时间：2023-06-26 16:23:55
开篇：写作不仅是一种记录，更是一种创造，它让我们能够捕捉那些稍纵即逝的灵感，将它们永久地定格在纸上。下面是小编精心整理的12篇行政沟通的意义，希望这些内容能成为您创作过程中的良师益友，陪伴您不断探索和进步。
摘要：现代企业行政管理工作日趋重要，行政管理作为是企业的中枢，既要掌控全局，又要服务全局，是保证企业正常运行的基础。本文作者基于长期在行政管理部门工作中的认知，通过对企业行政管理职能的分析，进一步阐述了行政管理对企业发展的现实意义。
关键词：企业；行政管理；职能；意义
1行政管理工作的职能
行政管理部门通常简称办公室，主要负责收发文、机要档案管理、组织会议、收集处理各类信息、内外部协调、后勤服务和工作跟踪督办等工作。行政管理主要通过协调、服务、管理职能来保障企业的正常运行。1.1协调职能。协调职能是指各层级、各部门之间的协调工作，以促进和保证企业各项业务工作顺利有效运行。行政管理部门要善于沟通，通过充分有效的沟通来消除矛盾和冲突，消除不和谐因素，实现有效协调，从而保证公司指令能够准确传达并执行到位。在协调过程中要善于倾听各方的声音，收集分析各类信息，调查了解事情的全貌，抓住问题的关键点，采用最有效的沟通策略消除各方矛盾，融合各方意见形成统一的思想，保证行动的高度一致。1.2服务职能。服务职能是指提供人力资源、生产、生活条件、办公环境等方面的服务，确保各业务部门的高效运作。行政管理部门也是后勤服务部门，不管是对事的服务还是对人的服务，都要讲究艺术性，不同的个体有不同的个性，作为行政管理部门在处理事情时要有包容性，要注意对人的尊重，要让工作更有人性关怀，既要按制度执行，又不能局限于条条框框，要善于用柔性去处理刚性问题，让工作关系更加和谐。1.3管理职能。管理职能是指保证企业的命令得到执行、政策得到贯彻，企业执行的短期、中期、长期计划和目标能够按质、按量、按时完成。管理的核心是科学决策。行政管理部门不能仅仅是在日常事务上做好管理者的参谋和助手，还要参与到企业经营、市场分析、内部管控、政策研究、战略投资等方面。现代企业中行政部门的领导已不能仅仅满足于做一个事务性管理者，还要做一个有思想、有创新、善于学习的领导者，不仅仅要善于精于事、更要善于精于人，管理上要有战略性思维，站在全局的角度，为管理者做好科学决策提供有效的信息支撑。
2企业加强行政管理的现实意义
2.1有利于行政管理更加规范化。过去企业中的行政管理主要是负责办文、办事、办会，随着经济社会的发展，对企业行政管理的要求更高，为了提升企业行政管理水平，需要建立健全行政管理的内部管理制度、工作流程、岗位职责和规范化表格，通过规范化的管理，改善工作质量，提高工作效率。目前很多企业为了规范内部基础管理，提高企业核心竞争力，都在推行IS09000国际质量管理体系。推行IS09000国际质量管理体系的意义在于，一是规范文件管理。明确受控文件和非受控文件，建立受控文件清单和记录清单，确保过程中使用的文件是充分与适宜的，起到了沟通意图、统一行动的作用。二是梳理完善管理流程和内部规章制度。明确业务交叉和职责不清的问题，清晰地再现公司各项工作流程，便于各层级了解企业运作程序并遵照执行。三是有效沟通，增加客户满意度。四是提高员工素质、梳理企业形象。2.2有利于人才和岗位的科学配置。企业的管理都离不开人，人员的素质和职业技能直接影响着企业的运转效率，高效的企业往往特别重视人员的合理配置。通过人员的合理配置实现企业发展的最大化，是行政管理事务的主要内涵。目前，现代化企业都在积极加强内控制度管理，重要的岗位在管理内部实行轮岗制或者采用AB岗，保证重要岗位不会因为人员的临时缺位，而影响公司的正常运转。许多企业都忽视了对行政管理人员的潜能开发，没有开展后续职业技能培训和激励机制，缺乏创新意识的管理理念，有些企业仍在墨守成规，十分不利于现代企业的发展。要提高企业整理管理水平，就必须建立科学、高效、创新的管理团队，加强学习型组织的建设，将岗位和人才科学配置，才能真正发挥人才最大的潜能，有效的促进企业的健康发展。2.3有利于行政管理更加科学合理。行政管理已经不单单是过去的执行和协调，更多的是参与管理。行政管理涉及到企业各各环节，从企业战略的制定、计划的实施、到企业的生产经营，工作的跟踪督办、成果的检查，只有依靠科学的管理体系，通过科学分工、合理授权和管理层次来提升管理效率。2.4有利于企业的和谐健康发展。企业之间的竞争不仅仅是市场、技术和创新的竞争，企业文化建设也极其重要的，员工思想和实践上的不利因素也是阻碍企业发展的因素，行政管理必须加强企业的核心竞争力，同内外部建立良好的沟通合作关系，为企业发展创造良好的发展空间和外部环境，帮助企业做强、做大。在内部建立和谐的团队氛围，加强对困难员工的关心和爱护，使员工都能融入到企业大团队中。通过实践证明，行政管理工作有利于企业的和谐健康发展，提高企业的竞争力和可持续发展的动力。
3结束语
综上所述，行政管理与企业发展息息相关，企业只要建立了良好的行政管理体系，不论体系中谁缺了谁，系统都能正常运转。在实践中，要结合企业发展的实际需求和特点，不断完善内部管理制度，选拔优秀合适的人才，加强协调、服务、管理职能的提升，不断促进行政管理工作的创新性发展。
[关键词]行政沟通；失败；成因
[中图分类号]C93 [文献标识码]A [文章编号]1672-2426(2008)06-0030-02
随着社会的进步，我国的行政体制改革在不断推进，适应现代行政管理活动规律的体制也在不断完善，行政沟通的重要作用开始为人们所认识。虽然目前我国的行政沟通得到了一定程度的改善，但由于种种原因，行政沟通还不够充分，仍然存在着很多沟通失败的事情，主要表现在两个方面：投入于行政沟通的人力、物力、财力、时间等急剧增加；上情下达和下情上达的不及时、不准确时有发生，工作交流不够，行政效率较为低下，不少决策因行政沟通不足或失真而造成失误，很多工作因沟通失败而造成损失。
“沟通”一词，最早见于我国古代春秋时期的史书《左传》，沟者，本意为水道；通者，本意为由此端而到彼端，中无阻隔。沟与通合为一词，原意指开沟而使两水相通，后来，沟通则泛指彼此相通。信息概念出现以后，又泛指信息沟通。行政沟通是信息沟通的一种重要形式，其含义是指在公共行政管理活动中，在政府各个部门和各个层级之间、各种人员之间以及行政组织与外界环境之间所进行的政务信息的交流与传递。在行政沟通中，“沟”是手段，“通”是目的，主要目标在于实现行政信息的畅通。行政沟通贯穿于行政组织活动的决策、执行、监督、反馈各个环节和全过程，人们曾形象地比喻，如果说行政信息是行政管理的“血液”和“粮食”，那么，行政沟通就犹如行政组织的“血管”和“转换器”，其在行政管理中起着不可替代的作用。
随着行政组织规模的日趋庞大，业务内容日益复杂，利害冲突、意见分歧现象不断出现，只有通过良好的行政沟通，才有利于提高行政效率，增强行政人员参与意识，改善人际关系；也有利于决策的民主化和科学化，使组织适应日新月异的组织管理环境的挑战；同时行政沟通也是行政检查和监督的重要依据。
因此，探究行政管理中的沟通失败成因，就显得十分重要。本文根据个人理解将从以下五个方面分析导致行政沟通失败的成因。
1.由于语言引起的沟通失败。信息主要是通过语言传递的，传递行政信息的语言，对事物的描绘应该是准确的、客观的、全面的。但是，在行政沟通过程中，由于语言本身的特性和人们对语言使用方面的局限和不同理解，往往导致这方面的不准确、不客观、不全面，从而影响了行政沟通。从前有一个秀才去买柴，他对卖柴的人说：“荷薪者过来!”卖柴的人听不懂“荷薪者”(担柴的人)三个字，但是听得懂“过来”两个字，于是把柴担到秀才前面。秀才问他：“其价如何?”卖柴的人听不太懂这句话，但是听得懂“价”这个字，于是就告诉秀才价钱。秀才接着说：“外实而内虚，烟多而焰少，请损之。(你的木材外表是干的，里头却是湿的，燃烧起来，会浓烟多而火焰小，请减些价钱吧。)”卖柴的人因为听不懂秀才的话，于是担着柴就走了。这个故事说明，沟通的双方如果使用不能互相理解的语言(例如行业用语、方言、外国语等)在传递行政信息时，就会感到困惑，造成语言障碍，影响行政信息传递。实际工作中，人们在使用语言时，也可能在语言表述上，或者在概念的运用上出现矛盾，形成语言的误解、误用，这都会影响语言交流的效果，导致行政信息传递方面的失败。
