时间：2023-06-07 09:14:32
关键词 广西 民办 高校 文书档案
我国“档案”的历史可以追溯到公元前的殷商时期，距今已有三千多年，国之精华，国之荟萃，国之痕迹都体现在了档案里面。自古以来我国就非常重视文书档案的保管，使中华民族数千年的历史得以延绵不断的记载。而民办高校的文书档案是学校发展的原始记录，是学校成长中的种种记载，也要受到重视和集中统一管理。
民办高校大都是自筹资金办学，没有公办学校强大的政府财政补贴做后盾，所以在广西，很多民办高校对档案工作都不重视，出现了责任不明确，档案管理制度不健全，档案基础设施不达标，档案工作人员素质不高等现象，造成了各种珍贵文书档案散落于各科室，甚至掌握在部分教职员工个人手中。2016年，中共南宁市委员会办公厅、南宁市人民政府办公厅于2016年1月25日印发了《南宁市关于加强和改进新形势下档案工作的实施意见》（南办发（（2016）号）。《实施意见》是南宁市首次以市委、市政府两办文件联合印发的加强档案工作的重要指导性文件是市委、市政府高度重视档案及档案工作的具体体现。政府的硬性条件使得广西民办高校的档案工作得到了高度重视，2016年，广西民办高校的档案事业迈出了艰难的第一步，不久的将来，将会是一派兴兴向荣的景象。
1民办高校文书档案管理的内容
（1）高校文书档案记录著高校发展的各种信息，反映学校主要职能活动和基本历史面貌，主要包括学校的教学管理、科研、社会服务、改革创新、重大会议、重要举措、下发文件等多方面内容，对学校教学、科研、管理、社会发展、历史研究等具有利用价值的文件材料；（2）学校在各项活动中形成的对维护国家、学校和教职工权益具有凭证价值的文件材料；（3）学校需要贯彻执行的上级机关、主管部门下发的指示、规定、办法、批复等；同级机关的文件材料；下级机关报送的重要文件材料；非隶属关系单位发来的需要执行或查考的文件材料；（4）其他对学校工作具有查考价值的文件材料。
2广西民办高校文书档案管理存在的问题
（1）对档案工作不够重视。很多民办高校的主要领导对文书档案的地位、作用及其重要性认识不足，领导干部主要注重教学的管理和学生的管理，对于学校的档案管理工作无暇顾及。对文书档案管理重视、支持不够，档案工作没有列入年度工作计划，未成立档案工作领导小组；同时分管校领导对档案工作日常检查督促少，没有认真解决档案工作中存在的困难和问题；对档案法律法规的学习宣传重视不够。
（2）没有严格依法管理文书档案。广西很多民办都没有按法律要求集中统一保管学校的文书档案，档案仍散存在有关科室或经办人手中；档案安全意识淡薄，全年未开展档案保管安全检查工作；未做到整理、阅览、库房三分开，有的甚至在档案室中堆放杂物；部分民办高校档案管理制度没有健全，有的制度没有上墙。
（3）文件内容多而杂，分类管理难度大。由于归档文书涉及教学管理、科学研究、党建、后勤、财务等多个方面，还包括上级和学校内部印发的各类红头文件、会议纪要、协议等重要文件，资料的形式（如：照片、光盘、硬盘、网盘）越来越多元化，对于各种各样的文件，不能够做到详细分类，仅仅做了一些大致分类，在查找某个文件时，需要把整个相关大类的文件翻一遍，浪费了大量的工作时间。
（4）档案室不符合规范。广西民办高校档案室设施设备普遍比较简陋，如没有配备除湿机、防磁柜、温湿度记录仪等档案管理必需的设施设备；温湿度无法达到规定要求，档案的安全保管和保护存在严重隐患。
（5）档案工作机制落实不到位。主要体现在民办高校对档案工作认识不到位，没有按要求建立健全档案领导机构及档案管理网络，监督和指导力度不够，造成学校档案工作滞后；档案人员和档案实体交接时未能履行好交接手续，造成档案积压，管理混乱，直接影响了学校档案工作的开展。
（6）档案队伍稳定性和综合素质不够。广西很多民办高校文书档案工作人员身兼数职、变动频繁，直接影响了档案管理工作的持续性和稳定性；甚至有些学校根本就没有专业的文书档案管理人才，再加上档案传阅制度的不健全，一些重要的文书档案在借阅后不能如期归还，导致文书档案流散在个人的手里，甚至出现丢失现象。
部分民办高校文书档案工作人员培训不足、业务不精，工作主动性不强，导致归档文件的整理、分类和保管期限划分等问题上不够准确，档案不按时立卷归档和未及时移交等情况时有发生；个别档案工作人员责任心不强，存在随意应付了事思想。不督促借阅人填写文书借阅登记表，时间一长，文书档案就容易遗失。就会造成档案室的文书档案资料不齐全。
3提升广西民办高校文书档案管理水平的建议
（1）学校领导要重视文书档案工作。主要领导和分管档案工作的领导要充分认识文书档案工作的重要性，切实重视、支持和关心档案工作，把档案工作纳入学校年度工作计划和目标考核，建立健全学校档案管理制度，完善人员选配、设施设备配备、资金保障，确保档案工作正常开展，完善档案管理网络；同时，民办学校要加大对《中华人民共和国档案法》、《关于加强和改进新形势下档案工作的实施意见》以及《档案管理违法违纪行为处分规定》（第30号令）的学习和宣传力度，可以通过学校微平台推送专题、开展主题学习会、印发宣传资料、宣传海报以及播放相关视频等形式，深入开展档案法律法规的学习和宣传，切实增强学校教职工特别是领导干部依法治档、依法管档意识，提高执行档案法律法规的自觉性，提升民办学校档案管理的法制化、制度化、规范化水平。
（2）加大投入，保管条件不断改善。广西民办高校要加大资金投入，成立综合档案室，对学校的文书档案实行统一管理；设立独立的档案库房，实现库房、查阅和整理室“三分开”；库房设施配备齐全，管理规范，档案整理用具符合国家标准要求，保证档案集中统一安全保管，为档案工作创造良好的环境。
（3）加强档案管理网络信息化建设。随着科技化、现代化、自动化、信息化的到来，高校应当做好电子文件的归档与接收、存储与备份工作。如文本文件、图像文件、音视频文件等采用数据库存储目录存储、光盘存储等。可以建立一个从系统备份、数据库备份、网络备份到电子原件备份的有效备份，保证档案管理的完整性。
借助于校园管理平台搭建一个档案信息管理系统，对各级访问权限进行权限设置，不仅可以实现档案管理网络信息化，还可以提高文件归档和查阅的方便快捷性。方便、高效、快捷的信息化文书管理系统，可以更好地解决归类难的问题。
（4）加强档案工作队伍建设。民办高校要加强文书档案工作人员的选配和稳定性，确保专（兼）职档案管理人员必要的工作时间和工作条件；注重培养文书档案管理人员的职业道德修养，因为文书档案有部分文件属于机密文件，必须确保文件的机密性，要守得住纪律。又要确保文书档案管理的准确性、时效性、应用性。
完善档案工作组织架构，成立档案工作领导小组，加强学校档案工作的业务监督和指导；并积极组织专兼职档案工作人员参加档案业务知识培训，丰富文书档案管理人员的专业知识。到区内外同类高校参观学习，借鉴先进科学规范的管理方法，座谈研讨适合符合现代化档案管理要求的档案管理模式，同时可邀请专业人员来校开展档案工作管理培训，提高学校档案工作队伍的业务素质和工作能力，确保档案工作有序开展。
（5）切实开展整改提升工作。广西民办高校要认真履行文书档案管理的各项职责，针对年检中存在的问题，要认真组织档案管理人员进行全面自查，查缺补漏，整改提升，尤其是学校领导要高度重视，制定整改方案，强化工作措施。
（6）建立完善的档案收集与管理制度。为了保证档案的整体质量，根据档案的保存价值与意义进行分类，明确文书档案收集的范围、时间及保管期限，严格按照公文的行文标准，进行装订、收集存档。
关键词：办公室；文书档案；管理；利用
文书档案作为单位的重要历史凭证，做好文书档案管理和利用，是充分发挥人社局办公室参谋助手作用必不可缺少的重要一个环节。近年来，随着档案事业飞速发展，以及单位文书档案管理工作制度化、规范化、科学化水平的不断提高，文书档案管理和利用工作发挥着越来越重要的作用。所以，结合我就自身工作实践及思考，就如何做好人社局办公室文书档案管理和利用谈几点体会。
1 加强文书档案工作的基础条件
