时间：2023-06-25 16:22:35
开篇：写作不仅是一种记录，更是一种创造，它让我们能够捕捉那些稍纵即逝的灵感，将它们永久地定格在纸上。下面是小编精心整理的12篇高校学校档案管理办法，希望这些内容能成为您创作过程中的良师益友，陪伴您不断探索和进步。
关键词： 《高等学校档案管理办法》 高校档案管理工作 新局面
《高等学校档案管理办法》（以下简称《办法》）由教育部和国家档案局联合签署，以教育部第27号令的形式公布，自2008年9月1日起正式施行。通过学习贯彻落实《办法》，充分认识到《办法》的实施，是新时期、新阶段国家为促进高等教育又好又快发展作出的一项重要举措，是指导新时期高校档案工作科学发展的法规性文献，为高校档案工作进一步发展提供了良好的机遇，高校档案管理人员应以学习贯彻《办法》为契机，开创高校档案管理工作新局面。
一、认真学习《办法》内容，充分认识高校档案工作的重要性
《办法》第一章第二条指出：高等学校档案是指高等学校从事招生、教学、科研、管理等活动中直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。高校档案记载着学校的办学历史，全面反映了学校最基本的职能活动，学校的教学、科研、管理，以及校园文化建设和精神文明建设都与档案工作密切相关。档案的凭证、依据和参考作用，无时无刻不在学校的各项重要工作中得到体现。特别是在教育部开展的高校教学工作水平评估中，高校档案是最令评估专家信服的历史证据，如果没有档案做依据，就难以准确地阐明历史事件，难以科学地总结学校发展的历史和规律。只有依靠档案资料，专家才能对被评估单位进行客观、公正、全面的评估。因此，学校档案是评价学校综合办学水平的“窗口”，是从事教育教学活动、学校管理、教科研工作和教育督导评估必不可少的资料，是高校师生员工辛勤劳动的智慧和经验的结晶，是高校知识和信息资源的储备，它在学校各项工作中发挥着其他文献无法取代的重要凭证的作用，同时也发挥着不可估量的参考、宣传和教育作用。另外，学校的各种庆典活动、校史的编写、规划的制定等都离不开档案材料。因此，档案管理是学校管理工作的一个重要组成部分,它记载着学校的管理水平、发展轨迹、文化积淀、办学特色等内容。
二、深刻领会《办法》精神，加强对档案工作的领导
《办法》第一章第五条规定：“高校档案工作由高等学校校长领导，其主要职责是:（一）贯彻执行国家关于档案管理的法律法规和方针政策，批准学校档案工作规章制度；（二）将档案工作纳入学校整体发展规划,促进档案信息化建设与学校其他工作同步发展；（三）建立健全与办学规模相适应的高校档案机构，落实人员编制、档案库房、发展档案事业所需设备以及经费；（四）研究决定高校档案工作中的重要奖惩和其他重大问题。分管档案工作的校领导协助校长负责档案工作。”把高校档案工作领导的职责法制化、具体化，这将有助于为促进高校档案工作发展创造良好环境。做好档案工作，关键是领导重视和支持，只有领导有了很强的档案工作意识，才能从历史责任感的高度来加强档案工作建设，才能增加对档案工作的投入，才能提高档案工作的地位，才能把档案工作提到领导的重要议事日程和纳入学校发展规划，也只有这样才会引起学校各部门对档案工作的重视，形成有学校领导分管、校办主任主管、专职档案员负责、兼职档案员配合的档案工作网络体系，为高校档案工作的正常开展提供良好的组织保障。
三、规范管理制度，完善学校档案管理机构
学校档案机构是保存和提供利用学校档案的专门机构，《办法》第二章明确规定了设立档案馆和综合档案室的具体条件，建立健全与办学规模相适应的学校档案管理机构，才能促进学校档案事业科学发展，更好地服务学校。随着经济社会和高等教育的快速发展，特别是随着信息技术的迅猛发展，高校档案工作的内涵和外延都发生了深刻变化。目前，我国正由教育大国向教育强国转变，高等教育的发展由注重数量增长转向提高质量、注重内涵建设，高校档案的传统管理模式面临着新的挑战，同时也迎接着新的发展机遇。为使高校档案工作与高等教育同步发展，高校在档案机构建设、档案工作制度建设、人才队伍建设、档案信息化建设等方面必须与时俱进，在继承的基础上不断改革创新。规章制度是档案工作实现管理现代化的行为准则，建立和完善档案管理工作规章制度，是档案工作逐步实现规范化管理的有力措施和可靠保障。高校应修订适应本校办学水平的档案管理制度，只有依靠强有力的制度保障，努力提高广大教职工的档案责任意识，才能从根本上保证高校档案工作不断向前迈进。档案的权威性在于其真实可靠性，真实是档案的生命，也是档案管理部门的神圣职责。档案管理职能部门在工作中要坚持照章办事，努力做到坚持原则不动摇、执行标准不走样、履行程序不变通、遵守纪律不放松，只有这样才能确保档案的质量。
四、广开思路，拓展学校档案资源渠道
《办法》第三章第十五条规定了高等学校档案门类有党群类、行政类、学生类、教学类、科研类、基本建设类、仪器设备类、产品生产类、出版物类、外事类和财会类十一大类。为适应知识经济和电子信息技术迅速发展的需要，保证高校档案工作为高校改革与发展和社会建设提供高质量的服务，《办法》指出，高等学校“归档的档案材料包括纸质、电子、照（胶）片、录像（录音）带等各种载体形式”，这一规定对于高校档案信息资源的全面和完整收集，对于加大高校档案信息化建设的力度，方便学校和社会利用档案信息资源，具有重要的现实意义。由此可见，《办法》对档案资源建设更加重视。档案资源建设是档案事业赖以生存和发展的基础，也是档案工作“对历史负责、为现实服务、替未来着想”的根本保证。档案作用的发挥是通过对档案和档案信息的利用来实现的。“巧妇难为无米之炊”，没有丰富的档案馆藏和档案信息，是很难满足各种档案利用需求的。因此，高校档案部门首先要按照《办法》的要求，努力健全上述各种档案门类，并进行科学、有序、安全的管理。由于形成各类档案的数量各异，还要根据高校实际情况确定学校各类档案的归档范围，把学校不同时期形成的、能反映学校办学特色的各类档案收集齐全，把记录学校历史的档案和反映学校办学水平的教学科研成果、奖状、奖品档案，以及专家教授、知名校友的业绩档案等收集归档。
五、适应新形势需要，推进学校档案信息化管理
《办法》在对高校档案信息化建设提出了新要求：一是应当对纸质档案材料和电子档案材料同步归档；二是高等学校应当设立专项经费，为档案机构配置档案管理现代化、档案信息化所需的设备设施，加快数字档案馆（室）建设，保障档案信息化建设与学校数字化校园建设同步进行。在档案管理活动中档案信息化建设应全面应用现代化信息技术，对档案信息资源进行处置、管理和提供利用，并实现“三化”：一是档案信息数字化；二是档案信息接收、传递、存储和提供利用一体化；三是档案信息网络化。利用计算机管理系统，实现档案的著录与标引、编目、检索、统计自动化替代所有手工抄写工作，实现档案的自动化处理和网上查询。通过构建网上档案服务平台，把已有的档案目录数字化，建成目录查询系统，为更多的用户提供服务。把部分纸质档案转化为数字档案信息，建成各类全文数据库和多媒体数据库。通过网络为广大师生服务，可以在很大程度上方便师生检索和查询资料，有利于查到、查全有关资料，从而更好地提高学校档案的服务水平。
六、加强人才队伍建设，提高学校档案管理质量
随着档案管理自动化、网络化的发展，档案管理工作迫切需要一大批既懂技术又精通档案业务的高层次信息技术人员，为此，《办法》明确规定，档案工作人员不仅要具备档案业务知识，而且要具备相应的科学文化知识及现代化管理技能，档案馆领导应热心档案事业，具有高级专业技术职务任职经历，有组织管理能力，具有开拓创新意识和精神，同时要年富力强，身体健康。这一规定突出了人才兴档、人才强馆的理念。加强档案人才队伍建设，要采取切实措施，建立一支有较好政治、业务素质的档案干部队伍，并保持相对稳定。要严把人员入口关，真正将政治素质高和适应档案管理现代化、信息化要求的专业人才选配到档案岗位上来；要为档案工作人员尽可能多地创造学习培训交流的机会，支持他们进修学习档案业务知识，提高业务水平，使其尽快掌握档案信息化、现代化管理技能；要不断提高档案工作人员的待遇，关心他们的生活，努力为他们解决后顾之忧。对专职从事档案工作的人员，要实行专业技术职务聘任制或者职员职级制，享受学校教学、科研和管理人员的同等待遇。档案工作连续性强，许多工作特别是基础业务和规章制度建设，需要档案人员较长时间的学习和积累经验，只有稳定档案干部队伍，才能逐步完善高校档案管理工作。档案干部的频繁调动，无疑将影响到档案工作的连续性，因此，必须抓紧做好档案干部的稳定工作，从维护档案工作的长远利益考虑，加强档案干部的思想政治工作，解决他们的实际困难，使他们安心本职工作。对长期接触有毒有害物质的档案工作人员，《办法》规定：“应当按照法律法规的有关规定采取有效的防护措施，防止职业中毒事故的发生，保障其依法享有工伤社会保险待遇以及其他有关待遇，并可以按照有关规定予以补助。”这充分体现了党和政府对档案工作者的关怀，也进一步激励档案工作者尽职尽责地做好本职工作。
参考文献：
［1］韩秋黎.谈修订后的高等学校档案管理办法［J］.中国档案，2008，（12）：31-32.
