时间：2023-06-07 09:25:16
开篇：写作不仅是一种记录，更是一种创造，它让我们能够捕捉那些稍纵即逝的灵感，将它们永久地定格在纸上。下面是小编精心整理的12篇办公档案数字化管理，希望这些内容能成为您创作过程中的良师益友，陪伴您不断探索和进步。
1.数字化档案管理有利于提高事业单位经济效益。事业档案过去传统粗放式的档案管理过分依赖增加办公人员和费用，使事业单位的费用开支大幅提升。通过采用数字化档案管理，将传统纸质档案变为电子档案，缩小了档案占地空间，节约保管成本，在档案调取和查询上也十分便利，有利于提升事业档案的综合经济效益。
2-数字化档案管理是提升事业单位办公效率的必要手段。采用数字化档案管理，能够使档案数据快速、准确归档，随用随提，快捷、高效，是提升事业单位档案管理效率的必要手段。
3-在数字化档案管理模式下，档案数据的利用率明显提升。众所周知，传统纸质档案大多保存在档案室或档案馆，用户查阅与调取时很不方便。档案采用数字化管理后，用户能够、快捷、方便地查询到自己所需的档案信息，极大地提升了档案的利用率。
二、推进事业单位档案数字化管理的具体措施
(一)大力促进事业档案文书处理过程与归档数字化，提高档案管理效率
在档案管理中，文书处理是最基础性工作，文书处理效果直接关系着档案的质量和水平。在现代信息技术不断普及，事业单位每天处理的档案量不断增多形势下，档案管理者应该将每天收到的档案信息利用计算机进行归档处理，按照批办流程在事业单位内部网内传阅，设置具体的传阅、催办时间。当传阅的待处理文件未按设定的时间进行信息反馈，就应该利用信息技术的优势，及时提醒相关人员及时处理，确保档案管理工作的有效性，防止档案处理延误，档案堆积量不断增大的现象出现;同时，通过这种网络数字化的处理方式，大大缩短了信息传递和反馈的时间，不仅能减轻档案管理人员工作负担，还能极大提升档案管理效率。
(二)构建事业单位档案数字化管理体系
从长远的角度来看，事业单位档案数字化管理是今后的必然趋势，同时也是一项较为复杂的系统工程。在这个过程中，数字化管理体系的整体构建、硬件设备采购、软件系统开发与升级、档案录人、资料备份、档案查阅等都是该系统必备要素。对事业单位而言，其每天工作量大，档案资料较多，数字化管理系统应该采用双服务器的备份方案，确保档案管理安全;此外，要细化档案管理工作，将数字化档案管理细化为操作系统管理、系统维护管理、档案密级管理、性质种类管理等，不断提升档案管理效率。
(三)将数字化档案管理融于单位办公自动化系统中，从而整合数字信息资源，提高事业单位管理的综合效率
在当前事业单位运作中，自动化办公系统已运用得十分广泛，显现出了自动化办公系统的巨大优势。在这种背景下建设成功档案数字化管理系统后如何将该系统与办公自动化系统有效整合在一起，发挥出整体优势成为事业单位档案数字化管理必须要面对的考验。对此，笔者认为应该对办公自动化系统进行软件升级，两个系统间需要开发相互兼容性端口。例如在办公自动化系统中增加档案查询功能，同时档案管理系统要开放查询权限，确保两系统有效整合，实现各系统的无缝链接，提高事业单位管理系统的综合效率。
(四)确保档案数字化系统得到可靠的信息支持
维护好档案数字化管理系统，确保其能安全、高效运行，辅以可靠的信息支撑十分重要。具体来讲应强化以下工作:
1.确保档案数字化管理系统拥有良好的系统升级能力。系统拥有良好升级能力是不断丰富、完善系统功能的必备条件，只有这样，数字化管理系统才能不断与时俱进，发挥强大的管理功效。
传统的笔纸化医疗办公已经不能满足现代办公的需求。我国的医疗网络正在飞快的发展，这种以网络为基础向医疗行业发展的技术，已经得到医学界广大学者的好评，医院的工作形式也转变成为了无纸化办公，大力利用数字网络技术为医院的档案信息进行收集和存储，这样的改变也为医院数字化管理提供了条件。先进的网络档案管理方式代替了传统的纸张式档案管理，这不仅大大减少了医院在档案管理方面的费用，还给医院节约了空间，而且对于查阅和储存也可以随时随地进行操作，极其便捷，并且还避免了纸张的浪费和打印清晰度不足的问题。数字化的档案信息管理，既节省了人力还对医院工作效率有所提高。
二、医院档案信息数字化管理的主要问题
（一）张纸存储和信息储存同时存在。在医院的医疗活动和医疗研究中，大量的会议记录和研究结果，都是通过电子文件的形式进行记录，并在各个科室和部门之间传递，这样大大的提高的医院各科室的工作效率。但是通常在电子文件阅读完毕和工作完毕时，都要进行纸张归类进行保存。这样就出现了电子文件和纸张文件同时保存的情况，浪费了医院的经济，妨碍了数字化管理在医院中的发展。
（二）电脑网络的安全问题。电脑网络存储档案信息具有空间小、速度快、传阅便捷等特点，但是随着信息时代的发展，对电脑网络有威胁的因素也随之出现，例如数字档案信息可以随意修改、不稳定性、对硬件有所要求等一些问题。网络病毒的出现更是对医院的数字化档案信息造成巨大的伤害，严重的可能导致整个医院网络系统瘫痪，对医生的工作造成很大的影响。
（三）对数字化档案管理认识不深。我国大多数医院已经推崇档案信息数字化管理多时，但是医院的医疗工作者都还是习惯传统的纸张式办公，把档案信息数字化管理当成软任务，没有得到很好的重视，借阅文档信息和传递文档都还是采用人力的方式，这样就极大的浪费了数字化带来的便捷服务，还加大了人力的劳动程度，造成了数字化管理不合理的现象。
三、医院档案信息数字化管理需要注意的细节
对于医院档案信息数字化管理中存在的各项问题，应该认真对待，组织管理团队解决问题。在医院开展档案信息数字化管理时，应该做好以下几个细节：
（一）建设信息系统工程，实现信息共享。档案信息数字化管理，是由一套系统的网络工程实现的，是一套硬件和软件共同完成的系统，由整体设计、软件开发、档案整理、扫描录入、系统管理、光盘备份、查询管理和网络安全等一些软硬件组成。因为医院每天都要产生大量的文字，所以在录取和存储文字方面应该采取多服务器、磁盘排列储存、高速扫描仪集中扫描、硬盘和云储存双备份的解决方案。同时，为了改变提取数据率低的情况，应该在提取数据的设备上采取触摸提取方式，通过触摸的查询方式能够及时和准确的查看医院的档案信息数据，这样还达到了数据共享的目的。
（二）数字管理的横向性和安全性。医院数字化的档案信息管理系统成立后，不应该是单方面的接受和信息，而应该在这个基础上建立横向的系统，同时还应该研究出一套安全的数字化管理方案。数字化的信息管理系统以电子形式存在，为了保证医院学术不被坏人利用，其中有一些档案信息的电子文件就要进行加密处理，并且在一定时间之后要对密码进行修改。在医院数字化管理的软件方面，对于医院的机密文件进行多层密码加密、建立防火墙，避免黑客的非法访问和窃取。
（三）医院应该建立专业的数字化档案信息管理团队。由于医院档案员的工作形式和特点，他们长时间处于医院的档案室，远离医院的医疗活动，因此医院档案室的人通常都不会参加医院的重点医学教育，对医院的实时动态不能及时的把握，在对医院编研选题的时候跟不上时间的脚步，可能就显得不是很实用。这些传统的弊病就需要医院的档案信息数字化管理团队加以改变，这样的一支队伍要做到医学的精确把握和动态的掌控，尽快从传统的档案管理模式走向数字化管理模式。
关键词：高校档案数字化管理优势弊端要点
档案数字化是指利用计算机等技术手段将经过鉴选、原本存储于传统载体上的档案信息进行数字化转换并加以存储、保护、检索利用的系统工程。档案数字化管理是利用计算机系统进行管理，形成了一个有序结构的档案信息库，及时提供利用，实现资源共享，提高了工作效率。
