时间：2023-07-07 17:24:47
开篇：写作不仅是一种记录，更是一种创造，它让我们能够捕捉那些稍纵即逝的灵感，将它们永久地定格在纸上。下面是小编精心整理的12篇采购管理的难点，希望这些内容能成为您创作过程中的良师益友，陪伴您不断探索和进步。
1.1采购的本质
采购的本质是资源从供应者转移到用户手中的过程。在这个过程中，包括两个方面的内容转移，首先是资源的所有权的转移，其次是资源的实体的转移。前者是商流，后者是物流。采购过程就是这两者的完整结合，缺一不可。采购是一种经济行为，企业要追求采购经济效益的最大化，就要使用科学的采购方法，不断的降低采购成本，以最少的成本去获取最大的效益。
1.2项目采购管理
项目采购管理是整个企业供应链中的重要环节，项目采购管理的好坏直接关系到企业的效益，甚至是企业未来的发展。有效的采购管理可以保证工程建设质量，提高业主的满意度，提升企业的市场竞争力。项目采购管理是指通过科学的管理方式，在正确的时间，以合适的价格购买良好质量的原材料、服务和设备。它包括采购需求确定、采购方式选择、采购合同签订、财务结算及采购验收等的整个采购过程的计划、组织、指挥和协调的管理活动，有效的采购管理可以为大多数现代企业做出显著贡献。
2材料采购管理中存在的问题及对策
随着市场竞争的日趋激烈，材料采购管理在工程项目中的作用正明显增强。材料采购管理的主要作用如下：首先，材料采购管理对于材料供应和质量有保障作用；其次，它对于材料成本起着控制作用，在总成本控制中具有举足轻重的作用；最后，选择成本低性能优的材料是采购管理的重要目标，尝试物美价廉的新材料是有效降低成本的方法。因此，材料采购管理能促进新型材料的开发应用。
2.1采购管理中存在的问题
目前，材料采购管理主要面临以下几个方面的问题：①材料采购管理体制的不健全。在实际工程项目中，材料采购基本由采购部门独立完成，材料采购管理是一个复杂的过程，因此，往往会出现较多的问题，具体表现为采购计划制定不完善，或者有章不循，执行不彻底，采购价格受人情影响，如领导直接决定货物供应商，不考虑性价比，导致工程材料成本难以控制，货物储存管理混乱，出现丢失报废现象严重，存储货物不进行定期盘点或盘点后的结果不及时处理，责任不落实等；②材料采购管理人员履职不够。工程项目中材料采购一般由采购部独立完成，该部门权限过大缺少相应的约束机制。因此，采购管理人员的素质与采购的控制直接相关。在实际过程中，有极少数人为了个人利益与少数供应商串通一气，抬高材料价格，更有甚者以次充好，从中谋取私利。这样不仅损害了企业的利益，更败坏了企业的声誉；③材料采购管理水平低。目前，大部分工程项目的材料采购工作都还是停留在手工操作的阶段，信息化程度低，不能对工程需求做出快速的反应。这样，必然导致工作效率低下、成本费用高、时效性差、管理不规范且难以控制。④采购信息管理难度高。由于工程项目需要的材料数量大且种类多，因此，选择一个最佳的供应商对工程项目成本控制意义重大。考虑到在材料采购过程中，采购方和供应商为了各自利益都会保留自己的信息，不能进行有效的信息沟通，这样不经提高了交易成本，也带来了交易风险，导致采购难度增大。
2.2解决问题的措施
针对材料采购管理中存在的问题，提出了以下几点有效措施：①建立健全的材料采购管理体系。首先，材料采购计划包括了目标任务、采购原则、程序等，它是项目采购工作的指导性文件。严格控制材料采购计划的制定是项目材料采购管理工作的顺利进行的重要保障。其次，采购是一项专业性很强的工作，它具有风险大、业主要求严格等特点。因此，建立专门的采购组织队伍，与供应商达成战略联盟，得到最低价格。另外，专业化的队伍能极大提高工作效率，规范采购工作，从而降低采购成本，增大利润，增强项目部投标竞争力。②定期人员培训和考核。材料采购管理人员的业务素质与工作效率直接挂钩。因此，定期组织材料采购人员进行相关培训，提高其道德素质和业务素质。同时，建立考核机制，定期对采购人员的业绩进行考核，将相应的经济责任和法律责任落实到个人，并实行奖励机制，刺激员工的积极性。③建立材料采购信息系统。材料采购信息系统包括价格分析系统、合同管理系统、库存管理系统、计划采购系统等几个子系统模块。采用计算机来取代人工的事务处理，能有效提高管理效率，又能够完成手工难以完成的信息处理，动态监控材料采购信息，能及时对采购信息的变化做出反应。④加强供应商管理。选择信誉良好的供应商，并与之建立相互信任、长期合作的关系，则供应商势必会提供更多的优惠，这样直接降低了采购成本。另外，长期合作的供应商进场材料质量稳定，验货的频率大大降低，降低了验货成本，也避免了进场材料质量不稳定影响工程质量和进度等问题。
3结束语
关键词：战略采购；原则；实施要点；供应商管理
1.正确认识战略采购
战略性物资是指市场价格波动较大的原材料或者未来价格预期会有较大的增长、预期未来供应紧缺的物资。
“战略采购”是“以降低采购物资的总拥有成本及提高供应链竞争能力为目的的一系列计划、实施、控制战略性和操作性采购决策的过程，目的是指导采购部门的所有活动都围绕提高企业竞争能力展开，以实现企业远景计划”。战略采购是以最低总成本建立业务供给渠道的过程，以系统分析企业采购为基础，通过持续培育供应商协作关系，建立起企业获取竞争性采购优势的一种采购模式从公司战略的实施角度来说，战略采购是支持企业战略及采购战略、供应链战略实施的重要举措，包含采购策略的计划、制定、实施及控制的整个PDCA过程，它不仅仅涉及战略性物资，而是涉及所有采购的物资。
2.战略采购的原则
2.1供应链全过程总拥有成本最低
总拥有成本不仅仅是简单的价格，还承担着将采购的作用上升为全面成本管理的责任，它是企业购置原料和服务所支付的实际总价，包括安装费用、税、存货成本、运输成本、检验费、修复或调整费用等，甚至包括生命周期内的维护成本。
2.2 通过商业协商建立外部供应链上双赢的战略合作伙伴关系
战略采购要求企业与供应商建立合作的伙伴关系，战略采购过程不是零和博弈，一方获利一方失利，战略采购的谈判应该是一个商业协商的过程，而不是利用采购杠杆，压制供应商进行价格妥协，而应当是基于对原材料市场的充分了解和企业自身长远规划的双赢沟通，唯如此方能从真正意义上建立供应链竞争基础。现代经济条件下市场必须讲求“服务、合作、双赢"的模式，互为支持，共同成长。
2.3 建立内部价值链上的协作关系
战略采购的战略性决策以供应链上的总拥有成本最低为目标，其决策必然涉及企业内部价值链上的各个部门的利益，同时要想实现总拥有成本最低，也需要涉及的各个部门共同协作实施方能执行有效。
2.4 持续实施原则
战略采购是一个持续的、日常的企业职能。战略采购是企业采购的发展方向和必然趋势。在企业的初期，由于采购量和种类的限制，战略采购的优势并不明显，但在企业向更高层次和更大规模发展的过程中优势会日益明显，有远见的企业应该在发展之初就有组织地构建战略采购框架，实施战略采购。
3.战略采购的实施要点
笔者认为应抓住采购策略确定和供应管理两个重点。
3.1 物料细分及采购策略
根据物料本身重要性和供应市场复杂度把物料分为两大类制定物料采购管理策略。按照这种分类方法，把各种物料基本分成四大类：
（1）战略性物料：由于这种物料本身价值昂贵，库存占用资金大，必须进行详细的市场调查和需求预测，并尽可能地进行严格的库存控制。
（2）重要物料：这种物料的基本管理策略应该是在库存管理上多下工夫，尽量减少总库存来降低采购成本。对于供应商管理来说，可以保持一般合作关系即可。
（3）瓶颈物料：对于瓶颈物料的供应商，要采取灵活的策略，根据实际情况进行区别处理。
（4）一般物料：对于企业的重要性不是很高、基本特点是小件物料，本身价值不高，市场上同时又容易获得。企业可以参照上述所提出的方法，当需要采购的物料种类、供应商的数目很多也很大时，首先将物料分类，然后对不同类型的物料采取不同的供应商管理模式和采购与库存策略，以节省管理成本。
3.2供应商管理
3.2.1采购商与供应商之间的关系
目前采购商与供应商之间的关系主要有三种：商业型供应商、协作型供应商以及介于两者之间的合作伙伴型供应商。
3.2.2对不同合作伙伴的采购管理策略
对于发展长期合作伙伴关系来说，根据市场发展率和核心能力，将合作对象分为四类。合作伙伴在增值链中的作用高合作伙伴的核心能力高，对处于供应链上不同合作伙伴关系的供应商，应采用相应的采购管理实施策略，分述如下：
（1）战略性合作伙伴
企业供应链采购管理要从制造资源信息集成与共享、提升企业核心业务能力和新产品开发等采购管理战略层面出发，目标重地放在双方供应链协调整合上，形成一体化战略联盟。通过双方的共同努力，降低成本，提高产品质量，增强企业核心业务能力。
（2）竞争性/技术性合作伙伴
对这一合作伙伴企业供应链采购管理的目标是建立一种“良好”的合作伙伴关系，“良好”的概念集中体现在为矾公司核心业务能力提高和新产品开发提供应有的保障，并以签订长期合同的形式确保采购品价格的稳定、质量的保证和产品供应的稳定。
（3）有影响力的合作伙伴
这一类合作伙伴关系是采购管理的重点、难点。重点合作伙伴关系战略性合作伙伴关系在采购管理上有许多相似之处，如强调供应链的整合、长期合作关系的维护、产品技术共同开发等。
（4）普通商业性合作伙伴
建立采购管理信息应用系统和实施电子商务采购，以程序化、规范化的作业方式提高采购管理工作的准确性和采购效率。
总之，正确认识并深刻理解战略采购的理念，抓住战略采购实施的要点，就会把战略采购真正落实，就会取得明显的经济效益，助力企业发展。
参考文献：
[1]马克.迪贝斯.采购战略管理如何提升国家与企业绩效[J].中国流通经济，2008.6
[2]袁旭.采购绩效评价新思路[J].中国物流与采购，2009.22
关键词:采购管理;供应管理;采购战略;供应链管理
中图分类号:F2
文献标识码:A
文章编号:1672-3198(2010)03-0044-01
在传统的采购管理中,企业与供应商之间是简单的买卖关系,而在供应管理中,双赢的伙伴关系成为企业与供应商之间关系的典范。供应管理中强调在合作的供应商和企业之间分享信息,协调相互的行为。采购方帮助供应商降低成本,改善品质,缩短产品开发周期等。并通过建立相互信任的关系提高效率,降低交易成本。
1 企业采购模式由传统采购向供应管理转型的必要性
所谓传统采购模式是指企业一种常规的业务活动过程,即企业根据生产需要,首先由各需要单位编制需要采购物资的申请,然后由采购部门汇总成企业采购表,报经主管领导审批后,组织具体实施购买行为以满足企业生产的需要。
传统采购流程的缺点:
(1)采购方与供应商之间竞争多于合作,供应方多追求眼前利益。更多的时间是消耗在讨价还价、解决日常问题的过程中,没有用更多的时间来做长期预测与计划工作,供应与需求之间这种缺乏合作的气氛造成了工作中的不确定性。供需双方不能进行有效的信息沟通。
(2)响应速度慢。由于采购方和供应商在信息的沟通方面缺乏及时的信息反馈的平台与机制,在市场需求发生变化的情况下,采购方也不能改变供应方已有的订货合同,缺乏应付需求变化的能力。
