时间：2023-07-07 17:24:04
关键词：档案管理；现状；对策
目前，我国的事业单位也随着时代的进步而迅速发展着，但是对于事业单位的档案管理方面却存在着很大的问题，需要各事业单位的负责人员尽早的解决当前出现的问题，从而得到更好地发展。
1. 分析事业单位档案管理的现状
事业单位的档案包括很多信息，对于人才的选拔、考核及单位其他的工作都有非常大的帮助，档案管理人员应高度注视，方便相关工作人员通过查看档案可以更加及时准确的得到相关的信息，为下一步工作做好铺垫。但在实际工作中，有些事业单位档案管理人员认为档案工作就是抄抄写写、保管性的工作，不是事业单位的核心工作，也不能给单位带来相关的经济利益，所以重视程度不高，特别是单位领导也容易忽视档案的重要性，导致档案工作长期处于被动状态。档案管理工作是一项十分专业的系统工程，事业单位档案管理人员不仅具备高水平、高技能，拥有现代化的适应能力，还要掌握档案管理理论才能做好相应的档案管理工作。但实际工作中，有些档案管理人员没有任何的专业知识，有些还是以其他工作为主，兼管档案资料。在工作态度上，大多数事业单位的档案管理人员依旧停留在手写办公的基础上，对现代化自动办公档案的管理知识缺乏理解和掌握。在工作中应付了事，没有责任心。虽说在一些事业单位中，在管理制度上有了一套健全的管理体系，但是这种体系尚未得到真正的落实，由于执行能力上不够严格，所以造成档案的收集工作不够及时，同时所收集的资料也不够合理全面，因为管理质素的欠缺，也会对档案材料的真实性带来影响，容易使档案的材料出现形式和内容上的虚构。随着经济的飞速发展，档案信息管理系统在企业事单位中得到普遍的应用，档案管理的办公环境也相应提高，可是现在部分事业单位的档案室非常简陋，办公条件较差，现代化办公保护设备配置不全，当社会经济在进步时档案工作却跟不上步伐。甚至有些单位档案室库房简陋，还堆放易燃的杂物，空气污浊；有的办公条件较差，档案室、办公室、接待室未实现三分开；档案现代化及档案保护设备配置不全。
2. 如何提高事业单位的档案管理
增强管理人员自身认知能力以及工作能力，在现阶段的档案管理工作过程中，首先要做的就是进一步提高管理人员的自身认知能力，明确其职责，同时加大宣传力度，进一步完善以及健全相应的管理机制，因此，这就要求管理人员不但要在工作中学习相应的专业知识以及法律法规，同时还要不断提高他们的管理意识，并在确认其各自责任的同时，来有效的提高他们的工作能力；其次就是要让管理人员认识到档案作为国家的财富，是当前各项事业单位平稳发展的基础，进而让他们意识到做好档案工作的必要性以及重要性，并在增强器自身光荣感以及使命感的同时，来调动管理人员的工作热情以及积极主动性，以实现稳定档案专业队伍，增强档案管理工作的目的。同时树立法制意识是做好档案管理工作的基础。要真正实施好档案管理的工作，应加大力度对《档案法》等相关法律法规的宣传。从提高职工法律意识，强化制度等方面着手，使管理档案工作能严格的依法落实。同志曾指出：“档案是人类活动的记录，是人们认识和把握客观规律的重要依据。借助档案，我们能够更好的了解过去，把握现在，预见未来，档案事业是党和国家事业发展的一个不可缺少的方面，是项崇高的事业。”从各方面着手，强化档案工作的建设和管理网络的建设，把档案工作列入事业单位发展规划和年度计划中，使依法治理档案管理工作落到实处。由于我国部分贫困地区的经济发展比较滞后，有些单位档案保管条件相对较差，受经济发展制约，短期内难以改善档案基础设施、档案工作主管部门应加强督促，协助其积极向当地政府领导请示，给予经费支持，逐步改善档案工作条件和设备，促使档案工作持续健康发展，对有条件的单位，应积极投入足够的资金，改善档案管理设备条件，逐步实现档案现代化管理的要求。
打破原有的传统思想和管理模式，树立正确的工作方法和态度，积极开发利用档案的信息资源，充分发挥档案的价值是大势所趋，单位应主动出击，开展档案应用研究，既可根据本单位的需求，编写单位的发展史、大事记汇编、组织沿革、先进集体与个人汇编等；也可围绕中心工作与建设需要，宣传和总结单位改革的经验和业绩，为领导作好决策的参谋，并通过网络等传播手段，提高单位知名度，促进单位的发展、档案资料汇编还可为社会提供有效的信息服务。构建网上档案管理系统，加快档案现代化管理进程，随着信息时代的到来，我们应结合发展现状，改变以往的传统管理模式，在充分掌握当前事业单位档案管理工作规律的基础上，以一种科学、合理的工作态度，来实现档案的现代化管理，同时不断增强管理人员自身的计算机管理培训，争取将计算机以及光盘还有缩微技术纳入到档案管理工作中来，通过将网络技术同当前档案管理工作相结合，并在遵循网络化、数字化原则的前提之下，构建网上档案管理系统，做好信息服务工作，从而进一步提高当前档案管理工作的整体水平，实现档案的现代化管理。加大档案宣传力度是搞好档案工作的基本前提，我们应通过经常学习与宣传档案法律、法规和有关管理规定，提高各级领导和广大干部职工的档案意识，使之充分认识到档案是党和国家的宝贵财富，是社会各项事业得以持续发展的重要基础，是不可再生和替代的信息资源，做好档案工作是每位工作人员义不容辞的责任。
3. 结束语
通过文章对事业单位档案管理的现状的简要分析和介绍以及对如何加强档案管理的方法做出了深入的研究，使人们更加了解到档案管理对事业单位的发展的重要性，从而使事业单位在今后得到更好的发展。
参考文献
[1] 乐利珍.浅谈事业单位档案管理工作的现状及对策.2008.12.
一、煤炭企业档案管理现状
从仅几年的实际情况来看，我国的企业管理水平得到很大的提升，在煤炭企业内档案管理也有了一定成果，但是很多方面的因素仍会影响到煤炭企业档案管理的效果以及质量，很难满足企业发展要求。由整体情况来看，我国煤炭企业内部的档案管理水平仍然比较低，需要进行改善，在笔者看来，当前煤炭企业内档案管理上所存在的问题主要包括以下几个方面。
（一）档案管理意识比较薄弱
在当前情况下，我国很多企业内部都有对获得经济效益比较重视而对档案管理比较轻视的现象存在，导致在档案管理方面的资金、技术以及人力资源等都有很大困难存在。之所以会造成这种情况，主要原因包括以下两个方面：第一，企业内部的领导对于档案管理缺乏重视，在他们看来，档案管理不会有直接经济效益产生，并且不会严重影响企业自身发展，所以在建设上明显缺乏力度；第二，管理人员在进行管理时意识比较薄弱，他们认为所谓档案管理仅仅是简单的储存资料信息，在整理、统计以及更新与调节方面缺乏有效管理。
（二）管理设施比较落后
由于对于档案管理缺乏足够重视，必然造成资金投入比较欠缺，导致档案管理方面的基础设施与企业发展需要无法相适应。在设施落后这方面主要包括以下两个方面：第一，管理设施比较陈旧，在对规格要求较高的档案进行存放时要用专门设施进行保管，但是目前我国很多煤炭企业内都未建立关于档案管理设施的专项基金，不能及时整改有漏洞出现的设备，对于保存资料的有关要求无法满足，大大降低了保存资料的安全性；第二，分析整理资料的相关工具比较落后，使档案的保存以及使用效率大大降低。
（三）缺乏优秀管理人才
在煤炭企业内，档案管理有很强的专业化程度，要由综合素质较高的人才才能够担任，但是目前很多企业内在档案管理队伍方面，建设不够完善，一方面来说是员工数量缺乏，另一方面来说是员工的综合素质比较低。
二、改善档案管理现状的相应对策
（一）建立并完善档案管理的相关制度
所有活动进行的前提都需要有一个相应的制度，在煤炭企业的档案管理方面，完善的制度能够为其提供有力实施依据以及组织力量。制度建设要将档案管理相关的各个方面都包括进来，首先对于管理人员的相关职责要做到明确，对相关人员具体工作内容要做出规定，其次，要形成完善的体系，主要包括档案的收集、整理以及保管与使用，尤其是要将其使用制度突出出来，不但能够防止信息泄露，还能够使其实际作用得到发挥，使有关领导对档案管理所具有的重要意义有一个充分认识，第三，要将奖惩机制制定出来，使所制定的制度能够在实际中得以落实。
（二）在档案管理上加大投入
在档案管理方面加大投入包括很多方面的内容，在资金投入方面要以企业财务的合理预算为依据，在条件允许的情况下要将档案管理的专项资金建立起来，用来进行开展相关工作以及奖励工作人员。此外，企业内还要在技术方面加大投入，无论是储存设备还是对档案资料进行整理分类的检索技术，都要与国际要求相符合。
（三）对人才队伍建设加强重视
