时间：2023-06-07 09:14:33
开篇：写作不仅是一种记录，更是一种创造，它让我们能够捕捉那些稍纵即逝的灵感，将它们永久地定格在纸上。下面是小编精心整理的12篇财务部档案管理，希望这些内容能成为您创作过程中的良师益友，陪伴您不断探索和进步。
【关键词】财务部门；会计档案；管理工作
会计档案指企事业单位以、经济组织以及相关会计人员对所进行的经济活动按照一定的制度记录存储的会计凭证、账单、核算材料等等纸质、电子材料。会计档案可以说是企事业单位第一手重要的经济档案，是所有国家档案的重要组成成分，因此财务部门的会计档案管理工作具有重要的作用于价值，应该得到政府企事业单位的格外重视，提高会计档案管理工作的效率，发挥会计档案的在企事业单位中的重要作用。
1会计档案的特点与作用
健全会计档案的管理工作，首先需要对会计档案的特点以及作用进行具体的了解，根据会计档案的特点制定相关的管理机制，利用其作用发挥其全部功能。
1.1会计档案的特点
会计档案的是国家档案中最重要的组成成分，具备了原始的记录功能、信息功能、知识功能等等众多功能，又由于其针对内容的特殊性，使得其具备了独特的特征：第一，会计档案的来源十分的广泛。对于不同的企事业单位的核算部门，都会形成相应的会计档案。第二，会计档案具有一定的专业性，由于会计档案涉及到会计核算的内容，这就使得核算手段成为了会计档案独有的专业技能。通过会计核算，可以有效的反映出企事业单位的具体经济活动，体现了会计档案的专业性。第三，会计档案的形成过程十分的严密，由于会计核算需要进行设置账务、复式记账、填表审核等等方式对对象进行系统、延续、完整的记录监督。这就迫使会计档案的形成过程必须具备一定的严密性。
1.2会计档案的作用
会计档案对于企事业单位有着十分重要的作用，可以具体分为以下几个方面：第一，会计分析与核查中会计档案起到了依据的作用。企事业单位中进行决策以及经济活动都需要对会计档案进行大量的参考查阅，会计档案的严密性可以使得觉得准确性大大的提高，为企事业单位提供准确的材料依据。第二，会计档案具有重要的凭证作用，企事业单位相互进行的经济活动都需要相关的书面证明，但也会出现一些经济纠纷问题，会计档案的对经济活动的记录可以在这是起到重要的凭证作用。第三，会计档案具有一定的历史借鉴作用，会计档案是一个动态的档案，它详细的记录了企事业单位内部各个方面的经济发展状况。通过对某一段时间的收支情况，制定相关的发展战略。
2会计档案管理中存在的问题
会计档案管理工作在财务部门当中依然存在种种问题，这些问题可以总结为以下几点：
2.1会计档案管理制度不健全
企事业单位内部的财务部门一般只重视单位的资金管理，忽略了会计档案管理工作的重要性，并没有制定管理会计档案相关的建档、归档、借阅以及销挡的措施，没有一定的制度可寻。
2.2会计档案的装订不合理
企事业单位内的财务部门内负责会计档案管理的工作人员几乎很少，繁多复杂的档案整理装订，在一定程度上消磨了管理工作人员的耐心与责任心，使得会计档案装订的过程中出现内容遗漏，档案开散，档案内容装订错误等等严重问题，这些问题的出现一定程度上给事业单位的经济活动造成极大的影响。
2.3会计档案的储存方式不妥
大部分的企事业单位对于档案的管理还没有进行全面的信息化管理，这就使得单位内部的会计档案堆积，随意储存的现象出现，老旧无人查阅的会计档案随着时间的推移损毁殆尽，严重的缩短了会计档案的寿命，丧失了会计档案的历史性价值。
3财务部门完善会计档案的具体措施
3.1完善会计档案管理机制
针对会计档案管理制度中出现的问题，首先企事业单位的领导层面必须加强对会计档案管理的重视程度，从思想上提高财务部门内部对会计档案管理工作的认识程度，结合单位的具体情况制定相关的档案管理制度，监督这一制度在实际中的实施情况，使得会计管理工作有章可循。
3.2做好会计档案装订工作
做好会计档案的装订工作，首先财务部门需要对会计档案管理部门加大人力物力的投入，提高工作人员的思想素质，让其认识到装订工作的重要性，定期抽擦档案对于出现档案装订错误与遗漏的情况需按照相关的制度进行处罚，使得会计档案管理工作有效科学的进行。
3.3使用信息化技术进行档案管理
企事业单位应该加大力度在档案管理上的经济投入，实现档案的信息化，告别老旧的纸质档案，提高档案管理工作人员的工作效率，减少会计工作人员的工作压力，实现会计档案的信息化储存，延长档案的寿命，快速有效的扩大化会计档案的作用。
4结论
围绕会计档案独有的特点，解决企事业单位中会计档案管理工作中的一系列问题，首先需要领导层面的大力支持，不断的提升会计档案管理工作人员的思想水平，制定相关的制度章程，使得会计档案管理工作可以科学合理的开展。
参考文献
[1]施永利.浅谈高校会计档案的管理[J].行政事业资产与财务,2013(10):153-154.
[2]曾晓玲.会计档案管理创新的要点及实践[J].中国管理信息化,2015,18(16):5.
[3]孙莹,张立军,张大川等.会计档案管理工作分析[J].现代商贸工业,2014,26(22):119-120.
会计档案管理规定
1范围
本标准规定了xxxxxx会计档案管理管理的管理职责、管理内容与要求、检查与考核
。
本标准适用于xxxxxx会计档案的管理。2引用标准
下列标准所包含的条文通过在本标准中引用而构成为本标准的条文。
财政部会第4号《企业财务通则》。
财政部会第5号《企业会计准则》。
财政部财工字(92)574号《工业企业财务制度》。
华中电力集团电力工业企业成本管理办法(试行)
3管理职责
会计档案管理工作由局长工作部负责，会计(文书)档案管理人员负责日常具体管理。
4管理内容与要求
4.1基本任务
4.1.1负责接收、编目、保管、查阅、鉴定、销毁与统计本局形成的会计档案，做到保
管妥善、存放有序、查阅方便。
4.1.2做好会计档案的查阅、复制利用工作，为全局经营管理工作服务。
4.1.3负责对本局形成的财务档案的归档工作进行业务指导。
4.1.4负责对已超过保管期限的或无保存价值的会计档案提出存毁意见，并监销经批
准销毁的会计档案。
4.2归档范围
4.2.1会计档案是指会计凭证、会计帐簿和财务报告等会计核算专业材料，是记录和反
映本局经济业务的重要史料和证据，具体包括:
1)会计凭证类：原始凭证，记帐凭证，汇总凭证，其他会计凭证。
2)会计帐簿类：总帐，明细帐，日记帐，固定资产卡，辅助帐簿，其他会计帐簿。
3)财务报告类：月度、季度、年度财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明，其
他财务报告。
4)其他类：银行存款余额调节表，银行对帐单，其他应当保存的会计核算专业资料，会计
档案移交清册、保管清册、销毁清册。
4.2.2局财务部采用电子计算机进行核算的会计材料，除应当归档打印出的纸质会计档
案外，还应将磁盘、光盘等磁性介质移交局档案馆保管。
4.2.3会计档案具体归档范围详见本局标准：《文件材料归档管理规定》。
4.3归档要求和时间
4.3.1本局每年形成的会计档案，应由局财务部按照归档要求，负责整理立卷，装订成
册(做到卷内无装订金属物，纸张无破损)，并编制会计档案保管清册。
4.3.2当年形成的会计档案，在会计年度终了后，暂由局财务部保管一年，期满之后，
第二年由局财务部编制移交清册，向局档案馆移交。
4.3.3编制会计档案移清册时，应列明移交的会计档案名称、卷号、册数、起止年度等
内容。
4.3.4会计档案人员接收会计档案时，须按照移交清册所列容逐项交接，交接完毕后，
