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开篇：写作不仅是一种记录，更是一种创造，它让我们能够捕捉那些稍纵即逝的灵感，将它们永久地定格在纸上。下面是小编精心整理的12篇档案管理数字化建设，希望这些内容能成为您创作过程中的良师益友，陪伴您不断探索和进步。
[关键词]城建档案；管理；信息化；数字化；现代化
doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2015.18.136
[中图分类号]G270.7 [文献标识码]A [文章编号]1673-0194（2015）18-0-01
传统的纸质档案管理方式存在很多不足之处，如档案资源的调阅费力、耗时以及占用空间大等。应加强城市档案管理的信息化建设，增强城建档案管理的数字化能力。为此，要借助先进的计算机硬件和软件设施，以电子化的形式保存城建档案，注重城建档案的信息化管理，以提升城建档案的管理效率，更加有效地体现城建档案的重要功能。
1 规范城建档案信息化建设指标和要求
城建档案信息化的指标是推动档案信息化建设的前提条件和基础保障，也是档案信息化建设的主要方式。在城建档案信息化建设的进程中，它逐步成为一个关键性组成部分，为使共享信息资源更加有效，要确保档案信息的准确性与真实性。为此，应严格要求档案信息的搜集、整理、储存、加工等一系列工作，确保档案信息资源的有效性。这要求相关人员根据行业规范和国家要求，制定有关指标规范，其主要涵盖：①城建档案信息资源的数据格式要求。信息管理系统中录入的信息需要确保格式一致，以增强信息资源共享和传递的有效性；②处理业务的要求，换言之，即涉及档案业务的要求；③管理性的指标和要求，规范管理档案管理工作者的行为和设备等，包括提取与录入档案信息，以及规范档案管理工作者的行为等。
2 建设城建档案信息管理系统
目前，一般由专业开发软件的企业来建设城建档案管理系统，但档案管理部门的工作者也应参与前期的方案探究与调研事项，并认真调试测试软件。除此之外，为更加有效地共享信息资源，应当统一电子政务资源以及城建档案信息管理系统，提高城建档案管理的起点，使其可从更高的视角上进行信息化建设，大大提高城建档案管理效率。对于档案信息管理系统的网络建设，应在实现各种开放需求的过程中，创建一定的硬件平台与软件平台，提升网络的稳定性与可靠性，规避档案信息化风险。
3 设计城建档案管理系统的数据库储存
目前，城建档案管理信息化的基础性条件业已具备，且逐步健全了硬件与网络设备，城建档案信息化建设的另一重点是管理和设计数据库。因此，要科学设计数据库。首先，城建档案管理数据库需涵盖三项内容，即文档库、影像库、空间库。其中，数据库不同，文件的储存格式也不同，所有的数据库间存在相互联系，在用户调取某一种信息的过程中，其他文件库都能对其实施管理和编码。其次，创建高效检索系统。有效检索信息资源是档案信息化建设的关键，否则，信息系统就仅成为记录数据的工具。在设计数据库的过程中，要借助先进的多媒体技术以及计算机技术有效整合不同载体的档案信息资源，多层次开发档案信息资源。从某种意义上来讲，整个系统的工作效率受系统检索效率的制约，因此，在设计档案管理数据库时，应遵循科学与安全原则，并注重提高信息检索的效率。
4 应用及管理城建档案信息资源
在应用及管理城建档案信息资源的过程中，要注意以下几点。首先，创建与完善信息化安全管理机制。立足于我国相关的法律和法规，创建与完善档案管理制度和体系，清楚划分登录系统不同工作者的责任与权限，提升系统信息的安全性。其次，注重培养信息化的专业性人才，持续提高档案管理工作者的素质，有效实现城建档案信息化建设。
5 注重建设城建档案管理的信息化人才队伍
城建档案信息化的一个重要保障是具备一支综合素质较高的信息化人才专业队伍。建设人才队伍除要提高内部管理工作者的业务素质外，还应培训、引进现代化的管理人才和信息技术开发的技术性人才，以优化队伍结构。尤为关键的是，要不断更新各个级别领导的知识领域和结构，确保城建档案信息化具备一个优秀的引路人，且形成一支强大的人才队伍链，在城建档案管理工作者和信息技术开发工作者紧密配合的基础上，实现城建档案的信息化建设。
6 结 语
城建档案管理的数字化建设处于一个理想的发展阶段，人们的认知能力与思想意识的改变决定了其发展趋势与发展方向。档案管理人员不能停留在以往陈旧的管理理念和管理模式中，应创新思想，立足于城建档案管理的现代化和信息化，纵观历史发展趋势和新形势，确保城建档案管理的数字化建设能有效推动城市经济的发展与社会文明的进步。
主要参考文献
[1]陈涛.云存储技术在图书馆随书光盘管理工作中的应用[J].科技情报开发与经济，2012（5）.
关键词：档案管理；数字化建设；意义；路径
各级储备部门属于国家战略物资储备管理机构，是保障国家军事安全和经济安全后备力量，优质高效的档案管理对提高储备部门管理效益来说至关重要。档案管理主要是通过文字、图表、音像等方式将具有重要价值的信息资料保存下来，以便于能够结合以往资料信息作出正确的战略性分析和决策。从当前科技发展现状来看，储备部门档案管理加强数字化建设已经势在必行。本文在此指出储备部门实现档案数字化管理的重要意义，并提出几点加强档案管理数字化建设的重要路径。
1 档案管理数字化建设的重要意义
（一）确保档案管理规范进行
档案管理工作繁琐枯燥，传统的手动式管理模式容易导致档案信息出现杂乱、失真、缺失等问题，难以实现规范化、科学化的管理目标[1]。而档案管理数字化建设则可以全面涉及管理工作中的方方面面，借助互联网信息系统软件对档案各项内容实现规范化管理，大大提升了档案管理的有序性，实现信息资源为经济建设和社会发展提供更好地服务的目的。另外，通过加强档案管理数字化建设还可以避免档案信息资料被恶意撰改，提高档案信息的真实性和全面性，这对档案管理的规范化进行也具有重要意义。
（二）提升档案管理工作效率
由于储备部门档案涉及内容繁多，在档案管理上很容易出现错误，并且许多档案内容要想查找，必须要将档案“归档”后才能够进行，而数字化建设后的档案管理则可以利用信息技术准确呈现出当前档案信息。通过加强档案管理数字化建设还可以显著提升档案搜集、整理、归类、分析及总结等流程效率，大大缩减工作时间，确保档案能够及时归档，让档案管理人员从传统繁琐的管理步骤中解脱出来，提升储备物资管理局档案管理工作效率。
（三）提高档案内容开发利用
以往人工式档案管理模式只能保证档案的完整安全保管与单个文件的查找利用，实现档案数字化管理后，各类档案的电子文件集中存储于计算机硬盘上，电子文件经立卷后，利用者通过检索工具，可搜索到体现所需要信息的所有相关联的电子文件，帮助利用者了解事情的来龙去脉，满足利用者关于某一专题的深层次查询需求，大大提高档案内容开发利用效果。
2 储备部门档案管理数字化建设实施路径
（一）增强数字化档案管理建设理念
储备部门领导及档案管理者应增强数字化档案管理建设观念，加强对档案管理数字化建设的认识，了解数字化建设必要性和紧迫性，并在系统内内展开宣传，提高职员对数字化建设理解，从而促使系统内所有职工积极投身于档案管理数字化建设当中。同时，储备部门还应创新档案管理理念，由以往静态管理模式转变为动态管理，结合系统内管理实际情况树立正确数字化管理观念。最另外，储备部门还应从宏观上将档案管理数字化化建设纳入自身发展战略规划中，在实践中及时发现档案数字化建设中存在的问题，准确把握问题产生的原因，，并从不同方位分析档案管理数字化建设过程中还可能产生的弊端，尽早制定针对性解决措施。
（二）加大档案数字化基础设施建设
加大基础设施建设是确保档案管理数字化建设高效进行的前提[2]。对此，储备部门应首先提高财政支持，确保数字化建设资金到位，为具备档案管理工作配备计算机刻录设备，针对重要文件、数据、信息等进行刻录储存，且要注意刻录格式的通用性。购入必要软件设备，保证管理软件能够正常运行，防火墙、防病毒软件应进行自动升级，借助软件设备保障储备部门档案上传、下载等环节安全。若资金允许，储备部门还可以适当多购入硬件设备，包括路由器、存储设备、数据库服务器以及图文影响扫描设备等。除此之外，还要重视硬件设备管理，创设良好设备保管环境，确保设备处于温度、湿度、光线适宜环境，避免磁场或腐蚀性物质对硬件设备造成损坏。
（三）完善内部数字化档案管理体系
制度体系是确保一切项目高效、有序实施的重要条件，因此档案管理的数字化建设也应制定出相应的管理体系来确保建设的顺利进行。数字化建设是档案管理发展的必然趋势，对此储备部门应制定完善的数字化档案管理体系，实现信息资源的共享，提高档案的使用效率和单位的办事效率，更好的服务群众、服务社会。完善、有效的管理体系能够确保储备部门档案管理数字化建设过程得到监督和制约，确保在其建设过程满足国家相关法律法规及章程制度要求。此外，完善管理制度还能够显著提升档案管理人员工作积极性、主动性和创新性，加快档案管理数字化建设进程。储备物质管理局应充分利用内部管理体系加强数字化建设的监督，及时准确地发现档案管理数字化建设中可能出现的问题或潜在隐患，及时解决或解决，确保高效、安全档案管理数字化系统的建设。
（四）制定档案管理安全化保障制度
数字化建设虽说对档案管理有诸多积极意义，但随着数字化建设进程的加快，互联网技术带来的信息安全性问题也越来越明显。数字化档案管理存在使用权限问题，容易被黑客攻击、病毒侵袭，或第三方入侵者恶意篡改或监视，安全问题难以得到保障[3]。因此，储备部门在进行档案管理数字化建设过程中，还必须要制定安全化保障制度，以此确保档案管理安全性和保密性。在数字化建设中应严格依照国家及储备部门相关法律法规及章程制度来进行，制定保障制度来提高管理人员安全防患意识，避免档案泄密、失密情况的出现。另外还利用电子身份认证系统、防火墙技术、数据加密技术、杀毒软件等防护技术保障档案信息安全。
（五）注重数字化档案管理人才培养
储备部门内部档案管理工作枯燥、繁琐，且档案管理工作者晋升空间则不大，晋升难度相对较高。再加上档案管理人员数字化信息技术欠缺，也是阻碍档案管理数字化建设一个重要问题。因此还需加强档案管理人员自身专业技能和综合素质的提升，努力培养与之相符的现代信息化、数字化、专业化档案管理人才。一方面，储备部门应重视对系统内现有档案管理人员数字化专业知识的培训，鼓励其加强继续教育，定期对其展开培训，并且注重培训工作的数字化针对性，结合管理人员自身实际情况制定培训计划。另一方面，储备部门还可以引入具有数字化技术知识背景的档案管理人员，提升档案管理人员政策待遇、薪酬待遇，优化档案工作环境，做到能够“吸引人才、留住人才”。除此之外，储备部门不仅要重视提高管理人员数字信息专业技术水平，更要重视档案管理人员综合素质的提升。
3 结语
总而言之，在互联网信息化发展时代下，信息高速公路进一步拓宽，数字化档案管理将成为档案管理现代化的必由之路。储备部门也应顺应时代形势，全面认识档案管理数字化建设对系统内各项事物工作开展的积极促进意义，深入探索研究出与储备部门实际情况相符的档案管理数字化建设路径，逐步推动储备部门档案管理数字化建设脚步，为保障局内各项工作的高效开展奠定基础。
参考文献
[1]田爽.事业单位数字化档案管理现状与优化对策[J].科技传播，2016，（02）：52-53.
