工程档案管理方法

开篇：写作不仅是一种记录，更是一种创造，它让我们能够捕捉那些稍纵即逝的灵感，将它们永久地定格在纸上。下面是小编精心整理的12篇工程档案管理方法，希望这些内容能成为您创作过程中的良师益友，陪伴您不断探索和进步。

第1篇

关键词：市政工程；档案；方法

Abstract: along with China's city construction undertakings have developed rapidly, and a large amount of the material form that project files. How to and orderly management good municipal engineering archives is both the need of engineering itself. Also the requirement of the archive department.

Keywords: municipal engineering; File; methods

中图分类号： TU99文献标识码： A 文章编号：

市政工程档案的分类

市政工程的档案包括文件和记录，文件分为外来和自制两种，如行业规章、法律法规、图书资料、基建文件、监理文件、施工文件、设计文件等属于外来文件；公司的各种合同、公司经营管理手册、手册中规定的模板文件、部门规章、通知、报告、决议决定、可行性研究文件、各种合同、工程招投标文件、预算与决算书等属于自制文件。同样，用以记录过程或成果的记录(培训记录、工作总结、工作计划、会议纪要、工作联系单，合同台帐，收发文本、采购计划)也分为外来和自制两类。

二、档案管理的方法

(一)管理体制改革的分析

要定期对相关的档案管理制度和法规进行研究学习，及时制定一批既符合市政工程档案上作自身发展规律，又适应社会主义市场经济要求，既符合我国国情义兼容国外先进管理经验的档案法规规章。2001年，国家档案局为适应建设项目的改革开始制定《基本建设项目竣工文件的编制和档案整理规范》、《国家重点建设项目档案验收规范》两个文件，为进一步做好项目档案工作创造了良好的环境，提供了及时服务，也为我们应对工程建设体制改革如何提高档案提供了参考依据，我们可根据其要求，及时学习和宣传，并结合工程建设实践，通过今后几年的努力，不断完善重点建设工程档案工作的规章制度，依法管好重点建设项目的档案。

(二)重视工程档案管理工作

工程建设中一般对工程档案管理工作不太重视。到工程完工后，即将交工验收，才开始慌忙整理，有的施工单位甚至人也难以找到，给档案整理带来很大难度。主要原因；一是整理资料是苦差事，没有人愿意去干；二是工程到了收尾阶段，大部分人员特别是技术人员又撤离到新的工作岗位；三是一般施工单位没有专职档案管理人员，内业资料分散于l工程技术科、试验室、合同管理等部门。工程后期人员继续撤离后，有些施工单位留下的人员对资料不熟悉，加之有些资料签字手续不完备，需要施_工单位或监理人员签字，人员很难召来，拖延了资料整理时间；四是工程建设中不注重资料收集，为后期资料整理带来巨大的工作量。不良后果：一是拖延了工程交工时间；二是耗费大量人力、物力、财务；三是为项目档案管理带来较大难度；另外，对工程质量检测单位资料审查带来难度。鉴于上述原因，因此，在工程建设管理中，应该在思想上重视工程档案管理工作，做到工程完工短时间内将内业资料整理结束，为交工验收做好准备。

(三)制定出工程档案管理办法

1．档案管理前的控制

为了让管理工作顺利的开展，须对各种文件和记录有效控制，充分发挥档案资料在各个工作环节中的作用，我们拟定了公司的档案管理事前控制办法，即建立完善的文件和记录控制程序。程序中规定了各部门在档案管理工作中做什么，由谁做，如何做的问题，明确各类档案的形成与积累、整理与归档、变更与修改、保管与传递、作废与销毁等事项。

2．档案管理中的控制

在档案管理的过程中，可采取专门化管理和分散化管理的方式，建立本单位的档案编码体系，以加强对档案管理的事中控制。所谓实行专门管理和分散管理方式是指对公司各部门工作有综合影响的档案(如行业规章、法律法规、图书资料、公司的各种合同、公司经营管理手册、手册中的模板文件、部门规章、通知、报告、决议决定、合同、基建文件、项目施工与竣工图)采用专门管理，对于部门性或专业性较强的档案(如培训记录、部门工作计划、各种工作底稿、收发传递记录等、监理文件、施工文件、考核记录)实行分散至各部门(单位)进行管理，档案管理部门定期监督、检查与总结。为此，我们在各部门设立了专兼职资料员，以满足分散化管理的要求，并为专门化管理提供基础保证。

(三)加强对市政工程档案工作信息化和网络化建设的研究

大力推行对缩微档案、磁介质档案、电子文件档案在工程梢案中运用。现阶段，美国、德国、荷兰对缩微、多媒体电子文件档案管理已趋于成熟，近几年在工程档案管理中采用CAD光盘技术。我们可以借鉴先进管理方法，采用先进技术，避免走弯路。南于目前光盘的刻录技术已相当普遍，国家又制定((CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》，使得工程建设档案管理中利用光盘塔或光盘库载体进行档案管理成为可能，也就成为项目档案管理一个发展方向。近几年，有些公司也开始对照片档案、录像档案、纸质档案制成多媒体和进行光盘刻录对档案管理网络化、信息化作了有益探索。

(四)建立档案检索系统

各部门应有效利用部门的微机资源建立本部门的档案检索系统。提高各部门(公司)的档案管理水平提高各部门档案管理工作中的协调工作能力；方便各部门(单位)对档案利用，借以提高工作效率。按照档案的性质和类型，收集整理的部门的档案资料；内部文件、记录按照文件和记录的形成部门和类别进行分类与编号；对外来文件记录与公司的模板文件记录按照文件和记录的来源、性质不同分类，编号采用其自然形成(特定)的编号。(如工程资料管理系统规定了基建文件、监理文件、设计文件的分类方法和编号原则，公司不应再另行规定。公司经营管理手册规定的公司模板文件的编号也不得变更)。

(五)及时做好传递和变更记录

在档案管理的过程中，如果经常性的传递和变更，容易使档案的完整性、有效性发生变化，各部门只有及时的对档案的增减变动及传递情况做出相关记录(如传递情况记录、变更情况记录、修改情况记录、作废情况记录等)，才可能有效的了解档案的来龙去脉肪止其丢失、损毁、失效。确保档案的完整性和有效性确保各部门获取及时，有效档案资料或信息。

(六)加强市政工程档案管理人员和有关技术人员的素质

随着时代的变迁和建筑业的不断发展，市政档案管理工作的特点也有了新的变化，从而提高档案干部队伍的管理水平也更加重要。在迅速发展的市场经济中，要想做好市政档案管理工作，必须建立一支有专业知识、有文化素质、政治强、业务精、纪律严、作风好的档案干部队伍。首先，要注重人才。社会的发展，科学技术的进步，使市政档案工作的任务、工作环境、服务对象、管理方式都发生着变化，现代技术也广泛应用到档案[：作中，这些无疑需要人去操作、去管理。因此，提高市政档案工作者素质，是加速档案科技进步，推动市政档案事业发展的关键，这些应引起各级领导的重视。

(七)定期对资料进行整理

由于资料整理比较繁杂，不产生经济效益，施工过程中现场又非常繁忙，施工人员绝大部分精力集中在工地，对资料整理一般都是被动应付。如果不认真进行督导检查，到最后内业很有可能一塌糊涂，更有甚者大量的缺资料，所以内业资料应定期或不定期检查评比，引起各方面重视，避免大量的工作堆积。必要时可采取强制措施与计量支付挂钩，为搞好工作档案管理提供保证。

(八) 严格把关市政档案的验收

严格的把关是保证市政档案质量的重要环节，按照国家档案局重点建设项目整体验收的组织原则，认真做好档案验收工作。档案验收重点是检查项目的前期文件、隐蔽工程材料和竣工图的编制；对建设周期长的丁程，应分阶段验收，查漏补缺，发现问题，及时纠错改误；加强对档案的预验收工作，以确保资料齐全完整和准确。

第2篇

关键词：新形势；水利工程；档案管理；创新途径

新时期我国水利工程建设的普遍性特点是参建单位多、周期长、规模大、项目多等，大部分从开工到完工需要持续好几年，这就大大提高了水利工程档案管理工作的难度。另外，随着水利工程施工质量标准的不断提高及规范性的提升，传统的档案管理措施已经无法满足新时期的管理需求，只有对传统管理方法进行大胆创新，才能优化管理成效。因此，在新形势下如何创新水利工程档案管理方法，是管理人员应深入思考的问题。

