时间：2023-06-06 09:29:45
开篇：写作不仅是一种记录，更是一种创造，它让我们能够捕捉那些稍纵即逝的灵感，将它们永久地定格在纸上。下面是小编精心整理的12篇档案管理概念，希望这些内容能成为您创作过程中的良师益友，陪伴您不断探索和进步。
浙江省象山县第三人民医院 315711
[摘要]随着互联网技术的发展，计算机管理已经被应用于各行各业的各项管理之中，档案管理作为医院管理工作的重要组成部分对促进医院发展起到不可替代的关键性作用，同时，档案管理情况也侧面反映了医院的整体建设和风貌，信息环境下，医院档案的现代化管理已是大势所趋。鉴于此，本文对档案现代化管理的概念和意义做了详细阐释，并深入探讨了医院档案管理的现代化路径，以期为医院档案管理提供更有效的理论指导。
[
关键词 ]医院；档案管理；现代化；构建策略
一、医院档案管理的现代化概念阐释
档案现代化管理指的是利用计算机技术、云存储技术、互联网技术等现代化工具进行档案信息管理，档案现代化管理是以传统档案管理为基础而发展起来的。
档案现代化管理可以通过计算机录入档案信息资料，使档案信息的搜集、整理、查阅、利用变得更加方便，通过搜索引擎，档案管理员和使用者可以即刻检索出所需资料，大量节省了操作时间，并有效提高检索准确率；档案现代化管理实现了档案的电子化存储，档案管理员和使用者查阅无需直接接触档案原件，利用互联网和网络存贮工具便可传递、阅读文件，这种管理方式方便了档案的保管和保存，无限延长了档案寿命；档案现代化管理实现了资源共享，进一步提升了档案资料的开发和利用率。
信息化时代背景下，人们对信息的需求量和时效性要求越来越高，同时，随着各单位工作开展，档案的数量不断增多，档案库容量趋于饱和，档案管理人员不堪重荷，传统档案管理方式逐渐暴露出自身缺陷，已经无法满足新时期的档案管理工作要求，在这种情况下，实现档案管理现代化和档案工作的数字化已经是各大企事业单位的唯一选择。
二、医院档案管理的现代化构建策略
（一）电子策略运用
1.建立适合于自身需要的档案软件管理系统。随着计算机技术的发展，多种多样的档案管理软件被开发出来，这些软件各有特点，在选择时，单位要优先考虑经过国家鉴定的正规化软件，然后再根据自身需要，在原有软件基础上进行二次开发，建立适用于本单位档案管理的软件系统，档案管理软件系统既要能满足档案部的工作需要，又要与其他行政办公系统相连接，实现档案的材料搜集、报送、接受、管理、修订等的全程数字化管理，逐步实现档案管理的规范化、标准化、自动化和网络化。
2.利用计算机辅助档案管理。档案现代化管理要循序渐进地推进，首先在传统档案管理的基础上，利用计算机工具实现档案目录信息的数据化，建立档案目录数据库，然后再实现全文信息的数据化。单位中所有部门均要求利用计算机进行档案材料管理，并通过一体化工作平台汇总至档案管理部门，档案管理部负责管理和保存单位所有档案资料，并为各个部分提供档案查询借阅服务，通过计算机辅助，档案管理工作效率大大提升。
3.电子档案管理。随着社会信息化建设的不断推进，无纸化办公早已由概念逐渐实践应用到各个领域中。电子档案的诞生，也引领档案管理工作进入了新时代。档案的自动化和一体化管理，要求档案管理部门重新设置工作流程。在每一份档案文件形成伊始，档案管理人员都要率先考虑后续档案管理工作中的链接应用及长久保存问题。
（二）管理环境构建
1.更新观念，实现管理理念现代化。科学理念意识对于档案现代化管理具有现实的指导意义。面对新的技术、新的管理模式，档案管理人员必须转变观念，走出封闭概念误区，不断学习，提升自身档案管理专业水平和计算机技术应用水平，实现档案管理人工操作向智能操作的转变，建立资源优势，完成资源共建共享。此外，档案管理部门以外的员工也应该提升对档案管理的认识，特别是信息部门、人力资源部门，必须要具备一定的档案管理意识和技能。
2.加强软、硬件建设，促进管理技术现代化。传统人工的档案管理模式逐渐被淘汰，现代化档案管理正在各大企事业单位中深入开展，在推进现代化档案管理时，先进的基础设施和硬件工具是最基础的物质条件。首先，要依据档案室建设标准配置档案集中管理所需要的办公室、阅档室和库房等；其次，要配置现代化档案管理工作所必须的计算机、扫描仪、服务器、硬盘、光盘、打印机、交换机等硬件工具，这些硬件工具是实现档案数字化和自动化管理的重要保障；第三，在存储保护档案时，要注意配置空调、消防器、除尘器、监控器等装置，以确保档案文件的安全保管；第四，选择适用于本单位档案管理的软件系统，并对档案管理人员进行统一培训，教予其掌握档案管理的各项应用技术，提高档案现代化管理水平。
（三）安全保障措施
1.建立科学统一的现代化档案管理标准和规章制度。执行档案信息的规范化、统一化管理制度，使档案管理有章可循、有据可依。从材料收集、整理到存档，档案管理的所有流程环节都要做到条例清晰、条目明确，确保档案资料的完整性，杜绝出现材料丢失、漏记、误记现象。同时，档案材料的内容、分类以及编号等项目也都要求统一标准，并设置密码，安全存放。现代化档案管理的方式、手段与传统档案管理截然不同，因此，档案管理部门必须重新制定适用于现代化档案管理运行机制的全新管理制度和使用规则。
2.加强安全技术的开发和应用。现代化档案管理具有管理高效、利用方便、传递快捷等优势，但同时，相对于纸质档案，电子档案也容易出现人为破坏、病毒攻击、信息干扰，储存传输中的信息失控等安全问题，另外，电子材料易改性和操作隐蔽性也给档案信息的安全保护工作增加了很多难度，以上因素都可以造成电子档案信息数据的丢失或污染，档案内容真实性难以确保。档案管理部门和技术部门应重视档案管理安全技术的开发和应用。如，防火墙技术、反病毒技术、数据备份技术等。
三、结论
目前，社会各行业的信息化改革都在不断深化，档案管理工作也面临着新的挑战和机遇，如何高效管理，做好服务是新形势下档案管理人员需要讨论的新课题。单位档案管理要尽早地融入互联网信息系统，开拓多种渠道，开发多种技术，有效借鉴社会其他领域和相关信息，放开眼光，创新发展，不断加快档案现代化管理进程。
参考文献
[1]许美村.医院信息化与医院档案管理现代化现状研究[J].科技创新导报，2015(17).
[2]曾永辉.新形势下医院档案管理工作的新思路探究[J].中国当代医药，2013(11).
关键词：设计企业;数字化;档案管理;生产模式
中图分类号：S611 文献标识码： A
引言
在面临更加激烈的市场竞争中，设计企业的数字化档案管理是以市场需求为导向的管理思想，将客户要求、企业内部资源、上游的原材料供应商和下游的客户等整合到企业整体的价值链中，以此建立自己的竞争优势。数字化档案管理超越了企业原有的档案管理框架和运作模式，是对企业现有的组织结构、管理观念、管理方式等管理系统的一场革命性变革。
1 .数字化与电子化的区别
电子化的概念与数字化的概念相伴而生，在日常生活中混用倒也无妨，但如果深究这两个概念，它们的差别还是很大的。电子化的概念是指一切与通讯电脑有关的产品，主要是指实体性的产品，如电子文件、电子档案、电子图纸。而数字化则更倾向于管理和使用规范有序后的电子信息，主要指对整个过程进行管理和使用的一种方法和手段，如 “数字城市、数字生活、数字校园、数字管线、数字档案馆”等，都是指将信息通过某种手段收集规范后的再供人利用。电子化的外延更宽，适用面更广；数字化的内涵更深，专业性更强。在更大众的领域通常使用电子化，在更专业的领域通常使用数字化。
档案工作的发展历程经历了从“电子化”到“数字化”的演变过程。最初大家提到电子档案主要是指一种实体性的档案电子文件，只要能查到看到就算是实现了电子档案的管理，并没有要求很完整的档案收集、整理、提供利用的全过程管理。但在进入数字档案馆时代后，对于档案全过程管理的要求就越来越迫切，能否对档案全过程进行管理是衡量数字档案馆的重要标志。所以，从“电子化”到“数字化”是档案管理方式质的改变。数字档案馆是电子档案工作发展到一定阶段必然产物，它的内涵更深，专业性更强。
我们现在提出的数字化，是各方面 “电子化”工作发展到一定阶段的必然要求。目前国内设计企业在设计手段上实现了CAD，三维技术开展的如火如荼；在管理手段上很多设计企业利用综合信息管理平台开展工作；在公文管理上使用OA。可以说多方面的电子化工作都得到较大发展，但是要对企业各个过程进行更专业有效地管控，就需要引入“数字化”的概念。如果说的更形象一点，“数字化”就是从最底层的“0,1”进行管控，是最精准全面的管控。所以“数字化”的概念应孕而生，这是管理手段向更高层级迈进的必然要求，是管理方式从大众化走向专业化的必然体现。
2 .设计企业数字化档案管理模式的研究
2.1 设计企业数字化档案管理现状
档案管理学科已经成为一个较为成熟的领域，它不仅是管理技术和方法，也是项目操作和交流的灵魂，更多的影响着工作人员的操作流程和思维方式。档案管理、档案管理理论被广泛运用到各行各业，对于处于竞争环境中的现代企业和高技术行业来说，尤为重要。我国很多企业已经全面引入并推行了数字化档案管理，但在企业实际的数字化档案管理过程中，档案管理学科被运用得各有千秋，其实际效果也不尽相同，大致可分为部门档案管理、项目组档案管理和部门/项目组混合档案管理三种管理模式。根据企业规模或档案管理理念的不同，在实际的数字化档案管理过程中，采取的管理方式也不尽不同。
2.2数字化档案管理模式的分析
（1）内容丰富，数据量大。与电子化相比，数字化给人的第一感觉应该是海量数据，海量存储。它所管理的信息种类更多，内容更丰富多彩，应能包括一个单位的主要信息种类，存储单位至少以“T”计。由于是对整个过程进行管理，所以各种中间数据量比较大。
