时间：2023-06-07 09:14:19
开篇：写作不仅是一种记录，更是一种创造，它让我们能够捕捉那些稍纵即逝的灵感，将它们永久地定格在纸上。下面是小编精心整理的12篇仓库档案管理，希望这些内容能成为您创作过程中的良师益友，陪伴您不断探索和进步。
【关键词】档安 管理系统 数据仓库
在现阶段，各种档案管理系统主要是采取交易的方式，主要功能是检索和统计。后期的数据是没有任何进一步的开发和利用，随着数据的积累，数据的的丢失情况会越来越严重，而且产生了巨额的维护和维修费用，而且容易造成数据丢失更严重。为了更好地利用现有的信息和数据档案，充分反映这些数据的价值，这些数据被充分挖掘隐性知识，并进一步利用已迫在眉睫。数据库技术现在已经无法达到完成这个任务，要想对数据进行深入分析，充分发挥技术资料的作用，就要建立数据仓库，来对数据进行深入的挖掘和处理。采用数据挖掘技术技术，不仅能大大的提高档案的安全性，而且也使档案保存更加方便快捷。随着计算机技术的发展，数据存储量也快速增长，如何才能从这些随机的，不完整的，模糊的数据中提取隐含的数据的，数据挖掘技术就能做到。
现以学生党员档案管理系统为例，建立数据仓库，来详细讲解应用数据挖掘技术，如何来建立数据仓库。
1 学生党员的管理系统，主要是从以下几个方面逐步实现
首先，由学校组织，进行基层组织调研，分析学生党员的基本情况，然后取得的一部分的实际数据，对现有的数据库表进行分析，以了解该每个字段的意义和作用，进行需求分析和专题设计。接下来从数据库表结构有用的字段中，选择合理的事字段信息和三维数据。最后通过数据转换服务来构建数据仓库，通过SQL Server2005中分析服务器配置工具来配置基于多维的数据集，在这个过程中，数据处理的过程主要是通过微软的OLAP功能，通过SQL Server7.0中将数据整合进去，接口的可以选择OLAP的COM的接口，并通过一系列的服务给数据仓库的应用提供程序支持，开发人员可以使用Vc或其他语言开发用户前端客户端，数据透视表服务还允许在客户在本地上传地存储的数据。MMC提供调度、存储管理、监控、报警和核心管理服务的功能。在本设计中，我们使用SQL Server 2010作为数据仓库，可以采用Access和Excel可以作为数据展现工具，除了SQL Server还支持第三方数据展现工具。
2 在数据仓库的设计阶段，我们从以下几个方面来入手
2.1 确定事实表
事实表分为学生党员目录信息表，党员情况登记表，党员接收情况登记表表，学生党员注销登记表等内容，其中党员的目录表根据类别，时间等其他情况又可以具体的细分为若干个表格。
2.2 明确事实表的分割方法
我们的档案资料，例如，最常见的方式是采用全宗划分，这样首先将全年的档案按年度来划分，一年内的档案按档案形成的部门或档案使用的单位来进行划分，在这种划分条件下，档案库中的档案是按以年度的方式的存放的，一般情况下一个单位的档案文档有几十到几百卷，一年中卷的文件目录的记录条数大概有几千到几万条，这样我们在数据仓库中储存这些数据时，就可以以年度的方式来存储，在对存储的数据进行数据挖掘时，就可以只通过年度来进行处理，这样就提高了处理数据的湿度，对数据在进行更新，添加或删除等操作时，可以更加方便快捷。
2.3 事实表数据的添加、修改和删除
事实表里面的数据还应该具备追加、删除、修改等综合处理功能，在对数据仓库更新操作中，添加和删除数据是一个经常性的工作，这些操作使数据仓库的质量得到可靠地保证。在进行添加操作时，首先要确保数据仓库中的数据那些是新的，一般情况下可使用通过时间来进行判断。删除操作相对简单，使用起来也更加普遍，只要通过一些搜索语句就可以实现。数据仓库中的操作做中，修改数据的功能用的比较少，在修改过程中，应当注意表和其他数据之间的关联性，保证数据的完整性，注意处理表和表之间的关系。在数据仓库，在基础数据的上会形成一些综合性的数据，在对基础数据进行操作之后，综合数据也会产生变化，所以对基础数据进行添加、修改和删除等操作之后，对响应的综合数据也要进行对应的修改，以维持综合数据的准确性和一致性。
2.4 数据仓库中维的确定及建立，维是同类数据的集合
维的层次结构很清晰，我们可以很容易地指定规则对数据进行运算，在维内，它的层次结构也是很有顺序的，利用维的这种特点，我们在对数据仓库进行数据挖掘的时候，可以很明显的提高数据挖掘的速度，质量也能得到大大的提高。以档案数据仓库为例，我们可以以文件编号，借阅单位，档案的文类号这三者建立一个三维立方体，要改变三维立体方的大小，就可以通过上卷或者是下钻的方式，要显示三维立体方的一面，就可以通过切边操作来进行。
完成了以上步骤，就可以着手构建数据仓库，收集和分析有关具体操作的基础上来构建数据仓库的模型，基于该模型的试运行情况，来完善设计方案，然后进入到数据仓库的物理设计阶段，在进行物理设计的时候，要注意选择安全可靠的硬件平台环境。
参 考 文 献
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[5]数据仓库之路，.
[6]Oracle.Oracle 9i/SQL Reference（9.2）[M].Oracle，2002（03）.
