时间：2023-08-14 17:27:17
开篇：写作不仅是一种记录，更是一种创造，它让我们能够捕捉那些稍纵即逝的灵感，将它们永久地定格在纸上。下面是小编精心整理的12篇事业单位信息化建设，希望这些内容能成为您创作过程中的良师益友，陪伴您不断探索和进步。
我国事业单位档案信息化建设是事业单位发展的必然需求，通过档案信息化建设能够对事业单位的档案信息资源进行充分的开发，提高信息资源的利用率，从而实现政务公开化、档案信息传输的社会化和远程化、档案信息检索的便利化，使事业单位的工作效率得到有效的提高，推动事业单位的改革。
（一）能够推动事业单位的信息化建设，提升事业单位的公共形象。在事业单位的发展过程中必须重视档案管理工作，档案管理工作的主要工作对象就是大量的电子信息文件，事业单位的信息化建设能够有效地提高电子信息文件资源的利用效率，实现对电子信息资源的运用和储存，从而更有效地利用电子信息文件资源，推动事业单位的信息化建设。事业单位具有社会公益性质，推动档案信息化建设有利于实现档案的公开，从而能够向社会公开与百姓生活息息相关的档案文件，方便公众进行查询，并进行政务处理的透明化，推行阳光、透明、公开的政务处理模式，通过电子政务来实现信息的公开，树立良好的事业单位形象。
（二）挖掘和拓展事业单位档案信息的价值。在事业单位发展的过程中档案信息有着十分重要的作用。通过档案信息化建设能够在任意时间、任意地点对所需的档案信息进行检索和查询，有效地提高档案信息的利用率，对传统档案管理中出现的时空冲突进行解决。把档案“信息库”变成“思想库”，服务单位事业发展。
（三）对传统的档案信息管理模式进行改进。通过事业单位的档案信息化建设，能够对传统的档案信息管理模式进行改进。改变传统的人工录入、纸质媒介的档案管理模式，拓展档案管理的职能。传统的档案管理只能实现档案信息的运输和保存，通过档案信息化建设能够实现档案信息资源的管理、存储和采集。
二、事业单位档案信息化建设过程中的建设要点
（一）建设事业单位档案数据库。事业单位要提高管理部门的服务水平和工作水平，挖掘已有的档案信息，就必须着力完善数据库，使软件系统更加实用。在事业单位档案信息化建设的前期阶段，首先要对已有的资源进行有效的管理，做好相应的入库和录入工作，使档案资源能够实现日入检验。与此同时，对于一些特殊的档案资源还要加强其信息化的步伐，例如使用频率较高的、容易受损的、重要性强的档案信息。具体分三步实现：第一步，完成当年入库和当年查询，使当年的工作档案能够进入相应的数据库。第二步，进一步延长入库档案的年限。第三步，全面实现事业单位档案的信息化建设，将全部档案资源录入数据库。
（二）做好电子档案的入档和管理工作。很多事业单位都已经实现了电子办公，产生了大量的电子文件。要对这些电子文件进行入档，保障电子文件的规范性、有效性和完整性，对电子文件进行规范的鉴定、录入、存储、入档等工作。
三、当前我国事业单位档案信息化建设中存在的问题及其原因
随着事业单位改革的不断深入，我国的事业单位普遍进行了档案信息化建设，然而信息化建设的过程中却暴露出了一些问题，各单位在档案信息化的建设质量与建设速度方面呈现出较大的差异。
（一）没有深刻的认识到档案管理工作的重要意义。事业单位上下从领导到员工都没有深刻的认识到大管档案管理工作对事业单位发展的重要性。特别是事业单位的领导没有深入的了解档案管理制度，对于档案信息化建设的热情不高，不愿意投入经费进行档案信息化建设，甚至造成了档案信息化建设的搁置，阻碍了事业单位的信息化建设的步伐。
（二）缺乏持续的资金投入保障。要完成事业单位的档案信息化建设就必须配备良好的软件设施和硬件设施，并对这些软件和硬件设施进行定期的维护和保养，这就需要一定的资金投入。对于一些事业单位而言，由于各种原因，不能保障对档案信息化建设的资金投入，使档案信息化建设成了一纸空文。由于缺少设备支持，档案工作人员只能停留在手工阶段，阻碍了档案信息化的建设步伐，极大的影响了档案管理工作的效率。
（三）缺少高素质的档案信息化管理人才。由于涉及到网络计算机技术，档案信息化建设对于档案管理人员的各方面素质提出了更高的要求。当前一些事业单位的档案管理人员由于年龄偏大、学习能力不强，难以跟上档案信息化建设的步伐，缺乏相应的软件和计算机知识，难以接受信息化技术的信息，不能够专业的运用信息化管理的信息。这也造成了一些事业单位的信息化管理仍然停留在查找和录入等基础层面上，难以进行进一步的深入。
（四）配套应用软件良莠不齐，兼容性差。事业单位的档案信息化建设离不开一定的设备支持，然而当前我国还没有开发出操作简易、功能全面、能够适应事业单位档案信息管理工作需求的应用软件。当前很多事业单位使用的档案管理软件要么功能较少，要么操作烦难，从一定程度上对事业单位的档案信息化建设带来了不利的影响，成为了事业单位信息化建设过程中的软肋。档案管理系统应用软件厂商良莠不齐，国家档案局尚未出台统一的档案管理系统建设标准，导致配套的应用软件之间难以兼容。同行业的事业单位之间无法搭建起统一的档案信息化平台，难以做到互通有无，没有体现出信息化、网络化的优势。
四、推动我国事业单位的信息化建设的有效对策
（一）建立一支高素质的事业单位信息化管理队伍。事业单位要推动信息化的建设就必须打造一支懂信息技术、懂档案、懂管理的信息化管理队伍。事业单位要对档案管理人员进行集中培训，不断提高档案管理人员的信息化知识水平和电脑操作技术，使其能够有效地应用信息化档案管理设备，跟上时展的步伐。与此同时，还要注意提高档案管理人员的综合素质，包括思想道德水平、学习能力、工作责任心等等。必须保障管理人员的综合素质和工作技能能够满足档案信息化建设的要求。
（二）加快档案信息化进程，了解档案信息化建设的重要性。事业单位的领导要意识到档案信息化建设的重要性。事业单位在发展的过程中，基本已经普及了电子办公，工作范围不断扩展，档案的数量和类别都在不断增加。这也造成了档案管理的难度不断提高。要对数量繁多的电子文件进行检索、分类就必须提高档案管理的信息化。与此同时，在社会发展的过程中，事业单位与外界的交流更加活跃，必须打开窗口、面向群众，加强与群众的交流，而传统的档案管理方式已经不能适应事业单位的工作需要。因此必须加快档案信息化建设的进程。事业单位的领导要组织相关人员，制定本单位的档案管理信息化近期目标和长远目标，有步骤、有计划地推动本单位的档案信息化建设。
（三）保障事业单位档案信息化建设的资金投入。事业单位要进行信息化建设就必须保障一定的资金投入，配置相应的软件和硬件设备，并进行人员的培训。事业单位领导要充分认识到档案信息化建设的必要性，加强确保对档案信息化建设的长期资金投入，对档案管理技术所需要的软件设备和硬件设备进行完善，保障事业单位档案信息化建设的有效实施。
（四）进一步开展档案管理应用软件的开发工作。事业单位要认真甄别当前市场上的档案管理应用软件，或者自行开发档案管理应用软件，也可以根据实际需要进行档案管理应用软件的引进，并对其进行改造，使之更加符合本单位的实际情况。同时行业管理部门要统筹规划本行业的档案系统平台，逐步实现档案信息互通有无，体现信息化优势。
（五）重视档案管理的硬件设施建设。要实现事业单位的档案信息化建设，就离不开相应的硬件设施的建设。简单的“三铁一柜”已经不能满足新形势的发展需要。事业单位要加大资金投入，配备完善的档案信息化硬件设施，打造高效、可靠、便捷的档案存储环境。良好的硬件设施要能够对档案资料进行有效的保存，将电子存储的优越性发挥出来，便于档案资料的管理。与此同时，为了防止电子文件丢失，在信息存储和录入的过程中还要选择储量足够大的备份硬件设备对所有档案信息进行备份。
（六）制定本单位的档案信息化建设规划。由于每个单位的经济基础和实际需要有所不同，事业单位要将本单位的档案信息化建设规划制定出来，按部就班的进行档案信息化建设。在档案信息化建设的过程中要重视系统的灵活性和可扩展性，满足长期发展的需要。为了满足事业单位进一步发展和改革的需要，应该将信息化管理的网络管理模式构建出来，有条件的事业单位可以建立一个档案信息网站。档案信息网站主要是以网页的形式，将相应的档案信息服务提供给相关人员，从而实现电子文件的查找和咨询，相关人员可以通过档案信息网站对所需要的档案信息进行查找、浏览和下载，从而提高档案信息资源共享的程度，也可以使事业单位所有人员都享受到档案信息化管理的便利，加深其对档案信息化管理的认识和了解。
