时间：2023-08-15 17:24:51
开篇：写作不仅是一种记录，更是一种创造，它让我们能够捕捉那些稍纵即逝的灵感，将它们永久地定格在纸上。下面是小编精心整理的12篇企业档案信息化建设，希望这些内容能成为您创作过程中的良师益友，陪伴您不断探索和进步。
港口企业档案的信息化建设具有重要意义，进入信息时代，高科技需要推广到各个领域以改变以往的低效率的局面，港口企业作为特殊的经济组织，建立信息化的档案符合其发展，也是档案与时俱进的体现，也是加快城市发展速度的一种方式，所以要想进行港口企业的档案的信息化建设，需要进行信息化建设的规划，然后将其进行协调推进，将信息化和管理相结合，让信息化真正发挥其高效的作用，注重信息化建设中人才的培养，只有足够的人才，才能将信息化搞彻底。
一、港口企业的档案信息化建设的重要性
1.符合企业发展要求
港口企业在国家政策指导下进入了新的机遇期，许多港口都抓住机遇进行发展，这使得港口的建设与布局较大的调整，港口企业也参与到转型和升级的行列中，需要具竞争力的提升。但在实际中有部分企业的档案管理工作只限于对资料的收集、整理、保存等，没有很好的进行档案的信息化的规划，随着贸易往来合作的加深，港口的货物流通量增大，使得港口的档案信息量面临猛增的局面，传统的模式不能顺应新的发展要求，所以对港口档案进行信息化建设已是发展的基本需要，港口企业的档案是对企业工作的最直接的记录，只有信息化程度达到一定要求才能使港口企业在复杂的市场环境中提高管理效率，做出最合理的决策，才能让企业的文化得以传承与发展，所以企业的档案管理符合企业的发展之需。
2.符合档案事业发展
将港口企业进行信息化是企业在信息化时代建设的重要内容，档案信息化建设是在档案信息资源的基础上展开，其主要目标是扩大档案信息的开发利用力度，更加方便快捷的进行档案信息的查阅利用的服务，以往的档案管理是多手续的，效率普遍较低，不能赶上企业的发展步伐，不能适应当前的发展，所以解决档案的信息化是港口企业档案事业发展的必然要求[1]。
3.是城市发展的要求
如今的世界是一个开放的共同体，经济全球化的不断深入，让现代港口向着更好的方向发展和过渡，港口的发展和城市的建设已经合为一体，科学技术在信息领域的应用让时代进入高度信息化，信息化水准也是衡量一个地区或国家的现代化水平，所以将档案信息进行信息化建设是城市发展的客观要求。
二、港口企业的档案信息化建设的方法
1.规划档案的信息化建设
档案的信息化建设具有长期性和全局性的特点，是一种系统化的工程，所以合理的规划是档案信息化建设的重要前提，进行；数字化应用于港口企业的档案建设是港口企业管控体系的重要部分，所以需要和信息化系统同时规划并进行推进，让其相辅相成。要将港口企业的档案信息化建设提升至企业的增强核心竞争力的层面，让其更加高效快捷，实现资源的共享功能，要统筹规划档案信息化建设的管理与实施步骤，将建设任务明确划分到各个部门，注重档案信息化建设中的实施细则及相应的章程。档案信息化管理是对企业自身建设的积淀与升华的途径之一，档案信息化建设对企业而言还有传播的功能，能转变以往的观念，进行有计划的高准则的信息化规划，构建档案的服务平台，促进工作的效率。
2.协调推进信息化
在档案的信息化建设中，现存档案信息的数字化和新增的档案的电子化之间的关系是重点协调内容。要两边同时抓，做到在处理存量档案的信息化的进程中规范新增档案的电子化管理，档案的信息化的接收平台和保管平台的设施的齐全性是保证其顺利进展的基础，要在数据技术整合的基础上将新增档案与已有的档案进行有机结合，档案的信息化就是要求在档案的建设中涉及的标准化将更加严格，所以需要更高层次的信息化准则。要将档案信息的接收、传递、储存与利用结合在一起，要将数据库等的建设作为重点，充分利用先进的计算机技术，将档案信息系统组织起来，档案信息的保密工作也要得到重视，防止企业的机密泄露，这就需要建立稳定的系统，硬件设施也要可靠[2]。
3.将信息化与管理结合
进行档案的管理，不是简单的将档案如同物体一样储藏起来，也不是简单地流水式的管理，而是要档案在企业发展中发挥提供决策参考等作用，档案的信息化是时代对其的要求，是港口企业面向现代化进行管理的必然，所以就要求相应的管理人员在其管理理念、服务范围上及功能上进行创新，让档案的信息的承载能力得到提高，让其作为一种重要的资源与财富发挥作用。将信息化与管理有机结合，提高档案的服务利用水平。
4.注重人才的培养
企业之间的竞争，归根结底是人才的竞争，所以提高人才的基本素养是提升企业竞争力的有效手段。在港口企业档案信息化建设的过程中提高管理人员的素质是促进档案的信息化进程的关键，港口企业要按照企业的实际状况制定符合本企业发展需求的人才队伍建设标准，要始终明确培养目的及方向，逐渐完善档案信息化人才队伍建设的制度和机制，做好档案人员的培训，要将计算机技术、网络技术、数字化技术、信息管理以及现代先进管理技术纳入到人才培养中，让港口企业的档案管理人员符合现代管理的需求，让其服务意识和发展意识得到增强，只有重视人才的培养才能让档案信息更具开发利用价值，才能让其发挥最大的经济效益。
三、结语
档案信息对于任何企业而言都比较重要，所以开辟其利用价值的方法之一就是档案的信息化建设。港口企业作为发展迅速的经济组织之一，在促进社会发展中具有重要作用。建立档案的信息化，是港口企业顺应发展之需，也是促进档案事业在新的时代背景下必须进行的一项措施，也是城市发展的需要，所以有必要进行档案信息的信息化建设。要规划好档案的信息化建设，同时要协调推进其发展，其次要将其与管理相结合，在档案的信息化建设中要注意人才的培养。
作者:孙雁 单位:烟台港集团有限公司西港区建设指挥管理部
参考文献：
关键词：企业档案；信息化建设；对策
引言
随着全球化、信息化进程的加快，信息技术的不断创新为我们的工作提供了极大的便利。对于企业档案管理而言，档案信息化建设将成为今后档案管理工作的趋势。目前，企业档案信息化建设的状况不容乐观。因此，我们应采取有效措施加强企业档案信息化建设，以提高企业的管理效率，更加有效地发挥档案的作用。
一、企业档案信息化建设的必要性
档案信息化建设是实现资源共享的必要条件。当今社会，加快信息化建设的步伐不仅是加快经济和社会全球化的需要，而且是实现档案信息共享的需要。档案信息化建设可以进一步促进资源的开发利用、保存和传递，促使资源共享的实现；档案信息化建设是档案事业发展的快速通道。档案事业是企业及其它单位发展的先决条件，在我国现代化建设中占有重要的地位，档案信息化建设是奠定档案事业的关键环节。在档案管理的新时期，档案工作的内部和外部需求均发生了较大的变化，为了顺应档案工作的变化就必须实现档案信息化建设；档案信息化建设是实现高效率管理及节约资源的重要途径。与传统档案管理相比，档案信息化建设大大地提升了档案管理的效率，而且节约了很多资金。
二、企业档案信息化建设存在的问题
（一）重视程度不够
首先，由于企业相关领导对档案信息化认识不够，忽视其建设进程，从而出现经费投入不足、专业人才匮乏、管理不善等问题，直接影响了企业档案信息化建设进程。其次，由于企业对档案信息化知识的理解较为肤浅，不能有效地开展档案信息化建设工作，从而制约了企业档案资源信息建设，制约了企业发展。
（二）专业人才不够充足
首先，大部分企业特别是中小型企业档案人员多为兼职，专业人员很少，这就直接导致了专业水平普遍较低，档案管理水平长期得不到有效改进；其次，多数档案管理人员还是习惯于手工操作，缺乏专业的计算机操作知识，对现代化管理知识更为欠缺，不能适应档案信息化建设要求；其三，由于档案管理工作历史条件的制约，大部分档案人员专注于对文书档案管理，忽视了电子档案等新载体管理，管理内容相对较单一。
（三）投入资金不足
要想推进档案信息化建设的发展，就一定要不断的更新技术，并且还要采用高科技手段来对其进行管理，例如：引进一些高科技的硬件设施，计算机和数据库。在进行档案信息化建设运行的时候，也需要大量的资金，但是我国很多企业都面临着资金严重匮乏的问题，这样就使得档案管理的信息化工作很难得到推行，并且一直停留在理论层面，从而就使得档案管理的工作效率比较低。因此，在进行档案信息化建设的时候，一定要加强资金的投入，不然就会使得技术得不到更新，管理理念比较落后等。