在档案管理方面，最具备积极性以及能动性因素就是人才，企业发展过程中，优秀的档案管理人才能够为企业提供出大量有效信息以及决策依据，并且在提升企业核心竞争力方面也具有重要作用与意义。在一点上主要从以下三个方面入手，第一，在高素质人才的引进方面要加大力度，特别是具备相关理论基础以及专业技能的人才，第二，以有关的档案管理制度为依据设置出合理岗位，第三，对于有关工作人员，要对其加强业务培训，并且要对其创新能力进行培养。在对其进行培训时要与企业内的实际情况以及实际市场情况相结合，针对性进行。
[关键词]人事档案；管理现状；对策
人事档案是在人事管理活动中主要由人事、组织及劳资部门在培养、选拔及使用人员的工作过程中形成的历史资料，主要用于记录人们不同时期、不同阶段的不同情况，一直以来都采取随人走的模式，是人行为的一种客观记录，将人的社会关系、家庭情况等相关资料记录下来，便于后期的查阅及使用。
1.当前形势下人事档案管理的问题
1.1对重要性认识不够。首先，领导对其不够重视很多领导在认识上对人事档案不够重视，认为档案只要不丢失、不泄密，可以应付上级的检查及调研即可，这使得各单位的人事档案工作进展缓慢，水平受到限制。其次，人员配置不足，受到当前我国事业单位的人员编制影响，导致档案管理人员较少，而且兼职情况较多，管理不够专业，人员流动过于频繁，严重制约档案管理水平的提高。再次，管理手段较为落后，没有专业人事档案管理软件，仍然在采用手工编辑的方式，导致人事档案管理工作较为繁琐，资料非常容易丢失。
1.2保密意识较差。我国对人事档案管理作出了明确规定，“任何个人不得查阅或借用本人及其直系亲属的档案”。人事档案对当事人保密的目的一般认为是安全的需求及方便管理，但这种保密性却影响了档案的真实性与可靠性，增加了档案材料的主观性。
1.3弄虚作假情况严重。近年来，人事档案“弄虚作假”情况较为严重，而且有增长的趋势，高考、就业、考研中都有人事档案造假的情况。也有单位个别领导利用档案打击报复职工，造成诸多负面影响，影响档案的准确性与严肃性。
1.4材料不够完备.当前我国人事档案材料不够完整，例如：年度考核表、学历、职称、表彰、处分等材料不够完整情况颇为常见，从其原因来看，主要有以下几点：首先，档案管理部门工作人员的责任意识较差，对所负责的工作不够重视，导致档案材料混乱，丢失、破损情况严重，没有及时将材料进行归档处理，对材料没有进行认真审核。其次，干部对人事档案的认识不够充分.很多人都认为档案的作用不大，因此在工作中常会敷衍了事，保持能省则省的心态，如果材料让人保存则常会不交还给单位，导致资料丢失。
1.5管理制度无法满足发展需求。人事制度改革脚步不断加快，人才流动更加频繁，各单位在人才选拔及使用上的手续都得到了简化，但人事档案管理制度则没有相应的做出调整，很多单位甚至采取扣留档案的方式留住人才，导致档案资料不完整，审批工作难度大的问题。
2.改进人事档案管理问题的有效对策
2.1提高领导对档案工作的重视程度。各单位要在现有的基础上建立档案管理领导小组，定期对档案工作进行审核、监督、指导，一旦发现问题立即解决，同时建立与人事改革相适应的整体规划，使档案管理工作顺利进行。
2.2加大硬件的投入力度，为档案工作奠定基础。首先，根据现有的人事档案管理规定标准，配置足够面积的档案室、阅档室与办公室及微机室，同时要增加现代化的设备，包括温度计、空调、电脑等设备，做好办公室的通风处理工作，为档案工作人员创建良好的环境。
其次，引进现代化的设备监理人事档案的信息存储系统。要想做好人事档案的管理工作，人力资源问题是关键，唯有合理配备人力资源，方可确保工作的顺利进行，实现人尽其才，才尽其用，促进档案管理水平的提高。
2.3提高档案管理人员的综合素质。首先，加大对档案管理人员综合素质及业务素质的培训，提高其政策水平及专业培养出更多复合型、协作型与创造型的人才。其次，增强档案人员爱岗敬业、求真务实的精神。加强档案人员的业务水平，强化继续教育、坚持学以致用、重视实效，使其可以对档案的新知识有更加全面的认识，提高档案现代化管理水平。最后，引入人才竞争机制，择优录用，实现人才配备的合理性，发挥专业人才的优势，促进档案管理水平的提高。
2.4收集人事档案管理材料。首先，建立并完善档案管理制度。对产生的档案资料从收集、归档到移交档案室实行统一管理，同时要针对档案的日常保管、借阅、利用，都要制定一套严格的制度，并根据工作情况逐渐完善。其次，建立畅通的材料收集渠道。人事档案管理材料的收集工作是管理工作的基础，如对业绩的考核、考察材料、学历与专业的培训，任免、工资待遇、专业技术晋升、出国考察学习、业务能力、技术专长、发明创造、科研成果评定评价材料等需要入档的材料不断增多，这都对人事档案管理材料提出了更高的要求。最后，强化管理人员的责任意识，提高其积极性，档案管理人员必须要有良好的责任意识与职业素养，及时收集档案及相关的材料，做好档案的处理及鉴别工作。对不符合归档要求的材料要及时进行处理，手续不全的材料要退回形成材料的部门进行补办，保证材料的完整性，提高手续的完备性，增强人事档案管理的权威性及准确性与真实性。
2.5提高人事档案管理的现代化与信息化建设水平。首先，要想发挥人事档案的服务功能，就必须要注重人事档案管理的现代化建设，改善人事档案材料的完整性。其次，运用计算机设备提高人事档案信息的完整性，通过信息统计对个人人事档案完整、准确与动态进行总结，进而促进人事部门工作效率的提高。最后，提高资源的利用率，实现信息共享。在管理中建立以人事档案信息系统为中心，以计算机网络为中心，人事上的工资变动可以直接通过网络系统传发给财务科发放，而其它的行政管理系统也可以直接从人事信息系统中收益。
3.结束语
综上所述，人事档案管理工作的重要性毋庸置疑，唯有不断提高管理水平，才能推动人事档案管理水平的提高，为社会的发展提供有力的保障，推动我国人事事业的发展。
参考文献：
[1]李兵琴.浅议人事档案管理.《中小企业管理与科技》.2009年第34期.
[中图分类号] R197.3[文献标识码] A[文章编号] 1005-0515（2011）-02-220-01
经笔者调查了解，我国公立医院大部分都是建国前后建立起来的，2009年我国举行庆祝了建国六十周年，那么这些建国期间和之后成立的医院都会相当看重建院六十周年庆祝活动，其中我院也在其列。作为一名建院六十周年活动的参与者，我对医院档案管理的重要性有了更深一步的体味。
医院档案是医院的宝贵财富，加强对这一信息资源的管理，对医院现代化建设尤其重要。医院档案是医院管理工作中的凭据，是医学科学研究的基础，是医院历史的真实记录，是医院进行宣传教育的生动资料。医院如何适应社会主义市场经济体制，转变档案管理模式，加强档案规范化管理，就必须在调查医院档案管理的基础上，了解医院档案管理工作的现状和存在的问题，分析其原因，并相应地采取一些对策，才能更好地做好医院档案管理工作。现就基层医院档案管理的现状与对策谈一下笔者的看法和观点。
1 医院档案管理工作的现状
1.1 档案管理工作没有得到足够重视，管理人员素质有待提高。
档案是医院历史原貌最原始、最真实的记录，而任何一个医院的发展都离不开历史，要想了解医院一步步的发展状况，就必须通过查阅档案资料。在我了解的一些医院建院六十周年查阅历史档案过程中，就不是很尽人意，存在的空白太多，很多历史只有靠我们的长者回忆，但现在刚建院时的人健在的就已经不多。究其原因就是档案管理工作没有得到各级领导，档案管理人员的责任意识缺乏。不过，近些年这一现象在逐步得到缓解。
1.2 档案管理制度不健全，档案收集效率不高。
在医院管理中，医院制定了适用于本院的、较为健全的医院医疗、人事、行政、后勤管理制度，而涉及档案管理的制度却较少。在医院目标管理考核方案中，一般也没有将档案管理纳入目标考核，造成档案收集效率不高，档案不齐全。
1.3 对医院档案内容界定不清，管理范围不明。
到目前为止，医院档案的管理还没有一整套科学统一的管理制度标准。随着科学技术的进步，社会的发展，档案的内涵和外延都在发生变化。医院在管理档案时，由于还没有统一的管理标准和模式，医院根据自己的理解和实践进行管理，使许多应该纳入管理的档案没有纳入管理。
1.4 档案意识不强，档案利用率较低。
对档案管理方面的认识还较淡薄，认为档案工作可有可无，认识不到档案工作在医院管理中的重要性和必要性。由于对档案重视程度不够，档案信息资源开发不足，造成档案利用率不高。
1.5 档案管理分散，不利于档案的完整和安全。
各科室分散管理，不便于综合利用，不利于档案的完整和安全。每个科室都要有人兼管保存，重复保存，造成人力、物力和空间的浪费。
1.6 档案管理人员业务水平不高。