一、创新档案管理机制

创新传统的水利工程档案管理机制，是提高新形势下水利工程档案管理成效的有效保障。在实际的创新档案管理机制的过程中，需要做好以下几点。

（一）坚持分级管理与统一领导原则

水利工程各个参建企业应安排分管领导直接负责档案管理工作，构建完善的责任制度。同一级的水利部门应对行政部门中的水利相关档案进行管理，还应对项目的参建单位、监理单位、施工单位、设计单位的档案进行管理。逐渐健全水利工程档案行政主管机构以领导为主体、其他各方积极参与的水利工程档案管理工作机制，以保证密切配合、各尽其职、明确分工，从而全面激发与彰显档案管理人员的才能，为水利工程档案管理工作负起责任、承担义务。

（二）水利工程建设企业应全面落实法规制度

水利工程建设企业应全面落实《水利档案工作规定》《档案法》等法规制度，结合工程具体特点，依据自身条件，构建出一套完善的档案保密、查询借阅、归档保管的岗位责任制，使档案管理工作者都能明确自身的义务与职责，把档案管理效果当成考核个人工作情况的主要依据，并依据考核结果实施恰当的奖励与惩罚，从而提高档案管理人员的责任感，激发他们的工作热情。

二、完善档案资源体系

健全的档案管理体系是新时期水利工程档案管理工作顺利开展的基础与前提，因此水利工程管理部门应充分重视档案管理工作，并采取措施大胆创新档案管理体系，从而为管理效果的提高做好准备。水利工程管理部门在创新档案管理体系的过程中，应做好以下几点。

（一）提高收集与整理档案资料的力度

各级水利机构应将水利工程档案管理及其他工作提高到同等地位进行统一设计、规划与落实，成立分级的专项管理小组，以保证档案工作与工程建设活动同步开展，尽可能将搜集资料的范围等同于工程施工范围。县级及其以上的水利部门档案管理机构应加大对各种档案收集与整理工作的指导与监督，尤其是对重点水利项目，应全面做好各种工程资料的收集与整理工作。

（二）健全归档制度

各个地区的水利工程建设企业的档案工作者应认真履行管理义务，结合《水利工程建设项目文件材料归档范围与保管期限表》，构建完善的水利工程资料文件归档制度。只要是归档的材料文件，不管是录像、录音、视频还是电子文件，在竣工验收过程中都应及时移交给水利部门或项目办，所有人和部门不得拒绝归档或据为己有。针对丢失或损毁档案的，应及时补救并严肃处理相关责任人。

三、优化档案利用体系

水利工程开展档案管理工作的主要目的是有效利用档案资料，以促进水利事业的快速、健康发展。这就需要水利部门努力构建出便捷的利用水利档案的体系，以显著提高水利工程档案的利用率与便捷性。在实际优化水利档案利用体系的过程中，应做好以下几点。

（一）提高档案资料的数字化程度

各级水利机构应将建设数字档案室纳入信息化建设规划中，努力从财力、物力与人力方面统筹安排，以逐渐提高水利工程档案信息存数的网络化与数字化，各个部门的档案管理人员应努力提高工程资料的数字化程度，为档案资料使用人员提供方便。另外，应提高数字化水利工程档案资料的保密性，以有效预防盗窃遗失、网络泄密等问题的出现。

（二）推动档子信息的网络共享程度

县以上级别的水利机构应借助现有的信息传输平台与网络，努力提高档案信息的共享程度，构建地区或地方水利工程档案系统，激励档案室将可公开的信息、档案上传到网络上，使档案使用者可远程使用。另外，上级水利机构可搭建出和下级对接的档案资源平台，以提高资源的共享程度，逐渐将各个地区、各种级别的水利工程档案信息整合在一起，形成水利工程信息利用体系，以便于水利工程信息需求人士的利用。总之，在新形势下，水利工程管理部门应依据新时期的新特点与新情况有针对性地创新水利工程档案管理方法与措施，逐渐提高档案工作的先进性、完整性与高效性，最终为水利工程档案信息使用价值的提升奠定基础。

参考文献：

[1]张蕴倩，曹瑛，胡继成，等.新形势下创新水利工程档案管理的途径[J].江苏水利，2016（1）：69-72.

[2]夏宇，陈璠.新形势下水利工程档案管理工作研究[J].办公室业务，2015（2）：81.

第3篇

关键词：高校；基建档案；管理

中图分类号：G647 文献标识码：A

收录日期：2013年2月27日

凡在基建管理和基建工程项目活动过程中直接形成，具有保存价值的文字、图表及声像载体材料等均属基建类档案归档材料。高校基建档案是反映学校基本建设工作的真实原始记录，是学校档案的重要组成部分，也是学校的宝贵财富。做好高校基建档案管理，逐步完善管理方法具有现实意义。

一、我国高校基建档案管理现状

1、档案意识淡薄，材料收集不齐全。档案部门的宣传力度不够，导致高校的基建部门以及主管领导对基建档案工作重视不够，造成一些基建管理人员档案意识淡薄，存在“重建设，轻档案”的思想，基建档案材料收集不齐全，案卷管理不规范的现象较普遍。

2、制度不严，缺少保障措施。虽然《普通高校档案管理办法》颁布实施了多年，但是许多高校没有制定相关基建档案的收集、管理制度；有些高校所制定的基建档案因政策水平的差异而大相径庭；有的高校的规范、制度甚至只有大致框架，没有细则，造成基建档案工作没有纳入年度工作计划、岗位责任制及考核范围。保障制度的缺失，表现在经费保障问题上。基建档案管理和其他类别的档案管理一样，需要专用的设备和经费支持，但学校每年用于档案的专项费用很少，使基建档案管理缺少必要的设施和设备。保障制度的缺失还易造成人员配备的不足。

3、归档的基建档案质量不高。从已归档的材料中发现，基建档案的材料普遍质量不高，如图纸的清洁程度、整齐程度等。有些图纸不是原件，而是复印件；有些图纸上有任意涂写等情况。档案的信息化程度也普遍较低，在已归档的基建档案中，一般学校只能做到“目录级”的管理，即只能在档案信息管理系统上检索到目录，而没有相应的电子文件。还有的学校因为未能进行部门立卷制度，只是上交材料，需要档案部门进一步整理。

4、档案载体不丰富。按规定，施工过程每个阶段均要留下照片或是电子文件，但实际情况是，要么特殊载体的材料匮乏，要么没有相应的材料，给学校造成不可弥补的损失。

二、加强高校基建档案科学化管理的对策

1、加强基建档案工作领导。国家教委6号令《普通高等学校档案管理办法》中第三条明确指出：“高校档案工作是办好学校的重要基础工作之一，各高校必须把档案工作纳入学校整体发展规划，加强对档案工作的领导和管理。”可见，档案管理工作是整个学校发展过程中不可忽视的重要组成部分，领导对档案工作的重视与否，是搞好基建档案工作的主要因素。这就要求学校领导高度重视基建档案工作，在人员、经费、设施上给予大力支持，切实将档案工作纳入学校的目标管理，加大档案执法力度，认真研究和解决档案工作中的实际问题。

2、提高档案人员素质。搞好工程建设，要把提高档案人员的素质放在重要位置。档案管理的好坏往往取决于档案管理人员是否具有良好的爱岗敬业精神和服务态度。基建管理部门作为基建档案的产生和使用部门，档案人员更应当自觉提高对各种基建资料妥善保管和及时归档的责任心和自觉性。在具体工作中，注重加强档案人员素质训练、加强科学管理，要从基建管理和档案管理两方面进行专业学习知识和培训，不断提高档案管理人员的业务水平及档案管理能力。

3、完善基建档案管理制度。一个工程项目的档案资料收集齐全与否，完善制度是关键。将基建档案工作纳入日常管理工作中，使档案工作做到“有法可依，违法必究”，这是保证基建档案工作规范化、标准化、制度化的前提。高校要结合本校的工作实际，制定出一套切实可行的规章制度，并经常进行检查、督促。在实际运作中，因基本建设档案材料形成周期长、涉及单位广、专业技术性强，所有参建单位的档案工作质量更应该及时地进行约束和指导。工程建设项目完成后，不论是总承包还是分包，不论建设工程项目大小，必须坚持工程项目建档工作按照档案管理规范要求与工程建设、竣工验收同步；坚持档案部门与基建部门相结合，齐抓共管做好基建竣工归档工作，明确项目档案工作的分管领导到位；指定项目专职档案人员到位；落实项目施工、安装编制竣工技术资料、图纸的人员到位。

