
在空间允许的情况下，对同一份材料进行实物和电子存档既有备份的效果又可以较为方便地给有不同需求的借阅者提供满意的材料形式。像一些“网上公示”的只有电子版的资料也可以通过打印成纸质的进行电子、实物双收录。
档案收录的信息化还可以方便查找与利用，所以必须建立一个高效的目录分类信息系统。首先选择一个最适合学校实际的主流分类（如时间）将档案进行归类，实物的馆藏就必须严格按照这一分类。然后在电子目录上可以有其他各种分类，如时间、关键词、人物、班级等方便查阅。上述管理方法在某些图书馆已经实施得相当好，但在学校的档案管理上这方面还有很大发展空间。
二、信息化以提高档案吸引力，适度扩大面向人群
博物馆、图书馆和学校的档案室都是收录资料档案的地方，但博物馆、图书馆受欢迎的程度却要远大于档案室，其中有一些客观因素我们无法改变，但我们可以努力做适当的调整，比如：通过增加档案的形式（如添加ppt、动画或者把已有材料制作成ppt，动画）可以增强档案室收藏的档案的吸引力；也可以把服务的对象扩大到有联系的或者有信誉保障的校外人士，提高学校的知名
度；甚至我认为在不久的将来，有可能实现图书馆档案室一体化。
三、变“湖”为“海”，保证资料利用率
束之高阁的珍贵资料与一卷废纸无异。当今档案室面临的主要问题是一潭死水的“湖”的危机。怎样化“湖”为“海”，给学校档案室注入新的灵魂，前面提到的几点其实都卓有成效。但信息注定还有它新的产物——资料推送。即在学校建设的不同时期（如期中或期末），在档案室的展示栏里及时更新相应的资料目录并展示部分资料，并且可以将相应的材料复印分发到相关人员的手中便于他们学习和参考。
这样的机制是一种双向的机制，期中既有借阅人对于资料的选择，又有资料对借阅者的选择（后者主要通过档案管理员来实现）。复印出去的资料有时是具体详尽的，有时又因为资料的数目太过庞大而比较简略甚至只是一份目录，这是收到推送资料的人根据手中的资料目录可以很容易地到档案室借到想要的资料。
四、建设“全员参与”的档案管理队伍
1、是要重视档案管理工作。校长及领导班子应该作好表率，充分重视档案管理工作，形成一致的对于档案管理的规划和预期，把档案管理制度化，责任化，使学校的利益最大化。
2、是要全面提高档案管理工作者的水平。信息时代的学校档案管理对管理者提出了很高的要求，所以对档案管理者的选择是非常重要的，首先，保密工作的重要性不言而喻，而管理者还需要有非常高的专业水平和执行力，其中信息技术能力是非常重要的，除了需要操作人员的简单操作技术外，如果再能有信息技术能力强的人员参与到“档案管理”工作中，就有利于档案管理不断提高信息化水平。其次，管理者最好有较好的人际基础和服务态度，这对于档案室的受欢迎程度有着很大的影响。最后，档案管理者还可以是学校建设的重要“军师”，通过长期接触学校的建设资料并对档案信息加以整理分析，对学校管理和发展提出重要的“参考意见”。
3、是要全员参与，培养档案的提供者和档案建设的智囊团。档案管理队伍的建设并不是只在档案管理者一人或几个人身上，全体师生都应当是档案管理队伍中的一员和不可或缺的一个环节。学校在向各处室搜集档案的同时允许并鼓励教师、学生直接向档案室提供资料和建设意见，这样既给了教师、学生主人翁的感觉，提高了他们搜集、上交资料的积极性。同时扩大了资料的覆盖面，增强了师生到档案室借阅的兴趣。
关键词：电子政务；档案问题；反思
一、对前端控制和全程管理理论的反思
（一）前端控制和全程管理理论之间的矛盾
在电子文件时代，前端控制和全程管理的思想和理念已经被普遍认同，尤其是前端控制的理念更是被认作新时代、新思维的代表管理理念。笔者要在这里探讨的是前段控制和全程管理的不合理之处。
