时间：2023-06-06 09:31:36
开篇：写作不仅是一种记录，更是一种创造，它让我们能够捕捉那些稍纵即逝的灵感，将它们永久地定格在纸上。下面是小编精心整理的12篇档案管理指导思想，希望这些内容能成为您创作过程中的良师益友，陪伴您不断探索和进步。
【关键词】文书 档案 林业 生态建设
一、林业文书档案管理工作的种类
（一）国有林场森林资源档案管理工作
国有林场承担着国家天然林保护、三北防护林建设和生态公益林建设等重大项目的建设任务，文书档案管理工作成效直接影响和制约着林场的建设和发展。森林资源档案是森林资源管理的一项重要基础工作，它记录了整个森林资源消长变化的全过程，把准确数据反映到簿、表、卡、册、图上。为进一步加强森林资源档案管理工作，有效地发挥森林资源档案在林地权属中的重要作用，要不断提高森林经营水平，保证森林资源档案管理的科学性。
（二）林权改革档案管理工作
集体林权制度改革正在各地全面推进，为确保改革成果，提高改革质量，国家林业局、国家档案局近日出台《关于加强集体林权制度改革档案工作的意见》，就林改档案管理工作作出进一步部署。意见指出，档案管理是林改过程中一项极其重要的基础工作，完整、准确、系统的林权改革档案是林改工作的客观反映和重要的历史见证，是巩固改革成果、维护林地权利人的合法权益及稳定完善农村林地承包关系的重要保证。
（三）退耕还林档案管理工作
退耕还林工程是一项政策性强、涉及面广、群众参与度高、费用巨大的生态工程，档案管理工作非常重要。要牢固树立“无档则乱”的档案管理意识，把规范建档工作与工程建设同步进行，切实为工程顺利实施提供可靠依据。完善档案管理的各项规章制度，每个乡确定专职档案管理员1名，负责退耕还林资料的收集、整理。按照工程实施流程，编制退耕还林档案全宗示意图，并按工程建设环节将规划设计、种苗供应、施工作业、检查验收、政策兑现、工程管理流程划分为永久、长期、短期3个不同期限，为退耕还林档案整理提供具体的依据。县级与乡镇分别建立专门的退耕还林档案室，配备微机，实行纸质档案和电子档案双向管理，做到文字、电子和实际工程操作相对应，规范图、表、卡、证、合同5类资料管理，既保持原始资料的完整，又为档案查阅提供便利，基本实现档案管理的现代化。
（四）林业生物灾害档案管理工作
林业生物灾害管理是一个有效地组织协调可利用一切资源、应对生物灾害事件的过程。其根本目的就是通过对生物灾害进行系统的监测和分析，进一步改善灾害应急管理周期中减灾、准备、响应和重建等方面的措施，以尽最大可能通过有效的组织协调来保障生态安全，并将经济财产损失降到最低程度。就林业生物灾害管理而言，具体内容包括监测预警、检疫御灾、应急救灾，灾害发生前的各种计划、物资资金准备等备灾措施，灾害发生后的救灾工作和灾后恢复工作，以及避免和减少灾害发生的促进森林健康的措施。
档案管理要做到规范，按时归档，应从以下4个方面认真开展工作：一要提高对档案工作的认识。档案是历史的真实反映，档案管理工作是一项十分神圣的事业，任何社会形态、任何单位、个人都离不开档案，一定要增强档案工作的责任感和使命感，努力把档案工作搞好。二要加强对档案工作的管理。档案工作就是服务，“规范、完整、优质、便捷”是档案工作的指导思想，要按照这一指导思想，加强档案管理工作，重视档案的上等升级，提高档案管理水平。三要加强学习，不断提高档案管理人员素质。四要加强对档案工作的组织领导。各单位要明确分管领导抓档案工作，帮助解决档案管理工作中存在的问题，要稳定档案工作队伍，为档案工作创造良好的条件，逐步实现档案工作的规范化、现代化管理。
（五）林业档案管理工作中的保密工作
林业档案保密工作包括林业档案管理过程和林业档案利用过程中的保密工作，林业开放档案也必须做好必要的保密工作。在日常的档案借阅过程中要做到4：在经过主管领导的同意后，对所借阅的档案进行认真细致的登记造册，注明借阅的时间、档案的具体信息、借阅人以及归还时间；未经主管领导同意不能擅自调阅相关档案，尤其是财务档案的管理，必须经过主管领导、财务人员及档案管理员的共同在场才能调阅，其他工作人员不得擅自进入档案室，不得损毁、丢失属于国家所有的档案，不得擅自提供、抄录、公布、销毁属于国家所有的档案，不得涂改、伪造档案，不得擅自出卖或者转让档案，不得倒卖档案牟利或者将档案卖给、赠送给外国人，不得携运或者复制档案出境。如果违反以上规定之一的，若情节构成犯罪的则依法追究刑事责任。
二、加强文书档案管理的基本途径
（一）提高文书档案管理人员的政治素质和业务素质
由于文书工作直接与文件打交道，在有效范围内必须遵守和执行，因此，党政领导要加强对林场文书人员的管理和教育，建立健全保密制度，促使文档管理人员从政治的高度来认识文书档案管理的严肃性和时效性，热爱档案管理事业，树立科学发展观，对事业负责。通过自学、参加培训、实地参观等形式，学习《文书学》《档案管理学》《档案法》《机关档案工作业务建设规范》等，对基础理论知识和档案管理规则有比较系统地掌握，坚持岗位实践，熟悉业务技能，适应新时期文书档案管理工作需要。
（二）运用比较先进的手段及时处理文件，分类归档
计算机技术已经广泛应用于档案管理，其高效快捷、灵活检索的特点为立卷改革提供了新的可能和方向，档案管理的计算机化、自动化、文书档案工作一体化5，对归档文件整理工作提出了新的要求，文档管理人员必须依照国家档案局颁发的《归档文件整理规则》，结合林业部门的工作特点，熟悉并广泛应用计算机技术，一事一卷，分类归档以备查考，以适应档案管理现代化的需要。
随着信息时代的发展，人类的知识和信息量在急剧增长，而档案作为人类社会活动的产物，必然伴随着社会活动方式的转变。档案管理要适应社会的快速变化就得转变观念，摒弃旧的思想、旧的习惯，在思想上、作风上有一个全新的转变，观念的创新引领着档案工作各个层面的创新。观念创新是档案管理工作灵魂，学习是发展的动力，是创新的源泉，档案工作人员要站在更高的角度审视档案管理工作，采取各种有效可行的办法，最大化地利用档案现有资源，全方位地宣传档案工作的重要性，使更多的人能够了解档案是什么，能够认识到档案的价值。不断丰富馆藏档案资源，特别是加强与民生相关的档案收藏，例如医疗卫生、收入分配、衣食住行、教育、科技、土地等方面档案的收藏。
二、科技创新
科技创新是动力，实现档案管理的创新是档案工作跨越式发展的支点。现代化的档案管理要求必须以科技创新的思想和观念来开展，档案信息数字化是档案管理事业发展的趋势。它把分散于不同载体、不同地理位置的信息资源以数字化的形式存贮，以网络化的方式链接，具有可共享、动态易控、可变依赖等新型载体的特征。传统的纸质档案信息与载体不可分割。未来的档案管理必然是运用高科技知识型的，那么科技创新必然是动力。在今后的档案管理过程中，技术创新将成为最直接的动力。
三、管理创新
在档案的管理模式当中，要适应社会发展的需要，创新是档案管理工作的重中之重，它不仅在政策制度、指导思想、工作模式上体现出来，还体现在档案人员业务素质上，只有结合自己的岗位边学习边操作才能有效地实现管理创新。档案管理工作是一项具有管理性、服务性和政治性的工作，从收集、整理、鉴定、保管、检索到利用，都有着自己的管理对象、管理手段、管理理论和管理原则。当前随着数字化、信息化的飞速发展，利用现代化设备管理档案已成为一种趋势。为适应现代化技术的需要，国家档案局于2000年6月颁布了《归档文件整理规则》，在传统档案管理的工作方式上，兼顾了计算机管理和手工管理两种方式，这是档案管理的一种创新。档案管理越来越需要创新，需要及时按照上级的一些新思想、新要求及时修订完善档案工作方面的管理规则。
四、管理体制创新