针对这种情况，世界各国政府积极采取各项措施，并出台了相应的法律法规和政策，来保障食品安全。欧盟于2002年78颁布了178／2002号法令，要求从2004年起在欧盟范围内销售的所有食品都能够进行跟踪与追溯。
美国于2004年5月公布了“生物反恐法案”，将食品安全提高到国家安全战略高度，要求所有涉及食品运输、配送和进口的企业要建立并保全相关食品流通的全过程记录。
在我国，新的《食品安全法》已于09年6月1日开始实施，对于拥有十三亿人口的食品消费大国，建立食品的召回制度，采用食品的可追溯系统，逐步建立我国食品安全信息系统，以提高民众的信心，帮助企业出口到已经实施可追溯性的国家，具有深远的社会和经济意义。
2007年12月29日，为认真贯彻党的十七大精神，全面落实科学发展观，推动民生档案工作深入开展，推动建立覆盖人民群众的档案资源体系和服务人民群众的档案利用体系，国家档案局印发《关于加强民生档案工作的意见》，要求全国各级档案部门贯彻实施。
民生档案工作事关构建和谐社会大局，是关注民生、保障民生、改善民生必不可少的重要环节。开展民生档案工作，是档案部门贯彻市第十次党代会重民生、解民忧、促民富精神的具体措施，是推动新时期档案工作发展的新理念和新目标，是民生档案管理部门和单位的一项重要职责。
在此背景下，中信信息推出了“光典食品安全档案管理系统”，该系统以数据库技术和计算机网络技术为支撑，对食品从“繁殖(育种)～饲养(种植)～屠宰(收购)～加工～冷冻(储存)
配送
零售一餐桌”全流程，尤其是肉品的屠宰和加工环节，蔬果的批发环节的信息实施电子化数据收集，监督和约束食品生产者，提高食品质量，促进食品安全，引导市民消费健康、放心食品，为最终实现食品追溯体系打下基础。
系统特点
1、结合农业／畜牧业生产特点
“光典食品安全档案管理系统”在开发前，对北京、上海、昆1月、重庆，成都、青岛等地区的食品生产企业进行了大量实地调查，通过这一过程，对食品生产流通过程有了更加明确的认识。在“光典食晶安全档案管理系统”的具体设计上也与目前的农业／畜牧业生产相通应，以使该系统得到很好的应用与推广
2.符合用户的使用习惯
由于“光典食品安全档案管理系统”面向的用户是大多集中在集贸市场、超市、批发市场、屠宰场等流通环节，这部分人员普遍计算机水平不是很高，因此“光典食品安全档案管理系统”在强调功能的前提下，尽量做到界面简单、操作容易。
3.注重系统安全特性
“光典食品安全档案管理系统”主要是对涉农业／畜牧业企业的生产、库存、运输、销售档案进行管理，这些档案涉及到企业的保密性。因此本系统为了增加系统的安全性，特别采用光典特有的电子文件三性保证、严格的权限管理和数据合法性验证等措施。
系统功能
“光典食品安全档案管理系统”涵盖了食品生产、流通管理的各个环节，包括基础档案，生产档案、质检档案、销售档案、系统管理。系统的功能主要包括6部分：
(1)档案浏览。用户可以根据自己的权限浏览相关档案内容，可以进行一般浏览和查询浏览。查询浏览是用户对自己感兴趣的信息查询后浏览。
(2)档案添加。系统按生产、库存、销售的不同过程提供各档案的添加功能，用户填写相关字段后确认即可完成档案的添加，在添加过程中，系统进行相关合法性验证。
(3)档案管理。系统的核心是档案管理，用户可以登录相关界面进行删除、修改等操作，这些操作是对已经存在的记录进行的，用户可以修改指定记录各字段的值；用户也可将整条记录删除。
(4)统计分析。系统提供库存统计功能，用户只要选择仓库号和统计的起止时间，系统统计相关仓库某段时间的出入库和库存信息。
(5)决策支持。在出入库的过程中，系统根据各个仓库的情况，辅助库管人员做出决策，如若某仓库库存不足，系统提示用户进行库间调拨。
(6)追溯代码生成。系统根据产品信息、地块信息、入库时间自动生成阶段性追溯号。只要系统连接条码打印程序，即可实现追溯条码打印。
系统实现关键技术
实现“光典食品安全档案管理系统”的核心在于对食品“身份”的确定，通过数据载体(条码、RFD)把信息流与实物流联系起来，实现各个环节的数据交换。而要生成可追溯的条码，最重要的是要对食品从源头开始进行合理的编码。“光典食品安全档案管理系统”在分析国际通行的EAN，UCC体系的基础上，在新增产品和产品包装环节分别实现了自动产生产品标识代码和产品追溯代码。
（一）医院电算化会计档案的内涵
会计电算化档案主要指的由存储在计算机内和通过计算机打印出来的书面文档形式的财会数据，包括会计文档、报表和账簿等，另外还包括财会软件运行编制的各种资料、文档和表格等。实行会计电算化档案管理工作主要内容有：保存会计档案并保证其安全，按要求生成各种标准文档和数据，保障财会数据的合理利用等。医院的会计电算化档案管理是一项十分重要的管理工作，随着计算机和信息技术的普遍应用，医院的会计核算工作从传统的手工记账向利用电算软件进行会计记账转变，因此实现会计档案的信息化管理是实现医院信息化管理的必然趋势。
（二）医院电算化会计档案管理的特点
1.现代化信息技术为载体。医院会计电算化档案不仅包括储存在计算机内的电子数据，也包括打印出来的纸质财会档案，如，药品盘点表、医院收费管理系统病人预交金额、库存物资出库单等。因此电算化会计档案同时囊括现代化信息技术下的电子财会档案和传统意义上的财会纸质档案。2.软硬件设施为基础。和传统会计档案不同的是，电算化会计档案不具有直接可视性，而需要借助计算机的硬件和软件设施才能查阅、保存和整理。因此电子档案的管理受到软件质量、机房物理条件和存储盘有效期等多种因素的影响。3.工作人员的信息技术操作水平为前提。电算化会计背景下对相关财会人员的现代信息技术操作水平提出了更高要求，档案管理的相关人员不仅要熟悉财会核算的专业知识，更要掌握必要的计算机和财会软件操作技能。
二、医院会计电算化档案管理的有效建议
（一）提高思想重视程度，创新医院电算化会计档案管理理念
新医院的电算化会计档案管理工作和医院领导的重视程度息息相关，医院领导层应当加强全医院上下对会计档案管理的重视程度，依据国家相关法律法规严格执行电子会计信息的生成和保存工作，同时财会工作人员应当创新会计档案管理理念，学习相关的会计和档案管理法律法规以及专业知识，如《会计法》《会计档案管理办法》等。医院管理层要加强对档案和会计相关法规政策的宣传力度，让财会人员懂法、知法、守法。最后，要提高对财会档案的安全和保密意识，消除过去重保管轻利用的管理理念，重视会计电子数据的保存，更要重视对电子数据和书面文档的分析、整理和利用工作。财务部门和档案部门要结合起来对相关工作人员进行专业知识培训，一方面强化管理档案意识，另一方培养信息化意识，提高计算机和电算会计软件操作水平。
（二）完善财会电子化的软硬件设施
加大财会档案管理的硬件投入，加强软件设施建设。首先，医院可以提供专用于会计档案管理的仓库，保证温度、湿度和光照等物理条件满足档案管理需求，并定期检查仓库条件，做好防尘、防潮管理。另外要为财会部门配备高质量的喷墨或激光打印机，选用符合医院实际需求并带有档案管理功能的会计电算化软件，通过医院专业的内部局域网络管理员强化医院的软件系统维护，加强电算会计软件的补丁修补、联网和网络安全问题，减少计算机病毒入侵和网络泄密。
（三）健全档案管理制度
