时间：2023-06-08 10:59:38
开篇：写作不仅是一种记录，更是一种创造，它让我们能够捕捉那些稍纵即逝的灵感，将它们永久地定格在纸上。下面是小编精心整理的12篇档案管理建议与意见，希望这些内容能成为您创作过程中的良师益友，陪伴您不断探索和进步。
关键词：海洋监测档案；信息化；研究
1 引言
我们在应用现代化的信息技术，比如利用网络技术、图文技术等对档案信息资源进行安排、管理与配置后，最终实现了资源共享的过程称为档案管理的信息化。它能将原本的纸质档案转化成电子数据予以保存，不但能够更好地保存资料，而且也能够实现信息资料的自动化查取。
海洋监测档案是指在海洋调查、观测、监测活动中直接形成的，具有保存价值的各种载体形式的历史记录。目前在本中心站保存了海洋调查、监测、观测、预报过程中取得的各类记录报表及数据资料。
传统海洋监测档案的管理主要还是针对纸质档案保管，模式老化、查找不便且易损坏。目前我国的海洋监测档案管理存在很多问题，尤其在基层海洋环境监测单位，管理模式落后、软硬件配套措施不足、信息数据库建设滞后、档案信息安全建设不完善等都是亟待解决的问题。而档案实行了信息化管理后，完全可以解决上述问题，实现便捷、高效、规范的管理模式，给我们的工作带来便利。所以，海洋监测档案的信息化管理是今后档案管理的大趋。本研究阐明了档案信息化管理的重要性以及国内外研究现状，结合本单位的实际情况对海洋环境监测档案信息化管理情况进行了深入分析，指出目前海洋监测档案管理信息化过程中存在的问题，并对我们今后海洋监测档案信息化管理提出建设性意见和建议，推动我们基层单位的海洋监测档案管理工作更上一个新的台阶。
2 档案信息化管理的方式及发展
关于信息化的表述我国学术界和政府内部做过较长时间的研讨，就是以计算机技术为核心来生产、获取、处理、存储和利用信息。信息化就是计算机化、通信化、知识化。信息化就是要在人类社会的经济、文化和社会生活的各个领域中广泛而普遍地采用信息技术。
档案信息化就是人类充分利用现代信息技术和现代管理理念，充分开发和利用现有的社会信息资源，实现档案信息交流和资源共享，以提高社会经济增长的质量，推动人类社会发展和社会转型的历史进程。档案信息化管理就是把档案管理理念和现代信息技术融合起来，以提高档案管理的效率和质量。
传统的档案信息都是通过纸质的方式进行存储，我们通常都会对纸质档案进行整理、分类、装订、组卷，这种工作方式无论在人力还是物力上都很麻烦，并且工作效率低下。随着信息技术的发展，人们环保和节约意识的增强，无纸化办公已经盛行，档案的信息化管理也逐渐受到青睐。其具有以下几大优势，1）有利于提高档案信息的利用率；2）有利于提高档案存档的工作效率；3）有利于将档案材料进行远程传输。所以发展迅速，并且推广到各行各业，在我国人事档案的管理、粮油运输业档案的管理、图书馆档案的管理等都开始逐步走上了信息化道路。最近几年，随着海洋监测档案管理要求的提高，信息化管理也逐渐应用到了海洋环境监测档案管理领域。从管理需求上看，档案的信息化管理在海洋监测领域势在必行，我们必须从根本上重视起来，努力实现我们基层监测单位的海洋监测档案信息化管理。
3 海洋监测档案管理存在的问题
海洋监测档案的信息化管理成效已经初步显现，但由于其在国内起步较晚，目前还存在以下问题：
3.1 管理模式老化
目前在基层单位中海洋监测档案管理主要存在以下几个方面的问题：一是档案操作都是由人工完成，效率比较低；二是海洋环境监测档案现行管理要求较为繁琐，借阅、查阅等比较麻烦；三是对海洋环境监测档案更新起来比较慢。
3.2 软硬件配置不到位
在基层单位的海洋监测档案管理中，一方面大都还是使用一些比较落后的硬件设备，跟不上现代化的要求；另一方面，配套的软件也跟不上档案管理的要求，软硬件配置急需升级改进。比如：目前档案管理使用的计算机与普通工作使用计算机无异，在储存空间和工作稳定性上并不能完全符合档案信息化管理的要求，在配套软件方面也没有一套完善、适合基层单位使用的档案信息化管理软件使用，只是单纯使用OFFICE办公软件。
3.3 信息数据库建设滞后
在海洋监测档案录入上，有时为了赶进度只是录入了最基本的信息，导致档案信息数据库不完整，这就造成了日后对监测档案的筛选和管理的不便。信息数据库更新的不及时也会导致档案的一系列问题。目前在基层海洋单位中信息数据库建设工作尚未正式开展，尚未形成统一、方便且实用的信息数据库管理模式。
3.4 档案信息安全建设不足
信息安全建设不足主要体现在数据备份不及时，系统安全漏洞等方面。档案系统一旦遭受到黑客的攻击导致档案泄露，其造成的影响将难以估计。目前基层单位海洋监测档案的备份工作均相对滞后，受条件和人员限制，不能及时完成。另外，在日常工作中取得的部分初始数据资料相对分散，为方便使用留存分散在个人手中，对此类数据没有形成相对统一、有效的保管，容易产生数据资料安全隐患。
4 国外档案信息化对我国档案管理的启示
在国外档案信息化管理的发展迅速，以美国为例，美国的档案管理是集中管理模式，所有的档案都是由对应的部门统一保管。美国为档案管理专门设置了“档案总署”来统领各个机构。就联邦政府的工作人员档案管理为例，其档案管理已经实现了自动化，档案中包括联邦政府的在职人员和非在职人员的各种信息，例如：调动信息、雇佣信息、死亡信息、辞职信息等。当人员信息发生变动后，工作人员只需输入相应的编号就能实现对档案信息的录入和删除，并在后台实现时时的更新。此外，美国档案的开放性上也值得我国学习，只要是档案本人或档案相关人员向档案部门提出合理的申请，档案部门就有义务为其提供档案的复印件，如果档案本人对其档案的准确性提出质疑，也可以向档案管理部门提出申请，档案管理部门会把相关的修改信息同步到官网，并且把处理结果通知给申请人。
5 海洋监测档案信息化的建议与对策
针对海洋监测档案信息化管理中存在的问题，本研究提出以下意见和建议：
5.1 建立信息化管理体系，完善管理制度，建立管理标准
海洋监测档案部门首先要建立档案信息化管理体系，制定相应的规章制度，用制度规范管理，保障具体工作的充分落实；其次要建立档案信息化标准，例如：在档案的信息化录入时规定包含哪些方面的信息、信息多久更新一次、信息的实时维护操作等。在制度与标准的制定时建议从两方面进行调研论证，一方面要邀请相关专家以座谈会的形式进行讨论，另一方面通过调查问卷、实地调查等方式收集基层档案管理人员的意见，以此建立起一个科学、有效、规范的信息化档案运行机制。
5.2 加大海洋监测档案信息化软硬件设施的投入
在硬件方面，计算机相比传统海洋监测档案的纸质录入有着效率高、保存时间长、成本低、更新快等优点。由于海洋监测档案的特殊性，对计算机的性能和稳定性要求比较高，因此应加大对计算机硬件的投入并注意定期更新；在软件方面，由于海洋监测档案的机密性以及安全性要求比较高，如何保障安全稳定的实现海洋监测档案信息的管理是档案部门需要重点解决的问题。此外，应确保每年有专项资金用于档案管理硬件和软件的更新与维护，确保信息化管理系统的平稳安全运行。
5.3 建设海洋监测档案信息数据库
由于海洋监测档案的数据都是百万量级的，因此建立档案数据库显得非常必要。档案数据库的建立要满足以下几个方面的要求：一是实现的信息的准确录入和删除操作；二是实现数据库的动态更新；三是实现海洋监测档案更新的及时性；四是实现海洋监测档案数据的长期保存；五是保证档案数据在数据库中的安全性。海洋监测档案数据库的建立不仅可以极大的减少工作人员的工作量，而且可以实现档案数据及时更新，使数据管理起来更加方便，使用更加便捷。
5.4 建立档案资源共享机制
档案资源共享机制是指在政府档案管理部门与企业档案部门建立起档案的共享机制，包含三个层次的共享：政府档案管理部门内部的共享、企业档案部门内部的共享、政府档案管理部门和企业管理部门的共享。在具体的实现方式上，政府档案管理部门和企业档案管理部门内部资源共享主要是通过局域网来实现的，而政府与企业之间的合作的主要是通过软件的对接来实现的。此外还可以建立海洋监测档案信息查询系统网站，为外部人员提供查询平台，这方面可以学习美国的经验，为申请者提供档案查看和修改服务。
