时间：2022-07-28 23:26:01
开篇：写作不仅是一种记录，更是一种创造，它让我们能够捕捉那些稍纵即逝的灵感，将它们永久地定格在纸上。下面是小编精心整理的12篇学籍档案管理，希望这些内容能成为您创作过程中的良师益友，陪伴您不断探索和进步。
学籍档案对学生来讲极为重要，是学生在本阶段学习的重要记录凭证也是其进行下一阶段学习或者工作的重要保障，因此做好中学学籍档案管理工作就显得具有较强的现实意义。笔者在本文中首先研究了中学学籍档案管理中存在的问题，然后提出对学籍档案管理进行优化的措施，同时还研究了在利用档案过程中应该注意的相关问问题，以期更好的管理中学学籍档案。
关键词：
中学；学籍档案；问题；解决措施
进入新新世纪后，国家对教育教学愈加重视，同时作为学生重要的学习记录，学籍档案管理工作异常中重要。学生在中学期间的活动情况主要由学籍档案进行记录，是学生升学、工作等重要的依据，科学的管理学籍档案，是每一位档案管理人员的首要任务。对学生来讲，学籍档案极为重要，一旦在管理中出现问题，会严重影响学生今后的学习和工作。基于学籍档案管理的重要性，对中学档案管理中存在的问题进行研究并提出有针对性的解决措施就显得具有较强的现实意义，笔者在本文中对此进行探讨和研究。以期进一步促进中学学籍档案管理工作。
一、学籍档案管理中存在的问题
1、学校管理者的重视力度不足
一般情况下学校配备的学籍档案管理人员较少，从学生进入中学到学生最终毕业，要经历很多工作，工作任务量较大，同时由于学生众多，无形中加大了总工作量，虽然在此背景下，但是学生其他工作部门还会借用档案管理员协助开展相关工作，导致管理人员过于繁忙，同时学校配备的相关设备陈旧，一些学校的学籍档案管理人员没有自己独立的工作空间，时长出现学籍档案丢失的情况，繁重的工作，较大的工作量导致档案管理员具有较大的流动性。
2、管理学籍档案的模式陈旧
中学学生学籍档案具有繁多的内容，要想保障服务的准确性，仅仅凭借个人的记忆进行检索显得极为不易，不仅效率低下而且容易出错。所以，笔者建议应该在中学学籍档案管理中使用计算机，不仅提升档案管理的工作效率，更能保障其正确性。
3、学籍档案管理人员衔接不畅
由于学校学籍档案管理人员艰苦的工作环境，因此造成人员流动较大，对学校持续性的建设、管理和利用学籍档案造成严重的影响。所以，当前最紧迫的就是针对存在的问题，提出有效的解决措施，切实提升学籍档案的管理质量和效率。
二、提升中学学籍档案管理质量和效率的措施
1、学校重视
鉴于中学学籍档案工作的特殊性，作为学校管理人员对该项工作应该加以重视，在硬件、软件建设上全力支持，给相关管理人员独立的办公空间，配备专职学籍档案管理人员，并加大智力投入，持续培养，保障学籍档案管理人员具有较高的工作技能。
2、强化意识，明确职责
学校相关部门应该对学籍档案管理工作人员的工作环境进一步优化，作为学籍档案管理人员应该自觉学习相关知识和技能，不断提升工作意识、服务意识，明晰自身工作重要性，严格按照相关规定科学的管理学籍档案。
3、重视培养，构建强队
要想提升中学学籍档案的管理质量，拥有一支高水平的管理队伍极为重要。管理人员不仅政治素养高，还应该具有较强的职业技能，因此这就要求当前在中学从事学籍档案工作的人员应该不断深化学习意识，在各方面提升能力，保障具有较高的综合素质和水平。作为学校，应该对这项工作有清醒的认识，举办相关培训会，提升其专业技能的深度和广度；建立管理工作激励制度，在管理工作中表现突出的给予物质、精神上的奖励；树立工作典型，强化学习意识并落实相关待遇，为学校学籍档案管理工作奠定良好的基础。
4、稳定队伍，持续发展
学校学籍档案管理工作的稳定性、连续性和管理队伍的稳定性、连续性有很大的关系。此工作需要相关人员具有厚重的工作经验，在实际工作中不断完善。要是频繁调动管理人员的工作岗位，会严重影响档案管理工作的持续性。所以，学校相关管理部门要对档案管理队伍的稳定性有清醒的认识，健全管理制度，促进连续性的学籍档案管理工作。
三、结束语
总而言之，档案管理工作和学生今后的学习和工作息息相关，是学生这一阶段学习的必要记录，更是学生开展下一阶段学生的重要保障，事关每一位学生的切身利益，因此我们必须对学生负责，秉承较高的服务意识和责任观念，把学籍档案管理工作科学的进行，这也是对一个学校教学质量、综合实力进行衡量的重要指标之一。所以，这就要求中学学校对本校内的学生学籍档案管理工作强化重视，不断完善学生学籍档案管理办法，依托学校的实际情况，制定科学的管理体系，严格记录学生在中学的表现。有效的开展此项工作也是为各项工作的开展奠定良好的基础。
作者：张慧芳 单位：山西榆次八中
参考文献
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[2]孙怡红.强化学籍档案管理工作的思考[J].河南教育(基教版).2013(12)
【关键词】高校；档案管理；对策
档案是指国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录，是再现历史原貌的原始文献，具有重要的历史价值。高校档案是学生在校期间学习生活过程的真实记录，包括学生的入学注册、成绩考核、纪律考勤、升级与留、降级，转专业与转学、休学、复学、退学及毕业资格与授予学位资格的审核及证书发放等。目前我国高等教育飞速发展，档案管理跟不上高校发展步伐，在一定程度上影响了高校发展。因此，明确高校学籍档案管理现况，加强学籍档案管理改进，已成为各高校关注的热点。
一、高校学籍档案管理现况分析
（一）对高校档案管理意识淡薄
很多高校对学籍档案管理随意为之，无人监督，缺乏行之有效的管理机制和奖惩制度，档案管理中出现的问题也很难得到解决，缺少必要的支持。学校将学生作为学籍档案管理的被动管理对象，对学生缺乏必要的教育，很多学生对自己的学籍档案缺少理解和认识，甚至直到毕业审查时才发现档案中出现问题或缺少文件，严重影响了学校的管理秩序。
（二）高校档案管理人员不专业
很多高校的学籍档案都由教务管理人员兼职管理，缺少专门的管理人员，有的人甚至没有接受过档案管理知识的培训。加之教务管理人员平时工作繁忙，没有时间和精力顾及档案的收集、整理和归档工作，导致学生的学籍档案只是入学时收一下，毕业时发一下，在校期间基本没有整理、补充和归档，学籍档案管理如同虚设。
（三）档案管理制度不完善
要搞好学籍档案的管理工作，健全的档案管理制度不可少。目前很多高校的学籍管理仍以教务处或学生处为主，缺少专门机构和专业人员，学籍档案也只是学生入学时收上来，作为材料搁置在一旁，有的高校沿用旧的规章制度，有的甚至缺乏学籍档案管理的规章制度。现今高等教育改革，很多高校都采用了多层次、多形式、多专业的办学模式，在高校其他方面都与时俱进，紧随改革步伐的时候，学籍管理制度的不健全更加难以适应现在高校的办学模式。
（四）未采用电子化管理模式
随着计算机技术和网络技术的普及，学籍管理采用电子技术手段已势在必行，很多高校也都引进了教育管理系统软件，采用新的管理方式。但高校在采用了电子学籍管理方式后，更加忽视纸质档案的重要价值，学校在补充电子档案的时候忽视纸质档案的补充，导致纸质档案与电子档案不能同步整理归档。同时，电子档案网络化管理也存在瑕疵，如学籍信息都由学生自由填写，信息的真实如何甄别，如何保障学生信息的安全及信息共享问题等，也亟待解决。
二、完善高校学籍档案管理对策
（一）树立现代化的学籍档案管理理念
要实现档案的价值，发挥档案的作用，必须在源头做好档案的管理工作，从思想上认识到档案的重要性。首先，领导要充分认识到档案的价值和作用，意识到档案管理工作的重要性，从机构设置到人员配置，到管理机制建设等方面给予档案管理部门充分的支持，切实解决档案管理中的难题，加强档案管理建设。其次，要提升档案管理人员的业务素质和责任心，档案管理人员要认识到档案工作的意义和重要性，加强工作认识，提高工作质量。要更新档案管理理念，将被动的信息管理转化为主动的信息服务，将档案库转化为人才信息库，充分发挥档案信息的价值和作用。
（二）实现高校学籍档案管理的信息化、网络化
教育部从2001 年开始对高等教育学历证书实行电子注册制度。建立高等教育学历证书电子注册制度，是在高等教育改革的背景下，使高等教育健康发展，保证高等教育质量，维护国家学历制度和学历证书的严肃性，维护高等学校毕业生的合法权益的需要。实施高等学历教育的高等学校按国家招生规定录取的学生，所取得的学历证书均须进行电子注册，是拥有全国唯一的高等教育学历信息数据库。高校学籍管理部门应与全国高校学历电子注册系统联网，上下联动，建立一个完整的高校学生学籍管理信息系统。从新生的录取开始到学生毕业，动态加入学生在校期间全部信息材料，贯穿学生在校期间的整个学习过程，构建一个完整的高校学生电子学籍档案体系。全国普通高校全部实行了学历电子注册制度。国家教育部为此专门研制“全国大学生学籍、学历管理系统”软件。该系统从新生的录取简明登记表信息，到毕业证书打印、发放、转入校友数据库，贯穿学生在校期间整个的管理过程，形成了一个毕业生完整的电子档案，学籍管理逐步实现信息化、网络化。其中“学籍管理库”是该系统信息管理的核心，是学生的基本档案信息所在，包括姓名、性别、出生日期、民族、家庭地址、专业、学制、入学日期、特长、身份证号、健康状况、奖惩记录、社团记录等等。这一段的档案信息记录了一个学生在校期间的所有信息，将学生在校期间的学习情况、健康状况、道德表现、个人爱好以及发展方向等都记录在内。而“综合档案信息”涉及学生衣、食、住，奖、惩、贷，德、智、体、能等多方面信息，其信息包含高校学生入学前中学阶段信息、高考信息、在大学期间学习成绩信息、毕结业结论、学生目前的家庭经济状况、学生在校期间的奖励与处分等。通过与该系统其他功能配合，构成了完整的学生综合性电子档案。该系统的使用规范了全国高校学生管理信息，充分发挥了高校学籍档案信息资源化管理的优势。
