时间：2023-06-06 09:39:31
开篇：写作不仅是一种记录，更是一种创造，它让我们能够捕捉那些稍纵即逝的灵感，将它们永久地定格在纸上。下面是小编精心整理的12篇人事档案日常管理，希望这些内容能成为您创作过程中的良师益友，陪伴您不断探索和进步。
关键词：人事档案；问题；措施
Abstract: the personnel file is an important carrier of information talents reflect, enterprise or business the unit selects talented person plays an important role. The development of human resources and personnel files to the inseparable relations, is the human resources development of the most important aspects. In this paper, the enterprise personnel file management discusses the existing problems, and puts forward the corresponding measures.
Keywords: personnel file; Problem; measures
中图分类号： G271 文献标识码：A文章编号：
科学技术是第一生产力，是企业长期发展的重要因素，而人才是企业发展的核心力量。人事档案管理作为企业日常管理中的一部分，直接影响着人力资源的可持续发展，研究人事档案工作有着重要的意义。
人事档案是人事工作的重要组成部分，是历史全面地记载个人经历、业务能力、工作实绩等信息的载体，合理使用人事档案信息，有利于管理者安排各类人才在合适的工作岗位上充分发挥工作积极性、主动性和创造性，是知人用人的重要依据，也是企业改革改制、生产经营、科研开发、人力资源战略开发等方面的重要依据和信息库。
人事档案管理工作是人力资源管理的基础，提高人事档案管理水平是维护企业人力资源管理，促进人力资源可持续发展的重要保障。然而，当前很多企业的人事档案管理出现了诸多问题，阻碍了人力资源健康、持续的发展。现状主要表现在：
1.审核把关不严。社会经济的繁荣使得市场上的人才流动量增大，很多用人单位在招聘员工时并未打算长期聘用，只是为了缓解一时之急。造成了用人单位对于人事档案的审核工作不严，少数企业则直接跳过档案审核，对于档案资料也是抱着可有可无的态度。
2.材料不实或信息不准。人事部门未按规定对材料进行认真鉴别,从而给“造假”行为提供机会，很多求职者为了谋求工作机会，而在自己的档案上填写不真实的信息，这对于企业在今后的人力资源管理上将带来很大的实际问题。
3.管理者素质不高。现行不少企业的档案人员兼职的居多，客观上导致对档案知识的学习、掌握不够，其素质不能适应企业人事档案工作的需要。
4.档案收集不当。管理意识的薄弱使得大多数企业招工时对于求职者的档案资料没有认真审阅，大量的档案没有完全收集到企业的人力资源部门进行保管。而在考察职员工作业绩、能力时，管理者也未能完善人才建档工作，使得档案收集不当，“抛档、弃档”问题严重。
5.人事档案管理手段滞后和基础设施差，保管条件落后，管理水平较低。现代化的管理技术和手段尚未得到有效的应用。计算机在人事档案管理中，只发挥了简单的档案材料目录的录入作用，人事档案管理信息化功能尚未开发。目前，很多部门的人事档案管理还是以传统的手工操作为主，设备简陋，技术落后，耗费大量的时间和精力，还难以完全做到档案完整、精确、美观、实用。
6.人事档案信息资源的开发利用不充分。保存档案的最终目的是为了“用”，而在现实中，由于人事档案强调保密性，档案的利用范围小，利用率低。
目前部分企业单位人事档案的现代化管理水平不高，制约着档案作用的充分发挥，已不适应新形势下企业人事档案管理工作的要求，这就亟需当前企业人事管理部门在档案管理工作上改进和创新。
1.加强领导，健全制度
加强对人事档案管理，要切实从思想意识上提高对人事档案重要性的理解。结合实际情况，在档案管理部门的指导下，制定一套管理办法，如档案的接收、转递、查阅、保管、建立人才库制度。针对档案管理人员的聘用，企业应当通过竞争选拔的方式择优录用，通过竞争环节让管理者上岗就业。
2. 狠抓培训，提高素质
对于档案管理工作者而言，提高自身内在知识水平，积累丰富的管理经验是保证工作顺利开展的前提。这就要求人事档案管理人员积极提升自己的专业知识，实现知识创新，尽可能使档案管理人员专业化。同时，采取“请进来，走出去”的办法加大对管档人员进行政治和业务培训，用新的理论知识武装头脑，开阔眼界，运用档案学科新理论、新技术来指导和改进档案工作，并要稳定档案专业队伍，加强人事档案管理人员的思想素质教育，教育他们要坚持原则、严守纪律、严谨认真，要有能吃苦、耐劳，甘于奉献的精神。
3.注重收集，规范管理
在整理人事档案时，要注重收集档案材料，拾遗补缺，发现缺少的材料要及时向交接单位索要或询问本人，如有丢失应主动与单位联系，及时补齐。人事档案内容复杂，案卷内常有材料的收入取出，如工资调整、年度考核、调配录用、职称晋升材料等不得拖延，要及时传递归档，保证归档材料完整齐全，维护人事档案的安全，定期总结经验，研究解决档案接收过程中存在的问题。另外，干部人事档案材料形成部门和干部人事档案管理部门，都必须认真贯彻执行有关的法律、法规和党的组织干部人事等工作的政策、规定。
4. 创新手段，大力拓展信息服务功能
人事档案管理的有效开展，不仅能够使单位的人力资源管理工作得到完善，而且对于不断优化技术人才结构等都具有重要的推动作用。当前，在档案管理的具体工作过程中，还存在一些较为突出的问题。主要是：个别单位的工作人员没有能够充分认识到人事档案管理的工作职能，对此没有产生足够的重视，对人事档案管理工作的内容过于片面化，误认为人事档案管理就是简单的抄写以及对档案的保管;在人事档案收集制度上没能够做到较为完善的履行，使人事档案的利用价值没有得到充分发挥;在人事档案管理的具体手段上，仍然沿用着以前较为传统的管理模式，不能随着社会发展需要而进行不断创新;在一些单位当中员工对基本的电脑知识以及日常的档案管理软件等专业技能都不具备，在查找档案时还是沿用传统的人工查找的方法，严重影响了人事档案管理的效率和工作水平。
二、和谐管理理论的具体内容
在我们通常熟知的管理学理论当中，其中一项非常重要的内容就是和谐管理理论。从和谐管理理论的基本思想可以看出，主要是将其内部组成的各个部分内容，努力在一定条件下保持在较为和谐的状态，从而最终实现整体性的功能。对于人事档案管理单位来说，随着现代社会激烈竞争压力的增大，通过一定的和谐管理理论手段，并不断的将其消化吸收，在日常管理中将和谐管理理论融会贯通在自己工作当中，使人力资源在管理能力和服务水平上得到较快发展和提升，对于有效解决突出问题、构建和谐劳动关系具有重要的促进作用。具体来讲，和谐管理理论的内容主要体现在两个方面：首先，所谓和谐管理，需要将各个要素进行不断优化升级，才能够促进整体和谐的充分实现。在具体的人事档案管理中不断融入和谐管理的相关理论知识，对其进行前期的理论改善，从而为后期成效输出提供准备。在和谐理论管理中，其所谓的系统输出，简单来讲就是在一定条件下，在还没有对原先的自身精神状态进行改变的前提下，减少其资源的有效输出，从而将最大化服务状态表现出来的过程。其次，在和谐管理理论知识构成中，其具体内容包含的利益价值，实际上是一种精神内在体现和效果的外在表现。人事档案管理单位在其具体的工作职责中，对其单位的组成成员进行管理，在一定条件下不仅要将一部分的物质手段和相关的生存手段提供给员工使用，与此同时还需要其自身的不断努力，从而充分体现其自身价值。员工以这样一种工作精神参与日常工作，不仅能够在工作中得到一种集体的归属感，而且在对其精神境界的提高也起到一定的促进作用。
三、人事档案管理中和谐管理理论的应用
在日常的档案管理工作中，通过对管理学中和谐管理理论的以及其所存在的问题等进行综合分析后可以看出，为了在一定条件下发挥人事档案管理工作的最大效能，我们可以从以下几个方面加以对和谐管理理论的重视和应用。