首先，前端控制和全程管理理念在实施过程中遇到现实的尴尬。两种理念都是从档案管理的角度出发来进行理论构建和设想的，强调对电子文件整个生命周期实施全面管理，这本没有任何缺陷，但是上述两个理论在实施的过程中本身就存在着矛盾和分歧：如果对电子文件的生命周期实施了全过程管理，那么就意味着档案管理部门需要对档案管理的全过程实施参与，那么所谓的前端和后端也就没有了意义，因为不管是前端管理还是后端管理都是档案管理的共同部门，只是分别起到规划和管理的作用而已，那么前端和后端受到的重视程度是一样的，强调前端和后端显得非常没有必要，在这种情况下重视前端管理是难以实现的一件事情，这两个理论在实践的过程中本身存在着逻辑上的矛盾，经事实证明，在实际运行的时候确实存在着尴尬之处。
其次，前端控制和全程管理在实践中丧失可行性。在电子档案时期，从电子文件形成电子档案管理的的整个生命周期中，文件的形成这和档案的保管者共同承担着管理的职责，这让档案管理工作能够各司其职、各有其职，也就是前端管理和后端管理是不存在谁被谁领导的问题的，不同阶段的管理者分别承担着将电子文件转化成电子文档的职责。我国的机关档案室在工作流程上前边承接文件形成部门，后边连接档案馆，机关的档案室和各个部门之间的关系应该是平等的，在不存在领导关系的前提下，机关档案室是没有权利干涉前端的文件形成工作的，与后续的档案管理工作之间也仅仅是业务承接的关系，其对档案馆工作的干预力度几乎可以忽略不计，让机关档案室对档案管理全过程进行监督无疑是异想天开。笔者认为机关档案室要认清自身在档案管理整个生命周期的核心地位，发挥自身承前启后的重要作用，做到各谋其政、相互促进，这样才能让电子文件和电子档案工作管理的全过程顺畅、安全。
（二）认清机关档案室在整个电子档案生命周期中的作用和地位
不论是从理论还是实践上，档案部门都难以实现对档案管理全过程的监督和指导，电子政务系统中机关档案室是非常重要的一环，也是接收永久电子档案、形成数据档案馆的重要平台。我们对其要有明确的定位。
首先，建立一个档案管理系统，使之具有极强的包容性。电子档案系统应该和各个业务系统之间都要有接口，这样才能保证电子文件在形成伊始就被归档，将单位内部需要移交的文件最大限度地接收和保存下来，后续的档案管理工作才有实施下去的可能性，所以机关档案室建立的档案系统应该具有很大的包容性，能够将前端形成的文件完整地、真实地、可靠地接收和保存下来，并保证数据的可用性。
其次，档案管理工作应该专业化。机关档案室在工作中一方面提供完善的档案检索和档案应用服务，让机关的各项职能活动和管理活动能够获得能够在档案信息的支持下运行下去，发挥自身在信息化建设上的优势，为单位内部专业化的档案管理提供自己的见解和意见；另一方面则要负责向档案馆移交需要永久保存的档案资料，确保移交工作的完整性和连续性，为档案馆的工作提供必要的基础支持。当前我国数字档案馆的建设还处于起步的阶段，很多问题和制度还处于设想阶段，机关档案室作为信息化档案建设的引领者，可以为数字档案馆的建设提供一些具有参考意义的实践经验，使得数字档案馆建设能够少走一些弯路。
二、电子档案的真实性问题反思
在我国电子政务系统中所牵涉的真实性问题包含两个方面的含义，一方面是文件在形成过程中的真实性，另一方面是文件在形成过后的真实性。两方面真实性的要求涵盖了对业务活动真实、客观地进行反应的要求以及在文件生命周期不被擅自篡改、保持原本面貌的需求。这也就引发了以下两个管理问题：
第一是文件形成部门直接决定了数据真实性。前端文件形成部门负责维护文件在形成和办理过程中的真实性和完整性，避免其被篡改和损坏。这是其系统维护和建设工作中最重要的一个环节，也就意味档案部门是不能保证文件在形成过程中是否没有被损坏或者篡改，只能保证文件在归档之后不被破坏。另外，文件内容是否和客观真实相符更加是文件形成部门的职责，档案部门更是难以干涉。如果前端工作部门都难以决定文件的形成是否真实、客观地反映了业务活动的真实情况，那么档案部门就更没有办法追究前端文件系统中形成文件的可信性。这就意味着各个文件形成单位给了档案部门什么样的文件，档案部门在原则上就要尽自己的本分和职责将文件保持在接收来的状态，不可因为文件在真实性上可能上的瑕疵而不予归档。档案部门在文件形成部门送来的文件是真实的情况下需要接收，即便是不完全真实的，也有义务将其保存在接收的原始状态下，不真实的电子文件归档工作就是当前档案工作的真实状况。
