时间：2023-06-19 16:15:57
开篇：写作不仅是一种记录，更是一种创造，它让我们能够捕捉那些稍纵即逝的灵感，将它们永久地定格在纸上。下面是小编精心整理的12篇供应商审计管理，希望这些内容能成为您创作过程中的良师益友，陪伴您不断探索和进步。
【关键词】 内部审计； 信息化； 供应商
中图分类号：F239.45 文献标识码：A 文章编号：1004-5937（2014）12-0072-02
信息技术已经成为社会各领域变革的推动力，是社会生活不可或缺的、重要的基础产业。以信息化为本质特征的企业新变革在世界范围内早已拉开大幕，信息化在企业管理层面已经“无处不在”。在党的十报告中“信息化”一词出现了12次。内部审计信息化也已经在如火如荼地进行中。早在2007年中国内部审计协会就曾以“信息化环境下的内部审计”为主题开展了理论研讨暨经验交流活动。2013年中国内部审计协会更是直接将“内部审计信息化”确定为理论研讨的主题。内部审计信息化建设是信息科技高速发展的要求，也是顺应整体行业发展趋势的必然选择。
在内部审计信息化建设中，企业通常需要选择外部供应商，可能是咨询公司，也可能是软件开发服务商或是IT设备供应商与企业自身组成联合的实施团队开展建设工作。因此在建设过程中供应商对整个项目至关重要。常常出现的一个风险是直到实施过程中才发现供应商无法满足企业的需要或者工作质量无法达到企业的要求，而此时企业无法再次冒风险重新选择供应商或者采取某些措施来督促供应商，某种程度上就是我们所说的被供应商“绑架”了。那么在内部审计的信息化建设中如何有效降低这种被供应商“绑架”的风险呢？
一、风险的具体表现
在内部审计的信息化建设中，企业通常会聘请外部的业务咨询商和系统实施机构协助企业一起进行建设工作。笔者统一将这些咨询商或者实施机构称为供应商。在内部审计信息化建设过程中，企业被供应商“绑架”的风险具体表现为如下情形：
第一，企业在前期选择过程中将供应商价格压得过低，给供应商的利润空间太少。供应商为了保证自己的收益，在实施过程中仅在形式上符合合同的要求，给信息化建设的质量带来风险。比如在系统建设的过程中在一些可选择质量的软件或者硬件的配置上选择了较低水准的配置，这就给内部审计信息系统的质量和未来运营保障带来很大的风险。
第二，实施过程中供应商才告诉企业一些风险事项，逼迫企业不得不增加成本。比如在实施过程中才指出配置较低可能风险较大，让企业自己决定是否要选择更高、更好的配置，前提是企业要为这样的升级增加成本。
第三，实施中企业发现供应商无法满足自身的需要或者质量、进度上无法满足企业的要求。比如在业务咨询的过程中企业发现供应商对相关业务情况不够熟悉，甚至对某种体制下的内部审计机构工作内容等没有很深入的了解。更为常见的情况是虽然供应商可能对内部审计方面的前沿咨询经验以及最佳行业实践比较了解，但由于对企业的情况了解不够，无法将这些前沿理念、最佳实践与企业实际有效结合，从而也无法提出真正能为企业内部审计信息化建设增加价值的建议。
但是在实施的过程中，合同、招投标文件等双方协议中没有能够准确地用来控制此项风险的条款。而这个时候，企业的内部审计信息化建设可能已经进行一半甚至更多，由于项目进度要求等诸多现实的限制，企业不可能在项目进行中再更换供应商。
诸如上述种种情形，企业在某种程度上都存在着被供应商“绑架”的风险。
二、风险产生的原因
笔者试着从内部审计信息化建设的全过程链条即从内部需求确认到供应商选择、合同签订、项目实施过程控制等查找上述风险产生的原因。
（一）企业对内部审计信息化建设的定位、目标、内容等不清晰
在内部审计信息化建设中，首先企业自身需要对信息化建设的目标、主要内容、可能存在哪些困难和风险等事项有清晰的认识。换句话说，企业需要清楚地知道我要做什么、怎么样才能达到目标、在达到目标的过程中可能有哪些风险和困难。
从内部审计的信息化建设来讲，清楚地知道这些事项要求企业对于内部审计业务定位、内部审计未来的长远规划等要有清晰的宏图。因为信息化本身只是手段，不是目的，内部审计信息化建设的目标是要通过固化管理流程和业务流程，以内部审计信息系统平台为依托，为企业提供统一的审计标准和规范、管控手段与工具，促进与提高内部审计工作的效率和效果，实现内部审计更好地履行“确认与咨询”的职能，实现内部审计“促进组织完善治理、增加价值和实现目标”①的目标。
（二）供应商选择失误
企业清楚地知道自己的目标和内容后才会知道需要选择什么样的供应商能够满足自己的需求。内部审计信息化建设中供应商选择失误的原因可能有：
1.供应商组合确定不当
在内部审计信息化建设中，企业根据情况的不同可能选用以下几种供应商组合：
（1）仅仅选择一家供应商，同时承担业务咨询和内部审计信息系统开发工作；（2）选择两家供应商，一家承担业务咨询的工作，另一家主要负责内部审计信息系统的开发；（3）仅仅选择一家供应商，主要承担内部审计信息系统开发的工作。此外，采用一家供应商总包，再由其分包的方式也是常见的。每一种供应商组合都有其优势和劣势，具体看企业真正需要哪一种。
内部审计信息化建设前期必然需要对企业现行的内部审计制度规范、审计管理、审计作业等各个业务流程有详细的梳理。此阶段需要大量的业务咨询工作。如果企业认为自身内部审计机构专业人员力量充足，能够自行完成此阶段工作，那么仅需选用内部审计信息系统开发商即可。
如果企业希望借助于内部审计信息化建设的契机，对企业内部审计进行全面诊断和提升，那么很可能需要借助于外部专业咨询机构的力量才能够完成工作。在这种情形下企业又面临两种选择，是选择一家咨询商同时承担业务咨询和系统开发的工作，还是选择两家供应商分别承担业务咨询和系统开发的工作。从企业内部来讲这很大程度上取决于企业对于业务咨询以及业务需求梳理工作的重视程度。
2.供应商选择方式不当
广泛意义上供应商的选择可以采用招标、竞争性谈判、单一来源采购等方式。通常来讲，对于国有控股集团公司来讲，招标是必需的。但是在招标中又有公开招标、邀请招标的区别。公开招标可以吸引尽可能多的供应商进入企业的视野，为企业提供更多的选择。而邀请招标对于企业来讲，可能更具有目标性，一定程度上保证被选择的供应商能基本满足企业的需求。内部审计信息化建设属于专业性较强的业务。如果将内部审计信息化建设当成产品的话，可以说内部审计信息化建设是属于特异性比较强的产品。无论选择哪种方式，企业在确定选择方式前都需要充分了解内部审计信息化供应商行业情况，尤其是各主要供应商的情况。这些了解也有助于企业在进行供应商选择时使用适当的筛选条件。
3.供应商筛选条件不当
供应商筛选条件是指企业设置的一些必要条件。这其中供应商一方面要满足基本的条件，比如供应商的规模、注册资金等硬性的表面条件。另一方面，供应商有过同类企业同类规模的内部审计信息化建设项目的经验、熟悉现行的内部审计信息系统在行业内的使用情况等，甚至包括供应商拟派驻的项目经理、项目成员的履历情况等。如果这些筛选条件设置不当，可能不合适的供应商会被纳入，同时也可能导致一些优秀的有潜质的供应商无机会进入。
（三）合同条款约定不到位
合同是约定双方权利和义务的法律文件，其中详细列示了企业的需求和权利，也明确规定了供应商的义务。
在内部审计信息化建设中，除通常的合同条款外，应该将具体的工作目标、内容、交付物、时间进度、质量要求等关键信息以专门的合同附件列示清楚。工作内容、交付物、时间进度诸如此类关键要素的约定极大地影响着此后项目实施过程中双方的权利和义务。假如在实施过程中，企业需要增加工作内容或者交付物都可能给供应商增加工作量，供应商可能以此“要挟”企业。
（四）项目实施过程控制措施不足
此处所指的项目实施过程是指合同签订后至项目验收前的整个过程。仅有前期的保障并不够，真正的实施过程中的控制更是重中之重。企业不可能放手，任由供应商去干。在内部审计信息化建设实施过程中企业需要有完善的进度、质量、需求等多方面的监控和控制措施，有重点、分阶段地对供应商提供的服务和工作进行监控才能够保证供应商按照合同的约定按期保质完成相关工作。比如在工作开始前，详细的工作计划、明确的时间点是监控项目进度的重要保障，而进行过程中，对供应商提交的相关交付物及时地进行严格的质量把关则是质量保障的重要措施之一。
三、降低风险的建议与措施
1.企业自身要清晰地界定内部审计信息化建设的目标、内容。企业对内部审计信息化建设要有清晰的认识，对于其中可能的困难以及企业关注的重点要明确。
2.在内部审计信息化建设目标清晰、任务明确的基础上，企业要采取适当的调研方式了解行业情况包括主要供应商的情况、各自的优势和劣势等信息，合理确定供应商筛选条件。在此基础上根据业务需求确定供应商组合方式，并且在合法合规的前提下确定恰当的供应商选择方式。
3.对于内部审计信息化建设工作目标、内容、交付物、时间进度、质量要求等关键信息以及企业和供应商双方的权利和义务要在合同条款中清晰地界定。尤其对于违约条款和质量控制条款，企业要充分地做好风险防范的准备。
4.在内部审计信息化具体建设过程中，企业要采取包括进度、质量、需求等多方面、全方位的过程监控和控制措施，及时发现可能出现的问题，保障内部审计信息化建设按时保质完成。
【主要参考文献】
[1] 倪明，徐福缘.IT设备供应商信息化服务能力的实证研究[J].经济问题探索，2006（10）：75-80.
[2] 陶毅，贺凌倩.中国企业信息化现状、问题和出路[J].工业技术经济，2003（1）：21-23.
[3] 曹燕，常京平.企业内部审计信息化战略研究[J].会计之友，2010（28）：52-53.