文书档案作为局工作的重点之一，领导要高度重视办公室文书档案的管理，充分认识文书档案管理在单位发展建设中的重要作用，为文书档案工作提供组织保障、人员保障和物资保障。要随着单位的发展，不断加大档案管理硬、软件设施的投入，配备档案管理所需硬、软件设施，加强文书档案室的硬、软件建设，完善基础设施，为文书档案工作提供人力、物力、财力保障，此目的是为充分保障文档案管理工作的顺利开展。
2 提高文书档案管理人员素质
常言道：“好马要配好鞍”，文书档案管理工作固然重要，文书档案管理工作需要配备业务技术强、政治思想好、综合素质硬的固定管理人员，选派工作细心、耐心、有责任心的党员同志或党性较强的其他工作人员负责文书档案工作。同时，文书档案管理员要突破那种仅仅作为档案“收集员”、“保管员”的狭隘观念，主动为人社局领导正确决策提供可靠依据，为业务发展、科研提供依据，为人社局的精神文明建设和发展建设服务。要做到这些，光要有爱岗敬业、耐心细致的工作态度还不够，还必须系统学习《档案法》、《档案法实施办法》等系列法律法规，按照文书档案管理工作关于统一管理、完整安全、便于利用的原则要求，努力提高文书档案管理方面的业务修养和自身素质修养。
（一）加强知识修养。现代文书档案管理人员首先必须具备丰富的专业基础知识和较为广泛的社会科学与自然科学知识，可充分利用各级组织的档案法规培训、继续教育、网络教育和个人自学等手段进行档案业务知识的学习，也要自觉地、全面地加强知识修养，拓宽知识面，学习新技术和相关领域的知识，开阔视野，增长技能，为单位提供精准的、丰富的、真实的具有较高价值的原始资料，努力让由自己经手、处理的文字材料，形成具有较高水平和利用价值的文书档案。
（二）加强技能修养。档案是一门专业性很强的工作，从档案的收集、整理、保管、鉴定、统计到提供利用、进行编研等都有一整套的完整理论和工作方法，档案人员要注重自我完善，熟练地掌握计算机理论知识和操作技能，使自己能熟练使用各种现代信息工具，为更快、更好地开发档案信息打下牢固的技术基础。同时，还必须具备较强的信息获取能力，不仅要熟练、快速地获取本室所藏的档案信息提供给利用者，还要引导利用者获得更多的档案信息，为利用者提供优质的服务。
（三）加强职业修养。文书档案人员直接管理和掌握着文书档案内容，了解人社局文书档案的秘密，因此，必须要求档案管理人员具备过硬的职业素质，较强的责任心、事业心和高度的保密意识。不仅要有严谨的工作作风，使由自己经手的事件件件有头有尾，手续清楚，保证档案的齐全完整，而且还要防止“无形”储存在头脑中的秘密泄露。
（四）加强政治修养。文书档案管理工作是一项复杂且细致的工作，从档案的收集到科学整理、安全保管、价值鉴定、登记统计、提供利用等，都需要文书档案管理人员付出艰辛的劳动，是一项既平凡又单调、乏味、枯燥的工作。要做好档案工作，文档人员就必须具备忠于职守、任劳任怨、不辞辛苦、一丝不苟、无私奉献的品德修养和过硬的政治素质，要甘于寂寞，乐于平凡，甘当无名英雄。
3 强化文书档案质量管理
（一）严格执行档案管理标准。文书档案管理员要通过认真学习归档文件整理操作规范，按要求建立案卷目录和统计台账，以科学的原则和方法对档案进行收集、整理、鉴定、编目、保管、检索、统计、编研、利用。结合人社局实际，拟定相应工作计划和制度，采取强有力的有效措施，规范档案管理工作。
（二）加强档案管理业务指导。文书档案管理人员除积极参加档案部门组织的理论学习和业务培训外，还应经常到各科室对兼职档案管理人员进行业务指导，通过边学习、边实践，参加档案部门组织的培训学习，不断提高人社局文书档案管理质量。要突出重点，规范文书档案行文和移交管理。指导各科室认真按文书档案规范行文，各科室、各部门文书档案移交时应严把质量关。按照有关标准对上交归档的档案认真逐一检查，凡档案不符合要求的科室，均要求兼职档案人员一起随档入库负责达标。
（三）加强文书档案安全管理。按档案管理的时限要求归档管理，规定查阅权限和程序，由专人负责认真做好查阅记录，做好保密性工作，掌握调控好文书档案室温湿度，做好防火、防水、防潮、防盗、防虫蛀等安全管理工作，真正为档案管理工作上一把“安全锁”。
4 加强文书档案开发利用
（一）认真编撰档案信息资料。办公室文书档案看似简单，但文书档案管理工作人员要在工作中主动创新，不断创新，展示在各级领导和社会各界的大力支持下，人社局全体干部职工共同奋斗的光荣发展历程。例如，可组织编印《人社局组织沿革》、《从社局大事记》、《人社局荣誉汇编》、《人社局专题汇编》、《人社局制度汇编》等系列资料汇编。
（二）充分利用档案信息资源。一是利用档案信息资源向人社局及上级主管部门提供各种信息数据，为人社局管理决策和制订规划、计划、工作总结、实施措施等提供真实可靠的档案信息。二是利用档案信息资源，为制定人社局工作质量评价、科研、论文撰写等提供信息资料。三是利用档案信息资源，为经济责任审计、自查、项目建设和工作检查等提供相应的档案资料。四是利用档案信息资源，为机关事业单位人员提供相应的文件资料。
在我们日常工作中，为处理各种事务、沟通各种关系，组织与组织之间，组织与个人之间都要发生这样或那样的联系，而这些联系通常以信函的形式实现。因此，这些从一定实用目的出发，逐渐形成的具有相对规范格式，用以处理各种事务，沟通各种关系的文字材料，都被称为文书。对文书的管理是现代办公室管理工作中不可或缺的一部分，而办公室文书档案收集与归档工作是否有效，在很大程度上决定着信息的传递是否准确，以及事务的处理是否顺畅。
二、办公室文书档案概述
国家机关、团体、企事业单位在党务和行政事务管理活动中，直接形成的，由命令、指示、决定、通告、公告、请示、报告、批复、通知、函、会议记录、简报、计划和总结等通用文书直接转化形成的档案，称为文书档案。而在办公室档案管理工作中，不是所有的文件都需要归档，转化为文书档案，只有满足办理完毕、具有保存价值、经过系统整理这三个条件的文书才能归档为档案。所谓办理完毕，即文件的处理程序已经完成，如发文在登记发出以后，就算办理完毕，收文承办结束后就算办理完毕，所以正在办理阶段的文书不能进行归档处理。所谓具有保存价值，即保存的文件应该对各部门的工作具有理论和实践价值，而那些对今后工作没有考查和利用价值的文件，如临时性、事务性文件和与本单位无关的文件，按照国家规定，不得归档保存，所以也就不能成为文书档案。所谓经过系统整理，是指归档文件只有按照规范立卷或按件整理编目后，才能转化成为档案，而那些未经系统整理，杂乱无章的文件只能算是积存文件，不能算作档案。
三、办公室文书档案收集与归档工作管理探索
（一）办公室文书档案收集工作的探索
在单位，为了做到档案收集完整、齐全，档案室和档案管理人员需要从文件形成阶段就关注其完整性，并监督文件管理的全过程。如果发现了问题，则应尽快通过有关的领导建立、健全制度，帮助本单位文书部门、承办部门和相关人员堵塞在文件形成、传递、处理、归档过程中出现的漏洞。因此，只有文件齐全了，档案收集工作才能得到基本的保障。
1.文书档案收集的涵义。文书档案的收集就是相关人员按照工作规定，通过例行的接收制度和专门的征集方法，把分散在各机关、部门、个人手中的资料，集中到单位办公室的档案科室以进行科学的管理。因此，档案收集是贮存档案信息资源的重要途径；是实现档案集中统一管理的重要手段；是档案管理其他业务环节的基础；是决定档案存在和发放的前提条件。
2.文书档案收集工作的内容与要求。办公室文书档案收集的主要工作就是档案室对本单位需要归档档案的接收。在接收过程中，档案人员应达到以下工作要求：丰富和优化档案内容；加强档案室外工作的调查和指导；确保入室档案的标准化；归档档案应当齐全、完整。只有在达成这几项要求的基础上，才能达到档案收集工作的“数量充分、质量优化、结构合理、工作及时、体现特色”的总要求。
（二）办公室文书档案归档工作的探索
根据《中华人民共和国档案法》第十条之规定，“对国家规定的应当立卷归档的材料，必须按照规定，定期向本单位档案机构或者档案工作人员移交，集中管理，任何人不得据为己有。”由此可知，对办公室文书档案的收集与归档，不仅是企事业单位工作文书工作的重点，也是国家保证文件管理工作质量的客观要求。
