时间：2023-06-27 17:59:45
开篇：写作不仅是一种记录，更是一种创造，它让我们能够捕捉那些稍纵即逝的灵感，将它们永久地定格在纸上。下面是小编精心整理的12篇社会保险档案管理办法，希望这些内容能成为您创作过程中的良师益友，陪伴您不断探索和进步。
近年来，溧水区社会经济快速发展，社会保险的参保数迅速增加，社会保险档案量在增加，管理也逐步完善起来，因此做好社会保险档案信息化管理日益显得重要起来。
一、溧水区社会保险档案管理现状
（一）社会保险的参保人数增长迅速
社会保险的参保人数增长迅速。2013年底，溧水区参加城镇基本养老保险人数为11.63万人，比2012年末增加了1.6万人;参加医疗保险11.04万人，比2011年末增加1万人。由此可见，社会保险档案与日俱增，当今社会的发展对社会保险档案的要求也在提高，需要对社会保险档案进一步加强管理。
（二）社会保险经办机构实施改革计划
近十年来，溧水区社会保险经办机构全面实施了各种改革计划，早在2001年就实行了五险统一征缴。从2010年7月1日起，流动就业人员基本医疗保险可跨省转移接续。2011年11月15日，人保部就《社会保险费申报缴纳管理规定（草案）》征求意见。根据草案，企业缴纳险种从养老、医疗、失业险三项扩至五项，新增工伤和生育险。这些政策改革都为新时期的社会保险事业的进一步发展营造了很大的发展空间以及机遇。
（三）社会保险档案工作缺乏硬指标考核
社保档案数量巨大，工作环节繁琐，相对于社会保障工作，社保档案工作没有硬指标来考核，也没有统一的管理办法和标准，因此让部分档案工作者放松了对工作的要求。数据只能采用交换的形式，只有极少数部分实现基本信息的共用。比如基金监管、数据上传、应用系统接口等，市，区、镇、村之间共享，几无可能。养老和医疗保险异地转移目前也有一定困难。
二、溧水区社会保险档案信息化管理系统存在的问题
（一）对社会保险档案信息化管理工作不重视程度不够
由于社会保险档案管理工作是比较分散，业务这块缺少专人管理，还不是很重视。社会保险工作的重点都集中在扩面征缴和基金支付方面，强化社会保险基金的征缴和确保企业离退休人员基本养老金按时足额发放、医疗保险刷卡和报销等方面，忽视了社会保险档案管理，使社会保险档案管理工作处于无序状态，其作用无法得到充分发挥。
（二）社会保险档案信息化管理体制不规范
由于我国目前的社会保险档案管理制度缺乏统一的规范和标准，造成归档范围不明确，社会保险文件材料收集不齐全，档案管理方法不健全等现象时有发生，严重影响社会保险档案管理的规范化、标准化。社会保险档案专职人员难落实，没有专职人员管理档案，现有的也都是临时抽调，没有经过专职培训，严重影响社会保险档案管理的规范化。
（三）社保系统中人员资源库信息有误
由于以前人员操作人员的不规范录入参保人员信息，导致部分人员的信息有误 。比如参保人的姓名的错误、身份证号码的错误、地址的不详细、电话号码的错误……给日常经办工作带来许多不便。
（四）缺乏专业社保档案信息化管理标准和规范
社保档案管理缺乏国家标准，职工档案管理仍在执行1992年劳动部与国家档案局共同制定的《企业职工档案管理规定》，而该项制度中的部分条款如适用范围、归档范围、管理形式、交接流转等规定已经不适应现实工作的需要，亟须修改。在没有统一标准的情况下，有的制订了一些社保档案的地方标准，有的地p市制定和公布了医疗保险档案管理办法、低保档案管理办法，而全国许多地p市则没有建立相关管理标准和规范，造成社保档案的各地管理方法不统一。在不同专业类别中，管理的规范和水平也不一致。
三、溧水区社会保险档案信息化管理的解决办法
（一）将纸质档案转换成数字档案存档
出于业务办理需要，在社保办理过程中，出现大量的纸质材料或证明，各类证件复印件以及各种需要存档备查的档案资料，是非常庞大的一个数字。纸质材料保存起来不方便，但是将这些材料进行电脑扫描储存，就可以将纸质档案转变成数字档案。根据档案工作的实际需要，可灵活运用，如目录数据适宜采用文本录人;全文数据则可以采用图像扫描录入;而一些当前常用的数据可制作成光盘。
（二）建立规范的经办队伍，按规范要求修改人员信息
从2013起7月份起，建立了一支由3人组成的工作小组，主要负责修改人员的信息。人员信息的修改需要相关部门提供人员的二代身份证复印件及相关的证明材料，这样才可以进行修改。修改完后将相关的材料存档，以便今后的查阅。这样一来，每完成一次修改，就能确保一个人信息的正确性，为今后的日常业务经办带来了保障。
（三）按全国统筹的标准制定本区的社保管理系统、规范标准
按全国统筹的标准制定本区的社保管理系统、规范标准，可以为溧水区社会保障事业的进一步发展和不断完善奠定重要的基础。以社保信息化标准体系及劳动和社会保障标准体系为指导，以投融资与运营模式和项目实施监理模式为依托，按照多层架构的模式将系统自上而下构架成为组件与业务组件、业务运作支撑平台、IT基础设施三个层次，树立以监控及管理、信息安全为主的贯穿三大层次的两大体系模式。为适应劳动者的流动和工资收入的变动，对每个劳动者按社保号设立档案卡，并用计算机储存，记录公民个人历年的工资收入情况。在全区设立计算机网络，对每个劳动者的情况进行追踪记录;并建立全区范围内统一的网络查询接口，允许参保人员自己通过网络查询档案，同时也可以查询各项待遇支付情况，提高工作效率和透明度。
（四）与其他部门密切配合，齐抓共管
关键词：养老保险社保业务档案管理
1维护社会保险档案，保护职工权益
随着群众养老保险意识的不断提高，沉寂多年的历史缴费日益显现出其重要性，断保多年要求续保的参保人员越来越多。由于社会保险历史缴费记录档案管理的不完善，一些参保人员的缴费权益无法得到保障，并在实践中产生了不少争议。
我市自1987年就开始实行养老保险统筹工作，由于当时技术手段比较落后，加上对业务档案管理工作重视不够，参保人员原始缴费记录存在很多不完善的地方。保定市社保所在开展企业参保职工缴费工资和缴费年限确认工作的过程中，对一些缺少以往缴费年限和缴费基数记录的职工档案，通过查询企业职工花名册、企业职工养老保险卡、补缴缴费分解表、历年缴费记录表等相关材料，确定缴费事实，重新整理、归集参保数据，真实记录每位参保人员的参保历史，保障了参保人员的养老保险权益。
随着国有企业重组兼并、倒闭，职工下岗、中断劳动关系、中断缴费情况大量出现，如何记录、保存每一位参保人员的缴费资料显得尤为重要，如果不及时开展社保业务档案管理工作，就会形成一种被动的工作局面。
1980年参加工作的李桂兰，今年已经46岁。1980年11月，李桂兰成为保定市水泥厂的一名正式职工。按照有关规定，1987年1月李桂兰参加了当地的养老保险。1998年李桂兰离开保定去了新疆打工。2009年，李桂兰从新疆特地赶回到保定市社保所查询以往的养老保险缴费情况。离开企业十几年，社保资料会不会遗失？社保所这里是否完整保留自己过去的参保记录？李桂兰的心里忐忑不安。来到保定社保所，档案员根据李桂兰的身份证输入名字后，几秒钟就查到记载李桂兰详细缴费情况的职工养老保险卡。李桂兰一直悬着的心终于踏实了下来，心里有说不出的高兴。保定市社保所依据李桂兰的养老保险卡，重新为她补办了养老保险手册，恢复了缴费情况。
2社会保险业务规范化管理
在保定市，类似李桂兰的情况非常的多，在养老保险手册丢失的情况下，保定市社保所通过历史资料的查询，为他们补办养老保险手册，保证其继续参保。
社保业务档案对参保人员十分重要，但是业务档案管理工作对社保经办机构来说还十分陌生。没有现成的样板，保定市社保经办机构只能摸着石头过河。通过抓库房建设、文件材料收集、归类、整理、立卷，使业务档案整理和立卷从不规范到规范，社保档案库房从无到有；业务档案内容由简单到丰富；并把业务档案管理工作列入长远规划、年度计划及有关人员的岗位职责中，把业务档案工作作为社保管理的一项重要内容纳入年度目标，与业务工作同部署、同组织、同考核。短短几个月的时间，档案目录全部实现电子化管理，从而使社保业务档案管理工作发生了巨大的变化。