通常的网上竞价流程是由两块组成。一是采购方流程：采购计划的确定、竞价信息、供应商注册、竞价环境测试、商务参数设定、延迟时间选择、根据竞价结果确定供应商。二是供应商流程：接受采购方竞价项目信息、提出竞价申请注册、确定竞价策略、在规定时间内上机操作熟悉竞价要求规则、根据策略限时报价，如被选中则与采购方签订合同。分析网上竞价流程可知，采购计划的确定是由企业生产需要、仓储补充需要而确定的，其中的产品名称、品种规格、计量单位、产品数量等均是网上竞价采购项目数据的直接来源。采购方确定竞价项目后，将项目与要约详细组成文件，在网上上传。供应商对竞价信息研究后，愿意参加竞价的，向采购方提出竞价申请，并上传竞标文件，参与项目竞价，而后正式开始网上采购。对这一采购方式的审计监督，同样要看企业的内部控制制度和管理环境，内部控制健全、管理规范，各控制点反映的信息真实可靠，可以采信的，则可以对采购计划、供应商管理等节点进行抽审，或事后检查，把精力集中在商务参数和实时监控上；反之，实行全过程事前审计，审后才能进入下一个节点。
一、竞价项目审计要点
网上竞价采购是通过集约化的竞价艺术，在确定最高采购限价后，使物品价位越来越低，已竞争获得远低于采购限价的实际成交价。这种方法通过软件，在网上实施，其采购物品具有以下特性，这些特性是审计判断采购项目能否实施网上竞价的基本要点：
(一)具有数量性采购的物品不是独家生产的，有广泛的供货单位，至少具备三家供应商；物品的供应数量大于需求数量，既供大于求，处于买方市场，具有竞争的基本要素，通过人为营造，可以引起激烈的竞争氛围；采购数量足够大，必要时可以将分散的数量集中，以形成批量性采购，对生产单位或供应商具有较大的吸引力；每一标的采购金额可以设限，一般不低于10万元，但具体要看企事业单位的实际情况，如果是文具用品、日用杂品金额放低些，如果是生产资料可以放大些；采购条件、采购要求、采购标准确定的主动权应掌握在采购方。
(二)具有利益性有计划、成批量的采购，其价格应低于市场价格，甚至低于招标与比价的采购价位；不会引起企事业单位采购费用的上升，不因为采购新技术而使采购中发生的费用上升；尽量符合企业原有的供应链管理方式，使企业的管理人员容易接受新技术，企业供应链中的财务、技术、物流、交流、客户关系等环节不被更改和破坏，不影响企业的正常生产经营活动。
二、供应商管理审计要点
作为采购方的组织者对供应商进行管理，审核供应商的资质，赋予供应商在本项目中的竞价权限，被授予权限的供应商可以在线下载竞价文件，如果确定要参与竞价，则将竞标文件上传，参与竞价项目。如采购方对ISO质量认证有要求的则从其规定。审计要点是：
(一)条件的符合性能否独立承担民事责任，注册资本是否在50万元以上的法人和其经济组织；遵纪守法、规范经营、依法纳税，有无违规违纪历史，财务状况是否良好；技术保障是否可靠，诚信记录有误不良反映；是否具有良好的履约能力和售后服务；具备上网的一切条件。供应商必须向采购方提交：企业营业执照和企业组织机构代码证、税务登记证、上一年财务报表、相关资质证书、电子邮箱地址、采购方要求提供其他材料的原件和复印件。采购商在规定的时间内，决定是否授予合格供应商资格。
(二)竞价方式可选择性网上竞价采购由公开竞价和邀请竞价之分，选择的条件与范围和招标采购相似，审计要特别注意，许多企业在提供的企业网站界面不能区分，造成很多误会，该公开的不公开，全部变成邀请竞价。在编制的软件中要求：公开竞价的，供应商点击“申请注册”或“申请参与”进入企业网站；邀请竞价的，供应商点击“接受邀请”或“响应竞价”进入企业网站，可上传相应的竞标文件。对同样物品多次重复竞价的不可重复邀请相同的供应商，每次的选择应有所变化，以防供应商串通或采购舞弊。
三、商务参数审计要点
商务参数的主要内容有：竞价起始时间、竞价起始价格、每次降价限额、竞价设定时间、竞价延迟时间。这些参数选择的合理性，将对整个网上竞价开展的成功与否起到关键作用。所以这部分内容是网上竞价采购审计的重点。
关键词：制造企业；内部控制；采购环节；内容；措施
一、制造企业采购环节的相关内容介绍
制造企业的采购环节工作质量影响生产环节的成本和效率，是制造企业成本把控工作的源头。采购环节包括供应商选择、采购合同拟定等工作，因此制造企业要想提高采购环节的稳定性和效率性，就要重视供应商选择和采购合同拟定等工作的重要性。采购环节的内部控制工作直接影响到制造企业整体内部控制水平，对企业组织运行效率和质量把控工作有着直接的影响。采购是企业从供应市场获取产品和服务的重要方式，也是企业获取外部资源的重要方式，有利于企业之间的分工协作，是经济主体间协作体系构成的重要内容。采购活动可以根据不同的方式分为直接采购和间接采购，采购过程包括商品的流通和资金的流通，是企业利用外部资源弥补自身不足的手段，有利于制造企业通过外部资源配置将经营风险进行转移，制造企业在发展过程中可以与供应商共同分担风险，共同承担市场价格变动带来的经营困难和成本上涨压力，因此制造企业采购环节对企业生产经营具有重要的意义。
二、制造企业构建采购环节内部控制体系应该采取的措施
制造企业采购环节中的主要内容可以分为供应商选择、采购合同和采购成本控制等内容，因此采购环节的内部控制体系可以从上述方面入手：
1.供应商的选择
供应商的选择直接影响到制造企业产品的生产效率和质量，上流供应商产品价格直接影响到制造企业产品价格优势的强弱，因此制造企业要谨慎选择上游供应商，对供应商进行全面的调查并进行合理的评估，降低制造企业与供应商之间的交易成本，为制造企业稳定生产提供必要的条件和保障。在供应商的选择方面，制造企业往往会设定重要材料供应商选择标准，提高供应商选择的规范化。制造企业应该明确供应商筛选程序，应该对供应商的产品质量进行对比，通过询价比较和实地考察等方式对供应商进行评价，与供应商的选择标准进行配比。制造企业应该设定严格的考核程序和指标，对材料的质量和供应商的实际情况进行评估，减少信息不对称带来的风险。质量高的供应商可以降低采购合同签订后的道德风险问题，减少纠纷等问题出现的概率。供应商的选择有助于制造企业风险的分散，制造企业可以通过与稳定的供应商建立长期的合作关系，可以提高供货的稳定性和货物质量，也可以保证供货的及时性，同时还可以获得宽限的付款期限和价格优惠，降低制造企业与供应商之间的交易成本，提高交易的效率和协作效率。
2.采购合同的控制措施
采购合同是内部控制工作的重要环节之一，因此制造企业要重视采购合同的合法性和明确性。首先，制造企业构建采购环节内部审计体系，可以对合同的签约、合同结算和物料需求进行全方位的审计。签约审计的重点内容就是要对采购合同中的盲目采购和虚假采购等问题进行核查，以便为解决成本虚增等问题提供条件。同时，制造企业要对采购计划进行审计，保证按需采购，提高采购计划的真实性和合理性，进而提高资金的使用效率和收益。其次，制造企业应该提高采购人员先平库后采购的原则，对供应商选择和产品质量价格进行严格的控制，建立、健全采购制度和流程，及时跟踪合同执行进度，以便保证合同结算工作的顺利开展。制造企业开展物料需求审计也是构建采购内控制度的重要内容，物料需求审计可以核查实际计划用量和实际用量之间的缺口，对防止物资短缺和非法变卖等问题有监督作用。最后，制造企业要审查采购合同价格，应该建立市场价格跟踪机制，要及时了解市场价格走势，可以采用价格咨询法和最高限价法对采购价格进行控制，掌握采购价格的升降幅度，全面了解价格变动因素，进而控制或者改变影响价格变动的因素，提高价格的稳定性。制造企业可以建立价格信息管理系统，根据已经签约的价格完善价格数据库，做好自动比价和不断修正工作，从而降低人工测算价格的成本。
3.采购成本的控制措施
制造企业在构建采购环节内控制度的过程中要重视采购成本控制，这是内部制度的目的，也是内控制度建立的核心内容。做好采购成本控制，首先应该健全采购定价机制，可以采用招标采购、询价采购和动态竞争采购等方式合理确定采购价格。招标采购可以让制造企业对材料供应商进行合理挑选，企业也可以通过招标建立采购材料价格档案，分析厂商价格差异的原因，对于制造企业需要采购的关键材料，企业应该建立价格评价体系，并根据采购的需要对归档的供应商询价，了解产品的质量、品质、交货时间和售后服务等重要信息，要在保证材料质量的前提下控制采购价格。其次，采购部门应该要重视供应商多元化，可以根据供应商的商誉信用、产品质量、价格优势、售后服务和地理位置等要素对供应商进行分类，对供应商进行差异化管理，了解各个供应商经营范围，及时了解行业的动态变化和发展，提高新技术的应用。第三，制造企业要对企业采购的材料进行分类管理，对单位价格较高的物料进行严格管理，了解行业价格变动情况，可以设置物料行业记录卡，并将每日行情和采购价格变动进行记录，可以选用记录卡对价格进行跟踪，以便制造企业及时作出价格调整的决策，减少信息不对称问题带来的经营风险和成本虚增等问题。
三、结语
制造企业要重视采购环节的成本控制工作，建立健全内部控制工作，对采购环节进行严格审查，保证采购流程的规范性和合法性，以便为降低制造企业产品成本提供必要的条件。制造企业应该选择高质量的供应商，并要明确采购合同的内容，对采购合同的价格条款和质量条款进行审计，并要在保证材料质量的前提下控制采购成本，为制造企业的发展提供财务保障。
参考文献
[1]禹冬青.如何加强制造企业内部控制[J].财经界：学术版，2014，（12）：82．
以下几个主要问题正在使供应链风险更加普遍：在当今经济中监控风险的传统方法的无效性；压榨供应商使企业成本削减的规则；财务部门和采购部门的分离。