交接双方经办人在会计档案移交清册上签名或盖章。
4.3.5已归档的会计档案，原则上应当保持原卷册的封装，个别需要拆封重新整理的，
档案人员应会同局财务部经办人共同拆封整理，以分清责任。
4.4会计档案的管理
4.4.1会计档案管理人员对已归档的会计档案，按照《供电企业档案分类表》(试行)
、《会计档案管理办法》的规定进行编号、划分保管期限。
4.4.2根据计算机档案管理程序的要求，对已归档的会计档案，按会计名称、案卷号的
顺序，逐卷、逐个字段地输入微机。
4.4.3使用标准档案装具装盒，填写好装具脊背和盒面各栏项目的内容后，按“年度—
—会计名称——案卷号”的顺序排架。
4.5会计档案的鉴定与销毁
4.5.1会计档案的保管期限分为永久、定期两类，定期保管期限分为3年、5年、15年、
25年4类。
4.5.2全局职工工资表、年度财务报告(决算)(包括文字分析)、会计档案保管清册
、销毁清册等，定为永久保管。
4.5.3现金和银行存款日记帐、固定资产卡片，其保管期限定为25年。
4.5.4原始凭证、记帐凭证、汇总凭证、总帐(包括日记总帐)、明细帐、日记帐、辅
助帐、会计档案移交清册等，其保管期限为15年。
4.5.5银行余额调节表、银行对帐单、固定资产报废清理后的卡片、月、度会计报表其
保管期限定为5年。
4.5.6主要财务指标快报(包括文字分析)，其保管期限定为3年。
4.5.7本规定确保的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起。
4.5.8保管期满的会计档案，由局档案馆会同局财务部提出段意见，编制会计档案销毁
清册，列明销毁会计档案名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期
限、销毁时间等内容。
4.5.9局分管领导须在会计档案销毁清册上签署意见。
4.5.10销毁会计档案时，会计档案人员和局财务部派员共同监销，监销人在销毁会计 档案前，按照会计档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁的会计档案；销毁后，须在会计档
案销毁清册上签字盖章，并将监销情况向局分管领导报告。
4.5.11保管期满后但未结清债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证，不得
销毁，须单独抽出立卷，保管到未了事项完结时为止；单独抽出立卷的会计档案，需在会计档
案销毁清册和会计档案保管清册中列明。
4.6会计档案的利用
4.6.1编制会计档案案卷目录(含会计凭证目录、会计帐簿目录、会计报表目录等)检
索工具，积极主动地提供档案，为全局经济工作服务。
4.6.2归档保存在会计档案只供本局财务人员查阅，不得外借；如有特殊需要，经局分
管领导批准，可以提供查阅或复制，并办理登记手续。
4.6.3查阅或复制会计档案的人员，不准在会计档案上涂画、拆封和抽换。
4.6.4本局的会计档案任何人不得携带出境。
4.7会计档案的保管
4.7.1会计档案库房须按国家标准保持适宜的温湿度，即：温度控制在14℃～24℃之间
，湿度控制在45%～65%之间。
4.7.2库房内每层密集架中须定期投放防虫药片(盒)，以防治害虫对库存档案的侵蚀
。
5检查与考核
（一）医院电算化会计档案的内涵
会计电算化档案主要指的由存储在计算机内和通过计算机打印出来的书面文档形式的财会数据，包括会计文档、报表和账簿等，另外还包括财会软件运行编制的各种资料、文档和表格等。实行会计电算化档案管理工作主要内容有：保存会计档案并保证其安全，按要求生成各种标准文档和数据，保障财会数据的合理利用等。医院的会计电算化档案管理是一项十分重要的管理工作，随着计算机和信息技术的普遍应用，医院的会计核算工作从传统的手工记账向利用电算软件进行会计记账转变，因此实现会计档案的信息化管理是实现医院信息化管理的必然趋势。
（二）医院电算化会计档案管理的特点
1.现代化信息技术为载体。医院会计电算化档案不仅包括储存在计算机内的电子数据，也包括打印出来的纸质财会档案，如，药品盘点表、医院收费管理系统病人预交金额、库存物资出库单等。因此电算化会计档案同时囊括现代化信息技术下的电子财会档案和传统意义上的财会纸质档案。2.软硬件设施为基础。和传统会计档案不同的是，电算化会计档案不具有直接可视性，而需要借助计算机的硬件和软件设施才能查阅、保存和整理。因此电子档案的管理受到软件质量、机房物理条件和存储盘有效期等多种因素的影响。3.工作人员的信息技术操作水平为前提。电算化会计背景下对相关财会人员的现代信息技术操作水平提出了更高要求，档案管理的相关人员不仅要熟悉财会核算的专业知识，更要掌握必要的计算机和财会软件操作技能。
二、医院会计电算化档案管理的有效建议
（一）提高思想重视程度，创新医院电算化会计档案管理理念
新医院的电算化会计档案管理工作和医院领导的重视程度息息相关，医院领导层应当加强全医院上下对会计档案管理的重视程度，依据国家相关法律法规严格执行电子会计信息的生成和保存工作，同时财会工作人员应当创新会计档案管理理念，学习相关的会计和档案管理法律法规以及专业知识，如《会计法》《会计档案管理办法》等。医院管理层要加强对档案和会计相关法规政策的宣传力度，让财会人员懂法、知法、守法。最后，要提高对财会档案的安全和保密意识，消除过去重保管轻利用的管理理念，重视会计电子数据的保存，更要重视对电子数据和书面文档的分析、整理和利用工作。财务部门和档案部门要结合起来对相关工作人员进行专业知识培训，一方面强化管理档案意识，另一方培养信息化意识，提高计算机和电算会计软件操作水平。
（二）完善财会电子化的软硬件设施
加大财会档案管理的硬件投入，加强软件设施建设。首先，医院可以提供专用于会计档案管理的仓库，保证温度、湿度和光照等物理条件满足档案管理需求，并定期检查仓库条件，做好防尘、防潮管理。另外要为财会部门配备高质量的喷墨或激光打印机，选用符合医院实际需求并带有档案管理功能的会计电算化软件，通过医院专业的内部局域网络管理员强化医院的软件系统维护，加强电算会计软件的补丁修补、联网和网络安全问题，减少计算机病毒入侵和网络泄密。
（三）健全档案管理制度
首先，完善档案借阅制度，电算化财会档案的借阅要按照内外有别和严格审批的制度进行，任何人不论任何岗位借阅会计档案都要办理借阅手续，医院内部员工如需用到档案则需要财务部门管理人员的审批，医院外部人员借阅档案则需要出具介绍信，并有财会部门，主管领导审批。其次，建立保密制度，对电算化的会计档案进行分权限调用和多用户管理制度，不同的电算会计档案采用不同的保密等级，普通会计数据可以在医院范围内共享；涉及到医院机密的数据，则供小范围内专业人员使用。另外不管是财务部门的专业人员还是其他部门员工借阅会计档案，都不得对档案进行篡改、伪造、涂抹、拷贝和故意毁坏软盘等行为，一旦发现要根据档案管理制度采取相应的惩罚措施。最后，对电算化会计档案的销毁工作要及时到位，建立销毁管理条例，对超出管理年限的档案由档案管理部门和财务部门联合鉴定并进行定期销毁，销毁后要制定销毁清单由两个部门负责人签字或盖章。总之，电算化背景下医院的会计档案管理工作是医院财务管理中的重要环节，对提高医院的财会信息化水平、档案管理水平都有着积极意义。因此医院财会档案管理工作人员应当具备与时俱进的意识，通过技能培训和制度完善加强电算化会计档案管理工作的质量。
参考文献
一、健全档案管理的制度和组织架构
