时间：2023-06-07 09:38:24
开篇：写作不仅是一种记录，更是一种创造，它让我们能够捕捉那些稍纵即逝的灵感，将它们永久地定格在纸上。下面是小编精心整理的12篇高校数字档案馆建设，希望这些内容能成为您创作过程中的良师益友，陪伴您不断探索和进步。
关键词：独立学院；数字档案；档案管理
我国独立学院诞生于90年代末期，其发展迅速，截止至今在全国已有300多所。独立学院建校较晚，建设档案工作起步晚，独立学院既要面临的是档案的初见的困难，又在互联网时代的要求下，进行数字档案馆建设的双重难题，即是机遇又是挑战。
1 天津市独立学院档案管理与建设的现状分析
针对天津市的十所独立学院档案建设情况进行调查，并对其档案管理现状进行了分析。调查结果表明，档案管理作为一项暂时看不到效益的基础工作，不被学院领导重视，并且工作基础薄弱。从调研情况看独立学院档案工作存在以下共性问题。
缺乏专门的档案管理人员。由于办学历史不长，公众的档案意识不足。从学院领导到各系、处室等部门对档案的收集、立卷、利用敏感性低。还有一些独立学院档案管理人员是返聘的退休人员，他们进行档案临时管理，流动性大，不利于档案的建设与管理。还有一些兼职档案收集整理归档人员本不是档案专业出身，同时还兼做其他工作，专心研究档案管理的精力有限，也不利于独立学院档案事业的发展。
缺乏完善的管理制度。管理制度不健全，操作不规范。由于档案意识薄弱，又没有制度制约，责任不清，档案材料不能统一整齐归档，有的落在个人手中，有的工作人员觉得不重要随手丢弃。工作电子化后，有的文件修改直接在上次工作基础上变动，为以后档案的收集带来了困难。
独立学院档案工作资金投入不足 。在硬件方面，库房设备还不完善，有的没有专门的库房，有的也是一个小库房，也都没有购买干湿机器对库房的干湿度控制，库房条件相对简陋。软件方面，没有专门的档案办公软件，还是停留在纸质档案的收集立卷的情况下，这样给工作人员增加了工作量，查阅档案也带来不便，档案自动化管理程度不高。
总体而言，档案资料是独立学院在其发展过程中直接形成的原始记录，是学院发展中最重要的载体之一，是衡量教学质量、科研水平与管理水平的重要的尺子，在本科教育教学评估中起着很重要的作用。但是就目前档案工作现状看，独立学院档案管理工作现状总体形势不容乐观。
2 构建“互联网+”时代的档案馆对策
1、建立规章制度，强化管理，提高工作效率
一是独立学院应该有档案管理专门部门，强化管理工作。二是根据《高校档案管理办法》建立档案各项规章制度，建立管理制度，使档案工作制度化。三是建立档案具体管理办法，按照分类方法编写实体分类法，以及一系列安全管理、服务借阅等制度，细化档案归档流程、范围与期限表等，使工作的各个环节做到依规办事。
2、加强专兼职档案人员业务指导与培训，提高档案工作人员综合业务素质
档案工作者的素质是档案管理与建设中的关键环节。具有一支技术强和稳定的专、兼职档案管理人员队伍，在日常工作要加强专、兼职档案人员业务培训，才能够做好档案工作的。就本院情况而谈，我院档案室每年组织一次档案员培训，每年举办档案员评比活动，组织学院有关方面对各部门档案的整理情况进行评比，评选档案工作先进个人，调动工作人员积极性，同时也是展示优秀档案整理标本，互相促进学习的平台。
3、加快独立学院档案建设
独立学院档案数字化建设，是随着信息化发展，计算机普遍应用，“电子政务”开展，顺应时展而产生的。加快数字档案建设，创新服务方式是独立学院档案工作在大数据的生态背景下面临的机遇和挑战。档案数字化建设将分散的以不同形式记载的档案、地区不同的档案信息以数字的形式存储，利用网络的方式连接，能够实现档案信息共享与最大化的利用。
4、创新服务方式，提高服务水平
在互联网环境下，不少档案馆已经开通微博、微信公众平台，利用此平台提供档案相关政策解读、档案原件展示、档案服务咨询、档案利用等服务，并取得了不错的效果。天津市档案馆为例，其微信公众平台主要介绍其馆藏资源、编研成果、介绍档案馆展览、征集档案等内容，同时也宣传档案文化，探究天津历史，接受并反馈公众留言。这种微信公众平台使公众能随时随地获取档案相关信息，不仅为公众提供了更为便捷地档案服务，同时也是对档案工作起到宣传作用。
5、基于互联网发展，构建档案馆APP移动服务
互网络的广泛应用和覆盖，数字技术的快速发展的当下，移动数据终端设备为档案的服务、利用提供了新的方式，档案服务应顺势而为，利用“互联网+”的新形势，创新服务方式。档案APP与微信公众平台、微博等相比，能够形成更专业化、专题化的档案服务体系。虽然档案APP需要更多人力、物力去进行更新维护，但其更具有长远意义。独立学院档案馆更应该抓住“互联网+”的发展机遇，不断创新档案服务方式，构建档案馆APP移动服务。
总之，管理者应转变观念，创新思维，突破难题，提出具有成效的措施，提高档案管理水平，加快档案数字化、信息化建设的步伐，为独立学院的持续发展服务，为师生提供高质量快捷的服务。在全国档案数字化发展的背景下，“互联网+”是一个发展机遇，独立学院应紧跟时代步伐，不断升级档案馆（室），创新档案服务。
参考文献
关键词：信息资源；档案；建设
中图分类号：G7 文献标识码：A 文章编号：1006-026X（2013）09-0000-01
随着高等教育的快速发展和网络信息化的快速推进，传统档案管理工作方式已不能满足信息化时代的要求，越来越多的高校相关档案将以电子文件出现，但现阶段却没有对应的系统管理制度，高校档案工作的数字化、网络化、标准化和规范化建设迫在眉睫。
1.数字档案馆的概念
“数字档案馆”有广义和狭义之分。广义的定义是用指存储和利用档案信息资源的信息空间，是一个由众多档案资源库群、档案信息资源处理中心、档案用户群构成的数字档案馆群体。数字档案馆的实现与迅速发展和技术密切相关，它是基于现代信息技术的数字手段，进行网络电子档案信息资源的分布式连接，利用档案信息不受时间和空间的限制，大规模，分布式的数字信息系统，实现资源共享。
2.档案信息化的重要性和数字档案馆的建设的重要性
随着信息时代的到来，现代科学技术的广泛使用已经涉及高校管理工作的所有领域，电子信息传输，电子文件，各种管理系统，应用程序和档案数字化建设的需要，使传统的档案管理方式已不能适应新形势。档案现代化管理和信息技术的建立已经成为档案工作发展的必然趋势。随着近年来招生规模的扩大，高校档案的数量不断增加，高校档案信息和数字档案馆的档案管理要求的更加规范和标准。网络技术在数字档案馆的应用已经或正在逐步引入到文件管理，文件鉴定，整理。而科学，规范的电子文件管理流程，档案信息资源开发的专业化和集成化也逐步体现出对电子档案管理的重要性。
3.高校数字档案馆建设的必要性
高校档案的数量不断增加，存储空间则没有变化，数字档案馆的建设是减轻管理压力的必然趋势。近年来，随着高校的扩招，高校档案数量激增，然而，文件存储空间并没有得到相应的扩展。文件数量的激增带来的不仅仅是存储的问题，档案的快速增长不能得到有效的管理和整理。档案人员往往陷于档案库的货架，仓库管理，这阻碍了进一步提高高校档案管理水平。数字档案馆的建设，从长远的角度来看，可以对档案工作人员的正常业务过程中解放出来，而且还可以大大减少档案的占地面积。同时，多媒体教学文件，CAD文件可以有效保护和利用。档案现代化管理的最终目的是数字档案信息的收集，整理和利用的发展，满足人民群众日益增长的信息需求。因此，数字档案馆的建立是知识经济时代对档案管理的迫切需求。
4.高校档案数字化建设中存在的问题
4.1高校档案管理意识薄弱
高校档案数字化建设的认识不够。许多学院和大学都有专门的机构档案，开发出了多种档案法规，但执行不力。特别是对一些领导对本部门档案工作的重要性认识不足，同时，一些档案部门的管理人员档案意识淡薄，备案业务监督不力，指导不足。
4.2 专业人员的缺乏
数字档案馆的理论体系还未形成，目前的高校数字档案国内学者的研究理论还没有具体实施，数字档案馆工作人员必须掌握计算机的基本知识和技能。目前，具备这个能力的档案人才还比较匮乏，这是高校数字档案馆建设面临的一个重大问题。另一方面高校档案管理人员承担的档案管理职责，其工作水平和业务能力直接影响着学校的档案和档案管理水平。档案管理工作是具有高度专业化的工作，但在现实中，高校档案管理人员基本上都是身兼数职，更不具备专业的知识和技能，能提高业务水平的培训不多，档案专业技术人员数量、业务水平参差不齐，且岗位经常发生变化，导致档案管理队伍不稳定。
4.3安全问题
高校数字档案馆建设的目的是实现档案信息资源共享，在局域网或广域网的数字档案信息的传输，安全问题变得尤为重要，传递数字化档案信息的基础是通信网络，远程登录使数字档案馆的利用不受地域限制。目前我国互联网的传输速度较慢，用户的接收设备没有普及，网络安全问题尚术解决，这些都阻碍了数字档案馆的发展。
4.4 工作标准、工作制度的缺乏