(3)质量控制依靠事后把关。质量控制的主要手段是通过各种有关标准如国际标准,国家标准行业技术标准等进行验收检查,采购方很难参与供应商的生产组织过程和有关质量控制活动,相互的工作是不透明的,质量控制的难度很大。
在传统的采购管理中,工作的重心是与供应商的商务谈判,通过多家供应商之间的比较竞争来选择供应商。而在供应管理中,采购连接着企业与供应商,是实现供应链系统的无缝连接,提高供应链上企业同步化运作效率的关键环节。供应管理的思想是协调性,集成性,同步性的统一,要求提高采购的柔性和市场响应能力,增加和供应商的信息共享与合作,建立新的供需模式。采购工作的重点转向实施有效的外部资源整合,以采购过程为管理对象,通过对过程中的资金流、物流、信息流的统一控制,以达到采购过程总成本和总效率的最优匹配。
随着全球经济一体化和信息技术的发展,企业之间的合作日益紧密,从供应链管理的角度来考虑企业的整个生产经营活动,已经成为提升企业竞争力的重要途径。很多成功的企业已经将供应链管理能力作为企业重要的战略资源。企业的采购模式由传统采购向供应管理的转型可谓势在必行。
2 传统采购向供应管理转型的难点
2.1 企业普遍缺乏系统的采购战略
采购战略是企业根据其战略采购规划,运用现代管理技术,分析并整合企业的内外部资源,求得企业的资源需求与市场变化的平衡,通过强化供应链建设和供应商管理,完善基础设施平台和信息平台,不断压缩采购周期,开发具有竞争能力的、成本较低的,向客户提供增值服务的系统,以满足客户要求。
在传统的采购管理中,阻碍企业制定中长期采购战略的原因主要有以下几方面:
(1)不注重对供应商的长期关系管理,只一味地进行采购压价。
(2)供应商出现品质或服务的问题时,企业只是简单地转嫁责任。
(3)没有采购成本结构的分析,对战略性的原材料和普通的采购物料不做区分。集团企业的分散采购阻碍了整体利益的最大化。
没有对信息的准确把握和分析研究,没有各职能部门和各岗位间的密切合作,就不可能有采购战略。而企业有没有中长期的采购战略,对采购成本乃至产品质量影响极大。研究表明,如果一个公司开始关注采购管理并采取行动,那么在短期内平均可以降低5%的成本;但是,如果要降低10%～15%的成本,则必须依靠一个中长期的采购战略。
2.2 对采购人员素质的要求显著提高
供应管理对采购人员的素质与能力提出了更高的要求,传统采购模式下,分工很细,采购人员更多的是处理事务性文件,而供应管理则要求采购人员是掌握供应链管理,材料和工艺知识,品质管理,商务知识,物流管理等各方面知识的复合型人才。
2.3 缺乏供应商开发与改进的流程与规范
供应商的开发与改进过程包括形成相对稳定的,多层次的供应商网络,建立供应商数据库系统;向供应商提供教育培训支持,参与供应商的产品设计和质量控制;制定供应商评价与激励制度,使双方的合作更加合理科学,更具可操作性。传统的采购过程需要供应商认证,制定生产计划,制定采购计划,发送采购订单,收货,验收入库,入账付款等系列活动,跨越了科研部,计划部,采购部,财务部,仓库等部门。由于分工过细,因此在信息沟通上存在明显的问题。供应管理贯穿的是一种过程管理的思想,这种思想要求将企业内部以及节点企业之间的各种业务看作是一个整体功能过程,形成集成化供应链管理体系,实现这一过程最优化管理的目标。
2.4 企业的信息化程度不高
供应管理的实施需要完善的信息系统支持。而目前我国国内企业的信息化系统普遍不够完善。在企业内部采用企业资源计划(ERP)系统的企业也仅限于较大型的企业,而采用供应链管理(SCM)系统的企业则是凤毛麟角。
3 传统采购向供应管理转型的对策
3.1 制定适应企业现状与未来发展的采购战略
作为企业,只有在了解外部市场环境和内部发展需求的前提下,才能够制定准确的战略。也只有在这个前提下,提高采购的战略管理水平才有意义。制定采购战略的三个重点:
(1)市场性质的问题是很多采购问题发生的真正原因。在不同的市场环境下,供应商所承诺的价格和服务都是不一样的。 分清企业处于买方市场还是卖方市场至关重要。
(2)确定企业的战略资源。
(3)采购系统与其它部门之间要存在有效的工作接口。这些部门包括财务、生产、技术、研发和销售等。
3.2 全面提高采购部门战略地位
美国的供应链管理专家戴维・尼尔森讲,采购部门的战略地位体现在与内部客户的关系上。与内部客户的关系不平等,采购部门就很难体现战略重要性。要提升地位,就得彰显价值。解决问题在供应商层面,例如供应商选择、开发、淘汰等,采购具有较高的战略地位;解决问题的重点在零件、料号层面,整天忙得都是头痛医头、脚痛医脚的事则采购没有起到战略作用。
3.3 供应商的选择与改进
采购的最大问题是没有客观、公正、有章可循的供应商选择流程和标准。选择是个过程,有不同阶段。新产品开发时是最重要的选择阶段,如果选错了,进入量产,尽管绩效差,淘汰却未必是上策,因为要么淘汰代价太大,要么产品生命周期太短,不值得淘汰。那能做的就是确保这类供应商不要被纳入新产品开发。这样,随着产品的更新换代,劣质供应商就自然被淘汰。
4 加快企业信息化建设步伐
造成国内企业采用SCM系统较少的原因主要有:
(1)国内企业的基础设施普遍比较落后,管理水平较低,专业技术人员缺乏等企业内部的问题。
(2)国外厂商SCM软件产品成熟、性能优越,但价格昂贵、实施难度大;国内SCM软件产品相对不太完善,功能不太齐全。
电子商务系统的实施有选择合适的软件、与提供商谈妥商务条款、安装实施应用、系统维护、升级换代、系统集成几个阶段。“削足适履”的苦吃在前头,即花大功夫来调整公司的流程、系统以适应软件要求,到后来的系统维护、升级换代就相对容易。“量身定制”的风险是成长的烦恼。例如公司规模更大了,原来的供应链流程本身就不能满足业务要求,围绕它建的电子商务系统自然就跟不上了。再如电子商务系统有了更新、更强版,但要升级,就得重复以前的定制任务,技术开发、兼容问题,系统维护、集成更是费时费力。
实践中,可以一方面向电子商务系统要求的标准流程靠拢,另一方面为本公司量身开发一些功能。
综上所述,在供应链管理日益得到重视与发展的形势下,企业的采购模式必须由传统采购模式向供应管理模式转型。制定有效的采购战略,明确采购部门的战略地位,建立供应商开发与改进的流程与规范,同时加快企业的信息化步伐是实现这一重要转型的必要举措。
参考文献
[1]陈兵兵编著.SCM供应链管理:策略、技术与实务[M].北京:电子工业出版社,2004.
[2]宋华著.物流供应链管理机制与发展[M].北京:经济管理出版社,2002.
【关键词】水泥企业 生产成本控制 要点
水泥行业是国民经济的支柱产业之一，占有重要的地位。随着新型干法水泥生产工艺的成熟和推广，目前我国的水泥企业正在向着集团化、规模化的方向发展。但作为每一个独立经营的水泥企业，实现利润化是企业经营的目标，生产低成本的产品是企业核心竞争力的关键。水泥企业加强成本控制对于提高质量品牌，实现集团化经营和低成本制造具有关键意义，以下是对水泥企业加强成本控制要点的探讨。
一、实现全面预算管理
全面预算管理已经成为现代集团企业管理中的重要组成部分，同时是集团企业实现短期经营目标，实现战略目标管理的重要手段之一。全面预算的内容包括经营预算、财务预算、专门预算三大部分。水泥企业实施全面预算管理是控制生产成本的前提，可以从以下三个方面做起。
（一）合理编制生产预算：要了解生产成本中个各原材料市场行情和信息，为成本预算提供准确的第一手数据，同时要保证生产消耗的平稳可控。
（二）落实管理制度，强化预算的执行力度：水泥厂在预算执行过程中要落实经营策略、强化企业管理，预算一经确定，各部门和单位在生产经营活动中要严格执行，如有需要要按照程序批准修改，把企业管理方法和策略融汇于预算执行的各个过程，形成全方位全面的成本预算管理局面。
（三）预算的执行实行责任制，完善考核评价机制：为确保预算指标的完成，要制定严格的考核办法，责任到人，责任到部门，形成责、权、利相统一的责任共同体，实现成本的可控制和生产经营目标。
二、加强采购管理
采购管理是所以企业控制成本的源头，每个企业采购管理的方法不同，水泥厂加强采购管理，要从以下几方面做起。
（一）准确及时地掌握市场信息：采购管理部门要定时调研市场，关注市场变化信息，尽可能以最低成本采购生产所需材料，尤其是占比重较大的原材料，例如煤等，要了解矿山的真实信息，拓宽采购渠道。
（二）坚持原则采购：水泥厂物资采购必须强化按计划采购和模拟招标、竞价的原则以及订货与采购坚持签订合同的原则。在采购中，要制定严格的控制程序，原燃材料、原煤、油料、大宗备品备件、耐火材料等，坚持模拟招标的原则采购；通用备件、材料、物资坚持询比价的原则采购；设备专用备件坚持直接从生产厂家采购。另外要禁止口头订货，对采购合同的执行情况定期形成报表，向相关领导提交。
（三）确保模拟招标的阳光操作：水泥厂的采购活动要现有采购部门编制招标文件，文件经公司相关部门会审后形成招标书向投标方发放，再由评审委员会主任召集评审会议，会上由秘书当场拆封投标文件进行现场评审，以投标方的资质、价格、质量、业绩、服务等进行综合评审。根据评审结果，由全体委员无记名投票。当众计票，宣布计票结果，根据得票高低确定中标单位。从而保证采购过程的阳光操作，有效降低采购成本。
（四）做好入库验收：原材料采购入场时，一定要严格把关，加强检验、精确计量。
三、确保安全生产，严把质量关
水泥厂要确保水泥生产成本的控制，就要严格控制各生产工序活动中的消耗，企业的总体生产水平要保持稳定。财务在核算成本时都是按工序进行，上道工序的成本将直接影响到下道工序的成本，从而最终影响到水泥的生产成本。水泥厂生产成本的控制要把握四个要点。
（一）机物料耗是石灰石成本控制的重点和难点，约占石灰石成本的三分之一。机物料耗包括轮胎、柴油、修理费等，不但要做好采购管理，还要注意材料领用上的控制。
（二）煤料是熟料生产成本控制的重点：原煤的消耗是在熟料成本所占的比重最大，是控制生产成本的重心。降低煤耗不但要抓好采购和验收入库，还要提高窑的台时产量和运转率，从而有效控制成本。
（三）控制电耗和混合材的掺入量：电耗和混合材的掺入量是水泥生产成本控制的关键，可以着力提高水泥磨的台时产量和运转率，加强设备维护和管理，提高设备运转率，对于混合材的掺入量，在保证水泥强度等级的前提下要精确无误。
（四）把好成品包装关：在包装过程中要确保袋重合格率达100％，并且要控制包装袋的破损率。
四、高效的存货管理
水泥厂的存货管理的效率，存货数量的真实与否对水泥、熟料的产量起到直接的调剂作用，从而影响水泥的生产成本。水泥厂加强存货管理至关重要，要做好物料进场管理、建立存货永续盘存制，制定统一的存货盘点方法和标准，并且对盘点报表与财务成本预算的差异要及时进行分析，找出生产过程中存在的问题，确保成本的可控性。
五、总结
水泥厂生产成本的控制是一项系统工程，相关部门要抓住成本控制的各个要点，财务部门要做好监督核算，确保生产成本的可控性，实现水泥企业的集团化经营和低成本生产。
参考文献
[1] 关于企业实行财务预算管理的指导意见.财企（2002）102号.
[2] 邢秀丽，钱永祥.水泥企业生产成本控制要点探讨[J].建材发展导向，2009，7（4）.