【关键词】档案管理；信息化；数字化
档案是人类文化遗产的重要组成部分，是人类社会实践和社会文明进步的历史记录，也是发展先进生产力、建设先进文化的基础性工作和重要支柱。其中，大力推进档案信息化建设，是当前做好档案工作的重要任务之一。
一、档案管理信息化数字化的内涵和要求
1.档案信息标准化，是指在实现档案实体管理逐步转向信息管理的过程中，所必须依赖的业务规范和技术标准。这些规范和标准应该由档案管理部门统一制定、颁布、施行。档案信息的标准化主要包括档案信息采集标准化、档案信息存贮标准化、档案信息管理标准化、档案信息网络标准化、档案信息管理软件标准化等五个方面的内容。
2.电子档案的特性，使档案信息的检索查询和提供利用更加方便快速，使档案信息资源共享，更大限度地满足社会对档案信息利用的要求。档案信息数字化主要包括四个方面的内容：档案目录数字化、档案编研成果数字化、档案全文数字化、档案实体图片化，其中档案全文数字化是档案数字化的核心问题。
3.档案信息网络化，是指将档案资源进行数字化处理后，通过互联网、局域网等计算机网络技术，建立档案信息网站，供公众进行档案信息查询和资源共享，以实现档案信息的开放式、交互式、社会化利用。档案信息网络化具有强大的优势，可使档案资源成为社会的共享资源和共同财富，实现不同地点的多个用户同时受益，大大提高信息服务功能和利用效益。
二、档案信息化数字化建设中存在的问题
1.建设任务繁重，工作见效难。在档案信息化进程中，一要对现存馆藏档案资源进行数据化处理，通过扫描缩微等手段，将馆藏文书、音像、照片、书籍等转换成电子文件；二要利用文档处理软件，按照标准要求对数据库进行规范整理，便于检索利用；三要对客户提供网上利用平台，搞好远程服务；四要采取电磁屏蔽，内外网物理隔离、数据备份，数据加密，设置防火墙等多种防护措施，防止网络黑客攻击、自身误操作删除修改，防止信息丢失失密，确保档案信息安全；五要根据电子信息技术的不断完善与进步，要对电子文件进行转换升级，使其处于可用状态，防止因技术升级而失去效用，造成资源损毁。要实现档案信息化，建成数字档案馆，在财政投入没有一个大的突破和复制技术没有大幅度提高的情况下，也许需要数年、近十年或者更长的时间。
2.资金投入规模大，筹集资金难。加快档案信息化建设，制约的瓶颈是资金。要搞信息化，就需要购置计算机、路由器、扫描仪、缩微设备、打印、复印等设备，开通内部局域网，连接外部因特网，进行信息安全防护等等，这些都需要较大的经费投入。同时，由于电子产品更新换代速度快，生命周期短，不可能一次投入定终身，其后续维修、更换、升级费用有多大可想而知。
3.队伍建设要求高，适用人才难求。档案信息化，档案人员要与计算机、网络打交道，是一种高层次的工作，对人的思想观念、专业技能、写作水平及综合素质都有较高的要求。工作人员要有相适应的熟练的计算机操作技能，有获取判断运用信息的能力，要有精通的档案业务知识。那种既懂档案管理、又会计算机操作管理的复合型人才大受欢迎。但受传统用人体制的制约，使人才竞争难以顺利展开，加上档案部门待遇不高，优秀人才难以吸引进来，进来后又难以留住，冗员又难以消化，致使档案部门人员老面孔，工作老方法，进步不快，活力不强。
三、积极推进档案管理信息化数字化的对策
1.在工作目标的制订执行上，要坚持长期目标与近期目标相结合。要按照总体要求，遵循“科学、实用、适用”的原则确定长期工作目标和近期工作目标。长期目标要做到站在制高点上，提纲挈领，通盘考虑，保持高质量和统一性，为技术发展留下兼容和扩充的余地，防止走回头路和弯路，减少资源浪费。近期目标注重实用和可行。基础业务建设要按标准化要求进行档案整理和电子计算机著录与标引工作。具体工作要做细，要精益求精，不马虎从事。要通过落实近期目标，摸索经验，修订和完善长期目标，改进工作，循序渐进。
对于馆藏档案和新归档档案的数据处理，要区别轻重缓急予以对待。对于新旧档案的数据处理，可按照先新、后旧的原则，对新归档新入馆的档案采用新的办法进行数据处理，旧档案放到第二步。对于馆藏档案，可按照先重点后一般的原则，在对现有馆藏进行分析的基础上，对有重要价值的档案先进行数字化处理。借此时机对库藏档案进行清理，对于已经失去保存价值的档案资料予以按程序批准销毁，以减少重复劳动。
2.在方案的实施过程中，要坚持统筹规划与分步实施相结合。在财力支持有限的情况下，要依据当地经济发展水平和与档案部门可争取的财力，制定一个长短结合的硬件设施建设方案，先添置部分先行设备，并采用逐年分步添加的方法，不求一步到位。在计算机等硬件的配置上，应根据业务需要和人员计算机操作水平，按高中低不同档次配置。硬件设施配置中坚持高配置服务器，低配置终端的策略，硬件替换中将高配置的新机作服务器，低配置的旧机作终端。
3.在人力资源的开发上，坚持注重引进与加强培训相结合。要注重引进既具有计算机操作能力又懂档案管理的复合型人才，改善人才结构。同时注意选送骨干到高等院校、专业培训班培训，鼓励岗位练兵和自学成才，边用边学，以用促学，提高业务素质和综合素质。
4.在资金的筹措上，坚持争取财政支持与积极自筹相结合。实现档案信息化，最基本的投入渠道只能是财政，档案馆不创造物质财富，也无创收渠道，经费只能由财政供给。档案部门要理直气壮地争取领导重视和支持，将其列入政府信息化工程，解决预算经费，一次难以到位的可确定基数，分年兑现。同时，注意发挥自身的主观能动性，广开筹资渠道，争取多方面支持，多渠道解决。
5.推进档案信息化的法制建设。在档案信息化建设过程中，越来越表现出对法制化的依赖。加强档案法制化建设，是适应新时期档案工作发展的新形势，推动档案事业协调、可持续发展的重要保证。要加快推进档案信息化法制建设，适时提出比较成熟的行政立法建议，推动相关配套行政规章的制订和完善。档案信息化管理的法制建设主要包括以下几个方面的内容：一是对现有档案法规、国家和行业标准加以贯彻执行。据有关资料显示，在制定的技术规范中，贯彻标准的只在少数。采标率很低，大部分单位对已经颁布实施的国家和行业标准毫不了解。根据这种状况，应以法律法规的形式加以确定，变行政管理为法制管理，增加其约束力。二是社会的发展日新月异，档案信息化进程不断加快，需要对新的领域、新的载体、新的档案关系和新的档案管理主体进行立法，同时修改、废止不适应发展要求的档案法规。三是大量电子档案能否发挥其应有使用价值缺乏法律依据。在电子文档的形成过程中，打乱了或者是破坏了原始文件的本来顺序。原本清晰的法律责任界限变得模糊，就需要制定相关法律加以界定，从而更好地发挥电子档案的作用。四是档案信息化法制建设还应包括档案安全法规建设。现代信息社会中，档案管理的网络化使档案存在一定的安全隐患，在推进档案信息化进程中必须采取一系列措施保证档案信息的保密和安全。
6.在工作成果上，坚持长期效益与当前效益相结合。同样，档案信息化也要讲求效益，在建设过程中要做到边投入，边建设，边见效，从部分信息化到全部信息化。设备的购置，先考虑办公和档案馆目录数据库输入的需要。在档案数据处理上先输入重要的利用率高的档案，再输入一般的档案。在网站建设上先作为档案工作的宣传窗口和现行文件开放服务的窗口，再根据信息化进程扩展到网上档案查询利用服务。
参考文献：
[1]边广欣.浅谈档案管理信息化建设[J].煤炭企业档案管理优秀论文集（2010）.2011 （05）
【关键词】房产档案，数字化，管理系统
引言
房产档案是房地产行政管理部门在进行房屋产权登记、产权调查、产权变更及转移房屋权属等管理活动中直接形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等形式的历史记录[1]。随着房地产市场的不断发展，房屋交易量的不断攀升，房产档案的利用率亦在不断提高，原有的档案管理模式很难适应档案工作发展的需要，实现房产档案数字化是解决以手工处理为主的传统房产档案管理方式工作效率低、信息共享难、差错率高等问题的有效途径。
1、徐州房产档案管理特点
以前，我市房产档案管理采用目录级索引，即只能通过产权人、房屋坐落等查询出档案号，工作人员再去库房按照区、办事处在相应的密集架上查找。工作人员每天接待络绎不绝的来访者，而查询方法仍然是几年前开发的软件，有时因工作人员入库时放错位置或因档案被调出利用完再放回时放错了位置，造成档案无法及时提供，既影响了来访者的使用时限，又给我们的工作带来了很大的不便，这时我们必须抽调专门的人员大面积地查找。我市房产档案馆的档案是按区、办事处存放的，全市共41个办事处，再加上又分私产、单位产、直管产等，找起来非常麻烦，效率极其低下。一旦遇到这种情况，老百姓就会质问我们的档案管理人员，沟通过程中不可避免地产生矛盾，严重影响了正常的工作秩序。
同时，由于使用的软件版本过低，旧有数据录入的量很大，存在工作人员在录入信息时随意性太强，该录入的信息没有逐项录入，如交易费用、家庭成员情况、丢失查封信息等基本不录入，造成信息不全，与现在的利用需求不相适应。而房屋权利记载信息不全、登记信息缺项，既满足不了查询者的需要，又不能全面反映房屋权利受限制情况，就会给建立房产登记信息簿带来很多麻烦。
2、房产档案数字化建设的必要性
2.1 档案数字化是数字房管的重要组成部分
