时间：2023-06-06 09:31:45
开篇：写作不仅是一种记录，更是一种创造，它让我们能够捕捉那些稍纵即逝的灵感，将它们永久地定格在纸上。下面是小编精心整理的12篇人事档案和毕业档案，希望这些内容能成为您创作过程中的良师益友，陪伴您不断探索和进步。
一、高校毕业生人事档案信息化的现状
要搞好高校毕业生人事档案的信息化管理工作，必须掌握当前高校毕业生人事档案信息化的现状，这样才能有的放矢的采取有效措施，搞好高校毕业生人事档案信息化工作。
（一）解决高校毕业生人事档案管理信息化意识
在高科技时代，加速实现高校毕业生人事档案信息化管理，是一项繁重的任务，也是时代赋予的任务，这些工作任务的顺利进行，必须得到人才交流主管部门的高度重视和大力支持，才能切实的把高校毕业生的人事档案管理工作列入重要议事日程。从目前看，各省、市对高校毕业生人事档案信息化建设的发展状况来看，由于各级领导对高校毕业生的人事档案信息化建设工作不够重视，对人事档案管理工作投入的财力及人力不足，由此，导致出现了一些各方面问题，例如，会限制人事档案信息化发展的速度，使之与信息现代化发展无法适应，也使高校毕业生的人事档案，在管理与改革中无法发挥积极作用，也使用人单位陷于两难之中，难以得到人才，更难于得到优秀人才。
（二）档案管理信息化的法规体系与业务规范
对于人事档案的记载来说，它的信息非常丰富，时间跨度也比较长，但在改革开放以来，由于主观和客观方面的各种原因，有些人事档案中的信息，常常会出现这样或那样的不同或差错，例如，数据的前后不一，甚至有时一种信息有几种不同的记录在档案中出现，如何能让这些问题，能在信息化建设中得到顺利的解决，使原始纸质档案与数字档案做到很好的衔接，并且在数据库建设的同时解决标准化与规范化的问题，这就要求我们对人事档案的管理，要有一个完整的业务规范指导体系，这样才能使从事档案信息化建设的工作人员，在信息化建设中，既得到政策上的支持，又能在方式方法的得到指导，使人事档案管理工作，形成一个统一的、规范的、科学的、缜密的人事档案信息资料数据库，有利于高校毕业生的就业困难，也有利于企业的人才需要和流动的需要。
（三）缺乏高素质的人事档案信息化人才队伍
人才是人才交流中心档案信息化建设的重中之重。目前人事档案管理人员大多年龄偏大，信息技术能力和水平较差，不适应人事档案信息化建设的需要。
二、人才交流中心对高校毕业生人事档案信息化管理对策
人才交流中心是一个人才的中介桥梁，它要为高校毕业生和企业对人才的需求解决双方的需求，因此对于人事档案信息化的管理，要真实可靠，并要做到适时提供，这样就可以为双方解决问题。
（一）人事档案信息化建设的重要性
在社会主义市场化的发展中，随着人事制度改革的不断深入，要充分认识人事档案信息化建设的重要性，要在国家政策的引导下，人才交流部门，要积极稳妥地推动人事档案信息化建设进程，要从政策上，不断加大财力及人力的投入，同时要加强人事档案信息化建设的基础设施建设，为人事档案信息化建设提供必要的物质基础。要积极采取措施，加大基础设施建设力度，把人事档案信息化建设，作为人事工作中的一个重要的组成部分来进行建设。
（二）人事档案管理的规章制度与业务规范
人事档案信息化建设，是新时期对人事档案管理工作提出的新要求和新的任务，所以无法再依据传统的手工管理阶段的制度，必须结合高科技时代的技术，要利用信息化建设的进度和人事档案信息化管理的实际情况，制定相应的工作流程和规章制度，使档案管理工作有章可循，这样就可以有效的促进人事档案管理工作发展，使人事档案信息化管理向着制度化、规范化发展。特别是高校毕业生的人事档案，其内容直接涉及个人的基本情况和隐私，所以更要制定出相对完善的管理制度来保证人事档案信息化建设的开展。
（三）档案管理质量与人员业务素质
档案管理质量与人员业务素质，是相互关联的命题，人事档案信息化建设，它的一个关键因素，就是建设一支高素质的档案信息化管理人才。因此，在人事档案信息化建设过程中，需要档案工作者不仅要具有丰富的档案管理专业知识能力，更要具有创新意识、创新能力及熟练应用现代化管理设备的能力。因此，需要从事档案信息化管理的工作人员，必须具有档案管理理论素养及档案管理实践经验，同时具有传统的纸质档案归档能力和现代的信息化档案归档管理能力。要把档案管理质量的优劣与管理人员的业务素质能力结合起来，要在管理人员的意识上与时俱进，不断更新服务观念，善于运用现代化的管理设备创新服务方式，提高服务效率，适应新的服务需求。还要有不断学习新知识、新技术、新理念的习惯和劲头，以便能在信息化档案管理工作岗位上规范、标准、高效、高质地工作。
关键词：大学毕业生；弃档；原因及对策
中图分类号：G647 文献标志码：A 文章编号：1674-9324（2015）27-0256-02
档案是指人们在各项社会活动中直接形成的各种形式的具有保存价值的原始记录。个人人事档案是个人真实的履历材料，它是个人工作、学习、生活经历的重要证明材料。同志曾经指出：借助档案，我们能够更好地了解过去，把握现在，预见未来。同志也说过：人事档案有它的特点，就是平时不起眼，也不引人注目，但是，一旦你需要时，如果平时工作没做好，临渴掘井，就悔之晚矣。近年来随着我国社会主义市场经济的不断发展和传统社会的急剧转型及社会流动性加大，越来越多的人变成了“社会人”，人事档案被一些人看作是“可有可无”的身外之物。对其随意处置甚至遗弃。特别是很多大学毕业生走向社会后，自己的学生档案并没有随着自己的流动而流动，要么放在学校保管，要么被转递到本人的户籍所在地或人才交流中心，而自己却不管不问，最终成了无人认领的死档或弃档。2002年人事部全国人才流动中心以及各省市人才交流服务中心。根据有关方面的统计，全国范围内高校毕业生大约有60万人弃档。例如武汉市人才服务中心所的5万余档案中就有1.5万份无人过问和领取。四川省人才管理部门初步估计，全省范围内没有理会的废弃档案超过20万份，成都市人才中心代管的人才档案中就有■成为没有人要的死档案。《新华网》2009年12月3日报道：记者从贵州省人才交流中心与贵阳市人才交流中心了解到，人事托管的10余万份人事档案中，多年无人问津的占到■，有近7万份。据了解，这些档案90%以上的“主人”大部分都是这两年毕业后暂时找不到接收单位，而把档案留在学校，随后一直都置之不顾的大学生。其余只有少部分为企业普通职工或其他辞职、辞退人员的档案。贵州省人才交流中心毕业生就业服务中心相关负责人更是无奈地告诉记者，他们这里无人问津的档案最长达到了13年之久，许多档案从放进之日起，就成了“死档”，但人才中心又不得不对这些档案进行保存。
一、大学毕业生“弃档”的影响
废弃档案对于大学生本人而言，一方面可能会影响大学毕业生的转正定级、工龄计算等。大学毕业生在一年见习期满后转正定级在我国几乎是约定俗成的，初次认定技术职称及确定工资级别，作为干部身份的依据。“转正定级”的时间是一项确定工资核定及工龄长短的审核标准，影响着退休后的工龄计算。部分大学毕业生到单位上班后，没有及时将档案转移到单位，工作后发现档案还是学生档案，人事档案不完整，影响了自己的转正定级、工龄工资以及退休金的发放。另一方面耽误职称评定、工作调动等。职称评定是我们国家一直在进行的对专业技术人员的考评定级，不仅涉及自身的荣誉、成就感，关键是涉及工资收入。职称的申报是要根据个人转正定级的时间，工作年限及以往的工作成果来综合评定的。有些大学毕业生工作后在评职称时往往由于弃档而没有评上。在单位上班后要求调动时，发现需要办理上班后的人事手续，接收单位需要在转正定级后才能正式调动。三是影响大生办理个人证明、个人公证、社会保险、购房等，有的甚至丢掉了干部身份。由于现行的许多政策，涉及个人利益的证明都离不开人事档案，如办理社会保险、领取失业金、退休金等，都需要个人档案记录。考研、报考务员、转正定级、出国、升学、结婚、生育等，都需要人才市场开具相关证明，这些都需要档案。其四，影响毕业生的户籍档案。毕业生走向社会后自然要购买房屋，在银行办理房贷手续时必须出具贷款人的户口证明当，也需要出具档案。弃档对于单位而言，有些单位有档无人，再需要进人的时候受专业、学科构成、学历层次等限制，导致人事调配不能科学合理进行。而有些单位有人无档，在绩效考核时没法对工作人员进行有效的考核。对于社会而言，大批的弃档，一方面造成大量社会管理资源浪费，另一方面也不利于充分发掘社会人才信息资源，达到人尽其才、才尽其用。
二、大学毕业生“弃档”的原因探析
1.大学生就业多元化、社会流动频繁的主要体现。随着我国社会主义市场经济的不断发展，参加经济活动的主体也日趋多元化，劳动用工制度也随之发生了变化，人才流动已经成为普遍现象，传统人事档案管理办法正在经受市场经济条件下多元就业方式和自主择业观念严重影响，档案的有于无越来越不为大学毕业生所看重，这是社会进步的表现。