监督风险的老方法巳不再有效。仅仅监控供应商的信用评级或者让分析师对供应基地进行年度，甚至季度财务收支审计通常会忽略日常交易中的早期预警信号。在当前风云变幻的经济环境之下，许多公司还没有使用与之相适应的监督风险的方法。2009年11月，巴斯威尔(Basware)完成了一项跟踪研究，阐明了全世界的CFO和CPO(首席采购官)们面临的包括供应商风险在内的战略问题和挑战。有趣的是，在之前进行的“控制的成本”调查中，我们发现许多公司都错误地致力于识别他们供应链中主要的破坏性事件，却没有解决更小的、增量问题方面的更有可能发生的风险，比如供应商在产品质量和服务方面的偷工减料，或者努力用别的方式满足客户的需求。
削减成本“新标准”的现行经营方式加剧了未能实施持续供应商监管所引起的问题。目前，公司实施有效成本削减措施的急迫性超过了对长期投资的关注度。一些行业(比如汽车制造业)为了缩减短期开支正在与供应商进行艰难的谈判，但是这些供应商需要确保收支相抵。当供应商被迫屈从不切实际的要求和显著的价格下降时，他们的现金流、获利能力，甚至生存能力都会受到影响。在对CFO和CPO的采访中，我们发现他们大多都关注供应链方面因为不停的成本削减而导致的不稳定性，并且他们也正在努力采取措施使供应商在不受影响的情况下保持低成本，比如通过自动化提高效率。
财务和采购分离的风险
增加供应链风险的另一个因素是CFO和CPO之间的分离。财务部和采购部之间的矛盾主要集中于所有权问题、权限和透明度，在谁该负责的问题上以及谁应该拥有供应链所有权的分歧上缺乏清晰度。
对CFO和CPO来说，在他们不知道应收账款(AP)和采购方面真正发生了什么，以及没有接近财务价值链关键信息的通行证的情况下，而在解决供应链风险方面变得真正的有效率和有经验是困难的。CFO和CPO需要实时观察公司在多个领域，比如厂商、地区、货币和行业等披露的信息(比如现金流和供应基地方面的信息)。公司还需要一定的可视性来满足法规和政策需要。没有适当的可视性和一方对另一方的购买一支付功能的控制，公司不会注意到未记账的负债，他们不会知晓钱花在哪些方面以及如何花的，并且他们也不能有效地管理开支和现金流。当采购部门拥有公司支出计划的信息时，应付账款就可以反映钱实际上是如何花的以及花在哪些方面，即支出管理计划是如何实施的。只有在公司采购和应付账款程序都可见的情况下，有关供应商风险的重要信息才是容易取得的。风险的预警信号可以从供应商在采购和应付账款方面的表现识别出。例如现金流少的供应商可能有着较高的破产风险，会要求更短的支付期限以及为了让买者提前支付而授予更高的折扣。
值得注意的是，虽然CFO认为供应商的稳定性是财务战略中--的一个主要风险，但是他们并没有充分认识到采购对保持组织财务状况健康的价值。实际上，除了最小化风险以及确保供应商的稳定性，采购还能找到节省开支的方法，比如巩固供应商、获取数量优惠和提前付款折扣等等。举个例子，一个公司可能同时有几个供应商在提供同种商品或者产品，通过锁定订货在少数几个供应商，则可能协商出更好的总体价格以及更满意的付款期限。
怎样管理风险
许多世界级的公司能够识别和管理供应链的风险，以下是对他们进行得最好的实践的总结以及印地安那大学凯莱商学院经营管理专业副教授马克弗洛里奇提出的有关如何有效控制风险的建议。
内部审计队伍定位风险。内部审计员经常被许多职责压得喘不过气来。这些职责包括分析运营的有效性和财务报告的可靠性，防止和调查舞弊，确保财产的安全，以及遵守法律和规章。在如此沉重的职责压力下，内部审计员通常会把供应风险放在比较次要的地位。然而对于一个内部审计组来说，在分析应付流程和供应商风险方面担任一个关键角色是重要的。企业不应该认为供应链风险仅仅是采购、财务或者是经营方面的问题，因为它涉及到商业运作的许多领域一从基本的采购到IT共享服务的外包、人力资源和生产制造。通过建立一个采购一付款的平台，采购部和财务部能帮助内部审计人员识别供应链上潜在的风险领域。他们还可以帮助识别出隐藏着不稳定性的供应商行为，比如强烈要求更短的付款期限，或者是给予更大的提前付款折扣。
打破财务和采购之间的障碍。只有通过战略合作，这两个部门才能做出对公司总体有益的决策。CFO和CPO在很多方面都有共性和相同的目标，比如缩减开支，监测和控制风险，巧妙得利用技术和过程以取得更大的透明度和更大的价值。CFO和CPO可以通过合作有效地削减开支，获得关键的可见性和控制，减少潜在的债务。在购买一支付整个循环过程中透明度高的企业最有能力管理和监测风险，并且从经济衰退中脱离出来进入最佳状态。打破CFO和CPO之间的障碍可能具有挑战性，但以下几条建议可以让这两个部门有效地联合起来解决供应商风险和其他关键问题：
创立一个大股东的指导委员会，这个委员会主要负责协调和关注购买一支付过程的合作。让财务经理、采购经理、CFO、CPO等中高级管理人员加入这个委员会是非常重要的。
明确委员会要达到标准的和目标。根据目标分配角色和任务，并定期开会以检查进展情况。
确保所有花销、供应商、付款和其他相关的即时数据对每个人都可见。当主要的财务决策制定者对花销和采购一付款的流程有着既独特又统一的见解时，他们便能识别出重要问题和关键领域，从而制定出更好的财务决策。
根据之前的研究，自动化水平越高的公司财务和采购之间的融合性越好。
使整个财务价值链可见。企业正在运用自动化方法使购买一支付流程可见，这种方法包括收集相关信息(通常来自ERP和财务系统)，和在这些相关信息基础上进行分析、报告和决策。如果从购买计划到结账等与企业支出相关的所有方面都可见，就能通过数量折扣和其他活动来识别出自己的支付习惯和发现削减支出的机会，同时还可以通过观察供应商的行为迹象来识别潜在的风险。
采购一支付的自动化流程――从供应商选择、合同管理、购买、供应商协作到自动计价――提高了信息的可见性，并且使财务和采购方面的专家能及时获得准确一致的信息。自动化除了有助于企业监测、管理和改善供应商关系之外，还能帮助企业管理开销、现金流和营运资金。企业通过观察购买和发票信息来识别供应商在
质量和交货方面任何潜在的变化，并依照这些信息调整支付和其他条款来帮助有需要的供应商。
积极寻找供应商的行为迹象。如果财务价值链可见，可以通过分析供应商的行为动态来预测风险。根据度量的标准，诸如潜在的质量问题或供应商绩效问题亮起的红灯就可预见。使用自动化系统可以根据设计好的KPI来收集行为问题方面的信息，比如采取折扣的趋势、支付条款的变化、交货日期、交付准确数量和质量的货物、在发票到期之前频繁催款等行为问题；使用自动化系统可以审核带有印花的供应商运输票据――把订单同零售商实际运送到仓库的货物以及他们实际上签单的货物进行比较。供应商行为动态方面的信息会让公司对他们日常的财务状况有更好的了解。把这些信息同财务和银行数据结合起来，就会获得任何问题的早期预警信号。
对供应商进行排序。确定哪些供应商是经营中最重要的。例如负责大部分订货的供应商和提供关键商品和服务的供应商。一旦对供应商进行了排序，就能确定如何同顶级供应商保持伙伴关系来支持公司业务的稳定。
使用自动化方法收集有关供应商风险的关键信息。五方向匹配法使公司能够确保购买一支付整个流程的以下所有环节都连贯一致：账单、交货的时间、货物的质量和数量、合同条款、发票。购买一支付软件能自动匹配和核对一张发票的五个方面：发票信息、采购订单、收到的货物、质量检测和一个完整的跟踪审计。既然五方向匹配法对所有的商业运作都重要，毫无疑问它在全球供应链中也是至关重要的，因为在全球供应链中，订单从世界的一端传递到另一端可能间隔几个星期，甚至几个月的时间。此外先进的自动化系统还能进行多方向匹配，在多方向匹配法中，除了那五个标准，任何一个匹配点都可以包括在购买一支付链中，例如公司可以校验违反任何既定商业规则的发票，这些商业规则可以是：公司政策和实践(实际合同)、购买合同之类的合法的具有约束力的合约、记账规则、采购凭证(如电子订购单、货物收讫回执等)以及供应商信息之类的基本数据。
2009年的脚步即将迈向身后，回想走过的脚印,深深浅浅一年时间,有欢笑,有泪水,有小小的成功,也有淡淡的失落。2009年这一年是有意义的、有价值的、有收获的。在工作上勤勤恳恳、任劳任怨，在作风上廉洁奉公、务真求实。我们树立“为公司节约每一分钱”的观念，积极落实 一、组织实施“阳光采购策略”—---公开透明的按采购制度程序办事，在采购前、采购中、采购后的各个环节中主动接受审计及其他部门监督。
2009年我们进一步强调采购工作透明，在采购工作中做到公开、公平、公正。不论是大宗材料、设备还是小型材料的零星采购，都尽量多的邀请相关职能部门参与。即使在时间紧，任务重的时候，也始终坚持这个原则，邀请审计部相关人员一起询比价，采购前、采购中、采购后的各个环节中主动接受审计监督。即确保工作的透明，同时保证了工程进度。
1、完善制度，职责明确，按章办事。
2009年通过组织学习《采购管理战略》和公司iso9000质量管理体系文件，通过换版之机完善了更具操作性的《材料、设备采购控制流程》、《采购及供方评价作业指导书》等采购管理制度。制度清楚，操作有据可查，为阳光采购奠定了理论基础。
2、公开公正透明，实现公开招标。
采购部按项目部和施工单位上报的采购计划公开招标，邀标单位都在三家以上，有的多达十余家，并且邀标谈质论价全过程总工办、工程部、审计部、采购部都参与，增加阳光采购透明度，真正做到降低成本、保护公司利益。
3、采购效益全线凸现。
实施公开透明的阳光采购策略后，同等的材料设备价格东和湾比东和银都便宜了，东和春天西区比东区价格降低了3－5％。为公司节约了100多万的采购资金，直观有效地降低了材料设备采购成本。
4、监督机制基本形成。
