时间：2023-07-12 17:08:44
开篇：写作不仅是一种记录，更是一种创造，它让我们能够捕捉那些稍纵即逝的灵感，将它们永久地定格在纸上。下面是小编精心整理的12篇采购流程的管理，希望这些内容能成为您创作过程中的良师益友，陪伴您不断探索和进步。
一、风险管理与内部控制
风险是对企业目标实现产生影响的事项发生的不确定性，危险和机会并存，是一个全面的概念。风险控制，就是企业根据风险应对策略确保全面风险管理目标得以实现所采取的，针对企业在实现其既定目标过程中可能遭遇到的风险而制定和实施的，保证风险应对方案或风险管理策略得到正确执行的相关措施。
全面风险管理对企业的重要性是毋庸置疑的，其关系到企业战略目标的实现，关系到企业持续、健康、稳定发展。企业实施全面风险管理主要是来自外部的压力和内部的需要，长远来看，起决定性作用的是内部需要。
在风险管理方面，我国一些企业已经进行了积极的探索和实践，取得了初步成效。对如何控制和管理风险已经由起初的认识风险、重视风险管理逐步转入到如何建立全面风险管理体系。企业不可能一直处于无风险的环境中，因而要采取有效措施控制风险以求得生存与发展。风险管理和内控机制建设的融合是一个必然的趋势，我国现行的内控体系逐步地向全面风险管理体系升级和完善也是一个必然的趋势。
二、ERP环境下的采购业务流程
ERP管理系统的实施在很大程度上改变了企业的业务流程，使企业不再围绕某一业务功能或者职能部门运行。一个完整的ERP系统亦即是人力资源、财务、销售、制作、分销以及供应链管理等的集成，实现了跨职能部门业务处理。
ERP管理系统的采购系统实际是由采购管理和应付账款两个子系统构成的，同时，采购作业与存货管理也有着密切的关系，可以说，企业采购业务的成本在很大程度上取决于存货管理的质量。图1为采购系统与其他相关子系统的数据关系。
无论对工业企业还是商业企业，采购环节都是企业价值实现的开始，采购成本的高低对企业最终的利润有直接影响。因而采购子系统是ERP的重要组成部分之一，在保障信息正常流动、降低成本、提高资金利用率以及提升企业经济效益方面起着极其重要的作用。在ERP中，采购管理子系统的业务流程是从生产部门的物资需要出发、对企业的物资采购活动进行规划的一系列活动，图2即为ERP下采购/付款业务的一般流程。
ERP环境下的采购业务流程首先是根据采购计划提出请购，经审核后，按照ERP系统设定的请购价格录入请购单并生成采购订单，之后根据订单内容对供应商发来的货物进行数量上的点收和质量上的验收。验收合格后的物资入库，反之进行退货处理。流程的具体描述为：
（一）请购
首先由仓库管理部门提出订货要求，然后根据其要求编制请购单，再对请购单进行审批。审批过程是对该笔请购交易的认可过程，也是对该笔请购交易的控制过程。为了验证该业务中库存商品的种类、规格的正确性以及请购商品数量的可接受性，ERP系统通常设有库存管理模块，对库存商品进行管理和控制。
（二）编制采购订单
采购部门在收到请购单后，对经过审批的请购单发出采购订单。对每张采购订单采购部门应确定最佳供应来源。对大额、重要采购项目应采用竞价方式确定供应商，以保证供货的质量、及时性和成本的低廉。
（三）验收商品
验收部门代表企业接收供应商发运来的商品，应当逐一比较所收商品与采购订单的要求是否相符，并编制收货报告。
（四）储存已验收的商品
单独设立存放商品的存储区，确保实物资产的安全与完整。在ERP系统中预设定期盘点提醒模块，同时，应由不同的部门来履行对已经到期商品的盘点工作。
（五）对采购发票的处理
通过采购入库单与采购发票的比较，把采购入库业务与采购发票业务联系在一起，也把物流与资金流联系在一起，即“采购结算”。
（六）对付款业务的处理
通过采购发票与付款单的核销，更新与供应商的往来账，同时把采购发票业务与采购付款业务联系在一起，生成记账凭证转总账系统。
三、风险管理视角下的ERP采购流程主要风险及其控制措施
采购与付款业务对实现财务会计报告真实可靠和资产安全完整性有重要影响，对其进行风险控制至关重要。这需要企业管理层把风险控制作为全面风险管理的一个重要环节，针对企业在采购与付款循环中可能遇到的风险而制定相关措施并加以可靠实施，保证风险应对方案或风险管理策略得到正确执行。由于风险分为可控风险与非可控风险，因而企业应当（也只能）对可控风险采取适当的具有针对性的措施控制，确保将剩余风险控制在可接受水平之内。以下主要从采购业务流程风险和采购技术架构风险两方面来进行分析。
（一）采购业务流程方面的风险
基于ERP中的采购流程，不同环节主要有如下几种风险：
1.订购物资过程中的风险。例如前期研究、信息的反馈、资金供应等会影响采购计划。在此情况下，企业可采取如下控制措施：
（1）作为经济订货量（EOQ）等传统系统的补充，利用信息技术建立存货水平检测系统来监控存货水平。对大宗采购必须做各种采购数量对成本影响的成本分析。
（2）货物订购不正常或者超过一定金额时需要说明理由。为避免员工出于个人利益而订购物资，可授权签字或加强审批，并可要求详细说明订购该物资的目的。
2.选择了并不适当的供应商的风险。此时企业可采取的措施如下：
（1）建立并强化利益冲突政策，明确利益冲突行为以及参与这些行为的后果。实际上，我国很多大型企业已经通过实践并在此环节建立了较好的规范制度。
（2）建立供应商可信度及产品质量标准。企业首先应对供货商的生产能力水平、产品质量、可用性、按期交货率等建立评价指标，然后利用采购管理系统中的历史数据选择最佳评价方法，最后结合上两步中的供应商评价指标和评价方法选择确定最佳供应商。在实践中，有部分企业为自己建立了“首选供应商名单”以供选择。
（3）可以与选定的供应商建立战略联盟，例如企业可以选择信誉好、安全可靠的物流承运人建立战略合作关系，从而达到降低成本的效果。
（4）及时更新供应商信息。供应商管理是供应链采购管理中一个相当重要的环节。企业应当对包括供货范围、供货能力、供货质量以及与本企业合作的历史记录在内的供应商的各种信息及时更新。
3.存货管理的风险。这种风险包括验收商品时验收了未订购或者不合格的物资或者存货被偷窃、毁损等。此时可采用的风险控制措施包括：
（1）严格对比收货单与已审批的采购订单。文档匹配是一项基本而重要的内部控制措施，例如应当严格比对已收到的货物是否有对应的采购订单。
（2）确认收货前要仔细检查，验收人员要明确掌握可接受的质量标准，必要时抽取样本来验证商品是否满足标准。
（3）为采购的商品购买保险。这是对万一发生损害的物资所做的财物补偿。
（4）对存货和授权、保管与使用功能进行分离。职责分离是重要的内部控制程序，资产的实物保管、使用授权、日常记录工作应当分离。
（5）建立内部审计部门。SOX法案对公司中建立内部审计的重要性有详细说明。
（6）利用先进的信息技术管理存货。例如使用存货条形码技术或者为存货建立射频识别（RFID）标签，现在的“物联网”技术就在很大程度上依赖于RFID的应用，其通过RFID标签、射频扫描仪等设备分类遥感从而获取数据。在这种技术下，企业可以全程追踪存货从收货部门到仓库的全部过程。
（7）规范存货编码。存货编码是ERP信息标准化和规范化的基础，是保证系统有条不紊运行的首要条件。在ERP物流系统中，所有存货信息的交流和传递都是通过对存货的编码来实现的，尤其体现在计算机识别和检索存货的首要途径就是存货的编码。
4.付款审批的风险。在此环节企业可采取如下风险控制措施：
（1）在签发支票前应当严格核对相关文档（包括采购订单、收货单以及发票）。当三种单据俱全并各自匹配时，表明采购订单上的货物已收到，此时可按发票显示金额付款。
（2）合理确认付款期限以获得折扣。企业可以利用软件等信息技术合理规划，在现金折扣期满前付款。
（3）通过网上银行进行支付。实际上在线支付不仅使付款流程更有效率，它更是对付款实施的强大的内部控制。
（二）采购技术架构方面的风险
ERP系统的使用涉及到整个企业的全部业务流程，高度集成的功能和系统使用户无论在企业的哪个角落都能获得访问系统并有可能控制或改变账套的业务参数。其网络应用结构可以便捷地实现各个不同业务模块之间的信息的即时传递，可以使企业的内控体系实时反映运营状况。但是，显然ERP下采购环节的高度集成性和分布式的系统技术结构同样会为企业带来风险，主要体现为以下几种：
1.ERP系统下的采购功能模块使得任何一点出现问题都会影响到其他模块的正常运行
此外，ERP系统还应具有扩展功能设计。由于企业所属行业不同、规模不同、生产过程不同、自身的供应链不同，所以实际选用的ERP系统并不相同。而且各个企业对ERP的应用程度也不相同，直接影响到供应链采购管理方式和所构建的ERP系统功能。因此要实现ERP系统的供应链采购管理，首先要分析企业采购管理的信息化进程，尤其是对ERP系统功能及其应用现状做详细了解，才能找到最佳的ERP系统的供应链采购管理方式、数据库结构和操作功能的切入点，以保证最后设计出实用有效的ERP系统功能。
2.复杂的ERP系统使得采购系统控制和审计人员必须具有相应的专业知识，造成采购系统审计难度加大
综上所述，不同的企业因其性质不同、业务规模不同而具有不同的风险。企业管理层应当界定风险控制的内容或要素，并针对不同风险制定应对策略。风险管理过程只有在将风险意识、风险计量以及风险控制战略全面整合起来时才能有效。本文所提到的供应链的采购环节，其风险控制的影响将体现在生产过程、模式识别、质量控制、风险分析等环节中，对企业整个生产流程意义深远。因此，企业应当在全面风险管理的视角下，树立风险意识，选择合适的应对策略和采取正确的应对措施。
【参考文献】
[1] 常静.ERP环境下的采购流程与应付账款的核算及控制——基于A企业集团实施ERP的思考[J].西安财经学院学报，2006（4）：69-72.