1.文书档案的归档的原则。文书档案的归档工作应遵循以下三个原则：第一，保持文件之间的历史联系，即文件在来源、时间、内容、形式上要存在一定的联系；第二，在前任工作的基础上开展新的整理工作，即工作人员应充分利用前人整理的工作基础和档案形成的自然基础，切忌随意拆撒原有的文件体系重新整理档案；第三，便于保存与利用，即工作人员在整理档案过程中，要保证档案的可查找性和可利用性。
2.文书档案归档的操作流程。文书档案归档在实践中主要包括以下流程：分类，即工作人员在整理档案前，按照相应的标准对档案进行分类。常见的分类法主要有年度分类法、机构分类法、保管期限分类法等，这几种分类方法在工作过程中通常组合使用，以保证档案类别清晰。装订，即工作人员要对档案进行拆钉和修裱处理，而在维修破损档案的过程中，应尽量保持文件的原始面貌。排列，即工作人员在完成装订后，应该在分类方案中的最低一级类目中，根据一定的方法确定归档文件的先后次序。最常用的排列方法为时间顺序法，这种方法不论是针对同一事务的发生顺序，还是针对不同事务的发生顺序均具有很强的操作性。编号，即工作人员要将每份归档文件在全宗中的位置标识符号，并以归档章的形式在归档文件上注明，这一环节主要是为后面的编目工作做准备。编目，即编辑归档文件目录。在工作中，编目应该以“件”为单位进行，在文件目录中一件只能体现一个条目，如来文与复文作为一件时，在归档文件目录中，只能对复文进行编目。装盒，即工作人员应该严格按照件号的先后顺序将档案装入档案盒，同时要保证档案盒的顺序与归档文件目录中相应条目的排列顺序一致，以便于档案查找、使用。
四、结语
关键词：PDCA循环原理；医院；文书档案管理
为了顺应我国医疗卫生事业的快速发展，我院提倡全院运用质量管理工具实现对工作质量的持续改进。档案管理作为医院评审的必要条件，备受医院的重视和关注，因此明确档案管理工作在医院管理中的重要作用和地位[1]。本文提出在规范医院文书档案管理工作中应用PDCA循环原理，可以提高文书档案质量，促进医院文书档案工作的有序改进和创新。
1医院文书档案管理存在的问题
面对卫生部将医院文书档案管理纳入医院评审的新要求，我院为了提高医院文书档案管理质量，分析我院医院文书档案管理存在的问题，通过发现问题、解决问题，在不断的解决问题中发展。我院文书档案管理存在的问题主要有以下几方面问题：
1.1缺乏管理制度 当前医院档案管理制度不完善、不健全，科室的文书档案管理意识薄弱，缺少档案统一管理的意识，并且存在不严格执行档案管理规章制度的现象。部分行政部门更是办理文件效率差，不能及时将上级文件上交办公室，甚至为了科室查询方便，自行留存本科室。加之档案档案管理人员不固定，容易造成资料缺失或者丢失。
1.2硬件设施差 医院办公条件的限制，造成部分医院文书档案管理科室无独立的办公空间，并且没有相应的专用档案存储电脑、扫描仪等设备，不能实现档案管理信息化要求。同时医院对文书档案管理重视度不够，对其的资金支持和投入较少，限制了文书档案管理工作的发展[2]。
1.3管理人员综合素质差 多数医院文书档案管理人员属于非专业人员，缺少专业的知识，并且对新知识的应用不足，从而造成文书档案办理不及时，归档不合理等问题。或者文书档案管理人员工作积极性差，档案管理工作不认真，不能全身心的投入到文书档案管理工作中。同时管理人员综合素质差，归档过程中不严格遵守文书档案管理要求。
1.4拓展应用 医院文书档案管理人员自身操作水平差，对于信息化管理手段不能熟练应用，造成信息检索慢、工作效率低。同时在文档资料开发利用过程中，档案管理不全面、不系统，导致文书档案资源浪费现象，缺少具有科研成果的档案管理内容，出现文书档案管理轻重失衡现象，不能发挥文书档案管理的价值[3]。
2 PDCA循环原理的探索应用
PDCA循环原理是指通过制定计划、执行计划、检查结果、处理问题等工作的循环过程。在管理活动中应用PDCA循环，可以不普遍提高管理质量和工作效益。在医院文书档案管理中应用PDCA循环原理，我们应该严格遵循PDCA循环原则，使医院文书档案管理质量以车轮式提高，促进医院文书档案管理高效规范化的实现。
2.1制定计划 针对医院文书档案管理存在的问题，制定注针对性的对策。主要体现在以下几方面：为医院文书档案管理科室配备标准化的档案办公室；综合分析确定新建档的方案；配备专门的电脑、打印机、扫描仪等档案管理专业设备；加强对档案管理人员的培训和学习，提高工作人员档案管理的专业技能；建立完善健全的文书档案管理制度，明确岗位职责[4]。
2.2执行计划
2.2.1将纸质文书档案转化为信息化档案，可以通过扫描方式进行。对于需要录入的内容，不能随意更改档案内容，并且对档案进行严格分类和归档。转变传统的文书档案管理观念，正确认识档案管理信息化的重要性。
2.2.2综合我院文书档案管理现状以及医院的实际情况，制定科学合理的档案管理制度，明确各岗位人员职责。同时明确规范文书档案管理流程，为文书档案管理提供制度保障和依据。
2.2.3严格医院文书档案管理人员的聘任制度。招聘人员必须是专业从事档案管理人员，并且经专业培训取得档案专业上岗证。通过不断的招聘，提高档案管理人员综合能力和专业水平[5]。
2.2.4加强对文书档案管理人员的培训，定期对档案管理人员进行培训，提高管理人员的档案管理意识，培养档案管理人员专业能力。通过组织学习和培训，对医院文书档案管理人员进行考核和评估。培养档案管理人员规范化的工作流程，保证档案管理内容和分类的齐全。
2.3检查结果 依据PDCA循环工作原理，对医院档案管理工作进行评价。检查医院档案管理应用PDCA循环原理建设的档案管理制度、制度落实情况、文书档案办理效果以及归档分类情况。结合医院文书档案评审工作的不断深入，通过自查和检查、定期检查和不定期检查、跟组检查等方式，科学合理的检查文书档案管理质量。结合检查结果，制定评审方针，并就发现的问题提出整改措施。同时及时跟踪整改效果，分析整改措施的可行性，从而有效促进档案管理质量的持续改进。
2.4处理问题 定期开展档案管理工作研讨会，及时发现计划、执行以及检查中存在的问题，分析发生的原因，并且明确调整措施的重要性，保证文书档案管理工作向着标准化、规范化方向改进。特别是对于文书档案办理流程，应该及时改进，保证文书档案按时限办理，不断提高当日办理率、三日归档率。同时，办公室组织相关人员进行经验总结，促使档案管理的具体工作逐步进入一个更高层次的质量循环过程。
3总结
综上所述，PDCA循环原理在推动医院文书档案规范管理中的初步运用效果较为理想，提高文书档案管理水平的同时，促进文档管理区域规范化发展方向。同时医院文书档案管理工作得到医院领导的重视，加强对硬件设施配备。通过应用PDCA循环原理，促进文书档案管理制度的完善和健全，提高文书档案办理率。目前我院文书档案管理工作井然有序，为我院的评审奠定了基础。在今后，我们要积极探索PDCA循环原理应用过程中存在的问题，改进不够深入细致的问题，为医院文书档案管理质量的提高做出贡献。
参考文献：
[1]袁野.充分发挥档案在医院等级评审中的作用[J].兰台内外，2012，24（08）：45
[2]张艳军，廖荣容. PDCA循环在医院科技档案管理中的应用[J].河北医学，2012，18（4）：564-568.
[3]何琼，余昌胤，王飞.医院等级评审资料体系分层构建模式的研究[J].医院伦理与实践，2012，25（1）：27-29.
关键词：办公自动化；文书；档案管理；地质
Abstract: the geological unit documents is the unit in the system construction, deploy work, the appointment, removal and institutions adjustment production, management activities the resulting work files, geological work unit is the indispensable important reference. This paper office automation under the environment of the file management of documents.