为规范社会保险业务档案管理，维护社会保险业务档案真实、完整和安全，发挥档案的服务作用，根据《中华人民共和国人力资源和社会保障部、国家档案局》第3号令和河北省人力资源和社会保障厅、河北省档案局《冀人社发2009（11号文件）》要求，我市社保所出台了《社会保险业务档案管理办法》，同时对业务档案进行规范管理提出了明确要求，推动社保业务档案管理工作进一步开展。社保业务档案的规范化管理，不仅确定了社会保险事业发展的基础，而且有力地维护了参保人员的权益。保定市纺织厂等7家企业，由于在改制前欠缴职工养老保险费多。改制时，职工强烈要求其补缴历年欠缴的养老保险费，通过查阅历年职工养老保险缴费分解表，社保机构为职工提供了这些企业历年欠缴的准确数字。企业补缴了历年欠缴的养老保险，企业职工的合法权益得到了保障。
3社会保险业务档案管理的统一与标准化
社保业务档案是全面系统记录参保单位和参保个人缴纳社会保险费、计发社会保险待遇的重要凭据。实现社保业务档案的规范化管理，保证社保业务档案的完整、安全和有效使用，直接关系到参保单位和参保职工的合法权益和切身利益。社保业务档案规范化管理的关键在于实现管理的统一与标准化。
3.1统一业务档案管理工作制度。根据我市社保所下发的《社会保险业务档案管理办法》等七项业务档案管理工作制度，结合我所业务情况的实际需要，业务档案主要采取分级管理、便于查询、集中保管、确保安全的原则，做到有章可循、有制可依、有底可查，统一了业务档案管理工作制度。
3.2统一档案室标准。档案室是社保业务档案的“家”，统一档案室的标准至关重要。为此，保定市社保所建立了一个具有防火、防光、防尘、防盗、防潮、防高温、防污染、防有害生物等“八防”功能的档案室，基本实现档案库房、档案查阅、办公三分开，并配置与档案数量相适应的档案柜和档案密集柜、灭火器、温湿度计、空调、计算机等专用设备。
3.3统一规范整档。根据《人力资源和社会保障部、国家档案局》第3号令，结合本所业务职责，社会保险业务档案共分六类三十八项，以此规范全市社保经办机构业务档案的收集、积累、整理、保管、应用、查询服务工作。
保定市社保经办机构还要求对社保业务档案进行统一集中清理。各社保经办机构按照先收集后筛选、保齐全少缺漏的办法集中清理，要求每位职工将橱柜的所有原始资料、文件集中起来，进行鉴定整理、组卷归档。
一、满足各项事业和人民群众基本需求是档案部门应尽职责。“十一五”以来，提供各类关系人民群众切身利益、有参考和凭证价值的档案材料越来越受到老百姓的欢迎，各级国家综合档案馆以国家档案资源建设为核心，加大了收集力度。各级档案部门与有关专业主管部门合作，也加强了企业职工、社会保障等方面档案工作。民生档案工作引起高度重视，民生档案包括各类与民生有关的专门档案，各级档案部门大力整合各类民生档案资源。在全国范围内，掀起了建立覆盖人民群众的档案资源体系的新，许多地方档案部门把人民群众利用最多的政策文件、档案服务送到百姓家门口；各级档案部门围绕民生指导建档，加大档案资源整合力度，从源头上加强民生档案管理，覆盖人民群众的档案资源体系建设取得新成效。“十一五”期间，各级档案部门为保障和改善民生服务，坚持以人为本，紧贴百姓需求，出台各种措施，促进档案服务民生；各地区相继加强民生档案工作，大力建立和开发民生档案为民生服务。“十一五”期间，作为贯彻落实科学发展观的突破口，提出要转变重事轻人、重物轻人、重典型人物轻普通人物的传统观念和认识，建立覆盖人民群众的档案资源体系，是构成推动档案工作为科学发展服务和实现档案工作自身科学发展“三个体系”建设有机整体的重要组成部分。《基本目录》的出台就是为了满足人民群众基本需求。
二、以人为本，树立“大档案”观念，规划专业档案管理。2010年国家档案局局长杨冬权提出：实施“以人为本”战略，重点在档案资源建设上有普遍改进，全面完善覆盖人民群众的档案资源体系。各级档案部门开始在档案资源建设过程中大力实施“以人为本”战略，凡是涉及人民群众的档案，凡是人民群众需要利用的档案，凡是对经济社会发展有用的档案，都逐步纳入档案资源建设体系，保证经济社会发展全过程和各领域形成的档案应建尽建，全面覆盖。
在全国档案系统内树立“大档案”的观念，即国家档案资源体系既包括国家档案馆已经和准备接收的档案，也包括各级国家档案馆尚未和不准备接收的档案，既包括党政机关、团体、国有企事业单位的档案，也包括民营企业、各种经济与组织以及家庭的档案；既包括“红头文件”之类的档案，也包括大量的各类专门业务档案；既包括反映党和国家重点工作及各单位基本职能的档案，也反映个^各方面权益的档案；既包括纸质档案，也包括录音、录像、电子等磁介质档案，从而全面收集、全面管理。2011年开始，国家档案局调研起草“专门业务档案框架体系”，规范业务档案的归档与管理。各级国家档案馆也同时扩大接收范围，调整接收时限，以民生档案资源为重点，进一步丰富档案内容，完善馆藏结构。《基本目录》的出台就是全国档案事业发展“十二五”规划的一个部分。
三、“求基不求全、求熟不求新、求实不求理、求高不求低、求稳不求急“是《基本目录》的编制原则。所谓“求基不求全”是指现在档案的种类越来越多，《基本目录》只列入“最基本的”国家级专业档案目录，就是各项事业发展和人民群众基本需求必须建立的档案种类。第一批50种里面就包括早期的专门档案，如上世纪50年代就出台了有关会计档案的管理规定，最早的是1956年财政部、国家档案局首次出台的《预算会计帐簿、凭证、报表保管销毁暂行办法》。改革开放后，80年代出台了一大批专门档案管理办法，如地名档案、艺术档案、审计档案、人民法院诉讼档案、人民检察院诉讼档案、商标档案、公证档案等。新世纪之后，又有普查档案、社会保险业务档案等一大批专业档案管理办法出台。“求熟不求新”就是强调已经成熟的专业档案列入《基本目录》，如婚姻登记档案、城建档案、气象档案等；这里还包括经过多次修订的许多专业档案管理办法，如会计档案、艺术档案、诉讼档案等。列入《基本目录》的，有些是一直就存在，需要制定管理办法进一步规范的，如病历档案、地质档案。“求实不求理”就是强调在实际工作中已经存在，可能在逻辑关系上不一定完善。如公安业务档案与户籍档案，按逻辑上的从属关系户籍档案应属于公安业务档案的一种，没有必要单列，但户籍档案在基层公安派出所一直是独立存在的，不仅数量大，而且保存时间长，与其他公安业务档案存在明显的不同特点，“户籍档案”一词也已应用多年，深入人心，因此在《基本目录》中将户籍档案单列。城建档案与房屋产权登记档案也是类似情况，许多地方既有城建档案馆，同时也存在房地产档案馆。“求高不求低”是指在《基本目录》中有些内容强调由较高类目的档案综合出台，不单一出台，如社会保险业务档案就包含了养老、医疗、失业、工伤、生育等多个险种内容，不再单一出台医疗保险档案的管理办法。现已出台的一些专业档案管理办法经过一定时间运行，在一定时期后经过修订可以合并，如城乡居民最低生活保障档案，伤残抚恤人员档案、殡葬服务单位业务档案等可以合并为民政业务档案。“求稳不求急”是指《基本目录》的编制力求稳妥。根据《基本目录》编制前的调查，我们了解到现实中存在大量不同种类的专业档案，粗略统计就有300余种，这其中许多还需要进行大量的甄别、论证工作，不能急于求成，我们将分批推出，这次《基本目录》的50种，都是最成熟、争议最少的专业档案。
第一批专业档案大部分是比较成熟，或是原来已有，或是刚刚修订过的，如2006年新修订的《婚姻登记档案管理办法》，就创新地提出保管期限为100年；2010年国家广播电影电视总局与国家档案局新修订的《电影艺术档案管理规定》，为适应电影体制的多元化，提出向电影资料馆移交档案，给予一定的补偿。有些是需要或计划要修订的，如会计档案；有些以前已有专业主管部门制定的管理办法，现在要专业主管部门与国家档案局联合制定管理办法；有些是在基层已经存在，群众生活也急需规范管理的。
四、《基本目录》的出台，将引领、规范专业档案的管理，加强专业主管部门和档案行政管理部门进一步合作，加大对重点专业档案项目的监管力度。《基本目录》对当前档案工作也提出了具体工作要求：中央国家机关各专业主管部门应根据本目录会同国家档案局负责编制相应种类的专业档案归档范围和管理办法。在国家出台相应制度前，各省级机关专业主管部门可以会同省级档案行政管理部门编制本地区的相应种类的专业档案归档范围和管