（三）建立专业化的高素质学籍档案管理队伍
很多高校已经开设档案学专业，培养专门的档案管理人才。各高校更应该建立专门的档案管理机构，尽可能的引进专业的档案管理人才，加强目前档案管理人员的培训，提高他们的业务素质，建立高素质的档案管理队伍。档案管理人员每天要面对一堆堆的纸质档案和枯燥的电子档案，工作较沉闷，缺少激情和趣味。因此，档案管理人员较容易出现懈怠、烦躁等情绪，更需要他人的关心和帮助；学校领导更应加强对档案管理人员的关心和爱护，调动他们的工作积极性和工作热情，帮助他们摆脱懈怠、烦躁等不良情绪，促进学校的档案管理建设。
（四）建立健全学籍档案管理制度
很多高校都是学生入学时接收一下档案，毕业时统一整理一次，在校四年基本不动，学生受到表彰或出现问题也不及时进行档案的补充，因此学籍档案管理需要明确的规章制度和奖惩措施，健全档案的补充和收集、整理、核对、管理、保密等各项制度。做到权责明晰，奖惩分明，用制度去规范管理工作，督促管理人员及时完成学籍档案管理的各项工作。
总之，学籍档案是高校和学生的重要信息资料，是学校和学生的宝贵财富，是学校管理工作的重要资料，因此加强学籍档案的管理和开发利用，才能使高校更好的适应社会发展的需求，更好的将培养的人才推向社会和市场。
参考文献：
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关键词 学籍档案管理 电子化
高职院校的学籍档案管理是根据国家教育行政主管部门颁布的有关法规，并结合各自学校实际所制定的具体的规章制度和实施细则。它对学生从入学到毕业的整个过程有着至关重要的作用，能够充分全面的反映一个学生在校期间求学质量。它入学注册、成绩考核、纪律出勤、转专业与留级，转学，休学、复学与退学以及毕业资格的审核和相应证书发放等都做了详实明确的记录和记载。因此学籍档案管理直接关系着一个学校的教学质量和社会声望，直接关系着一个学生的人生规划。如何搞好学籍档案管理工作，使其切实为教育所用，为教学服务是我们如今首要探讨的问题。
一、学籍档案管理工作现状
（一）入学教育缺失
一些学生缺乏对学籍管理的正确理解，只被动的被学籍管理的记录记载所约束，在临近毕业才发现自己尚有缺考或不及格课程。而很多高校在新生入学后通过军训、发放学生手册、召开主题班会等形式集中教育来介绍和引导学生对于学籍档案的理解和重视。
（二）相关人员的职业道德有待提升
高校许多教师视学籍档案管理为教学管理部门的工作职责，认为与己无关，而同时相关部门的管理人员的责任心、事业心不强，不具备相应岗位应有的职业道德，而有的教师则对学生违纪现象视若不见，不能及时处理、上报，这些都在一定程度上影响了学校的教学秩序和教学质量。
（三）学籍管理手段不成熟
原始的手工录制的高校学籍档案管理已逐步被网络化的电子档案所替代。但尚未成熟的信息管理平台和能力有待提升的信息录入队伍无疑使信息档案的工作量增加，准确性低。
二、如何实现学籍档案管理水平现代化
（一）规范管理，树立服务意识
建立健全规范的管理制度是搞好学籍管理工作的基础，提升相关工作人员的服务意识则是提升学籍档案管理水平的重要手段。学籍管理应以各教学院系为主，实行分层管理。教务处工作应转为统一标准、监督检查等的目标管理。随着社会对高等院校毕业生需求的不断发展变化以及学校自身发展需要，学籍管理应作为围绕学校的中心工作的辅助手段，提升服务效果，及时调整管理信息内容，如学校招生、毕业生就业、专业设置和申报、教育教学管理、学生政治思想教育等，树立“以服务为主”的观念，进一步增强服务功能，开放学籍管理内容和数据，提高学籍管理的效率。
（二）利用信息技术，建立网络化电子档案管理
随着高等院校生源数量的社会性变化，随着科学技术的时代性变化，随着教育理念的现代化发展，更高效、更准确的学籍管理信息系统呼之欲出。大量的信息数据已无法也不能够通过人工管理来完成，应用计算机进行学籍管理，依靠校园网建立学籍管理信息平台，将科学的信息管理技术引入学籍管理工作中并建立健全相应制度、条例，使各教学部门能充分利用信息，使各级领导和部门及时掌握相关情况并使学生可通过网络直接查询学籍信息、考试成绩、课表等，从而实现资源共享，实现学籍管理文件的自动化检索，提高学籍管理水平，使学校学籍管理走向技术化。
（三）提升人员素质，提高学籍档案管理水平
现代高等教育对学籍管理人员的素质要求越来越高，应加强学籍管理人员自身素质建设，包括职业道德和业务水平的提高，还应定期对学籍管理干部进行培训，学习新的教育政策、法规和文件，了解掌握现代管理技术、方法和新形势下的学籍管理特点，加强理论和计算机应用等知识的学习，拓宽知识面，增强实际运用和操作能力，逐步提高高校学籍管理队伍的整体素质水平。
高等院校学籍档案管理工作是一项既关乎学校发展声望又关乎学生人生发展的重要工作，只有不断创新、不断完善、不断提高，才能使档案事业适应和服务于社会，跟上当今和未来世界发展的步伐，才能适应社会主义市场环境对档案工作的需要。从事这项工作应具备广博的科学文化知识，娴熟的电子信息技术技能，细致的档案工作态度以及高尚的职业道德和敬业精神。只有具备这些，才能推动高等院校的学籍档案工作顺应时代的步伐，不断前行。
参考文献：
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作者简介：
摘要：从高等院校教育人才培养的目标来看，学生管理和学籍管理将有新的内涵。学生学籍档案管理具有一定的特征，而高等院校的教育也具有特殊性，这也就使得学籍档案管理工作显得尤为重要。因此高等院校需要就学生学籍档案的管理采取一些措施，如：管理人员专业化、管理手段信息化、档案管理整理规范化、档案利用规范化、强化领导机制。
关键词：高等院校；学生学籍；管理
高等院校学生在校的各方面情况一般都是记录在学籍档案，学生在校时，学校教务处负责整理和保管学籍档案，学生离校后，学籍档案的整理和保管工作就交由学生所在单位人事部门负责，也可以交由学生所在地人才中心负责，学籍档案既记录了学生在校时的成绩考核，又记录了学生参与各种涉外活动情况，除此以外，还有学生在校遵守的纪律表现以及综合相关老师的评价等都记录在案。根据高等院校学籍档案的内容，学校和各个用人单位不但能掌握学生的基本情况，而且可以了解学生的社会能力。因此，管理好学生学籍档案，不仅有利于保障学生的身心健康和合法权益，还有利于国家利益的维护以及教育质量的保障。
一、学籍管理的内涵
1.学籍，实际上也可以说是对学生在校时期的整个过程的记录。而学籍管理的过程，是指建立学生学籍档案的过程。学籍档案管理可分为三大过程：第一，招生、学生报到、新生注册、发放学生证；第二，记录学生成绩和其补考情况，处理学生的休学、退学、转学以及复学等事宜；第三，奖励以及处分，进行毕业证书的办理以及发放。完成学籍档案管理的整个过程会耗费较长时间，但这个过程能够客观并整体反映出学生在校时的各方面表现，包括德、智、体等方面。
2.高等院校学生学籍管理的特性
首先是应用性 。在高等院校里，就其教育人才的培养模式、培养目标以及任务而言，它主要以一线中急需的技能型应用型人才为培养方向，因此，高等院校的学生学籍档案，不仅要把普通高校学生在校期间的学习生活情况以及成绩考核记录下来，还要记载学生的党、团材料。另外，在学生档案里，不仅仅只有学生专业技能档案和艺术素养档案具有应用性，还有综合素质考核档案等其它学生档案也具有应用性，综合来看，学生档案具有应用性这一特点，这一点是尤为重要的。
其次是多样性 高等院校的生源复杂，主要有三年制普高生、五年一贯制高等院校生以及“ 3+2”转入学生。另外，高等院校还有许多来自省外各个地区的优质生源，生源地区的文化以及其它各方面存在差异，导致高等院校的学生档案也具有多样性。
最后是周期性 在高等院校里，一批毕业离校学生带走学生档案的同时，又会有一批新生档案注入，因此，学生档案几乎每年更替一次。再加上高等院校教育具有学制短、流动性强、稳定性差的特点，学生档案管理的周期性就尤为明显。
二、高等院校学生学籍管理的重要性
1.学生学籍管理工作的目的是提供利用。学生在就业、参军、考级考证、入党、资助等时候往往需要用到学籍档案，学籍档案管理工作的重要性不言而喻，因此有效利用学籍档案也成了整个工作的重中之重。从某种程度来看， 高等院校教育也可以说是就业教育，对学生就业及创业而言，学籍档案的管理工作尤为重要。