（2）从管理实体到关系管理。关系管理是数字化最突出的特点，要实现精准全面的管控，就需要对每一份电子文件的各种关系进行全面的管理，搞懂它的来龙去脉，弄清他的前世今生，实现“拔出萝卜带出泥“的效果。这样，利用者不但能够研究萝卜，还能够对拔出萝卜后带出的泥土进行研究，从而全面掌握关于萝卜的各种信息。
（3）为知识管理提供基础。知识管理是未来信息系统提供利用的主要模式。数字化最终的实现目标应该是从简单的查询、浏览、统计阶段过渡到知识管理阶段。目前知识管理尚无统一的标准模式，它的概念正在形成，内涵正在不断丰富。但是有一点可以肯定的是利用者不再是拿着图号到档案室去找图，而是改变为利用者通过一个入口进去后，通过各种关系映射关联，实现对整个档案库的了解，并能够迅速定位到自己所需要的信息，从而减少在查找信息资料上的时间消耗。
（4）全面电子化的产物。数字化是一个单位多个方面全面电子化后的产物，从信息的输入、到生产、管理、提供利用等各个方面实现电子化后，数字化才有了实现的基础。如果一个环节掉了链子，那么整个流程就运转不起来，数字化的利用效果就要大打折扣。比如我们在看到数字地图后，会惊讶于它的精准和全面，那是因为从输入开始它的电子化就已经达到了很高的水平，这样才会在以后的加工利用上提供出高质量的产品。
3 .设计企业数字化档案管理生产模式
3.1虚拟化。“虚拟”源于计算机技术，是指用计算机来虚构和模拟现实世界中的客观事物和环境，如虚拟磁盘、虚拟网络等。然而，这种客观事物本身并不存在于计算机中，而是计算机通过相关信息的处理，仿造出和现实事物极其相似的景象。所谓虚拟化，是指使用计算机和网络技术，人们的实践活动从过去的以物质和能量为基础的物理空间向以网络为基础的电子空间转化的过程。
从本质上讲，虚拟化实际上是一种概念的产物，是真实物理载体抽象化的体现，可以说是计算机和信息通讯技术发展的最新阶段。在虚拟化实现的过程中，数字化、电子化、网络化都是虚拟化的前提和基础，虚拟化集成了计算机和通讯技术的绝大多数功能，例如数字计算的功能、文字处理的功能、多媒体的功能、网络通信的功能等等。只有当计算机具备所有这些功能时，才能够说虚拟时代已经到来。
由此看出，虚拟化是数字化、电子化和网络化发展到一定阶段的产物，并且虚拟化是迄今计算机和通讯技术发展的最高阶段。无论从安全考虑，还是从计算机技术的发展趋势考虑，虚拟化都应该成为未来设计企业数字化的主要技术实现手段。
3.2远程化。计算机及网络技术发展呈现出远程化的趋势，这也符合数字化未来发展的特点。随着设计企业业务领域的逐步拓宽，移动办公的要求越来越迫切。远程化应该是设计企业未来数字化实现的主要功能之一。
3.3数字化应是将文控、CAD、三维、综合管理信息系统、数字档案馆、OA、知识管理等各功能模块串起来的一根红线，数字化将会形成设计企业最大的数字信息资源，涵盖企业绝大部分的信息资源，对于企业的发展具有至关重要的作用。
3.4数字化可能会使设计企业的某些职能发生改变，产生类似“数字化生产中心”这类机构。数字管理中心是设计企业所有数字化信息的管理中心，这类机构的人员有点类似于网站的编辑和运维人员，主要对企业内信息进行加工处理并提供利用。设计人员是信息的生产者和制造者，有点类似于网站的记者，实时产生大量的信息。
4 .结束语
企业越来越发现在日趋分工细化和开放合作的年代，仅仅依靠自己的资源参与市场竞争往往显得很被动，必须把同经营过程有关的多方面资源纳入一个整体的企业价值链中。基于价值链的数字化管理要求在面临更加激烈的市场竞争中，以市场需求为导向的管理思想，除了注重产品的研究开发、营销扩张和售后服务等之外，还要将客户、企业内部资源以及上游供应商资源和下游的客户等整合在一起，来建立企业的竞争优势。现代企业管理强调对物流、资金流和信息流的监控，以达到系统的规范化管理。
参考文献 ：
[1]《数字化管理》，张继焦，中国物价出版社，2001.9
【关键词】信息；档案管理；中小企业
我国近年市场化经济发展过程中，大批的中小型企业如雨后春笋不断涌现，这些企业规模不大，人数不多，三四百人或者还少。一部分是从早期的小手工作坊的基础上演变和发展起来的企业，另一部分是从新兴产业发展起来的具有现代化和国际化特征的企业，如高新技术产业领域的企业。对于从手工作坊演变过来的企业，一般最初的组织领导者文化水平较低，没有明确的管理存档意识，更没有常设的档案管理机构。对于新兴的中小企业，虽然在全球信息化大潮的不断冲击下，开始注重档案管理建设，但由于档案管理人员、技术和制度的严重缺乏，许多中小企业面临档案管理明显落后。总体来看，中小企业普遍存在档案管理不善的问题，有些虽然意识到了档案管理的不足，但不知如何更新档案管理，大大地制约了企业的现代化发展，甚至成为企业发展的瓶颈。本研究系统分析了中小企业档案管理的特性和存在的明显问题，提出了如何在信息时代进行现代化档案管理的思路，为促进企业的现代化、国际化和长远发展具有非常重要的意义。
一、中小型企业档案管理的特点
我国虽然很早就有档案管理的概念和实践活动，但由于管理总体落后的基本国情，档案管理很难在中小企业中得到重视。一般中小型企业的发展早期很少注重档案管理的基础建设，也舍不得投入大量资金进行现代化的档案管理，造成了其在发展过程中的一定阶段具有的如下明显特性：
1．档案管理概念不清。由于对档案管理的作用不明确，导致对档案管理不重视和概念不清。许多中小企业的负责人对档案的了解还只限于原始的人事档案的范围。实际上，现代企业的档案发展历程包含了更广泛的概念范畴，例如客户档案，文化建设档案、财务档案和业务档案等。实际情况是大多数中小企业的档案内容中，距今越远、案卷越薄、内容越少，有些内容甚至消逝了，档案管理的概念总体上是模糊的。
2．不重视文秘人员的重要性和规范档案管理的作用。中小企业发展初期通常存在人员流动性大，管理干部不稳定，文秘档案管理人员变化也快，使档案管理没有延续性；同时文秘人员的水平不一有的甚至没有专业的文秘训练，对文件价值的认识不同，鉴定方法和处理手段不尽一致，所以能保留下来的材料就更少了。同时导致仅存的文件中不规范。如会议记录的格式不一致，内容不全，日期不明等，有些文件编号也不系统，甚至无编号、批示及处理结果。企业没有档案管理，如同没有企业历史，更无从谈起企业文化和企业长远发展。企业发展的历史记录不全，如厂区旧址无照片；老产品无照片等等。这些均需档案人员多方寻觅并采取补救措施，尽可能地查寻到保存下早期的这些珍贵档案。
3．没有独立的文秘档案办公机构。中小企业的厂长办公室是厂长管理的龙头，通常以厂长办公室为核心附设档案管理办公室。厂长办公室也是在与横向科室的日常交流中最为广泛，相关文件内容具有权威性和最终决定性。厂长办公室所管理的工作面广，可能保存的真实记录最多，厂领导一般都将重要文件交文书保存，所以厂办往往存有当年各类现行文书，如各类上级文件、批复，行政会议记录；制定的各项规章制度的原稿、打印稿；外事活动记录；民事纠纷调解记录；各种许可证、合格证、代码证、营业执照副本、各类获奖证书奖杯奖牌等等。但是，由于缺乏系统的档案管理概念，其他许多档案信息，如商业往来，客户资料、市场信息等重要的关系企业发展的档案没有统一和有效的管理。
二、中小企业档案管理现状及存在的问题
1．档案管理滞后。企业发展的早期，中小企业的档案管理工作多局限于记录日常的一些企业文件。当企业发展到一定的阶段，这种原始的记录行为不能适应现代企业的高节奏、快速和高效的信息化处理方式，档案管理已经大大落后于企业的发展，并制约了企业的进一步发展。企业的高层管理人员应该意识到档案管理不仅要为企业保存有价值的各种的原始记录以供查考利用，同时应重视档案管理工作，并积极提供档案利用，优化企业发展决策。例如通过档案管理，找出工作中的不足，加强信息利用，以避免企业不必要的经济损失。对过去的工作进行分析总结，努力降低成本和提高产品质量，维护企业品牌和知名度，为企业规模化发展和市场产品占领率的提高做出贡献。
2．档案管理人员的素质及业务水平低下。中小企业档案管理虽然逐步得到了重视，但由于缺乏高水平的管理人员，作为一个独立的管理部门，档案人员不应满足于上岗培训的最低标准，应全面掌握档案管理的理论知识和实际操作能力，热爱档案管理工作，能够适应时代的发展和利用现代科学技术的软件和硬件，努力提高档案管理人员素质和实际管理水平。
3．档案管理服务功能缺失。档案是一个庞大的信息库，如果能够将相关有用信息服务于企业的发展，将能够发挥极大的作用。然而目前的普遍情况是各种信息是或者还是记录在册的文件和卷宗，没有进行技术机数据库信息化管理，或者比较零散地储存在众多的单体档案中的，查阅很不方便。未来的发展要求档案管理人员把相关信息系统地、规范地整理出来，能够提供充分的已有的信息为企业相关人员提供参考，发挥档案的信息作用和价值，为企业发展提供便利条件。另一方面，通过档案管理发现问题，变被动为主动服务。例如，通过综合国内外新技术资料和发展状况，了解本行业最新市场动态等。
4．档案管理缺乏安全措施。档案管理的安全危及企业的安全，如新的设计技术，企业的合同，规划等资料是企业发展的命脉，必须有安全的管理措施保证档案管理。档案安全涉及档案工作的各个方面、各个环节。确保档案安全是档案工作的永恒主题，也是档案工作者的首要职责。要从人员、制度、设施、和信息保护技术等各个方面最大限度地延长档案寿命，保证档案实体和档案信息的安全。
三、企业档案信息化档案管理的发展过程及途径
企业档案信息化已成为企业信息化的重要部分，网络信息化技术也为档案信息开发提供了技术支持。随着计算机网络信息技术的蓬勃发展，档案信息载体的形态正在发生变化，档案信息正在向数字化发展。企业档案部门要抓住企业信息化建设的机遇，根据档案管理的要求，对企业信息化规划和建设提出档案管理需求。从中小企业档案管理的发展来看，必须遵循如下发展途径。
