时间：2023-06-06 09:39:15
开篇：写作不仅是一种记录，更是一种创造，它让我们能够捕捉那些稍纵即逝的灵感，将它们永久地定格在纸上。下面是小编精心整理的12篇档案信息化，希望这些内容能成为您创作过程中的良师益友，陪伴您不断探索和进步。
作者简介：高友爱（1960-），女，辽宁大连人，辽宁省电力有限公司大连培训中心办公室，馆员。（辽宁 大连 116023）
中图分类号：F270.7 文献标识码：A 文章编号：1007-0079（2011）24-0071-02
一、案例介绍
案例1：2007年，辽宁省D市三道沟乡发生一起人身触电事故，造成一名攀登变压器台的6岁儿童死亡。供电部门拿出了2000年与这个变压器台的产权单位所共同签署的《供用电协议书》的证据，内有“变压器归产权单位管理并使用”的字样。经法院几经审理，而最终裁决该乡供电所不承担赔偿责任。
案例2：2008年，辽宁省F市一家企业发生债务纠纷，法院一审裁决其担保人――F市供电部门承担连带责任。在二审辩论中，F市供电部门法律人举出担保事宜已于2006年转给另一企业的书面证明，法院二审裁决F市供电部门不承担责任，而追究新的担保人的责任。
案例3：2010年，辽宁省T市职工王某与单位发生劳动纠纷而上诉劳动争议裁决机关，由于单位出具的证据仅属于在单位网上公布的电子文件，缺少加盖的企业印鉴，缺少企业法人的亲笔签名，并没有形成纸质文件，劳动争议裁决机关不认定其电子文件的法律效力，不能作为证据使用。
二、档案信息化概述
档案是人类社会各项实践活动的真实记录，是社会的宝贵财富，是人类重要的历史文化遗产。档案事业是维护历史真实面貌的永恒事业，档案工作深植于人类社会的活动，当然包括企业单位的活动，与社会进步与经济发展同步，并随着社会文明程度的提高，越来越深入到社会生活的各个方面，在经济发展、科技进步、精神文明建设中发挥越来越重要的作用。
进入新世纪后，我国的信息产业乘上了高速列车而得到快速发展。档案管理工作同样表现出信息化趋势，档案的收集、整编、管理、使用，更多地体现在自动化、实时化、网络化上，不仅减轻了档案管理人员的工作负担，而且检索查询更为方便，一般都可在内部网络上完成，无论是在时间还是空间上都显得非常简洁。
为了有效地开发、利用档案信息资源，除涉及机密的档案之外，其余档案资源可以通过信息化处理上网传递，资源共享，以便得到更加充分的有效利用，更好地为企业建设与发展服务。这是无可非议的创新之举、改革之举，也是不以人们意志转移的客观规律，是档案管理现代化的有效途径和发展方向。这就是档案信息化的基本概念。
所谓信息化档案则是将档案实体信息化、电子化，提倡无纸化办公，全部档案将在电子计算机系统中产生、传递、储存并使用。它的要害是取消纸质档案，档案没有原稿，文件原稿的责任者签字都在计算机上完成。
三、档案信息化决不等于信息化档案
笔者认为，档案管理工作具有严肃性、严谨性和保密性的特征，档案信息化只能是为档案管理工作服务的一种工具、一种手段、一种方式，而决不是档案管理工作的最后归宿，档案信息化与信息化档案虽然有一定的联系，但归根结底还是有着本质的区别，不能混为一谈。不应该也不可能把档案管理通通归结到信息化档案唯一途径上，也就是说档案信息化决不等于信息化档案。在档案管理工作中，片面地强调无纸化办公，取消纸质档案的作法弊大于利，不可盲目地宣扬和全部推行。理由如下：
1.取消纸质档案（含文件没有原稿、原稿上计算机字体签名）无法律依据
电子文件、电子档案尚待国家正式立法，国家档案行政机构缺乏档案无纸化规划、设计和规范，目前只能对纸质文件成为制度上法律上的选择，也就是说法律还没有承认电子文件、电子档案其原始性、真实性、可靠性、权威性。立法是一项严肃的政权行为，必须按照严格的法律程序进行。如翘首以待的《电力法》的修改经过了比较漫长的时间，也得到了专家和业内外人士的首肯，然而至今仍未正式提交人大常委会审议。至于电子文件、电子档案何时立法、何时颁布，难以估计，所以在现行法律尚未认定电子文件、电子档案的法律效力、废除纸质档案的情况下，绝对不可以用电子文件、电子档案的替代或取消纸质档案。据了解，尽管无纸化办公喊了这么多年，也做了多方面的努力，但是目前全国尚未有一个行政机关和企事业单位实现了真正意义上的无纸化办公和无纸化档案，相反随着事业的发展，办公用纸量却是越来越大。所以，无纸化办公和无纸化档案只能是一种可望而不可即的美好愿望，还是应该实事求是，以正视现状为好。大力鼓吹甚至强行实行无纸化办公和无纸化档案，要么是不懂得档案管理工作的方针、政策、原则、方法和要求，要么就是凭主观意志的盲目指挥，要么就是不顾现状的急于求成。
2.档案是信息，但信息不一定是档案，档案和信息的定义有原则的不同
档案是工作中办理完毕的经过科学分类整理的文献。信息是根据工作需要购买、索取或在网上传递的参考资料。档案是真实的历史记录，具有法律效力的证据，而信息却没有这方面的要求，所以档案的信息化决不是将档案置于信息的地位，只是在网络技术上的一个名词而已。信息理所当然地要实现信息化，但档案未必要完全实现信息化档案，它可以存在于多种形式之中，信息化仅仅是其中的一个方面。
3.纸质档案明显的具有原始性、真实性、权威性的特点
正是纸质档案的特点决定了它是不容修改的，而信息则可以利用电子计算机等设备任意移植、嫁接、拼凑、修改，电子文件、电子档案虽是名义上的档案，却具有信息的特点，其原始性、真实性、权威性难以考证判断，一旦出了本单位的大门，则难以认可。至于近年来兴起的电子印章，有的人也对其充满了不确信感，这就不足为奇了。在国家及行业已经颁布的电子文件管理的国家标准、行业标准中，明确规定必须实行电子、纸质形式的双套保存，即“双套制”机制，这不仅是一个单纯的技术解决方案，而是一个不容动摇的制度化方案。
4.纸质档案寿命较长，可以长久保存、长久利用
虽然纸质档案偶然也会发生病虫害，但是现代科学手段（技术或药物）完全能使安全问题得到控制、预防，从而保证了纸质档案的安全长久保存。而电子文件、电子档案则寿命较短，难以长久保存、长远利用。计算机软件打不开，内容不能读取的现象屡屡发生，至于硬盘中丢失或被修改的事情也绝非鲜见，更不用说遭到“黑客”的侵袭以及病毒的感染，使人提心吊胆，防不胜防。有人说：“将电子文件、电子档案刻入光盘，可以永久保存”，经有关专家论证，至今也没有定论，但大部人认为，即使是光盘寿命也并不长远，也不能永久保存。所以，妥善保存完整、准确、系统、规范的纸质档案，在一个相当长的历史时间内，仍然是安全、长久的有效办法。
5.从档案管理的法律法规上，纸质文件仍具主导地位