首先，完善档案借阅制度，电算化财会档案的借阅要按照内外有别和严格审批的制度进行，任何人不论任何岗位借阅会计档案都要办理借阅手续，医院内部员工如需用到档案则需要财务部门管理人员的审批，医院外部人员借阅档案则需要出具介绍信，并有财会部门，主管领导审批。其次，建立保密制度，对电算化的会计档案进行分权限调用和多用户管理制度，不同的电算会计档案采用不同的保密等级，普通会计数据可以在医院范围内共享；涉及到医院机密的数据，则供小范围内专业人员使用。另外不管是财务部门的专业人员还是其他部门员工借阅会计档案，都不得对档案进行篡改、伪造、涂抹、拷贝和故意毁坏软盘等行为，一旦发现要根据档案管理制度采取相应的惩罚措施。最后，对电算化会计档案的销毁工作要及时到位，建立销毁管理条例，对超出管理年限的档案由档案管理部门和财务部门联合鉴定并进行定期销毁，销毁后要制定销毁清单由两个部门负责人签字或盖章。总之，电算化背景下医院的会计档案管理工作是医院财务管理中的重要环节，对提高医院的财会信息化水平、档案管理水平都有着积极意义。因此医院财会档案管理工作人员应当具备与时俱进的意识，通过技能培训和制度完善加强电算化会计档案管理工作的质量。
参考文献
仓储模块，利用条码技术实现入库出库的管理，包括记录入库商品名称、规格、批次、包装、重量、生产日期、生产机号、入库单号、入库时间、货主等各种单据的处理、打印等，货物出仓可以采用先进先出的原则或指定方式进行、进行库存总量递减。对当前库存的查询，各种统计报表，查询功能。
销售模块，统计和分析产品的销售概括，为企业生产和销售提供支持，可以提供各种查询功能，可以按时间来查询，也可以按照商品的种类进行查询。
配送模块，实现配送客户档案管理、配送客户联络管理、进行配送登记、配送查询，通过配送登记实现对配送的订单中配送信息的登记，通过配送信息的查询实现对配送的执行单即时及历史信息的条件组合查询功能。
帐务分析模块，帮助用户分析账务信息，并得出可能的问题，帮助用户了解各个客户的付款状况。
行车线路分析模块，行车线路分析依靠最短模型来实现，企业的行车路线经过长期的数据积累后，OLAP能够经过分析找到最优的行车路线。
统计模块，统计工作是企业管理的基础，按照物流行业的标准，对企业的经营管理活动情况进行统计调查，统计分析，为管理者提供决策支持。
数据维护模块，数据仓库中的数据来源与联机事务处理数据库，由于这些数据在不断发生变化，因此必须不断地对数据仓库中的数据进行更新，此外，一些新的外部数据也需要更新到数据仓库中，数据维护模块必须实时完成数据的更新维护。
构建流程
Microsoft公司的SQLServer2008提供了一套完整的数据库和数据仓库解决方案，其中集成了OLAP，并提供了扩充的基于COM的OLAP接口。SQLServer2008还通过了一系列的服务程序支持数据仓库的应用，如其DTS提供数据输入/输出和自动调度功能，且能够完成数据的验证、清洗和转换工作，支持在线分析处理。使用SQLServer构建数据仓库流程如下：
创建数据仓库，数据仓库的框架由事实表与维表组成，并在所有表的主要字段上建立索引，可以用SQLServer中的数据库创建工具和表工具完成。
数据仓库中的数据从OLTP生成的源数据中获取，在获取过程中需要对数据源进行抽取。
抽取后的数据要进行数据一致性协调、格式化处理等清洗工作以及对数据做必要的转换，才能加载到数据仓库中。SQLServer提供了Transact-SQL查询、DTS包、Activx脚本来完成此项工作。
将清洗和转换后的数据加载入数据仓库中。主要的工作是确定数据装入的次序、清除无效或错误数据、数据“老化“、数据粒度管理、数据刷新等。SQLServer提供了数据复制技术来完成数据集市的初始加载，并提供了各种加载工具对数据集市进行加载。
数据仓库用户通过不同数据集市对数据库进行访问。
物流业
一、数据仓库技术概述
随着信息技术的飞速发展，企业内部产生了越来越多的数据，但这些数据并没有产生应用的信息，为此出现了“数据爆炸，知识贫乏”的窘迫局面，数据仓库技术应运而生。数据仓库是一个面向主题的、集成的、不可更新的且随时间不断变化的数据集合，用来支持管理人员的决策。石化行业中数据仓库的主题范围可能是销售信息、产品产量、原料消耗及工艺信息。数据仓库是集成的，将采用某种方法消除应用问题中的许多不一致性。例如：关于“性别”的编码，在业务数据库中，可能分别用M/F、1/0、男/女等方式表示，在数据仓库中要将这些表示进行统一，如统一采用1/0进行区别。数据仓库是非易失的，其数据通常是一起载入与访问的，但在数据仓库环境中并不进行一般意义上的数据更新。数据仓库是随时间变化的，数据仓库中的数据时间期限要远远长于操作型系统中的数据时间期限，数据仓库的键码结构总是包含时间元素，数据仓库中的数据仅是一系列某一时刻生成的复杂的快照。
（一）数据仓库的体系结构设计
数据仓库的体系结构设计如图所示。可以看出，数据仓库强调一些历史的数据信息，而且，屏蔽掉了一些操作性的数据，进行了整理和集成。在数据仓库的基础之上，可以产生许多的部门级和个体级的信息应用。
（二）数据仓库技术应用的意义
完成企业内部的各种业务数据整合的工作，为企业的后续业务应用奠定了基础。在数据仓库之上进行数据挖掘等分析，才能够发现许多手工无法发现的信息。在数据挖掘领域中比较著名的“啤酒和尿布”相互关联的例子，通过手工是很难统计出来的。数据仓库提高了对用户数据的利用率、改善了服务水平。通过数据仓库技术，可以发现用户的消费习性，进而提供个性化的服务，改善服务水平，提高企业的竞争力。仅仅建立数据仓库，还无法得出各种结论，要通过分析（例如：OLAP分析、数据挖掘等），才能得出想要的结论。因此建设数据仓库，仅是开始的第一步。
（三）联机事物处理分析
OLAP分析（联机事物处理分析）可以根据用户的需要，从不同的角度对数据进行切片分析。每个角度，代表了数据分析中的一个“维”，因此也称“多维分析”。另外，OLAP分析也可以提供钻取功能，将某一点的数据直接读取出来。与传统的统计报表系统相比，OLAP分析能够提供更多、更丰富的报表和视图，用户使用更方便。在企业建立数据仓库后，就可以进行OLAP分析，为管理人员掌握各种业务情况提供技术手段支持。
二、石化企业业务分析
石化企业都建立了自身的ERP、MES、RTDE、TBM等管理信息系统，积累了大量的企业业务数据。如何利用这些生产数据，通过数据分析为生产提供科学决策依据，是企业十分关心的问题。业务类型和特点分析如下：
石化企业包含许多业务，数据量大且数字化程度比较高的业务有：生产、财务、物资、设备维护、销售、人事等信息。ERP系统SD模块为企业提供了销售订单管理，动态掌握销售订单的执行情况；MRO模块记录了供应商、采购、出入库、库存等方面数据；MES系统记录了成品、半成品质量、原料消耗等方面的数据。以上业务都具有建立数据仓库数据源基础，具有典型的分析应用价值。
三、数据仓库在企业业务管理中的应用
在数据仓库设计中，主要考虑如何设计业务事实表，如何进行业务CULB搭建，然后进行有关的OLAP分析。现以销售业务为例进行分析。
（一）销售业务
1.销售业务事实表结构
2.销售业务OLAP分析
OLAP分析包括：客户分布分析、产品销售分析、时间段销售情况分析、客户类型分析等内容。
根据客户所在地区的销售情况，可以分析出各地区的产品需求情况，产品销售力度。
根据产品销售情况，可以分析出各种产品的需求情况，进而企业根据需求及时调整生产。
根据各时间段产品的销售情况，可以分析出产品销售的淡季、旺季、各产品的生命周期，企业可以根据各级分析结果进行生产调整及新产品的开发、研制。
四、结束语
关键词：档案管理 管理模式 改进措施
中图分类号：G27 文献标识码：A 文章编号：1672-3791（2013）07（c）-0228-01
1 我国档案管理的现状及存在的问题
1.1 对档案管理的认识不足
档案管理是一项极其细致的工作，负责档案管理的工作人员必须有极强的专业素质和心理承受能力。而在我国的一些事业单位或企业单位，他们大多不重视档案管理工作，而造成工作的松懈或者失误。
