时间：2023-06-06 09:30:22
开篇：写作不仅是一种记录，更是一种创造，它让我们能够捕捉那些稍纵即逝的灵感，将它们永久地定格在纸上。下面是小编精心整理的12篇干部人事档案服务，希望这些内容能成为您创作过程中的良师益友，陪伴您不断探索和进步。
【关键词】人事档案；作用；现状；建议
机关干部人事档案是干部在社会活动中的原始记录，是组织人事等有关部门在培养、选拔和任用干部等工作中，形成的记载个人经历、社会关系、德、能、勤、绩、廉及奖惩等方面的文件材料，是知人善任，选贤举能的重要依据。
一、干部人事档案的重要作用
（一）干部人事档案是组织、人事部门选拔、输送干部和专业技术人才的重要依据。组织、人事部门负责对干部进行培养任用，选拔、输送干部和专业技术人才时，除派人考察外，还必须查阅干部人事档案，了解其在德、能、勤、绩、廉等各方面的成长历程中的表现，对拟提拔、输送的干部进行全面分析，权衡利弊，择其所长，避其所短，因人制宜，充分发挥每个干部的积极性，建立一支高素质的干部队伍。
（二）人事档案是澄清问题，维护个人利益的可靠凭证。从其形成看，人事档案伴随干部成长的历程，记录着当时干部工作情况、参加各项政治、经济、文化活动的情况，是个人思想和行为的真实记录，是令人信服的历史证据。从其形势看，它保留着真切的历史标记，如当事人的亲笔手书或亲笔签字以及组织审核认可的机关印信等，它是个人历史和现实面貌的原始记录，能比较客观、全面地反映一个人各方面的状况。个人利益受损、兑现待遇、纠正错误、调整工资级别、职称评聘、合同鉴证、身份认定、退休等等，都需要档案作为信证，为解决问题提供可靠的线索或凭证，保障个人的切身利益不受到损害。
（三）干部人事档案为后人研究历史提供可靠依据。每一份干部人事档案都具有时代信息，反映当时社会经济、文化、思想理论等建设情况。所以说干部人事档案作为档案的重要组成部分，为后人研究今天的历史提供每一个时代及年代的共性信息。
二、干部人事档案管理现状
（一）工作人员兼职现象较多，责任意识淡薄。机关干部人事档案管理工作人员多为兼职人员，由于档案工作没有较强的时限性，工作人员兼职工作内容较多，造成档案工作者责任意识不强，使机关干部人事档案管理人员既不注意档案材料的收集归档，也不按照业务规范整理档案，更不善于学习现代化管理手段。
（二）领导重视不够，人员流动性较大。基层从事机关干部人事档案管理工作人员多数为办公室或人秘科工作人员，综合性工作内容较多，平时工作任务繁杂而重要，人事干部档案管理工作只是其中的一小部分，在行政管理和政务服务方面工作业绩比较突出，职务升迁较快，造成人员调动频繁，使人事档案工作者的业务水平始终处于初级阶段。再加上部门领导对档案工作指导较少，业务培训工作跟不上，使干部人事管理工作缺乏必要的业务知识，干部人事档案管理工作较落后。
（三）在干部人事档案管理中没有建立基本的规章制度。多数机关及事业基层单位在干部人事档案管理过程中，没有建立基本的档案管理制度，更谈不上健全干部人事管理制度，没有一个规范的管理标准，各自为政，主观臆断，分类混乱，参差不齐。
三、加强干部人事档案工作管理的建议
（一）提高认识，加强领导。首先，单位领导要高度重视干部人事档案管理工作，把它放在单位干部队伍建设的高度来对待，并将其纳入议事日程。其次，要建立档案管理领导小组，定期对档案管理工作进行检查、指导、督促，从严监督，严把归档材料质量关，发现问题及时解决。
（二）稳定档案干部队伍，加强工作人员业务培训。专职干部人事档案管理工作成绩小，职务晋升慢，直接影响到档案工作质量。因此部门领导要提高对稳定档案队伍重要性的认识，配备必要的合格的人事干部档案管理人员，科学设置职务、职称，调动管理人员工作积极性，鼓励干部人事档案管理工作者终身从事干部人事档案管理工作，以保证干部人事档案管理工作的相对稳定。对新上岗人员及在岗人员每年度进行定期培训，不断更新知识结构，精通专业知识，熟练掌握电脑知识和操作技能，不嗍视工作的新需要，向现代化迈进，使人事干部档案管理工作与时俱进。要不断强化干部人事档案管理人员的自身素质，使之树立强烈的事业心，责任心和政治责任感，以高度负责的态度，投入到干部人事档案管理工作中
（三）建立健全规章制度，强化制约机制。要进一步建立干部人事档案的材料审核、材料接转及干部人事档案质量通报登记等各项档案管理基本制度，不断充实内容，健全制度，及时纠正干部人事档案中发现的问题，确保档案内容真实可靠，维护干部人事档案工作的严肃性。建立岗位责任制，结合岗位责任对干部人事档案管理人员的工作任务、工作目标、职责权限和应遵守的纪律作出明确规定，促使工作人员积极主动、遵章守纪地做好干部人事档案管理工作。
一、干部档案管理工作存在的问题
（一）制度不到位，档案材料的归档缺乏必要的约束
由于我国档案法律服务工作起步晚，可借鉴的经验不多，基本上处于探索阶段，所以在操作过程中还存在一些问题：档案观念淡薄、人民群众对于档案的认识还处于一种模糊状态，加之经费有限使得宣传无力，档案立法只好临渊羡鱼。
（二）对干部人事档案管理工作的重要性认识不够
长期以来，一些领导对干部人事档案的重要性存在片面的认识，认为它是一项默默无闻的工作，出不了惊天动地的政绩，能应付办事就行了。一些档案管理人员也不具备强烈的档案使用意识，仅仅是“充当保管”的角色，严重影响了干部人事档案管理水平。
（三）档案归档不及时，材料收集不全，造成档案材料的流失
收集人事档案材料、补充人事档案内容，是贯穿于人事档案工作始终的一项日常性的工作。各单位政工人事干部变动频繁，没有专门的档案专业人士管理人事档案，很多代管人事档案的干部并不知道干部人事档案的工作程序，没有及时收集到应存入干部个人档案的材料，影响了干部人事档案的连续性。
（四）鉴别不准确，损害了干部人事档案的真实性
档案的鉴别工作政策性很强，必须遵循“取之有据，舍之有理”的原则。取之有据是指归入人事档案材料要有依据，符合上级的有关规定。舍之有理，是指决定剔除的材料，要有足够的理由，尤其是准备销毁的材料，更须十分谨慎，不能武断草率。有些干部人事档案，把不该归档的材料也收集进来，影响了对干部的真实评价。
（五）档案工作者自身不够重视
档案工作是一项业务性很强的工作，做好干部人事档案的管理，档案人员既要有一定的档案专业知识，更重要的是要有责任心。但是有的档案管理人员责任心不强、思想素质不够高，未经过培训就上了岗，对于自己分管的档案工作兼而不做或是沉不下心来，无心做好档案工作，这样使得档案工作搁浅。
二、做好干部档案工作的建议
（一）加强领导，增强档案意识
加强领导是搞好干部人事档案工作的关键，干部人事档案工作的好坏，关键取决于领导的重视程度。各级领导应充分认识到人事档案工作的重要性，并把档案工作列入议事日程，给予档案工作各方面的支持。一是从人员配置上保证专职专用，保证管理人员安心工作，尽职尽责；二是从经费上保证投入，档案工作需要的经费都给予支持，保证硬件设备符合达标要求；三是帮助解决干部人事档案工作中遇到的困难和问题，为人事档案管理工作的顺利开展提供有力保证。
（二）加强宣传，进一步提高人们对干部人事档案工作的认识
干部人事档案意识是人们对人事档案和人事档案工作了解的程度和认识的水平，关系每个干部的切身利益和政治前途。要加强宣传，使各级领导和干部人事档案工作人员充分认识到这项工作的重要性，把干部人事档案工作上升到政治的高度，具体负责地抓好、落实好。
（三）建立健全各项制度，确保干部人事档案的归档率
干部人事档案的流失，在很大程度上是因为归档不及时。要制定专门的干部人事档案归档制度，要在适当的时间统一进行清理、催收，以保证人事干部档案材料的归档率达到100%。
（四）做好业务培训，提高政工人事干部的整体水平
做好干部人事档案管理工作，必须要安排在思想上、政治上、工作作风、业务能力等方面过硬的档案管理人员。组织人事部门要定期对档案管理人员进行业务培训，让其明确干部人事档案的归档范围、具体操作程序，一是建立定期培训制度。采取举办培训班、到上级管档单位跟班学习等形式，不断提高档案管理人员水平。对新接手的干部档案管理人员要求培训才能上岗。二是建立定期指导制度。管档单位每年要深入基层指导工作，帮助基层单位人事档案管理上存在的困难，对存在的问题进行纠正。三是建立工作移交制度。新、老干部档案管理员工作移交时，要履行交接手续，原干部档案管理人员要负责处理好手上遗留的工作，使新接手工作的档案管理人员能更进一步地做好工作。