(1)进一步提高人事档案工作的科学化水平。在日常的管理工作中，提高对人事档案管理机构工作的要求，并不断完善人事管理机构的工作职能。在人事档案管理岗位分工过程中，做到合理和准确，并将和谐管理理论知识运用到人事档案管理的日常工作中来，对人事档案管理机构组织进行有效保障，降低在人事档案管理过程中情感因素在人事档案管理中所占的比重，从而使管理工作能够有序健康的开展。通过这种途径可以有效的将外界准确及有效的信息提供给相关的领导，从而帮助他们较好的开展人事任免工作和奖惩措施。
(2)进一步加大人事档案管理中的信息化进程，在具体的实施过程中要充分运用和谐理论知识，在工作过程中可以构建电子档案的数据库，充分发挥人在主观能动性上的先天优势，在一定条件下降低其在人事档案管理过程中所造成的不良影响。随着现代信息技术的不断发展，在人事档案管理领域出现的一种较为简便的档案管理方式就是电子式档案，但是电子式档案受到计算机硬件的影响较大。因此，在日常工作管理当中，要不断的合理的运用电子计算机技术，从而在具体的工作中能够和现代化办公设备相协调。通过运用这种措施，在人事档案的查阅以及管理上就会更加方便和快捷，从而能够较好的帮助单位领导层对员工做出正确的决策和分析。
(3)在日常工作中，要不断的加强在人事管理中的程序交接流程的规范，在人事档案管理的交接过程中，具体内容需要更加的严谨，自身也存在着一种巨大的责任感。在人事档案管理的和谐化融合中，需要在交接工作中，严格按照相关程序来进行，从而更好地实现档案的完美交接。
(4)在和谐管理理论的推动下，要不断的加强人事档案管理的日常保存工作。在人事档案管理的保存工作中，需要将其具体的原则内容充分贯彻进来。保存工作中=要根据单位的实际情况来进行分析，从而做到与其相关管理制度和规范制定的合理性和准确性。通过以往的实践我们就能看出，通过科学准确的人事档案管理保存工作，对单位职工以及领导能够起到重要的监督作用，从而引导他们更好地开展人事档案管理日常工作，更好地发挥好人力资源的优势。
四、结束语
一、死亡人员人事档案的归属与流向基本情况
1. 组织部门：一般能按要求管理权限范围内的死亡干部档案，不定期地向同级国家综合档案馆移交，无档案销毁情况。组织部门能基本掌握死亡人员情况，目录齐全，编目编号规范，能提供电脑检索。但大多数没能按《干部档案工作条例》规定及时将死亡人员人事档案移交档案馆。另外，有的组织部门缺档案移交、登记台帐。
2. 劳动人事部门：我们选择了社会保险处、劳动就业处为调查样本，其死亡人员人事档案数量大，存在底子不清、收集不全、未及时归档等情况。无移交综合档案馆、无销毁情况。县级劳动人事部门普遍存在应该接收国有企业、国有改制企业、非国有企业的人事档案资料收集不齐全的问题，相当部分未能及时登记、分类、编目，没有做到有序排放和有效监管，存在“生者与死者档案混装”的情况。同时，多数县级劳动人事部门对死亡人员情况不够了解，对档案的数量、来龙去脉等底子不够清晰。
3. 机关、群团组织：死亡人员人事档案未统一归口管理，没有移交综合档案馆和销毁档案的情况。市级机关中，有的主管部门除本系统副处级以上干部人事档案组织部门统一管理外，系统及直属单位科级干部人事档案自行管理，其他人事档案则由直属单位自行管理，新录用人员人事档案则多由人才交流中心托管。县级机关中，除部分区、县机关、群团组织人事档案由组织部门统一保管外，大部分区、县机关、群团组织人事档案由组织部门和劳动人事部门管理，干部档案在同级组织部门，职工档案在同级劳动人事部门，流向与归属情况各不一样，管理存在漏洞，甚至出现“无头档案”的现象。
4. 国有企事业单位：除了由党委政府任免的干部档案由组织部门保管外，一般职工人事档案或自行保管，或部分由主管部门保管，或由人才交流中心托管，无移交综合档案馆情况，无销毁情况。
5. 国有改制企业：移交情况不一，管理情况各异，没有销毁情况。有的行业主管部门管理改制前相关人事档案，因无人申报而对死亡人员情况不知晓，对死亡人员数量、情况无法统计，登记、管理不到位一直未移交。有的企业保存改制前的人事档案，清理与整理不到位，登记和分类不及时，部分没有保存死亡人员人事档案，改制期间调离、解聘、退休人员其档案随人走。也有的企业改制前的人事档案包括死亡人员人事档案在改制期间已移交劳动人事部门，而改制后没有建立人事档案，或将招聘人员档案打捆保管，没进行装袋、整理，数据不清楚。
6. 非国有企业：部分企业自行保管人事档案，但多数没有保管死亡人员人事档案；部分企业委托专业机构托管人事档案。据查，非国有企业多数人事档案建立欠规范，欠完善，无统一标准，甚至少数没有建立人事档案。无移交综合档案馆情况，无销毁情况。此外，个别县由乡镇劳动保障站负责管理当地非国有企业人员人事档案。
7. 高校：由学生部自行保管学生档案，管理较规范，底子清楚。无移交情况，无销毁情况，极少数死亡学生档案被死亡学生家属提走。
8. 人才交流中心：人才交流中心保管的主要是事业单位委托、企业委托、个人委托托管的人事档案，数量大，没有移交、销毁情况。因为很难掌握死亡人员信息，委托管理往往仅限于简单存放、保管，所以对于死亡人员人事档案的情况底子不清，无法准确统计，不少生者、死者人事档案未分开。
9. 社区、居委会：从选取的调查样本来看，很少建立和保存死亡人员人事档案，少数存有或建立了人事档案，但都不存在移交综合档案馆情况，无销毁情况。当辖区内有人员死亡情况时，一般是报送当地派出所，由派出所负责户籍薄（卡）上核销，并登记管理。个别社区试点保存县劳动人事部门移交过来的企业退休职工人事档案，但是否死亡情况不清楚。个别县由乡镇管理村委会、社区的人事档案，但这些人事档案普遍存在资料少、内容缺、不齐全、不规范的问题。
二、存在的主要问题及原因分析
1. 重视不够与认识不足，档案管理要素欠缺保障。调查显示基层单位普遍重视不够，认识不足，更多地是强调人少、钱少、事多等客观因素，投入人事档案工作的力度不够，而死亡人员人事档案工作更是被边缘化。拿被调查单位的档案员来说，档案员更换频繁，不懂业务的有之；档案员兼职过多，疲于应付的有之；档案员履责不力，责任心不强，认为“人死账亡”无关紧要的也有之。有的死亡人员人事档案被拆卸档案外壳，单独存放在类似杂屋的房间，没有任何保管保护措施；有的死亡人员人事档案被“束之高阁”置之不理，部分已有发黄、褪色、发霉、丢失等现象。
2. 政策体制与利益等因素，致使档案管理主体分散、各自为政、归属流向不一。一是体制改革、企业改制人为地形成了“人档分离”，此类人事档案的归属与流向已失范，容易出现“无头档案”乃至丢失现象。二是多头保管加之联系机制未建立，造成信息沟通不畅，死亡情况无人申报无人查实，死亡登记不及时，管理跟进不到位。尤其劳动人事部门“生者与死者档案混装”普遍存在。三是虽然改制有政策，但也存在因利益难以贯彻落实的情况。如有的企事业单位改制期间，存在改制单位缺乏移交托管经费没有按政策移交托管，后多由主管部门代管系统内改制单位职工人事档案。
3. 日常指导与监管缺位，档案业务水平参差不齐。部分组织、人事部门更多重视对在职、在世的人事档案建立、整理、审核等，而忽视了对死亡人员人事档案的指导、监督和检查。而档案行政部门由于上级没有政策和要求，平时很少介入其中。死亡人员人事档案工作的业务水平令人堪忧。一是档案资料收集不齐全。主要原因是档案资料移交和接收不及时。一般来说，如果对死亡人员人事档案不催不要，档案或材料就会长期滞留在单位或个人手里，不能及时归档，容易散失；二是日常管理不善。具体表现为档案装订、分类、编目、利用等不够规范，分开存放、流转登记、统计检查等工作不落实，管理粗放随意；三是整理质量不高。尤其是企业死亡人员档案整理标准不统一，内容不完整，建档欠规范；四是档案信息化程度低。由于缺乏相关意识，或是受客观因素制约，相关单位只把人事档案的目录、个人信息录入电脑，而检索、查阅仍采用手工操作。个别单位虽建立了人事档案信息库，但存在信息更新不及时的问题。
