时间：2023-08-03 17:29:38
开篇：写作不仅是一种记录，更是一种创造，它让我们能够捕捉那些稍纵即逝的灵感，将它们永久地定格在纸上。下面是小编精心整理的12篇库房管理知识与技能，希望这些内容能成为您创作过程中的良师益友，陪伴您不断探索和进步。
关键词：化工企业；仓库管理；问题；策略
中图分类号：F715.6 文献标识码：A 文章编号：1001-828X（2012）04-00-01
一、引言
化工企业生产所需物资数量巨大，种类繁多，采购及库存管理的控制环节也很多。由于企业生产对安全要求的特殊性，使物资供应责任重大，质量性能等稍有疏忽就有可能造成人员和财产的重大损失。为做好物资供应，确保生产正常进行，采购、验收、保管、发放等都必须环环相扣层层把关，其中仓库管理是物资管理中一个很重要的环节。
仓库是企业存储和保管物料的重要场所，库房管理是企业物流管理的核心工作。库存控制水平代表了一个企业总体的管理水平，高效的库存控制管理是企业经营革新、降低成本的重要一步，如何改进与提高库房管理水平，对企业保证生产供应、节约成本、提升企业竞争力具有现实意义。因此应按照科学管理原则对物料进行整体计划协调和控制。
二、仓库管理中存在的问题
1.计划管理准确性预见性不强
格型号和数量不够准确，对一些物资的消耗没有预见性，往往造成供货提前期不准，采购量不准，导致提前或延期交货，造成物资积压或者影响生产。
2.物资储备不够合理
库存控制是企业物资管理核心之一，目前企业在库存控制方面存在两种现象：一种是企业的库存量过大，有的物资早已淘汰，超储积压，占用大量库存资金，也为盘点、清理、对账等工作带来不便。另一种是库存短缺，影响到企业的生产，增加急用料，使物流成本上升。
3.估价入账太多
估价入账是货到票未到时，为正确反映材料消耗的一种记账方法；但现在厂矿单位签订合同协议或新品种物资要归类编号，影响发票单据的及时开具，造成大量估价材料，给仓库保管员和财务部门造成大量的重复劳动。
4.人员业务水平有待提高
目前大多数厂矿库房已引进库存管理软件，但由于生产单位的材料员和一些保管员学历和业务水平较低，缺乏专业的库房管理知识和计算机技能，导致计划批料领料还不能正常进行。
5.库房办公条件有待改善
厂矿很多库房还没有独立的办公室，保管员的办公室就设在仓库里，一些胶皮塑料等散发出有毒有害的物质和难闻的气味，久而久之对保管员身心造成伤害，挫伤劳动的积极性。
三、提高仓库管理水平的对策
1.提高计划的准确性
加强物资需求计划管理工作，提高采购效率。从物资供应部门的内外两方面着手，提高计划的准确性、及时性和规范性。一是建立物资计划例会制，督促各环节及时处理计划、接收反馈的信息、协调解决出现的问题。二是要求业务人员加强物资计划工作，明确职责，确定相应的程序。接到物资需求计划后，物资供应部门在了解需求特点的基础上，保证确定性需求的及时供货；并结合库存情况设定安全库存来应对储备需求，主动对接，及时落实货源，确保物资供应。
2.合理储备物资，调整库存结构
对于任何企业而言，保持一定的库存是非常必要的。合理库存可以使企业整体运作变得更为高效顺畅。若库存控制管理不当，将会给企业带来缺货率高，补货不及时，库存周转不灵，或者无效库存多，资金积压，增加企业生产经营成本，给企业的生存与发展带来影响。因此，对库存进行有效的控制管理，合理安排物资品种和储备比例尤为重要。
(1)建立对于多方有效的管理机制
对于多报不领或以领代耗的情况，应由用料单位和物资供应部门的相关人员进行沟通，建立一个对于多方都有效的约束管理机制。对于出现的缺货、或者库存物资过多的问题，不仅仅追究某个部门的责任，其他部门相关的人员也应承担责任。否则用料部门多报计划，物资供应部门全部采购，无法彻底解决库存居高不下、物资供应部门的仓库与用料单位的小库并存的问题。
(2)供应与需求更紧密地联系
物资供应单位与需求单位需要更紧密地联系起来。物资供应部门应多了解用料单位是急用还是备用，具体什么地方用，用料单位应多了解库存有多少，有没有代用物资，有保障的供应时间长短等，减少供需过程中的脱节和超额采购问题。充分利库，发挥库存物资的作用，尽量提高库存周转率，减少报废。
(3)及时处理库房里的积压呆废料，减少资金占用
物资供应部门应经常对库存需要进行调整，对于多年不动的物资、超过使用年限的物资进行处理报废。积压物资的处理应形成制度化和常态化，及时消化企业的不良资产，为企业减负。
(4)充分发挥仓库在库存控制中的作用
不能以传统的认识认为仓储只是存储物资的场所，实现对物资收发料动态管理，对仓储物资动态、周转天数等进行统计，及时反映物资收发存动态、超储、积压和不合理库存物资信息，有利于库存资金分析，优化库存结构，加速资金周转，为决策提供依据。
3.做好估价工作
供应部门接到物资申请计划后，组织货源签订合同，审计科和分管领导及时审批，保证合同及时生效。对于没有物资编号的新型物资或土产杂品等，及时申报及时编号。相关科室紧密配合，加快各个环节的运转，以保证物资到货时及时取得发票，减少估价物资。
4.提高人员素质和业务水平
随着库房步入电子化专业化管理，对库房管理人员也提出更高的要求。保管员除了具备必须的业务知识外，还要拥有现代管理知识，按照生产与运作的管理知识，通晓现代仓储物流理论并不断应用到工作实践，熟悉库存物资的属性，应用6S进行库房现场管理，及时准确提供数据，充分发掘库管物资的经济潜力，实现仓库管理新的飞跃。因此，要定期对库房管理人员进行培训，并制定激励措施，调动员工的积极性。
5.改善办公条件
把办公室从库房中独立出来，给库房配备必要的硬件设施，尽量减少库存物资是有毒有害气体伤害员工身心健康，使员工在干净舒心的环境下愉快地工作。
关键词：煤矿；物资；库存管理；计划
煤矿生产所需配件材料数量巨大，种类繁杂，供应链和库存管理烦乱多变，没有一定的时序性。为很好地服务于生产，将库房管理做到有序化采购、验收、保管、发放、使用、维护必须相辅相成、严格把关。因此，库存管理处于整个供应环节中关键性地位。
仓库是煤炭企业储存和保管企业物资配件的重要场地。库房的标准化、精细化管理是确保煤炭企业物资管理的重要抓手。有效的库存控制不仅是供应管理的章程，而且还代表了煤矿企业的管理水平和精细程度。科学高效的物资库存管理是企业经营管理的重要手段，也是企业实现降本增效的的重要一步。现阶段如何改善、革新供应管理水平，是煤矿保证生产正常时序、节约维护、高效量产的根本所需，关键所措。因此，库房管理是整个生产和企业管理的关键所在。
一、煤炭企业物资库存管理的不足与问题分析
1.物资库存的计划工作不准确。一些煤炭企业物资备件的指标型号和品名不匹配，对生产现场的物资需求计划不了解、不明确，材料配件不能依时所需，竟而平凡造成物不及时、时不奏效。
2.存在物资长期闲置和利用率不高的现象。合理的物资库存是保证企业安全高效生产的有利保障，但是并不是说企业就必须有一定的物资库存，也不是每一类物资都必须备用。很多煤矿企业在物资库存方面有两类倾向：一是一些已过期的物资长期闲置，造成大量资金占用，也给盘库和计划工作造成了很大的障碍。其二是专用配件成本高采购偏小，在企业应急突发事件或者抢修时，往往造成供不应求，没有备件等现象，造成企业突击采购、高价采购，筑高了企业的物资采购成本和运营成本。
3.规格型号和名称模糊入账太多。规格型号和名称模糊入账货到票未到、供应商不统一，如此常往账务烦乱复杂。为能准确依实反映材料消耗及进账的客观明辨手续，建议企业逐部对采购进行统一招标进货，这样下来不仅可以避免物料混杂，而且在工作量上大有改观，平均每年能节约往年材料消耗的20%。在今后的工作中希望能切实做到单事一意、诸事划一，尽可能避免往复劳动力的无私奉献。
