时间：2023-06-27 17:57:40
开篇：写作不仅是一种记录，更是一种创造，它让我们能够捕捉那些稍纵即逝的灵感，将它们永久地定格在纸上。下面是小编精心整理的12篇水利工程建设档案管理，希望这些内容能成为您创作过程中的良师益友，陪伴您不断探索和进步。
【关键词】水利工程 建设监理 档案管理
1 做好监理档案管理的重要意义
建设工程监理资料是项目监理机构对工程项目实施监理过程中形成的信息，详细记录了工程建设从监理进场、工程开工前准备、开工建设到竣工验收等全过程，以文字、图表、声像等形式的历史记录真实全面地反映工程建设过程中质量、安全、技术和管理等情况，是建设工程信息管理的重要组成部分。工程监理资料是项目监理机构、监理人员履职情况的可追溯依据，是工程质量评定、项目结算、竣工验收、运行管理和维护的直接依据。工程监理资料的管理水映了工程项目监理机构的管理水平、人员素质和项目监理工作质量。
2 做好监理档案管理采取的措施
2.1 制定档案管理规章制度
项目监理部应明确档案管理责任制，分工明确，专职专责。监理机构的总监是监理档案管理的责任主体。为保证监理档案管理工作的顺利进行，切实做好职责范围内水利工程档案的收集、整理、归档和保管工作，总监应对整个监理档案的管理目标要求提出指导性意见，在实施过程中随时督促、检查和指导监理档案的收集、整理、归档工作，确保档案管理责任制落到实处。
2.2 严格执行文件收发制度，借阅档案要按规定办理登记手续
严格按照《水利工程施工监理规范》（SL288-2014）要求制定“监理收（发）文月统计表”，内外部往来文件应清晰地记录在“监理收（发）文月统计表”中。工作过程中要严格履行文件签收手续，避免发生文件收发错漏的纠纷。利用计算机、照相机、摄像机等现代化设备，实现档案管理与利用现代化。建立有效的电子网络档案，将各类档案合理分类，及时录入，运用计算机技术对档案进行系统管理，做到档案分类清楚，存放有序，管理规范，实现档案管理数据化和网络化。
任何人借阅监理资料应履行借阅手续，重要资料须经总监或副总监批准才能借阅。并要求借阅人员做到阅后资料及时归还、放回原位。
2.3 配备专职资料员负责监理档案管理
监理人员进场时就应安排专职资料员负责本项目监理部的档案管理。日常工作包括文件收发、传阅、上报、下发、归档、回收处理无效文件等。总监或副总监负责监督检查资料员日常工作完成情况，及时发现存在问题，纠正资料员工作中的失误，促进高效率、高质量完成监理档案管理日常工作。
2.4 加强档案管理人员职业培训
监理资料员要定期参加专业理论学习，提高业务素质和工作能力。应具有认真严谨的工作态度，有良好的职业道德，严格遵守《档案法》、《保密法》及《科学技术档案管理暂行规定》等有关法律法规，严格执行对档案资料的收集、立档、管理、利用及安全保密等方面的规定，做到对监理档案管理工作负责。 如遇工作变动，须先交清原岗位应归档的文件材料。
3 监理档案管理归档
3.1 档案文件预审
监理资料员能够熟悉监理档案的类型和传阅途径，保证文件在各个参建单位及时上传下达。资料员在接收文件时，要仔细审阅文件（尤其是施工单位提交的资料）。对发现的表格使用不符合规范、资料份数、文件上报时效性、签章不规范等细节问题要及时汇报总监，并要求施工单位纠正。
3.2 水利工程建设监理档案文件分类
资料员要及时对监理工作过程中形成的文件M行核查登记，分类暂存于档案盒内，做到资料不丢失、不遗漏。
3.2.1 监理管理体系文件
（1）监理单位资质文件：企业法人营业执照，企业资质等级证书复印件。
（2）监理人员资格文件：项目监理部人员配置表、调整表，上岗人员岗位证书、总监理工程师任命书、总监代表授权书及监理员授权书、分工责任书等。
（3）项目部管理制度：组织机构表、监理工作目标、管理制度、工作职责、工作流程、员工培训记录。
3.2.2 依据性文件
（1）规范标准文件：技术标准基本配置清单。
（2）监理合同文件：中标通知书、监理委托合同及补充协议。
（3）其他文件：施工总承包合同、借贷合同、分包合同、中标通知书。
（4）施工图纸及说明文件：施工图纸及登记目录清单。
（5）图纸会审及设计交底文件：图纸会审及交底会议纪要。
（6）变更设计文件：变更设计，技术核定资料及登记目录清单。
（7）政府批准文件：规划许可证，施工许可证、施工图审批意见书、质安监督书。
（8）监理规划：监理规划、内部交底记录。
（9）监理实施细则：质量监理细则，细则清单，内部交底记录。
3.2.3 监理工作控制文件
（1）会议纪要：工程例会纪要、专题会议纪要、其他会议纪要、内部会议纪要、及会签来往函件。
（2）收文、发文汇总记录：文件清单、公司及业主、政府发文及文件、发文记录。
（3）工作总结：阶段性总作总结（年度、月度、专题等）。
（4）预控性文件：对工程建设行为安全、质量等方面提出的监理预控性意见。
（5）监理计划：单位工程中分部（子分部）、单元工程项目划分表、隐蔽工程质量验收计划与记录清单、监理旁站工作计划、监理平行检验工作计划、质量抽检记录计划、工程结构安全和功能项试验计划于记录清单。
（6）监理报审：开工、停工报审审核表、总分包单位报审表、施工组织设计（方案）报审表。
（7）监理报告：钻孔桩、承台、墩台（质量）安全评估报告、有关监理工作专题报告、质量、安全事故报告与处理。
（8）监理指令：监理通知、回复单、监理工作联系单、开工（暂停）令。
3.2.4 监理质量控制文件
（1）监理记录：各类监理旁站记录表、各类监理平行检验记录。
（2）监理（施工）验收：单元工程报验及质量验收记录，分部工程报验及质量验收记录，单位工程质量报验及质量验收记录、单位工程质量控制资料检查记录、单位工程安全和功能检验资料检查及主要工程抽查记录、隐蔽工程验收报验及其记录、施工测量报验及成果记录。
（3）监理见证：见证取样送检台账、见证取样和送检人员备案表。
（4）其他影像资料：开工前原貌、施工阶段、竣工新貌照片、工程建设过程的录音、录像文件。
3.2.5 监理安全检查监督记录文件
（1）联系单：监理工作联系单。
（2）指令及回复：监理工程师通知单、监理工程师通知回复单、工程暂停令，安全报审表。
（3）会议纪要：各类安全会议纪要及会签，包括监理定期检查例会纪要。
（4）书面报告：向主要部门，建设单位及上级单位的报告。
（5）安全检查、考核：安全监理巡视检查记录，施工现场安全质量标准化工地考核评分记录。
（6）承包方安全生产规章制度：备案登记表，后附安全生产责任制、安保体系认证证书等八项管理制度。
（7）安全防护文明施工措施费用使用计划和签证：措施费使用计划报审表、措施费使用支付申请表。
3.2.6 工期管理控制文件
工程开工报审表、工程复工报审表、施工进度计划报审表、施工进度计划人机料动态表、工程延期申请表。
3.2.7 投资管理控制文件
工程价款支付申请证书、工程变更费用报审表、费用索赔申请表、审批表、工程量现场签证单等。
4 监理档案管理存在问题及应对措施
4.1 资料员能力存在个性差异
由于监理部资料员素质良莠不齐，个别人员对行业规范不熟悉，专业知识不全面，缺少工作责任心，对资料如何进行分类、传阅、整编、归档、保管等环节不清楚，存在资料分类混乱、保管不当等现象，容易造成资料的缺失。
选用专职技术人员负责监理档案管理，要求能熟知行业规范。加强对监理资料员的业务培训，提高档案管理人员的管理意识和专业素质能力，促进档案管理的科学化、规范化。
4.2 n案资料与工程建设进度不同步
工程开工初期，迫于施工合同工期要求，开工前准备资料不能及时上报，报审资料存在上报不及时、不齐全现象。
相关监理人员要及时督促施工单位补充完善上报资料，做到监理资料闭合。
4.3 做好现场监理资料记录
驻地监理人员汇总的监理资料是第一手资料，它直接影响工程的计量、结算工作。监理人员由于白天盯工地现场，可能存在资料记录滞后现象。
要求监理日记、旁站记录等资料及时汇总、记录，记录内容要清晰、准确、符合规范和事实，为日后工程量计量、结算等提供真实可靠依据。
4.4 签证、评定资料存在滞后现象
施工生产过程中，施工单位不能及时上报签证、评定资料，往往是先施工后补资料。开盘鉴定单、开仓报审表、单元工程质量评定表等不及时找监理人员签字盖章，迟迟拖延。这样可能会出现为应付报验程序而凑资料的现象，造成原始数据、填写日期不真实、不准确。
监理人员应严格执行监理规范要求，未经监理人员验收签字，施工单位不得进行下一工序施工。要督促施工单位及时上报相关签证、报验资料，做到工程资料和施工进度同步开展。
关键词：水利工程建设 声像档案管理 问题与对策
一、对水利工程建设声像档案管理问题分析
（一）认识不到位，档案意识弱。由于对声像档案重要性认识不足，实际工程建设中常不按要求取得像资料，例如对关键工艺、隐蔽部位本该提供完整的声像档案，但因为没有拍摄，或拍摄了但不完整，关键节点的缺失使档案价值大打折扣。档案管理意识较差，声像资料收集、整理失位，例如相片没有底片，也没有文字说明，日久即使拍摄人员自己也无法说清楚其中的内容。还有部分珍贵声像资料保存在个人手里不愿移交。
（二）管理不规范，归档不及时。声像档案管理缺乏统一规划和协调，以大型活动为例，摄录的声像在活动结束后没有及时归档，活动散去声像资料也各奔东西，使重要活动的声像档案缺失。还有，声像设备应由专人使用，但因为管理不善，设备没有得到充分利用，或由个人保管，重要活动需要摄录时却找不到设备。水利工程建设参建单位多，由于标准不统一，各单位各行其是，也严重影响档案质量。
（三）收集不顺畅，档案难利用。声像资料的收集是档案管理中的重要环节。一些部门出于自己方便使用的考虑，不愿意将本部门的声像资料移交给档案部门，使声像资料分散保存在个别部门或个人手中，造成声像档案收集渠道不畅通，征集数量少，不完整，不系统，时间一长这些资料也不知去向。档案室声像档案资源匮乏，更遑论利用了。
（四）保管条件差，档案损毁多。声像档案的保管条件比纸质档案更严格，要求恒温、隔振、防磁、避光、防火，但是很多声像档案室没有配备防磁柜，又不具备恒温条件，致使声像档案受损严重，尤其是早期保存的声像资料更容易受到影响，例如相片褪色，底片粘连，磁带失效，使声像档案逐步丧失其应用价值。
二、加强水利工程建设声像档案管理的对策思考
（一）加强宣传教育，突出声像优势。水利工程建设档案管理绝非仅是档案部门内部的事情，而是与所有参建单位都有关的大事，加强档案管理工作，首先要从各级领导做起。因此，要扩大宣传教育的力度，将声像档案的优势通过多种宣传形式展示出来，争取各级领导对声像档案管理工作的大力支持，并引起广大水利工程建设者的关注和重视，把声像档案管理看作水利工程建设重要组成部分。