（四）安全措施不到位
企业档案的安全主要体现在两个方面，第一方面是电子文件的安全；第二方面是电子档案数据的安全。在实际的运行过程当中，因为各种客观因素的存在，企业档案的安全往往受到不同程度的影响，这会间接影响企业档案信息化建设的进程。企业档案的管理主要靠的是工作人员的操作，这就难免的会出现操作的问题，导致档案信息安全系统受到破坏。企业档案信息系统是一个半开放的系统，使用者在对其利用的过程中可能会对档案信息系统造成破坏，比如使用者随意的更改和删除原档案中的数据。
三、企业档案信息化建设对策
（一）提高企业档案管理人员的水平和能力
企业档案管理工作做得不到位，还有一部分的原因在于管理人员的水平和能力有限，使得企业档案不能更好地被管理。因此，要对企业档案管理人员进行相应的培训，并且还需要进行相应的考核。对于考核优秀的人员要给予一定的奖励，对于考核不合格者要重新进行培训，直到考核合格为止。这样通过相应的理论教学，再加上相应的实际操作，就能相应的提高管理人员的管理能力，从而来提高企业档案信息化建设的水平。
（二）增加资金投入，增设软、硬件设施
企业档案信息化建设离不开资金支持，因此企业必须加大对档案信息化建设的资金投入。另外，档案信息化建设还需要依靠软件和硬件设施来实现，因此有关单位需要大力地提供技术支持，将现有的软件、硬件投入到档案信息化建设中，而且还要加强对新型档案管理软件及硬件的开发，争取为档案信息化建设提供最大的技术支持。
（三）加强档案信息化基础设施建设
在实践中，企业需要为档案管理部门配备现代化的档案管理系统，用科技武装自己，提高管理者的操作能力。随着档案信息管理软件性能的不断提高，对计算机硬件也有了一定的要求。企业需要对网络服务器、计算机、录入设备和输出设备等硬件做好调查，从而为档案管理工作者配置较好的硬件设施。在档案管理方面，可运用计算机进行档案的收集、整理和编制检索工具、内容介绍和档案目录，还可用于档案库房的管理。此外，还可用于特殊的档案工作项目，使各项工作网络化，以达到资源共享的目的。
（四）加强企业档案信息化建设的安全管理
信息的安全管理是档案工作中最重要的环节之一，电子信息化建设固然给档案管理工作带来便捷，但其中存在的安全隐患也不容忽视。为确保信息安全，单一手段是不解决问题的。必须采用多样化的计算机防护系统来提高安全性，并进行定期的防护加密、监控保养来保证硬件的安全运行。重要的企业资源要进行备份，确保文件的不丢失。此外，病毒也对网络安全工作造成危害，西方国家因木马、黑客等网络犯罪已造成高额损失，这些损失警示着我们高度的开放也会给信息化建设工作带来漏洞，因此，我们更倡导内部局域网封闭式网络。
结束语
在全球范围内，产业信息化已经成为一种发展的趋势，企业要想在激烈的市场竞争中占有一席之地，保证企业能够健康稳定的发展，就必须要紧跟时代的发展潮流，实现企业档案管理上的信息化。企业档案的信息化管理工作时企业众多工作中的一个重要部分，做好这一部分工作能够实现公司经济效益的提高，所以企业要重视企业档案信息化建设，加大对企业档案信息化建设的研究力度，充分的发挥档案信息化建设在促进公司发展中的积极作用，实现公司健康稳定的发展。
参考文献
[1] 和梦吉.企业档案信息化建设对策研究[D].山东大学，2012.
【关键词】企业；档案；信息化；建设
随着科学技术的迅速发展，各个行业受到信息化的冲击，档案信息化建设正在逐步深入地发展，推动档案工作的科学发展。传统的档案工作模式已经不适应社会发展的需求，因此档案工作数字化的开展已经是迫在眉睫。档案数字化建设成为档案事业适应时代和社会发展的必然趋势，是促进档案管理工作现代化的客观要求。
一、企业档案信息化建设的重要性
（一）可改善档案管理工作。只有实现档案信息化，才能冲破档案利用的种种局限，使档案管理部门从封闭走向开放，从档案的保管和利用职能向信息采集、管理和服务职能转变，实现档案信息资源的合理配置、科学管理，为企业提供高效、优质的服务。
（二）形势发展的需求。档案信息资源只有实现了信息资源的共享，很好地为企业领导和广大技术员工所利用，才能充分发挥其效用。此外，档案载体的更新换代迫切要求档案管理实现数字化。近年来，档案载体逐渐被磁盘、磁带、光盘所取代或更替，电子档案的出现给档案室提出了一个亟待解决的课题，即电子档案的收集、保管、保护和利用手段问题，而解决这个问题的途径只有一个，那就是实现档案室的数字化。
（三）有助于为企业提供信息支持决策，提升档案服务能力。企业档案电子化建设将促使与之相关的计算机技术、网络技术和多媒体技术等高新技术在档案领域中的广泛运用，从而将促进档案管理理论、技术和方法的变革，彻底改变档案馆封闭、半封闭的状况，实现档案事业的跨越式发展，极大地提升档案工作在信息社会中的服务能力。决策的及时正确、管控措施是否得当，要靠信息的完整、准确和快速的综合分析能力来保证，企业档案信息化建设恰好在一定程度上可以满足这些要求，特别是企业档案信息化建设与企业办公系统有着密不可分的联系，所以对于支持决策有着天然的优势。
二、企业档案信息化建设与管理措施分析
（一）完善档案信息化建设管理体系。逐步建立完善档案数字化建设的制度规范，建立统一的标准体系，是档案数字化建设的首要外部驱动力，其首要目标是建立规范的管理制度。在建立数字化系统的同时，形成配套的适用于档案收集、审核、储存、使用等各环节的管理制度，保障整个过程有序进行。其次，要统一评价标准，综合借鉴国际标准与国内相关法律法规，兼容目前各先进档案管理标准的优势，建立一个统一的系统的标准体系，避免“信息孤岛”的出现。合理的档案数字化指标体系是指导各单位组织建立规范的电子化档案的标尺。优化的岗位设置是人力资源充分发挥的前提，长效的人才激励机制是档案管理人员积极进取的保证。完善的制度建设和统一的标准体系建设是档案数字化建设进程中的重中之重。
（二）加强档案管理基础设施建设。为了实现企业的档案信息化，提高企业的信息技术水平，就必须要加强对硬件等基础设施的建设，充分发挥计算机的功能，建立企业档案信息数据库，同时还要及时进行各项系统的更新，在分析纸质档案记录的弊端上，利用先进的信息技术实现企业档案资源的高度共享。实力不同的企业更要学会充分利用现有的多媒体设备，中小型企业虽然无法投入大量的资金进行企业档案信息的建设，但可以结合企业发展的实际，配置相应的计算机，优化处理企业现有的信息资料，根据材料的特点将文件进行分类整理。企业档案信息化建设可以在现有的人员储备上花费更多的时间和精力去维护和保养系统，才能实现优质资源的网络性和共享性，适时地整理企业的重要信息资源是一个企业长期发展所必须采纳的重要措施，这也是目前中小型企业发展所需要借鉴的方式。
（三）加强档案管理的规范化建设。时代的发展要求企业的档案管理工作必须更加完善，在加强相应的规章制度建设的同时，促进企业的档案信息化建设，保证企业档案管理工作的有效开展。企业在加强信息技术的投入时还需要有一个标准来衔接档案工作中的各项业务和流程的开展，为企业的良好发展打下基础。与此同时，企业档案信息化建设的规范性也是一个企业所必需的，规范化的制度才能保证整个管理工作的正常运行，这也是一个企业进行档案信息化建设创新的基础和前提。
（四）提升档案管理人员综合素质。随着社会的进步，拥有技术性的人才也越来越多，但是单纯拥有技术的工作人员还不能满足企业发展的需求，技术型人才的综合素质也应该列入企业选择员工的标准，企业档案的信息化建设不仅仅需要档案信息的守护者，更需要善于发掘信息的管理者，只有这样才能最终实现企业档案信息化建设。因此，企业可以通过开展培训、讲座、研讨会等形式提高技术人员的能力，提升综合素质，培养技术人员的创新意识，为企业未来的档案信息管理工作的创新储备资源。
三、结语
在经济社会的不断发展的条件下，信息技术的应用全面而广泛，进行档案信息化建设，能够有效打破传统的信息资源利用封闭状况。在快速发展的社会环境下为社会和公众更加及时有效地提供信息资源，才能更好地体现档案工作的优质服务。这就需要在信息化建设中从档案管理的内部出发，从根本环节进行提升和改变。
【参考文献】
[1]傅露霞，路立龙.企业档案信息化建设的实践与思考[J].机电兵船档案，2010（3）.