4.从业人员综合素质有待提高。当前，很多煤矿企业都采用了信息化管理平台，借助网络信息技术实现库存科学管理。但是我们发现，在个别煤矿企业，一些材料员和库房管理员往往是领导介绍的关系户、完全不懂计算机技术的老年人或者为了工作清闲到此类岗位等等，以致材料的验收入库和使用发放不能做到细微严慎、科学规范。
二、强化提高物资库存管理水平的对策
1.提高物资需求的预见性和计划性。物资需求是必要的，但更重要的是对物资需求的深度了解，对物资计划的刚性控制，最大限度降低物资采购的综合成本。生产单位和物资供销单位要加强沟通协调，定期通告生产对物资的需求计划。物资供销单位要以生产需求为己任，及时主动地确定货源，在有效的生产时间内采购予以使用维护。
2.优化物资库存的结构。对于每一个企业来说，保证一定的物资库存是必要的也是很重要的。适量的物资库存可以为企业整体运营提供硬件支撑。如果物资库存管理不完善，物资缺货或者备件补库不及时，库存运转效率低下，废旧物资挤压过多等等，不仅会筑高企业的综合运营成本，而且会造成企业计划及决策的失真和缺位。
3.建立多方映射式管理机制。对于多报不领和以领代耗的情况，尽可能的回避此类现象长时间生存，应以用料单位和物资供应部门的相关人员有效沟通，建立多方合效简约管理机制。建于缺货、库存物资积压的问题，不单单是某个部门的问题和责任，更要深入到各个部门负责人。使用部门多报计划，而供应及相关部门全部采购，这样长此运作无法从根本改变库存居高不下的局面，也难以杜绝小库多量并存的问题。
4.物资供应与维护使用相辅相成。物资供应部门与生产部门要相互协和起来。物资供应部门应尽可能的了解使用部门的所需的物料为备用还是急用，用在什么地方；使用部门较大程度的掌握库存物资，现在库里有多少本部门所用的各种材料，保障生产的供应维持时间长短，尽量减少供应过程中的脱节和超额采购问题。入细入微，相互协作，相互了解充分利用库房来彻底改善不良局面。
5.及时处置库房积压待废设备材料，减少资金占用。物资供应及相关部门应经常进行库房物资调整，多年不用的物资、超过使用时限物料进行处理。要制度有序的进行积压物资处理，及时消除不良资产，减少无功负担。
6.有效发挥库存控制的作用。现如今仓储不只是存储物资的场所。实现对物资收发料动态管理，对使用物资的当前动态及周转效率开展定期统计，依时反映物资收发存动态、超储、积压和不合理库存物资信息，有利于库存资金分析，优化库存结构，合理资金周转。实践证明：库存的高效利用是控制物资管理成本的重要抓手，各单位有必要在这方面下大力气和真功夫。
7.改善名称型号模糊入账的现状。名称型号模糊入账给仓库和财务部门都带来了不必要的往复劳动，而且会造成实物和财务帐套数据不一致。建议建立条码扫描设备，进行出入库的物料确认。
8.提高相关人员职业素质和业务水平。当前，企业已经进入信息化竞争时代，管理的电子化、信息化、智能化已经成为家常便饭，在这种情况下，企业必须要提高库房管理人员的综合素质和业务技能――加强现代管理知识的培训，使他们对库存管理与控制的重要性有更为深入和透彻的了解；加强职业道德培训，特别是要加强他们的廉洁自律意识、效率意识、服务意识和市场意识，让他们明白每一个备件都是企业的资产，每一台备用设备都是企业安全生产的重要保证，提醒他们不要动歪脑筋、不要不敢不能损害企业的利益。
9.实行物资全过程管理，实现材料领用零浪费。煤矿企业月度材料预算指标下达、月度材料需求计划网上申报与审批、刷卡领料以及自动扫描入库、出库、盘存、记账和统计、考核、分析材料消耗情况的一体化管理。企业各单位月度材料消耗情况，在超市管理人员作账务处理后，由内部市场化管理系统自动生成物资收发存报表，反映矿及各单位物资消耗情况。这样以来，各单位可随时查寻成本信息，有利于控制消耗，节约用材。同时，经营和物资供应部门可根据物资消耗情况及时统计物资消耗轨迹，分析投入规律，为物资储备提供科学依据，减少不必要的物资储备。
10.充分利用物资供应商的有利条件。高效的物资库存管理必须有一定的物资供应商作为后盾，这是保证企业安全运作的重要保障。在确定供货商的问题上，每一个煤炭企业要注意：分承包商供应的物资的质量必须真实可信，必须有技术质量部门出具的质量指标评价；分承包商的生产稳定、企业环境良好；分承包商的产品价格处于市场合理区间；承包商的客户服务良好，企业诚信度高，履行合同良好，供货时间按计划、供货渠道及运输畅通；尽可能与承包商建立合作共赢、团结协作的战略合作伙伴关系，并建立良好的付款协议制度。
三、结语
【关键词】 民营医院； 药房管理； 规范化建设
doi：10.3969/j.issn.1674-4985.2014.18.039
近年来，因药品引起的医疗纠纷和事故频发，这加剧了医患关系，损害了医院的效益，而药房是民营医院中的重要组成部分，药房管理水平的高低直接关系到药品的优劣、用药的安全及医疗质量，甚者会影响到整个医院医疗工作的开展，因此，做好医院药房的管理工作意义重大[1]。同时，国家对医药事故也高度重视，还颁布了药房管理法、用药规范等一系列法规[2]。在这样的大环境中，探讨如何做好民营医院的药房管理工作，显得尤为重要。本文中，笔者走访了5家民营医院，并通过对民营医院药房管理中存在的问题进行了分析，并探讨提出针对性改进管理措施，旨在促进药房管理工作的规范化。
1 民营医院药房管理中存在的问题
1.1 药师工作者的学历和能力偏低 民营医院药房工作人员的学历普遍偏低，大部分医院缺乏中高级药师，职称结构不均衡，不利于药学专业的发展[3]。管理工作者的业务素质也不高，不利于提高药品服务的质量。从药学专业技术的角度分析，药品工作者仅具备调配处方的技能，其专业能力较低，且不能很好地掌握药品管理知识。
1.2 药房基础设施及硬件缺乏 在民营医院药房管理中突出的问题就是药房的基础设施落后及硬件缺乏，药房一般占地面积小、环境条件差、通气状况差，有的医院药房没有进行阴凉库、常温库、冷库的区域划分，造成应在阴凉或冷冻处贮存的药品放置在常温下，时间长了影响了药品的质量[4]。不少药房药库未配置干湿度计，未按要求安装调节温度的设施，如空调、除湿机等，且对有湿度、温度贮藏保管要求的药品，不能采取相应的管控措施，造成部分药品变质而被废弃。
1.3 工作流程中药师出现错误 民营医院因工作流程不健全、不规范，药师责任心不强，往往出现实操中的错误。（1）药物调配错误：这种错误的发生与药房工作人员的责任心不强有关，不认真负责造成药物调配错误；药房工作人员的工作量大且单调枯燥，重复性的工作也容易产生药物调配错误；有的大药方上的药物较多，工作人员疏漏的可能性也很大，使得有的药物漏掉，没有配全；工作人员没有按照标准的调配流程来操作也是重要的原因[5]。（2）药物发放错误：该类错误的发生与药物的名称、剂量、剂型、包装、过期错误相交叉，也会因为上述这些药物差错，而造成发放错误。还有一个重要原因是，在民营医院患者的排队没有秩序，也没有正规的电脑叫号管理系统，因此，也会造成药物发放错误。药师没有真正履行“四查十对”等操作规范也会造成发放错误。（3）用药指导及用药咨询错误：这种错误的发生主要与药师的专业知识水平有关，专业知识缺乏或掌握不牢固是造成这类错误发生的主要原因；工作量大的情况下，药师服务时间受限制也是其中的因素。
1.4 药房管理制度不完善 由于药房内部管理制度不完善，工作人员在思想上对药品验收没有足够地重视，对于购进的药品，在验收过程中也是敷衍了事，库房人员仅核对药品公司送达的药品送货单，填写记录药品的入库信息，对药品的质量不关心；在药品的运输过程中，没有严格按照药品的贮存条件来存贮药品[5]。有的仓库人员对于药品的贮存管理也不加重视，甚者不考虑基本的贮存条件，使药效不能得到保证。