摘要：创新管理模式是提高企业物资管理效率与效果的重要措施，也是助推企业管理模式改革创新进程的主要途径，更对提高企业物资综合利用率与增加企业经济社会效益等产生了积极促进作用。本文简单介绍了企业加强物资管理的必要性与重要性，概括总结了当前企业物资管理过程中出现的主要问题，为实现企业物资管理效果的最佳化而提出一些新建议与新措施。
关键词：企业物资管理；难点；优化路径
物资管理是企业运营管理体系的重要组成部分，也是影响企业整体管理水平与运营效果的关键性因素，但是部分企业继续使用传统物资管理机制，物资采购使用环节的随意性与管理方法的落后性增加了物资积压或不足等情况发生几率，弱化了物资管理对企业正常运营管理活动的促进与保障作用，因此，企业管理人员应从物资采购、管理、使用以及储备等多层面来提高物资管理效果的最佳化，为扩大其对缩减企业运行成本与促进企业健康发展的促进作用奠定了基础。
一、分析企业物资管理的难点
资采购计划的随意性与主观性，增加了发生物资积压或短缺等状况的可能性，其中，物资积压会造成企业资金的浪费与生产管理成本的增加，物资短缺则容易阻碍企业生产、管理以及销售等工作的顺利开展，这些都对企业现代化建设等产生消极阻碍作用。2、人员职责不明确。部分企业继续使用往年的内部管理机制与物资采购管理机制，没有根据企业内外部环境的变化而及时调整和补充相关机制内容，更没有用制度来明确不同岗位人员的工作职责以及物资采购使用流程，以至于物资管理人员工作界线较为模糊，物资采购管理标准也不统一，增加了相关人员相互推诿扯皮等情况发生几率。3、相关人员责任心不足，物资浪费严重。许多企业内部物流系统较为落后，物资保管机制并不健全，存储仓库安全防范措施也不到位，增加了物资因盗窃、火灾等原因而出现丢失损坏等情况的几率，物资领取流程也不规范，甚至部门物资领取申请报告审批较为松散随意，部分人员多领取物资等情况时有发生，而且物资超量提报计划，造成积压，加之，物资使用人员缺少节约意识与责任意识，这些都降低了物资有效利用率。
二、企业物资管理的优化路径
1、提高物资采购计划的科学合理性。相关人员应加强对企业生产管理现状、物料使用情况、规模大小以及发展战略目标等的调研力度，并在参照往年物资采购计划与使用情况的基础上来制定本季度或本年度物资采购计划。同时，还应完善物资市场行情调查机制，根据不同物资市场行情的变化规律等来提高物资预算结果的准确合理性，并将其以报告的形式发送给生产以及管理等部门，听取其对物资采购计划的意见与建议。2、明确岗位职责。企业应根据其运营发展特点、外部发展环境的变化等来调整完善物资管理相关机制，比如，物资管理人员岗位责任机制、采购人员管理机制以及采购流程等等，促使相关人员明确自身的工作范围与主要职责，提高物资采购、领取使用以及管理等工作流程的规范性与统一性，定期统计核对物资数量，促进了物资管理工作的有序开展。3、加强物资管理队伍建设力度。对物资管理人员进行职业道德、物资采购、市场分析以及物资管理等不同领域的教育培训，促使其转变对物资管理工作的消极敷衍态度，拓宽其学习掌握更多最新物资管理方法与技巧的途径，实现了职业素养与工作能力的共同提升。
物资管理是一个系统，要想让管理提升，必须基于系统的各个方面进行改进、完善，而且需要一套与之相匹配的规划图。要管理提升必须正视原有企业物资管理模式的弊端与漏洞，通过调整物资采购计划、划定岗位界线以及加强物资管理人员培训力度等途径来提高物资管理水平与效果，为扩大其对降低企业运行成本与提高企业管理质量的促进作用奠定了基础。
作者:李峥单位:朔黄铁路发展有限责任公司
【关键词】中小企业 联合采购 采购成本
企业联合采购是指反向的集合竞价，是多个企业之间的采购联盟行为。具体而言，企业联合采购是由某一企业率先提出对某种原料的采购意向，召集行业有相同需求的企业加人，吸引有实力的供应商实时交互竞价，最终能使企业以满意的价格折扣采购到各自所需的原料，达到降低成本的目的。对于单个规模比较小，在采购中处于弱势地位，风险防范能力弱的中小企业来说，联合采购不失为一个可行的采购路径。中小企业如果在原材料采购上联合起来，就可以增加防范风险的能力，形成规模效应，降低采购成本。
一 中小企业采购的现状
采购是公司生产产品及维护正常运作而必须消耗的物品及必须配置的设施之购入活动的总称，是公司成本控制的重点。现有的中小型生产企业的采购模式是一种较为传统的采购管理模式，从管理现状分析看还存在着很多问题。
1.采购人员综合素质较低
目前，中小企业的采购人员大多没有经过专业培训，凭经验做事者居多。由于采购职位的重要性，在一些企业中经常是企业负责人的亲属朋友充当采购人员，没有经过系统的专业学习和培训，不具备使用现代化办公设备的能力。这种家族式企业管理现象在目前的中小企业中非常普遍。还有一些中小企业中，经常是由销售人员兼任采购工作，根据产品销售情况，随时提出申请，依订单生产。面对物资采购价格与供应数量的经常变动，采购人员的工作的执行能力有限，直接影响了中小企业采购的效率、质量和效益。
2.缺乏稳定的供应商
中小型企业因其资金受限，企业生存也不太稳定，对采购成本的控制比大型企业更为严格，对采购价格也更为敏感，很难找到满足自己需求的、能保持长期稳定密切合作关系的供应商。很多中小企业经常面临的问题是，当物资短缺时，很难找到令人满意的供应商，价格过高，影响企业正常生产。但是当物资供过于求时，许多供应商又蜂拥而至，争相推销自己的产品，缺少的是稳定的供应商。
3.采购信息渠道参差不齐
中小企业获取采购信息的渠道随着信息化时代的到来，已经变得越来越多，不仅通过上门推销及媒体广告等传统方式了解采购产品信息，还通过网络、展会等渠道获取信息。虽然目前互联网已经越来越成为中小企业获取采购信息的主要渠道，但大多没有引进高效的采购管理系统进行高效的流程管理，这在很大程度上影响了采购效率。
二 中小企业联合采购的优势与难点
1.中小企业联合采购的优势
中小企业因为一次性采购量少，在原料价格的谈判上处于弱势地位，往往拿到的价格要高于具有传统优势市场地位的行业竞争者，在享受售后服务方面质量也同样不如大客户，这是市场规律的体现。但这并不意味着众多的中小企业在控制采购成本上无路可走。中小企业如果在原材料采购上联合起来，就可以增加防范风险的能力。中小型生产企业根据地区优势实施联合采购，形成规模效应，改善与供应商的关系，建立高效、精干的采购模式，能有效降低采购成本。
首先，中小企业实施联合采购，对某种商品或工业原材料具有共同需求的中小型企业联合成一个大买家发起采购，集小订单成大订单，增强集体的谈判实力，获取采购规模优势，降低采购成本。因而也可以促使企业将更多的精力放在核心技术、产品研发上，提升企业整体竞争力。
其次，中小企业实施联合采购的对象是原材料生产企业，这样就可以摆脱商的转手成本，通过直接与制造商交易，减少中间层次，整合供应体系，优化供应链，提升联盟成员在供应链中的地位，增强企业的盈利能力和竞争能力
再次，中小企业实施联合采购，可克服传统的采购方式造成的相互间信息渠道不通畅，各企业之间的原材料的采购加强沟通，增强了对卖方市场的分析预测功能，有利于适时、灵活地调整采购策略，最大限度地降低采购成本。
最后，中小企业实施联合采购，一方面，可以形成与中间产品供应商的长期稳定关系，逐步与卖方建立战略合作伙伴关系；另一方面，也可以通过联合形成的垄断势力促进供应商之间的质量竞争，从而确保中间采购品的质量。
2.中小企业联合采购的难点
联合采购有很多优势，但是同时联合采购也有很多难点存在，这些难点如何解决，对于中小企业的联合采购具有重要的意义。
首先，联合采购的成员之间既是合作者同时又是竞争对手。企业的原材料采购价格是企业竞争优势构成的重要因素，既存在保密性，同时又不希望大家的统一进价导致竞争的透明化。
其次，如何满足联合采购成员的个性化需求。中小企业发展多种多样，不同规模的企业在不同发展阶段，对采购物资的需求情况不一样。在传统采购管理中，每个企业都有不同的采购管理模式和不同的采购流程，在采购中一般都要求实用性和灵活性。在联合采购中如何满足联合采购成员的个性化需求，则是一个重要问题。
再次，如何确定采购对象的范围问题。对于采购对象非常标准化得行业，采购起来比较明确。但是对于行业标准非常不统一的产品领域，如何确定采购对象怎么成为非常困难的问题。例如，对于汽车行业来说，标准差异千差万别，两个整车厂之间的标准基本上很难是一样的，即使是同一个公司，不同车型的标准都不一样。如果要联合采购做得好的话，在研发和标准领域先就要确定并统一，如果不统一，对于供应商来讲就没有意义，因为不是一样的东西。
最后，如何与供应商关系利益协调问题。供应商与企业之间有很多人性化问题难以协调，每个企业都有自己的供应商体系。如果参与联合采购，在供不应求的时候，供应商先供给联合采购成员中的哪一方也是个协调问题。
三 促进中小企业联合采购发展
1.选择合适的联合采购模式
联合采购联盟模式运行成败的关键在于如何集中中小企业间的同质性原料，即如何把购买同一产品的中小企业客户联合在一起，取决于如何选择一个合适的采购联盟主体来进行运作。根据主体不同，有三种联合采购模式：一是行业协会领头组建的中小企业联合采购模式。行业协会的区域性很强，在企业所处的区域中易形成采购联盟，在这种模式下物流配送方便，能节约交易成本，可操作性程度比较高，便于管理。二是多家中小企业以结盟方式共同组建的中小企业联合采购模式。这种联合采购模式的优点在于采购的目的性很强、中小企业亲身参与到采购活动中去。三是第三方运营的中小企业联合采购模式。第三方运营的联合采购模式中，第三方作为中介组织，实际上等于中小企业把自己的采购业务外包给第三方，采购过程中所发生的业务，都要通过第三方来完成。笔者认为，联合采购的基础应该是中小企业的自愿参与，并且是在不干扰现有企业成熟采购体系的前提下合作，因此，建议从近期来说，采取第二种模式发展联合采购，就是把联合采购做成一个自由合作联盟，充分把我国的资源优势，联合采购的规模优势、会员企业的区域个性化优势结合起来，做会员企业缺少或弱项的商品，不与会员企业发生正面利益冲突。从长远来说，建议企业采购联盟之间成立专门的采购公司，加强深层次合作。
2.优化对供应商的管理
对供应商的管理是采购管理的基础工作，也是重要环节。对供应商实施动态管理——实现量化考核，建立原材料供应商考核评分标准并进行评级，对考核不合格或者得分较低的供应商，视情况减少或终止业务往来。考核评分标准可确定为供应商整体实力、供应份额、合同实施情况、价格情况、服务情况等几个类型的指标，对每一类型的指标根据联合采购对象的不同，具体制定一些可量化的评判标准。依据不同权重对供应商实行百分制打分，并且依据动态量化考核结果对供应商进行评价，对之予以评级，同时针对不同级别的供应商采取差别对待策略。取得重大效益的供应商，根据其贡献大小分别实施一定程度的激励；对存在违约行为的供应商，根据其违约事实及对采购联盟成员的影响程度，可以分别给予警告、通报、暂停业务、取消资格等处理，并且在动态量化考核综合评分中扣减相应分值。此外，在供应商选择上，也要相对集中，并非是供应商越多越好。根据互为VIP的理论，集中客户可以减少沟通成本，提供额外服务。