[2] 王振武.基于ERP环境的采购业务流程控制[J].财务与会计，2007（11）：53-54.
[3] 孙月红.探析企业实施ERP项目成败的因由[J].黑龙江科技信息，2009（5）：71.
[4] 陈林峰.ERP系统下购货与付款业务的内部控制设计[J].财务与会计，2009（1）：27-28.
关键词:采购管理系统 业务重组 思考
企业要实施ERP项目计划，首先要进行业务流程重组（Business Process Reengineering，简称BPR），优化采购业务流程，使企业的采购供应活动在企业的生产计划指导下更好的服务企业活动，尽可能在每一个采购环节活动上实现利益最大化，减少无效的或是不增值的采购活动，从整体采购流程全局上实现企业目标最大化。下文首先分析采购管理系统中业务流程重组的含义，进一步阐述在采购管理系统中重组业务流程的必要性，采取有效措施优化采购管理系统中业务重组流程。
一、采购管理系统中业务流程重组的含义
业务流程重组（Business Process Reengineering，简称BPR），最先在90年代初由美国MIT的哈默教授正式提出，根据哈默和钱辟的定义认为：“BPR就是对企业的业务流程进行根本性地再思考和彻底性地再设计，从而获得在成本、质量、服务和速度等方面业绩的戏剧性地改善”。采购管理系统中的业务流程重组主要是对企业采购业务流程环节进行优化，运用现代化的管理手段、先进的制造技术和信息技术，健全过程型组织机构，从根本上进行彻底的再设计，从而在质量、成本以及速度等方面进行完善，实现企业业绩的最优化，使得企业采购活动更加科学合理。
二、在采购管理系统中重组业务流程的必要性
(一)保证采购管理系统的柔性化
在采购管理系统中，由于采购业务中不确定性因素较多、不同组织结构采购变化大等现象，在采购系统中运用业务流程重组，利用工艺流程技术有效地实现了过程逻辑和应用逻辑的分离，将人、应用工具以及信息合理地进行组织，对采购的全过程进行部分或是全部的集成管理，保证了采购管理系统的柔性化，提高企业的市场应变能力。
(二)有利于降低成本，提高企业利润
采购业务是企业和公司必不可少的环节，采购成本在整个企业成本中占很大比例，因而在采购管理系统中重组业务流程对于降低企业成本、提高企业利润有着重要意义。采购业务流程重组的主要目标是对成本、质量、服务以及速度等方面进行完善，以最低的成本保障供应，同时实现库存量的最低，在保障品质的基础上寻求最低价格的供应商，关注市场变化，以顾客的需求作为供应采购的依据。柔性化的采购管理系统，更有利于实现企业成本核算，提高企业竞争力。
(三)顺应知识时展要求，促进企业的可持续发展
在当前信息技术迅速发展、全球经济一体化进程加快的形势下，企业所面临的竞争环境和时代背景都发生了重要变化，人类已经步入到了知识经济时代。采购管理在企业中的作用更加重要，在采购管理系统中运用业务重组，对采购业务进行重新定位、重新设计以及重新组织等，在知识时代的背景下，追求产品的个性化，扩大竞争空间，不断进行创新，促进企业的可持续发展。
三、采取有效措施优化采购管理系统中业务重组流程
(一)树立采购管理系统中业务流程重组思想
做好采购管理系统中业务流程重组工作，首先要树立正确的业务流程重组思想。业务流程重组是一种思想，作为一种革新理论，正确认识其内在机理和本质规律，完善相应的方法体系，制定相应的采购业务流程重组策略，使采购业务流程重组为企业带来新的活力，促进企业发展。由于业务重组必然会带来人的思维方式以及企业模式的变革，发生权利和利益的转移，因而要求高层领导要积极参与和支持采购业务重组工作，保障采购业务重组工作的开展。
(二)建设健全企业内部采购业务重组体系
加强企业内部采购业务重组体系建设，完善方法体系和相应的分析工具，是采购业务重组真正落实到企业实践活动中。明确相关负责人员的责任和义务，保证事事有人做，出现问题有人承担责任。落实奖惩制度，充分调动员工的积极性，鼓励大胆创新，合理应用相关的信息技术，加大资金投入，做好对执行者的培训工作，完善基础设施建设，支持保障采购业务重组流程的顺利进行。 转贴于
(三)加强企业采购业务重组执行者队伍建设
在整个采购管理系统中，执行者对业务重组工作良好开展起着主导作用，因而加强采购业务重组执行者的队伍建设至关重要。科学合理组织采购业务流程重组工作人员队伍，加强其职业道德和素质水平培养，充分了解业务重组相关方面的知识，具有大胆创新的精神，定期进行培训，促进自身的长期发展，不断学习新的知识。赋予执行者所需的决策权，保障信息的及时传递，调动执行者的积极性。
四、总结
综上所述，正确认识采购管理系统中业务流程重组的重要性，保证采购管理系统的柔性化，降低企业成本，提高企业利润，顺应知识时代的发展要求，推进企业的可持续发展。树立采购管理系统中业务流程重组思想，健全企业内部采购业务重组体系，健全企业内部采购业务重组体系，更好的促进采购管理系统中业务重组流程工作的优化。
论文摘要：项目管理是当今一个倍受关注的领域，项目采购管理又是其中一个重要的内容方向，本文所探讨的就是在项目采购管理中，从项目资金的合理使用角度出发，明确项目采购管理中的关键环节、科学流程和注意事项，以期降低采购成本，减少现金流出，提高项目资金使用效率。
项目管理是在有限的资源条件下，为实现项目目标所采取的一系列管理活动。项目采购管理是项目管理的重要组成部分。项目采购管理几乎贯穿于整个项目生命周期，项目采购管理模式直接影响项目管理的模式和项目合同类型，对项目整体管理起着举足轻重的作用。
随着经济的发展和对项目管理、采购管理认识的不断深入，采购在工程项目中的角色已经从单纯的支持服务发展成为新的利润增长点，采购管理也发展成为成本控制和促进项目效应最大化的关键环节之一。
1.明确项目采购管理中的关键环节
企业规模越大，采购金额越高，管理者对程序的设计越为重视。这里将一般采购作业流程设计应注意的关键环节阐述如下：
1.1根据不同工程项目或各工程项目工作包的特点，充分考虑成本控制、设计、施工等因素确定工程项目管理模式从而确定工程项目采办模式，便于采办成本控制。
1.2实施工程项目采购预算制，有了采购预算的约束，能提高工程项目资金的使用效率，优化工程项目采购管理中资源的调配。从而达到控制工程项目采购成本目的。
1.3采购包的划分。要根据设备材料的性质、市场供货商的供应能力和经济批量划分采购包。合理划分采购包，可降低采购价格。
1.4充分利用好工程项目内外部环境。在工程项目采购管理中充分利用采购环境，同样是有效降低采购成本的途径之一。
1.5供应商的优化选择和管理。工程项目前期供应商一旦选错，将给工程项目建设造成严重影响，因此，招投标尤其是国外设备招投标要特别慎重。
1.6确立采购全流程成本的概念，应该关注的是整个工程项目流程中的成本降低，是对总成本的控制，而不是单一的针对采购货物或服务的价格。
2.细化项目采购管理中的的部门职责
科学合理的流程，明确细致责任化的分工，对于规范采购管理有着积极的作用。
2.1各部门:负责采购需求计划提出、采购的参与、货物的验收。
2.2专业管理部门:负责审核专项物资申请（必要性、替代性、可否调拨、数量、型号、品牌），出具专业意见；协助采购对新的专业设备或物料的采购。
2.3行政组:负责监控各处采购计划执行情况；下达各处物品申购计划额度；物品需求申请单审核，负责不定期市场调查和价格监督。
2.4人事行政部采购组：负责采购通用类固定资产、低值易耗品、生产辅料等，进行采购实施的全过程——询价、供应商选择、下单/合同的制作、追踪到货、退/换货、报销。
2.5生管部采购组：负责采购设备治具类与计量仪器类固定资产、生产材料等，进行采购实施的全过程——询价、供应商选择、下单/合同的制作、追踪到货、退/换货、报销。
2.6行政库房：负责办理出、入库手续；负责辅料、劳保品的存储和管理；负责提供辅料库存月报表和劳保库存月报表。
2.7品保部：负责对到货生产辅料的检验以及协助索赔、出具检验报告；参与计量仪器类资产采购支持。
2.8技术部：负责参与设备治具类资产采购，给予相关专业技术参数支持。
3.强化项目采购管理中的制度执行
没有规矩不成方圆。建立并完善配套的采购管理制度是开展项目管理工作的必要条件，强化制度执行力是推行项目采购管理的有力保障。
3.1建立健全各项采购管理制度。项目一进驻，就要按单位企业下达的责任成本预算指标，制定一套采购成本管理办法和制度。在操作过程中，应结合实际情况，不断修正、改进，通过实践使之趋于完善，以确保制度科学可行性，真正起到规范项目成本管理的作用，最终达到提高施工项目成本管理水平的目的。
3.2全过程控制。控制总成本在探讨项目采购管理中降低成本的问题时，应该确立采购全流程成本的概念，我们所应该关注的是整个项目采购流程中的成本降低，是对总成本的控制，而不是单一的针对采购货物或服务的价格。
4.采购业务流程管理的注意事项
4.1注意流程的先后顺序及时效控制。应当注意作业流程的流畅性与一致性，并考虑作业流程所需时限。避免同一主管对同一采购案件作多次签核；同一采购案件在不同部门有不同的作业方式；同一采购案件会签部门过多，影响实效。
4.2价值与程序繁简相适应。程序繁简或被重视的程度应与所处理业务或采购项目的重要性或价值大小相适应。凡涉及数量比较大，价值比较高或者易发生舞弊的作业，应有比较严密的处理监督；反之，则可略微予以放宽，以求提高工作效率。
4.3避免作业过程发生混乱。要注意变化性或弹性范围，以及偶发事件的因应法则。譬如在遇到“紧急采购”及“外部授权”时，应有权宜的办法或流程来特别处理。
4.4流程设计应适应现实环境。应当注意流程的及时改进，早期设计的处理流程，经过若干时间段后，应加以审视，不断加以改进，以适应组织变更或作业上的实际需要。
4.5配合作业方式的改善。譬如当手工的作业方式改变为信息化的作业方式时，流程就需要做相当程度的调整或重新设计。
