时间：2023-06-07 09:09:44
开篇：写作不仅是一种记录，更是一种创造，它让我们能够捕捉那些稍纵即逝的灵感，将它们永久地定格在纸上。下面是小编精心整理的12篇文件管理，希望这些内容能成为您创作过程中的良师益友，陪伴您不断探索和进步。
1 打开目录树显示
如果您打开一个文件夹窗口，但是在窗口左侧没有显示任何目录树。此时您只需在标准的工具栏里点击“文件夹”图标即可（在Windows 2000、Me和XP中），或者选择“查看”*“浏览器栏”*“文件夹”（在任何版本的Windows 中）。
2 定制详解
在“详细信息”查看模式（点击“查看”*“详细信息”）下，如果您想改变窗口上方“名称”、“大小”、“类型”和“修改日期”等标题列的左右顺序，您只需点击该列的标题，然后拖放到您想让它出现的位置即可。
3 了解详细信息
难道在“详细信息”查看模式下只能显示“名称”、“大小”这几项内容么？我们可以试着把其他显示信息也打开。您只需在任意一个列标题上点击右键，弹出菜单中将显示所有可以显示的项目，其中也包括系统默认不显示的“创建日期”、“属性”、“所有者”等十几项，在您希望显示的项目前打上钩就可以了。在弹出菜单中选择“其他”，或者在窗口菜单中选择“查看”*“选择详细信息”，就可以打开“选择详细信息” 对话框，您可以在其中更加方便地选择您希望显示的详细信息项目。
4 全屏显示
您如果想以全屏模式显示文件夹窗口或者IE窗口，以便尽可能多地显示窗口中的内容，只需按下就可以马上切换到全屏模式，再按又能切换回原来大小。对于Windows 2000、Me和XP操作系统的用户，还有更加方便的方法，即在工具栏中直接点击“全屏”按钮进行切换。您只需在工具栏的标准按钮行上点击鼠标右键，在弹出菜单中选择“自定义”，然后在打开的“自定义工具栏”对话框中，从左侧选中“全屏”按钮填加进去就行了。
5 自动隐藏目录树显示
在全屏显示模式下，您还可以让窗口左侧的目录树也消失，以腾出更大的显示空间。首先您需要在“查看”*“浏览器栏”中打开目录树显示，然后切换到全屏幕方式，在左侧目录树的右上角点击“自动隐藏”按钮，这是一个图钉的形状的按钮，有“拔出图钉”和“按下图钉”两种状态，选择“拔出图钉”，然后在窗口右侧点击一下，左侧的目录树就会自动隐藏了，这时您将鼠标移到窗口左侧，目录树又会弹出来，见图1。
6 在文件夹窗口中显示更多内容
如果您觉得窗口左侧的“文件和文件夹任务”、“其他位置”等连接没有实际用处，您可以通过设置把这块宝贵的地方腾出来，在窗口菜单中依次选择“工具”*“文件夹选项”*“使用Windows 传统风格的文件夹”即可。该操作可以去掉“浏览器栏”和它的“常见任务”快捷方式。
7 浏览更多的缩略图
您可以在“缩略图”显示模式下（在窗口菜单中选择“查看”*“缩略图”），通过隐藏每一个缩略图下的文件名，在窗口右侧显示更多的缩略图。具体的操作是，在左侧的目录树中选中另外一个目录，这时右侧的显示模式就不再是“缩略图”模式了，然后按住键，再选择刚才的目录，这时您就会发现原来每张缩略图下的文件名都消失了。
8 根据文件夹设置任务显示
如果您很喜欢“资源管理器”的任务栏，但是又希望不同类型的任务可以有不同的外观，进而对文件夹的内容有一个大概的了解。用右键点击窗口左上角的控制图标，从中选择“属性”*“自定义”，然后在“将此文件夹类型作为模板”下面的下拉选项中选择一个最适合的描述。
9 了解磁盘状况
如果您想了解某个磁盘还剩多少空间，或者如果进行清理，您可以试试如下操作：在“我的电脑”下右键点击一个磁盘图标，然后从弹出菜单中选择“属性”，这时您会看到一个饼形图，其中蓝色代表已经使用的磁盘空间，红色代表还可以使用的磁盘空间，在饼形图的右下角还有一个“磁盘清理”按钮，在“工具”一栏中还有“查错”和“碎片整理”两项维护功能。
10 压缩文件或文件夹
如果您采用的磁盘分区格式是NTFS，您可以将文件和文件夹进行压缩，以腾出更多的磁盘空间。在窗口中选择您要压缩的文件或者文件夹，以右键点击，然后在弹出菜单中选择“属性”，在“常规”标签中点击“高级”按钮，选中“压缩内容以便节省磁盘空间”项目，然后点击“确定”，接下来会有一个弹出菜单提示您，是“仅将更改应用于该文件夹”还是“将该更改应用于该文件夹、子文件夹和文件”。
12 压缩分区
如果您想压缩整个NTFS 分区格式的硬盘分区，在窗口中右键点击磁盘图标，然后在弹出菜单中选择“属性”。选中“压缩驱动器以节约磁盘空间”，然后点击“确定”或者“应用”，此时会有一个弹出窗口提示您进行确认，选中“将该更改应用于该文件夹、子文件夹和文件”，而不是“仅将更改应用于该文件夹”，最后点击“确认”。
13 自动压缩
您可以实现文件的自动压缩功能，即如果您想压缩一些文件，您可以直接把这些文件直接移动到一个已经设立了压缩属性的文件夹内。具体的操作是：右键点击窗口的空白处，选择“新建”* “压缩文件夹”（Windows Me下），或者“压缩文件夹”（Windows XP 下）。
14 重新分配驱动器盘符
如果您想给现在的磁盘驱动器重新分配盘符，请您先以管理员身份登录Windows，然后选择“开始”*“运行”，在“打开”后键入“diskmgmt.msc”，然后回车。这时系统会打开“磁盘管理”程序，右键点击窗口下侧的相应磁盘区域，然后在弹出菜单中选择“更改驱动器名和路径”，点击“编辑”或“更改”，然后从下拉列表中选择一个目前还没有使用的盘符，点击“确定”，然后在确认弹出窗口中再点击“是”。
15 更加方便地清理磁盘
您可以建立一个自己指定清理方式的清理磁盘的快捷方式，选择“开始”*“运行”，键入“cleanmgr/sageset:”，后面跟一个从0 到65535 的数字，该数字仅仅用来确定您选择的选项，然后回车。在“磁盘清理设置”窗口中选择您希望清理的那些项目，然后点击“确定”。接下来是建立一个快捷方式，在桌面的空白地方或文件夹窗口的空白地方点击右键，然后在弹出菜单中选择“新建”*“快捷方式”，在“请键入项目的位置处”键入“cleanmgr /sagerun:x”，把其中的x 换成您刚才指定的那个数字。然后根据提示完成快捷方式的建立就可以了。
16 给文件加密
如果您想在NTFS 分区格式下保护具有敏感性的文件和文件夹，您可以使用Windows内置的加密程序。选择您想加密的且尚未压缩的文件或文件夹，用右键点击，然后在弹出菜单中选择“属性”。在“常规”标签中点击“高级”按钮。打开“加密内容以便数据保护”项目，然后点击“确认”按钮。接下来您可以指定加密哪些文件和文件夹。加密之后，这些文件就只能由加密的用户来访问。您也可以去掉加密功能，只需将“加密内容以便数据保护”项目关闭即可。需要注意的是，加密功能在Windows XP 的家庭版中是没有的。
17 保护个人属性文件
