时间：2023-06-06 09:33:46
开篇：写作不仅是一种记录，更是一种创造，它让我们能够捕捉那些稍纵即逝的灵感，将它们永久地定格在纸上。下面是小编精心整理的12篇电子化档案管理，希望这些内容能成为您创作过程中的良师益友，陪伴您不断探索和进步。
［关键词］ 档案管理； 电子化； 信息技术； 思考
［中图分类号］ G271 ［文献标识码］ A ［文章编号］ 1673 - 0194（2012）15- 0099- 02
加快档案信息电子化建设，实现档案工作各个环节的自动化，是实现档案工作现代化，提高档案信息管理系统整体功能的物质技术基础和重要手段。档案信息电子化是一项需要运用多种学科知识、多专业配合、多部门协作的复杂系统工程。2005年金沟河流域管理处档案室初步建成了文书档案处理信息系统，2009年完善了全处范围的局域网建设，使档案管理不断向信息电子化管理的目标推进。
1 档案信息电子化的作用
在办公自动化系统中，电子文件从起草、定稿到印发都在计算机上进行，它便于修改、复制的特性，使得在纸质档案中最能体现档案原始性的形式特征不复存在。电子文件是计算机文字处理中的最后一个文本，没有草稿与正稿的区别，文件与档案之间很难划定一条人为的界限。在信息电子化条件下，传统的档案工作开始引进现代化技术，使得档案工作中的技术含量明显增加，对档案管理工作造成非常大的影响。档案信息电子化的作用主要有以下几个方面：
（1） 档案信息电子化，可充分利用现代化办公设备技术，减少对纸张等自然资源的耗费，提高工作效率。
（2） 档案信息电子化，可改变信息再次利用受人员经费限制的影响，依靠个人即可较容易地根据需要进行再开发，避免了因外在因素的限制，使档案工作者的劳动成果利用较难的现象。
（3） 档案信息电子化，可利用计算机网络，使电子档案方便地传输共享，单位领导及相关人员可方便快捷地得到所需的文件资料，有效地提高了服务质量。
2 实现档案管理电子化应注意的问题
本文结合金沟河流域管理处在档案管理电子化中遇到的问题，谈一些粗浅的看法。
2．1 实现档案管理电子化，首先应做到档案标准化、规范化
在推进档案管理电子化的过程中，主要问题不是硬件设备的不完善，而是软件的功能与单位的实际工作不一致，使用中有许多不便的地方，存在档案标准化、规范化滞后和应用软件太多太乱等问题，对整体应用水平的提高带来了较大的不利影响。要推进档案电子化建设，必须考虑档案工作的各个方面和细节，做到档案标准化、规范化，才能发挥系统的作用。
2．2 电子化系统的开发应注重系统整体水平的提高
档案信息电子化系统的开发应注重整个系统功能的完善，组成系统的各个子功能模块都应周密考虑，特别应重视网络功能的利用，这样才能充分提高系统的综合能力。部分功能模块或一个重要模块的不完善，都可能造成系统应用水平的低下。系统开发完成后，应进行充分的测试，针对单位的实际应用，逐一检测每个功能模块，通过不断细致的修改完善，使系统的整体管理水平有较大的提高。
2．3 重视档案信息数据库的建设
档案电子化管理的核心和基础是档案信息数据库，档案信息数据库是指在计算机上存储的相互关联的，具有一定组织结构的档案信息数据的集合。数据库建设中一定要统一认识，软件开发人员同档案业务人员应充分沟通，协同配合，明确档案数据的收集来源，针对不同的来源和类型，做好信息数字化的处理、归档，方便后期信息数据的录入。同时，要面向应用，充分考虑计算机软硬件平台的飞速发展变化，不断完善数据库的内容结构。
2．4 应制订切实有效的技术方案
在实现档案管理电子化的过程中，应根据本单位的情况，实事求是地分析现状，充分考虑本单位的发展需求及先进技术的未来发展，制订出切实可行的方案，追求经济与效益的最优比，避免追求大而全，高标准高档次，造成系统设备购置后不能充分利用，投资浪费现象的发生。
要充分做好归档电子文件的技术处理工作，保护电子文档的安全。通过采取技术手段，将已归档的电子文件进行安全处理，保护电子文件的原始结构，保证电子文件的可靠性。
要解决好电子文件的保存问题。要根据不同存储介质的特性，注重外界光、水分、灰尘、磁场等对电子文件的影响，加强防护，同时做好定期检查和备份，以保证电子文件中原始信息的长期保存。
2．5 根据单位实际加强管理
档案信息电子化的管理，最终目的是要做到集中管理和方便应用相结合。由于历史的原因，在不少的单位都不同程度地存在集中统一管理不力和使用不方便的问题。通过电子化的推进，使用不方便的问题可逐步解决。但是，集中统一管理问题，因许多档案信息归类到单位内不同的部门，由各自管理，未归入档案部门进行管理，使档案信息电子化系统信息不全，形成信息分割，一方面造成资源浪费，另一方面也影响了信息的使用。
2．6 重视人才管理
档案信息电子化的最终落实，要通过档案管理人员的应用来实现，其素质水平的高低直接影响电子化水平的应用效果。对于单位来说，应加强组织领导，有针对性地进行业务培训，使档案管理人员其基本掌握信息技术的新知识，熟练系统的操作；档案管理人员要加强自身的学习，不断补充新知识，努力钻研业务，以适应信息时代档案事业的发展要求。
总之，档案信息电子化管理的最终目的在于开发应用，离开推进应用水平的提高，就脱离了实际。实现档案管理的电子化，要充分考虑单位的实际情况，统筹兼顾，循序渐进，利用先进技术，逐步完善系统的各项功能；同时，在建设过程中，要充分调动各方面的积极性，通过深入分析与电子化相关的诸多方面的情况及发展趋势，分析存在的问题，寻求解决的途径，以达到提高档案管理水平的目的。
主要参考文献
所谓档案管理电子化是指以档案资料为主要物质对象，通过计算机磁盘等设备进行存储收集、筛选和不同层次的加工，使之转化成为微机软件形式的二次文献信息供人们利用的过程。与纸质档案相对应，相互关联的通用电子图像文件的集合，通常以案卷为单位。目前电子文件所采用的介质主要有磁盘、磁带和光盘。
一、档案管理电子化的优点
档案管理电子化具有以下优点：1.可充分利用和发挥现有微机的潜能，提高利用率；2.缩短二次文献信息的加工时间，提高档案信息的时效性；3.档案管理电子化，信息成果可多份拷贝，将拷贝成果送到领导及各个部门，就扩大了社会影响，拓宽了服务范围，档案部门的地位自然也就得到了提高；4.档案管理电子化，可使档案信息顺利地与最新技术接轨。
二、电子档案管理中容易出现的问题
由于电子档案的内容与形式是相对独立的，导致其内容易于变化，而且失去了固定的形式，使档案部门在对电子档案进行检验时，很难对电子档案的原始性、真实性、完整性、安全性进行认定。所以，电子档案管理中容易出现以下问题：
（一）原始性问题。电子档案的原始性不易判断和确认。电子形式生成的虚拟的档案，其生成时的状态与传输、接收中的状态完全一致，可以说既是原始的，又是复制的；
（二）真实性问题。电子档案极易失真。将纸质档案转化为电子档案的操作过程稍有失误即会导致档案信息失实；电子档案的信息内容“出错”的概率和机会远高于传统档案；电子档案可被原样复制，甚至被篡改后可不留痕迹；
（三）完整性问题。电子档案内容的完整性很难保障。电子文件经常处于流动状态，如不及时捕获，可能会导致信息丢失；
（四）安全性问题。电子档案的易更改性为非法操作提供了便利，档案人根据利益需求而任意取舍甚至篡改信息，都会直接损害电子档案的安全。
三、电子档案管理的对策及建议
为了帮助大家做好电子档案的管理工作，借鉴其他地区档案工作的一些经验，我提出以下一些对策和建议：
（一）建立电子档案统一接收数据格式，推广相关的档案整理软件，由当地档案管理部门建立统一的电子档案模板，统一文件类型，统一文件格式，并把电子档案模板发放到各档案形成单位。然后定期举办培训班，对档案形成单位的相关人员进行对策建议培训，使他们能够熟练运用模板和软件。当地档案管理部门也应定期派专业技术人员对电子档案的形成进行指导，形成统一数据格式的电子档案，以方便当地档案管理部门的接收和管理；
（二）采用有关技术措施，保证电子档案的原始性、真实性、完整性、安全性，提高电子档案的可靠性；
（三）及时更新电子档案的文件结构，确保电子档案的长期可读性，当操作系统更新时，及时更新档案支持软件，并在不改变电子档案完整性、真实性、有效性的前提下，更新电子档案的文件结构，以适用新的“生存环境”，保证电子档案的长期可读；
（四）加强电子档案的保管。电子档案的存贮内容具有不稳定性，存储介质易受磁场、温度、湿度、细菌等因素影响，电子文件本身还易受到计算机病毒、电脑黑客的破坏，必须建造专用库房、档案柜存放电子档案，配备专业电子档案机房和较高的安全性的电脑设备；
（五）做好电子档案数据备份恢复工作。备份技术是一种安全策略，是确保电子档案信息安全的一个非常重要的技术手段。针对网络的不安全性，要建立数据备份和恢复系统，确保关键信息能在计算机和网络发生灾难性故障后得以恢复；
（六）要加强网络的安全管理。通过验证用户信息、输入调阅口令和限制访问、阅读权限，安装先进的防毒杀毒软件、建立防火墙来防止病毒和黑客对电子档案的恶意破坏和篡改；
（七）处理好档案管理的投入问题。电子档案的应运而生是现代化的标准，然后现代化的办公就要求有现代化的设备，档案工作要适应新的形式、满足计算机网络办公条件下的信息接收、处理、存储和利用，就必须有相应的现代化的设备投入；
（八）采取“双轨制”归档法。由于印章和签署是文件生效的主要标志，在现代技术条件下，对一些具有凭证作用和法律效力的文件必须以纸介质形式保存。鉴于电子文件载体和信息技术的不稳定性，以及电子文件的易修改性，也有必要将重要的电子文件制成硬拷贝存档，以确保数据的安全；
【关键词】 采供血机构；档案管理，电子化；发展
随着计算机技术的迅速发展和广泛应用，社会各行业的档案资料从原有单一的纸质档案发展为包括纸张、电子文件、声、像、视频等各种类型的多媒体档案。对档案资料进行数字化综合处理、电子文件网络化归档、文档密级管理、授权管理及网上安全查询利用是档案管理发展的必然趋势。各级采供血机构的档案管理也伴随着当前新的形势发生着新的变化，档案管理的电子化趋势日益明显。如何适应新的发展形势，使档案管理工作更好的为采供血机构的建设和发展服务，这对档案管理工作提出了更高要求。