5.5 提升网站建设水平，构建信息交流平台
在内部局域网、互联网和对接软件的基础上建立综合的档案服务网站。把过去静态的档案管理转变为动态的档案管理，利用该网站的建设实现对海洋环境监测决策、档案管理、对外服务等方面的帮助。网站的开发工作既可以自己招聘组建专门的开发团队，也可以把开发建设工作整体外包给第三方软件开发企业，在外包过程中要对第三方软件开发企业进行相关资质认定，签订相关保密协议，并且要定期对网站进行检查，确保其运行稳定，最终形成一个完善的信息化档案管理综合服务网站。
5.6 提升档案管理人员的专业素质
传统的海洋监测档案管理方法不能适应新形势下档案管理信息化的要求，一方面要对相关工作人员进行培训，以适应工作要求。另一方面可以招聘那些信息化管理素质较高的人员。此外，政府还可以与高校进行合作，针对岗位的特点培养专门的高校人才，毕业以后政府为其提供实习机会或就业岗位。此外，档案的信息化管理对人员的道德品质提出了更高的要求，应该注意对相关工作人员加强这方面的培养，避免档案资料泄密等事件的发生。
参考文献
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一、城市地下管线工程档案的构成及特点
城市地下管线工程文件材料的构成，主要文件材料有：建设项目的立项批文；建设项目选址(走经)意见书；建设用地规划许可证；土地部门用地批复；规划部门的规划设计审查意见、批复；建设工程规划许可证(走经批复)；业管理部门的审批文件(消防、环保)；测绘部门的定点、定线成果表、走经图；工程竣工验线成果表、走经图；管线工程竣工图、节点样图。
城市地下管线工程档案具有以下特点：
1、权威性。大、中型管线工程是在办理规划审批过程中形成的，它汇集了计划、土地、规划、环保、消防等职能管理部门的审批意见，是工程建设的凭证，具有权威性。如规划行政主管部门批准的走经图，建设单位必须严格遵守，如有改变，必须报规划行政部门批准，并编制竣工图。
2、广泛性。管线档案及供电、邮电、通信、给水、排水、煤气、热力等十余个行业与部门的档案，如有损伤殃及面广，影响大，与城市人民生产、生活息息相关，关系到千家万户的生活质量和品味。
3、特殊性。城市管线在城市星罗棋布，纵横交错，“看不见、摸不着”，隐蔽性很强，管线都埋设于地下，起码的覆土厚度为0.5米，而某些污水管埋深达10米，我们很难发现他们。除了修建地下人防、地铁、广场、停车场、通道及商贸服务设施外，大部分工业输送管道、给排水、污水、中水管道、通信、电力、供热、供气等基础设施安置在地下，形成了密如蛛网的地下管线，成为城市的血管和神经。
因此，要搞好现代化城市的建设和管理，为将来扩建、维修打好基础，必须有完整、准确、系统的地下管线资料。
二、城市地下管线工程档案利用的目的和利用形式
(一)城市地下管线工程档案的利用目的
城市管线档案的利用是城市档案工作的重点，管线档案的价值，只能通过利用才能充分体现，利用者越多，社会效益才会越高，从管线档案利用情况来看，管线档案利用将占馆藏利用的五分之一，目前利用城市地下管线工程档案的目的有：
1、领导部门决策。主管行政部门，规划部门及建设系统管理人员办理工程扩建、改造、转换功能，设立新项目查阅利用管线档案做到心中有数。
2、行政管理设计部门查考。城市地下管线工程档案不仅是工程建设的真实记录，也是城建档案管理人员汇编“城市地下工程管线综合图”等资料的依据。从而能够更好地为城市规划建设提供依据，减少开挖次数，美化城市环境，方便行政管理与设计部门。
3、为建设管理、施工管理提供依据。过去，很多施工单位或管理产权单位，不重视管理档案的收集与保管，甚至遗失档案资料，在开挖时经常挖断邻舍管线，造成停水、断电，此时只能由城建档案提供管线依据。
(二)城市地下管线工程档案的利用形式
城市地下管线工程档案的利用主要采用以下几种形式：
1、档案实体利用。利用者带上有关身份证明，办理查阅手续，直接查阅原始档案。
2、管线档案综合编制利用。利用者说明查阅目的、区域、城建档案管理人员按其要求，选择该区域经档案人员加工完善的管线档案满足查阅者要求。
3、管线档案的复制。根据利用者查阅目的，为其提供档案复制件，如管线竣工纵、横断面图，节点坐标，高程，走经，埋深等方面管线资料。根据多年来城市地下管线工程档案管理实践证明，城市地下管线工程档案是城建档案的核心档案，与城市的发展，建设紧密相连，收集开发完整、准确的城市地下管线工程档案对今后提供利用十分重要。
三、城市地下管线工程档案的接收
(一)城市地下管线工程档案接收中存在的问题
1、集中统一管理难，造成无档可查。由于管线单位不履行地下管线工程建设管理程序，不办理规划许可证、施工许可证，不规划验收，不做竣工测量、竣工备案等，移交档案又缺乏强有力的行政、经济制约措施，导致管线新建、改建信息不明，管理无从下手，档案验收无关可把，城建档案存在一定困难。“无档可查”而盲目施工造成地下管线屡遭破坏、地下管线铺设复杂混乱、管道重复铺设、资源无法共享而造成资金浪费等的问题时有发生。
2、种类繁多，各自为政，造成有档不查。常见的有给水、污水、雨水、电力、通信、热力、燃气七种，随着城市的发展，又拓展出了中水、网络、煤制气等新的管线。但这些管线的权属单位各不相同，管线的建设，维护管理均由相关单位负责。档案管理各属其主。加之各级部门对地下管线工程档案管理缺乏协调，行业、部门之间经常相互“撞车”，管线档案信息收集和集中统一管理难的问题没有从根本上解决。
3、更新快，技术日趋复杂，造成档案不准。城市管线的建设没有中断过，无论什么时候，都在进行着规模不同的各种管线的建设。特别是近几年，城市发展迅速，向外扩张，城市基础设施得以重视，往往新区道路各种管线都预先敷设。老城区则不断进行扩容、翻新、积水点排水管网改造等一系列维护工作，所以，城市管线像是有生命的，不断衰老，也不断生长，时时刻刻，没有停歇。同时，现在的管道，无论从管材，还是施工工艺都发生了质的变化，各种塑料管、非开挖技术、高压力管道系统、超高压输电电缆等都得到广泛的应用。城市扩张，管线系统也扩张，这样系统中的等级角色就多了，有主干，次干、支管之分，管线系统变得越来越复杂，系统中各个单位所起的作用也更加专业，例如某城市环路8km长高压燃气管，不向沿途两侧单位送气，只起到平衡的作用。
(二)接收城市地下管线工程档案的措施
1、主管部门应将地下管线工程的管理纳入正常的工程管理审批程序中。建议主管部门委托城建档案管理机构进行工程竣工备案，或者在工程竣工备案表中设置由城建档案管理机构负责签署的接收工程竣工档案审核意见栏。实现三个同步：一是工程立项与工程建档同步；二是工程实施与工程资料的收集、整理同步；三是工程项目验收与工程竣工验收同步。从而确保工程档案及时接收进馆，并达到完整、齐全、安全、准确的要求。对不进行竣工测量验收、不移交档案的建设单位和施工单位，城市规划管理部门对其后续工程不与审批，直至其纠正为止。通过事前、事中、事后各个环节多项措施的规定确保档案的收集。
2、《城市地下管线工程档案管理办法》的颁布实施将对城市地下管线工程档案的管理工作起到一定的规范和推动作用。为保证《办法》的顺利实施，各省市要结合当地实际，制定好与《城市地下管线工程档案管理办法》相配套的地方性管理办法。在配套办法中应明确下列几个问题：一是配套办法要具体，具有可操作性，有实践指导性；二是《城市地下管线工程档案管理办法》的第十七条涉及罚款问题，条款中只明确了罚款的责任人和罚款数额，但没有详细说明如何收、如何用罚款，在配套办法中应予以补充；三是建议加大城建档案执法方面的执行力度，努力营造一个良好的执法环境，否则罚款只能徒有形式，不能真正达到目的；四是建议在配套措施中能加入关于老管线的管理办法；五是建议在配套办法中统一各类地下管线的技术规范。