1.5 医院监管机制不健全 有的医院药房建立了规章制度，但由于缺乏监管机制，使得制度没有真正执行。药房工作人员往往是相互扯皮，造成工作没有秩序，还会导致药房人员不按常规操作，如不能严格执行双核对制度，单人配药、核对现象屡禁不止。同时，不能很好地监测药品不良反应，也不能很妥善地保管药品，对不合格药品的管理和报废也没有规范地记录，不能对药品质量做定期检查，对过期的药品没有及时处理；在原包装、大包装药品拆零分装时，药物的名称、规格、剂量、有效期、生产批号等没有标明；药品标签脱落者没有及时核对处理，造成药品的大量浪费[6]。
2 针对性规范化管理措施
2.1 强化专业人员引进和培养 提高药房工作人员的学历层次，做好业务培训及人才队伍建设。在医院招聘及编制药房工作人员时，要引进本科层次及以上学历的药学专业人员，还可以引进有扎实的理论基础、有丰富的临床经验及具备较高业务素质的专业人士进入药房，健全稳定人才队伍。对药房工作人员开展继续教育培训，来提高工作人员的业务水平。还可以定期举办学术交流活动，让工作人员及时了解最新的医药信息及发展动态，更好地服务患者[7]。
2.2 改进药房基础设施及硬件配置 加大药房的经费投入，建设现代化药房，来完善药房的各项设施建设。遵循必要的规范，来增添药柜、药橱，实行分类定位存放，化学药、生物制剂、外用药与内服药、药品与非药品均分开贮存，不靠墙、不倒置、不混放，离地面要保证一定的距离，保证临床用药安全，确保药房的整洁规范，还要有必备的通风及保温除湿设备，保证药品适宜的存贮温湿度。一般情况下，需常温保存的药品温度不能超过30 ℃，需在冷处保存的药品温度不能超过10 ℃，需在阴凉处避光保存的药品温度不能超过20 ℃，保持房内相对湿度45%～75%[8]。配备计算机来实现药品管理的信息化、网络化，使之具有发药、退药、医嘱查询、价格查询等多种功能。
2.3 建立健全规范的工作流程，加强药师职业道德教育和业务培训 规范制定药房药物的调配发放流程，并要求药房工作人员在调配发放药物时严格按照流程来操作。加强药师的继续教育工作，要对其定期开展思想教育工作，让药房工作者认识到自己部门工作的重要性，让他们形成良好的职业道德，强化自己的责任心[9]。对药师们要进行专业知识的培训，或去上级医院深造，以提高药师的专业水平，做好患者的用药咨询和用药指导工作。同时，还可以根据药房工作量和工作性质给予适当的补贴，以提高药房工作人员的积极性，以最大限度地减少差错的发生，更好地发挥药房的职能，提高患者对医院药房及医院整体工作的满意度，减少医疗纠纷的发生。
2.4 完善管理制度及监管机制 建立健全药房的各项管理制度，在药品的管理上可以实行定额管理、实耗实消及重点统计，在工作环节上实施精细化管理，使药品、设备、人员管理均有章可循，填补管理漏洞。同时，对药品采购、中西药调剂、中药材炮制、药品质量检验等管理实行制度化，重点做好药品的存贮、药品的分类及药品有效期的管理工作[10]。要完善处方管理制度、新药审批制度、特殊药品管理制度、药品不良事故报告和处理制度、药品不良反应报告登记等制度，最大限度地减少不良药品事故的发生。对药房工作人员实行责任制、业务考核制，以保障药房的工作质量。还要利用微机管理系统，逐步实现药房量化管理信息化管理，促进临床合理用药，提高药房的工作水平及效率。同时，还要注意建立相配套的监管机制，真正做好药房的管理工作。
2.5 积极探索药房托管业务模式 《全国医药流通行业十二五规划》鼓励医药流通业务托管模式。早在2000年，国内就有医院药房托管的试行模式，自2013年年底以来，全国多地掀起医院药房托管，公立医院药房托管模式目前争议较大，但对于民营医院而言，药房托管业务模式将是大趋势[11]。民营业医院药房托管主要有以下几方面的好处：首先，药品零差率销售后，药房作为医院的包袱部门通过托管使经营权让渡变为盈利中心；其次，医药经营企业供应链及服务延伸至医院药品仓库和药房，将全面提高医院药事管理水平，并保证医院的临床用药需求用药安全；再次，医院不再为药品供应和药房管理投入资金和精力，从而大大提高了医院的整体效益，而医药药营企业通过自身的业务优质提高了药品采购的议价能力，从而在经营规模和价格让利上获利[12]。总的来说，民营医院药房采用的业务托管模式能够系统高效地解决药房管理存在的问题，是一步到位实行规范管理的有效方法，同时也可为医院获得药房自我管理所无法获得的效益[13]。
综上所述，笔者分析了民营医院药房管理中存在的问题，探讨了针对性规范管理措施，加强了医院药房各项管理，促进了药房的规范化建设。医院药房是集经营、管理、技术于一体的综合性科室，尤其是在民营医院中，其地位显得尤为重要。药房作为药品的购进、储存及分销主体，其管理工作更是重中之重[14]。这是转变药学模式、开展全面药学服务的前提，只有这样也才能更好地体现以人为本、以患者为中心的药学服务理念，保证为临床提供安全的、疗效确切的药品，促进民营医院医疗卫生事业的可持续发展。
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关键词：应急管理 突发事件 现状 建议
中图分类号：F426 文献标识码：A 文章编号：1672-3791（2012）10（a）-0056-02
应急管理是为了降低灾难性事件的危害，基于对造成突发事件的原因、突发事件发生和发展过程以及所产生负面影响的科学分析，有效集成社会各方面的资源，采用现代技术手段和现代管理的方法，对突发事件进行有效地应对、控制和处理的一整套理论、方法、和技术体系[1]。
石油天然气开采行业是一个高危高风险的行业，原油易燃易爆的特点，致使采油厂原油勘探、开采、脱水、集输、车辆拉运、储存、净化处理等各个生产环节都面临各种突发事件的威胁，各类突发事件的预防、预警与紧急处置等应急管理工作在采油厂安全生产工作中至关重要。加强对应急管理工作的研究和探讨，构建完善应急管理体系和机制，尽可能地减少各类突发事件造成的人员伤亡和财产损失，对强化采油厂安全管理，打造本质安全性油田意义深远。
1 采油厂突发事件特点
采油作业生产过程中，存在着火灾、爆炸、毒性危害等多种危险、有害因素，这些危险、有害因素主要来自于油田生产过程中存在的危险物质和物料，同时，也来自于生产工艺过程、生产站场、设备设施和雷电、洪水、地震等自然灾害方面[2]。采油厂突发事件，有着五个明显的特点：一是种类多。有井喷、火灾、爆炸、油气中毒、原油泄漏、机械伤害、电气伤害、供电事故、雨雪冰冻、雷电、洪水、泥石流等各种突发事件，涉及安全环保、公共卫生、职业危害、自然灾害等各个方面。二是损失大。突发事件往往不仅造成财产损失，还造成人身损失；不仅造成眼前损失，还造成长远损失。三是影响广。突发事件不仅造成经济影响，还会产生社会影响、政治影响。四是社会关注程度高。随着社会的发展和进步，油区群众和广大职工对生命的珍爱、对财产的关注、对行为的预期、对秩序的渴望，比以往任何时候都要高。五是控制处置难度大，采油厂各类突发事件瞬间释放能量大，涉及不可控因素多，突发事件应对处置难度较大，必须有大量的人力、物力投入。
2 采油厂应急管理工作现状
（1）建立健全了应急预案体系雏形。在深入调研、分析生产过程中存在的各类事故隐患的基础上，结合生产实际情况，先后编制了《靖边采油厂突发事件综合预案》、《火灾事故专项应急预案》、《原油泄漏事故专项应急预案》、《井喷事故专项应急预案》、《环境突发事件专项应急预案》及《原油清理现场处置方案》、《雨雪天气应急预案》等十多项应急预案，形成了综合预案整体统领、各专项预案专项阐述、现场处置方案具体指导的三级应急预案体系，并通过了省安监局组织的预案评审。