Keywords: office automation; Documents; File management; geological
中图分类号：G271文献标识码：A 文章编号
地质矿产局在办公自动化的环境中，文书档案的归档管理工作分为电子文件的归档与纸质文件的归档两个部份，这就要求文书档案的管理工作必须贯穿文件的产生、流转、处理、归档的全过程。在一定程度上，办公自动化对文书档案管理工作提出了更高的要求。
一、文书档案应用办公自动化管理的优势
1.1办公效率大幅提高
计算机强大的信息处理能力是正确运用办公自动化的优势之一。在以往的档案管理工作中，工作人员过多地依赖于手工操作，结果往往费时费力。计算机管理软件应用后，使文件材料的收集、储存、分类、统计和查阅等环节变得十分便捷、有序。
1.2实现信息资源的充分交流与共享
运用计算机技术对档案进行管理后，档案管理由案卷级深入到文件级，由单途径管理发展为体系管理，由对档案外部特征(目录)管理到内、外部特征(目录和内容)合并管理。随着计算机及其网络技术的进一步发展，实现档案信息与载体分离利用，可与其他信息系统建立共联，提供信息的横向与纵向、历史与现实记录，从而极大地提高档案利用工作的质量和效率，对所调阅的信息资源做出适时响应和脱机处理，保证其查全率和查准率。同时，通过网络服务平台可以及时了解其他档案工作部门概况、工作重点以及档案管理信息动态。
1.3提高文件传递的速度和安全性
日常公文办理过程中，传统文件传递一般是靠邮政系统负责邮发，受到距离长短的限制，影响了传递速度，或办理人员私存文件或文件在传递过程中丢失的情况时有发生。而应用计算机网络技术，具有读取方便快捷、易于传递等特点，可直接通过网络进行文件信息传递，大大提高了文件传递的安全性和时效性。
二、办公自动化环境下的文书档案管理所存在的问题
办公自动化在文书档案管理领域的普及应用，极大的提高了办公工作效率和减轻了管理人员的工作负担。但同时也出现了一些问题，主要表现为以下四个方面。
2.1管理制度不健全、设备落后
虽然各个文书档案部门都制定了相关的档案管理制度，但仍然存在着档案管理制度不健全的现象。一是档案收集制度不健全，使得档案缺乏完整的记录，丧失了部分利用价值；二是保管制度不健全、基本设施不完善，造成档案的损毁和遗失档案现象屡屡发生；三是档案利用制度不健全，造成有的档案没有发挥其应有的价值，而有的档案却莫名流失。此外，不少地质科研部门只重视科研项目、科研经费的管理工作，而对文书档案的管理重视不够，文书档案的基础设施落后，设备设施陈旧。
2.2电子化的档案文件保密性受限制
与传统的文书档案管理不同的是，办公自动化环境下的档案文件不再具有特定的字迹，人们可以根据实际需要而将电子文件以不同的字号和字体输出。因此，也就无法再根据字迹来辨别其原始性。此外，由于不能对电子文件进行签名或盖印，因而无法根据字迹或印章来分辨电子文件是否为原件。由此可见，这些问题都对电子文件的保密性带了极大的困难。尽管网络窃密技术不断地完善，但是仍然无法对进入网络中的电子文件进行绝对保密。
2.3电子化的档案文件对管理人员要求高
随着科技的发展和进步，办公自动化环境下的文书档案管理对管理人员提出了更高的要求。一方面，仅仅懂得传统的纸质档案管理原则、理论、技术以及方法的管理人员，将难以胜任对电子文件进行归档以及其归档后所形成的电子档案的管理。另一方面，如果仅仅懂得计算机技术和网络通信技术的人员也无法胜任。因此，要实现文书档案管理的办公自动化，就必须有相应的现代化高素质人才，要求管理人员不仅具有相应的计算机操作水平，同时还要具有较高的知识层次和先进的管理水平。然而，当前许多档案部门往往缺乏这样的具有现代高技术的管理人才。这样，导致即使引进再先进的现代化设备，也无法发挥其相应的作用，这对办公管理人员的技术水平及业务素质等提出了更高的要求。
2.4信息化水平低
随着计算机和网络技术的引入，文书档案的载体发生了巨大的变化，由原来单一的纸质发展为纸质、电子等多种载体共存的局面。然而不少文书档案管理信息化水平依然很低，没有引进先进的档案管理软件，档案的检索依然主要依靠手工，严重影响了地质科研档案查找利用的效率，大大降低了档案的利用价值。
三、针对文书档案管理中存在问题的应对措施
3. 1提高单位管理人员对文书档案管理的认识
认识转变是提高管理能力的思想基础和保证，只有在思想认识上给予足够的重视，才能保证管理工作积极有效的开展。档案工作者一定要做好档案管理重要性的宣传工作，提高单位员工尤其是领导对文书档案工作的重视，让他们对于该项工作有足够的了解和认识，一方面，加大对管理工作的物质投入，在物质上保证文书档案管理工作的信息化和规范化；另一方面，在工作安排中将文书档案管理纳入到单位全年工作中去，提高单位文书档案管理工作的地位与影响。
3.2做好档案工作与文书工作之间的衔接
由于文书工作质量的好坏对于档案管理工作质量的好坏将会产生直接的影响。因此，在实际工作中，如果不能保证高质量的文书工作，就无法实现科学有效的档案管理。这就需要切实做好档案工作和文书工作之间的衔接。单位中的文书人员一定要具备较强的档案意识，做好对文书材料的归档工作，并且在文书处理的过程中，要力求实现档案和文书工作一体化运行。
3.3提高档案员的专业素质和工作能力
科学技术特别是信息技术的迅猛发展对档案工作提出了新的、更高的要求，档案干部要自觉学习新知识、新业务、坚持素质教育、终生教育的理念，不断确定新的学习目标、任务和要求，主动学习信息技术、现代管理等相关知识，掌握和提高应用计算机、网络技术的能力和水平，努力成为管理型、技术型和复合型人才，努力为领导和员工提供方便、快捷、高效的服务.
四、加强文书档案保密与利用工作
4.1 文书档案管理人员的职责
文书档案管理人员的职责是要维护档案资料的完整与安全。贯彻落实《保密法》和《关于开展地质资料清理工作的通知》的精神，这既是文书档案管理人员基本要求，也是文书档案工作当前主要任务。对于地质科技资料不仅要做到不坏、不丢、不散、不乱，还要保证地质资料实体安全和文书档案资料的安全。
4.2正确处理的文书档案保密与利用的关系
日常工作中，文书档案管理人员十分重视文书档案保密，工作尽心尽职，但由于在传统的保密观念影响下，文书档案工作普遍存在着重保轻用、利用不足的现象，由此产生一些弊端：大批文书档案得不到充分的利用，甚至有些很有价值的文书档案长期被束之高阁，变成一文不值的废纸，造成文书档案浪费；不能有效地利用文书档案，失去文书档案的价值。
五、对文书档案管理工作的建议
建立电子文档信息一体的管理系统。在档案现代化管理迈向数字化、信息化的今天，依托信息网，建立文件管理和档案管理合一的信息网络管理系统。使归档文件的真实性、完整性、有效性以及鉴定、编目、著录等在文件生成和处理阶段进行和控制。提升档案管理人员全面素质，坚持可持续发展。面对新时代全新管理理念，面对信息化快速发展的逼人形势，面对行业的需求，档案管理工作者要具备比较宽广学科知识，具有对文件信息进行二三次开发能力，具有较高的组织、管理能力；要有崇高的敬业精神和良好的服务意识及较高的计算机操作能力。运用现代化手段快捷便利地提供服务，满足利用者的目的。加强档案资源的开发和利用，要突破习性思维，把握规律性，实现理论创新，服务创新，管理创新，做好档案工作，从而促进档案事业持续、健康、快速发展，努力开创地勘单位档案工作的新局面。
总结
文书档案管理者只有不断更新理念，解放思想，与时俱进，文书档案管理工作才能跟上时代的步伐，才能在地质调查、矿产勘探、探测试验、专题研究等生产技术活动中发挥更大的作用。
参考文献
[1]郭伟.有关文书档案工作的若干思考[J].西部探矿工程,2009
关键词：办公室；档案文书；管理对策
办公室作为管理机构的一个重要组成部分，扮演着上传下达的角色，不仅是上下级部门之间沟通的桥梁，也是处理各类事件的主要部门。这就对办公室档案文书管理工作提出了更高的要求，能否做好档案文书的管理，将直接影响到整个办公室的管理水平。不断的创新办公室档案文书管理工作方式，提高其工作效率，对于实现组织的长期发展有着至关重要的作用。
一、办公室档案文书管理工作的特征概述
办公室档案文书管理工作主要具备以下几个特征：第一，收集相关资料，并完成存档工作；第二，相关类的文书档案的形成与管理工作；第三，工作内容繁琐复杂。以下是针对三个特征的具体分析。
（一）资料收集与存档
办公室档案文书管理工作通过记载过去所发生的事情的信息，保存好第一手资料，为以后资料的引用提供了很好的借鉴价值。同时，档案的管理对于资料的安全性以及完整性有着更高的要求，必须要将事件发生的详细过程以及涉及到的相关人员都进行详细的记载，再通过相关的纸质档案呈现出来，紧接着安排相关人员进行分类处理，并做好存档工作。档案文书管理工作主要包括的流程为：资料的收集、编辑成册、分类保存、提供借阅。
（二）相关类文书档案形成与管理工作
该特征主要包括以下内容：第一是对相关的较为分散的文件来进行收集与整合；第二是根据文件的等级来进行分类；第三是对文件的实施进行计划与监督；第四是对文件的落实进行督促；第五是在末期进行文件的整理与归档。一方面，档案是从文书中产生的，另一方面，档案也能够反作用于文书。所以，文书与档案的质量是相互影响的。
（三）工作内容繁琐复杂
档案的文书管理工作相对于一般工作而言都会更加的复杂，因为档案的内容较多，也较为繁琐。如果想要将相关的信息能够真实完全的记载，完全依托于人工是无法完成的，还需要借鉴相关的现代化技术，来实现科学化的管理。同时文书档案的形式也较为丰富，不仅有相关政府以及上级所下达的红头文件，也有单位内部的合同、责任书与协议书等等文书资料。
二、加强办公室档案文书管理工作的对策建议
现代化发展对于办公室档案文书管理工作的水平、效率与质量都提出了更高的要求，在整个办公室的管理中，档案文书管理是一个极为重要的组成部分，它能否顺利的完成直接关系到办公室能否正常运作，进而直接影响到整个单位的发展。正如上文所分析的，档案文书管理工作内容繁琐复杂，要进行合理科学化的管理存在着一定的难度。如何能更好的提高办公室档案文书管理工作的水平与效率，以下作出具体分析。
（一）科学化的档案文书管理系统的建立
在现有的管理体系中，分别由两个部门来进行档案和文件的管理，这样的管理模式在操作中存在着许多的不便，不仅难以进行文件的前期管理，而且给档案文书后期的整理工作也带来了许多不便。所以建立一个更加科学化、规范化的管理体系在档案文书的管理中显得尤为迫切。首先，安排档案的专门管理者来进行文件的前期收集，这样才能保证责任到人，利于文件的系统形成，并且给查阅带来很大的便利。其次，将管理程序安排的更加规范化和科学化，将管理的流程也安排的更加细致化。最后，还要严格遵守国家和公司相关的法律规定，以及已经制定的审核和签发制度，避免出现肆意滥发无用文件的现象。这样才能保证整个档案文书管理工作系统化的形成，便于进行统一协调的管理。
（二）不断提升档案文书资料的收集能力
相关档案文书资料的收集是进行档案文书科学化管理的首要基础，所以要提升档案文书的管理水平与质量，就必须着眼于提升档案文书资料的收集能力，其具体的提升对策表现为以下几个方面：第一，对档案文书按照标准进行分类，其中格式必须保证统一规范，分类的层次清晰明朗；第二，规定相关的收发文书的具体程序；第三，对已经收集到的资料进行相对应的编号，保证入库资料的完整性。这种过程中，特别值得注意的是针对那些保存价值较大的公文、会议资料、图表、音频和照片应在使用完毕后，进行综合整理归档，进行统一管理，以保证有价值资料的保存效率。
（三）加强相关工作人员的专业水平
档案文书处理工作是办公室管理的一项基本工作，要建立一个完善的档案文书管理体系，只是单纯的依靠制度和规定的约束是不够的，必须不断的加强相关工作人员的专业水平，提高工作团队的整体素质。在现实工作中，存在着部分工作人员并无相关工作经验，同时给人也未经过专业的培训，对档案管理的相关知识并不熟知，使得工作人员的素质与岗位的要求存在着较大的差距。所以，必须从以下几个方面来提升工作人员的素质：第一，要保证工作人员态度上的重视，使其认识到档案文书管理工作的重要性，在必要的情况下可以采取一定程度的激励措施；第二，要不定期的举行相关的培训，不断的丰富工作人员的专业知识，可以加强计算机知识的学习，将现代化的技术引入到档案文书管理工作中，例如防止病毒入侵对档案的安全性产生隐患。
结束语
办公室作为管理机构中的一个重要组成部分，其工作内容丰富多样，不仅需要处理部门内部的本职工作，还肩负着上传下达、统筹协调的职责，这样也就提升了办公室档案文书管理工作的复杂度。因此在现实的管理工作中，重视科学技术的引进，使之能在管理模式和管理形式上到一定的创新，才能紧跟时代的步伐；同时相关工作人员素质的提高也是刻不容缓的，人力资源是基础，只有保证了人员的素质，才能更好的健全办公室档案文书管理体系，不断的提升其管理水平，进而促进单位长久健康的发展。
参考文献：
[1]陈黎. 信息社会视角下企业办公室文书档案管理工作的改革与创新[J]. 办公室业务，2013，01：191-194.