【关键词】企业 档案 信息化 建设 探讨
【中图分类号】G275.9
【文献标识码】A
【文章编号】1672-5158（2012）12-0373-01
随着现代企业的不断发展，档案管理的内容种类和数量不断增加，给档案检索、保管和利用带来一系列问题。改变了以往传统的档案管理体制和方法，档案信息化管理成为企业档案管理的最佳技术手段和必然趋势。下面谈一下企业档案网络信息化管理中存在的问题及档案信息化建设
1 网络信息化管理中存在的问题
企业档案信息网络化管理是为企业和社会提供高质量、高效率档案信息的一个综合型系统工程，在建设高效网络的同时应清醒地认识到它存在的一些问题，并应对其采取一些有效的解决办法。
1.1 档案的原始性和完整性存在问题？网络化管理后的电子档案虽便于归档、查询和阅读，但电子档案的原始性界定却比较困难。因为电子文件的易更改性和信息与载体的可分离性，使电子文件在形成或传输过程中存在着被改动的可能。处理后的电子文件是否与原来一样，存在着认定上的困难。
1.2 电子文件的特殊胜问题？网络信息化管理后，档案文件数据存储于光磁介质中，是一种以数字代码形式存在的观念型非直读型信息，它必须完全依靠存储介质和相关的电脑软硬件系统才具有生命力，因此受自然外界的干扰和人为操作的影响极大。电子数据对其设备和操作环境的依赖程度很高，于是产生了电子文件在保管安全上的特殊要求。同传统纸质文件的保管相比较，其信息的安全性除受到自然损耗和当事人保护不当的影响外，电子文件还存在着一些特有的安全隐患。首先，电脑病毒和网上黑客的侵扰，都将会给电子文件带来灾难性后果，其侵扰破坏带突发性和隐蔽性，防不胜防。防止电脑病毒的侵扰，比防止普通纸张的霉烂或虫蛀更加困难。其次，任何数据载体的物理损伤以及设备出现技术故障等也都会危及电子文件的安全和正常运用。因此，电子文件比传统的纸质文件的保管更特殊，难度更大。
2 如何加强企业档案信息化建设
企业档案是企业生产、经营管理活动的历史记忆，是企业最可靠、最系统、最有价值的信息资源，对企业经营决策、信.鼠查询与服务、提升核心竞争力有着重要的作用。因此，应加快企业档案信鼠化建设，大力开发企业档案信息资源。
2.1 充分认识企业档案信息化建设的重要性
在企业的发展建设中，企业档案是企业重要的信息资源，具有特殊的地位和作用。为此，必须高度重视，加大投入，加快推进档案信息资源数字化、信息管理标准化、信息服务网络化的建设，进一步提高档案信息化水平，为企业现代化建设提供一流的档案信息服务。
企业档案信息化建设是企业信.鼠化工程的一部分，关系到企业的发展。面对庞大繁杂的企业档案信息，要想提高管理水平和服务质量，必须加快信息化建设，减轻档案人员重复进行的体力劳动，解放生产力，提高工作效率，将企业档案管理人员从繁重的手工操作中解脱出来，促进企业档案工作由传统管理模式向现代管理模式转变，充分发挥企业档案信息资源的价值，实现档案信息资源共享。
2.2 努力做好企业档案信息化建设的基础性工作
加强企业档案信息化管理的基础工作，加强对信用档案、反倾销档案、知识产权档案、企业文化档案等企业核心信息资源档案的收集与管理；加强对电子文件的归档和管理，防止电子信息的丢失，避免重复劳动；注重档案信息数据库和网络系统的开发，建立功能强大的信息管理系统和全文档案信息资源库。
档案信息化基础设施是档案信息资源建设以及各项档案应用系统建设的基础和前提。企业档案部门可借鉴网络建设已有的成果和经验，与办公自动化、互联网等系统相连，建立基于企业网的电子文件归档及电子文件接收应用系统，构筑企业信息网络报送及应用平台，推进电子文件的归档、接收、保管与利用，做好电子文件的积累、归档和管理工作。目前，保存的企业档案主要是传统载体档案，数字档案信息很少；为此，要加快传统载体档案信息资源的数字化进程，扩大数字档案信.鼠资源总量。
2.3 加快档案信息化标准规范的制定
信息化建设是为了档案信息资源的利用，但是数字档案信息的传输、读取依赖于计算机等设备，因而对数字档案信息的格式、标准、软硬件环境等都有很高的要求。不管是馆藏档案数字化，还是电子文件接收，都应该坚持规范性原则，制定相应标准、规范、法规，按照统一的规范标准，使电子文件的归档，传统介质档案的数字化，数字化档案的保管、传递、利用等工作都实现有序化、标准化和规范化，避免出现各自为政，互不兼容，重复建设等现象。使企业档案信息化建设有法可依、有章可循，保证信息化的进行，以约束机制的建立促进动力机制的完善。
2.4 不断加强信息化人才培养
档案信息数字化涉及到计算机软件、硬件与扫描技术、数字影像处理技术、储存技术和档案管理的基础知识，决不是只懂得某方面知识就能胜任的，所以企业档案管理人员要加强自身素质的培养，加强管理科学、法律、信息技术、计算机技术等知识的学习，适应信息化建设要求；企业档案管理人员还应转变观念，面向市场，探索企业档案信息开发利用服务方式，主动出击开发企业档案中的有用信息，变“档案守护者”为“档案信息开发者”。企业档案部门要大力引进信息技术、计算机技术等方面的高素质专门人才，从资金上、技术上给予支持。尽快建立管理型人才为基础，复合型人才为重点，高科技专门人才为骨干的档案干部队伍体系，以满足档案信息化建设的需要。
【关键词】企业；档案；信息化；建设；意义
档案信息的质量、建设标准会对信息化水平和质量产生影响，我国目前很多企业已经实现了办公自动化，因此，应该提高档案信息化的水平，促进基础工作质量的进一步提高。
1.档案信息化建设的现状及存在问题
在档案管理的过程中，存在着企业领导认识不完善，缺乏对人员配备、硬件配备、软件配备等方面的综合性考量，档案管理人员多为兼职，无法有效集中精力，缺乏对知识的掌握水平，无法使用计算机知识，不能准确应用相关软件进行管理，一些企业虽然开设了相关软件的培训讲座，但是不仅没有降低员工工作强度，还增加了工作负担，最终导致对信息化档案建设产生影响。
1.1档案员对档案的数据缺乏安全性和保密性意识
在一些企业档案室中，存在着数量众多的机读目录，但是没有进行备份，很多员工甚至不了解备份的程序，档案室之中的电脑任何人都能够触碰，只要输入正确的口令，就可以对记录进行修改、阐述和增添，存在着保密性和安全性较低的特征，很容易造成数据的泄密和丢失，很多档案室的控制和开放目录共同存在于数据库之中，频繁操作，具有较高的使用率，在机读的过程中，很容易产生信息的泄漏，安全性很低，在一些有条件的企业中，应该将档案室网络和公众网相连接，提高数据安全水平。
1.2数据错误较多
在一些企业的档案室中，为了满足检查的需求，经常进行突击录入等工作，随着机读目录的不断增加，档案管理人员在校对和检查等方面的工作无法满足实际工作的需求，会产生质量问题。
2.做好档案室信息化建设的几点建议
2.1加强档案信息化人才队伍的建设
随着信息化水平的不断增加，对管理人员的素质需求也不断提高，管理人员应该了解管理知识、技术知识，对业务领域的新技术和新工艺进行实时了解，提高著录格式的准确性和统一性。
2.2统一著录格式标准
在工作之前了解工作规范，保证著录格式的统一性，使检索途径不断向多元化等方向发展，针对工作的实际水平选择项目，使著录格式满足工作需求。
2.3加快档案目录数据库建设的速度
档案室保管档案数量不多，应制定方案争取在十五期间完成目录的录人工作，
2.4注重档案数据的安全、保密