规范化，制度化和档案材料的标准化是 档案信息化建设的前提和必要条件。信息化背景下的计算机数据处理对高校档案的建设标准和规范提出了更高的要求。但高校更偏好教学管理软件的购买，但许多高校都有自己管理的实际情况，所以在实用性等方面存在一些不足，再加上计算机软件及相关设备的硬件差异，这些问题和差异是影响电子数据标准和共享，并制约着信息交换的范围，直接影响着档案信息化建设步伐。
5.如何有效建设高校数字化档案馆
5.1转变观念，整合信息资源
档案工作是一项非常重要的工作，涉及部门多、范围广，领导干部和工作人员要高度重视，统一思想，增强档案意识。在提高认识的基础上，转变观念，以科学发展观为指导，把档案工作纳入学校的发展规划。完善学校的管理制度，定期组织学校中层干部学习档案法规，并通过学校办公自动化系统，校园网络等载体，大力宣传档案法和档案工作的重要性。建立统一的档案管理领导小组，加强对档案工作的领导，制定本校档案工作发展目标和每年的年度计划。学校本身就是一个非常丰富的信息资源，所有部门都有自己的信息系统和网站，每年生产大量的数字文件。这些教学，研究，管理的相关文件，需要进行整合，统一管理。
5.2完善基础设施建设
完备的基础设施是数字档案馆建设的先决条件。根据数字档案馆的功能要求，硬件主要包括：计算机网络设备，文件系统管理软件，服务器，文件处理设备，存储设备，数码设备，照相机，和捕获设备，光盘记录设备等。此外，还将建立一个满足适应档案信息系统集成平台和管理和时展需要网络结构。
5.3解决信息安全问题
针对高校数字档案馆建设中存在的安全问题，我们必须解决以下几个方面的内容：一是使网络安全尽快立法，保证网络信息安全体系；二是档案的真实性，安全系统的建立，建立一个可靠的备份系统；三是要找到可靠的载体，研发寿命长的电子档案；四是采用传统与现代相结合的电子文件档案管理，确保档案的真实性。
5.4加强数字化档案的工作质量检查
《高等学校档案管理办法》的第十四条规定：“高等学校应当建立、健全档案工作的检查、考核与评估制度。”网络平台和工作规范建立起来以后，高校应根据积极实施管理纠偏。并且基于网络进行的检查更为便捷，各个部门根据管理权限只要检查自己管理的模块数据库中的档案就可，这样可有效减少收储遗漏，更便捷的考核二级学院的工作质量。
6.结语
数字化档案馆建设是高校建设工作中的重要工程。数字档案馆将影响到高校在各个领域的发展，为现代社会教育提供可靠的信息服务。高校档案数字化建设才刚刚起步，仍需依靠政府部门大力支持，同时借鉴国内外先进经验，不断推进档案数字化、信息化建设。
参考文献：
[1] 张照余.档案信息网络化建设[M].中国档案出版社.2001：94-99
【关键词】 高校;图书馆;档案馆;数字建设;比较
伴随着互联网以及信息技术的不断发展，我国高校的图书馆以及档案馆的建设也开始步入数字建设轨道。在当前数字建设的大环境之下，传统的纸质图书和档案逐步被更加方便、高效、安全的数字载体代替，作为一种全新的载体形式，数字载体的出现势必会在未来的信息资源建设以及管理的过程当中起到无可比拟的作用。这也更加凸显出了信息资源建设以及管理的重要性。不过，由于高校图书馆与高校档案馆在进行数字建设的过程当中存在一定的差异，需要区别对待。本文就以对二者的比较作为探讨的内容与方法，希望能够为二者的数字建设和发展起到参考作用。
一、高校图书馆与高校档案馆在进行数字建设中面临的问题比较
在高校图书馆与高校档案馆的数字建设过程中，都或多或少的存在着一些问题，如果这些问题不能得到妥善的解决，最终会给数字的建设带来较大的阻碍。二者在进行数字建设的过程当中势必会有一些共同的问题，同时也有一些各自需要面对的问题去分别进行解决。
1、二者之间的共同问题
（1）网络环境问题。所谓的网络环境，主要指的是在现代通信技术和计算机媒体之间相互结合的基础之上，而构建起的具有综合、广域、高速以及宽带等特点的数字的电信网络。在整个的网络环境当中，高校的图书以及档案的馆藏已经突破了传统媒体的局限，并且逐步的延伸到了电子信息资源上来。但是由于网络信息的资源量极为庞大，因此我们通过网络进行信息的获取势必将会产生诸多的问题，这也是当前我们在进行高校的图书馆和档案馆的数字建设当中迫切需要面对和解决的问题。
（2）信息资源的规范标准问题。当前高校图书馆以及档案馆的数字建设方面还没有形成较为统一性的标准和规范，这也在一定程度上导致了他们的各自为政。由于缺乏标准和规范的引导和约束，导致形成了一种无章可循的境地。由于各个高校之间在系统和其他方面存在着差异，而且相互之间也不能形成有效的衔接，由此引发了信息资源共建方面的问题，最终导致了大量“信息孤岛”的产生。这样也会给高校图书馆和档案馆在信息资源上的统一管理带来较大的阻碍。
（3）资金、人才以及技术方面的问题。由于数字建设是未来的大趋势，而且其本身具有较强的优越性和强大的实用性，因此势必会被各校领导重视。这一方面为数字建设进程的发展提供了便利，但是整个进程却并不顺利，由于该过程需要循序渐进，在软件和硬件资源上需要进行持续的投入，再加上人员的培训，馆藏资源的数字建设以及资源的更新等过程都需要充足的人力和物力资源，这与高校的图书馆以及档案馆的人才以及资金的匮乏形成了鲜明的对比，势必会在很大程度上影响数字建设的进程。
2、二者各自存在的问题
（1）当前的高校图书馆缺乏特色的信息资源库。所谓的特色，是指与其他事物存在明显不同并且具有自己独特的形式以及风格，这是由事物本身赖以生存和发展的特定环境以及具体的因素所决定的，因此具有较强的独特性。但是由于目前高校图书馆在进行数字建设过程中都是采用统一购入成品数据库的形式来实现，而且这个过程中一般不会进行统一的规划以及分工，最终会导致重复建设的问题比较突出。
（2）高校档案馆在数字建设方面相对落后。与高校图书馆的数字建设相比，高校档案馆的数字建设面临的问题更多。最为明显的就是，当前高校档案馆还在实行电子档案以及纸质文档的“并存制”，这就会在一定程度上导致资源的重复和浪费。在当前的大背景之下，基本上所有的高校都已经实现了数字办公，这在最大限度上提升了工作的效率。但是某些文件往往在办完之后又会采用传统媒介的方式来进行保存。实际上并没有因为数字媒体的出现而减少了存储的空间。从而造成了在人力、财力以及物力上的极大浪费。另外由于办工自动系统以及档案管理系统之间存在着一些不兼容，这就给电子文档的归档造成了较大的障碍。
二、解决高校图书馆与高校档案馆数字建设中存在问题的不同对策
1、高校图书馆需要加大特色数据库的数据资源建设
首先，高校图书馆应该对于本校的现有资源进行整合，并且不断的加大特色数据库以及数字资源在整个图书馆的馆藏当中所占的比例。并且需要将不同形式的、异构的资源进行不断的整合，对于整个区域当中各个系统的图书馆当中的资源进行不断的整合。从而达到减少重复的购置以及优化馆藏资源配置的目的。其次，要把握数字资源的特设数据库建设，并且着重的进行数字资源的整合。
2、增强领导的档案意识，完善档案管理制度，积极推进高校的档案数字建设
推进高校档案馆的数字建设，首先要提高高校人员的档案意识，尤其是要增强高校领导的档案意识，使他们认识到档案工作对于高校发展的重要性，使领导和信息部门能够重视档案和档案的数字建设，并积极为档案的数字建设提供所需的资金和技术的支持。同时，档案管理人员要虚心向档案数字建设走在前列的高校学习，乐于交流。汲取人家的成功经验，结合自己高校的实际情况，逐步推进高校档案数字建设。其次，要搭建沟通桥梁，衔接各领域的信息交流。并且不断的进行制度建设，制定一批诸如文档一体化工作制度、归档制度、文件保密制度、数字档案鉴定制度、网络安全管理制度等，从而有效地保障数字档案建设安全、有序地开展。
三、结语
总之，高校图书馆和高校档案馆信息资源数字建设是一个循序渐进的过程，不能急于求成。需要学校领导及工作人员不断更新观念、提高认识，紧跟时展的脚步，积极学习新的计算机网络技术、数据库技术以及多媒体技术，并能够很好地掌握和应用。根据高校的现实状况，认识到面临的困难，并采取相应的对策，逐步实现信息资源的数字建设。
【参考文献】
Abstract: This article introduces the development of digitized archives in the country, realizes its significance in the western high college. It proves that digitized archives can supply a range of services, which are 24 hours, cross-regional, boundless, automatic and digital. It definitely realizes the feasibility of its use in the western high college. The article introduces the goal, content and technique in digitized archives.
