时间：2023-06-21 08:55:12
开篇：写作不仅是一种记录，更是一种创造，它让我们能够捕捉那些稍纵即逝的灵感，将它们永久地定格在纸上。下面是小编精心整理的12篇高校档案如何管理，希望这些内容能成为您创作过程中的良师益友，陪伴您不断探索和进步。
一引言
全球网络化浪潮随着现代信息技术的飞速发展而兴起，从而造成了以现代信息网络为基础的新信息环境的高速形成和发展。在这样的环境下，导致了高校档案及其功能与形式、工作方式、服务内容、服务方式和服务对象在发生变化。同样也影响到了高校档案的管理模式和管理方式。面对新的挑战，关键在于如何对档案的管理进行根本性的变革。
二高校档案管理面临的新环境
信息网络技术的发展，带来了很多的有利因素，以及引起信息社会对信息需求的不断增加。也带来了一系列的转变，传统档案数字化、网络化、虚拟化，将档案从传统解脱，从而面对整个信息环境来组织、选择、使用各类信息资源及信息服务方式。“网络档案”或称“虚拟档案”这样的新名词就这样诞生了。网络档案作为现在信息网络的核心部分，是未来的发展趋势，也是高新技术发展的必然产物。
网络时代的环境下，档案形态发生了很大的变化，它的工作也发生了重大的变化，重心将落在信息资源的开发和利用上来。档案是信息网络上的一个重要环节。档案是要随着时代环境的变化而变化的，需要在网络环境下不断调整自己的定位和姿态。与此同时，档案的工作人员也需要不断调整自己的行为，提高素养以适应形势发展。
三高校档案管理面临的新要求
一个良好的信息网络，可以为高校的档案信息服务和信息资源创造一个非常好的环境。但与此同时，也为高校的案信息服务和信息资源提出了严峻的挑战，主要表现在以下几个方面：
（一）信息服务人员素质方面的要求
信息技术高速发展的年代，高校档案信息资源的数字化已经是个重要的趋势。在过去，档案室大小和材料多少是衡量档案的地位和作用的一个标准 ，而现在这种标准主要表现在信息服务手段是否自动化、信息服务形式是否多样化、信息服务质量是否高效化、信息服务资源是否网络化、信息服务对象是否全球化和信息服务人员是否高素质化等等方面。因此，要求信息服务人员必须具有各方面的良好素质：计算机，英语，网络，软件，数据库以及其它领区的知识是不可缺少的，而信息的检索能力是更加要熟悉的。
（二）信息服务方式的要求
高校档案的信息服务应改变以保管为主，被动式的信息服务方式。高校档案信息服务人员应积极组织上网数据和信息，使档案管理服务系统联上企事业单位网站，实现档案信息的网上检索，在网页上通过汇编相应的专题、提供数据库查询、电子信箱等服务方式，让利用者与档案馆（室）利用电子邮件在网上进行快速通讯，进行信息交流，回答服务对象对档案材料的咨询，提供查询和资信服务，为用户提供更好的服务。
四高校档案管理及服务的新对策
管理和档案一样需要电子化、数字化，我们要从多方面来进行调整，这几个方面主要表现在：
（一）改变传统档案建设思想，开发和利用网络信息资源
高校档案必须摒弃“大而全”的思想，根据高校自身的特点积极合理利用网上资源，以此来不断的推广和发展自己的资源，加强自身的管理。
文件材料完整齐全和尽可能满足利用，是高校档案规范化建设的最大化的目标。这就需要我们做出大量的工作来加强过程的控制，需要从根本上来重视材料的收集与应用，并且需要做到每项工作的开展与文件材料收集同步，项目质量检查与档案检查同步。工作激励机制是一项很好的制度，这样可以保证文件材料的质量，建立一个合理的监督和管理制度来监督材料的管理和监督。档案工作的最终目的是的档案的合理利用，也是检验档案价值和档案工作水平的非常重要的因素所在。教学工作水平评估工作对于各高校来说是一个非常好的机会，可以帮助学校慢慢的建立起高校档案资源信息化建设，建立各种专题档案数据库、重点学科建设数据库、历届毕业生数据库等等，实现档案管理现代化，使档案工作的各个环节以更高的效率为高校的各项工作服务，实现档案信息资源的共享等等。
（二）开展档案际交流与合作，实现网络信息资源共享
高校档案建设需要打破自我封闭的状态，一方面要将自己的优势条件放到网上去，加强各地区各学校的交流与合作，另一方面要加强横向联合，寻找别人的长处来弥补自己的短处。例如加强高校档案馆和地方综合档案馆之间的联系与协作。广泛开展联机检索等业务，互通信息，促进交流，改变各自为政的局面，优化档案信息资源配置，联合搞好信息资源开发，实现资源共享，实现优势的相互利用，相互促进与发展，以此达到“分散建库、集中联库、分散服务、资源共享”目的。
（三）提高档案员素质，强化档案员的服务意识
档案员整体素质的提高无疑是保证网络档案高效运行的根本保障。要真正的实现档案从传统到现代化的转变，创立全新的网络档案形态，高素质的档案员是相当重要的一个因素。各高校应该根据自身的条件有计划、有目标、有步骤对加强对工作人员的培养。注重档案人员业务能力、创新能力的培养和提高，重视开展业务进修和培训工作，重点加强对他们的继续教育。使档案员不仅拥有档案管理的专业知识，热爱档案管理事业，还需要熟悉和掌握各种相关管理软件的操作，系统的维护。以及档案信息安全防范意识和技术。
（四）学校领导要高度重视 加大资金投入
《高等学校档案管理办法》强调：高等学校应当将高校档案工作所需经费列入学校预算，保证档案工作的需求。还进一步规定高等学校应当设立专项经费，促进档案信息化建设，加快数字档案馆(室)建设，提高档案工作服务学校和社会的能力。思路决定出路，只有高校领导认识了档案管理的重要性，才能从思想上重视档案工作，并且从经费、设备、库房等方面给予支持和保证。配齐硬件设备和档案管理软件，实现装备技术现代化，解决手工操作运转速度慢、效率低的问题，才能有条件运用网络、数码等先进技术和手段，进一步提高技术含量和水平，使档案管理手段由旧变新。
五 结束语
我们要从网络环境档案、网络环境档案面临的新挑战、网络环境档案面临的新挑战、网络环境档案管理对策等方面来正确理解高校档案的重要性。网络时代的不断发展，人们的思想观念也随着发生了变化，人们的生活方式不断变化，高校档案的发展问题也存在着很大的挑战，立足现在、抓住机遇、改变观念、准确定位、改进管理、把握档案是现在高校档案发展的一个重大趋势，只要好好利用这些方面的因素，高校档案事业就一定会创造巨大的辉煌。
参考文献：
[1]丁申桃，互连网络与档案信息服务，情报学报，1998(2).
[2]李爱齐，网络环境下的档案工作，图书情报工作，1998(3).
[3]程亚男，网络化趋势与档案发展观，中国档案学报，1998(4).
[4]李传军，网络环境下信息资源的住址管理，图书情报工作， 1999(2).