2.反映了我国传统人事档案管理制度的缺陷。过去我国人事档案是多头管理，对人才的管理除了组织人事部门外，还有职能管理部门下属的职业介绍机构、行业成人才管理机构、外企人才管理服务机构等，在多头管理体制下导致一些人事档案流失，造成“弃档”现象的发生。还有就是人事档案内容单一，档案信息可用性、可信性低。现存档案内存放的还是个人家庭背景、生活经历、学历情况、政治面貌、职称、奖惩等程式化、标准化的内容，很少有个人的特殊才能、个性特点、交往能力、协调能力、创造能力等方面内容。人事档案的转递死板、僵化。有些单位为吸纳高层次人才和特殊人才擅自为引进的人才重新建档，而有的单位为了挽留人才、阻止人员调扣压档案，不按相关规定转交档案，一些大学生索性就放弃档案，形成弃档和死档。
3.与部分单位、企业和个人不重视档案有关。随着计划经济向市场经济的转轨，就业的多样化，一些外企、乡企、区街企业、民营企业、私营企业等自身没有人事档案管理权，其人事档案只能依托有关人事部门代管，这些单位在录用大学毕业生的时候为了减少工作量、简化手续，对档案要求不高，甚至不强调档案办理手续。特别是外企、私营企业的人事管理方式不一样，提职、加薪考核的是个人的能力和绩效，对员工的约束和管理主要靠合同，档案不作依据，涨工资无须历史记录，实行普涨。对于个人而言，现在证明自己能力的途径很多，职称不再是唯一的标准。档案对自己的求职所起的作用已经在在弱化，是可以随便丢弃的“身外之物”。甚至有人说档案不适应当前社会的发展变化，应该取消了。还有就是档案存放在人才服务中心或原单位，即使个人不管，任何单位和个人也不敢毁掉，或许正因为这一点，存档的大学生也懒得去给自己找麻烦。
三、处理大学毕业生“弃档”的对策
首先是改革现行的档案管理制度，加强人事档案的服务功能，丰富档案内容。我国的人事档案制度的改革应该加强人事档案的开发利用，加强其服务功能，淡化其社会控制及凭证功能。丰富档案的信息和内容，提高静态信息的准确化和简洁化，补充动态信息如个人的业绩和个人的信用等。建立以国家档案行政机构统一领导、各级区域人事档案中心分级负责的人事档案管理体制，节省人力、物力、财力，方便服务社会。健全人事档案传递机制，保证人事档案传递的频率和速度及安全，避免“有档无人、有人无档”现象的出现。档案管理要逐步实现社会化，开放化，加强人事档案管理的服务功能。其次是加强档案宣传工作，培养大学生的档案意识。大学生档案意识的提高应该从在校就开始抓起。大学可以以办展览、办校史馆、甚至作为一门公共选修课纳入高校教学计划等形式加强对大学生的档案教育使其深刻认识档案，加强档案意识。有的学者认为可以“利用新生入学教育的机会对学生进行档案基础知识教育和档案信息运用技能培训”、“与图书馆联合开设一门有关信息综合运用技能的公共课”。从档案、图书情报一体化的角度看，开设一门信息综合运用技能的公开课是可行的。课程可开在大学一年级的第一学期，这时新生刚入学，乐于接受新事物、新知识，因此是对他们进行宣传教育的最佳时机，或者开设在大学四年级的第四学期，这时大学毕业生马上就要进入社会，对他们讲清楚档案的作用及重要性，弃档会对个人的利益产生哪些方面的消极影响，档案转交的流程等。这样可以最大程度上减少大学生的弃档。在教学过程中可以利用档案馆与图书馆的人力、物力资源，多样化的课堂教学，提高大学生档案意识。再者要加大推进人事档案的信息化和网络化，建立人才信息服务网络。传统、单一的纸质载体已无法满足现实需要。随着社会数字化、电子化和网络化的发展，人事档案也可采用磁盘、光盘等大容量的载体，建立电子档案，更快更好地为相关部门和人员提供人事档案信息。在网络化的条件下，可以把不的人事档案信息实现全社会共享，实现人事信息的充分利用。
大学毕业生大量的弃档，从根本上反映了我们计划体制下档案管理模式与我国社会主义市场经济快速发展的严重脱节。大学毕业生个人应该重视自己的学生档案和人事档案，国家和社会也应该不断进行档案管理制度的改革，以适应社会的快速发展，也可逐步改变大学生的弃档现象！
参考文献：
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【关键词】 聘用制；人事档案；档案管理；现状；对策
1 聘用人员人事档案管理现状
1.1 管理的体制相对落后，对聘用人员人事档案重视程度不够：努力提升各方面的医疗技术水平，为广大患者提供优质、精湛的医疗服务是医院的中心工作。所以大部分管理者都非常重视医务人员技术水平的提升，对其他方面却相对轻视，包括人事档案管理，这就导致医院人事档案管理工作停滞不前，始终处于采集、整理及保存等这些基础层面上，无法真正发挥人事档案的积极作用[1]。与此同时，许多医院在聘用制人员的人事档案管理方面也存有误解，认为外聘人员只是医院的临时工，具有很大的流动性，档案可有可无，单位只管用人即可。由于思想认识上的误区，再加上管理欠缺，导致医院聘用人员的档案资料缺失和不规范现象较为严重。
1.2 各方对聘用制人员人事档案的重要性认识不够：很多毕业生毕业后只顾着找工作，很少人知道人事档案的作用，于是大部分毕业生不理不顾其人事档案的去向。为了省却到人才交流中心办理麻烦的人事手续和缴交高额的人事费，很多毕业生毕业后一走了之，甚至学校将其档案转回生源地的人才交流中心，毕业生也不去办理相关的手续；更甚者，有些学校竟然毕业时就把档案交由学生个人带走，根本不指导学生该如何正确处理，造成有的学生自携档案，有些还私自拆阅自己的档案；有些单位招聘聘用制员工，也只是管“用人”，至于其人事关系在哪里，人事档案在哪里，一概不管，反正是合同管理。
1.3 存在多方面的材料收集问题：通过对医院外聘人员的档案资料进行调阅后发现，他们的原始档案资料不完整甚至遗失，这样在确定这些人的工作时间及工作经历时存在一定的困难，也就给人事审核及工资审批带来了麻烦。在医院人事档案管理中，档案资料缺失现象普遍存在。从档案材料收集来看，大部分人事档案资料中很少有真正反映个人特点的，且对档案资料描述缺乏科学性[2]。因为用人单位和档案管理单位是两个独立的单位，用人单位如果不及时的对这些外聘人员的档案资料归集到其档案所在的人才交流中心，对于反映个人信息的资料，收集往往都是不完善的，因而也就无法对个人情况进行客观公正完整地评价。
1.4 档案管理的基础设施相对落后：在医疗设备及器械等方面，医院投入了大量的资金，而在人事档案管理方面，投资数额却相去甚远。
2 提高医院人事档案管理水平的对策
2.1 健全档案管理制度，实施科学规范的档案管理：档案管理作为人事管理不可或缺的重要组成部分，必须建立健全规章制度，对其加强规范化管理，从而确保档案管理工作顺利开展。对于外聘人员的人事档案管理，档案管理人员既要认真遵守医院的各项规章制度，还要与人事管理工作的实际情况相结合，对本部门的工作制度进行规范和细化，制定出完善的外聘人员档案资料收集、检查核对及保密保管等制度。目前，医院外聘人员的人事档案是由市人才交流中心保管，而这些人员的个人业务档案则由用人单位保管，这就要求用人单位要及时的把外聘人员的业务档案存归集到人才交流中心，这样，不但可以确保人事档案的完整性，也能给员工档案资料的完整管理和查阅带来方便。
2.2 各方均要提高对人事档案重要性的意识：首先各地的人才交流中心相应部门要规范档案管理的制度建设，完善档案机要转递程序的管理，注重各个环节的管理制度建设；另一方面，用人单位也要充分认识到员工个人人事档案是双方劳动关系中不可缺少的组成部分。因此，在进行聘用前必须严格查档，对没有人事档案或不按政策进行人事档案的人员不予录用，既避免将来可能出现的劳资纠纷，也提醒应聘者必须重视个人档案。再者，学校更要切实担负起学生的教育和指导的职责，帮助学生树立珍惜档案观念，了解档案管理知识，避免“弃档”、“自揣档”现象发生。
2.3 科学、规范地进行档案材料的收集、鉴别和归档工作：在进行档案资料收集过程中，档案管理人员必须严格遵守相关制度和标准，严把档案资料质量关，确保收集的资料真实、可靠、有效。在进行个人档案资料收集时，必须全面、详实地对其不同时期的工作经历进行真实的记录。另外，对于不同岗位人员的档案管理，要有针对性地采用与之相匹配的档案管理模式。
2.4 引进新型网络设备，实行科学的信息化管理：当今社会是网络信息化社会，计算机、互联网已成为人们生活工作不可或缺的组成部分。利用计算机网络系统对档案资料进行收集、整理及保管等工作，能够大量节约人力、物力和财力，从而能大幅度地提升医院档案管理部门的工作效率。同时，利用计算机网络构建完善的人事档案管理系统，能够对数量巨大的档案信息资料进行统计、分析及预测，从而及时准确地为医院提供符合其招聘要求的专业人才及其详细资料[3]。
3 结论
对于医院来说，人事档案管理工作是基础性工作。对医院聘用人员实施科学有效的人事档案管理是医院选人、用人的主要参考依据，它有助于医院人力资源的合理调配，也有助于医院制定出行之有效的人才发展规划。与此同时，科学有效的人事档案管理也有利于医院树立良好的社会形象，使医院在获得经济效益的同时赢得更多的社会效益。
参考文献
[1]张卫，宋慧哂.医院人事档案管理的现状浅析及对策[J]. 中外医学研究，2011，9（20）：150-151.