4. 现有制度少且约束有限，无章可循、无规可依的问题突出。在调查的9种类型单位中，仅组织部门有《干部档案工作条例》等依据。然而组织部门普遍没有按要求及时移交综合档案馆。据组织部门反映，难以落实的原因一是每年死亡的少，二是移交程序繁杂。有综合档案馆的同志认为组织部门档案难存放，或是不想管了才会考虑移交，并且移交的随意性大，手续难到位。现实中，各级、各行业经过调研形成人事档案管理制度的很少。调查对象中仅一家自行制订了制度，其中涉及死亡人员人事档案工作的只有“死亡人员档案，每年进行一次清理，重新编号，另行归档”一句。由于大多无章可循、无规可依，死亡人员人事档案管理往往流于形式，既无工作内容、目标任务，也无原则手续、操作流程，更无职责权限，责任追究，久而久之便形成了被动应付的局面，多满足于“用时记得起，闲时搁一边”的现状，这不仅使得工作无所适从，也使得档案面临安全隐患。
三、对死亡人员人事档案管理的建议
1. 高度重视提升认识。各级各类单位要以对党和人民负责、对历史负责的高度来重视死亡人员人事档案工作。一是要保证有专人负责。死亡人员人事档案工作是单位人事工作、档案工作的一项重要内容，具有很强的政治性、原则性、业务性，应明确专人负责，纳入单位工作总体规划。二是要切实将档案工作与其他日常工作同部署、同推进、同检查、同考核。在现行体制下，死亡人员人事档案工作多由政工、人事部门承担，其工作职责、任务要求等必须明确，并且有领导负责督促检查。三是要宣传学习相关法规和业务知识，提升人员的档案意识和整体认识水平，营造一个良好的、给力的人事档案工作氛围。同时鼓励、支持专业人员参与学习培训，通过“走出去、请进来”以及学习先进、学用结合等方式，了解相关工作的规律，掌握专业知识与技能，不断增强业务素质和专业水平。
2. 实施归口统一管理。将死亡人员人事档案全部归口至国家综合档案馆保管，成立“死亡人员人事档案管理中心”，对各类死亡人员的档案进行资源整合，集中管理，建立死亡人员人事档案数据库。单位档案室、专业档案馆、专业机构等管理的死亡人员人事档案可依法移交至综合档案馆“死亡人员人事档案管理中心”，实施归口统一管理，有利于防止政出多门、人为过失，有利于档案工作“三个体系”建设。此外，劳动人事部门管理的人事档案较多，死亡人员人事档案也会越来越多，档案管理责任重大，有必要成立行业直属并接受档案行政部门指导的专业档案馆，实行专人专管，专门管理。
3. 建立健全管理机制。国家档案行政部门要通过修改《档案法》，补充死亡人员人事档案工作内容和规定，明确档案行政部门的职责。省级档案行政部门应在广泛开展死亡人员人事档案工作调研的基础上联合相关部门出台实用性和操作性强的管理制度、办法，严格控制死亡人员人事档案的归属与流向，使其有规可依、有章可循。出台的制度应结合实际，突出整体联动和协作互动机制，针对档案鉴别接收（移交）、收集整理、保管保护、查阅利用、安全保密、流转销毁、信息化等程序和内容有具体而明确的规定，强化业务培训指导、信息沟通、监督管理及责任追究体系建设。对接收（移交）的时间、内容、要求、手续、费用等进行整体考虑。
随着社会主义市场经济的不断发展，其对于客户管理所本身的档案管理以及体制管理也提出了全新的要求。就现有的客运管理所的实际档案管理而言，他们往往受到传统体制管理的束缚以及自身管理观念的制约，从而使得他们在实际管理中没有办法真正实现人事档案管理的有效性，使得人事档案管理在实际应用中没有办法真正满足新时期客运管理所的日常管理、运营以及决策，从而制约了其自身的管理有效性。由此，本文结合新时期客运管理所档案管理的需求以及实际社会发展状况，提出了合理档案管理体制与模式构建，更好地服务于现有企业自身的管理与发展。
一、客运管理所人事档案管理工作问题
目前，我国客运管理所人事档案管理工作问题频现，这些问题直接制约了客运管理所自身的发展，对其未来经营、管理以及销售等都带来了极大的制约和生存发展。具体而言包括：
1.合作不积极，协同不配合
其主要体现在现有的客运管理所在实际档案管理过程中缺乏良好的协调，各个管理所内部的部门都建立了相应的独立的人事档案管理部门，并且彼此之间缺乏足够的沟通与交流，导致现有的客运管理所整体的档案管理效率下降，并且因为各个部门之间都拥有属于自身的档案管理人员，直接带来的是实际的人力资源管理的脱节与冲突。
2. 观念不先进，效率不明显
目前客运管理所的档案管理受制于过去计划经济的影响，依然秉持传统的计划管理理念与管理方式，他们没有切实有效的结合自身的实际情况以及社会经济发展，进行相应的管理方式以及体制的转变，由此使得其自身的人事档案管理部门的工作效率较低，没有较好的满足现代企业的实际管理需求。
3.定位不明确，服务不到位
客运管理所其本身没有充分认识到自身的定位，没有意识到自己的社会责任，他们的服务方式以及定位尚停留在传统的计划经济时代，缺乏足够的服务意识，无法结合现有的企业人力资源管理需求，实现有效的“保管员”的角色的意识形成，从而在一定程度上影响了企业人事档案管理的工作质量。
4.结构不合理，素质跟不上
客运管理所档案管理最终是落实在人，因此在管理人才的素质直接决定了管理内容以及管理效率，决定了管理成果。但是，现有的客运管理所，其本身并不重视相关人才的素质建设以及应用，而且管理人才的结构也不合理，无法满足新时期客运管理的档案管理需求。
5.制度不完善，收集不齐全
在制度设计上，目前客运管理所本身的人事档案制度没有与市场接轨，没有有效地结合现有企业自身的实际日常管理需求，使得在实际的人才招聘中无法寻找到合适企业发展的人力资源，并且在实际的归档、存档以及整理过程中的检索与查询的不完整，导致了无法真正物尽其用，不能真正反映出企业现有的实际人力资源状况。并且，在管理中由于硬件设备的滞后，更多的是依赖于人工手动的管理，而没有真正采用现代人力资源管理信息系统，从而制约了实际的人力资源管理效率以及人力资本的收集。
二、建立客运管理所人事档案管理体制与模式路径初探
当前的客运管理所人事档案管理工作的改革必须知识经济时代为背景、积极拓展管理职能、史新人事档案管理的观念，本文着重从客运管理所档案管理工作的自身定位、依法治档和多方协调分别阐述客运管理所档案人事管理的新型的体制与模式问题。
1.准确定位
客运管理所必须要明确自己的档案管理定位，要认清社会发展形势，依据市场化的发展管理需求，满足新时期客运管理所人力资源发展需求，明确自己和企业的职能定位。切实有效的利用人事档案管理，将现有的档案管理服务于自身企业的发展需求，提升员工之间的流动性以及档案查询和记录效率，对其进行分门别类，能够有效地体现与反应现有客运管理所实际的人力资源状态，为企业的发展提供良好的人力资源储备。
2.多方协调
鉴于现有客户管理所档案管理的分散化，小型化，要对内部的各个档案部门管理进行整合，进行统一化的管理，并且切实有效地协调各个部门之间的沟通以及交流，让他们可以更好地对现有企业彼此之间的人事状况进行交流，并且定期展开人事档案管理的调查。同时，建立企业档案协会。建立企业人事档案协会可以发挥较大的作用：其一能及时传达档案行政管理部门的档案管理工作的精神；其二能加强各企业人事档案管理部门之间的经验交流、及时有效地企业档案工作中的新问题、难问题；其三能汇集档案管理方而专家加强指导，提高企业人事档案管理部门人员的理论素养和管理水平，从而推动企业档案管理工作的开展。
3.依法治档
进入新世纪以来，我国的企业都在不断地转型，从过去的计划经济逐步转变而市场经济，由此对于企业的档案管理也提出了新的要求。客运管理所档案管理必须要结合市场经济发展需求，依据现有的企业发展需求，逐步实现依法治档，建立一套良好的管理制度，做到有法可依、有法可查、有法可督，实现现有的客运管理所档案查询、管理、采集的流程化。
三、结束语
医院人事档案是医院员工在人事相关活动中形成的，记述和反映医院员工的经历和德才表现，以个人为单位组合起来，以备医院考察的文件材料。记录反映员工的学历学位、专业技术职务、考核考察、进修培训、家庭关系、思想品德、表彰处分等方面的基本信息。医院人事档案管理为人才选拔任用、职称晋升、考核评优等工作提供依据。随着我国医疗卫生体制改革不断深入，医院人事档案管理工作面临着新的机遇与挑战。为充分利用医院人事档案中的信息资源，促进医院管理标准化建设，需开发应用一套满足实际工作需要的人事档案管理信息系统。
一、当前医院人事档案信息化管理存在的主要问题
