时间：2023-06-25 16:38:12
开篇：写作不仅是一种记录，更是一种创造，它让我们能够捕捉那些稍纵即逝的灵感，将它们永久地定格在纸上。下面是小编精心整理的12篇工程档案整理规范，希望这些内容能成为您创作过程中的良师益友，陪伴您不断探索和进步。
1.相关部门对档案管理制度重视不足，落实不够
在水利工程建设过程中，档案管理工作往往不会被纳入工程建设的同布置、同检查，档案管理与工程建设质量、进度、安全等问题相比，重视程度不够。在工程建设之初各参建单位在工程建设各阶段对档案资料管理应承担的工作职责没有进行明确，造成了档案资料管理职责不清。在日常的文件材料管理方面各单位的岗位责任制、文件归档制度、文件保管制度、档案鉴定制度等大多是流于形式，没有形成有效的管理体制，也就使得水利工程建设档案管理工作无明确的办事规程和行动准则。在实际建设施工过程中，各参建单位对文件材料的管理仍旧是以水利工程建设的实施为主，侧重于科技档案的收集、整理。再加之水利工程建设周期较长、文件材料交接手续不到位，档案验收无档案部门参加等因素，使得档案管理工作的开展未能达到有关规定要求的深度。
2.档案管理人员非专业，保管环境不达标
调查中的重点水利工程内容大多涉及多领域多专业。工程中的各个单项工程会被分成多个标段，标段内又会分包。参与施工的单位多而杂，素质参差不齐。这些施工单位一般重视技术工作，档案收集管理意识薄弱，片面的认为工程质量和按时完工才是主要工作内容，对档案收集管理工作不重视，普遍没有设置专门的档案管理机构和岗位。对于文件材料的收集整理工作，基本是由行政人员、技术人员兼职管理，这部分人员中又以参加工作时间不长的青年居多，他们经验不足，又没有经过专业档案培训，且身兼数职、精力有限。所谓的档案管理工作只是被动的接受并保存文件资料。再加上工程工期长、临时机构解散、人员流动性等不确定性因素，还会发生文件材料遗失、缺项漏项、签章手续不全等问题。这就造成了档案管理工作明显滞后于水利工程建设工作的情况，还会出现工程面临竣工验收时才会想到档案收集整理工作的现象。于是，为了能顺利完成验收，就会突击补材料，这样材料的真实性就无法保证。此外，水利工程项目在施工建设时都会成立项目部，选址一般都在工程所在地，房屋结构为彩钢瓦。由于场地和条件的限制，项目部无集中统一管理档案的档案室，各参建单位的档案会放在办公室的铁皮柜中保存，项目部环境杂乱，档案保管的“八防”标准无法达到。
3.档案收集整理不规范
一是原始资料收集不齐全，整理归类不合理。因档案管理人员缺乏档案专业知识，导致文件资料收集不及时、内容不齐全、整理不规范、分类不准确、卷内文件联系不紧密，组合不合理，案卷书写不规范。如工程建设中，各单位只顾及工程数据资料的收集，往往不会留存施工建设场面的影像资料。有的工程连基本的工程施工前后的对比照片都不齐全。有照片的也没有按档案整理的要求放入档案专用照片册中，并配以详细的文字说明有。二是案卷内容不完整。工程建设档案的形成与收集整理没有系统的流程，归档范围也没有严格的界定，再加上工程建设档案资料内容繁杂，涉及的单位部门较多，受时间约束较大，造成归档材料不完整。如工程施工、监理日志做不到一日一记，出现对应不上的情况；工程的监理，往往只有监理员在工程现场，监理总监不到位，需监理签字的资料会由他人替签或集中补签。三是文件材料的搜集整理与移交接收工作严重脱节，造成档案的缺失。目前，档案行政管理部门一般不直接参与到水利工程建设实施过程中，这样就造成水利工程建设过程中文件材料收集和整理工作中出现的问题不能及时被档案行政管理部门发现，有些因遗漏而未被整理入卷的应归档的文件材料，在水利工程完工移交后，能被找到的可能性几乎为零，从而导致水利工程档案不可逆转的缺失，对今后的保管利用都造成很大的影响。
4.档案信息化程度不高
随着水利事业的不断发展，作为水利工程建设主体的地方水务部门的水利工程档案的数量也在不断增多。从目前调查的情况来看，水务部门及工程参建单位的水利工程建设档案管理工作仍然保留着传统的纸质档案管理模式。计算机的运用主要是进行登记，检索工具只有“目录检索”一种，档案信息化程度低。
二、重点水利工程建设档案规范化管理的建议
1.增强档案意识，建立完善的档案管理网络与制度
【关键词】规范 构建管理体制 明确制度 提高档案质量 严格程序
近几年，驰宏公司工程建设处于高峰期，工程投资大、项目多，战线长，同时，在建设过程中形成的资料数量多、保存价值高。这些工程档案既是公司冶炼厂工程建设的真实记录，也是工程质量评定及保证的重要依据，是公司档案的重要组成部分。为此，强化参建各施工、建设、监理、质检等方的档案意识，全面加强工程档案的收集、整理、归档及管理工作，是确保工程档案完整、准确、系统的关键。结合《企业工程建设档案工程规范》，我们在工程建设中采取有效措施，保证工程建设竣工资料的系统、完整、规范，为档案管理工作打下坚实的基础。
一、齐抓共管，构建工程档案管理体制
加强对档案工作的集中统一管理，是公司工程档案齐全、完整、规范的重要保证。我们遵照统一领导、统一制度，分级管理的原则，制定了相关制度、办法，从工程建设开始就有档案人员的介入，由各部门配合将所形成的前期资料，如：初步设计、项目建议书、土地勘察定界报告、地形地质测量报告、环境影响评价报告、地质灾害报告、可行性研究报告等相关资料及时分类归档。在工程进行中由技术处、工程处、物资处提供给档案部门施工图纸及施工中形成的招投标文件、施工方案及各类设备、材料的订购、订货合同，并建立了由建设方――项目部――施工方――监理方――质检方五级管理体系，形成了完整的档案管理体系，无论是在工程各阶段还是参建各单位，都能从组织上保证文件资料的不疏漏、不散失，使档案管理工作达到了系统化、规范化、标准化，并将档案管理纳入了文明施工管理考核范围。
二、建立和明确相关制度，确保档案的规范
完善制度建设，职责分明，层层把关。是做好工程建设档案工作的基础，根据工程建设的实际情况，工程处和指挥部办公室制定了《云南冶金集团总公司曲靖有色基地建设工程基建档案管理制度》、《云南冶金集团总公司曲靖有色基地（冶炼厂）建设工程施工质量评定验收实施办法》、《云南冶金集团总公司曲靖有色基地（冶炼厂）建设工程单位工程划分意见》的通知等文件。对施工方资料的收集、整理及移交进行了详细的规定和要求。在工程建设过程中坚持以规范化的作业方式，把应该收集归档的文件资料进行分类整理，经建设方工程处、监理方、质检方审核把关后，按照档案部门的要求装订成正规案卷，在工程竣工后，进行移交，促使档案管理工作逐步走向规范化、科学化，为日后的档案管理工作打下坚实的基础。
三、强化档案业务培训和指导，切实提高档案质量。
工程建设档案具有“一次性”和不可回复性的特点。对日后工程的维护、改造和申报优质工程都具有非常重要的作用，为了使工程档案规范化、标准化，在工程建设初期档案人员就亲自到各项目部施工点上指导负责资料的收集、分类工作，同时按照档案整理要求，对文件的起草、书写要求和所形成材料的规范化，都作了详细的讲解，使大家对归档要求提前了解，在工作中更加注重对资料的积累。做到了档案工作和工程建设同步进行，为日后的建档工作奠定了基础。使档案的标准化、规范化有了一个切实的保障。
档案人员还不定期的深入项目部、监理部查看工程资料的形成、整理、保存情况，及时发现和纠正存在的问题，对档案技术问题手把手的给予指导，从而保证了原始资料的规范和完整。
四、明确重点，严格程序
公司在工程建设过程中，形成的文件材料涉及面广、内容繁杂，涉及的部门和人员有上百家，设计、修改变更较多，稍有疏忽，就可能遗漏。根据参建各方工作性质和内容的不同，我们分别明确和把握不同的档案工作重点，一是对项目法人我们自己，重点督促、检查项目批文、立项报告、地勘、水文、气候资料，设计施工详图、招投标文件、施工合同、施工报告、订购、订货合同，建设管理等资料；二是对施工单位，重点督促，检查承包合同、资质证书、工程原始记录、工程质量评定资料、质量保证资料、施工管理报告、竣工图纸、综合资料、安全资料、交工验收证书等资料；三是对监理单位，重点督促、检查监理工作报告、抽检记录及工程质量评定报告、监理规划、细则，监理日志，来往文件，监理通知等资料；四是严把工程竣工资料关。竣工资料是工程档案的重要组成部分，不仅关系到档案资料的齐全、完整，而且关系到工程能否顺利通过验收。我们不仅检查工程的外业情况，同时还检查竣工资料的整理情况，工程竣工需要验收时，首先要把资料情况报告给公司工程部，在工程部、监理单位、质检部门对资料进行认真检查得到认可后，方对工程组织竣工验收，工程验收完毕签署验收证书，等竣工资料在规定时限内完整、齐全交到档案部门后，在移交清单上双方签字认可，在审签单上签署意见，财务部门看到审签单后才给予支付款项。监理部门在工程验收后也及时把监理资料进行归档移交到档案部门。由于这些规定的较好执行，使承建单位对档案资料的整理和移交都有了足够的重视，使各项工程竣工资料做到了项目齐全、内容完整、字迹清晰、装订规范。
