时间：2023-06-28 17:32:21
关键词：水利水电；科技档案；现代化管理
能否最好科技档案的现代化管理直接关系到企业的发展和工程建设的质量。实现现代化管理科技档案已经成为了当前水利水电部门应该思考的一个重要问题。在具体的工作中应该以科学发展观作为工作的指导，进一步提高科技档案现代化管理的能力，这对于我国水利水电事业具有十分重要的意义。
1 把握科技档案管理的特点
科技档案的形成并不是在某个阶段，而是工程从开始到结束的整个过程，科技档案的建立能起到维护企业发展的重要作用，同时也是我国水利水电建设事业的珍贵财富。专业性是科技档案管理建设的重要方面，建立程序、内容的链接、专业的交叉都必须建立在专业性的基础上。除此之外类型和种类的多样性也是档案管理的特征，在建立档案的各个阶段、各个专业都是不可或缺的。在工程建设的勘察设计阶段就应该开始档案建立工作了，按照社会上存在的档案建立规则来开展一系列的文件整理，这也说明了当前的科技档案管理存在着一致性，和其他档案管理相比，科技档案在归档之后更具有现实性和实践性，能够对实际的工程建设进行指导。要想实现科技档案的现代化管理，就必须结合实际工程的特点，在建立档案的时候，使用任何对建档有帮助的方法和技术，树立档案管理人员现代化管理的意识，进一步提高档案管理的水平，发挥出档案管理对工程建设的重要作用，促进企业的经济发展。
2 加快水利水电科技档案管理的现代化建设
档案是企业发展的见证，能够人们了解企业的历史文化。在水利水电工程建设中经常会用到档案，它能够帮助施工人员查看到原来类似工程建筑的资料，为当前的工程提供依据，进一步保证工程建设的质量。下面我们就对如何加快科技档案现代化管理进行阐述。
2.1 提高科技档案管理水平
档案管理工作十分复杂，其中涉及到的步骤很多，例如收集信息、编号、归档、保存等等，档案管理人员必须做好每一步工作，否则就会影响到档案管理的质量。为了能够进一步加快当前水利水电科技档案的现代化管理能力，第一，对档案管理的各个流程实行科学化管理方法，采取先进的档案管理软件，提高档案管理效率。第二，按照当前的档案管理规范，对不同性质的文档采取不同的归档方法，对一些保密性强的文件，应该做好特殊管理。第三，纸质的档案由于随着时间的增长会逐渐损坏，工作人员应该对这些文件进行妥善处理，在接手一批文件时就应该做好验收工作。第四，档案资料中会有竣工工程图，在归档之前要查看各个部门是否都已经加盖公章。第五，引进先进的档案管理设备，加大档案管理投入，提高档案管理的环境，尽量减少对档案的破坏程度，延长档案归档年限，只有做好上述工作，才能够实现科技档案的现代化管理。
2.2 加快科技档案管理进程
作为水利工程单位，科技文档将逐步替代传统的纸质档案载体，加快科技档案现代化管理的进程，一要建立统一的档案管理平台和网络系统，实现档案管理工作标准化管理，形成高效管理和开发利用档案信息资源的网络管理系统，达到档案管理自动化、信息传递网络化的目的，进而提高档案的利用率。二要积极推进科技档案数据库建设和多媒体数据库建设，以计算机技术的应用作为档案管理工作技术现代化的中心，提高档案检索、内容查询功能的实效便捷，实现档案信息数字化、存储海量化。三要严格按照《电子文件归档与管理规范》的要求，全面收集、安全管理、使档案管理向着信息化方向发展。
2.3 完善科技档案管理制度
（1）作为水利工程单位，应该根据国家水利部的《科学技术档案管理暂行规定》有关法规为准绳，制定出本单位相关的规章制度，以确保其完整、准确、系统、安全和有效利用。（2）建立科技档案统计台帐，做到帐实相符；建立查、阅、借档案利用效果登记表，做到查阅、借阅有登记，利用效果有记载。（3）规范档案业务管理，制定切实可行的科技档案分类大纲、保管期限，使档案业务工作井然有序。
3 科技档案在水利水电建设中的作用
3.1 激发水利水电科技档案活力
（1）优化整合。针对水利水电科技档案是水利活动真实、完整、准确记载的规律性，根据每个主题要求，收集整理工程资料，通过整理、分类、鉴定、保管、积极挖掘档案内在价值，总结规律，对档案进行提炼，使档案信息不断增值，使分散的档案信息资源得以整合。（2）将整合的资源信息与电子网络相结合，充分利用现代计算机技术对科技档案进行现代管理。将整合的资源信息与电子网络相结合，以确保整合后的档案信息资源能够以有效手段为本单位提供便捷、高效的档案信息服务。（3）加强规划。档案的建立需要各个部门的配合，通过完善和协同各个部门之间的工作，规划好档案的管理方法，制定出合乎当前档案管理的制度，并组织好其他部门和人员参与科技档案的管理中。
3.2 强化水利水电科技档案的服务效能
（1）为了保证档案的及时归档，建立起最全的档案资料，档案管理人员在服务方式和内容加以改进，提高催促的力度，积极建立档案管理系统，开发档案资源，建立期一个科学的检索方式，方便用户使用。（2）科技档案的建立目的不仅仅是为了记录工程建设的过程，更大的目标就是能够被其他工程建设服务，作为档案管理人员也应该积极地为建设人员提供档案信息。同时还应该借鉴其他国家和地区的先进的档案管理方式。（3）计算机技术在科技档案管理当中的应用，改变了传统的管理方式，这也是体现现代化管理的重要方面，根据档案的特点建立起科学的管理方式，严格控制档案的使用权限，特别是对一些保密的文件，对整个档案使用的过程严格把关。
4 结束语
综上所述，科技管理主要是对水利水电企业中的工程建设的详细记录，其中包括建设的思想、施工技术、施工经验等方面，同时也是水利水电建设中重要的组成部分，是最原始的工程建设档案。企业应该加强对科技档案管理的重视，并作为企业发展中的一部分，这不仅能够为企业获得更好的经济收益同时还能够降低劳动成本，促进自身的发展。
参考文献
[1]赵艳.浅谈加快档案管理工作的现代化进程[J].黑龙江科技信息，2009（24）.
随着现代化信息技术的不断发展，其在档案管理领域的应用越来越广泛，较之以往传统的档案管理方式有着明显的优越性。随着档案管理工作的日益复杂，利用现代化信息技术进行管理档案已是大势所趋。所谓档案管理现代化，主要是指把计算机技术以及网络技术运用到档案管理工作之中，进而改变传统的档案管理模式，从而实现高效的档案收集、整理以及档案管理水平与利用效率的提升，从而为相关的档案管理工作提供更为有效的服务。
关键词：
现代化信息技术；档案管理；优化
随着计算机快速发展的脚步，现代化信息技术在各行各业都得到了广泛的应用，当然在此其中档案管理也不例外。现代化信息技术在档案管理中的应用，提高了工作效率，同时降低了工作人员的劳动强度，更加方便了档案信息的利用。在网络信息化的时代，以往传统的档案管理方式已无法满足工作的需求，只有运用信息技术来进行档案管理工作，才能真正满足现代化办公的需要，进而适应现代信息化社会的发展趋势。
一、当下的传统档案管理方式已经无法适应现代化办公的需要
我国传统的档案所采用的都是纸质作业方式，在日常的收集与整理的过程中，不仅需要大量的工作人员参与其中，而且耗时耗力效率低下，还极易出错。因为纸质档案的日常保管会受到许多外在因素的制约，所以在对纸质档案的保管过程中，对其所涉及到的具体办公用品和相关设施都有着更高的要求，这也在很大程度上增加了管理工作的难度。从事过相关工作的人都知道，对传统的档案进行统计、查询和利用等，在工作流程上极为复杂且任务繁重，根本无法满足现代化的快节奏办公的需求，从而也就不能完全发挥出档案内在的真正价值。
二、应用现代化信息技术对档案管理工作实施优化
（一）现代化信息技术运用到档案管理工作中的可行性
现代化信息技术在日常档案管理工作中的应用，不仅涵盖了初始的档案收集和整理工作，还涉及到对档案信息进行全面的归纳、自动完成档案信息的分类以及进行分析等工作内容，就日后的查询和提取档案而言也是一个高效的选择，通过大量的实践表明信息技术在档案管理中的应用是可行的，在档案管理工作过程中的各个方面都起到了巨大的作用，从根本上对传统的档案管理工作进行了优化。
（二）现代化信息技术对档案管理的必要性