关键词：档案；组织；信息化；服务；制度；技能
中图分类号：G64 文献标识码：A 文章编号：1005-5312（2013）29-0260-01
档案是高校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。高校档案记载着学校的教育历史，更是全校师生员工德、能、勤、绩和学校教育教学活动的真实记录，具有重要价值。这就更体现了档案管理在高校中的重要地位。因此，如何搞好高校档案管理成为当前高校档案管理者需要不断探索的重要议题。本文作者结合工作实际，从以下几个方面分析如何做好高校档案管理工作。
一、建立完善的高校档案管理网络，为档案管理工作提供组织保障
档案资料是高校的重要资源，它详实地反映了一所高校的整个发展历程，并以多种不同的形式真实而客观的记载着学校教学及管理过程中的每一个环节，它是每一个教职员工及学生劳动智慧和经验的结晶，是认识和把握高校发展客观规律的重要依据，是学校的宝贵资源。档案管理工作涉及部门和范围极为广泛，必须引起广大教职工的重视，只有在思想上统一认识，才能增强大家的档案意识，使大家在各自的岗位上都对档案工作给予高度重视，人人参与，共同做好档案工作。向全体教职工宣传档案管理工作的重要性，举办档案法规和制度的讲座、开展档案知识竞赛，以提高教职工的档案意识，促使各科室人员都重视并支持学校档案管理工作。
要加强对档案工作的集中统一管理，从组织上保证档案工作的顺利开展，从而实现高校档案的齐全、完整与规范。遵循“统―领导、统一制度、分级管理”的原则，成立档案工作领导小组，统一协调档案管理工作。由高校副校长分管档案工作，成立档案室，设立专职档案管理员，在各院系、图书馆、财务部门、教务处等相关业务部门设置兼职或专职档案员，形成全校的档案管理网络，将档案管理工作渗透到高校的每个单位和各个环节之中。同时，要明确每个人的职能与职责，明确分工，使档案管理工作达到了系统化、规范化、标准化。让高校每个人都参与进来，通过全员全方位收集相关档案信息，倡导全体师生支持学校，积极提供有记录价值的档案信息，并努力拓宽档案收集范围，挖掘高校档案资源，使档案内容丰富充实起来。
二、强化高校档案管理信息化，为高校档案管理提供技术支撑
随着社会科技的进步，信息化建设是当前高校档案管理工作的客观要求，也是高校档案工作服务创新和管理创新的重要标志。推进高校档案馆数字化、网络化和检索自动化建设，成为各大高校档案管理工作发展的重要方向，也是高校档案管理工作取得重要进展的突破口。高校档案的管理工作繁杂，劳动强度大，重复劳动多。将信息技术与高校档案管理有机结合，可以让高校档案管理工作走上良性发展的轨道。利用现代信息科技提高高校档案管理工作效率，使高校档案管理工作从落后的手工操作走向现代化的管理。同时，利用信息化手段将档案信息及时传递至高校各级领导、各教研室和相关部门，提供查阅便利，提高使用利用率，使他们亲身体验到档案信息的价值，促使他们更积极主动地配合档案部门做好档案工作。
高校要强化资金投入，完善档案管理的硬件设施。高校要将数字光纤技术、芯片技术、网络与监控技术等有效地用于高校档案信息存储、归档、保管、开发及利用等各工作环节，提高高校档案信息的存储能力、传播速度，实现高校档案管理效果最优化，充分发挥档案信息的社会经济效益。档案管理工作要从单机管理发展到网络管理，从案卷、文件目录管理发展到全文信息化管理，从单一的档案管理发展到“文档一体化”管理，努力实现“无纸档案”与“纸质档案”相结合，进一步提升其信息化建设步伐。
三、完善档案管理规章制度，使档案管理制度化、标准化、规范化
没有一个严格的规章制度，难以保证高校档案管理工作的顺利进行。高校档案管理人员要以《中华人民共和国档案法》和《中华人民共和国档案法实施办法》为指导，依据《高等学校档案管理办法》的有关要求，根据学校的特点，制定适合自身的档案管理办法和实施细则，这是做好学校档案工作的基础和保证。抓好档案管理制度建设，实现高校档案工作的规范化。从高校档案管理工作的实际出发，制定一系列档案管理细则，建立健全档案收集、立卷归档、储藏保管、开发利用、保密、库房管理等多项制度，确保高校的各类文件从形成到归档一系列工作程序化、规范化、制度化，并根据形势发展的需要不断健全和完善。在制定高校档案管理工作规章制度和相应的配套考核制度的同时，要把档案工作任务分解落实到人，明确相关人员的岗位职责。
四、加强档案管理队伍建设，提高档案工作人员专业技能和素质
提高档案管理人员素质，是推动高校档案事业发展的关键。档案管理工作的好坏，在很大程度上取决于档案管理工作人员。档案管理人员业务素质水平直接影响到档案工作的质量，为使档案工作人员能够适应档案管理工作的需要，档案管理人员就必须具备更高的素质。要尽快在高校档案管理队伍中普及现代化的档案管理知识，改善现有知识结构，新思想、新知识、新技术的培养要进一步加强。要通过多种形式与途径，提高档案管理工作者的综合素质。健全档案管理工作队伍，设立专兼职相结合的档案管理工作组。培养一批具有文化专业知识、专业技术、技能的档案管理人才，确保档案管理工作的持续与稳定。要不断加强档案管理人员的业务培训。按照“提高素质、精通业务、规范管理、优质服务”的要求，分阶段、有步骤、有计划、分层次地对档案管理者进行业务培训，不断提高档案管理者的业务素质，使个人的知识结构和业务水平能够适应高校档案建设和发展的需要。档案管理者自身也要努力学习，开拓眼界，拓宽视野，了解所涉及工作领域的现状及发展动态，提高自身素质，运用档案学科新理论、新技术来指导和改进档案管理工作。高校档案工作者要有高度的政治责任感，要有较高的政策水平，要有严格的保密意识。在职业道德素质上，要求档案工作人员忠于职守，敬业爱岗，热情服务；默默奉献，不计名利，耐得住寂寞清贫，甘为人梯；严谨务实，认真负责；服从全局，团结协作。
五、充分利用档案信息资源，积极主动的为高校提供档案服务
高校档案是高校教职工劳动智慧的结晶，做好档案资料的收集、整理、归档、贮存、积累是为了充分开发档案信息资源、更好地提供给工作者利用，为高校发的发展服务。高校档案部门要突出服务这条主线，积极进行档案利用工作的探索，围绕高校的中心工作，做好档案服务工作。档案管理人员要应主动了解用户对各类档案信息的需求。及时了解学校在不同时期和阶段的教学、科研的情况，积极主动地深入各教学和行政部门，走访相关领导与工作人员，有意识地有目地观察和了解学校各项工作的长远规划和近期目标。对学校的工作安排心中有数，了解学校教学、科研、基建等工作环节和活动过程的规律和特点。认真分析掌握这些工作对档案的需求，同时，根据本校档案利用情况，分析其利用规律，积极主动地为学校各项工作提供档案服务。
档案管理人员要有超前的服务意识，变被动服务为主动服务。通过馆藏档案资料主动、及时、多元化的为学校的各部门提供档案服务，对于一些难查资料通过点滴线索扩大检索范围，尽可能地使他们得到所需信息，促进其工作效率的提高。在服务方式上，要充分应用现代信息技术，广泛利用互联网、光盘数据库、联机检索等现代信息技术手段，既要充分利用馆藏档案文献资料，又要营造现代化的信息传播与交流环境，不断拓宽信息服务和交流渠道。要采取多种形式，丰富服务的形式，改进服务的手段，努力提供优质、高效的服务，主动的把档案工作重点与高校中心工作结合起来，让“死”档案变成“活”材料，为高校的教学与科研服务。
参考文献：
[1]安爱君.如何管理“纸质档案”和“电子档案”.河北科技图苑，2008.
[2]薛匡勇.论档案馆的未来发展.档案学通讯，2004.
一、新时期高校档案管理工作的问题
新时期，随着计算机和网络的发展，高校档案管理工作已进入崭新的历史时期，但是由于高校管理意识和资金的投入有限，高校档案管理工作还存在着许多问题。
（一）档案管理制度的缺陷
当前，传统的高校档案管理工作，存在着不规范问题，如档号和案卷标题不规范，尤其是卷内目录，在大部分案卷中缺少，使案卷整体管理较为混乱。因此，在高校档案的收集、保管、借阅、保密等多项指标，都存在许多漏洞，这对高校档案信息的真实性和利用价值都有严重的影响。但高校档案管理人员仍普遍重视文书档案的收集整理，整天都在忙于整理工作，而利用计算机制作的电子档案，却存在着被忽视现象，这种情况导致高校档案建档不及时，尤其是对于高校发展的重点专业以及更新改造项目的档案，由于不能及时建档，一些档案资料和图纸大都保留在教师或中层领导手中，如果出现人员变动，就会使档案遗失，这会对今后的使用带来损失，即使那些已经收集归档的档案，高校档案管理人员也经常不能按照规定管理，致使档案目录与档案内容出现不符，查阅起来非常困难。