关键词： 数字化；档案馆；研究开发
Key words: digitization；archives；research & development
中图分类号：G47 文献标识码：A文章编号：1006-4311（2011）01-0291-01
0引言
进入21世纪，高校档案管理从传统的管理模式过渡到数字化管理已呈必然趋势。要建立数字化档案馆,就要从档案馆结构、馆藏、现行文件数字化及数据库、档案编目检索统计利用、档案信息与实时采集等方面着手进行建设。因此，研究与开发数字化档案馆管理系统就成为推进高校档案馆向数字化方向转变的重要一环。现阶段人类正处在一个前所未有的数字化时代，数字符号越来越成为人类信息传播与交流通用符号，数字化风潮正席卷全球。知识经济呼唤数字化档案馆早日成为现实，档案的信息化、现代化也对数字化档案馆提出了迫切要求。无论是从社会发展的目标需要、科技发展的实现可能，还是从建成以后所带来的巨大的社会效益和经济效益，我们既应该认识到建设数字化档案馆是一项高投入、高回报、高收益的高科技工程，同时更应认识到建设数字化档案馆也是一项功在当代、利在千秋的伟大事业，是时代使然，大势所趋，势在必行。
1数字化档案馆研究开发的目标与内容
数字化档案馆研究开发的目标是一个通过计算机互联网络有序处理和集成管理在结构各异的多种信息平台上产生的、多样化的电子文件、档案以及其他信息，确保这些数字信息资源的真实性、完整性和持久有效性，并实现上述信息资源跨库共享的超大规模、分布式和可扩展的数字信息系统。
主要研究内容如下：
1.1 数字档案馆应具有传统档案辅助管理功能。数字档案馆是从传统档案馆发展而来，因此，数字档案馆必须具有辅助管理传统档案的功能，而且这些管理功能在数字档案馆中应得到极大的优化，使管理更为科学、有效。
1.2 集成管理分布式存储的、具有多样性和异构性的电子文件。集成（integration）含综合、融合、整合成为整体和一体化的意思。对数字档案馆而言，集成可以分为三个层面，即系统集成、数据集成和服务集成。“系统集成”指的是形成、运行、管理、储存和输出电子文件的系统平台相互之间的集成；“数据集成”指的是多样性的电子文件（包括源数据）以及其他信息资源在内的集成。
1.3 通过集成管理和建立电子文件实时捕获和共享机制，消除信息孤岛现象，根据特定权限和保密规定有效实现为整个社会提供现行文件服务以及档案信息资源的共享，并能够为不同类型的用户群体提供有效的档案信息资源服务。
2数字化档案馆的研究方法
数字化档案馆是立足高校档案的数字化建设，应用最新的数字档案管理理念。但在信息技术的掌握和应用等两方面都存在着不少待解决的关键问题，主要体现在以下两个方面：
2.1 复杂的信息环境这种信息环境的复杂性集中体现在电子文件系统的分布式和异构性。需要调研和周密的分析，工作量很大。
2.2 多样化的管理对象数字档案馆不仅仅是馆藏得到数字化以及管理工作实现了信息化的档案馆和档案馆群体；它实质上是一个通过计算机互联网络有序处理和集成管理在结构各异的多种信息平台上产生的、多样化的电子文件、档案以及其他信息。
针对需要解决的关键问题，拟采取的研究方法是基于现有成熟技术，借鉴以往项目开发经验，总结、优化并升华开发体系。灵活运用项目管理知识，裁减合适的质量管理方针。技术路线和实验方案如下：第一，采用B/S的开发模式。加强对网上档案的身份认证服务、科技论案查询服务、高校人事查询服务、实例的开发。第二，通过项目管理和质量管理来控制体系的系统开发。综合使用UML建模技术、XML技术、PDF等等技术。
基本的设计流程框架如图1所示。
3存在的技术难点和拟采用的解决途径
3.1 技术难点
3.1.1 由于档案信息本身具有其特殊性，需要正确处理好档案开放与保密关系，在不违反《档案法》、《保密法》及《著作权法》有关规定的前提下，保证有关档案信息能及时上网,供网上用户查询将是一项艰巨的任务。
3.1.2 由于档案管理人员本身对项目开发不是很了解，所以他们在需求分析阶段对信息的描述可能有所出入。
3.2 拟采用的解决途径
3.2.1 学习了解《档案法》、《保密法》及《著作权法》有关规定。
关键词：高校；档案馆；数字化；建设
高校档案数字化建设是高校档案工作的重要环节，数字化档案真实、准确、完整地展现了高校管理工作的整个过程，是高校各项工作记录、参考、总结的依据。进行科学、规范的档案数字化建设是非常必要的。高校档案工作是学校的重要基础工作，为人才培养、科学研究、学科建设等工作提供保障。随着高校信息化建设进程的快速推进，为了满足档案管理需求，就必须要提升档案管理质量和效率。而档案数字化建设的合理开展，可以在确保高校档案建设质量的基础上，提升档案管理效率。因此，如何有效地加快高校档案数字化建设是当前高校值得深入思考的重要课题。
一、构建数字化档案馆的必要性和紧迫性
高校档案数字化主要利用计算机和互联网、局域网等技术，将高校各种载体的档案资源转化成数字化档案信息，把文字、图纸、影像等信息贮存在光盘等载体中，通过网络信息交互和软件终端信息传递的方式为档案信息使用者提供更加快捷、更加有效的档案信息服务，使高校档案原始资料得到充分和及时利用，最终实现档案资源共享。并且能够使得管理更加规范，提高档案利用率，减少档案原件丢失破损情况发生；相比较传统档案管理，能够减少所需的人力、物力、财力成本。在在档案进行数字化建设之后，是档案上的内容会被进行扫描和整理，再将数字化的资料进行归类，通过计算机设备录入到学校的数据库中，通过数据库的方式来对档案资料进行管理，这样就能够在短时间内迅速实现查找和搜索。减少了劳动强度，提高了档案服务质量，便于档案无限制存储，提高了档案利用率，节约了成本，节省了空间，方便了维护，还能实现安全存储和资料共享。通过对数字档案信息的开发、处理、传递和广泛利用，充分发挥数字档案效用，提高档案的利用价值。因此，高校档案部门应该充分发挥高校的优势，积极创造条件建设数字化档案馆，实时收集各类电子文件及各种有保存价值的数字化档案材料，同时要在网上、传播、交流馆藏非保密性的档案信息，尽快实现档案信息处理计算机化、信息存储数字化、信息采集实时化、信息服务网络化，最大限度地发挥馆藏档案的作用。
二、高校图书馆档案数字化建设的原则
（一）效益性。之所以要进行图书馆档案数字化建设，主要是为了实现便捷、高效的收藏、管理、存储和利用档案信息资源。基于此，在进行档案数字化建设时，效益性原则是必须要坚持的，统筹兼顾，实现图书馆档案数字化建设的同时，降低档案数字化建设的成本，最大限度地提升资金的利用效率，并保证在整个图书馆档案数字化建设过程中，资金具有良好的充足性，最终充分的发挥档案数字化对高校图书馆，乃至是对高校的重要作用。
（二）一致性。高校图书馆档案数字化建设是一项长期、庞大、系统的工程，涉及的学科比较广泛，由于建设周期长，建设中，载体、形式、门类以及数量都具备多样性及巨大性，需要多个部门及多领域专业技术人才的支持，由此一来，要想实现数字化，就必须保证涉及到的部门及人员协同一致，在统一标准的指引下，完成档案数字化建设工作。
三、高校图书馆数字化档案建设的途径与措施
（一）加大基础设施投入。高校图书馆在进行档案信息收集时，依据自身工作专业性、服务性以及学术性的特点，将收集范围适当的增加，保证信息收集的全面性、多样性，同时，对于收集完成的信息进行有效的整理和存储。高校图书馆档案数字化的建设需要与国家的法律法规相符合，并实现规范化管理，保证分类的科学性，主题标引的准确性。对高校图书馆档案进行管理时，建立完善的管理制度，提升档案管理工作的科学性，保证档案的完整性、系统性与安全性。
（二）加强网络化建设。高校图书馆在进行档案信息化建设时，需要利用信息技术，档案编目、检索、统计、借阅等均需要利用此项技术，同时，档案收集和登记也需要利用信息技术。通过信息技术的利用，实现复杂立卷程序简单化，利用网络的优势，可以将数字化资料传送给各个部门，各部门依据自身的要求完成档案管理。在档案领域中，网络技术的应用促使数字化技术的应用越来越深入，并且应用效率也越来越高，传统单一的收集、整理和保存档案工作变得更为多元化，信息服务管理层次也更加深入。