管理体制是规定各部门的管理范围、权限职责、利益及其相互关系的准则，管理体制创新是档案管理工作的保障，它对管理效率有着直接的影响，是实现档案管理创新的有效途径，对档案管理事业蓬勃发展起着决定性的作用。所有创新活动都有赖于制度创新的变革和持续激励，并最终以制度化的方式长久地发挥自己的作用。建立健全档案管理的各项规章制度，明确档案工作的发展方向、目标，定期对档案人员进行业务培训，统一业务指导，充分发挥档案人员的组织协调沟通能力。
五、服务创新
服务创新是档案管理的核心，也是档案工作的桥梁。受旧的工作理念的影响，很多档案工作者安于现状，观念保守，缺乏民主意识，认识不到档案信息的重要性，“重藏轻用”、“看摊守业”的心态较重，工作重心只是围绕如何保管和收藏档案资料。提供档案利用服务是档案部门的职责，这就要求我们档案工作者紧跟时展，改进工作作风，寓管理于服务中，不断提高自身素质，努力具备广博的知识，熟练掌握现代化科技手段和先进管理技术，开发具有特色的信息，提前作出有目的的选题，制成形式各样的编研文献，让利用人能够最快捷的得到最有价值的档案信息。转换服务角色，完善服务方法，主动服务，及时、准确、热情、全面地为档案利用者提供服务。
六、总结
为什么管的服务思想比较
国际国内对科研档案的认识存在广义与狭义之分，国际上广泛采用的是广义的科研档案概念，即科研档案的来源可以是自然科学研究活动和社会科学研究活动。我国采用的是狭义的科研档案概念，即科研档案的来源限于科学与技术研究活动。
国外有文件管理和档案管理之别，科研文件管理的目标是基于证据的科研决策支持与科技项目治理和科技创新支持，而科研档案管理的目标是维护科学家、科研机构或基金会和学科科学史和科技活动记忆；前者强调服务于形成者和形成机构及现实，后者强调服务于社会和未来。档案管理是文件管理的重要内容之一，文件管理是档案管理的基础和前提。被国际社会广泛推荐的文件管理思想是ISO 15489-2001，科研文件管理也不例外3。根据ISO15489第四条，文件管理可以给机构带来以下的受益：文件是重要的机构资产，为法律诉讼提供保护和支持，包括对与机构活动证据存在与否相伴随的风险管理提供的保护和支持；保证宏观管理与微观管理的一致性、连贯性和效率，促进绩效的提高；满足法律和规章在档案化、审计和监督活动方面的要求；保护机构的利益，保护员工、客户和当前及未来受益人的权利；维护机构记忆、个人记忆或社会记忆。
我国也有文件管理和档案管理之别，科研文件的管理目的是文件的形成和流转及支持日常业务活动；科研档案管理的目的是维护档案的归档保存，保存的目的和用途并不明确。科研档案管理的指导思想是服务于科研管理，为科研管理服务和为形成者及形成机构保存备查，很少考虑如何服务于现实业务活动，对政府外的公民利用限制重重，极少提供对外利用，这在计划经济时代对控制科研档案的归属与保存十分有效，但对于市场经济和知识经济时代的科研档案管理与利用而言，为管理而管理的指导思想却不再有效，由于缺少从科研业务活动需求出发的客户服务意识，档案的收集困难重重；由于缺少对文件全生命过程质量的控制，档案的质量难以保证。
什么是最优化模式比较
国外在管什么的认识上将科研文件和档案看成是机构的资源与资产，归档文件的质量标准包括其真实性、完整性、可靠性、长久可用性。广泛采用的文件连续体模式具有多元化和集成化的管理视角，有利于过去、现在和未来的科研活动数字资源与资产的最大限度共享和利用。对科研档案来源的认识存在多元的视角，有多种多样的来源认识。
国内在管什么的认识上已开始从管理数据和资料转向将文件和档案看成科技管理的信息资源和科技资源，归档纸质文件的质量标准是完整、准确和系统（DA/T2-1992《科学技术研究课题档案管理规范》4.4.3.1），电子文件归档的质量标准是真实性、完整性和有效性（GB/T18894-2002《电子文件归档与管理规范》，7.2.1）。广泛采用的是文件生命周期模式，仅从档案视角出发为文件归档而进行管理，缺少对正在形成和将要形成的科研文件的管理规划，缺少将科研文件的形成与捕获纳入科研活动资源配置及其优化管理中，无系统和全面的文件管理规划，难以适用于电子化环境下的电子文件和数字档案的管理与利用，收集难，归档质量保证难。对科研档案和科研文件来源的认识比较单一，只有科学技术研究活动来源，而不包括社会科学研究活动的来源。
如何管的最佳实践比较
国外在如何管方面的最佳实践经验是档案化管理，将文件、档案管理纳入社会法制体系建设、民主化与信息化社会建设战略框架之中，科研文件和档案的管理成为科研活动规范化、科学化、信息化建设的内容及其有机组成。科研文件的规范化管理是学术规范与学术道德规范的要求，被纳入基于证据的科研项目治理与科研机构治理，科研档案的利用被纳入科研资源长久保存与网络化共享的数字化工程建设内容。
国内在如何管方面采用归档管理规定，仍然以传统的行政管理手段为主，由于档案在各行业及各种管理活动中的需求不同，有关档案归档的政策法规各自为政，甚至相互矛盾。
国际档案化管理的方法与中国归档管理的方法有本质的区别，前者与文件处置规划相联系，在文件形成之前就将应该记录什么的要求纳入业务活动过程，参与规定应该形成什么和保存什么及如何支持业务活动反映业务活动者的社会责任，后者与档案保管期限相联系，仅关心对已经形成的文件的归属，关心的本不是业务活动者对其活动的社会责任性，而是文件形成管理机构管理者的社会记忆。前者采用的将档案看成具有可持续价值的文件，建立文件全生命期动态管理机制，后者则将档案看成是历史记录，采用非文件全生命管理的阶段生命周期静态管理机制。
国外针对数字化工作背景下文件鉴定采用的宏观鉴定法和职能鉴定法。宏观鉴定方法的特点是价值判断的标准是背景而不是内容。职能分析强调的是政府治理而不是政府管理与领导，强调公民与政府间的对话及相互关系，各种因素和各个方面的记录及记忆。鉴定的结果实施文件处置计划，满足法律、信息、财务、责任、证据、文化等机构内外服务的需求。文件处置计划需要考虑为什么保管、保管给谁用、什么地方用、什么时候用、保存多长时间合法等问题，进行保存什么和不保存什么的风险分析和成本核算，文件处置过程及保管期限表的制定与实施要进行质量控制、文件记录、跟踪管理和审计。文件保存的目的有三方面：（1）业务需求；（2）法令规章对机构的责任要求；（3）文化目的。
国内采用传统手工工作环境下处理纸质档案的直接鉴定法和内容鉴定法。鉴定的结果为实施归档保存期限规定，满足管理者和社会的历史和文化需求。保存的用途主要在两个方面：（1）证据作用；（2）信息作用。没有对文件处置过程的质量管理与成本核算和审计。
国外采用文件处置规划管理手段比国内档案归档保管期限管理手段具有以下优点：采用统一的集成化的文件处置规划管理文件包括档案，不管文件在生命周期内的存在形式如何，不管文件的生命是长或是短；文件概念包含具有可持续价值的文件，可持续价值强调文件对事务处理、凭证和记忆的作用，这一价值观统一了文件档案化及其保存的方法，不管文件是保存一刹那，还是保存千年。
国外科研档案管理经验的借鉴
国外科研档案管理的经验在三个方面值得我们学习借鉴。
在为什么管的服务思想上，应该吸纳客户关系管理理念，采用基于客户服务的科研文件管理概念和广义科研档案概念。这一指导思想的优势在于科研文件和档案管理易于被纳入整个社会学术民主化、法制化与信息化建设的框架。
在管什么的最优化管理模式上，应该采用多元视角，采用文件连续体模式，以有效地保证各类文件在其全生命期内各种价值的实现。
现如今，医院在社会快速发展的影响下，人事档案管理工作也要与时俱进地进行创新，打破以往单一的工作对象限制，不断扩大服务范围。因此，思想政治工作也具有了开展的重要性和必要性，它能极大地提高人事档案管理工作者的素质，提升管理能力和水平。由此可见，本文探究思想政治工作与医院人事档案管理具有一定的现实意义。