（2）建立了应急管理机构体系。为加强应急管理，成立了应急工作领导小组，由厂长任组长，负责应急工作资金保障、应急物资储备、预警信息签发、应急演练效果评估等工作。领导小组下设应急监控中心，负责对生产过程中各类危险源特别是事故多发重点区域、重点部位及重大危险源实行24小时监控。基层各单位成立应急值班室，执行领导昼夜带班、值班人员24小时值班制度，负责将安全管理员对本单位各类危险源进行巡查过程中发现的安全紧急情况，及时反馈给应急监控中心，认真做到早发现、早报告、早处置，把灾害与危机消除在萌芽状态。
（3）加强应急队伍建设。为确保应急救援工作人力保障，本着专职、兼职应急队伍相结合的原则：一是成立了1个消防中队和2个驻站消防分队，配置专职消防战士40名，泡沫消防车6辆。二是抽调各单位工作人员按照民兵预备役建制成立3个应急抢险救援连，由9个排27个班组成。
（4）加大资金投入，建立健全应急物资储备体系。累计投入800万元，设置厂级应急物资库1处，队站级应急物资库14处，单井应急物资库300处，储存了防毒面具、防护服、灭火毡、防爆手电、吸油索、吸油毡等各类应急物资和应急设备，建立健全了以厂级应急物资保障系统为枢纽，以队站级应急物资保障系统为支撑的应急物资储备体系。
（5）加强应急培训。一是采取多种形式，广泛开展宣传教育活动，向广大员工及油区群众广泛宣传和普及公共安全知识、应急管理知识、各类应急预案、防灾救灾和自救知识，提高员工和群众参与应急救援工作的能力和事故紧急状态下的自救能力。二是通过外聘专家、送外培训等方式，强化了专、兼职应急队伍熟练应用应急设备、防护装备等应急技能培训，建立完善了厂级、大队级和队站级应急培训机制。
（6）积极开展应急演练。建立了厂级、大队级和队站级三级应急演练机制，每年组织开展厂级应急演练2次，大队级应急演练6次，队站级应急演练50次，通过开展应急演练，完善预案、锻炼队伍、提高突发事故处置能力。
3 存在的问题和薄弱环节
（1）应急预案体系上下衔接性不强。采油厂在作业区设置了六个采油大队，各采油大队属于生产前线指挥机构，内部机构设置精细、自成一体，独立性较强。各采油大队编制的应急预案与厂上编制的应急预案框架不符、格式不一、响应级别划分模糊、预案内容衔接性不强，造成有些小型突发事件启动厂上预案显得牛刀杀鸡，浪费资源；有些大型突发事件启动采油大队预案显得力不从心，效果不佳。
（2）应急物资储备体系覆盖不全，应急物资管理滞后。采油厂油井布设分散，油区千秋万壑，地理环境复杂，夏秋季炎热多雨，冬春季低温干旱，季节性降雨分布不均衡，应急物资储备工作量较大，目前阶段，采油厂虽然初步建立了三级应急物资储备体系，但应急物资储备点覆盖面远远不够，单井应急物资库设置比例偏低，尤其是库坝、河流附近敏感区域未设置专门应急物资储备点，无法满足各类突发事件的应急处置需要。
应急物资管理方面存在的问题：一是未建立专门应急物资管理制度。二是库房内防潮、通风、防火、防盗、防鼠、防污染等设施缺乏。三是应急物资放进库房后疏于管理，应急物资流失严重。
（3）应急预警机制不健全。目前采油厂应急管理工作重心仍然在事发后的应对处置，日常预警防范工作落实不到位，未做到及时预测预警、提前防范动员。
（4）应急管理反馈机制欠缺。良好的管理控制，应当表现为系统运行的稳步提高[3]。采油厂应急管理反馈机制的欠缺，制约了应急管理的持续改进。
（5）应急培训制度缺乏。未建立专门应急培训制度，导致应急培训工作缺乏计划性、针对性和系统性，培训效果不佳。
（6）应急演练形式单一、实战性不强。应急演练方面存在的问题：一是形式比较单一。纵观近几年开展的各种应急演练，有的片面追求演练层次高、场面大、综合性强，覆盖面广。有的未能根据本单位实际情况，分层次、有步骤组织演练，而是照搬照抄，模式单一。比如要提高各级领导干部的组织指挥能力，不必每次都搞实兵演练，可采取以会代训、图上推演等方式进行。又如要加强部门之间的协调配合，不一定每次都搞场面宏大、非常热闹的形式，可采取桌面演练、功能演练等方式进行。二是缺乏实战性。演练大都按预先制订的方案组织实施，演练过程虽然齐全、顺畅、圆满，但组织计划、演练内容、时间节点、实施流程是既定的，难以体现突然性和不确定性，影响了演练的真实性和有效性。三是评估机制不完善。没有建立演练评估机制，对演练的效果多采取定性化点评，而不是有依据、有数据、有分析的量化评判，难以准确、客观地反映演练的实际效果和水平，评估演练方案和应急预案的科学性、可操作性。
4 建议
（1）加强预案体系的衔接和配套。一是框架体系要对接。二是格式体例要一致。三是明确响应级别划分。四是要上下分级响应内容要衔接。
（2）规范应急物资管理，进一步健全应急物资储备体系。一是加大投入，扩大单井应急物资库的设置覆盖面。二是在油区河道下游设置多个应急防控点，储备拦河铁架，草袋子、编织袋、吸油索等应急设备和应急物资，一旦发生河流污染事件，力求能够及时有效构筑多道防线，控制事件影响进一步扩大。三是建立应急物资管理制度，指定专人负责应急物资库房管理，做到应急物资“标签、实物、台账”三统一。四是认真落实应急物资库房内防潮、通风、防火、防盗、防鼠、防污染等防范措施。
（3）建立健全应急预测预警机制。建议成立应急监控中心对生产过程中各类危险源特别是重大危险源实行24小时监控制度。由各单位安全管理员对本单位各类危险源进行每日巡查，重大危险源实行每小时巡查制度，一旦发现安全紧急情况，立即反馈给应急监控中心。应急监控中心须加强预警信息的收集整理，处理预警信息主要有安全部门经过风险评估得出可能发生的重特大事故预警信息；固定生产装置上安装监控系统反馈情况；危运车辆安装GPS系统反馈的情况；生产单位巡检人员上报的异常情况；周边群众发现火灾、爆炸、泄漏等风险后报告采油厂；通过政府新闻媒体公开公布的预警信息；政府主管部门及油田公司应急办公室告知的预报信息。应急监控中心预警信息后，应连续跟踪事态发展，指导风险单位采取防范控制措施，做好相应的应急准备。
（4）建立健全应急管理监督和反馈机制。一是在采油厂各单位设置意见箱，接受广大员工对应急管理工作的意见和建议。二是定期进行第三方审核监督，邀请服务中介机构对应急管理现状进行了专业评估，不断改进应急管理全过程中的缺点和不足之处。
（5）建立健全应急培训机制。一是建立应急培训制度，实现应急培训工作的科学化、规范化和制度化。二是制定培训计划，增强应急培训工作计划性、针对性。三是丰富培训形式，按培训对象工作实际可采取以岗代培、以学代培、以研代培、以会代培、以演代培等多种形式进行。四是建立应急培训考核制度，定期组织应急管理相关人员进行应急知识的考试，确保应急培训效果。
（6）建立健全应急演练反馈评估机制。事故应急演练是检验和提升安全意识的利器，是增强员工应急处理能力和自救、互救及群防意识的有效工具。
要推动采油厂应急演练向制度化、规范化、经常化方向发展，一是要提高演练针对性，根据各单位生产实际和不同季节开展有针对性的应急演练，如集输站、联合站、采油井场应以防火防爆为主，集输管道工程、注水站、注水井要以防泄漏为主，春季要以防火为主，夏季以防汛、防泥石流等地质灾害为主，冬季以防冻、防雾、防滑为主进行演练。二是要注重应急演练方案的科学性。在广泛发动干部群众出点子、献计献策的基础上，认真征求专家的意见建议，经过反复修改论证，形成科学的应急演练方案。三是要紧贴实战需要，不断改进演练形式，提高演练的实效，真正实现由“演”到“练”的转变。四是要认真总结经验，不断完善评估标准，逐渐建立演练评估的有效机制，通过演练检验应急预案的科学性和可操作性，并针对演练活动暴露出的问题和不足，制订整改措施。
参考文献
[1] 计雷，池宏，陈安，等.突发事件应急管理[M].北京：高等教育出版社，2006.