4、做好基建档案工作“三同步”管理。“三同步”是国家对基建档案管理提出的基本要求，其内涵主要包括：基建工程一开始就与建立档案工作同步进行；工程建设过程中，要与竣工材料的积累、整编、审定工作同步进行；工程竣工验收时，要与提交一整套合格的施工图的验收同步进行。在制定本单位或本部门的规定、规范、细则等规章制度的同时，应建立项目基建档案管理工作制度，在与施工单位签订合同时，把项目基建档案工作要求附在合同中，使施工单位既明确基建档案的总要求，又明确如何做好这项工作，以及竣工验收应提供的档案资料，以及资料套数，从而克服管理工作的无章可循、无据可依的混乱现象，使基建档案进入正常化管理。

5、实现档案工作网络化管理。随着高校对计算机技术及网络技术的全面普及使用，利用数据库技术和多媒体技术对基建档案进行管理，将大大提高工作效率，更好地为工程建设与管理服务。目前，高校基本建设档案的管理工作，已经进入从经验管理向先进科学技术管理阶段，传统的档案管理方法往往工作量大、存档不方便，而且不利于及时查找。如果管理方法仍停滞不前，就不能有效保护及利用基建档案为学校服务。如果参与了高校网络整体建设，实现档案工作网络化管理，基建档案将更好地被管理和利用，更好地适应现代化管理需要。

主要参考文献：

[1]陈传华，刘学应.对高校基建档案管理的认识[J].科技情报开发与经济，2005.10.

第4篇

建设工程档案是指建设工程的立项审批、可行性验收、项目评估、论证、勘测、设计、施工、调试、竣工验收及改扩建等工作中形成的应当保存的各种文字、图纸、图标、数据、声像等不同形式和载体的记录。随着工程建设规模的逐年扩大，提高和监督工程质量的手段、措施不断完善，建设工程档案管理主要体现在以下几个方面:

1．建筑工程档案具有单一独立性、真实性、适用性等特点。档案随着工程建设同步完成的，反映了一个独立建筑本身的整体性;档案形成后需要工程质量监督单位进行竣工验收，这就需要保证这些资料与工程实体一致;让档案考核工程建设、检查工作建设，让建筑工程档案作为建筑的永久原始记录。

2．建设工程档案是建设工程质量的反映。工程档案是建设活动的直接产物，全面的反映了工程建设的全过程，对建筑实体具有质量责任监督作用，一旦建筑工程质量出现问题，可以从工程项目资料查找原因。

3．档案质量管理与工程管理相统一。施工单位从工程管理出发，建立健全建设工程档案管理质量标准，随着建筑工程的进行，资料收集工作也在进行。防止施工单位在建设初期不注重文件材料收集，到工程完工后，资料收集仓促，签字、盖章手续不全，影响了建设单位竣工备案和交付使用。

二、建筑工程档案的归档范围

1．综合性文件资料。为了确保建筑工程档案收集的全面、准确，必须首先了解档案管理相关的法律法规，了解档案资料中应收集的文件。在施工前，必须具有上级批准进行施工的文件，还有计划任务书;地质勘查单位提供的地质、水文、气象、地震等勘查文件;相关政府部门对工程开工的审批文件;工程施工、监理中标文件及有关合同等综合性文件资料。

2．土建工程及水、电、设备安装工程施工文件资料。在施工现场，档案管理人员要深入施工一线，收集施工中的各项文件资料。如开工竣工报告，图纸会审、变更、技术交底等材料，项目施工组织设计，监理规划，工程会议记录等;施工中所用原材料、半成品的质量检验证明文件和试验文件;混凝土、砂浆配合比及试验报告;隐蔽工程验收记录，沉降、位移、变形等观测记录等。要保证资料收集工作与施工进度同步，防止施工完成后，资料收集不全、无签字和盖章等问题出现。

3．竣工图。建筑工程档案资料中包括各种图纸资料，如总平面布置竣工图、室外各种管线竣工图、建筑工程竣工图、装饰工程竣工图、结构工程竣工图、给排水工程竣工图、空调通风工程竣工图等。

三、建筑工程档案存在的问题及管理措施

1．存在的问题。

(1)忽视对档案资料的使用。档案管理部门忽视了档案资料利用的宣传工作，当建筑出现质量问题后，很少利用工程档案查找原因，失去了档案资料的作用。

(2)忽视了档案资料对相似工程的作用。对待相似工程，管理者没有充分发挥档案资料的参考作用。

(3)档案编制人员专业技能欠缺，没有认真负责的完成工程档案编制工作，造成档案资料收集不规范，缺乏必要的真实性，不能达到档案利用的效果。

(4)档案管理人员对施工现场资料收集不够重视。档案管理人员对工作不负责任，不亲临现场了解一手施工资料，造成签证资料和变更资料欠缺，对施工决预算有一定的影响。

(5)档案管理人员收集资料仓促，整理、归档和移交过程不够流畅，不能及时将档案移交给档案管理部门。

2．管理措施。

(1)建立健全档案管理制度。为了加强对工程建设各阶段档案资料的有序管理，保证归档资料及图纸的准确、齐全、规范，施工单位必须根据现场施工情况建立健全档案管理制度、措施。同时要明确建设单位、勘察设计单位、招投标机构、施工单位、监理单位等工程项目管理人员及档案人员在工程档案形成过程中应该明确自己的职责，规范档案资料的收集、整理工作，项目竣工验收时要完成文件资料的验收工作，建设遗留问题，保证归档质量。

(2)进行施工现场办公工作。档案管理人员必须跟着施工进度进行资料收集，在工程施工，尤其是关键工序和隐蔽工程施工中，必须进行现场监督，了解工程进展情况，并做好详细记录，使得档案管理工作走向良性循环的轨道上来。

(3)建立档案检索系统。随着计算机技术的不断发展，档案管理部门建立了现代化的档案管理方法，开发了档案检索系统，将图像档案、影像档案、电子文件档案代替了传统的纸质档案资料，加大了档案收藏的信息量，同时提高了档案管理部门协调工作能力，方便了档案利用效率。

(4)及时做好传递和变更记录。在施工过程中，可能会遇到设计不合理，无法进行施工而必须进行变更的情况，这就需要档案管理人员及时进行处理，保证档案的完整性、有效性，只有充分了解工程中的变化情况，才能防止这些资料的丢失和损毁。

(5)提高档案管理人员的素质。增强档案管理人员的素质，严格履行职责。加强对档案管理人员和有关技术人员的培训，让他们了解档案收集和管理过程中会形成那些类型的文件，哪些是属于有保存价值的档案，使得档案管理人员有理论、懂技术、会管理、业务精，从而提高档案管理队伍的管理服务水平，采用科学的管理方法，更好的服务于建设工程档案管理工作，同时档案管理人员要更新观念，提高认识，变被动为主动，认真领会和掌握有关法律法规的内容和主管部门的有关规定，在工作中灵活运用，提高档案管理工作的水平。

(6)严格把好竣工验收质量关。严格把好竣工验收档案资料质量关，使工程竣工验收档案充分发挥其凭证作用。竣工验收时，建设单位应该按照国家档案局重点建设项目整体验收的组织原则，对工程建设中形成的全部文件进行全面的检查、审核，发现问题及时解决，补缺补漏，务必使竣工材料做到真实、完备、及时，归档范围符合要求。档案验收的重点是检查项目前期文件、隐蔽工程材料和竣工图的编制，必须将工程竣工验收与档案验收同步，保证建筑工程档案符合移交要求。

第5篇

 

随着水利行业安全生产标准化建设工作的持续开展，安全生产档案在安全生产工作中的重要性也日益凸显，逐渐引起了人们的重视。然而，水利工程管理单位的安全生产档案管理工作还未走向成熟和平衡，有些单位安全生产档案的管理很不规范，未按要求设置单独的档案库房或档案专柜，管理人员往往认为只要把档案材料收集起来，集中放进档案盒中保管，丢不了就可以了，没有进行规范的分类、整理和存放。这样以来，无论是在档案的利用、还是在档案的保管保护方面都存在着一定的问题，所以建立健全安全生产档案的收集、整理、归档、保管制度是很有必要的。

 

1 水利工程管理单位安全生产档案的作用

 

1.安全生产档案是水利工程管理单位安全管理的基础

 

水利工程管理单位的安全生产档案详实记录了本单位安全生产制度建设、安全文化建设;人员的管理、培训;所辖水利工程的运行、监测、维修、安全养护等方面最基础、最原始的资料，是水利工程管理单位开展安全生产工作、落实安全生产主体责任的基础。

 

2安全生产档案是分析事故原因的原始资料

 