（三）充分开发利用资源。开发与利用是为档案数字化建设的最终目的，通过档案数字化资源的开发与利用，促进图书馆及其他各项工作的发展，也因此使得档案的作用充分发挥。档案数字化建设中，依据计算机技术建立档案管理系统，提升了档案信息的查询速度，促使使用者随时随地利用图书馆档案信息资源，发挥档案的服务作用。
（四）加强档案人才培养。人才是档案数字化建设的核心，提升档案管理人员综合素质、业务能力和数字化技术水平，加强档案管理人员队伍建设和人才培养；高校档案部门要重视打造一支高素质、专业化的人才队伍。要加强档案工作人员的理论知识培养，确保他们具备扎实的档案专业理论知识；同时要注意提高他们计算机技术等数字化档案处理能力；要定期组织高校中那些具有发展潜力的青年档案管理人才去积极参加专题讲座、学术交流以及业务研讨会等尽快提升他们掌握计算机技术的水平和能力
（五）做好档案数据库建设。高校档案管理部门要加大高校档案数字化与现代化信息技术管理的推进力度，确保高校档案信息数据的真实性、完整性，真正实现高校档案数字化管理，发挥高校档案数字化信息资源的重要价值。n案数据库包括档案目录数据库、档案全文数据库、档案数据资源的接收、整合、集成、迁移、组织、存储等与数据库相关的数字资源处理。数字档案信息加工包括数字档案信息整理、格式转换、数字档案信息录入、数字档案信息集成等基本功能。数字信息转换的主要功能是将经过加工处理的各类非结构化数字信息转换成能被数据库管理系统进行处理的结构化数字信息。这个功能主要是由数字档案管理系统的数字档案信息导入功能加以实现的。
（七）网络环境下要重视档案信息的安全保障。除了形成一套法规标准体系外，还需有相应的技术措施进行自动控制。为了保证密级档案的安全性，需设置安全密码，为其上一把放心锁。对于非开放性档案根据其性质界定不同密级档案的查阅人员范围，设置不同的密码和访问权限，普通密级的档案密码可提供给有查阅权限的人员，绝密级的档案可不上网或只在本单位内部的局域网上按查询权限访问。为保证网站的正常运行，需安装杀毒软件和“ 防火墙” ，以抵御黑客的袭击。要不断研究和探索新的安全防护技术，如对“ 元数据”的研究、拷贝与迁移技术的应用等。
参考文献
[1]张强.高校档案数字化建设探究[J].档案天地.2016，（10）.
[摘要]企业成熟的RFID技术及设计经验正日益成为档案管理工作的重要技术手段，多学科的联合应用解放了档案管理员，使其有
>> 社交媒体工具在档案馆服务中的应用可行性与案例分析 关于将云技术应用于档案管理的探索性研究 信息技术应用于疾控中心档案管理中的探究评析 信息技术应用于干部档案管理的思考 档案管理模式改革应用于医院的策略分析 组织发展技术应用于企业管理 数字档案馆建设对档案管理体制的影响分析 德国联邦档案馆照片档案的管理 档案馆电子档案统计台账的建立分析 计算机网络技术应用于图书档案资源管理效果分析 智慧档案馆技术系统特征分析 刍议目标管理方法在档案馆管理中的应用 案例教学法应用于财务管理课程中的核心因素分析 云计算技术在档案馆中的应用探讨 Web2.0技术在美国国家档案馆中的应用及启示 云计算技术在数学档案馆建设中的应用 物联网技术在智慧档案馆建设中的应用 高校数字档案馆的网络安全管理策略分析 我国档案馆危机管理研究的现状及对策分析 企业数字档案馆的建立（之六） 常见问题解答 当前所在位置：.
[2]网页链接：.
[4]网页链接：http：//. cn/Tech/html/n3847_1.htm.
[5]清华同方RFID图书馆档案管理系统.行业应用.2006，（3）：29-31.
[6]RFID应用于档案管理信息化解决方案，网页链接：http：//solution.rfidworld. /2009_12/20091292237256744. html
[7]浅谈纸质档案管理的保护工作。程巧玲。科技资讯，2011，（15：）174。
作者简介：黄鹤鸣（1955.11-），男，本科，副研究馆员，研究方向：档案学。
【关键词】档案备份;灾难恢复;电子档案
随着数字化档案馆的不断发展，档案资料的查准率与查全率不断提高，有效改善了人们的生活工作质量。但是，如果发生档案数据库损坏现象，就会带来严重的损失。进行档案备份就是为了防止由于操作失误或系统出现问题而造成档案数据丢失，把全部档案数据复制到其它的存储介质上。所以，档案备份在档案管理工作中具有非常重要的作用。应用科学合理的备份措施，对档案资料进行备份，使之成为一个完整的备份系统，在档案管理工作中将会发挥出举足轻重的作用。
一、数据备份的策略
（一） 异质备份。“异质”就是指档案信息的存储方式出现了改变，也就是说，数据以不同信息形态发生了变换，如纸质转换成电子、缩微转换成电子、纸质转换为缩微。利用异质备份可以建立完善的档案资源体系，做到有效备份。国家档案局对电子档案提出明确要求，必须实行纸质化或缩微胶片形式的备份。
（二） 异地备份。也就是把电子档案备份到较远地区的存储介质方面，保证两地距离在500公里以上，才可以保证存储在异地介质上备份的安全，避免受到灾难性攻击。但却使备份工作面临较大的困难，由于要实现异地备份，也就是需要通过网络或人工将档案数据传送到异地的介质上。
（三） 云备份。云备份就是把数字资源存储在网络中的不同备份节点上，如果某个备份节点出现问题，那么相邻的节点就会自动替换这一节点，可以有效保证档案资源的安全。
云备份利用并行的分布加工措施，将不同的档案资源分别存储于不同的备份节点上，这样存储形式不但可以有效保证档案材料的安全，而且可以大大提高档案数据的备份效率。进行云备份要求必须具备高水平的存储容量、安全性能、可靠性、存储载体。
云存储的主要特点就是可以存储大量的档案材料、可以得到充分利用、具有较高的安全性、存储成本低廉，档案资源可以借此实现自动化管理与备份。
（四） 备份登记制度。只有具备完善的档案备份制度，才能有效保证档案资源的安全，可以自动整合档案资源，可以在新的历史时期建设高效的档案安全保障体系。要想真正实现档案备份登记制度，就要建立完善的档案数据备份中心。档案数据备份中心就是发挥网络存储技术的作用，在不同操作系统、不同存储方法间实现集中存储和备份，利用物理方法将档案资源集中在一起，利用服务器合并并实现整合等做法，进一步完成整理档案资料的任务，数据信息才能做到安全与完整。
二、灾难恢复
（一） 个别文件恢复。这是方法使用最为普遍，如果个别文件受到损坏，只需在数据库或目录中找到这一文件，启动网络备份系统的恢复功能，软件就会自动运行，利用启动相关程序，达到恢复文件的目的。
（二） 全盘恢复。也叫做系统恢复，也就是服务器发生较大损坏，丢失了全部数据，系统不能再进行使用，利用系统升级或重组可以实现这一功能。
（三） 重定向恢复。也就是把需要备份的文件复制到不同的系统当中，这一操作不同于备份。重定向恢复，不但可以恢复整个操作系统，也可以恢复个别文件。使用这一功能时要全面考虑，对可能出现的情况做到充分估计，要保证系统或文件恢复后与以前相同。
为了防止出现丢失数据的现象，有效应对数据灾难问题，要首先制订灾难恢复计划，还可以在空闲时间内开展灾难演练活动，可以使用空白的硬盘或过时的机器演练，有利于熟练掌握灾难恢复步骤，同时对恢复生成的各种数据进行检验，看是否与以前相同。
三、展望
随着信息技术的快速发展，数字档案管理得到了充分利用，在今后相当长的时期内，数字档案与纸质档案会同时并存。档案部门只有做到统筹考虑、认真研究，才有利于完成数据备份工作。如果应用的数据备份策略合理就可收到较好的效果，档案管理部门需认清自己的实际情况，才能选择恰当的备份策略。如果需要备份的数据量不大，那么就可以应用安全备份，如果数据在平时需要增减或改动，那么就需应用差量备份或增量备份。