（七）有效的保证信息安全。如何保障档案信息化建设过程中的档案安全，是一个非常重要4的问题。在信息化的过程中，档案信息的风险性主要体现在两个方面。第一，来自网络的风险。由于网络的开放性的特点，如果档案信息系统遭受黑客或病毒的攻击，则会造成档案的丢失和泄露。第二，来自硬件方面的风险，主要是由于计算机、硬件等的故障而造成档案文件丢失和损坏。针对这种情况，首先必须对档案系统设置严密的防火墙，并加装其他防病毒软件，严格遵守档案不上网的规定。与此同时还要对硬件设施进行严格的管理，做好相应的备份，防止由于硬件损坏而造成的档案损坏。
五、结语
关键词：事业单位;会计信息化;重要性;问题;对策
一、事业单位加强会计信息化的重要性
当前社会发展日新月异，会计行业也随着信息技术的发展而不断提高自身的水平，会计信息化就在这时应运而生，将会计知识与当前信息技术结合在一起，使会计人员提高业务水平，学会利用新科技新技术处理问题，有效提高信息处理效率。建立健全会计信息化是为了适应当前社会发展的新趋势新常态，加快行业发展的有力手段，事业单位也不例外。利用信息化手段，可以为事业单位的管理添砖加瓦，为领导层提供更多有利于单位发展的数据或资料，为单位长远发展打好基础。与当前信息技术化接轨，改变了以前会计行业的旧的人工计算方式，不仅提高了正确率和客观性，还加强了事业单位现代化建设。同时，会计信息化普遍加强后，会计人员的业务能力得到提高，会计数据和资料更容易分析，利用信息化能够加强各部门之间的信息共享和联通，便于集中管理信息，提高会计管理水平。
二、目前事业单位会计信息化存在的问题
（一）当前事业单位会计信息化思想意识不够
我国当前的事业单位中，普遍存在着对会计信息化建设不重视的问题。与企业不同的是，事业单位的薪酬和绩效管理相对单一，会计对事业单位的核算大多只是简单收付，使得事业单位从领导层到员工对会计信息化的感知力较为迟钝。由于事业单位的会计核算只是单纯地使收支状况得到明晰，会计信息化的重要性很难在短时间内得到体现，加之领导决策层对会计信息化的不了解不重视，使得会计信息化的宣传和应用得不到提高，在此情况下形成一个恶性循环，越不重视越得不到提高和普及，越得不到提高越不能体现其重要性。
（二）事业单位会计信息化制度不完善
随着科技水平的技术，会计的管理制度也应该得到相应改变，但是由于会计信息化也还处在不断的发展过程中，很难确定一个统一的标准，事业单位本身也有自身体制的局限性，导致用会计信息化的手段为事业单位提供管理决策存在着一定困难。有的事业单位信息化系统滞后，管理手段跟不上。事业单位的会计信息化管理也需要部门之间的配合，但是目前我国事业单位部门之间的联动和合作协调也不够，缺乏系统的规划和协作，使得会计信息化建设的机制不健全。建立会计信息化机制，还需要好的监督系统来对其实施情况进行把关和监测，为会计信息化的顺利实施保驾护航，但是目前我国事业单位中对会计信息化建设尚处在探索和实验阶段，单位内部的会计信息化手段比较落后，再加之单位的管理层对会计信息化不重视，完善会计信息化制度就成了一种口号。
（三）事业单位会计信息化人才专业素质不高，知识储备不足
会计信息化是随着信息化的产生而出现和发展起来的，对于事业单位的会计人员来说，由于其单位对其掌握信息化技术的要求不高，所以他们对新技术的掌握和了解存在一定缺陷。在市场经济条件下，面对竞争激烈的同行业发展压力，企业为了追求更大的效益，需要不断提高自身的能力，加强会计信息化建设，跟上时展的潮流。但是作为非盈利性机构，事业单位的生产和生存压力要相对小的多，其会计人员对新技术的掌握和自身专业素质提高意识不强，甚至有人还存在怕麻烦或是认为学习掌握新事物是浪费时间、没事找事干，导致事业单位会计人员的信息化知识储备不足，专业素质不高。同时，由于事业单位的特点，其单位内部的会计人员年龄大多偏大，接受新事物和掌握新技术的能力偏弱，真正掌握技术和核心知识的人才进入事业单位的数量有限，使得新鲜血液的输入不足，技术能力和创新接受能力短时间得不到有效提高。
三、事业单位加强会计信息化的对策建议
（一）加强对事业单位会计信息化的认识
在信息化时代，社会发展瞬息万变，任何一个行业或是个人要获得发展，就要不断调整自身发展模式和管理方式，顺应社会发展规律和新形势新常态。尤其是国家不断深化改革的当前，事业单位更是要树立发展观念，才能在改革的浪潮中游刃有余。加强事业单位会计信息化，能够提高行政效率，为单位管理层决策提供更多更直观的有用信息，因此，事业单位在加强会计信息化建设过程中，要重视科学管理，重视会计信息化应用，合理将信息化技术应用到工作中去，重视会计部门的信息化建设和发展。单位管理层要从根本上转变以前陈旧的思想观念，不仅要对会计信息化的建立健全重视起来，还要注重其在单位的宣传和推广，使员工提高对会计信息化的了解和认识。同时，将会计部门与单位各部门的联系加强，除了会计人员本身，其他员工也能体会甚至参与到会计信息化建设中来，使得会计信息化的重要性进一步得到凸显，不仅宣传了会计信息化，也更直观地展示会计信息化的作用。
（二）完善会计信息化制度
建立完善的会计信息化制度，属于加强会计信息化的软件建设，只有建立健全制度，才能保证事业单位的会计信息化建设平稳有序进行。事业单位完善会计信息化制度建设，要严格制定本单位会计信息化制度和实施细则，加强对单位收入和支出的管理，完善财务管理制度。对单位的会计信息，要制定有力有效的相关措施并配以监督体制加以实施，提高和完善会计信息质量。除了有完善的会计信息化制度，还需要坚定的监督机制作保障，全场管理监督会计信息化实施的过程，对出现的问题及时向相关部门进行反馈，并使问题及时得到解决，对在实施过程中好的策略和发展意见及时进行总结归纳，推动会计信息化建设发展进程。在会计监督系统中，单位内部的监督是最有效也是最基础的，是对单位各项事务中实际款项、财务收入和支出的监督，对不合理的支出和假账坏账是一个威慑和有力控制。因此，在建立健全事业单位会计信息化监督机制的时候，要将单位内部监督贯穿于会计核算当中，在会计合算的每个过程中都有体现和保障，使内部监督做到事前、事中和事后，为会计信息化的实施和推广扫清障碍，提供强有力支撑。
（三）提高事业单位会计人员的专业素养和知识水平
一种管理模式的施行，需要专业人士掌握核心技术和专业知识，在会计信息化建设中，对人才的培养和引进就显得尤为重要。事业单位原有的专业会计人员，要进行会计信息化知识和重要性的普及，使其真正意识到推广和应用会计信息化的必要性，从心理上重视起来，加强他们对会计信息化学习和技术掌握的意识。事业单位本身要多举办培训班和提供实践机会，使得单位会计人员能够通过专业渠道获得最新的信息化知识，通过不断的学习和锻炼熟练掌握核心技术和操作技巧。同时，适当引进人才，加强人才队伍建设，扩大选拔会计信息化专业人才的范围和渠道，以求获得最专业的人才。建立相应的奖惩机制，对在会计信息化学习和应用中表现突出的员工给予奖励，对疏于学习和掌握新技术的员工进行相应的惩罚，这种对能者奖励，对不求进取的员工进行惩罚的奖惩机制，一方面激励员工不断学习新知识，尽快掌握会计信息化建设的核心技术，另一方面，对存在着得过且过心理的员工也起到了一定的威慑和警醒提示，此外，对提高员工的学习热情和工作激情有一定的激励，优化单位工作氛围。
湖南省长沙高新区东方镇人民政府湖南长沙410205
摘要 伴随着社会信息技术的发展，社会信息化的进步，计算机作为信息技术的代表已经得到了广泛的应用，信息化管理已经成为管理中重要组成部分。在事业单位日常的会计工作中也得到了广泛的应用。信息化管理凭借其高效、快速的特点，已经成为事业单位提升工作效率的重要途径。同时在事业单位会计信息化管理过程中还存在多方面的不足，完善事业单位会计信息化工作还需要我们进一步的努力。
关键词 事业单位；会计；信息化建设
0 引言
会计信息化是指将信息技术科学合理的应用到事业单位日常会计工作中去。具体就是说，采用计算机技术和网络相关技术，对单位内部的会计信息进行科学的分析和定位，将处理过的会计信息和最终结果进行广泛的应用，为事业单位能够提供全面、科学有效的信息，确保会计部门工作的顺利进行，提升事业单位经营活动的质量，推进事业单位又好又快的发展。
1 事业单位管理会计信息化的现状
1.1 缺乏会计信息化观念目前我国大部分事业单位由于没有什么外部激励和压力，在整个事业单位管理工作中也就是没有树立会计信息化建设，没有认清会计信息化在整个事业单位发展过程中的重要作用，对于单位日常信息数据处理更是没有重视，外部信息技术的发展以及信息化建设工作的进程的加快，这些对事业单位管理者来说都与自身无关，并没有真正的认清信息化建设对整个事业单位今后发展的重要意义。这样也就造成很多事业单位会计工作效率低下、漏洞较多，从会计数据中不能够真实的反映出事业单位发展的状况，对事业单位产生了极大的影响。