事故的发生虽然有突发性和特点，但大部分事故与当事人思想麻痹和工作疏忽有关。对每次事故发生时间和导致事故发生的原因做出详细的调查和完整的纪录，就有可能将他们和其他档案资料综合在一起，找出事故发生的共性原因，发现隐藏在事故背后一些规律性的东西。这样做可以抓住安全工作的关键点，着重做好事故多发时间和多发部位的防范工作，使安全生产工作更有针对性，起到事半功倍的效果。

 

3.安全生产档案是职能部门安全监管监察的重要手段

 

安全生产档案，便于检查人员查阅安全生产资料，有重点地勘察水利工程现场，有效地了解和掌握水利工程管理单位在自身管理过程中全员、全过程、全方位安全管理的状况，从而有事实、有依据、有针对性地监督指导水利安全生产管理工作。

 

2 水利工程管理单位安全生产档案的主要内容

 

水利工程管理单位安全生产档案的内容主要有以下几个方面

 

1.本单位安全生产组织机构、安全生产规章制度

 

安全生产组织机构成立和职责分工情况;本单位制定的安全生产规章制度(包括安全生产责任制度、安全生产管理制度、安全操作规程、危险源管理制度等)。

 

2.安全生产工作文件

 

包括国家和各级政府所颁发的有关安全生产的法律、法规和条例;上级下发关于安全生产工作的文件及本单位贯彻执行的文件;单位拟定的安全生产管理目标与工作计划、执行情况及年度总结;本单位第一责任人和直接责任人主持会议的记录;单位讨论重大问题的会议纪要;安全生产例会制度执行情况。

 

3.安全生产经费投入材料

 

安全生产措施费落实情况(安全隐患项目的整改、安全防护、消防器材购置等情况;劳动保护用品购置及使用情况;管理人员及从业人员安全生产培训等费用情况;安全生产经费的实施情况(包括经费计划安排、使用台账等材料)。

 

3.安全生产责任书、考核及奖惩材料

 

本单位与安全生产责任人签订的责任书;对安全生产责任人年度考核材料;对安全生产先进单位和个人表彰奖励;对违反安全生产责任人的处罚材料。

 

4.安全生产检查材料

 

本单位安全生产(包括现场安全设施设备、劳动保护用品发放、危险品管理、安全操作、安全保卫及防范、安全防火等)检查记录;本单位第一责任人和直接责任人检查安全生产工作记录;建立事故隐患台账，组织开展安全隐患排查治理、督促落实隐患整改、报送隐患排查治理情况;重大危险源登记建档、治理情况。

 

5.安全生产学习教育培训材料

 

组织安全生产学习、会议的情况(包括学习、会议的内容、参加人员、记录、照片等);本单位制定的安全教育培训计划，开展安全生产方面的宣传、教育及培训评估改进情况;在职职工参加安全生产知识的培训，及对特种作业人员、新参加工作人员上岗前培训、三级教育情况。

 

6.应急机构、预案及演练材料

 

应急组织机构和应急队伍建设情况;制定完善安全事故应急预案、加强演练情况(包括生产安全事故应急预案、防洪度汛预案及演练情况等)。

 

3 加强水利工程管理单位安全生产档案管理工作的方法

 

1.加强对安全生产档案管理工作的领导

 

水利工程管理单位的各级领导，要把安全生产档案管理工作作为档案事业的重要组成部分和单位建设的重要内容来抓。要切实加强对安全生产档案管理工作的领导，把单位的安全生产档案管理纳入单位工作计划，与其他各项工作同步安排，同步部署。

 

2.规范安全生产档案管理工作，完善安全生产制度

 

制度建设是规范安全生产档案管理工作的根本保证。水利工程管理单位要结合水利实际，逐步建立、健全安全生产档案的收集、鉴别、归档及保管保护等制度，明确档案人员的职责，并将档案管理和工作人员岗位责任制落实情况纳入考核内容，做到职责明确，规范管理。安全生产档案管理，往往涉及到单位各个部门，需要各部门协调解决。因此各部门要齐抓共管，密切联合，建立起科学系统的档案管理网络。安全生产档案管理工作者还要深入到可能产生安全生产档案的各单位，了解和掌握实际情况，为收集整理工作打下坚实基础。

 

3.加强队伍建设，提高管理人员素质

 

档案管理工作水平的高低，人是决定因素。安全生产档案管理人员应熟悉档案专业理论知识，熟悉安全生产管理业务，忠于职守，遵守纪律，具有履行职责必需的文化知识和专业技能。要定期接受相应培训，不断学习档案管理的新知识和新技术，以适应档案管理科学化进程的需要。此外，档案管理工作连续性强，档案管理人员要较长时间才能逐渐适应。因此，从维护档案工作的长远利益考虑，必须保持档案管理人员队伍的稳定。

 

4.实现安全生产档案的科学化、现代化管理

 

安全生产档案管理部门应根据本单位实际情况，对归档文件进行科学系统地分类、排列、编目和保管，采用先进技术和管理方法，推动文档一体化进程，实现档案管理现代化。

 

档案管理设备的现代化，档案种类和载体的多样化，决定了档案管理方法要不断改革。只有坚持与时俱进，才能适应新形势，开创档案管理工作的新局面。

 

为加强水利安全生产档案管理工作，充分发挥档案在安全生产工作中的作用，水利工程管理单位应根据国家档案法规和有关规定要求，建立、健全水利安全生产档案管理体系，履行档案工作中的责任和义务，确保水利安全生产档案的完整、准确、系统、安全和有效利用。

第6篇

一、档案管理的现代化含义及流程

（一）档案管理的现代化是以现代管理科学为指导，应用现代化的管理方法和手段，充分采取先进技术和设备，对档案管理的传统方法和做法进行改革，使档案管理工作逐步实现系统化，定量化，信息化，智力化。

（二）档案现代化管理系统的工作流程如下：1、档案数据的收集，2、档案数据的前处理；3、档案数据的录入；4、档案数据的存储管理；5、档案数据的加工处理；6、档案检索；7、档案信息的输出。

二、档案管理的现代化要求

（一）先进的技术设备推进了档案管理工作的现代化。一定水平的设备、技术，是现代化的物化表现，是现代化程度最直接、最集中的体现。实施现代化管理要作好规划，使档案管理在各个环节都采用现代化设备和技术。在档案设备配置现代化的衡量标准上，要坚持设备、技术的先进性、适用性、配套性，这样才能真正发挥现代化设备、技术的效用。

（二）档案信息化是档案管理工作现代化的价值体现档案自身的文化价值社会价值经济价值也才能得以体现。否则档案深藏在库房里，不为人知，档案的价值也就无法体现。档案信息化需要开发大量的数字化的档案信息资源，将馆（室）藏档案数字化。信息时代作为信息系统的重要组成部分的档案信息的数字化成为档案发展的趋势，它让人们以更方便快捷的方式获取所需的信息。档案信息已成为重要的战略资源，档案信息化的建设是当前和今后一个时期各级档案部门和一个重点工作，实现信息资源共享，发挥档案信息的规模优势和综合实力，提高档案的利用率，打破时空界限。

（三）档案管理的现代化对档案的入档时间提出更高要求。档案的社会化需要将越来越多的档案资料能尽快尽早纳入档案管理，形成社会信息的档案化，实现档案信息为公众服务的零时差，推动社会经济文化发展。

三、加快数据准备，促进档案现代化管理迈向新台阶

在档案管理基础工作的各个环节中计算机数据的准备工作是一个大工程尤其是对于那些建馆时间较长的综合性档案馆来讲，由于馆藏案卷多著录工作不仅量大而且复杂，如果没有一整套规范化和科学化的工作程序与方法会使计算机因数据准备不足而无法使用甚至直接影响档案管理工作现代化的进展速度。在著录工作中只要掌握了以下重点便基本可以取得著录工作“多”、“快”、“好”兼而有之的效果。

（一）分级次著录，省时省力。在著录过程中可以将案卷分为三个层次进行著录即将那些反映问题单一或查考价值不高的档案进行案卷级著录对那些一卷内几个文件涉及同一个内容且又排在一起的档案进行文件组合级著录而对那些重要文件或反映问题庞杂的文件则进行文件级著录。这样处理不仅能将揭示档案的主题内容和特征而且也可以减少著录条目和录入条目既节约了时间、人力与财力又提高了效率。