档案室的工作人员应该重视安全性工作，关注相关领域的法律规范，重视对网络和设备的管理，结合规定对档案信息网络进行隔绝，进行严密的防护，建设完善的质量监管体系，及时纠正错误，不能够直接使用未经检查的数据。
2.5 树立档案信息化管理意识
意识的能动作用说明，强烈的社会意识会对社会发展起到较大的能动作用。树立企业档案信息化建设意识，有助于提高档案信息化管理系统的建设效率和质量，也是企业档案信息化建设的主要推动力量。所以，档案信息化建设能够在一定程度上理解为“意识信息化”。企业档案信息化建设的实现，需要以档案管理人员为基础，档案管理者需要在档案信息化管理过程中发挥自身作用。
3.档案信息化建设的意义
3.1对于职能部门的意义
3.1.1提高整个部门的工作效率
信息化水平提高之后，档案室工作人员可以提高工作效率，降低工作强度，避免档案室工作人员只进行保管和打字的工作，重视对搜集和编研工作的投入，提高部门职能。
3.1.2提高整个部门的技术水平
企业不断向网络化、数字化和信息化的方向发展，企业之中的每一个部门都应该不断投入精力，提高档案室信息水平，与公司的整体发展相适应，满足社会环境的需求，提高企业的市场竞争力。
3.1.3有效的进行档案的收集工作
搜集档案具有较大的工作强度，在整编和分类档案的时候需要投入大量的人力，因此，应该使用完善的管理工具，建设管理平台，避免产生档案不完整等现象。
3.1.4有效的为科研服务
档案室信息化水平的提高，有助于实现网络信息共享，技术人员通过网络能够及时查找资料，使工作效率大幅度提高，实现对资料的发开和使用，提高综合竞争力和工作水平。
3.1.5有效的为决策服务
科技档案是研究院最宝贵的无形资产，是研究院投人大量资金、经过科技人员辛勤劳动，由档案管理人员分类、编目，最终成为研究院的核心竞争力是研究院领导决策的依据。而文书档案通常是由院领导亲自起草，亲自下发的，是领导决策的具体体现。所以档案的信息可以更好的对档案进行利用，为决策提供依据。
3.2对于公司的意义
首先，能够有效管理和收集档案。档案是一个立档单位为适应职能活动需要而直接产生的依法归档的具有保存价值的文件与材料档案是一种历史活动的原始记录.大型企、事业单位每年都要产生很多档案资料，内容主要包含合同、科技和文档等多方面的信息，能够对企业发展史进行详细记录，为同行业企业提供借鉴，有助于对信息的搜集和管理。
第二，便于二次使用，提高使用效率。企业当年的档案在下一年才能够整理完成，但是在尚未整理完善之前，档案已经开始使用，对其使用效率造成很大影响，同时，已有的档案在使用过程中具有复杂性的特征，需要登记，在较多档案中进行查找，会造成破坏。
第三，有助于解决丢失和破损等多种问题。以往在搜集和借阅档案的过程中使用人工操作的方式，会导致破坏和丢失，使用计算机进行管理能够避免产生上述危害。
第四，建立完善的信息网络。传统的档案信息无法形成完善的信息网络，在档案借阅的时候十分不便，不利于进行交流、统计和管理等工作，使工作效率降低，因此，应该在企业内部形成信息网络。
第五，建立信息资源体系。电子化管理能够促进和国际的接轨，形成资源体系，有助于今后企业各项工作的展开。
第六，使工作人员的劳动强度降低。科技档案具有较大的经济价值，实现信息化之后，可以通过网络实现档案的浏览、借阅和查阅，避免繁琐的工作，使工作人员的效率不断增加。
4.企业档案信息化建设的主要发展方向
企业档案信息化管理的过程也就是其档案建设的过程，这一过程是十分漫长且复杂的。各个部门要首先收集本部门的档案资料并进行资料整理，这一工作贯穿于企业档案管理的全过程之中，该情况能够在一定程度上提高企业档案管理的难度和复杂度，加强企业档案信息化建设，能够明显提高企业档案管理工作的效益和效率。
按照企业档案信息化管理的实际情况，可采取高效的档案信息化管理工具和软件，从而实现档案信息化管理系统的有效运行，提高企业档案管理的信息化程度，打破传统的地域和部门方面的界限，实现档案信息化体制改革，制定和实施规范的规章管理制度，实现档案信息化交换和高度共享性，并为员工档案管理创造有利条件。建立和实施档案管理者培训和绩效考评制度，逐渐提高档案管理者的自身素质和工作能力。
在收集和整理企业档案信息时，要对数据质量进行严格掌握，因为信息的质量会对计算机管理系统运行的有效率造成直接的影响，准确、全面地输入档案信息，能够为档案信息化管理系统的高效运行提供保证。
5.总结
综上所述，通过使用现代化的计算机网络技术和设备，充分利用计算机设备的作用，能够大大提高企业档案信息化管理的效率。提高档案管理部门工作人员的网络和计算机应用能力，有助于建立信息化的档案管理系统，一方面能够为企业档案的信息化管理提供保证，另一方面，还能够大大提高企业档案管理工作的效率与质量。
参考文献：
关键词：档案 信息化 现代化 矿山企业
中图分类号：F270 文献标识码：A 文章编号：1672-3791（2014）08（a）-0244-02
随着计算机技术的高速发展，计算机已经逐步代替了原有的手工办公，各类计算机管理系统、计算辅助设计系统、办公自动化系统已经逐渐被大型企业所采用，大量的办公文档已经逐步被电子文件所取代。给档案工作提出了新的研究课题―― 这就是档案信息化建设。档案信息电子化、数字化建设是顺应时代潮流、适应时展的新举措、新要求。
档案是企业在生产建设和职能管理活动中形成的具有保存价值的不同裁体的文件材料，是企业的宝贵财富。档案工作是企业向规范化、标准化、现代化发展的重要保障。矿业公司是一个具有近90年开采历史，集采、选、烧、球、辅料矿山、矿山机械设备检修、科研设计为一体的大型黑色冶金矿山联合企业，是集团公司的钢铁主要原料和辅助原料基地。矿业公司自1964年组建以来，历经机构重组、精简、变革，档案在长期的建设、生产、改革、改造中，逐年增加，发展至今，共形成18种室存档案：文书档案、财会档案、人事档案、科技档案、设计档案、施工档案、教学档案、新闻书稿、照片档案、荣誉档案、印章档案、人物档案、声像档案、电子档案等。其中科技档案根据专业性质的不同，又分为基建档案、设备档案、科研档案、产品档案、地质档案等。保存完整、收集齐全的档案资源在矿山的生产建设、改革改造、设备更新、纠纷等方面起到了重要的凭证和依据作用，为矿山生产经营顺行、改革改造创新奠定了坚实的基础。
1 矿山企业档案信息化建设的重要性分析
随着信息时代的到来，现代科学技术在矿山企业管理工作各领域中应用广泛，电子信息传输、电子文件、ERP应用，管理信息系统以及档案馆馆藏档案数字化等，使得传统的档案管理方式已不能满足新形势的需要。档案现代化管理和信息化建没，成为矿山企业档案工作发展的必然趋势。以网络技术为主的档案数字化已经或正在逐步引入到矿山企业档案管理工作中，档案的形成、鉴定、整理、利用都受到了深刻的影响。电子档案管理流程的科学化、规范化、专业化以及档案信息资源开发一体化，是电子信息档案管理重要性的高度体现。矿山企业档案信息化建设是档案开发利用，实现服务方便快捷、资源共享的有效渠道。
近年来，档案载体逐渐并迅速地被磁盘、磁带、光盘所取代或更替，公文管理系统的应用，导致了大量电子文件的产生。电子档案的出现给档案管理提出了一个亟待解决的课题，那就是电子档案的收集、归档、保管和利用工作。目前，矿山企业档案保管、利用与形势的发展要求还不相应，有的仍然停留在纸质档案的管理及较原始的检索利用水平上，使得绝大部分电子档案无法采集、收集和提供利用，这是矿山企业档案资源的面临的一个亟待解决的问题。