1 数字化综合处理
首先要建议统一的档案管理平台和网络系统，利用局域网和互联网的连接，实现数据的实时传输。其次，加强档案数据库建设和多媒体数据库建设，通过对各类型载体档案的数字化工作，使档案资料实现信息数字化、存储海量化，以便于档案资料更方便的服务于采供血事业的发展。第三，严格按照《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894-2002）和国家档案局6号令《电子公文归档与管理规范》的要求，实现采供血机构档案管理的电子化发展。
2 电子文件网络化归档
局域网内每个用户的工作记录、声像文件等数据实现实时传输，实时归档。通过网络进行文件上传，档案管理人员可通过软件对电子文件进行鉴定和检查，对于符合要求的文件做归档处理，并通过网络向文件发出人员作出确认归档的通知。
3 电子档案的保密措施
电子档案的易复制和易改动性使得档案的原始性无法得到充分保障，这就要求要有充分的保障技术来确保电子档案的安全性。
（1）加密技术。加密技术是电子文件档案的主要安全保密措施，是最常用的安全保密手段，利用技术手段把重要的数据变为乱码（加密）传送，到达目的地后再用相同或不同的手段还原（解密）。由于加密和解密使用不同的密匙，是的第三者很难解出原文，使得电子档案的原始性真实性得以保障（2）签署技术。签署人在电子文件上留下的“印记”， 证实该份文件确实出自于特定的作者，同时将文件内容加以“固化”，签署后对文件施加的任何改动都将被发现。（3）身份验证。给每个合法的用户一个通行字，代表给用户的身份。（4）风火墙。一种控制访问技术，防止非法用户进入，防止电脑黑客侵袭。
4 电子档案存储设备的保护技术。
采供血机构的电子档案存储设备通常为计算机信息中心，其计算机硬件、软件及系统中的数据要经受火灾、地震、工作环境恶劣等各方面考研。为保证信息中心的正常工作，是系统连续可靠正常的运行，需做好以下几方面的工作：
（1）场地安全。信息中心控制室要求专人专管，无关人员一律不得入内。空调和防静电设施齐全，室内温度控制在14-24摄氏度，相对湿度控制在45%-60%.铺设防静电地板。
（2）信息修复技术。是指电子档案一旦受到破坏和污染后的恢复和抢救措施。包括计算机病毒的查杀、数据库的修复技术以及光盘、移动硬盘的破损修复等。使电子信息保持长期可读性。
（3）电子档案的备份。电子档案具有易复制性的特点使电子档案的备份技术成为电子档案保护有效而又重要的手段。有条件的采供血机构，可使用双服务器的手段，两台服务器同时存储、互为备份，使电子档案保存的安全系数大为提高。
采供血机构档案管理电子化相对于传统的纸质档模式，电子档的优点在于便于储存，不占实物空间，而且方便查询等优势，值得坚持和发展。当然，电子化在带来优势的同事亦会有新的问题的出现，所以说，要取得采供血机构档案管理工作的更进一步发展亦需要相关领导长期的足够的重视，以及专业的档案管理人员共同的努力。
参考文献
[1] 柴辉;采供血机构应加强设备档案的管理[J];中国输血杂志;2010年S1期
[2]朱小青;加强医院档案管理工作的对策和建议[J];中外医疗;2008年14期
［关键词］单位；档案管理；现代化；电子化
doi：10.3969/j.issn.1673-0194.2016.10.113［中图分类号］G275［文献标识码］A［文章编号］1673-0194（2016）10-0162-02
在信息技术迅速发展的情况下，档案管理工作也需要逐渐实现信息化发展路径。我国单位档案管理工作均面临重要的改革问题，对于单位档案管理人员来讲，必须结合当前时展需求，创新档案管理方式，最大化地实现档案管理的现代化及电子化发展。
1档案管理现代化和电子化发展的必要性
档案中详细记录着单位的日常工作，对于单位工作效率及工作总结具有重要作用，因此，档案管理也是一项重要管理任务。所以如果能够显著提高档案管理水平，实现档案管理的现代化及电子化发展，则能够显著提高档案管理质量及管理工作效率。对于档案管理来说，也将逐渐脱离传统纸质媒介。电子档案更有助于收集及存储信息，显著降低信息存储占据的物理空间。在档案处理及选择过程中，电子档案能够显著提高档案处理的便捷性。随时可以从电子设备上将电子档案抽调出来，并能及时依照实际工作需求，选择相应功能键从而选择信息，有效实现大批量数据的有效处理。电子档案的应用能够显著提高信息选择及存储的准确性。最后还能随时进行电子档案信息处理及数据修改，和传统纸质档案相比具有一定便捷性。
2我国单位档案管理中的弊端
我国当前的档案管理普遍采用的是传统管理方案方法，档案管理现代化及电子化发展存在较多弊端。首先，档案管理不够规范，例如，工作人员在处理电子档案过程中，由于电子档案体积小、携带方便，导致工作人员忽视档案信息安全性，档案管理工作存在较大随意性，加大了档案信息遗失及泄漏风险。还有些工作人员只会上传档案，不能有效掌握档案信息管理及重要数据备份管理技能，一旦电子设备发生故障将直接导致档案信息丢失，给单位带来严重损失。从这一点上来看，提高档案管理人员业务水平和综合素质具有重要意义，要不断强化工作人员业务培养，提高工作人员档案信息管理意识，加大对档案丢失及信息泄露防范的重视度。以上重点分析的是电子档案安全问题，其原因主要是档案管理工作人员工作疏忽所致，另外还有一个原因则是技术问题。一些单位不能与时俱进，电子存储设备更新速度慢，因此容易出现电子档案存储破坏问题及各种故障。有些单位电脑本身的配置比较低，信息处理速度较慢，影响电子档案信息处理的工作效率。另外，如果在计算机应用中，没有及时更新软件，也会导致档案数据出现各种各样的错误，影响档案管理质量。针对电子档案管理中存在的各种问题，一方面需要提高管理人员的安全意识，另一方面需要加强电子档案的设备管理，及时更新相应设备，提高电子档案信息处理的速度及管理质量。
3单位档案管理现代化和电子化发展策略
信息技术已经成为现代社会经济发展的重要工具之一，基于当前经济发展需求必须改善传统的档案管理方式，提高档案管理质量及效率，实现档案管理的现代化及电子化发展路径，促进单位档案管理的创新发展。
3.1建立健全档案管理制度，提升工作人员专业素养
档案管理工作人员的专业素质及学习能力具有差异，在培训及教育工作中需要因材施教，可以针对档案管理工作人员实际情况开展多层次、多渠道的培训工作，严格遵循学以致用的基本原则。对于单位来讲，首先需要给管理工作人员提供学习机会，提高工作人员的专业技能及综合素质。同时在工作人员技能培训中，要最大化地学习新理论及新技术，并积极改善工作人员的传统理念，引导工作人员接受最新技术及管理理念。对于单位来讲，则需要实现自身管理水平及手段的改革，首先要构建完善的档案管理制度，明确档案管理工作人员的具体工作，并落实相关责任，确保工作人员能够高质量完成档案管理工作。另外，要加大培训力度，定期考核工作人员的综合素质及专业技能，确保档案管理人员能够明确认识到电子档案的重要性，掌握相应管理技能，促进电子档案管理的发展。档案管理工作不仅涉及管理的专业知识，还涉及很多其他学科知识，如哲学、历史学以及心理学等知识，因此，在培训过程中不仅要重视对工作人员的管理专业知识培训，还要注重对其他学科知识的摄取，促进其知识面的更新。另外，新形势下培训的重点应该是加强工作人员科技知识学习。随着计算机技术运用到档案管理工作中，对工作人员的技术水平有了很高的要求，很多人甚至连电脑都不能熟练运用，难以满足新形势下档案管理工作的要求，因此，必须加强培训，为档案管理工作提供保障。
3.2通过计算机管理档案资料库房
在档案资料管理中，可以加大计算机技术应用，实现档案管理的现代化及电子化。不断完善基层单位档案管理制度，加大计算机技术在库房资料管理中的应用，以提高档案保存管理工作效率，提高资料库房管理的安全性。
3.3实现档案保存和查询的电子化和现代化
在信息化及网络技术发展进程中，档案管理工作既面临巨大挑战，同时也增加了发展机遇。传统的手写档案已无法满足时代需求，在日益增长的档案信息管理中，必须加大现代技术应用，加快档案管理现代化及电子化发展。档案管理工作本身专业性较强，对于工作人员来讲需要具备相应的现代化管理技能，再加上相应的综合素质，才能提高档案管理质量。档案管理十分繁杂，劳动强度大，加之档案数量越来越多，工作人员面临着很大压力，而应用计算机等现代化技术手段则能有效提高档案工作效率，节省人力、物力资源，节约时间。其信息化和智能化的特点，能有效减少工作人员的手工操作，充分发挥技术优势，使整个档案管理工作变得更加系统化和条理化，促进资源的合理利用，提高档案管理工作效率，并使档案管理工作更加安全。计算机技术的广泛应用，使手工录入和查询均实现了电子化发展。在档案录入过程中，首先管理人员要整理档案内容，确定无误后即可录入，并对其实施统一保存。传统的档案文档在录入过程中被转化为电子形式，便于保存，同时还能提高档案资料的查询速度。
3.4构建档案管理网络系统
在档案管理工作中，想要有效实现其工作的现代化及电子化转变，必须构建专业的网络管理系统。这不但能提高档案管理工作效率，同时还能实现档案信息管理的信息化发展。在现代科技发展进程中，管理技术的动态化发展，进一步促进了档案管理工作的不断创新。
4结语
单位需要对自身的档案管理方式进行不断优化，以满足时展需求，实现档案管理的现代化和电子化，有效开展基层单位档案管理工作，为单位的其他工作打下坚实基础。本文在阐述单位档案管理现代化和电子化的内涵及要求的基础上，分析当前单位档案管理存在的弊端，并提出相应的解决办法，以供参考。
主要参考文献
［1］葛影.浅议事业单位档案管理的现代化和电子化［J］.中国市场,2015(28).［2］朱艺.浅议事业单位档案管理的现代化和电子化［J］.才智,2014(36).