档案知识欠缺在医院人才培养中，一般重视医疗技术人员素质的提高和继续教育，对档案管理人员的素质提高没有纳入计划和要求，档案管理人员平时进修学习的机会不够，缺乏系统的档案知识培训，许多档案管理人员的管理水平停留在经验上，思想观念和管理水平跟不上时代的发展要求，缺乏创新和活力。
1.7 档案工作硬件投入不足，档案现代化管理水平不高。
有些医院由于医疗用房紧张，致使档案用房狭小，不符合档案保管的标准。另外，档案管理设备陈旧，管理技术落后，也制约了档案事业的发展。近年来，随着科学技术的进步，计算机及网络技术在医院管理中的广泛运用，医院管理手段不断进步。而运用计算机及网络技术管理档案的却较少，一些档案工作还停留在手工收集、检索，信息量小，不利于档案的收集、利用和开发。
2 加强医院档案管理工作的看法和对策
2.1 站到历史的高度，重视档案管理工作。
俗话说：铁打的营房，流水的兵。我们各级、各届领导、工作人员要站在对历史高度负责的态度上，不仅是要重视本级、本届的档案工作，还要收集整理历史资料，要做到“上对得起祖宗，下对得起子孙后代”。
2.2 加强学习《档案法》，提高依法归档的自觉性。
大力宣传档案工作，使医院领导、职工都充分认识档案的重要性，认识档案与自己日常工作和生活的密切关系，更好地支持档案管理工作，从而促进全员档案意识格局的形成。《档案法》规定：档案工作实行统一领导、分级管理的原则，维护档案的完整与安全，便于社会各方面的利用。此外，医院管理干部及医、教、研人员的档案法制观念淡薄，甚至有相当一部分人不知道《档案法》的基本精神，缺乏依法归档的自觉性，因而学习、宣传《档案法》非常重要。
2.3 档案只能集中统一管理，不能分散管理。
运用行政手段和法律手段对档案进行统一管理,这是建立统一的、科学的档案工作制度，推行档案工作标准化管理的基础。实行档案统一管理，才能对综合性医院档案进行规范化管理，真正地、充分地发挥其凭证和利用作用。
2.4 建立科学的档案管理体系，健全档案管理制度。
促进档案工作规范管理，建立科学的档案管理体系，健全档案管理制度，是促进档案工作规范管理的关键。各医院要结合本单位档案工作实际，根据《档案法》、《医药卫生档案管理办法》等有关法律、法规，制订一套比较科学、完整、系统、切实可行的档案管理制度。对各科室的各类档案材料进行集中统一管理，统一考核，使档案管理与医疗业务同步考核评价，同步发展。
2.5 加强培训、结合实践，提高档案管理人员素质。
档案管理人员素质直接影响档案管理水平，医院要将档案人员培养纳入医院人才培养计划，全面提高档案管理人员素质。一是通过专业培训、继续教育、知识更新、进修学习等提高业务和知识水平。二是深入临床一线调查研究医疗、教学和科研对档案信息的需求，不断总结探索档案管理工作，适应档案业务发展，推动档案管理水平的提高。
2.6 加大投入，提高配备，实现档案的现代化管理。
加强资金投入，引进现代化的技术和设备是实现档案现代化管理必须的条件。一方面要提高档案保护设备和技术现代化的配备，如档案库房的去湿、空调设备，高效灭虫、灭火设备，这些设备和技术的应用是档案现代化管理的重要内容;另一方面要引进计算机管理，用计算机储存整个医院的各种业务、行政上的档案，方便使用者及时查找、阅读，既节省时间也节省人力、物力和财力，提高了工作效率，同时利用计算机管理可以减少档案的有效空间，保存信息方便简单，也增加了其保密程度。因此，医院应充分利用计算机管理应用设计完善的软件和网络等现代化办公设备，实现档案管理的自动化、现代化。
2.7 建立医院档案三级网络管理模式，为档案的开发利用提供可靠依据。
由医院院长或副院长直接分管，形成一个以分管院长全面领导，办公室主任或副主任负责，各科室负责人和专、兼职档案员为成员的医院档案三级网络管理模式。医院的档案管理应统一领导、统一机构、统一制度，统一操作、统一保管，从而有利于贯彻上级精神；有利于组织监督各职能部门的档案工作；有利于档案的收集和利用；有利于解决档案综合管理中的人员、经费、设备等问题；有利于医院档案的安全、完整，为医院档案的开发利用提供可靠依据。
2.8 重视开发，充分利用，发挥档案的社会效益。
[关键词]医院病案档案管理；现状；对策
1医院病案档案管理的现状
1.1缺乏病案档案管理专业技术人员，管理队伍建设滞后
长期以来，医院对病案档案管理重视不够，医院病案档案管理缺乏专业技术人员，病案管理人员全部由其他专业改行而来。她们虽具有一定的医学和护理专业理论，但缺乏一套系统的、规范的病案管理知识和技能。医院对病案档案管理人员业务素质要求不高，在职病案管理人员，没有系统的进行岗前和岗上培训，影响了病案管理人员整体素质的提高，使病案管理出现"上松下散现象"即领导管理放松，下面工作散乱。
1.2医院病案档案与医院档案管理相脱离
病案是医院广大医务人员在诊疗活动中形成的历史记录，它真实地记载了病人历次的病情和检查、治疗、转归的全过程，是医院医疗、教学、科研最为宝贵的原始资料。因而它应成为医药卫生科学技术档案中最为重要的组成部分，并与医院其它管理活动中形成的档案，共同构成医院档案整体。但是，现行的工作体系却是将这部分反映医疗业务的档案―病案分离于档案工作体系之外。那么，医院的档案整体就被分割开来，有悖于档案集中统一管理原则，脱离档案行政管理机关的监督指导，造成病案管理质盆难以控制，不利于医院档案工作走向法制化的轨道。
1.2病案内在质量不稳定
病案档案涉及到门诊医师、住院处、病区护士、各级医师、结算处和病案档案室等诸多部门的工作人员，哪个环节处理不好，就会影响病案内在质量。目前造成病案档案内在质量不稳定的原因主要有以下几点。首先是档案管理质量责任界面模粗。比如病案管理程序中虽然明确了在病案档案的形成和积累过程中，各级医师和护士所应承担的工作内容及其要求。但由于以往各种报告单的收集粘贴分工模糊，常使一些报告单漏收或漏贴，造成资料不完整、不齐全；其次是病案质量检查者与被检查者利益一致，缺乏有效的制约。因病案质量是由医务处（科）负责检查，而病案质量高低又反映医务部门的管理水平。因此，当发现病案质量出了问题时，医务部门考虑到自身的利益，处理时也只能把大事化小，小事化了。比如在医院升级达标活动中，不少医院出现组织医护人员重新抄写病案而没有举报的现象，就是因利益一致的原因。第三是政府档案行政管理机关监督指导不到位，管理出现“真空”地带。
1.3病案信息服务不到位
随着新的医疗事故处理机制的建立，医院病案管理制度将受到冲击，患者有权查阅和要求复印门诊病历、住院志、体温单、医嘱单、化验单（检验报告）、医学形像检查报告、手术及麻痹记录单、病理报告单以及其它病历资料。这不仅是解决医疗事故争议的需要，也是医疗体制改革的需要。然而目前医院在病案信息服务方面还存在许多问题，比如拒绝病人查看或复印病案档案；不愿意向科研部门积极提供病案档案信息进行医学成果研究等。
2医院病案档案管理对策
2.1更街观念，强化档案管理职能
目前，根据社会医疗改革和加强医院管理的需要，医院领导、医护人员和档案工作者应强化全员档案信息管理意识，把医院各项管理活动中形成的医疗信息实现全流程的控制和跟踪服务。要实现这一目标，必须要更新观念，进一步强化档案管理职能，使得医院档案管理系统逐步成为医疗信息的储备系统、领导决策的情报系统、医疗研究的资料系统、医院管理的条件系统、反映历史真实面貌的再现系统、维护医院和医护人员合法利益的凭证系统和推动现代化进程的动力系统。
2.2源流拉制，完善档案管理体系
将病案管理纳人医院档案工作组织管理，做到“三个统一”。即统一领导，将病案管理明确到医院档案工作领导小组及医院主管档案工作的院长的职贵与任务中去，使之对包括病案管理在内的全院档案工作统一目标、统一规则、安排资金，给予投人。由于病案管理专业性的特点，它还应同时接受医院病案管理委员会的领导等；统一机构，明确管理职能，使档案管理部门逐步成为医院信息运行管理的专业主管部门；统一制度，分清人员贵任界面，将病案管理纳人档案工作业务管理。首先，档案部门应将病案工作与其它档案工作全面考虑，纳人医院档案工作的整体布局之中，统筹制定档案工作规划、计划，并定期对病案管理在内的档案工作进行检查和总结。其次，在病案的收集、整理上，档案部门要尊重病案形成规律和特点，可提出齐全完整、准确规范这一总体原则，在具体方法上，耍继续依照病案管理要求去做。第三，档案部门要着重加强病案的保管工作。整体规划，科学布局，积极开展病案缩微化工作。将病案人员纳入档案工作人员管理。在人员管理上，档案部门要求病案管理人员认真履行职责，并推行岗位责任制，严格检查与考核，做到奖惩分明。在人才培养上，档案部门将病案管理人员列人档案人才培养计划。