理办法。要求对于已有管理办法的专业档案，超过5年的，专业主管部门要启动审查程序，需要修订的，分批进行修订。
各级档案部门应积极联系、协商、推动专业主管部门联合编制相应种类的专业档案归档范围和管理办法。各级档案部门尤其是省级档案行政管理部门，在国家出台相应制度前，要积极探索、总结本地区已经出现的专业档案种类，会同专业主管部门编制本地区相应种类的专业档案归档范围和管理办法。实际上，以前出台的管理办法，也是地方先出办法，国家总结地方经验，再出台国家办法。如社会保险业务档案，就是总结了天津、山东、浙江、上海、广东等地的经验，再由人力资源社会保障部与国家档案局制定《社会保险业务档案管理规定(试行)》。同时，也是为了更好地发挥地方在这方面工作的积极性、主动性。而且许多专业档案只产生在地亢最终也主要是移交给地方国家综合档案馆保存，中央、国家机关并不一定形成这方面的档案，档案的产生和利用主要在基层。
五、《基本目录》单列出的“文化类”专业档案既是贯彻落实党的十七届六中全会精神的举措，也是多年来档案部门积极主动加强档案文化建设、服务社会主义文化大发展大繁荣的真实写照。艺术档案有的已有上百年历史，改革开放后，艺术档案管理办法就较早由文化部和国家档案局联合出台，1983年11月，文化部和国家档案局颁布《艺术档案工作暂行办法》，这个管理办法在2001年又重新修订，包含文学创作，艺术表演，美术、摄影，艺术教育，文化交流，个人艺术等活动的档案，为艺术的有效保护传承和发展繁荣发挥了积极作用。《基本目录》“文化类”中新增加“非物质文化遗产”档案，这也是中华传统文化的重要体现，是亟待重点保护的文化类专业档案。在当前全国上下共同推动社会主义文化大发展大繁荣的形势下，档案部门既义不容辞也责无旁贷，必须承担起“文化类”专业档案的监督、指导及管理等重任，为文化建设作出档案部门应有的贡献。
（陕西省西延铁路有限责任公司，陕西 西安 710054）
摘 要：社会保险是我国社会保障制度的一个最重要的组成部分，是保障职工福利的重要内容，越来越受到铁路企业的重视和关注。近年来，铁路企业社会保险管理工作在不断完善，对劳动者利益的保护也在不断深入，但仍然存在着一些问题。在分析其存在问题的基础上，提出了对加强铁路企业社会保险管理工作的一些建议，以期达到增强企业凝聚力，实现企业可持续发展。
关键词 ：加强；铁路企业；社保管理；工作
中图分类号：F270；F24 文献标志码：A文章编号：1000-8772（2014）10-0085-02
无论一个企业从事什么样的经营活动，无论它的规模大与小，无论它处于什么样的营运环境，都需要一支稳定的合格的员工队伍。员工与企业所拥有的物质和财务资源一样包含价值，而且这种价值最为可贵。员工是企业最重要的资产，能够给企业带来价值增值。但是在工作和生活中，由于种种原因，员工会遭遇不幸，会使自身和家庭受到影响或陷入困境。为解除后顾之忧，增强承受风险的能力，他们越来越看重企业为自己提供的社会保障。铁路企业也充分认识到社会保险的重要性和员工的需求。近年来，不断完善企业社保管理，建立健全各项管理制度，以此来稳定员工队伍，增强归属感，从而激励员工更加努力工作，为企业带来更高的经济效益。
一、铁路企业社保管理现状
1.设立了健全的社会保险体系，但是管理不完善。大部分铁路企业都为自已的员工缴纳五险一金，设立有社保处或社保中心等管理部门，部分险种还有自己的经办中心，配备有专兼职管理人员。效益好的企业还设有企业补充医疗保险和企业年金，为本企业全体在册人员参保。但是有些企业只有最基本的管理制度，没有实施细则和考核措施，导致部分单位存在不及时缴纳社保基金的情况。也有漏交和少交现象。有些基层单位多险种合并由一人管理，或者兼职兼岗来管理，这些人员往往岗位不固定，又缺乏必要的社会保险管理专业知识，工作任务繁多，管理不细致，基础工作不扎实。从而导致企业社会保险管理水平不高、社会保险作用发挥不明显。
2.社会保险档案管理基础薄弱。社会保险档案在社会保险各项工作中起着至关重要的作用，是参保职工今后享受社会保险待遇时的有效依据，直接关系到参保职工的切身利益。可是对社会保险的认识是一个不断提高的过程。前期的管理中考虑不周，没有建立统一的社会保险档案管理制度，对档案管理的内容、格式、标准、年限及交接均没有明确规定，只是通过实践摸索，不断总结积累，边做边改，造成档案材料管理良莠不齐，流于形式，基本由管理者的专业素养和职业道德决定。这给职工查询和了解自己社会保险缴费、变更、待遇支付信息带来极大的不便，引起部分职工思想上有情绪，影响铁路的安全生产，完全不适应铁路社会保险事业日益发展的需要。
3．社保政策宣传渠道少。社保政策均通过企业内部文件形式公布，文件的传阅范围很小。又由于铁路企业点多线长，班制繁多，居住分散，工作流动性大，所以不具备集中学习文件的条件，有些重要的文件，会采取记名传达的方式，但是铁路企业上班时间有严格的工作规范，下班时间要求你回家休息，班组多利用班前会议传达文件，时间有限，匆匆而过，职工多半记不住，没印象，好政策用不上。
二、加强铁路社保管理的几项措施
1．重视社会保险管理工作，建立健全管理体制。积极争取各级领导对社会保险管理工作的重视与支持，加大对社会保险管理工作的投入，本着对职工负责、对企业负责、对社会负责的态度，建立健全管理体制和工作规范。设立独立的社会保险管理机构和经办中心，配备专职工作人员，制定完整的社会保险管理制度和工作流程规范，要求各单位严格遵守社会保险法律义务，按规定及时足额为职工缴纳各种社会保险基金。管好用好职工的“养老钱”、“救命钱”，使他们老有所养，病有所医，失有所保，伤有所疗，保证劳动者在年老、失业、工伤、患病时的基本生活没有太大的影响，同时也降低企业自身的风险。
2．加强社保系统队伍建设，提高业务经办能力。社保工作具有很强的政策性和专业性，事关每个职工的切身利益。如职工买房，子女就学等均需社保证明，养老、医疗、工伤、生育直接享受待遇。应配备一支全面掌握社保管理知识，具有良好的专业工作经验，精通信息化管理手段，实施人性化服务管理的高素质专业人员。每年定期加强业务知识培训和学习，逐步更新知识，对工作中出现的新问题、新情况进行研究和探讨，及时发现并解决好问题，做到爱心献职工、热心讲政策，关心在细处，服务有诚心。
3．重视社会保险档案管理工作。根据铁路社会保险工作的特点和管理机制，制定适合铁路职工社会保险档案管理特点的业务规范和管理办法。特别是社会保险档案的归档范围、保管期限的划分和整理要详细规定，严格统一。由于社会保险档案的价值特征是以凭证价值，维护个人权益为主，其保管期限宜划分为永久、长期和短期。积极探索社会保险档案管理信息化，实现电子档案管理。于每年年底将本年度参保单位、参保个人、缴费、支付、变更、清算等业务数据文件，刻录到光盘上，形成本年度电子档案，进行归档。职工调转及主管社会保险档案管理工作的人员变更时，应借鉴职工人事档案管理办法，进行职工个人社会保险档案的登记转递工作，单位社会保险档案的移交工作。彻底改变社会保险档案资料遗失，管理无序状态。
4．高度重视社会保险法规的宣传工作。采取多种职工喜闻乐见的形式，如宣传画、宣传栏、标语、横幅、扑克牌、社保知识小册子、知识讲座等，将社会保险的重点内容转化成职工易于接受，通俗易懂的语言进行宣传。让职工明白自己可能享有的权利和申报方式，引导职工熟知自己的社会保险权益，提高职工的参与度、认同度。也可通过年轻人喜欢的各种媒介，局域网，每年向员工公布本单位全年各项社会保险费的缴纳情况，举报、投诉电话，接受工会组织和员工的监督，员工可以查询到自己的社保缴费、个人帐户、待遇享受等情况，发现与实际情况不符的，可及时举报、投诉，企业社保管理部门或经办中心要及时复核处理并告知处理结果。增强企业社会保险管理工作的透明度和公正性。
参考文献：
[1] 《中华人民共和国社会保险法》[M] （2010年10月28日）.
[2] 《战略人力资源管理》 清华大学出版社 （2012年9月）.