随着高校体制改革的深入与队伍交往活动的增加，一方面，使得档案种类不断增多，内容复杂多样，档案数量急剧上升；另一方面，随着社会信息化程度的深入，社会对档案信息的依赖程度也越来越高，更需要提供一些系统、安全的档案信息服务，这就使得档案载体类型已经不单单是过去的纸质档案，更多的发展为图片、音像等多种载体模式。由此可见，档案数字化已是信息化时代的必然趋势。本文就高校档案数字化的优势和弊端发表一下我的看法：
一、高校档案数字化管理的优势
1.有利于提高经济效益
随着社会经济的日新月异，信息量的博大与政府机关及行政事业单位办事效率的低下就显得格格不入，过去办公为粗放型模式，这样便无形中增加了办公人员及相关费用。为了解决、消除成本大幅上涨等一系列问题，数字化管理档案便突出了其优点。传统档案信息一般为纸质，这样不方便保存及管理，如今通过数字化管理档案使其成为文档保存于电脑中，不仅节约了一大笔保管费用，节省了使用空间，而且管理、搜索起来也异常方便，这也避免了纸张浪费及相关人员配置等问题。
2.有利于提高办公效率
数字化档案管理应用于高校当中，不仅可为学校办公人员提供了便利，而且可以时时更新资料并归档保存。除此之外，此管理技术可以方便用户进行资料查询、修改等操作，使工作更细化、更简化，可真正让用户随时掌握网络信息。不得不说数字化档案已经实现了信息化、现代化，为国家发展带来了重大推动作用。
3.有利于高校各行政部门和系部立卷制度的落实
以往高校档案管理员对学校各部门的工作并不了解，档案管理与各部门实际工作之间便产生了差异、不同步，从而导致材料不完整、档案质量存在问题等现象出现。当我校应用数字化管理之后，数据进行网络化，各部门可以通过网络数据传输至档案管理室，这样档案管理员可以通过网上操作进行档案数据更新及归档，为档案管理等工作提供便利，也从根本上保证了档案齐全，立卷制度得到落实。
4.有利于提高高校档案信息全面化
通过调查发现，以往管理模式主要是对档案进行分类、分区域、分时等来进行整理、存档，这样只能有利于单一文件查询和保管，但并不利于数据的及时更新和众多文件查询。实现档案数字化管理后，通过网上管理信息资源，对各档案进行分类、存档并保存于指定硬盘中去并标注。若办公人员想查询某一文档，可以通过检索等功能来搜索所需文档及数据。若同一时间发生众多的事情，可以在文档分时的情况下再细化。这样便使办公人员可以各方面掌握情况并能添加或修改所需数据，及时更新资料防止数据遗漏。
二、高校档案数字化管理的劣势
在我国档案数字化管理应用还没有几年，属于新兴管理模式。我校在此方面的应用也只是属于初级阶段，难免应用过程中遇到一些问题，如下：
1.由于病毒等因素导致电子文件保存、归档时间有所限制，所以不能长期无限制保存，存在不安全隐患。虽然电子文件具有占用空间小、方便用户操作以及网络传输速度快等优势，但在安全方面却存在众多不确定因素，难以控制，如信息的保密、利用工作等。由于电子文档可根据用户需要进行修改，通过修改，以往的数据信息将不再存在，而以修改后的最终信息来进行保存，用户也无法查询最初数据情况。如果用户误操作保存的话将损失重要数据及文件资料，对工作也带来不利因素。
2.数字化档案存储受载体制约性强
数字化档案应用，其性能、数据传输等功能与所使用的计算机软硬件有所关联。虽然计算机存储容量很大，但总有“山穷水尽”的时候。不仅如此，现今网络发展迅速，技术先进，计算机软硬件更新速度比较快，很可能会出现文档在旧系统下可以正常更新、保存，但在新开发的系统下却存在识别问题，不能完整兼容或不能正常读取。若依旧使用原有系统，可能出现技术落后，对日后管理操作顺利进行带来了一定影响。虽然每个文件占用空间小，有时只有几KB，但这些都是各部门、各办公人员的劳动成果，都花费了人力和物力。这些电子文件跟纸质保存有很大区别，容易受到计算机病毒的侵害或人员误操作等导致数据丢失，这些因素都会给电子文件保存和管理带来了巨大的挑战和威胁。
3.档案进行双重保存，加大空间利用及资源浪费
通常文件档案需经过纸质、电子文档的保存，有时为了更加可靠的保存会进行电子文档备份，虽然文件保存可靠性提高，但是操作多、占用空间大、资源也有所浪费。由于在文件保存过程中，文件通常人手一份，给办公人员及时更新数据提供便利，但无疑加重了工作量和人员量，通过电子文档的数据更新及保存，纸质档案保存也得更新。虽然保存方式不同，但内容相同，工作细化的同时便造成了人员及资源的浪费。
4.高校数字化档案利用率低，阻碍现代化管理进程
虽然档案信息管理系统在高校推行多时，高校各部门及人员对此管理系统的认识还不到位，并没有产生合理利用这一想法和具体操作。办公人员由于长时间使用以往管理模式和理论，信息数据的检索模式已经有所习惯，对这数字化管理系统了解不深，便会或多或少忽略其优势。人们对于档案管理认识有所局限性，忽略网络传输的便捷及网络资源。长此以往，办公人员对数字化档案认识不足使其利用率降低，计算机网络功能在工作中的应用也仅限于文字编辑，信息传输及打印等小功能，这样便使数字化档案管理系统不能被充分利用，造成了人员及其资源浪费。
三、实施高校档案数字化管理需要注意事项
通过本人对高校档案数字化管理具体应用中存在的一些问题，我从以下几个要点发表一下我的看法：
1.建设好高校系统工程
如何进行信息共享、档案电子化保存等，是一个重要目标，具体可以下几方面：
软件方面：对于软件开发方面进行研究，使网络资源、文档信息在最新系统下可兼容应用，尽可能使用最新、功能简单便捷的软件。硬件方面：对于硬盘存储容量有所扩充，使其最大程度保存更多文件。包括档案整理、备份、查询管理以及安全措施等工作。由于高校办公人员每天都会更新电子文档，添加或修改信息，因此该系统应采用双服务器，同时辅以扫描仪、光盘等。系统建设：可进行查询系统建设，方便资源利用率及工作效率的提高，并实现网络资源共享。
2.做好高校数字化档案的安全工作
由于电子档案存在不安全的因素，同时电子档案还有保存、修改等方面的隐患，应制定相应的管理制度来进一步完善管理系统，如文件归档、保密、鉴定等制度，从而使数字化档案建设可以在具体应用时安全可靠进行。这些管理制度中最为重要的便是安全管理制度。由于档案关乎个人信息，有些如工作经历、所获证书、知识技能等方面信息可以公开，但有些重要私人信息应该进行保密，这样便对数字化管理系统的安全性有所要求，显的格外重要。安全管理主要包括硬件和软件两部分。硬件方面，主要是对所使用设备的寿命及质量有所要求，从而提高信息保存时间。除此之外还得安排专门人员进行档案管理或设备保养、检修，防止文档引设备问题而导致丢失。软件方面，主要是通过文档密码加密或设置系统应用权限，对于重要信息应进行多层结构的通讯、监控，这样便可使文档更安全，使其数据免受非法修改或破坏，真正做到校园数字化信息的保密性和安全性。
3.组织档案管理团队，提高管理水平
由于现今网络发展迅速、信息现代快，高校档案管理模式也发生改变，从以往的劳动密集型向现今的技术密集型转化，大大提高了工作效率。这些进步便对管理者要求有所提高，这一方面要求他们有较强分析力，可以对一些较专业性问题提供建议和操作方法；另一方面则要根据用户需求提供大量的数据信息。这类岗位需要高素质、高技能管理人员才能更好的胜任。所以学校应该加强档案管理人员的自身培养，使其更多的学习相关管理知识，形成文件保密意识，使管理人员思维发生转变，跳出原有档案管理理念，投身于现今数字化管理理念研究、应用当中。
总而言之，随着现今网络发展的要求，高校数字化档案管理已成为必然。不过高校档案管理数字化方面认识、应用还有一定不足，需要进一步的研究和解决，逐步实现高校档案数字化管理的完美应用。
参考文献
[1]王建萍.浅谈高校档案数字化建设[J].常州工程职业技术学院学报， 2007（ 3） .
[2]薛四新.档案馆信息化与档案管理变革--数字记忆之思考[M].机械工业出版社，2008.
[3]蔡海飞.档案信息化建设浅谈[J].科技情报开发与经济，2007（12）.