2.由于价值判断引起的沟通失败。价值判断，简言之，即是主体根据自己的需要和利益反映客观对象并对事物作出抉择的一种认识。人的认识总是有目的的，认识事物是为了改造事物、利用事物。但价值判断应该建立在对事物特性的全面认识的基础上，否则，我们基于经验的判断很可能就是错误的。在行政沟通中，对信息的价值判断是不可避免的，否则就难以对行政信息作出抉择。但在对行政信息的处理中，往往基于某些因素的影响，如集体的利益、个人的经历、知识水平、个性差异、价值观念等方面的不同，都可能引起行政信息价值判断上的失误，导致行政沟通失败。所以在行政沟通过程中，要尽量使组织内部的人有着大致相同的认识，特别是要有大致相同的价值观念。如果组织内部人们的认识统一了，价值观念统一了，那么就容易做到“心往一处想，劲往一处使”，就容易加强行政沟通。
3.没有注重反馈引起的沟通失败。我国行政组织是一个层级多、等级森严的组织，上下级之间的沟通交流往往都是通过文件、会议的方式，然而这种沟通形式往往是单向沟通，并不注重信息接收者的反馈情况，容易造成行政执行中的“中间梗塞”和“信号衰减”现象。美国加利福尼亚洲立大学对沟通的位差损耗效应研究发现：来自领导层的信息只有20%-30%被下级知道并正确理解；从下到上反馈的信息不超过10%被领导层知道和正确理解；另外由于政府各种工作分工的固有特点，地区政府之间、部门与部门之间以及同部门不同科室之间的公务员可能很少有经常见面的机会，而且上级领导与下级之间无法频繁交流，加上沟通反馈渠道的不畅通，导致领导难以了解下面的情况，一些违规行为难以被及时了解和制止；而管理层的意图也难以完全落实。这类沟通失败称之为没有注重反馈造成的行政沟通失败。实际上反馈是沟通的过程中的一个关键环节，能够让信息的接受者了解自己接受的信息是否正确，有没有遗漏，从而使沟通双方达成结果一致的看法。
4.不会换位思考引起的沟通失败。行政沟通既指组织信息的正式传递，又包括人员、群体之间的情感互动，前者以制度为基础，后者以换位思考为前提。换位思考的核心包括两个方面，一方面是考虑对方的需求，满足对方的需要；另一方面是了解对方的不足，帮助对方找到解决问题的方法。沟通实际上是一种心理过程，我们每个人都有自己独特的认知框架和偏好的交流方式，因此每个人的认知框架是不同的，对于同样的事物，往往会作出截然不同的解释。
在行政管理工作中，行政人员每天所从事的大部分事务，都是围绕行政沟通进行的，需要与上级、下属、公众进行交流。正像一位管理大师所说：“没有人与人之间的沟通，就不可能实行有效的领导。”在沟通中如果不善于换位思考，不能够按照对方所习惯的交流方式选择不同的沟通策略，沟通就极容易失败。所以要想沟通成功，首先应该了解对方的信息接收方式，对症下药地选择合适的交流手段才能使要传达的交流意图得到比较完整、比较准确的接收和理解。
5.沟通方式不当引起的沟通失败。随着科学技术的飞速发展，沟通方式在不断发生变化，移动电话、电子邮件、短信、视频会议等现代信息传输方式的出现，已经使得我们可以很方便地与任何地点的任何人在任何时间进行沟通，特别是计算机网络系统的广泛应用已经使得书面沟通和口头沟通变得更加快捷和方便。作为行政管理者特别是领导者为了更好地与人打交道，应该慎重地考虑选择最适合于所传递信息的环境条件的沟通媒介。要根据对方的接受信息的能力选择不同的沟通方式，文件，电子沟通，电话、面谈或开会。
综上所述，要防止行政沟通的失败、提升行政沟通水平，应采取以下措施：
1.明确目标。检查每次沟通的正式目的，沟通必须有明确的目标，每次沟通的目标越集中越好，是为了说明情况、解释事由，还是为了表达、联络情感，或者是为了直接促成某个事项，事先没明确，目标不专一，沟通的基础不牢固，沟通时就可能效率低下，质量不高。
2.方式适当。要想沟通成功，首先必须了解对方的信息接收方式，对症下药地选择合适的交流手段才能使要传达的交流意图得到比较完整、比较准确的接收和理解。除了常用的开会、面谈、传达文件等常规沟通方式外，还可充分利用现代信息技术，手机、网络等现代科技手段进行沟通，如电子邮件、短信甚至语音视频等，使沟通形式更加灵活生动，沟通效率更加快捷。
3.擅用语言。良好的沟通与沟通者语言艺术的巧妙运用紧密相连。同一件事情，不同的表达，不同的语言运用就有不同的沟通效果。在实际工作中一是应尽可能使用沟通对象容易理解的简明语言，尽量减少使用专门术语、抽象语言、意义容易混淆的言词，非用不可的时候，则鼓励对方多反馈，以免发生误解，不利于对方的信息接收。
4.因人而异。由于每个人的个体性格、价值观、社会背景、文化程度及其行为动机、心理情绪、处世态度、个人需求不一样，容易形成个人不同的价值判断与团体意识。这就要求沟通者在沟通时要因人而异，灵活机动，根据沟通环境所发生的变化，随时随地调整沟通的方式方法以适应不同的情况，这样才能在沟通时得心应手，游刃有余，效果明显。
5.提升技巧。沟通传递的是信息和情感，是信息的发出者和接受者之间的交流。因此，沟通活动具有很强的艺术性、技巧性，沟通者需要掌握一定的技巧才能取得良好的效果。例如提问的技巧。通过提出一些有意义的问题，既可以得到更多的信息，也能获得带有引导性的结果。问题有很多种形式，但最常见的是开放式和封闭式。开放式问题是引入一个广泛的主题，给人们机会以不同的方式表达。封闭式问题则是集中于一个较窄的主题，请接收者提供一个较为具体的答案。还有倾听的技巧、表扬的技巧、批评的技巧、请示汇报的技巧等等。
参考文献：
[1]齐明山.行政学导论[M].北京：大众文艺出版社，2004.
关键词 行政效率 基层政府 重要意义 形成因素 提高途径
中图分类号：D630 文献标识码：A
1行政效率的重要性和在当前新疆工作中战略意义
行政效率的高低直接影响到行政机关及其工作人员在公众心目中的形象和地位，高效的行政机关会赢得人民和社会的好评和极力拥护，而这对于提高行政机的权威、感召力、影响力、诚信度，实现政府与社会和公民的良性互动，降低政策的执行成本，推动社会全方位发展和进步具有重要意义。同时，提高行政效率也是提高党执政兴国能力的必然要求，有助于加强党群、干群关系。提高行政效率、降低行政成本和支出也是大势所趋，是符合我国国情的必然选择，它对于进一步提高国家的综合实力和竞争力发挥着巨大作用。
2沙湾县乡镇政府行政效率低下的现状及影响
2.1沙湾县乡（镇）行政效率低下的现状
受各种因素环境的影响，沙湾县乡（镇）政府行政效率低下的状况一直存在。主要表现在：
一是在管理方式上，运行机制落后、呆板，内部行政效率低下，工作过程中相互推诿、办事拖拉；二是行政权力配置不合理、不科学，行政监督不力；三是思想观念的僵化、落后，在与行政相对人沟通过程中，个别乡镇工作人员存在官本位思想，甚至个别工作人员还有作威作福的思想，自认比人民群众高出一等；四是依法行政存在困难，违法行政在相当范围内依然存在。
2.2乡（镇）政府行政效率低下的影响
一是不利于资源的有效利用，阻碍乡镇建设健康发展；二是政府形象受损，进一步开展工作困难；三是不利于维护农村稳定，阻碍和谐社会的构建。
3沙湾县乡镇政府行政效率低下的因素分析
影响行政效率的因素是多方面的，从沙湾县乡（镇）政府行政管理的实践看，影响行政效率的主要因素有以下几个方面：
一是权责不清，分工不明；二是机构的设置不完善；三是激励、用人机制不健全；四是法律制度不健全；五是领导素质不高；六是办公技术、手段比较落后；七是不同行政机关之间缺乏很好的合作。
4提高基层政府行政效率的有效途径
4.1合理进行基层乡镇政府行政体制改革
深化行政管理体制改革，必须遵循积极稳妥，循序渐进，务实管用的原则，以有利于管理，有利于提高行政效率，有利于促进经济社会发展，有利于提高服务质量和管理水平为根本目的，并结合当地实际进行。
4.2强化竞争意识，完善激励制度
这有利于增强广大行政人员提高行政效率的紧迫感和危机感，同时亦可使他们不断提高自身素质的积极性增强。
4.3制定和完善相关法律体系，把依法行政落实到基层
依法行政是依法治国的具体体现，依法行政的水平和能力是衡量政府工作的重要标准，对于建立和完善社会主义市场经济体制，推进社会主义民主政治建设，加强廉政建设，预防和惩治腐败，提升政府形象有十分重大的意义。要追求较高的行政效率，也离不开依法行政。因此，我们要积极采取可行的措施，树立牢固的法制观念，贯彻落实好相关法律法规，不断改善执法环境，提高执法人员的素质，强化行政执法责任制。
4.4进一步完善乡镇财政体制和保障制度，增加中央补贴
解决好当前乡镇财政面临的问题，要因地制宜，“对症下药”，切不可照抄照搬，要按照科学发展观的要求，充分发挥乡镇政府主体作用和上级财政及各相关部门的辅助作用，面对问题，要不遮不掩，立足当前，着眼长远，统一思想，凝心聚力，把乡镇财政建设当成一项不可或缺、迫在眉睫的事情来抓。一是要因地制宜，着力抓好当地支柱性企业建设，培植新的财源增长点，不断壮大乡镇财源基础，做大收入“蛋糕”；二是加大对镇级财政转移支付力度，提高镇级基本公共服务保障能力； 三是积极争取国家扶贫开发工作，增加中央财政投入，加快乡镇交通，基础设施，公共卫生和服务建设，实施城镇化带动战略，加快城镇化步伐；四是积极推进乡镇机构改革，整合事业站所，同时科学合理地确定乡镇内设机构和人员编制，利用区划调整的机遇对乡镇机构进行改革，消除机构臃肿、人浮于事的现象，提高工作效率，减轻财政负担。