（一）重视程度不够。医院领导层对人事档案管理工作不重视，认为人事档案管理在医疗核心工作中起到间接辅助作用，不能直接为医院创造经济财富和社会效益；还有的领导甚至认为人事档案管理工作仅仅是人事部门的事情，因而没有加以重视，也没有在人力、物力、财力等方面对人事档案管理加大投入，致使人事档案管理长期处于维持现状和被动应付的状况，医院人事档案信息化建设也就无从谈起。（二）基础设施建设落后。目前许多医院的人事档案基础设施建设落后，还停留在纸质档案阶段，人事档案信息化程度不高，未能将现代化信息技术手段全面引入医院人事档案管理工作。（三）管理不规范。传统的医院人事档案管理方法局限于保管保存功能，利用率不高，实际工作中方法单一致使效率低下，现代化管理手段没有充分应用到人事档案管理工作中，明显滞后于医院各项工作的快速发展。随着人事制度改革的不断深入，档案材料的收集、保管、利用以及档案业务的范围也发生了变化，部分旧的管理制度不适应社会发展的需求，亟待进一步修订完善。（四）管理队伍不专业。档案管理人员需要具备过硬的政治素质和业务素质，还要具有爱岗敬业的职业素养。在人事档案管理信息化过程中，档案管理人员不仅要精通档案管理专业知识，还要能熟练掌握计算机和网络应用技能。当前，很多医院人事档案管理人员不能完全达到以上工作要求，需要进一步的学习和培训。
二、做好医院人事档案信息化管理的对策
（一）重视医院人事档案信息化管理工作。医院领导及组织人事部门要把人事档案管理工作放在事关医院人才队伍建设全局的高度来对待，加强人事档案管理基础设施建设，切实将其纳入重要议事日程。应着重加强人事档案管理工作人员的思想教育，完善医院的人事档案工作考核制度，体现多劳多得、优劳优酬，充分调动管档人员的工作积极性，提高工作效率。（二）提高医院人事档案信息化建设投入。医院提供一定的资金支持，更新硬件设备，如计算机、扫描仪、照相机等；提供技术支持，通过公开招标采构引入专业档案管理软件，来提高医院人事档案管理的信息化程度。同时加强医院人事档案管理安全措施，在软件应用的基础上加设防盗系统。（三）做好医院人事档案系统维护。主要包括以下方面：1.规范的录入规则和内容。在原始数据录入时应该建立统一规范的录入规则，所采集数据应针对实际工作需求，以免造成浪费，做到有用必录入，无关少录入，让人事档案管理系统便捷高效，清晰易懂。2.定期的日常维护。建立人事档案系统不是一件一劳永逸的事情，需要定期进行对于系统数据进行管理维护与更新。只有经常对系统进行维护才能确保医院人力资源系统的长期长效运用。3.档案的保存与管理。医院人事档案信息化管理是将数据保存在服务器中，同时将数据备份放置硬盘中，以防服务器出现问题。在人事档案的管理过程中不仅要依靠信息化系统，还要对于原始纸质档案进行妥善保存。做到实时系统、硬盘备份与原始材料三方的妥善保存与管理，防止各种意外情况的发生。4.落实安全保护措施。在服务器与客户端之间设置“防火墙”，定期修改服务器密码，针对相应管理人员的上岗、离岗情况签订保密协议，明确管理人员和工作人员申请、变更、注销权限等。严格执行保密规定，加强人事档案信息安全管理。在日常管理工作中，将人事档案信息安全纳入医院安全保护管理的范围。（四）加强信息化管理制度建设。应建立健全人事档案信息化管理制度，特别是要建立健全医院人事档案材料收集、整理、归档、保存等相关制度和人事档案计算机使用管理制度，严格落实，加强监管，明确各个岗位的工作范围及职责，规范档案管理人员行为。（五）建设一支高素质的档案管理队伍。要不断加强档案人员的政治素质、业务素质、工作作风等方面建设，通过业务学习、教育培训、外出进修等方式实现管档人员的基本理论、业务技能、工作水平的提升，努力建设一支政治强、业务精、作风好的高素质医院人事档案管理队伍。鼓励档案管理人员在工作中总结创新工作方法和途径，促进人事档案工作的不断发展。
三、结语
医院人事档案管理为医院人才培养、制定人力资源发展规划等工作提供了有力的信息支撑，是医院人力资源管理不可或缺的重要组成部分。新形势下进行人事档案管理改革势在必行，只有加快人事档案管理信息化建设，才能更好地提高医院档案管理工作的效率，才能推进人事档案管理的科学化和规范化进程。
作者: 单位:临沂市精神卫生中心
【参考文献】
[1]徐淳,徐晓凤.关于医院人事档案管理现状的思考[J].中国科技信息,2011(3):139-141.
[2]熊江丽,贺琳,田海.关于加强医院人事档案管理的思考[J].中国科技信息,2009(14):171-172.
【关键词】人事档案 防灾 预防 抢救 补救
一、引言
2008年5月12日汶川大地震、2010年4月14日玉树大地震等自然灾害的发生，对国家和人民的生命和财产造成了无法弥补的损失，也严重侵害到了人事档案馆及其保管的人事档案资料，其中北川县人事档案局所有的一切都荡然无存。因此我们要提高面对自然灾害和人为灾害造成的威胁，努力避免或者减少相关损失。
二、人事档案防灾工作
1.关于灾害的预防
1.1人事档案备份。对人事档案进行复制，形成一样的副本单独存放，平时利用时尽量用副本代替原件提供利用。同时尽量加快信息化建设，把人事档案全部转化为电子信息，利用数字设备以数码形式存储于磁盘、光盘、硬盘等载体，尽量利用计算机等数字设备阅读、处理人事档案材料。
1.2提高人事档案室的防灾能力。人事档案保护有六防：即防火、防潮、防蛀、防盗、防光、防高温。平时工作要保持库房温度、湿度稳定（要求：温度14℃-24℃，相对湿度45-65%），避开火源，禁止吸烟，要对线路老化等情况进行维修，定期检查。要完善抢险救灾器材配置和保障后勤供给，消防器具应每年检查或者更换一次，保证消防通道畅通。检查有关设备，寻找灾害来临时最易受攻击之处，例如窗户，安排有关人员及时补救。
1.3工作人员提高警惕，加强日常管理。工作人员应经常检查人事档案室，若发现异常要引起注意，及时向领导汇报。要备一份应急物资清单，及时补充丢失或过期产品，应急物资清单包括以下：手电筒、应急灯、口哨、铅笔、照相机、毛巾、纸巾、报纸、大小塑料袋、保鲜膜、胶条等。
1.4制定相关应急处理预案。把突发事件预防作为人事档案安全工作的中心环节和主要任务，完善工作机制，强化安全管理，完善防范手段，建立安全预报机制，提高对自然灾害的紧急处置能力，对突发事件可能造成的危害和损失做出初步判断，完善抢险救灾的日常训练工作，所有人员均应熟悉自己的抢险岗位、职责、消防的存放位置、使用方法等，做到责任到人，措施到位，方法得力。
2.遇到灾害时应采取的措施
2.1优先抢救人事档案。面临其他财产损失和人事档案安全的选择时，要把保障人事档案安全作为自然灾害紧急处置的首要任务，最大限度地减少自然灾害对人事档案材料的影响。要及时复查副本及电子信息备份，若有洪水危险，优先抢救人事档案原件，并用塑料薄膜包裹好，用胶布固定好，放在冷冻设备中。在紧急情况下，采取最有效行动消除对人事档案的威胁，保护未受损的人事档案，抢救已受损的人事档案，转移和妥善安置受威胁的人事档案。
2.2成立抢险救灾工作组
2.2.1发现问题，及时报警。按照分工，人事档案管理责任人及现场第一人应立即报警，第一时间通知抢险负责人和相关人员，通知专业抢险救援部门。在可能的情况下利用一切应急抢险工具阻止灾情，保护未受损的人事档案，并及时向领导汇报。凡发现人事档案室内任何部位有被烧烤异味或库房屋顶地面暖气漏水等异常现象，每个人都有责任立即告知周围其他人，及时排查危险源。如险情不大自己能处置的，除发出警报外，要立即采取切实可行的办法迅速扑灭险情，同时要报告领导。若发现人事档案室灾情较严重，搞不清虚实时，应立即报警，呼叫抢险救灾工作人员积极抢险。
2.2.2成立抢险救灾工作组。瞬速成立抢险救灾工作组，工作组具体负责救灾现场的组织决策与指挥，现场工作人员必须服从指挥。若灾害来临，工作组要向全体工作人员发出警告，指明各自的职责，决定未来48小时内与重要成员的沟通方式和位置，组织救灾队伍，建立与公安、消防等专业救援队伍的联系，协助专业救灾部门自救互助，最大限度减少灾害损失。对突发事件可能造成的危害和损失做出初步判断，启动相关应急处理预案，对灾害事故造成的受损人事档案，立即组织人员进行抢救，特别是对受水淹人事档案，要及时采取冷冻或干燥的办法稳定人事档案的状态，避免灾情进一步恶化。
2.2.3等待外援。发现险情时，工作人员或第一发现人应该立即通知领导及拨叫与抢险救灾有关的外界联系电话，明确受灾地点，打开通往险区的通道大门，通知相关保安人员，保证大门畅通，为消防车的靠近做好准备。消防队到来之后，应及时介绍险情，一切听从消防人员的指挥。
3.事后补救