1.2 管理人员知识结构趋向老化
档案管理具有很强的专业性，必须随着知识和信息的日新月异不断改革换代，档案管理的模式也必须随时得到优化。伴随着信息的网络化，档案管理也逐渐走向网络化的时代，这就要求工作人员知识结构的不断调整，能够不断地跟随着时代的步伐吸取更多专业性的、高科技的知识和技术。
1.3 机构设置的不合理
我国的《档案法》对档案的行政管理作出了严格的法律规定，档案管理机构拥有法律所赋予的某些职能和权利。然而在我国，传统的执法体系与档案管理还不能完全协调，行政机构的不健全导致某些档案管理机构不能成为一个独立的部门，只能依附于其它部门生存，使得执法监督体系不能得到有效的制约。
2 现当代档案模式的改革与探讨
2.1 档案管理模式的原则与优化
（1）我国档案管理模式的现行原则有自主管理原则、效益优先原则和需求一致原则。事业单位和企业都有对本单位的资料进行收集整理，采集利用等权利，这些档案属于他们的私有财产，因此他们享有优先的调动、使用和处分的权利。而除了一些少数的科研部门，大部分单位都是以盈利为目的，他们利用档案的最终目的是促进本企业或单位的长足发展，追求效益的最大化，档案的作用便是发挥其最大利用价值为企业牟利。这也是市场经济的客观要求，能将档案管理工作做到与公司、企业协调发展，也就符合了供需一致的原则。而目前的档案管理模式还不能完全做到与这三个原则协调一致。
（2）传统的档案管理模式便是指将需要保存和归档的档案及其载体集中保存到档案管理室中。而随着文件管理非现行阶段的到来，管理档案文件的职责和内容也得到不断地转移。我国应用最广的是集中化的档案管理模式。这种模式以网络为基础，拥有多个分支节点，将日常工作中的有用资源分摊到各级档案室，完成汇总再进行集中管理。这种管理模式有利于维护档案的安全与完整，还能及时发现流失情况，补充档案的不足。与此相对应的则是一种分布化的管理模式，它将集中与分散两种模式统一起来，形成“一种制度，多个部门”的集中管理模式。这种模式有利也有弊，在利用档案更加便利的同时也带来了更多的安全隐患。经过实践研究，将档案中所涉及的信息资源都整合起来，进行综合地信息开发与处理，从而保证信息的综合性、多样性和全面性的一体化管理模式适应了现代信息技术为主导的网络时代，同时将有效避免信息的泛滥和流失，为企业和单位带来了福音。
2.2 中外电子档案管理模式的比较研究
迄今为止，我国还未形成一套完善的档案管理模式和体系。在主要关注内部机构档案管理的基础上，还尚未深入研究某个地区甚至是全国范围内档案的管理模式。我国的事业单位和政府部门大多采用集中化的档案管理模式，而在一些公司和企业中常采用的是分散化的管理模式。在这两种管理模式下，电子档案与纸质档案将在相当长的一段时间内齐头并进，主要采用的工作方式也是计算机管理和手工操作的结合。这样的结合带来的直接影响是需要建立两个互相独立又交融的管理系统，有时无法做到两头兼顾则丧失了档案工作的意义。
而在一些发达国家的档案管理模式中，我们了解到他们主要采用的是档案馆集中管理模式和机构自行分散管理模式。前者是将档案及其载体集中保存到档案馆，使档案馆和生成机构各谋其职，如果该文件处于现行使用阶段，则将之形成新的机构另外保管。对于一些过时的文件，则使用某些职责手段将它们进行控制，然后统一投放到档案馆中以确保其真实性和可靠性。如果割裂了他们共同运作的完整性渠道，则无法履行其保管的责任。对于后者机构自行分散管理模式，有些学者认为要想长久保存电子或者纸质档案，不一定要全部移交给档案馆，也可以在自行机构中进行保存和维护。该管理模式的目的是摒弃档案管理和文件管理相分离的弊端，将初始文件到形成档案的过程联合起来，形成一个完整融合的连续性体系。这种模式是建立在连续体系思想之上的管理模式，主张从现行阶段入手来管理电子档案，在形成阶段通过建立新的分类制度来实现对档案的控制和利用，从而保存了它们的原始结构。但是这项模式的应用范围有限，对电子档案与文件的分类管理也还未进入实质性阶段。
通过对以上几种档案管理模式的研究与比较，可见无论哪种管理模式都存在着优势和上升空间，同时也不可避免地存在一些弊端，需要在实践过程中不断地进行改进。
2.3 数据库模式下的档案管理改革
（1）数据库技术在档案管理中的应用。数据库技术是指通过编排一定的系统和方法，使任何人都能以电子或者其他方式阅览数据库中的档案、资料、作品等。随着科学技术的发展，数据库技术也经历了三个阶段的改革，从第一阶段的层次、网状结构到第二代的关系型数据库，再到现代的第三代成熟的面向对象的数据库技术。今后，数据库的发展目标应该是为信息的管理和实现档案对象化的管理提供平台。它所采用的模式应该是在数据仓库中，实现媒体数据的充分利用，提高安全性能，并且支持各种不同版本的信息数据的存储和管理，从单纯的数据管理提升到信息和知识管理层面。
（2）数据库技术对档案管理模式的影响。随着数据库技术的发展，档案管理模式进入到了知识管理的高级阶段，档案管理机构也从以单纯集中管理资源为中心转变为以用户的需求为主要目的的方向递进。使得数据仓库中比较重要又独立的信息能够与需求对象的意愿协调起来，充分实现各个机构信息之间的交流与传递，把各项知识有机地联系在一起，并能完成和部门之间信息的传递和交流，提高了知识管理模式的优越性，从而完成整个社会信息资源的整合与有效利用。
3 结语
当代社会档案信息管理技术和档案知识管理模式都伴随着科学技术的发展而不断得到改进和优化，使得整个社会的资源得到充分的利用和开发，为我国数字科学技术的发展作出了巨大贡献。因此，我们需要全方面努力支持数字档案管理模式的改革和发展，保证这项技术取得更成熟、更具现代气息的发展成果。
参考文献
[1]宋小晓.数据库技术应用下档案管理模式的转变[J].兰台世界，2009（10）.
关键词：精益管理 业务整合 信息系统 设计实现
1 概述
随着煤炭企业改革发展的不断深化，传统落后的管理方式和经营体制，已经不能适应企业快速发展的需要。“精益系统”平台为“六精管理”的人、物、财的精细、精准、精确、精益、精良管理提供了工具保证。在人力的精益管理方面，围绕以人为本的管理思想，精益系统平台实现了人力资源档案管理、干部能绩薪酬二纬度考核管理以及体现团队业绩的内部市场化管理；在物料管理方面，实现了物料的申请、审批、发放、费用控制、预警等方面的精细化与网络化管理；在设备（包括材料性设备）管理方面，实现了设备档案、设备的动态跟踪管理等方面的精细化与网络管理；在资金与成本控制方面，实现了成本的事前预算，事中动态核算与事后分析的精细化与网络管理。
2 设计目标
煤矿精益管理信息系统共包括物资管理、设备管理、工程管理、工资管理、绩效评价、安全管理等13个功能模块，对系统分步进行实施和开发。实现物资收发存一体化管理，设备资产准确和精细管理，市场化结算、核算、绩效评价、日清日结实现网络统计计算和透明公开，各项成本费用结算全部实现“一卡通”结算，通过系统的建设能够有效地规范和支撑市场化精细管理的实施和运行。
3 系统特点
市场化精细管理信息系统集成了强大的远程应用，实现了跨地域企业市场化精细管理资源数据同步，采用先进的基于框架（Framework）的构件化软件技术开发，应用B/S结构，具有高灵活性、高可靠性以及可扩展性。通过SQL Server的分布式数据处理技术和强大的Internet/Intranet网络，适用于煤炭企业地域广、应用分散的特点，实现了企业资源管理集中化，资源共享、信息畅通、内部物流智能化、绩效显彰的全信息化管理。采取模块化设计，可根据客户的需求灵活配置各模块，极高的数据处理能力，采用本机备份及异地数据备份的双备份机制，保证数据有效、准确。
4 功能概述
以下面几个模块系统为例：