[关键词] 聘用制人员；人事档案；管理现状；分析
[中图分类号] R197.322 [文献标识码] C [文章编号] 1674-4721（2012）02（c）-0161-02
The analysis and ideas of the personnel file management current situation of the employed staff
ZENG Xuelan XIE Guangming LIU Shujun ZOU Xin
People's Hospital of Huizhou City in Guangdong Province, Huizhou 516001, China
[Abstract] In order to explore the new situation of employed personnel files management, the personnel file management current situation of the employed staff in our hospital since 2000 were analyzed. The extensive implementation of employment system, and the social management of personnel files bring new problems while they effectively improve the hospital staffing situation and the limitation of talent, such as management of personnel files. Combined with the nowadays status improvement is offered: Establish the social public management of personnel files for employment; build a talent information network，implement the sharing of human resource information.
[Key words] Employed staff; Personnel files; Management situation; Analysis
2000年以来，根据国家人事制度改革要求开始实施“单位自主用人，个人自主择业”的用人机制后，聘用制人员的人事档案就推行“人事”的模式进行管理，自此，人事档案就成为了人力资源管理工作中的重要内容。目前，本院聘用制员工已有876人，其人事档案采用委托第三方服务机构即人才交流服务中心管理，原有的在编人员1 008人仍采用传统的管理模式管理。在多年的人事档案管理的实际工作中，人事档案在发挥其优势的同时，也存在一些不可避免的问题。
1 聘用制人员人事档案管理中存在的问题
1.1 人员流向与人事档案脱节
人事带来的医院用人上的人档分离，最大的优点就是医院使用人才不再受到现有人员编制限制，给医院人才引进提供了极大方便。但是，这也造成了聘用制人员档案管理的一些新问题，最突出的就是“弃档”、“死档”、“断档”、“假档”、“自揣档”[1]现象普遍，造成人员流向与人事档案脱节。究其原因，主要有三方面：（1）用人单位和当事人存在一种认识误区，认为聘用关系就是“聘用期间我发工资你干活，合约结束停发工资你走人”的关系，均忽视了人事档案管理的重要性。从用人单位角度看，在招聘人员时，拟聘人员即使不带档案，只要专业对口，人才适用照样接收，这样造成干部自动离职、停薪留职甚至被开除时，原单位出现了“有档无人”，新单位出现“有人无档”的人档分离现象，使得有些干部的来历不明，假学历、假文凭、假政绩的情况时有发生。从个人角度来说，很少有人知道人事档案的作用，更没有积累和保护档案的认识。有些毕业生出于好奇心，私自拆开档案看里面究竟有什么，结果形成了“开口档案”，也有人更是“遗忘”了自己的档案，抱着一种“走到哪里干到哪里”的无所谓态度……按照人事档案的规定，这些情况都将给个人今后权益纠纷、学历证明、社会保险等方面带来很多不必要的麻烦，甚至影响到未来发展。（2）学校的就业指导缺位。个别学校尤其是大中专学校是指导不到位甚至不负责任的。从到本院应聘的人员来看，有部分人员从学校毕业后就一直自己拿着档案，学校在学生毕业后就直接将其个人档案交与个人，让其将档案交应聘单位，根本不知道还有人事档案这样的管理，更不知道档案的重要性。（3）各地政策的差异性导致。各地区的人事档案规定不同，致当事人被动弃档或断档。如个别地方制定了大中专生不予办理人事的规定；有地方毕业1年内没办理人事档案的只能“托管”的规定；如毕业多年没在正规人才交流中心办理人事的，本市也无法接收其个人档案等等。
1.2 人事档案多头管理，信息更新及利用难
目前本院人事档案管理部门较多，有的由组织部门管理，有的在卫生主管部门管理，工人档案在医院管理，其他聘用制人员则在人才交流中心人事，或在各自生源地或托管，也有极少的“自揣档”，造成了管理难的局面。一些人事档案信息的提取、传输和交流环节较难，更是导致人事档案信息老化，难以保证人员档案信息的及时更新和即时利用。目前，本院对于在政府部门管理的档案尚能交接归档，但还有不少聘用制人员的档案分流在各地，需归档的信息资料如年度考核、各类资格考试、注册考试等反映个人才能的资料，只能让其每年到本院人事管理部门签收取回，自行到本人档案所在地归档以保证档案完整。从人事档案管理的角度看，人事档案多点流向存在极大不便甚至存在隐患：（1）单位还留存大量人事档案散页，以备有人取回归档，既增加了单位的管理难度，同时由个人取走归档资料也不利于保证信息的真实性、及时性和安全性；（2）人事档案利用困难。目前本院对调入单位的人员，仍采取到各处“借档摘抄信息”的办法了解情况和进行工资计算，大大增加工作量和工作难度；（3）档案利用价值低，功能弱化。由于难以及时收集信息归档，档案不能满足用人单位了解和掌握一个人全部信息的要求，不能满足新形势下社会经济发展相关领域对个人资信材料的需求，不能有针对性地提供有权威的证明材料，尤其在任用提拔、计算工龄、出国政审等方面甚至容易出现失真情况。
1.3 存档费用高，“废弃档”清理难
经了解，各地的档案管理收费按每月20～50元不等。若以每年250元计算，如果某人才市场托管2万份档案，一年收取的管理费为500万元。高额的存档管理费使得不少人放弃档案，而清理“死档”已经成为存放档案单位和中介机构非常头痛的事。如本院近年来解除人员或自动辞职的人事档案，由于本人一走了之，既不取回转至相关机构，也不调入其他单位，本院又不能丢弃或销毁，导致积累的“弃档”和“死档”，至今不知如何处理，只能在档案柜里继续存放。
2 聘用制人事改革背景下的人事档案管理的几点设想
2.1 建立聘用制人员人事档案管理社会化公共管理服务新模式
面对实施聘用制的大环境，人事档案的管理也要适应新形势，要尊重人才流动，增强信息意识，树立主动服务意识，积极探索新的人事档案管理手段，为组织人事工作参考利用提供服务。
2.1.1 增强人事档案的规范化管理意识 随着聘用合同制的普及，越来越多的人从“单位人”变为“社会人”。因此，各人事组织和劳动部门、学校、用人单位都要顺应形势要求，更新观念，联合管理，针对聘用制人员流动特点，变管理为服务，变监督为指导，加强人事档案的规范化管理。一方面人事组织部门要规范档案管理的制度建设，完善档案机要转递程序的管理，注重各个环节的管理制度建设。另一方面，用人单位也要充分认识到个人档案是劳动关系运行中不可缺少的组成部分，对离职者或解聘者的任用和重新就业的劳动权益有直接影响。因此，在进行聘用前必须查档，对没有人事档案或不按政策进行人事档案的人员不予接收，既避免后续的劳资纠纷，也使得应聘者重新重视个人档案。当然，学校更要切实担负起学生的教育和指导的职责，帮助学生树立珍惜档案观念，了解档案管理知识，避免“弃档”、“自揣档”现象发生。
2.1.2 建立统一机构，集中管理 要改变目前多头管理的现状，设置专业化的人事档案社会化管理机构，将国有单位、独资、合资和私营企业等非国有单位员工的人事档案[2]，还有暂时没有找到工作的毕业生的人事档案统一管理起来，尤其各地人才交流中心应该互动互通起来，这对于保障人事档案的完整性和安全性显得尤为必要，甚至可以大大减轻用人单位和个人的负担。
2.1.3 强化聘用制人员档案材料的收集整理机制建设 要建立提供档案有关材料的管理机制，规定单位集体存档和个人存档提供材料的责任和义务。与此同时，要进一步更新和完善材料收集的内容，扩大归档内容和范围，将业绩能力和诚信记录纳入信息归档范围，为资源共享建设提供信息基础。
