时间：2023-06-08 11:27:09
开篇：写作不仅是一种记录，更是一种创造，它让我们能够捕捉那些稍纵即逝的灵感，将它们永久地定格在纸上。下面是小编精心整理的12篇档案信息化建议，希望这些内容能成为您创作过程中的良师益友，陪伴您不断探索和进步。
1.1农业科技档案信息化建设是推动农业科技档案管理发展的趋势加快档案信息化建设是国家及河北省“十一五”以来对档案管理工作提出的新要求，档案信息化建设势在必行。由于农业科研活动多是在野外、田间地头进行试验记录或数据采集，形成的档案资料易受环境限制，因而归档时会出现部分资料字迹模糊、纸张变色或破损的现象，因此，传统的档案利用方式又容易造成损害，影响保存效果。实现档案信息化建设之后，档案的利用、保存和管理通过计算机来完成，这样科技人员只需通过计算机网络即可实现档案的查阅［11］，大大减少对档案原件的损毁，有力地保证了档案的完整。
1.2农业科技档案信息化建设是促进农业科学发展的需要加强农业科技档案信息化建设，利用信息化平台将农业科技档案，从“后台推到窗口”，从“室藏转向公开”［5］，实现档案信息资源共享，全面提升农业科技档案的开发利用和服务水平，进一步提高农业科研的效率;同时，更便于农业科技信息的二次利用和开发［9］，更好地为科技扶贫、科技下乡和科技咨询服务，对保证农业的科学发展，推动农业科技创新和现代农业建设具有重要意义［5］。
1.3农业科技档案信息化建设是推进档案工作目标管理认定的途径传统的档案管理方式工作量大，效率低，既费时又费力［8］。实现档案信息化管理后，档案的收集方式由指导代办转变为经由计算机网络检查督促［13］，确保了归档资料的完整，检索与查询通过网络就可以实现，使档案的利用更加快捷、方便，大大地减轻了档案工作人员的负担，使他们更好地从事档案收集整理和编研工作，进一步提高了档案工作的效率，全面提升了档案的规范化、现代化管理水平［10］，为档案工作目标管理认定奠定了坚实基础。
2农业科技档案管理存在的问题
目前，农业科技档案的管理多数是处于保管和利用状态，没有实现档案信息化的合理配置和科学管理，农业科技档案没有充分发挥出应有的作用［10］。
2.1档案的管理方式单一，工作手段落后由于档案工作受条件限制，档案管理至今还局限于传统的手工操作模式，计算机未能在档案管理及档案信息的存贮、加工上应用。“重藏轻用”问题普遍存在，档案一旦归档就被束之高阁，无法发挥应有的作用。
2.2档案信息化意识淡薄，利用率低部分科技人员档案信息化意识淡薄，对归档的重要性认识不足，为了自己使用方便，将形成的大多数科研资料保留在自己手上［2］，不能反映科研项目的全貌;目前，农业科研单位普遍存在重科研、轻推广的现象，有资料显示，我国每年取得的科技成果有2万多项，而转化率仅为20%～30%［11］。
2.3档案材料形成周期长，不规范由于农业科研工作周期较长，有些试验记载的数据字迹和纸张不规范、不准确［12］;有的课题文件材料中原件较少，复印件较多，字迹又不清楚，不适合长期保存;有的科研项目由于涉及多部门、多单位，以及由于科研人员的调动，档案材料易流失，导致档案材料缺乏连续性、完整性。
2.4部分档案人员业务水平低，服务意识不强档案管理中，缺少既懂一定的农业科研知识又有较强档案专业知识的专职档案人员;部分档案人员兼职过多，业务水平不高，致使其工作热情低，多为坐等上门的被动服务，主动服务意识不强，保密意识又淡薄，在一定程度上影响了农业科技档案的有效利用。
3农业科技档案信息化建设的几点建议
3.1提高思想认识和服务水平档案管理人员必须更新观念，改变传统的“重藏轻用”的管理方式，依靠信息技术实现资源共享［12］，为创新档案管理新模式打好思想基础;将原来“坐等上门”的服务方式通过网络实现直接提供利用，提高档案的服务水平;加大档案信息化建设的宣传力度，提高人们对档案信息化的认识程度［13］。
3.2加强档案的规范化管理档案管理部门要加大《农业法》、《档案法》以及《档案管理的有关规定》的宣传学习力度［7］，不断增强广大科技人员的档案意识，对在农业生产和科研活动中形成的原始档案材料及时进行规范整理，防止原始资料的流失，确保农业科技档案的完整性。
信息化管理成为高校人事档案事业实现可持续发展的必然选择，是在新的形势下高校人事档案工作如何更好地为师资队伍建设和干部队伍建设服务所要探索的重要内容之一，人事档案信息化管理的推进，必将为整个高校的改革与发展提供及时、准确、高效的信息依据，积极推动高校各项事业的顺利开展。
高校人事档案信息化管理，其核心内容就是通过档案信息资源的数字化和档案管理过程的网络化，对高校人事工作中产生的各类信息，特别是对教职工在教学科研工作中产生的丰富档案信息，进行存储、加工、检索、传输，为高校人事档案工作提供即时高效的服务，以实现档案资源的共享，提高人事档案管理和利用效率。它包括：人事档案信息资源的有序整理、人事档案信息数据库的建设、人事档案信息网络的建设、人事档案信息技术的应用、人事档案信息资源的开发利用、人事档案信息化人才队伍的建设等。
1高校人事档案信息化过程中存在的问题
1.1缺乏人事档案管理信息化建设意识
实现高校人事档案信息化管理，是一项繁重的工作任务，这些工作的顺利进行，必须得到高校领导班子和相关部门高度重视及大力支持，切实把人事档案管理工作列入重要议事日程。从目前高校人事档案信息化建设的发展状况来看，由于高校对人事档案信息化建设工作不够重视，财力及人力投入不足等各方面问题，会限制人事档案信息化发展的速度，使之与高等教育的现代化发展无法适应，使人事档案在高校管理与改革中无法发挥其积极作用。
1.2缺乏完善的法规体系和业务规范指导体系
人事档案记载的信息非常丰富，时间跨度也大，由于主观和客观方面的原因，有些人事档案中的信息常常会或多或少有点差错，数据前后不一，甚至有时一种信息有几种不同的记录，如何能让这些问题在信息化建设中得到顺利的解决，使原始纸质档案与数字档案做到很好的衔接，并且在数据库建设的同时解决标准化与规范化的问题，这就要求我们要有一个完整的业务规范指导体系，使从事档案信息化建设的工作人员得到政策上的支持与方式方法的指导，从而形成一个统一、规范、科学、缜密的人事档案信息资料数据库。
1.3缺乏高素质的人事档案信息化人才队伍