5.结语
梅瑞狄斯在《项目管理——管理新视角》中提到：“在采购设备、原材料和分包服务的过程中，必须清楚的界定出特定的需要，并且还要找到最低的价格和最具竞争力的供应商。”项目采购管理作为项目管理的一个重要组成部分，企业要获得最大的经济利益，有效地降低材料采购成本是关键，就必须要加强对项目采购的管理与控制，具体方法和可操作模式要根据单位实际情况区别对待，实践摸索。
参考文献：
关键词:ERP;物资管理;电力物资;模块
中图分类号：F470.6 文献标识码：A
物料管理在电力企业管理中起着非常重要的作用，随着电网建设的快速发展，电网改造的不断深入，材料管理的重要性显得尤为重要。集中合理地物料采购有利于降低生产成本,及时准确的物料需求计划有利于节约采购资金,精确完善的库存管理有利于加速资金周转,精细化标准化的物料管理有助于增加企业盈利。对电力企业物资管理进行信息化建设,可以实现企业整体资源集中运作和有效管理,实现生产运营信息充分共享和实时反映,进而实现生产协同作业、业务精益运营和管理辅助决策,使企业资源配置更优、内部控制力更强、管理效能和整体效益更高。
1 电力企业物资管理的现状及弊端
1.1 物资采购流程不完善
1.1.1 物资招标管理实施不广泛
根据国家电网公司的《材料招标投标条例》的基础:电网企业10万元（指的是合同的估价）以上的设备和安装材料应采用公开招标或邀请招标。然而目前只有涉及金额较大的设备(如变压器)或批量采购的材料及备品备件采取招标形式进行采购,很多生产中的材料都没有采取招标形式进行购买,而是采取询报价或谈判采购的方式进行[1]。
1.1.2 询报价执行过程简单
按《电网企业物资管理办法》规定,主要物资的采购应当至少选择三家以上(唯一生产厂除外)的供应商进行比质比价择优采购。在实际运作中,物资采购部门在询报价过程中有时不能按该规定执行,而是直接向熟悉的供应商简单询价后就发出订单。
1.1.3 供应商管理不完善
目前电力企业的物资采购部门没有完善的供应商考核评估制度,未能对供应商进行分类分级管理,也没有与优秀供应商建立正式的稳定的合作关系。存在职责划分不合理的现象,有很多企业的采购部门既负责采购,又负责合格供应商的管理,不利于监督机制的建立。
1.2 物资采购监管体制不完善
1.2.1 询价及供应商选择不透明
目前电力企业物资采购从询价到初步确定物资采购供应商和价格都在采购部门内部进行。在询价单发出过程中,向哪些供应商发出询价由采购部门自行决定,询价信息反馈后由采购部门人员进行分析,并初步选择供应商和确定价格。整个采购过程没有其他部门的参与,缺乏有效外部监督,难以形成外部制约。
1.2.2 采购合同谈判过程不规范
目前电力企业物资采购合同谈判中,多是由技术部门会同相关部门进行技术性谈判,物资部门进行商务性谈判。然而在具体操作上由于询报价过程由物资部门独立完成,且供应商和价格也已初步确定,在谈判中往往是物资部门主导着谈判的进程,因此合同的谈判往往流于形式,难以对采购行为实施有效的监督。
2 ERP物资管理模块功能及模型
2.1 物资管理模块的模型
ERP物资管理模块覆盖了一个集成的供应链中(物料需求计划、采购、库存和库房管理)有关物料管理的任务[2]。
历史采购信息为计划提供重要的交货情况和市场供应情况,并且控制采购物料从请购到收货、检验、入库的详细流程,当货物接收时,自动检查相关的采购单。通过对供应商谈判和报价的管理和比较,对价格实行控制,以取得最佳的效益,同时采购和应付帐款、收货和成本核算的各部门之间建立即时的信息通信,以保证企业的某一环节所提供的信息能在其它所有有关的环节中反映出来。库存管理系统负责管理现有的库存,直到物料被消耗,其基本目标是帮助企业维护准确的库存数。该系统支持各种物品库存状况、变化历史以及发展趋势的联机查询,并能从多层次去查看库存状况。库房管理系统保证了库房商品最优的吞吐量。
2.2 物料资管理模块的功能
2.2.1 采购管理
ERP物资管理系统实现从确定采购计划,选择供应商,下达采购订单,到采购订单的跟踪及催货,收货及付款等一系列活动。
2.2.2 发票校验
发票校验提供物料管理部分和财务会计、成本控制和资产管理部分的连接。
2.2.3 供应商评价
使用ERP供应商评估系统以同一标准由系统对供应商评分排序,尽量减少个人的主观印象影响,保证供应商的选取更加客观。
2.2.4 库存管理
SAP库存管理系统允许按数量和价值管理库存;计划、输入和检查货物移动;进行实地盘存。
2.2.5 物料需求计划(MRP)
物料需求计划保证物料的可用量,将实际的需求计划与科学的需求预测相结合,能得出最终需要什么以及需求多少。进行库存监控,用于采购和生产的订货建议。达到服务层次最优化与成本和资金占用最小化之间的平衡。
3 电力企业ERP物资管理模块设计
电力企业ERP设计必须建立在对企业主要业务充分理解和分析的基础上。依据实现反馈控制这个思路,得到电力企业物资管理模块示意,见图1。
3.1 指导思想
按照归口管理、集中采购、统一储备的要求体现和推进物资供应管理体制。规范协议采购、询比价采购和招标采购,做到适时、适质、适量、适价、适地采购,最大限度降低物资采购成本。加强以物资需求计划、采购实施、资金支付和物资储备为主要内容的专业化管理,建立健全物资供应全过程各环节之间、物资供应部门与使用单位及相关部门之间的相互配合、相互监督、职责明确的运行机制。应用经过优化和规范化的物资供应管理标准业务流程,促进电力企业物资供应系统理顺物资供应管理,建立公开透明、专业化分工合作、协调配合、相互制约、快速反应、高效运转的物资供应管理运行机制,提升管理功能,实现“三流合一、信息透明、资源共享”。
3.2 设计目标
以实现物资管理流程的规范化、标准化和专业化为总体目标。通过对系统内业务流程线内操作进行固化,实现物资管理的提升;通过主数据管理、采购管理和库存管理流程,实现物资管理职能的专业化分工;通过与财务管理、项目管理和生产管理的集成,实现物资管理相关信息在系统内传递和共享。
3.3 实现效果
a.规范操作流程:通过对业务流程的重新设计,固化流程系统外和系统内的响应操作,减少流程
执行的随意性,提高工作效率。
b.主数据集中管理:供应商、物料和采购目录等主数据统一维护管理,保证主数据的标准性和唯一性,为精细化物资管理奠定基础。
c. MRP管理:通过MRP功能保证对计划的精细管理,实现生产物资在公司范围内自动平衡,提高库存周转率,降低库存成本。
d.采购目录管理:通过按照物资类别和单项金额确定的物资采购目录,实现系统自动确定采购策略和采购方式,减少人为干预的因素,达到优化采购流程的目的。
e.实现专业化分工:在流程设计中,明确物资管理涉及的各相关部门的职责分工、关键控制节点和数据传递职责,保证业务数据及时、准确的传递。在物资管理的采购环节和仓储环节,按照物资类别划分工作岗位,实现专业化分工。
f.高度集成:通过与财务管理模块的集成,体现物资对存货的数量管理和财务对金额管理的集成,实现财务库存业务的实时记账,财务人员可以及时查看到物资的收发货情况,取消繁琐的财务稽核工作。系统自动对发生的业务产生财务凭证,使物资管理人员从现有的“既管物,又管帐”的业务模式中解脱出来;通过与项目管理模块和生产管理模块的集成,项目管理部门提出的物资需求实时传递到物资管理部门,缩短了采购响应时间。
4 ERP建设给电力企业物资管理带来的变化
4.1 规范主数据管理
实现了物料主数据、供应商主数据的集中管理,规范了主数据维护流程,统一了主数据维护标准,减少了主数据库的冗余。
物料主数据主要从物资本身的属性出发,作为主要的分类标准。在对物料进行编码时,需要通过物料的一些基本特征来区分,为防止一物多码,在分类的基础上给出物料特征,用这些特征来唯一确定一个物料;供应商主数据包含供应商的名称、地址,以及向该供应商订购销售物料时使用的货币、支付条款、重要联系人的名字及相应的会计信息,系统会自动根据国家统一且唯一的税号来确定是否为同一供应商,保证系统中主数据的准确性和规范性。
4.2 规范物资采购流程
实现了物资从需求计划填报、需求计划审批、电子化招投标、合同签订等整个物资采购流程的规范化;确定了物资采购类型:项目物资采购、库存物资采购、固定资产采购;固定了采购策略:统谈统签、统谈分签、地市自主采购;规范了采购方式:招投标采购、谈判采购、询报价采购、框架协议采购、零星采购;实现了询报价采购、框架协议管理电子化等。
4.3 实现库存的科学管理
规范了项目物资现场收发货流程,使项目物资现场收发货在ERP中一步完成,减少了仓库管理人员的工作量,提高了工作效率,统一了库存物资入库、出库流程,使库存物资出入库规范化、标准化、合理化。对物资盘点流程、物资报废流程、报废物资销售流程、物资转移调拨流程做了统一规划,使库存管理流程化、透明化、简单化。
4.4 节省采购时间和成本
以消耗为基础的物料资源计划根据再订购水平或预测数据可以提出最新的请购建议。可以在采购过程中自动比较价格,将供应商的选择自动化或自动输入采购订单。供应商评估功能可以按照所设定的选择条件找出你最满意的供应商。采购订单历史可以帮助你监控订单的状态并跟踪已收到的交货或发票[3]。
5 结束语
电力企业物资管理实施ERP可实现电力企业物资基础数据标准化、业务处理流程化、管理决策智能化。ERP的实施将企业管理从企业内部延伸到企业外部,把客户需求、企业生产和供应商的资源整合在一起形成一条供应链,并对供应链的所有环节进行管理。使物流、资金流和信息流在SAP系统上得到了迅速、真实、全面的反映,电力企业决策者可以随时了解全局的物料需求、物料管理和财务费用等方面的准确信息,并能及时作出决策,最大限度地节约了企业资源,实现了电力企业的保值增值。
参考文献:
[1] 张文雷,赵静敏.代电力企业物资管理问题初探[J].商场现代化,2005(450):21-22.
