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开篇：写作不仅是一种记录，更是一种创造，它让我们能够捕捉那些稍纵即逝的灵感，将它们永久地定格在纸上。下面是小编精心整理的12篇科技档案的管理，希望这些内容能成为您创作过程中的良师益友，陪伴您不断探索和进步。
1.科技档案收集与管理的重要性
科技档案是指在科学技术研究中形成的具有一定价值的科研项目、产品、基本建设、设备仪器等档案，是具有保存和参考价值的科学技术资料，对本单位的发展起着重要的作用。
1.1科技档案是科技活动的真实记录
科技档案反映了一个单位的科研、生产活动的全过程，是科研、生产发展变化的历史记录，是广大科技人员的劳动结晶。它能为科技人员在进行管理、科技决策、技术交流、经验总结、推广应用等方面提供信息和依据。科技档案是宝贵的无形资产，蕴藏着巨大财富，它在产品制造、设备维修、设施扩建中为工程技术人员提供所需档案材料，有效地提高工作效率。同时，它还能促进生产发展，提高知识创新能力，新产品开发能力和同行业的竞争力。
1.2科技档案收集与整理是档案管理的重要内容
档案法中明确规定，档案管理包括收集、整理、保管、鉴定、统计、提供、利用等环节，其中收集是第一环节。由此可见，强调对产生的文件材料进行收集、集中统一管理，才能保证档案的完整齐全，才能使档案工作更有效地为社会和谐、为科学发展提供服务。
2.科技档案收集与管理存在的问题
2.1对科技档案的重要性认识不够
目前，科技档案的收集工作仍处于一种被动的收集状态，档案资料的上交不及时，收集不齐全的情况较为普遍。倘若不能更有效地保证科技档案的完整与统一，不能为科技档案工作的进一步开展打下良好的基础，就会影响和制约档案工作的开展，势必会影响整个单位发展的效率与效益。
2.2没有法制意识和长期规划
由于对科技档案收集和管理工作没有法制意识和长期规划，有资料则归，无资料就不归，有的科技人员对档案人员的收集、办理移交档案工作都是被动的，仅仅在等待着某些行政命令而缺乏主动性。目前，我所还没有形成完全主动归档的局面，因而，把“收集”、“归档”仅仅看作是一项档案部门的工作，仅仅是为了应付上级领导而匆匆归档。
3.做好科技档案收集与管理工作的意义
3.1增强档案意识，做好收集管理工作
要做好档案收集与管理工作，首先要改变观念，增强档案意识，档案工作人员和科技人员要认真学习、贯彻《档案法》。《档案法》中规定，“对国家规定的应当立卷的材料，必须按照规定，定期向本单位档案机构或者档案工作人员移交，集中管理，任何人不得据为己有”。这就从法律上明确了应该归档的文件必须履行正常程序，保证其系统完整。档案工作者还要按照《档案法》积极主动地做好科技档案的收集与管理工作。档案工作是伴随着科研工作而进行的企业主动行为，因此，要以主动的服务来促进档案收集工作的进行，以跟踪服务来保证收集工作的高效完整、统一真实。
3.2建立专兼职档案工作人员网络，敦促档案产生部门归档
《档案法》规定，档案工作实行统一领导、分级管理的原则，以维护档案的完整与安全，便于社会各方面的利用。这个原则是我国多年档案管理经验的积累与总结，也是被档案工作实践证明是行之有效的，必须全面理解，认真落实。要做好科技档案收集与管理工作，必须明确一名主要领导分管档案工作，有稳定的档案职能机构，建立一支人员结构合理、业务精湛、既懂科技又懂档案的专职档案员队伍。把档案工作人员网络建设到科技档案形成的各个部门，在这些部门设置兼职档案员，并将其进行培训，使他们成为部门档案收集工作的实行者和监督者，只有这样，才能使科技档案工作变被动为主动。
3.3加强科技档案活动全过程的收集与管理工作
科技活动是长期、连续不断进行的，其中的科技档案也是在这种循序渐进的发展中不断产生的。科技资料在科研工作的早期对科技档案管理具有较大的可塑性。因此，为了提高科技档案收集工作的质量，在项目开展工作之际，应及时地将科技档案管理要求传达到各级科研部门，使他们能够在工作中正确地组织科技材料的编写及保证今后归档文件的完整性和准确性。
科研工作的最终目的是将科研转入生产。这一阶段应重点做好科研总结、使用说明书、成果照片、成果申报表、鉴定证书，以及课题论证报告等的收集工作。这样，由于文件资料产生部门比较分散，这就要求我们档案工作者应及时主动、有目的、有计划地按照工程、项目的进度做好文件材料的收集工作。
因此，无论是怎样的科研课题，最重要的是要把科技档案的收集工作做好，把文件材料的形成和收集工作纳入日常工作中去，明确职责，落实到人。档案部门在整个工作过程中要发挥指导监督作用，在保证文件完整的同时，努力使所收集的文件材料质量达到最好。
3.4做好科技档案的集中统一管理，保证档案的完整齐全
维护科技档案的完整与齐全，是科技档案管理的首要任务。维护档案的准确性，必须从加强管理入手，建立健全科技档案的更改补充制度，加强科技档案质量的鉴别工作，保证科技档案的准确性。对库房里的档案进行科学分类，系统排列，对每个科研项目的科技文件进行整理立卷，正确编著目录，保证科技档案的系统化。为确保科技档案的安全，应加强科技档案的安全措施，建立档案的保密制度，提供必要的防护措施。
关键词：科技计划项目；档案；信息资源；管理
中图分类号：G271 文献标识码：A
收录日期：2014年2月27日
实施国家科技计划项目是我国政府支持重大科技研发活动的主要形式，是推动我国科技进步、提升我国自主创新能力的重大举措，科技计划项目也正在以前所未有的方式与经济、社会、环境等诸多因素更加紧密地结合在一起。科技计划项目档案作为记录科技计划项目实施过程的资料，是重要的科技信息储备资源，加强科技计划项目档案资源的管理，是发挥科技计划项目档案信息资源的前提条件，也是进一步提升科技管理工作水平，完善科技档案管理体系的重要途径。
一、科技计划项目档案资源管理工作的重要性
科技计划项目档案是科技档案的重要组成部分，开展科技计划项目档案管理工作的研究，是为了获得理论和技术方法成果，促进科技计划项目档案管理工作不断进步。同时，科技计划项目档案管理工作也是国家科学技术管理工作和国家档案事业的一个重要环节，也是建设和发展科技档案事业的重要部分。
（一）有利于增强各部门的科技计划项目档案管理意识。科技计划项目档案记载和反映了科技计划项目科学研究活动的全部过程和具体成果，是项目科研人员的劳动成果和智慧的结晶。科技计划项目档案归档材料一般包括研究课题的可行性论证材料、申请立项材料、立项后各阶段的试验原始记录材料、最后的总结报告、成果报告、成果鉴定、成果推广示范和反馈信息材料等。加强科技计划项目档案资源的管理，有利于建立健全科技计划项目档案管理体系，及时查缺补漏，完善科技计划项目档案各环节的工作内容，增强各部门和科技计划项目承担者的科技计划项目档案管理意识，从源头上保证项目档案的完备性。
（二）科技计划项目档案是科技计划管理的重要内容。从科技计划管理的角度看，加强科技计划项目档案资源管理，强化并拓展了科技计划项目管理链条上项目的验收工作内容，有利于积累和丰富科技档案资源，也强调了科技计划管理工作中的科技计划项目档案管理工作的重要性。
（三）科技计划项目档案是国家科技计划管理的依据。科技计划项目档案是在科技计划项目立项、实施、结题验收和成果转化整个过程中产生的，是科技计划项目执行过程中的真实记录和可靠的信息来源。因而，它为科技计划项目的全生命周期管理提供了及时、准确、全面的信息，成为对国家科技计划执行、管理、监测、评价的重要依据。完整、真实的科技计划项目档案信息将有助于加强对科技计划项目全过程管理科学性、准确性。
（四）科技计划项目档案易于规范，对科技档案管理具有较强的示范性。科技计划项目是围绕一个具体研究目标，展开的相对独立的科研活动，从申请立项、项目研发到项目验收是一个完整的科技过程。而且，项目研究目的明确、研究范围清楚、研究过程容易区别等特点，使科技计划项目档案管理相对单纯，具有良好的过程控制与实施的条件。而且，科技计划项目管理与其他科研管理的共性多、密切相关，便于其他科技档案工作借鉴，具有较强的示范性。
（五）发挥科技计划项目档案信息价值的重要保障。随着经济和社会各项事业的发展，在科技研发过程中，档案信息资源的管理、开发、利用已经引起社会各界的高度关注，档案信息资源已经成为重要的战略资源。科技计划项目档案记录了科技计划项目实施的完整过程，包含有大量有价值的科技信息。做好科技计划项目档案的管理工作，才能充分发挥科技计划项目档案潜在的科技信息价值和社会经济效益，为进一步支撑国家科技发展提供重要支撑。