4.5切实提高领导者素质
努力提高领导者的思想政治素质、业务工作素质及领导者领导艺术能力。
4.6建立电子政府
配备现代化设备，逐步实现管理手段的现代化，重视办公设备现代化和信息传递的现代化，从我国行政管理的实际出发，配备现代化办公设备，同时采用系统论、信息论等科学方法，实现办公自动化、协调化、高效化。
4.7加强组织协调与沟通
加强机构间的合作，实现资源共享，打破部门垄断主义、小团体主义和部门保护主义 ，减少不必要的行政开支。加强联合办公能力，完善沟通和协调机制，以达到杜绝“踢皮球”现象的目的。
4.8努力营造提高行政效率的氛围和环境
［关键词］公共关系教学；行政管理专业；意义；现状；解决方案
公共关系学是高校行政管理专业的必修课，应该说，在行政管理的课程设置中，还是占有比较重要的地位。公共关系学本身虽然是一门独立的学科，但在一定程度上却仍依赖于其他学科的发展，尤其是管理学。于是，就产生了这么一种情况，一方面，公共关系学是行政管理专业的必修课，很重要，应该引起高度重视；另一方面，它的学科地位还不够高，缺乏相对的独立性，制约发展的因素太多，直接影响到了行政管理学的发展。根据对此现象的分析，笔者产生了三个疑问：一是公共关系教学对高校行政管理专业而言，究竟具有什么意义？毕竟，如果只谈意义的大小和重要程度未免过于抽象，研究成果也会流于形式，缺乏价值。二是在现实的行政管理专业的公共关系教学中，公共关系学本身究竟是处于一个什么样的现状？为什么会这样？因为充分地了解现实有利于我们对问题的进一步分析并得出解决方案。三是如果现状不容乐观，如何才能走出困境？这是本文最关注的问题，也是本文写作之最终目的。
一、公共关系教学对于高校行政管理专业的意义
考察公共关系教学对高校行政管理专业的意义，首先应该从两者的研究内容入手，寻找它们的共同区间，找到了这个区间，意义就显而易见了。行政管理学的研究内容比较广泛，是由其研究对象所决定的。随着这门学科的发展，其研究内容也不断丰富和发展。概括地说，包括政府自身的结构、功能及其对社会公共事务的管理活动的规律，具体地说，包括行政职能、行政环境、行政组织、行政首长与领导群体、国家公务员、行政决策与执行、行政监督、行政法制、行政机关管理、行政管理的方法与技术、行政效率与改革等等。由此可见，行政管理学关注的面极其广泛，但它不可能真正做到面面俱到。而公共关系学是研究组织与公众之间传播和沟通的行为、规律和方法的一门科学。它旨在通过塑造良好的组织形象，利用有效的传播和沟通手段，达成公众对组织的了解、认可与合作［1］。公共关系学既有较强的理论性又有较强的应用性，这就决定了学习这门学科必须注意理论与实践的结合。因此，公共关系学所关心的内容恰恰是行政管理学所需要的，在行政管理学看来，公共关系学是一种极其有用的工具，行政管理学只需要提出需要的内容，公共关系学则根据需要去完成。所以，在管理类专业设置这门课程就显得十分重要，没有了公共关系学，行政管理就如同断了一臂。归纳起来，公共关系学使攻读管理类专业的学生认识到公共关系在现代管理中的性质、意义和作用，学习和理解公共关系管理的概念和基本原理，了解和掌握组织与公众沟通的过程、手段和方法，最终的目的是努力培养现代公共关系意识，完善自身的公共关系素质，提高实际公共关系能力，将所学的理论知识和操作技能运用到工作实践和社会实践中去。
公共关系学是行政管理专业中必不可少的核心课程之一，其理论部分是对行政管理理论的重要补充和完善，其实务部分是行政管理学生所必备的技能。
二、在当前高校行政管理专业中公共关系教学的现状
既然公共关系教学在行政管理专业中的意义举足轻重，那么，它是不是真的就处于这么一个良好的现状呢？当然，成绩首先是不应该被回避的。应该说，通过努力，高校公关教学成绩显著，呈现出这样几个特点：
一是发展的速度快、规模大。全国大部分高校的行政管理专业都开设了公共关系课程，教师和学生数量都有较大增长，为我国行政管理人才的培养立下了汗马功劳，由此也在一定程度上带动了公共关系学作为一门独立学科的发展和壮大。
二是与行政管理学形成了良好的互补关系，互相促进，共同发展，与此同时，公共关系教学水平有一定的提高，配套的系列教材建设已经开始，师资水平也直线上升。
三是无论在校内还是在社会上，公共关系的教学效果已得到普遍认可和重视，培养出的学生在人才市场受到欢迎，而社会和企业对高层次公关人才的需要正呈现上升趋势［2］。
当然，高校公关教学虽然成绩显著，但同时也存在不少的问题，必须下决心、花力气尽快解决，这也是本文写作的意义之所在。
第一，教师队伍整体素质有待提高。
尽管现在我们拥有一支数量巨大的专业教师队伍，但是，由于我国高校专业设置上的问题，基本上就没有科班出身的教师，这就使得教师整体素质参差不齐，这种情况在行政管理专业的教学中尤其明显。因为一般院校都没有公共关系专业，公关教师大多是由其他学科、专业的教学科研工作转而从事公关教学，主要精力仍用于原来的专业研究，所以行政管理专业中公共关系的教学任务实际上是由其他学科的教师在承担，这必然会对整个公共关系学的发展产生影响。
第二，教材的编写和使用问题重重。
目前的教材种类繁多，但质量上乘者则少之又少，况且，大部分教材是为公共关系专业教育或者职业教育服务，很少有适合于行政管理专业学生使用者［3］。虽然公共关系专业教材有一定的广泛适用性，但对于不同专业的学生也应区别对待，毕竟不同专业对于同一门课的要求不一样。
第三，公共关系的理论研究水平亟待加强。
一方面，学习公关专业的教师很少，在很大程度上影响公共关系理论研究的进行；另一方面，国家在该学科的研究经费投入较少，国际国内学术交流机会寥寥，教师就某一问题进行切磋的机会太少，也不利于学习借鉴国外的新理论和新经验。理论可以指导实践，理论水平的欠缺自然也会导致实践水平的降低。整个学科的研究水平欠缺，对于日常教学来讲，受到制约和影响也是必然的了。
三、走出公共关系教学的困境
首先，加强师资队伍建设。师资队伍是学科发展的核心，学校应有组织、有计划、分步骤地逐渐完善公关教师队伍，可以以院系的名义聘请一些公关经验丰富、长期从事公关活动的资深专家作为校(院)系外聘教授或名誉教授，每年给学生开课，由此也带动教师教学水平的提高。有条件的话可以引进一些既有公关实践经验、又有深厚理论素养的公关人才，补充到高校公关师资队伍中来。同时，鼓励教师参加一些全国性的学术交流活动，不定期或者定期地举行一些针对教师的培训活动，不断提升队伍素质水平。要注意对教师进行专业教育和培训，将不利条件转化为有利条件。
其次，在教学方法和教材建设方面加大投入，争取突破。公共关系学是一门实践性很强的应用性学科，这就要求理论教学必须结合中国实际，特别是要结合中国行政管理的实际，形成独具特色的教学方法和配套教材。在教材建设方面，要组织有经验的专家学者编写适合于不同专业的公共关系学的示范教材，鼓励教材多样化，不仅采用书本教材，还要采用影音教材等多媒体手段，能够化说教为感知、化抽象为具体、化枯燥为生动。在教学方法上，要鼓励教师之间互相交流，还要充分注意到公共关系学的学科特点，有意识地将说教式教育转变成实践式教育［4］，一方面要保证学生理论水平的提高，另一方面又要注意学生动手能力的培养。例如，可以开展案例讨论，举办学生模拟创业大赛、商务洽谈策划、新闻会等情景模拟［5］。这需要公共关系学教师不懈努力，不断进行教学创新改革，挖掘学科潜力，实现教学模式多样化，多设计、安排课堂技能训练，灵活把握教学内容和教学方法，实现师生互动，充分调动学生学习的积极性。
再次，重视公共关系学理论研究，鼓励创新性成果。国家和学校应对公共关系学的基础理论研究给予高度重视，加大投入，加强师资队伍建设，多创造学术交流机会，争取我国的公共关系学研究与国际上接轨和对话。同时，又要保持自身的特色，发挥优势。行政管理学是一门中国特色非常强的学科，相对应的公共关系学自然也不例外，公共关系学理论的发展，必然为行政管理专业的建设和发展添砖加瓦。
[参考文献]
[1]杨晓峰.把“公共关系学”课作为高等学校全面推进素质教育的切人点[J].大同职业技术学院学报,2001（3）.
[2]张克非.对当前高校公共关系教学的若干思考[J].科学·经济·社会,1994（4）.
[3]肖丽萌.改进高校公关教学之我见[J].公关世界,1996（1）.