1 实现高校艺术档案精细化管理需转变管理理念
1.1 将效益观念放在首位。高校艺术档案的精细化管理是在确保资源质量及服务质量的前提下，最大限度地减少高校艺术档案管理过程中所耗资源，以降低管理成本为主要目标的现代化管理方式。因此，在高校艺术档案管理的过程中，应将管理效益作为主要评价和考量标准。在具体的工作中，应在保证齐全、完整的基础上，加大对利用率较高类型的高校艺术档案的重视和投入，提高管理资源的效益产出率；将提供利用工作作为管理质量的试金石，改革甚至革除有碍于提供利用工作效率和质量的环节，完善和细化有利环节；提高高校艺术档案的数字化比率和质量，利用先进的设备和系统实现信息化管理，提升高校艺术档案的管理和服务效率。
1.2 强化以人为本的理念。精细化管理是一种管理理念和文化，它的实现需要由相应的高校档案管理人员来完成。高校艺术档案的精细化管理要求将相应的管理责任明确化、具体化，使得每一个管理者都能够尽职尽责。因此，其内在的要求是对人的科学管理。传统的管理强调对客体即高校艺术档案本身的管理，对主体即高校艺术档案管理人员的管理相对较弱。而要实现高校艺术档案的精细化管理恰恰要求强化对主体的管理，以人为本，做到事事有安排、事事有标准、事事有人管、事事有考核。
2 实现高校艺术档案精细化管理需加强制度建设
精细化管理的基本原则之一就是对管理制度的严格制定和执行。因此，加强制度建设是实现高校艺术档案精细化管理的重要保障。
依据当前的管理实际并结合高校艺术档案精细化管理的需要，加强制度建设可从以下三个方面着手：第一，在高校档案管理制度的制定过程中应加大奖惩制度的分量，细化奖惩条款。高校艺术档案的精细化管理不仅要求具备规范的管理制度，而且要求通过考核保证其实施，科学的奖惩制度可有效达成这一目的。当前，高校档案馆（室）的相关管理制度较为重视管理职责的明确，而相应的奖惩条款却显得较为模糊，即便是在《高等学校档案管理办法》中亦是如此。第二，编制《岗位职责指导书》。高校档案馆（室）的工作人员相对较少，因此可结合其业务工作专业化、具体性描述工作权责、制定较为详细的考评标准，从而为每一位工作人员编制相应的《岗位职责指导书》并严格实施。第三，可结合各高校艺术档案的管理实践，依据《艺术档案管理办法》制定实施本校的《高校艺术档案管理办法》。
3 实现高校艺术档案的精细化管理需细化管理流程
精细化管理本质上是一种对管理目标分解细化和落实的过程，要求其管理规划能有效贯彻到每一个管理环节并发挥作用。因此，细化管理流程是实现高校艺术档案精细化管理的核心。
由于高校艺术档案在种类、内容、载体等方面均具有多样性，且在2008年颁布实施的《高等学校档案管理办法》的分类体系中没有独立出来，其分散存在于教学类、科研类、产品生产类、出版物类等高校档案类型中，因此其管理尚不能实现完全独立。不过，由于高校艺术档案具有独特的功能和特点，且国家文化部和档案局早在2002年就颁布实施了《艺术档案管理办法》，这就为高校艺术档案的独立化、系统化管理提供了切实的依据。当前，在高校档案馆（室）内部普遍实行的是职能制，即按照档案管理流程规划和设置档案业务部门。笔者认为，在职能制的基础上，每一个业务部门均制定相应精细的档案管理流程图，将业务管理每一个环节都纳入其中，并严格遵照实施。在此前提下，再按照档案类型进行分工管理方可最大限度地实现高校艺术档案的精细化管理，如可将与之相关类型档案的管理职责分配给固定工作人员专职负责。如此既可做到责任明确、职有专司，又可实现专业化管理，有效提升高校艺术档案管理效率。
4 实现高校艺术档案精细化管理需创新管理方法
随着2016年1月1日新《会计档案管理办法》的实施，对高校的会计档案管理提出了一个新的要求。结合现阶段高校会计档案管理中出现的问题，结合现代电子信息技术，从加大设备投入、完善管理制度，明确权责制度方面，加强会计档案的管理，更全面的完善会计档案工作。
关键词：
高校会计档案；信息化；管理制度
一、前言
会计档案体现了一个单位经济活动，通过会计档案，可以了解每项经济业务的来龙去脉。高校会计档案是记录和反映学校在管理运行中形成的重要财务往来资料和原始凭证，是学校在行政、教学、科研等一系列往来业务中形成的历史记录，同时也是高校档案的重要组成部分。随着经济的发展和科技的进步，高校财务涉及到的事项越来越多越来越复杂，对财务的各项要求也越来越高，会计档案仅仅通过纸质的方式，远远不能满足当下的各类需求。特别是越来越多的会计凭证、报表等均已由原来的手工操作转变成以电子形式产生和传输，由此形成了大量的电子档案。自2010年起财政部、国家档案局对原管理办法进行多方调研论证，再经过科学的研讨和严格的试点，于2015年12月经财政部部务会议、国家档案局局务会议修订通过，于2016年1月1日起施行新《会计档案管理办法》。
二、高校会计档案管理现状及分析
（一）对会计档案的重要性认识不足，责任不明确，软硬件配套设施落后
高校财务的工作重点，普遍在预、决算的编制、执行、报账业务等会计核算工作，而对于涉及到财务的资料档案管理却相对忽视。主要体现在以下几个方面：首先在人员配置上，虽然各高校都有专门的档案管理部门，但是主要职责是管理学校的相关文件、学生资料等等，而且也是档案专业的人员负责。对于财务上交的会计资料，仅仅起到代管的作用，若遇到查阅此类资料，只能由会计人员前去查阅。而财务部门对于会计资料的管理，也没有专职人员负责，都是部门人员兼管，由于缺乏档案管理的相关知识，因此在管理上存在很多问题。其次，会计档案在档案部门存档的，所有查阅、借阅此类资料的，都要办理很多相关的借阅手续，非常不便捷。财务部门自己管理的，则是存放于办公室或者库房，无法满足专业档案资料的存放要求。最后，很多高校没有明确的制度规定哪一类会计资料应该存放于档案部门还是存放于财务部门。因此，很多资料存放比较混乱，一部分在财务部门、一部分在档案部门，不利于会计档案的归档。
（二）管理方式落后、会计档案质量不高，归档不齐全
当下很多高校，对于会计档案的保管，还仅仅是处于纸质档案保管阶段，仅有少部分的档案管理用到了excel，word等软件。经过长时间的档案管理证明，纸质档案管理存在很大的弊端。打印纸质不仅影响工作效率，大量的会计档案资料会占用大量的空间，增加办公的成本；在漫长的保管期限内，纸质档案很容易字面污染和页面损坏，不利于会计档案资料的完整性；有些档案管理权责归属不明确，特别是没有专门档案管理部门的学校。这样就导致资料传递不明确，关联部门之间可能产生推诿，相关联资料可能分属两个不同的部门管理，甚至导致资料传递过程中的遗失。
（三）核销不及时，容易造成资源浪费
2016年1月1日起实施的新会计档案管理办法，对各类会计档案资料有了一个明确的保管期限。但是，很多高校因为特殊原因，不能按期销毁到期的会计档案。比如很多高校的基建会计档案，因历史原因，很多在建工程没有按期转入固定资产。针对该项目的会计档案，有些的保管年限已经超过了保管年限，但是无法进行销毁，要留待以后备查，还需用专门的文件柜进行存放，这些资料就占用了大量的空间，而且纸张经过长时间存放，发黄变质，大大影响阅读的质量。
（四）保密水平较低，存在安全隐患
目前高校对于会计档案的保管，多数采用纸质方式，主要体现在各类文件、凭证、原始单据等这一类；部分涉及到电子档案的,都是通过word、excel方式，例如各类报表、申请、回复等等。很多高校并没有针对会计档案，制定专门的保密制度。因此在档案的保密方面，存在安全隐患。
三、如何利用现代电子信息技术完善电子会计档案管理
（一）加大会计档案管理的投入，建立设施完善的数据库，实现数字化管理
每年在单位预算经费中，加入会计档案管理专项经费，用于会计档案购买设备等项目使用。建立设施完善的数据库，将财务软件、会计档案软件、学校网络平台相结合，便于部门将会计核算产生的凭证、上级部门下达的相关文件、单位内部文件等需存档文件，转换为可储存文件，便于会计核算使用、会计档案软件进行保管。将繁琐的会计档案工作，通过数字化进行科学的管理。
（二）结合信息化的要求，制定财务档案管理制度，绘制出完整的流程图，明确档案专职管理人员
新会计档案管理制度对电子档案管理作出了更为详细的要求，除了按照制度规定以外，结合本单位实际情况，制定单位会计档案管理制度，并且据此绘制完整的会计档案管理流程图，制度和流程图都需上墙，并且制定专人负责会计档案管理。
（三）严格按照档案管理要求建设档案资料、设备管理场地
对于会计档案保管，不仅是纸质的要求妥善保管，电子信息档案及设备也应当按照要求进行保管，因此，保管的场地也必须达到相应的要求。首先，防火门、防盗门、防盗窗、灭火器等相应的硬件条件必须达到。其次、库房必须适合纸质文件及电子设备的放置、保持温度在15-30摄氏度之内，避免电子设备温度过高；湿度必须在45%-65%之内，防止纸质文件受潮，防止电子设备受潮变形。必要时安装空调及除湿机。
四、发展前景及展望
电子信息化与会计工作相结合，是时展必要的过程，特别是对会计档案的管理具有重大的意义。会计档案是见证高校发展的各项经济业务的重要依据，对会计档案管理的重视，体现了高校对自身经济发展的重视。会计档案通过电子信息化进行管理，为档案的安全性、完整性、便捷性都提供了重要的支持，满足学校的发展需求，推动学校经济管理工作走可持续发展的道路都具有划时代的意义。
参考文献:
[1]郭然.信息化环境下高校会计档案管理设计[J].中国管理信息化.2016（6）.
[2]钱艳.新形势下高校会计档案管理问题探讨[J].扬州大学学报.2015（12）.
