时间：2023-06-06 09:33:17
开篇：写作不仅是一种记录，更是一种创造，它让我们能够捕捉那些稍纵即逝的灵感，将它们永久地定格在纸上。下面是小编精心整理的12篇公司的档案管理，希望这些内容能成为您创作过程中的良师益友，陪伴您不断探索和进步。
档案管理工作是企业的基础工作，入职以来我深深地感受到了公司各级领导对档案管理工作的重视。在公司的全年第二次工作会议中，把档案管理工作纳入了公司下半年工作任务中，也使我这名新入职的档案管理员感到了自己下半年的工作任务的严峻性。我将努力在最短的时间内完成领导提出的工作目标。使公司档案管理工作向规范化、专业化方向再迈上一步，做到档案管理工作与公司的发展同步。
现将档案管理做如下工作计划，请领导指正。
一、对公司档案室现存档案进行了解
作为一名新入职的员工，我先从对公司的了解及对现存档案的了解而渐渐展开今后的档案管理工作。所以，入职以来我先学习了公司的档案管理办法，及档案归档目录指引，并对公司的组织架构、部门设置等进行了了解，之后对档案室现存档案进行了逐一查阅。目前此项工作已基本完成。
二、对公司档案室现存档案进行分类、整理。
通过对公司档案室档案的查阅，了解了现存档案的大致内容，同时结合公司的档案管理办法、档案归档目录指引、滨海新区城建档案2012年工程档案归档细则及自己以往工作经验对档案室现存档案进行分类、整理，做好卷内目录的编制工作，使得公司档案的分类在符合国家档案管理规定前提下，根据公司实际情况进行分类。保证档案工作能够为企业的经营管理和各项工作服务。由于现存档案基本没有卷内目录，需要逐一分类、编码，并建立电子版的资料索引目录，使档案室所有档案能够更加方便、快捷的被查阅和有效利用。所以将此项工作的完成时间暂定在8月底。
三、跟领导及同事探讨、修订公司档案管理办法。
具体工作计划为以公司现有档案管理办法为基础，征求各部门兼职档案管理员意见进行修订，对于档案管理办法的修订暂时计划从以下几方面进行补充修订，大致提纲为：1总则；2工作职责；3档案类目设置及分类；4档案管理实施细则；5档案借阅规定；6档案保密规定；7纪律与处分；修订完成后报部门领导进行审批，之后将根据部门领导的审批意见修改后的修订版报分管领导审批。(此项工作预计在9月下旬完成)。
四、根据新版档案管理办法进行档案室的二次整理及档案收集
在档案管理制度修订完毕后，对初步整理的档案进行系统整理。同时希望能使各个部门都真正参与到档案管理工作中，将各自手头档案进行分类、整理、制定电子版卷内目录，并将部分重要档案移交档案室，使得每一份档案都具有可查性。保证公司各类档案的完成性。此项工作计划在十月完成。
五、 档案管理办法试行、修改
在 10月、11月进行档案管办法的试行工作，希望能够通过两个月的短暂试行，发现一些档案管理方面存在的问题，进而为下一轮的修订工作做准备。
二、归档范围
公司的规划、年度计划、统计资料、财务审计、会计档案、劳动工资、经营情况、人事档案、会议记录、决定、委托书、协议、合同、项目方案、通知等具有参考价值的文件资料。
三、公司的档案管理由总经理办公室档案室档案管理员负责。
四、档案管理员的职责：保证公司及各部门的原始资料及单据齐全完整、安全保密和使用方便。
五、资料的收集与整理
1.公司的归档资料实行“季度归档”及“年度归档”制度，即：每年的四、七、十和次年的一月和每年二月份为公司档案资料归档期。
2.在档案资料归档期，由档案管理员分别向各主管部门收集应该归档的原始资料。各主管部门经理应积极配合与支持。
3.凡应该及时归档的资料，由档案管理员负责及时归档。
4.各部门专用的收、发文件资料，按文件的密级确定是否归档。凡机密以上级的文件必须把原件放入档案室。
5.档案管理员根据公司的《文书立卷归档管理制度》实施档案归档整理。
六、资料的分类与归档
1.公司档案资料的分类依据《文书立卷归档管理制度》的有关规定执行。
2.公司档案资料的归档每年一次，属于平时立卷归档的不在此规定范围内。
七、档案的借阅
1.总经理、副总经理、总监、总经理办公室主任借阅非密级档案可直接通过档案管理员办理借阅手续。
2.因工作需要，公司的其他人员需借阅非密级档案时，由部门经理办理《借阅档案申请表》送总经理办公室主任核批。
3.公司档案密级分为绝密、机密、秘密三个级别，绝密级档案禁止调阅，机密级档案只能在档案室阅览，不准外借；秘密级档案经审批可以借阅，但借阅时间不得超过4小时。秘密级档案的借阅必须由总经理或分管副总经理批准。总经理因公外出时可委托副总经理或总经理办公室主任审批，具体按委托书的内容执行。
4.档案借阅者必须做到：
①爱护档案，保持整洁，严禁涂改。
②注意安全保密，严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失。
八、档案的销毁
1.公司任何个人或部门非经允许不得销毁公司档案资料。
2.当某些档案到了销毁期时，由档案管理员填写《公司档案资料销毁审批表》交总经理办公室主任审核经总经理批准后执行。
3.凡属于密级的档案资料必须由总经理批准方可销毁；一般的档案资料，由总经理办公室主任批准后方可销毁。
一、供电公司增强档案管理的重要性
企业文化的养成在一定程度上有赖于档案管理体制的完善模式，企业文化作为一种人文环境，对每一位员工，对每一个公司都有着不可忽视的重要作用，通过对员工档案进行管理分析，我们可以对员工的文化背景、生活习惯有一个较为全面的了解，并在此基础上，将相同文化背景，相似生活习惯的人组织在一起，能够促进团队成员之间的和谐相处，从而形成了一种和谐向上的企业文化环境，这种企业文化一旦形成，又促进了员工自身的发展。可以说档案管理在供电公司的日程管理与发展方式上扮演着举足轻重的角色，发挥着越来越重要的作用。
二、档案管理对于基层电力公司的作用
基层电力公司在档案管理工作的实际操作中，要将档案管理制度化，将档案管理的责任落实到个人，采用科学的管理手段，利用财务审核、管理经营、资料整理等方式，建立起一个高效的档案管理体系，并将档案管理作为日程工作考核的一项重要内容，并不断提出新的要求，在新的目标的促进下，刺激自身的发展，保持企业健康发展的势头。贯彻落实国家关于档案管理的各项规定，结合基层工作的实际，制定出贴合企业自身的档案管理方法，保证了档案管理的高效性与科学性，实现档案管理的制度化。科学技术的迅猛发展，计算机技术的持续更新，互联网不断普及，我们可以借助网络对档案进行更加高效的管理，根据实际情况，对档案进行持续的更新，大大增强了基层电力公司档案管理工作的时效性，并在此基础上，对档案进行分类管理，企业能够根据自己的需要，从档案中对员工进行分类管理，有利于人才的选拔与培养，发掘出每一位员工的潜能，在促进员工自身发展的同时，提升了整个公司的实力，实现了员工的个人价值与企业的社会价值。依法治国作为我国法律建设的基本方针，在此基础上，我国不断加大立法力度，建立起较为完善的社会主义法律体系，近些年来，国家逐渐重视档案工作，加强了对档案管理工作的立法。在这一背景下，要求基层电力公司在档案管理的工作中，遵守国家法律法规，以法律来规范档案管理工作，在法理上，为基层电力公司管理的重要性与规范性提供了法理依据，同时也为普通公民维护自身的合法权益提供了法律依据，保证了我国档案管理工作的持续稳定的发展。档案管理工作绝不像我们认为的只是将个人信息与成长经历、生活环境简简单单的记录下来，而是在对档案进行合理保护的同时，对档案进行科学的使用，使档案成为公司选拔人才，发掘员工才能，实现其人生价值的重要手段。
三、增强档案管理的策略分析
基层供电公司档案的管理要立足于企业实际，着眼于企业发展的前沿，采用合理、科学的档案管理方式，对基层电力公司的档案进行有效地管理。档案的管理首先应将档案的安全储存放在首位，充分做好档案管理工作的防火、防水等保护工作，在安全的环境中，对档案进行保存，由于档案管理的周期较长，在档案管理的过程中，面临着诸多突况与偶发因素。为了排除外在因素对基层供电公司档案管理工作中的影响，必须为档案管理提供一个安全稳定的外在物质环境，使得档案存储环境能够抵御各种自然灾害与人为的破坏，基层供电公司在进行档案管理是要充分考虑到地震、洪水、台风等自然灾害的发生，保存档案的外在物质环境，要有效的抵御地震、洪水、台风的能力。同时加强防火、防电的措施准备，尤其是加大防火力度，尽快的降低火灾发生时对档案的危害，尽量降低人为因素对档案管理带来的危害，保证员工档案的安全。档案管理的最终目的是科学的使用档案资料，因此基层供电公司在管理档案的过程中要建立起科学有效地档案检索与查阅机制，通过科学合理的检索与高效的目录设计，帮助档案管理人员能够对档案做出简单、明了的分类，使得公司的领导者在需要档案时，能在较短的时间内找到需要的档案，并且能够通过档案信息及时了解各个员工工作的基本状态与职业素质，缩短了了解的时间，保证了了解的可信度，从而能够从多个层次上全方面的了解员工的状态，加深对员工的理解，从而发掘与培养出企业发展需要的人才，促进企业的发展，从人才的选拨与培养上帮助企业找到一条适合自身发展的道路，实现基层供电企业管理体制的进步。
四、结语
档案管理作为基层电力公司日常管理工作的重要组成部分，对其科学发展、持续进步有着重大的影响。因此，基层电力公司必须重视档案管理工作，发掘档案管理的重要意义，在对档案进行安全保管的基础之上，充分发挥档案的作用，培养企业文化，发掘员工的天赋，不断培养员工能力，提升员工的整体素质，从而保证了企业的发展势头，促进企业的健康发展。