一、纸质档案数字化制作的必要性。
高质量的档案数据库是档案信息化应用的基础，档案数字化制作是档案数据库建设的必要手段。纸质档案数字化制作的必要性表现在以下几个方面：
（一）历史档案的抢救问题：我院档案中心有很多透明底图文件是十几年或几十年前的，这些档案由于经历时间较长、加上保管不当的原因，已经处于非常“危险”（字迹模糊、破碎）的状况，如不及时加以“挽救”，很可能造成档案彻底消失。
（二）档案移交后利用难的问题：通常各部门档案移交后，都保存在档案中心内，当需要查询用时，必须到档案室现场进行查阅，查询过程比较繁琐。
（三）档案管理利用难的问题：由于传统档案数量的庞大，传统档案查询工作被动性的现状，增加了档案管理利用的难度，已影响到档案信息服务的效率和档案价值的挖掘。
（四）传统档案利用局限的问题：一般存档的档案资料只有一份，一旦某人借走这份档案，其他人只有等待，这样不仅使档案工作效率降低，而且还会存在损坏原始档案可能性。
（五）传统档案的安全问题：每份档案都是有价值的资料，如果遇到自然或人为的灾害将造成无法挽回的损失。
针对上述问题，我认为有必要对传统纸质档案实施数字化制作。
二、纸质档案数字化是数字档案建设最基础的工作。
随着计算机技术、扫描技术、OCR技术、数字摄影技术(录音、录像)、数据库技术、多媒体技术、存储技术的发展而产生的一种新型档案信息形态，它把各种载体的档案资源转化为数字化的档案信息，以数字化的形式存储，网络化的形式互相连接，通过局域网、政务网、互联网进行计算机检索、阅读电子档案，利用计算机系统进行管理，形成一个有序结构的档案信息库，及时提供利用，实现资源共享。
三、纸质档案数字化较之传统档案管理有不可替代的先进性。
（一）提高经济效益
随着我院每年工程项目的增加，馆藏量越来越大。为了保证及时整编归档资料，唯有以增加办公人员和办公费用来解决这一难题，致使管理成本大幅上涨。而数字化管理档案使传统的以纸质为载体的档案信息对象转为机读档案，首先大大节省了占地空间；其次，将历史纸质档案数字化后，更是节省了人们的查阅时间。使用起来极为方便迅速，既方便了设计人员，又避免了反复印制资料而造成的纸张和人员的浪费。
（二）提高办公效率
纸质档案数字化，使得档案管理更为高效。资料能及时归档，并尽快提供利用。目前，我院有电子版的文件才能在电脑上实现检索、查询。但是一些历史档案，由于年代久远，检索起来，非常不便，只能翻查帐本、卡片，甚至要到库房逐件翻查；有时候为了找一份历史资料，要花上半天的时间，浪费设计人员大量精力。如果将历史纸质档案数字化，相信这样的局面不会出现。数字化档案管理使查询资料变得非常简单，所有的查询工作，都可以在电脑上完成，大大缩短查询时间，提高工作效率。真正让办公人员做到足不出户便可知晓天下大事。由于信息的超时空流动，数字化档案事实上成为“无墙界档案”，档案库也从文件实体的保管基本变成了提供利用方便的信息控制中心。
（三）增强档案原件保护
【关键词】档案数字化 独立经济 监督视域
为加强审计机关的工作效率，需要在现今不断变化的经济形势下积极推进审计工作的信息化建设，充分利用多媒体等高新技术手段，加强审计档案的规范管理，逐步形成档案信息高效处理的整体环境，并改变相关职工老旧的固有思维方式和传统观念，实现集中管理，提高经济管理水平。
一、审计软件在档案工作中的应用
审计软件传统定义是指利用计算机强大的辅助功能，编写相应的计算机软件，以便辅助审计工作的进行，提高工作效率。而现今主要应用的审计软件主要分以下两个方面：
（一）基于C/S模式下的审计档案管理系统软件
C/S模式下的档案管理系统主要是按各种类别：文书、文件、音像、影像等对各种材料进行管理分类，是便于查询、统计、管理的综合信息平台。相关人员在进入此平台后，能极为便捷的找到自己所需要的审计资料，而管理人员进行档案管理时，也能减轻较大的工作负担。另外，由于计算机自身可以和云客户端进行联系，这在一定程度上保证了相关资料的完整性和安全性，若存在缺失或者丢失的情况，可以进行数据恢复和备份。
（二）基于B/S模式下的审计档案管理系统软件
基于B/S模式下的审计档案管理系统软件与C/S模式的区别就是它有其自身的专用网，和互联网是分离的，因此不会出现档案泄露等一系列安全问题。其优点是，它整体上的结构更为清晰，各个模块之间是分离的，系统的各个功能融入审计之间，能较为方便的实现项目计划的建立和安全管理，各种文件的流转，为出差在外的人员提供了一个信息查询平台。
二、数字化档案管理系统
传统档案管理已经无法和现代化的经济发展相配合，在如此形势下，信息化档案管理应运而生，它是管理工作的一次创新，不仅能够实现传统档案具有的档案收集、鉴别、整理、统计等基本特性，还具有网上数字化浏览和远程查询等现代化特征，这在极大程度上便利了相关出差在外人员的工作，充分提高了其工作效率。
数字化档案管理系统现今主要可以分为日常业务管理、档案数字化采集系统和数字化档案查阅系统三大部分。以下是对这三个部分的简单介绍：
（一）日常业务管理系统
日常业务管理系统主要是实现各种人事档案的管理工作。包括对相关人员档案及材料的收集、鉴别、整理、缺少材料登记、其任前审核、档案转递、统计、查阅等业务处理功能。
（二）档案采集系统
数字化档案采集系统主要进行对纸质档案材料的数字化采集，将纸质素材转成数字化形式。现今较为常见的档案采集系统主要有了目录编辑、档案采集、数据审核这三大功能。并在现今高新的现代化网络技术的服务下，能够实现单客户端多人使用、多客户端多人等运行模式，能够同时对多本档案和材料进行采集和数据整理，为数据的入库提供了很大的便利，也便于查阅。
（三）档案查阅系统
档案查阅系统是以组织系统专用网为网络基础，采用B/S模式架构，系统主要在安全方面进行了多方面的考虑：可按日期、时间等多种方式，判断是否具有阅读档案的权利，并对其阅档的过程进行详细的记录。也可以采用信息采用加密信道传输等方式，确保档案真实安全可靠。
三、档案数字化替代传统档案管理的先进性
随着电子信息化技术在各个方面的综合使用，在审计档案管理上也推进了信息化建设，为审计工作高质量、高效率的展开提供了保证，主要优点分以下三个方面：
（一）提高经济效益
过去一旦出现档案管理不够完善，规整出现困难的情况，我们一般就会采用增加办公人员的方式来解决问题，这就导致了职工人数过多，财政支出相应增加，管理成本大幅上涨。
另外一个方面，数字化的档案管理大大节约了纸张，油墨等物质，将传统的纸质材料转化成可以重复使用的电子材料，大大节约了成本和保护了环境，很大程度上节约了人力物力财力，提高了经济效益。
（二）提高办公效率
数字化档案管理有其自身的特征，能保证使用过的资料存有记录，也不会因为他人的使用对后来人员的使用造成了阻碍。以相关组织部门为例，干部的聘请和提拔都需要极为详细而准确的档案信息，档案数字化管理是完全可以提供详细、即时的数据信息，为领导决策提供服务的。
同时，数字化档案管理真正让办公人员做到足不出户便可知晓天下大事。由于信息的流动速度快，对空间没有限制等特点，数字化档案事实上成为“无墙界档案”，档案库也基本变成了利用方便的信息控制中心，大大提高了办公效率。
（三）增强档案原件保护
将纸制档案转变为数字化电子档案后，档案的使用更加安全。由其对历史久远的档案材料，数字化处理后无疑是对其更好的保护，另外，通过档案的数字化处理后，也可以防止部分档案被随意修改的行为。
四、结束语
现今各种现代化技术的发展无疑为档案信息化建设带来了便利，审计机关及时推进审计工作的规范化，法制化，根据整体经济要求，将文件、档案管理提高到空前的高度，将审计工作带入数字化时代，并实现档案数字化管理。
参考文献
[1]刘艳林.开展档案数字化建设的实践与思考[J].科技情报开发与经济，2008，18（15）.
[2]丁建雄，张徐驰.企业纸质档案数字化若干问题探析[J].科技情报开发与经济，2008，18（29）.
关键词:数字化;城建档案工作;精细化管理;途径
中图分类号:G275.3
文献标识码:B
文章编号:1008-0422(2009)12-0106-02
1概述
精细化管理理念最早是在企业管理中提出来的,是企业管理从粗放式向集约化、规模化管理发展过程中提出并推广应用的一系列新的管理理念和管理方法。目前,精细化管理已引入企业、事业、社团和政府机构管理等方方面面。精细化管理要求对工作主体、目标对象、操作流程和规范标准等都实行精确和细致的管理。基于精确和细致本身就是相对的概念,“没有最好,只有更好”,因此精细化管理代表的是一种理念、一种追求,一种管理思维,一种持续创新、持续改进、永不止步、永不懈怠的管理实践,其管理成果符合人们需求永恒增长这一客观事实,对企业持续改善产品,事业、社团和政府机构持续改进服务有着非常重要的指导意义。因此,我们研究精细化管理,一个重要的方法就是找到精细化管理的切入点,即精细化管理的实现途径,找到了这一途径,精细化管理的方法和措施也就水到渠成了。根据我们的实践和思考,数字化就是城建档案工作精细化管理的最佳途径。
2城建档案工作的发展现状及特点