做好价格和技术规格分离和职能定位工作，价格必须经采供部和审计部，技术必须经工程部和总工办，形成相互制衡的工作机制；防范、抑制腐败。建立材料价格信息库和材料价格监管机制,提高采购人员的自身素质和业务水平,保证货比三家,质优价廉的购买材料,减少工程成本,提高采购效率，提高企业利润。
二、围绕控制成本、采购性价比最优的产品等方面开展工作
2009年采供部继续围绕“控制成本、采购性价比最优的产品”的工作目标，要求采购人员在充分了解市场信息的基础上进行询比价，注重沟通技巧和谈判策略。要求各长期合作供应商在原东和银都、东和湾、东和春天的原价位的基础上下浮5－8个百分点（当然针对部分价格较高而又不降价的供货商我们也做了局部调整）。同时调整了部份工作程序，增加了采购复核环节，采取由采供部副经理在采购人员对材料、设备询比价的基础上进行复核，再由采供部经理进一步复核，实行了“采购部的两级价格复核机制”，然后再传送审计部复核。力求最大限度的控制成本，为公司节约每一分钱。采供人员也在每一项具体工作和每一个工作细节中得到煅练。
三、进一步加强对供应商的管理协调
关键词：内部审计动因公司治理作用
采用传统炼焦工艺技术将煤炭转化为清洁能源谋气来满足城市生活的需要，对提高城市环境质量和居民生活质量具有重要作用。煤炭资源是维系炼焦制气生产的主要生产原料，保证企业对煤资源的需求是炼焦生产的重要环节，煤炭的采、供关系着企业的生存，因此保证煤炭资源供应，满足生产需要.成为企业采购部门的首要重任和管理的个关键环节。
一、影响煤炭采购的因素分析
1.供求关系的影响。根据市场规律，商品的价格主要受供求关系的影响，当供需基本平衡时，价格趋于稳定，当供大于求时，价格呈下降趋势，反之则价格卜涨。
2.价格因素影响。由于煤资源供需不平衡，资源短缺，导致价格变化频繁，增长了煤炭价格。
3.煤消费进人增长周期。(1)据国家统计局统计，中国煤炭消费状况从2001年起，进入新一轮煤炭消费增长周期。 (2)近年来我国国民经济一直保持相对稳定的增长速度，势将推动煤炭消费需求的增长。(3)电力、钢铁、冶金、化l等重点耗煤行业的快速发展带动了煤炭需求，决定煤炭价格的走势。
4.国家政策的影响。煤炭是基础性和不可再生性资源，开采受国家政策的限制、影响较大尤其是现在我国正处在煤炭管理体制改革的阶段，国家政策对煤市场的影响非常明显。
5.安全生产的影响。煤矿生产作为高危险产业，其安全生产状况对煤产量的影响较大，而且对丁煤炭行业稳定发展，煤炭市场稳定运行起着不可忽视的作用。目前我国大多数中小煤矿基础薄弱，安全装备水平低，安全生产形势依然严峻。
6.运输条件的影响。运输条件对煤炭市场具有制约作用。目前全国的整体铁路运力依旧紧张，大多数小煤矿基础设施薄弱，矿区公路和运煤专用公路等级低，难么保证笨重的煤炭产品顺畅外运。铁路运力低，公路条件差，减少了产地煤炭资源向消费市场或终端用户转移的数盘和速度，导致消费市场煤炭资源偏紧。
如何有效地避免以上问题呢?结合企业的实际情况，笔者以更新采购理念，建立采购管理战略观念方向.将企业的采购管理作为成本控制的一个关键环节来考虑。下面对此作简要论述。
二、企业采取的应对煤炭市场紧缺的曹销策略
根据以上分析和面临的煤炭市场形势，企业应更新采购管理理念，建立采购管理战略观念，开拓采购渠道，降低生产成本，为满足生产需要，提高企业经济效益打好前奏。简单地说，战略采购就是以最低总成本建立服务供给渠道的过程。 为此，对建立焦化企业采购管理战略提出以下几点思考:
1.注重整体采购流程，实现对采购过程的控制，制定明确的采购流程，企业通过控制环节和要素避免漏洞。首先从加强采购的事前管理开始，注重市场调研，掌握市场信息。
2.建立健全的供应商档案，建立良好的煤炭供应合作关系。
企业目前引进的炼焦用煤主要来自国有煤矿及地方煤矿。国有煤矿是云南省煤炭供应的主渠道，也是企业主要依靠的供应商。与地方煤矿相比，国有煤矿具有生产稳定、货源稳定，煤炭质量稳定.、运输条件有保障的优点。缺点是:与地方煤相比，价格偏高，应供应的客户多，供应量受到一定限制，不能完全满足我厂生产需要。
3.采取灵活多样的方法，根据不同时期的生产特点和对煤种的特殊要求，有针对性地选择合适的采购方式。
(1)焦化企业作为城市的气源基地，确保安全稳定地向城区供气是企业的首要任务，同时还要保证市场对焦炭质量的需求。为了在确保城市煤气供应的基础上又能保证炼钢用焦炭质量，兼顾好这两个产品的生产，应根据城市煤气供气生产规律，在供气高峰期确保高挥发份的煤种供应。企业有针对性地采购质量优良的精煤，以此来改善产品质量。质量优良的煤虽具有低灰、低硫、等特点，是生产冶金焦的优质原料，但使用成本高，加之煤种易变质.不能长久存储，在其采购管理时，应考虑与供应商建立长远合作关系或开拓在供货、价格上更优的可替代的原料供货商。
(2)对于企业大宗煤种，实行公开竞争招标，发挥公开招标中供应商间的博弈机制，选择最符合自身成本和利希需求的供应商。通过供应商的相互比价，货比三家引人竞争，选择能保证优质优价，信誉良好的供应商，达到采购成本最低、质量最好的目的。
(3)对干象经常性的煤种采购，选择信誉佳配合能力好的供应商，订立长期合同，进行合同采购。不仅能保证供货质量、保证交货期，而且在付款及价格等方面便于协商。
(4)针对煤炭具有储存时间长会发生灰份增高、挥发份降低的特性，应通过批量计算，合理安排采购频率和批量，降低采购费用和仓储成本，保证煤资源质量。
(5)煤炭是焦化行业产品的主要原料，占企业成本的80%。进行煤炭数量的合理采购，对煤炭成本的有效控制就显得尤为重要。应将采购管理作为成本控制的一个关键环节进行考虑。通过对供应商提供的价格及其煤种对应的质量对比，同时考虑煤种的总体价格因素，选择多数煤种价格最低的供应商，使总体原料的采购价格达到最低最优水平。
4.引进电子商务化管理。近年来，各种技术发展日新月异，尤其是Internet使信息准确、及时地交换成为可能。如果仍停留在传统的采购模式上，会出现获得的信息狭窄.不及时、不准确。采购数据流失等缺陷，而采用电子商务化管理首先可以提高采购管理工作质量及效率，可以实时获得供应商、产品、价格等市场因素.极大地拓宽采购部门的视野，可将企业的市场空间扩大到全国乃至全球范围其次，通过电了商务可以获取采购数据本身的价值，企业能充分利用数据信息资料，立即获取并分析过去或现在的交易信息，为未来的采购提供决策支持数据。而且通过电子商务方式还可降低交通、通讯、运输等采购处理成本费用。
5.制定集困采购战略。集团采购是当代采购管理的一种基本战略采购方式。它通过采购量的集中来提高议价能力，降低单位采购成本集团采购具有五种优势(l)通过规模采购降低成本。(2)对需求量较小的单项产品，通过与供方的战略合作协议，保证能得到较低的价格和良好的售后服务。(3)在保证交易行为透明和廉洁的基础上，能充分保证产品质量。(4)能有效整合、优化物流供应链和人力资源网，把繁杂、重复性高的采购环节，如价格谈判、质量认证等交给集团专门部门去做可提高工作效率。(5)在集团采购运作过程中，有利丁宣传和建设企业品牌。
物资采购计划书是采用文字描述的形式对采购计划工作的总体安排，包括在采购前期对潜在供应商的调查、评价和选择、合格供应商的再评价;对供应商如何进行控制和管理;有关产品质量、交付、售后服务等方面的策划和实施等等。这里给大家分享一些关于，供大家参考。
办公用品采购计划书范文1回顾过去的----年度，对于采购部门是个困难的一年，采购部的刚刚成立，公司的订单批量普遍偏大，而且货期比较急，对采购的成本控制、供方质量控制、货期控制带来了很大的挑战。采购物部基本上满足了公司订单的需求。在----年我们将继续努力，做好本职工作，不断完善自我，确保物料的供应和质量的控制，为公司的发展尽一份绵力。以下是对采购部----年度工作计划：
一、供应商管理：
供应商管理主要集中在新供应商开发，原供应商的管理以及供应商的考核评估工作。
对现有供应商对其能力进行了评估，基本上可以满足我司现阶段的要求。这些供应商在过去的几年属于试用、磨合阶段，后续需要双方的共同努力。采购部门正向着每个主要物料有3个以上的供应商的要求努力着，争取各种产品逐步达到这样的要求。
二、各个部门的配合及采购流程：
(1)在接到材料清单同时带有工程部施工进度表(做采购材料进场时间表)
(2)如果需要报价，以三个工作日内出报价,不需要报价直接编进采购材料进场时间表。
(3)采购部以--X为内部沟通工作、ZZZ跑外。
(4)每一项都会出样品让设计师选样，封样(设计如有变更请及时以书面形式通知采购部以免造成不必要的浪费)。
(5)每次在顶厂家选以三家或三家以上作为比较，同种产品、同意型号、同种质量情况下优先选择前期合作愉快的厂家。
(6)定力采购合同，每一项产品采购都需签订采购合同(采购合同以清单必须带有产品图片)
(7)供货商产品在备货完毕带封样样品去验货。
(8)供货商送货到现场带清单，工长带人以清单验货，合格签字返还到采购部。
(9)拿到签字清单做结算书。
(10)剩余产品退回公司入库备下一项目使用 三、部门管理：
(1)加强本部门学习(预定每周三下午三点-----五点相互学习时间)
(2)收集供应商资料(厂家资质、产品出厂合格证、税务登记证等相关资质)作为长期合作商家
(3)收集产品资料备做产品库做基础
(4)定期做部门激励活动(部门聚餐、旅游、K歌等一切有调动本部门员工工作积极性
(5)每天早9点15分会议室开会(总结前一天工作，当日计划)
四、采购权利：
(1)接到采购清单必须有设计师签字确认，领导认可生效进行下一步采购
(2)采购不干涉其他部门的采购工作，但也不承担其他部门采购中出现任何问题及过失(如有需