2.2 建立人才信息网络，实行人事档案信息资源共享
只有人事档案信息资源成为人才流动和使用的坚实平台，才成真正实现人才资源共享，推动各行业的竞争和发展。这就需要探索建立流动人员人事档案信息网络系统，在严格执行人事档案保密制度的前提下，提供人事档案信息网上查询服务，同时对档案信息进行网上收集、整理、完善，形成人事档案的精品，实实在在服务于用人单位，真正发挥人事档案制度的优势。
2.2.1 实行信息化管理手段与技术 按管理权限逐层逐级建立流动人员档案局域网，通过局域网之间的相互联结[3]，实行人才流动档案网络化管理，建立流动人员人事档案信息库，作为开放式的人才信息网络平台和主要信息源，将不属于保密范畴和不具有知识产权的流动人员人事档案信息实行网络服务。
2.2.2 明确职责和权限，规范管理程序 在人事档案信息管理中，要进一步明确人才中心和用人单位之间对人事档案的收集、整理和移交工作职责和管理程序。要给予用人单位一定的管理权限，由用人单位专人对人员信息进行更新维护，人员信息实行动态化管理，确保聘用制人员信息的时效性、真实性和准确性。这样既可保证流动人员与流动档案同步，使个人档案信息更具连贯性，让用人单位利用档案更具时效性和全面性，也可避免档案的人为涂改，减少“弃档”、“死档”现象。
2.2.3 建立健全网络人事档案查询管理制度 人事档案社会化管理机构将有资质的用人单位纳入网络查询服务管理，用人单位在新人进入时可凭单位的资质申请，被认证后给予人员信息网络查询服务。人事档案社会化管理机构同时要建立和其他社会部门广泛联系，把保存在不同机构的关于同一个人的所有档案都建立关联，利用身份证的唯一性作为代码重新编号，使人事档案的社会化管理的编号方式可以形成新的体系，人和档案相互对应，实现个人档案社会一体化，从而使人事档案发挥资源整合功能[4]，在为社会各机构和部门提供信息的过程中，能全面展示一个人的工作经历和工作状态。
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我国流动人才人事档案管理在组织部、人社部的相关政策指导下，在机构设置、岗位职责、人员结构、归档范围、档案数量等各面都取得了较大进步，促进了人才的选拔录用和合理流动，为流动人才的工龄计算、社保缴费、职称评审、权益保障等提供依据，维护了流动人才档案的真实性和严肃性。但是随着人事制度改革的深入，流动人才人事档案管理制度、管理模式、管理手段及人员结构等都已难以适应新形势的工作需要，在实际工作运作中表现出了诸多问题，亟待解决。现阶段基层流动人才人事档案管理中存在的问题具体如下:
1．1个人“弃档”、“死档”现象较严重
“弃档”就是流动人才把档案放在人才服务中心或其他人事档案管理机构后，长时间不与存放单位联系。我国每年有6百至7百万的大中专毕业生流入社会，除极少部分进入机关事业单位或大型国企就业并接收档案外，其余大部分流动人才的档案管理意识比较淡薄，还未深刻认识档案管理价值，常常是学校把档案放在相关机构后流动人才本身却置之不顾，一些无人问津的档案最终成为“死档”。目前，我中心就存有历年大中专毕业生和辞职人员档案5100多份无人问津，最早的竞是1983年的中专毕业生，另外每年还以700多份的毕业生档案递增，这其中绝大部分若干年后也将成为“弃档”、“死档”。
1．2人事档案过于注重管理
在人事制度改革过程中，不少人才服务中心或其他人事档案管理机构在流动人才管理与服务上做了一些相应调整，但是管理模式和手段依然处于较原始的层面上。以我中心看，本中心流动人员档案管理基本上只关注流动人才档案的接收、分类、保存、装订、传递流程，忽视了档案的收集、鉴别、开发和利用。由于受人员和涉及面广、情况复杂等原因限制，对用人单位的一些不良行为不太重视也没有办法主动去收集和介入，影响了流动人才档案管理与服务能力。如，一些用人单位经常在无档案、无党团组织关系、无原单位证明情况下用人，即使有档案，也不太重视档案审阅、整理、甄别、归档工作，造成个人档案内容不完整、时间中断等，对养老保险、权益保证等都产生不利影响。
1．3流动人才人事档案与人员流动存在“脱节”情况
一些地区或用人单位为吸引人才实行“三不”政策，其中一条就是接受不带人事档案的人员，造成原单位有档无人，新单位有人无档，“人档分离”的现象非常严重，在我中心这样情况十分常见。由于这些情况的存在，新用人单位对人员的学历、背景、能力、原单位工作情况等了解不足，可能在岗位安排上存在偏差，甚至出现违法违纪人员被重新任用到重要岗位而出事故，降低了人事档案利用率，影响了人才挖掘与利用成效。比如，我县乡镇一罪犯逃往外地，重新就业后又违法，在外地司法机关追查到原单位后才被发现是逃犯。
1．4档案材料收集欠佳，缺乏补充
人事档案内容包括各种履历表、登记表、学历背景、工作表现等一系列内容，但是由于对档案材料收集工作不够重视，补充更新不及时，使得人事档案资料不完整。比如，有的人在非公有制企业工作，且该单位与存档管理单位无隶属关系，企业对流动人才在工作中形成的档案材料收集不够，形成不了完整的“经历链”。我中心一些人事档案在以上情况影响下，档案材料因为长时间的无更新、无补充，使得档案价值贬值、功能退化。
1．5流动人才档案管理规定与制度未落实到位
从现实的人才档案管理情况看，上级文件所提出的规定、制度等并未得到彻底的贯彻落实，出现多头管理，一些社会中介参与管理的情况，造成流动人才档案管理较混乱。有的大学生毕业后直接把档案存放在人事档案管理机构，由这些机构管理档案;有的大学生毕业后进入企事业单位后，把档案转到工作单位的档案管理机构，由用人单位管理档案。比如，石化、广电、银行、卫生、教育等单位都有专门的流动人才人事档案管理机构，而有的大学生对档案管理价值认识不到位，直接由自己保管档案，导致档案成为“死档”，档案价值得不到充分发挥。
1．6档案管理手段匮乏，管理人才缺失
就目前而言，基层流动人才档案管理的创新力严重不足，管理模式、管理手段一直停留在过去，缺少对档案的有效管理。特别是在管理手段上，尚未完全实现信息化，电子档案较少，还处于手工编辑、检索层面上。我们知道档案管理是一种较枯燥的工作，人员流动较频繁，造成档案人才紧缺。而且，人事档案管理机构在职工培训上偏重于理论讲解，实训操作训练不足，部分管理人员实践能力与服务能力不高。
2、基层流动人才人事档案管理中问题的应对措施
2．1加强宣传教育，使流动人才认识到档案的重要性
档案是一个人背景与经历的一个原始记录，与养老保险、职务晋升等息息相关，它的管理工作是一件非常重要工作。为增强毕业大学生的档案意识，各档案管理单位应与辖区内各高校建立合作关系，举行档案宣传活动，并在就业指导教学中应积极宣传档案的重要性，提高毕业生对档案管理的重视程度，加强档案的维护、管理与追踪，绝不允许学生自带档案，应把档案转至用人单位的流动人才人事档案管理中心或直接寄回生源地人事人才服务中心等部门，以免档案成为“死档”或“弃档”。
2．2提高对流动人才人事档案开发利用的重视程度
档案管理，既要注重档案保管，更要重视档案的开发与利用，只有这样才能发挥出人事档案的真正价值。所以，档案管理机构应提高对流动人才人事档案开发利用的重视程度，确保档案的真实性和完整性，提高档案的利用率。在档案开发利用上，切实落实“三龄一历”审核工作，促进档案升级达标。同时，是否如银行个人征信系统一样，加快建设全国流动人员人事档案通用信息库，形成以电子档案为主的档案体系，实现全国流动人才人事档案信息化，便于档案的查询、开发与利用。
2．3坚持落实集中统一、归口管理原则
根据我国的《流动人员人事档案管理暂行规定》内容，我国在流动人才人事档案管理上遵循集中统一、归口管理的原则，任何用人单位都要严格按照这一原则进行流动人才人事档案管理，可减少“人档分离”现象。比如，我县规定流动人才档案由县级以上(含县级)公共就业、人才服务机构及经人力资源社会保障部门授权的单位管理，其他无授权单位无权接受流动人才档案，进一步规范了流动人才档案归档行为。或者，成立“档案管理服务中心”，集中统一管理本辖区所有的人事档案，既能精简档案管理机构，又能减少用人单位卡档现象，确保档案安全。
2．4实行规范化的档案管理
在流动人才人事档案管理中实行规范化管理，确保档案材料收集齐全、内容真实准确。在档案材料收集上要坚持“求深、求广、求精”，加强材料内容鉴别，提高档案内容深度与广度。收集过程中应做到“口勤、手勤、脚勤”，扩大收集范围，拓展收集渠道。在档案材料收集上，除了传统手段之外，可以利用现代化技术。如，流动人才服务中心与各组织单位建立联动机制，档案人员主动和档案材料形成部门取得联系，及时把能反映业务水平、职务变动、工作变动、考核培训、工资调整等的最新材料收集归类，整理后归档，以充实人个人事档案内容。
2．5加强与公、检、法、纪检、保卫等部门的联系