由此可见，竣工验收有档案人员的参与是至关重要的，它是工程档案的一道重要关口，按照档案要求以及建设项目档案管理规定和验收规程，对建设单位的案卷进行集中审验，达到正式组卷的要求，装订立卷，存在问题的及时给予指正，以便及时整理、补办，加以完善。同时也随时欢迎他们到公司档案室来咨询、来学习做得好的单位的经验。这样使已经完工的工程档案全部达到了归档要求，为我们后期的立卷、编码、上架工作也打下了坚实的基础。
关键词：通信工程；档案资料；有效整理；措施
中图分类号：TN913 文献标识码：A 文章编号：1007-9599 （2012） 16-0000-02
1 通信工程档案资料有效整理过程中存在的问题
1.1 注重工程建设，轻视档案资料整理
这种现象在目前通信建设中非常普遍，项目负责人与工程技术人员在思想上对此没有足够的认识，致使工程档案资料的整理工作一直难以顺利开展。在实际工程施工中，项目负责人负责管理项目及资金，工程技术人员则负责工程的质量和进行的情况，而建设单位对工程档案的管理意识非常薄弱，档案工作相互推诿，监督工作也失去了意义，因为前期工程档案缺乏及时有效地记录，致使后期档案资料整理工作出现重重障碍。
1.2 监督管理工作缺乏力度
在具体的项目施工过程中各参与单位对整理档案工作重视度不够，没有足够的管理力度，而档案资料管理部门事实上无法参与到工程建设的每个环节，所以无法了解项目在每个阶段的具体情况，对一手档案材料无法进行时时有效的监控，往往只有在工程中期甚至已经竣工验收时才参与其中。
1.3 工程档案资料易流失
大型的项目往往施工工期较长，同时参与单位及人员众多，流动性也大，在施工过程中往往都是只关注施工具体的工作进度，对工程档案资料缺少管理保护意识。这样以来在工程进行过程中档案资料遗失或者不明去向的情况时有发生，对后期工程结尾验收及工程档案资料整理交接带来诸多的困难。
2 规范化、标准化管理是通信工程档案资料有效整理改革的必由之路
正所谓“无规矩不成方圆”，通信工程档案资料管理也是如此。如何能够对各类通信工程档案进行科学有效地整理以提高档案资料质量是目前不得不思考的问题，通过规范化、标准化的管理才是通信档案资料整理的必由之路，通过对档案资料进行科学有效地整理才能使得档案资料的工作更加规范化、细致化，这样才能为实际工作所用，不仅可以使得档案资料得到了有效的保存、也因此使得监督管理力度得以极大的提升。
2.1 档案资料内容的全面准确，是档案标准化的基本要求
项目涉及单位首先要提高档案资料整理意识，积极与档案整理人员配合，帮助对收集的档案资料进行补充与鉴定。在签署工程合同书时就应有一份明确的关于工程档案具体的规定，使其在法律监督下进行，也具有法律效力。这样做不仅可以对施工单位与相关人员有了更加明确的要求与规范，也使得后期工程档案资料的归总、存档等后续工作有了保障。
除了其他部门的积极配合，档案整理人员则要更加熟悉全部项目工程情况，监督施工单位及所涉及各单位档案资料的收集和整理情况，对每一阶段形成的档案资料情况须十分清楚，同时还需要分阶段定期的检查施工单位对于档案资料的收集状况，保证资料的准确、全面，切实做到档案整理工作的规范化、标准化。
2.2 统一格式设计与印制的档案资料表格与文件是档案标准化的表现形式
通信工程档案资料整理的标准化需要有统一的表格与形式，因为通常情况下这些档案都是永久保存的，如果档案规格不统一，就很难保证资料卷的保存质量，甚至无法长久保存。工程档案资料经过这样的统一规范，不仅可以使得资料卷保存质量有了保证，也因为有了统一详细的信息填写使得后期查找、翻阅等均十分方便，减少了档案整理人员相关的工作量，也更加便于档案整理人员对于工程施工过程的指导与监督，从而确保了监督管理的力度。
2.3 标准化整理文件图纸
档案人员整理档案的水平与通信工程档案的案卷质量也是密不可分的。如何提高档案的质量的重要条件便是档案的标准化整理文件和图纸。因为通信工程的档案呈现的是通信建设的全部过程，通信工程的档案也与通信工程相同，有着自身的规律和顺序，所以要做到的是文件与图纸的有序排列，在整理文件材料时其中的编排形式和资料内容都有统一的格式和标准，在归档时也能统一一致，也为以后的使用带来了便利。要构建一套统一的通信工程档案整理标准，这为以后档案的保存和使用都有重要的意义，档案的质量显得至关重要。另外，帮助档案资料管理部门提高工作效率的很好方法是对档案正确、科学与合理的排列方法。
3 电子图档的数据筹备情况
档案整理工作的工作性质需要几代人连续工作，它是一项具有很强的连续性与系统性的工作。随着经济的发展，时代的进步，档案整理工作也开始踏入了由计算机整理的行业，但尽管如此，也离不开档案整理过程中的收集、整理、编码、搜索等基础性工作，工作人员更不能掉以轻心，把一切工作都交给计算机来完成。即使使用最先进的计算机现代设备和最完善的图档软件，作为工作人员也要将档案馆接收的电子文件进行条目整理。电子图档的基础数据准备不够充足，导致计算机功能损伤，造成资源浪费。通信工程设计单位的纸质图档整理走向电子图档整理，面临的三类情况主要分为：
（1）我国数十年来，引入的CAD积累了大量的电子文件都存放在软盘里，近两年来的电子文件少数开始存入光盘中。然而，不管是软盘还是光盘都散落在各个设计单位甚至单位个人手上，并且软盘的使用寿命非常短，经过一段时间以后，软盘中的数据可能读不出来。对于那些没有收集整理的数据使用起来也是极为麻烦。所以建议档案资料管理部门制定相应的政策，由项目的各个负责人配合档案人员收集、整理、编排、归档这些散落在各处的软盘，再根据项目分类刻录成两份新的光盘，一份供借阅，一份存档保存。
（2）随着电子文件的不断产生，档案部门和设计部门配合编制合适的软件进行文件填写。对于设计人员来说，只需要填写图签内容，绘图前一次性填写的信息自动生成图纸右下角的图签，没有增加设计人员的额外工作量。而对于档案整理人员来看，整理人员只需要归档时对其进行补充，提高的工作效率。
（3）我国在引入CAD之前，在工程设计单位还留下了许多图纸档案，其中的一些仍然具有极高的利用价值，要科学保存这些图纸档案，可以通过扫描转化为电子图档进行再保存在利用。扫描后图纸文件需要经过矢量化才能被设计人员利用，但矢量化的缺陷便是图形会失真。针对原图纸不清楚的地方我们可采用两种办法使用，第一种是对计算机出图较清楚的图纸扫描进行矢量化处理；第二种是过去留下的蓝图扫描后不再通过矢量化处理，仅供设计人员观看使用，如果在实践中需要使用便由设计人员本人进行矢量化处理。
4 重点培养高素质的档案资料整理人员
在保障有效管理的前提下，应重点培养高素质的档案资料整理工作人员。档案整理人员是一线的后勤工作人员，是通信工程建设中不可或缺的重要组成部分。在选任通信工程档案整理人员时，首先要在“世界观、人生观、价值观”三观以及职业道德上进行严格考察；再次要做好档案整理人员的职业上岗培训教育，坚持学习并贯彻《档案法》，通过学习使档案工作人员认识到自己所做的工作与社会发展的紧密关系，除了眼前的经济效益外，还有更长远的社会效益；最后还应该做好对档案整理人员以及各部门领导的宣传工作，定期学习档案知识，各部门工作人员组成协作组，经常沟通与交流档案工作中的经验和面临的问题，让每个人都加深档案在通信工程建设中的重大意义。
5 结论
随着我国通信行业的高速发展，通信工程的档案数量也与日俱增，随之而来的工程档案资料的整理也日益繁重。所以为了适应当今市场经济的发展需求，当前最应做好通信工程档案的管理工作，顺利实施通信建设。
参考文献：
[1]宁鹏志.浅谈如何有效的管理通信工程档案[J].建材发展导向，2011，9（6）.
[2]陈智为，王卫东.通信工程档案的有效管理[J].北京档案，2002，5.