人才是高校档案信息化建设的重中之重。目前高校的人事档案管理人员大多年龄偏大，信息技术能力和水平较差，不适应人事档案信息化建设的需要。
2高校人事档案信息化管理对策建议
2.1充分认识人事档案信息化建设的重要性
随着高等学校人事制度改革的不断深入，要充分认识人事档案信息化建设的重要性，要在国家政策的引导下积极稳妥地推动人事档案信息化建设的进程，不断加大财力及人力投入，加强基础设施建设，提供必要的物质基础。要积极采取措施，加大基础设施建设力度，把人事档案信息化建设作为高校人事工作中的一个重要的组成部分来进行建设。
关键词：信息化；科技档案；管理
科技档案管理在一定程度上可以提高科技管理的能力，由于当前世界正处于档案管理的应用阶段，所以对其管理的技术有更多的需求，并提出了更高的要求。在使用信息化管理方式的基础上，有利于提高档案资源的优化配置效率，节约管理的成本和费用，满足社会发展的需求等。
1 科技档案管理的现状分析
由于当前正处于社会变革新时期，要求建立知识型经济新社会，科技档案体系的建立健全和完善是时展的必然趋势，而且相关管理部门也对此引起了高度的关注。但是，在很多方面仍需要再进行改进。但深入分析研究，一些组织的科技档案管理水平还较为落后，很多档案管理部门仍然没有突破传统管理体系的束缚限制，受到社会快速发展变迁的影响，很多方式和制度难以适应现代化社会，致使其无法正常的投入使用，这就不利于提高档案管理的效率，使档案管理工作y以正常进行，而且降低了信息传播的速度，逐渐的跟人们的需求背道而驰，不符合社会实际发展需要。
对于科技类档案的在整理及管理上，需要注意下列几方面问题：首先，在现代化的档案管理是不断进步，相关软件、硬件都运用在了档案管理上，在这个知识更迭交替迅速的年代，科技档案相关的归档及分类管理的工作量极具增加，原有的传统模式，过于落后守旧，在时代进步中，应摒弃原来陈旧的科技档案管理形式方法。其次，目前由于科技管理针对科研工作的内容较多且繁杂，众多的科研工作的任务时间周期较长并分为不同的阶段，在不同的环节中又涉及到项目的递交申请、开展实践、验收查看等多个阶段。原有的传统模式已经不适应目前的科技档案管理工作任务，因此要求必须采用完备的科技档案管理方式方法，避免档案管理的混乱及效率低下的问题。另外，由于一套完备的科技档案内容记录了科学研究的整个科研流程顺序内容，在科研中又运用了信息化方式来参与研究，其中包括大量的设计图纸、工程图片、数据记载及视频录像等等，这些新的模式都给科技档案管理提出了新的要求，目前的档案管理工作与此还存在很大的差距，在档案管理中缺乏管理人才、缺少设备配置、缺少相关信息数据资源、缺少资金投入等等问题，要求必须要提高科技档案管理的专业化水平。
2 信息化时代背景下的我国科技档案管理建议
（一）采用现代化的形式来进行科技档案的目录，编排，立卷等任务
在科技档案管理中需要具备目录的自动编排及检索功能，这是现代信息化管理档案的手段之一，自动编排目录是将档案管理的内容全部收集整理后，信息运行自动编成档案的目录，并在不同的检索要求下来编制相应的条款目录，其中有整个卷宗目录、分类建立案卷目录、小节目录等等，在对作者及题目编制过程能迅速的发挥出现代化科学技术处理信息数据的优势。自动检索功能可实现通过档案的关键词及标题、档案号等词语快速的反应并及时找到查询目标，得出查询结果，这种方法相对于人工检索更加的快速、便捷、高效、有利于提高其准确率与精细程度。能最大限度地满足利用者实际需求。通过电脑自动生成立卷，是电脑利用科技信息管理，把具有相关数据的内容文件进行分类整理，综合分析并重新整理成卷宗，并对每本的卷宗进行统一的编排并分类，有效的提高立卷的高效与速度。
（二）采用现代化的形式来自动进行科技档案实现借阅、统计等任务
科技档案中的查验及分析、总结、统计及归纳任务十分的琐碎，通过采用现代化的信息方式来可以实现自动借阅过程及分析相关数据信息的任务，在科技档案的工作中，能够进行自动管理的包括登记、挑选、得出结果、归档、数据分析总结、查验等等，采用现代化的管理借阅手段可以提高工作的效能。在实现科技和借阅管理的方面主要涉及以下内容：是否可借、借阅人的资格权属、借阅的登记内容、借阅的退还等等处理。采用此信息技术还可以对档案的相关资料自动整理编辑，在实现提供档案内容的检索外还可以对档案之中内容进行编辑及进行排版的任务。此外，还要在档案管理中注重档案环境的自动控制，例如可利用电脑程序对档案柜及架子进行自动的管理与应用，运用档案登记的相关信息数据编制档案柜内的具体派位管理，根据数据的具体内容，实现档案架及柜子的自动管理工作，可以实现科学合理的分配资料位置并提升资料的管理利用率，自动的预警档案管理环境中的湿度、温度、防火及防盗等功能。
（三）加强培育科技档案管理的信息化人才
在科技档案的信息化管理中必须注重档案管理的高效能人才，因此，科技档案管理工作中必须不断的提高档案管理人员的综合素质。
拥有信息化的人才，才能有效的采用信息化手段来管理科技档案管理工作，逐步的推进科技化管理的方向。因此，在科技档案信息化管理的不断发展中必须重视信息化的人才建设。以现代化的管理人才为载体，逐步的提升科技档案管理价值与效率。因此，我们必须的加强信息管理人才的培训教育，实现科技档案管理工作持续有效的展开。另外，档案管理上级部门要注重提升档案管理人员的业务能力，鼓励参加培训与自我提升学习的方式方法，使得档案管理人才进一步的提高个人素质并完善专业档案知识。
3 结束语
在信息技术飞速发展的背景下，在科技档案管理领域，基于信息化的应用将越来越广泛，因此科技档案管理部门需要采取有效措施，加大投入，确保科技档案信息资源的完整、安全和有效开发利用，有效推进的建立科技档案管理的现代化进程。
参考文献
[1]邸家琴. 信息化背景下高校档案馆信息服务策略研究[D].黑龙江大学，2010.
[2]张静怡. 信息化背景下供电企业档案管理改革研究[D].云南大学，2013.
[3]张斌，徐拥军. 我国科技档案管理体制机制建设的政策建议[J]. 档案学研究，2016，03：25-34.
[4]郑婉玲，刘鹏. 新时期地质科技档案管理工作的创新与发展[J]. 中国管理信息化，2011，16：81.
[5]李卫东. 新形势下科技档案管理模式创新研究[J]. 中小企业管理与科技（中旬刊），2014，01：45-46.