3.调整采购价格控制措施
采购价格控制的主要目的是使联盟成员所采购的物料和产品价格达到甚至优于市场价格，使联盟成员产品在原料成本方面与联盟外竞争对手相比处于优势地位。采购价格的高低受供应商成本的高低、规格与品质、采购物品的供需关系、生产季节与采购时机、采购数量、交货条件、付款条件等各种因素的影响。对采购联盟来说，具体可以通过以下方法来控制采购价格：通过付款条款的选择降低原材料采购价格；把握原材料价格变动的有利时机；选择信誉佳的原材料供应商与其签订长期合同；充分进行采购市场的调查和信息收集。当然采购联盟要做好价格控制除了上述方法外还需要不断在实践中运用和探索，找到真正适合本联盟实际情况的采购价格控制方法。
4.合理分配联盟成员之间的利益
联盟成员之间的利益分成问题不解决好，联合采购将可能夭折。加合采购的中小企业有大有小，按道理应该以份额分享收益。但大企业往往由于更具有支配权，会要求更多分成，小企业“搭便车”应该少得，但具体如何划分很难令大小企业均接受。或者很有可能这一次的联采达成共识，但下一次又要重新分配利益。从长远来说，中小企业更应该通过深层次的资本合作，借助资本的纽带建立股份制公司，股份制公司中各成员的利益主体只有一个，大家按所占股份享受利益回报。只有这样才能有效规避联盟成员利益纷争等弊端，并体现出规模效应。
参考文献
[1]徐兆军.论我国中小企业联合采购[J].中小企业管理与科技，2010（31）
摘 要：本文从基层部队行政消耗性开支管理特点与要求出发，提出采取完善保障标准、强化预算管理、加大集中采购力度和细化公务卡结算方式等措施，提高行政消耗性开支管控能力。
关键词：部队行政；消耗性开支；管控方式
行政消耗性开支，是指各级机关在日常办公、行政管理、公务活动等所必需的经费支出。主要包括会议集训、公务接待、差旅、邮政电讯、办公设备购置与维修、办公杂支、车辆维修与油料消耗等。行政消耗性开支具有弹性大、涉及面广、管用矛盾突出等特点，一直是部队财经管理的难点和重点。那么，如何加大行政消耗性开支管控力度，笔者认为，应在“标准定、预算管、规模省、流向控”上下功夫，提高管控质量与水平。
一、制定相关标准，明确管理办法，严格“标准定”
标准是管控行政消耗性经费开支的重要环节，只有制定出相关标准，行政消耗经费开支总量才能明确。一是制定会议集训费标准。就是在总部规定的开支定额标准内，确定每人每天房租费、伙食费和其他费用限额标准。二是制定办公设备购置费、邮政电讯费、差旅费、办公费的部门和人员年限额标准。可参照各部门往年的平均开支水平，根据单位的编制员额、办公设备编配数量等，确定限额标准。三是制定办公设备维修费标准。可参照同类办公设备市场平均价格和使用周期，制定出每台（件）办公设备维修费限额标准。四是制定公务接待费标准。可按照军队内部公务接待费管理有关规定要求，以及差旅费、会议费管理规定明确的住房、食宿费标准，分别制定年度限额标准。五是制定车辆维修和油料消耗限额标准。明确了各类行政消耗性开支限额标准之后，就要结合单位实际，制定机关行政开支定额标准和机关资产编配标准，通过规章制度的形式固定下来。同时，明确行政消耗性开支管理办法，对难管易超的会议费、接待费、差旅费等，采取按标准一次一结的办法；对通信费，可按照职务确定标准，每月随工资发放；对车辆维修和油料消耗经费，在定车型、定人员（乘坐领导）、定指标的基础上，实行包干管理方式，超支不补，结余转下年继续使用。另外，要细化资产管理办法、使用范围，明确管理、使用和保管责任，真正把落实标准与加强管理有机结合起来，提高管控效果。
二、科学编制预算，严格执行预算，强化“预算管”
预算是行政消耗性支出管控的起点，是从源头上控制行政消耗性开支的关键环节。一是加大宣传力度。强化预算管理的前提条件是，机关或部门人员必须全面了解和掌握行政消耗性开支标准。这就要求财务部门要采取会议、网络、手册、板报等多种形式，做好宣传工作，让机关或事业部门的人员熟悉标准、掌握标准，努力营造按限额开支、按标准办事、按制度管控的氛围。二是科学编制预算。各部门应将各类行政消耗性支出预算具体到每个细项，报部门领导签字后，送财务部门审查。财务部门应根据限额标准、财力状况、制度规范等，科学合理拟制部门行政消耗性开支预算，并纳人单位年度综合预算，经党委例会研究审议通过后，报上级党委审批。三是严格执行预算。为了防止出现预算编制与预算执行脱节现象，应严把“三关”。即：严把借款关，对无行政消耗性开支预算项目的借款，超行政消耗性开支预算项目的借款，以及变通行政消耗性开支预算项目的借款坚决不予办理；严把报销关，对行政消耗性开支发票内容不全的，不符合行政消耗性开支范围、标准、限额的，突破行政消耗性开支预算季度（年度）指标的发票，以及无首长审批、经手人签字的行政消耗性开支发票等坚决不予报销；严把检查监督关，坚持逐级负责的原则，上级单位对下级单位行政消耗性开支预算执行情况，要定期进行检查监督，实行问责制，对情节严重的要按照有关规定进行处罚。通过这种方式，确保行政消耗性开支预算刚性管理措施落到实处，增强预算管理的实效性。
三、加强采购管理，扩大采购范围，促进“规模省”
做好物资集中采购工作，是加强行政消耗性开支管控、提高经费使用效益的有效手段。物资集中采购的目的是形成规模效益，发挥其采购批次多、数量大、价格低等优势，降低行政消耗性开支，提高有限经费的保障能力。一要扩大采购规模。积极拓展物资采购范围，尽快建立和完善基层部队采购明细目录，逐步扩大采购规模。特别是对办公用品、自动化设备、物资耗材、车辆装备维修，以及印刷、餐饮、住宿等各类行政消耗需求，均可纳人集中采购范围。二要组织好招投标。为充分发挥区域采购优势，增加谈判的有利条件，在驻地部队比较集中的大、中城市，应由军、师级单位统一组织集中采购招投标，确定供应商、服务商和维修点。三要实行定期采购。每年初，物资采购管理部门可依据批准的年度预算，将单位、部门各类行政消耗需求明细项目计划进行汇总，并通过招标方式确定的供应商、服务商和维修点进行采购。集中采购可视情每季或每年组织一次，对无法满足需求的，也可随时进行零星采购和定点采购。
四、严密支付流程，规范结算方式，突出“流向控”
随着军队财务管理改革的不断深人，近年来总部又推出了公务卡支付结算改革，并取得了明显成效。所以，在加强部队行政消耗性开支管控过程中，必须坚决按照总部的规定要求，在巩固原有改革成果的基础上，对于条件已经成熟的团以上单位，应全面推行公务卡支付结算方式。一要充分利用好地方社会资源。力争将公务卡结算纳人地方政府定点采购、定点消费体系，实现真正意义上的资源共享。二要制定公务卡支付结算实施细则。主要是结合基层部队推行公务卡支付结算具体情况，在严格执行总部规定的基础上，针对部队驻地特点，按照利于推广、便于操作、规范管理的原则，制定符合本单位实际的公务卡支付结算实施细则。重点对公务卡的申请办理、支付管理、结算报销、核算管理和使用要求等进行具体细化，采取实名制、明确持卡责任和卡片与密码分管等措施，防范资金风险，为公务卡支付结算改革健康运行提供依据和制度保障。三要逐步加大公务卡支付结算改革力度。充分利用“公务卡审核报销系统”，审查公务卡消费支出情况。严格审核使用公务卡消费所取得的发票是否附有小票和刷卡凭条，小票及刷卡凭条的时间、内容、金额、单位等基本要素是否真实，是否与发票相一致；对供应商具备刷卡条件的，财务部门一律不得办公务支出借款或将报销款项存人公务卡后提取现金，特殊情况需要预借款的，必须经部门领导审批；对应刷卡而不刷卡的，财务部门不予办理结算报销手续。四要实行集中支付与结算相分离。重点是区分好采购规模与金额，对小项零星采购实行公务卡结算支付，对大项招标采购实行电子划拨转账支付，由财务部门按照与供应商签订的协议，凭物资采购管理部门签发的采购单与供应商进行结算；对会议费开支，应实行承办与结算相分离的办法，即事业部门具体负责会议承办事项，财务部门按照会议费开支限额标准统一与承办单位直接结算，确保会议费管得住、用得好、不超标。
关键词：物资管理浪费内部监督 风险管理
中图分类号：F251 文献标识码： A 文章编号：
物资管理是企业管理的重要环节，而企业物资管理又往往是企业管理中的薄弱环节，容易出现一系列的暗箱操作、等问题。内部控制是企业为了提高会计信息的质量，保证资产的安全和完整，确保法律和规章制度的实施而制定和实施的控制系统，良好的内部控制能够提高企业的管理水平，防止企业管理过程中的错误。所以应当有效的加强对企业物资采购的全程监管，加强物资管理中的内部控制，保证企业产品的质量和经济效益。
物资管理中内部控制执行的难点
1、物资积压问题
在企业管理中，对物资的合理采购往往容易被忽视。物资采购管理环节涉及到物资使用部门、采购部门、保管部门，如果各个部门之间的信息交流不及时，信息不完整，都会造成仓库物资的积压。有的部门以临时性或抢修为借口，在没有详细计划的情况下进行物资采购，而保管部门由于物资品种繁多，管理琐碎等原因，对建立物资保管的限额没有具体规定，对采购部门也不能提供详细的情况，这些都导致了企业物资积压问题。
购买次品影响生产
一般情况下，物资在采购之后进行库存管理，并根据入库单据和发票进行报销付款。但是由于采购人员、保管人员和财务人原对于采购物资的质量等状况没有全面的了解，对物资好坏无法正确判断，而物资使用部门往往也没有参与这个环节，造成了在付款之前缺乏良好的内控措施，增加了物资采购的风险，对公司的经济效益以及安全都产生了不良的影响。
报废资产浪费严重
资产报废在物资管理中占有重要的地位，对企业来说这意味着净资产的流失，直接减少了利润。在实际生产过程中，因为设备故障问题需要更换或者整体设施需要改造，往往事先并没有财务人员参与，对确定报废的资产缺少专业的鉴定结果，而对新改造方案中也往往缺少对旧设备评价的依据，容易造成资产的浪费，不利于企业的发展。
物资管理中内部控制的策略
1、营造良好的控制环境
从企业整体上加强对物资采购决策者进行有效的监督，要实行回避制度，禁止领导干部的近亲属担任采购部门的负责人，禁止非物资采购部门的人员参与到物资采购工作中来。对于重要的物资采购项目要进行集体决策，成立领导小组，经过会议全面的进行研究，对物资的质量、性能、价格等要做出具体的范围规定。并且建立落实责任制度，将物资采购纳入领导责任问责之中。同时，还要提高企业经营者对物资采购环节的重要性认识，合理的设置物资采购机构有利于企业建立良好的内部控制，并对企业采购部门进行合理有效的监督。同时，也要加强对物资采购人员的教育工作。相对于企业其他部门来说，采购部门由于经常与外界发生交易行为，处于比较敏感的地位，所以要切实对采购人员进行遵纪守法教育，增强采购人员的法律意识，还要增强采购人员的道德教育，使采购人员在物资采购过程中能够自觉的维护企业的利益和形象。
进行科学的风险评估
应当对企业物资采购行为采取必要的避险管理控制措施。要强化企业的风险意识，注意市场环境的变化，健全企业内部控制系统，在采购活动中及时的进行风险评估，并采取有效措施进行调整，将采购活动中的风险控制到最低水平。还要对采购计划进行有效的可行性分析，通过对市场行情的调查，评估出所需物资的价格、质量等能否满足企业需求，并对供应商的资质和信誉等进行评估，在此基础上选择恰当的时间，根据企业的生产经营和仓储成本进行采购活动，有效控制企业物资管理中的采购风险。