档案管理是房产管理中的重要组成部分，它不仅是房产交易、权属登记、解决房产纠纷的主要依据，对于城市房地产发展的决策者和管理者来说也是至关重要的[2]。首先，房产档案是房管局保管和提供利用档案信息的职能部门，我市房产档案馆有几十万卷档案资料，是我市最有价值的房产档案信息资源库；其次，档案载体的更新换代迫切要求档案数字化，档案由甲骨、金石、简牍发展到缣帛、纸张，直到光、声、点、磁等，显而易见档案载体正逐渐地被新型载体所代替或更替，电子档案的出现给档案管理者提出了一个亟待解决的课题，即房产档案的电子档案的收集、保护和利用，而解决这个问题的途径只有一个，就是实现房产档案数字化。此前，档案馆的保管、利用和利用手段与形势的发展不相适应，仍然停留在纸质档案的管理及较原始的目录级索引利用的水平上，而公众对档案信息的需求不断变化，如：房屋的买卖、交换、赠与、法院办案利用档案，银行贷款确认产权人的房屋情况，城市房屋拆迁等都必须查询房产档案，了解房屋的性质、来源、面积以及抵押、冻结、查封等相关信息这些都必须到我们档案馆查询才能得以知晓，而现在的管理方式很难满足档案利用的需求。
2.2 房产档案数字化是解决库房不足的重要途径
以往档案按办事处存放管理需预留空架，且预留多少很难确定，加之档案数量不断增加，档案的日常鉴定管理工作不能及时开展，就会造成档案内容臃杂，库房载重、容量就成为困扰我们的一个难题。如果房产档案实现了数字化，形成了与现实档案同步的电子复本，形成了一个统一管理、分布应用的房产电子档案数据库，利用先进的电子存储技术存储后，减少了大量的档案，极大地减轻了库房的压力。
房产档案数字化建设一旦完成，将会大大提高业务工作效率，一是在业务受理审批过程中，通过实时调阅档案影像数据，工作效率可以成倍提高；二是在受理客户查阅档案过程中，效率会成倍提高，档案利用直接通过计算机进行电子档案查询，较原先的人工纸质档案查询更为方便、准确、快捷。通过使用影像数据，可以实时查阅打印，有效地保护原始档案，并节约人力物力，同时原始档案进入库房后，无须频繁进出，有利于档案库房的规范管理。
3、徐州房产档案管理数字化建设情况
目前，有许多城市已经在建立电子档案，其出发点主要是基于两方面的考虑：一是为了方便房产档案利用，当业主需要复印原房屋买卖契约或其他资料时，工作人员只需要在电脑中直接打印即可，不需要进库房提档；二是基于房产档案利用安全方面的考虑，凡需查阅房产档案的业主，大都是为了解决产权纠纷、（包括性质、民事诉讼）确定产权归属、进行房屋交易而来，如果有人乘工作人员不注意，在档案资料上添加或涂改有关内容，甚至抽出其中一页（如委托书）的话，就会使原本完全符合审批程序的登记资料，变成登记机关审核“不严密”或收件资料“不齐全”的局面，将会造成严重的后果。
徐州市住房保障和房产管理局于2009年下半年就开始了档案的扫描入库工作，近年来已对库房的40多万卷，日常新增8万卷档案完成了纸质扫描、信息录入工作，扫描后的电子档案已显现出了它的巨大作用。
3.1 查阅方便、快捷
房产档案数据库与信息管理系统打破了传统的利用、查阅方式，把档案工作人员从以往纷繁复杂的手工劳动中解放出来。市民查询所属房产档案的信息，只需我们窗口工作人员轻松点击电脑键盘，立等可知。内部工作人员不受时间、空间的限制，根据权限的不同，可随时进入档案管理系统查阅自己需要的房产信息，而不必利用档案实物，提高了服务质量和工作效率。
3.2 减少重复劳动，提高工作效率
房产权属档案是房产行政管理的基础，是房产交易和房产登记发证确认产权的依据。以我市办理房产转移和房产登记的业务程序来看，每年有近5万宗业务都离不开档案查询这一环节。传统的管理模式是办理房产交易、登记工作的工作人员先查档，转到登记环节再查档，劳动强度大，工作效率低，群众意见大，实现档案数字化后在网上通过房产数据库就可以查到房产档案信息，即可以及时受理业务，既减少了重复劳动又提高了工作效率。
3.3 保护档案，延长档案寿命
房产档案数据库与信息管理系统的应用对档案的保护起到了积极地促进作用，随着房地产市场的迅猛发展，加之房地产二、三级市场的启动，人民生活水平日益提高，改善居住环境已是老百姓的头等大事。买房、卖房、换房的业务量聚增，档案的利用频率也随之增加。每办理一宗业务，其档案都要经过数人调出，同一份档案一天要调出几次，对档案的保护极为不利。该系统的应用大大减少了档案频繁的出库量，从我们利用档案的实例就有一个鲜明地对比。没实现档案数字化时，每年利用原始档案出库量在3万卷左右；实现网络化管理后年利用网络查询档案数据库信息达38111户，原始档案出库量降低到6000余卷。对档案的保护及延长档案的寿命起到了积极地促进作用。
3.4 堵塞漏洞，避免司法案件发生
房产档案数据库与信息管理系统兼有权属登记、抵押、查封、冻结信息数据库，并实现了信息共享。一方面对设定抵押、有产权纠纷和经济纠纷以及司法部门协助执行的房产具有报警功能，计算机能自动判断是否抵押、查封、冻结，给予报警提示。在网络上查询档案信息的同时即能做到限制产权转移、变更、避免了司法案件的发生。另一方面，堵塞了不法分子制造假产权证、虚报产权证丢失重复办理抵押，诈骗单位、个人钱财和骗取金融部门贷款的漏洞。过去，由于计算机未实行网络化管理，档案数据库信息不能及时共享就发生了数起制造假权证诈骗和利用假权证重复办理抵押骗取国家和个人钱财的案件，给国家造成数百万元的经济损失。
3.5 房产档案数字化使房产档案管理更加规范
徐州市房产档案数据库与信息管理系统，是依据《档案法》、《城市房地产权属档案管理办法》、《全国档案信息数字化建设实施纲要》、《电子公文归档管理办法》来设计与运行的，从而使房产数字化从一开始就符合法律、规范，确保了档案信息内容的完整、真实、可靠，能最大限度地满足社会利用需求。
4、结语
随着我国房地产业的不断发展，房产档案管理工作也变得越来越重要。房产档案管理是一项系统工程，需要综合考虑各个方面的需求，因此，不断完善房地产权属档案管理，实现我市各市、区、县等房产档案管理部门工作的标准化、数字化，已经成为档案管理发展的重要方向。只有这样，才能为以后的管理打下良好基础，使房产档案更好地服务于社会，服务于经济建设。
参考文献：
[1]关逾，芦秀英。房产档案利用浅析[J]。黑龙江档案，2010（1）：56。
[2]罗丹。如何做好房产档案管理工作[J]。才智，2012（12）：218
关键词：国有企业档案数字化存在问题解决对策
随着国有企业信息化建设快速发展，作为国有企业信息化建设重要组成部分的档案信息化建设也提上日程，而档案数字化工作是国有企业档案信息化工作的内容之一，开展档案数字化建设是目前国有企业档案部门开展的重要工作之一，是实现档案工作规范化的重要举措，也是档案部门提升服务能力、拓宽服务领域的重要途径之一。笔者从2004年至今一直从事国有企业档案管理工作，在多年的实践工作中发现国有企业档案数字化建设面临着一些不容忽视的具体问题，本文就存在的问题进行分析探讨，并提出一些解决对策。
1.国有企业档案数字化建设面临的主要问题
1.1对档案数字化建设的重视程度不够
档案数字化，一方面可以提升查阅效率，相较于传统的查阅方式，数字化后的档案查阅只需要几分钟甚至更短的时间就可以查阅到档案原文的扫描件。另一方面数字化后的档案可以封闭保存，没有特殊情况不再使用，有利于保护原件。但是在国有企业，档案管理工作没有得到足够重视，档案数字化工作比较滞后，导致国有企业档案室变成无人问津的部门，档案管理人员责任心强的会默默无闻的工作着，责任心不强的档案堆积成山，没人整理，连查找都困难，更谈不上档案信息化、数字化建设了。从根本上说，档案数字化建设与否，建设质量的好坏，建设进度的快慢，与国有企业的重视程度有关。
1.2软硬件配备不足严重制约国有企业档案数字化工作的开展
随着信息化建设飞速发展，国有企业档案管理部门也配备了一些计算机及扫描仪设备，但是这些设备是有使用年限的，由于资金不足等原因，设备更新缓慢，老的计算机与档案管理软件的要求不匹配导致软件运行缓慢甚至无法运行，扫描仪老旧致使扫描图像不清晰，甚至有的还没有专门的档案管理软件。没有好的档案数字化工作所需的软硬件设备，导致国有企业档案数字化工作无法开展或进展缓慢。
1.3档案管理系统与OA办公系统不兼容
目前，各软件公司制作的档案管理软件和OA办公软件种类繁多，国有企业也是根据自己的需要自行购买档案管理软件和OA办公软件，致使档案管理系统与OA办公系统两者不兼容，造成不能依托OA办公系统实现网上录入和查询等，形成的数据也难以转换实现共享。以昆明公交公司为例，昆明公交公司使用的OA办公系统是电子政务网上的政府信息公开系统，而档案管理系统是珠海泰坦软件公司开发的档案综合管理系统，两者是不能兼容的，政务网上的收发文要归档，只能从政务网上下载下来，然后一条条的录入档案管理系统中，形成的电子文件也只能一条条对应的导入档案软件中，费时费力，工作效率低下。
1.4档案管理人员素质不高、配备不足
档案管理人员素质的高低决定着国有企业档案管理水平的高低，随着办公自动化的普及，对档案管理人员也提出了新的要求，档案管理人员除了会传统的手工整理档案外，还会利用现代化的手段对档案进行管理。但是在国有企业，档案管理人员素质高低不一，为了节约编制，一般使用秘书兼管档案管理工作，专职人员少，档案工作大多停留在手工管理阶段，不利于档案数字化工作的开展。
1.5缺乏技术指导
档案数字化工作是一项技术含量、操作规范度很高的工作，档案数字化工作也正处在摸索和尝试阶段。在国有企业档案数字化工程中，档案管理人员对扫描技术、扫描流程、扫描方式、色彩模式、扫描分辨率、存储格式、扫描过程控制等掌握不够，缺乏技术指导。