系统建立在制度的基础上，档案管理有很强的制度要求。2011年，人大修订的《档案法》对档案管理有明确的要求。财务档案管理是比较特殊的一种，《会计法》规定：“各单位对会计凭证、会计账簿、财务会计报告和其他会计资料应当建立档案，妥善保管。”财政部的档案局也制定了会计档案管理办法，对各类财务凭证保管期限都有具体的相关规定。因此，企业制定档案管理制度至少要明确部门职责、流程、保管期限、销毁、监控、惩罚等内容。
档案管理组织架构是系统管理的重要内容。一般来讲，具体单位都设有档案管理机构，有的单位综合办公室是档案管理的职能部门，但也有企业技术部门是档案管理的职能部门，主要是技术部门的档案文件较多。档案管理综合部门的职责主要有负责安排和协调档案部门工作，配备与任务相适应的专职档案人员。同时，有档案储存的各有关部门及企业分厂设相应的兼职档案员，业务受档案部门指导，按时完成档案部门所交办的有关档案工作。
二、完善档案管理部门的工作内容和责任
做好档案管理的系统性工作，要明确相关部门的工作内容和责任。企业档案工作坚持实行集中统一管理的原则。承担负责档案管理的职能部门要负责本单位及所属各单位文件材料归档工作的指导、监督和检查。企业要设置档案室，档案室的专职档案人员负责企业档案材料的收集、整理、归档、立卷工作。财务会计类档案的管理有其独特的地方，会计类档案按会计档案的归档范围进行归档，财务部门负责整理，立卷装订成册，在年度终了后，一般由财务部保管一年后，再编造清册，归集到专门的档案室。财务档案、资料的贮存基地和利用必须严格执行国家有关档案工作的法规、法令和政策，维护档案的完整与安全。
对于档案管理人员来讲，职责和责任很重要，档案工作是企业管理基础工作的重要组成部分，是维护企业经济利益、合法权益和历史真实面貌的一项重要工作。搞好档案工作是档案人员的首要任务，应列入档案工作的职责范围，并有相应的经济责任制作保证。同时要不断提高档案人员的素质，积极开展业务培训。
三、完善档案归集的流程
档案管理的流程非常重要，首先要确定哪些是档案?w集的范围，就是说什么样的文件材料才可以作为档案归集。一般说来有本企业财务凭证、报表、其他财务相关资料；本企业内部形成的文件材料有利用或保存价值的；本企业引进项目、外购设备等带来的文件材料；本企业参与的合作项目，合作单位按要求应向本企业提交的文件材料并有保存和使用价值的；本企业执行、办理的外来文件材料并有保存和使用价值的等。档案归档的文件材料主要包括纸质、光盘、磁带、照片及底片、胶片、实物等各种载体形式。分类是可以设置二级分类科目，二级科目可以按时间进行分类。
对于档案归档时间，不同企业有不同的要求，主要根据档案的时效性来确定归档时间，比如科研技改和课题类的资料可以完成1～2月后归集；文书类、管理性的文件可以在第二年进行归档；财务类的档案一般在下一年再进行归档；有些工艺变更、新品鉴定等时间性很强的资料可以随时归档；基建项目文件材料一般在其项目鉴定、竣工后或财务决算后三个月内归档，周期长的可分阶段、单项归档。档案归档手续一般要简洁并且完备，一般来讲，归档资料的收集工作由单位内部各部门的兼职档案员负责。凡属应归档的各类文件材料，材料必须完整、正确、统一。
财务类的资料比较特殊，做好财务档案管理工作必须对财务档案做合理的分类，从财务角度来讲，可以分为会计凭证、账簿、报表报告、其他资料等。档案部门接收保管的会计类档案，原则上应保持原卷册的封装，如果发现需要重新装订时，一般应当会同财务部和经办人共同拆封整理，以分清责任。
四、细化档案的使用、复制及销毁管理
资料归集后，调取和使用是经常发生的事情，特别是经常要复制一些图纸和复制财务数据和资料，这种情况下，应由申请部门填写申请单，经有关部门负责人审核后方能复制，需出档案库房复制的文件应由责任档案管理员负责监督复制。
档案保管期限的确定和销毁环节也很重要。原则上讲，对企业有长远利用价值的档案应永久保存，对企业在一定时期内有利用价值的档案，分别为长期或短期保存。一般管理类、科技类、人事类、特殊载体类档案保管期限定为永久、定期两种，定期实行标时制，可分3年、5年、10年、20年等期限。各种会计档案的保存期限，分为永久和定期保管，按国家规定定期保管可分为3年、5年、10年、15年、25年五种，各种会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起。
档案的销毁要有专门的流程，必要时要成立鉴定小组，对保管期限已满，并确定无保存价值的档案，经过鉴定小组鉴定写出鉴定报告，由公司负责人批准后，即可销毁。
确定销毁的档案，要编制销毁清单，在档案目录上注明注销并报送档案部门备案。销毁工作由档案管理人员执行，销毁时应指定专人（一般两人以上）销毁和监督，以防发生意外。会计档案的销毁按会计档案管理制度执行。
其他方面，企业要对档案要经常检查、清理，并做好统计工作，确保档案完整、齐全。档案保管房间要保持整洁、通风，积极做好“八防”工作：防火、防盗、防尘、防光、防高温、防潮、防有害生物和防污染等。下班前要切断电源，关好门窗，确保档案管理房间的安全。
关键词 科学管理 事业单位 会计档案
上面说到的会计档案是事业单位中所有档案管理中的十分重要的一部分，它也反映事业单位的财务状况的重要资料。对于一个比较完整的会计档案管理制度，不仅可以对研究事业单位的各个阶段的经济和财务有很重要的作用，还是事业单位在制定相关的政策、研究存在的问题的重要的依据。到目前为止，我国在事业单位中的会计档案管理工作还不是十分的成熟，还存在很多的问题，所以为了更好的完善事业单位中的会计档案管理工作，我们还要针对存在的问题，作出具体的解决对策。
一、 建立并且完善会计档案的管理规章
事业单位是我国的重要的行政管理部门，所以事业单位的所有工作的正常进行，才能保证让国家后顾无忧。对于事业单位的会计档案管理工作也是一样重要的，想要做好会计档案管理工作，我们不仅需要遵守《中华人民共和国会计法》、《会计档案管理办法》等相关的法律规定，还要更好的结合事业单位的具体工作，建立并且完善会计档案的管理规章制度，然后明确档案的归档的范围、档案保管的期限、档案的归档程序、知道档案的整理方法以及档案在归档时的要求等；其次是健全会计档案的保管制度、安全保密制度等，然后采用比较先进的管理手段和科学合理的保管档案的方法，这样才能更好的确保档案的不丢失、不被损坏、不被泄密等。
二、事业单位的会计档案要遵循标准化、规范化的管理方针
1、我们要规范好会计档案的合理立卷。在装订会计档案的凭证时，我们必须保证使用的是规定的会计档案装订的封皮、然后再封装粘贴装订线，一定要注意的是必须在封粘的地方盖上会计人员的印章，对于封皮的要求就是要保证封皮外要求填写的内容都要填写好，然后按照装订结束的日期的先后顺序进行排序方案会计档案的保管盒中，并且要认真填写会计档案保管盒上面的内容，在每一年的年末都要进行封账，必须把活页的空白账簿拿出来，把已经设置好的会计科目但没有业务往来的账页保存好，然后按照账页的编号进行填写好目录以及账簿的使用登记表，将这些都一并与财务账簿装订在一起，然后进行封装粘贴，由相关的会计工作人员在粘贴处盖上印章，最后在年末的时候把账簿按照编号排序，分别贴上会计档案卷内目录和会计档案备考表。
2、我们还应该规范会计档案的移交工作。事业单位的会计档案都是有单位的档案管理部门在做管理工作的，然后再由财务部门将本单位的会计档案整理规范，在事业单位的财务部门暂时保管1年，在保管期限满后财务部门会编制会计档案案卷的目录，移交到事业单位的档案管理部门；如果还没有建立会计档案管理部门的单位，需要由财政部门暂时的保管，但是必须强调的是需要有专人负责这些档案的管理.