1、vivo手机在文件管理删除的文件,若没有备份,是无法恢复的。通过手机数据线将手机连接到电脑，并打开手机USB调试，安装vivo手机助手，手机助手在你将手机通过数据线插入电脑的时候会提示你安装，根据提示安装即可。
2、将手机成功连接上电脑之后，在手机助手上可以看到手机的空间大小，内存的使用率、数据备份、文件管理等，我们选择“数据备份”。
（来源：文章屋网 ）
1、通过OTG将U盘连接上电脑。
2、再打开文件管理器，打开外部USB设备，然后再打开，就可以看到U盘中的文件了。
3、OTG，即On-The-Go的缩写，是近年发展起来的技术，主要应用于各种不同的设备或移动设备间的联接，进行数据交换。
（来源：文章屋网 ）
关键词： EPC项目 文件管理 项目运作
一个工程的顺利完成离不开对各类文件的有效管理。而面对国际设计采购施工总承包工程（EPC项目）时，由于运作较国内项目更复杂、文件管理专业化要求更高，且各类文件通常以外语为主，因此文件管理更加严格，对文件管理人员的素质要求也更高。各类文件通常时效性强、针对性强、直接影响工程进度、质量、造价，因此建立健全文件管理体系并且保证该体系有效运行尤显重要。文件管理体系的健全、清晰、科学、专业化将有力彰显企业的管理水平。建立一套高效适用的文件管理体系；提供国际ECP项目文件管理控制水平；加快与国际通用模式的接轨；已成为企业在国际工程中提高竞争力的关键因素之一。
1建立文件管理体系必须明确的问题
1.1肯定文件管理部门的权威性
文件作为项目管理过程中沟通管理的主要信息纽带，对其管理的水平直接影响项目沟通的有效性。因此，要肯定文件管理部门的权威性，并赋予相应权力。让文件管理覆盖整个项目的各部门，将文件分类编号、格式、用纸、复印扫描、传递、存档等工作统一归口到文件管理部门。
在项目执行过程中，文件管理部门可定位为对外是承包商和业主及第三方联系的窗口，对内它既是部门管理运作系统的龙头也是各部门之间的纽带。
1.2加强文件管理的专业性和科学性
项目管理的信息化运作，注定了文件种类和数量的浩繁及管理的专业性。因此，文件管理必须突出专业性和科学性。根据项目运作的特点，可采用各职能部门分散负责，文件管理部门设专人对口管理、归档、传递。也可采用各部门专人负责、并兼职文件管理部门某专业管理员的方式。
1.3将文件管理贯穿项目运作全过程
项目开工、施工、运行、移交几个不同时期运行张弛不一，容易造成文件控制管理过程中常出现的失控状态。项目前期文件是项目投资、运作方式及预期结果的定性，竣工文件是项目完工实现最终移交的依据。项目的过程文件在项目的收尾阶段和工程索赔过程中，对承包商非常重要；要减少工程缺陷的损失及加大结算合同款的额度，都要依靠项目运作过程中的设计变更、业主调整、不可抗力影响等过程文件来支持。因此，在项目运作过程中保持文件控制部门的全程参与、全程管理，对承包商意义重大。在项目执行中，要注重文件管理人员队伍的稳定，人员变动时工作交接要清晰有据、过渡合理。同时，要注意利用文件管理部门的主线作用，合理使用管理软件，追踪项目各个环节的进度，及时发现制约工程进度问题。
2项目运作中文件管理的重点
2.1以文件管理部门为核心，加强保密性和安全性
网络化办公的成本和效率优势毋庸置疑，但对运作周期较短，工作内容、涉外的国际EPC项目，由于国内外法律体系和要求不同，且对工程所在国的法律无法做到完全熟悉，往往容易在网络化办公中造成泄密，设置触犯所在国的法律法规，或因违反EPC合同中保密条款而遭到受害方索赔。因此，将网络管理和网络服务纳入文件管理是一项行之有效的管理方式。在内部网络中确立使用权限、范围、确保数字化签名的有效安全，加强网络病毒的集中防范管理，都是要逐项解决的重要问题。
2.2文件管理部门要负责好电子文件和硬拷贝文件的双重管理
目前，无纸化办公已成为国际上衡量企业现代化管理水平的一个标志，随着网上可传输数据量的急剧增大、压缩工具的功能增强、数字化影像资料支取方法简化，现在几乎全部的工程设计及管理文件都可以网上传递，且确保安全性和只读性，推行真正的无纸化办公体系条件已非常成熟。当然，无纸化办公是相对的，既要认识到它的高效、低成本的优势，也要根据不同合同条款的要求和工程所在国法律法规及国际仲裁法中对提供证据有效性的要求，建立必要的硬拷贝文件管理体系。
2.3文件管理部门做好分包商文件的管理
在招标文件中虽然对分包商文件都有详细要求，但由于国内和国外分包商对自己随机文件的重视程度完全不同，而在项目执行过程中，这一问题又常被忽视。这种忽视的后果，一般要到交工验收时才能体现出来，此时再整理分包商文件已经事倍功半。因此，有文件管理部门牵头，在设计、施工、运行等部门的配合下，在项目运作初期及时对分包商文件的准确性和完整性进行检查，发现清理存在的问题，对项目最终移交至关重要。
2.4文件管理部门要做好设计过程文件和竣工文件的管理
首先，要在整个项目中建立严格的文件发放程序，确保升版后的设计文件及时地发放到相关部门，以保证项目始终执行最新的图纸和文件，减少工程损失；其次，针对重大工程变更，要建立必要的作废文件图纸强制召回制度。文件和图纸版本的更新信息，要及时公布在内部网络上，通知到各有关部门；第三，国际EPC项目要求竣工图必须由设计单位负责完成，这与国内项目中通常是设计单位委托或依靠施工单位来完成竣工图的做法截然不同。因此，文件管理部门在相关部门帮助下对现场的施工记录、工程签证做好整理归档，为最终拿出一套真实准确的竣工图创造充分条件。
3文件管理的难点及解决方法
国际EPC项目文件管理的体系建立，一方面由于社会、文化、制度和法律体系的不同，不同国家的文件管理体系有所不同。为了沟通管理和信息畅通，必须建立适应属地化项目管理的文件管理体系，而这些工作的开展必然涉及到人财物的投入等问题；另一方面就是国内项目形成的文件管理体系和国际通用项目文件管理体系的冲突问题。针对这些难点，提出以下解决方案：
3.1加强与业主的沟通，将文件管理体系化繁为简
项目运作伊始，就应结合项目属地的法律法规通过与业主沟通确立项目文件管理的运作模式，做到化繁为简，尽可能降低体系的运行成本。
3.2利用多种资源，建立健全文件管理体系
鉴于国际EPC项目普遍会遇到的劳务名额限制问题，这个矛盾可以通过建立国内文件控制总部和国外现场分部的方式加以解决。具体做法是通过实施跨国网络管理，既保证工作的效率，又减少了现场人员。国内总部要起到宏观管理和总部支持的作用，建立内部共享的国际标准和规范文库，及时提供项目现场所需的各类文件。现场要根据项目特点，建立既适应业主要求又符合总部要求的管理方法，做好前后方的互补和支持。
3.3加快企业内部文件管理与国际通用模式的接轨
电脑中许多人在用TC（Total Commander），其实现在TC也有手机版本了，不仅可以进行移动、复制、删除等基本操作，而且可以批量操作。它最大的亮点就是支持插件，可以有效拓展文件管理器的功能。
X-plore File Manager