《档案法》规定档案管理要标准化、规范化、现代化，是指档案管理要创新观念、创新机制、创新手段，充分利用现代化新设备、新技术、新材料、新手段武装档案管理，并不是不要纸质档案。档案管理创新的根本原则是不能违背现实社会和现实法律的规定，如果背离了这项根本原则肯定是行不通的。再从《保密法》分析，涉及秘密的档案不宜上网（指局域网）公开传递，如果涉及秘密的档案不能上网，则电子文件、电子档案就不完整，不完整的档案，就不可能准确、全面的提供有效利用。这样就违背了档案管理必须完整、准确的基本要求。增强档案安全意识，是档案管理工作历来所坚持的方针，一定要把安全防范措施放在首位，对于那些密级较高的档案，原则上不进行数字化，可采取其他保护和复制措施。所以档案管理的改革是一项严肃而又慎重的大事，不可掉以轻心、马虎从事，必须以积极、慎重的态度严肃地对待档案管理改革工作。历史在前进，档案事业也要持续稳定的健康发展，才能跟上时代前进的步伐。
当然，以上仅仅是在分清档案信息化与信息化档案的基础上，从不能用取消纸质档案而进行论述的，笔者的观点是档案信息化不等于信息化档案。实际上并不是否定电子文件、电子档案，更不是否定档案管理的信息化。
应该说，档案信息化管理是档案部门的一项基础性业务工作，是档案管理向现代化迈进的必由之路，是档案工作实现历史与未来有机链接的战略之举，需要从各方面予以重视，从基础建设、信息资源建设、目录数据库建设以及管理人员的业务素质等方面予以加强。
随着信息化时代的到来，在未来的信息社会决定一个国家和地区生产力发展水平的不再是自然资源、历史条件等，而是包括知识在内的各种信息，信息将成为知识经济时代最为重要的资源。信息化已成为全球经济竞争的制高点，它是衡量一个国家和地区的国际竞争力、现代化程度、综合国力和经济成长性的重要标志。尤其是我国加入世贸组织以后，一个企业能否在国际竞争中不被淘汰出局，在很大程度上取决于其信息化管理的水平。
档案是信息社会经济和社会发展的宝贵信息资源，档案资源信息化是新世纪档案事业发展的必然趋势，是国民经济和社会信息化的一个重要组成部分，是将档案资源和档案各项管理过程数字化，通过信息系统加工和计算机网络的传输，实现档案资源的合理配置与有序、有效开发利用，实现档案信息资源的社会共享。要正确理解档案资源信息化的内涵，还应从以下几个方面来把握。
一、档案资源信息化的核心内容是档案信息资源的建设。档案资源信息化的对象主要是档案资源，因此档案信息资源建设水平直接决定档案信息化的内在质量，关系到档案资源的有效开发与利用程度。只有通过档案资源的合理配置和数字化、网络化，才能真正实现档案资源信息化目标。
二、档案资源信息化的基础是信息技术的应用。无论是档案资源加工的数字化，还是档案信息传输的网络化，都是以计算机技术、通信技术以及相关信息技术为工作手段和技术基础，档案资源信息化离不开信息技术在档案领域的应用。
三、档案资源信息化的目的是档案信息资源的社会共享。信息化的目的是信息资源的有效开发与利用，这同样也是档案资源信息化的实现目标，档案资源信息化就是要通过计算机网络的信息传输，最大限度地实现档案信息资源共享，从而创造档案的社会效益和经济效益。
通过档案资源信息化，可以建立起多层次、多种类、跨系统的档案信息资源，运用现有集中统一管理的档案工作原则与管理体制，实现档案信息资源的网络管理和合理配置，实现档案即时信息和历史信息的链接利用，实现档案室基础与档案馆主体管理的一体化，从而使档案信息资源成为国家的宝贵信息战略资源，成为社会化的信息主体，这是档案事业可持续发展战略的重要内容。档案是不可再生的资源，是孤本性的历史记录，但经过信息化的档案是可重复、多平台利用，以创造最佳的经济效益和社会效益。
通过档案资源信息化，实现档案资源信息的社会自由共享，可以进一步提高社会档案意识，提高档案的社会开放和利用程度，提高档案标准化水平，强化社会化服务功能，从而实现档案事业“依法治档”的局面；通过档案资源信息化，实现档案信息的数字化、网络化，可以进一步增加档案信息和档案工作的科技含量、技术含量，带动档案人才、技术、管理、理论等各个方面的发展，从而实现档案事业“科教兴档”的目标；通过档案资源信息化，采用先进的信息管理手段和社会服务功能，全面理顺信息条件下档案传统管理与现代管理的关系，实现档案馆网和档案资源的科学、合理配置，实现馆室一体化、文档一体化以及标准化等先进的档案科学管理，从而实现“科学管档”的要求；通过档案资源信息化，利用网络这一最为有效和先进的信息传播方式，大力开发档案信息资源，加快档案开放步伐，提高档案的开放性和利用的主动性，实现全社会档案信息资源的自由共享，实现档案的社会价值和经济价值，这是充分“开发用档”的有效途径。
档案信息资源建设是档案资源信息化的一项基础工作，其核心内容是档案信息资源库的建设。只有建立起资源配置合理、特色突出、利用方便的档案信息资源库，才能有效地实现档案信息的共享，满足社会对档案信息的需求。
档案要成为可利用的信息产品，需要进行对档案的组织、加工和生产，按照不同历史时期、不同载体的档案资源情况，建立两大资源信息系统。一是要建立档案目录数据库系统，将以往形成的、可开放利用的档案按照规范的著录和标引要求，建立档案目录数据库，通过网络检索利用及信息反馈形式，提供档案原件的利用服务；二是要建立档案文本信息资源库，通过档案行政管理手段，协调各单位形成的电子文件、电子档案，组织上网提供利用。
随着网络技术的发展和应用，档案信息在检索手段、途径、范围和检索的效率上都发生了根本的变化，它突破了时空的限制，实现了服务角色的转换，同时克服了信息间的脱节问题，使实现最大化的档案信息资源共享成为可能。可以说，信息网络化为档案信息的社会化服务提供了最佳的技术手段和实现途径。
（一）档案信息制度不健全带来的信息安全隐患
在档案信息化突飞猛进的背景下，相关的档案信息安全管理制度却未及时地建立起来，给别有用心的人窃取和不当利用档案信息以可乘之机，严重危害着档案信息的安全。比如，有的档案管理单位解答了档案利用者的问题，因为认为该问题具有代表性，就将该问题放入常见问题资讯库中。若该档案管理单位缺乏档案信息的保护制度和保密意识，没有对咨询人的个人信息进行必要的屏蔽和处理，可能会造成用户信息的泄露，侵犯档案利用者的隐私权。再比如，有的地市住房公积金管理网络系统由于缺乏相应的安全制度和技术保障措施，只需要输入公积金缴存人的姓名就可以查阅到其工资水平和住房公积金缴纳情况，而个人的收入状况属于个人不愿向外界透漏的的隐私，这就造成了个人档案信息的泄露。
（二）档案网络化管理带来的信息安全隐患
网络化管理给档案管理工作带来便利。但是，计算机感染木马病毒和遭受黑客恶意攻击的风险给档案信息的安全性带来隐患。木马程序一旦侵入档案管理系统，很可能会破坏档案信息数据，甚至会采取篡改、盗窃、销毁档案数据的破坏手段，造成档案管理的混乱，给档案数据的安全性带来致命损害。另外，以光盘、硬盘等存储介质为载体的电子数据档案有其自身不可克服的缺点，如信息数据不够稳定、易于损坏和难以固定保存等，加之档案存储设备更新速度很快，若不对档案存储设备以及相关的计算机硬件和软件及时更新，解决数字档案的格式转换等问题，极易造成档案数据丢失、毁损或无法顺利读取等情况发生。
（三）档案管理造成的信息安全隐患