（二）健全规章制度，强化归档意识。通过声像档案管理制度明确归档范围、技术要求、质量标准、移交时限、归档程序等，例如在土石坝除险加固项目中要让摄录人员清楚拍摄的部位，隐蔽工程覆盖前后的记录、质量缺陷的处理方法等，拍摄要有远景、中景、近景和重要部位的细部特征。对于声像资料的格式、像素尺寸大小和数量均应明确规定。归档时间应与实际工程进度挂钩，在移交的时间节点上要加强检查督促。同时，细化各参建单位声像档案收集、整理、鉴定、归档的分工，狠抓责任落实。项目法人与其他参建单位在签订合同时应明确立档的责任，在合同验收、工程款支付等环节中规定声像档案管理的要求。
（三）注重技能培训，强化监督指导。声像档案管理除了一般档案管理的要求以外，还因为声像资料的特殊性，必须进行一定的专业培训，才能将现场稍纵即逝的景象记录在声像设备中，再转入计算机和数据库中。声像档案管理的培训包括摄录人员的培训和档案人员的培训，对于前者可考虑加入档案管理人员，这样可以更加方便地开展声像档案的收集、整理和保管。档案部门应基于声像档案管理现状进行针对性的监督。如各方面比较规范，应加强巩固提高和开发利用工作；如设备、人员完备而管理较弱，应促其完善制度和加强管理；而对于各方面都比较薄弱，要限期整改，并加强监督。
（四）疏通收集渠道，丰富收集形式。水利工程建设声像档案来源于项目法人、勘察设计、监理和施工等多个单位，要完整地收集声像档案，必须疏通收集渠道，并尽量采取多种形式收集。收集形式包括直接征集、重点收集、个人移交、广泛征集等。当摄录人员有参与重要活动时，可登门收集其属于归档范围的声像档案；对于形成声像档案密集的单位可进行重点收集；摄录人员可依声像档案管理的相关规定逐级移交至档案室；对于散存的声像档案，可采取广泛征集方式。无论采取哪种收集形式，要对收集的档案进行鉴别，并按价值大小进行分级管理，这样做的目的是优化馆藏，提高声像档案管理工作的效益。
（五）创新保管模式，促进开发利用。档案材料特殊，保管条件较其他载体严格，要求建立专门的声像档案库房，温度要求常年控制在14℃―24℃，相对湿度要保持在20%―50%，还要配备防磁的声像柜等。这样的条件需要较大投入，非一般参建单位所能承受，所以要创新保管模式，可由项目法人集中保管，其他参建单位收集后及时移交到项目法人专设的声像档案库房内保存，如有条件项目法人可建立数字化声像档案室，通过网络技术与其他参建单位共享声像档案资源，提高档案的利用率。
总之，完善声像档案管理工作，才能可以更好地为水利工程建设服务。
参考文献：
[1]秸鹏程.水利工程声像档案常见问题及解决办法[J].水利建设与管理，2014，（08）.
Abstract： This article mainly introduces the importance of water conservancy project file management for the of water conservancy development. The current situation and problems of water conservancy engineering archives management in China are analyzed， and corresponding countermeasures are put forward.
关键词： 水利工程；工程档案；管理现状；反思；对策
Key words： water conservancy project；project files；management status；reflection；countermeasures
中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1006-4311（2014）09-0049-02
0 引言
档案主要是指对过去历史真实情况的一种投射，是综合整理各类原始文件所得的最终成果，相对应的水利工程档案是指水利工程建设的涉及到的一切活动记载，包括水利工程施工前阶段形成的基础设计文件、可行性研究任务书以及规划设计文件等文件材料以及施工合同、招投标以及审查等相关管理性文件；施工阶段形成的施工过程鉴定书、来往文件、竣工图、表格等文件材料以及监理来往形成的检验表格、文书、声像以及报告等监理材料；竣工验收阶段形成的验收报告、评审文件以及总结等文件材料。这些工程档案记录了水利工程建设的每一个阶段、环节、细节，可以真实、全面的反映水利工程建设中具体的管理以及维护，在发现问题时，可作为追根究底、追责到人的重要依据，对于日后水利工程建设的生产、管理与维护都具有极其重要的意义。因此做好水利工程档案管理工作显得尤为重要，为了促进水利工程建设的进一步发展，应尽量做到水利工程档案的科学化、标准化以及规范化。
1 水利工程档案管理的重要性
水利工程档案管理的主要功能时真实的反映水利工程建设以及工程管理的全过程，真实、完整的水利工程档案不仅可以全面、系统的反映水利工程在运行管理过程中每一个细节的真实情况，同时在水利工程竣工后的工程质量评定、维护以及管理工作中也起着重要作用，因此水利工程档案管理水平直接体现着水利单位的综合管理水平。在水利工程建设的整个过程中会有不同的阶段，每一个阶段会有很多细小的分支，不同专业技术人员会形成不同种类的档案信息，只有确保档案的形成环节以及档案形成后的管理环节都没有出现偏差，才可以确保整个施工环节的质量以及安全。同时，健全、完善的水利工程档案资料方便相关工作人员及时掌握工程的动态，及时的做好维护及改造工作，从而确保整个水利工程的安全运行。
2 当前我国水利工程档案管理现状及存在的问题
自我国颁发《建设项目档案验收办法》以及《国家重点建设项目档案管理登记办法》等相关档案管理条例，我国工程建设档案管理工作取得了一定的成效，档案管理质量有了很大提高，但由于水利工程与其他工程相比存在很多特殊性，外界自然状态对于水利工程的影响较大，导致水利工程档案管理工作中存在诸多不足之处。
2.1 缺乏一定的管理意识。随着我国社会主义经济体制的不断改革与完善，国家政府的职能慢慢转变，水利工程建设管理体制改革也不断深入，相关的质量终身制度、建设监理制度、项目法人负责制度以及竣工验收备案制度等正在逐步趋于完善，因此新时期下的水利工程档案的载体、形式、内容以及相关制度也发生了很大变化，对于水利工程档案信息的收集、整理、建档以及验收等工作流程也有了新的要求。但是很多管理者一直以来都存在重工程轻档案的现象存在，并没有正确、全面的认识到档案管理工作的重要性，导致水利工程档案管理工作一直处于被动状态，很多水利工程档案的收集、整理都不及时，水利工程档案管理没有充分发挥其作用。
2.2 档案管理体系不健全。水利工程档案管理的专业要求较强，但很多单位只是将档案管理的职能纳入综合部门里，并没有设置专门的独立档案管理部门，导致档案管理工作的地位低下，并没有得到员工的重视。虽然国家及单位也制定了相关的管理条例，但大部分都是形同虚设，并没有起到实质性的监督管理作用。因此，在实际的工作中，缺乏相应的操作性较强的管理制度来规范实际的水利工程档案管理工作，导致水利工程综合管理部门以及建设部门工作较随意，各自为营，经常出现人员流动现象，导致档案的收集、管理工作难以顺利开展。
2.3 缺乏专业性的管理人才。由于很多单位管理者并没有意识到水利工程档案管理的重要性，并没有投入过多的人力、物力，很多水利工程档案管理人员并非班科出身，缺乏一定的专业性，都是由工程技术人员来担任兼职，只懂得水利工程的施工技术，对于档案管理知识缺乏一定的认识和了解，之前也并未接受过相应的专业业务培训，并不熟悉了解水利工程档案管理的基本流程、相关的管理制度以及法律法规，很多水利工程档案管理工作都只是在资料保管方面原地踏步，导致水利工程档案管理质量低下。同时水利档案管理部门中普遍存在的现象是档案专业人员较少，新来的工作人员以及工程技术人员较多，工作人员的专业素质水平参差不齐，水利工程档案管理工作缺乏一定的规范性。
3 加强水利工程档案管理措施的思考
3.1 加强水利工程档案管理意识。思想决定行为，想要提高水利工程档案管理水平，首先必须要求单位管理者应正确认识水利工程档案管理的意义及其重要性，转变传统的管理观念，应将水利工程档案管理纳入水利工程的整体格局中进行规划，并将其作为工程管理的重要内容，将水利工程档案管理贯穿于工程建设全过程，渗透到工程建设的方方面面。同时应加强施工前的设计人员、施工人员、管理人员、技术人员这些重要工作人员的档案管理意识，积极参与档案管理工作中，进而确保水利工程档案收集的完整性、真实性、全面性。
3.2 建立完善的管理制度。科学、完善的水利工程档案管理制度是确保水利工程档案管理工作顺利实施的重要前提，首先应时刻掌握水利工程建设市场的动态发展变化，根据实际的发展动态及时的调整、修正档案制度，努力做到与时俱进。首先应制定完善的水利工程档案日常管理办法，规范水利工程档案管理人员的工作行为，加强工程审计、监督、质检、管理以及施工部门的工作执行力度和强度，实现水利工程档案管理部门的有效监督职能，进而确保水利工程档案管理的规范性、有序性。同时应制定科学合理的管理激励机制，将水利工程档案管理工作目标尽量细化到每一个部门、岗位及个人，并将档案管理目标纳入单位的年度整体计划中，纳入领导日常工作议事环节中，纳入到单位职工的岗位责任制以及经济责任制中。制定严格的考核评分机制，做到奖罚分明，为档案管理工作创造一个良性的管理运行环境。
3.3 建立专门的水利工程管理机构。单位管理者应指派专人来负责水利工程的档案管理工作，努力实现“统一领导”、“协调配合”、“专人负责”的管理模式，如果是尚未具备设置专门的档案管理部门，可以先行安排一名专业的工程档案管理人员进行管理；若完全有实力创建一个专门独立的水利工程档案管理部门的单位，应全部按照专业的专职档案管理人员。同时应注意与施工部门人员做好协调工作，将水利工程档案管理工作真正的融入到施工建设的全过程中。
3.4 应加强水利工程档案管理人员的专业素质。水利工程档案管理工作是一项专业性、综合性较强的工作，涉及的范围比较广，内容非常的繁杂、琐碎，同时要求档案管理应具备技术性、服务性以及科学性，因此对档案管理工作人员的专业素质有较高的要求。尤其是在当今经济和科学技术快速发展的时代，档案管理人员应该不断提升自身素质，不断更新自己的知识结构，做到与时俱进，与时代的发展同步。对于水利工程档案管理人员不仅要求具备扎实的档案管理专业知识，同时还要求熟练掌握现代先进的数字化技术，不断的吸收、借鉴先进的管理手段以及管理理念。其次，应注意培养档案管理部门工作人员的专业培训，提高他们的业务素质以及爱岗敬业的良好服务意识，进而满足现代化水利工程管理的实际需求和要求。
总而言之，随着社会经济以及水利事业的不断发展，水利工程档案管理工作的重要性也日益突出，单位管理者应加强档案管理的意识，转变传统的管理理念，建立完善的档案管理制度以及专门的管理机构，同时应加强档案管理队伍的素质建设，进而全面提高水利工程档案管理
水平。
参考文献：
[1]李永强.水利工程档案管理手册[R].北京：中国水利水电出版社，2011.