关键词：高校学籍档案；管理；信息化
中图分类号：G647 文献标志码：A 文章编号：1674-9324（2013）48-0027-02
在高校教学管理工作中，学籍档案管理工作至关重要。它是学生身份的真实体现和学生整体素质的完整反映，也是社会和用人单位选拔人才和评价人才的参考依据。高校学生学籍档案包括学生学籍卡片、学生成绩总册、在校学生名册、学生学籍变更材料（升级、留降级、休学、复学、转学、退学）、学生奖励材料（奖助学金、优秀学生、各种竞赛获奖情况、先进班级等）、学生处分材料、优秀毕业生材料、大学英语四六级和计算机一级等级考试成绩、毕业证书和学位证书等。
一、高校学籍档案管理工作的重要作用
1.维护教学秩序，提高教学质量。大多数高校在制定本校学生学籍管理办法中都将维护教学秩序作为开宗明义的第一条写进总则中，可见维护教学秩序的正常运行是学籍档案管理工作的一个重要作用。如《唐山学院普通全日制本科学生学籍管理办法》总则第一条：“为维护正常的教育教学秩序，保障学生身心健康，促进学生德、智、体、美全面发展，依据《中华人民共和国高等教育法》，国家教育部颁布的《普通高等学校学生管理规定》（教育部第21号令）以及其他有关法律、法规，结合我院实际情况，制定本管理办法。”学校的学籍管理办法对学生的权利与义务，入学与注册，学业考核与成绩记载办法，考勤与纪律，转专业与转学，休学与复学，学业预警与退学，毕业、结业与肄业都做出了明确的规定。学籍管理制度对维护正常的教学秩序，提高学校的办学质量和效果都起到了促进作用。
2.规范学生管理，树立良好学风。以唐山学院学籍管理办法为例，学期初待补考工作完成后，都将对学生的学期、学年成绩进行核定，严格按照学生学籍审核办法进行学籍异动审核工作，其结果都将保存到学生的学籍档案中，以衡量学生在校期间的学习表现。学生参加课外活动所取得的成绩成果，将会以第二课堂学分的形式记录到学籍档案中。学籍管理制度对规范学生管理，激发学生的学习热情，树立良好的学风、校风起到了促进作用。
3.提供信息凭证，评估专业人才。学籍档案是学生在校期间通过学习和实践所形成的对学校和社会有保存价值的文字记录，是学生的入学资料、学生各学年的学习成绩、学籍异动登记表、毕业生材料等信息的原始记录，信息原始、准确、可靠性强，反映了学生在校期间德智体美的各个方面，是评价学生专业才能和思想素质的重要依据。“从其本身的物迹特点来看，它还包含学生过往成长情况的历史记录，是其今后就业、升学等方面的合法证据。”此外，学籍档案是学生在校期间品行情况、专业特长的真实反映，为用人单位了解学生的综合素质和专业才能提供了“择能”依据。学生学籍档案是既是用人单位公正、合理地利用人才的重要依据，也是学生合理就业的一个参考。
二、加强高校学籍档案管理的措施
1.提高重视程度，科学规范管理。提高管理者的重视程度是学籍档案管理工作实现科学化和规范化的前提，更是学籍档案充分发挥其重要作用的前提。提高重视程度就是要使管理者从思想上真正认识到学籍档案管理工作的重要作用，将其纳入教学管理的科学体系中，制定相应的管理办法，使管理工作真正做到有章可循。在具体的实施工作中要加大学籍档案管理工作的软硬件设施，营造信息化的办公环境，加大专项经费的投入和支持，以立项的形式促进管理的科学化。规范学籍档案的科学化管理：①制定归档范围，既保证资料的完整、齐全，又避免冗杂、多余；②明确工作目标；③细化分工，责任到人；④制定工作进度和步骤；⑤建立学籍信息数据库，避免出现多头管理的问题，实现信息资源的共享。
2.提高人员素质，加强队伍建设。提高学籍档案管理人员的素质，加强队伍建设应从以下两方面入手。一是管理者要以人为本，切实关心档案人员的业务素质、思想状况和生活情况。学籍档案管理工作是高校管理的重要组成部分，学籍档案的质量是评价学校的管理水平的一个重要方面，在人才培养中具有重要的作用。学籍档案的管理工作不仅是高校管理的重要组成部分，而且也是教学管理的重要内容。管理者要真正做到以人为本，不仅要在人员上充分落实，还要优化人员结构各司其职，更要建立一定的奖励机制。二是加强业务培训，提高学籍档案管理队伍素质。学籍档案管理工作者要不断提高自己的业务素质，以适应信息化的要求。既要对档案管理的业务知识熟悉，包括学习《档案法》及《高等学校档案管理办法》和本校学籍管理有关规章制度，又要对工作流程清楚，及时收集并归档学生的学籍材料，还要通过继续教育方式参加相应的培训，提高计算机操作能力与系统软件运用能力。
3.加强信息化建设，建立学籍信息库。随着各高校校园网的建设和不断完善，计算机、网络等新的管理手段大量地运用到学籍管理工作中，迅速提高了信息的处理速度和学籍管理的工作效率，学籍档案管理工作由传统的手工管理模式向网络化系统模式转化势在必行。以唐山学院为例，使用“KINGOSOFT高校数字校园综合管理平台教务网络管理系统，按照学籍管理办法对学生学籍每年进行注册和审核，及时更新信息并存档和管理，学生学号作为查询学籍信息的唯一标识。建立高校学籍信息库，更好的做到服务学生，服务社会应从以下几方面入手。一是要增加计算机专门人才，提高信息化管理水平。二是要保证学籍信息原始性的特点，并及时对学籍信息资料进行充实更新。院系各部门加强合作和交流，统一规范收档内容，确保收录数据库的材料既准确无误，又不重复多余，及时上传更新又保证了信息的查准性。三是要科学选择分类方法，准确地对档案信息进行归类。四是要做好学籍信息库的安全防范工作，唐山学院教务管理软件查询、录入和管理，需要身份认证，对使用者进行权限设置，防止黑客入侵篡改学籍信息制造“假文凭”。五是要做好纸质备份，经常核对更新信息，防止因计算机故障引起数据丢失。
高校学籍档案管理工作在教学工作中至关重要，是教学水平和教学效果最直观的体现，已经纳入教育教学评估体系中，发挥着不可替代的重要作用。作为学籍档案的管理人员应具有极大的耐心和责任心，在学习和实践中既要跟上时代步伐，勇于创新，运用新技术和新手段探索新规律，同时也要吸取前人的经验和教训，不断总结成果，以进取和奉献的精神把握学籍管理育人服务的方向，发挥学籍管理工作人才培养和服务社会的积极作用。
参考文献：
[1]赵雅琴.高校学籍档案和特点与管理刍议[J].商丘职业技术学院学报，2006，6（5）：119-120.
【摘要】本文根据会计电算化档案的特点，分析了高校会计电算化档案管理存在的问题，提出了加强高校会计电算化档案管理的对策。
【关键词】高校;会计电算化;档案管理
会计档案是重要的经济档案和历史资料，具有不可再生的特点，它是检查以前年度发生的经济工作责任和进行绩效评价的重要依据。高校领导在了解学校状况、预测经费开支、制定事业发展规划和科学决策时都必须借助会计档案记载的各种信息，会计档案是高校必不可少的经济信息资源，具有极为重要的经济意义的法律意义。会计电算化在为我们提供快捷、高效服务的同时，不同程度地存在着某些问题。怎样做好会计电算化档案管理，是摆在我们面前的一个新课题，需要不断深入地研究和总结。
一、高校会计电算化档案管理存在的问题
(一)会计电算化档案管理内容不够完整
目前大部分高校虽已经实现了会计电算化，但由于对会计电算化档案的组成内容不甚了解，缺乏管理会计档案的经验，因此大多数高校定期向档案部门移交的只是打印出来的纸质会计档案，而没有移交存储会计数据的磁性介质会计档案和开发使用的全套电算化会计的应用软件程序、系统软件及文档资料等。有的高校为了管理需要进行了会计软件的升级，而原有的会计软件及资料却未能及时进行整理归档，随着时间的推移，不同版本下的会计数据不能被调用，会计档案的完整性、安全性就得不到保证。会计电算化档案管理的最终目的是为了提供利用，但这种服务方式已经制约了会计电算化档案的利用，更无法适应会计电算化档案的改革发展。
(二)会计电算化档案自身存在的问题
1.机制记账凭证内容不完整。尽管机制记账凭证上面已经打印了制单、出纳、记账、审核和会计主管等，但是却缺少上述相关人员的印章或者签字。作为会计凭证，内容不完整，责任不明确。
2.备份打印输出不及时。有些高校不及时对会计电算化形成的账、表定期打印输出，过于依赖计算机存储，没有做到将电算化数据定期备份。一旦因意外或人为错误造成系统数据的丢失、破坏，就不能在最短时间、最小损失下恢复原有的会计资料，从而影响电算化系统的正常工作。
3.硬件设施未跟上。由于某些高校受条件限制，没有配备激光打印机或喷墨打印机，致使打印输出的纸介质会计档案达不到规定的保存期限;没有按照国家档案局规定的库房管理制度标准，建立专门的会计电算化档案保护措施;没有选择质量优良的磁盘介质进行会计档案数据备份，没有实行备用盘与存储盘分离存放，导致电子数据因此损坏或丢失。
(三)会计电算化档案管理缺乏专门人员
会计电算化档案管理要求管理人员既要懂会计专业知识，又要懂档案业务知识和计算机知识。目前许多高校比较重视教学和科研的人才引进，对档案的管理不够重视，有的高校甚至让非专业人员管理档案，遇有上级主管部门检查时忙于应付，档案意识滞后。个别高校的档案室多采用打开柜门，让财务部门的同志自己查阅会计档案，有的甚至没办任何手续就随意借出档案查阅，既不符合会计档案管理的要求，也无法满足高校对会计档案的信息需求。
(四)会计电算化档案管理制度有待完善
目前，国家关于会计电算化档案管理的讨论，大多是围绕《会计电算化工作规范》、《会计电算化管理办法》、《会计档案管理办法》、《会计基础工作规范》等几个文件，仅对会计电算化档案的基本要求而谈，未提及会计电算化档案管理存在的问题及其防范。随着会计电算化的普及，会计档案的内容增多了，对环境的要求提高了，而很多高校没有认识到这些变化，认为会计电算化仅仅是数据处理工具的变化，没有及时修订学校的会计档案管理制度，没有及时制定相应的会计电算化档案保管人员的岗位职责，也没有及时采取相应的保障措施来改善会计电算化档案的保管环境等，会计档案的人为破坏和自然损坏现象在所难免。会计电算化档案管理中存在的问题越来越突出，原有的管理方式陈旧，不能适应会计电算化档案管理的要求。
二、加强高校会计电算化档案管理的对策
(一)强化领导会计档案的管理意识
各类档案设备的购建，专职档案管理员岗位的设置以及档案
管理制度的出台，都离不开单位领导的积极支持。因此，会计人员一方面要大力宣传国家的财经法规和管理规章，增强大家的会计电算化档案管理意识;另一方面，积极主动地争取领导的重视、关心和支持，强化领导的会计档案管理意识，将会计电算化档案管理工作纳入学校整体工作的范围加以考虑和安排，加大经费投入，完善硬件环境，不断升级软件，确保会计档案管理工作顺利进行。
(二)提高会计档案管理人员的业务素质
会计档案管理是一项专业性、技术性、政策性很强的工作，计算机技术的普及又对会计档案管理工作者提出新的更高的要求，会计档案管理人员业务素质和能力是管好用好会计档案的关键，针对目前高等学校档案管理机构中，缺乏既懂档案管理知识又精通财会知识和计算机应用的复合型人才，不能适应新形势下会计档案管理工作需要的情况，高校领导应重视会计档案管理人才培养，进一步加强会计档案管理人员队伍建设，不断提高他们的政治素质和业务素质，使他们尽快掌握现代化的管理方法和技术，不断提高会计档案管理水平。
(三)建立和健全会计电算化档案管理的制度体系