4.1 物资模块 通过精益管理信息系统实现了材料计划网上申报、审批、支领发放；实现分单位、班组（工作面）材料日清日结；形成各种材料台账。
4.1.1 材料计划管理包括有年度计划、月度计划、补充计划、临时性计划以及紧急用料计划。各科区材料员申报年、月度计划以及补充或临时性材料需求计划并录入系统，相关部门审核需求计划；系统汇总审核过的科区需求计划形成矿厂的需求计划。
4.1.2 材料网上审批主要包括申请领料、主管审批、审批领料、打印料单、确认领料、材料交旧、直接出库等功能模块组成。
4.1.3 内部物流管理是为了仓管员对仓库物资的出入库进行信息化管理所设计。主要用来管理初始库存登记、仓库调拨、入库、库存预警以及仓库的材料消耗统计分析。
4.2 人力资源管理子系统 人力资源管理主要包括：职工编码、籍贯、民族、学历、职称、工种、行政级别、专业、证件类型、合同、薪资方式、惩罚类型、奖励类型、保险项目、医疗保险、人事参数、人事档案管理、员工奖惩管理、绩效考核管理等，协助企业优化人力资源的核心业务流程，提高工作效率，支持战略决策。
4.3 工资管理子系统 “工资核算”模块是工资核算系统的核心模块。在此模块实现报工管理中录入各员工各项考核项目的应得和扣除金额。“工资审批”模块实现工资的审批管理。“设置”功能用于设置工资栏目和工资计算公式。“查询分析”模块可按照多个统计口径查询分析工资、奖金发放情况。工资发放子系统实现了职工工资档案管理，岗技等档案工资计算，工资审批管理、津补贴计算，代扣费用管理，个税计算，工资报表的生成，工资的统计与分析等业务功能。系统能够自定义工资项目，自定义工资计算公式。
4.4 “三按施工”模块 主要分为：生产三按与经营三按两部分，其中生产三按部分包含工程类别、工程属性、工程类别权限、工程验收标准、市场主体维护、设备租赁价格、工程文档结构模板、工程文档结构权限等，从工程设计开始，根据设计的图纸资料、工程标准要求，各基层单位初步核对工作面需要设备、人员数据，严格按照图纸和工程标准进行施工，并将每天的工作情况录入系统，工程完成后，根据验收标准进行验收。
该模块根据煤业公司的要求，主要是为了加强工程质量管理，从严格工程设计入手，规范流程，细化内容，着力解决工程设计施工现场粗放管理问题，提高安全技术工作水平，使“规范管理，规范操作”在企业安全、生产、技术管理中得到全面落实，从而全面提升了企业安全生产水平。
5 应用情况
煤矿精益管理信息系统的建立使企业的一切管理与市场经济要求相对应，将市场机制和价值规律引入企业内部，建立符合生产规律和生产力发展，管理有序、运转顺畅、监控到位、责任权利明确、以市场交易关系联接内部生产经营活动的企业管理新机制，最大限度地降低各种形式的浪费。
参考文献：
[1]陈睿，朱汉成.企业生产物流管理信息系统开发策略及应用，武钢技术，2003年5期.
关键词：煤矿企业 精细化 物资流程
物资管理是煤矿企业经营管理中不可缺少的重要组成部分。对物资的管控是降低支出，也是加强市场竞争力的有效手段。企业的物资管理，包括物资计划制定、物资采购、物资使用和物资储备等几个重要环节，这些环节环环相扣、相互影响，任何一个环节出现问题，都将对企业的物资供应链造成不良影响。由于矿用物资品种多，要求专业质量较高，虽然近些年计算机管理的投入使用，降低了物资管理人员的劳动强度，增强了物资管理中数据统计的准确性。但是物资管理流程还是延续原有的物资审批模式，特别是生产急需物资的管理上，没有进行严格的程序化管理。物资的管理没有形成“闭环式”管理，以至有些物资在数量和型号上和实际需求差别较大，形成一些物资滞留仓库的现象。不仅不利于资金的循环利用，而且也会造成物资的损毁性浪费，同时也和我们追求的零库存管理理念相违背。
1 日常工作中物资管理流程
首先规范物资管理的流程，明确物资申请到物资领用到财务监督各个环节的职责和义务。
①生产单位向物管科申请当月物质需求计划。计划申报时要求各申报单位必须规范统一物资名称、规格型号、计量单位、数量准确、注明使用地点和用途。②物管科落实库存，平衡利库。所有申报计划报仓库汇总后，由仓库集中核库，包括现库存数量和计划要求数量缺口。③物管科计划员编制矿当月物资计划。计划员根据物质的库存数量，再平衡生产单位需求数量，编制当月物质计划。④报相关业务部门和矿领导审批。以计划预审会的方式，由供应科、各申报单位负责人、分管领导，以库存作为参考对物资申报计划进行商议。⑤向上级供应公司上报。⑥组织货源。上级供应公司应根据物资申请计划在价格、质量及货源稳定性等方面进行调研并组织货源。⑦物管科验收小组和上级供应公司联合验收。为保证验收工作及时、准确地进行，提高验收工作效率，必须做好验收的准备工作；核实供货单位提供的质量证明书、材质证明书、产品合格证、装箱单、过磅单、发货明细表等手续是否齐全；保管员对实物的质量和数量进行验收工作。⑧管理员对照需求计划填写到货登记。物资经验收合格后办理入库手续，及时通知使用单位并作好记录。及时建立健全物资台账，做到账、卡、物三相符，提高管理质量。⑨物资入库后必须实行“四号定位”、“五五摆放”，标识清楚，合理堆放，做好“五防”等工作，从根本上采取“预防为主，防治结合”的方针，做到早防早治，最大限度地避免和减少货物损失。⑩区队材料员网上申请，包括物资编号准确、名称规范、规格型号准确标准详细、注明品牌、计量单位统一、数量准确、注明使用地点和用途。{11}物管科网上审批。{12}交旧领新，物资出库。物资及时准确地发放是物资仓库管理的最终任务，也是物资部门监督用料部门按定额用料、节约用料的第一道关口，此项工作的好坏将直接影响企业生产和经济效益。在物资发放时，保管员根据微机出库单据，如实发放，必须坚持按质按量迅速及时，严格执行限额发料制度。{13}保管员网上确认。{14}保管员登记发料建账。{15}月度盘存。应有一套完善的盘点程序和盘点制度，分定期盘点和永续盘点，依据盘点程序和盘点制度对仓库的物资进行数量和质量的检查，做到账、物、卡三方面的数字相符，将盘点结果逐级上报领导，以便快速准确处理。{16}财务签收。账务管理不容忽视，我们应将传统的档案管理办法和信息化手段有机整合，发挥档案管理的综合优势。建立档案室，把各库每年的计划、帐薄、入库单、出库单、过磅单、采购批复计划、申报计划存根、盘点表、交接记录等分别存档，有存档记录和查阅记录；电子版本也应该有专机相应备份留存。
通过以上各环节职责分工，可以明确各环节及相关工作人员的工作内容和具体责任，同时对各环节人员如何工作做了明显界定，使各环节人员严格按照物资流程完成相应工作，同时结合计算机应用数据的统计，为决策和管理提供准确的数据支撑。
2 物资流程精细化分工的效果
我们规范物资管理流程，就是杜绝任何形式的无计划领取行为，做到所有领取物资有据可查。管理员对库存物资定期逐条进行整理，全面掌握常用材料、配件的消耗规律。
物资管理流程避免了人为的疏忽和责任模糊造成的物资浪费和损失现象，更加明确各岗位职责分工，界定各岗位的职责和义务，使各岗位人员在工作中更便于把握和操作，利用各岗位把本岗位的工作做实做细。
通过物资管理流程的使用，对物资储备量实施实时监控，及时将储备情况向管理层上报，预防超储现象的发生，切实执行“零库存”概念，通过实施特定的库存控制策略，实现库存量的最小化，降低物资损耗和浪费，大大提升了我单位物资管理水平。
参考文献：
[1]，刘培国.煤矿企业内部物流管理的问题与对策[J].华北科技学院学报，2006（01）.
[2]荆树栋，巩昭芬.谈煤炭企业内部物流管理[J].中国煤炭工业， 2008（11）.
[3]刘抗.深化煤炭企业供应物流管理的实践与探讨[J].煤炭经济研究，2008（01）.