二、科技计划项目档案资源管理中存在的突出问题
由于我国政府层面没有专门的科技计划项目档案管理部门和相关的法规，导致科技计划项目档案管理问题突出。
（一）科技计划项目档案管理体系不健全。目前，我国对科技计划项目档案的管理主要是依托科技计划项目管理的组织架构来实现的。各类科技计划项目档案分类、分部门管理，不同的科技计划项目有不同的档案管理办法，国家层面没有出台统一的国家科技计划项目管理办法，未建立完善的科技计划项目档案管理体系。实际上对各类科技计划项目的档案采取的是“独立收集、各自管理”的方式。地方政府中，北京市和天津市的科学技术委员会已经出台了科技计划项目档案管理的指导性文件，北京市科学技术委员会还建立了专门的科技计划项目档案馆，专门管理北京市各类科技计划项目档案资源。
（二）科技计划项目档案的归档意识淡薄。科技计划项目档案的收集归档是当前各部门科研档案管理工作中存在的突出问题。首先，各科技计划项目承担单位对项目档案的管理工作重视不足。一些项目承担单位没有专门负责科技计划项目档案的部门和工作人员，导致在整个项目实施过程中对档案的收集管理工作给予足够的重视。其次，在科技计划项目研究过程中，多数科研工作者重视从事科学研究，重视科研成果的发表与奖励申报，对项目档案资料的整理和积累重视程度明显不足。许多科研工作者认为科技计划项目档案归档是科技档案管理部门的工作，与自己从事的科研工作无关紧要。有些科研工作者为了研究团队的荣誉和利益，再加上管理部门的缺位，很多项目档案资料被科研人员当作个人资源保管，甚至寻找各种借口拒绝归档。这给国家科技计划项目档案的收集和归档工作带来很大困难。
由于上述问题的普遍存在，严重影响了科技计划项目档案的完整性、系统性。
（三）科技计划项目档案管理模式落后。由于管理体系不健全，各方面的投入和支持力度不够，导致当前科技计划项目档案管理主要局限于科技计划项目档案实体的收集、加工整理、保管，而对科技计划项目档案的信息化管理相对薄弱，导致大量的科技计划项目档案资源没有实现信息化，这也严重约束了档案资源的开发利用。
（四）定密范围不准确，影响了知识产权效益的发挥。在科技计划项目档案的管理过程中，把科技计划项目档案保护与利用对立起来的问题十分普遍。过分强调科技计划项目档案的技术性，担心项目档案的开发利用会泄漏技术秘密，导致定密范围扩大。把本可以公开利用的科技计划项目档案加以保密，应该解密的科技计划项目档案没有及时解密，把科技计划项目档案长期搁置在库房而不充分开发利用，这样不仅造成了科技计划项目档案在管理和利用过程的知识产权流失现象，也导致项目档案保障知识产权的凭证作用得不到实现，影响了科技计划项目档案作为一种有价值的科技资源的开发利用。
三、加强科技计划项目档案资源管理的建议
健全科技计划项目档案管理体系，是科学地管理科技计划项目档案，保证及时、有效地提供科技计划项目档案信息的关键。
（一）健全科技计划项目档案管理制度。制度建设是科技计划项目档案工作走向规范化、科学化的重要保障。首先，宏观层面上，国家科技管理部门应建立专门的国家科技计划档案管理部门，专门负责科技计划项目档案的管理工作，指导各相关部门的科技计划项目档案管理工作，出台专门的法律、法规；其次，科技计划项目档案管理部门应在上级科技主管部门及科技档案工作主管部门领导下，依据《档案法》和有关科技计划项目管理办法，结合科技计划项目实施和科技计划项目档案管理工作实际需要，针对性的出台《国家科技计划项目档案管理办法》及《国家科技计划项目档案管理办法实施细则》，明确科技计划项目档案的归档范围、归档时间、归档要求，确定责任单位、责任人范围。
为确保科技计划项目材料完整归档，项目课题组和科技计划项目档案管理部门应各尽其责，完善科技计划项目档案的收集制度。实行课题组归档责任制，科技计划项目课题组负责人要在课题组成员中指定人员负责科研档案的收集和管理工作，按照科研工作程序，确保科研各阶段成果材料的完整性。明确在科技计划项目结题验收环节，科技计划项目档案归档的完整性将作为一个重要的考察因素，待与科技计划项目相关的所有档案资料按规定归档完毕，经科技计划档案管理部门验收合格并出具相关证明材料后，整个项目的结题验收工作才算完成。否则不能核准一个科技计划项目的结题验收工作，并追究相关单位和负责人的责任。
科技管理部门负责科技计划项目档案归档工作的人员，应严格按照国家各相关部门制定的科技计划项目档案管理制度认真履行岗位职责，加强对科技计划项目的跟踪管理，确保各课题组分散形成的科技计划项目档案资料及时、完整地移交科技计划项目档案管理部门。
（二）开展专题培训，加强科技计划项目档案管理工作的系统性
第一，针对项目承担单位和科研人员进行培训。各级科技管理部门要配合科技计划项目档案管理部门组织项目承担单位和科研人员进行专题培训，让项目承担单位和科研人员明确自己在整个项目档案管理过程中所应承担的责任和义务，加强科技计划项目承担单位和科研人员的归档意识。
第二，针对项目档案管理人员进行培训。专业的科技计划项目档案管理人才是实现项目档案科学化、规范化管理的核心要素。国家科技管理部门应举办国家科技计划项目档案管理人员专题培训，强调科技计划项目档案在收集、整理、开发利用等环节的特殊要求，提升科技计划项目档案工作人员的专业水平。通过培训逐步建立一支业务水平高、档案管理意识强、能够掌握开发科技计划项目档案先进技术的专业管理人才队伍，提升项目档案管理水平，优化科技计划项目档案管理模式。
（三）加强科技计划项目档案的科学化管理。科技计划项目档案工作的科学化是实现项目档案管理标准化、规范化和现代化的基础。随着信息技术、多媒体技术的快速发展，特别是计算机的广泛应用，使项目档案工作由传统手工操作朝着自动化方向迈进了一大步。科学化是科技计划项目档案工作科学管理的重要手段，将有利于在科技计划项目档案资源管理中形成一系列的科学化的管理制度。
科技计划项目档案管理的科学化，主要是国家通过制定和实施各项科技计划项目档案管理标准，使科技计划项目档案工作有统一的规范，以便采用现代化科学技术手段，逐步提高科技计划项目档案管理的标准化、规范化和项目档案开发利用的现代化水平，为科研工作者迅速、准确地提供科技信息。
科技计划项目档案部门提供的不只是纸质档案，还有大量的电子文档。科技计划项目档案工作者要具备能够对档案信息进行数字化处理，能够快速收集信息，安全保护信息和及时准确提供信息的能力。广、快、精、准是信息化社会的科研工作对科技计划项目档案信息需求的基本特点，为满足这一需求，在很大程度上还必须借助于先进的技术手段。运用先进技术手段管理科技计划项目档案是实现科技计划项目档案科学管理的必然趋势。
（四）科学、合理地确定科技计划项目档案的秘密等级。科技计划项目档案管理部门对科技计划项目档案进行保管并提供利用时，档案管理人员要对整理好的科技计划项目档案进行严格的分类。在实际管理工作中，科技计划项目档案管理人员严格划清项目档案中非密档案与档案界限，再根据其不同特征和开放程度，对不同级别、不同需求的利用者确定与之相适应的利用范围，制定相应的管理办法。结合实际，划分“绝密”、“机密”、“秘密”等不同的密级，明确规定使用范围。的科技计划项目档案都应加盖密级标记，以便与一般档案区别开来，列入控制使用的范围。同时，对超过规定保密期限的，按照相关规定，及时做好科技计划项目档案的降密和解密工作，最大限度地提供可利用的科技计划项目档案资源，从而使科技计划项目档案在后期的开发利用过程中，既能充分体现它的科技信息价值，又能防止密级档案泄密事件的发生。
四、结语
国家科技计划项目对于推动国民经济发展和国家科技进步发挥着重大作用，科技计划项目档案具有能够及时保存科技信息的优势。为此，必须高度重视国家科技计划项目档案资源的管理工作，加强国家科技信息资源的积累，为我国科学技术发展提供完整、可靠的信息资源。同时，必须清楚整个科技计划项目档案资源的管理工作涉及到国家科技管理部门、科技计划实施单位和相关科研人员，要做好国家科技计划项目档案的管理工作，不仅需要国家科技主管部门给予高度重视，更需要科技计划项目的各管理和实施主体的共同参与和支持。
主要参考文献：
[1]刘春泽，宋宇.关于科技计划项目档案若干问题的思考[J].改革与开放，2011.8.