我国城建档案工作兴起于上世纪70年代末、80年代初,与改革开放后经济建设全面发展同步;2000年以来,随着我国掀起新一轮城市建设,城建档案工作也进入了一个新的高速发展时期。至今,全国660多个设市城市中,已建立了近500个城建档案馆,区(县)城建档案室达1000多个,馆藏量在4000万卷以上。在具体工作上,各城建档案馆主要是收集城市建设活动中,特别是各项建设工程中形成的具有保存价值的各种技术资料,加以整理、入库、保管,并提供查阅和复制利用。对人的管理、对工作过程的管理和对工作对象(即各种技术文件、图纸、影像资料)的管理,还是以原始手工方式为主。城建档案工作的核心就是城建档案,一切工作和活动都是围绕着城建档案展开的。而城建档案的本质不是其外在的形态,而是内在的技术内容,是信息。如果我们能用现代信息处理技术手段对城建档案进行处理,那么城建工作管理模式就会发生根本的变革。长沙市城建档案馆从2000年以来,不断加大城建档案收集工作力度,进馆档案逐年增长,达到了30000多卷/年,如果按照原来的管理模式,档案整理跟不上,档案查阅利用越来越困难,档案存放也是一个大难题,库房空间严重超负荷,多次倒架腾库,仍是应付不了档案迅猛增长的局面。我们把档案的信息特征从纷繁复杂的档案形态中抽取出来,实行数字化,就能挣脱档案实体的桎梏,使档案的收集、管理、利用都抛离了档案的实体,完全在信息的流转中完成,这就为城建档案工作精细化管理的实践开辟了一个全新的途径。
3数字化在城建档案工作精细化管理应用的几个方面
数字化在城建档案工作中的应用是多方面的。事实上,数字化是一种技术手段和工作机制,它既可以变革原来的城建档案工作内容和模式,还可能创新出城建档案工作一系列新的业态,这就为城建档案工作精细化管理提供了一个技术平台,使城建档案工作对象、工作流程和工作成果控制能在现代信息处理技术帮助下精确计划、精密控制、精心操作、精准落实,从而真正实现最佳效果的精细化管理。具体地讲有以下几个方面:
3.1 档案接收的数字化
传统纸质档案的接收是指工作人员对建设工程过程中形成的文件材料和图纸,按照城建档案管理有关规范要求进行收集、初步整理,在工程竣工后向城建档案馆移交的过程。实现档案接收的数字化,首先是要按照城建档案管理规范要求,建立建设工程电子档案报送系统,然后由工作人员根据建设工程进展,将建设工程信息(文件材料和图纸信息)同步录入该系统,最后以光盘等形式直接报送数字化打包信息。工作人员将按系统程序要求,一步步、一项项、一条条地完成建设工程信息的录入,避免了纸质接收模式的那种随意性导致档案缺项漏项或重复冗余,也杜绝了工作人员集中在事后补制档案导致档案不真实。数字化接收在档案接收质量检验环节也体现了精细化管理的优势,可以用质量检验软件对档案信息包进行检验,避免了人工检验的主观性。数字化接收的最大优势还是工作效率,对很多类似的信息,我们可以用复制的方式,不用再重复打印出文件或图纸,大大提高录入工作效率,降低了工作成本。
3.2 馆藏档案的数字化以及档案保管的数字化
传统的档案保管都是基于档案实体,档案实物的搬运摆放、库房空间的占用调整以及档案的保管防护是主要的日常工作。数字化的模式从两个方面对这一过程进行革新,一是原有馆藏的数字化扫描录入,对已完成扫描的档案实行真空包装后永久封存,非特殊情况不用再开包调用;另一方面是新进档案接收数字化信息,直接并入档案信息数据库;这样日常管理的操作对象就是虚拟的档案信息数据库而不是档案实体。这对档案实体是一种保护,而且,档案信息实行计算机数据库管理的优势是多方面,包括可以方便地制作多个备份,异地存放,防止突发灾害对档案信息的破坏。当然,原来的各种物理活动,如清理、搬运、消毒、温湿度控制等都不存在了,档案日常管理的内容与方式就发生了质的转变,更少的人、更少的空间、更少的投入,可以完成更加高效的工作,这正是精细化管理所追求的核心目标之一。
3.3 档案查阅利用的数字化
档案查阅利用的数字化应该是最能展示精细化管理成果的方面。与传统档案查阅方式相比,数字化查阅可以真正实现查全、查准。多年来,在档案利用中我们有一个难以明说的事实,就是档案查不到并不是因为档案不在库房中,我们往往只好回答说,“这个检索的条件可能不准确,再找找看看。”我们的馆藏量是如此之大,如果单凭人工的手段,或者只是录入了档案的目录信息,要查准、查全的确是勉为其难的事情。如果我们实现了全部档案的数字化,情况就完全不同了,我们可以深入到档案的内部去挖掘档案的每一个信息点,而且这一个过程是由计算机来完成,在这种条件下,即使是“大海捞针”,也只是举手之劳。数字化查阅的另一个优势是,在档案查阅出来后,目标信息的阅读、摘录、下载、拷贝、打印都是十分方便的,因为我们的利用方式完全抛弃了档案实物,是一种完全的数字环境,就好像我们在互联网上用GOOGLE搜索信息后游览与下载一样方便;当然,我们可以肯定的是,目前所有的档案馆数字化信息量与互联网信息量相比只不过是“沧海一粟”,而且我们的档案信息都是集中管理,所以对它的查阅利用肯定比GOOGLE还要来得快,来得方便得多。
3.4 业务工作数字化
主要是开发办公自动化系统,以数字化的办公平台替代过去的人工模式和有纸办公方式。业务工作数字化一是可以提高工作效率,二是可以规范工作流程。这两个方面都是我们实行精细化管理所追求的核心目标。数字化办公将由网络环境的计算机系统对各种工作流程进行界定和标注,既不能越位,对时间上的延误也记录得非常精确、细致,对工作人员本身进行了管理和约束,是一种阳光工作模式。当然,系统设置的各种督促提醒或提示还会起到人工管理根本达不到的效果,在现实管理中,督促提醒或提示一是不能保持经常性和充分性,另一方面也碍于情面,而办公自动化系统,可以由计算机系统预设的机制来完成这一工作,工作中有延误、有松懈、有差错等都可以由计算机系统发出警告,并自动生成工作日志,这使精细化管理中的考核环节变得非常容易。
3.5永不下班的城建档案馆――互联网上的城建档案馆
数字化可以彻底改变城建档案馆传统的办公模式,使城建档案馆走上互联网,实行全时上班开放,扩大城建档案的社会影响,提升城建档案的利用效果。当然,我们首先要对数字化城建档案信息进行分类,档案信息是有保密规定及密级划分的,能在互联网上的当然是可公开的部分,这是一个精细区分和精细控制的过程,而且需要一定的行政授权。但数字化为我们提供了这么一个技术条件,使城建档案馆在互联网的时代前行。
3.6 基于城建档案信息的综合平台
城建档案信息的内容是非常广泛的,其利用潜力也是巨大的。通过数字化,城建档案信息就成为了一个基础的信息源和信息库,结合GIS、GPS、RS和MIS等各种技术工具就可以建立各种综合平台,对城市建设变迁、历史文化保护、建筑设计、规划设计以及城市动态管理等等展开应用研究并投入管理实践运用。这是一个发展前景非常广阔的领域,将使城建档案的信息价值发挥到极致。我们在下面将以长沙市城建档案馆数字化实践为基础,列举出多个这方面的应用实例。
4长沙市城建档案馆数字化工作的实践及精细化管理成果
从2000年开始,长沙市城建档案馆就开始探索档案数字化和数字城建档案馆的建设,开发了基于目录的城建档案检索系统,解决了档案数量比较大时,人工检索工作量非常大、效率非常低、经常出现漏查的问题;开发了馆内网站,初步实现了档案远程检索和建设信息;但这些工作数字化水平还比较低,不足以改变城建档案工作管理模式。2005年以来,随着“长沙市地下管线信息化工程”项目被长沙市发改委科技立项和财政的不断投入,长沙市城建档案馆数字化工作得到全面推进,共有五大数字化系统(项目)启动开发、建设和运行,目前总投资已超过2100万元,长沙市城建档案馆正朝着真正意义上的数字城建档案馆目标迈进,取得了丰硕的精细化管理成果。
4.1 长沙市地下管线信息化工程(地下管线GIS)
该工程项目是长沙市城建档案馆数字化的主体工程,也是最早实施的数字化工程。2005年就开始调研,2006年开始实施,2007年通过验收。该工程对城建档案信息中最重要的部分――地下管线工程档案信息――实行全数字化管理。其基本原理是采用GIS技术,对长沙市城市规划区范围内的各种管线的三维矢量信息和各种文本属性信息与三维数字化地图建立对应关系,实现查阅、计算、修改和动态更新等功能。在实施过程中,我们一方面与长沙市勘测设计研究院用光缆专线连接,保证管线及地图信息动态更新;另一方面,我们把建设工程数字化档案与三维数字化地图也建立对应关系,从而在这一个综合平台上也实现了档案查阅利用功能。这两个方面是这一系统最大的技术优势,也使它成为了国内最先进的地下管线GIS系统。目前,该系统成为了长沙数字城市建设的基础平台,为城市规划、建设和管理的精细化提供了极大帮助。
4.2 城建档案数字化扫描管理系统
该系统从2007年着手开发,2008年全面投入运行,主要包括档案扫描数字化录入、质量检验、入库管理和扫描作业控制等功能。目前,共有40多名工作人员正在加班加点地工作,数十台计算机、高速文件扫描仪、工程图纸扫描仪、条码打印及识别仪、激光打印机等设备设施正在高速运转;已完成档案扫描20万余卷,图纸50万余张,档案数字化入库信息量已达到1200G。该系统已经实现了与地下管线GIS的对接,数字化档案信息的查阅利用已经实现。
4.3 长沙市城建档案馆业务办公自动化系统
该系统2008年着手开发并投入试运行,2009年起已经在业务办公中使用,在使用过程中,针对各科室工作需求,又进行了一系列的修改、补充和完善。目前,全馆一室五科(办公室和五个业务科室)的日常业务工作,包括档案的接收、验收、整理、入库、人事、行政等事务处理都在办公自动化系统中得到了实现,长沙市城建档案馆内部管理的技术条件飞跃提升,精细化管理水平大大提高。
4.4 长沙市城建档案声像媒资管理系统
声像档案是城建档案的重要组成部分,对声像档案进行数字化管理其成效是非常显著的。长沙市城建档案馆在雄厚的声像档案工作基础之上,经广泛考察、调研和论证,2008年以来共投入300多万元资金,与在媒资管理领域颇有建树的北京中科大洋科技发展股份有限公司合作,联合开发了“长沙市城建档案馆声像媒资(档案信息)管理系统”,2009年6月已通过验收并投入运行。该系统采用“双码流”技术,不但较好地解决了声像档案海量存储和高速访问的问题,还实现了与现有的地下管线GIS的对接,针对声像档案的多种来源,统一归档渠道,实现了对声像档案的全程管理,总体功能包括:收集整理及审核、关键信息提取分析、格式转换、编目审核、检索浏览、下载输出、编辑利用、数据交换、存储管理、系统管理、业务管理,为全国城建声像档案数字化管理开创了成功的范例。