档案作为一个单位最为主要的参考和借鉴的重要资料来源，有助于帮助单位各项工作的顺利开展。与此同时，对以后的工作也有着启示和借鉴作用。为了使传统静态的档案资料变得更加灵活且方便利用，就必须借助现代化信息技术，这也充分发挥了档案的利用价值。想要实现档案的信息化，首先应该将传统纸质的档案进行数字化，也就是把原本的纸质档案文件生成为电子文件，在这一过程中要对大量的信息进行计算机录入作业，实体照片等一系列的实物资料也要扫描成电子照片，从而来建立档案资料的数据库，进而做到资源的有效整合以及统一的体系化管理。数字化的档案数据库的建立，不仅解决了纸质档案的数字化问题，同时在日后也可对原有的纸质档案进行封存处理，从而更好地对源文件进行保管，有效地避免了反复使用过程中对档案原件的损毁，也就大大延长了档案的使用寿命。此外，现代信息技术也方便了档案的查阅，极大地简化了档案使用的流程。
（三）现代化信息技术对档案管理工作的重要意义
先进的现代化信息技术在档案管理工作中的有效利用程度，其是档案管理整体水平的一个重要衡量标准。具体的档案管理水平在一定程度上反映了一个单位的整体管理水平，同时其也是一个单位文化精神展示的重要窗口之一。因此，有效地利用现代化信息技术对一个单位而言至关重要。充分结合现有的信息传输网络平台，高效开展档案信息资源的共享，档案信息化平台的搭建有利于资源共享，也有利于档案的便捷使用。先进的信息化技术的融入，使得档案信息在单位各部门间互通共享，有效地提高了整个单位的工作效率。
三、现代化信息技术优化档案管理工作过程中的具体措施
（一）建立健全档案管理机制
无规矩，不成方圆。要想档案管理工作有序、健康地进行，最根本的措施是要建立健全的管理制度，从源头上找到“病根子”。严格的管理制度是规范管理行为的根本保证。因此，在基层档案管理中，建立健全的档案管理制度迫在眉睫。例如，在进行资料交接和保管过程中，建立严格的问责制度，保证人在岗、责在身，营造人人守岗、人人在岗的工作氛围，防止在关键资料和数据上掉链子。建立健全的管理制度，更倾向于对执行能力的考核，各档案管理机构，应该加强自身管理执行能力建设。只有让管理工作有据可依，才能调动管理员工的积极性和能动性，在主观上加强自身的创造思维，为档案管理工作添砖加瓦。
（二）简化经费申报程序，推进档案管理建设
各级领导应当提高对档案管理工作的认识，在政策上给予支持，在经济上给予扶持，在财政预算中建立起档案管理专项资金，以保证档案管理工作的日常经费支出。同时简化申报程序，让档案管理工作的经费报销减少必要的申报流程，让工作人员能及时报销支出经费，解决财政不足的问题。与此同时，优化资源配置，设立专项基金，及时修缮保管的库室，积极购进专业设备，缓解库室资源紧张、设备陈旧落后的难题。积极推进档案管理信息化建设，逐步引进电子信息保管技术，建立独立系统的电子数据库，促进电子文档资料的保存，实现资料保管方式的多元化与多样性，以适应现阶段政治、经济、文化条件下的档案资源环境。
（三）加强规范、服务意识，引进和聘用专业技术人才
档案管理人员的专业素质决定档案管理工作的质量。因此，注重引进专业人才，培养综合素质强的技术员工，是做好档案管理工作的关键。各级档案管理部门应加强落实薪酬制度，首先解决员工的后顾之忧，才能放心踏实地提升自身素质，积极投入到建设中去。对于各级管理层来说，要扭转传统意识，积极营造良好的职业氛围，加强员工的基层服务意识，组织和聘请相关专业技术人员进行培训讲座，让员工从开始熟悉业务流程到积极创造新思路，为档案管理信息化建设作出贡献。
随着当下现代化信息技术的快速发展，实现档案管理现代化的进程中，在进行相关技术优化的同时，还要充分进行管理思想现代化方面的学习。只有对其有了一个正确的认识，才能在具体档案管理的工作中做到系统且高效。在转变观念的同时强化管理现代化意识也是必不可少的，现代化的信息技术档案管理绝不是单纯的配备计算机而已，有了计算机技术的介入与实现档案管理现代化两者之间有着本质的区别。在运用信息化技术的同时进行不断的技术优化是日常工作当中必不可少的一步，同时也是档案有效管理中重要的一项工作内容。
作者：李丽芳 单位：广东省惠州市第二人民医院
参考文献：
[1]赵飞.用现代信息技术建设人事管理档案[J].人力管理，2014(8).
【关键词】高效档案；管理；现代化；建设
一、引言
作为对高校发展有着重要影响的资源之一，高校档案资源的作用和价值也逐步为更多的高校工作人员所认识。但是，在实际操作过程中，因档案管理工作受到时间及地域的限制，其档案信息经常无法满足用户需求，档案信息资源的共享和利用的最大化也就难以实现。所以，新时期，对高校档案进行管理的过程中必须要采用先进的科技，并对档案管理方式进行创新，从而有效提升高校档案的现代化管理水平。
二、高校档案现代化建设过程中存在的问题
（一）计算机使用方面存在严重误区。在实际操作过程中，高校档案信息管理的计算机管理模式具有很多种，其中大部分是将计算机作为人工的一种辅助管理手段，而并非用于高校档案的信息处理上，也就是说在当前的高校档案管理过程中，计算机不仅没有取代人工管理，反而增加了工作人员的工作压力。例如，档案管理人员在进行编目和检索档案实体的过程中，必须依靠大量手工劳动来完成编目和检索前的准备工作，这期间必须依靠人工来对目录进行填写或者著录，然后方可使用计算机进行录入。对档案实体进行编目的主要目的是为了获得完美的计算机排版的目录，为后来的手工查阅或者展示工作打下坚实基础。
（二）缺乏统一的管理机制。高校的管理体制和运行体制对高校档案管理产生严重影响，高校不同，其行政主管部门也就不尽相同，这种相对分散的管理体制造成了高校档案管理自成系统、自我发展、自我完善的自给自足的管理局面。就目前而言，很多高校的档案管理工作采取的是封闭式办馆方式，管理水平较低，浪费严重，对我国高校档案的自动化、标准化及网络化的进程产生严重影响。
（三）数据库建设存在一定的滞后性。经过多年的发展，部分高校在档案管理过程中建成了很多大小不等的档案数据库。然而在实际发展过程中，在建立和完善数据库的过程中或多或少会带有一定的情绪，甚至存在急功近利的情况。主要表现为以下几个方面：一是数据库建立缺乏整体性；二是大多数数据库是用于满足自身需要，规模不大；三是数据库类型单一，标准化程度不高，数据控制违规操作情况严重。因很多高校建立档案管理数据库仅仅是为了满足自身需要，大大降低了数据库的使用效率，且当前很多数据库为条目数据库，全文数据库和多媒体数据库相对缺乏，无法为更多的用户提供高水平的服务。此外，部分高校档案馆虽然连接了互联网，但是只能对主页进行访问，更进一步的资源共享很难做到。
三、高校档案管理过程中的现代化建设策略
（一）更新档案管理观念意识，对档案管理的现代化建设工作予以高度重视。学校领导的高度重视是推进档案管理现代化工作顺利进行的前提和基础。具体来说，需要做到以下几个方面：第一，与时俱进，高校相关领导人员需要对档案管理现代化建设的重要作用予以充分认识，并在管理过程中严格落实；第二，加强对高校档案现代化管理的宣传，并及时传达先进的档案管理意识，将基层档案管理工作人员的责任与任务加以明确；第三，高校领导对档案管理的现代化建设予以高度重视，采取合理措施转化观念，从而全面推进高校档案管理的现代化建设。
（二）合理编制档案现代化管理建设指标，做好综合管理后勤支撑。编制高校档案现代化管理标准是一项复杂的系统性工作，特别是高校档案数字化的处理方面增添了许多新要求和新标准，即便是专业的档案人员也没有深入接触过。为有效解决这些问题，高校在进行档案管理的现代化建设过程中需要做到以下几个方面：第一，对一线档案管理人员进行教育培训，为满足高校档案现代化管理打下坚实基础；第二，成立专门的档案管理现代化建设领导班子，并设置专门的组织机构，落实责任，明确职责；第三，建立健全主要领导总负责、分管领导抓具体任务、各级科室积极配合的工作机制，并配齐相应的设备，加大高校档案信息化建设的力度，为确保高校档案管理的达到标准要求提供强有力的硬件支撑；第四，加大人力、物力和财力投入，对各项工作的落实情况予以明确，并安排专人对全部档案进行一一核查，发现问题采取合理措施加以修复和完善；第五，对档案进行分类管理，统一装盒编号，有效提升档案资料的利用效率和利用水平。
（三）使用科学技术，提升档案管理效率。主要表现在以下几个方面：第一，加大软硬件方面的投入，为各类数据库和档案资源的健全和完善打下坚实基础；第二，对重要文档资料进行相应的数字化存档并备份，对重要文书档案进行数字化扫描，建立一个高校档案管理的的现代化信息平台，有效提升高校档案的数字化管理水平；第三，在实际操作过程中，一线档案管理人员严格依据相关管理标准，做好档案的归档和管理工作；第四，对档案进行分类管理，有效实现档案管理的现代化、规范化、标准化和科学化；第五，加快档案管理数字化信息平台的建设速度，有效提升高校档案查询利用的水平和效率，为确保高校各项工作的顺利进行打下坚实基础。