3.1灾后处理冷冻干燥法。如果人事档案被水淹，或者浸入一部分水，应立即用塑料薄膜包裹好，放在冷冻设备中，利用冷冻干燥技术保护档案。冷冻干燥又称升华干燥，是将含水材料冷冻到冰点以下，使水转变为冰，然后在较高真空下将冰转变为蒸气而除去的干燥方法，这是专门处理受洪水或者普通水灾造成人事档案受损的处理方法，在抢救受灾方面具有较强的应用前景和实践意义。
3.2去污去酸加固修裱。人事档案若是受损或者出现破损污染，就要对其进行去污去酸、加固修裱。做这项工作需要专业的技术人员，例如用小刀、毛刷或者溶剂对人事档案材料进行去污去酸，利用糨糊作粘合剂，运用修补或托裱的方法，把选定的纸张“补”或“托”在档案的背面，增强纸张的强度，修补受损的档案，试制尽量恢复如初。在修裱过程中，人事档案上的只字片语不能丢弃，尽量保持档案原貌。
3.3加强完善应急机制，要针对人事档案的特殊性专门设计一整套应急程序，这套程序可最大限度地降低灾难对人事档案造成的损害。
【关键词】医院 智能化 人事档案管理
当下的时代以信息技术的大发展和广泛应用为基本特征，各个领域都已经或正在向着信息
1.人事档案管理发展概况
1.1国外研究及发展
人事档案管理在国外，尤其是欧美发达国家发展较早，与之相近的管理领域还包括人事记录和人事文件。这三个概念在国外研究和应用中经常出现混用，但实际上，人事档案与一般单位的人事文件是不同的。在国外对人事档案进行定义的相关法律规定中，最流行的一种就是美国的密歇根州州法典对其进行的概括。该法典称人事档案记录了企业职工整个工作生涯过程中所有的工作行为，这些行为保存在某些机构当中，能够对职工的就业、升职、薪酬福利等工作的方方面面形成很大程度的影响。人事文件是保密性的，可以不被公开，而人事档案有法律作为保障，企业员工可以要求企业对其公开人事档案，否则就违背了法律的相关规定，应受到相应的制裁。
1.2国内研究及发展
在我国，对人事档案的定义也是多种多样的，最为流行的解释是人事档案是国家和社会的组织机构以文字、表格或其他形式对个人的经历、业绩、才能等进行记录，并反映在个人的具体生活当中。由此可见，人事档案由三部分要素构成，包括国家或社会层面的组织机构，档案保存在个人的社会信息单元中，档案记录必须是真实的、客观的。
从上述国内外对人事档案的定义和理解来看，人事档案是在个人参加社会工作，由企业或社会机构进行人事管理过程中形成的，并以个人社会信息的形式进行整理收集，以备随时对个人的工作信息进行考察。
2.医院的人事档案管理现状
目前，由于我国的医院现代化管理刚刚起步，许多医院的管理水平还停留在上世纪八十年代左右，早已不能满足现代化医院发展的需要，医院的人事档案管理作为医院管理的重要内容，其混乱现状尤为严重。
2.1内容模糊
人事档案管理最重要的原则就是记录内容的清晰、真实，而这一点在目前的医院管理缺陷尤为严重。其人员构成受到历史环境的影响非常复杂，这就导致在实际的人事档案管理工作中，人员信息内容模糊，甚至造价的情况严重。更为严重的一个问题是，在医院的人事档案信息中，大部分都是个人工作生涯中所取得的各种各样的成绩，而对其所犯错误、工作失误等不利信息则比重就轻，甚至直接省去。最重要的原因是人事档案管理部门和领导者没有端正责任态度，对发现的问题没有及时进行纠正，甚至与相关人员一同造价，以谋取某些个人的私利。
2.2管理部门混乱
人事档案管理应由医院的人事管理部门负责，但在实际情况中，许多医院或由于组织机构设置局限，或由于根本就没有现代人事管理理念，没有设置自己的人事管理部门，这就使得人事档案的管理在实际操作中的管理非常混乱，没有一个直接负责的部门。这种“政出多门”的现象有着深刻的社会历史因素的影响，在我国传统的医院管理工作中，由于受制于“档随人走”观念的束缚，造成个人人事档案的管理不断的变换主管部门，而随着市场经济和现代化企业管理理念的不断发展，许多医院开始意识到这一问题的严重性，但受到利益分配等现实因素的影响，使得目前的医院人事档案管理还在一定程度上存在着主管部门混乱的现象。
2.3档案利用效率低
随着我国经济市场化程度的不断加深，对人事档案利用效率的要求也越来越高，但在目前的医院管理工作当中，人事档案的利用效率非常低下，这又是受传统观念和档案管理模式的不良影响。人事档案的利用应扩展到社会经济的各种组织形式，充分利用人事档案的信息优势，给社会经济的人事管理带来活力。
3.医院人事档案管理的智能化发展
实现智能化发展的基础是信息化管理在医院人事档案管理中得到大规模的推广应用，事实上，信息化管理也是整个管理模式大的发展方向。具体的发展措施可以从以下几个方面着手：
3.1打造信息化管理基础
通过在医院日常管理中全面应用网络和信息技术，使信息化管理成为医院各项管理工作的常态。涉及到人事档案管理，通过建立医院人事档案网络数据库，将各种人事档案信息以电子文件的形式存储在医院的数据库中，为人事档案管理的智能化发展提供牢靠的数据和信息支持。
3.2建立人事档案信息管理局域网
在庞大的人事档案信息数据库基础上，医院可通过建立内部人事档案管理局域网，使医院职工可以通过局域网的平台充分参与到人事档案管理当中，形成智能化管理前提下的人人参与局面。
3.3建立统一的信息化管理标准
在建立了人事档案管理的数据基础和基本管理形式的前提下，通过建立统一的信息化管理标准，能够对医院人事档案管理的智能化、标准化起到非常关键的标尺作用。
3.4运用信息化管理手段
现代社会是信息化社会，医院人事档案管理要想紧跟时代步伐，就必须采用信息化管理手段，具体来讲就是要尽可能的多运用当代最新的科技成果和管理手段，同时还在很大程度上提高了档案人事管理效率和水平，因此实现人事档案计算机辅助管理是大势所趋，是时展的必然趋势。
4.结语
总之，通过现代化的信息手段对人事档案进行智能化的管理，才是新时代背景下我国医院人事档案管理工作的主要发展方向。
参考文献：
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[2] 杜娟. 信息时代人事档案管理的发展方向[J]. 办公室业务，2012（10）
关键词：数字化信息；医院；人事档案管理
数字化技术的不断发展推动了医院人事档案管理工作的进展，并为医院人事档案管理工作提供了良好的催化剂，促进医院人事档案管理工作与社会发展的同步对接。下面，笔者就针对医院人事档案管理对数字化信息的应用情况发谈一谈自己的体会。
一、现阶段医院人事档案管理的情况
1.人工操作效率低下
医院的人事档案主要用于对医院工作者的基本情况进行记录，能够真实全面地反应医院工作人员在学习、工作以及生活等方面的真实情况。在人事档案管理的人工操作模式当中，必不可少进行转抄操作，而人为失误是不可控制的一种风险，一旦在转抄过程中出现错误，后续就需要通过多个复杂的程序来进行修复或补偿，这样又降低了管理效率。此外纸质档案具有易损坏性，对人事档案管理的规范化、系统化具有极大的不利影响。
2.对人事档案管理资料的利用率较低
大部分医院并没有真正意识到人事档案管理的重要性，虽然对其进行妥善保管，但是却没有真正利用起来，而纸质人事档案的管理需要巨大的场地空间，这就在很大程度上提高了医院的管理成本。再加上医院需要定期对档案进行整理或清理，这也会对纸质化人事档案产生损害。
3.档案管理信息化水平不高
纵观我国医院人事档案管理情况来看，大部分医院并不具备完善的基础设施以及软件资源，相对于临床科室来说，档案科在硬件以及软件方面的设施情况都更为落后。信息基础也不够牢固，无法与现代化技术的发展步伐相适应，因此手工操作也逐渐成为了阻碍医院人事档案管理工作发展的一大要因。
二、如何基于数字化信息技术完善医院人事档案管理工作
1.提高医院数字化人事档案管理意识
医院必须保持全院上下员工思想上的统一性，提高人事档案数字化管理的意识，构建并完善医院人事档案管理机制，在医院内部推行三层管理模式，从根本上调动起医院人事档案管理的积极性以及灵活性。
2.充分运用数字化信息技术促进认识档案管理工作的完善
数字化信息技术中所涉及的一切技术都是基于信息科学理论以及方法而实现的，是一种对人类信息处理功能进行拓展而形成的功能。医院在进行信息化建设的过程中充分运用人力资源，可以刺激服务能力的提升，从而提升医院人事资源技术应用方面的可操作性。
3.创新医院服务模式
对于档案管理工作来说，对所管理的档案资料进行利用是其最终的目的。医院在开展人事档案管理的过程中不仅需要覆盖档案查询、档案调取等服务，还应在坚持保密原则的基础上登录相关网站完善档案数据信息，并进一步提升人事档案信息的共享性。