中小城市城建档案信息化建设的现状
1.城建档案信息化建设准备工作有待加强。城建档案信息化的前提是城建档案基础工作的规范化，各地方城建档案业务基础工作存在差异，参差不齐，这为城建档案信息化建设带来了一定的难度。
2.城建档案信息化的重复建设资源浪费。各地方城建档案信息化建设互不通信，进行封闭式开发，这样就会造成重复建设，不仅浪费资源，而且浪费人力物力作重复劳动。
3.城建档案信息化资源共享标准化有待提高。现在城建档案信息化建设中使用的软件共享性差，另外各地城建档案部门信息化进展不一，各自运用的软件不能互用，大多数网站只是建立简单的链接，总体上还是孤立分散的，制约了城建档案信息化建设的进程。
4.城建档案信息化资金投入与人才缺乏。由于中小城市城建档案信息化建设观念的束缚，坚持艰苦朴素的传统，以尽量少花钱为标准，找当地低层次的技术人员进行开发工作，到头来设计出的系统不能用。另外，综合性人才缺乏，资金投入不足，尽管引进了高科技的产品设备，也不能充分发挥其作用。
5.城建档案信息化机构设置不当。城建档案信息化建设中的机构设置一直是中小城市城建档案信息化建设的弊端。中小城市城建档案信息化建设的主要负责部门没有明确的指示，也没有具体的部门对其进行管理，在遇到问题时无处解决。只有设置相应的机构对其进行严格的统一的管理，才能使城建档案信息化建设稳步进行。
中小城市城建档案信息化建设的启示与建议
1.中小城市城建档案信息化建设的启示。中小城市城建档案信息化建设在现阶段还没有达到一个规范化系统化的整体。中小城市中因其自身发展以及政府部门对于城建档案的重视程度的差异性，造成了中小城市中城建档案信息化建设存在不同。但就总体来说，中等城市的城建档案信息化建设的发展较之小城市完善。就全面来看，中小城市城建档案信息化建设还需进一步加强。中小城市城建档案信息化建设是一项艰巨的基础性工作，首先要将建设这个基础打实，这样才能使城建档案信息利用和服务更加到位。“城建档案信息化建设是新时期城建档案部门的一项基础性业务工作，是城建档案工作向现代化迈进的必由之路。”[2]33那么就建设城建档案信息化的方面来说，城建档案信息化是社会发展的需要，是时展的必然要求，对于城建档案信息化的建设问题也就相应提出。如何建设城建档案信息化，这是建设者们应该首先考虑的问题，要先确定出建设城建档案信息化的目标，并制定好具体的方案来实现这个目标，从中小城市的城建档案信息化建设速度来看，建设中存在的问题还没有解决，具体的措施没有得到采用。城建档案信息化建设基本成型，细节还需进一步完善。
2.对中小城市城建档案信息化建设的建议。“档案信息化建设是指在国家档案行政管理部门的统筹规划和组织下，在档案管理活动中全面应用现代化信息技术，对档案信息资源进行处置、管理和提供利用服务。”[3]100
关键词：档案信息化实践 档案工作创新研究
中图分类号：G270 文献标识码：A 文章编号：1003-9082 （2013）11-0026-02
随着社会的发展，信息时代的来临，一些国家开始进行档案信息化建设，从而有效提高档案的作用。我国对于这方面有着高瞻远瞩的眼光，早在2000年，我国国家档案局以及中央档案馆已经开始落实档案信息化建设，并颁发了一系列的通告。然而，该工作并没有得到相关重视，我国很多地方的档案馆依然没有完全实现信息化管理，一些地方沿用传统的档案管理中，同时还存在一些漏洞，更不用说档案管理工作的创新了。
档案记录是对历史事件进行详细的记录，同时也可以给未来发展提供借鉴和依据。因此，对档案进行有效、快速的管理工作，能够有效保证档案的完整性，对现代社会来讲有着非常重要的借鉴作用。从档案中的历史事件进行学习，吸收相应的经验教训，才能更有效的避免发展过程中出现相类似的问题。在档案管理的过程中，利用率较高的档案被称为活档案，利用率较少的档案则称之为死档案。活档案和死档案的分类和管理非常重要，这就需要利用信息化对档案进行管理，本文主要对档案信息化实践与创新方面进行研究，并提出合理的建议。
一、充分认识到档案信息化建设的重要性分析
1.充分认识到档案信息化的重要性，改善档案管理工作
对档案进行信息化管理，可以对档案进行及时的管理和查询，利用计算机设备，对要查询的档案进行关键字输入，即可进行档案的查询。这便是档案信息化的便捷性。与传统的档案管理相比，该方法具有高速、方便等优点，且可以广泛应用在各个地方的管理当中，从而实现档案信息化管理。
2.符合形势发展的需求
迈入21世纪信息全球化的时代，档案信息化与数字化变得越来越重要，利用档案信息化和数字化，能够对档案进行及时有效的管理，并为档案工作的创新奠定基础。档案是对一个时期的工作、历史进行记录和管理，可以说是一个时代的缩影，利用档案，可以引导着下一代人继续前行。在众多档案当中，如果未能对档案进行及时有效的管理，就会造成档案混乱，查询困难，导致档案难以进行运用。使用传统的档案管理方式，倘若出现查询人员较多的情况，则容易导致查询混乱的现象。档案管理人员要不停地搬动档案文件，从而容易造成档案文件的损坏或缺失，并严重拖慢了档案查询的速度。
3.企业现代管理的需求
档案信息化管理是现代企业管理的需求之一。随着社会的不断发展，企业的竞争变得越来越激烈。在一些决策当中，需要对档案进行回顾性分析。这就需要对档案进行及时的查找，将找出的相关文档进行回顾性分析，从而做出决定。这样一来就非常注重时效性，实现档案的信息化建设，决策人员就可以足不出户进行档案查找。举个例子，当决策人员需要查找关于2003年会计部的档案文件时，可以让秘书在档案资料库中输入“2003”，“会计部”，“X X”内容的关键词，就能够在0. 2秒之内查找完毕，并根据电脑上的提示，将查找得到的文件按照相关编号到档案室当中领取，从而提高档案翻阅的便捷性。
二、档案信息化实践内容分析
1.建立档案数据库
以某地方为例，关于档案数据库的建立，早在2001年国家便开始着手建立，将档案文件的目录和相关内容信息输入到数据库当中，从而实现对档案文件的数据化管理。截止到2010年为止，该地方已经顺利输入相关文件达到13万条，卷级的目录已经达到1万5千多条。这些数据库的建立，一方面能够体现当地信息化发展，另一方面也体现相关部门和领导管理者对档案信息化建设的重视。
2.加强对档案的整理和防护工作
档案的整理和防护工作主要包括以下几点：第一，纸质档案的电子化，利用现代先进技术，将纸质档案进行电子化，具体的方法为扫描。第二，将电子档案进行整理。将电子档案利用磁盘、网络、磁带、硬盘等方式进行保存，从而保证电子档案的完整无缺。第三，档案管理人员对档案进行及时的清点，以保证档案的完整性。
3.加强对电子文档的收集工作
电子文档的收集工作非常重要，它是未来档案资源的重要组成部分。目前，档案文件主要包括纸质文件和电子文件。要实现文档的保存工作，就必须要将纸质文件电子化，并对两种类型的档案进行共同管理，纸质档案要利用档案资料室进行收集和存放，电子文档则要通过网络系统、硬盘系统等工具进行收集和存储，并存放到档案资料室当中。
三、档案工作的创新建议
1.档案信息建设要提高系统水平
档案信息化建设，要不断提高档案系统水平。即档案系统的每一个节点都必须要达到合乎标准的水平，这些水平通过互相联系，从而发挥出优势，并提高信息建设系统的能力。一些系统节点在运行的过程中会出现不同程度的障碍，这些障碍会导致系统运行的水平较低，不利于档案工作的进行。
2.要做好数据库建设
数据库建设主要是企业或政府相关部门对电子档案信息系统进行有效的管理，目前我国电子档案信息系统主要处于文件处理和管理系统之间的发展阶段，数据库的建立和完善都是影响电子档案工作创新的重要部分，因此必须要对数据库进行积极的开发和建设，以满足档案工作创新发展。
3.提高档案信息工作的水平
档案信息工作的现状主要体现在以下几点：档案信息工作较为落后、规范化程度不高、档案之间的资源未能及时进行共享、档案管理人员的专业素质并不高，这些因素都严重地影响着档案信息的发展。因此，管理人员必须要不断提高档案信息工作的创新，设立相关的规定对档案信息工作进行规范，提高档案管理人员的素质，对档案管理人员进行定期考核工作，对不符合标准的管理人员辞退处理，要广泛吸引专业性人才参与到档案管理当中去，从而更好地实现档案的管理。
结束语
档案的信息化管理是一项长期的、复杂的管理事项，要提高档案的管理水平，必须要在管理的过程中，不断发现问题、解决问题，实事求是，从而促进信息化建设，保证档案管理工作不断完善和发展。
参考文献
论文摘要：水利档案利用管理现代化思路和建议
