时间：2023-06-06 09:33:06
一、认真开展深入学习实践科学发展观活动
当前，开展深入学习实践科学发展观活动是全党的一件大事，我馆引起高度重视，动员号召全馆干部职工以饱满的热情、积极的态度投身到学习实践活动中。月份以来，我馆严格按照建设局的具体实施方案开展学习实践活动，先后召开了动员大会、党员民主生活会、干部职工座谈会、领导干部分析检查报告评议会等等；深入基层开展调研，充分了解县市城建档案工作情况；扎实认真地参加了局机关组织的集中学习，听取辅导讲座、专题报告等；参加了市建设系统行政法律法规考试，两名职工获二等奖。馆内制订了学习计划，认真细致地学习研究科学发展观理论，每个职工均记录了6000余字的学习笔记，并撰写个人学习心得体会、个人分析检查报告等，圆满地完成了第一阶段的学习任务，并顺利转入到第二学习阶段。通过循序渐进的学习，全馆干部职工对科学发展观的重要意义、科学内涵、本质要求有了进一步的理解，思想观念进一步更新，发展意识进一步牢固，服务意识进一步提高，鼓舞、号召大家将科学发展观运用到我们的实际工作中来，从而推动我们的工作科学发展。
二、认真履行城建档案管理办公室职责
1、进一步加强城建档案检查指导工作。上半年，我们多次走访了污水处理厂、市政府搬迁办等有关单位，对其档案工作进行业务指导，对重点工程进行跟踪指导服务，参加了市、区属工程档案的竣工验收；到国防光缆、燃气公司等管线形成单位指导、收集地下管线档案；加强与县市城建档案馆的联系，上半年，分别下到新化、冷水江、涟源、双峰城建档案馆进行调研，强化了对县市城建档案工作的指导和监督。
2、严格执行省建设厅<<关于进一步加强各类工程档案管理的规定>>。“两证一书”制度得到了很好落实。与43个工程项目签订了《报送工程档案责任书》，对105项工程档案进行了初验，对53项工程签发了《建设工程档案合格证》。
三、加强档案业务工作，做好城建档案开发利用服务
1、加大档案收集力度，丰富馆藏。共收集工程竣工项目53项，收集环保、气象等档案回馆。
2、规范档案整理工作。共整理新进档案813卷,资料96期(册)。由于启动数字档案馆建设工作，需对已入库档案进行重新整理，更换档案卷皮及装具，4月底开始这项工作，目前为止，已合计整理1000卷。上半年，还帮吉星路指挥部整理了工程建设、拆迁等档案669卷。档案整理合格率达100%。
3、积极提供利用，主动热情服务。共接待利用者61人次,提供档案资料129卷次,进行详细的利用登记,及时记录反馈信息,档案查全率、查准率达98%。
4、大力进行档案信息开发，续编《城建大事记》、《基础数字汇编》等1万字。编写《城建档案》一期，很好地宣传了我市城市建设和城建档案工作，提高了城建档案馆的社会影响力和知名度。
四、进一步加强声像档案工作
上半年，对污水处理厂、县市污水处理厂建设情况等进行了跟踪拍摄，对全市建设工作会议、局深入学习实践科学发展观活动等进行了影像记录。上半年，共拍摄录像带8盒，拍摄照片276张，制作光盘10张；制作完成专题片《县市污水处理设施、廉租房流动现场调度督查会情况汇报》。
五、数字档案馆建设工作取得新进展
数字档案馆建设是一个复杂、渐进的系统工程，过去几年，我们在添置硬件设备、学习考察管理软件、培养人才等方面做了大量的工作，为数字档案馆的建设打下了一个良好的基础。从开始，我馆数字档案馆建设工作可以说是正式拉开了帷幕，并且取得了新的较大的进展。2月底，馆城建档案管理软件建设小组赴深圳学习考察档案管理软件，经过多番考察，慎重考虑，最后敲定采用深圳数字伟图公司城建档案管理软件。考察回来以后，迅速制定了我馆城建档案管理软件建设方案以及建设目标和实施方案，明确指导思想，迅速展开工作。3月，馆内所有计算机进行外网脱离，重新组建馆内局域网，为管理软件的安装做好准备工作。4月，档案软件购买回馆，完成好安装、调试工作，对全馆职工进行培训，使职工尽快熟练软件性能，掌握操作方法和技巧。目前，职工基本上都较好地掌握了操作方法，编目著录等工作基本上能应用计算机来进行信息处理，逐步实现网上办公。当前，已开始对入库档案进行重新著录，通过计算机输入条目，为查询利用系统贮存海量数字信息，这项工作长远而艰巨。
六、认真完成公共目标工作
认真贯彻执行局党委的决定、决议和局长指令，主动配合，积极响应，圆满完成局安排的各项工作任务。严格遵守党纪国法和局里的各项规章制度，认真贯彻执行党风廉政建设的各项规定，单位无违反廉洁自律有关规定现象发生。工作人员思想作风端正、工作作风扎实、生活作风正派，无违反计划生育政策现象，无扰乱社会治安、破坏团结稳定、闹事等事情发生。
七、严格财务管理
坚持财务管理制度，严格控制公务开支，励行节约、勤俭办事，公务开支比去年同期下降40%。
关键词：中小学校 档案管理 问题分析 对策
一、现阶段中小学校档案工作存在的主要问题
1．档案工作意识淡薄
档案工作是中小学校工作的重要组成部分，然而，学校领导及档案人员由于对工作重要性的认识不够导致工作意识的减弱，表现在实际行动上就有所松懈。通过对我区学校档案工作的调查发现：无论是在资金的投入、人员的安排上，还是在接收、利用、整理、编研工作经常不被重视，修补档案未用专用浆糊，将档案随意放置地上，不注意防尘等。可见，档案工作意识在部分学校领导和工作人员头脑中还相对淡漠。
2．管理方式落后
目前中小学校档案室收集的档案绝大多数还是纸质档案，光盘、录音、照片、录像载体的档案仅占一小部分；管理方式还是采用手工作业；文件立卷归档后，档案人员还需要对其进行再加工、调整与编目。这种机械的手工作业，重复劳动多，劳动量大、时间长、速度慢，以致档案整理效率低、归档不齐全、案卷质量不高、查考利用效率低，出现库存内容贫乏、单一的状况。
3．档案服务方式被动、低效
在档案的提供利用工作中，传统、低效率的手工检索方式和“有人来查才去找”的被动服务方式仍然在中小学校档案利用中普遍使用。随着新形势的发展，中小学校档案工作的查考利用需求也发生了很大变化。一方面，档案利用者的范围扩大了，利用率提高了，利用内容也拓宽了。另一方面，档案利用者的要求提高了，不仅仅满足于查阅所需的档案信息，还要求档案工作人员在提供档案信息具有系统性、准确性、时效性。
4．档案工作人员素质不高
中小学校档案岗位上的工作人员大多是中途转行，或兼职人员管理档案的，可能具有一定的教学理论知识，但对档案专业知识却相当匮乏，普遍缺乏专业培训，知识结构不平衡，一般只能应付简单的收集和装订工作。还有部分学校档案管理教师，不能运用现代信息技术实施档案管理，影响了档案资料规范、科学管理，影响了案卷质量和服务质量的提高。
二、完善中小学校档案工作对策的思考
1．加强档案工作意识
档案意识是指人们对档案性质和价值的认识，以及对档案工作地位和作用的认识。首先，档案管理工作需要得到普遍认同，尤其领导的认识要到位，如果领导的档案意识不强，对档案工作缺乏正确认识，以日常工作忙为理由，没有把档案工作摆到议事日程上，就会造成示范效应，直接导致各部门对档案工作的忽视。其次，教职工档案认识到位。教师可以有效配合档案部门的收集工作。再有，档案管理者认识到位。作为档案工作的最直接参与者，要主动出击，不等不靠。配合领导拿出档案管理办法，建立管理制度，并依据制度和管理办法主动工作。
因此，领导要亲自抓，要把档案工作当作学校管理的重要组成部分，并纳入学校工作的议事日程。建立、健全档案管理的组织、制度建设，加强《档案法》学习与宣传活动。使教职工能增强档案意识，要结合工作实际，抓好归档、阅档和档案管理等工作环节，使教师“查档”方便，“归档”有积极性。
2．完善制度，科学管理
建立完善的档案管理工作制度，是档案工作实现规范化管理的有力措施和可靠保证。学校要按照档案工作的管理要求，建立健全管理体制，完善各项制度。科学制定《综合档案室工作职责》、《档案人员工作职责》、《档案室管理制度》、《档案库房管理制度》、《档案利用制度》、《档案鉴定、销毁制度》等，结合本校实际编制档案分类方案和保管理期限表，使学校的档案工作有章可循，增强档案工作的缜密性，避免无序化，保证档案质量。同时把归档纳入学校工作计划、规划，纳入部门工作目标管理责任制的检查考核中，这样促使各部门人员都重视档案工作，共同为做好档案管理工作做贡献，使学校档案工作保质、保量、如期完成。
3．提高档案工作者素质
随着网络技术、计算机技术和各种应用软件的发展和普及，学校档案管理的工作的内容，也在发生着从内容到管理方式的变革。电子档案的“归档”与管理已被提到议事日程，在原有的纸质文档、照片底片、影片、唱片、录音带、录像带等的基础上，诞生了电子文档、电子照片、电子影像资料等有保存价值的资料，这也是一个单位档案的重要组成部分。因此，档案管理人员除了要具备传统的档案管理理论、技术外，还应当具备运用档案管理软件进行档案分类管理，对电子文档、电子照片、电子影像资料等有保存价值的资料实施有效管理，这是当前档案管理中，迫切需要解决的问题。
解决这一问题的根本途径就是加强研究、培训。档案工作者要善于运用计算机、办公软件，要善于与开发商进行合作创建档案管理平台，促进档案管理的科学化、自动化。要实现这一目标，就需要开展不同层次的专业理论和技术培训。
4．改进管理、服务方式
改进服务方式重在为教师提供方便、快捷的“查档”环境。改进管理方式，可以通过网络技术、计算机技术，搭建自动化的档案管理平台，改革、提高档案管理模式，提高科学化水平。通过自动化管理系统，提供高效的服务，促进教师“归档”、“查档”的积极性，推动教育事业的科学化发展。
5．注重档案信息资源开发工作
档案的生命在于它的实用性，收集档案的目的在于利用。如果不积极开展档案的利用工作，只是把它锁在柜子里成为“死档案”，那就失去了它的利用价值。因此，要搞好学校档案管理工作，档案管理部门就应该同学校各部门进行协调沟通，档案人员要围绕学校中心工作和各个时期的重点工作，及时提供归档范围，定期了解检查档案收集情况，宣传档案知识，主动参与学校管理活动，及时为教育教学服务，为深化学校各项改革提供信息，使档案部门真正成为学校工作的信息咨询部门。同时要注意改善服务态度，提高服务质量，做到热情、主动、准确、迅速。