（五）加强现代化管理，建立干部人事档案信息网络管理系统
当今处于信息化时代，干部人事档案管理的现代化己提上日程。因此，领导和工作人员，要跟形势的需要，就必需更新观念，深入进行档案管理工作的改革，更好地跟上干部人事档案工作的飞速发展。
三、新形势下做好干部人事档案管理工作具有现实意义
（一）有利于发挥干部人事档案在选用干部上的基础作用
选拔使用干部，关键是知人善任。干部人事档案是全面考察了解和选拔使用干部的一个重要依据，维护更新干部信息及时，保证信息的真实可靠，就能为组织上准确选人用人提供重要依据。
（二）在日常工作中，常会碰到年龄、工龄、学历和待遇等方面的问题，不少都比较棘手
干部档案的服务效应主要体现在能为干部个人提供历史公正的凭证，可以为干部工作出据历次任职凭证、工资变动凭证、党团关系凭证、学历层次凭证等，为晋升工资、晋升职称、房屋公证、解决老干部待遇、机构人事改革等提供有价值的服务。
（三）有利于在学校的教师队伍管理工作中起着促进作用
（一）严把审查核实关
档案内容的真实准确是干部人事档案的生命和价值所在。为确保干部人事档案信息准确，我们建立了一套严格的审核制度，对不符合政策规定的学历、出生时间、参加工作时间等，依照有关规定给予重新认定；对符合标准的，填写验收卡，经审核人签字后入库，切实做到干部档案内容完整、分类准确、目录工整、查阅方便。
（二）严把收集鉴别关
坚持定期收集和日常催收相结合，对年度考核、专业技术任职、奖励等形成时间相对固定的材料，做到事前安排、事中指导、事后催要，定期集中收集；对新形成的档案材料，坚持随形成、随办结、随归档，确保各类档案材料即时归档、随时整理，进一步健全了干部人事档案材料收集的长效机制。为确保干部档案精炼、翔实，对收集到的每份材料都一一进行仔细鉴别，对不该归档的坚决退回，不符合要求的一律拒收，对缺漏的及时催交。
（三）严把规范管理关
我们坚持以制度管人，以制度管档案，将安全保密、查阅借阅、档案转递等八项制度全部上墙，建立了《查（借）阅干部档案登记簿》、《档案转递登记簿》、《档案材料销毁登记簿》、《接收档案登记簿》、《收、发档案材料登记簿》等台帐。为严肃纪律，我们实行“五不查”、“三不转”制度，即：无《干部档案查阅审批表》不准查、非正式党员不准查，本人不准查，未经批准不准查，涉及亲属不准查；个人带档不转，没有调函不转，接收单位不明不转。这些制度实施以来，有效地规范了档案查借转递工作，没有发生一起泄密、涂改和丢失档案的事件。加强干部人事档案管理的目的，是为了充分利用干部人事档案。为此，我们进一步创新服务手段，拓宽服务领域，通过强化服务来促进信息资源的开发，使干部人事档案更好地为干部工作服务，为医院改革与发展服务。
（四）实行信息式服务
为了更好地发挥计算机信息技术在干部人事档案管理工作中的作用，我们安装使用《干部人事档案管理系统》软件，建立和完善了干部人事档案数据库，并及时做好更新维护工作，动态化管理干部人事档案信息，可以准确快捷地进行打印或浏览，为干部选拔任用等工作提供了便捷服务。
（五）实行咨询式服务
关键词：高职院校；干部人事档案；管理与利用
abstract: higher colleges of the cadre and personnel records management and utilization of some problems, the author of the article to work, and to explore a number of practices and recommendations.
key words: higher vocational colleges; of the cadre and personnel files; management and use of
前言
近年来，我国高等职业教育管理体制改革取得了重大进展，合并升格的高职院校达1100多所，进一步完善了国家的高等教育结构，优化了教育资源配置，提高了办学质量和办学效益。合并后的高职院校是我们面临着许多新的管理利问题。干部人事档案管理作为学校的一项重要工作也存在着许多问题。
一、合并高职院校干部人事档案管理与利用存在的问题
许多合并高职院校是由一些不同学科、不同层次的学校（如中等职业学校）合并而来，原来的学校对干部人事档案没有自主管理权，长期以来不能引起学校领导层的足够重视，从而出现了诸多问题。
（一）领导重视不够，专业人员缺乏
合并的高职院校，干部档案管理实现了由被动式管理向主动式管理转变的模式，师资队伍迅速膨胀，干部人事档案管理的工作任务加重，然而，部分高职院校没有配备专用的档案库房，没有设立单独的编制，配备专职的人事档案管理人员，仅由组织人事部门配备兼职人员兼管这项工作，这样势必影响了组织人事部门其他工作的顺利开展，而且这种管理模式，缺乏对管理人员政治素质、业务能力、管理水平的培训与提高，使高职院校干部人事档案管理工作的理论探讨与深化，自身改革与发展受到限制。
（二）档案管理制度不规范，管理手段落后
合并高职院校由于先前的隶属关系、办学规模、管理方式不同等历史原因，导致出现档案管理制度规范不一，质量参差不齐、人员构成复杂、管理手段落后等问题。如归档材料没有统一的规格；收集过程中纸张大小不统一；档案材料没有进行规范整理，有的甚至没有进行科学的分类和装订；现代化的管理技术和手段尚未得到有效的应用。
（三）信息开发利用率差，发挥服务作用程度低
干部人事档案信息管理还处于封闭或半封闭状态和被动服务局面，人事档案信息资源的开发利用程度不高，往往大多只限于干部考察和发展党员等方面，在师资培养、人才选拔、人才稳定与年度考核等方面未能真正起到应有的作用。
（四）升级达标工作任务繁重
很多学校合并升格后，就赶上了中央组织部要求开展干部“三龄一历”审核工作的通知，这对干部档案管理提出了很高要求，而原先几所学校档案工作起步不同，有的学校已经经过了上级部门的检查验收，达到干部档案管理目标一级，二级或三级标准，有的规模甚至都没有按新标准整理过，为了达到同一个等级或更高水平，除“三龄一历”需要审核准确外，档案管理人员仅技术加工就有相当大的工作量。
二、解决高职院校干部人事档案的管理与利用问题的途径
（一）领导高度重视，提高档案管理人员素质
干部人事档案是记载干部个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作表现、工作业绩等内容的材料，是历史地、全面地考察了解和正确选拔任用干部的重要依据，关系到每位教职工的切身利益。作为学校领导，尤其是主管组织人事工作的领导，应充分树立起档案意识，合并高职院校应在机构设置和人员编制上给以充分保证；在档案经费上落实到位，增添必要的硬件设施；主动关心档案工作者的工作、学习、生活，当他们在工作中取得了成绩或圆满完成了工作任务时，主管领导应及时给以表扬和认可，同时还要让他们享受同等的升迁机会，这些措施最终可以促进人事档案工作绩效的提高。提高档案管理人员素质，是做好这项工作的重要依据。要做好人事档案管理工作，必须不断提高人事档案管理人员的自身素质，对在岗人员进行业务培训，系统地学习党和政府制定组织人事工作的政策、法规和档案专业理论知识，用档案方面的新理论知识武装头脑，开阔眼界，指导工作，以适应新时期高等职业教育事业发展对高校干部人事档案管理的新要求。
（二）加强规章制度建设，提高档案管理的现代化水平
建立健全一套完整科学的干部人事档案管理工作规章制度，使工作有序，有据可依，保证人事档案工作逐步法制化、制度化、规范化，真正发挥人事档案“见证历史”的作用。完善档案的保管、利用、借阅、保密、归档、鉴别制度，及时收集、补充、更新和完善人事档案材料，对收集档案材料，从手续是否完备，表述是否准确、精练，观点是否明确等方面进行认真细致的鉴别，使人事档案的收集和归档工作真正做到不丢失、不积压、客观真正地反映事实。顺应时代的发展，增加资金投入，严格执行现代化管理标准，注重信息的准确性、唯一性，做到划分准确、排列有序、条目清楚、查找便捷。