进行完全备份要求需要较长时间或存储量较大的介质，那么在进行备份时间隔时间最好长些。结合应用完全备份与差量备份的做法，可以做到综合存储容量小、容易备份和容易恢复，那么进行数据备份和恢复就能有效提高效率。再有，数据备份软件也可以得到充分利用，系统也能安全运行，与电子档案备份系统的设计初衷完全相同。
冷备份就是“离线备份”，在备份过程中，电子档案服务器不允许用户使用，这样可以防止用户操作过程中更改电子档案内容而形成数据丢失的现象。暖备份就是“在线备份”，也就是在电子档案备份过程中用户可以继续使用电子档案，电子档案可以实现随时备份，这种操作对备份的技术要求较高，同时系统需拥有较大的内存和网络资源，要求拥有优质的硬件和网络支持。
因为工作的原因，有时只能进行在线备份，特别是那些与银行部门相同的金融机构，需要同时应用冷备份和暖备份。综合应用本地备份与异地备份，可以不受病毒攻击，人为或自然原因也不会损坏到数据，综合应用本地备份与异地备份。本地备份过程中，也就是把电子档案复制出来，存储到磁盘阵列，然后把存储于磁盘阵列中的备份复制到磁盘中。
异地备份，也就是电子档案服务器通过网络路由连接到异地的电子档案备份服务器上，从而将本地电子档案发送到异地去。异地的远程备份监控可以对异地备份进行控制并同时观察备份情况。
为了保证效率和成本均达到平衡，异地的电子档案备份服务器可以先把电子档案复制到磁盘阵列中，然后存储于磁带或光盘当中。
当前高校的数字档案备份工作还刚刚开展，存在着大量不易解决的难题，档案备份工作一定会随着时代的发展不断进步与完善。在确定此文件后，应用网络备份中的恢复功能，软件可以自动启动，使相应用存储媒体运行，达到恢复文件的目的。在经济和信息技术飞速发展的今天，传统的档案馆逐渐向数字档案馆转化，高校也不例外。
数字档案馆将以信息数字化、传输网络化、管理自动化等全新的特点，逐步改写着档案工作的地位和作用。对于高校数字档案馆来说，档案数据的重要性不言而喻，一旦数据资源遭受破坏或丢失，带来的损失是无形的、不可估量的。因此，选择数据存储介质、备份方法，制定备份策略及灾难恢复方案，建立可靠的数据备份管理体系，将成为高校档案工作的重要组成部分。高校数字档案备份工作在数字档案管理逐步取代纸质档案管理的今天，在高校数字档案与纸质档案一定时期内的高校校园，有着显著的必要性。
但高校数字档案备份工作的开展还面临着诸多正待解决的问题，高校数字档案备份工作必将在需求中发展，在发展中相互逐步完善。
【参考文献】
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一、会议精神与推动工作紧密结合
统领指导新时期档案工作、用档案工作的全面科学发展印证全会精神。认真谋划“十二五”规划中的“三个体系”建设的发展思路，使档案服务工作变被动为主动，变二线为前线，变一把锁为金钥匙，变故纸堆为智库。通过积极发挥档案的作用来影响领导决策，用档案管理和利用的“甜头”和“苦头”来说服领导，用我们档案人员的敬业精神和专业素养来感动领导，从而大大提高领导干部的档案意识。其次，应像经济、文化和社会其他事业的发展一样，将领导干部是否重视档案工作引入具体化、数量化和指标化的管理机制，而不是总停留在一般性的呼吁和单方面的期盼上。这样，一方面，领导干部在如何加强档案工作上有了可以参照和提醒的目标要求；另一方面，对此也不断完善《档案法》法制，大大提高监督、管理的力度和效果。
二、多视角、多途径打造档案文化品牌
创作生产更多无愧于历史、无愧于时代、无愧于人民的优秀作品，是文化繁荣发展的重要标志。档案作为人类认识世界和改造世界的历史记录，它的形成有其历史文化背景，与文化紧密相连，既是文化的产物，又是文化的载体，由此产生了文化一种新的表现形式即档案文化。新时期的档案应打破封闭模式，扩大开放程度，发挥档案的文化媒介和文化教育功能，从行政职能逐渐向社会文化职能转变，满足社会需求。尽快适应公众的社会文化需求，着力将档案馆打造建成文化场所。如法国的档案馆也已同博物馆、图书馆一样，被人们视为体验和感受文化休闲重要场所。在我国，上海市档案馆也尝试将档案馆建设成文化场所。另外，在拓展档案工作的社会服务功能；依托公共媒体，拓展档案文化产品，利用新渠道，促进文化产业发展学习其他文化产业的成功之路，加强与其他文化产业的联合，由“机密的心脏”变为“历史的粮仓”。随着档案事业和现代科学技术的发展，档案文化传播通过打造档案展览品牌、档案文献精品、档案纪实经典作品，依托档案馆爱国主义教育基地、档案网站和大众媒体，使档案文化传播在文化建设中的作用日益凸显，正在向知识化、影视化、网络化方面发展。央视的《国宝档案》等利用了大量档案资料作为节目内容的经验教训，构建属于中国的文化特色遗产，将档案和其他文化产业有机地联合起来，成为走出封闭走向开放的典范。
三、加强档案人员开发，造就高质量复合型的档案队伍
推动社会主义文化大发展大繁荣，队伍是基础，人才是关键。档案工作首先在人力资源上下功夫。一方面要加强爱岗敬业的教育，立足岗位，抓好在职档案人员的培训，加快知识更新。另一方面，要健全公开招聘引进人才制度，促进档案工作人员结构的改善。引进人才和保留住现有人才以及加快培养复合型的档案文化产业经营管理人才并举，同时，我们还要认识到，档案管理是一门涉及面广泛的服务工作，必须有各种知识背景的复合型人才的大量参与才能做好，因此，老黄牛的作风要保持，但更重要的是将档案事业发展急需要的计算机人才、历史研究人才、行政管理人才等吸纳进来。这样，才能形成具有较强市场竞争意识的复合型的档案管理人员队伍。并进一步加强档案宣传队伍建设，坚持以人为本，关心爱护档案宣传人才，从人力资源上保证档案宣传工作。
四、加快档案电子化的步伐，构建现代数字档案文化。
随着网络信息的发展，档案工作需要与时俱进，尽快转变工作方式，不断提高档案电子数字化的进度，善用计算机网络等现代设备提高工作效率，加快档案查阅的速度和效率，以档案工作的高效率，促进档案文化创造的发展，使其与和谐社会建设的需求相适应，真正把档案馆（室）建设成为提供档案信息服务的中心。利用现有的手段，网站、杂志、报栏，积极参与，立足在内容上、方式上、手段上都要有所创新。我们认为，数字档案馆建设最为重要的是不断各类新信息，包括：①资讯类，②档案信息介绍类，③文化展示类。为扩大受众，传统档案馆展厅的陈列、展览在数字档案馆展示的，也可以同时在数字档案馆举办网上虚拟展览等。北京市档案馆已将大部分开放的历史档案数字信息送上了因特网，供公众们浏览阅读，就是一个很好的典范。
五、加强档案编研工作
编研业务应具有时代意识，挖掘档案信息资源，开发、提炼档案数字信息产品，出版档案史料汇编，使“死档案”变成“活资料”，努力把“档案馆（室）”建成具有特色的“思想库”。根据社会和公众需求，围绕党和政府的工作中心，结合重大纪念活动、社会热点问题全方位服务，努力在国家重大事件中展现档案的独特作用。同时，随着信息化项目以及数字档案馆建设的推进，某些项目成果如民生档案“专题档案管理信息系统”开发完成后，等需要进行二次开发和升级维护。
1对档案信息化的认识
《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》，由国家档案局于2016年4月1日颁布并印发，纲要确定了档案事业发展的指导思想和目标：到2020年，实现以信息化为核心的档案管理现代化，加快档案管理信息化进程，持续推进数字档案馆建设，全国50％的县建成数字档案馆或启动数字档案馆建设项目。档案信息化已经成为档案管理研究中的热门话题，各种档案管理信息化的方案、建议不断涌现，研究不断深入，形成了档案管理信息化的热潮，推动着档案管理中的信息化不断前进。目前，全国各地主要档案馆和各高校档案馆都已经装备了计算机、扫描仪、打印机等基本的硬件，同时计算机大都安装了办公自动化软件，基本可以实现文本、数字、图形、图像输入、输出的信息化；并且随着国家和城市网络化的建设，各地主要档案馆和各高校档案馆也都实现了宽带网络互通。目前信息化的硬件基本具备，而且随着计算机技术和通讯技术的快速发展，信息化硬环境建设将不断完善。但目前档案管理、利用的信息化工作仍处于较低水平，仅限于档案馆内部文本、数字、图形、图像的输入与输出，可以说，只是实现了档案管理技术手段上的变化，档案管理的主要思路、方法并没有改变，这是制约我们进一步推动档案信息化的重要障碍。究其原因，在于我们在档案信息化过程中，重硬环境建设，包括硬件、软件和网络建设，而忽视了档案信息化的软环境建设，包括档案信息化中的观念更新，管理规范、数据标准、技术规范、相关法律、法规体系建设、人才队伍建设等。