1.6安全问题突出
国有企业档案数字化建设的安全问题主要有三个方面，一是缺乏安全保管电子档案的设施，如光盘、移动硬盘、防磁柜等。二是数字化过程中的安全问题，由于纸质档案数量庞大，纸质档案在从库房拿出来数字化的过程中，难免出现纸质档案丢失情况。三是网络安全没有保障，安全措施不到位，其他部门的电脑还连着外网等。
1.7档案数字化制度欠缺
2005年国家档案局的《纸质档案数字化技术规范》是纸质档案数字化的标准，各省市也出台相关标准，为纸质档案数字化工作提供了相关的技术指导，由于各国有企业纸质档案的种类不尽相同，国有企业没有根据自身情况制定档案数字化标准，完全参照国家统一的标准和省市标准进行纸质档案的数字化工作，致使在档案数字化过程中，没有制度可依，无章可循。
1.8有些档案数字化工作重复
随着信息技术的发展，政府也在推行电子政务，实现网上收文发文，推进无纸化办公工作，使信息可以迅速、准确地到达相关部门，从而极大的降低社会成本，提高文件传阅速度。但在很多国有企业，由于各方面的原因，并没有真正实现无纸化办公，政务网的文件还是习惯下载后打印出来给领导批阅后存档，这一部分打印出来的政务网文件存档后就不可避免出现再数字化的现象，造成重复和浪费。
2.解决对策
国有企业档案数字化建设是一项长期而艰巨的任务，笔者认为应着力采取的对策主要有：
2.1加强对档案数字化工作的领导
国有企业档案数字化建设的最终目的在于提高国有企业效率，提高领导决策和管理水平，国有企业应该把档案的数字化建设纳入领导议事日程，把档案的数字化建设纳入国有企业信息化建设当中，作为国有企业信息化建设的一项重要内容来建设，明确主管领导和档案管理人员在档案数字化建设方面的责任，在物力人力财力方面给予支持，有了领导的支持，档案的数字化工作便能顺利的开展。
2.2增拨专项资金，配足软硬件设施
为使档案数字化工作能够顺利开展，国有企业应该把数字化工作所需的经费列入国有企业各项经费预算中，增加拨付档案数字化建设专项资金，重新为档案室配足计算机、扫描仪、防磁柜、光盘、移动硬盘、档案管理软件等设备，并根据需要进行更新换代和最新优化升级，使之完全符合档案数字化工作的需要，档案部门要多与领导沟通协商，争取支持，以保证档案数字化建设顺利进行。
2.3建设统一管理平台，实现档案管理系统与OA办公系统的无缝对接
随着办公自动化的普及，电子档案数量不断激增，建设统一管理平台，实现档案管理系统与OA办公系统的无缝对接至关重要，国有企业要真正实现文档一体化，做到从文件到档案的转变不需要数据的转换与迁移，同时也提高档案工作的效率。这就要求国有企业要加大资金投入，档案部门要加强与软件制作部门的沟通协调，使OA办公系统和档案管理系统具备符合档案管理要求的功能，实现档案系统与OA办公系统的无缝对接。
2.4加强人才队伍建设
人才队伍建设是档案数字化工作顺利开展的先决条件，必须加强档案数字化工作人才队伍建设。一是人员保障，档案数字化工作量大，必须有足够的人员才能完成，如有外包能力可以请专业机构完成，没有外包能力的可以挖掘内部潜力，从其他部门借调一些人员过来帮忙完成，并配备一名计算机专业人才负责网络、数据库的管理及相关业务工作。二是档案管理人员要加强学习，根据档案发展需要不断提升专业技能，学会利用计算机网络和多媒体技术对档案信息进行存储、检索和开发利用，积极参加档案知识培训班，自觉学习档案数字化各项规章制度，读透研透其中的内容并应用到实际操作中，保障档案数字化工作的有效开展。
2.5加强与档案部门联系
积极到省市档案局参观学习数字化建设方面的经验，请专家亲自过来开展档案数字化建设的业务指导，传授档案数字化方面的专业知识，及时掌握数字化工作的方法，参观其他成功单位的档案数字化情况，获得旁人已经取得的经验和教训，从而少走弯路，提高工作效率。
2.6加强档案数字化的安全管理
档案先进的管理手段带来工作效率的提高，同时也对档案安全管理提出了更高的要求，可以从以下几个方面加强档案的安全管理。一是加大资金投入，购买存储设备如光盘、移动硬盘、防磁柜等，确保档案保管安全。二是加强档案数字化流程的监控，制定明确的责任制度，杜绝数字化过程中档案丢失的现象发生。三是引进计算机网络安全管理人员，制定档案安全管理制度，按时进行备份，定期开展档案安全保密检查工作，发现隐患及时整改，发生责任事故严肃处理，与档案管理软件联网的电脑不能同时连着外网，所有的电脑实行专管专用，实行密码登陆，做好防火墙等安全设置，并随时更新病毒库。
2.7完善档案数字化工作制度
制定规范，明确标准，这是保证扫描质量的重要步骤，国有企业档案在进行数字化工作之前，应根据国有企业的实际情况，制定和完善档案数字化工作制度，包括整理标准规范、图像扫描技术规范、责任制度、安全保密制度等，并使档案数字化责任具体到了岗位和人，严格质量控制，明确工作流程，明确扫描方式、色彩模式、扫描分辨率、存储格式、扫描过程控制等，在制度上保证了档案数字化工作向更高质量、更加规范化、科学化的方向发展。还可以实行激励制度，对档案数字化工作比较先进的档案部门进行激励，以物质激励和精神激励相结合，调动档案管理人员的积极性、主动性和创造性。
2.8实现信息资源的共享，避免重复数字化
在国有企业的信息化建设中，国有企业可以利用内部局域网，把不的档案通过局域网向内部开放，实现内部信息资源联网，无纸办公，减少纸张，OA系统中形成的电子文件可以通过与档案系统的无缝对接系统实现转换，避免出现了在OA系统中形成的电子文件打印后再数字化的现象，造成重复和浪费。同时要做好保密工作，要对外必要信息时，应做到科学地把握保密和利用的关系，做好信息安全保密，同时要积极开展服务，变被动服务为主动服务。
档案数字化建设是一项长期而艰巨的任务，开展国有企业档案数字化工作，重在坚持，要将档案数字化建设纳入国有企业信息化建设中，积极探索出最适合自身的数字化建设道路。
参考文献：
[1]杨公之.档案信息化建设实务[M].中国档案出版社
摘 要 社会组织、国家机构以及个人在社会活动时间中的相关记录的保存工作，是档案工作的由来，档案工作的顺利开展关系到各个领域的秩序，它是我国科学文化事业中的重点。档案管理工作素来以繁琐的特征著称。随着现代科技的进步与计算机技术的普及，档案管理工作走向了数字化的道路。本文将针对档案数字化建设中存在的问题及利用措施进行分析探讨，希望为我国档案工作的顺利进行以及效率的提高，提供有价值的思考与建议。
关键词 档案数字化 问题 利用措施
不同于传统的纸质档案，依托于计算机技术的数字化的档案在管理上具有更加便捷以及科学的优势。在数字化的作用下，档案的表现形式、存储方式以及查询方式等都出现了新的发展。在档案数据库和信息管理系统于大型档案馆的广泛应用之中，档案数字化建设已经初见成效。为了促进档案管理数字化建设，我国出台了《纸质档案数字化技术规范》，为档案的数字化建设提供了政策支持以及法律依据[1]。可见档案数字化所带来的优势对档案管理工作的发展具有重要意义。另一方面，不同于其他的工作，档案管理工作具有其重要的特点，即安全性、保密性，这无疑是目前档案数字化需要着重解决的问题。
一、档案数字化建设中存在的问题
（一）档案数字化建设的不合理
这一点的具体体现主要与不同档案部门的实际情况不同，其档案数字化建设的基础也不相同。不同的行业、不同地区、不同性质的单位的档案管理工作的侧重点以及相关的管理设备、管理经费之间千差万别。档案管理工作的复杂性要求对相关设备的使用以及经费的投入具有详细的标准与要求，推进数字化的档案管理模式对于计算机、转换设备、扫描设备的配备具有一定的要求。但是在实际的档案数字化建设的推进工作当中往往忽视了不同档案部门的特有的发展状况，产生了“一刀切、一风吹”的不合理的发展措施[2]，对档案数字化的建设具有不利的影响，不仅降低了档案数字化的建设效率，还会出现一些系统以及管理上的漏洞，为档案管理工作带来安全隐患。另一方面，档案管理部门的档案数字化水平出现参差不齐的现象。在国家事业单位中，档案的数字化水平一般较高，主要是资金的投入较大以及相关的管理队伍水平较高。在其他的领域或企业之中，基于领导重视程度以及资金投入等方面的问题，档案数字化水平普遍较低。
（二）档案数字化建设中的档案安全问题
基于档案管理的重要特性，安全性以及保密性，结合计算机技术应用发展下的档案数字化管理模式中的开放性与共享性的特点，两者之间所存在严重的冲突[3]。在目前的档案数字化平台的建设之中，由于档案的外包原因以及相关的技术问题，档案泄密现象时有发生，这为公共安全造成了一定的恐慌以及重大的不利影响。提高档案数字化管理的保密性以及安全性是目前公众普遍关注的问题。另一方面，档案在利用过程中出现的信息公开的问题也具有危害性。在目前的档案利用问题上，档案在内部的流通方式以及利用效果值得商榷。
二、档案数字化利用措施
（一）做好档案数字化相关基础设施的建设
针对上文中提出的不同部门、不同地区以及不同单位之中的档案数字化相关基础条件的不同。在进行档案数字化建设与推广的过程中需要同时进行档案数字化相关基础设施的建设，采取统筹规划的方法，加强档案数字化管理工作的重要意识的宣传，为档案数字化建设提供相应的政策支持，对相关的经费以及投入进行统一的规划，依据不同部门、不同地区以及不同单位的具体状况，提出合理的硬性指标。加强对档案管理的检查工作。对各个档案管理部门进行定期、抽样检查，促进档案管理数字化的建设与发展。