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［4］边俊士,张伟.医院信息化与医院档案管理现代化现状分析［J］.中国当代医药,2012(2).
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［6］李帅明.浅析电子档案在现阶段工程档案管理中的应用［J］.商情,2011(44).
关键词：文书档案； 信息电子化应用 ；存在问题； 应对方法
Abstract: Archives is an important part of archives work, the historical process which records the development of the society, objectively reflects the aspects of processing, decision-making, construction, research and development of process and outcome. This paper discusses the advantages of archives management information electronic applications and problems and coping methods.
Keywords: Archives; electronic information application; problems; Solutions
中图分类号：G271文献标识码： 文章编号：
引 言：随着改革形势的发展，如何提高文书档案管理水平，及时、准确、系统、完整地提供档案信息，以满足各方面的需求，适应日趋发展的新形势，这是文书档案工作的新课题，从而文书档案管理的自动化为档案工作揭开了新的篇章。下面就应用信息电子化的文书档案管理问题谈一点粗浅的认识。
一、应用信息电子化的文书档案管理的优点
1.办公效率大幅提高
计算机强大的信息处理能力也是正确运用信息电子化的最大优点。在以往的档案管理工作中，工作人员过多地依赖于手工操作，要求收集完整、齐全，避免漏写、漏抄；用笔规范、耐用，字迹工整、清楚；分类、统汁准确无误，结果又费时，又费力。在应用了计算机软件处理后，使文件资料收集、储存、分类、统计和查阅等环节变得十分方便、有序因而无论是起草还是办理传递，都变得简单易行。
2.文件和文字信息得到充分交流与共享
在原始的手工操作管理中，企事业单位由于不能做到信息共享，使得大量信息闲置在文件柜中，不仅造成资金和资源的浪费，还造成文件和信息查找困难。运用计算机技术对档案进行管理后，档案管理由案卷级深入到文件级，由单途径管理发展为体系管理，由对档案外部特征(目录)管理到内、外部特征(目录和内容)合并管理。随着计算机及其网络技术的进一步发展，实现档案信息与载体分离利用，可与其他信息系统建立共联，提供信息的横向与纵向、历史与现实记录，从而极大地提高档案利用工作的质量和效率，可以对所调阅的信息资源作出适时响应和脱机处理，可以保证很高的查全率和查准率，可以不受空间的限制。并且通过网络服务这个宽广的平台，了解其他档案工作部门概况、工作的重点和最新、最快的档案管理信息动态。
3.电子文件保存的稳定性
与纸质档案载体相比，电子文件载体材料的寿命要长得多。纸张的耐久性取决于纤维素的性质，纤维素在一定的条件下容易受到破坏：如高温、高湿、酸、酶、氧化剂等情况下，可发生水解和氧化反应，在档案工作过程中稍不注意就可能发生不可挽回的损失。而电子文件则不同，随着电子技术日新月异，贮存、读取电子文件的设备日趋成熟，我们可以根据不同的需要，选择不同的电子载体，如VCD、DVD光碟，小容量的闪存U盘，大容量的移动硬盘等等。这些载体的普遍特点都是存、读方便快捷，易于传递，且贮存时间长，受外部环境影响小，不易损坏，具有很强的稳定性。
4.提高了文件传递的速度和安全性
日常公文办理过程中，办理人员私存文件或文件在传递过程中丢失的情况时有发生，文件传递的传统手段是靠邮政系统传送时间受距离长短的限制。同时，文件还可能因为其他原因造成丢失或延误，给档案人员归档和其他人员检索利用造成很大不便，在应用计算机网络技术下，直接通过网络进行传递，大大提高了文件传递的安全性和时间性。
二、应用信息电子化的文书档案管理存在的问题
1.电子文件保密性受限制
电子文件的内容不仅易于变化，而且失去了固定的形式，使得文件保密性变弱。电子文件易于修改，而且改动后可以不留任何痕迹，虽然已有一些技术可防止伪造电子文件和在“原稿”上增删改，但其内容发生变化的可能性总是比纸质文件要大得多，从而使人们感到把握其内容原貌的困难。电子文件不再具有特定的字迹，人们可以根据需要以不同的字体、字号将电子文件输出，无法从字迹上分辨其原始性，而且不能为每一份电子文件盖印或亲自签名，也就无法借助印章或签署的字迹来判断一份电子文件是否为原件。以上的种种问题都对电子文件的保密性提出了严峻的考验，随着网上窃密技术的不断完善，进入网络中的任何文件都再难以做到绝对保密。
2.对档案综合管理人员要求高
对电子文件、电子文件归档及其归档后形成电子档案的管理，绝不是仅仅懂得纸质档案管理理论、原则、方法和技术的管理人员所能胜任的。也不是仅仅懂得电子计算机技术或数据通信技术的人员所能胜任的。这就对管理人员技术和素质水平提出更高的要求。实现档案信息电子化，首先要有现代化的人，管理人员要有较高的知识层次和先进技术水平，不能仅仅满足于一般的计算机操作水平，从目前看，许多档案部门缺乏现代高技术人才，其中档案信息处理复合型人才就更奇缺，大部分档案人员现代技术水平偏低，甚至有现代文盲现象。尽管引进了现代化设备，仍不能充分发挥作用，就谈不上档案信息电子化了。
三、几点应对方法
文书档案的信息电子化应用在发展过程中有利有弊，就其对现代档案工作的贡献来说，利是远远大于弊的。针对在实践应用过程中遇到的一些问题，笔者提几点方法。
1.信息化系统内、外网隔离
在内部信息化网络和外网之间，设置物理隔离，以实现内外网的隔离是保护信息化网络安全的最主要、同时也是最有效、最经济的措施之一。第一层隔离防护措施是路由器。路由器滤掉被屏蔽的IP地址和服务。可以首先屏蔽所有的IP地址，然后有选择的放行一些地址进入信息化网络。第二层隔离防护措施是防火墙。大多数防火墙都有认证机制，无论何种类型防火墙，从总体上看，都应具有以下五大基本功能：过滤进、出网络的数据；管理进、出网络的访问行为；封堵某些禁止的业务；记录通过防火墙的信息内容和活动；对网络攻击的检测和告警。
2.提高档案人员的综合素质
一是从硬件建设和投入上下功夫，不断改善硬环境，提高档案人员业务技能。事实证明只有在不断增加现代化硬件设施投入的基础上，档案人员才能通过对这些设备（施）的了解、学习直至熟练运用达到增加业务技能、提高管理水平的效果。二是以“自学为主，培训为辅”模式逐步形成可持续终身教育机制，保障档案人员素质随时代变化而不断提高。通过不断学习获取知识是提高素质的根本途径，要对本单位的档案人员建立学习激励机制，把档案业务学习成绩作为业绩考核的一部分。三是加大档案部门间、区域间系统合作工作的力度，要不断扩大自己的交际面。通过交流，多学习兄弟单位和科（室）利用档案资源进行转化、知识创新的经验，运用网络、现代通讯等高科技手段，不断增加档案部门和档案人员的信息源和创新思维。
四、结束语
文书档案的信息电子化应用在发展过程中有利有弊，就其对现代档案工作的贡献来说，利是远远大于弊的。我们在充分享受网络信息电子化方便、快捷的同时，更要时刻注意维护系统信息的安全。
参考文献：
企业办公自动化形势的日益发展，对企业的档案管理工作产生了很大的影响，无论是对档案信息资料的收集、分析和整理，还是对档案信息资源的开发利用，都需要提高工作效率，与企业的日常办公方式相适应。所以档案管理电子化是新的时代背景下对档案管理工作的新要求，也是提高档案管理效率的重要途径。通过档案管理电子化，档案管理工作中的各个环节都可以通过计算机网络来完成，不仅能够有效地提高档案管理的效率，而且有助于对档案信息资源的深度开发利用，从而提高档案信息的利用价值，为企业制定各项经营决策提供有利的依据。
二、档案管理电子化的现状