X-plore File Manager除了文件管理器的基本功能外，它还另具两大特色功能：首先是操作极为方便的“目录树”结构，其次是支持查看的文档格式非常多，甚至可以直接阅读Word文档。
Solid Explorer
Solid Explorer的主要特点是直观、简洁，可以通过左右两个窗口进行文件的显示和预览。除了正常的文件管理，它还包括FTP连接、索引搜索、文件目录统计分析等功能。
ES文件浏览器
ES文件浏览器可谓大名鼎鼎，不少人都在用它。它不仅可以进行文件管理，还可以通过多种方式对网络数据进行管理，而且可以在线进行多媒体文件的播放，支持管理各种网盘中的文件等。
腾讯文件管理器
腾讯文件管理器可以帮助用户快速找到音乐、图片、文档、压缩包等文件，从而不用再纠结于一级级的文件目录。除了基本的文件管理，当遇到隐私文件需要保护时，还可以将文件移入“保险箱”进行加密。
Root Explorer
对于喜欢折腾手机系统的用户来说，Root Explorer是不可或缺的好帮手。在应用获得Root权限以后，不仅可以对系统文件进行删除等管理操作，还可以编辑这些文件内容从而优化操作，让手机用起来更顺手。
赏云文件管理器
赏云文件管理器不仅支持对本地文件的管理，而且还可以对Dropbox等云存储进行管理。除了能对图片、文档、多媒体文件等进行预览，还可以直接新建或编辑文本文件。在没有网络的情况下，还能和其他设备进行文件交换。
Windows 8应用推荐榜
File Brick
一款综合性的文件管理器，不仅可以管理本机磁盘中的文件，还可以对手机、移动硬盘等设备，甚至云存储中的文件进行管理。它能直接预览图片、音乐、视频等文件。
文件改名
文件管理的一个常见操作是文件改名，本应用可以按照一定的规则，对名称以及扩展名进行批量修改。
RainbowDrive
这是一个统一整合多个网盘的应用，有了它，不用同时安装多个网盘客户端，也可以对多网盘中的文件进行管理。支持的网盘包括百度网盘、Box、Dropbox、SkyDrive等。
Link File
本应用通过首页的快捷方式，可以快速进入磁盘目录，以及自定义设置的常用文件夹。利用侧屏模式，可以方便地对文件进行管理和分享。
最近有读者问：要达到电子文件管理原则的要求太难了，我们作为一个档案员，了解的计算机知识太少，对电子文件产生、运转的过程也不了解，怎么能保证电子文件的真实、完整、安全、有效和全过程管理呢?是的，仅凭档案部门的一己之力，是做不好电子文件管理的。为了达到电子文件管理原则提出的要求，档案行政管理部门、电子文件形成单位的相关部门都要担负起相应职责。
首先是档案行政管理部门。市和区县档案局要会同本级信息化工作主管部门对本行政区域内电子文件归档工作实行监督和指导。电子文件是一种新型的文件形式，电子文件的管理也正处在摸索和尝试阶段，所以档案行政管理部门要加大对电子文件管理监督指导的力度，并在对电子文件的归档与管理的监督指导工作中加入信息化主管部门(即市和区县经信委)的力量。这将对促进电子文件的归档与管理具有非常积极的推动作用。
其次是电子文件形成单位。要对电子文件实施全过程的管理，就必须从系统设计时就要考虑电子文件归档、管理的要求，在电子文件形成、运转的过程中实施有效的管理。所以各单位要明确电子文件归档工作的管理职责，制定电子文件归档制度，做好电子文件归档工作。这需要各单位的全员参与，相关的各部门都要承担相关职责。
一是档案部门的职责。档案部门要会同信息化工作部门和电子文件形成部门制定本单位电子文件的归档制度，确定本单位电子文件的归档范围、保管期限、归档要求、归档时间及方式等内容；要加强与信息化工作部门的沟通协调，使办公系统和业务系统具备符合档案管理要求的功能。归纳起来，档案部门的职责主要有两点，一是制定电子文件的归栏制度，二是加强与本单位信息化工作部门的沟通协调。档案部门要根据本单位的职责、现代化管理的程度等，建立电子文件的归档制度；要主动了解本单位即将或正在开发的系统情况，主动和信息化部门沟通，从保证电子文件真实、完整、安全、有效的角度提出电子文件积累、归档的功能需求。
二是信息化部门的职责。信息化工作部门要为确保电子文件的真实性、完整性、有效性及安全性提供必要的技术支持。具体包括：成为档案部门与系统开发公司之间的桥梁，将档案部门提出的功能需求转为技术语言，并与系统开发的公司进行沟通，使其理解这些需求并在系统中得以实施；在系统日常运行中进行维护，确保安全；对系统内的电子文件进行备份：在系统软硬件环境发生变化时对电子文件进行迁移，并记录电子文件的格式及所依赖的硬件环境、软件、操作系统、数据库系统等信息。
三是电子文件形成部门的职责。电子文件形成部门要按照本单位档案部门的要求，做好本部门电子文件的形成、积累、鉴定及归档等工作。
只有各相关部门都认识到电子文件管理的重要性和必要性，积极参与，形成合力，才能真正把电子文件收好、管好，为将来的用好奠定基础。
提倡无纸化办公主，这主要是为了节约能源。从富士施乐公司的角度来说，他们提倡充分发挥文件和纸张的优势，使其相互融合为日常办公提供一个完美的文件管理环境。有时候纸张文件是非常必要的，不是所有的文件和纸张都不要，而是将纸张文件形成电子化管理。
与传统纸媒介作为载体的信息传播方式相比，富士施乐新推出的“双富”定位是办公应用软件。对行业没有具体的限制，客户涉及制造业、金融业、医疗、物流、保险等。今后他们也会针对不同的行业提供个性化的服务。富士施乐提供的是现代化的文件管理服务，对用户来说没有特别的限制，只要客户有文件管理的需求，可以是一个部门或一个中小型的企业。
这种文件管理方案利用纸张文件和电子文件的优势，可节约客户成本。纸张文件保存占用空间非常大，纸张文件电子化后，纸张需求和空间需求都会降低。面对大量的信息，找到所需要的信息对企业和个人来说都是一件很繁琐的事情。
“双富”可以管理各类文件。PPT文件也是一样，只需要用鼠标将文件拖拽到DocuWorks桌面上就可以了。DocuWorks有一元化管理功能，将不同类型文件整合在一起。
在转化PPT到DocuWorks中，动画演示信息也不会丢失。转化后文件的一些小技巧是不能用的。解决办法，就是将PPT转化为DocuWorks时，有多种选择，可以选择附带原始文件的模式，原文件存在，那么演示的时候还可以使用。同时，DocuWorks本身还提供了一些演示功能，可以根据听众的需求将文件部分扩大以吸引注意力，演示时也可在桌面上编辑文件内容。
对于医院的CT图片等信息容量比较大的文件，在DocuWork看是没有问题的。因为DocuWork是按照A4纸张大小转化文件的，因此对于大容量、图像清晰度高的图片等，转化后画质的质量会降低。针对该情况，首先可以选择附带原始信息的功能。其次可将图像进行压缩处理后再传送，尽管质量会有降低但仍然具有参考价值。
“双富”的一个特点就是对文件进行统一的一元化管理。比如在报告中需要word文档进行描述，需要excel表格分析数据，甚至需要一些手写凭证等，“双富”可将这些不同的格式文件快速整理成需要的格式。