第二是档案部门需要负责档案归档之后的真实性。文件只有在归档之后，档案部门就有责任和义务保证档案归档之后的文件具有真实性，如果在其管理过程中出现了篡改和错误使用的情况，档案部门需要对此全权负责。所以我们了解到保证COPY电子文件的真实性并为电子档案的保存提供合适的环境成为档案管理部门必须要思考的问题，也就是说维护电子档案的原始性与真实性才是档案部门的职责所在
在这种情况下，档案部门需要对自身的职责进行全面地梳理。总体上来讲，档案部门需要固守档案本来的属性，对于电子档案的真实性全面负责，这是档案部门最根本的职责，电子文件的真实性与否并不是档案部门的职责。我们在这里还需要明确的是档案部门不仅仅需要在档案保存的过程中维护其真实性，还需要在向客户提供检索服务的时候保证档案的真实性。
参考文献：
【关键词】 档案；管理；升级
随着卫生机构体制改革的不断深入，我国疾病预防控制工作得到国家的高度重视并迅猛发展。目前市疾控中心集疾病预防与控制、公共卫生监测与评价、健康相关产品检测、预防医学检验、健康教育与促进、应用研究与指导、卫生技术管理与服务为一体，与人们群众的健康息息相关，也为创造和谐、健康、安定的社会环境，为全市社会与经济可持续发展作出了重大贡献。
档案是历史的见证。疾控中心档案不仅记载了本单位重要事件和历史发展的过程，是研究疾病预防控制发展的重要资料，也记载了关乎人民群众身心健康，关系社会和谐的重要信息，是民生档案的重要组成部分，在社会主义和谐社会建设中发挥着越来越重要的作用。
档案升级管理是单位档案工作的发展和进一步提高档案管理水平的一个重要手段和措施，是全面提高单位素质的一项基础工作。其目的是强化人们的档案意识，从而提高档案工作的整体水平，把档案管理工作纳入法制化和规范化建设的轨道，使之更好的为社会主义卫生事业服务。我中心于1996年通过了江苏省科技事业单位档案管理先进达标评审；于2002年被评为国家二级档案室；于2010年再次成功晋升为江苏省四星级档案室。
我中心始终以“收好、管好、用好”档案为管理目标，使我中心档案管理工作科学化、制度化、标准化、现代化，为每次的档案升级工作奠定了坚实的基础。
1“收好”档案，确保档案资料不流失
收集工作是整个档案工作的基础和关键，收集工作的好坏，直接影响着各项档案工作的顺利进行，关系到档案形成的完整与否。俗话说：“巧妇难为无米之炊”，在最初的档案收集过程中，如果收集不全，何谈日后的鉴定、整理及提供利用？档案收集工作收集完整、及时，鉴选得当，把有价值的档案集中在档案室，可以为档案开发、利用创造良好条件。如果只收集了一些残损零乱、实用价值不大的材料作为档案，将会影响下一步档案工作的进行，造成无效劳动和大规模的返工，影响升级工作的时间、进度。为了更加完整齐全的收集好档案，我中心特制定了档案管理四参加制度：凡本中心系统工程项目建设过程中，承办部门应确定一名兼职档案员，负责对工程档案进行收集。在工程项目峻工验收时，档案室要参与验收活动，并将此项目的文件材料、图纸集中归档；凡本中心各部门购买重要仪器设备、技术软件应在开箱、启封时请档案部门参与，并将随机文件材料及时登记归档；凡本中心承担的课题研究，相关科室的兼职档案员应参加课题鉴定，负责收集整理相关资料，并及时移交档案室；外出开会、培训人员应在一周内将会议培训资料交至办公室登记,否则财务部门不予报销资料费。通过以上措施，确保了我中心的档案收集资料不流失。
2“管好”档案，促使档案管理规范化