一、新时期社会养老保险业务档案管理的现状
在新时期要规范社会养老保险业务的档案管理工作，要保证养老保险业务档案的真实、完整和安全，为参保个人及社会有关方面提供优质高效服务，对开展社会保险、完善社会保障体系，提高养老保险保障性的功能，这对于社会养老保险业务的发展，具有重要意义。近年来的实践表明，在档案服务工作趋于信息化、网络化的今天，原有的社会养老保险档案管理工作已经不适应当前的需要，显然，社会保险事业档案管理的发展是客观形势的要求。因此，在新形势下，社会养老保险对档案管理工作有着更高标准，推动社会养老保险业务档案管理工作适应社会保险事业发展，已势在必行。
二、新时期社会养老保险业务档案管理的问题
新时期社会养老保险业务档案管理问题，要利用计算机和网络使档案管理提高到一个高的档次，在具体的实施中，要注意以下几个方面的问题。
1.新时期社会养老保险业务与档案管理制度问题
尽管国家已出台一些档案管理的法律、法规，但由于对养老保险业务档案规范化管理尚处于“初级阶段”，使得养老保险业务档案管理的制度不够完善。档案分类不清，导致重要档案遗失或者归纳错误的发生；格式欠规范，档案材料纸张形式各异，装订不规范，给档案归类与查阅带来许多麻烦；保存或调阅无硬性规定，不仅严重影响社会保险工作正常开展，也增大了舞弊和错误疏漏发生的可能。
2.新时期社会保险与档案管理软硬件设施问题
社会保险业务与档案管理软硬件设施投入不足。一些单位不能配备专门的社会养老保险档案室，且设备配置简陋，缺乏应有的防潮、防蛀、防盗、保密、存储、检索设备，导致档案在管理方面存在安全隐患，更谈不上档案管理的现代化、信息化。据调查，目前大多数的社会养老保险业务档案仍未完全实现电子信息化管理，使得档案的查阅很不方便，再加上目前社会保险业务量的日益庞大，传统的社会保险业务档案管理方式已经无法满足参保单位和参保人员的查阅、核对需求，使参保单位和参保人员，对社会保险业务办理的效率和质量产生质疑，影响社会养老保险机构形象。
3.新时期社会养老保险业务与档案管理人员问题
社会养老保险业务与档案管理人员专业素质有待提高。不少负责养老保险档案管理工作的人员往往是兼职人员，很少有时间参加专业知识的培训，更没有时间学习、补充和更新养老保险档案专业知识和其他相关技能，对档案的重要性、归档要求，档案材料的收集、整理、编目、装订等业务缺乏了解。这种现象的恶性循环，势必会导致档案管理人员不能专注于档案管理工作，服务质量也就难以令人满意。
三、新时期提高社会养老保险档案管理的对策
提高社会养老保险业务档案管理水平的对策，设计做好社会养老保险业务档案管理的基础，因此，社会养老保险业务的档案管理工作，要以人为本，负起责任，因此在新时期要积极对社会养老保险档案管理，利用高科技手段创新，提高社会养老保险档案管理的对策，要从下面几方面做起。
1.健全制度标准与档案管理规范化
健全制度标准，扎实推进档案管理规范化。建立覆盖全部环节的档案管理制度，在判定文件材料的来源形式和查考价值的基础上，制定相应的档案管理办法、档案业务流程、档案分类方案。依据国家颁发的《中华人民共和国档案法》《社会保险业务档案管理规定（试行）》《归档文件整理规则》等有关档案的法律法规，从社保处养老保险工作实际出发，建立健全《档案立卷归档制度》《档案库房管理制度》《档案保密制度》《档案统计制度》《档案鉴定、销毁制度》《档案移交制度》等一整套档案管理制度，做到有章可循、规范管理，从而使社会养老保险业务各门类档案资料实现集中、统一管理，做到从立卷归档到保管统计，从档案利用到鉴定销毁，从档案移交到奖惩处罚等每个环节都有据可依，为规范有序、科学高效地开展养老保险档案管理工作奠定良好的基础。
2.夯实基础建设与推进档案集中管理
夯实基础建设，全面推进档案集中安全管理。积极争取单位领导对社保档案工作的重视与支持，加大资金及人力投入，切实解决养老保险档案管理工作中存在的人员匮乏、资金短缺、设备不足等实际问题。加大经费投入，提供物质保障，实行档案室、阅档室、办公室三分开，购置金属密集架、防磁柜、计算机、扫描仪，配备吸尘器、灭火器和温湿度计等应有设备，确保达到“八防”标准。实行档案集中管理原则，确保保管利用过程中档案实体和数据的安全。积极发挥计算机管理的优势，推进档案信息化建设，购置档案管理软件，按要求建立详细的检索查询系统，努力提升档案服务效率。
3.加强队伍建设与提升档案管理人员素质
加强队伍建设，不断提升档案管理人员素质。只有具备高素质档案人员，才能更好地适应新形势下档案管理工作。在明确档案工作分管领导的基础上，将档案工作与业务经办工作同时部署，纳入每年的年初计划，纳入工作考核范围，制定岗位责任和工作标准，要求专职档案员和兼职档案员必须具备较高的政治素质、高尚的职业道德、大胆的创新精神、严谨的工作作风和过硬的业务技能。加强对养老保险档案管理人员的岗位培训和继续教育，拓展档案人员的思维、知识面，不断提高养老保险档案业务水平。此外，还要认真做好养老保险档案工作人员计算机应用的理论和技能培训，提高社保处养老保险档案管理现代化水平，加快推进档案信息化建设，充分利用档案资源信息为领导决策提供依据，为参保单位和参保个人提供优质便捷的服务。
（平泉县人力资源和社会保障局，承德067500）
摘要： 本文就对社会保障在档案管理方面法制化的建设现状加以分析，对社会化保障管理档案法制化建设路径加以推进。
关键词 ： 社会保障；改善民生；建设法制化
中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1006-4311（2015）03-0318-02
作者简介：张蓟红（1976-），女，河北承德人，研究方向为人事档案信息化。
0 引言
社会保障是一种对民生加以改善的比较基本的制度。党在十的报告中曾明确指出要加强对社会的建设，将改善民生作为社会工作的重点内容之一。在进行民生改建事业构建过程中，也要求各个部门之间要进行相互的协作，在这一构建过程中，社会保障的档案记录过程起着重要的作用，本文基于对我国的社会保障局的档案管理进行现状分析，从而对社会保障档案管理进行法制化建设的实施路径加以探讨。
1 社会保障建立法治档案管理的基础探析
对社会保障管理档案进行立法的建立基础主要是社会档案保障管理相应的法律依据。因为对社会档案保障管理在立法方面的建设，主要还是在社会立法保障以及对档案进行管理立法的交叉范围内。因此在这一过程中的法律依据主要有在社会保障这一方面的法律以及法规，同时对地方性的立法以及一些具有规范性的相关文件。通过立法的角度进行分析，在我国进行社会档案保障管理方面的立法基础主要有以下几方面组成。
1.1 国务院中各部委相关方面档案制定以及社会保障局方面的规章 社会档案在保障管理方面会涉及到人力资源以及国家档案局还有社会保障局和民政部几个部门，一些相关的规定也是围绕着这几个部门展开的。部门中相关的规章比较多，本文重点就两方面展开探析，一是由国家档案局加以实施，通过国务院审批的《档案法实施办法》，这一法规对社会档案在保障管理方面进行立法有着重要的意义。另一项法规就是由人力资源以及社会保障部还有国家的档案管理局一同制定并实施公布的《社会保险业务档案管理规定》，这是目前在我国唯一的一部有关于社会档案保障管理方面的部门规章，是各个地方在进行社会保险的档案管理方面法制性建设的依据。
1.2 省以及自治区和直辖市有关社会保障法制性建设地方性的法规 在进行社会保障档案管理方面相关建设的时候，在省自治区以及直辖市都是有着明确的档案调理的；在对社会进行救助方面，每一个省以及自治区和直辖市都专项制定了“最低生活保障的办法”以及“社会救助办法”这些规章制度。对社会保险进行制定的管理方面，各个省份以及自治区还有直辖市也相应的制定了“失业保险加以实施方法”，在进行各个地方的社会档案保障管理立法建设方面这些地方性立法也提供了比较重要的依据。
2 社会保障在立法管理建设方面现状分析
在党以及政府方面的文件中对于社会保障的表述有着并不统一的特性，但是通常会将社会保障以及社会救助还有社会福利作为比较基础的相关制度。本文就这几方面的制度进行讨论，对社会保障在进行法制性建设管理方面的现状加以分析。
对社会保障档案进行管理的工作是在社会保障工作中比较重要的部分，对其制度化方面的建设相对是比较晚的。浙江省是对社会档案保障管理工作比较重视的，也是比较早在这方面加强建设的省份，其早在十五计划开始之前，就有了“关于加强社会保障档案工作的意见”这样的制定内容。十七大将对民生加快改进步伐作为社会建设的工作重心之后，国家级档案局就了关于加强民生的档案管理方面工作意见，在全国范围进行对社会保障在档案管理方面法制性的建设，中央以及地方政府也都相应的有这一方面立法活动，在民政局以及办公厅都有相关的一些法规建设。地方性的各级政府相继了关于本地区对最低的生活保障方面档案管理的建设办法。社会保障部门以及人力资源，在国家档案局《社会保险业务档案管理》实施之后，地方性各级政府分别推出有关对社会保险业务方面进行规范的档案管理的建设文件。
社会保障的建设过程是一个具有比较广阔包含内容的体制，并对社会保障以及社会救助和社会福利这几大领域进行体系构建。社会保险主要包括五险以及新农合还有新农保这些方面的内容。社会救助是对低保以及五保还有灾害救助方面的内容进行构建。社会福利主要是对老人以及妇女儿童还有残疾人提供一定的福利。不过，就目前的中央以及地方政府的一些联合性社会档案在保障管理方面的法规性文件分析，主要有几方面内容的构建，首先就是对最低保障方面档案管理进行构建。我国的国家性档案局在相关最低保障生活方面的通知中，就曾明确的对最低生活保障档案加以分级进行管理，采用主要将基层作为主导，分级的进行负责，出台相关法律法规的管理细则以及实施办法。目前浙江以及上海还有甘肃多地都已经推出了这一方面的相关文件。其次就是要将社会保险在业务领域方面的档案加以管理。人力资源以及社会保障局推出《社会保险业务档案管理规定》以后，极大程度地推动了各个地方政府对相关方面立法加以推行的积极性。比如北京还有河北和青海很多省份都就社会保险方面的业务档案提出了实施办法，以及管理方案。
3 对社会管理档案进行完善立法管理的途径分析
社会保障在档案管理方面进行法制化的建设是可以通过各个部门之间进行相互协作，从而完成推进作用的，下面本文就具体对社会管理档案进行完善立法管理途径进行分析。
3.1 认识内涵，构建基础 认识内涵主要是对社会保障档案方面内涵要认清。我国的中央政府对于社会保障方面的命名并没有比较明确的法规，以及比较规范的文件。在地方的一些政府，也只有浙江省的劳动保障厅以及档案局联合制订了浙江省方面的社会保障管理办法，对有关养老保险以及医疗保险还有失业保险方面业务的办理，通过文字以及影像多种形式进行管理记录。在这样的对保障档案方面的建设，是混淆了保险同保障的概念，这样档案的构建，很大程度上是将进行社会保障的管理范围缩小了，因此加强对社会保障方面的内涵认识，是对档案管理进行立法的重要前提，也是实施法制化基础建设的前提。
3.2 规划统筹，避免分割 对统筹的规划主要就是中央对国家档案局进行统筹的规划，相应的出台一些法规条例对一些救助方面的档案加以管理规范，在进行社会救助方面管理档案建设时应该避免出现分割立法的现象。现在很多立法在低保档案进行管理方面都是有着比较灵活的方法的，但是大部分档案并不包含其他社会救助方面的内容，也就使得出现了分割立法的形式，因此要加强对统筹的规划，尽量避免分割的出现。
3.3 三步战略，循序推进 第一步就是对平行的单项部门法规进行制定，也就是社会保险相关的业务在档案管理方面的规定，社会在业务救助相关的档案规定，社会福利方面档案滚利规定，通过各地方政府统一构建。第二步就是要把相关内容记录在社会保障方面的基本法中，在实施颁布的社会保险法中就有明确规定，对社会人员进行缴费档案的管理要有明确的登记记录以及支付结算方面的凭证。在社会保险的档案建立方面提供了比较完善的法律依据。第三步主要就是要在前两步构建基础之上，当时机成熟时，由国务院对社会保障进行统一的在社会保障档案立法方面管理的建设工作。
4 结语
基于对社会保障多方面建设现状中存在的问题加以分析，本文就这一方面建设提出相应的民生改善方法，对社会保障管理档案的法制性作用加以分析，总结出相应的办法，希望可以有助于我国社会对档案进行法制性建设的立法实施。
参考文献：
[1]刘静.社保档案管理是社会保障事业的基础工程[J].山东人力资源和社会保障，2013（05）.