（一）建设单位领导重视和支持档案
工作是做好档案管理重要前提某空管工程建设指挥部成立之时，负责建设的领导就意识到档案管理重要性，从建立健全档案管理组织机构入手，选好配齐档案管理人员，制订具体制度。一是在指挥下成立档案工作领导小组，由一名指挥部领导分管，统一协调档案管理工作，负责领导工程档案质量审核、竣工验收工作。设立专职档案员，在各部门确定一名专业技术人员担任兼职档案员，参建单位必须明确一名领导分管档案工作，确定一名专（兼）职档案员，建立集中统一的工程档案管理网络。二是制订具体措施。根据空管工程进度表，制订出的工程项目档案工作计划，规定了档案管理的基本原则，基本工作程序，在措施当中，规定出档案管理的基本思想，人员构成，各阶段的档案收集标准，有收集档案的表单，以及监督责任。做到既符合工作进程，又符合档案管理要求。
（二）下发分局基建档案管理暂行办法
做到工程建设档案管理有章可循根据单位工程建设任务重，档案管理工作复杂，及时下发（分局基建档案管理暂行办法）共五章四十四条，系统规范工程建设、规划、设计、施工、管理、改建、扩建和维修等方面档案管理工作，明确工程项目各个阶段档案管理的职责和操作规则，为新机场空管工工程项目建设档案管理提供基本依据，也成为档案管理人员学习基本材料。
（三）及时对档案管理人员进行专业应急培训
在档案工作领导小组成立后，指挥部对专兼人同进行摸底，发现很多兼职人员档案理论基础薄弱，经验不够。马上组织力量进行专题培训。请档案专职人员讲课，请上级和地方工程管理档案专家讲解，对专兼职人员外派培训，组织档案人员到工程档案管理先进单位交流学习，通过系统培训，指挥部专业兼职档案管理人员素质明显增强，在后来工作中，对出现不同问题的处理能力明显增强，对工程档案的标准化、规范化起到了积极的促进作用。
（四）在工程建设档案管理中引入PDCA管理循环
空管安全工作有一套质量管理体系，在质量管理中，一线人员普遍熟悉PDCA管理循环原理和作用。加上档案管理人员都来自一线，指挥部领导把现代PDCA管理循环引入到档案管理中。一是做好档案管理计划。明确此次空管工程建设项目多，大小系统多，涉及面广东，规定档案收集范围，收集时间，及达到的质量标准。在实施阶段，根据各个项目的阶段性计划，分步骤量化指标。在检查阶段，对计划完成情况及时检查。在指挥部档案管理小组自查基础上，再请上级档案管理部门统一检查。在针检查出来的情况，进行系统分析，对阶段性档案管理完成好的项目组，进行经验总结，好的做法，在指挥部内进行推广。对没有达到阶段目标的项目组，下发通报，并下达整改通知，进行相应的经济处罚，同时对存在的问题自动转入下一个PDCA循环。引入PDCA循环后，档案管理呈现出目标清晰、操作规范、标准提高等良好局面。
（五）全过程监督管理是做好空管建设档案管理重要经验
以某新机场建设为例，空管工程建设项目，从2005年预可研开始，到2012年建设投入运行，历时七年，在这漫长过程中，工程建设档案管理全过程参与。一是预可研、规划、设计阶段，档案管理提前介入，体现一个“早”。在空管工程建设指挥成立前，当时档案管理部门就提出具体意见，明确规定分两步走，有关涉及空管建设前期的档案管理工作，由单位档案管理部门临时抽调人员负责，指挥部成立后，由指挥部成立相应小组负责，过程的衔接由单位档案管理部门负责。单位档案人员对前期的档案管理采取个别辅导，过程跟踪，及时收集整理整理，成熟一批，整理一批。二是有了专门档案管理小组。单位档案管理部门专职人员介入时，体现一个“实”。档案管理人员和指挥部专职人员经常深入现场进行及时的指导，加强与各项目组档案兼职人员沟通交流，及时提醒他们注意工程档案材料的收集工作，对已竣工的档案资料，完成一项，复查一项。三是对存在问题的整改体现一个“严”字，在检查过程中，对发现的问题，坚持原则，严格要求，提出具体整改通知，规定完成整改的时间及质量要求。四是在项目档案基本完成后，及时组织全面审核检查，体现一个“全”字。在空管项目建设基本完成后，单位档案人员和指挥档案小组人员，组成联合检查，主要为局方组织竣工检查打基础。这次检查，涉及项目多，检查内容多，时间跨度大的特点。新机场空管工程建设档案共有：综合类：25卷，招投标类129卷，基础类17卷，设计类46卷，施工类194卷，监理类，20卷，校飞试运行2卷，共计：433卷。通过大家共同努力，新机场空管建设工程档案顺利通过竣工验收，受到单位的表扬。
（六）做好工程档案管理经验总结
供后面建设参考新机场空管工程建设完成后，档案管理部门对此工程建设档案管理工作进行全面总结。一是要求各专职兼职档案管理人员写出档案管理工作报告，对完成情况进行自我评价。二是由单位档案管理部门，系统总结建设过程中档案管好工作的基本经验，对存在问题认真分析，提出改进措施，对后续空管建设的档案管理提出具体要求。
二、小结
1.建设单位领导重视是做好空管工程建设档案管理工作前提。
2.有明确法规规范是做好空管工程档案管理的基本依据。
3.有一支专业档案管理队伍是做好空管工程档案管理的基础。
4.科学管理制度（PDCA管理循环）是做好空管工程档案管理的手段。
[关键词]中小学校 档案管理 作用 问题 对策
中小学校档案是中小学校工作的真实写照,它反映了中小学校在各个历史时期的工作和活动情况。因此,我们要充分认识做好中小学校档案工作的重要作用,研究当前中小学校档案工作普遍存在的问题,制定做好中小学校档案工作的对策。
一、充分认识做好中小学校档案工作的重要作用
中小学校档案是中小学校在各项管理工作及教学、教研等活动中直接形成的具有查考价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。它涉及面广,包括综合管理、校园文化建设、招生、学籍管理、课堂教学与教学实践、毕业生工作、教学研究、校园环境建设、校园文化建设等方面的文字材料和声像载体。 中小学校档案真实客观地记录了中小学校发展的历程,是中小学校重要的信息资源。它既是一个中小学校长期教学活动中各个方面的实践经验总结,又是促进中小学校在今后工作中扬长补短不断继续前进的重要条件。分析中小学校档案,可以全面掌握中小学校教育教学工作等方面的延革和演变情况,更好地总结学校自身形象和价值观建设的得失、成败,为新的时期学校建设提供借鉴和依据。同时,中小学校档案汇集了中小学校现有的知识成果,记录了中小学校优秀的传统和历年来先进教职员工的事迹,形成特色的教育教学总结,是中小学校成长和奋斗的沉淀和记录,能有效的推动中小学校自身形象和价值观的发展。
二、当前中小学校档案工作普遍存在的问题
1.档案意识淡薄。长期以来,由于人们档案意识不强,在中小学校教学过程中,上至学校领导下至一线教师,他们“重教学、轻档案”的意识还在相当程度上存在,认为档案工作可有可无,认识不到档案工作在中小学校建设中的重要性和必要性。由于对档案重视程度不够,档案归案意识不强,档案信息资源开发不足,造成档案利用率不高。
2.档案材料残缺不全。中小学校档案应为中小学校的发展留下真实生动的轨迹,应该客观完整记录下中小学校各方面的工作。但目前在很多中小学校普通存在两种现象:一是没有综合档案室,学校各科室按照传统惯有的做法,只负责把自己科室自认为有用的材料加以收集整理汇总,档案保管各自为政;二是学校各部门与档案室协调工作严重脱节,档案工作人员没有深入各科室全面收集,各科室教职工贪图一时之便,也没有主动移交手中的档案资源。加之没有健全的档案管理制度,又缺少必要的监督机制,档案的错归错放、随意归档、缺失散失现象相当严重。
3.档案管理手段落后。中小学校档案不仅是一种历史资料,更是一种信息资源。因此,如何更为有效地利用这种资源成为中小学校工作发展的关键。目前的学校档案管理多是进行基本的材料收集、整理与保管,没有形成主动对档案资料进行分析、编研,以便有效地提供利用服务的意识,操作上也都是传统的、低效率的手工方式,极少运用计算机及网络技术进行管理,工作上也只是“你查我调”,还处于一种被动的、消极的状态,这些都不能充分发挥档案的作用及利用价值。
三、做好中小学校档案工作的对策
1.增强档案意识,健全各项制度。增强全员档案意识是搞好档案工作的重要保证。首先,中小学校领导要经常向全体教职工宣传《档案法》,通过举办档案法讲座、开展档案知识竞赛来提高教职工的档案意识。其次,制定明确的岗位目标责任制,从而使各部门重视档案的收集、整理、归档。第三,建立档案的收集、保管、立卷归档和借阅制度,使档案资料进、出(室)及时,真正实现资源共享。第四,各部门要积极参与和配合,及时收集有关资料,使档案资料的完整性、准确性得到保证。
2.认真开展档案业务工作。档案工作是一项积累性工作,这首先需要档案工作者在日常工作中注重中小学校各类材料的收集和整理。档案工作者要加强宣传,密切保持与学校各科室、部门的联系,全方位收集中小学校本身产生的档案,同时,努力拓宽档案收集范围,挖掘档案资源,比如收集分散的知名校友档案等,使室藏档案内容丰富充实起来。二是制定符合中小学校档案特点的管理规范,包括归档范围、立卷程序、保管期限及密级规定;三是将档案信息及时提供给中小学校领导、各教研组和社会有关部门,使他们亲身体验到档案信息的价值,促使他们更积极主动地配合档案部门做好建档工作。
3.合理运用现代化科学技术。随着社会科技的进步,档案管理的现代化、信息化已是新时期档案事业发展的重要方向。现代化管理主要体现在两个方面:一方面是利用现代化高科技手段提高档案工作效率,克服以往档案工作的人工操作的落后性,不断地添置现代化的设备。另一方面是利用现代化管理手段推进文档一体化的管理,克服中小学校各部门之间归档材料衔接不紧、重复劳动等问题,使中小学校档案室不仅是管理部门,更是一个信息供应中心。