[2]王俊杰. 办公室档案管理的工作改进及人员素养要求[J]. 黑龙江科技信息，2013，04：109.
【关键词】 办公自动化；文书档案管理；策略
随着我国改革开放的不断深入与市场经济的持续发展，文书档案的管理工作与以往完全不同，迈上了一个全新的台阶。文书档案管理的办公自动化一般依靠电子计算机等新型办公设备与技术来迅速、准确处理文书档案信息，从而将办公效率进一步提高。在文书档案管理中，办公自动化的应用有着很好的发展前景和巨大的优势，同时它还有一系列的问题需要处理，这就要求管理设备的硬件建设速度需要不断加快，同时借助科学有效的手段提高文书档案的保密性，进而使得文书档案管理工作可以得到顺利高效的开展。
一、文书档案管理办公自动化存在的问题
（一）对档案管理人员自身的综合素质要求提高。在文书档案管理中，电子档案与电子文件的管理归档是一项专业性和技术性结合比较强的工作，这就从根本上决定了档案管理人员自身需要有很高的综合素质，才能胜任此项工作。具体地说，高层次的知识素养只是档案管理人员需要具备的一方面，除此之外还要对计算机技术和数据通信技术的应用进行熟练的掌握，同时对传统档案管理的技术、原则、方法和理论也要相当熟悉，进而才能以较高水平的专业技能与业务素质将文书档案工作的管理水平进一步提高。
（二）电子文件的保密性受到削弱。电子文件和纸质文件的区别在于缺少固定的形式同时又容易变化，这就导致文件内容被人修改的可能性增加，并且修改后很难发现改动痕迹。同时，电子文件还缺少特定的字迹，其字体、字号等都容易被修改，另外电子文件还无法像纸质文件一样进行盖章和签名。因为这些电子文件的原始特性，使得电子文件的保密性受到极大的削弱，人们对文件是否是原件的判断根本不能通过字迹、印章等特点完成，这也导致了电子文件自身的原始性无法被确定。上述问题考验着网络电子文件自身的保密性，同时也严重削弱了文件自身的保密性。
二、提高文书档案管理办公自动化的有效策略
文书档案管理中，办公自动化的有效应用具有得天独厚的优势，同时也使文书档案管理工作迈上了一个新的台阶。与此同时，文书档案管理的办公自动化依旧是亟待解决的问题，针对这些问题，本文从以下几个方面进行着手解决。
（一）积极进行硬件建设，促使硬件环境的改善。文书档案办公自动化应用的前提是必须拥有电子计算机、互联网以及其他类型的数字化设备，所以，加快硬件设备的建设速度直接决定文书档案管理办公自动化的程度。另外，要想保证更多的工作人员可以更加主动地参与到现代化技术的学习与应用之中，就必须对文档管理的硬件环境进行改善，加快档案管理设备的硬件建设速度，进而完成文档技术设备与管理技术手段的现代化，使得档案管理水平得到进一步的提高。
（二）促使档案管理人员实现现代化与专业化的有机结合。在实现档案管理办公自动化的进程中，档案管理人员的现代化是重要的保证。以往的文档管理模式较长时间使用导致现阶段的档案管理工作还存有工作人员的现代化技术水平不高亦或是技术“文盲”的现象，这就致使部分现代化设备在档案管理的过程中不能充分地发挥出自身的优势与作用，实现文档信息管理的办公自动化也就是天方夜谭。所以在当前科学技术水平发展迅猛的新环境下，档案管理的工作人员必须要对自身的忧患意识与时代精神进行强化，认清时展的形势，借助学习或者是培训来主动掌握以往的档案管理的技术、原则、方法以及理论等专业技能，除此之外，还应该不断增强对计算机技术和数据通信技术的掌握能力，进而完成自身专业化与现代化的有效结合。
（三）加强对系统自动化外网和内网的合理布局。确保网络安全，提高网络完全的最主要和最有效的措施之一就是对办公自动化的内网和外网进行有效的隔离。换言之，第一步主要就是借助路由器对被屏蔽的IP地址与服务进行过滤，随后在文档办公自动化的网络中选择部分可以放行的地址。第二步是借助防火墙实现有效的隔离防护。通常来讲，网络中的防火墙基本都具有认证机制，同时从整体来看，防火墙通常具有以下几种基本功能：对部分被禁止的业务进行封堵；检测和告警网络攻击；管理进出网络的一些访问行为；记录经过防火墙的信息和活动内容。通过这样的途径不但可以保密文档信息，还能将档案管理时效性进一步提高。
三、结语
总而言之，文书档案管理工作是现阶段社会经济发展的大势所趋，档案资料的完整性与文书档案管理水平息息相关，衡量一个单位管理水平的重要标准就是是否实行全面科学化的文书档案管理。这就对相关部门提出了要求，必须要提高档案管理者的素质，加强对文书档案管理工作的重视，促进各个部门之间的交流与合作，完成文书档案管理的标准化、安全化和规范化，保证我国文书档案管理工作向健康化与正规化的道路发展，保障社会效益与经济效益的最终实现。
【参考文献】
[关键词]医院；文书档案；管理工作；思考
文书档案是医院档案重要组成部分，也是医院档案资源体系建设的重要构成部分，文书档案是保存医院历史发展真实轨迹的原始史料。文书档案工作做好了，医院整个发展历史可根据需要活生生地展示在人们的眼前，将重现历史发展的当时画面。没有文书档案的医院就是一所没有历史的医院。可见文书档案管理的好坏，对医院是否有其发展历史具有十分重要的作用，必须引起医院领导层的高度重视。采取有效措施改变医院目前文书档案管理存在的不足，提升管理水平。。
一、文书档案管理现状
医院文书档案管理大多归属党办（院办）领导，不少医院已经建有档案室，也有些医院只设有兼职档案人员工作岗位，主要负责文书档案的管理工作。据调查研究发现，医院档案除了文书档案外还有业务等档案，历来受到医院领导的重视。但是，要做好文书档案并不是一件容易的事情。据了解目前很多医院文书档案工作做得并不好。主要表现在，文书档案管理水平较低，利用计算机辅助档案管理程度不高，受条件限制，还达不到上级要求的规范化管理水平，文书档案的收集仍不齐全，不能满足医院对文书档案管理工作的真正要求。
二、文书档案管理工作分析
长期以来，医院文书档案基本上都是由办公室人员兼管，很少有专职档案人员。而且，文书档案工作相对办公室其他工作其重要性显得较弱，受重视程度相对不足，导致医院文书档案管理水平不高，表现在：文书档案管理经费不足，硬件条件较差，数字化水平较低，档案材料的收集不足，资源体系建设规模偏小等。这一现象必须得到有效遏抑，其可选择的有效途径为：
（一）领导重视是决定性因素
虽然办公室是文书档案管理部门，由于公办室事务繁杂，中心工作往往不是档案工作，而为领导服务、接待、文案和我、医院内外部的协调工作。在这种情况下，只有领导重视文书档案工作，文书档案管理不论从经费、设备、人员、保管环境等资源才能有效调配，工作才有保障，才能出成绩。基于此，上级档案业务部门必须加大档案工作重要性的宣传工作，制订单位归档文件规范化管理方案等法规性文献，定期组织力量对各单位归档文件开展年度检查。对检查合格、良好或优秀的单位进行通报表扬，对检查不合格的单位也要进行通报批评并定期整改，营造良好文书档案归范化管理制度化的良好氛围，并引导单位领导重视文书档案工作的开展。
（二）档案人员的素质是关键
文书档案要真正做好，最关键的因素是人，是从事文书档案工作的专兼职档案人员。但是，如果档案人员的岗位素质差，从业能力弱，最终必然导致文书档案管理水平低下。随着科学技术的发展，利用计算机管理档案已经成为现实，从文书档案形成的原始文件的制作到形成正式归档文件，全部应用计算机完成，文书档案的载体也由单一的纸质档案变成现在的电子档案与纸质档案并存的状况，有的单位，还购置了档案管理软件，使文书档案的管理更加现代化，基于此，对档案人员的要求就相对更高，不仅要求档案人员懂得文书档案管理的知识，还要掌握现代化管理手段。如果档案人员不具备文书档案管理知识，也不懂策代化档案管理操作技术，是不可能做好文书档案工作的，可见档案人员的素质是做好文书档案工作的关键。为此，各单位要为档案工作人员创造条件在职进修，参加在岗继续教育学习和培训，其目的就是要熟练掌握归档文件的科学整理方法和熟练掌握现代化操作技能，能够按照上级档案业务部提出的归档文件归档整理规则，全面实现归档文件的规范化管理。
（三）配齐软硬件设备是条件