档案信息化对档案管理人员的素质提出了更高的要求，要求档案管理人员不但要精通档案管理知识，还要精通互联网知识、计算机和相应档案管理软件的操作方法。但是，当前档案管理人员的年龄结构存在普遍偏大的状况。有些年龄较大的档案管理人员知识更新不够及时，仍然拘泥于传统的档案管理模式，对信息化的档案管理可能会感觉力不从心。因为对档案管理设备和档案管理软件研究不够深入，操作熟练程度不够等原因，在管理过程中容易造成档案数据意外删除等丢失毁损情况，构成档案信息的安全隐患。
二、加强档案信息安全的举措
（一）加强制度建设，提高档案安全管理意识
首先，单位领导要充分认识到档案信息安全管理的重要性，制定相应的档案信息安全管理制度，与档案管理人员签订档案安全管理责任承诺书，安排专门档案管理人员对所有档案信息进行保密管理，规范档案信息的保密审查程序和公开程序，确保做到公开的档案信息不，的档案信息不公开。同时，要完善档案信息安全防范机制，严格禁止其他计算机对档案管理系统网络的接入和访问，的档案信息不允许与互联网联接，的计算机要设置专用密码，在转为非计算机时要按照《保密法》的规定对存储硬盘进行拆除。
（二）不断提高档案安全管理技术，做好电子档案的异质备份工作
首先，提升档案安全管理技术是保障档案信息安全的有效途径，要定期对管理档案的计算机设备进行杀毒软件的升级，及时对病毒进行扫描和查杀，避免木马程序和黑客恶意侵入档案管理系统。同时，定期对档案管理设备如计算机设备、打印机、复印设备等进行检查，确保各种档案管理设备的正常使用。其次，承载电子数据档案的存储设备有别于传统的档案载体文件，对它的读取必须依靠必要的硬件设备和阅读软件才能够实现，对这些电子文件档案同时转化为其他类型的载体就成为必要。做好电子档案的异质备份工作，就可以防止随着技术的发展出现现有的电子档案因为缺乏相应的阅读设备和软件而不能顺利读取的尴尬局面。异质备份的常见方法主要有：将网络下载文件转变成纸质文档；将纸质文档通过扫描等手段转换成电子文档；将现有的电子照片通过拷贝等形式制作成多份备查等。
（三）优化档案管理人员结构，提高档案安全防范意识
档案管理的信息化对档案管理人员的素质提出了更高要求，要优化档案管理人员结构，建立形成梯队的复合型档案管理队伍。档案管理人员不但要熟悉档案管理方面的业务知识以及相关的档案管理法规，还要对计算机操作、互联网知识等现代化的科技知识做到熟练掌握。这就要求我们必须要建立健全档案管理人员的管理制度，对档案管理人员的配备、流入流出等规定严格的程序，明确各类管理人员的工作职责和违反规定造成档案安全信息不当泄露应承担的责任。要定期对档案管理人员进行业务知识和档案信息安全管理方面的培训，提高他们的安全防范意识和防范技能水平。
三、结语
[关键词] 企业；档案信息化管理；必要性；提升
doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2014 . 16. 037
[中图分类号] F272.7；G275 [文献标识码] A [文章编号] 1673 - 0194（2014）16- 0060- 02
企业档案管理的信息化指的是在企业档案机构的统一指导与组织下，将各种先进的信息化技术融入到企业的档案管理工作中，对档案的信息资源进行科学、合理的编排与规范，以此提高档案服务水平，进而提高档案管理的工作效率。企业档案信息化管理主要涉及的内容包括构建档案管理的信息化资源、制定相应的信息化标准、搭建信息化管理平台等。
1 企业档案信息化管理的必要性
近几年来，企业的发展速度非常快，规模也在不断扩大，形成档案的数量种类与数量也随之增多，显著地增加了企业档案管理人员的工作量，想要在纷繁复杂的档案中找到有价值的信息，就应该实现档案信息化管理。企业档案管理信息化的必要性主要表现在两个方面：一方面，档案信息化管理能够有效地弥补传统档案管理中存在的不足，传统的档案管理通常以人工操作的方式，通过档案管理人员将需要归档的文件进行分类、编排以及储存，当需要寻找某个档案时，也需要依靠人工进行检索，这种档案管理的归档、检索过程相对较慢，导致档案管理效率较低。并且由于档案资源在长期储存的过程中，各种因素还会导致档案的资源丢失、损害等问题。通过采用信息化档案管理方法，通过利用计算机技术能够将繁杂的档案信息录入到电脑中，以电子文件的形式储存，电子档案的空间不但传递查阅方便、储存量大，还不受环境的影响，不会出现档案丢失或者损坏等问题。另一方面，档案信息化管理能够扩大档案工作的发展空间，通过运用计算机网络在互联网上建立档案管理数据库，通过利用网络传媒的优势，能够实现档案资源的共享。其具体表现为：建立档案数据库，将档案资源分为非限制和限制级别，这样能够保证档案资源的保密性，然后创建新型的档案服务方式，能够为查阅者提供更多、更好、更快捷的查阅服务。想要充分彰显信息化管理的优越性，这就需要加强编录人员与查阅人员之间的交流，促使档案管理工作形成一个系统的整体，提高企业档案管理的水平。
2 提升企业档案信息化管理水平的策略
（1）创建计算机网络档案管理系统。想要实现企业档案的信息化管理，首先应该根据企业档案管理的实际状况，利用计算机网络技术，创建适合企业自身情况的计算机网络档案管理系统。通过计算机网络的运行，能够突破企业档案信息资源所有者的限制，创建一个既能控制又能方便利用的档案信息网上查询系统，例如，创建企业内部局域网，通过加密保护、身份验证、信息验证、数字签名等，保管好企业的一些机密性档案以及知识产权档案，对于一些公开地宣传企业的档案资源，企业还可以通过局域网进入国际互联网，进一步扩大档案信息收集与利用的范围。
（2）建设企业档案信息资源。企业档案结构的工作人员应该充分地利用计算机技术与网络技术，加宽档案机读目录数据库的建设，不断提升档案资源检索、利用的服务水平。企业档案的信息化管理应根据国家以及省市档案局的关于电子文件、文件归档、储存以及管理的相关规定与标准，积极地应用与推广适应企业性质、职能需要以及管理特点的档案资源管理软件，实现企业档案资源的采集、分析、整理、归档、存档、查阅、利用、鉴定以及销毁等工作的管理和监督，以此保证档案资源电子文件的可识别性、安全性、准确性、完整性以及真实性等，进而保证电子文件的法律凭证地位。例如，建立公开信息资源档案，对外宣传企业，别人通过查询能够全面地了解企业的信息，能够保证企业之间进行规范的商业往来和合资合作，建立企业双方的资信关系，通过信用调查消灭不必要的信用风险和交易风险。
（3）企业全员参与到档案管理工作中。因为企业的档案信息数据库应用系统通常是由一些专业的技术人员设计，导致在一些企业中存在档案信息化管理系统和企业需求脱节的问题，这样严重地影响了档案信息化管理系统并不能充分地发挥和实现自身的价值。因此，企业员工作为档案信息化管理系统建设中的一员，应该积极主动地参与到系统建设的各个环节中，例如，企业内部任何人员，可以通过身份认证在任何一机电脑根据自身的需要，能够随时在自己的电脑上自动查询所需要的档案资源，尽可能地和开发者进行思想沟通，全员参与到档案信息化管理工作中，及时地反馈自己的意见，以此实现与系统开发者达成共识，进而设计出符合企业档案管理实际状况的档案信息化管理系统，提高信息系统开发的成功率与实用性。