[2]毛羽丰.关于进一步做好科技计划项目档案管理工作的探讨[J].中国集体经济，2012.3.63.
[3]安小米.我国科技计划项目档案管理研究[J].山西档案，2007.4.
【关键词】科技档案；管理；信息化
由于现代信息化技术得到突飞猛进的发展，对于科技档案管理而言，不再只停留在保存原有资料的功能上，更重要的是依靠现代信息、网络等高新技术和资源，利用信息化网络和计算机技术构成崭新平台，从而提高企业的综合运作能力，增强企业的核心竞争能力。由此可见，信息化是科技档案管理的必由之路。
一、科技档案在企业信息化建设中发挥的作用
科技档案是指在自然科学研究、生产技术、基本建设等活动中，形成的应该归档保存的图纸、图表、文字材料、计算材料、照片、影片、录像带等科技文件材料。科技档案管理是档案管理的重要组成部分，对于企业建设与发展具有重大的作用，特别是在进入现代化企业建设中，科技档案在科研、生产、企业科学管理中显示出越来越明显的无可替代的作用，具有相当高的就跟经济价值。
所谓科技档案信息化，就是根据企业的实际情况，在科技档案管理中，全面运用现代信息技术，对企业科技档案信息资源进行处置、管理并提供利用服务。科技档案信息化一般而言，可以从实现档案信息的数字化和网络化，实现档案的信息接收、传递、存储和提供利用的一体化，实现档案信息的高度共享，引发档案管理模式的变革。具体来说，由于原始档案经过反复查阅，不可避免地受到一定程度的损害，给文档的保管与利用带来管理上的困扰。而信息化技术就彰显出独特的魅力，可以说，现代信息技术成为实现科学开发档案信息资源的关键条件。
二、科技档案管理是企业信息化建设和发展的重要环节
企业信息化以现代化的信息处理技术、网络技术和网络设备，对企业进行全方位、多角度、高效能的改造，通过信息资源的开发和信息技术的有效利用，来提高企业的生产能力和经营管理水平，增强企业在国内外市场中的竞争力。
很多企业在改革发展的历史进程中，特别是经历了IP市场风雨变换的考验，以“抓住机遇，迎接挑战”为口号，已实现了信息化建设的新局面。更多更快地收集、整理、传递有价值的信息，为很多企业的生产、经营、研发和领导决策服务，已成为很多企业信息化建设的核心环节。很多企业的科技档案信息化建设，将档案管理的电子化、网络化纳入整体企业信息化的重要内容。通过长期的全方位地跟踪国内外本行业的科技动态、成果和进展水平，建设成具有行业特色的专题数据库，这样才能为本企业提供高质量的信息服务。
三、科技信息化管理是一项系统工程
科技信息化管理是一项系统工程。管理的内容：一是负责制定科技发展规划，负责科技计划（资金）管理，包括科技项目计划，青年科技促进费项目计划等；二是负责科技管理成果，包括鉴定、申报、评审、奖励、科技成果产业化及推广应用、技术市场等；三是负责专利管理，包括申报、统计、实施等；四是负责计量管理，包括计量升级、贯彻执行计量法、计量认证与认可、计量标准的建立与检定、计量站管理等；五是负责全质管理，包括全质管理成果的申报、评审、发表、奖励等；六是负责标准化管理，包括标准的制订、修订、标准化审查等；七是负责科技统计工作；八是负责信息化工作，包括信息规划、信息网的建设与维护、组织开发应用软件等。当然，很多企业科技管理部门管理的内容并非仅仅以上八个方面，笔者之所以罗列出来，是说明科技信息绝非是档案管理部门一家的事情，它是很多企业科技管理的重要组成部分，建立科技管理系统与科技数据库，同样是一项系统工程。
科技管理系统、科技计划管理系统、科技成果管理系统、科技统计管理系统、计量管理系统、全面质量管理标准化管理系统以及科技评审专家库、科技成果专家评审系统等等，就为科技档案管理提供了强大的支撑能力，提供了科技档案灵活、方便的查询、统计功能。
推进科技档案信息化的关键是人才。举例来说，如由于科技档案的信息化，其中包括档案信息内容的数字化，文档处理的一体化，电子档案保存的技术化，开发利用形式的多样化，使得电子档案的管理与纸质档案的管理有着截然不同的方法，这就对档案管理人员提出了更高的要求。只有把人才问题解决好了，才能使档案信息化建设符合正确的方向，才能最大限度地能满足企业对科技档案的需求。
科技档案信息化建设是一项长期、全面而又具体的工作，信息化建设的实现不可能是档案部门力所能及的，也不是仅仅单凭几个计算机技术人员，它固然需要所有科技档案人员的积极参与，更需要企业统筹兼顾全面安排，特别是依靠企业科技信息管理部门所发挥的主导作用。
四、科技管理系统实现了科技档案现代化管理
1.科技计划管理系统。
科技计划管理信息系统采用面向对象的系统分析与设计，利用先进的三层体系结构（BAS），应用JAVA技术开发，符合J2EE标准的强大的企业级资源管理平台，是建立并实施ERP的核心。科技计划管理的主要功能包括：对基层、省公司和发很多企业的科技计划进行分类查询，按项目类别，负责单位对资金分配的统计，设备的购置计划，科技计划草稿，科技计划的上报等。该系统运行以来，通过信息网络完成计划上报与下达、项目申请若干个。
2.计量管理系统。
计量管理主要包括：基层单位申报计量室认证资料、基层单位计量管理资料信息采集与查询等。
3.全质及标准化管理系统。
全质及标准化管理系统主要包括：行业标准维护、基层单位上报QC成果、QC成果评审结论及上报QC成果，企业标准化编写模板等。
4.科技成果和专利管理。
科技成果和专利管理主要包括：基层单位上报科技成果、科技成果汇总维护、基层单位上报专利、筛选申报科技进步奖项目、基层单位返回科技进步奖推荐书、汇总上报科技进步奖推荐书、科技成果专利统计及收集科技成果推广项目申请书等。
5.科技统计系统。
统计是科技档案工作的一个组成部分，基本任务是对档案工作情况进行统计调查、分析、监督，以计量化的管理，科技统计系统的所有报表均采取网上电子报表形式。对各类统计信息实现计算机管理，通过网络实现信息共享，使统计工作标准化、实用化。基层单位可以录入、查询、统计、修改、打印。
在科技管理系统应用过程中，不仅实现了科技档案现代化管理，同时涌现出大量的新技术、新成果服务于企业建设。信息化是科技档案管理的核心，它可以带动其他新技术的应用与发展，科技档案信息化的实现也一定能促进企业的发展。
参考文献：
关键词：科技档案；现代化管理； 对策
Abstract: scientific and complete, standard file management, not only for scientific and technological personnel of labor one kind of affirmation and recognition, also for future research and played a reference, inheritance and development role. Therefore, explore the modernization of the science and technology archives management has the extremely vital significance. The paper describes the importance of modern science and technology archives management, on the basis of analysis of the present situation of system science and technology archives the problems existing in the management and analytical thinking and Suggestions.