作者:吴华羽 单位:青神县供电有限公司
随着现代科学技术的不断进步，信息化成为继工业化之后生产力发展的一个新阶段,它对社会经济的发展乃至整个人类文明产生巨大影响。目前,信息化已涉及到社会生活的各个领域,并对产业结构、就业结构、社会组织以及个人行为方式产生重大影响，作为经济发展领头人的集团公司更是信息化潮流的必然波及者，全面加强信息化建设才能跟上时代的潮流，才能始终走在科技的前沿，才能在激烈的市场竞争中立于不败之地。作为一个有着复杂机构、众多员工的集团公司，档案管理的信息化无疑对企业运作效率有着重大的影响，因此加强对集团公司档案管理信息化的研究，完善集团公司档案管理的信息化建设有着重大的现实意义。
一、档案管理信息化的相关概念
档案管理信息化，就是档案管理模式从以面向档案实体保管为重点，向以档案实体的数字化信息这种主要形式向社会提供服务为重心的转变过程。它主要包括五个方面：基础设施建设、档案信息资源建设、应用系统建设、标准规范建设和人才队伍建设。
其中，档案信息资源建设是档案管理信息化建设的基础和核心。它的主要任务：一是馆藏档案的数字化，二是现有电子文件的归档工作。后者指的就是您在各项公务活动中形成的有查考和利用价值的电子文件，要按照有关要求及时归档，而且要做到齐全完整，真实有效。
档案信息化建设最终将要实现四个方面：一是档案信息的数字化、网络化；二是档案信息接收、传递、存储和提供利用的一体化；三是档案信息高度共享；四是将引发档案管理模式的变革。
进行档案信息化建设时，必须遵循的原则是：文档一体化，归档双轨制和确保网络安全。
文档一体化，要求把档案信息化纳入到办公自动化的总格局之中，与办公自动化融为一体，同步进行。这是档案信息化建设的前提。
归档双轨制，是纸质文件向电子文件过渡过程中必须坚持的原则，就是按照我国国家档案局的要求，将电子文件与相同版本的纸质文件一同归档。因为尽管电子文件已经大量产生并在日常工作中应用，但是它的法律作用和凭证作用仍然还没有取代纸质文件的地位。在较长的时期内，纸质文件和电子文件还会继续并存着。
确保网络安全，这是在档案信息化建设过程中我们所不能忽略的重要问题。首先机密档案信息的安全保密问题，应设置访问权限、身份识别等；其次计算机系统运行的安全问题，应采取相应的措施，如安装防火墙和实时更新的杀毒软件，对归档信息定期进行下载备份等；同时还包括公共设施的安全管理等多项措施。
对档案管理信息化建设的认知有助于明确档案管理建设的目标，明确档案管理建设发展的方向。档案管理信息化建设目前还有很长的路要走，包括政府、企业都要不断地适应社会发展的潮流，实现高效率的档案管理运作。
二、我国集团公司档案管理信息化发展现状以及存在的问题
集团公司是企业集团中居绝对控制地位的控股公司，在企业集团中起主导作用，通过多种连接纽带决策、影响、引导众多企业的经营方向、发展战略、产品类型、市场定位乃至对一个国家、地区、产业的经济发展起到重大影响的作用。集团公司本身的特点就决定了它的档案管理信息化建设的必要性，庞大的机构必须依赖高科技水平的信息化来提升效率。
但是目前我国的集团公司档案管理信息化建设还存在着一些问题：
一是集团公司档案管理信息化的理论落后。这主要是档案信息管理理论的发展跟不上档案信息管理实践工作的现实需要,档案信息管理理论虽然来源于档案信息管理实践,但它同时又指导档案信息管理的实践活动。所以，档案信息管理理论必须面向应用研究和工作实践,能给档案信息管理事业的发展指明方向,同时，工作人员也应注重档案信息管理理论的研究,以便增强档案信息管理理论指导实践的适应性。而一些集团公司常有这样的观念：档案信息管理工作的工作经验还是管理技术甚至管理理论,都是在具体实践形成的，即使没有理论基础,只要较好的模范前人的做法,工作也能够继续进行,而理论研究则是理论工作者的任务,但是在从事此理论研究的很多人中,很少或者无法联系档案信息管理活动的实际状况来充实自己的理论发展,从而使档案管理信息化的理论研究在很大程度上成为纯理论的演绎和归纳。
二是集团公司对档案管理信息化不够重视。一些集团公司的档案管理工作一直沿用传统的手工操作模式和服务手段，有些档案工作者对这种原始工作程序的相对熟练，再加上一些领导者对于档案信息现代化管理的紧迫性、必要性认识不足，因此，在政策上和管理上也不够重视。
三是部门之间缺乏合作，低水平重复运作。集团公司本身的机构庞大，甚至很多部门之间还有空间上的距离，因此作为管理档案信息资源的各下属机构之间，容易缺乏有效的沟通机制和合作意识，对于共同的问题各自为战，导致低水平的重复开发和运作，造成人力、物力、财力的巨大浪费。另外，在很多企业中，档案管理部门与其他信息管理部门合作也很匮乏。
四是档案管理信息化建设质量不高，缺乏规模性。很多集团公司为了宣传效应也建立了一些象征性的网站，网站上也上载开放一些档案目录，并部分开放档案原文、照片、录音、录像等，但是往往是缺乏一定规模，能产生一定影响的更是微乎其微，而且各类档案信息的不平衡，某些信息贫乏而某类信息过剩，通常一些档案信息在加工处理和流通过程中失真；档案信息加工迟滞，使信息价值受损，甚至失去价值；信息服务缺乏针对性和预测性。
五是档案管理信息化建设现代化基础条件不足。档案信息管理体系是一个由先进设备和技术、管理、数据和人所组成的结构性综合体。尽管大部分集团公司掌握或者开发着先进的科学技术，但是在档案管理上的应用却不够，这主要与企业高层的重视有关。同时也缺乏相应的人才，目前许多单位档案管理操作人员没有受过专业训练，专业素质低，缺乏对现代化管理科学和计算机功能的高层次认识，大多数单位还存在档案人员兼职或身兼数职的情况，使档案管理人员的结构产生了严重的不合理的现象。
除了以上问题之外，集团公司在档案管理信息化建设方面也具有一定的优势，比如集团公司的人力、资本、技术水平等决定它们都有进行信息化建设的条件和实力，所以相对与小企业来说建设成本较低。
总之，集团公司的档案管理建设还存在着很多的问题，但是由于它引领着其他企业的发展方向，因此必须也应该引起相关部门的重视。
三、对集团公司档案管理信息化建设的建议
从以上的分析中我们可以看出集团公司档案管理信息化建设的一些现状以及存在的一些问题，针对这些问题我们提出以下建议：
1.首先从思想上认识档案管理信息化建设的作用，明确档案管理信息化建设的目标。集团公司的档案是其重要信息资源，档案管理的信息化建设是企业信息化建设的组成部分，也是企业档案管理创新的重要方面。因此集团公司应将档案管理信息化建设纳入企业整体信息化建设的规划和方案，档案管理信息化建设要适应企业信息化的要求，建立科学、适用的文件归档、保管和利用管理系统，正确处理循序渐进与整体提升的关系，保证企业档案信息化建设健康有序发展。
2.在战略上，集团公司的行政管理部门应加强对企业内部档案管理信息化建设的引导，同时应加强对所属及控股子公司档案信息化建设的规划和指导，保证企业档案信息化建设顺利进行。其次，集团公司的档案管理信息化建设要与企业改革与流程再造相结合，与企业档案管理模式创新相结合，要积极开展对企业档案信息化的研究，及时交流和推广先进经验。
3.在管理上，建立健全集团公司档案管理信息化建设的相关规章制度，并建立适应企业信息化要求的档案管理系统。根据国家有关档案信息化建设的规范和标准，建立健全电子文件的形成、流转、处置和监控制度，收集、归档、鉴定和销毁制度，利用和保密制度，安全管理与责任追究制度。切实落实各项制度实施的保障措施，根据电子文件的特点，执行相关技术标准，规范电子文件的数据格式，实现电子文件、电子档案的全程管理。
重视档案信息管理系统的设计和管理软件的选择与开发。企业档案管理系统应与企业有关管理系统(如设计、生产、经营、财务、材料、管理、服务等)相衔接，确保档案部门对本企业各类电子文件、电子档案的收集、整合、控制和传递。依据国家有关档案信息化建设的规定、规范，档案管理软件应具备适应多种文件存储格式、支持实时浏览、具有互联网及内联网检索功能，能够实现收集整理、数据存储、检索浏览、借阅管理、权限控制、统计报表、鉴定销毁、数据输入(输出)及格式转换的控制与管理，满足集团公司文档一体化管理、业务流程管理和信息资源开发利用的需要。
4.在技术投入上，要做好对计算机系统及数字设备中形成的电子文件（数据）的采集、归档、存储和管理工作，做好对已有纸质、照片及声像档案进行数字化处理工作，为企业提供档案信息网络化服务。企业应采取有效措施，加大投入，确保企业档案信息资源的完整、安全和有效开发利用，全面推动企业档案管理现代化。要坚持技术与管理并重，以管理统领信息技术，以信息技术促进管理创新。企业档案管理理念、方法、技术和手段要充分考虑信息技术的发展和最新成果的应用，信息技术应用要服从和服务于企业管理的需要和企业信息化建设进程的整体要求。
档案中介公司是档案中介机构发展分化而产生的一种类型。我国档案中介机构最早的形式是1992年6月沈阳市成立的沈阳市档案信息开发服务中心[1]。此后十年，国内陆续出现了档案事务所、档案寄存中心、档案信息咨询中心等档案机构。其中档案中介公司通常以档案信息技术有限公司、档案管理有限公司的名称出现，以出售档案用品、档案业务服务为支撑。