（四）加强教育培训，有效提升工作人员的职业技能和综合素养。作为高效的一种重要无形资产，高校档案管理工作是高校国有资产的一个关键组成部分。所以需要对档案工作人员的专业技能和综合素养的教育培训予以高度重视，定期举办各种知识竞赛和专业技能比赛，为档案工作人员搭建一个展示自身技能和实力的舞台，从而为高校档案管理培养选用较高水平的综合性人才提供一个良好平台。
四、结语
总而言之，高水平的档案管理工作能够为高校建设及社会发展起到一定的推动作用。为此，在高校档案管理的现代化建设过程中，应积极转变观念、采用新技术和新方法，加大基础设施的投入，提升档案工作人员的专业技能，加大对档案信息的外部开发力度。只有采用多元化的管理方式和手段，才能明显提升高校档案管理的现代化水平，从而使其为广大师生、为社会提供更好的服务。
关键词：档案管理 现代化方法 思路分析
中图分类号：G27 文献标识码：A 文章编号：1003-9082（2017）06-0061-01
引言
随着互联网技术发展与普及，档案管理与服务工作已经步入信息化时代，给档案管理工作提出更多要求。档案中记录中大量信息资源，记录着各方面的信息。管理人员应该意识档案工作的重要性，借助现代化管理方法，降低工作难度、提高工作效率，为其他工作夯实基础。
一、档案管理现代化概述
所谓的档案管理现代化指的是借助现代化设备与技术，通过先进的管理手段与方法，通过科学管理理论改变传统档案管理方法，逐步实现档案管理的现代化与信息化。档案管理现代化内涵主要体现在三点：
1.数字化
随着现代化科学技术水平提高，数码摄影技术、缩微摄影技术逐渐被广大民众接受，为档案管理模式创新提供技术支持。通过摄影技术、信息技术等将纸质文档转化为电子文件，电子文件存储方便、空间小，节省空间，降低难度。档案资料实现电子化后可以通过互联网进行管理，实现智能化检索，避免出现直至档案腐蚀、虫蛀等问题，提高档案保存效率。
2.虚拟化
档案管理现代化使得档案保存方式新颖化、多样化，档案管理现代化的发展趋势主要方向就是电子储存方式，这种变化也让档案管理方式变得更加快捷与方便，促进档案管理的虚拟化与无纸化。
3.市场化
档案资料主要记录单位发展历程、变化等内容，具有重要作用与价值。档案管理现代化发展，最大程度发挥档案作用与价值，通过联合等方式实现档案资料共享，带动档案管理质量的提高。
二、档案管理现代化现状与问题
1.利用效率偏低
档案管理工作并不是堆叠、存放历史资料文件即可，而是一项有着极强专业性与机密性的工作。按照规范标准保存档案，直接影响单位与企业发展。目前大多数管理者没有意识到档案管理工作的重要性，档案资料仅用于收藏而不是利用，严重浪费信息资源，档案管理工作变得毫无意义。
2.专业人才不足
档案管理县现代化的主力军就是档案管理人员，这些人员既需要掌握先进科学技术知识，又要在日常工作中利用这些技术与知识开展工作，不断更新与维护设备，此外还必须具备较高文化素养与管理技能。但目前档案人员素质不理想，缺乏专业性人才。
3.信息程度不足
大部分当官管理人员档案意识不足，加行管理层不重视，资金投入不能满足工作需要。加上资金短缺导致无法购买现代化设备，技术落后且延迟，信息化程度偏低。待遇偏低高素质人才不愿进入，甚至出现人才流失情况，影响工作的正常开展。
4.管理手段落后
我国档案管理水平整体偏低，部分档案部门并没有利用计算机等现代化管理设备集中处理档案资料，严重者连起码的装订、防火及防蛀设备都没有。档案管理人员工作时依然依靠传统手工方式装订与保管档案，费时费力效率偏低，还影响后期档案查阅与使用。这已成为限制我国档案事业进步发展的主要原因。
三、档案管理中现代化管理措施分析
针对档案管理中存在的问题，笔者针对性的给出完善措施，从转变档案管理理念、推动管理系统建设、强化基础设施建设及提高档案资源利用效率四方面入手，推动档案管理现代化建设。
1.转变档案管理理念
在进行档案管理现代化进程中，领导层起着决定性的作用，他们直接掌握着单位或地区档案工作现代化管理的前途和命运，所以要加快实现档案工作的现代化管理，首先要转变领导层观念，强化领导层档案管理现代化意识。其次，对于档案管理人员，进行科学管理，依靠科技发展，将档案管理中封闭式、被动式服务转化为开放式和主动式服务；同时，对固步自封、等用户上门的传统旧观念进行革新，顺应时展，树立科学发展观，有流程、有规划、积极而稳妥地进行档案现代化管理的建设。
2.推动管理系统建设
档案管理系统指的是传递、收集及促进档案信息应用的系统。首先设置档案管理系统的管理权限。安排专人负责系统的数据存储、维护等内容，记录档案管理系统人员的措施，详细记录各方面内容；不断完善档案管理系统的数据存储功能，支持不同存储类型的信息文件及不同格式的信息文件，信息存储量加大；构建快捷、便利的信息浏览网页。建立完善的信息网页浏览，为用户提供高效、快速的档案信息服务。
3.强化基础设施建设
加大硬件设备投入力度。想要实验档案管理现代化离不开硬件设施的投入，划分专项资金改进硬件设施与档案案卷质量，建设专门的档案存储房间、购置档案专用密集架，并配备相关的打印、计算机等设备，同时安装全天安全监控报警系统；其次收集各项资料。认真整理每年生成的文化档案、会计档案、声像档案及物档案等，录入微机管理；强化数据库建设。建立全部档案案卷级数据库，实现了档案微机检索，对录入档案数据实行了光盘刻录及备份。
4.提高档案资源利用率
提高档案利用率，首先将档案进行分类整理，按规范修编档案目录，实行计算机与手工相结合的检索方式，便于档案资料的查阅和使用。其次，加强档案编研，在对档案资源进行开发利用的同时，立足于阅览服务的基础上，对档案信息进行二次加工。最后，狠抓档案服务，开发档案利用实效。围绕“抓服务，促实效”，为来访对象免费提供现场查、来函代查等服务，通过开展多种形式的档案利用服务，提高档案服务、利用效率。
四、结语
总而言之，档案管理工作具有较强的复杂性与系统性，想要做好档案管理工作，必须构建一个科学、合理且系统的现代化管理体系，进而调动各方面工作积极性，加快现代化建设步伐，实现档案管理信息化，挖掘档案管理新型人才，促进档案管理水平的提高。希望通过本文论述，为档案管理工作进步完善贡献一份力量，构建和谐社会。
参考文献
[1]侯晋丽.如何做好办公室文件的档案管理工作[J].办公室业务.2017（01）：23.
[2]周玲.基层党建档案管理工作中存在问题及对策[J].办公室业务.2017（02）：45.
一、档案信息化建设的基本内含
档案信息化的内容包括狭义上的信息化和广义上的信息化两个方面:狭义上的信息化,即档案自身内容的信息化;广义上的信息化,就是将档案信息与社会政治、经济、文化等多方面的信息进行融合处理的信息化。所以,档案信息化建设的目标就是在现代化的技术条件下,一方面促进档案本身信息进入社会交流系统,在社会中广为传播;另一方面就是将档案中的信息与其他社会信息形式融合使用,广泛地服务于社会。这两个方面的目标相互联系,相互促进,因为,档案信息一旦广为社会大众利用,狭义的档案信息资源,必然与社会发生普遍联系,与社会中的其他信息交融而广泛地交流和传播,形成广义上的档案信息化。
二、改进档案管理方式,推进工程档案管理进程
档案信息化建设,需要科学高效的档案管理为前提,如何切实改进档案管理方式,制定工程档案信息化管理的规章制度,改革不适应工程档案信息的管理体制,提高工程档案管理水平,从单纯的传统管理方式向综合的现代化管理方式转变,是我们各级档案管理工作人员应当着力思考和着手解决的问题。
1.拓宽档案信息管理思路
档案管理的根本目的是为社会大众提供服务。档案管理部门和档案管理人员要拓展档案信息管理思路,坚持档案为社会大众服务的思想,从传统的档案管理方式转变过来,改变过去那种重保管轻利用,片面强调维护档案完整与安全的管理原则和以档为本的价值取向;扭转那种将本应该提供开放的档案束之高阁的局面和档案发挥作用的范围相对狭窄的局面;揭开档案神秘的外衣,将广大的社会公众迎进档案室的大门。