关键词：新形势；社会保险档案；档案管理；管理措施
一、新形势下加强社会保险档案管理的必要性
1.是深化社会保险改革的需要加强档案管理工作落实，是对传统档案工作形式改革的必经阶段，只有完善的档案管理体系，社会保险工作才能高效开展。社保档案中记录完善的资料信息，原始资料一旦丢失很难补回，保险工作也无法继续进行。因此加强社保档案管理是一项十分严格的工作任务，传统的档案管理模式中，局限与纸质档案资料的管理，信息化技术并没有得到落实。随着管理技术不断发展进步，社保工作开展形式也在尝试改革创新，需要完善的档案信息作为支撑来进行。2.是社会保险业务本身的必然要求社保工作任务开展形式复杂，并且随着工作的落实，也会产生大量信息数据，不进行有效管理会出现丢失现象，保险办理工作也无法继续进行。各单位在运行期间会出现人才流动，保险缴纳单位也因此发生改变，但在档案中详细记录的保险基金缴纳情况。对档案进行严格管理，便不会发生因人才流动而出现的社保缴纳混乱现象，为工作开展提供了持续稳定的保障。人才流动期间需要对部分信息资料进行转移，由新的用人单位继续保管，社会保险缴纳情况也是由双方共同商议的。保险行业本身具有及其严格的制度体系，加强档案管理符合社保工作特征，也能够为工作开展打下坚实基础。3.有利于社保部门提高业务质量和办事效率通过对社保档案的严格管理，基层员工工作开展形式也能得到规范，面向社会群体开展服务时更高效。通过对档案内信息资料的查看总结，可以发现工作期间存在的问题，并通过探讨整理出有效解决方案。如果不对档案进行严格管理，工作期间存在的问题也很难被发现，自然会影响到社保单位面向社会群众开展服务的质量。群众遇到的问题也得不到高效解决。管理过程中发现档案内部信息不完善会及时的解决，重新搜集整理，为社保工作开展提供保障。
二、目前社会保险档案管理的现状
1.社会保险档案多头管理，管理不统一虽然档案管理得到了足够的重视，但工作落实效果并不理想，存在很多弊端问题有待解决。最常见的是管理形式得不到统一，基础工作规范性不足。社会保险办理以及基金缴纳期间，或产生大量的资料报表，由多各部门共同参与完成，这一特征也造成了管理任务开展缺乏统一的体系，资料管理也是在多个部门完成。这样在管理职责上存在很多重叠的部分，群众需要对资料进行调动时要在不同部门办理手续，降低了工作效率。同时各部门工作理念也不同，现阶段尚未形成完善的查询体系，资料信息也没能通过网络平台实现资源共享，阻碍社保服务开展情况，也不利于社保任务开展。2.缺乏专业社会保险档案的管理标准和规范社档案管理仍采用传统方法，纸质资料长时间使用容易破损，影响对内容的查看，一旦档案管理室出现突发事故，例如火灾。档案一旦毁坏不能复原。计算机设备虽然在社保办理环节中得到了广泛应用，当并没有在档案管理工作中得到应用。在管理制度中只是对档案管理安全性做出约束，而管理形式并没有明确的规定，这也是信息化档案管理方式落实程度不足的原因，在工作期间会频繁的使用到档案，并且档案的数量也会逐渐增多，如果不对其是否需要归档进行划分，工作任务的艰巨性也会因此而增大。3.手段落后，管理水平低档案管理是社会保险行业改革的保障，但目前存在的问题是方案管理方式落实，不能满足社保改革发展的需求。一些档案室内安全设施达不到规定标准，存在严重的火灾隐患，通风设施不足，室内空气流动性差，潮湿环境下档案内的纸质资料很容易发霉，或者受到虫蛀损害。社会保险体系改革期间，对原始档案使用频繁，目前的管理方式更不利于使用，单是查找信息就会浪费大量的时间。通过信息化技术来建设电子档案，在使用效率上会有明显的提升，这也是档案管理需要完善的内容之一。
三、加强社会保险档案管理的设想
1.提高公民的社保档案意识加强社保档案管理工作的落实完善，首先要提升群众的档案使用意识。配合基层档案工作人员完成内容补充任务，对档案中的基础信息进行核实，发现不完善的内容也能及时整改。这样开展档案管理任务才更加真实有效。除此之外，还要提升工作人员的积极性，明确档案管理职业。作为基础工作，开展期间要有完善的基础设施，对于使用年限久远老化严重的设施进行换置，以提升使用安全性为目标。定期对档案管理情况进行检验，发现问题第一时间解决，取得群众的满意。档案管理不只是安全，更重要的是发展档案使用价值。2.健全制度，规范程序对档案管理内容进行完善，规范管理任务开展形式。档案管理是社保中的基础工作，只有在完善的制度约束下才能够保障进行的有效性。随着社保办理的进行，会产生一些信息资料，需要及时的整理到档案中，这样能够避免原始资料丢失问题发生。管理制度完善是一项长期工作任务，制度运行期间如果与实际工作需求产生冲突，可以进行局部完善，即保障制度的科学性，也不会对档案管理工作在基层的开展带来影响。各部门之间也要加强交流沟通，提升档案管理任务完成质量，规划的工作程序也更具有可行性。3.国家和省应尽快制定社会保险档案管理办法单位加强内部控制能够完善工作任务完成质量，除此之外，还需要上级管理部门制定统一的制度体系，发现违规操作现象也能及时的治理，避免；类似问题再次发生，使社保档案真正发挥作用解决实际问题。管理人员应当深入基层开展工作，善于发现并解决问题，这样能够促进基层档案管理工作人员逐渐向规范的流程进步。4.要“软”件、“硬”件一起上加强信息化技术在基层档案管理中的落实，工作人员长期在固定的工作模式下，对信息化技术接收能力差。针对这一现象，可以在基层中开展教育培训，改变传统的人力资源利用形式，在岗位中形成流动性，这样员工才能投入更多精力在工作中，探讨创新管理模式，面向群众开展服务的质量因此得到提升。档案管理软件使用过程中能够对资料进行安全管理，基于网络环境下运行可以实现远程信息贡献，技术人员定期对软件安全性进行检测，这样便不会受到病毒的侵入风险。软件功能是可以开发创新的，为操作者提供更多的功能选择，信息调取时间也有明显的减少。5.搞好人员培训对工作人员定期培训也能够促进档案管理进步发展，培训内容包括专业知识与相关的法律法规，为群众解答与社会保险相关的问题。重点针对计算机基础操作能力来进行，掌握简单的维护方法也十分重要。
四、小结
加强对养老保险档案管理人员的岗位培训和继续教育，拓展档案人员的思维、知识面，不断提高养老保险档案业务水平。此外，还要认真做好养老保险档案工作人员计算机应用的理论和技能培训，提高社保处养老保险档案管理现代化水平，加快推进档案信息化建设，充分利用档案资源信息为领导决策提供依据，为参保单位和参保个人提供优质便捷的服务。
参考文献
[1]沈加琴.浅谈新形势下如何做好社会养老保险业务档案管理工作[J].档案与建设，2013（，8）：73.