关键字：水利工程；档案管理；特点；系统
水利工程是社会发展的基础产业，水利工程档案客观、真实的反映与记录了水利建设的整个过程，是开展水利工程建设规划、勘测、设计、施工、竣工等的重要依据，因而确保水利工程档案的完整性，进行规范化、系统化管理是十分必要的。从档案管理的本质上来对水利工程建设过程的相关事宜进行记录，并充分做好水利档案收集与应用，根据水利工程的特点做好每一项事件的时间对应，以此发挥水利工程档案最高价值。
1 水利工程档案的特点
水利工程档案具有法制性、成套性、实用性及同步性的特点。我国档案局与水利部门对水利工程档案管理建立了较为完善的法律体系，这使得在工程项目档案工作开展时有法可依，项目部必须要按照规定要求建立健全的工程档案管理系统，否则将会受到相关部门的行政处罚。同时，对于水利工程的各类文件的收入，如设计图纸、竣工验收材料等都必须经过有关政府部门与资质部门的认可，这也是其合法性的体现。水利工程建设是一项复杂的系统工程，是由若干单项组合而成，因而档案体系也形成了一个配套齐全的完整的档案系统，缺少任何一个单项的档案都不可。水利工程档案的实用性是指水利工程自建设到竣工验收期间的真实、完整的记录，其不仅是施工单位的工作依据，也是监理、行政主管部门、工程质量监督部门、运行管理部门的依据，因而水利工程档案是最具有保存价值的历史性材料。此外，国家档案局与水利部门规定了水利工程档案必须做到“三参加”和“四同步”，即档案部门参加项目审查论证会和项目进度例会；参加项目阶段性竣工验收；参加设备开箱，并形成记录。工程立项与档案收集、整理同步；项目合同签订与合同档案移交同步；工程进度、质量与检查工程的档案收集同步；分部工程质量评定和验收与归档材料同步等。以此及时反映水利工程建设的整个过程。
2 水利工程档案管理系统的建立
（一）档案工作人员职责的建立
档案是水利工程建设质量责任制的重要凭证，国家对于水利工程建设质量实行终身负责制，而水利工程馆档案管理人员是执行者，是否真实、完整的记录档案是当事人履行的重要凭证，无论是项目法人，还是参建各方都要参与到水利工程建设档案管理中，明确相关部门、人员的岗位职责。在职责划分中，项目法人应对水利工程档案工作起到统筹作用，收集、整理与保管自身产生的档案，并监督与检查各个参建单位的归档工作，大中型水利工程项目要配备与之相应的档案室。其次，参建单位要切实做好自己职责范围内的水利工程档案管理工作，如工程前期工作文件资料、工程建设管理资料、工程施工文件材料、建立文件材料以及竣工验收文件材料等方面的文字、图表、声像。若属于项目法人等单位应移交的文件材料，应在整理、审核后及时提交。
（二）加强文件材料的收集归档
文件材料的收集应根据工程档案分类归档范围来进行管理活动，针对水利工程特点可以分为除险加固与病险水库两类来收集、保存有价值的文字、声像及图表。同时进行整理工作，给材料进行分类、编号、编目等。在档案收集与归档时，要衡量水利工程档案的完整性与准确性，注意归档的文件材料要字迹清晰、图样完整，手续完善，工程档案不可缺项，资料内容要准确，尤其是竣工图，必须要能对工程建设的实际情况有所反映。归档的文件材料要确保可以有机的联系，将有关联的材料放在一起，保证资料的成套性，方便日后利用。
（三）建立同步管理
根据水利工程档案管理的特点，同步管理是十分必要的，必须从立项之初就开始进行文件收集与整理；并同时在工程实施中对收集与整理的情况进行检查，做好工程验收时的文件材料的完整与质量保证。在此之中，对竣工图的编制情况要进行重点检查，主要是由于竣工图是反映工程建设后投入、运行等实际状况不可缺少的依据，因而必须要保证其完善、修改规范、有完备的签字手续，做到图物相符。对竣工图变更的地方要标注清楚，在重新绘制时要标注重绘依据。
综合上述，水利工程档案管理的好闹苯庸叵档剿利工程建设的质量及后期的安全运行，因此，加强水利工程档案管理系统的建立是水利工程建设项目不可忽视的重要环节，必须要重视对水利工程档案完整、准确、系统的衡量。明确档案工作相关人员的职责，确保档案工作与工程建设进行同步管理；各参与单位应积极开展文件材料，即文字、图表、声像等的收集归档工作；重点检查水利工程档案竣工图的编制情况，确保竣工图的质量。只有建立科学、完善的档案管理系统，才能综合反映水利工程质量状况，才能促进水利工程建设达到优质标准。
参考文献
[1]张明.浅析水利工程档案资料的收集与整理[J].农业与技术.2016（20）
[2]刘兢珍.做好水利工程档案管理工作的几点思考[J].黑龙江档案.2015（06）
[3]陆猛.论水利工程档案的收集和管理[J].建材与装饰.2015（50）
关键词：水利工程技术档案；管理；重要性；措施
在水利工程项目实施过程中，从立项、设计、招投标、施工、监理、竣工、验收及试运行的整个过程中所形成的文字资料、图纸、图表、声像及计算材料等都会进行归档保存，从而形成水利工程技术档案，以水利工程建成投产后的管理、运行及养护等工作提供重要的依据，同时也能够为其他工程建设提供重要的参考。因此需要做好水利工程技术档案管理工作，从而更好的推动水利事业的健康、有序发展。
1水利工程技术档案管理工作的重要性
水利工程技术档案作为对水利工程项目全过程的真实记载，是水利科技档案的重要组成部分，由于水利工程技术来源于工程建设的全过程，因此在水利工程建设过程中具有非常重要的作用，同时在工程建设投入使用后的管理工作中也是不可或缺的重要资料。通过水利工程技术档案，可以了解和掌握水利工程建设过程中的详细情况，特别是对于水利工程建设质量，档案可以充分的发挥重要凭证的作用，一旦工程投入使用后存在质量问题，则可以作为追责的重要证据。加强水利工程技术档案管理工作，确保档案资料的完整性，不仅有利于水利工程档案的开发利用，而且还能够更好的发挥出水利工程技术档案重要的价值。一旦水利工程技术管理工作不到位，导致档案资料残缺不全或是档案资料不准确，则会对档案资料作用的发挥带来严重的影响。因此在水利工程项目施工过程中，需要对各个阶段档案资料的原始记录、收集、整理和保存工作给予充分的重视。通过强化水利工程技术档案的管理，有效的推动水利工程建设事业的快速发展，为我国经济的健康、可持续发展奠定良好的基础。
2加强水利技术档案管理工作的具体措施
在水利技术管理工作中，需要以水利技术档案作为重要依据，同时水利技术档案在水利建设活动及水利技术交流过程中也发挥着非常重要的作用。由于水利技术档案形成于水利工程建设的全过程中，是水利工程建设各个环节形成的不同形式及不同载体的历史记录，因此需要做好水利技术档案管理工作，从而使其在水利工程建设及管理工作中发挥其重要作用和价值。
2.1水利工程技术档案管理工作要注意其完整性、准确性、系统性。一般来说，水利技术档案文件归档应从项目的立项、可行性研究、初步设计阶段、施丁图设计阶段施工建设阶段、竣工验收阶段及与项目建设有关的批复文件，参考资料等方面着手。对一些中小型水利工程，可在工程结束后。一次收集整理归档，而对于大型水利工程，由于规模大，投资大，周期长，就应该按可研前期准备，设计、施工和竣工验收等几个时期进行同步归档整理。通过系统性的档案管理工作，能够有效的提高档案资料的完整性和准确性。
2.2加快推进水利技术档案标准化。水利技术档案管理过程中要按着《中华人民共和国档案法》和国家现行档案法规文件精神，努力贯彻理论联系实际的方针，力求符合思想性、科学性和实用性的要求，采取灵活多样的方式和方法，建立健全档案管理的各项规章制度，把水利工程技术档案工作进行分解，责任落实到人，确保水利工程技术档案的完整、准确、系统和规范，使水利工程技术档案达到标准化。
（1）工作方法的标准化。首先应确定积累、立卷、归档等各环节的技术标准。其次建立标准的技术档案工作程序图，具体列出与各部门之间的关系及工作的周转运行图等等，使其达到程序化。
（2）管理制度标准化。从水利工程建设的批复文件及勘探、设计资料的形成、积累、分类归档、打印、发放、回收等到技术档案的整理、鉴定、保管、利用及档案人员岗位制度等都要有统一的标准，而且要形成文件，用制度固定下来。为达到标准化还必须建立奖惩制度，对水利工程技术资料形成的每个重要环节，凡是有做出突出贡献的。组织上都应给予适应的奖励，对确实属于不重视档案工作，工作马马虎虎，对档案工作造成损失的，应给予必要的处分，从而在抓档案管理工作中，树立先进典型，起到示范带动作用，把档案管理工作进一步做好、做实。
（3）统计标准化。所谓统计标准化就是对档案和档案工作发展情况进行统计调查，统计分析，提供统计资料，对水利工程各阶段技术档案工作实现统计监督。具体就是统计技术档案的收进、移出、结存、整理、鉴定、保管、利用、业务指导及其它等相关的各项内容。只有使用统一的计量单位，统一格式的报表，才能有完整可靠的技术档案数据。
2.3做好水利工程技术档案的库房管理工作