2档案信息化的软环境要求
2．1更新观念，由管理型向服务型转变
档案信息化建设是实现档案资源社会共享的基础，档案信息化的建设，有助于从根本上提高档案服务质量，强化档案信息的社会需求，有助于实现档案的实体模式向信息管理模式的转变，社会发展到今天，经济全球化进程加快，科技进步日新月异，档案管理要针对新形式下产生的新问题积极探索，要解放思想，转变观念，充分认识到信息化为档案事业的发展带来了前所未有的挑战和发展机遇，档案管理理念也正以传统的物本管理向人本管理转变，在不断探索如何利用信息时代的有利条件，充分展现人的创新性和灵活性，促进管理和服务的发展。面对社会的发展被动服务已不能满足人们的需求，因此，档案信息化的建设为档案资源的社会共享提供了条件。
2．2管理和标准规范建设
档案管理和开发应用的标准规范建设是档案管理信息化的关键和核心，目前我们的档案管理信息化实践中，由于没有相应的数据标准和技术规范，在文件的命名、存储方式、数据格式、使用的软件平台等方面各行其是，不要说利用网络进行资料自动交换，即使是在大量的计算机文件中寻找特定的档案资料也成了一件困难的事情。例如，在文字档案中插入一幅图像，经常只注意文字存储的格式，而忽略了插入图像的格式，这对于查找图像来源，确定图像的原始性，就十分不利，而原始性、真实性是档案的基本属性；又例如，由于个人使用计算机习惯的不同，基本按个人习惯给文件命名，随着时间推移和资料的大量积累，寻找文件变得越来越难，这些都是我们在日常工作中经常遇到的问题。因此，档案信息化管理和标准规范建设必须尽快提到议事日程上来。标准是对一定范围内的重复性事物和概念所做的统一规定。它以科学、技术和实践经验的综合成果为基础，以获得最佳秩序、促进最佳社会效益为目的，经有关方面协商一致，由主管机构批准，以特定形式，作为共同遵守的准则和依据。对于档案信息化管理来说，所谓标准和规范主要包括管理规范和技术规范两大部分。管理规范主要包括档案资料建设和使用中的一些管理规定，如数字档案相关术语、定义，标准的制订原则、程序，档案信息的分类、代码，档案原始性保证、利用方式，档案使用定价、安全性保证等方面的规定和规范。档案信息化管理和标准规范有一定基础。我国的“档案法”，各级相关管理部门和档案馆制订的各类档案资料管理规定在相当程度上可以在档案信息化管理和标准规范中引用，有一部分可能需要修订，还有一些新的规定和规范需要制订。技术规范与标准是关于保证管理规范能够具体落实的各种规范性的技术方法的规定和规范，如信息化档案馆软硬件基础设施建设标准、软件系统工作平台标准、文件存储格式、元数据标准、数字水印、加密算法等。技术规范与标准引用国家计算机信息管理相关标准就足够使用，基本上不需要新制订，其中一部分标准和规范可能根据实际需要修改，以适应档案信息的特殊要求。档案技术规范与标准方面相对困难的是如何理解和落实的问题。由于档案管理工作者大多计算机水平有限，对于国家计算机信息管理相关标准中的一些术语和技术难点理解上有困难，如果产生畏难情绪，可能影响计算机信息管理相关标准的落实。因此，一方面，档案管理工作者要不断提高自己的计算机水平，另一方面，在相关标准引用过程中，加以适当的注解，以方便计算机水平相对较低的使用者使用。
2．3档案信息人才队伍建设
根据档案信息化的不同要求，档案信息人才队伍的建设也需要分层次、有序地进行。一般来讲，可以把档案信息化人才分为3个层次。2．3．1档案信息化建设研究型人才。档案信息化建设研究型人才。高层次的研究型人员是档案信息化建设的主要人才，这部分人才是档案信息化建设的主力军，完成架构档案信息化建设的理论和档案信息化建设的标准，研究新技术、新方法在档案领域的应用等工作。因次，要充分发挥高等院校师资力量雄厚，在传统的档案专业课程设置中增加计算机课程的份量，同时，各专业档案馆要积极创造条件。吸引计算机专业的毕业生到档案馆工作。2．3．2档案信息化管理人才。档案信息化建设是一个系统工程，需要一个可行的目标，良好的运行机制，有效的组织和协调，需要掌握信息化建设的现状、问题及发展方向。因次档案信息化的实施将带来档案管理创新的巨大机遇，将打破原有管理体系和管理模式，档案信息化管理人才的培养就显得由为重要。要建立系统的培训计划，分层次，对档案管理人员进行培训，使我们的档案管理人员能够在深厚的档案学基础理论下，创新更科学更先进的管理方法，指导档案信息化工作的有序开展。2．3．3档案信息化实用操作人才。知识经济时代对人才的基本要求是知识和能力。档案信息化建设的本质也是逐步实现档案保管由实体型向信息开发型转变，档案信息化建设过程中对知识与能力的要求在朝着复合型和全方位的方向发展，因此，档案信息化人才不仅应具有技术性知识和能力，还具有全程化参与的能力。应当看到，当档案信息化建设到一定阶段后，对档案人员数量的要求将会相对减少，而对人员能力的要求将会不断提高。档案信息化实际操作人员要必须懂得现代化管理的基本知识、熟练操作计算机，了解网络知识，灵活使用档案管理软件，熟悉从计算机网络系统环境控制、电子文件形成到文档归档、编研、提供利用等一系列环节的工作。
总之，档案管理的信息化已经成为一种趋势，与其他行业的信息化相比，档案管理信息化目前正处在起步阶段，我们应该借鉴其他行业信息化的经验教训，在大力推进硬环境建设的同时，重视软环境建设，既重视信息化观念、管理规范和标准，以及人才队伍建设，使档案管理的信息化少走一些弯路，以加快档案管理信息化的步伐。
作者:洪涓 单位:集美大学
［参考文献］
关键词 高校档案馆建设 定位 档案资源 档案服务
中图分类号：G48 文献标识码：A
高校档案是记录学校办学历史、教育教学管理与精神文化活动的凭证材料的统称，是高校发展进程和历史沿革的见证，在确立高校办学发展方向、提升高校社会影响力以及提升学校的品牌建设等方面具有重要作用。同时，随着我国民主政治的进一步深入，社会管理法制化和高校管理规范化成为高校适应时展的需要，高校档案馆作为高校发展与管理过程中主要管理活动原始材料的保管与保护机构，在依法治校与治学等学校管理活动发挥着越来越重要的咨询与决策作用，因此加强高校档案管理工作建设是推进高校管理工作科学化、法制化和规划化的必要举措之一。在档案室基础上建立高校档案馆意味着学校对档案管理工作提出了更高更新的要求，因而新建档案馆在场馆建设要求、资源管理范围、服务模式等均与先前的档案室比较有较大的扩展与提高，因此对高校新建档案馆建设中的一些问题进行研究与探讨对同类院校档案工作具有重要的指导意义。
基于数字技术、新材料技术、新型防护技术等高新技术的现代科技背景，档案形态与档案服务模式均在不断的发生着变化。数字化档案、新型档案载体、新型档案防护技术等新型档案技术的出现意味着在档案馆的建设中应注重创新和不断创新。另外，要建设好高校档案馆，必须有长远、明确的建设目标定位，因为高校档案馆建设内容和标准与其目标定位密切相关，如库房建设，资源管理，开发利用等莫不如是。随着高校去行政化的加强，高校档案馆将不再是学校党政机关的附属部门，而是为全校各项工作乃至为全社会服务的科学文化事业机构，与文书档案室已形成明显的区别，因此高校档案馆的新建不能简单理解为场馆面积和管理人员职数由小变大的量变过程，而是在目标定位，资源体系建设，档案综合开发利用与服务等全方位提升的质变过程。