2 矿山企业档案信息化建设中存在的主要问题
2.1 思想观念问题
档案管理工作伴随着企业的生产经营、改革改造逐年形成，传统的档案管理模式正面临着计算机技术、通信技术、网络技术及多媒体技术的巨大冲击。不转变传统的管理方式和方法，已经无法适应现今的档案管理要求。很多单位虽然具有专门的档案机构，也制定了各种档案规章制度，但贯彻不力，档案部门的一些工作人员依法治档的意识也很淡薄，对档案立卷归档的业务指导不够，监察、督办不力。通过档案信息化的建设，一方面可以提高文件形成者的档案归档质量意识；另一方面也可以将档案管理制度规范融入到企业信息管理系统之中，使之成为档案管理的自觉行为，从而提高矿山企业档案管理质量。
2.2 信息管理功能问题
目前，矿山企业已经应用的档案管理系统在功能上存在着一定的局限性，单纯的目录检索已经不能满足信息化管理的需求。一方面，由于信息的快速增长，各种形式的档案资源呈几何递增趋势，传统手工管理方式效率低，无法在时间和空间上满足使用者的需求。另一方面，由于信息技术的广泛应用，越来越多的档案不再以纸质传统形式为载体，而是以磁盘、光盘等新型材料为载体直接存放于计算机之中，从而迫切建立功能齐全的档案管理系统，使档案管理信息化成为一种必然趋势。
2.3 信息资源共享问题
数据质量和信息资源共享是计算机管理系统成败的关键，目前，矿山ERP建设正在紧锣密鼓的进行，档案信息系统和ERP网络建设还没有完全统一，数据质量和信息资源的规范性、开发性、服务性、共享性，还不能适应矿山档案信息资源开发的要求。有些电子信息文件具有可改性，经更改后除与原文对照，否则不能确定是否更改，另外，磁盘、光盘等碰撞、电磁干扰等都容易造成全部数据的不可用。
2.4 档案信息管理人员的素质问题
实现档案信息电子化，首先要有现代化的人，管理人员要有较高的知识层次和先进技术水平，不能仅仅满足于一般的计算机操作。从目前看，许多档案部门缺乏现代高技术人才，其中档案、信息处理复合型人才就更奇缺，大部分档案人员现代化技术水平偏低。尽管引进了现代化设备，仍不能充分发挥作用，就谈不上档案信息电子化了。
市政设计；档案信息化；研究与对策
[中图分类号]G270.7[文献标识码]A[文章编号]1009-9646（2011）10-0053-02
一、市政设计企业档案信息化是档案管理的发展趋势和必然要求
1.企业档案信息化管理的发展趋势
信息化是当今世界经济和社会发展的大趋势。随着企业信息化、网络化的不断发展，数字信息已经深入企业的各个部门。作为信息系统的重要组成部分――档案信息化已经成为档案工作发展的必然趋势。档案信息化建设是档案工作发展的需要，也是企业发展的需要。档案作为一种资源，要更好地开发和利用。以往的档案人员为开发利用好档案资源，需要进行大量的文件汇编、图纸编排、专题汇编等编研工作，还要进行大量的纸制档案的上架、整理等繁杂的工作。实现档案信息化以后，只需少量人力用在必要的档案原件查阅工作上，档案管理人员将有更多时间用于档案数据整理工作，还可通过网络实现资源共享。
2.企业档案信息化建设的必然要求
信息化档案为企业的设计研究人员提供了全面、权威的专业资料以及相关法规等各项知识，拓宽了设计人员的行业视角和知识面，在日常实施项目的过程中能起到很好的帮助、指导作用，有效地促进了企业生产力的发展。将市政设计文件形成电子文档归档，并连入网络，设定权限分类，提供给各级技术人员查询或利用，使许多繁杂的重复性劳动得到简化。广大管理人员和科技人员就能集中精力努力掌握核心和关键技术，全面增强企业自主创新能力，增强科技成果转化能力，最终提高企业竞争能力。
二、技术与管理并行，推动企业档案信息化建设
1.企业档案是管理过程和科技活动的真实记录，对企业自主创新和经营发展具有重要作用。企业档案部门结合企业的管理难点，市政设计与科研重点，及时编研适用、可靠的管理与科技信息，触发管理人员、科技人员的创新灵感，为企业的发展提供有效的服务。信息化已经成为企业现代化的重要标志和企业生存、发展的重要保障。信息化对传统的档案工作理论、技术、方法带来严峻挑战。企业档案管理要借助信息技术实现文件形成电子化、文件传递网络化、文件存储数字化和文件管理动态化。
2.企业档案信息化建设的难点在于企业信息系统及文件数据的复杂多样，需要分门别类建立电子文件形成、流转、处置和监控制度，收集、归档、鉴定制度，以及安全管理与责任追究等规章制度，并将其纳入到企业信息化的相应环节之中。电子文件和电子档案管理相对于纸质文件管理来说是全新的模式，要加强对电子档案管理的政策、技术、方法、标准的学习和开发研究，建立适应企业信息化发展要求的企业档案管理模式。
三、推进企业档案信息化建设中的几点建议
1.明确企业档案信息化建设的目标
档案信息化建设的目标在于提高档案信息为企业各项建设服务的能力。建设以数字信息化、网络化和信息共享为主要内容的数字档案馆，加快基础信息数据库建设，引进先进的档案管理模式，并结合企业的发展,企业档案管理的需要，不断充实、不断完善；构建文书档案管理信息系统、科技档案管理信息系统和科技资料管理信息系统；建立企业档案信息共享的安全保密机制；引进和开发必要的数据库，以满足企业市政设计人员的研发工作需要。
2.企业档案信息化建设的任务和实现途径
目前，企业档案管理多是采用手工作坊式的操作。各种归档材料从形成、归档、整理、保管到利用都是手工来完成。企业档案信息化建设就是要改变这一状况,使海量纸质档案变革为胶片化、数字化档案，将传统档案馆变革为数字档案馆。为此，档案管理模式必须向网络化、计算机化方向发展，通过网络、计算机、图文扫描、光盘存储及其他存储模式等先进手段，对数字档案进行集中统一管理。
随着企业电子办公管理系统的发展，CAD图纸归档的规范将形成越来越多的电子文件。电子文件归档与电子档案管理流程显得更加重要，加强电子档案的管理和利用已成为企业档案工作不可或缺的重要环节。只有把纸质载体、模拟信号的档案转化为电子形态的数字化档案，才能有利于档案信息的快速检索、网络流动、实时服务。此外，还需加强档案信息的网络安全保护工作。
3.档案信息建设中应注意的问题
一是建设跨企业的档案信息资源共享平台，以资源共享弥补资源的不足；二是做到馆藏档案数字化和现代文件归档的电子化，建设企业电子文件中心；三是积极探索实现档案信息化建设和企业政务建设有效衔接的途径，使档案信息资源与企业公共信息平台的信息实现对接。
目前，企业档案数字化建设存在的普遍问题，也是电子档案管理的难处。一方面，现有档案工作人员要积极学习先进的信息科学技术，努力使自己成为复合型人才；另一方面，企业档案部门也要加强人才结构的调整，有计划地引进计算机专业人才，加快实现计算机技术与档案专业技术的融合。
综上所述，企业档案信息化建设促进了文件管理，档案管理模式的规范，文件、档案的规范管理等，在一定程度上提高了管理效率，对企业管理高效运行有不同程度的促进作用。同时企业档案信息化建设也带来了观念更新，形象转变，使档案工作的内容更加丰富，技术含量极大提高，档案工作重心也转移到与信息化相关的工作上。这些深刻变化，必将对今后档案工作和企业的发展产生深远影响。
[1]于明佳.电力设计企业实施档案实施知识管理的探讨[J].科技情报开发与经济,2010,20(34):126-128.