在现代化办公的时代背景下，档案管理电子化是对档案管理工作的一项创新。通过电子化办公，能够优化档案管理的流程，加速信息资源的更新，对档案信息资源的分析整理以及开发利用有了全新的方式。但是由于档案管理电子化是对传统纸质档案管理方式的一种颠覆，所以无论是在理念上还是在工作流程的运转上，都存在很大的不同，在实际执行的过程中，还存在诸多的问题，影响到档案管理电子化建设的进程。在档案管理软件的使用方面，目前还没有形成统一的标准，各个企业的档案管理软件在功能以及形式上都存在很大的差异性，所以导致档案信息资源的传递和沟通存在一定的障碍。由于电子化的实施，需要将以往纸质档案中的内容全部录入到电子系统中，这是一项非常庞大的工程，并且在信息录入的过程中会面临各种问题，以前在纸质档案管理时期对于信息检索和分类等都具有很强的差异性，所以在信息录用各个项别之间可能存在一定的冲突。档案管理电子化的全程操作都需要经过计算机信息处理系统来完成，对于档案管理人员而言，这是一项新的挑战，需要不断地加强学习，才能够熟练运用各种软件和功能。同时，档案管理电子化节省了工作人员大量的时间，使其能够将剩余的时间利用在对档案信息资源的开发利用方面，能够进一步开发档案信息资源的价值，为企业的发展提供更加全面的信息。
三、增强档案管理电子化服务手段
第一，电子文件的自动上传收集。档案信息的收集和录入是档案管理电子化建设的首要问题，而在办公自动化的工作形势下，可以充分利用现代化办公的优势，实现电子文件的自动上传功能，由此可以有效地提高档案信息的收集录入效率。在企业内部建立一个档案信息联网系统，档案管理部门与其他各个部门之间可以形成联网模式，从而实现档案信息的高速传递，简化办公程序，提高管理效率。
第二，建立“电子文件（档案）数据管理中心”档案管理部门与企业信息管理部门可加强密切配合，建立“电子文件（档案）数据管理中心”该中心设在企业档案管理部门，是企业信息资源库的重要组成部分。电子文件（档案）数据管理中心集中管理网站内各部门的归档电子文件，并在网站上提供有限制性或非保密电子文件的查询、利用服务，实现电子文件信息资源共享，发挥档案信息电子化的最大社会作用。
第三，开展在线服务。档案部门可以在网页上通过汇编相应的专题、提供数据库查询、电子信箱等服务方式，让利用者与档案管理部门利用电子邮件在网上进行快速通讯，进行信息交流，回答服务对象关于档案材料真实性与保存价值的咨询，提供查询和资信服务。
第四，加强横向联合，实现信息资源共享。档案管理电子化模式的开展，不仅是对档案信息收集和处理效率的提升，更加重要的是在此基础上加强对档案信息资源的开发利用，所以应该建立档案信息资源共享平台，加强横向和纵向的资源拓展。加强对档案信息资源的开发利用，就必须打破过去企业内部各个部门之间在信息资源方面各自为政的局面，同时应该借助于档案管理电子化的平台，实现档案信息资源的共享，从档案信息的收集整理，到档案信息资源的传输利用，提高其时效性、实用性以及可靠性，从而提高档案信息资源的利用效率，为企业各个部门业务的开展提供及时有效的信息，从而促进整个企业的健康稳定发展。
第五，注重反馈评价机制的建设。为了进一步开发档案信息资源的价值，应该更加注重企业信息反馈评价机制的建设，对企业产品销售后客户的评价信息进行收集整理，然后经过系统的分析，能够详细地了解客户在使用企业产品后的感受以及相关的建议。企业在对这些信息进行综合判断后，能够对企业的经营发展方向进行适当调整，从而更加适应市场的发展需求，有利于企业的长效发展，这对档案信息资源的开发利用具有重要的意义。
四、结束语
【关键词】档案；电子化管理；利用；学校
档案的保管和利用是档案的两大基本职能。随着以计算机技术为代表的现代科技技术的普及与发展，学校利用计算机技术辅助管理各类信息资料成为必然。因此，档案管理也被纳入到学校电子网络管理系统。电子网络管理产生了各式各样的电子文件，面对繁多的电子文件，如何更好地进行整理、归档、保护并加以利用，是众多档案管理工作者面临的新课题。
一、正视困难，客观分析学校档案管理的现状
当前学校档案管理领域，信息技术仅仅应用在收集和整理等浅层次的方面，不利于信息的及时共享，制约了档案资料进一步拓展、应用空间和深度，有效利用率不高。
1.学校档案电子化管理存在的问题
（1）档案电子化管理适用范围较浅。按照档案管理要求，我们把学校教育教学所涉及的资料归集存档，一般以年度为时间单位，按保存期限的长短分长期档案、短期档案、临时档案进行分类保存。计算机主要被用来将档案资料的电子版归类放入相应的文件夹，以及编制目录、打印卷脊等，也就是说主要应用于收集整理，并不能在档案的共享、利用上发挥作用。
（2）档案电子化管理收集归档繁琐杂乱。学校的教育教学资料繁多，而且不同工作归属不同部门分管，相关资料由所属部门分类保存。
（3）档案电子化管理查找不方便，利用率低。在实际工作中，文书档案不对外，进馆查阅的人很有限。除了少数教师在晋职、评优时用到，学校档案的主要用途就是应对上级检查、考核。真正使用时，由于档案归类不是按照事务而是按时间和时限，所以检索和查找并不方便，更不方便利用。
2.学校档案电子化管理存在问题的原因
（1）思想认识没有达到应有的高度。一直以来，档案管理者没有认识到档案的价值所在，将自己的工作定位于整理和保管档案上。虽然在从纸质档案到电子档案改进的过程中转变了一些观念，但也是认为只要把档案收集整理好，用时能拿出来，检查时能通过，就是做好了档案管理工作。
（2）电子化管理没有达到应有的深度。一是学校硬件和软件支持不到位，电子设备落后。二是档案管理者还是沿用以前的工作习惯，实行管理人员建档，电子保存保管，纸质信息流转。三是对档案管理没有进行完整的探索研究，导致信息化在档案管理上应用不广不深。
二、科学创新，积极探索学校档案电子化管理的新方法
学校教育教学方式的变革，也影响到学校档案管理的变革。学校改革和发展留下了大量的图片、视频等资料，仅凭纸张和磁盘不足以保存，所以档案管理电子化势在必行。而且，只有在管理创新上下功夫，才能在发展中求得生机与活力，建立一种全新的档案电子化管理模式。
1.科学思考，探索学校档案电子化管理的思路
（1）加强对档案电子化管理的研究。档案管理者要将档案电子化管理当成工作中的一个重要课题来研究，要深入学习关于档案管理的专业知识，全面认识档案管理的范围、幅度、深度和信息的传递方式、安全性，区分信息的有效性。对档案的管理不能仅停留在一个收集、整理的阶段，而要通过研究思考，对工作进行梳理细化，总结出对学校真正有用的档案类别，拓展档案的应用深度。
（2）加强档案电子化管理的规范建设。做好学校档案电子化管理，首先应该确立一个标准，厘清分类方法，明确各部门责任，统一档案工作各个环节的管理和技术操作，简化档案工作步骤。档案管理工作与日常工作结合起来，无论是图片还是文字材料，都可以以电子文档的形式整理归类后通过内部网络移交学校档案室，缩短交接时间，简化交接方式，提高工作效率。
2.勇于实践，创新学校档案电子化管理方法
遵循“强化收集、简化整理、细化检索、深化利用”的档案工作原则，建立起符合学校特点的电子档案管理运作机制，实现学校档案的电子化管理。
（1）确立归档标准。大的方面沿用长期以来的学校档案管理中约定俗成的时间期限要求，以时间为单位分类；每年度的长期、短期和临时档案中，再按部门分类，分成文书、财务、德育、教学等类别；在每个小类别下，再按事件进行分类，将学校内的各类教育教学事件条理清晰地归类存档。
（2）设定范围密级。 档案的收集范围是按上级统一规定进行的，一般包括反映学校各项工作的文件通知、计划方案、过程记录、成果展示等；表现形式为文字、声像、图片、合同文件、行政收发文等。档案密级的确定由学校领导负责，确定后通知档案管理人员照章管理。的档案在局域网上不能查阅，除密级档案外，其它档案对学校内教职员工开放。
（3）确定归档方式。以各部门为单位，在规定的时间内，按照规范档案管理标准，将学校相关的档案材料归档上交至学校档案室。因为档案管理人员不可能完全了解各部门的工作具体包含哪些内容，只有部门具体负责人才有可能做的更完善。
（4）拓展收集方法。通过采用数据迁移技术，实现了档案管理系统与学校网络平台的链接，档案管理员可以直接从校园网、校园FTP等平台中调取资料并形成电子档案。对没有电子文件的重要的纸质档案，则扫描成图片形式存档。
（5）深层次利用档案。各部门负责人和工作人员按不同权限，可在网络上直接查阅档案，实现了各部门信息共享，满足了不同层次领导和教师的需求。
三、有效利用，努力提升学校档案的利用率
学校档案电子化管理，不但提高了工作效率，克服了原有档案管理完全依靠手工管理、检索定位困难、收集归档繁琐、利用不高的弊端，为实现信息增值利用提供了便利。而要提高学校档案的利用，还需要档案工作者做好以下几个方面。
1.强化服务意识