（二）高校档案管理人员的专业问题
高校档案管理人员专业水平提高不大，其文化程度和专业素养，都不能够适应新时期对高校档案管理的要求，新时期是信息化时代，高校档案管理人员的文化程度与专业素质，应当满足对高校档案信息进行深层次的研究探讨，但是这种专而博的人才非常欠缺。高校档案管理人员队伍的专业水平与时展需求存在较大的差距。制约了有效利用高校档案信息资源，影响了社会发展和经济发展，但对于这些方面，在高校档案管理中没有认识到其潜在价值，导致高校档案的利用率不高。
（三）档案检索效率较低问题
手工检索与计算机检索是高校档案检索的主要方式。尽管手工检索速度不能与计算机高速检索比较，但手工检索仍然占据着很大比重，尽管高校档案管理系统软件已有多种工具，但是能够应用档案管理软件的并不多，这对于档案管理的发展不利，也难以推动高校档案的有效开发和利用。这主要是硬件设施投入不足，使高校档案室的建设达不到标准要求。
（四）信息开发和编制上的问题
对于高校档案信息的开发和编制，许多高校档案部门存在应付上级，走过场的问题，为了应付检查而选题开发，但只能开发编研层次较低的、质量较差的产品，其使用价值较低，虽然有的选题与新时期发展有着紧密联系，但是由于编制的水平和质量问题没有实效性，难以发挥作用。
二、做好高校档案管理工作的对策
新时期要做好档案管理工作，必须采取以下对策。
（一）提高高校档案管理人员基本素质
要做好高校档案工作，必须提高高校档案管理人员素质，对于档案管理工作，要选择具有政治可靠、作风正派和责任心较强的人员负责，在职期间加强对他们的教育和培养，充分发挥其积极性与主动性。由于高校档案工作人员素质与高校档案管理工作有直接关系，因此档案管理工作人员，应尽快提高自身的专业水平，通过培训学习，提高档案管理质量，才能为社会发展和经济建设提供更多有价值的高校档案信息资源。
（二）健全高校档案的管理制度
要做好高校的档案管理工作，就必须健全高校档案的管理制度，要通过制度要求，来保证高校档案管理工作的开展，高校档案的管理规章制度要具有合理性与科学性，制定的高校管理制度，要根据实际情况和档案管理需求，建立起高校档案管理机制。这样的高校档案管理制度，才具有可操作性，才可以更好地发挥制度的指导与规范作用。才能约束高校档案的管理者和使用者，才能使高校档案信息的交流得到有效传播，这对于高校档案管理具有重要的推进作用。
（三）改善高校档案的功能
要做好档案的管理工作，对档案的功能必须重新进行定位，对传统档案的功能，应当保留的重要部分，需要加强，同时还需要进一步丰富与扩大新时期档案管理工作的内涵，要积极创造条件改善新时期档案的功能，不仅要满足新时期对于档案信息的需求，还必须完善并丰富档案内容，在新时期，为建设小康社会，更好地为社会和广大企业，为所需要的各类信息提供全面的档案服务。
关键词：高校；档案管理；科学化；措施
高校档案管理工作对于高校的发展有着积极的作用，甚至是推动社会、经济发展不可或缺的一环。随着社会的发展，档案管理的科学化问题已经被提到议事日程上。高校在进行档案管理的过程中必须要敢于直面工作中出现的各种挑战，才能够让档案管理工作与时俱进，才能够适应高校发展的客观要求，才能够更好的为高校各项工作的开展服务。
1 高校档案管理的现状
1.1 档案意识薄弱
长期以来，由于人们档案意识不强，在工作过程中，上至领导下至一线员工，“重工作、轻档案”的意识还在相当程度上存在，认识不到档案工作的重要性和必要性。由于对档案重视程度不够，档案归案意识不强，档案信息资源开发不足，造成档案利用率不高。
档案意识薄弱，还导致很多高校没有综合档案室，各科室只负责把自己科室自认为有用的材料加以收集整理汇总，档案保管各自为政。加之没有健全的档案管理制度，又缺少必要的监督机制，档案的错归错放、随意归档、缺失散失现象相当严重。这就对高校档案管理造成了不可弥补的损失。
1.2 管理手段落后
目前的档案管理多是进行基本的材料收集、整理与保管，没有主动对档案资料进行分析、编研，操作上也都是传统的、低效率的手工方式，极少运用计算机及网络技术进行管理，工作上也只是“你查我调”，还处于一种被动的、消极的状态，信息化程度不高，难以充分实现档案的利用价值。在当今国家高等教育事业和计算机信息技术迅猛发展的形势下，这种传统落后的档案管理状况使高校档案工作陷入十分尴尬的境地。
1.3 管理队伍素质较低
由于对档案工作重视程度不够， 高校档案队伍总体素质不高。高校档案工作人员大都使用编外人员，即使有些高校配有专职的档案管理人员，但大都年纪较大或是工勤人员转岗而来，缺乏基本的知识和技能。真正科班出身、从事档案管理工作的人少，受过全面档案管理专业培训的工作人员少，懂计算机、网络技术等现代管理手段的人少。另外，档案管理人员在职称、待遇及工作时间等方面，和专职教师相比有着较大的区别，也导致许多高层次、高素质人才不安心或不愿从事这项工作。
2 提高档案科学化管理的措施
2.1 健全制度，更新观念
健全档案制度是搞好档案工作的重要保证。高校要大力宣传《档案法》、《普通高等学校档案管理办法》等相关法律，依法建档。制定明确的岗位目标责任制，使各部门重视档案的收集、整理、归档。建立档案的收集、保管、立卷归档和借阅制度，使档案资料进、出及时，真正实现资源共享。只有制定和建立各类档案管理制度，形成档案管理制度体系，才能确保档案科学化管理工作的有效实现。
更新观念是做好档案管理的前提和有力保障。改变追求“小而全”“大而全”，以藏为主，重藏轻用，被动服务的思想，主动地把档案工作重点与学校工作中心结合起来，为教学、科研服务，使高校档案管理走上主导地位，树立开放意识，改变长期封闭的局面，增强服务意识，打造档案工作的新形象。
2.2 实现档案管理信息化
档案管理信息化是指，在档案资源的各项管理过程中，利用信息系统进行加工和通过计算机网络进行保存传输，将原有的不同载体的档案资源转化为数字信息，并在此基础上实现档案资源的合理配置与社会共享。
档案管理信息化，是高校档案管理的必然趋势，也是提高高校档案管理的科学化水平的重要措施。主要体现在两个方面：一方面提高档案工作效率，克服以往档案工作人工操作的落后性，如利用计算机进行检索，档案的缩技术、扫描技术、传真技术、网络技术等高科技手段，使档案工作从落后的手工操作走向现代化的管理。另一方面是推进文档一体化的管理，克服各部门之间归档材料衔接不紧、重复劳动等问题，通过计算机技术对文件信息的生成、档案信息的转化、档案信息的全文提供及利用实行一体化管理，使档案室成为一个信息供应中心。
2.3 提高档案管理人员的素质
由于现代化的档案管理工作是以计算机为手段，通过网络来进行，这就对档案管理人员的素质提出了较高的要求。对于高校来说培养出一支高素质的档案管理人员队伍，实现档案管理的信息化、系统化、科学化已经势在必行。为了让高校中的档案管理人员能够适应档案事业发展的步伐，必须对他们进行相应的业务培训与管理意识培训。通过相关的知识学习、技能培养，让档案工作人员能够熟练的掌握最新的档案法规制度和最新的行业标准，熟练的掌握计算机操作技术、网络技术、数据库技术、信息检索技术等方面的专业知识，而且还能够在网络环境下进行信息处理工作。在新形势下，高校档案管理人员不仅应是文献史料的管理者，更应是文献信息的开发者。
2.4 提高档案的安全意识
档案信息具有一定的保密性，需要加强档案信息系统安全防范规划，做好安全防范措施。电子档案上网后， 必须从进入、传输、使用三方面采取安全保密措施。防止外部攻击可以采取防火墙、安全等技术实现；防止内部成员泄露，在管理技术上要做到信息安全存放。 同时，逐步完善档案信息安全管理体制。在开发利用档案信息资源和网络系统建设工作中，要增强安全意识，防止失密、泄密事件发生。非公开的档案信息一律不得上外网；在因特网上提供已公开的档案目录查询服务，要认真采用身份认证、防火墙、数据备份等安全保护措施，确保档案信息系统的安全运转。
总之，档案管理的科学化是知识经济时代档案管理发展的必然趋势，新的世纪是档案事业发生深刻变革的世纪。新技术的发展使档案管理工作便利与难度并存，作为高校的档案管理工作者应该充分利用科技力量的强大优势，更新观念，提高自身素质，推动档案工作的创新与发展，为学校和社会的发展提供更好的服务。
参考文献
[1]李健.新时期中职学校档案管理工作优化研究[J].办公室业务，2012年03期
[2]刘素珍.中职学校教学档案管理工作初探[J].卫生职业教育；，2005年17期
[3]李晓珍.档案管理人员素质刍议[J].焦作大学学报，2001年03期