（三）建立信息网络，充分发挥服务效能
干部人事档案管理信息化包括两层含义：一是要把档案中的手写文字信息电脑化、数字化；二是要把数字化的信息网络化，要能实现网上人事信息的接收、传递、储存和资源共享。当前，人事档案管理系统计算机信息软件已在大多数高校使用，但其发挥的作用程度比较低，高职院校要逐步吸收一批精通信息技术的人才和从事档案信息管理构件或善于制作档案管理网页的人才，更好的组建干部人事档案管理队伍，建立一套完整的人事档案信息数据库，利用计算机技术和网络 （下转第51页）（上接第43页）技术，实现对人事档案的信息共享，大大提高档案的利用效率。
（四）充实干部档案管理队伍
为切实做好干部“三龄一历”审核工作，顺利实现干部档案升级达标任务，组织人事部门应当按照政策规定配备适当数量的专职干部从事此项工作，适当时间抽调部分政治素质高、原则性强的同志协助从事那些耗费时多、工作量大、技术性强的工作，这样可以保证干部档案工作的长效性，促进干部人事档案管理上水平。 【参考文献】
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管理[j].浙江档案，2004，（1）．
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关键词：干部人事档案；落实责任；优化环境；规范管理
近几年来，宜昌市住建委认真贯彻市委组织部关于全面推进干部人事档案管理的要求，强化规范管理，夯实基础工作，干部人事档案工作取得明显成效。我委属事业单位共10个，其中副县级事业单位2个，公益一类事业单位4个、公益二类事业单位4个，有2个单位即将改企。现有在职人员档案164册，退休人员档案51册。档案实行集中存放，统一管理，责任到人。2011年顺利完成住建系统干部人事档案改版升级工作；2015年完成住建委机关公务员和委属事业单位科级干部人事档案专项审核工作。目前住建系统11家单位均获得档案达标省一级、档案达标3A、档案达标2A级单位认证。
1 加强组织领导。落实档案管理责任
我委高度重视干部人事档案管理工作，坚持把档案管理工作作为干部工作的一项重要内容，加强档案工作的组织领导，定期研究、强化监督、检查与指导。将理顺管理体制作为档案目标管理的首要任务，科学划定管理范围，住建委作为主管部门，承担了全系统的干部档案集中保管任务，负责对委属单位管档人员进行指导，采取集中培训、以会代训、现场指导、以查代训等多种形式，对管档人员进行系统的业务知识培训，为干部人事档案管理工作提供了人力保障。
2 注重基础建设，优化档案管理环境
我们一方面重视硬件设施建设，投入资金用于干部人事档案基础设施建设，按照规范做到 “三室”（档案室、阅档室、办公室）分开，“六防”（防火、防潮、防蛀、防盗、防光、放高温）设施齐全，库房防盗设施（铁门、铁柜）到位，提升了档案管理环境。
另一方面，加制度建设，要求管档单位，严格按照《干部档案工作条例》，规范干部档案日常管理，重点修订完善了干部人事档案收集、鉴别、整理、归档、查借阅、安全保密、转递移交、岗位责任等8项管理制度，健全了《干部档案查借阅登记薄》、《干部档案转入、转出登记薄》、《干部档案材料转入、转出登记薄》等日常工作制度。做到制度上墙，责任落实，规范档案的查、借、用、转等管理程序，使干部人事档案管理工作逐步精细化。坚决做到“五不查”、“四不借”、“三不转”，即：无《干部档案查借阅呈报表》不查，非利用单位范围的不查，费正式党员干部不查，本人及亲属的档案不查，审批手续不全不查；未经领导批准不借，非特殊需要不借，手续不全不借，本人及亲属档案不借；个人带挡不转，没有调动的通知不转，接收单位不明不转。特别是针对干部流动与档案转递不同步现象，严格按照管理权限，对不在本单位的人员的档案及时妥善处理，有效避免“人档分离”的情况发生。
3 提升内在质量，强化档案管理基础
始终把干部人事档案内容建设作为工作重点，确保干部人事档案能够准确全面反映干部的基本信息和主要表现，做到“四个更加”：即材料更加齐全，手续更加完备，信息更加准确、归档装订更加规范，提升了干部人事档案的内在质量和利用价值。一是建立了覆盖干部人事档案材料收集网络，在普遍性、阶段性工作中形成的特殊材料进行定期收集，并对所缺失的材料逐个填写《缺失材料登记表》，明确按干部属地管理原则进行收集。对已无法收集而必须存档的原始材料及时调查核实，按照相关规定进行补办。二是严格按照有关干部人事政策，对干部人事档案中履历材料、任免材料、工资材料、考察材料等手续不完备的信息项进行充实完善。三是严肃档案管理工作纪律，对从事档案管理的工作人员严格要求、严格管理，实行谁签字、谁负责，确保档案材料的完整性和真实性。四是严格按照政策要求和实事依据，对信息不一致的干部的“三龄两历”进行审核认定。将认定后的“三龄两历”直接反馈给干部本人，如有不同意见继续调查核实后重新认定，确保了认定结果的准确性。五是按照干部人事档案分类要求，在抓好干部人事档案材料完整和信息准确的基础上，认真对归档材料进行鉴别归类，确保分类科学、装订规范。
4 加快信息建设，运用档案管理成果
［关键词］高校 人事档案 信息化
［中图分类号］G647 ［文献标识码］A ［文章编号］1009-5349（2012）04－0179－01
高校的干部人事档案真实记录了教职员工的工作经历、工作成绩和道德水平，是高校进行职称评定、选拔干部的重要参考。高校干部人事档案的信息化就是利用现代化的信息技术和网络技术对高校干部人事档案进行管理。与传统的档案管理相比，档案信息化管理最大的作用是提高了档案的利用率和使用效率，易于保管和修改，有利于纸质档案的保存。随着计算机技术的普及和发展，信息化是高校干部人事档案管理的必然选择。
一、信息化有利于提高档案管理人员的工作效率
我国高校传统的人事档案管理侧重于档案实体本身的管理，管理人员通过人工收集、整理档案材料，然后提供给学校使用，这样不仅工作量大，而且效率低，耗时、费力。在实行信息化管理后，档案数据只需要录入一次就可以反复利用多次，并还可以在档案管理部门内部进行资源共享。传统的检索方式是档案管理员从纷繁的档案目录中找出所需的档案信息，通过手翻、眼观，综合判断，最后整理得出所需的材料。干部人事档案的信息化，建立了所有干部人事档案的信息库后，档案的检索就变得尤为方便。利用计算机系统，档案的检索与查询只需要通过网络就可以即时实现，而当其他相关部门需要某些人员的档案信息时，查询者甚至可以不通过档案管理员就可以进入局域网，根据一定的授权进行查询，极大提高了档案管理的工作效率。
二、信息化管理有利于提高纸质档案的保存年限
高校传统的人事档案是以纸张为载体，虽然说纸张的保存如果排除其他化学反应可以保存上百年甚至更长时间，但是高校干部信息变化迅速，如学位提升或者职务变动，都需要查阅原始的纸质档案材料，在查阅过程中一不小心就有可能导致纸质档案的破损，不利于纸质档案的长期保存。特别是随着招生规模的扩大，师资队伍建设力度也不断加大，教师的档案信息更新也就越快，这无形中就给纸质档案的长期保存增加了难度。而档案的信息化管理，档案管理人员只需将档案信息录入计算机系统，便可永久享用，一劳永逸。通过计算机检索和翻阅档案，不仅节省时间，提高工作效率，而且可以大大减少纸质档案的使用次数，为纸质档案的长期保存创造了有利条件。
三、信息化管理可以有效提高高校人事档案的利用率