2.高等院校教育目的在于培养高素质人才，其学院教学与教育的整个过程都被记录在了学籍档案中，因此，学籍档案管理工作对于实现高等院校教育人才培养目标，以及保障教育质量与水平而言具有重大意义。把产学研相结合进行教育当高等院校教育的阳光大道，也是必走之路，把服务区域经济，凸显产业特色作为办学的方向，把工学结合作为教学模式的同时还应结合校企合作模式，通过学籍档案工作可以把凸显综合素质并凸显技能锻造的教育过程记载下来。可见，学籍档案管理对于教学评估有较大的作用，它能够直观地反映教学质量和教育水平。
3.学籍档案记载着一个学生在校时的各方面情况，几乎就如一张名片，一张好的名片有助于学生的就业，因此，对于促进高等院校的毕业生就业这一程度而言，学籍档案管理工作也比较重要。再加上目前科技信息化水平已经达到一个高度，用人单位对人才档案也随之提出了更高的要求，逐渐转向于电子信息档案，用人单位考察毕业学生往往会参考学籍档案。而于学生而言，就应该不断完善自己，以通过重重考核。
三、高等院校学生学籍档案管理工作中的不足
随着高等院校的扩招，在校学生的增多，高等院校学生学籍管理的问题也越显得重要。但是遇到的问题也越来越突出。具体主要体现在以下几点：
1.学籍档案管理工作人员态度不认真
学生在校期间的各方面情况通通记录在了学籍档案中，学籍档案也因此成为了用人单位用人时的考虑因素。但在学籍管理过程中，会出现相关工作人员工作马虎的情况，主要表现在填写太随意，字迹潦草，内容不统一，评价不客观等方面，从而导致原始档案丧失真实性与完整性，实现不了学籍档案原本的作用。
2.学生对个人档案的意识性不强
学生没有意识到个人档案的重要性，对待个人档案不认真，在填写自己情况，字迹不公正，总结不认真，三言两语地应付完，典型的是在写思想与生活表现时，不仅内容太片面，而且表述都有问题，甚至还会出现错别字。另外，在毕业离校后，由于不大在意学籍档案的保管，可能会造成档案丢失。
3.电子档案管理不到位
目前，计算机技术与网络技术正在快速发展，学籍档案的管理逐渐倾向于信息化与系统化，因此，对于学籍档案的管理提出了更高的要求，仅仅利用传统的纸质学籍档案显得比较落后。但是，目前的情形是，相对于电子档案而言，大多数高校更为倾向于纸质档案，导致学籍档案容易丢失。
四、加强高等院校学生学籍管理的具体措施
学生档案管理具有一定的特殊性，并且是尤为重要的一项工作，为此，可以采取传递档案制度化、管理逐步现代化、档案人员专业化、档案材料规范化、强化领导力量和责任意识管理这“五化”对策，从而促进高等院校完成人才培养目标和教育目标。
1.深刻体会学籍档案的重要性。
学生学籍档案记载着学生的重要信息，全体师生都应该意识到其重要性。一方面，对于学生学籍管理的工作人员，应该建立相应的考核机制，并提供给他们专业培训的机会，实现学生学籍管理工作的价值。另一方面，学校应带动其它各个部门参与管理工作，使得学籍档案管理工作取得更好的效果。
2.加强学籍档案工作管理规范化
学籍档案管理工作主要是整理学生在校期间的各种材料，提供学籍档案的利用。学籍档案管理工作是一个动态的过程，要求这个过程标准、规范并科学，为了使得学籍管理工作达到这一水平，实现学籍档案的价值，确保学生身心健康成长，素质全面发展，需要建立一套完备的学籍档案管理制度来规范整个工作过程。
3.加强学籍档案信息化。
如今，网络与计算机几乎已经进入了家家户户的生活与工作，学籍档案管理越来越趋向于信息化。学籍档案管理工作也应与现代靠拢，对学姐档案信息化管理引起重视，强力支持管理信息化。高校学籍档案管理部门可以利用网络来创建一个信息平台，把学生的学籍档案整理好并存放在这一信息平台上，为个人或单位查询资料提供方便。
4.强化学籍档案管理人员的素质。
一方面，学籍管理人员自身应该努力完善自己。在业务上，学籍管理人员应该努力加强自己的工作能力，不仅要擅长实践操作，还应努力学习理论知识，牢牢掌握专业技能，不断提升自己的业务能力；在思想政治上，档案管理人员应认真学习党的路线、方针以及政策，做到爱岗敬业，并认真学习工作相关法律，树立正确的人生观与世界观。另一方面，学校不仅要努力做好学籍管理人员的思想工作，稳定情绪，多给予他们一些生活上与工作上的关心，以使他们能够专心、踏实的工作，还需要加强对学籍管理人员的业务培训，进一步提升他们的业务能力，同时提高业务素养。
5.做好学籍档案管理工作， 提供满意服务
目前，学籍档案管理在毕业阶段进行得有些杂乱无章。学生在即将离校时，往往需要转走档案，新生入校时会转进档案，此时工作会显得比较繁重，因此有一套专门的程序来规范学籍档案的流动，并不能随意转进转出，尽量在毕业时就安排好档案的进出，以避免工作扎堆。一方面要服务于学校。学籍档案有助于学校各项工作的进行，学校办学离不开学籍档案管理，做好学籍档案管理工作有助于学校办学质量的提高。学籍档案可以为学校提供查询服务，学校通过查询部分学籍档案，可以大致总结出某一阶段的教学水平，从而制定出有针对性的教学档案，以期办学水平再上一个台阶。技师院校的学籍档案还能够起到招生宣传的效果，生源的数量以及各专业的招生人数、毕业生分配去向及社会对其给予的评价等在学籍档案里有所记载，学校在实施招生计划时，可以适当地借用这些内容，做好招生宣传，吸收优质生源。另一方面学籍档案要为学生服务在毕业离校后，学生会经常需要用到学籍档案，以下是需要利用学籍档案的几种主要情况：
一是办理继续深造时 如今，就业难问题愈演愈烈，因此，专科学生倾向于升本，本科学生忙着考研或留学。在这种情况下，这些学生申请报名时往往需要用到学籍档案，因为无论你申请的是哪所学校，它们都需要了解你的相关资料，如：原就读学校盖章的高考成绩和大学时期的成绩，毕业证明以及学位证明。而如果是出国留学，国外的一些学校除了需要以上的资料以外，通常还需要了解学生更为全面的信息，如：学生在原就读学校的思想政治表现、纪律表现以及学校推荐信，这些都离不开学籍档案。
二是办理免修课程 有些学生可能会出国深造，而在国外的学校学习的某些课程可能会与原就读学校的课程重复，也可能与某些学生自修或自考时的课程相同，这种情况下，学生可以申请免修课程，而申请免修课程需要学生在原就读学校的该门课程的成绩证明，这就需要从学籍档案里面查询。
三是补办毕业证明书。
部分学生未保管好毕业证，导致毕业证丢失时，需要进行重新办理，而补办手续需要一些材料，如：录取证明、成绩单、毕业证号。
另外学籍档案要为社会服务。一方面，社会往往会从学生的政治素质、专业素质以及身体素质来考察他们，而这些考察因素都要通过查询学籍档案来了解，而且学籍档案可以使造假文凭无所遁形，因此，通过学籍档案可以辨别人才，挑选真正人才。另一方面，对于学生而言，学籍档案也是学生人际交往与就业的一张名片，以便于学生更好地向社会推荐自己。
五、结语
总之，学生学籍管理就是一项比较复杂的工作。因此，为了提升此项工作的质量，确保学籍档案的真实性与完整性，从而充分实现其服务价值，工作人员一方面需要不断创新，不断改进工作方法，使之与现代化接轨，另一方面，工作人员还应该深刻认识到此项工作的重要性，增强责任意识，明确工作职责，专心、热情地投入工作。（作者单位：湖南水利水电职业技术学院）
参考文献：
关键词：学籍档案；管理；完整性；诸多问题；对策
一、高校学籍档案管理工作中存在的问题
（一）高校领导的重视度不够，管理较为分散
虽然学籍档案在高校档案中占据着十分重要的地位，但是还有很多高校的领导没有认识到学籍档案管理的重要性，将全部的注意力放在教学、学生管理等方面，忽略学籍档案管理，这就导致该方面的管理较为分散。由于领导不注重学籍档案管理，所以在日常工作中也不会为教职工强调学籍档案管理的重要性，教职工以及档案管理者学籍档案管理的意识低下，这对于学籍档案管理工作的更好开展带来了阻碍。同时，档案办公设备老旧不能及时更新，无法为档案管理部门配备足够的经费等，都不利于学籍档案管理效率的提升。
（二）缺乏科学健全的学籍档案管理制度
近年来，虽然我国政府根据时代的发展变化出台了一系列高校学生管理方面的规章和制度，为高校更好地开展学籍档案管理提供了参考，但是学籍档案的实际管理中仍然存在很多问题。比如学籍档案材料涉及到招生就业处、学生处、组织部以及各个教学院系等，如何对这些部门的学籍档案管理工作进行统一，不同部门所产生的学生信息如何归档等都没有进行清晰化规定，这就导致学籍档案管理不完善，没有严格规范的制度来约束，造成材料缺失、毁损等。同时，很多高校自身也没有根据实际发展情况制定健全的学籍档案管理制度，无法对该方面的工作进行约束，如此势必会导致档案管理者对学籍档案管理的重要性认识不足，无法提升学籍档案管理的效果。
（三）信息化水平较低
高校学籍档案管理属于一项系统化、复杂化的工作，涉及到学生生活以及学习的方方面面，是对学生整个大学生涯情况的综合反映，所以学籍档案管理者的工作量通常都比较大。而当前还有很多高校没有积极引入信息化技术，在开展学籍档案管理的时候还是采用传统的手工方式，如此势必会导致学籍档案管理者面临着沉重的工作压力，而且还容易导致错误的存在，不利于学习档案管理水平的提升。还有一些高校虽然引入了信息化技术，但是系统并没有随着高校的发展而及时更新，较为落后老化，缺乏有效性，导致档案管理面临着重重困难。学籍档案管理工作并不仅仅是档案管理部门单方面的工作，其需要其它各个部门的有效配合，而很多高校学籍档案管理部门并没有与财务部门、学生处等实现联合网络化办公，这也会导致学籍档案管理面临较大困难。