要顺利按照规范化要求做好医院文书档案工作，配备足够的软硬件设备是开展文书档案科学学管理工作的基本条件，按照上级档案业务部门提出的规范化档案管理要求，没有完备的软硬件工作环境是不可想象的。因此，为了将医院文书档案工作按照规范化要求做好，档案人员一定要争取单位领导和各方面的重视，配足文书档案所需要的软硬件设备条件，为做好文书档案工作奠定坚实的工作基础。
（四）制订科学的激励机制是保证
文书档案要真正做好，单位上制订出相关的制度很有必要，为了更好地激发档案人员的工作积极性，对工作做得好的能给予奖励，对工作责任心不强，工作不到位的档案人员也有一定的约束，最好的办法就是出台相应可行的激励机制才是做好文书档案工作的保证。
四、医院文书档案管理措施
要做好医院文书档案工作，必须采取有效措施，其一必须加大专职档案人员的培训力度，选择觉悟高，掌握现代管理技巧的专业技术人才，建设一支素质高，能力强的专兼职档案员工作队伍；其二、医院要加入对文书档案管理经费的投入，确保文书档案管理软硬件齐全；第三，要严格按照归档文件整理规则对文书档案进行规范化整理工作，特别是要严格按照省档案局等业务部门制定的归档文件规范化年度检查提出的标准执行。对照标准一项一项过关，凡是不符合要求的要立马整改。值得注意的是，不论是开始整理时，还是整理过程中，必须注意请有经验的专家前来指导文书档案的整理工作，也可以到文书档案规范化整理工作做得好的单位取经，借鉴兄弟单位成功的经验，帮助本单位做好文书档案的整理工作。在归档文件整理工作完毕时，及时根据自查情况向省档案局申报三级或以上省级档案规范化单位。
五、结语
医院文书档管理工作近几年来得到较迅速的发展，也取得了较好的成绩，虽然医院的文书档案管理是常规基础性工作，但是也是一项复杂的工作。不仅需要做好文书档案工作，更要立足档案做好全院包括医院临床一线科室、医技室和职各职能部门的服务工作。
我院于**年12月就设置了机关综合档案室，专职档案员在原有一人的基础上，于**年又增加了一人。现有的两人中，其中一人已于**年参加了×××档案人员岗位资格考试，并取得了专业资格证书，改变了我院过去一直没有合格的专业人员管理档案的历史。我院现有各类库存档案近×××万卷，每年又新增近2千卷。原有的库房和阅卷室只有×××平方米，已不能适应年年大量新增档案的发展要求。根据实际情况，**年我院在经费非常困难的情况下，又投入了五万余元的经费，将新大楼二楼小法庭改扩建为新的档案室，总面积达×××平方米，比原来的档案室扩大了×××平方米。其中库房面积×××平方米，阅卷室×××平方米；新购置密集架5列10组，加上原来的10列30组，现有密集架15列40组；标准档案柜2组×××个、灭火器×××个、电风扇一台、586型电子计算机一台，改善了依法管理档案的条件。
二)、领导重视，思想统一，任务明确
我院的档案工作由院长xxx直接分管，办公室主任xxx主管，xxx到xx乡挂职后，又由院志办主任xxx主管，档案员负责的领导和管理体制。我院一直把学习、宣传、贯彻实施《中华人民共和国档案法》、《档案实施办法》和《×××档案条例》贯穿于法院工作的始终。做到了年头布置时有任务，大小会议上经常讲，检查工作中对照查，年底总结时谈利弊。通过这一系列途径的学习、宣传、贯彻、实施“两法一条例”，增强了全体干警的法制观念、档案工作观念、保密观念，使我院的档案管理工作在**年12月18日经考评验收已达省c1级标准的基础上，又有了新的进展。
经过不懈的努力，完成了**年至**年的诉讼档案、文书档案、会计档案、司法鉴定档案、声像档案、科技档案、实物档案的立卷归档工作，所有各种档案归档均符合要求，查找方便，利用效果好。**年至**年两年间各档案借阅326卷次，利用档案268卷次。档案更好地为各类立案、审判、执行、申诉复查工作提供了利用服务。
(三)、建立健全档案管理制度，强化档案管理工作
为使法院系统的档案管理工作逐步走向制度化、规范化、科学化，更好地开展各项审判业务和审判理论研究。我院制定了《xx市人民法院档案管理办法》、《xx市人民法院诉讼文书立卷归档办法》、《xx市人民法院行政文书立卷归档办法》、《归档制度》、《档案员职责》等办法、制度，建立健全和完善了档案管理的一整套制度。同时建立了各种检索体系，编制了总目录、分类目录、卷内目录、案卷目录、专题目录等。制定了保密管理制度、库房管理制度、归档制度、借阅制度、鉴定及销毁制度，为档案工作进入科学规范的管理创造了有利条件。
(四)、做好归档工作，不断丰富库藏工作
做到归档时间早知道，每年12月底前办公室就以文件通知的形式下达各庭、室、处、局、队告知归档的时间、顺序、要求等，使其做好归档的准备工作。截止**年6月底止，综合档案室共收集整理保管各类档案32064卷、**册。其中，诉讼档案31548卷，35824册；行政文书档案516卷；会计档案382卷；司法鉴定档案726卷；资料档案64卷；科技档案9卷；声像档案6卷；实物档案×××件，归档后的档案门类齐全，库藏丰富，结构合理，为我院档案管理工作逐步走向正规化奠定了基础。
二、存在的问题
(一)在归档工作中重视诉讼档案、司法鉴定档案的归档，对行政文书、会计、声像、科技、实物、资料等档案的归档工作重视不够。
(二)没有过细地深入到各庭室检查、落实档案的收集、整理、装订等工作，因此出现诉讼档案有空号、重号及装订不太标准的情况；有的部门还存在不认真按时按质量归档的情况，特别是在行政文书、声像、科技档案归档工作上有不足。
(三)按档案管理正轨化、信息化的要求，该更换的设备没有更换，该配备安装的设备一直没有安装。如586型电子计算机维修未跟上，因此档案管理处于手工操作的管理状态；库房的温控设备也没有配备。因此库房的温度大部分时间是处于正常温度(14℃——24℃)以上，但有时也超过30度以下，不符合档案管理规定的要求。
(四)档案库房尽管加设防盗钢条，但保卫人员看不到其，保卫视角差，存在着安全隐患。
三、整改措施
(一)院领导要继续加强对档案工作的领导和重视，定期或不定期地检查档案管理工作，办公室、档案管理人员要经常向领导汇报档案管理工作，做到下情上传、上情下达、心中有数，不断总结经验，解决好存在的问题。
(二)从广度到深度进一步认真贯彻《档案法》、《×××档案管理条例》，依法开展档案管理。
(三)加强全院干警的档案意识，以及业务学习和培训，特别是文秘人员、档案人员、内勤人员、书记员的业务学习和培训，努力提高工作质量、工作效率与管理水平。
(四)针对自查中存在的问题，不断完善各种规章制度，对存在的问题进行整改，该配备、更新的设备争取配备、更新齐全。
(五)抓好档案管理的工作指导，坚持落实好已经建立健全的各种规章制度，把问题解决在档案归档入库之前，保证每年归档工作按质量和进度顺利进行。
(六)做好档案管理开展利用工作，使档案资料更好地为法院审判工作服务，为经济建设服务，为社会服务。
特此报告
【关键词】文书档案；收集；整理
办公室是每个单位中的重要组成部分，而档案管理工作是办公室各项管理工作的重要组成部分，它真实地收集和记录着人类活动，为后世的人类生活提供依据。而每个单位的文书档案管理则有其特定的价值和意义，档案的收集与整理在衡量k公室档案管理水平中起着重要作用，文书档案管理水平的高低直接影响着办公室档案资料保存的质量。而目前，新的办公自动化浪潮席卷而来，办公室的文书档案管理工作还不能完全符合文书档案工作的需要。
一、文书档案的收集与整理工作内容
首先，整理文书档案信息的人员必须收集完整的材料，对所收集到的材料进行分析鉴别，划分类别，编排顺序和目录，保证每卷档案的完整性、真实性，并具有条理性和实用性。排序时应考虑材料的内容之间的内在联系，划分标准，依据标准对文书档案材料进行排序，类别编码及页码等编号应标记清楚，以方便日后对文书档案的查阅和检索。
二、文书档案收集与整理工作中存在的问题
