时间：2023-06-07 09:09:34
开篇：写作不仅是一种记录，更是一种创造，它让我们能够捕捉那些稍纵即逝的灵感，将它们永久地定格在纸上。下面是小编精心整理的12篇档案管理基本理论，希望这些内容能成为您创作过程中的良师益友，陪伴您不断探索和进步。
关键词：高职院校 档案管理 档案教学 课程教学
高职院校以培养技术性人才为主要目标，担负着培养面向生产、建设、服务、管理第一线需要的高技能、应用型专门人才的使命。档案管理是一门实践性、应用性较强的课程，旨在培养学生的档案管理能力，为档案用户提供有效服务。但是从目前的实际来看，高职院校档案管理课程的教学效果不甚理想，本文对其中的原因进行深入剖析，并就其改进方向提出了建议。
一、当前高职院校档案管理课程教学存在的问题
1.教学目的偏离，无法实现学生的培养目标。虽然按照教学大纲的安排，将档案管理课程的教学目标定位为“促使学生熟悉、掌握档案管理基本理论，并提升其胜任档案管理工作的能力”，但实际教学工作的开展却多是为了完成教学任务而进行教学，忽略了对学生实践能力的培养。
2.教学方法单一，无法调动学生的学习兴趣。当前，高职院校档案管理课程的教学主要依靠理论教学，即纯粹的课堂讲授，这是一种“填鸭”式的教学方法。根据心理学的研究，乏味的事务会导致厌烦感，长久累积下去，会造成学生的心理疲劳，甚至激生恶劣情绪，不仅会降低学生的学习效率，还会导致对此门课程的强烈抵触感。
3.教学条件落后，无法培养学生的动手能力。档案管理课程的实践性较强，如果没有实际的操作经验，当毕业生走上工作岗位初次面对成堆需要整理的文件时，会备感茫然，无从下手。
4.师资素质欠缺，无法满足学校的教学要求。当前，从事档案管理教学工作的教师主要有两个来源：一是高校档案专业毕业生，二是从事档案管理工作的人员。前者一般经历过硕士或者博士研究生阶段的系统学习，已经全面掌握了档案学专业课程知识，理论基础较为扎实，却缺少档案管理的实践能力；与之相反，从事档案管理的工作人员，少有档案专业出身的，他们较少接受过系统的档案知识学习，虽然具有丰富的实践经验，但是又缺少对档案基本理论知识进行系统阐述的能力。因此，这两种人员均无法满足教学的需要。
5.考核方式死板，无法形成学生的档案知识。目前，档案管理课程考核方式多为书面的闭卷方式，题目80%为书本上的知识点，在这种情况下，学生只要将档案理论熟背于心即可。这种考核方式使得学生从心理上卸下了心防，大大放松了对本门课程的重视，从而导致整门课程结束，学生的档案知识并没有明显提升的不良后果。
二、高职院校档案管理课程教学改进的方向
1.理顺教学目标，把握人才培养方向。高职院校培养的不是理论研究型的人才，档案管理课程的教学目标在于使学生除了掌握必要的档案理论基础知识，应该更注重档案知识的实际应用。因此，在教学过程中，一定要牢牢把握这一主线，着眼于学生未来的发展，在使学生掌握档案管理基础理论知识的同时，侧重加强学生职业技能的训练，力争合格地培养出“厚基础、宽口径、高素质、强能力”的创造性人才。
2.改变教学方法，增强学生档案素养。改变传统教师“重教”的课堂教学观念，转移到学生“重学”的轨道上来，按照“理论――参观――模拟――实践”的“四步教学法”，逐步加深学生对档案知识的吸收与消化能力，才能加强人才培养的效果。
第一步，课堂教学法。基础知识的讲授是前提，这是学生了解档案知识的入门课。教师应该深入浅出地为学生讲解什么是档案、档案的发展史、档案的类型、档案的整理原则等内容，辅以身边的真实案例，将扎实的理论寓教于乐，变成学生乐于接受且感觉趣味无穷的新知识。
第二步，参观教学法。任何一所高校都有自己的档案室（馆），为了加强学生对档案的直观性认识，教学系部或任课教师可以与学校档案室（馆）联系，在条件允许的范围内，将学生引领到档案（室）馆进行实地参观，使学生根据所学理论知识，对应了解什么是档案，什么是档案盒、档案柜、保密柜、消毒柜、温湿度计，让学生观看档案借阅登记表、移交登记表、馆藏统计表等直观性较强的实体。这样，经过“眼见为实”，学生自然加深了对档案与档案工作的了解，对于档案知识的消化吸收具有较强的促进作用。
第三步，模拟教学法。仅有参观的经验远远不够，因为无法满足学生动手的需求。鉴于此，模拟教学法显得极为重要。可选择档案管理的某些工作环节，如档案的查找过程，事先准备一些文件材料，借助学校的计算机机房，让学生现场模拟根据规定的著录条目对这些档案进行著录，然后根据多种检索途径演练查找档案的方法。学生有了切身体会，不仅深化了对档案基础知识的了解，而且初步具备了整理档案的能力。
第四步，实践教学法。在学生经过模拟阶段的操作后，可通过对其工作质量进行评判，针对其不合格的地方进行修正，使学生真正掌握档案管理的扎实本领。此时，要让其真正走上档案管理工作的舞台，在权限允许范围内，从档案的收集、整理、保管、鉴定、统计到档案的提供利用，全程参与档案室（馆）的工作，为其以后走上工作岗位奠定扎实的实践基础。
3.改善教学条件，强化课程教学效果。高职院校要为档案实训实践环节的开展搭建良好的平台，如建立档案实训室，购置必要的物品如打孔装订机、装订锥子，制作修裱档案浆糊所用的面粉等等，供学生模拟操作使用；安排学校机房让学生练习档案的计算机化管理；协调学校档案室（馆）安排学生参观学习；通过校企合作建立校外实训基地，为学生创造顶岗实习的机会等等。
4.注重师资配备，提升教师专业水平。高职院校要注重档案管理课程教师的引进和培养工作。档案管理是一门专业性极强的课程，必须对任课教师的专业能力与综合素质进行考量。对于新引进的教师，应要求是档案专业出身，且最好亲自参加过档案管理工作的人员。这些人员具有扎实的理论功底，并具有一定的业务经验和动手能力，能够在教学过程中把抽象的理论知识与实际衔接起来并传递给学生。同时，要实施继续教育制度，不定期地邀请档案理论水平较高的校外专家或档案工作能力较强的高级人员来校对教师在教学、实践等方面给予针对性的指导与培训，并形成长效机制，不断提升教师的专业水平。
5.调整考核方式，实现预期教学目标。要改变以往僵硬的理论知识闭卷考试方式，采取“理论+实践”的灵活考查方法，既注重对学生基本理论知识掌握水平的考核，也要对其实际的动手能力进行现场测试。最可行的办法是在实际操作的过程中进行结构化提问，对操作中所涉及的知识点进行多面考核，这样就可以将理论与实践融会贯通，达到理实一体化的效果，最终实现预期的教学目标。
综上所述，为满足社会对档案管理人才的要求，高职院校档案管理课程的教学改革已经势在必行。这是一个逐步探索的过程，需要不断的创新，高职院校应引起足够重视，锐意进取， 突破传统理念与方法的束缚，以期实现档案管理课程的深入发展。
参考文献
[1]冯荣珍 高职院校文秘专业档案课程的教学教法研究.语文学刊，2011年，第12期，153、163页。
[2]常悦 试论高职文秘专业档案管理课程教学改革.黄河水利职业技术学院学报，2008，（7），第20卷，第3期，68―71页。
[3]许立莺 基于职业能力培养的档案管理课程改革探讨.长春教育学院学报，2010，（12），第26卷，第6期，135―136页。
1.档案管理队伍建设存在的主要问题
1.1对档案管理的重要性认识不足。
档案管理岗位地位和待遇偏低，学习进修的机会少，专业自我成长和发展的空间不大，缺乏科学合理的激励和考核机制。日本文由收集整理常工作得不到领导重视，造成档案管理人员欠缺工作热情，被动应付工作，缺乏创新精神。
1.2业务素质和专业技能水平不高。
档案管理人员专业、学历、年龄结构和工作能力参差不齐，当前许多单位的档案干部队伍，早已是老者无、中者少、青者多的非正常年龄结构。大多没有系统地接受过管理学、教育学和心理学等方面的基本理论培训，知识结构不成体系，或者知识面窄，不能强化自我学习促进自身专业成长。