（四）档案管理者综合技能有待提升
学籍档案管理工作具有较强的程序性和专业性，并不是每个人都能够胜任的，这就要求高校要做好学籍档案管理人才队伍的构建，确保管理者队伍结构较为科学，并做好分工。但是纵观当前我国高校发现，很多高校领导都不注重学籍档案管理人员的引入工作，仅仅是随机分配一些人员来开展该方面的工作，并且不注重对档案管理者进行培训，导致他们的综合素质欠佳。再加之档案管理工作任务繁重，所以很难形成稳定的专业队伍，影响了学籍档案管理工作的良好开展。
二、解决高校学籍档案管理工作问题的对策
（一）提升重视度，优化管理
高校领导应当认识到学籍档案管理的重要性，明确学籍档案的地位，要将该方面的工作纳入到重要议事日程中，将各类活动与学籍档案工作协同部署，并将其列入各级领导班子的重要管理内容中，定期开展该方面的考核，不断提升各个管理层对学籍档案的重视度。还要对各个级别管理者的思想进行统一，推动学籍档案管理工作有规划、有组织、有纪律地开展，形成齐抓共管的良好局面。同时，还要鼓励各个级别领导或者院系负责人与档案管理工作室联系，定期将自身的档案信息输送到档案室，促进学籍档案更加完整、全面。另外，为了推动学籍档案更加全面，还可以补充一些学生学习过程中的资料，比如外语四、六级成绩单、学生实践记录、实习综合评定意见以及毕业答辩信息等。如此能够使档案资料更加清晰全面地呈现学生的状况，为用人单位录用人才提供参考依据。
（二）构建科学化的学籍档案管理制度
一方面我国政府应当出台更为详细化的高校学籍档案管理规章制度，为高校更好地开展学籍档案管理提供强有力的参考和借鉴。另一方面高校自身也应当结合国家该方面的规范、综合自身院校的实际情况制定出学籍档案管理的运行模块、工作程序和实施细则，推动学籍档案管理更加高效，不断提升管理的针对性。要从制度上入手对学籍档案管理工作进行把关，全面提升管理质量，制定整理、归档以及移交等各个方面的制度。同时，要认识到不同学生的学习能力以及学习目的不同，存在多元化的现象，应当实施超前性和弹性化的学籍档案管理制度，通过科学化的学籍管理，更好地推动学生发挥自身的个性潜力，激发学生的创造性、积极性和主动性，促进学生综合素质的全面提升。
（三）加强信息化建设
信息化已经成为了当前时展的重要趋势，各行各业都逐渐开始向信息化方向迈进，高校学籍档案管理部门也应当积极引入信息化设备，并做好软件的购买，推动学籍档案管理更加科学，跟随时代的步伐。通过信息化建设，能够促进高校学籍档案管理效率的全面提升，增强档案的完整性，并且还能够减轻档案管理者的工作压力，所以做好信息化建设尤为重要。第一，高校应当结合自身学籍档案管理的现实情况进行计算机设备以及扫描仪等信息化设备的引入，同时，还要引入与日常学籍档案管理工作相符合的软件系统，做好管理模块的设定，推动档案管理者利用信息化系统更好地开展档案管理工作。第二，要定期对档案管理系统进行更新和维护，确保系统能够正常运行，为档案管理工作的顺利开展奠定基础。第三，可以构建档案管理信息库，将高校各个院系以及部门的档案存放在信息库中，以便于相关人员进行档案信息的运用，推动档案管理更加高效。信息库中可以存放学生在校期间的表现、学习成绩、实践情况等各个方面的内容，更为完整、全面地反映学生的情况。
（四）不断提升学籍档案管理者的综合素质
学籍档案管理者的综合素质高低直接影响了学籍档案管理的效果，因此对其加强综合素质培养，构建专业化的学籍档案管理者队伍尤为重要。第一，高校应当做好学籍档案管理者聘用把关，从源头上加强管理，避免选用综合素质低的人员开展档案管理工作。要对应聘人员进行综合考核，选择综合技能高的人员。第二，要定期对现有的学籍档案管理人员进行培训。高校学籍档案管理工作涉及到计算机学、管理学以及统计学等各个方面的知识，管理者应当具有较高的专业化技能，所以高校该方面的负责人应当对其进行教育和培训，积极灌输有关知识和技能，提升学籍档案管理的有效性。比如，可以聘请经验丰富的学籍档案管理者到校为本校的学籍档案管理者培训管理技能、传授管理经验等。还可以聘请计算机专家到校为档案管理者传授计算机技能等，促进档案管理人员更好地运用计算机开展学籍档案管理工作。第三，要做好工作分配，合理确定工作职责，并根据具体的工作量进行人员配备，避免为档案管理人员安排过多的工作、打消其工作的积极性。还要定期对学籍档案管理者进行考核，选择工作优秀的人员，并对其进行奖励和表扬，积极调动其它工作者的工作积极性。
三、结束语
高校学籍档案管理工作是一项细致化、复杂化的工作，要想提升学籍档案管理的质量和效率，必须要提升该项工作的重视度，制定健全的管理制度，并且还要加强信息化建设，提升学籍档案管理者的综合技能。虽然当前随着社会的快速发展，我国高校领导对学籍档案管理工作的重视度在不断提升，但是总体来看，该方面的工作仍然不是十分顺利，学籍档案管理面临着一些问题，只有对这些问题进行科学化解决，才能够推动学籍档案管理走向更加规范的方向。
【参考文献】
[1]梁亮.分析高校学籍管理工作中存在的问题及对策——以民办高校为例[J].智库时代,2018(39):88+91.
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关键词：学籍档案 管理工作 思考
随着我国高等教育大众化进度的加速和高校教育体制改革的不断深化，高校在校学生人数在不断增长，办学规模在不断扩大，办学档次在不断提升，高校学籍档案管理作为高校教学管理、学生管理和档案管理的重要组成部分，如何加强和完善，使其制度化、规范化，科学化，是当前高校学籍档案管理工作面临的新问题和新挑战。
1.学籍档案管理工作的内涵
学籍档案管理工作是以学籍为中心所开展的档案管理工作，贯穿在学生入学到毕业的整个期间，是对学生的入学资格、在校学习情况及毕业资格的审核与管理；是对学生在校期间直接形成的不同载体的学籍档案材料收集、整理、录入、立卷归档。学籍档案是保存利用价值的历史记录，具有原始性、真实性、信息准确性、可靠性等特点，具有重要的参考价值和凭证作用，它是学生在校期间全过程形成和积累真实地反映，有利于学校、个人及社会了解学生、掌握相关信息。同时也反映了学校各机关、系的教学、科学实验和管理情况，为学校人才培养、接受上级各类评估检查提供了可靠的材料。主要包括：1.学生学籍信息档案的管理，如：新生录取名册、新生入学登记表、学生名册、学籍管理卡片及新生电子注册、学生学年注册、学历电子注册等。2.学生学籍异动处理和考核违纪处理的管理，如：学籍变更材料(休学、保留学籍、复学、转专业、退学、开除等)。3.学生在校期间成绩的管理，如：学生成绩单、外语四、六级统考成绩、计算机等级考试成绩、职业技能鉴定考试成绩等。4.学生毕业信息档案的管理，如：学历电子图像信息采集、毕业资格审核、毕业生登记表、毕业证号、证书发放及补办毕业证明书等。5.学籍管理制度的建设及校风、学风建设活动等，如：各种奖惩、奖学金、助学金、心理健康教育、社会实践、党团组织等材料。
2.学籍档案管理工作中存在的问题
2.1学籍档案管理人员队伍建设问题。多数高校各系由兼职档案人员负责文件资料的收集、整理工作，由于兼职档案人员工作杂，任务重，没有经过专业岗位培训 , 档案意识不强，仅靠自身学习、实践摸索，没有过硬的专业能力和管理素质，因而在对学生档案处理和评价时，兼职档案管理人员自身也认为档案管理并不是很重要，使档案管理工作的开展受到一定的影响。
2.2档案信息储存分散、各部门缺乏沟通。由于部分高校招生就业处掌握着新生录取的基础信息，系拥有学生成绩的原始记录，学生处记录学生奖励、处分等信息，形成多头管理，使得档案管理的整体性发挥有限。这些部门缺乏有效的沟通协调机制，信息管理缺乏统一的规划和部署，而且各自的管理制度和标准也不统一，造成学籍管理就难以准确快速地建立学籍信息库，使学生的信息资源不能共享。另外，学生的许多档案材料都来源于各部门，由于各部门对档案工作重视程度上的不同，致使学籍档案材料不能及时地按照档案工作的要求进行收集、分类、整理、归档，导致学生信息材料不完全，档案内容单一，并且对档案资料真实度核审以及监管难度加大。
2.3学籍档案管理手段落后。当前很多高校学籍档案管理方式大部分以手工为主，工作量大，效率低，重复劳动多，准确性不高。计算机管理也仅限于学生基本信息及简单的检索查询，档案信息资源涵盖不全，没有真正对档案信息进行深加工，不能从根本上改变档案利用低等问题。此种管理手段已满足不了学籍档案管理现代化发展的需要。
2.4学籍档案管理制度宣传力度不够。学籍档案管理是针对每个取得学籍的学生进行的各方面管理，可以说关系到每个学生的切身利益。因为宣传制度的工作力度不够，可能导致许多在校学生对学籍档案管理制度的不重视或一知半解，甚至一些管理人员和教师也认识不够，给学籍档案管理带来了一些不必要的麻烦，例如：新生学籍信息学生本人确认和班主任（辅导员）核查的随意，导致到学生毕业前进行毕业基本信息校对时才发现信息不准确，才开始办理修改信息的佐证材料，给办理毕业手续带来麻烦。
3.切实加强和完善学籍档案管理工作
3.1健全规章管理制度，严格执行学籍档案管理制度