4.5 长沙市建设信息中心网站
从1996年起,长沙市城市建设档案馆就加挂了“长沙市建设信息中心”的牌子,实行“三块牌子,一套人马”的管理体制(长沙市城市建设档案馆、长沙市城建档案管理处、长沙市建设信息中心),但建设信息中心的职能落实缺乏有效机制。从2005年开始,随着数字化工作全面开展,建设信息中心的职能不断健全,对全市建设系统信息化工作实行精细化管理的条件不断成熟。在数字化城建档案馆基础之上,2007年,我们全面改版了“长沙市建设信息中心网站”,承担了建设信息收集和、建设系统部门联动、行业监督管理和投诉在线办理等职能,发挥了长沙市建委政府门户网站的作用。正是基于长沙市城建档案馆数字化成果日益丰硕、长沙市建设信息中心网站影响日益扩大,在多年的努力下,“长沙市建设信息中心”机构终于2009年11月由市编委下文批准正式成立,全市建设系统信息化工作精细化管理就有了强有力的法定工作机制。
这不仅是客观要求，更能有效保护原始档案，优化档案查阅利用的信息服务功能，提高机关档案工作管理科学化水平。
抓紧做好的几项工作
机关档案信息化建设应抓紧做好如下几项工作：
一是做好基础网络和设备配套工作。在机关办公内网基础上搭建档案专用服务器和存储阵列设备，配套图形工作站、高速扫描仪、声像采集转换工具等设备，按照安全保密的要求进行设备软硬件装配、网络及安防布线施工。
二是做好档案数字化工作。按照国家标准和技术规范做好纸质档案的整理、扫描、OCR文字识别、图像处理、图像存储、建立条目，将历年领导讲话录音、会议活动录像采集并转换格式，做好档案数字化过程中的原始档案保护、档案数据挂接、验收和备份，以及档案数字化成果管理等工作。
三是做好档案管理和查阅利用系统的网络化应用开发。做好档案管理系统应用开发，与机关办公业务系统实现应用整合，通过接口程序实现电子公文及处理笺等文件的办结归档，实现档案的接收、保管、查询利用和审批等工作流程网络化管理，采用全文检索技术和数据挖掘技术提高档案数字化信息资源的查阅利用效率。
需处理好的几个问题
一是档案信息化与机关电子政务同步建设问题。将档案信息化作为机关电子政务建设的重要内容，实行统一规划、同步发展，是贯彻落实党和政府加强和改进新形势下档案工作意见精神的重要举措；机关电子政务各个应用系统应建立办结归档接口，与档案管理系统实现网络化对接，提高归档工作效率，形成机关档案知识库系统，实现机关办公业务信息资源的高效利用，提高政府决策支持服务能力。
二是档案信息化与现有档案工作制度相适应的问题。档案信息化必然要改变旧的档案工作方法和管理模式。因此，要建立和完善适应档案信息化发展要求的机关档案工作规章制度，建立单位电子文件归档与管理制度、档案数字化工作流程及规范、数字化档案查询利用管理制度，以及与档案信息化相适应的保密管理制度等，明确档案信息化与机关档案工作的职责，优化档案管理工作流程，彻底改变过去机关档案工作的老观念和老思想。
高职院校档案信息管理数字化是信息时代档案领域发展的必由之路，能够有效提升学校档案管理效率，更好地实现档案资源的功能，非常值得校内档案管理人员深入研究和学习。文中，笔者从高职院校档案信息数字化管理的功能与意义入手，详细探讨现今高职院校档案管理数字化面临的问题及对策。
关键词：
档案管理；信息数字化；高职院校
高职院校信息庞杂、档案内容繁琐，需要档案工作者细致的规划和统筹方能实现其数据资料的科学管理。档案信息数字化为高职院校档案管理工作提供了一条新思路，它减轻了相关人员的劳动强度，极大提高了档案工作的准确率，受到越来越多院校的欢迎。
一、高职院校档案信息数字化管理的功能及意义
（一）档案信息集成功能数字化管理模式能够将文本状态的档案信息转化为计算机可识别的数字形式，从而使档案信息资源以两种存储状态出现，高职院校不仅可将档案以纸质实体的形式妥善保存，还可借助计算机技术的支持将其以文字、图像甚至视频等数字化形式存储起来。这样，传统档案资源就实现了实体与数据的分离，既增加了校园档案资源的储备规模，又有利于实现资源数据的检索、查阅。
（二）辅助功能传统档案管理易受资源性质、环境条件、技术条件等外界因素的不良影响，而档案信息数字化之后，这些问题将迎刃而解。高职院校档案管理人员可通过资源分类体系的建设将档案信息进行归类、整合，从而更加方便地为信息利用者提供快捷、准确的服务功能。
（三）提高档案管理工作效率与工作质量传统档案管理工作需要档案管理人员对纸质档案材料进行人工收集、编整、归档、建档、检索，这种工作方法效率低下、费时费力，已经不能适应当今高职院校档案管理的需要。而在档案信息数字化管理下，档案管理人员只需执行相关资料的录入工作，其余工作如编整、归档、建档、检索等均可通过计算机软件技术完成。这使档案管理工作实现了规范化和科学化，极大提高了人员的工作效率。除此之外，档案管理工作数字化后，还能克服纸质档案容易损坏、载体使用寿命有限、复制困难的弊病，进一步提升了档案管理工作的质量。
二、高职院校档案信息数字化管理所面临的问题
（一）档案管理数字化意识薄弱高职院校大多由中专院校升格而成，或由多个中专院校合并而来，其各项管理本身就存在许多问题，这些问题同样也延伸至档案管理方面。一方面，高职院校此前的档案管理模式已经过于陈旧，不能够适应升格后更为复杂的档案管理工作；另一方面，许多高职院校领导往往只注重教学工作，而忽视了档案管理等其他辅助工作的发展，甚至视档案管理工作可有可无。这两方面原因直接导致了高职院校档案信息数字化管理缺少必要的基础资金投入以及人员培养，从根本上阻碍了档案管理的发展脚步。
（二）档案信息数字化管理的手段落后高职院校档案信息管理的技术相对落后，一些系统的构建不够成熟，其不能够同高校其他教学系统、教务系统等相互联系，极大地限制了其功能的发挥。譬如，绝大部分高职院校都有自己的办公自动化系统，而在档案数字化管理系统搭建时，校方往往忽略了二者之间的数据信息的互通，从而使档案管理系统受到孤立，不能同办公自动化系统联动最大程度发挥学校数字化工作的优势。除此之外，许多高职院校的设计档案管理系统还存在照搬其他院校架构模式、不能根据管理需要进行升级等技术问题，这些都不利于高职院校档案管理工作的发展。
（三）档案管理专业人员匮乏高职院校档案管理人员多数是由各后勤管理部门抽调而来，其专业背景往往同档案管理工作不符，加之档案管理队伍变动频繁、组织架构不稳定、在岗培训不足等原因更降低了这一队伍的专业性。除此之外，许多档案管理人员的个人意识仍旧停留在传统纸质档案管理阶段，对计算机软件技术、互联网技术等新型知识的引入接受能力较差，甚至有所抵触，这也从主观上拉低了高职院校档案管理人员的综合素质，从而造成档案管理的数字化进展缓慢。
三、高职院校档案信息数字化管理的对策
（一）提高认识，加大投入力度高职院校各级领导要充分认识到档案管理数字化的重要性，将档案数字化同学校建设等实际人物相结合，进一步加大档案管理工作的人力、物力、财力投入，扩建馆舍、购置设备，努力改善档案管理人员的工作环境，确保档案信息数字化管理的顺利开展。从硬件、软件技术等方面改善馆藏条件及办公条件，为数字化建设提供物质保障，通过增加经费投入，逐步配置必要的档案安全保护设施及必要的计算机设备来夯实档案数字化建设的物质基础。
（二）充分利用现代技术，升级档案管理模式高职院校档案信息管理必须抓好档案信息联网检索、档案数字化传输服务、校园系统平台综合利用等几项重要功能，使档案信息管理真正成为学校日常管理体系中不可或缺的一部分。以下，笔者从三个方面论述利用现代技术升级档案管理模式的具体策略：1.利用计算机软件检索技术对档案资源进行分析、处理。运用计算机技术，内容庞杂、分支细密的档案资料能够快速分门别类，实现编目、统计、检索等常规工作的自动化处理，这大大减轻了档案管理人员的工作强度，同时也使档案信息更加准确无误、无缺漏。2.应用微缩影像等数码技术对档案进行翻拍、留存、传递等。微缩影像技术就是将档案原始文件按照一定比例进行数码采集，使之通过感光材料制作成影像微缩品的信息收集方法。它能够实现档案信息快速而准确的存储、传递和使用，最大限度还原纸质档案原貌，并且保存时间长，文件格式统一，极大地减少了档案频繁翻阅带来的破损情况。除此之外，利用数码影像技术收集的档案信息还能够借助互联网同计算机相连，实现档案的还原、复制等功能，从而弥补纸质档案信息复制困难的缺陷。3.加强高校档案数字化网络建设，实现各部门信息联通。高职院校要在办公自动化系统以及档案数字化管理系统之间架设一条沟通渠道，如通过在查询接口程序中设置档案信息查询项目等手段来确保档案信息管理同高职院校自动化办公系统、教务教学系统、人力资源管理系统以及财务系统之间快速、有效地链接，为相关部门利用档案信息资料提供便利条件，也为档案管理部门提供信息收集、整理与归档便利，最终实现高校网络平台办公的数字化、信息化整合。
（三）建设一支具有专业技术的档案管理队伍从人才选拔角度来讲，学校要寻找一批既具备档案管理专业能力，又精通计算机技术、互联网技术的复合型人才充实队伍，尽可能将一些责任心强、专业技术过硬的人员推向档案管理的工作岗位上。从人才培养的角度来讲，高职院校要定期或不定期举办档案信息数字化管理培训班，不断地提高在岗档案管理人员的现代化素质及管理意识。总而言之，在档案信息管理数字化的大趋势下，高职院校要认真研究、合理规划、大力支持，加大物力、财力投入，建立起包括档案管理平台在内的校园信息网络，选拔和培养一批适应档案管理现代化发展的专门型人才，通过一系列行之有效的具体措施加强档案数字化建设，使高职院校档案的管理水平迈上一个新台阶。
参考文献
[1]郝艺飞.计算机技术在档案管理现代化应用中的问题和对策[J].平原大学学报2002(1).