【关键词】金融档案外包管理
随着金融体制改革的不断深化，金融业务迅猛发展，随之产生了大量内容丰富、载体多样的金融业务档案。如何对金融档案进行合理的管理，使其便于利用，防范和化解金融风险、金融犯罪等，成为金融档案工作面临的亟待解决的重要课题。
一、档案在金融机构管理中的重要作用
金融档案是指各金融机构在工作中形成的具有保存价值的历史记录。包括：各金融机构文书部门产生的文书档案；会计、基建部门产生的各类专业档案；信贷部门产生的信贷档案；客户办理业务时留存的各类表单、资料、合同以及其他工作中产生的文字、图表、光盘、磁盘等材料。金融机构的文书档案中有工作计划、目标、规章制度、会议记录、总结、业务文件材料等等，具有一定的机密性，对金融机构的管理起着重要的指导作用。金融机构的会计档案种类包括会计报表、会计账簿、会计凭证及其他类，是金融机构筹措资金、发放贷款或内部财务管理产生的，真实反映了金融机构的经营管理活动的过程，反映了金融机构内部经营管理的状况，这些重要的会计资料如发生丢失、损毁等现象，将会给国家和金融机构带来不可弥补的损失。金融机构的信贷档案是金融机构在办理信贷业务过程中形成的，记录和反映信贷业务的重要文件和凭据，它是金融机构防范信贷风险、依法收贷、化解不良资产和减少损失的重要依据。金融机构其他各类档案也是金融机构的重要历史资料，对金融机构的经营管理起着举足轻重的作用。
金融是经济的核心，金融档案是金融机构运营发展的历史记录，它与金融机构的各项管理活动是紧密相连，相互作用，相互影响的。随着金融业务的不断发展，金融犯罪、诈骗、违约等也大量产生，而金融档案在为防止这些不良行为给金融机构带来的资金风险中，有着不可替代的作用。
二、金融机构档案管理现状
（一）基础设施不达标
档案库房是保存档案的场所和基础设施，是一种特殊性建筑，要求具有防高温、防潮、防光、防有害气体等功能。库房内还要求配备设施包括消防设施、空气调节设施、专用档案装具、监控防盗设施等，这些都直接影响档案的保管效果。而目前绝大多数金融机构没有符合档案管理标准的档案库房，而如果金融机构自行建造符合档案管理要求的档案库房，需要大量的财力、物力，因此金融机构往往利用办公用房作为档案库房，导致有的金融机构现有的档案库房面积偏小，防火、防盗、防潮等设施不全；有的金融机构档案库接近水源，档案受潮、霉变情况时有发生；有的金融机构办公、阅档、库房合并使用，用纸箱、麻袋来装重要的档案资料；有的金融机构甚至将档案和杂物堆放在一起，导致重要的档案资料被当作废品卖掉等情况的出现。
（二）管理机制不健全
金融机构的各项业务活动都是为金融机构的经营活动服务的，在各项业务活动中产生的档案应该是一个不可分割的有机整体，是金融机构多方面、多层次信息的体现，反映了金融机构经营活动的全过程。如果把这些档案分成若干块管理，既不科学又不利于金融机构发展的需要，因此档案的集中管理是十分必要的。但目前除少数金融机构实现了档案的真正集中管理，大多金融机构各类档案往往按形成部门和档案来源分散保管，比如：文书档案由办公室保管，会计档案由会计部门保管，信贷档案由信贷部门保管，其他档案也由产生部门自行保管，分支机构产生的各类档案也由分支机构的内设各部门分头保管，没有将本单位所形成的档案按整体来进行管理，更缺乏统一档案管理的标准和制度。这些情况势必造成档案管理和使用的不便，档案的安全性和保密性相对较弱，也容易出现人为方面的问题。因此制定统一的档案管理发展规划，采用统一的档案管理模式，有利于保障档案管理的科学化、规范化，有利于档案的保管和保密，有利于提高档案工作水平。
（三）制度建设滞后
档案工作制度的建立和健全，是单位建立档案工作的重要标志之一。金融机构制定规范的档案工作制度，对自身档案工作起着约束和导向作用，可以减少档案管理的随意性，保证自身档案管理工作的健康、持续发展。由于金融行业的特点，目前金融机构各类档案的具体要求各不相同，各门类档案的管理也处于各自为政的状况。在制度建设上，有的单位虽然制度有档案管理办法，但存在内容不全，没有涉及档案的统计、保密、利用等方面内容的情况；有的单位照抄照搬其他单位现成制度的情况，不符合本单位实际，不便于执行；有的单位长期以来沿用老的档案管理制度，不注意对制度的完善修改，使制度的规定脱离了实际，不能起到规范行为的作用。在档案整理上，有的金融机构档案管理执行上级单位的标准，有的金融机构则执行地方档案局的标准，有的金融机构则执行了长期以来形成的习惯做法，使得档案规范化管理步履艰难。
（四）档案人员素质不高
档案人员的素质如何，直接影响到档案质量的好坏。金融机构档案管理人员大多都是身兼数职，变动频繁，新手多，没有经过专业培训，缺乏专业的档案理论知识，没有更多的精力投入到档案管理中,档案管理都是一个人摸索着干，无法对档案进行科学有效的管理，加上制度建设不完善的问题，在档案整理上往往出现分类、整理规则前后不一致的情况，前一年度和后一年度档案整理方法完全不同，无规律可循，档案编号错号、漏号、跳号现象时有发生，应该归入上一年度的档案却归入下一年度，档案随意查阅，只满足于档案不丢失，装进袋子、锁进柜子，停留在你查我调的阶段，更不要说去对档案进行现代化的管理，研究档案的开发利用等了。
三、解决金融机构档案管理困境的途径
随着现代经济金融的不断发展，金融机构档案管理工作不断遇到新矛盾、新问题。纸质档案海量增长，受到场地与资金限制，档案堆积如山,金融机构每年需花费大量的人力、物力去整理、维护;由于库房紧张,档案占用办公室的面积，为此金融机构要付出昂贵的租金或同值的机会成本；由于人手不足、无专业人才等问题导致了金融机构对其自身产生的金融档案无精力进行标准化的管理；档案的管理不善，导致重要的档案文件损坏、丢失，从而造成经济损失，影响金融机构的业绩和管理。而要建立一个规范的，符合档案管理要求的档案库房，对于单个的金融机构来说是一项耗时、耗力且艰巨而繁琐的工作，增加非核心业务的档案管理人员也将直接影响金融机构的竞争能力。因此，无标准档案库房、整理不规范、大量积压、查找困难，利用率低，是现阶段金融机构档案管理普遍存在的问题。
“新木桶理论”主张经济主体要找准自己的经营优势，也就是做你最擅长的，其余的则交给别人。追求低成本高回报是最基本的商业操作规则，国际金融业正通过金融服务外包的方式实践着这一规则。金融服务外包作为一个新兴行业，正在全球化的背景下迅猛发展。追求低成本高回报是最基本的商业操作规则，国际金融业正通过金融服务外包的方式实践着这一规则。专业化的外包服务分工与运作可以产生规模效益，对客户而言，从外包中得到的利益主要有成本的节约、质量的提高、服务速度的加快，以及使企业更多关注于核心业务，更有效地分配和使用资源。