档案管理员要提高思想认识，熟记档案管理的规范制度，熟知档案的归档时间和类别，熟悉电子档案的操作流程，为档案利用者提供热情、周到的星级服务，千方百计地满足利用者的需求，为其找到理想、满意的档案。
2.加强宣传力度
档案管理员要通过自身的努力，提高人们的档案意识，引导人们利用档案，扩大档案信息的利用范围。
3.提升自身素质
加强政治学习与理念学习，掌握相关档案管理知识，充分认识到档案管理工作的必要性与重要性，树立正确的事业观，做到思想到位、职责到位、措施到位。在工作中磨练技艺，提高收集、整理、归类、检索档案的能力，坚持原则，爱岗敬业，认真履行岗位职责。针对工作中出现的新问题，结合工作实际，积极探索，主动思考，尽职尽责做好工作。
随着电子网络技术的不断发展，学校档案电子化管理必将产生新的问题，寻求新的思路。因此，作为档案管理者，要不断加强自身业务学习，与时俱进，在应用中发现问题，在思考中解决问题，将学校档案电子化管理推向新的高度。
参考文献：
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[2]以创新推进高校教学档案的电子化管理[J]，王学梅，淮海工学院学报，2010年第8卷第8期，130-131
一、人民银行会计档案管理的现状
目前，人民银行会计档案管理执行的是总行2005年制定、2006年1月施行的《中国人民银行会计基本制度》及其附件《中国人民银行会计档案管理规定》，各地分支行也结合实际情况制订了会计档案管理的实施细则。主要管理的档案为记录和反映人民银行各项业务活动的会计史料，分为会计凭证、会计账簿、会计报告和其他会计资料四类。分别以纸介质、磁介质、光介质三种物理形式，保存的主要形式和管理重点仍然是纸介质档案。磁介质及光介质会计档案的保管期限与相应的纸介质会计档案相同；无明确期限规定的磁介质、光介质会计档案，比照类似会计档案进行管理。
人民银行会计档案的管理涉及会计、事后监督和档案管理等部门，基本职责分工如下：一是会计部门按照会计制度的要求装订会计档案，由会计档案专管员保管，并办理会计档案的调阅、销毁工作，将达到一定时限的会计档案移交档案管理部门；二是档案管理部门接收会计部门移交的会计档案并按规定予以管理；三是按会计基本制度的规定，由上级行和分管行领导审批，会计部门组织销毁会计档案的事宜。
二、当前人民银行会计档案管理模式存在的问题
（一）建立会计档案的过程复杂，工作量大
人民银行会计档案的建立，由接收会计业务原始凭证开始，通过记账、复核、汇总、打印、审核、签章、装订等流程后，交由档案专管员按照保管期限进行分类登记、归档。整个过程要经过记账岗、复核岗、事后监督岗、档案专管员岗等各岗位人员开展大量工作。整个会计档案建立过程手续繁琐，且要顾及各环节工作是否衔接、数据是否准确有效等情况。
（二）档案保管成本较高
按照《中国人民银行会计档案管理规定》的要求，保管场所应具备防盗、防火、防潮、防尘、防有害生物、防日光和防其他毁损等条件。因此会计档案保管部门需要建立专门的会计档案保管库房和库房管理制度，还要保证各方面设备、设施符合会计档案保管的要求。
（三）查阅及清理效率低，作用发挥有限
纸质档案的调阅需要专人对照目录查找翻阅。在入档不及时、归类不正确或登记不完整的情况下查阅会计档案更是耗时费力。而且，目前县支行的部分会计档案由上级中心支行事后监督中心集中保管，导致对县支行开展内外部检查时该部分会计档案无法现场调阅，检查效果受影响。
对于保管期限届满的纸质会计档案，按照现行制度进行清理销毁。需要由保管部门会同业务部门对拟销毁的会计档案进行清理造册，逐级审批，并邀请纪委、内审、办公室等部门共同派人现场监销。由此可见，清理和销毁流程不但耗时耗力，还隐藏风险。
（四）会计档案管理未与核算系统升级同步，磁介质和光介质档案调阅难度大
人民银行现阶段管理大部分磁介质和光介质会计档案是在特定的应用系统中生成的，调阅磁介质会计档案需要在特定的、旧的运行环境中进行。但是，随着应用系统版本的升级、换代、更新，部分磁介质会计档案已无法调阅，失去了会计档案管理与有效使用的真正意义。
（五）会计档案管理工作的监督检查流于形式
会计档案是会计工作检查的一项内容，但基层人民银行在实际会计工作检查过程中，存在只查看登记簿的建立或档案的装订、整理等情况，对于档案的归类是否正确，归档是否及时、全面、实物与账簿核对是否相符，是否具备安全措施等检查得较少，造成监督管理的漏洞。
三、会计档案电子化管理的优越性分析
所谓会计档案的电子化管理即将会计档案管理的对象由传统的纸质档案为主的管理，转变为对记录会计业务活动的各类会计业务电子资料在计算机及其媒介质上的管理。与传统的会计档案管理模式相比较具有更大的优势，也更能适应当前会计核算发展的需要。主要体现在：
一是简化了会计档案建立和归档的流程。当前人民银行的各类会计核算系统基本上均具有对凭证或报表等会计资料进行汇总、导出和保存的强大功能，以前需要手工编制或打印的会计资料可以直接在各类系统中进行生成并电子化保存，纸质的原始凭证也可以通过扫描仪等电子设备进行电子化。与传统的会计档案建立方法相比较，各类电子会计档案资料的建立流程更为简捷高效，减少了很多中间环节。
二是降低了对会计档案保管环境的要求。会计档案电子化保管后，需要保管是只是存有各类电子会计档案的计算机或计算机媒介质，空间大幅度压缩，除了便于携带和传输外，对保管环境要求明显降低，更有利于在防盗、防火、防潮、防尘、防有害生物、防日光和防其他毁损等环节加大投入，提高保管水平。
三是提高了会计档案查阅和清理的效率。电子化管理的最大优势在于提高了查阅和清理效率。内外部检查人员得到合理的授权后，通过对合理归档后的电子会计档案在计算机设备中进行操作，调阅会计档案变得异常便捷高效，也更便于检查监督。同样，清理电子会计档案只需要在计算机中进行有条件的简单检索，就能够轻易找到符合保管期限届满或其他条件的会计档案，极大的提高清理效率。
四是符合当前绿色、低碳办公的趋势。纸质档案的在形成、收集、整理、查阅等阶段需要耗费大量的纸张，以及占用打印机、装订机、复印机等设备耗材，并且这种投入是持续的，所需财务费用在办公经费中的比重有不断扩大的趋势，加大了央行履职成本财务压力。实行会计档案进行电子化以后，只需要一次投入，后续只有零星维护费，具有低碳、绿色、可持续使用的明显优势。
四、会计档案电子化管理的可行性探讨
随着计算机科学技术的不断发展，人民银行的会计核算已基本脱离手工处理的阶段，各类业务系统功能日趋完善，为会计档案的电子化管理提供了可能性。
（一）结合实际开发切实可用的会计档案电子化管理系统
开发建立人民银行会计档案电子化管理系统是人民银行会计档案电子化的先决条件。会计档案电子化系统应具备与管理实物会计档案同样的功能，同时要克服以往磁介质会计档案未与会计核算系统升级同步，调阅难度大的问题。可以将需要建立档案进行保管的会计资料通过现有的会计核算系统类似导出、保存或打印接口以文本或电子表格的形式进行导出或扫描，再上传至会计档案电子化管理系统中，从而解决磁介质会计档案未与会计核算系统升级同步无法调阅的问题。对于外来的会计资料如纸质凭证、报表等，可以通过扫描设备进行电子化后，再上传至会计档案电子化管理系统中进行管理。由总行或省会中心支行集中管理会计电子档案的数据库，基层行负责对本级核算单位的会计档案按要求进行采集、归档。
（二）修订完善现行会计档案管理制度
随着人民银行会计管理制度改革和会计电算化的发展，会计资料的内容、形式也发生了较大的变化，需要以新的规章制度予以规范指导。会计档案电子化管理同以往的会计档案管理模式比较，档案的建立、归档、调阅、清理等管理方式均发生了较大变化。要相应修改完善人民银行的会计档案管理制度，并建立会计档案电子化管理系统内控制度、操作流程、应急预案等，以适应会计档案电子化管理的要求。
（三）加强会计档案的安全认证及保密管理
对会计档案实行电子化管理后，一是应充分顾及电子设备的防盗、防磁、防雷电等安全要求。若是电子会计档案数据库由省会中心支行以上的机构进行集中管理，将可大大降低上述风险；二是要以适当方式对会计凭证、报表等电子会计档案进行认证。可以根据实际情况改进会计资料的确认方式，如由相关人员在系统中通过电子签名的方式予以确认等；三是提高访问权限的限制。相对于纸质档案而言，电子化档案泄密和遗失的风险责任更大。因此不但要做好电子会计档案的安全认证、备份保管等工作，还要不断加强关于电子会计档案管理方面的人员配备、保密教育、职业教育等方面的软环境建设。
一、事业单位人事档案电子化管理的好处