利用率是衡量干部人事档案工作的一个标准。从目前高校的总体情况上看，干部人事档案的利用范围非常有限，主要使用在职务变动中，通过翻阅当事人的档案来了解其基本情况，而在知人、用人、举贤等方面并未发挥出应有的作用，尤其是高校集中了各类专业技术人才，彼此之间在学术或道德方面都不相伯仲，传统的档案管理方式难以满足单位对档案信息进行综合分析的需要。但是通过信息化管理后，利用计算机及网络信息系统，人事档案部门建立了便于查找和比较的检索工具，把所有人的档案信息录入系统，并随着当事人的职称、职务、学历等变化做相应的调整，提高了查找信息的速度，除了在职务变动、调资等给相关部门以参考之外，还可以对所管理人员的情况进行研究总结，为领导决策用人做信息统计分析和情况预测。同时，配合高校的人事改革，档案的信息化管理可以很方便地提供人事档案信息，为人事改革的结构性调整、人才配置、定岗定编等提供各种统计信息，拓宽人事档案的服务范围，对人事档案工作的改革和发展起到了促进作用。
四、有利于档案管理人员综合素质的提高
随着高校师资队伍建设的不断加强，干部人事档案的管理工作变得越来越繁重。目前高校干部人事档案的管理主要还是依靠人工进行，档案的收集、整理、分析、储存、检索等一系列工作都是沿用传统的单一的管理手段。通过行政命令收集档案，通过摊派任务整理档案，查找档案还是使用最原始的手工检索方法。由于工作量大，档案管理人员不能积极主动地去收集干部档案信息，只能被动地接受相关部门移交的“十大类”档案信息。另外，一些非专业的档案管理人员，由于业务能力不高，责任心欠缺，在繁重的档案整理和检索工作中难免出现差错，严重影响了干部人事档案的使用。而人事档案信息化后，各高校的档案管理人员将从繁琐的手工劳动中得以解脱，利用计算机来整理检索人事干部档案，不仅节省了大量时间，而且大大提高了档案检索的准确度。而档案管理人员也不再担任默默无闻的档案保管员的角色，将有更加充足的时间去进行科学研究，积极探索，学习各种知识，不断提高自己的综合素质。尤其是在提高档案管理的业务水平基础之上去学习一些计算机技术，把计算机水平和档案管理工作融合到一起，进一步搞好档案管理工作。
高校干部人事档案管理不同于国家机关，国家机关的档案管理工作突出的是政治高度和保密强度，而高校的干部人事档案管理强调的是以高校的改革发展为中心，为高校的人力资源开发、信息利用等提供优质的服务。随着现代计算机技术的普及，传统的高校人事档案管理方式面临的挑战将越来越大，为了充分发挥干部人事档案的重要作用，各高校应该积极利用计算机信息技术，促进档案的信息化管理。
【参考文献】
[1]林东生.制约高校人事档案信息化建设的因素分析[J].黑龙江档案,2009(2):84.
关键词：中职学校；干部人事档案；管理现状；管理策略
中职学校干部人事档案在干部的任命和选拔上扮演着重要的角色，随着教育的不断发展，国家对中职学校越来越重视，中职学校干部人事档案管理工作作为中职学校管理的一部分，也得到了人们的广泛关注。现在中职学校干部人事档案管理工作中面临的问题也有很多，例如管理水平比较低下，干部的专业素质比较低下，硬件设备也极度缺乏，这样就给中职学校干部人事档案管理带来了极大的难题，因此要改变对干部人事档案管理的策略，促进整个学校档案管理工作的不断进步。
1 中职学校干部人事档案管理的基本现状
中职学校干部人事档案管理工作是学校管理的一部分，也是学校制定用人计划的重要依据，学校领导在选拔干部的时候，一定要综合的考虑，干部人事档案记录了一些人员的日常情况，档案记录的内容也是其中十分重要的组成部分，在整个档案人事选举中扮演着重要的角。但是从现在中职学校干部人事档案管理的现状来看，依然存在着很多的问题。学校对干部人事档案管理的重视程度不够，有些档案记录仅仅是表面现象，这样就给档案管理工作带来了极大的难题。有些学校领导认为学校与政府的职能部门存在着显著的差异，政府对人事档案的管理比较严格，任何的环节都不能出现漏洞，但是学校并不是政府部门，在干部人事档案管理上不需要过于严格。学校的人事档案管理人员也缺乏相应的管理知识，虽然在人员的设置上比较到位，但是这些工作人员缺乏专业的知识，这样就导致了人事档案管理停滞不前，甚至呈现出了落后的趋势。
中职学校人事档案管理的硬件设施不达标，在硬件设备的管理上还存在着一些问题，没有通风、防火、防潮、和防盗的基本措施，这样就导致了中职学校人事档案管理设备容易受到损害，在使用的过程中极容易出现一系列的问题，例如学校的档案保管箱没有按时的进行更新，有些保管箱的磨损比较严重，但是却没有进行更换。档案管理的手段也比较落后，在管理的过程中，没有使用现代化的档案管理设备进行人事档案的管理，有些的中职学校虽然已经设置了人事档案管理的设备，但是档案管理人员缺乏着创新意识，没有掌握现代化的档案管理知识，在档案的管理上缺乏规范性和完整性，在管理模式上也是极为简单的，以上这些问题都是现代中职学校干部人事档案管理中面临的一系列问题，如果这些问题得不到解决，那么中职学校干部人事档案管理就无法取得进步。
2 中职学校干部人事档案管理的策略
2.1 健全档案管理的制度
档案管理制度对于中职学校档案管理工作是极为重要的，在整个档案管理的工作中，一定要结合中职学校的具体状况进行人事干部的档案管理，结合当前实际，建立起新的学校干部档案管理工作，促进学校档案的不断发展。除此之外，还要建立档案资料的收纳和整理工作，做好档案的转入和准出工作，要集中统一的进行档案的分配和管理，实行分级负责的管理制度，建立档随人走、一生只有一个档案的管理制度，这样在档案的管理也不会出现混乱，各个学校在进行党政办公的时候，一定要将监督和检查工作好，及时的发现问题，提供具体的解决意，进一步的规范学校干部人事档案制度，促进人事档案的不断发展。
2.2 加大宣传力度；增强员工的档案意识
各个中职学校都要使用喜闻乐见的方式进行宣传，加大宣传力度，是每一人都了解职工档案管理的重要性，加强职工的宣传教育工作，促进档案资料管理的不断完善，使每一个员工都明确人事档案的重要性。引导教职员工积极主动向档案部门送交归档材料，保证人事档案的完整性、真实性、可靠性。
2.3 加强领导，强化人事档案管理人员综合素质
干部人事档案工作是学校的一项基础性工作，同时也是一项与全体职工切身利益息息相关的工作。专职档案管理人员要提高档案意识和责任意识，要从过去的重点搞整理装订等基础工作，迅速转到广泛收集和利用上来，及时完整收集档案材料，及时准确更新档案数据库；维护人事档案的完整与安全，档案要完整齐全，实体不受损害，不丢失，不泄密，不被盗窃。
2.4 搭建中职学校人事档案网络平台，实行动态管理
参照党建E平台对党员信息进行管理的模式，利用计算机技术搭建中职学校人事档案平台，各学校人事专干将在职和离退休两类人员分别建库，再分别按岗位、职称等条件将个人人事劳资、考核奖惩等信息录入人事档案平台，建立基础信息数据库。尔后，定期维护，及时更新相关档案信息。这样，既保证人事档案信息完整，促进人事档案管理更加规范，又方便人事统计，为领导选拔人才提供正确有价值的参考资料。
3 中职学校人事档案管理的发展趋势
在人事制度变革的带动下，中职学校的人事管理工作出现了许多新情况。一是人事管理过渡到岗位管理。随着全员聘用和岗位设置等人事制度改革，中职学校人员管理调整为管理人员、专业技术人员和工勤技能人员三大类，改变了传统的干部制度终身制，实现了人事管理从身份管理向岗位管理转变，直接导致人事档案分类更细，管理要求更严格。二是用人制度采取聘用制，人事关系出现新变化。中职学校教职工与学校之间的关系除事业单位的人事关系外，又增加了聘用关系、劳动关系、劳务关系等多种形式，人事档案管理将逐渐变得错综复杂。三是分配制度和退休工资制度出现新突破。各中职学校都逐渐建立了多种分配方式下的绩效工资制度，职工退休养老由退休工资制度向社会保险制度转变。这些都无疑给中职学校的人事管理工作带来压力与挑战。
4 结论
综上所述，目前中职学校人事档案管理还存在着重视不够、管理水平低、硬件设施差、人事专干业务素质低等问题，而且学校人事制度改革也给人事档案管理带来了一系列新的变化。尤其是在整个经济发展的今天，对于档案的管理越来越重视，学校档案管理也是如此。随着我国人事制度改革的逐步深入，我们中职学校的人事档案管理工作也要加快改革与发展的步伐，探索更先进的管理模式，提高管理水平，才能更好地提供具有服务价值的信息资源，配合学校的人事制度改革，适应中职学校的改革与发展。
参考文献
[1]蔡晶.浅谈中职学校干部人事档案管理现状与管理策略[J].求知导刊，2015（09）.