1.3干部培训急功近利。
档案业务培训社会化、效益化，由追求培训效果的急功近利演变为培训收费的急功近利。盈利性培训的档案业务培训班使得缺乏管理经验和基本业务技能的新上岗人员如嗷嗷待哺的婴儿无人顾及。
2.档案管理工作者培养的对策
2.1加强重视程度，加大资金投入。
档案管理队伍建设主要要从两个方面抓，一方面要端正和加强对档案管理必要性和重要性的认识，建立和健全档案管理培养和考核机制，优化工作者配置结构。另一方面是从事档案管理的工作者要更新理念，提高自己的科学文化素养和专业技能水平，促进自身专业的成长。各单位要将档案工作所需经费列入预算，保证档案工作的需求。促进档案信息化建设，加快数字档案馆建设
2.2合理调整和优化档案管理队伍结构。
档案管理工作连续性较强，基础业务和规章制度建设需要档案人员较长时间的学习，积累经验；只有这样档案管理工作才会逐步完善和进步。如果人员结构配置不合理或者人员频繁调动，必然会影响档案工作的连续性和高效性。因此领导者首先要重视档案管理人员的作用，避免出现档案管理人员被边缘化的可能；其次要适当增加档案管理人员的工资待遇，使其在外部市场的竞争中处于优势地位，才有利于引进人才，留住人才。
2.3档案管理者要加强自我学习。
当前信息技术高速发展的年代，计算机技术在档案管理中的运用，彻底颠覆了以前档案材料的传阅、整理、归档都是以手工抄写为主的管理方式。这就要求档案管理工作者结合自己的岗位工作，注重计算机知识的学习掌握。具有计算机、英语、网络、软件、数据库及信息的检索能力。
同时，档案管理是一门专业性很强的工作，要求管理人员有高度的工作责任感，良好的职业道德，办事细心的工作态度，乐于奉献的工作精神，以及扎实的档案管理的理论知识和管理档案的基本技能。因此，档案人员应努力学习，开阔视野，了解所涉及工作领域的现状及发展动态，提高自身素质，运用档案学科新理论、新技术指导和改进档案工作，实现单一型向多样复合型转变。
2.4加强培训，充分发挥档案工作者主观能动性。
档案部门需要制定切实可行的岗位考核标准与措施，引入竞争机制造就激励人们奋发向上的外部环境，把考核与评优、晋级挂钩，改变在档案部门实际存在的“铁饭碗”现象，积极推行全员聘任合同制，对现有人员实行公平竞争、择优上岗，真正做到优胜劣汰，能者上庸者下。开展定向对口培训，或在社会已退休老专家中聘请培训人才，对现岗人员进行普遍轮训。使每个档案人员所担负的岗位职责适当高于其能力，因人而异安排一些具有挑战性的工作。这样就会让他们产生紧迫感，从而充分调动档案人员的积极性。
作为现代档案管理的主要方式，档案信息化建设已经成为我国未来档案管理工作不可逆转的发展方向。随着我国信息技术的不断发展与深化，其在我国档案管理工作中的有效应用，也推动了我国档案管理工作水平的不断提升，为我国档案信息资源的共享提供了可能与保障。
一、档案信息化建设的基本理论
档案信息化指的是将计算机、网络等现代化的信息技术应用于档案管理工作当中，实现档案收集、保存、管理的统一化、和谐化，实现档案信息共享化的一种模式。
二、档案信息化建设的特征
在实验时期，档案信息化建设的特征主要表现在两个方面：一是档案管理向着多元化的方向发展。二是实现了对传统档案管理的优化。在普及时期，档案信息化建设又表现出了其他固有的特点，主要包括：1.对档案的公布，并实现对档案检索的开发与利用。2.计算机的使用逐步得到社会各界的肯定，计算机编目进一步普及，计算机辅助立卷得以实现。在网络时期，档案信息化建设的特征主要体现在：计算机已经成为引领档案管理的中坚力量，多媒体技术和光盘存储功能已经得到了广泛的应用。数字档案时期，档案信息化建设的主要特征表现在：数字档案已经成为档案管理的主流，各档案数据库得以建立和使用，同时，电子文件的相关管理网站也逐步建立和完善，数字档案管理成为档案管理不可逆转的发展潮流。
三、档案信息化建设与档案管理的措施与方法
（一）不断推进档案管理信息资源的整合工作。在日常的档案管理工作当中，档案信息资源工作散发着其特有的优势。首先，要实现档案信息资源的共享，就必须以档案资源工作为前提。通常而言，档案信息不仅能够折射出我国社会历史发展的宏观方向，同时，还能够反映出人们日常生活的点滴细节，将社会当中存在的整个集体与个体的发展都能够完全展现在人们面前。要做好档案信息资源工作，就需要以纲领性的档案信息管理制度为指导，并结合档案分级管理制度的相关要求，实现对国家资源的合理配置与高效应用，实现社会资源的共享。此外，实现档案信息资源管理的整合主要可以通?^两种途径，即分组整合方式和整理方式。在进行整理的过程当中，档案的系统化和编目发挥着十分积极的作用，此外，为了提高档案信息的固有使用价值，还需要对相关的档案进行编纂和加工。另外，信息资源的组合则是指通过行政或是者技术方法，对整合的目标进行档案资源的结构管理，确保信息资源能够在宏观角度上实现优化发展。
（二）提升电子文件归档管理的信息化水平。在接收到各相关资料与信息之后，档案管理工作人员需要对此类信息进行数字化转化。而要实现这一点，就需要对资料和信息按照方式和类型的不同进行分类。这主要涉及到以下两个方面：纸质信息的电子化形式转化；照片、录像、录音信息的可用信息转化。此外，还需要对不同的信息进行使用价值的鉴别，并在此基础之上进行分类和归档。值得注意的是，一定要确保有价值信息的真实性、完整性、有效性和可用性。同时，还需要依据国家制定的档案管理办法对档案信息化管理进行规范，不断提升档案信息化管理水平。
（三）提升档案管理人员的服务意识，拓宽档案信息管理人员的管理思路。之所以要进行档案管理工作，主要是为了为社会提供有效的服务。要实现这一点，档案管理部门以及其内部的相关管理人员就需要不断拓宽其管理思路，提升档案管理工作的服务意识。传统而言，我国的档案管理工作将过多的精力放在了“保管”资料之上，而没有对资料进行充分的“利用”，这制约了档案资源价值的实现与发挥。因此，需要转变这一观念，集中注意力到资料与资源的利用之上。此外，我国传统档案管理还存在着过于重视档案信息资源的安全性与可靠性的价值取向，在档案信息化建设时期，一定要转变这一理念，推进档案信息管理的全面发展，提升档案管理人员服务大众的思想意识。除此之外，档案管理人员还需要不断提高自己的专业知识水平和综合素质能力，使自己从单纯的档案资料管理人员向着档案信息管理的方向不断发展。档案管理人员一定要铭记于心，档案管理工作并不仅仅是对档案的保存，更需要综合性的人才对档案信息进行分析和归纳，为社会经济发展提供信息支持。当然，相关领导也需要立足长远，充分发挥出档案对国家发展的积极作用，只有这样，才能够顺应时代的发展要求。
四、结语
随着世界范围内计算机技术的不断提高，将信息化技术应用于我国的档案管理工作已经成为不可逆转的发展方向。档案的信息化建设能够有效提高档案管理的水平，为我国经济社会的发展提供信息支持。本文从简要介绍档案信息化建设的基本理论与特征入手，从不断推进档案管理信息资源的整合工作、提升电子文件归档管理的信息化水平以及提升档案管理人员的服务意识、拓宽档案信息管理人员的管理思路三个方面提出了档案信息化建设与档案管理的措施与方法，以期为提高我国档案信息化建设与档案管理水平贡献一份微薄的力量。
由于民办职业学校起步晚、发展快，其速度、规模、质量、效益，出现了发展不平衡、结构性矛盾突出等现象。根据《中华人民共和国档案法》及中华人民共和国教育部第27号令关于《高等院校档案管理办法》的明确规定高校档案工作是高等院校重要的基础性工作，院校应当加强管理，将之纳入院校整体发展规划。因此，民办职业院校建立、健全档案工作的检查、考核与评估制度，定期布置、检查、总结、验收档案工作，明确岗位职责，强化责任意识，提高档案管理水平，是提高民办职业院校教育水平和管理水平、加强内涵建设、促进学院发展的必由之路。