（一）不断创新档案管理，提高信息服务质量
档案资源的管理正朝着信息化管理方向发展，也为档案信息资源的开发利用提出了挑战。如何有效利用档案资源是一项长期的、紧迫的、艰巨的档案管理任务。必须不断挖掘和加工档案信息资源，使加工出来的档案信息更好地为企业服务，充分体现其作用和价值。企业档案部门要把握企业信息化带来的企业管理的新思想、新模式，树立创新愈识，运用先进的信息技术手段，实现企业档案制度创新和管理方法创新。此外，在服务方法上要逐步实现与计算机联网，采用以数据库为核心的现代信息处理技术和网络信息利用技术形成高效的网络查询和信息更新模式。
（二）规范企业信息的数据库管理，实现信息共享
数据库是档案信息资源共享体系建设的核心，用数据库技术组织信息资源可极大地提高信息的有序性、完整性、可理解性和安全性。建立数据库是网络信息资源组织的重要方式，这种方式就是将要处理的数据经合理分类和规范化处理之后，以记录的形式存储于计算机中。数据库技术与网络技术的融合极大地方便了档案信息资源的开发利用，提高了效率。通过完善档案目录中心以及全文档案信息资源数据库建设，逐步实现各部门档案信息化。同时企业档案信息化建设要认真执行国家相关技术标准，建立统一的信息采集、交换标准，维护数据的一致性、安全性，实现企业信息高度集成与高效、安全传递，充分发挥企业档案信息化的作用。现代企业可通过建立档案网页，开展电子文件的自动上传收集和在线服务。随着企业内部局域网的建立，档案部门将充分利用企事业单位的网站制作自己的网页，积极组织上网数据和信息，使档案管理服务系统联上企事业单位网站，实现档案信息的网上检索，为用户提供更好的服务。同时建立电子文件数据管理中心，使档案部门与企事业单位信息管理部门可加强密切配合，提供有限制性或非保密电子文件查询、利用服务，实现电子文件信息资源共享。
（三）健全档案管理制度，加强信息安全
信息化环境下，企业必须通过技术创新、制度创新和管理创新等方式，改变传统落后的企业管理模式，建立科学的现代企业管理体制和档案管理制度。通过建立和健全适应企业信息化环境下的档案管理例度，保证企业档案工作在企业信息化环境下有序地发展。规范档案管理、企业信息化也是建设科学、规范和严格的企业基础管理的过程。因此，企业档案部门应积极参与国际质量认证体系的达标活动，实现对文件、档案的制度化、规范化管理。同时加强对电子文件形成、存储、传输、利用等各个环节以及计算机系统、存储介质等各个方面的保密防范，严防电子文件被窃密。加强机关内部管理，层层落实档案安全责任制，层层签订档案安全保密承诺书。建立档案安全保密记录，使档案安全事故发生后可以进行追溯性检查甚至追回档案。
（四）强化档案人员的素质和管理水平
随着现代化技术在档案部门的应用和普及，对档案工作者的要求也越来越高。从事档案管理的工作人员，需要不断提高自身素质，掌握熟练计算机和应用软件的专业技术，不断提高现代化管理的技能，提高档案资源的使用效率与效益。同时，重视档案人员的继续教育工作，普及现代档案科学技术知识，让档案工作者具有现代化的发展眼光，以满足档案管理的高永平持续发展的需要。
综上所述，中小企业档案部门应树立全新的档案管理工作理念，加强企业档案信息的管理开发和利用，不断加强提高企业档案管理人员的素质，才能应对信息化给企业档案管理带来的巨大变革。
参 考 文 献
[1]王儒琳．浅谈信息化环境下的档案管理[J]．管理科学．2011：82
[2]张慧玉，尹珏林．企业社会责任前移：小企业和新创企业的社会角色[J]．科学学与科学技术管理．2011，32（7）：130～135
[3]江微．浅谈电子档案的保管与利用[J]．办公自动化杂志．2010：19～20
传统的数字档案馆是采用基于元数据的关键词检索方式，早已不能满足用户多元化的需求。因此，本文尝试建立一种基于本体论的数字档案馆知识检索模型。通过本体知识、分析理解、概念提取与匹配等方法，从而实现信息检索的智能化。
一、本体论概述
本体（Ontology）属于哲学方面的概念，从哲学的角度来说，它是对客观存在的一个系统的解释或说明，关注的是客观现实的抽象本质。1993年，Gruber对此进行了新的定义，认为“本体是概念模型的明确的规范说明”。后来，Borst在此基础上对本体理论进行了完善，认为它是指共享概念模型的形式化规范说明。Studer对此进行研究与总结后提出“本体是共享概念模型明确的形式化规范说明”。“概念模型、明确、形式化、共享”是这一概念中的4大特征，它们是在计算机人工智能方面有知识表达的意思。我们将本体理论运用到数字档案管理信息系统建设中，对档案资源进行描述，并统一数据采集模式，从而实现信息资源的共享与提取。数字档案馆管理系统的主要功能包括借阅管理、档案录入、档案检索、档案备份与恢复等。
二、数字档案系统利用本体建模流程
档案管理系统中的本体是档案范畴内的专有概念，用于表示某个专门领域范围内的全部知识。领域本体是专业性范畴，可详细描述出某个学科内的关键词条与这些词条间的关系。有时描述的内容还涉及到该学科内颇有影响力的理论成果。具体来说，档案领域本体就是针对查询功能的档案领域建模的结果。通过充分挖掘将与档案有关的所有查询操作均抽象为同一组概念。档案本体对现实活动中档案的解释，是基于概念结构与抽象空间两个方面的，属于一种系统化过程。创建本体的方法不是唯一的，但能保证本体构建的正确性与完整性。本体构建流程包括四步：确定需求分析、创建共享词库、表示本体、客观评价本体。
本体中最基本的概念就是类，定义本体中的类实际上就是明确类之间的层次关系，并明确类的属性以及类之间的约束关系。对于概念层次的分析主要有3种方式：分别是自顶向下法、自底向上法、综合法。自顶向下法是指在某一领域中从最大的概念开始，逐步添加子类，从而将概念细化。自底向上法则相反，是从最小的类定义开始，逐步向上将这些相似的类组织在一起形成更大的概念。综合法是将上述两种方法结合起来运用的方法。不管采用何种方法，均是从定义类开始。比如，以档案本体为例，采用自顶向下的方法，其中，最基本的类有档案与档案信息两个。在检索档案信息时，用户可将题目、档案号、分类号、责任者、关键词等作为检索条件。因此，顶层概念就是OWL Thmg，中间层概念包括档案与档案信息，底层概念中档案对应的是档案类别，包括文学档案、历史档案、科技档案等；档案信息对应的是卷宗号、案卷编号、题名、文号、文种、密级、保管期限等信息。
三、利用Protege构建档案领域本体
根据目标客户的具体需求来建设档案管理信息，以提高档案管理的工作效率。Protege是基于面向对象的JAVA的一种开发工具，支持类、元类及属性的OKBC兼容。在利用该工具构建本体时共有4个步骤，包括需求分析、确定类与所属层次、明确属性，添加实例。在设计档案检索领域中的本体时，借助该工具生成OWL文件，达到检索目的。
当需要输入实例时，必须先确定类与属性的结构。比如，要将一个有序的子类插入到已排好序的父类中，可选用数据结构算法描述其中的任何一种插入算法，包括直接插入、两路顺序插入、表插入等。若要添加实例，还需利用Individuals标签内的5个面板，涉及到的属性内容主要有类的思想、实例名称、性能复杂性等。下面，我们以直接插入为例进行阐述：Individual：直接插入排序算法。转化为具体文字描述：某个有序序列[1...，i-1]，共有i-1个元素，若要插入r[i]，那么，序列的元素个数就变为i个，新序列为r[...i]。在插入时必须注意存放序列的数组不准越界，可采用顺序查找算法，在r[0]的地方设立一个“监视哨”，任何插入操作均是从“i-1”向前挨个搜索，记录能在查找过程中顺序往后移动一个位置。简而言之，排序的过程需完成的插入操作有（n-1）次。将序列中的首个元素作为最简单的有序序列，并从第二个记录开始依次添加到该序列中，直到全部记录均入到序列当中。这里的序列是采用关键字进行排序的。
四、结语
随着社会的发展，档案数字化的进程进一步加快，数字化档案建设取得了一定的成效，但仍存在不少问题。因此，本文以本体构建论为基础，利用本体的思想与方法，对档案领域的知识进行组合与整合，并通过规范的形式化语言进行描述，以进一步提高数字档案管理效率。
[关键词]高校档案管理;现状;对策
一、高校档案的基本概念及目前现状
（一）高校档案的基本概念
高校在教学、科研、学生学习、管理过程中凝聚而成具有保存或参考价值的档案资料，是一种不能再生的信息资源，是从事教育教学活动、学校管理、教科研工作和教育督导评估必不可少的资料。作为历史的记录、知识的载体之一，它包括文件资料管理、校园文化建设、教师履历管理、优秀课堂教学与教学实践记录、学生学习和生活管理、学籍管理、招生与毕业就业工作、教学研究等方面的文字材料、声像、电子资料，记载着全校师生员工的德、能、勤、绩，汇集着最原始、最可靠的大量信息。同样，学校档案真实客观地记录了学校发展的历程，是学校重要的信息资源，对学校具有重要的推进作用。
（二）高校档案管理现状
随着高校近几年的规模化发展，高校的档案管理工作也面临着巨大的挑战，其主要问题表现在：
1.档案管理工作地位低、领导重视不够。随着高校在“十一五”期间的规模化、跨越式的发展，各种大型重要的会议活动、重大的实验实训建设、科研项目与改革等重要的工作内容与日俱增，相应高校的档案管理工作也愈发显得重要。但由于受到传统观念的影响，很多院校没有明确的思考，只是简单的把档案工作看成一项基础性工作，提供查阅等服务，而没有看出这项看似基础的工作却对学校长远的决策提供最有价值的依据，在实际工作中没有给予档案工作足够的重视。