【论文摘要】扩招背景下，《国家中长期教育改革和发展规划纲要》对我国高校教育发展提出了更高的要求。而高校的教学档案工作是其各项工作顺利开展的前提和基础。要使其更具现代化和科学化水平，就必须从档案管理人员及管理部门的整体素质、硬件设备等方面进行提高。那么如何更好地开展高校的教学档案管理工作，本文将试做阐述。
百年大计，教育为本。为提高国民素质、建设富强、民主、文明、和谐的社会主义现代化国家，我国去年公布了《国家中长期教育改革和发展规划纲要》（以下简称《纲要》），《纲要》为我国的教育发展作了详尽的规划，对我们解决当前普通高校教育中存在的各类问题都有重大的指导意义。
同时，近几年来，我国大多数高校在规模上快速扩张，所带来的教学档案管理问题也是遇到了新的挑战。
一、当前我国普通高校教学档案管理存在的普遍问题
《纲要》指出我国当前教育所存在的问题时强调:“我国教育还不完全适应国家经济社会发展和人民群众接受良好教育的要求，教育观念相对落后，内容方法比较陈旧……” 这也正是我国目前高校的教学档案管理同样存在的问题。
（1）对教学档案管理的重要性认识不足。高校中某些部门甚至是领导，对教学档案管理工作重视程度不够。从机构设置到人员配置，再到经济投入，硬件建设上，难以满足高校档案工作发展所需条件。近年来，随着高校的大范围扩招，国家的投入增加又相当有限的情况下，不少高校只把资源用在与办学直接相关的项目上，而对教学档案管理难以做到按需足额投入。
（2）教学档案管理工作的制度建设有待加强。部分高校教学档案管理制度不健全，相关管理人员不能熟知《中华人民共和国档案法》和《高等学校档案管理办法》等档案管理相关的法律法规，或者未能严格按法规管理档案，档案管理混乱、不规范，导致部分档案材料没有及时收集归档;或者临时收集的材料类别混杂，需要时难以发挥档案服务作用。
（3）教学档案管理队伍人员结构亟待调整。多数高校档案管理人员素质参差不齐，管理意识较薄弱，队伍结构亟待调整。教学档案管理队伍中，真正毕业于档案管理专业或相关专业的人员十分缺乏，大多数来自于学校其他专业的老师，部分人员甚至是兼职管理档案。 他们缺乏档案管理的专业知识和理论素养， 对档案管理的重要性和严肃性认识不足。 对档案管理如何适应新形势变化而进行改革缺乏思考。
二、普通高校教学档案管理的改革思路
随着我国高等教育事业的改革和不断发展，教学档案作用的发挥显得更加突出， 教学档案管理的规范化、科学化、现代化、网络化已成为高校档案管理的重要内容和举措。
如何解决高校教学档案管理面临的这些问题，《纲要》为我们指明了方向。严格教学管理，健全教学质量保障体系，改进高校教学评估”、“做好学生成长记录，完善综合素质评价。”具体说来包括以下几点:
（一）提高对教学档案管理重要性的认识
（1）高校教学档案管理工作既是记录高校教学工作的重要凭证，又是提高高校教学水平的主要途径。 教学档案有利于规范教学秩序，帮助完善教学过程，使高校教师在教学工作中能有章可循，有据可依。这样可以大大提高教师工作的积极性，对教学工作起到一个很好的监督作用。（2）教学档案客观地记录了教师的教学工作，包含教师对每学期所任课程的教课记录 指导学生学习的情况记录 学生成绩的评定记录等，为学校教学评估提供了第一手资料，是高校档案管理中必不可少的一个重要环节。（3）教学档案是高校教学质量评估的重要依据 。高校教学质量评估需要考察一个学校的教学质量如何，教学成绩如何，主要看教学档案收集得是否齐全，教学档案的文字资料、电子文档是否合乎规范。
（二）强调教学档案管理的规范性和流程性
1.明确档案收集的范围和收集主体
建立健全高校档案管理制度，是做好教学档案管理工作的基础。面对高校教学工作中产生的各类档案材料，有关管理部门应该根据档案分类和用途，明确各类档案收集的范围，以提高档案管理工作的效率和效果。
2.制定教学档案收集、整理、归档、登记、保管、利用的流程
高校教学档案是由形成收集、整理、归档、登记、保管、利用等一系列环节组成的，哪个环节的缺位都会给工作带来不便。要保证教学档案产生过程的连续性，必须建立一套完整的教学管理制度，统一格式，规范内容，做到有章可循、有据可依。
（三）提高高校教学档案现代化管理水平
（1）加强高校电子教学档案的管理。随着高校体制改革和招生规模的扩大，电子文件归档与电子档案管理工作成为新时期高校档案工作面临的一项十分迫切的任务。
高校档案部门应该参照国家有关标准制订适合高校的电子文件归档制度，对电子文件采取集中统一管理，根据电子档案的特性，从维护其真实性、完整性、安全性等各方面统筹考虑，制订电子文件的接收、检验、保管、利用、鉴定、销毁制度，加强监督和指导工作，把电子文件归档与电子档案管理工作作为当前的重点工作来完成。
（2）加快高校教学档案信息网络化建设。建设高校教学档案信息网络需要解决2个问题: 一是制定网络建设的总体规划，制定出档案信息网络建设的总体规划，使工程有计划、有步骤、有重点地进行。二是做好档案信息网络建设的标准化。建设高校档案信息网络的目的是保证用户能高效、快捷、简易地获取网络中任何档案数据库中的信息。
三、结束语
《纲要》指出:“全面提高高等教育质量”和“提高人才培养质量”，因此我们要从思想上认识高校教学档案管理的重要性，认真学习《高等学校档案管理办法》，结合高校自身特点，积极配合学校教学档案工作的开展，使教学档案管理工作水平得到提高。使其能更好的为学校教学、科研、行政管理和其他各项工作服务。
参考文献
[1]国家中长期教育改革和发展规划纲要(2010-2020年)
[2]对加强高校教学档案管理的思考，白雯，甘肃教育201107
[3]高校档案管理时代化对策浅析，李玲，科技创新导报2010/21
关键词：有效发挥；高校档案；校园文化；作用
中图分类号：G717 文献标识码：C 收稿日期：2015-06-01
一、高校档案与校园文化的内涵
1.高校档案的作用
档案是指组织或个人在以往的社会实践活动中直接形成的、清晰的、确定的、具有完整记录作用的固化信息，它包括以下基本内容：收集、整理、编目、保管、鉴定、统计和提供利用。
2.高校档案对校园文化的作用
高校的发展是以强大的精神文明与物质文明建设作支撑的，正是这些丰富的精神内涵，构成了高校的文化积淀与精髓。
二、高校档案是塑造校园文化的基础
1.高校档案的专业性作用
首先，高校档案是历史真实面貌的再现，因而档案专业属性是独有的；其次，高校档案有其自身的理论体系、研究对象、业务标准和工作规范；再次，高校档案是由特定的部门管理，是按一定的管理流程运作的；最后，高校档案的保存是由专人负责。
2.高校档案的服务功能
高校档案不同于其他工作形式，它具有强大的服务特性。它既记载着学校历史、教学活动、文化事件等真实情况，又起到一座储藏室的作用，为学校的各项制度、法规的建设提供依据保障。
三、高校档案对校园文化建设应起的作用
档案的属性在于它具有历史再现性、知识性、政治性、信息性、文化性、社会性、教育性、价值性等特点，因此， 如何发挥高校档案在校园文化建设中的应有作用，非常值得我们去研究探讨。
从下表的对比中不难看出双方发挥作用的属性范畴，从而认清高校档案在校园文化建设中应起的作用。
1.职责使命
高校档案记录了学校的发展历程，给师生以使命感、责任感。学校的发展就是师生奋进的动力，有效利用这笔宝贵的财富有利于校园文化建设。
2.承担重任
高校档案还要为学校的未来发展，把握前瞻动态提供有效依据，尤其在档案资源、档案建设、档案开发、档案应用等方面应进行有效更新，使高校档案能高效、准确、到位地为学校发展服务。
简而言之，采取多种形式，将档案工作重点与学校中心工作结合起来，为教学、管理、科研等服务，使高校档案的功能实现社会化、多元化和优质化的目标。
四、高校档案对校园文化的影响
高校档案如何对校园文化产生强大影响，通过改革创新，以推进整体服务功能的提升，有待于我们去探讨。
1.开辟了认知校园文化的窗口
高校档案本身就有着深厚的历史积淀，应该发挥其必要的作用，使其为各界所认知，使“死”的档案变得更加鲜活。
2.营造了良好的文化氛围
每个学校都有各自的特色，其文化传承也不尽相同；但是高校档案的作用是毋庸置疑的，那就是档案的价值与校园文化相结合，形成明显而又独具特色的档案校园文化。这种文化所营造的氛围是任何形式都不可替代的。
3.为学校学术研究提供支撑
高校档案在挖掘、发展、研究与弘扬校园文化方面的作用不可低估，其提供了重要的信息内容。
总之，高校档案在传承学校优良传统、活跃校园文化、树立学校品牌、改变师生风貌、提高大学生综合素质方面都起到了重要的作用。
参考文献：