（二）分清?p重缓急，循序渐进。档案管理的一个重要目的就是要使档案为社会所用而实现计算机管理档案的目的是为了提高档案的利用率。综合性档案馆在推进计算机管理的过程中应先根据各全宗的重要程度、价值大小、利用率高低和是否开放的情况对所有全宗进行排队将那些可以开放的核心档案和社会利用率较高的档案进行优先加工整理。这样就可以加快档案管理计算机化的进程和提高社会利用的效率。

第7篇

【关键词】供电企业；档案管理；电子档案

引言

档案管理是供电企业管理的重要组成部分，它直接关系到供电企业在市场竞争中赢得主动。供电部门加快建立和完善供电企业档案管理，使其更加适应社会主义市场经济的管理系统，以确保供电企业和经济的快速发展。尤其是随着供电企业的高速发展，新上工程项目也急速增加，致使档案管理在工作中出现一系列问题。所以，传统的档案管理方式难以满足供电企业快速发展的需要，针对于此种情况更应该实现供电企业档案管理的现代化。

一、档案工作者要深刻认识档案现代化管理的重要意义

档案现代化管理是在档案组织结构管理科学化的基础上，应用现代科学技术，特别是以电子计算机为核心的信息处理技术，实现档案管理方法和管理手段的现代化。

档案现代化管理是建设现代企业的基本要求，是档案管理适应现代信息技术发展的必然选择，是档案事业实现健康持续发展的必由之路。现代科学技术特别是数字化技术、网络技术的利用，使档案的管理从传统纸质载体向数字化文件存储、查阅转变。实现档案信息存储和处理的数字化、收集与传递的网络化，有利于进一步拓宽管理思路，改进工作方法，加强管理力度，提高工作效率，更好地为企业各项工作服务。

二、档案工作现代化管理的目标及任务

档案工作现代化管理的目标：实现档案管理方法和管理手段的现代化，完成档案工作向管理实体档案和档案信息为主的转化，实施和完善文档一体化管理，构建公司档案信息网络，实现档案信息资源的共享。力争在公司系统形成一个管理科学、功能齐全、服务优质、具有同行业先进水平的档案现代化管理网络。档案工作现代化管理的主要任务：以档案信息化建设为重点，采取有效措施，加强电子文件归档和电子档案的规范化管理，扩大信息采集范围，推动纸质档案数字化工作，建立档案信息化标准体系，加快档案人才队伍建设，提高档案人员的素质，全面推动档案管理现代化。

三、供电企业档案工作要实行现代化管理

近几年以来，随着网络信息技术的发展和普及，供电企业档案的管理由原来的书写形式均转化为用计算机进行操作，在计算机中安装特定的软件，以便于档案的储存和查找。除此之外，为了满足供电企业日益发展的需要，必须提高档案管理的现代化水平，实现档案管理的数字化及信息化，其主要包括以下几方面的内容：

（1）按照国家标准，实现档案的标准化、规范化管理。建立一套科学合理的项目档案管理制度，对文件材料的形成、收集、分类、整理、组卷等提出具体要求，进行规范统一的管理档案。

（2）运用现代化管理方法，实现档案管理的科学化、高效化和系统化。将文书工作以及档案工作实行整体化、协调化的统一管理。

（3）将档案管理工作快速信息化。只有实现了档案管理工作的信息化才能称之为档案管理的现代化。采用高新技术例如影像、扫描等方法将大量文字信息资料快速集中于较小的载体之中（即将大量声像、文字资料存储到软盘、光盘及硬盘上），新技术与旧式的管理相比小巧轻便，减少了存储所需的空间，占地面积少，查询快速便捷、清晰准确，既省时、省力、节省资源又利于保存。如笔者所在单位已使用OAK办公自动化系统，实现了文档一体化管理，利用办公自动化系统档案管理模块，推行文件收集、登陆、移交、归档、统计、借阅网上“一条龙”服务工作，目前应用情况良好。

四、供电企业档案管理现代化对档案管理者的要求

根据档案管理的特点和性质也决定了档案管理人员应该具备较高的职业素质和文化水平，尤其是要实现档案管理的现代化，更需要高素质的管理人才和团队。随着科学技术的不断进步，要使企业档案管理工作与企业的建设共同发展，在档案管理工作中就必须建立科学的档案管理体系，而科学体系的建立与否是由专业的管理人才所决定的，所以在企业档案管理部门中高素质的管理人才尤为重要，因为他们是信息库的建设者，是信息资源与需要者之间的桥梁和纽带。对于高素质的企业档案管理人员必须具有高尚的职业道德，要有较高的科学文化素质和系统的档案基础理论以及适应市场经济竞争的基本素质。作为一名供电企业档案管理工作者，为满足档案管理现代化发展的需要应着重注意以下几个方面：

（1）对档案管理工作提高认识，加强企业档案管理人员的事业心和责任感。在有些企业中，档案管理工作之所以很难推进原因就在于部分领导或管理者对档案管理工作认识不到位，认为档案管理就是把企业的情况记录下来，没有什么含金量或不能给企业带来效益，所以在工作中应付上级的领导，以致于实际档案管理工作一片混乱。对于档案管理工作的目的就是更好的协助企业，促进企业的发展和进步，所以在某种意义上来说档案的管理具有服务性，故档案管理人员在工作中要提高服务意识和服务质量，在工作中要注意社交，沟通及协调能力的培养，以便更好的与档案用户交流。

（2）要注意自身业务水平的发展及提高，在实现档案管理标准化、规范化的基础上，积极开发档案信息资源，为供电企业生产和发展提供高效的服务。努力学习现代档案管理知识，运用现代技术手段和管理体系对企业档案进行管理。21世纪也就是知识经济的时代，在人们的学习和研究中，管理体系也在不断更新，它既给供电企业档案工作带来了发展机遇，也对供电企业档案工作提出了严峻挑战。供电企业档案工作人员在工作中要不断的进行自我提升，自我充电，不仅要跟上社会的发展进程，还要站在时代的前沿，成为具有知识技能的管理者。

（3）加强对自身知识结构的完善，在工作管理中努力提高创新意识，力求成为复合型的高级人才。在对知识的学习中不仅包括档案专业的管理知识，还应该包括较强的法律意识和运用法律的能力，对于现代化的办公手段也应该是能熟练的掌握并应用且在工作中除了不断的积累经验外，还应对工作的管理方法进行创新。所以档案管理者在工作中要在原有的工作程序的基础上，利用科学的管理方法和手段，对档案管理工作进行创新，对于工作人员要有坚忍不拔、不怕困难的精神状态，要积极的解决工作中出现的问题，创造性地开展新的档案管理工作。

五、结束语

总之，供电企业档案管理工作具有较强的挑战性。档案管理实现网络化、现代化是社会发展的必然趋势，也能更好的适应企业的建设与发展，因此档案管理要紧密结合供电企业发展的需要与时俱进，开拓创新，主动掌握时代节拍。虽然档案管理的现代化是一个长期的过程，需要在实际工作中不停的摸索与探讨，但我们只要在工作中抓住机遇，加强学习，冲破原有的管理观念和方法，不断改革创新，才可能形成一套科学的档案管理体系，对于供电企业档案的管理工作的现代化和科学化作出应有的贡献。

参考文献

[1]张音.浅谈档案数字化管理的优势与弊端[J].黑龙江科技信息，2009，（4）.

[2]唐丽萍.供电工程建设总承包项目档案全过程管理[J].供电勘测设计，2007（3）.