2.档案管理机构设置不健全。目前许多高校甚至没有配备专职的档案工作人员，只是把档案工作作为办公室工作的一项职能，而办公室工作繁多，对档案工作必然会有所“轻视”，特别是各部门的兼职档案人员身兼数职，他们最大程度上也只能按照归档范围收集档案资料，而具体的分类、录入、利用等工作无力为之，更难以专心致力于档案管理工作的钻研。
3.资金投入不足、硬件条件差。由于投入的经费不足，一些高校的档案管理部门档案信息化建设所需的设备、馆舍等基础设施不够健全，信息化程度不高，计算机管理功能未能发挥作用，还不具备高效的检索体系。另外还存在着一些学校受办学用房的限制，连基本的档案库房、阅览室、办公室“三分开”，都很难实现。
4.档案工作的管理方式落后。在信息化时代的今天，手工还运用于文书的整理立卷、归档等档案管理工作中。这样就造成立卷程序和方法还有点传统，即根据文件的主要特征或文件的类型，把所形成的全部工作文件进行区分和初步组合，然后检查、调整卷内文件，拟写案卷题名，排列卷内文件并编号，填写卷内文件目录和备考表，编制案卷封面，并对案卷进行装封。这种程序繁琐，工作量大，而且因立卷人的素质、观念的差异，往往是一卷相同的档案出现不同的形式。
二、高校管理发展趋势
（一）树立科学发展理念，用观念创新助推档案管理
观念创新是推进高校档案管理工作的前提，重点要树立三种观念。一是“以人为本”的档案工作观念。一切工作都应该围绕如何服务和促进人的全面发展，特别是教师队伍教学水平的提高和学生整体素质的提升。二是全面发展的档案工作理念。坚持高校档案建设与院系、职能部门二级档案建设的全面发展，并通过宣传，使全体师生员工增强档案意识。三是协调发展的档案工作观念，加快高校档案工作发展步伐，促进档案工作与高校各项工作全面协调发展，更好地为学校的发展服务。
（二）推动档案信息化建设，提高现代化水平
首先要求档案工作人员要解放思想、树立信息化意识，熟练掌握信息化管理工具的使用。目前由于软件的限制和办公条件的约束，很多学校只是实现了档案的目录级管理，并没有实现全文存储，更谈不上计算机辅助管理等。所以在保障了人员条件外，还要加大对档案管理信息化建设的投入。制定出详细可行的档案信息化、数字化得标准。充分发挥校园网在档案信息化建设中的作用，为查询者提供网上查询服务。
（三）立足于法，搞好建章立制工作
法制化是做好档案管理工作的基础，要做好档案管理工作就必须以依法治档为根本，实现档案管理制度化。只有坚持与时俱进，才能适应新形势，开创档案管理工作的新局面。因此，日新月异的形势对档案工作人员在业务知识、科学知识以及管理操作能力等方面都提出了新的更高要求。档案事业的发展必须坚持走依法治档的道路。只有实现档案管理的制度化，档案管理工作才能发挥应有的作用。
（四）引进、培养人才，加强档案人才队伍建设
关键词：云计算；高校；档案管理；研究
随着信息化技术的不断发展，高校的档案管理技术也面临着由传统的管理技术向信息资源现代化和共享化转变的巨大机遇和挑战，尤其是近年来新兴的云计算技术给高校档案管理技术的发展带来了新的机遇、提供了新的思路。云计算作为一项具有时代性的新生产物以其强大的功能在某些领域得到了基本应用。高校档案管理工作涉及到人事信息、图书资料和设备等诸多方面信息安全和保密问题。随着互联网络信息化不断推进，高校档案管理工作中需要处理的档案信息成几何级高速倍增，因此档案管理正面临前所未有的压力。这不仅要求档案管理者熟练掌握业务本领，更要求档案管理平台能够满足对庞大数量且多元异构的访问信息进行存储和管理。现结合高校档案管理工作实际情况及遇到的问题，通过对“云计算”技术的剖析和解读，对高校档案管理平台进行了初步探索和研究，并针对在其应用实际中可能遇到的问题进行了分析。
一、云计算概述
云计算理念是Google首席执行官Eric Schmidt在搜索引擎大会上首次提出的[1]。云计算是基于现有互联网技术发展起来的一种基于互联网的数据信息及相关服务共享模式，是一种新兴的共享架构方法。云计算的基本原理是用户所需录入、引用和处理的数据信息是存储在互联网大规模服务器集群的数据中心中，并非在用户的个人电脑和个人移动终端设备上运行和存储。由数据中心的管理者负责其正常运转和维护管理，保证其有快速的计算能力和充足的存储空间来供用户使用，用户可以在任意的地点和任意的时间没有任何限制的情况下接入互联网的终端设备。就如同家庭用电由电厂统一供电和家庭自己用发电机单独供电一样，统一供电的成本和便捷程度远胜于单独发电，同样云计算相比传统的网络服务优势也是如此。也可以这样讲，云计算技术应用中，任何基于互联网的信息资源、网络服务和数据处理都可以像电厂统一提供用电一样方便快捷。
二、云计算的发展现状
在网络科技高度发达的今天，云计算技术发展极为迅速，基于云计算的各种实践和应用也不断增加。微软、IBM等世界知名公司从2006年就开始纷纷推出了自己的云计算平台。国内的云计算技术的应用与发展也呈现激增态势，各政府职能部门也相继推出并实施基于云计算技术的各类管理平台。
在实践应用方面，云计算在高校档案管理领域还没有成功的应用案例。而在理论研究方面，国内档案领域早在2009年就有研究人员开始关注云计算的相关理念与技术。但是云计算的理念在高校档案管理方面的应用和研究还处于摸索阶段，有关云计算对高校档案管理产生的巨大影响、以及对档案信息存储、使用处理和共享等方面的研究涉及很少。
三、基于云计算高校档案管理平台的特点
高校档案管理平台涵盖人员、图书资料、设备等各个方面的信息，信息量大。基于云计算技术的高校档案管理平台是由基于互联网络的服务器集群来实现。数据信息的存储、管理和使用无须在本地计算机或者服务终端上执行，而是存储在网络计算机集群的数据处理中心中，并通过一定的网络协议来保证数据的安全性和便捷。基于以上分析，基于云计算高校档案管理平台有如下特点：
1.云计算能够提供完善的信息资源服务能力，有利于提高档案服务和管理水平
随着高校事业的发展，各类数字档案信息数量快速增加，高校档案管理和服务水平亟待提高。云计算技术以相对独立的应用软件为载体，将各类零散存储的档案信息加以整合，为使用者提供通用统一的登入方式，将各类应用服务最大限度进行集成，提供一站式服务，将传统的数字化档案检索方式拓展至服务云端，大大的提高数字档案馆的管理和服务水平。基于云计算的高校数字化档案管理平台能够充分发挥自身优势，提升数字化档案服务和管理能力，使高校数字化档案管理最大程度发挥自身功效。
2.云计算能提高高校档案信息服务的可持续性
传统的档案信息往往存储于某台固定的服务器上，一旦服务器遭遇病毒或恶意程序的攻击，档案信息资源就无法实现网上利用。而在云计算模式中有强大的服务器集群做支撑，用户的数据信息和程序分布在不同的物理服务器上，即使某台服务器出现故障。其他服务器也可以快速便捷的将出现故障的服务器中的数据信息快速备份到其他服务器上，继续来提供服务。
四、基于云计算高校档案管理平台面临的问题
云计算作为一项新兴的网络技术，在高校档案管理上的应用还处于探索和研究阶段，还面临诸多问题。
（1）信息安全问题。基于云计算的高校档案管理平台主要依托互联网来对信息的存储和使用进行管理，而互联网上的各种安全问题也与之相伴。传统的档案信息存储在本地存储设备，安全性有很大的保障。而云计算模式下的档案信息将会不可避免的遇到诸如网络病毒、恶意程序的攻击。因此如何确保档案管理平台数据信息的安全是合理应用云计算技术的关键性问题。
（2）执行标准问题。基于云计算的高校档案管理平台目前国内乃至国际上没有通用的执行标准，而通用的标准对于一项新兴技术的发展有着至关重要的作用。怎样的“云”才是统一标准的计算云，目前云计算应用领域尚无定论，在高校档案管理应用领域需要更加积极和努力的探索和研究，制定利于该技术理念顺利普及和推广的执行标准。
在信息网络化和资源全球化的今天，云计算技术的出现打破了传统的数据信息存储、处理和共享的模式，形成了一个全新的信息管理与服务体系。但是，目前云计算技术的应用还处在初级探索阶段，各种与之相关的技术和配套设施还在不断的完善中。而云计算概念的出现及应用给高校档案管理带来了新的发展机遇。高校在档案管理过程中，需要积极应对现有的各种问题，改变传统的数字化档案使用和管理模式，充分利用云计算提供的强大资源整合能力来提高数字档案管理的整体业务能力和服务水平，这对于高校档案管理模式和应用服务方式等方面都具有积极意义。
参考文献：
一、当前企业档案管理中的主要问题
（一）档案管理信息化的意识薄弱在实际情况中，部分企业仅仅是简单的将其看作是档案存储、使用方式的改变，没有认识到这是企业管理理念的转变，没有考虑到建立一个综合性档案管理信息化系统。有一些企业错误地认为档案难以给企业带来经济效益,盲目的把资金投入到其他建设项目,对档案事业疏于建设和管理,对档案信息化建设所需设备和配备不予以重视。
（二）管理人员素质有待提高在档案信息化建设中，管理人员的综合素质较低。档案信息化管理要求管理人员不仅有一定程度的专业管理能力，而且必须掌握信息技术处理能力，同时也要对企业的工作流程和工作方式有着深刻的了解。可是现有的企业档案管理人员很少具备这样完备的综合素质，难以满足信息化档案管理的高要求。
（三）信息化建设尚未完善随着信息化的不断深入,档案管理基础数据技术的标准化无法满足企业的需求,严重影响了档案信息的及时性、准确性和规范性,令企业遇到了许多本可以避免的问题。除了上述几点问题外，还有许多细节方面的问题也需要企业时刻关注。首先，要做到对员工的信息审核和更新，信息化档案建设依靠的是信息技术，可是档案的管理以来的人，对于老员工的离职和新员工的加入，档案管理要跟进。其次，对于档案的管理要注意安全措施，档案是一个人的个人信息和企业内部资料的集合，要加强安全管理工作。
二、完善档案管理信息化的策略