关键词： 数字档案资源；建设途径；档案信息化建设；管理措施
当今社会已经进入信息时代，数字化与信息化手段日益增多，这也为档案工作带来了前所未有的发展机遇和挑战。更新原有的管理理念，充分认识和接受数字档案资源，学习和运用高新技术，做好档案信息化建设，创新管理方法，是档案管理在信息化时代迫在眉睫的工作。
数字档案资源与加强档案信息化建设有何联系？
数字档案资源是档案信息化建设的基础和前提。这部分档案资源与传统档案资源在本质上有许多不同点，但最大的不同就是内容数字化，即这种档案资源必须用计算机二进制数字代码来记录和阅读。面对这种全新的档案资源，档案部门需要一个逐渐接纳和全新的管理模式进行改造，在这个过程中需要的第一步就是数字档案资源的建设问题。
1如何实现数字档案资源建设
1.1数字档案资源建设的途径主要有两种：
1.1.1 办公自动化条件下形成的电子文件直接转化而来的数字档案资源。这部分数字档案资源又有两种存在形式：一种形式是办公自动化条件下形成的电子文件转存在一定载体上，以物理形式移交给档案馆；另一种形式是存在于网络上的电子文件，通过逻辑归档移交给档案馆。这两部分是数字档案资源最直接的来源，也是数字档案资源的主体和发展主流。到目前为止，我国对数字档案资源的积累和收集在规模和效益上还远远不够。当务之急是要做好以下两方面工作：一是加强对基层部门有关数字档案形成、保管、收集等方面的工作的规章制度的规范和管理工作；二是对传统档案工作现状进行适应数字资源的现代化改造工作。
1.1.2馆藏档案数字化后形成的数字档案。这部分数字档案资源是整个数字档案资源的补充和丰富。它主要来源于对传统档案馆中开放的且利用效率高的档案进行数字化处理，其目的是使深藏在传统档案馆中的重要档案信息使之充分地为人们所利用。这也是传统档案工作向数字档案工作进行过度和衔接的必经之路。
1.2数字档案资源建设的技术环节
1.2.1 数据库技术：数据库技术是数字档案信息保存和利用的重要技术。档案资源是一种数量巨大、内容类别繁多的信息资源，要把这种浩如烟海的信息有序化便于人们利用，必须加强档案目录数据库建设，开发标准化的档案管理系统，加强档案目录的输入、保存，对各种数据库进行资源有效组织。
1.2.2 数字化档案接收：随着OA办公自动化的扩展与提高，接收本身就已是数字化产物的电子档案，必须重点抓好这几个环节的工作：密切关注电子文件的形成和积累，实行前端控制，研究其运作规律，提出质量要求；制定电子文件归档细则和管理规范，研制归档软件，使产生于不同平台和数据库的电子文件能按要求及时归档；档案馆接收电子档案要按统一的格式转换数据，并与馆藏档案数字化工作融为一体。
1.2.3 数字档案安全性的保障技术：
a不同安全级别档案的制作和使用：档案信息的开放是有一定限制的。根据档案的保密和开放范围，对数字档案资源利用范围的设置是非常重要的一项技术工作。这方面的技术主要是通过利用权限的设置和传播环境的设置来实现。对不同密级的档案分别采取在线利用和脱机利用；对不同的读者，又可以利用不同的权限来控制对档案资源的获取。
b保障数字档案信息的原始性技术：数字档案不留痕迹的易改性如不加以控制，将使它的原始记录难以保障。人们针对这一缺陷研究出一些改善措施来最大限度的保证档案的原始性。这些技术措施主要有：加密技术、电子签署技术、消息认证技术、身份验证技术、防火墙技术、仿写技术等。这些技术的使用在数字档案设计和形成时就应该成为数字档案内容不可或缺的一部分。
1.3数字档案资源管理环节
数字档案资源建设要坚持规范性原则，统一标准，统一规范，确保电子文件的归档，数字化档案的保管、传递与利用等工作都实现有序化、标准化和规范化。除此之外，还要提高档案工作者的计算机网络保密意识，同时积极构建本部门信息系统主体，及其与外界关联行为约束机制。凡网络一定要与互联网实行物理隔离；定期进行网上信息检查，确保信息不上网。要准确把握纸质档案与电子档案的关系，妥善处理两种不同功能的档案，使档案资源利用取得较好的效益。
2如何实现档案信息化建设
档案信息化与数字化相比，它的概念更为宏观。档案信息化有着极其丰富的内涵，档案信息化建设是一项庞大的系统工程，它包含了档案数字化、人员、法律、政策和标准等社会因素。可以说，档案信息化是由档案信息的数字化、档案传输的网络化和档案管理的标准化、档案系统的集成化、档案人员的知识化构成的有机体系。有了数字化的档案资源，档案信息化的物质基础和技术基础也就有了保障。而处在当前迅猛发展的信息社会，档案信息化建设已成为档案事业应对迅猛发展的信息社会的必然选择。
2.1加强档案部门基础设施建设
加强档案管理现代基础设施建设，保证电子文件有效安全运行和归档。档案信息化基础设施是档案信息资源建设以及各项档案应用系统建设的基础和前提，关系着档案信息化建设的成败和整体水平。档案信息化基础设施建设整体规划包含了档案信息化建设的整个硬件平台和网络。要在建立档案局域网的基础上与办公自动化、互联网等系统相连接，加快档案目录和档案信息资源数据库的建设。
〔关键词〕数字化；档案馆；实施策略
数字化档案馆是档案信息化的重要组成部分，是未来档案馆的发展方向。构建高校数字化档案馆，能够实现档案信息资源的有效利用和共享，最大限度地发挥档案信息的作用，为学校的改革和发展提供优质服务，是实现高校档案现代化的必然趋势。将会给高校档案工作带来新的机遇，也给档案工作者带来新的挑战。
1 数字化档案馆要实现的目标
数字化档案馆是在互联网上形成一个超大规模的高度有序分布的档案资源库群，各信息资源库群通过计算机网络的联接和应用软件的集成，组建成一个超大数字档案馆，使档案利用者可以在整个网络上进行信息查询，没有时间和空间上的限制；通过对数据有效的组织和挖掘，可以为生产、管理和决策提供必要的依据；通过网络向政府和社会各界提供优质高效的服务［1］。数字档案馆就要实现馆藏数字化、馆务自动化、传输网络化、服务在线化和信息共享化。（1）档案业务流程处理自动化。档案管理部门用数字化手段对档案业务流程进行管理，对各归档单位形成的电子文件和办公自动化系统生成的电子档案实行网络监控、接收和归档，实现文档一体化管理。（2）馆藏档案数字化。数字化档案馆将原始文献信息资源存储在硬盘、软盘、光介质之中从而形成各种数据库，馆藏档案信息只有经过数字化，才能通过计算机和校园网络实现资源共享。（3）信息传递网络化。在信息资源存储数字化的基础上，数字化档案馆还需要依靠电子通讯手段，特别是网络技术，将档案信息在网上传输，用户通过网络实现异地利用，成为互相联结、互相配合的整体。（4）信息资源共享化。数字化档案馆在充分开发利用馆藏资源的同时，将分布各地的信息资源连接起来，形成一个巨大的信息空间，满足社会需求，实现真正意义上的信息共享［2］。
2 数字化档案馆建设对高校档案工作的作用与影响
2.1 数字化档案馆与传统档案馆相比有着巨大的优势数字化档案馆通过计算机网络获取馆藏信息，存储量大，占用库房空间小；通过计算机网络联接形成一个完整的系统，传输快速，检索、利用便捷，减少了对纸质档案的调卷、查阅，保护了纸质档案；能够通过网络实现信息资源共享；服务质量、提供信息的深度和广度都有很大的提升。
2.2 构建高校数字化档案馆是国家档案事业发展的需要随着高校各项事业的发展，信息量不断增加、信息传递大幅度提高，需求量也急剧上升。构建高校数字化档案馆有助于国家综合信息系统的组建，也将极大地增加整个档案信息系统的功能和与其他信息系统的联网能力［3］，是我国数字资源建设开发利用的基础，是加快我国档案信息化步伐的需要，是国家档案事业发展的需要。
2.3 数字化档案馆最大限度地发挥馆藏档案的作用
随着高校档案信息化建设的推进，学校在教学、科研及管理等方面产生了大量的数字化形态的档案信息，及时接收各类有保存价值的电子档案，对档案信息资源进行有效的数字化处理。对于非保密的档案信息，利用网络、传播、交流，拓宽服务范围；用户充分利用网络与档案馆沟通，从封闭走向开放，满足了查阅者的需求，最大限度地发挥馆藏档案的作用［4］。
2.4 数字化档案馆对高校档案工作产生积极的促进作用数字档案馆的独特形式对信息服务将产生深远的影响，使档案管理者的观念发生了根本性的变革，对档案管理体系、管理流程、服务方式及信息资源的保护都提出了新的要求。档案馆为各部门兼职档案员设置权限，各部门根据自己的权限范围收集与本部门相关的档案信息数据，按照相应的格式传输到档案管理系统数据库中，使档案馆成为档案信息中心，提升了档案馆的职能地位，提高了档案服务的地位和被重视程度，极大地推动档案工作的发展。
3 高校数字档案馆建设的具体实施策略
数字档案馆是高新技术、电子设备和计算机网络技术支撑起来的产物，也就意味着对档案工作、档案工作者提出更高的要求。
3.1 高校数字档案工作
3.1.1 数字化档案的收集