2.3服务到位，挖扭档案信息资源
提供医院档案信息作为领导决策、医疗研究、医院管理的依据是档案部门服务于医院中心工作的最直接表现。为解决目前档案信息服务滞后与信息需求时效性的矛盾，医院档案部门首先要积极筹建医院综合档案目录中心，使本单位所有的档案文件目录存放于目录中心，各业务科室与目录中心实现微机联网，使利用者足不出户即可查到所需信息。其次，对医疗科技成果档案进行分析、加工，档案部门要充分利用信息储存库这一优势，以科技成果档案深加工、活管理为龙头，做好档案的编研及成果传播工作，为医疗科研和患者服务。第三要做好反恢信息的研究，不断完善档案信息的开发工作。必须对大量档案开发利用反馈信息进行研究，以了解开发信息的利用情况，总结出开发工作的规律，为进一步开发档案信息资源作依据。同时，通过分析比较，找出档案信息资源开发中的差距，采取措施加以相应的调整与有效的控制，以保证档案信息开发工作长期健康的发展。
参考文献：
关键词： 独立学院 教材档案 现状 对策 建议
档案是国家机构、社会组织和个人在社会活动中直接形成的保存备查文字、图像、声音和其他各种形式的历史记录。教材档案是高校档案工作的组成部分，为教材的科学选用、管理、建设、评价等提供信息和资料。目前，独立学院教材档案管理工作仍然处于初级阶段，笔者作为一名从事独立学院教材工作的管理人员，试图分析独立学院教材档案管理工作现状和存在的问题，并提出解决对策。
一、独立学院教材档案管理工作现状及存在的问题
1.教材档案的收集与整理工作不受重视。
在高校，教材档案基本被列为“教学类”档案，教学档案众所周知，但教材档案却不是每一个教学管理人员都熟悉的名词。虽然教材管理人员每年会做着大量与教材相关的工作，如教材征订、教材选用、教材发行、教材款结算等，但常常缺乏对这些工作进行收集与分类整理的自觉性。往往评估验收或者目标考核需要时，才不得不寻找、搜集并汇总这些材料。说明教材管理人员对教材档案的收集与整理工作不够重视，没有充分认识到教材档案对教材建设和教学工作的重要作用。
不仅教材管理人员对教材档案不重视，一些主管领导也没有重视。对于教材工作，大家一贯的观点是，只要保证学生课前有书，只要用的是近三年出版的新教材、重点教材、规划教材、“马工程”教材，只要教材款结算数据无误，教材工作就算做到位。对于教材档案，很少有人意识到它有社会价值，需要统一管理，需要得到开发和利用。
2.教材档案管理方式、技术落后，资金投入困难。
现如今，独立学院教材档案管理方式和技术非常落后。信息化是当今世界经济和社会发展的大趋势，目前已经研制出不少教材档案系统应用软件，但很多独立学院并没有投入使用，仍旧采用传统的档案管理方法：除了电脑上的表格文档外，几乎都是纸质档。
独立学院在教材管理系统方面资金投入困难。购置计算机、扫描仪等设备，购买应用软件、远程服务、进行信息安全防护等，都需要较大的经费投入。电子产品更新换代速度快、生命周期短，后续维修、升级、更换费用更是不少。独立学院需要用钱的地方多，加上对教材档案工作不重视，一般不会投入过多。
3.教材档案管理人员缺乏专业性，业务水平有限。
调查发现，部分独立学院从事教材档案管理工作的人员学历不高，不少人员年龄偏大，有的甚至连基本的电脑操作、表格运用都不会，缺乏工作激情，老方法、老一套，进步不快，活力不强。
有的教材档案管理人员学历较高，但不是档案专业毕业的，缺乏敏锐的职业嗅觉，也缺乏档案管理的基础知识，对教材档案的认识比较生疏。而且，工作思想很不稳定，认为教材档案管理工作没有意义，不能体现人生价值；有的教材档案管理人员身兼数职，无暇顾及教材档案的整理归类活动；有的教材档案管理人员是聘用的，态度消极，懒于思考，无心学习和研究教材档案的管理之道……总之，大部分独立学院教材档案管理人员缺乏专业性，整体素质不高，业务水平有限。
二、加强独立学院教材档案管理工作的对策和建议
1.增强建立教材档案意识，做好教材档案的收集与整理工作。
要想做好教材档案管理工作，首先要增强建立教材档案的意识。这是一个意识问题。无论是分管领导，还是教材管理工作人员，都要重视教材档案的管理，有意识地、积极地搜集、整理资料，做好归档工作，建立教材档案库。只有意识强化了，才会有具体行动，才会自觉地、用心地为这项工作付出。
很多独立学院处于教材档案库的建立初期，有的甚至没有教材档案库，要想做好这一工作，最关键的是进行教材信息搜集与整理。具体有以下工作。
第一，各种文件的收集与整理。首先，收集来源于教育部和省教育厅及其他上级部门关于教材建设方面的政策、措施等文件。其次，收集来源于校内关于教材建设和教材管理的文件。以我校为例，诸如《湖北师范大学文理学院教材选用办法》、《湖北师范大学文理学院自编教材管理办法》等。再次，收集来源于图书公司、出版社和各大书店等有关高校教材编写与出版、教材征订、教材发行等方面的政策和规定。
第二，教材样本的收集与整理。首先，将本校每年使用过的教材都收集1本作为样本，按专业分类存放教材仓库。如果教材不更换版本，每年有重复教材，要清点清楚，查漏补缺，尽量做到每种1本。其次，及时收集、整理自编教材。本校教师主编或参编的正式出版的教材（含讲义、教学参考书和习题等）要收集完整，以作教学参考和教材评优用。再次，收集那些高质量的教材，特别是优秀教材、获奖教材、“十二五”教材等。另外，还要注意收集整理“马工程”教材。
第三，账册数据的收集与整理。首先，加强与书籍供应商的联系，整理、保存好历年教材征订清单、学生领书签字单等，及时按学期装订成册，以供随时查阅。其次，整理、保存好每学期的书款结算报告、教材费清单、学生核对签字单等相关材料，按学期分类归档、装订成册，装进档案袋，以便随时查阅。再次，整理、保存好历年的毕业生教材费清单，尤其注意休学、参军等学籍有异动的毕业生的教材费问题。所有这些账册数据一定要做好电子档备份。
第四，其他资料的收集与整理。首先，收集不同出版社教材出版的最新动态和信息，及时征订能够反映学科最前沿信息的新教材。教材管理人员常常会接触不同出版社，如高等教育出版社、中国人民大学出版社、大连理工大学出版社、东北财经大学出版社等，这些出版社往往会提供他们最新的图书目录、教材总览等，要收集、整理、记录、归档，并把信息反馈到相关系部，以便订阅。其次，要收集各种教材研究资料，包括各类教材专著、论文及校内教材座谈会材料等，汇总、归档。
2.加快教材档案信息化建设，逐步实现教材档案管理现代化。
网络化、信息化建设，对档案部门来说，既是机遇，又是挑战；既是希望，又是考验。如果能抓住机遇，乘势而行，就能掌握工作主动权，开创工作新局面。反之，如果消极被动，不思进取，势必落后于时代潮流，陷于被动。教材档案的信息化建设亦是如此。
由于独立学院没有过多经费投入教材管理系统，因此教材管理信息化建设滞后。计算机的大量应用极大地方便了教材的征订与教材款的结算，同时为教材档案的存储与管理带来了挑战：如何加快教材档案的信息化建设，实现教材档案管理现代化？
第一，要加大资金投入，引进教材管理系统。
不少独立学院都有自己的教务系统，我校使用的是正方教务系统，但并没有购买针对教材的专门系统。除了计算机、打印机等基本办公软件外，没有教材管理系统。应进一步加大教材管理系统引进，改变过去以纸质档案为主的管理模式，逐步转向以电子文件为主的管理模式，形成以计算机数据为中心的自动化管理系统。
第二，增强管理现代化意识，引进现代管理方法。
作为一名教材档案管理人员，如果没有管理现代化意识，就会大大影响教材档案管理现代化的发展步伐。新形势下，教材档案管理人员要树立科学发展观，运用先进技术，紧跟时代的管理方法，改变以往墨守成规、闭门造车的观念，积极学习现代管理理论和方法，实现主动式服务、开放式服务。
3.加强教材档案管理人员培训，提升其职业幸福感和业务水平。
知识化、信息化、网络化时代，培养和造就一批高素质的教材档案管理人员迫在眉睫。教材档案管理人员肩负管理、保护档案的职责，只有提高各方面素质，才能真正保证独立学院教材档案工作顺利实施。
第一，热爱档案工作，提升职业幸福感。
教材档案管理人员既是脑力劳动者，又是体力劳动者，面对的是大量档案收集、整理、编撰、提供利用等工作，还要搬书、整理库存等，这就要求教材档案人员树立服务意识和奉献意识。只有热爱档案工作，才能忠实履职，提高工作效率，事事做在前面。工作做得顺、做得好，才会有职业幸福感。调查发现，具备职业幸福感的人，心态年轻，精神面貌好，愿意学习，愿意付出，工作有创新，有发展。