随着科学技术的迅猛发展，信息技术水平逐渐提高，被社会中的各行各业广泛地应用于生产生活当中，事业单位的档案管理方面也自然不能例外，要加强自身与新型信息技术的融合，将信息技术充分应用到事业单位的人事档案管理当中，注重应用创新手段，完善管理方式，实现人事档案电子化的管理。
人事档案电子化的好处诸多，其中比较显著的就是方便、快捷、高效的特点。在档案管理中融入电子化的技术手段，能够大大减轻档案工作人员的工作强度，并且使其对档案的管理效率有显著的提升。此外，应用电子化档案能够极大地减少单位在档案方面的成本，电子化的档案打破了传统纸质档案的纸张限制，都存储于计算机当中，并且进行档案的传递时，电子化档案更加方便快捷，省时省力。
此外，在档案信息的利用率方面，电子化档案与传统的纸质档案相比对信息的利用率也有极大的提高。传统的纸质档案将信息都呈现在纸张当中，如果想要查找借阅是十分不便的，需要在庞大的信息量中进行查找，费时费力。而电子化的档案则可以使信息的查找做到方面快捷，它利用互联网信息技术，能够在海量的信息中快速找出所想查找的一项，并且遗漏率极低。因此，电子化档案能够在现代化的事业单位中得到广泛的应用。
二、加强事业单位人事档案电子化管理的策略
（一）事业单位必须完善人事档案电子化的管理制度。事业单位档案管理实质上是一件比较复杂的工作，完善对事业单位人事档案管理机制是保障事业单位人事档案电子化工作顺利开展的基础。事业单位应根据国家的有关规定，完善人事档案管理机制，明确档案的储存标准和管理方法。
随着经济的发展，事业单位的壮大，事业单位中各部门也呈多元化的发展趋势。因此，人事档案管理部门也应该与时俱进，各部门之间各司其职，各管其是，对于不同部门之间的档案要分开管理，避免混淆。如果两个部门之间需要借鉴人事档案时，应做到及时登记注明，以免发生电子信息错乱或者丢失的现象。此外，事业单位不要盲目借鉴其他事业单位的管理方法，要针对自己单位的特点，建立一套属于本单位特有的事业单位人事档案管理机制。
（二）事业单位必须加强对人事档案管理的重视。对于人事档案管理部门，事业单位必须要加大重视程度。事业单位领导者应该转变思维理念，如果高层领导都不重视这个理念，那么即使人事档案员有这样的认识，也会因为缺少技术设备或者相关人员的支持而无法实现合理的管理。此外，人事档案管理人员的意识对人事档案工作有着极其重要的影响力。人事档案管理看似是一份轻松的工作，但人事档案的信息录入需要管理人员有一定的耐心与责任心，否则容易引发工作者的懒惰心理。因此，事业单位领导应该建立明确的赏罚机制，对人事档案管理者起到激励作用，避免人事档案管理者出现消极情绪，不利于工作的进行，甚至会给整个事业单位带来不利影响。所以要引发人事档案管理者的工作热情，使他们认识到自己的部门不是可有可无的，是对事业单位的发展起着重要作用的。事业单位人事档案的管理者也应该不断提高自身的综合素质，成为符合事业单位标准的复合型人才，要熟练掌握自己的本职工作，在各部门来进行信息查找时，能够迅速找到。在工作出现问题时能够及时修复和改正，并给出建设性意见。
（三）事业单位必须加强对人事档案管理的科技创新。对人事档案管理进行科技创新，最重要的就是要利用新型的信息化手段进行人事档案管理，将事业单位内部资料采用数字化的收集和整理，使大家能够方便快捷地使用。这样做也可以避免传统纸质档案年限过长导致的档案字迹模糊、纸张腐烂受损、后期更改困难等现象，还可以节约储存空间、便于快速查找等，使得事业单位资料与事业单位发展的步调一致。在运用新科技进行人事档案管理的同时，人事档案管理部门应注意人事档案管理系统的后期维护工作，要定期更新软件系统、做好硬件设备的维修工作等，使人事档案能够正常运行。同时各部门之间要注重沟通，做到资源共享。
关键词：国有企业；人事档案；电子化管理；风险
人事档案管理工作开展得好坏，直接关系到企业自身发展情况，开展高效的档案管理工作，能够促进国企向着更加良好的方向发展。这一背景下，国企为了更好地开人事档案管理工作，纷纷引入了信息化手段，以促进人事档案电子化管理方向转变，这一转变有效提升了整个工作的质量与效率。但通过大量实践表明，开展电子化人事档案管理时，很可能出现一些风险，导致整个工作并未体现出最大的价值，在一定程度上制约了国企的发展。所以，国企需要针对人事档案电子化管理中存在的风险，制定出相应的防范措施，降低各类风险的发生率，为国企更好的发展奠定良好基础。
一、人事档案电子化管理的优势
以往阶段，企业开展人事档案管理工作时，通常以人员手工与纸质管理模式为主，管理效果较差，不利于企业对人事档案的使用，在一定程度上干扰企业正常运行，而人事档案电子化管理的出现，则有效改善的这一情况，具体来说，主要体现在下述四个方面：
1.易于分类
对于国有企业来说，人员数量较多，人事档案信息较为庞大，其中涉及很多方面的信息，如人员姓名、联系方式、薪酬待遇、以往工作经验、所处岗位等，对于这些档案来说，需要分门别类地管理，只有这样，才会使档案发挥出最大的作用。以往阶段，通过人员手工管理时，由于档案信息庞大，导致管理人员难以准确掌握档案的真实情况，影响档案的分类，使档案杂乱无章的堆放到一起。而应用信息化管理手段时，会有专业的软件设计人员设计出性能良好、功能较为完善的人事档案管理平台。整个平台由多个功能模块构成，其中包括分类功能，将人事资料导入到该平台后，只需要简单点击“分类功能”，平台会自动对人事资料予以分析，根据分析结果，结合前期设置的分类标准，将人事资料划分到相应类型当中，操作简单，无需人员过度参与，使得人事档案分类更加科学、合理。
2.储存量较多
纸质管理模式是在获取职工信息后，书写到纸张上，通过对纸张的保管，以达到人事档案管理的目的。对于这一管理模式来说，所用的纸张具有边界，只能在边界范围内书写，因而存储的信息量并不是很大，若对大量人事档案进行管理，则需要采用很多纸张，为管理工作带来麻烦。以A4纸为例，尺寸为210×397mm，而人正常写字时，1cm2约为1个字，也就是说，在一张A4纸上仅可书写600字左右，字符较小一些，书写字数可增加一些，但相对于庞大的人事档案信息来说，这些字数依然仅占其中非常小的一部分。而采用电子化管理模式后，则可改善这一问题，大大提升信息的存储量。在电子化管理模式当中，以计算机硬盘为主要的存储场所。对于硬盘的存储空间来说，是虚拟存在的，无须将信息记录到实物上，因而存储量非常高。目前，在计算机领域内，硬盘容量最高已达10T以上，日常常用的硬盘容量也有数百G，能够存储数亿的文字、数字信息，远远高于以往的纸质存储模式。
3.应用方便
对于以往的纸质管理模式来说，将人事档案记录到纸张之后，会将其放置到相应的位置存储，在需要使用档案信息时，由管理人员从庞大的资料当中寻找出来。这样需要消耗很长的时间，导致档案信息的应用并不是很方便。而采用电子化管理模式后，则可有效改变这一问题。该管理模式当中，主要通过计算机完成信息录入、存储以及提取等工作，只需要在电脑管理系统内，录入所需要查找的关键词，计算机可以在较短的时间内将所有与该关键词相关的信息提取出来，并展示在用户眼前，用户只需要根据具体需求，选择出最终的档案信息即可。同时，在信息检索时，录入的关键词越多、越准确，所检索出来的档案信息也会越少，进而对人事档案的应用提供了方便。
4.提升工作效率
对于传统纸质管理模式来说，主要是人员管理为主，任何工作的开展，均需要由人员完成，如由人员抄录信息，由人员查找信息等，而人的精力与时间有限，不仅会出现一些错误，而且工作效率也不是很高，导致整个工作效率有待提升。同时，对纸张存储时，很容易受到外界因素的影响而破坏，如放置到潮湿环境当中，会加快纸张的腐烂速度，还会使纸张上的文字变得模糊；若存储场所出现火灾，将会导致资料内容完全消失等。受到这些因素的影响，使企业无法有效对档案资料进行应用。而应用电子化管理模式时，通过计算机代替了人员，无需人工抄录信息等工作，人员只需要对计算机进行操作，即可在最短的时间内，完成整个人事档案管理工作，大大提升了该项工作的效率。同时，信息存储到计算机硬盘当中，不会受到潮湿、火灾等因素的影响，即便硬盘损坏，也可通过相关技术将其修复，提升了档案信息的安全性。此外，电子化管理无需采用纸张，具有一定的环保作用，有利于社会可持续发展。
二、国有企业人事档案电子化管理常见风险
虽然，相对于传统人事档案管理模式来说，电子化管理模式具有较多的优势，但通过大量实践表明，电子化管理依然会出现一定的风险，导致档案信息损坏，或者是被不法分子所窃取，不仅对职工个人生活与经济财产带来一定隐患，同时还会威胁到国有企业的发展。具体来说，国企人事档案电子化管理中常见风险包括下述几个方面：