三、要加强对会计档案的管理人员的在培训学习，更好的提高会计档案管理人员的自身素质
1、我们要更加重视档案管理人员的培训工作。现在，随着我国社会的快速发展和综合国力的提高，越来越多的单位的财务管理工作已经与时代接轨，不再是原来的手动记账的方式，而是已经实现了会计电算化，这就意味着事业单位的会计档案也会越来越多的以电子版的形式所存在着，这也将使得事业单位的会计档案管理的工作越来越走向正规化、网络化、信心化，会计档案的管理工作也迎来了资源共享的美好时代。
2、我们还要重视那些高素质、复合型的人才的引进。会计档案的管理人员应该具备那些素质呢？我认为他们应该有思想上的素质、业务素质以及职业道德的素质。而且作为会计档案的管理人员，首先，他们必须要严格律己、清明廉洁、奉公执法、能够时刻保持清醒的头脑，不被利益所诱惑，有一定的自己的公正的立场，能够使用好自己手里的权力；其次呢，对于会计档案的资料是十分广泛的，这些资料都有很强的专业性、广泛性和严密性。现在作为一个专门的档案在做管理，那么就不能轻视它，我们还是应该按照专业的管理手段去管理会计档案。所以，这就要求会计档案的管理人员不仅要有会计档案管理的相关专业知识，还应该具备更高的专业素质，这样才能使得会计档案的管理工作更好地、更科学的进行。
四、目前会计档案管理工作存在的问题
由于会计档案管理部门不够重视，所以在进行会计档案的管理工作中还存在着许多的问题，首先是管理人员的编制不充足，文化程度不高，专业素质不高，特别是上级领导认为档案管理工作不重要，档案管理得不到重视，这就造成了管理人员的参差不齐，很难适应这样的工作；其次是档案管理的方式比较落后，档案的保管条件比较差，有些地方还在采用手工方式，没有与现代的高科技技术相接轨，这就导致了档案保管的比较凌乱，不统一。因此，为了做好会计档案的管理工作，还需要通过更多的途径。比如说我们要增强领导对档案管理工作的重视程度，切实的处理好在会计档案管理工作中存在的问题。
五、结束语
通过以上对事业单位的会计档案的管理工作存在问题以及我们研究出的解决这些问题的对策，就是为了更好的做好事业单位的会计档案管理工作，这样才能保证事业单位正常的财务运转，只有做好会计档案的管理，提高管理人员的素质，加强对档案管理的监督，才能更好的为我国的经济发展做好坚实的铺垫。
参考文献
[1]韩爱国.对会计档案保管工作的难点及解决方案的探讨.中国总会计师2011（03）.
关键词:会计档案管理问题措施
随着信息化建设的进行,会计电算化逐步代替传统手工会计,电算化会计档案越来越多,传统的会计档案管理体制已不适应新形势,产生越来越多的问题,从而影响到会计档案的保存和利用。本文就会计档案的内涵、种类,会计档案管理存在的问题以及加强会计档案管理的一些措施进行了探讨。
一、会计档案管理工作的范畴
1、会计档案的归档
《会计档案管理办法》规定,原始凭证、合同、上机日志、发票等会计资料应定期按规定整理保存,打印输出的凭证、账册、报表等先经会计主管签章,然后移交存档保管。电算化会计档案是存储在磁性介质或光盘上的,存档时应将数据进行双备份。计算机的操作系统、各类应用程序软件、会计核算系统软件以及软件的备份磁盘,也应作为会计档案保管。
2、会计档案的保管
根据会计档案保管制度,会计档案保管先要建立保管清册,由会计档案保管人员负责登记,并定期将财务归档的会计资料按顺序、类别及编号整理立卷登记。对采用磁性介质保存的档案,备份软盘必须贴上保护标签,装入盘套,放进硬盒,存放在安全、洁净、防热、防潮、防磁的场所,还应定期进行检查,定期进行复制。
3、会计档案的借阅
各类会计档案的查阅,必须办理有关利用手续,一般不得带出室外。如有特殊情况,必须带出室外复制时,需经财务部门负责人批准,按照档案管理的有关规定进行登记,填写会计档案调阅登记簿,并限期归还。外单位查阅会计档案,要持有单位介绍信,经主管领导、财务负责人批准,档案管理人员才能接待查阅,并由档案管理人员详细登记查阅人员的工作单位、查阅日期、会计档案名称及查阅理由。会计档案经年终核算整理装订后,由财务部门保管一年,以备随时查阅。满一年后,财务部门编造清册,
4、会计档案的移交
会计档案经年终核算整理装订后,由财务部门保管一年,以备随时查阅。满一年后,财务部门编造清册,移交档案部门保管。编制会计档案移交清册时,要列明应当移交的档案名称、编号、数量、起止年度、应保管期限、已保管期限等内容。移交会计档案要由单位财务负责人监交,交接双方经办人和监交人要在移交清册上签字。
二、当前企事业单位内部会计档案管理存在的问题
1、会计档案管理法规不完善
企业经营机制不断转换,经营方式不断更新,事业单位改制也在不断推进中,新情况、新问题不断出现,而与之配套的会计档案管理机制并未建立健全。目前,我国会计档案管理方面的法律、法规与建立现代企事业单位制度的实际不相吻合,缺乏适应现代企业制度的会计档案管理法规,在以法制经济为基本特征的市场经济体制下,无法满足推进企事业单位体制改革和建立现代企业制度的要求。
2、会计档案监督机制不健全
一是会计信息披露进程中的政府监管不足,准则、法规执行的监督不力,缺乏效率;会计信息失真的法律责任界定不完善、责任追究力度不够。二是注册会计师制度不完善,一方面注册会计师既要对受托单位的会计信息进行客观公正的审计,又要收取审计费用,对被审计单位依赖性强;另一方面注册会计师行业还没有形成有效的监管机制,部分从业人员专业素质差。三是企业内部监督机制不完善,领导不重视,内部制度得不到落实,会计基础工作薄弱。
3、网络的安全隐患
首先,计算机系统由许多部分组成,每个部分都有薄弱环节,极易遭到攻击或破坏,如数据易被篡改、软件被修改或破坏、安全存取功能薄弱等。其次,计算机系统的自身安全和保护功能非常薄弱,网络系统的安全技术尚在建立和完善之中,信息易被窃取或泄露、非法增删改,计算机病毒的破坏性极大。此外电算化会计系统只有在会计软件的支持下才能运行并发挥作用,会计软件对经济业务的处理是否真实、合法起决定性作用。而现在会计软件在开发中重功能、轻安全的现象普遍存在,可能存在会计软件处理功能陷阱,或会计软件运行与维护陷阱对系统的破坏性极大。
4、从业人员的业务素质偏低
档案管理人员的素质和能力是决定电算化会计档案管理自动化程度高低的关键因素。由于会计档案管理人员的电算化操作能力较低,缺乏档案管理专业知识,电子档案管理意识薄弱,导致不能及时按规定将财务系统中的会计资料备份到外
存储器中保存,或不能正确进行电子文档的备份和检查,造成会计资料的假备份,出现磁盘上的标签与电子文档不符的现象。一旦因意外或人为错误造成系统数据的丢失、破坏,就不能在最短时间、最小损失下恢复原有的会计资料,影响电算化系统的正常工作。
三、加强会计档案管理的措施
针对会计管理体制改革过程中部分单位会计管理人员的管理方法和对会计档案管理的认识,会给单位会计档案管理工作带来负面的影响,及目前部分单位会计档案管理人员的对会计档案管理认识,而产生的问题,笔者认为应强化以下方面工作:
1、建立相应的会计档案管理体制
实行委派制管理的会计档案,应严格按照《档案法》、《会计法》、《会计档案管理办法》等有关规定,明确会计档案的所有权是委托单位,将委托单位的会计档案整理规范,按要求在核算中心暂保管一年,期满后编制会计档案的案卷目录,连同打印出的纸质会计档案和存储会计数据的磁介质会计档案,向委托单位的档案机构进行移交。
2、加强会计人员的岗位培训
会计人员是会计档案整理的第一责任人。会计人员对会计档案规范化整理的熟知、熟练程度,决定了会计档案案卷质量的高低。因此,必须将会计档案管理及操作技能的培训,纳入会计人员岗前培训,从会计档案整理的基础业务学起,使其熟练掌握会计档案管理的基本知识与操作技能,进而从源头上做好会计档案的整理规范工作。
3、加大对会计档案管理工作的监管力度
要结合具体工作实际情况,联合制定包含新会计体制下会计档案工作内容的《会计档案管理实施细则》,进一步细化会计档案的分类、组卷、排列、编页、案卷目录、装订、移交等操作规程。在各项会计业务工作检查中,将会计档案的规范化管理纳入其中,加大对会计工作整体性和连续性的检查与监督。
4、严格执行会计档案管理的各项工作程序
实行会计委派制的地区和部门,除了建立会计档案立卷、归档、安全、保密等管理制度外,还应根据《会计档案管理办法》、《会计电算化工作规范》并结合实际,制定出会计档案的归档范围、归档时间、分类大纲、保管期限表、移交时间等,确保会计档案收集的齐全完整。在向委托单位移交档案时,交接双方的监交人、会计、报账员、档案员应同时办理交接手续,加盖公章,清点会计档案是否齐全完整、账目相符,案卷整理质量是否规范。交接凭据应一式三份,双方单位各自保留一份,存档一份。
参考文献:
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[6]李继朋.关于企业会计档案管理的思考[J].中国档案,2006(7).