要采购部介入的请以书面形式以领导签字下达，采购部接到开始介入。
1.按照领导的要求，完善部门的管理流程和管理制度;
2.按照订单的要求，及时完成采购工作，确保满足生产和订单的需求;
3.争取能够建立合理的结构件核价模板
4.完善供应商的管理工作;
5.重点培养公司的主要供应商，争取和一些重要的供应商达成长期合作协议(合作方式的商务洽谈等，需要高层领导组织执行);
6.完成领导安排的其他工作。
办公用品采购计划书范文2----年的脚步已经迈向身后，回想走过的脚印,深深浅浅一年时间,有欢笑,有泪水,有小小的成功,也有淡淡的失落。----年这一年是有意义的、有价值的、有收获的。在工作上勤勤恳恳、仸劳仸怨，在作风上廉洁奉公、务真求实。我们树立“为公司节约每一分钱”的观念，积极落实采供工作要点和年初制定的工作计划。坚持“同等质量比价格，同等价格比质量，最大限度为公司节约成本”的工作原则。在魏总的直接领导和支持及公司其他同仁的配合下，----年共完成甲供材料设备采购计划88份，新签合同20份，完成乙供材料计划核批价格140份，共计完成材料设备采购计划228份，执行情况良好，较圆满地完成了所承担的仸务。现将主要工作情况总结如下
一、组织实施“阳光采购策略”—公开透明的按采购制度程序办事，在采购前、采购中、采购后的各个环节中主动接受审计及其他部门监督。
----年我们进一步强调采购工作透明，在采购工作中做到公开、公平、公正。不论是大宗材料、设备还是小型材料的零星采购，都尽量多的邀请相关职能部门参与。即使在时间紧，仸务重的时候，也始终坚持这个原则，邀请审计部相关人员一起询比价，采购前、采购中、采购后的各个环节中主动接受审计监督。即确保工作的透明，同时保证了工程进度。
1、完善制度，职责明确，按章办事
----年通过组织学习《采购管理战略》和公司ISO9000质量管理体系文件，通过换版之机完善了更具操作性的《材料、设备采购控制流程》、《采购及供方评价作业指导书》等采购管理制度。制度清楚，操作有据可查，为阳光采购奠定了理论基础。
2、公开公正透明，实现公开招标。
采购部按项目部和施工单位上报的采购计划公开招标，邀标单位都在三家以上，有的多达十余家，并且邀标谈质论价全过程总工办、工程部、审计部、采购部都参与，增加阳光采购透明度，真正做到降低成本、保护公司利益。
3、采购效益全线凸现。
实施公开透明的阳光采购策略后，同等的材料设备价格东和湾比东和银都便宜了，东和春天西区比东区价格降低了3-5%。为公司节约了100多万的采购资金，直观有效地降低了材料设备采购成本。
4、监督机制基本形成。
做好价格和技术规格分离和职能定位工作，价格必须经采供部和审计部，技术必须经工程部和总工办，形成相互制衡的工作机制;防范、抑制腐败。建立材料价格信息库和材料价格监管机制,提高采购人员的自身素质和业务水平,保证货比三家,质优价廉的购买材料,减少工程成本,提高采购效率，提高企业利润。
二、围绕控制成本、采购性价比最优的产品等方面开展工作
----年采供部继续围绕“控制成本、采购性价比最优的产品”的工作目标，要求采购人员在充分了解市场信息的基础上进行询比价，注重沟通技巧和谈判策略。要求各长期合作供应商在原东和银都、东和湾、东和春天的原价位的基础上下浮5-8个百分点(当然针对部分价格较高而又不降价的供货商我们也做了局部调整)。同时调整了部份工作程序，增加了采购复核环节，采取由采供部副经理在采购人员对材料、设备询比价的基础上进行复核，再由采供部经理进一步复核，实行了“采购部的两级价格复核机制”，然后再传送审计部复核。力求最大限度的控制成本，为公司节约每一分钱。采供人员也在每一项具体工作和每一个工作细节中得到煅练。
三、进一步加强对供应商的管理协调_
----年采供部进一步加强了对供应商管理，本着对每一位来访的供应商负责的态度，制定了《采购供应部供方信息表》，对每一位来访的供应商进行分类登记，确保了每一个供应商资料不会流失。同时也利于采供对供应商信息的掌握，从而进一步扩大了市场信息空间。建立了合格供方名录，在进行邀标报价之前，对商家进行评价和分析，合格者才能进入合格供方名录、才具有报价资格。
采购工具下载：供方调查和审核表供应商调查报告
根据公司管理层的最新思维，公司新一代的供应商也应建立在真正的战略伙伴关系上来，甚至拿他们当自己公司的部门来看待。因为公司的成本核心竞争力的体现最主要的来自于公司所有供应商的支持力度，供应商对每家客户不同的政策特别给予我司的竞争对手的政策的好坏将直接影响到我司的成本核心竞争力的高低。房地产和建设行业是个相对特殊、独立的行业，供应商圈子相对独立，比如钢材、水泥可用供货商资源并不多。房地产企业都用着很多同样的供应商。因此采供部必须考虑怎样既能使供应商始终至终、一如既往的给予我们最优政策，又能更好的为公司营造良好的外部合作环境，使供应商能真正全心全意的为东和服务，抛弃双方的短期利益，谋求共同长期的健康发展。我们发展了诸如：达钢集团、拉法基水泥集团、鸽牌电线电缆公司、伊士顿电梯集团等战略合作伙伴单位。从而抢占节约成本、降低价格的制高点，为公司的持续健康发展奠定基础
四、步加强对材料、设备价格信息的管理
----年采供部进一步加强了对材料、设备信息的管理，每一次材料设备的计划、询比价都进行了复印留底，保持了信息资料的完整，同时输入电脑保存，建立采供部材料、设备信息库，以备随时查阅、对比。
采购工具下载：仓库管理与库存控制物资采购入库验收管理规定
五、提高部门工作员工的业务素质和责仸感
----年采供部特别注重，除组织部门人员进行培训外，还注重在平时的每项具体工作和每个工作细节中不断的提高业务素质，同时反复强调采购人员的责仸感，强调每个人对自己采购的材料设备负责到底，保证了对材料、设备有效的追踪。
六、20--年将具体从以下几方面予以改进：
1、公司推行流程管理的契机，细化采购管理流程(10个)采购工具下载：采购流程细节指南
房地产企业管理水平的差异最明显的体现在流程管理上的差异，流程管理成熟度是衡量企业是否进入规范化的主要标志，公司从规范化进入精细化管理阶段最重要的前提是建立强大的流程管理体系。抓住公司推行流程管理的契机，细化采购管理流程,从而全面提高公司采购管理水平。
采购工具下载：采购部工作流程与管理制度
2、制定采购预算与估计成本。
制定采购预算是在具体实施项目采购行为之前对项目采购成本的一种估计和预测，是对整个项目资金的一种理性的规划。它不单对项目采购资金进行了合理的配置和分发，还同时建立了一个资金的使用标准，以便对采购实施行为中的资金使用进行随时的检测与控制，确保项目资金的使用在一定的合理范围内浮动。有了采购预算的约束，能提高项目资金的使用效率，优化项目采购管理中资源的调配，查找资金使用过程中的一些例外情况，有效的控制项目资金的流向和流量，从而达到控制采购成本的目的。
3、改进供应商的选择。
在进行供应商数量的选择时既要避免单一货源，寻求多家供应，同时又要保证所选供应商承担的供应份额充足，以获取供应商的优惠政策，降低物资的价格和采购成本。这样既能保证采购物资供应的质量，又能有力的控制采购支出。根据我们的规模，供应商的数量以
4、建立重要货物供应商信息的数据库。
以便在需要时候能随时找到相应的供应商，以及这些供应商的产品或服务的规格性能及其他方面的可靠信息
5、建立同一类货物的价格目录。
以便采购者能进行比较和选择，充分利用竞争的办法来获得价格上的利益。
6、采购员根据图纸提前介入询价。
设计图纸出来后，采供部提前介入，争取赢得时间，降低采购成本
在20--年的工作中，我们部门要虚心向其它部门学习工作和管理经验，借鉴好的工作方法，努力学习业务理论知识，不断提高自身的业务素质和管理水平。使自己的全面素质再有一个新的提高。要进一步强化敬业精神，增强责仸意识，提高完成工作的标准。同时我部门希望公司各个部门出新、出奇的想出不断下降成本和提高效率的方法，并不断的大胆尝试，取其精华、修改弊端。为公司在新年度的工作中再上新台阶、更上一层楼贡献出自己的力量l!必联采购网热点专题：降低采购成本专题采购谈判技巧
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办公用品采购计划书范文3我们树立“为公司节约每一分钱”的观念，积极落实采供工作要点。坚持“同等质量比价格，同等价格比质量，最大限度为公司节约成本”的工作原则。根据市场调查及所需原料，特制订以下工作计划。
一、组织实施“阳光采购策略”——公开透明的按采购制度程序办事，在采购前、采购中、采购后的各个环节中主动接受审计及其他部门监督。
我们强调采购工作透明，在采购工作中做到公开、公平、公正。不论是大宗材料、设备还是小型材料的零星采购，都尽量多的邀请相关职能部门参与。即使在时间紧，任务重的时候，也始终坚持这个原则，邀请审计部相关人员一起询问比价，采购前、采购中、采购后的各个环节中主动接受审计监督。即确保工作的透明，同时保证了工程进度。
1、完善制度，职责明确，按章办事。
通过组织学习《采购管理战略》和公司ISO9000质量管理体系文件，通过换版之机，完善了更具操作性的《材料、设备采购控制流程》、《采购及供方评价作业指导书》等采购管理制度。制度清楚，操作有据可查，为阳光采购奠定了理论基础。
2、公开公正透明，实现公开招标。
采购部按项目部和施工单位上报的采购计划公开招标，竞标单位保证在三家以上，全程由总工办、工程部、审计部、采购部共同参与，增加阳光采购透明度，真正做到降低成本、保护公司利益。
3、形成监督机制。
做好价格和技术规格分离和职能定位工作，价格必须经采供部和审计部，技术必须经工程部和总工办，形成相互制衡的工作机制;防范、抑制腐败。建立材料价格信息库和材料价格监管机制，提高采购人员的自身素质和业务水平，保证货比三家，质优价廉的购买材料，减少工程成本，提高采购效率，提高企业利润。