（一）重工程建设，轻档案管理
由于经济利益或赶工期等原因，往往重建设、轻管理，重竣工、轻保存的问题，致使工程档案管理的机构、人员、经费、库房等得不到有效落实。
（二）管理制度不健全，且管理执行不到位
工程档案收集齐全完整难；档案整理环节多，规范整理难度大；档案数量多，页数、件数、卷数及套数等都较多，正确统计难度大。
（三）档案管理人员配备不足，工程建设档案管理体制不完善
由于工程建设单位人员和经费的原因，许多单位没有建立工程档案管理部门，档案管理不健全。参建单位配备的专职档案人员少，多为兼职人员，档案管理人员工作稳定性差，而且对航道工程档案的收集、整理、规档不熟悉，使得案卷质量差，无法达到档案管理要求。
（四）档案管理现代化水平不高，未能实现资源共享
档案管理现代化程度不能适应单位和工程建设快速发展的需要，没有应用专业的档案管理软件。许多参建单位没有应用专业的档案管理软件，计算机应用仅是打字的水平，影响了档案管理的工作效率和经济效益。在实际工作中，参建单位重视纸质文件的归档，轻视电子文件的归档，纸质文件与电子文件未能同步归档，航道工程档案信息不能实现共享。
二、加强工程档案管理的措施和对策
（一）领导要高度重视工程档案工作
通过档案法律、法规普及及宣传等方式方法，让领导从档案实际应用中认识到档案工作在整个工程建设中的重要作用和地位，从而在各方面给予支持，促进档案工作健康协调发展。
（二）依法规档，树立依法管理的意识
江苏省交通厅航道局二00九年编印的，《航道建设项目档案管理文件汇编》，下发到各工程建设指挥部和各基层单位，通过工作会议、座谈交流、业务培训、档案法制知识竞赛等多种形式，大力宣传工程档案法制化、规范化管理的重要意义和作用。认真学习，贯彻落实各项文件规定，提高思想素质和理论水平，实行依法治档。
（三）增强档案意识,严格履行职责
建设行政主管部门在建设单位办理工程规划许可或者工程施工许可时,与建设单位签订工程建设档案责任书,明确建设单位以及施工、监理等参建各单位在工程建设档案管理方面的责任和义务,并监督执行。建设单位在工程开工前,应将本单位各部门和参建单位有关工程档案的形成、积累、整理、归档等工作标准和要求,以正式文件的形式印发,以便于各单位(部门)档案人员收集相关资料,使应当归档的各类文件材料“颗粒归仓”。
（四）制定明确的岗位责任，进行考核并与奖惩挂钩
工程建设是百年大计，有了工程没有档案将后患无穷。成立工程建设档案工作领导小组，建立档案工作人员网络体系，明确每人的工作职责，加强考核，建立健全项目档案工作各项规章制度，建立切合实际的项目档案工作管理体制和工作程序。定期召开工程建设档案工作会议，及时布置相关的档案整理工作。
（五）加强专业化指导和培训，提高
基层档案工作人员档案管理水平讲解工程档案的收集标准、分类编号、整理步骤和申报资料、验收程序等，并将现场操作示范和组织参观有机结合起来，现场讲解有关注意事项，讲解案卷、案卷目录的填写，图纸折叠是否规范标准、统一，发现问题及时整改。
（六）培养一批专业化工程档案整理
人员到指导工作岗位上去对于政策理论性强，具有丰富管理知识和管理经验，善于协调沟通，并对整个工程前期直至验收竣工整个工程形成的文件、图纸、照片、视频等资料十分了解的专业人才进行重点培养，工程档案整理需要这种新型复合式专业技术人才。
（七）通过网络开展业务指导
与工程进度、质量等比起来无关紧要，不重视资料的收集和整理，忽略了对资料有效性、规范化和完整性的控制，使得形成的工程资料在质量上出现了物质形态不统一，信息记录要素不完整的状况。不完整的资料会导致片面性，不能系统、全面地反映工程的质量状况。应设专人整理有关工程资料，根据工程的项目划分、工程量等，收集有关工程数据，保证资料全面完整，便于查找。
信息通信工程档案资料的收集范围
为有效地提高通信工程档案的质量，更好地做好通信工程档案的开发利用工作和现代化管理，避免出现归档文件不及时、不齐全等问题，就要对通信工程档案提出标准化要求，按照《国家电子政务工程建设项目档案管理暂行办法》和《黄委信息系统科技档案分类及文件材料归档办法》，我单位通信工程建设项目大致分为开工、施工、竣工三个阶段，档案管理要与这三个阶段实现“三个同步”，必须紧扣这三个环节。工程项目立项阶段档案部门在工程立项阶段的主要工作是与通信工程项目的资料员、档案管理人员密切配合，做好收集准备工作。这一阶段需收集、整理的档案文件包括：可行性研究报告、项目建议书及批复文件、项目评估、环境预测、调查报告、设计任务书、计划任务书、招投标文件、初步设计、技术设计、施工图设计、鉴定和审批等。在工程施工阶段在工程实施阶段，档案部门应及时了解工程进度，督促工程技术人员、资料员做好文件材料的形成和积累工作，定期检查、督促，发现问题及时采取补救措施。这一阶段需收集、整理的档案文件包括：开工报告，施工合同，技术交底，施工组织设计，施工计划，施工方案，施工技术措施，施工安全措施等；通信设备的出厂证明，质量鉴定，建筑安装材料试验报告，设计变更通知书及材料代用通知单，施工记录，隐蔽工程验收记录，重大事故处理报告等；设备开箱、安装、调试记录；施工总结、技术总结、竣工报告、竣工验收报告等；工程监理、工程质量监督等文件。在工程竣工验收阶段工程竣工验收是档案工作的关键环节，档案管理部门应直接参与验收工作，以确保档案的完整、准确。这一阶段需收集、整理的档案资料包括：一是验收竣工文件，包括项目竣工验收报告、全部竣工图、项目质量评审报告鉴定书、工程现场声像材料和竣工验收会议决议文件等；工程的概算、预算、决算；试运行及维护记录等材料。
加大音像资料收集力度
音像资料是信息通信工程中档案资料整理中的弱项，项目实施过程中形成的音像资料较少，难以满足归档要求。音像资料更能够印证项目实施的全过程。故要加大音像资料收集、积累和整理的力度，更直观地反映工程建设的全过程。随着黄河通信工程管理的规范化，要求归档的通信工程技术资料更加规范、全面、完善。通信工程档案同通信工程一样，有着自己的形成规律。这就要求在整理文件材料过程中资料内容和编排形式上必须有统一的标准，严格按照《国家电子政务工程建设项目档案管理暂行办法》和《黄委信息系统科技档案分类及文件材料归档办法》等相关要求整理归档材料，这样不仅使资料的归档范围能保持一致，也为将来的提供利用带来了方便。为此，档案管理人员要不断学习和掌握新的知识，做好这项工作。
作者：张敏 单位：河南河务局信息中心
[关键词]水利工程 声像档案 管理
中图分类号：G271 文献标识码：G 文章编号：1009914X（2013）34047901
声像档案是指国家机构、社会组织以及个人在从事各种活动中形成的对国家和社会有保存价值的照片、底片、影片、唱片、录音带、录像带等不同材料为载体，以影像、声音为主，并辅以文字说明的历史记录。声像档案是纸质载体档案的必要补充。水利工程建设项目声像档案普遍存在着收集不全面、整理不及时、归档不完整等问题，直接影响了声像档案乃至整个项目工程档案的完整、保管及利用。因此，结合天津市南水北调工程对水利工程声像材料的收集和整理谈些不成熟的看法。
一、声像档案管理存在的问题
1、声像档案管理没有明确的标准
我国虽然对声像材料的归档提出了要求，但到目前为止没有针对工程项目建设声像档案的收集及整理要求进行明确规定，虽然照片档案在《照片档案管理规范》（GB/T 11821-2002）中有明确要求，但随着科技水平的不断进步，规范中的部分内容已经不适应现在照片档案管理的需要。因此，收集及整理声像档案时没有明确的标准，会为档案管理人员的工作带来一定的困难。
2、声像档案管理没有得到足够的重视
一般工程建设的各个参建单位在工程建设过程中只重视工程质量、安全与工期，从来不重视工程档案的收集与整理，尤其是声像档案。其实，声像材料的收集必须在建设过程中及时收集，否则往往由于人们的不重视，到工程结束后才发现此部分内容成为了空白，直接影响了工程档案乃至工程项目的验收结果。
3、声像档案管理人员不专业
目前，工程项目建设档案管理人员大多兼职声像档案的收集与管理，由于拍摄人员技术水平不高、责任心不强、计划不周以及对拍摄范围的把握不好等原因，很有可能最终导致重要活动、已完项目或关键部位摄录质量不符合要求或没能及时摄录，影响了档案的完整性。
4、声像档案收集整理不好控制