关键词：中学档案；档案信息化；信息化建设
随着信息技术的迅速发展，传统的中学档案管理模式已经不适应新时代的要求 ，因此中学档案管理工作的信息化改革迫在眉睫，这不仅是时展的趋势，也是学校管理工作不断发展的客观要求。然而中学档案信息化建设给我们带来便捷的同时也带来了挑战，如何解决这些困境成为我们思考的重点。
1 中学档案信息化建设的意义
档案信息化建设是指运用信息技术提高档案工作现代化水平，重新思考档案管理的新情况、新原则与新理论，确立网络环境中档案管理与档案服务的基本框架与基本方法，实现档案信息的社会化服务。
档案信息化建设相对比传统模式有以下意义：（一）、便于管理，有效提高中学档案管理的工作效率。档案信息化建设的过程中，所有档案信息的存储都依靠数据库来实现，存储形式可以包括文字、图像、音像等多媒体形式。利用数据库来进行管理可以有效提高工作效率。（二）、便于利用，有效提高中学档案的利用率。档案的信息化管理通过数据库来进行检索查阅，方便快捷，改善了纸质档案利用受时间地点限制的缺点，大大提高了档案的利用率。（三）、便于存储和共享，有效降低存储空间和有利于档案的二次利用。档案信息化后存储的时间相对传统档案更为长久，从存储空间上来讲，也更加有效降低存储空间。同时电子档案也便于共享，促进档案的二次利用。
2 中学档案信息化建设过程中面临的困境
（一）、中学档案管理观念落后，对档案信息化管理的认识程度不足。在学校的日常管理中，档案管理工作一直是一个无足轻重的角色，目前许多学校虽然有建立综合档案室，但是由观念不强，重视程度不够，导致档案室成为一个保管资料的仓库。学校管理层领导对档案信息化管理意识更是欠缺，使得档案利用率不高，成为制约档案信息化建设发展阻碍因素之一。
（二）、中学档案管理投入资金有限，硬件设施陈旧落后。档案信息化建设离不开对硬件设施的大力投入，目前中学管理工作的重心主要集中在教育教学及学校的整体发展，对档案管理需要的现代化设备投入是相当有限，有些单位连综合档案室配备的基本要求都难以达到，更别提要满足相关设备（比如刻录机、扫描仪、档案管理软件等）的更新换代。
（三）、高素质档案管理专业人才匮乏。目前，中学人员编制紧张，档案管理员多半是“身兼数职”，没有经过业务培训直接上岗，兼职管理员的教师日常教学任务繁重，根本无暇关注这个岗位。即使学校招聘专业档案人员，极少是档案管理专业，也缺乏业务的实际经验，同时档案管理人员也需要兼职其他任务教辅工作，导致档案管理员这个职位形同虚设。档案信息化管理人员，首先要具有档案专业知识和管理经验，掌握多媒体等信息技术，同时具备以上条件的高素质档案管理专业人才可谓是少之又少。
（四）、档案信息存在保密及安全风险。在档案信息化实现资源共享的同时也面临档案信息保密和安全问题的挑战。一是人为因素，档案管理人员档案保密意识和安全意识不强，导致档案泄密。二是技术因素，档案管理系统容易出现漏洞，极可能感染病毒或遭受攻击，存在安全隐患，这对档案工作造成威胁。
3 加强中学档案信息化建设的策略构建
（一）、强化档案信息化管理意识。首先学校管理层领导要加强档案管理意识培养，意识到档案信息化建设的意义和重要性。首先要成立档案建设工作领导小组，并将档案建设工作纳入学校工作计划和目标管理中。同时，建立档案建设工作网络，形成以副校长挂帅，档案室具体负责，各部门协助抓的三级档案建设网络。
（二）、加大对中学档案信息化管理建设的资金投入。档案信息化建设需要软件及硬件设施的大力投入，这需要上级主管政府拨款还有学校管理层领导的大力支持。有了资金保障，学校才能拥有规范的综合档案室，才能采购相关的硬件及软件设备。要实现档案信息化，不仅仅是基础的软硬件设施，还要跟随电子信息技术的不断进步，对网络、档案管理系统、安全防火墙等进行升级，对电子产品更新换代，使之适应信息化时代的发展。
（三）、引进和培养高素质档案管理专业人才。学校要设立档案专业管理人员岗位，招聘引进具有档案管理专业的人才。档案管理人员同时要具备强烈的责任心、良好的职业素养和服务意识等职业要求。学校也要提供档案管理人员外出培训学习的机会，更新档案管理理念，掌握多媒体等信息技术，使其不断提升专业技能和信息化知识，将档案管理人员打造成具有双重知识机构的高素质档案管理专业人才。
（四）、加强档案信息化的安全管理，建立完善的安全管理制度。档案管理的最终目的是要实现其利用的最大化，实现资源共享。为了杜绝安全隐患，必须制定一套完善的安全管理制度，从每个环节保障档案信息的安全。第一要建立保密制度，如电子文档借阅审批制度、档案管理网络系统使用权限制度等等。第二要设置电子文件借阅权限。在制作电子文件时要保证借阅人只能以只读方式查看，以防被篡改或误操作，造成文件失真或损坏。第三要对定期对电子文件进行异地备份，避免因人为、自然灾害等因素造成档案丢失。第四要进一步完善电子文件和计算机设备的保管设施和环境，保持温度和湿度，防止存储介质的磁化。第五要升级计算机服务器和数据库的硬件设施，保证档案信息数据库在保存和运输过程中稳定、安全。
4 总结
综上所述，中学档案信息化建设是今后档案管理的趋势，要成功推行，需要政府部门、单位拥有高度赞同的态度，相互配合，上下一心，克服困难。逐步实现中学档案信息化建设的科学发展和创新进步。
参考文献
[1]冼其芬.档案电子化管理面临的问题及优化对策探讨[J].中国管理信息化，2013（14）：60-61.
[2]陈萍.浅谈档案管理信息化建设[J].建材发展导向，2011（6）：37.