二、围绕控制成本、采购性价比最优的产品等方面开展工作
围绕“控制成本、采购性价比最优的产品”的工作目标，要求采购人员在充分了解市场信息的基础上注重沟通技巧和谈判策略。要求各个长期合作供应商在原价位的基础上下浮5至8个百分点(当然针对部分价格较高而又不降价的供货商我们也做了局部调整)。同时调整部分工作程序，增加了采购复核环节，采取由采供部副经理在采购人员对材料、设备询比价的基础上进行复核，再由采供部经理进一步复核，实行“采购部的两级价格复核机制”，然后再传送审计部复核。力求最大限度的控制成本，为公司节约每一分钱。采供人员也在每一项具体工作和每一个工作细节中得到煅练。
三、进一步加强对供应商的管理协调
进一步加强了对供应商管理，本着对每一位来访的供应商负责的态度，制定了《采购供应部供方信息表》，对每一位来访的供应商进行分类登记，确保了每一个供应商资料不会流失。同时也利于采供对供应商信息的掌握，从而进一步扩大了市场信息空间。建立了合格供方名录，在进行邀标报价之前，对商家进行评价和分析，合格者才能进入合格供方名录、才具有报价资格。
采购成本核算
一次性纸筷子的原材料主要为报纸、书本纸、硬化剂、食品色剂，根据以上采购计划及说明，结合我公司的实际情况，纸原料由采购人员与各回收站联系，解决其来源问题。根据公司的生产计划：
从----年11月正式投入生产开始，计划到----年11月，生产量达6300万双，则需要189000Kg废纸，按照一年360天计算，即需要保证每天525Kg的原料废纸供应量，添加剂年需求量是6300Kg，结合普通包装的成本94500元，全自动纸筷子生产线设备一台8900元，第一年的预计采购成本为456200元。
前3年需设备一台，故后两年无需购买新设备，以此类推，从----年11月到----年11月，计划生产量达8100万双，预计采购成本是575100元;从----年11月到----年11月，计划生产量达10800万双，预计采购成本是766800元。
第四年，引进新的一台全自动纸筷子生产设备，从----年11月到20--年11月，计划生产量达16500万双，其中3300万双高级包装筷子，13200万双普通包装筷子，预计采购成本是1262900元;从20--年11月到20--年11月，计划生产量达21600万双，其中4320万双高级包装筷子，17280万双普通包装筷子，预计采购成本为1641600元。
供应商：拖欠货款超千万
根据上述情况，记者联系到一位金钱豹的食材供应商。该供应商表示，金钱豹欠自己的货款最早可追溯到去年1月。“2015年前3个月的货款金钱豹只支付了一部分，当时我和金钱豹的有关部门负责人达成口头协议，这部分的欠款他们每月支付一部分，分12个月付清，事实上后来这部分钱金钱豹并未履约。虽然之后每月货款金钱豹正常支付，但从今年开始金钱豹又拖欠货款，我们约定的支付方式是90天结账，每月的25日为结账日，但到目前为止，1月和2月的货款都未结清。”该供应商还表示，自己与金钱豹已经有过多次沟通，甚至此前也去过金钱豹上海的总部讨要说法，但问题迟迟未得到解决。由于货款迟迟不到位，他从今年3月开始断断续续停止给金钱豹供货，但是每当自己停止供货，金钱豹方面又会支付一部分货款，同时表示剩余的货款会下月结清。“但周而复始，金钱豹始终没有给我补齐货款。”
当记者问及欠款数额时，该供应商表示，金钱豹仅仅拖欠自己的货款就有几百万元，加上他所了解到的其他供应商的欠款情况，目前已知的欠款就超过1600万元。“欠款是越拖越多，我们担心拿不回钱才来维权。”
金钱豹：内部审计无法支付
对于拖欠货款的情况，金钱豹采购部在发给各供应商的《金钱豹餐饮集团采购部致各供应商公函》中解释，“集团于5月中旬完成管理团队的交替变更，由于例行的内部审计流程正在进行中，相应的财务账款根据审计的要求需暂时冻结。原定于本月25日向各供应商支付的部分货款由于上述原因将暂缓支付”。
但对于早该支付的欠款，却没有明确说法。记者就拖欠供应商货款事宜联系金钱豹采购总监刘先生，对方表示拒绝接受采访。有业内人士向记者介绍，当企业的高层出现较大变动时，一般企业确实需要相关审计和冻结财务账款的程序，但为不影响正常经营，时间一般是7-10天。因此按照金钱豹的说法，今年5月中旬完成管理团队的交替变更，暂时无法支付货款是可能的，但这并不足以解释为何此前没有支付之前拖欠的货款。
市场：持续亏损资金链出问题
公开资料显示，金钱豹2003年在上海开出中国内地市场第一家门店，2011年被欧洲私募股权投资集团安佰深以15亿元人民币收购。去年6月7日，在港上市公司嘉年华国际控股有限公司公告表示，以2.53亿港元的价格从两个卖方手里收购金钱豹合计99.9999%的股份，金钱豹成为其附属公司。这一收购价格较2011年交易价格大幅缩水。
另据嘉年华公布的目前集团即金钱豹餐厅近两年的财务状况显示，截至2013年底，金钱豹的营业额约9.57亿元，除税前亏损约2.23亿元，净负债约3.27亿元；截至2014年底，金钱豹的营业额为7.14亿元左右，除税前亏损约2.08亿元，净负债约4.44亿元。
关键词：企业采购 供应管理 采购模式
企业采购的经济合理，直接影响着企业的成本，进而影响到企业的利润，最终影响企业在市场上的竞争力。很多现代企业的成功，与有效的采购和供应管理，有着密不可分的关系。企业通过实施科学的采购管理，合理的选择采购方式和货物品种等, 使有限的资金得到最大效率的利用, 可以使企业降低成本，加速资金周转效率，提高企业经营质量。
一、企业传统采购模式存在的问题
1、存在“物资供应是简单的持币购物”的错误观念。企业物资分类太粗糙，储备“大而全、小而全”和重供轻管的思想。被动服务观念根深蒂固，不注重物资功能价格比，，防范风险的意识低。有的企业领导亲自指定供货商，有的无计划采购，还有的直接与商家签订合同等，违规采购现象普遍存在。企业过分强调成本控制目标，选择的同类物资供应商数量大，用激烈的市场竞争来压制供应商。
2、供应商的选择不当，没有对供应商进行准确分类定位,进行分类管理。企业要维持正常的生产经营，必须有合格的供应商，来提供各方面的物资。如果企业局限在过去采购的思想中，只有缺少供给时，才想到的进行供应商的选择的话，浪费了时间和金钱，还很难找不到合适的供应商。即使找到了，由于没有时间对供应商进行详细的考察，导致供应品不能很好的满足企业的生产需要。
3、没有真正站到供应链的角度来衡量供应商的价值。以本企业为利益中心，不考虑供应商的情况，把供应商当成企业利润的侵蚀方，看作为竞争对手，比较重视交易过程的供应商的价格比较，通过供应商的多头竞争，从中选择价格最低的作为合作者，供需双方之间存在竞争博弈关系，因此站在这种角度思考，企业根本不会去考虑供应商与自身之间的关系，供应商的发展情况对自身的影响。
4、对供应商缺乏有效的控制监督、绩效评价和反馈机制对于供应商的有效的控制监督、绩效评价和反馈也是困扰本企业的一个难题。如何及时获得供应商的信息、如何及时了解供应商的生产能力、如何保证供应商的质量等问题都成为采购方思考的方向。对供应商进行正确的绩效评价，开展有效的反馈，也是非常重要的，有利于双方维持长期的合作关系。
二、完善企业采购与供应管理的途径
1、完善采购管理系统和控制流程
(1)对货物供应商实施分类管理。以常用的ABC法为例对矿用物资来分类。A类物资一般需要考虑大的供应商，而B、C类物资，中等规模和小的供应商会比较合适。所以我们需要为不同类别的物资选取各自合适的供应商。将矿用物资分类，对不同的物资分别选取适合各类物资的的供应商,并有一套合适的选取供应商的方法。最终与选好的供应商建立长期合作伙伴关系。
(2)采购环节和流程的控制
①采购环节是企业经营管理中较为薄弱的一环, 因此要从以下方面建立采购控制流程: 要实现所购物资与信息同步入库, 杜绝物资外流现象的发生, 必须从入库、库存控制、采购管理系统、应付账款系统及信息流程等方面同时入手; 实行财务、审计双管齐下,在采购过程中，要增加透明度, 必须做到行政监察、财务审计、制度考核同步进行，才能使财务审计起到行之有效的作用，杜绝采购回扣现象的发生。
② 完善商品采购流程具体途径。商品采购一般包括确定采购商品种类、选择合适的供应商、洽谈交易条件、商品的导入以及追踪等一系列管理过程。基于信任和彼此间的信息沟通, 建立起与供货商的合作关系和采购比价系统, 可随时查看采购商品与多家供应商的对照表, 通过比较价格、质量等级、信用等级、交货周期等参数, 降低交易成本, 提高企业的生产效率和经济效益。
③建立健全采购指标的评估体系。采购人员所采购的材料物资、采购的商品组合，会影响企业的整体利润，因此，建立健全采购绩效评估指标很重要。分别对A，B，C类物资或者是按照其它分类方法得到的各类物资分别建立不同的供应商评价指标体系。指标包括价格、质量、服务、业绩等，其它方面如供货能力、信誉、技术等也要有指标可以考核。要根据不同类物资的特点来建立煤炭企业的供应商评价指标体系。以供应商的规模，产品质量，价格，售后服务，资信等方面，制定科学规范的评价机制，确保“产品质量好，价格低，公司实力强，信誉高”的供应商作A类准入，优先参与招标或比价采购，保证采购物资的优质低价，逐步建立起稳定的供应商队伍。
2、提高采购人员的综合素质
(1) 提高采购人员的道德素养。采购工作，由于没有固定的规则，而且采购行为稽查困难，很大程度上依赖于采购人员的自觉和自我控制，采购工作成为了一项“道德工作”。因此，一个采购员应有的基本素质，应该是觉悟高，品行端正。做好采购工作的前提，就是拥有较好的思想品德，不贪图个人私利, 处处为企业着想，采购人员应做到诚实信用，爱岗敬业。拥有诚实品格，才能不被利益所诱惑, 才能经受住各种腐蚀，为企业创造效益。