第二，加强专业培训，提升业务水平和管理水平。
独立学院教材档案管理人员大部分学历低，且是非档案专业毕业，定期给他们组织专业培训是至关重要的。不仅要培训档案管理、档案收集与整理等专业理论知识，还要培训计算机操作、表格运用、教材系统运用等实际操作知识，让教材档案人员既熟悉理论知识，又懂得操作实践，从而提升业务水平。只有档案管理人员整体素质提高了，人人精通业务，个个独当一面，才能提高教材档案管理水平和服务质量。
参考文献：
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[关键词]中小学 档案管理工作 现状 对策
中小学校档案管理工作是衡量学校教育质量和管理水平的重要标准,是反映学校各项工作规范化、科学化的重要载体。笔者根据档案管理的有关法规和要求,结合自身的学习和工作体会,就如何改进中小学校档案管理谈点粗浅看法。
一、中小学校档案管理工作的基本现状
就目前中小学校档案管理工作的现状来看,由于历史和现实的多种原因,主要存在以下几方面的问题:一是大部分学校的领导对档案管理工作认识不足,更认识不到做好档案管理工作对学校各项工作的促进作用;二是档案管理人员缺乏。据了解,多数学校没有专职的档案管理人员,现有的档案管理人员一般都是兼职的,且业务水平低下;三是档案载体结构单一。受条件和设备等方面的制约,许多中小学校的原始档案多为纸质打印档案,仍有部分手工抄写、页面规格不一的案卷,而电子、音像、磁盘等介质的档案却很少;四是档案收集很不完整。主要表现为多头存放、多家管理、收集不及时、流失较多;五是管理条件不合格。不少学校没有专门的档案室(柜),不具备保管档案所要求的通风、防潮、防霉、防盗、防火等基本条件,档案材料随处散放,保管设备不齐全,直接影响着学校档案的保管和使用效果。
二、搞好中小学校档案管理工作的对策
1.加强领导,提高认识。提高中小学校全体教职工对档案管理工作重要性的认识,是做好学校档案工作的前提。为此,教育主管部门要把档案管理工作作为学校管理工作的一项重要内容,列入日常检查、学期常规考核中。各学校要切实加强对档案管理工作的领导,至少要确定一名副校长分管此项工作。要经常组织广大教职工认真学习《档案法》,深入进行档案法律知识的学习和宣传,使领导干部和全体师生员工都认识到学校档案工作的重要意义,坚决杜绝档案工作“说起来重要、做起来次要、忙起来不要”的实用主义做法,扎扎实实地抓好学校档案工作。必须确立现代化管理意识,特别是档案管理知识化、网络化、社会化,把知识和创新作为档案工作的管理目标。根据“以人为本,服务至上”的服务理念,把满足社会家长和学校的需求作为档案管理工作的中心环节和价值趋向,以现代理念和创新思维来加强档案管理,开辟档案管理发展的新途径。同时,要建立起一整套切实可行的档案管理制度,按照《档案法》要求,规范各类档案的分类、归档要求和管理办法,使档案工作做到有章可循,有法可依。要按上级档案管理部门的要求,设立专职(或指定专人)负责此项工作。
2.创造条件,规范建设。不管学校规模大小,均应选派一名思想素质好、责任心强、熟悉学校工作、懂得办学规律和较强业务能力的同志负责档案管理工作,并制定相应的学习培训制度,有计划地培养档案管理方面的专业人才,逐步中小学校档案管理人员专业化、固定化。因此, 各中小学校一方面要建立健全岗位责任制、档案室管理制度、查阅制度、保密制度等,严格按规章办事。另一方面要专门设立档案室,所有档案按文书类、教学类、学籍类、声像类分别设橱,配备六防(防火、防盗、防潮、防光、防虫、防鼠咬)实施,确保档案材料保管安全、利用方便、管理规范。
3.转变观念,强化管理。随着教育标准化建设的全面展开,档案管理工作也应更新观念,加快发展。如何实现档案管理工作的规范化、现代化,笔者认为:首先,观念要现代化,即要树立中小学校档案是重要的教育资源这一观念。其次,在管理上要与时俱进,要确立加快发展中小学校档案管理的理念,制订一整套与现代化管理相适应的管理体系和运行机制。第三,要有计划地逐步在档案管理中实现管理科学化、技术现代化,即尽量采用计算机、传真机和信息检索终端等现代化办公设施,收集、处理、传递档案信息资料,提高档案管理的信息化水平。因为档案管理工作的技术手段和设备条件是提高档案工作效率,确保档案服务工作质量的重要条件,是档案工作创新的硬件基础。尤其计算机在档案管理中的运用,越来越显现出科学性、方便性、实用性和重要性,同时也提高了工作效率。四是中小学校要在“农远工程”的基础上,加强计算机档案管理软件的开发应用,建立校园网或学校网站,与周边学校或名校建立长期的网络合作关系,逐步实现资源共享,将计算机作为档案管理的重要工具,进一步发挥学校档案的重要作用。
4.规范整理,达标上等。学校档案工作应坚持“以我为主”的立卷归档原则,按月或按学期收集、整理、立卷、归档。在整理过程中,应着重收集本学校形成的文件资料,上级针对本单位制发的文件材料,本单位公务活动形成的重要会议材料等方面的材料。每学期档案资料收集齐全后,要根据不同门类、不同载体按时间、分类别分别整理归档。同时,要根据教育主管部门和档案管理部门的要求,软硬件同步推进,在各方面积极创造条件,使每一所学校的档案管理工作达标上等。
加强中小学校档案管理工作,逐步建立健全学校档案,有利于对学校各项工作的正确评估,有利于查找和使用历史资料,而且有利于学校进行实施科学管理。事实证明,只要努力把学校档案管理工作做好、管好、用好,就一定能够发挥档案不可替代有应有作用。
参考文献:
关键词：高校；学生档案管理；对策
Abstract:Along with the social development and the higher education popularity time arrival, college students archives work to appear many new problems, and connecting with the working practice, we need to analyze research, establishing countermeasure. This paper from the university students' archives management present situation and the existing problems, cause analysis and countermeasures study, etc. The college students' archives management work expounds a series of problems.
Keywords:college;students’ archives management;countermeasures
中图分类号：G270.7 文献标识码：A文章编号：
近年来, 高校在招生规模、教学环节、教学规划、管理机构和功能方面的改革, 带来了学生学籍管理、奖惩办法、就业分配制度等方面的一系列问题。学生档案工作从内容、形式到范围都相应发生了变化, 由此档案管理工作也出现了不少新情况、新问题。因此, 必须探索出适应高校体制改革的学生档案管理办法, 为新型的办学体制、教育教学提供便利而有效的服务。
一、高校学生档案管理现状及原因分析
1. 学生档案材料不齐全完整，档案管理运行机制不健全
随着教育体制的改革, 高校已逐步向自主办学过渡。在社会主义市场经济条件下, 为实现科教兴国目标而培养高素质的复合人才成为高校决策者们的共识。高校在专业课程设置、教师配置、学生素质教育、技能培养、心理素质训练等方面都作了调整, 有的还进行了大胆的尝试。与之相适应, 也就产生了一些新的档案材料。如: 诚信度调查、心理测试成绩、大学生英语四、六级证书、计算机等级证书、大学生能力、技能竞赛证书、社会实践活动材料等等。然而高校学生档案的归档范围仍旧是长年不变的老面孔, 诸如高校招生录取材料、大学生入学登记表、学籍成绩总表、奖惩文件、奖惩材料、入党入团材料、报到证存根、体检表。这些材料既不能涵盖学生素质的全貌, 也不能满足用人单位对毕业生的要求与需要, 也将当代大学生最富有时代精神的精华部分弃之一边, 舍本求末。
2. 学生档案内容失真，学生本身对自身档案缺乏重视