郑州地区档案中介公司这些年发展迅速，为了更好地了解该地区档案中介公司的现状，本文选取郑州10家档案中介公司作为样本，采取实地调查与网络调查相结合的研究方法进行研究。实地调查法主要对郑州地区10家档案中介公司现场走访，并通过工作参与的方式掌握第一手信息资料，了解了研究对象的工作环境、公司规模、员工数量以及工作内容等直观情况。网络调查主要针对调查对象的人事选聘情况展开。
通过调查，笔者对档案中介机构的定义以及郑州档案中介公司的现状与问题有了更全面、更深入的了解。
2 档案中介机构的定义
学术界主要出现了两种档案中介机构的定义。第一种以“中介组织”为属概念，将档案中介公司定义为档案行政管理部门和社会之间沟通桥梁、联系纽带。如黄力、李圭雄认为：“档案中介机构是专门提供档案管理服务的社会中介组织，是社会化档案管理的’商’”[2]；宗培岭认为：“档案中介机构是介于档案行政管理部门与社会之间提供档案业务服务的社会中介组织”[3]。第二种以“服务公司（经济组织）”为属概念，强调档案中介机构的法人地位，认为档案中介公司是提供档案业务服务的独立组织。如刘勤认为：“档案中介机构，是依法运用档案专业知识，按照一定的业务规则或程序为委托人提供档案事务、档案业务培训、档案技术咨询服务、档案工作标准认定等服务的经济组织。”[4]
因此，基于对郑州档案中介机构的实地调察以及相关文献的研究，笔者认为档案中介机构定义有宏观和微观之分：宏观的档案中介机构是指联接档案行政管理部门与社会，提供档案信息咨询服务的社会中介组织；微观的档案中介机构是指依靠软硬件、人才、管理以及技术优势，面向企事业单位、机关团体、社会组织和个人，提供实体档案整理与寄存、档案信息咨询与加工、档案管理信息系统开发和档案人才培训的档案服务机构。
本文采用档案中介机构的微观定义，并提出档案中介公司是以盈利为目的、具有独立法人地位的档案中介机构，符合郑州地区的档案中介实践。
3 郑州档案中介公司现状调查
本研究选取的10家档案中介公司名称有三类，如表1所示，主要调查的是公司发展规模、服务内容、服务对象以及人才状况。
表1 十家档案中介公司名称
3.1 档案中介公司的发展规模。“从业人员数”是重要的企业规模划型指标，它具有简单、明了的特点。因此笔者对郑州档案中介公司的人员规模进行了调查，结果（见图1）显示，有60%的公司人员规模处于1-49之间，20%的处于50-99人之间，另外有20%的处于100-499人之间。
图1 郑州档案中介公司人员规模
根据《企业规模划分标准》，从业人员10人及以上，100人以下的为小型企业，从业人员10人以下的为微型企业，郑州档案中介公司大部分属于小微型企业。
3.2 档案中介公司的服务内容。调查研究发现，郑州档案中介公司服务内容主要分为以下三类：
一是档案信息技术类。主要内容是档案信息化建设，包括数字档案软件开发、档案数字化加工与处理、电子文件管理系统设计与维护等。
二是档案劳务工作类。主要指档案领域的劳务性工作，包括档案人员管理与培训、档案实体整理与托管、档案制度建立、档案管理咨询等。
三是档案用品售卖类。主要指出售档案活动中的各种耗材如档案盒、卷皮等，档案设备如装订机、除湿机、号码机等。
3.3 档案中介公司的服务对象。调查结果显示，郑州档案中介公司的服务对象包括两个方面：
第一，服务于政府、机关及事业单位。这些单位内部设有专门的档案业务部门、明确的档案规章制度、规范的档案办理流程，但由于力量有限，往往需要档案中介公司的辅助。
第二，服务于企业、组织和个人。企业对象涉及能源、电力、建筑工程等行业，主要是大型企业。它们能够意识到档案管理带来的巨大价值，同时有能力支付档案业务外包的费用。组织和个人则是因为偶有出现档案管理需求但无力实现，可以求助于档案中介公司。
3.4 档案中介公司的人才状况。人才状况是衡量一个公司实力的重要指标。通过研究郑州档案中介公司员工学历的分布状况，可以直观地判断企业资质优劣。
图2 郑州档案中介公司招聘要求学历层次情况
调查结果如图2，50%的公司要求最低学历中专以下水平，40%的要求为大专以上，10%的要求为中专，没有公司要求最低学历为本科。这反映出目前郑州档案中介公司的人才构成结构缺乏合理性，高素质档案专业人才不足。
4 郑州档案中介公司发展中存在的问题
4.1 业务同质化严重，缺乏特色服务。档案中介公司可以提供档案管理任一环节乃至整个流程的服务，但郑州档案中介公司服务内容的调查显示，目前业务开展的情况是同质化现象严重，小型公司多从事档案劳务工作，大型公司着眼于档案数字化、信息化开发工作。公司没有令人耳目一新的亮点，作为用户很难根据自己的需求挑选最合适的公司；作为商家，也难以在竞争激烈行业内凸显自己的核心竞争力，特别是中小型公司无法实现持续发展。
4.2 企业规模较小，行业规模不足。从业人员数量的调查，显示出郑州档案中介公司在规模上存在两个方面的问题。一方面，郑州八成的档案中介公司从业人员数量都不足百人，缺乏一定的规模，既无法满足消费者各种档案管理的需求，也无法为公司带来更高的经济效益；另一方面，郑州档案中介行业规模不足，相关企业数量少，从业人员总量低，同时缺乏规模相当的企业作为领军人，没能形成规模经济，发挥行业性的规模优势。
4.3 高水平、专业型人才匮乏。从调查的情况来看，郑州档案中介公司的人才构成模式往往是“专业领导+非专业员工”，即少数档案专业出身的高级人才居首，统筹公司规划，负责业务开展；底层雇佣大量非专业的廉价劳动力，经过简单的上岗培训从事一些基础性、重复性的劳务工作。这导致了三个问题：缺乏专业背景人才，人才水平低和“唯技术主义”倾向严重。首先，许多档案中介公司的大多数员工都不是档案科班出身，难以站在专业的角度审视自己的工作，阻碍了企业的升级与发展；其次，低水平人才在学习新技术、新知识，掌握新技能方面都具有一定的劣势，效率偏低；最后，大型档案中介公司在招聘中更加偏向IT、编程等计算机专业出身的人才，一如档案学理论研究领域出现的“唯技术主义”，偏离了档案的本质。
4.4 宣传营销工作薄弱，社会影响力有限。市场推广是现代企业发展必不可少的手段，但是在调查中，笔者发现郑州档案中介公司中存在大量不重视宣传营销工作，导致社会影响力十分有限的情况。首先，以“档案中介”为关键字在互联网中通过Bing、Baidu等搜索引擎检索，命中相关网站极少，而且有些网站设计粗糙、数据更新滞后，无法吸引访客。其次，检索已知的档案中介公司，发现大多数公司没有官方网站，即使个别公司建立了主页，其也被大量招聘信息所湮没而难以找到。
5 郑州档案中介公司发展对策的思考
5.1 着力打造优势服务项目，增强核心竞争力。创新是落后者超越领先者的唯一途径[5]，打造优势项目就是这种创新。在行业同质化的背景下，首先，小型档案中介公司应侧重特色项目，提升该项目的服务水平，获得效率以及价格优势，打造一张独具特色的企业名片，同时依靠优势技术推动企业的全面发展。其次，一定地域范围的中小档案中介公司可以结成联盟，发挥各自的优势技术，优化重组结合成前后紧密相连的整体，为客户提供“一站式”服务，获得集聚效应，实现部分功能相加大于整体的效果。
5.2 优化公司运营，拓展服务领域。基于“档案利用”为核心，笔者提出两种档案中介公司发展模式。按照中介连接对象的不同，分为“企业-决策者”和“档案馆-公众”两种模式。
（1）企业-决策者模式。目前主流的服务模式是公司单向面对企、事业单位提供档案服务。本模式设计将企业档案信息同企业决策者相对应，档案中介公司居中处理、加工档案信息，再将具有价值的内容反馈给决策者帮助决策，提升企业效益。这一模式流程的关键变化在于，中介公司的业务重点从档案管理流程的前端转移至后端，从侧重实体整理与保管，转移至侧重档案信息的开发与提供利用。这对档案中介公司也提出了新的要求：专业的信息分析、深度的信息开发以及清晰的信息表述。信息的价值是巨大的，该模式下档案中介公司的社会价值、认可度都将得到提升，必然有着更光明的发展前景。
（2）档案馆-公众模式。这一模式是为了解决文件数量指数级的增长规模与公共档案馆管理能力有限之间的矛盾。该模式分为两个阶段。第一阶段，档案中介公司可以承担一些基础性的劳务工作，减轻档案馆的负担，推动档案馆转变职能，更好地开发档案信息资源，为公众提供档案服务；第二阶段，中介公司可以承担一些不涉密档案的编纂开发工作，承包档案陈列展、城市记忆展等档案展览，参与档案有关纪录片、宣传片的拍摄，与档案馆共同向公众提供更加优质、及时的档案信息。既提升了档案事业在人们心中的地位，也提升了档案中介公司在社会上的影响力。
5.3 完善人才结构，提升服务水平。人才是企业发展的关键要素。针对郑州档案中介机公司现有的人才结构，笔者提出三点措施：一是加强在职人员业务培训。公司应定期开展培训，聘请大学教授、档案局（馆）专家授课，指导在职档案人员系统学习国家有关档案法规和规章制度，掌握档案业务标准，用理论指导档案工作实践。二是重视新员工上岗培训。上岗培训不仅要注重讲解实践操作方法，也要兼顾理论知识讲解；既要学习单项具体操作，也要熟悉整个业务流程。做到理论与实践相结合，整体与部分相结合。三是引进高学历专业人才。信息化时代，档案与计算机网络技术的融合是大势所趋，计算机网络知识是每一个档案专业人才所必备的，既要满足信息化时代对档案从业者计算机水平的要求，又要以档案知识作为主体。因此，企业可以招聘高学历的档案专业人才，他们专业知识丰富，又掌握一定的计算机知识，是发展档案事业的主力。
5.4 重视宣传工作，挖掘潜在需求。档案中介公司的业务开展不能局限于政府、企事业单位，在数量上处于绝对优势的公众也是主要的服务对象。因此，郑州档案中介公司应该抛弃忽视宣传工作的错误观念，积极宣传公司业务，开发新的客户群体，挖掘潜在需求。