（一）干部人事档案的保管方法不完备
目前医院人事档案的管理方法陈旧、滞后。因受客观条件的限制，医院对人事档案管理工作经费投入不足，档案用房狭小，管理设备陈旧、现代化管理手段还没有引进人事档案管理系统，人事档案的信息利用停留在最直接、最简单的程度，缺乏深度开发和利用。管理人员一直采用手工编辑、检索，方法繁琐，不易操作，反应较慢，现代化管理水平不高，致使人事档案材料不能及时归档整理，存在档案资料不完整的情况。
（二）干部人事档案的管理观念落后
由于人们对人事档案的开发利用认识不明确或对其重要性认识不足，甚至存在重医疗档案轻人事档案的观念，使得人事档案工作得不到应有的重视。目前医院人事档案的管理理念还相当保守，局限于对档案实体的管理，“看堆式”的管理，重管理，轻服务，没有了解档案管理更重要的是通过管理反映出档案当事人的自然情况，从而为挖掘人才、利用人才，发挥其所长服务。人事档案服务开发意识差，造成合理利用上的诸多障碍。
二、完善医院干部人事档案收集整理保管和利用的措施
（一）规范档案材料收集、归档和鉴别
领导干部和管理人员要侧重于收集工作实绩、领导和决策能力、协调控制能力、突发事件的应变能力、书写语言表达能力、廉政和商业贿赂情况等。医务人员则应注意收集医德医风、廉洁行医、业务能力、理论水平等可以评价医务人员思想素质、道德品行及工作情况的材料。人事档案管理中几乎鲜见鉴别工作这一流程，鉴别已收集完毕的档案材料，应当考察其手续完备与否、表达是否准确、精炼，观点是否明确等方面进行认真细致的鉴别，坚决剔除没有价值的材料、假材料、对于不符合要求的及时退回，限期纠正再归档，对于不属归档范围的材料，及时发回相关单位，尽量避免散失和积压，净化并优化人事档案的内容。
（二）规范档案的查、借、用、转等程序
对查、借、用、转等档案流转的程序加以规范，坚持“五不查”“四不借”“三不转”的原则。现实工作之中，坚持“档随人走”，尽量避免出现档案转移不及时而导致的“有档无人，有人无档”的问题，避免出现假编和篡改档案的现象。为了避免档案发生泄漏和遗失，必须定期或不定期的进行核查，坚持人档相符。
（三）加强管理信息化、实现档案动态管理
采用计算机管理的形式，构建医院人事档案信息库，并逐步向电子档案管理发展，实现人事档案管理网络化，不但可以快速准确地获取人员自然状况、简历、特长、业绩等方面的综合材料，提高工作效率。医院人事档案应当进行动态的管理，本人的学历材料、奖惩材料以及专业技术职称材料等在查、借之后应当及时归还存档，由此才能做到实质意义上的动态化管理。
（四）加强对医院人事档案管理队伍的建设
档案管理人员自身素质需要提高。要树立终身接受教育的学习观，努力钻研业务、不断拓宽知识面、提高知识层次，以利于工作的顺利开展。在档案管理工作中运用竞争机制。通过制定倾向于人事档案管理人员的规定和政策，以提升从业人员的经济待遇，吸纳处自正规档案专业或在这方面希望有所建树的档案管理工作人员充实人事档案管理队伍。
三、总结
论文摘要：由于人事档案真实地记载和反映干部个人经历、政治思想，品德作风、业务能力等，是干部个人自身成长历史的真实记载，为学校党的组织工作、人事工作的决策提供了可靠的依据，为学校合理分配使用人力资源提供了可靠的信息参考。随着我国政治、经济体制改革的不断深入，学校人事档案出现了许多新情况，新问题。人事档案工作面临了不少新的挑战，档案工作如何与时俱进，加快发展，更好地为党的组织、人事工作服务，笔者结合几年来档案管理的实践，就学校人事档案的管理工作谈谈几点体会。
一、人事档案的定义
人事档案是组织人事部门按照党的干部政策在培养、选拔和任用干部等工作中形成的记载干部个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作表现、工作业绩等内容的文字材料，并按有关规定进行整理后组成的，是考察了解和正确选拔使用干部的重要依据。
二、人事档案管理存在的问题
人事档案制度自20世纪50年代产生以来，作为一项常规性的公共管理工具对中国的信用建设、干部管理、国家安全、福利分配等方面作出了不可磨灭的制度性贡献。但随着改革开放的进程加快和社会主义市场经济的纵深推进，传统人事档案制度的身份性和体制性弊端也显露无遗。“死档弃档”、“虚假档案”、“人质档案”、“人档脱节”、“档案克隆”等现象也日益增多，其“二元化人事体制结构”所形成的“人才壁垒”、“单位封闭”、“制度交易”、”身份阻隔“等负功能愈加显现，在一些人的心目中人事档案已经沦为“鸡肋”——食之无味却弃之可惜，其制度性生存愈发尴尬。因此，传统人事档案制度必将走向终结，新的、科学的人事档案制度必将走向前台。根据全国人才工作会议精神，要促进人才的合理流动，必须进一步消除人才流动中的城乡、区域、部门、行业、身份、所有制等限制，发展人事业务，改革户籍、人事档案管理制度，放宽户籍准入政策，推广以引进人才为主导的工作居住证制度，探索建立社会化的人才档案公共管理服务系统。作者认为，人事档案及其制度的公共政策创新必须沿着契约化、社会化、电子化和法制化的方向发展，也就是说契约化、社会化、电子化、法制化是人事档案制度创新的必然路径。
内容上，立卷不够规范，案卷质量不高。一是档案材料内容填写前后不一。“三龄一历”（年龄、工龄、党龄、学历）记载多样，个别干部的“年龄越填越小，参加工作时间越填越早，文化程度越填越高”。二是档案用纸规格不一。虽然规定档案材料要统一使用16开办公用纸，但现行的公文材料大部分是A4纸，高等院校印制的学历材料绝大部分也是A4纸，纸张大小不同，致使有的表格印制超过装订线，给立卷归档工作带来了麻烦。三是材料归类不准确。有的不该归档的材料归了档，而该归档的零散材料却没有及时归档。四是档案材料短缺。如表彰和处分材料散失较多，有少量的履历表、自传等未盖人事部门公章。另外，随着时代的发展，干部人事档案中有些陈旧的信息内容已不能满足企业发展的需要。如记载个人履历、社会关系、政治面貌等基本情况的内容多，而反映个人工作能力、技术特长等方面的内容少，这些都会直接影响到案卷质量。
使用上，技术手段滞后，运行效率较低。在整理档案过程中，有的单位没有启用干部人事档案电子信息化管理系统，大部分是靠手工操作，费时、费力，效率低，与行业整体的现代化、信息化、科学化管理水平不相适应。
三、笔者关于人事档案管理的建议
保持人事档案工作的高质量，就必须要有科学的管理方法。传统的管理方法在一定时期有它的科学性，但随着形势的发展和干部工作对人事档案管理工作要求的变化，就会显现出它的局限性。因此，目前的人事档案的管理必须紧跟干部工作的需求，实现管理的规范化和信息化：
1、实现档案材料收集、归档和鉴别的规范化。干部人事档案管理质量的提高，重要一条就是要及时收集和补充档案材料，而材料收集、归档、鉴别是否规范化将直接影响进档材料的质量，对收集到的档案材料，从手续是否完备，表述是否准确、精炼，观点是否明确等方面进行认真细致的鉴别，对于不符合要求的及时退回，限期纠正再归档，对于不属归档范围的材料，及时退给有关单位，做到不散失、不积压。
2、改进档案的检索与查阅方法，实行计算机管理，提高档案管理的信息化。对干干部人事档案的检索，无论是采用“四角编码”法还是“笔形编号”法均是利用姓氏检索的方式进行，这两种方法均有一定的科学性，但用记起来费时，用起来繁锁，工作效率低。为提高效率，可考虑采取以英文字母的顺序号进行编排，便于记忆，利于查找，提高速度。同时，为提高档案管理水平，可以采用计算机管理人事档案信息，研究建立两个系统：检索系统和利用系统。同时，运行干部人事档案原件管理系统，使查档人员利用计算机在不接触干部档案的前提下查阅干部档案原件，不仅可以提高查阅档案的速度，同时也有利于干部人事档案的保密和安全。