国家制定系统的、细化的会计电算化档案管理办法，以法规制度的形式加以强制，在方法上指导各单位的会计电算化档案管理工作，是做好会计电算化档案管理的保障。财政部、国家档案局的《会计档案管理办法》第四条规定“各单位必须加强对会计档案管理工作的领导，建立会计档案的立卷、归档、保管、查阅和销毁等管理制度，保证会计档案妥善保管、有序存放、方便检查，防止毁损、散失和泄密”;第七条规定“各单位应当建立健全会计档案查阅、复制登记制度”。笔者认为，目前高校可根据财政部的《会计基础工作规范》、《会计电算化工作规范》、《会计电算化管理办法》、《会计档案管理办法》等管理规章，建立和健全一系列具体的、可操作性的会计电算化档案的管理制度体系，保证会计电算化档案的安全和完整，更好地为决策服务。具体可以制订以下制度:
1.建立会计电算化档案管理的定期备份制度。会计电算化档案应定期备份到磁性介质。一般准备三套软盘循环使用，并设立备份登记簿，登记备份时间、数量、保管方式等备份细节信息。由于磁性介质的特殊性，管理人员必须对这些会计电算化档案进行定期检查、复制，以防止会计信息损坏。需要备份的内容包括系统设置文件、科目代码文件、期初余额文件、本月账务文件、报表文件及其他核算子系统的数据文件。机内凭证及总分类账、明细分类账、报表，应视同会计资料按月做两套软盘备份，交会计档案保管员保管。注意应采用磁带、光盘、微缩胶片等介质存储会计数据，尽量少采用软盘存储会计档案。
2.建立会计电算化档案管理的归档制度。会计电算化档案，包括存储在计算机硬盘中的会计数据以及其他磁性介质或光盘存储的会计数据和计算机打印出来的书面等形式的会计数据。会计电算化系统开发和使用的全套文档资料及软件程序，都应视同会计档案保管。要保存各版本的档案备份，并在存储介质的标签上注明软件的种类和版本号，同时标注与哪个版本的会计软件相对应。会计数据输出之前，应妥善保管并保留副本，记账凭证、总分类账、现金日记账和银行存款日记账等账本。报表应定期打印输出，并由记账人员、会计机构负责人、会计主管人员等相关人员签字或盖章。打印输出的档案交会计档案管理员妥为保管，要制定输出档案的内容、件数、保管人和使用人的登记制度。
3.建立会计电算化档案的保管制度。档案保管员要将备用盘与储存盘分离存放在两个建筑物内，即对所有的会计数据进行双备份，每份要注明形成档案的时间与操作员姓名，并贴上写保护，贴上封签，存放在两个不同的地点，并做好防磁、防火、防潮、防压、防尘、防光、防腐蚀工作;按分类和一定顺序对数据磁盘、刻录的光盘等电子会计档案进行编号，标明时间和文件内容，制作档案管理文件卡片。打印输出的凭证、账册、报表等纸介质档案，按《会计档案管理办法》规定的保管期限和管理办法管理，但必须有制单人员、记账人员、审核人员、出纳人员以及会计机构负责人等的签章才能存档保管，以明确经济责任，保证档案的法律效力。在电子档案和纸质档案并存管理的体制下，可以在纸质档案的卷内目录“备注”栏中注明相应的电子档案的档号及保存地址，以相互对照利用。
4.建立严格的会计档案查阅、复制登记制度。每次调阅，必须有档案管理人员在场监督，根据调阅权限，在调阅登记簿中详细登记调阅日期、调阅人员的姓名和部门单位、调阅理由、调阅内容、归还日期、审批人员等，不得将保存的会计档案借出。本院教职工来调阅或复制会计档案，应经会计主管人员同意，由本单位财会人员调阅、复制后再处理。外单位人员来调阅或复制会计档案，必须持有单位正式介绍信，经学院领导、会计主管人员批准后，由本单位财会人员调阅、复制后再处理。查阅或者复制会计档案的人员，严禁在会计档案上涂画、拆封和抽换。必须在确保高校会计档案的安全性和完整性前提下，使会计电算化档案得以充分利用。
5.建立电算化软件内的会计档案管理多用户、分权限调用制
度。针对会计电算化档案易被修改且不留痕迹的特点，在进行管理时应注意:对硬盘上的会计档案，应具有相应的安全保密措施加以保护;要有用户设别控制管理;要有加密的机内操作日志管理，监督操作系统;要有数据存取权限限制，防止越权使用。对于普通数据，可较大范围共享;涉及单位机密的数据，仅供一定需要的人员使用;而设计原程序文件、数据结构文件等，则只有主管人员或程序开发人员才能使用。通过这样设置，保证电子档案的安全性，减少人为修改的可能。
6.建立会计电算化档案的销毁制度。对保管期满的会计电算化档案，由档案保管人员会同会计机构向单位负责人提出销毁意见，编制销毁清册，列明应当销毁的档案名称、卷号、数量、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容，单位负责人在销毁清册上签署意见。销毁时，由单位档案机构、会计机构和上级主管部门派员监销，并将实际销毁内容与销毁清册进行准确核对。销毁后，监销人员要在销毁清册上签字。对于保管期满但涉及债权债务未了的、在建工程的、涉外业务的会计档案，均不得销毁。
7.建立会计电算化档案的立卷制度。《会计档案管理办法》第六条规定，各单位每年形成的会计档案，应当由会计机构按照归档要求，负责整理立卷，装订成册，编制会计档案保管清册。高校一般可以根据档案保管年限和管理类别进行立卷。每年保持档案顺序排列的稳定性，没有国家政策的调整，一般不予变更。
8.建立会计电算化各管理岗位责任制度。主要内容包括:根据内部控制制度的要求设置各工作岗位的职责和标准;各工作岗位的人员和具体分工;各工作岗位的轮岗办法;对各会计电算化岗位的考核办法。保证管理的各项工作责任落实到个人。
9.建立会计电算化系统的管理工作规范。系统的管理工作要采取专人负责制;提供环境清洁与温湿度稳定适宜的专用会计档案存放仓库;配备具有高清晰度打印能力的激光或喷墨打印机，以它们作为输出纸质会计档案的工具;强化系统的安全防护功能，注意进行定期的补丁维护，避免因电脑安全或网络安全，导致会计档案泄密或被人为恶意修改。
关键词: 新建本科院校 科研档案 管理
高校科研档案是高校在科研管理和实践活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表及声像载体材料,是高校科研活动的真实记录,在科研工作中发挥着知识储备的作用。随着高校科研事业的不断深入和发展,科研档案在高校发展和建设中的作用地位越来越突出。但对于20世纪末后建立或升格起来的普通本科院校来说,由于本科办学历史不长,科研能力和学术水平较低,对科研档案管理的重要性认识不足,使得科研档案管理水平滞后,无法保证科研档案价值的实现。因此,研究分析科研档案管理中存在的问题,探讨解决问题的途径,对于提高新建本科院校科研档案整体管理水平,发挥科研项目档案的利用效益,更好地为教学和科研服务有着积极的意义。
一、高校科研档案管理的作用
1.有利于促进高校科研工作的发展。在知识经济背景下,信息与知识成了发展的最重要的因素。无论哪个行业,能否持续发展,在很大程度上取决于是否拥有足够的知识,只要拥有足够的知识,就能够更快地获取知识,就会在知识经济时代获得成功。高校是创造知识和传播知识的场所,是教学科研中心,而高校科研档案又是教学、科研知识资源的存储载体,详细记载了高校科研活动的全过程和具体成果,是学校教育改革与科技知识资源的重要组成部分。它汇集了学校教育、科研的最新成果,为学校科研人员开展科研提供了背景资料和所研究领域的最新成果。从这个意义上说,完整、系统、准确的科研档案对科学研究是必不可少的。
2.有利于促进高校科研管理的决策。科研档案具有依据凭证的功能,它直接反映了高校科研活动的原貌与进步,真实反映了学校的科研水平及办学实力,是高校提高科研管理水平的基础和前提。有效地管理好科研档案,可以为学校领导和科研部门的工作决策提供重要凭证和依据,实现科研管理的科学化、规范化、现代化,促进高校科研工作的持续发展。
3.有利于促进科研成果的利用和推广。科研档案管理不仅仅是将科研材料整理、分类和保管,而是归档后的再利用,以实现科研成果的经济效益和社会效益。有效地管理好科研档案,既可以完整、准确、系统地记录科研活动的全过程,更为重要的是也为进一步的项目研发和成果推广提供技术资源,从而实现科研成果的经济效益和社会效益。
二、新建本科院校科研档案管理存在的问题
高校科研档案具有成套性、阶段性、集体性、专业性强、载体多样、内容多、范围广等特点。这些特点对科研档案的管理提出了很高的要求。但是,由于新建本科院校基础弱、管理意识不到位等原因,虽然科研工作得到了快速发展,但是科研档案管理工作却存在着种种弊端,影响了科研档案的质量及开发利用。
1.档案意识薄弱,科研档案管理的重要性认识不足。为提高竞争力,新建本科院校都把大量的精力集中用于校园基础设施建设,提高教学质量和科研水平之上,却忽视了档案工作的发展,档案意识薄弱,没有认识到档案工作在学校发展中的作用,使得学校档案事业严重滞后于其它各项工作。在这种环境影响下,各级领导、科研人员和科研管理部门往往忽视了科研档案管理的重要性,没有认识到科研档案管理在整个科研工作中占着举足轻重的作用。首先,受传统观念的影响,部分科研人员认为只有学校管理性的文件才能作为档案管理,从而轻视研究过程中档案资料积累、归档工作,往往把它们排斥在档案管理之外。其次,部分科研人员没有认识到自己是科研档案的主体,只重视科研项目的申报、立项及科研成果的发表、获奖,认为归档是档案管理人员的事,与己无关;或者认为在科研过程中形成的材料属于个人资源,是否归档无关紧要,担心交到档案部门后给自己查找利用带来不便而不愿意上交。再次,科研管理部门重视的是项目的申报、评比,追求的是项目数量、经费的增加,只要科研材料不会影响到项目的申报、鉴定、评比即可,并不对科研档案的归档提出明确、具体的规定和要求,从而使得科研人员只片面强调科学研究的重要性,对科研档案工作的投入不足,重视不够。
2.归档材料质量不高,科研档案原始性、完整性、系统性差。高校科研档案收集的准确性与完整性是保证归档材料质量的前提。一套完整齐全的科研项目档案应包括科研准备阶段的项目申请书、审批文件、论证材料、项目计划任务书、开题报告和相关协议等文件材料,研究实验阶段的原始记录、实验报告、计算材料等文件材料,总结鉴定验收阶段的工作总结、结题报告、论文、专著、结题鉴定等材料。部分科研项目档案还包括申报奖励阶段的成果材料、奖励申报与审批材料、获奖材料、推广应用阶段的转让协议、推广应用方案及推广应用的经济效益和社会效益证明材料等。然而,在新建本科院科研档案的实际归档中,无论是纵向科研项目,还是横向科研项目,其归档的材料都普遍存在着依据性、结果性文件多,科研记录少;文字材料多,磁盘、光盘、照片、实物少;复印件多、原件少等的问题。这些问题直接影响了科研档案的系统性、完整性、原始性,使得科研档案的价值大打折扣,最终不能有效地开发和利用科研档案。
3.管理制度缺失,科研档案归档工作的职责不明确。目前,新建本科院校大都根据《中华人民共和国档案法》、《科学技术档案工作条例》、《普通高等学校档案管理办法》等相关法规,结合各单位实际,制定了相应的科研档案管理办法,坚持由科研课题(项目)立卷的制度,再由科研管理部门对项目档案进行检查验收,然后在一定期限内由科研管理部门统一向学校档案部门移交。这种模式也是比较易于落实科研档案的“三纳入”、“四同步”管理。但是,在实际工作中,各高校制定的管理办法往往不具体,未明确科研档案管理过程中科研管理部门、科研档案管理员、课题负责人的职责,科研管理部门对课题文件材料的形成和积累的管理把关不严,科研人员不配合,科研档案管理员交什么收什么。有的学校虽然也有“三纳入”、“四同步”的制度,但在实际操作上困难重重,科研管理部门、档案部门之间缺乏统筹协调,科研管理部门把工作的重点和核心放在立项、经费及成果管理上,科研档案的管理往往由于事务性、琐碎性的特点而不受重视;档案部门由于不是科研工作的管理主体,又缺乏相应的配套措施和有效的制约手段,对科研档案的监管力度很小甚至无力监管,使得科研档案“三纳入”、“四同步”制度形同虚设,科研档案归档管理处于失控状态。