水利工程具有战线长、工期长、参建单位多等特点，声像材料的收集工作由各个参建单位分别收集整理，这就直接影响了声像档案的质量及归档。首先，即使项目建设主管部门对声像材料的收集、整理提出了明确要求，但各参建单位对声像材料的重视程度及收集要求不能保持一致；其次，能否做到声像材料的及时收集与整理，一旦忽视，面对一堆照片，没有人能说清来龙去脉，没有人能明确标准每一张照片的参数，造成整理不规范；还有，有的参建单位档案管理人员不稳定，新老人员的交接工作能否到位，同样影响着档案的完整性。
5、声像档案的保存方面
声像档案是由感光材料和磁性材料为档案载体，它与纸质载体材料所要求的保管条件有很大的区别，这些材料对温湿度变化、灰尘、有害生物和有害气体、外界磁场较敏感，保存条件要求较高，声像档案的保管条件的好坏与其“寿命”长短有着密切的联系，加强声像档案的科学保护和管理，增强声像材料的耐久性，延长其“寿命”，因此要建立专门的声像档案管理库房，照片库温应保持14-24℃，相对湿度应保持37.5%-67.5%；录音、录像带库温应保持18-24℃，相对湿度应保持40%-60%，存放磁带最好不用铁皮柜。对收集到的声像档案资料应及时进行归档整理并辅以文字说明，用简洁的语言准切的记录档案的内容，包括：事由、时间、地点、人物、背景、作者（摄制者）等，提高声像档案存储信息的安全性、阅读工具的安全性、存储介质的安全性，防止录音录像内容被改动，归档后的声响资料存储模式应设置为禁止操作的状态，并对存储设备进行备份，以免丢失。
但目前对声像档案的管理仍存在很多困难，如：难以区别档案的原件与复制件。如一盘重要的录音磁带，母带与复制转录带仅从外观及效果上很难区别。又如区别照片档案中的原版底片和制作精良的翻版底片，这给声像档案的收集和保管工作带来了一定的难度。
二、做好声像档案管理工作的对策
编制声像档案管理目录，严格审批手续，加强声像档案借阅管理，根据声像档案的机密程度，确定利用范围，积极探索声像档案的开发利用，充分发挥声像档案的作用，在不影响保密的前提下，可利用声像档案制作宣传画册、多媒体放映、专题片等，对声像档案积极进行开发利用。
1、明确收集整理标准
要想做好工程项目声像档案的收集整理工作，首先要明确收集整理的标准。呼吁相关部门尽快出台声像档案管理规范。
2、提高重视程度
必须争取各级领导的重视，把工程档案工作尤其是声像档案管理工作作为贯穿工程建设各个环节的重要工作来抓，明确分管领导，配备专职人员。
3、提高管理人员专业水平
选派一些有专业文化知识、技术、技能、责任心强、懂拍摄技术的同志担任此项工作。同时加强现有人员的继续教育，学习相关规范及标准的相关技能，以适应工作需要。
4、抓收集整理过程控制
工程项目建设主管部门应制定声像档案管理办法及保管、利用管理制度，明确工程建设过程中各参建单位及其声像档案管理人员的职责，同时应明确声像档案的收集整理要求。工程建设过程中，各参建单位应加强声像档案的及时收集与整理，主管部门在进行工程质量检查的同时，应对工程项目档案包括声像档案进行检查，并对声像档案的质量进行指导和监督。
三、天津市南水北调工程声像档案管理工作
天津市南水北调工程建设委员会办公室在《南水北调天津市配套工程建设项目档案管理办法》（津调水综20121号）文件中明确要求工程项目建设的各个参建单位应指定专人，负责各自产生的照片、录音、录像等声像材料的收集工作。为了加强天津市南水北调工程建设项目档案管理工作，天津市南水北调工程质量与安全监督站起草了《天津市南水北调工程项目档案归档整理规范》，其中就按照国家南水北调办公室相关文件的要求，结合天津市南水北调工程建设实际，对声像档案的收集整理工作提出了明确要求，这为各参建单位及档案管理人员顺利开展声像档案的收集整理工作提供了依据，同时也为工程项目档案的顺利验收奠定了良好基础。
结语：随着社会信息化时代的发展，声像档案地位日益凸显，对水利工程中的声像档案进行规范化、系统化的管理，加强对声像档案的开发利用，具有重要意义，因此要不断提升档案的管理水平，让声像档案更好的为水利工作服务。
参考文献
[1] 郑继胜.小议农田水利的战略地位及其建设措施[J].中小企业管理与科技（上旬刊），2011（04）.
关键词：园林工程；资料归档；现状分析；优化措施
中图分类号：G275.9 文献标识码:A
前言
园林绿化工程是为人类创造良好的生存环境，创造园林式的绿化空间。在园林绿化工程施工期间形成了各种工程信息资料，其中包括整个工程的历史纪录，它包括园林工程基建过程形成的文件资料、园林工程监理过程形成的资料、园林工程物资资料、工程施工过程中形成的施工资料、施工管理资料、施工试验资料、施工验收资料、工程竣工图等构成了整个工程完整历史的信息。完整的收集，并按一定原则分类、组卷，园林绿化工程资料最终要移交城建档案部门归档的。本文综合近几年来积累和管理工程资料方面的实践．对园林工程文件资料管理归档方面存在的问题及应对措施进行总结研究。
1 园林工程资料档案的价值
园林工程资料是对施工情况的记录，真实反映了工程施工的全过程，反映了工程的内在质量，特别是对于隐蔽工程和建成后不易检测的项目更具有唯一的、不可替代的重要价值。资料的收集、筛选、分类及整理是一项烦琐又需要有耐心的工作，往往得不到人们的重视，特别是在项目实施的前期更容易被忽视。每次交竣工验收前的资料检查时，由于资料不齐、表格内容填写不规范、填写错误等等问题，很大程度的影响工程的评分和质量鉴定的成绩，因此资料整理和存档工作就显得更加重要，强调质量保证资料的重要性，将有利于促进工程质量的提高。因此，加强对工程资料的收集、归档与保存是非常重要的一项工作。为了建立完善园林工程资料，作为资料档案管理人员，首先要收集大量的基本资料。比如招标、投标及施工期间产生的大量文件或资料如招标文件、投标文件、合同文件、施工图预算书、设计变更签证、施工日志、工程验收记录、发包方与承包方之间来往函件、竣工验收报告、工程决算书等。
2 园林工程档案资料的收集和整理
在大多数施工单位中散存着丰富的档案，但大都没有加以分类、整理、汇总，这样既不便于开发，又不利于共享和利用。同时，由于对工程资料不重视，造成一系列的不良后果：其一是拖延了工程交工时间。其二是耗费大量人力、物力、财力。其三是给项目档案资料归档带来较大难度。
工程建设档案资料的整理、立卷、归档是整个工程建设工作中的一项重要工作，必须认真做好。首先，要清理档案资料，把不归档的资料予以剔除；其次，按照工程项目程序整理档案资料；三是按档案资料的具体内容进行归类立卷，整理出目录和全部档案资料的总目录，最后把档案资料按要求分类编号、立卷。立卷所用的卷宗、卷宗目录、立卷说明等用品要使用统一规格的用品，做到档案资料的规范、统一、并具可操作性和可使用性。
3 园林工程档案资料的保管和使用
首先，要确保资料的安全，在保管工作中要采取防盗、防火、防腐、防虫、防污、防鼠等安全措施，防止档案资料的损坏，已经损坏的资料要及时组织修复或复制；其次，是做到借阅资料必须登记，外单位人员借阅的监理资料不得私自转借，不得私自复印，不得遗失、拆折、抽掉、污损，不得在档案资料上圈点、划线和涂改。
4 园林工程档案原始资料的规范化
4.1 施工原始验收签证资料填写不规范
交工证书、竣工报告、质量保证资料里，有的栏目没有签署意见，有的随意进行涂改，还有的园林工程资料验收签证不齐全，存在代签，这些现象都没有按照国家行业标准规定要求办理书面签字，从而降低了原始资料的可信度，从而降低了竣工资料的使用价值。
4.2 园林工程原始资料不齐全
由于空间和时间的关系，有的单位疏于资料管理，造成原始文件丢失。有的非常重要的文件，在下发或转发时就是复印件。难以满足档案资料管理规定中"竣工资料中不允许出现复印件"的基本要求。也有的单位频繁更换专业技术人员，在资料移交时又把关不严。同样造成了原始文件遗失。
4.3 园林工程资料利用率低
目前城建档案馆里的各方面工程技术资料很多，但很少有人去查阅、利用。遇到需要查找技术资料时，不是去查档案，反而找原来参与建设施工的人员了解情况，回忆规划建设状况，这实在是一种浪费资源、不尊重科学的行为。另外，因为长期的封闭、半封闭管理，造成园林工程资料档案利用率不高。过去由于过于强调保密，档案很少对公众开放。多年来档案馆的这种自我封闭、与世隔绝，又是档案馆档案利用率不能增长的内部原因之一。
4.4 园林工程资料信息化程度不高
就青海地区的总体情况而言，园林工程资料信息化水平还比较低，安装使用工程档案专用软件的单位，各种数据库还未规范建立起来，录入任务十分繁重。很多领导认识不足，仅能做到安排定时检查资料的收集、整理、保管和利用情况，但在推动园林资料信息化的认识上还存在差距，认为此工程竣工后向城建档案馆提交了文字资料，就算工程总体结束了。这就导致了档案资料信息化落后。