学生档案管理不规范, 管理中存在许多漏洞和缺陷。1999年高校扩大招生规模以来, 大学生就业压力越来越大, 有的毕业生为了在激烈的竞争中取胜, 不惜采取涂改成绩、办假证明、假文凭等。新形式下, 也有个别高校为使自己的毕业生就业顺利, 也为使学校博取生源素质好, 就业率高等社会声誉, 便普遍提高毕业生成绩, 扩大学生干部覆盖面及获奖比例, 降低考评标准, 撤消学生处分材料等等。由于档案材料失真, 造假现象严重, 致使学生档案的实证性受到质疑。
3.学生档案管理队伍建设薄弱，档案管理人员缺乏专业素质与职业素养
目前，很多高校从事学生档案管理工作的人员是兼职的，专职人员很少或几乎没有。他们大多没有经过档案业务培训，缺乏档案管理知识。管理人员档案意识比较淡薄，责任心不强，重视不够，认为学生档案与自己关系不大，不属于自己的职责范围，因此，在归整学生档案材料时不积极主动，有的甚至不予理睬，造成档案材料不完整，不规范，甚至丢失现象时有发生。
4. 学生档案管理方式陈旧落后，档案管理机构不明确
现行的高校学生档案管理方式有两种: 一种是集中管理, 即学生工作部门、人事部门或招生就业部门专人统一管理；一种是分散管理，即学生所在系(院)办公室管理或者是直接由班级辅导员管理。两种方式大多都在大学生毕业离校时才能整理出完整的档案。这种运作方式, 使得学生进校后档案就束之高阁，学生在校期间产生的档案材料也分散于各相关部门, 乃至个人手中, 等毕业离校时才能集中整理归档。这样, 无序、杂乱的管理难免差错百出。再加上高校学生档案材料量大, 特别是其存放时间短、流动快、就业方向广、投递单位和时间集中等特点, 因此现有的管理方式和手段与现代化的高等教育的快速发展相比, 已经极不适应。
5. 高校学生档案意识薄弱，学校管理难度加大
高校学生大多档案意识淡漠，对自己的档案不甚关心。有许多学生不关心自己的档案，工作多年不知自己的档案在何处，直至单位需要时才将关注的视线转向母校档案部门。当今的时代，人们就业观念和就业方式发生了很大的变化，外企、合资、私营企业比比皆是，许多学生毕业后直接进入到这些企业工作。而这些企业从管理角度上说，一不具有档案人事权，二是对它而言只管聘任用人，不需个人档案，因此出现了许多学生毕业后不要档案的现象，形成人档分离、无人问津的局面。久而久之，这些“弃档”有增无减，渐渐地成为“死档”。使学生档案的利用价值大打折扣。
二、高校学生档案管理工作存在问题的对策研究
加强和改进高校学生档案管理工作必须要立足现实, 解决实际问题, 只有树立全新的档案工作理念, 切实改变工作作风, 理清工作思路, 制定切实可行的措施, 才能取得实际进展。
1. 树立正确的档案管理理念
正确的理念是做好档案管理的思想基础。首先要大力宣传和贯彻档案法普通高等学校档案管理办法, 增强档案工作者和广大师生的立档意识。要在现实工作中, 逐步树立高校学生档案资料的收集、整理、建档、归档以及合理开发利用是一个滚动发展、循序渐进的过程的意识, 掌握需要高校各个方面的共同支持和配合才能搞好的基本原则和方法。
2. 加强档案管理队伍建设
搞好高校学生档案工作, 必须建立一支强有力的管理队伍, 并不断提高他们的业务水平, 以适应现代化档案管理的需要。学校为加强档案管理工作, 提高管理人员的业务能力和管理水平, 应采取以下措施: 第一, 设置专职人员对其进行管理, 且管理人员保持相对稳定; 第二, 管理人员无论是专职的还是兼职的, 都不能过多地兼职其他工作; 第三, 加强业务培训, 学校及上级有关部门积极为管理人员的业务培训创造条件。还可以组织校内外学习交流, 相互取长补短, 达到共同提高的目的。第四, 学校综合档案室有责任对学生档案管理工作进行指导和监督, 以促使学生档案管理人员不断提高业务素质。
3. 建立健全档案管理各项规章制度
建立完善的高校学生档案管理规章制度是做好这项工作的前提和基础。高校学生档案从新生建档、归档到转递, 经手的部门多, 工作量大, 如果归档制度不健全, 转递手续不严格, 各部门之间的工作不能很好的衔接, 就必然造成档案管理工作的混乱。而且学生档案材料的建档过程具有连续性和周期性, 要保持学生档案的系统性和完整性, 也必须建立一套完善的学生档案管理制度。统一规范, 有章可循, 才能使学生档案的管理工作逐步走向规范化、制度化的轨道, 保证学生档案真实、准确、全面、系统。鉴于当前的实际情况, 首先应该建立健全档案接收、管理、收集、归档等方面的一系列规章。可以根据《普通高等学校档案管理办法》、《流动人员档案管理暂行规定》、《人才流动管理暂行条例》的有关规定, 结合高校实际, 特制相应的学生档案管理办法, 从材料归档、档案传递等各个环节规范操作行为。
4. 更新学生档案管理工作手段
实现现代化的管理手段是高校学生档案管理的落脚点。随着高校学生档案数量的增多和网上招聘工作的发展, 对学生实行全过程的动态管理已成为学生档案建设工作的客观要求。倘若仍沿用传统的手工操作为主的管理方式, 那不仅浪费大量人力物力, 也不适合大学生、用人单位和网上招聘的新的就业模式。因此, 必须采取有效措施, 加快推进以计算机和网络技术为核心的高校学生档案现代化工程的建设。为此, 高校要加强对大学生档案建设基础性的投入力度, 加快研制和开发适合高校自身特点的学生档案数据录用、查询、修改、增减和打印的管理软件, 使学校管理者能及时了解相关情况, 让用人单位了解毕业生的相关信息及推荐信息。
三、结语
关键词：高校 档案管理 信息化建设
档案信息化已经列入档案事业发展的总体规划中，位于社会发展前沿的高等学校尤其要重视档案管理信息化的落实。进行信息化的管理不仅可以提高档案管理的效率，改进工作手段，还能紧跟档案管理的发展方向，实现科学管理。针对当前高校档案管理信息化存在的不足，各院校应该采取有效措施予以改进。
一、高校档案管理信息化建设的现状
（一）信息化管理意识薄弱
高校的档案管理工作需要跟随时代的发展不断创新，但多数高校对于档案管理的重视程度并不高，缺乏系统科学的认识。他们多认为档案管理的内容就是做好资料整理，保证不出错，不给学校发展带来影响就可以了，不存在工作质量的高低，这种思想给高校的档案管理信息化推进带来了阻碍。同时，高校的档案管理意识比较淡薄，不注重档案信息的开发，缺乏对档案信息的合理利用，许多珍贵的档案信息只能成为一种摆设，造成资源浪费。
（二）硬件设备资金投入不足
档案管理信息化离不开计算机等硬件设备，这需要大量的资金投入，但高校受意识、资金条件的影响在设备、系统和技术方面的投入明显不足，影响档案管理的信息化进程。从信息网络的建立来说，需要大批的计算机和软硬件系统，要建立校内校外的互联网，还要及时进行设备和系统的更新，加上信息安全的维护费用，对于学校的资金投入量有较大需求。学校往往会将资金投入可以收到成效的科研工作上，而忽略档案管理的资金需求。
（三）网络安全缺乏保障
网络的开放性和共享性使得档案信息的获取十分便捷，但是档案信息有其特殊性，要注意保密性管理。信息化给学校带来了与外界沟通的便利，但也带来了黑客、病毒、信息窃取等危害高校信息安全的因素，尤其对于需要保密处理的档案信息来说更是一个很大的威胁。很多高校并未建立起独立的、安全的档案管理系统，难以保证档案信息的完整与安全。
二、高校档案管理信息化建设的内容
（一）建设基础设施和应用系统
在硬件设施的建设上，建设内部网络系统时，注意对电子文件相关的硬件设备的储存和备份；重点加强存储电子文件和数据的计算机的安全性，做好备份。应用系统的建设方面要确保软件的操作便捷性，具备维护、查询等功能；使管理界面清晰明了，方便查询者使用；保证软件具有升级功能，减少重复购买或下载的麻烦。
（二）建设档案信息资源
建设信息资源需要全校各部门的协作。各院系要做好本单位的电子档案的收集和保管，降低信息流失率，将信息及时收入数据库中。专门的档案管理人员要做好收集和管理信息的各方面准备工作，建立一个中心系统，接受来自全校的档案文件，同时提供检索服务，方便档案查询。
（三）建设安全保密体系
安全保密体系包括以下几个方面：保证归档电子文件真实、有效、完整；确保档案数据库免受攻击；存储档案的局域网与其他网络保持隔离，通过身份认证、数据加密等方式来保证档案信息的安全。
三、加强高校档案管理信息化建设的措施
（一）争取校方的关注与支持
学校领导对档案管理信息化的重视程度直接影响着学校的信息化水平和进程，要加强档案管理的信息化就要抓住这个关键点，努力争取领导的支持。其方法包括：首先要利用一切有利条件让校领导认识到进行档案管理信息化的必要性，看到信息化档案管理的诸多好处，从意识上改变档案管理的陈旧思想；提高领导对档案管理部门的重视程度，加强培训，提升档案管理人员的整体素质，实行考核，增加人员危机感，改变档案管理部门的花瓶形象；争取让校领导将档案管理的信息化建设纳入学校的整体规划中，以便各个部门都能对信息化档案管理予以支持和配合；对学校的信息相关工作进行整合，各部门之间的联系加强，工作效率也能得到提升。