1.2 会计信息化管理模式不健全目前我国各事业单位在会计信息化建设过程中都还处在探索阶段，没有制定一个统一科学的规划，也就造成我国事业单位在会计信息化建设上各不相同。在会计信息化建设上没有建立完善统一的制度和规划，势必会影响事业单位在会计工作的规范化，导致事业单位会计工作难以建立一个完整的会计信息化管理模式，不利于各事业单位之间的沟通和合作。目前信息化建设在事业单位会计中的应用还仅仅限于数据的处理和分析方面，还没有上升为企业管理和决策的方面，也没有进行事业单位会计信息化模式的全面化。
1.3 会计信息化人才队伍建设滞后事业单位会计信息化建设本身就是一项复杂和系统性强的工作，强化会计信息化建设需要大量的专业人才，特别是需要哪些懂会计知识又懂计算机知识的人才，由于会计日常的工作主要是在会计学理论知识上还需要进行计算机系统操作。但是目前我国事业单位在会计信息化人才队伍建设方面还比较落后，特别是缺乏复合型专业背景的从业人才，强化会计信息化建设工作的一个重要工作就是为事业单位管理决策提供数据，确保事业单位各项工作的正常运行，但是目前人才的缺乏直接影响了我国事业单位会计信息化建设的进程，造成事业单位会计工作不能正常有序的开展，进而影响到我国事业单位各项工作的进行。
2 解决事业单位会计信息化问题的对策
2.1 内部对策淤树立科学管理理念，理顺管理关系。事业单位在进行会计信息化建设时，需要科学管理理念的支持，更要做到结合会计信息化的需求，理顺管理关系，进行事业单位会计工作流程的重组，从而建立一个科学合理有效的管理系统。因此需要事业单位必须树立科学管理理念，针对事业单位自身的实际情况，进行会计业务流程的重组，提升会计信息的准确性。于与时俱进，强化管理制度建设。有效的管理制度是确保事业单位会计信息化建设工作有序开展的关键，在进行制度建设时必须做到与会计信息化相适应。伴随着时代的不断发展和环境的变化，会计信息化管理制度就需要做到与时俱进，进行制度的调整。会计信息系统在建设过程中分为软件和硬件两个方面，其中管理制度的建设就属于软件建设，在管理制度基础上的会计信息化建设才能正常有效的运行。盂做好会计信息化人才的培养。会计信息化建设工作中另一个重要部分就是做好会计信息化人才培养工作，实现人才培养和技术进步、管理进步相协调和促进，运用科学有效的技术手段实现管理手段的进步，用管理进步带动会计信息化人才的培养。会计信息化系统建设中最重要的部分就是会计人才的培养，只有提升会计人才素质，调动其积极性，才能更好的推动会计信息化建设。榆建设先进的信息系统。先进有效的会计信息还是来源于信息系统，缺乏先进手段的帮助，想要进行事业单位庞大会计信息的处理，产出准确有用的信息是很难的，因此，需要事业单位能够结合自身的实际情况，建立一个科学有效的会计信息化处理平台，创新相关手段，为会计信息化建设工作奠定基础。
2.2 外部对策淤会计信息化的建设需要完善的、系统化的规范，做到事业单位上下级部门之间的管理和协调工作。事业单位会计信息化建设涉及的范围相对较广，更是会涉及不同类型和领域的事业单位，所以树立全局意识，进行事业单位会计信息化建设和管理的全方位考虑，只有这样才能更好的解决目前会计信息化系统中存在的问题，实现各事业单位会计信息资源共享。于会计信息化系统设计时要做好数据的采集和系统化的建设。事业单位会计信息化系统建设需要完善其全面的系统指导，一是完善系统设计工作能够有效解决系统化会计信息采集，二是用系统化设计能够进行事业单位各项经济活动的合理有效监督。所以需要事业单位会计信息化系统设计时要做到关注业务信息的采集工作，完善事中的监督工作。
3 小结
信息网络时代的到来，计算机技术的发展，各行业都引进信息化管理模式提升其工作效率，事业单位作为我国重要的组织机构，完善事业单位会计信息化建设具有重要作用。但是由于我国事业单位在会计信息化建设方面还处于初级阶段，还存在很多方面的不足，需要事业单位针对自身的实际状况，寻找切入点，推动事业单位会计信息化建设工作，提升事业单位会计水平和工作效率，确保我国事业单位健康有序发展。
参考文献
[1]梅淑先.事业单位会计信息化建设的有效途径[J].中国商贸,2014(7):162-163.
文献标识码：A
一、我国事业单位档案管理信息化建设的任务
我国事业单位档案管理信息化建设的任务有两个：一是事业单位目前存在的档案的目录数据库和部分全文数据库的建设。具体来说，主要是加强对现有档案资源的录入、入库和检验，以及对特殊档案如使用较为频繁、非常重要以及容易遭到破坏的档案进行特殊处理。二是对事业单位电子档案的管理以及对电子文件资源的录入。目前我国大部分事业单位都存在大量的电子文档，要实现档案管理的信息化，就要对这些电子文档进行有效保存。
二、目前我国事业单位档案管理信息化建设中存在的问题
1.档案管理者对档案管理信息化建设的认识较为肤浅
目前我国部分事业单位的档案管理者因为对档案管理信息化建设工作的认识不够明确，导致在实际的档案管理信息化建设中出现各种问题，妨碍了档案管理工作的正常有序开展。
2.资金短缺导致档案管理信息化建设存在不足
因资金短缺导致的档案管理工作出现问题主要表现在两个方面，一是部分事业单位本身存在资金缺乏现象，因此无法对档案管理信息化建设工作提供良好的硬件及软件环境，致使档案管理信息化建设工作出现问题。二是部分事业单位的领导及管理者对档案管理信息化建设工作不够重视，所投入的资金自然也相应较少，使得档案管理信息化建设工作出现滞后现象。
3.管理软件及管理人员中存在的问题
管理软件欠缺，一方面表现为部分事业单位没有与信息化建设相匹配且操作方法简单、功能齐全的管理软件；另一方面表现为部分事业单位在管理及使用软件方面存在问题。管理人员中存在的问题主要是一些人员的软件操作水平不高，对信息化的了解不够专业，对档案管理的信息化建设工作只停留在最初级的录入、查找等阶段。
三、我国事业单位档案管理信息化建设的有效策略
1.加强对档案管理者的思想意识教育
例如，开展座谈会并提交心得报告，定期举行教育会，购买相关书籍并指导其进行阅读等，使事业单位领导及档案管理人员在思想上对这一工作的价值有清晰而准确的认识，从而对这一工作加以重视，在平时的档案管理工作中做到兢兢业业。
2.加大档案管理信息化建设的资金投入力度
一方面，可在财政预算中适当扩大档案管理信息化建设的资金比例，不断完善档案管理信息化建设所需要的各项设备，为档案管理信息化建设工作提供有力的物质保障；另一方面，可根据自身的实际情况，向国家财政申请专项信息建设资金支持，并将其应用于信息化建设项目中去，不断完善档案管理信息化建设的软件及硬件设备，促进档案管理信息化建设工作的有效进行。
3.引进专业档案管理信息化的软件及技术人才
关键词：事业单位；人力资源；信息化建设
人力资源管理是事业单位管理中最重要的环节之一，会在很大程度上影响事业单位的正常运转和健康发展。随着科技的进步和信息化发展，人力资源使用信息化管理也成为趋势。通过信息化的手段来从事招聘、培训、薪酬管理等人力资源管理活动，可以有效实现人力资源管理的科学化、系统化和便捷化。
一、事业单位人力资源信息化建设的必要性
事业单位与企业不同，它属于非盈利性组织机构，通常是代表国家行使权力，面对的是人民群众，是连接国家与人民之间的桥梁。事业单位人力资源的管理情况直接影响党和国家的形象。因此，提升事业单位的人力资源管理水平具有极其重要的意义。而在人力资源管理中，人力资源信息化的建设是重中之重。1.人力资源管理信息化可以有效提高工作效率，降低管理成本。通过信息化手段进行人力资源管理，可以有效整合人力管理资源，提升人力资源管理的效率和质量。同时，由于信息化管理主要是采用计算机软件系统来进行统一管理，可以将很大一部分工作交由电脑自动化处理，提高人力资源管理中的科学性和准确率。2.人力资源管理信息化有助于人力资源的最大化利用。人力资源管理信息化，可以通过信息技术架构人力资源平台，建设人力资源信息网络，进行电子档的归类和云空间存储，实现人力资源信息的科学整合，使用和传输更加便捷，查询、统计等工作更加便利。
二、事业单位人力资源信息化建设现状
虽然人力资源信息化建设和管理在国内事业单位中推行也的时间也比较长，但效果并不理想，事业单位人力资源信息化建设的现状大致如下。1.人力资源信息化建设基础薄弱，难以推行。我国的人力资源信息系统开发时间并不太长，使用起来有诸多不便。同时，人力资源实行信息化管理之后，所需要的管理人员将大大减少，影响工作热情。另外，信息化管理将以往的手写档案全部变为电子档，绝大部分的管理流程都将在软件系统中实现，对于已经习惯纸质管理的人员来说，转变也是一大难题。2.人力资源管理零散，未形成完整的管理系统。大多数事业单位的人力资源管理部门多，环节也多，信息量分散，且纸质管理的情况还大量存在，未能形成完整的信息化管理系统。3.管理系统信息更新不及时，数据通用性不佳。传统的人力资源管理方式，多采用人力和部分简单的数据处理软件，无法做到及时更新。同时，不同部门间通常使用不同的系统软件进行管理，导致数据通用性差，信息无法共享，无法实现管理的系统化。