Keywords: technology archives; Modern management. Countermeasures
中图分类号：G271文献标识码：A 文章编号：
l 科技档案现代化管理的重要性
科技档案，是科技人员在科学技术研究和生产过程中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的历史记录。其现代化管理具有非常重要的意义。主要表现在：
1．1 档案是机关、单位和个人科技活动形成的具有保存价值的知识形态存在的历史记录档案是过去工作和历史情况的记录，它可以为机关工作提供备查的依据。档案是历史的真凭实证，是第一手的参考材料。还有一些文件材料，如合同、契约等制发的目的就是备忘，其凭证作用就更加强烈、更加明显。
1．2科技档案是科技工作者辛勤劳动的成果以及科技思想结晶，具有数量大、科技含量高、利用率高、效益明显等特点科技档案是从事科学技术研究、生产、基本建设等工作活动中形成的应归档保存的重要技术文件材料(包括图纸、图表、照片、影视片、多媒体、技术总结材料和重要运算数据等)。它是国家全部档案的组成部分，是今后科学技术研究、生产、基本建设工作的重要依据和必要条件。
1．3科技档案的保管和开发利用为科学研究、新技术开发以及生产活动的不断发展提供了可靠的依据，是科学技术转化为生产力的重要形式和手段科技档案资料是生产和科研活动中不可缺少的重要组成郝分，科技档案资料的利用被人称为科研的必要劳动，有时它贯穿某项生产和科研活动的始终，和直接的生产和科研活动密不可分。
1．4科技档案是实现信息传递进行技术交流的工具
大到各个国家、地区，小到各个不同领域的集团、公司，无不对科技档案的信息交流给予极高的重视。很多地方都成立了大大大小小的科技信息交流中心，并由专人负责科技档案的收集、整理以至跨国、跨省、跨地区的信息交流。
2其存在的问题分析。
由于缺乏专职管理人员对科技档案进行系统、科学地管理，致使档案材料在页码编号、档案排序及材料分类、入库等环节上存在着许多不足之处。主要表现在：
2．1档案材料页码编号及书写位置不规范。
2．2档案材料移交混乱。
2．3档案材料分类不清。
科技档案资料不完整原因主要包括：一是科研部门对材料的收集不完整、不及时；二是科技人员外出参加各种学术交流、科学考察等，会议文件及考察报告很少有人主动将资料文件交档案人员归档，而档案管理人员又对外派人员情况不了解，造成会议文件不能及时入档；三是有的科技人员对科技档案缺乏了解，认识不够，只向档案部门移交科技成果阶段的技术材料，大量研制阶段的第一手资料仍保留在个人手中。科技档案的不完整，直接影响了科技档案整体质量的潜在价值。
2．4技术手段欠缺。。
3、对于科技档案现代化管理的几点思考
3.1依法治档是加强企业科技档案工作的根本保证国家和行业的《科学技术档案工作条例》、《科学技术研究档案管理暂行规定》、《国家重大工程建设项目文件归档要求与档案管理规范》等法规性文件，为科技档案工作依法治档提供了法律依据，但在企业档案工作中，依照档案法规标准管理科技档案还存在不少差距，有法不依、有标准不执行的现象还很突出，忽视管理法规和标准要求导致科技档案归档不全、材料不真实、整理不规范的情况常有发生。
要提高对企业科技档案工作的认识。企业档案工作者应善于与领导沟通，使之了解国家关于科技档案的法规标准，了解科技档案对企业发展的重要性，取得领导的理解和重视支持，争取到在本单位行使依法管理科技档案的职权，企业档案工作者才能行之有效地依法做好科技档案工作。
要不断提高企业档案工作人员依法管理科技档案的工作能力。依法治档主要依靠档案专业人员加强执法，这就要狠抓档案工作队伍的自身建设，加强档案人员的法律法规知识教育和培训，加强工作责任感，使档案员成为素质高、业务精、作风硬，能适应在具体科技档案工作依法管理的要求。
要建立完善的企业科技档案管理制度。结合企业的实际，把科技文件的形成、收集整理归档、开发利用各工作环节纳入有关人员的岗位经济责任制，形成既具有指导意义又有约束力的科技档案工作程序文件，使相关部门有法可依。同时，要形成档案部门必须参加科研成果鉴定、新产品开发定型、基建工程竣工验收、重要仪器设备的开箱验收与生产技术活动等各项具体工作的制度。
3.2建立健全企业科技档案的领导机构和管理制度
科技文件材料的归档。要做好科技文件材料的归档工作，健全科技文件材料的形成、积累、整理和归档制度。哪个部门产生的科技文件材料，由哪个部门负责归档。做到每一项生产、建没、科研、管理等工作活动。完成后都有完整、准确、系统的科技文件材料，并按制度归档保存。
档案部门对归档的科技档案要进行分类、编目、登记工作。应根据本单位档案的数量，设置专门档案库房和配备相应的档案设备。库房内应保持适当的温度、温度，同时要具有防盗、防火、防潮、防阳光、防腐蚀、防有害生物和防污染等设施，并应具备齐全的消防器材，确保档案的安全。在进行档案的著录工作时，必须按照国家标准局颁发的《档案著录规则》进行，同时应结合本单位管理工作的现代化进程，逐步实现科技档案管理的标准化、规范化和现代化。
科技档案部门应建立健全科技档案的借阅制度。，借出科技档案应根据使用范围、保密程度履行一定的批准手续。凡是根据档案材料编制的各种汇编、索引、手册等，在对外交流时，均应按原档案材料的使用范围，经单位主管领导批准后，才能进行。档案部门要建立健全档案的统计工作。统汁内容包括档案管理基本情况、档案数量、档案提供利用及其利用效等。
3.3开发利用是企业科技档案工作的最终目科技档案的利用服务是衡量企业科技档案工作的最高标准。
积极主动参与企业的生产经营和管理，把企业各阶段重点工作作为档案部门的重点工作。这就要求档案员走出卡当案部门，了解企业各项工作的动态，及时提供和介绍企业各相关工作所需的档案料，使档案的技术和管理功能在各项生产经营、科技研究等活动中实现，提高经济效益。
应用先进技术手段提高科技档案利用服务质量。使用计算机全面辅助科技档案管理，应用激光扫描、缩微技术将重要科技档案存人计算机，利用计算机信息管理网络传播科技档案信息，使科技档案查询利用达到方便、快捷、准确。
开展科技档案信息的编研。随着计算机在科技档案管理中的应用，档案管理人员学会专题史料编制等等，提高科技档案管理效率；同时还应根据生产经营科技开发等需要，深层次地开发利用档案信息资源，为领导决策、各部门日常工作提供决策依据和参考资料。
结语。
在科技发展迅速的今天，科技档案管理工作的重要性也日益突出。科技档案管理是一项长期、系统、艰巨的工程。我们务必要加强科技档案的科学化、规范化、制度化管理，从而为增强科技档案在科学研究中的作用，提高我区科技整体水平发挥重要作用。
参考文献
[2] 王传宇，沈永年．科技档案管理学．中国人民出版社，1989．
一、我国目前的档案管理现状
1传统的纸质档案是现代档案管理工作的重要内容，其也是目前的主要类型，因为思想受到传统档案管理的影响，导致了大家白纸黑字的思想比较深入，在对电子档案的应用上还没有形成较大的规模。科技信息技术不断的完善，全球信息一体化的趋势是未来的发展方向，科学技术在社会发展中的作用非常的重要，因此电子档案管理就变得非常重要。我国目前使用的档案管理方式是纸质档案和电子档案共存的方式，可是电子档案并没有受到很大的关注，很多单位认为只要有纸质档案就可以了，电子档案可有可无，认为纸质档案是实质性的有形物质，这种思想就是比较陈旧和落后的，也使得档案管理工作会产生很多的局限性。
2.电子档案的归档和管理不科学合理。电子档案管理在各单位中，对于其技术、管理、成果等的记录不够全面，内部的运转上有着弊端，阻碍了其远端发展，因此国家、企业等事业单也会因为档案管理工作产生阻碍性。
二、对科技档案管理的认识
1.科技档案管理概念
对自然科学、生产技术、基本建设等研究中，形成一些需要归档保存的图纸、图表、文字材料、计算材料、照片、影片、录像带等科技文件材料就叫做科技档案管理。
2.科技档案管理的地位及作用
科技档案管理是企事业单位的技术发展基础，其占据了很重要的地位。尽管档案管理是历史比较久的一项工作，但是科技档案的时间并不长，因为在近代工业革命之后，科技档案管理才开始出现，科技档案管理是社会大生产以及专业分工的产物。事业单位的发展是建立在科技的基础上，而科技的发展是以科技档案作为依据，因此科技档案在各行业领域中都是非常重要的信息资源。