一、思想政治工作与人事档案管理间的关系分析
档案以历史资料的形式进行记录，其历史性较为明显，档案管理作为档案作用充分发挥的重要手段，它有利于促进医院有序发展。现如今，大多数医院对档案管理尚未形成规范认识，并且工作人员的专业水平较低、责任意识较弱，导致档案管理工作一直处于无序的发展状态，因此，急需人事档案管理工作者加强学习思想政治知识。
医院在社会发展的新阶段，进行人事档案管理时，要强化思想政治工作，有针对性地对管理人员进行新知识和优秀文化传授。与此同时，创新管理模式，加强思想政治教育，以此提高管理工作者的思想政治素养，为人事档案管理工作有序开展提供高素质人才支持。
二、人事档案管理中渗透思想政治工作的具体措施
（一）健全医院领导机制。要想实现思想政治工作的良好渗透，首先要健全医院领导机制，以党的正确思想为工作指导思想，以党政工作为基本的工作依据，日益提高思想政治工作的重要地位。与此同时，重视党政工作者的岗位选拔，完善选拔机制、规范选拔流程、健全考核制度。扩大宣传范围，以此提高医院员工对人事档案管理的关注度以及重视程度，在此基础上，健全领导机制，为思想政治工作的顺利进行给予有力保障。
（二）完善规章制度。完善医院各项规章制度是建立健全领导机制的前提和保障。规章制度颁布后，思想政治工作能够有章可循，一定程度上能够避免出现无序的工作现象。此外，当人事档案管理工作者发生思想变化时，要视情况进行工作调整，这不仅能够加强制度的全面性，而且还能促进思想政治工作规范运行。医院完善规章制度以后，人事档案管理中渗透思想政治工作会减少阻碍，并且员工能够依据制度规范工作行为，优化工作质量，此外，员工会增加对医院的认同感，为医院发展积极贡献才智。
（三）创新工作理念。医院内部开展思政工作时，档案管理者要坚持人本理念，充分、全面了解工作者的思想变化以及实际情况，当工作者在生活中或者工作中遇到现实困难时，管理者要积极主动地给予关心和帮助，及时解决工作者的困惑，这不仅能够增进双方友谊，而且还能促进工作者端正工作态度。在传统工作理念要求下，管理者与工作人员间要明确上下级关系，各部门间独立运行现象显著，缺乏系统性的思想政治工作严重制约了档案管理工作的顺利进行。创新工作理念，注重观察员工的思想变化，提高员工的工作能力，这不仅能够营造良好的工作氛围，还能促进管理工作可持续开展。
（四）丰富培训形式。人事档案管理工作要想提高管理水平、优化管理结果，务必丰富培训形式，以此促进思想政治工作有效渗透、提高工作人员的工作能力、提高医院的经济效益。首先，可以通过聘请专业人士来本院进行思想政治引导，使档案管理人员形成规范的思想意识和政治认识。其次，医院为档案管理人员组织系统性思想政治培训，鼓励思想政治意识和行为端正的老员工对新员工进行培训，这不仅能够减少新员工和老员工的距离感，还能优化培训效果。然后，定期举行讲座，为管理人员提供充足的交流空间和学习时间，从而能够调动员工工作的积极性，并且员工能够及时发现自身存在的不足，积极借鉴和学习先进的思想政治经验。最后，在学习理论的同时，及时进行实践检验和指导，这不仅能够为员工奠定坚实的理论基础，还能增加员工的工作经验，促进档案管理价值充分发挥。
（五）落实工作责任制。医院经营管理的顺利进行，离不开人事档案管理工作的建立和发展。管理人员之所以能够在医院管理中发挥不可替代的重要作用，主要得益于管理人员强烈的工作责任感，因此，管理人员在实际工作中要不断加强自身的思想政治修养，以此提高自身的责任意识，增强自身的工作责任感，实现档案管理资源的充分开发和应用。为此，还要相应地落实工作责任制，该制度不仅是医院改革持续进行的关键，而且还是医院健康发展的主要制度保障。一经发现档案管理人员中出现责任不明现象，就要利用此制度给予一定制裁，从而促进这类工作人员意识到工作的重要性，提升工作人员的责任感。
1.我国档案管理体制改革重点思路
为顺应时展，促进社会稳定发展，需对我国当前的档案管理工作进行有效的改革创新，在进行创新的过程中需要对当前档案管理中的几个重点当面进行分析，确定具体的改革思路。
1.1档案管理需要同我国政府角色与职能转变相适应
当前我国的经济体制主要为计划经济体制下特色市场经济，我国政府在经济的宏观调控中扮演的角色进一步被削弱。在传统经济体制下的档案管理职能逐渐与社会经济体制相脱离，为促进我国档案管理工作的有效运行，政府部门需逐渐放手档案管理工作，提高档案管理工作的灵活性。
1.2同现代化公共行政运作形式的转变相适应
建立在传统制度下的行政管理工作能够在其基础上不断进行行政功能的拓展，实际运行中能够借助与系统的管理职能发挥其功效。传统行政运作形式已经无法适应当前社会的发展需求，对于当前公共行政而言缺少的是分权和间接运作。
1.3同政府观念转变相适应
中国特色市场经济体制能够有效促进我国社会经济的流通，有利于激发纳税人的积极性，政府部门通过纳税人的税收进行国家的管理及调控。当前我国社会经济的发展变化多端，因此必须提高国家宏观调控及管理的效率及服务理念等。
2.档案管理体制改革的难点分析
2.1实现党政合一
当前我国对于档案管理工作由各个管理部门共同执行，从大的方面来说就是党和国家。党和国家对于档案的管理因为彼此职能的不同导致管理目标存在一定差异。大多数人都认为当合国家在档案管理过程中直接对档案管理工作负责，这只是表面上的，很多人其实不理解这二者在职能上存在的差异，因此在很多人眼中档案管理看似是一件比较神秘的事情，即一般人难以捉摸。因此导致企业及社会相关部门难以通过档案管理中心获得有效信息，档案管理工作的职能无法得到发挥。
2.2转变后的滞后性
随着社会人才资源总量的不断提升，档案管理机制需要与时俱进，适应社会的发展。从某种意义上来说，档案管理工作体制的科学转变有利于我国档案管理事业的健康发展，但这种促进作用并非立竿见影，而是需要一个漫长的持续性过程。因此档案管理体制革新后其作用相对滞后，导致很多创新工作难以展开，这也是造成我国档案管理工作比较混乱的原因之一。
2.3实现政、事分开
当前各项系统为提高其效率及功效，首先提高系统的功能性，通过系统的多功能性推动系统的全面发展，因此在我国档案管理过程中常常会出现对管理系统具有政、事部分的情况，管理系统能够在多方面展开管理。随着社会经济的发展以及人才总量的不断提升，政、事部分的管理系统已经难以适应当今的档案管理模式，甚至会造成我国档案管理工作创新的停滞、档案管理服务质量下降以及人才资源的浪费等。
2.4防止集权过度
在现有的经济体制模式下，当今企业经营模式分工都十分明确，对各项工作都会进行有效的统筹规划，档案管理工作也会有比较科学的方案。这种管理模式在根本上提高了企业管理效率，但该种管理模式比较落后，管理方法过于单调，严重束缚了管理人员的工作行为，更加不利于档案管理工作的创新，阻碍了管理人员的创新思想，不利于管理工作的发展。
3.我国档案管理体制改革重点及建议
3.1加强档案资源的整合统一管理
我国档案管理的主要指导思想为建立集中化管理体制，对我国的档案实行统一管理。实践已经证明通过加强档案资源的整合统一管理能够有效解决我国档案管理工作过程中出现的各自为政、管理混乱的状况。在档案管理过程中必须加强对档案管理人员的思想教育，使其在管理过程中能够坚持统一管理的基本思想，确保档案管理过程中的完整性，提高档案管理的安全性。在档案管理过程中加强对我国档案资源的开发管理，并对各档案资源进行有效整合，构建成大档案，逐步优化档案资源管理配置，使得档案资源能够被社会有效共享。
3.2推动档案管理体制的多元化发展
市场经济的发展推动了我国档案管理的多元化发展，对我国档案实行集中管理后即满足了档案所有权情况，同时也保证我国档案管理的完整性和安全性，对于我国当前的非国有企业来说其档案管理工作应该针对管理中存在的问题进行针对性分析，在法律允许的范围内可以对档案进行一定的自由管理，选取与相适应的管理模式，从根本促进管理多元化发展。