首先，认识到位。要树立责任意识，通过不断投入、建设，形成完整的档案工作体系。我中心自1991年档案室成立以来，档案工作从摸索起步，逐步走向规范化管理和现代化管理，档案藏量日益丰富。历年来单位领导都将档案管理工作作为一项重要的业务工作来抓，实行档案集中统一管理，把档案工作列入中心发展规划、年度计划。档案管理人员以高度的责任心，围绕中心的工作大局，工作重点，努力推进档案事业的发展。
其次，管理到位。中心制定了档案工作岗位职责，明确了分管领导 、档案室负责人和专兼职档案员职责，健全了由中心档案室和业务科室兼职档案员组成的档案管理网络。并根据人员的变动及时调整档案管理网络。明确两名专职档案员主要负责档案业务工作，各科室配备一名工作能力较强，认真负责，熟悉业务的人员为兼职档案员，不断提高档案工作人员的政治素质和业务素质。打造出了一支开拓进取、敢于创新的高素质档案管理干部队伍。
再次，制度到位。中心形成了较为完善的档案工作管理体系。中心档案室结合实际情况，规范了不同门类档案的保管期限及分类大纲，收集范围，制定了立卷、归档、借阅、保管、保密制度，形成了齐全、协调、科学的档案管理工作体系。对档案工作逐条进行对照检查，做到有章可循，保障档案工作的正常开展，使中心档案管理进一步规范化、合法化。
3“用好”档案，更好地发挥档案的功能
一、档案管理工作存在的问题
（一）档案管理意识还不够强
具体表现在一是档案管理机构不健全。部分单位档案管理组织机构不健全或认为档案管理不重要，至今没有争取到机构编制，也没有设置档案管理机构，甚至有些基层单位还没有专人管理档案。二是档案管理责任意识淡薄。一些基层单位对档案管理在思想认识上有误区，主要领导不重视，档案管理人员兼职管理，时间精力摆布不到位，导致档案管理混乱，音像资料和原始文件保存不完整等。三是档案管理力量薄弱。一些单位缺乏人手，没有专职人员管理档案，由办公室或者离退休老同志兼职帮助管理，责任意识淡薄，对档案资料的收集、整理、归档、装订、保存等不到位，导致一些重要档案资料整理归档不及时，档案管理工作明显滞后。
（二）档案管理工作还不够科学规范
一是档案管理秩序混乱。一些基层单位由于长期缺乏科学有效的管理方法和手段，一些规章制度不够规范，档案资料收集归档等缺乏有效制约考核，造成了管理秩序混乱。二是档案整理不规范。部分基层单位对档案管理工作不够重视，对新进工作人员、调入人员或者退休人员的档案没有及时归档，同时缺乏统一标准，档案目录与实际内容很多不符，给查找利用带来不便，也造成了档案资料的遗失遗漏等问题发生。三是档案管理手段落后。由于体制的问题，档案管理员一直没有专职的，大部分都是兼职，一些年龄较大的同志被单位领导安排担任档案管理员或者档案管理人员变动频繁或者青黄不接，同时一些老同志计算机水平较低，不知道如何运作计算机操作档案管理系统软件，往往造成工作被动，档案管理系统形同虚设，无法推广使用，导致档案管理工作不能保持系统性和完整性。四是档案管理基础性工作还有待加强。档案室硬件设施不齐全，部分单位档案基础设施落后陈旧，办公室和档案室混用，甚至还没有专用档案室；有些档案室达不到“八防”要求，引起档案资料霉变、虫蛀，影响档案美观整洁完整；有些单位设备配置、档案装具都达不到标准要求，甚至有些单位的档案室还没有最基本的档案装具。
（三）档案管理人员的整体素质还有待提高
一是档案管理思想更新不及时。许多档案人员对新时期新形势下，对档案工作岗位的价值缺乏认知，思想上没有与时俱进，对干好档案工作缺乏使命感、责任感。二是档案管理员业务技能较差。一些档案管理员对档案工作的法律法规、政策和规章制度等知识知之甚少，缺乏档案专业知识和工作经验，档案管理工作基础不扎实，还不能适应档案管理的需要，档案管理整体质量不高。三是档案管理员不够专业。不少基层单位缺乏专业的方面档案管理人员，档案管理还处于边干边摸索的阶段，对一些档案管理的专业术语和概念相互混淆，迷糊不清，制约了档案管理工作水平提升。
（四）档案管理保障服务能力有待提升