加强与公、检、法、纪检、保卫等部门的联系，收集流动人才违犯党纪国法而形成的处分材料、个人检查材料以及甄别复查结论和判决书等方面的材料，然后整理入档，提高人事档案的完整度。同时，建立人才诚信档案信息系统，作为人事档案的补充，为用人单位提供所用人员的个人诚信评估报告和诚信查询服务。如，我县在现行中就建立了公、检、法、纪检等部门与相关档案管理部门的定期联席会议制度，各单位有存在相关人员的违法违纪情况互相通告并将形成的处分材料、个人检查材料以及甄别复查结论和判决书等相关文件、材料送交一份给人事档案管理部门存入个人档案。
2．6加强培训力度，提高管理人员业务水平
抓住人事制度改革的契机，不断提高流动人才人事档案管理的改革与创新力度，实行开放式管理模式，借助信息技术创新管理手段，优化服务能力，适应现代化的档案管理需要。同时，完善激励机制以积极吸引优秀人才，加强在职人员知识更新和实践操作培训，如存贮、防护、扫描、微缩照相等方面，熟练应用网络办公和现代科技工具，提高档案管理人员业务水平。根据上级规定从事档案管理人员每年必需完成相应课时的在职继续教育学时，才能从事档案管理工作。
3、结束语
一、人事档案管理的作用
人事档案作为人员个人综合信息的有效载体，其所承载的个人信息量巨大，其中翔实记载每个人的学习经历、工作轨迹、技术职称及家庭信息。对此，应对人事档案进行有效的管理，加??人事档案管理，不仅可以有效促进人力资源的开发，而且其为人事管理提供了最为真实的个人信息数据。同时，人事档案管理还对于企事业单位的内部控制建设，具有积极的促进作用。通过人事档案管理，规范档案管理存在的不足，使医院职工的档案信息资料得到长时间的留存，从而便于个人信息的查找以及各类数据信息的统计与利用。
二、医院非编人员人事档案管理问题分析
人事档案的建立及管理工作相对繁琐，不仅需要个人资料的收集与保管，而且还涉及到人员的分类与调动等。由于非编人员的稳定性较差，且具有较大的流动性，因此医院非编人员人事档案的建立与管理难度增大。
（一）人事档案管理权限误区。现阶段绝大部分医院的人事档案管理工作，采用的是分级管理模式。即在编人员档案管理部门是由上级管理机构负责，医院自主招聘的非编人员的档案管理由本级医院自行管理，且医院自主招聘人员中的全日制本科学历毕业的医学生的档案管理又纳入人才交流中心管理。由于人员档案管理的机构不一，造成管理不便，使许多医院未进行有效管理。
（二）医院对非编人员档案管理重视度不够。据调查发现，目前国内绝大部分医院对非编人员人事档案的管理工作重视度不够，大多数医院将工作重点放在提高医疗质量、医疗安全以及医疗服务方面。对非编人员的人事档案编制与管理工作重视程度不足，乃至根本不纳入医院管理，这也使得医院的人事部门对于非编人员缺乏足够的关注度。
（三）基础设施建设投入不足。由于医院对非编聘用人员的档案管理不够重视，因此在人、财、物的投资上难免会大打折扣，软硬件基础设施建设不到位现象非常普遍。在该种情况下，医院档案室无法拥有各类软硬件设施，以致于各项软硬件配备过于简陋。比如，只有用于数据录入的计算机，人事档案管理工作中只有其保管作用的档案柜等。不仅不利于人事档案的存档备份，而且会影响人事档案的保存。
（四）专职档案管理人员配置不到位。在众多医院及医疗机构中，进行人事档案管理工作的人员，大多数是由人事科相关人员来负责，而这部分人员均未进行专业化的培训。同时，由于现阶段各大高校中人力资源及企业管理专业中，涉及到档案编制与管理的内容较少，且选择此专业方向的人才较少。并且，受科技体制改革的影响，致使具有丰富工作经验的专业档案管理人员极度缺乏。进而导致医院无法配置专职的人事档案管理人员进行非编人员人事档案的管理。
（五）档案材料规范不统一。在对非编人员人事档案进行建立及整理工作中，发现存在档案材料缺乏统一规范，档案材料缺失严重。比如，学籍档案中，应有大中院校学生登记表、学习成绩、毕业生登记表（或鉴定表）、毕业证及学位证等；党员材料中，必须有入党申请书、入党志愿书、转正申请书等。
三、加强医院非编人员人事档案管理的有效措施
（一）建立专项档案管理部门。为有效改善和解决医院非编人员人事档案管理中存在的问题，进一步提升医院管理水平，应在医院内部建立专项的人事档案管理部门。对档案室人员进行及时的补充，有效加强人事档案管理。同时，加大基础设施建设投入力度，比如根据需要采购人事档案管理专项软件、扫描仪等设备。
（二）对档案管理人员及职工加强专项培训。由于医院人事档案编制与管理的人员相对匮乏，因此，在对相关人员进行补充的同时，更要做好职工档案的收集、培训工作。通过档案收集培训，使人事档案管理人员的工作能力进一步加强。如档案的收集范围、方法、归档制度以及征集方法与接收制度等的培训。此种培训活动能够加强人事档案的真实性与准确性，并使非编人员与在编人员的人事档案利用率得以显著增强。
（三）树立服务意识，重视非编人员档案管理工作。在众多医院中，应积极进行非编人员人事档案管理的宣传工作，并可通过各种培训、会议等形式，加强部门与人员间的互动交流，创造出积极的人事档案管理环境，使人事档案的编制人员与管理人员等，都能够对非编人员的人事档案管理工作给予足够的重视。同时，还应使人事档案的编制与管理人员，从大局观入手，为促进医院工作人员间的和谐化，应在积极进行非编人员人事档案管理的同时，提升自身的服务意识，以此来促进人事档案管理部门的效用。
（四）保证档案质量及其安全可靠性。在对医院非编人员人事档案管理过程中，应当进一步加强档案材料的收集与归档，对于模糊不清或存在不一致等现象，应当及时明确告知非编人员；同时，还要对他们讲解人事档案的重要性，使其能够再进行完善的信息填写。为确保人事档案的安全可靠性，应当采用专人专项管理方法，并尽量采用信息化的人事档案管理系统，对人事档案进行录入及保管，且需要通过特定人员的制定密码方可查看人事档案信息。
高校人事档案信息化建设是指各高校的领导及有关部门的高度重视下，统一规划和组织采取一切有效措施和途经，充分应用计算机通信及网络等信息技术，对潜在于高校人事档案中的信息资源（非保密性的人事档案信息）进行整理、开发、管理并提供利用服务，实现高校人事档案信息资源向社会效益和人才效益的转化。高校人事档案虽然是个人学习和工作经历的原始记录,但我国档案法明确规定:人事档案属于国家,是国家信息资源的一部分。每位职工的人事档案记载的信息都是与其切身利益密切相关的,在职工的职称评聘、工资晋升、基层选拔人才以及人事纠纷等方面都发挥着重要的作用。因此，可以看出人事档案的使用频率非常高，传统的高校人事档案工作无法适应新时期的发展要求，迫切需要网络环境下地方高校人事档案信息化建设，从而为人事部门的工作提供系统、有序、及时的人事信息，有利于优化地方高校整体的人力资源结构，实现资源共享，进一步提升地方高校人事档案整体管理水平很有必要。
2地方高校人事档案管理的现状分析
2.1人事档案意识薄弱
一直以来，地方高校教师和部分中高层行政领导对人事档案管理工作重视程度不够，认为与教学、科研工作没有直接联系，不能为高校创造经济效益，只在干部晋升、人员调动或学生毕业时才会被人想起。这种认识直接导致了地方高校上至管理部门，下至教师，对人事档案的管理漠不关心，使地方高校人事管理陷入一个管理盲区。
2.2人事档案管理制度不完善
大多数地方高校在人事档案的建设与管理方而没有形成符合本学校的人事管理的相关制度和规定，仅仅把国家、省市的文件进行一番改头换面,这样形成的制度既缺乏可操作性，又没有明确的针对性，对地方高校的人事档案管理起不到明显的促进作。有的高校虽然制定了相应的制度，但由于管理不规范，在工作中无法加以落实，也直接影响了档案管理工作的制度化、规范化发展。
2.3地方高校人事档案管理工作没有很好地实现信息化支撑，难以实现网络环境下信息采集、共享
有的地方高校即使建有基于网络的人事档案管理平台，所采用的技术大多很落后，有的甚至是被淘汰技术，先进的技术和理念都没有得到很好的应用。主要原因就是，重视硬件建设轻视软件、系统管理平台建设的现象比较严重。管理平台的欠缺或低水平建设导致了地方高校内部、高校与高校之间的信息共享率极低，甚至是“零”。
2.4人事档案管理队伍建设落后，无法达到科学管理要求
由于部分地方高校人事档案管理人员都以兼职为主,档案管理专业毕业的极少。专兼职档案人员接受档案管理专业知识培训的不多,缺乏系统的档案理论知识和基本技能。甚至有的不会使用扫描仪和档案管理专业软件等，无法开展信息咨询、网络检索等服务，难以制作数字档案。在高校人事档案管理队伍建设方面，十分缺乏既懂档案管理又懂现代化科学技术的复合型人才，这样直接导致在网络环境下数字化档案的接收、传递、存储、利用一体化等的应用，阻碍地方高校人事档案信息化建设，严重影响着人事档案管理的规范化、科学化、现代化进程。