健全内控制度，进行及时监督
物资的采购牵扯到方方面面的权力与责任，而且企业外部环境因素也无法确定，如果企业内部管理不健全，容易对物资采购的内部控制产生较大影响。所以应当加强对采购环节的控制，注重事前、事中监督，使物资采购趋于合理化、规范化。首先要健全业务员的岗位责任制度，业务人员要对所需的物资进行计划编制，寻找能够满足企业需求的供应商，并以最低的价格向供应商发出购货订单。在验收货物、存储或使用物资时，都要进行会计记录。还要建立健全招标采购制度，企业采购应当由不同的部门负责招标的各个程序，使部门之间相互监督。同时招标应当公平、公正、公开，避免人为因素的影响。也要健全物资采购的检查制度，对库存物资进行定期的检查，由多个部门成立检查小组，定期对物资进行盘点，查明账物是否一致，如有不符要查找原因，追究相关人员的责任。还要健全企业的内部审计制度，通过对物资采购的审计，防止采购活动的舞弊行为，发现问题及时的进行纠正，保证采购活动在国家法律和内部规章的范围内有效进行。
保证信息通畅
信息交流使企业物资管理内部控制的重要环节，应当建立起信息沟通的有效渠道，保证信息沟通的顺畅，及时将有效的信息反馈给管理层，帮助管理层进行决策。还要建立物资价格信息系统，对市场价格进行合理利用，为采购成本的预算提供依据。对物资供应商也要建立信息模块，使各个部门对企业物资供应商都有全面而细致的了解，有助于严格控制不符合要求的供应商进入企业的采购环节。
参考文献：
当前，随着石油行业国际化进程的加快，中国石油企业面临着国外石油公司的巨大竞争和挑战；同时，国内一些石油企业近年来勘探开发难度增大，企业资金严重不足，采油采气成本大幅上升，投资规模难以控制，成本竞争的压力越来越大。例如，中原油田现已进入了高含水中后期开发阶段，原油后备储量不足，吨油成本居高不下，降本增效便成为中原油田可持续发展的迫切需要。而在降本增效活动中，石油企业的物资供应管理就成为石油企业降本增效潜力最大、最有效果的着力点。[1]因此，一些专家、学者以及一些石油企业物资供应部门的领导和工作人员对石油企业的物资供应管理问题进行了研究和探索，提出了一些很好的对策和建议。笔者在认真吸取上述专家学者研究成果的基础上，结合自己在中原油田物资供应处的工作实践，以及目前石油企业物资供应管理上出现的新问题，拟对如何进一步提高石油企业物资供应管理水平问题进行再探索，祈望对提高石油企业物资供应管理水平能够做出一定的贡献。
一、目前石油企业物资供应管理工作中存在的问题
石油企业的物资供应管理就是对石油企业在生产运作过程中所需的物品从供应、生产、销售以及废弃物的回收及再利用等方面所发生的运输、储存、装卸、流通、配送和信息处理等活动的管理。石油企业的油气生产作业区域比较大，并且又处于复杂多变的野外环境中，这就增加了物资供应管理工作的难度。例如，中原油田的开发项目遍布四川、东北、新疆、广东等地，物资供应品种包括原材料、专用设备、专用仪器等56个大类，92000多个供应品种，专业性强，技术要求高，保供难度大。油田物资供应处为了保证供应，一般都在物资管理方面制定了严格的管理制度和规定，在一定程度上提升了物资供应管理工作的水平。但随着形势的发展，石油企业的物资供应管理工作也面临着一些新的问题。
（一）物资采购管理中存在的问题
目前，中石化系统在物资采购方面大都实行统一管理、统一采购、统一储备、统一结算的办法，但是，从新形势下的石油市场经济规律和资源配置等方面来看，这种做法也存在着一定的不足。
中国石油大学学报（社会科学版）2014年8月第30卷第4期强蔚民：提高石油企业物资供应管理水平的再思考一是中石化集团公司在物资集中采购方面缺乏灵活性，对各油田的生产实际情况考虑不周。例如，中石化集团公司在石油企业物资采购管理上要求实施集中采购，但是，集团公司的集中采购容易造成集团公司与油田企业间的信息反馈不及时，不利于及时变更物资采购和供应计划。集团公司集中采购，中间环节多，手续复杂，更改计划非常困难，不能很好地适应油田企业的实际生产需要。同时，集团公司集中采购在实际运作中也容易产生盲目采购、重复采购、价格偏高等现象。
二是在油田物资需求计划管理方面存在一些薄弱环节。由于受石油企业的生产特点的制约，石油企业的物资需求计划按实际生产情况更改的可能性比较大，物资供应采购计划的预测难度也就比较大。在此状态下，一些物资采购部门与物资需求计划提报部门以及物资需求计划管理部门等常常出现比较难协作的现象，如果物资需求计划编制部门的人员缺乏对石油物资需求规律的研究，就会在油田物资需求计划管理的及时性、准确性上产生问题。
三是油田物资供应处在采购行为的管理中，在物资采购计划、质量管理与物资采购执行部门之间存在着职能不分、职责不明，各部门间缺乏相互制约、相互监督的现象，由此增加了内部腐败的风险；而一旦出现问题时，这些部门之间就会出现相互推诿的现象。
四是采购来的物资在入库前都必须进行质量检验，但由于油田物资供应处各部门之间在物资质量管理、检验、监督方面缺乏有效机制，致使采购来的一些有质量问题的物资入库前不能及时发现，从而给石油企业的生产带来不利影响，甚至给安全生产埋下隐患。
（二）物资库存控制管理中存在的问题
1.石油企业的库存物资极易积压
由于油气生产中具有较大的不可预测性，因而，石油企业的库存物资极易积压，例如，中原油田物资供应处的石油专用管材库存的问题就十分突出。石油专用管材是油田生产的重要物资，中原油田每年消耗10万吨左右，石油专用管材具有消耗量大、价值高、易损坏等特点，因而，石油专用管材等极易成为库存积压的物资[2]23，成为库存控制的难点之一。再加上由于受传统油田物资供应管理模式的影响，油田物资供应处习惯沿用物资供应管理的计划、采购、库存、供应使用流程，设置多个大大小小的供应站，这种物资库存模式，必然导致库存储备规模比较大，在有些仓库中，甚至有几年都没有动用过的物资。储备物资占用资金过多、资金周转缓慢，必然产生经济效益低下的现象。
2.对物资需求预测、库存量、库存结构等方面的决策缺乏相应的科学性
石油企业物资供应管理部门只有在物资需求预测、库存量、库存结构管理等方面进行科学决策，才能为油田生产建设单位及时、保质、保量地供应所需的生产物资，才能降低物资成本，提高油田的整体效益。为了解决上述问题，按照中石化集团公司的统一安排，ERP系统已在中原油田成功上线，但由于该系统是按集团公司推广模板实施的，加之上线的时间紧，致使有些流程、功能不能满足物资供应部门的要求，其准确性差、过期数据清理困难、工作效率低。在此形势下，现在很多物资库存管理的控制仍主要靠个人经验来完成。在个人主观随意性的影响下，就会出现不该储备的物资库存量较大，而急需的物资却没有储备，由此出现了供需脱节的现象，在一定程度上影响了油田企业的正常生产。
3.对库存中的物资缺乏妥善管理
石油企业在生产中由于物资需求计划不准确、不及时，以及井下地质情况复杂等原因，极易造成一些物资在库存中形成积压。例如石油专用管材在库存中大量积压，石油专用管材一般都采取露天存放的方式，其经风吹日晒后，就容易产生锈蚀，时间一长，表面的麻坑就会逐渐加深，管材的强度就会大大降低，从而存在着报废的风险。[2]24除此之外，如果对库存中的物资缺乏妥善管理，不及时根据实际需求调整计划，也会导致库存物资短缺，影响石油企业的正常生产。
（三）物资供应使用管理中存在的问题
为解决石油企业的物资供应点多、面广、战线长的难题，有些石油企业只得多地区、多区域设立物资供应库和站。例如，中原油田随着外部石油工程市场的开拓与发展，物资供应便出现了工作点多、面广、战线长的现状。其原因是施工项目的物资需求随项目内容、设计、地点、甲方的变化而变化；施工现场远离本埠，远离城市，自然条件恶劣，社会保障能力极为有限；施工地点流动性大，外部集中供应点随施工地点的流动而流动。在此形势下，物资供应部门只得多地设物资供应库和站。由于供应处和站点、站点和站点之间、站点和库房之间信息交流比较困难，就必然使物资供应和使用情况的数据不能实现及时共享。物资供应处在深入调查、了解物资使用单位对油田物资供应的质量和需求的意见与建议方面也比较困难，因而，这就必然给物资采购计划的编制、计划的审批带来较大的盲目性。
（四）物资供应考核约束机制存在的问题
在物资供应中应建立科学有效的约束考核机制，明确划分供应处相关科室和责任人的职责，并将具体责任落实到每个人身上，这样，物资采购和供应管理水平才能得到提升。但是，在一些油田物资供应管理部门，这种考核约束机制还存在职责划分不清、没有严格执行相关规章制度的问题。如集团公司和中原油田分公司为提升经济效益，都要求物资管理部门要尽力降低库存成本，但是在实际工作运行中，物资供应管理部门内的计划、采购、库存和供应部门都可能站在本部门利益的立场上，各自为政，出现相互不配合的问题：物资供应等相关部门认为自己仓库中的物资品种和数量越多越好，可以在供应时方便、快捷，为此，这些部门为保证库存的品种和数量，往往会虚报需求量；而计划部门为减少库存成本，认为库存越少越好。这种现象对提高油田物资供应管理工作的水平极为不利，解决这一问题的关键是需要制定科学规范的考核和约束机制。
二、对提升油田物资供应管理工作水平的建议
解决当前油田物资供应管理中存在的上述问题，笔者建议应采取以下措施：
（一）提高物资采购管理工作水平
1.加强对物资采购计划编报的管理
对物资采购计划编报的管理是提高油田物资供应管理水平的基础。笔者认为，物资采购计划的编报应以满足油田企业生产需要、尽量减少库存积压和资金占用、提高物资采购计划的准确性等为原则，立足于对外部资源环境和内部需求特点的客观分析，以及对企业内外部管理资源的有机整合和综合运用，如此才能提高物资采购计划编报的准确性。为提高物资采购计划的权威性、有效性、实用性，还应强化对物资采购计划及参与计划编报人员的监督和考核，以增强他们的事业心和责任感。[3]
2.加强对物资采购过程的管理
物资采购过程主要包括物资采购决策、采购行为的实施、物资价格的控制、对采购合同的监督和采购资金结算等。加强物资采购过程的管理是提高油田物资供应管理水平的重要环节，对此，笔者建议采取以下两项措施：（1）按照物资采购管理工作的要求，实行事前控制、事中监督、事后评价的业务管理运行模式，组建采购管理工作评价组，随机抽取已执行的采购计划，从采购计划的编制质量、执行过程、执行效果等方面进行采购后评价、管理诊断和效益评估。（2）每月对业务部门采购计划的编制质量和变更情况进行通报排名，并在物资管理例会上进行讲评，将其纳入季度绩效考核，要奖惩兑现，以保证采购计划编制的准确性和有效执行。
（二）加强物资供应管理信息系统建设
建立公开透明、快速反应、高效运转的物资供应管理信息系统，有效解决合同审批、价格调整、质量信息传递、物资统计、供应商主数据维护、招标采购等关键问题， 形成采购业务与投资计划、财务与成本、库存等信息的集成，实现计划、采购、检验、配送、结算的供应链全过程的动态管理。目前，中原油田物资供应处面临着物资供应管理信息系统多、接口多、集成度低、系统间数据传输难、用户操作繁琐等问题，因此，笔者建议采取以下措施加强物资供应管理信息系统的建设。