当前音像档案管理的不足之处
技术落后造成资料缺损。传统音像档案以模拟信号存储在录像带上，使用寿命一般在20年左右，对保存环境的温湿条件要求极高。由于重视程度、资金等因素的限制，很多广电机构缺少必要的音像档案存储设备，没有防磁防潮设施；仓储库房里温湿度不能有效调控，造成磁带和录像变质、变色、发霉，导致音像档案声音、画面模糊，有些已无法使用。此外，音像档案资料在使用过程中，由于机器的接触磨损会造成信号不断衰减，使声音失真变形、图像抖动、有雪花波纹，视听质量大大下降。
制度欠缺造成管理失范。目前国内音像档案的管理方式多种多样。很多广电机构的节目在播出后就存入库房，成为档案资料。有些广电机构设置专门档案资料室集中管理，随时形成随时入库；有些机构则是各下属频道频率每年度移交一次；还有一些机构的音像档案是由频道和个人分散保管。目前，国内仍有相当数量的广电机构音像档案未能进行集中统一管理，甚至没有制订基本的管理制度，对于收集的音像资料，一些机构缺少专业的编号、编目工作，这给音像档案的日常保管和后续使用造成很大麻烦。
人才不足制约工作开展。与管理制度落后相对应的是音像档案管理专业人才的缺乏。广电机构的人事工作，只注重编导、记者、主持人等业务骨干的引进，而忽视了对音像档案管理专业人才的招录培养。有的基层广电机构没有专门的档案管理岗位；有的机构音像档案管理作为二线岗位，主要人员由一线采编人员转岗担任，很少进行上岗培训，因而缺少音像档案编辑、研究、开发所必需的技术和素质。这些做法直接导致音像档案管理、开发人才的稀缺，制约音像档案管理工作的有效开展。
加强音像档案的规范化管理
广电机构加强音像档案规范化管理，既要重视存储介质、库房改造等硬件设备建设，又要建立专门的规章制度，改善软环境，缺一不可。
强化硬件：数字化存储+网络化传输。与传统介质相比，数字化技术简化了音像资料的存储、检索和使用，它把音像档案以数据信号的形态存储在媒介中，具有存储量大、安全性高、格式统一等优点，用户可以通过互联网随时随地调用档案信息。广电机构可以将节目管理作为建立统一管理平台的切入点，整合出节目流转的最佳工作流程方式，并由此实现资源共享，逐步实现数字化管理。
对于广播电视机构的生产运营来说，音像档案的信息化功能不能仅局限于资料的存储，更重要的是为电视节目的生产服务。电视媒体档案管理系统必须是一个能与节目制作网相关联、全面的网络管理体系。在节目的采编过程中，一方面可以在媒体音像档案管理系统上直接查阅音像档案，进行直观的节目采编；另一方面可以利用原有的计算机软件管理系统检索、调用所需数字节目素材。数字化存储和网络化传输，能提高业务部门的工作效率，有利于实现音像档案的价值增值。如英国 BBC 电视台在购买纪录片《故宫》后，将片中画面打散，按“门窗”“房柱”“庭院”等不同的主题分门别类，放在“艺术画廊”网站上销售，价格比成品节目高出数倍。
优化软件：制度建设+规范管理。当前，我国社会处于重大转型时期，音像档案管理工作也面临着法制化、规范化改革，因此，广电机构档案管理方式，必须尽快转变到以依法管理为主的轨道上来。2001年12月25日国务院了修改后的《音像制品管理条约》，这是建国以来专门针对音像制品制定的管理条约，是广电机构进行音像档案管理的法律依据。
各级广电机构必须从音像资料的收集整理、归档保管、统计鉴定等方面，建立严格的制度，防止珍贵档案遗失。档案管理部门要对音像档案的拍摄、收集、归档、保管、利用等制订统一的规范标准，根据实际情况，制订音像档案管理使用工作框架，使音像档案工作有规可依，对不按规定移交的单位和个人做出必要的处罚。
创新音像档案管理机制
建立动态管理机制。传统音像档案管理以储存为基本功能诉求，扮演的是仓库的角色。音像档案资料在各个台和频道分散管理，导致高额管理成本，并限制了珍贵资料的流动使用，难以达到资源共享，影响广播影视事业产业的长期发展。
随着“云”计算、视频流等新媒体技术发展，广播电视档案的多种经济价值、社会价值和战略资源价值越来越受到广电机构的重视。中央电视台原台长赵化勇认为“录像资料是取之不尽的金山，看你怎样去开发它”。怎样管理和使用好海量音像档案，建立以生产性、效益性为指导的动态管理机制，深入发掘音像档案资料的内在价值，形成广电媒体新的收益增长点，是广电机构档案管理部门工作的根本出发点。
建立科学管理机制。音像档案的科学化管理建立在统一的数字存储和网络平台之上。在软环境上，需要建设统一的编目标准和科学高效的管理规范，建立一整套完备的音像档案管理系统。
对于国内的广电机构来说，音像档案科学化管理不仅局限于资料存储，更重要的是为集团日常生产经营提供资源支撑，是内容生产的一个重要环节。音像档案管理系统跟全台网无缝连通，形成与节目制作网络相匹配的网络体系，理顺档案存储和使用流程，实现档案资料边际效益最大化。美国CNN新闻网就对拥有版权的音像资料进行科学化管理，实现了音像资料存储、管理、访问的数字网络化，音像档案资料的社会价值和经济价值被深入发掘。
建立集约管理机制。目前，社会化大生产已经成为广播影视产业发展的主要模式。随着产业分工不断深入，广电机构必须改革原本分散的档案管理模式，遵循音像档案管理的规律，完善音像档案管理体制机制。必须建立健全音像档案管理的长效机制，完善音像资料的收集、整理、编目、查询、使用等制度，确保音像档案完整收存、科学管理、合理利用，减少不必要的非生产性损失。采用统一平台、统一标准进行规范管理，优化音像资源配置，实现集约化管理。
实现音像档案资料的集约化管理，还要建立一支适应产业发展的高水平、专业化的管理人员梯队。广电机构设置专门的音像档案管理部门和岗位，通过上岗培训和继续教育，提高管理人员的业务水准，建立完善的招录、培训、上岗、考核机制，并通过多种方式提高档案管理人员素质。
（作者单位：杭州文广集团）
栏目责编：黎 莉
参考文献：
1.徐卫红：《对广播电视档案信息化建设的思考》，《上海档案》，2010（11）。
2.邹利群：《新形势下档案工作的难点及对策》，《湖北档案》，2007(07)。
关键词：房产档案 信息化 发展趋势 分步实施
随着城市建设的飞速发展，房地产业显现出强劲的发展势头，房产档案的数量急剧增加，档案的利用率也大幅度提高，传统以手工处理为主的纸质档案管理模式愈来愈暴露出工作效率低下、信息共享困难等弊端，无法满足房产档案动态管理的需要，如何将先进的计算机技术手段与现代档案管理理念相融合，提高房产档案利用价值，成为目前急需解决的问题。通过几年的探索实践和不断改革创新，我们的档案管理已从传统目录式管理，逐步实现了数字化和电子化管理。
1.前瞻考虑，立足实际、顺应档案信息化发展的必然趋势
1.1加速推进房产档案信息化建设的重要性。以前我区房产登记发证虽实现了计算机系统管理，但房产档案管理还采用了人工整理、纸质档案保存、人工查找与计算机检索并存的信息条结合目录管理方式，已落后形势发展要求。房地产管理部门唯有及时掌握房产档案信息，确保权属信息的真实安全，实现房产权属档案的数字化，才能真正行使好人民赋予的重责。因此，加速推进房产档案信息化建设工作，建立起一套立足实际、完善、安全、快速的房产档案信息系统，是促进我区房地产业持续、健康发展的重要手段。
1.2加速推进房产档案信息化建设的紧迫性。近几年来，房地产业已发展成为我国举足轻重的支柱产业，房地产管理部门在宏观经济发展和调控中的地位愈来愈突出，责任也愈来愈重大。房产档案经常地被查询、翻阅和复印，对档案原件人为的触摸污损和在静电复印过程中光照带来的危害及机械损伤，使得原件寿命大大减少，原件的有效保护和公众服务也迫使档案的信息化建设加速推进。
1.3加速推进房产档案信息化建设的艰巨性。实现档案信息化建设绝不是一个阶段性的工作，我们档案室现有库藏档案二十多万卷，如要建立与纸质档案（原件）一致、同步更新的电子文件复本，需构成海量存贮的房产权属电子档案数据库。通过计算机网络，支持房产交易、抵押、登记发证等业务的档案生成、电子化查询、档案调阅， 以及满足社会各界的档案电子化查询，需要我们将历史资料精心整合成可供利用的信息化资料，来不断满足规范管理，服务创新的需求。