4.加大队伍建设力度
医院的人事档案管理工作始终都无法脱离高质量人才队伍的支撑作用。医院应定期组织人力资源科进行业务相关学习、培训以及实践等活动，以此来提高他们的理论水平以及实践能力；此外，还应优先分配一些熟练掌握计算机操作技能、具备高度工作责任感的员工从事人事档案管理工作。在此过程中还应关注的是，医院应控制人事档案管理人员的流动率，确保该岗位工作人员的稳定性，不要轻易变更岗位。
三、数字化信息对医院人事档案管理的重要意义
1.提升医院工作效率
电子档案能够实现实时更新、修改以及作废，改变传统纸质档案管理过程中无人问津的尴尬局面，赋予医院人事档案资料更高的时效性，提升医院整体的工作效率。
2.保存难度降低
传统的纸质人事档案在保存上存在极大的难度，随着时间推移很容易出现损坏、遗失等现象，而数字化电子档案能够通过电子文档的模式储存在计算机系统当中，保存时间极长，且不容易被损坏。
3.信息储存内容覆盖面更广
电子储存媒介具有空间大的特点，因此医院在储存人事档案信息时不必再因为储存场所不足而出现选择性保存的现象，所保存的人事档案信息可以包含员工在工作、学习以及生活的方方面面，极大地提升了信息储存的全面性。
4.促进医院考核的公平公正性
纸质档案在阅读的过程中需要耗费极大的经历，因此在阅读考核内容时往往不会进行全面阅读。数字化电子档案具有公开、透明的特征，任何与员工考核有关的评价结果都是通过数据形式来呈现的，可以让查询者一目了然，从而促进了员工考核工作的公平公正性，使人事档案信息变得更加真实、可靠。
5.信息获取速度加快
在纸质人事档案管理模式下，人事档案的调取需要花费较多的时间，而数字化技术的应用则有效地解决了这一问题，使这些辣手的问题得到了充分解决。在电子人事档案系统中，系统会根据所储存的人事档案自动生成查询目录，查询者只需要点击相应的按钮便可以很快地获取自己需要的档案信息。
四、在医院人事档案管理中应用数字化信息技术需要注意的安全防范对策
1.提高档案管理工作人员的安全防范意识
数字化人事档案管理模式虽然具有很大的优势，但是在安全上面也存在一些漏洞，尤其是在现代化计算机信息技术的不断发展下，各种病毒木马日益猖獗，档案管理工作人员在日常管理过程中应加大防范力度，提高此方面的嗅觉能力。医院也应加大相关网络安全的培训力度，要求员工具有高度的保密意识，对于一些机密性档案文件必须加大保护力度，定期进行系统杀毒，确保数字化人事档案管理系统的正常运行。
2.完善人事档案管理制度
要想全面确保数字化人事档案管理系统实现安全、稳定的运行，就必须制定完善的规章制度用于约束，具体可完善人事档案管理制度中的责任制，明确每一名工作人员的职责与义务，将具体责任落实到个人。此外，还应定期对系统进行维护及升级处理，对于其中一些关键数据做好备份工作。
参考文献
[1]吕慧萍.医院网上招聘系统数据在人事档案数字化管理中的应用[J].档案天地，2013，（5）：49-50.
[2]宋兵，朱卫华，邵悦，等.大型综合性医院人事档案信息系统的构建与应用[J].人力资源管理，2014，（10）：227-229.
[3]郭英.论信息技术在人事档案管理中的应用[J].齐齐哈尔大学学报（哲学社会科学版），2012，（5）：125.
关键词:新时期;人事档案管理;信息化建设
人事档案就是对企事业单位的信息资源进行管理,当前社会经济以及信息技术快速发展,企事业单位要实现良好的发展就应积极加强人才的管理,认识管理是人力资源管理的重要组成部分,对于促进人才的稳定、高效发展具有积极地意义。在现代化发展的今天,传统的人事档案管理方法已经不适应当前社会发展的实际需要,因此应积极转变人事档案的管理方法,促进人事档案实现信息化的管理与建设,更好的适应社会以及单位发展的实际需要。
一、人事档案管理信息化建设的意义
当前信息技术发展迅速,人类活动主要通过信息资源来承载,人事档案是对人的成长以及社会经历进行记载,在人力资源管理中有着十分重要的作用,随着科学技术的快速发展,人事档案的信息化管理建设成为发展的必然趋势。人事档案的信息化建设需要以信息技术为依托,不再是传统的纸质管理,将人事档案信息录人到计算机中,利用计算机进行管理,保证人事档案信息的全面、真实,避免出现信息丢失的情况。利用计算机进行人事档案管理有助于提高档案信息的安全性和完整性,有助于档案信息的开发和利用。人事档案中的信息数量比较大,利用网络技术进行管理有助于提高信息的更新速度,强化信息资源的共享,避免传统纸质管理中复杂的工作环节,减少劳动力的支出。通过及时更新人事档案信息资料,企事业单位领导能够更加全面、及时、准确的了解员工的工作情况,为人动提供了科学的依据。同时,实现人事档案管理的信息化建设,能够促进人事档案管理效率以及效果的实现,促进管理水平的提升。信息化的人事档案管理是在计算机上对档案信息进行查询、修改和更新的,能够避免破坏原始档案资料,保证档案信息资源的权威性。人事档案信息的建设应尊重员工,保证员工的知情权,这样人事档案才有利用的价值,对人事档案进行信息化建设,员工能够通过网络查询了解自己的档案信息,为员工解疑答惑,体现人性化服务。因此应加强人事档案的信息化建设,促进人力资源管理效果和水平的提高。
二、新时期人事档案管理的信息化建设对策
1.提高对人事档案信息化管理的重视程度
当前信息化建设逐渐推进,人事档案管理的信息化建设也得到了一定的发展,人事档案的信息化建设就是利用信息管理系统进行动态化、即时性的建设,促进人事档案管理水平的提高。因此应提高对人事档案信息化建设的重视程度,了解信息化建设的作用和意义。人事档案管理的信息化建设不是一朝一夕就可以实现的,应将人事档案管理信息化建设纳人到日常管理工作中,从企事业单位的实际情况出发,循序渐进,不断提升人事档案信息化的建设效果和水平,对人事档案的信息化建设进行综合的研究和分析,及时发现存在的问题,并积极采取措施加以解决2j[,使人事档案管理信息化建设能够实现高效、顺利的建设与发展。
2.加强信息化软件的开发力度
人事档案管理的信息化建设需要利用信息管理平台来实现,因此应档案管理以及科学技术人员应加强对人事档案管理信息化软件的开发和利用,对各种操作系统进行升级,建立完善的人事档案信息管理数据系统,实现人事档案管理信息化建设的有效推进,在人事档案数据系统建设时,应注重管理系统的功能实现,数据管理系统应具有一定的查询、传输、处理等功能3j[,在人事档案信息化管理建设中,数据库中包含着大量人员信息,这些信息数据是需要重复利用的,因此要以人事档案管理信息化建设为核心,促进信息资源的利用效率,实现信息的共享,保证信息资源的科学性、安全性,提高人事档案的信息服务质量,促进人事档案管理信息化建设的高效推进。
3.提高档案管理人员的素质能力
人事档案管理的信息化建设最终还是由人来完成的,因此在人事档案管理的信息化建设中,应努力提高人事档案管理人员的素质能力,提高人事档案管理人员的服务水平。在人事档案信息化管理中,需要利用计算机对文字、图像、声音等进行加工处理,实现人事档案信息的数字化存储,并通过人事档案管理平台实现人事档案的传输和共享,以便满足人们的人事档案需求。档案管理人员应掌握一定的信息处理基础,明确档案管理的相关知识,以高度的责任感投人到人事档案管理信息化建设中,促进人事档案管理水平的提高。
4.做好人事档案的安全管理工作
由于计算机本身的局限性,使得在人事档案管理信息化建设中,应加强对人事档案信息安全的管理,在做好人事档案信息资源共享的同时,也应注重档案信息的安全问题,避免由于档案信息泄露造成严重的损失。因此人事档案管理部门应努力强化档案信息的安全管理工作,做好安全保护措施,保证人事档案的真实性和科学性。对计算机中的人事档案做好备份工作,并明确人事档案数据库的使用权限,保证人事档案的管理能够按照相关的制度进行,实现人事档案的安全管理。
三、结束语
当前社会经济以及信息技术快速发展,计算机技术被广泛的应用到社会生产及生活的各个领域,在人事档案管理中,计算机技术也得到了普及,实现了纸质档案向信息化档案管理的转变,促进了人事档案管理效率的提升。
参考文献:
[1]张雨薇,李锋.人事档案管理信息化建设的必要性与建设策略分析口].科协论坛(下半月),2013.14(11):148一149.