3地方高校人事档案管理信息化实施途径探索
3.1地方高校各级领导的重视,是做好人事档案管理工作的前提
首先领导要定期了解人事档案工作情况，研究解决遇到的问题，加强督促、检查与指导，确保档案工作有人抓、有人管、有人落实。其次充分利用网络信息平台，依托校园网，建立自己的档案网站和网页，占领网络这个宣传阵地，开展档案信息服务的窗口，这是新世纪档案宣传工作的新形式，也是未来档案宣传工作的主要阵地。三是地方高校应不定期联合举办档案专业知识讲座、宣传栏等，广泛开展档案宣传，让更多的师生员工了解专业知识，关心并积极参与到单位和个人的档案管理中来。通过以上形式，可增强地方高校领导、教职工档案意识，扩大档案工作社会影响力，推动高校人事档案事业发展的重要途经。
3.2建章立制规范管理，是地方高校人事档案管理工作制度化、规范化的关键
在认真贯彻执行《档案法》《人事制度管理条例》等的法律法规文件，同时根据国家组织、人事、教育部门与国家档案部门的人才需要，以及人事档案的特殊性和高校人才集中等具体情况联合制订统一的、专门的地方高校人事档案政策法规，建立健全科学合理且符合地方高校实际的人事档案管理制度，此外，统一地方高校人事档案信息化建设标准，如：制订统一的数字化、网络化标准以及设备配备、库房设施和保护条件等标准，是实现地方高校人事档案制度化、标准化、规范化的必然要求。
3.3以信息技术做支撑，努力实现地方高校人事档案原有、现有资源数字化，实现资源共享
地方高校人事档案管理信息化的目标是档案内容数字化、信息资源网络化、利用方式便捷化。为实现此目标，必须要有先进的技术做支撑和地方高校之间的相互支持配合，并在实践中及时引入前沿的信息技术加以改进。目前，此方法的支撑技术已经非常成熟。档案管理部门应对一些重要、利用频率高的档案原件逐步实现数字化处理，并形成多媒体数据库。同时加紧系统平台建设、标准建设，在坚持安全保密的原则下，建立访问查询权限，发挥档案信息资源服务作用，先实现高校内部信息查询等共用共享、再实现地方高校之间的互联互通。软、硬件平台要立足自主共同研发，保证立卷、归档、保管、借阅、编研、移交等过程逐步全程实现数字化、网络化、数据库化，形成数据库群，进而提高地方高校人事档案资料的使用效率。
3.4加强地方高校档案管理工作信息化人员队伍建设，是档案管理信息化建设的保障
首先，要有高度的责任感，良好的职业道德，乐于奉献的精神，扎实的档案管理知识和科学知识。二是，熟练掌握现代化科学技术和先进的档案管理专业技能。三是，加强地方高校人事档案信息化队伍建设，培养能掌握数据库、信息管理等技术的复合性人才。这种专业技术型的档案管理人员不仅能够熟练掌握业务知识、操作业务流程，而且还能不断更新升级软件，变被动运用为主动开发，实现人事档案工作从简单管理型服务转变研究开发型服务，为地方高校人事档案管理迈向现代化、高层次打好坚实的基础。
4结语
关键词：人事档案 档案管理 体制管理
1.引言
人事档案是发现人才、使用人才、管理人才的重要依据，在人力资源开发、人才预测和人才政策制订方面具有十分重要的作用。在当前的信息化时代，对人事档案信息的开发利用程度也不够，种种现象说明，当前的人事档案管理已经跟不上时代的要求，迫切需要与时俱进，进行创新与变革，实现人事档案管理的现代化。
2.人事档案管理新问题
伴随社会主义市场经济体制的建立，人员流动性使现行档案管理体制显现了新的弊端。加之人事制度改革的深入，企事业单位的优胜劣汰，毕业生自主择业和出国热潮的冲击，这些人的档案编交由人才交流服务机构进行代管，而产生的弊端也越来越明显。
2.1弃档现象
“弃档族”主要由以下人群组成：一是部分跳槽人员，与原单位有劳动合同没有解除，又不履行违约责任弃档而去；二十应届大学毕业生，他们为了血爪合适自身发展的舞台，也未了解到档案的重要性而放弃了档案；三是因为代管人事档案费用太高，部分人认为收费不合理而不愿意缴纳费用而放弃档案；四是出国人员，无暇顾及档案；五是移民人员，档案无所用处。
2.2擅自扣档
随着知识经济的到来，绝大多数用人单位都认识到人才是决定一个单位兴衰的关键，部分单位为了留住人才，也为了减少自己培养人才的损失、或为了把业务交代清楚，就会用档案来扣留人才，来阻止或降低自己的损失。单位以擅自扣档的方式来阻止人员流动，与现代市场经济社会中的资源配置的原则是相背离的，人力资源的自由流动收到限制，从而使人力资源市场缺乏活力，有碍效益原则的实现。
2.3擅自建档
人事档案的一个重要特点就是原始性、唯一性。很多城市尤其是沿海地区经济发达城市中的许多单位，为了吸引众多优秀人才，改变了过去的人才调动一些做法，可以不要当事人的人事档案，并且有些单位还许诺可以为其重新建档[1]。从一定意义上说，重建档案能够加速人才流动，更加符合市场经济的需要，因为它是与扣留档案行为的反戈一击，有利于资源的整体优化与合理配置。但是擅自建档与我国人事档案制度一再强调的严肃性、唯一性是相违背的，会造成一人多档放的混乱局面，长期如此，会导致档案的真实性会受到严重的冲击。
2.4档案丢失
企业档案管理人员观念淡薄，人事档案工作制度、机构不健全，没有严把人事档案接收和调出关，档案人员调动时工作交接不清，档案不知去向。或者由于个人对档案认识不强，认为人事档案已经没用，人事档案在哪里根本不在意。
3.对现有人事档案遇到问题的对策
针对我国人事档案管理的不断改革以及现有人事档案管理存在问题，结合当前管理水平与实际，可以采取下列对策对人事档案的内容、管理方法、管理制度等进行改革与完善。
3.1努力提高人事档案材料的质量
档案工作中出现的诸多问题，其根源在于组织人事部门和单位领导的档案意识淡薄，没有从思想上真正认识人事档案及其工作的重要性。因此，增强组织人事部门和单位领导的档案意识，是解决当前人事档案工作中存在的问题，提高工作质量和水平的根本途径。同时在档案内容千人一面的陈旧模式下建立新的个性档案，针对不同的人不同时期的发展情况及时更新档案内容。对不同的工作岗位的个人而言，具体业务考绩的标准应有明显不同。
3.2人事档案对相对人有条件的适当公开
“只有揭开人事档案的神秘面纱，才能提高档案当事人对本人档案的认同度和信赖度，珍惜和善待自己的个人档案”[2]，使当事人对自己的档案有适当的知情权，避免相对人的合法权益受到侵害，同时也可以更有效地确保人事档案的质量。当发现个人信息有误时，可以及时提出更正，有利于人事工作程序的公正，同时相对人也会认识到档案的重要性，发挥档案的重要作用，将档案作为向社会证明自己的重要信息，使人事档案充满活力。
3.3确定人事档案的所有权及取消档案管理的收费制度
我国人事档案的所有权不应该属于个人、单位或人才流动中心，而应当属于国家，这一点是有相应法律和现实的根据的。在现实管理当中，由国家通过法律或政策的规定，授权有关国家机关、国有企事业单位的档案室、相关的人才流动服务中心等部门一定的管理权，所有权的一部分权能(占有、使用权)发生暂时转移，但其所有权整体仍属于国家，并在公民死亡后归国家所有。
3.4严厉打击假档案的现象
要加大对《档案法》的宣传力度，通过宣传教育，进一步增强公民的法制观念，提高政治觉悟，认清制假危害。人事档案是当事人一生的真实写照，是企事业单位对当事人了解的有效途径，对假档案和私自建档的行为要严肃处理。对那些情节恶劣的、影响很坏的违法犯罪行为，不管是什么人，都要本着法律面前人人平等的原则，要毫不犹豫地绳之以法，予以坚决打击。
3.5建立数字电子化人事档案系统平台
实现人事档案现代化的管理是当今电子时代保证人事档案安全唯一性的最为有效的手段。首先，数字化档案不再需要大量使用档案原件，可以避免对原件造成损害，同时大大减少了档案丢失或涂改的可能性，便于管理;其次，档案经过数字化可以形成数据索引，从而提升了信息检索的可操作性；再次，数字化档案可以进行产品二次开发和信息整合，通过有针对性的编研工作将收集到的档案材料形成编研成果提供给相关部门，为宏观管理和决策带来极大方便。
参考文献：
关键词：人事档；案信息失真；原因及对策
[中图分类号]G275 [文献标识码]A [文章编号]1009-9646（2012）3-0087-02
一、人事档案信息失真的主要表现形式
一是学生档案材料失真。学生时期形成的档案材料可以说是一个人最早形成的档案材料。这些材料集中反映了一个人在学习阶段的思想、特长爱好、实践技能和专业特点及家庭成员、社会关系等真实情况。按档案制度要求，这些材料不得伪造、涂改、隐瞒，由本人和组织如实填写。但是，学生档案材料造假时有发生，主要表现在学习成绩和学位等方面造假。把不及格或成绩差的课程改为及格和高分数；把“不授予学士学位”的“不”字刮掉，改为“授予学士学位”等。还有的毕业生档案袋中有重复的大学四年的各科成绩单，不仅各门课的成绩有悬殊，就连设置的课程也增加了门数，更荒唐的是重复的材料形成时间竟然在毕业时期的下一年。学生时期档案材料不真实，从而导致人事档案信息失真。