5 园林工程档案资料管理工作的优化措施
5.1 从工程项目立项抓起是做园林工程全过程文件资料管理与归档的前提
当前园林工程建设项目大多实行项目法人负责制的管理模式，项目法人既然对整个项目负责，自然也就意味着对项目的各阶段产生的工程资料负责，从园林工程项目立项开始就设立园林工程项目资料管理机构和管理人员，负责园林工程项目各阶段文件资料的收集、整理和归档管理工作，负责对各阶段文件资料管理的指导，监督。实现园林工程立项开始与竣工资料收集同步；园林工程施工过程与竣工资料形成同步；园林工程完工验收与工程资料验收同步，从而将资料管理"三同步"原则贯穿到园林工程施工资料管理的全过程。
5.2 建立健全园林工程资料管理制度是做好园林工程资料档案的根本
一个园林工程要求所有归档的资料具有准确、齐全、规范的特点。当有多个单位参与同一园林工程建设时。项目管理部门在园林工程建设初期(而不是中后期)就应结合园林工程项目的实际情况，制定适合本园林工程项目的资料管理规定。明确建设单位、施工单位、监理单位在工程资料形成过程中各自的职责和应承担的责任，做到分工明确，责任明确。园林工程项目管理单位和监理单位，在园林工程项目开始之初就应制定出一套可行的，适合本工程特点的资料所要求的表格及样本．以便于各参建单位在工程资料整理过程中有依据，好操作，这样．才能避免资料格式的多样性、不规范。只有加强园林工程建设各阶段档案资料的有序管理，才能保证归档文件材料内容的准确、齐全、规范，才能保证施工技术资料记录齐全、签署完备，原材料质量保证资料真实可靠。
5.3 加强过程控制是保证园林工程资料真实有效的最好措施
园林工程项目建设单位、监理单位和工程管理人员、工程技术人员要切实负起责任，做到园林工程建设与资料整理同步进行，避免园林施工与资料整理两张皮．切忌先完成施工任务，而后补资料的现象发生。负有管理职责的档案资料管理人员要经常深入施工现场，对各施工单位的资料的同步性、真实性、准确性、完整性、规范性进行检查，建立过程控制奖罚制度，督促各参建单位商标准、严要求做好工程档案资料。
5.4 提高园林工程档案利用率的方法
首先，扩大宣传，提高园林资料档案工作的知名度。档案馆应通过办宣传栏、举办图片展览等宣传手段广泛宣传《档案法》，同时介绍馆藏的园林工程资粮档案向社会开放的内容、数量，提高园林资料档案工作的知名度，让社会各界和公民都了解利用园林工程档案的意义和实际效果。其次，加强园林资料档案社会化服务的力度。随着数字技术和网络技术的不断应用和普及，各类信息，随着网络进入千家万户，人们对知识和信息的需要越来越迫切，使信息的社会服务成为一种需要。要提高园林工程档案的利用率，信息服务社会化是关键，我们应针对不同的信息需求，提供不同的信息服务。同时要充分利用网络等先进技术手段，扩大服务范围，畅通交流渠道，提高档案信息服务的普及力和影响力。
5.5 扎实开展档案信息化工作，加快园林工程档案信息化
首先，提高认识，加强领导，完善基础设施建设。加强对园林工程档案信息化建设的领导，要明确分管领导，确定工作人员，及时研究解决工作开展过程中遇到的各种困难问题。及时完善计算机配置，计算机网络，软件更新等。只有具有先进的计算机系统，才能充分发挥档案信息化的整体效益。
其次，引进和培养现代化管理人才，同时稳定队伍。在档案管理信息化时代要求管理人员必须有现代化素质。为此,要积极让档案管理人员参加档案专业现代化培训和业务培训。档案工作是一项技术性、时效性很强的工作，没有熟练掌握档案业务技术知识，没有爱岗敬业精神和耐心细致的工作方法是根本做不好的。因此，档案人员要自觉加强对档案业务知识的学习，同时要积极参加档案行政主管部门举办的业务培训学习，增长本领。
再次，提高档案信息的指导、督查、鉴定、评估能力。指导各工程项目施工单位的园林工程档案工作的开展，帮助查找存在的问题及原因，提出切实可行的改进意见，规范园林工程档案工作。同时要加强督促检查，对没有完成的园林工程档案工作任务的要通报批评，对完成任务出色的要表彰奖励，形成你追我赶的生动局面。同时，把有价值的档案信息有效地传递给档案利用者是档案工作着的一项基本职责,也是利用者评价档案部门信息服务质量的一个重要标准。网络环境下,信息量十分巨大，内容十分庞杂，档案工作者必须具备比以往更强的鉴定评估能力，对档案信息进行判断、鉴选、综合分析，从中捕捉到与特定利用者密切相关的部分为利用者提供优质的服务。
参考文献
[1]张伟.档案信息化建设中存在的问题及完善措施[J].太原师范学院学报,科学社会版,2007(3):166-167.
[2]航庆加.浅谈草地生态建设工程档案管理[J].安徽农业科学,2007,35(24):7534.
县城管局积极开展档案整理工作
为进一步提升档案规范水平，加强档案管理意识，县城管局将档案整理作为强化机关科学化、规范化管理的重要手段，通过“三个加强”切实做好档案管理工作。
一是加强人员学习培训。挑选认真负责、有工作经验的同志专职负责档案整理，并派人多次到县档案局请教学习，就档案收集、整理、期限划分、装订、目录录入、保管等相关内容进行了系统规范的培训。
二是加强基础设施建设。根据档案室实际，合理调整档案存放架柜，把原始的普通文件柜更换为坚固、结实的档案密集架柜和工程图纸柜。密集架的投入使用，排列科学合理，增加了库容量，并配置了防盗防火安全门，确保安全。
三是加强档案管理制度。建立相应的档案管理制度，强化规范管理，做到有章可循，以确保档案资料归档的质量。每一份档案资料从收集、整理、立卷、归档到移交档案室，都要求做到资料完整、准确、系统，并按照档案管理规定整理成册。
截止目前，已整理完成垃圾处理厂工程档案36卷，年度文书档案收集整理工作正同期开展。
[关键词]项目档案前端控制
中图分类号：U665文献标识码： A
一、加强电网建设项目档案资料前端控制的必要性
近年，由于江苏电网建设项目迅猛发展，电网建设项目档案所占比重也越来越大。不少参建单位只注重抓工程进度，而忽视了工程项目档案质量。这些档案既是工程建设的真实记录，也是企业档案的重要组成部分。在电网建设项目建设期间形成大量的文件资料，如果没有及时进行收集与整理，必定会影响项目档案的齐全性和完整性，这不仅会影响对工程的质量管理，也会对工程项目的日后维护和改扩建等带来麻烦。为此，加强电网建设项目档案的前端控制，确保建设项目档案的完整、准确、系统和安全，对提高建设项目档案质量具有重要意义。
（一）有利于实现档案资料质量规范化
电网建设项目由于工期长，特别是涉及的参建单位和环节多，项目档案工作一直处于运动和补充状态。要使建设项目档案资料归档做到标准化和规范化，仅靠档案管理部门少数几个人的力量是无法办到的。事实上根据实际工作经验来看，项目档案质量的控制，事后控制不如事中控制，事中控制不如事前控制。通过从工程合同签订到工程竣工验收前的检查，将被动的工作方式转变为主动，及时干预文件材料的形成和整理等过程，对归档文件质量进行超前控制，才能保证案卷质量优化，实现档案收集及时化、整理标准化。
（二）有利于提高档案管理效率
由于有些项目管理部门基本上不懂档案管理知识，不知道项目档案的组织管理、不熟悉归档范围、整理规范，等到工程项目要竣工验收，才知道项目档案应进行整理，在一定程度上造成归档滞后，甚至是资料遗失。长此以往，势必对国家和企业带来不可估量的损失。加强电网建设项目档案的前端控制可以减少这种现象的发生。
档案部门及时介入文件资料的收集与整理，清晰了解不同阶段产生的文件资料的流向，及时跟踪项目建设进度，指导施工、监理等参建单位按照电网建设项目档案整理规范整理档案，有效减少重复整理，才能提高档案管理效率，彻底改变建设项目档案管理滞后的现象。
二、实现电网建设项目档案前端控制管理的方法和途径
（一）及时跟踪工程项目信息，有效控制文件材料的流向
建设单位所有工程项目必须纳入档案部门归档监督控制范围。一是通过建设规划部门，掌握工程计划、项目投资、工期等信息，及时了解工程情况以便有针对性的进行管控；二是通过建设单位的项目管理部门掌握工程进展，随时跟踪建设项目文件材料收集情况，有计划的开展档案检查工作；三是通过工程主管部门掌握工程竣工验收信息，档案部门要抓住关键阶段，提前介入竣工文件归档管理的业务指导工作，在工程中间交工和竣工验收前对项目档案质量进行全面检查。