（1）多渠道宣传企业业务与服务。多渠道包括平面广告、多媒体广告以及网络途径。企业通过这些渠道宣传公司的发展历史、业务内容、服务优势，提升知名度，扩大影响力。
（2）重视客户反馈，挖掘客户潜在需求。郑州各档案中介公司在服务过程中应当注重和顾客的交流，及时了解顾客的反馈信息；在平时可以开通微博、微信公众号及网站留言等媒体服务，搜集社会大众的反馈意见，分析不同的需求方向，挖掘服务对象。
一、上市公司会计档案的属性和特征
会计档案作为专门档案的一种，除了具有原始性、记录性、文化性、信息性、知识性、有机联系性、凭证性、真实性等一般属性以外，还具有自身的一些特征，主要包括专业性、时序性、平衡性、规范性、责任性、公开性等。其中，专业性主要源于会计专业活动，时序性主要源于会计档案的形成次序，平衡性主要源于多种形式会计档案的相互符合，这三个属性归属所有会计档案，而规范性、责任性、公开性则为上市公司会计档案的特征。
1．规范性。对于我国上市公司，《证券法》、《会计法》、《审计法》、《公司法》、《会计档案管理办法》等相关法规已经对其会计档案生成和管理的规范性作出了具体的规定。实行会计电算化以后，监管部门一般采用强化生成和修改权限、限定统一软件或文件格式、指定权威媒体等方式来规范电算化会计档案的管理。
2．责任性。上市公司会计档案无论在形成程序还是信息内容方面都必须严格符合相关法规和客观事实，它直接关系到成千上万投资机构和个人的利益，间接关系到证券市场的稳定乃至整个国家的经济秩序。为此，各上市公司都从健全相关管理制度、明确目标责任、完善内控系统等方面强化会计档案的管理责任。一般来说，财务部门对会计档案内容的准确、完整承担直接的责任，而档案部门对会计档案的安全保管、利用负责。在公司外部，国家往往通过严格的会计立法、审计立法、市场监管立法等建立和健全管理制度，任何个人和法人的相关违法行为均将受到严惩。
3．公开性。普通公司的会计档案是有一定的私密性的，而作为一家上市公司，首先必须对公众投资者负责，这也就决定了你必须放弃原来的私密性，转而公开你的会计档案，接受公众(不论是否股东)的监督。一般来说，对于公众应公开会计报表，而对于审计和监管部门则公开全部会计档案。
二、我国上市公司会计档案管理的主要问题
自20世纪80年代后期，我国证券市场起步，上市公司就已存在会计档案管理不善的问题。因为当时上市公司数量不多且证券市场管理极不规范，该类问题还未受到足够的重视。随着证券市场的发展，问题的严重性越来越凸现出来。近年来，我国上市公司中发生的与会计档案有关的案件层出不穷，比较著名的有银广夏、蓝田股份的虚假陈述案，通海高科、麦科特的股票发行欺诈案等，而且都是采用会计档案造假的方式虚构利润以骗取贷款、融资以及证券市场交易差价。下面我们就来分析一下我国上市公司会计档案管理的主要问题。
1．上市公司对会计档案管理态度的二重性。一些上市公司以为，只要季报、半年报、年报等按时编制完成，会计档案的作用就不大了，有的甚至无专门的档案馆(室)而由控股公司的档案馆(室)代管，会计档案被看成是累赘。与这一现象形成鲜明对比的是，上市公司在财务造假或利润操控时却非常“重视”会计档案。上市公司麦科特通过伪造出口设备融资租赁合同、材料和产品购销合同、进出口发票和海关印章等手段，于1997年虚构利润0．4亿港元，1998年虚构利润0．38亿港元，1999年虚构利润0．13亿港元,2000年虚构利润0．93亿港元。麦科特如此“重视”会计档案就是为了上市融资。
2．会计档案的保管期限不当。关于会计档案保管期限的问题应该区别对待：有的上市公司存在无意或有意(掩盖违法犯罪事实)提前销毁或隐匿会计档案的问题。如上市公司圣方科技在2006年年初的一则董事会公告中称，公司价值1．1亿元的二号发电机组被公安机关确认为涉案赃物，而公司8年前用来收购发电机组的1．16亿元配股募集资金去向不明。公司关于收购该发电机组的会计档案全部遗失。也有的上市公司存在超期保管会计档案的问题，给公司带来不必要的负担。需要特别强调的是，现有的会计档案最低保管期限(会计凭证15年)小于《刑法》和《民法通则》的最长诉讼时效(20年)，而过早地销毁会导致相关司法取证的困难。
3．会计档案的相对独立性难以保障。这包含会计档案本身的相对独立性以及会计档案管理机构的相对独立性两部分。它们理应是超然于各种利益因素之外的。然而，当前上市公司普遍存在内部人及利益关联者通过对会计档案的干预和控制来牟取私利的现象。这种现象发生在会计档案收集――保管――利用的各个环节上，甚至影响到上市公司的监事会、独立董事以及公司外的审计机构和监管机构。在银广夏造假事件中，银广夏通过虚构交易对象、伪造销售合同及出口报关单、虚开增值税发票、伪造免税文件和金融票据等手段，虚构巨额利润达7．45亿元。深圳中天勤会计师事务所却出具了无保留意见的审计报告，关联利益机构肆意拉抬股价，整个事件完全是一场彻头彻尾的骗局。
4．会计档案信息开发利用不足。美国档案学者谢伦伯格系统地阐述了档案的“双重价值论”，认为档案具有两种不同的价值，一是对原形成机关的第一价值，具体体现为行政管理价值、法律价值、财务价值和科技价值；二是对其他机关和个人利用者的第二价值，具体包括证据价值和情报价值。从上市公司角度，充分开发利用会计档案的第一价值可以更多更好地创造财富。而对于第二价值来说，证券法规禁止上市公司用来牟取私利，要求上市公司及时面向公众会计档案信息。这两方面目前上市公司的表现均不佳，主要原因既有管理素质的问题也有道德和法律责任的问题。
三、完善上市公司会计档案管理的措施和建议
1．更新认识，推进制度建设。加强学习和调研，认识会计档案对公司、公众和监管部门的重要作用，严格按照法律法规的规定进行会计档案整理和保管。在公司内部，应设立独立的档案管理部门，其负责人的任免也应报请档案行政管理部门核准，甚至可由档案行政管理部门直接委派。独立董事除了具有适当的法律和经济资质外，还应具有适当的档案监管素质，再强化监事会的监督职能，以此制衡财务和档案部门的工作。另外，上市公司的董事长、总经理、董事会秘书也应纳入会计档案责任人的行列。
在公司外部，首先建议改由证监会或证交所委托会计师事务所对上市公司进行审计，从中挖掘信息、寻找问题。这样可以打破会计师事务所和上市公司之间的畸形委托关系，保证会计师事务所地位的独立性，便于其公正、客观地开展工作，审计费用可由监管部门统收统支，也可由证交所各会员单位的会费或由投资者保护基金中支付。其次，还应适当增加证监会法律、财会和档案专业人员数量，强化人员专业素质，并充分发挥各级财政部门和档案行政部门的监督指导作用。最后，还应该强化对档案管理人员法律责任的追究制度。上市公司会计档案的完整性、安全性一旦出现问题，无论档案人员是工作失误还是违法犯罪，均应以立法形式严厉追究责任。
2．保证会计档案适当的保管期限。《会计档案管理办法》规定的会计档案保管期限为最低保管期限。保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉外及其他未了事项的原始凭证，不得销毁，应当单独抽出，保管到事项完结时为止。单独抽出的会计档案，应当在销毁清册的备注栏内和保管清册的相关栏内列明。正在项目建设期间的建设单位，其保管期满的会计档案也不得销毁。另外，考虑到《刑法》和《民法通则》的诉讼时效以及调查取证的延时，应将会计档案的最低保管期限适当调整为22～25年，使之更好地为社会主义法制建设服务。
3．加强会计档案的信息资源开发利用。会计信息的潜在利用价值必须通过利用实践来实现，除传统的查阅、展览、制发副本及证明、目录信息、咨询等服务方式以外，建议档案人员积极主动地开展主题编研，采用静态分析、趋势分析和同业对比等财务分析技术，深入进行数据挖掘工作，这样既方便公司管理层及公众的利用又可能发现一些隐藏较深的问题。根据电子会计档案逐渐普及以及信息时代的效率要求，各上市公司还应改革并加强会计档案的编目、检索等工作，推行实用、高效的会计档案检索、分析以及决策支持系统，不断提高会计档案利用的服务效率和质量，并强化相关网络信息资源的开发利用。另外，建议将档案管理作为上市公司信息资源管理的核心，推行文档一体化，完善前端控制和后端监管。
参考文献：
①符少华，浅析新时期的会计档案管理，《湖北财税》，2003．12
关键词：油田公司；社保工作；工作优化
大港油田公司自成立社保管理中心以来，养老保险、医疗保险、工伤保险、生育保险和失业保险各大类社会保险的运行不仅降低了大港油田公司的负担，还保障了职工的基本生活，在稳定大港油田公司正常运行方面取得了较大的成效。但是，随着我国保障制度的不断改革，大港油田公司的社保管理工作在开展过程中，仍存在很多问题。本文就大港油田公司社保管理工作中存在的问题进行探讨，进而提出相应的优化措施。
一、油田公司社保管理工作中存在的问题
（一）无法有效监督异地退休职工
大港油田公司的职工有很多，呈现遍布我国各地的现象，很多退休职工都会返回户籍地养老。但是，大港油田公司社保管理工作受自身条件的限制，无法及时的对异地退休职工人员进行实际调查，每年都需要依据退休职工人员的生存证明和相关报销票据支付较高数额的保险金，对异地退休职工人员的真实健康、生存状况无法进行有效监督，甚至无从得知异地退休职工人员病故等信息，存在退休职工人员保险金冒名报销和冒名领取的现象。