富士施乐很多是高端机器，价格也比较高，那么机器和软件结合销售，对于中小型企业，是否价格门槛太高了？至于价格，不算高，富士施乐的产品质量在业界是最好的，产品也属于高端产品，很多产品和技术在业界中是独一无二的。在销售中，客户可以根据自己的需要选择不同功能、不同配置的机器。
从目前的销售的情况来看，顾客还是更易于将软件和数码多功能一体机结合起来的解决方案。从数据入口来说，“双富”需要扫描支持，数码多功能一体机在扫描功能的品质和速度都是非常好的，“双富”整个解决方案的完成离不开硬件的支持，需要这两方面相辅相成来完成所有的文件管理。
Windows内建的资源管理器虽然风光无限，不过经典的文件管理软件“TC”却有着更多的独到之处。和“Windows资源管理器”相比，“TC”采用了双窗口设计，这样涉及到目录间的文件操作时就可以方便进行；另外“TC”也具有很多资源管理器所具备功能的“增强版”，比如更强大的文件重命名、文件搜索、文件分割以及Ftp连接等。“TC”7.04在修复错误和改进功能的同时也增强了对ZIP文件和加密的支持，这款经典软件也再次展现了它的王者之风。
TC7.04基本操作
文件浏览
运行“TC”7.04后就可以立刻体验到它双窗口文件管理的便利了，在不同窗口的左上角可以选择磁盘分区，点击文件夹后就可以进入浏览。另外如果要想在右侧显示左侧文件夹中内容的话，只需要按下“Alt+”。在不同窗口中还可以通过“\”键跳转到磁盘根目录，“．．”键可以跳转到上级目录，星号键为常用文件夹列表。向下箭头则为历史记录。
此外“TC”同样支持多种文件浏览方式，除了列表、详细资料、缩略图外，还有文件说明、自定义列和快速查看等。要修改默认的缩略图查看大小可以进入到“设置－＞选项－＞缩略图”，并修改缩略图大小即可。
批量处理见真章
“PhotoCap”4.22的批量处理相当“可圈可点”，并且对于大量照片存储的玩家还有着更多的贴心功能。在软件面板上点击“批次功能”后就可以根据需要选择照片编辑、缩略页以及批量加外框和模板等，其操作和单独增添类似。
实际使用中，有一项特色功能引起了我们的注意，这就是批量编辑功能。它融入了模板的概念，也就是说可以为某些特定的照片选用相同或类似风格的模板，并且可以选择分辨率和尺寸后进行批量处理。如果你有着大量的照片需要存储，那执行快速查找照片操作就非常麻烦。“PhotoCap”4.22的缩略页功能就是专门为此设置的，它同样可以根据“模板”来导入照片后生成缩略页，并且会在图片内容的下方显示文件名。
总结：通过实际使用，我们得出结论：“PhotoCap”4.22是一款非常出色的图片编辑软件，无论是基本的简单修复还是增添特效，或是批量处理大量照片，“PhotoCap”4.22都能够胜任。但不容回避的是软件本身也并不是尽善尽美，比如在Vista系统下使用时就随机出现了错误提示，兼容性方面有待改进。最后，根据其实际表现，我们评测室决定给予其“良好”评价。
文件和文件夹操作
要想复制单个文件到另一目录的话，使用“TC”操作非常方便，只需要用鼠标即时拖动即可；另外如果要选中多个文件的话可以用鼠标右键勾选，再用右键点击单个文件即可去掉其勾选状态；要想全部选择该文件夹内的文件，既可以用熟悉的“Ctrl+A”快捷键，也可以用“TC”专有的“Ctrl+‘数字键+号’”，另外“*”键可以实现反选，“/”键可以恢复选择。
“TC”还将文件查看、编辑、复制和移动等功能从菜单中去掉，并在软件面板下方设立了专用的按键，刚开始可能会有所不适，但习惯后操作效率上会更胜一筹。“TC”在很多设计上也保留了“Windows资源管理器”的风格，比如选取文件的时候就可以按下“Ctrl”后点击鼠标左键跳选，“Shift”加鼠标左键也可以快速选择多个连续的文件等。怎么样，在这些常规操作中，“TC”要比“老旧”的“Windows资源管理器”“爽快”了不是一星半点吧!
TC7.04典型应用
压缩和解压缩
“Windows资源管理器”中融入了对zip文件的支持，但和“TC”相比简直是小巫见大巫，用“TC”不仅可以实现ZIP文件压缩(7.04版新增了ZIP文件加密、解密功能)，还支持RAR、TAR、ARJ以及RZ等多种压缩格式，并且支持加密和调用外部程序。选中需要压缩的文件和文件夹后，选择“文件－压缩”，在压缩程序里可以选择压缩格式，如果要给压缩文件加密可以选择“加密”后输入密码即可。另外“TC”7.04中还可以选用外部程序实现压缩功能，点击“设置”后就可以为不同格式设定专用的外部压缩程序了。
同步文件夹
如果文件夹中只包含了少数几个文件，自然没有同步的必要。但如果是包含音乐或图片等大量文件的文件夹的话，要实现备份或是文件夹合并的话用“TC”的同步功能就非常简单。左右窗口分别打开需要同步的文件夹后选择“命令－＞同步文件夹”，点击“比较”后就可以用“左右同名”和“左右不同”来对比两个文件夹中的内容，点击向左或向右箭头就可以查看详细的文件列表。选择需要同步的方向后点击“同步”就可以了，而且“TC”7.04版中支持双向同步。
批量重命名
在很多情况下我们需要按照时间或需要对文件进行重命名，比如按照日期给文件重命名等，或者按照文件类型重命名，这些操作使用“TC”就可以轻松完成。选中需要重命名的文件后选择“文件－＞批量重命名”即可按顺序为文件重命名。其中[N]为文件名称，[YMD]为日期。比如要想重命名为“日期+文件名”的形式，就可以在重命名规则里的文件名里输入[YMD][N]，另外还可以通过点击“序号”、“范围”等按钮来添加其他规格，在“插件”中可以实现更加丰富的重命名规格，比如路径、大小、是否加密等。
巧做“混音大碟”
“TC”的文件分割和合并功能非常智能，一般情况下如果分割A文件的话，那么会得到A．001、A．002……A．00n等多个文件。在“TC”内点击任意一个文件都会提示是否合并。正是因为“TC”如此智能，合成音频文件也成为了可能。
首先将需要合并的MP3文件修改成A．001的形式，这里注意文件名必须相同，后面的数字后缀可以根据合并的次序进行排列。将全部需要合并的音频放到同一文件夹后就可以在“TC”内打开了。点击001后缀的文件并根据提示即可完成合并，最后要做的就是将合并完成的文件重新修改后缀为X．MP3。
让文件类型带颜色
实际应用中经常会出现不同类型的文件在同一目录中的情况，虽然可以按照类型排列，但如果要在多个文件夹中查找某一特定类型的文件还是会非常不便。但如果让同一类型的文件在“TC”内带上相同的颜色，那么文件的操作就会方便快捷了。
“TC”本身自带了颜色的支持，依次进入到“设置－＞选项－＞颜色”，这里可以对“TC”的文字、背景、光标等项进行个性颜色设定。
要更改文件类型的默认颜色就需要勾选“根据文件类型设置颜色”并点击右侧按钮。在随后的窗口中点击“添加”并在填写文件类型后点击“确定”，其中文件类型格式为“．”+文件后缀名，例如“Rar”。填写完毕后点击“确定”就进入了颜色选择界面，选择合适的颜色后点击确定以保存设定。这样就可以在“TC”内看到该类型的文件都“穿上了彩衣”。