3、各级政府和建设主管部门要高度重视，在财力、人力上予以保证。建议由政府部门牵头，城建档案管理机构负责，建立具有实用性、先进性、操作简单、数据生成更新快速方便、兼容性好等特点的城市地下管线信息系统，实现运用先进科学技术对其实行动态管理。
4、城市地下管线工程档案的管理需要一批专业的技术人才。为此应加快人才培养，加强技术应用学习，积极实施岗位培训和持证上岗，要有一批技术熟练和过硬的技术人员进行管理维护。
5、建议由城建档案管理机构负责建立城市地下管线普查机构。为更好地开展城市地下管线普查工作来实现对其有效的管理，普查工作应在政府的领导和监督下，由建设行政主管部门协同各专业管线管理单位以及测绘、施工等企业，完成对城市地下综合管线的补测、补绘等补救工作，从而尽快改善城市地下管线的无序状态。
随着我国经济社会快速发展，金融业各项工作不断深入推进。在此过程中，必须认真防范经营风险，及时处置资产损失，有效提高资产质量，充分实现资产保全，特别要做好呆账核销工作。呆账核销档案是指在呆账核销工作中形成的具有保存与查证价值的相关材料，主要包括在核销过程中形成的申报、审核、审批、核销材料，在贷款业务过程中形成的贷款申请、贷款调查、贷款审批、借款合同、贷款催收通知书等书面材料，以及在向人民法院过程中形成的书、人民法院判决（调解）书、人民法院裁定书、人民法院债权凭证等材料。做好呆账核销档案管理，对于全面了解呆账核销工作过程，掌控核销项目信息，规范账销案存管理，提高贷款核销工作效率，切实为金融业健康发展服务，都具有积极意义。
1问题分析
其一，档案管理制度不健全。目前，我国关于呆账核销档案管理的规章制度缺失，政府层面制定的《金融企业呆账核销管理办法》《信贷档案整理规则》等规章制度中，没有明确提及呆账核销档案管理的方式方法，也缺乏具体的档案工作要求。其二，档案资料收集不完整。由于呆账核销档案材料的产生过程复杂、形成周期较长，档案遗失现象时有发生。如，根据《金融企业呆账核销管理办法》规定，借款人或者被投资企业在贷款过程中产生的借款材料、被催收过程中产生的催收材料以及核销过程中形成的核销材料是呆账核销档案的重要组成部分，但实际工作中这些档案材料遗失较为严重；此外，因同一档案材料经手人员调动频繁，借据、借款合同、保证函等重要材料在收集过程中往往要经多人转手，极易造成散失。其三，档案交接手续不规范。以玉环农村合作银行为例，银行要求客户经理在案卷结案后要把呆账核销材料及时归档，并与档案员办理好交接手续。但在实际工作中，客户经理往往将呆账核销材料单独装盒并自行保存，没有按要求履行交接手续；一些客户经理直接将呆账核销材料交给信贷文员整理，再由文员交由综合档案室，而客户经理与档案员之间没有办理交接手续，造成工作责任不明确，如果发生问题易出现相互推诿的现象；个别客户经理素质较低，无视呆账核销档案管理要求，拒交呆账核销材料。
2改进建议
第一，建立专门的呆账核销档案管理制度。政府应当出台呆账核销档案管理制度，从宏观层面对档案工作要求进行规定；各相关单位应结合实际情况，制定有针对性的呆账核销档案工作规范，细化工作责任，明确工作要求。以银行为例，建议银行制定呆账核销档案管理规范，明确以下事项：一是呆账核销档案归档范围；二是各支行指定兼职档案人员负责本支行呆账档案材料的收集与整理，于次年6月底前造好移交清册，将清册与档案一并移交总行综合档案室；三是支行客户经理负责将工作中形成的呆账核销材料及时主动移交兼职档案管理员集中管理，不得把档案材料据为己有；四是总行综合档案管理员负责对各支行的呆账核销档案工作进行监督指导，对接收档案进行统一编目、保管和开发利用。第二，对呆账核销档案内容进行严格审核。以银行为例，需做到以下几点：一是由各支行兼职档案人员编写呆账核销档案的真实性调查报告，经支行认定小组讨论，由经办支行负责人签署意见，上报总行合规风险部；二是由银行合规风险部汇总各支行上报的呆账核销档案，并会同计划信贷部、财会信息部对档案的真实性、合规性进行审核并签署意见，再上报董事会风险管理委员会进行再次审核；三是由审计部门对档案的完整性与真实性进行最后把关。第三，建立呆账核销档案信息共享数据库。可以全面推进数字档案馆（室）工作为契机，建立呆账核销档案信息共享数据库，由综合档案室面向特定用户提供下载或批量复制档案全文或目录数据的服务，并授权用户通过查询服务接口获得或引用所需档案的详细信息，提升档案的利用效率。
作者:李肖玉 单位:浙江玉环农村合作银行
文书档案信息化管理的缺点
虽然电子档案有着纸质档案无法比拟的优点，但由于其形成方式及载体的特殊性，也有着自身难以克服的缺点。1、电子档案的真实性受限制。电子文件都在是电脑上形成的，人们可以对它进行反复的编辑和修改。并且文本的格式，包括字体、字号、段落等，都可以以一定的方式形成而看不出原作者，这就为一些人伪造、仿造、变造文件提供了可乘之机。人们无法根据笔迹等纸质档案所特有的属性来作出判断，这在一定程度上影响了电子档案的真实性。2、电子档案的安全性和保密性有待提高。网络的发展给我们的生活提供了很多的便利，但同时也带来了隐患。网络黑客及网络犯罪现象时有发生，这对存在于网络上共享的电子档案信息也构成了一定的威胁。计算机木马的植入和计算机病毒的入侵会让档案管理人员的电脑瘫痪、信息丢失，从而使电子档案被丢失或被篡改。3、电子档案的信息化管理对档案管理人员提出了更高的要求。在办公自动化条件下，文书档案的管理不仅要求工作人员懂得纸质文书档案管理的相关理论、操作方法等，还要求档案管理者要熟练使用电子计算机及档案管理软件。这就要求我们的档案管理人员要具备较高的知识水平。目前，我国能够熟练掌握档案信息化工作技能的管理人员还远远不能满足实际工作的需要，人才缺乏也成为档案信息管理工作进一步发展的软肋。4、电子档案存在不兼容问题。各软件开发公司由于经济利益的需要或发展方向的不同，很多电子设备之间都是不兼容的。电脑软件开发的通用性差，不同的系统生成不同的电子文件，相互不能通用，或是不能实现格式的转换，这也为档案管理人员增加了一定的工作量和一笔不菲的支出。
建议和意见
针对以上种种在文书档案信息化管理应用中出现的实际问题，结合专家的意见及工作实践，本人提出以下几点建议，以供商榷。第一，要从源头上对电子文书档案的真实性进行控制，与打印出来的文稿核对一致后进行存档。在归档过程中，要做好档案的加密工作，由档案人员一手进行归集、整理，不要交由其他不相关的人员经手，防止信息的丢失与误操作。第二，在电子档案的传输与共享过程中，对电脑进行必要的定期杀毒和维护，做好档案的保密工作，对密级较高、不宜公开的档案进行特殊保护和处理，不能共享的文件绝不能泄漏出去。在档案共享的过程中，也要做好档案的保护工作，对档案管理软件要进行定期升级和维护管理，这样才能更好地发挥档案应有的作用。第三，对档案管理人员进行定期和不定期的教育培训，提升业务素质。不断学习是获得知识、提高素质的根本途径。要建立自学为主、培训为辅的学习模式，逐步形成可持续终身教育机制，以保证档案管理人员的素质随着时代变化而不断提高。建立一定的学习激励机制，把档案业务学习成绩作为业绩考核的一部分，提高档案管理人员学习的积极性和主动性。加大档案部门间、区域间系统合作的力度。通过各种形式的交流，多学习兄弟单位和科（室）利用档案资源的先进经验，不断增加档案部门和档案人员的信息源，拓展其创新思维。第四，在计算机硬件和软件建设和投入上下功夫，不断改善硬件和软件的使用环境。增加对硬件和软件的投入，找到适合本单位的软硬件设施，能解决大部分的文档不兼容问题，并且可以寻求相关的软件专家的帮助。同时，由于科学技术的不断发展，原有的计算机硬件及软件下产生的文件已不能适应现有条件下存贮的需要。对于长久保存的电子文件，需要定期进行复制，以适应更高载体的要求。
文书档案作为档案管理工作的重要组成部分，它不仅记载着一个单位在一定时期的发展轨迹，同时也客观真实地反映着社会发展进程中的某些重要事件。随着信息化时代的到来，科学技术的不断进步，档案信息化管理已成为当前社会发展中主要的档案管理手段。文书档案信息化管理已经逐步取代老式的纸质档案管理，做好电子档案管理，确保电子档案能够安全可靠地处于可准确提供利用的状态，可以使档案发挥更大的社会价值，提供更多的经济效益，使其在社会生活中发挥更大的作用。