（二）部分职工对养老金账户知之甚少
大港油田公司的养老账户卡都是由社保管理中心的工作人员经手办理的，每年年初经办人员将账户中的金额核对后，由职工确认签字盖章，进行养老保险职工卡的存放管理。很多职工很少接触养老账户卡，对养老账户中的内容知之甚少，不知道自己缴纳养老金的数额，公司缴纳养老金的数额，甚至不知道自己养老金账户中已存数额。这种情形下，说明大港油田公司部分职工对养老金账户不甚了解，一旦社保管理中心的工作人员操作失误，丢失养老金存档数据等，就会造成较大的麻烦，带来损失。
（三）严重浪费医疗资源
大港油田公司医疗保险报销存在资源浪费的现象，如有的医院医生不能严格按照相关医疗制度看病，出现职工一个人生病，全家人都吃药的现象，医生为了收受回扣为职工开具很多不在报销范围内的医药；有的医院为了创收，甚至为职工出具高额医疗检查项目，甚至存在职工和医院合作作弊的行为，为职工出具收费高的项目和冒名住院现象；有的医院为职工医疗多记乱记收费项目；有的医院将不能直接结算的医疗事项也按照一般住院情况结算，如职工打架、自残等。这些情况都说明，我国医疗改革存在较大的漏洞，也造成了大港油田公司医疗保险的浪费，管理工作的困难。
（四）社保档案管理需强化
目前我国和天津市还没有实行统一的规范化社保档案管理办法，但是随着社保制度的深化改革，我们可以看到将来退休职工人员的社保档案会转向社会化服务管理，单位性的职工要变成社会性的职工档案管理，这样大港油田公司的社保档案管理就会转向国家相关保险部门，这样如果没有较好的社保档案管理体系的支撑，势必会带来较大的工作量，对油田公司的社保档案管理工作带来困难。
二、油田公司社保管理工作优化措施
（一）参考先进做法，实施照片说话调查
针对异地退休职工退休金的领取问题，大港油田公司社保中心可以参考新疆生产建设兵团的做法，实施照片说话调查。具体内容为：要求异地退休职工人员每年于第一、三季度送交五寸近期免冠彩照两张，否则就停止对其退休金的发放。异地退休职工五寸近期免冠彩照照相的办法可以采取以下两种：第一，使用带有日历照相的相机拍摄五寸近期免冠彩照，即退休职工人员的彩照上面带有拍摄时间，否则认定照片无效；第二，异地退休职工人员手持当日挂历拍摄五寸近期免冠彩照。照片送交公司社保档案管理中心后，由工作人员组建原工作老职工对照片进行对照，确认异地退休职工人员的真实信息。
（二）妥善保存社保数据，做好社保数据备份
建议大港油田公司就职工养老保险账户卡参考借鉴天津市住房公积金的管理办法，实施双份打印管理制度，一份职工签字盖章确认后，交由公司社保中心保管，一份自己保存，这样既有利于公司保护社保数据，做社保数据的备份，还有利于职工清楚知道自己社保金额的多少，自己缴纳金额和公司缴纳金额，自己未来领取金额等，做到心里有数，对社保数据的保管有双保险作用。
（三）合理提高职工看病负担比例
大港油田公司严重浪费医疗资源存在的问题，需要各主体进行积极配合改革。第一，实行医疗保险制度的微调，合理提高职工看病负担比例，让职工自己负担看病部分比例，让其自觉减少多余医疗行为，降低不必要医疗现象；第二，实行医改解决回扣现象和高额检查项目，降低医疗收费标准，降低高技术检查项目，合理提高医疗技术劳务收费标准等；第三，加强对医疗部门的监管，针对乱记乱收医疗项目，应该坚决予以扣除，无法直接扣除的项目，实行职工、物价监管部门和相关行政部门的三方检查，限期整改高额检查项目，实行收费标准规范化管理，针对逾期不改的医院，给予相应处罚或取消其定点资格。针对冒名住院报销的情况，执行相关处罚办法，如若有医务人员参与，加重处罚力度。
（四）强化社保档案管理工作
社会保险业务自身具有较强的政策性和业务性，因此处于其自身业务的需求也要加强社保档案管理工作。众所周知，社会保险的参保职工从最初的保险办理、失业到最后退休涉及到很多社保管理环节，只有做好所有环节的工作处理才能及时享受社保待遇。在参保职工办理社保参保手续之初，需要将个人相关档案（保险卡和个人详细情况登记表）以原始资料进行存档，其次，在参保后，参保职工要及时缴纳社保费用，计算社保利息及时划拨社保账户，但是随着社保制度的改革和人才流动的需要，有时候还需要对社保缴纳比例、缴纳基数和发放标准进行微调，需要对职工社保关系和社保基金进行转移承接处理。参保职工的社保档案都是职工后续享受社保待遇的重要依据。但是，随着我国社保制度的不断改革，大港油田公司职工参保范围越来越广，社保档案管理工作的效率直接影响着职工社保待遇的亲身利益。因此，针对大港油田公司职工的社保档案管理应该尽快构建专门化、专业化的高效运行管理系统。
参考文献：
[1]吕桂珍.浅析社保档案数字化的重要性[J].活力，2011（2）.
一、人事档案管理信息化建设的应该注意的问题
人事档案是国家机关，事业单位和企业的核心资源，通过文字，图片，图标和各种形式保存下来的单位历史记录，是一种非常重要的信息资源和单位无形财富，对于档案的信息化管理直接会影响这公司的发展和进程。很直观的记录单位和公司的发展历程，系统化的记录档案，使得各种公司业务发展都可以有章可循，条例清楚，分门别类，以便于更好的记录公司的随时发展状况，随时可以查询公司的各种数据和详尽的人事资料。但是目前人事档案的管理工作，还存在很多问题，比如，管理的制度的滞后性，也是制约和阻碍档案管理信息化发展的重要问题；另外还有就是不够重视对与人事档案的管理工作，没有更加系统和全面的记录保存和归纳，管理的科学化和信息化的程度不够，没有很高的技术手段，对于档案进行系统和规范的管理，缺乏详尽的记录和载入档案，没有实施无纸化阅档；最后一个问题就是档案管理人员，不是专业的档案学专业人员，没有对档案进行很系统专业的管理，也是档案信息化管理的一个很大的缺陷和问题。
二、如何实现人事档案管理信息化建设
要做好人事档案管理的信息化建设，可以从很多方面入手，加强人事档案体系的管理和规范，从硬件上讲，应该配备非常完备和统一的管理设备，进行计算机档案的储备和记录，对档案进行分类，编号整理和信息检索处理，一边更好快捷的查询，采用高容量的储存载体，提高档案信息的绝对精确记载和分类整理；利用光盘存储系统进行记录，使得档案工作更加快捷和条理化；同时，建立比较完备的档案管理机制，明细相关责任，保障数据的安全和权威，使得档案管理业务流程技术更加细化，每个环节都进行安全措施的保障，对于电子文件也是一样的进行处理和加密保护；最后，建立非常专业的复合型管理人员，不仅熟悉档案的电子文件信息著录，归档，传递和安全利用，同时加强管理人员学习意识，积极参与信息化培训，加强专业知识也业务水平，提高工作技能，即使的了解档案工作的应用，提高工作技能，高水平的完成完成对于档案工作地记录，归纳和查询业务。总是，人事档案的信息化管理最重要的就是三个方面，基础设备，专业人员技能和管理体质，这三个方面提问也只是档案工作中最重要的载体，直接影响着档案工作进程。
三、人事档案管理的重要性
人事档案的工作在日常的工作和生活非常的重要，可以证明一个人的从上学到工作地各个阶段的不同发展轨迹，工作经理的记录，它能直接反映一个员工的最基本的信息和详尽的个人情况，是非常重要的记录，可以直接看出一个人的人生发展情况，也是用人单位审核一个人的最基本的材料和信息，也是能直接了解一个员工的详尽职业情况。所以人事档案的管理是一个单位行政人力资源中，最重要人才储备记录。随着时间的推移和社会的发展，档案的存在形式也在发生很大的变化，为了保留集体和个人的最全面，最原始和最真实的历史全貌，档案的发展状况也在不断的更新和变革中，不仅要求档案的保存要系统和全面，同时要求管理必须详尽和真实完整，不能有分散，混乱，泄漏和损失。贯彻以人为本的思想理念也是档案学管理的很重要的一个环节，专业高素质的管理习题，可以更好的发挥档案在企事业单位的价值和功能，有利于加大对复合型人才的培养力度，加强用人考核机制的管理和提高员工的信息技能培训。加强人事资源信息管理，可以充分的调整人力资源在单位中的职能划分和工作考核查询，为公司和员工的发展都起到很非常直观清晰的记录，在信息化发展飞速的当今社会中，一个公司人才的储备是直接关系一个公司的前途和发展，最重要的问题，人才是公司最核心的力量，人才的分类，细致和精确的记录是公司最重要的无形资产。
四、针对人事档案管理信息化出现问题的应对之策
面对人事档案管理中很多弊端和问题，应该选择怎么样方法，第一，应该进行档案规范化管理，完善管理体制的全面性，将档案工作融入管理工作的日常生活中，加强管理工作在制度上，人员上都能得到很好的管理力度，实行非常规范化管理，把管理工作提高单位很高层次上，加强管理人员专业素质。提高管理人员的管理水平，对各个部门的人事档案进行归档，审查和登记，聘请高学历的人事管理人员，提高安防意识，加强档案部门完全措施，即使进行防火，防盗，使得档案管理室更加有保障；要求管理人员要主动手机整理员工的个人资料，不断的深化经济和政治体质的变革，认真的整理和细致的鉴别档案的真实性，对于不真实的档案进行删除，保证档案的绝对真实有效；最后对档案进行现代化的数据库整理，数据分析，不论是纸质还是电子版的都要进行分类整理和详尽的记录，充分地利用网络技术手段，对于档案进行管理。
五、总结
档案学是一种很非常有时效性和历史性的学科，注重的是对人才的各方面的记录和审核，是企业发展中必不可少的一个运营部门，所以人事档案的完备，资料的详尽情况，直接关系单位的经营和利益的盈亏，人事档案的储备是相当重要，需要非常重视。