一、全面完成民生工程养老保险经办任务
（一）确保完成养老保险工作主要目标。2013年全市城镇职工基本养老保险参保人数达到753200人，实际缴费人数达到510900人，基金征缴达到192920万元。被征地农民参保人数达到43000人。
（二）努力扩大养老保险覆盖面。探索全民参保登记制度。以开展“转作风进园区强服务”活动为契机，以工业园区为重点加大扩面力度,提高养老保险覆盖率。提高参保人员中缴费人员比例,提高参保扩面质量。
（三）切实加强养老保险费征缴。严格执行《社会保险法》，强化依法征缴，促进养老保险费的合理增长。落实个体工商户和灵活就业人员养老保险缴费政策。规范养老保险欠费处理行为，加大养老保险欠费和企业改制挂账费用的清理回收力度，确保基金应收尽收。
（四）努力提高养老保险待遇水平。做好2013年企业退休人员基本养老金待遇调整工作，提高相关人员生活补助标准。确保养老保险待遇按时足额支付。
二、着力构建更加便民快捷的经办服务体系
（五）按照全省推行“五险统征”的要求，关注“五险统一征缴，分险种支付”试点，对我市实施社会保险五险统一征缴进行可行性分析。结合“五险统征”信息系统建设和实施，探索社会保险参保人员“同人、同城、同库”管理办法。
（六）推进综合柜员制。学习综合柜员制试点经验，优化岗位职责，优化人员配备，规范临柜经办，在全市试行“前台统一受理、后台集中审核”的综合柜员制经办模式，逐步实现社会保险的“统一登记、统一申报、统一征缴、统一稽核”，提高临柜经办效率，为参保人员提供一站式服务。
（七）拓展网上业务经办。按照部中心《社会保险网上经办规程》，打造集网上申报、网上查询、网上缴费等综合功能于一体的“网上办事大厅”，加快开通网上查询服务功能。做好“电子社保”建设工作。
（八）全面实现养老金直发。力争全市离退休人员养老金直发率达到100%。依托异地退管系统，积极开展异地居住退休人员协查认证工作，异地居住人员信息上传率达到90%，本地协助外地认证办复率达80%以上。
（九）提高社会化服务水平。充分利用和优化基层工作网点，做好企业退休人员的管理服务工作，全市企业退休人员社区管理率达到89%以上。继续开展社会保险信息披露、个人权益记录查询和邮寄等服务。
（十）加强社会保险关系转移接续。做好以农民工参保转移为重点的养老保险关系和军人退役养老保险关系转移接续工作。加快建设社会保险关系异地转移接续信息系统，提高应用水平，简化转接手续。适时开展基本养老保险关系转移接续经办工作督查。
三、切实加强社会保险经办管理
（十一）强化社会保险基金管理。科学编制基金预算，建立健全预算考核评价和激励约束机制，强化预算约束力，重点强化支出预算的执行力，提高基金运行和基金管理的效率。加强业务财务软件一体化信息系统研发，逐步实现与金融系统软件的顺畅对接，提高基金管理水平。全面落实审计整改要求，确保基金完整安全。
（十二）做好提高社会保险统筹层次经办工作。执行养老保险省级统筹预算管理办法。确保养老保险统筹调剂金按时足额上缴。
（十三）加强养老保险稽核和内控管理。加大对用人单位参保缴费实地稽核力度，全年参保人数实地稽核比重不低于参保总人数的30%。强化养老保险各项待遇支付的稽核，协调有关部门依法开展养老保险反欺诈工作，减少养老保险待遇支付领域违规违法行为的发生。完善社会保险内控监督管理，完成三分之一以上的市、县（区）经办机构的检查评估。
（十四）加强社会保险数据管理。贯彻人社部《社会保险个人权益记录管理办法》，落实社会保险经办机构数据管理职能和权限，加强数据安全管理。以“五险统征”系统上线为契机，开展数据整合工作。实现社会保险联网数据自动上传，加强数据分析，建立常态化联网数据监测、通报、考核机制。继续开展社会保险运行分析，规范社会保险统计工作，实现统计数据与联网数据、财务数据的衔接。
四、不断夯实社会保险经办基础
（十五）按照全省“五险统征”应用系统建设要求，完善现行养老保险信息系统功能，建立信息系统正常运行维护机制。
（十六）加强经办标准化建设。贯彻实施《社会保险服务总则》和《社会保障服务中心设施设备要求》两个国家标准。推行经办大厅标准化建设。执行部中心的《社会保险规范识别系统》。
（十七）提高业务档案管理水平。拓展社会保险业务档案达标验收成果，实现社会保险业务档案的常态化、规范化管理，实现业务经办与业务档案的一体化。探索开展社会保险业务档案的电子化管理。
黑龙江省各级档案部门积极了解民生档案需求，高度重视民生档案资源管理，将做好民生档案工作作为推动档案事业可持续发展的动力，以省“十项民生工程”为重点，全面推进民生领域的档案工作发展。
以资源建设为基础和急需
做好民生档案工作，要加强对民生档案管理部门的档案监督指导，建设适应民生需求的档案资源体系。凡是涉及民生、关系人民群众切身利益的、有利于和谐社会建设的相关档案资料，我们都应依法积极介入，加强指导，注重收集，逐步规范，以逐步建立覆盖民生、覆盖人民群众的档案资源体系。民生档案涵盖劳动就业、社会保障、教育医疗、婚姻生育、家庭理财等各个方面，急需我们分门别类、协调有序、务求实效地做好抓实。民生档案资源建设作为一个系统工程，需要从源头抓起，突出重点，规范管理，建设面向民生的多元化馆藏体系。对未建立民生档案的要尽快指导建立，已建立的抓紧时间完善，对现馆藏的民生档案，应以目录形式集中整合，先录入、先扫描、先上网、先利用。近一年来，黑龙江省档案局因地制宜、突出重点，召开全省档案资源建设工作专题会议，提出将所有涉及民生问题的档案纳入监管范围，丰富馆藏内容，改善馆藏结构，科学整合民生档案资源，以馆藏量年增10％为工作目标，全力抓好社保、医疗、教育、就业再就业、社会救济、社区等与民生紧密相关的档案资源建设；先后就与群众切身利益密切相关的社会保险档案、民营企业档案、新农村建设档案等工作召开专题会议，制发规范文件，民生档案资源的建设工作得以扎实有效开展，稳步推进落实。
以制度规范为支撑和保障
做好民生档案工作，服务民生，要建立健全民生档案法规体系，规范归档机制，完善业务标准，不断提高管理水平。近年来，国家档案局与有关部门联合制定了《婚姻登记档案管理办法》、《关于促进民营企业档案工作发展的意见》、《关于加强银行档案工作的意见》、《关于加强社会主义新农村建设档案工作的意见》等涉及民生的档案工作规范性文件，黑龙江省档案局亦先后单独或与有关部门联合制发了《关于加强社会保险档案工作的意见》、《关于加强社会主义新农村建设档案工作的意见》、《关于加强土地承包档案管理工作的意见》及《关于加强农村劳动力档案管理和服务的意见》等一系列文件，制定了相应属于民生档案的管理办法，为做好民生档案、落实惠民政策、完善社会保障、排解群众忧难创造了有利条件，提供了制度保障。今后，随着民生工作的细化，将会有更多民生档案规章制度或规范性文件被制定。
以服务利用为目标和宗旨
档案部门应把为民众提供优质、高效的服务作为一切工作的出发点和落脚点，改变过去“重物轻人、重事轻人”观念，树立“服务民生与服务业务并重，服务领导与服务群众并重”的利用观念，紧跟时代步伐，提升自身素质，丰富馆藏内容，拓展服务形式，提升服务质量，建立服务民生、服务人民群众的档案利用体系，使其能够便捷高效地为民生服务、为广大人民群众服务。黑龙江省档案馆坚持“服务，发展，创新”理念，以“4+1”模式构建公共档案馆服务民生，取得了显著的成效。“4+1”即：一是现行文件服务窗口；二是查阅档案窗口；三是爱国主义教育基地窗口；四是网站窗口，再加上档案史料编研出版工作。这一模式在实践中全方位带动了档案馆整体工作的进一步发展，有力地推进了档案工作服务民生的深入开展，逐步形成了团结实干，力争上游，积极为民生服务、为和谐社会建设服务的良好氛围，充分体现了馆门为民所开、档案为民所用的办馆理念，取得了“4+l≥5”的现实效果。黑龙江省档案局局长于佩常说：“服务是不变的基调，创新是永恒的主题”，这是构建“4+l”模式的内核，也是今后我们做好民生档案工作的发展走向。
一、毕业生学籍档案的利用价值
随着毕业就业人数的增加，市场对人才的需求，突显档案利用价值的重要性、真实性。档案的利用价值是满足社会需求的有用性。毕业生学籍档案的利用价值简要归纳如下：