近些年来,档案管理的方式发生了很大的改变,从过去的手工操作逐步向着现代化管理的方式转变,这就要求我们档案管理人员在拓展档案管理思路的同时,切实掌握相应的专业理论知识和专业技能,从档案实体管理人员向档案信息管理人员转变。现代化档案管理工作需要高技能的复合型人才,不能单纯停留在“档案保管员”的层面上。各级档案部门,更应该顺应时代所需,从现实出发,从长远考虑,实现档案从“重藏轻用”到“以藏促用”的转变;从主要向领导或领导机关提供档案转变到为社会大众提供档案服务上来。
2.提高档案信息管理水平
随着先进信息技术的广泛应用和电子档案的加快推进,计算机管理软件为实现档案现代化管理做出了重要的贡献,网络建设和计算机管理在系统开发和档案利用管理过程中发挥着巨大的作用。使得档案管理的重心不断向档案信息化、现代化层面转变,也给档案信息管理水平的提高提出了新的要求。
档案电子文件作为档案信息资源,是经济社会发展过程中一笔巨大的文化财富。档案管理虽然不直接产生经济效益,但可为社会经济效益服务,产生潜在的社会经济效益。随着大量电子文件的生成,如何安全可靠地管理电子档案已成为档案管理中一个不可回避的现实问题。档案管理软件的对象是电子文件,选取合适的档案管理软件,有针对性地进行开发和利用是开展档案信息化建设一项重要的工作环节,档案管理软件,智能、高效、便捷、全面,通过软件的整合和开发利用,形成对档案电子文件功能的有益积累和对档案电子文件功用的有益发挥。从而达到科学、高效、规范管理档案电子文件的效果。
选取先进的档案管理软件固然是档案信息管理工作的重要手段,然而,发挥档案管理人员的聪明才智,提高档案管理水平,是疏通档案信息化管理脉络,提高档案管理工作质量的关键环节,在很大程度上决定着档案管理成效和档案信息化建设的成败。
3.加强工程档案信息管理
工程建设的过程是工程档案的形成过程,决定着工程档案的建立和形成。从工程立项直到工程验收的各个阶段,档案资料的收集、整理都是由不同的单位或部门来实施,从客观上增加了工程档案建立和管理的难度,而信息化管理无疑提高工程档案管理效率与效益。
工程档案管理人员要从传统的档案实体管理向档案现代化信息管理转变。建立多层次、多渠道、重实效的工程档案信息化人力资源培训制度和考评制度,逐步提高工程档案岗位人员的业务素质和工作能力。
工程档案工作人员应全面学习和掌握计算机信息管理知识,参与本单位的软件开发工作,选用适合工程档案管理的软件,制定工程档案信息化管理的规章制度,改革不适应工程档案信息管理体制,打破地域和部门分割,提高工程信息交换及共享水平,创造更多有利于方便工程单位和部门利用工程档案的条件。
关键词：计算机技术；档案管理；现代化
1 档案管理现代化的定义
档案管理现代化是指以系统论等现代管理科学为指导，使用现代管理方法和手段，采用先进的管理技术与设备，充分发挥档案管理人员的主动性、积极性和创造性，对档案管理的传统方式进行改革，加快实现其系统化、定量化、信息化、智能化管理。例如：利用计算机将档案进行输入、输出、修改、插入、打印、统计、检索、查询、删除等；利用缩微照相技术和对纸质载体的重要档案进行缩微复制等。档案管理现代化具有占用空间小、储存信息量大、应用能力强、速度快等特点，能及时、大量地提供档案信息，提高了效率。档案管理现代化是科技发展的必然结果，是社会发展和档案工作发展的必然。
2 档案管理现代化进程中的问题
2.1 档案标准化程度低
进行现代化档案管理，档案工作标准化是必要条件之一，是档案管理现代化的一个重要组成部分。我国档案管理标准化工作是从20世纪80年代开始的，国家标准局组织拟定和制定了一系列标准化文件，使我国标准化逐步形成一个体系。由于档案自身的复杂性，我国档案管理体系亦比较复杂，分散管理是其突出特点。由于历史的原因，档案管理走的是一条各自为政、自给自足的发展道路。各个单位根据自己的经济实力和技术条件选择硬件设备，机型五花八门，水平参差不齐。目前研制出的不少档案系统应用软件都没有遵循国际标准，功能单一、标准化水平低、数据不完整，致使大多数档案无主题标引，共享性差。而国家至今没有统一的发展规划和标准，档案的发展存在着很大盲目性。这种状况发展下去，势必给档案网络化建设和资源共享造成隐患。标准化程度低影响了档案管理现代化发展进程，造成大量低水平的重复建设，令计算机档案管理系统只能停留在辅助管理的位置上无法继续向前发展。
2.2 缺乏高级管理专业人员
现代档案管理人员可以分为档案管理辅助人员、档案管理专业人员和高级档案管理专业人员三个等级层次。高级档案管理专业人员应具有较高的政治理论和政策水平，较高的文化素质和现代管理技术，精通档案业务，能科学地制定政策和档案事业的发展规划，有较强的组织协调能力和决策能力，在学术理论研究上有很高的造诣。目前档案工作信息化和网络化对档案管理人员素质的要求越来越高。而档案管理人员群体中学历层次偏低，缺乏掌握现代化技术的高级管理人才，特别是既懂档案管理和现代化科学技术，又懂社会科学和经济管理的复合型人才更是奇缺。档案管理人员素质不高，直接导致新技术、新方法难以在档案管理中使用和推广，无法解决在工作中遇到的新情况和新问题。档案管理人员群体结构不合理配置，档案管理人员个体素质偏低，档案群体结构失衡不仅已成为制约档案事业发展的一个重要因素，而且也在一定程度上影响了单位各项工作的顺利开展。
2.3 档案管理投入不足
经费不足是影响档案管理走向现代化的最大障碍，而经费投入取决于领导对现代化档案管理地位和作用的认识程度。由于档案意识普遍较低，导致资金投入严重不足，无力购买现代化的设备，尤其是基层单位，存在着档案室建设简陋，基础条件差，安全措施没落实，大部分档案室建设不标准、不规范。档案室自动化建设、数字化建设更成为奢求，投入不足已经成为档案现代化发展的瓶颈。
3 实现档案管理现代化的对策
3.1 加强标准化建设
档案管理标准化是档案管理现代化的一项重要基础。档案管理现代化是建立在先进的技术、严密的分工和广泛协作的基础上的。信息时代，档案信息的共享与网络的沟通更依赖于统一的标准来进行规范，如各种档案数据的交换、档案信息的传递、档案资料的共享等，都需要通过制定和建立各类档案管理标准，形成档案管理标准体系，只有这样才能够确保档案管理现代化各项工作的有效实现，遵循标准，推进标准。在档案管理系统建设中常常遇到过分强调本单位特殊性，管理方式不可更改的情况。这种实质上无视标准化、拒绝采用标准的做法极其有害。有些标准的制定需要耗费巨大的人力、物力，不但涉及数据格式，还将涉及运行环境等诸多因素，本身就包含不止一项的复杂课题，更应统一领导，集中力量，锲而不舍，不断推进。
3.2 实现管理现代化
增强档案管理现代化意识，管理理念现代化是档案管理现代化的灵魂。档案管理人员如果没有这种管理现代化的意识，就会大大影响档案现代化的发展步伐。在现代化进程中，档案管理工作人员要树立科学实践观，依靠先进的科技手段，前沿的管理方法，切实改变轻利用、等客上门、封闭保守等观念，实现主动式服务、开放式服务。引进现代管理的理论和方法，使档案管理从经验管理向科学管理和现代管理迈进。
3.3 加快复合型人才培养
实现档案管理现代化，不仅需要档案管理人员具有档案方面丰富的理论和实践知识，还必须具有一定的经济、信息技术和写作等综合方面的知识。要始终提高档案工作人员的素质，大力加强档案管理队伍建设，从选拔优秀档案管理人才为起点，把具有复合知识型人才充实到档案现代化管理中。还要加强继续教育培训，采用多种形式、实施全方位的培训，优化档案现代化管理人员的知识结构，培育现代化管理急需的技术操作、维修及科学管理人才。在档案管理现代化的进程中，档案管理人员不仅应具备吃苦耐劳、甘于奉献、全心全意为人民服务的优良品质，还应具备做好现有工作所需的智力、知识结构及现代化管理能力。逐步开展多层次、复合型、一专多能、一专多才的教育培训，加快档案管理现代化的步伐，促进档案事业的健康迅速发展。
3.4 强化管理意识，加大投入力度
首先要关心和支持档案管理现代化工作，投入大量资金和精力配置设备，培养人才，把档案现代化管理纳入单位的工作计划，作为单位工作中要达标的内容对其进行考核。其次，各级领导，尤其是主管档案工作的领导，应定期听取档案工作汇报，了解档案工作现状，帮助解决工作中实际存在的困难和问题，从而指导档案部门更好地开展下一步的工作。最后，档案工作经费做到年初有预算安排，特别是对档案的档案维护、档案保护和抢救、档案信息化建设等方面所需费用要予以重点保障，要有专项预算。
参考文献
[1]李喜梅.浅谈档案管理现代化[J].中州煤炭，2007（5）.
[2]刘淑华.档案管理现代化的现状与对策[J].甘肃广播大学学报，2002（12）.