（一）从企业内部强化档案管理理念档案管理信息化管理理念直接决定信息化建设的实施力度及信息化的程度。加强档案管理信息化建设,领导者要把档案信息化概念和期许转变成实践及现实,正视档案管理建设的艰巨性和复杂性,在资金、人才、设备等方面进行合理和准确的投入,针对内部档案管理工作的各项问题，不仅要予以关注，更要在具体操作上予以支持。
（二）引进优秀管理人员信息化管理建设对于企业来说是发展的必要历程，企业的档案管理信息化需要引进优秀、专业的管理人才，在工作中对其教育和培养，完善企业的档案管理工作，促进企业实现档案管理信息化，推动企业进一步发展。企业针对管理工作需要引进科学的管理方式和管理体系，为企业档案管理提供制度保障和人才支持。
（三）完善企业信息化建设企业应针对档案管理的信息化投入设备、人力和资金支持，为企业的档案管理建立更为有效的管理模式。档案的信息化管理能够建立有效的管理搜索模式和管理利用方式，能够立足于企业档案的特点,建立健全企业档案信息数据库。譬如企业项目数据库,能够集合企业在项目规划、项目立项、项目建设以及企业资料等有关信息,为进一步开拓市场和技术创新提供参考。
三、总结
实现档案管理信息化是企业发展的重要方向，企业的档案和信息是企业建设和发展的见证依据和发展保障，在现如今的信息化时代，信息化建设是大势所趋，健全的信息化档案管理能够给企业的发展带来巨大的帮助。相信随着信息化的发展，不仅是档案管理，在更大更广的范围内，信息化建设都会成为企业发展的推动力。
作者：邹玉玲单位：海南省建设项目规划设计研究院
关键词：计算机技术；档案管理；企业管理；阶段
中图分类号：G27文献标识码：A
根据计算机技术在企业现行文件和档案管理中应用的环节、功能及运作的不同，可以把其划分为以下三大阶段：
1 现行文件和档案管理分别应用计算机技术阶段
现行文件应用计算机技术源于企业管理信息系统（MIS的建立，什么是MIS，解释不一。虽然各自的文字表述不尽相同，但有两点内涵是共同的，即其一，管理信息系统的建立是依托于企业管理职能系统，并为之服务。它一般都先从会计核算电算化开始，应用商品化的会计软件管理帐务、应收和应付帐款及固定资产核算。在会计核算电算化的基础上完成财务管理电算化，运用计算机辅助完成财务分析和编制财务计划。随后，把计算机技术扩展到采购、销售、库存及人事管理。运用计算机实现财务管理及这些管理在数据上的一体化处理，极大地提高了企业管理的效率。最后，再把计算机技术运用于生产管理，实现生产计划编制和生产指挥调度的计算机化；其二，管理信息系统的职能主要是对正在形成的现行信息进行收集、加工及处理。
现行文件应用计算机技术是现代企业加强各项管理所需要的，是企业管理运用计算机技术的直接体现和必然结果。
档案管理应用计算机技术主要是用于档案整编、检索、统计及借阅等业务职能。主要包括：其一，用计算机编制档案检索工具。以著录项目组成档案机读目录数据库，然后按不同的要求，利用库内数据自动编制案卷目录、专题目录、分类目录等；其二，用计算机进行档案检索。按照档案著录项目中所标识的内容特征和形式特征，检索出符合不同利用者要求的档案目录及其原件；其三，用计算机对档案管理中形成的各种数据或情况，包括入库与出库数量、库存空间占有率，档案调阅、归还等进行登记与统计。
总之，在计算机技术应用于企业管理之初，现行文件和档案是各自分别运用计算机技术解决原由手工操作的各项文件管理工作。
2 现行文件和档案管理综合应用计算机技术阶段
由于现行文件和档案管理是具有承继联系的密不可分的两个阶段，所以任何一阶段应用计算机技术不仅会对另一阶段的工作带来影响，而且其系统功能的发挥也受制于另一阶段的工作状况。因此，为了实现现行文件和档案管理不同阶段文献信息资源的共享和交换，减少数据的重复输入，规范各系统的数据接口，就需要加强现行文件和档案管理综合应用计算机技术的研究，开发文档管理一体化系统软件。目前，一些企业已经自行开发或购买了文档管理一体化系统软件，进行现行文件和档案管理的综合化管理。
第二阶段不同于第一阶段的特点和难点在于，现行文件和档案自动化管理子系统之间的接口。现在各企业应用的文档管理一体化系统软件在其结构设计和功能上不尽相同。
不管企业应用的现行文件和档案计算机管理系统软件的结构与功能有怎样的差异，但它们基本上都是遵循现行文件和档案手工管理的程序和方法。计算机技术的应用仅是使原有手工管理更加规范化、系统化及效率化，并未对现行文件和档案管理基本理论产生根本影响。
3 电子文件阶段
电子文件这一概念的出现是近10年的事。1996年12月，国家科委在北京召开了全国CAD应用工程工作会议，会上宋健主任指示：这件工作要请国家技术监督局和国家档案局参加。国家档案局很重视电子文件的管理问题。1996年9月成立了“电子文件管理、归档研究领导小组”。1998年1月9日，王刚同志在全国档案局长馆长会议的讲话上也指出：要在1997年研究制订的《计算机辅助设计电子文件应用光盘存储、归档及管理要求》试行稿国家标准的基础上，在35个企事业单位进行试点，为实现我国电子文件管理规范化和现代化探索办法和积累经验。1998年8月11日－13日，国家档案局档案科学技术研究所召开了电子文件管理研究专家研讨会。该会的中心议题是对《电子文件归档及电子档案管理概论》和《办公自动化电子文件归档及电子档案管理方法》、《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》两个标准的征求意见稿进行修改、补充及完善。1998年8月23日，国家档案局科学技术研究所和外事办又联合承办了“电子文件归档管理国际学术研讨会”。可见，有关电子文件及其管理问题的研究与应用正在紧锣密鼓地进行。
关于什么是电子文件，我国《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》GB／T17678－1999把电子文件解释为能被计算机系统识别、处理，按一定格式存储在磁带、磁盘或光盘等介质上，并可在网络上传送的数字代码序列。为了全面、准确地把握电子文件的概念，不妨从与其最临近的概念--机读文件入手。
机读文件仅指计算机识别的文件最早产生于本世纪40－50年代。这一概念经过近半个世纪的发展演变，至90年代逐渐被电子文件所代之。从机读文件到电子文件不仅仅是概念叫法的变化，而是标志着计算机技术应用于文件管理的不同发展阶段。弄清这两个阶段的差异，有助于深入认识电子文件的形成和管理特点。两者的主要区别在于以下四方面：
其一，生成环境。机读文件中的关键词是“机读”，即“能够由计算机输入装置读出的”文件。所谓“读”包括两层含义：第一，通常指信息从一个存储区读到另一个存储区；第二，从某一形式的记录媒体，如磁带读出信息。可见，复制和识别是机读文件的主要特点。在这一阶段，计算机读出的文件不是由计算机制成的，它源于纸质文件的输入。与机读文件不同，电子文件则包括在计算机上直接生成的文件。它是企业管理和科技开发信息化的产物，是研究和应用CIMS的必然结果。
其二，管理模式。机读文件的管理模式是模拟现行文件和档案手工管理的程序与方法，因此对原有现行文件和档案管理体系的影响是非本质性的。而电子文件的管理模式不是建立在独立的现行文件和档案的管理体系基础上，它是建立在管理手段与现代信息技术的高度结合的基础上。它要按照现代企业管理、科技开发及生产的要求重组管理体系，根据电子文件形成和作用的特点划分管理程序与方法。
其三，存在形式。机读文件的存在形式一般为磁带、磁盘及光盘等有形介质。而电子文件的存在形式则不仅包括有形介质，还可以是网络上传递的代码序列。
其四，管理者的构成。在机读文件阶段，纸质文件管理者是文献信息管理者构成的主体，而且文献信息管理者是独立的群体。而在电子文件阶段，电子文件信息管理、开发人员和载体维护人员将是文献信息管理者的构成主体，但文献信息管理者将不再是独立的群体，文献信息管理者已不能独立承担起文献信息管理职能。文献信息管理系统功能的发挥将取决于文献信息管理者、企业管理及技术开发人员的有机结合和共同努力。
4 结语
综上可见，从机读文件到电子文件概念的发展演变，体现着管理信息和科技信息、现行信息和历史信息、动态信息和固态信息的高度集合。随着以计算机技术为基础的现代科技的普及和发展，以及企业运用计算机技术解决生产、管理问题的迫切需要，将使得企业利用计算机技术辅助各类作业过程成为必然与可能。
参考文献
关键词：高校档案；6S管理；标准
档案是包含大量知识和各类信息的文献。高等学校档案，是指高等学校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。作为高校档案管理人员，在工作中，应尽可能将科学的管理方法与管理思路引入这一工作领域，将高校档案这一重要工作规范化，从而更好地发挥高校档案在高校发展中的重要作用。
1 68管理的概念
6S管理起源于日本的5S管理。“5S”是指整理（Seiri）、整顿（Seiton）、清扫（Seiso）、清洁（Setketsu）、素养（Shit suke）等5个项目，因日语的罗马拼音均以“S”开头，简称为5S。我国企业在导入5S的实际运用中增加安全（Safety）这一新的要素，形成了现在所谓的“6S管理”。
5S管理在日本企业的现场管理中经常被采用。“5S管理”的精髓是通过“现场管理”来提高企业的效率和提升劳动者的素质，从而形成企业自身的管理文化。“6S管理”的理论基础就是运用“系统”的概念以及辨证的观点，科学地处理现场各元素之间的关系，从而形成一种科学、高效的管理方法。
2高校档案管理工作的意义
首先，高等学校档案管理工作是高校教育事业发展的重要基础。高校无论从管理的角度还是从系统建设的角度，都需要一系列档案作为工作的考查凭证，提供必要的参考数据。为教学和管理的各方面评估提供素材与数据，为学校的校史撰写提供材料和资源。