民办职业院校档案管理存在的主要问题
调研发现云南省的民办职业院校档案工作普遍存在以下几个方面的问题：
1、民办职业院校普遍存在档案管理工作意识薄弱、机构不健全、专业人员缺位的现象
当前，很多院校都忽略了档案管理工作，缺乏对档案工作管理重要性的认识，认为档案工作属于学校的附带工作，不影响其长远发展，因此忽略了档案管理建设。这种认识不足不仅体现在学校领导身上，更是体现在学校全体教职员工身上。在很多民办职业学校根本没有档案馆和专职档案工作管理人员，即使有些民办职业院校存在档案馆和专业人员，由于民办院校的特殊性，出于对人力资源充分利用的考虑，专职档案管理人员也往往身兼数职，还要承担院校的很多其他工作。比如系部的兼职档案人员多是教学秘书或行政秘书兼职，既有日常教学管理工作或者办公室行政事务性工作，又要兼顾档案管理工作，造成档案管理工作不尽人意。
2、民办职业院校档案管理缺乏明确的规定责、权、利的规章制度
目前，多数民办职业院校的发展只注重规模与速度建设，忽略了内涵建设，这对学校的档案管理工作造成了很大的影响。由于档案相关规章制度没有遵守国家档案工作要求的规范标准，甚至是缺乏相关的档案管理制度，导致负责部门不能、不知道如何把在教学、科研等日常工作活动中产生的档案按照档案工作管理规定要求统一归档、集中管理，导致档案材料分散，致使档案资料收集不及时、文件材料残缺不全，不能及时立卷和归档;且因为缺乏规章要求，导致各职能部门和系部档案材料的收集与整理带有很大的随意性，缺少规范的要求和长久保存档案的考虑，存在档案材料几大箱，用时要去纸箱中翻找，很多材料被丢弃现象。这不仅直接影响了档案整理、归档，而且也影响到档案作为学校历史凭证的作用。
3、经费投入不足，导致不能实现档案信息电子化建设
目前很多民办职业学校在档案管理方面的经费投入非常有限，无法购置档案管理工作所需的现代化设备，现代信息技术手段如高校数据库、校园网络等没有切实应用到民办职业院校的档案管理中，导致民办职业院校的档案信息化建设相比于其他院校相对滞后。一些民办职业院校的档案管理以传统的手工管理方式为主，书写速度慢，工作量大，严重影响了案卷质量和收集时间。此外，因财力不到位，档案人员也就得不到现代档案管理技术的业务培训，缺乏档案管理及档案信息化建设的基本理论、基本知识和基本技能，无法对档案进行现代化的科学规范管理。而对档案管理人员继续教育的措施乏力，直接制约着档案信息电子化建设进程。
4、档案材料单一，缺乏编研档案，影响了档案利用率
一、医院档案管理工作存在的主要问题
1、档案观念疆化，意识淡薄。众所周知，医疗是医院的中心工作，得到重视是无可非议的。本文要阐述的是，在医院管理工作中重视医疗工作而轻视档案管理工作的观念较为普通。这种现象，无论是医院的领导者还是医务工作人员均有存在。他们对档案及档案工作的重要性缺乏认识，视其可有可无，末得到足够的重视，使不少医院的档案工作滞后于全国档案事业的发展速度，医院档案的作用不能充分得到发挥。医院领导在工作规划中往往忽视档案工作，很难摆上日事议程，对档案管理及档案设备等投入较少，以致档案管理工作水平难以适应信息化建设的需要，也影响了医院整体管理水平的提高。
2、档案管理工作制度不健全。按照规定，二级以上医院均应成立综合档案室，实行统一管理全院各种各类档案。在实践中，虽然多数医院都按档案管理目标的要求成立了综合档案室，实行统一管理，但由于档案管理制度不健全，使档案在收集、整理、保管、鉴定、统计以及开发利用诸多方面都比较困难。有些部门为使用方便，甚至不愿移交本科室的档案材料；更有甚者还将日常工作中形成的重要档案材料据为已有，人为地造成了医院档案材料的不齐全完整，档案信息资源链出现严重缺陷。
3、档案管理人员缺乏专业知识和技能。在医院档案管理人员中，可分为专职档案工作人员和兼职档案工作人员两种。二者中，档案专业出身的人员很少。他们当中，相当多的人员未经过系统的档案专业理论学习，文化程度、理论水平、专业素质等方面参差不齐，缺乏从事档案工作所具备的基本理论和基本技能，虽然他们在实践中得到了一定的锻炼和提高，但距现代化档案管理工作的要求还相差甚远，远不能适应现代化档案管理工作的需要。况且许多档案人员的思想观念还跟不上时代的科学发展，在管理水平上缺乏创新精神，这也与现代化医院建设不相适应。
4、档案管理设施不适应发展的需要。医院档案管理设施落后这是一个不争的事实。因为，医院的工作重点即医疗，医院的领导者对此投入不惜代价，而对档案工作方面的投入是紧上加紧，少得可怜。档案库房面积狭小，有的还是办公室、档案库房和阅览室同间，档案装俱陈旧切杂乱不一，数量不足，不符合档案保管要求，严重地制约了医院档案工作的进程。
二、做好医院档案管理工作的途径
为适应社会主义市场经济体制对医院发展的要求，准确把握新时期医疗发展的特点，做好医院的档案管理工作，使医院档案更好地为医院管理及社会医疗服务，是医院档案工作者面临的新任务。
1、依法制档，提高全员档案意识。医院档案部门（或档案工作人员）要积极主动行动起来，大力宣传《档案法》，提高医院领导与职工的档案意识，使其充分认识到档案工作的重要性，认识到档案与自已有着密切的关系，以便更好地支持档案管理工作，从而逐步形成重视档案意识的氛围。医院档案管理工作能不能得到重视和发展，关键是否能取得医院领导的高度重视和支持。医院档案工作作为医院工作的一个组成部分，其作用在于为医院领导决策、医疗管理以及社会医疗等各项工作服务。医院的科学发展，需要档案部门提供宝贵的档案信息为依据。这就要求医院领导要切实加强对医院档案工作的组织领导，将其纳入医院工作计划、管理体系和岗位责任制，使医院档案工作得到良性发展。
2、建立健全医院档案管理制度，实行规范管理。档案管理工作作为医院整体工作的一个组成部分，没有严格的规章制度是难以保其顺利开展的。因此，在档案管理中要建立一整套医院档案目标管理考核制度和各种类档案归档制（下转第60页）（上接第58页）度。按规范要求，准确把握立卷的重点，力求做到标准统一、分类科学、组卷合理、编目清晰，实现有序化管理。对医院各种档案要分门别类，形成体系，便于保管和利用。移交时，做到交接有手续和清册，档案要齐全完整。通过规章制度和规范化管理等手段，使医院档案管理工作逐步走向制度化和规范化的轨道。
3、提高档案管理人员业务素质，确保档案工作有效开展。医院档案工作的科学发展，人才是关键。一是要引进档案专业人才，提高档案队伍的整体素质。二是应支持和鼓励现有从事医院档案工作人员的业务培训，学习掌握现代化档案管理的新方法和新技术，提高专业水平，适应档案管理现代化和数字化的需要。
4、积极做好医院档案开发利用工作，纳入医院综合信息实行一体化管理。档案信息管理系统是医院综合信息管理系统中的一个子系统，将这个子系统融入医院整体信息化工作中，就能够为医院管理决策和医疗的参考提供更多的有效信息资源，形成更具有综合价值的信息源。这就要求档案部门（或工作人员）在做好档案收集、整理、保管和提供利用的同时，应积极主动开发档案信息资源，形成数字化信息，并及时并入医院综合信息管理系统，用数字化信息为全院管理服务，为医疗实施服务，为社会医疗服务。通过利用档案为医院创造良好的经济效益和社会效益，提高医院档案工作在医院管理工作中的地位，推动医院档案工作的规范化建设与科学发展。
三、几项保障措施
1、为使医院档案工作目标管理有效执行，要成立由分管档案工作的领导任组长，医院各部门主任、护士长为成员的档案工作目标管理领导小组，负责对档案工作目标的统一领导和组织协调，责任到位，层层落实，以此形成的自上而下、层层抓落实的管理模式。