一是档案管理信息化建设落后。一些基层单位、部门包括兼职档案管理员对档案信息化建设工作的重视程度不够，认为做好纸质文件材料的归档工作就可以了，导致本单位、本部门形成的电子档案建立不及时、疏于管理，电子档案流失严重，直接影响档案信息化建设进程。二是档案管理数字化建设滞后。电子文件档案形成后没有及时输入档案管理系统，数字档案信息资源开发利用率低，无法做到资源共享，不能满足社会对档案信息资源的需要。三是档案管理员不适应工作。随着计算机的普及，办公自动化设备的应用，视听型档案资源不断涌现，一些档案管理人员素质不能适应这种变化需要。
二、档案管理的有关对策
（一）切实加强领导，提高思想认识
搞好档案管理工作，领导重视是关键。一是充实机构，落实责任。明确管理档案工作，指定专人负责全部档案日常工作及年度目标考核，研究解决档案工作中存在的问题。二是配齐配强档案管理队伍。通过公开招聘、内部交流、提拔任用等形式，选拔文化程度高、思想素质强、文字能力水平高、计算机操作熟练、业务能力精通的工作人员充实档案管理队伍。三是加强档案管理宣传工作。通过组织学习档案管理的相关规定，提高档案法制意识、责任意识、大局意识，在全社会形成良好的档案管理工作环境。
（二）完善基础设施，优化软硬件环境
一是加强基础设施建设。加大档案管理建设经费的投入，配齐各种档案设施设备。二是注重提升素质能力。要加强业务知识学习。坚持以个人自学为主，向书本学、向领导学，立足岗位，在学中干，在干中学，不断提升档案管理员的业务素质与管理水平。要强化业务培训。采取“走出去”的方式，组织档案管理员到档案管理先进单位、先进地区以及本地本部门档案馆跟班学习，实现理论与实践的有机结合；采取“请进来”的方式，邀请档案管理专家、学者到单位举办档案管理知识讲座，对全体同志进行档案业务知识授课，提升档案管理知识普及率。要强化信息化培训。适应档案管理信息化的要求，加大对档案管理员信息化方面培训，最大限度减少档案信息的泄密，确保档案管理的安全系数。
（三）建立健全管理体系，提高科学管理水平
要建立档案综合管理工作体系，对档案实现集中管理，规范档案管理操作流程，对各类档案的收集、整理、保管、借阅使用、鉴定销毁方面，确保手续齐全、档案整理规范、档案内容完整。要完善档案管理人员工作制度、材料收集制度、鉴别整理与核对归档制度、查（借）阅制度、保管与保护制度、保密制度、定期销毁制度、交接制度等，通过建立健全各项规章制度，约束不规范行为，进一步提升了档案管理工作水平。
一、文件生命周期理论相关概念的简要评述
首先，就让我们从基本理论层面，对“文件生命周期理论”的相关理论概念进行初步了解。“文件生命周期理论”中的“文件”概念是一种广义概念，较之常规意义的“文件”概念要宽泛得多。“文件生命周期理论”把文件视为“文件的集合体”，认为“档案”（非现行文件）的形成只是广义文件运动的最终结果，一切的文件运动形态，都只是“广义文件运动过程中某一特定阶段的代称，都是广义文件的组成部分”[1]。
由此，“文件生命周期理论”以“文件集合体”的形式，合理的维护了文件各阶段的整体统一性，进而将文件运动以整体的形式，跨越了从形成直至销毁或永久保存的各阶段，并且能让管理者以一个完整、清晰的视角，观察、界定文件运动的整体过程。实际上，基于这一完整过程，可以明确文件价值的阶段性变化，以及在广义文件运动过程中文件价值形态与管理形式、保管场所、服务对象之间的对应关系。而在文件价值形态转化的同时，从阶段性的广义文件运动视角出发，可将广义文件依次划分为现行文件、半现行文件与非现行文件。此三种广义文件的划分，同样适用于我国的文件档案运动过程。
二、中西方文档保管机构的差异、我国文档工作的融合以及推动实现文档工作一体化
实际上，我国的文件档案保管机构同国外存在较为明显的差异。这种差异体现在：我国的半现行文件是存放在本单位档案室或档案馆，而国外的半现行文件则送交文件中心保管。实际上，这种差异显著。根据联合国教科文组织对文件中心的定义：文件中心是在档案行政管理机关管理之下的，对各不同行政机构的半现行文件进行经济地保管与提供利用，并在这些文件被销毁或移交档案馆之前进行系统处置的保管机构。文件中心是独立于文件形成机关和档案馆的，又处于文件形成机关与档案馆之间的过渡性机构。