三、事业单位人力资源信息化建设的对策
1.提升人力资源管理人员素质。事业单位的人力资源信息化管理涉及信息管理技术和计算机技术，必须是具备综合能力的复合型管理的人才。同时，事业单位可有计划地组织管理人员进行信息化管理的相关培训，提高其信息化管理水平和技能。2.选择合适的管理软件。事业单位在选择人力资源管理软件时，要充分结合自身特点，必要时可要求软件提供方进行个性化设计和开发，同时要优化和简化软件操作流程，从而使软件成为信息化管理的好帮手，而非拦路虎。3.健全制度，完善流程。事业单位应着力健全人力资源管理制度，完善人力资源信息化管理流程，使人事管理有据可查。同时，事业单位应对人力资源管理部门的组织结构和权责进行适当调整，从而有效调整和规范人力资源管理流程。
总之，人力资源信息化建设是事业单位适应时展和业务需求的必然趋势。事业单位通过对人力资源的信息化管理，有利于人力资源管理体系不断健全和完善，从而有效提升事业单位的人力资源管理效率和质量，进而提升整个事业单位的服务效率和质量，使其更好地为人民服务。
作者:钟蕾蕾 单位:江西环境工程职业学院
参考文献：
关键词： 事业单位 档案管理信息化 建设方略
站在时代的前沿不难预料，未来时代的事业单位档案信息化管理与建设是必须经历的一个阶段，这将极大地简化旧有的工作程序，使得相关档案管理迅捷、容易。那么如今解决好档案信息对应管理任务中的问题，寻找到新的对接点，合适的方法让这些信息化管理思路得以付诸实践。
一、档案管理信息化的阻碍之处
1.对档案信息化的建设关注度不够。一般事业单位中档案信息管理缺乏一定的参与度，涉及信息管理，很难引起关注与取得突出的工作业绩。深受既有观念的误导，大多数人认为此类档案信息的建设工作技术含金量低。此外，在一些高层管理者看来，单位的档案信息管理属于事务性操作，不能直接带来经济效益，有关单位重视不够，甚至于相关领导层简单地将档案信息工作交给普通文员，以至于无法将档案所具有的价值发挥出来，制约现如今档案管理迈向信息化建设的加强。然而，在相当大的程度上，大家都忽略事业单位中的档案资料是深受法律所保护的，带有相当程度的法律效力，不仅仅要求有关档案整理人员的严谨，而且要求相应管理高层在认识上有所转变，重视资金与人才的扶持。
2.建设、管理信息化档案针对性弱。在大趋势下，已经有部分事业单位实施了档案管理信息化建设，可是效果不尽如人意，在技术层面上来说，处于较低级的水准，自然档案管理效率提高不显著。同时，这种缺失体现在有关安全管理度上，一些本应由专业文员、专业部门监控的步骤都被简化，最重要的安全管理步骤缺乏针对性与有效性的考虑和安排。随着诸多单位信息化管理档案的大势，有关建设成效仍旧不容乐观，现实是与电子信息技术连接性弱，多项工作管理深度不够，针对性低，管理建设工作亟待革新。
3.管理员工自身素质的薄弱。一些中小单位，考虑到发展规模、经费限制等因素，在许多人动之时，就忽视对单位的档案管理工作者的上岗考核与相关培训，多数的人员都难以表述清晰档案管理工作的知识与内容。也有些员工简单地理解为是对人事信息的录入，仅仅需要保证录入的正确率即可，但是，这仅是对信息化管理档案的最基础的要求。问题还表现在其他地方，工作人员综合素养偏低，很多具体管理工作进行时都未曾分类化、归纳化，任务完成水平低，严重制约事业单位档案信息化管理工作的开展，特别是在诸多事业单位中档案管理方向上的计算机型人才匮乏，这在一定方面是管理层的不到位所致。人员方面的工作效力不高，缺乏仔细、细致的整理监督流程，继而让诸多问题不能在第一时间反馈给上级部门，乃至于放纵不管，许多安全方面的疏漏都难以发现。因此，培养出专业性档案管理人才刻不容缓。
二、探究与完善信息化建设的方略
1.建立健全有关事业单位档案管理信息化建设的体制、机制。长期以来，档案管理相关工作作为事业单位基本工作之一，却没有在发展与绩效上有所注重。加强对档案管理的信息化建设离不开有关制度层面的约束，必须在既有的体制上多下工夫，寻找与现代信息化管理档案的切合点，并且注入新的思路，让档案管理与建设工作实现划时代的飞跃。在完善管理制度的基础上，应该在单位内组织各类培训，将信息化管理档案的理念、重要性潜移默化地渗透到档案管理工作中，让每一个员工及管理高层都意识到信息化管理手段的必要性。
2.突出在监督上的效力。档案信息化管理工作亟待有效监督机制保驾护航，处于强有力的监督之下，方能调动有关档案整理人员的工作积极性，提高信息化管理档案高效率，继而真正发挥档案的价值与意义，保证档案安全性的初衷。坚决杜绝有关领导及工作人士利用职务之便，篡改他人档案或是泄露他人信息并以此牟利的不法行为。真正有效的监督机制必须是事业单位内部与外部监管的协调一致、互相补充，在双效的机制下，档案管理信息化工作中存在的隐患无所遁形，可以为接下来解决方案的实施提供帮助，最终有利于整个事业单位管理信息化工作的高效运转。
3.进行档案信息管理硬件的打造。信息化管理档案，顾名思义，需要各类的计算机、电子型存储器、相关数据库等皆是实现信息化管理路径的基础所在。如此一来，相应的事业单位便理应在长远的立场上为单位的档案信息化管理工作助力，加强关注，增加资金投入，使得有关硬件的配备逐渐齐全可靠。譬如，电子磁盘及多种硬盘是不可或缺的，在硬件设施完备的前提下，相关单位的档案管理愈发科学化、合理化。
4.提高档案管理人士的综合素质水准。真正实施事业单位信息化的实践者是这些档案管理人员，这些工作步骤与流程全部都要倚靠他们实施，他们的工作能力与自身素养直接决定了相关工作的进程。于是事业单位必须开展定期的培训活动，乃至是素质考核，凭证上岗，提升他们特定的获取与处理讯息的能力，一旦事业单位档案管理工作人员的综合素养明显提升，那么相关工作也会顺利实施，信息化管理档案将有条不紊地进行。
毋庸置疑，在这个时代的发展要求下，事业单位中的档案资料管理信息化正如火如荼地进行，但是前路挫折颇多，事业单位只有牢牢把握住革新的关键要素，切实处理各种各样的艰难险阻，才能够披荆斩棘，远航。
参考文献：
[1]苏红.事业单位档案信息管理建设存在的问题与解决措施[J].理论观察，2012，（24）.
[2]杨虹.论事业单位档案管理中现代化方式的利用[J].科技创新导报，2012，（24）.
一、行政事业单位档案管理信息化建设的总体规划
在制定档案管理信息化建设的总体规划时，应该立足实际，应最大化程度的满足行政事业单位的发展需求，从行政事业单位自身的特点和发展目标出发，经过不断地调查和研究，从而制定档案管理信息化建设的长远规划和近期目标，从而能够在网络模式下，促进档案管理信息化的建设发展。
1.实现档案管理信息资源的数字化档案信息资源的数字化是档案信息化建设的的重要内容，也是对档案文件进行保护的重要方式。档案的数字化应该通过利用先进的科学手段，将档案的物质载体形式转化为数字化的信息，从而建立档案的目录数据库，以提供服务。档案的数字化管理办法应与传统的档案管理办法相结合，通过相互补出的形式，以此来推动档案的信息化建设发展。
2.档案信息化应做到标准化和规范化标准化和规范化是衡量当代档案管理水平的重要标志，它是档案信息化建设中的一项重要内容。因此，行政事业单位在进行档案信息化建设时，应该按照国家颁布的信息化管理标准，然后根据实际的发展需求来制定内部的管理标准体系，通过不断的实践来完善档案的管理制度。其中，档案目录数据库的建立不仅应该满足实际操作的简便性，还应该符合国家的标准。其中，应该对档案及单位文件的着录项目、内容、数据库架构和格式等作出统一的规定，同时还应统一规范档案数据库管理的软硬件的数据指标、文档格式等。
二、加强档案管理信息化建设的方法及对策
1.提高档案管理人员的管理素质档案管理人员直接关系到档案管理的质量。因此，对于档案管理人员来说，要不断通过参加培训、自学等方式，来提高自身的专业管理水平，在档案管理过程中，要努力掌握科学的管理方法，熟悉档案管理的基本要求和各个环节，从而提高档案管理的质量和效率。档案管理人员应该调整心态、改变以往的管理观念，通过网络不断的学习新知识和新技术，探索出有效的管理模式，使档案的管理更实用、更科学，从而满足当今社会对档案管理的需求。