关键词：档案工作；信息化建设；高校管理；高校建设
高校的档案工作无论是从历史还是现实的角度来看都是不可缺少的，但是某些高校对档案工作的重视程度不够也是不争的事实。如何正确地认识档案工作与高校管理建设之间的紧密联系，信息时代背景下高校信息工作如何更好地服务师生是本文研究的重点内容。
一、 高校档案服务对象的需求
1. 满足校内师生信息需求
高校档案的服务对象最主要的群体是校内师生。集中表现为教师的教学、科研，学生的学习、就业等方面的档案信息服务功能。
第一，保障教学活动顺利开展，服务教学评估。教育部自2003年起确立了周期性教学评估制度，为提高教育质量，确立教学工作的中心地位，深化教学改革，规范教学管理的关键举措。评估的结果关系到学校的声誉及发展前途，各高校都把教学评估作为首要的工作任务来抓。档案全面记录了学校教学工作的开展和进程，档案的原始记录性对于教学评估来说是极其重要的，档案是评估材料的来源，是专家评价的依据。高校的教学档案可分为规章制度、学籍管理、教学管理、教学研究、师资队伍建设及教学活动等资料，完备齐全的收集教学档案，对于保障教学活动的顺利开展具有重要作用，也是一个学校教学水平和质量的总体表现。
第二，为教师科研活动提供服务。高校科研档案记录了高校教师进行科研活动的全过程，包括在科研活动中的科研创意、科研思想、科研方法、科研经验、科研成果，这些都是教师进行科研再活动的依据和参考。一个科研项目从立项到研究完成所形成的一套完整、准确、系统的科研档案，是科学技术的一种形式，是重要的信息资源。这就要求档案部门组织编制各种检索工具对科研档案信息加工和编辑，汇编各种参考资料；采取多种方式提供科研档案信息服务，为国家和社会创造巨大的经济价值和使用价值。
第三，丰富学生校园生活，建设和谐校园文化。高校的文化传统经由一代又一代师生传递下来，高校的历史档案客观、真实的记录了学校的发展历程，以及在此过程中前辈的拼搏奋斗，这些都是校园文化建设的有益载体，具有很强的说服力和感染力。高校档案部门应该充分利用这些档案信息资源，积极引导学生参与，向学生传递信息，这样既可以丰富学生课余生活，又有助于激励高校师生员工，激发其自豪感和归宿感，培育健康向上的校园精神，重塑高校文化传统。
嘉应学院地处世界客都――梅州，具有鲜明的地域文化特色，学生中有较大比例也来自于该地区，学校档案信息中收集有众多关于客家文化、习俗、历史等资料，档案部门应充分利用这些宝贵的档案资料，开展各式各样的展览、查阅、原文传递等活动，这样既极大地丰富了学生的见闻，又有利于客家文化的保育和传承，真正做到高校服务于地方建设和发展的目的。
第四，建立毕业生就业信息档案，为学生就业提供服务。高校毕业生的就业问题已成为高校管理工作的重要内容，这也给高校档案工作带来了新的机遇与挑战。高校毕业生就业信息档案直接影响高校的人才培养和毕业生就业。为此，我们有必要专门针对毕业生建立档案，为其就业提供信息服务。首先，档案部门应做好学生的学习档案建设工作，对学生的个人基本信息、学习成绩、综合测评、学历学位授予等信息进行完备记录和规范管理；其次，档案部门工作人员应利用自身的专业优势及计算机、网络设备对就业信息进行搜集整理，为毕业生提供有价值的就业信息，还应针对就业形势进行分析，对在校生和毕业生的就业进行宏观上的指导与规划。
2. 拓展高校档案信息的社会服务需求
高校档案由于其信息来源的特殊性，对社会服务需求的满足一般包括企业对学校人才培养的咨询和了解，校友对历史资料的查询、复制，个人或团体对特定历史档案资料的查询等，其中，高校档案工作最应重视的一项社会服务是高校科研成果的推广应用服务。高校是科研活动的重要基地，高校档案部门掌握了许多先进的科研成果资料。档案部门应通过宣传教育、出版编辑，讲座研讨，技术推广等多种方法相结合，多途径地开发利用这些科研成果，促进科技成果转化为现实生产力，更好地服务社会。
二、信息化对高校档案建设的要求
1. 高校档案信息化要注重信息资源的整合
高校设有多个职能部门，每个部门都有各自的信息收集和管理，彼此互不相连，造成信息的割裂。在学校的档案信息建设过程中，应注重个信息系统的整合，形成一个有机统一的整体。
2. 高校档案信息建设应充分利用网络提供服务便利
网络是信息时代最重要的交流渠道，高校档案也应该顺应这一趋势，加强档案网站建设，利用网络为校内师生、社会群体提供便捷的服务。档案网站建设的服务包括信息的和共享，同时应提供信息的在线咨询服务，注重双向沟通渠道的建设有助于完善档案工作。
3. 高校档案信息化过程中需要注意兼顾信息公开共享与信息保密的要求
一方面，高校档案信息中的一部分内容适宜公开，以利于社会进步，利于科学技术的推广和发展，促进社会文化建设，档案部门在处理这部分内容时要充分考虑到信息传递的渠道畅通，以发挥信息的最大效用。而高校档案中也包含有设计专利、机密或个人隐私等不宜公开的内容，档案部门应注意这部分内容的保密工作，以维护学校和个人的利益不受侵害。
4. 高校档案信息化对档案人才提出更高要求
信息化工作对档案人才也提出了要求，一是档案馆要增加编制，满足档案工作深入发展和档案规模扩大的需要，二是档案馆要加强人才培训和继续教育，形成合理的知识结构，掌握最新的专业技术和理念。
参考文献：
1. 吕文花.新时期高校档案信息服务功能的拓展[J].《湖南科技学院学报》2008（08）：29
2. 任增伟.浅谈高校档案管理和信息资源的开发和利用[J].《理论界》2004（03）：34
3. 石秀春.对高校档案管理信息化的几点认识[J].《中国成人教育》2004（06）：52.
4. 王凤鸣，沈克东.简论档案在高校工作中的地位和作用[J].《理论学习》2003（10）：24
1.1电子档案的管理不规范
随着计算机技术在医学高校中的普及应用，医学高校中的电子档案数量也越来越多，如何对这些电子档案进行规范管理成为档案管理人员的工作重点。有很多高校档案室缺少必要的电子档案管理规范，管理人员在对电子档案进行整理时由于缺少一定的规范，各自整理的结果都不相同，反而增加了电子档案的管理困难。同时在档案安全方面，医学高校中也缺少必要的安全管理规范，很多教师和管理者对电子档案进行处理时只是简单地进行逻辑归档，并没有采取相应的安全措施对电子档案加以保护，同时，部分档案管理者对计算机技术了解过少，对于如何利用计算机技术对电子档案进行安全管理不甚了解，这就使得学校的电子档案处于危险境地中，一旦计算机网络出现问题，就会造成电子档案的丢失。
1.2缺乏电子档案管理人才
有的医学高校中对于电子档案管理并不重视，也没有设置专门的管理机构进行管理，而即使设立了管理部门对电子档案进行管理，但管理部门的人员很多都缺少必要的电子档案管理知识，对网络技术了解又很少，这就使得电子档案管理不符合相关档案管理要求，而高校电子档案由于缺少有效的管理，导致电子档案丢失、泄露等问题经常发生，归结起来都是缺少相应的管理人才造成的。而现有的管理人员自身素质又较低，导致整个医学高校的电子档案管理处于低效状态中。
2信息时代电子档案管理的策略
2.1建立相关电子档案管理规范
医学高校应该针对电子档案的特殊性质，并结合学校自身档案文件情况，建立相关电子档案管理规范和标准，对电子档案的归档工作、信息采集工作、整合工作以及安全管理等方面进行明确，并健全相关电子档案信息化管理机制，推动医学高校电子档案管理的信息化发展。同时，针对电子档案管理中存在的归档问题，学校应该建立相应的归档制度，从档案的形成到开发利用每一个环节都要进行明确，实施对电子档案的全过程管理，对每个环节管理人员的职责进行明确，以保证医学高校中的电子档案管理能够有规范可依。
2.2加强电子档案形成管理
针对于电子档案在归档前很多信息流失或是不加筛选地全部归档的问题，档案管理人员应该加强对归档前的电子档案形成管理，既要确保电子档案的完整性，又要仔细进行筛选。而为了做到这一点，有必要建立相关的归档政策，在保证管理人员在收集电子档案时妥善对档案文件进行保管，减少信息流失，同时还可指派专人进行电子档案的累积工作，对于公务性电子文件，不论是网上上传的还是网上下发的都应该进行归档保存，并且要及时进行打印处理，以防止档案在计算机出现问题时丢失。在具体的处理措施上，主要有以下几点，一是将归档的档案文件通通用汉字处理软件进行归档处理，并用文本形式进行保存；二是对于归档的电子档案应该统一保存在档案室的电脑硬盘上，并且定期档案管理人员要将其刻录在光盘上以防丢失；三是对于从各个部门中收集来的电子档案文件应该统一用杀毒软件进行杀毒处理，以保证档案的安全。
2.3加强对电子档案的安全管理