1行政沟通的重要性及存在障碍
1．1行政沟通的重要性
行政沟通即行政系统与行政系统内部各部门、人员及外界环境间通过一定方式传递思想、交换信息，进而实现内部高效有序、团结一致，与外部融洽相处的效果。行政沟通在行政管理中有着极其重要的作用，行政过程中的信息沟通使内部成员间目标一致，分工协调，为科学、高效行政创造了条件。良好的沟通使成员更好地了解行政目标，激发了工作热情并提高了工作的准确性，更加主动地参与决策。同时，加深了内部的互信与团结，信息的畅通传达与反馈使得工作环境更加温馨和谐，提高了工作效率，促使行政组织内部各项工作的顺利进行。在外部，良好的行政沟通使行政主体更客观全面地了解信息，对于决策的民主性和科学性有重要作用。
1．2当前行政沟通存在的障碍
行政沟通对于行政系统内部的和谐稳定以及决策的科学民主都有重要意义，但当前我国行政沟通依旧在主客观等方面存在着许多障碍。
1、客观障碍
(1)组织机构障碍组织机构是实施行政活动的基本组织，但当前行政组织机构却存在着层次过多、机构臃肿、关系不顺和渠道单一等问题，这些问题都阻碍了沟通的高效进行。沟通周期长、“政出多门”在我国行政机构中已成为一个普遍现象，这使得信息在传递过程中出现失真、传递缓慢等问题，帛一的传递渠道也使反馈不及时，影响信息传递的及时性和行政工作的效率。
(2)时空距离障碍时空距离等外部因素对信息沟通传递及其效果有很大影响。由于时空距离远、通讯交通不便等原因，在不同的时间和空间条下沟通双方接触机会较少，只能借助于通讯设施和书面媒介来传递信息，造成沟通不便，信息不畅的现象比较普遍，影响了工作效率。
(3)行政体制导致的障碍当前我国行政体制中对行政沟通监管仍待完善。行政体制不完善使得沟通在内外部、上下级问存在诸多问题。横向沟通是各组织内部部门、人员间的沟通，组织内部各部门既分工，又相互依赖，需要相互合作又存在相互监督。由于体制的不健全，横向沟通有机构设置不合理权债不清、推脱责任、协调力度不够、信息沟通不畅等问题。纵向沟通就是上下级间沟通的障碍。没有健全的制度．下级因害怕打扰领导、习惯听领导指挥而不主动与领导沟通。上级领导把主要精力要用于组织外的事务及组织中的大事，没有时间与下属沟通，对下级不信任，只对部分下级人员沟通且以单向沟通为主。这都导致行政组织沟通中信息不对称。不利于决策的正确性和工作的顺利开展，缺乏相互监督和信任。
2、主观障碍
(1)个人素质引起的障碍
由于行政人员的个人素质及文化水平不同，利益、观念、性格，情感、方面有种种差异，认知水平不同，大家对同一思想、事物有的表达有所不同，对同一事物可能会产生不同甚至相左的看法和结论。这些往往都会成为双方沟通过程中的障碍。在记忆的过程中，人员记忆水平的不同，也影响着沟通效果。
(2)职级差异导致的障碍
沟通双方因处于上下级关系而造成心理障碍，导致一些行政领导主管意识太强，下级又瞻前顾后唯命是从，严重影响了我国行政运行的稳定性和有效陛。
3、其他
行政沟通中除了主管、客观障碍外还存在着其他方面的障碍，如沟通方式的障碍。在行政沟通过程中，沟通渠道选择不当造成的障碍是比较常见的，在科技发达，媒介众多的今天，行政沟通中有随意选择沟通方式，如网络，只考虑沟通的范围而忽视了各种不同媒介的优缺点，没有实现应有的沟通效果。在沟通的过程中，也存在着官话和套话太多，无用的信息量太大使沟通偏离主题。另外，语言选用不当及语义不明，口头语及语言的抽象概括使不同的民族、地区间的沟通遇到障碍。
2采取的对簧
2．1健全组织机构，完善行政沟通制度
随着社会经济科技的发展，行政组织的结构形式也深受其影响。行政组织应积极适应这一变化，健全组织机构，不断完善行政沟通制度。缩减组织层次和精简行政机构，保障信息的对称沟通和信息的真实度，明确人员的分工与责任，实现行政精确、高效，避免由于层级、人员过多造成的沟通障碍。要建立健全行政信息采集、发送制度。建立互补、相互监督的独立性系系统，为行政机构的信息收集、加工、传递存贮等过程服务。以具体的规章制度保证信息不受领导的意志影响，保障信息在内外部合理有效沟通，使行政机构及了解全面合理的信息，为制定政策提供科学依据，克服单一行政沟通中存在的障碍，提高行政信息的真实性和有效性。
2．2建立良性沟通机制
建立行政沟通监督机制，严格责任追究制度。通过严格的组织监督和责任追究机制消除象职级障碍等原因导致的沟通障碍。建立定期例会和座谈会等方式形成正式固定的沟通渠道。同时，也要实现人性化管理，开展一些集体活动实现上下级之间的和谐关系，增加双方的互信。以良f生沟通机制保障良性沟通的进行。
2．3完善信息沟通系统
行政系统应该有一套完善的行政沟通系统，以便于行政系统内外部的信息传递、沟通及监督。想建立电子政务系统，定期向内外部公布相关信息，使信息沟通、反馈更完善。与此同时，随着现代信息技术的飞速发展，行政沟通现代化建设也要与时俱进。不仅要要实现行政机构实现办公自动化，运用电子网络进行沟通，也要培养高素质的信息专业化行政人员．在技术上保证行政沟通渠道的畅通，为提高行政沟通效率提供有效的技术保障。
2．4强化思想教育。提高个人素质
1、完善部门组织职能；
2、完成部门人员配备；
3、提升行政从业人员专业技能和业务素质；
4、提高部门工作质量要求；
5、圆满完成本部门年度目标和公司交给的各项任务。
二、建立职位分析制度，通过职位分析既可以了解公司各部门各职位的任职资格、工作内容，从而使公司各部门的工作分配、工作衔接和工作流程设计更加精确，也有助于公司了解各部门、各职位全面的工作要素，适时调整公司及部门组织架构，进行扩、缩编制。也可以通过职位分析对每个岗位的工作量、贡献值、责任程度等方面进行综合考量，以便为制定科学合理的薪酬制度提供良好的基础。
三、继续绩效评价体系的完善工作，并保证与薪资挂钩，从而提高绩效考核有效性。绩效考核工作的根本目的不是为了处罚未完成工作指标和不尽职尽责的员工，而是有效激励员工不断改善工作方法和工作品质，建立公平的竞争机制，持续不断地提高组织工作效率，培养员工工作的计划性和责任心，及时查找工作中的不足并加以调整改善，从而推进企业的发展。第九年行政部着手进行公司绩效评价体系的完善，并持之以恒地贯彻和运行。
1、行政部在操作过程中将注重听取各方面各层次人员的意见和建议，及时调整和改进工作方法。从正面引导员工用积极的心态对待绩效考核，以期达到通过绩效考核改善工作、校正目标的目的。
2、绩效考核工作本身就是一个沟通的工作，也是一个持续改善的过程。行政部在操作过程中会注意纵向与横向的沟通，确保绩效考核工作的顺利进行。
3、绩效考核工作牵涉到各部门各职员的切身利益，因此行政部在保证绩效考核与薪酬体系链接的基础上，要做好绩效考核根本意义的宣传和释疑。
论文关键词：绩效管理高校行政管理动态管理绩效问责绩效沟通持续改进
论文摘要：在高校行政管理中应用绩效管理，可有效提升高校行政管理人员的绩效和管理水平。本文在分析我国高校行政管理中绩效管理的应用现状的基础上，提出了改进高校行政管理绩效应用的对应措施。
1、我国高校行政管理实施绩效管理的战略意义
俄国著名教育家乌申斯基说，学校有三要素——行政管理、教育和研究。三要素中，行政管理是高校实现其教学、科研两大社会功能的基础。随着我国高等教育改革的深入，高校发展面临着新的形势，国外先进办学理念及科学管理方法的逐渐来袭，为全面提升我国高校行政管理能力提供了必要的物质准备。
对高校行政办公实施绩效管理，既是突破旧的管理模式，增加学校自身竞争力的需要，也是提高整个高校行政管理办公人员素质的重要途径，它最终可以促使和引导学校与教职员工的个人发展达到双赢的状态，提升高校的整体竞争实力，最终与国际接轨，实现靠近、比肩乃至超越国际名校的战略目标。
2、绩效管理在我国高校行政管理中的应用现状及问题分析
2.1应用现状简析
高校行政人员的绩效管理是指为实现高校发展战略和目标，采用科学的方法，通过对行政人员的行为表现、工作态度和工作业绩，以及综合素质的全面监测、考核、分析和评价，充分调动行政人员的积极性、主动性和创造性，不断改善行政人员的行为，提高行政人员的素质，挖掘其潜力的活动过程。高校在发展战略既定的前提下，遵循目标管理原则来构建行政办公管理人员的绩效管理体系，这样更容易调节和带动全体高校行政管理人员的积极性，管理效率将会明显提高。
2.2应用问题分析
在我国高校普遍采用的目标管理法中，绩效管理在高校行政管理中的应用当前还存在一定的问题，综合体现在两端环节（岗位分析和绩效考核结果应用）忽略，中间两环节（绩效计划和绩效考核）实施不到位，这样绩效管理实施中，没有形成持续推进的循环，由于没有了“根本”，中间环节实施起来也就难免流于形式。实施中具体存在的问题包括：
2.2.1应用岗位职责不够清晰
绩效考核的依据是绩效标准的制定,而标准的设定依据是岗位分析,我国高校行政管理中，实施过系统的岗位分析的院校为数不多。不做工作分析,那么岗位的职责就界定不清楚,绩效考核就没有一个科学的标准依据。
2.2.2对考核定位存在模糊与偏差
考核的定位,就是通过绩效考核解决什么问题。考核定位的模糊主要表现在考核缺乏明确的目的,仅仅是为了考核而进行考核。考核定位的偏差主要体现在片面看待考核的目标上,对考核目的定位过于狭窄。
2.2.3缺乏绩效反馈与沟通
现在大部分院校都在行政管理中实施了绩效管理，然而实际收效远远没有达到预期，大多数止于绩效考核阶段，并没有延伸到罪关键的应用阶段，更有甚者，某些高校行政管理中，对绩效考核结果采取保密状态或者选择性公开状态，这种信息的不对称严重地影响了被管理者的参与兴趣，对工作的改进与绩效的提高根本起不到积极作用。
2.2.4缺乏开放式的持续改进的战略思维
当前，绩效管理方法在我国高校行政管理实施应用中，往往将绩效管理的全过程视作一个“闭合环”，即将岗位设计、绩效制定、绩效考核、绩效考核结果运用这四大步骤作为一个完结项目，绩效管理缺乏整体的持续性和连续性。简单分析，绩效管理只是一种科学的管理方法，在高校行政管理中的应用如果仅仅将其视为一个阶段性的工作项目，则对于我们的高校行政管理工作而言，明显是舍本逐末。