4.努力与校园文化建设相结合。中小学校档案是展示中小学校自身形象和价值观建设成果的重要载体,因此中小学校档案工作要站在广阔的社会文化背景之下,努力体现多姿多彩的生命魅力和独具个性的文化氛围,最大范围反映中小学校的文化风貌。为更好的满足校园文化建设的需要,使档案室的档案信息资源能够通过多种渠道与方式开发和传递给利用者,从而实现档案信息的活化和共享,档案工作者要争取校领导的支持,进一步完善学校档案室的功能建设,努力与德育教育各类活动相结合,把档案室建设成集宣传、教育、信息服务和学术交流于一体的文化机构,成为校园文化建设的重要基地。
参考文献:
【文章编号】0450-9889（2017）04B-0014-02
学生资助是国家“关注民生、重视民生、保障民生、改善民生”的重要政策之一。在开展中小学学生资助管理工作的过程中，形成了大量档案材料，这些材料是国家开展学生资助工作最直接的记录与凭证，是国家改善民生、加强社会建设的有力见证。随着国家学生资助工作的深入开展，学生资助档案已然成为中小学档案中新的组成部分，同时也是重要的组成部分。对中小学学生资助档案管理规范化的研究和探索已成为档案工作者新的研究任务之一。
一、南宁市中小学（含中职学校）学生资助档案管理现状
我们设计了“南宁市学生资助档案管理情况调查问卷”，并面向南宁市各县（区）资助管理人员、县（区）教育局及各学校的档案员、兼职档案员开展问卷调查。通过对调查结果的统计和分析，发现南宁市中小学（含中职学校）学生资助档案管理有以下几个亟待解决的问题。
（一）缺乏学生资助档案专职管理人员。经调查统计，资助工作中各学段配备专职档案员的占 12.2%，资助工作人员占 53.1%，兼职档案员占 18.6%，其他占16.1%，其中幼儿园没有配备档案员及资助人员。在南宁市，大部分中小学（含中职学校）的资助办设在政教处（学工科）或教务处（科），仅配备 1 名资助工作人员，没有配备专职的资助档案管理人员。资助工作人员只负责资助业务工作，不负责资助档案的整理，将资助档案以散材料的形式移交给档案室，增加了档案室的工作量和工作难度。
（二）缺乏学生资助档案管理意识。主要表现为：学生资助业务工作完成以后，没有将形成的资助档案资料整理后移交档案室。调查结果显示：按年度（学年）整理，次年主动移交的占 34.6%；按年度（学年）整理，不移交的占 54%；未整理，堆放在资助办的占 6.2%；未整理，堆放在杂物间的占 5.2%。
由此可见，超过 60% 的中小学在完成资助业务工作后，把学生资助工作材料仅视为“材料”，而不认为是“档案”。通常只是把资助工作材料按照评估迎检的方法和要求进行汇总整理，形成备检材料，以备上级资助办、审计部门验收检查。
（三）缺乏学生资助档案管理专业知识。学生资助档案在形成和管理的过程中一般经由两类人员管理。一是资助工作人员。现有的大部分资助工作人员存在重资助业务、轻档案管理的思想，忽视档案工作。他们多次接受资助工作的培训，熟悉、精通资助业务，但没有经过专门的档案培训，缺乏资助档案管理的专业知识，导致资助档案收集不齐全、整理不规范。二是档案工作人员。档案工作人员具有丰富的档案管理专业知识和工作经验，但对资助业务工作不熟悉甚至不了解。在资助档案管理工作中不能准确鉴定资助业务工作资料是否具备归档价值，不能准确划分资助档案保管期限。同时，由于资助档案出现的时间短，上级档案部门和教育行政主管部门尚未出台专门的资助档案管理细则，在近几年的档案业务培训中，并未涉及资助档案管理的内容。
（四）缺乏统一的学生资助档案管理细则。学生资助档案是学校档案的新类别，出现的时间较短，广西尚未制定统一的管理细则。各中小学校学生资助档案的归档范围及保管期限不一致，整理方法和要求不统一，容易造成档案材料收集不齐全、遗漏，保管期限划分不科学、不规范、杂乱无章，破坏了资助档案材料之间的有机联系，严重阻碍了档案整理工作的顺利开展。
二、学生资助档案管理规范化对策
（一）加强学生资助档案管理工作队伍建设。一个完整的学生资助档案管理工作队伍应该由三类人员构成。一是学生资助业务工作人员。隶属于学校资助办。负责完成资助业务工作后，按照资助业务工作的流程和要求收集资助档案材料，为资助档案管理工作打下良好的基础。并在资助档案管理工作中对档案工作人员提出合理化的建议，如确定分类、保管期限、卷内文件排序等。二是兼职资助档案管理人员。隶属于学校资助办。负责按照?n案整理的工作要求对资助档案进行初步整理，并按年度（学年）向学校综合档案移交资助档案，保证资助档案完整齐全、归档及时，做好资助业务工作人员和学校综合档案员的助手。三是综合档案员。即学校综合档案室的工作人员。主要职责是按照档案管理工作的原则和要求，接收资助档案，并编入学校综合档案，做好资助档案的整理、保管和提供利用工作，充分发挥资助档案的作用。
资助档案管理工作队伍可结合学校的实际进行配备。按照资助工作的内容和特点，学校资助办可设在政教处（学工科）或教务处（科），按照在校生人数配备 1 至 2 名资助业务工作人员。资助种类少、业务工作量小的，可由资助业务工作人员兼任资助档案管理员，同时负责资助业务和资助档案的初步整理工作，如普通中小学等；资助种类多、业务工作量大的，可专设 1 名资助档案管理员，负责对资助档案进行初步整理，协助资助业务工作人员和学校综合档案员的工作。
（二）加强资助档案管理专业知识培训。普及和强化资助档案管理专业知识的有效方法是加强资助档案管理专业知识培训。通过培训，增强资助档案管理意识，强化资助档案管理专业知识，提升资助档案管理水平。
资助档案管理专业知识培训的最好方法是由上级档案部门和资助业务部门联合举办，如南宁市档案局和南宁市中小学资助管理办公室联合举办，也可以由南宁市教育局主办，邀请南宁市档案局的专家做讲座和指导。
培训内容要以资助档案管理专业知识为主，辅以资助业务知识。通过介绍资助业务知识，帮助档案工作人员理清思路，理解领会资助档案管理专业知识。培训要把理论知识培训和实地参观交流结合在一起，每次培训可安排一次优秀档案馆（室）的参观交流，邀请优秀档案馆（室）的馆员来进行交流，传授经验，以提高档案工作人员的实践操作水平。
培训时间应保持每学年（年度）一次，这样既能保证资助档案管理专业知识随时更新，又能解决资助档案管理工作队伍因更换人员引起的业务交接不到位问题。
（三）制定统一的?Y助档案管理细则。具体如下：
1.确定收集范围。学生资助有免学费、国家助学金、自治区政府教育奖学金、南宁市政府教育奖学金、大学新生资助、师范生生活补助等几类，不同的资助形成的档案材料不同。学生资助档案的收集范围应该根据资助种类确定，不同的资助项目确定不同的收集范围。收集范围主要有各项学生资助业务的政策文件、学生申请及各种证明材料、公示材料、审批文件、资助业务工作各环节的报表、账册等。
2.划分保管期限。学生资助工作是国家“关注民生、重视民生、保障民生、改善民生”的重要政策之一，涉及国家财政资金的使用和管理，因此，学生资助档案的保管期限应设定为永久和 30 年两种。在对资助档案材料划分保管期限的过程中，应结合学生资助工作的要求，根据资助工作环节来划分。学生申请及各种证明材料、审批文件、各种报表、账册等重要的资助档案划分为永久；公示材料划分为 30 年；上级下达的政策文件因是普发性文件，建议划分为 30 年。
3.明确整理要求。学生资助档案每学年（年度）移交一次，应在本学年（年度）结束后 3 个月内归档。
采用“学年度（年度）―资助业务种类”分类法进行分类、整理。每一类资助业务档案的卷内文件按照“业务工作环节―材料形成时间”方式进行排序。
以件为单位进行整理，一份文件、材料为一件。每件档案的装订顺序、装订方法和要求与文书档案相同：正文在前，附件在后；正本在前，定稿在后；复文在前，来文在后；转发文在前，被转发文在后；原件在前、复印件在后；不同文字的文本，中文文本在前，其他文种版本在后（特殊规定除外）。使用棉线装订，卷内材料装订时要去掉金属物。采用“三孔一线”的装订方法。
1. 人才服务机构人事代理平台对于小微企业人事档案管理的优势
由于小微企业规模较小，人财物资源有限，因此没有充足的人力对企业员工的人事档案材料进行有效、全面地收集、整理以及保存。而人才服务机构通过为小微企业提供人事代理服务，能够有效帮助小微企业对员工在企业工作期间的业绩、奖惩情况等档案信息进行全面、有效的收集，进而及时准确地帮助企业建立员工的业绩档案，同时积极协助企业对员工的工作行为进行有效管理，促进小微企业人事管理效率的提高。
小微企业的经营重视资本的快速回收，却易于忽略对企业员工或人才的激励与有培养，而人才服务机构不仅对小微企业员工的档案进行统一管理，而且还能还为企业员工提供正规、专业的职业资格考试咨询服务、提供技术职务资格的申办业务，从而更好地帮助企业优化现有的人才结构，最终稳定企业的人才队伍、提高企业的生产运作。
2. 人才服务机构人事代理平台小微企业人事档案管理现存的问题
2.1 小微企业人事档案管理的制度有待完善
小微企业人力资源档案的查看与归档制度不完善，对于档案的划分范围也没有明确的制度标准，例如对于小微企业中各部门员工的档案信息，没有明确的规定哪些信息是必须归档的部分。对于档案的查看登记或流程无明确规定，更有部分小微企业直接禁止查看员工的档案，由此不利于全面了解员工的综合动态。此外，小微企业中人事档案管理的建立涉及多个部门，但是这些部门并没有真正配合人事部门建立员工档案，甚至漠不关心或出现互相推卸责任现象，由于缺乏人事档案管理规章制度，由此降低了档案建立与管理的效率。
2.2 违规管理或自行建库行为普遍
部分小微企业对当前人事档案管理制度缺乏了解，进而存在违规管理或在本单位内自行建立员工“人事档案”行为，不利于企业人事档案管理的规范化与标准化建设。部分小微企业将员工的工作档案建立在人事信息管理系统当中，或自创员工档案管理室、私自设立企业的员工档案管理条例。少数小微企业虽然已经在人才服务机构办理了单位的人事代理，但还存在自行为企业员工建立“工作档案”，造成在人事档案之外的“第二人事档案”问题，影响了企业人事档案管理工作的专业化、规范化管理的进程。