1.物理网络安全风险
在电子化管理模式当中，需要应用很多物理硬件设施，如计算机、硬盘、键盘、鼠标等，这些硬件设施性能的好坏，直接关系到档案管理的效果。然而在实际应用时，这些硬件设施很可能受到一些因素的影响而损坏，进而影响在电子化管理中的作用。具体来说，主要体现在两个方面：一是自然方面。自然界作为人们生存的主要场所，一些自然事件很可能对计算机等硬件设施造成损坏，如在雷雨天气下，计算机未做好避雷措施，由于在短时间内电压迅速上升，会将计算机芯片烧坏；在地震、暴风等天灾情况下，也可使硬件设施产生损坏，严重情况下，甚至会出现毁灭性的破坏。二是人员方面。开展电子化人事档案管理工作时，虽然无需人员直接参与进来，但是计算机的操作依然由人员完成，若人员对计算机知识不了解，或是未能正确操作计算机，也会带来一定的风险。如操作人员随意断电，可能会损坏内存、硬盘、电源等原件，对资料造成破坏。
2.内部网络安全风险
在整个网络体系当中，可划分成两个组成部分，一个为外部网络，另一个为内部网络，即局域网，在局域网运行的过程中，可能受到多方面因素的影响而出现信息安全风险，具体来说，体现在下述几个方面：（1）员工安全理念缺失。人员作为局域网的操作与管理者，只有具备较高的安全理念，才会防止各种安全风险的出现。但对于很多国企来说，并未对人事档案电子化管理产生应有的重视程度，没有聘用高素质管理人员，导致人员的安全意识相对较低，进而经常诱发各种信息安全事件。比如，人员应用完计算机后，未及时将系统关闭而离开，为其他人员的观看提供了机会；利用企业局域网浏览一些不健康的网站；未能及时对计算机系统更新等，这些情况均会导致信息泄露。（2）随意安装各种硬件装置。现代计算机领域，存在很多移动硬件，这些移动硬件的出现，为人们的工作提供了方便。但是对硬件使用时，很可能会被植入一些病毒，若将植入病毒的硬件插到企业计算机后，这些病毒就会传输到计算机内，进而对计算机内存储的数据进行破坏或窃取，对国企人事档案管理造成严重影响。
3.外部网络安全风险
对于国有企业来说，通常都有规定表明，网络不可与外网连接到一起，以防止内部信息泄露的事件发生。但职工进入企业后，为了确保职工有效完成本职工作，企业通常会赋予职工自主拨号上网的权利，所以在实际当中，很难防止员工将内网与外网连接到一起，进而对人事档案资料带来了安全隐患。一方面，在系统运行时，会出现一些漏洞，这些漏洞的存在将计算机完全向其他人展示出来，进而为不法人员信息的窃取提供了帮助。另一方面，若在计算机中未能应用安全防护措施，则会在信息管理、传输等活动过程中被各种方式所攻击，如木马、病毒等，轻者会使信息泄露或损坏，严重情况下甚至会导致整个计算机瘫痪，无法正常运行，对整个人事档案管理工作造成非常巨大的危害。同时，需要注意的是，若出现了外网病毒攻击，危害性巨大，很难在企业内部寻找出根源，因而需要严格预防这一问题的出现。
三、国有企业人事档案电子化管理风险的防范策略
1.提升对物理网络的保护
通过上述分析可知，国企人事档案电子化管理过程中，很容易受到自然、人员两个方面因素的影响，导致档案信息出现安全隐患，进而降低整个工作的开展效果，对国企发展造成一定干扰。所以，国企开展该项工作时，一定要提升对物理网络的保护力度，具体来说，应从下述两方面着手：首先，针对自然因素来说，地震、暴风等天灾人们无法予以控制，因而只能时时关注自然天气状况，及时发现可能出现的情况，应及时将信息主要存储装置—硬盘转移到安全位置，待天灾过去之后，重新组装计算机，以保证人事档案的完整性。针对雷雨天气，可采用一些避雷措施，如屋顶装设避雷针，或采用避雷机箱等，以降低雷电对计算机造成破坏；其次，对于人员因素来说，应定期开展计算机相关的培训活动，通过这些培训活动的开展，使人员了解计算机的正确操作方式，避免人员出现随意关闭计算机等现象，进而减少由人员因素而引发的信息安全风险。
2.强化内部网络安全防范意识
内部网络作为人事档案管理的主要管理场所，确保内部网络安全，能够直接提升整个档案管理的质量，减少档案信息的泄露与损坏。所以，国企运营过程中，应强化职工的内部网络安全防范意识，防止出现由人员导致的内部安全风险。首先，提升职工的安全理念。国企运营时，通过会议、培训活动、网络教育等多种途径，向职工传授内部网络安全相关的理论知识，转变职工的落后观念，加强对内部网络安全重要性的了解程度，确保其在日常工作当中，能够有效约束与规范自身行为，使用计算机后，能够按照要求关闭；在工作时间内，不浏览与工作无关的网页与网站；利用专业的技术手段，定期对系统进行更新与维护等，以保证整个计算机系统处于健康状态下，减少信息泄露的机会。其次，在使用移动硬件使用时，也应注意规范性，将生活U盘与工作U盘区分出来，生活U盘仅限于企业外部使用，而工作U盘仅限于企业内部使用，以防网址、U盘交叉使用而被植入各种病毒，降低病毒入侵企业内部网络的机会。
3.加强对外部网络的监管与防控
除上述两个方面之外，国企还应加强对外部网络的监管与防控，具体来说，从下述两个方面着手：首先，制定出完善的网络使用制度，详细明确职工不可将内网与外网连接到一起，并针对这一情况，制定出相应的惩罚制度，以约束职工行为，确保职工工作时不会主动与外网连接，从而减少了外网病毒侵入内网的机会。其次，在计算机中安装各种安全软件，如杀毒软件，自动对计算机进行检查，确定系统内是否出现病毒。若发现，及时向工作人员报告，并将其灭杀；病毒拦截系统，分析想要进入企业内网的所有信息，若发现信息中存在病毒或不良代码，直接将其阻拦下来，禁止其进入内网；设置密钥，在人事档案管理系统上，设置相应的密码，并针对档案信息的重要程度，赋予内部人员相应的查看权利，不同权利的职工，仅能查看相应的信息，进而加强对人事档案的保护力度。
四、总结
综上所述，国企人事档案电子化管理的应用，有效提升了整个工作的质量与效率，为国企发展奠定良好基础，但需要注意的是，受到人员、自然情况、以及黑客等因素的影响，导致电子化管理中经常出现一些安全隐患，使人事档案损坏或泄露，危害国企发展。所以，国企人事档案电子化管理过程中，应加强对物理硬件以及内外网的保护力度，以降低安全隐患的发生率。
参考文献：
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【摘要】在大数据时代，各种数据资源不断增长，当数据增长到一定数量时很可能出现一种规律，通过采集大量数据，能够总结出数据的规律，从而为管理者提供帮助。目前我国医疗改革正处于关键时期，医院作为一种特殊的服务机构，需要适应时代的变化。这就要求医院加强自身的行政管理，利用先进的管理方法实现管理工作的提升。医院信息化水平成为评价医院综合实力的重要指标，利用大数据技术进行行政办公档案管理成为医院行政管理的发展趋势。
【关键词】大数据背景；档案管理；电子化
一、大数据与档案管理
（一）大数据。大数据也被称为海量数据，是指一种信息化资源，这种资源通过分析能够作为决策的依据。大数据具有大量、快速、多样、价值的特点。信息技术的发展推动了大数据技术的诞生，云计算就是其中的一种。大数据技术是指通过分析海量数据，从而对其中的规律进行整理与加工，从而为决策者所利用。大数据在解决实际问题中具有重要的作用，关系到民生领域，能够改善人们的生活，能够避免过去由于不了解规律而产生的错误，能够节省大量的时间与精力。
（二）档案管理。档案是在社会活动中形成的，主要是通过文字、图像、声音以及其他方式与载体保存下来的历史资料。随着信息时代的发展，档案的制作与管理进入信息化时代，电子档案也就孕育而生。电子档案是指通过电子化储存的档案资料。电子档案是档案工作创新的产物，具有纸质档案所不具备的优势，能够提高档案管理的效率。因此，档案管理人员需要重视档案的信息化建设，加强对档案信息管理的研究，从而让档案资料能够更好地保存。电子档案与传统纸质档案相比，其具有可复制的特点，且在档案制作的过程中，对于错误数据的删改是非常方便的，能够制定统一的标准，从而便于检索。电子档案的应用功能能够提高档案管理的效率，管理者仅需要通过计算机即可实现档案的调取、整理、归档与分类。电子档案最大的特点是数字化的数据，能够节省纸张与空间，这与传统纸质档案有着本质上的区别。
二、大数据背景下行政办公档案电子化管理策略