［关键词］大学城高校档案管理现代化信息化
教育部《面向21世纪教育振兴计划》提出之后，全国掀起了教育强省、教育兴市浪潮，各省市充分利用优势资源兴建大学城，一个个以高等院校为纽带，辐射周边地区，集教学功能、产业功能、生活服务功能为一体的大学城区迅速崛起，北有上海大学城、东方大学城，南有广州大学城、深圳大学城、珠海大学城，以及正在筹建中的合肥大学城、西部大学城、北京吉利大学城、福建大学城和南京江宁大学城等。就我国大学城高校档案管理工作而言，如何抓住高等教育迅速发展这一大好历史机遇和大学城高校优势，适应社会和高校自身的发展需要，加速高校档案管理工作的现代化和信息化进程，为高校自身建设和社会相关领域提供科学、准确、快速的信息服务，成为高校档案工作“十一五”规划的主题和中心任务。
一、我国大学城高校档案管理工作的现状
通过对部分大学城高校的调查了解发现，由于受到各高校办学模式、进入方式选择、阶段推进程度以及原档案管理水平等诸多因素影响，大学城高校档案管理工作的现状是不容乐观的，是与各大学城快速发展的现代化和信息化步伐不相协调的，具体表现在以下三个方面：
1．机构过于简化，职能过于弱化。这一现象尤以一些新机制新模式运行的（民办）高校、非整体进驻大学城高校和一校多区型高校表现突出。这些高校，档案管理机构有的被精简或并入其他部门，有的干脆把原校区档案部门作职能上的简单延伸，人员采取兼职聘任并实行一人多岗，制度上有的也只是作为文字复制而已。机构的不完善、制度的不健全、人员工作的不规范和职能的人为弱化，使得大学城各高校的档案管理工作从建校初期起就没有落到实处，一大批具有较高价值的档案材料没有得到及时收集和归档，即使被临时收集的材料也类别混杂，造成了一些不必要的损失。
2．工作相对滞后，手段相对落后。由于种种原因，大学城一些高校档案管理工作出现了“一套人马，奔跑几处”的被动局面，工作上难免顾此失彼和相对滞后。同时，大学城高校多处于初创阶段，学校工作重心的相对偏移和长久以来对档案管理工作认识不够，经验丰富的工作人员苦于在多校区间穿梭，致使许多日常工作严重滞后；兼职人员又受知识水平所限，看着现代化的先进设备也不会用，仍停留在传统方式和传统手段的管理状态。虽然个别高校档案部门也已利用计算机进行档案管理，初步实现了档案的计算机辅助立卷、目录检索、统计和借阅管理等工作，但仍处于单机运行状态，没有结合异地办学、多校区办学的特点建立校内网、（校）区际网，致使高校很难从档案部门获得快、全、精、准的信息服务，无法实现全面的信息资源共享，无法实现数据资料、工作流程及档案检索三方面的信息化。
3．网络协调统一性差，档案标准化水平低。受不同高校隶属关系不同等原因，大学城高校档案管理仍处于条块分割、自成系统、各自为政、自我完善、自谋发展的相对封闭局面。投入现代化信息化建设的软硬件购置和数据库建设等也存在一定程度的重复和浪费现象，同时各高校选择的软硬件五花八门，标准化水平低，共享性兼容性差，一定程度上影响了大学城高校档案管理的现代化、信息化和标准化进程。
二、加快我国大学城高校档案管理工作现代化和信息化的优势所在
1．办学模式优势和精英聚集效应。
我国的大学城普遍采用的是极具典型性和代表性的深圳模式、珠海模式、浙江模式、廊房模式、松江模式和广州模式，初步的实践证明，这些模式总体上较传统模式更有利于高校办学水平、管理水平的进一步提高。加之进驻大学城的可谓是高校中的精英，如进入深圳大学城的清华大学、北京大学、哈尔滨工业大学等；进入珠海大学城的中山大学、北京师范大学、北京理工大学等；进入东方大学城的北京工业大学、中国地质大学、北京航空航天大学等。这些211重点院校和产学研综合性院校中的精英在大学城极易形成一种效果明显、威力巨大的聚集效应，在相应办学模式的指导下大胆创新，开拓进取，勇于卸包袱，敢于抓弱点，敢于在高校档案管理等基础性工作的现代化和信息化实践中取长补短，相互激励，探索新路子和新方法，起到先锋示范作用。
2．资金投入优势。
资金投入是制约高校档案管理现代化发展进程的一个关键的客观因素。长期以来，一般高校因受到历史、经济等条件制约，在经费上很难得到必要的充分的保证。在大学城，调查发现，这里的高校具有强劲而明显的资金投入优势。仅以广东佛山大学城为例，据不完全统计，佛山市南海区政府2001年为进驻佛山大学城的华南师范大学南海学院第一期建设（占地510亩）就投入资金3．7亿元，加上学院自筹资金1．3亿元，合计达5．0亿元。在这些经费中，学校拟订了明确的用于综合档案室高标准基建、现代办公设备、网络设备、管理软件、人员招聘、人员培训等各种经费的投入比例，这些经费无论从总量上还是最终到位额（率）都远远高于普通高校，使得大学城高校档案管理工作的现代化和信息化有了切实的资金保证。
3．人才吸引优势。
大学城以其优越的区位优势、环境优势、政策优势和资金优势凝聚形成其强有力的人才吸引优势，吸引了一大批德才兼备、创新能力强、适应时代需要的高校档案专业人才来到大学城这块乐土开创美好事业。这对于大学城高校率先实现档案管理工作的现代化和信息化创造了源源不断的新鲜血源和高素质的人力资源保证。
三、推进大学城高校档案管理现代化和信息化工作的几点措施
1．确立科学指导思想和奋斗目标。
今年是“十一五”规划的启动之年，大学城高校要在档案事业发展的宏观性、前瞻性和针对性上下大功夫，要抓住大学城率先发展的历史机遇，解放思想，按照档案工作信息化、现代化和社会化建设的要求高起点、高水平、高标准、高质量地开展工作。要在实践中发挥先锋示范作用，抓住大学城信息化建设和全面推进电子校务的契机，充分利用先进的网络技术、数据库技术和多媒体技术，率先实现档案电子化、存储数字化、检索自动化，实现信息资源共享；确立室藏档案数字化、文档处理一体化、信息传输网络化、管理系统智能化，工作人员知识化、专业化和人本化的奋斗目标。
2．发挥领导网络、队伍网络、校园（区）网络三大网络功能。
（1）领导网络。我国大学城（园区）起步较晚，大多处于初创阶段，要在档案管理的现代化和信息化方面走得更快、更稳、更坚实，就必须从组织上给予充分的保证和重视，并形成“主管领导－党政办公室主任－各办（中心、系）主任”的分级领导网络，全面负责对档案管理工作的领导，形成多方面、多层面对档案管理工作的关心、过问、督促和检查。
（2）队伍网络。工作水平的高低，根本上取决于工作者和工作队伍水平的高低。坚持以人为本的科学发展观搞好队伍网络建设，构建一个学历、专业、知识、年龄、性别、层次、类型协调发展的队伍网络；坚持物质鼓励与精神鼓励相结合的激励机制，营造一个宽松、愉快的工作和成长环境，使队伍网络中出现讲学习、重业务、争上游的良好氛围，以便更好地适应新形势、新任务和新要求，全面为档案管理的现代化和信息化建设服务。
（3）校园（区）网络。完善的校园网络是大学城高校的优势，并已成为各类信息的传递中心。在推进大学城高校档案管理现代化和信息化的实践中，关键是充分利用高校的各种有利条件，利用校园网络逐步实现由传统管理型向现代化管理型的转化。高校档案部门应配备齐全的现代化设备，实现档案计算机管理，建立档案编号系统、姓氏排列系统、科学的归档系统。应广泛采用计算机开发更多更好的档案管理软件，达到信息交流网络化、咨询业务智能化、档案管理标准化、档案工作程序化，使档案馆能更好地为学校改革、建设和发展服务。
3．把档案工作全面纳入电子校务建设，积极推进档案管理的现代化和信息化。