学籍档案管理关系到学生切身利益，建立健全学籍档案管理制度，是开展学籍档案管理的可靠保证。高校学籍档案涉及面广，因此必须严格制定各项工作程序，细化工作流程，各相关部门应加强协调，做好建档、归档、查阅、利用各个环节的衔接工作；要建立健全收集整理、检查审核、归档转交、保管保密与管理职责等各项规章制度，克服各行其是。如果学籍档案管理制度不健全，移交手续不严格，各部门之间的工作衔接不好，就会导致学籍档案材料的遗失，不齐全不完整。所以，严格执行学籍档案管理制度不仅要“有规可循，有规必循”，而且要做到“循规必严，违规必究”，有利于实现学籍档案管理工作的制度化。
3.2加强学籍档案管理人员队伍建设
高校学籍档案管理是一项政策性和业务性很强的工作，学籍档案管理人员素质的高低、能力的大小，直接影响着学籍档案的准确性，而各系兼职档案人员其档案业务水平将直接影响到档案收集的质量。因此，为了避免造成工作上的脱节和混乱，学校要定期举办各系兼职档案人员培训班，加强理论学习，熟悉学籍管理工作的整个流程，遵照档案立卷归档的原则，从档案材料形成的源头抓起，规范学籍信息采集途径，确立明确、标准的指标和项目，信息流通代码要一致，做到信息共享，为做好电子学籍档案铺平道路，避免更多的重复劳动。指导他们明确归档范围，实施动态管理，努力做到即收即归。充分调动他们的积极性，使其在工作中更主动、更自如，有利于实现学籍档案基础业务工作的规范化。
3.3互动式档案管理体系的建立
《中华人民共和国档案法》确定了档案工作的基本原则是“统一领导，分级管理”，加强各部门及人员之间的协调与配合，做到资源共享，是做好学籍档案管理工作的基本保证。学院各职能部门应加强学生在校期间的资料收集、归类归档、鉴别核对、转递送交等各项管理工作，建立统一的信息资源库，使学籍管理信息能够准确、及时，最终实现资源共享。
在高校学籍档案管理中，要充分利用现代办公技术，实现档案管理的现代化。学籍档案的内容和数量不断增加，如果仍沿用传统的手工方式去处理管理档案已远远不能适应现代化的需要。利用计算机网络技术，实现学籍档案的电子化、网络化管理，将纸质档案材料信息化，以档案管理部门为主，实现学生、班主任（辅导员）、档案部门管理人员等多方信息增补和修正，提高档案管理工作的效率。
当然，在档案管理的信息化建设过程中，学籍档案的检索、统计和查阅与现代通信技术相结合，可以实现远程传递档案信息，但保密问题也不容忽视，鉴于档案的多功能性，各种信息和数据都需要得到妥善的保护，只有确保档案资源的安全性，才能真正发挥档案管理信息化的优势，有利于实现学籍档案管理工作的科学化。
4.加强学籍档案管理宣传
学院可以在新生入学教育时组织班主任（辅导员）及学生进行《普通高等学校学生管理规定》、《高等学校档案管理办法》的专场教育，并通过宣传栏、网上查询等途径让师生了解学籍档案管理制度 、“高校学生获得学籍及毕业证书政策告知”、“应征入伍大学生学籍管理办法”及其他有关的法规政策等，只有让每位师生都了解，才能切实配合做好相应的学籍档案管理工作，有利于实现学籍档案管理工作的基础化。
总之，高校学籍档案管理工作是一项系统工程，需要在探索中求发展、求完善。为此，学籍档案管理部门及管理人员应始终把握学籍管理为育人服务的方向，关注有关档案管理新技术，探索新规律，不断更新管理理念、管理手段，做好高校学籍档案管理工作，使其成为学校人才培养工作的需要，成为服务于学生的需要，成为服务于社会的需要。
一、影响学生档案管理的因素
1、学生方面
大学生档案意识薄弱，对档案的重视度不够。很大一部分学生对自己档案内容价值及服务利用认识不清，对档案材料的填写敷衍了事，字迹潦草，信息不详，不积极主动收集体现自己接受教育背景、有利于就业求职的档案材料。学生对在校期间获得的各种荣誉证书是否装入档案，也不过问。在校期间从未进入过档案馆或使用过档案，甚至没听说过档案馆，对档案的作用一概不知。
2、学校方面
（1）档案管理队伍不够专业化，缺乏责任心
目前，很多高校档案管理工作者变动频繁，没有专职的档案管理工作人员。而且没有系统地学过国家对档案管理的相关法律法规，档案意识淡薄，缺乏档案管理的基础知识和专业技能，对档案管理工作认识不到位，认为档案管理不是什么重要工作，就是抄抄写写，只要守好摊，不丢失，不泄密，能应付外调、查档和转递就行。结果导致对档案管理工作不重视，档案管理工作较为混乱。另外，多数档案管理员缺乏必要的责任心。对能够真实反应学生在校期间各项表现的材料不能及时归档，学籍档案里的材料单一，学生档案中能够反映大学生在管理能力、奖惩情况、心理素质、综合素质等方面的材料不健全。学年鉴定表、毕业生登记表上面的评语老套、雷同，不能真实全面地反映学生情况，不能为用人单位提供有价值的信息。
（2）对学籍档案管理重视不够，制度不健全
目前，没有针对高校学生档案管理方面的统一法规，因此致使部分高校对该项工作重视不够，未能建立起一套系统、连续、完整的档案管理制度，使得学生档案管理体制较为混乱，缺乏应有的制度化和规范化的管理。有些学校虽然制定了相关规定，但内容空洞缺少细则，缺乏统一标准和操作规范，常在实际归档操作过程中出现混乱的错误，为后续工作带来诸多不便。另外，由于学校对该工作的重视度不够，投入较少，硬件设施不到位，引起档案材料霉变、虫蛀等现象。
（3）现代高新技术未能充分应用
随着高校扩招，学生人数的不断增加，学生的来源各不相同，庞大的学籍材料收集、整理工作给学籍档案工作人员增加了很大的困难。现代高新技术未能得到充分利用，信息化、智能化管理手段匮乏。大部分高校还保持纸质档案管理，有需要查阅学生学籍档案、或政治审查的单位不能使用网络技术进行远程操作，不得不登门拜访。
二、加强高校学生档案管理的对策
1、积极做好引导工作，培养学生良好的档案意识
高校应邀请相关专业人员对学生做关于档案管理、档案的作用的讲座，辅导员应通过现实案例对学生进行广泛的宣传，让学生了解档案的用途，明白档案的重要性。增强学生对档案的认识，妥善处置好自己的档案，以免给将来带来不必要的麻烦。如有的学生由于档案问题失去读研的机会、报考公务员的机会，有的影响户口迁移，有的影响职称评定等。
2、加强学籍档案管理队伍建设
首先，加强兼职档案员队伍建设，重视学籍档案管理人员的业务素质培养。目前，有部分高校缺乏专业的档案管理人员，学生学籍档案的工作主要是有兼职人员来完成。因此，学校要重视档案管理专业人才的引进，同时注重兼职档案人员的培训，促使他们尽快掌握档案管理的相关理论知识和法规，熟悉档案管理具体工作的方法和流程。同时重视加强相互沟通交流，营造相互配合的良好氛围，推动发展。其次，注重增强档案管理人员具体工作的责任心，在建档过程中严格审查、规范归档材料细心并注意保密工作，切实履行好自己的职责，为学生提供更优质、更高效的服务，真正发挥学籍档案的服务功能。
3、完善高校档案管理规章制度
学生学籍档案管理工作比较复杂，需要教务、学工等几个部门的协同工作。高校应制定制订适合本校实际的制度、办法、实施细则等相关的规章制度来规范学生档案管理。对毕业生档案的具体内容，归档材料的收集、整理，以及毕业生档案的转递、留存做统一规范，指导学生妥善解决档案的存放问题，确保档案管理工作各个环节的顺利开展。
4、推进学校档案管理的信息现代化建设
技工院校学籍管理走过了若干个发展过程，实行电子注册可谓新时期技工院校学籍管理的必然途径。由技术与管理两个方面探索如何不断健全电子注册管理机制，对于促进学籍管理实现现代化有着重要的意义。随着技工院校招生规模与招生对象领域的不断增长扩大，大量的档案信息管理保存也对档案管理工作提出了新的要求。内容管理技术属于一种管理信息的稳妥可行的技术模式，并且伴随信息技术的发展，此技术在学籍档案管理方面起着愈加广泛的功能，同时运用范围领域也愈来愈广泛。学籍档案通常指学生的学籍档案、学生的成绩档案及其在学校的所有表现等有存储价值的材料，其与学生的一生都相关紧密切的联系，学籍档案即学生利用在校时期的学习实践等诸多活动中构成的，对于个人、对于学校以及对于社会均有证明、储存、运用价值的背景记录，是把握学生状况、规范学生行为、培养有用人才的根据，同时亦是技工院校档案的重要构成部分之一。所以，所谓学籍档案管理的过程客观来讲即建制、利用、开发学籍档案之过程。对于学生学籍档案，不但对学生本身来说极为重要，对社会择才选优方面亦是更加发挥了关键的作用。伴随信息技术、认证技术以及管理技术的不断发展，电子注册的学籍档案愈来愈成为可能，本文从主要从内容管理技术及其对信息资源整合的优点入手，对内容技术管理在学籍档案管理中的有效利用实施了分析。
一、内容管理技术及其在整合信息资源方面的优势
（一）内容管理技术的涵义
内容管理技术即应把不属于同一类的内容用数字模式妥善储存起来，并且借助充分的信息、高效的查阅手段对所储存的数字内容实施调阅与检查，以数据挖掘之技术达到对数字内容之智能分析处置，最后使得此部分数字内容可以获得最充分的运用。内容管理系统主要包括内容收集、管理、工作流、等四个子系统，综合具体内容如下。
1.内容收集系统
此系统主要包含对信息的内容实施收集、编汇以及整理进而把其转化后分发的全过程，同时在此阶段中能够加进元数据进而对内容组件实施定义。
2.管理系统
管理系统主要是针对组件、信息内容及模板采取保存管理，在保存过程中能够对内容之版本、工作流程及设定权限方面实施更新处置。
3.工作流系统