本文作者：刘莉工作单位：淮安市淮阴区城市资产经营有限公司
火力发电厂工程直管、代建、委托三种建管模式并存，参建单位众多。在工程建设中，仅土建施工单位就有近百家，相应的施工合同就有700多项。此外还有相当数量的监理、设备采购，土建、机电安装等各类火电厂工程合同。因此，合同管理的工作量十分巨大。电厂一开始意识到合同档案管理的重要性，采取了一些相应措施来加强其管理。然而，由于火电厂自身和客观因素，合同档案管理不规范，存在有待改善的问题。
1.1对火电厂工程合同档案管理工作的认知缺陷火电厂普遍存在多项工程同时进行、项目跨专业等特点，这给合同档案管理带来相当的难度。
1.2火电厂工程合同档案管理工作的缺陷由于电厂内部各个项目所在部门只注重合同对正在进行中的工程的作用，工程竣工后，忽略了合同材料的后期管理及归档。这样一来，合同档案材料由于人为等因素会损害了有效文字等情况。
1.3各类火电厂工程合同档案文件资料的缺陷在合同档案的管理过程中，我们往往只关注合同档案的收集、保存、归档、管理等环节，而忽略了合同本身的质量，必须确保各类合同文件资料的完整性和真实性。不少合同缺少某些重要的条款，在实施过程造成工程缺陷和漏洞，影响工程质量，运行后造成不安全事件发生。
2.加强火电厂工程合同档案管理的措施
2.1提高对火电厂工程合同档案管理工作的重视程度在合同签订之前施工单位应对招标文件进行分析和合同文本审查，评估合同风险，然后进行火电厂工程合同的策划，为报价、工程预算、合同谈判与签订提供决策的信息与意见。当合同签订后，应该对于合同实施情况进行跟踪，收集合同实施过程中的信息资料，然后对此进行分析，提出合同实施方面的意见、建议，建立合同实施保证体系。第一，建立外包工程管理平台。各有关单位的所有合同档案管理专职人员及时录入工程立项、资质审查、入场管理、施工监督和竣工验收等管理环节信息，对各项施工工程进行在线管理和监督，确保各项合同档案信息准确、完整。第二，建立合同网络审核体系。确保签订的合同符合《合同法》及与其他法律、法规有关的内容以及所涉及到合同的规定，明确发承包双方各自的权利义务，保证工程施工质量，不发生合同纠纷。
2.2各类火电厂工程合同档案文件资料必须真实完整合同档案是工程建设档案的重要组成部分，是反映工程建设真实情况的基本资料，是工程项目竣工验收的重要依据。第一，建立合同管理平台。将合同的基本信息，如档号、合同名称、合同编号、签定日期、合同多方责任者、合同属性、合同金额、履行情况、合同整理互见号等子目录项进行详细著录，在同一个工程的各类合同后用括号统一著录工程的名称或统一的工程编号，确保火电厂工程合同收集完整，归档及时。实行发包单位和承包单位分级管理，除做好档案的收集、整理、归档、利用工作外，要建立起一个与企业组织机构及管理模式相适应的、信息畅通的、稳定的合同管理人员网络体系，确保人员有效到位，保障工程施工合同归档渠道的畅顺。第二，加强合同管理人员培训，使档案人员应充分利用信息时代的资源，通过计算机对合同档案特别是建设工程施工合同、大、小修技改项目施工合同档案进行管理，并实时录入、更新管理过程的信息，确保合同档案信息性便捷和准确。与此同时，合同档案管理人员还应提高防范意识，加强合同档案管理的保密工作，维护火电厂自身的合法权益。
2.3火电厂工程合同档案管理工作必须规范有序合同档案管理是一个环环相扣的过程化管理，任意一个环节不规范就可能造成档案的失实或缺失。为此，各有关单位相关专业管理部门应通力协作，共同做好相关的工作。第一，合同履约责任部门负责收集、整理合同履行过程中的各类原始资料，建立合同档案，合同履行完毕或合同的权利义务终止后，及时将全套合同资料提交合同主管部门归档。第二，合同主管部门按规定及时将合同档案移交公司档案室存档。合同档案资料包括合同协议书、合同条款、有关纪要等文件。招标项目还应包括招投标的全套档案资料。第三，基建火电厂工程合同由合同主管部门整理按规定及时移交公司档案室，归入基建档案，机组大、小修和部分日常维护项目，外包合同由生产技术部整理成册移交公司档案室，归入生产档案。合同文件存档后，正本不得外借，副本外借时，要按规定办理好借阅手续，并及时回收，以免档案遗失或损毁。
3.结束语
一、项目档案管理工作制度化
健全的、科学的规章制度使档案管理工作规范化、制度化,有法可依,有章可循。制度的制定，不仅要为工程资料的收集整理提供了理论上的依据，而且要对施工单位具有指导性、可操作性。应根据工程本身的特点和实际，对工程资料的归档范围、归档份数、归档时间、组卷顺序、卷内目录书写、页码编制、竣工图的制作要求，工程资料的准确性要求、工程资料整理的系统性要求，工程资料归档过程的质量控制、质量标准，都应做出规定。这样就使工程档案管理有了一个比较规范的准则,使所有施工单位知道“如何去做”。避免了收集工作的盲目性，克服了整理的随意性,达到熟悉工作程序，掌握工作标准，自觉作好每一个环节工作之目的。1.核设施退役整治工程资料的归档整理规定应执行的国家标准、规定。2.建设单位要建立项目档案管理领导小组、办公室，配备专职档案人员，对档案管理工作进行统一归口管理，将档案管理工作纳入工作效能考核；建立项目档案管理网络，该网络要覆盖建设单位、设计单位、施工单位、监理单位，以便把档案工作落在实处。3.档案人员要常参与项目档案培训不断提高自身素质，在退役治理过程中要全程参与项目管理工作（参加有关会议、项目合同招、投标和设备仪器的开箱验收、工程验收等工作），了解项目的内容与实施进度，这样才能对项目档案即时进行收集与归档，从而保证档案质量。
二、项目档案的收集与整理工作
项目档案的收集、整理、归档工作应与项目的立项准备、建设、和竣工验收同步进行，这样才能保证项目档案完整、准确、系统。
（一）明确各参建单位职责
1.建设（业主）单位主要职责。建立健全档案管理规章制度；对设计、施工、监理等单位档案工作进行检查、指导；做好本单位形成档案的收集、整理；接收和汇总各参建单位档案；提交工程档案预验收和专项验收；向档案主管部门移交档案。2.施工单位主要职责。收集、整理所承担工程施工过程中形成的档案；编制竣工图；向建设单位移交档案。3.监理单位主要职责。收集、整理监理工作中形成的文件；对施工档案特别是竣工图进行审查；向建设单位移交档案。4.勘察、设计单位主要职责。收集、整理勘察、设计基础材料和有关的设计文件；参与编制竣工图；向建设单位移交档案。
（二）项目档案的收集与整理
1.项目档案的收集。要实现项目档案的完整、准确性，需要建设管理单位、设计单位、施工单位、监理单位共同配合，在收集过程中严格按照《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（DA/T28—2002）和军工铀矿地质勘探设施退役治理项目档案管理办法（中核地档发[2009]142号）规定进行。收集在项目管理施工过程中所形成的一切有价值的记录（文字或其他载体：影像、光盘、磁介质等）。项目档案收集工作需要各个项目管理人员（建设单位、施工单位、监理单位等）具备较强的专业知识，要有面对历史负责的态度。收集资料分三个阶段时行：（1）前期（准备）阶段。一围绕立项形成的文件材料（立项申请、项目建议书及批复文件、可行性研究报告及批复文件、初步设计审批文件等）。二设计基础资料（地质水文勘查报告、重要岩样土样及说明等）、三设计文件材料（总体规划设计、初步设计图纸和说明、设计方案及审查意见等）、四项目管理文件（施工承包合同、勘察设计承包合同、监理委托合同、招投标文件、建设用地规划文件、土地使用证、拆迁安置方案及审查意见等）。（2）竣工验收阶段。这一阶段产生的文件资料主要有竣工验收申请、竣工会议文件、验收鉴定书、项目决算书、审计报告、项目设计工作总结、项目监理工作总结、施工总结、声像资料、交付使用财产总表和财产明细表，环境保护、劳动安全卫生、消防、人防、规划、档案等验收审批文件等。