Abstract： Appropriate management system of weapon equipment integrative acquirement is important to improve the benefit of acquirement cost and ensure acquirement quality. Using the ideology of whole system and whole life management， based on the theory of Business Process Reengineering， this paper establishes the management system of weapon equipment integrative acquirement， and puts forward the organization setting and run mechanism of weapon equipment integrative acquirement management.
关键词： 武器装备；一体化采购；管理体制；全寿命；业务流程重组
Key words： weapon equipment；integrative acquirement；management system；life cycle；BPR
中图分类号：F253.2 文献标识码：A 文章编号：1006-4311（2013）33-0131-02
0 引言
武器装备的一体化采购涉及武器装备的科研、订购、维修保障等一系列活动，在采购中不仅要考虑产品的前期购置，还必须注重产品的后期使用。建立与武器装备一体化采购工作要求相适应的管理体制，能极大地提高采购效益，使采购方成为精明的买主。
目前，武器装备采购管理体制大多都是根据传统的管理理论设置的。然而，传统的管理理论产生于工业时代，其核心思想就是斯密的劳动分工理论。20世纪末以来，世界经济发生了本质的变化，传统的管理理论暴露出诸多不足之处，难以适应新时期采购管理工作的需要。比如，分工理论虽然可以极大地提高个别作业和部门的效率，但往往造成对整个流程的忽视；容易导致管理盲点，部分职能没有相应的执行部门；科层制的直线职能式的组织结构会导致管理层次重叠，同一层次的组织各自为政，纵向组织层次过多，而且沟通成本也比较高；信息传递不畅甚至失真，由于信息是自下向上进行传递的，在层层传递中往往导致信息失真，而使得决策失误。
业务流程重组理论提供了一种解决传统管理理论缺陷的方法，本文正是基于这种方法探讨如何运用BPR建立合理的一体化采购体制，科学设置采购机构，优化采购运行机制，规范武器装备采购管理工作，提高采购效益，保证采购质量。
1 业务流程重组与全系统全寿命管理
1.1 业务流程重组
业务流程重组的基本思想是：传统分工原则将一项原本完整的工作流程人为分成不同部分，由相对独立的不同部门按一定次序完成工作；BPR意在对传统工作流程重新设计、拆除人为地设在市场、设计、生产、销售、财务、人事等职能之间的围墙，使其恢复原本面貌以提高工作效率。
BPR一改传统的小改小革，以获取个别环节的减损增效的做法，而从整个流程来考虑资源和要素的合理配置和重新组合，使原本分散在各部门支离破碎的流程片断重新还原为一个整体，减少重复环节、降低协调和交换的难度和成本，从而使企业业绩有突破性增长。
根据BPR的思想精髓，把BPR项目实施设想成一种高层次的立体形式，整个BPR的实施体系由观念重建、流程重建和组织重建三个层次构成，其中以流程重建为主导，而每个层次内部又有各自相应的步骤过程，各层次也交织着彼此作用的关联关系。
1.2 全系统全寿命管理
装备全寿命是指产品从立项论证直到退役处理的整个时域历程。一般装备的寿命周期大致可分为论证、方案、工程研制、生产与部署、使用与保障、退役处理等阶段。装备的全系统全寿命管理，可以理解为从横向上通观产品的全局，也就是说管理者要把管理对象的全部内在的和外在的因素作为一个整体系统来研究和处理，要把产品及其配套的设施、设备、仪器、工具、器材、资料等保障部分进行通盘考虑，进行统筹考虑，统一解决，同步发展。
2 一体化采购管理体制的规划和设想
完整的一体化采购必须具备三个特征：规范化、专业化和系统化。
规范化是一体化采购的前提和基础，采购过程中的各项工作均按照相关的法规和制度进行。
专业化是一体化采购的重要保证，采购过程中的各项工作均有专门的部门和人员负责。
系统化是一体化采购的主要特征，按照全系统全寿命管理的要求，统筹考虑产品科研、采购、使用保障和维修等工作。
3 一体化采购管理体制的建立
3.1 一体化采购管理机构设置
在采购机构设置过程中，主要考虑以下三方面的要求：
①根据政府采购制度的基本要求，应建立竞争、评价、监督、激励机制，加强计划制定、合同订立、合同履行、合同审计、合同监督工作，使计划制定、合同订立、合同履行、合同审计和合同监督部门相对独立，改革和完善与国家采购制度相适应的产品采购体制。
②根据业务流程重组理论，一项完整的工作流程应由一个部门独立完成。武器装备采购流程，特别是大宗或比较贵重的武器装备采购，一般需要经历采购项目论证、审批、招标、议（决）标、采购合同订立和合同履行等阶段。对于上述阶段中的各项工作，都应由专门的采购管理机构负责。
③根据全系统全寿命管理理论，在机构设置中必须包括武器装备定购、科研和使用维修等部门，以满足在装备全寿命中各阶段的管理要求。
根据以上三方面的要求，确定武器装备一体化采购管理机构设置如图1所示。
在图1的机构设置图中，各部门的职能分工如下：计划管理部门负责定购、科研、维修计划的制定、指标、定购论证和价格管理工作；合同订立部门负责定购、科研、维修合同的订立；合同履行部门负责定购、科研、维修合同的履行；装备使用保障部门负责产品使用管理和保障工作；装备修理管理部门负责产品维修工作。
3.2 一体化采购管理运行机制
在武器装备一体化采购管理运行机制中包括四部分的内容：科研管理工作运行机制、定购管理工作运行机制、维修工作运行机制和科研、定购、维修工作接口。
①科研管理工作运行机制。由计划部门制定科研计划，对科研项目进行招标。合同订立部门根据科研计划，与承制方签订合同。合同履行部门根据合同订立部门所签订的合同，进行合同履行。
②定购管理工作运行机制。由计划部门制定定购计划，进行招标。合同订立部门根据定购计划，与承制方签订合同。合同履行部门根据合同订立部门所签订的合同，进行合同履行。武器装备使用保障部门在武器装备使用阶段负责保障工作。
③维修管理工作运行机制。由计划部门制定维修计划，进行招标。合同订立部门根据维修计划，与承制方签订合同。武器装备修理管理部门根据合同订立部门所签订的合同，进行维修合同履行。
④科研、定购、维修管理工作接口。武器装备使用保障部门根据所定购产品的使用情况，提出武器装备改进需求和武器装备补充需求。武器装备修理管理部门根据武器装备维修情况，提出武器装备改进需求。
4 一体化采购管理体制的评估
由于武器装备一体化采购体制所带来的效益主要是间接的、无形的，很难直接度量，可以用以下几个指标进行评估。
武器装备一体化采购管理体制评估指标如图2所示。
①采购费少。由于采用了全系统全寿命的管理思想，在采购中不仅考虑了武器装备的购置费，而且考虑了武器装备的使用保障费用，达到使武器装备寿命周期费用最少的目标。
②采购时间短。由于采用了业务流程重组的原理，采购工作流程顺畅，减少采购工作中的不必要环节，减少了采购时间。
③武器装备采购质量高。采购中的各项工作流程均由专门的机构负责，增强了各项工作力度，对武器装备的监督力度加大，有效保证了采购的武器装备质量。
④武器装备使用效率高。在组织机构中专门设立了负责装备维修和保障的部门，保证了武器装备的顺利使用。
⑤管理水平高。管理专业化水平提高，不仅使各部门的管理水平，而且使整个采购管理体系管理水平有所提高。
5 结论
本文所建立的武器装备采购体制从组织上将采购计划制定、合同订立、合同履行等职能相对分离，形成了既相对独立、相互制衡、各司其责又相互配合、相互促进的组织体系，部门分工明确，决策、管理、执行层次清晰。横向上实行分专业管理，设立完备的职能管理机构，将采购相关的各项指责分别由相应的专业化组织机构承担，对各项采办工作实行专业化分工管理，形成了由合同订立、合同履行等若干相对独立的管理指挥线。能极大地提高武器装备采购部门的采购效益，保证武器装备采购质量。
参考文献：
[1]杨启善.一体化管理体系建立和实施[J].世界标准与质量，2001（10）.