电子校务系统虽然在我国起步较晚，但是我国各大学城凭借着政府资金的支持、先进技术的引进和自身研发的成果，已经具备了较为成熟和较强安全防御能力的电子校务系统。这为大学城高校档案管理工作的现代化和信息化提供了强有力的系统支持。把高校档案管理纳入到大学城高校的电子校务既有利于高校档案价值的实现，又有利于高校档案管理的网络化和规范化。但是，在纳入电子校务的建设中，要注意解决好以下几个方面的问题：完善信息系统，使档案管理的业务过程信息化；实行电子与纸质文档双轨并行的同时，尽快完善电子档案的效力性问题；针对操作系统、硬件设备和网络黑客等因素，攻克电子档案模块安全性问题；加强档案队伍综合素质以适应全新环境下的档案工作问题。
一、对人事档案信息化建设形成正确的认识
（一）人事档案的信息化建设是我国信息社会发展的必要要求。伴随着电子技术和信息技术的快速发展，我国社会信息化建设步伐越来越快，信息逐渐成为一种重要的社会发展资源，人们越来越意识到信息的获得就意味着资源的获取，这个观念正受到越来越多人的认可与认同，信息资源已经成为人类经济活动和社会活动的公认战略资源。人们先前之所以重视人事档案的管理工作，是因为人们普遍认为其是一种原生的信息资源，在生产力由人才决定的观念中，人们对人事档案管理工作的重要性形成了非常明确的认识。信息技术和网络技术的持续发展，极大的改变了人们的生产、生活方式，使人事档案管理逐渐朝着开放化、社会化的方向发展，这给人事档案管理工作带来了新的机遇，使得人事档案管理信息化建设逐渐被提上了新的日程。
满足社会民众的客观需求是认识档案管理工作的基本初衷，服务社会是人事档案管理工作的基本目的，人事档案管理信息化建设是我国政务信息化迅速发展的表现，而档案管理工作信息化建设的发展要求又会反过来推动我国人事档案管理的改革，顺应了我国人事管理工作和政务信息工作的民主化潮流，体现了新的社会发展要求。
（二）人事档案的信息化建设对工作质量和劳动效率提升具有非常积极的作用。随着社会的发展，现代信息改变了传统意义上的人事档案管理方式，在人事管理的操作过程中，多媒体网络系统的信息共享能力、系统信息能力、直观能力和综合能力能够给人事管理提供全方位、立体化的人事信息。基于这一技术，管理人员能够对人事简历信息、人事素质、自然状况、人员优势和人事道德情况等信息进行准确、快速的提取，还可以基于电子档案对人事生活、学习和工作方面的影响和声音信息进行快速地查询和提取，实现即时化、动态化的人事档案管理，使得全方位人事信息的获取变得非常的方便、快捷。
人事档案信息管理中互联网和局域网的应用的优点在于其能够有效避免不同部门对同一信息的重复录入，大幅降低劳动重复现象的产生，进而能够提升工作效率。同时，由于信息化档案的电子特点，实践操作中产生的即时新信息，各部门完全可以根据自身的职责即时进行信息更新，确保人事档案信息资源的第一时间更新与收集，为其他部门和领导提供第一手的最新重要信息，这会在很大程度上提升工作信息的时效性。在共享人事档案信息后，管理人员可以通过局域网对一个人进行多角度、多部门的交流，从不同的角度去了解特定人员的局限性。人事档案管理的信息化建设能大幅提升对人事了解的广度和深度，进而能在有效的时间内高水平、高质量地完成人事档案管理工作。
二、新时期人事档案管理信息化建设的指导思想
在信息化建设受到越来越多关注的当下，体现人事管理的便捷性、即时性和动态性是人事档案管理自动化、信息化系统的主要管理目。想要更好地实现信息化的人事档案管理。我们必须要不断强化档案管理工作的指导思想，对档案信息化建设的重要作用形成清楚的认识。第一，人事档案管理工作人员必须具有强烈的进取心，上进好学，具有优良的创新精神和创新意识，敢于创造条件，具有一定水准的先进技术掌握和利用能力。第二，全体工作人员必须具有良好的档案认识和档案意识，尽最大努力做好档案管理的统一性、体系性和综合性工作，综合考虑，统筹兼顾，积极调动各方有力力量。第三，实事求是，一切从实际出发，积极探讨和研究怎样切实有效地进行应用水平的提升，对信息化管理的变化趋势和变化内容进行深入地分析，分析总结现存问题，积极探索新的问题解决途径。
三、人事档案管理信息化建设的主要内容
当前，我国人事档案信息化建设还不成熟，完全意义上的档案信息化管理仍未实现，因此，我们需要不断改变传统的人事档案管理模式，积极推进信息化建设的进程，开展人事档案建设和管理中的“面”的人事档案管理模式，向实体档案管理为“线”的档案管理模式转变，有效推进档案信息网络化和数字化变革，将服务社会作为人事档案管理的重心，提升服务思想，逐渐提升档案管理的服务水平和管理效率，为人才任用和人才晋升提供切实可靠的人事档案信息。具体来讲，其内容主要包括下列几个方面：
（一）变更传统的档案储存模式。在人事档案管理过程中，我们应妥善处理那些利用频率较高、内容载量较大和损坏相对较为容易的重要档案信息。通过先进技术的应用，将档案信息进行网络化和数字化处理，为后续的提取和保管提供方便。
人事档案中所承载的信息往往是与企业员工切实利益密切相关的信息，对于员工职称的评定和职位的选报具有重要的法律性和证据性。人事档案在职员考核、工资晋升和职称评定以及人事纠纷方面具有法律意义，发挥着关键性的参考和证据作用。
（二）构建人事档案目录数据库。从时间上来说，人事信息档案的管理是一个漫长的过程，一般来说每个人的档案信息都需要保管几十年，甚至时间更久，特别是对于那些身份比较特殊的人来说，他们的信息具有一定程度的史料作用，对此需要做好数据库。人事信息复杂而且变动较大，传统的纸质版信息档案，需要占用相当大的数量和空间，给档案的查阅和管理带来了很大的难度，这就需要我们积极推进档案信息管理的信息化建设，加大建设力度，用先进的电子化档案取代传统的纸质档案，以实现档案管理工作水平和效率的大幅提升。
（三）人事档案管理信息化的作用。人事档案管理信息化建设具有十分重要的积极作用，信息化档案管理方式会对企事业单位的组织和人事工作产生非常重大的影响，主要表现为：第一，服务领导的决策。干部任用和干部选拔是人事档案信息的一个非常重要的作用，做好人事档案的管理工作能够在一定程度上为人事组织部门的“用人”“选人”提供有利条件，档案管理信息化的实现有利于人事信息的调取和共享，将使得上级领导和人事组织部门对各级干部的考察工作变得更为快捷、更为直观，在考察现职干部中具有不可估量的作用。第二，可以准确及时地进行信息更新。传统的纸质档案管理方式，尽管具有一定的优点，但是弊端也同样非常明显，例如，纸质版的档案使得档案转递相对困难，数据库资源和档案信息内容具有延时性，档案信息的更新和补充工作相对较为耗费精力，数据承载具有一定的误差。而档案管理实现网络化后，档案信息本人便可以根据自身的权限对自己的基本信息进行了解，一旦发现误差或者错误，便可以及时地提出建议，进而让人事档案更为完整、丰富和准确。
一、现行医院档案管理中存在的问题
随着现代化信息的发展，档案在医院管理中的地位和作用越来越被人们所重视，尽管如此，作为医院管理的一个重要组成部分，医院档案工作仍无法与日益发展的医疗、科研、教学工作相适应，主要表现在:
1、档案意识不强，档案利用率不高。具体工作中，不少同志，甚至领导干部，对档案重视程度不够，“重经营、轻档案”的意识还很强，认识不到档案工作在医院管理中的重要性和必要性。由于对档案重视程度不够，档案信息资源开发不足，造成档案利用率不高。
2、管理制度不健全，档案收集效率不高，管理分散，缺乏信息资源整体性。目前绝大多数医院都制定了较为健全的医院管理制度和各级各类人员工作职责，而涉及档案管理的制度、职责、考核标准却较少，没有统一规范的医院档案管理模式。由于管理制度不完善，有价值的文件材料得不到足够的重视和统一收集，造成档案收集效率不高，信息管理与档案管理严重脱节，失去了档案工作的完整性，医院信息资源缺乏整合性，跟不上新时期发展的需要，不利于科学管理。