其次，高校档案管理工作作为一个专项、有序、长期的重点工作，能将校内分散的、无序的各类档案资源科学管理，集中统一，分门别类，为高等学校的评估、建设、管理、科研等提供详实、准确、丰富的信息储备。
最后，透过高校档案管理的工作情况，能看出高校管理工作的水平。优秀的档案管理体系能提升高等学校自身的形象。高校在常年的各项管理工作中会形成一系列的文字档案、管理文件。这些文件材料的归档科学性、规范性以及质量的高低，都是高校档案管理工作赖以生存和发展的基础。
3高校档案管理工作中存在的问题
3.1高校档案数量庞大，类型复杂
随着高校各项建设及改革的不断深入，高校档案的数量骤增。档案的种类也越来越复杂。这些新的变化对于档案管理提出了更高的要求。不仅各级各类党政管理文件需要经常归档，而且诸如教务管理文件、教学日志以及在教学活动中形成的材料和数据，也同样具有留存价值。在当今电子信息化时代，出现的电子档案更是种类繁多，如何科学地归档，都是需要研究的课题。除此之外，竞赛中的奖状、奖杯、锦旗等，数量繁多，类型复杂，都需要在档案管理中全面考虑。
3.2部分学校档案管理工作制度需进一步完善
目前，许多高等学校已经把档案管理作为一项重点工作，但仍存在档案管理制度不健全的现象。比如，各个院系文件管理各自为政，没有统一、标准的管理制度和原则。档案管理现场混乱，档案查询不便。档案的摆放也很随意，借阅及返还没有相应的制度，经常出现文件的流失。档案的保护措施欠缺。管理工作制度等方面投入力量不足，制度不健全，致使档案管理工作效率低下。
3.3档案管理人员队伍建设缺乏，业务水平有待提高
目前，很多高校档案管理人员对于档案管理的专业知识比较缺乏。档案管理工作由其他人员兼职，没有专门的档案管理员，人员流动也比较大。而档案管理工作是一个时间周期较长的工作，只有长期从事该工作，才能对档案的归档位置、原则甚至具体内容有所了解。“不稳定”使档案管理工作的持续性难以保障，档案管理工作的随意性太大，为规范档案管理工作带来了难度。
3.4档案管理基础设施不到位
许多高校由于长期的投入不足，档案管理基础设施建设明显匮乏。经常出现档案管理场所面积太小、环境脏乱、安全隐患众多、技术水平有限等问题。这些对于档案管理工作的进一步开展都带来了极大的限制。基础设施不到位，档案管理工作疲于应付，不能真正为高校发展提供有效资源，严重影响了高校档案管理水平的提高。
3.5档案管理手段落后，档案信息利用率不高
有些高校档案管理没有利用现有的科学技术对能够信息开发的内容进行开发利用。各院系档案管理没能相互借鉴和交流，比较封闭，导致信息内容不一致。现在高校计算机网络已普遍应用，但是高校的档案管理工作还没有充分实现网络信息化，导致许多高校档案管理没能充分发挥作用。
4“6S管理”在高校档案管理中的可行性分析
“6S管理”应用于高校档案管理，是学校实施战略管理和品牌建设的必然。本文对其在高校档案管理中的适用性作如下分析。
4.1整理
有意识地培养管理者的文件整理习惯，逐步培养效率、节约方面的素养。明确区分“要”与“不要”，清除无效的档案文件。无用的文件彻底丢弃，而不是简单地收拾后又整齐地放置。学校行政管理通过整理、无纸化办公等，降低档案管理的材料成本，提高管理效率。
4.2整顿
确定文件档案的放置场馆，明确各类档案的归档位置。文件归档要定点、定容、定量，划线定位，做好标识。明确统一的归档原则，归档位置和档案要一对一表示，表示的方法要全校统一。校内各院系要建立二级档案记录，归档工作要严格按照校级归档原则和表示方法。校级档案管理部门加强管理，进一步提升档案管理的能力，提高工作效率。
4.3清扫
培养管理者良好的环境保护意识，养成在文件档案馆的良好的清扫习惯，保障各类设施设备正常运行。将岗位变得无垃圾，无灰尘，干净整洁，创造干净整洁的档案存放环境。档案管理部门要制定清扫标准，作为规范张贴在显著位置。优化档案管理整体工作环境，促进工作绩效提升，保证学校档案管理事业持续健康发展。
4.4清洁
将之前整理、整顿、清扫后取得的良好成果维持下去，将持续科学的档案管理制度化、习惯化，在此基础上进一步提高工作效率。
4.5安全
树立档案安全高于一切的档案管理思想，把工作现场的每一步工作步骤罗列出来，分析每一步工作是否可能造成安全隐患，保证档案文件的文本安全和信息安全。
4.6素养
养成好的习惯，人人依规定行事，做事简洁明了，从而提高全员档案管理水平。在“6S管理”工作中营造团体精神，强化教职员工和管理层各方面的安全责任意识和安全措施的落实。
5“6S管理”高校档案的实施
实施推行“6S管理”，要以实为本，实学，实做，不放过任何一细节，全体人员全力以赴地将科学的管理方法落实到位。高校档案6S管理可按照以下6步实施。
5.1合理搭建“6s管理”的机构框架
组织机构的健全是“6S管理”有序开展和持续推进的组织保障。因此，“6S管理”在高校档案管理工作的推进过程中，必须建立有明确负责人的组织指挥机构。各项工作都要配备专门的人员负责，真正做到全员参与，上下齐心，着力推进。
5.2相关人员强化培训
推行“6S管理”首先要对相关人员进行培训。有组织、有计划地开展教育培训工作，以此推动全体档案管理人员掌握“6S管理”的科学管理理念、原理、工作内容、程序和注意事项。
5.3对现场的情况进行调查分析，找出存在的问题，提出整改方案
管理者需深入到档案管理的现场，调查分析，找到管理中存在的问题，针对问题讨论研究，并依据“6S管理”模式，提出整改方案。
5.4进行现场设计，绘制定置图
根据现场情况，确定文件档案的放置场馆，明确各类档案的归档位置。定点、定容、定量，划线定位，做好标识。明确统一的归档原则，归档位置和档案要一对一表示，表示的方法要全校统一。
5.5“6S”高校档案管理的展开
“6S”活动在高校档案管理展开的过程中，要密切关注每个环节，及时发现管理和设计中出现的问题，并给予纠正。
5.6“6S”高校档案管理重在坚持
“6S”高校档案管理并不是什么高深莫测的理论，关键在于根据既定的要求，持之以恒地贯穿到日常的工作中。既然开始了，就要坚持执行下去，并把工作的要求落实到管理的每一个细节。只有做了，坚持了，做好了，才能使高校的档案管理水平得到提升，才能为高校其他工作的开展提供一个良好的资源和信息平台。
一、来源原则在电子档案时代对电子档案管理的意义和作用
1.来源原则体现了电子文件形成的相互关系
档案实体根据来源原则的要求进行划分，为了保证档案实体之间的相互关联，证明档案之间并不是孤立存在的个体，就需要明确该档案产生的来源，是由何人在何种环境下产生的，遵循来源原则才能将上述的问题搞清楚，每份文件之间或多或少都存在某种联系，要想弄清其中的关系，我们必须要以来源原则为依托，保留相关的历史文件，不能将档案工作看作是杂乱无章的，毫无头绪的管理工作。当前的档案管理人员已经普遍认识到这点问题，所以在实际的工作中，注重关联性，将相似的、存在联系的档案规放在一起，这样不仅能够便于查找，也在无形之中体现出了档案管理的来源原则。
2.来源原则仍是现代电子文件管理应遵循的基本原理
来源原则曾经深受美国相关工作者的重视，他们认为来源原则在所有档案管理原则中的地位不可动摇，究其原因，是由于来源原则具有一般原则不具备的优势。其一，文件的完整性在该原则的帮助下得以保留；其二，更加体现出文件的重要性，使得文件的证据性得以保留；其三，为相关档案工作者在整理、编目档案的工作中提供可行性更强的指导方针。虽然来源原则在各个国家的应用方面存在差异，但是总的核心思想是一致的，即“来源”。其承载着档案管理的理论与实践。在来源原则发展的过程中，并不是一帆风顺的，其同样承受过大众的不认可，众多批评性的指责，但是这些批评的声音并不是针对来源原则本身的，而是涉及到如何应用这一原则的。
3.来源原则在电子文件检索系统设计和应用上具有无可替代的指导作用
我们认识到在过去的档案管理发展历程中，来源原则只应用在实际的档案管理中，并没有涉及到电子化的管理，所以我们并不清楚来源原则是否同样能够应用于电子档案管理中。在1988年的国际档案大会中提到了这样的一个观点，即档案管理的进步并不会影响到传统档案管理中的某些原则，这其中就包括来源原则。在后一阶段的大会中还指出，来源原则经过了众多考验才成为档案管理的基本原则，所以电子档案的管理中依然适用来源原则，并且还能保证信息的完整与可靠性。其中具有两个相对重要的原则，其一是外在的方面，其二是内在的方面，也就是要正确分析档案的内容。
4.来源原则在电子文件时代仍是基本原则
虽然电子时代的到来为来源原则带来一定冲击，但是仍然不能撼动其核心地位。相关人员可以将电子信息管理作为一项新的挑战，档案管理的发展不仅局限在同一个地区，在欧洲、美洲等众多国家均有发源地，无论在哪个国家，来源原则都能够轻易地应对档案管理工作中遇到的挑战与难题，他们在不同的角度印证了来源原则的价值，并且将其发展下去，赋予档案管理工作崭新的生命力。所以在电子时代到来的这一阶段，仍然可以适用来源原则，档案管理人员积极的将文件进行保管，进而对其编目与使用。此时，同样不能忘记来源原则的性质，它并不是一个抽象的概念，而是在特殊的工作中所产生的某一实际概念。
二、来源原则在电子档案运行和管理中应用
1.同一“来源”等同于文件的形成者及其组织机构。但在电子文件大量出现并迅猛发展的情况下，随着“重新组合”的概念和“海量处理”的操作日益普及和简便，文件形成结构、文件发生和流转权限乃至文件信息经常被重新组合，特别是那些来源不再严格对应于现存的机关或组织机构的大量电子文件，如何正确判定其来源变成为亟待解决的现实问题。