【关键词】机关档案；管理工作者；基本素质
随着党政机关档案管理工作规范化建设的深入发展，对党政机关档案管理工作者提出了越来越高的要求。目前，我们的党政机关档案管理工作中存有少部分同志政治意识、责任意识不高，业务能力不强，创新意识差，更有少部分同志缺乏职业道德，履职不尽职等问题。加强党政机关档案管理工作者素质教育十分重要且必要。
1．较高的政治素质是做好机关档案管理工作的根本要求
党政机关档案管理工作者，所接触的工作性比较强，规范性要求比较多，这就要求档案管理工作者具备较强的工作责任心和保密意识，要求档案管理工作者政治上可靠。具体来说，档案管理工作者要坚持经常性的思想政治教育、党的路线方针形势教育，提高自身的政治素质，同时要树立学习的榜样，向雷锋、焦裕禄、孔繁森、郭明义等同志学习，增强爱岗敬业、奉献社会的意识，坚定理想信念，树立正确的世界观、人生观、价值观，学会用党的先进理论武装头脑，始终保持正确的政治方向，增强政治鉴别力和敏锐性。这是档案管理工作者必做的功课，是做好档案管理工作的首要前提和要求。
2.精湛的业务素质是做好档案管理工作的重要要求
2.1党政机关档案管理工作者一定要有丰富的业务知识
党政机关档案管理的内容大都仅限于文件、文史资料和人事资料保存。不同内容对档案管理工作提出了不同的要求，且有些档案材料形成于不同的时期，与当时的政治、经济、军事、外交、科学和文化等方面政策规定有着不可阻断的联系，档案管理工作者在整理保存这些资料的过程，就是对掌握当时政策法规情况的一次检验，是运用自身业务知识指导现实工作的过程。这就要求档案管理工作者要认真广泛地涉猎科学文化知识，熟练地学习掌握与之相关政策要求，对零散的各种档案资料等进行处理和整编,进行科学地整理与鉴定，选择好需要归档的材料。同时，档案工作是由收集、整理、编目、鉴定、保管、检索、利用、编研等各项业务环节有机地构成，这些环节都有一定专业的研究领域。例如，收集工作必须保持原汁原味，不能有主观原因，整理工作必须遵循文件的形成规律,保持文件之间的有机联系，鉴定工作必须依照把当时的要求与现实的需要有机结合起来，保管、检索工作必须按照现行的制度规定去要求。这就要求档案工作者必须经常学习档案管理有关知识，不断提高档案工作者综合知识水平。
2.2党政机关档案管理工作者一定要有较高的科学管理水平
当前是知识经济的时代，现代化、规范化管理已经熔入党政机关日常工作之中，建立科学的档案管理机制，必然要求档案工作者掌握科学的管理手段，不断更新档案管理水平。面对新形势新要求，档案工作者一要掌握档案学的基础理论和专业知识，既要学习好档案学基本理论，包括公文写作、档案文献编纂、档案保护技术等，又要及时学习好党和国家有关档案工作的法律法规、政策制度，夯实基本业务技能；二要学习和掌握管理学知识，把管理的理念运用到档案管理之中，对收集、整理、编目、鉴定、保管、检索、利用、编研等各项业务环节全部做到科技化、规范化、系统化，不断提高工作效率，使档案管理工作水平不断提高。三要理论联系实际，坚持学以致用的原则，增强创新发展的意识，不断地总结档案管理工作的经验，探索档案管理工作的规律，使之成为一项指导档案工作发展的长效机制。
2.3党政机关档案管理工作者一定要有较高的自动化办公操作能力
档案管理的现代化,离不开科技的投入，特别是计算机技术已经成为机关办公自动化的重要载体。作为档案管理工作，信息知识时代，档案管理工作的信息资料很大一部分来源于网上信息平台；档案管理的系统化，更离不开用计算机编程技术开发的档案管理数据库。因此说，档案管理工作者必须具有较强的计算机操作能力，能熟练地操作与档案管理相关的现代化设备。这也是提高档案管理工作者业务素质的一项基础性工作，也是档案管理工作者必须掌握的基本技能。
3.良好的职业道德是做好党政机关档案管理工作的重要保障
政治合格、爱岗敬业、无私奉献是对党政机关工作者的精神要求，是档案工作者理应遵守一项基本工作要求。档案工作与机关宣传、服务、人事等工作相比，他更多的是幕后工作，更多的是不为外人所知的保密性工作，在外人看来是清水衙门。因此说，档案管理工作者必须具有良好的职业道德。良好的职业道德反映在以下几个方面，一是政治素质过关，有良好的思想道德情操，能够树立正确的人生观和价值观；二是具有强烈的事业感和责任心，把本职工作当事业来作，耐得住寂寞，甘于清贫，不计较个人得失，一心为公；三是遵纪守法意识强，有正确的权力观、利益观和地位观，不为名利所累，不做违纪国法的事，不做有悖档案管理制度的事，时刻用职业道德约束自己的言行举止，努力做一个立党为公执政为民的公务员。
4.良好的工作环境和严格的教育机制是提高党政机关档案管理工作者素质的重要途经
4.1营造良好的工作环境
档案工作是一项枯燥乏味、不易出成绩的工作，是一个冷门岗位，很多人不愿意去从事这项工作，但是这项工作是反映一个单位发展过程，详尽记录一个单位各方面工作数据的基础性工作，为调查工作情况、出台政策法规、核实人事资料等方面提供着重要依据。因此说，党政机关要学会用政策留人、待遇留人、感情留人。从硬件上，按照现代化、科技化的要求，设立独立的办公、查阅、库房三室，配备电脑、照相、录像、打印、复印、传真、扫描、碎纸机等管理设备和设施，安装标准空调机，不断改善档案保管环境，为从事档案管理工作的人员创造一个好工作环境。从软件上，建立倾向档案管理的政策，关心档案管理工作者的政治进步，关心他们的身心健康，提高他们的经济待遇，为档案管理工作提供充足的经费，支持他们搞科研创新，加大奖励的力度，以良好的发展环境，使他们乐于从事档案工作，进而激发他们工作的积极性和主动性。
4.2加大教育培训力度
关键词：档案管理。科学发展观。晋升发展战略。
。在档案管理方面，贯彻落实科学发展观，就是要坚持以人为本的发展观，全面贯彻全面发展观、协调发展观和可持续发展观。档案工作的发展必须以科学发展观为指导，改革创新档案管理，以科学发展观为指导，推动档案管理科学快速发展。在所有的管理工作中，档案管理的重要性起着不可替代的作用。搞好档案管理可以促进其他管理效率的提高。档案管理能够维护历史信息的真实性，具有十分重要的意义。全面有效的档案管理，可以更科学地评价国家机关、企业事业单位的绩效和管理水平，为其他管理工作提供信息依据。众所周知，档案记录了该组织的发展历史。通过档案信息，我们可以了解发展过程中的经验教训。通过研究相关档案信息，可以了解组织的发展历史和成就，判断未来的发展趋势，为组织的发展提供重要信息。也就是说，搞好档案管理，提供高质量的档案信息资源对于组织来说，管理者可以根据信息总结经验，在实际工作中扬长避短，为未来的建设和发展提供指导，也可以为社会和组织提供有效的公共信息，更好地为组织决策提供重要的信息支持。档案管理是组织管理的重要组成部分，需要与组织的其他工作相协调。它对组织管理的顺利发展起着非常重要的作用。
。由于人们对过去的信息重视不够，对其重要作用认识不足，档案管理在组织中没有得到应有的重视。在整个组织的管理工作中，它被忽视和忽视，被边缘化。由于在组织管理上缺乏重视，从事档案管理的人员也缺乏对自身工作的重视。在具体工作过程中，经常出现这样的问题：一是忽视档案管理，工作开展不及时，缺乏相应的制度规范，哪些档案应该归档，哪些档案不需要归档。因此，组织各部门无法及时移交和转移信息载体，二是缺乏新理念的引导。一些管理者不重视学习,对新媒体的档案管理方法不合理,档案管理的形式和思想不适应时代要求,没有真正落实科学发展观,导致管理上的许多失误,，即使是由于档案管理的失误，也会影响高层管理者决策的正确性。