3、档案管理人员素质参差不齐。目前从事医院档案管理的人员在专业素质、理论水平、文化程度等方面参差不齐，表现为人员配备随意，流动性大，档案管理人员多是从行政、护理、医技等部门转岗过来，而档案专业出身的人员较少，且存在着专业知识老化，知识面较窄，知识结构不合理，学历偏低，思想观念和管理水平相对滞后等问题，与时展的要求悬殊较大，难以适应新形势下的档案事业发展。
4、重管轻用，档案开发利用率低。由于档案系统长期形成的封闭或半封闭环境的影响，许多档案工作者仍然停留在“重管轻用”的观念上，档案收集了、管理了，却忽视了最重要的信息资源的利用。档案信息的开发和利用方式单一，形式陈旧，档案室设备、技术条件落后，也造成了医院档案开发利用工作停滞不前。
5、档案工作硬件投入不足，档案现代化管理水平不高。有些医院由于医疗用房紧张，致使档案用房狭小，不符合档案保管的标准，档案管理设备陈旧，管理技术落后，虽然近年来随着科学技术的进步，计算机及网络技术在医院管理被广泛运用，而运用计算机及网络技术管理档案的较少，基本还停留在手工收集、检索，信息量小，不利于档案的收集利用和开发。
二、改善医院档案管理的对策
1、加强领导、宣传，增强档案意识。领导重视是做好档案管理工作的重要保证，是档案实现科学管理的前提。院领导要把档案管理纳入医院发展和管理的重要内容来抓，与医院业务建设同步规划、同步发展;要大力宣传医院档案管理的意义，加强档案法律法规学习，使全院干部职工充分认识档案的重要性，认识档案与医院日常工作的密切关系，更好地支持档案管理工作。
2、健全档案管理制度，规范档案管理行为。档案管理工作是一项严肃的、条理性很强的工作。建立完善的规章制度，可以减少档案管理的随意性，保证档案管理工作的健康、持续发展。医院要根据《档案法》、《医院卫生档案管理办法》等有关法律法规，结合本单位档案工作实际，逐步完善档案管理的归档、保管、借阅、移交、保密、销毁及库房管理等各项规章制度，使档案工作的每个环节的运行都有章可循，都有明确的要求和制度的约束。并将医院各个门类、不同载体的档案统一管理，统一考核，使档案管理与医疗业务同步考核评价，同步发展。
3、加强培训，提高档案管理人员素质。提高专、兼职档案管理人员的业务水平，创造条件吸引和培养一批具有现代科学知识和专业技能的人才，同时加强对现职人员的业务培训，或聘请专家讲学，或派出人员参加学习班、学位班。鼓励自学，把学习情况与人员的晋升、聘任挂钩。
4、解放思想，更新观念，提高档案开发利用率。档案管理不能只停留在收集整理和保管
[关键词]城建；档案；管理
一、从改变管理思想上进行变革
（一）改变传统管理思想。传统城建档案管理仍是围绕纸质实体档案进行的，对知识的占有、信息的转化、利用与传输都停留在较为落后的基础上，不适应信息化建设的发展及社会对其新的需求。由于现代化社会是一个网络信息化社会，我们只有通过具有特色的馆藏来提升竞争力，强化收集力度，才能够扩大信息源。所以，我们要改变传统思想，要确立以利用、服务为中心的城建档案指导思想，重视研究提高城建档案为城市建设与发展服务的效益，要逐步改变传统思想，主动适应新形势不断开发档案信息资源，努力开拓档案利用的新途径，为城市建设整体发展提供借鉴和参考。
（二）从根本上真正改变管理方式。如今，档案理论也冲破传统的档案学的束缚，摆脱了传统的“档案实体”的狭小的实践范围，进入到信息与信息系统领域。随着我国社会经济的快速发展，城市化的进程也在加速。而城建档案在城市建设中起着越来越重要的作用，已经成为城市建设与发展的重要资源。信息化是城建档案管理现代化的现实目标离开城建档案工作，建设工作跨行业协调的行政成本将显著增加，工作效能将显著下降，建设工作将打乱仗。特别是基层建设管理工作如建设工程质量和安全监督、区县建设管理等工作将无法落实，出了质量和安全问题将无据可查。
（三）强化城建档案宣传。城建档案管理工作从原来的无到今天的有，从以前的单一到现在的全面，从原本的简单到现代的复杂，大部分人都能够对城建档案管理工作有所了解。因此，我们要加强城建档案管理宣传力度，城建档案宣传工作是档案工作的重要组成部分。我们要在“立足档案、面向社会、增强社会档案意识，为发展城建档案事业服务”方针的指引下，以新思路、新观念、新方法来加大城建档案宣传工作。但是依然存在部分人员无法全面的认识与了解城建档案，这就需要我们在宣传、教育工作上加以强化，要让人们明白假如档案社会意识过于薄弱，就会导致建设管理工作与利益之间出现脱节的现象。因此，面对机遇与挑战，城建档案如何适应社会需求，开拓创新，是摆在我们面前的首要任务。
二、加强新形势下城建档案管理的改革与创新
（一）适应社会需求，开拓创新。首先，将城建档案馆的工作纳入到建设事业发展的具体规划中，明确具体的分管领导，制定出各类相关的政策措施，并且加以完善，并且做好城建档案管理机构的建立健全，赋予其管理与保管的职能。其次，开展业务工作创新。我国城建档案工作是档案实体管理与业务工作管理并举，而以业务工作管理为重，已与建设行政程序融合在一起，创新形成了诸如建设工程档案编制报送“一书两证”制度、与工程质量和安全监督工作融合的工程档案备案制度、工程档案编制现场业务检查和监督制度等工作制度，通过抓建设工程档案的真实性、系统性、完整性，保证了“高水平、可操作”的建设行政管理，。第三，城建档案管理实行统一领导、分级管理的原则，建立以城市建设档案馆（室）为中心，各有关单位档案馆（室）为基础的城建档案工作网络。凡形成城建档案的部门或单位，均须按规定移交城建档案及有关资料，维护城建档案的完整统一与安全，确保城建档案的准确、系统和有效利用。
（二）提升创新能力。首先，档案管理工作是带有研究性的服务工作，档案管理人员只有真正理解自身的责任，才能适应社会的需求，才能做到爱岗、敬业、奉献。创新是促进档案事业进步的必然要求，也是档案事业发展的永恒主题。要善于从工作中、学习中、其它专业的知识中吸取有益的经验，应用在档案管理工作中，档案管理人员只有具备了创新能力，才能在档案管理工作当中开创出新局面。其次，创新模式。新的管理模式将采用现代高新技术和数码信息处理技术对城建档案的收集、整理、利用各工作环节进行优化，实现城建档案资源的合理配置，积极营建城建档案资源共享的策略与环境。在信息技术日益发展的今天，将城建档案管理进行信息化、数字化的处理，已成为一种必然，是适应当今国际竞争的趋势。电子文件的大量产生和应用，使得城建档案实体的表现形式迅速向数字化方面发展和积累。因此，这对于加快促进城建档案服务机制的创新，为社会提供一种全新的传播、交流城建档案信息的方式与高质量的城建档案信息产品，使城建档案工作更好地为城市的现代化建设服务。
（三）提高档案人员管理素质。城建档案管理人员的素质提高是时代的呼唤，档案管理工作者在档案管理岗位上必须具备的基础知识、基本技能、政治素养、道德素养、管理能力及分析处理问题的基本能力等。档案管理人员综合素质的高低直接会影响着档案业务工作的效率、质量和水平。城建档案管理人员的整体素质如何，是做好档案管理工作和保证档案服务质量的决定因素。因此，尽快建设一支高素质和具有创新精神的档案人才队伍至关重要。因此，需要档案部门的高度重视和统筹规划，更需要档案管理工作人员的高度自觉和勤奋钻研，不断加强自身理论知识和业务技能的学习，开拓进取，开创档案管理工作的新局面。
三、结束语
总之，我国城建档案工作源自建设事业发展，服务于建设事业发展，离不开建设事业管理体制。因此，我们要进一步加强城建档案工作法规制度建设稳定城建档案工作队伍，，健全城建档案工作机构，充实城建档案工作专业技术力量，才能不断提高城建档案工作现代化管理水平。
参考文献：
[1]康莉.优化档案管理人员知识结构提高档案管理队伍能力素质[J].科技资讯，2010，22.