（一）档案管理人员的专业素质不足，职业道德缺失。目前，大多数的文书档案整理及保管人员是非科班出身，部分工作人员对于现代信息技术及档案管理相关软件的应用不熟练，不仅会使文书档案的收集与整理工作出现安全隐患，更严重导致了文书档案管理工作的效率和成果落后。另外其他相关工作人员档案意识不强，没有主动归档的意识。文书档案缺乏规范化和标准化，进一步拉低了档案管理工作的效率。
（二）对档案的重要性认识不到位，档案管理人员过少。文书档案管理属于一个默默无闻、不起眼的工作，人力、物力、财力的支持明显不足。据统计表明，至今仍有些单位没有设置专门的文书档案管理场所，缺乏一套完善的文书档案管理制度，使得档案工作人员在工作过程中缺乏准确的指导。另外，文书档案的收集与整理模式的落后使得档案的分类、整理、归纳都远远落后于其他领域，随着单位管理建设的逐步完善，文书档案事业的规模不断扩大，档案的内容愈加丰富，传统的文书档案的整理及保管工作模式根本无法满足当前社会的需要。
（三）对新媒体技术运用不到位，忽视电子信息保密工作。社会逐步进入数字化、信息化阶段，信息化技术在各领域各行业中的作用越来越突出。很多单位已经实现数字化的档案管理，利用现代信息技术对档案进行归类管理和储存，有效地改善了之前文书档案管理中存在的种种局限和不足。但是还是有单位忽视了对文书档案收集与整理的安全，没有配备相应的软硬件设施，一旦计算机硬软件出现无法预测的问题，就会造成电子文书档案的丢失，这对单位管理来说，是一个极大的隐患。
三、提高文书档案整理及保管水平的对策
（一）注重文书档案收集与整理人员的专业素质和政治素养的培养。首先，各单位把文书档案收集与整理工作纳入进一步的工作目标和建设计划，应把引进专业的复合型人才提上日程，并针对不同人员的特殊情况经常性地规范化地进行职业道德培训、专业基础理论与技能培训、信息技术培训、现代化管理方法和技术培训等，可采用边讲边操作的培训方式，不断更新他们的专业知识和技能，锻炼工作人员对信息技术运用的熟练程度，提高他们的信息专业化程度，以更好地适应档案管理信息化建设的需要和要求。其次，单位文书档案管理部门应把被动接受变为主动上门服务，主动收集各部门文书档案资料。对文书档案工作认识充分，一心一意为单位人才管理服务。
（二）加强制度建设，实现规范化管理。文书档案的收集与整理工作需要与档案局等相关部门密切配合，单位领导应重视对本单位文书档案收集与整理工作的管理，聘请专业的文书档案收集与整理人员。主管文书档案管理工作的领导应尽快结合实际情况，建立健全一套系统理论的档案管理信息化建设制度。为文书档案管理设置专门的办公室和工作人员，明确各部门的分工与合作。各部门之间密切交流、加强沟通，规范管理工作流程，共同促进文书档案的收集与整理工作的顺利进行。另外，后期的制约与监督措施也是必不可少的，通过对文书档案收集与整理工作的监督，对档案的安全进行保护，绝不给不法分子可乘之机。
（三）软、硬件配置齐全，减少安全隐患。软、硬件配置齐全是完成档案管理信息化建设的基础性条件，只有拥有齐全的配置，文书档案工作人员的工作才能顺利进行。计算机技术进行文书档案的收集与整理能够有效地处理大量文件信息，各类单位要舍得在这方面花钱，为文书的档案收集与整理工作配备良好的计算机及其系统，从而提高档案管理工作的效率。
四、结语
只有建立健全文书档案管理机制，保证文书档案管理人员的专业素质和综合素质过关，对电子档案实施有力的保护措施，才能保障文书档案管理工作有条不紊地前进，提升文书档案收集与整理工作的整体业务素质。
【参考文献】
[1]张滢. 浅谈文书档案的收集、整理和利用[J]. 连云港教育学院学报，1999（01）：91-92.
一、加强办公室文件材料收集与归档工作的重要性
文书档案的收集与归档工作从属各机关单位开展管理工作的关键部分，是提高单位管理工作效率与质量的前提条件。因此办公室文书档案收集与归档工作具有一定的重要性，主要体现在以下三个方面：第一，由于文书档案收集与归档在机关单位管理工作中占据主要地位，在此基础上，加强稳固档案收集与归档管理环节的展开有助于机关单位管理工作效率的提升。第二，文书档案收集与归档工作的实施可实现对各单位发展历程的记载。例如，某单位在实践经营活动开展的过程中产生了大量的文件材料，其以文书档案收集与归档的方式实现了对材料的规范化整合，最终便于单位在考核评定工作开展的过程中可及时查阅相关的资料信息，达到合理化考核评定状态；第三，办公室文书档案收集与归档工作实施的重要性亦体现在可便于决策者掌控到单位实际经营状况，为此，应强化对其的有效落实。
二、办公室文书档案的收集与归档工作的不足之处
1.归档文件材料的收集不全面
在办公室文书档案的管理过程中，通常会见到归档文件收集不齐全的情况，具体包括未经档案人员收集记录的各种文件资料。该类资料的内容广泛，来源渠道较多，具备重要的参考价值等。文件材料一旦遗留在其他的人员或者部门，无法完整的收集回来，必将影响档案人员的归档工作。加上部分文书档案的管理人员多为兼职人员，缺乏充足的时间与精力来整理与保管档案资料，或因种种因素而无法及时进行档案文件的归档工作等，这些均能导致文书档案文件材料无法及时的收集完整。
2.档案文件材料的收集力度不够
2.1各部门的档案管理流程不规范，各种文件资料随意摆放，未及时归档；
2.2各单位的归档模式不科学，存档文字档案较多，电子文书档案的收集与归档意识淡薄；
2.3文书档案的连续性完整性不够好，文件资料不完整，存在文件资料断章、断页、缺时间、缺单位落款公章等不齐全的问题，或者有正文缺发文稿，或有发文稿有正文但是缺定稿的情况。
3.档案人员缺乏较强的档案管理意识与工作责任心
在文书档案的管理过程中，由于部分档案人员的管理意识较为薄弱，仅侧重于红头文件的管理，忽略无编号或一般性的文件资料，这间接影响了的归档工作，致使归档文件材料质量不高，加上少数档案人员的工作责任心不强，没有认真记录与整理相关的档案文件，造成档案文件的真伪性不明，文件材料分散不好管理和利用查阅。具体表现于：个别档案人员在处理文件资料时，没有仔细鉴别档案文件的真实性，不能区分档案文件的原件与复印件，没有及时归档文件资料的原件，无法确保它们的完整性与正确性，这些均会导致档案文件材料的利用价值丧失或降低，法律依据性不强。因此，针对上述存在的管理问题，我们必须及时采取相应的改进措施，加强办公室文书档案的收集与归档工作，保证档案管理工作的顺利进行。
三、如何加强办公室文书档案的收集与归档工作
1.强化档案管理人员的培训
作为一名优秀的档案管理人员，不仅要有强烈的档案管理意识，还应具备专业管理知识及管理能力。通过培训，培养档案管理人员对档案资料的敏感性并增强其管理意识，这样才能保证文书档案收集及归档工作高效进行。对于部分管理能力不强的人员，应进行有针对性的知识及技能强化培训，并对文书档案管理工作的重要性进行宣传教育，从而有效提升档案管理人员的整体素质，进而达到提高文书档案收集及归档工作效率及质量的目的。
2.完善文书档案的收集和归档工作管理制度
进一步细化及明确文书档案的收集时间、保管期限、归档范围以及注意事项等具体问题，对于保证文书档案的收集、整理、归档工作的高效开展具有重要意义。首先应据单位实际情况，并依照相关的法规及职责分工制度，科学合理地明确文书档案的归档范围。其次，进一步明确归档期限，以便集中统一保管，防止私留以做它用，对于提高材料收集效率及档案管理人员工作积极性具有重要作用。各单位及部门应根据其自身发展及时更新改进文书档案的管理制度，以适应不断发展变化的文书档案收集及归档需求。
3.加强临时性档案文件材料的收集
在各单位中因部分人员的调动或者离职，往往会有少量的重要文件遗留在他们手中，导致档案文件资料无法及时归档，甚至丢失。对此，负责管理文书档案的人员应定期在每年的年初开始收集与整理上一年度的文书档案，重点加强临时性档案资料的收集工作。比如召开重大会议之后，应及时通知各部门收集完整的会议资料。当发生人员调动或离职时，可以及时通知这类人要交出他们柜中的经手的文件，作为档案文件提供给大家今后好查阅，使其的意义和利用价值最大化；时档案管理部门的工作人员，必须严格把好相临时性文件材料的移交接收工作，及时将他们交来的文件材料给予对应交接，将收集完整的档案文件编好打印成移交清单或移交目录两份或三份，签上移交人和接收人的名字，移交人和接收人双方各持一份备查，保证离职或调动人员手上的文件材料能交给档案管理部门。