（二）健全管理机制，以制度控制规范管理
档案管理与工程项目管理之间是一个有机整体，在制度上明确职责、理顺关系，按照“谁形成，谁负责”的原则，明确项目经理是项目档案的第一责任人，要从全局角度督促做好档案工作。由建设单位档案管理人员负责具体档案业务，施工、监理等参建单位按合同要求提交系统整理的项目文件，并向建设单位移交。
同时，要制定适合本部企业的档案资料整理标准，其内容包含归档范围、保管期限和责任划分，案卷组卷和卷内文件排列顺序等一系列标准，指导参建单位按照规范整理档案资料。档案管理人员也要关注档案管理制度的更新，适时修改完善，使前端控制有章可循。
（三）档案人员要进行电网建设专业知识的学习和培训
在实际工作中，大多数档案人员不了解施工技术规范和要求等专业知识，对施工过程形成的技术资料往往只体现在对纸张、字迹上的要求，对施工技术资料的内容缺乏判断能力。由于专业性知识缺乏，也使得档案人员在工程项目管理上缺少话语权。而没有专业知识的支撑，纵然有各种制度作为保障，但也只能流于形式，难以真正实现档案质量的前端控制。
要想做好工程项目档案管理工作，在熟知档案管理知识的同时，档案人员必须要了解工程建设项目的基本知识，对工程施工技术资料的内在质量具有基本的判断能力，不断提高自身的专业能力，把档案管理专业知识和工程项目档案管理融合在一起。这样档案人员的工作才能变被动为主动，打破工程项目档案管理工作的瓶颈。
（四）建设项目归档的档案质量的控制
根据国家和企业相关文件规定，加强对工程各个建设阶段归档资料完整性、准确性的前端控制，并通过契约或经济手段，确保档案资料的及时收集。
1. 通过工程合同对归档资料质量进行控制。合同是对工程建设中各方面实施控制的龙头，也是约束整个工程的关键。明确把项目档案的收集归档纳入到合同当中去，运用法律手段约束参建单位，为档案的管控取得主动权和法律保障。在签订合同时，设立建设项目文件材料归档要求具体条款，将档案归档范围、归档质量、归档时间等纳入合同条款进行控制。结合建设项目实际情况，在条款中设置对参建单位竣工文件归档应负责任的约束条款，要求按工程合同金额的 3-5％作为档案保证金。对不符合档案整理要求的，给予适当的经济制裁。
2． 抓好施工过程文件材料的审核控制工作。过程控制是确保档案齐全完整的关键。在工程开工后，召开技术交底会议时，对档案资料同时进行交底，明确交工资料的整理标准和套数。施工过程中加强跟踪指导，档案管理人员要主动出击，定期到施工现场检查施工、监理资料收集情况，动态掌握资料积累情况，也可以结合中间验收、竣工验收等关键节点，及时进行指导和监督，对发现的问题，提出整改意见，避免过程进度与资料脱节的情况发生。同时将检查结果及时反馈，以保证档案管理工作的科学有序。此外，当参建单位在过程中更换资料员时，要及时培训，防止资料收集整理工作断档。竣工验收阶段是项目档案成型的关键阶段，要对资料进一步审核，对于流失的文件资料尚可进行补救，在最后阶段把好监督关。通过对项目分阶段的控制，最终实现对过程文件的控制。同时，要实行电子文件和纸质文件双轨制，便于今后的档案利用。
3、通过审核档案移交表，进行“档案保证金”控制。建设单位可根据本单位具体情况，制定基本建设档案管理办法及工程财务结算付款规定。例如，工程项目进入财务决算阶段，施工承包单位必须有建设单位档案部门签字确认的档案移交目录和移交情况说明，财务部门才准予办理工程决算终期付款。施工承包单位在办理工程尾款及财务部门支付质量保证金时，应持有施工单位拟写，建设单位档案部门签字确认的工程项目档案移交情况说明，才给予办理保证金支付。
电网建设项目档案质量控制是一个系统工程，只有将档案工作纳入工程项目管理流程，实现节点控制，扎实做好建设项目档案收集、整理等业务建设工作，才能够为建设项目档案质量的全面提高提供有力保障。
参考文献
[1] 张红.重点工程档案管理中的前端控制.城建档案,2013,(9)
（漳卫南运河德州河务局 山东 德州 253000）
【摘要】随着各级水利工程管理单位创建工作的全面开展，水利工程维修养护管理技术资料的整理提出了更高的要求，水利工程水利工程资料存在项目多并且内容复杂等因素，结合近年来在达标创建工作中对水利工程资料整理的经验，对如何规范、快捷的整理水利工程技术资料进行探讨，并对解决当前工程管理资料规范化中所存在的档案管理标准性、规范性及现代化程度比较缺乏等问题所产生的原因及解决之道提出一些自己的浅见。
关键词 水利工程资料；规范化管理
漳卫南运河是海河流域的重要的河道，堤防长度1536千米，担负着防洪保安全的重任，2002年以来，按照《国务院办公厅转发体改办关于水利工程管理体制改革实施意见的通知》（［2002］45号、“海河水利委员会水利工程管理体制改革试点工作指导意见”和“漳卫南水利工程管理体制改革试点工作实施方案”的有关要求，进行了水管体制改革工作。随着2006年经费的到位，维修养护工作全面铺开，按照全面展开、重点提高的工作思路，各水管单位积极开展维修养护工作，工程面貌发生较大变化，成效显著。但是随着各级水利工程管理单位创建工作的全面开展，水利工程维修养护管理技术资料的整理提出了更高的要求，水利工程水利工程资料存在项目多并且内容复杂等因素，作者结合近年来在达标创建工作中对水利工程资料整理的经验，对如何规范、快捷的整理水利工程技术资料进行探讨，并对解决当前工程管理资料规范化中所存在的档案管理标准性、规范性及现代化程度比较缺乏等问题所产生的原因及解决之道提出一些自己的浅见。
1.工程维修养护管理技术资料的重要性?
工程水利工程技术资料是在维修养护及相关活动中直接形成的一套较为全面、规范的文件材料。主要包括项目的提出、筹备、设计、施工、竣工、运行等内容，主要由相关文件、图纸、图表、计算材料、声像图片等组成，是评定工程质量、竣工交付使用的必要条件，也是对工程进行检查、维护、管理、使用、改建和扩建的依据。因此，工程维修养护管理技术资料及其档案规范化管理就显得尤为重要。每个资料必须具有真实可靠性、质量记录及其过程管理的规范性、工程施工过程的可追溯性等要求。这也是部颁《水利工程管理考核办法》及其考核标准（水建管［2008］187号）的一项具体要求，对水利工程管理单位的现代化、标准化管理有着十分重要的现实意义。
2.工程维修养护管理技术资料管理现状?
水利维修养护工程施工的特点是：工程项目多、工期长、工程技术复杂，因而造成在实施过程中发生各种相对条件的变化。在整理过去的工程维修养护管理技术资料管理中，我发现多数都存在以下的不足：?
2.1纸张不标准。原始资料的用纸和有关验收报告，鉴定书及签证纸张规格不符合归档要求，存在着纸质不同的问题。特别是由多个参建单位资料汇总装订时情况更严重，致使资料档案的质量无法得到保证。?
2.2书写不规范。原始签证资料五花八门，有用纯蓝墨水、蓝黑墨水、碳素墨水、圆珠笔、铅笔等，这些都与竣工资料归档要求不符，给后期资料编制工作带来极大的困难。?
2.3资料不齐全。施工管理文件原件不齐全。个别施工管理重要文件，在下发或转发到后，因保管不善造成遗失、破损。?
2.4整理不规范，内容不完善。资料存在缺项，顺序错乱的情况.有的数据出现前后矛盾，有的资料所填时间与实际时问不符，有的缺乏盖章或签字认证。?
2.5施工原始验收签证资料填写不规范。原始验收签证资料与实际施工情况不相符，验收项目有空白栏出现，签字笔迹龙飞凤舞和随意涂改等现象，降低了竣工资料的使用价值。?
2.6是整理移交不及时。工程竣工验收后，不能按规定及时汇总，整理审查，移交竣工资料，造成管理错乱。
3.工程维修养护管理技术资料不规范的原因?
3.1领导重视不够，没有完善健全的档案管理制度。
主管领导档案意识薄弱，存在重建设、轻资料的现象。忽视档案管理，档案资料流向制度不健全，使得工程建设中技术、施工人员调动、变更，出现人走档案走、人走档案没人管的现象；对工程档案管理的业务指导缺乏应有力度，人员配备及装备投入上都有待于提高。?
3.2工程资料验收签证不齐全，归档不够及时，资料不规范。盲目满足工程施工进度的需要，工程验收后，没有按照国家行业标准规定要求办理书面签字，以致验收小组解散后找不到当事人签字而出现代签现象。对竣工资料管理重视不够，缺乏有效控制竣工资料质量的具体措施。在工程资料管理过程中，对规范资料管理不细不严，不够深入。尤其是个别施工单位技术力量薄弱、专业培训少、管理水平低下是造成施工过程中竣工原始资料文件不规范、质量不高的重要因素。?