三、科技档案管理的创新
1.科技档案的信息化
①实行科技档案信息化的必要：随着现代信息化技术的高速发展，科技管理档案开始由只保存档案资料的功能转化为凭借现代信息、网络等高科技资源，以信息化网络和计算机作为发展平台，积极促进档案管理事业的发展，从而提高各个行业的综合实力和市场竞争力。
②科技档案信息化的含义：依据各行业的实际状况，全方面运用现代信息技术，把事业单位的科技档案的来源做好处理和管理。科技档案管理的信息化对各个事业单位来说就是对档案信息实现数字化和网络化，并且对这些档案信息的接受、传输。保存及提供服务都实现系统化，最大程度的实现档案资源共享，从而实现科技档案管理的创新。信息化技术可以解决原始档案因为多次查阅而导致损害的问题，这对档案的管理与保存是十分有利的。因此，现代信息推进科技档案信息化的关键是人才。
③人才是推进科技档案信息化的关键：国家实施“科教兴国”是把人才的培养放在了一切发展的前面，人才的培养对其他各项的发展起着关键性的作用，对科技档案管理的发展也不列外。科技档案的信息化和数字化，都使得档案管理人员的技能和职业素养要求比较高，他们的档案管理技术要求熟练，还需要对科技的使用熟悉，因此档案管理人员的培养是目前非常紧要的工作。解决了档案管理人才的问题，就有利于各个事业单位科技档案的数字化、资源共享、服务到位，也能保证档案管理事的长期发展，从而满足各行业对科技档案管理的需求。
2.档案管理服务方式的创新
①建立“电子档案数据管理中心”：把各个类别的电子档案全部集中归类到电子档案数据管理中心里，并在网站提供保密性或免费性电子文件的查找、利用服务项目，充分发挥其涉及面广、内容丰富以及利用率高的优势，是档案资源最大化的共享。
②实行在线档案服务方式：通常，档案管理部门会通过档案展览的方式以及去档案部门调用的方式来进行档案利用，这些利用方式效率不高，档案信息得不到充分的利用，其价值没有得到发挥，加上人们的生活方式的改变，对信息化的需求量增加，人们对信息的时效性越来越重视，工作、生活、学习等环境有了很大的改变，人们最迫切的希望了解到信息真实情况，因此传统的档案利用方式不被大家所接受了，需要提供更加新的服务，在线档案服务便是这样的一种方式。
3.扩大科技档案的服务领域
①档案信息的服务对象要进行转变，过去仅仅是对企事业单位或大型组织提供服务，而如今，社会的个体对于信息的需求也是非常大的，档案管理的服务主体也应该要有所变化，以此来增加科技档案管理的服务范围，让档案管理资料的综合性更加的强大。
②知识经济时代下，档案信息代表的是资本，科技档案是社会和企事业所需求的重要信息，要求能够置办服务实体，发展档案管理事业。
③创新是档案发展的动力来源，除了有技术创新外，其服务创新和管理创新也是非常重要的内容，对档案管理体系进行改革，让其符合现代社会的发展需求，让档案管理的发展更加具有活力。
科技档案是各项科研活动的真实记录，是科学技术资源储备的一种形式，随着社会的不断进步和发展，人们对档案公用性和开放性需求大大增强，科技档案的利用对象和服务领域不断拓宽，新形势下，做好科技档案的保密和开放管理工作，以发挥科技档案在经济建设中的重要作用，已成为新时期科技档案工作者亟待研究和探索的重要课题，下面就这一问题谈谈粗浅的看法。
1 科技档案管理中的保密与开放两者之间的关系
科技档案保密和开放利用，是档案工作的两项重要组成部分。档案保密是针对有一定技术性和机密性的内部信息在一定时间和区域范围内限定其阅读、利用的范围；档案开放是指依照有关法律、法规将原来处于保密和封闭状态的档案向社会公众开放。档案开放的主要目的是充分开发利用科技档案中的信息资源，有效发挥其在推动社会、经济和科学技术发展中的作用。在档案开放利用工作中，一方面，档案利用者希望自己的查档需求得到充分满足，另一方面档案管理人员必须在严格遵守保密规定的基础上开展服务工作。但从根本上说，科技档案管理中的保密与开放是一个有机统一体，两者之间是对立统一的辩证关系。因此，在科技档案管理中应正确把握保密与开放的“度”，片面注重其中的任何一点，都不利于科技档案管理工作的有效开展，应兼顾两者的有效统一。档案利用是档案工作的生命线，在科技档案管理过程中，档案工作者应坚持“在保密的前提下开展利用”，“在利用的基础上加以保密”的工作方针，做到保、用结合，以实现信息资源的共享，促进科技档案的合理利用和开发。
2 做好科技档案开放利用过程中的保密工作
科技档案管理包括收集、整理、保管、统计、利用、编研、鉴定、销毁等环节，档案的保密与开放管理应贯彻于以上各个环节中，重点做好科技档案开放利用过程中的保密工作，其应注意以下两个方面。
2.1 做好科技档案开放利用前的准备工作
科技档案开放利用前，应做好准备工作：第一，做好档案案卷的分类整理工作，利用原始档案文件进行整理，认真划分和鉴别涉密档案和非涉密档案，分别立卷绝密、机密、秘密和非秘密档案，确保分类科学、组卷合理、编目清楚。第二，建立健全档号，组织好必归应归的所有资料，以确保归档时不失密。第三，针对重要、珍贵的科技档案，采取抄录、复印、拍照等形式进行复制，形成档案副本，并进行数字化处理。第四，编制目录检索工具、检索全文数据库、专题性检索工具、各种检索工具、叙述性检索工具等，实现被利用档案检索途径的多元化。
2.2 对开放档案进行审查，确定开放与控制范围
根据《保密法》的规定，其严格划分档案的密级，以便档案管理人员针对不同的密级采取不同的管理措施。为科学确定档案利用层次、档案开放与控制使用范围，应做好档案开放前的审查工作，提高审查工作的规范性和科学性。并严格遵循《保密法》的相关规定，对超过保密期限的档案进行解密，明确密与非密、内部与外部的界限，保证开放利用的档案的合理性。为确保档案开放利用过程中不失密、不泄密，针对不同需求的利用者应选择合理的利用范围、审批手续等。
3 加强科技档案利用过程管理与监督
对于科技档案的利用，可以采取多种服务方式，如档案查阅、档案外借、档案报道服务、档案陈列、展览服务、编研服务、专题服务、咨询证明服务等，在利用过程中，应加强管理与监督，防范不利于档案保密的各种不良行为，其主要侧重于以下几个方面落实。
3.1 建立健全规章制度
目前，我国《档案法》对于科技档案保密信息的规范仍不完全严密，因此档案管理部门应根据国家档案工作、保密工作的有关方针政策，健全科技档案规章制度建设，如档案的收集、整理、保密、阅览、外借、复制、保密销毁等制度，促使工作人员积极执行。同时严格规范保密档案的管理行为，用完后及时归档，进行集中统一管理，重点加强绝密档案的管理，绝密档案的调阅、移出、销毁等严格按照规定程序办理，使用完毕后应及时清对、检查，如果发生失密、泄密，及时采取合理的措施补救。
3.2 加强队伍建设，提高科技档案工作人员工作素质
档案工作人员是科技档案的保密与开放管理的主要实施者，其负有直接责任，应具备较高的业务素质、职业素质和道德素质。在科技档案管理过程中，应不断提高科技档案管理人员的政治素质，认真学习和钻研《档案法》和《秘密法》，做到知法、守法，坚守职业道德，树立保证科技档案安全的强烈意识。同时档案管理人员应加强自身档案管理理论知识的学习，不断提高自身专业知识和技术实践能力，做好涉密档案的基础工作，全面掌握档案工作的规律，积极探索和创新，保持敏锐的洞察力，提高档案管理工作中的应变能力，保守档案秘密，防止保密档案泄密。
3.3 强化网络保密监督及库房管理
一、改进措施
1．宣传档案法规加强领导认识北京市昌平区妇幼保健院的档案管理工作由副书记直接领导，并由信息科主任负责，为档案工作的顺利开展提供了可靠的保证。档案员利用各种形式向领导、全院职工大力宣传《档案法》、《科学技术档案管理暂行规定》以及科技档案的重要性，争取领导的支持和科室的配合，增强医务人员自觉归档的意识。
2．全面开放收集科技档案科技档案收集是档案工作的基础，收集的完整、准确、及时是保证科技档案有效价值的根本保证。扩大科技档案的收集视野，以档案室为中心主动“辐射”，把属于科技档案的材料全部收集到。扩大科技档案的收集范围、收集内容，档案员到各个科室、病区收集归档材料，提醒各科负责人归档时间。收集每一项完整的科研材料，收集科研项目全过程的、全方面的记录，收集成果性、总结性、鉴定性和获奖证书的归档材料。提高档案员的工作态度，明确工作责任，甚至予以奖惩，提高档案员收集的主动性和积极性，保证科技档案收集的全面、准确、及时。