此系统主要针对信息资源内容实施采集、存入和，通常来讲，学籍档案管理归属资源性网站，由于其结构比较复杂，并且内容繁多属于文档资源类之资源等。
4.系统
系统主要是把信息资源内容自动并且快速的依据所建的模板至浏览器。
（二）内容管理技术在整合信息资源方面的优点
内容管理技术在资源整合上有着很大的优势。主要包括如下几个方面。
（1）内容管理技术把管理的标准实施统一，把数据库内之内容采取格式处置以及达到标准化管理，如此不但统一了网页之风格，同时增添了数据库之拓展能力。
（2）此技术同以往的数据库相较，负载能力愈加增强，并且借助XMI把访问接口实施统一，同时借助内容管理技术能够描述并非规则的数据，所以，能够借助半结构化之文档数据把其送至客户端，如此大幅度节省了效率。
（3）网页呈现同内核技术、同平时、同系统维护相分离，进而不但让操作更容易，并且内容管理技术给信息管理创造了开发平台，大大缩小了开发的难度与维护成本。
二、目前我国技工院校学籍档案管理的现状
为顺应社会的发展，加大服务地方经济的力度，近几年来技工院校出现了办学模式与生源多元化的转变，学生学籍档案的种类与内容也凸显出繁杂的局面。在此形势下，技工院校学籍档案的管理存在着对学籍档案管理不够重视和管理的手段比较滞后等一些不可忽视的问题。相对来讲，目前有许多学校的学籍档案管理方法仍旧比较落后，很难满足目前形势发展之需求。技工院校现行的学籍管理机制缺乏完善和规范。现阶段技工院校的综合管理工作较为繁杂，其内部档案管理譬如人事档案管理、财务档案管理、校志档案管理、教育教学（包括教学计划档案管理、课程档案管理、教材档案管理、试卷档案管理、学生成绩档案管理、学籍档案管理、德育档案管理等）诸多档案管理也变得多元化。与此同时，从一小部分技工院校大多数基层管理者、教师到技工院校领导均对教学档案管理工作认知不够。将学生学籍档案工作同教学核心内容相对比，注重教学与其他管理工作，可对教学档案管理工作却投入不够，以为技工院校学籍档案管理相关不到院校整体工作的痛痒，“无须挂齿”地不加关注抑或关注不够。除此之外，学校不仅缺少学籍档案管理专业人才，而且档案管理设备比较落后。一方面来讲，技工院校档案管理之思想、内容与手段、人才资源培训与利用之模式仍旧陈旧，制约着学籍档案之健康管理；一方面来讲，伴随时间的推移及学生学籍档案的进一步增加，原来存储的学籍档案之存储条件业已适宜不了学籍档案数量日渐增大之需要。具体主要体现在如下几个方面。
（1）学籍管理文件制度不完善；
（2）管理措施缺乏有效性，管理方法相对滞后；
（3）学籍原始档案缺乏完整性，整理得不够规范；
（4）检索手段相对滞后，提供资料缺乏准确性；
（5）档案材料内容简单，未能真实体现学生的综合素质；
（6）档案利用率低，转递比较混乱。
三、内容管理技术在技工院校学籍档案管理中的运用
内容管理技术的内容模式是各种各样的，能够分成备忘录、信函、白皮书、档案以及调查报告等的诸多模式，并且不尽相同格式的内容有着不尽相同的反映模式，就结构化的信息来讲，内容于本质方面属于非结构化的信息，所以，虽然模式各种各样，可基本模型课能够描述为：内容等于元数据加数据。具体主要包括如下三个方面的工作。
（一）对技工院校学籍档案的内容建模
内容管理技术对技工院校学籍档案之内容建模包含对数据管理之要求和元数据之结构化，对内容主要是设定针对管理对象之元数据信息，此外还包含内容同对象二者之间的相互关系，譬如学历证书电子注册制度的建立规范了对其的管理，此管理制度的建立属于一项关键性变革，是对技工院校学籍学历规范科学管理指出的愈加高的要求，电子注册制度促进了技工院校学籍管理现代化的进程。从技术方面来看，完整的电于注册档案系统至少要包含如下几项模块。
1.新生注册管理模块
此管理的流程是先把招生机构呈报的招生数据同实际报到学生数据有机融合处置后生成新的数据库，学生被编辑学号之后即在校生数据录入教务管理系统，各个系统能够依据系统中数据同学生实施核实明确后，由院校学生处输入教务处成绩录入学历证书管理模块，依据软件要求实施数据维护，最后上报劳动局完结学籍注册工作。[4]此种工作形式达到了信息操作之科学性，并且工作流程严谨，数据可靠安全。
2.学历证书管理模块
把在校时期适宜毕业条件的学生，生成预毕业的学生名单呈报主管部门审查，经核查后再将预计毕业的学生名单发至各校，实施毕业证书处置。最终自动生成证书利用状况登记表上批，再由上级下达业已注册发证的学生名单。经过注册的毕业生借助互联网，直接汇总至各级教育行政管理机构。此外，应独立建立一个换、补证书之学生管理库。
3.学籍管理模块
若有学生要求个人信息修改，譬如：变更姓名、出生日期等，由系部审查报学生处批复，再由学生处进行系统数据更换同时以学籍异动的模式告知相关机构。依据电子注册软件学籍异动管理规律规范技工院校学籍异动管理程序以及系统维护。对学籍异动处置也实施这种手段，应当做到及时处置，随时发生随时记录、维护。
4.综合档案信息管理模块
综合档案信息相关学生很多方面的信息。借助同其他功能协调配合，组成了完整的学生综合电子档案。此部分档案均是学生在校时期不断补充、完善构成的具体档案材料。
（二）Content Manager v8.3系统的应用
技工院校之学籍档案管理中含有对电子考卷的储存保管，此系统能够依据之前提升的原理实施开发，可是，为了能够更加提升使用效率，可借助目前的内容管理技术应用，现就目前运用比较普及的Content Manager v8.3简述如下：
1.利用Content Manager v8.3技术对成绩实施元数据建模
结合Content Manager v8.3设计，能够借助此技术可视化之建模工具，如此不仅能够对成绩实施元数据建模，同时针对内容建模，包括设定访问与版本的控制以及日志管理等。
2.利用接口对学籍档案实施导入
对学籍档案实施导入能够借助接口来达到，如此能够以内容技术管理的界面达到手工接入，进而能够把批量的数据实施导入。
（三）内容技术管理同技工院校学籍档案管理系统的整合
学籍档案管理能够把在线的学籍信息给予有机整合，譬如，能够在目前运用的系统里独立增添学籍档案建立模块，此能够借助关系型管理系统把学籍档案信息建立为元数据及电子档案，然后此时能够借助内容管理系统之编程接口把信息保存至资源服务器中，如此能够提升学籍档案之自动化处置，进而达到节约成本的目的。
四、结语
[关键词] 高校 院系 学籍档案 规范化
学籍档案从发生、发展、形成到保管利用主要包括档案的收集整理、立卷归档、档案转递及保管利用等几个阶段。但由于学籍档案种类繁多，形式多样，在实际管理工作中往往容易出现问题，甚至造成严重的后果。因此，重视高校院系学籍档案质量，切实抓好和不断提高高校院系级学籍档案质量显得十分必要。
一、院系级学籍档案管理规范化面临问题
1.档案管理规范化存在的问题
（1）院系级学籍档案管理是一种事后行为，容易被人们所忽视。错过及时整理和归档的大好时机，造成资料的丢失，这种情况在许多高校中不同程度地存在着。
（2）院系级学籍档案管理是一种无形劳动，不被人们所重视。由于院系级教务办公室不是职能部门，是一种为教学和学生服务的管理行为，其档案管理也成为一种无形劳动，难以用固定形式加以评估，因此人们认为院系级学籍档案管理很轻松，谁都可以去做，这就导致了在用人上的随意性，进而影响了院系级学籍档案管理水平和效率的提高。
（3）院系级学籍档案管理是一种常规性工作，容易被其他行政事务所取代。由于机构设置方面的原因，院系机构一般都没有把办公室行政工作和档案管理工作分开来，有的院部系级办公室虽然有专职干事，但由于同在一个办公系统工作，其职责也经常混淆，常常被其他行政事务所取代，难以全心投入档案管理工作。因此，院系级学籍档案管理经常处于不规范的无序状态。
（4）档案的保管利用。档案的最终目的是保管利用，因此，档案的日常维护尤为重要，而该环节常常与档案的利用结合在一起。完整的学籍档案不能散存于个人手中，应由专门的档案管理部门来保管，并要求档案管理部门要有一套完整的保管利用借阅制度。常常出现有借无还、涂抹、篡改等现象，造成档案材料遗失或者信息二次失真，内容失实等。
2.在档案管理手段方面，最突出的问题表现在管理手段缺乏科学性
按照办公自动化、管理科学化的要求，在学籍档案管理方面应当采取现代化手段，而目前有些高校在学籍档案管理规范化方面仍实行原始的手工劳动方式，特别是在编制目录索引的方法上，还没有很好地通过计算机这种现代化手段进行编制《档案目标索引》，在很大程度上影响了院系级学籍档案管理效率。
3.在学籍档案管理信息化方面，最突出的问题表现在
（1）高校由于长期受计划体制的影响，缺乏市场意识、服务意识和信息意识，在一定程度上导致了信息资源开发、服务与市场需求相互脱节的现象。近几年来，尽管有些名牌高校加大了管理信息化改革力度，但从整体上看，问题仍然比较突出，不少部门往往只重视设施、装备、技术的投入，很少关注管理信息化数据库的建设，使得对信息资源的开发和利用缺乏应有的力度。
（2）不能完全按照市场需求来开发索引信息资源领域，开发系统本身缺少应有的以用户为目标的价值尺度，更不能及时地掌握用户的需求及其变化，使管理信息化缺乏针对性和实用性，同时也造成信息资源开发和利用过程中的盲目性和浪费性。