[2]罗学文.当代企业流程重组研究[D].吉林大学硕士论文，2005.3.
[3]王建芬.业务流程再造理论应用-再造北京飞机维修工程有限公司飞机大修流程[D].北京：对外经济贸易大学，2002.
[4]韩宪平，曲炜.装备采购激励价格模式研究[J].装备指挥技术学院学报，2007（04）.
企业信息管理准确
1引言
随着计算机科学的运用日益成熟，慢慢的计算机科学技术的运用已深入到各个行业，基本实现了很多领域的智能可控管理，在人类社会的各个领域发挥了越来越重要的作用。中小企业的信息管理长期是采用人工管理的方式。对于各个控制环中的各控制点的信息采集均是采用手工的方式进行采集、统计和分析，经常会出现信息收集不规范、对系统缺陷的归类、缺陷频次的统计不精确、信息可追溯性较差等诸多问题。同时人工操作必然带来了出错率高，效率低、保密性差，大量的耗费了时间及人力物力，时间一长，将产生大量的文件和数据，这给数据资料的查找、更新及维护都带来了不可避免的麻烦及难度。针对以上问题，开发一套实用的企业信息管理系统，具有了其实际的意义。
2系统业务分析
系统主要业务流程包括客户订单处理流程、生产管理流程、原材料采购流程。
客户订单处理流程为：订单录入（看板自动扫码）集货发货。
生产管理流程为：看板回收制定生产计划书生产完成品入库。
采购流程为：看板回收制定采购计划原材料采购采购完成入库
客户订单流程触发生产管理流程，生产管理流程触发采购流程。触发其流程的纽带看板循环。
一般商品生产分为计划生产、消息生产模式和后补充生产模式。后补充生产模式是保证仓库中具备一定的库存数量，客户来订单时，从库存里面直接取货。消息生产模式是库存里面不备货，在客户下订单时，再进行生产。计划生产是按月制定生产计划，按日发放生产计划书和看板。无论那种生产模式，都可以用以上的流程模式来进行处理。
调整看板：在下达生产任务之后，有时出现原材料剩余的情况，而且如果保存到明天，原材料将作废，因此要使用这些原材料生产一些商品，生产课领取一些调整看板领取调整看板时，由管理课扫码，制定生产计划书。调整看板的生产在系统要单独标志。
系统主要业务流程如图1所示。
3系统功能分析
本文设计的企业信息管理系统能够完成系统管理、人员管理、客户订单管理、集货管理、生产管理、采购管理、库存管理、发货管理、查询报表等功能。每个功能说明如下：
（1）系统管理包括维护系统用户、操作权限，维护系统基础数据（商品信息、材料信息、生产线、仓库信息、客户资料、供货商资料等），设置系统运行参数（看板循环周期、商品生产周期、商品预警库存等），看板管理。
（2）人员管理包括人员资料维护，人员绩效考核等。
（3）客户订单包括客户订单资料维护查询，客户看板扫码，生成集货指示书。
（4）集货管理包括客户看板是生产看板一一对比扫码，自动录入集货指示书完成状态，集货订单编号和客户订单编号一一对应。
（5）发货管理对客户订单（或者集货指示书）进行扫码，更新订单状态为（已发货）。
（6）生产管理包括制定生产计划书，对生产看板进行扫码，编排生产任务，完成品入库时通过手持终端扫码自动入库。
（7）采购管理包括制定采购计划书，对供货商供货材料进行扫码入库。
（8）仓库管理包括库存查询，库存预警监视，特殊情况下的商品、材料入出库，制作盘点单，盘点结果扫码录入。
（9）查询报表包括客户订单统计，欠品状态查询，集货状态查询，发货状态查询，生产状态查询，采购状态查询，库存查询，库存预警。
系统功能结构图如图2所示。
4关键功能实现
4.1客户订单处理
物流班长在定期（一般1小时一次）客户看板架上查看客户看板信息，如果有客户看板，就对这些看板进行扫码处理。扫码完成后，按照系统提示自动生产集货指示书，之后把集货指示书和客户看板放置在集货看板架上。如果这些订购商品是属于消息生产的，系统会提示制作这些商品的生产计划书，并把生产计划书和生产看板（一次性）放在生产看板架上。
4.2 材料采购
生产班长在生产过程中，从仓库中提取所需要的材料，并将材料看板取下放置到材料回收看板架上。采购主管定期从回收看板架上取下材料看板，通过扫码的方式制定采购计划书。并将采购计划书和采购看板发送到供货商，供货商将所采购材料、采购看板、采购订单一并发货给新明纤维。采购主管收到货物后，将材料放置到指定仓库，并对材料看板进行扫码入库，
最后签收订单。有欠品时把订单先扣下，等补齐后，扫码入库再签收订单。
5小结
随着我国企业的规模和数量日益增多，原先的纸质记录、手工服务方式已远不能满足如今企业的管理和业务需求。针对这一现状，本文在此提出实施无纸化的企业管理办法，通过信息化系统实现企业基础资料、订单业务审核流程、项目实施流程、库存报表等功能，提高员工的工作效率，降低服务成本，促进中小企业的信息化建设。
参考文献：
提高物资采购效率是企业降本增效的重要途径，成本下降，利润就上升。集中采购成为控制采购成本的重要手段，在企业的采购中发挥着重要的作用。集中采购是对于分散采购而言的，是指将集中采购目录中的货物、工程及服务集中进行采购，对同一类项目管理集中化采购来降低采购成本。
一、企业集中采购的特点
1、集中采购设立了专业的采购部门，专业的人做专业的事，把业务归口到一个部门来管理，降低管理成本支出的同时，也减少重复采购频次、降低库存、减少资金占用，提高企业整体购买力。
2、集中采购效益主要来自采购量的高度凝聚，大批量的采购，有利于采购管理部门对拟采购项目进行统一分类，对采购目录进行梳理，对采购物资的规格型号进行标准化管理，制定统一的技术要求及售后、维护等采购要求，把需要采购的项目打包分类，集约化形成年度采购计划进行有效实施。
3、大规模的集中采购，形成规模优势，容易吸引核心的潜在投标人，形成优质的充分竞争条件，对提升企业采购质量有很大的促进作用。大规模的集中采购，对潜在投标人提出了更高要求，相比之前的分散采购而言，公司规模、实力相对较小的潜在投标人不具备承担大型项目的能力，没有能力承担规模较大的集中采购项目。从而优化了潜在投标人的水平结构。
4、有利于规范采购行为，提高采购过程的透明度。集中采购遵循了市场经济的规律，具有招标采购的特点。一方面，能够在潜在投标人之间形成充分竞争，另一方面，招标人可对年度采购计划进行汇总分类，依据需求对项目划分标段，对项目售后及服务制定方案，对采购物资的生命使用周期提出要求，打包用户的采购需求，一并进行集中采购整合，实现最佳资源配置的目标，而且还可大大节约采购费用。
二、加强推进集中采购的要点问题
推进集中采购的核心思想是管理控制权和采购决策权的集中，本质是集中采购体系的建立过程。
1、建立完善的管理体系
完善健全的管理体系是管理采购工作的前提和基础，直接决定了集中采购工作的效率和方式。“归口管理，集中采购，统一标准”，由采购部门统一牵头负责，采购人对拟采购项目情况进行需求提报，整合采购计划，统一采购物资的标准。统一的集中采购有利于确保采购管理和实践的一致性，显著提升物资采购业务的专业化、规范化。
2、建立规章制度
“无规矩不成方圆”，采购管理的规章制度是集中采购工作的指导准则。按照国家相关法律法规为蓝本作为依据，结合企业自身进行完善，对集中采购制定规章制度。采购部门应对需求计划进行认真梳理，采购方案的编制，采购方式的确定，采购供应商资格条件的确定，以及后期合同的签订，过程控制及后期的入库结算等采购的关键环节。
按照制度管控内容与业务分类为原则，建立涵盖招标集中采购、供应商管理、监督管理等关键采购业务环节的物资供应采购规章制度体系，制定物资集中采购的管理办法与实施细则，严格按照规章制度办事，有法可依，有制度可追溯，做到按制度办事、按程序办事。
3、优化业务流程
采购业务流程是制度的体现，业务流程体现了要怎么做。要有效实施集中采购业务应制定高效率的业务流程，对流程进行优化整合，避免重复操作流程。把规章制度在流程中进行体现，制度最大限度体现在业务流程中，实现采购业务流程制度化、程序化。将流程进行上下分层，逐层分解细化，适应不同层次的管理者需求。
4、完善供应商管理
供应商的选择是采购的根本，供应商品质的好坏，直接决定了采购的成本、质量和采购效率。供应商管理也是企业采购管理风险控制的重要内容。潜在供应商数量未形成充分的竞争、考核体系不完善导致集中采购出现风险。应合理设置供应商准入门槛、对供应商的过程认证做好防控措施、制定供应商管理办法。在合同中对供应商的违约进行合理风险防控，防止供应商因为违约成本低对企业利益造成损害。
通过集中采购促进供应商之间形成充分竞争，既可以帮助质优价廉服务好的供应商实现规模销售、规模生产以降低成本，同时有利于引导一流的供应商充分了解企业的采购需求，提供更有针对性的、优质的产品和服务，推进深层次的合作。