4.工作意识落后,科研档案归档工作的业务指导不到位。长期以来,高校档案部门都处于封闭状态,“藏在深闺人未识”,内无动力,外无压力,工作缺乏竞争和创新,只注重移交后科研档案的管理,忽视了对移交前的科研材料建档工作的业务指导、监督和检查,基本上处于你交多少、我管多少的情况。而科研人员、科研档案管理员没有经过正规档案管理教育与培训,专业性不强,业务素质偏低,对科研档案归档的内容不明确,对归档范围把握不准,再加上他们还要承担其他大量的工作,投入到档案管理的时间有限,而档案部门业务指导又不到位,难免不影响到项目材料归档的质量和数量。
三、加强新建本科院校科研档案管理的对策
为确保科研档案的完整、准确、系统,提高科研档案质量,针对目前新建本科院校科研档案管理中存在问题,我们必须采取一系列的措施加强科研档案的管理,充分发挥科研档案为教学和科研工作服务的重要作用。
1.增强档案意识,提高科研档案形成者归档工作的主动性。档案意识是人们对档案及档案工作的认识,以及以这种认识为基础形成的对档案和档案工作的思想观念,它是档案工作存在和发展的基础。因此,科研档案管理水平的提高,增强全校师生档案意识尤为重要。首先,档案部门要经常向学校领导汇报档案工作,争取学校领导和科研管理部门领导的支持,将科研档案管理纳入科研工作的程序和检查内容,增强科研人员对科研档案的责任意识。其次,学校档案部门要利用各种场合和机会深入宣传《档案法》、《科学技术研究档案管理暂行规定》、《普通高等学校档案管理办法》等档案法规及档案基本知识,让档案贴近教职工,提高科研人员档案法制观念,使大家认识到科研档案管理工作的重要性,从根本上理解、支持、参与科研档案的归档工作,主动承担科研档案归档的职责。再次,档案部门要改变“重藏轻用”的旧观念,积极开发科研档案信息资源,编制各种检索工具和专题目录,为科研人员利用提供方便。“润物细无声”,科研人员逐步认识到科研档案在教学、科研中的重要作用,就不会产生抵触情绪,反而会主动支持和配合科研档案归档工作。
2.完善管理制度,促进科研档案工作的规范化。《高等学校档案工作规范》中明确规定:“科研档案必须实行集中统一管理,确保完整、准确、系统和安全,便于开发利用。”《高等学校档案管理办法》也规定:“科研类档案应当在项目完成后两个月内归档,并且个人对其从事科研活动所形成的各种载体形式的档案材料,应当按照规定及时归档,任何个人不得据为己有。”为此,新建本科院校应坚持集中统一管理的原则,理顺档案部门、科研管理部门、科研人员之间的工作关系,明确各级各类人员在科研档案工作中的职责,建立行之有效的科研档案归档制度和模式,使“三纳入”、“四同步”真正落实。制度应包括科研项目从开始到结题的过程材料的管理,明确所有科研项目档案归档的操作方式,如项目档案的收集内容、整理方法、立卷方式、归档时间、保管程序和提供利用等,这样才能使各个业务环节都有章可循,从而促使科研档案管理工作朝着制度化、规范化方向发展。此外,还应该采取一定措施,把科研档案的归档情况与科研项目的验收、成果申报挂钩,在课题验收时,要由档案部门对归档材料进行审查,凡是归档材料不完整的不予项目验收、报奖,从而保证科研档案的质量。
3.加强跟踪收集,实现科研档案归档工作的全程监督。在实际工作中,由于大部分科研人员还肩负着繁重的教学任务,投入到档案管理的时间有限,难免在科研档案的材料积累和收集上有遗漏或对应归档的材料把握不准,导致归档材料的不完整、不准确。因此,档案部门不能只注重移交后的档案管理,而应根据科研档案形成的特点,坚持前端控制的原则,提前介入,将科研档案的跟踪收集工作贯穿于科研活动的全过程,才能真正保证科研档案的完整、准确、系统。在计划管理、课题管理、成果管理等阶段,档案部门应同科研管理部门、科研项目人员加强联系,密切配合,及时了解和掌握科研课题的整体进程,指导和协助科研人员将整个科研活动中有价值的文件材料收集齐全,确保科研档案的质量。
重大、重点科研项目及高级别获奖成果最能反映出一所高校的科研能力,但由于新建本科院校缺乏科研竞争力,争取到的重点、重大科研项目凤毛鳞角,其所形成的科研档案资源既是学校科研能力的历史见证和进一步提升科研能力的基础,又是新技术、新创新的基础,对学校有重大意义。这些科研项目,往往研究周期长,涉及范围广,研究人员多,档案内容复杂多样,甚至还包括若干科研子课题,如果仍按一般课题一样进行收集归档,极易造成档案材料割裂的现象。因此对重点、重大科研项目应从立项起就实行课题组预立卷归档,配备专门的档案管理员参与全程,从科研材料形成之始就注意收集整理,以免遗漏,确保重点、重大科研项目档案的完整、系统、准确。
4.提升档案管理者综合素质,强化为科研档案工作服务的能力。人的素质是关系到工作成败的最重要的因素,因此科研档案人员综合素质的提高是做好科研档案管理工作的根本保证。一方面,科研档案的特点,要求档案人员要有较为广博深厚的知识基础,系统学习档案学概论、档案管理学、科技档案管理学等理论知识,还要不断扩展知识领域,优化自身的知识结构和能力结构,掌握国内外先进的科研档案管理方法和技术,具备科研项目管理知识,熟悉科研项目档案的来源情况和产生工作规律。唯此,档案人员才能具备较高的综合素质,增强科研档案工作服务能力。另一方面,档案部门要转变观念,克服“坐等上门”等传统封闭的工作意识,树立服务意识,积极开展对科研人员、科研管理部门兼职档案员的业务培训,使他们熟悉科研档案管理工作的各个业务环节的基本技能;主动加强与课题组、科研管理部门的沟通协调,指导科研人员、兼职档案员做好平时的预立卷归档,定期检查或抽查立卷归档工作,逐步提高科研人员、兼职档案员的业务水平和工作能力。
参考文献:
[1]孙天波.加强地方高校科研档案管理工作对策[J].重庆三峡学报学报,2008,(4).
【关键词】高校档案 新时期 主观能动性 信息化高校档案是广大教职工在长期教育教学工作、高校管理和学生学习等活动中形成的具有保存价值的文字、图表、音像等不同形式的材料。档案不仅记载着高校的办学历史，而且记载着全校师生员工的德、能、勤、绩。这对于我们全面贯彻党的教育方针，深化高校内部体制改革，优化教师队伍，提高办学水平都具有重要的参考价值。高校档案还是高校教育教学活动的真实记录，它全面反映了高校最基本的职能活动，是评价高校综合办学水平的“窗口”，是从事教育教学活动、高校管理、教科研工作和教育督导评估必不可少的资料。因此，档案管理是高校管理工作的一个重要组成部分。一个高校的管理水平、发展轨迹、文化积淀、办学特色，常常可以从档案中反映出来。然而，目前高校档案建设和发展仍面临许多困难。
虽然我们已经有一批较高素质的高校档案工作团队，已实现或基本实现了档案管理的初步现代化，在向现代化管理的更高目标前进。一些高校也已实现了多馆一体化的发展。但是，我们也要清醒地看到，我国高校档案工作虽然整体上实现了跨越式发展，但还不够平衡，还有许多高校，乃至高校的档案馆基础和力量相当薄弱，有些高校甚至连最基本的馆室都没有，更遑论档案的信息化建设了。
以我校为例，目前遇到的困难大致有如下五点：一缺足够的训练有素的档案人员；二缺乏现代档案工作必需的软硬件设备；三缺现代档案工作的技能与经验；四是经费投入少；五是校领导不够重视档案工作，工作难以开展，以致产生畏难情绪，在档案资源建设、档案工作现代化和档案信息化建设面前显得不知所措。
高校档案工作遭遇的一些困难和挑战，很大程度上是由于人们思想领域对档案工作的重视度不够造成的。《高等学校档案管理办法》中明确规定“高校档案工作是高等学校重要的基础性工作，学校应当加强管理，将之纳入学校整体发展规划”。但至今尚有不少学校档案员、校领导未重视到档案管理对高校建设发展起到的重要作用，以至于部分高校的档案事业的发展、档案馆的建设迟迟得不到有力的支持。以下就思想层面谈谈高校档案事业的重要意义，以及如何从主观上发挥档案工作者的能动性，促进高校档案工作的发展。
首先，档案工作者本身必须清楚地认识到档案工作这项基础性工作的重要性。由于历史原因、客观条件的差异以及有些高校领导对档案工作支持力度的不够，造成少数高校档案工作发展比较迟缓，导致我们档案干部处于甘于落后、无所作为的思想状态，缺乏要求改变现状的进取精神。我们觉得，客观条件固然是重要因素，但“坐、等、靠、要”的思想可能是造成这些状况的根本原因。档案工作是一项需要耐心与积累的基础性工作，其重要性是不言而喻的。一个学校的档案可作为其自身形象和价值观建设的历史借鉴和参考。高校是生产档案的主体，同时又是高校档案发挥效用的主要场所。高校自身建设和价值观的形成离不开作为其载体的档案，档案是积累和丰富学校自身形象和价值观建设经验的有效手段。可以认为，学校的自身形象、价值观念、学校精神、学校优秀先进人物的榜样力量之所以能够不断得以传承，学校档案起到了重要的载体作用。
其次，档案工作者在工作中要积极发挥主观能动性。档案工作要发展，人的主观能动性还是主要的，机遇总是大于挑战，这些高校的档案干部只要有了良好的精神状态，开动脑筋，发掘智慧，充分调动大家的积极性，必能抓住许多发展机遇。任何一个部门或一项事业的发展都是靠自己抓住机遇，努力干出来的，档案工作出成效、作贡献更是如此。档案管理工作者需要进行自我认识习惯与观念上的调整，要打破“从来如此”的观念，重新认识档案工作的重要性，做到自尊、自信，并通过努力，做到自强；善于用超前的眼光、集成的智慧、交叉的思路、创新的举措，把档案工作做实、做细、做好。
许多人一定还记得连战先生访问大陆时，北京大学将他母亲70年前在北大读书时的档案复制品作为特别的礼物送给他，连先生认为这是他收到的最有价值的礼物。这是基础档案资源得到发挥利用的一个典型案例。这也启示我们，在加强档案资源管理的同时，要做好基础性档案资源建设，要有前瞻性。“名人”什么时候成为名人，不好预计，比如刘翔，十年前他刚入华东师范大高校门时，谁也不知道他会成为名人。当他一旦成为名人，就凸显出日积月累的档案工作之重要性了。当然，这是建立在广泛有效的档案资料搜集整理基础之上的。
在具体措施方面，在健全档案管理的规章制度、努力提高档案工作者自身素质的同时，如何紧跟信息化时代的脚步是亟需我们重视，并与之相适应的一大主题。下面就如何加强高校档案的管理工作谈几点粗浅的认识：
一、加强意识，健全规范制度
长期以来，由于各种原因，档案工作主要为政治服务，高校同样不例外。其档案管理方式主要以行政为主，根本没纳入法制管理、科学管理轨道。从库藏资料现状看，教学、科研和具有时代信息的科技含量高的档案材料所占比例很小，行政管理方面的较多，这种状况随着《高等学校档案管理办法》的颁布和实施有所改善，但是与高校的实际发展相比还相差甚远。档案工作首先要得到高校领导的高度重视，把档案工作列入高校工作的议事日程，深入持久地组织好《高等学校档案管理办法》学习与宣传活动。结合实际，领导带头学，做贯彻落实《高等学校档案管理办法》的带头人，通过学习与广泛宣传，使教职工能增强档案意识，形成人人重视档案，支持档案并自觉地维护高校档案工作。建立健全的管理机构和管理网络，成立以校长为组长、各科室负责同志参与的档案工作领导小组，配备一名专职档案员，高校各科（处）室都设有兼职档案员，建立综合档案室，从组织上保证档案工作的顺利开展。