一、新的发展形势对档案的管理提出更高要求
在当前知识经济快速发展，信息化管理不断更新的今天，档案管理对于管理人员提出了更高的要求。这要求管理者具有信息分析能力，准确把握高度专业化的档案技能，需要档案管理人员掌握现代化的信息处理职业技术，忠于档案职业，掌握现代管理技能、法律制度、档案开发和利用信息资源。
二、对档案管理人员的综合素质进行提高的主要策略
（一）转变观念，敢于对档案管理不断创新
档案工作属于一门管理的科学，是一项业务性、政策性极强的工作，逐渐确立的市场经济的体制开辟了档案工作的前景，客观上决定了档案工作一定要积极地和市场经济相接轨。档案管理人员要对其旧的形象加以改变，从而树立起市场的意识与现代化的科技知识等的优质高效、快捷的综合性的服务档案管理理念。在档案管理中，档案管理人员要在埋头苦干和默默奉献时，具有更多的睿智和敏捷、胆魄和果断。通过不断转变自身的思想观念，促进其提高认识，不断地尽可能地将知识丰富起来，拟定出学习来掌握业务知识技能等的计划，提高学习的针对性和目的性。
此外，针对部分人觉得档案工作的相对平稳、竞争较弱而造成的工作较为散漫等的现象，建立并完善档案管理的竞争机制和质量考核的体系，对其工作加以规范，尽可能提高档案管理人员的综合素质。
（二）重视并严把档案管理人员的进入关
在选择档案工作需要的人才之时要优先那些具备多方面的专业背景的复合型的人才：学历高、专业心理较为坚定、能力较强和实践经验较为丰富的相关人才。此外，要注意他们的不断努力，保持注意力，不断提高自己的业务能力；应该明确了解档案管理的专业技术，要注意不断学习，注重平时的积累。通过不断的培训和学习途径，以提高通过自学质量，和其他人沟通，有效地扩大自身的知识范围，注重探索和积累的研究将理论与实践相结合。
（三）强化档案管理的服务意识，进一步将档案管理的效率加以提高
新形势之下，档案管理的工作作为政府工作有机的组成部分，政府转变职能，致力于服务型政府的建设，档案部门也要承担为社会、人民群众提供全面可靠档案信息的责任，成为沟通人民群众和政府间信息的纽带和政府为人民服务的窗口。档案管理人员要在具体工作中，牢固地树立起主动服务的意识和具有默默奉献的精神，既要对工作原则加以坚持，又要能够按照规章办事，还要具备改革创新的意识。只有这样，才能在具体的档案管理工作的实践中把工作的效率提高、将良好的形象树立起来。
（四）将以人为本作为修订档案考核标准的指导思想
从档案管理工作特点出发，因为档案管理工作自身时限弹性较大，这使档案工作在很多情况下，具有浓重的“干良心活”的特点。此外，因档案管理工作效益具有较为隐蔽性以及在时间上具有滞后性等特点，这就增加了对其评定考核标准的难度。很多旧的档案的考核评估的标准体系暴露出过时或者不合时宜的弊端，当前最需要完成的是依照任何档案的和谐统一原则，尽快制定出兼具人性化与切实可行的档案工作的量化和细化的考核法，并将档案管理人员职业道德的评判标准适时制定出来，使其职业素质的评定能有理可循和有据可依，将原先的为了评估而评估和为了检查而检查的应付性的走过场的浮于表面的考核法抛弃掉，以避免考核评估结束后便万事大吉，又回复到原状，进而使档案管理人员的工作积极性受到挫伤的不良现象，主动提倡并推行人性化管理法，坚持以人为本等管理思想，兼具合理性和可操作性的优点，将重视档案工作的程度、材料齐全的完整性、“三纳入”和“四同步”的执行情况、部门立卷、案卷质量、按时归卷并上交等的档案管理工作等难点设定为对档案管理人员工作考核的主要内容，尽量探索到一条既符合实际情况又切实可行的管理法和考核的标准，从而促进档案管理人员综合素质的有效提高。
目前，各地的税务档案在初期一般采取分散和粗放式管理。各税务分局、稽查局的业务档案分开管理，缺少统一的部门协调，档案种类多、载体多、管理杂乱，给税务档案的查阅和利用带来了诸多不便。如今，这种管理方式已经不适应税收事业发展的需要。要想维护税务档案的安全性和完整性，最大限度地提高档案的利用率，必须对税务档案进行集约化管理，实现档案管理效能的最大化。
一、档案集约化管理的优越性
为了有效解决税务档案的粗放式管理，更加科学的服务税务工作，集约化管理是一条必经之路。对档案进行集约化管理，具有以下优越性：
（一）档案集约化管理有利于提升档案管理水平。档案集约化管理使税务各种档案门类更加齐全，运转更加有序，基本实现了档案管理的制度化、规范化、标准化和信息化。最大限度地发挥税务档案在征收管理、纳税评估、税务检查等方面的积极作用。档案集约化管理是对税务档案工作管理体制、机制的创新，对于整合档案资源，拓展服务领域，提升档案管理水平，有效推进税务档案工作的发展有着不可估量的作用。
（二）档案集约化管理有利于档案资料的开发利用和保护修复。档案集中管理增加了档案资料的存储量和系统性，提高了档案资料的传递和交流速度，可以更好地为领导决策和其他人员服务。档案进行集约化管理后，档案管理部门可以对系统的征管资料信息进行严格筛选、综合、归纳和提炼，为决策者提供决策依据。对档案进行集中管理，还有利于用户方便及时地检索到完整准确的资料。
（三）档案集约化管理有利于各类档案密级的执行。只有由档案管理部门的档案专业人员实行统一管理、专业化管理，才能准确把握档案的密级，有效掌握档案机密递减规律，确保档案的保管和利用。
（四）档案集约化管理有利于更好地实施信息管税。税务档案反映了税务部门征管工作的动态和工作成绩，是最重要的信息资源之一。根据信息论的观点，信息具有系统性、序列性和传递性，税务部门的信息化建设要求快速、准确的信息检索、提取、传输和显示，进而构建整个信息系统。对档案进行集约化管理，不但有利于档案工作的信息化，也有利于信息管税的实施。
（五）档案集约化管理有利于发挥档案主管部门的业务指导、监督和管理作用。实行档案集中管理，档案资料、管理人员和管理部门相对集中，便于档案主管部门对档案管理工作进行业务指导、监督和管理，从而提高档案管理人员的业务水平和工作积极性，提升档案的质量和管理水平。
（六）档案集约化管理有利于实现档案的“六个统一”。“六个统一”即统一资源管理，统一质量标准、统一管理系统、统一开发利用、统一技术服务、统一档案管理制度。
二、完善档案集约化管理的应对措施
档案管理是税务部门的重要基础工作之一，必须克服局部观念、封闭观念，树立整体观念、开放观念，实现档案的规范化、科学化管理，为税收事业发展提供保障。笔者认为，主要可以采取以下几个方面的措施加强档案集约化管理：
（一）全面规划、整体控制。相对独立的档案管理中心成立以后，逐步将原来分散在各税务分局、稽查局的档案全部移交入档案管理中心。力求将档案管理中心成为档案的保管基地和利用中心，实行集约化管理，实现对档案的整体控制，促进税务各类档案从专业化管理到综合化管理的转变，逐步实现档案管理的科学化、规范化和集约化。
（二）科学管理、制度规范。为了使税务档案管理工作有章可循、有法可依，在档案管理中心成立以后，必须着手建立起一整套统一的规章制度，作为整个系统开展档案管理工作的规范和标准。档案管理不仅应当执行上级制定的各项规章制度和国家标准，还应依据本单位具体情况，制定本单位切实可行的档案管理标准及制度，包括档案室工作职责、档案人员工作守则、档案材料收集、管理制度等，从制度上保障税收档案的集中化管理，真正做到依法建档、依法治档、依法管档、依法用档。