1、文件管理中的压缩包大多都是应用使用缓存的一些数据文件，比如日志，运行程序等，确定不需要的可以删除，不确定的话还是尽量不要去删除。
2、日常使用定期有手机管家清理缓存，可以在对应应用设置中选择清理一些缓存数据。
（来源：文章屋网 ）
创新是每个企业生存与发展的不竭源泉和动力。企业的创新应从企业增强市场竞争力的需求出发，构建和运用新的管理方法、新的管理手段和新的管理模式或要素组合引入企业管理系统以更有效地实现组织目标，促进企业的发展，这就是管理创新。在企业发展壮大的过程，随着业务的增长和管理水平的不断上升，会产生大量的技术标准、管理标准和工作标准等文件，企业就可以在构建标准化管理体系的基础上，对这些文件进行科学的管理，同时注入新的管理创新理念来提升管理效率。例如：企业可以对各类体系文件进行系统的整合，然后导入PDCA这样一种科学的文件管理模式，形成独具特色的一体化文件分类体系，从而提高文件管理的有效性和效率，有效地推进企业的文件管理创新上水平。
一、企业标准化管理活动的开展
第一，标准化。企业标准化就是为在生产、经营、管理范围内获得最佳秩序，对实际的或潜在问题制定共同的重复使用的规则的活动。工业企业在建立与健全标准化工作机制的同时，应紧密结合生产和实际工作，以高标准、严要求、重落实的工作标准来确保企业标准化工作的质量和水平，并且不断地完善标准体系。同时依托管理创新，把企业先进的管理标准和技术标准与国家或行业标准相结合，瞄准国际先进水平，不断地完善与创新标准的内容，真正做到以文件管理创新为手段为企业管理服务的理念贯穿到各项工作的始终。
第二，企业标准体系建立的重要性。现代企业科学管理的基本功能之一就是管理体系标准化。但是，很多企业在文件化的过程中由于没有建立标准体系，且缺乏对文件的有效控制，影响了企业的管理效率。有的企业只重视产品标准的制定和贯彻，忽视与产品标准相配套的其他技术标准、管理标准和工作标准；有些企业标准化竞争的意识不强，没有把标准化作为适应经济发展的战略途径；有的企业在制定标准的时候并没有把产品的质量、安全、生产率、节能降耗、成本控制等确定过程的关键绩效指标的内容进行标准化；有的企业管理机制落后，企业标准化科研成果少或缺乏将自主知识产权固化在标准中加以保护，标准体系不完善；有的企业管理层对文件管理的重要性认识不足，虽然付出很多时间和精力组织分类，结果却也不尽人意等等。这些都是工业企业标准化管理暴露出的差距和不足。因此，对企业而言，建立健全的管理标准体系，只有夯实“企业标准体系”这块地基，才能有效地促进企业形成一套系统、协调、完善的管理体系和运行机制。
做好企业标准化工作，对开发新产品、改善经营管理、调整产品结构等方面能够发挥重要作用，特别使得产品生产加工步入标准化管理轨道，加强企业标准化管理，也是促进公司提升产品质量和档次，提高市场竞争力的有力手段。第一，企业为实现战略目标，将其生产服务、经营、管理全过程需要实施的标准，运用系统管理的原理和方法将相互关联、相互作用的标准化要素加以识别、制定标准、建立标准体系后进行系统管理，有利于发挥标准化的系统效应，有助于企业提高管理效率和有效性。第二，企业对体系文件进行系统整合管理，使文件管理变得井然有序，为建立完善的管理体系和运行机制也奠定了良好的基础。第三，通过标准体系的建立、实施与改进，企业能够提升各项管理工作的协同水平，为建立起良好的企业秩序，同时也为企业追求“卓越绩效”打下坚实的基础。
二、标准体系表——板块模式
第一，企业标准体系表模式。企业标准体系表主要适用于公司建立、健全、完善标准体系，为企业和员工了解企业标准化的整体蓝图提供了依据。作为促进企业标准的组成实现科学、合理、有序的重要手段，也是促进企业产品开发创新、加快技术改造和提高经济效益以及实现企业科学管理的标准化指导文件。主要有以下三种模式：
简易模式：主要按技术标准体系、管理标准体系和工作标准体系直接展开，这种模式主要适用于标准数量较少，标准的层次结构关系较为简单的中小型企业。
集成模式：主要分为三层，第一层是基础标准，第二层为企业技术标准体系和管理标准体系，第三层是企业工作标准体系。此模式适用于大多数工业企业，对于服务性企业、其他非盈利的组织机构，特别是跨国、跨省公司，采用此模式进行管理更加适合。
板块模式：主要采用功能归口型结构和层次结构相结合的表达形式，由企业基础管理板块、资源管理板块、产品实现或服务提供板块、检查改进板块组成，形成四大类功能分别归口的结构。此模式特别适用于实施过“质量管理体系”的企业或组织，涵盖了基础的技术、管理和工作标准。
第二，选择板块模式。
首先，板块模式选择的依据。
根据企业的方针目标，建立以企业基础管理板块、资源管理板块、产品实现或服务提供板块、检查改进板块形成的板块模式体系，以技术标准体系为主体，管理标准和工作标准体系相配套，包括企业标准化工作管理要求在内的企业标准体系。
运用最新科技、生产操作和管理经验，不断优化标准体系结构，使各管理模块的标准体系始终处于相互关联、相互协调功能的最佳状态。
评价和确认是推动体系运行和保持体系有效性的动力所在，在各管理模块建立的基础上，持续改进标准体系的有效性。
其次，板块模式选择的优势。
选择板块模式的标准体系表应与工业企业的实际生产经营管理相契合。企业在体系建设的过程中，通过梳理企业有关的生产经营管理过程和整体业务流程的关键点，确定以功能归口型结构和层次结构相结合的板块模式的运用。通过分析了解到：板块模式的选择更适合现代工业企业体制比较健全、流程管理较为顺畅、标准较为清晰和完善的企业。
在此基础上，再导入PDCA的科学管理模式进行优化，建立起一体化的文件分类管理模式，能够使工业企业的文件管理最终实现系统整合、检索快捷高效，并达到知识共享的目的。
第三，PDCA文件管理模式的构建及运用。
首先，PDCA管理模式的导入。
科学的管理首先体现于科学的方法。PDCA循环方法是美国质量管理专家戴明博士最先提出。工业企业进行全面质量管理的程序基本是按PDCA的模式推进。PDCA循环的四个阶段，体现着科学认识论的一种管理手段和一套科学的工作程序。PDCA管理模式的导入，具体可以运用在企业标准体系建立后，结合工业企业自身的生产实际和管理侧重点，然后运用PDCA的管理模式对文件进行重新整合。具体内容如下：
企业综合管理（P）：包含整体策划管理标准、党政行政管理标准和企业工作标准；
资源管理（D）：包含人力资源、基础设施、信息资源、工作环境、供方及合作关系、自然资源和财务资源的技术标准和管理标准；
产品实现及服务提供（D）：包含产品标准、过程策划、采购管理、生产工艺、质量保证方面的技术标准和管理标准；
测量分析与改进（C、A）：包含过程检测、数据分析、改进管理方面的技术标准和管理标准。
其次，PDCA文件管理模式的优势。