建立完善的档案管理工作制度，是档案工作逐步实现规范化管理的有力措施和可靠保证。各科（处）室做到职责明确，使归档有范围，立卷有标准，借阅有规定，保密有条例，库房管理有措施，开发利用有目标，这就在细节上保证了档案管理的顺利开展。《综合档案室工作职责》、《档案人员工作职责》、《档案库房管理制度》、《档案保密制度》、《档案利用制度》、《档案鉴定、销毁制度》、《档案室管理制度》等制度的制定，促使各科室人员都重视档案工作，认真研究落实本部门的档案工作任务，使高校档案工作保质保量限期完成。
二、强化业务、积极培养档案人才
档案管理工作水平的高低、质量的优劣，取决于档案工作人员的素质。在加强政治思想教育和职业道德教育的同时，还必须要求档案员，真正做到“业务精通，爱档如珍，维护历史，兢兢业业，服务现实”理念。加强档案人员自身业务建设，一方面积极参加档案业务培训，学习档案专业知识理论，另一方面建立档案工作网络，选拔年纪轻、懂电脑且热爱档案事业、默默奉献的人担任高校专职档案管理员，运用现代化管理知识和先进技术设备，提高管理水平，使高校的档案工作跟上办公自动化步伐，为高校教学、科研和其他工作服务。因此，加强档案人员的业务能力培养，提高档案工作者素质，是加速档案科技进步，推动档案事业发展的关键。提高人员素质的根本途径是抓好培训和继续教育，要将培训内容与实际工作相结合，针对不同岗位人员的工作职责和素质要求，制定相应的培训方案，加大计算机知识的培训力度，强化与图书馆学、情报学等相关学科的联系，重视网络知识的运用，并适当设置档案专业的课时，传授有关档案工作的新知识、新技术、新技能，使档案工作人员及时了解档案界的研究动态、档案工作的发展趋势及现代信息技术在档案工作中的运用，进一步拓展学习领域，更新知识结构。
要开创高校档案管理工作的新局面，需大力加强人才队伍建设。当前高校档案馆（室）被某些人视为“养尊处优”之所、视野相对狭窄、开拓创新能力不强的状况亟待改变。档案馆（室）要由养人部门向效能部门转变，提高档案工作人员的素质和能力是当务之急。通过培养、引进人才，优化档案馆的队伍结构，建设一支具有较高专业素质和综合实力，管理型、技术型、服务型、研究型相结合的创新团队是把档案管理事业做大做强的重要基础和有力保障。
三、调整思维，加快信息化建设
面对现代信息技术和应用技术对文件和档案管理的全面而深刻的影响，以往“抄抄写写、剪剪贴贴、装装订订”的传统的小作坊式的档案管理模式已很难适应新形势、新情况的要求，换言之，长期以来以纸制文件为基础建立的传统档案管理思想、管理原则、管理方法正面临飞速发展的信息技术带来的严峻挑战。
挑战不仅仅来自外部，往往也来自于我们自身。比如，澳大利亚的世界地图就与我们习以为常的世界地图不同。这张地图调换了南北半球的位置，改变了北半球在上、南半球在下的格局。这样，原来处在地图下方的、已被我们习惯性地接受了的澳大利亚，就处在了地图上方的中心位置。换个角度看世界，澳大利亚便“身居要位”，这种看问题的方法和角度，对我们档案工作者也是一个启示。
档案信息化建设要以档案的信息资源为核心，以档案的网络建设为基础，以扩大档案信息资源的开发利用为目标。换言之，资源建设是基础，现代技术是手段，开发利用是目的。档案的信息化，实际上也就是资源建设要搞数字化，现代技术方面要搞标准化，开发管理要搞网络化，科学管理要实现现代化。具体而言，当前要加快档案信息化建设的设施建设，加快数据库的建设，加强标准和规范的管理，建设数字化档案馆或档案室。
高校在档案信息化建设中，特别要注意三个方面的问题：一是建设跨高校的档案信息资源共享平台，以资源共享弥补资源的不足；二是做到馆藏档案数字化和现代文件归档的电子化，建设高校电子文件中心；三是积极探索实现档案信息化建设和高校校务政务建设有效衔接的途径，使档案信息资源与高校公共信息平台的信息实现对接。
做好档案信息化建设，要争取高校的大力支持，信息化建设的投入只有起点，没有终点。要在实施档案信息化建设的同时，积极开展档案信息资源的开发与利用，把档案信息资源的开发与利用纳入到高校、教育部门和国家的信息化建设规划中去，为高校、教育事业和社会提供优质高效的服务。同时要拓宽服务方向，拓展服务内容，丰富服务品种，主动服务，做好档案的编研加工、宣传陈列、网络服务等，争取得到社会各界的大力支持。
总之，高校档案管理工作是高校基础工作的重要组成部分，我们在做好档案的收集、整理、归档工作的同时，又做到主动提供服务。使档案的价值得以充分体现。档案人员既要熟悉室藏档案资料，注重档案的收集质量，提高档案的利用率，还要及时对利用的反馈信息进行综合性的分析、研究，找出工作中的不足，以科学的态度，把高校档案工作做得更好，使之发挥出更大的作用。新时期的档案工作要以实现“两个转变”、建立“两个体系”为目标，积极发挥主观能动性，建立起更广泛切实的档案体系，调整思维，努力实现档案的信息化使档案信息资源发挥最大的效用。
参考文献：
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【关键词】高职院校；档案管理；问题；对策
高职院校档案管理是维护高校发展真实历史面貌的基础性工作，是衡量高校管理水平的一个重要标志，档案管理工作目前虽然各大高校都在进行，但是普遍存在一些问题，如缺乏足够认识、领导不重视、人员素质低、人员数量不足等问题。因此，为使高职院校档案工作趋于专业化、职业化发展，档案管理工作必须要从新思想、新方法、新思路入手，提高认识，使高校档案工作上一新台阶。
1.档案管理工作在高职院校发展过程中的重要作用
1.1高职院校档案是高职院校发展史的文字记录
高职院校的档案，应该是伴随学校的产生而开始，它是指用文字、图片、表格等形式所记载、保存的关于高职院校在教学、科研、学生管理、行政管理、后勤管理等各个有关于学校发展方方面面事宜的原始资料，它的数量与学校发展成正比，是一种不可再生、无法捏造的原始数据，并且对于学校历史的展示和积淀具有重要的作用。
1.2高职院校档案是高校迎评的重要依据和参考数据
高职院校人才培养水平评估是每所高职院校跨越式发展的必经途径，它是对一所高职院校在教科研管理、硬件条件、师资力量等方面衡量办学条件和管理水平的综合评价。而档案管理工作是教学评估的一项重要指标。档案是高职院校在人才培养思路、教学理论和实践、教学方法改革等方面最真实的原始记录，评估专家组可通过查阅档案，了解一所高职院校的办学思路和人才培养水平，可以说是一种重要的数据参考和衡量标准。在评估过程中，专家组可以通过档案中记载数据，一一对照一所高职院校的办学指导思想、师资队伍建设、教学软硬件条件、校园文化氛围等是否与实际相符，是否与教育部规定的标准相符。通过档案，可以衡量高职院校评估时的真实性，它也是顺利通过迎评的重要条件。
1.3高职院校档案是学校数据成果的积累
高职院校档案累计收集了学校发展后的教学科研成果，这些档案资料也为师生提供了比课本更为丰富的内容，是教师未来开展教学科研和学生管理的参考数据。
2.高职院校档案工作目前存在的普遍问题
2.1档案机构的没有按照办学条件规定设立
在《高等学校档案管理办法》中明文规定，档案机构的设置分为档案馆和综合档案室。没达到标准设立档案馆的高职院校可设立综合档案室。但对于高职院校来说，由于办学条件相对于本科院校略低，所以在档案室的设立规格方面至少应具备设立综合档案室的条件。但是，从目前高职院校来看，在设立档案室方面往往没有给予应有的重视，甚至有些学校档案室只是系部处室的附属部门，如设置于办公室机构中，这些情况的存在极大程度的影响了档案工作的进行。因此，各高职院校应按照《高等学校档案管理办法》中规定的办学条件对应设立档案部门，为高职院校档案工作的发展打好基础。
2.2未达到专职档案员的配备标准
档案管理人员素质的高低，会直接影响档案管理工作的发展。在《高等学校档案管理办法》中明确规定了高校档案机构人员的配备数量以及应该达到的条件，尤其要求必须配备专职档案员。从目前情况来看，各高职院校档案工作都没有配备专职档案员，很多档案工作都由其他部门工作人员兼管。还有一些高职院校即使配备了专职档案员，但是这些档案管理人员并非档案管理专业出身，有些也没有经过专业培训，在理论和实际操作方面缺乏专业指导，对档案管理工作的科学化、规范化没有起到推动作用。
2.3归档分类混乱
《高等学校档案管理办法》对高校档案的归档范围作了明确规定，其中包括教学类、科研类、党群类、学生类、行政类、仪器设备类等若干项，这些高度概括的门类可广泛适用于各类高等院校。由于高职院校以培养高素质技能型人才为目标，对学生的动手能力要求较高，对科研等方面并不十分重视，因此，目前高职院在档案管理方面存在的普遍问题就是还不能较好的科学确定归档类别以及形成切实有效的归档制度，仍存在管理不规范的情况。
2.4高职院校师生对档案管理工作缺乏足够认识
高校的档案管理工作总是被人认为不过就是收集、整理、保管档案，档案工作的重要性和未来效力没有被及时发现，这也极大的阻碍了档案管理工作的发展。
2.5档案管理工作安全存在隐患
大多数高职院校，都是按照社会需求不断调整办学结构，这就存在着合并、搬迁、重建等一系列情况。而在搬迁、调整机构、人员变动的进程中，有可能存在档案工作被疏忽的情况，一旦发生诸如此类事件，档案的管理就会出现混乱、原件丢失、材料不足等情况，这也是一个很大的安全隐患。
3.高职院校档案工作存在问题的造成原因
3.1根本原因之一：重视不够
高职院校普遍存在机构常变动，人员常变动，制度常变动，设置常变动的情况，再加之部门设置不清，权利分工不明，监督管理不当等原因，使档案管理工作存在一定的失误风险，其根本原因就是领导和部门对档案工作重视不够。
3.2根本原因之二：无章可循
高职院校档案制度大多不全，规范管理更是难上加难。无法可依，无章可循，无人监管是造成档案管理工作混乱的原因之二。
3.3根本原因之三：队伍不专业
高职院校档案管理专业人员配置不符合标准，数量不足，综合素质不高，理论实践知识构成不专业，队伍不稳，这是档案管理工作成效不高的原因之三。
3.4根本原因之四：手段老化
档案管理人员许多都是兼职非专职档案员，他们对档案工作认识不足，很多高校没有进行档案的信息化建设，存在档案管理手段老化的问题，严重阻碍档案管理的科学化、系统化，信息化水平的提高。
4.解决档案工作问题的对策
4.1学校领导应加强对档案管理工作的重视
由于档案工作不是一个立竿见影的工作，它的作用要在实践中逐步显现，这就要求学校领导首先加强对档案工作重要性的认识，将档案管理工作作为学校整体发展中必不可少的重要因素，（下转第88页）（上接第54页）将其纳入学校整体发展的规划中来，使档案工作与学校其他工作能够同被重视、同步发展。其次，要建立一些列档案管理方面的规章制度，使高职院校档案工作得到科学化、专业化、合理化的发展。最后，还要做好档案管理知识的宣传，提高全校师生员工对档案工作的认知水平。
4.2加大资金投入
要按要求设置档案管理单独部门，按办学标准增加资金投入，改善档案管理条件，聘请专职档案人员，增加其待遇水平。由于高职院校档案工作的重要性难以立即体现，所经常不收重视，资金投入的跟不上。随着高职院校的办学规模的扩大，档案工作也必须成为高职院校加强建设的重要规划之一。从目前来看，档案管理工作必须朝着信息化方向发展，购置功能强大的计算机软件，实现档案数字化管理，并逐步完善档案信息安全管理体制。
4.3建立专业化、职业化的档案人员工作队伍
要引进专职档案人员，加强档案管理人员的技能培训和提高档案管理人员的专业水平，特别要加强计算机技术、信息化技术等方面的培训，提高档案管理人员技能。 [科]
【参考文献】
[1]张伟，张江珊.档案开放利用与公民隐私权的法律保护[J].档案管理，2003，（06）.