（二）档案数字化建设中档案安全问题的解决
基于档案数字化所带来的档案的安全问题，在实际的档案管理工作中，需要采取有效的措施对档案进行安全的管理[4]。对于档案管理中的档案保持、档案利用以及档案公开的问题，在相关的程序以及具体的执行标准上需要进行商讨。在计算机技术支持下的档案数字化的管理模式下，解决好上述三者的关系对档案管理的保密性具有促进作用。在进行档案利用工作时，对档案的内部流通的形式以及相关的标准规定需要进行严格的控制，必要时候应加以法律条例进行硬性规定，确保档案的利用安全。加强对档案数字平台上的安全系统的建立，严格控制档案数字化管理的网络，避免黑客入侵，导致档案泄密。完善档案的交接以及使用制度。
三、结束语
综上所述，档案数字化的便利性以及管理方式的科学性、高效性等诸多优势对于整个档案管理工作的发展具有积极的推动作用。但是，由于档案管理所特有的安全性以及保密性与计算机技术的开放性之间存在着冲突，在档案数字化的应用发展之中出现了泄密的严重问题，针对目前档案数字化发展的现状，加强档案数字化管理的保密手段，完善档案数字化管理的体制、优化具体的档案数字化管理的相关措施具有必要性以及重要性。
参考文献：
[1] 罗顺明.档案数字化建设中存在的问题及利用措施[J].兰台世界，2012.23（30）：38-39.
[2] 谭远宏，赵家文，刘健华.我国档案数字化建设中存在的问题与对策[J].湘潭师范学院学报（社会科学版），2010.05（34）：174-176.
[关键词]档案管理 数字化
[中图分类号]G271 [文献标识码]A [文章编号]1009-5349（2014）02-0064-01
王丽（1982-），吉林德惠人，德惠市人力资源和社会保障局初级助理管员。
一、档案数字化管理的必然性
首先，档案数字化是时展的必然。计算机网络技术、数据库技术和多媒体技术的发展，使分散于不同载体、不同地点的信息得以实现数字化存储。通过网络互通，实现共享利用，方便快捷，因此形成了大量的数字化档案。同时，数字化档案也有很多传统纸质档案所不能代替的优势，如数字化档案节省占地空间，查阅方便，节约了保管费用，避免了人力浪费。数字化档案传递快速，利用及时，大大提高了工作效率。因此，档案数字化将是未来时展的必然趋势。随着数字化档案的兴起，档案管理数字化必然应运而生。档案管理数字化是发展的必然要求，也是因为其有不可替代的作用。首先，数字化管理更有利于保护档案。因为在将传统档案资源数字化的过程中，必将能够发现档案中不完整和欠缺部分，便于及时补齐，同时档案的数字化存储还可以弥补纸张字迹模糊、污损的问题。档案数字化后成为原纸质档案的副本，相当于一个备份，极大限度地保护了原件资料的完整性。其次，档案管理数字化也有利于改进档案管理工作质量，提高归档、立卷、查询效率。
二、档案数字化管理的内容
数字化管理主要内容包括基础设施建设、信息资源建设、应用系统建设、标准规范建设和人才队伍建设以及安全保障体系建设等内容。标准规范建设是指是对电子文件的形成、归档和电子档案信息资源各方面制定标准、规范，并指导实施的过程，对于确保数字化档案管理的安全、畅通具有十分重大的意义。
基础设施建设指网络和设备的建设，它是档案信息传输、交换和资源共享的基础条件。应用系统建设主要包括档案信息的收集、管理、利用、安全等方面，关系到档案数字化管理的速度与质量。档案信息化资源建设包括馆藏档案的数字化和电子文件的采集和接收。档案信息资源建设主要指数据库建设。人才建设指专业人才，特别是既懂档案业务，又熟悉信息技术的复合型人才，是当前数字化档案管理工作所需要的。
最后是档案数字化管理所需的安全保障体系建设，档案数字化管理过程需要有强大的安全保障体系支撑，这是一项复杂而庞大的系统工程，主要应该由以下五个要素组成：法制标准保障、基础设施保障、组织管理保障、安全技术保障和灾难恢复机制。积极促进档案整体信息化应用水平的全面提高，为信息化建设保驾护航。
三、档案管理数字化要把握的环节
我国的档案管理数字化建设刚刚发展，其中有需要改善的环节，也有需要注意避免的问题。
（一）避免资源的浪费
电子文件与纸质文件的双重保管容易造成资源的浪费，有些档案已经形成了广泛传播的电子文件，就没有必要转化成纸质文档再保存一次。因此，除了对已有珍贵档案进行数字化再传播和保存外，后续档案的管理就要注意避免资源浪费的问题。
（二）提高数字化档案利用率
数字化档案具有非常方便快捷的优势，这是纸质档案无法比拟的。其传播快捷、查阅快捷、使用快捷，因此，完全有理由提高数字化档案的利用率，使之充分发挥作用。但现实往往不尽如人意，人们对于浩瀚的网络资源往往只利用了其20%的功能。因此，要提高数字化档案的利用率，首先应该建立起档案电子化的系统工程，做好系统的总体设计，配套设备选型，档案管理软件的开发和采用，档案整理和录入，备份和安全措施也要做好。面对大量的查询和共享，档案管理系统的设备首先要选用双服务器的设备，并进行双备份，同时设置查询系统，为资源共享提供方便。
（三）提高档案管理人员队伍水平
档案管理要转变为数字化管理，档案管理工作也由原来的劳动密集型工作转变为知识技能型工作。这就要求档案管理人员的知识技能水平也要有相应的提高，这一方面包括档案整理者的宏观分析能力，准确识别有效档案进行归档；另一方面，根据众多使用者的要求提供准确的档案。这都要求档案管理者具有一定的知识技能水平，需要高素质技能的信息化人才。因此，管理部门要加强档案管理人员这方面的培训，提高电子文件管理意识，加快工作转型，提高档案管理水平。
四、档案管理数字化中对电子档案的管理
（一）电子档案的鉴定
在归档管理前，首先要对档案进行鉴定。鉴别档案的价值以确定管理期限，对无保存价值的电子文件进行删除和销毁。对电子档案的有效鉴别是保证档案管理工作准确、完整、系统的前提。
（二）电子档案的著录归档
对电子文件的著录包括。对归档前文件著录和归档后文件著录，归档前著录的文件有文件级与案卷级，归档后只需对案卷级文件进行著录。档案管理部门可以将需要的著录项目编成表格发放给档案形成单位，实现双方的衔接。
关键词 高校档案 数字化
中图分类号：G271 文献标识码：A
高校档案记录了学校教学、管理活动中的重要事件，是具有保存价值的重要文件材料，对后续的教学活动和管理工作具有重要的参考价值和借鉴意义。档案管理工作是高校行政管理的重要内容之一，是高校建设发展过程中的基础性工作，是一项维护学校历史面貌和提升学校文化内涵的长远事业。当前信息社会迅速发展，档案作为一种文化资源发挥着越来越重要的作用，档案信息化已成为大势所趋。加快实施高校档案信息化、数字化建设，建立高校档案的科学管理方式，探索高校档案校内外服务新模式已成为现时之需。
1高校档案数字化建设的意义
高校档案数字化主要利用计算机和互联网、局域网等技术，将高校各种载体的档案资源转化成数字化档案信息，把文字、图纸、影像等信息贮存在光盘等载体中，通过网络信息交互和软件终端信息传递的方式为档案信息使用者提供更加快捷、更加有效的档案信息服务，使高校档案原始资料得到充分和及时利用，最终实现档案资源共享，并实现高校档案的高效、规范、科学管理。
高校档案数字化建设，不仅能够使高校档案管理更加合理有效，并且能够使得管理更加规范，提高档案利用率，减少档案原件丢失破损情况发生；相比较传统档案管理，能够减少所需的人力、物力、财力成本。高校档案数字化建设的意义主要包括以下几方面：
便于档案资料存储。传统档案管理方式下，档案文件都是以纸质媒介进行整理、录入和存储。但是，纸张受到保管时间和保管条件的限制，再加上经常的翻阅利用，在长时间保管使用过程中会出现纸张变脆、易碎，易受潮、易被虫蛀的缺点。如果将档案数字化，则可以大大节省保存档案的空间和成本，并且可以提高保存的安全性和保存时间的长久性。
提高档案管理工作效率。档案材料的信息丰富、信息量大，这使得档案的整理和利用工作繁琐、重复性强，劳动强度大。如果采用数字化，一次整理后并将档案数字化后，可大大减少纸质档案使用翻阅频率，全部查阅数字化档案即可。
节约大量人力财力资源，保存成本较低。传统档案管理方式下，档案整理、存储和查找利用需要投入大量人力物力和财力，在数字化后可实现“一次投入重复利用”，大大减少对档案原件的翻阅查找和对纸质档案进行复印利用。
实现档案数字资源共享，为档案信息管理者提供便利，提升档案服务质量。将档案数字化后，能够将可以公开的档案挂接在档案管理网站上，使得档案利用不再受时间、空间限制。
2实施数字化需要解决问题及对策
档案管理复合型人才缺乏、档案工作人员综合素质亟待提高问题。由于当前和今后的档案工作与信息化、数字化结合紧密，档案工作中越来越需要掌握计算机、网络技术等具有相关专业背景的复合人才。然而，目前现有档案管理人员整体素质普遍不高、知识结构单一，思维不够灵活，缺乏掌握现代信息技术和具有档案管理新知识新思想的高素质复合型档案人才。
配套信息化建设滞后、档案管理系统与办公自动化系统不兼容问题。越来越多高校已开始建设办公自动化系统，但由于档案管理系统具有一定专业性，一般来说，办公自动化软件与档案软件系统设计单位不同，两个系统不兼容，不能做到办公自动化系统中的电子文件直接归档的情况。现有的档案管理软件普遍都是只具有档案管理功能，缺乏数据挖掘、数据分析和推荐决策功能，只能满足基本的档案管理功能，无法实现档案资源充分利用和深度挖掘的档案利用要求。