2.将“来源”等同于制发文件的资格权限。然而现实工作中往往存在着“授权”现象，比如跨部门之间需要授权制发机关名义的公文等，如果电子文件系统不对这种权限加以辨别，便难以划分来源。
3.鉴定电子文件的来源和证据价值，须保存文件的所有原始信息。计算机辅助文件管理计划以原文本为基础，要求每份文件都配有简介说明，并要求著录项目覆盖所有的相关信息。加拿大国家档案馆在这方面进行了有益的尝试：该馆将馆藏电子档案分为两类，电子纯文本信息（如电子邮件、文字处理文件、备忘录）和非纯文本信息（数据库、图标、记录单等）。并根据文件的不同来源，制定了不同的整理著录规则，主要内容包括：其一，关于文件形成者的信息，如组织机构、文件存放地点、成文日期及接收、存贮文件的日期等数据；其二，关于自动化系统结构的信息，包括数据的目标准则和使用工具等；其三，关于数据内容的信息，即数据的编目与相关联系，现有的检索工具、代码一览表等；其四、关于电子文件结构的技术著录：文号、硬件与应用软件、利用的状况等。至此，我们不难发现，只有遵守来源原则，才能保持文件之间固有的历史联系。否则，档案工作就会是任意的、主观的和缺乏原则的。要确定电子文件和档案的来源，不可仅要求完整地保护全宗与文件系列和按照原始顺序进行分类归档。要使电子文件及其运行遵循来源原则，必须正确说明电子文件及其之间的原始联系。同时，在分析文件形成者职能的基础上对电子文件进行管理是远远不够的，运用来源原则意味着档案工作者要识别和保护电子文件的原始结构，了解其在整个生命周期中文件组合的变化。
关键词：智慧档案 信息安全 档案管理
随着社会进程的不断向前推进，人类正逐渐从档案管理的传统时代走入数字时代，并在数字管理模式不断推行和普及的过程中慢慢走向智慧时代。但是对于档案管理这项工作而言，无论具体采取什么样的模式、使用如何的管理方法，档案信息安全问题都是其无法绕开的关键性一环。
一、何谓智慧档案
智慧的一个重要表现特征是“独立”，而“智慧档案”的概念从根本上延续了这样一种特征，成为能够实现独立管理和运行的，基于智慧时代、智能化两大背景所提出的概念，是伴随着云计算、互联网+以及大数据分析等技术逐渐被应用于档案管理领域而生成的一种智能化的档案管理模式和手段。从其所呈现出的基本特征来说，智慧档案具有强烈的开放性，是基于多样化技术的融合而展开服务与管理的技术集合；也是能够打破档案拥有者或所属管理区域、地域和时空上的界限，进行高度共享和信息传输的资源整合机构；更是一种能够不断吸收新资源、整合旧资源，依靠对外在形势和信息内容不断吸收、整合来实现自我更新和模式递进的可持续发展系统。而且从其展开服务的对象，以及生存与发展的必然性来说，所呈现出强烈的以人为本的特征，即意味着其一切发展、规划、细节设置和战略选择都必然基于社会大众对于智能化、服务性的心理需求，也意味着其管理必然更加具有针对性。
二、智慧档案的信息安全范畴
（一）信息传输安全
智慧档案之所以会给人们生活带来一定的便捷、给所有档案管理工作人员带来快速和高效，离不开基于网络和数字信息所产生的传输性。当今社会大量的档案信息通过云端存储、通过计算机在四通八达的网络当中进行点对点、甚至点对面的传播，而这其中绝大部分信息都是具有一定隐秘性、不可对外泄露和公开的内容，一旦云端被攻克，或个人信息传输记录被网络漏洞所窃取，那么随即而来的就是档案信息安全性的全面丧失。所以说，智慧档案的信息安全首先包括的是传输安全。
（二）信息介质安全
档案信息之所以会面临危险，除却上文所提到的传输漏洞外，还有诸多来自客观环境及人为的介质因素。当网络和计算机技术成为智慧档案生成的重要载体时，以计算机为代表的硬件设施，安全与否、其抗灾害能力如何就成为关系到档案安全的重要因素。举例来说，档案存储的外在介质，当遭遇到不可抗力灾害（地震、火灾或其他类型的自然灾害）时，其固有的信息数据很有可能随着外在介质的被破坏，或遭到严重的损害；再比如进行信息数据维护的工作人员一旦出现擅离职守，或工作失误对计算机操作和档案管理系统造成数据损坏、导致其无法还原和备份时，便极容易造成智慧档案独立运作系统的全盘崩溃。鉴于此，智慧档案生成和管理过程中所涉及到的各类介质以及工作人员的良性操作就成为维护其档案安全的重要因素和环节。
三、智慧档案的信息安全提升路径
档案管理的信息化、数字化和智能化进程是其不断发展并实现自我更新的必然趋势，但如何在延续和秉承这样一种发展历程的基础上，维系其信息安全，实现智慧与安全的和谐与平衡，是长久以来我国众多业内专家和科研工作人员始终专注于探讨和研究的重要议题。笔者认为“安全”是一个相对概念，就如同意识形态中的正确与否并不是某一种绝对值，是基于一定的参照对象而产生的一种评判标准一样，所以“安全”也是一个相对而生的概念。因此，对于智慧档案的信息安全，只能在原有管理模式上不断提升其安全指数，无法实现绝对安全、一劳永逸。
（一）重视智慧档案信息安全内涵，加强相关安全业务培训
基于上文中所提到的智慧档案的信息安全范畴，故而加强对于智慧档案信息安全的维护主要就是保障信息内容的完整性、可用性以及严密性。同时相对于传统纸质档案只限于纸质载体媒介的客观形式，智慧档案则将存储介质扩充为光盘、硬盘等一切可以用于存储数据的电子化载体，这就使得对其的安全性维护变得更加复杂与艰难；同时现阶段电子设备更新换代的频率日趋增高，在软硬件设备交替的过程中，其固有的用于存储电子信息和数据的载体是否能够完整地保留到下一个时代却是一个未知数（无数年前用于听取音乐的磁带因为录音机的停产和消失，已经推出了历史舞台，而且近年来传统CD和DVD随着数字影像的传播也开始呈现出消退的趋势）。
鉴于此，相关档案管理部门务必及时展开有关档案信息安全的业务培训，重视安全内涵、强化安全意识。从理论和实践两个角度出发，在提升其理论素养、促使广大工作人员从理论上了解我们当今社会技术和科技的发展趋势的同时，还要从实践操作的角度加强其基本的业务技能，提升其有关计算机网络应用技术、云端、大数据等的操作使用本领，强化自身的技能水平。此外，档案管理人员个人的职业道德、敬业态度也是档案安全链条中的重要一环，如果不加强对于自我严谨性的要求，那么人为原因造成的档案管理疏忽，所带来的损失亦是巨大的。
（二）打造互联网+物联网的安全监控体系
所谓的物联网就是物物相连而形成的网络，近年来频繁出现在生活中的“二维码”就是一个简单的物联网形式，是能够让任何物品都能够有效地和网络发生关联，快速实现定位、监控和管理的重要方式之一。那么将其与档案管理相结合，就能有效实现对于档案信息的追踪定位、对于维护其安全、生成具体的安全监控体系具有十分重要和直观的作用。而要想完善智慧档案的整个监控网络还需要从以下两个角度来开展和推进。
首先，对档案管理机构进行全方位立体监控，包括人口密集区、重要进出口通道以及档案借阅和查询大厅、微机室等。监控摄像头的设置要以灵活性和流动性为主，重要场所要实施多重控制，将指纹、门禁以及电子信息警报器等通过有效的程序设置，开发出对于安全隐患出现的警报功能。其次，构建重点档案网络，现阶段国内的很多档案都是“断本”产品，一旦被损坏或丢失后果不堪设想。因此针对重点档案要着重采用互联网标签和物联网系统，在维系日常的监控设施基础上，应善用网络进行追踪管理，使其不游离于档案管理的网络，一旦出现非常规走向，便可立刻在网络系统中做出警告和提示。
（三）云端分级，划分共享和安全指数
档案云端虽然是能够实现网络共享和平台公用的非常有效的档案管理方法，但是其所埋伏的有关信息泄露的安全隐患也是十分令人惶恐和担忧的。作为智慧档案的重要操作平台，为了维护其内部的信息安全，需要将传统的政务专网与物联网和互联网相结合来进行管理，通过彼此间的相互独立运作，来保障档案信息的安全、独立、不为外界所窃。而要想实现这一点，则要构筑严格的云端分级系统，将其内部所置档案信息的可共享程度、安全指数进行一定程度的划分，核心程度和密级要求越高的信息内容越需要置于与外界相互隔离的核心平台进行存储和管理；而对于安全要求和密集程度较低的非核心性档案则可以利用普通的云端进行管理。这样将有助于实现档案管理过程中云端共享和安全维护的所能融合共生的最大化。
（四）适时安全备份，降低风险指数
非人为的不可抗力因素，是能够对档案信息安全造成重大损害的症结之一。计算机网络硬件故障、各类自然灾害和不可预估性事故一旦出现对于档案，尤其是“孤本”档案所造成的危害无疑是致命性的。其不仅会威胁到档案信息本身的完整性，更会影响其使用价值以及日后可用性，所以在提高智慧档案的信息安全性同时，还要适时做好数据安全备份工作，以备不时之需。笔者建议档案工作者可对档案信息进行多重备份，并定期进行数据在线、脱机模式下的双重检验。备份至云端的数据需要及时构筑防火墙艺术、数字验证码及密码校验技术和入侵检测技术来为其安全性提升打下筹码。同时为了避免出现“一用皆可、一损俱损”的状况出现，数据的备份还要充分考虑到原始数据所处地区可能会诱发的各类自然灾害或是其它会威胁到档案安全的因素，并基于此搭建异地备份平台，必要时需要增加一定的资金和设备投入，来完善对于两地同其档案的备份与数据更新，以备突发事件下的特殊需求。
综上所述，智慧时代的档案信息呈现出一系列的优势与特点，但其中也存在着如何提升其安全性的问题。笔者认为，智慧档案是从原始管理到数字时代，再由数字时代进化到智能时代这种必然发展趋势下的必然产物，要想维护其安全性，就要在理解其内涵的条件下，从数据备份、云端分级和物联网监控等多重角度打造共性的安全系统维护网络，从而让档案建设事业不断发展的同时，进一步实现进步与安全的平衡，为我国的现代化档案管理事业提供更多的发展可能性。
参考文献：
[1] 刘迁.智慧时代档案信息安全的提升路径――以张家港市档案馆为例[J].档案与建设，2015（5）：21024.