在库房管理工作中，需要制定一定标准化管理的方法，严格依照标准化管理要求做好库房的防火、防虫、防晒、防霉、防鼠等工作，同时还要根据《档案法》的相关要求保证库房具有良好的通风性，保持适宜的湿度。库房的设计要做到科学合理。这样档案管理人员才能准确、迅速的查找到借阅者所需要的档案信息。另外，由于当前技术档案数量不断增加，因此需要借助于检索工具来查找自己所需要的技术档案，这就需要检索工具也需要做到标准化，从而有效的提高水利工程技术档案管理的水平。
2.4加快水利工程技术档案的信息化建设工作
近年来网络技术得以普及，水利工程的资料管理工作也充分的运用了网络平台，水利工程项目数据库的建立，使各类水利工程信息及进度在网络系统中能够综合的体现出来，为档案管理人员进行监控提供了更多的便利条件。这就需要进一步加快水利工程技术档案信息化建设工作，在水利工程项目实施过程中，及时对重要文件进行归档，特别是纸质文件需要与电子文件一并进行归档，更好的实现水利工程技术档案管理工作的现代化、数据化，满足工程建设过程中对档案资料的利用需求，为水利工程项目建设和管理提供优质、高效的档案服务。
3结论
水利工程技术档案能够真实对工程建设的整个过程进行如实反映，具有重要的凭证和参考作用，在水利工程建设和管理工作中发挥着非常重要的作用。水利工程技术档案管理工作具有一定的复杂性和琐碎性，需要档案管理人员具有高度的责任心，细致的做好各项档案管理工作，这样才能更好的发挥出水利工程技术档案在水利建设中的重要价值，为水利事业的健康、持续发展打下坚实的基础。
参考文献
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[2]高宁.论水利工程技术档案管理与资料整理分析[J].办公室业务，2013（5）.
水利工程档案在水利工程建设和经济建设中起着非常重要的作用，主要表现在以下几个方面：第一，在实际应用中，在拟定计划、行政执法、工作总结、水利工程设计等方面档案可以作为考察凭证；第二，档案在防汛抢险时起着很重要的作用，它可以对过去的水情、水利工程情况有清楚的了解，使得决策者作出更好的决策；第三，可以借助档案进行水利方面的学术研究，通过前人真实的记载资料，得出更好的研究成果；第四，水利工程会随着实际需要而变化，在对水利工程进行维护和扩建时，档案可作为合理设计和施工的依据，既节省了时间又节约了开支，有利于创造更多的经济价值；第五，档案可作为工程质量鉴定、事故原因的查明、事故责任追究的有效依据。
2 水利工程档案管理存在的问题
2.1 档案管理制度不健全，管理水平普遍较差。随着计算机网络技术的普及，传统、因循守旧的档案管理工作已经跟不上时代前进的步伐。长期以来，各级水利建设与相关部门单位对档案管理工作未给予足够重视，没有形成有效的管理制度，档案管理工作出现脱节、断档，工作流于形式化、表面化，未落到实处，没有起到建设工程档案应有的作用。有些水利建设单位虽建立了相关规章制度，但存在漏洞，监督机制滞后，不能起到真正管理、监督的作用。档案不能及时收集、整理，档案管理工作人员对水利建设工程缺乏足够了解，档案技术质量不能提高，不能保证工程建设安全，也不能合理统筹建设工程工作安排。
2.2 各级单位与相关部门对档案管理的重要性认识不够。档案管理工作人员没有受到专业培训，任意性大，或虽有专职人员但没有行之有效的责任管理制度，导致部分资料无法完整无缺地进入档案，最终对水利工程造成直接或间接损失，不能有效地体现水利工程档案的服务性与专业性。现实的水利工程档案管理有更高的要求，需要更加专业的档案管理人员和完善的管理制度，使工程项目在招投标、建设、竣工验收等多个环节做到层层把关，层层落实。
3 水利工程档案管理的应对措施
3.1 统一管理，完善制度。水利工程档案齐全、完整、规范的重要保证之一就是加强对档案工作的集中统一管理。档案情报工作由主要领导主抓，专职档案员具体负责，形成上有源头可抓，下有实处可落的管理格局。在制度建设上，实行严格的档案管理制度及岗位管理责任制，各个部门有机联动，各尽其职。从制度建设上保证文件材料在工程各阶段不遗漏、不流失，档案管理工作实现系统化、规范化、标准化。
3.2 超前管理水利工程档案。工程建设的经历时间长，涉及的部门和人员多，工程形成的文件材料涉及面多量广、内容繁杂多变，极易造成遗漏，各个工程环节都必须环环相扣。往往引起档案人员疏忽大意的大多是一些小型水利工程，其特点是：建设周期短、施工要求急、所形成的文件数量不多。施工队伍组成复杂，只设立了临时的建设机构，没有形成正规的档案材料。水利工程档案管理人员应当熟悉水利工程建设工作的各个具体环节和具体情况，需要对建立的相应档案资料以及资料的内容、数量做好记录，对收集的档案资料一一核对，使档案管理资料齐全、完整。对短期工程适用的收集方法是追踪收集，对建设周期长的工程适用的收集方法是分阶段收集；对施工单位具有一定约束力适用的收集方法是进行强制性收集。
3.3 重视档案管理人员的业务培训。要对各专职或兼职档案管理人员进行经常性的业务培训，培训的内容应当包括水利工程建设工作中形成的相关文件材料以及具体的归档范围。同时，对文件的起草、书写要求进行规范。档案管理人员必须了解档案内容，注意积累资料。通过这种培训，使档案管理人员工作水平得到较大提高，适应工程建设档案管理的需要。
3.4 通过开发利用档案信息促进档案工作的可持续发展。促进水利工程档案可持续发展的重要措施是让水利工作者和相关业务部门亲身体验到档案信息的价值，认识到档案管理工作的重要性，发挥更大的主观能动性，积极主动地配合档案管理工作者做好建档工作，从源头上保证水利工程档案真实、全面、客观。
[关键词]水利系统；档案管理；存在问题；对策
中图分类号：F426.91 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2015）16-0312-01
前言
水利系统档案管理的完整性、准确性、系统性对于工程质量的监督作用和验证作用具有重要意义，在此基础上才能对工程质量评定和工程竣工后的维护有重要的参考价值。针对水利工程跨越若干不同阶段的性质和不同技术人员参与工程的特征，任何纰漏都会给工程管理带来隐患，因此，如何真实反映水利工程建设的全过程，对水利系统的档案管理水平有效提升带来了挑战。
一、水利系统档案管理的重要性
水利系统档案管理是水利工程建设与管理的重要组成部分，是在水利工程前期准备、工程实施、竣工验收等各个阶段过程中形成的，具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的文件材料，是整个工程建设的缩影。水利系统档案是衡量水利工程质量的重要依据，水利系统档案管理工作对水利工程建成后的维护与管理将会起到积极地指导作用，同时有利于提高水利工程的设计、施工及管理水平，促进水利工程建设又好又快的发展。借助档案，人们可以查寻需要了解掌握过去的资料与情况，尤其是在建立工程质量终身负责制的今天，档案的凭证作用更为重要。如果忽视档案管理，造成档案资料的残缺或不准确，将直接影响档案资料作用的发挥。因此，对每一个工程项目不管是建设法人的甲方，承建项目的乙方以及设计、监理等任何一个单位，对工程设计、报批立项、建设与竣工的全过程、务须高度重视各个阶段的档案资料的原始记录、保存与管理。加强工程档案管理，是加强工程建设与管理工作的重要内容。借助档案，我们能够更好地了解过去，把握现在，预见未来。档案事业是党和国家事业发展的一个不可缺少的方面，是一项崇高的事业。可见档案管理工作的重要性与肩负的神圣责任。
二、水利系统档案管理的范围和要求
（一）水利系统档案资料管理的范围
水利工程建设项目立项、可行性报告、设计、决策、施工、质检、监理、过程中验收、竣工验收、试运行等工程在建设过程中形成，并应归档保存文字、表格、声像、图纸等各种载体资料。
（二）档案资料管理的要求
一是工程档案工作应与工程建设同步管理；二是档案应完整、准确、系统，并做到图面整洁、装订整齐、签字手续完备，图片、照片等要附情况说明；三是竣工图应反映实际情况，必须做到图物相符，做好施工记录、检测记录、交接验收记录和签证，并加盖竣工图章；四是施工过程中的图片、照片、录音、录像等材料，以及施工过程中的重大事件、事故等，应有完整的文字说明，同时要详细地填写档案资料情况登记表。
三、水利系统档案管理工作中存在的问题
（一）对档案管理的重视不足
水利档案管理工作是一项服务性、专业性很强的工作，需要给予高度重视，但个别单位领导认为档案工作是档案管理人员的事，虽然制定了相关的责任制，但大多却流于形式。同时，部分档案管理人员对工作兴趣不大，对档案业务知识了解较少，有的甚至不了解档案整理标准，对档案工作缺乏及时、有效、准确的指导，从而导致了工作的被动性和盲目性。
（二）管理人员素质偏低，档案专业人才缺乏