（3）不能严格按照时间节约规律的要求，把握信息资源开发和服务的时效性，特别是不能真正地依据现代科技信息网络来及时、迅速、准确地开发信息资源，难以形成信息资源开发和服务功能的多元化、信息产品的规模化、组织系统的网络化、操作手段的自动化等立体型体系，难以全面显示管理信息化在高校管理中的作用。这样，高校管理在市场经济日益激烈的竞争中就难以掌握管理主动权，难以获取最新、最快、最准确的信息。
二、对加强院系级学籍档案管理规范化建设的几点建议
1.要提高对学籍与档案管理规范化关系的正确认识
从高校发展的实践看,建立和完善院系级学籍档案管理规范化,是保障教学工作中心地位、促使教学工作顺利开展、提高教学质量的根本保证。增强档案意识。加强《档案法》宣传，增强各职能部门及学生本人对学籍档案工作的档案意识，克服人们对档案管理工作的偏见和错误的认识，激发人们自觉收集档案、保管档案、利用档案，真正使大家认识到档案工作是普通高校教育工作的一个重要组成部分。领导应重视档案管理，把档案建设纳入教学计划，纳入管理制度，要给档案管理人员培训的机会，并在经费、设备、库房等方面给予支持，改善工作条件，充分发挥管理人员的积极性、主动性和创造性。
2.按教学环节的不同要求做好学籍档案收集、整理和归档工作
学生学籍有许多环节，都有资料需要收集、整理和归档。主要有：一是学生学籍档案管理。二是考试成绩档案管理。三是凡是归档的材料，要写明材料的目录，应做到书写优良，字迹工整，图样清晰。四是整理，要在积累的基础上按档案材料类型分类整理。建立健全收集与补充制度。明确工作职责范围，岗位职责要制度化、规范化。要制定每项任务的工作程序，必要时做出工作流程图，要有完善的管理制度。努力做到档案材料归案率、准确率符合标准，档案按存放分类清晰，案卷摆放系统有序。学籍管理制度统一标准，克服各行其是的局面。要建立健全收集整理、检查核对、保管保密、转交与管理职责等各项规章制度。在日常工作中，用制度去规范管理工作，使学籍管理工作逐步走向规范化。
3.要提高院系兼职管理人员的综合素质
目前,许多高校院系没有专职档案管理人员,一般都是由教师兼职,他们中绝大多数没有经过专门培训,档案管理常识缺乏。因此需要通过多种途径对他们进行专门培训，不断提高他们的综合素质。根据档案管理规范化的要求，确定兼职档案管理工作人员的职责：一是要认真学习、执行档案工作的政策法规，加强业务学习，增强工作责任性。二是坚持平时分类预立卷归档工作，每年初根据文件材料归档范围将本部门形成的不同内容与载体的文件材料，预立卷类目并编号，便于平时归卷时对号入座，方便查找利用。三是负责本部门文件的形成、积累、保管、整理、立卷、归档工作，保证归档文件材料齐全、完整、系统，反映本部门工作情况，维护本部门的历史真实面貌。四是应按“文件材料归档范围”收集完整的要求，及时做好文件的收发、登记工作。五是做好文件的催办工作，凡是经承办人员处理的文件要及时收集，并检查承办情况是否已经注明，搞好平时归卷，使文件材料管理有条不紊，便于查找利用。六是主动接受学校档案室的业务指导、督促与检查，提高档案的案卷质量。
4.要按照信息化档案检索系统的要求，建立院系级学籍档案管理信息化服务网络
学籍档案管理信息化服务网络的建立，不仅要充分利用现代信息技术来开发光盘、联网检索和信息查询服务，而且还要充分挖掘信息资源自身的累积性、综合性和数据性等优势，使现有的信息资源被激活、被利用，使相关信息重新得到优化组合，发挥出优势效益。
5.根据学籍档案管理规范化要求，建立院系级学籍档案资料索引的标准化和自动化
我国有关学籍档案资料索引标准几乎是空白。其他许多国家都非常重视适应高等教育管理需要的文献资料索引标准化工作，早就制定了一系列索引编制的出版标准。制定我国索引标准化，已是刻不容缓的问题。
总之，在高校办学过程中，要重视院系级学籍档案管理工作，正确分析院系在档案管理规范化方面存在的问题。同时，要针对问题制定加强院系级学籍档案管理规范化的若干对策。只有这样做，才能按学籍规律的要求做好院系级学籍档案管理工作，不断提高学籍管理水平和服务质量，从而为学校教学改革与发展提供基础性保证。
【关键词】高校；学籍档案管理
高校学籍档案是指学生在校学习期间成绩、思想表现、评价等一系列真实记录，档案通常由学校教务处或者学生处保管，学生毕业后由所在单位人事部门或者人才交流中心保管。内容主要包括学生报名注册登记表、个人基本情况表、学习的课程、考试成绩以及学籍异动情况记录等。学籍档案会作为各级教育行政主管部门以及学校检查、审核毕业资格的重要依据。俗语说得好：自己的历史自己写！正是学籍档案最真实的写照。对于做好高校学生学籍档案管理工作，我主要有以下几个方面体会：
一、健全学籍档案管理制度
战国·邹·孟轲《孟子·离娄上》：“离娄之明，公输子之巧，不以规矩，不成方圆。“没有规矩不能成方圆”是句俗语，常强调做任何事都要有一定的规矩、规则、做法、否则无法成功。但普遍高校各系院都没有完整的建立学籍档案管理制度，有的是制定的标准有所不同，缺乏专业的学籍档案的管理标准和规范。这就导致人员以及部门之间在收集整理数据时相互推诿，特别是出现问题时，更是相互指责。因此健全学籍档案管理制度、划分责权就显得非常重要。
二、必要的专业档案管理岗前培训
高校的学籍档案管理人员大多数人员都身兼数职，普遍缺乏档案管理的专业知识，管理水平较低，仅靠自身的实践学习难以迅速达到目前学籍档案管理标准，对上岗之前管理人员进行专业的扎实的培训是非常有必要的，如今计算机被广泛应用到学籍管理中，计算机新技术掌握就显得非常重要。因此对学籍档案管理人员进行专业的培训是非常有必要的。
三、管理工作人员应提高对学籍档案管理的认识
学籍档案管理工作人员应该高度重视这项档案管理工作，必须要及时学习新的档案管理知识更新档案管理的新观念，提倡改革学籍档案管理模式，在新形势下充分重视计算机技术在档案管理中的应用，主动增强各部门之间的沟通合作。此外，领导也应对学籍档案保存形成规范性的意识，有效的管理机制、人员培养及激励机制等相关体系，激发学籍档案管理人员工作积极性。还应利用各种渠道以及各种途径大力宣传高校学籍档案工作的重要性，广泛提高高校学籍档案的意识。
四、及时做好学籍档案管理人员流动时的档案交接工作
随着岗位聘任或者自身的发展，档案管理工作者也会出现人员流动，并且人员流动情况比较复杂。如果没有及时做好档案管理的交接工作，这样就很容易导致学籍档案出现偏差或者信息不完整、不准确，有的甚至导致档案信息丢失。所以及时做好学籍档案管理人员流动时的档案交接工作显得尤为重要。要想做好这项工作，必须要有领导牵头做好档案交接工作，工作人员写好交接清单，交接人、接收人以及监收人当场清点数量，核对清楚后交接人、接收人以及监收人应在交接清单上签字，交接清单一式两份双方各执一份。这样及时的做好学籍档案的交接工作，就能确保不因人员岗位的流动变化而影响学生的学籍档案丢失缺档。
五、遵循学籍档案的真实性、精准性以及完整性
学生的学籍档案的形成需要一个漫长的过程。内容必须真实，不能造假。例如：学生的成绩单，成绩就绝对不能随意去更改，确实因为某种原因造化成绩错误而需要修改成绩的，一定要履行成绩变更手续，要让出现错误成绩的科任老师在成绩变更表中说明出错的原因并且附带上原始的成绩册证明成绩的真实性，并且签上他的名字。管理工作者绝对不能私自更改学籍档案里面的任何东西。真实性是第一要素。
精准性，管理学籍需要准确，更深层次的来说需要的是精准，不能出一点错，所谓差之毫厘谬以千里！例如新生的报到注册工作.根据教育部出台的文件，要求各高校必须严格按照国家招生规定对录取的新生进行学籍电子注册，即当年录取结束后，教育部在网上公布各大高校经省招办录取的新生名单，高校组织新生上网核对名单，网上有的学生进行注册取得学籍，网上没有的要及时与学生来源省级招办复核更正。这就需要学籍档案管理的工作人员核对清楚学生人数，必须做到精准无误，否则待学生毕业后数据错误将会直接导致学生发不了毕业证书。由此给学生以及学校带来一系列不良的后果。
完整性，高校学生的学籍档案主要包括下面几个内容：学生报名注册登记表、注册学习专业、学习的课程、考试的成绩记录表以及学籍异动的情况等。学籍档案作为学校以及各部门查询、检查、以及学生毕业资格审核的标准。毕业生毕业后，在其学籍档案内放入毕业生的报到证，师范的学生取得教师资格证的放入审批成功后的教师资格申请表。毕业生进入单位后学籍档案转变为人事档案。因此学生的学籍档案管理必须要完成，每一个学生一袋，必须完整。
随着社会的进步，高校学籍档案管理工作在社会中的地位显得越来越重要，高校的学籍档案管理工作是一项涉及学生切身利益的工作，学生的就业、提干、学历的认证等都离不开学籍档案。对于管理档案的工作人员来说合理的运用现代管理技术、遵循档案管理的规律，健全高校学籍档案管理制度，管理人员拥有更专业的档案管理知识。真实、准确、完整的收集整理好学生的学籍档案资料才能使学籍档案管理工作适应学校教学发展以及社会发展的需要。
参考文献
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[2] 梅琼，陈明.学习实践科学发展观 促进高校学籍管理工作科学发展[J].西北医学教育， 2011年02期.
[3] 罗辉，李晓.高校学籍管理问题及应对研究[J].教育艺术，2010（09）.