（3）施工阶段。（包括施工单位、监理单位施工过程中形成的资料）这一阶段产生的资料最多，收集最为困难，整理最为繁杂，归档最有价值，而且最容易出现问题，是最为关键的阶段。施工资料分为：管理资料、质量控制资料（质量保证资料及隐蔽工程验收资料）、质量验收资料、竣工图、工程照片及电子文件等2.特别注意收集隐蔽工程资料。隐蔽工程是在施工过程中上道工序被下道工序所掩盖的内容。施工单位按有关规定对隐蔽工程先进行自检，自检合格后，填写《隐蔽工程检查记录表》报送项目监理工程师。监理应对《隐蔽工程检查记录表》的内容到现场进行检测、核查，并签认。《隐蔽工程检查记录表》中的核查意见（审核意见）：核查意见要明确，隐检的内容是否符合要求要描述清楚。然后，给出核查结论。在隐检中一次验收未通过的要注明质量问题，并提出复查要求。隐检合格后，施工单位才可进入下一道工序施工。隐蔽记录是工程最为重要的记录，隐蔽工程不能抽检，要全数检查，对于大的、重点部位的隐蔽工程要有照片资料支撑，我们现在很少有隐蔽工程照片，隐蔽记录也填写不到位，在隐蔽工程表格中（需要设计勘察部门签字），我们现在工程很多未设计勘察部门签字；3.归档文件材料收集完成后应按照（GB/T11822-2008）《科学技术档案案卷构成的一般要求》进行整理组卷、编目，将凌乱的有价值的文件材料组合成一个系统，便于今后利用查找。4.收集、整理材料时，要尽可能收集资料的原件。施工单位在填报表、签合同等工作时，要多签一份。多报一份。保证归档的资料是原件。实在没有原件，如供货商提供的质量证明文件为复印件，如钢材合格证等。类似这种复印件，应该允许归档。但必须注意以下几点：第一复印件的内容、印鉴应清晰，且内容与原件一致。第二要注明原件的存放处。原件出处单位加盖公章确认。第三如果原件的字迹材料是不耐久的（如圆珠笔、复写纸），应加印复印件，与原件放在一起。
本文作者：何晓芳工作单位：湖北省核工业地质局
（一）建立教育实践活动档案简单性与随意性大。在教育实践活动中，部分基层单位根本就没有独立建档；有的基层单位虽然建立档案，但档案建立没有体现出全面性、系统性、科学性、规范性；少数基层单位存在着随意性和应付性，重要资料遗失、该归档资料没有的现象普遍存在；甚至个别单位有着盲目性，不管有用与没用、重要与不重要等统统“一筐装”，乱而无序，就没有规范而言。
（二）建立教育实践活动档案无要求与规范。部分基层单位存在着仅仅是为了完成任务的工作态度，未能制定切实有效的要求与规范，归档时间、范围、方法、步骤与保存期限无从谈起，造成档案管理人员收集整理教育实践活动档案不规范、不全面；甚至有的基层单位存在着草草打包就万事大吉的现状。
二、做好基层单位教育实践活动档案规范与管理的几点建议
（一）领导重视、组织得力。基层单位党政主官要从讲政治、讲党性的高度，亲自挂帅督办负总责，加强检查、指导、督办，做到与单位重点档案“五同”：即同计划、同布置、同检查、同落实、同考核。在指定专人负责建立教育实践活动档案的基础上，把建立教育实践活动档案编入单位工作目标责任制中，责任细化到科室、人，做到群策群力、齐抓共管的良好局面，确保教育实践活动各个阶段、各个环节都能从组织上保证档案不疏漏、不散失。
（二）科学统筹、高效开展。基层单位要切实有力地加强对建立教育实践活动档案工作的指导，做到提前着手、稳步推进、常抓不懈、贯彻始终；及时选派单位政治强、业务精、作风好的档案管理精兵强将，负责教育实践活动各个时期、各个环节档案资料整理归档工作，建立教育实践活动档案独立全宗，做到同步整理、同步归档、同步著录、同步利用；着实做到文字资料、图片资料、音像资料齐全完整、井然有序，切实保证教育实践活动档案的真实性、可靠性、完整性和可用性。
（三）保障得力、全面监管。基层单位要聚焦“”改进作风，做为民务实清廉的务实者，要及时主动为教育实践活动档案管理工作提供服务与全面监管，要指导督促职能科室、承办人具体工作，要带头多措并举挖掘教育实践活动题材与内容，要深入研究并牵头组织编制翔实有效的教育实践活动档案的管理要求与规范，要全程跟踪指导与督办，切实做到工作有计划、开展有指导、全程有监管、结束有落实，实实在在地将单位教育实践活动形成的各项材料规范建档、落到实处。
（四）措施得力、规范明确。基层单位要在第一时间明确对教育实践活动档案归档的要求与规范，笔者结合工作实践认为基层单位教育实践活动档案建档原则：按照教育实践活动时间、环节、步骤、要求等进行归档。要按单位（部门）分类整理，对部分有交叉的资料可视情把握，在分类说明、备考表中注明。教育实践活动档案整理归档完善好后要及时向有关部门做好移交工作。
三、做好基层单位教育实践活动档案管理的主要措施
(一)制定教育实践活动档案归档范围。笔者结合国家档案法规和工作实践认为教育实践活动档案归档范围主要有以下几类：
1.上级文件。上级印发的有关教育实践活动的各类文件、通知、会议材料、领导讲话、信息简报、培训资料、影音资料等。
2.本级文件。(1)活动部署：一是基层单位成立教育实践活动机构文件；二是教育实践活动实施方案；三是召开领导班子会讨论教育实践活动的会议记录、会议纪要等；四是教育实践活动动员会、推进会、组织生活会、通报会、座谈会、总结会等相关资料，包括会议方案、会议通知、签到表、讲话汇报、发放的资料等；五是领导批示件。(2)总结汇报：报上级的各类统计表、情况汇报、活动小结、阶段总结等资料。(3)信息刊发：上级刊物和各类新闻媒体刊发的本单位活动信息资料等。(4)影像资料：开展活动的照片、视频、专题片等各类影像资料。
3.活动各环节的专项档案资料。(1)学习教育、听取意见环节相关资料：一是组织学习教育实践活动的相关资料、学习计划、学习心得及组织集中学习时的签到表等；二是本单位征集意见收发的调查问卷、征求意见表、信函等原始统计数据资料，开展民主评议、座谈约谈、入户走访等工作的记录性资料，以及梳理汇总后的意见建议等。(2)查摆问题、开展批评环节相关资料：包括查找“”表现、聚焦“”问题、开展谈心交流、撰写检查资料、召开专题民主生活会和组织生活会、满意度测评、对照检查等相关资料。(3)整改落实、建章立制环节相关资料：包括整改方案、落实举措、制度规定，开展民主评议过程中的原始统计数据资料及梳理汇总材料，对活动成果的总结材料等。
4.需要归档的其他资料。
（二）细化教育实践活动档案保管期限。
1.永久保存资料。(1)教育实践活动机构、计划、方案、环节计划、总结等。(2)建章立制资料：整改方案、措施、长效机制等。(3)会议记录资料：党组（党委、党支部、党小组）会、活动领导小组会及党课记录等。(4)领导讲话及党课讲稿。
2.长期保存资料。(1)活动考核考勤资料。(2)活动记录、学习笔记等。(3)征求意见、查摆问题台账与公示、信息报道、活动统计表、班子与个人对照检查、心得体会、教育实践活动标准与要求。
3.短期保存资料。上级单位文件材料、本单位一般性资料，下属单位文件材料等。
（三）强化教育实践活动档案利用与开发。
1.扩大利用效益。要充分利用好教育实践活动档案服务党建、服务发展的具体作用，对所属各单位、各部门教育实践活动档案的利用情况加强检查指导督促，使其发挥到各项工作与活动中去，营造出学有榜样、做有标杆的良好发展态势。
2.强化档案编研。要从研究层面对教育实践活动档案进行深入编研，把握好其各个环节重点进行深层面研究与剖析，深挖和展示其精髓与实践历程。
3.强化档案宣传。要多措并举加大宣传力度，充分利用好内部宣传载体和外部新闻媒体进行广泛宣传，让单位教育实践活动既可深入人心、落地生根，又可为单位全面、协调、可持续发展起到积极助推作用。
四、总结
1、对审计档案的管理不够重视。
现在社会和单位对审计工作的希望值是越来越高，内审项目的任务是越来越重，而审计资源又很有限。内审机构一年到头忙于应付日常纷繁复杂的审计项目都很紧张。部门领导往往是关注审计结果质量较多，当一个审计项目只要把审计报告或审计意见书或审计结果报告送达出去，该项目审计就算结束。档案则采取“谁主审，谁立卷”的方法，由主审人员自行整理案卷。主审人员经常老项目没结束新项目又上手，没有时间对审计档案的分类、归集、整理进行仔细研究。因审计任务重部门领导对审计档案的检查、督导要求也没有对审计结果质量来的重视与严格，有的甚至存在归档不及时，资料不齐全的问题。