3、分类管理。国家公务员的档案由组织人事部门按管理权限建立并管理；其余人员的档案，则打破身份、学历、职称、行业、地域等各种限制，由政府人事部门所属人才交流机构建立并统一管理。
4、人事档案管理机构实行许可证并年检制度。制定硬件、软件标准，并加强执法检查；同时，档案管理人员也要进行培训并实行资格证制度，并定期考试更新知识。统一服务标准和收费标准。
5、利用现代化管理手段。人事档案管理也要与时俱进，不断学习掌握现代档案管理理论与新技术的运用，开拓创新，开发新手段，加大投入，对人事档案实行动态化管理和维护，开发研制人事档案管理软件，建立数字档案和多媒体档案，并实行联网，通过现代化手段建立人才信息收集、反馈和跟踪系统。
只有与时俱进，注重档案的服务性，才能提高档案的利用价值，牵一发而动全身，人事档案管理制度的改革、信用业绩档案的建立必将使人事档案焕发新的生机与活力，必将使社会生活中的诸多问题不攻自破、迎刃而解，必将为社会经济的发展提供强有力的保障。
参考文献：
（1）王云庆苗壮《现代档案管理学》青岛：青岛出版社2002年220
关键词：独立学院；人事档案管理；现状；完善
目前，为了使干部人事档案管理工作逐步制度化、规范化、科学化，各独立学院大都初步制定了档案管理制度，这一做法对选拔、培养、使用干部发挥了重要的作用。但是独立学院的干部人事档案管理工作还处于初步阶段,还有很多不足的地方，应该进一步完善基础建设，重点是不断提高管理工作水平，从而更好地有助于独立学院的发展。
一、独立学院干部人事档案管理现状
1、档案管理制度尚待完善
首先在观念和意识上档案管理制度还不完善。各独立学院由于建校时间大都不长,对干部人事档案工作在学校工作中地位和作用的重要性认识不足, 档案意识不强是普遍存在的问题, 人员、经费、管理不到位,以及没有将干部人事档案管理工作纳入领导工作的议事日程, 不能适应干部队伍建设和人事决策的要求，使档案工作处于维持现状、被动应付的状况。其次是档案管理归档不规范。广大教职工对人事档案归档内容、管理范围知识缺乏的问题, 使应归档的材料不能及时送交管理,致使人事档案归档不全。因为归档制度不健全, 导致对基层单位档案形成部门缺乏有效的控制和制约机制,使得人事档案部门收集、归档保存档案制度得不到落实。对档案检查不及时、转递方式混乱、保卫保密措施不力、利用手续不全等也是档案管理工作的另一个问题。即使制度比较完善的某些高校，在实际工作中也没能按制度实施档案管理, 致使独立学院档案保存很难做到规范化、科学化。
2、独立学院档案材料的准确性、完整性难以保证
归档不及时、材料不全面、信息不准确、干部信息未及时更新等是人事档案材料收集工作存在的问题，特别是对反映个人能力、业绩、继续教育等情况的材料非常缺乏。随着独立学院的迅速发展，学院在师资队伍建设方面力度逐渐加大，人才流动越来越频繁，干部信息变化随之越来越迅速，由于许多教师一边工作一边接受继续教育，学历、学位的变化很快，这些新的档案材料形成后如果不能及时归档，就会给档案管理和干部晋职、晋级、提拔、聘用等带来很大的难度。有些档案形成部门存在着奖惩、职称评聘、学历变化、业绩考核、科研成果和岗位变动等归档材料分散、凌乱，以及短缺的档案材料未能及时补充的问题。另外, 如缺乏干部履历表等部分档案材料不完整的情况，常常在身份确定时引起争议。新引进的人员由于原单位档案管理不完善导致档案材料不完整，甚至缺乏大中专毕业生报到证和干部履历表等。使人事部门不得不为此花费大量的时间和精力去解释和说明，更影响了干部的工作积极性。因此，为适应学校快速发展的需要，干部人事档案管理工作应当迅速、准确、及时地提供人才信息并归档。
二、完善独立学院人事档案工作管理的措施
近年来，我国先后成立了大量的独立学院。除了硬件设施的不断完善,提高教学水平是各独立学院最重要的问题。以上分析表明，教学档案管理是教学管理工作和教学实践活动中的一项重要内容。加强档案管理是提高其教学水平的一项重要举措。应从以下几个方面采取措施。
1、更新观念, 提高认识
加强创新独立学院干部人事档案管理模式，使其向"人才"管理的模式转变。实行信息化管理, 提高人才的利用率。采用现代化手段，利用计算机、复印机、扫描仪、缩微、摄像等现代化设备和人事档案管理软件，采用科学的方法和技术收集、整理、鉴别、装订、保管和利用干部人事档案。建立完备的干部人事档案信息库系统，为人才队伍的建设、人才交流、人才使用提供详实的资料，促进人才的合理流动。由于领导的档案意识起着决定性作用,专业教师的档案意识则决定实际成效。因此，要通过对《档案法》持续、深入、细致的宣传，不断提高领导和专业教师的档案意识，将教学档案工作作为学校建设的基础工作来抓，并与提高教育质量和办学效益结合起来。
2、建立人事档案信息网络化管理系统
为充分共享信息，提高劳动效率与工作质量，向领导和部门提供最新的一手资料，提高信息的时效性，应通过网络使信息共享，在局域网内建立档案信息网络化管理系统。要注意管理权和使用权的问题，为使独立学院人事档案的利用率越来越高，通过确认密码和身份提供所需信息，把档案管理工作从繁重、低效中解脱出来，也是摆在我们面前的重要课题。在实现独立学院干部人事档案信息化管理、建立各种人才信息库之后，根据信息的内容和有关制度要进一步建立档案信息网络，在不同的层次内实现信息共享，利用档案信息网络拓展独立学院之间、独立学院与社会各方面之间的联系。一方面满足公众的知情权，另一方面有利于有关单位调用这些信息。加强独立学院之间及独立学院与社会各方面间的信息交流与沟通，以便使人才的作用得到最大化的发挥。
3、加强领导，完善人事档案工作制度
独立学院健康发展离不开人事档案管理。所以应当加强对人事档案管理工作的领导。在学院政策的指导下独立学院人事档案管理人员必须根据独立学院的特点和管理工作的需要,做到按章办事、遵纪守法。对专兼职档案员，从归档、管理、利用、考核等方面提出具体规定和要求，并在实际工作中认真贯彻执行，使独立学院人事档案管理工作制度化、规范化。
4、加强干部人事档案材料的收集工作，保证材料的真实性、准确性
干部人事档案及其内容随着干部职务的变化、干部经历的丰富而不断增加新的内容。因此,经常不断地在变化、发展着并处于一个动态的过程。由于独立学院人事档案材料形成的不定期以及形成材料涉及校部机关、系部等较多的部门，因此不只是人事档案管理人员的事情，收集工作同样也是各有关材料形成部门的任务。形成人事材料的部门,充分发挥部门的主动性,严格执行有关制度，保证人事材料收集渠道的畅通，为防止人事档案管理"人档脱节"现象的发生，要建立送交人事材料归档的制度,又要加强对移交归档工作的管理和监督，做到不积压、不丢失、准确无误。在归档过程中要形成规范化标准，材料的接收、转出、整理与装订等也要按规范化程序操作。
5、加强人事档案管理队伍建设，提高管理人员的素质
档案管理人员是起主导和支配作用的人事档案工作的主体，为了保证适应新时期独立学院改革和发展的需要，培养和培训高素质的档案管理干部，已成为当务之急。首先，档案管理是一项严肃、细致和一项政策性和专业性很强的工作，需要档案管理人员具备高度的责任心和无私奉献的精神。其次，要定期进行岗位培训班，学习新的知识与技能。由于独立学院是新建的教学机构，大多数档案员缺少岗位技能和检验，故有必要进行岗位培训,系统地学习档案专业基础知识，并经常举办各种形式的档案业务专题讲座，不断提高业务水平。只有不断进行专业知识、计算机知识及人事管理系统软件知识的学习，掌握现代信息技术，才能提高综合分析能力，适应人事档案管理逐步现代化的发展趋势，成为合格的具备档案管理专业知识，以及计算机应用技术的复合型人才。
参考文献：
[1]岑淑儿.高校二级学院档案管理初探[J].浙江档案,2005,(6)..