5、集中采购信息化
近年来，随着国内电子商务发展的日趋成熟，电子招标采购也逐渐规范化、科学化、信息化。集中采购电子信息平台的应用，不仅可以缩短项目建设周期、降低运作成本，而且对规范采购流程的优化与规范起到了促进和支持作用。
6、对拟采购项目进行信息收集、统计和分析，突出采购的计划性
集中采购项目多为大宗项目，在计划提报过程中，组织各地区分公司对下一年的需求进行汇总分析，研究消耗规律，超前制定物资需求计划，为集中采购提供前期计划保障。计划的准时上报及上报的准确性直接关系到集中采购的关键信息。计划不能随意改变，这样才可以保障集中采购的准确无误性，发挥集中采购的优势。
7、加强自身队伍的建设
一方面是加强采购人员的道德教育，引导从业人员树立正确的价值观、人生观，廉洁自律、以身作则，严格职业操守。另一方面是提升采购人员的业务能力，通过专业培训、参加职业资格考试，提升员工队伍的凝聚力和业务水平。
三、结束语
正是出于这种认识，瑞阳走上了一条流程梳理之路。同样，形象来说，他们希望达到的以下目的:
1、 应该是层流而不是紊流，因为紊流意味着混乱;
2、 末梢管道要满负荷，但是主管道（高层）需要留有余地，以备扩容（发展）;
3、 在满足供水需要的前提下，路线（流程）越短越好，控制点越少越好，这样可最大限度利用材料（资源）。”
问题流程出在哪？
作为山东省重点制药企业，瑞阳制药的有剂型的生产车间，产品有230余个品种规格，销售网络遍及全国各大中城市。但是瑞阳也面临着许多流程上的问题，比如审批时间冗长、繁琐，效率低下;流程流转涉及多部门、跨部门运转，操作难度大;有流程，无执行;无法直观监控业务流程的运作，企业制定的各种管理标准难以严格执行;缺少一个统一的跨部门应用的流程自动化管理平台等等。这一直都是瑞阳管理者非常头痛的问题。这些问题的具体特别表现在以下环节:・采购
瑞阳制药物料包括生产和非生产两种物料，面临着有些采购无计划可依，紧急/零星采购计划多，由于涉及采购部门比较多，很难实现集中批量采购。由于种种原因造成企业的库存量比较大，给企业采购管理带来很大的挑战。（生产物料:这部分的采购已经在企业的四班ERP系统得到很好的管理，非生产物料:指的是不在生产物料清单中的物料，包括五金材料、水泥、木材、设备、办公用品、IT产品等多达10000多种。）
・营销
开户审批流程和增加客户信用审批流程是瑞阳的两个核心流程，这两支流程都是辅助企业的ERP系统而制定的，在ERP系统新增加一个客户或者对现有客户增加信用额度都是企业风险管理的重要环节。如何更加有效的降低企业的风险呢？
主要存在着一个严重的矛盾:企业高层领导希望执行严格的层层审批，最大限度地减少企业的AR风险，但是手工审批造成审批周期冗长，决策支持信息欠缺等问题，这就和企业营销人员希望的快速反馈市场客户需求产生很大的矛盾;
・财务
这个环节包括各种费用报销审批流程和借款申请流程。由于手工操作，财务部门很难管理员工的备用金，相关领导需要登录ERP系统才能了解到相关决策信息，比如目前欠款情况、出借日期等。财务部对于已经 超过还款日期的用户也比较难以管理。
对症下药
针对以上的困难与挑战，瑞阳制药决定实施流程管理系统，并选用了Ultimus BPM解决方案来重新梳理一期的营销类、财务类、非生产物料采购等10支全面管理公司的业务流程。
1.非生产物料采购计划审批流程
重新对1万多种非生产物料进行编码，达到物料的编码唯一性，采购人员惟一性，然后通过流程机器人自动判断流程路由。
非生产物料采购计划表单电子化以后，一方面方便用户填写，输入物料编码后，相关物料信息，如:物料描述，计量单位等自动显示;另外一方面企业计划填报实现统一、规范化，所需物料描述完整、正确，审批过程清晰，达到计划有需求可依，采购有计划可依。
2.开户审批流程及增加信用审批流程
通过和企业流程顾问以及高层领导对流程进行优化，分别删除一些不必要的审批环节，同时增加对流程增值的环节。如:针对开户审批流程增加客户管理处对发起人提供的各种证件以及客户信息进行核对/搜集的环节，这样就可以大大降低后续审批领导的核对工作，大大降低了新开客户的风险。针对增加信用审批流程，增加了信用管理处审批环节，负责征集客户的信用信息，辅助领导决策。
3.财务类流程
借款申请流程和费用报销流程通过自动化后，对企业的各种费用项目进行分门别类，这一方面规范化申请人填写，一方面方便财务人员进行帐务结算。通过费用预算详细描述，企业领导可以更加清晰了解费用的预算，同时集成企业ERP系统，自动获取申请人的“当前欠款”，以及录入“何时还款日期”，这样就大大加强财务部备用金管理。
通过实施Ultimus BPM Suite，为企业搭建一个统一的业务流程管理平台，企业可以在这个平台上面快速实施各种业务需求，而不需要再请第三方公司协助实施，一方面可以快速应对企业流程的变化，另外一方面可以保证企业核心流程的竞争力。
改进看得见
系统完成实施后，获得显著的投资回报，主要表现以下几个方面:
首先，网上电子审批流程大大缩短审批时间，有些流程由原来的1个星期缩短至3天;
第二，规范化的企业流程运作，统一的电子申请单，流程按照规则自动流转。不必再担心由于申请人填写采购计划不明确，造成采购回来的物料不是申请人需要的，另外更重要的是不需要再催促申请人补单（任何采购都需要看到电子采购计划单）;
第三，解决了地域限制引起的各种问题。由于是基于IE浏览器访问，瑞阳上海分公司只要通过VPN网络，就可以方便访问到远在山东的BPM服务器，统一的业务流程管理系统，流程审批再也不会有地域的限制。
最后，快速实施、易于使用和管理。而且当企业的组织结构调整或者业务需求变化的时候，企业可以快速对流程进行修改/优化，能够快速反馈企业业务需求。
流程是需要进行持续管理的，所以，瑞阳没有停下脚步，它下一步的计划是:继续实施其它营销类、财务类及采购类流程，比如进出口订单管理流程、增加供应商流程、ERP物料清单（BOM）更改流程等;同时推广到产品发展、供应链管理、质量管理部的相关流程，并与已有的ERP系统以及HR系统进行整合。
BPM 能为企业带来的5 个方面的实际利益：
1.固化企业流程
2实现流程自动化
3.实现团队合作
采购费用报销流程如下
一、申购流程
1、申购部门根据部门需求，结合仓库库存数量填写完整《物品采购申请单》。
2、申请人拿着采购申请单依次让各部门经理签批。
3、把签字完整的采购申请单送至采购部，由采购部进行采买。
4、采购人员根据申请单上的参考价合计金额到财务预借现金。
二、 费用报销的一般规定及流程
(1)、现金采购费用的报销：财务部凭《采购申请单》、《费用报销单》、《购货清单》、《送货单》、《入库单》，发票办理报销业务;
审批流程：部门经理审核→财务出纳票据审核→财务主管复核→总经理复核审批签字。
财务付款：报销人凭审核后的报销单据到财务部出纳办理领款手续。
(2)、《采购合同》确认后的预付款支付:财务部门凭《采购申请单》、《采购合同》或《付款清单》，办理预付款的支付工作;
审批流程：部门总经理审核→财务出纳票据审核→财务主管复核; 财务付款：完成以上审批程序后，安排付款;
三、 具体报销时间的规定
为了便于财务部及时安排款项，采购部经办人员必须至少提前3个工作日向财务部提出申请。
四、 发票报销时需提供单据
1.采购申请单
2.采购合同
3.付款申请单
4.费用报销单
5.送货单 附件
6.验货单
7.入库单
采购费用报销流程相关文章：
1.采购费用报销制度流程
2.采购的付款及报销流程
3.公司费用报销管理规定范文
关键词：采购物流优化 供应链管理 供应商管理
中图分类号：F426 文献标识码：A 文章编号：1003-9082（2014）02-0026-01
一、采购流程及运作的优化
包钢目前的采购业务主要分为原料、燃料，有色材料、辅助材料，即每月20日之前需将次月要用的物资计划上报公司综合计划科，审核备案，经领导批示后于28日前实施采购。各个专业通过公司的价格委员会，通过招投标的方式来确定物资的价格，来签订合同，进行备案后组织进货。
就目前的现状来看包钢物资供应公司的采购流程主要分为三个大项，即采购流程、供应流程、库存管理流程。采购流程中应由二级单位上传次月的需求计划，并填写好请购单，并要求存入数据库中。公司采购员应根据供货商的报价及需求计划和根据供货商管理中的供货商信息选择供货商并与之协商价格，供货商最终确认后，采购计划表转化为采购订单，并交给主管领导进行审核，然后采购员可以将采购订单从网上发给供货商并且随时跟踪订单的执行情况，等供货商发货，材料到达之后，采购员让质量科进行验收，验收合格，采购订单转到财务部门应付账款系统，若不合格则转入退货系统。