作者：李精武 单位：山西省吕梁市文峪河水利管理局
关键词：房企；档案管理系统；建设；分析
中图分类号：F293.33文献标识码：A 文章编号:
1、建设背景
房地产企业的档案管理是企业诸多管理工作中重要的组成部分，其管理内容涵盖了企业内的文书档案、工程档案、会计档案、声像档案等。工程档案管理是其中的重中之重。企业开发项目由于其规模大、工期长，在开发过程中形成的资料多；特别是其关联和涉及的专业、部门和单位环节众多，因此使企业对工程档案的有效管理成为必要。
《建设部关于认真贯彻国务院第279号令和建设部第78号令切实加强工程档案管理工作的通知》（建办[2001]103号）文中指出，工程档案是工程建设过程和建设成果的真实反映，它对于加强工程质量控制，追究工程质量责任，惩治工作领域腐败行为，以及工程日后维修、改建、扩建等，具有重要作用。
工程档案包含了项目初期的报建资料、工程预算；项目中期的施工现场记录；项目后期的竣工资料、工程结算以及项目的销售合同等。
目前常规的操作方式是，施工方的资料员在项目竣工后将工程档案移交到档案馆做备案。有些施工单位，对工程建设中的档案管理不太重视，等到需要移交档案了，才开始匆忙整理，有的甚至连资料员都难以找到，给档案整理带来难度。而且一般施工单位没有专职的档案管理人员，所有的施工资料都分散在各个部门各个技术人员手中，随着工程后期人员的相继撤离，留下的人员对资料不熟悉，一些需要相关负责人签字的单证，终因难以召回当事人，拖延资料整理的进度。
鉴于上述原因，我们引入房地产企业档案管理系统，并对每个项目委派档案管理员，对工程档案进行实时整理，实时归档，使得房地产企业的工程档案管理不再受限于施工方，而是能够自主控制、自主管理。
2、房地产企业档案管理系统的搭建构想
从2010年起，试图构建一个以工程档案管理为主，覆盖房地产企业内部所有类型档案，纵向是从工程立项开始直到项目竣工销售结束为止的，综合档案管理的系统。做到所有数据由一线资料员实时录入，由公司档案管理员进行组卷入库的管理操作。同时入库的档案资料对公司各级人员按权限进入开放利用。
3、什么是房地产企业档案管理系统
房地产企业档案管理系统是建立在企业局域网内，提供数据访问、交换与互操作能力，并通过这个平台，为企业内部档案建设、管理利用提供支撑、保障、服务的应用系统。
3.1房地产企业档案管理系统主要包括：
3.1.1文件管理：此平台提供给一线档案管理员，实时录入已形成的工程资料；可实现多客户端同时录入。
3.1.2保存价值的资料在此平台上，进行组卷。
3.1.3档案保管：为已组卷的档案提供编号入库服务。
3.1.4档案利用：根据员工所在职位的权限，浏览对应开放的档案，并提拱利用服务。
3.2实现的目标
该系统的应用就是要改变工程档案传统的管理模式，实现工程档案资料的实时整理，实时归档，保证了工程档案的真实性、准确性，防止工程档案在施工过程中的缺失、遗漏。
3.2.1在系统的“文件管理”，各部门一线的资料员根据工程施工的进度，时实的将施工资料按项目名称及标段进行录入，一些单证、图表可以通过扫描上传至系统。
3.2.2 公司的档案管理员对“文件管理”中一线资料员录入的数据进行鉴定，对于具有保存价值的资料进行组卷归档“迁移”到“档案管理”中。
3.2.3在每个施工结点，如一个标段结束时，一线资料员将纸质档案整理移交公司档案室，公司档案员将接收的纸质档案与系统中“档案管理”内的数据进行逐一核对，帐实统一后，进行档案的入库管理，为纸质档案进行编号入库，同时在系统中“档案保管”内为每条数据录入纸质档案在档案库房内的存放位置。
3.2.4经过入库管理的档案可以开放给公司内部人员利用，公司人员根据自己的岗位、级别拥有不同的利用权限，因工作原因需要超出自己权限利用档案的，可以通过系统的“档案利用”向公司档案员申请档案使用，利用申请会经过该档案所属部门领导审批后，反馈到公司档案管理员处，管理员依据审批意见，对该档案进行开放使用。
3.3效益分析
3.3.1以往房地产企业对档案不重视，工程档案都是由施工方整理后移交到档案馆备案，房企没有主动权，即使工程完工了，却因施工方迟迟没有补齐资料，而影响了工程的竣工验收；更有甚者，如果房企与施工方存在工程款结算问题，施工方常常扣压工程档案，影响档案移交，导致无法竣工验收。现在，使用了档案管理系统，房地产公司从工程初期就有资料员介入，对档案进行实时管理，增强了主动性。
3.3.2过去由于房地产公司没有自己的档案室，公司人员在办理业务时总需要前往档案馆查找资料，多次往返，消耗了不少人力物力，建立了自己的档案管理系统，多数资料能从公司的档案室查询得到，省去了奔往别处的时间。
3.3.3档案系统中文书档案及会计档案管理的应用
房地产企业除了工程档案外，还有企业内部的文书档案以及会计档案，因此该系统还附加了另外两个端口，提供给行政及财务部门使用。
文书档案可以通过系统对企业的收发文、合同进行扫描上传，方便查询利用。会计的凭证、帐本、报表等档案，也可通过系统进行管理及利用。
4、 结束语
关键词：集团企业；集中管控；档案管理系统
中图分类号：TP399
1 集团型企业的档案管理方面所存在的不足
1.1 运维与管理需求
建设档案的信息化，是完善和持续渐进的流程，集团企业的档案管理系统是要进行统一规划建设的，一定要提出不同的需求、问题和意见。此外，人员流动、机构重组以及岗位调换等问题，会造成档案的人员会频繁调岗或者一人身兼数职，在运维工作以及管理档案信息方面带来较大的压力。
1.2 分析档案系统的部署模式
对档案系统进行子公司的分散管理，不能够将集团型档案的统一领导和集中管控实现，对企业档案中的整体优势不能够有效发挥，对利用和开发方案信息资源有所制约。
1.3 利用和共享需求较为困难
在跨企业间的档案资源利用和共享方面有效实现，能够将集团公司的档案资源整体价值有所提升，让企业能够在激烈的市场竞争中获得优势。所以，被动服务的档案系统要改变，档案服务方面要进行多种形式的更改，将借阅档案资源得以实现。
2 档案管理系统中的建设目标
在档案管理系统中的建设目标包含：对原文分散、目录集中的网络架构妥善解决，还要将共享利用档案信息、较多的归档业务系统以及不同的数据结构等问题解决。那么，将知识管理替代档案管理能够将建设的总体目标实现。也就是建立运维队伍、制度体系以及内容管理平台。让企业内容的管理得以实现，最大程度的将企业中的不同文件材料适当保存，对企业内容的管理平台有所构建，还能够将信息资源的共享实现。具体的工作可以分为以下几个方面：
（1）对档案中进行利用、开发的水平要提升，对档案利用的效率要进一步增强。
（2）对标准规范的档案信息化建设统一制定，这一方式能够将企业中档案管理的业务流程进行系统性管理，让流程保持一致。
（3）业务系统和档案系统的有效衔接要相应实现，在线接收财务系统、ERP、OA等系统。
档案系统要对内容的管理平台合理依托，可以在线接收财务管理系统、公文管理系统以及ERP系统等外部业务系统而产生的文件，同时要将此电子文件归档。在一定程度上还具有开发利用的功能，便于知识管理，总体的系统功能架构图如下：
2.1内容管理平台
（1）基础服务层。对电子文件的管理平台充分利用，将全文的检索以及文档存储等功能实现。
（2）公共组件。内容管理平台较为成熟，能够将文档的管理便利性、安全性实现，对Lucene的使用，可以实现全文检索，实现用户的档案检索便利性。
2.2、业务模块
（1）业务应用。持久层应用架构的采用，能够将B/S的便利性以及C/S的架构性能有所发挥，对Web服务和AJAX技术的使用，能够将用户体验和页面无刷新的功能实现。还能够对档案业务密切的融合，开发档案系统管理、利用、统计以及收集整编等功能。
（2）客户访问。能够采用浏览器和专业的客户端，对系统中的不同业务功能进行访问，包含：借阅、查询、保管以及归档等。同时，还具备信息、文档协作以及交流讨论等功能。
2.3 归档接口
（1）基础服务层。文档的管理服务可以通过电子文件的管理平台来实现。
（2）在线接收。能够在线接收财务、ERP、OA等系统而形成的文本型数据，以及结构型数据，同时能够把这一系列的数据衍变成标准格式，此格式是通用的，能够在档案系统中存储。统一形式的数据交换接口SOA是对数据交换总线服务的，XML、SOAP能够将消息格式统一。
3 档案管理系统在集中管控模式下的网络架构
集团型的企业进行档案信息管理的过程中，要将技术性手段放在首位，使用这样的方式才能够将分级管理、集中管控的管理模式成立。需要在集团的内部对档案管理平台统一建立，将流程、类别、视图、制度以及规范等统一形式的管控实现。个性化的定置需要在子公司中进行，为公司的不同档案管理需求给予一定的满足。
集中管控的情况下，分布式的存储架构要在档案资源中使用，可以将单纯的存储设备问题解决，对总部和企业之间受到的网络条件限制有效规避。档案管理平台若实现统一形式，能够将集团型企业的共享档案资源平台实现，在一定的程度上，这种安全性质的管理模式，能够让每一个子公司之间进行共享档案资源的过程中得到满足。
4 总结
根据以上的论述，想要将集团型档案管理系统建立健全，一定要对档案资源的价值和定位、基础物理设施以及档案管理模式多方面考虑，将分级的档案管理充分实现。要力求将业务较复杂、分布广泛的地域以及子公司较多的整体档案管理建设顺畅进行。
参考文献：
[1]李春艳.集团型企业集中管控模式下的档案管理系统研究[J].北京档案，2013（01）.