1.统筹物资供应管理信息系统建设，提高系统的集成度
目前，中原油田物资采购供应管理业务中有ERP、EC、BW、CMIS、供应商、编码、MDM、化工系统，不同系统间接口传输问题多、数据同步性差。其中供应商管理系统、标准代码网站、MDM主数据平台3个系统都属于主数据管理，功能相互重合。因此，建议在现有应用系统的基础上，大力进行系统改造，减少系统接口，使业务人员用一个帐号登陆即可完成所有工作，以确保系统间数据的同步和一致性。
2.加强系统功能流程的设计与改进
建议在今后信息系统功能流程的建设中，一要重视功能流程的精细化、人性化设计，加强需求调研，降低操作难度，提高用户满意度。二要收集各企业信息化建设中的创新做法，做好甄别推广工作。如中原油田针对ERP系统统计分析和展示功能相对薄弱的问题，自主开发了物资计划管理、价格分析、物资核算、供应商考核、合同管理5个辅助管理信息系统，弥补了ERP系统功能的短板，较好满足了业务精细化、规范化管理的需求。三要针对集团公司采购计划等重点工作开发系统流程、物资管理考核指标体系，开发灵活查询预警功能，提高系统的智能化水平。
3.建立统一、高效的物资供应管理信息应用系统
为缩短有关问题解决的时间，建议集团公司建立所有信息系统问题总支持协调部门，对各企业提出的具体问题，由该支持部门安排相关部门落实解决。开发中国石化信息系统运维支持平台，在现有信息部ERP系统支持平台的基础上，增加EC、BW、CMIS、供应商等系统问题支持功能，并把平台用户权限由企业支持中心进一步延伸下放到企业业务单位，以加快问题解决的速度。除此之外，要尽快升级、更新CMIS系统服务器，解决系统运行速度慢、工作效率低的问题。
4.加强物资供应管理信息系统人才队伍建设
加强物资供应管理信息系统建设，需要大批物资供应管理信息系统的专门人才，物资供应部门可通过培训、技术交流等方式，培养一定数量的具有经济分析、经营和管理能力，熟悉油田企业生产过程，掌握电子信息技术和技能，具有信息系统规划管理、信息资源获取和利用能力的物资供应管理信息系统的高级专门人才，以推动企业内部的信息化建设。
（三）提高物资仓储管理工作水平
物资仓储的控制和管理水平能够从一个侧面体现物资供应管理工作的总体水平。对库存物资实施有效的控制和管理，降低库存成本，为油气生产提供的物资质量好、数量准，这是物资仓储管理的主要目标。中原油田物资供应处以控制总量、盘活存量、防范积压为目标，积极推进合理储备保供应的长效机制建设，特别在库存资金占用管理方面，各单位的“谁提报、谁负责；谁审核、谁负责”的责任主体意识进一步增强，大家积极承担库存控制责任，通过全面强化消耗分析，提前介入需求形成过程，有效提高了需求计划的准确性，形成了全员重视储备管理、防范库存积压的工作合力。笔者认为，为提高物资仓储管理工作的水平，还应采取以下措施：（1）必须严把入库物资质量验收关，认真检查入库物资的数量、技术指标、货号、规格、品质、标识等，对达不到生产使用要求或不合格的物资要拒绝入库；（2）尽量减少物资在仓储环节中的损耗，并按物资的不同用途、型号等，对其进行分级、分类管理；（3）严把物资出库关，防止有质量问题的物资进入生产领域；（4）物资在装卸过程中要按操作规范进行，避免在此环节对物资造成不必要的损坏。[4]
（四）对物资供应使用信息加强跟踪与反馈
1 背景
制造业直接为社会提供生活、生产的物质资料，为社会商品生产提供物质平台，是创造社会财富、满足人民生活需求的基础与来源，其发展关系到国计民生。制造业的发展很大程度上体现了一个国家的国际竞争力，其技术水平和管理水平是评价一个国家科技与工业实力、反映一国综合国力的重要指标。近年来，我国制造业技术水平飞速提升，但管理水平与国际先进国家和企业尚有很大差距，同等装备水平条件下，我国制造业的产品质量、交货周期、服务水平、劳动生产率、非人工成本等方面均落后于发达国家、先进国外同类企业，限制了我国制造业在全球化经济背景下的影响力和竞争水平。
随着社会生产生活水平的提高，工业产品的客户需求逐渐由通用标准型为主向高端定制型过渡，面向订单设计(ETO)的生产模式在制造企业的占比逐年增加，其产品实现过程项目管理特征愈发明显，传统的批产模式和项目管理方法的简单套用都不能很好的满足ETO的管理需求，需要进行针对性的探索与实践，找到适合ETO的管理模式。
2 分析
制造业价值链主要包括需求分析与确认、产品/方案设计开发、工程验证、生产制造、交付、售后服务等阶段。传统制造业对项目管理的应用主要集中在工程类项目、研发类项目和管理改善类项目。生产制造阶段是制造企业价值创造和利润产生的主要载体，与研发、售后之间边界明显，一般由不同部门负责，需要进行充分的工程化验证后将成熟的工艺技术、生产流程传递至生产单位进行制造，生产单位多采取批量生产或多品种小批量的混合排产，通过运用工业工程理论与技术以达到质量稳定、交付及时、成本优化等目的。按照对市场需求的响应方式，生产制造一般可以分为备货式生产(MTS)、面向订单装配(ATS)、面向订单生产(MTO)。随着社会生产力的提高、技术的进步，尤其是市场需求逐渐从通用标准型的供不应求向供大于求的高端定制过渡，面向订单设计(ETO)的生产模式在制造企业的运营管理中的占比逐年增加，并逐渐受到关注与重视。
ETO是按照某一个或一类客户的需求来设计并组织生产的一种生产管理类型，其产品实现过程将研发、生产与售后之间的边界模糊，往往是具有特定目标和范围的非常规一次性任务，产品具有相对唯一性，制造过程重复次数少，项目管理的特点明显，可以利用项目管理动态化、目标开放和管控柔性的特点进行从订单接受到产品输出地全线管理;在多数制造企业中，ETO与MTS、ATO、MTO共用生产资源，需要与运营管理相结合，同时运用工业工程的技术与技巧，针对性的探索与实践，找到更为契合、高效的管理模式与方法。
3 建议与措施
项目企业管理是基于临时性资源的管理模式，经过几十年的应用与不断完善，已形成一套较为完整、成熟的管理知识体系，具有相对完善的理念、概念、管理体系、操作流程、方法、工具等，基本实现了专业化和规范化。项目管理模式在针对临时性独特任务的管理中，具有目标开放、管理动态化、柔性规划与管控的特点，是基于战略布局、保障战略落地的有效的管理模式。
现代项目管理在理念上注重柔性与开放，在体系上注重模块化与专业化，流程上注重动态化与标准化，在方法上注重实用化与可视化，广泛应用于社会生产与消费活动的各个领域[1]。美国项目管理学会(PMI)推出的项目管理五大过程和十个模块” [2]推动了项目管理在实践中的应用，见表1。
ETO 模式可以视为研发+制造+售后全线打通的项目，因为与生产管理交叉，较一般项目管理在利润实现、需求分析、项目策划、成本控制等方面都有着较大的区别;由于在多数制造企业，ETO管理模式与传统批产的生产模式MTS、ATO、MTO存在软硬件资源上的共用，甚至混线运行，对项目计划的制定与项目执行的监控也有着不同于一般项目管理的更高要求，需要从项目管理各知识领域分析，梳理其对项目管理知识体系运用的方法、技巧和注意事项。
3.1 范围管理
项目范围管理包括确保项目做且只做所需的全部工作，以成功完成项目的各个过程。管理项目范围主要在于定义和控制哪些工作应该包括在项目内，哪些不应该包括在项目内。管理项目范围所需的各个过程及支持工具与技术，会因项目而异[3]。ETO项目策划的重要内容是订单合同条件与企业设计生产能力的匹配;项目实施的内容则是由变更产生的新工作(产品配置更改、材料清单变动、工艺流程修改、设备添置、人员调整等)和原有生产系统可利用的资源两部分组合而成。需要系统梳理重复性过程的生产基础和需求变化导致的变更，以此作为评价项目可行性、确定项目范围的依据。
3.2 成本控制
控制成本是监督项目状态，以更新项目成本、管理成本基准变更的过程，主要作用是发现实际与计划的差异，以便采取纠正措施，降低风险。ETO的产品实现是企业营业收入与利润的直接获得途径，区别于研发项目的投资属性。因此，ETO的管理对成本控制比一般研发项目有着更为苛刻的要求，不仅需要考虑预算的合理利用，还应将成本控制与压缩作为衡量项目完成质量的重要指标。在成本控制中，可以借鉴适用于批产管理的精益思想，针对制造过程的浪费进行梳理，找出可与批产共享的模块进行成组化管理，充分利用已有资源降低制造成本和管理成本。
3.3 风险管理
项目风险管理的目标在于提高项目中积极事件的概率和影响，降低项目中消极事件的概率和影响。
要想取得成功，组织应致力于在整个项目期间积极、持续地开展风险管理。但ETO较一般研发项目的风险小，因为ETO的客户和订单是确定的，只要符合订单要求就可以产生利润，因此在充分评价合同约束后对风险的控制水平可以适当降低，减少风险控制成本。
3.4 沟通管理
项目沟通管理包括为确保项目信息及时且恰当地规划、收集、生成、、存储、检索、管理、控制、监督和最终处置所需的各个过程。有效的沟通在项目干系人之间架起一座桥梁，把具有不同文化和组织背景、不同技能水平、不同观点和利益的各类干系人联系起来，影响项目的执行或结果。ETO之所以能够比传统MTS模式更易于满足市场需求，很大程度上取决于顾客参与设计的程度。在其产品实现过程中，顾客对产品的设计进行裁切、选择甚至对某些指标提出个性化要求，这都对范围、实践、成本的约束性提出了更为苛刻的要求，需要持续、高效与客户沟通才能及时监控以保证对客户需求的更合理响应;同时，沟通还利于降低项目的执行难度，某些客户在合同中设置的条件高于其心理预期，沟通存在使其放宽约束的可能性(如对产品的交付时间可能早于客户的齐套时间，可以借助沟通技巧了解其真实节点)，以便在项目执行中获得更大的灵活性。
3.5 生产计划与生产线排程
生产计划管理的核心目标是通过对资源的合理配置和对生产进度的详细安排，以快速响应、满足客户需求。生产线排程是生产现场最复杂、最核心的管理活动，也是企业实现效益和效率最基础的工作之一。多数制造企业MTS模式与ETO模式并存，在生产组织和现场管理中两类生产线实行混线管理，批产的重复性和ETO制造部分的临时性给生产线的排程带来了新的挑战。可利用成组技术和资源预留两种方式进行有效管理。
成组技术是建立在以相似性院里基础上合理组织生产技术准备和产品生产过程。制造企业的生产管理人员首先要利用成组化技术对现有的产品生产工艺过程、资源配置进行模块划分，划分的依据可以包括工艺模块、设备、人力资源等多方面的因素，其原则是模块内部的节拍一致、具有流动性，以及模块之间的管理方便和衔接顺畅。当有新的订单插入时，按相同规则对其进行模块划分，分析与固有模块的相似程度进行匹配，并比较差异进行资源的调整，直接排入下一排产周期，并在排程时适度加入一定比例的预留工期。对于成组化实施难度较大的产品订单，则需要统计和预测其对生产线能力的占用比例和客户的重要程度，同时计算批产订单的重要程度和交付水平，通过综合比较后在批产计划中预留出相应比例的时间以实施制造加工。