（三）结合分类、集中保管。档案集中管理以后，可能会出现“貌合神离”的现象，即形式上集中，实质上仍然维持原来的档案管理板块，各自为政。要从整体优化的指导思想和便于利用的工作原则出发，把档案在实体上构成一个统一的、科学合理的类别体系。为此，需要采用一种既能反映单位税收征管活动、又能满足各方面利用需要的综合分类法，使档案资料构成紧密联系的有机整体。另外，在接收各税务分局、稽查局实体档案的同时，还要将分散在各单位的档案电子数据库统一集中到档案管理中心的档案管理系统中，对档案电子数据进行再整合，规范录入格式和档号规则，实现全系统档案信息资源的高度集中。同时，在集中全系统档案实体资源和电子信息资源的基础上，还要实现服务方式、服务手段的高度集中，并依托现代信息技术，完善档案信息资源推送服务方式，最大限度地发挥税务档案在征收管理、纳税信誉评估和税务稽查等方面的积极作用。
（四）全面开发、信息共享。档案集中管理后，一方面可以集中人力、物力，更有效地全面利用开发档案信息资源；另一方面，要逐步建立健全档案管理的网络体系，并作为档案信息系统纳入单位信息系统予以管理，实现信息共享，更好地服务税务事业发展。在具体工作中，一要搞好档案的编目和档案检索工具的编制，完善检索体系，实现多渠道、多角度检索；二要探索档案信息资料开发利用的手段和形式；三要积极开展档案资料的编研工作。
（五）加强培训，提高素质。档案管理人员不仅要具有良好的政治素质、强烈的事业心和高度的责任感，还要掌握档案学基础理论和税收业务专业知识以及计算机应用、办公自动化、信息管理等技能，能够适时、全面地提供税收征管信息，为税收事业发展建言献策。为适应这一变化，必须对档案管理人员进行培训，培养档案管理复合型人才。可以对档案管理中心的专职档案员以及分散在各税务分局、稽查局、机关各部门的兼职档案员进行全面培训、统一管理，提高全体干部职工的档案管理意识，营造关心、支持档案工作的良好环境。
关键词：高职院校 档案管理 对策 措施
中图分类号：G717 文献标识码：C DOI：10.3969/j.issn.1672-8181.2013.13.134
档案管理工作是高职院校重要的基础工作之一，在高职院校的整个发展过程中，具有不可替代的重要作用。当前，各高职院校正在进行新一轮改革，这也为档案事业的发展带来了新的挑战和契机。笔者认为，高职院校档案管理部门应该抓住机遇，解放思想，更新观念，实施新的行之有效的对策与措施，提升档案管理综合水平，努力为学校的教学、科研、管理做好服务。
1 档案工作的内涵及其重要作用
《高等学校档案管理办法》第二条指出：“本办法所称的高等学校档案，是指高等学校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。”学校的档案真实地记录了学校教育教学工作中呈现的内容、方法、途径及效果，揭示了教育工作的全程，是衡量学校教学工作质态的标志。我们可以用学校档案信息，在促进教育教学深入改革、全面提升学生综合素养、有效推动学校决策评估、充分发挥档案查询效能等方面，充分发挥档案得天独厚的资料作用。
2 高职院校档案管理工作的总体现状和存在问题
针对目前高职院校是合并组建或者由中专学校直接升格而成的，内部情况比较复杂，而且建校时间较短的现状，笔者经过调查研究，认为存在以下几个方面的问题：
2.1 全员档案意识不强
当前有少数高职院校对档案工作在学校整体工作中的地位认识不够，甚至在基本建设方面都没有充分的保障。比如没有专用档案库房，有的档案室狭窄、潮湿，更谈不上购置现代化档案管理设施设备。没有认识到做好档案服务性的重要作用，使档案工作处于十分尴尬的境地。
2.2 档案管理需要加强和完善
当前，很多高职院校设立综合档案室为档案管理部门，归属学校办公室领导，档案室配备一至二名专职或兼职档案工作人员。在实际工作中，办公室由于日常工作繁多，对档案工作难免有所“冷落”，而兼职档案员本身就是教学或者行政工作骨干人员，参与其他工作较多，在必要的档案工作方面精力就十分非常有限。众所周知，档案管理工作的政策性、专业性、 技术性要求都是很高的，而现实工作中忽视档案人员力量的配备和提高却是常见的现象。
2.3 档案保护方面缺乏保护意识，弱化档案管理作用
档案保护的要求是细致、细心，定期检查，随时反省，防患于未然，这是做好档案工作的必要条件。而目前高职院校档案管理工作人员的工作比较被动，缺乏档案保护意识，出了问题相互推诿，界限不清。缺乏基本的工作要求，得过且过，不求工作质量。除此之外，随着档案管理现代化的发展，档案资料多采用硬盘、光盘，磁盘等现代化手段精心保管，新材料对保管条件也有了新的要求，比如紫外线、阳光对有些档案材料都有害，所以对不断发展的新情况都要及时学习，及时更新保管条件，定期复制，延长电子文件的寿命。使档案管理真正实现养兵千日，用兵一时，在关键时刻为教学、科研及社会服务。
3 改进和提升高职院校档案管理水平的对策与措施
3.1 加强对档案工作的宣传力度
在实际工作中，多种形式加大档案宣传是提高思想认识，形成全员重视档案工作的重要手段：①采用展览、会议、广播、撰写体会以及举办晚会等方式，大力宣传国家有关档案工作的法律法规及档案工作的相关知识。②利用简报和目录索引，通报档案室所藏档案内容，介绍多种检索途径和编撰研究成果。③选编档案利用效果实例，向社会展示利用档案所取得的社会效益和经济效益等等，以增强人们的档案意识，树立利用档案的观念。
3.2 创建高素质的档案管理队伍
在人才入口关方面，引进有专业知识、专业技术、技能的人才充实到档案队伍。与此同时，加强档案在编人员继续教育，不但提高业务知识的学习，还要掌握现代新技术。当前高职院校的发展与改革正处于快速发展时期，对档案业务的管理、服务等各项工作提出了新的要求和挑战。档案管理人员要拓宽视野，及时了解高职院校档案工作的特点、现状及发展动态，不断提高自身素质，与时俱进。
3.3 严格执行档案管理制度
首先，构建与完善各项规章制度，把档案工作制度建设作为完成档案工作任务的前提，这是做好学校档案工作的基础和保证，使学校档案工作有章可循，有据可依，照章办事 。其次，在制定档案工作规章制度和相应的配套考核制度的同时，要把档案工作任务分解落实到人，明确规定档案工作人员职责。此外，创新档案管理模式，真正实现档案管理各环节的标准化、规范化。随着社会的进步和高职院校的发展，传统的档案管理模式已经滞后，远远不能适应形势发展的需要，要根据实际情况不断调整和更新管理制度。
3.4 大力开发信息资源，提高档案开发利用率
档案管理不能只停留在收集整理和保管阶段，要确立以利用、服务为中心的业务指导思想，逐步走向主动开发档案信息资源，努力开拓档案利用的新途径，如利用档案信息通过统计、分析、总结等方法编写资料提供给社会，实现资源共享。强化现代化技术在档案工作的应用和技术含量，不断改进管理手段。