一、电子文件管理中存在的问题
1．公文信息网络的开通，改变了传统的发文模式，给电子文件的收集工作带来了困难。公文信息网络开通后，各单位、处室可直接从网上收、发文件，特别是以各处室名义下发的文件，不再由文书部门统一登记发放，而是由各处室自行办理，虽然每个部门将网上发送的文件打印一份纸质文件存档，但形成的电子文件却分散在各个部门，甚至个人手中，造成这些文件的丢失、损坏或泄密，从而增加了电子文件收集工作的难度。
2．会计电算化形成的电子文件不能及时归档。目前不少单位实行了会计电算化，并开始联网运行。但会计电算化后形成的电子文件并没有得到很好的管理，有的单位没有将会计工作形成的电子文件随会计纸质文件一并归档，而是存放在财务部门，由于这些部门没有专门的保管设施，造成了这部分电子文件的丢失或损坏，不利于电子文件的保管利用。还有些单位的财务部门因设备不到位或领导重视不够，没能及时将这些电子文件转存到软盘或光盘，而是储存在硬盘上，而这些电子文件常因病毒感染而破坏或因硬盘空间已满被删除，造成了电子文件的丢失。
3．档案管理软件与办公自动化及会计电算化软件没有形成有机的结合，给电子文件的利用带来了困难。在公文信息网络开发时，由于诸多原因该网络没有兼顾到档案部门，所以造成了现在的公文信息网络与档案部门使用的档案管理软件不兼容，不能真正实现文档一体化管理，无法对办公自动化产生的电子文件进行管理；同时档案管理系统在功能编制时，没有考虑到会计电算化的问题，只设计了会计档案案卷级录入、查询功能，不能达到会计档案数据级检索。与电算化软件不衔接，不能检索会计数据，影响了电子文件的利用，不能很好地发挥电子文件的作用。
4．账外文件（会议记录、领导的重要讲话稿等）及上级来文等文件材料如何转化成电子文件这一问题没有得到很好的解决，这也是影响电子文件管理的主要因素之一。
5．在电子文件管理方面没有一套切实可行的规章制度，给电子文件的管理带来被动。
6．人员素质满足不了电子文件管理的需要。
二、加强电子文件管理的几点意见
1．加强档案法规的宣传力度，提高人们对电子文件的认识，让他们认识到电子文件与纸档案同样重要，要注意保存，按时归档。
2．建立健全电子文件管理的各规章制度，包括：电子文件的收集范围、收集原则、分类编号办法、保管、利用等规定，做到集中统一管理，并使纸质档案与电子文件有机地结合起来，使电子文件管理工作做到有章可循。
3．结合本单位实际情况，使档案管理软件与办公自动化系统衔接起来，真正实现文档一体化管理。同时在编制档案管理系统时，与财务部门协作，对会计电算化软件中的数据进行有选择的利用，在财务部门进行会计档案交接时，一并将相应的会计数据库进行转存，这些数据库主要包括：会计凭证库、会计科目库、报表库等，然后档案部门再根据实际工作需要在数据库结构中添加保管地点、卷号等字段，将会计档案计算机管理与会计电算化有机地联系起来，为实现电子文件检索提供良好的条件。
当前，信息化建设已经成为推进中国特色军革和完成“双重历史任务”的重中之重。军队财务档案管理也要积极探索信息化建设的路子，建好用好电子财务档案，提高财务档案管理工作水平和财务管理工作效率。
一、军队财务档案管理信息化的紧要性
在军队信息化建设的过程中以及未来的信息化战争中，财务保障范围的拓展和管理要求的提高，迫切需要财务档案管理手段的变革和管理效能的提高。建设电子财务档案，实现财务档案的网络化管理，是搞好军队财务档案管理的必然选择。
军队财务档案快速向信息量大、时效性强、查阅频繁的方向发展，对传统的财务档案管理手段和方法提出了严峻挑战。随着国家和军队财政经济工作的不断发展，财务法规、标准的变化越来越频繁，甚至某些科目的经费标准一年内进行几次调整；各种指标、标准，每年都可能变；各种会计帐簿、报表、决算每年都有不同的内容，同时要求不但反映当年度经费活动情况，并且可能反映上年、下年或若干年的经费活动情况；各种标准划分越来越细，项目越来越杂，如军队干部工资标准1980年前只有24个，而现在猛增了十几倍之多，各类补助项目也有数十个，信息采集的工作量日益增大。这些都给军队财务档案管理工作增加了难度。在财务档案的查阅方面，总部定期出版《财务标准制度汇编》和《财务文件汇编》，这确实解决了档案管理中的不少问题，但是，这些汇编资料缺乏全面性、连续性和时效性，一些标准或制度很快过时而又得不到及时刷新，重新整理出版的周期长，往往是计划赶不上变化，而且又要消耗大量人力和财力。
电子财务档案具有无可比拟的优点，能够很好地适应军队财务档案的发展需求。电子财务档案是指存贮于磁盘、光盘等电子介质中的各种票据、凭证、账簿、报表等财务数据资料。较之传统的财务档案，电子财务档案有许多特点：电子财务档案易于修正、拷贝和重置，便于纠错、携带和传递；电子财务档案的存贮形式多样，既可以存贮于软盘、硬盘、光盘中，也可以打印输出到纸质材料中；电子财务档案便于计算、分析，快捷获得所需结果。如果电子财务档案上网，通过计算机操作和网络交流，不仅满足了日常条件查询、统计分析、制作数据报表、开展数据交换的需要，达到档案信息资源共享、无纸化查阅和方便快捷的目的，节约了办公成本，避免了原始档案由于频繁翻阅而带来的磨损，还有利于专业管理，便于档案资源的统一整合，极大地提高了工作效率和工作质量。
正如上面所述，电子财务档案或财务档案信息化有很多优点，但也有不足的一面。如，具有系统依赖性，即需要一定的软硬件环境支持，只能在特定的条件下才能打开，不具备传统档案的直接可视性，还具有易遭毁损、难查痕迹的特点，因此，即使实现了财务档案管理的信息化，在归档中也需要实行所谓的“双套制”，即将同一份档案的纸质版和电子版同时归档。
二、军队财务档案管理信息化的主要内容
一是搞好数据的挖掘和整理，建好数据库，并及时采集动态数据。档案信息的数字化是整个档案管理信息化的基础，其他的一切工作都是建立在此基础之上。传统的档案大都以纸质为载体，实现档案管理的信息化，必须向数字化档案管理转变。未来的财务档案室就是财务档案的数据采集源泉和基地，是数据存储、管理、处理、查询、检索、传递的数字化信息服务工作基地。在财务档案数字化的基础上，必须建立军队财务档案数据库，可以按军队财务档案的内容分类建立若干个主要的数据库，如按标准制度、原始凭证、会计帐簿、指标文件、工作资料等等，建立几个主要基本数据库。数据库一经建立，立即着手数据的录入，将本单位的财务档案资料都录入计算机。转二是搞好财务档案信息网络建设，提高档案使用效率。档案的最大价值在于利用,档案管理信息化的实现将为档案信息的充分利用提供广阔天地。建立完善的财务档案信息网络，一方面可以将业务上级的文档，以及本级各单位的相关文件直接进入或转换进入档案数据库,减少档案人员的重复录入工作,保证档案信息的完整性。另一方面也可以实行联机公共目录查询、光盘远程检索服务，也可以通过电子邮件或BBS等方式开展财务档案信息咨询。总之，网络财务档案的在线管理和使用功能，可以大大减少档案在形成、调阅上的时空差，实现财务档案管理由静态管理向动态管理的跨越，整合财力资源、人力资源，提高财务档案管理能力和质量。