金融机构可以将其非核心业务中的档案管理业务交给专业的中介服务机构来进行集中管理，中介服务机构全面地、综合地运用各种方法、手段、工具，将金融档案管理中的人力、物力等软、硬资源按照集中的模式进行整合，使得金融档案管理规范、便于利用，使金融机构可以节约成本，集中优势资源发展核心业务，优化其市场战略，在市场竞争中取得优势。金融机构档案的外包管理，最大优势在于通过一定的专业分工，获得外部规模经济效应，让金融机构更多关注核心业务，继而实现节约生产成本，获得利润最大化的目标。因此档案外包集中管理成为解决金融机构档案管理难题的唯一出路。
四、国内外先进经验
在国外，档案中介业已经发展得相当成熟，并形成了一套公认的运作规则和模式。美国的商业性文件中心就是由私人创办的档案寄存机构，配有现代化的文件存储设施，专门为企业提供档案的寄存服务，尤其可为新型载体文件提供良好的保管条件。2000年11月由美国银行、摩根大银行与IBM公司共同合资设立的Viewpoint Archive Service公司可以说是应运档案管理业务外包而产生的一种新型档案中介服务机构，它专门提供支票影像档案的存储与查询服务。2002年底，美国第三大信息管理与档案文件保管企业Guarantee公司进入中国市场，向社会提供全方位的档案文件保管寄存服务。
在国内，也有不少档案中介组织为社会提供档案的整理、装订、保管等服务。1993就已成立的上海档案咨询服务中心，是我国较早的一家档案中介机构；北京碧海兰台咨询有限公司、福建省文件档案管理服务中心、深圳市档案寄存中心等档案中介机构也承担了大量的档案劳务性工作。西安银博科技发展公司数据信息中心是主要从事银行、政府机构和大中型企事业单位文件档案的数字化工程及后续维护与加工服务的机构。近年来，他们先后为多家单位提供档案数据的扫描录入服务，包括建行陕西省分行会计稽核中心的扫描补录、个人住房档案合同收件及扫描、个人贷款档案扫描录入等外包服务。
五、南京金融档案管理中心档案管理与利用模式
虽然上述档案中介机构的成立解决了一些单位、部门档案外包的需求，但专门为金融机构服务的档案中介机构还是寥寥无几。金融档案由于存在着安全性、保密性、稳定性等问题，对将重要的档案资料交给社会上一般的档案中介机构，金融机构也还存在着担忧与顾虑。2008年，具有金融服务职能的人民银行南京分行营业管理部所属南京金融票据中心为南京地区金融机构建立了金融档案管理中心这一档案中介服务平台，积极主动开展金融档案管理服务，为金融机构提供了较更完善的金融档案外包服务。
（一）为金融机构提供多种档案管理服务
金融档案管理中心提供的档案管理服务包括寄存和托管两种模式。档案的寄存，是指由档案管理中心提供符合档案管理要求的库房和装具进行存放，并负责库房的日常管理，档案的整理、调阅等由寄存者负责。档案的托管，是指由托管单位按档案管理要求进行装订后，将档案交档案管理中心管理，档案档案管理中心提供整理编号、编制目录、档案调阅以及日常管理等服务。
（二）档案寄存、托管的程序
金融档案管理中心接收寄存、托管档案的原则一是要有保存价值，二是要自愿。接收的程序是：金融机构提出申请，档案中心对金融机构的档案数量、种类、寄存或托管时间以及费用等进行确认并接受申请；双方根据国家有关法律规定，订立档案寄存、托管协议并签名盖章，明确双方权利与义务；清点档案数量、档案的所属年度、种类、保管方式、密级等进行清点检查，生成电子目录并注明存放的位置；根据移交方确定的档案数量、种类、移交时间办理交接手续。
（三）档案的管理
1.档案库房硬件设施符合要求。档案管理中心档案库房按照《中华人民共和国建筑工业行业标准档案馆建筑设计规范》乙级档案馆标准进行建设，配备了档案密集架、空调机、去湿机、灭火器、温湿度计、防虫防霉药物、防鼠板等设备和物品，并在库区内设置24小时数字化视频监控录像系统和防盗报警装置及消防设施，达到防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫“八防”要求。
2.建立了档案管理各类制度。根据国家及省市各级档案管理规定，档案管理中心先后制定了《档案寄存、托管服务管理办法》、《档案管理制度》、《档案人员岗位责任制》、《会计档案管理办法》、以及《档案保管制度》、《档案保密制度》、《档案借阅、利用制度》、《档案统计制度》、《档案鉴定、销毁制度》、《档案移交制度》、《库房管理制度》、《库区安全制度》等十几项制度办法；同时还在日常工作中建立了档案查阅借阅登记簿、库房温湿度登记簿、库房检查登记簿、库房出入登记簿等一系列工作台账，将工作台账责任到人，保证了档案管理的规范、安全、保密。
3.注重档案管理人员素质培养。目前档案管理中心全部档案管理人员均为大专以上学历，全部取得了南京市档案局的档案人员上岗资格证书和会计人员从业资格证书。每年档案管理中心还对档案管理人员进行保密教育，签订保密协议书，并组织他们参观学习具有先进管理档案工作经验的单位，提高档案管理业务水平。
4.科学合理保管档案。按金融机构行业特征，档案管理中心将托管档案按机构、年度、类别等要素对档案进行整理、编号、造册、装盒、登记等，并生成电子目录，档案上架后还要将存放的位置进行登记，保证档案能够迅速准确地查找到档案。对寄存的档案，实行封箱管理。金融机构将档案按年度分门别类分别装入专用档案箱内，每箱填写四张标签贴在箱子四面，标签内容为寄存寄存单位名称、档案种类、箱号、箱内卷数，备注等内容。
（四）档案的合理利用
寄存、托管在档案管理中心的档案，其所有权并未发生改变，只是将档案暂时存放到了档案管理中心。因此，对于寄存、托管的档案，档案管理中心有责任将保护好，同时也有义务保护档案所有者的合法权益。
金融档案管理中心为金融机构提供的档案查阅方式有现场查阅和远程网络查阅两种。现场查阅时，金融机构查阅人必须携带单位介绍信和本人有效证件，经档案管理中心工作人员核验无误后方可查阅。档案查阅需在安装有监控设施的阅档室内进行，查阅过程中，档案管理中心的工作人员有权监督查阅人员使用档案的全过程，查阅人员也不能随意抽取档案或在档案上进行修改、涂改等。查阅、复印档案都必须进行登记。远程网络查阅需要金融机构首先要向档案管理中心提出申请，登记用户名使用人、身份证件及号码、经所在单位盖章确认后由档案管理中心为其分配用户名和初始密码。在进行远程查阅时，首先填写远程查阅单，由档案管理中心对需要查阅的档案进行扫描后存入档案管理系统并通知查阅者进行查阅，远程查阅时需要对该份档案的查阅有效期做出规定。已经寄存、托管的档案一般不得带离档案管理中心，特殊情况需要带离的，必须经金融机构相关负责人签字并经单位盖章，规定归还时间后方可带离。非档案寄存、托管单位需要查阅档案必须经过寄存、托管单位同意，开具寄存、托管单位介绍信并由寄存、托管单位人员陪同才能进行查阅，确保金融机构档案的绝对安全。
六、建立档案管理外包中心应注意的问题