企业标准化的持续改进，是企业整体业绩的一个重要组成部分，也是提高企业标准化水平的同时，不断适应生产、经营、管理等要求能力的周而复始、循环上升的过程。为此，在标准化过程中结合PDCA的管理模式对文件进行管理，也是企业标准体系运行和改进的重要方法。企业建立起以标准体系为基础，导入PDCA的文件管理模式，对各类体系文件进行系统整合并优化，形成企业的一体化文件分类体系的优点在于：
运用PDCA的文件管理模式，能使业务与文件的契合水平不断地得到提升。一方面，通过分析企业综合管理、资源管理、产品实现及服务提供、测量分析与改进这四大模块的文件，对照部门和个人业务的内容，员工可以衡量自己的业务水平与文件的要求是否一致，并在PDCA思路的指导下，更好地改进业务水平并提高文件的执行力。另一方面，管理人员能够系统地了解公司整体运作模式，清晰整个业务流程，有助于从整体上把握公司的流程管理，促进公司的整体业务流程的不断优化。
有效地促进企业标准体系和标准化运作过程的优化。按照PDCA的管理思路，企业明确了体系建设的重点，在指导编制有关的标准的组织实施过程和对标准的实施进行有效地监督与改进，通过有目的、有计划地对企业标准体系进行规划、测量、评价、分析和改进，能大大地提升工业企业的标准体系管理水平。
展现出企业文件管理的全局性和系统性，促进实现企业文件管理的系统整合，检索快捷、高效化和知识共享的目标。通过理论和实践的结合，真正地使企业文件管理体系实现系统化、层次化、合理化、高效化，明确了企业标准化工作的努力方向，有利于我们工业企业结合实际生产管理走出一条独具特色的文件管理新路子。
【摘 要 题】文件学
【关 键 词】电子文件管理/国际电子文件管理/研究热点
在信息技术飞速发展的今天，世界各国比以往任何时候都面临着电子文件的共同挑战，建立在信息技术应用平台上的电子文件管理理念、方法、技术、模式等更具趋同性。因此，聚焦电子文件管理前沿，借鉴国际同行的成功经验，有助于推进我国电子文件管理的进程。
国际上有关电子文件管理的研究已经达到相当的广度和深度，据笔者不完全统计，世界主要国家、地区和相关机构的代表性研究项目的主要内容如下页表所示。
这些电子文件项目研究周期长、涉及问题多、参与机构广，形成的研究报告、相关标准、工作手册往往多达数十页乃至百余页，在理论与实践方面取得了可喜的进展，在电子文件的管理思想与管理模式、管理方法与技术、管理标准及其应用等方面都积累了丰富的经验。其中最值得关注的项目包括：国际档案理事会出版的《电子文件管理工作手册》、美国国家档案与文件管理署的电子文件档案馆项目(era)、澳大利亚的电子文件管理战略及元数据标准(vers)、欧盟的电子文件管理通用需求(moreq)、加拿大哥伦比亚大学的电子信息系统中文件真实性的永久保护国际研究项目(interpares)以及iso关于文件管理的相关标准等。经过分析，可以看出国际电子文件管理的研究热点及其给我们的启示主要集中在以下几个方面：
一、电子文件管理的顶层设计——国家战略的提出
西方发达国家在多年电子文件管理实践和理论研究的基础上，不约而同地提出了电子文件管理国家战略问题，认为战略研究是解决电子文件管理问题的前提条件。国际档案理事会2005年出版的《电子文件管理工作手册》中明确提出要“从战略角度影响电子文件管理实践”；加拿大国家图书档案馆于2006年提出了“加拿大数字信息战略”；2005年美国的era项目负责人在向国家数字战略咨询部汇报时，指出该项目正是基于“要为联邦机构的电子文件管理提供政策、战略、指导和工具”；澳大利亚、英国、丹麦等国家也先后将电子文件管理作为信息时代政府治理与政府责任的重要内容，纳入国家电子政务建设之中，并开展了电子文件管理战略研究项目。由此可见，国际电子文件管理研究发生了战略转型，开始由机构层面向国家层面转变。以顶层设计带动整体规划，以国家战略带动全面发展，将是今后电子文件管理的趋势。
2006年5月中国人民大学的冯惠玲教授在“2006中国信息资源管理论坛”上首次提出“全面制定和实施我国电子文件管理国家战略”，标志着我国的电子文件管理走上了顶层设计、全面规划和集中控制的轨道。2006年9月，国信办推广应用组副组长赵小凡在谈到未来15年国家信息化战略时说：“十一五是一个信息化发展的转折点，我们国家的信息化已经从战术转为战略。”可见“电子文件管理国家战略”的提出与我国信息化战略转型也是完全一致的。实施电子文件管理国家战略就是从国家层面进行统筹规划和集中管理，从方针政策、体制、管理制度体系、项目保障措施等各个层次制定电子文件管理战略的基本框架，从根本上提高国家对电子文件信息资源的实际控制力和对电子文件管理的调控能力，从而确保这部分国家信息资源的现实安全和长久真实。电子文件管理国家战略的提出使我国电子文件管理研究与国际接轨，对于避免现行分散管理状态下潜在的风险，从根本上控制各机构（地区）电子文件管理低水平重复现象，大幅提高研发效益有着重要意义。
二、电子文件管理理念——集成管理
多年来，在国际电子文件管理理论与实践的不断探索过程中，档案界与各方面专家在电子文件的管理理念上已达成了共识：信息时代电子文件的最优化管理就是集成管理。在iso档案文件管理分技术委员会(iso/tc46/sc11)2006年5月召开的第十六次年会中，来自15个国家的40多位代表在研究文件管理标准(iso 15489)的修订草案时，特别提及了文件管理要贯穿文件整个生命周期、嵌入机构职能及业务流程之中的集成管理思想。在欧美文档管理软件市场上，一种融合电子文档管理、内容管理、文件管理、档案管理的理论和方法，集成的文档管理解决方案崭露头角，势不可挡。可见“集成管理”逐渐成为电子文件管理的最新理念。
“集成管理”是一种将电子文件管理集成于电子文件生命连续体之中的全程管理。它要求利用文件连续体模式设计电子文件管理系统，采用“从文件形成（包括形成前，文件管理系统的设计）到文件作为档案保存和利用的管理全过程中连贯一致的管理方式”，实现一种比文档一体化管理要求更高的一体化。这种理念在国际电子文件研究项目中已不断得到肯定，正如interpares项目的主持人露西娅娜·杜兰蒂教授所言：“随着interpares研究的深入，将继续证明这样一种观点：不采取全程管理的眼光，就不可能保管电子文件”。①这种始于电子文件形成源头的全程管理理念，要求对电子文件管理系统的设计进行前端控制。它要求文档管理人员了解和熟悉机构的主要职能及业务工作流程，对流程中各个节点产生的电子文件的情况有预期把握，能从保证文件的真实性、完整性、可用性等角度干预电子文件管理系统设计，从而成为“文件保管政策的制定者、标准的制定者、文件保管系统和执行政策的设计者”②。同时，集成化管理还强调了资源的整合，它要求在电子文件管理全过程中，综合应用各种不同的方法、手段和工具，将各方资源和优势结合起来，实现优势互补，效用共享，最大限度地放大系统功能，提高电子文件管理系统的整体功效。“集成管理”已成为国际电子文件最优化管理的理念，也将是我国电子文件管理的必然选择。