数字化中档案文件报关与利用存在不安全因素的问题。存在档案管理系统中的目录和电子文件信息的正常使用依赖于服务器和管理系统软件正常工作，一旦系统服务器或软件出现问题，就会造成系统数据无法访问。同时，为方便利用，管理系统一般为网络软件，即便在校园局域网内，也存在一定系统被攻击、数据被篡改、服务器遭病毒入侵和人为攻击的风险。
高校档案数字化管理中的保密问题。一方面应注意档案文件的密级，对于档案应严格控制浏览范围；另一方面，对于档案文件材料中涉及的重要信息或个人敏感信息，也应注意保密，防止信息传递过程中的无意识泄露。
硬件条件欠缺，数字化建设资金投入不足问题。档案数字化建设经费投入不足档案数字化建设离不开专业软硬件设施的支撑。由于现实条件限制，用于高校档案数字化工作资金有限，在一定程度上阻碍高校档案数字化建设工作的开展。
避免档案数字化建设中的“黑洞”现象。高校档案数字化建设中存在的“黑洞”现象――数字化建设的经费、人力投入都很大，然而成效和回报率却很低。这个现象的产生与前期准备调查工作不充分、工作目标与重点不明确等因素有关。
针对以上档案数字化建设中可能出现的问题，在实施档案数字化工作时，首先要提高对档案数字化建设的思想认识，提升档案管理人员综合素质、业务能力和数字化技术水平，加强档案管理人员队伍建设和人才培养；加强档案管理平台和档案数据库建设，在数字化过程中保护电子文件的原始性与纸质文件的完整性，加强保密工作，加强档案管理软件的安全；加大资金投入，为档案数字化建设提供充足的硬件条件支持，同时还应注意避免出现“黑洞”现象，在进行数字化工作前做好调研工作，结合本单位实际情况，制定目标明确、重点突出、切实可行的数字化方案。
3高校档案数字化建设发展方向
当前高校档案数字化建设主要包括四方面内容：建立档案馆网站，通过网络构筑档案信息网络平台，建立横向通道，依托办公自动化系统实现文件、档案一体化管理，建立各类档案专题特色数据库以及加强高校数字化档案的利用与编研。
建立档案馆网站，通过联网实现档案信息网络平台。这些档案馆网站上一般一些新闻、查档阅档、档案利用相关信息，但是直接在网上进行档案利用的情况比较少。各个高校档案馆网站相对独立，没有实现互联或与所在地教育行政主管部门建立链接，非常不利于更大范围高校档案信息资源共享。如果能够逐步构建地区性、全国性馆际互联，将有助于为全社会提供更方便、快捷、优质的档案信息服务。
依托办公自动化系统，实现文件、档案一体化管理。这种方法是将高校内办公自动化系统在学校日常管理工作中产生的电子文件通过办公自化系统和档案系统互联，将电子文件直接归档。这种方式的好处是可以简化归档环节，减少档案整理移交的工作量。同时也存在一些问题：在办公自动化系统与档案管理系统互联时，要注意防止文件被无意或恶意更改、损毁，保护电子文件数据的原始性和完整性。电子文件的传递还会带来没有签名或公章的情况，这也是与传统归档方式相比，电子文件归档存在的新问题，应在实际操作中考虑解决。
建立各类档案专题特色数据库。这是在有了数字化档案资源基础上，可建立专题数据库，各展示馆内的馆藏数据特色，凸显学校的发展特色和办学亮点。建立特色数据库的特点是大量信息会显示在网站上，对网站的访问能力和安全性也是一种考验。
高校档案数字化后的利用与编研。这一内容属于数字化信息的深入利用工作。日常对数字化档案信息的管理和查阅利用是对档案信息的直接处理利用方式，而编研则是在对原始档案数据进行选择、整理、分析、综合等工作后，形成的具有创新性的材料，是对档案的深入开发和灵活利用，属于研究性劳动成果。出色的编研工作对学校管理工作与未来发展有着重要参考作用。
高校档案部门面对档案管理工作新要求和档案数字化建设大趋势，应不断探索新技术新方法，对现有问题努力改正，不断研究新的管理方法，更好地利用档案信息资源，全面提高档案信息服务水平。
参考文献
[1] 李青青.浅谈高校数字档案建设与管理[J].理论研究，2016（4）.
[2] 彭荟吉.高校档案数字化建设实践与思考[J].城建档案，2015（11）.
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[4] 陈敏.对高校档案数字化建设的思考[J].中国管理信息化，2015（24）.
【关键词】煤炭企业；档案管理；数字化档案馆
档案是记录企业历史的证物，档案管理工作是保障企业权益的基础性工作。随着社会、科技的发展，煤炭企业的现代化建设步伐不断加快，这就要求煤炭企业的档案管理工作也必须与时俱进。实现煤炭企业档案数字化建设，是煤炭企业发的必然趋势。
一、加强煤炭企业数字化档案馆建设的必要性
国家档案局下发的《关于加强企业档案信息化建设的意见》（以下简称《意见》），提出了“坚持以信息化带动工业化，以工业化促进信息化”。数字化档案馆具有工作效率高、存储容量大、随时随地查阅等优点，它的建设，对资源共享，提高档案信息资源开发利用水平具有重要的作用，更会给企业的管理工作带来便利，提高管理能力。
1、档案数字化有利于信息现代化建设
科技革新速度的加快，产品推陈出新频率的增加，让人们意识到，信息知识已成为企业比资金、劳动力更为重要的竞争力。要想企业发展，必须进行企业信息化建设。而档案管理部门作为企业原始信息的收集者、整理者、保管者、传递者，在信息化建设中有着不可或缺的地位和作用。档案里可行性研究报告、设计文书、人工定额、地质勘察报告、施工图纸等各种文书、照片、声像等资料，见证了企业的发展，对企业的管理有着很高的指导价值和参考意义，档案数字化有利于信息现代化建设。
2、档案数字化有利于保护档案原件
档案资料在企业开展业务时经常会用到，原件使用频繁不利保存，保护档案原件的最有效的方式就是用复制件代替原件来提供利用，但也有弊端，占存空间过大。如果使用光盘、磁盘或数据库通过计算机浏览，将档案资源数字化，既能够节省储存空间，还能减少或避免使用原件，加大有效地保护档案原件。
3、档案数字化有利于快速检索
档案资源数字化后，使用者可以利用计算机，通过查阅目录快速浏览到文档信息，提高了档案管理者的工作效率，更方便了使用者。
二、煤矿企业档案管理中的不足
二十世纪末，煤炭行业遭遇寒冬，价格低、库存高，滞销严重，煤炭企业管理者想方设法提高企业效益，而档案管理被认为是无足轻重之事，无人管理，不少原始资料丢失；煤矿企业在改制之后，又因管理不善，丢失、破损大量中药档案。档案管理的机制和体系的落后造成我们现在才开始做的档案管理先天的不足，再加上其实现在大多煤炭企业虽设置有档案室，但大多只是存放档案，没有引入信息化；或是虽设置有信息中心，但主要职责是进行网络或硬件维护，而不是履行信息管理职能。所以，煤矿企业数字化档案管理还仅仅是虚有其表。
三、实施煤炭企业数字化档案馆建设的必要条件
1、强化数字化档案馆建设的意识
首先，煤炭企业高层领导应从精神上予以重视。成立专门的档案管理部门，招聘专业的档案管理人员，在档案管理中引入信息化技术。其次档案管理部门也应强化数字化档案馆建设的意识。组织培训、进行学习，让部门员工意识到对档案信息化管理是促进企业发展的重要举措。要当好企业原始信息的收集者、整理者、保管者、传递者。
2、提高煤矿企业档案管理人员的素质和能力。
要想实施煤炭企业数字化档案馆建设，必须建立起一支技术能力强、专业素质好、服务意识浓的队伍。煤炭企业应努力打造能够适应档案信息化建设的高素质档案工作队伍。采取内培与外培相结合的方式，坚持抓档案人员业务培训，组织档案管理员到档案工作先进单位对标学习。培养档案业务骨干，掌握档案管理全方位、全过程工作内容，能够独立承担重大建设项目档案管理和验收应检准备工作的指导，独立解决档案业务新问题，应对新挑战。
3、建立数字化档案馆建设的制度
要想实施煤炭企业数字化档案馆建设，必须完善数字化档案馆建设的制度。文书档案归档制度、专职档案工作人员岗位责任制、部门立卷制度、档案保管制度、档案保密规则、档案借阅制度等等。凡是公司在工作中形成的文件和具有查考利用价值的各类资料、原始记录、出版物、各种图表薄册、照片以及与本公司生产经营活动相关的上级事文等都要严格按照制度执行。
4、建立档案数据库系统
传统的纸质档案的管理为煤炭企业档案管理带来了一定麻烦，文件系统下的档案管理同样也显出弊端，在信息化社会，用数据库来管理数据信息已然成为大的趋势。建立档案数据库系统是煤炭企业进行档案数字化管理的核心。建立档案数据库的方法一般有两种：原始文件扫描和数据输入。为保障建立数据库的效率和数据库的利用率，应该遵循“先导后扫”的原则。因为现在很多煤炭企业进行了数字化办公，很多资料是存储在各个部门的计算机里的，在建立数字化档案库时，应充分利用企业现有的信息资源，将电脑中的文件导入到数据库系统中。如果没有办法导入，在选择扫描的方式进行数据存储。这样不但能提高效率，还能保障质量。同时要注意的是，建库的目的是增进企业效益，进行资料入库时要优先处理使用频率高、存储价值大的资料。档案是煤炭企业的重要基础性信息资源，档案工作是煤炭企业发展的一项基础工作，煤炭企业进行档案数字化建设是具有深远意义的，利用档案数字化带动煤炭工业化，不但能够提高煤炭企业的综合竞争力，更有助于煤炭企业发展循环经济实现跨越式发展。
参考文献
[1]佚名.档案信息化建设导论[M].北京：中国档案出版社，2001.