[2]顾慧达.集团型钢铁企业集中营销管理系统的设计与实现[J].冶金自动化，2013（03）.
[3]俞惠倩.集团型企业基于信息化的管控模式研究[J].北京林业大学，2011（05）.
中冶赛迪集团有限公司（以下简称“中冶赛迪”）是一家多元化经营和专业化发展相结合的特大型央企，以钢铁工程为主业。随着“股份制改造”、“建立现代企业制度”等改革措施的推进，中冶赛迪的规模也扩展到22家子/分公司和19个职能部门。虽然在组织机构上实现了集团化管理，但集团化档案管理存在档案管理体制不健全、配套制度不全且效力不足、归档范围不清等问题。实行有效的集团化档案管理，对其实现健全、成熟的档案工作运行体系具有重要意义。
1 集团化档案管理的动因
1.1 理论依据
无论是传统的实体管理还是现在的电子文件管理，来源原则、有机联系原则、档案价值理论、文件生命周期理论在集团化档案管理中依旧适用。
来源原则始于档案实体管理，但在电子文件管理时代，其“来源”的含义拓展到了文件的形成目的、形成活动、过程、处理程序等。集团各子/分公司或职能部门都无法脱离集团来运行，都不是独立的实体，其产生的文件材料也是集团的一个组成部分。彼得・瓦尔纳认为“如不遵循来源原则，全部档案工作将只能是任意的、主观的和缺乏条理的”。
对于以科技档案为主的中冶赛迪，不仅要关注项目的来源单位，还要关注研究主题和研究过程的完整性，保证其从立项、研究开发到结项完成的全过程各类文件的完整齐全。这是有机联系原则的重要体现，而中冶赛迪产生的文档以图纸等设计交付物为主、注重现行利用和设计参考，正是档案价值理论应用的真实反映。中冶赛迪产生的设计交付物，从系统给出文档号、上传系统、归档质量检查、各级审批、签发、文印到最终的，是一个完整的过程。同时，部分档案也有一定的保管期限，定期销毁符合文件生命周期的规律。
1.2 实践意义
首先，符合全宗原则。对于集团公司，使用全宗原则管理档案，既能维护历史本来面貌，又能让分类更加简便易行。
其次，切合集团公司协同运作的核心理念。协同是集团公司的价值诉求和自身组织优势，而集团化档案管理能提高资源的利用率和利用信息“搭便车”，也有助于发挥学习效应和技术创新。例如，将档案进行集中管理，可以节省人力并便于利用；同时资源共享有助于激发灵感设计出让用户更满意甚至眼前一亮的作品。
最重要的是，它是解决当前中冶赛迪档案管理实践困境的迫切需要。集团化档案管理在中冶赛迪尚处于雏形阶段，档案管理体制、配套制度、归档范围等方面问题日益突出，档案部门面临有心无力、进展不佳的尴尬局面。为此，在中冶赛迪中完善集团化档案管理势在必行。
2 困境
2.1 档案管理体制模式不合理
一般并没有一种通用的最佳档案管理体制模式，多数都是结合本企业档案管理的实践和档案工作的运行规律来设计的。简单来讲，《企业档案工作规定》中档案工作组织一章，能基本反映出档案管理体制模式的基本要点，即档案工作领导和专兼职档案人员。
在中冶赛迪，档案管理体制模式基本由企业分管领导、企业档案部门负责人、单一子/分公司档案管理委托管理者构成，其中委托的管理者包括股份公司及档案管理专员、其他子/分公司或职能部门、项目管理部及其兼职档案管理人员。
经调查发现，在该管理体制中，企业分管领导是单人负责；不少子公司的档案管理工作是委托给股份技术支持部；不少子公司都没有档案管理人员，都是分散保存，职责不明确。
2.2 相关配套制度不健全
档案管理制度，从大的方面离不开“三合一”制度，但这些只是业务标准的一部分，还应包括档案工作管理办法或规定、档案业务管理办法、其他业务标准、操作细则。
就中冶赛迪而言，当前主要制定了《档案管理规定》、《会计档案管理规定》、《档案及图书利用管理办法》、《员工人事档案管理规定》、《合同文件归档管理办法》、《工程设计文件资料管理及归档规定》，目前公司也建立了自己的内容管理系统。从名称和具体内容上可知，一是缺少了工作考评、工作数据统计、内容系统等方面的业务管理办法，二是缺少各类文件材料归档、文件的登记与积累、保管期限等方面的操作细则，三是没有建立分类、归档范围等相关的业务标准。
2.3 归档范围模糊不清
归档范围不清主要体现在两个方面：一是不清楚各子/分公司实际产生的哪些文件、哪些需要归档，二是没有制定出与归档范围有关的、具有法律效力的操作细则。
2016年股份技术支持部对部分子/分的档案管理工作进行了首次检查，主要是了解其产生了哪些文件，并通过双方领导的协商最终确定了需要归档的文件。例如，对首次检查的施工图审查公司来说，主要产生的有科技档案、合同、文书档案等，根据档案的本质属性和实际工作需要，确定合格书、合同需要移交档案室进行管理。另外，管控权的限制和缺少诸如文件登记与积累、各类文件材料归档方面的细则，导致企业形成的文件数据类型、数量、归档权责模糊，不仅难以确定企业核心文件数据的流动情况、最终归属，而且归档文件的齐全性和完整性也难有保障。
3 建议
3.1 优化档案管理体制模式
由股份公司的档案部门来负责全集团的档案管理工作，并与其中不少子/分公司尚处于委托与被委托的关系，在合法性和强制性上缺乏说服力，尤其是部门名称模糊了其实际的职责。
一方面，可以考虑成立企业档案馆，以明确其职责并增强权威。按照《中央企业档案工作规定》，中冶赛迪符合可成立公司档案馆的条件，即“资产规模大、档案数量多”，而有档案专业背景的人员高达15人造了另一有利条件。
另一方面，可考虑将集团化档案管理的最高领导者由个人拓展成团体，并将专兼职档案工作纳入考核范围。前者可通过成立档案工作领导小组实现，工作开展建议实行联席会议制以便于风险分担和高效执行；后者能更好确保文件材料积累的及时性和完整性，进而方便归档范围的确定与细化。
3.2 健全档案管理配套制度
档案管理规定，为集团化档案管理提供了根本方向；而业务管理办法、业务标准、操作细则的建立和健全，能让中冶赛迪的集团化档案管理实现系统化、精细化、有序化的目标。
首先，可建立档案统计、档案工作考评方面的管理办法。其次，可以借助数据梳理的相关流程和方法工具，对各子/分公司和职能部门部门的数据进行梳理，明确产生的文件材料类型、数量，并通过价值鉴定和实际工作需要确定出归档范围和保管期限，并使之制度化。此外，对文件材料的登记、积累要素和要求进行细化，形成相应细则；特殊载体的归档要求也要形成条文，以便于有据可依。
3.3 细化文件材料归档范围
归档范围的确定与细化，是以文件材料清理工作为前提，也是做好归档文件材料鉴定的重要基础。中冶赛迪目前的进行流程化管理的文档主要有工程项目文件、合同、会计档案，而大多数子/分公司和职能部门的管理性文件材料或合同等尚未进行清理。文件材料的清理需要建立在有序的文件形成和积累基础上的，其关键在于确定核心数据。
首先，可以通过中冶赛迪官网、实地调研、当面或电话沟通、问卷调查等方式，获取子/分公司和职能部门的职能属性、文件形成记录、文件积累情况。其次，以同时满足岗位收到或发出或办理的文件材料、不可或缺或核心的文件材料两大条件为标准，形成核心文件材料数据表，不符合条件的进行剔除。最后将所有核心的文件材料数据表进行汇总，召集各子/分公司负责人、各职能部门负责、项目管理部负责人进行协商，形成最终的汇总表，并确定细化的归档范围。
参 考 文 献
[1] 宫晓东.企业档案管理体系的建设与运行[M].北京：中国工商出版社，2014.
[2] 王英玮，陈智为.档案管理学[M].北京：中国人民大学出版社，2015.