3．健全完善科技档案管理制度医院档案的科学规范管理，能够为医院发展提供宝贵借鉴，对推动医院的学术、技术进步，推动医院管理水平的提高具有重要的支持作用。建立科技档案管理制度，结合医院实际制订了《科技档案工作制度》、《科技档案归档范围与要求》，科研档案管理纳入了管理制度和有关人员的职责范围。
4．科技档案工作纳入同步管理北京市昌平区妇幼保健院真正实行了“三纳入”、“四同步”的管理制度。把科技档案的形成、收集、管理、归档工作纳入医院工作程序；科技档案归档纳入工作计划；把科技档案管理纳入职责范围。计划任务与要求归档同步；检查科研进度与检查科研材料同步；验收、鉴定科研成果与验收、鉴定科研档案材料同步；评审科研成果与档案室出具科研课题归档证明材料同步。各科课题从立项起，由负责人收集、保管和整理本课题科研过程中形成的全部文件材料。在科研项目完成后，将科研文件材料整理归档。每年科研办给档案室列出本年结题需归档的课题目录，档案室出具归档证明。恰当地运用一定的经济手段，也是做好科研文件材料归档工作的有效措施。医院上报成果、申报奖励时，档案材料归档齐全、完整，档案室才能在申报材料上加盖档案章。
5．调动医务人员归档的积极性北京市昌平区妇幼保健院正在改革阶段，对科技人员的业绩进行考核，重新设岗定位。2013年对医务人员的职称评定晋升工作有新的规定，科研论文、著作、文件材料必须归档。科研人员在填写考核表、职称申报表时，发表的科研论文、出版的著作、获得的奖状必须由档案室核对，个人提供的材料与档案室核对一致才有效，否则以档案室提供的为准。医院做好离岗人员科研材料的归档。科研人员在离岗时，档案室人员检查是否有借阅档案未归还。科研办对科研档案审查工作有重要规定，科研人员在办理手续时，经手的课题所形成的文件材料是否交接完毕，如果科研人员所经手的课题已结题，必须整理归档，如果课题尚未结束，必须有本人办理课题材料交接手续。这项改进的实施，保证了科研档案的及时收集、整理，也使科研人员、课题负责人更加重视科技档案。
6．树立档案工作的效益观念医院在市场竞争中，档案员要树立效率观念，及时、准确地为利用者提供服务，要充分认识到档案的利用价值，特别要认识到医学科技档案就是潜在的生产力，一旦发挥作用，就能为医院创造经济效益服务。
二、利用网络技术提供优质服务
1．科学管理优质服务以网络技术为平台，学习档案管理的新技术。对档案管理人员进行技术培训，使档案管理人员的知识适应档案资源数字化、管理标准化、服务网络化的需要。北京市昌平区妇幼保健院2010年安装了档案信息管理系统，建立了文书档案数据库、基建档案数据库、科技档案数据库、科研成果档案数据库、科技论文数据库、科研著作、奖状等数据库，逐步实现了档案工作的现代化管理。实现了全院人员查找、利用档案时，以最便捷的方式、短时间内为他们提供优质的服务。科研档案既有公开的也有保密的。严格做好有密级的科研档案保密工作，只有参加课题的人员才能借阅，其他人员必须经本课题负责人批准方可借阅。在做好科技档案的保密性的基础上，为医院医务人员提供相关技术咨询、查询服务。
【关键词】NoteExpress软件；科技查新；档案
管理系统随着科技信息技术的发展，查新档案的信息化管理取得了很大了进步，给图书馆信息化管理工作带来了很大便利。但是，鉴于发展时间短，在软件管理系统的研发上还存在一些不足，如界面友好度不够、综合对比分析性能不强、软件使用缺乏稳定性、操作性不理想等，亟待完善。
1科技查新档案管理系统概述
根据法律法规规定的性质，查新档案可范围文书档案、模板性较强项目档案两种类型。本文主要就项目档案的信息化管理进行探讨。每个科技查新项目，通常包括科技查新报告、合同、相关文献全文、检索结果和必要的专家意见等，而查新项目的比较核心为查新合同和查新报告。在查新档案管理中，使用NoteExpress平台，即参考文献管理工具软件，可帮助用户在科研流程中，准确而高效利用电子资源，进行文献搜索和管理，从而有助于科研的顺利推进。利用NoteExpress软件开展查新档案管理，在发展过程中，可实现查新档案的信息化存储、自动化检索、多元化服务和人性化管理，进而可减轻工作人员的工作量和工作负荷，提高管理的效率，并还可拓展查新服务范围。
2管理系统设计
NoteExpress软件为中文操作界面，属性表头高达50多种，可以方便用户进行随意的更改，同时NoteExpress软件也有利于实现系统的细节化管理。整个查新档案管理系统的设计如下：首先搭建系统平台，以NoteExpress软件为基础，第一步要对NoteExpress题录进行修改，一般要修改13个属性，包括项目属性，如修改项目名称、修改项目编号；包括检索属性，如修改检索式、修改检索范围和结果、以及修改检索词与结论；包括委托属性，如修改委托日期、修改委托单位与委托人；其他属性还有查新点、完成日期修改等。题录修改完后，第二步是数据导入，只要满足NoteExpress过滤器文档要求，就可以将查新报告直接导入题录。或者也可以手工录入，相比直接导入，逐条录入操作简单，也较为便捷。其中，数据录入的流程为：第一步：搭建系统平台。首先打开NoteExpress软件，然后鼠标右键打开题录菜单，完成属性表头编辑。第二步：逐条录入。点击新建题录，在相应位置处依次粘贴字段内容。第三步：导入附件。在题录菜单中找到添加附件，在文件窗口中找到需要添加的文件，然后链接到附件存放处。第四步：保存。完成上述步骤后，点击保存题录。
3管理系统技术兼容性
Windows2000、WindowsXP、Windows7和Unix等系统，均可安装NoteExpress系统，适用于多种操作系统，且可应用于多种办公软件，比如Word2003、Word2007和OpenOffice等，具备晚上的网络数据库在线检索功能。在单机上适用NoteExpress也可，技术的先进性确保了查新项目数据保密性、安全性，并可实现快速导出数据，且数据导入功能具有连续性，可实现数据的快速复制和共享。树形结构文件夹，允许用户随时添加和重命名文件夹，便于查新档案的聚类存放和有效管理。建立好查新档案数据库后，维护管理十分方便，同时也可保障管理屏的良好运行。
4管理系统功能实现
4.1批量处理
对于查新项目，基于NoteExpress软件的查新档案管理系统不仅能够单个修改题录信息，更可以批量替换字段，对字段进行批量编辑操作，更能够对附件进行批量链接。对于查新档案管理员来讲，系统批量处理功能的实现在很大程度上提高了字段的整体编辑水平，减轻了工作压力。
4.2及时检索服务
基于NoteExpress软件的查新档案管理系统能够实现及时检索功能。检索查新项目，只要输入部分字段或者是相关字段，就能够进行匹配定位，提供快速化的检索服务。同时，对于查新项目，为给分组管理提供便捷化服务，系统还能够实现优先级检索标识功能。
4.3附件链接服务
题目录的功能可实现档案局部细节管理，且题录栏中的附件连接功能，允许用户查询新报告、新合同和Dialog等数据，同时也可查阅相关文献，将文献全文连接至新项目下，便可查询到详细的信息列表处下的链接路径下。还具备很好的笔记编辑功能，用来帮助用户及时查询和编辑记录项目的有关信息。4.4项目与排序基于NoteExpress软件的查新档案管理系统为分析查新项目提供了良好的服务，可以按照优先级对查新项目排序，也可以对项目字段进行操作。例如，对查新项目委托人排序，有助于分析项目委托人分布，从而实现有效的用户管理。
4.5提供多元化服务
基于NoteExpress软件的查新档案管理系统的构建给查新档案管理员提供了极大的管理便利，在科研项目编写工作中，通过管理系统的检索分析服务能够得到强大的信息支持，同时也有利于及时了解工作进展。
5结语
综上所述，以NoteExpress软件为基础构建的科技查新档案管理系统，解决了当前软件系统使用中的不足，操行简单，数据维护简单，实现了存储的精细化和检索的快速自动化，具有多元化服务优势，其人性化管理大大提升了工作效率。
参考文献
[1]黄春晓.文献管理软件在科技查新中的应用——以NoteExpress文献管理软件为例[J].大学图书情报学刊,2011,(1):54-55+89.