【关键词】水利水电；科技档案；现代化管理
做好水利水电科技档案管理工作，是提高企业工作效率和工作质量的必要条件，为实现水利水电科技档案的科学管理，必须以科学发展观为指导，指导水利水电科技档案实行科学管理，因此，研究水利水电科技档案现代化管理具有十分重要的现实意义。
1、把握科技档案管理的特点
水利水电科技档案产生于整个水利基本建设全过程，科技档案管理是企业维护和扩大再生产的主要依据，是现代化水利水电建设发展的重要依据和宝贵财富。专业性是实现科技档案科学管理的重要依据之一，总体程序和内容紧密连接，不同专业的互相交叉，都是建立在科技档案专业性特点的基础之上的。在科技档案的管理中，种类和类型的多样性是科技档案的又一明显特征，各个设计阶段、各专业互相渗透，缺一不可，使科技档案呈现出多样化的鲜明特点。在水利水电工程在勘测设计过程中，我们要在“立足档案，面向社会，增强社会档案意识，规律性地形成一系列相关的科技文件整体，说明科技档案管理具有一定的成套性，此外，相比于其他档案而言，科技档案的现实性在归档后仍然很强。在水利水电科技档案现代化管理过程中，应结合水利水电生产、科研活动的特点，构建科技档案管理的平台，用现代管理思想武装水利水电科技档案工作，使其在现代水利水电工作中发挥重要作用。
2、加快水利水电科技档案管理的现代化建设
科技档案是水利水电企业历史的见证。水利水电科技档案要使每一个工程的档案资料在今后的利用中发挥应有的作用，加快水利水电科技档案管理显得至关重要。加快水利水电科技档案管理的现代化建设可以从以下几个方面入手：
2.1提高科技档案管理水平
收集、归档、组卷、程序录入、编目、保存是是档案管理的基础工作，加快水利水电科技档案管理的现代化建设，提高科技档案管理水平，一是要实施科学的“流程控制”方法，利用先进的管理软件统筹管理整个水利活动。二是要采用科学规范的标准，严把档案归档的质量关，档案文件应采用耐久性强的载体材料，保证文字清楚、图样清晰、图表整洁、签字盖章手续完备，按照执行档案管理的规程做好管理工作。三是纸质文档要根据《科技技术档案案卷构成的一般要求》认真组卷并进行程序录入，档案管理人员要本着认真负责的精神，对应当归档的科技文件材料加以验收。四是要竣工工程图必须加盖竣工图章，设计单位、施工单位等也必须加盖其专用章再归档。五要优化硬件设备，加大对科技档案管理的投入，提升档案库房的保管环境，确保档案处在最佳环境而保证档案不受损害。只有做好这些基础工作，才能提高科技档案的科学管理水平。
2.2加快科技档案管理进程
作为水利工程单位，科技文档将逐步替代传统的纸质档案载体，加快科技档案现代化管理的进程，一要建立统一的档案管理平台和网络系统，实现档案管理工作标准化管理，形成高效管理和开发利用档案信息资源的网络管理系统，达到档案管理自动化、信息传递网络化的目的，进而提高档案的利用率。二要积极推进科技档案数据库建设和多媒体数据库建设，以计算机技术的应用作为档案管理工作技术现代化的中心，提高档案检索、内容查询功能的实效便捷，实现档案信息数字化、存储海量化。三要严格按照《电子文件归档与管理规范》的要求，全面收集、安全管理、使档案管理向着信息化方向发展。
2.3完善科技档案管理制度
1) 作为水利工程单位，应该根据国家水利部的《科学技术档案管理暂行规定》有关法规为准绳，制定出本单位相关的规章制度，以确保其完整、准确、系统、安全和有效利用。
2) 建立科技档案统计台帐，做到帐实相符；建立查、阅、借档案利用效果登记表，做到查阅、借阅有登记，利用效果有记载。
3）规范档案业务管理，制定切实可行的科技档案分类大纲、保管期限，使档案业务工作井然有序。
3、科技档案在水利水电建设中的作用
3.1激发水利水电科技档案活力
(1) 优化整合。针对水利水电科技档案是水利活动真实、完整、准确记载的规律性，根据每个主题要求，收集整理工程资料，通过整理、分类、鉴定、保管、积极挖掘档案内在价值，总结规律，对档案进行提炼，使档案信息不断增值，使分散的档案信息资源得以整合。
(2) 将整合的资源信息与电子网络相结合，充分利用现代计算机技术对科技档案进行现代管理。将整合的资源信息与电子网络相结合，以确保整合后的档案信息资源能够以有效手段为本单位提供便捷、高效的档案信息服务。
(3) 加强规划。通过完善各部门、各单位的分工协作，规划档案工作，制定档案管理规章制度，并积极组织他们参与此项工作。
3.2强化水利水电科技档案的服务效能
(1) 在服务的内容和方式上，加大催、归档力度，以最好最全的档案资料为使用者提供查看、借阅，充分利用档案管理系统，大力开发档案信息资源，形成一个能齐全的检索体系，以满足使用者的要求。
(2) 在服务机制上，要变被动服务为主动服务，积极主动地参与科技人员有关活动，尽力保持科技档案信息随机供应的态势，积极参与档案学术交流与协作。为各项工作提供翔实的档案信息。
(3) 以适应电子信息技术革命给档案工作带来的影响和变革，积极开展档案编研和开发利用工作。建立不同层次的档案数据库，严格限定利用者的使用权限，确保档案信息网络传输和利用的安全，逐步实现档案管理现代化。
结语
总之，科技档案真实地记载了水利水电工作的科技思想、科技方法和科技经验，是履行了相关手续、集中保管起来的科技文件，唯一直接记录和储备了原生信息。加强档案管理的研究是做好档案管理工作的基础，在水利水电建设中，管好、用好科技档案可以降低劳动成本，避免重复劳动，提高经济效益。参考文献
[1]赵艳.浅谈加快档案管理工作的现代化进程[J].黑龙江科技信息.2009,(24).
一、中小企业建设工程档案管理问题分析
（一）档案管理人员专业素养偏低
由于中小企业受经济基础的制约，在人员配备方面也力求精简。一个职员兼多种职务的情况在中小企业中是常有的。据调查，许多中小企业的档案管理工作都是由办公室某一人员兼管，很少有设立专职档案管理员。这种兼职档案管理员，要么缺乏档案管理专业素养，要么由于一身多职，顾此失彼，难以做好档案管理工作。中小企业对档案管理人员的业务培训也不够重视，影响了档案管理人员专业素养的提高和视野的开阔。一些档案管理人员自觉学习意识不强，对企业工作流程和技术知识不熟悉，也无法适应新形势下中小企业档案工作的需要。
（二）档案材料因竣工拖后而无法按时报送
近年来，随着建筑市场的不断规范化，国务院、建设部分别颁发《建设工程质量管理条例》、《房屋建筑工程和市政基础设施工程竣工验收备案管理暂行办法》，旨在增强建设单位和施工单位对工程竣工档案管理的重要性，但是由于建筑企业的水平参差不齐，部分单位的管理人员档案管理意识比较淡薄，致使工程竣工时不能整理出完整的竣工档案，造成了工程竣工档案不能及时的向城建档案馆报送，如一些建设单位注重工程进度、重资金管理，忽视编制工程竣工档案管理体系，在工程验收完成时，工程竣工档案都无法正常完成，造成建设工程档案移交滞后。
（三）竣工后由于人为原因档案移交不及时
由于施工到了后期，大多的技术人员都撤离到了别的地方，加上很多施工单位没有按照竣工档案管理的要求在施工中整理必要的资料，造成工程竣工后不能按时完成工程竣工档案，造成工程竣工档案移交不及时；有些建设单位、施工单位及建材供应单位之间存在工程款拖欠的情况，致使工期延长，造成档案归档停滞，材料残缺不全，严重影响了工程竣工档案的编制；有些施工单位在施工期间进行部门重组，档案管理人员更换，致使材料分散、缺失，在工程验收后无法收齐，这些原因都会造成了施工档案移交不及时。
二、建筑工程档案管理存在问题的解决办法
（一）加强人力物力和财力投入
加强重视变革建筑工程档案理念之后，企业应当加强人力物力和财力的投入，逐步将建筑工程档案管理放在项目管理中的重要位置。所以，需要将建筑工程档案划入一个单独部门，与项目建设同步发展和建设。同时，保障建筑工程档案管理的现代化建设，逐步实现办公自动化。针对档案管理也应发放专项资金，避免方案管理经费不足。有条件的企业还可以购买诸如计算机、扫描仪、传真机、摄像机等现代化档案管理设备。
（二）加强业务培训，提高专业素养
档案业务培训是档案工作的一项重要基础工作。要加强档案业务培训，首先，必须根据中小企业档案管理人员的特点和要求，举办形式多样的培训班，有针对性地解决中小企业档案管理急需解决的问题；其次，培训的内容要跟上社会发展的步伐，及时将档案管理的新技术，新方法、新理念传授给受训者，增强档案人员与时代步伐相一致的时代意识，帮助他们更新知识，掌握新技术，以满足新形势下企业档案管理的需要；第三，要重视档案培训师资队伍建设。培训教师要具备过硬的专业理论知识和技能，熟练掌握档案管理工作的政策、法规、标准，了解现代社会有关档案管理的新知识和新信息，围绕档案工作的重点、难点和热点问题，有的放矢地开展培训，从根本上提升中小企业档案管理人员的业务素养。
（三）革新管理意识
革新建筑档案管理意识首先需要加强建筑企业领导的认识，提升企业对于档案管理的重视程度。这是因为只有建筑企业领导认识到建筑档案管理的重要性，才能逐步进行改善。所以，各建筑企业应当建立以企业领导为核心的档案管理小组，加强建筑档案管理重视，重新构建档案管理意识。其次，各部门应当就建筑工程档案管理人员进行管理意识强化和管理思想的培训。
（赤峰学院 成人教育学院，内蒙古 赤峰 024000）
摘 要：随着教育教学环境的不断变化，各大高校的档案管理工作也迎来了改革创新的局面.顺应时势的发展，大力推进档案管理信息化建设，不断改革创新档案管理，才是高校档案管理正确的发展道路.21世纪是知识经济与信息技术的时代，高校档案管理的信息化建设，对于促进高校档案的改革创新具有十分重大的意义，做好档案管理信息化建设的工作，也是高校的重要工作之一.本文就目前高校档案管理工作存在的问题，高校档案管理信息化建设工作面临的困难，如何统筹高校资源推进档案管理信息化建设等几个主要方面，全面分析了高校档案管理信息化建设的情况，提出了自己对于推进高校档案信息化建设的建议.
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关键词 ：档案管理；信息化；大力建设；重大作用
中图分类号：G271.2文献标识码：A文章编号：1673-260X（2015）01-0181-02
高校档案管理非常重要，搞好档案管理工作对于高校各方面工作的开展都百利而无一害，如何搞好档案管理工作非常值得我们深思.在科学技术迅猛发展的今天，信息技术在档案事业的应用作用明显，树立档案管理的信息化发展路子，大力推进高校的档案管理信息化建设，变得迫在眉睫.