三是搞好财务档案管理辅助决策系统建设，做到定量分析与定性分析相结合，科学管理使用档案。财务档案信息通过采集整理和网络传输，最终要提供给各级领导、决策部门、财务人员处理和运用。由于信息量大、保障要求高，仅凭有关人员的经验来处理问题是不行的，必须依赖于先进的、智能化程度较高的辅助决策系统。以管理科学、计算机科学、行为科学和控制论为基础，以计算机技术、人工智能技术、经济数学等为手段，建立决策支持系统。该系统能对一个问题提出多种方案，并对方案进行比较、分析和优化，最大限度地提高财务保障的决策水平和决策质量。
三、军队财务档案管理信息化的基本措施
财务档案管理信息化是一项系统工程，涉及到管理、技术、人员、资金等多方面的问题，具有一定的复杂性，需要统筹考虑。
一是领导高度重视和大力推动。领导是财务档案管理信息化的真正推动者。领导者的信息化意识的高低决定了信息化建设的力度、进度和深度。领导者要树立科学的管理观念，摆脱传统思维的束缚，认识到计算机和网络技术应用于财务档案工作的真正意义。为此，领导者应该投入大量的精力关心和支持这一事业，在资金、设备、人才等方面予以充分投入，把财务档案管理信息化纳入工作计划和考核范围；主管财务工作的领导，要经常过问此项工作，了解财务档案工作情况，提出要求，下达任务，指导财务档案人员依法开展工作，帮助解决工作中存在的实际困难。
【关键词】财务档案；会计凭证；保管
中图分类号：D922.26文献标识码： A
1.现阶段财务档案管理工作的基本状况
随着经济社会和信息技术的发展，档案管理工作在我国各个行业也迅速发展起来，各个社会机构也对档案的管理更加重视。诸如档案室或史志室等档案保存和管理部门也逐步被加大投入力度。而在传统保存和管理的基础上，信息技术和网络管理等高科技方式在本工作中的逐渐成熟也为单位档案保存管理和利用效率的提高做出了极大的贡献。但是在实际情况中，财务档案的管理始终是一个受重视不足的工作。除了一些重视文化存留与延续的大型企业会对财务档案管理进行专人专地的管理和研究之外，大部分社会机构对于财务档案的重视和正确认识都是不足的。这就导致本单位的财务管理档案的归档、鉴定和利用不及时，对于本单位的经济活动的记录来说是一种严重的资源浪费。
2.财务档案的收集与整理
2.1会计凭证类资料
会计凭证类档案包括原始凭证、记帐凭证、凭证汇总表、其他会计凭证、以及对账单等等。归档时，要求凭证粘贴纸张之间要整齐、均匀，对于超过粘贴纸张的凭证要折叠成要求的尺寸，做到凭证账本整齐、美观、有序、不乱叠、不乱粘、易于查看。
2.2会计账簿类资料
这类资料主要是以账本为主，包括总财务账、各分类明细帐、固定资产账以及辅助账簿等。在工作中，要及时对这些账簿按分类整理立卷，分类保管。其中，订本式账簿可按本保管。活页式账簿按顺序整理好分成各册，并加装封面、封底和扉页。计算机导出的总帐、明细账等要单独组卷并加装封面和扉页等内容。同时，要编写流水编码，便于日后查询。
2.3财务报告类资料
财务报告类资料包括单位的年度财务报告，其中内容比较丰富，如年、季、月会计报表、资责负债表、损益表等各类会计报表以及附注及文字说明和其他财务报告等等。在具体工作中，会计报表一般按月、季、年等分别整理，附注和决算说明等要同时整理装订成册，并编写流水号码。
2.4其他会计核算资料
是指除以上资料外其它与财会工作相关的资料，如合同、统计资料、财产清单等。归档、整理、储存方法与以上会计资料一样。
3.财务档案的形成与保管
1）以上谈到的财务档案在整理装盒后，需在盒上填写上相关内容提示。同时，这些财务档案的收集整理要按照存档单位的相关要求进行立卷、成册、归档，并编写档案保管目录。
2）当年形成的会计档案，可先在财务部门保管使用，到了规定归档期限后，再编制成册，移交档案管理部门统一保管。如果没有设立专门的档案管理部门，可在财务部门中指定专人负责保管。
3）财务档案按类别和重要程度，其保管的期限可以分为定期和长期两种。定期的又分为3 年、5年、10 年、20年等，长期的要求一直保存。一般情况下各类会计凭证、会计账薄等保管期限为15年，银行、现金日记账等等保管为25年，财务报告等为一直保存。
4）一般保存的档案都有规定的保存时限，当到了规定保存时限后，可由档案管理部门提出销毁意见，经相关领导批准后，由指定人员到指定地点进行销毁，并指派财务部门人员进行监督。
4.提高财务档案管理水平的措施
4.1加强财务档案管理组织建设
1）单位应高度重视财务档案管理工作，并把财务档案管理纳入单位组织架构体系，并配备主要领导主抓并负责财务档案管理的领导工作。
2）根据单位的实际情况，配备专（兼）职人员负责处理日常的财务档案文件的接收采集、整理分类、建档归档工作，并做好财务档案的日常管理、调阅服务和登记备案工作。
3）提高档案管理人员的素质，是提高财务档案管理水平和质量的组织保证，财务档案管理队伍人员的素质能力构成要与财务档案管理工作的要求相适应，并保持人员队伍构成的相对稳定。
（4）单位应适时的组织相关工作人员的财务档案管理方面的后续教育，多途径、多形式的参加各种专业学习与培训活动，以不断的更新和提高工作人员专业素质与能力，适应和跟上时展的步伐。
4.2建立并不断完善财务档案管理制度建设
1）在严格遵守国家的财务档案管理法律法规的基础上，建立起一整套适合本单位具体实际的财务档案管理制度，并在实践中不断的完善。
2）单位的领导和相关工作人员，必须依照国家的法律、法规和制度调整和规范自己的行为，任何人不得以任何的理由凌驾于法律之上，违反法律、法规和制度。
3）财务档案管理工作人员要严格按章秉公办事、不徇私情。
4）推行目标管理责任制，明确相关人员责任、权利与义务，量化财务档案管理人员的工作质量指标，并与年度考核目标直接挂钩，做到赏罚分明、奖优罚劣，充分的调动每一个工作人员的工作热情和积极性。
5）要创建学习型的组织，把财务档案管理人员的后续教育常态化、制度化，督促每一位工作人员不断地通过学习有关的知识提高自己的素质和能力。
4.3加强财务档案管理信息化建设，提高现代化管理水平
在当今，信息化成为推动社会进步、促进社会生产力高速发展的驱动力之一。以电子计算机技术、网络通讯技术为基础平台的电子商务、电子政务、无纸化办公等信息化管理建设在社会的各个领域迅猛展开，并对人们的工作、学习和生活行为方式日益产生重大的变革与深远的影响，并业已产生出巨大的社会效益和经济效益。
财务档案管理信息化是现代信息管理系统的重要子系统，也是衡量一个单位管理水平的重要标志之一。我们不要把财务档案管理信息化建设简单地看做是经济资源的投入与负担，财务档案也是经济主体的重要资源之一，以史为鉴、把握未来，可以为单位重大的决策提供有价值参考和依据，具有很大的社会价值和经济价值。充分挖掘和合理使用各种档案资源，同样能够产生出可观的效益。
5.财务档案管理工作的规划走向
《会计电算化工作规范》规定，电算化会计档案是指存储在计算机硬盘中的会计数据以其他磁性介质或光盘存储的会计数据和计算机打印出来的书面等形式的会计数据；会计数据是指记账凭证、会计账簿、会计报表等数据。
实现会计电算化后，会计档案的内容增加了，对保管环境的要求也提高了，而很多单位却认为会计电算化仅仅是数据处理工具的变化，电算化会计档案的收集、管理、查阅、销毁仍沿用手工系统的制度；没有对会计电算化信息系统档案人员的保管职责作出相应的规定；也没有采取相应的保障措施来改善会计档案的保管环境等。本文拟针对电算化会计档案安全提出对策和建议。