论文摘要摘要：档案是国家机关、社会团体及个人在社会活动中直接形成的，作为原始记录保存起来以备查考的文字、图表、声像等不同形式的历史记录。社会功能和社会使命是档案存在和发展的依据，档案对社会的发展具有某种或多种积极的功能。随着科学技术的不断发展，计算机应用的日益普遍和电子文件的大量涌现，信息技术日新月异的迅猛发展和在各行各业的广泛应用，不仅对国民经济和社会发展产生了深刻影响，而且对档案工作者也提出了新的更高的要求。
1黄河档案信息化建设简况
当前，水利行业尤其是黄河系统，已经初步形成了以黄委和网管中心为主点，向全流域扩散为面的、四通八达的网络体系，而水利系统的档案管理信息化建设平台仍然是有待填补的空白，现已迸发出和数字黄河不和谐的音符，已逐渐显现出对“三条黄河”发展的一种制约功能。因此，顺应时代潮流，适时推进水利行业档案信息化建设，是黄河水利档案工作适应时代和社会发展的必然选择，是加速档案管理现代化的客观要求，是提高档案信息服务水平的必由之路。
2档案管理现代化建设的重要性
同志在党的十六大报告中明确指出摘要：贯彻”三个代表”重要思想必须使全党始终保持和时俱进的精神状态，不断开拓理论发展的新境界，并且强调，和时俱进就是党的全部理论和工作，要体现时代性，把握规律性，富于创造性。档案工作作为水利工作的重要组成部分，同样面临着如何始终做到和时俱进的关键新问题。随着经济全球化的加快推进，科学技术日新月异的飞速发展，非凡是我国加入WTO（世界贸易组织）以后，档案事业更面临着一个新的机遇和挑战。广大档案工作者应积极投身于信息化建设的浪潮中，以科学、创新的姿态，抓住机遇，迎接挑战，增强时代责任感，增强服务意识，充分熟悉到只有通过档案资源信息化，采用先进的数字和网络技术，建立起有效、快捷的档案信息服务网络体系，形成向全社会开放的服务平台，实现档案信息资源的自由共享，才能最大限度地开发和利用档案资源，为国民经济和水利行业向前发展提供强有力的信息保障。
3思路和建议
3.1以人为本，推进档案信息化建设。档案人才是知识管理人才，信息的知识性及档案工作的专业性决定了档案管理者的劳动是知识性劳动。当前，档案现代化管理的主要内容和核心，就是计算机技术的应用，即计算机档案管理。电子计算机以其高速运算和极强的数据处理能力给档案管理者带来了科学的管理手段和先进的检索方法。这就要求档案工作者不仅需要具备图书、情报、档案学的专业知识，还需具备现代信息技术应用能力和信息加工处理能力等。目前水利系统档案人员知识结构还远远达不到要求，这将成为制约档案信息化建设的瓶颈新问题。所以，加快培养和造就一批信息化建设的管理型、技术型和复合型人才就成为了当务之急。
3.2要改变档案工作长期无声无息的封闭局面。要面向全行业，乃至全社会，积极参和社会活动，加强协调能力，为档案工作的开展创造良好的发展环境。
3.3加强对档案工作者信息意识培养。彻底改变传统的档案“重藏轻用”局面，使档案人员在工作中充分调动和运用信息资源管理理论和信息技术手段，加强对档案信息资源实施科学管理和有效开发利用。
3.4加强对信息技术应用能力的培训。学习和档案信息化相关的计算机应用基础知识、数字化技术知识、网络技术知识、现代管理技术知识、外语知识等，提高档案工作者把握和运用现代化技术的技能，以适应档案信息化的发展。
3.5强化练习，加强培训。对档案工作者分层次进行基础知识教育、高级理论培训及档案专业教育，同时突出时代应用知识教育，对档案工作者进行市场经济理论、法律、WTO等知识系统的教育培训，培养一支具有一定数量和质量的年轻的档案生力军，培养和选拔优秀人才进入档案管理队伍中，使他们不仅具有较高的业务素质，而且具有较强的开拓创新意识。
3.6加大档案现代化管理的投入。制约档案现代化管理的因素有很多，如资金、人才等，但起主要决定因素的是领导者的现代化意识水平，表现以下四点。
3.6.1首先，应投入大量的精力关心和支持这一工作，没有资金，应想方设法创造条件投入资金；没有设备，应千方百计配置先进设备；没有管理人才，应积极培养、选拔高素质的专业人才；把档案现代化管理纳入本单位工作计划，列入本单位重要达标的内容进行考核。
3.6.2其次，各级领导，尤其主管档案工作的领导，每年至少要探究一两次档案工作的重大事项、重要课题，定期听取档案工作汇报，了解档案工作目前状况，提出要求，下达任务，指导档案部门依法开展工作，帮助解决工作中实际存在的困难和新问题。
3.6.3再次，上级领导要重视和加强本系统内的交流和合作，在本系统造成一种互帮互学，你追我赶的竞争态势，以先进带动落后，发挥各自的优势，弥补档案现代化管理上的差异，取长初短，共同提高。
3.6.4最后，宏观上要有总体的指导思路，实现发展战略上的创新，微观动作上实现管理内涵和技术手段的创新，这对档案事业无疑具有重要意义。
关键词：高校；档案；信息化
DOI：10.16640/ki.37-1222/t.2016.11.232
0 引言
近年来，随着我国信息化建设不断推进，信息技术广泛应用，信息网络快速普及，高校的信息化建设快速发展，高校档案工作也面临着巨大的机遇和挑战。如何应对信息化带来的变化，进一步拓展档案工作发展空间，利用信息化为提升高校档案管理工作和服务工作，是我们亟待解决的问题。
1 高校档案信息化建设的现状
1.1 高校档案信息化建设成绩显著
自从2000年国家档案局在《全国档案事业发展“十五”计划》中提出：“要坚持依赖科教振兴档案事业的方针，加快档案信息化进程”，把档案信息化建设作为“十五”期间的一项战略性任务明确下来，全国各地高校均开展了档案信息化建设工作，许多高校投入经费，进行档案的数字化工作，部署数字档案管理系统。
1.2 馆藏数字化资源量不断增大，但档案资源数字化比例不高
大多数高校已经开展数字化工作，但由于各种原因只能逐步推进。一方面存量档案数量巨大，数字化需要大量的人力物力，短时间内难以完成。另一方面新增档案还不能完全实现网络自动化采集归档，大多还停留在纸质件归档，手工著录的模式。
1.3 数字档案管理系统重管理，轻服务
大多数高校的数字档案管理系统经过多年的使用已经比较成熟，但大多注重档案的管理，却不够重视服务利用。
1.4 高校档案信息化投入不足
档案信息化工作需要经费作为保障，但高校档案部门长期处于学校发展的边缘化位置，学校对档案工作的重要性认识不足，档案工作的投入本身就不足，更何况档案信息化建设。同时档案工作作为学校的一项基础性工作，无法创收，只能依靠学校的行政拨款。
2 高校档案信息化建设的必要性
2.1 电子文件日益增多，需信息化手段管理收集
传统的纸质公文归档到著录，然后扫描，最后归档的模式耗费大量的人力物力。目前高校的公文大多已通过电子文件的形式在OA中处理，通过信息化手段，探索电子公文的半自动或自动归档，可以提高档案收集归档工作的效率。
2.2 档案数量日益庞大，需信息化手段进行管理，提升工作效率
新时代下，高校教育教学、对外交流等工作均不断发展，归档范围也不断调整，档案量随之不断增加，高校档案库房紧张，通过信息化手段一方面数字化保存档案，另一方面合理规划管理档案库房，从而更好的保存学校档案。
2.3 利用服务要求日益提高，档案工作需要借助信息化手段提升服务
在网络信息技术不断发展的当下，传统的档案查询利用模式已经无法满足广大师生、校友对档案利用的要求，通过信息化手段，提升档案检索利用的效率、准确率，从而更好的提供档案利用的服务。
3 高校档案信息化建设的建议
3.1 规范制度建设，制定明确目标计划
标准化是开展档案信息化建设的重要基础和必要条件，直接关系到档案信息化建设的成败和可持续发展。高校档案信息化工作应制定和完善适合自身发展、符合国家和地方相关标准的档案信息化建设规范制度。同时高校档案应制定切合实际的具体目标及计划，有序的推进档案信息化建设。
3.2 依托全校信息化建设，强化档案馆基础设施
档案部门应向学校申请充足的资金，配置档案信息化建设需要软件系统、服务器、计算机等软硬件设施。档案部门应该紧跟学校信息化建设的步伐，充分利用学校信息化建设成果。例如可以借助学校网络信息中心的网络资源，可以租用学校网络信息中心机房或虚拟服务器备份资源，可以抓住学校其他部门开发信息化系统时进行系统级对接，可以借助学校公共平台推送档案服务等。
3.3 加快数字化工作，强化档案信息资源建设
信息资源建设是高校档案信息化建设的一个重要组成部分，有条件的高校档案部门应该尽快的开展存量档案的数字化工作，存量档案数字化工作应优先考虑早期的老档案、利用率较高的档案。同时对于增量档案尽可能采取纸质、电子双套归档。
3.4 稳重求快，逐步推出应用，提升服务
高校档案信息化建设应在推进档案管理系统建设的同时，逐步向师生推送服务，提高档案工作在校内的影响力。例如可以借助微信公众平台向师生推送档案工作相关信息，在校内提供档案查询的网上预约服务系统，在校内开发直接提供师生对部分开放档案的自助查询系统等。
参考文献：
[1]夏文.浅谈高校档案信息化建设[J].湖北档案，2013（09）.