2.分步实施，梯次推进，搭建技术先进，通用性强的档案管理信息平台
2.1全力以赴完善房产档案信息采集平台建设，实现档案信息数字化
为稳妥做好档案资料物理形态，符合信息化环境和目标的转化，我处与台州市房地产管理处一起研制开发出能充分体现房产档案原貌的数据采集整理、扫描录入的数字房产管理共享系统，通过整理录入至系统内，将实体档案案卷利用扫描仪进行图像采集扫描，对历史久远、不宜扫描的纸张采用数码相机拍摄，形成图像数据保存在计算机中，建立电子影像档案。实现图档有机结合，使档案信息组织形式发生本质变化，由原先的纸张上顺序的、线形的方式转变为计算机的直接的、网状的方式，使档案“数据仓库”丰实起来。
2.2稳步推进房产档案信息存储处理平台建设，实现档案信息接收、传递、存储和提供利用一体化
要实现档案信息化建设，必须要加强数据库建设，因为数据乃档案信息化建设的重要组成部分， 是信息资源之所在。我处数字房产综合信息数据库系统采用Browser/Server（浏览器/服务器）和Client/Serever（客户/服务器）相结合的模式，分三层体系架构，分别建立产权产籍综合业务数据库、实物影像数据库、政务综合数据库及图形数据库。
房产档案管理系统采用先进的计算机数码成像技术，采用数码影像为基础的全数字化档案管理、集中管理体系下的档案网络化管理手段，实现档案影像信息共享，无纸化的办公体系。设有档案日常入库、档案录入管理、档案利用管理、档案查档管理、档案注销管理、档案后期维护、虚拟库房管理等七大模块，通过该系统，把档案管理所有业务全部纳入了微机管理。系统采用简洁的单窗口方式，人性化设计的人机交互界面，避免用户纠缠在多窗口中，易于档案工作人员更能轻松地掌握和维护，使我们的档案信息化系统软件应用得心应手，充分发挥出管理数据库的强大功能。
2.3严密布局房产档案信息传输平台建设，实现档案信息网络化
一、基建档案管理的重要性
到现在为止，我国有很多人已经在基建档案管理的领域进行了深入的研究。他们认为基建档案的管理工作是十分重大的，只有管理和保护好档案，才能够将这些工程方面的精神文明保存下来，方便人们阅览。如果管理不当，很有可能会造成基建档案的损坏，这样基建档案的数据就会面临越来越少的情况，因此，基建档案的管理人员最重要的任务就是保护好这些档案。有人认为基建档案的阅览对于档案的完好保存来说会有一定的威胁，这种威?{体现在档案的搬运过程以及翻阅的过程中，在搬运的过程中，档案管理人员一定得要清点好，避免档案的丢落，在搬运的过程中，应该将相同类型的档案放在一起，既方便基建档案管理人员记录和整理，还能够让使用者清晰明了。在基建档案的使用过程中，人们应该对档案进行爱护和珍惜，因为基建档案是要长期保存的，当建设项目过程中出现任何问题，基建档案都需要派上用场，所以基建档案的保护和保管是十分重要的。在使用基建档案的过程中，使用者与档案会进行直接的接触，档案管理人员要呼吁使用者进行文明阅览，在阅览的过程中不能够随意在档案上乱花，也不能够折角，不能够做任何损害档案的行为，一旦发现这种行为，就要给予严肃的警告。总之，基建档案的保护是档案管理人员最大的责任，档案保存完整，我国的精神文明才会一直延续下去。基建档案的管理需要引起人民足够的重视，即将档案的管理对于加强工程项目的建设力度有很好的作用，对于后人对之前的工程进行调查了解也十分重要，因为基建档案是我国工程建设的结晶，能够以直观的形式呈现给人们完整的数据。
二、现代化管理手段在基建档案管理建设中的应用策略
1、做好应对紧急事件的措施
利用现代化做好应对基建档案管理中的紧急事件是十分重要的。人们在对基建档案进行借阅之前基建档案的管理部门应该进行详细的计划，明确出现意外情况以后档案的负责人以及承担后果的人员，做到权责分明。其次，还应该预防一些可能出现的人为伤害，例如有人故意纵火，故意抢劫等等。这些情况都应该进行提前的预测。认为情况是可以预防的，可以做好安保措施，必要的时候要有武警监督，自然灾害是不可避免的，应该事先明确责任制度。在进行基建档案管理之前应该提前检查所有的设备，例如监控设备，防火设备，电子设备，音响设备等等，如果设备发生了故障，应该有维修人员在场，及时对故障设备进行维修，将影响降到最小。其次温度和湿度对基建档案管理的影响也是很大的，必要的时候适当的调节一些温度和湿度，一方面保证所有的设备正常运行，基建档案得到好的存放，另一方面还可以保证基建档案能够长期的正常存放下去，既然能够预测到基建档案的管理过程中所有可能发生的危险，就要有应对这些危险的措施。例如在基建档案借阅的过程中，会用到电子设备，如果设备出现故障要找到工作人员进行及时维修，如果资料丢失应该用备用的资料库；每个操作环节都应该有专门的负责人员，当某个环节出现问题，就应该找到负责人的工作人员，进行适当的修复措施；在开始借阅以及结束的时候都会转移基建档案管理室，基建档案在转移的过程中很可能会发生意外，因此就需要找到正规的运输公司，这样能够在很大程度上保障基建档案的安全；如果基建档案在存放的过程中屋内发生渗水情况，就应该及时转移基建档案，消除造成渗水的源头，让基建档案受到最小的伤害，修复好后再将基建档案放回原来的地方，保证相同的情况不会再次发生；当基建档案被昆虫及微生物的破坏后，应该先检查被破坏的基建档案，然后挑出来，将保存完好的档案与被破坏的基建档案分开，防止好的基建档案被破坏，然后处理受到破坏的资料，等到环境恢复后在进行归类；如果在基建档案的管理过程中发生火灾，一部分人负责转移电子设备，因为电子设备如果有火苗靠近，可能会造成更大的伤害，其次应该转移保存完好的基建档案，防止好的基建档案被烧坏，一部分人用灭火器进行灭火，在灭火的过程中应该使用干粉灭火器或者气体灭火器，不能够使用液体灭火器，液体灭火器会对基建档案及档案造成一定的破坏，因此要用适当的方法来处理特殊的情况，在处理火灾的时候要将人们的安全放到第一位。所以人们应该利用现代化管理手段做好应对基建档案管理中的紧急事件。
2、利用现代化管理手段对基建档案进行规范化管理
现代化管理手段在基建档案管理建设中的应用需要得到人们足够的重视，在我国的工程建设中，每一个参建部门都应该设立相应的档案室，并且对基建档案进行规范化管理。为了更好的管理基建档案，相关部门应该做到以下几点：
（1）在存放基建档案时维持适当的温度和湿度
基建档案在存放的时候存放地点的温度不应该超过二十摄氏度并且不高于十五摄氏度，温度过高会对纸张以及特殊材质的书籍造成一定的破坏，温度过低容易使纸张发生皱缩现象。基建档案在存放的时候湿度应该维持在百分之五十到百分之六十之间，湿度过低会使纸张发涩，翻页的时候容易撕裂，湿度过高会使纸张受潮，严重的时候还会发霉。因此保持适当的湿度和温度是非常重要的。这样才能够将基建档案长期的存放下去。
（2）出借基建档案及时归还
在进行基建档案借阅的时候应该提前对需要出借的书籍进行登记，在出借的过程中借阅人员应该给予最好的保护，借阅完以后应该及时向相关部门归还基建档案，最多不能够超过七天。在归还基建档案以后，应该将档案存放在仓库中，仓库中应该配有安全装置，并且仓库内的温度和湿度应该也是适宜的。对于一些特殊材质的基建档案以及没有备份的基建档案，应该尽量减少借阅的次数。
（3）基建档案目录应该完整且准确
基建档案的目录登记是十分重要的，也是管理过程中必不可少的一个环节，对于基建档案的管理有重要的意义，因此基建档案的目录应该是十分准确的，在进行保管之前要经过反复的确认，其次目录应该做的精细一些，让人们看上去更加清晰明了。目录在保管过程中以及借阅过程中都有很大的作用，因此，目录的制作一定要十分精细，所有的目录都要存档，一方面便存档，另一方面方便记录。