2.3 小微企业对员工人事档案管理的意识较为淡薄
多数小微企业的管理者对企业的人事档案管理工作，存在认识不深、未重视人事档案管理工作现象，导致企业管理者不愿对企业员工的人事档案管理工作，投入较多的成本。按照2012年广西壮族自治区的调查信息数据显示：截至2011年，该自治区基本单位名录库管理中小微企业法人单位已经超过共12.5万家，但是统一委托人才服务办公室对企业的人事档案进行代理的不足500家，由此可知进行档案管理代理的企业所占小微企业的比例仍不足0.4%。由此表明绝大部分小微企业对企业员工的人事档案管理工作不重视且档案管理的意识淡薄。
2.4 小微企业人事档案材料的管理出现分散或缺失现象
小微企业的人事档案管理随意性比较大，表现在：企业的员工对人事档案材料进行收集与归档时，难免出现人事档案的内容不完整、员工的信息材料收集不齐全的现象。其次更有的人事档案信息存在虚假现象，从而给小微企业的人事部门工作造成影响，加上人事档案管理的水平有限，运用先进技术管理的成本较高等原因，造成企业的人事档案管理工作效率偏低，最终导致小微企业难以真正发挥出人事档案管理的价值与优势。
3. 提高小微企业档案管理工作之有效途径
3.1 小微企业应积极建立完善的人事档案管理规章制度
针对小微企业人事档案管理难的问题，首先企业应进一步健全员工人事档案制度，较快地对企业的人事档案进行有效管理。通过完善现有的档案管理制度，在此基础上确保各项制度的全面、有效落实，将档案管理工作的绩效与员工薪资挂钩，明确各自的职责权限;确保企业员工与管理者遵守各项人事档案管理制度。由此体现档案管理制度的公平性，确保档案管理工作的保量与水平的进一步提高。
3.2 人才服务机构应加强对小微企业人事档案的管理与宣传
面对激励人的市场竞争，人才服务机构需要不断加强对小微企业员工人事档案的管理与宣传工作。通过多关注小微企业的实际需求，进而采取多种途径确保做好企业的人事档案管理工作。一方面不断完善小微企业的员工人事档案，并提高企业对人事档案的利用效率;另一方面应加大宣传力度进一步提高社会大众对小微人事档案管理工作的认识，扩大宣传的媒体方式与渠道、重视对企业人事档案的收集与归档，全面提高人事档案对于企业的重要促进作用。
3.3 提高小微企业对员工人事档案管理工作的重视度
小微企业当中的各领导都应积极转变观念与思想，关注企业员工人事档案的管理工作，通过定期对员工的档案管理进行检查或抽查，便于发现管理的不足进而全面改进;其次对企业人事档案管理工作者开展技能培训，更快的提高其的档案管理水平，一方面将企业员工的人事档案管理工作纳入到企业的日常管理工作当中，进行规范管理;另一方面有利于企业上下形成对人事档案管理统一认识的理念，从而全面推进人才服务机构人事代理平台中小微企业档案管理工作效率的较快提高。
3.4 采用先进技术提高小微企业人事档案管理工作
改变落后的人事档案管理方法，以达到节约小微企业档案的管理成本并提高人事档案管理工作的时效性。通过使用先进的管理技术，确保人事档案管理的信息化，从而减少人为对人事档案信息的收集、分类、归档过程，出现的错误现象;避免了小微企业人事档案管理出现磨损、缺失或分类不明确的现象，方便今后的归档与修改或查阅。此外积极借鉴优秀的人事档案管理技术或经验，提高小微企业的人事档案管理工作取得更大的进步。
2013年，国家海洋局开启了第二次档案进馆工作，要求局属单位将1983年至2000年产生和形成的档案移交至中国海洋档案馆。由于历史原因，拟进馆的海洋类机关档案中包含了部分定密不准备和保密期限已满却未解密的涉密档案。本着对历史负责的态度，在档案移交之前，应做好涉密档案的密级鉴定工作，从而方便今后的档案管理和利用。
2 组织与开展
2.1 查阅关于保密的法律法规。在查阅保密法律法规时，可主要参照《中华人民共和国保守国家秘密法》（以下简称《保密法》）及其实施条例、《国家秘密定密管理暂行规定》和《海洋工作国家秘密范围的规定》等四部全国性和海洋界保密法律和规定，通过逐条分析和学习，熟悉国家秘密的范围、定密依据等法律知识和相关行业规定。
依据《保密法》的规定，国家机关和涉及国家秘密的单位应当定期审核所确定的国家秘密，及时解密，且对于“保密期限已满的国家秘密事项，自行解密”。[1] 《保密法》实施条例则规定，“定密责任人对本机关、本单位产生的尚在保密期限内的国家秘密进行审核，作出是否变更或者解除的决定”。[2]由此可以确定，保密期限已满的档案应及时解密，且密级鉴定工作应由定密责任人牵头并负责。
2.2 成立密级鉴定的工作小组。对于涉密档案的密级鉴定及调整事宜，必须经过集体讨论，要严密论证、谨慎处理，不能仅由个人或某部门决定。因此，在开展涉密档案的具体鉴定之前，应先成立档案密级鉴定工作小组，这样既可收集和吸取集体意见，又能保证小组成员共同承担责任。
按照《保密法》的规定，机关、单位的负责人及其指定的人员为定密责任人，负责本机关、本单位的国家秘密确定、变更和解除及审核批准工作。因此，单位负责人应作为鉴定小组的核心成员，并将保密部门成员、相关职能部门负责人、档案室人员及对机关情况比较了解且工作经验丰富的老同志列为小组成员， 负责进行具体的密级鉴定工作。由此，便明确了进馆档案密级鉴定的组织机构。
2.3 明确需鉴定的档案范围。档案与形成者之间的来源联系是首要和最根本的联系。因此，可以根据本单位的职责权属，确定需由本单位鉴定的涉密档案范围。档案室可以根据档案的来源，将其划分为两类：本单位形成和产生的档案；其他单位形成和产生、本单位仅接收或承办的档案。
按照国家秘密“谁确定，谁变更，谁解除” 的原则[3]，对于本单位形成和产生的涉密档案，由本单位自行开展降解密工作，并将处理意见报送上级管理部门审批；对于其他单位形成和产生的涉密文件，因本单位无权解密，则按照上级主管部门的要求，在汇总文件基本信息后，交由上级部门进行降解密审核。[4]由此，可以明确需本单位进行密级鉴定的档案范围――本单位自行产生的涉密档案。
2.4 确定密级鉴定的原则方案。根据《保密法》的规定，可确定密级鉴定原则：基于涉密档案本身的密级和保密期限，对保密期限已满的涉密档案中符合降密、解密条件的，进行降解密处理；对保密期限未满的涉密档案，则在对其内容进行筛查后，进行降解密处理或维持原密级不变。
在具体工作中，由于机关档案形成于不同部门，且来源相对分散，因而可以通过“部门初步建议―小组会议讨论―所务会议确定”的自下而上的方式推进降解密工作，即：在汇总完全部涉密档案信息后，首先由各档案形成部门对本部门形成的涉密档案进行密级鉴定，给出初步建议；然后报进馆档案密级鉴定小组讨论得出进一步的意见；最后交由所长办公会议集体讨论，确定最终的调整结果。
2.5 开展涉密档案的具体鉴定。具体的鉴定工作可分为三个步骤：一是按照档案形成部门，对涉密档案进行分类，并将相应资料发放至各形成部门，由其给出对本部门涉密档案的初步密级调整意见；二是汇总各部门的初步意见，交档案密级鉴定小组再行讨论，并提供小组意见和建议；三是将鉴定小组的意见交由所务会进行讨论确认，经所领导集体通过后，形成本单位档案密级鉴定的最终意见。
在鉴定工作的开展中，除汇总各部门的涉密文件信息（如涉密档案的文号、文件题名、责任者、文件日期、密级、保管期限等）之外，档案室还应为各涉密档案的形成部门和密级鉴定小组成员准备降密、解密参考材料，包括之前查阅的四部法律法规和上级主管部门制发的红头文件[5]等。这样既有理论要求，又有实例参考，有助于使鉴定者结合法律依据和行业做法，审慎地鉴定涉密档案。
2.6 做好解密档案的后续处理。在鉴定工作完成后，档案室应及时总结降解密结果，形成红头文件或会议记录下发至单位各部门，并对降解密过程中形成的相关文件记录进行收集和整理，如各阶段降解密讨论意见、汇总材料等。将这些文件作为随同进馆材料，与拟进馆档案一起移交至档案馆。
当鉴定小组最终形成有效的密级鉴定意见后，档案室便可以对拟降、解密的涉密档案进行脱密处理。处理方式包括在拟降、解密文件上加盖“已解密”印章、删除或遮盖国家秘密标志等，并在文件所在案卷的备考表中对降、解密情况做出说明，确保文件中不再保留原国家秘密标志。在完成这些工作后，完成脱密处理的档案才可在数字化、保管和借阅等方面实现与非涉密档案相同标准的管理。
3 总结
3.1 完善解密风险承担机制。档案解密工作并非个人行为，需要单位保密部门、行政部门、档案部门等多方力量的共同参与及配合。各方应在密级鉴定过程中，从各自的原则和立场出发，进行充分的意见表达和沟通，并适当参考在本单位工作年限较长的专家的意见，尤其是那些与当年具体参与过文件的拟稿、审批或办理等事项的老同志，以实现风险承担集体化，增加密级鉴定工作的安全性和稳妥性。同时，建立当事人申辩机制，使当事人有机会对解释降密、解密时的具体原因和背景作出解释[6]。
3.2 恪守定密者解密的原则。在解密过程中，往往还会遇到这样的文件――由本单位形成，但内容与上级部门或其他单位有关，且上级部门与其他单位并未对文件涉及内容进行降密、解密处理。根据《国家秘密定密管理暂行规定》第三十六条的规定，“机关、单位对已解密的不属于本机关、本单位产生的国家秘密事项，需要公开的，应当经原定密机关、单位同意”。[7]由此，在征得原定密机关和单位的同意前，这些文件仍应作为内部资料保管，并且在原定密单位正式公开前，不得擅自公开。
3.3 区分解密与公开的关系。一般来说，由本单位产生的涉密档案，在经本单位自行解密后，可默认为无密状态。然而，在实际工作中，对于涉密文件而言，即使在履行完全部解密程序后，其密级状态也仅相当于降至内部或公开，而非主动公开，文件保管单位无需向外界主动公开这些已解密档案的信息。尽管无需主动公开，但当档案利用者想要查询或借阅已解密的原涉密档案时，档案管理人员不能刻意隐瞒该档案的存在及密级状态，并且应按照与无密档案相同的管理方式进行处理。