显而易见，国外建立的“文件中心”，作为半先行文件的储存、管理机构，及其文件价值鉴定、销毁、移交机构，既节省了文件来源单位的空间、人力、财务资源，又避免了因单位不同，所导致的文件整理标准各异，以及鉴定、销毁程序的不统一、不规范。再者，又提高了文件管理的整体效率，减少了移交过程中不必要的时间浪费，极大的提升了文件管理的科学性、规范性与效益性。
此外，文件中心与形成机关档案室存在显著差异。其一，文件中心有的归属于档案行政管理机构，有的是独立运营的商业机构，而档案室则明确归属于文件形成机关。其二，二者的保管对象存在差异。文件中心保管的对象是半现行文件， 而机关档案室保管的对象包括半现行文件、乃至非现行文件。其三，二者的职能存在明显差异。文件中心承担文件的保管、鉴定以及提供利用的职责， 而机关档案室则主要承担本机关文件的收集、利用和保管工作[2]。
实际上，相较于西方的文件管理中心，我国各机关档案室的文档管理工作，往往存在着文档管理质量良莠不齐、管理效率偏低、执行标准不统一等诸多问题。而要解决这些问题，则必须要明确文件工作、档案工作的统一性和整体性，统一制定与执行文档工作的管理流程与标准规范，并正确处理好两者之间的有效融合和顺畅衔接的问题，以此真正实现我国文件管理与档案管理的一体化，推动我国整体的文档管理工作实现质的跨越。此外，笔者认为，在符合我国文档工作自身需求、特点的基础上，参照西方文件中心的管理模式、功能设置，对我国众多的机关档案室进行有针对性的改造，是解决文档管理工作现存问题的关键一环。具体来讲，就是要科学、合理的调整我国机关内部的档案机构设置与体系，将本机关办公室的文件管理工作与档案室的档案管理工作实现合并，统一文件档案管理工作与职能；联合不同机构部门的档案室，实现共同办公与集中布局，低成本、高效率的实现文件、档案的一体化管理，并制定和执行统一的文件档案管理业务标准与操作规范，做到文档管理的统一、标准与有序。
此外，基于文件生命周期理论的内在要求，参考西方国家的文档工作体制，总体来看，应将我国的机关公务文书处理工作与档案管理工作紧密联系起来，并从业务体制上将两者建立紧密的联系，把文书处理与档案管理融为一体，将档案室工作与档案馆工作紧密结合起来，形成文书处理部门、档案室、档案馆密切相联的一体化业务体制[3]。实际上，基于文件生命周期理论“连续统一”的思想内涵，参考相关西方国家，如法国、意大利、瑞典等国家所建立的集中式档案管理体制及其特点[4]，结合我国档案工作集中、一体化管理的现实情况与发展要求，笔者认为该建议的理由有如下几点：其一 ，“文件生命周期理论”根本上强调的文件运动的整体性，应该体现到文书与档案的一致性上。将文书处理与档案管理融为一体，可以深刻体现文书形成的主观意图，从而更加明确文件档案的长远价值，有利于文件档案价值的鉴定工作的进行以及文件档案潜在价值的挖掘与实现。其二，实现文书处理与档案管理的融合，可以使文书处理工作统一于国家的相关业务标准。并且，在紧密联系文件档案管理部门之间关系的同时，防止了管理衔接上的疏漏与责任推诿，做到协同配合、有的放矢、权责明确。其三，该措施不仅能降低成本、精简机构，而且能提高文书立卷、归档移交的质量与效率，同时保持文件档案管理的连续性与一致性。
基于上述论述，笔者认为，参照西方的文件中心，在保留我国机关部门档案室的同时，对其进行相应的功能改造、体系调整与集中布局，同时将文件形成及处理工作与档案工作在业务上实现有效融合，构建前后衔接、连续统一的文档案管理体制，进而推动落实文档工作一体化。当然，这种模式仍有待于我们在实践中检验与摸索，并使之逐步符合我国文档工作及其一体化管理的现实需要。