一、目前高校可以采用的物资采购审计的两种模式
根据高校各自的管理模式和要求、物资采购业务量的大小以及内部审计机构资源等的不同，物资采购审计可以采取项目管理式审计和过程参与式审计两种模式。
项目管理式审计是有重点、有目的地将某物资采购部门、环节或物资品种纳入年度审计计划，形成为特定审计项目，并实施相应审计程序的审计模式。大、中型规模的组织适合采用该模式。该模式适用于采购规模较大、年采购金额较大、社会知名度较高的高校。过程参与式审计是由专职内部审计人员参与监督物资采购的全过程或者部分重要过程，实现物资采购审计的日常化。小规模组织可以采用该模式，一般职业院校、小规模高校也可以适当采用。在此我们要注意的是，不能断然割裂这两种审计模式的紧密辩证关系，将其绝对化。事实上，这两种审计模式可以综合运用，联系推广。在内部审计资源缺乏的特殊情况下，可采用过程参与式审计。在积累了一定信息的基础上并且对该项目进行审计涉及高校的重要性权益时，则以项目管理式审计为主。两种审计模式可以相互结合起来，关键是怎样发挥出采购审计的最大效益。
比较上述两种采购审计模式，说明可以通过对高校内部某个业务流程或环节，有效地开展审计工作，达到最大限度地节省审计成本或资源的目的。不一定非要开展专项的采购审计，才算是采购审计业务。必要时实行业务外包，可以委托中介单位进行采购审计。
二、开展高校物资采购审计的重点和方法
高校物资采购审计应采取“重点突出，区别对待”的方法，选择采购数量较大、采购次数频繁、采购价格较高、采购价格变化频繁、质量问题突出、长期积压或短缺、群众反映普遍、领导关注、内部控制薄弱和出现错弊概率较高的环节或物资类别等。审计重点集中于如下两点：一是对物资采购过程中的招标文件以及采购合同的合法性、完整性和有效性等所进行的审计，防止出现包括盲目签订采购合同风险、合同无效风险、合同条款不利风险、合同违约风险和合同档案管理混乱风险等。二是对采购方式执行情况的审计，对物资验收、货款支付、办理索赔等业务执行的适当性、合法性和有效性等所进行的审查和评价。
对列入审计重点的业务，一般采用全面审计法，对物资采购涉及的每一个环节、每一项资料和资料的每一个方面进行全面审计。对于列入审计范围的非重点业务，一般采用抽样审计的方法，选择有代表性的采购流程或品种进行审计，可以运用检查法、函证法、询问法和重点审计法、复核法、观察法、分析法等方法。
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三、开展高校物资采购审计的措施
具体审计措施如下：
1. 招标文件确定过程中的审计
资产使用部门经学校物资采购招投标工作办同意后进行某项物资招标采购，审计部门按其职责权限适时介入，对资产与设备管理处拟订的招标文件进行审计，监督购置仪器设备的资金是否到位、是否纳入学校年度财务预算，并关注招标文件中对所购设备、材料的型号、规格、技术性能、指标要求、系统配置、报价要求，对投标人的资质、资信度考查情况、业绩要求，对开标时间、地点以及招标人所要求的其他附属要求，如供货时间、付款方式、预留质保金或保修金的数额等是否表述清楚，用词是否准确，避免潜在投标人对招标文件的理解不一而产生疑义。关注招标文件是否存在要求或者标明特定的生产供应者以及含有倾向或者排斥潜在投标人的其他内容的情况。涉及特定专业判断的，可以咨询有关专家意见作为佐证基础性资料，但应考虑回避制度。是否存在招标机构、采购单位和供应商相互恶意串通的虚假招标行为。另外，招标人不得向他人透露已获取招标文件的潜在投标人的名称、数量以及可能影响公平竞争的有关招标投标的其他情况。
2.开标评标定标过程中的审计
审计部门须关注评标专家组成员是否都是依据招标文件和评分细则独立地对潜在投标人的投标文件进行客观、公正、公平的打分；是否符合低成本高效益原则；标底价格明显偏离、违背市场规律的，可请招投标中心负责人组织评委在评标过程中给予判断认定。评标委员会完成评标后，是否向招标人提供书面评标报告，并推荐合格中标候选人，中标候选人的基本条件是否符合规定的条件，是否按规定进行了排序，采购人是否按照评标报告中推荐的中标候选供应商顺序确定中标供应商或事先授权评标委员会直接确定中标供应商；中标供应商确定后，中标结果是否在财政部门指定的政府采购信息媒体上公告，并向中标供应商发出中标通知书；投标供应商对中标公告是否有异议，招标采购单位是否在规定时间内对质疑内容作出答复。
3.经济合同审签过程中的审计
采购合同签订的合规合法性应当关注以下几个方面的内容：
（1）采购合同条款的完备性和合同内容的合法性。
（2）采购合同的执行结果。
（3）审查合同的管理是否规范。
审计部门须审查采购合同的内容是否合法、规范、完备；合同价款是否公平合理；合同中涉及各方的责权利、质量、设备安装工期、付款方法、保修及其时效规定是否合规、完备；关注中标方是否将投标文件中的优惠条件逐条落实在合同中，力争维护学校的权益不受损失。
4.验货付款过程中的审计
技术较复杂、金额较大的由资产与设备管理处组织验收小组，参与验收的人员须包括资产与设备管理部门、使用部门、财务部门、审计及监察部门和有关专家在内，实行部门会签制度。验收工作应围绕着是否按照采购文件和合同有关条款的要求，对应验收对象的数量、质量及规格型号等的符合性进行审查。
5.物资采购后续审计
对并不是一次性结清的采购业务，审计部门应做好备用台账的记录工作。需要办理退换或索赔事宜的，要将处理落实情况详细记载，控制付款额。到使用部门进行回访，了解退换或索赔事宜的处理情况，同时对厂商的服务质量和态度做到心中有数，也为下次招标提供有反馈价值的信息资料做好准备。
主要参考文献：
[1]徐广生。 教育采购招投标业务审计的难点[J].中国内部审计，2008（1）。
[2]陈启蕴。 浅析高校工程物资采购招标审计中的关键控制点[M]. 教育部财务司。中国教育审计二十年。北京：中国人民大学出版社，2006。
2009年我们进一步强调采购工作透明，在采购工作中做到公开、公平、公正。不论是大宗材料、设备还是小型材料的零星采购，都尽量多的邀请相关职能部门参与。即使在时间紧，任务重的时候，也始终坚持这个原则，邀请审计部相关人员一起询比价，采购前、采购中、采购后的各个环节中主动接受审计监督。即确保工作的透明，同时保证了工程进度。
1、完善制度，职责明确，按章办事。
2009年通过组织学习《采购管理战略》和公司iso9000质量管理体系文件，通过换版之机完善了更具操作性的《材料、设备采购控制流程》、《采购及供方评价作业指导书》等采购管理制度。制度清楚，操作有据可查，为阳光采购奠定了理论基础。
2、公开公正透明，实现公开招标。
采购部按项目部和施工单位上报的采购计划公开招标，邀标单位都在三家以上，有的多达十余家，并且邀标谈质论价全过程总工办、工程部、审计部、采购部都参与，增加阳光采购透明度，真正做到降低成本、保护公司利益。
3、采购效益全线凸现。
实施公开透明的阳光采购策略后，同等的材料设备价格通过货比三家都便宜了，价格降低了3－5％。为公司节约了100多万的采购资金，直观有效地降低了材料设备采购成本。
4、监督机制基本形成。
做好价格和技术规格分离和职能定位工作，价格必须经采供部和审计部，技术必须经工程部和总工办，形成相互制衡的工作机制；防范、抑制腐败。建立材料价格信息库和材料价格监管机制,提高采购人员的自身素质和业务水平,保证货比三家,质优价廉的购买材料,减少工程成本,提高采购效率，提高企业利润。
二、围绕控制成本、采购性价比最优的产品等方面开展工作
2009年采供部继续围绕“控制成本、采购性价比最优的产品”的工作目标，要求采购人员在充分了解市场信息的基础上进行询比价，注重沟通技巧和谈判策略。要求各长期合作供应商在原价位的基础上下浮5－8个百分点（当然针对部分价格较高而又不降价的供货商我们也做了局部调整）。同时调整了部份工作程序，增加了采购复核环节，采取由采供部副经理在采购人员对材料、设备询比价的基础上进行复核，再由采供部经理进一步复核，实行了“采购部的两级价格复核机制”，然后再传送审计部复核。力求最大限度的控制成本，为公司节约每一分钱。采供人员也在每一项具体工作和每一个工作细节中得到煅练。
三、进一步加强对供应商的管理协调
2009年采供部进一步加强了对供应商管理，本着对每一位来访的供应商负责的态度，制定了《采购供应部供方信息表》，对每一位来访的供应商进行分类登记，确保了每一个供应商资料不会流失。同时也利于采供对供应商信息的掌握，从而进一步扩大了市场信息空间。建立了合格供方名录，在进行邀标报价之前，对商家进行评价和分析，合格者才能进入合格供方名录、才具有报价资格。
根据公司管理层的最新思维，公司新一代的供应商也应建立在真正的战略伙伴关系上来，甚至拿他们当自己公司的部门来看待。因为公司的成本核心竞争力的体现最主要的来自于公司所有供应商的支持力度，供应商对每家客户不同的政策特别给予我司的竞争对手的政策的好坏将直接影响到我司的成本核心竞争力的高低。房地产和建设行业是个相对特殊、独立的行业，供应商圈子相对独立，比如钢材、水泥可用供货商资源并不多。房地产企业都用着很多同样的供应商。因此采供部必须考虑怎样既能使供应商始终至终、一如既往的给予我们最优政策，又能更好的为公司营造良好的外部合作环境，使供应商能真正全心全意的为东和服务，抛弃双方的短期利益，谋求共同长期的健康发展。我们发展了诸如：达钢集团、拉法基水泥集团、鸽牌电线电缆公司、伊士顿电梯集团等战略合作伙伴单位。从而抢占节约成本、降低价格的制高点，为公司的持续健康发展奠定基础。