（4）企业档案信息化建设和企业改革相结合。随着社会的发展，企业为了能够跟上时代的脚步，其自身也在不断的改革中，因此，企业档案信息化建设应该和企业改革相结合。首先，应该创建一支高素质的档案信息化管理人才队伍，通过对档案管理人才进行档案管理技术、信息技术的培训，提高档案人员运用信息技术的技能，同时还可以引进档案信息化管理水平高的人才，以此满足企业档案信息化管理的要求；其次，与企业档案管理模式相结合，积极地展开对企业档案信息化管理的探索，认真研究信息化条件下企业档案管理现代化的新要求，及时地沟通和交流，不断地积累和推广经验。此外，企业档案信息化建设应该始终坚持变“被动管理”为“主动管理”，坚持以效益为重点、以利用为中心的指导思想，有针对性地研究市场经济条件下企业信息化档案建设需要改革的地方，最大限度地满足各项工作利用档案的需求。
3 结束语
总而言之，传统的档案管理方法已经不能够满足现代企业的实际需求，档案信息化管理以其便捷、高效、优质、方便等特点，逐渐取代了企业传统的档案管理方法，并且逐渐成为适应社会与时展的必然趋势。因此，企业的档案管理人员应该充分重视档案信息化管理的重要性，然后采取相应有效的措施不断地提高档案信息化管理水平。
主要参考文献
关键词：医院 档案信息化 管理
档案的信息化管理是在信息时代背景下产生的档案理论与实践。随着计算机网络技术的广泛应用，使医院档案信息化管理进入了现代化管理的先进行列，传统的医院档案管理方式已无法适应医疗改革的整体需要。为了充分发挥档案管理在医院社会化服务中的巨大作用，医院应积极探索将档案信息化管理技术与方法有机结合，提高医院档案的信息化管理水平。
1.档案信息化管理的基本内容
档案信息化管理是指在档案管理过程中，将档案资料通过加工处理，应用数字化原理和计算机网络，对档案资源进行科学合理的配置、开发和利用，以实现档案信息资源的社会共享。医院档案的信息化应包括以下几方面：
1.1档案资源信息化。档案资源信息化是指将档案资源经过信息加工和计算机网络的传输保存，将原有的档案资源转化成数字化信息，实现档案资源的合理配置与有序开发，进而实现档案资源的社会共享。
1.2管理流程规范化。为保证文档的一致性，要求医院的办公自动化系统与档案管理系统兼容匹配，以便通过专用软件实现档案分类、编目和排序，为此首先需要规范管理流程，确定岗位员工的工作标准，以减少人为调控和干预。
1.3档案检索分级化。档案检索分级化指在施行档案信息检索制度的前提下，通过医院网站和因特网可准确检索到所需要的影像资料、存档文件、原始记录、医疗文献等。
2.医院实现档案信息化管理的必要条件及重要性
2.1实现档案信息化的必要条件
随着计算机技术的不断发展与广泛应用，医院的档案管理已经步入数字化的信息管理轨道。档案的数字化包括档案目录数字化、档案原文数字化以及数字化目录与文件的接收。
2.2医院实现档案信息化管理的重要性
信息时代，随着医院档案种类和载体的多样化、档案管理方法的不断出新，对医院档案数据库建设提出了新的更高的要求。医院档案包括人事档案、管理制度、医疗文件、各类报表、影像资料、设备档案等等，医院档案数据库建设应坚持以用为先的优选原则和目录与全文数据库建设同步的原则，即做到常用先上，重要先上；把医院档案目录与全文数字化同步建设，这样做一方面可以满足一般检索的需要，另一方面可以满足对信息内容查询的需要，有利于文档一体化管理，有利于在网络中实现资源共享，更好地发挥电子档案的作用，实现档案数字化加工与利用同步。
2.2.1医院档案信息化是档案服务社会化的必然要求。在信息化时代，强化档案管理的现代化意识、科技化意识、计算机管理档案意识,在加快档案由手工管理向计算机数字化管理的转变工作中是至关重要的。增加档案人员计算机技能管理内容十分必要。档案管理中应用计算机技术时，要从重管理、轻利用的传统模式中解脱出来，变“封闭型”为“开放型”，主动面向知识经济主战场，把档案工作的重心转到为知识经济和各项事业发展提供优质服务的轨道上来。
2.2.2医院档案信息化是提升档案管理水平的需要
医院档案信息化是档案工作现代化的需要，是提高工作质量和效率的需要。通过档案数字化接收电子文件，使传统介质档案数字化，从而使数字化档案的保管、传递、利用等工作实现有序化、标准化和规范化，避免各自为政，互不兼容，以提高工作效率，实现管理的现代化，从根本上提高档案管理和利用的水平。
2.2.3确保医疗事业可持续发展的需要
传统的档案管理处于一种封闭的环境下,收集的也只是上级发来的红头文件、科研课题等等,没有对信息进行深层次的开发和加工,致使应变能力不强,竞争力不高。而档案信息化面对的是远程的看不见的,是背靠背的服务,服务方式是公开的透明的全方位的,服务质量要经得起网上的检验。这就要求我们要更新服务理念,拓宽服务领域,提升服务质量，使档案信息资源得到更加充分的开发利用，同时可以延长档案寿命。
3.医院实现档案信息化管理应做的工作和需解决的问题
医院实现档案的信息化管理有很多优势，是一项比较繁杂的系统工程。但工作量较大，如需对现存档案室的纸质档案进行数据化处理，通过扫描缩微等手段，将其转换成电子文件；还要利用文档处理软件按照标准要求对数据库进行规范整理，以便于检索利用。同时要对医院职能科室和业务科室提供网上利用平台，搞好远程服务。还要采取数据备份，数据加密，设置防火墙等多种防护措施，确保档案信息安全。同时要根据电子信息技术的不断完善与进步，要对电子文件进行转换升级，使其处于可用状态，保证纸质档案与电子文档并存。医院要想彻底实现档案信息化管理，不但需要完成上述工作，还需要大量的资金投入。如需要投入的设备就有计算机、扫描仪、数码相机、刻录机、缩微设备、打印机、复印机等，还需要进行信息的安全防护，这些都需要很大的经费投入。另外，这些电子产品更新换代速度快，生命周期短，其后续的维修、更换、升级等也必须要有大量的资金投入，同时还需要有满足工作要求的既懂档案管理、又会计算机操作、又通卫生管理的复合型人才的投入。因此，就要求我们必须正视问题所在，尽快完善医院的基础设施。目前大部分医院的局域网建设还不完善，办公自动化系统实施不利，无法形成医院档案专业体系，档案信息化管理也由此受到制约。因此必须加强医院的基础设施建设，包括软硬件方面的设施建设，重视人才的培养，加强档案安全管理。引入科学实用的网络安全应对策略，加强监控，以满足档案信息化建设的需要，保证医院档案信息化管理工作的顺利开展。
参考文献：
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[5]罗铿玫.浅论信息化时代的医院档案编研工作[J].兰台世界，2007，(13).