（二）增加建设资金的投入力度
计算机、软硬件系统、档案管理技术都是进行档案管理信息化的必备条件，这需要学校看到档案管理的积极作用，对其信息化建设进行资金投入，鉴于档案管理信息化的见效较晚，更需要学校领导拥有发展的眼光。加大了设备的资金投入，才能缓解矛盾，加速档案管理信息化的进程。要获得资金投入，一方面依靠政府对高校的教育拨款，另一方面学校要积极地筹措资金，解决信息化建设资金不足的问题。档案管理部门要科学利用数据库和档案管理网络，提供社会服务，获取利润，投入到进一步的档案管理信息化建设中。
（三）加强档案管理队伍建设
档案管理的信息化建设需要大量的专业性人才，这是影响信息化档案管理的人为能动因素。档案管理人才的知识结构既包括档案管理的相关知识，还包括计算机信息技术等，缺一不可。档案部门要根据信息化的发展要求，组织工作人员进行网络相关知识的学习，提高自身知识储备，经得住领导的考验，可以真正地胜任信息化档案管理的工作。在队伍建设过程中，要注意人员结构的优化，吸收更多高学历的人员进入到档案管理队伍中，提升档案管理队伍的学历水准。将年轻有为的档案管理人员纳入到队伍中，调整档案管理队伍的年龄结构，并且给优秀的年轻人提供管理岗位，让他们更加坚定为档案管理信息化服务。确保他们拥有广博的知识、先进的管理方法的同时，还要注意档案管理人员的思想道德素质，避免出现因内部人员造成档案信息泄露的问题，提升档案管理队伍的思想政治水平。
结束语：
高校的档案管理信息化建设任重而道远，作为高校，要具备与时俱进的意识，积极参与到档案管理信息化的建设中，完善档案信息的管理制度，提高档案文件的管理水平，学校也会从信息化的档案管理中获益，为档案事业的发展进步做出贡献。
参考文献：
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【关键词】高校；外事档案；管理
高校外事档案是指高校与外国团体机构或个人在学术研究、科技合作、人才交流、友好往来等活动中直接形成的具有一定保存价值的文字、图表及声像载体材料，可以为今后的高校外事交流提供可靠的支撑的信息材料。然而伴随着国内经济对外发展的日新月异以及更多的文化交流需求，高等教育的国际化已成为当下不可或缺的发展需要。外事管理工作在高校工作中的地位越来越重要，高校的外事档案也展现出了载体多样、内容丰富、形式复杂、数量增多等新特点，从而伴随着的很多新的问题也逐渐浮现出来，迫切的需要我们对此进行探讨，以便解决问题。
一、对高校外事档案重要性的再认识
1.高校外事档案是链接学校与国外高校的重要枢纽，又是学校科研、教学、人才培养和对外交流的资源库。
2.高校外事档案反映整个高校外事的工作的面貌，对于提高外事管理水平和高校的国际化战略发展具有重要的借鉴意义。
3.高校外事档案对于高校决策者进行中外合作办学提供多方面的信息支持。高校外事档案对于合作办学项目的申报、评估以及解决在合作办学过程中的问题均具有重要的参考价值。
二、目前高校外事档案管理存在的问题及现状
1.外事档案的建立及保护意识不够重视
国家教育部在高校外事工作的基本原则中规定﹕外事档案必须实行集中统一管理，确保完整系统、准确安全、便于开发利用。而学校外事管理职能部门的外事办公室是学校外事管理、涉外教学、科研文件材料的归口部门，在来校、出国（境）、国际合作、国际会议活动结束后，负责将于此项工作有关的各种外事文件材料收集、汇总、整理组卷，按规定向学校档案室移交。但是目前高校普遍对外事档案的管理不够重视，缺乏责任感，外事部门与档案管理部门间的协同机制也不够完善。导致外事档案收集不齐全，外事档案的开发和利用很难得到实现。
2.归档意识不强
由于对外事档案的重视不够，经常是各扫门前雪，即是谁负责的外事工作就有谁来管理相应的外事档案，并没有设立专门的人负责，也没有相应管理的规章制度，从而档案得不到妥善的归档与保护造成外事档案丢失、损毁的情况严重。且高校各部门在对外交流过程中不从利用需求的角度出发，而是从本部门或个人工作便利出发，有些甚至以保密为理由，不愿把自己手中的应归档的外事材料交给外事部门或者档案室，从而导致外事档案得不到完整的收集归纳。
3.外事档案管理缺乏专业的档案管理人员
高校外事部门是外事档案的归口管理部门，可有的外事工作人员既不熟悉档案知识又没有经过档案管理的专业培训，也就谈不上对外事档案进行规范整理、科学管理。如文件材料纸张不合格，书写不规范，没有文件目录，没有归档号，没有保管期限，没有案卷目录，并且数量不齐全，不能够及时的上交等等问题，从而给使用过程中带来了诸多的不便。而且这些外事人员大多是兼职档案管理人员，他们只是依靠自己的经验传统的管理，重藏轻用，很少能够意识到开拓进取的动力，所以外事档案管理工作往往只停留在收藏过程中发挥不了实用功能。
4.在档案实体保管方面存在争议
目前高校外事档案载体不仅仅是传统的纸质材料，更是出现了奖杯、奖牌、纪念品、荣誉证书等实物档案，在档案实体分类中，与外事档案存在相互交叉的情况，各个高校做法不统一。即使同一高校在此类问题上也会出现前后不统一不一致的问题，给外事档案的保管及今后的查找利用都带来诸多不便之处。
5.外事档案管理技术手段落后
随着网络技术的发展，传统档案管理模式已经不再适应现阶段高校外事档案的管理需要。目前，因为大部分高校的外事档案主要还是以纸质文件材料为主，在实体管理上还是参照文书档案的管理方式，以年度-事项为组卷单位，进行装盒上架。在检索利用上还是按照案卷级检索方式进行查找，查档的精确率很低，使用起来相当繁琐，对提高外事档案的使用效率非常不利，同时也不利于提高外事工作人员归档的积极性和主动性。
三、管理好高校外事档案的对策探讨
1.提高归档意识，加强外事档案的制度建设
随着高校各项体制改革的不断推进，各高校应该从领导到普通教职工都培养并加强对外事档案管理的意识，能够从根本处了解到外事档案管理工作的重要性。与此同时还要加强对外事管理有重要意义的宣传工作，可以更好的实现外事档案工作从收集、整理到利用的一体化管理，推动外事档案管理工作与对外交流共同发展，从而能够有效的促进学校的各项事业能够更稳定的发展。
2.注重日常积累，规范日常管理
在建立外事档案的工作中，首先要做好包括存放地点、档案装具等方面的各项准备工作，同时还要在案卷封面上标注能够表明案卷内容的标题；其次要将已收集好的文件材料按照类别放入事先准备好的案卷盒内；此外还要对各阶段紧密相关的文件素材按一定的顺序进行摆放，从而保持档案材料之间的有机联系，为日后查档利用提供便利。
3.加强专业人才的培养与管理
学校档案馆应该定期对外事工作人员进行档案专业知识的培训，使外事工作人员掌握全面的、系统的档案理论和技术。想要做好外事档案管理工作，外事档案管理人员应该努力学习相关的档案学，文献学，统计学等知识，具有现代化的管理思想、自动化的管理手段、专业化的知识水平和职业化的职业素养。在掌握情报收集、档案管理专业知识的基础上，学习和掌握现代办公技术和外语技能，能够有效的改善外事档案管理的质量与效率。
4.统一实体分类标准，明确保管对象
对于实体分类存在争议的外事档案，各高校可以根据本校的实际情况，制定明确的分类标准，笔者建议所有实物类载体统一归口在实物类档案，录音录像等音频视频材料统一归口到新型载体档案中去。但在该类实体档案的二级类目编制过程必须体现出外事档案的特性。
5.积极推进外事档案数字化和网络化进程
外事档案本身在构成方式上不仅有传统的纸质材料，还有大量的照片、光盘等新型载体材料。在内容表现形式上，不仅有文字图表，还有一部分的音频、视频材料等材料。因此传统的管理方式已不适应当今高校的外事档案管理，必须通过扫描、摄像等方式对科研档案进行数字化处理，在管理利用方式上大胆尝试探索，与高校虚拟档案馆（图书馆）进程同步实现。
总之，合理有效、有秩序的完成外事档案的管理工作，不仅可以提高外事工作的水平、提升学校在国内外的知名度，而且可以创造更高的社会价值。所以，对外事档案工作有一个清楚的认识与态度，能够对待这份工作毫不懈怠，使外事档案的工作能够为学校的发展与开拓提供重要的战略借鉴。
参考文献：
[1]周允旭，王芳，陈亮.关于做好高校外事档案工作的思考[J].大科技-科技天地，2010（8）.
[2]解文红.关于做好高校对外合作交流档案管理的思考[J].科技信息，2011（29）.