[2] 杨来青.智慧档案馆是信息化发展的必然产物[J].中国档案，2014（6）：64- 66.
一、现行文件和档案管理分别应用计算机技术阶段
现行文件应用计算机技术源于企业管理信息系统（MIS的建立，什么是MIS，解释不一。虽然各自的文字表述不尽相同，但有两点内涵是共同的，即其一，管理信息系统的建立是依托于企业管理职能系统，并为之服务。它一般都先从会计核算电算化开始，应用商品化的会计软件管理帐务、应收和应付帐款及固定资产核算。在会计核算电算化的基础上完成财务管理电算化，运用计算机辅助完成财务分析和编制财务计划。随后，把计算机技术扩展到采购、销售、库存及人事管理。运用计算机实现财务管理及这些管理在数据上的一体化处理，极大地提高了企业管理的效率。最后，再把计算机技术运用于生产管理，实现生产计划编制和生产指挥调度的计算机化①；其二，管理信息系统的职能主要是对正在形成的现行信息进行收集、加工及处理。
现行文件应用计算机技术是现代企业加强各项管理所需要的，是企业管理运用计算机技术的直接体现和必然结果。
档案管理应用计算机技术主要是用于档案整编、检索、统计及借阅等业务职能。主要包括：其一，用计算机编制档案检索工具。以著录项目组成档案机读目录数据库，然后按不同的要求，利用库内数据自动编制案卷目录、专题目录、分类目录等；其二，用计算机进行档案检索。按照档案著录项目中所标识的内容特征和形式特征，检索出符合不同利用者要求的档案目录及其原件；其三，用计算机对档案管理中形成的各种数据或情况，包括入库与出库数量、库存空间占有率，档案调阅、归还等进行登记与统计。
总之，在计算机技术应用于企业管理之初，现行文件和档案是各自分别运用计算机技术解决原由手工操作的各项文件管理工作。
二、现行文件和档案管理综合应用计算机技术阶段
由于现行文件和档案管理是具有承继联系的密不可分的两个阶段，所以任何一阶段应用计算机技术不仅会对另一阶段的工作带来影响，而且其系统功能的发挥也受制于另一阶段的工作状况。因此，为了实现现行文件和档案管理不同阶段文献信息资源的共享和交换，减少数据的重复输入，规范各系统的数据接口，就需要加强现行文件和档案管理综合应用计算机技术的研究，开发文档管理一体化系统软件。目前，一些企业已经自行开发或购买了文档管理一体化系统软件，进行现行文件和档案管理的综合化管理。
第二阶段不同于第一阶段的特点和难点在于，现行文件和档案自动化管理子系统之间的接口。现在各企业应用的文档管理一体化系统软件在其结构设计和功能上不尽相同。
不管企业应用的现行文件和档案计算机管理系统软件的结构与功能有怎样的差异，但它们基本上都是遵循现行文件和档案手工管理的程序和方法。计算机技术的应用仅是使原有手工管理更加规范化、系统化及效率化，并未对现行文件和档案管理基本理论产生根本影响。
三、电子文件阶段
电子文件这一概念的出现是近10年的事。1996年12月，国家科委在北京召开了全国CAD应用工程工作会议，会上宋健主任指示：这件工作要请国家技术监督局和国家档案局参加。国家档案局很重视电子文件的管理问题。1996年9月成立了“电子文件管理、归档研究领导小组”。②1998年1月9日，王刚同志在全国档案局长馆长会议的讲话上也指出：要在1997年研究制订的《计算机辅助设计电子文件应用光盘存储、归档及管理要求》试行稿国家标准的基础上，在35个企事业单位进行试点，为实现我国电子文件管理规范化和现代化探索办法和积累经验。③1998年8月11日－13日，国家档案局档案科学技术研究所召开了电子文件管理研究专家研讨会。该会的中心议题是对《电子文件归档及电子档案管理概论》和《办公自动化电子文件归档及电子档案管理方法》、《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》两个标准的征求意见稿进行修改、补充及完善。④1998年8月18日－20日，在五洲工程设计研究院中国兵器工业第五设计研究院召开了CAD电子文件应用光盘存储技术宣讲演示会。⑤1998年8月23日，国家档案局科学技术研究所和外事办又联合承办了“电子文件归档管理国际学术研讨会”。可见，有关电子文件及其管理问题的研究与应用正在紧锣密鼓地进行。
关于什么是电子文件，美国联邦管理法规对其解释为“电子文件包括数字的、图形的及文本的信息。它可以记录在计算机能够阅读的任何一种介质上，并且符合文件的定义。”⑥国际档案理事会电子文件委员会的定义为“电子文件是一种通过数字电脑进行操作、传输或处理的文件。⑦我国《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》GB／T17678－1999把电子文件解释为能被计算机系统识别、处理，按一定格式存储在磁带、磁盘或光盘等介质上，并可在网络上传送的数字代码序列。为了全面、准确地把握电子文件的概念，不妨从与其最临近的概念——机读文件入手。
机读文件仅指计算机识别的文件最早产生于本世纪40－50年代。这一概念经过近半个世纪的发展演变，至90年代逐渐被电子文件所代之。从机读文件到电子文件不仅仅是概念叫法的变化，而是标志着计算机技术应用于文件管理的不同发展阶段。弄清这两个阶段的差异，有助于深入认识电子文件的形成和管理特点。两者的主要区别在于以下四方面：
其一，生成环境。机读文件中的关键词是“机读”，即“能够由计算机输入装置读出的”文件。⑧所谓“读”包括两层含义：第一，通常指信息从一个存储区读到另一个存储区；第二，从某一形式的记录媒体，如磁带读出信息。⑨可见，复制和识别是机读文件的主要特点。在这一阶段，计算机读出的文件不是由计算机制成的，它源于纸质文件的输入。与机读文件不同，电子文件则包括在计算机上直接生成的文件。它是企业管理和科技开发信息化的产物，是研究和应用CIMS的必然结果。
其二，管理模式。机读文件的管理模式是模拟现行文件和档案手工管理的程序与方法，因此对原有现行文件和档案管理体系的影响是非本质性的。而电子文件的管理模式不是建立在独立的现行文件和档案的管理体系基础上，它是建立在管理手段与现代信息技术的高度结合的基础上。它要按照现代企业管理、科技开发及生产的要求重组管理体系，根据电子文件形成和作用的特点划分管理程序与方法。
其三，存在形式。机读文件的存在形式一般为磁带、磁盘及光盘等有形介质。而电子文件的存在形式则不仅包括有形介质，还可以是网络上传递的代码序列。
其四，管理者的构成。在机读文件阶段，纸质文件管理者是文献信息管理者构成的主体，而且文献信息管理者是独立的群体。而在电子文件阶段，电子文件信息管理、开发人员和载体维护人员将是文献信息管理者的构成主体，但文献信息管理者将不再是独立的群体，文献信息管理者已不能独立承担起文献信息管理职能。文献信息管理系统功能的发挥将取决于文献信息管理者、企业管理及技术开发人员的有机结合和共同努力。