。要收集整理各行业的重要信息，对行业的发展起着非常重要的作用。当今社会，人们对档案信息的需求越来越高。档案管理者需要认清时展的要求，更新观念，树立正确的观念树立科学发展观，把档案管理从传统的封闭状态转变为开放状态，把科学发展观贯彻落实到档案管理的全过程，实现档案管理的规范化、程序化、实效化。在此基础上，树立现代档案管理意识，使档案管理实现网络化、信息化、网络化、社会化。在档案管理中，要运用新的理念，采用新的信息技术手段，创新高效的档案管理模式。当今时代已经进入知识经济社会。只有创新才能促进管理的发展，提高档案管理的智能化、开放化水平。此外，档案管理者要切实增强发展意识，探索信息技术环境下档案管理的新途径、新技能、新方法，不断提高档案管理水平，进一步拓展档案发展的领域和空间。
。这也说明档案管理是一项服务性的工作，需要贯彻以人为本的原则。以人为本是科学发展观理论的重要体现。要使档案管理为社会各部门和相关人员提供服务信息，需要档案管理部门和工作人员在工作中的密切配合。以人为本是社会发展的重要目标和途径。在档案管理中,要特别注意贯彻这一理念,把人的管理作为档案管理的出发点和落脚点,最重要的是要把档案管理的目标定位于人的需要,并以此为核心做好档案管理工作,，更好地体现档案管理的人性化特征，促进档案管理的不断发展。
人们对档案信息的要求不断提高，档案管理者应进行观念创新和技术进步，充分利用信息环境给档案管理带来的广阔空间，促进档案管理的协调和可持续发展。所谓档案管理的协调发展，要求管理理念和管理技术全面进步，而不是局限于一个方面的不平衡发展。目前，档案管理中的一个突出问题是，档案管理实现了现代化的硬件建设和现代化的管理技术，但现代技术没有得到充分利用，有的还处于休眠状态。主要原因是档案管理部门和领导对档案管理工作还缺乏重视，档案管理观念还停留在传统状态，不能适应当前技术发展的需要和档案现代化的要求。此外，档案管理的理念和技术没有得到及时的跟进，思想和技术与现代运作的要求还存在差距。档案工作的可持续发展是档案管理的重点。因此，档案管理要有科学的长远规划，以促进档案管理的稳定和可持续发展。因此，在规划档案管理工作时，应根据科学的管理理论，对档案工作进行短期规划和长期规划。我们不仅要有短期目标，还要有长期目标，着眼于实现长期目标，做好短期目标，促进档案管理的可持续发展。
。我们应该做好以下几方面的工作：第一，关注人的发展。档案管理者应掌握信息管理的基本理论，建立科学的档案管理体系树立市场经济理念，完善价值观念、法制观念和大局观，进一步拓展档案服务领域，加快档案信息市场化进程，加快档案管理社会化步伐。二是学习新技术、新管理手段。通过运用各种现代信息技术手段，提高档案检索水平，促进档案信息系统的网络连接，掌握档案信息的网络管理技能，促进档案管理系统综合能力的全面提高。三是提高档案管理人员的服务能力。档案信息源于社会活动，通过档案信息进行规范化管理。档案管理者必须创新管理模式，进一步扩大档案服务范围，为社会提供有效信息。第四，改变传统的服务状态，从传统的被动服务转向主动服务。以科学发展观为指导，不断推进档案主动服务进程，根据社会和部门的信息需求，积极推进档案服务信息化，提高服务质量。科学发展观是指导档案管理的重要理论基础。以科学发展观为指导，可以有效地促进档案管理的不断发展。要充分突出以人为本，加快实现档案管理的学科化和现代化，促进档案管理的可持续发展。
引用了
[1]贺丽。坚持科学发展观指导档案管理[J]。中国石油化工，2016（10）：115-116。
关键词：高职院校;档案管理
引言高职院校挡案管理是学校各项管理工作中的一个薄弱环节，必须加强。现在愈来愈多的人认识到这一点。档案的价值可以从很多方面体现。比如在学校搞教学评估时，就需要很多教学、科研等方面的档案资料;学校进行楼堂馆所维修时，就需要查看基建档案中的设计图纸;学校搞校庆时，就需进行校史展览等。如果我们没有相关资料，就无法满足相关方面的需要。尽管学校的档案部门在收集档案时，还不能确定哪些是有价值的，哪些是没有价值的。很多档案的价值在未来使用时才能显现出来。学校档案部门应在力所能及的范围内，加大收集档案资料的数量，提高收集档案资料的质量，使档案资料符合未来需要。
一、 档案管理中存在的问题
目前，多数职业技术学院档案管理工作开始逐步进入规范化管理的轨道。但从整体情况看，都存在一些共性问题，如档案管理制度不健全，部分领导档案意识不强，档案工作的重视程度不够。其中，档案工作本身还存在着以下几方面问题。
1、档案管理队伍的整体素质低。有些人对档案事业的重要性缺乏认识，认为档案工作是一项附带工作，好坏无关学校大局，更谈不上档案信息化建设。从目前多数高校来看，尚未形成素质优良、结构合理、科学高效的档案管理队伍。一方面，专职档案工作人员的学历结构、知识结构、年龄结构、职称结构都不尽合理。另一方面，学校各部门的兼职档案员接受过档案管理专业的专门培训较少，缺乏档案管理及档案信息化建设的基本理论、基本知识、基本技能，而对档案管理人员继续教育的措施乏力，又直接制约着档案信息化建设进程。
2、数字化建设比较落后。由于不少学校的重点在建设与教学、科研紧密相关的项目，无资金投人档案管理的基础设施建设，因而很多学校的档案设施设备相当落后和简陋。形成没有计算机的档案室，档案数字化管理是一片空白;有计算机的档案室，档案数字化管理水平也较低。随着科学技术的进步，计算机及网络技术在高校管理中广泛运用，高校管理手段不断进步。但是，运用计算机及网络技术管理档案的较少，基本还停留在手工收集、检索和纸质载体、实物存储阶段，信息量小，不利于档案的收集、利用和开发。
3、档案管理格局比较混乱。管理机构不健全，管理职能不明确。档案管理一般由设在学校行政办公室的综合档案室负责。由于历史的原因，综合档案室一般只管理文书档案、音像档案和部分实物档案等，而科研档案、财会档案、人事档案、设备档案等分属各个业务部门、系管理，在一个单位内形成了诸多部门管理档案的格局，不利于高校及档案事业的发展。
二、档案管理工作的措施
要加大对档案管理经费的投入，为学校档案管理添置新设备，实现网络化管理创造条件。新时期高职院校发展迅速，所形成的档案资料越来越多，没有足够的档案馆舍建设，设备更新，是不能够适应高职院校快速发展要求的。在此方面学校要舍得花钱，建设档案馆，购买计算机、摄像机、照相机、编辑剪裁设备、防盗设施等，对学校档案管理工作给以足够的财力支持。
加强计算机网络化建设，建立电子档案，注意档案的合理存储和有效开发利用。现代科技的发展为档案管理提供新的技术手段，计算机技术为档案管理网络化建设创造条件。大量的档案资料可以存放在计算机里，可以节省大量的物理存放空间，便于查阅和利用，也便于进行国内校际间、与国外友好学校间等的对外开放交流。当然要注意信息安全问题，对于保密的档案信息不能对外开放。在这方面档案管理人员要具有档案信息安全责任意识，防止和杜绝学校的商业机密对外泄漏，损害学校的利益。对重要的档案信息要进行加密处理，防止遭到黑客攻击，也要进行备份存放，防止遭到病毒入侵而使重要数据丢失。
要着眼于提高档案管理人员的素质。学校应高度重视档案管理工作，要选拔任用档案专业毕业的专职人员从事这项工作。如果安排的是非专业人员，就要加强对他们的培训，通过培训让他们掌握档案管理知识和计算机知识，使他们成为既懂得档案管理又懂得计算机技术应用的复合型人材。这样才能为高职院校发展配备一支素质高、责任心强、业务精、技术过硬的档案管理人员队伍，为学校档案管理未来发展注入强大的生命力。从根本上说，档案管理人员的素质高低决定了学校档案管理水平的高低，这是关键。学校要搞好档案管理工作，就要从提高档案管理人员的素质抓起。
必须拓宽档案管理的视野以及加大档案管理工作的力度。档案管理牵涉到学校的方方面面，孰重孰轻，档案管理人员要做到心中有数。笔者认为在以下几个方面应该注意拓宽工作思路：