2.强化服务意识，提高档案档案管理服务水平档案管理人员应树立档案管理的服务意识，把“主动服务”作为工作的出发点和落脚点。这就要求档案管理人员在档案的信息化建设过程中，要把档案管理系统与行政事业单位的管理系统紧密的联合起来，构建一个一体化的管理系统，将各个部门的信息综合的统筹进去，实现资源的共享，使得档案的管理能获得来良好的系统效益和综合效益。同时，对于一些较为复杂的档案信息要做到合理的分类、标引和管理，使档案信息能够最大程度的发挥其利用价值。此外，工作人员应注重档案的数字化管理，才能满足当今社会科技和发展的需求，进而提高服务水平。充分发挥好档案信息资源的作用，提高服务质量，已成为当今档案管理工作者职业发展的必然要求。
3.开展档案管理的信息化和现代化建设工作，提高档案的利用效率随着行政事业单位制度的改革与发展，档案管理信息化和现代化成为其必然的发展趋势，它满足了社会日益对档案信息资源的客观需求。要使得档案信息能够最大程度的发挥作用，就必须采取现代化的管理手段，从而达到延长档案寿命和提高工作效率的目的。其一，这就要求行政事业单位的档案管理人员要把握好信息管理的时效性，能够及时、准确的录入档案信息；其二，档案必须要借助于计算机进行辅助管理，通过扫描仪、计算机等现代化的设备和技术，使得档案资料录入计算机，通过相关技术的处理，能够把图片、声像、文字等资料转化成数据资料，从而实现档案数据格式与纸质并存；其三，借助于计算机，要不断的对档案管理进行创新，对于一些不在保密范围内的档案信息资源，要采取科学的网络手段实现资源的共享，从而为社会提供高效的档案信息服务，这样不仅提高了工作的质量，更方便了利用者，从而提高了档案的利用效率。
三、结语
总而言之，在新时期内档案管理工作必须紧跟时展的步伐，转变管理观念，提高服务意识，采取创新的手段，积极的探索新的管理模式，从而来不断提高我国档案信息化的建设水平。
作者：梁景秀张婧单位：吉林省临江市交通运输局吉林省临江市水利局
现在事业单位普遍存在传统的财务管理方式较落后的情况，已不能完全适应当前事业单位财务管理的实际需要，不适应现代管理理念和管理模式。当前我国的一些事业单位管理较松散，尤其是在单位内部的财务管理方面，存在财务信息失真，财务管理失控等许多问题的情况下，科学、规范、高效的管理显得更为重要。
信息化是社会发展的必然趋势，是公共财政体制改革和各行业财务管理现代化的必由之路。信息技术的发展，使传统财务管理模式向以集权为特征的信息化财务管理模式转变成为可能。因此，事业单位必须顺应形势，大力推进财务管理信息化的发展，实现财务管理传统模式向信息化模式的转变。推进财务管理信息化建设是当前事业单位财务管理的迫切要求，不仅是提高当前财务管理水平的有效途径，也是加强事业单位管理、深化财政各项改革的一项重要工作。
从历史发展的角度看，我国财务管理信息化经历了三个发展阶段。第一阶段是使用单机会计电算化软件。它是通过编写单机程序来实现会计记账、核算、制作会计报表和财务分析的计算机程序化管理，从而提高了财务工作效率。第二个阶段是在单位内部建立局域网，运用统一的网络财务软件。它实现了财务管理信息各个系统的集成。第三阶段是财务管理内外流程一体化应用层次。这一阶段通过计算机局域网来实现财务系统与其他系统的信息集成和数据共享，通过广域网和数据仓库技术的使用，使单位内部之间以及与相关主管单位之间能及时传递、整理、分析、反馈财务和管理信息，为决策者和相关单位提供决策支持服务。这三个阶段是一个渐进的过程，只有第三个阶段才是真正的财务管理信息化。
一、事业单位财务管理信息化现状
目前，我国事业单位财务管理信息化总体处于以会计电算化为基础、以会计核算为导向的初级阶段，现有会计信息不能或完全不能反映事业单位资产信息的全貌，会计信息化管理的宏观架构没有建立起来。虽然绝大多数单位已实现会计核算的电算化，为进一步向财务管理的信息化发展打下了一定的基础，但许多事业单位存在以下薄弱环节：
(一)缺乏现代管理思想，财务信息化管理制度不健全
从管理思想方面来看，信息化思路不清，对信息化建设的认识不足。由于没有成本效益考核的要求，事业单位的会计核算以及会计信息的管理没有得到充分的重视。从管理制度方面来看，事业单位会计信息化制度不健全，不规范。缺乏系统性。
(二)财务信息化基础薄弱，信息系统不健全
计算机技术和财务软件的应用，变革性地改变了财务管理的模式。但是由于缺乏统一的要求和系统的规划，加之其本身的机制问题，事业单位普遍存在财务信息化基础薄弱问题，没有建立起较为完善的、网络化的集成式会计信息化体系，造成财务信息的利用率和整合程度不高，各种财务信息不能实现及时的共享和传递。未能实现准确有效的管理和适时动态的监控，未能将先进的管理思想和管理手段运用到事业单位会计信息化工作的实践中去。
(三)会计信息管理人员思想认识不足，缺乏财务信息管理方面的业务知识
由于事业单位特殊的性质，事业单位相关管理人员在追求效率和运用科学管理思想改进工作方面的意识不强。同时，具有财务管理和信息化综合知识的专业人才比较缺乏。
二、财务管理信息系统建设的设想
(一)总体目标
通过建设财务管理信息系统，实现财务管理从会计电算化进入财务管理信息化，促进和深化事业单位财务管理体制改革，将事业单位财务管理推向一个全面管理、动态管理、决策导向的新阶段。具体目标为：实现事前计划、事中控制、事后分析的全程管理；实现账务管理、资产管理、国库支付和政府采购等有机结合；实现预算资金全覆盖，各级次管理相互衔接；实现动态监控、有效监督。
(二)具体措施
1、树立科学管理思想，推进财务管理制度建设
切实树立起科学管理思想，理清管理思路，理顺管理关系。增强科学管理思想切实加强制度建设，建立健全事业单位会计信息化条件下与会计信息化相适应的相关管理制度。由于会计信息管理的环境发生了变化，因此原来的相关管理制度也必须随之进行修订。
财务管理信息化体现着现代管理思想，它不是―个单一的IT系统，而是―个极其复杂的多系统组合，不但涉及个性作业流程，而且要求改变领导方式、内部政策、组织结构、考核程序和标准，其作用不仅仅局限于减轻财务人员的工作量，提高工作效率，更在于它带来了管理观念的更新和变革，使财务管理思想观念由传统“核算型”向“管理型”转变。
2、建立单位财务管理集成式信息化系统
(1)改进手段，建立财务管理标准体系。从事业单位的实际出发，依据会计信息化的要求，对原来会计信息处理业务流程进行重组，建立单位财务管理标准和业务流程，为系统建设提供基础规范。首先，建立财务管理要素的编码规则和体系，将单位编码、材料编码、设备编码等进行标准化设计；其次，建立单位财务网络系统的配置标准，保障网络系统互联互通，相互兼容；最后，要统一建立单位财务应用软件的配置标准，保障财务信息的有效共享和各项管理功能的实现。
事业单位必须切实改进手段，依据会计信息化建设的统一要求，系统规划本单位本部门会计信息化系统的建设。事业单位必须依据统一的技术标准来建立适合自己本身实际情况的会计信息化处理平台，提供有效的、准确的会计信息。
(2)明确财务管理信息系统功能，确定会计信息化系统所建立的具体内容。一是业务工作方面：会计核算管理、国库支付管理、国有资产管理、政府采购管理。会计核算管理包括账簿管理、凭证管理、工资管理、决算管理、报表管理等内容。国库支付管理包括预算指标管理、用款计划管理、银行账户管理、公务卡管理、报表管理等内容。国有资产管理包括条码系统、资产日常管理、资产清查盘点、报表系统等内容。政府采购管理包括政府采购预算管理、政府采购实施计划管理、政府采购审批管理、政府采购合同资料管理、报表管理。二是分析决策管理方面：在线资源管理、辅助决策管理、动态监控管理、审计监督管理。在线资源管理包括实时数据查询汇总、跨年度数据查询汇总、跨单位数据查询汇总、账表数据查询汇总、报表及报告模板设计等内容。辅助决策管理包括预算执行分析、财务决算分析、财务资产状况分析、政府采购实施情况分析、报表及报告模板设计等内容。动态监控管理包括重大项目预算执行监控、大额资金支出监控、重大资产处置监控、结余资金监控、往来款项监控等内容。审计监督管理是指为纪检监察审计部门计算机审计监督提供实时财务数据。
上述几方面以会计核算为基础，在预算管理、资金管理、资产管理、项目管理等方面建立财务管理信息系统，各项管理内容相互衔接，相辅相成。
3、构建完善的财务管理信息安全保障体系
一是建立科学严格的财务管理信息系统内部控制制度，从软件开发到硬件管理，从组织机构设置到人员管理，从系统操作到文档资料管理，从系统环境控制到计算机病毒的预防与消除等各个方面都应建立一整套行之有效的措施，在制度上保证财务管理信息系统的安全运行。二是采用防火墙、VPN、入侵检测、网络防病毒、身份认证等网络安全技术，使在技术层面上对整个财务管理信息系统的各个层次采取周密的安全防范措施。