（河北省承德市城镇居民医疗保险基金管理结算中心，河北 承德 067000）
摘 要：随着社会的发展，档案管理工作也变的越来越重要，尤其是文书档案管理工作，文书档案管理必须始终与时俱进。本文浅析了目前机关档案信息化建设中的不足，并对如何才能做好文书档案管理工作提出了相应的建议。
关键词 ：新时期；文书档案管理
中图分类号：G275.2
文献标志码：A
文章编号：1000-8772（2015）08-0246-02
收稿日期：2015-02-10
作者简介：刘荣旭（1987-），女，河北承德人，本科。研究方向：档案管理。
文书档案作为重要的参考信息，对各个社会组织而言都有着十分重要的意义。因此，只有加强对文书的管理，促使管理方式科学到位，才能够协助组织处理好各项工作，促进组织的发展，提高实际的办事效率，尤其是在新的形式下，加强对文书档案的管理更显得尤为重要。然而，随着时代的发展，文书档案的管理工作明显跟不上时代的节拍，呈现出各种弊端。本文通过对文书档案管理模式的探析，提出了新的管理方法，希望能更好的服务于社会。
文书工作既是一项业务性很强的工作，又是一项很细致的文字工作，是机关日常工作的重要组成部分。具体负责日常公务文书的收发、登记、运转管理、档案管理与保管等。是企业管理工作的一个重要部分，它真实地记录了各项工作，有着重要的查考价值，机关领导和工作人员熟悉情况、总结经验、制定计划、处理问题，常常需要从档案中查考过去的记载，如果有档案可查，许多问题可以迎刃而解，工作得以顺利进行。许多事实证明，随着时间的推移，其作用逐渐向社会各方面扩展，国家各部门、各项工作和人民群众都需要利用档案，不仅今天要用，将来也要用，档案保存的时间越久远就越珍贵。
文书档案工作人员不仅要有高度的工作责任感，认真办事的工作态度，同时也要认真履行文书档案员的工作职责，主动为领导工作服务，热情为广大职工服务。努力做好档案服务工作，使领导和广大职工逐渐认识到文书档案工作的重要性。同时，要努力争取领导的重视，领导的重视是做好文书档案管理的重要关键。因此，在平日工作中勤请示、勤汇报，争取领导的关注与支持；勤动手，经常把工作情况、计划思路形成材料上报领导。
一、目前机关档案信息化建设中的不足
（一）管理不规范
对许多社会组织而言，档案管理不够规范是通病，在档号、档案标题以及目录方面的不科学、不规范、规章制度不健全，都是导致文书档案的管理质量普遍不高的原因。加之许多单位长期采用传统的档案管理方式，新形势下，对档案的管理不能做到及时的机制创新、管理方式创新，目光短浅，不具备及时变革的大局意识，档案长期以来只能是“重藏轻用”，难以发挥实际的效用，长期滞后于时展的脚步。
（二）管理手段落后，工作繁杂度高
在现阶段，网络、计算机飞速发展，为我们各项资源的储存都提供了极大的便捷，许多单位、部门已经实现了档案的计算机检索。然而，在文书档案管理上，仍旧大多以手工检索为主，检索工作繁杂，精度不高。管理手段落后，导致文书档案管理直接与社会脱节，严重不适于现代工作的进展，致使社会组织的各项工作效率总体不高。
（三）管理人员素养低，阻碍进一步发展
文书档案的管理需要有一批专业素养较高、能够熟练掌握现代信息技术的专业人才。然而，在文书档案的管理中，管理人员的技能水平参差不齐，对于计算机技术又不是很了解，加之，招聘的一些兼职的或短期的档案管理人员对档案管理业务不熟悉，档案收集、整理工作不规范，无法使文书档案的管理同社会发展形势相适应。
二、文书档案管理工作的创新研究
文书档案的管理不能固守陈旧，要根据实际的工作需求不断的创新，要通过档案的管理工作，使文书档案能够真正的发挥价值，而不是简单的档案收集与整理。这就要求加强文书档案管理工作的创新研究，不断的开辟新途径，不断地发展。
（一）健全体制，促进档案管理有效
文书档案的管理工作长期以来处于较低发展水平，主要是缺乏系统有效的管理制度，导致文书档案的管理杂乱无章。这就要求根据时展特点制定新的档案管理体制，如档案管理责任制、电子档案管理体制以及鼓励员工参与文书档案管理的主动参与机制等。同时还要加强监管力度，保证档案管理体制的有效实施。要制定文书档案管理的战略性目标，用发展的眼光对文书档案进行管理。
（二）技术创新，促进档案信息化
传统的档案管理手段过于陈旧和繁杂，已经不能适应信息化条件下档案的管理。计算机技术和网络技术的飞速发展，要求文书档案的管理必须要与现代科技相结合，使文书档案的管理变得更高效。文书档案的创新管理要求能够充分地利用现代信息技术，加强信息化进程，实现档案管理一体化、电子化。这样不但能简化文书档案的管理工作，也使文书档案在查询余调度中更为便捷，促进整个社会组织以及相关的单位快速高效地运转。
（三）法规学习宣传到位，增强职工的档案意识。
档案工作中做好法律法规的宣传是做好档案工作的关键。日常工作中，我们认真学习、贯彻执行《中国人民共和国档案法》《省〈中华人民共和国档案法〉实施办法》及《福建省电力有限公司公文处理办法》，根据日常工作，健全档案管理制度，在职工中加强宣传有关档案工作的法律法规，使档案工作开展到哪里，宣传工作就跟进到哪里。使基层职工都能自觉配合档案室工作，各办公室都能及时将部门的存档资料上交到档案室。
（四）努力提高档案管理人员的知识水
1. 加强制度建设，建立培训机制
档案管理是一门专业性很强的工作，要有扎实的档案管理的基本技能。因此，档案管理工作者要积极参加档案局举办的各类专业培训班，只有不断学习、丰富专业知识、开拓视野、提高综合素质，才能做好档案管理工作。
2. 利用现代化技术整理档案
纸质档案的整理工作繁琐，劳动强度大。而利用计算机整理文件，则可以收到事半功倍的效果。在人工立卷时，立卷人根据自己的理解对文件进行分类，虽然都按照统一的标准，但因每个人的理解不同，就容易产生分类不准确的现象，给今后的查找工作带来不便。而按照新的《归档文件整理规则》，不需要拟定案卷标题，方便省力；同时利用计算机搜索功能也能达到方便快捷的目的，不仅降低了由于人为因素出现错误的概率，又可发挥计算机的优势，真正达到提高工作效率的目的。
3. 加强档案台账管理
在档案台帐上也进一步得到了健全，现设有档案收进移出登记、档案数量统计、借阅登记、温湿度记录、档案资料交接凭证、库房检查记录等。
（五）树立档案管理意识，建设专业管理队伍
文书档案管理方式落后，另一个重要原因是实际的文书档案管理的操作者专业技能不强，对先进的管理技术了解不够，管理意识淡薄。这就要求加强文书档案的专业管理队伍建设，树立较高的、先进的档案管理意识。同时，要定时的对档案管理人员尽行专业技能的考核，建立健全人才考核制度，实行优胜劣汰制，培养出一批专业技能较高的文书档案管理队伍。
三、档案业务建设
随着时代的发展，文档管理工作也面临着许多的问题，例如文件和档案数量越来越多，给整理和保管带来困难；管理方法手段落后，直接影响文件和档案质量等。面对新的历史时期、新的工作需要，只有实现文档管理现代化，才能有效地加以解决。
根据国家有关规定，办公室按规定及时接收各门类的档案，进行统一管理；文件材料的书写格式、质量符合有关规范要求。所有的档案分类、排列符合要求。同时，档案员还需定期对库房进行抽查，档案无霉变、虫蛀等不良现象，无泄密事件发生。
档案管理工作平时不起眼，也不引人注目，因此常常被忽略，但档案工作又是一项对历史负责、为现实服务、替未来着想的依据凭证。文书人员不仅要在公司领导的重视及大力支持下勇于奉献，还要要增强档案意识，掌握丰富的知识，加上平时认真负责的工作态度，就一定会做好文书与档案工作。
四、结语
文书档案的管理对于社会组织来说意义重大，文书档案的管理水平也能够体现相关单位、组织的办公水平。随着社会的不断发展，要对文书档案管理工作进行创新发展，充分发挥单位档案的巨大功用，才能从更广泛的层面更好的服务于单位、组织的各项工作，促使各个流程顺利进行，实现与社会同步发展。
参考文献：