[2]李宁.高校档案信息化的途径及其模式研究[J].城建档案，2013（05）.
[3]席杰.高校档案管理信息化的实施与评价[J].档案管理，2012（05）.
[4]许慧瑾.高校档案信息化建设探析[J].黑龙江档案，2012（06）.
[5]石冰.浅议高校档案管理信息化建设[J].内蒙古科技与经济， 2011.
关键词：中职学校；档案管理；信息化
中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1001-828X（2013）02-00-01
在今天信息化的发展中，传统的档案管理方式已远远不能适应档案信息化建设的需要。档案信息化建设有利于节省库房空间和档案装具， 保护馆藏历史档案， 节约人、财、物力， 提高档案管理工作效率，创造更好的社会、经济效益。档案信息是以档案为物质存在形式的信息， 是文献信息的重要组成部分， 它既有一般文献信息的特征， 又有不同于其他文献信息的特征。[1]随着中职学校的发展壮大，信息量也在不断的增大，其档案信息化建设尤为重要。
一、中职学校档案信息化建设的现状及问题
现阶段，中职学校档案信息化建设整体上还是取得了很大的进展，由此也使相关工作方便、便捷了很多。现在部分中职学校教师教学及教学管理工作信息化水平有了很大提高，精品课程、教学资源库、试题数据库、教学管理软件建设等等。比如，实现教学档案信息化能效地提高了教学档案的利用价值，为教学管理提供服务，为学校教学水平评估工作提供网络资源依据和凭证，减少评估工作对纸质材料的依赖，实现教学评估工作的高效工作。不仅使学校和教师及时便捷的了解学生的基本状况，也使学生能够及时查询到自己的相关信息。
但是由于中职学校客观和主观两方面因素的制约，与高职院校及比较好的中职学校档案信息化管理的程度，还存在着基础设施比较薄弱，建设的标准较低，管理人员素质落后等因素的制约。下面主要从以下几点进行分析：
（一）信息化建设的基础设施比较薄弱
我们都知道任何一个单位的信息化建设，不仅仅是一句口号，更重要的需要资金，技术，人员和相关部门的配合。中职学校虽然在档案工作方面制定了许多标准。首先档案信息化建设需要配备容量比较大的服务器、电脑，还要建立相关的数据库以及局域网，不仅要具备硬件条件，同时也要对专门用于档案管理的软件进行开发，对网络进行维护与管理，这些工作都要花费大量的费用。现阶段，中职学校的档案管理机构没有配备足额的信息化建设资金进行硬件建设。
其次可以说遗留问题较多。比如图书馆的档案种类繁多，有来自上级的文件、本单位的各种会议记录、教学部门的教学成果、科研成果等等。由于种类多，在落实管理责任不到位的情况下，出现了互相“推诿”的现象，造成部分档案出现“无人管”，或者“管理不善”的现象。那么这种现象也是信息化建设过程常遇到的问题。
（二）档案信息化水平低下，开发利用还不足
现在档案的信息化建设过程中，还存在着信息化水平低下，开发利用不足的问题。一是档案信息化管理过程中所收集的资料很难保证资料的真实性和正确性，一定程度上还存在收集到的是纸质资料，甚至有的资料是经过不断的催促才敷衍了事的上交。其次开发利用的空间还不足，目前的档案信息化还只能说是一个初步的发展，还没有做到全面的信息化，各个部门的信息化建设还局限于各自的管理部门，尤其像教务科与教学科两个部门的很多工作难以明确，很难做到相关部门的相互配合。
（三）档案信息化管理人员素质比较差
现阶段中职学校的档案管理人员大部分文化素质以及身体素质参差不齐，数量也比较少，大部分年长的档案管理人员都不会使用计算机对相关档案进行管理工作。而且学校也没有专门档案信息化管理人员对数据进行维护、对程序进行不断的研发设计，很大程度上降低了档案信息化建设的工作效率，对有效的信息资源不能充分利用，达不到档案信息资源共享。
二、加大档案信息化建设的相关建议
（一）加大投入，增加档案信息化建设的支持
首先，学校应该根据本校的实际情况制定档案信息化建设的标准，在档案信息化建设的标准下，按照学校和政府财政的支持下，努力争取相关吸进的支持，使资金上的困境得到解决，同时在条件成熟的情况下，拓宽资金投入渠道，对资金进行充分的挖掘和利用，比如可以利用社会资源对本校的支持；利用相关技术部门的支持，使档案信息化建设工作能够顺利的进行。同时在档案信息化建设的过程中，要严格把控资金的实用，争取“好钢用在刀刃上”，提高资金在信息化中的有效性，减少资源的浪费现象，从而获得更好的效益。
（二）进一步提高档案信息化建设的效益
首先，档案信息化建设是一项综合性很强的工作，要求工作员必须是懂档案又懂电脑的复合型人才，所以搞好档案工作人员的培养教育和人才储备是很重要的。要加强档案信息化管理工作者对数据库、数据通信、文字处理及常用管理、运用软件有充分的撑握，应学会使用电脑和及其它数字设备从事档案的接收与征集、整理、鉴定、保管、编目与检索、编辑与研究、统计和利用服务。 [2]
其次，档案信息化、网络化给档案的安全管理提出了更高要求，除了要制定相关的安全保密制度、管理人员安全保密意识，学校还要有人力、物力的投入，增加机器设备投入、网络安全保障投入。实现信息数据及应用系统的安全稳定，这也是教学档案信息化管理的难点。[3]
参考文献：
[1]徐航.论档案信息化建设及管理[J].陕西财经大学学报（高等教育版）， 2009 （12）.