关键词：独立学院档案管理
2008年教育部第26号令颁布了《独立学院设置与管理办法》，为独立学院档案管理工作提供了重要依据和指导，对独立学院健康、持续、快速发展进行了规范，也提出了明确的要求。独立学院制度的实施，一定程度上调整了学校职能部门的管理职能、管理内容和权限范围，伴随着管理中心的下移，档案管理成为独立学院诸多管理职能的重要职能之一，独立分院的档案管理工作起步较晚，相当部分的独立学院没有配备专职的档案管理员，档案制度不够健全，没有一套完整的制度来保证，等等。因此，探讨独立学院档案管理不容乐观的问题以及采取什么样的对策，对于推动独立学院档案事业发展具有重要的意义。
1 独立学院档案规范化建设的意义
规范、完善独立学院档案建设对于提高学校档案工作水平，服务高等教育与促进我国档案事业可持续发展起着极其重要的作用。第一，独立学院档案信息是学校的教学、科研、人事、财务，等一切活动的最真实的记录、最原始的凭证，这些凭证对记录历史轨迹有重大意义，宝贵性也是毋庸置疑的。第二，独立学院档案信息除了真实地记录历史轨迹之外，作为档案信息的重要信息资源之一，其收集、存贮和管理的主要目的，就是利用这些档案信息为各档案用户提供信息服务，这将为学校迎接各种评估、检查提供良好的借鉴和铺垫。这将大大推动独立学院档案事业的发展步伐。第三，独立学院档案管理现状迫切需要加强规范管理，档案管理现状不容乐观，目前档案管理大多遵循的依旧是传统的档案管理模式，档案机构不健全，档案人员意识薄弱，很多教职工知之甚少，认为只是档案馆或者档案工作人员的事情，不能主动适应经济社会和信息技术发展的需要。
2 独立学院档案管理存在的主要问题
独立学院由于创办时间不长，并没有真正从母体学校分离出来，依赖于母体学校的资源还很严重，基础薄弱，经费不足，档案建设面临着种种困难和障碍，只有清楚地认识到面临的主要问题，才能有的放矢，推动档案事业的建设。目前，独立学院档案建设面临的主要问题有：
2.1 意识问题
目前，独立学院这一新生事情的兴起，创办时间不长，档案管理意识还很淡薄，认为只是一部分的事情，公众的档案意识很薄弱，认为只是档案室或者档案馆的事情，广大教师没有从根本上认识到档案工作的重要性；档案的材料收集不完备、不齐全，缺乏系统性、完整性；档案管理责权不明确。
2.2 制度问题
目前大多数独立学院还没有形成比较健全的档案管理制度，对档案管理没有一套明确的规定责、权、利的规章制度，如文档管理制度，档案工作职责，安全制度，于是责任不清的现象常有发生，有些材料分散，应付检查时东借西凑，没有将所有档案实行统一归档、集中管理。没有形成定期收集、检查制度，有时懒散，档案材料的收集与整理带有很大的随意性，档案资料收集不及时，致使文件材料残缺不全，立卷归档制度不健全；缺少规范的要求和长久保存档案的规章制度，这不仅直接影响档案的质量，而且也影响其历史凭证作用。
2.3 管理问题
目前独立学院档案管理中主要存在着以下问题：宏观管理措施薄弱，如档案人员意识不统一，没有健全的管理机构，没有结合学校实际建立健全切实可行的相应的规章制度，比如人员安全管理制度，文档管理制度及保管理期限、教学、科研文档收集范围，档案安全管理制度、电子文档安全管理制度等等，盲目管理，应付形式，抄袭的多，致使执行起来困难，业务操作权限混乱，制度与管理工作脱节。制约了档案工作规范化、有序化地进行。
2.4 经费问题
目前很多独立学院在档案管理方面的经费投入非常有限，实施档案信息化管理是个长期的、持续的进行过程，有的没有像样的档案管理的现代化设备，甚至还以传统的手工管理方式为主，现代信息技术手段如高校数据库、校园网络等应用到独立学院档案管理中的很少，此外，因财力不到位，档案人员也就得不到现代档案管理技术的业务培训。可以说，经费问题成为制约档案管理工作现代化进程的瓶颈。作者认为，庞大的档案信息需要大量设备来存储，需要专业人员来维护，还要对相关技术进行研究，这些都是不菲的资金。
3 规范独立学院档案管理工作的措施规范
管理对独立学院档案的建设具有十分重要的意义和作用。管理工作归根结底是对人员的管理。“三分技术，七分管理”这个在其他领域总结出来的实践经验，从另一个角度说明了管理工作在档案建设中的重要性，针对独立学院档案管理中存在的主要弊端，在此提出相应的对策供参考。
3.1 依法治档，建立健全规章制度
依据《普通高等学校档案管理办法》《高等学校档案实体分类法》与《高等学校档案工作规范》等法令法规，并结合学校实际，制定一系列档案制度，如《教学档案管理规范》、《科研档案规范》、《档案保密制度》，《档案管理人员职责》、各类《档案的保管期限及范围》等配套的管理制度，等等，在日常管理中去规范指导档案工作，保障档案工作的进行，提高独立学院档案管理水平。
3.2 完善组织机构
独立学院规范档案管理是个庞大的系统工程，各单位各机构成立专门档案管理部门，负责实施和监控整个档案信息管理活动。每一个环节都必须与档案部门中心进行信息交流，档案管理部门还具有评价档案信息运作情况的功能。它可以全方位对档案制度、措施的档案结果进行分析和评价，然后提出相应的改进方案，档案信息管理中心由部门领导、有技术人员、稳定的工作人员组成。
3.3 加强档案人才的培养
加强独立学院档案管理队伍培养业务要发展，人才是基础。在规范化档案管理建设中，人才队伍建设是一个突出的问题，当今急需提高档案管理队伍整体素质，要以教育部第26号令《独立学院设置与管理办法》为指导，进行高层次与专用技术人员等多方面的人才培养，档案工作人员不仅要“具备档案业务知识”，还要具备“相应的科学文化知识以及现代化管理技能”，要大力加强适应档案规范管理的专业技术人才的培养。
3.4 开展形式丰富的培训活动，提升档案人员素质
开展各种形式的活动，调动广大档案人员的积极性，促进档案队伍上台阶①不定期对人员进行档案管理技术的培训，更要对人员进行二次培训，以加强档案管理策略的有效程度。②举办档案知识竞赛活动，将枯燥的档案知识通过竞赛形式变得生动有趣，易懂易记。③每年或者每学期举办档案工作评比活动，组织有关方面对学校各部门档案工作进行逐个检查，经过评比，评出先进集体和先进个人，并召开表彰大会，进行表彰。这样极大地调动了档案人员工作热情和积极性，促进了档案工作上台阶。
3.5 大力提升独立学院档案管理信息化水平
现代高校档案管理已逐渐进入了信息化时代，作为高校档案建设和管理基础的独立学院，也要与时俱进，适应新时代学校、学院建设和发展的要求，实现独立学院档案管理工作现代化。传统、粗犷式独立学院档案管理模式已不能适应高校改革深入的需要。只有运用现代信息技术，积极推行教学档案的网络化管理，建立教学档案信息平台，利用网络对教学档案进行收集、整理，以全新的工作方式及时、准确、全面地为广大师生提供全方位、高层次、多角度的服务，才能对独立学院优化人才培养、促进教育事业发展和提高办学质量起到积极的推动作用，使独立学院档案管理工作逐渐步入正规化和现代化的轨道。
参考文献：
[1]杨宏.高校档案的现代化管理[J].机电兵船档案，2006年.
[2]吴甘霖.高校独立学院档案管理工作初探[J].吉林广播电视大学学报，2007年.
[3]高强.浅议高校档案愈识的提高[J].浙江档案.2006，(5).
[4]吕静.高校改革形势下档案工作的祈思路[J].四川档案，2005，(4).
关键词：发展中高校 档案管理 现状 问题 对策
中图分类号:G271 文献标识码:A
文章编号:1004-4914（2012）07-276-02
近十年来，发展中高校队伍迅速壮大，发展中高校这几年优先发展的是师资力量、学生数量、教学设备、基础建设等方面，而档案工作的发展则落后于其他方面。从档案管理机构的设置和人员配备、从硬件设备和资金投入都制约着发展中高校档案工作的发展，随之出现的档案管理上的问题也值得我们思考和研究。
一、发展中高校档案工作中存在的问题
1.对档案工作重视不够，档案意识淡薄。发展中高校从教师队伍到行政人员大部分档案工作人员档案意识淡薄,对档案工作和档案的重要性、意义缺乏认识，没有认识到档案工作在学校发展中的作用。近几年来，发展中本科院校为提高竞争力，将发展重点都放在了校园基础设施建设、提高教学质量和科研水平之上,而学校档案工作的发展则严重滞后于其它各项工作。在这种发展影响下，再加上档案部门的宣传力度不够，缺乏系统的规划和指导，各级领导、院系、处室和管理部门往往都忽视了档案管理工作的重要性。从而导致各部门为了自身利用方便将一些重要的文件的和材料自行保管，不移交档案管理部门，导致档案材料采集困难、不齐全、不完整。
2.档案管理制度亟待完善。发展中高校虽然也有专门的档案机构，也制定了各种档案规章制度，但整体来讲档案管理制度不健全、贯彻力度不够。发展中高校档案制度只有《中华人民共和国档案法》《高等学校档案管理办法》《国家档案局第8号令》等国家对档案管理的相关法律法规,没有校本特色的相关档案管理制度，有的虽然制定了一些档案管理制度，但执行起来不严格，缺乏相应的配套措施和有效的制约手段，档案管理基本处于失控状态。在这种背景下，导致档案工作职责不明确、材料归档不及时、分类不规范、管理混乱，最终难以发挥档案服务作用。
3.档案管理队伍建设不到位。大多数发展中高校档案管理人员素质参差不齐，真正毕业于档案管理专业或相关专业的人员十分缺乏甚至于没有，大多数兼职档案管理员没有经过正规档案管理教育与培训，业务素质偏低，专业性不强,工作意识落后。档案管理人员缺乏档案管理的专业知识和理论素养，对档案管理的重要性和严肃性认识不足，对档案工作只停留在常规管理上，对档案管理如何适应新形势变化而进行改革缺乏思考，严重影响到档案的利用和档案工作的可持续发展，档案管理队伍人员结构亟待调整。
4.档案立卷质量差。发展中高校在档案的立卷上质量差，使档案缺乏完整性、系统性。在档案原始材料的收集过程中，有的部门兼职档案员鉴别能力差、缺少经验，造成一些档案材料的原件缺失，在今后的档案利用中出现不完整性、不连续性，使档案的利用价值失去了意义。
5.硬件设备条件差。发展中高校的档案管理经费投入较少，使得一些硬件设备达不到要求，在档案工作中处处捉襟见肘，使得档案工作不能更好地向前发展。例如档案库房的规划不到位、保存档案的环境条件不达标、档案安全性得不到保障；空调、复印机、照相机、电脑、扫描仪等必备硬件短缺等等。
6.数字化档案馆建设步伐缓慢。随着近几年的科技的飞速发展，数字化档案馆建设迅速成为了高校档案发展的新趋势，而发展中高校的数字化档案馆建设却显得有心无力遥不可及。主要有三方面的原因：第一，数据库建设难度大。目前发展中高校甚至于好多老牌高校只是简单的档案数子化，并没有真正实现数字化档案馆。第二，档案利用共享目的难以实现。目前大多数高校的数字化档案馆建成后数据库只在本校局域网使用，不敢共享给外界，影响了数子化档案的利用率。第三，数字化档案馆建设所需的资金不到位，阻碍着数字化档案馆的发展进程。数子化档案馆的建设需要大量资金，而发展中高校的主要资金流向还不能兼顾到档案部门。