制定相应的安全管理规范，从电子档案的形成到存储、处理和利用都应该制定相应的安全措施，例如在存储电子档案时要选取性能好的存储载体进行保存，同时要加强对光盘保存环境的管理，避免光盘受到有害气体或是强光的危害造成电子档案丢失。再者，对于存储在电脑中的档案文件，管理人员应该在电脑上建立相关的安全保护系统，加强病毒防护措施，包括安装杀毒软件和防护墙等，保护电子档案安全。
2.4提高电子档案管理人员素质
电子档案管理与传统纸质档案管理相比，其对管理技术的要求更高，因而对管理者的素质要求更高。学校应该加强对档案管理室人员的培训工作，丰富其在电子档案和计算机技术方面的知识，提升管理人员对电子档案的管理能力。同时，要注意培养和引进具有专业电子档案管理技术的人才，提高电子档案管理的人员素质，促进电子档案管理水平的提升。
3结语
一、我国高校保卫档案建设的现状分析
1、档案管理人员专业素养不高
调查显示，目前我国许多高校对其保卫档案建设没有引起足够的重视，档案管理人员专业素养不高，严重制约着高校档案管理工作的改革与发展。尽管有些高校为了适应当前保卫工作的新形势要求，邀请上级公安等部门定期组织学校保卫干部开展消防管理、治安等方面的理论培训，但是并没有开展保卫档案管理方面的理论培训，使得保卫档案建设在高校管理中显得可有可无，从而不同程度地影响到我国高校保卫档案建设的顺利进行。此外，保卫档案的管理人员大多数为非档案管理专业的人员，其理论知识水平不高，其知识陈旧，实际操作水平低下，不利于高校保卫档案的规范化管理。
2、保卫档案管理设施不全，管理技术落后
目前，我国大多数的高校保卫部门都没有档案库房，一直处于高校建设中不起眼的部门，甚至安保队伍的办公室、档案库房和住房为同一房间。以致造成档案材料的堆积，不能进行统一归类，也不利于保卫档案的利用和保管。此外，高校保卫档案的管理技术也相当落后，由于缺乏专业的人才，因而在保卫档案管理过程中并没有充分利用先进的计算机网络技术等现代化管理手段，管理效率低下，难以满足新时期高校保卫档案的建设要求。
3、管理制度不够完善
由于高校保卫部门的领导对其保卫档案建设没有给予足够的重视，将保卫档案工作仅仅作为高校保卫工作建设中的一项次要的服务性辅助工作，对档案的日常管理工作过问太少，并没有形成统一、高效的管理制度。此外，高校安保部门在日常组织培训中也很少涉及保卫档案管理方面的内容，例如对归档时间、归档范围、归档要求等主要环节都没有制度明确的管理制度，使得我国高校的保卫档案管理缺乏有效的措施，管理水平低下。
二、新时期如何提高高校保卫档案建设水平
1、创新档案服务模式，推进持续有效的管理方法
创新是民族进步的灵魂，是一个民族不竭发展的动力，在新的历史时期，高校保卫档案管理也应该顺应时代的发展，不断创新其档案服务模式，并持续有效推进。1）实施小众化档案服务模式从年龄、性别民族、性格、学历层次、专业方向、信息素质等多方面去研究用户的结构层次，并深入调查用户的具体心理要求和特点、充分地挖掘其潜在需求，以便于有针对性地为高校基本单位提供服务； 2）在我国逐步向市场经济体制改革进程中，必须大力推行档案服务商品化，服务社会化模式，将保卫对外人员的相关档案信息开发成有价值的、系统的动态的知识信息，为社会服务；3）增加自助档案信息服务与参考咨询模式，极大地满足客户的基本需求，进而促进我国高校保卫档案服务机制的创新。
2、推行高校保卫档案管理行为的法制化
随着我国教育体制改革的不断深化,高校内部各项行为将通过法规来约束和调整,因此,“依法管档”将成为高校保卫档案工作的主旋律，并将是今后高校保卫档案建设过程中所急需解决的问题。宏观上,国家将按照档案法规来检查、督促企业档案行为,立足方向性,实行宏观的间接指导，坚决打击档案管理中的不法行为，确保高校保卫档案管理工作有章可循、有法可依；微观上,就高校内部而言,主要是依据健全的档案标准化体系,注重档案管理的可操作性，将高校保卫档案管理工作纳入到高校保卫工作建设的日常工作中来，并将之视为高校保卫工作建设中不可或缺的重要组成部分，最终使得高校保卫档案管理工作的顺利进行。
3、加大对保卫档案管理的投入，加强对档案管理员的培训
随着现代化管理手段的不断更新，计算机网络技术等现代化管理技术迅速发展，因而，高校保卫部门如何将现代化管理手段运用到保卫档案管理中，是当今高校保卫部门的一个新课题。因此，这就需要高校保卫部门必须加大对保卫档案建设的投入，及时更新保卫档案管理设备，大力引进先进管理技术，建立必要的库房；同时，还要加强对高校保卫档案管理人员的专业技能培训，提高档案管理员的理论水平，逐步引进和推广各种现代化管理技术，确保我国高校保卫档案管工作也不断趋于现代化，并为最终提高我国高校保卫档案工作效率提供可靠保障。
三、结语
综上所述，在新的历史时期，随着我国高校保卫档案管理工作的不断发展，人们对它提出了更高的发展要求，因而，高校保卫档案管理工作将朝着数字化、网络化、高效率管理的方向发展。因此，高校保卫档案管理工作也应该围绕着档案服务这一根本宗旨，相关档案管理人员要充分考虑到利用者的心态，端正工作态度，不断提高专业素养和职业道德，切实地将高校保卫档案工作落到实处。
参考文献：
[1] 宋洪富. 浅谈高校保卫档案建设[J]. 浙江档案 , 2004,(07) .
[2] 康棵飚. 试论高校保卫档案管理工作创新[J]. 文教资料 , 2007,(19) .
[3] 刘震. 新时期高校保卫工作的初探[J]. 科技创新导报 , 2008,(11) .
一、转变观念，重视高校学科档案工作
( 一) 做好高校学科专业档案管理工作的重要性
档案馆从服务学科专业档案建设大局出发，立足服务拓展档案馆的职能，不断提升档案馆自身地位。
1． 有助于高校学科档案资源的开发
学科档案是高校学科建设活动的真实记录，以其真实性、权威性在学校改革和发展中发挥着不可替代的作用，对领导决策、成果验收、科学研究、重点学科建设、重点实验室和重点学科的评估、维护学校权益、推动教学改革、提高教学质量等提供了第一手翔实的依据，发挥着重要作用。高校档案馆应最大范围地发挥学科档案的价值，尤其是做好学科专业档案的服务工作，为学校教书育人、科学研究、决策管理提供专业化、个性化服务。
2． 有利于高校学科建设的可持续发展
在当前我国的高校学科建设当中，档案管理的作用不容忽视，当国家教委、上级领导、地方的相关部门对于高校的学科以及专业进行相应的评估的时候，大量原始的档案管理资料就成为重要的参考依据; 同时在学校决策和重点学科建设参考时，高校是否能够持续生存与发展，学科档案的管理也有着重要的作用。
( 二) 学科专业档案的内涵
档案自身潜在价值和利用效益是档案信息挖掘的基础条件，这就要求高校工作者充分认识学科档案的内涵，在对于学科已经归类入档的材料进行收集、详细的整理、完整的鉴定以及完善的分析时，在意识当中就需要考虑到学校的实际发展情况，对于有关的工作重心进行恰当的调整，并且在归档的重要计划当中，将重点学科的档案材料作为重要的组成，有意识地纳入其中。
二、分析问题，明确学科专业档案建设的现状
目前，高校学科专业档案建设力度存在不足，部分学科在学科建设中档案管理工作存在不少问题，主要表现在以下三个方面。
( 一) 观念方面
缺乏档案意识是高等学校中普遍存在的问题，学校学科领导和学术带头人缺乏对专业档案重要性的认识，对档案工作配合不够; 从思想意识方面来看，决策领导层完全没有意识到档案相关工作对于高校发展的重要意义，从而仅仅投入了少部分的人力、财力在其中。而且，在配备相应的档案工作人员的时候，往往也存在一定的随意性，有的档案管理人员甚至就是高校教师的兼任; 部分高校当中进行科学研究的人员，往往忽视了项目档案的管理资料需要进入档案室进行保管，只是注重科学研究的过程与成果。仅仅认为，将这一次的项目课题完成之后，能够获得奖励就可以，往往忽视了在研究的过程当中积累出来的资料以及在研究完成之后相关的信息资料的归档问题，从而导致档案管理人员不能够正常地开展工作，使得科研档案欠缺必要的准确性与完整性，最终形成信息失真的结果。
( 二) 资源建设方面
一是档案资源上，对于如何进行学生培养、学科应该如何的发展下去、结构应当进行如何的调整等方面，都没能够详细地进行记录，因此，就算形成了专业的学科档案资源，也没有足够的利用价值，档案馆也就无法为学校教学改革和学科建设服务。二是在档案管理的时候，对于“账外”的有关文件的不够重视。例如: 对于高校人员在国际性的学术交流会、国内的经验交流会、本校内部召开的研究会议等，在会议结束时形成的像工作报告、参加会议的人员名单等都没能够进行详细的记录。但是，往往就是这些材料中包含了相当丰富的信息资源，因为其会在潜移默化当中影响着学科的建设。