（一）提高行政办公档案管理人员的专业素质。首先需要建立完善的行政办公档案管理制度，档案管理人员需要不断提高自身的专业素质，从而提高自身的工作水平。行政办公档案管理是医院行政辦公工作的重要资源，需要提高档案管理人员的专业水平、服务意识以及实际操作能力。行政办公档案的电子化管理工作依赖于档案管理人员，因此档案管理人员的专业水平决定了行政办公档案管理的质量。电子化档案技术对于档案管理人员有着一定的要求，档案管理人员除了具备高度的爱岗奉献精神，还需要具备扎实的信息操作能力，从而将纸质档案转变为电子档案。这些电子档案能够为医院行政办公管理提供有效的支持，在现代医院中，行政办公档案可能涉及众多科室，这就要求档案管理人员能够及时为各部门提供服务，从而确保医院各科室行政办公管理的有序开展。
（二）提高档案管理人员的服务意识。档案管理人员要不断提高自身的服务意识，从而为行政管理人员带来更好的使用体验，将被动服务转变为主动服务，改进自身的服务理念，拓展新的服务模式，加强行政办公人员信息反馈的整理，从而提高行政办公档案电子化管理的科学性。行政办公档案是为了更好地服务于医院行政办公管理。电子档案不仅仅是将纸质档案数字化，更是要利用信息化技术，通过大数据技术对过往管理经验进行分析，从而做好决策管理工作。档案管理者需要谨记这一点，增强服务意识，在日常工作中不断发现需要改进的地方，从而为行政办公档案的电子化管理提供更好的服务，让医院行政办公人员获得更好的服务体验。可以从优化工作流程着手，在档案的采集、传输以及使用等方面加强资源共享，从而便于行政管理者的工作。
（三）加强安全管理。随着信息技术的发展，电子档案成为现代档案管理的主流趋势，但是由于电子档案自身的特定决定其具有一定的风险，因此采取单一的储存方式是不可取的。可以通过采取多种储存方式，例如硬盘式储存、光盘储存、网盘储存以及备份储存等多种储存共同应用的方式。通过多种储存方式的应用，能够确保行政办公档案的安全性，但是这可能增加对储存空间的要求，需要采购大容量的储存介质。同时考虑到介质的兼容性，需要不断更新储存方式，例如光驱的使用逐渐被淘汰，那么光盘储存的数据很可能损失，这就需要重新进行数据转移。
三、结语
综上所述，随着当今社会的发展，医院信息化水平成为评价医院综合实力的重要指标，利用大数据技术进行行政办公档案管理成为医院行政管理的发展趋势。在大数据时代，各种数据资源不断增长，当数据增长到一定数量时很可能出现一种规律，通过采集大量数据，能够总结出数据的规律，从而为管理者提供帮助。随着信息时代的发展，电子档案在现代医院档案管理中具有重要作用，行政办公档案管理要不断完善电子化管理的建设，从而为决策提供支持。
0 引言
如今，随着知识经济时代的到来，无形中改变了人们的生活和工作方式，信息通过计算机技术的整理，越来越便捷化、电子化，而电子文件的档案化也应运而生，越来越受到人们的青睐。当然，在科学技术不断创新发展的当下，在信息时代日新月异的今天，电子文件趋于档案化管理是新型管理模式的产物，实现了我国档案管理工作的规范化、便捷化。
1 电子文件的档案化管理
文件档案管理的电子化发展有效弥补了传统纸质档案管理的缺点，一种新型的管理模式广泛应用推广，在计算机技术与网络有机结合的作用下，档案管理实现了统一管理、规范管理，更加清晰化。这种管理应用模式在电子计算机网络中进行存储，有序分类整理，方便快捷性能大大提高，其长期高效的管理让档案管理服务工作为城市管理的安全稳定发挥了巨大作用。
2 电子文件档案化管理的优势
2.1 档案资源实现了共享
传统的档案记录由于是纸质记录，在档案使用时带来了时间及空间的诸多限制，而电子化的文件档案管理形式，则弥补了传统记录的缺陷，完全不受时间和空间的影响，通过计算机网络的系统管理实现了档案信息资源的共建共享，解决了纸质档案存在的问题，而且电子档案可以在电脑终端进行互相传递，大大提高了服务效率，使得档案资源跨越了地域限制，可以在任何地方查阅，充分发挥了档案利用的价值。
2.2 存储占用的空间小
传统的纸质档案随着信息内容的不断增多，在保存和管理工作中相应需要占用的人员、空间就相应增加，极大的浪费了人力物力。而对于档案管理的电子化过程中，工作人员将档案文件内容存储到计算机的硬盘中，并加以分类保存，硬盘的存储量是非常大的，上万张纸记录的信息通过电子化处理后占用的内存都能进行保存，这正是档案管理信息化的优势所在。
2.3 电子文件档案化管理操作简单
通过相关档案人员利用计算机进行操作，将文件内容输入到计算机中，档案文件管理电子化实现了建立，在增加或删除相应档案时都可以通过计算机进行，与传统纸质档案不同，避免了修改痕迹的工作，让更改档案变得容易许多，规范了档案管理，在日常查询中节省了大量时间和精力。
3 电子文件档案化管理新思维
3.1 工作流程介绍
对于新型的工作模式，要熟悉其工作流程，相关部门在进行电子文件档案化管理过程中，一是对需要记录的档案文件进行搜集分类整理，同时借助扫描仪先将内容扫描到计算机中，通过互联网传输显现到工作人员的视野中；二是把需要的内容文件集中汇总到计算机中进行保存；三是将分类保存整理好的电子档案信息分享发送到各个档案管理部门，通过这种信息共享的方式，各个档案部门对电子档案信息结合本部门职能进行筛选，根据不同的内容在计算集中进行保存储备，并根据实际进行修改完善。当然，为了提高档案信息的安全性，防止计算机被黑客或病毒破坏，对于重要的档案信息要进行备份，或者采用更加安全的措施进行保管。
3.2 电子化文件应遵循顺序整理
档案文件管理通常会通过日期进行属性区别，由于文件在更改或者备份时，文件中的日期标识是不会发生变化的，所以电子化档案文件管理时，应重视管理的顺序排列，无论在查找、更改或是共享时，都会提高服务的使用效率，避免排序不当造成的混乱，或查找的不方便，只有这样才能保证档案管理的规范有效使用。
3.3 电子文件档案化管理的注意事项
电子文件档案化管理的安全保障也不同于传统纸质档案管理方式，对于加密和重要的文件资料，在保管过程中往往要加强安全保障，我国计算机安全网络并不能保证档案文件的绝对安全，所以通常在保存时对于重要文件应采取加密隐藏的方式，并使用防止病毒或恶意程序侵蚀的安全软件进行防护，避免重要文件的窃取、丢失等情况发生，所以相关管理人员在日常的电子化档案信息管理时，应对重要文件提前备份，确保档案信息的安全性。
3.4 电子文件档案化管理的检测与维护
电子文件档案化管理工作内容是不断增加的，由于其存储载体通常是硬盘、U盘或者是网上云盘等，这些存储介质的特殊性往往会受到外界因素的干扰，所以在存储归档的同时，应对存储设备进行日常维护修复，专业档案管理人员需要对计算机进行定期检测，数据采集修复也是不可避免的，只有细心维护，才能保证文件档案电子化的安全管理。总之，进一步加强对存储载体的检测和维护工作对于保障档案管理工作的安全性意义重大，及时检测、及时处理出现的问题才能保证存储设备的使用效能，针对检测出的问题进行标记研究分析，制定档案信息化管理技术方案，是优化电子文件档案化管理的重要途径。
4 电子文件档案化管理的应用前景
4.1 信息化将进一步推动传统档案管理的变革
随着档案信息化的深入推进，使得传统档案管理向数字化迈进，档案管理渐渐适应了从纸质环境向数字环境的转变和迁移，档案信息化使得档案工作的管理从方法、理念、流程等多方面产生了明显的差异。信息化、数字化的到来，让以手工操作为主的传统档案管理方式淡出了人们的视野，通过运用计算机技术将归档、馆藏建设、目录、统计等各项业务顺利快速开展，数字化给电子文件档案化管理的各业务环节实现了无缝衔接，大幅度提高档案管理的效率和质量是毫无疑问的。新的技术、新的模式不断促进档案管理的自动化、现代化发展，并激发档案保护的新思路，彻底改变了档案目录检索方式，档案资源数据库的探索建设，档案网站的创新开发，都使得传统档案业务工作插上了新的翅膀，不断向更加规范高效的模式迈进。
4.2 促进档案工作标准规范体系的完善
文件档案的电子化发展有利于电子文件管理标准体系的建立与完善，我国传统档案管理的标准规范在长期发展过程中逐渐健全，但为了适应新技术、新环境，尚需将部分标准进行修订，建立新的标准规范。
4.3 提供更多的有效资源与服务
电子文件档案化管理满足了当代社会的日益增长的档案信息需求，不断推进了档案信息资源的深度开发利用，信息化的最大优势就是以先进的技术手段实现了最大范围的信息资源共享，实现了档案管理的真正价值。正是基于种种新模式带来的社会效益和经济效益，有计划、分步骤推进传统档案管理的数字化发展，是今后档案信息化建设的重要方向。
4.4 推进信息技术应用的纵深发展
电子文件档案化管理的信息化、数字化发展体现了信息技术应用的纵深发展，以数字档案馆的应用为例，其中就应用到信息扫描技术、识别技术、图像处理技术、光盘库技术等诸多数字化关键技术，而数字档案馆的建设也是现代信息技术与传统档案管理深度融合发展的成功结晶。