在水利工程建设中，档案人员一般是新参加工作的同志多、工程技术人员多，缺乏档案专业知识，对工程档案比较陌生，档案专业毕业或者有档案馆员中高级职称的人很少，熟悉档案法规和制度，熟练掌握网络技术、软件应用，用电脑进行操作并对档案进行开发再利用的专业人才更是奇缺。
基层档案人员多为兼职，多数档案人员整日忙于文件收发和日常事务的处理，无暇顾及技术档案管理工作的研究和档案管理现代化的开发利用。部分档案管理人员对水利工程建设、管理等业务知识了解较少，有的甚至不了解技术档案整理标准，对技术档案管理缺乏及时、有效、准确的指导，从而导致了管理人员对水利技术档案管理工作的兴趣不大，工作中存在被动性和盲目性。
（三）档案管理制度不健全，管理水平普遍较差
有些单位档案管理规章制度不健全，或虽然建立了相关的规章制度，但没有形成有效的管理和监督机制，档案规章制度形同虚设，在项目档案管理工作上难以达到标准化、制度化和规范化。工作中随意性大，导致部分档案不能及时归档，使得水利技术档案得不到丰富和发展，影响了技术档案质量的进一步提高，也导致了水利管理人员对工程情况缺乏了解，增加了工程安全调度和消除险情的难度。
四、提高水利系统档案管理水平的对策和建议
（一）加强对于档案管理的监督力度
实际工作中，要注重对于施工周期长，工程复杂和涉及多个临时机构的档案管理工作的重视，监督工作在这样的环境下更显示出其意义。为此，应该加强对于施工现场资料员及其他施工部门的监督，随时检查水利工程档案工作的进展情况，分阶段的检查和监督档案管理工作，避免原始档案资料的遗漏，掌握档案资料收集的主动性和真实性。通过监督工作，增强对于档案管理工作的约束力，进而有效达到不因人为因素导致档案流失和失真的现象，提高档案管理的水平。
（二）通过培训和实践提高档案管理人员的业务素质
档案管理人员的业务素质不仅需要通过培训来提高，更与实践经验密不可分。一支高素质队伍的建设对于档案管理工作的开展很有必要，为此，可以通过培训档案管理人员的业务素质和工作能力，提高他们的理论水平，使其熟悉现代化的档案管理的各项知识。另外可以使一部分管理人员参与到档案管理的实践工作中去，协助那些经验丰富的管理人员进行工作的开展，积累实践经验，结合自身的理论知识，形成对档案管理工作开展的新的认识与进一步思考，明白今后开展工作的方向与方法。
（三）健全档案管理制度，夯实档案管理的基础
加强档案管理，建立完善的档案管理制度是做好水利工程档案工作的重要保证。为了加强对水利工程建设各阶段档案资料的有序管理，保证归档资料及图纸的准确、齐全、规范，建设单位在项目建设初期（从工程立项开始）就应按照国家档案管理的有关规定，结合水利工程实际情况，制定相应的档案管理制度、措施。同时要明确建设单位、勘察设计单位、招投标机构、施工单位、监理单位等工程项目管理人员及档案人员在工程档案形成过程中各自所应承担的职责，规范档案资料的收集、整理，以保证工程自立项开始与档案跟踪管理同步。完整的先期文件很重要，在维护建设单位的合法权益方面有重要的依据、凭证作用。
（四）推进档案管理现代化，提高水利工程档案的利用效率
档案的生命在于利用，只有对水利技术档案开发利用，才能真正体现它的潜力和价值。随着水利事业的发展，水利档案管理工作的涉及面越来越广，技术档案内容日益丰富，数量不断增多，现代化技术应用于技术档案管理己势在必行。应按照新的标准，加强基础业务建设，以简化整理、深化检索为宗旨，实现科学化、规范化管理。要充分利用计算机和网络技术，加大信息资源的存储、加工量，提高信息的检索速度和深度，充分做到资源共享，不断提高水利技术档案的管理和利用水平。
合理的规划、严谨的施工和科学的管理对工程建设工作具有非常重要的影响，在水利工程管理过程中，档案管理工作的重要性逐渐突出。从水利工程项目角度来看，考虑到水利工程项目的投资额相对较大并且实际的建设周期也非常长，那么就需要根据所涉及环节来实现统筹协调，这样能够减少时间、精力方面的消耗，有效发挥档案管理工作的重要作用。从目前来看，随着水利重点工程项目的开展，那么就需要从管理手段、管理理念、管理方式等角度来实现档案管理工作，这样能够有效推进工程工作。
一、水利工程档案管理对策
（一）坚持水利工程档案管理的规范性。从规范责任角度分析，水利工程工作人员需要根据相关工作制度来开展档案管理工作，负责人员明确个人肩负的重要责任，做好水利工程档案管理工作、档案整理工作以及档案保管工作等等，对于参建单位可以给予工作指导、工作检查以及工作监督。在工程建设过程中，工程管理工作人员以及工程技术工作人员是归档工作直接负责人。作为参建单位，工程参建设计工作、工程施工工作、工程监理工作等，在实际工作过程中需要明确自身所肩负的重要责任，明确工作职责范围，这样才能够更好地完成档案归档工作、档案整理工作、档案保管工作等等，在收集审核之后，需要将档案内容及时上交给项目责任人。项目法人在档案管理过程中，需要认真完成档案接收工作、档案归档工作，同时还需要及时向相关管理机构进行移交。通过贯彻落实领导责任工作制度，将档案管理工作能够真正纳入工程项目建设活动中，这样能够和项目建设实现同步管理，同时有利于构建项目档案的工作人员岗位责任制度以及领导责任工作制度，在工程建设工作中逐步构建档案管理工作体系。
（二）有效落实水利工程档案管理的三合一制度。“没有规矩，不成方圆”，也就是说，规章制度在企业管理中具有非常重要的作用，若是缺乏完善的管理制度，那么无法开展有效管理。水利工程档案管理工作部门管理者需要结合有关规章制度来有效开展各项活动，构建更加健全的管理工作制度，这样才能够实现管理工作有章可循。在档案管理过程中，需要认识到档案管理错误对整项工作所造成的影响，会促使企业怀疑档案的真实性，严重的可能对水利工程发展造成无法挽回的损失。从目前来看，我国水利工程档案管理仍然属于综合性部门管理工作，为了能够实现有效管理，那么可以构建三合一管理制度，构建独立的档案管理工作部门，专门派人负责档案管理工作，实现各个工作部门协调发展。一部分水利工程施工单位条件不足，那么就可以尽可能提升档案管理工作力度，配置综合素质更高的工作人员从事档案管理工作，为档案实效性与完整性提供保障，提升水利工程档案管理的有效性。
（三）利用信息手段实现新旧档案的有效衔接。科技信息技术飞速发展对水利工程档案管理工作部门提出更高要求，档案信息化对树立工程档案管理可持续发展具有非常重要的影响。高校需要逐步增加对档案信息管理信息化方面的投入力度，促使有条件单位能够有效使用档案管理工作系统，逐步提升档案管理工作科技含量，转变传统工作方式与工作手段。针对案卷集、文件数据库、重要档案等构建数据库，结合电子档案相关要求来做好档案信息统筹工作，通过有效措施来加快档案数据库建设进程与档案数字化发展进程，充分发挥网络技术优势以及信息技术优势，有效整合数字档案资源，为档案管理信息化提供保障。利用新媒体信息技术有利于实现数据收集工作，对档案管理自动化以及智能化提供保障，为信息数据输出及时性、统一性、有效性、规范性提供保障。
二、结语
水利工程建设工作对国家、人民都具有非常大的影响，档案管理工作在其中具有不可替代的作用。档案管理强化工作不能一蹴而就，那么就需要结合实际情况，寻找水利工程管理突破口，寻求更加有效的管理途径与管理方式，逐步提升档案管理工作质量，进而提高工程项目的建设质量。水利工程的档案管理工作能够更加真实地体现出水利工程建设管理全过程，有利于发挥凭证效用与依据效用，有利于提升工程运转效益。从事水利档案管理的工作人员需要具备爱岗敬业精神，保障档案管理工作的规范性，培养管理服务意识，充分发挥档案管理工作在水利工程建设工作中的重要作用。
摘要：目前水利工程档案管理工作中存在档案意识淡薄、档案管理各项制度不够完善、档案基础建设投入力度不到位等问题。建议各单位根据自身实际，建立档案管理标准；重视业务素质提高，做好管理人员培训工作；注重档案开发利用，加强档案信息建设，积极服务水利事业。
关键词：水利工程；技术档案；档案管理
1水利工程档案管理工作中存在的主要问题