3.4 加强保密相关知识的学习。在档案管理工作中，常存在重保密、轻解密的现象，这种错误的定密、解密尺度给实际工作中的档案管理、尤其是档案利用带来了很多不便。要想真正减少这种不便，归根结底还是要在日常工作中加强对档案产生人员和档案管理人员的保密知识教育和培训，明确定密和解密的标准、原则和程序步骤，定期筛查涉密文件的保密期限，对保密期限已满且符合条件的涉密档案进行及时解密，并将其作为一项制度固定下来，力争从源头上避免乱定密、难解密的问题。
1 概况
2013年，国家海洋局开启了第二次档案进馆工作，要求局属单位将1983年至2000年产生和形成的档案移交至中国海洋档案馆。由于历史原因，拟进馆的海洋类机关档案中包含了部分定密不准备和保密期限已满却未解密的涉密档案。本着对历史负责的态度，在档案移交之前，应做好涉密档案的密级鉴定工作，从而方便今后的档案管理和利用。
2 组织与开展
2.1 查阅关于保密的法律法规。在查阅保密法律法规时，可主要参照《中华人民共和国保守国家秘密法》（以下简称《保密法》）及其实施条例、《国家秘密定密管理暂行规定》和《海洋工作国家秘密范围的规定》等四部全国性和海洋界保密法律和规定，通过逐条分析和学习，熟悉国家秘密的范围、定密依据等法律知识和相关行业规定。
依据《保密法》的规定，国家机关和涉及国家秘密的单位应当定期审核所确定的国家秘密，及时解密，且对于“保密期限已满的国家秘密事项，自行解密”。[1] 《保密法》实施条例则规定，“定密责任人对本机关、本单位产生的尚在保密期限内的国家秘密进行审核，作出是否变更或者解除的决定”。[2]由此可以确定，保密期限已满的档案应及时解密，且密级鉴定工作应由定密责任人牵头并负责。
2.2 成立密级鉴定的工作小组。对于涉密档案的密级鉴定及调整事宜，必须经过集体讨论，要严密论证、谨慎处理，不能仅由个人或某部门决定。因此，在开展涉密档案的具体鉴定之前，应先成立档案密级鉴定工作小组，这样既可收集和吸取集体意见，又能保证小组成员共同承担责任。
按照《保密法》的规定，机关、单位的负责人及其指定的人员为定密责任人，负责本机关、本单位的国家秘密确定、变更和解除及审核批准工作。因此，单位负责人应作为鉴定小组的核心成员，并将保密部门成员、相关职能部门负责人、档案室人员及对机关情况比较了解且工作经验丰富的老同志列为小组成员， 负责进行具体的密级鉴定工作。由此，便明确了进馆档案密级鉴定的组织机构。
2.3 明确需鉴定的档案范围。档案与形成者之间的来源联系是首要和最根本的联系。因此，可以根据本单位的职责权属，确定需由本单位鉴定的涉密档案范围。档案室可以根据档案的来源，将其划分为两类：本单位形成和产生的档案；其他单位形成和产生、本单位仅接收或承办的档案。
按照国家秘密“谁确定，谁变更，谁解除” 的原则[3]，对于本单位形成和产生的涉密档案，由本单位自行开展降解密工作，并将处理意见报送上级管理部门审批；对于其他单位形成和产生的涉密文件，因本单位无权解密，则按照上级主管部门的要求，在汇总文件基本信息后，交由上级部门进行降解密审核。[4]由此，可以明确需本单位进行密级鉴定的档案范围――本单位自行产生的涉密档案。
2.4 确定密级鉴定的原则方案。根据《保密法》的规定，可确定密级鉴定原则：基于涉密档案本身的密级和保密期限，对保密期限已满的涉密档案中符合降密、解密条件的，进行降解密处理；对保密期限未满的涉密档案，则在对其内容进行筛查后，进行降解密处理或维持原密级不变。
在具体工作中，由于机关档案形成于不同部门，且来源相对分散，因而可以通过“部门初步建议―小组会议讨论―所务会议确定”的自下而上的方式推进降解密工作，即：在汇总完全部涉密档案信息后，首先由各档案形成部门对本部门形成的涉密档案进行密级鉴定，给出初步建议；然后报进馆档案密级鉴定小组讨论得出进一步的意见；最后交由所长办公会议集体讨论，确定最终的调整结果。
2.5 开展涉密档案的具体鉴定。具体的鉴定工作可分为三个步骤：一是按照档案形成部门，对涉密档案进行分类，并将相应资料发放至各形成部门，由其给出对本部门涉密档案的初步密级调整意见；二是汇总各部门的初步意见，交档案密级鉴定小组再行讨论，并提供小组意见和建议；三是将鉴定小组的意见交由所务会进行讨论确认，经所领导集体通过后，形成本单位档案密级鉴定的最终意见。
在鉴定工作的开展中，除汇总各部门的涉密文件信息（如涉密档案的文号、文件题名、责任者、文件日期、密级、保管期限等）之外，档案室还应为各涉密档案的形成部门和密级鉴定小组成员准备降密、解密参考材料，包括之前查阅的四部法律法规和上级主管部门制发的红头文件[5]等。这样既有理论要求，又有实例参考，有助于使鉴定者结合法律依据和行业做法，审慎地鉴定涉密档案。
2.6 做好解密档案的后续处理。在鉴定工作完成后，档案室应及时总结降解密结果，形成红头文件或会议记录下发至单位各部门，并对降解密过程中形成的相关文件记录进行收集和整理，如各阶段降解密讨论意见、汇总材料等。将这些文件作为随同进馆材料，与拟进馆档案一起移交至档案馆。
当鉴定小组最终形成有效的密级鉴定意见后，档案室便可以对拟降、解密的涉密档案进行脱密处理。处理方式包括在拟降、解密文件上加盖“已解密”印章、删除或遮盖国家秘密标志等，并在文件所在案卷的备考表中对降、解密情况做出说明，确保文件中不再保留原国家秘密标志。在完成这些工作后，完成脱密处理的档案才可在数字化、保管和借阅等方面实现与非涉密档案相同标准的管理。
3 总结
3.1 完善解密风险承担机制。档案解密工作并非个人行为，需要单位保密部门、行政部门、档案部门等多方力量的共同参与及配合。各方应在密级鉴定过程中，从各自的原则和立场出发，进行充分的意见表达和沟通，并适当参考在本单位工作年限较长的专家的意见，尤其是那些与当年具体参与过文件的拟稿、审批或办理等事项的老同志，以实现风险承担集体化，增加密级鉴定工作的安全性和稳妥性。同时，建立当事人申辩机制，使当事人有机会对解释降密、解密时的具体原因和背景作出解释[6]。
3.2 恪守定密者解密的原则。在解密过程中，往往还会遇到这样的文件――由本单位形成，但内容与上级部门或其他单位有关，且上级部门与其他单位并未对文件涉及内容进行降密、解密处理。根据《国家秘密定密管理暂行规定》第三十六条的规定，“机关、单位对已解密的不属于本机关、本单位产生的国家秘密事项，需要公开的，应当经原定密机关、单位同意”。[7]由此，在征得原定密机关和单位的同意前，这些文件仍应作为内部资料保管，并且在原定密单位正式公开前，不得擅自公开。
[关键词]新建电厂；档案管理；管理模式
中图分类号：F272 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2016）02-0146-01
1 引言
新建电厂投产后，在基本建设、改建、扩建、生产、科研、技改、经营、党群、外事、后勤等管理活动中所形成的具有查考、保存、利用价值的文字材料（文件、合同、资料、联系单、图纸、报表、凭证等）及电子媒体（录音、录像磁带、磁盘等）、胶片、照片和荣誉实物（获奖证书、奖状、奖杯、奖牌、锦旗等）等数量巨大，采用何种管理模式，提高效率，保证各种档案的系统性、完整性、规范性、正确性、真实性，是值得各电厂探讨的问题。为保证各种档案符合档案管理标准，充分发挥档案的作用，为领导决策、企业生产经营、管理工作提供准确的档案信息，助推企业发展，某电厂合理使用3种档案管理模式，重点在科技档案和文书档案管理上下功夫，建立了专、兼职档案人员组成的档案管理网络，由各部门负责人指定有关人员负责本专业资料积累、整理，经验收合格后交档案室立卷归档。档案室隶属于总经理办公室，全面负责档案的收集、整理、立卷、归档、定密、鉴定、销毁以及档案的开发利用。档案人员严格执行档案管理制度，以点带面，对各种档案进行及时的整理归档和管理，使库存案卷齐全完整、保管有序。
2 科技档案管理
电力科技档案是电力企业生产活动的原始记录，是在电力建设、生产、科研、管理等工作中形成地具有保存价值的科技文件，它对持续稳定地进行电力生产及发展具有非常重要的参考、借鉴及凭据作用。电厂科技档案主要有基建档案、设备档案和科研档案等。标准的科技档案即是工程质量评定、资产评估、财务审计以及事故原因分析、索赔、民事纠纷等的凭证，又是电厂开展日常安全生产运行、检修维护及技术改造等工作不可缺少的参考资料，具有专业性、成套性、多样性的特点。在整理过程中，采用分级管理模式，明确基建、设备、科研等业务管理部门的岗位职责，把科技档案的收集、积累、移交归档工作列入该部门的职责范围内，档案室管理人员认真做好事前介入、事中监督工作，使科技档案的收集工作与基建、生产、科研、设备管理同步进行。
2.1建立档案移交会签单制度
基建项目的立项、设计、施工、调试、竣工、验收及设备的大小修等阶段的档案收集采用分散管理模式，移交由项目发承包单位双方专工、监理、档案员（纸质和电子）负责审核、签字，由档案负责人认证档案组卷质量和数量是否符合接收标准，在各种手续齐全后，财务才能给予结算。基建档案在移交过程中，档案室档案人员要组织职能部门档案管理人员多次与移交单位沟通，层层把关，改进不标准项，使档案资料收集整理步入规范化，提高档案的质量和准确率。
2.2采用定期移交鉴定法