在供应链运作方面，包钢属于国有特大型企业，受到传统的“大而全”、“小而全”分散、低效、高能耗的形式严重影响了物资的流通成本居高不下。包钢的外部供应网络有待改善，内部供应网络业需优化；另外一个就是库存管理和仓储管理水平急需提高。
我们这里将采购和库存的供应进行一体化管理。首先是结构性战略既包括对于外部供应网络的改造业包括了内部库存供应的网络设计，将包钢采购物流系统进行重构；其次功能性战略包括了界外的运输方式以及对运输方式策略的改进、库存中的供应路线优化以及库存管理的优化，从而实现采购物流过程的适量、适时、及适地的高效运作；再次基础性战略包括对仓储管理水平的提高、物流技术和装备水平的提高、组织系统管理和信息管理系统的优化，从而保证采购物流系统的正常运行提供基础保证。
二、 供应商管理
供应商在基于供应链之下的管理优化的主要目标之一是通过物资公司与供应商建立合作的关系，从而来实现整个物资供应链上的物流、信息流、以及资金流的准确、快速地流动，从而来降低供应链上各个组成部分的成本。所以，在整个物资采购的网络中，包钢完全可以根据把物资进行分类方法，第一，将外购原料、燃料进行分类，然后对不同类型的材料料采用不同的采购和管理方式和供应商管理模式，在这个过程中，对其中的供应商进行选择与评价，与其中筛选出的部分重要原料、燃料供应商建立紧密的合作关系，从而可以节省管理的成本，提高包钢采购物流的平稳与能效。
以前到现在，包钢采取的都是传统的供应商管理方式，没有制定标准的供应商管理制度和流程。他们的具体做法是，采购部门通过各种渠道来搜集有关的供应商资料，进行初步的筛选后，让供应商提供样品让技术部门进行测试，在样品测试合格后提供测试的认证给采购部门，然后采购员向供应商进行初步的问价，采购员根据供应商的初步报价，结合公司的定价与供应商进行谈判价格协商，必要时采购经理也需要参加，就价格以及最小采购数量、付款的条件进行协商，最后达成一致，即列为包钢的供应商，进行正常采购。在今后的合作中，双方是以一种以价格为中心进行博弈过程，包钢经常会以低价为目标来寻找新的供应商，而忽略了与已有供应商一直以来的精诚合作来降低成本。其实供应商的精简和优化，会大大的降低包钢采购的成本与复杂性，从而提高采购的品质和包钢对市场反应的敏感。为此，包钢很有必要成立供应商的评选小组，组建科学合理的供应商评估指标系统，把供应商的选择与管理紧密结合起来，对其进行动态的管理，优胜劣汰，最终实现采购环境的优化。
三 、决策的优化
以供应链为基础的采购管理决策在优化过程中需要对采购进行分析，采购的分析主要包括了采购的需求与采购市场的分析。由于目前包钢在这方面存在着手工操作、从来都是靠经验的决策和事后的报表分析的陈旧管理手段，因此，包钢需要变革采购管理的方式方法。转变经验决策为科学合理的决策，即运用科学技术的手段对物料的供应市场进行充分的分析和研究、对不同的原料和不同的供应信息进行合理科学的预测、利用现代化的物流管理手段对物料需求和物流成本进行科学的预测分析。价格对于物资采购部门来说是一个极为敏感的市场信息，公司对物资的价格进行经常性、科学合理的预测，不仅仅可以提高经济效益，而且可使得资源得到更优化配置，这是包钢的一项重要管理内容。
另外，组织结构的变革是为了降低组织经营的成本，提高公司的工作效率，保持企业的活力和竞争力。一般情况下，认为流程的优化后需要对组织机构进行再调整，按照业务的流程将众多原来松散的部门紧密地联系结合在一起，从而达到任务、流程、权力和责任的组合和协调。
四、结语
本文主要以包钢的采购物流优化为背景，从包钢的采购流程、供应链、供应商管理选择、决策管理的优化、组织结构的优化几个方面对包钢的采购物流优化做了阐述和探讨。钢铁企业采购物流的优化为包钢扩大国内的市场、迎接来自各国企业的竞争打下了坚实的基础，具有很重要的战略意义。钢铁企业的采购问题是一个非常复杂和值得研究的问题，我们还需做出更大的努力才能使得包钢具有更强的竞争力。
参考文献
[1]倪梅，鞠颂东.供应链条件下的采购管理[J]，供应链管理，2002
[关键词]采购供应链；电子商务；企业管理
[中图分类号]C29 [文献标识码]A [文章编号]1672-5158（2013）06-0171-01
1 企业采购供应链管理
1.1 企业采购供应链管理的定义
企业采购供应链管理是：以采购产品为基础，通过规范的定点、定价和订货流程，建立企业产品需求方和供应商之间的业务关系，并逐步优化，最终形成一个优秀的供应商群体，并通过招投标方式实现企业的采购，从而达到降低采购产品价格、提高采购产品质量和提高供应商服务质量的目的。企业采购供应链是企业供应链系统的重要组成部分，是企业提高质量、节约成本的关键。建立企业采购供应链系统，首先需要将涉及企业采购的各个环节纳入到整个系统中，保证采购过程中各个环节之间的信息畅通，提高工作效率。同时通过信息共享，合理地利用和分配资源，为企业带来最大的效益。
1.2 企业采购供应链管理的目标
企业采购供应链系统通过标准和规范的业务流程，建立协配件的供应商、事业部之间的业务关系，并逐步优化，最终形成一个优秀的供应商群体，在保证公司协作产品集中采购任务顺利完成的同时，达到规范采购过程、优化供应商群体、共享采购信息、监督采购过程、降低采购成本、提高采购信息化水平、任务分工与业绩考核和与供应商共赢的目标。建立采购供应链管理系统最大的困难莫过于业务流程的改变，企业需要将自己原有的业务迁移至Internet上，这往往涉及到经营观念、人事管理、业务处理过程和工作流的重新定义等，主要是管理理念方面的问题。
1.3 企业采购供应链管理的具体任务
从业务角度来看，企业采购供应链系统一般包括三个流程，即新产品定点流程、产品定价流程和产品订货流程；三个管理，即采购产品信息管理、产品需方管理和供应商管理；三个接口，即MRPII/ERP系统接口、PMD系统接口和财务系统接口；决策分析系统（包括综合查询）和系统维护。故企业采购供应链管理的具体任务为：建立采购产品信息库；建立供应商信息库；明确新产品定点流程；明确产品定价流程：如何通过招投标方式实现产品竞价；明确产品订货流程：如何向供应商下订单，并对产品的实际价格进行监督；建立P-SCM与ERP、财务，MRPII等系统的接口。
2 企业对实施采购供应链管理的疑虑和对策
1）企业已经有很多供应商，还有必要增加更多的供应商吗？其实企业确实有很多供应商，但不知道现有的供应商中有多少是全国最优秀的供应商。信息网建立后，可吸收全国优秀的供应商来为本企业供货，并通过对供应商的优化，保持每类产品有2～3个供应商。所以企业的供应商数量在信息网建立后是一个由现在的少变成很多，然后再变少的过程，这个过程一方面达到优化供应商的目的，另一方面达到了宣传企业的目的。
2）企业采购供应链管理应从哪几个方面来对供应商进行评审？在信息网中，可以从财务方面、生产设备、产品质量认证和开发能力几个方面来对供应商进行评审，通过实际考察后，评审信息进入采购供应链系统。
3）在企业采购供应链管理中如何实现招投标？国内的大部分企业都是在第四季度完成下一年的采购供应链管理系统最大的困难莫过于业购招投标任务，在信息网中招投标的过程与现有的方式基本相同，只不过每个过程（标书生成、标书、投标、开标等）都是通过计算机完成的。
4）企业实施采购供应链管理是否可以进一步规范招投标过程？是的。特别是在投标和评标过程中，因为标书时，只对信息网中的供应商，并且只有标书范围内的供应商才能投标；在开标后，各供应商的报价都是公开的，评标的结果保存在信息网中，便于以后核查，这样就避免了供应商通过各种关系进入招投标。
5）要求供应商通过Intemet投标，供应商是否有这个能力？供应商必须具备这个能力，其实采购信息网对供应商的要求并不高，只需要1台可以接入Internet的计算机，如果供应商连这个能力都不具备，就更谈不上成为本企业的优秀供应商。
6）MRP/II和ERP系统中有采购系统，有必要再建企业采购供应链管理系统吗？不错，企业现有的MRP/II和ERP系统中确实有采购系统，但这个系统只是对采购的事后管理，如对供应商的管理，对价格的管理等；而不是对采购过程的管理，如对供应商的优化，对采购的监控等。而企业采购供应链管理是对MRP/II和ERP系统强有力的补充，是对采购过程更深层次的管理，同时又与MRP/II和ERP系统相辅相成，比如采购量、采购时间可由MRP系统根据产品的BOM和生产计划自动触发，为生产提供及时到位的原材料和零部件。所以企业采购信息网是对企业采购过程完整的管理。