1 高校档案馆的定位与建设目标
一般而言，任何一个机构在建立与建设之时，首先应该确立其机构定位和管理建设目标才能正确规划与实施。高校档案馆主要为本校领导决策机构、业务管理部门和全校教职员工提供政策依据咨询与法律文件凭证查询，因此应充分给予档案馆独立思考与工作的外部环境，从而保障档案馆出具的任何查询资料和信息都有精确性和真实性保障。在级别规划中，新建高校档案馆的机构设置级别不得低于其他业务处室，以减少行政因素对档案工作的不良影响，使学校决策机构能获得准确、原始、完整的决策依据资料。作为高校的决策咨询与服务机构的定位决定了高校在新建档案馆时必须对其建设给予高度重视，一方面高校档案馆的建立需要脚踏实地，因校制宜，不能盲目照搬其他机构或机关档案馆的建设方案和方法，另一方面必须进行合理规划与仔细研究，不能只是在档案室基础上简单提升，而应在正确认识高校档案馆的属性、管理与使用功能以及未来档案馆的发展方向和发展理念等的基础上对档案馆的建设与发展进行合理定位，才能循序渐进， 充分发挥档案馆在学校办学与管理中的决策咨询作用。也就是说，高校档案馆的建立与建设必须结合学校实际需要和未来发展需要确立学校档案馆建设的近期和远期目标。
2 档案馆库房和资源的建设与管理
档案馆为一个实体性的服务机构，一般都具备一定面积的档案库房等建筑设施条件和经过编类的各种纸质、数字以及实物形态的文件或物件等组成的硬件设施与档案资源。档案库房与档案资源建设属于档案馆的硬件建设内容，其库房规模与资源体系情况决定着档案馆资源的价值储量和开发利用潜力，库房与资源建设规划的科学性与合理性对高校档案馆的开发利用潜力和未来发展具有决定意义。因此新建档案馆在建设规划时应通过实地调研、考察交流以及资料收集等方式了解新时期档案馆场馆建设与档案资源建设内容的新特点和新要求，依据学校实际需要和未来发展需要制定符合本校实际的库房与档案资源建设目标。首先，在库房建设规划中应主要考虑高校本身实际校情，选择符合档案保管要求的建筑位置或楼层作为档案库房的建设场地，选址的正确性对档案物件的保藏以及利用的便利性均有很大的影响，这一点应为学校领导所重视。其次，档案馆资源建设上要紧跟现代各种新型档案管理技术和管理信息化的最新要求，着力加强档案管理信息化、数字化和网络化的规划与设计，以适应现代社会管理的时代需要。
3 档案管理与开发利用模式创新
高校档案馆的功能是为学校领导决策层提供精确的政策依据、正确出具校内外需要的各类档案凭证，为重要的决策服务部门。要使新建档案馆的档案资源能够发挥最大的社会价值，为学校管理和学校发展提供准确、及时的档案查询服务，创新档案管理工作模式和提升档案工作人员业务能力是非常必要的，也是保障档案利用能力不断提升的前提条件，否则，再好的库房和再多的资源只能是一堆废纸。
基于原有高校档案室的档案服务大多基于“接待应对”模式，属于被动性质的工作心态，可能与高校本身对档案工作的重视不够有关，也和档案从业人员对档案工作的重要性认识不足有关，因此高校在新建档案馆后应该在档案服务与管理模式上加强创新研究，结合本校档案管理现状，探索研究档案管理工作新模式，加强档案馆的软件建设。一般来说应从两个方面着手，首先是制度建设，科学合理的工作管理制度是管理与服务机构规范化实施管理与服务职能的保障。档案管理制度中应充分体现档案服务标准中的“准确、及时、完整”等基本要求，要建立查档责任制度，从而保证档案服务工作的可靠性与权威性。其次是要对档案从业人员的业务能力与职业素养要加大提升与培训，可以通过人才引进、对流，专业培训，业务进修等多种途径和模式逐步提高高校档案队伍的专业素养，有计划、有目的的培养一支专业知识过硬，职业修养高的档案管理队伍。
表面上看来，高校档案工作不是学校管理工作的主流，很容易被单位领导忽视。但是在学校领导决策与咨询中却默默扮演着相当重要的作用，档案服务工作的严谨与细致很多时候影响着学校重要决策的效率和决策结果的科学性。高校建立档案馆从一个方面说明学校领导层对档案管理工作给予了应有的重视和地位，因此高校在新建档案馆的建设规划中应该充分理解档案工作在高校管理工作中的地位与责任，在机构定位、建设目标、场馆与资源建设、档案管理制度建设以及服务模式等方面进行深入研究与规划，使新建档案馆能够在高校未来各项事业的发展中提供科学准确的档案情报与管理决策信息。
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关键词：数字化；档案管理
数字化档案馆主要是利用数字设备、数字技术等，来把经过收集的档案信息完全数字化、网络化、信息化的一个智能系统。在该数字化系统之中，有着超大规模、分布式、互操作的文件资源库，其文件资源库能够为各个不同数字化档案馆之间提供所有的档案，并且还能够通过该方式来进行档案的交换。而系统在进行数据收集的过程中，主要是利用把纸张、录像带、胶片等各种不同介质上所存在的各项原始数据进行转换，利用科学技术的方式，使得信息能够数字化。最后便能够将数字化之后的档案资料直接发送到各个网络之上，达到建立数字化档案馆的目的。下文主要针对数字化档案馆的形成和分类进行了全面详细的探讨。
一、数字化档案馆建设的必要性和紧迫性
1、建设数字化档案馆是时展的需要。我们的时代已经进人了信息时代。计算机、因特网已进入社会生活的方方面面，改变着人们的生存方式、工作方式、思维方式，档案工作不可能游离于社会发展之外。从20世纪80年代开始，计算机就开始用于档案管理，但由于众多的原因，档案馆使用计算机还只处于部分档案的检索、统计等方面，并没有发挥其应有的作用和价值，更谈不上建设数字化档案。
2、建设数字化档案馆是参与建设国家信息高速公路的具体体现。建设数字化档案馆是社会信息化建设的基础建设。档案资源属于国家信息资源的重要组成部分，馆藏信息的数字化和传递的网络化，使得数字化档案馆可以通过计算机网络实现档案资源的有效利用和共享，改变目前互联网上中文信息缺乏的局面。对于弘扬中华文化，抢占因特网上的中文信息基地具有重要的意义。
3、建设数字化档案馆为社会主义物质文明和精神文明建设服务。数字化档案馆以其对信息的加工整理和有序组织，优化馆藏结构，最大限度地满足用户对档案信息的需求，为利用者提供更多更有效的档案信息。这些档案信息通过各种方式作用于两个文明建设，最终会成为科教兴国的源泉和动力。同时，档案信息可以说是前人实践经验和聪明才智的概括，占有有效的档案信息对于国民素质的提高将会产生巨大的推动作用。
二、数字化档案的形成
要进行数字化档案建设，只有通过以下两种方式来进行：
（1）馆藏档案数字化所形成的电子信息。
也就是直接把以往馆藏中传统的、实体的照片、录音、纸张、录像、胶片等实物上所承载的信息通过数码设备扫描、加工、图样处理、标引、编目、转化等多种方式来转变成为声音、影响、图片、文字档案等多种不同的数字化档案格式。
（2）电子文件网络化归档产生的电子档案。
电子文件是现代各个行业信息化发展过程中所诞生出来的必然性产物，例如在工程项目、电子政务、科研项目、电子校务等方面的工作过程中，都会应用到大量的数字信息。而对各个方面的信息是整理、筛选、编目、归档之后，便会产生出大量的数字化信息档案，并且这类数字化信息档案之中包含了音频、视频、图形、图像、文字、数据等等大量不同格式的数据资源。
而数字化档案无论是从自身信息的产生、积累、收集、整理、归档、管理还是到使用，其整个过程中都保持着较高的连续性。而每一个环节在执行的过程中，也同样是围绕着数字档案的管理思想来进行操作，并且各个不同部分的实现，都要依靠网络、数据库、数字加工、图形压缩、图像处理等大量的现代化信息技术来进行处理。而在最终将各方面数据归档之后，就需要把电子原文以及目录等之间的关系进行关联，以便于后期对其进行查找。