三、电子文件保管模式——集中管理
针对电子文件的保管模式，国际上曾存在着“集中式”和“分散式”两种模式之争。在近几年的电子文件管理项目研究中，各国的认识逐步趋于一致，集中管理具有永久保存价值的电子文件成为越来越多国家的共识。
集中式保管模式是加拿大哥伦比亚大学提出的方案，这一方案的代表人物是interpares项目的负责人露西娅娜·杜兰蒂以及美国的戴维·比尔曼。他们认为电子文件的保管与纸质文件相似，也需要经过两个阶段：一是文件生成机构使用文件，并通过一些方法来保护电子文件的真实性与可靠性；二是文件生成者将失去现行价值的文件移交档案馆，由档案馆集中整理、编目和长期保管。
美国、加拿大、英国和北欧等国家原则上赞成这种方案，并已付诸实施。其中影响最大的是美国电子文件档案馆项目(era)。这项由美国国家档案与文件管理署(nara)组织的、经过6年前期基础研究、耗资3亿美元、并将进行为期6年的系统研发的大型项目，旨在“建立一个未来的档案馆”，以“保存联邦政府任何部门产生的任何形式的电子文件并提供利用”③，还将对各州政府电子文件的管理产生全面的示范效应。此外，英国国家档案馆以电子文件从形成机构生成到通过网络接收进馆的全程无缝管理为目标，牵头制定了《基于互联网的无缝连接数字档案在线服务计划》，以促进全国范围电子文件信息的共建共享。澳大利亚、加拿大、西班牙、丹麦、新加坡等国家档案馆也都已开始接收或决定接收政府部门产生的电子文件。可见，以国家档案馆为中心形成电子文件管理和服务网络的集中保管模式，已成为电子文件管理的主流模式。在这种模式中，国家档案馆作为集中永久保管政府文件的专门机构，在电子文件管理链上具有十分重要的地位，在协调全国电子文件管理系统的互联互通方面发挥着核心和枢纽的作用。如何充分发挥我国集中制管理的优势，注重国家级档案馆在电子文件管理过程中的核心作用，实现国家电子文件信息资源的集中管理和利用，是值得我们思考的问题。
四、保证电子文件证据价值的关键——管理系统的功能需求
电子文件的管理势必采用以软件为中心的系统管理方法，软件功能是否科学、完善，直接关系到电子文件的真实性、完整性与可用性。近年来的电子文件管理研究项目显示：规范电子文件管理系统的功能需求，将成为保证电子文件证据价值的关键。为此很多国家和地区制定并大力推行电子文件管理系统的功能需求标准。
2006年4月15日国际标准化组织正式的《信息和文献——描述文件管理需求标准指南》(iso22310:2005)，是应用于开发文件管理需求的任何机构组织的最高层次标准，以满足一致性和互操作性需求。此外，最具典型意义的是欧盟于2001年5月推出的《电子文件管理通用需求》（moreq，将于2007年推出新版），详细规定了电子文件管理的需求及管理元数据，具有鲜明的通用性、开放性和丰富性，被称作第一部ed/rms（电子文档／文件管理系统）需求报告。之后，“国际信息和影像管理联合会”(aiim)在2002年5月启动了“电子文档、电子文件一体化管理系统功能需求”项目，更加全面而透彻地分析了集成系统的功能需求；美国于2002年出台了适用于国防系统或政府机构的《电子文件管理应用软件设计评价需求报告》（dod5015.2-std，2007年正在修订）；英国颁布了《电子文件管理系统功能需求》；澳大利亚也于2006年2月了《电子文件管理软件功能规范指南》……这些管理系统功能需求规范在一定范围内得到了有效的应用，在国际上具有广泛的影响。
制定并电子文件管理系统的功能需求规范，是解决电子文件证据作用的关键所在，也是确保各类电子文件管理系统的性能和质量的有效举措。为避免低水平重复研发现象，我国也应当尽快出台我国的电子文件管理系统功能需求规范，尤其是适用于国家机关的系统功能通用需求规范，并通过对电子文件管理系统的质量认证、推介示范产品等措施推动实施，为电子文件管理软件供应商制定规则，为机关文件管理人员、档案管理人员和操作人员提供标准，从而保证文件在生命周期各个阶段的真实性。
五、电子文件管理走向——国际化与标准化
分析电子文件管理几十年来的研究之路，可以发现早期研究项目主要是某一类机构从自身需求出发研究电子文件管理的相关问题，得出的结论或解决之道往往也因研究主体的局限性而不具有普遍意义。近年来，越来越多的国家意识到了这一问题，开始寻求电子文件管理研究的共同框架、统一标准和理论依托，使电子文件管理不断地走向国际化与标准化。
尤为值得关注的是国际标准化组织档案／文件管理分技术委员会(iso tc46/sc11)的标准化工作，它反映出国际社会在文件管理领域取得的共识，其关于文件管理的系列标准有助于明确电子文件管理的基本概念与原则，为各国各领域制定相关标准规范提供了基础和框架。英国、美国、澳大利亚等国的电子文件管理战略正是基于《信息与文献——文件管理》(is015489)和《开放档案信息系统参考模型(oais)》(iso14721)而形成的。同时，这些国家的电子文件管理项目都以文件连续体理论、文件全生命周期管理理论等为支撑，并尽可能多地借鉴国际经验，吸纳世界范围内具有广泛影响的研究成果，如interpares、moreq等项目报告，从而使其电子文件管理研究拥有坚实的实践基础和理论依托。
立足于国际标准和基础研究成果的电子文件管理，通过共同框架、统一标准实现文件信息的互联互通，对于实现基于信息共享的公众信息服务有重要意义。美国制定的适用于电子文件的《政府信息资源定位服务系统》(gils)框架与标准、澳大利亚基于国际元数据标准dublin core制定的《澳大利亚政府资源定位服务》(agls)已经充分证明了这一点。同时，文件与档案信息管理的国际标准也为电子文件管理的质量检验与国际认可提供了最优化评估的准则，是机构电子文件管理是否采用国际先进经验、管理是否高效、服务是否满意的重要标志。
六、电子文件管理问题的解决之道——联合协作
随着研究的深入，人们越来越认识到电子文件管理问题不是档案管理人员、文件工作人员需要独自面对的问题，也绝不是某一国家、某一专业领域的人员所能独立解决的问题。联合协作才是电子文件管理问题的解决之道。
世界上许多国家的专家学者都在为解决电子文件管理中的各种问题开展国际合作研究，并致力于形成通用的文件与档案管理国际规范。iso信息与文献工作技术委员会(iso/tc46)与iso的其他技术委员会（如tc42、tc10、tc171、tc176等）及国际研究机构（如国际档案理事会、国际图联、国际文件管理基金会、世界银行档案馆等）都有紧密的联系，以协调相关标准、采纳相关成果。美国国家档案与文件管理署(nara)也在不断加强与其他联邦政府部门、社会机构以及公司企业的合作，其era项目的合作伙伴达20个之多。在欧洲，负责起草moreq需求报告的康维尔管理咨询公司是一个专门提供信息系统和信息技术管理咨询的公司，它的介入一定程度上突破了档案专业的封闭性，使得报告能够用一种更开放、更客观、与相关技术集成、更容易被市场接纳的方式诠释电子文件管理的需求。