1.1档案意识淡薄，单位对水利档案工作重视不够。档案管理未能切实列入工作内容，摆上应有的位置，从人力(档案员配置)、物力(档案装具和材料等)上给予必要的投入。建设单位和施工单位较注重现实的、短期的经济效益，未能正确认识档案管理对工程管理所具有的相互促进的作用，看不到规范的档案管理对水利工程使用、维修和水利工程建设科技进步的重要作用，而且这种作用将产生不小的经济效益。特别是大中型水利工程，其建设规模大、时间长、要求严，在施工中还会采用许多新工艺、新技术，如不及时记录、收集、归档，对工程建设和运行管理将会造成不可弥补的损失。1.2档案管理各项制度不够完善。由于制度不完善，普遍存在工作人员主动收集档案的意识差、档案分类整理不明细、资料完整性不高、档案信息化程度弱、借还制度执行不力等弊端，严重制约水利系统的工作效益和发展。基层管理人员长期以来形成的封闭工作方式，凭传统经验和狭隘的管理方法，乃至到工程竣工需要对档案进行验收时，临时组织人员对工程初设到单元工程、主体工程等验收资料进行全面收集、鉴定、整理。这样突击整理归档的痼疾一直没有得到很好的解决，必然造成档案资料丢失、损毁、收集不全面等问题。面对社会开放、科技进步和现代化管理规范要求提高，这种档案管理方式显得难以应对。更有甚者抱有临时应付观点，很难进入角色，不能适应水利工程建设档案这一科技含量相对较高的档案管理工作。1.3缺乏基本的硬件设施投入、统一的标准及规范。目前，许多部门在没有进行基本硬件设备投入，或者投入很不到位的情况下，就大谈档案信息化建设。有的往往只重视发展先进通信设备和购置高档计算机系统，忽视档案信息资源标准规范化建设。结果是前者无从谈完整的建设，后者建成的档案信息系统无法转化为经济和科学发展的动力。
2做好新时期水利技术档案管理工作的对策与措施
2.1根据自身实际，建立档案管理标准。在档案资料的收集中，一要做到两个结合：把办公室收发文件时把关收集与档案管理人员专项收集相结合，把日常收集与每年年底归档整理时查漏补缺相结合；二要对文书档案进行区分，对文件的来源、内容和去向进行分类，真实、历史地反映项目建设过程，从而使档案管理更加规范化、标准化；三要抓档案管理的重点，把水利档案细分为水资源档案、水资源开发利用档案、水利工程技术档案和水利工程运行管理档案，按大、中、小型工程进行归档，这样做的好处是抓档案管理的重点，为计算机管理和实现水利行业档案资源共享打下良好基础。[1]2.2重视业务素质，加强管理人员培训。水利档案具有多元性和综合性，不仅仅是某一学科的信息反映，而且是以水利为中心的多学科、多专业的信息综合。因此，要管好、用好这些档案资料，并进行开发利用，同样需要管理人员具有较高的业务素质，必须加强对现有档案管理人员进行培训，要通过请进来、送出去等多种途径进行培训，不断提高档案管理人员的素质。2.3强化责任意识，加强档案工作管理。水利部门和建设单位本身所产生的档案，如不及时收集存档，极容易造成档案资源的流失。要认识到水利档案工作不仅仅是水利档案部门的事，更是水利工程施工单位、基层水利单位、上级水利部门应当共同关注的事情。在档案工作的各个环节中，要进一步增强协调意识，把协同配合作为水利档案工作与其他部门的联系纽带，建立水利档案协调联系制度，及时提供资料，主动服务于工程建设管理。2.4加强档案开发利用，积极发挥档案效益。由于水利工程布局分散，基层水利技术人员信息相对闭塞，对一些好的设计、施工和运行管理的范本需求大，这为水利档案的再利用提供了重要前提。同时，开发利用档案要有针对性，要紧紧围绕服务对象的发展规划和工作重点进行开发，做到有的放矢。要加强档案的编研工作，随着科学技术的高速发展，利用者需要档案部门快速、高效地提供多层次的档案信息。[2][3]这就要求档案部门不仅要向利用者提供原始档案，还要根据利用者和社会的需求，提供一次加工、二次加工、多次深加工等不同层次的档案信息。要建立完善的检索体系，最大限度地揭示档案信息。档案检索工具是记录、报道和查找馆藏档案的有效手段，是管理档案和提供利用必不可少的得力工具。它是充分揭示馆藏内容，迅速、准确地提供档案和检索档案的主要途径。档案部门只有编制出系统、实用、多角度、多功能的档案检索工具，才能缩短档案检索时间，提高档案的查全率、查准率。通过开发水利档案效益，可以为培养知识全面、经验丰富的水利行业人才发挥应有的作用。2.5加强档案信息建设，积极服务水利事业。首先，要制定切实可行的培养计划，鼓励专、兼职档案人员通过在职培训、业余进修等多种形式，提高档案工作者掌握和运用信息技术的技能。其次，要注意引进信息技术、计算机、数据库、网络技术等方面的专业人才，优化人员结构，以适应档案工作现代化的需要。再次，要加强对档案工作者信息意识培养，改变传统档案“重藏轻用”的局面，使档案人员充分运用信息资源管理理论和信息技术手段，对档案信息资源实施科学管理与有效开发利用。最后，要建立必要的激励机制，充分发挥档案管理人员爱岗敬业、积极进取的工作热情和主观能动作用，提高工作效率和质量，从而增强档案管理改革和发展的动力。[4]2.6未雨绸缪，防患未然，确保水利档案的安全。由于历史与现实的多种原因，相当部分的水利工程建设及管理单位，都把办公基地设于水库、电站大坝的下游。这样的布局，或许便于水利工程的日常建设管理，但对于水利档案的自身安全而言，确实存在不容忽视的安全隐患。在1975年8月的特大暴雨洪水中，河南省石漫滩水库、驻马店板桥水库以及舞钢区田岗水库等突发溃坝失事，居于坝下的水库管理单位所有物资包括档案，均被不期而至数以亿计的溃坝洪水一扫而光，荡然无存。这样惨痛的教训，难道不够深刻吗？“758”大洪灾之后，中国水利界产生了一个专用名词：758雨型。长江三峡、黄河小浪底等大型水库设计建设时，都考虑进了“758”因素。故此，笔者建议，已设于坝下的水利档案馆室，应制定非常状况下的应急预案并落到实处；拟建的水利档案馆室，应设于坝上安全区域，以确保安全无虞。
一、水利工程档案管理工作中存在的主要问题
工程档案产生于工程项目建设的参建各方，在工程建设过程中质量的评定，事故原因的分析、索赔和反索赔、阶段验收和竣工验收以及其日常管理工作中具有不可替代的重要作用，而且是工程建成后运行、管理、维护工作中不可缺少的依据。特别是在建立工程质量终身责任制的今天，档案的凭证作用显得尤为重要。如何有效地管理好工程档案既是工程本身的需要，也是档案管理部门的要求。根据笔者多年的工作实践，水利工程档案管理工作主要存在以下问题：
1．重工程建设轻档案管理。工程项目建设的特点是用有限的投资在规定的时间内建成符合设计要求的工程，使之尽快发挥效益。在工程建设过程中，业主一般把控制工程投资、进度和质量作为工作的中心任务，对工程档案资料的收集、整编等工作往往重视不够，甚至担心工程档案管理会影响进度，重工程建设轻档案管理的现象普遍存在。
2．档案管理质量不高。部分项目施工期长达数年甚至更长时间，受工期长、人员变动大的影响，在工程项目施工期间业主往往只注重工程施工进度，对建设过程中形成的资料没有妥善保管。档案资料不能按规定及时移交和定期整理归档，待工程完工时才组织力量突击收集，增加了工程项目档案资料收集的难度，难以保证档案资料的完整性和准确性。
3．档案收集过程的混乱。部分单位为赶工期和进度，只重视工程验收是否过关，在工程实施过程中忽视档案资料的收集，放松了项目文件的日常管理工作。由于不能做到档案工作与工程进度同步管理，专业档案人员难以做到全程跟踪和指导，因此往往造成档案资料的收集、整理不及时、不合要求，待工程竣工验收时才发现档案管理不善的问题，形成被动局面。
二、问题存在的原因分析
工程档案管理是工程管理的重要内容，在工程建设的各环节都是档案形成的过程，既有按计划周期形成的资料，也有各建设环节产生的阶段性材料，还有根据工程建设的临时性事项产生的文档。工程档案管理不善的主要原因包括以下几个方面：
1．重视程度不够。部分建设单位档案管理意识淡薄，注重工程有形建设，忽视档案资料的作用，没有把工程档案管理纳入工程建设和管理之中。重建设轻档案，使档案管理不能与工程建设同步进行。
2．责任落实不到住。部分参建单位责任意识不强，不能严格执行工程档案管理的相关制度和规定，对工程档案管理岗位及其职责落实不到位，使得工程档案无法得到有效收集和整理。
3．人员素质不高。部分参建单位档案管理人员多为兼职人员，缺少水利工程档案管理知识，对水利工程档案收集、整编、管理等要求不够熟悉，使得水利工程档案管理质量较差，无法达到国家规定的档案验收标准。
三、解决问题的合同承包制档案管理模式
采用合同承包制管理水利工程档案模式，是将已经列项拟建的重点水利工程档案管理纳入设计、施工、监理等合同体系，将档案管理工作委托给专业档案部门进行全过程管理。该模式包括以下特点：
1．对工程档案管理工作实行合同制。在工程建设招标时，将工程档案管理任务单列一项，业主(甲方)以招标或委托方式与专业档案馆或档案管理机构(乙方)签订合同，由专业承包单位按合同对档案进行系统、规范管理，以合同形式明确规定双方的权利、义务和法律责任。合同签订后，乙方立即为甲方组建档案机构(如档案室)并开展工作。档案室的职能包括：制定整个工程的档案管理规章制度、办法；对工程参建各方的档案工作进行业务指导和监督；对建设管理单位(甲方)产生的档案进行有序管理，使整个档案管理工作从开始阶段就走上规范化道路。