1 高校档案管理工作存在的问题
1.1 手段落后，意识薄弱
当前很多高校领导认为高校的主要工作就是是教学与科研，其它工作得不到重视，一定程度上阻碍了学校的建设.很多高校领导档案管理意识不强，从而忽视了档案的管理工作，用到档案资源时才发现档案管理的巨大价值，导致档案管理的作用发挥不出来，影响到了高校各项工作的开展.很多高校领导认为档案管理就是简单的将档案进行整理保管，没有真正认识到档案管理的内涵，对档案管理缺乏资金投入，导致档案管理的创新工作开展不起来.相当多的高校档案管理部门设施落后，库房、办公、阅览于一体，现代化的档案管理发展不起来，档案的安全问题也得不到解决，严重影响了档案的管理保护及档案工作对学校建设及广大师生的服务.很多高校的档案管理方式仍然十分落后，与现代高校的快速发展局面格格不入.档案管理人员在收集档案资料后进行整理编排，大量的资料需要很多的时间精力来整理，在查找档案时，管理人员要从大量资料档案中寻找需要的档案也不是一件容易的事，这样的工作方式不仅需要付出很多精力，而且效率十分低下.档案管理人员长年累月的重复这些繁杂的工作，哪里有心思谈优化工作的问题.
1.2 管理人员专业素质不高，管理机构设置不合理
很多高校由于各种各样的原因，将档案馆变成解决人才家属就业的部门，将许多人才的家属安排进了档案馆，不论文化程度，不论身体健康状况，严重影响了高校档案工作.高校专职档案管理人员队伍老化，极度缺乏既懂得计算机、网络技术等现代管理手段又懂得传统档案管理方法的人才.随着时代的进步、科技的发展，目前的高校档案管理工作方式越来越落后，到了该淘汰的边缘；另一方面，档案管理人员的专业素质太低，都是一些学历较低的人员，基本没有接受过专业化的档案管理培训，专业技能和管理能力较差，由于年龄较大又没有受过高等教育，很难掌握电脑等现代化技术，就算进行专业化的档案管理知识培训，得到的效果也不会令人满意.
1.3 档案利用低效化，档案功能单一化
高校的档案馆保存着数量庞大的档案，各类档案资料也非常之多，但由于没有意识到档案资源的巨大作用，档案资源的利用变得十分低效.部分高校师生缺乏档案意识，许多人认为档案没用，根本不关心学校的档案工作；目前高校的档案管理方式根本不能适应高校档案事业的发展，对于档案资源的利用非常至少；一些高校档案馆没有其他功能，只限于单纯的档案整理与保存，远远不能满足广大师生对档案资源的需求.要真正发挥出高校档案资源的作用，需要高校领导、观大师生及档案管理人员改变思想方式，从现代化档案的方向去看待档案管理，结合实际找到合适自身的档案管理方式.高校档案工作是为了学校建设及广大师生服务的，如果档案管理完全发挥不出应有的作用，那么档案工作将变得毫无意义.
2 高校档案管理信息化建设的背景与重大作用
21世纪是信息的时代，信息的高速传播促进了社会的迅猛发展，掌握先进的信息技术就可能在当今社会中获得迅速的发展.高校的档案管理信息化建设意义重大，可解决当今档案管理存在的许多问题，提高人们对档案资源的利用水平，促进档案管理为学校建设与广大师生的服务水平.
2.1 档案信息化建设的时代背景
高校档案管理信息化建设是时代发展的需要，社会信息化水平的高低在某种程度上已经成为衡量一个国家现代化水平的重要标志.为了跟上国家信息化建设的步伐，促进档案事业的长足发展，开展高校档案管理信息化建设的工作变得日益紧迫.信息技术的发展对于档案事业的影响也是显而易见的，更多先进的信息技术应用于档案管理工作当中，促进了档案事业的快速发展.虽然档案事业有了信息技术的身影，但传统的档案管理模式仍旧牢牢掌控着档案事业.因为传统观念的束缚，各大高校没有重视档案管理工作，高校档案管理信息化建设缺乏资金投入，传统管理模式下的档案管理自然无法满足现代需求的信息资源[1].档案的使用非常广泛，属于国家信息资源的一部分，每一个师生的档案都关乎自身的利益.高校档案管理僵化的体制，束缚了档案管理事业的发展，无法满足广大师生日益增长的档案信息需求，因此，高校的档案管理信息化建设就变得更加紧迫.
2.2 档案管理信息化建设的重大作用
高校档案管理的信息化建设，具有十分重大的作用.首先，档案信息化建设可以提高管理人员的工作效率.传统的档案管理模式是工作人员用手工收集，整理，保存档案，有需要查询还得经过复杂的翻查，费时费力且工作效率十分低下.进行档案管理信息化建设之后，管理人员利用先进的信息技术对档案资料进行收集、整理、保存就变得非常便捷，管理人员只要将数据一次录入就可以多次利用，档案保存变得更加长久而安全.传统的档案查询需要翻阅众多的资料，费力又耗时，有些档案还必须经过保存它的管理员才能查询，非常之麻烦.档案管理信息化建设之后，查询利用档案变得十分方便，人们可以利用网络实时的查询档案，不经过管理人员之手，利用一些权限就可轻松查询，使得档案信息更快的满足广大师生的需求，还提高了工作人员的效率.
档案管理信息化建设还可提高管理人员的业务水平，深化高校教育改革和发展.档案管理信息化之后，管理人员工作效率提高，从繁琐的传统的档案管理工作中解脱出来，有了更多的时间和精力去学习新的技术，钻研更高的档案管理技能.管理人员学习新技术与新技能，更快的促进了档案事业的发展.高校的教学档案真实记录了学校教学活动的开展情况，是教学改革的重要依据.高校档案管理信息化建成之后，对加强教学信息采集、分类、送达、发布，教学质量内部检测和反馈机制，保障教育教学质量的自我发展和自我约束机制的形成具有十分重要的作用[2].
3 如何推进高校档案管理信息化建设
统筹高校的资源，努力推进高校档案管理信息化建设，是当前各大高校必须要做的工作.如何推进高校的档案管理信息化建设，值得我们好好探讨.
3.1 档案管理规范化，工作流程标准化
要推进档案管理信息化建设，必须要规范档案管理方式，使用标准的管理程序，才能促进档案事业向现代化的方向发展.制定一整套规范的档案管理工作标准，严格执行全校统一的标准化工作流程，促进档案管理的规范化、标准化.第一，要有全校统一的档案目录标准.档案信息是一个内容丰富、形式复杂的信息源，要保证档案管理的规范性和网上查档的便捷性，就必须遵循一定的目录标准，不然，利用者就不能快速、准确的查阅档案.第二，建立一整套规范的档案管理的规章制度.结合各大高校的实际情况，必须建立一个涵盖档案信息资源、计算机全部管理活动的目标体系、程序体系和技术方法体系，例如档案管理系统安全运行的制度，无纸化档案使用制度，重要档案查询的使用权限等.在进行信息化建设过程中，要注意对各高校的资源进行整合，规范各高校的档案管理方式，是个高校使用统一规范标准的管理软件，进而为建立一个涵盖各高校档案资源的档案信息数据库奠定基础[3].
3.2 数字化档案信息库的建设
科学技术的飞速发展，人与人之间的联系越来越密切，着决定着各高校不可能完全的独立在自己的世界中.因此高校档案管理信息化的建设也不可能仅仅局限于校内，现代化的档案管理将各大高校的档案管理紧紧联系在一起，所以在进行信息化建设后，每个高校都可开发出有特色能代表自己学校的档案资源，供其他高校师生浏览使用，达到资源共享的目的.需要建立一个能协调各大高校进行档案信息化建设的机构，统筹各大各校的档案信息资源，建立一个统一的全国高校档案网络，最终实现信息共享、资源共用的目标.开发数字化档案，以计算机能信息技术对档案资料进行科学整理，将档案存放在网络上，实现档案的数字化、信息化保存，需要用档案时能够快速的查找[3].高校的档案馆还应开发出更多资源供广大师生使用，提高档案管理的服务水平.
3.3 加强队伍建设，提高管理人员信息素养
在高校档案管理实现信息化的过程中，信息资源与用户之间的联系是由档案工作者来维持的，档案工作者在现代档案管理中扮演的角色非常重要，因此，现代化，信息化的档案管理工作非常需要拥有专业技能又懂现代科技的人才.21世纪是一个信息时代，高校档案事业面临着变革和挑战，档案管理人员需要提高自身的专业素质，培养自己对信息的处理能力.提高管理人员的信息素养，主要是提高管理人员信息意识、信息知识与能力、信息道德等三个方面的能力.管理人员要提高对信息的敏感度，掌握更先进的信息技术，遵循信息传播的道德规范，全面提高自己的信息素养.从长远发展的角度看，高校必须充分认识到档案信息管理人才的重要性，积极引进高素质的档案信息管理人才，加强档案队伍建设，这样有助于加快档案管理信息化建设的进程[4].
高校档案管理信息化建设面临着许多挑战与困难，但其作用也是非常之巨大，充分认识到高校档案信息化建设的作用与紧迫性，积极推进高校档案信息化建设，各大高校才能获得长足的发展.
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参考文献：
〔1〕姚树静.关于高校档案管理信息化建设的探讨[J].经营管理者，2013（20）：299-300.
〔2〕程玉敏.论高校档案管理信息化建设[J].福州大学学报，2012（03）：109-110.