众所周知，档案信息化管理不仅是提升企业服务意识的有效方式，亦是迎合市场发展趋势的必然选择。近年来，档案部门加大了档案管理信息化建设力度，试图使档案工作与社会发展同步。档案管理部门则应以档案信息化建设为契机，进一步加强基础工作，改革创新档案管理工作体制与运行机制，切实提升档案管理工作服务保障能力和水平。
二、当前企业档案管理信息化普遍存在的问题
1、企业对档案管理信息化的意识比较淡薄
相对来说，企业档案管理信息化耗费的资本较高，且系统建设极为复杂，稍有不慎，便会出现差错。很多企业管理者并未给予档案管理高度重视，认为这项工作可有可无，无法给企业带来利润，更愿意将资金投入到产品销售、工程建设、制度改革以及设备引进等方面，然而，正是由于对档案管理工作的疏忽，缺乏引进数字化设备及系统的资金支持，导致文件、数据的收集、归档、整理及处理现象十分混乱，无法实现资源共享。再者，因为企业管理者缺乏先进的管理观念，并不重视专业教育及业务培训等活动，因而，很多档案管理工作者缺乏业务能力、服务意识，且管理水平较低，降低了档案管理工作的水平及效率。
2、企业档案管理信息载体形式多元化
在当前信息化的管理背景之下，纸质载体档案已经被淘汰，电子档案更利于资源共享，方便人们浏览、查阅信息。现代化网络计算机技术的有效利用，令企业在产品生产、研发以及工程规划、施工等过程当中，形成图像、声音、图形、视频以及文字等多媒体信息，更好的反映三维仿真以及二维绘图。常见的档案信息载体包括：软磁盘、磁带、照相胶片以及纸质等，应将其放置于干燥、安全的地方，以免因为发生虫害、自然老化及潮湿等原因导致内容的缺失，促使系统无法顺利、稳定运行。
3、企业档案管理信息化的标准化建设不够完善
所谓的档案信息管理标准化，从专业的角度上来看，是指企业在发展、壮大及管理过程中，必须依赖的市场要求、技术标准以及管理规范。作为推动社会进步、经济进步的中药机构，企业对数据处理的可靠性、及时性以及准确性均是以业务数据的准确及完整为前提条件的。然而，随着管理力度的增强及运行模式的改革，当前的数据技术已经无法充分满足企业档案管理及可持续发展的需求，应在提高信息化意识的基础上，完善基础数据的录入标准、采集标准、产品数据标准、自信共享标准、数据交换标准以及工作程序标准等等。从根本上保证档案信息的及时性、规范性及准确性。
4、企业档案信息系统的安全问题不容忽视
电子档案数据及电子文件的安全性极为重要，是保证系统运行安全、可靠的关键性因素。而人为因素则是制约档案管理发展、影响存储载体的重点。企业可利用现代化技术手段间接调控、管理档案管理工作者，以免出现错误操作或其他方面的失误，促使系统无法正常、顺利、安全运行。除此之外，若档案管理者居心不良，剪裁、复制或擅自涂改档案或文件当中的数据或信息，将会损害系统当中的档案内容，运行主文件的丢失，也会导致系统无法正常运行，从而降低档案管理的整体水平。
三、信息化时代中档案管理信息化建设的对策
1、转变传统档案管理的旧观念，积极服务现代社会
首先，企业档案管理工作者应摒弃过去一些陈旧、落后的观念，面向现代社会，重视为社会服务，为人民服务，培养起勇于创新的理念，从而使信息化建设为档案管理工作提供更多的便利，更好地服务于我国经济社会的快速发展。其次，档案管理部门要积极服务于社会，改正之前被动地为社会服务的错误理念。发现社会在档案管理信息化建设方面的潜在需求，积极主动地为需要者提供快捷、方便的档案信息服务。同时，还要加强各个档案馆之间的沟通，努力扩大本馆的收藏量，积极对本馆的优秀藏品进行宣传。此外，对档案管理部门来讲，还有一点十分重要的就是对档案信息的权限问题重新进行界定，合理扩大档案的利用权限，从而使更多的用户得到实惠。因为档案本身就是一种很有效的信息资源，所以说档案是信息的有效载体，如果没有档案也就没有服务于客户的资源。因此，在现代社会里，每个档案管理部门都应该积极的推进档案信息化进程的发展，坚持为社会服务，为人民服务。
2、突出档案馆的特色
人们对档案质量的总体评价和认定主要依靠档案馆形象，同时也体现了档案馆整体的文化性。通常情况下，档案馆都应该有这些必不可少的方面：第一，档案馆要能够为客户提供充分、有用的第一手资料，这是档案管理信息化建设中档案馆应具备的良好形象之一；第二，档案馆的工作人员必须做到爱岗敬业、待人热情，提高工作效率，树立良好的服务形象；第三，档案管理人员要合理高效地运用信息化手段，辅助档案管理工作的开展，扩大经营规模；第四，档案管理工作人员要努力树立正确的档案管理价值观，不断提高自身的信息化水平，为档案管理工作的信息化进程做出贡献。
3、培养信息化管理人才，加快信息化进程
在当今的现代化社会里，档案管理已经越来越依赖信息化了，然而要完全实现对档案管理工作的信息化操作，信息化人才是主力。现在在我国的档案管理领域，还需要大力加强对信息化人才队伍的建设，因此必须组建起一支能适应快速发展的信息化要求的档案管理团队。在利用信息化管理档案资料时，必然会对档案管理工作者提出更多更新的新要求。一方面，在档案管理工作中不可避免的会需要大量的信息化处理人员、档案研究人员和信息的搜集与整合人员等；另一方面，由于信息技术的快速发展，档案管理中的新问题、新挑战不断出现，因而对高素质、现代化的信息管理人员的要求也越来越多了。因为档案管理信息化建设不可避免的要对档案管理工作人员提出很多要求。此外，档案管理部门还要对本单位的一些在职人员开展各种形式的信息技术技能知识的普及与培训，使他们很好的去适应档案管理工作的要求；此外，还要注重引进一些全面发展的高素质人才，不断为人才队伍注入新的活力，鼓励公平竞争，适应信息化建设的发展要求，更好的与社会同行进行竞争与交流。要实现这一点，就必须优待高素质的档案管理人才。
【关键词】医院；办公室文书；档案管理；缺陷；对策
文书档案管理是指以书写文件的形式对医院的日常工作及管理活动进行记录，包括认识管理记录、财务管理记录、业务管理记录等。其工作难点在于文书档案的收集整理和分类保管。
一、医院办公室文书及文书档案管理的现状及存在缺陷
（一）文书档案管理制度不完善。文书档案管理制度不完善或管理制度不贴合实际管理工作需要，是各大医院在文书档案管理工作中普遍存在的现象。文书档案管理工作的重点和难点是文书档案的收集整理和分类保管。需要制定明确的规范制度，对需要进行收集的文书档案进行规定，避免重要文书档案被遗漏，也需要明确地整理分类办法，保证档案文书的妥善保管，方便日后调用。但各大医院目前的状况是缺乏详细的文书档案管理制度。
（二）文书档案管理工作缺乏重视。在医院也加入市场化经营的当下，医院的工作人员普遍存在重视业务效益、轻视档案管理的意识。也有部分工作人员认为文书档案管理工作可有可无，意义不大。其工作内容没有什么技术含量，只是比较繁琐。档案文书被收集整理后也很少被调用，利用价值低。在这一系列观念引导下，文书档案管理工作缺乏重视，工作质量得不到保障，由此造成的档案缺失、混y的现象不在少数。
（三）管理人员整体素质有待提高。医学知识和医疗技术是医院招纳人才的主要衡量标准以及日后培训的主要内容，医院的文书档案管理人员通常不是档案管理的专业人才，只是由其他科室临时抽调组成的管理团队。可想而知，这样的文书管理团队缺乏专业的文书管理办法，只是以生活经验和传统的管理思想进行文书档案管理工作，难以实现文书档案的规范化管理和高效调用。医院文书档案管理人员整体素质有待提高。
二、文书档案管理工作整改策略
（一）建立健全文书档案管理的规章制度，提高对档案管理工作的重视。建立健全文书档案管理的规章制度、对文书档案的收集整理规定，严格制定文书档案等级划分标准，明确每一等级的文书档案的处理办法。对文书档案实施分类存储，根据其内容性质保管到相应部门。同时制定相应的人事管理制度和考核措施，将文书档案管理的职责落实到个人，在工作过程中实施监督，其考核结果与绩效挂钩，不能达到标准的要采取相应的处罚措施。通过文书档案管理制度、人事管理制度与考核制度的全面落实，提高工作人员对文书档案管理工作的重视，保证文书档案管理的工作质量。
（二）加强管理人员的素质培训工作，提高文书档案管理能力。在制定文书档案管理制度的同时，要积极开展管理培训工作，提高管理人员的工作能力，使其能达到考核制度中的工作标准。首先要提高领导干部对文书档案管理的重视，加大文书档案管理工作的宣传力度，带动中层干部、基层职工积极开展文书档案管理培训工作。文书档案管理确实不能给医院带来直接的经济效益，但只有做好文书档案管理工作，才能给医院其它工作的正常开展提供保障，同时也对医院工作进行记录，日后可以有档可查。在文书档案管理培训中，要注意先进管理理念和新管理办法的引入，通过开展培训切实提高文书档案管理人员的整体素质和工作能力。
（三）改善文书档案管理的硬件配置。医院要加强文书档案管理工作的资源投入，不仅是人力资源投入，还包括引进新技术和新设备，采用现代化的管理办法和设备进行档案管理。在技术上包括采用信息技术和电子技术等，实行文书档案的信息化管理，提高档案利用率。在设备上可以采用先进的电子设备，丰富文书档案的形式，实现文书档案的音像化和影像化。另外对文书档案的存储保管要格外注意，做好防火、防潮、防虫等工作，同时加强信息安全管理，防止档案失窃造成重要信息泄露。
三、结语
医院办公室文书与文书档案管理是医院管理工作的重要组成部分，医院领导和相关工作人员应加大对文书管理工作的重视、建立健全管理制度、提高管理人员的素质能力、优化管理设施，全面提高文书档案管理工作的质量和效率。在文书档案管理工作过程中积极总结存在的问题和不足，随时更新管理理念和管理办法，让医院文书档案管理工作跟得上医院的发展需要。
【参考文献】
[1]徐军. 医院文书档案管理存在的问题及对策分析[J]. 档案管理理论与实践――浙江省基层档案工作者论文集，2014：85-87.
[2]张冀红. 医院文书档案管理存在的问题及对策[J]. 档案天地，2012（08）：53.