3.3档案管理人员非专业化现象普遍。在水利工程管理单位中，普遍缺乏专业档案管理人员，档案管理人员大都是临时抽调，没有经过专业培训，且兼职现象多，专业知识不足，精力有限。档案人员只是被动地从工程项目负责人员那接收、移交过来，往往或多或少存在着内容缺项、漏项、签章手续不齐、隐蔽工程验收记录不准、整理不规范等现象。案卷质量差、不规范等很多问题，严重影响着归档质量。
4.解决管理难题，寻求水利工程档案的未来发展之路?
4.1提高思想认识，确保管理质量。努力提升单位主要领导对工程档案管理工作重要性的认识，明确相关业务主管部门对工程档案工作的监管责任，形成领导层面有人负责，具体工作有人抓、有人管，相关部门通力配合，共同促进工程档案工作开展的良好工作局面。?
4.2明确职责任务，提升管理水平。严格落实工程档案与工程项目建设的同步管理要求，将工程档案纳入项目管理工作程序，严格要求，同步管理。力求做到工程计划任务与工程文件材料归档要求同步，检查计划进度与检查文件材料同步，项目验收成果与验收档案同步；档案人员提早介入，积极参与到工程建设、竣工验收之中，做到组织上有保证，制度上有规定，职责上有分工，工作上有安排，管理上有考核。?
4.3加大投入力度、走管理现代化之路。档案管理手段的现代化是实现档案管理现代化的基本标志。必须通过加大人力物力的投入力度，实现档案资料的数据化管理和网络化的报送、传递，满足多方位、多区域利用档案资料的需求，提供方便、快捷、高效的档案服务，从而切实实现档案资料分类科学化，工作标准化。?
4.4优化人员结构，强调专业化。改变目前人员素质低，综合工作技能差的状况，要将学习新理论、新知识、新技能作为提高人员综合素质的前提；吸纳有专业技能、懂管理的人员上岗工作，确保档案管理人员知识专业化、技能标准化，管理水平现代化，从理论上、体制上和机制上实现创新和发展，更好地为水利事业建设服务。?
一、主要工作情况
（一）加强宣传工作，城建档案意识增强
加强对《中华人民共和国档案法》、《市城乡档案管理规定》的宣传工作。利用咨询服务形式，向建筑单位、施工单位广泛宣传《档案法》和《管理规定》等法律、法规、规章，通过召开宣传会议、发放档案目录指南资料等方式，营造宣传声势，形成大家共同关心、支持城建档案工作的良好氛围。
（二）运用科学管理手段，加强档案业务建设
1.抓基础、重审核，档案工作进一步规范
一是完善旧制度。随着形势的变化，我档案室及时完善、修改了档案管理相关工作制度，对档案的移交、审核、保管、借用等制度进行适度调整，紧跟发展步伐。
二是建立新制度。为加强工程竣工档案整理，提高档案案卷质量，使工程竣工档案更加规范化、标准化，我档案室结合工作实际和工作在存在的问题对入库档案在立卷、排序等方面提出了“七项要求”；严格了建设单位对工程竣工档案的移交成套性；加强了工程竣工图报送工作。
三是认真落实一书制度。严格执行市城建档案馆关于工程档案管理的规定，在有关施工单位、建筑单位、监理单位的支持和配合下，《建设工程档案移交责任书》制度得到很好落实。全年共签订《建设工程档案移交责任书》32份，对建设工程档案进行严格审查，入库档案质量高。
四是严格审核。我档案室严把审核关，对照标准和要求不放松，尽力收齐入馆档案，尽量要求补充遗缺材料，尽可能保证档案的成套性和系统性，为将来的利用做好铺垫。
2.抓内部、重管理，案卷质量进一步提升
一是加强职工培训与学习。制订了学习制度，将学习制度化、自觉化，教育职工要勤于学习、善于学习，讲究学习方法，学以致用，学会在学习中找差距、求进步，在学习中拓思路、争创新。在工作紧张、经费较紧缺的情况下，安排人员参加了市城建档案馆的有关业务培训。不断丰富职工的各项知识，提升职工的业务能力。
二是完善工作流程。针对以前工作中存在的问题，结合平时工作实际，我档案室设计出更加便捷的工作流程，可当面洽谈、可电话答复等，方便业主，方便自身，提高工作效能。
三是强化档案室管理。加大库房巡查次数，勤打扫、勤通风、勤投药、勤检查，认真做好八防，保证库房卫生，确保馆藏档案绝对安全。
3.抓业务、重利用，档案效益越来越好
一是抓收集。在局机关档案方面，完成了局机关全年度文书档案、档案的接收整理归档工作；在城建档案方面，加大了对市政、道路等县重点建设项目工程档案和局重点股室档案的接收力度。本年度共接收整理档案169卷，丰富了馆藏。
二是抓业务指导。加强档案入库前期准备工作。每项工程办理手续之时，要求施工、建设单位资料员到场并现场提出档案入库规范要求，提供参考样本，免费发放规范要求和相关制度，为保证进馆档案质量提供保证。
三是抓整理。严格按照《城建档案整理规范》，对进馆档案进行分类、整理、编目、入库，同时对库房的案卷进行了科学的分类和保管，排架整齐。全年共整理档案资料169卷，案卷整理合格率达98%，确保档案不积压。
四是抓利用。我档案室在做好档案接收管理的同时，积极开展档案查阅利用服务。全年共接待档案查阅约50人次，利用档案约60卷次，提供复印资料约35张，为城市建设、工程备案、房产办理、资质年审、司法部门取证、房屋维修等方面提供了大量的凭证和依据，取得了良好的社会效益。
（三）抓廉政、重廉洁，确保档案工作者良好形象
一是内抓财务制度建设和落实。严格按照规定收取费用，不擅自提高或减免档案费用，真正做到应收尽收，需减则减、需免则免，防止任何乱收费行为发生。财务制度坚持一支笔审批，严格一支笔审批，做到了制度严密、程序合法、手续齐全，无违法、违规现象。今年共收取档案管理费37200元整。
二是外拒业务相对人吃请。我档案室认真落实党风廉政责任制落实推进年相关制度要求，管好自身的嘴，管好自身的手，从不接受业务相对人的吃请，严守档案入库程序和标准，获得了业主及施工单位的好评。
三是强抓廉政教育明心志。一年来，我档案室按照落实党风廉政责任制，认真抓好廉政建设工作。首先，按照市局的部署和安排，提高思想认识，自查自纠，加强内部管理，严格业务工作程序，规范业务人员行为，廉洁从政，树立良好形象。其次，不断强化自律意识，努力工作，勤政、廉政，认真学习十精神，严格要求自己，积极做好表率作用。再次，以廉政谋工作发展，以工作促廉政建设。在工作中切实把提高人员素质作为一项大事来抓，注重加强干部职工队伍思想政治教育和综合素质的提高，日常工作管理中有章可循、有法可依。
二、存在问题
（一）声像档案工作有待加强，缺少竣工详细图纸和照片保存，难以对工程项目的建设、城区实景及旧貌。
（二）数字化建设进度有待加快，随着形势发展的需要，档案需求增多，旧的档案管理模式在实际利用过程中已存在着许多的不足。
（三）各建设、施工、监理单位文件资料中缺少法定审批材料原件，还需一定程度上的协调。
三、今后的打算
（一）加大收集力度，不断丰富馆藏和优化结构
加强档案资源建设，加大重点工程档案、市政基础设施档案、数字（电子）档案收集力度，进一步丰富和优化馆藏。认真落实市局有关城建档案方面的方针、政策和法律、法规。结合本地实际，形成和建立我县城乡建设的档案，改善馆藏结构。
（二）突出重点，加快城建档案信息化建设步伐
认真实施《建设电子文件与档案管理规范》，加强电子文件归档工作和电子档案的规范化管理。对工程规划档案、重点工程档案要进行数字化处理，抓紧档案著录工作，建立数据库。对现有管理软件进行更新，以适应现阶段档案信息化建设的需要，为建立数字档案馆奠定基础。
（三）把住关键，加大城建档案业务指导力度
重点抓好两个方面的工作，一是创新工作方面，开展工程竣工图纸电子化报送工作，实行严格执行纸质档案与电子档案同保管方案。二是进一步强化对建设、施工单位资料员的档案业务指导，帮助其解决档案工作中存在的困难和问题，引导其提高档案意识，从而推动城建档案整体工作水平的提升。
（四）围绕中心，努力做好城建档案服务工作
重视城建档案信息资源的开发利用工作，根据城建工作需要和现藏档案资料，不断拓宽服务领域，创新服务方式，提高服务水平，特别是要围绕城建中心任务，主动做好声像拍摄服务等。
档案规范执行问题较多
重点工程项目档案资料的整理不够规范，施工控制过程记录(如测量文件、原始记录)不齐全，原材料合格证、复合报告、材料(构件、配件）质量保证书资料不齐全。
监理单位对重点工程项目档案的过程监理与工程报检职责不明
各种随工检查记录中缺少签字，签章手续不全，在工程报验时，工程的相关资料不够齐全、完整、准确。
总包单位责任落实不到位