3、我国高校行政管理中绩效管理的应用举措
管理本身是一个动态的过程，绩效管理亦是如此；而绩效沟通作为绩效管理的核心内容，将高校行政管理的绩效管理持续改进；绩效问责作为对绩效管理整个项目的监督，更是提升整体提升了高校行政管理的整体水平。
3.1服务第一
在实施绩效管理的过程中，在岗位分析、制定绩效阶段，必须正本清源，将高校行政管理的服务职能摆在基本职能的首要位置，确立“以人为本”的管理、服务理念。
行政管理既有管理的职能，又兼有服务的职能。服务是行政管理工作人员活动的根本和最终的目的。目前，部分高校行政人员自我定位失当，存在“官本位”思想，服务意识淡薄。
3.2动态绩效管理
动态管理是一种基于辩证思维的管理观和方法论，是最能挖掘组织潜力和应对外界挑战的新管理哲学。高校行政管理的动态管理是值得进一步认识的重要方面。动态管理为当今高校管理目标的实现提供了新的视角。
首先，由于高校必然会受到校外各种因素的影响，这也对学校目标的制定与达成和各种管理都产生动态影响，因此，高校行政办公的绩效管理必须遵循动态管理原则。
其次，高校行政管理中目前存在的种种问题也只有在动态管理的框架内才能得以妥善解决。高校教师的绩效评价不仅要注重过去所取得的成绩，更要注重对现状和未来能力发挥态势的考察和分析，这样，才能更好地促进高校教师教学和科研的积极性。
最后，动态绩效管理确定目标的合理性在于达到组织、个人与社会目标的统一。高校行政管理的理想境界应该是在宏观的动态把握下富有活力和生机的管理体制。
3.3绩效沟通
绩效沟通是绩效考核的核心。要使绩效管理取得理想的效果，绩效沟通犹为重要。
第一，重视绩效沟通、建立沟通制度。高校的行政管理层要明确绩效沟通在行政人员绩效管理中的核心地位，把绩效沟通作为提高行政人员工作绩效的一项重要的工作来做。
第二，建立开放式的绩效沟通网络。高校行政人员的绩效管理是一种信息量大，涉及面广，工作环节多，目标要求高的活动。为了提高管理绩效，有必要建立一个开放式的、全通道式的绩效沟通网络，使得被考核人员、制定战略的高层决策者、人力资源管理部门、直线行政部门、其它的行政部门之间实现全方位的沟通。
3.4绩效问责
高校问责制是指以绩效为核心，对高校权力进行监督以及对过失权力进行责任追究。高校问责不仅是高校稳定与发展的一项保障制度，也是提升高等教育质量、实现高校公共服务以及增强高校回应外界能力的重要途径。
在美国，通过绩效评价对高校校长的管理水平进行评价，已经成为普遍存在的管理实践。当预期的绩效没有实现时，校长就有可能被董事会解雇。这是高校行政管理中的绩效问责的一个具体层面。而在我国，一方面，由于市场经济体制下多元高校利益主体地位的法律缺失，致使高校一方面以同体问责代替多元利益主体问责，另一方面内部问责又流于形式，甚至出现问责主体迁就问责对象的现象，从而偏离了高校问责制的航向，大大弱化了高校问责制的作用。另一方面，由于“法人治校”理念下高校内部权力的错位与失衡，导致内部权力无序，直接影响学校绩效难以满足相关利益者对高等教育办学的公平、效益、质量的利益诉求。其结果是，法人的权责不对等，高校自治主体不明确，容易产生权力的泛化和责任的边缘化，最终难以落实高校问责。
我国高校行政管理要走出上述困境，必须健全、落实高校行政管理绩效问责制度。绩效问责结果不仅是对于高校行政管理人员应担负各项任务的监督，而且对于维持现状和有过失的高校行政管理者应予以追究，从而提升高校行政管理组织和人员的整体业务水平。
3.5持续改进
由于当前绩效管理在我国高校行政管理应用中存在的问题与偏差，特别是绩效管理的非连续性问题多有发生，改善这一问题的具体措施就是改变原有的工作思路，用继续改进的原则来实施绩效管理。将绩效管理设计成一个动态的开放式的工作环，这样才能使得我国高校行政管理水平获得不断地提升，而不是阶段性提升。
4、结论
高校是教学与科研的前沿阵地，只有充分遵循高校行政管理的规律，实施绩效管理，科学合理实施岗位分析、绩效制定、绩效考核、绩效反馈四阶段管理，提高高校行政管理者的服务意识、业务水平和创新能力，以绩效沟通为绩效管理的核心，实施动态的、持续改进的绩效管理与绩效问责，才能使高校行政管理朝着健康、有序、持续提升的方向发展。
参考文献：
［1］赫尔曼阿吉斯著：《绩效管理》，中国人民大学出版社，2008年出版；
［2］陈中武著：《卓越绩效管理模式》，机械工业出版社，2007年出版；
［3］方振邦著：《战略性绩效管理》，中国人民大学出版社，2007年出版；
［4］周亚越著：《行政问责制比较研究》，中国检察出版社，2008年出版；
［5］季诚钧著：《大学属性与结构的组织学分析，人民教育出版社，2006年出版；
［6］于中宁著：《现代管理新视野》，经济日报出版社,2006年出版；
［7］《重塑高校行政管理之思考》，《内蒙古师范大学学》报(教育科学版),2001年第三期；
［8］《我国公立高校在行政化体制下的改革误区及其原因分析》，《高教探索》，2006年第一期；
一、指导思想
以“科学发展观”为指导，以强化监管为核心，以规范市场为目标，牢牢把握“四个统一”的具体要求，进一步提升分局大监管的能力，确保监管与服务的及时到位。
二、工作目标
以建立村（居）工商联络员队伍为切入点，扩大监管视野，提升服务效率，通过片区监管员与工商联络员的互动与互补，解决基层工商行政管理所因人员少、监管力量不足而带来的监管不及时、不到位等问题，确保日常监管横向到边、纵向到底，实现监管效能的再突破、再提升。
三、组织领导
为确保工作抓得深入、抓出成效，按照属地管理的原则，以各工商行政管理所为单位建立村（居）工商联络员队伍体系。各工商行政管理所所长为总联络员，各片区监管员为具体联络员，直接负责与工商联络员的联系，指导联络员开展各项工作。
四、具体内容
（一）充分认识建立村（居）工商联络员制度的意义
建立村（居）工商联络员队伍，是执法人员充分履行监管职能的延伸和扩展，也是进一步提升服务水平的一个有效举措。建立村（居）工商联络员队伍，有利于促进工作作风进一步转变，增强服务意识；有利于加强行政执法部门与基层党委、政府的联系与沟通；更有利于进一步维护市场经济秩序，为港闸经济的跨越式发展增加后劲。
（二）村（居）工商联络员的设置及基本条件
村（居）工商联络员的对象为全区各街道（乡、开发区）所属的行政村、居委会。每个村委会、居委会按照“素质高、业务熟、能力强、服务优”的原则，向所在地工商行政管理所推荐一名联络员。
村（居）工商联络员基本条件是：
1、具备强烈的事业心、责任心和奉献精神；
2、熟悉本辖区各类工商企业的基本情况；
3、遵纪守法、道德品质良好；
4、有较强的工作能力，协调能力和较高的文化素质。
（三）村（居）工商联络员的主要职责
村（居）工商联络员主要负责与工商行政管理所的联络工作。其职责如下：
1、配合工商行政管理所宣传工商行政管理的法律、法规和国家有关方针、政策，为所在村（居）市场主体合法经营提供服务；
2、及时反映地方政府、企业对工商行政管理工作的意见和建议；
3、对所在村（居）企业从事违反工商行政管理法律、法规规定的违法行为应予制止，并向工商部门反映情况；
4、在个体验证贴花和企业年检期间，配合工商干部下发个体和企业年检通知书，下发食品监管资料，协助工商干部做好消费维权、调解，食品安全监管等工作，做好***消费者权益保护联络站工作，及时提供市场主体的信息；
5、配合政府相关职能部门查处无证无照经营，发现辖区内的无证无照经营或为无证无照经营提供生产经营场所、保管、仓储等行为的，及时报告政府相关职能部门进行查处。
五、实施步骤
建立村（居）工商联络员制度，要与落实经济户口管理各项制度有机结合起来，统筹兼顾。在今年4月底前，秦灶工商所、天生港工商所先在辖区内建立村（居）工商联络员队伍。永兴工商所、唐闸工商所在今年6月底前建立村（居）工商联络员队伍。具体步骤和方法：
（一）宣传、登记。各所要向辖区党委、政府汇报，并
广泛宣传建立村（居）工商联络员制度的目的、意义和要求。请各村（居）推荐好人选，并填写好《工商联络员申请推荐表》，做好登记，建立名册和档案。
（二）培训、发证。各所自行组织对村（居）工商联络员开展培训，主要是有关工商法律法规培训。培训形式不限，培训结束后，发放《工商联络员证书》。
1、完善部门组织职能；
2、完成部门人员配备；
3、提升行政从业人员专业技能和业务素质；
4、提高部门工作质量要求；
5、圆满完成本部门年度目标和公司交给的各项任务。
二、建立职位分析制度,通过职位分析既可以了解公司各部门各职位的任职资格、工作内容，从而使公司各部门的工作分配、工作衔接和工作流程设计更加精确，也有助于公司了解各部门、各职位全面的工作要素，适时调整公司及部门组织架构，进行扩、缩编制。也可以通过职位分析对每个岗位的工作量、贡献值、责任程度等方面进行综合考量，以便为制定科学合理的薪酬制度提供良好的基础。
三、继续绩效评价体系的完善工作，并保证与薪资挂钩,从而提高绩效考核有效性。绩效考核工作的根本目的不是为了处罚未完成工作指标和不尽职尽责的员工，而是有效激励员工不断改善工作方法和工作品质，建立公平的竞争机制，持续不断地提高组织工作效率，培养员工工作的计划性和责任心，及时查找工作中的不足并加以调整改善，从而推进企业的发展.第九年行政部着手进行公司绩效评价体系的完善，并持之以恒地贯彻和运行。
1、行政部在操作过程中将注重听取各方面各层次人员的意见和建议，及时调整和改进工作方法。从正面引导员工用积极的心态对待绩效考核，以期达到通过绩效考核改善工作、校正目标的目的。
2、绩效考核工作本身就是一个沟通的工作，也是一个持续改善的过程。行政部在操作过程中会注意纵向与横向的沟通，确保绩效考核工作的顺利进行。
3、绩效考核工作牵涉到各部门各职员的切身利益，因此行政部在保证绩效考核与薪酬体系链接的基础上，要做好绩效考核根本意义的宣传和释疑。
第二部分建立内部纵向、横向沟通机制,强化日常行政管理.