二是履历类档案信息失真。一个人的履历材料是人事档案信息的重要组成部分，是正确反映一个人德、能、勤、绩的主体。但在某些人的履历类档案信息中存在虚假不真实成分，如同一个人的档案中出现不同的出生年月、不同的参加工作时间。在重复出现的材料中，年龄越填越小，工龄越填越早，致使一个人的履历不尽一致，真假难辨。
三是鉴定、考核、考察材料失真。人事档案中鉴定考核考察材料内容空洞贫乏，往往是粗线条的、概括性的记录，从表面上看是对一个人做了充分肯定、高度评价，但实际上却没有如实地反映每一个人的工作实绩、业务能力、技术水平、思想表现，给人一种你好我好他也好，不管小生花旦都是一个脸谱的感觉，看不出每个人的个性特点，难以对每个人产生全面的主体印象。
四是学历证明、职称晋升材料失真。近几年来，通过电大、夜大、函大等学习形式取得学历的人越来越多，有些人乘机钻营，通过不正当手段获取学历材料塞入个人档案；另外，在职称晋升过程中，弄虚作假，以假乱真。
二、人事档案信息失真的原因分析
一是单位领导档案意识不强，档案管理人员不稳定。由于一部分领导对人事档案工作缺乏足够认识，总认为档案管理工作不过是收收、装装而已，谁都能干，特别是对基层档案管理人员安排比较随意，从而导致人事干部换来换去，工作无连续性，业务水平低下，素质参差不齐，使人事档案管理混乱，加剧了人事档案信息的失真。
二是缺乏监督机制，人事干部监督力度不够。由于缺乏监督机制，在档案材料的形式与补充过程中，个别人出于某种目的，在填写档案材料时，弄虚作假；或者给他人下评语、写鉴定时，掺杂个人情感；或者出于打击报复，有意对存档内容进行歪曲等。明知与原档案材料不一致，也不把关，就是检查也是流于形式。
三是档案人员素质不高，业务水平差。按档案法要求和有关文件规定，档案人员必须具备政治素质和业务能力，持证上岗。但在实际工作中，档案人员很难达到上述要求，也加剧了档案信息的失真。
四是社会法律治裁不严。一些部门制造假档案，手续完备，材料齐全，应有尽有，对于这些制假现象，没有严格的法律制约。
三、治理人事档案信息失真的对策
一要加大宣传力度，增强法制建设。不仅领导干部、人事部门、人事档案管理人员要认真贯彻执行党和国家有关人事档案管理的方针政策，而且还要加大学习、宣传力度，让广大干部群众了解人事档案政策法规，以增强法制观念和档案意识，提高遵守执行党和国家人事档案政策法击剑的自觉性。首先要加大立法工作。由于现行的人事档案法律法规和规定过于笼统，缺乏硬性配套措施，不易操作。为此，各级组织、人事部门应根据人事档案工作的现状及未来发展趋势，依照有关法律规定，合理规划，有步骤的协同有关部门制定或修改相关的人事档案工作法规，使人事档案工作有法可依，有章可循。其次要加强执法力度。人事档案部门历来偏重政治性、机密性，而忽略法制手段，在职能活动中，重业务指导，轻依法监督，造成了人事档案工作执法力度不够，阻碍了人事档案工作的健康发展。因此，要加强人事档案法制建设，增强法制观念，强化人事档案行政执法主体建设，使人事档案行政部门勇于执法，善于执法，真正做到有法必依，违法必究，确保人事档案工作法律法规的贯彻实施。
二要做好学生档案工作，从源头堵住人事档案信息失真。学生档案是人事档案的原始材料，为了确保原始材料的真实性，应把好“三个口”。即把好入口。在新生入学时，先将每人的原始材料归纳分类入档，如家庭状况、政审材料、学习成绩册、体检表、奖惩记录、特长爱好等情况。从中做出尽可能科学、准确、详细地分析与归纳，将所归纳、分析的情况及时归档；把好通道口。随着学校素质教育的进行，档案工作人员及时地对各种情况进行登记，如学生的考试成绩、各类奖项的评比结果、各类处分情况等，加以汇总，分类、分析，及时将各类数据、情况归档；把好出口。在学生毕业离校之际，将所有材料细致准确地分类、登记、整理、入档，确保档案材料齐全、完整、真实。
（一）毕业生档案管理模式不规范
很多高校虽然成立了档案管理部门，可是在档案管理上却流于形式，缺乏严格的管理规定和实施细则，管档的业务人员也缺乏对档案管理工作重要性的认识，仅仅只是充当一个保管员的身份，对于收集的学生的档案即没有系统的进行编号和分类，也没有认真的核对档案的完整性，很容易造成档案管理的混乱，对于以后毕业生档案的使用埋下隐患。
（三）档案管理人员素质有待提高
随着社会的不断发展，信息化是必然的趋势，档案管理也应该顺应潮流，加强计算机在档案管理中的应用，这也加强了对档案管理人员的素质要求，不仅要熟悉传统的档案管理工作流程，还要认真学习计算机信息知识，熟悉计算机操作，只有这样才能更好的胜任档案工作，为档案现代管理提供更好的服务。
二、高校毕业生人事档案管理的对策
（一）加强毕业生对档案重要性的认识、完善学生档案管理制度
高校必须积极向学生宣传档案的重要性，让学生能充分认识到档案在毕业后就业或者继续深造学习中的重要作用。还要提高学生档案的管理水平，完善学生档案管理制度，加大对档案管理部门的考核，严格执行相关规定，对于已经就业的毕业生要及时将档案送达学生就业单位,对于暂时未就业的毕业生就要及时的将学生档案送达相关人才服务机构，不能私自的将学生档案搁置。
（二）改革档案管理模式,实现现代化的档案管理
要想从根本上提高高校毕业生档案管理水平，就要创新管理模式，要根据实际情况制定相应的制度，改进管理工作手段，将现代化技术应用到档案管理中来。从而提高档案管理工作的效率和水平。
（三）做好高校毕业生人事档案管理与转递的衔接工作
高校毕业生档案转递工作涉及到的人和管理部门比较多，稍不注意就很容易出现差错，这就要求高校毕业生档案管理部门要特别注意档案管理和转递工作的前后衔接，体现全方位的管理理念，结合管理活动的各个环节,合理运用现代信息化技术，争取能彻底的解除毕业生的后顾之忧。
（四）进一步做好人事工作,更好的为毕业生服务
由于目前的就业机制改革创新，毕业生也多了一些时间来考虑就业的问题，根据这种情况，高校应该进一步做好人事工作,更好的为毕业生服务，不仅仅是做好个人，还应该对毕业生实行以学校为单位的“集体”。还要进一步完善人事的内容,实行全方位的，只有这样才能使人事成为毕业生就业的有力保障。总而言之,积极做好毕业生人事档案管理工作,既是顺应社会主义市场经济发展的需要,也是我们人事人才工作者不可推卸的责任。
（五）规范档案转递流程，确保档案转递安全
［关键词］ 医院； 人事档案； 信息化； 管理
doi : 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2012 . 14. 055
［中图分类号］ G275 ［文献标识码］ A ［文章编号］ 1673 - 0194（2012）14- 0092- 02
1 引 言
医院人事档案管理是医院人事工作中的重要组成部分，随着医疗卫生事业单位的人事制度改革和医疗体制改革的深入，医院管理更趋向科学化和规范化。医院规模不断扩大，医护人员和其他辅助人员不断增加，大量的、复杂的人员构成医院管理工作，尤其对人事档案管理工作形成了巨大的压力。医院信息化建设逐步提速，医疗部门、财价、设备管理等主干网络也相继实现信息化管理，医院人事档案信息管理更显得尤为重要。医院人事档案管理也必须由传统的管理手段向信息化管理转变，这是医院人事档案管理走向现代化的必然趋势。
2 目前医院人事档案管理现状
目前大多数医院人事档案管理仍然基本上沿用传统的人事档案基本模式，其偏重静态性资料描述、注重历史性和过去时的记录、不具公共性和共享性、不能动态反映个人信息状况。在信息技术高度发达的今天，其局限性日益明显。
2．1 档案管理意识淡薄
长期以来由于档案工作不能直接创造经济效益，因而在实际工作中出现档案管理可有可无的模糊认识，意识不到档案在人事管理工作中的重要性和必要性，只见直接，不看间接。
2．2 人工操作归档，费时费力，准确性难以保证
医院人事档案主要记载着工作人员的经历、学历、工资变动、职称晋升及奖罚等方面的原始记录。我院现有工作人员2 000余人，由于档案资料的增加或更新（如晋升工资、年度考核、学习进修等），许多材料需要同时归档，出现此类问题，不可避免地会发生归档错误。这样就需要将上千卷档案重新整理，牵涉大量的人力、物力。
当前的人事档案所涉及的许多材料如果未能及时归档，遇到档案信息查询时，则档案信息的准确性不高。同时在个人考查、核定工资、家庭调查等情况时需调阅个人档案对原始资料进行查阅，多次查阅原件，难免发生档案损毁的情况，致使出现档案的准确性难以保证的情形。
2．3 档案资料管理困难，利用率低下
目前的档案管理，因为还没有完全实行信息化管理，大量的纸制文档，只能手工建立索引数据和登记，缺乏对档案出、入库记录和档案变更的管理。遇到档案的查找、编辑、分析等工作时，要用人工方式完成，致使人事档案在使用过程中不能以最快、最简捷的方式查找相关人事资料，极大地影响了工作效率。