三、探索适合的管理与服务需要深入实践
考虑到目前高校在进行档案管理的时候存在的诸多问题，高校档案馆要积极探索解决策略，正确地认识与面对目前的现状。笔者认为，想要做好学科档案的管理工作，需要从以下几个方面对于其建设与发展进行详细的探讨。
( 一) 专业档案资源建设的加强需要做好学科档案的基础工作
1． 做好学科档案收集的作用不容忽视
在高校重点学科的档案管理当中的首要任务是对于材料进行收集。是否能够将材料收集齐全、收集及时，直接关系到其他档案环节能否正常地开展下去。如果我们仅仅收集到一部分的档案材料，或者不具备使用价值、凌乱不堪的材料，不仅仅会造成之后的工作徒劳无功，更多的是影响到了之后的专业评估，不能够为学科建设的持续发展提供重要的决策依据，更为严重的是会影响到学校之后的发展。所以，在学科档案管理当中，我们应当以科学体系建设为中心，将收集工作做得全面而系统，尽最大努力收集完整、系统的专业内容。
2． 在确保高校学科档案的完整方面需要理顺管理体系，建立规章
作为高校档案管理的有关部门负责人，在制定相应的档案管理工作时，需要考虑到档案工作当中的规范，确保逐渐走上规范化、制度化的档案管理与建立方面。在建立档案管理的有效体系的时候，需要配备专业知识过硬的专职人员，更要将管理组织体系的网络化加以实现，在体系的确定当中需要形成专业的学科带头人负责，然后再将专职和兼职的相应工作人员配备完善。学科建设的档案工作应当作为计划的一部分纳入到发展当中，对于学科秘书来说，也需要做好相应的档案管理工作。在相应的档案管理岗位职责的制定当中，首先是针对收集档案、整理档案以及利用档案的职责需要规定明确，并且对于整理职责范围内部的档案材料的时候，需要让秘书明确自身的职责。在履行职责的时候，需要参照各种工作规范来制定，从而逐步地引导全校的教师以及员工从心理上重视学科档案的管理工作，共同做好管理。
( 二) 创新学科专业档案开放服务
1． 切合用户需求，主动提供服务
在提供给对象服务的时候，首先要了解对象的实际需要，将主观能动性充分发挥出来，并且详细地了解服务的指向，不仅仅是要服务于学科带头人，更多的是要服务于广大的学科教师。例如: 对于档案管理工作的水平、规模等方面的了解，都能够通过对于在建设学科时候的档案进行收集、归类、保管，也可以对于学科档案进行详细的调查统计以及调查分析。
2． 创新服务模式需要现代化手段的有效运用
在档案管理当中，我们也可以进行各种各样的现代化手段，例如: 设置专题索引目录、查询帮助服务等功能，从而提高对于学科档案的查询效率。当然，为了在使用条件上为档案的利用创造一定的便利，在相关检索工具的编制上，也需要考虑到各种学科之间存在的不同之处，编制不同的工具对于信息进行搜索。除此之外，为了提高档案的利用率，还需要将科学化的技术手段运用到档案的管理中 ( 例如: 计算机信息技术) 。
3． 研究开放方法，重视保密工作
学科档案中不少涉及科研项目，因此加强服务的同时，档案保密问题应当引起重视。包括严格档案开放的步骤;科学的鉴定方法; 档案的解密; 成立开放小组; 档案的网络安全问题以及数字化档案知识产权等问题。
( 三) 提高工作人员综合素质
为适应学科档案管理的要求，确保档案管理工作者的综合素质的不断提升，也是一个重要的前提。对于档案管理者素质的提升，需要有计划、有组织。笔者认为提高档案管理人员的素质，需要从以下几个方面入手。
1． 档案管理人员需要不断地吸收新知识
在如今科学技术不断发展的 21 世纪中，档案管理人员也需要拥有广博的见识，拥有一技之长。为了满足新时期对于高校档案管理工作的要求，就需要从计算机的角度入手，实行网络化的档案管理，这样不仅能够确保档案管理的服务质量以及提升工作效率，还能够让档案工作迈入崭新的发展平台，从而让管理工作更好地服务于学科的现代化建设。
2． 档案管理人员需要在不断的实践当中提升自身素质
随着目前高校档案管理工作重心出现偏移，也就使得管理人员需要不断地接受新知识，懂得如何才能够有效地运用新知识服务于学科档案的管理工作中，真正地做到理论与实践的结合，只有如此的实践工作，才能够符合新形势的要求，处理好各项档案管理工作存在的问题。
3． 档案管理人员需要懂得创新素质
大数据源于信息技术革命。随着近年来互联网和信息行业的快速发展，大数据成为继物联网、云计算之后信息技术行业又一大颠覆性的技术革命，对许多组织的管理方式方法带来了新的发展机遇，同时也带来了很多挑战。2011年5月，全球著名的管理咨询公司麦肯锡咨询公司了名为《大数据：创新、竞争和生产力的下一个前沿领域》的研究报告，报告指出，分析“大数据”将成为竞争的关键。如果再辅以正确的政策和有利条件，“大数据”将引发新一轮的生产力增长与创新。麦肯锡研究报告的内容促进了美国在“大数据”方面开展一系列实际行动。2012年3月22日，美国总统奥巴马宣布启动“大数据研究与发展计划”，在研发计划中，美国政府并投资2亿美元来促进这个计划的实施，把对大数据的研究上升为美国国家战略部署总体蓝图，其重要性不言而喻。那么，什么是大数据？目前，学术界对于大数据并没有给出一个统一的定义。有定义认为，大数据是指利用常用软件工具来获取、管理和处理数据所耗时间超过可容忍时间的数据集。也有研究认为，大数据技术定义作为新一代的技术架构设计，通过使用高速捕获、发现和分析手段从海量数据中获取价值。我国数据信息权威李国杰院士则认为“大数据是指在可容忍的时间内无法用传统IT技术和软硬件工具对其进行感知、获取、管理、处理和服务的数据集合。”虽然目前对于大数据没有绝对统一的标准定义，但是，大数据自身却具有一些共性特征。目前，学术界比较统一的认识是大数据具有四个基本特征：第一，数据量大。这是指数据在量的方面的累计，也是大数据的核心特征。数据量大的主要原因是互联网的普及，通过互联网，人们在获得信息的同时，也产生了大量的信息。第二，数据种类多。这指的是数据本身的外在表现形式。传统的数据类型简单，普遍使用表格形式、文本和字段加以呈现并进行数据处理。随着互联网的快速发展，除了普通的表格形式、文本等形式外，还有微博、视频、图片、二维码等形式的大量的半结构化与非结构化数据。面对庞大的数据量，人们也能很快在互联网上获得自己需要的信息。第三，价值密度低。指的是大数据时代的数据因为数据基数大，较以前的少量数据而言，数据的价值与数据的总量呈反比例关系。换言之，分母大，分子小，因而得到的价值小。这是它的基本属性。因此如何从大量的数据中搜索出实用的数据是需要研究的重点。随着信息数据的无限增值，信息数据的价值密度反而趋小。第四，处理速度快。指的是大数据时代的数据处理效率。这是它的重要特性。随着数据量越来越多，数据信息传播速度加快，必然要求数据的处理速度也越来越快，否则大量的数据根本无法得到有效处理，从而引发数据处理技术创新。从以上特征可以发现，大数据的本质并非表面的“大容量”，其概念内涵是“大价值”。因此，大数据技术的真正内涵是，它不在于掌握庞大的数据信息，而在于对这些含有不同价值和意义的海量数据进行挖掘、专业化处理和运用，才是标志着大数据时代的到来。
二、大数据时代高校人事档案管理面临的挑战
我国高校人事档案传统的管理模式是收集、管理、利用三环节。但是，随着我国人事管理制度的不断深化，加上大数据时代的出现，对高校传统的人事档案管理工作提出了更高的要求和挑战。
1.高校人事档案信息资源收集的挑战。当前，我国高校人事档案管理主要包括三个方面：第一是在编教职员工的档案。这是高校人事档案的主体部分；第二是已经退休人员的档案。第三是离职人员未提走的档案。由于高校教师学历比较高，因此流动性也较为频繁。很多教师离开学校去另外一家单位工作后，由于种种原因，档案还没有转走而仍然留在学校的。从学院学科发展情况来看，高校人事档案管理更是错综复杂。如果按照学科门类进行人事档案管理的话，那么需要归档的人事档案数据庞大且形式多样。而且，这些档案大都是纸质档案，档案管理信息化程度较低。因此，面对大数据时代，如何有效收集高校人事档案信息，实现高校人事档案从纸质档案管理到档案数字信息化管理，是高校人事档案信息资源收集面临的挑战。