【关键词】档案信息化；数字档案管理系统
一、项目背景
近年来随着精细化管理的全面推行，公司各项业务得到了细化与完善，档案门类也日益增多。公司档案室自2006年成立以来，已接收保存了大量的图纸、合同、文书、会计档案，截止目前室藏档案已达到3万余卷，5万余件。运用传统手工管理模式，档案信息利用率低，查准率、查全率不高，极大的浪费了公司的宝贵资源，难以适应现代化企业的发展要求。因此通过信息化手段开发好、利用好这些档案资源，使其更有效地服务于公司的发展具有重要的现实意义。
二、项目建设总体目标
档案信息化建设工作主要是充分利用现代计算机技术、网络技术、信息技术，对档案资源进行处理、管理、开发并提供利用，从而达到为公司各项工作提供服务的目的。
总体目标：一是实现档案信息的数据化处理和保存；二是实现档案管理现代化，提高办公自动化程度；三是实现档案信息专业化、标准化管理；四是实现档案信息人才专业化。
三、软件选型
软件的选型要考虑诸多因素，包括行业匹配度、产品成熟度、产品特点、系统功能、系统性能（包括开放性、可扩展性、配置能力等）、方案水平、典型用户、实施团队、公司实力、本地化服务能力等方面。
为了保证项目软件的使用率和可操作性，公司专门成立档案信息化项目组，由公司IT人员与档案人员共同组成，负责项目前期的考察、调研。首先邀请国内知名的档案软件公司做技术交流，使项目组成员全面掌握每家公司档案软件的功能以及优缺点。其次为了更加直观的了解软件的应用效果，我们选择了几家在信息化建设方面做的比较超前的档案馆以及与公司生产性质相仿的企业进行了参观，了解档案信息化建设实施的主要内容，建设规划、软件的使用情况等，结合公司实际需求，最终确定选用北京量子伟业的PDE综合数字档案管理系统。
四、项目建设思路及内容
（一）档案信息化建设的理论依据
系统的搭建以公司的档案建档要求为指导原则，以信息化平台建设为手段，实现档案的集中化管理。以前端控制取代末端收集、全程管理取代分段管理，以协同运营取代独立开展，优化了业务流程，保证档案信息的齐全、完整、准确，解决了公司档案资料孤立、储存分散、移交责任不明等问题。
（二）系统搭建的框架、结构
图1 聚银公司档案系统架构
系统采用B/S架构和C/S架构结合的方式，分三层架构，底层为Oracle数据库，中间层为应用层，上层为展示层。建立多全宗的二级管理平台，统一规范业务和流程管理，保证数据采集的完整性和管理的规范性，涵盖了档案收集、整理、保管、统计、鉴定、销毁和利用等业务环节，自定义分类存储，集中控制，多途径查询。如图1所示。
（三）信息资源库建设
1.目录数据库
对馆藏的历史档案目录（案卷级、卷内级）进行集中统一收集、录入，一般的档案管理系统都能兼容excel格式的电子表格，可将电子目录一次性导入档案系统。并要求资料形成单位在以后资料移交时必须移交电子目录。
2.全文数据库建设
全文数据库建设一方面是对馆藏纸质档案的数字化处理，即利用平板扫描仪、高速扫描仪等设备对存量档案数字化。文件格式一般为TIFF、PFD、JPEG等，若要实现全文检索功能，还要进行OCR识别进行文字抽取。扫描时可采用黑白图像和彩色图像两种方式，页面为单色文字、字迹清晰、不带图片的纸质档案，宜采用前者进行扫描；页面为多色文字、清晰度高、带有图片的纸质档案，可采用后者扫描。因化工企业馆藏图纸多，在扫描的过程中切记不能只追求清晰度，将分辨率设置太高，导致图像太大而影响传输效率。在没有特殊要求的情况下，单色页面的扫描分辨率一般为100-200dpi，彩色页面的一般为100dpi；另一方面是利用办公软件直接形成的电子文件的接收即增量档案数字化，例如OA系统形成的公文、合同，可直接与档案系统做接口实时导入。对列入归档范围的，档案部门应督促各单位及时做好电子文件积累、鉴定、编目，实现电子文件实时归档。同时要坚持纸质档案和电子档案同时保管的“双套制”，以此作为档案接收的硬性条件。
2011年项目实施时，聚银公司档案室组织人员对室藏档案进行了有序分类，对重要的、查阅率高的档案进行了数字化扫描、加工，共建成36000余条档案条目数据库、12万页原文数据库，并实现条目与原文100%挂接。
（四）档案信息安全保障体系建设
1.制度建设
公司信息部门建立信息安全制度，加强对档案管理系统的维护管理，实施可靠安全的数据备份，做好电子档案信息的保管，全文、目录、多媒体（照片、影片、录像）数据库采用光盘等方式同步备份。档案局域网与互联外网实行物理隔离，严格管理权限，加强身份认证和密钥管理，非公开的档案信息一律不得上外网。采取数据备份和异地存放管理措施，确保档案信息数据安全。档案部门加强对电子文件归档工作的监督和指导，保证归档电子文件的真实完整。建立严格的档案交接制度和安全保障措施，严防档案数字化加工过程中失、泄密事件的发生。
2.智锁文档加密软件的应用
针对档案信息的特殊性，公司同时配套使用智锁文档加密系统。该系统可以根据文档特性分级加密，合法客户端可以根据系统授权自由查阅档案加密文档。该软件还提供对移动硬盘，U盘的多种控制选项，如只读、自动加密等。智锁文档的合法流通范围是聚银公司内部局域网，一旦资料脱离内部网络环境，将无法打开，有效保证了档案信息的安全性。
（五）档案管理系统硬件设施建设
1.ORACLE数据库服务器1台（内存不低于8G，硬盘不低于240G）、应用服务器、文件服务器、WEB服务器合用1台硬盘不低于1T（硬盘大小根据历史数据情况具体定），内存不低于4G。
2.建立档案原文数据库需要的A0、A3、A4平板扫描仪，快速扫描仪等设备。
五、“数字档案管理系统”的特点及主要功能
该系统具备符合国家档案管理相关规定的档案综合管理功能，不仅能完成档案管理各环节，还具备管理多门类档案及文件资料、科技资料、规程等其它资料的管理功能。从文件注录到形成档案编研材料、专题汇编对各门类档案进行全方位管理，不仅能管理文本文件，还能提供管理声像、图片等形式多媒体文件的管理功能。利用计算机记录档案的物理存放位置，并能提供快速的查询、统计功能，从而减少人为错误，提高档案管理的效率。
（一）OA系统、合同系统、公文系统的对接功能
与办公OA集成，达成业务系统间的贯通。经档案管理系统提交的借阅申请、移交申请等按照设定好的审批流程，通过OA办公系统进行流转，并且申请者可以随时对流程跟踪。由合同系统、公文系统形成的电子公文、合同实时推送至档案管理系统归档，真正实现文档一体化，使得信息数据在系统间完成正向循环。
（二）档案管理功能
该系统具有强大的档案整理功能，适合于各种归档方式，大大减轻企业档案管理员的工作负担。
1.针对化工企业技改、技措项目多的特点，该系统对档案进行三级管理，分别是项目级、案卷级、文件级，这样便于日常文件、资料的积累与查找。对于每年实施的项目，兼职档案员先在项目库新建项目，然后在新建的项目库内添加日常积累的文件，称为“未整理文件”，最后根据工作需要对“未整理文件”进行组卷、归档。
2.所有进入系统的数据将默认按照先后次序排列位置，档案员可以根据档案实体情况，通过“上/下移”、“对调”、“插入”、“按著录项刷新流水”自由调整电子条目的顺序，或在普通状态下直接使用表格列头排序。通过各种“档案分组方式”，可以将数据按照升序或降序模式分门别类进行展示，配合“模糊检索”或“高级检索”快速过滤和定位目标档案数据。
3.在“传统立卷”、“工程项目”等多级归档方式的档案库中，档案员可以使用丰富的“组卷”向导，如：“组新卷”、“组已有卷”、“合卷”、“拆卷”、“移卷”、“拆件”快速、准确地生成合适的案卷和项目条目。同时对二级条目进行“位置调整”、“生成序号”、“页数页次转换”等微调操作。
4.使用“批量自动关联”与“批量自动组卷”，将分离的案卷与卷内条目通过配置著录项快速绑定；或者配合“公式计算”快速生成案卷条目，对于需要解绑的数据可以使用“解除关联”。
5.使用“按选择”或“按归档分组”的方式，快速生成档号，系统将反馈准确的操作报告，方便快速定位问题所在。辅助“查找重复档号”、“查找中断档号”，可以即时、妥善地处理问题数据。
（三）数据利用功能
对公司局域网内的各用户（包括领导、专业技术人员）提供分层次、智能化、方便快捷的档案、文件综合信息访问查询、档案库存（借阅）状态显示。在进行档案文件全文检索时，系统要对检索用户的权限审核，拥有查看权限的用户可以查看文件文本的部分预览，没有权限的只能查看文件名称。
（1）对查看权限的控制
将档案按照重要程度分别设为A、B、C三个级别，并在每条著录项中，将受控别设置为必录项。档案级别不同，借阅、在线查看的审批流程各不相同。当借阅者在档案库查找到所需档案条目后，点击在线查看，系统自动进入身份认证程序，确定是否有查看权限，若有，可以直接查看，反之则进行提示走借阅流程。
（2）全文检索功能
通过全文索引模块将档案管理系统中索引电子文件进行文本抽取，同时对文本进行索引，建立用于全文检索的索引文件库，确保全文检索的精确性。在建立索引文件的基础上，进行全文检索，对于系统内的电子文件进行亚秒级高速检索，提高档案文件利用率。在显示的结果上进行高亮显示，突出检索内容的一目了然。
（3）数据管理功能
为了有效实现利用目的，对各类电子档案实行系统化管理，实现分类、排序、目录生成、数据统计、自动标引、信息组织、打印输出等，并运用权限分配、访问控制等技术，确保电子档案信息的安全及合理利用，有效地维护整个电子信息系统的安全。
六、推广应用
通过本次“数字档案管理系统”的建设，实现了公司档案业务流程的全面自动化，提升了不同门类的档案的科学化、规范化管理水平，提高了档案工作的效率和质量。系统运行期间，多次组织工程技术人员、兼职档案员对该系统档案在线查看、实体与电子档案的网上借阅、网上审批、移交等业务进行培训、指导，并编制《聚银公司数字档案管理系统使用手册》分发到给各单位；为了方便下载使用，还将使用手册电子版上传到公司网站首页。
数字档案管理系统上线运行两年来，利用档案系统办理查档审批、查阅业务的已有600余人次，涉及档案文件约1000余件，得到了广大员工的一致好评。聚银公司数字档案系统的成功应用，是档案管理模式的一项重要改革，标志着公司在基础管理方面迈上了一个新台阶。
参考文献