第8篇

关键字：信息时代；医院档案管理；改革；创新举措

我国医疗卫生的改革、服务延伸对医院提出了更高的要求，但是现在大多数的医院的档案管理的意识还是非常淡薄的，并且医院的管理的硬件环境和软件的设施都相对落后；医院的现代化的管理手段更换不及时，这都对提升医院档案管理的提升设置了障碍。针对医院档案管理出现的问题，我们应该逐步加强管理意识，并且加强医院设施的建设，延伸档案管理的服务，更好的促进医院的发展。

1 更新管理概念

1.1 医院领导的观念的更新

树立正确的管理理念对充分利用现有医院的资源，并且协调好医院的信息化都有着很好的指导的意义。医院档案在面临着信息技术的渗透应用和电子档案的逐步应用，医院的管理者的思想也受着前所未有的挑战。作为管理者要及时的学习现代的理念，打破原有的传统的档案管理的观念，做好迎接挑战的准备，并且根据自己的医院实际情况进行创新，逐步的引进现代化的管理设施和管理理念，提升医院的现代化的管理水平。

1.2 工作者的观念的更新

作为医院档案工作的管理或者操作人员都要立足本医院的具体实际，不断的学习先进的档案管理方法，提升自身的业务水平，并且针对医院的档案的管理工作，工作人员要对已有的资源进行储存、加工，并且做好档案的传递或者交接的工作，以确保档案的管理工作是紧密联系的。另外，随着管理经验的多年的实践，我们要在工作中创新管理方法，更好、更快的完成管理工作，并且在实践中逐步检验和完善、提高档案管理的技能和意识。

2 医院档案环境建设

2.1 提升档案管理的硬件设施

医院如果想提升档案的管理的水平，就要做出一定的改革。之前的传统的手工管理档案的方法已经不能适应现代医院建设和发展的需要。此时，我们必须对医院的硬件的设施进行更新，硬件设施的落后，软件设施也不容易进行。更新了基础的设施，进行了自动化的办公和电子化的档案管理有助于提高工作人员的工作效率和工作质量。购置硬件设施时，要讲究直接的配合。另外还要考虑到档案的重要性对医院来说是非常重要的，我们还要做好档案的保护工作，安装先进的监管设备，安全防火或者防水措施，提升了硬件设施，才能开展后续的工作。

2.2 加强医院档案管理队伍建设

目前医院的档案管理工作多处于被动应付的状态。很多从事于档案管理的工作人员都是兼职工作，因此多为档案管理工作的非专业人员（有相当一部分是从其他的护理或行政等部门派遣过来的临时人员），缺少必要的足够的时间以及热情来完成分内工作。这就造成了很多档案管理人员的文化水平或专业理论素质的参差差异，出现了一系列的影响档案工作质量和效率的问题，主要包括从业人员没有经过系统的专业技能训练，缺少应具备的基本理论知识，专业知识不扎实，知识面有待于进一步拓宽。在医院本身来说，忽视了对档案管理人员的培养和再教育，使得这些专业岗位长期停留在较低层面，缺少思想观念和管理水平的发展创新，落后于时代。这些都造成了医院档案管理工作的低效率、低水平状态。因此，在提供了硬件设施之后，我们还要在档案工作人员中开展计算机培训，以掌握档案计算机管理运用技术，提高档案现代化管理水平。

3 档案管理系统的开发

我们进行医院档案管理系统的开发的最终的目的就是促进医院工作的顺利的开展，进行档案管理时我们要以医院的工作为中心，针对医院举行的大型的公共卫生活动，我们除了做好工作的记录，还要拓展多种形式，做好档案的搜集和管理工作，针对医院的大型的义诊或者是学术交流会议，丰富和充足的档案资源为后续发展提供了基础和详实的资料。

医院档案科学化管理，不是各门类档案简单集中保管，而是一项实现医院档案管理工作规范化、科学化、制度化、现代化的高标准系统工程，是档案工作人员面临的新课题。档案管理的现代化形势，迫使档案工作人员要采用系统工程、网络技术目标管理等科学的管理方法。计算机是现代化管理手段必不可少的工具。用计算机管理医院档案方便利用者及时查找、利用和阅读，节省人力、物力和财力，提高工作效率。因此利用计算机这一先进的记录信息工具，我们可以为更多的人提供在线资源，这就扩大了服务的范围，真正的实现医院的资源共享，并且还可以通过建立局域网进行医院资源的安全、快速的传输，将档案和医院的信息、书籍和治疗的信息联系在一起，为医院和档案的管理都提供了崭新的平台，发展的空间更大。

4 档案管理工作的创新性延伸

4.1 对档案信息进行深层次加工

随着人们需求的日益增加和社会对信息要求度的提高，仅仅对档案进行整理、保存已经不能满足现代社会发展的需要。医院的管理人员需要针对不同的人群进行档案的深层次加工，充分利用医院已有的资源，对档案进行归纳总结和整理，并且通过网络这个现代化的手段更好的为查询者提供更加详实、完备持续更新发展的档案信息资源。

4.2 提供档案的咨询服务

当我们的档案管理逐步做到位和完善之后，我们就要建立便民的服务中心，一是可以更好的体现档案管理的作用，用网络化的手段更好的为来医院就诊或者康复的人员服务，这也是档案网络化管理的发展的方向和趋势。二是通过这个服务举措，可以提升医院的形象。

5 结语

综上所述，我们要不断的解放思想，逐步适应医院现代化管理的需要；逐步提升管理人员对设备的适应能力、接受能力和操作能力，加强和提升工作人员对档案管理的意识。另外，我们及时的根据医院和市场发展的需要更新现有的档案管理的设备和相应的档案的管理的软件，从手工逐步过渡到自动化的办公的水平。逐步缩小与市场发展的差距，促进医院的档案管理工作的顺利开展和效率的提升。

参考文献

[1] 黄恩梅.创新医院档案管理提高档案工作[J].中国药业，2009（02）.

[2] 罗军强，张晓被，邱炽辉. 加强医院档案管理努力实现档案管理现代化[J].中国医药管理，2010（03）.

[3] 罗彬彬.浅议医院档案管理现代化[J].行政与管理，2012（09）.

[4] 胡智丽.医院档案管理的现状及对策[J].经营管理，2012（07）.

[5] 陆培兰，程英升.医院档案管理的现状与对策[J].中国卫生资源，2011（08）.

[6] 张景华，徐柏林，厉红霞.浅析医院档案管理工作的现状与对策[J].中国病案，2009（04）.

第9篇

一、知识经济时代档案管理工作面临的问题

首先，知识经济时代，档案事业的内涵和外延将进一步扩大。在知识经济时代，能够以档案形式存在的信息，将是人类知识与信息高度浓缩的精华，也是档案能够得以存在的内在生命力。所以，信息属性已成为知识经济时代反映档案本质的重要特征，档案的信息含量已成为评估档案驾驭的主要参数。所以采用档案信息内用属性划分档案的外延，将不会使档案种类混杂，分类关系不清，这样建立起来的档案分类体系将日趋完善、科学、合理。

第二，依托先进的技术设备，知识经济将推动档案事业发展进程。知识经济是现代化科学技术智能化、信息化、高级化的结果。先进和技术设备是知识经济的物质基础和技术手段。没有先进的技术设备，任何思想和技术方法都无法落于实处。当今社会，计算机已经广泛应用于档案管理、统计和检索；微缩技术在档案的保管方面具有十分重要的意义……总之，计算机、光盘、多媒体、现代通信技术、微缩复制技术的普遍应用将大大加快档案事业的发展进程，使之进入现代化管理的先进行列。

第三，知识经济将为档案事业提供现代化的管理思想和管理方法。知识经济不仅意味着知识的不断创新和信息技术的广泛应用，它更代表着先进的、科学的管理思想和管理方法。在管理方法上知识经济更需要增强开放档案意识，树立依法治档的观念，注入批判继承精神，探索创新精神和学术自由精神。更需要引进图书馆学，情报学的相关理论，加强基础工作，调整供求关系，加强定量管理，提高利用效率，把完善档案部门的职能与改善档案管理相结合。

第四，知识经济时代，对档案工作者的素质将提出更高的要求。选拔德才兼备的人才是知识经济时代的核心内容。实质经济时代的档案人员要具备较高的专业知识、自然科学知识和相关应用知识。

二、加快档案管理工作现代化进程

在档案管理基础工作的各个环节中计算机数据的准备工作是一个大工程，在著录工作中只要掌握了以下重点便基本可以取得著录工作“多”、“快”、“好”兼而有之的效果。

1、分清轻重缓急，循序渐进。

档案管理的一个重要目的就是要使档案为社会所用。而实现计算机管理档案的目的是为了提高档案的利用率。综合性档案馆在推进计算机管理的过程中应先根据各全宗的重要程度、价值大小、利用率高低和是否开放的情况对所有全宗进行排队，将那些可以开放的核心档案和社会利用率较高的档案进行优先加工整理。这样就可以加快档案管理计算机化的进程和提高社会利用的效率。

2、分级次著录，省时省力。

在著录过程中可以将案卷分为三个层次进行著录即将那些反映问题单一或查考价值不高的档案进行案卷级著录，对那些一卷内几个文件涉及同一个内容且又排在一起的档案进行文件组合级著录，而对那些重要文件或反映问题庞杂的文件则进行文件级著录。这样处理不仅能揭示档案的主题内容和特征，而且也可以减少著录条目和录入条目，既节约了时间、人力与财力又提高了效率。

3、分门别类，充分利用档案原基础。

对于那些案卷基础较好又具备全引目录的案卷在著录时可以直接在全引目录上面分类标引。而对那些特殊形式的档案如“房档”、“案件”等则可用计算机程序将人名、地址、时间用案卷目录直接录入然后用计算机统一给出分类号。这样分门别类地充分利用档案目录的原有基础可以减少著录环节大大地提高著录速度。