【摘要】本文论述了传统科技档案管理模式、管理现状及具体不足，并以此提出科技档案管理创新策略。
关键词 科技档案；管理模式；创新
伴随着时代的不断进步以及社会经济的快速发展，各个行业均发生了一定的转变，科技档案管理方面，在促进了管理工作的同时，也使其面临着一定的挑战，为更好地适应这种变化，我们应积极转变工作思维和手段，创新科技档案管理模式，充分发挥科技档案在社会经济发展中的积极作用。本文先简单介绍了传统科技档案管理模式，分析该模式在新形势下日益凸显的不足，并针对这一现状，提出了相应的创新策略。
一、传统科技档案管理模式
近年来，随着我国科技事业的飞速发展，涌现出了大量的科技文件，伴随着文件数量的不断增加，也加重了文件管理工作的负担。现阶段，手工搜集、整理和加工是科技档案管理的主要模式，使得档案管理人员面临沉重的工作任务，工作效率不高。而这种不科学、不系统的管理模式，往往导致文件杂乱存放，受损严重，甚至出现重要档案的遗失。外加部分工作人员思想认识不足，分类不合理，使得科技档案分散在不同科室，有些甚至出现档案存储在个人手中，或借阅不归还的现象，亦达不到资源共享的目的。
二、科技档案管理存在的不足
伴随着社会的高度发展，社会各界愈发重视档案管理工作，然而，在具体的科技档案管理工作中仍然存在不足之处。新形势下，科技档案管理主要存在以下不足：
（一）思想认识不足。思想认识层面直接决定着档案管理工作效率和质量。在具体的科技档案管理中，绝大多数单位或者个人对档案管理的思想认识均存在不足。科研档案与文书档案相比，归档数量明显不足。同时，在一些单位举办的科技活动中，只保存了立项、验收数据，并未认真记录科技活动的开展进程，科技档案整理将变成空谈，导致所存档案的价值不高、所需档案尚未存档的现象，因科研工作自身具有一定的特殊性，关键档案缺失将会给科研部门带来巨大的损失。
（二）管理体系以及法律规范不健全。在新形势下，档案管理机构面临大量的科技档案信息，而档案管理体系缺少可行性，管理规范不合理，这在很大程度上增加了档案管理工作的难度系数。
（三）利用率不高。通过有效的档案管理手段全面地满足各个部门的实际需求是科技档案管理工作的主要目标，并具有一定的效率性和规范性。在社会经济飞速发展的新形势下，传统的手工分散式档案管理工作模式的弊端日益突显，部分单位的档案管理机构不健全、配套设施不完整、工作人员的管理水平不足，无法满足新形势下档案借阅需求。同时，档案服务体系不完备，社会利用率不高。
三、科技档案管理创新策略
（一）提高对科技档案的思想认识。我们应高度重视科技档案管理，主要可从以下几方面着手：1. 从整体发展高度认识科技档案管理。科技档案源自于科研活动，并能为科研活动提供参考，它作为一笔无形资产，拥有巨大的发展潜力。因此，各个单位应从整体发展的高度认识科技档案管理工作，做好科技档案管理不仅是管理部门自身的责任，还关乎其它部门的生产与发展，同时，单位领导应增加在科技档案管理中的投入力度，加强宣传，让单位的每一位员工均能认识到科技档案管理的重要性。2. 将科技档案管理体系列入整体质量管理范畴。将科技档案管理体系列入整体质量管理范畴可规范档案管理工作，并能确保归档文件资料的真实、可靠。另外，科技管理部门应结合自身情况，制定相应的管理体系并不断完善，进而确保科技档案的真实，能有效发挥科技档案的价值。
（二）完善科技档案管理体系以及法律规范。在新形势下，为创新科技档案的管理模式，应结合单位当下情况，围绕《中华人民共和国档案法》，参照相关工作法规，编制科学、合理、实用的规范制度，并针对科技档案搜集、整理、保存、使用等环节编制详细的规定，一旦发现违规操作或者没能及时完成任务的人员，应进行严肃处理，予以改正。同时，对于严格参照规范制度的工作人员，应给予适当的奖励。构建系统的档案搜索体系，以此来提高档案利用率。
[关键词] 科技档案管理； 科学技术； 发展； 关系； 提升对策
doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2012 . 22. 047
[中图分类号] G275 [文献标识码] A [文章编号] 1673 - 0194（2012）22- 0085- 01
1 科技档案管理与科技发展的关系
科技档案是对科技活动信息的有效保存，能够在科技发展当中提供指导性作用，而对于科技档案进行有效管理也能够很好地保障科技活动的可持续发展，因此两者之间有着极为紧密的联系。一般而言，这种联系包括着如下几个方面。
（1） 科技档案管理能够确保科学技术得以很好的保存。科学技术是一种知识形态，其必须借助于一定的载体加以保管，从而在无数次的重复运用后，对经济社会带来极为有效的改革。科技档案就是保管科学技术的载体总和。人们在进行科学活动之时，最早形成的是关于科技创新的一系列理论思想，在逐步将这些思想进行实践操作后，才能形成最终的科技成果。就抽象意义上的科技思想而言，其大多是以文字的形式被保存下来，而这些文字资料就形成了科技档案。显然，对于科技档案的管理不仅能够完整地保存科技成果形成的基石性思想理念，而且对这些科技档案的有效分析也能够确保人们可以对科技发展趋势有着清晰的理解。
（2） 科技档案管理可以保障开发的科技成果得以有效的保管。由于科学技术的发展具有逐步发展的特征，也就是不断根据对科学技术的理解而发展，不具有突然变化的特质，因此在发展过程中就必须确保在不同时期所取得的科学技术认识能够得到很好的保存，这是科技档案的最主要成果。而对科技档案进行有效的管理，则能够保证科学技术在研发过程中能够不断地被积累与分析，从而对科技发展前景进行合理的预测，体现出科技档案管理对于科技进步的促进作用。事实上，从科学研究自身的模式来看，现有的科技成果、文献等对科技进一步发展具有直接指导作用，只有不断对现有文献资料进行解读、分析，才能够确保科学技术的不断更新进步。
总的来说，科技档案管理工作与科学技术进步之间的联系是通过科学技术内容所体现。科技档案自身具有很高的使用价值，而对于科技档案的管理则有效地将这种价值从理论层面上升到实践层面，带来科学技术的不断进步。也就是说，科技档案是科学技术在一段时间内沉淀的产物，而科技档案管理则是发展科学技术的有效工具，两者的紧密结合最终带来了科学技术的可持续发展。由于科技档案资料自身具有客观性，因此针对科技档案管理工作的主观能动性进行强化，则可以极大地提升科学技术的不断进步水平。
2 当前科技档案管理存在的主要问题
2.1 对科技档案管理现代化发展的重视程度不够
我国关于科技档案的规定各省、地市均不统一，使科技档案管理工作无法规范地进行，给科技档案的管理工作带来了一定的障碍。因为这个原因，目前有部分组织，不管是组织领导还是科技档案管理工作人员，对于科技档案管理的现代化都不是很重视，对科技档案管理的投入不足。科技档案管理现代化化必须以引进先进的科技档案管理技术手段为前提，需要大量的资金投入。资金短缺无疑极大束缚了现代化的进展。
2.2 缺乏科技档案更新意识
通常情况下，在组织进行科技档案编制与管理的初期，人们对于科技档案管理的认知十分重视，能够保障科技档案构建的完备性。然而，随着工作的持续性开展，人们对于科技档案更新的意识出现了一定的滞后状况，这主要是因为运营方面的正常开展已经成为人们所主要关注的方面，而核心工作团队及经济业务的稳定发展，也使得科技档案更新处于一个较为缓慢的过程中。这种更新意识的缺乏在企事业组织发展过程中出现危机时往往难以从科技档案管理层面给予组织足够的帮助。
2.3 缺乏相应的科技档案管理高水平的人才
科技档案管理从传统的管理手段走向现代手段的是一个较为复杂的过程，除了必须有足够的资金支持外，还必须有优秀的技术人才支撑。科技档案工作在组织中属于后勤类，工作挑战性不强，对于职工晋升来说并不是多么必要的筹码，因此，科技档案管理工作难以吸引到优秀的人才。科技档案管理水平的提升、进程需要的人才必须是同时具备科技档案管理专业知识和现代技术知识的复合型人才。有的组织不知道购买什么样的科技档案管理设备，也有的组织“跟风”购买了先进设备却缺乏熟练的操作人员，没有起到应有的作用。
3 提升科技档案管理水平的对策
3.1 着力提高对科技档案管理信息化的重视程度
某些组织由于对科技档案管理工作不重视，导致资金短缺、人才匮乏，对提高科技档案管理水平产生不利影响。组织的领导要着力提高对这一工作重要性的认识，加强组织领导。组织领导应认识到科技档案工作是组织必不可少的一部分，事关每个职工的切身利益。领导要充分发挥引领作用，制定科技档案管理信息化标准和细则，制定信息化的战略，对信息化过程进行全程掌控。与此同时，对于信息化进程的投入要予以适当增加。科技档案管理工作的信息化需要相应的软、硬件设施，首先就是必须充足的资金支持。