2．4 档案管理人员自身素质较低
人员配备不齐，在有些领导眼里，认为档案管理工作是照顾老弱病残的地方，什么人都能干，文化水平高低都可以，只是收藏一些资料，据了解我省从事医院档案管理工作的专职管理人员有70多人，但没有一人是专业研究生毕业的，本科生专业毕业的也仅有几人，大部分都是半路出家，知识结构及其不合理，兼职人员多，变动频繁等现象在各单位普遍存在，这样势必影响档案管理工作的质量和利用。
3 医院人事档案信息化管理的特点
3．1 档案信息化管理的优点
（1） 提高档案管理工作的效率。由于计算机的运算速度快，存储信息量大、计算精度高，可以及时给决策人员提供准确、全面、快速的人事资料和有关数据，使用计算机管理医院的人事档案，在查询、统计时既可避免手工抄写出现的失误，又可减轻人事管理人员的劳动量，节省时间，提高工作效率，数据查询又快又准。
（2） 提高档案信息的利用率。医院是人才密集型产业，其人事档案在医院领导者知人、认人、用人过程中有着重要作用。使用信息化管理医院的人事档案，其速度快、精确度高、贮存量大、功能多、通用性强的特点，可以及时给医院领导决策提供准确、全面的人事信息，为医院的人员编制、人员调整、人才的中长期规划等诸多方面提供可靠、详细的资料，极大地提高人事档案的利用效率。
（3） 延长档案原始材料的寿命。人事档案材料实现信息化管理后，档案信息的查询，以计算机查询为主，减少了因重复调档、阅档、摘抄等工作所造成原件磨损，有利于原始材料的完整保存，有效地延长了人事档案的寿命。
3．2 档案信息化管理的不足
医院档案信息化管理能为人事部门提供优质的服务，使档案信息资源得到更充分的利用，但是在认识档案信息电子化好处的同时，我们也认识到档案管理信息化也有一些不足：① 档案信息的原始性及真实性问题。由于原始信息是经管理人员录入系统，所以形成的电子文件可能因为录入过程中的手误而出错，也可以被他人改动后而不留痕迹。② 档案信息资源的安全保密性问题。档案信息有很强的机密性，所以信息资源共享必须严格执行安全保密的规定，必须赋予权限，只有档案管理人员和主管领导能够查阅个人档案材料。增强人事档案管理人员网络信息安全防护意识，提高安全防护的技术水平，防止失密、泄密现象的发生。③ 凭证价值问题。电子文件本身固有的原始信息的可变性和不稳定性及人们对其可靠程度的不信任和矛盾心理，目前难以成为合法的证据。
4 健全与完善医院人事档案信息化管理体系
4．1 建立健全医院人事档案管理体制
（一）有益于医疗卫生体制改革
随着信息时代的到来，计算机应用技术在现代管理中的应用越来越广泛，医院管理也不例外。为了实现医疗网络全覆盖、医疗资源共享的目标，深化医疗卫生体制改革，实现医院的数字化管理已成必然。然而，医院档案管理作为医院管理工作的重要组成部分，由于人们对于人事档案管理重视程度不够，管理方式和手段落后，人事档案丢失、档案内容不完整、档案更新不及时等现象时有发生，给医院人事档案信息化管理增加了很多难题，阻碍了医疗卫生体制改革的进程。因此，加强医院人事档案管理，对于转变医院人事档案管理模式，加快医疗卫生体制改革进程具有促进作用。
（二）有益于医院人力资源的合理配置
医院人事档案记述和反映了个人经历和德才表现。是个人经历、学历、社会关系、思想品德、业务能力、工作状况以及奖励处罚等方面的原始记录，是个人参与各方面社会活动的记载和个人自然情况的真实反映。加强医院人事档案管理，可以使医院全面掌握工作人员的基本情况，合理有效的配置人力资源，推动医院人事制度的改革，从而促进医院各项事业的长远发展。
二、医院人事档案管理中存在的问题
现阶段，人们已经认识到医院人事档案管理的重要性，并紧跟医疗卫生体制改革和信息化普及的步伐，加快医院人事档案管理变革的进程，但由于管理手段、从业人员素质等方面的原因，使得医院在人事档案管理方面还存在一些问题，具体表现在：
（一）医院人事档案管理手段和方式落后
信息技术突飞猛进，管理手段日新月异，原有的医院人事档案管理方式已不能满足现代化管理的需要，具体表现在：第一，信息化程度不够，虽然计算机在医院人事档案管理中已经普及，但由于没有专门的档案管理软件，只能简单用于目录的存储和检索，信息存储量少，且不能进行档案的复杂管理；第二，管理方式单一，目前医院仍然采用手工的方式进行档案的编辑和检索，导致人事档案资料更新速度慢，归档不及时，档案资料不完整的情况。落后的管理手段，单一的管理方式不仅影响医院人事管理的效率，而且已经阻碍医院人事制度变革的进程，因此，加快转变医院人事档案的管理手段和方式迫在眉睫。
（二）医院人事档案管理效率低，信息利用率差
目前，大部分医院人事档案管理仍采用传统的管理方式，主要依靠人员记录、整理，档案整理难度大，更新不及时，容易造成档案的遗失，加上专门的医院人事档案管理电子系统开发不完善，档案管理人员对于现代技术应用不熟练、不成熟，导致医院人事档案管理效率低下。而且，医院人事档案管理具有专业性、政治性和机密性，是医院内部员工考察、升级依靠的主要标准，如果医院人事档案不能提供真实有效的信息，那么其也就失去了存在的必要性。现阶段，人们对于人事档案的利用仅仅停留在了解员工的基本情况，而没有将其发展成为了解员工各时期表现的资料库，没有对档案的利用价值进行深入挖掘。
（三）医院人事档案管理人员业务水平不高
医院最重要的工作任务就是医疗，医疗水平一流的医院才是好医院，在固有观念的影响下，导致医院工作人员只注重提高医疗水平、对于医疗科研的投入，而忽视了医院人事档案管理以及医院文化的建设，导致档案管理人员工作热情不高，对于工作敷衍了事，甚至出现员工档案丢失、档案内容不完整的现象，严重影响了医院对于人力资源的合理配置。另外，由于医院档案管理专业性较强，对于管理人员档案资料收集鉴别、整合能力提出了较高的要求，但由于部分员工非档案管理专业毕业，专业基础知识薄弱，不能迅速掌握电子文件管理、电子档案归档等新技术。甚至部分医院存在兼职管理人事档案的现象，也使的医院人事档案人员专业素质和业务水平提升存在一定难度。
三、改善医院人事档案管理的有效策略
针对医院人事档案管理中存在的问题，提出应对策略如下：
（一）引入信息技术手段，加强医院人事档案管理
医疗卫生体制的改革，为医院的发展注入了新的活力，也使的医院之间人才的流动更加频繁，而传统的人事档案管理制度常常造成档案传递不及时现象，影响了人才的流动，因此，加强人事档案的管理，引进先进的技术管理手段至关重要。一方面，更新硬件，提高医院人事档案管理的信息化程度。加强硬件投入是必不可少的管理条件，引进专门的档案管理软件，增强档案归类、检索、查询、转入、转出、保管的便利性，由于档案涉及个人隐私，所以还需加强档案防火、防盗系统。另一方面，增加医院人事档案管理的资金投入，促进人事档案的深层次开发，建立完善的医疗人才信息共享平台，对于促进医疗事业发展至关重要，同时可以为医疗科研、医疗统计工作提高更多的便利，为创新医院人事档案管理提供更多的新思路。
（二）提高医院人事档案管理效率及信息利用率
医院人事档案管理效率及信息利用率的提升对促进医院人事制度改革、人力资源的合理配置有积极的促进作用，但由于人事工作人员计算机应用水平不高、档案管理软件技术不成熟等多方面的原因，导致医院人事档案管理效率低下，尤其对人员档案的调入、调出等工作影响严重，因此，积极实现人事档案的信息化管理至关重要，要积极落实档案信息化建设、档案信息与其他信息的综合、档案信息的开发利用，以提高医院人事档案管理效率。另外，要将档案管理的工作进一步细致化，实现人事纸质档案信息资料的分类化、单元化，并同时进行档案的数据化处理，以方便工作人员及时进行档案的补充完善，保持档案的精确性和完整性，为医院人员职称评定、人力资源配置提供合理依据，进一步提供人事档案信息的利用率。
（三）增强医院人事档案管理意识，优化管理队伍
人事档案真实反应了医院的人才结构体系，建立健全的医院人事档案管理体系，有助于医院人力资源的优化配置，有利于医院的长远发展。但大部分医院重医疗、轻档案管理的现象依旧存在，为此，扭转人们对于医院档案管理的认识，加强医院对档案管理的重视乃当务之急。首先，加强档案管理人员的思想教育，使其认识到档案管理工作的重要性，端正工作态度，不断提高自己的业务水平，以饱满的热情创新档案管理工作，并督促医院其他人员配合做好档案管理工作；其次，给予资金的支持用于档案管理硬件的更新、软件的配置以及工作人员技能培训经费，使档案管理人员不断更新专业知识，提高专业技能；最后，采用参加座谈会、外出交流访问等方式开扩档案管理人员的视野，增强其创新能力，同时吸纳档案管理专业毕业生，为医院档案管理注入新的活力，并相应提高档案管理人员的福利待遇，以不断优化医院档案管理队伍，为其他各项工作的开展踏实基础。