4、要加强档案信息素质教育。

加快建立档案信息网络。要注意加强档案主体意识和获取意识教育，利用档案信息守法意识，加强档案工作者的档案信息保密意识，传播意识和更新转换意识。提高运用现代化技术和设备，获取档案信息技术和设施武装档案信息网络，不断提高档案信息的效益功能。

5、要科学地制定、贯彻和修订各项标准，使档案工作逐步实现标准化。

计算机技术的应用是档案工作技术现代化的中心，而电子计算机的高效率是以档案管理业务标准化为基础的。以为对于杂乱无章没有系统整理的档案，计算机是无法进行管理的，即使可以管理也会因运算程序的复杂化而使其效率大大降低。因此，要适应知识经济发展要求，加快档案现代化管理就必须实现档案工作标准化。

第10篇

一、重点工程项目的工程设计档案需要重点管理

重点工程项目一般都具有一定的保密性和知识产权在其中，然而其建设是一个动态的过程，从项目提出、设计、施工、验收，档案一直处于分散状态，仅仅靠档案管理人员是远远不够的，这就需要项目的开始就要从制度上、验收环节上、经济手段上进行制约，对项目建设过程中各个阶段及各部门所行成的工程档案落实到具体人员，一旦工程除了问题，第一时间就能找到责任人。摆正档案和建设项目的关系，确保重点工程档案资料齐全、完整、准确。

二、强化档案人员的培训，提高档案管理人员的素质

随着工程设计档案管理向信息化、科学化、系统化方向迈进，作为档案管理人员必须注意学习新技术。努力提高自己的业务素质和科学知识。工程设计档案不同与一般的文书档案，它不仅需要档案专业知识，还需要所涉及的业务知识。在一套图纸中，需要档案管理人员能够分清其前后形成的过程，内在的联系，这样才能更准确的管理工程设计档案。培训是提高管理素质的最主要途径，在培训中讲解工程设计中一般形成哪些文件材料、具体归档范围等，如工业项目中会形成什么文件资料、图纸，规定哪些是必须归档的等。工程设计档案管理人员还可以通过加强业务研究来探索工程设计档案的管理方法，以便适应新形势下工程设计档案管理的工作需要。档案管理者的业务水平高低直接影响档案利用率高低。

三、完善服务功能，注意服务机制的创新

服务是档案工作的主题，是档案工作的生命力，也是档案工作者的主要职责。档案服务的不断创新是企业利用档案信息的需要，档案管理人员要从档案原件中提炼出让专业人员有用的信息，编写多方位，多种类的检索工具，这样加工出来的档案信息能够使本院的专业技术人员、管理者、院外业主更加快捷地查询到自己所需要的信息。工程档案数量大，种类繁多，这就迫切需要档案管理人员在思想上高度重视，又要在行动上主动探索，在实践中积极创新，打破常规，创新服务机制，实现档案服务由被动变主动，由单一变全方位，提高档案的服务质量。

四、加快工程设计档案信息化建设

工程档案信息化建设是不可阻挡的趋势，看一个设计院工程档案的管理水平，主要是看工程档案信息化建设的程度。专业人员在工程设计时，往往产生大量的电子文件，档案管理人员在接受纸质资料的同时也要接受和管理电子档案，档案室要及时配备档案信息化设备，如扫描仪、光盘刻录机等，将现有的工程档案目录索引数字化，将施工图底图进行扫描，把常使用而易损坏的档案及需要长期保存的档案数字化，还可以根据本院工程设计的特色形成有自身特色信息化数据库，如矿山设计信息库、民用建筑信息库等，以便档案得到更好的保存。开发适合本院的档案信息化软件，建立档案管理平台，不仅能有效的实现工程设计档案的动态管理，还能节省人力物力，节省档案库房用地。保证档案信息化建设与社会信息化建设同步，提供快捷有效的档案信息服务。

总之，工程设计档案管理是设计院管理的一项重要的基础性工作，是企业行政管理、经营管理、生产技术管理等必不可少的组成部分，搞好工程设计档案工作对企业的发展有很重要的作用，应结合自身档案特点，管好、用好这笔财富，为设计院的发展做出应有的贡献。

作者:赵静单位:兰州有色冶金设计研究院有限公司

第11篇

关键词：档案管理；现状；科学化；意义；对策

档案管理是一门不断发展的系统管理工程，如果档案管理不能跟随科技的发展与社会进步的步伐一同发展的话，就面临对相关的工作造成障碍的后果。现阶段，我国正处于市场经济与经济全球化快速发展的时期。在这种新形势下，需要对档案管理工作进行一定的改进，具体体现在要根据全新的管理理念与科学的管理方法对档案管理工作的整个工程进行系统化地划分，以保证档案管理工作可以满足形势发展的需要。

一、档案管理工作现状

目前档案管理工作中存在一些问题，这些问题主要集中在相关工作人员与领导与档案管理工作的重视程度不够，相关档案管理人员素质较低，部分单位档案管理手段比较落后等这几个方面。 由于相关人员的档案管理意识的模糊，很多相关档案资料上交的拖沓与不及时，从而造成单位新档案管理内容和管理方式。档案文件材料未能及时清理归档，其中重要原因是部分档案工作领导及档案管理人员思想重视不足，根本没把档案工作放在与单位其他工作同等位置，视档案管理这项工作可有可无。

二、档案管理科学化的意义

档案作为一种信息资源，是对单位发展、技术、科研和经营等活动的真实记录和一项基础性工作。档案管理工作是一项政策性、机密性、专业性较强的工作，各级管理部门都应该充分认识到档案管理工作的重要性。档案作为一种信息资源，是对单位发展、技术、科研和经营等活动的真实记录和一项基础性工作。档案管理不仅对局部单位的工作和生产有意义，对整个社会也有非常重要作用。

（一）提高档案管理科学化水平有利于进一步完善、剖析单位历史原貌与发展进程，是实现上述目标的有效途径。同时，档案管理在建设和发展经济、意识形态层面也有着不可替代的巨大作用。

（二）顺应信息化发展趋势。在信息化时代的背景下，传统档案管理方式工作强度大、工作繁琐的缺点日益明显，给查找档案带来一定的困难。在现代网络技术发达的环境下，将高新技术利用到档案管理中来，并把这种新型档案管理方法付诸实践，能够使档案管理的科学化水平得以提升，并在实际工作中得到广泛应用。

（三）利于档案管理人员素质的提升。提高档案管理科学化水平就意味着对管理人才的相关素质加以培训与提升，也是促进档案事业健康发展的必要前提。

（四）加强档案科学化管理，维护档案的完整与安全、方便利用，就必须加强管理意识，确立管理方向。如依据档案法的相关规定，制定《档案管理制度》和各项档案管理细则，从入档、归档、档案管理、利用等各个方面严格落实管理责任，并培养档案管理人员的责任意识，牢记档案管理的重要性。根档案管理的性质和要求，严格落实档案保密规定，禁止私自外借，严禁泄露档案内容。牢固树立档案管理服务于单位工作的意识，加大档案管理基础设备投入，人员投入，为单位的其他人员充分利用档案资料创造良好的服务内容和服务环境。要求档案管理人员充分利用档案资料，发挥档案资料的宣传价值和信息价值。通过选编，统计数据档案资料汇编等形式，发挥档案本身的价值，从而把“死档案”变成“活资料”。

三、提高档案管理科学化对策

档案管理科学化水平的提升，不仅可以有效增强档案部门的实际工作效率，而且对于部门机构的经营管理水平提高有着积极的促进作用。

（一）积极完善和宣传档案法律法规。首先是档案行政管理部门应加强档案执法队伍建设，依法监督和指导档案工作。各单位应坚持“多宣传、多联络、多接触、多服务”的工作方法，促进档案工作规范化建设。并与相关部门加强沟通与协调，共同督促，积极营造建档氛围，使机关单位档案工作走上标准化、规范化、科学化轨道。其次是机关单位自身层面，要构建科学化档案管理机制。只要符合国家档案法规，实行集中统一管理原则，有利于档案工作开展，要做到科学利用信息化手段。

（二）提高管理人员的素质。从档案管理的工作特点来看，其工作连续性强，许多工作，特别是基础业务和规章制度建设，需要档案人员较长时间的学习，积累经验，才能逐渐适应或逐步完善。因此，加快专业档案管理人才的培养，也是实现档案管理科学化的重要方法之一。这就要求档案工作人员除了在本单位档案收集、整理、鉴定、保管等方面下功夫外，还应着重做好相关单位档案的编目、检索、编研等工作，编制较适用的单位检索工具，建立健全检索体系等参考资料，及时、系统、完整地提供、满足单位档案利用工作的需要。在此基础上加强对单位档案的保管工作，随时准备为利用者提供所急需的相关档案。

（三）提高档案的信息化，以待档案管理的科学化。档案管理的信息化可以使得档案工作能够更具科学化的主要手段，能够更好将档案事业具备科学现代化水平。档案管理应当加大投入，将档案管理的基本设施提升，使得档案管理载体具有多样化。合理的运用现代化的技术手段完善电子档案，健全完善电子档案室。并且采用现代化的通讯手段将档案资源能够实现网络化，使得档案管理更具备科学化水平。

提高档案管理科学化是新时期档案工作面临的新机遇和新挑战，是顺应信息化迅速发展的必然趋势，也是档案管理朝规范化、制度化、标准化方向发展的重要途径，更是推进经济社会不断发展的有力保障。

参考文献：

[1]罗许慧.提高档案管理科学化水平的路径选择[J].经济与社会发展研究.2015（11）.