[关键词]档案管理 信息化建设
中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2014）33-0320-01
随着现代社会信息化程度的提高，信息技术的广泛应用改变了人们的生活方式，促使了各个行业的变革。2002年11月25日，国家档案局、中央档案馆向全国档案部门下发了《全国档案信息化建设实施纲要》以及“以档案信息化促进档案事业发展的目标”要求，这是促进档案管理现代化水平全面提高的一项重大举措。近年来，计算机管理广泛应用于各类单位管理的方方面面，在各项管理活动中，电子文件以其快捷的办公速度和传递速度逐步取代了纸质文件，传统的档案实体管理体制已经开始彻底改变，档案信息化管理成为了档案工作适应社会信息化发展的必然要求， 档案信息化建设成为了档案管理、利用工作发展的必然趋势。
一、档案管理信息化建设的必要性
随着计算机信息技术作用的日益进度，使办公自动化水平大大提高，从而使档案的生成方式发生很大变化，诸如文件的起草、签发、催办、归档等运作过程都在计算机和网络中进行，这些档案的利用方式与纸质载体档案的利用方式出现了很大差异，使得传统的档案管理模式受大极大的挑战。传统的档案管理，是以纸质、照片、录音、录像等载体作为档案管理的实体，以手工操作为主完成档案管理，工作量巨大，步骤繁琐，档案信息资源在很大程度上被闲置甚至浪费。随着现代化管理技术和设备的引进，特别是数据库技术、数据压缩技术、高速扫描技术等技术手段的发展为档案管理的现代化提供了良好客观环境。通过电子信息化建设进行档案查询、统计、整理、分析等，改变了过去传统的手工管理，向信息现代化管理方式转变，大大的提高了档案利用工作的效率和质量，为利用者提供信息服务。档案信息化建设是档案管理及办公标准化、规范化、系统化、自动化得以实现的基础。实现档案信息化管理，可以大大减轻档案工作人员的重复劳动，节省大量人力和时间，以进行档案信息资源的开发工作，提高档案的现代化管理水平。加强档案信息化建设，推进档案现代化管理水平的需要，是我国社会主义现代化的需要，是信息化时代的需要，是服务群众的需要。因此，档案信息化建设是档案建设发展的必由之路。
二、档案管理信息化建设的现状
档案信息化建设主要面对的是数字化的档案信息，这就需要从数字档案信息的著录、保护等方面入手，制定新的标准来规范工作实践。但在目前信息化发展如此迅速的今天，档案信息化建设还有很多方面需要不断建设和提高。
（一）档案信息化建设观念对落后
尽管档案的重要性逐渐被人们认识，但在我国仍有相当一部分人档案意识淡薄，认为档案无足轻重，没有多大用途，这就造成了在档案信息化建设过程中的非积极投入及非规范行为，最终会造成档案信息化建设的延缓，造成档案信息交流的障碍，影响档案信息化建设目标的实现。
（二）档案管理信息化认识不到位
国家档案局制定的《全国档案信息化建设实施纲要》（以下简称《纲要》）提出了全国档案信息化建设的目标、要求和主要任务是：各级档案馆（室）逐步建成三网联通的计算机网络系统、建设档案网站、应用计算机技术实施档案管理以及支持计算机档案管理的数据库建设等。目前，大部分档案信息化建设还处于应用计算机技术实施档案管理以及支持计算机档案管理的数据库建设等，对《纲要》的档案信息化建设有着狭隘的认识，未充分达到《纲要》的目标、要求。
三、做好档案管理信息化建设的几点思考
（一）加强电子文件归档管理，提高档案信息化管理水平
信息化建设已经成为当前社会主流的管理手段，信息化的建设也为我们的档案建设工作带来了新的契机，提供了良好的基础。计算机的功能非常强大，它集收集、归档、管理与一体化，在档案资源的开发利用、检索方面发挥了巨大的优势，大大提高了我们档案管理工作的效率和质量。因此我们必须充分利用信息化的优势创新我们的档案管理手段：一是要建立档案信息数据库。数据库具有非常强大的信息储存和检索功能，我们的档案管理可以充分利用这一点，对各种不同类型载体的档案（如纸质档案和照片、录音、录像档案等）进行数字化处理和转换，加强对本单位电子文件积累、鉴定、著录、归档等工作，更加细分我们的档案，建立完备的档案资料库。这样一来，不仅可以最大限度容量的收集我们的档案，而且可以进行快速的备案归档。同一单位内部的员工只需要通过计算机与网络联接，就可以快速轻松地实现档案信息资料的检索、查询和使用。二是要研究电子档案接收、保管、利用的技术方法，并建立标准的作业模式。现在档案存在的格式各种各样，这给档案的统一管理造成了不小的麻烦，这就要求建立规范化的档案格式，包括文字、来源、详略程度、标志符号等都要规范统一，提高档案目录数据查找的效率。目前，档案储存也是多种多样，随着数量的逐渐增加，很多不确定因素会威胁到档案的安全性，建立规范统一的储存方式，有利于档案按行业标准安全存储。档案管理信息化，可以使档案以电子资料形式表现出来，方便对档案的收集、整理、、归档、查询、删除等过程进行全程控制和管理，实现档案信息传输的自动化、一体化、标准化、规范化和共享化。
（二）利用网络平台，建立档案交互式管理体系
随着当前信息技术高速发展，已形成了网络化、数据化的时代，档案管理方式要从传统的管理转向现代化管理。档案工作要围绕部门的工作重点、关注的热点来组织信息，提供信息。档案系统要从“网络化管理”和“数据化档案”出发，实现信息共享、共建的目的。档案管理软件必须具备规范化、通用化和很强的包容性。并在系统内建设数字化综合应用平台，促进档案现行文件信息化的标准建设，提高档案管理软件的技术和应用水平，为保证档案信息交换、实现档案信息资源共享创造条件。
（三）加强技术培训，提高管理人员业务素质
在电子文件日益发展的今天，培养和造就一批通电子技术、懂档案管理的人员，是保证档案系统现代化管理工作有序、正常、持续发展的当务之急。他们不仅要知道档案管理的一些常识，关键是要擅长运用计算机进行档案资料的整理工作。这些工作人员要不断与时俱进，加强自身的继续学习，不断的学习先进的档案管理方法，以应对信息化时代对档案管理工作的挑战。在档案工作重心上，要实现从过去较多强调安全和保密（重于保管、积累史料）向以用户需求为主导的重心转变，要从用户出发，研究用户的需求，开展有针对性的服务。这就为档案工作确定了操作性强的目标和主线，也是转变观念的一个基点。
关键词：建筑工程；技术档案；科学管理
一、建筑工程技术档案传统管理模式的优劣势分析
建筑工程项目分为很多种，其建筑工程规模的大小也不尽相同，而那些规模较小的建筑工程的技术档案管理，可以采用普通管理方式，而那些规模比较大且又复杂的工程，其技术档案管理则应采用多重角度思考管理的方法。现阶段，建筑工程技术档案的传统管理模式应当从以下几个方面分析：（1）、技术维。其主要包括信息技术和网络管理系统。（2）、人文维。其包含了工程档案管理制度以及组织文化。（3）、管理维。其主要包括了战略规划、人力资源管理、组织结构。（4）、经济维。其主要包括了相关市场的开发、资金的投入使用以及产品服务等等。随着新时代的来临，建筑工程技术档案的管理方式也越来越现代化，传统档案管理模式中优秀的地方是值得继承与发展的，但其老式的管理方法将会被时代所淘汰，其管理模式将会朝着越来越科学化的方向发展。本文对某个大型建筑工程的技术管理中存在的问题，进行了研究与分析，此工程采用手工的方法将档案的目录编制成word录入到电脑中，其工作效率极为的低，如若需要寻找或分析相关的数据，都需要耗用很多的人力、时间。改传统下的管理模式存在着许多的问题，其主要表现为以下几个方面；（1）只意识到了保管的重要性，而忽视了其利用价值，过于的对技术档案进行保管，导致技术档案与“外界隔绝”，其相关的价值不能够及时的被利用，偶尔进行利用，也只是提供有关技术文件资料的复印件或者原件，而缺乏对技术档案内容的深入分析与研究；（2）在全过程当中缺乏相应的控制，在工程项目建设的过程中，有些档案管理处在无关紧要的地位，不会提前进入工程的文件管理，对档案信息数据的有关疑问也没有提出建议与疑问的权利；（3）技术档案在进行收集、整理资料，保存和被利用等整个过程中，也仅仅是关注到了技术档案的经济价值，而忽视了对技术档案管理的质量以及效率的关注。
二、建筑工程技术档案如何进行科学化管理的相关分析
通过上文对建筑工程技术档案传统管理模式优势与不足的研究与分析，我们可以通过上文我们可以了解到建筑工程技术档案传统模式中存在的问题以及优势，但是存在的不足并不会影响技术档案管理将会向着科学化的方向发展。所以在技术档案科学化管理过程中要加强重视项目管理，以促进技术档案相关价值的发挥。
(一)进行全过程的控制
我国的建筑工程技术档案不仅是工程施工过程中的一个项目，而是存在于整个工程的施工过程中。1.为了确保技术档案内容完整不缺，就要及时收集工程在施工过程中形成的有关技术文件，对此，可以采用甘特图方法，档案的收集要紧跟工程的进度，例如某个建筑工程的进度规划在以=一月至十二月，一月上旬进行编辑设计任务书，一月下旬选择建设地址，二月进行工程勘测，二月下旬和三月上旬进行组织设计，三月上旬计划进行年度建设计摘要：技术档案在建筑工程技术管理方面发挥着巨大的作用，而在工程领域中对于技术档案管理方法一直都存有争议。所以本片文章就简单的研究与分析了技术档案管理内容，通过了解传统管理的优点与不足，进而从现代化管理的角度给出了科学合理的意见。关键词：建筑工程；技术档案；科学管理划，三月下旬进行建设准备，四月至十二月进行工程施工，十二月完工进行验收。采用甘特图方法，在进行技术档案相关资料的收集时，可以结合实际制定科学合理的管理方法以及发展方向。2.技术档案中的相关文件。项目在进行申报的过程中，工程前期的技术文件起着至关重要的作用，其中包含的文件有对于项目的相关建议书、项目在批复过程中的相关文件、项目是否可行的有关报告、项目在进行评估过程中的形成的相关文件等等；在设计阶段过程中形成的相关技术文件有:项目初步进行审批过程中形成的有关文件、征地拆迁以及后续安排的相关文件、招标投标过程中形成的文件等等。工程在进行施工的过程中以及完工后形成的相关文件，以某个工程作为案例进行分析，比如该工程在进行施工的过程中，首先要做的是审批开工报告，并及时记录和整理施工过程中的相关资料，同时施工当中的有关工程的总结、竣工图、工程的验收等相关文件及资料也要进行收集与整理。
(二)加强对档案管理的质量控制
我国对档案管理制定了相关的法律条例，但绝大多数都只是进行宏观方面的规定。在实际的技术档案管理过程中，对技术文件档案提出了更高了要求与标准，如果缺乏对应的规定，其控制效果将很难实现。1.有关需求特征的分析。在整个工程管理过程中技术档案的管理都要以相关利益者的需要作为内容，并将无缝服务理念贯穿整个工程过程中，进而提高信息资源的利用效率。同时要注重提高档案管理者的服务意识，并及时跟踪服务技术档案形成的过程，一直到工程完工。2.完善反馈制度。要想技术档案内容完善，就要及时做好反馈信息的收集工作。其相应的方法就是以技术档案使用者的需要及愿望作为依据，进而不断完善和提高技术档案管理。
三、结束语
通过上文的论述，我们可以得知建筑工程技术档案在实现科学化管理的过程中，要不断的加强收集和整理施工过程中形成的有关技术资料及文件，并以需求的特点、制度反馈及计划实行等作为出发点，以保障并提高技术档案管理的质量。通过上述文章的研究我们可以得知技术档案在进行科学化管理中，由于不同的工程技术档案在进行管理中的需求也不尽相同，所以上述的方法在其他工程管理应用过程中，要考虑到实际情况，予以合理的应用。
参考文献
[1]李艳红,刘万瑞.建筑工程档案管理的重要性分析及科学化管理措施[J].门窗,2014,10:150.