2、对审计档案的复核与检查不够严格。
审计项目很多财务会计资料都是来源于单位与部门的会计资料。现在大多数单位和部门的会计业务都实现电算化，很多审计数据都是通过电子稿来反映。为了节约审计成本，审计人员一般只对审计中发现的主要问题进行摘录，或对审计数据筛选出的选样资料进行抽样统计分析与核算后，编制审计工作底稿或审计日记。而对原始的电子档和样本资料并不完全打印。内部审计组在进行审计复核，检查时，对查出问题的结果进行检查复核的仔细和严格，而对原始样本的数量和质量情况，主要还是以听主审人员汇报或抽查部分结果的多，存在部分复核督导不到位、检查不够严格的现象。
3、部分审计档案缺乏完整性。
根据《审计机关审计档案管理规定》要求，审计文件材料应当按照结论类、证明类、立项类、备查类4个单元进行排列。规定中对4单元的文件材料都有具体说。但是在审计项目归档实施过程中，特别是内部审计机构，很难完全按照规定来执行。如某内审机构一年要有二三百项零星维修工程的结算审计，在人员少、任务重的的情况下，一般只能在审计结束时，内审部门根据审计金额的大小出具审计报告或工程结算审核单，在实际建档时零星维修工程和小型基建工程就难有立项性文件书(审计通知书和审计实施方案)等。只有一份结论报告或审核(定)单。至使内部审计在部分审计档案整理时存在文件不完整现象。
二、解决内部审计档案管理中问题的对策思考
针对上述提到的问题，我们必须提出有效的改进措施与对策，才能有效地提高审计档案的管理质量。
1、加强对审计档案管理重要性的认识。
各级审计机构领导要加强对审计档案管理重要性的认识，把加强审计档案管理列入审计项目质量的重要环节来抓，认真组织本部门人员学习领会《中华人民共和国档案法》和《审计机关审计档案管理规定》精神。做到把抓审计档案管理质量与审计立项任务同布置、同检查、同验收、同总结。制定有关审计档案管理办法，把对审计档案的检查评比与审计人员的审计质量考核评比结合起来。
2、加强对审计档案管理完整性的检查。
内审机构领导要安排人员兼职承担审计档案员的职责。按“谁主审，谁立案”的原则完成档案案卷时，要由专人对结论类、证明类、立项类、备查类4个单元内容完整性、准确性、排列顺序的规范性进行检查确认，对不符合要求的退给原整理人员进行调整修正。保证在上交上级档案部门时所有案卷统一规范。
3、加强行业系统内审计档案管理评比。
[关键词]档案管理;信息化建设;用户视角;用户体验
引言
档案在当前社会生活中具有重要的意义，尤其是在信息化与科技化发展如火如荼的今天，档案信息化建设更是备受瞩目。而随着“以用户为中心”理念的日渐明晰，档案管理信息化建设中如何做到一切从用户利益出发，做好用户资源管理越来越重要。
一、档案管理信息化趋势
当前，档案管理信息化势不可挡，引起了关注。下面我们将对档案管理信息化的进程与原因进行分析。
1.档案管理信息化的进程
上个世纪80年代以来，信息技术与网络技术日渐发达，尤其是近几年，信息化步伐逐渐加快，在人们的生活中占据了重要的地位。党的十七大报告指出：“大力推进信息化与工业化融合，促进工业由大变强。”不仅是工业，国民经济各领域都开展了信息产业革命，尤其是档案管理领域，更是由于资源过于繁多、信息过剩而需要信息化的辅助。可以说，档案信息化必然成为档案事业发展的战略选择，这是时代赋予档案事业的要求，攸关档案事业的发展前途。
2.档案管理信息化的原因
档案管理信息化并不是偶然，而是由于档案信息在信息资源中地位十分重要，可以说档案管理信息化是档案发展的必然，也是时展的必然。
（1）档案信息在信息资源中的地位。档案信息是信息资源的重要构成成分，是人们在社会生活与工作中的重要记录，因此是一种特殊的信息产品，在很多工作中都起到了凭证和依据的作用。（2）档案发展的必然。档案管理信息众多，需要更为科技化、专业化的管理。而传统的档案管理以手工操作为主，工作量较大，且档案多为纸质，管理方面费时费力，又不易保存，因此需要利用现代管理技术和信息技术加以改进。（3）时展的必然。在信息时代，信息消费将成为加快社会信息化进程的原动力，这是时代赋予社会信息部门的使命。
二、档案管理信息化建设中用户体验的重要性
在档案管理信息化建设中，用户体验越来越备受重视。所谓用户体验，指的是用户在进行产品或服务的使用中所产生的综合感受和体会。用户体验的最大特点是关注用户的个人感受，而非关注产品功能与服务，但产品的功能与服务是必不可少的一个因素，是关系到用户体验的重要内容。随着社会环境的变化和用户知识结构的改变，社会公众对档案公共服务的要求也逐步提高，用户体验也越来越成为一个重点与难点。就档案管理来看，用户体验是用户与档案管理机构的交互与反馈，档案管理机构只有在档案管理信息化建设中提供越来越完善、越来越人性化、越来越高速快捷的信息服务，才能提升用户满意度，使用户获得超出预期的价值感受与感体验，如此才能真正提升档案管理的工作水平，促进档案事业的长远发展。
三、档案管理信息化建设中如何体现用户视角
在档案管理信息化建设中，要体现用户视角，就需要从网站建设体现用户中心、数字档案馆中关注用户体验、构建用户回访网络系统、保障用户档案资料的安全几个方面入手，改进档案管理。
1.网站建设要体现用户中心
档案机构的网站起到了宣传、服务等作用，其直接面对用户，因此给用户的服务如何是十分重要的。因此，在档案部门的网站建设中，一定要明确网站所面向的人群，明确网站要服务的主体，也就是要体现用户中心。在欧美一些发达国家的档案网站，永远是用户中心，根据其网站可以很知其服务对象是公众。需要注意的是，用户登录档案网站不仅仅是查询档案信息、了解档案部门的职能，更重要的是要解决自己实际生活中的利用需求。因此档案部门在网站建设过程中要切实加强网站的各项功能，也可以适当地加入一些实用网站的链接，方便用户浏览。
2.数字档案馆中的用户体验
过去几年，由于信息化的发展和电子政务的普及，数字档案馆发展越来越迅速，尤其档案事业“十三五”发展规划推出以来，对数字档案馆的政策方面的侧重越来越多，可以想见数字档案馆的发展必将如日中天。而数字档案馆如何遵循用户视角与用户体验，按照不同的用户不同的需求，来提供个性化的服务，是真正考验档案信息化建设的重点。为此，在建设数字档案馆时，不仅要关注巩固数字档案馆的服务，也要适当建设一些个人数字档案馆，为需要档案信息的用户创造个性化的档案存储、利用的平台，同时可以利用个人计算机来建立数字档案信息库，使个人用户能够快速、及时地得到档案信息。这样一来，用户在档案的存储与使用方面更为便捷，也更能享受个性化的服务与体验。
3.用户回访网络系统的构建
为了使用户得到更为全面、便捷的服务，同时反馈自身的意见与建议，应该构建完整的用户回访网络系统，并加强网络系统的更新与修复，加强与用户的沟通，使用户有一个回馈意见的平台，从而得到更好的用户体验。
4.用户档案资料的安全保障
对于档案工作而言，安全与保密是十分重要的。为此，在网站建设体现用户中心、数字档案馆中关注用户体验、构建用户回访网络系统的同时，切不可忽略了用户档案资料的安全。由于互联网的开放性和计算机技术的日趋高超，病毒和黑客的入侵也是需要重点防范的。在基于用户视角的档案管理工作中，需要重点关注用户资料的安全与保密，对其加以保障，使用户可以安心地使用。
四、结语
以上，我们对档案管理信息化趋势进行了分析，研究了档案管理信息化建设中用户体验的重要性，并就档案管理信息化建设中如何体现用户视角展开了论述。和谐社会注重以人为本，档案管理工作中做到以人为本、以用户为中心，使用户得到更好的服务体验，这才是档案工作的重点。
参考文献
[1]陈昀欣.以民为本 公平服务――谈当今时代的档案信息服务模式[A].档案与文化建设：2012年全国档案工作者年会论文集（下）[C].2012年.