众所周知，档案信息化管理不仅是提升企业服务意识的有效方式，亦是迎合市场发展趋势的必然选择。近年来，档案部门加大了档案管理信息化建设力度，试图使档案工作与社会发展同步。档案管理部门则应以档案信息化建设为契机，进一步加强基础工作，改革创新档案管理工作体制与运行机制，切实提升档案管理工作服务保障能力和水平。
二、当前企业档案管理信息化普遍存在的问题
1、企业对档案管理信息化的意识比较淡薄
相对来说，企业档案管理信息化耗费的资本较高，且系统建设极为复杂，稍有不慎，便会出现差错。很多企业管理者并未给予档案管理高度重视，认为这项工作可有可无，无法给企业带来利润，更愿意将资金投入到产品销售、工程建设、制度改革以及设备引进等方面，然而，正是由于对档案管理工作的疏忽，缺乏引进数字化设备及系统的资金支持，导致文件、数据的收集、归档、整理及处理现象十分混乱，无法实现资源共享。再者，因为企业管理者缺乏先进的管理观念，并不重视专业教育及业务培训等活动，因而，很多档案管理工作者缺乏业务能力、服务意识，且管理水平较低，降低了档案管理工作的水平及效率。
2、企业档案管理信息载体形式多元化
在当前信息化的管理背景之下，纸质载体档案已经被淘汰，电子档案更利于资源共享，方便人们浏览、查阅信息。现代化网络计算机技术的有效利用，令企业在产品生产、研发以及工程规划、施工等过程当中，形成图像、声音、图形、视频以及文字等多媒体信息，更好的反映三维仿真以及二维绘图。常见的档案信息载体包括：软磁盘、磁带、照相胶片以及纸质等，应将其放置于干燥、安全的地方，以免因为发生虫害、自然老化及潮湿等原因导致内容的缺失，促使系统无法顺利、稳定运行。
3、企业档案管理信息化的标准化建设不够完善
所谓的档案信息管理标准化，从专业的角度上来看，是指企业在发展、壮大及管理过程中，必须依赖的市场要求、技术标准以及管理规范。作为推动社会进步、经济进步的中药机构，企业对数据处理的可靠性、及时性以及准确性均是以业务数据的准确及完整为前提条件的。然而，随着管理力度的增强及运行模式的改革，当前的数据技术已经无法充分满足企业档案管理及可持续发展的需求，应在提高信息化意识的基础上，完善基础数据的录入标准、采集标准、产品数据标准、自信共享标准、数据交换标准以及工作程序标准等等。从根本上保证档案信息的及时性、规范性及准确性。
4、企业档案信息系统的安全问题不容忽视
电子档案数据及电子文件的安全性极为重要，是保证系统运行安全、可靠的关键性因素。而人为因素则是制约档案管理发展、影响存储载体的重点。企业可利用现代化技术手段间接调控、管理档案管理工作者，以免出现错误操作或其他方面的失误，促使系统无法正常、顺利、安全运行。除此之外，若档案管理者居心不良，剪裁、复制或擅自涂改档案或文件当中的数据或信息，将会损害系统当中的档案内容，运行主文件的丢失，也会导致系统无法正常运行，从而降低档案管理的整体水平。
三、信息化时代中档案管理信息化建设的对策
1、转变传统档案管理的旧观念，积极服务现代社会
首先，企业档案管理工作者应摒弃过去一些陈旧、落后的观念，面向现代社会，重视为社会服务，为人民服务，培养起勇于创新的理念，从而使信息化建设为档案管理工作提供更多的便利，更好地服务于我国经济社会的快速发展。其次，档案管理部门要积极服务于社会，改正之前被动地为社会服务的错误理念。发现社会在档案管理信息化建设方面的潜在需求，积极主动地为需要者提供快捷、方便的档案信息服务。同时，还要加强各个档案馆之间的沟通，努力扩大本馆的收藏量，积极对本馆的优秀藏品进行宣传。此外，对档案管理部门来讲，还有一点十分重要的就是对档案信息的权限问题重新进行界定，合理扩大档案的利用权限，从而使更多的用户得到实惠。因为档案本身就是一种很有效的信息资源，所以说档案是信息的有效载体，如果没有档案也就没有服务于客户的资源。因此，在现代社会里，每个档案管理部门都应该积极的推进档案信息化进程的发展，坚持为社会服务，为人民服务。
2、突出档案馆的特色
人们对档案质量的总体评价和认定主要依靠档案馆形象，同时也体现了档案馆整体的文化性。通常情况下，档案馆都应该有这些必不可少的方面：第一，档案馆要能够为客户提供充分、有用的第一手资料，这是档案管理信息化建设中档案馆应具备的良好形象之一；第二，档案馆的工作人员必须做到爱岗敬业、待人热情，提高工作效率，树立良好的服务形象；第三，档案管理人员要合理高效地运用信息化手段，辅助档案管理工作的开展，扩大经营规模；第四，档案管理工作人员要努力树立正确的档案管理价值观，不断提高自身的信息化水平，为档案管理工作的信息化进程做出贡献。
3、培养信息化管理人才，加快信息化进程
在当今的现代化社会里，档案管理已经越来越依赖信息化了，然而要完全实现对档案管理工作的信息化操作，信息化人才是主力。现在在我国的档案管理领域，还需要大力加强对信息化人才队伍的建设，因此必须组建起一支能适应快速发展的信息化要求的档案管理团队。在利用信息化管理档案资料时，必然会对档案管理工作者提出更多更新的新要求。一方面，在档案管理工作中不可避免的会需要大量的信息化处理人员、档案研究人员和信息的搜集与整合人员等；另一方面，由于信息技术的快速发展，档案管理中的新问题、新挑战不断出现，因而对高素质、现代化的信息管理人员的要求也越来越多了。因为档案管理信息化建设不可避免的要对档案管理工作人员提出很多要求。此外，档案管理部门还要对本单位的一些在职人员开展各种形式的信息技术技能知识的普及与培训，使他们很好的去适应档案管理工作的要求；此外，还要注重引进一些全面发展的高素质人才，不断为人才队伍注入新的活力，鼓励公平竞争，适应信息化建设的发展要求，更好的与社会同行进行竞争与交流。要实现这一点，就必须优待高素质的档案管理人才。
1 企业档案信息化建设的意义
1.1 企业档案属于企业重要信息资源
企业档案是企业各类重要信息资源所构成，档案信息化建设可谓是企业信息化建设方面的关键，更是企业档案管理创新的主要基础。企业要运用针对性策略，增加投资及投入，保障企业档案信息资源完整性及安全性，从而促进信息资源开发，充分提升企业档案管理现代化建设水平。企业档案机构应有效落实计算机系统和数字设备建设，从而形成电子文件各类数据的收集及归档和存储，从而服务于最终的管理工作，有效落实已有纸质及照片和声像等方面数字化处理工作，提供更为可靠的信息网络化服务。
1.2 企业档案信息化建设是企业信息化工程的关键
企业档案信息化建设可以说是企业信息化工程的关键，直接影响着企业的发展水平。众多且繁杂的企业档案信息，为了提升管理水平及服务质量则加快信息化建设是势在必行，从而降低档案人员重复性工作及体力劳动，解放生产力且提升工作效率及效果，把企业档案工作人员解放出来，推进企业档案管理工作模式的转型，从而积极发挥企业档案信息资源价值，达到各类档案信息资源共享。
1.3 企业档案是企业基础管理工作的关键
企业档案关乎着企业基础管理工作是否有序展开，这不仅仅是维护企业的利益及合法权益，加上真实的历史面貌确证，也直接影响企业经济提升及重要发展战略的落实。统一完整的档案能够充分反映企业发展及技术和成果，加上生产效率及经营模式，也是一项不可或缺的有有效途径。
2 企业档案信息化建设目标及原则
企业档案信息化建设最主要的目的则是促进及健全企业信息化，从而提升总体信息化建设水平及规划和方案，企业档案信息化建设更应该充分满足企业信息化各方面要求，构建科学合理的文件归档及储存于应用管理系统，并且有效解决循序渐进及总体提升之间所存在的关系，确保企业档案信息化建设持续发展。
2.1 档案信息化建设及企业信息化建设同步原则
企业档案部门应持续强化及企业信息化建设主管机构之间的联系，从而规整档案信息化工作基本要求，将档案管理系统纳进企业信息化系统，从而呈现档案管理系统及企业信息系统充分衔接。
2.2 技术及管理并重原则
用管理来有效统领信息技术，用信息技术推进各方面管理工作创新。企业档案管理理念及方式和技术，加上手段等方面都应考虑到信息技术发展及新型科研成果，信息技术的运用应注重企业管理各方面要去及需求与企业信息化建设总体要求。
3 ERP电子文件在线归档技术下的企业档案信息化建设
3.1 ERP系统
所谓的ERP系统是指将企业的物质资源和资金资源以及信息资源有机的集成为一体企业信息罐体系统，涵盖了企业的财务，生产，计划，项目管理等运营管理中的各个环节，具体包括了以下几个方面的内容：第一，支持企业会计审计工作的重要会计凭证；第二，提供企业生产经营的基础数据以及生产经营的各项统计数据；第三，实时的记录企业的各项数据，为企业的科学决策提供依据。