其一，建立健全相关法规和制度。建立切实可行的管理制度，如制定细化的《电算化会计档案管理办法》、《电算化会设档案岗位责任制》、《电算化会计档案操作管理制度》、《安全保密制度》、《计算机硬软件和数据管理制度》等内部管理制度，确保电算化会计档案的安全。
其二，培养复合型电算化会计档案管理人才。档案管理人员既要有丰富的会计业务知识和档案管理专业知识，又要精通信息技术，能够熟练应用会计电算化，成为“会计――算机――管理”的复合型人才，为电算化会计档案的规范、安全、科学管理提供保障。
其三，档案部门和财务部门应加强对信息时代电算化会计档案管理重要性的宣传，认真学习《档案法》、《会计电算化管理办法》、《会计电算化工作规范》等，加强电算化会计档案的安全管理意识。
其四，加强电算化会计档案收集工作。电算化会计档案的收集是指在一定的时间间隔内(如一个会计年度)，把计算机系统中的所有会计数据拷贝(备份)存储到磁性介质或光盘上，从而形成脱离于原计算机系统的会计档案。财务部门应妥善保存财务数据的备份文件，以便计算机硬件系统损坏后，能够在最短的时间内，以最小的损失恢复原有的会计电算化系统。
其五，针对电算化会计档案自身特点所带来的安全风险，建立预防病毒和黑客的安全措施，加强对计算机病毒的预防、检测以及杀毒工作，切实有效地保障计算机硬件与软件系统的安全；根据会计电算化档案信息载体的物理特性，在形成档案时注意双份数据的备份，注明形成档案的时间与操作员姓名，存放在两个不同的地点；注意防潮、防热、防尘、防磁，对采用磁性介质保存的档案还应定期进行检查复制，防止由于磁性介质的损坏导致会计档案丢失，造成无法挽回的损失；针对电算化会计档案具有易于修改、易受破坏且不留痕迹的特点，从计算机程序方面考虑，应设置包括输入、输出控制，将源程序与数据加密，设置密码口令，设置恢复功能、各种操作记录等控制功能，在源头上防范问题的产生；针对会计电算化档案和软件版本密切相关的特点，除保存各版本的备份数据外，还应保存对应版本的会计电算化软件系统。此外，电算化会计档案必须与对应的财务软件版本一致，因为不同的版本会产生电算化会计档案不能被调阅或产生某些意外风险。
电算化会计档案是信息时代的产物，它的存在是必然的。因此加强电算化会计档案安全管理，已成为会计档案管理工作的一项紧迫、复杂、长期的工作，我们应该健全电算化会计档案管理的法律法规，制定严格的内部管理制度，加强对电算化会计档案的管理和控制，使电算化会计档案在各项工作中发挥作用。
【关键词】财务档案；管理；建议
财务档案，是指机关、企业单位、事业单位等在经济活动进行过程中，对于财务活动的真实反映和原始记录。是各个单位对于自身的经济业务过程的第一手重要资料和研究依据。也是单位发展的重要借鉴资源之一。而在这个健康发展的过程中，财务档案作为一个单位经营等各项经济活动的直接记述，对于其的管理、审计和应用也逐渐为各单位档案工作者们所重视。对于财务档案的管理，由于其是单位档案管理和经济活动的交叉工作。也逐渐成为了财务工作的一个重点难点。
一、现阶段财务档案管理工作的基本状况
随着经济社会和信息技术的发展，档案管理工作在我国各个行业也迅速发展起来，各个社会机构也对档案的管理更加重视。诸如档案室或史志室等档案保存和管理部门也逐步被加大投入力度。而在传统保存和管理的基础上，信息技术和网络管理等高科技方式在本工作中的逐渐成熟也为单位档案保存管理和利用效率的提高做出了极大的贡献。但是在实际情况中，财务档案的管理始终是一个受重视不足的工作。除了一些重视文化存留与延续的大型企业会对财务档案管理进行专人专地的管理和研究之外，大部分社会机构对于财务档案的重视和正确认识都是不足的。这就导致本单位的财务管理档案的归档、鉴定和利用不及时，对于本单位的经济活动的记录来说是一种严重的资源浪费。
二、 财务档案管理工作中普遍存在的问题
1、 财务档案的保管分工职责不明确
据实践中的情况观察，有相当一部分的单位存在对于本单位财务档案的工作管理责任分配不明确的现象。就像上文曾经提到过的，财务档案管理是一种同时需要财务部门和档案部门协作的交叉性合作性工作，由于对其没有充分的重视，导致各个相关部门和人员对此互相推诿，档案乱堆乱放，甚至被卖作废纸或者直接丢弃，遑论利用。
2、 财务档案的整理方式不成熟
对于经济工作中所使用的凭证、报表、账本等实物资料，通过财务部门流水作业的程序是很成熟的。但是在事后的整理归档工作中，这些有用的实物资料没有按照一定规律归类保存，导致了存放不当，对使用者造成了极大的不便。
3、财务档案的管理体制不完善
实践中可以得知，很多的财务档案管理负责部门没有系统的分类，存放，利用制度和规章。有些单位觉得这些文件已经使用，不再具有利用价值。而且对档案学的最基本知识都毫不了解，凭直觉办事，使得很多常规的工作都有着很大的内耗。投入大，效率低。
4、从事财务档案管理的人员不专业
实际操作中，很多财务档案管理的工作竟然是由后勤来完成了。这些人员基本没有必须的业务素养和专业的档案管理和财务工作常识。
三、 对于做好单位财务档案管理工作的几点浅见
1、强化财务档案管理意识
首先，从单位领导到具体档案工作的操作人员，应该从财务档案保管意识上着手改变，来对财务档案管理工作的水平进行提高。财务档案管理人员首先应认识到财务档案管理对于单位发展战略、单位文化建设和单位核心凝聚力起到的重要作用，重视单位财务档案管理的积极作用。进而使单位领导层对于财务档案管理对于整个单位生产经营和经济活动的重要性产生积极认识。由上而下对于档案意识有着较大提高，能够把财务档案管理工作形成财务和档案管理的日常化工作列入单位工作的短期日程中去。其次，财务档案管理的工作人员应当对自己的档案管理意识进行提升并紧跟时展潮流。认识到财务档案管理工作不仅仅对于档案保存具有重要作用，而且对于单位财务工作也有着重要的监督作用。把财务档案作为单位财务工作发展的晴雨表，通过对财务档案的审核和鉴定，来发挥档案部门的调查监督、情报获取和参谋的功能。
2、完善财务档案管理制度
对财务档案管理工作的加强，首先应该遵守国家颁布的《会计法》和《档案法》等法律法规。依法建立财务档案管理工作的制度。而且要在整个单位的整体工作规划中纳入财务档案管理规划，指定具体工作目标。《财务档案保管制度》、《财务档案归档制度》、《财务档案工作人员守则》、《财务档案查阅制度》等一系列规章制度应加以完善。以规范日常财务档案管理工作中的收集、整理、移交、归档、保管和利用等环节。
3、定期培训，提升财务档案管理人员素质
一个合格的财务档案管理工作者，应该要求其具有财务人员的从业资格和档案管理人员的从业资格。只有具有这两方面的专业知识，才能真正做好财务和档案两方面的工作，才能了解工作重心，使财务档案的真正意义得到充分地挖掘。此外，财务档案管理人员应注重自身业务技能和水平的不断提升。定期参加技能培训。紧跟技术发展步伐。以对财务档案管理工作的日新月异有所适应。
4、创新财务档案管理方式