高校具有十分丰富的信息资源，各部门都有自己的信息、系统和网站，每年都产生大量的数字文档，涉及教学、科研、行政、管理等方面，需要整合后才能统一管理。通过对校内机关、院系、党群、后勤等部门的信息系统进行调查分析，确认有保存价值的电子文件，通过校园网再传输到档案管理系统，通过设计好的程序对其进行自动鉴定，并进入档案馆监控网络中；对于各部门使用的办公软件，产生的非结构化文件也应定期通过网络移交到档案馆。
3.1.2 数字化档案的管理
高校数字档案馆要建立档案管理工作的自动化系统。实行计算机辅助立卷，运用计算机技术对档案工作的全过程实施自动化管理，其功能涵盖对档案的数字化加工和数字档案信息的采集、处理、存储、归档、组织、、利用以及数字管理全过程。建立数字档案设备与信息安全管理体系，防止信息丢失、被非法更改，使数字档案具有可读性、可利用性，确保信息的保密与安全。
3.1.3 数字化档案的利用
高校档案馆通过数字校园平台，运用自己的网页和服务器，实现远距离、快速度、高质量地传递档案信息，供广大利用者查阅。网上利用工作主要使用高性能的计算机作为WEB服务器，通过校园网开展电子检索服务，在各高校之间互传、互换信息；联机建立用户使用情况文档，实现资源共享［5］。
3.2 优化馆藏档案资源结构
3.2.1 馆藏档案数字化
把馆藏纸质档案、实物、声像、各种基建图纸全部数字化。首先，把档案信息目录录入档案管理系统数据库，然后，通过扫描将档案全文信息以图片形式存储到光盘、磁盘中，上传到数据库。
3.2.2 与办公自动化系统有效接轨
在数字化校园建设过程中，学校各个职能部门相继建成了办公自动化系统，这些系统产生的有价值的信息资源通过一个数据接口自动转入档案管理系统，档案管理系统对这些系统中的数据进行采集、处理、分类、加工，实现一体化管理。因此，要建立档案管理系统与办公自动化系统的无缝衔接，形成完整的信息体系［6］。
3.2.3 资源库建设
档案资源库是国家基础数据库的组成部分，是高校各部门支持决策、管理和满足广大师生及社会档案利用者的基础。所以必须在规范化的基础上，投入足够的人力、物力，建设高质量的资源库。在完成文件目录、重要档案全文信息数据库的基础上，建立相应的数据库，便于信息的检索、浏览和处理。如，建立党政档案数据库、学生档案数据库、教学活动数据库、重大科研成果档案数据库、档案编研成果数据库等。
3.2.4 档案信息结构升级
数字档案馆信息资源不但要达到齐备的门类、一定的数字规模，更要使数字化档案馆资源建设突出重点、层次清晰、不断充实新的内容。加快信息结构升级、有效提升信息之间的关联度，满足用户需求［7］。一是从大量的档案信息中就某一专题或主题提取相关的信息，提供信息服务，实现档案信息潜在的价值。例如，举办建校以来照片专题展，建立体育荣誉二级档案馆，借助校史馆开设历史沿革、学科建设、知名专家、党建工作、学生活动专题等。二是对馆藏档案信息进行分析、选择、组织、提炼、加工，进行深层次的开发和挖掘，形成新的信息产品，使档案信息的服务更具有深度和广度。三是充分发掘教学、科研特色，广泛征集校内外、国内外有价值的信息资源，获取“原始记录”、“第一手材料”，运用校园网和档案管理系统进行数据转换，运用互联网实现共享。四是加强校内各部门之间、校际之间、学校与社会各界的横向联合，形成一个完整的体系，实现信息资源的互补，使信息资源丰富、系统，满足多层次、全方位的需求。
3.3 数字档案馆个性化服务
3.3.1 加强信息意识
数字档案馆个性化服务就是利用计算机网络为用户提供充分的信息服务，满足其个体信息需求。档案人员要更新观念，加强信息意识，积极主动地去挖掘、搜集有利于档案工作开展的各种信息，具有超前意识，敏锐地感受社会信息的变化。努力学习信息知识，提高信息能力，对信息进行监督管理、集中控制、提供传递，确保信息完整、准确、可靠。学习计算机技术、网络技术，具备对档案信息分析、处理能力。
3.3.2 提高个性化服务水平
数字档案馆以用户为中心，根据用户希望的时间和地点满足其对档案的信息需求，根据个人的习惯、专业等要求提供信息，各取所需。通过信息分类定制、信息推送、信息智能、信息检索、呼叫中心等方式［8］，为用户服务。只要通过网络上的个人电脑就可以成为数字档案馆的服务对象，用户可以利用档案馆的客户机进行网上咨询、发送电子邮件等，自由地查询网络上的信息，不受时间、空间和信息量的限制。档案馆定期或不定期地向档案信息用户提供新的档案信息，为用户进行跟踪服务，建立档案用户反馈机制，发现不足，提升质量，满足档案信息用户的个性化需求。
3.4 数字档案信息风险对策
高校数字档案馆建设的目的是将数字档案信息在网上进行传输，实现档案信息资源的共享。然而，共享和安全是一对难以调和的矛盾，解决信息安全问题至关重要。
3.4.1 系统安全对策
采用安全性能较高的操作系统，高性能的服务器、计算机软件、硬件，高可靠性的数据库管理系统。
3.4.2 管理安全对策
（1）加强安全保密意识
高校数字化档案信息的内容涉及高校的教学、科研、管理等各个方面，其中有很多属于密级材料，因此，档案工作人员应树立高度的安全意识，严格依据《中华人民共和国档案法》以及国家有关档案安全工作的方针政策，定期做好档案工作的法规、制度、规定的宣传工作，确保档案信息的安全性和完整性。
（2）制定相关的制度、标准
结合国家及本地相关的数字档案文件、结合本部门的实际及数字档案馆的特点，制定相关的制度、标准。例如，数字档案鉴定、备份制度、数字档案网络管理制度、数字档案管理标准、数据库标准等。保证制度到位，责任到人，严格管理。
（3）侵权风险措施
必须认真采用身份认证，加强用户使用管理，资源授权管理，保护利用者隐私。只有授权用户才能按照授权范围通过客户端应用程序进行数据处理工作，其他人无法操作系统。采用知识产权相关声明规避侵权风险，保护知识产权［9］。
3.4.3 技术安全对策
对数字信息进行安全维护，保证数据安全传输，未得保护的移动设备、来历不明的软件不许接入档案馆网络；定期检查、安全升级、软件补丁，确保数字化档案不受恶意侵害；档案馆内部的数据库和电子文件的局域网要切实与外网实行物理隔离，密钥管理；在网上提供公开档案信息服务的，采取防火墙、数据备份等防护措施，档案馆信息系统遭到人为或自然灾害时能够及时有效恢复，非公开的档案信息一律不得上档案馆以外的网［10］。通过风险评估、安全检测、判断，实现网络主动防御、主动安全保护。
4 结 语
数字时代，知识经济呼唤数字化档案馆早日成为现实，档案的信息化、现代化也对数字化档案馆提出了迫切要求。无论从社会发展的目标需要、科技发展的实现可能，还是从建成以后所带来的巨大社会效益和经济效益，数字化档案馆是一项功在当代、利在千秋的伟大事业，时代使然，势在必行。高校档案工作者要更新观念，加强学习，掌握新形势下档案工作的业务知识，提高计算机技术、网络技术水平，以适应数字档案馆建设的需要。
参考文献
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【关键词】档案数字化；建设；问题；探讨
档案数字化建设是档案管理发展的必然趋势，随着电脑网络技术的发展，信息时代的到来，各行各业都大量使用了电脑办公。极大提高了工作效率，节约了时间、成本。减轻了工作人员的劳动量。数字化档案将纸质版档案输入电脑进行管理，与网络技术的融合，实现了档案管理的信息化、远程化管理，实现了异地共享档案查阅信息，极大方便了相关部门的工作。虽然数字化档案有很多优势，但是完全做好档案数字化建设还存在很多问题。
一、档案数字化建设存在的几个问题
（一）纸质版档案的完善程度影响档案数字化建设。虽然纸质版档案工作量大，管理麻烦，但是要进行档案数字化建设，首先必须借助纸质版档案才能将档案中的各种信息输入电脑里面，因此纸质版档案成了数字化档案输入的依据。而纸质版档案的正确性和完整性将影响数字化档案管理的正确性和完整性。也就是说有了完善的纸质版档案才能有高质量的数字化档案。所以它的完善程度将影响档案数字化建设。特别对于一些档案管理知识不熟，业务不精的管理者来说，做好纸质版档案的正确性和完整性也是问题。
（二）没有形成统一的数字化档案管理软件。现在各行各业的档案管理，虽然是用了电脑管理，但是仅仅是建立文件夹进行管理，没有正式的软件管理系统，因此用文件夹建立的档案管理无法提交互联网识别，这也就失去了数字化建设的意义。进而也就无法实现档案数字化信息共享和远程操控。其次，有些行业和部门虽然使用了档案数字化管理软件，但是处于本行业本部门的需要而进行的软件开发，这种管理软件其使用范围窄，软件内容和格式专一，只能适合本行业本部门的档案管理。甚至是管理软件与本行业的计算机相匹配，一旦离开本行业的计算机则其他计算机无法打开或者查阅，严重限制了管理软件的作用。