信息技术在财务管理中得的应用，能够解决传统财务管理模式中许多原来无法逾越的困难，但与此同时，也带来了许多新的问题，如财务数据安全风险、道德风险等。因此，财务人员应该一方面要研究解决信息技术如何与传统财务管理相融合，另一方面在完成结合过程之后，要不断研究，发现解决信息化后出现的新问题。我们应该在传统的系统理论基础上，充分利用信息技术，开展财务管理的创新工作，建立与时代相适应的财务管理模式。
4、加强会计信息化专业人才的培养
关键词：人事管理 事业单位 信息化建设
一、我国事业单位人事管理信息化建设存在的问题分析
1.管理人员专业性相对欠缺
由于事业单位人事管理专业性较强、复杂程度高，且具有较高系统性，而相关管理人员对人事管理重视不足，以致许多工作人员未能接受真正的岗前培训，进而致使其工作能力与工作效率不高；部分人事管理工作人员未能清楚了解人事管理流程规范，对归档内容也了解不足，对归档范围未能准确把握；部分管理人员由于身兼数职，其对人事管理所花费的时间则相对较少，因而难以确保管理工作规范性。社会的不断发展与进步使得事业单位人事管理也产生了相应变化，而其管理工作人员专业素质已难以与当代事业单位人事管理要求相符合。
2.人事管理与改革需求不相符合
随着我国事业单位人事管理制度改革的不断推进，岗位聘用制也得以逐渐实行，公开招聘与解聘制度也得以相继建立与完善，事业单位其内部人员也更为频繁的流动，隶属关系也不断变化，而事业单位当前仅依靠自行管理于人员合理流动不利；很多事业单位未能结合本单位人事制度改革需求来对聘用合同加以补充，这就使得其招聘及解聘中考察性内容较为缺乏。
3.信息化程度较为欠缺，资源共享程度低
事业单位信息化建设中部分地区资本不足，而发达城市则已成功开发相关系统并投入到应用中。在充足资金支持下，科学技术已能够满足当前事业单位信息化管理的需要。然而管理人员技术相对薄弱，对信息化认知程度不高，因而致使系统使用浪费较大。此外，管理系统多设有使用权限，因而各部门使用账号进行登录后仅可对本部门的人事相关信息进行查阅或管理，各部门间资源共享尚未落实。如此使用方式使得管理便利程度低，因而与当前事业单位信息化发展的需求不相符合。比如，党委办公室若需对新近党员资格评审进行调取，仅可经由该党员所在的部门抑或人事管理科来调取，如此便使得效率被降低。
4.人事档案信息利用率不高
事业单位人事管理主要工作内容是为人事部门的人事工作服务，既可为人才资源的利用提供基本信息，还可为本单位的人事决策提供可参考依据。而目前我国事业单位人事管理工作轻利用、重保密现象仍极为常见，人事管理服务开发意识不高，基本履历、自然情况、职称及工资等为可供公开查阅的部分。需要查阅者需主动查阅方可进行有限利用。上述管理方式使得事业单位人事信息利用价值不高，其应有价值难以真正发挥。
二、事业单位人事管理信息化建设推动措施分析
1.加强对事业单位人事管理工作人员自身专业素质的建设力度
由于事业单位人事管理属保密性与政策性均较强的一项工作，这就对相关工作人员专业能力、综合素质等多方面提出了更高要求。因此，在事业单位人事管理人员进行选聘时需对其工作水平、职业道德、创新能力等综合因素加以充分考虑，以尽力建设一支工作能力、管理能力均较出色的队伍。此外，事业单位还可通过对相关领域专家进行定期聘请，开展培训活动，从而有效确保其树立正确价值观，学习并掌握现代化的人事管理方法，促使其政治觉悟和思想政治的有效提升，以改善当前事业单位人事管理信息化建设中管理人员自身专业素质相对不高的现状。
2.强化人事管理信息化建设的力度
随着现代信息技术不断发展，要促使人才信息的充分利用则需强化事业单位人事管理信息化建设力度，尽快做好其人事管理信息的收集与传输，提升工作效率。可从下述方式着手：第一，加强对计算机、打印机、扫描仪等现代设备辅助管理的应用，将之合理应用于人事管理日常工作，通过信息化管理以使档案原件损坏程度得以最大程度地降低，从而确保人事管理工作得以更好地开展。第二，以相关软件实施辅助统计与处理，如此，具有相关权限的人事管理工作人员便可于第一时间内检索范围内相关材料，以促进人事材料利用效率的有效提升，避免造成资源的不必要浪费，促使事业单位人事材料的最大价值得以发挥。
3.加强管理力度，以促进事业单位人事管理系统信息化的更快实现
人事管理信息化其目的是对人事管理的强化与升级，故，事业单位在对人事信息资源进行管理与规划时应对相关管理软件技术逐步进行建立与健全，以促进技术含量高且方便快捷的人事信息电子管理系统。比如，可通过对人事信息的收集、分类、鉴定及保管调用等各环节实施信息化、数字化与自动化，从而促使人事信息更具使用便捷性。此外，仅有将人事管理同事业单位的日常工作内容加以实时衔接方可促使人事管理编码同其工作相统一，提高资源利用率与共享率。
4.强化人事管理信息化数据库建设力度
在将人事信息入库前，事业单位应严格进行人事鉴别，对资源利用方便性与入库成本间的关系进行合理处理；数据库建立之时需对人事管理相关规定予以严格遵守，以尽可能地实现数据库的科学化与规范化；处理好人事管理数据库权限管理相关工作，从而促进人事信息资源得以高效安全利用。
5.强化人事管理信息化建设安全性管理的力度
事业单位要加强对人事管理信息化建设安全性的管理可从下述方面着手：第一，以制度形式确保安全，即建立人事资源信息化管理制度相关法规及安全标准，对信息安全保障体系不断加以完善。第二，建立相应的数据备份及恢复机制，对借阅机制加以规范，以确保人事信息得以安全存储与使用。第三，强化对人事管理工作人员安全技术的培训与安全性教育，以促进其信息保密意识、安全意识及安全使用技能的提升。第四，实施分开存储，即将纸质档案与数字档案分开存储，从而促使人事信息资源的安全性在存储上得以确保。
综上所述，事业单位人事管理信息化建设由于具有较强复杂性、系统性，其所需投入的财力、人力及物力也就要求更高。虽然当前我国事业单位人事管理信息化建设已取得一定成就，但仍存在着管理人员专业性相对欠缺、人事管理与改革需求不相符合、信息化程度较为欠缺，资源共享程度低及人事档案信息利用率不高等不足之处。而信息化建设为事业单位人事管理的创新性模式，其在事业单位进一步发展中意义重大。因此，事业单位可通过加强对事业单位人事管理工作人员自身专业素质的建设力度、强化人事管理信息化建设的力度、加强人事管理信息化建设管理系统的建设力度、强化人事管理信息化数据库建设力度及强化人事管理信息化建设安全性管理的力度等措施，推进事业单位人事管理信息化建设，从而促进其人事资源得以最大化利用。
参考文献
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关键词：审计信息化 必要性 措施
审计作为一种独立性的经济监督活动，是国家经济运行安全的免疫系统。审计信息化一般是指审计组织以信息技术为手段，组织计划审计项目、实施审计的全过程，以及以确认审计风险或评价企业信息战略、优化组织运营为目标，对组织营运所依赖的信息系统进行独立、客观确认和咨询的活动。
由于国内会计电算化逐步走向成熟，以ERP为代表的高度集中的企业信息系统也开始在江苏省工商行政管理系统兴起，信息技术在其业务活动和会计活动中广泛应用。以查账为主要手段的传统手工审计模式遇到来自信息技术的挑战，已经不能适应信息化条件下的风险评估、内控测试的要求。审计对象的信息化客观上要求审计部门的作业方式必须及时做出相应的调整，迫切需要审计部门尽快适应本单位业务信息化的发展，加快审计信息化的建设，不断改进审计手段和技术方法，以提高审计效率，从而全面提高内审部门的履职能力。
一、行政事业单位开展审计信息化的必要性
（一）信息技术发展的需要。当前，江苏省工商行政管理系统财务部门使用的用友NC财务软件系统和资产管理部门使用的用友固定资产软件系统以及其他业务信息管理系统，都是以计算机信息技术为基础，通过网络互联，实现数据资源局部共享的。这些系统科技含量高，操作简便，大大提高了工作效率。行政事业单位内部审计工作也应与时俱进，将计算机技术作为一种先进、科学的手段广泛运用到审计工作中，强化内部控制，实现审计目标。
（二）审计工作规范化建设的需要。在手工审计条件下，审计人员在各自负责的项目范围内开展工作，资料搜集、核对、计算、编制工作底稿、编写审计报告等工作存在相对的独立性。在审计信息化情况下，每个审计人员工作的中间结果可由大家共享，对某一项目的各个部分可根据专业分工同时开展工作，然后把结果汇集到一起，整合成一个完整的工作成果，保证审计工作的质量和进度。同时，通过计算机辅助管理，将文字处理、审计程序及审计工作底稿、电子表格等建立规范的模板，使审计工作实现规范化。