档案部门应加大对毕业之后学生的信息收集。毕业生通过学校教育走向社会，经过自身努力打拼取得事业成功。档案部门可以从中找出若干典型进行信息收集，将他们的成功故事的完整信息留档保存。他们的成功说明学校教育的成功，应认真加以总结和分析，去发现我们教学的可取之处，以便在今后的教学工作中发扬光大。也可以把这方面的档案资料在新生入校时进行展览，让他们了解学校过去培养出来的优秀人才的事迹，从中受到教育，从中受到鼓舞，以明确今后的学习方向，激发他们的学习积极性，使他们将来毕业走向社会也能取得成功，产生一种成功效应。档案部门做好这项工作可以说是功德无量的。
校史的收集与整理。校史记录了学校产生和发展的大概脉络，这份档案资料可以在每年新生入校时反复加以利用，把它与学校发展现状同台展出，让新生对学校发展历史和现状都有所了解，这样新生对学校的了解才比较全面和深刻，才能知到学校发展到今天确实不易，它倾注了学校先辈们大量心血和聪明才智，也确实能感受到学校今天发生的巨大变化，从而为学校的发展感到自豪，为学校未来产生美好憧景，更为自己成为这所学校的新生感到骄傲，由此更加珍惜在校的大好时光，更加努力地学习，以报答母校对自己的培养和教育。这时才能体现校史档案的价值。
参考文献：
摘要：随着信息化大时代的到来，用于记录对象基本信息的载体档案也越来越显得重要，如何将这些信息量庞大的记录存进档案并安全有效地进行管理是现今信息化时代下需要引起重视的课题。本文通过对档案管理工作现状的分析，进一步探讨其发展的趋势，以便对档案的管理工作有更好的了解。
关键词 ：档案管理 发展现状 趋势 研究
一、档案管理概述
具有管理性、服务性与政治性的特征就是档案管理工作的基本性质和主要作用。档案管理工作不产生物质财富，它是一种用于专门负责管理各部门记录的历史文件，因此具有管理性质。由于国家的经济利益与政治利益与档案的内容密切相关，所以每个国家对档案的管理都具备一定的保密措施，且机密档案不会对外开放，有部分档案会因需要在规定时期满后开放。因此机要性是档案管理工作的性质体现。
档案管理要遵循国家档案集中统一的管理、确保档案完整安全、方便利用的原则。国家会将所有的档案分配在各个不同部门的档案保管机构，并进行集中保存，依照制定的统一法规准则进行管理，这就是所谓的集中统一。维护档案完整性要做到以下两点：第一，要保证档案数量齐全，没有残缺现象；第二，要保持档案之间有机联系，不可随意分散或随意堆放。维护档案安全要做到以下两点：第一，确保档案本身完好无损，以延长档案使用寿命；第二，杜绝恶意破坏档案行为，防止档案机密被盗窃。档案管理工作的最终目的是便于利用，是档案管理工作质量的衡量标准之一。档案具有不可修改或篡改性，其反映的是历史事实，所以档案的原貌不容破坏。维护档案的真实性，是档案管理工作遵循的重要原则之一。
二、档案管理发展现状
传统的档案是以纸张形式存在的，这样的档案在安全保存，保密管理，调阅以及信息便利使用等诸多方面存在弊端，且成本高，查询工作繁重，提取信息困难，严重影响了档案管理工作的效率。随着社会现代化的推进，无纸化办公等事物的出现，档案的产生方式也发生了很大变化。这一转变，意味着档案管理工作人员将要对更多的信息化档案进行管理。档案信息内容是广大使用者所关心的，且来自不同的档案。档案工作者需将档案信息经过综合并系统地提取出来，及时提供有价值的档案信息。必须有一个筛选的过程，使得信息化档案信息具有真实性、系统性、有价值性，才能让用户体验完善的服务。依此看来，档案信息的电子化将是档案管理工作发展的趋势所向。
三、目前档案管理存在的问题
1.现代化管理缺乏统一性。导致档案信息管理工作的不协调，无法快速展现信息成果的原因在于档案部门使用不同型号的计算机，规格不同，管理的软件直接兼容性差，没有一个统一性，可供档案信息检索与管理的计算机软件系统，档案信息电子化的发展进程也会因此受阻。
2.档案管理基础工作的标准与规范需改进。基础工作的规范化与标准化是档案信息管理电子化的前提。在历史的背景下，馆藏档案的业务没有基础，案卷质量低下，尤其是各类档案之间的相容性太低，系统软件的兼容性差，移植困难；没有统一标准的档案自动化工作，档案管理系统的单一性，针对性，使其无法全面实施、推广，这阻碍了档案信息工作电子化。
3.档案管理的技术标准有待更新。档案管理软件的计算机技术标准没有得到及时的更新和维护，更多的是依赖于归档“文件资料”的是磁盘、光盘，且传统的分类方法、档案整理和有关规定已不再适应发展现状。
4.档案管理工作者综合素质需提高。实现档案信息的电子化，首先要具备现代化的档案管理人员，管理人员要有较高的知识水平与先进技术水平，不能仅仅满足于简单的计算机操作。从目前看，许多档案部门缺乏现代高技术人才，其中档案、信息处理复合型人才更是人烟稀少，大部分档案人员现代技术水平不高，甚至有现代文盲现象。尽管引进了现代化设备，仍无法充分发挥作用，就谈不上档案信息电子化了。
四、管理档案的发展趋势
1.发展趋势分析。第一，只有实现档案信息化，才能冲破档案利用的各种局限，使档案管理部门从封闭中走出来，从档案的保管与利用职能向信息采集、服务与管理职能转变，实现档案信息资源的合理分配、科学管理，为社会提供优质、高效的服务。第二，档案信息化管理可用详实的档案信息支持决策和管理。完整、可靠的信息和快速的综合分析能力是管理措施得当与决策及时准确的保证。因此，档案信息化具有独特的优势，能够发挥重要的作用。第三，档案信息化管理可为知识普及、科学研究等提供智能化服务。档案信息化，能够一次投入，并多次利用，远程服务资源共享；还可缩短编著二次文献信息的时间，提高档案信息时效性；可提供充足的具有地方特征的知识等。第四，档案信息化管理可防止出现“时空黑洞”。随着计算机与网络技术的迅速发展和普及，电子政务与电子商务等将大量运用。档案工作人员要管好档案，要具备管理电子文件的能力，以管理档案的方式管理电子文件的有用信息，使信息利用发挥最大的效益。
2.信息化发展方向。档案管理出现数字档案馆也是发展中的产物，数字档案馆与相对传统档案馆来讲，具有管理计算机化、信息多媒体化、存贮多载体化与信息传输网络化等特点。数字技术的完善充分发挥了档案馆的职能，使档案原件保护与利用之间产生的矛盾得到妥善解决，提升了珍贵的档案原件的保存时间；数字档案检索系统既方便又快捷，不但大大满足了利用要求，而且利用者不局限于时间、地点，档案的查找可以随时、随地完成。有了网络的交互方式，利用者可以通过数字档案馆得到更加专业、更加便捷、更具特色的档案检索服务，提高了档案服务的质量，避免档案馆信息“孤岛”的形象。数字档案馆的优势为档案工作提高了更加有利的条件，档案服务质量将得到本质的提高，必将大大强化档案的信息需求。
3.档案信息化理论支持。发展至今的档案信息化建设，由技术引领需求，需要先进理论作为基础。档案信息化建设的开始，大家都尝试把传统档案管理的基本理论运用到信息化建设的实践中，随着实践不断深入、范围不断扩大，目前我国在档案信息化建设遇到的“瓶颈”，由于缺乏相应的基础理论，导致标准不配套，法规不健全，研究方向着力点不明，管理对象不明确，出现了信息化建设的低水平、重复开发等现象。对于数字档案馆、档案信息利用体系、电子文件中心、档案信息服务体系、档案信息安全保障等档案信息化建设的前提，都需要基础理论的支撑。档案信息化理论研究要立足行业特点、探索规律、借鉴创新、联系实际，构建系统化、健全的档案信息化理论体系。