（三）计算机病毒始终是档案数字化建设中的困扰。计算机病毒是电脑中的最大弊端，而且也无法克服，只能设置防火墙和安装杀毒软件进行预防。事实上计算机病毒对档案管理会造成毁灭性的损害。一旦计算机感染病毒，不但使档案无法打开，而且造成永久性的档案数据和信息丢失。其档案数字化建设将毁于一旦，功亏一篑。造成很大的经济损失。其次，电脑黑客的侵入将窃取档案信息，使得档案管理的隐私权被破坏，不仅给单位造成损失，而且给个人造成不可估量的伤害。所以计算机的安全性是进行档案数字化建设必须解决的问题。
（四）档案信息管理人员的业务知识单一。档案数字化建设必须具备档案管理专业知识和计算机知识，只有融合两者才能胜任数字化档案管理。事实上很多单位和部门，其档案管理人员不具备两门知识，很多档案管理人员都是单位委任的，把档案管理相近的职工或者计算机专业的职工拿来进行档案管理。这种情况不利于档案数字化建设，也不利于单位档案管理。所以严格来说具备两门知识的人才很少，现任的档案管理人员其档案管理水平不高，那么数字化档案建设更是困难。
二、针对档案数字化建设问题的几点思考
（一）保管好纸质版档案。虽然纸质版档案管理工作量大管理效率低，但是鉴于数字化档案的弊端，为了管理安全还需完善纸质版档案。为此，一是做好纸质版档案管理，包括档案中的日期、个人信息、文件内容、数字标点等。只有正确无误，那么输入电脑里面的档案信息才会正确，才具有数字化建设的意义。否则错误的数字化档案不仅造成他人损失，而且误导管理者一错再错。二是做好纸质版档案的完整性和延续性，个人档案或者单位档案，因职工调动或者单位搬迁建设，会发生纸质版档案的丢失，一旦丢失再也找不回。因此必须确保纸质版档案的完整性。
（二）加强数据库建设和管理。档案数字化建设的关键问题就是数据库的建设和管理，要应用当前快速发展的信息技术，不断建设和完善数据库。另一方面我们也要看到数据库的建立是一个漫长的、由胃龅饺禾宓难序渐进的过程，而要加强数据库建设和管理必须要求单位上下要统一认识，领导要认识到数据库建设的重要性，坚持计算机技术人员同档案业务人员协同配合，遇到问题共同探讨和解决。数据库管理过程中要能够重点面向应用，建立活库，可以应用数据库的使用频率和使用效率考核数据库的活性等。
（三）要引进和应用先进的档案管理软件。管理软件作为档案数字化建设的管理系统，必须与计算机和网络升级相同步，也就是说必须让管理软件进行相应的升级更新，否则计算机系统的发展，将无法打开管理软件，或者网络升级使得管理软件在互联网中无法识别，从而影响档案数字化建设。其次引进和应用先进的档案管理软件，加快和促进档案数字化建设的更新升级。使得数字化档案管理更加顺畅，应用更加方便。真正起到数字化档案管理的目的。
三、结语
综上所述，要做好档案数字化建设，必须从根本上抓起，引进和应用先进的档案管理软件，强化对管理者档案管理知识和计算机知识培训，熟练操作先进的管理软件，充分应用好计算机知识，避免出现病毒感染和黑客攻击，破坏档案资料信息。只有确保档案管理的安全性，数字化档案建设才具有意义，才能顺应数字化档案信息管理的发展。
【参考文献】
关键词：数据化档案；档案管理；档案安全
随着计算机技术的发展和以及网络安全的进步，档案的管理逐渐向数据化方向发展，起初因为计算机的不安全性和网络的未知性很多档案管理机构不敢使用计算机进行档案处理，后来意识到计算机有着很高的便捷性，逐渐的从传统档案形式到数据化档案形式开始转变，并逐渐形成一种风潮。但是随着一些重要档案也用于数据化管理，数据化档案管理的安全性又受到不少人士的质疑。所以要做好相应的数据化档案的保密工作。
1 做好数据化档案的前期准备工作
做好档案的管理工作就要把档案进行实现的分类。数据化档案按照档案的保密性质可分为，一般档案、秘密档案、机密档案、绝密档案。按照档案的网络连接又可分为互联网档案、局域网档案、专线档案、不联网档案。这些档案越往上的安全登记越高，同时如果造成泄密，所造成的影响也就越大。所以要按照相应的档案等级建立其相应的安全保护措施。
1.1 建立专门的档案管理部门
档案管理应该是独立的部门，同时应该具有独立的档案管理办公室，这是档案管理的一个基础之一。在档案管理部门内部安装相应的监控，同时一定要对其办公室的出口，包括窗户等进行监控，用时对相应的资料存储设备也进行监控。同时监控的视频窗口应该在监控室的一个醒目的地方，能帮助值班人员随时的查看。另外根据相应的档案的重要性，还可以使用相应生物体征识别的方式精心设置门锁，一般多采用指纹职别的方式，但是指纹容易被复制，所以一般采用门卡、密码、指纹等多种方式进行多重的方式防止数据的防盗。有些档案是依靠局域网和专线等方式进行相应的数据传递的，但是针对于长距离布线的安全性一直是档案工作的一个难点问题，如果让不法分子找到了传递数据的专线就可能造成相应的档案失窃的问题，但是可以利用数据加密的方式，保护档案的安全性，数据加密是重要档案的一个关键手段之一，它的特点就是就是让他人窃取到了相应的档案文件也不能对其档案的内容进行解读，随着信息技术的发展所以档案就更难以被破译。档案的安全保护系数最重要的就是与档案的机要程度是相关的，如果一个重要的文件被放置于互联网上，那么多完美的预防措施也没有相应得作用，因为互联网的漏洞过多。另外一个不怎在重要的文件，比如一些没有什么价值的文章等，如果采用采用严密的保护，这明显不利于档案部门的管理，同时也支出了很多本可以省下的费用。对一般性档案，因为被窃取后获利小，很多非法人员是不愿意进行攻击和窃取的，因为本身窃取档案的行为就面临着被逮捕的风险，并且非法人员窃取档案也是需要一定的经费和时间的，所以对于一般档案，做好监控工作和网络的维护即可，不必如此大费周章，浪费大量资金。
1.2 完善相关法制
对于档案的管理我国与之相关的两部法律《保密法》和《档案法》，但是这两部法律有着一定的局限性，因为在其中档案的价值难以被认定，所以经常造成相应的盗取档案人员的判罚不公，同时档案管理中国家的档案被划分相应等级，但对于相应的私企中档案没有一个明确的分级，同时档案的性质比较难以界定。比如有食品企业，它对其他企业的产品进行调查，并评测消费者满意度，同时建立一个完善的相关企业资料档案。这种档案是可以控制该行业发展的形势，以及未来产品发展方向的。是竞争企业十分想要的档案资料，但是这类的档案在国家的法律档案规定中，没有相应的地位，在被窃取后维权也得不到应有的赔偿。因此这就造成相应的档案的重要性与法律规定的性质严重不符的现象。同时有些档案的价值并不高，反而受到特别重要的保护，其中比较突出的就是学生个人档案，学生个人档案主要记载了学生的成绩，和各个学期教师的相关评语，因为这个个人档案最后会进入企业领导的手里，所以在档案中很多教师都尽量的好评，即使有犯错误行为也不进行填写，所以档案的实际价值很低，但是个人档案却属于国家秘密档案的范畴中，个人信息的确属于一种重要的信息，但是学生档案的有效信息过少，所以可以适当的放宽学生档案制度，然后采取一种简单的档案形式，减少相应的档案减少工作。同时档案的保护应该向一种更加准确，更加合理的方向上发展，改变档案的分类的不公平制度，另外要加大退盗取企业档案的处罚力度，然后对企业损失能够做出合理的估算，帮助企业维护自身的合法利益。
2 遵循档案数字化管理工作流程，引入有效监理制度
档案数字化管理过程中，存在文件丢失或者泄漏的问题，但对于很多企业来说，部分档案的保管十分重要，关系着公司重大事件决策，如投标方案，如果不妥善保存，被其他公司窃取，会给企业带来严重的经济损失，在档案数字化管理过程中，应引入“第三方”监理制度。
2.1 细化档案数字化管理程序细化档案数字化管理程序，确保环节之间的紧密联系性，遵循科学的管理方法和理念，严格规范每一份档案的进出。数字化档案管理主要依托计算机和互联网，资料的进出具有一定随意性，因此在文件需要被查阅或传送时，必须做好相关保密措施，多维度审查借阅单位的资格，当文件被“返档”时，应仔细核查文件是否缺失或整改，如果出现此类现象，应马上报告管理层并追踪借阅者，提高档案数字化管理工作的效率。
2.2 确定监理单位与监理人在档案数字化管理过程中，可以引入有效的监理制度，主要包括以下三个部分，首先，选择合适的监理单位，管理部门应考核单位资质、成立时间和工作成果，结合档案数字化管理工作量、工作人员等方面因素，通过比较分析等方式，综合选择最合适的监理单位。
结束语
在档案的数据化过程中，档案管理迎来了很多新的调整，但是数据化带来的相应优点要更大于缺点，数据化的缺点就是增加了资料出现意外和被盗取风险，所以要控制这种风险就要学会相应的档案管理方法。在提高档案安全性的过程中，首先要认知到档案本身的重要程度，然后根据档案的程度选择档案安全管理的设备还有网络模式。然后积极维护设备和网络的安全。另一方面，国家应该加快相关法律的完善，加大偷盗档案的处罚。在企业和有关档案管理部门中应该加强人员的素质，提高档案管理能力，多个方面出发就能减少档案泄露的现象。
参考文献
[1]谷宏艳.油田档案数字化的实践与思考[J].化工管理，2016（1）.