2．对工程实行档案管理目标合同制。在签订设计、施工、监理等项目合同的同时，将档案管理纳入设计、施工、监理等参建单位合同管理之中，明确规定各自档案管理职责及要求，规定工程档案验收的标准，采用经济手段强化工程档案管理工作，同时加强对合同履行过程的管理。在检查合同执行情况时，同时检查档案管理情况。针对合同执行过程中存在的问题，采取有效措施加以改进。建设单位对各项工程招标时，要有档案人员参加编制标书及合同条款，并在编制标书时对档案管理特别是竣工资料的要求做出具体规定。开标后，这些规定以合同方式加以明确。工程开工前，接受委托的档案部门要为建设管理单位编制符合该工程实际的档案管理规定并及时下发给各参建单位，明确档案资料的归档范围和移交办法。在工程建设中，各参建单位必须以档案管理目标合同为依据开展工作，并服从档案管理部门的管理、协调和监督。
四、合同承包制管理水利工程档案模式的优点
采用合同承包制管理水利工程档案，是水利工程档案管理的一种新模式，对水利工程参建单位具有十分重要的意义。其优点主要体现在以下几个方面：
1．节省时间。工程建设项目在立项开工之初，建设管理单位刚成立，工作千头万绪，受委托的档案管理部门可在工程开工之初建立起全方位的档案管理体系，使档案管理工作与工程建设齐头并进。工程项目竣工之时，工程项目档案收集、整理完成，为工程竣工验收提供完整系统的档案资料。工程项目交付使用时，工程档案就及时移交给工程项目的管理单位，使工程项目运用过程中问题能得到及时有效解决。合同承包制管理档案能与工程建设同步进行，不会因工程档案工作滞后，给工程建设带来不利影响。
2．经济效益。合同承包制管理档案，工程建设管理部门需向专业档案部门支付一定的管理费用。对档案部门而言，它可弥补其事业经费的不足，增加职工收入，经济效益是直接的。对工程建设部门而言，它可降低建设管理单位组建档案管理班子的时间、人力、财力投入，使建设管理单位集中精力从事工程实施工作，提高工程管理质量，经济效益是间接的。因此，合同承包制管理工程档案对档案专业部门和建设管理部门双方都具有经济效益。
建立水利工程档案法律化、制度化、标准化、规范化的管理体系，加强对档案工程集中统一管理是水利工程档案齐全、完整、规范的重要保证。这就要求：一是领导重视水利工程档案管理，除了配备档案橱、架等档案工具以外，还要配有专职的档案管理人员。二是严格管理依法治档，建立健全严格的档案管理制度，在整个档案管理中做到有章可循、有法必依。三是建立科学的归档制度，建立档案借阅、收集、移交等各种档案手续，明确各级档案管理责任。
2及时收集，为档案管理提供有力保障
2.1采取适宜的收集方法
为了保证档案资料收集齐全、完整，档案管理人员要了解水利工程建设工作的具体操作程序和工作流程及各阶段的工作安排，掌握每一阶段工作中需要形成哪些档案资料。对不同的水利工程建设分别采用追逐收集和分段收集两种方式。追逐收集用于工程周期短形成档案资料快的工程。分段收集适用于建设周期长的工程，收集过程中要跟踪管理加强催收，避免档案材料的失散，保证工程档案的连续性，完整性。
2.2选择收集正确有效的资料
水利工程档案资料技术复杂，内容较多，包括建设项目的可行性研究、初步设计、设计计算书、设计说明书、设计预算、设计施工图等。如一套完整的河道治理施工图设计就包括改建桥梁、新建桥梁、改建涵闸、维修涵闸、新建涵闸等多项工程项目的设计，收集时就要保证材料的有效性。有些工程的初步设计由于各种原因，修改多次，版本较多，要对照上级红头文件，查看投资是否相同，以及概预算是否匹配。避免该归档的资料出现失效、错误、残缺不全、或该归档不归档等情况，只有正确有效的材料才能形成高质量的档案，才能发挥档案应有的最大作用。
2.3注重收集工程原始资料
水利工程档案的收集，不单只接收工程项目设计工作形成的文字以及附图，还要收集水利工程设计档案中来往函件的签字、盖章，工程设计初期的评审记录、合同的修改补充，当事人的亲笔手稿、领导者的亲笔签署等等。工程资料形成的过程中记录了众多单位、部门人员的签名，以及对工程的评价，施工活动的第一手资料，能如实反映施工情况，是档案收集不可或缺的部分，也是档案管理中的宝贵资料。原始的、完整的水利工程档案，可以为水利工作提供准确、可靠的法律凭证。
3高质量整理档案，夯实档案工作基础
档案整理在整个水利工程档案管理工作中占有重要的地位，它既是档案进入保管状态的标志，又是对水利工程档案实行科学管理的基础。只有高标准严要求的档案整理，才能提高档案管理质量，在以后的工作中充分发挥档案的价值。
3.1科学分类水利工程资料
科学分类是管理档案的必要手段，是区分简单资料保管和科学档案管理的标志。根据单位水利工程档案的内容性质和形成特点，按照工程项目分类法，建立档案分类方案，把档案划分成不同的类别层次，并充分了解档案类目的内涵和外延，保证归类的一致性，避免与其它类目之间的交叉或重叠。如：一个水利设计项目按照从其经历的过程分类，有可行性研究、初步设计、和施工图设计等多个设计阶段的材料以及其他与其有关内容的文件分为一类，如此类推。应遵循档案的分类规则，在科学的前提下，进行灵活的水利工程档案分类，增加实用性，满足档案科学管理的需求。
3.2组卷标准，保证档案管理质量
组织案卷是档案管理的核心工作，管理人员要足够细致和耐心，鉴别材料的完整性和准确性，正确判断材料的属性，既要区分类别，又要把相关的材料组合成卷。既要保证材料准确分别组卷，又不破坏材料之间的关联。在档案整理工作中，针对复杂的工程设计技术所造成的工程档案内容繁杂、设计多变的特性，必须分清档案的内容，同一内容的相关材料归为一卷。如：一项工程的初步设计包括设计计算书、设计说明书、设计预算等，此类材料应归为一卷。有的水利工程施工图设计包括许多分项设计、多变稿、变更稿等多种设计稿，这些表现了工程的扩大、加项、变更等一系列的设计变化，应把它们同其相应的工程设计归为一卷。档案组卷是档案管理工作的跟本，也是档案归档的成果，案卷的质量直接关系档案管理工作的质量，也影响着以后档案的利用，所以应做到高质量的组卷，建立高质量的档案管理体系。
3.3规范的案卷编目，便于档案的利用
案卷编目是档案整理过程中的一项主要工作，规范的编目工作正确反映案卷系统整理成果，揭示出案卷内档案材料的内容与成分，固定案卷内档案资料的排列顺序和位置，内容包括：编页号、填制卷内文件目录、填写备考表、填制案卷封面及案卷脊背编制等，这些工作看似简单却最能反映档案管理的水平和质量。规范准确的案卷编目，便于监督水利工程档案的完整与安全，其成果也是检索档案的基本工具，可以迅速、准确地查找工程档案，更好的为水利工程建设提供利用。
4加快水利档案网络信息化管理进程
随着办公自动化程度越来越高，水利工程电子材料所占比例也越来越大。电子档案是社会发展进步的表现方式，这就需要将纸质档案电子化，以适应飞速发展的办公现代化要求。首先，档案部门要添置计算机软硬件设备，通过计算机系统软件的操作进行著录、编目，逐步建立局域网，实现工程档案的信息共享。其次，档案目录及全文的数字化，加快了档案信息技术的广泛采用，推进了档案电子政务进程，使档案基础建设的重心向档案信息化建设转变。最后，实施纸质档案和数字档案“双套制”工作模式，避免重复劳动，不但能节约人力和财力，而且也会大大加快档案信息数字化的进程。
5提高档案管理者的综合素质
关键词：水利工程档案；管理；信息化
中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1001-828X（2013）09-00-02
一、水利工程与水利工程档案
1.水利工程
水利工程是防洪、除涝、灌溉、发电、供水、围垦、水土保持、移民、水资源保护等工程（包括新建、扩建、改建、加固、修复）及其配套和附属工程的统称。用于控制和调配自然界的地表水和地下水，达到除害兴利目的而修建的工程。水是人类生产和生活必不可少的宝贵资源，但其自然存在的状态并不完全符合人类的需要。只有修建水利工程，才能控制水流，防止洪涝灾害，并进行水量的调节和分配，以满足人民生活和生产对水资源的需要。
水利工程有很强的系统性和综合性，对环境有举足轻重的影响。水利工程一般规模大、技术复杂、工期较长、投资较多，从而形成了大量的档案资料。提高水利工程档案的管理水平，对促进工程建设、保证工程建成后的运行与管理有着重大意义。
2.水利工程档案
水利工程档案是在水利工程建设活动中直接形成的具有保存价值的文字、图纸、图表、声像、数据等各种历史资料的记载，也是水利工程开展规划、勘测、设计、施工、管理、运行、维护、科研、抗灾等不同工作的重要依据。水利工程档案对于整个水利工程的开展有着举足轻重的作用。
水利工程档案管理是水利技术基础资料，它反映了水利工程建设的全过程，不仅准确地记录了工程建设情况，而且能为今后工程施工、运行、验收、维修、提供可靠依据。加强水利工程档案管理，为其它工程项目提供理论参考价值，更好地服务于水利事业。
3.水利工程档案的特点
（1）内容上涉及面广。在修筑堤防、兴建水库、开沟修渠、建设闸坝时，必然牵涉到农业、工业、交通、电力通讯等各个方面，水利专业本身又与建筑、水文、气象等专业联系紧密，由此而形成的水利工程档案也是综合性很强的信息反映。