通过ERP系统，企业可以实现对资金，货物，人员和档案信息资源等的自动化管理，近年来，我国的一些大型企业中广泛采用ERP系统进行运营管理，由于企业的数据是企业的重要财富，因此ERP系统逐渐成为企业运营管理过程的神经中枢，使用ERP系统电子文件在线归档技术来进行企业档案信息化建设具有重要的意义。
3.2 强化企业档案信息化标准化及规范化建设
标准化及规范化是档案信息化建设的关键基础，是必要的条件，更是档案信息化建设各方面保障。信息化条件下的计算机和网络技术运用普及，并且各类新型计算机管理软件不断涌现，造成电子文件的格式多样化。所以应保障信息化建设进程加快，电子文件及电子文档使用也是非常关键，因此应重视强化相关标准及规范策略分析及探究。现如今国内的电子文件管理及档案信息化建设过程中，编制了对应的标准及规范，这些相关标准的制定是电子文件及电子档案管理整个系统的基础。不够企业务必要考虑具体情况，考虑企业信息技术使用及管理程序的再造，编制适应于企业的电子文件管理及电子档案管理标准和规范，再加上各类实施细则。编制标准及规范时则应积极争取获得相关部门人员及各个业务部门与软件开发人员的作用，以便提供良好的组织来确保标准和规范的建设，人员及技术方面的保证。
3.3 企业信息系统自动归档接口开发
应将信息系统及档案系统无缝衔接作为主要目的，从而开发出适应的企业信息自动归档接口，持续充实档案数字资源库。企业档案信息化建设的关键点就是企业信息系统和各类文件数据复杂多样，现如今国内诸多企业信息化建设过程中，开始注重信息系统所产生的各类数据归档，将档案信息化建设纳进了企业总体信息化建设规划及方案中，也开发了OA电子文件自动化归档接口及ERP电子文件在线归档接口和移动载体电子文件联机归档接口，再加上声像电子文件在线归档接口等都使得企业大约80%档案进行自动化归档，为数字化档案馆提供大量数据资源，也是档案信息化建设的物质性基础。
3.4 档案信息资源开发利用
现代化企业机制，均是以盈利为最终目的，国内企业承担社会责任的同时则更需要履行经济责任，企业各类管理活动均是应基于提升经济效益为主要宗旨，档案管理是企业基础管理的关键，更不能背离该宗旨。档案信息化建设应充分实现企业信息资源共享及服务企业各项发展，从而得到源动力，促进档案信息化建设走向效益之路。企业应注重发挥档案部门各类信息资源的集合优势，把企业各个机构及信息系统形成档案整合，成为企业原始且集中的数字信息资源库，这也有效处理了信息孤岛情况。建设集中数字档案资源库，应重视档案信息资源开发利用，将知识管理作为主要指导，从而实现档案利用从信息型转化为知识型，更好的挖掘及发挥档案价值。
3.5 企业档案信息化建设安全防护管理体系
企业档案信息化建设的关键要素则就是安全问题，企业档案信息化建设过程中应注重和强化档案安全管理，解决档案信息资源开发及保护。档案信息安全通常是指档案管理系统软硬件安全。档案信息化建设安全管理应采用整套严格的管理机制进行确保，并具备相关的技术策略施以自动控制。按照国家档案管理规定及企业内部控制制度，确定严格的接收档案密级和施以动态调节，进行定期档案鉴定。坚持纸质及电子版档案双套管理，并且强化档案信息管理软件安全防护策略，加大安全经费投入。
［关键词］ 档案管理； 企业管理； 信息化； 管理效率
doi : 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2012 . 09. 071
［中图分类号］ G271 ［文献标识码］ A ［文章编号］ 1673 - 0194（2012）09- 0114- 02
档案管理信息化工作，要求管理者不断挖掘信息化管理的途径，充分利用各项信息资源，积极开发管理程序，从而适应信息时代的要求，增加档案的效益意识，为社会的经济建设服务。档案管理信息化在减轻员工劳动强度的同时，可以提高工作效率，通过计算机快速高效地处理档案资料，同时在查询和统计等方面也有其独特的优势。
1 现代企业档案管理信息化的优势
（1） 方便检索工作。信息技术发展日新月异，对于数据的处理能力不断提高，企业的各种档案都是企业最重要的资料，将信息技术融入档案管理工作中有助于各项检索工作的展开，同时利用计算机检索信息的查全率和查准率较高，减轻管理者的劳动强度，为企业赢得市场竞争优势。
（2） 方便保密工作。一直以来档案资料都是企业最重要的信息，企业档案资料一旦泄露将严重损害企业的利益。信息化的档案管理工作更有利于企业档案资料的保密工作。封闭式的局域网络可有效防止信息泄露，同时可以运用多重加密操作提高档案资料的保密性。无纸化的信息录入，可以随时检查信息是否缺失，相对于过去的纸质保存，其保密工作更加便捷。微机管理企业的档案资料，可以轻松控制查看资料的人员，通过加密的方式，可以避免资料遭窃取或外泄。
（3） 减轻工作人员劳动强度。档案管理信息化减轻了管理人员的劳动强度，无论是档案的建立还是档案的调取过程都比以往简单得多。运用先进的档案管理系统，计算机可以对载入的档案信息进行分类，而调取查阅时也只需通过选择相应的信息类别即可实现，从而使管理人员的劳动强度减轻，企业所需要的档案管理人员数量减少，一名优秀的档案管理人员可以熟练地掌握档案信息存储、调取、查阅和统计等各项工作。
2 现代企业档案管理的信息化建设
（1） 提高档案管理工作人员的素质。人才是企业的核心，档案管理人员的职业素养决定了企业档案管理工作能否高效完成，因而在现代企业档案管理的信息化建设过程中，一定要提高档案管理人员的素质，增强管理者的业务能力，定期组织相应管理设备的培训，加强业务学习，重视人才的培养与发展，提高档案管理者的专业技能。由于档案资料的录入微机化，因而我们需要培养管理者新的档案管理观念，随时查缺补漏，提高档案管理水平，及时进行归档工作，学会各种信息检索方法，方便日常的档案管理工作。
（2） 完善档案管理工作的基础设施。基础设施是档案管理工作的硬件，也是施行企业档案管理信息化的基本条件，只有完善基础设施建设，才能真正深化档案管理的信息化改革。在实践中，企业需要为档案管理部门配备现代化的档案管理系统，真正用科技武装自己，提高管理者的操作能力。随着档案信息管理软件性能的不断提高，对于计算机硬件也有了一定的要求，企业需要对网络服务器、计算机、录入设备、输出设备等硬件做好调查，为档案管理工作者配置较好的硬件设施。
（3） 提高档案管理工作的经费投入。信息化不应仅仅停留于档案管理培训中，更需要企业经费的支持。因而为了保证档案管理信息化改革的彻底性，提高档案管理工作的经费投入是必要的。由于现代化电子设备的费用较高，而电子设备需要进行定期检修以及日常维护工作，因而企业应对档案管理部门有一定的经费投入，积极更新设备，从而保证企业档案管理信息化的顺利进行。
3 现代企业档案管理的未来展望
（1） 建立专家咨询系统。随着计算机技术的不断发展，未来的现代企业档案管理工作将趋于复杂，而档案管理系统的功能也会更加丰富，因此，建立专家咨询系统，对于档案管理过程中出现的问题进行专门的解答成为未来企业档案管理工作的管理趋势。专家可以帮助企业选择与其实际情况相适应的管理软件，革新管理方法，从而提高管理效率，降低管理成本。
（2） 资源共享的实现。资源共享是世界发展的潮流，而在企业档案管理的过程中，更轻松地获得企业的档案资料成为档案管理的一个目标，防止档案资料的泄露的同时保证需要范围内的档案资料共享，成为企业档案管理工作面临的挑战，相信档案信息化管理工作定会通过完善操作系统实现安全范围内的资源共享。
（3） 服务方式的革新。企业档案信息的管理工作也是企业的社会服务内容之一，在未来的档案管理过程中深层开发成为服务革新的方向，如何更好地归纳总结企业的各项成果，如何配合企业战略目标，如何帮助企业发展，都是档案管理工作所要解决的重要问题。档案管理工作是企业发展的基础性工作，只有档案管理的信息化建设不断创新，才能向企业乃至社会提供更多更有价值的信息。
总之，科学技术的迅猛发展为整个社会带来了全新的气息，现代企业档案管理工作也面临着革新，将现代信息技术融入企业的档案管理工作中，不仅仅可以提高档案管理工作的效率，同时也可以极大地简化档案管理工作内容，提高档案资料的保密性。企业的快速发展也迫切需要实现档案管理工作信息化，然而要实现现代企业档案管理工作的信息化，应当从提高档案管理工作人员的素质、完善档案管理的基础设施以及重视经费投入三方面出发，不断完善企业档案管理工作的信息化建设，使其满足市场经济的要求，为社会服务。
主要参考文献
［1］ 许媚． 学校档案管理信息化建设的思考［J］． 广东档案， 2010（6） ．
［2］ 胡丽清，徐慎元． 档案管理现状与改革研究［J］． 高校图书情报论坛， 2006（4）．