二、发展中高校档案工作中存在问题的对策研究
1.加强档案管理意识，扩大宣传。学校领导要重视档案的建设，把档案工作纳入学校日常工作计划，增加资金投入，改善档案保管条件，及时研究和解决档案工作中存在的问题。及时调整档案工作的机构设置，各管理部门实行领导负责责任制。增强全校师生档案意识，增强兼职档案员的档案责任意识，建立档案分室，兼职档案管理人员统一管理本部门档案材料，按期向学校档案科移交档案，组织定期或不定期检查或抽查，并在年终实行考核机制和绩效挂钩。学校档案部门要利用各种场合和机会深入宣传《档案法》、《普通高等学校档案管理办法》等档案法规及档案基本知识，让档案贴近教职工，提高大家的档案法制观念，使大家逐步认识到档案工作的重要性，从根本上理解、支持、参与档案工作。
【关键词】高校 学生档案 管理
一、高校学生档案管理中存在的问题及其原因
1.缺少合理完善的学生档案管理机制。目前，高校学生档案管理缺少明确的法律和制度依据。制度的缺位制约了高校学生档案管理水平的提高。除《高等学校档案实体分类法》、《高等学校档案工作规范》及《高等学校档案管理办法》外，教育部当前还没有一部针对高校学生档案管理的系统性、具体性、可操作性的制度，更没有明确规范的管理标准。因此，造成大多数高校学生档案管理部门职责不清，管理混乱的局面。
2.档案来源缺少统一规范的标准，造成学生档案内涵不能实现标准化。目前，教育部尚没明确考生档案标准化内涵要求。不同省市考生档案内容各异、五花八门，有的省市考生档案内容丰富：有考生报名登记表、考生志愿表、考生体检表、高中毕业生登记表、高中生学籍卡片等，而有的省市考生档案中只有高中学籍卡片或学生成长记录册、高中学生发展报告等名目。但对于考生档案中到底应具备哪些材料，教育部没有明确规定。学生毕业后，用人单位则以较全面、丰富的学生档案来要求，致使部分毕业生返校要求学校补充档案内容，而实事上对于高考档案材料，学校只能以各省招生办所寄档案材料填充，对于考生档案中缺少的材料，高校也无能为力。因此，教育部应从高中阶段的档案内容开始规范要求。由于高考档案材料各异，造成高校建立学生档案时无法标准化要求。
3.档案管理人员的业务管理水平尚处于初级阶段。高校学生档案管理员素质直接关系到高校学生档案管理工作的质量，而大部分高校没有专职档案管理人员，多为兼职，且人员变换频繁，队伍薄弱。高校领导及职能部门重视程度不够，各档案收集部门配合不力，加之档案管理人员缺乏专业培训，档案知识欠缺，管理意识淡泊，管理模式陈旧，管理手段落后等等原因造成学生档案丢失、管理混乱、检索困难等情况发生。档案管理水平的好坏，取决于档案人员的主观意识和业务水平。目前的管理水平仅仅是简单的收集、整理、登记、装订、归档的初级阶段，相距现代化的档案信息化管理模式的实现较远。
4.学生档案收集、整理的动态化管理制度尚未建立。学生在校学习期间的奖惩材料、借贷和还贷情况、学籍异动材料、思想品德评定等材料是逐步形成，逐渐归档。而大多高校学生档案管理从入校时初步建立（即高考档案内容）后，中间过程静止，只至毕业前方从各部门收集整理。几年的学习过程中，由于辅导员的变动或部门老师管理意识淡泊，致使学生档案材料不全或丢失。因此，最终的毕业生档案中能够反映学生学习过程、思想品德、创造性思维的材料太少，使用人单位无法从档案中全面了解学生的在校学习过程。
二、加强高校学生档案管理工作的对策
1.建立合理完善的学生档案管理机制。高校应明确学生档案管理主体部门，隶属于学生学籍管理部门，实行档案分级管理。按照“分级管理、分级负责，谁主管、谁负责”的原则，从“有利于学生档案收集，有利于学校规范管理，有利于学生档案信息化管理，有利于学校的科学发展”出发，建立“学校党政统一领导，职能部门统筹协调，相关部门齐抓共管，二级学院和辅导员具体落实，全校师生参与监督的学生档案管理工作运行机制。学校校长是学生档案管理工作第一责任人，对学生档案管理工作负全面领导的责任；分管学生档案工作副校长是学生档案管理工作直接主管责任人，承担领导、协调和监管责任。学校学生档案管理部门为学生处，负责人承担组织实施责任；教务处、招生就业处、二级学院负责人是学生档案管理工作直接责任人，二级学院的学生档案管理人员负责本院学生档案编目、整理、归档工作，辅导员是学生档案收集、造册、整理、移交的具体责任人。这样才能有效地解决高校目前学生档案管理中各自为政的问题，才能做到学生档案管理工作中的“形散神不散”。
2.规范高中档案，建立高校档案内涵规范化要求。高校学生档案是国家人事档案的部分，是大学生在校期间学习、生活及各种社会实践的真实历史记录，是大学生就业及今后各级组织选拔、任用、考核的重要依据，更是每个学生由学校走向社会的重要人生履历。因此，高校学生档案内涵一定要规范、标准。首先，要从档案来源开始规范。其次，虽然目前教育部没有具体的学生档案管理规定，高校可根据当前高等教育改革和大学生就业工作的整体形势，再结合学校的实际情况，制定出适合本校的具针对性和操作性的学生档案管理办法、实施细则，明确任务目标和归档范围，细化档案的生成、组档、转递等各个环节的规范化要求，提高学生档案标准化和规范化水平。
3.加强档案管理意识，提高档案管理人员素质。众所周知，管理水平决定管理质量，而管理质量的好坏又决定于管理人员的综合素质。高校要真正实现档案管理信息化的目标，首先要给档案员制订考核目标，促使档案员做到业务精通、爱岗敬业。其次，高校要根据档案信息化发展需要，对档案员进行业务培训，不仅对档案专业知识理论进行培训，还需要对计算机辅助管理水平进行培训，同时对档案员的实操水平进行考核。最后，提高档案管理人员的服务水平，热情服务，不计个人得失，甘于奉献的精神；加强档案员的政治思想教育和道德教育，提升思想政治高度，不为名利敢于抵制诱惑，守口如瓶、严守秘密的政治素质。
4.建立学生档案动态化管理制度，多部门齐抓共管。高校学生档案主管部门，要掌握各部门、各阶段档案形成时间、内容，制定全年归档计划，明确要求及目标。其他部门配合共同收集建档，并将鉴定为有价值的档案整理移交档案管理部门及时归档，推进学生档案动态化管理，提高档案标准化和规范化水平，使其能够适应社会需求的变化，寻求更为有效的服务新途径，以提高学生档案利用的质量和水平，把“死”档变成“活”档，充分发挥学生档案的作用和价值。
总之，加强高校学生档案工作是当前高校和社会发展的需要，也是档案信息化发展的需要。我们必须根据社会形势的发展变化和档案发展的需要不断探索创新，积极寻求解决现存问题的办法和策略，使高校学生档案工作得到进一步发展和完善，以改变当前普通存在的高校学生档案工作相对落后的现状，加快档案管理信息化步伐。
参考文献：
［1］马洁，佟丞，刘卫智：提高高校学生档案管理水平的理性思考与路径探究.教育理论与实践，2011/09
关键词:高职;档案管理;信息;措施
高职院校档案是指高职院校在教学、科研、党政管理以及其他各项活动中直接形成的，对学校和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同载体的历史记录。高职院校档案管理工作是建设先进性高职院校的一项基础工作，是学校发展历史的缩影和真实写照，是高职院校管理不可缺少的重要环节，也是衡量高职院校教育教学质量、人才培养水平和管理水平的一个重要标志。
档案信息化是以网络、计算机、信息技术为手段，以档案资源为对象，以档案工作为依托，以档案管理学最新理论为指导，按照信息社会和国家档案行政管理部门的要求、开展档案的收集、整理、保管、开发和利用的现代化管理过程。
一、高职院校档案的重要性
1.高职院校档案凝结了高职院校的良好校风，是进行德育教育的模范读本。这些档案所反映的内容是长期办学实践中形成的，是大家共同遵守、自我约束、自觉追求的准则。各个高职院校的档案无论是教学档案、科研档案还是管理类档案无不渗透着表现出各个学校的良好校风。
2.高职院校档案汇集了高职院校教学、科研的最新成果，是师生学习知识的鲜活教材。高职院校是知识传播地，是教学和科研的主要阵地。广大教学、科研人员在实践中产生的教学研究成果，这些成果每年随时进入高职院校档案之中，成为高职院校档案管理中数量最大、内容最丰富的门类。
3.高职院校档案是促进高职院校不断发展的重要资源。档案的服务功能是高职院校档案管理工作的出发点和落脚点。完整的档案资料在教学科研、党政管理、文化建设及基本建设等方面发挥着重要的无可替代的作用。通过对学校档案的查找和利用，可以清楚地看到学校的历史发展情况，看到在各个时期所取得的成绩和荣誉;同时，也可以从中发现不足，以便总结经验教训，更好地做好工作。
二、加强高职院校档案管理工作及信息化建设的措施
1.明确管理责任、建立高职院校档案管理领导体制。高职院校领导首先应该认识到档案工作的重要性，加强对档案工作的领导力度，将其纳入学校整体发展的计划中来，促进档案工作建设与学校其他工作协调发展，根据档案工作的主要特点建立科学管理的层次体系和档案工作网络体系。完善档案管理规章制度，依法治档。高职院校应按照教育部和国家档案局颁布的《高等学校档案管理办法》有关要求，建立与学校办学规模相对应的、专门的档案管理部门，统一、集中管理学校的各类档案。
2.实现高职院校档案管理电子化和文档一体化。文档一体化是实行档案信息化建设的基本原则，是办公自动化对档案管理提出的必然要求。计算机电子技术是档案信息化建设的硬件保障。现在已经到了计算机普及的时代，高职院校都已开始使用计算机管理档案，还没有使用计算机管理档案的高职院校，要创造条件，逐步到位，使档案信息化工作与办公自动化同步发展，以实现文档一体化管理。
3.编制出适合高职院校改革和发展的档案编研资料，以加强档案信息资源的开发与利用。一要建设数字化档案室，首先要用现代信息处理技术对档案室中存储的档案包括纸制档案、照片底片档案、录音、录像(视频)档案等各种载体的档案和现行文件进行数字化处理和存储。二是信息资源库的建设。充分运用计算机电子技术，加快档案目录数据库建设，提高档案检索利用服务质量。三是积极推进档案全文数据库和多媒体数据库建设。对各种类型档案进行数字化管理，积极建设相关的全文数字库和多媒体数据库，尽快实现档案全文信息查询，不断提高服务效率和质量。四是加强电子文件归档管理。档案室要根据档案管理的要求，加强对电子文件积累、鉴定、著录、归档等工作的监督、指导，保证各部门产生的有保存价值的电子文件真实、完整、有效。研究电子档案接收、保管、利用的技术方法，制订电子档案管理办法。实现档案信息处理电子化，信息存储数字化，信息采集实时化，信息服务利用网络化。
参考文献
[1]李琳.高校档案管理信息化建设策略研究[J].文教资料，2008，(23).