（三）探索开展事中审计甚至是事前审计的需要。通过在用友NC财务软件系统以及其他内部信息管理系统嵌入审计模块或者引进审计作业软件，可根据具体审计需要定制审计分析模型，实现业务数据、财务数据的自动采集、自动转换。审计人员可以对财务信息系统及相关业务电子数据进行密切跟综，对财务收支情况以及财务收支的真实性、合法性和绩效情况实施适时的监督，变粗放型的审计为集约型的审计，建立预警机制，实现审计关口前移。
（四）提高审计效率和审计质量的需要。在手工审计条件下，审计对象为被审计单位纸质的会计报表、会计账簿、会计凭证及原始凭证等资料。这些资料，就地审计时需要被审计单位会计部门将资料搬到审计场所，涉及以前年度的，还需要档案管理部门配合。如果是送达审计，上述资料提供、运送、保管则更不方便。在审计信息化的条件情况下，审计对象为被审计单位已经备份的记账凭证、账目和会计报表等电子数据资料。电子备份文件既可以通过优盘或移动硬盘送达，也可以通过电子邮件送达，还可以将备份文件存于网络服务器中，通过网络调入审计部门。审计地点可以实现现场审计与非现场审计相结合，审计资料送达审计与就地审计相结合的方式，从而提高了审计效率，节约了审计时间和审计成本，特别是减少了就地审计的时间。
在手工审计作业方式下，审计人员一般是凭经验判断来发现被审计单位的违规违纪问题，难以实施科学的抽查或详查，其审计结果的准确性很难保证。在审计信息化的情况下，通过审计作业软件，就可以对业务量大的财务资料进行全面检测，能够做到对被审计单位账目的逐笔审计，并与审计人员的经验判断相结合，使审计结果的科学性大大增强。此外，内审人员通过审计作业软件，还可以对收集的各种电子数据进行高效、快捷的统计、分析，有效节约审计时间，提高审计质量，降低审计风险。
因此，审计信息化建设可以使审计工作从单一的事后审计变为事后审计与事中审计相结合，从单一的静态审计变为静态审计与动态审计相结合，从单一的现场审计变为现场审计与远程审计相结合，有效达到提高审计效率和质量的目的。
二、行政事业单位审计信息化工作建议
（一）引进和推广使用审计作业软件。审计作业软件是一个在现场审计环境下，审计人员利用电子数据进行审计，并对审计项目进行管理的实施作业平台。该软件安装在审计人员计算机上，通过审计数据采集，可以把被审计单位财务数据采集到审计软件中来，在审计中实现“核账、看账、分析账”；同时，还涵盖审计项目管理、审计质量控制等理念和程序。
（二）开发适合行政事业单位业务特点的嵌入审计模块。嵌入审计模块是一种有效的计算机辅助审计技术。江苏省工商行政管理系统使用用友NC财务软件系统，会计科目、会计报表和会计核算方式全省统一，开发嵌入审计模块更具实用性。嵌入审计模块可以作为用友NC财务系统一个相对独立的模块，该模块可以检查输入到NC财务软件中的每一笔财务数据，并识别出其中不符合预定义规则的财务数据，审计人员可以对这些识别出的财务数据进行实时的或定期的审查。嵌入审计模块可以减少通用审计软件的数据导入过程，直接进行会计记录的检查。嵌入审计模块可以依据相关制度规定预先设置检索条件，对这些数据进行筛选、检查并核实，从而检查相关政策与法规的执行情况。通过与业务信息系统数据的互联互通，可以将某些具有内在联系的业务数据，按照勾稽关系与财务数据进行检查核实。如案件信息系统罚没款数据与NC财务软件系统财务数据进行核对；注册登记系统行政性收费数据与NC财务软件系统财务数据进行核对；可以收集具体的工商业务中的数据，如每年新办企业数、变更企业数、年检企业数、查办各类案件数、受理消费者申诉量等业务数据，正确评价项目经费绩效。
（三）修订完善财经审计法规库。从2002年起江苏省工商局财务审计处投入大量人力、精力，收集了现行有效的财经法律、法规、规章、规范性文件和工商行政管理部门规章，配发给下属市县级审计人员，满足了审计人员日常查询法规的需求。为推进审计法制化建设和信息技术的应用，可引入财经审计法规软件，主要是为了帮助审计人员在海量的各种财经法规中快速找出所需要的法规条目及内容，提高审计定性和审计处理处罚依据的准确性，保证审计工作的质量。
三、行政事业单位审计信息化的保障措施
刘家义审计长曾在全国审计工作会议上指出：“从一定意义上讲，中国审计的出路关键在于信息化，信息化的关键在于数字化。当前的审计信息化建设，要以金审工程为依托，以创新审计方法和技术手段为基础，着力提高审计工作的技术含量和技术水平。”我们要按照这一要求，认真分析行政事业单位内部审计信息化的现实情况，充分认识审计信息化的重要性、可行性，积极运用审计信息化的各项功能，为推进审计信息化奠定坚实的思想基础。
（一）切实加强对审计人员计算机知识技能培训。目前江苏省工商行政管理系统内审机构设置实行的是省以下财务审计合一的形式，除市级有一名专职审计人员外，其他审计岗位均由财务人员兼任，开展审计项目，还须要抽调其他财务人员参与审计。审计工作面临着审计人员业务水平与审计信息化建设发展的要求不相适应的问题，由于审计队伍的老化，部分审计人员虽然有丰富的会计、审计知识和经验，但计算机知识缺乏，较难提出符合信息化规律的审计需求，在一定程度上，制约了审计信息化工作的开展。
培养和造就一批高素质的审计人才队伍，不但是做好审计信息化工作的基础，也是审计信息化工作的基本要求。除了需具备财务会计、审计方面的知识和技能，熟悉相关的政策、法规依据外，审计人员还应具备一定程度的信息系统相关知识，尤其是数据库方面，能够根据审计任务采用相关软件完成相关审计数据的采集和预处理工作，能够采用相关软件通过对数据进行分析，获取审计证据。因此，在搞好全员计算机基本技能普及培训的基础上，重点要加强审计业务骨干计算机知识技能培训和审计软件应用知识培训，通过培训、实践、再培训、再实践的良性循环，让审计人员拓展技能、提高能力，满足不断推进审计信息化的需要。
（二）积极实践，努力探索，大力推进审计信息化。审计信息化只有与审计实务相结合，在审计实践中开花结果，才具有强大的生命力，这是审计信息化的根本目的。因此，审计信息化必须以实践应用为主。现阶段首要任务是抓好审计作业软件的操作使用。审计作业软件利用统一的数据模板，可以直接将被审计单位的电子数据导入审计软件，简易直观地完成数据的采集。审计作业软件的价值在于应用和实践，要在掌握其基本理论的基础上，运用审计软件实施现场审计，从建立项目、数据采集和转换、审计分析和生成所需资料等方面，认真按照软件操作方法和步骤开展好审计工作。
（三）完善技术手段，以审计信息化为推手，促进审计工作由点及面。随着预算收支审计、经济责任审计、项目经费绩效审计等工作的深入开展，行政事业单位内部审计工作不再只局限于系统财务收支审计，审计范围已拓展到单位业务以及行政管理的各个方面。但在实际工作中，信息化建设和信息系统使用却很少考虑内部审计的作用，对内部审计机构授权不够，或根本不予授权，内部审计被排斥于信息化建设和信息化环境之外。比如目前江苏省工商系统使用的业务信息系统与财务部门用友NC软件系统、审计作业软件之间，并没能设置和保留数据接口，信息系统之间难以实现数据对接，无法实现数据资源共享。
审计署在确定十三类行业数据规划的同时，也基本确定了基于行业业务数据联网审计的发展框架，其中以青岛社保、南京地税为代表的行业联网审计发展，全面推动了金审工程的建设，行业联网审计的一个重要特征就是基于业务管理系统的业务数据。随着跨系统的行业联网审计数字平台的建立，基于财务数据的全部政府性资金追踪审计分析成为审计工作的核心环节。因此，为便于正确评价单位各项业务工作绩效，有必要实现数据资源共享，使审计结果评价更加全面、更加科学。
（四）完善考核机制和激励机制，充分调动审计人员技术创新的积极性。一是要加强对审计项目使用计算机进行审计的考核力度。通过激励机制的导向作用，着力营造开展审计信息化的氛围。鼓励有能力的审计人员研究和探索审计技术创新，对于运用审计信息化取得优异成绩的单位、审计项目及审计人员，给予表彰奖励；对于具备开展审计信息化工作的项目，但未着手开展审计信息化的，要提出批评。要把审计信息化开展情况作为审计工作业绩考核的一项重要内容。二是要加强审计信息化经验的交流总结。及时组织行政事业单位内审部门进行交流总结，互相启发，成果共享；要把开展审计信息化的情况与当地审计部门进行及时沟通，争取支持和帮助，为尽快提高审计信息化整体水平提供有力保障。
审计信息化建设是一项复杂的系统工程，需要在认识上进一步提高，行动上进一步加强。以系统建设为基础，以数据为重点，以应用为抓手，以项目为突破，积极探索信息化工作的新方法、新途径，进一步提高行政事业单位审计信息化建设水平，早日实现审计信息化。Z
参考文献：
1.陈伟.计算机辅助审计原理及应用（第二版）[M].北京：清华大学出版社，2012.
2.牟华娟.从会计电算化的发展趋势设想内部审计信息化建设[J].交通财会，2008，（9）：91-93.