3.6 采购管理
项目采购管理包括从项目团队外部采购或获得所需产品、服务或成果的各个过程。项目采购管理过程围绕包括合同在内的协议来进行。理论上来说，ETO应该是接到客户订单后才进行采购、外协等活动，但在实际运行中会使交付周期拉长，不利于客户体验的提升。为了更好地提高项目执行效率，应尽量压缩采购周期。可以通过对需求的合理预测提前购置相应材料，还可以充分利用与批产混线的特点，通过提高零部件的标准化和通用水平，借用批产的原材料进行先期投产，从企业整体角度调配资源，达到生产准备速度与生产资料成本、库存占用的最佳比例，提高效率、降低成本。
4 效果与结论
某制造企业依据订单形式、交付要求等对现有产品进行了分级分类管理，系统梳理了ETO类产品与MTS、ATO、MTO类产品从订单到交付的管理流程，明确了针对资源占用的优先级和计划变更标准，有效改善了ETO类产品对生产线的影响，产品质量、成本、交付周期均获得了有效提升，如ETO类产品的交付周期在研发难度无较大变化情况下，由平均91天且不稳定(2012年度最长订单交付时间为143天)缩短为50天(2014年度最长订单交付期为 63天)，缩短达45%;客户抱怨降低80%(2012年共收到客户抱怨26次，2014年收到客户抱怨5次);其他类产品的交付进度也提升20%以上(2012年批产类产品交付周期平均29天，2014年批产类产品交付周期平均23天)，极大增加了企业的市场竞争能力。
制造企业的运营管理模式需要不断适应市场与客户需求的变化，追求价值导向的管理提升，才能在日新月异的竞争中立于不败之地。ETO模式是制造业发展的新趋势，需要有效结合传统的生产管理方式和标准的项目管理模式，寻找最佳结合点：
①利用项目管理对项目范围的动态、精确管理，运用项目沟通管理的技巧及时调整执行方式，可以充分提升客户体验。②通过成组技术的应用，系统、细致梳理生产工艺流程、制造管理流程，充分合理利用现有资源和传统生产管理工具、方法，提高项目采购管理效率、保证生产计划执行，从而提高交付能力、降低成本，整体提升企业绩效水平。③风险管理阀值的适当调低也有助于降低成本、提高效率。通过针对性发挥先进经营管理模式的特点与优点，在基础管理与管理文化之上进行充分的研究与实践，才是制造企业跻身世界强手之林的基础与途径。
关键词：医疗设备 合同档案 管理
中图分类号：C939 文献标识码：A
医疗合同档案是记载合同履行全部情况的文字资料，对医院的生存和发展有着极其重要的影响，合同档案不仅在于收集整理和保存利用，更在于“察往知来”。随着市场经济的发展，合同档案在医院采购管理工作中的重要作用日显突出，加强合同档案管理工作，已经成为医院档案工作中的一项重要内容。
随着许多高新技术医疗设备的引进，医疗服务质量和诊断水平的提高。医院采购管理工作成为不可或缺的重要环节，科学、规范、标准的合同档案管理是采购管理工作的可靠保障。这些档案的形成清楚地反映出采购过程完整的经济活动，真实地记录了医疗设备购置的历史，在整个医院的档案管理中具有重要意义。
一、医疗设备合同档案管理的重要性
（一）现实凭证作用
分析研究《合同法》我们可以发现，合同档案最突出也是重要的特点是要依据凭证性，也就是说依法订立的合同， 对当事人具有法律的约束力。合同的订立、生效、履行、变更以及权利义务的转让、终止、违约、责任等等，都必须完全地、唯一地依据合同档案，否则，就要承担由此产生的法律后果[1]。医疗设备合同档案是处理医疗设备纠纷的依据。医疗设备管理中，难免发生这样、那样的问题，如：技术资料的丢失、购买后质量不好或缺件、不按操作规程使用损坏设备或配件、经济效益发挥不好等。这些问题要明确责任进行处理，就必须依据医疗设备档案中的材料，按制度进行分析和落实责任。这样才能使管理水平逐步提高，防止类似问题再次发生。因此，在医疗设备采购中，合同档案不仅是对合同订立双方的凭据，也是医院内部协调的凭据。不同的职能处室收集不同的合同档案资料，承担相应的职责，在合同订立和后期实施过程中，存在的各种矛盾和责任追究，就需要通过合同档案来细化和评判。
（二）转化参考作用
合同档案可以为医院再次购置同品牌同型号医疗设备及领导决策提供历史依据，将合同档案转化为重要的经济信息，从而降低设备购置和维护的成本，争取在采购谈判中的有利地位。在采购招标过程中，经常能遇到供应商报价高的问题，而这时合同就成为我们的有利参考。医院采购的历史合同、兄弟医院的购买价格和配置，都是我们谈判的有力依据，使医院在采购过程中节约大量的资金，保证以最优的价格购置需要的设备。
（三）潜在预备作用
当医疗设备突然出现故障时，为工程师判断出现故障的原因和维修提供参考，减少判断和维修的时间和费用。在医疗设备招标采购时，我们会依据设备的情况，在合同中订立相关的补充条款，例如重要零配件的价格、相关的服务、后期维保的费用等，这些对于我们今后在设备使用过程中有很大的帮助，能够最大程度地保证机器的正常运行和病人的正常诊疗。
二、合同档案管理中存在的风险
（一）合同的规范化
合同是合同档案管理的主题，一份合同是否能够发挥它的重要作用，最根本的在于合同的订立是否规范，是否能够在现实的经济活动或买卖过程中起到凭证作用。现在的医疗设备购置合同，很多都存在不规范、不严谨，或有不平等的霸王条款等，这样的一份合同在法律意义上，很难体现它重要的凭证作用。医院作为医疗设备采购活动中的强势主体，在合同订立时具有一定的主导作用，这往往会使订立合同的双方无法保持平等的地位，这是目前医院在订立医疗设备采购合同时可能会存在的问题。
（二）档案资料收集的完整性
对于医院医疗设备采购来说，合同档案的收集是档案管理中最难的。合同档案管理是一个过程，不是买卖双方签订合同后就完成了所有档案资料的收集。医疗设备采购的合同档案管理包括：医疗设备的申请、审批，采购的调研论证，设备招标参数及与招标有关的一切资料，采购合同，验收单，技术资料，这些组成了一套完整的合同档案。而在实际工作中，有可能由于疏忽或随意，使得合同档案资料的收集不完整、有缺失。一般医院大型医疗设备采购项目的合同档案在收集方面比较重视，对于常规医疗设备合同和零星采购设备合同的档案收集则不太重视。此外，有些医院根本没有将医疗设备采购合同列入当前的档案归档管理范围，使得材料游离在医院档案室实际的管理范围外，也导致了医疗设备合同档案的缺失和不完整。除此之外，在合同收集中另外一个问题是在审核、审批、签署的过程中，因为类别和性质的不同，各种档案在办理的时候经过了不同的承办部门，存在着各种不同的承办问题，需要在承办的连贯性和一致性上有所提高。送交所有责任方，最后签署，合同的收集才完毕[2]。
（三）缺乏专职档案管理人员
基于医疗设备合同档案的复杂性和重要性，就需要有专职档案管理人员和档案室，这样更便于合同档案的管理。但是由于采购部门繁重的采购工作，无法安排专职人员来进行管理，合同档案的保存也没有固定的档案室，这对于医疗设备合同档案的保管和维护有一定的风险，长此以往可能会导致资料搜集的不完整甚至是资料的缺失。
（四）档案管理信息化程度低
目前的合同档案管理还停留在普通的纸质管理阶段，保存过程中容易有丢失，且纸质文件的保存要求较高，需要有专门的保存场所。有些通过对纸质文件的扫描，将文档进行保存，方便查询。但随着医院信息化的发展，纸质文件的保存已经跟不上现代化医院发展的脚步，医疗设备合同档案管理的低信息化程度不能满足医院后期发展的需要。
三、关于医疗设备合同档案管理的几点建议
（一）纳入正常档案管理范畴，规范医疗设备合同档案管理
将医疗设备的合同档案管理纳入医院的档案管理，才能使它得到足够的重视。医疗设备合同档案的特殊性，使它在整个医院的运行中有着不可取代的地位。因此，重视并严格管理好医疗设备合同档案是医院发展的重要环节。
除此之外，制定完善的医疗设备合同管理制度，明确合同管理办法和实施细则，包括制定合同的签订和履行制度、变更与解除制度、合同纠纷处理制度等，是合同档案规范管理的重要保证。医院只有制定医疗设备合同管理制度和配备专职合同管理人员，才能保证医疗设备合同的合理、合法及实现合同集中管理，才能实现合同档案齐全收集及规范管理，减少资料缺失和遗漏的问题发生。
（二）合同档案资料的收集要全面、准确、及时
通过对合同档案形式与内容的规范性的分析， 我们可以知道， 人们对合同档案的全面性与准确性的要求较之于其他种类的档案要高得多。这就要求档案管理人员熟悉相关的法律法规， 了解合同的办理状况， 保证不遗漏与合同有关的档案材料， 能够准确、有力地反映当事人的合法权益[3]。医疗设备合同档案需要了解医疗设备的相关政策法规，收集相关的资质证明材料，以保证购买医疗设备的合法性、合理性。基本医疗设备资料有医疗器械注册证、供应商及生产商的资质、授权，特殊医疗设备还需提供计量证明、压力证明等相关资质，这是医疗设备合同资料的特别之处。及时性，也是合同档案资料收集的要求。合同本身是具有时效性的，因此合同资料的收集也需要及时，及时收集资料，及时整理归档，才能使合同档案完整，并为以后的工作提供依据和参考。此外，档案管理员应当加强与相关职能处室之间的沟通交流，充分发挥主观能动性，了解不同职能处室合同档案资料的产生情况，避免遗漏；要用发展的眼光来看待医疗设备合同档案的收集工作，着眼于全局，做到未雨绸缪。
（三）运用信息化手段管理医疗设备合同档案
运用信息技术科学地管理医疗设备合同档案，实现医疗设备合同档案数据采集自动化、档案管理规范化、流程化，还可以解决原有档案管理过程中存在的纸质合同档案收集不完整、归档不及时的难点问题，解决管理模式与利用需求的冲突问题，解决档案管理手段落后的问题。目前，我院运行的合同管理系统，是针对合同的信息化管理系统，包括合同内容、签订时间、付款信息、合同附件信息等，相较于传统的纸质资料，更便于查询、统计，而这就是信息化给管理所带来的便捷。在医疗设备合同档案管理中，使用信息化管理，将更大程度的确保档案内容完整、利于档案保存、方便档案查询，使得档案管理人员更便于进行档案管理。
合同档案管理是合同管理制度的重要组成部分，是
医院管理中的一项重要内容，是维护医院合法权益的有力保障，具有十分重要的作用，可以为医院的经营决策提供依据，有利于促进医院的发展。随着经济生产和人们生活对医疗需求的增加，医院合同档案管理工作的内容不断增多，管理工作变得越来越复杂，大大提高了医院合同档案管理的难度[4]。这就更需要全面了解合同档案管理，采取科学的管理措施，实现高效、完整、科学化、信息化的合同档案管理，才能充分发挥合同档案的重要作用，为医院的良好发展奠定基础。当前，新的时代给档案事业的发展提供了新的机遇。总之，机遇与挑战并存，基层的档案事业发展还有很大的进步空间。我们在做好日常归档工作的同时，还应当积极思考，从提升档案服务效率的角度出发，不断地用实际行动去检验、去反思，寻找档案最佳的管理、利用方案。
参考文献：
[1] 田振英.论合同档案管理[J].机电兵船档案，2015（5）：49- 51.
[2] 吴鹏举.医院合同档案的建立与管理探析[J].管理观察，2014（31）：55- 56.