[2]陈岚.论网络时代下档案管理的数字化建设[J].湖南科技学院学报，2008（4）.
【摘要】现阶段，社会保险档案管理存在重视度不足、缺乏统一管理制度、缺少专业管理人员、管理设施配置不足等问题。要想提升社会保险档案管理水平，需提升对于这项工作的重视度，实现档案管理的规范化和制度化，建设专业的社会保险档案管理队伍，推动社会保险档案管理信息化建设。
【关键词】社会保险；档案管理；对策；建议
一、社会保险档案管理存在的问题
目前，需归属于社会保险档案的，主要有以下几类文件资料：1.政策依据类。即国家和地方出台的各项有关社会保险的法律法规和政策性文件。2.业务凭证类。即在社会保险费用扣缴、汇缴、转接、报销、理赔等环节产生的凭证。3.结算账卡类。具体包括社会保险费用管理手册、养老保险手册、费用汇缴账册、参保人员花名册、保险关系转递清单、转接变更登记卡等。4.统计报表类。包括社会保险费用汇缴统计表、参保人员工资变动情况统计审核表等。5.离退休人员社会化管理类。具体包括退休人员待遇统计、生存调查表、遗属待遇审批表等。6.电子档案类。这是指社会保险工作实现网络化办公后形成的数字化档案。现阶段，我国社会保险档案管理存在以下几个问题：1.重视程度欠缺。社保经办机构未正确认识到社会保险档案资料的价值，将工作重心放在社会保险的扩面征缴上，对于社会保险档案管理工作重视度不足。2.缺少统一规范的管理制度。国家为了规范社会保险档案的管理，了社会保险档案管理制度，但是各地社保经办机构在按照规范实施标准化档案管理的积极性及进度上存在较大差异，有些区域档案信息不全，不同区域归档范围不明确，导致档案信息无法实现高效利用。3.缺少专业的社会保险档案管理人员。部分社会保险部门缺乏专门的档案管理机构，档案管理人员业务水平过低，部分为兼职人员，没有专业知识背景。4.社会保险档案管理设施配置不足。随着社会保险制度的健全，社会保险档案资料增多，档案室库容量急需增大，而且最好能够做好防潮、防火工作，并且根据档案管理信息化建设进程，完善相关的硬件、软件设置配置，加强计算机网络通信安全管理。
二、加强社会保险档案管理的对策及建议
（一）提升社会保险档案管理重视度。在特色社会主义建设进程中，国家对于社会保险的重视度一直在提升，在这种情况下，社会保险经办机构应该充分重视对于社会保险档案的管理，将之纳入部门的发展规划中，在年度工作计划中，制定科学合理的社会保险档案管理改进计划，加大人力物力资源投入，将档案房扩建，配置现代化管理设备及专业人员，建立健全档案管理制度。（二）实现档案管理的规范化和制度化。在大数据时代背景下，社会保险档案具有较高的价值，为了提升档案利用率，国家应该制定科学合理、标准统一的社会保险档案管理制度，明确规定各社会保险经办机构在档案管理上的人力物力配置要求，明确各类文件归档的要求及标准，明确档案信息在真实性、完整性、及时性上的要求，从而确保档案信息的参考价值。同时，健全社保档案管理落实考核机制，将社会保险档案管理工作任务细分到各个部门，并建立科室联动机制，相互监督，分工协作。（三）建设专业的社会保险档案管理队伍。根据现代化社会保险档案管理需求，培养专业的管理人才，学习计算机技术、数字化技术相关软件、硬件设施的使用，为社会保险经办机构提供人才支持。而且，社会保险经办机构应该设立专门的档案管理部门，根据工作需求合理设置岗位，引进专业的档案管理人才，做好岗前培训考核工作，加强继续教育。比如说，现在很多社会保险档案管理人员存在信息素质不足的情况，机构在配置信息化档案管理设施后，应该组织管理人员学习，迅速掌握相关硬件、软件的使用流程及技术，帮助其树立网络安全防范意识，提升自己的责任心，保持高度警惕。（四）推动社会保险档案管理信息化建设。用现代化信息技术，实现档案管理内容的数字化，并建立数据库，能够有效提高档案信息的共享效率，根据信息利用者的需求，输入关键词，即可快速查询找出所需资源，工作效率大大提高。因此，社会保险档案管理机构必须意识到档案管理信息化建设的意义，充分重视档案信息化建设工作，加大资金投入，选择合适的信息化模式，引进相关技术及设备，构建档案信息化管理平台，简化档案借用、查阅的手续，扩大档案的利用范畴。
三、结语
社会保险档案具有保存、查考、利用的价值，作为社保经办机构，应该保证档案资料的完整、真实，从而确保档案信息能够准确反映当地经济发展情况，作为当地发展规划的依据，为当地社会保险体系的构建与完善提供信息支持，促进和谐社会的构建。作为社会保险档案的管理机构，应该充分重视保险档案管理工作的重要性，积极履行岗位职责，提升办事效率，提升工作质量，为人民服务。现阶段，我国保险档案管理水平比较低，存在诸多问题，必须予以重视，及时解决。
【
一、目前基层医院档案管理存在的主要问题
作为基层医院管理的重要组成部分，医院的档案管理工作还不能与日益发展的医疗、科研、教学工作相适应，存在的主要问题如下：
（一）缺乏对档案管理工作的重视，疏于其管理制度建设
由于基层医院的财力和人力等方面的制约，加之档案工作无法如医疗科研、教学研究等能够直接产生社会效益和经济效益的特点，导致一些医院对档案管理的重视不够，具体表现在：（1）档案管理并未与医疗业务的发展同步。目前整体来看，我国的医疗事业还处于快速上升的阶段，很多先进的、新型的医疗手段和医疗器械都在不断涌现，这就要求医院的档案管理工作也相应地跟上发展的需求。但是很多基层的医院，仅仅重视医院的规模的扩大、医疗设备的引进等，对档案设备的投人等严重不足，有的甚至不能纳入到医院的计划范畴，这直接延缓了档案管理工作能力的提高。（2）缺乏较为完善的档案管理制度，导致很多需要归档的文件仍然存留在各职能科室或是主管院领导那里，而且档案的借阅制度也存在管理漏洞，很容易出现借而不还的现象。
（二）对医院档案内容界定不清，档案管理方法落后
目前基层医院档案管理存在着一定程度的管理不规范问题，比如管理职能不明确，主要表现在：很多基层医院在档案管理的机构设置和管理职能上存在管理漏洞，比如医院的文书档案、科技档案、会计档案和音像档案等通常是由综合档案室主要负责，医疗病历资料通常由病案室管理负责，这样就形成了多个部门来管理的基本格局，缺少一个专门独立的部门来负责管理，不利于档案资源的利用和共享。此外，由于档案的管理不当，导致档案的利用率偏低。一些基层医院缺乏有效的信息检索系统，开放程度较低，存在“管大于用”的现象。
（三）医院档案管理未全面纳入信息化建设
实现数字化管理已经成为诸多医院进行现代化管理的目标和重要举措。当前信息化技术在一些医院行政管理、医疗管理等方面得到了具体应用，但是档案管理的信息化建设却非常滞后，具体表现在：（1）一些基层医院的档案管理工作还停留在人工手动的管理阶段，比如一些文书档案、医疗器械登记、人事档案等，这些都制约了医院数字化和信息化管理的发展。（2）在大多数的基层医院，档案的保存主要依赖纸质和照片这两种形式，很容易受通风、温度以及防火等因素的影响，从而给医院的档案管理库房带来潜在的风险。