对基建档案，工程前期文件（依据性、基础性文件）如工程安全设施验收、环保验收等，在工作完成后，一次性归档。施工、监理、竣工文件，规模小工程，在竣工验收后三个月内一次性立即归档。规模大、周期长的工程按单位、分部工程，通过单项验收后归档。大型设备应在设备、仪器安装、调试成功，交付使用时归档，小型设备仪器开箱验收时即可归档。对科研课题，一般情况下要求在研究结束并完成成果鉴定后归档，研究周期长的：可按阶段归档或按年度归档。档案员接受时“即收即鉴”。也就是接收一卷档案的同时，由相关的专工和档案员一起根据移交清单进行鉴定，如基建档案要查看文件是否按前期文件、工程设计（初设、扩初设计、技设、施工图设计）、工程施工、监理、竣工验收的顺序排列，竣工图是否按建筑、结构、水、电、气、暖专业顺序以及竣工图纸图号排列，组卷是否正确等，在确认归档文件材料为原件，内容齐全、完整、准确、系统的条件下，交接双方签字、盖章后方可交接。新增加的项目按顺序加进去，所更改的项目剔出其作废的部分，确保档案完整无缺。这样改善了因未及时剔出的档案而造成库房拥挤的状况。同时加快了档案的整理和利用时间，从而提高了档案的利用价值。
2.3建立借阅和利用制度
建立档案管理网络，对科技档案资料的形成和流向进行追踪管理。因工作需要借阅档案时，须出示岗位证，填写借阅登记表，记录借阅原因和利用效果。借阅人对借出的档案必须妥善保管，并负保密责任。归还时，当面清点卷、份、页数，若损坏、丢失或泄密按有关规定处理。借阅人不准擅自进入库房内查阅、翻阅。独份、重要或密级的档案只能在阅览室查阅，确需借出的须按有关程序审批。
2.4完善保管措施
落实档案库房管理制度，档案存放以定置管理为原则，做到排列有序，便于查找。定期检查、清点、核对库存档案，做到卷、帐相符。发现档案异常情况要查明原因，及时采取补救措施，进行修复和复制。档案库房安装安全门锁和通风设备，与办公室、阅览室分开。注重防火、防盗、防潮、防光、防温、防虫、防尘、防有害气体，保持合适的温度和湿度，杜绝档案霉变、虫蛀现象发生。
3 文书档案管理
文书档案分为案卷级和文件级两部分管理。生产技术管理月报、运行分析、安全简报、安全月度分析、设备异常等，次年报送归档，实行文件级管理。机组大、小修的施工计划、技术监督报告、效果测试报告、总结等文件材料在设备复役后一个月内移交存档。设备改造、新设备安装、外包工程项目竣工后，有关技术文件材料和竣工图，应于设备投运后一个月内移交。改建、扩建和小型基建项目竣工后，有关文件材料和竣工图，应由该项目负责人审定，并于工程竣工后一个半月内向公司档案室移交。会计档案是企业档案重要组成部分，是会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业材料，是记录和反映单位经济业务的重要依据。
4 档案管理信息化
人事档案管理实行现代化、规范化和标准化。建立人事档案数据库和人事资料档案库，加强信息网络化建设，统一人事档案材料载体标准、格式标准、管理标准，建立严格的管理规章制度。为了与华电办公系统链接，切实落实华电《关于进一步加强电子档案管理系统建设的通知》精神，启用了综合档案管理系统，按照《火电企业档案分类表》的分类规则，建立并完善了科技档案、文书档案、会计档案和电子档案数据库，各类档案的日常管理、查询、统计等工作都可以由系统来完成，大大减少了档案员的工作量，提高了工作效率，使档案管理上了一个新台阶。实行纸质档案与同一内容的电子档案同步管理，实现了科技档案电子化管理。从此，提高了科技档案的查全率和查准率。提高了工作效率，使档案管理跃上了一个新台阶。强化网上应用，而且将超级电子档案管理系统与办公自动化系统链接，真正实现了档案信息资源数字化、信息服务网络化、信息管理规范化和档案管理现代化。
5 结束语
电力企业档案管理是一项管理性、专业性、保密性很强的工作，是企业管理的重要组成部分，具有辅助企业经济和发展的重要职能作用。新建电厂档案管理只有开拓创新，采取集中化、专业化、效益化于一体的有效管理模式，才能解决存在的问题，为企业的发展与壮大做出贡献。
参考文献
一、指导思想
以邓小平理论、“三个代表”重要思想和科学发展观为指导，以档案管理省一级标准为依据，本着“对历史负责，为现实服务，替未来着想”的原则，进一步加强和规范办公室档案工作。通过争创活动，全面加强机关档案工作管理，提升机关工作效率。
二、工作目标
更好的服务于区府办中心工作，促进办公室工作正规化建设，高标准、高质量地完成档案争创省一级管理水平的目标。
三、组织领导
档案目标认定工作是一项系统工程，为使这次档案管理上等级工作顺利进行，做到组织严密、职责分明、分工协作，办公室决定成立档案工作争创“省一级”目标管理单位领导小组，全面负责档案升级工作，根据新的省级认定标准要求成立电子文件管理和档案登记备份工作领导小组及档案信息化领导小组，针对办公室人员变动情况调整办公室档案管理领导小组、档案鉴定领导小组。
四、实施步骤
为确保办公室档案目标管理升级工作如期完成，将整个工作分为三个阶段：动员准备阶段、收集整理阶段、整改验收阶段。
第一阶段（8月中旬-9月中旬）：动员准备阶段。
制定办公室档案工作争创省一级目标管理实施方案；成立档案工作争创“省一级”目标管理单位领导小组；召开有关人员会议，部署档案目标管理认定工作。组织小组成员认真学习《中华人民共和国档案法》等文件，提高对档案管理升级工作重要性的认识。同时邀请市档案局业务科同志莅临讲授有关档案业务知识，对办公室档案达标工作进行指导，发现不足和需要改进的地方，及早准备，制定整改完善措施。
第二阶段（9月中旬-10月底）：收集整理阶段。
根据档案类别，实行分块操作。
1、文书档案。各有关科室将整理好的案卷连同目录一并移交办公室综合档案室。档案员按照达标要求将各科室业务工作中形成的文件材料收集整理录入档案管理系统，根据归档范围及时完成整理、归档工作，按照档案登记备份的相关规定，将本单位各类重要电子业务数据、电子公文和档案数字化成果移交备份到区档案局。
2、会计档案。由财务室负责，2011年10月底以前整理完毕交综合档案室。
3、声像、实物档案。由文秘科负责收集，2011年10月底前收集整理完成。
4、综合材料。年鉴撰写、大事记的续编、机构组织沿革、基础数字汇编、重要发言、专题会议简介、全宗介绍等各种文字材料由熟悉办公室情况的同志负责，2011年10月上旬交稿。
因档案信息录入量较大，决定抽调人员进行档案信息录入等工作。具体抽调人员由办公室领导商定。
第三阶段（11月上旬）：自检补差阶段。
办公室档案工作争创“省一级”目标管理单位领导小组自检打分，根据评分标准进行自检，对自检中存在的问题进行认真补课。邀请区档案局业务科室人员到办公室指导档案工作，进行预检，并根据提出的意见及时落实整改。文秘科负责自检工作安排及有关材料的准备。
第四阶段（11月中下旬）：申报验收阶段。
1、申报。按照省一级标准，组织撰写申报省一级档案管理的申请报告、自检报告（主要包括办公室概况，开展档案工作目标管理的措施及自我评价等）、自我检查评分表。
2、验收。根据预检中发现的不足，限期落实整改，在各项工作准备就绪后，最终接受省档案局的考核验收。力争在2011年11月底前达标。
五、工作要求
（一）档案目标管理认定工作涉及到办公室各科室，仅靠个别科室和档案员是难以完成的。各科室必须充分认识这次档案升级工作的重要性，充分发扬团结协作的精神，在人员抽调、时间安排、经费投入上予以保证、全力支持，做到互帮互助，争取高标准、高质量地完成办公室档案争创省一级目标任务。
（二）利用各种形式宣传《档案法》提高本机关人员的档案意识，利用全办公室干部学习会及常务会议学法等环节进行《档案法》学习，并组织档案法知识测试（由办公室落实）。
（三）实行例会制度，档案管理领导小组每月召开一次工作例会，听取有关档案管理上等级进展情况并提出今后工作意见。
一、卫生防疫一务档案两级管理的原则
防疫业务档案两级管理是指在卫生防疫站档案工作管理委员会的统一领导下，将防疫业务形成的技术档案实行分别站级、科级两级管理。其内容有以下四个方面：
1将卫生防疫业务档案纳入站档案工作管理体系：同其他门类的档案一样，业务档案的管理也应在接受站档案工作管理委员会的统一领导，由站档案室负责具体组织实施。
2将业务档案分为站科两级：对业务活动中形成的大量疾病防治、卫生监督监测档案分别为站级业务档案和科级业务档案两个层次。
3站级业务档案管理：凡划归的站级管理的业务档案，由各科兼职档案员负责收庥、整理、立卷，定期向站档案室归档，交由站档案室统一保管和提供利用。
4科级业务档案管理：凡划归为科级管理的业务档案，交科保存，由各科兼积档案员负责收庥、整理、立卷，并负责保管和提供利用。二、站科两级档案范围的确定
(一)站级业务档案的划分及范围
在确定站级业务档案的范围时，应本着总体性、综合性、分析性及学术性的原则对档案进行划分。即要将那些反映主要业务工作的总体水平的材料以及在基础监督监测上形成的综合性、分析性并具有一定学术价值且保管期限长的材料确定为站级档案，以确保站存业务档案能够全面反映和概括本机构业务活动及工作水平。总体来看，站级业务档案的范围有以下几个方面：
1业务工作法规、标准及技术方法的研究档案。包括有关证书、研究报告、编制说明及验证报告等。
2年度或跨年度的法定传染病、地方病及中小学生常见病等疾病防治方案及总结、疫情流行病学分析、疫情流行趋势预测等。
3年度或跨年度的卫生监督、监测的总结分析。
4重大事故、疫情暴发、中毒调查处理的有关材料包括调查报告及现场调查记录及有关的行政行政处罚材料等或年度综合性分析总结。
5专题调查。包括调查设计、调查报告或总结，统计汇总等材料。
6各项业务工作的统计月报、年报。
7省市级以上刊物上发表的业务论文。
(二)科级业务档案的划分及范围我国各级防疫站在日常业务活动中更大量地、更直接地是形成服务对象档案，即在对其所辖区内或对被划定为本站管理的单位所提供的经常性的疾病控制、卫生监督监测服务中所形成的材料。这些材料的保管周期不易确定，需随所服务的企业的存亡而定，而且不少材料还因工作需要逐年加以补充，因此存科保管更为便利。此外，卫生防疫工作成果的取得周期长，其疾病流行及防治规律得自于长期的大量的日常性监督监测材料的积累。这些常规性监督监测材料不仅对当年的疫情分析有用，更可能是在若干年以后，能从中发现和分析出疫情流行规律。因此，这些一般性、经常性业务活动形成的材料不能因为有了综合性或总结性报告，就可以随意处置，而应做为科级业务档案存科保管。科级业务档案的范围有以下几个方面：