我国经济快速发展，医疗事业也随之进步。医院档案管理也开始注重信息化建设，医院档案信息化管理是医院管理的重要组部分，受到越来越多的关注。本文阐述了医院档案管理信息化建设的重要性，分析了我国医院档案管理信息化建设中存在的问题，提出在新形势下进行医院档案管理信息化建设的对策。
［关键词］
医院档案；信息化建设；培训
1医院档案管理信息化建设的重要性
医院档案管理信息化建设有助于更好地保存和利用档案资源。首先，信息化管理医院档案能更好地保存档案原始资料，同时也方便使用人员对医院档案的检索和阅读。其次，档案管理信息化建设有助于改善档案文件归档的方式，提高了档案整理和归档的质量和效率。再次，采用计算机技术及网络技术对医院档案进行整合，提高了档案信息资源的共享性及系统性。最后，以往的医院档案管理方式受到了很大限制，医院纸质档案受到环境中湿度、温度、蚊虫等的影响，容易遭到破坏。信息化技术管理医院档案能节省人力和财力，避免档案遭受环境破坏，还能减少维护费用的投入。
2医院档案管理信息化建设中的问题
2.1档案信息管理的观念落后目前，我国大多数医院都采用人工手工进行档案的整合和管理，档案管理的模式和方法较为陈旧，医院档案的收集和整理工作内容繁重，且档案信息存在丢失等问题。医院档案管理信息化建设难以得到领导重视，信息化建设的基础设施较差，且档案利用效率较低，不利于医院的经营和管理，也影响了医院的长远发展。
2.2缺乏统一的档案管理标准医院档案管理中，缺乏统一的档案管理标准和要求，医院注重医疗技术和环境的改善，关注医院的经济效益，而医院的档案管理不仅缺少相应的管理制度还缺少管理标准和要求。档案的管理存在混乱等问题，管理要求不系统，医院档案管理中档案源于不同的部门和机构，导致医院档案不能统一、规范，档案内容出现了不同标准。
2.3医院档案管理人员水平欠缺医院档案管理工作人员作为档案管理工作的主体，对医院的档案管理有着重要影响。目前，我国医院档案管理工作人员档案管理业务水平不高，大多不具备专业的档案管理知识。在医院档案管理中，档案的收集、整理和存储及使用中存在很多问题，档案收集中存在档案丢失、错漏等问题，整理和存储中也存在丢失问题。另外，医院档案管理人员不能正确认识档案管理的重要性，工作的积极性也不高。
2.4医院经费投入较低医院档案管理信息化建设中，缺乏经费投入、硬件等的投入。档案信息化建设中，需要配备计算机等基础设施，但由于医院对档案管理不重视，通常档案管理部门与其他部门共同使用计算机等系统。档案管理的基础较为薄弱，信息管理较为落后，缺少档案信息系统的平台及服务器，档案管理难以进行信息化建设。
3医院档案管理信息化建设的对策
3.1提升医院领导对档案管理的意识医院领导要树立正确的档案管理意识，重视档案管理的重要性，增加档案管理的利用。医院档案管理是医院管理和经营的重要内容，同时也是医院各项决策的重要依据。医院的医疗技术及发展离不开医院档案的管理，因此，医院领导要提升对档案管理的意识，重视档案管理的信息化建设，发挥出档案资源的作用和价值。
3.2加强档案管理人员的培训医院档案管理信息化建设要重视管理人员的业务水平，引进专业的、优秀的档案管理人才，同时对现有的档案管理人员进行培训，提高他们的业务水平。档案管理人员要具备专业的管理能力和技术能力，提高专业水平的同时要提升综合素养。可通过考核等激励机制对档案管理人员进行考核，激发员工的工作积极性。同时，对于管理技能和业务水平较低的员工，可进行岗位培训，如果还是不能适应工作，就进行换岗，确保医院档案管理人员的综合素质。
3.3建立医院档案的统一标准医院档案管理信息化建设应建立统一标准，加强对档案信息化建设的规范和标准要求。首先，医院要建立统一的档案管理体系，依据我国相关法律法规，建立科学合理的档案管理体系；其次，医院档案管理中，要对所有管理要求进行规范，从档案的收集、整理到存储和利用，都要对档案管理工作进行规范化要求；再次，医院档案管理的信息化建设要满足医院档案管理和常规管理的要求，根据业务流程及信息资源开发的需要，保证医院档案的保存和使用。
3.4完善医院档案管理制度医院档案管理信息化的建设，要加强档案管理制度的完善，结合医院的发展和实际情况，根据法律法规要求，建立完善的档案管理制度。同时，要建立科学合理的激励机制及岗位责任制，鼓励员工积极投入到档案管理工作中，提高档案管理的质量和效率。
3.5增加医院档案管理的投入医院档案管理信息化建设中，离不开档案管理的信息化技术基础。医院要根据档案管理信息化建设的需求，医院要增加档案信息化建设的资金投入和硬件设备投入。医院在每年的整体规划中，要将档案管理信息化建设归入到医院的规划中，以整体和分期结合的方式增加医院档案管理的投入。同时，医院不仅要为档案管理提供资金投入，同时，还要为档案管理部门投入必备的信息设备，包括计算机等设备。医院档案管理部门只有在资金和设备保障的情况下，才能完善信息建设，提升医院档案管理的质量和水平。
主要参考文献
［1］杜鹏.医院档案管理信息化的问题与对策［J］.中国管理信息化,2013(15).
［2］殷志红.如何实现医院档案管理信息化［J］.科技与企业,2013(14).
电子档案是由数字电子计算机处理的档案，是用来区别于一些客观存在的档案实体，是将实体档案信息以字节、比特方式表示并使之在电脑网络上流动，只有引入正确的软件、硬件与足够的背景细节，这些字节与比特方可随机定位到用户所在的网络终端，以可被理解的文字、数字、图像、图表、符号等显示用户所需求的档案实体的真实信息。
二 档案信息化管理的现实意义
1．提高整个部门的工作效率
实施档案管理信息化后，部门管理人员从繁重的手工劳动中解放出来，不再是目录的打字员和档案的保管员，可以更好地从事档案的收集和编研工作，提高职能部门的工作效率。
2．有效地提供服务
档案管理的信息化，科技人员可在自己的计算机上查阅档案资料，提高了工作效率；同时档案资料的电子化更便于科技人员的二次利用和开发，提高了整体的工作效率和竞争力，使档案管理的职能不再单纯是档案的保管，而是公司内部的信息中心。
三 推进档案信息化管理的策略
1．建立规范体系
档案信息化的前提是基础工作的规范化和标准化。由于历史原因，档案业务基础差，案卷质量不高，特别是各类档案的著录细则相容性不强，系统软件移植性差。档案信息化工作尚无统一标准，仅着眼于某一个专业，无法全面实施、推广统一标准。同时，档案信息化使越来越多的归档“文件资料”是磁盘、光盘，档案的整理、分类、著录及有关规定已不能完全适应。档案信息化建设必须做到统筹规划、统一标准、统一部署、避免出现“自成体系、各自为战”的情况，要按统一的技术标准实施。
2．完善安全制度
档案信息化建设的最终落实都要靠人来执行，所以人是档案信息化安全的第一道保护屏障。为此，要提高档案人员的警惕性，从根本上铲除黑客对信息系统的威胁。采用身份认证、防火墙、数据备份等安全防护措施。
3．规范管理，注重实效
建立档案信息化建设指导委员会，负责研究档案信息化发展方向，组织制订和修改档案信息化方面的法规、规章与标准；负责监督和检查档案信息化建设的进程，实施政策引导；负责指导数字档案信息资源的开放利用和安全管理。将信息化进程、计算机应用水平作为档案馆（室）目标工作考核、评比先进的条件，并逐年提高其在考核中的权重。档案局加强对各单位档案信息化建设的行政监督和宏观指导。制定相应的规范性文件和标准，保证各单位产生的有保存价值的电子文件真实、完整、安全，严防违反档案法律法规行为。及时总结推广经验，促进档案信息化建设规范稳步开展。
4．电子档案的有效、实用