总包单位管理措施不具体，责任不明晰，没有认真履行对分包单位档案的汇总、组织交付验收等合同规定；没有及时组织有资质的单位进行工程总平面图、工程管线竣工图的编制、归档。工程项目档案存在的问题如得不到有效解决与整治，重点工程项目档案记录的内容就难以反映工程的真实情况，势必会影响到工程的建设，乃至今后的投入使用、维护管理和改扩建。因此必须加强工程项目档案的管理与规范操作，重点做好工程项目档案归档工作，保证工程项目档案的质量。
加强工程项目监控，保证工程项目档案质量
(一)健全规范标准来监控
近年来，国家档案与建设行政管理部门相继制定了《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》、《重点建设项目档案验收办法》、《电子文件归档与管理规范》等有关工程项目档案管理的规范性文件和一般性质量标准，使工程项目档案工作有章可循。具体到每个工程项目，应当结合实际，根据工程项目文件形成、积累与归档各个环节的具体情况，针对不同部门分别提出具体标准与要求。不仅要明确归档范围和要求，还要规范工程项目档案材料形成的种类和质量。如果仅仅满足于归档范围，而未对形成过程作出约束，归档就会成为无源之水，无本之木，工程项目档案的齐全完整就成为一句空话。
由于时间紧急或场景特殊，工程建设者往往会忽略以下材料的收集和归档：
1.地基开挖后的情况记录。验基要对该工程地质情况作出简要描述，按规定该签章的个人和单位要完善手续。
2.工程隐蔽记录。凡是在工程施工中上道工序被下道工序所掩盖的重要部位应做好隐蔽记录。
3.质量问题处理记录。工程监理单位对工程活动中发生的质量问题及其处理措施、实施过程、处理后的检测结果和鉴证情况要做好详细记录。
4.主要建材、构配件试验报告。主要建筑材料与构件、配件，必须经过质量检验及技术参数测定，有的是供应厂商提供的试验报告，有的是承建单位委托科研机构进行检测。送检的建材、构配件一定要形成书面检测报告，供应厂商的试验报告也要收集齐全。
5.工程建设情况报告。单项工程和整个工程竣工后，应当撰写一个专题总结或情况报告，将该项工程建设情况及其基本情况，尤其是一些档案材料中没有记载而十分重要的材料，在总结中应加以说明，以备查考。
为确保这些重要档案材料的形成，必须通过工作标准、操作规程等做出强制性规定，并且在收集、整理档案材料的过程中认真加以甄别，鉴定文件材料的真伪，使所有档案材料能够真实准确地反映建设活动。
(二)运用管理制度来监控
严密、科学的管理制度，是确保工程项目档案质量的保证。建设单位在招标、投标以及与勘察、设计、施工、监理等单位签订合同时，要特别明确工程项目档案管理的责任与义务。勘察、设计、施工、监理等单位要认真收集和整理本单位所形成的工程档案，及时向建设单位移交。工程监理单位在对工程质量监理的同时，还应将工程档案质量纳入监理的范围，要完成一项审理一项，使工程项目档案质量得到全程控制。
(三)采取跟踪管理来监控
跟踪管理是国家对工程项目档案管理的基本要求，其主要内涵是档案工作要与工程建设开始同步，与工程建设同步，与工程竣工验收同步。实行同步跟踪管理，便于将工程项目档案质量监控机制贯穿于工程建设的全过程。
工程档案的同步跟踪管理要抓住以下关键环节，并明确相应的质量要求：
1.文字材料登记。对进入现场指挥部的所有文字材料，要有专人登记管理，注明文字材料的名称、编制单位、时间、来文单位、签收人签名等，发现来文不符合质量要求的要及时处置。
2.蓝图清点鉴定。蓝图需要逐套清点、鉴定，发现问题，如有缺图、漏项或不清晰、份数不够的，及时向设计部门索取，确保每套图纸的完整、准确。
3.变更设计归类。对设计修改、补充的变更通知单一定要按不同的专业逐份进行分类登记。可将设计变更依据性文件按其产生的来源分为三大类，即设计方编制的设计变更通知单，施工方申报经设计部门确认生效的业务联系单、技术核定单以及建设方产生经各方确认的有效图纸的会审、工程会议纪要等。这三大类文件一般经过设计方签章后即视为生效文件，一定要保证手续完备有效。
4.设备开箱技术文件收集。档案人员必须参加重要设备的开箱，详细填写好“设备开箱资料验收记录表”，作为竣工交付验收档案的凭证。若发现开箱资料不齐全、不配套，要及时反映，向厂家、商家索取，索赔技术文件。
5.声像、光(磁)盘归档。由于形成这些载体的渠道较多，经手人员复杂，稍微疏忽就容易造成档案散失。因此，档案一经形成就要立即收集、鉴定，妥善保管。
6.竣工图编制质量。目前，竣工图的编制主要是以施工图为基础，通过将施工过程中的有效变更依据性文件在施工图上予以充分、准确地反映和标记后形成的，保证了设计变更依据性文件在数量上的全面性与内容上的准确性，同时保证了竣工图的编制质量。这些设计变更依据性文件既是施工变更的依据，也是编制竣工图的依据。
实施工程项目档案管理“三同步”，保证工程项目档案质量
在工程项目档案管理工作中，必须做到“三同步”，即制定工程项目档案收集计划与工程立项同步，工程档案收集与工程设计、施工同步，工程档案验收与工程竣工验收同步。
(一)制定工程项目档案收集计划与工程立项同步这是做好档案收集工作，保证工程项目档案完整、齐全的重要环节。工程档案包括从工程立项到竣工验收期间产生的档案材料，贯穿于工程建设的始终，从另一个角度来看，它又分别产生于建设单位、设计单位和施工单位，而对大的项目来说，设计单位和施工单位往往还不止一个。因此，工程项目产生的档案情况相当复杂，如果没有一个详细的计划，要想最终保证档案的完整齐全是不可能的。因此，作为一个工程项目的所有者，同时也是工程项目档案收集工作的总责任人——建设单位，必须在工程立项时就制定一个详细的收集计划，包括该项工程可能产生哪些档案，分别产生于哪些部门，如何收集，以及质量要求等；同时还应明确专职或兼职档案人员的职责。
(二)工程项目档案收集与工程设计、施工同步这一阶段是工程建设的主要阶段，工程项目档案也主要产生于这一阶段。档案管理人员对于设计、施工过程中产生的工程项目档案，应做到随时收集，对较大的工程，还要对分阶段收集来的档案及时进行整理以防止散失遗漏；同时还要对有关部门进行监督，防止弄虚作假，从而保证档案的完整准确，确保其质量。
(三)工程项目档案验收与工程竣工验收同步以往，有关部门对这一环节最为重视，认为这是一个关键环节，把好这个关口，就能保证档案的完整、齐全并确保其质量。但事实上这样做其实是本末倒置，因为正如同工程质量在工程设计、施工阶段就已经确定了，竣工验收只是“验收”而已一样，工程项目档案的质量，也是在产生的时候就已确定了，这时再抓，显然是马后炮。
当然，也不能否认对工程项目档案进行验收的重要性。对工程项目档案进行验收是将各阶段、各部门产生的工程项目档案进行汇总，并按照有关规定，尽快归档或报送有关部门，以防止散失在无关单位和个人手中，造成“人去档空，不知所终”的结局。总之，工程项目档案管理实行“三同步”有利于杜绝虚假档案，有利于档案行政管理部门职能的发挥，有利于工程项目档案质量的提高，是确保工程项目档案质量行之有效的方法。
加强固定资产投资项目档案管理的措施
(一)强化责任意识，加强对工程项目档案管理工作的组织领导建设单位要根据档案法律、法规的要求，进一步强化责任意识，加强对档案工作的领导，建立健全项目档案工作领导责任制，将项目档案管理纳入部门职责和岗位责任制，与考核挂钩。建立以档案部门为核心，项目各参建部门共同配合的工程项目档案工作管理体系，对工程项目档案管理工作齐抓共管，确保工程项目档案管理的质量。
(二)强化全程受控，加强对工程项目档案工作的计划管理将工程项目档案管理列入工程项目实施网络计划中，实现立项阶段就制定归档计划，确定工程项目档案直接负责人，实行节点和全程控制，保证工程项目档案管理工作与各项工作紧密结合，从而促使工程项目档案的收集、积累与工程项目实施进度同步进行，使工程项目档案文件材料全程受控。
(三)强化合同管理，提高工程项目档案管理的法律约束力将工程项目档案管理的相关要求纳入合同管理，在工程项目委托招标与设计、施工、监理等参建各方签订合同、协议时，设立专门条款，明确对工程项目文件的编制责任、份(套)数、质量、交付时间、违约罚则等内容的规定；也可将有关标准与规范的内容作为合同附件，实行档案交付情况与结算挂钩。
(四)完善工程项目档案管理制度与业务操作规范完善工程项目文件管理程序和工程项目档案管理制度，做到程序化、成体系、覆盖全，职责要明确，要求要具体，控制和考核测试要有力度。根据工程项目具体特点，制定针对性、操作性强的归档范围、归档要求和整理编目规范。在工程项目实施的全过程中，加强电子、声像档案管理，并按有关标准及时整理归档。