7）现在的采购管理很好，有必要建立企业采购供应链管理系统吗？建立企业采购供应链管理系统除了能为企业带来利润外，另一个目的就是加强对采购过程的管理，并提高管理水平，就像企业目前建立的ERP系统一样，系统的信息化管理必然会给企业带来巨大的潜在效益。
3 国内企业供应链管理的基本现状和未来
对于国内的大型制造企业，尤其是民营和私营企业，在十几年快速发展的过程中，特别是在近几年中，都在供应链管理上有所推进。但是，绝大多数企业并未对整体供应链的管理进行全面系统的规划和整合，具体体现在以下几方面：
1）更多侧重于营销系统和内部制造计划体系的建设；
2）不够重视供应链后端，即供应管理体系的建设；
3）不够重视从供应链全局角度和业务合作伙伴的联盟建设；
4）较少借助先进的信息系统来整合供应链信息流；
5）内部供应链的管理和价值流（财务、资金及成本管理）松弛结合，导致无法从企业整体运作指标对供应链进行准确监控和改进决策。对于国内大多数中小企业，供应链管理仅仅局限于基本的产、供、销，未能形成有效的管理体系；由于相关的业务合作伙伴（供应商、分销商）较少，业务较为单纯，很少考虑进一步扩大生产、销售的规模。自我国加入WTO后，国内大型制造企业就面临国外大企业严峻的竞争，这种竞争中一个最重要的体现是全球供应链的竞争。中国的企业在没有大规模建立海外供应链网络时，必须最大程度地联合国内的相关业务合作伙伴，形成有效的扩展供应链体系，通过群体结合的优势和跨国企业竞争。对于中小企业，需要尽快提高自身的管理水平，加入到相关的扩展供应链体系中，提高竞争力，更快地成长起来，不被强大的市场所淘汰。基于扩展供应链的协同商务运作将是未来企业供应链管理的重要模式，只有借助于协同商务模式，我们的企业才能在全球供应链的竞争中处于有利地位。
参考文献
[1]陈安，刘鲁，供应链管理问题的研究现状及挑战[J]系统工程学报，2000，15（2）：179-186
［关键词］制造企业；mro；abc管理法；采购流程
生产制造型企业的运作模式简单概括来说就是购入各种物料，并且使用人工、设备等对购入的原料进行加工，然后将产品进行销售以获得赢利。制造型企业所需采购的物料大体分为两种，一种是构成产品所必需的物料，即生产性物料；另一种是支持生产运作、保养、维修、运营需要的非生产性物料，即mro物料。这两种物料在供应链方面的主要区别在于mro物料种类比生产性物料更繁杂，而且物料的需求数量和需要时间具有不确定性。因此在进行物料采购和管理时，不可能像对待生产性物料一样为每一种mro物料设立足够的安全库存。这就给物料采购和企业正常的生产运作带来了一定的困难。本文将针对mro物料的不确定性，同时结合生产制造型企业的特点建立有效合理的mro物料采购流程以降低企业的采购风险，同时提高采购效率。
通常来说，mro物料大致可分为a、b、c、d四类，a类零件通常是指价值高且非常重要的设备备件，而且安全库存量较少。这类零件库存数的多少往往决定是否可以保障设备正常运行，是mro物料中的瓶颈物料。a类零件占库存资金总额的70%，但库存数量只占总数的10%左右，用增加订货次数来保证备件的使用。b类零件占库存资金总额的20%左右，库存数量占总数的30%左右，这类零件可以设立最大和最小库存值，定期检查按照最大库存量补库存的方式进行采购。c类备件通常是指价值较低的易耗品，这类零件虽然占库存总数的60%左右，但金额只占库存资金总额的10%左右。由于这类备件交货周期短且占用资金小，但零件品种和规格繁多、需求量大，对于这类零件可采取按需批量订货的方式，这样既可以节省采购时间成本，批量采购的方式还可以取得优惠价格。d类物料通常是指价格高昂的固定资产，如生产设备、模具等。这类物料不需要设立安全库存，有需求后再安排采购。
对于不同种类的mro物料，需要建立合理的并且有针对性的采购流程来保证物料的正常供应。我们从以下几方面来考虑。
(1)对于那些已经设立安全库存并且已经具有采购信息的mro物料应由专门的计划人员在mrp系统里做好需求计划，采购人员按照需求计划向指定供应商下订单，其中物料的价格是与供应商协商后在某一个时段的协议价格，在每次采购时无须临时询价和谈价。
(2)对于无采购信息的新物料，使用部门在系统中向采购部提出mro物料采购需求，需求必须包括品名、型号、技术要求和需求时间等信息，采购部根据上述采购信息向供应商进行询价、比价、议价。新物料的询价应首先考虑现有合格供应商，如现有的供应商无法提供所需要的mro物料，则需要开发新的供应商，新供应商的来源可以通过网络、专业杂志期刊，或源自公司内部技术部门的推荐，也可以是参加各种专业的展览会获得的供应商信息。
相应的mro物料供应商开发流程如下：
第一，首先由采购部、mro物料使用部门和技术质量等相关部门成立评估小组并制作新供应商开发计划，计划包括开发零件的名称，每个部门的职责，开发新供应商每一个环节的完成时间节点等信息。
第二，制订了供应商开发计划以后，采购部向供应商索取营业执照，税务登记证，组织机构代码证，质量管理体系证书，证书等相关文件，并了解主要供应商员工和技术参数，厂房面积，生产特点，主要生产和检测设备，生产能力，主要客户，主要产品和产品执行标准等相关信息，并对上述供应商提供资料的真实性进行核查。然后，将真实信息汇总入“供应商基本调查表”归档。c类mro物料因价值较低，其供应商可直接列入潜在合格供应商名单；a、b类产品则需组织技术开发部、质量部等有资质的人员成立评估小组，确定日期来进行现场审核。现场审核内容包括质量体系管理能力，实物质量，财务状况，新产品开发能力，工艺状况，交付及售后服务能力等审核项目，审核由评估小组共同完成。
第三，审核完成后，评估小组形成审核报告交采购部。对于审核中的不合格项发放整改通知书，要求供应商限期整改，整改合格的供应商可以列入潜在供应商名单，整改后仍不合格的供应商则取消其资格。
第四，评审小组根据审核的结果选定试样供应商，并向供应商索取样品。对于那些价值较高的物料与供应商签订产品试制协议或者保密协议，并安排打样，进行产品试样和工艺符合性的确定，其后是小批量的生产试用。通过产品认可的供应商列入合格供应商名单。
第五，采购部建立合格供应商档案，主要包括基本情况调查表、供应商产品明细和价格、质量协议、保密协议、供货协议、价格协议、营业执照、税务登记证、组织机构代码证、质量管理体系证书、证书等信息。
在新供应商开发完成以后，采购部门就可以根据一般的采购流程进行物料的订购了。通常来说，在现有合格供应商不能满足需求时应选择开发新供应商。但是如果现有的合格供应商发生质量问题并且限期整改未通过，或者是现有合格供应商无法满足降价或者服务要求时同样也需要开发新供应商。
(3)除了以上介绍的两种物料采购流程，在企业中还需要建立一个固定资产采购流程，即招标采购流程。在招标采购中固定资产管理部门需向高级管理层或者股东提交购买申请和预算，待高级管理层或者股东方批准采购之后，采购部与资产管理部门准备竞标文件并向目标供应商发放，竞标文件分为两大部分——技术部分和商业部分。技术部分由固定资产管理部门提供，包括所购资产的技术要求、参数、验收标准等信息，商业部分由采购部提供，包括投标规则、供货条件、服务条款等。采购部门主要负责竞标文件的跟踪，协调供应商和固定资产管理部门之间沟通，安排供应商提问和解答。在收到供应商的报价后，采购部门分析商业条款，固定资产管理部门则分析技术条款，在综合考虑各种因素后选定供应商。由于固定资产往往涉及较大的资金和风险，因此应首选现有合格供应商，若需要开发新供应商则要严格按照新供应商开发流程，并且在必要时对供应商进行现场审核，而且必须由专业的技术人员负责所有的技术资料编写和技术条款分析。采购部门在签订合同后对交货进度进行监控，保证所采购的高价值固定资产按照时间和质量要求交货。在付款方式上，对于固定资产的付款条件应尽量争取验收后付款或者用信用证付款方式以减少付款风险。
建立合理和有针对性的mro物料采购流程对于生产制造型企业来说是至关重要的，不仅降低了采购成本，在规范流程和提高物料质量、按时交付等方面也有着积极的作用。同时mro物料采购作为企业正常运作的重要供应链环节，需要相关人员对供应商质量、价格和采购流程进行定期维护以保证低成本和高质量物料供应。
参考文献：
［1］伍颖，伍洪明，胡纳新.abc管理法在科研院所设备采购管理中的应用［j］.中小企业管理与科技，2010(4):59