3.2 提高科技档案管理工作的标准化和规范化水平
工作规则和标准对任何一项工作来说都是必不可少的。科技档案管理工作标准化水平和规范化水平的提高，一方面可以提高工作人员的工作积极性和工作责任感，另一方面对科技档案管理工作的发展也有着积极的促进作用。而且，标准化和规范化应该体现在科技档案管理工作的每一个环节中，在科技档案管理过程中尤其应该如此。
一、积极开展各种形式的宣传活动,提高全员、特别是管理层的档案管理意识,取得管理层的高度重视和支持
为确保归档的顺利,各企业应根据《档案法》、《科技档案工作条例》等相关的法规、条例,制定企业相应的科技档案管理办法,明确岗位职责及相应的归档流程,规范科技档案的工作程序和管理要求。
企业科技档案是保存备查的直接记述和反映科技生产活动的科技文件,科技档案是直接反映企业生产、建设、科技和设计活动的直接记录,归档保存的科技文件材料,是把人们在生产、建设、科研和设计等工作中形成的科技文件材料通过各有关单位、生产技术部门集中收集而成的。然而企业科技档案所能产生的效益的隐蔽性很强,难以计量,不能为企业代来直接效益,也难以立刻见到效益,容易造成企业管理层对科技档案的收集忽略。这就要档案管理部门利用多种形式宣传档案法规、档案知识,增强档案意识,使全体员工都认识到档案的价值。使管理层懂得重视和做好企业科技档案管理工作,是对企业历史负责,为企业实现服务、替企业未来着想,才能更好的使企业得到发展,以得到管理层的更多的理解和重视。
二、档案部门对档案的收集要做到事前介入
生产设备档案是企业的生产的中枢,它记载了设备的结构、性能及其管理使用、维修过程的科技档案。设备是否能正常运行,在于设备的维护与管理,设备的维护与管理依赖于设备档案的准确数据。档案技术人员要参与生产管理,对进入企业的各种设备。档案管理人员要参加开箱验收,并做好验收和缺陷记录,收集原始资料。特别是对化工企业的锅、容、管、特设备及主要生产设备应根据设备开箱清单逐项进行验收。例如:锅炉设备开箱的验收主要有锅炉质量证明书、使用说明书、工业锅炉内部检验报告、锅炉外部检验报告、各种合格证、锅炉强度计算书、图纸、整(组)装锅炉安装监督检验报告、安全阀检验报告、锅炉安装质量证明书。压力容器设备主要有压力容器产品质量证明书、设备铭牌、锅炉压力容器产品安全性能监督检验证书、图纸等。都是企业申请使用登记的基础材料。企业管理论文如果收集的不全、不仔细,会给企业的办证使用代来很大的不便。
在参加设备开箱验收进行资料收集时,档案人员不仅要认真、仔细的收集,还要了解这些设备的性能,了解它们的原理,了解它们的用途。这样才能保证档案资料的齐全、完整、适应企业利用的需要。同时,根据生产技术人员的需要将设备说明书复印成册分发给生产部门和技术部门,供生产人员和技术人员参考。还要帮助、指导设备技术部门建立、建全设备技术档案。要做到专业管理与群众管理相结合。技术管理与经济管理相结合。
三、对企业科技档案的收集要做到事中控制
在各生产、技术部门的协助下,才能使收集资料的工作做到及时、准确、完整。平时的收集工作决定资料收集的完整性。生产技术部门不是专业的档案管理部门,平时往往不太重视归档材料的积累和保管,要归档时临时设派人员收集整理文件材料,造成一些需要收集的资料未能收集完整。企业在生产过程中检查、中修、大修、更换、改造中等都产生大量档案资料、图纸资料以及在工程施工过程中产生的施工记录、工程项目的报告等材料,这些都是反映企业发展状况的具体凭证和很有保存价值的原始记录,这都是靠工程技术人员平时的收集来完成;还有部分工程技术人员担心科技资料交接到档案局部门后,自己今后利用不方便或为了在工作中自己有的过人表现而封闭技术不愿交出某些关键性的技术材料。使得档案的完整性得不到保障。这要求档案技术人员在整个生产过程中定期对生产部门提供监督和帮助。宣传《中华人民共和国档案法》,强化部门和工程技术人员的档案意识,使每位技术人员把科技材料的归档看作自己的职责和义务。避免关键性技术资料由于保管不善和应归档而未归档造成档案资料缺失的现象发生。同时档案技术人员就必需了解工程的性质以及设备性能,掌握工程技术专业的相关基本知识。制定工程资料收集的大纲和具体范围,避免了移交单位人的主观移交,使接收的档案内容不全和形式单一的现象得到改善。
四、对企业科技档案的收集要做到事后核查和验收把关
在收集过程中,不仅要收集主要档案,还要收集次要档案,从而保证档案的完整性。另外,在收集的过程中,还要注意收集的有效性,不是有文必档。做到精密、准确地收集每一份资料,体现收集档案的准确性。
五、注重培养企业复合型档案管理人才。
1 提高觉悟，牢固树立政治意识
古人云：“欲治国，必先治品性。”责任心养德，更能树德，它是一种理性的代表，是人最基本的道德观。档案工作是一项业务性管理性很强的工作。档案工作者的政治觉悟、道德素养、知识能力决定着档案工作水平的高低，关系到国家经济建设和档案事业的发展。为此，档案工作者一要有坚定的理想信念，增强宗旨意识，树立服务思想，立足本职工作。二要自觉树立正确的世界观、人生观和价值观，以我们党在新时期的一系列新的理论、思想和方针政策指导我们的思想和工作，做一个政治强业务精、作风好的高素质档案工作者，为改革和发展服务。三要根据档案工作的特点、规律和发展要求，增强责任感和事业心，牢固树立爱岗敬业、秉公守法、求实创新等思想观念，为做好档案工作奠定良好的政治基础。
2 严守纪律，培养良好职业道德
档案工作者的职业道德是根据社会道德结合档案专业特点，对档案工作者提出的日常行为准则和道德规范，它是职业道德在档案领域中的具体体现。
2.1 遵纪守法，严守秘密
档案工作是一项不同于其它行业的服务性工作，是按规定和一定程序为单位为社会提供档案服务，有些档案记录着国家的、单位的、商业的科研的一些机密，保密工作成了我们档案工作人员必须遵守的一项重要课题。因此，档案工作者必须具有严格的保密观念和良好的保密习惯，以确保档案政治上的安全。正确处理好开放利用与保密的关系，在确保安全的情况下充分开发利用。
2.2 淡泊名利，热心服务
档案工作的职业特点和工作手段决定了它本身是一项服务性很强的工作。其出发点和最终目的，就是为工农业生产、科研和精神文明建设服务，为各项社会工作提供一定的条件。档案工作不同于其它的服务性工作，只能通过服务对象进一步创造服务，这就决定了服务效果是间接的和潜在的，没有直观的经济效益。这些就要求档案工作者必须摒弃名利思想，甘做无名英雄，全方位提供服务，这是档案工作者最基本的职业要求。
2.3 态度严谨，作风扎实
档案工作是一项科学性、服务性和技术性较强的工作，更是一项复杂、细微、烦琐的工作。严谨细致踏实的工作作风，是优质服务的前提条件。这种工作作风，体现在档案整理、管理、利用的各个环节，任何一点差误都会给其它档案管理环节和利用者带来许多困难，甚至造成难以查阅以至人力物力的浪费。
3 潜心学习，努力提高专业素质
3.1 认真学习，熟练掌握档案专业知识
档案工作者必须系统地学习、掌握档案专业知识。档案业务理论来源于档案工作的实践，反过来档案工作的实践又迫切需要档案专业知识的指导。作为一名档案工作者，要解决档案事业发展过程中出现的新情况、新问题，不但需要一定的科学知识，而且需要较好的专业理论水平。只有这样才能将工作中的新现象、新经验提到理论的高度来认识，从而在实践中不断总结、补充、发展、完善专业理论。
3.2 与时俱进，主动掌握现代化档案管理技术
随着档案门类日益增多和科学技术管理手段在档案工作中的应用，档案管理方面的科学化，现代化设备也迅速增加，尤其是近几年兴起的电子文件归档与管理这一新课题，这就必然要求档案工作者要熟悉和掌握现代技术知识。只有这样，具体工作才能得心应手。
3.3 广采博取，努力学习科技档案相关知识
档案工作和其它专业工作一样，都不是孤立的，除了要求要掌握档案专业知识之外，还必须对于一些基础和相关知识有足够的了解。作为科技档案工作者，要认真学习并掌握一定的农业科研知识，只有对农业科研规律、农业科研项目等有一定的了解，才能对农业科研档案的收集整理、管理和使用做到有的放矢、准确
效。另外，还要不断学习提高语言文字水平。语言文字是档案管理工作和档案服务工作的基本工具，如果不具有扎实的语文知识就很难胜任这项工作。