综上所述，在信息化时代的背景下，档案工作者要跟紧时代步伐，担负起时代赋予的光荣使命和责任，不畏惧新的挑战、牢牢把握机遇，档案信息化发展将因此跨入一个新的台阶。在数字化理论体系还未完善，相关管理政策未落实到位，信息化技术有待不断提升的背景下，切实做好档案的数字化实践尤为重要。把握其发展特点，顺应社会发展需求，充分发挥数字化的优势，使其技术日趋成熟，实现档案数字化管理的社会化。在做好档案数字化的同时，档案管理工作的效率也会随着提升。因此，档案管理要紧跟信息化时代的步伐，朝着更有效、更安全、更规范的方向发展。
参考文献
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[3]吕元智.数字档案馆信息资源建设管理研究[D].武汉大学,2004
一、办公自动化系统和档案管理系统对接的必要性
高校电子文件主要来源就是办公自动化系统，但是电子文件的多样多样性、易更改性、结构的复杂性和对系统依赖性等一些特殊性，使得在对电子文件的管理方面出现了许多不规范的现象。当前，将OA系统与档案管理流程能够统一起来不多，特别是早期两个系统各自发展，许多公司开发的是各自独立的OA系统和档案管理系统，很少统一设计，统一建设。办公自动化系统与档案管理系统不兼容，各自为政，电子文件到了归档这一步，其原始性、产生的过程、保密性都不能达到档案管理归档要求，导致很多信息的档案化处理仍然处于手工工作阶段，无法实现OA系统数据库和档案信息数据库的共享。所以连接好OA系统和档案管理能够通过网络对电子类的文件进行系统、科学的保持以及记录，在及时快速的对电子文档保存、归档，保持所有文件的真实性和完整性，使得原始的电子文件不会无缘无故丢失。
二、高校OA系统与档案信息管理一体化建设需求分析
1.全文对接需求。将OA里的文档对应挂接到档案系统目录的“全文”。“全文”包括每一次登记的文件的正文的签发稿（或者传阅登记表）、正本及相关附件和文件的背景信息（流转信息、签转意见等）以及办理情况文档上传的附件。
2.协同办公管理需求。通过一体化管理的相关处理可以对OA中的已有数据信息进行提取和重新组合，达到相关规则的要求之后重新生成有用的数据，从而减少冗余操作，提高档案管理工作的效率和质量，同时也体现信息化校园建设优化设置的目的。在归档纸质版资料的打印方面，文件管理员可以直接在OA打印传阅表或者签发表、正文所有附件内容、文件办理情况文档。打印的效果要求公文涉及的红头和落款公章以及领导签名跟原版保持不变。
3.稳定性和安全性需求。在数据的转换和传输过程中，必须保证OA系统和档案信息管理系统的稳定性和系统中数据的安全性，既确保两系统原有数据的安全，不影响原有数据库的正常工作，又能保证数据传输过程中的安全，确保公文信息的准确性，不影响档案工作的根本属性。
三、办公自动化系统与档案管理系统对接的方法与措施
1.以“文件生命周期理论”作为OA环境中文件与档案流程设计的指导理论。“文件生命周期理论”是研究文件从最初形成到最终销毁或永久保存的整个运动过程、研究文件属性与管理者主体行为之间关系的一种理论，是对文件―档案运动过程和规律的客观描述和科学抽象。它试图使文件的整个生命运动过程都得到全貌控制，实现文件管理的高效化，因此也是指导文件―档案全过程管理的基本理论。事实上，文件与档案都是文件在生命周期中的某个阶段的表现形式，文书流转和形成档案的过程中，有许多重复信息和操作环节。文件生命周期理论符合现实工作中对文件和档案的一体化管理，使OA环境中的文件与档案管理流程，得到重新组合设计，使办公信息流得到完整衔接，也保留了文件产生的完整、清晰的过程，有助于提高档案的完整性和检索率，充分提高学校档案资源充分开发和利用的综合能力，实现了档案的资源共享最大化。
2.规划设计一套完善的文件与档案管理流程。对于学校的电子文件，其数量非常巨大，有关于学生的，有老师教学的，有行政办公的等等，所以这些文章在各个部门都以不同的形式被管理着，很多都毫无规范，所以对如此杂乱的文件进行整理归档很重要。从电子文件的形成、鉴定到保管、利用等每个环节，以制度、工作流程以及各督办环节建立起一套完整的体系，而且要责任到人，互相制约，进行有效的监督。当中最重要的就是制定好适合本单位使用、具体的可操作的电子文件归档与管理标准。在设计办公自动化系统与档案管理系统对接，将OA里的文档对应挂接到档案系统目录的“全文”里，“全文”包括每一次登记的文件的正文的签发稿、传阅登记表等，正本及相关附件和文件的背景信息（流转信息、签转意见等）以及办理情况文档上传的附件）。文件在OA系统里流转完毕后的数据对接档案管理系统，要抓住以下两个重点：一是OA系统流转后，文件本身以及产生过程的数据要完整地转入到档案管理系统中，并能够对着相应字段，放到不同的档案类型及其相应数据项位置上，实现文档一体化管理的功能。如所有办公室形成的公文及其产生过程中拟文、修改、审核、会签、签发等等有关数据项共同归置于行政类的档案及其相应的位置上，而教务处形成的教学各类文件及二级院系数据项则在教学类档案及其相应的位置上。二是要将相应的正文完整地转入到档案管理系统中。所有OA系统中的应归档文件的每一条具有上述数据内容的记录，都应按排列次序由OA系统自动生成归档数据文件，要包括年度、文号、题名、责任者、正文内容、保管期限、案卷号、部门、附件等，就可以将OA系统产生文件及其相关数据实时转入到档案系统。
关键词：档案管理；素质建设；专业技能
一、档案管理工作的发展对于管理人员的素质需求
（1）档案管理工作的本质是对人类历史行为的文字记录，它能够真实地反映出社会和历史的发展走向，他也是对各个行业以及部门工作信息的有效记录。通过档案管理工作，能够有效的将工作中遇到的问题以及解决措施记录下来，从而推动行业和社会的发展。再加上科学技术的不断进步，使得档案管理工作中运用了大量的信息技术，在提升管理工作的效率的同时，也为管理人员的素质提出了更加严格的要求。（2）基于当前档案管理工作的特点，对档案管理人员的队伍进行科学有效的建设是一个势在必行的举措。在建设的过程中，既要加强管理人员的业务能力的培养，也要注重对管理人员的职业素养和思想道德以及创新能力的培养，让管理人员能够为档案管理工作发光发热。1.专业技能的需求档案管理这门学科是一门以管理学为主，涉及多个学科领域的综合性学科，想要做好档案管理工作，仅仅依靠工作热情是远远不够的，还需要管理人员具有扎实的理论基础和熟练的专业技能。另外，随着档案管理技术不断地信息化和科学化，管理人员必须能够快速的掌握这些先进的管理技术，例如数字化档案管理、计算机操作、缩微技术、复印技术、录像、照相、视听资料的使用及保护技术等。2.技术互动的需求在管理人员队伍建设的过程中，既要将重心放在技术层面，也不能忽视管理层面的重要性。当今的档案管理工作，需要管理人员能够熟练地应用先进的网络信息技术对档案信息进行录入与更新，同时还需要管理人员对档案管理系统进行有效的维护。所以说，在进行管理人员队伍的建设过程中，一定要加强技术人员与管理人员的互动协作，相互搭配，提升档案管理工作的效率。3.敬业态度的培养相比于其他的工作来说，档案管理工作不但内容多，覆盖广，工作量大，而且具有相当强的保密性。因此对于管理人员的敬业态度有着较高的需求。在档案整理的过程中，管理人员会接触到很多工作的档案信息以及个人信息，必须要做到对这些信息保密；另外，在进行档案管理的过程中，会涉及到多个部门和单位的档案，需要管理人员与各个部门做好协调工作；再次是创新能力，当今的管理工作融入了大量的现代信息技术，档案管理工作不再是过去的不断重复和机械的工作，而是需要管理人员具有创新精神，能够将现代技术与档案管理完美的结合。
二、档案管理队伍专业建设要求