一、有利于供电企业对档案的管理和使用
随着市场经济的不断延伸，供电企业要想获得好的发展，就必须进行有效的变革，而进行变革就必须将每一种新的管理方式登记在企业的档案中，传统纸质的档案管理模式很明显已经满足不了供电企业的需要，采用数字化的档案管理模式后，供电企业就能够及时准确的将发生的改革以及采取的新的管理方式记录在档案中，这对于供电企业使用档案来说，是十分有利的。除此之外，采用数字化的档案管理模式，还能够提高电力企业档案管理的水平，能够及时地发现档案管理中存在的问题，并采取积极有效的措施不断的改进，从而促使电力企业不仅在档案管理方面的水平得到提升，还能够提升电力企业整体的管理水平。
二、供电企业如何做好档案数字化管理
针对上述的供电企业实现档案数字化管理的原因可知，供电企业实现档案数字化管理对于供电企业在未来的发展来说，是十分有利的，下面将论述供电企业应当如何做好档案数字化管理。
1.电力企业单位负责人重视档案数字化建设要想在电力企业中做好档案数字化管理工作，应当要求电力企业单位负责人重视档案数字化建设，这是档案数字化管理模式在电力企业得以实施运用的前提。电力企业实现档案数字化管理是一个长期的过程，必须要电力企业单位负责人重视档案数字化建设，为实现电力企业档案数字化建设创造条件，这样才能使档案数字化建设能够在电力企业中得以有效的实施。那么作为电力企业中的负责人应当如何重视档案数字化建设呢？首先，电力企业单位负责人应当重视企业档案管理团队建设。作为电力企业的负责人，要想加快企业档案数字化建设，首先应当重视企业档案管理团队建设，即配备专业的档案管理人员，提高企业档案管理水平，加强企业档案管理。除了聘请专业的档案管理人员外，还应当注重对企业原有档案管理人员水平的提升，定期对电力企业中的档案管理人员进行培训。其次，电力企业单位负责人应当注意协调各个部门之间关系，促使各个部门协助档案部门进行各项管理工作。除了应当配备专业的档案管理人员外，电力企业单位负责人还应当注意协调档案部门与各个部门之间的关系，要求各个部门支持档案部门的工作，加快企业实现档案管理数字化的步伐。
2.建立电力企业档案数据管理库除了电力企业的单位负责人应当重视档案数字化建设外，还应当建立电力企业档案数据管理库，这也是加快电力企业实现档案数字化管理重要的一步。那么应当如何建立电力企业档案数据库建设呢？首先，应当建立电力企业档案目录数据库。要想建立电力企业档案数据库，应当建立电力企业档案目录数据库，将电力企业中档案类别，档案分号，档案名称等登入电脑中，建立一整套完整的电力企业档案目录数据库。这样不仅有利于电力企业员工及时的查询相关的档案资料，还有利于对电力企业中档案的管理。其次，应当建立电力企业档案状态数据库。除了应当建立一个电力企业档案目录数据库外，还应当建立一个电力企业档案状态数据库。即把电力企业中各个新的信息，通过计算机网络传输到这个档案状态数据库中。这样不仅有利于电力企业中的管理人员及时查询最新的档案数据信息，还能够给予电力企业档案管理人员充足的时间将各个档案信息准确的分类到各个档案库分类中。
3.提高电力企业全体员工的档案数字化管理意识除了上述的两点外，提高电力企业全体员工的档案数字化管理意识，也是十分重要的，这也是加快电力企业实现档案数字化管理非常重要的一步。那么应当如何提高供电企业全体员工的档案数字化管理意识呢？首先，作为电力企业的管理人员应当以身作则，提高自我的数字化管理意识，管理人员应当意识到促使企业档案数字化建设对与企业管理水平的提高以及未来的发展来说，是十分重要的。只有电力企业管理人员有了这个意识，电力企业中其他的员工才能够参照这个标准要求自己，提高自我的档案数字化管理意识。其次，作为电力企业中的员工，应当提升自我要求，提高自己档案数字化管理的意识。意识到促使电力企业实现档案数字化管理，不仅需要企业的推进，同时也需要员工有档案数字化管理的意识，明确企业实现档案数字化管理，员工应当具备怎样的专业素质，不断的提升自我专业水平，不断的充实自己。只有这样才能够促使供电企业逐步实现档案数字化管理，并且促使供电企业提高自身档案数字化管理水平，在未来激烈的社会竞争中不断的突破，长期据于不败之地，进而获得更快更好的发展。
三、结束语
本文主要论述的是电力企业实现档案数字化管理的原因以及电力企业实现档案数字化管理的措施。随着现代社会的不断发展，科技的不断进步，电力企业实现档案数字化管理是，电力企业顺应时展的需求，也是电力企业提高自身管理水平的重要手段。
作者：李谷莲单位：广东电网公司云浮供电局
关键词：档案管理;数字化;管理
档案管理数字化在实现的过程中具有较强的技术性特点，其中包含了计算机技术、信息技术、多媒体技术、网络技术、安全技术等多种类型的新型技术。因此，技术的不断发展与完善是档案管理数字化的重要基础条件，这些技术的发展、普及及研发力度在一定程度上决定着档案管理数字化的进程。
1档案管理数字化的可行性分析
1.1档案管理的现状分析
1.1.1管理制度的调查与分析
实现档案管理数字化需要建立数字化建设组织保证，建立数字化建设科学管理体系与规则制度，建立数字化建设规范，建立相关人员职责明细等，档案部门应该对这些情况进行明确与了解。
1.1.2硬件方而的调查与分析
档案管理数字化的实现需要建立在一定的物质基础上，主要包括数字化工作硬件条件与硬件设施，例如计算机等附属设施配置、网络设施建设等。
1.1.3技术方而的调查与分析
档案管理数字化的实现需要一定的技术保证，数字化工作具有较强的技术性特点，需要计算机技术、网络技术、信息技术等多种高新科技的支持。档案部门应该对自身的实际情况进行调查与了解，依据自身的技术力量制定数字化实施方案。
1.1.4人才方而的调查与分析
档案管理数字化实际上是一项大文化工程，在对其进行建设的过程中一方而需要高素质的管理人才，另一方而需要计算机等专业技术人才、法律人才等。档案部门要对当前的档案管理水平进行评估，全而的了解自身的数字化建设能力。
1.2档案管理数字化的实施目标
通过对档案管理数字化可行性的分析，具备了实现档案管理数字化建设的档案部门应该成立数字化建设领导小组，对数字化的实施目标进行制定，提出建设的长远目标与阶段性目标。在实施目标制定的过程中，要将档案管理的现状与未来的发展趋势作为依据，既要与实际情况相结合，又要高屋建瓴，与未来的发展趋势相协调。
1.3档案管理数字化的实施要素
在档案管理数字化的实施目标确定之后，要依据实施目标实现实时要素的确定。在整个的数字化实施方案中，实施要素属于主体部分，明确了档案管理数字化建设中的重点发展项目与领域，例如档案目标数字化建设项目、数字化档案信息局域网与广域网服务项目等。不同的实施要素在评估方法方而也存在差异，需要依据实际情况选择适合的评估方法，例如指标体系方法、概述性描述方法等。
1.4档案管理数字化建设的保障系统
档案管理数字化建设的保障系统指的是数字化实施过程中的管理体制、运行体制与投入保障体制三个方而。保障系统为档案管理数值化的实施提供了组织机构、规章制度、物质基础、技术支持等方而的保障。档案管理数字化建设保障系统的建立为数字化方案的实施提供了有利的保障。
2传统人事档案管理的缺点讨论
2.1档案更改时出现的文件转移、收集等出现的问题
我国人事档案管理系统存在的历史较为悠久，一份简单的人事档案转变能够涉及到许多的方面，要进行多个不同部门之间的信息更替。但是，现阶段的我国，由于长久以来的档案封闭管理方式，且众多的上级人员没有真正的意识到档案的特殊性，进而长期忽略对人事档案的管理，造成收集的人事档案存在较大的不完整性，进一步增大了我国事业单位档案管理的难度。另外，在工作人员出现人事转移命令时，由于不同企业单位或者工作部门之间的工作存在着较大的差异性，两者的档案交接需要较长的时间和长期的传输过程，会有丢失、损坏、被盗等风险。
2.2对人事档案的内容进行更新、修改时出现的问题
现阶段我国的事业单位编制制度，使我国的事业单位工作人员大多是由具有较高学历的优秀人才组成。但我国现如今的人事档案管理却不能体现每个工作人员的科研情况。在每个工作人员的人事档案中，大多数的档案内容均为较为简单的学历、家庭信息，对参加工作已久的人员的工作情况却没有较大的体现。因此，现阶段的人事档案内容更新时，应当多增加关于工作人员参与工作时体现出来的，关于工作能力以及对待工作态度等情况的详细介绍，帮助后期参阅人员获得更好的关于工作人员的信息。另外，在现阶段的人事档案管理中，由于多是使用纸质文件进行管理。在进行文件转移的途中，容易被有心人士调换、修改人事档案内容来进行犯罪活动，给人事档案管理带来不便。
2.3对认识档案进行归档收集时出现的问题