目前，虽然许多单位、部门的信息化进程在逐步推进，但往往忽视了档案信息化后的实用性。我们推进档案管理信息化，是为了更好地提供档案服务，而一些单位的电子档案修改机制尚不完善，一些档案被修改后（如声音的清晰化处理、图像的清晰化处理、文字录入错误纠正），只保留修改后的档案，而将原始数据进行了删除，降低了电子档案的留存价值，甚至对部分档案来说已丧失全部价值。还有一些单位，为了所谓的加快信息化进程，擅自不按标准操作，将存储扫描的清晰度降低，从而加快扫描速度、减少存储空间，致使所存档案不清晰或信息缺失，不能达到实际使用的要求，多数档案仍需实地查询入库的纸质资料。为了提高电子档案的实用性，我们不仅需要一套完整的管理制度进行保障，还要从计算机技术上加以规范和限制，如管理软件对操作者的权限限制，软件中对于存储图像分辨率的强制要求，通过使用计算机的签署技术、身份验证技术等，实现对管理者的操作行为进行记录及约束。总之，需要我们通过各种行政及信息技术手段，尽可能地提高电子档案的有效性及实用性。
5．人才储备原则
由于电子档案信息内容的数字化，文档处理的一体化，电子档案保存的技术化，开发利用形式的多样化，使得电子档案的管理与纸质档案的管理有着截然不同的方法，这就对管理人员提出了更高的要求。只有把人才问题解决好了，才能使档案信息化建设符合正确的方向，才能满足社会发展对档案工作的需求。
档案信息化建设是一项长期、全面而又具体的工作，信息化的实现不是档案馆（室）某一部门的工作，也不是单靠几个计算机技术人员就能实现的，它需要所有档案人员的积极参与与配合，档案队伍素质对档案工作信息化建设的质量起着关键的作用，因此，档案队伍计算机技能的提高是目前档案部门素质教育的重中之重。信息化是当今世界和社会发展的大趋势，档案馆（室）只有克服困难，迎头赶上，与其他行业同步发展，才能适应社会和时展的需要，更好地服务社会。
参考文献
一、企业档案信息化的重要作用
伴随着各行业企业的快速发展，企业档案的类别和数量在不断增加，档案信息化的价值也更清晰地显露出来。主要有三个方面的体现，第一，提高了企业的效率，降低了企业的成本。档案信息化通过应用缩微技术、扫描技术、光盘技术等提高了信息的开发利用效率和信息资源开发范围，实现了企业资源的共享，减少了企业的信息成本，并充分运用企业的技术、资金、人力、设备、信息等资源，使企业的效率大范围的提高，并为企业带来了丰厚的收益。第二，档案检索更加的便捷。传统的档案需要人工进行目录的翻阅及搜索，费时费力，而信息化档案经过数字化处理实现了即时查询，用户只需要输入相应的关键词，海量的资料便会随之出现，不但包括用户所需的资料，也会出现与之有紧密联系的资料，使客户收到更多的意外惊喜。第三，服务范围更加广泛。在传统的档案管理中，档案所占的空间较大，查询使用也较慢，不利于传输与服务，更难以实现档案的社会化。而档案信息化可以将信息传送到各个移动设备当中，传输的速度非常快，这样就更利用档案信息的利用，是信息能以最快的速度到底需要的人员手中，从而扩大了企业的社会影响力，拓宽了档案的服务范围。
二、当前企业档案信息化管理中存在的问题
（一）企业档案资料信息化意识不足
随着科技的不断发展，人们对于信息化的意识已经有了显著的提高，很多企业在档案数子化方面投入了大量的资金，甚至将其纳入了企业未来的重点发展战略之中。但是在另外一些企业当中，我们又可以看到另外一番景象，特别是很多中小型生产企业中，有相当一部分人都档案工作存在着一些认识上的误区，一些领导认为档案只是简单的誊写和保存，不必投入大量的资金用于信息化；即使投入也不能给企业带来直接的经济效益。由于缺少必备的信息化硬件、软件和操作中，致使很多纸质档案资料没有及时地进行数字化保存，最后导致档案资料受到损坏。
（二）企业档案的信息化管理制度不够完善
企业档案制度是根据国家相关的档案法律、法规、标准并结合企业自身的发展特点而制定的，所制定出的规则和标准是为了企业更加方便的管理提供服务，为了让企业能够在变革和机遇面前更加稳妥地递进与发展。当然，有一个问题却横亘其中，档案的信息化使得原有的法律体系难以与之相适应。原有的法律体系已经不能够对当前的电子文件管理形成相应的约束，国家的法律急需尽快完善，并指导企业的档案制度进行改革，使企业档案的信息化管理得到规范，使企业能够得到更快更好的发展。
（三）企业档案信息管理人员的素质不高
当前，在我国的很多企业的员工队伍当中，对于档案信息化建设的认识普遍不足。一些人自身能力较差，知识面狭窄，对于新生的信息化技术不够重视，甚至轻视。这使得一些企业的档案管理仍停留在传统的管理上，难以进一步对企业的信息化资源进行开发建设。一些企业虽然有了完善的信息化软硬件系统，但是由于档案管理人员信息技术能力较弱，英语水平较低，不能充分地利用好信息化设施，使的档案信息化工作迟滞不前。
三、新时期企业档案信息化的发展方向
（一）加强企业档案信息管理系统的建设
档案信息化建设包括信息资源的形成、整理、检索、利用、鉴定、销毁、统计等内容。企业在进行信息化建设时，要根据企业自身的特点及发展情况进行建设，要注重系统的针对性和实用性，使信息资源数据库充分发挥作用。企业应当以最前沿的应用软件为依托、以企业门户网站为基础平台，实现电子文件全文数据化。另外，在档案信息化建设的同时，要做好系统软件的安全防护，保障电子档案的安全。要定期将具有重大价值电子档案做成纸质档案，这样不仅实现了档案资料的统一性，也使档案资料得到了双重的安全保障。此外，还要重视系统的升级与维护，真正是档案管理更加的安全、快捷、准确和高效。
（二）完善企业内部档案信息化标准体系
到目前为止，我国已出台了《中华人民共和国档案法》、《中国档案分类法》、《电子档案管理办法》、《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》、《电子文件归档与管理规范》等一系列国家标准。企业可以根据这些标准来根据企业自身的特点来完善企业内部的信息化标准体系建设。这些标准体系的建设要在企业档案数据库和各种软硬件设施完善的基础上，健全企业档案信息管理信息标准、软硬件设施标准、数字化加工标准、数据储存传输标准等。此外，这些制度在完善企业内部档案信息化标准体系的同时，也可以协助企业建立起符合自身特点的档案管理方式，使企业的管理水平得到进一步的提升。
（三）建设高素质的企业档案信息化人才队伍
人才建设是企业档案信息化建设的关键，只有一直优秀的信息化队伍才能撑托起企业在现代化市场竞争中的地位。在企业信息化档案建设时，我们应当明确，企业档案与政府机构和事业单位档案的同，政府机构和事业单位档案管理偏向于研究，而企业档案管理更注重管理与操作。因此在档案信息化人才的培养中，企业应当重视员工计算机技能的培养，要定期开展有针对性、有计划地组织人员进行档案信息化培训，使员工能够对各种各样软件技术、数字化技术、网络技术等拥有深入的了解。另外，在信息化能力培养的同时，也要对员工进行生产培训、安全培训和法律法规培训，使档案管理人员警钟长鸣，全心全意为企业档案的信息化建设与发展做出贡献。
【关键词】医院；档案管理；信息化
随着现代计算机技术和网络技术的高速发展，档案信息化、网络化正成为一种发展趋势，这也是低碳经济时代的必然要求。由于医院自身特点，每天产生大量的档案信息，如病历档案、处方档案、各种影像资料及其他的各种管理文件。如何将现代信息处理技术、网络技术与医院档案管理相结合，加快n案信息化、网络化建设，实现档案管理现代化，是新形势下各级医院所要面对的新任务、新课题和新机遇。
一、医院档案信息化管理的内涵
医院档案由管理文件、会议记录、各类报表、病历档案化验单据以及各种影像资料等构成。由于医院档案具有原始记录、价值保留、随时查询、增值效用等功能，是医院领导决策支持和科研人员科研工作的重要参考依据，也是反映医院医疗质量、管理水平，为病人健康提供具有法律效应的有效司法依据。医院档案信息化管理是指通过计算机技术、通信技术与网络技术等手段提高档案工作的现代化管理与利用服务水平，使医院档案信息资源管理逐步摆脱传统的手工处理方式，内容包括两个方面：一是应用信息技术对档案信息系统集成、有序分类、便于查询、开发应用，对档案的鉴定分类、编目、排序、检索、归档保存等进行高效的管理，以提高医院管理效率。二是用信息流来调控档案物流，最终实现“无纸化”管理，促进管理创新。实现档案管理的计算机化和档案工作的信息化，实现档案信息资源的有效开发和信息资源社会共享，是档案工作现代化建设的必然选择和重要前提。