[2]都小红.新时期人事档案管理信息化建设研究田.办公室业务,2012.11(15):142一143.
一、医院人事档案资源信息化管理的优势
（一）提高人事档案资源管理的工作效率和降低失误率
传统的人事档案资源管理工作往往需要消耗大量的人力物力去录入信息，而且在这个过程中由于需要手写录入或者纸质的文件录入，往往会出现一些错误，影响了人事档案资源的准确性。而信息化档案资源管理的条件下，采用的是计算机信息平台系统录入，可以大大降低录入信息的工作量，使得档案管理人员从繁重的劳动中解放出来;另一方面，由于信息平台系统对所录入的信息具有一定的识别性和纠错性，因此可以大大降低信息录入的失误率。
（二）有利于方便准确查找人事档案信息
传统的医院人事档案资源管理模式，往往会因为检索工具不全，或者查找的信息范围太宽泛，导致无法快速高效地查找到所需的档案信息，甚至出现明知道存有档案信息却无法找到的情况出现。而信息化平台管理模式下，医院人事档案资源信息通过数据库的建立，为查找人事档案提供了非常便捷的途径，同时可以迅速地完成对档案的转递和查阅，便于医院人员信息的查询及统计，只需要在计算机信息平台系统中输入一些相关档案信息或者关键字，就可以快速、准确、全面地找到所需要的信息，大大减少了工作量，提高了工作效率。
（三）有利于对人事档案信息的管理和存储
传统的医院人事档案资源管理模式主要是采用纸质档案存储，一方面要完整长期地保存好档案资料，需要占用大量的空间，同时需要增添大量的各种设备，消耗大量的人力物力财力;另一方面要想长期保存档案资料，还需要采取一定的措施防止纸质档案发生霉变、氧化、虫蛀和鼠类的破坏等。而采取计算机信息化管理人事档案资源，只需要把档案材料录入到软盘、光盘或者硬盘上即可，不但大大节省了各种资源，而且可以长期完整的保存，保存过程中信息资料不会发生任何的变化。
（四）有利于医院信息化整体平台的建设
医院人事档案资源管理信息化建设是医院整体信息化平台建设的一个重要组成部分，由于人事档案资源涉及的范围比较广泛，基本上涵盖了医院的每个部门和科室，因此，在建设过程中不但需要医院档案管理人员的努力工作，同时还需要每个部门、每个科室的参与，从而形成一个档案资源共享、规范化一体化的管理机制。这中管理机制非常有利于医院整体信息化、智能化平台的建设，为其提供了一定的引导模式和榜样建设。
二、医院人事档案资源信息化管理
建设的措施
（一）强化领导意识，加大资金支持
医院各级领导要对人事档案资源信息化建设有一个明确和深刻的意识，在建设过程中要给予大力的支持。同时，医院人事档案资源信息化建设需要大量的资金来保障，各级领导要充分认识到这一点并且创造有利的条件提供资金保障，这样才能使得人事档案资源信息化建设顺利地开展。
（二）建立高素质的人事档案管理队伍
高素质的人事档案管理人员有利于快速高效的实施人事档案信息化管理工作，对档案管理人员要定期不定期开展业务能力培训和综合素质提高，要培养一批既懂得计算机信息技术，又懂得档案管理技术的复合型人才，才能使得档案管理工作更好地开展。
（三）采用科学合理的硬件系统和软件系统
一套科学合理的硬件系统和对应的软件系统对医院人事档案资源管理信息化建设具有决定性的意义。医院要结合自身的发展特点和发展规划，选取合适的软硬件系统，才能采用合适的资金，最大地提高人事档案信息资源的利用率和工作的效率。
三、医院人事档案资源信息化管理的应用
医院人事档案资源信息化管理中要注意以下两方面的应用：
（一）档案信息的收集、转换和保存
档案信息的收集、转换和保存工作是档案信息化平台建设的最基础的工作，在这个过程中要注意以下几点：一是在档案信息收集的时候要保证其完整性，所有的档案资料都应当具有连续性，防止档案信息的缺失;二是在档案转换的过程中，要扩充部分档案资料，对有确实的部分进行完善和扩充;三是在保存档案资料的时候要评估文件的保存价值，对没有保存价值或者可利用价值的资料可进行删除，防止资料混乱。
（二）定期对软硬件系统进行防护和升级
医院人事档案资源信息化平台建设中需要用到大量的硬件设施，这些硬件设施容易受到外界环境的干扰和影响，因此管理人员要定期对这些硬件设施进行检测和维护，防止由于硬件设施损坏造成的档案信息资料丢失。软件方面，要同步监测软件系统的工作状态和系统安全性，培养专门的软件系统维护人员，对软件进行定期的升级和维护，同时做好相应的跟踪记录，避免发生人为的误操作，切实做好档案信息化管理工作。
【关键词】人事档案；知情权；开放
一直以来，人事档案都给人一种神秘的感觉，很多人从来都没有机会查看到自己的人事档案，至于档案中的材料及保存管理情况更是一无所知。近年来，伴随着社会的进步和人们法治意识的增强，因为人事档案管理问题而引发的纠纷也逐渐增多。人事档案到底能否对个人开放？本人到底有没有对自己人事档案的知情权？相关争论一直没有停过。
一、人事档案的定义
人事档案是组织人事等有关部门，按照党的干部政策，在培养、选拔和任用干部等工作中，形成的记载干部个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作表现、工作实绩等内容的文件材料，是历史地、全面地考察了解和正确选拔使用干部的重要依据，是国家档案的重要组成部分。
二、人事档案管理现状
被制度锁在笼子里的人事档案。很多人问：我自己为什么不能查阅自己的人事档案？根据《干部档案工作条例》第七章中规定：任何个人不得查阅或借用本人及其直系亲属的档案。正因如此，一直以来，人事档案在各级组织人事部门的“保护”下渐渐蒙上了一层神秘的面纱，也逐渐失去了它应有的价值。对于很多普通人可能从一参加工作自始至终在一个单位工作直至退休，而他的人事档案在档案室也就这样静静地躺了几十年。除了档案管理人员不定期的对档案进行收集和整理之外，几乎没有人能接触到他们，以致很多人甚至已经淡忘了自己还有人事档案的存在。
三、人事档案信息对个人开放的必要性
（一）有利于接受个人监督，保证人事档案的严肃性、真实性、客观性。目前，人事档案管理工作的监管，主体是上级组织部门和本单位主管负责人，而且他们的监管方式主要以业务指导为主，档案监管为辅。因此，管理人员可以轻易地对档案进行修改和整理，管理人员水平的高低直接决定了档案管理水平的高低。而引入本人参与人事档案的监管，一方面可以做到对档案进行针对性地监管，另一方面对档案管理人员也起到了有效的监督作用，从而保证人事档案的严肃性、真实性和客观性。
（二）有利于人事档案的开发和利用。现如今的人事档案管理模式不利于人事档案的开发和利用。例如，很多人在填写履历或者加入党团时间的时候，由于时间久远想查看下原始材料。但由于受到不允许个人翻阅查看档案管理规定，很多人只能凭借模糊记忆填写，而所填写的材料恰恰将来也要存入个人人事档案，这样就造成了档案记载时间前后不一致的问题，人事档案管理工作变成了简单的材料收集，失去了它的参考和利用价值。而自2014年至今，从中央到地方各级组织部门进行的干部人事档案专项审核工作，其中一项就是对记载前后不一致的情况进行调查核实。通过审核发现，有大部分是因为记不清楚而造成的填写前后不一致。因此，人事档案信息对个人的开放有利于避免此类现象的发生，也可以达到档案利用的最大化。