首先，凭证价值。毕业生学籍档案从形成规律来看，它是毕业生在校期间综合表现的历史记载，是毕业生整体素质的客观反映。其次，参考价值。用人单位依据档案的全部原始记录材料，掌握毕业生全貌，评判毕业生优劣，选拔优秀人才，实现用好人才。再次，社会价值。从本校档案利用登记表看，毕业生学籍档案服务于学生就业、企业招聘、职务晋升、职称晋级、各类报考、出国留学、医疗保险、社会保险、各类公证等诸多社会活动，满足学校、师生、社会的利用需求。
二、毕业生学籍档案管理主要存在的问题
1、档案材料缺乏规范。以最近2013年归档的30个本科学院85个专业9198名学生的学籍档案资料来看，主要存在以下问题，对学籍档案不够重视，书写内容错误、不全，书写字迹不清、随意涂改，签字漏签，未粘贴照片，鉴定评语不实，奖惩没有记载，公章加盖错误，材料不齐全不完整等等。
2、方法与手段缺乏创新。如在办理出国（英文）成绩档案的过程中，利用者要求时间紧，同一时期内要求办理的人员较多，工作量较大，现有能力无法满足所有利用者意愿，因此努力提高档案开发利用手段和水平，是摆在档案馆工作人员面前的一个重要课题。
3、档案管理系统有待升级。目前我校南大之星档案网络管理系统的档案目录数据主要靠逐条手工录入，随着人数的急剧增长，已经不能满足现代管理的需要，有待加强学习，普遍采用数据导入功能，可以将EXCEL等格式文件与管理系统相衔接，自由导入导出表格，避免手工录入信息的耗时和错误，提高工作效率。
三、毕业生学籍档案管理的相应对策
1、培养档案意识，注重法规学习。首先，培养学生档案意识，使学生了解档案的重要性，知道哪些档案可以在档案馆查询利用；提高教师档案意识，提高归档质量，促进档案管理工作。其次，学习有关档案法规与文件。学习领会《档案法》、《普通高等学校学生管理规定》《普通高等学校档案管理办法》、《黑龙江大学档案管理办法》等法规和文件，明确档案工作流程，从档案收集归档到查询利用，做到依法治档，遵循规范化、制度化、科学化要求，使档案工作纳入法治化轨道，实现有章可循、有据可依。
2、加强队伍建设，完善规范体系。学籍档案管理是一项复杂的系统工程，积极推进学籍档案专兼职管理队伍建设。选拔政治过硬，认真负责，熟悉档案业务和学生管理，具有一定的计算机应用水平的同志负责学籍档案工作。规范工作用语，熟悉专门术语，按章办事，遵守程序，求真务实，提高效率，促进工作的高效、快捷、准确、规范。学籍档案规范本身是一个系统工程，仅靠学籍管理人员和学籍档案人员难以有效组织实施，需要把所有的规范标准按其内在联系组成一个科学的有机整体――学籍档案规范体系[3]，就本校现状来看，专兼职队伍人员分布在档案馆、学工部（学生处）、教务处、招生就业处相关负责科室老师以及各学院教务员、辅导员老师中。学籍档案管理人员实现专门术语的统一、规范和标准，便于相互交流，利于档案检索。推进部门二级档案员制度，提高业务素质，规范部门立卷，加强密切合作。档案馆随时了解、督促、检查学籍收集、整理、归档工作。
关键词：养老保险管理内部控制；问题；建议
中图分类号：F842 文献标识码：A 文章编号：1001-828X（2012）11-0-01
科学的养老保险内部控制管理，能有效从源头上防范社会保险基金流失，保障基金安全运行，从而不断提高广大社保从业人员法律意识、责任意识和服务意识，提升社会保险业务经办机构工作效率和服务水平，为推动社会保障事业健康快速发展具有重要意义。为此，如何加强养老保险管理内部控制建设，是摆在各级社保部门面前亟待解决的问题。
一、养老保险管理内部控制现状
从事养老保险费筹集、支付及管理等业务，为参保对象提供公共服务是养老保险经办机构的重要职能。近年来，襄汾县社会保障体系不断完善，截止2012年10月底，全县参加养老、医疗、失业、工伤和生育保险人数达到39.83万人次，覆盖面达81%，征缴社会保险基金1.87亿元。该县社保经办机构相继出台了一系列内部管理制度，逐步建立了内部控制体系，确保了各项工作正常运行。但是，养老保险管理内部控制尚处于初级发展阶段，仍然存在一些薄弱环节。
二、存在的问题
1.业务运行不规范
在养老保险办理过程中，时有经办工作不能按规定程序操作的状况，一些关键岗位和工作环节不设审核、复核，权利缺乏制约。如：为方便个人缴费，一般对缴费单位采取在规定时限内“随到随核”的方式进行申报核定，由业务经办人审查后确定缴费数额，没有设置第二业务经办人复核这一环节。
2.档案管理不完善
养老保险资料记载着参保单位和个人的基本信息，资料管理是否规范直接影响参保单位和个人切身利益。实际工作中，经办机构工作人员在办理养老保险业务时，一些基本信息资料缺少相关人员签名，没有经办人和复核人签章，资料留存不全。同时，存在整理不及时，分类混乱现象，不便于检索、查阅。
3.基金监管不健全
养老保险基金纳入单独的财政专户，实行收支两条线管理，对基金安全起到了监督作用。但实际操作中，经办机构与财政部门对账制度难落实，导致经办机构无法在第一时间掌握财政专户内基金信息。财务会计内部控制方面也存在问题，如：会计核算不规范，随意处理账目；财务预留印章保管、使用不严格等。
三、成因分析
1.意识淡溥，重视不够
养老保险经办机构对内部控制工作重视程序不够，风险防范意识不强，认识上有偏差。有的经办机构把内部控制理解为制定规章制度，建立控制机制；有的没有真正绷紧安全防范这根弦，存在重外部监管轻自身内部控制现象等。
2.模式繁锁，管理滞后
养老保险经办业务通常划分为社会保险登记、社会保险费征缴、个人账户管理、养老保险待遇审核及支付等环节。养老保险经办业务管理采用“业务专管员”这一模式，一项业务完全由一个职能部门管理，部门权利过分集中，制约性差。
3.执行不力，缺乏制约
一部分经办机构对内部控制制度执行不重视，落实不力。已有的内部控制制度仅是应付相关部门的检查，遇问题多强调灵活性，有章不循的现象时有发生。同时，内部监督部门没有明确的独立性工作职能，使内部控制流于形式。
四、对策建议
1.加强组织结构管理
完善内部控制组织结构，是加强经办机构内部管理的前提。良好的内部控制组织结构必须具有清晰的层次顺利、有效的协调与合作体系。养老保险经办机构应按照机构内职能部门情况、养老保险业务流程、内控管理的要求，设计经办机构内部控制组织体系，合理划分内部控制的管理层次，建立起包含决策层、管理层、业务执行层、监督反馈层的组织结构，在这一组织结构模式下，为各内部控制层次划分责任权限，明确业务职能，管理关系和监督控制关系。
2.加强信息资料管理
养老保险档案管理是加强经办机构内部管理的基础。要建立健全较为完备的信息网络系统管理办法，使信息系统网络覆盖所有业务经办流程。进行信息安全控制，实施有效的用户管理和密码管理，确保系统数据安全。定期对数据库及重要资料进行安全备份，并异地存放，确保数据安全。同时，建立适度开放的社会保险信息系统，通过各种渠道信息，满足公众对社会保险政策、个人数据的查询和咨询等要求。逐步实现网上参保登记、网上申报等服务。
3.加强基金财务管理
建立健全社保基金财务管理内部控制是加强经办机构内部管理的关键。财务管理内部控制工作要有内部控制制度作保证，制度应涵盖基金财务管理工作需加强控制的所有岗位，所有涉及财务管理的人员都要遵守。要坚持按照职务分享原则、资金财务分离原则、审批与业务经办分享原则，明确制定财务人员岗位责任。涉及社保基金管理的重大事项应集体决策，要严格按照职责权限分级审核，完善授权批准手续，杜绝越权审批行为。
综上所述，笔者从组织结构管理、信息资料管理、基金财务管理三方面论述了如何加强养老保险管理内部控制建设。我们相信，只要社保经办部门提高认识，经办人员共同努力，养老保险管理内部控制一定能够实现规范管理，高效运营，从而推动社会保障事业又好又快发展，真正实现百姓老有所养、老有所乐。
参考文献：
[1]邓大松.社会保险[M].中国劳动社会保障出版社，2005.
[2]孙建勇.社会保障基金监管制度国际比较[M].中国财政经济出版社.
[3]丁开杰.社会保障体制改革[M].社会科学文献出版社，2004.