二、医院档案信息化管理的必要性
（一） 保存难。储存医院档案传统的做法是以纸质为主要的存储介质，部分以磁带、影像带、胶片为介质和部分电子文档资料。这些存储介质很容易出现发黄、霉变、破损、受潮等问题，所以难以永久保存和备份。并且随着数量的不断增加，需要越来越多的存储空间，无形中增加了医院维护和管理成本。
（二） 管理、查询难。目前很多医院仍沿用了传统的以人工为主的档案管理模式。传统的档案资料查询的流程是：查作者，到案卷目录，再查到文件目录，根据文件目录记录的档案号信息查到档案在库房的存放地址，然后通知库房调卷，办理相关手续，查阅非常耗时、耗力。一些档案经过反复查阅后，受到破损，有的甚至遗失，造成档案管理上的困难。
（三）利用率低。纸质档案具有易损坏、低效率、不便于统计和查询等问题，这些问题使档案的利用率显著降低。在医院档案信息方面，各种处方用药以及药效、药的配伍、药的副作用都具有统计意义，单纯用人工查阅这些原始资料，然后统计这些信息，工作量太大了，而对于科研工作者来说，利用医院这些档案资源，开发新药，提高疗效，减少药的副作用又具有重要的意义，因此，为提高档案利用率，必须进行医院档案数字信息化建设。
三、做好档案管理信息化的措施与方法
（一）要提高认识。信息时代来临，医院档案管理信息化是发展必然趋势。虽然大中型医院不同程度地实行了管理的信息化，从病人的挂号到门诊、急诊、入院、出院、用药、结账都实行了网络化管理，医院的管理进入了全新的信息化管理模式。但在医院档案信息化管理方面，还没有形成共识，没有建立相应的档案数据库，没有意识到医院档案信息的巨大价值。各个医疗单位往往从自身的利益出发，档案信息没有进入共享，很多从事药学研究的科研人员无法得到这些有用的信息，大部分档案工作只局限于简单的录入、查询和提供利用等传统模式，阻碍了档案信息开发利用。
（二）重视现代化档案管理人才的培养。现代化档案管理人才是实现档案信息化管理的保证。档案信息化建设涉及的技术性较强，需要既掌握档案管理知识，又通晓计算机和网络技术的复合型人才。目前大部分医院对档案工作不够重视，档案工作人员都是一身多职，缺乏档案管理知识，也缺乏计算机应用技术，这种状况阻碍了档案管理现代化、信息化工作的开展。为积极适应信息技术革命和档案事业发展的需要，必须加快优化档案工作队伍素质结构。对年轻人员，要采用各种措施，多途径、多形式地对其进行计算机应用、数字化技术、网络技术、数据库技术等基础课培训。对于大型医疗机构，要制定信息化建设的中期规划和短期目标，争取政府和上级部门的支持，加大投入，多途径多层次吸引、培养医院档案管理专业型人才，做好人才储备工作，抓好档案管理工作基础，使医院档案管理水平迈上一个新台阶，创造更大的社会效益和经济效益。
（三）加强档案信息化建设中软件和硬件的配套工作。建立相对稳定的档案信息化管理体系，这是新时期档案部门的一项基础性业务工作，是档案工作向信息化迈进的必由之路，是档案工作实现历史与未来有机链接的战略之举。
【关键词】档案管理；建设；增强措施
【中图分类号】G271
【文献标识码】A
【文章编号】1672-5158（2012）12-0377-01
一、档案信息化建设的必要性
1、档案信息是信息资源的重要组成部分。档案信息是人们社会实践的真实记录，是认识和把握客观规律的重要依据，是重要的凭证和依据，也是一种特殊的信息产品。
2、档案信息化是自身发展的必然趋势。传统的档案管理，是以纸质、照片、录音、录像等载体作为档案管理的实体，以手工操作为主完成档案管理，工作量巨大，步骤繁琐，档案信息资源在很大程度上被闲置甚至浪费。随着现代化管理技术和设备的引进，特别是计算机、光盘、缩微、多媒体等技术的发展为档案管理的现代化提供了良好客观环境。
3、档案管理改革是信息化建设的必然要求。在信鼠时代，信鼠消费将成为加快社会信息化进程的原动力，这是时代赋予社会信息部门的使命。
二、更新观念。增强档案管理现代化意识
管理观念现代化是档案管理现代化的灵魂。档案管理现代化首要内容是管理思想的现代化。如果档案人员没有现代化意识，就会影响档案管理现代化的进程。没有档案管理现代化，即使有一流的档案保护和管理设施，不能称其档案管理现代化。在实现档案管理现代化的过程中，档案工作人员要牢固树立依靠科技进步和科学管理的观念，建立和时代合拍的档案意识，切实转变计划经济时代的对档案重管理轻利用、等客上门、封闭保守等思想观念，实现档案管理的被动式服务为主动式服务，将封闭式服务转变为开放式服务，使档案工作更好适应经济社会发展的需要。
三、加快硬件设施建设。实现装备和技术的现代化
要及时配备档案管理现代化所需要的计算机、扫描仪、光盘刻录机、互联网设备等现代化办公设备，要充分发挥现代科技、缩微技术在档案管理中的应用，加速实用、通用软件的研制，加快档案信息数字化处理步伐。为此，各级政府应加大财政投入的力度，档案部门应努力提高自身的工作水平，争取更多的经费支持；同时，档案部门要充分利用存有大量档案资源的优势，挖掘各方面潜力，重点加强档案的提供利用工作，及时开发出丰富的档案信息以满足社会各界的需要，将各类档案的潜在价值转化为经济利益。而现代化技术及手段在档案部门的广泛运用，又将为档案工作注入新的活力，将及大地提高档案利用工作的水平，创造出更为可观的社会效益和经济效益，为档案工作现代化的发展提供有力保证。
1、建立规范的管理机制。
在档案信息化建设过程中，为明晰相关责任，保障网络及数据的安全运行，还需要从实际出发建立规范的管理机制。
2、创新档案管理制度。
档案案管理部门应制定适应信息化建设的档案管理制度。（1）是健全和完善档案管理业务流程和技术规范，细化电子档案工作环节和步骤，（2）是制定必要的安全措施，特别对电子文件和电子档案，确保电子档案的安全性与完整性。
3、统一档案管理标准。
标准规范化是档案信息化建设的重要基础之一。档案管理标准化包括：档案整理标准、统计标准、服务标准、各项技术标准等，它是衡量工作效率高低的尺度。如果没有这些标准，档案数据库中的信息资源就无法建立；如果各单位档案部门不按统一的标准去做，各搞―套，自成体系，那么档案信息网络就无法畅通，资源共享也就难以实现。
4、建设复合型的管理队伍
档案管理人员队伍建设是实现档案管理信息化成功的根本，决定着档案信息化的发展速度和质量。
5、提高档案管理人员的信息化意识。
信息时代文件的自动登记、辅助立卷、归档、著录、检索、信息网络传递和安全利用都是在计算机上实现的。这就要求档案管理人员不仅要熟悉电子文件的特征和电子档案的全程规范管理，而且要掌握计算机系统网络安全防护知识，以确保档案信息的完整性、安全性。档案管理人员还应立足本职工作，强化自我学习意识，积极参与信息化教育培训，不断更新专业知识，提高自身的业务素质和工作水平。
疾病预防控制档案是在公共卫生工作中形成的第一手资料，是保护人民健康、防“未病”的重要武器，也是现代公共卫生事业、健康教育的生动宣传教材。但目前基层，尤其较偏远西部地区的县级疾病预防控制机构，疾控档案管理仍采用传统模式，与各行各业对信息化依赖程度剧增的需求存在较大差距。故疾控档案信息化建设迫在眉睫。