二、提高基层医院档案管理能力的建议和思考
基于前文的分析，本文将从四个角度提出相应的解决对策，具体如下：
（一）加强对档案管理的重视，不断完善档案管理制度建设
（1）在工作理念上，需要加强对档案管理工作的重视和档案法等内容的宣传，这样让医院的领导和各科室职工都能充分认识到实施档案管理工作的必要性和重要性。（2）不断完善档案的收集、利用和归档制度。一方面，需要将档案管理的相关工作纳入医院的绩效考核制度中，另一方面还需要建立档案管理的责任制，将责任划分到相关的管理部分、职能科室和个人，大力提高他们的责任意识，从而为档案管理工作的开展提供一定的保障。（3）强调档案管理的服务特色。这就要求档案管理工作不能“闭门造车”，需要逐步改变被动服务的现象，建立档案机构的联网系统，从而拓展服务的范围和层次。
（二）利用先进的管理办法，科学梳理档案管理的工作流程
基于基层医院目前存在的主要问题，本文建议：（1）实现档案的集中统一管理。具体包括：进行质量控制，即运用科学的管理方法，进行档案的收集、归纳、编号和登记等，从而从源头上直接控制档案的质量；进行全过程控制，即成立档案形成的过程监控小组（部门），选派专业的档案管理人员对档案的形成和整理过程进行指导和必要的监控，从而将档案涉及的各个业务工作内容进行统一设计，达到医院资源合理配置的管理目标。（2）将档案管理方法实现标准化和规范化。比如建议采用数据库的方式对医学影像等资料进行归档和管理。
【关键词】信息技术；档案管理；信息化建设
中图分类号：G27
一、绪言
档案是人们现实生活的真实记录，也是国家信息资源的重要组成部分。作为原始信息的重要组成部分，档案信息能在现代社会中发挥着巨大的作用。文章认为档案管理工作是一个系统而且实用的管理工作，还有信息技术在档案管理工作中的应用，能推动企业档案管理发展迅速。文章以我国现代企业信息化建设的管理为研究对象，通过分析其现状和问题，提出了相应的对策和建议。
二、现代档案管理信息建设重要性
首先，能使文件检索和使用更方便。在现代科学技术的帮助下，先进的管理方法可将传统的手工查询文件的数据模式转变成档案信息处理模式，电子目录的使用和以电子文件的形式归档，能创造出一个方便的现代电子档案信息查询系统，在查找过程中，工作人员只需输入相关的词，就可以很快在PC、平板电脑乃至手机的屏幕上显示相关信息。这种智能化、移动化的快速信息检索方法，可以提高查询效率，应用范围广，并可使用电子加密技术对企业档案信息作安全处理。
其次，能使档案信息存储工作走向无限性。通过限制空间等因素，许多可以反应生产、科研活动过程中并具有一定价值的档案很难有效被利用。因为档案文件分类复杂，特别是一些常见的业务活动必须要保存大量的档案材料，如果你选择传统的文件储存方法，就要用到很大的库存。加上传统的档案管理工作存在查询效率低、立卷工作困难等问题，而现代信息档案管理能充分利用电子空间的无限存储性，通过PC、平板电脑和手机等多种终端，实现企业单位无纸化数据库的管理模式。
三、当前我国档案管理信息建设现状与问题
当前我国档案管理信息建设工作中遇到了许多瓶颈与问题，我们必须要正确认识自身的缺陷不足，才能真正做到有的放矢，文章分析了当前我国档案管理信息建设现状与问题。
首先，思想观念落后直接制约着档案管理信息化建设的发展。随着科学技术的发展，但我国很多档案管理人员思想守旧，仍使用传统的档案管理模式，他们认为档案管理不过是为了实现“管理”而管理，缺乏相应的开发理念和服务意识，认为只要管理得当就没问题，然而，这些传统思想却阻碍了现代档案管理信息建设水平的提高。
其次，中国企业档案信息化建设的资金投入较少。因为档案信息化建设需要大量资金投资和硬件设施，并要确保内部和外部网络正常，加强信息安全和保护工作等，这都要花费大量的钱。但在现实中，大多数商业领导者因为重视程度不够，所以要投入大量资金建设信息是很困难的，也不能有效地开展后期工作。
再次，缺乏档案信息建设人才。人才是一切技术的支柱，然而，人力资源已成为目前我们国家档案信息化建设工作的一大障碍，我国信息化建设缺乏人才，特别是档案信息人才越来越少，而且许多现有的档案管理人员专业素质较低，赶不上信息化的发展步伐，不能满足现代档案建设的需求和发展。
四、新时期档案管理信息化建设路径
我国企业档案管理未来的发展趋势必然是走上信息建设的道路，但如何提高档案管理信息建设工作的有效性，应从以下几个方面来实现档案管理信息化建设的需要。
首先，转变观念，把传统理念变为现代创新思想。我们说的传统档案管理模式在迈向信息建设的发展方向中，必然会发生思想的碰撞，但要解决问题的关键，需要从决策者开始，也就是说，要得到企业管理者的重视。我们可以通过明确档案信息化建设的重要作用以引起企业领导的重视，从而使领导者发现企业的传统档案管理存在漏洞，需要转变管理模式。
其次，要积极探索电子档案管理工作。企业档案管理部门要尽早做好电子文件信息的归档与收集，及时建设企业电子档案管理中心，这是企业电子文件归档与管理系统的一种制度创新。企业档案管理部门这样的管理中心，可以解决数字企业电子档案归档的根本问题，并将所有电子信息集成到档案管理部门，实现档案管理多终端实现服务。
最后，由于档案信息工作是一个技术程度较高的管理工作，除了掌握相关的档案管理理论，还要熟悉计算机操作，然而，要实现档案信息化建设，我们必须高度重视人才队伍建设。企业档案管理部门应重视信息管理人才的培养，并满足其建设的需求。企业可为一些在职的档案管理人员加强其继续教育工作，给他们提供更多的学习机会，使他们能始终保持其领域内的最新专业技能，以确保档案管理人员具有足够的信息素养，能出色地完成企业档案信息管理的工作。
五、结语
总的来说，档案管理信息化建设改变了传统档案管理的思想，构建了周围环境的档案管理和档案模式。信息化建设也为企事业单位的档案开发利用提供了更方便的服务，从而为档案在社会活动中发挥更大的作用，加强社会信息的传播和共享。
参考文献：
[1]万艳燕.浅谈档案信息化建设的几点思考[J].世纪桥，2013（01）.
[2]洛旭.档案信息化建设中应注意的几个问题[J].攀登，2013（02）.
[3]蔡艳莉，邓莉萍，邓晓.高校档案数字化建设实践与思考[J].黑河学刊，2013（06）.
[4]唐晶，彭鑫.网络时代档案宣传工作的新思路[J].机构与行政， 2013（03）.
[5]胡月.浅谈档案数字化[J].中央社会主义学院学报，2013（02）.
[6]侯润昌.城建档案信息化建设与管理思路探索[J].产业与科技论坛，2013（06）.