行政部的工作涉及到各个部门和公司工作的各个层面，日常工作中人力资源还有许多不可预见的工作任务。此处其他目标是部门工作中比较重要的部分。包括：企业文化的塑造；建立公司内部沟通机制；办公室管理等三部分。
一、企业文化的深化塑造
企业文化的深化塑造，企业文化的形成是一个不断累积、不断传承、不断发扬光大的过程，在一个拥有良好企业文化的企业，员工的向心力和凝聚力会不断增强，企业的团队精神和拼搏精神也非常明显。
1、将公司发展多年来积累的优良传统和企业文化精髓加以总结归纳，此建议如通过，争取在第一季度内完成。
1、修改《员工手册》，将企业理念、企业精神、企业发展简史、企业宗旨、企业奋斗目标等内容增加进《员工手册》，并在第一季度内完成此项工作。
一、公证行为不具有行政可诉性
《中华人民共和国公证法》第 2条规定:“公证是国家公证机关根据当事人的申请,依法证明法律行为、有法律意义的文书和事实的真实性、合法性,以保护公共财产,保护公民身份上、财产上的权利和合法利益。”公证机关的业务范围可归纳为五个方面:一是证明法律行为,如证明合同、委托、遗嘱、继承、赠与、分割财产、收养;二是证明有法律意义的事实,如证明身份、学历、经历、出身、婚姻状况、生存、死亡及亲属关系;三是证明有法律意义的文书,如证明文件上的签名、印鉴属实,文件的副本、节本、译本、影印本与原本相符;四是证明债权文书的执行效力,即对于追偿债款、物品的文书,认为无疑议的,在该文书上证明有强制执行的效力;五是其他业务,如保全证据、保管遗嘱或其他文件等。
公证机关的职能是依法行使国家证明权。公证必须由当事人申请才能作出。公证的作用是依法证明法律行为,有法律意义的文书和事实的真实性、合法性。经过法定程序公证证明的法律行为、法律事实和文书,人民法院应当作为认定事实的根据,但有相反证据足以公证证明的除外。公证本身并不直接给当事人及他人设定或消灭权利义务。
而行政行为是指国家行政机关在行使职权中所作的具有法律意义的行为。行政行为必须同时具备三个基本要素:一是行政行为须是行政机关的行为。这是行政行为的主体要素,不是国家行政机关(包括法律、法规授权的组织)所作的行为不能被认定为行政行为。二是行政行为是行使行政管理职权的行为。这是行政行为的职能要素,不是依据行政职权进行行政管理的行为不属于行政行为。三是行政行为是产生法律效果的行为。这是行政行为的法律要素,不发生法律效果的事实行为也不是行政行为。
最高人民法院早在 1991年在《关于贯彻执行若干问题的意见(试行)》中就对可以提起行政诉讼的具体行政行为作过司法解释:具体行政行为“是指国家行政机关和行政机关工作人员、法律法规授权的组织、行政机关委托的组织或者个人在行政管理活动中行使行政职权,针对特定的公民、法人或者其他组织,就特定的具体事项作出的有关该公民、法人或者其他组织权利义务的单方行为”。
公证行为不具备行政行为的三要素,特别是不直接给公民、法人或者其他组织设定、变更或消灭具体权利义务,所以不是具体行政行为,不具有行政可诉性。
二、公证不应由法院判决撤销
不真实、不合法的公证为假证或错证,假证、错证的直接法律后果是不具有证据效力。现实中经常有发往国外使用的公证文书被拒绝认证、使用而退回的现象。在国内民事诉讼中,也有公证被相反证据的。出现这种情况,人民法院应当按照 1984年最高人民法院和司法部联合发出的《关于执行中涉及公证条款的几个问题的通知》来办,即“人民法院认为有相反证据足以公证证明的,可向出具该公证书的公证处或者有关司法行政机关提出撤销公证书的建议……不能取得一致意见的,可分别向其上级主管机关请示共同协商解决”。在人民法院经过以上程序的工作后,如果出具该公证书的公证处和有关司法行政机关仍拒不撤销公证书,根据民诉法第 67条的规定,人民法院有权不予认定公证的证据效力,而不是判决撤销公证。
三、公证应由作出该公证的公证处或者它的同级和上级司法行政机关撤销
一、管理学理论带来的启示
1、组织的新概念
目前在中国的高校中，存在着大量的无关于甚至不利于教学和科研健康发展的“行政工作”。比如，某些形式主义化的考核和评估活动，不仅增加了大量的行政工作负担，也耗费教师和研究人员的时间与精力。现代国家的所有机构，包括大学在内，都需要合理的管理与考核评估。但是在大学，由谁、根据什么原则与标准、以什么方式开展考核与评估，这是一个治校理念的问题。目前，高校的教师与研究人员普遍感到，我们的治校理念仍然是“行政主导”。有关教学和研究的所有重要标准和原则几乎都是以行政命令的方式“下达”的。由此可以看出，中国大多数高校基本还是属于一种传统的组织类型，在这样的组织中，信息以命令或指示的方式，从上层传递到下层。作为行政人员往往是起着传递这些信息的作用，如国家最新的政策，科研项目工程的开启或评估考核的指标等，而教师往往是接收信息的一方，这样就很容易造成行政人员被认为是学校的管理者，而教师是被管理者。事实也是如此，许多行政人员往往认为自己是教师的领导上司，有指挥和管理教师的权利，而教师是学校较为底层的员工，从事教学和科研的任务。这种认知是导致教师与行政人员关系不和谐的原因之一。一个与时俱进的新型组织，应该采用一种扁平化的形式，即信息应该水平传递，组织成员间均可平等地共享知识与技能。其结果，将使组织从上意下达型转变为网络沟通型。企业与高校同为组织，虽然价值与目的有所不同，但从组织的角度来看，不乏存在共性。自上而下的管理模式在传统企业中较为常见，担负起传递信息的任务，在企业中是一群中层管理者来完成，而在高校中就由中层处级，以及院系中的科级行政人员来完成。那么根据新型组织的观点，企业中的中间管理者是否就没有存在的必要？在大学中，也不禁得到这样的疑问：大量的行政人员没有存在的必要了？彼得•德鲁克的观点是，事实正好相反，这些管理者在信息传递方面，要从传播器转为所谓的沟通者。谁拥有哪些信息，谁合适需要什么样的信息，如何取得，通过何种方式传达最为有效？将信息用活，适时地运用和提供，以此促进组织内部的沟通，让组织的资源更有效地利用，才是中间管理者所应该发挥的最大功能。组织成员所要做的工作比以往更多，责任也更重。从这个角度来看，高校的行政人员并非盲目控制和减少其数量，行政人员与教师的数量比例只是一个参考数据，是一种现象，更多的是起到一种警示的作用，从这个角度入手只是浮于表面，并未触及到问题的实质。因此不应该在看到夸张一点的数据就直接采取打压的手段，而应该视具体情况而做出适当的决定。
2、定义事业
事业对于组织来说至关重要，但有很多组织（企业）往往对事业的定义不明确，而高等院校作为一个组织在谈及事业的时候，似乎认为有些多余。因为很多人认为，高校的事业是为社会培养人才，并促使社会科技进步，这是一个再简单不过的事实。然而这只是高校的性质，是一个根本属性，而并非事业。论本质，所有的高校都有着共同的目标，即服务社会。而论事业，每所高校就应该各有不同。在这里，事业，亦可理解为战略，是一个组织健康发展赖以依靠的信仰，事业是指挥组织这艘大船朝一定方向行驶的灯塔。大多数高校在定义自身事业的时候并未经过深思熟虑，这其实是缺乏新型的管理意识所造成的。一个成功的战略，是能够为组织发展带来巨大动力的。国家对高校寄予期望，并制定相应的政策和目标，高校似乎只要遵循即可，但其实在国家的方针政策下，高校仍然十分有必要为自己量身定做一个目标，使自身在这个环境下能够获得最有利的资源，以增强各方面的竞争力。定义事业取决于三个要素：环境、目的与使命、优势（图1）。作为制定一所高校的发展战略来说，认清当前的环境将十分重要，这不仅仅包括国家教育部门的各项政策，甚至国家的经济状况，社会现状等都应该加以充分考虑。基于这项分析进而研究自身当前最需要解决的问题，这个问题应该是一个能够举足轻重的问题，通过解决它，使今后三年到五年，甚至十年都能够获益。最后需要对自身进行非常深入且客观的分析，以此判断究竟有什么样的优势能够完成这个目标与使命。这也是为什么国家对于高等教育只能做到政策的制定，而不能为每个高校去制定相应的发展战略，因为没有人比你自己更了解自身的优势和劣势。因此高校制定战略其实与企业一样都是一项重要的决定，对于企业来说甚至是致命的，因为这将直接影响组织的发展方向。如今的高等院校之所以在行政与教学之间产生如此大的矛盾，正是缺乏合适的战略事业所暴露出来的一个方面。很多院校只是在国家政策的条框下机械地执行着为社会服务的任务，因此整个高校组织失去了发展的活力与主动性，尽管教师、学生与行政人员被十分有序地“管理着”。要使上述三要素有效发挥，即有效制定高校发展战略事业，应当符合四个条件，而其中最为基础的则是“必须让组织全体成员清楚了解该事业的定义”（图2）。从根本上来讲，大学教师和行政人员之间冲突起源于教师和行政人员在对高校认知的不同上，且不谈高校事业的认同程度，甚至对高校性质的认知都是不一致的。大学教师将行政人员定位为为己服务，认为大学的基本使命是发展学术，追求学术自由，排斥权威；行政人员则把大学组织为社会服务的功能作为大学存在和发展的前提条件，以提高大学组织的绩效作为直接目标。在对大学性质和使命不同认识的前提下，尤其是我们正处于一个不断商业化的时代，管理超越学术称为应对激烈竞争性市场挑战的主要管理模式背景下，教师们强烈地感受到学术权利受到了行政权力的侵蚀。因此大学组织必须明确自己的价值和使命，从环境、自身的角度去全面而谨慎地定义事业，将学术自由和大学秩序，组织绩效和追求真理，个人成就和组织发展等有机结合起来，将教师和行政人员对大学价值和使命的不同理解交汇起来，突出教师所追求的学术事业价值和行政人员所追求的公共价值的一致性。