知识经济时代的到来，使文件管理、档案管理成为信息资源管理的组成部分，作为知识管理有机组成的各类信息资源管理在管理理念、管理目标、管理功能、管理过程、管理方法及管理技术等方面都存在许多相似之处，这一切使档案工作者与相关各方结成合作伙伴关系成为可能，也成为必然。这种联合协作不仅意味着其他机构会优先向我们提供研究技术和成果，还意味着我们反过来也能够影响那些机构的研究进度和发展规划，从而建立起更紧密的合作关系，推动电子文件管理研究的进展。
[关键词]GMP，文件管理，问题
中图分类号：F407.72 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2016）08-0175-01
文件系指涉及药品生产管理、质量管理的书面标准和实施过程中的记录结果。对于制药企业而言，建立规范、严谨的文件管理系统，可减少随意性和口头性造成的失误，并可实现企业生产和质量管理活动的可追溯。无论是WHO、欧盟、中国或是美国FDA的GMP（cGMP），均将“文件管理”作为单独的一部分进行详细阐述。由此，可见文件管理在药品GMP系统中的重要性。
文件管理活动包括文件的起草、审核、批准、生效、修订和撤销、分发、培训、归档等一系列过程。其中的每一环节的失误，都可能形成文件管理的漏洞，甚至为整个质量管理体系带来风险。笔者结合自身实践和体会，简要阐述制药企业GMP文件管理中的常见问题，并提出相应解决方法，以供同行参考和交流。
1 文件的起草与修订
1.1 文件的变更
无论是文件的修订、撤销或是新文件的起草，都需提交变更申请。变更申请的内容应包括需变更文件的名称、编号，变更原因、变更分类（技术文件变更、重大非技术文件变更）、变更描述等。由申请人主管、相关部门负责人、QA文件管理员、QA主任等审核签字。这样做的意义有两个：一是由相关人员对文件的变更原因、变更描述等重要信息进行审核，确保文件变更的合理性和合法性；另外一方面，将文件的变更信息及审核意见形成书面结果，有利于事件的回顾、追溯。这里很容易忽略而值得注意的是，一份文件的变更可能会关联到其它文件，如技术标准STP文件（产品工艺规程、质量标准等）等的变更通常会影响到标准操作SOP文件（设备操作、取样和检验等）。那么，怎样才能保证文件与受影响文件之间的一致性，而避免相互矛盾呢？这就需要在变更申请记录上添加受影响文件信息，如文件编号、文件标题等，还需相关责任人对其进行签字确认，并提出计划完成受影响文件变更的时间。同时，还应及时追踪相关责任人的工作进度，以确保受影响文件得以修订。
另外，文件的变更应分级控制。 针对于不同的需变更情况，应采取相应的控制措施。涉及到关键生产工艺参数、质量标准等可能对产品安全性、有效性和质量可控性产生影响的文件变更，应启动文件变更程序。员工应填写变更申请（包括变更原因、变更描述等信息），并流转签字。这里需要注意的是，另一种对产品安全性、有效性和质量可控性基本不产生影响或影响不大的文件变更，如书写错误、错别字等，可不执行变更管理及文件变更管理程序，但需填写文件修改记录，并将原有文件电子版和纸质版（质管部原件、各部门复印件）替换。不可仅是简单地将质管部留存的纸质原件替换，而不做相应记录，也不将发放给相应部门的复印件收回。
1.2 需修订文件的会审
在我们的日常文件管理工作中，常会出现某份文件在批准生效后不久即进行再次修订的现象。究其原因，主要在于文件在修订时，未能充分地、大范围地征集相关部门的需求、建议，而“智者千虑必有一失”，制定人是很难一次性全面考虑到所有问题的。因此，文件的制定者有必要在文件进行初步修订后，组织相关部门人员对文件内容进行会审，并就讨论结果决定是否对文件进行再次修订，以确保文件的实用性与适用性，从而减少文件频繁修订的现象。
2 文件培训
人员培训是提高企业员工素质和质量保障的手段，通过培训可以促使员工掌握必要的岗位技能，清楚怎样按质、按量且安全地开展工作。文件的培训更是人员培训中的重头戏。而新生效文件的培训常容易被忽略，或流于形式，而造成员工对文件变更内容的不熟悉，甚至由此导致其工作的失误。一般情况下，文件批准日期与生效日期之间应至少相隔10工作日，以供制定人对该文件涉及部门的相关人员进行培训。文件QA应会同人事行政部培训管理员，对文件培训进行监督，包括亲自参与现场培训、验收培训签到表和听课记录等，验收合格后应在相关记录上进行确认，以保证文件培训工作的做真做实，从而利于文件变更信息的顺利传递。
3 文件的电子存档
质管部应以多种方式存档文件，除保存各类SMP（管理标准）、STP（技术标准）、SOP（操作标准）、SRP（记录）文件的纸质版外，还应留存其电子版本。电子版本的存档介质可以是计算机磁盘、光盘、移动硬盘或在线文档管理工作站等。所有存档的文件电子版本均应标明存档日期、存档人、保存期限等信息。若文件电子版本的存档介质为在线文档管理工作站，则仅有经授权的人员有进入数据系统或修改数据的权限[1]。
4 思考与建议
4.1.加强对文件管理的重视程度
我国制药企业的工艺及硬件水平相对先进，但包括文件管理在内的软件水平与国际先进水平相比仍有较大差距 。目前，文件管理对于我国制药企业而言，仍然是较为薄弱的环节。不少制药企业还习惯于用口头协商、而非制定书面文件的形式指导生产、质量管理活动，使得出现问题时无法可依、无据可查[2]。然而，作为指导一切生产管理和质量管理活动的基础，GMP文件的地位不可忽视。我们必须意识到文件在GMP管理中的重要性，建立行之有效的文件系统，制定适合企业的文件管理制度及与之匹配的人员奖惩、考核制度，以期提升员工对文件管理的重视程度，激励其工作积极性。并将CQI（持续改进）的管理理念运用于文件管理工作中，积极发现、分析、解决问题，全面提升企业文件管理水平[3]。
4.2.文件管理发展的趋势
文件管理应不断持续改进，其改进的方向一是简化，即简化工作流程，减少不必要的中间环节；另一方面是计算机化，实现文件的无纸化管理[4]。以上两方面的意义在于：一是实现降本节支，为企业减少纸张浪费；二是工作流程简化后，可提高员工对文件管理工作的积极性，以及文件使用者的配合度，从而提升工作效率[5]。
参考文献
[1]Patel K T， Chotai N P. Documentation and records： Harmonized GMP requirements[J]. Journal of young pharmacists， 2011， 3（2）： 138-150.
[2]侯文婷， 杨蒲， 孟丽. 制药企业的文件管理[J]. 中国药事， 2014 （3）： 248-250.
[3] 梁毅. CQI 在 GMP 文件管理中应用的探讨[J]. 医药工程设计， 2009， 30（5）： 27-29.