关键词：学籍管理；网络化；学分制
高校学籍档案管理是依据国家教育行政主管部门颁布的有关法规，并结合学校实际制定的实施细则和规章制度，对学生从入学到毕业的整个过程所进行的质量考核管理。它包括学生的入学注册、成绩考核、纪律考勤、升级与留、降级，转专业与转学，休学、复学与退学以及毕业资格与授予学位资格的审核及证书发放等。学籍档案管理工作直接影响着学校的教学质量和社会声望，如何搞好学籍管理工作，提高学籍管理现代化水平成为了当今研究热点。
一、学籍档案管理工作现状
（一）学籍档案管理工作存在的问题
近年来，高校学籍档案管理中存在一些问题，如一些学生和教师对学籍管理缺乏正确的理解，学生只把自己作为学籍管理中的一个被动对象；教师视学籍管理为教学管理部门的事，与己无关，且有些教学管理人员的责任心、事业心不强，对有关学籍管理的规章制度不了解，也不重视，这在一定程度上影响了学校的教学秩序和教学质量。有些学生在临近毕业才发现自己尚有缺考或不及格课程；而有的教师对学生违纪现象不闻不问或隐瞒实情，对严重违纪问题不处理，也不上报，甚至弄虚作假、更改考试成绩等问题，长期得不到解决，致使学生管理等规章制度形同虚设，影响正常的教学秩序。
（二）产生问题的原因
1、入学教育缺失。很多高校在新生入学后通过军训、发放学生手册、召开主题班会等形式进行入学教育，在对新生由高中进入大学后的学习方法、规律和手段等方面，缺乏及时有效的入学教育，新生需入学半年到一年的时间才适应大学生活。
2、学籍管理手段落后。高校学籍管理仍以分部门而治的多系统管理模式，没有统一的信息管理平台，每个部门都有自己的一套信息系统，增加了工作量，信息无法达到共享，重复劳动多、准确性低、管理无序、反馈滞后等，已满足不了教育现代化发展的需要。
3、学籍管理决策功能不足，支撑力度不够。高校各级领导和职能部门对学生档案数据要求更加全面、详细、快捷、准确，且需求日益频繁。而开学初的学籍注册工作的制度支撑不够，致使学院和学生都不重视学籍注册工作。
二、如何提高学籍管理现代化水平
（一）规范管理，树立“以服务为主”的观念
建立健全规范的管理制度是搞好学籍管理工作的基础，并不断对学籍管理制度加以修订。学籍管理应以各教学系为主，实行过程管理。教务处工作应转为统一标准、监督检查等的目标管理。随着高校自身发展的需要以及学籍管理服务对象的不断变化，学籍管理工作应在新的管理模式下，围绕学校的中心工作，如学校招生、毕业生就业、专业设置和申报、教育教学管理、学生政治思想教育等，树立“以服务为主”的观念，进一步增强服务功能，开放学籍管理内容和数据，提高学籍管理的效率。
（二）利用信息技术，建立网络化的学籍管理
现代化管理手段是实现高效、公正、准确、科学的学籍管理信息系统的基本条件。随着招生专业和人数的不断扩大，校际间的合作日益增多，人工管理无法保证工作顺利进行，应使用计算机进行学籍管理，依靠校园网建立学籍管理信息系统，将科学的信息管理技术引入学籍管理工作中。将学生在校期间的各项信息汇集在一起，建立学生学籍管理档案库，可随时调用和统计分析，使各教学部门能互换信息，也便于各级领导和部门掌握情况。学生可通过网络直接查询学籍信息、考试成绩、课表等，从而实现资源共享，实现学籍管理文件的自动化检索，提高学籍管理水平，使学校学籍管理走向科学化、规范化。
（三）积极探索、推行学分制
学分制是高等教育大众化形势下改革学籍管理制度的必然选择，它允许学生根据个人情况对所学知识和学习进程上的自主选择，是一种全新的教学管理制度和人才培养模式。学籍管理应当以适应学生个体的差异化、多样化为原则，根据学校实际情况，积极探索推行学分制。学分制应依据“拓宽基础、淡化专业、加强素质教育和注重创新能力培养”的原则，制定切实可行的人才培养计划。学生只要修满了学校规定的各项学分，就可以提前毕业。学分制的实行能极大调动学生的学习热情，减少学生压力，改善考风考纪，有利于学生根据自身特点构建自己的知识体系。
（四）加强考试管理，提高人才培养质量
课程考核是学籍管理中的重要内容，它可以检验教师的教学成果，还可以检验学生对知识的理解程度和运用能力。它是评定学生能否按照教学计划学习的客观依据，也是对学生进行学籍处理的重要依据。加强考试管理，制定考试工作职责及处理办法，对考试各个环节作严格规定，还应建立校、院两级巡考制度，为严肃考风、考纪提供保证。
（五）强化服务意识，提高学籍管理人员的自身素质
现代高等教育对学籍管理人员的素质要求越来越高，应加强学籍管理人员自身素质建设，包括职业道德和业务水平的提高，还应定期对学籍管理干部进行培训，学习新的教育政策、法规和文件，了解掌握现代管理技术、方法和新形势下的学籍管理特点，加强理论和计算机应用等知识的学习，拓宽知识面，增强实际运用和操作能力，逐步提高高校学籍管理队伍的整体素质水平。
三、结语
学籍档案管理工作是一项细致又繁忙复杂的业务管理工作，从事这项工作应具备广博的科学文化知识，系统的教育理论知识和专门学科知识责任心，还应有一定的计划决策能力，组织指挥能力，协调沟通能力及高尚的职业道德和敬业精神。只有全面掌握学籍档案管理的特点，并在实践中不断地总结经验，才能提高管理水平，使学籍档案管理在培养人才中发挥更大的作用。
参考文献：
[1]李玲.浅谈学籍管理信息化的现状[J].南昌教育学院学报，2010.
[2]殷涛.如何提高高校学籍管理工作水平[J].重庆文理学院学报，2010.
在高等职业教育迅速发展的今天，如何运用现存教学资料档案与学籍档案为高等职业教育服务，使档案更好地发挥其作用，这已成为当前急待解决的问题。解决这个问题的关键是使档案工作逐步实现现代化，然而与现代化有关的档案工作标准化是解决问题的根本所在。在国务院颁布的《中华人民共和国标准化管理条例》中就明确指出：“标准化是组织现代化生产的重要手段，是科学管理的重要组成部分。在社会主义建设中推行标准化是国家的一项技术经济政策，没有标准化就没有现代化，就没有高质量高速度。”这就清楚地阐明了标准化在教学档案和学籍档案管理工作中的重要地位和作用。
学籍档案是高等职业学院的宝贵财富。档案工作是一项以提供档案与教学服务的工作，同其它各行各业一样，需要制定各种标准，作为开展工作的依据和准绳。档案工作标准化是实现档案工作现代化的重要内容，它是指在档案工作领域内，由上级主管机关或会同标准化主管机关以及各有关部门共同协商对档案工作的管理、原则、方法、质量、概念、设施等，制定出科学的统一的规定和技术规范，并予以贯彻执行进而修订的全部过程。目的就是通过科学的制定、贯彻、修订各科标准，使档案工作逐步走向规范化、统一化。它的基本内容有：档案工作名词术语标准、代号代码标准、档案著录标准、标引语言标准、收集、整理、鉴定标准、档案统计标准、提供利用标准、档案编纂及出版格式标准、档案工作现代化建设标准、档案装具、档案制成材料标准等。这些标准从制定到成熟需要一个相当长的发展过程，而且这个过程是有规律的螺旋式上升，档案工作现代化的水平也将随着标准化运动形式上升而逐步提高。因此，档案工作者必须重视档案工作标准化。下面对档案工作化标准化谈点粗浅的看法。
一、标准化是实现档案工作现代化的基础和前提
档案工作是高等职业教育事业中的重要组成部分。高等职业教育档案工作要实现现代化，首先是档案工作的一系列环节，如名词术语、档案著录、代号代码等都必须有统一的标准，以便在进行工作时有统一的原则和规范。因为档案工作现代化是建立在先进的科学基础之上，如果没有统一的标准不仅不利于档案工作的开展，而且档案的作用也将大大减弱。要实现高等职业教育档案工作的现代化和学籍档案管理的现代化，还须建立档案工作标准化体系，在这个标准下开展工作才能实现现代化。可见实现高等职业教育学籍档案工作现代化首先是档案工作标准化，离开了标准化就没有现代化。
二、标准化是衡量档案工作质量的尺度之一
档案工作是一项专业性的服务工作，对高等职业教育服务的效果直接与档案工作一系列环节中的标准化程序有关。档案工作中的组卷、分类标引、鉴定工作中的保管期限确定检索工具的编制、提供利用、装具设备等都必须制定出统一的标准，对质量规格、工作程序以及要求等相应的做出明确的规定，严格地按标准进行工作，就能促使各项工作早日走向规范化、统一化，从而提高档案工作的质量。例如档案标引工作，它是将文件或案卷的主题内容赋予一定的标识，作为存储和检索的依据，利用者查找档案通过检索标识去判断自己所需的材料，如果检索人员按标准给出的检索标识准确、恰当，利用者就能迅速地找出自己所需要的资料，节约查找时间，而且查找效果好、效益高。如果检索标识不完全，专职性低，文件或案卷就可能被漏掉，使有用的档案被埋没，又有可能检索出自己无用的材料。所以标引工作必须要有标引的规定与规则，保证标引的一致性，使标引工作标准化、规范化。同样道理，高等职业教育档案工作的各个环节都达到了一定的标准，实现了标准化，学籍档案工作的质量才有可靠的保证，才能为发展高等职业教育提供丰富的资料。
三、标准化是提高档案工作的工作效率，节约人力物力财力的有效措施
标准化能提高档案工作的工作效率。搞好标准化对节约人力物力财力有重要作用，根据合理地标准化要求，人力物力财力资源都可以得到合理的利用。以整理工作中的组卷为例，过去由于文件和案卷的组卷方法没有统一合理的标准，往往把不同历史时期，不同组织单位的文件和案卷组织在一起，或者把不应该分割的文件或案卷进行分离组卷，致使文件或案卷本身固有的联系被分割，随意搬家，脱离形成单位，组卷不合要求，给查找者带来麻烦，使利用者浪费了很长时间还查找不到自己所需要的资料，造成人力物力的很大浪费，影响档案的社会效益。通过制定标准既可以把档案的本来面貌反映出来，又能使文件或案卷在来源时间、内容和形式等几个方面形成一个有机的整体，查找迅速、方便、节约人力、使档案工作者省出更多的时间去从事其他工作。在财力方面如能进行装具的改革、创新、制定出技术先进、 经济合理的装具标准，按标准化、系列化集中生产出一批耐腐蚀、耐老化的装具就能降低造价，提高技术水平，节约大量的人力物力财力，加速高等职业教育档案工作现代化。
四、标准化是实现高等职业教育档案工作科学管理的重要组成部分
所谓科学管理就是根据档案形成的规律和特点，运用先进的技术和方法，依据各种科学管理制度对档案进行管理，开展各项工作，科学管理要求做到的标准是：档案管理机构高效化，管理方法科学化，管理工作计划化，管理技术现代化等。要实现高等职业教育学籍档案管理工作的标准化，只有各业务环节都达到标准化，档案工作才能按标准化实现科学管理。因此要实现科学管理必须大力推行标准化。
五、标准化是推动高等职业教育学籍档案管理发展的重要条件
档案学是社会科学和自然科学之间的一门边缘科学，是一门综合性的科学，实践性强。它既含有档案和档案工作的基本理论，名词术语概念，也包含着实际工作中的技术性和方法性的内容。它的研究成果，经过实践的检验证明是科学的概念、原则、技术和方法，用条纹的形式予以固定化、制度化，作为共同的语言，公认的准则和规范，就是标准。所以标准化本身就是档案学的一个组成部分，标准化工作的开展，必将推动档案学理论的发展，一方面档案学为档案工作标准化提供了理论指导和科学指导，另一方面，标准的制定与贯彻优势将档案理论运用到实际工作中取得保证，以便进一步完善和发展。