一、财务管理信息化的概述
（一）财务管理信息化的概念
财务管理信息化，利用现代计算机技术对财务进行分析、控制、核算，使财务管理实现智能化与数字化的方式或手段。
（二）财务管理信息化的基本特征
1、共享财务信息资源
网络时代以计算机技术作为基础，信息化办公方式能够对办公数据实现信息资源的有效共享。财务管理重要的是数据分析与处理，计算机技术的应用能够对数据进行更加精确的分析，同时将其进行数据上传至数据库，从而能够实现不同地域、不同部门之间的信息共享。信息数据的共享能够极大提高资源的使用效率和工作效率，从而降低了行政运行成本。财务信息的共享实现数据系统的平台建立，进而简化了操作程序。
2、财务信息的有效性
财务管理信息实现计算机信息化之后，能够对数据实现有效管理，有效缓解了信息传递的滞后性。同时，行政单位内部能够对数据进行及时、有效的使用。因为财务信息数据据具有实时性的特征，使财务管理信息能够在一定时间内保持较高的准确性与科学性。
3、工作流程的科学化
网络信息的共享使得行政单位的管理层能够获得更加先进的管理经验，促进管理的专业化提升。同时，使管理程序更加规范化与专业化。信息时代使信息流通更加快速，管理程序更加趋于科学化。工作流程上的科学化有利于行政单位经济成本的节约，从而提高行政单位的经济效益。
二、行政事业单位财务管理信息化建设的具体实施方略
（一）确立行政事业单位信息化建设的总方针
作为行政事业单位信息化建设的基础，行政事业单位管理者在进行信息建设决策时，应该首先确立信息化建设的总方针以作为建设的主导路线。总方针要围绕着政府职能的履行以及社会声誉提高来确定，同时，对于信息化建设的人员、流程、问题等多方面进行综合考虑[3]。财务信息化建设要积极寻求单位管理层的支持，并积极进行宣传，在全单位上下形成共识，确立行政单位的信息化建设的总方针。
（二）建立行政事业单位系统内部的信息处理平台
信息化办公的重要途径就是通过系统处理平台实现信息资源的共享，从而降低工作成本，提高工作效率。因此，在进行财务管理信息化建设时，应该在内部建立财务信息综合处理平台。在平台中，每个部门占据一个版块，管理人员对各部门的信息资源进行有效整合，从而能够实现对财务管理信息的全面分析。其中，对财务管理软件的运用是其中的关键。信息处理软件的使用能够将财务管理实现动态化控制，从而保证了财务信息的实效性，提升了信息的使用效率，降低了行政上的费用。
（三）管理行政事业单位的基础信息
在进行财务管理信息化建设中，要注重对信息的收集与管理。作为财务管理的基础性工作，基础信息的收集是处理网路平台建设的必备条件。将行政事业单位各部门的基本信息进行收集，利用计算机技术进行处理，从而建立起行政事业单位内部的数据库，为软件的运行提供基础的数据来源。利用这些信息能够对财务管理进行综合分析，从而建立起数据模型，实现管理的动态化控制。
三、行政事业单位财务管理信息化建设需要注意的问题
（一）健全财务管理信息化制度
行政事业单位完备的财务管理制度是信息化建设的重要保障。行政事业单位在进行财务管理信息化建设之前应该与法务人员进行密切沟通，完善相关的财务管理条例，从而为信息化建设提供制度上的支持。制度的建设要紧紧围绕财务信息管理责任与职能上，明确事业单位各部门的权责，增加财务信息管理的透明度。
（二）加强工作人员的业务培训
工作人员是财务管理信息建设的主导，工作人员具备高素质的专业技能对于信息化建设能够起到事半功倍的效果。因此，行政事业单位无论是在信息化建设的准备阶段还是实施阶段，都要加强工作人员的业务技能培训。培训的方法是非常多样的，常用的是举行业务交流会议、专家讲座，也可以与其他单位进行人员的交流学习。
（三）加大资金的投入
行政事业单位的信息化建设离不开资金的稳定投入，因此，在进行单位财务预算时，要保持对信息化建设的投资力度。利用资金进行工作人员的优化以及管理的升级，同时，对计算机进行软件与硬件的升级与更新，提高工作效率，创新管理模式。
（四）严格执行财务管理信息化程序
在行政事业单位财务管理信息系统的使用过程中，应该严格按照相关的使用程序，避免暴力性操作，导致系统的崩溃，以免造成不必要的损失。同时，在使用中，除了计算机进行自主数据备份之外，也要进行人工备份，确保财务管理信息数据的万无一失。同时，加强网络信息安全防火墙的建设，增强系统对计算机病毒的抵御能力。
1 人事档案编研工作
人事档案编研工作是企事业人事档案信息化建设中的一个重要组成部分，其工作的重要性、艰巨性和研究性，已为广大人事档案工作者所认识，并在人事档案服务于科研生产的工作中发挥了积极的作用。
1.1 编研的重要性 ①人事档案编研为机关管理和科研生产提供最全信息。通过对各类人事档案进行分析研究，去粗取精，去伪存真，综合加工，将准确的、可靠的各种档案信息，按要求、按专题分门别类汇编成系统性资料提供给机关各部门、科研生产等部门调阅使用。各部门人员根据自己需要查阅编研成果，不仅可以少花时间、少费精力，还可以随时、方便快速地获得自己所需要的全面完整和准确可靠的资料。②人事档案编研能更有效地开发利用档案资源。原有人事档案信息的利用是通过使用者登门查阅的方式进行的。这种传统的查阅方式，虽然使用者可以看到档案文献的原件，但由于受地点、时间等条件的限制，加上案卷繁多、查阅很不方便，有时是大海捞针，还查阅不到想要的东西。经过人事档案编研信息化管理，完全打破了原有格局，使用者不用出门，就能快速、准确地查到自己需要的材料。③人事档案编研能推陈出新提供最有价值的信息。人事档案是员工经历的真实记录，包括本人升、奖、工作调动和职务的变化，既有优秀的员工业绩，又有过失的记录。人事档案人员将员工中优秀的业绩，撰写成编研成果，让榜样的事迹得到推广。④档案编研成果为领导决策服务。档案部门通过充分利用档案信息资源，进行综合分析后，撰写出人才等级报告，并附推荐文字说明。可依此为单位领导选取人用人时服务。⑤人事档案编研工作提高了人事档案管理质量和管理水平。通过人事档案信息资料的编研工作，可以检验档案归档是否完整准确、鉴定组卷是否规范合理、检索工具是否齐全、保管条件是否安全。通过档案信息资料的编研工作，可以自我检查、发现问题，并及时纠正错误，使单位的档案管理质量和管理水平得到进一步的提高。
1.2 编研的质量问题 ①保证原始材料的齐全完整。对于科研项目的专题编研工作，一定要有齐全完整的原始档案材料做基础，凡是涉及到这一专题的第一手资料都要收集起来，不能遗漏。只有收集齐全完整，才能有所选择地去伪存真，去粗取精，从而编研出有价值的成果来。②编研工作要编、研结合。对于科研项目的专题编研工作，既不能搞原始材料、原始数据的简单堆积罗列，也不能重编轻研，要编、研并重，编研出的成果才有较高的利用查考价值。③对员工业绩和过失教训的编研要注意尊重历史原貌。编研史料要保证原始材料的准确性和完整性，对所引用的史实和原件不能随意加以修订和更改，可以在忠于原始史料的基础上加进自己的体会。
1.3 编研成果形式多样性 编研成果形式的多样化是指成果的记录方式多样。例如，既有文字叙述，又要有图表、索引式，影集、手册式，以及照片、声像，光盘等制作形式的。这样，既方便了各类人员的查阅和利用，又避免了形式的单一。
2 提高自我修养做好编研工作
努力完成单位的人事档案编研工作，确保在人事档案编研成果上出精品。
①提高编研人员的素质。人事档案编研人员要加强理论修养，改进思想作风，热爱本职工作，忠于职守，尽职尽责，确保档案安全，自觉遵守档案法律法规。②提高编研工作的现代化水平。人事档案信息资源的开发、利用必须借助于计算机及网络来全面提高人事档案编研的现代化水平。③保证编研基础信息的齐全完整。人事档案工作人员在接收档案时，必须认真细致地对每个单位的案卷按照职责范围、上下级关系进行检查验收，发现问题，及时补救。 ④增强单位人事档案编研工作的合力。通过单位人事档案部门和其它部门相互合作，取长补短，优势互补，形成人事档案编研工作的合力，这样既完成了编研工作的既定任务，又提高了人事档案编研成果的质量。⑤建章立制，奖惩分明。结合单位工作特点，建立健全单位人事档案工作的各项制度，确保单位人事档案管理工作有法可依、有章可循、有条不紊地进行，逐步走上法制化、规范化、标准化的轨道。⑥做好人事档案编研工作的关键是加强人事档案信息化建设。
3 加强人事档案信息化建设
人事管理信息系统的开发可以促进人事管理的透明性，在提高工作效率的同时，使人事决策或相关决策更为科学。
3.1 建立人事档案信息管理系统 建立干部人事档案信息管理系统是实现人事档案信息化的基础，人事档案信息管理系统主要包括：档案检索管理系统、干部信息查询系统、信息综合开发系统。其中信息综合开发系统具有统计功能、分析功能和预测功能。
3.2 建立人事档案全文数据库 建立人事档案全文数据库，可满足各类人员的查询。查询者可随时方便地通过人事档案信息数据库查询到所需的员工信息。所查询到的员工信息还可根据查询者的要求快速生成各种名册和表格；通过查阅人事档案全文数据库，查询者也能方便地查阅到员工的简历、政历、组织鉴定、考核材料等内容，并能经网络计算机连接复制快速地打印出来。
3.3 人事档案信息动态化管理 人事档案管理要对人事档案信息实行动态化管理和维护，要建立电子人事档案的新途径，通过现代化手段建立人才业绩跟踪系统。一是要加快人事档案信息更新的速度，使之与人员流转的速度相协调。二是档案部门要不断完善充实有价值的人事档案材料和信息，添加反映员工本人个性特点、专业能力和个人信用记录等方面的资料，使人事档案更加丰富。
3.4 构建信息平台，实现资源共享 构建信息平台，实现资源共享的关键是企事业单位的领导要重视人事档案信息化建设，并把信息化建设提到议事日程上来。一是要建立干部人事档案网络化管理体系；二是要建立科学合理的人事信息库，因为人事管理工作的基础是对人事信息资料的依赖，人事信息资料信息量大、构成多维、要求精确、动态变化频繁、信息交流面广量大；三是要按管理权限，逐层逐级建立干部人事档案局域网；四是要通过局域网之间的相互联结，实行干部档案的网络化管理，确保干部人事档案分级管理的高效性。
3.5 人事档案信息化资源 人事档案工作要以人为本，能够公开的档案信息要逐步向社会敞开大门，为社会公众提供更多的人事档案文化产品和个性化的服务方式。
3.6 人事档案信息存储安全和利用安全 在技术安全管理方面，档案内部局域网与外网要物理隔绝，以保证安全。访问电子文件采取控制技术，对单位的档案资源，采用身份认证技术，防止非法访问。加密技术是在电子通信系统和应用系统中采用“双密钥码”。一个是公开的加密密钥，另一个是严格保密的解密密钥。发出电子文件时，使用收方的公开密钥，收方用只有自己知道的解密密钥解密。防火墙控制访问者，在某一个结构的网络和不安全的网络之间设置障碍阻止对本机构信息资源的非法访问。