关键词 档案资源 功能 合理利用
中图分类号：G271.2 文献标识码：A
二十一世纪是以知识和信息为特征的新时代，谁拥有知识，谁就可能拥有财富，谁获得了信息，谁就具有获取利益的可能。要使档案学理论实现从“经验科学”到“解释性科学”的过渡，使其具有“科学”所应具有的基本品质，就必须找到整个理论体系得以发展和完善的逻辑起点，否则，档案学就不可能成为一门真正的科学。
要发挥档案作用，首先档案工作者要认识到位。从档案的形成及其发挥的作用来看，档案具有社会性公益型和经济性收益型两种不同类型的属性，它们产生的条件不同，利用的目的不同，利用后产生的效果也不同，将这两种属性有机地结合起来，在组织管理和利用上采取不同的方式、方法，达到最佳效果，才能在新经济时挥档案部门的工作优势。
社会性公益型档案是就服务对象和服务范围而言的，它是立足于国家政权和全社会之上，在宏观范围内起作用。从档案形成过程来看，国家机构的设立、运转、上下左右的纵横联系，都有记录产生，经过收集、整理、归档、建档，形成文书档案、科技档案、人事档案、教育档案等等。其中一大类是国家法律、法规、制度等，涉及到国计民生的重大信息。我国政府在特定历史阶段，为了国家安全，对档案工作制定了一套严密的管理制度，利用者可以凭证件在一定范围内查阅。从利用档案发挥的作用来看，宏观效果是十分显著的。
由档案行政管理部门强制监督收集和管理，档案体系的建设、保存、使用等制度完善，取得很好的效果。公益型档案产生之时，就决定了要为国家的利益服务，为全社会服务，为大多数人的利益服务。国家、民族利益，泽惠千家万户，同时也要求全体国民学法、用法、依法办事，自觉遵守政府的规定，约束自己的行为。
国家信息化领导小组第一次会议决定，把电子政务建设作为今后一个时期我国信息化建设工作的重点。不少地方政府、部门的档案，逐步采取措施，向社会开放，把政策放到人民手中，由群众来关心、监督政府工作，政府和人民产生联动。吉林省档案馆承办的“省现行文件阅览中心”机构，为全省党政机关、企事业单位、群众提供现行文件查询服务。该中心开放文件的范围是从2012年1月1日以后产生的文件。目前总计有27个部门的138份文件，以后由阅览中心每季度集中收集一次。以前只是在机关单位才能看到的“红头文件”，普通群众只需要出示合法证件，就可到省档案馆现行文件阅览中心免费查询。
发挥社会性档案的公益型作用，应该建立必要的保障制度。当前，由于国家重视并推行政务公开，各地相应采取了行动。吉林市政府制定了《吉林市政府信息公开规定》，并宣布将于2013年1月1日起施行。这是中国目前为止由地方制定的第一部全面、系统规范政府信息公开行为的政府规章。公开范围包括事权、财权、人事权。根据《规定》，吉林省市各级人民政府及其职能部门以及依法行使行政职权的组织应当主动向社会公开事权、财权、人事权等方面的政府信息。经过半个多世纪的实践证明，集中统一、分级负责的管理体制，是我国干部人事档案工作的特有优势。正是坚持了这一管理体制，才建立起具有全国规模的干部人事档案工作，并始终沿着规范有序之路不断向前发展。反之，人事档案工作滞后或问题较多的地区或单位，往往是未能坚持好集中统一、分级负责的管理体制。其表现形式为：（1）在县一级单位，有的过份强调了相对集中，事实上出现了多头管理的分散现象，县委组织部、县人事局、教育局、卫生局……等多家管理干部人事档案。（2）一些级别较高但人数较少的单位，未能执行其干部人事档案由上一级单位管理的规定，自行设兼职人员管理。（3）未能很好贯彻执行《条例》对“每管理一千人的档案需配备一名专职干部，有业务指导任务的单位，要配备相应的业务指导人员”的规定。结果出现了管理干部人事档案的单位多，兼职人员多，管理人员少，财务物力投入少，机构小、保管条件差，管理水平低，严重影响了人事档案工作的发展。上述现象的存在，从一个侧面说明了干部人事档案管理应走集约化、规模化、人员专职化之路。地（市）、县一级的人事档案，原则上应集中到地（市）、县组织、人事部门设置的档案机构集中统一管理，克服分散与多头管理的现象。单位无论级别多高，凡不能设置专职人员或以兼职人员为主的，其干部人事档案应集中到上一级管理，切实克服兼而不管或管理流于形式。为此，必须继续坚持集中统一、分级负责的管理体制不动摇。
从档案的来源看，收益型档案是社会服务部门以及社会团体和个人，在生产经营、业务管理、提供服务、日常社会生活中产生的记录资料，其形成方式和利用目的与国家机关形成的行政档案有本质的区别。经济收益型档案与经济收益有明显联系，它能满足企业、事业单位以及家庭个人某些方面的需要，是从事科学研究、技术创新、经营获利、家庭生活等方面的有用资料，成为一种社会资源。
[关键词]干部人事档案；制度化；规范化；科学化
[中图分类号]G271 [文献标识码] A [文章编号] 1009 — 2234（2013）11 — 0120 — 02
干部人事档案工作是组织人事工作的重要组成部分，是干部工作、人才工作的基础性工作和重要环节。近年来，随着我国行政体制的改革，人事制度也加快了改革的步伐。相比而言，人事档案管理改革的步伐则明显滞后，尽管我国人事档案管理也作出了一些调整，但是整体上仍在不断的探索和调整之中，人事档案管理仍存在不少问题。我们必须从全局和战略的高度，不断深化对做好这项工作重要意义的认识，进一步推进干部人事档案工作制度化、规范化、科学化建设。
一、当前国家机关人事档案管理中存在的问题
1. 档案管理责任意识和诚信环境不容乐观
人事档案管理固然需要法律体系和必要的制度安排，但其在很大程度上取决于档案工作者和公民诚信意识的培养。目前我国的档案管理责任意识和诚信环境并不乐观，比如一些人在利益的驱使下弄虚造假，而一些档案管理人员责任意识不强，对人事档案鉴定工作把关不严。我们知道，人事档案的鉴定工作是国家机关人事档案管理过程中的一个重要的环节，其主要工作是审查档案材料，鉴别档案的真伪以及是否完备，以判定其保存价值。鉴定工作是保证人事档案真实性的重要工作，同时也是一项政策性很强的工作。而一些人事档案管理人员，由于把关不严或者是受利益的驱使，没有严格按照人事档案鉴定工作的要求和步骤，采取了放任的态度，也导致了人事档案中掺入了一些虚假信息，给人事档案的公信力造成了不利影响。
2.档案管理工作的规章制度不够健全
我国在人事档案鉴定制度的设计上，也缺乏针对档案造假制定出相应的应对措施。在政府信息公开的背景下，人事档案开放程度不高。在人事档案的公开方面，我国沿用的依然是1990年中央组织部颁布的干部档案工作条例，采取严格保密的方式。一些人甚至一辈子都没有见过自己人事档案的内容，对于里面写了什么，档案里面对自己反映的情况是否正确属实，个人失去了必要的知情权和发言权，这也对人事档案的真实性造成了一定的矛盾。
3.人事档案的收集内容不够全面