《中华人民共和国电子签名法》的与实施，明确了电子签名具有与手写签名或手工盖章同等的法律效力，电子文件与书面文书一样也具有了同等法律效力。作为档案进行归档的电子文件与纸质档案一样具有凭证性、价值性和知识性。
三、数字化档案馆的信息分类
依据数字化档案信息内容形成过程中所采取的方式不同和管理的作用不同，可以直接把档案的内容信息划分成为以下两个不同的信息大类：
1、数字化档案内容信息。
数字化档案内容的信息对象主要就是档案文件对象，而这其中还将文件对象区分成为了增量数字化档案信息、存量数字化档案信息。增量数字化档案信息主要是形容其档案馆在接收信息的过程中，本身就是以数字信息的方式来存储的该类数据，例如磁盘、光盘、硬盘等不同类型的存储介质来归档的之后的大量档案，而在进行归档的过程中，多是通过网络、系统、数据转移、数据转换等多种方式来进行的电子档案归档。这类档案信息在形成时为档案馆增添了新的档案内容，通常称之为增量数字化档案信息。存量数字化档案信息是指档案馆接收的以纸质、模拟磁带、录像带或者缩微胶片等为存储载体的档案。在档案管理过程中，为了提高档案利用率或保护档案，对这些存储介质的档案进行数字化扫描、数字化转换等加工处理，形成数字形式的声音、图形、图像、多媒体信息等。这类档案信息的形式主要是对现有馆藏档案进行数字化加工和处理而获得，通常称之为存量数字化档案信息。
2、数字化档案目录信息。
数字化档案目录信息即以数字形式存储和管理的档案目录，是指在档案整理和归档过程中、在馆藏数字化过程中、在库房管理过程中形成的方便审核、方便调卷、方便检索、方便实现图文一体化管理的、以数据库形式存储的档案目录信息。这些信息是提供档案利用的基础性和索引性数据。档案目录信息与前两种数字化档案信息的最大区别在于：目录中存储的内容会随着档案业务管理过程而发生变化，如保管期限、密级、存址、转档信息等都可能发生变化。
四、结语
综上所述，现代化的数字化档案馆是将信息化全方位实现的一种新型档案馆，这其中包含了大能够提供服务的数字化信息和职能化的信息。依据未来的发展来说，数字化档案馆将和信息共享个方面进行紧密的协作，最大限度的保证自身所具有的数字化服务能力。并且，数字化档案的形成和发展对于未来的信息共享空间的建立来说，起到了极其重要的作用。
参考文献
[1] 党景丽. 数字化档案管理的思考[J]. 甘肃科技. 2011（11）
关键词：高校；电子档案；信息化建设
中图分类号：G647 文献标识码：A
收录日期：2012年6月9日
当今世界是一个电子信息发达的时代，电子计算机已成为现代化办公的主要工具，电子计算机和现代通信技术结合的信息技术产业的迅猛发展，产生了大量电子档案。所谓电子档案，是指在社会实践活动中形成的、具有保存价值的、由计算机系统处理和存储的机读材料和其他载体形式的记录，电子档案的形成、存储和管理与传统的纸质档案所用技术方法不同，这给档案管理带来了一次革命性的挑战，档案工作者只有对此有深刻的认识才能做好电子档案的管理工作。
一、电子档案的特点及优越性
与传统档案相比，电子档案具有如下特点：
1、文件记录方式多样，变化性大。传统的档案管理工作一般由档案人员手工操作，工作效率较低，而且受传统归档方法的限制，查阅检索较为不便，难以充分将档案的作用发挥出来。但电子档案的出现改变了信息的承载介质，可将档案通过计算机方便快捷地进行存储归档。
2、与传统的纸质档案相比，电子档案信息具有非直读性的优点。电子档案以数字编码将内容记录在载体上，如磁带等磁性载体上记录信息的“磁畴”极性是物质内部的物理特性，无法直观看到；光盘载体上记录信息的斑点是由激光刻写的。此外，电子档案的信息内容可以进行压缩编码或加密等技术处理，所以即使有相应的设备，如果不解压、解密也不能读取其存贮的内容。
3、电子档案对元数据和背景信息有很强的依赖性。一方面电子档案的元数据必须依附在文件信息中，否则将无法恢复电子文件的原貌；另一方面电子档案的前身是电子文件，其传送往往是在网络上进行，操作者互不见面，体现背景关系的信息直接反映在电子文件上的可能性较小，而是常常被存放在其他地方，如果事先不提供或补充这部分背景信息，将会给将来档案的有效利用带来隐患。
二、新时期推进高校档案信息化建设的主要任务
1、加强电子文件的归档和管理。电子文件归档和管理是档案信息化建设的重中之重，是当前迫切需要解决的问题。档案部门要以国家的《电子文件归档与管理规范》为依据，加强档案网络建设，实现网络环境下的电子文件的实时接受、归档、管理和利用，确保有价值的电子文件及时、完整、真实、有效地保存在档案部门，为“电子公文和纸质公文一样得到科学保管和有效利用”奠定基础。
2、加快馆藏档案的全文数据库建设。高校档案管理要从提高档案管理现代化水平、方便利用出发，不能仅仅满足于目录级的检索和下载一个表格等，而应当提到新的高度，要适应信息化的需要、现代化管理的需要、提高利用效率的需要，保证查得快、准、全。要在建立科学的检索体系上下功夫，做好原有馆藏档案文件级目录数据库建设工作的同时，加强机读目录数据库的建设，加快实现手工检索向计算机全文检索的全面过渡，为档案利用提供最大方便。作为实施的领导要充分意识到数字信息资源是根本而硬件是手段，要把有限的资金重点用在信息资源的数字化转换、全文录入、系统设计等环节上，特别要优先对一些重要的、珍贵的、容易受损的、利用频率高的档案进行数字化加工。
3、要严格控制电子档案的可转换性，以保证电子档案的安全。由于电子文件可以根据需要在不同的载体上同时存在，也可以互相转换，包括文件的字体、签名、印章等，通过计算机基本的复制、粘贴功能就能达到完全一致，这使得电子文件只能保证真实性而无法确定原始性。尽管如此，但我们可以利用计算机的更高功能对电子文件和电子资料加以保护。如将文档设为只读模式，或对部分电子文件加密，从而对电子文件进行特定的保护。而且由于计算机系统中信息的相对独立性以及计算机环境本身的特点，使得对系统中信息的增删、更改变得十分容易，而且修改后可立即形成一份新的文件且看不出任何改动的痕迹。在此情况下，如果未做备份，数据一旦被修改，原来的文档就荡然无存、毫无痕迹。因此，档案室必须要将形成的第一手电子文件和电子资料及时备份存档，确保今后的利用准确。
4、改善检索功能。档案检索是对档案信息进行系统存储和根据需要进行查找的工作，它是开展提供利用工作的基本手段，是开发档案信息资源的必要条件，改善检索功能主要包括两个方面：（1）增加新的检索功能。网络环境下，对档案信息资源的各种加工是对档案检索功能的一种改善，利用信息技术将档案著录与标引完成，在档案进行检索时，使档案信息的查找更加准确与便捷；（2）利用先进的检索技术。目前普遍利用的先进检索技术主要有两个：全文信息检索技术与多媒体信息检索技术。
5、尽快建设档案门户网站。档案门户网站是一张巨大的网，其中可以包含中国各级各类的省级档案网站，当数字化的档案信息上传到网络上后，档案开发人员不仅可以通过档案门户网站查找档案，也可以通过这个网站来档案开发成果。不同地区、不同的档案开发人员都可以将自己的档案开发成果上传到网站，而利用者也可以不分地域、不分时间地利用档案成果，这不仅简化了档案利用的手续，也可以通过点击率或下载次数，作为档案成果受公众的欢迎程度作以评价，加以比较，达到优胜劣汰的效果，以竞争促发展。
6、重视档案信息化人才队伍建设。数字档案馆建设是一项高科技项目，要根据建设需要，培养和引进一批人才，构建一支知识结构合理的档案工作队伍，确保档案馆建设正常运行。首先，在提高高校专兼职档案人员政治素质的同时，要加大培训力度，加强对他们在应用新技术、新设备、新方法方面的培训，普及信息技术知识，提高他们掌握和运用现代化技术的技能；其次，要根据档案馆（室）人员具体情况，吸收高素质现代化管理人才，对急需的信息化人才可采用引进或不求所有只求所用的柔性流动方式予以使用，取其所长，开发档案信息化的项目和产品等。
主要参考文献：
[1]王萍.关于信息时代的电子档案管理探讨.