（2）历时周期长。根据不同的工程，水文地质条件不同，所确定的水利建设工程、周期长度亦不同，一般的农田水利工程，通常仅需几个月完成，而水库、防洪堤工程建设则需几年来完成。
（3）文书、科技档案一体化。水利工程是科研、规划、设计、施工、管理一体化的运行机制，因而形成业务性文书与科技档案联系密切，明显具有文书、科技档案一体的趋向。
二、某单位水利工程档案管理工作现状及出现的问题
1.工作现状
该单位成立近60年，设计的水利工程项目大大小小有1000余个，形成的水利工程档案至今有案卷7万余册、图纸20多万张。近年更是以每年案卷约2000册、图纸3000-4000张的速度增加。
该单位的水利工程档案工作大部分仍以手工操作为主，计算机运用于档案收集、档案整理、档案编目和检索、档案统计这些工作环节。但也多是利用计算机进行登记，检索工具只有“目录检索”一种，档案信息化程度低。
2.存在的问题及原因
（1）思想观念上因循守旧。
（a）领导不重视，认为档案工作就是简单的体力劳动，档案工作人员就是仓库保管员，不能带来经济效益；
（b）档案工作人员自身因为待遇低，加上多年工作习惯，缺乏学习，对档案工作的发展认识不足，认为自己就是辛苦劳碌的劳动力，导致工作手段传统落后，不愿意改变；
（2）工作方式上，手段原始。
手工操作。从档案资料的收集、整理、装订、入库上架，到借阅，都是由工作人员手工操作。
档案载体传统。档案的载体绝大部分是纸质，只有近几年才开始收集档案的电子版本。
检索与查询利用方式单一。目前使用的检索方式是在电脑上进行档案目录检索，如果设计人员并不完全清楚自己所需档案的名称，而是只对某种类型工程某个专业某个部分的信息进行查询，在这种情况下，现有的检索方式就难以做到快速准确。这种情况下，设计人员不能准确检索到自己所需的档案，势必会调阅多份工程档案进行查询，这样就增加了档案工作人员的劳动量，工作效率降低。
开柜查阅，馆库尘封。 都是使用传统的方式进行工作。
（3）资金方面，投入不足，设备缺乏。
每年用于档案建设上的资金投入有限，库房内档案装具是多层铁制档案柜（底图柜），与密集架相比容量不足，无法满足档案数量日益增加的需求
资金不足，进行档案信息化的设备也不完备。计算机、大型扫描仪等进行档案资料数据处理的设备不能满足需求。
（4）人员方面，素质有待提高。
部分档案工作人员责任心欠缺，缺少把档案工作当作一项事业的事业心，不肯用心钻研业务，每天机械地重复着枯燥繁琐的简单劳动，业务水平不高。
三、水利工程档案工作与档案信息化建设
1.档案信息化的背景
现今的社会，是信息飞速发展的社会；如今的时代，是资讯时代，是“大数据时代”。
档案的信息化是由档案属性所决定，档案信息化是档案工作的自身要求。
信息技术的迅猛发展和广泛应用，为档案事业改革和发展创造了前所未有的契机和条件。水利工程建设的发展更是需要档案信息化加快步伐。
2.水利工程档案工作与信息化建设
（1）转变观念，变“仓库保管员”为“宝库管理者”。
实际上，档案是一个机关、单位、部门的重要知识财产资源，档案工作起着管理这些资源的作用。总的来说，档案是宝贵的财富，档案部门是财富集中的“宝库”，而档案工作人员则是宝库的“管理者”。
该单位水利工程档案，是几辈水利工作者的心血结晶。它们记载了该单位、全省乃至全国水利事业发展的历史，更承载着无数水利工作者的梦想与努力。所以，档案馆保存的绝非只是一本本报告、一张张图纸，而是无价之宝。档案工作人员的职责就是管理好这些宝藏，让它们发挥应有的作用，实现其自身的价值。而要更好地实现档案的价值，仅仅靠目前的以手工操作的工作方式是不够的，还要依靠现代化的设备和技术，实现档案信息化，才能够达到其追求的目的，实现档案的利用价值。
“把目光从纸质记录转向电子记录，从柜架存储转向数据仓库，从资料查阅转向网络资讯”，这不仅是档案工作人员需要做的，也是档案管理部门上级领导及其他部门人员需要共同做的。
（2）制度先行，建立健全档案管理制度，用制度来保障档案信息化工作的顺利进行。
以国家和地区的档案法律、法规为依据，结合水利工程档案的特点，制定本院的水利工程档案管理制度、操作规程、奖罚制度等。坚持“以法管理档案，以制度管理档案，以制度管人”。做到“有制度就要执行，执行需要监督”。制度―执行―监督，缺一不可。
（3）保障资金投入，配备齐全的设备。
除了转变观念、制度先行，还要有资金保证、设备齐全作为档案信息化工作的有力支持。
从物质条件方面讲，资金不足，设施落后，是制约档案信息化工作的重要原因之一。上述本院水利工程档案管理工作存在的问题中，多数与资金不足、设备设施不到位有关。不过，这些因素不是一朝一夕就能解决得了的，需要方方面面的共同努力，逐步加以解决。
3.档案馆如何进行水利工程档案信息化工作。
要从制度、环境、技术、人员、保密这几个方面，做好档案管理工作。
（1）制度方面，建立内部管理制度，严谨工作作风，明确工作责任，规范工作流程，提高工作效率。
要制订从档案收集、档案整理、档案价值鉴定、档案保管、档案编目和检索、档案统计、档案编辑和研究、档案提供利用8项工作的管理性标准规范、业务性标准规范、技术性标准规范。做到坚持制度先行、以制度管档、以制度管人。要做到严格按制度办事；有错必惩，有错必纠；鼓励创新，有创新有成效就有奖励。制度的执行要有监督，不使制度成为一纸空文。
（2）环境方面，从网络环境建设、硬件基础设施建设、软件基础设施建设几个方面，为档案信息化建设提供良好的条件。
网络环境建设，是基于局域网面向档案馆工作人员和利用者的馆内档案利用服务平台。
该单位已有的局域网，为档案信息的利用创造了条件。
该单位的综合信息化管理系统中的“图档管理”模块，是从档案的收集、整编、检索到利用一系列工作环节相联系的模块。但目前因为这个系统使用的时间不长，有部分功能没有启用，尚不能完全发挥它的作用。而档案工作人员需要做的事情就是不断地补充完善这个系统，使其早日发挥应有的功效。这些工作需要添置档案数据处理设备并进行大量的数据处理工作才能最终完善。
硬件基础设施建设，包括档案数字化与输入设备、网络设备、存储设备、输出设备；软件基础设施建设包括系统软件和应用软件。这些要依靠资金投入不断完善。而档案工作人员要做的就是将现有的设备充分利用起来。
（3）技术方面，有了良好的环境，还要有相应的技术来运用相关设备，做到物尽所用，才能实现档案信息化建设的目标。
因此，档案工作人员不能只单一地掌握档案方面的知识，还要学习计算机及网络方面的知识。需要知道如何运用设备进行档案信息化工作。知道如何利用计算机建立多个数据库；如何使用扫描仪将档案资料的内容从纸张上的文字、数字、图表，转换到电脑上，成为数据；如何采集档案上的有用信息，建立多种检索方式，扩大档案的利用效率。这些都需要有一定的技术作为支撑。
当然，不能要求档案工作人员成为什么都懂的全才，涉及计算机和网络方面专业性较强的问题时，仍然需要相关专业人员的协作。因此，档案信息化工作是个要求多专业人员共同完成的工作。
（4）人员方面，建立健全人才引进与培养机制，建立责任心强、知识结构、学历层次、年龄层次合理的人员队伍。
数字化环境下档案管理人才要求是：信息资源的组织者、管理者、分析者、提供者、信息利用的导航者。要求档案工作人员要有较高的文化素养；除了有本职工作的基本技术技能之外，还要有与信息相关的技能，如对计算机的运用、对网络的熟悉等；要有较强的信息意识。
水利工程档案的科学性、服务性和技术性都很强，其管理工作更是一项复杂、细致而琐碎的工作，这就要求档案管理工作者具备较高的综合素质。从事水利工程档案工作的人员，专业知识和技能应该比一般单位的档案人员更全面。他们不仅要懂科技档案，还要懂与水利工程相关的一些专业类别档案以及不同类别的档案的分类整理。档案人员不但要学习档案理论知识和专业技能，精通档案业务，同时，要提高思想素质，提倡爱岗敬业，增强服务意识，当好使用者的参谋。培养良好的职业道德和心理素质，提高法律意识，做到依法治档；塑造复合型人才，既要有较高的档案管理专业能力，又要知晓计算机应用和网络信息管理，还应熟悉水利工程知识。使档案管理人员切实担负起水利档案的管理的重任。
档案工作要做好，必须强调人才队伍建设。档案部门是能够做成事、能够做大事的地方，但也容易成为“安乐窝”，成为“养人的地方”；强调振奋精神，“有为才有位”；突出拔尖人才、技术型人才培养，突出岗位成才，创造人才成长环境。
（5）保密方面，要成立保密委员会制定保密条例，并严格执行。要解决“保密”与“公开”之间的矛盾，各专业人员组成档案鉴定组，对馆藏档案进行鉴定，在不违反保密条例的条件下，对部分档案内容进行解密，将档案资料转变为资讯，加大档案的利用效率。
四、结语
做好档案信息化工作的条件，不外乎“人”、“财”、“物”三个方面，而其中最重要的是“人”的因素。