1卫生监督材料
(1)预防性卫生监督材料：包括所辖区内或直管单位许可证审批、复验材料；新、改、扩建项目审查材料。
(2)常规性卫生监督监测材料：包括对所辖地区或监测点或直管单位公共卫生监测材料，包括监测记录、记事，监测小结，控制结果，监测报告以及经常性卫生监督检查、抽查材料。
2一般性违法案例、疫情、污染事故、食物中毒的调查处理材料，包括个案调查表，现场调查记录(笔录)，人员寻访记录，检验结果及处理报告等。
3行政处罚材料，包括监督笔录、检验报告、合议记录、听证记录、处罚决定书、结案单及送达回执等。
4各类所辖产品鉴定及出具证明材料；广告登记管理材料。
5从业人员健康体检、卫生知识培训材料，包括体检表、检验单、统计表；培训计划、教材及小结等。
6咨询工作材料，包括咨询登记、记录及小结等。
7各种毒理检验、化验材料。
三、实行两级管理的意义
1两级管理有利于解决档案储藏空间与业务档案数量间的矛盾
我国各级防疫机构中，档案室档案库房大多狭小，根本无法容纳全部的业务档案，因此，只能将那些保存价值更大、保存期更长的档案集中到站档案室中，而一般性的，基础性的材料只能分散在科室保存。但这种分散管理也是纳入全站档案工作统一布署和指导下进行的。
2站级管理有利于防疫业务工作整体水平的提高
首先，站级业务档案管理可使站档案能够反映业务工作全貌和工作水平，对于站领导及时把握全局，做出正确决策提供了有力依据。其次，由于站级业务归档范围明确将具有总结分析性、学术性的材料交站归档，从而要求各科业务人员不能再仅停留在做一般性工作小结，而是要在大量的监督监测材料上做进一步的加工，形成分析性报告，从而促进了业务工作的提高。第三，站档案室人员针对业务档案开展信息加工，通过各种编研材料为全站科研防病工作服务，有利于防疫机构科研工作的开展。第四，站级档案管理便于开展站际防疫信息的交流，为全市甚至全国的防疫工作提供利用。
3科级管理是有利于满足防疫业务工作日常的需要
防疫业务有延续性，在对监测点、直管单位的监督监测中，要经常使用其前一年或前几年形成的监督监测档案；特别是随着生产经营单位的变化，有些档案还要不断进行补充或注销。如直管单位许可证档案、建设项目档案等就属这种情况。因此科级管理就可以及时满足卫生防疫的日常需要。
四、两级管理的实施
1建立健全档案工作网络
两级管理是通过档案工作网络层层的管理而实现有序的实施。因此，建立健全档案工作网络是这产行卫生防疫档案两级管理的组织保障。
建立档案工作网络即在站一级设立由主管站长牵头、各科主任参加的全站档案工作管理委员会，负责全站包括业务档案在内的档案工作的领导、规划，提出业务档案工作的总体要求，并协调解决在实行两级管理中的各种困难。站综合档案室则依据站档案管理委员对业务档案的总体要求，具体制定业务档案的各项管理制度，除管理站级业务档案外，还要对科级业务档案管理进行督促指导。各
科设兼职档案员，在站档案室的指导下进行站级业务档案的归档及科级业务档案的管理。这样的档案工作网络使业务档案由无序变为有序的管理。
2建立切合实际的业务档案管理制度
对种类繁多、形式各异的业务档案，要实行科学规范的管理，就必须建立切合实际的业务档案管理制度。首先，在制定业务档案归档范围和归档制度时，站档案室人员应深入各科室，了解各科主要业务活动，再结合卫生部“全国卫生防疫工作规范”关于业务活动形成材料范围的规定，经与各科密切协商，具体确定符合业务实际的各科站级和科级业务档案的归档范围。其次，对于各科的科级业务档案也要同站级业务档案一样，提出统一的立卷要求，以确保科级档案立卷的规范，但可使用不同的卷皮，以示区分；第三，严格科级秋档案的保管及利用制度，任何个人不得将档案据为已有。
3加强对兼职档案员的培训和指导
各科兼职档案员大多熟悉本科室的业务，档案知识相对贫乏。因此，要做好业务档案的立卷归档，就必须加强对他们的培训和指导。档案室可定期举办档案业务培训班，并将档案业务学习列入兼职档案员继续教育的学习内容，进行学分评定，以提高他们学习档案业务的积极性。同时，档案室人员也要主动指导科室立卷和编目。
4推行责任制，加强考核
一、卫生防疫一务档案两级管理的原则
防疫业务档案两级管理是指在卫生防疫站档案工作管理委员会的统一领导下，将防疫业务形成的技术档案实行分别站级、科级两级管理。其内容有以下四个方面：
1将卫生防疫业务档案纳入站档案工作管理体系：同其他门类的档案一样，业务档案的管理也应在接受站档案工作管理委员会的统一领导，由站档案室负责具体组织实施。
2将业务档案分为站科两级：对业务活动中形成的大量疾病防治、卫生监督监测档案分别为站级业务档案和科级业务档案两个层次。
3站级业务档案管理：凡划归的站级管理的业务档案，由各科兼职档案员负责收庥、整理、立卷，定期向站档案室归档，交由站档案室统一保管和提供利用。
4科级业务档案管理：凡划归为科级管理的业务档案，交科保存，由各科兼积档案员负责收庥、整理、立卷，并负责保管和提供利用。二、站科两级档案范围的确定
(一)站级业务档案的划分及范围
在确定站级业务档案的范围时，应本着总体性、综合性、分析性及学术性的原则对档案进行划分。即要将那些反映主要业务工作的总体水平的材料以及在基础监督监测上形成的综合性、分析性并具有一定学术价值且保管期限长的材料确定为站级档案，以确保站存业务档案能够全面反映和概括本机构业务活动及工作水平。总体来看，站级业务档案的范围有以下几个方面：
1业务工作法规、标准及技术方法的研究档案。包括有关证书、研究报告、编制说明及验证报告等。
2年度或跨年度的法定传染病、地方病及中小学生常见病等疾病防治方案及总结、疫情流行病学分析、疫情流行趋势预测等。
3年度或跨年度的卫生监督、监测的总结分析。
4重大事故、疫情暴发、中毒调查处理的有关材料包括调查报告及现场调查记录及有关的行政行政处罚材料等或年度综合性分析总结。
5专题调查。包括调查设计、调查报告或总结，统计汇总等材料。
6各项业务工作的统计月报、年报。
7省市级以上刊物上发表的业务论文。
(二)科级业务档案的划分及范围我国各级防疫站在日常业务活动中更大量地、更直接地是形成服务对象档案，即在对其所辖区内或对被划定为本站管理的单位所提供的经常性的疾病控制、卫生监督监测服务中所形成的材料。这些材料的保管周期不易确定，需随所服务的企业的存亡而定，而且不少材料还因工作需要逐年加以补充，因此存科保管更为便利。此外，卫生防疫工作成果的取得周期长，其疾病流行及防治规律得自于长期的大量的日常性监督监测材料的积累。这些常规性监督监测材料不仅对当年的疫情分析有用，更可能是在若干年以后，能从中发现和分析出疫情流行规律。因此，这些一般性、经常性业务活动形成的材料不能因为有了综合性或总结性报告，就可以随意处置，而应做为科级业务档案存科保管。科级业务档案的范围有以下几个方面：
1卫生监督材料
(1)预防性卫生监督材料：包括所辖区内或直管单位许可证审批、复验材料；新、改、扩建项目审查材料。
(2)常规性卫生监督监测材料：包括对所辖地区或监测点或直管单位公共卫生监测材料，包括监测记录、记事，监测小结，控制结果，监测报告以及经常性卫生监督检查、抽查材料。
2一般性违法案例、疫情、污染事故、食物中毒的调查处理材料，包括个案调查表，现场调查记录(笔录)，人员寻访记录，检验结果及处理报告等。
3行政处罚材料，包括监督笔录、检验报告、合议记录、听证记录、处罚决定书、结案单及送达回执等。
4各类所辖产品鉴定及出具证明材料；广告登记管理材料。
5从业人员健康体检、卫生知识培训材料，包括体检表、检验单、统计表；培训计划、教材及小结等。
6咨询工作材料，包括咨询登记、记录及小结等。
7各种毒理检验、化验材料。
三、实行两级管理的意义
1两级管理有利于解决档案储藏空间与业务档案数量间的矛盾
我国各级防疫机构中，档案室档案库房大多狭小，根本无法容纳全部的业务档案，因此，只能将那些保存价值更大、保存期更长的档案集中到站档案室中，而一般性的，基础性的材料只能分散在科室保存。但这种分散管理也是纳入全站档案工作统一布署和指导下进行的。
2站级管理有利于防疫业务工作整体水平的提高
首先，站级业务档案管理可使站档案能够反映业务工作全貌和工作水平，对于站领导及时把握全局，做出正确决策提供了有力依据。其次，由于站级业务归档范围明确将具有总结分析性、学术性的材料交站归档，从而要求各科业务人员不能再仅停留在做一般性工作小结，而是要在大量的监督监测材料上做进一步的加工，形成分析性报告，从而促进了业务工作的提高。第三，站档案室人员针对业务档案开展信息加工，通过各种编研材料为全站科研防病工作服务，有利于防疫机构科研工作的开展。第四，站级档案管理便于开展站际防疫信息的交流，为全市甚至全国的防疫工作提供利用。
3科级管理是有利于满足防疫业务工作日常的需要
防疫业务有延续性，在对监测点、直管单位的监督监测中，要经常使用其前一年或前几年形成的监督监测档案；特别是随着生产经营单位的变化，有些档案还要不断进行补充或注销。如直管单位许可证档案、建设项目档案等就属这种情况。因此科级管理就可以及时满足卫生防疫的日常需要。
四、两级管理的实施
1建立健全档案工作网络
两级管理是通过档案工作网络层层的管理而实现有序的实施。因此，建立健全档案工作网络是这产行卫生防疫档案两级管理的组织保障。
建立档案工作网络即在站一级设立由主管站长牵头、各科主任参加的全站档案工作管理委员会，负责全站包括业务档案在内的档案工作的领导、规划，提出业务档案工作的总体要求，并协调解决在实行两级管理中的各种困难。站综合档案室则依据站档案管理委员对业务档案的总体要求，具体制定业务档案的各项管理制度，除管理站级业务档案外，还要对科级业务档案管理进行督促指导。各
科设兼职档案员，在站档案室的指导下进行站级业务档案的归档及科级业务档案的管理。这样的档案工作网络使业务档案由无序变为有序的管理。