（一）科学技术的不断推动。随着时代的发展，科学技术已经成为了社会发展和各行各业进步的主要动力。随着科学技术和信息技术的不断进步和完善，众多的信息技术已经融入到了社会的各行各业之中，档案管理工作也不例外。在如今的档案管理过程中，涉及到了许多先进的管理技术，例如电子档案和音像档案，所以对于管理人员的专业能力有了更多的需求。（二）时展的客观要求。不论是信息技术在档案管理工作中的应用，还是档案管理人员素质的要求的不但提升，都体现了当今档案管理高效化和便捷化的发展趋势。档案管理工作需要便捷化才能更加适合单位发展管理的协调，档案管理工作涉及单位各方面资料，信息繁多而复杂，如果采用传统方法对档案的存储、提取、利用等，不仅费时费力，还会导致血多珍贵资源无法开发和利用，所以需要对管理人员和设备进行更新升级。
三、提升管理人员综合素质的有效策略
档案管理人员是档案管理工作的基本组成，所以说，档案管理人员的素质情况能够反映出档案管理工作的水平和效率，也是促进档案管理工作发展的主要切入点。因此，档案管理相关的单位和部门就应该充分的认识到管理人员素质对于整个档案管理工作的重要性，认识到档案管理人员队伍建设的必然性，加强对管理人员的素质培养，维档案管理工作今后的发展奠定扎实的基础。（一）个人方面。一个合格的档案管理人员首先要具备基本的职业素养和正确的工作态度。因此，在培养管理人员的素质的过程中，首先就要让他们明白档案管理工作对于社会和时展的重要性，培养他们的职业素养和道德意识，甘愿维档案管理工作贡献自己的力量。同时要鼓励管理人员去积极的学习专业知识，熟练地掌握管理技术，还可以定期的举办培训班，提高管理人员的业务能力以及责任意识，对于表现出色的人员，要及时的予以奖励。，从而提升他们的工作热情和学习积极性。（二）单位方面。通过定期的集体培训，为管理人员提供一个共同学习的机会，不但能够对档案管理的基本理论知识进行系统的学习，还能够结合实际的档案管理工作来进行专业技能的学习，在工作中存在疑惑的地方也可以通过共同交流的方式进行解决。对于培训的内容以及时间的安排要合理，必须要结合实际的工作情况来制定，既不能耽误正常的档案整理工作，也要把我培训的重点，让管理人员能够有所收获。
四、小结
档案管理人员的素质高低直接影响到档案管理工作的效率和水平，如果不能够档案管理人员的队伍进行有效的建设，将会严重阻碍档案管理工作在今后的发展。同时，社会的发展以及科学技术的不断进步，使得档案管理工作有了更多的先进管理技术，在提升管理效率和实现档案管理系统化和便捷化的同时，对于档案管理人员的综合素质有了更高的需求。作为相关的单位和部门，要积极的进行信息化档案管理平台的建设，同时也要加强对管理人员队伍的建设，双管齐下，推动档案管理工作的蓬勃发展。
作者:林嘉瑜 单位:中山市公安局南区分局
参考文献
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1. 强化人事档案管理，是坚持以人为本的基础工作
人事档案是人事管理机构依据党的政策，在工作中构成的记录个人经历的材料，是围绕个人为单位集中留存同时依据相关规定实施整理后构成的一类特殊的专门档案，其有助于各级组织系统全面地考察掌握和正确提拔使用干部，属于我党选择人才、使用人才及正确利用干部的关键依据。人事档案管理工作属于组织人事机构的一种具有基础、服务性质的工作，其工作质量直接关系到党监督干部原则的具体落实，关系到干部的正确利用与成长，关系到干部工作的质量与效率。
科学发展观核心即以人为本，反映了历史唯物论之基本理论，反映了我党全心全意为人民服务之根本思想与促进经济社会发展之根本目的。只有深入理解以人为本，方能深入理解与全面掌握科学发展观，切实将科学发展观履行到经济社会发展所有方面。[1]
2. 当前医院人事档案管理存在的问题
第一，医院人事档案管理意识相对薄弱。因为医院的中心任务即医疗，给公众创造高品质、安全之医疗服务，管理者普遍存有注重医疗质量提升与医院业务发展，主张行政后勤给临床一线服务而轻视其他方面的需求，制约人事档案业务的构建与充分利用，归档及使用意识均十分薄弱，为医院的档案管理工作带来制约。[2]
第二，医院人事档案管理模式与手段相对滞后。人事档案管理属于一项专业、政治、机密等性质均较强的工作。人事档案材料要求专人管理，因为医院任务繁杂，一般人事档案管理由别的人事管理者兼管。在档案管理方法措施上，由于没有独立的计算机与档案管理软件，管理工作者目前尚为实施手工操作，包括编汇、检索等，导致人事档案材料未及时归档整理，存有档案材料欠缺的状况。
3. 改善医院人事档案管理存在问题的有效对策和建议
3.1 健全完善医院人事档案管理制度
根据医院档案工作实际，应当建构一系列科学、全面、系统与可行的人事档案管理制度，譬如医院人事档案收集制度、人事档案查（借）阅制度、人事档案鉴别归档制度、人事档案转递制度、人事档案保管保密制度等，完善档案管理规章制度，确立职能，提升医院人事档案的归档率。档案管理工作者应当主动整理各科室人事有关材料，及时处理归档过程中产生的问题，坚决把好质量关，务必将真实可靠的材料汇集到档案中，提升工作效率。
3.2 运用信息技术手段，强化对医院人事档案管理
医疗卫生体制改革给医院的发展增添了新的活力，也让医院之间人才的流动愈来愈频繁，而以往的人事档案管理制度通常导致档案传送不及时现象，制约了人才的流动，所以，强化人事档案管理工作，引入领先的技术管理方法非常关键。主要应注重如下两个方面的工作：第一，更新硬件，提升医院人事档案管理的信息化水平。第二，增大医院人事档案管理的投入资金，促进人事档案的进一步开发，构建完善的医疗技术人员信息共享平台，对于推动医疗事业发展非常关键，此外能为医疗科研、统计工作创造愈来愈多的方便，给创新医院人事档案管理工作创立愈来愈多的新思路。
3.3 树立档案意识，实现信息与档案一体化管理
医院全体工作者要牢牢确立档案意识，让其全面透彻地了解到医院人事档案管理的重要，了解到档案同自身平时工作与生活的紧密相关，进而越来越好地支持医院人事档案管理工作。为了提升档案管理效率，医院领导要将档案管理列为重点工作，纳入议事日程，同时当作医院发展的关键点来抓，促使其与医院壮大同步发展，组建医院档案管理委员会，从而实现信息与档案一体化管理，真正达到信息资源的共享。
3.4 提升医院人事档案信息资源利用率
对于给医院所有工作提供服务的档案资源来讲，开发与利用可谓档案管理的主要宗旨，提升服务意识，延伸服务范围确立档案工作追求效益的理念，也就是确立档案工作的服务理念、时效理念、价值理念，应明确围绕利用为中心之业务主导思想，探讨如何提升档案给医院发展壮大服务的效益，由被动等待模式，逐渐迈入主动发掘档案信息资源，积极拓宽档案使用之新渠道，根据医院人事工作的要求，积极主动服务利用人事档案。[3]此外，医院进入医疗卫生市场竞争，最终即人才的竞争，档案管理者应当确立效率观念，在档案服务利用工作中，及时、准确地给利用人员提供档案，人才即潜在的生产力，若发挥功能，则可为医院乃至社会创收效益，给医院竞争提供服务。
3.5 提高医院人事档案管理意识，强化管理队伍建设
由于医院注重医疗、忽略档案管理的现象仍然存在，所以，转变群众对医院档案管理的认识，强化医院对档案管理的关注可谓当务之急。主要应注重如下几个方面的工作：
第一，强化档案管理工作者的思想教育，让其意识到档案管理工作的关键性，端正工作姿态，不断提升自身业务水平，以旺盛的工作热情创新档案管理工作，同时督促医院相关人员协调配合，搞好档案管理工作。
第二，给予资金支持应用在档案管理硬件更换、软件配置以及相关管理者技能培训费用等方面，让档案管理工作者不断吸收新的专业知识，提升专业技能。
第三，组织交流、互访等模式开拓档案管理工作者的视野，提高其创新能力，给医院档案管理添加新活力，同时相应提升档案管理工作者的福利待遇，以进一步创优医院人事档案管理队伍建设，给其他工作的实施奠定坚实的基础。