[2]陈耀芬.基于信息化的工程建筑档案管理方法探析[J].档案天地,2014,12:49-50.
【关键词】知识经济 档案管理 信息管理
1 引言
知识经济是建立在知识和信息的生产、分配和使用上的经济，它不同于传统的资源经济或农业经济、工业经济，而是一种全新的、基于最新科技和人类知识精华的经济形态。档案事业作为人类的记忆工程，拥有丰富的信息资源，既是传统的知识产业，也是知识经济的一个重要支柱，既是推动知识经济发展的重要动力，又是受到知识经济影响比较直接的领域之一。在知识经济时代，档案事业将面临严峻的挑战和极其难得的发展机遇，同时新的时代必将给档案管理带来许多新的观念和新的课题。
2 知识经济时代档案管理工作面临的挑战
2.1 对传统档案管理工作观念的挑战：传统的档案管理“重藏轻用”。知识经济时代对知识的评价标准是知识向经济的变度，档案工作者只有将所掌握的档案知识和资源转化为生产力，才能得到社会的认可。因此要改变“重藏轻用”的观念，积极主动开发信息资源，使“死档案”变成“活信息”，转变服务观念，大力开发档案信息资源为社会和发展知识经济服务。
2.2 对传统档案管理手段和方式的挑战：当前，我们大部分的档案工作仍然沿用传统的档案管理手段与方式。虽然有些单位使用了计算机，部分也实现了网络化，但是网络上并没有多少可以传输的档案信息，难以达到传输的高通量化和网络化，难以形成新的知识生长点，也难以为知识经济发展服务和供社会共享。因此，变革档案管理手段，加速档案管理现代化进程是档案工作在知识经济时代所面临的重大课题。
2.3 对档案工作者自身素质提出的挑战：知识经济的社会里，劳动密集型的社会结构将被知识密集型的社会结构所取代。要想在知识经济时代有所作为，必须具备一定的理论知识和专业技能，否则将被这个时代所淘汰。因此运用档案来传播知识，促进经济发展，使档案中的知识转化为现实的生产力，成为新的经济增长点是档案工作者义不容辞的责任和义务。
3 对知识经济时代档案管理应采取的对策
3.1 要建立适应知识经济时代档案管理的新思路和新方法
首先，要树立新的管理思想。在过去很长一段时间里，由于长期传统环境下工作所形成的思维和方法上的定式，档案工作者在思想观念上难以将现代化管理引入到档案工作中。近几年，信息技术的迅速发展和对社会生活的巨大影响，已经让档案工作者认识到计算机、网络等已成为档案管理工作不可缺少的技术和工具之一。只有不断解放思想，更新观念，实现档案管理思想的现代化，才能抓住机遇，开拓进取，以开放的视角，积极寻求档案工作的生长点，在较高层面上来筹划档案管理的现代化建设方略。
其次，要积极引入新方法和新手段。档案管理工作现代化，不能简单地理解为买计算机，编程或买一份软件，输入微机三部曲。档案管理工作现代化是一个系统工程，它包括档案的整理、著录标引、数据输入和为它们服务的分类法、词表等档案管理工作现代化的基础工作。档案原件是信息资源，是资源就有一个开发过程，计算机管理档案不能只停留在目录检索那种初步的不充分的信息开发阶段，而应更深入地发掘档案信息资源，变被动等待检索利用为主动提供各类信息服务，这就提高了开发档案的档次。同时，社会的需求与承认也会大大促进档案事业的发展。在市场经济条件下充分开发档案信息资源变得愈来愈重要。这就要求我们档案工作者积极探索行之有效的规范化的科学管理模式，改变封闭的现行管理方式为向外的“开放型”管理方式，使档案服务由内向型转为外向型，直接面向经济，面向公众和社会的需求。
最后，要积极拓展档案馆藏的新资源。档案资源的现代化是档案管理现代化的基础，数据库的建立则是档案资源现代化的标志。因此，档案部门要把数据库建设作为信息建设的基础工程和核心任务来抓。现行档案馆的馆藏档案多以纸质、音像、声像材料为主要载体，电子文件和数字信息非常少，势必影响到数字档案馆信息的传输和信息的提供利用，造成信息停滞和利用需求的阻断。因此，加快档案馆原始信息的数字化转换进程和电子文件的积累，保证可传输数字信息的数量，并不断补充、更新和完善是档案工作满足社会需求、保持旺盛生命力的必不可少的一环。
3.2 要大力推进档案管理的信息化和数字化进程
3.2.1 建立“需求―开发―利用”的科学开发机制：首先，要立足自身资源，增加传统的编研力度，建立特色数据库，开展定向专题信息服务。其次，信息资源开发应充分分析并满足用户需求，档案信息资源开发反映出档案信息由保管向利用的一种高层次转化，这将是一项以实现档案价值为目的的信息服务工作，因此必须要处理好“需求”、“开发”、“利用”三者之间的关系。
3.2.2 以电子文件归档为管理重点。当前，档案数字化相关技术标准尚不完善，在此情况下大量开展数字化工作存在风险，有可能影响到今后的数字信息资源整合与共享。另外，尽早开展电子文件归档管理工作，有利于档案工作与电子政务尽早接轨，为机关单位提供有效服务的同时，又能抓住机遇依托电子政务平台推进档案信息化的进程。
3.2.3 有效整合档案信息资源。合理整合档案信息资源是充分发挥信息利用价值的有效途径之一，也是深化档案信息资源开发工作的必须。档案信息化建设作为一项新兴事业，并无多少经验可循，理论指导又一向滞后于实践，这就使得很多档案部门在信息资源开发时难免各自为政，缺乏沟通，出现信息资源开发的“孤岛”现象。
3.2.3 要为档案管理人员建立多元化的继续教育培养体系
继续教育是全体在职档案管理人员不断调整知识结构，适应知识经济时代新要求的手段。面对档案管理信息化建设的紧迫形势，大部分在职人员是不可能有时间和机会到高校进行系统学习的，而继续教育采取专题讲座、实习培训、现场研讨等方式，具有时间短、效率高、内容专一、形式灵活等特点，因而成为在职档案管理人员及时提高信息素养，培养信息技能的有效途径。
继续教育必须制度化、全员化。所有在职人员都要定期参加各种类型的继续教育，并要将参加继续教育的情况列入考绩、评审的范围。《全国档案信息化建设实施纲要》中已明确提出，要“坚持各级档案部门领导干部进修制度”。
继续教育必须多元化、规范化。一方面要因材施教，充分利用各种教学资源，灵活开展各种形式、多个层次的档案管理继续教育，另一方面要严格审批和监管开展档案信息化继续教育的机构，统一继续教育的内容体系，教学材料及实验环境，制定规范统一的分级、分类考评体系，建立“学考结合”的专业考核制度。
参考文献：