（三）有效避免大量死档、弃档的出现。一方面由于管档部门和单位对人事档案的过度保护，在一定程度上阻碍了人才的自由流动。另一方面，由于个人对档案中的情况不够了解，人事档案渐渐成为了“鸡肋”，从而出现了大量的死档和弃档，增加了管理人员的工作量和管档难度。因此，人事档案对个人适度的开放，可以促进人才的自由流动和增进个人对人事档案的了解，有效解决大量死档和弃档的出现。
四、档案信息对个人开放的支持
（一）档案管理工作的信息化。档案管理工作的信息化是人事档案对个人开放的先决条件和基本保证。为了保证人事档案的安全，人事档案对个人提供开放服务的途径必须采用电子信息化的方式，即将档案内容数字化和信息化，使个人在查询个人档案相关信息，了解保管情况时不用直接接触档案原件即可完成。这样，即保护了档案原件，又达到了利用和参考的目的。
（二）对档案管理工作的资金支持。档案管理工作的信息化是对个人开放的先决条件和基本保证，而有力的资金支持则是档案管理信息化建设的基本保障。主要包括电脑、影像采集设备、管理软件、人员培训、后期维护等产生的费用。这就需要档案单位负责人给予足够的重视和财政部门的大力支持。
（三）档案对个人开放工作的日常管理。根据工作实际情况，对档案管理人员操作流程、个人查阅范围、审批流程、查阅登记制度等方面建立严格完善的规章制度和操作流程，是档案对个人开放的制度保证。原本被重重保护起来的人事档案对个人开放，无论对于档案管理者还是个人无疑都是一个新课题和新生事物，在开放过程中必然会遇到各种问题。制度和流程制定的过于严格和教条则达不到理想效果，过于简单则不利于人事档案的保护。因此，制度和流程是否科学全面，决定了对个人开放工作的实效。
【关键词】人事档案；管理功能；提升
每个人在参加工作时都会建立自己的个人档案，并将伴随着自己的职业生涯。同时，人事档案的管理工作也是人事工作的重点所在，是单位各项工作得以开展的首要前提。但近年来，随着事业单位的转型和人事制度的变化，人事档案管理也开始出现了一系列的问题。
一、当前人事档案管理存在的问题
首先，管理人员的意识落后。人事档案管理相对于其他工作来说，工作量小，对专业知识的要求相对较低，属于比较基础的工作。因此导致部分基层的事业单位对人事档案工作缺乏足够的认识，甚至因为有些领导和管理人员的认识不够，使得应付了事、监督力度不够等问题频发，从而使得档案工作处于较为被动的状态。对档案问题重视程度不够的不仅是管理人员，同时还有很多新入职高校毕业生观念淡薄，认识不到档案对于他们的重要意义，忽视人事档案以致造成档案丢失的现象时有发生。
其次，人事档案的适用性不强。目前，人事档案内容方面存在着内容空洞、材料不全、信息不准等问题。很多能够充分反映干部的品德作风以及素质培养的内容没有被放置入内，反而是那些空话套话的内容大行其道。而且档案搜集不全，有些干部任免审批表、工资审批表未能及时地补充更新，甚至有些还在本人手中。有些档案的签字和盖章不全，以致档案工作未能及时开展。
最后，档案的管理人员和管理方式落后。档案管理是一项专业性和政治性较强的工作。可是很多从事基层事业单位的档案管理人员却几乎是身兼数职，有的甚至是半道出家，严重缺乏专业的培训。而且，大部分档案管理员是手工操作，人工化。这在计算机已经普及程度如此之高的今天，显得格外笨重与落后。
二、如何提升人事档案管理功能
针对目前档案管理方面存在的一些问题与挑战，笔者尝试浅析了能够提升人事档案管理功能的方法。
（一）更新档案管理观念，强化档案制度建设。档案在社会务工人员或者是非公有制企业的员工身上用处不大，但是在一些学历较高的，或者是处于事业单位的工作人员身上，则起到很大的作用。所以无论是档案管理人员还是从业人员，都应该更新档案的管理意识和观念，强化对档案的重视程度。同时，强化档案意识也可以从建立相关的制度入手。制度是保障当代人事档案管理效能提升的首要因素。人事档案的管理需要制度来维护，用管理制度来保证管理工作的质量，从而提升档案工作的管理功能。
（二）实现资源共享，提高人事档案的质量，加强知识学习。上文提到，档案的质量参差不齐，里面掺杂着许多空话和套话占主体的无效信息。因此应当实现干部人事档案的新型管理方式，建立干部人事档案管理的数据库，让那些真正能够反映一个干部或者是工作人员的数据和内容进入档案袋。这样不仅有利于档案内容的更新与补充、与时俱进，同时还具有储存量大、寿命延长、信息准确等优势。在这个过程中，档案管理人员也要加强自身的学习，适应时代的发展，广泛汲取现代科学文化知识，使自己成为一个合格的管理者。
（三）加强人事档案管理的监督工作。做好监督工作是使档案在利用过程中做好保密的一项重要措施，能够及时纠正各种档案利用过程中不规范、不合法的行为，从而做到既能应用，又保证档案安全。有条件的档案馆室可以安装摄像头和监视器，长期保存调取档案的视频监控。同时档案管理人员要注意积极地与档案调取者交流，分析他查阅和调取的动机以及具体的使用情况。在检查时如果发现了问题，一定要第一时间处理，并且做好资料备份。这样才能够避免可能出现的问题，提升档案的管理效能。
（四）人事档案管理技术化、信息化。为了顺应时代的发展，同时也要提高档案保存和管理的效率，应当逐步推动档案管理技术化、信息化、无纸化进程。想要推动这一进程，则必须在确保思想正确的基础上，保证物质条件充足，只有这两个层面的工作都做好了，才能够确保档案管理的信息化技术化发展目标能够实现。具体论述的话，则是档案管理单位必须积极研究档案管理工作的增长点，根据实际情况，判断是否具有信息化和技术化的条件，从而合理地利用科技手段，大力开拓人事档案管理中存在的新的增长点。同时也要注意，档案管理单位也必须认真发现单位自身的高技术水平的信息工作者，使其能够在完成自身工作的同时，投入到档案信息化管控工作之中，把他们的能力充分发挥出来。这样的话，单位不仅能够提高档案管理的信息化水平，同时也能够节省资金、提高档案管理的效率。
三、结语
通过上文的浅析，我们发现，如果想要提升档案管理的功能，确保档案管理工作能够发挥它的存在价值以及意义，就要强化管理意识，提升自身的技术能力和专业程度，实现技术化和信息化，确保其能够与时展的步伐保持一致，与经济发展的速度相协调。同时也要积极地培养档案管理人员，在开展日常管理工作的同时合理运用新的技术和知识，切实提高管理能力，提升档案管理的效率。
【参考文献】
[1]张晶， 张敏. 浅析如何提升人事档案管理效能[J]. 电子制作. 2013（20）.121.