一、档案信息弱势群体的构成与形成原因
所谓档案信息弱势群体，就是在记录、获取和利用档案信息方面处于弱势，可能被排斥在现代档案信息源以外而日益边缘化的人群。主要包括：（1）档案信息内容弱势群体，也可称为建档弱势群体，如农民、“体制外”的人，其涉及自身权益的一些信息没有被记录在档案之中，因而谈不上利用档案谋取权益；（2）档案信息获取和利用弱势群体，即由于经济、技术、社会地位等自身主、客观条件限制和能力局限，无法及时获取、理解和有效利用档案信息的群体。这两部分有很多是重叠的，即同时是内容弱势群体和利用弱势群体。
档案信息弱势群体形成原因主要有五：一是政策性原因。有相当一部分档案信息弱势群体，无论是内容弱势群体还是利用弱势群体，是由于档案工作方面的一些过时政策造成的。二是生理性原因。由于生理上的不方便，不能有效地获取所需的信息而沦为信息弱势群体，如儿童、老年人、残疾人等。三是环境性原因。由于地理环境等因素造成资讯不畅通、不能方便获取所需信息，如偏远山区的人群、受自然灾害侵害的灾民、服刑中的犯人等。四是经济性原因。由于经济上贫困，在社会生活中长期处于不利境况而不能有效地获取所需的信息，如贫困地区的农民、城市下岗工人、进城务工人员等。五是知识性原因。在信息社会中由于信息技术发展等因素造成的不懂计算机知识和技能、不能有效获取网络信息。值得注意的是，信息化建设的飞速发展正在进一步加剧信息强势群体与信息弱势群体的分化，使这一问题变得更加复杂。
二、档案部门为信息弱势群体服务的现状分析
信息弱势群体问题的出现，已经引起了各级档案部门的关注，并不断探索新的服务方法与途径，取得了较好成绩。一是理论上有重大突破。档案工作“三个体系”建设理论的建立、“民生档案”概念的提出，指出了档案工作发展特别是为信息弱势群体服务的方向。二是政策上有重大转变。近年来，档案部门在政策导向上更加注重涉民档案建设与开发利用。国家档案局与许多省市档案行政管理部门制发了一系列涉及民生的档案工作规范性文件，并完善相关业务标准，努力打造民生档案管理和服务制度保障体系。三是实践上有重大进展。近年来，全国范围内开展了民生档案、社区档案、村级档案、新农村建设档案、家庭档案等与弱势群体密切相关的档案建设，其中民生档案建设声势最大、成效最明显，各地积极进行档案资源整合，实行各类档案相对集中管理，大量与人民群众切身利益相关的民生档案，被及时从形成档案的各个部门接收到国家综合档案馆，使得民生档案由分散变集中，极大地便利了弱势群体的查阅利用。在为民服务过程中，档案数量、档案利用人数、解决的问题数都在以几何级数增长，档案部门的影响也大幅度提高，档案事业发展正处于历史最好时期。但是，我们也要看到，档案部门在为信息弱势群体服务方面仍然存在许多问题。主要表现在：
1.档案法律法规、政策、标准制订工作仍然滞后。《档案法》、《档案法实施办法》、《档案馆工作通则》、《机关档案工作条例》以及各省市区和计划单列市出台的地方规章，都制订多年，属于计划经济时代的产物。各种专门档案管理办法，即使是近年制订，由于权阶低于档案法律法规，也存在一些不利于弱势群体的规定。《政府信息公开条例》出台至今，档案工作方面的具体实施意见仍未出台，基层档案部门无法有效执行。档案工作标准的制订也比较滞后。
2.档案管理体制中存在为弱势群体服务的障碍。一是真正意义上的公共档案馆并未普遍形成。《档案法》从法理上明确赋予了各级国家综合档案馆作为公共档案馆的职能，但时至今日，一些综合档案馆离公共文化空间的目标相去甚远，弱势群体到档案馆查阅档案仍存在不合理的限制。二是各级档案馆之间的信息不能充分共享。目前我国的档案馆按行政级别划分为国家级、省（直辖市、自治区）级、地市级、县市级4级，每一级的档案馆隶属各自行政区域的党委政府管辖、领导，因此档案馆体系实际上是一个等级分明的行政化体系的翻版，内部缺乏强有力的业务沟通与联系，导致运行成本高昂，资源难以有效共享，总体效益发挥不甚理想，弱势群体难以获益。三是同一地域内的档案服务分散化。作为一个整体的国家档案资源，却有相当一部分被分散保管于各职能部门，各部门由于功能性分工、利益驱使、协调成本高等原因，与档案部门缺乏必要的沟通与协调，使档案信息管理与服务在各自管辖范围内封闭运转，导致档案服务分散化、孤立化，弱势群体有时不知到何处才能查找到自己所需的信息。
3.档案工作方法与机制上存在弱势群体难以获益的问题。档案信息服务要达到“无所不在”与“长久持续”才能实现效益最大化。档案部门在为弱势群体服务方面做了大量工作，开展了不少项目、活动，但这些项目、活动都有一定的实施范围和时间期限，具体实施有难度，因此出现了一些与目标相背离的现象和趋势，如重形式轻内容、重承诺轻实效、重措施轻落实、重监管轻服务等。想用“短平快”的方法解决复杂问题，建立不起长效机制；采取从上到下、整齐划一的运作方式，容易与多样化的基层实际需要脱节，弱势群体难以从中获得切实的好处。有的项目，如农科档案信息网建设，最终呈现建制性退场。我国档案部门在设计和建设网站时，本能地将网站的服务对象设定为身体健康、信息意识与信息技能较高的人群，很少考虑到残疾人及信息意识与信息技能比较低的人群的正当信息需求，致使档案网站的效用未能得到有效发挥，一些社会公众被人为地边缘化，排除在受益群体之外。
4.档案信息内容建设与弱势群体需求之间存在落差。档案信息内容建设是做好为弱势群体服务的基础因素。信息弱势群体之所以产生，是因为他们得不到自己所需要的信息。随着社会和市场经济的深入发展，产生了大量新型档案，如公民个人身份档案、各种社会保险和商业保险档案、各类资格考试档案等。它们大多数与档案信息弱势群体的利益直接关系，社会需求很大。由于是新型档案，管理方法尚处于摸索阶段，因此收集、整理、编目等方面都难以一步到位，难以及时提供有效的利用服务。尽快地、规范地把这些新型档案建设好，并及时有效地向社会提供利用，成为摆在档案部门面前的十分紧迫的任务。
5.档案部门在提高弱势群体个人信息素养方面做得不够。一个人是否成为信息弱势群体的一员，个人的信息素养也很关键。那些不知道或很少知道从哪儿获取信息和怎样利用信息的人，不主动获取和利用信息的人，即信息意识比较低的人，就是信息弱势群体。档案部门在提高弱势群体个人信息素养方面重视不够、做得不够，有的地方甚至从未开展这方面的工作。
三、今后的对策
1.加快法律法规、政策、标准的制订与完善。尽快修订《档案法》、《档案法实施办法》、《档案馆工作通则》、《机关档案工作条例》等档案工作法律法规，制订各门类档案管理办法、标准和档案部门执行《政府信息公开条例》实施意见，使基层档案部门在为信息弱势群体服务时有规可循。
2.改革档案管理体制，打造没有围墙的档案馆。一是要加强公共档案馆的研究，建立真正意义上的公共档案馆。二是要形成档案工作网群化管理。可以建立网群化结构的总分馆体制，在保存档案的各职能部门和弱势群体聚居地建立档案分馆，总馆对分馆的档案资源、业务管理实行统一支配，以克服体系化结构造成的运行成本高、资源重复建设、总体效益不显的弊端。通过网群化布局以及一体化、专业化的管理，有效利用资源，实现网群内各档案馆之间资源共享和服务互联，为社会提供无所不在的档案服务，使信息弱势群体在家门口即可得到自己想要的档案信息。此外，还可以采取送档上门，开辟老年人阅档室、盲人阅档室、少儿阅档室、举办免费讲座、举办免费或低收费的档案知识培训班等项目。当然，若想做好为弱势群体服务工作，仅有这些项目是远远不够的。况且并不是每个档案馆都能做到以上所列举的服务项目，多数档案馆只能做到其中的几项。各档案馆应尽己所能，开拓思路，采取多种服务方式，才能进一步做好为弱势群体服务工作，缩减弱势群体的存在数量。
3.改善工作方法，建立长效机制。在为档案信息弱势群体服务方面，要针对目前的问题，实行“内引外联”，广泛与教育、法律、民政、经济、医疗等部门积极合作，互惠互利。由于各个部门对其行业的知识了解深刻，信息更新迅速，它们与档案部门共同开发的档案信息服务将比档案部门单一开发的更具针对性，效果也更明显。而且双方合作还会增加其他部门对档案部门工作的了解，强化档案部门的社会融入程度，营造良好的生态环境，发挥更好的效果。当前特别要注意加强与农家书屋、全国文化信息资源共享工程、数字乡村工程、远程教育网、金农网，以及报纸杂志、广播电视等进行联合，以扩大弱势群体获取档案信息的渠道。
在设计和建设网站时，要充分考虑残疾人及信息意识与信息技能比较低的信息弱势群体的特殊要求，增加盲文、语音等功能，网页设计要简单明了，数据库设计要操作简单，使各种类型的信息弱势群体都能从中受益，从而使网站效用得到有效发挥。
4.加强档案信息内容建设。如果信息生产与提供情况良好，那么信息弱势群体问题就将得到缓解或者解决。要尽快制订公民个人身份档案、各种社会保险和商业保险档案、各类资格考试档案、住房公积金档案、个人税务档案、低保档案、土地承包和宅基地档案等各种新门类档案的工作规范与标准，加强档案的收集、整理与编目，把档案建设好，并及时有效地向社会提供利用，可以有效缓解社会供需矛盾。