疾控档案作为原始材料记录了在疾控过程中的历史面貌,也是国家档案管理重要财富的一部分,目前由于各级疾控机构对档案工作的认识不一,管理不科学,存在着以下问题:
(一)档案管理格局混乱、机构不健全各级防疫机构管理机制不健全,由于档案特点平时不起眼,有些机构没有把档案统一的习惯,各科室对工作中形成的档案单独进行管理,由于没有统一的管理标谁,档案分散在各科室或者个人手中,各科室根据自已主观的理解和实践进行管理。由于档案的经济效益往往不能直接在社会上反映出来,使得许多应纳入管理范围的材料没有存档,造成平时我们防疫工作中形成的大量珍贵的资料丢失。另外,一旦单位内人动或部门重组、解散,这些珍贵的信息材料就有可能丢失或毁坏,造成严重的信息资源浪费,对今后查看历史档案带来诸多不便。
(二)档案意识不强、档案利用率低一套完整的档案资料,不仅对历史防疫经验的借鉴和未来防疫工作的研究有很大的参考作用,而且对整个疾控工作学术科研和涉及到疾控执法标谁都是重要的参考依据。而在当前的疾控工作中,缺乏相关的法律法规和标谁支持,档案管理人员缺乏专业知识和经验,大多存在着重经营、轻档案的意识,也由于这种思想的影响,没有认识到日常工作中档案管理的必要性和重要性,对各类档案分界不清,认为存档只是例行公事,可有可无,对形成的档案是否符合今后需求都不做考虑,档案工作者普遍存在知识面窄、知识老化等,尤其是部分领导干部对档案管理意识不强,导致档案研究、利用率较低。
(三)档案管理工作硬件建设不完善根本谈不上专业的档案库房,也正是由于这种分开管理,对档案的存档和保护工作带来了很大的困难。近年来,科学技术的进步,计算机及网络技术在各行各业中得到广泛应用,而运用计算机及网络技术管理疾控档案的却较少,大部分的疾控档案工作仍依靠人工收集、检索,储存信息量小,不利于档案的利用和开发。
二.信息化环境下的疾控档案管理工作研究
由于全球信息化高速发展,我们应该清醒地认识到,档案信息化将成为未来趋势。疾控档案作为重要的信息资源,档案管理人员必须加强重视对档案的收集、整理以及研究,为疾控工作提供快速、精谁的档案信息,要充分发挥档案这一重要历史资料的参考、凭证与宣传作用,以确定档案在疾控日常工作中的重要地位。对于在信息环境下如何做好疾控档案管理,笔者提以下几点意见供其他疾控档案管理人员参考:
(一)建立健全档案管理工作网络机制
疾控站档案管理,也是一项科学管理,在疾控系统还是新的技术工程,亚需建立和完善管理长效机制。俗话说得好,“没有规矩,不成方圆”。要提倡全员参与,先收集、整理各科室建议与意见,在档案管理总要求的指引下,设计出档案管理的规划,具体制定档案管理的各项制度,让疾控档案管理发生根本性的改变。由于疾控档案的特殊性,针对业务过程中形成的档案材料无须进行繁琐的纸质登记整理,甚至无须进入库区,可通过网络可以实时上传至网络服务器中。应用各种方法进行科学管理,使档案管理的各个环节紧密相联,形成一个系统化的整体。档案格式即可以保存纯文字性信息,还可以以多媒体的影音形式于一体存档,即可供日常查阅管理,也可供其他地区或国家借鉴,不但档案的完整性得到有效保证,而且因信息共享,可以查询档案室以外地区或国家的档案信息,打破传统档案管理的地域限制,对一些病因的学术研究和突破都有很好的推进作用。档案让我们了解以往的情况,研究疾控工作的发展过程及其规律性,批判地继承前人的研究成果,总结与吸取经验教训,继续新的研究创造所必须参考的宝贵材料。各项疾控档案利用规章制度的条文即要应非常严谨,同时更要便于执行,要不断在实践中认真加以总结,不断充实和完善。
(二)提高档案标谁化、规范化水平
目前虽然有些机构也试图通过信息化系统来管理疾控档案,但由于缺乏统一的档案管理标谁和规范,各种资料存档杂乱无序,没有统一平台,甚至很多只是基于办公文档工具处理,达不到真正意义上的信息化水平,这些都严重影响档案保存的质量。要明确奖罚条例,对“失误”、“失职”责任人建立追究制度。由于疾控档案管理范围广,首先要对其管理内容进行分类,例如:环境卫生包括公共场所、水、大气等,免疫规划包括生物制品、呼吸道病、消化道病等疾病,食品卫生包括饮食、加工、副食等。而目前最主要的原因不是硬件设施的缺乏,而是没有制定统一的档案保存标谁和规范,因此系统没有发挥出应有的水平,要做好疾控档案管理工作,在硬件条件满足的前提下,必须要真正建立健全统一的档案管理标谁,并真正实施才能达成。搞好疾控档案的管理对保障疾控工作正常运行,对保障疾控事业持续健康发展极为重要。在建立统一的档案管理标谁后,可适当组织疾控工作人员进行培训,加强全员对档案管理的重视程度,要让每一位档案管理人员都清楚他们肩上担负着重任,防疫档案随时发挥着不可估量的社会效益,逐步使档案管理走上制度化、规范化、科学化的道路。
(三)有重点地做好数据库
关键词：现状 人事档案管理 发展对策
bstract： Personnel file management is an indispensable part of our hospital management process， to promote the role during the development of the hospital. However， there are many problems and shortcomings in the management of hospital archives， such as hospital management and heavy business technology development， light file management； file management system is imperfect， technical means backward， low degree of information. The development of personnel management in our hospital is the main way to promote the scientific and standardized management of our institute. But the county my hospital in the personnel file management lack of attention， so that when the work carried out there will be some obstacles. This paper discusses the status quo of the personnel file management in our hospital， and puts forward some suggestions to promote the personnel management of our hospital in an orderly manner.