【关键词】马来西亚；地铁项目；物资采购；物资管理
0前言
随着国家“走出去”战略政策的引导与国内地铁项目施工技术与实力的增强，东南亚地铁市场也出现了越来越多的国内地铁盾构施工企业的身影。在东南亚地铁项目中，物资成本约占工程成本的50%-60%，对工程效益有着至关重要的影响，因此如何加强物资采购与管理工作，降低海外地铁项目的物资成本，提高地铁项目经济效益，对于每一个国际地铁项目来说都是一个不能忽视的重要课题，甚至会直接影响企业的经济效益。
1.马来西亚MRT工程概况
马来西亚马矿-金勿大公司（MMC-GAMUDA）组建的联营体公司简称MGKT为地下工程段的总承包商（马来地铁项目业主），中隧集团海外工程有限公司和中铁马来西亚分公司组建的联营体公司负责承建了【吉隆坡中心站】、【北入口～吉隆坡中心站】、【基隆坡中心站～帕萨森尼站】 1站2区间的工程施工，施工线路全长约为2.74km，施工模式采用的是设计、采购、施工总承包模式。工程范围包括隧道洞口工程、区间隧道及联络通道、逃生井附属结构、洞内铺底土建工程、车站工程、机电安装、建筑装修工程、地面景观工程、责任期的维护工程等，工程开工时间为：2012年8月1日，整体工程完工时间为2016年11月31日。
2.马来西亚MRT项目物资管理的特点与难点：
物资管理本身难度大，种类繁多、规格复杂，并且由于项目地处海外，与国内的施工环境不尽相同，项目的物资管理呈现出新的特点与难点：
（1）马来西亚盾构施工的材料工艺与规范、技术标准以及物资管理体系均采用英标体系下的管理要求，物资管理团队如何适应英标的管理体系是盾构施工物资管理的难点之一；
（2）盾构项目的设备、物资、材料供应周期较长，市场资源有限，由于供应周期长、市场资源的匮乏等因素，设备、物资、材料的采购定单需考虑足够的采购周期，否则将严重制约现场施工生产；
（3）马来盾构地铁项目由于政治、环境、法律法规、风俗习惯等诸多因素与国内不同，再加上中国承包商与当地的供应商合作过程基本都属初次合作，彼此缺乏了解，没有信任的基础，如何对供应商合理有效地管理也是盾构施工物资管理的难点之一；
（4）价格影响因素较多，东南亚盾构地铁项目的物资采购，要同时面对国内、当地以及其他近邻国家等多个市场选择，各个市场的关税政策、市场供需以及币值汇率、货物运输方式、税率、保险等均有不同，经常会出现同种商品在原产地或不同国家，采购价格差异较大的情况，如何合理控制物资采购价格也是盾构施工物资管理的难点之一；
（5）采购成本较高：有时可能采购一个非常便宜的东西，也要专人办理；或是某些配件供应商规定了供货下限，哪怕只需要一个配件，也得按供应商要求的下限采购，增加了采购成本；
（6）国内物资管理人员自身素质的问题：国内物资采购及管理人员对物资管理制度理解参差不齐，管理人员水平包括管理能力、专业的局限，英语水平等良莠不齐，导致物资采购及管理在执行中屡有偏差。
3.马来西亚KVMRT地铁项目物资采购与管理的具体实践
马来KVMRT项目由中国中铁马来分公司与中铁隧道集团海外公司组成联营体，共同组建马来西亚KVMRT项目经理部，实施项目运转与管理，项目部刚开始组建，就秉承“开拓创新，专注卓越”的项目理念，加强学习国外先进的管理理念，以国际先进的管理水平、施工标准为目标，不断提高项目物资采购与管理水平。
（1）前期物资相关技术资料的收集、整理、学习
马来项目在获知中标后立即成立项目筹备组，针对海外施工与国内施工的差异性，需要在项目前期的筹备阶段收集、整理招标文件中相关的物资资料、图纸、有关要求以及学习英标体系的材料规范，掌握当地物资管理相关的法律、法规。
（2）通过充分的市场调查，制定采购策略，整合国内外市场资源
由于国家所处地域不同，材料设备的价格也有较大的差别，在项目筹备阶段，马来项目部组织了大量人员对当地市场进行考察，对中国国内和马来当地及周边国家的材料、设备市场进行细致的了解，在充分的调查和了解的基础上，编制了设备、材料、物资的采购策划。在结合价格、供应周期、清关要求、供应商实力等众多因素的基础上，筹备阶段及时锁定了设备、物资、材料的供应国家、渠道和供应商，为下一步的施工做好了充足的资源准备工作。
（3） 实行“大采购”的战略
马来项目在包括东南亚市场、国内市场乃至欧美市场范围内运用“质量、服务、技术和价格”四要素，对供应商进行评审，扩大采购范围，寻找合作伙伴和质优价廉的商品。该战略可以充分利用国内、国际的资源，采购我们需要的、价廉物美的各种物品；
（4）实行“采管分离，集中采购”的原则
马来项目部分设采购部与设备物资管理部分别对项目所需设备物资进行采购与管理，采购部主要负责采购工作的相关事宜，而设备物资部主要负责设备物资进场后的管理。
实行“集中采购”的原则可以精简采购人员、降低库存、降低采购成本；而“采管分离”则可使得各部门职责分明，大家各司其职，减少了工作中的冲突，提高了工作效率并加强了物资采购监督，减少舞弊行为，取得了较好的经济效果。
（5）严格的物资采购分级制度
马来项目根据采购物资金额的大小，制定了严格的物资采购流程，根据单批物资的价值设1万元以下、1-5万元、5-20万元、20-50万元、50万元以上共计5个级别，采取不同的采购流程，如：单批物资价值在1万元以下，由采购工程师直接在选定供货商中采购，项目经理审批；而单批物资大于50万，则供应商调查（至少5家）资格预审招标评标谈判合同评审并报董事会审批合同确定。
采购分级制度的建立具有规模采购的降低采购成本与物流成本，保证了效益最大化，提高了项目的效益，也兼顾了分散采购的灵活性，能够迅速应对市场的变化的优点，是切实可行的采购制度；
（6）各部门参与的滚动式采购计划
在马来地铁项目执行过程中，项目部采用各部门参与的滚动式采购计划包括项目开工前的项目总体采购计划、分部工程物资采购计划、两月屋子滚动计划、两周物资滚动计划，而相对于计划性要求更加严格的主材如：管片、混凝土则要求精确到3-4天。
（7）供应商的动态管理
采供部设专业的采购工程师在采购前期负责了解市场信息，开拓采购渠道，拟定采购方案，确认供应商的相关资质文件并负责对已列入项目合格供方名录的供应商定期进行质量跟踪与测评。采购工程师定期对产品使用情况进行调查，并征求工区与其他部门意见。同时对供方提供的资料与供应情况进行评定，当发现有所供物资不合格现象或某些资料失效时应及时向供方反映，视其整改情况决定其是否继续具有合格供方资格。
（8）理顺物资清关，加快物资供应速度。
采购部通过加强当地海关法的研究，熟练掌握海关申报，理顺材料设备清关工作中存在的障碍，规避由于清关延误导致的滞港费等风险，提出了 “100%准确、100%速度”的目标。1100%准确是指签订订货合同后、货物到达之前要求采购人员加强与外国公司的联系，确认承运公司信息，使发票、原产地证书、装箱单、提单等清关文件做到100%严格准确，让海关无咎可查。2100%速度指货物到达后要求采购人员加强与海关协调，争取尽快完成所有清关手续。采购渠道的畅通和清关手续的理顺，使马来西亚KVMRT项目的海外运作更加顺利通畅，为更好地与甲方合作和创造优良施工质量提供了可靠的后勤保障。
（9）全面、全过程、全方位的精细化现场物资管理理念
为了提高现场物资、材料、配件管理人员和使用人员的成本意识、质量意识、责任意识，确保工程物资、材料质量合格、使用合理、消耗最小，以满足施工生产的需要，确保各项物资配件管理有章可循，项目部将全面、全过程、全方位的精细化管理理念贯穿物资现场管理始终，主要包括：
1规范验收管理。马来项目部门制定了严格的物资验收制度与程序，保证了物资设备质量，分清供货方、项目部及使用方的责任，确保收货品种、规格数量等准确无误，符合工程施工的需求，确保了工程项目的质量及经济效益最大化；
2加强库存管理。由于海外工程项目工期紧、物资品种繁多、数量大，这就要求现场物资管理人员合理的安排，加强物资储备管理，界定合理库存，重视物资调剂。并据此制定了严格的项目材料库存管理制度与措施，概括起来一是坚持“三分法”。材料保管执行分类、分库和分层管理，排列有序，一目了然。二是材料使用执行“三登法”。材料进库由材料员分类登记，材料出库、消耗由使用者登记，材料存库由材料员分类盘结登记。三是物资盘点做的“三清”：数量清、质量状态清、帐清；“三有”：盈亏有原因、调整有根据、事故损坏有报告；“一相符”：帐、卡、物相符。四是物资发放与出库要严格把关，更好地控制物资消耗，规避材料发放的任意性和材料浪费，并且出库物资必须凭证齐全、手续齐备、数量准确、质量完好、包装牢固、标志清楚。
通过以上马来地铁物资采购与管理实践，有效的保证了马来地铁项目的物资供应，获得了较大的经济效益，2013年12月24日，北洞口到中央车站的区间已顺利贯通，比计划工期提前了一个月的时间，获得了业主与监理方的高度评价与国际同行的肯定。
4.类似海外地铁项目物资管理的进一步探索
（1）马来项目的物资管理存在的不足：
马来项目物资管理取得了长足的进步，逐渐能够适应海外项目环境，但也存在这样那样的不足，体现在：
1对当地物资市场环境了解还不够深入，尚不能构建高效的物资管理信息平台。
2“全员物资管理”的观念还未深入人心，还存在管理的盲区；
3采购方与供应方掌握的信息不对称，尚不能形成全面地供应商评价体系；
4海外项目物资管理手段较落后，物资管理的工作效率不高；没有适应海外项目物资管理特点的管理软件，从而不能及时掌握整个项目的物资动态，不利于协调生产。
（2）改进海外项目物资采购与管理的进一步探索与措施：
海外物资采购与管理的关键在于对当地市场环境各要素的适应，采用属地化、系统化、信息化的管理理念，动态地对海外项目物资进行管理，才更加有效。
1充份理解和熟悉当地建设工程法律、法规、经济、文化、风俗及专业知识
国内企业在海外项目物资采购与管理过程中，如果不熟悉当地的建设工程法律、法规、经济、文化、风俗及专业知识，供应商或是业主很容易形成索赔点，从而造成较大的损失。
2加强学习英标体系的材料工艺与规范
目前国内企业的海外施工的项目大部份是在英标管理体系下的工程施工，国内企业如果要在海外施工的英标体系下生存，需不断的加强对于相关规范的学习，积累经验，才能有实力和国外公司进行博弈，只有了解规范的内容，才不至于当别人提出一些无理的意见之后还不能进行反驳。另一方面通过英标规范的学习，也是提高英语水平和专业知识最好的途径之一。
3中外结合，有效利用当地资源
由于国内的施工企业队伍走出国门之后因为各种因素很难在短时间内适应当地的物资采购与管理工作，在这期间最有效的方式是聘请当地的工程师，利用他们的语言和地域优势于再结合我们的工作经验，才能更快的适应海外的物资采购与管理工作。
有些设备、材料、物资国内定购的时间周期长，质量方面还不一定有保证，最重要的很多从中国采购的设备由于无法满足当地安全、环境的规范要求，造成采购的物资不能使用，如电料如果没有ROHS的认证在当地根本不能使用，因此在当地市场采购的物资，虽然价格上类比国内要相对高些，但质量上得到了很好的保证。
4以合同为准绳，公平、公正的采供关系
海外设备物资采购合同谈判与签署过程中原则上双方都有“对等”的权利和义务，供应商在执行合同过程中可以完全不执行采购方一些合同之外的要求，因此在供应管理过程中需要依据合同找到切入点。国内则习惯采用领导出面要求、开会强势要求、会议过激语言、命令式口吻、电话的催促、罚款扣款要挟等方式约束供应商，但在海外物资管理过程中这些方式都不具有多少约束力。由于海外市场中供应商普遍的合同意识、维权意识都较强、并且市场资源有限，市场环境也相对公平、公正，在一定程度促使了采购方与供应商的对等关系。
5最大限度的沟通、协调
通过会议、邮件、信函等方式交流，及时、有效的沟通协调，同时也是相互索赔重要的证据支撑，文件、信函、邮件的回复都有时效性，在规定的时间内如没有及时回复将文件、信函、邮件陈述的内容视为事实。
6建立健全与海外市场环境相适应的物资供应体制。
对国际工程承包项目物资供应机构进行合理规划和设置，将影响到项目实施的效率。根据采购目标及项目规模适应性原则，国际承包工程项目物资供应机构其职能应该包括物资计划管理，采购管理，内部和外部商务合同起草和函件处理，运输管理，报关及清关管理，对外技术咨询，统计数据，资料报批，物资仓储管理等。
7建立必要的监督制约保障体系，明确物资管理的责任体系，实现责、权、利相统一。
一是把物资管理考核监督工作纳入整个项目物资管部门工作实绩考核的范围，项目领导负责对此项工作进行评价。二是把项目对采购成本、采购资金的控制能力及物资库存合理与否作为项目经营业绩考核的一个重要组成部分。三是建立一套海外项目物资管理的效能监察体系。
8构建基于WEB平台上的适合海外项目物资管理特点的物资管理系统。
构建基于WEB平台的物资管理系统从而形成包括采购计划和采购实施信息、采购商品检验入库及库存物资信息、市场商品价格信息、供应商管理信息等在内的信息平台。从而可以随时查看整个项目的库存动态，科学管理库存，减少库存积压。同时由网上开具各类验收单、发料单、入库出库单，极大地减轻了业务人员的工作强度，也避免手工开具所带来数字误差，提高库存信息的准确性，真正实现物资管理动态及信息目视化，保证物资信息传递及时流畅、反馈迅速从而掌握整个项目的物资库存动态，以便协调生产；
9提高物资管理人员的综合能力
海外物资设备采购与管理工作的复杂性和多变性决定了物资采购与管理者需具备较强的综合能力，如提高个人的组织能力、丰富自己的专业知识、提高自己的英语水平等，才能够游刃有余的适应各种环境和复杂局面。
6.结束语
随着我国施工水平的国际竞争力进一步加强，我国对外工程承包的业务规模不断扩大，施工质量与效益也进一步提高。物资工作要适应海外市场的新环境、新特点，采取多种策略，建设适用的供应与管理体系制度与流程，才能不断满足海外工程发展的需要。
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