建立统一的档案管理中心，可以发挥规模优势，采用高科技的档案管理手段，降低档案管理成本，从而使金融机构从繁琐的档案管理工作中解脱出来、专注于核心业务，这是南京金融票据中心最初建立档案管理中心这一服务平台的初衷。经过三年的发展，档案管理中心目前已为南京地区十三家金融机构提供了档案管理的外包服务，档案的品种从最初的单纯的金融会计凭证管理发展到了会计档案中的会计报表、会计账簿以及信贷档案、客户资料等，档案的数量也达到了四百多万卷。由此看来，对于档案管理的外包，金融机构的需求量还很大。自南京金融档案管理中心这一服务平台建成以来，已有全国各地多家金融票据中心前来参观学习。金融服务是人民银行的重要职责之一，各地金融票据中心应抓住这一契机，建立统一的档案管理外包中心，向各金融机构提供包括会计档案在内的各种档案管理服务，切实解决金融机构的后顾之忧，真正体现央行金融服务内涵。
关键词：学校；档案工作；知识管理
学校档案是学校直接记录和反映学校活动、保存备查各种学校文件材料的总称。它是研究改进、提高教育事业的不可多得的宝贵史料和学校管理工作不可缺少的重要环节，也是衡量一所学校管理和教育教学工作水平的标尺之一。只有建立健全高效、快捷的学校档案管理体系，才能更好地为教育科研和学校各项工作提供优质服务。下面就如何加强学校档案的管理工作，提出一些粗浅的认识。
1.档案管理的组织保障和制度建设
档案管理工作是提高学校工作效率和进行教育教学重要基础和必要条件，笔者认为，要抓好学校档案工作，首先要提升档案管理水平。
1.1档案管理的组织保障
建立健全管理机构，加强对档案工作的领导。学校要成立以院长为组长、各处室负责同志参与的档案工作领导小组，健全档案机构管理？网络？，建立综合档案室，配备专职档案员。学校党委、院长办公室、教务处、政教处、招就处、培训处、总务处、工会、团总支以及各系等都要设有兼职档案员，从组织上、人员配备上保证档案工作的顺利开展。档案工作领导小组要认真研究解决档案管理工作中所涉及的经费、设备、档案用房等硬件问题，改善档案管理条件和工作环境，建立指挥灵活的档案管理信息网络，使档案工作与学校其他各项管理工作同步？发展？。学校要组织好《档案法》学习与宣传活动。院领导要结合本院实际，做贯彻落实《档案法》的带头人，通过学习与广泛宣传，使教职工增强档案意识，形成人人重视档案、支持档案并自觉维护学校档案工作的氛围。
1.2档案工作的规范化管理
学校要建立完善的档案管理工作制度，使档案工作逐步实现规范化管理。学校还应把档案工作纳人处室和各系工作目标管理责任制的检查考核中，各部门按工作目标责任制和学校制定的档案、台帐资料考评表的要求，结合年终考核与个人奖励挂钩外，还要作为年终评优选先的依据，认真研究落实本部门的档案工作任务，做到各部门、各科室，职责明确，建立规范化的制度，基本做到归档有范围，立卷有标准，借阅有规定，保密有条例，库房管理有措施，开发利用有目标，这就在细节上保证了档案管理的顺利开展。
2.档案资料的收集整理和规范保存
档案资料是学校正确决策、研究工作、处理重大问题的依据，搞好各类文件材料的收集整理是确保档案材料齐全完整的前提和基础。而档案资料的规范保存也直接反映了本单位的工作实绩。
2.1档案资料的收集和整理工作
学校档案形成不同于一般的文书档案，它形成的时间具有特殊性，是每年的9月1日至下一年的8月3113而形成的，如学生的学籍表（卡）、学生登记表、各科成绩表等，是按学制年度形成的，在最后一个学年内才立卷归档；学校档案还具有很强的周期性，即每一届学生从入学到毕业为一个教‘学周期，档案材料是每届学生从入学到毕业这段时间延续产生。这就要求档案管理人员要勤收集、勤整理、勤检查核实立卷，把好收集整理关。档案的收集要不分巨细，悉数保存，原始的东西往往是最宝贵的东西，在大量的收集留存的基础上“去粗取精”。对于教师资料，学校要抽出专人搞好收集整理，帮助教师建立个人档案，并帮助他们整理保存，教职工个人资料每年要由教职工本人填写一次，这样将对教师产生凝聚和促进作用；图片资料，学校举行的各类活动，比如重要会议、学术交流、培训、观摩、接待来访、采访录相、师生奖惩等等，这些都要按年度登记保存；学术资料，也应整理好编印成册，全部归档保存；新闻资料，国内外各类报纸刊物及电台互联网上发表的图片和文字材料，平时要注意收集；荣誉档案，即获奖的资料，除登记外，还将奖品的照片、证书的复印件及原件作为资料存档。
2.2规范档案簿、册管理，健全登记检索系统
档案资料收集整理齐全后，接下来的重要工作就是把好质量关和利用关。要特别抓好《教师登记簿》、《学生的学籍表》、《毕业生登记簿》、《统计资料登记薄》、《后勤职工登记簿》等重要账簿的管理。《教师登记簿》是很重要的登记簿，它是教师情况总的登记簿，它的检索要素为总顺序号。要按照时间顺序进行流水登记，并进行逐个编号。编号可由三个成份组成，即教师的编号、登记簿的顺序号和资料室总顺序号；《后勤职工登记簿》主要记录后勤职工的个人资料，登记方法同《教师登记簿》；《学生的学籍表》、《毕业生登记簿》是以班级为单位建立户头的登记簿，设置项目与《教师登记簿》大体相同，要分别按系别、班级逐个登记，这样，任何人都可以毫不费力地找出其中的相关资料；《统计资料登记薄》即登记？教育？教学数据统计资料等。此外还有《活动图册》、《奖惩登记簿》等等众多簿、册，就不一一列举。
2.3改善档案的保存条件
学校档案大多是纸质资料，保存档案是至关重要的工作，要注意调节档案室湿度，保持通风良好，并要做好药物防蠹等工作。除了改善保存条件之外，解决这个难题的途径要在材料和制作技术上进行改善了，而这一途径目前尚待探索。在高科技飞速发展的现代，媒介手段日趋 电子 化、信息化，档案资料不能只满足于有几本登记簿和图录，而应注意于针这些资料融会到信息媒介的大海中去，打破时空界限，通过电脑上网流通。
3.档案工作者知识和能力的培养
面对不断发展的档案工作的需要，要不断加强档案人员的业务能力培养，提高档案工作者素质，是加速档案科技进步，推动档案事业发展的关键。要不断拓宽知识面，学习技术，学习相关领域的知识，开阔视野，增长技能，以提高工作能力。在加强档案管理员？政治？思想教育和职业道德教育的同时，还必须要求档案员真正做到“业务精通，爱档如珍，维护 历史，兢兢业业，服务现实”理念；要选配工作责任心、事业心强的档案工作人员来充实学校档案工作岗位；增加智力投资，定期开展培训，加强档案人员自身业务建设。一方面学习档案专业知识理论，另～方面学习现代化管理知识和先进技术设备的操作技能，更新知识，提高管理水平，使学校的档案工作跟上办公自动化步伐。使他们能一心扑在档案工作岗位上，扎扎实实地做好档案工作，为学校教学、科研和其他工作服务。
4.进一步加强档案工作的建议
4.1加强档案馆建设，提高学校档案服务功能进一步加强档案基础建设，扩大馆藏能力，切实改善档案保管条件。要把档案资源建设作为重点任务，进一步丰富和优化馆藏，加强基础业务建设，特别是要做好重点教学档案工作，为档案馆充分发挥服务功能、更好地为满足学校各方面需求提供基础性保障。
1.管理理念落后影响档案作用的发挥