二、案例分析
论述到这里，再回到设计这一特殊的学科领域来看教学管理模式。设计本身是一门涵盖范围非常广泛的学科，Design虽说是外来词汇，但是从目前所使用的“设计”这一翻译来看，还是非常贴切的，并且，设计一词在中文中的意义与英语中“Design”的意义都是非常接近的，均指计划、谋划。从字面的意义来看，就已经为设计赋予了一个意义：即－对某一件事物或是事件的完成的一个规划、计划的过程。这个意义决定了设计应该是一种运筹帷幄的过程，无论这件事或事物是什么。因此从这个角度来看也决定了设计的广泛性。从天文、地理到机械工程，毫不夸张地说，可以是涵盖了几乎人类目前所涉及到所有学科。目前存在的所有学科体制都是基于人类社会发展的需要，和人类的生活息息相关的，而根据设计的最本质的属性来看，设计正是将所有这些学科的成果最终应用在人们生活中的具体表现。因此设计更应该被看做是一种连接各种学科与人类生活的一种媒介，正是设计让所有的自然发现，技术被不断地用于生活。正是设计的这种广泛的关联性，使这个领域变得如此特殊，无论在教学上和管理上时刻都需要创新的精神。随着大学的发展，学校的规模越来越大，的确需要一个好的管理体系来维系大学组织的发展。然而传统的管理模式却使大学正在日渐失去往日活力，成为一种机械的运作。这对于设计学科来说是相当不利的状况，这也是设计专业在综合性院校中始终得不到良好发展的根本原因。基于设计的特殊性，综合性院校本应该能为设计提供更多的学科支持，为它的成长提供更营养的土壤，然而传统的教学管理系统却对这门学科的发展造成了阻滞。相比之下，设计在专门性院校的发展仍然是成功的，这里以南京艺术学院设计学院在教学管理模式中如何处理教师与行政人员之间的关系为例，阐述在设计学科领域中，一种理想的人员关系应该是怎样的，并归纳提取其成功的原因，以为新型管理模式的形成提供启发。南京艺术学院是一所百年老校，其设计学院的科研水平在国内设计学科中处于领先地位，其学科建制、科研能力在国内都是首屈一指，超越多所综合性院校。南艺是纯艺术类院校，这个特殊性决定了其研究方向的集中性，它的成功可以很好地解释一种好的，合适的教学管理制度对高校科研发展的重要性。教师与行政办公人员：南京艺术学院设计学院是南京艺术学院最大的一个院系，学院拥有一支教学水平高、科研能力强、设计业绩优异的师资队伍，是江苏省“青蓝工程”优秀学科梯队，30余人次获国家级与省级表彰及多种荣誉称号。现有教师85余人，兼职教师7人。其中教授20人，副教授22人；博士生导师7人，硕士生导师30人。教师中拥有博士学位者22人，在国内外30多所知名学府获得不同学历。同时聘请10余位国内外知名的专家学者为客座教授。南艺设计教育有着自己鲜明的价值取向与荣誉感，在“闳约深美”理念的感召下与长期的实践中，以对学理的追寻与实验的精神进行教育科学研究与课程改革活动，以反思的态度与批判的意识进行理论研究，以艺术的态度对待设计，以求异的精神展开创意，以诗化的手法处理形式。这正是上文所述的“事业”，南艺设计学院定义的事业随着时间的累积深深根植于每一位成员的内心，并形成一种学院特有的文化。行政人员在设计学院教职工人员中所占的比例并不高，却是一个效率极高的群体。该学院的行政人员多数由本专业毕业或受过专业训练、或继续在本院深造，对学科行业非常熟悉了解，因此与教师之间容易沟通。除此之外，行政业务熟练，效率颇高，为教师进行科研创造了充分的条件。教学管理系统，成绩登入、选课等事务均由行政人员对学生进行辅导培训，大大缩减了教师在这方面所需花费的时间，而行政人员由于对这些业务有很高的熟练度，往往也能够在最短的时间内完成。不难看出，设计学院的教师与行政人员之所以相处融洽根本原因在于，双方对学院的发展有共同的认知，因此能够各尽其职，在沟通上没有障碍，建立起彼此之间的信任。而正是这种融洽和谐的关系使设计学院的发展蒸蒸日上，无论在教学和科研上都取得了有目共睹的成绩。教师与督导：教学督导人员是教职工人员中比较特殊的一个群体，一般有两种构成形式：一是由在职在岗的教授、专家及相关职能部门负责人组成。二是由具有一定学识和教学经验的离退休教师组成。另外，还可在教师、学生中聘用教学信息员。教学督导与高校内已有的教学评估、教务管理工作既有相关性又有差异性。其差异性是教学督导职能的价值和意义所在。首先，教学督导和教学评估皆以提高质量为目标，但前者侧重于对教学工作的运行状况进行检查指导，以促使其向预期的目标前进；而后者则主要对某一时段教学工作的建设情况进行评价，以观察成效、发现问题。一方面，教学督导有利于了解教学工作的基本情况，可以为教学评估提供丰富的参考信息，使评估结果更为客观。另一方面，教学督导同时也是教学评估的继续。在对评估中发现的问题进行整改的过程中，只有加强动态管理，才能有效地实现整改目标，而教学督导工作正好满足这种客观要求。其次，教学督导也不等同于日常教务管理。日常教务管理是教务部门运用行政手段督促教学单位与个人执行规定、完成任务的行为，具有行政性、强制性、单向性等特点；而教学督导本身却不具备行政管理功能，它讲究商讨性、指导性、交流性。很多院校的督导一职通常由退休教师来担任，不可否认的是，他们对于教学有着几十年的丰富经验，但是对于时代的变更，教学方法的更新，有些督导教师无法及时把握，因此在监督的过程中常常与年轻教师产生意见分歧。在综合性院校中，督导教师通常来自不同专业，在进行监督之前对新专业并非十分了解，而一味按照自身专业的教学与几十年的教学经验来要求任课教师，督导工作的商讨性与交流性越发倾向于日常教务管理的强制性与单向性。南艺设计学院在督导工作方面是非常值得学习的。学院非常重视督导教师与任课教师之间的交流与沟通，并组织安排学期末督导教师与任课教师进行座谈，在会议上一起讨论，将发现的问题呈现出来，同时也欢迎教师提出个人意见及建议。如在本学期才结束的座谈会中（图3），吕文强教授提出了许多在教学督导过程中发现的问题，并一一提出宝贵意见，同时不忘征得各位老师的意见甚至反驳。令人印像最深的是，在座谈会伊始他便强调：“我喜欢作督导的工作，因为每一次听课对我来说都是一次宝贵的学习经历。年轻教师的新的教学理念以及新开的课程都让我耳目一新。”因此他尊重并接受每一位任课教师的授课方法和方式，在这样的基础上提出自己的宝贵建议，尤其是在教学的有效性上，教授的过程上等进行指导，而在会议之后，教师也都非常积极主动地询问各自课堂状况，期望能够得到宝贵的反馈意见和指导。督导就是教师上课的一面镜子，将教师上课的方方面面反映出来，而督导工作的有效性建立在督导人员与教师间彼图3座谈会现场此相互尊重的基础上。
三、总结
中国高等教育的发展经历百年风雨，饱含几代人的艰辛奋斗，如今硕果累累。然而传统教学管理模式的弊端日渐显现，面对转型时期，更多的是挑战。这种转型对于年轻的设计专业来说更是迫在眉睫，尤其是在综合院校的设计教育中更应该加以重视。新型的管理模式对于高校教学模式的转型带来新的启示：信息化组织将使组织人员之间的关系趋于一种更加平等的状态，利于建立起合作文化，以此来提高组织运作的效率；为组织制定合理有效，普遍认同的发展战略则是解决组织成员间各种矛盾的根本。根据上文的论述，高等院校教学管理模式的最大问题，并非在于高校应该以行政为主导，或是以学术为主导，而在于是否根据每所大学每所学院自身的情况和发展要求，在国家政策的指导下，制定自己的事业。教师与行政人员，都应该为了这个共同的目标而服务。仅从表面上去追究以谁为主体是没有本质意义的，应该力求达到一种平衡的状态，即最有效的资源组合。战略事业的定义看似简单，但是对于规模日益庞大，结构日趋复杂的高等院校来说，将富有极大的挑战性。高等院校建立起符合自身的发展战略，不仅对于协调组织成员之间的关系来说至关重要，同时也是重新点燃动力的法宝，它势必成为实现伟大“中国梦”的中坚力量。
作者：夏翔 单位：南京艺术学院
一、档案行政指导对私人档案管理的意义
这是由私人档案管理的特殊性和管理现状决定的。具体而言,有如下几方面意义:
1.档案行政指导的积极性可弥补私人档案管理中的法律缺憾随着所有制的多元化,《档案法》也以法律条文的形式将档案所有权的多元化确定下来。部分私人档案作为法定档案的一个部分,其管理在档案法规中也有所规定。但是相对于复杂的且处于动态形成与流转的私人档案现状而言,相关法规仍有待建设,诸如私人档案的法定含义及法律责任、相关的制度建设与权益保护等问题。但是法律法规的制定是个严肃慎重的过程,其完善也有待时日,在法学界就有“立法文件永远落后于社会生活”一说。而在私人档案管理中存在法律空白和法律低效地带的情况下,档案行政指导体现了积极行政的精神,可以及时灵活地予以调整,弥补法律手段的不足。此外,它也可使档案行政管理部门在私人档案管理的实际操作过程中发现问题,探索经验,从而为法规的制定与完善提供有益的实践依据。