第12篇

关键词：档案；建筑工程；管理

改革开放以来，我国的建设事业发展迅速，与此同时，也形成了大量的业内资料即工程档案。建筑工程档案是建筑建设活动中形成的原始的、图物相符的有保存价值的真实记录和实际反映。它记载着建筑物、构筑物地下管线敷设等建设活动，是建设项目管理如投资计划、设计、施工、使用、维修及改建扩建等活动中形成的档案文件。在对建设工程质量、总体造价和建设工期进行管理的同时，建筑工程档案管理作为建筑工程项目管理的一部分，工程档案管理的好坏，直接关系到工程的质量，影响企业的经济效益。如何有序地管理好建筑工程档案既是工程本身的需要，也是档案部门的要求。

一、建筑工程档案资料的内容

1．综合性文件资料。主要包括上级批准文件；计划任务书；工程地质、水文、气象、地震等文件资料；征地、拆迁安置等文件资料；项目的方案及初步设计文件资料；规划、消防、环保、卫生等政府部门的审批文件资料；工程施工、监理中标文件及有关合同、协议书；工程竣工验收及质量鉴定文件资料；工程竣工结算及其审计报告等文件资料；工程有关的照片、录像、录音、光盘等。

2．土建工程及水、电、设备安装工程施工文件资料。主要包括开／竣工报告；图纸会审、设计变更、技术交底记录及材料代用单等文件材料；项目的施工组织设计；监理规划、监理细则、监理月报及工程例会纪要等；原材料、零部件、半成品及成品的质量证明文件或试验资料；混凝土、砂浆等配合比及试验报告；隐蔽工程验收记录；沉降拉移、变形等观测记录；工程质量检验及评定文件材料；工程质量事故记录及处理的文件材料；施工技术总结等。

3．竣工图等。主要包括总平面布置竣工图；室外各种管线竣工图；建筑工程竣工图；装饰工程竣工图；结构工程竣工图；给水、排水工程竣工图；强电弱电工程竣工图；通风、空调工程竣工图以及其他特殊专业工程竣工图。

二、建筑工程档案管理需要解决的问题

1．档案材料不完整。档案材料不完整是建筑工程档案存在的主要问题。工程项目归档率较好的单位能达到80％左右，较差的单位情况就不同了。很多工程项目竣工后没有档案材料，或只有工程主体档案，没有配套工程档案，锅炉房、地下管线、园林绿化等档案材料寥寥无几。

2．缺乏统一的管理模式。从档案管理机构上看，有的单位成立了专门的档案室，工程档案管理较好。有的单位则不然，工程档案由其他业务部门代管或由文书档案员兼管，形成的档案材料五花八门。

3．缺乏复合型档案管理人员。基层单位的档案管理人员专业素质较差，既缺乏档案管理业务知识，又缺乏相关的业务知识，难以适应工作需要。

三、建筑工程档案有效管理的措施

1．建立健全档案管理制度是做好建筑工程档案管理的基础。为了加强对工程建设各阶段档案资料的有序管理，保证归档资料及图纸的准确、齐全、规范，建设单位在项目建设初期（从工程立项开始）就应按照国家档案管理的有关规定，结合建筑实际情况，制定相应的档案管理制度、措施。同时要明确建设单位、勘察设计单位、招投标机构、施工单位、监理单位等工程项目管理人员及档案人员在工程档案形成过程中各自所应承担的职责，规范档案资料的收集、整理，以保证工程自立项开始与档案跟踪管理同步。完整的先期文件很重要，在维护建设单位的合法权益方面有重要的依据、凭证作用。

2．严格把好竣工验收档案资料质量关，使工程竣工验收档案充分发挥其凭证作用。工程竣工验收时，建设单位档案管理人员要会同工程项目管理人员，按照建筑工程档案归档范围的要求，对工程建设中形成的全部文件进行全面的检查、审核，发现问题及时解决，补缺补漏，务必使得竣工材料做到真实、完备、及时，归档范围符合要求，认真贯彻执行《建设工程质量管理条例》和《工程竣工验收备案制》的有关条文，把好竣工验收关，把竣工档案的验收、移交作为整个工程验收的一个重要环节和内容，做到工程竣工验收与档案验收同步。移交合格工程档案的，由建设单位发给《建设工程档案合格证》。不按规定移交档案或移交的档案不符合要求的，不发给《建设工程档案合格证》，建设单位不结清尾款，以确保下程建设档案的完整、准确、系统。

3．加强对工程档案管理人员和有关技术人员进行培训的力度。随着改革开放的不断深入和建筑业的不断发展，建筑档案管理工作的特点也有了新的变化，从而提高档案干部队伍的管理水平也更加重要。档案管理人员的业务索质包括服务意识、服务质量、服务水平。档案管理人员要增强服务意识，认清档案工作的意义和重要性。努力提高服务质量和服务水平，要运用现代化的科学技术和设备，采用科学的管理方法，更好地服务于建筑工程档案管理工作。档案管理人员要更新观念，提高认识，变被动为主动，认真领会和掌握有关法律、法规的内容及主管部门的有关规定，在工作中灵活运用；要有较强的责任心，严把工程档案质量关。

4．加强施工管理，强化档案材料编制工作。按照标准编制工程档案材料，是施工单位最基本的业务条件。一个施工队不会编制工程内业材料，就不具备承包工程的资格。工程档案材料的质量，关键在于编制形成过程。施工单位应明确自己的责任，加强对施工技术人员编制档案材料的训练，不断提高编制工程档案材料的业务水平。开发公司要加强对施工的监督和管理，检查工程档案材料编制情况，按照标准形成档案材料，给后人留下宝贵的财富。

5．充分利用现代化手段，多角度、多层次开发建筑工程档案信息资源，做好档案信息统计工作。大力推行对缩微档案、磁介质档案、电子文件档案在工程档案中运用。当前，美国、德国、荷兰对缩微、多媒体电子文件档案管理已趋于成熟，近几年在工程档案管理中采用CAD光盘技术。我们可以借鉴先进管理方法，采用先进技术，避免走弯路。由于目前光盘的刻录技术已相当普遍，国家又制定《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》，使得工程建设档案管理中利用光盘塔或光盘库载体进行档案管理成为可能，也就成为项目档案管理的一个发展方向。

各部门还应有效利用计算机资源，建立本部门的档案检索系统。提高各部门（公司）的档案管理水平，提高各部门档案管理工作的协调工作能力，方便各部门（单位）对档案利用，藉以提高工作效率。按照档案的性质和类型，收集整理的部门的档案资料，内部文件、记录按照文件和记录的形成部门和类别进行分类与编号；对外来文件记录与公司的模板文件记录按照文件和记录的来源、性质不同分类，编号采用其自然形成（特定）的编号。（如工程资料管理系统规定了基建文件、监理文件、设计文件的分类方法和编号原则，公司不应再另行规定。公司经营管理手册规定的公司模板文件的编号也不得变更）。

6．及时做好传递和变更记录。在管理过程中，频繁传递和变更，容易使档案的完整性、有效性发生变化，各部门只有及时的对档案的增减变动及传递情况做出相关记录（如传递情况记录、变更情况记录、修改情况记录、作废情况记录等），才可能有效地了解档案的来龙去脉，防止其丢失、损毁、失效。确保档案的完整性和有效性，确保各部门获取及时，有效档案资料或信息。