档案管理水平的高低决定了档案作用的发挥程度。档案管理水平越高，档案对企业经营的支撑作用就越大，反之亦然。许多企业由于管理理念落后，管理制度不健全，在档案管理上存在着许多问题。一是档案管理分散，如对行政档案、财务档案、人事档案、产品档案、设备档案以及其他类型的档案实行分散管理，形成各个信息孤岛，阻碍了企业内部档案信息资源的交流和共享；二是存在档案文件材料收集不完整、归档整理不规范、归档率低等问题；三是存在档案著录不标准、著录项目不全、检索困难、查准率较低等问题，降低了档案的利用效率。
2.公司管理层对档案的使用价值和潜在价值不够重视
公司管理层对档案工作的重视程度决定着档案管理水平的高低。管理层对档案工作重视程度越高，档案管理水平就越高。管理层对档案工作重视程度不够，主要表现在以下两方面：一方面，在激烈的市场竞争环境下，公司管理层把工作着眼点主要放在了公司的发展和生产经营上，忽视了档案管理工作的重要性和档案的潜在价值；另一方面，受传统档案管理模式的影响，档案管理水平不高使档案管理在企业经营管理中的作用没有得到很好的发挥，使管理层感受不到档案作用的重要性。
3.高素质档案管理人才的缺乏影响了档案利用效果
档案管理人员素质的高低直接影响着档案管理水平的高低及档案利用效果的好坏。一方面由于从事档案工作的人员少，相对又缺乏档案专业管理人员，相互学习、相互交流的机会较少，档案工作人员缺乏计算机、图像、情报、法律等复合型知识及运用能力，素质水平良莠不齐；另一方面档案工作岗位岗级低、收入少使部分档案人员对本职工作缺乏热忱，工作积极性较低。上述原因致使档案管理人员素质提升比较缓慢，影响了档案的利用效果。
二、积极转变观念，正确认识档案管理工作在企业经营中的地位和作用
1.企业档案是企业可以挖掘和利用的战略资源
企业档案是企业在过去的生产经营过程中形成的具有一定使用价值的文件材料，它积累了企业历史经验，能够为企业开展经营决策提供依据，为企业参与市场竞争提供有效支持，为维护企业自身的合法权益提供有力武器。企业在深化改革、转换经营机制、提高经济效益的决策和实施中都离不开对企业的历史和现状的分析，离不开对决策可行性的研究和预测，而档案是实现这种科学分析、研究、预测不可缺少的最真实、最重要的依据。因此，企业档案管理工作服务于企业的发展方向，服务于企业生产经营是市场经济条件下企业档案工作的出发点和最终目的。
2.企业档案是企业独有的无形资产
企业档案本身具有潜在的价值，特别体现在生产经营、产品开发、技术引进、技术改造、设备更新、产品销售以及合同、法律纠纷等方面。这种潜在的价值需要借助于人们的利用才能表现出来。档案对企业生产经营的作用主要是通过企业经营管理人员使用档案后，将档案信息运用到企业生产经营工作中产生间接的企业效益而体现出来。因此，企业档案是企业独有的无形资产，具有一定的价值和使用价值，应当加以充分开发和利用，提高其利用效果，以实现档案的价值最大化。
三、开展档案管理创新，充分发挥档案管理在企业经营中的支撑作用
1.建立高效、集中、统一的档案管理模式
实行企业档案高效、集中、统一管理是档案管理创新的第一步，其目的是在集中调度企业资源及对企业档案实行统一管理的基础上，提高档案管理效率，提升档案综合管理能力，从而提高档案管理水平。高效、集中、统一的档案管理模式使企业档案工作改变了过去那种各类档案由各个相关部门分散管理的方式。一方面节约了人力、物力和财力，提高了档案的利用效率和效果；另一方面使企业在各项工作中形成的大量文件材料能够实现统一归档，集中保管，使其相互之间保持原有的、必然的联系，提高了企业档案的系统性，便于全面、准确地了解本企业的发展历程和全貌。因此，企业档案管理工作体制必须进行相应的改革，实行集中统一管理。实行档案高效、集中、统一管理主要应采取以下步骤：首先应设置企业档案综合管理部门，统一管理企业档案，企业档案综合管理部门要依据企业档案实行的集中统一管理原则而设立，它的设立应与企业发展相适应，同时要考虑企业规模的大小、经营场所的集中程度和档案使用频率；其次应建立企业档案信息收集渠道，在企业各个职能部门安排兼职档案信息员，负责各个职能部门档案归档信息的采集、归档材料概要说明和各个部门的文件材料归档工作；最后建立和完善企业档案管理制度，明确企业档案综合管理部门及各个职能部门在档案管理工作中的职责和工作流程。
2.建立和完善企业档案管理制度
建立和完善企业档案管理制度、明确企业各个部门的职责和工作流程是档案管理创新的第二步。其目的是通过建立和完善企业档案各项管理制度，明确各部门职责和工作流程，对企业档案工作实行规范化管理，从而提高档案管理水平。企业档案管理规章制度是企业规章制度的重要组成部分，是企业档案管理行为的准则和企业档案管理机构行使职能的依据和手段。建立健全和贯彻实施企业档案管理规章制度，是企业加强基础管理和档案集中统一管理的重要内容，是企业开展档案规范化管理的关键，也是充分发挥档案管理在企业经营中的作用的关键。建立和完善企业档案管理制度应以《档案法》为基本依据，以《档案著录规则》为操作指导，结合企业的规模进行策划和制定，应努力做到符合企业生产经营的实际。建立企业档案管理制度可以采取两种方式，一是建立综合性档案管理制度，中小型企业可以采取这种方式。综合性档案管理制度中应包括文件归档范围、文件归档要求、文件立卷要求、档案著录要求、文件保管期限划分原则、文件销毁规定、档案借阅制度、档案保密制度以及档案管理考核制度等内容。二是建立企业档案管理制度体系，大中型企业可以采取这种方式。企业档案管理制度体系中应主要包括企业档案管理总则、文件归档管理制度、文件立卷及著录管理制度、档案借阅管理制度、档案鉴定及销毁制度、档案库房管理制度、企业档案统计管理制度和档案保密管理制度等。
3.开展档案管理工作创新，变被动服务为主动管理
开展档案管理创新的第三步，是由被动服务转变为主动管理，主要应从三个方面入手：首先要明确企业文件材料的归档范围和归档要求。要根据企业生产经营实际，在原有档案归档范围的基础上，把档案管理工作贯穿于生产经营的全过程，把企业发展规划、经营计划、经营预算、投资预决算、各类价格文件、各类经济合同等其他重要文件材料纳入档案归档范围。同时，对各个职能部门在文件归档方面提出具体要求，使档案管理的系统性、全面性及档案的使用价值有所提高。其次要建立企业文件材料归档点检制度。要按照企业文件归档范围和具体要求，按照部门职能分工，按部门制定的《文件归档点检卡》，定期检查各个部门文件材料的归档情况，督促各个部门及时办理文件归档业务，从而提高文件归档的及时性和完整性。最后要建立档案管理考核制度，落实档案管理责任制。建立档案管理考核制度是贯彻执行档案管理制度的关键。对不能按照档案管理相关制度要求及时办理档案管理业务的行为进行审查和处罚，以保证档案管理制度的有效执行，提高档案管理流程的执行力。开展档案管理创新，只有由被动服务转变为主动管理，才能全面提升档案管理水平，才能最大限度地发挥档案在企业经营中的作用。
4.组织开展岗位培训，提高档案管理人员的业务素质