传统意义上，干部人事档案一般由个人履历考核、政审、党团、奖励、处分、工资晋升及出国其他材料组成。这是构成人事档案的基础，然而，随着时代的发展，一些档案也需要在内容和形式上有所创新，而不能一直沿用过去的一套方式去收集。同时，传统人事档案呈现出内容单一空洞、政治历史材料多、业绩材料少、老材料多、新材料补充不及时等问题。
其实，人事档案的收集决定着人事档案内容的全面性和广泛性，这也是做好对干部全面考察的基础和前提。尤其是国家机关人事档案，更是考察一个官员的重要依据。目前，我国国家机关人事档案的收集渠道不够广泛，收集内容不够全面。这些档案内容在干部的考核和升迁过程中很难以起到应有的作用，既不能反应他工作的现状，也不能反应出他的个人能力和素质。档案中缺乏一些具体数据信息的支撑，多是一些官话、套话，难以对个人作出准确客观的定性。这也给一些真正在平时的工作中有能力的人造成了不利，即个人的综合情况不能在档案中反应出来。
4.对人事档案信息资源的开发不够深入
人事档案的信息资源开发，主要是发掘人事档案中蕴藏的有利用价值的信息资源，通过鉴别筛选、加工整序、编目汇纂，寻找和获取较为集中系统或者有特定价值的档案信息资源。档案收藏的目的是为了满足应用的需求，而当前我国陷入了一个误区，那就是为了收藏而收藏。把辛苦收集而来的人事档案材料，收藏起来了之。通过人事档案信息资源的开发，将一些人的经验教训，或者独特技能以一种更加直观的方式表现出来，不仅可以很好地体现出个人的综合能力和素质，也可以为国家机构对于干部的考察和培养管理提供大量的现实素材。
5.新技术应用与传统理念的冲突明显
当前，许多国家开发了人事档案管理信息系统，为人事档案电子化提供了便利。但是我国由于受传统管理理念的影响，限制了新技术作用的发挥。开发人事档案信息管理系统的目的，是对人事档案进行电子化的管理，节省人力物力资源。在这个过程中，很多单位仅仅是将传统的纸质档案进行了电子化处理，而在人事档案的传递过程中，管理人员依然在采用传统的纸质档案方式方法，这种新技术与传统管理理念的冲突，不仅影响了新技术作用的发挥，也对社会资源造成了浪费。
二、进一步推进干部人事档案工作制度化、规范化、科学化建设的路径思考
1.提高档案工作者的思想觉悟和执行力
《干部档案工作条例》指出，干部档案管理工作人员必须由政治上可靠，党性强，作风正，能够遵守党的纪律，严守党的秘密，同时具有一定的工作能力和文化水平的党员干部担任。当前，我国机关档案中出现的很多问题与档案工作人员责任意识不强、缺乏思想觉悟有关。因此，在开展国家机关人事档案管理制度改革的同时，也要对人事档案的工作人员进行思想上的认识教育和培训，使其认识到人事档案工作的重要性。同时要提高人事档案鉴别能力，确保档案材料的真实性。国家公务员人事档案是党和国家的宝贵财产，也是国家选拔人才、任用人才的重要依据。因此，必须要加强对人事档案的鉴别，消除人事档案内容失真现象。
由于受社会不正之风的影响，个别人出于个人私利，弄虚作假，使一些人事档案材料失去真实可靠性。针对近年来出现的一些高科技档案造假，人事档案工作部门要有相应的应对手段。对于在干部人事档案中造假的人员，一定要加大打击惩处力度，坚决杜绝这一现象。同时，要通过建立国家工作人员人事诚信档案，对于涉嫌造假的人员，要在人事档案中如实记录下来，并且在人员的升迁和考核中，增加诚信档案的比重。
2. 加强制度化建设，管理机制更加严密
在档案目标管理工作中始终把制度建设贯穿于档案管理工作全过程，建立了档案收集、鉴别归档、档案整理、安全保密、查阅借阅、档案转递、检查核对等八项制度，并分别装订上墙。针对我国人事档案管理制度不健全的问题，应对人事档案管理的三个基本环节，即鉴定、披露和查询，制定相应的法律法规，明确违法应承担的法律责任。要加快对政府监管制度的建设，修订与现行人事档案管理不适应的法律法规。
适当开放与保护个人隐私相结合。档案管理的本质作用在于利用，如不积极加以利用，就会失去其存在的意义与作用。而要对人事档案进行充分利用，对档案信息内容的公开是前提和保障。但是，人事档案中又包含着很多涉及个人隐私性质的内容，如健康状况、婚姻状况、财产收入状况、职业经历等不适宜对社会公开的内容，这就要求档案公开要适度，保护个人的合法权益不受侵害。
此外，对于上级领导对员工的工作鉴定，本人可以查看鉴定结果，如本人对鉴定结果不满，可向更上一级领导反映，以取得公正的评语，从而保证人事档案的科学性。
强化领导负责制，对于档案工作者出现的失误，相关领导要承担连带责任，只有通过制度上的完善和工作人员素质的提高，才能最终提高我国国家机构人事档案管理的质量。
3.加强规范化建设，尝试信息化服务
全面收集、严审细甄、规范管理，促进档案管理规范化建设。加强科学化建设，尝试信息化。以《干部信息管理系统》、《干部人事档案管理系统》为应用平台，尝试对干部档案的日常工作进行计算机管理。
人事档案信息化的目的就是更有效地管理和使用人事档案信息资源。在公民的网络档案中包含着公民学习、工作的个人基本信息，以及个人的信用记录、驾驶记录、司法记录等多方面内容。并且通过类似于身份证号码的社会保险号码可以对档案的内容进行查询，比如司法部门可以通过这个社会保险号码调查每个人的司法记录，公民个人也可以通过特定的密码在网上进行查阅。
当前，随着我国国家公务员队伍的扩大，人事档案管理工作和利用需求增加。我们可以积极地开发国家公务员人事档案网络化系统。一方面，可以全面收集人事档案信息的内容。通过国家公务员人事案信息数据库，进行公务员人事信息的查询、检索和统计分析，并且将个人信息以各种图表和表格等直观化的形式表现出来，在组织人事部门选拔考察干部时可以以更加的明确和对比的方式呈现每个人的优势。另一方面，可以开发人事档案信息资源，实现资源共享。通过大型扫描仪将个人的简历、政历、组织鉴定、考核材料等内容都进行扫描，建立一个国家公务员系统人事档案全文数据库，利用者通过网络就可以方便地查阅人事档案信息，不仅可以实现单位内部人事档案的电子化管理，还可以实现部门单位之间以及上级主管部门对全国公务员人事档案信息资源的共享。同时，以《干部信息管理系统》、《干部人事档案管理系统》为应用平台，尝试对干部档案的日常工作进行计算机管理。以光盘为介质对电子档案材料进行存储，实现自动生成干部任免审批表、干部花名册，对领导班子进行年龄、文化程度等多角度分析，以实现干部档案自动编号、自动查找和表格套打等。
在新的历史时期，档案工作人员一定要不断革新思想观念，加强调查研究，积极征询档案教学科研单位和专家学者的意见，组织业务能手开展专题讨论，在实践中认真总结经验，探索解决干部人事档案工作制度化、规范化、科学化建设问题的新途径、新方法。
〔参 考 文 献〕
〔1〕 唐高计.揭去人事档案的神秘面纱，增加档案的透明度〔J〕.档案学研究，2005，（06）.
〔2〕崔晶. 国外人事档案管理的特点及启示〔J〕.北京档案，2006，（01）.
〔3〕方彤. 国外人事档案管理的经验及其启示〔J〕.教育管理研究，2008，（09）.