过去传统的人事档案在进行归档手机任务时，由于工作人员较少，人事部门的管理人员能够较好的根据档案管理的同一规定对档案材料进行收集，如使用统一大小、材料、厚度的纸张进行档案的书写等；但现如今，由于每年都有着大量的优秀人才需求，事业单位年年新增大量的工作人员，这种情况使人事管理人员的工作量大大提高，最后没有多余的精力再进行同一标准的档案分类收集。这样看来，过去较为传统的通过纸质文件进行档案管理的方式已经不适应现代社会的发展了，我们亟需改变这种方式，减少人事管理人员的工作强度。
3人事档案管理问题的应对策略
3.1对传统的人事档案管理制度进行改革
我们已经知道，过去传统的人事档案管理制度已经不适应现代社会的快速发展，我们应当对传统人事档案管理制度进行一个全新的更新，推陈出新。例如：在收集人事档案的期间，档案收集人员应该对需要收集的数据内容有着明确的了解，清晰的确定档案数据来源的真伪及来源途径的可靠性。另外，在甄别档案的内容时，要确保取用的内容是有用的而舍弃掉没用的信息。其他部门调阅档案时，我们应当对调阅人的权力进行严谨的考核，避免档案内容的意外泄漏。
3.2尽快转变人事档案内容管理的方式
由于现阶段的人事档案管理方式，档案内容并不能进行联网更新，因此，许多人就利用这个漏洞进行不法的行为。这样使人事档案的管理失去了它本来的意义，也不存在可靠性了。比如：某些人员为了获取更高的职位或者薪水，私自更改自己参与工作的时间，或者提高了自己的受教育程度，这些不法行为很难得到证实，也导致了越来越多的人员利用这种行为获取不法利益。所以，要想更好的管理好人事档案的内容，就要加强管理人员的甄别能力，定期对人事部门的档案进行多部门的取证，另外，一旦发现不合格的档案，立即对有关人员进行检查并及时销毁。
4提高对人事档案信息资源的整合
社会的发展离不开科学技术的不断发展，而科学技术的发展在很大程度上依赖于专业人才的综合素质，对于现代社会来说，人力资源的开发与应用是现阶段人事管理部门的主要任务之一。一个单位中就是该是科技人才荟萃，是专业技术人员是推动一个单位发展的重要表现。因此，对于人力资源管理起着非常重要作用的人事档案亟需通过改革创新来改造自己。对事业单位的人事档案管理信息资源进行开发利用，为企业发展服务是十分现阶段的首要发展任务。（1）人事部门应该主动积极向企业中的各部门提供工作人员的信息数据。要更好的发展一个部门，离不开各个员工的积极努力，但是，如何获得每个员工的专业能力程度是一个需要解决的问题。在现阶段的工作中，人事档案管理部门应当积极主动的将每个工作人员的信息数据以及相应的变更提供给其他部门，以便部门更好的安排每个员工的工作岗位，获得更近一步的发展。通过这样的努力，每个工作人员才能都参与到企业单位的发展中，为其做出更好的贡献。（2）人事档案部门应该改变自身意识，从管理部门向服务部门转变。对于传统的事业单位来说，人事档案管理部门原先是作为一个行政管理部门存在于其中，行使的是管理职责而非服务职责，但是这不利于事业单位idea发展。现阶段，人事档案管理部门的相关人员应当尽快转变自身的意识，认识到自己的服务职责，端正自己的态度，为其他部门提供更好的人事信息。（3）提高团结合作的意识，和其他部门共同发展事业单位。在现代社会中，知识的储量极大的影响经济的收入。事业单位是一个整体，由不同的部门来组成，每个部门之间都有着联系。人事档案管理部门最为管理全部人事档案的部门，更需要加强自身与其他的联系，为事业单位的进一步发展做出贡献。
5结束语
随着科技的不断发展，人们对档案的需求、期望以及档案信息白身性质都发生了重大的改变，档案管理而临着重大的发展机遇与挑战。面对这种新的情况，档案管理人员应该明确档案管理的发展趋势，通过档案管理数字化的实现来应对新形势的变化，适应档案事业发展的需求。档案管理数字化是档案管理发展的必由之路，在实现的过程中必须对其可行性进行重点分析，在可行性分析的基础上制定实施目标与实施方案，确保数字化的顺利实现。
作者:孙艳艳 单位:烟台市环境卫生管理处
参考文献：
[1]盛年红.档案信息化管理的必要性[J].机电兵船档案,2007(05).
1档案数字化建设的业务流程
伴随着数字化时代的到来，档案数字化建设成为档案管理的必然趋势，将信息技术利用到档案管理中，可以提升档案管理的效率。档案数字化建设首要前提就是促进档案数字化，就是利用先进的科学技术将档案加工成数字档案，将通过网络技术构建成一个电子的档案馆来对电子档案进行阅读和检索，以提高档案的利用率和管理效率。档案数字化建设的基本流程如下：批次计划的制订，将纸质档案分批次地进行数字化处理；档案出库交接，确认数量并登记；规范目标。确定目录的内容；进行档案管理，包括扫描、档案拆装处理、登记及装订等；档案扫描，黑白扫描的格式为tiff，而彩色扫描的格式为jpg，确保原件与扫描件吻合；图像处理，对于扫描的图像方向不正、有杂质、颜色、边缘等进行处理；OCR识别，利用识别软件对图像进行文字识别；图像存储；一系列的数据处理；成果管理；档案入库，检查档案的完整性，对顺序进行调整。通过上述程序构建了电子档案，完成数字化建设。
2数字化档案安全性
2.1数字化档案安全性存在的问题
数字化档案是在科学技术的基础上构建起来的，以完成档案的识别、生成和传递。而数字化设备是数字化档案构建的基础。因此，导致了数字化档案稳定性不强，具体体现在数字化技术和设备更新的速度较快，同时数字化档案也容易被复制和修改，影响了数字化档案的真实性，为数字化档案的安全性留下了隐患。
2.2数字化档案安全性的策略
2.2.1档案管理的“双套制”的实行“双套制”就是在档案保存时，对于同一档案要采取两种保存的方式，就是纸质档案和电子档案，实现两种保存方式互补，将两种保存方式的优点结合在一起，使其既能提高档案检索的重要功能，又可以保存档案的价值。这种方式是尤其可行性的，这种制度的实行，可以保证两种档案形式实现统一，成为未来的档案管理的主要趋势。2.2.2“异地备份”的存储方式的应用由于数字档案会受到很多因素的影响，导致数据会被破坏掉，因此，必然对数字化档案的安全性造成一定的威胁，因此，不但要将其在一个地方保存，同时也要将其保存到另一个地方，以提高数字化档案的安全性。各个档案馆要建立异地备份库，对比较重要的档案进行异地备份。2.2.3“多介质”的存储方式各种介质稳定性和可靠性不一样，读取和复制的效率也不样，方便利用，安全也提高。
3加强电子档案的保密工作
信息时代的发展，为档案管理提供了机遇，也带来了挑战，电子档案越来越成为常见的档案形式，但是，同时网络信息安全性为档案保密工作带来了风险，必须采取相应的措施，加强其保密工作。设置防火墙防火墙作为网络安全的防线，在进行保密工作时，可以充分利用防火墙，防止档案信息被非法访问，保证档案的安全性。验证身份通过身份验证的方式，阻挡非法访问者，对于身份验证要定期更新，防止被破解。在保密性保证的前提下，对档案的利用要设置相应的权限，既保证档案的保密性，也保证档案的利用率。设置安全口令安装保密管理系统的同时，要针对性地进行门禁管理系统安装，要根据统一的标准进行软件安装，而且要安全注册相关的存储载体，保证其安全，设置安全口令，以免档案被窃取。进行必要的加密限制和数字签名通过算法对相关文件进行加密，使其变为不可读文件，以防系统被黑客入侵，只有输入密钥才能获取信息，要定期更换密钥，保证其安全性。数字签名作为一种安全技术，通过核实签名的方式，保证文件传输的可靠性。定期杀毒升级网络安全需要平时的维护，为防止木马和病毒的入侵，要对其进行定期杀毒和网络维护，对计算机的硬件要进行定期检查，保证其安全防护性能的发挥，确保网络安全运行。档案物理隔绝档案存储设备不联网、不联接其他存储介质等有可能有安全隐患的设备。数字化过程的保密无论是自主数字化、还是外包，都要严格实行保密措施，确保信息安全，对加工过程中的设备和存储介质要严格监管甚至封存，对加工场所、加工过程和现场人员严密监控。
4加强档案数字化建设
4.1档案数字化建设中存在的技术问题
伴随着我国信息技术的快速发展，也为档案管理和保密工作提供了新的契机，加强档案数字化技术已经成为档案管理的必然趋势。与传统档案相比，数字档案具有很明显的优势，即传输速度快、方便检索、利于储存、信息共享功能强等。档案数字化建设主要体现在技术方面要加强。在高新技术、计算机网络技术和电子设备的共同作用下，为档案数字化建设奠定了基础，数字档案馆也随之建立起来。然而档案数字化建设具有技术密集的特点，因此在技术方面也会受到很多制约。
4.2加强档案数字化建设的策略
基于以上档案数字化建设中存在的问题，必然要采取有针对性的策略将其一一解决，才能推动档案数字化建设的进程。档案数字化建设的目的是将数字档案馆建成，那么就要在国内各个地区，甚至是全世界都构建成一个整体，以实现档案信息的有效共享，因此在建设档案数字化时一定要以我国的实际情况为基础，构建一个标准化体系，同时政府和相关部门也要对其加大支持力度，尤其是技术支持，建立一个技术过硬，素质较高的人才队伍来推动档案信息化建设。
5总结