四、步加强对材料、设备价格信息的管理
2009年采供部进一步加强了对材料、设备信息的管理，每一次材料设备的计划、询比价都进行了复印留底，保持了信息资料的完整，同时输入电脑保存，建立采供部材料、设备信息库，以备随时查阅、对比。
五、提高部门工作员工的业务素质和责任感
2009年采供部特别注重，除组织部门人员进行培训外，还注重在平时的每项具体工作和每个工作细节中不断的提高业务素质，同时反复强调采购人员的责任感，强调每个人对自己采购的材料设备负责到底，保证了对材料、设备有效的追踪。
六、09年将具体从以下几方面予以改进：
1、公司推行流程管理的契机，细化采购管理流程（10个）
流程管理成熟度是衡量企业是否进入规范化的主要标志，公司从规范化进入精细化管理阶段最重要的前提是建立强大的流程管理体系。抓住公司推行流程管理的契机，细化采购管理流程,从而全面提高公司采购管理水平。
2、制定采购预算与估计成本。
制定采购预算是在具体实施项目采购行为之前对项目采购成本的一种估计和预测，是对整个项目资金的一种理性的规划。它不单对项目采购资金进行了合理的配置和分发，还同时建立了一个资金的使用标准，以便对采购实施行为中的资金使用进行随时的检测与控制，确保项目资金的使用在一定的合理范围内浮动。有了采购预算的约束，能提高项目资金的使用效率，优化项目采购管理中资源的调配，查找资金使用过程中的一些例外情况，有效的控制项目资金的流向和流量，从而达到控制采购成本的目的。
3、改进供应商的选择。
在进行供应商数量的选择时既要避免单一货源，寻求多家供应，同时又要保证所选供应商承担的供应份额充足，以获取供应商的优惠政策，降低物资的价格和采购成本。这样既能保证采购物资供应的质量，又能有力的控制采购支出。根据我们的规模，供应商的数量以1<*<3家为宜。
4、建立重要货物供应商信息的数据库。
以便在需要时候能随时找到相应的供应商，以及这些供应商的产品或服务的规格性能及其他方面的可靠信息。
5、建立同一类货物的价格目录。
以便采购者能进行比较和选择，充分利用竞争的办法来获得价格上的利益。
6、采购员根据图纸提前介入询价。
【摘 要】本文拟根据财政部等五部委于2010年联合的《企业内部控制基本规范》配套指引中有关采购风险的管理的规定，结合实务中的一些案例，从内部控制的角度出发对采购风险的管理提出一些思考，以供读者参考。
【关键词】采购;风险;内部控制;管理
一、关于采购风险管理的理解
采购是指企业购买物资(或接受劳务)及支付款项等相关活动。其中，物资主要包括企业的原材料、商品、工程物资、固定资产等。在我国，采购业务流程的风险，对于大多数企业来讲，都是很重要的风险。在财政部等五部委联合的企业内部控制基本规范应用指引第7号中，对国内企业在采购业务管理领域普遍存在的风险总结如下：
(1)采购计划安排不合理，市场变化趋势预测不准确，造成库存短缺或积压，可能导致企业生产停滞或资源浪费。
(2)供应商选择不当，采购方式不合理，招投标或定价机制不科学，授权审批不规范，可能导致采购物资质次价高，出现舞弊或遭受欺诈。
(3)采购验收不规范，付款审核不严，可能导致采购物资、资金损失或信用受损。
客观来讲，这些风险的确是多数企业在采购业务管理中面临的普遍性风险。其实在实际工作中，企业在采购管理中面临的风险远远不止上述这三个风险。在整个采购业务流程中，每个环节都面临各自的风险。一般企业的采购业务管理主要涉及编制采购需求计划和采购计划、请购、选择供应商、确定采购价格、订立框架协议或采购合同、管理供应过程、验收、退货、付款、会计控制等环节。在这些环节中，任何一个环节出现内部控制漏洞，都可能给企业带来损失。
二、某企业采购款支付案例
如前所述，企业在采购业务管理的每个节点都有相应的风险。一般企业都会非常重视，从采购申请到入账，整个流程的内部控制设计都十分完善。但有些企业常常会忽视一个很细小的环节，尤其是对于采用会计电算化的企业，在采购业务会计处理这个环节，如果账务处理不规范，则容易导致采购资金支付风险。下面以某企业实际发生过的一个案例介绍如下：
该企业是一家能源行业的民营企业。采购款的支付一般需要相应部门提出申请，经部门负责人审批，财务部会计审核，财务总监批准后支付，如果金额较大，还需要经过总经理，甚至董事长的审批。今年，该企业办公室负责总部办公楼的装修。合同签订后按照合同约定支付装修公司预付款。按照程序进行审批后，会计人员将这笔预付款记入了预付账款。之后，装修公司开来发票，原会计人员正好不在，另外一名会计人员对这笔发票进行了处理，记入应付账款，同时确认了一笔装修费用。在这之后，由于办公室的疏漏，或许是装修公司的故意行为，说首付款尚未收到，于是办公室依据发票金额重新申请了一次资金支付要求。当资金支付申请传递到财务部门时，财务部会计按照程序查询了该装修公司的应付账款余额，一查确实是所申请的金额，于是审批通过，款项打给了装修公司账户。
后来，审计人员在对公司年度供应商付款管理进行审计时，随机抽取到了这名供应商，通过查询这家装修公司的所有往来款项，发现其余额为红字，即从账面理解来看，公司已经打给装修公司款项，但装修公司尚未按照全部金额开具发票。审计人员之前已经了解到装修工程早已经结束，相关结算工作早已经结束。于是仔细一查，才发现公司多支付给了装修公司一笔预付款。
通过仔细查询原因，其实多支付款项的原因就在于会计人员的账务处理不规范导致。在进行实际业务的账务处理时，只是简单的按照教科书的规定，支付预付款时，通过“预付账款”科目核算。确认应付账款时，通过“应付账款”科目核算。在后续审核资金支付申请时，没有查询该供应商的所有往来科目，从而让资金的重复支付得以发生。
好在由于事情发现得不算晚，审计人员立即联系装修公司，装修公司不得已将多收到的款项打回给了该公司。当事会计人员也受到了相应的处罚。
无独有偶，笔者在另外一家公司也碰到过类似案例。该公司采用的ERP系统进行财务和业务的处理。该公司会计人员在处理付款请求时，在系统中只采用关键字搜索供应商，结果没有搜索到，于是便认为系统中没有，直接在系统中新增加了一名供应商。而实际上该系统中已经建立了该供应商的档案。于是，同一供应商在系统中有两个档案，但会计人员没有注意到，从而按照新建的供应商进行资金支付的审批，也造成了资金的重复支付。直到过了几个月，另外一名会计因为业务需要查询该供应商的交易往来，才发现该供应商在系统中有两个档案，通过合并才知道了这笔错误的资金支付业务的发生。
三、案例分析
通过该案例，我们可以看到，在实际工作中，某一个细小环节的处理不规范，就有可能给企业带来损失。在本案例中，财务人员经验不足，会计主管对财务人员的账务处理未进行仔细复核，从而导致事情的发生。实际上，在很多公司，财务人员都被要求不要同时使用“应付账款”和“预付账款”这两个科目，要么只使用“应付账款”科目，要么只使用“预付账款科目”，就是为了避免同一个供应商在两边同时挂账。如果因为业务需要同时使用，则要求每次查询账务余额时，必须查询该供应商在所有科目下的余额，否则就会容易出现本案例中的情况。
基于此，很多公司非常重视供应商管理工作。在此，我们列举一些公司的常用做法，供读者了解和参考。
(1)供应商信息的录入和复核。现在很少有企业采用手工记账。对于采用会计电算化进行账务处理的时候，都会遇到供应商的新增业务。在第一次与某供应商发生业务时，财务人员需要在财务系统中新增该供应商，将该供应商的一些基本信息，如名称、地址、联系人以及一些其他基本信息录入到财务系统中。在这个环节，需要注意两个方面：一个是要确保供应商的唯一性，即确保之前确实是没有录入过，以避免同一供应商在系统中有两个主记录，这样必然会对后续的付款管理带来影响。第二是要确保供应商信息录入的准确性。一般建议在会计人员录入完成后，由独立于录入人员的其他人员对其录入的准确性进行复核，以确保数据录入的准确无误，并签字确认，留下复核痕迹。同时，录入所依据的最好是供应商的营业执照等有关证件的复印件，以确保信息的真实性。
(2)定期对供应商信息进行复核。由指定人员定期，如至少每年一次，对系统中的所有供应商信息进行复核，确保系统中供应商信息的准确性。如果系统中的供应商信息较多，可以考虑对该年度发生过交易的供应商进行复核，而非对系统汇总全部供应商的信息进行复核。对于某些特定行业，即使只复核发生过业务的供应商信息，可能工作量也很大，则考虑根据重要性原则，对主要供应商的信息进行复核，并签字确认。
(3)严格限制供应商信息修改权限。很多公司对于供应商信息的修改权限不是很重视。基本上所有财务人员都有权限查看、修改供应商基本信息。这实际上是一个很大的内部控制漏洞。我们建议企业应该重视，仅有负责供应商信息录入的人员具有修改权限，其余所有人均不得拥有供应商基本信息的修改权限。尤其是对于某些大型企业集团，供应商款项的支付是由系统自动根据供应商的基本信息中的银行账号等自动链接进行付款的情况下，供应商基本信息的维护权限就显得格外重要，否则极易发生资金支付风险。同时，为谨慎起见，在条件允许的情况下，可由独立人员定期查看供应商基本信息修改的系统操作日志，以了解是否有异常的修改操作发生，如在下班后修改等情况。
(4)规范、统一会计业务处理。通过编制会计核算手册，对公司所有采购业务的会计业务处理流程进行规范，明确每一类采购业务的处理顺序和要求，要细化到具体的操作方法。如会计处理要明确需要使用的会计科目，以避免本案例中描述的现象出现。财务主管在复核会计处理凭证时要严格、仔细复核，对于不符合规定的要求立即改正。尤其是涉及到资金支付业务的凭证，更是要引起格外重视。