但不可否认的是，随着人民群众司法需求的增长，法院诉讼档案管理体系在组织设置、制度建设、科技管理等方面也逐渐暴露出诸多与形势任务不相适应的问题，亟待完善。其中最为突出的是缺少整体规划和统一标准，在库房建设、信息化建设等工作中，各家法院各自为政，导致一方面是重复建设、形成浪费，另一方面又因财力等因素导致库房不足、管理系统难以完善，各院之间无法兼容，致使诉讼档案跨院、跨省借阅难以实现。为此，建议从诉讼档案管理的自身规律和未来发展趋势综合考虑，有效整合各类资源，在高级法院设立诉讼档案管理中心，建立中心库房，统一保存、管理实体档案，同时，走科技强院之路，充分利用高科技手段，将单一实体档案转换为实体档案和数字化档案并存，实现档案管理工作真正意义上的信息化，从而全面提高诉讼档案管理体系的整体性、科学性、规范性。
一、当前诉讼档案管理工作中存在的主要问题
(一)管理体制不健全
1、基础规定过于滞后。当前法院档案管理工作依据的法律法规是《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》和《机关档案管理工作条例》以及最高法院法(办)发[1991]46号文件的有关规定。其中，制发于1991年的46号文件(包括《人民法院档案管理办法》等8项规章制度)是当前法院档案管理工作的基础。由于46号文件中的相关规定已经严重滞后，不能适应当前法院档案管理工作的需要，一线法院档案管理部门迫切需要一套适应新时期工作，便于执行的诉讼档案管理办法。
2.管理模式不科学。目前是各级法院各自管理本院自身形成的诉讼档案，在管理上只重层级，不重集中统一。由于大多数基层法院的人、财、物力量有限，实践中诉讼档案库房严重不足、档案人员匮乏成为普遍现象。同时，由于各自为政，不同法院的规定不尽相同，加之实体卷宗使用不便、借阅环节上的安全无法充分保障等特点，导致跨院、跨省借阅诉讼档案时难度较大，法院之间、检法之间因此产生的矛盾日益凸显。
3.管理手段不专业。其中最为突出的就是归档率的统计不科学，没有标准的统计办法，依据各法院信息化程度的高低做法不一。一般在审判管理软件中未包含归档管理项目的法院，是依据各业务庭自己上报的应归档数和未归档数据来统计归档率，无法做到客观全面。
4.监督、激励机制不完善。目前，法院档案管理工作是接受档案局和高级法院档案管理部门的双重业务指导。法院系统自身至今还没有设立专门针对档案管理工作进行表彰的项目，尚未形成有效的激励机制。
(二)信息化过程中标准不统一
当前，在“科技强院”思想的指导下，全国各地法院加快了信息化建设进程，诉讼卷宗数字化作为其中一项内容，也正在蓬勃开展。但是由于大多数都是各级法院各自独立研发管理软件，在设计上对档案管理项目的归属未能形成统一的指导思想。由于诉讼档案的专业性，一些普通的电子文件标准并不能完全满足未来诉讼档案信息化的系统整合和数据共享需求，必须尽快制定与诉讼档案需求相匹配的、统一的设备标准、参数标准、接口标准。
(三)人、财、物保障不到位
1.库房紧缺。近年来，随着案件数量的激增，诉讼卷宗档案数量剧增，所需空间急剧膨胀。而纸质实体卷宗具有原始性与不可替代性，因此即使诉讼档案卷宗已经电子化，其仍需保存。按照规定，诉讼档案保管期限最短的也要存放30年。囿于建设规划标准及客观实际，因诉讼爆炸本已在审判办公用房方面捉襟见肘的各基层法院，无力、无处再扩建档案库房，档案库房严重紧缺。
2.人员编制短缺。法院系统是严重缺人的国家机关之一，“案多人少”的矛盾十分突出，法院有限的编制只能向一线审判部门倾斜，难以再为档案部门配齐、配足人员。基层法院档案管理工作总体局面是人少事多，忙于完成查收卷宗等基本任务，无力再进一步开展档案管理创新与编写档案史料等档案编研工作。
3.卷宗移转不安全。诉讼档案在审判过程中频繁流转不利于诉讼卷宗的安全。从一审、二审、申诉、再审、执行、抗诉等程序中的调卷、退卷过程中容易发生卷宗的损毁丢失。
二、完善诉讼档案管理体系的设想
(一)构建新的档案管理组织架构和科学的管理机制
1.设立各省法院档案管理中心和中心档案库房。《档案法》第二条明确规定，国家一切机关团体、企事业单位和其他组织所形成的档案必须归国家所有;第五条规定，档案管理工作实行统一领导，分级管理的原则。诉讼档案是国家档案全宗的重要组成部分，法院是国家审判机关，以法院为全宗单位，以全宗为核心，实行诉讼档案的分级集中统一管理是维护诉讼档案真实性、可靠性的有力保障。长期以来各级法院各自管理其产生的诉讼档案，只是做到了分级管理，没有体现集中统一的优势。
建议在高级法院以及部分中级法院设立集中统一管理辖区诉讼档案的管理中心，建设中心档案库房集中存放基层法院的纸质卷宗。基层法院仅保留周转库房，保证实体纸质诉讼档案形成后5年内的存放和保管。
2.建立健全诉讼档案管理制度。建议最高法院尽快组织各法院通过认真细致的调研论证，制定新的诉讼档案管理制度办法，重点强调明确以下四方面内容:一是确定卷宗材料的排列顺序。重点关注新增类型材料的放置位置。二是在立卷归档制度中强调卷一的索引功能。三是对照新修订的民事诉讼法等法律法规及司法解释，重新制定案由和保管期限的相关规定。四是建立科学有效的归档率统计模型，为各项考核提供公平、有力的基础数字。
3.创新管理方式。一是建立调离人员档案交接监督机制。二是搞好配套开发。探索研发裁判文书制作系统，将裁判文书从启动、呈批、审查、印刷的整个流程电子化，达到真正的无纸化审判。
4.科学配置人力，强化业务培训。档案管理工作本身具有较强的专业性，法院的诉讼档案具有更强的专业性。不论采用何种编制的人员，都应当保持档案队伍的相对稳定，保证档案人员政治过硬，不断提高档案人员的业务能力。
5.完善激励机制。可以考虑设立法院档案管理先进工作者奖项，以充分调动法院档案管理工作人员的工作积极性和主动性。
(二)诉讼档案信息化的解决思路
1.标准先行，科学规划。档案的信息化建设必须以科学发展观为指导。建议由最高法院根据诉讼档案管理的实际需求出台法院系统的诉讼档案的电子化标准，指导和规范全国各级各类法院诉讼档案电子化。在当前不能够统一开发商和统一应用软件的情况下，作为诉讼档案电子化的基本依据，并采取相应措施促使各级法院在系统开发中严格遵守，以便于在今后的发展中实现数据结构的统一。
2.建立统一的诉讼档案管理软件。各行各业应用管理软件的统一是大势所趋。建议由最高法院统一标准，统一软件，保证最高法院对全国法院诉讼档案资源的有效采集，真正实现由上到下的四级档案管理体系。
3.创建电子档案查询体系。全国法院系统均实现电子化归档后，在四级法院建立一个完整的电子档案查询系统，与现有的法院案件信息管理系统整合在一起，凡是上诉或进入审判监督程序的案件，根据一定的审批程序，向有关法官开放电子卷宗。这样可以极大地减少审判过程中的调卷量，缓解审判庭和法院档案部门的工作压力，也可以减少卷宗在调阅过程中出现的冲突及案卷丢失的风险。
4.诉讼案卷数字化并卷。在诉讼档案管理中，同一原、被告的案件在不同的审理阶段会形成不同的卷宗，如减刑假释案件、申诉复查案件、再审案件、执行案件的卷宗原则上都应该采取并卷的方法进行管理，达到全面掌握案件各阶段审理情况的目的。