2.档案行政指导的非强制性体现了私人档案管理中的权益保障档案行政指导多采用如示范、引导、敦促、建议等柔性的非强制性形式,行政相对人有自主抉择的权力。有时虽然已有可以做出行政命令行为的情况如强制代管等,可先以档案行政指导的方式进行调整,如予以告诫等,这比刻板地径行采用强制性措施的效果可能会更好。这样也有利于私人档案所有者的权益保护,从而排除抵触情绪,消除摩擦和冲突,取得私人和私人组织的自觉合作。而且很多私人档案所有者缺乏相应的档案管理知识与保管条件,也需要一定的指导。基于此,甚至可以发展一种增进双方沟通与合作的良好行政关系,这对于双方都有积极的意义。特别是行政领域也逐渐关注人文精神,开始从命令到服务行政观念的转变。档案行政指导以其民主性、柔和性较大程度地代表了服务与合作、信任与沟通这一行政领域新的人文精神,这点对于强化人本管理的私人档案管理也有着重要意义,从而真正实现对人的尊重与激励。
3.档案行政指导的灵活性符合私人档案管理中的效能原则档案行政指导有多种方法,如会议与文献指导、咨询与示范指导、集中与个别指导等,还有各种方式如通知、建议、劝告、鼓励等,操作程序简便,能及时灵活处置相关档案事务,不直接产生法律后果,可以避免因行政责任而引起的法律纠纷与行政诉讼,实现了行政成本的节省。而且私人档案管理涉及因素复杂,管理难度大,行政指导的灵活性优势在这方面显露无遗,从而实现有效灵活的调控,将微观管理引到一个健康有序的发展轨道上来,这在某种意义上也就达到了私人档案宏观管理的目的,实现了行政效率的提高。
二、档案行政指导在私人档案管理中的具体运用
从上述档案行政指导对私人档案管理的意义可以看出,它在私人档案管理中是大有可为之地的。它从作用上又可以分为规制性指导、授益性指导和调整性指导三类。规制性指导是指为了维护和增进公共利益,对违反档案法规的行为加以规范和制约的指导。授益性指导是指以帮助和促进相对人自身利益和档案工作的发展而进行的指导。调整性指导是调整相互对立的当事人之间利益关系的指导。这三类指导形式在私人档案管理的不同方面有各自侧重和结合的地方。它们在私人档案管理中的运用具体体现在以下几方面:
1.对私人档案微观管理的指导这包括对私人档案的形成、整理、保管、流转等各方面。在形成方面,应有意识地引导、劝告、说服一些私人或私人组织加强对所形成档案的重视,其中尤其要克服私人或私人组织中存在的短期行为,以免造成有价值档案的流失;在整理方面,应针对私人档案形式多样、不规范现象突出的情况进行建议、引导与示范,可制发相关规范和标准以供参考;在保管方面,可借鉴国外经验开展建议帮助制度,向私人档案所有者包括私人、私人组织提出技术或经济上的意见、建议和帮助,如澳大利亚就规定公共档案馆长可以以书面通知的形式对他认为必须保存的档案提出安全保管的意见。此外,由于私人档案意识的增强,我国私人档案馆有增多的趋势,对私人档案馆的指导也应成为档案行政管理部门的一个工作方面。如芬兰、意大利就以法律的形式做出以下规定“根据私人档案馆向研究界的开放情况,由国家提供财政帮助用以保护这些私人档案。”①;在流转方面,可通过建议、劝告、协商、鼓励、表彰等方式确认相关的权利与义务,消除私人档案所有者的顾虑,促使其向国家档案馆捐赠、寄存、代管、出售私人档案,并通过规劝、告诫、劝阻等方式避免私人档案的非法买卖与流动。
2.对私人档案申报登记的指导私人档案管理中应考虑逐步建立档案的申报登记制度,这可以确保法定档案的完整与安全,这也是对其保管、流转等方面进行针对性监控的重要条件。国外诸多国家包括发达国家与发展中国家,如法国、意大利、斯里兰卡、黎巴嫩等都规定了私人档案的申报登记制度。我国目前已有一些地方将属于非国家所有的“对国家和社会有保存价值的”档案,也即部分私人档案列入了档案行政管理部门的监管范围,要求依法予以登记。如《上海市档案条例》就有相关规定,它通过有关部门提供信息,通知保管属于重点收集和保管的档案的法人、其他组织或者个人,自接到通知之日起六十日内向档案行政管理部门登记,档案行政管理部门接受登记后,应当将登记认定情况通知相关的档案馆和档案保管者。在这一过程中尤其要充分利用行政指导的劝告、建议、鼓励、告诫等方式引导所有者依法登记,在登记前及时将登记手续通知档案所有者,并可考虑对经过登记的档案,国家可提供相关的代管、咨询等服务,确保相关权益,从而以一定的利益诱导来激励所有者对这一制度的切实执行。
3.对档案馆接受寄存、捐赠、出售私人档案的指导《档案法》赋予了国家档案馆在私人档案流向中的优势地位,因而对档案馆的档案行政指导成为私人档案管理中不可或缺的一环。具体可在两方面发挥作用:一是可对档案馆接受寄存、捐赠、征集、购买、复制、利用私人档案等方面的档案事务,进行政策法规、方式方法的指导;二是可以发挥档案行政指导的协调规范作用,就当事双方的利益问题进行协商,诸如私人档案价值的判定及所有者的各种权益保护包括所有权、利用权、隐私权、知识产权等。这也可以应用到对档案中介机构相关业务的指导方面,如私人档案的寄存、代管等。
4.对下级档案行政管理部门进行私人档案管理时的指导档案行政管理部门实行的是分级管理,上级档案行政部门对下级档案行政部门开展关于私人档案的管理活动时,也需要进行必要的指导。这主要是对涉及私人档案管理的各项职能工作的指导,如对下级档案行政部门和人员在私人档案的组织协调、调查研究、监督和指导等方面进行指导,明确指导、监督的对象、依据与方法,以确保相关的档案行政行为符合法治原则。此外,还可通过总结经验、进行培训、召开会议、典型示范等方式,提高档案行政人员在私人档案这一涉及私人利益众多的复杂管理领域的业务能力。
三、在私人档案管理中实施档案行政指导应注意的问题
档案行政指导尽管在私人档案管理中具有应用面广,运用及时灵活等优势,但作为一种行政权力同样是不能滥用的,必须遵循一定的原则和要求,以确保其实施的有效性。也惟其如此,档案行政指导才能发挥其真正的作用和意义。具体需要注意以下几方面问题:
1.要完善档案行政指导相关制度目前主要应考虑完善三方面制度:一是档案行政信息、告示制度。这方面可考虑将档案行政指导所依据的政策法规公开化,强化信息服务功能,并将指导的相关程序、内容、规范、标准等科学化、条文化,这也可实现相对人的监督。如2000年成都市档案局就与市工商局联合印发了《成都市私营(民营)企业档案管理暂行办法》,内容涵盖了相关管理体制与职责、文件材料的归档与要求、档案的管理与开发利用等方面。此外,还可考虑在召开档案工作相关会议时邀请私人和私人组织参加,这也更符合民主自愿原则。二是档案行政协调制度,通过与其他部门的配合来增强指导力度。如安徽省芜湖市就建立了市非国有企业档案工作联席会议制度,成员由工商局、工商联和档案局组成。三是行政奖励制度。档案行政指导本身就要求有一定的利益诱导机制为前提。在私人档案管理过程中,也要充分利用奖励表彰(包括精神上和物质上的双重奖励)对人的激励作用。《档案法》及实施办法就将向国家档案馆捐赠重要或珍贵档案作为一种奖励条件。此外,还可以通过对私人档案工作进行如目标考评、职称评定等来调动相对人的积极性。
2.档案行政指导要有针对性,注重指导实效这是形成私人档案管理工作良性互动局面的保证。而且用指导的实例作为示范,更容易收到指导实效。主要有两方面要求:一是在指导对象的选择方面,要求建立在充分的调查研究之上,有的放矢地进行,具体可考虑实行分类指导和重点指导。二是在指导方式方法的选择方面。管理不仅是一门科学也是一门艺术,行政指导也是如此。由于私人档案牵涉更多的是私人利益,而私人利益很多时候并不是主动与公共利益相一致的,实施中更要讲求方式方法,而档案行政指导本身灵活的方式方法也提供了多种选择。超级秘书网
3.将行政指导与档案执法监督结合起来运用由于两者的实施主体相同,都是档案行政管理部门,可谓是“政出一门”,而且实际工作中很多时候也是配合进行的。因而两者的结合运用不仅是可行的,也是必要的。通过档案行政指导可发现私人档案中存在的与档案法规相违背的问题,并先以行政指导的非强制性方式加以调整,再执行刚性的执法监督检查,共同达到行政目标。同时也可以通过行政执法监督发现实际中需要档案行政指导行为介入的各个方面,从而推动档案行政指导的进行,此外,在这一过程中还可以实现对档案行政指导的监督,防止将档案行政指导异化为行政命令、行政处罚的情形。而这与强调国家对私人档案适度干预的原则也是一致的。
4.注意行政成本效益原则相当长一段时间以来,在档案工作实施达标升级的过程中,档案行政部门对有关单位进行指导时,过于具体以至陷入琐碎的事务中,影响了宏观管理的进行。这对开展私人档案管理中的档案行政指导时也应当引以为戒,应逐渐弱化微观管理,强化宏观管理。要改革档案行政指导模式,适当将事务性指导如私人档案微观管理中整理、鉴定、保管等方面的技术性事务外包给社会,交给档案中介组织来做,从而实现行政效率的提高与行政成本的降低,而这也更符合政府“小机构、大社会”的行政改革方向。
参考文献:
[1]中国档案学会外国档案学术委员会.文件与档案管理规划报告选编[M].档案出版社.1990.246.