所谓企业科技档案信息化建设，就是指借助计算机、网络和信息技术手段，运用信息化管理理念，对企业科技信息资源进行数字化处理、信息化管理和网络化开发利用。可见，企业科技档案信息化建设的内容主要包括：一是传统档案的数字化处理，即通过扫描、数字化转换等，将以纸质、胶片、录音录像带等载体形式保存的传统档案，转换成以计算机存储设备保存的数字化档案复制件；二是将在计算机等电子设备（包括数码照像机、摄像机、录音机等）直接生成的文字、图表、音像资料等各类电子文件，经过归档形成可以数字化形态保管利用的电子档案；三是数据库建设，即根据企业科技档案的专业性、多样性和成套性等特点，建立不同专业、不同种类、不同用途的科技档案信息数据库；四是计算机网络管理平台建设，包括网络化收集、归档、管理和档案信息资源网络检索、传输、利用；五是标准化建设，即制定和实施统一的技术标准、业务标准和管理规范，实现档案管理的计算机网络系统的有机衔接和科技档案信息资源的交互共享。
二、企业科技档案信息化建设面临的主要问题
随着我国档案信息化建设的全面开展，企业、尤其是大型集团企业的档案信息化建设相继步入实践阶段并取得一定成效。但是，随着档案信息化建设的逐步推进，一些制约企业科技档案信息化建设顺利发展的问题也逐渐显现。
1．档案分类整理基础薄弱
由于大型企业或企业集团的所属部门和下属成员单位较多，各部门、各单位形成的科技档案专业性强、保管分散，加之现有的企业档案分类规则定性不当、部分二级类目设置欠科学等，给企业科技档案的分类整理工作带来很大难度，导致企业普遍存在科技档案分类整理基础薄弱等问题。例如，目前企业档案的分类整理多执行的是1991年7月4日的《工业企业档案分类试行规则》[1]和2008年制定的国标《科学技术档案案卷构成的一般要求》[2]（GB/T11822-2008），而随着档案信息化建设的发展，现行的分类和整理规则已不适应档案信息化管理的需要，亟待进行修订和完善。
2．缺乏统一的标准和规范
企业科技档案专业性强、形式多样、规格不一，且具有成套性等特点，其管理和数字化处理的业务标准和规范要求应与企业文书档案有所区别。由于我国的科技档案信息化建设总体上还处于起步探索阶段，缺乏统一的技术标准和业务规范[3]，不同企业、不同专业、甚至同一行业内各企业的科技档案信息管理系统异构，数据接口的通用性、兼容性差，不仅导致“信息孤岛”现象的普遍存在，严重制约着科技档案利用效率的提升，同时也加大了企业科技档案管理系统建设和维护的成本。
3．档案信息资源整合不力
据有关调查显示，目前的企业档案信息资源总体上处于分散管理状态，尤其是企业科技档案信息资源建设方面，企业与企业之间、行业与行业之间、地区与地区之间缺乏有效的科技档案信息资源整合，大量的企业科技档案信息资源处于分散管理状态，游离于信息化管理系统之外，严重制约着企业科技档案信息资源的整合和有效开发利用，直接影响到企业科技档案信息化建设的成效。
4．信息化建设人才极度匮乏
企业科技档案信息化建设有其特殊的人才需求，需要有一批既熟练掌握计算机网络技术、具有信息化管理系统的研发能力，又精通档案业务、通晓本企业科研生产常识的复合型专业技术人才。而目前的现状是，企业档案人员不具备信息化管理系统的研发能力，聘请的计算机网络技术人员又不熟悉科技档案动态管理的系统需求，加之通用的技术标准和规范并不完全适用于企业科技档案信息化建设的特殊情况，很难做到尽善尽美。因此，高素质、复合型人才匮乏已成为制约企业科技档案信息化建设发展的瓶颈。
三、推进企业科技档案信息化建设的措施
针对上述面临的问题，笔者认为应从以下几个方面采取措施，进一步推动企业科技档案信息化建设的发展。
1．加快信息化标准体系建设
信息化标准体系建设不仅是社会信息化科学可持续发展的重要支撑，也是档案信息化建设必不可少的重要保障。为此，国家有关部门应加强信息化标准体系建设。一是在现有的信息化标准规范基础上，加快制定、修订和完善有关信息化建设的标准、规范，加强信息化建设的通用标准体系建设。二是国家档案行政管理部门应会同国家工信、科技、标准管理部门尽快研究制定、修订有关档案信息化建设的各种标准、规范，为档案信息化建设保驾护航；三是各行各业行政管理部门，应根据本行业科技档案的特点，研究制定各类企事业单位科技档案信息化建设的专业标准、规范，使各行各业的档案信息化建设更加有规可依。
2．加强企业科技档案管理基础工作
企业应根据本单位科技档案的构成特点，加强科技档案的基础管理工作，使科技档案管理分类科学、整理有序、归档齐全、检索便利，尤其应遵循企业科技档案形成的特点和规律，注重科技档案成套性、动态性保管及企业CAD电子文件等的归档管理工作[4]，为档案资源信息化管理打下坚实基础。
3．整合信息资源进行科技档案数据库建设
数据库建设是实现档案信息化管理的基础工作。大型企业或企业集团应根据所属部门多、二级单位多和科技档案专业性强的特点，针对科技档案实体管理分散的状况，系统地分类整合企业档案信息资源，加强各专业、各项目相关的科技档案数据库建设，为企业科技档案信息化建设筑牢基础。
4．注重研发企业科技档案信息化管理系统
适用的档案信息化管理系统是企业科技档案信息化建设取得实际成效的根本保障。尽管目前各种企业档案管理系统软件充斥市场，但一些大型企业却很难找到完全适用于本企业科技档案信息化建设特殊需求的软件产品。为此，大型企业集团应在企业信息化建设过程中，注重研发能突出本企业特殊需求、具有个性化功能的科技档案信息化管理系统。由于企业档案管理人员目前还不具备软件改造或自主研发的能力，因此，大型企业有必要凭借自己的实力，与一些知名的软件开发和信息化管理系统研发服务公司合作，借助社会上的专业技术力量，相互合作、自主创新，共同研发、构建能满足本企业信息化建设特殊需求的科技档案信息化管理系统。
对档案信息化建设缺乏相应的规划，没有明确信息化建设的目的，在制度、资金、人员等方面没有做出合理的安排，相关的投入不足。另外，缺乏健全完善的管理制度，管理措施不到位，管理人员的水平较低，影响档案信息化建设。
2.企业档案信息化建设的策略
2.1认识信息化建设意义。企业的相关领导应该转变思想观念，充分认识档案的重要地位，认识加强档案信息化建设的重要意义。在进行管理和决策的时候，离不开档案的参考作用。因此，企业必须重视在这方面加大资金投入，推进档案数字化建设进程，完善管理制度，加强信息服务网络建设，更好的提高档案信息化建设水平。
2.2健全相关的规章制度。通过完善规章制度，更好的规范和约束电子档案管理各项工作，防止出现混乱的局面。企业需要考虑自身实际情况，制定规章制度，包括电子档案搜集制度、集中管理制度、归档制度、查询和借阅制度，更好的约束和规范各项工作。建立工作人员的日常管理行为规范，建立责任制，明确各工作人员在档案信息化建设和管理的职责，完善工作人员考核制度，确保他们认真履行自己的职责，促进管理水平的提高。
2.3重视信息资源的开发。档案信息化建设应该与企业经济信息需求、企业技术发展相协调，促进信息资源不断完善，为企业做出更大的贡献。在开发信息资源的时候，要重视档案信息的安全问题，采取相应的技术措施，例如，加密措施、防火墙技术、信息识别技术等，实现对档案信息资源的保护，避免资料丢失，为企业更好的发挥作用。
2.4加强信息化基础工作。基础性工作也是不可忽视的，做好这些工作有利于推动信息化建设的顺利进行。具体内容包括加强网络信息服务平台建设，完善数据库建设，将档案信息化建设与办公自动化连接起来，加强管理和维护人员队伍建设，为提高档案信息化建设水平提供保障。
2.5规范信息化建设标准。完善法律法规，健全规范标准，促进管理水平的提高。目前这些建设标准存在不完善的情况，应该采取相应的完善措施，健全标准规范和档案工作制度，对电子档案的格式、标准、存储、管理、借阅等进行明确规定，确保档案使用的各个环节都有章可循，同时也有利于按照统一规范标准进行归档，提高档案信息化建设水平。
2.6重视专业人才的培养。企业应该加强专业人才队伍建设，为档案信息化建设提供人才支持。一方面，企业需要引进高素质的人才，充实档案部门工作队伍，在档案信息化建设趋势下，工作人员不仅要掌握档案管理的专业技能，还需要掌握计算机软件技术、硬件与扫描技术、数字影像处理技术、存储技术等，具备数字化档案管理的专业技能。另一方面，企业需要加强对档案工作人员的培训，让他们熟练的掌握专业技能和专业知识，加强实践锻炼，促进实践工作经验的提高。工作人员自身也要加强学习，增长自己的综合技能，具备良好的职业道德素质，促进自身工作水平的提高，更好的处理和应对企业档案信息化建设的各项工作。
3.结束语