目前，在县级疾控档案档案信息化建设中存在诸多问题：一是由于财政困难，对于县内各事业单位档案管理经费预算不予列支，导致各单位没有专门的档案机构，各门类、各项业务形成的文件、资料自成体系，没有统一的管理规则，档案的系统性、完整性得不到保障，也不能保障按规定向档案馆移交档案，更谈不上档案的信息化管理。二是受工作经费、人员编配、意识形态等条件的制约，县级疾控中心的档案通常无专职人员管理，延缓了档案信息化的进程。三是档案管理工作程式化，不能在短时间内产生效益，单位不愿投入过多财力，人们也不愿选择这一岗位，增加了档案信息化建设的难度。四是信息数据库建设中人为原因造成资料零散，档案缺失严重，导致数据不完整、不准确，直接影响档案信息的使用率和可信度。
导致基层疾控档案信息化进程缓慢的原因无外乎：1.档案管理人员文化素质低而且更换频繁，要掌握档案信息化技术难上加难；2.资金投入的不足，直接导致档案管理过程中硬件设施不完备，基础设施建设相当薄弱；3.档案工作人员、单位领导没有从思想上认识到档案信息化建设的重要性，关心档案信息化建设的自觉性、主动性不强。
为落实疾病预防策略，加强疾控档案信息化管理，建议重点抓好以下方面：
一、明确单位档案管理目标，做到任务清楚，渠道通畅，实行计划管理、信息管理和责任管理。县级医疗卫生单位之间要形成档案管理网络，要确定疫情信息员为本单位疾控档案管理员，各管理员要互相沟通协作，互通信息。县疾控中心应建立设施齐全，技术领先的综合档案室，配备1～2名专职人员，负责收集县级单位档案管理人员递交的和本单位工作中形成的原始文件资料，集中管理本单位的各种门类和载体的档案，并按照规定向档案馆移交档案，贯彻执行有关法律、法规和上级有关方针、政策，建立、健全本单位的档案工作规章制度，创造条件，实现档案管理的规范化、标准化与现代化，监督、指导各单位疾控档案的管理工作。
二、不断对档案管理人员知识进行更新。基于疾控档案的重要性和行业的特殊性，要求档案管理人员既要具备优良的品质和过硬的业务素质，更重要的是要树立档案信息化的意识，掌握现代化的档案管理知识。同时，有足够的信息化知识，熟练掌握新型电子设备和信息技术的应用。相关部门应经常组织档案管理与技术培训和研讨，将新的管理理念和技能传授给基层档案工作人员，推动基层档案信息化管理的进程。
三、档案信息应数据化。应选用一套设置合理、管理科学的信息化系统，运用高新技术管理档案。为方便查询，可以将信息库适当进行分类，或按要求制成不同的表格，建立检索系统，提高档案的利用效率和管理质量。
四、进行必要的硬件投入。要有符合要求的档案存放库房，良好的阅档环境，使用符合国家标准的档案用品及装具，保证档案的安全，对重要的、珍贵的档案采取特殊的保护措施，配置调阅档案的必备工具，如计算机、服务器、交换器、电话机、传真机、扫描仪等，解决疾控档案信息化管理中面临的种种难题，使其在疾病预防控制工作中得到充分有效的利用。
总而言之，适应互联网时代的新要求，加大资金投入购置硬件设施、软件配置，同时辅之以对人员的继续再教育、技术培训，大力加强信息技术的应用，以有效地实现疾病预防控制工作档案的动态管理，提高疾控档案的管理效率，最大限度的发挥疾控档案在小康社会建设中的使用价值。
关键词：医院档案；信息化；管理
信息技术的迅猛发展，互联网的广泛应用，带来了文档管理、存储和利用方式的革命，档案管理正面临着现代技术的挑战和难得的发展机遇，信息资源在管理模式上正在实现向网络动态的改变，在网络环境下进行医院档案管理能使档案管理标准化和规范化，并提高劳动效率和工作质量。因此，如何将现代信息处理技术、网络技术与医院档案管理相结合，加快档案信息化、网络化建设，实现档案管理现代化，是新形势下各级医院所要面对的新任务、新课题和新机遇。
1医院档案信息化管理的内涵
1.1档案信息化管理的定义 医院档案是由管理文件、会议记录、各类报表、病历档案化验单据以及各种影像资料等构成[1]。医院档案信息化管理是指通过计算机技术、通讯技术与网络技术等手段提高档案工作的现代化管理与利用服务水平，使医院档案信息资源管理逐步摆脱传统的手工处理方式。
1.2医院档案信息化管理的具体内容
1.2.1对患者病历档案进行信息化管理 可将不同科室的病历档案按照不同的编号分门别类的进行网络登记，还可以对相应的病情应用网络做出分析，标注在病例的下面，为医生提供治疗的思路。医生将治疗过程等记录在网络上，计算机终端对这些信息进行整合，以便更家方便快捷的从中提取重要信息，总结大量临床经验。
1.2.2对人事档案进行信息化管理 将各部门的人事档案在网络上进行登记，将人事不案例从实体化方向朝着网络化方向进行转变，人事档案的管理可以将平时在日常工作中遇到的问题分门别类的进行区分，规划在不同的档案之下，不仅方便管理，更方便查阅。
1.2.3对医院图书资源进行信息化管理 庞大的医院图书和资料如果在图书馆里进行查阅的话是非常麻烦且冗长的工作过程，对图书资料进行网络化管理可以大大节约这些时间，还可以将借阅者对于这些资料的感想和想法登记在网络上书本的名下，为以后的借阅者提供参考。
2利用信息化手段管理医院档案的优势
2.1有利于减轻档案管理的劳动强度，提高工作效率 传统的医院档案管理工作存在立卷难、利用效率低和查准率不高的难题，现代化信息管理手段的利用免除了立卷归档、检索查找的过程，减轻了工作人员的劳动强度，提高了检索速度。
2.2有利于文件和病案的补漏增缺 传统的医院档案立卷方法遇到信息收集不齐或者漏交归档时，补漏增缺，就得拆卷重做，拆卷后，卷内文件又得重新排列，编档页号、编抄卷内目录、装订、修改填写案卷封面，不但费时费力，还是管理员增添了很多麻烦，现行电子环境下信息管理后，医院档案按"件"管理，工作人员可有充分的时间提高业务水平。
2.3有利于档案资料方便、检索简便、准确率高的使用 传统档案管理工作，不仅消耗大量人力、物力，而且档案信息含量与档案实体量的比值处于较低水平，信息化管理方法的应用，摆脱了以往的经验式管理模式，完成档案由案卷级向文件级管理的转变，将手工立卷变为计算机自动管理，极大地提高了各类文书档案和病案管理与利用的质量、精度和效率。
2.4有利于提高医院档案管理的质量 传统的文书立卷工作是人为的纸张立卷，立卷人根据自己的理解来进行操作，其对立卷标准掌握的制度很难做到完全统一，这必然影响到案卷质量水平，信息化档案管理后，档案人员可以从繁琐的整理工作中解脱出来，可以把时间和精力放在档案编研和二次信息开发利用上，从而提高医院档案管理工作的质量和利用效率。
3完善医院档案信息化管理的对策与措施
目前，我院档案信息化管理还存在基础设施不完善、政策和技术保障缺乏、信息化规范体系尚未健全等问题，针对以上问题，为完善医院档案信息化管理有以下几点措施。
3.1加强基础设施建设，创建良好的管理环境 良好的软硬件基础设施和管理环境是实现档案信息化建设的物质基础条件，技术基础设施包括软、硬件的建设，医院局域网的建立要立足高起点，不仅要方便内部信息的交流，还应配备扫描、拷贝、打印等系列化配套设备来方便信息的输出利用。医院档案部门在规范室藏的基础上建立局域网，将文书、病案、人事和图书档案纳入其中，扩建成医院信息中心，并在中心网络平台上编制一套文书、病案、人事和图书档案管理的自动化软件。这样，不仅可以大大提高办公效率，方便利用者，同时还可以实现档案资料的在线利用。
3.2重视人才培养 现代化档案管理人才是实现档案信息化管理的保证[2]。档案信息化建设涉及的技术性较强，要采用各种措施多途径、多形式地将计算机应用、数字化技术、网络技术等作为新时期档案人员必备的基础课予以培训，档案员除了具备档案专业知识外，还要具备良好的计算机网络知识和运用操作能力。因此，要不断的学习和培训，重视人才的培养。
3.3加强安全管理 档案具有原始性，不得被篡改，要防范病毒攻击，对于涉及个人隐私问题，还要设置访问权限，制定严格的档案信息化安全保密制度，强化从业人员的安全保密意识和安全防范技能，晚上档案管理系统和严密的流程化处理机制，引入科学使用的网络安全策略，加强安全管理。
参考文献：