2建立切合实际的业务档案管理制度
对种类繁多、形式各异的业务档案，要实行科学规范的管理，就必须建立切合实际的业务档案管理制度。首先，在制定业务档案归档范围和归档制度时，站档案室人员应深入各科室，了解各科主要业务活动，再结合卫生部“全国卫生防疫工作规范”关于业务活动形成材料范围的规定，经与各科密切协商，具体确定符合业务实际的各科站级和科级业务档案的归档范围。其次，对于各科的科级业务档案也要同站级业务档案一样，提出统一的立卷要求，以确保科级档案立卷的规范，但可使用不同的卷皮，以示区分；第三，严格科级秋档案的保管及利用制度，任何个人不得将档案据为已有。
3加强对兼职档案员的培训和指导
各科兼职档案员大多熟悉本科室的业务，档案知识相对贫乏。因此，要做好业务档案的立卷归档，就必须加强对他们的培训和指导。档案室可定期举办档案业务培训班，并将档案业务学习列入兼职档案员继续教育的学习内容，进行学分评定，以提高他们学习档案业务的积极性。同时，档案室人员也要主动指导科室立卷和编目。
4推行责任制，加强考核
一、分类原则定性不当，与一级类目设置反差太大
《规则》第三条称，“工业企业档案分类原则是以全部档案为对象，依据企业管理职能，结合档案内容及其形成特点，保持档案之间的有机联系，便于科学管理与开发利用。”“企业管理职能”是《规则》规定的工业企业档案分类的依据即标准。对分类依据的这一定性，与一级类目的设置大相径庭。在一级类目中，只有“党群工作类”、“行政管理类”、“经营管理类”和“生产技术管理类”四类是按“企业管理职能”设置的，而“产品类”、“科学技术研究类”、“设备仪器类”和“基本建设类”四类是按档案种类(科技档案一门中的四种)设置的，“会计档案”和“干部职工档案”则是按档案门类设置的。这就是说，一级类目是将三部分档案分别按三种依据分类设置的，其中按“企业管理职能”设置的类目只占一级类目的40％，按档案门类和种类设置的类目却占一级类目的60％。抛开同一次分类可否有两个或两个以上的依据不说，只就按“企业管理职能”设置类目比按其他依据设置类目少得多而言，《规则》对工业企业档案分类原则以“企业管理职能”为依据的定性是不准确的。
也许有人会说，一级类目后六类中的档案是在企业的一定职能活动中形成的，尽管类名并不似企业管理职能，也可视作按“企业管理职能”设置的。但后六类档案是分别在党群工作、行政管理、经营管理和生产技术管理中形成的档案的一部分，怎能在按“企业管理职能”设置“党群工作类”、“行政管理类”、“经营管理类”和“生产技术管理类”之后又设立与之并列的其他六类呢?一级类目都是按“企业管理职能”设置说显然不通。一级类目可否按《规则》设置可以商榷，但其分类依据定性不准毋庸置疑。
《规则》除规定以“企业管理职能”为分类依据外，还规定要“结合档案内容及其形成特点”分类。“结合”说是不能成立的，一次分类只能使用一种依据，使用两个以上的依据，或以一个依据为主，结合其他依据，分类就无法进行。事实上，《规则》一级类目是无形中将企业全部档案分成“文书档案”、“科技档案”和其他门类档案三个部分，分别按照三种依据分类的，而不是三种依据的结合。
二、部分二级类目设置欠科学，档案归类难
《规则》第五条规定：“工业企业档案分类二级类目按照企业管理职能和档案特点设置。”按照“企业管理职能”分类设置二级类目，无疑只适用于“党群工作类”、“行政管理类”、“经营管理类”和“生产技术管理类”等四个一级类目档案。但是，《规则》第六条“1”规定“党群工作、行政管理、经营管理、生产技术管理类的二级及二级以下类目一般按问题或组织机构设置”，“企业管理职能”无论与问题还是组织机构都不具有同一性，不是同一个分类依据。从某种意义上说，第六条“1”是第五条按照“企业管理职能”分类的否定。这种自我否定不仅是不应出现的，而且对一次分类提出前后两种不同依据，档案的分类其实也无法进行。
对工业企业的档案的分类工作来说，重要的也许不是《规则》各条款的文字规定，而是《规则》的附表——《工业企业档案分类表》。工业企业一般要严格按附表行事，只有部分工业企业可以根据档案实际情况增减某些类目。但是，附表中部分二级类目设置不科学，工业企业在对档案进行分类时，一些档案无类可归，一些档案又不知道归入哪一类好，归类难的问题不可否认。
在“党群工作类”下，既设置了“党务工作”，又设有“组织工作”、“宣传工作”、“统战工作”、“纪检工作”等类目。“党务”是指“政党内部有关组织建设等的事务”(《现代汉语词典》第5版，第273页)。组织、宣传、统战、纪检工作都属党务工作。很明显，这些类目是不能与党务工作类目并列的。有关党务工作的档案都归到“党务工作”类目中，组织、宣传等类目就无档案可归了。用规定各类目所属档案的“基本范围”来解决类目设置不严谨、不科学的问题，也不是什么好办法。例如，党委办公室工作大量不是党务工作，其形成的档案却列入其中了。还有，明知“其他事务性工作”不是党务工作，也列入“党务工作”的“基本范围”之中，就更没有道理了。另外，“党委综合性工作”、“党员代表大会或党委其他有关会议”形成的档案，有许多不纯粹是关于党务工作的，归人“党务工作”类不准确，不归入“党务工作”类又无类目可归，使工业企业档案分类处于两难境地。党委会和党代会的文件(如党代会上的纪检工作报告)，按二级类目设置应归人“纪检工作”类(这会破坏会议文件之间的联系)，按“基本范围”应归人“党务工作”类，这也是一大难题。“行政管理类”、“经营管理类”和“生产技术管理类”下二级类目设置也存在与“党群工作类”类似的问题。
三、《规则》对档案法律法规、标准和有关理论的强烈冲击
《规则》中“党群工作类”、“行政管理类”、“经营管理类”和“生产技术管理类”是对文书档案的分类类目设置，“产品类”、“科学技术研究类”、“基本建设类”和“设备仪器类”是对科技档案的分类类目设置。《规则》不使用“文书档案”、“科技档案”无疑是经过考虑的。但因隐去了“文招档案”和“科技档案”这两个概念及其对两者实质上的分类事实，《规则》就对档案法律法规、标准和理论都造成了很大的冲击。
《规则》避免使用“文书档案”和“科技档案”这两个概念，对档案法律法规、标准有很大的冲击。在档案法律法规、标准体系中，《规则》是一个下位规则，应当与上位法律法规、标准相符。然而事实却不是这样。例如“科技档案”这一概念，在《规则》发布前的《科学技术档案工作条例》(1980年)、《国营企业档案管理暂行规定》(1987年)这两部规章中都使用了“科学技术档案”(简称科技档案)这一概念，后者还称“企业档案是企业在各项活动中形成的全部档案的总和。其构成是以科学技术档案为主体”。《规则》竭力避免使用“科技档案”这一概念与此相悖。在《规则》发布后实施的《科学技术档案案卷构成的一般要求》(2000年12月)、《档案工作基本术语》(2000年12月)等规范中，仍然在使用“科技档案”这一概念，《规则》并未能起到想要起的企业档案工作不再使用“科技档案”这一概念的作用。
《规则》对理论的冲击有两个方面：
一是对分类逻辑原则的冲击。《规则》规定，“以全部档案为对象”是工业企业档案分类原则的首要内容。以企业全部档案为分类对象的，只能是一级分类，即首次分类，二级及二级以下的任何一次分类都是以企业某一部分档案为对象的。一次分类只能使用某一种标准，这是对任何事物进行分类所必须遵循的逻辑原则。《规则》所设置的十个一级类目，分明是使用企业管理职能、档案种类、档案门类三种标准分别对部分档案进行分类的结果，而不是某一种标准对全部档案进行分类的结果。这是违反分类的逻辑规则的。档案分类及类号层次过多，对档案的管理和利用不利。确有必要减少档案分类及类号层次，一级类目中不出现“文书档案”和“科技档案”两个类目，分别将其二级类目作为一级类目，也应当在《规则》的有关条款中加以特别说明。《规则》对工业企业全部档案进行一级分类违反分类规则，这毋庸置疑。
二是对档案学理论的冲击。“名无固宜，约之以命，约定俗成谓之宜，异于约则谓之不宜”(《荀·正名》)。事物的名称经过群众在长期的社会实践而共同认定或形成，这在许多学科中都是存在的。尽管在上世纪80年代初就有人对“文书档案”和“科技档案”这两个概念的科学性提出过质疑，因是约定俗成的，一直以来仍然被大家遵守和沿用。近几年来，出现了“科技档案”“淡化”和“式微”论，可以说这是缘自《规则》的。因为“淡化”(“式微”)论者认为，“企业档案”概念的出现是“科技档案”概念“淡化”(“式微”)的主因。尽管企业档案并不都是科技档案，科技档案也不是全部产生于企业，但因《规则》提出“企业档案”这一概念而摈弃“科技档案”这一概念，一些人这样认为并不是没有道理的。
四、适用《规则》的企业十分有限
《规则》规定“本规则适用于全国工业企业”，而实际只适用于形成档案多的大型、特大型工业企业，因分类层次多和类目设置过多，中小型工业企业和形成档案不多的大型企业均不适用。规模不大，档案不多的中小型企业如强行实施《规则》，一些类目的档案会寥寥无几，一些类目甚至会空置以待有朝一日有关档案的形成。这不是根据档案的实际情况进行的科学分类。《规则》虽然规定企业可以结合实际增加或减少二级类目，但增减过多以致与《规则》大相径庭，就不是实施《规则》了。其实，《规则》应附《大型工业企业档案分类表》和《中小型工业企业档案分类表》，使之具有广泛适用性。
五、工业企业档案分类过于复杂
档案分类应当尽量简化、实用。然而，《规则》却使工业企业档案分类变得更加复杂了，档案归类更难了。不少企业档案工作人员因不知一些档案该归入哪类而烦恼。档案分类不宜过细，这是因为，在广泛使用电子计算机等现代化工具的大中型企业，即使档案再多，只要进行一定的分类和整理编目，档案管理特别是检索利用已经变成易事；在尚未使用电子计算机等工具的小型企业，由于档案数量少，用手工管理、检索档案也无多大困难，分类复杂，类目过多，反而会使管理和检索变得困难重重。
六、按档案保管期限分类存在弊端