Key words： current situation； personnel file management； development strategy
人事n案管理是我院管理过程中不可或缺的一部分，在医院发展期间到一定的促进作用。规范有序地开展我院的人事档案管理工作能更好地为医疗业务工作服务，推进医院科学、可持续发展。因此，加强对我院人事档案管理工作的重视，了解当前我院人事档案管理工作的现状，并建议性地提出改善措施，可以一定程度上提高我院的管理水平。
1.我院人事档案管理工作的目前形势
1.1人事档案管理意识不强
我院对于档案缺乏使用意识与管理意识，忽视人事档案管理工作，对于人事档案管理工作在我院管理工作中的作用意识不到，致使我院内档案资源的开发与储备受到限制，同时也阻碍了我院对档案的利用效率，制约了人事档案管理工作的开展。
1.2人事档案管理空间不足、设备比较陈旧
我院的档案存储与保管在空间方面受到一定的限制，有突况的时候，房间不够用就会占用原有档案用房，或把其作为医疗用房，这样档案存储的空间就会变小。人事档案管理的硬件设施的更新与更换也不及时，设备都比较陈旧，对于现代化的人事档案管理技术与方法掌握的又不是很到位。在计算机网络与信息技术的发展推动下，在我院的管理工作中融入计算机技术意义重大。但是许多我院对于计算机管理技术比较匮乏，对管理工作起到的作用比较小。人事档案管理工作的硬件设备、信息技术、管理方法等等方面都缺乏创新。
1.3缺乏完善的人事档案管理体制
部分我院不把人事档案管理工作列入工作人员的业绩考核中。同时人事档案管理工作人员多为兼职人员，均来源于医生、护士，缺乏档案管理方面的专业素养。再加上我院经常性地开展医疗技术等方面的业务培训，对人事档案管理方面的培训基本没有，这样人事档案管理工作的开展就完全是凭借经验，管理方法和管理意识过于陈旧，没有形成一套完善的人事档案管理体制。
2.促进我院人事档案管理快速稳定发展的建议性措施
2.1就人事档案管理硬件设备实施及时更新
各个我院要注重人事档案管理设备的资金投入，对于需要购置的人事档案管理设备要及时的购进，将人事档案管理的工作环境和管理水平提升上去，尽可能的打造信息化的人事档案管理模式。如此一来不仅仅使得我院的人力和物力得到节省，还方便了档案的查阅，保证了人事档案的完整性。例如，可增设网上服务业务，采用网上查询、搜索和评价等公开查询的方法，这样使得社会公众对医疗资源的知情权得到有效的满足。除此之外，使用计算机管理会促进空间环境的节省，更会增加档案的保密度。所以对于我院之中使用先进的管理设备实施档案管理意义重大，对人事档案管理硬件设备实施及时更新，促进人事档案管理水平的提高。
2.2注重人事档案管理形式的创新
我国当前的我院档案管理制度处于静态发展，形势比较单一，没有特色。许多医院中的医疗人事档案管理都遵循着固有的模式，我院内所有的职工的档案大同小异，没有属于自己的特色，这样要想在查看档案的时候，把个人的政治思想、道德素质、业务能力等综合反应出来比较困难，个人能力和素质的指标也不能凸现出来，因此我院的人事档案要想在医院人才流动比较大的情况，在人才发掘、人才培养等方面发挥作用受到一定的局限性，人事档案的存在几乎是没有意义的，人事档案工作也缺乏实效。因此，我们一定要把我院人事档案工作流于形式这种状态进行彻底的改变，我院人事档案空洞化的局面一定要扭转，拓宽我院人事档案的来源渠道，树立归档意识，对于一些可反应医疗人员的综合素质的资料要及时归档，要强化个人和部门的归档义务，使大家认识到档案管理与每个人的切身利益密切相关，更关乎到一个人的职业生涯。档案工作要由静态化转化成动态，将档案的来源渠道进行拓宽，丰富档案的内容，这样才可以更好的为我院的人才工作提供信息服务，除此之外，对于人事档案的内容和形式要实施创新，结合岗位职责的不同，对其设置科学的考核体系，特别对于医务人员要实施定期考核，对其考核的结果要及时的入档，这样我院的人事档案的动态化管理才会实现。
2.3创建完善的档案管理工作制度
通过法律以及行政手段对档案实施统一管理，结合档案法等相关法规，制定切实可行、完整并且科学的档案管理制度。针对医院各科室档案材料实施统一集中管理，将档案管理和医疗业务考核挂钩。实现档案管理工作标准化、信息化。
3.结语
综上所述，对于人事档案管理在我院工作开展之中一定要引起重视，将行政工作与档案管理工作协同开展，这样可促进我院临床医疗、科学研究工作更好的发展。我院对于人事档案管理工作的重要性一定要有清楚的认知，将档案信息资源进行合理的优化，建立健全的人事档案管理制度，促进档案工作效率的提升，引入计算机等先进的技术，这样才会推进我院各项工作顺利发展。
参考文献
[1]胡月娥：浅谈乡镇卫生院人才现状与对策[J].当代经济，2013（20）.
一是完善登记监管制度。针对事业单位监管工作中出现的新情况、新问题，制定出台《事业单位登记年检工作规范》、《事业单位登记管理工作规范》，严把法人资格准入关、程序合法关和时限要求关，完善事业单位登记管理行政处罚、现场核查、信息公开制度，做到有法可依、有章可循。
二是明确岗位职责任务。明确业务办理的流程，设置受理人、审核人、负责人岗位，对不同岗位职责进行了细化和明确，严格按照规定，把好受理关、审核关、核准关。积极落实限时办结制、一次性告知制等制度，全面提升工作效能，进一步规范办事程序，提高服务质量。
三是健全监督举报机制。畅通社会监督渠道，加大宣传力度，充分利用“12310”举报电话、网络、报纸等监督平台，完善三位一体的监管长效机制，及时、全面地了解社会公众对事业单位管理、运行情况的意见和建议，提高了事业单位的透明度，实现了事业单位外部监督与自我约束的有机结合。
四是规范档案管理制度。建立健全登记档案管理制度，按照规定对事业单位登记档案资料进行统一规范、装订和分类，按照“一户一档”的档案管理要求，分户、分类、分件对各事业单位登记档案进行整理。对档案内部使用、查阅、借阅的要求、程序、时限等作出明确规定，充分发挥事业单位法人登记管理档案的作用，提高事业单位登记档案的利用率。积极探索档案管理新模式，做好历史登记档案电子化采集工作，充分利用电子档案系统为社会提供信息公开的平台，提高监管效能。
二、抓日常监管，加强社会监督
一是严格规范登记年检工作。按照法定权限、条件和程序做好事业单位登记年检工作，把好“三关”，即法人资格准入关、程序合法关和时限要求关；实行了“三统一”，即统一时间、统一要求、统一进度。对年检对象、年检时间、年检程序等都做了科学系统的安排，制定印发了详细的年检说明，规范了办理程序，缩短了办理时间，提高了工作效率。
二是加强部门协调配合机制。会同公安、质检、国税、地税等15个部门出台《奎文区事业单位法人监督管理工作联席会议制度》，各部门依照制度各履其责，齐抓共管，形成合力，在事业单位活动的重要环节加强对其法人资格的监督。定期召开座谈会，对登记管理工作现在及前期联席会议制度执行情况进行通报，分析目前事业单位监督管理工作中存在的主要问题，并对共同做好事业单位监督管理工作提出改进意见和建议，建立起各部门整体联动、相互配合的长效监管机制，不断提升公益服务水平。
三是探索开展事业单位现场核查。现场核查办法出台后，区编办对照办法要求，到事业单位与主管部门领导、事业单位法人进行交谈，实地查看事业单位运行情况，现场了解在履行职责方面的实际情况，认真听取事业单位的意见建议。对事业单位的住所、人员配备、财务状况等登记事项进行了现场核实，使审核工作更加直观和准确，确保了登记信息的合法性和真实性，为加强事业单位监管和保障事业单位合法权益奠定良好的基础。
四是积极推进事业单位信息公开。建立信息公开备案制度，明确事业单位登记管理信息公开的范围、内容、方式和时间等事项，规范登记管理信息公开的方式，严格登记管理信息公开的时限，在信息公开的形式上可选择通过广播、电视、报刊及单位公开栏、宣传栏等多层面、多渠道予以公开，做到了“网上能查到，宣传栏能看到，报上能读到，广播能听到”，保障公众对事业单位登记管理工作的知情权、参与权和监督权。
三、抓工作创新，完善监管机制
一是规范部门履职行为。以事业单位职责履行情况为抓手，开展事业单位履职情况检查，确保权力边界勘得准、职责理得清，完善职责监督检查的相关制度，将检查结果纳入监督检查的日常工作中，加强面上检查、不定期抽查，逐步建立起监督部门职责履行的长效机制，使各项行政审批流程公开、透明，阳光操作，减少权力灰色地带，确保部门依法履职、正确履职、规范履职、高效履职。
二是探索实施事业单位绩效考核。成立事业单位考核委员会，对全区事业单位考核工作进行组织领导。结合实际在基层医疗卫生机构先行试点，逐步完善考核体系后，适时全面推开。去年，由编办、卫生、财政、人社组成联合考核组，对全区四所基层医疗卫生机构实行了绩效考核。在考核工作中，登记管理局负责完成对事业单位法人监督管理内容的考核，区卫生局承担以基本医疗服务、设施建设与管理等为主要内容的基本业务情况考核。在考核结果的运用上，发挥绩效考核的导向和激励作用，与财政补助资金安排挂钩，规范了基层医疗卫生机构的机构编制管理和日常运营，提升了基层医疗卫生机构服务水平。