2.高校人事档案管理业务的挑战。在传统的高校人事档案管理方式下，“收”是各学院和处室向人事管理部门或者档案管理部门移交部门职工的工作信息，或者由教职工本人向档案管理部门或者人事管理部门提供工作档案信息。“管”的意思主要是手工管理。当前，我国高校人事档案管理还是传统管理模式，教职工人事档案管理都是通过手工翻阅查询教职工的档案信息，由于纸质人事档案的保存时间有一定的局限性，人事档案的查阅次数越多，那么人事档案的破损率就越高，因此，在大数据时代，如何对高校人事档案实现数字化管理，以电脑信息化管理程序代替传统的手工劳动，采用云平台存储、计算和分析高校人事档案，使得纷繁复杂的高校教师人事档案管理程序化和规律化，这对当前高校人事档案管理提出了挑战。
3.高校人事档案服务人事管理的挑战。在我国高校，传统的人事档案管理缺乏开发和服务理念，管理设备和技术比较陈旧，管理权限归属部门不统一，传统的人事档案管理以纸质文档管理为主，要查找教师的档案信息，必须去保管档案的部门申请查找，程序还比较负责，使得高校教师的人事档案整年处于被动利用状态。这些情况影响了高校人事档案管理的规范化和合理利用。然而，高校人事档案的主要作用是对人事档案建立数据库，通过高校人事管理人员对人事档案数据进行聚类、分类、相关性分析，找到数据之间的关系，将原来沉淀在库的“死档案”变成高校人事管理的“活信息”，为学校高层进行人事决策提供参考，从而提高档案价值。
三、大数据时代高校人事档案管理创新策略
从高校传统的纸质人事档案管理到人事档案数字信息化管理，档案信息资源呈指数型增长，用现有的档案信息化手段、工具难以满足大数据时代的档案信息资源管理。这就需要充分研究当前高校人事档案管理工作现状，改革创新管理模式，利用大数据的优势将其管理走向数据化和信息化，才能有效发挥高校人事档案服务教学、科研和社会服务的功能。
1.树立“大数据”的人事档案管理理念，实现数据资源有效融合。高校人事档案是高校人才信息的基础，全面记载了教职工的自然状况、政治思想、职务职称、业绩成果、专业特长等基本信息。随着大数据技术的发展，对于高校人事管理工作者来说，需要更新传统的人事档案管理观念，树立敏锐的数据信息管理意识，将大数据中的教职工信息与现实中的具体的人有效结合起来，通过调动教职工数据信息，能够结合现实中的教学、科研等具体工作，进行资源分配。举例来说，如果需要针对全校学生开出一门管理伦理学课程，在确定哪位教师最适合上这门课的时候，可以通过人事档案管理数据，进行信息搜索，将具有管理学和伦理学学科背景的教师全部找出来，接下来一个一个进行分析，最后通过面谈，确定合适的任课教师人选。由此看来，需要对这些人事档案的基本信息进行数字化管理，以便为高校人力资源管理提供有效的科学依据。
2.构建大数据管理平台，实现高校人事档案管理可视化。数据开放和数据标准是数据资源融合的基础和关键。对于高校人事档案管理部门来说，将不同部门、不同院系的教职工个人信息在学校层面上运行，就需要构建一个多中心多层级的学校数据平台，分别存放各个学院、系部、处室等数据主体和学校外部各个行业领域的数据。在这个学校层面的数据平台上，通过对学校的人事档案数据进行采集、整合、共享及利用后，能够通过当今的高科技数据处理技术将教职工人事档案信息实现可视化。例如，学校教师中教授、副教授、博士的比例，通过数据图一目了然。与外校同等层次的高校相比，学校学科发展的优势和弱势，通过数据分析对比形成图形，对比效果简单明了。这就是大数据技术的优势。而且，在大数据管理平台上，有利于将学校科研处、教务处、人事处关于教职工的人事档案信息进行有效整合，教职工的所有信息都在学校这个大平台上拉通，有利于人文社科、理工科院系发展进行不同层次的比较，使得整个学校发展情况实现可视化。
关键词：突发事件；高校档案；应急管理体系
中图分类号：G271 文献标识码：A
原标题：高校档案应急管理体系研究
收录日期：2013年5月30日
突发事件是指由人为或自然因素引起的突发性危及或可能危及档案安全和严重干扰档案工作秩序，需要采取应急处置措施以应对的事件。高校档案作为学校的历史记忆宝库，一旦遭受突发事件的危害，后果不堪设想。加强突发事件下的高校档案管理成为亟待解决的课题。
一、突发事件对高校档案应急管理提出挑战
1、风险意识缺乏。存在必然会有风险，不管这种风险是来自于自然的还是人为的。即使是严格按国家标准建立起来的档案馆，同样会面临各种各样意想不到的风险，历史上那些直到今天仍被学术界推崇的档案建筑与保管措施并不能保证大部分档案的消亡就是明证。近年来，档案在突发事件中频遭损失的情况，暴露出风险意识缺乏的问题。这也是高校档案部门应当借鉴和警惕的。针对自然突发事件，既有的档案保护技术和防护措施相对较为成熟，也积累了较为丰富的经验。近年来人为突发事件在高校有日趋增长之势，需要格外引起重视。
2、应对能力不足。突发事件下的档案应急管理包括预案编制、预测预警、信息报送、应急处理、信息、恢复抢救、调查评估等一系列环节，牵涉到组织架构、资源配置、配套支持等。这决定了高校档案应急管理不能局限于某一环节、某一领域，而必须从更高的层面来进行一种顶层设计，构建起包括应急体制、机制、预案等各方面内容，涵盖了档案危机预防、处置和恢复等全过程的档案应急管理体系。从现实情况来看，这方面还存在许多薄弱环节，缺乏足够的资源支持，缺乏有效的整体应对能力。加之危机管理框架下的档案管理研究是一个新兴领域，理论研究尚待深化，实践性有待检验。这些都势必对高校档案应急管理构成严峻挑战。
3、重要难题来自于分级机制不完备。突发事件应急处置的特点和基于成本效益的分析，都要求档案应急管理必须保重点、保核心。这就需要有相应的档案安全分级机制来支撑。正如档案价值鉴定是档案工作中最困难的一环，现实中这方面也同样是弱项。高校档案机构一方面在存放档案时考虑到将重要、珍贵档案集中存放的并不多，另一方面也缺乏针对档案安全管理状况的风险等级评估。这就有可能导致在面对突发事件时，难以在有限的时间集中资源重点应对，最终贻误时机，出现“玉石俱焚”的后果。
二、高校档案应急管理应对策略
1、树立档案风险防范意识。强烈的风险意识是应对突发事件所必须具备的意识。由于产生和诱发的因素很多，突发事件很难做到及时预知预报，它更多的是建立在对既往事件和知识经验的积累和推断分析上。当准备投入很大但并未发生或造成后果不像预想的那么严重时，就可能造成浪费，这也是导致很多人对此掉以轻心的原因。高校档案部门相对内向封闭，似乎发生几率不大，但若无准备，也许不经意间它就悄然袭来，猝不及防下造成的损失可能更大。正是基于强烈的风险意识，国际档案学界就档案机构应对突发事件已达成一个共识：最好的救灾措施就是预防灾害，预防比灾后恢复更富有成效。强烈的风险意识有助于我们将着力点放在预防为主，防患于未然。
2、建立高校档案应急体制。根据2007年颁布的《突发事件应对法》，我国已建立统一领导、综合协调、分类管理、分级负责、属地管理为主的应急管理体制。相应地，我们可以在学校应急管理的整体框架下分三个层面组建有关的档案应急组织。指挥层面，学校整体应急机构可视作档案应急管理的指挥机构；管理层面，可成立突发事件档案应急管理领导小组，组长建议由分管档案工作校领导担任，设有学校档案工作委员会的则由委员会主任担任，组员由档案部门及相关职能部处负责人组成；操作层面，档案机构内部成立由档案业务骨干及有关专家组成的应急小分队。对于某些档案突发事件，还要根据有关规定向上级应急管理机构上报处置。据此，通过分级处理、分级响应，形成一个自上而下和充分协调的档案应急管理组织指挥体系。
3、制定高校档案应急预案。预案是高校档案应急管理的核心和关键。国外的各类档案机构包括国家档案馆、地方档案馆、大学档案馆，大多制定了相应的防灾计划或应急处置方案。我国许多高校也制定了有整体的或专项的突发事件应急预案。相对而言，高校档案应急预案的制定起步晚，更待完善。
4、完善高校档案应急机制。高校档案应急机制包括档案危机预警机制、应急资源调配与调动机制、档案危机化解机制。本着预防为主的原则，档案危机预警机制居于首位。档案危机预警机制，主要是通过制定档案部门应急预案，加强档案安全预警和信息报告制度，采取适当的预防措施，避免突发事件发生，减少档案损失后果。对重要、珍贵档案，特别要注意进行多重备份或适当集中保管，提高其安全等级和系数，从而以最有限的资源来实施最有效的保护。
5、加强高校档案应急管理相关研究。高校档案应急管理作为一个新情况、新问题，其中有很多方面需要去研究。诸如如何判定风险，怎样防范应对风险，要建设什么样的应急管理体系，如何评估应急管理的成效，怎样通过高校档案应急管理来推动高校档案管理方式和理念创新等。这就要求我们加强相关的研究，并及时做好相关研究成果的推广，力求不论是档案管理理论的成果，还是其他领域应急管理研究的实际进展，都能尽最大可能整合到高校档案应急管理预案中，从而尽可能为应对突发事件提供理论支持和现实指导。
主要参考文献：