新世纪以来，我国的经济、文化建设高速发展。在知识爆炸和财富大量创造的前景下，随着对于文化和战略的逐步重视，财务档案管理工作也必须适应社会对于其的严苛要求。这就需要财务档案管理方式的不断创新。首先，在技术层面上，跟从信息技术的发展，财务档案管理工作脱离传统的手动整理、录入和检索方式已经是势在必行。而顺应网络化和信息化潮流，对于财务信息管理工作的工作效率，透明程度和利用的简便性将是一个巨大进步。使档案真正能够走出保存架，发挥其对于文化建设和战略制定的重要作用。
另外，在管理理念上，应该积极学习西方一些成熟的财务档案管理制度。管理学在现代企业的发展中起到的积极作用是极其巨大的。配套于先进的生产力，先进的管理理念可以成倍地提高单位的工作效率。在财务档案管理工作中，对于先进经验的汲取也必不可少。如著名的美国的文件中心理论等管理方式，以使整个财务档案管理进程能够锦上添花。
四、 财务档案管理工作的规划走向
随着信息技术的极大普及和人民对于政治生活关心程度的加强，社会信息也会变得更加公开透明。所以，单位的财务档案管理信息除了在单位内部公开和利用以外，也应针对社会开放，以接受社会查询和监督。一方面是社会制度的进步，一方面也是档案工作和财务工作的进步。在这种潮流的引领下，财务档案管理工作的制度化、信息化和公开化也必将走向一个新的高度。成为社会文明程度的一个指标。
总而言之，作为一个高度系统化的工作，现阶段我国的财务档案管理制度还不够完善。随着市场经济改革的进一步深化，其中的隐性问题也将逐渐浮出水面。财务档案管理制度的加强，不仅对于单位档案的完善有着重要作用，对单位财务的公平、公正和公开也是一个有力的保障。做好财务档案的研究和分析工作，大到对单位发展大方向，大战略的制定；小到对一时一事财务工作的监督，都有着不可忽略的重要作用。
【参考文献】
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关键词：电算化；会计档案；管理制度
中图分类号：F232 文献识别码：A 文章编号：1001-828X（2015）018-000-01
会计档案是一个单位在经费开支管理中所产生，并作为经济活动历史记录保存起来的会计核算专业资料。作为财务信息的载体，会计档案可以综合反映经济活动的历史过程，可以成为分析财务收支的重要依据，可以作为调查研究和预测决策的史料依据，可以了解历年经济活动的全过程，从中发现业务管理的规律性，从而提高管理水平和经费使用效益。因此，加强对会计档案的整理和归档工作，完善会计档案的管理制度，是各级财务部门的一项重要工作。随着一系列财务软件的开发和投入使用，财务管理实现了电算化，会计档案的意义发生了变化，内容更多，范围更大。这使得会计档案管理比以往更加繁重。完善电算化会计档案管理制度工作显得非常重要。
一、会计档案的内容
传统的会计档案，一般都是以纸质的形式存在。财务会计实现电算化后，部分会计档案还可以以非纸质的形式存储。
1.纸质会计档案
纸质会计档案主要是指纸质发票、收据、结算单等原始凭证、上级下达的指标文件、本级经费开支的请示件等纸质文件和通过各类财务系统打印形成的会计凭证、会计账簿、会计报表、会计档案保管、移交以及销毁等纸质形式的会计数据档案
2.非纸质会计档案
非纸质会计档案主要是指用U盘、硬盘、磁盘、光盘等移动存储介质，将传统纸质会计档案以电子数据的形式进行介质存储的数据资料。同时还包括计算机自身的软件硬件系统和设备类型，财务软件的数据库系统名称、版本号、编程语言及操作程序等相关数据。
二、会计电算化档案管理的特点
财务会计实行电算化以后，从原始凭证的输入、财务报表的制作、历年会计资料的调阅，都可以通过计算机完成，实现数字化输入和管理。工作方式的变化使会计档案有了新的特点：
1.电算化后的会计档案存贮形式更多、范围扩大
凭证、帐簿、报表等会计资料的存在形式发生了转变，会计数据不但可以以纸质形式存在，还可以以电磁信号的形式存贮于光盘、硬盘、磁盘等移动存储介质中。磁性化存贮介质的介入使会计档案的管理工作更加简洁、高效。电算化会计档案除保留了传统意义上的凭证、帐簿、报表等会计资料外，还存贮了在计算机财务软件上的数据，如程序开发设计说明书、源程序、会计科目代码、结转公式及其他计算公式等。
2.电算化后的会计档案方便查找和管理
所有的会计档案都可以通过办公计算机和办公网络计算、查找、分析、统计，从而实现了资源共享，同时避免了纸质会计档案因翻阅和借阅造成的磨损和丢失。在查找某一张凭证时，只需要在计算机程序上输入需要查找的内容，就可以查出会计凭证的存放地点，甚至可以直接在计算机显示屏上查看这张凭证的内容，这样的工作模式大大提高了工作效率。
3.电算化后的会计档案更加节省存储空间
在传统的纸质会计档案时代，每年都有上千份原始凭证、记账凭证和各类会计账簿、会计报表、分析报告需要存储。如果逐页打印可能会消耗上千张纸。财务会计实现电算化后，每年的会计档案除了原始凭证和记账凭证必须以纸质形式存储外，其余的会计档案理论上只需要用一张光盘存储，这样大大节约了存储空间。有些单位原先会计档案室爆满，甚至需要好几间库房存放会计档案的状况可以得到改善。
4.会计档案存放地的环境要求更严格
光盘、硬盘、磁盘等移动存储介质的使用容易受磁场、温度、灰尘等因素的影响，因此，相比于纸质会计档案存放地点需要防火、防潮，非纸质会计档案存储地点要有更加严密的防尘、防热、防磁、防冻等措施。
三、对完善电算化会计档案管理制度的几点意见和建议
严格内部控制，提高服务利用，完善会计电算化档案管理制度，管好用好电算化会计档案是财务管理工作向高水平发展的重要前提。
1.进一步加强内部控制
根据权、责、利相结合的原则，严格落实岗位责任制，科学界定各个岗位的权限和职责，做好不相容职责相对应工作内容的分离管理。应严格落实财务内部控制制度，专设的会计档案管理员的工作岗位，主要负责会计档案的管理工作，该工作岗位不得由审核、会计、出纳等人员兼任。
2.进一步完善电算化会计档案的保管制度
和传统的手工方式一样，以电算化方式生成的会计凭证、会计账簿、会计报表等会计档案，也应当按照相关规定归档保管。对移动存储介质排序编号，标明存档的时间和文件内容，并制作档案管理文件卡片。在会计档案的存放地点做好防火、防潮、防尘、防光、防压、防腐蚀工作。创建独立的内部办公网，与外部其它的办公网络以及因特网物理隔离。完善网络安全管理，采取安全措施，做好计算机系统的检测、杀毒工作。严格设定电算化会计档案的使用、查阅权限，对不同种类的信息制定不同的权限，禁止无关人员接触电算化会计档案的信息。
3.进一步完善电算化会计档案的借阅制度
电算化会计档案未经相关单位领导或财务部门领导同意不得借给无关人员。会计档案存储盘不得随意带出档案室，财务人员若因工作需要，要查阅会计档案，应当由会计档案管理员陪同查阅；若要借用会计档案，必须办理有关借用手续，使用完毕后要及时归还并放回原处。档案管理人员应当详细登记借阅会计档案的人员相关信息、包括查阅时间、查阅的会计档案名称、查阅缘由。存放在磁介质上的会计资料借阅归还时，还应该认真检查资料是否安全、完整。
4.进一步完善电算化会计档案定期备份制度
由于U盘、硬盘、磁盘、光盘等信息载体的物理特性，在存放这些会计档案时应采用“AB备份法”对数据备份，并存放在不同的地点，以防止意外情况下引起的整个会计档案的损失和不可恢复。
